Poslovna istorija nastanka i razvoja preduzeća. Analiza i evaluacija efektivnosti upravljačke dokumentacije podrške. Automatizacija strateškog odlučivanja u AD. Formiranje zahtjeva za sistem elektronskog upravljanja dokumentima.
Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod
Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.
Objavljeno na http://www.allbest.ru/
MINISTARSTVO PROSVETE I NAUKE RUJSKE FEDERACIJE
Federalni državni budžet obrazovne ustanove visoko stručno obrazovanje
"KUBANSKI DRŽAVNI UNIVERZITET"
(FSBEI HPE "KubGU")
Katedra za opšte, strateško, informatičko upravljanje i poslovne procese
DIPLOMSKI KVALIFIKACIJSKI RAD
Informaciono-dokumentaciona podrška za donošenje strateških odluka u organizaciji (npr. OJSC "Rodina")
Specijalnost 032001.65 Dokumentaciono-dokumentaciona podrška menadžmenta
Usavršavanje "dokumentovanje poslova organa državne uprave i lokalne samouprave", dopisni kurs
Studentica Anastasia Viktorovna Bagmut
Krasnodar 2013
Strateške odluke, podrška informacijama i dokumentaciji, indikatori učinka, EDMS, tok dokumenata.
Svrha rada je povećanje efikasnosti aktivnosti AD Rodina u oblasti informaciono-dokumentacione podrške za donošenje strateških odluka kroz uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima.
Predmet istraživanja je OJSC "Rodina".
Kao rezultat studije, razvijen je set mjera za poboljšanje efikasnosti sistema informaciono-dokumentacione podrške OJSC Rodina i izrađen projekat za implementaciju EDMS-a.
- Uvod
- 2. Sistemska analiza stanja predškolske obrazovne ustanove AD „Rodina“ i procena njene efikasnosti
- 2.2 Analiza postojećeg sistema dokumentacije
- 2.3 Prikaz problema razvoja sistema informaciono-dokumentacione podrške menadžmenta u AD „Rodina“. Izbor aktuelnih problema u razvoju informaciono-dokumentacione podrške pri donošenju strateških odluka
- 3. Razvoj tehnologije informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje u OJSC "Rodina"
- 3.1 Izbor i izrada projekta informacionog sistema za donošenje strateških odluka
- 3.1.1 Formiranje zahtjeva za sistem elektronskog upravljanja dokumentima
- 3.2 Odabir kriterija i indikatora i procjena efektivnosti predloženog projektnog rješenja
- 3.3 Ekonomska opravdanost izrađenog projekta
- Zaključak
- Spisak korištenih izvora
Prijave
Uvod
Već 20 godina u našoj državi postoji tržišna ekonomija, prelazak u koju je značio da su lideri morali da uče kako da se snalaze sami, a ne po naredbi odozgo. Jedan od elemenata samostalnog upravljanja preduzećem je donošenje upravljačkih odluka.
Automatizacija toka posla omogućava svakoj organizaciji da ubrza proces rada, da ostane ispred konkurencije pri donošenju operativnih i strateških odluka.
Implementacija EDMS-a osigurava dobro koordiniran rad svih odjela; pojednostavljuje rad sa dokumentima, povećava njegovu efikasnost i efikasnost pristupa informacijama. Shodno tome, automatizacija toka rada neophodna je u svakoj organizaciji, bez obzira na obim i vrstu vlasništva, jer upotreba EDMS-a povećava konkurentnost kompanije na tržištu roba i usluga.
Upravljačke odluke u preduzeću pokrivaju sve aspekte njegovih aktivnosti: pripremu proizvodnje, samu proizvodnju, prodaju, rad sa kadrovima, finansije itd.
Relevantnost odabrane teme je zbog važnosti problema obezbjeđenja dokumentacije za organizaciju u fazi donošenja strateških odluka. Razvoj jedinstvenih zahtjeva za sistem toka posla, identifikacija punog skupa normativnih funkcija izvođača i mehanizama upravljanja u svakoj fazi životni ciklus dokumenta (formiranje projekta, priprema, registracija, izvođenje, prenos u arhiv) takođe nisu lak zadatak.
U toku završnog kvalifikacionog rada proučavani su i analizirani glavni pravci aktivnosti Otvorenog akcionarskog društva „Rodina“ (u daljem tekstu OJSC „Rodina“) za dokumentovanje i organizovanje rada sa dokumentima u cilju identifikacije njihovih karakteristika.
Predmet istraživanja je OJSC "Rodina" - agroindustrijski kompleks koji se nalazi u ul. Chelbasskaya, Kanevsky District, Krasnodar Territory.
Predmet istraživanja je proces informaciono-dokumentacione podrške za donošenje strateških odluka u OJSC "Rodina".
Svrha završnog kvalifikacionog rada je povećanje efikasnosti AD „Rodina“ u oblasti informaciono-dokumentacione podrške strateškom odlučivanju kroz uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima.
Na osnovu toga se gradi niz zadataka:
1) razotkrivanje suštine pojma „organizacija informaciono-dokumentacione podrške strateškom odlučivanju“ i identifikovanje karakteristika sadašnje faze razvoja predškolskih obrazovnih ustanova;
2) karakteristike regulatornog okvira za informaciono-dokumentacionu podršku menadžmenta;
3) ocjenu efikasnosti postojeće predškolske obrazovne ustanove OJSC „Rodina“;
4) razvoj seta mera za unapređenje efikasnosti IDOU sistema za donošenje strateških odluka;
5) ocjenu ekonomske efikasnosti predloženih implementacija.
Prilikom pisanja završnog kvalifikacionog rada korišten je 51 izvor. Prije svega, normativno-metodološki i zakonodavni okvir... Osim toga, teorijsku i metodološku osnovu istraživanja činili su radovi poznatih autora kao što su G.N. Zatsepina, T.V. Kuznjecova, Yu.N. Stolyarov, D.V. Arutyunova, G. Ya. Goldstein i drugi.
Empirijsku osnovu istraživanja činili su materijali iz stručne periodike, Internet resursi, interni (lokalni) akti i dokumenti OJSC Rodina.
U skladu sa postavljenim zadacima, završni kvalifikacioni rad sastoji se od uvoda, tri poglavlja, zaključka i tri dodatka.
Prvo poglavlje posvećeno je teorijskim osnovama strateškog menadžmenta i kancelarijskog rada u organizaciji. Opisan je regulatorni i pravni okvir za dokumentaciju podrške menadžmentu, prikazan je stanje tehnike informatička podrška za donošenje strateških odluka u organizaciji.
Drugo poglavlje po svom sadržaju je analiza privrednih i privrednih aktivnosti AD „Rodina“. Opisan je sistem informacione i dokumentarne podrške aktivnosti organizacije, prikazani su glavni problemi u dokumentarnoj podršci strateškog odlučivanja.
Treće poglavlje je izrada predloga za unapređenje informaciono-dokumentacione podrške aktivnostima JSC Rodina u donošenju strateških odluka, koje obuhvata nekoliko sekcija: automatizaciju toka rada organizacije, kao i očekivane zaključke iz predloženih izmena.
1. Teorijske osnove informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje
1.1 Suština koncepta „strateškog upravljanja“ i njegovo trenutno stanje
Strateški menadžment je integrisani sistem za postavljanje i sprovođenje strateških ciljeva preduzeća, zasnovan na predviđanju okruženja i razvijanju načina prilagođavanja njegovim promenama, kao i uticaju na njega.
Strategija je slika organizacionih akcija i pristupa upravljanja koji se koriste za postizanje organizacionih ciljeva i zadataka organizacije.
U savremenoj nauci o menadžmentu izdvajaju se neke karakteristike strateškog menadžmenta:
1. Cilj moderne organizacije je prilagođavanje promjenama. Zbog potrebe da se uzme u obzir dinamika spoljašnje okruženje, postoje dva pravca razvoja strateškog menadžmenta:
Redovno strateško upravljanje, koje je logičan razvoj strateškog planiranja i sastoji se od dva komplementarna podsistema: podsistema za analizu i planiranje strategije i podsistema za realizaciju strategije;
Strateško upravljanje u realnom vremenu - rješavanje neočekivanih strateških problema. Razvija se u industrijama u kojima se promjene u vanjskom okruženju dešavaju s velikom učestalošću i nepredvidivo.
Organizacije su prisiljene da istovremeno usavrše strategiju i pozabave se strateškim izazovima koji su se pojavili.
2. Svrha strateškog upravljanja je razvoj, tj. mijenjaju ne samo kvantitativne, već i kvalitativne karakteristike. Na primjer, strateške odluke uključuju odluke o rekonstrukciji organizacije, implementaciji Novi proizvodi i tehnologije, ulazak na nova prodajna tržišta.
3. Proizvod strateškog menadžmenta je potencijal organizacije, koji se sastoji od resursa i izvora njihove popune, veza, položaja i organizacionog sistema u cjelini. Potencijal takođe karakteriše najefikasnije korišćenje resursa za postizanje cilja. S druge strane, potencijal je izvor formiranja konkurentske prednosti organizacije, te je stoga potreban stalni razvoj i unapređenje.
4. Kao dodatne karakteristike strateškog menadžmenta, postoje:
Fleksibilan odgovor na impulse iz vanjskog okruženja;
Sprovođenje pravovremenih promjena u organizaciji;
Oslanjanje na ljudski potencijal;
Orijentacija prema potrošačima;
Dugoročne perspektive kroz konkurentske prednosti;
Razmatranje niza podataka, a ne njegovih pojedinačnih komponenti;
Osiguravanje konkurentnosti kompanije u budućnosti.
1) problemi u vezi sa ciljevima preduzeća, koji imaju za cilj unapređenje efikasnosti organizacije obezbeđivanjem odnosa ciljeva, resursa i rezultata;
2) problemi povezani sa elementima organizacije, ako su ti elementi neophodni za postizanje ciljeva, ali u trenutno odsutan ili nedovoljno dostupan;
3) problemi povezani sa spoljnim faktorima.
Stoga je strateški menadžment moderan alat za upravljanje razvojem organizacije usmjeren na povećanje potencijala postizanjem konkurentnosti u uslovima sve većih promjena u vanjskom okruženju i s tim povezane neizvjesnosti.
Strateški menadžment je takav menadžment koji se oslanja na ljudski potencijal kao osnovu organizacije, orijentiše proizvodne aktivnosti na zahtjeve kupaca, fleksibilno odgovara i pravovremeno vrši promjene u organizaciji koje ispunjavaju izazove iz okruženja i omogućavaju postizanje konkurentskih prednosti, što zajedno omogućava organizacije da opstanu na duge staze, dok ostvaruju svoje ciljeve.
Objekti strateškog upravljanja su organizacije, strateške poslovne jedinice i funkcionalna područja organizacije.
Predmet strateškog upravljanja je:
Problemi koji su direktno povezani sa opštim ciljevima organizacije.
Problemi i rješenja vezani za bilo koji element organizacije, ako je ovaj element neophodan za postizanje ciljeva, a trenutno ga nema ili je nedovoljno dostupan.
Problemi vezani za vanjske faktore koji su van kontrole.
“Problemi strateškog upravljanja najčešće nastaju kao rezultat djelovanja brojnih vanjskih faktora. Stoga, da ne bi pogriješili u odabiru strategije, važno je utvrditi koji ekonomski, politički, naučni, tehnički, društveni i drugi faktori utiču na budućnost organizacije.”
Slika 1 prikazuje ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u poređenju sa operativnim (svakodnevnim) upravljanjem.
Slika 1 - ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u poređenju sa operativnim (tekućim) menadžmentom
Razmotrimo glavne karakteristike strateških odluka. Postoji devet takvih karakteristika:
1) strateške odluke odražavaju gledište menadžmenta o tome kakva organizacija treba da bude i šta treba da radi;
2) strateške odluke su dizajnirane da pomognu organizaciji u obezbeđivanju interakcije sa spoljnim okruženjem. Organizacija se stalno prilagođava promjenjivom okruženju;
3) strateške odluke uzimaju u obzir sopstvene resurse organizacije i pomažu da se obezbedi precizna usklađenost između poslovnih aktivnosti i raspoloživih resursa;
4) strateške odluke uključuju razumijevanje velika promena u sistemu organizacije;
5) strateške odluke su izuzetno složene i uključuju različite stepene neizvjesnosti. Oni impliciraju da organizacija mora napraviti pretpostavke o predstojećim događajima na osnovu ne baš pouzdanih informacija;
6) strateške odluke zahtevaju sveobuhvatan pristup upravljanju organizacijom;
7) strateške odluke imaju dugoročni domet. Oni su dugoročni i dugoročni;
8) strateške odluke su uključene u procene i očekivanja ključnih članova kompanije unutar organizacije (akcionara, direktora itd.) Mnogi istraživači tvrde da je strategija organizacije odraz odnosa i mišljenja uticajnih internih članova. kompanije;
9) strateške odluke ozbiljno utiču na resurse i operacije. Oni utiču na bazu resursa organizacije i pokreću talase organizacionih odluka nižeg nivoa.
Stoga je donošenje strateških odluka vitalni zadatak za organizaciju bilo koje veličine i područja djelovanja. Kompetentna dokumentacija ovog procesa je ključ za pravno ispravne i svrsishodne odluke.
1.2 Regulatorni okvir za formiranje sistema dokumentarne podrške aktivnostima organizacije
Organizacija dokumentarne podrške za donošenje strateških odluka preduzeća je skup mera koje imaju za cilj stvaranje i održavanje uslova neophodnih za sprovođenje efektivnog upravljanja aktivnostima menadžmenta preduzeća kako bi se dokumentovao razvoj i sprovođenje akcija koje vode ka dugoročni višak nivoa performansi organizacije u odnosu na nivo konkurenata.
Zadatak zakonske konsolidacije glavnih odredbi o organizaciji i održavanju opšteg kancelarijskog rada kako bi se stvorio minimalno potreban i dovoljan broj dokumenata u slučajevima koji zahtijevaju dokumentarnu potvrdu događaja i činjenica je uvijek relevantan.
Kompleks federalnih normativnih i metodoloških materijala o dokumentarnoj podršci čine federalni zakoni, naredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, državni i međunarodni standardi.
Kao što znate, postoje 3 nivoa normativno-pravnih akata (NLA) (vidi sliku 2).
Slika 2 - Struktura regulatornih pravnih akata Ruske Federacije
Odnosi koji proizilaze iz formiranja i korišćenja informacionih resursa regulisani su Federalnim zakonom Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija".
Federalni zakon Ruske Federacije od 27.02.2011. br. 63-FZ „O elektronski potpis»Uređuje uslove za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima, prema kojima se elektronski digitalni potpis u elektronskom dokumentu priznaje kao ekvivalentan svojeručnom potpisu u papirnom dokumentu. Ovim zakonom su definisani uslovi za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa, specifičnosti njegovog korišćenja.
Osim toga, ne može se ne spomenuti Federalni zakon Federalni zakon od 22.10.2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“.
Jedan od temeljnih dokumenata u oblasti normativnog regulisanja aktivnosti za podršku dokumentaciji je naredba Glavarčiva SSSR-a od 25. maja 1988. br. 33 "Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje". Ovaj dokument predstavlja skup principa i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u organima pod kontrolom vlade i sadrži skup zahtjeva i odredbi koje doprinose razvoju jedinstvenih pristupa tradicionalnim i automatizovanim sistemima za upravljanje dokumentima.
GSDOU pojednostavljuje organizacionu strukturu upravljanja dokumentima u organizacijama rješavanjem pitanja izgradnje standardnih predškolskih usluga, organizacijom tehnološkog procesa za izradu i obradu dokumentacije, pomaže u rješavanju niza problema automatizacije, kreiranja i obrade dokumenata i uključuje propise i pravila u cijeloj zemlji. obim i značaj. Istovremeno, budući da je suštinski u državnom vlasništvu, sistem je u svim svojim aspektima orijentisan i na primenu u nedržavnim strukturama.
Rešavanju tehnoloških problema dokumentacije doprinose i pravila kancelarijskog rada u saveznim organima izvršne vlasti. Ovaj standard utvrđuje sastav detalja, pravila za izradu organizacionih i administrativnih dokumenata, kojima se uređuju odluke administrativnih i organizacionih pitanja. Pravila, koja predstavljaju zahteve za objedinjavanje elemenata dokumentacije, u velikoj meri olakšavaju kreiranje standardnih, unificiranih i unificiranih procesa kako tradicionalne tako i automatizovane dokumentacije, skladištenja i prenosa dokumentovanih informacija.
Specifičnost aktivnosti podrške upravljačkoj dokumentaciji pretpostavlja značajnu ulogu standarda. Dakle, standard GOST R 51141-98. “Kancelarija i arhiviranje. Termini i definicije ”formira konceptualni aparat ovog područja djelovanja. Termini navedeni u ovom standardu treba da se koriste u svim vrstama dokumentacije. Sadržajnu osnovu standarda čine tri odjeljka: "Opšti pojmovi", "Kancelarija" i "Arhivsko poslovanje".
Spisak standardnih administrativno-arhivskih dokumenata nastalih u obavljanju poslova državnih organa, organa lokalne samouprave i organizacija, sa naznakom rokova čuvanja, obuhvata dokumente koji nastaju prilikom dokumentovanja iste vrste (zajedničke za sve) administrativne funkcije koje obavljaju institucije, organizacije i preduzeća, bez obzira na njihove funkcije, nivo i obim djelatnosti, oblike svojine. Spisak služi za očuvanje, organizovanje i popunjavanje Arhivskog fonda Ruske Federacije i namenjen je određivanju vremena skladištenja dokumenata, njihovom izboru za trajno skladištenje ili uništenje. Treba ga koristiti i u pripremi nomenklatura predmeta, u formiranju predmeta, u izradi klasifikacionih šema za dokumente u kreiranju sistema pretraživanja u kancelarijskom radu, u izradi odeljenskih lista.
Sa početkom široke upotrebe informacionih tehnologija u kancelarijskom radu, ova oblast je postala višestruka i brzo se menja, što se odmah odrazilo na relevantne nacionalne i međunarodne standarde. Kako se informaciona tehnologija razvija, standardi upravljanja dokumentima se kontinuirano poboljšavaju, pokrivajući širok spektar funkcija, procesa, pa čak i pojedinačnih metoda, opisujući ih u različitom stepenu detalja - od koncepata visokog nivoa do specifičnih tehnoloških procesa.
GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi»Definira osnovne principe upravljanja dokumentima bez obzira na vrste medija i tehnologije koje se koriste. Nažalost, još uvijek ne postoji sličan standard za organiziranje dugoročnog skladištenja, iako u određenoj mjeri njegovu ulogu igra ISO 14721: 2003 „Osnovni model otvorenog arhivskog informacionog sistema“.
Sljedeći nivo uključuje standarde koji regulišu pojedinačne procedure i vrste poslova. To može uključivati i zahtjeve za funkcionalnost specijalizovanih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima i za arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata, kao i za "činovničke" funkcionalnosti poslovnih aplikacija.
Ovaj niz regulatornih informacija zasnovan je na standardima koji regulišu različite metode i tehnologije koje se koriste u sistemima za upravljanje dokumentima: formati datoteka, mediji za dugotrajno skladištenje informacija, metapodaci, protokoli razmene i interakcije. Standardi su namijenjeni prilično širokom spektru profesionalaca. Korisnici standarda za upravljanje dokumentima mogu se uslovno podijeliti u dvije grupe: specijaliste iz oblasti kancelarijskog rada i arhiviranja i specijaliste iz drugih oblasti koji, po prirodi svog poslovanja, kreiraju, koriste i čuvaju dokumente.
V U poslednje vreme programeri kako nacionalnih tako i međunarodnih standarda posvećuju se sljedećim oblastima standardizacije:
Zahtjevi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS);
Osiguranje dugoročnog očuvanja pravno značajnih elektronskih dokumenata;
Metapodaci.
Funkcionalni zahtjevi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima (u našoj terminologiji - za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima) razvijaju se uglavnom u interesu državnih organa. Takvi zahtjevi služe kao smjernica (a ponekad i obavezan zahtjev) u nabavci odgovarajućih sistema za državne agencije, što omogućava održavanje jedinstvene tehničke politike u javnom sektoru i stvaranje neophodnih uslova za međuagencijsku saradnju. U isto vrijeme, ove zahtjeve često koriste komercijalne organizacije prilikom kupovine, birajući od njih ono što im je potrebno.
Treba napomenuti da se u Rusiji radi na ujednačavanju domaćih normi i međunarodnih standarda. Dakle, od interesa su evropski zahtjevi MoReq2 razvijeni 2008. godine (po nalogu Evropske komisije i vlade EU).
Novi trend u svjetskoj praksi postala je pojava zahtjeva za minimalnim skupom funkcionalnosti za upravljanje dokumentima potrebnim za poslovne sisteme (računovodstvo, upravljanje resursima i poslovnim procesima, itd.) - za razliku od zahtjeva za punim specijalizovani sistemi za upravljanje dokumentima.
Dakle, prema standardu razvijenom u SAD-u, DoD 5015.2-STD "Standard zahtjeva za EDMS Ministarstva odbrane SAD-a", verzija 3 od 25. aprila 2007. godine pruža skup zahtjeva za funkcionalnost sistema za upravljanje dokumentima koji su neophodno da vladine agencije poštuju odredbe zakona o zaštiti ličnih podataka i pristupu državnim informacijama. To su, prije svega, mogućnosti:
Odabrati dokumente koji sadrže lične podatke i/ili podliježu objelodanjivanju prema zakonu o slobodi pristupa državnim informacijama;
Registrirati zahtjeve građana u vezi sa ličnim podacima, kao i zahtjeve građana i organizacija za pristup državnim informacijama; formiranje odgovarajućih elektronskih dosijea koji sadrže dokumente koji su nastali tokom obrade ovih zahtjeva;
Upravljanje dokumentacijom o otkrivanju ličnih i državnih podataka;
Prikupiti potrebne statističke podatke i izraditi relevantne izvještaje;
Podržati stvaranje cenzuriranih verzija objavljenih dokumenata i njihovo skladištenje u kombinaciji s originalnim dokumentima.
Standard, osim toga, sada uključuje odjeljak sa zahtjevima za osiguranje interakcije između EDMS-a prilikom prijenosa elektronskih dokumenata iz jednog sistema u drugi.
MoReq2 specifikacija je druga verzija zahtjeva modela (MoReq), koji je novi evropski „de facto“ standard za sisteme za upravljanje elektronskim dokumentima. MoReq2 je već prilično utjecajan u području elektronskog upravljanja dokumentima, a taj utjecaj će se samo povećati u budućnosti. Razlozi za to leže u sljedećem:
Ciljana je na sve sektore, ne samo na vladine agencije;
To je međunarodni standard koji se koristi u cijeloj Evropi, kao iu Aziji, Sjevernoj i Južnoj Americi;
Opisuje funkcionalnost koja nadilazi samo upravljanje dokumentima;
U toku njegovog razvoja organizovana je ogromna međunarodna rasprava o projektu od strane stručnjaka iz mnogih zemalja svijeta.
Smjernice sadržane u ovom standardu pomoći će vam da razumijete zahtjeve za upravljanje uredom, organizacijske i poslovne osnove za izvođenje procesa konverzije i migracije, pitanja tehnološkog planiranja, praćenja i kontrole izvršenja procesa. On opisuje aktivnosti, komponente i specifične metodologije za pretvaranje i migraciju dokumenata iz jednog sistema za upravljanje dokumentima u drugi, uključujući teme kao što su upravljanje tokovima posla, testiranje, kontrola verzija i verifikacija.
Standard GOST 7.1-84. “Bibliografski opis dokumenta. Opći zahtjevi i pravila za sastavljanje „sadrži zahtjeve koji osiguravaju očuvanje autentičnosti i autentičnosti elektronskih dokumenata prilikom njihove konverzije iz jednog sistema za skladištenje elektronskih dokumenata u drugi. Iako se dugoročno očuvanje elektronskih dokumenata ne bavi direktno, oni su u velikoj mjeri povezani sa zadatkom konverzije, budući da mnoge strategije dugoročnog očuvanja uključuju neki oblik konverzije.
Dio I standarda bavi se odlukama koje se odnose na planiranje programa konverzije i rješavanje kancelarijskih pitanja. Drugi dio posvećen je raspravi o stvarnom procesu konverzije. Prijave uključuju:
Tabele koje sumiraju "činovničke" zahtjeve; pokretačke snage i rizici povezani s procesom konverzije; mjere kontrole i upravljanja, faze procesa konverzije;
Više resursa za pomoć onima koji su odgovorni za konverzije.
U uvodu nacrta standarda stoji: „Informacije koje su kreirane, unesene i pohranjene elektronskim putem sve više se koriste kao dokaz poslovne aktivnosti. Takvi dokazi mogu biti potrebni u slučaju ugovornih sporova ili na sudu. Ovaj tehnički izvještaj identifikuje dobru praksu za elektronsko skladištenje poslovnih ili drugih informacija u grafičkom obliku. Shodno tome, pridržavanje ovih preporuka je od interesa za organizaciju čak i kada pouzdanost pohranjenih informacija nije sporna."
Revidirano izdanje ISO 15836: 2009 Informacije i dokumentacija - Dablinsko jezgro metapodataka objavljeno je 2009. ISO 15836: 2009 uspostavlja standard za opis resursa poznat kao skup elemenata metapodataka Dublina. ISO 15836: 2009 ne ograničava koncept izvora, ali se najčešće koristi za opisivanje knjiga i dokumenata.
Ovaj standard je jedan od najpopularnijih univerzalnih sistema metapodataka i razvijen je kasnih 1990-ih. pokrenuo Konzorcij World Wide Web. Njegova popularnost je zbog činjenice da model opisa zasnovan na „Dablinskom jezgru“ ne isključuje mogućnost upotrebe raznih drugih jezičkih sredstava. Osim toga, za primjenu Dublinskog jezgra nije potrebna posebna obuka, za razliku od tradicionalnih bibliotečkih formata.
GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente. Dio 1. Principi "je drugi moderni ruski standard u oblasti upravljanja dokumentima. Standard je pripremio Sveruski istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima na osnovu autentičnog prevoda međunarodnog standarda ISO 23081-1: 2006 „Informacije i dokumentacija – Procesi upravljanja dokumentima – Metapodaci za dokumente – Deo 1. Principi". Ovaj dokument daje odgovor na pitanja: šta su metapodaci, šta su metapodaci i kako ih koristiti za upravljanje dokumentima u skladu sa zahtevima GOST R ISO 15489-1-2007. Standard uspostavlja okvir za kreiranje, upravljanje i upotrebu metapodataka za upravljanje dokumentima i objašnjava principe koji stoje iza njihovog upravljanja. Ističe važnost metapodataka za upravljanje dokumentima u poslovnim procesima i opisuje različite uloge i tipove metapodataka koji podržavaju poslovanje i procese upravljanja dokumentima. Standard takođe uspostavlja okvir za upravljanje ovim metapodacima.
Dakle, možemo to zaključiti zakonodavnu osnovu aktivnosti na dokumentacionoj podršci menadžmenta čine ogroman niz ruskih i međunarodnim instrumentima, u ovom slučaju standardi imaju posebnu ulogu zbog specifičnosti predmeta regulacije. Glavni trend posljednjih godina je želja za ujednačavanjem nacionalnih standarda za dokumentarnu podršku, razvoj međunarodnih normativnih akata, koji će, u kontekstu globalizacije i sve veće povezanosti informacionog prostora, optimizirati komunikacijske procese.
Drugi izražen trend je postepena digitalizacija cjelokupnog sistema dokumentacijske podrške. Mogućnost korištenja svjetskog iskustva u radu sa dokumentima, prije svega elektronskim, može značajno smanjiti vrijeme potrebno za implementaciju elektronskog upravljanja dokumentima u našim organizacijama, ali i ubrzati proces kreiranja arhiva pravno značajnih elektronskih dokumenata.
1.3 Informaciona tehnologija za donošenje strateških odluka u organizaciji
Organizacije različitih vrsta i sfera aktivnosti mogu se predstaviti kao poslovni sistem u kojem se ekonomski resursi transformišu u dobra i usluge kroz različite organizacione, tehničke i društvene procese.
U toku delatnosti svakog poslovnog sistema na njega utiču faktori okruženja (konkurenti, kupci, dobavljači, državni organi, partneri, vlasnici, banke, berze itd.) i interni faktori, koji su uglavnom rezultat usvajanja jednog ili drugog menadžerskog rješenja.
Proces donošenja menadžerskih odluka smatra se glavnom vrstom menadžerske aktivnosti, odnosno skupom međusobno povezanih, svrsishodnih i konzistentnih menadžerskih radnji koje osiguravaju realizaciju menadžerskih zadataka.
Svrha i priroda aktivnosti organizacije određuju njen informacioni sistem i automatizaciju informacionih tehnologija, kao i vrstu obrađenog i proizvedenog informacionog proizvoda, na osnovu kojeg se donosi optimalna upravljačka odluka.
Efikasnost menadžerskog odlučivanja u kontekstu funkcionisanja informacionih tehnologija u organizacijama različitih tipova je rezultat upotrebe različitih alata za analizu finansijskih i ekonomskih aktivnosti preduzeća. Postoje četiri grupe zadataka koje rješava kompanija:
1) prvi krug zadataka je usmeren na pružanje ekonomskih informacija korisnicima van kompanije - investitorima, poreskim organima itd. Najčešće se u analizi koriste indikatori dobijeni na osnovu podataka standardnog računovodstvenog i statističkog izveštavanja, kao i drugi izvori informacija;
2) drugi krug je povezan sa zadacima analize, osmišljenim za razvoj strateških upravljačkih odluka za razvoj poslovanja. Baza informacija treba da bude šira, ali u okviru dovoljno visoko agregiranih indikatora koji karakterišu glavne trendove u razvoju pojedinačne firme ili korporacije;
3) treći krug zadataka analize usmjeren je na razvoj taktičkih odluka. Njegova baza podataka je izuzetno široka i zahtijeva pokrivenost veliki broj privatni visoko detaljni indikatori koji karakterišu različite aspekte rada kontrolnog objekta;
4) četvrti krug poslova povezan je sa poslovima operativnog upravljanja privrednim objektom u skladu sa funkcionalni podsistemi ekonomski objekat. Za rješavanje ovih problema koriste se aktuelne operativne informacije o stanju privrednog objekta i vanjskog okruženja.
Glavne funkcije upravljačkog aparata različitih organizacija su analiziranje stanja u kompaniji i vanjskom okruženju i donošenje odluka o strateškom i kratkoročnom planiranju njegovih aktivnosti.
Realizacija planiranih zadataka odlučivanja vrši se na strateškom, taktičkom i operativnom (operativnom) nivou.
Svaki od ovih nivoa zahtijeva određenu informacijsko-dokumentacionu podršku, koja se implementira na bazi informacionih tehnologija. U skladu sa nivoima odlučivanja u funkcionisanju informacionih tehnologija, mogu se izdvojiti tri konture: dugoročno strateško planiranje, srednjoročno taktičko planiranje i operativno regulisanje aktivnosti organizacije:
1) strateški nivo je fokusiran na top menadžere. Zbog organizacije informacionih tehnologija, omogućen je pristup informacijama koje odražavaju trenutno stanje u kompaniji, spoljno okruženje, njihov odnos i neophodne za donošenje strateških odluka. Glavni ciljevi nivoa strateškog upravljanja su:
Određivanje sistema prioriteta za razvoj organizacije;
Procjena perspektivnih pravaca razvoja organizacije;
Odabir i procjena potrebnih resursa za postizanje postavljenih ciljeva.
U skladu sa ovim oblastima, informaciona tehnologija omogućava vrhunskom menadžmentu brz, zgodan pristup i sortiranje informacija po ključnim faktorima koji omogućavaju procenu stepena ostvarenosti strateških ciljeva kompanije i predviđanje njenih aktivnosti na duži rok. Posebnosti informacione tehnologije konture dugoročnog planiranja i analize predviđenog funkcionisanja je izgradnja agregiranih modela razvoja organizacije, uzimajući u obzir aktivnosti susjednih proizvodnih i privrednih kompleksa.
Modeli ovog kola funkcionisanja informacionih tehnologija trebaju uzeti u obzir:
Karakteristike razvoja tržišnih odnosa u zemlji;
Moguće perspektivne vrste proizvoda (roba i usluga) u vezi sa profilom organizacije ili preduzeća;
Potencijalni tipovi proizvodnih resursa koji se mogu koristiti za stvaranje novih vrsta proizvoda (roba, usluga);
Perspektivni tehnološki procesi za proizvodnju novih vrsta proizvoda (roba i usluga).
Razmatranje navedenih faktora u modelu funkcionisanja informacionih tehnologija zasniva se uglavnom na korišćenju informacija eksternih za aktivnosti organizacije. Stoga IT mora imati razvijeno komunikacijsko okruženje (uključujući Internet) za primanje, akumuliranje i obradu vanjskih informacija.
Posebnost funkcionisanja IT-a u konturi dugoročnog strateškog planiranja, zasnovanom na korišćenju agregiranih modela, treba smatrati odlučujućom ulogom samog upravljačkog osoblja u procesu donošenja odluka. Visok nivo nesigurnosti i nepotpunosti informacija povećava značaj subjektivnog faktora kao osnove za donošenje odluka. U ovom slučaju automatizirana informatička tehnologija djeluje kao pomoćna sredstva, pružajući osnovni preduslov za organizovanje delatnosti upravljačkog aparata.
Dakle, informacione tehnologije za podršku strateškom nivou donošenja odluka pomažu najvišem menadžmentu organizacije u rješavanju nestrukturiranih zadataka, od kojih je glavni upoređivati promjene koje se dešavaju u vanjskom okruženju sa postojećim potencijalom kompanije.
Glavni alati za podršku radu višeg menadžmenta su strateški informacioni sistemi koji se razvijaju za realizaciju strateških dugoročnih ciljeva razvoja organizacije.
Trenutno još nije razvijen opšti koncept za implementaciju strateških informacionih sistema zbog njihove ciljne i funkcionalne svestranosti. Tri su trenda u njihovoj upotrebi:
Prvi se zasniva na pretpostavci da se prvo formulišu ciljevi i strategije za njihovo postizanje, a tek onda se automatizovana informaciona tehnologija prilagođava unapred razrađenoj strategiji;
Drugi trend je da organizacija koristi strateški informacioni sistem u formulisanju ciljeva i strateškom planiranju;
Treći trend se bazira na metodologiji sinteze dva prethodna trenda - integraciji strateškog informacionog sistema u postojeću informatičku tehnologiju uz kombinaciju razvoja koncepta razvoja organizacije na nivou menadžmenta kompanije.
Informacione tehnologije su dizajnirane da stvore zajedničko okruženje za kompjutersku i telekomunikacionu podršku za donošenje strateških odluka u neočekivanim situacijama;
2) na osnovu taktičkog nivoa odlučivanja automatizovana obrada podatke i implementaciju modela koji pomažu u rješavanju pojedinačnih, uglavnom loše strukturiranih zadataka (na primjer, donošenje odluka o investicijama, tržištima prodaje itd.). Glavni ciljevi nivoa taktičkog vodstva su:
Osiguravanje održivog funkcionisanja organizacije u cjelini;
Izgradnja kapaciteta za razvoj organizacije;
Kreiranje i prilagođavanje osnovni planovi radovi i rasporedi za realizaciju naloga na osnovu potencijala akumuliranih u razvoju organizacije.
Za donošenje taktičkih odluka, informaciona tehnologija mora srednjim menadžerima pružiti informacije potrebne za donošenje pojedinačnih ili grupnih taktičkih odluka. Obično su takve odluke važne u određenom vremenskom intervalu (mjesec, kvartal, godina).
Taktički nivo donošenja odluka od strane srednjeg menadžmenta koristi se za praćenje (konstantno praćenje), kontrolu, odluke i administraciju. Glavne funkcije koje se obavljaju na bazi automatizovane informacione tehnologije su: poređenje trenutnih pokazatelja sa prošlim, priprema periodičnih izveštaja za određenom periodu, omogućavanje pristupa arhivskim informacijama, donošenje taktičkih upravljačkih odluka itd.
Funkcionisanje informacionih tehnologija u okviru srednjoročnog taktičkog planiranja zasniva se na upotrebi modela koji odražavaju stvarne faktore i uslove za mogući razvoj delatnosti organizacija i preduzeća, u velikoj meri eksterne zahteve dobavljača i potrošača. uzimaju se u obzir. Međutim, u ovoj konturi eksterne informacije tačno odgovaraju mogućim i praktično realizovanim pravcima razvoja organizacija i preduzeća, što povećava nivo sigurnosti podataka i modela sistema upravljanja.
Za podršku donošenju taktičkih odluka u informacionoj tehnologiji kompanije koriste se alati kao što su baze podataka, sistemi za obradu znanja, sistemi za podršku odlučivanju itd.
Jedan od alata za donošenje taktičkih odluka danas su sistemi za podršku odlučivanju koji služe polustrukturiranim zadacima, čije je rezultate teško unaprijed predvidjeti. Sistemi za podršku odlučivanju imaju prilično moćan analitički aparat sa nekoliko modela. Glavne karakteristike ovakvih sistema su:
Mogućnost rješavanja problema čiji je razvoj teško predvidjeti;
Dostupnost alata za modeliranje i analizu;
Mogućnost lake promjene postavke problema koji se rješavaju i ulaznih podataka;
Fleksibilnost i prilagodljivost promenljivim uslovima;
Tehnologija koja je što jednostavnija za upotrebu;
3) operativni (operativni) nivo odlučivanja je osnova svih automatizovanih informacionih tehnologija. na ovom nivou, velika količina tekuće rutinske operacije za rješavanje različitih funkcionalnih zadataka privrednog objekta. Operativni menadžment je usmjeren na postizanje ciljeva formuliranih na strateškom nivou kroz korištenje potencijala utvrđenih na taktičkom nivou. Istovremeno, među najvažnijim prioritetima operativnog upravljanja spadaju:
Ostvarivanje dobiti kroz realizaciju unaprijed planiranih aktivnosti koristeći akumulirani potencijal;
Registrovanje, akumuliranje i analiza odstupanja od planiranog toka proizvodnje;
Razvoj i implementacija rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja.
Funkcionisanje informacionih tehnologija u konturi tekuće planske i operativne regulacije odvija se u uslovima izvesnosti, potpunosti informacija i često u obradi informacija u realnom vremenu.
Informacijske tehnologije pružaju stručnjacima na operativnom nivou informacijske proizvode neophodne za donošenje svakodnevnih operativnih upravljačkih odluka. Svrha alata informacione tehnologije na ovom nivou je da odgovori na upite o trenutnom stanju firme i kontroliše tokove informacija organizacije, što odgovara operativnom menadžmentu.
Informaciona tehnologija, koja podržava menadžment na operativnom nivou, je veza između organizacije i eksternog okruženja. Operativni nivo takođe daje podatke za preostale nivoe kontrole. Alati na nivou operativnog upravljanja imaju malu analitičku moć. Oni služe stručnjacima organizacije kojima su potrebne dnevne, sedmične informacije o stanju stvari kako unutar kompanije, tako iu vanjskom okruženju. Njihova glavna svrha je praćenje dnevnih operacija u organizaciji i periodično generiranje visoko strukturiranih sažetih standardnih izvještaja.
Osnovne informacione potrebe na operativnom nivou mogu se zadovoljiti uz pomoć standardnih funkcionalnih i problemski orijentisanih hardverskih i softverskih alata za tekstualnu, tabelarnu, grafičku i statističku obradu podataka, elektronske komunikacije itd.
Dakle, informatička podrška u donošenju strateških odluka zauzima prilično značajnu nišu, jer doprinosi ne samo ostvarivanju dobiti kroz realizaciju unaprijed planiranih aktivnosti, već i evidentiranju, akumulaciji i analizi odstupanja od planiranog napretka proizvodnje, kao i razvoju i implementaciji rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja od poslovni plan.
2. Sistemska analiza stanja predškolske obrazovne ustanove AD „Rodina“ i procena njene efikasnosti
2.1 Analiza poslovne istorije formiranja i razvoja AD "Rodina"
OJSC Rodina je poljoprivredno preduzeće koje se nalazi u selu Chelbasskaya, Kanevski okrug, Krasnodarska teritorija.
Otvoreno akcionarsko društvo "Rodina" u sadašnjem organizaciono-pravnom obliku osnovano je 03.09.1998.godine Preduzeće posluje na osnovu Statuta, čija je aktuelna verzija odobrena Zapisnikom broj 2 od 25.11.2010.
U skladu sa statutom, svrha formiranja AD „Rodina“ je zadovoljavanje javnih potreba za radom, proizvodima, uslugama Preduzeća, ostvarivanje dobiti od stvaranja konkurentnih dobara, radova i usluga, dok Društvo ima građanska prava i snosi građanskopravne obaveze neophodne za sprovođenje aktivnosti koje nisu zabranjene saveznim zakonima.
Pravna adresa OJSC "Rodina": Krasnodarska teritorija, Kanevski okrug, čl. Chelbasskaya, ul. Krasnaya, 119. Kompanija je dodijeljena identifikacioni broj poreski obveznik (PIB) 2334006686, koji vrši upis u Jedinstveni Državni registar pravnih lica izvršeno je 19.09.2002.godine, OGRN: 1022303977376.
Društvo je pravno lice, može u svoje ime sticati i ostvarivati sva imovinska i lična neimovinska prava predviđena zakonom za otvorena akcionarska društva, snositi obaveze, u svoje ime obavljati sve zakonom dozvoljene transakcije, biti tužilac i tuženi na sudu. Takođe, OJSC Rodina posjeduje posebnu imovinu evidentiranu u samostalnom bilansu stanja, posjeduje, koristi i raspolaže njome u skladu sa ciljevima svoje djelatnosti i namjenom imovine.
Ovlašteni kapital OJSC Rodina iznosi 21.019.506 (dvadeset jedan milion devetnaest hiljada petsto šest) rubalja, podeljen na 20.019.506 (dvadeset miliona devetnaest hiljada petsto šest) običnih akcija na ime nominalne vrednosti od 1 (jedne) rublje svaka i 1.000.000 ( miliona) povlašćenih registrovanih akcija nominalne vrednosti od 1 (jedne) rublje svaka.
U skladu sa tačkom 7.2 Statuta OJSC Rodina, kompanija ima pravo plasirati, pored otvorenih akcija, 140 136 542 (sto četrdeset miliona sto trideset šest hiljada petsto četrdeset dva) običnih akcija na ime nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, za ukupan iznos po nominalnoj vrijednosti od 140 136 542 (sto četrdeset miliona sto trideset šest hiljada petsto četrdeset dvije) rublje i 7.000.000 (sedam miliona) registrovanih povlaštenih komada dionice nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, u ukupnom iznosu po nominalnoj vrijednosti od 7.000.000 (sedam miliona) rubalja (deklarirane akcije).
Otvoreno akcionarsko društvo "Rodina" transformisano je iz CJSC "Rodina", ranije, u sovjetsko doba, istoimenog kolektivnog poljoprivrednog preduzeća okruga Kanevsky.
Od 2000. godine OJSC Rodina je dio Steppe grupe kompanija OJSC Concern Stella i jedno je od najvećih poljoprivrednih preduzeća koja proizvode biljne i stočarske proizvode u okrugu Kanevsky (vidi sliku 4).
Kao što se može vidjeti iz gornjeg dijagrama, Grupa kompanija Steppe uključuje osam poljoprivrednih preduzeća koja se nalaze u okrugu Kanevsky, Leningradsky i Pavlovsky na Krasnodarskom području. Glavne aktivnosti OJSC Rodina su:
Uzgoj žitarica i mahunarki;
Uzgoj uljarica;
Uzgoj šećerne repe;
Uzgoj krmnih kultura;
Žetva biljne hrane;
Goveda za uzgoj;
Proizvodnja mesa i prehrambenih nusproizvoda goveda i svinja;
Proizvodnja mlijeka;
Trgovina na veliko žitom, sjemenom i stočnom hranom za farmske životinje.
Objavljeno na http://www.allbest.ru/
Slika 3 - Mjesto AD "Rodina" u opšta struktura dd Koncern "Stella"
OJSC Rodina pokazuje visoke stope razvoja samo u poslednjih godina, nakon ulaska u Grupaciju kompanija. Sve do ranih 2000-ih ovo je bila jedna od "najproblematičnijih" farmi u regionu. Samo u 1999. godini, neto gubitak kompanije iznosio je 13 miliona rubalja. Ulazak u koncern Stela omogućio je značajno ažuriranje voznog parka poljoprivrednih mašina, posebno nabavku opreme sa nizom priključaka, što je omogućilo uvođenje najviše moderne tehnologije u proizvodnji stočne hrane, uzgoju životinja, uzgoju biljaka, za privlačenje velikih investicija za ažuriranje proizvodne baze. Već 2006. godine OJSC Rodina je ušla u klub Agro-300, koji objedinjuje najveća poljoprivredna preduzeća u Rusiji, a 2011. godine, prema Danoneu i OJSC Unimilk, farma mlijeka OJSC Rodina, koja je dio Steppe grupe kompanija, zauzeo je prvo mjesto po pokazateljima kvaliteta mlijeka među proizvođačima Krasnodarskog teritorija.
Do 2012. godine obim proizvodnje mleka u Rodina dd dostigao je 40 tona dnevno, stado goveda je skoro potpuno obnovljeno, zbog nabavke stoke u Nemačkoj i SAD, rekonstruisana su dva postojeća i izgradnja novog komercijalnog pokrenuta je farma mleka.
Organizaciona i upravljačka struktura OJSC Rodina prikazana je na slici 4. Iz gornjeg dijagrama se vidi da je vrhovni organ upravljanja Društvom Skupština akcionara. Redovni sastanci se održavaju jednom godišnje. Upravni odbor rukovodi tekućim aktivnostima. Jedini izvršni organ je generalni direktor Društva, koji se bira na period od tri godine.
Analiza organizacione strukture AD pokazuje da su Odeljenje za upravljanje kadrovima, pravna i inženjerska služba, kao i sekretarijat poljoprivrednog preduzeća (generalno odeljenje) direktno podređeni generalnom direktoru. Pored toga, generalni direktor ima četiri zamjenika koji su zaduženi za pojedine oblasti rada. Finansijski direktor je podređen plansko-ekonomskom odjelu, centraliziranom računovodstvu u kojem se prikupljaju sve informacije o odjeljenjima preduzeća, na čijem čelu je glavni računovođa.
Tehnički direktor rukovodi poslovima građevinskih i energetskih remonta, autogaraža, servisa. Osim toga, zadužen je za softverskog inženjera za umrežavanje. Zapravo, funkcije zamjene generalni direktor u relevantnim oblastima obavljaju glavni stočarski tehničar, koji upravlja cjelokupnim stočnim kompleksom i glavni agronom koji nadgleda rad biljne radionice.
Slika 4 - Organizaciona struktura AD "Rodina"
Ova struktura omogućava najefikasnije obavljanje proizvodnih aktivnosti istraživanog preduzeća i ispunjavanje zadataka koji se nalaze pred njim.
Osnovna delatnost poljoprivrednog preduzeća je proizvodnja i prodaja poljoprivrednih proizvoda: žitarica, uljarica, repe, ostale oblasti ratarske proizvodnje, mesnog i mlečnog stočarstva. Trenutno agrofirma ima poljoprivredno zemljište ukupne površine 6474 hektara. Zaposleni u poljoprivrednom preduzeću u 2012. godini iznosili su 342 radnika.
Glavni finansijsko-ekonomski pokazatelji aktivnosti OJSC Rodina prikazani su u Prilogu A. Analiza glavnih finansijsko-ekonomskih pokazatelja izvršena je na osnovu finansijskih i proizvodnih računovodstvenih podataka kompanije. Kao što se vidi iz navedenih podataka, prihodi OJSC Rodina u cjelini za navedeni period su u porastu, ali dinamika rasta prihoda nije progresivna (vidi sliku 5).
Slika 5 - Dinamika pokazatelja prihoda JSC "Rodina" u 2009-2012, hiljada rubalja.
Analiza resursa kompanije pokazuje da je broj zaposlenih prilično stabilan. U 2010. smanjen je za 4 osobe, ali onda počinje da raste. Najveće stope rasta broja zaposlenih bile su u 2011. i 2012. godini. - oko 5,5%. Kao rezultat toga, od 01.01.2013. prosječan broj zaposlenih je 342 osobe.
Materijalni resursi preduzeća takođe se postepeno povećavaju, ali ako se obim obrtnih sredstava tokom perioda poveća za više od 69%, tada se obim osnovnih sredstava povećava samo za 18%. To je zbog specifičnosti računovodstva u poljoprivrednim preduzećima - rast obima obrtnog kapitala povezan je sa velikim obnavljanjem stada goveda evidentiranih na računima zaliha. Prosječni godišnji obim resursa utiče na pokazatelje produktivnosti kapitala i obrta. Dakle, 01.01.2010. prinos na sredstva iznosio je 1,26 rubalja, a 01.01.2013. porastao je na 1,45 rubalja. Koeficijent obrta dostigao je maksimalnu vrijednost u 2010. godini, au 2011-2012. blago se smanjio (vidi sliku 6).
Slični dokumenti
Osnove teorije razvoja i strateškog odlučivanja. Analiza AD "Samara pekarski kombinat br. 9" kao predmeta istraživanja. Analiza internog i eksternog okruženja, definisanje misije i ciljeva preduzeća. Procjena i kontrola provođenja strateških odluka.
seminarski rad, dodan 24.12.2010
Teorijske osnove odlučivanja u organizaciji, koncept, suština i klasifikacija menadžerskih odluka u procesu upravljanja, metode, informaciona podrška odlučivanju. Preporuke i zahtjevi za izbor kriterijuma za efikasnost donošenja odluka.
test, dodano 19.03.2010
seminarski rad, dodan 16.11.2012
Sistem upravljanja kao sistem odlučivanja, uloga odlučivanja u sistemu upravljanja. Stablo odlučivanja i njegov značaj za efikasno funkcionisanje odjela. Poboljšanje postojeće šeme odlučivanja.
seminarski rad, dodan 26.10.2003
Ključne faze u procesu donošenja odluka u organizaciji, njihove glavne karakteristike. Osobine resursa za poslovanje, faktori učinka. Metode privlačenja i izvori finansijskih sredstava na primjeru preduzeća namještaja "Dub".
seminarski rad dodan 11.08.2011
Suština upravljačkih odluka, njihova klasifikacija i tipologija. Proces donošenja odluka, principi i faze. Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u DOO" Aparati Načini poboljšanja efikasnosti donošenja odluka u aktivnostima preduzeća.
seminarski rad dodan 26.01.2015
Koncept informacione podrške za strateško upravljanje organizacijom. Formiranje informacione baze za donošenje strateških odluka. Analiza informacione podrške za strateško upravljanje Vizavi2000 doo. Vrsni sastav dokumentacije.
seminarski rad dodan 27.08.2012
Osnovni koncepti procesa donošenja menadžerskih odluka, njihova klasifikacija, procjena efikasnosti. Istorijat nastanka McDonald’s kompanije, strategija razvoja; pristupi i principi odlučivanja: predviđanje, kompetentnost, pravovremenost, kvalitet.
seminarski rad dodan 01.06.2014
Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u predstavničkim organima opštinske vlasti. Dokumentaciona podrška za rad administrativnog osoblja. Istraživanje problema koji nastaju pri donošenju i izvršenju menadžerskih odluka.
teze, dodato 09.02.2018
Klasifikacija upravljačkih odluka i suština sistemskog pristupa. Komparativne karakteristike metoda donošenja menadžerskih odluka. SWOT analiza i procjena sistema donošenja upravljačkih odluka u preduzeću, rezerve za povećanje njegove efikasnosti.
Suština i funkcije informaciono-dokumentacione podrške menadžmenta
Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu jedna je od oblasti upravljanja informacijama vezana za rad informacionih resursa, organizacija, institucija, kao i preduzeća. Od njega zavisi brzina, donošenje prave odluke, saopštavanje izvođaču, kontrola i postizanje maksimalnog efekta u aktivnostima organizacije. Također, informacijsko-dokumentacijska podrška je najvažnija funkcija upravljanja servisom.
Djelatnost predškolskih obrazovnih ustanova usmjerena je na obezbjeđivanje procesa, kao što su organizacioni i informacioni i dokumentacioni. Funkcije podrške upravljačkoj dokumentaciji utvrđuju se odgovarajućim, važećim za ovog trenutka, vladini i industrijski standardi i propisi.
Informaciona tehnologija – skup metoda, proizvodnih procesa i softvera i hardvera su kombinovani u tehnološki lanac koji obezbeđuje prikupljanje, transfer, obradu, akumulaciju, ranjavanje, ažuriranje, pronalaženje informacija i donošenje odluka o upravljanju objektima.
Transformacija informacija ulaznih dokumenata, u cilju postizanja rezultata, su posebne tehnologije.Informaciona tehnologija je usmjerena na smanjenje radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa, kao i povećanje njihove pouzdanosti i efikasnosti.
Savremene informacione tehnologije koje omogućavaju kreiranje, povredu, obradu informacija i obezbeđivanje efikasnih načina njihovog predstavljanja potrošaču važan su faktor u životu društva i sredstvo za povećanje efikasnosti upravljanja u svim sferama društva.
Savremene tehnologije dokumentacione podrške za upravljanje:
Tehnologije za obradu ulaznih i odlaznih dokumenata;
Tehnologije za prijenos dokumentarnih informacija do korisnika;
Tehnologije za unos dokumenata u informacijsku bazu podataka organizacije;
Tehnologije obrade informacija o dokumentima;
Tehnologije za čuvanje i korišćenje pojedinačnih lokalnih grupa dokumenata.
1) Tehnologije za obradu ulaznih i odlaznih dokumenata.
Obrada dokumenata je početna faza rada sa dokumentima koji ulaze u organizaciju, a jedna od završnih faza rada sa odlaznim dokumentima je njihova priprema za slanje dopisniku. Ispravno i kvalitetno izvođenje obrade dokumenata omogućava vam da vodite tačnu evidenciju ulazne i odlazne dokumentacije, efikasno koristite sredstva organizacione tehnologije i kompjuterska tehnologija... Rad sa dokumentima u fazama prijema ili otpreme uključuje obavljanje određenih operacija čiji je zadatak:
Provjera ispravne dostave dokumenata;
Integritet i potpunost dokumenata;
Utvrđivanje činjenice prijema ili slanja dokumenata;
Priprema dokumenata za dalju obradu, kao što je registracija.
2) Tehnologije za prenos dokumentarnih informacija do korisnika.
Papir je glavni nosilac dokumentarnih informacija. Uz to se koriste i novi mediji, poput magnetnih, koji omogućavaju korištenje kompjuterske tehnologije za dokumentaciju. Uspostavljanje procedure za kretanje dokumenata, odnosno vođenje dokumentacije organizacije je stvaranje uslova koji će osigurati čuvanje potrebnih dokumentarnih informacija, njihovo pretraživanje i donošenje potrošačima blagovremeno i uz najniže troškove. Dakle, uključuje organizaciju toka posla, uključujući tehnologiju ličnog rada izvođača, stvaranje sistema za pronalaženje informacija za dokumente organizacije i kontrolu nad njihovim izvršenjem. Prilikom uvođenja automatizovanog sistema za registraciju dokumenata i automatizaciju radnih mesta svakako mora biti dogovoren način prenosa informacija o dokumentu do izvršioca: preko računarske mreže ili direktno samog izvršnog dokumenta.
3) Tehnologije za uvođenje dokumenata u informacijsku bazu podataka organizacije.
Dolazni fajlovi se kreiraju iz primarnih dokumenata za unos podataka ili ažuriranje osnovnih datoteka. Datoteke s rezultirajućim informacijama namijenjene su za štampanje ili prijenos putem komunikacijskih kanala i ne podliježu dugotrajnom skladištenju. Ovaj broj osnovnih datoteka pohranjenih u infobazi uključuje sljedeće datoteke:
Basic;
Radnici;
srednji;
Service;
Arhivski.
Operativni fajlovi se kreiraju na osnovu jedne ili više ulaznih datoteka i odražavaju informacije iz jednog ili više primarnih dokumenata. Datoteke sa uslovno trajnim informacijama mogu sadržavati i referentne, cjenovne, tabelarne i druge vrste informacija.
4) Tehnologije za obradu dokumentarnih informacija.
Tehnička sredstva imaju za cilj da obrađene dokumentarne informacije imaju svojstva potpunosti, tačnosti i pouzdanosti, u što većoj mjeri zadovoljavaju zahtjeve svojih korisnika u pogledu oblika prezentacije, efikasnosti, kvaliteta. Sredstva organizacione tehnologije treba da mehanizuju ili automatizuju što je više moguće praktično sve procedure tehnološkog procesa obrade dokumenata u kancelariji. Obrada dokumentarnih informacija, koja se sprovodi u toku izvršenja upravljačkih odluka, vrši se u skladu sa izabranim oblikom organizovanja smještaja kancelarijske opreme u kancelariji: centralizovano i decentralizovano.
5) Tehnologije za čuvanje i korišćenje pojedinačnih lokalnih grupa dokumenata.
Tokom njihovog izvršenja, dokumente čuva izvođač, s tim u vezi kreiraju se posebne fascikle. Svaki folder označava prezime, kao i broj telefona izvođača. Nakon završetka rada sa dokumentom, on se prenosi na stavljanje u kofer. Izvršeni spisi moraju biti oblikovani u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta. Istovremeno, predmeti od trenutka osnivanja pa do predaje u arhiv organizacije treba da budu pohranjeni na mjestu njihovog formiranja. Organizacija skladištenja dokumenata treba da obezbedi sigurnost ovih dokumenata i slučajeva njihove upotrebe. Čuvanje povjerljivih dosijea treba obavljati pod uslovima koji isključuju njihov gubitak, oštećenje i neovlašćeni pristup stranci za njih. Njihovo držanje zajedno sa fajlovima otvorenog pristupa nije dozvoljeno. Povjerljive datoteke, dokumente, baze podataka, medije za pohranu sa snimljenim povjerljivim informacijama čuva samo referent. Ne prenose se u arhivu firme i druge arhive.
Čuvanje dokumenata u elektronski oblik je tehnologija koja obezbeđuje čitav ciklus skladištenja dokumenata, uključujući ispitivanje vrednosti, računovodstvo, opis, skladištenje i upotrebu. Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku vrši se u dve verzije, skladištenje na udaljenom serveru na Internetu ili na serveru kompanije.
Informaciona tehnologija je usmjerena na smanjenje radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa, kao i povećanje njihove pouzdanosti i efikasnosti.
Uvod
Poglavlje I. Osnove organizacije informacionih tehnologija
1.1 Pojam i klasifikacija upravljanja informacionim tehnologijama
1.2. Karakteristike savremenih informacionih tehnologija i strategije za njihovu upotrebu
Poglavlje II. Nove informacione tehnologije u preduzeću JSC "Model" u gradu Hanti-Mansijsku
2.1 Karakteristike kompanije JSC "Model"
2.2 Upotreba informacionih tehnologija u računovodstvenoj službi AD "Model"
Zaključak
Spisak korišćenih izvora i literature
Prijave
Uvod
Ogroman porast obima informacija i velike promjene u potražnji za informacijama počeli su da nameću nove zahtjeve za organizaciju informacijsko-dokumentacijskih usluga u organizaciji.
Zahtjevi za informacijske i dokumentacijske usluge su se počeli mijenjati. U inostranstvu su počeli da se nazivaju uslugama upravljanja (ili upravljanja) informacionim i dokumentacionim resursima, u našoj zemlji - uslugama dokumentacione podrške menadžmenta (DOU).
Glavni pravac unapređenja predškolske obrazovne ustanove, prilagođavanja savremenim uslovima bilo je korišćenje najnovije računarske i telekomunikacione tehnologije, formiranje na njenoj osnovi visoko efikasnih informacionih i upravljačkih tehnologija u radu sa dokumentima.
Danas se stanje informacionih tehnologija u predškolskoj obrazovnoj ustanovi može okarakterisati:
Prisutnost velike količine baza podataka koje sadrže informacije o aktivnostima organizacije;
Kreiranje tehnologija koje pružaju interaktivni pristup korisnicima informacijskim resursima;
Proširenje funkcionalnosti informacionih sistema i tehnologija koje omogućavaju obradu informacija, stvaranje lokalnih multifunkcionalnih problemski orijentisanih informacionih sistema za različite namene;
Jedan od glavnih faktora koji utječu na naučno-tehnološki napredak u svim sferama ljudske djelatnosti je široka upotreba novih informacionih tehnologija. Među najvažnijim i najrasprostranjenijim sferama u kojima informacione tehnologije imaju odlučujuću ulogu, posebno mjesto zauzima sfera upravljanja. Pod uticajem novih informacionih tehnologija dešavaju se fundamentalne promene u tehnologiji upravljanja (automatizovani su procesi potkrepljenja i donošenja odluka, organizacija njihove implementacije), povećavaju se kvalifikacije i profesionalnost stručnjaka koji se bave poslovima upravljanja.
Obim primjene novih informacionih tehnologija zasnovanih na personalni računari a razvijena sredstva komunikacije su prilično opsežna. Uključuje različite aspekte - od pružanja najjednostavnijih funkcija službene korespondencije do analize sistema i podrške složenim problemima donošenja odluka. Personalni računari, laserska i optička oprema, masovni mediji i razne vrste komunikacija (uključujući satelitske komunikacije) omogućavaju institucijama, preduzećima, firmama, organizacijama, radnim kolektivima i pojedinim stručnjacima da u pravo vrijeme iu potpunosti dobiju potrebne informacije za implementaciju profesionalne, obrazovne, kulturne i slične svrhe.
Predmet istraživanja je informaciona tehnologija u preduzeću.
Predmet istraživanja je uvođenje informacionih tehnologija.
Target seminarski rad- razmotriti osnovnu informatičku tehnologiju u preduzeću.
Za rješavanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:
1. naznačiti osnovne pojmove informacione tehnologije i njihovu klasifikaciju;
2. okarakterisati savremene informacione tehnologije;
3. ukazati na strategije korišćenja savremenih informacionih tehnologija u poslovima upravljanja
4. dati opis preduzeća Model OJSC u gradu Hanti-Mansijsku;
5. analizirati informatičku podršku JSC Model grada Hanti-Mansijsk.
Spisak literature može se podijeliti na dva dijela: udžbenici i članci u periodici. Tutorijali uključuju rad na informacionoj podršci menadžmentu, u kojem se informaciona tehnologija smatra jednom od sastavnih komponenti efektivne informacione podrške menadžmentu. Autor A.D. Homonenko (21), koji je najažurniji na ovu temu i sadrži informacije o informacionim tehnologijama. Ova tema je dobila glavni razvoj u periodici (13; 14). Ovo su članci posvećeni opštim pitanjima automatizacije podrške za upravljanje informacijama, kao i osnovama poboljšanja podrške upravljačkoj dokumentaciji.
Nastavni rad se sastoji od uvoda, dva poglavlja, zaključka, popisa korištenih izvora i literature.
U prvom poglavlju "Osnove organizacije informacionih tehnologija" razmatraju se osnovni pojmovi i klasifikacija informacionih tehnologija.
Drugo poglavlje "Nove informacione tehnologije u preduzeću JSC Model grada Hanti-Mansijsk" posvećeno je implementaciji i implementaciji analize informacionih tehnologija u preduzeću JSC Model.
U zaključku su dati glavni zaključci o temi istraživanja, a u popisu korištenih izvora i literature prikazana su 22 izvora.
Poglavlje I. Osnove organizacije informacionih tehnologija
1.1 Pojam i klasifikacija informacione tehnologije
Sam izraz "informaciona tehnologija" zasniva se na konceptu "tehnologije", koji je prilično stabilan i pojavio se u naučno-tehničkom prometu u vezi sa problemima organizacije proizvodnje.
U jednoj od modernih enciklopedija data je sljedeća definicija ovog pojma:
“Tehnologija (od grč. Techne – umjetnost, zanatstvo, vještina) – skup metoda obrade, unošenja promjena u stanje, svojstva, oblik sirovina, materijala ili poluproizvoda, koji se vrše u procesu proizvodnje; naučna disciplina koja proučava fizičke, hemijske, mehaničke i druge zakonitosti koje funkcionišu u tehnološkim procesima. Sama tehnologija se naziva i operacijama ekstrakcije, prerade, transporta, skladištenja, kontrole, koje su dio cjelokupnog proizvodnog procesa."
Od tri moguće opcije, definicija je najbliža informacijskoj tehnologiji, prva opcija.
Koncept "informacione tehnologije" treba podijeliti na tri glavne komponente:
Predmet uticaja (u datoj definiciji - to je sirovina, materijal, poluproizvod, odnosno materijalni resurs);
Rezultat uticaja (promena stanja, svojstava, oblika objekta uticaja);
Metode izlaganja (obrada, proizvodnja, promjena – procesi koji dovode do željenog rezultata izlaganja) (11, 322).
Proširujući listu resursa koji se smatraju predmetom uticaja, dobijamo odgovarajuće proširenje sastava tehnologija: ako je predmet uticaja energija, onda dobijamo energetske tehnologije (prenos energije, konverzija energije, itd.); finansijski resursi kao predmet uticaja određuju finansijske tehnologije (poslovanje na tržištu hartija od vrednosti, devizne transakcije, kreditiranje itd.); ljudski resursi (ljudski resursi kao predmet uticaja pokreću tehnologije učenja, zajednički rad u jedinstvenim timovima itd.
U tom smislu, informacije, koje se smatraju resursom, određuju nastanak informacione tehnologije. Imajući to na umu, može se formulirati sljedeća definicija informacijske tehnologije:
Informacijska tehnologija je skup metoda, proizvodnih procesa i softverskih i hardverskih alata, ujedinjenih u tehnološki lanac, koji osiguravaju prikupljanje, obradu, skladištenje, distribuciju i prikaz informacija u cilju smanjenja radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa. , kao i za povećanje njihove pouzdanosti i efikasnosti (21 C . 11-12).
Informacione tehnologije karakterišu sledeća osnovna svojstva:
Predmet (objekat) obrade (procesa) su podaci;
Svrha procesa je dobijanje informacija;
Sredstva implementacije procesa su softverski, hardverski i softversko-hardverski računarski sistemi;
Procesi obrade podataka podijeljeni su na operacije u skladu sa predmetnom oblasti;
Izbor kontrolnih radnji na procese treba da sprovode donosioci odluka;
Kriterijumi optimizacije procesa su pravovremenost dostavljanja informacija korisniku, njihova pouzdanost, pouzdanost i potpunost.
Od svih vrsta tehnologija, informaciona tehnologija u sferi menadžmenta postavlja najviše zahtjeve prema „ljudskom faktoru“, vršeći fundamentalni uticaj na kvalifikacije zaposlenog, sadržaj njegovog rada, fizički psihički stres, profesionalne izglede i nivo društveni odnosi.
S druge strane, informaciona tehnologija je najvažnija komponenta procesa korišćenja informacionih resursa. Do danas je prošao kroz nekoliko evolucijskih faza, koje su uglavnom bile određene razvojem naučnog i tehnološkog napretka. Kao rezultat toga, došlo je do nekih promjena u njegovom nazivu zbog dodavanja jednog od sinonima: novo, kompjutersko ili moderno (21 P.11-12).
Za informatizaciju društva i poslovanja potreban je širok spektar softvera i hardvera, uključujući računarska tehnologija i komunikacije. Različita tehnička sredstva obezbeđuju prijem i prenos tri glavna tipa informacija (govor, štampani tekst, grafika) u statici i dinamici uz maksimalno korišćenje tri čula ljudske percepcije (sluh, dodir, vid). Relativno glomazni uređaji su direktno povezani s osobom, osiguravajući koordinaciju različitih ulaznih i izlaznih tokova informacija čovjeka i mašine (zasloni, tastature, "miševi", džojstici i drugi manipulatori i još mnogo toga, uključujući elektronske tablete i semafor). Tehnička sredstva komunikacije osiguravaju prijenos informacija u eksternom poslovnom okruženju. U ovom slučaju, komunikacioni sistem koristi ne samo "čiste" komunikacione uređaje, već i informacione i komunikacione računare. U poslovnom preduzeću, u zavisnosti od obima i karakteristika preduzetništva, može se koristiti od jednog do nekoliko hiljada računara za skladištenje i obradu informacija (22 str. 26-27).
Rad u kancelariji- grana djelatnosti koja obezbjeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Dokumentaciona podrška menadžmentu definiše sistem principa i pravila kojima se uspostavljaju jedinstveni zahtevi za dokumentovanje, organizaciju rada sa dokumentima i njihovo arhivsko skladištenje u procesu upravljanja, uzimajući u obzir primenjene informacione tehnologije. Dokumentovanje aktivnosti menadžmenta - uređen proces kreiranja dokumenta (izrada sadržaja, dizajna, dogovora, odobrenja, objavljivanja) na papiru ili drugom mediju, osigurava njegovu pravnu snagu. Omogućava vam da organizujete rad sa dokumentima, kreirate optimalan tok rada, obezbedite skladištenje, pretragu, korišćenje i kontrolu izvršenja dokumenata u tekućim aktivnostima ustanove.
Tok dokumenata - kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka njihovog kreiranja ili prijema do završetka izvršenja i otpreme. Treba napomenuti da je kancelarijski rad skup mjera kojima se osigurava dokumentarna podrška menadžmenta (DOW), a radni tok je kretanje dokumenata unutar DOW-a.
AS DOU je dizajniran da poveća efikasnost upravljačkih aktivnosti organizacija automatizacijom čitavog spektra rada s dokumentima i mora riješiti sljedeće glavne zadatke:
- dokumentacija (priprema, izvršenje, dogovor, odobrenje i izdavanje dokumenata);
- obezbjeđivanje toka dokumenata (prijem, registracija, organizacija prolaska dokumenata i njihovih projekata, slanje, prijenos dokumenata na arhivsko čuvanje);
- obezbeđivanje rada sa dokumentima u toku upravljanja (kontrola izvršenja, računovodstvo, operativno skladištenje, organizacija sistema klasifikacije, indeksiranje, pretraga i obrada dokumenata; zaštita od neovlašćenog pristupa; deljenje dokumenata uz poštovanje potrebnog nivoa kontrole pristupa; obezbeđenje odlučivanja- izrada i izvještavanje o dokumentima, informativna usluga za korisnike);
- automatizacija postupaka arhiviranja, arhivskog čuvanja i uništavanja dokumenata čiji je životni ciklus završen (poštovanje pravila čuvanja, pretraživanja i korišćenja; prenošenje u državno skladištenje ili uništavanje arhivske dokumentacije).
Sistem automatizovanog upravljanja dokumentacijom stvara jedinstven informacioni prostor koji korisnicima pruža alate za saradnju sa svim dokumentima organizacije: dolaznom i odlaznom korespondencijom, internim organizacionim i administrativnim materijalima, kao i pratećom korespondencijom - tokom celog njihovog životnog ciklusa. Nakon završetka "aktivnog vijeka" dokumenata, sistem mora održavati njihovu arhivsku memoriju ili evidentirati informacije o njihovom uništenju ili prenošenju u državno skladište.
AS dokumentacijske podrške menadžmentu u organizacijama je moguće implementirati na sljedeći način:
- naredi ili izvrši na svoju ruku razvoj sistema, direktno fokusiran na predmetnu oblast organizacije;
- kupiti gotov sistem za cirkulaciju-naručivanje među programima koji se nude na ruskom tržištu i prilagoditi ga predmetnoj oblasti organizacije.
Oblast primene „LanDocs“ sistema je automatizacija kancelarijskog rada i izgradnja korporativnih arhiva elektronskih dokumenata. Svrha implementacije ovog sistema je stvaranje savremenog jedinstvenog sistemskog i tehničkog okruženja u objektu automatizacije za podršku kolektivnom radu osoblja elektronskim dokumentima, koji, ukoliko postoji odgovarajući sistemski softver i proverenu tehnologiju za rad sa sistemom, će automatizovati sljedeća područja kancelarijskog rada:
- stvaranje i održavanje centralizirane strukturirane baze dokumentarnih informacija sa višekorisničkim pristupom;
- stvaranje i održavanje centralizovanih repozitorija elektronskih dokumenata (operativne i dugoročne arhive) i rad sa tekstovima elektronskih dokumenata;
- računovodstvo kancelarijskog rada i vođenje istorije rada sa dokumentom;
- automatizovano pretraživanje po detaljima dokumenta i po tekstu dokumenta;
- automatizovana distribucija dokumenata i kontrola izvršenja dokumenata i naloga;
- osiguranje diferencijacije pristupa korisnika funkcionalnim pravima i pravima na dokumente;
- potpisivanje elektronskih dokumenata elektronskim digitalnim potpisom;
- integracija sa korporativnom e-poštom.
Upotreba sistema podrazumeva korišćenje tehnologije za rad sa dokumentima u automatizovanom kancelarijskom radnom okruženju, dakle, u upotrebi u ovaj priručnik pojmovi se konceptualno ne moraju uvijek u potpunosti podudarati s konceptom tradicionalnog („papirnatog“) kancelarijskog rada.
Softver linije "LanDocs" namijenjen je za složenu automatizaciju kancelarijskih radnih procesa i održavanje arhive elektronskih dokumenata u organizacijama različitih veličina i djelatnosti. Proizvodi porodice "LanDocs" omogućavaju uključivanje ne samo korisnika u lokalnu računarsku mrežu, već i geografski udaljenih korisnika u automatizovani kancelarijski radni tok - pružajući mogućnost obavljanja kancelarijskih poslova i pristupa dokumentima korišćenjem Internet/Intranet infrastrukture i e. -mail sistemi. Funkcionalnost i sastav modula sistema usmjereni su na osiguravanje punopravnog rada s elektronskim dokumentima, što je slično radu s papirnim dokumentima.
Sistem "LanDocs" je kombinacija sledećih softverskih proizvoda:
Sistem "LanDocs: BIZNIS" – bazni sistem automatizacija procesa kancelarijskog rada i vođenje arhive elektronskih dokumenata. Implementiran je u arhitekturi "klijent-server" zasnovanoj na industrijskom DBMS-u, radi u lokalnoj mreži personalnih računara sa Windows 95/98/NT 2000; isporučuje se za rad sa "Oracle" i MS "SQL Server" DBMS; opremljen dokumentiranim OLE interfejsom za ugrađivanje LanDocs usluga upravljanja dokumentima u Windows aplikacije trećih strana.
Sistem " LanDocs: DOCUMENT SERVER "- server softvera za centralizovano upravljanje skladištenjem sadržaja dokumenata (dokumentnih fajlova) u elektronskoj arhivi. Interagira sa sistemom "LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA" i pruža podršku za čitanje, pisanje, brisanje, prijenos datoteka dokumenata za dugotrajno skladištenje i evidentiranje svih ovih operacija na specijalizovanom serveru koji radi pod Windows NT 4.0/2000.
Opcija pretraživanja cijelog teksta "LanDocs: DOCUMENT SERVER" pruža mogućnost pretraživanja kroz tekstove dokumenata korištenjem morfološke analize.
"LANImage SKENIRANJE I VIZUALIZACIJA SLIKA"- sistem za skeniranje papirnih dokumenata i rad sa slikom dokumenata (elektronske slike papirnih dokumenata). Omogućava vam udoban rad sa elektronskim kopijama papirnih dokumenata, navigaciju do željene stranice, prikaz slike u različitim razmerama, pregled detalja u režimu "lupa", pomeranje, uklanjanje mrlja sa slike i još mnogo toga.
"LanDocs: PRISTUP INTERNETU"- specijalizovani web server za pristup podacima sistema kancelarijske automatizacije i korporativnoj arhivi elektronskih dokumenata putem Interneta; omogućava vam da izvršite registraciju, pretragu, slanje poštom i druge operacije sa dokumentima, koristeći standardni internet pretraživač ( Internet Explorer, Netscape Navigator).
"LanDocs: MAIL SERVER"- specijalizirani serverski softver koji djeluje kao gateway za MAPI-kompatibilni e-mail sistem; pruža mogućnost slanja poruka, zadataka i dokumenata iz LanDocs sistema izvođačima koji nemaju softver LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA.
"LanDocs: POŠTANSKI KLIJENT"- klijentski softver koji radi u MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Korisnik ima mogućnost da dobije zadatak i dokumente iz baze podataka "LanDocs" i izvještava o izvršenju zadataka dok je u poštansko sanduče MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.
"LanDocs: SIGURNI PODSISTEM"- sigurnosni podsistem u sistemu "LanDocs", dizajniran za zaštitu informacija putem elektronskog digitalnog potpisa i enkripcije. Sigurnosni podsistem uključuje sigurnosni server i dijelove klijenta prilagođene aplikacije"LanDocs". Sigurnosni server implementira funkcije certifikacijskog tijela koje osigurava izdavanje certifikata javnog ključa na osnovu zahtjeva korisnika i organizaciju online pristupa korisnika bazi certifikata (format certifikata je u skladu sa preporukama ITU-T.509). Klijentski dio Podsistem omogućava korisniku da svojim ličnim ključem potpisuje dokumente, poruke i druge "LanDocs" informacione objekte, da provjerava potpise drugih korisnika. Događaji koji koriste elektronski digitalni potpis, enkripciju, generisanje ključeva i izdavanje sertifikata evidentiraju se u protokolima rada podsistema.
"LanDocs: RUTIRANJE "- softverski alat koji proširuje mogućnosti "LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA" za upravljanje obradom dokumenata. Modeliranje procesa kretanja dokumenata izvodi se na zgodan i vizualan način - građenjem grafičke kartice... Karta određuje rutu kretanja poruke i dokumenta, određuje uslove za prelazak iz jedne faze obrade u drugu. Ovako kreirana ruta se koristi za pokretanje kretanja dokumenta, a zatim kontrolu rute njegovog kretanja. Funkcije analize vam omogućavaju da dobijete statičke podatke o stvarnim parametrima procesa.
Sistem "LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA" omogućava vam da obavljate sljedeće glavne funkcije:
- registracija dokumenata;
- unos tekstova dokumenata i podrška funkcijama za rad sa fajlovima;
- razmjena dokumenata i poruka, usmjeravanje zadataka za izvršenje;
- kontrola izvršenja dokumenata i zadataka;
- rad u načinu zamjene izvođača;
- praćenje odnosa kancelarijskog posla između dokumenata, formiranje složeno strukturiranih fascikli;
- navigacija i pretraživanje dokumenata;
- izvještavanje o protoku dokumenata;
- skeniranje papirnih dokumenata, rad sa slikama dokumenata (pomoću "LAN slike");
- integracija sa kancelarijskim aplikacijama za rad sa elektronskim dokumentima;
- integracija sa eksternim Windows aplikacijama;
- distribucija zadataka i obavijesti korisnicima e-pošte;
- primjena elektronskog potpisa, izvođenje i kontrola kancelarijskog poslovanja nad dokumentima;
- rad preko interneta;
- održavanje referentnih knjiga.
"LanDocs" Je dokumentno orijentisan sistem. Dokument u sistemu "LanDocs" je zbirka podataka o dokumentu i informacionim objektima koji su povezani sa dokumentom - registarska kartica, fajlovi i njihove verzije sa tekstom dokumenta, podaci o istoriji kretanja dokumenta, elektronski digitalni potpis, itd. Tako se dokument registrovan u sistemu "LanDocs" shvata kao poseban informacioni objekat - "LanDocs dokument".
"LanDocs" dokument je kombinacija tri glavne komponente: registracione kartice, teksta dokumenta (fajl sa tekstom dokumenta priložen uz registracijsku karticu), informacija o istoriji rada sa dokumentom (istorija kretanje i izvođenje kancelarijskog posla i sistemskih operacija u vezi sa pristupom dokumentu). Kada se dokument unese u sistem, ne samo da se unose podaci o dokumentu i unosi se tekst dokumenta, već se kreira novi informacioni objekat – „LanDocs“ dokument, koji, ako je tekst dokumenta dostupan , je punopravni dokument.
Registraciona kartica - upisuje se za svaki dokument (papirni ili elektronski) koji je potrebno uneti u sistem. Registraciona kartica dokumenta sadrži atribute koji karakterišu dokument i služe za njegovo pretraživanje. Atributi registracione kartice, u pravilu, poklapaju se s detaljima dokumenta.
Datoteka dokumenta (tekst dokumenta koji sadrži tekst, tabelu, sliku, zvuk, itd.) - priložena je registracijskoj kartici i sačuvana u sistemu u originalnom formatu datoteke (bez transformacija). Sistem vam omogućava da pohranite više datoteka, jedan dokument po jedan i više verzija jedne datoteke. Listu dozvoljenih formata datoteka određuje administrator. Ako dokument postoji kao papirni original, onda se može skenirati softverski modul"LANImage" pozvan da izvrši uvoz skeniranja; u budućnosti će slika dokumenta biti pohranjena u sistemu kao elektronska slika dokumenta, predstavljena u grafičkom formatu.
Informacija o istoriji kretanja dokumenta i radu sa dokumentom - skup informacija sadržanih u listi poruka na dokumentu, i evidenciji u protokolima sistema u vezi sa informacijama o primenjenim elektronskim potpisima.
"Predstavljanje" dokumenta u sistemu kao "Dm Docs dokumenta" omogućava vam da LanDocs dokumentima date iste funkcionalna namjena, koji imaju i obične "papirne" dokumente: informacijske, upravljačke i pravne.
Mehanizmi zaštite informacija i diferencijacije korisničkih prava implementirani u sistemu "LanDocs" omogućavaju:
- zaštitite od neovlaštenog ulaska lozinkom;
- definirati prava korisnika na dokumente različitih nivoa povjerljivosti;
- personalizovati pravo na pristup dokumentu definisanjem liste lica koja imaju pravo da rade sa dokumentom;
- šifriranje (šifriranje) povjerljivih dokumenata.
Sistem je opremljen zaštitom lozinkom za prijavu na sistem. Kada se korisnik prijavi na sistem, traži se njegovo ime i lozinka, nakon čega mu sistem daje mogućnost obavljanja samo funkcija koje su mu omogućene u skladu sa njegovim funkcionalnim pravima.
Dodatno razgraničenje prava korisnika na pristup dokumentima implementirano je na osnovu mehanizma nivoa povjerljivosti.
Sistem pruža "Prava na fajl"- spisak operacija sa fajlovima dokumenata koji su regulisani za svaki fajl. Datoteci koja je već uneta u dokument mogu se dodijeliti sljedeća prava:
- vratiti u prethodna verzija;
- promjena naziva datoteke;
- promjena statusa datoteke;
- ustupanje prava na spis;
- gledanje;
- uređivanje;
- brisanje.
Prilikom korištenja softvera "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM" dodatno je osiguran integritet dokumenata "LanDocs" (provjera sigurnosti na softverskom nivou).
Kada se koristi za dugotrajno skladištenje medija koji se ne može ponovno upisivati, sigurnost revizije je osigurana fizički nivo u vezi sa dokumentima.
Dodatne sigurnosne mjere mogu se uključiti u tehnološki ciklus korištenja i održavanja sistema.
Namjena programske linije "LanDocs". Linija softverskih proizvoda "LanDocs" je dizajnirana za izgradnju automatizovanih predškolskih obrazovnih ustanova u preduzećima različitih veličina i specijalnosti. Program LanDocs vam omogućava implementaciju čitavog niza različitih dizajnerskih rješenja, kao što su:
- kancelarijska automatizacija i sistem toka rada zasnovan na domaćim standardima i normativima, praksa knjiženja dokumenata i kontrola izvršenja naloga. Pruža različite nivoe funkcionalnosti za različite kategorije zaposlenih;
- korporativno skladištenje (arhiva) elektronskih dokumenata, pružanje pouzdane zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa, mogućnost pretraživanja celog teksta uzimajući u obzir jezičku morfologiju, evidentiranje i reviziju radnji korisnika u vezi sa pristupom dokumentima;
- sistem za automatizaciju aktivnosti arhiva odjela i arhivskih odjela organizacije, koji funkcionira u skladu sa zahtjevima Državne arhivske službe Ruske Federacije. Obezbeđuje pripremu specijalizovanih izveštaja arhive odeljenja i podržava posebne tehnologije za grupni unos papirnih dokumenata u elektronski arhiv;
- sistem automatizovane podrške za poslovne procese organizacije, koji vam omogućava da odredite rutu kretanja dokumenata i upravljate njihovim tokom.
Tehnologije implementacije softvera "LanDocs Nakon implementacije AS DOI, dalja strategija podrazumijeva izgradnju efikasnog sistema upravljanja projektima, koji treba da obezbijedi:
- maksimalna usklađenost postignutih rezultata sa strateškim ciljevima projekta;
- poboljšanje tačnosti planiranja projekta;
- maksimalnu kontrolu od strane menadžmenta projekta, obezbeđujući sposobnost da se identifikuju i eliminišu negativni trendovi u implementaciji projekta u različitim fazama;
- minimiziranje projektnih rizika.
Projekat realizuje zajednički tim koji uključuje:
- od kreatora programa - menadžera projekta, osoblja implementacione grupe koje radi na lokaciji naručioca i osoblja grupe za podršku, koje rješava pitanja tehničke podrške za vođenje projektne dokumentacije;
- kupac - odgovorni predstavnik koji ima pravo, kako je navedeno u nalogu, da promptno rješava sva pitanja u vezi sa implementacijom projekta i radna grupa, koja po pravilu uključuje stručnjake za održavanje softvera, podršku za OS, DBMS , e-mail i sl., kao i stručnjaci za informatičku sigurnost i osoblje funkcionalnih jedinica potrebnih za projekat.
Prilikom implementacije koristi se standardna tehnika koja se mijenja za specifičnosti konkretnog projekta - njegovu skalu, vrstu implementacije sistema, stepen učešća osoblja kreatora programa u poslovima implementacije itd. Tipična shema uključuje sljedeće faze - pripremne, inspekciju stanja upravljanja dokumentima, implementaciju pilot projekta (na ograničenom broju radnih mjesta), probni rad u pilot zoni, pojašnjenje pravila za rad sistema zasnovanog na o rezultatima probnog rada sistema, garancijskoj i post-garantnoj podršci.
Prilikom implementacije sistema posebna pažnja se poklanja dokumentovanju projekta. U pravilu, prema rezultatima faze istraživanja, dokumenti "Izvještaj o anketi", "Ciljevi, ograničenja i rizici projekta", " Tehnički zadatak za implementaciju sistema.“Prilikom prelaska u industrijski pogon, kupcu se po pravilu dostavlja nacrt dokumenta „Uputstvo o automatizovanom kancelarijskom radu“, a u okviru projekata za uvođenje bezpapirnih tehnologija“, Pravilnik o elektronskom dokumentu "i" Pravilnik o elektronskom digitalnom potpisu "...
Razmotrite jedan od tipičnih automatizovanih sistema za upravljanje dokumentima, koji je predstavnik prve grupe.
Automatizovani informacioni sistem (AS) "DELO" je u potpunosti usklađen sa postojećom praksom kancelarijskog rada. Prvo, sistem može da prati elektronski tok dokumenata koji je tradicionalno usvojen u preduzeću, pojednostavljujući tehnologije kancelarijskog rada. Drugo, sistem vam omogućava da značajno proširite opseg tradicionalnoj organizaciji tijek rada zbog djelomičnog ili puna upotreba funkcije elektronskog upravljanja dokumentima i obrade dokumenata na računaru.
AS "DELO" je dizajniran za rad koristeći mogućnosti lokalna mreža organizacije, implementiran u arhitekturi "klijent-server" zasnovanoj na industrijskom DBMS-u i sastoji se od niza specijalizovanih automatizovanih radnih stanica (AWS) konfigurisanih za obavljanje glavnih funkcija kancelarijskog rada.
AS "DELO", instaliran u organizaciji sa geografski raspoređenom strukturom, mora biti povezan sa drugim sličnim sistemima putem e-maila koji podržava MAPE interfejs. Sistem uključuje web-server za kancelarijski rad, koji menadžerima i stručnjacima omogućava jednostavan i efikasan pristup podacima o dokumentima i samim dokumentima sa bilo kojeg lokalnog ili udaljenog AWP-a putem Interneta (intraneta). Standardna verzija DELO sistema radi sa Oracle DBMS i SQL Server MS. Funkcije koje se pružaju svakom pojedinačnom korisniku sistema određene su njegovim poslovima i ulogom u radnom toku organizacije.
AWS za registraciju ulaznih dokumenata omogućava centralizovanu ili decentralizovanu registraciju celokupne korespondencije koja stiže u organizaciju. Istovremeno, za svaki dokument koji organizacija dobije, bez obzira na mjesto registracije, upisuje se registarska kartica u koju sistem bilježi ulazni broj (indeks). Za svaku podgrupu dokumenata moguće je sopstveno numerisanje prema pravilima koja se poklapaju sa procedurom indeksiranja dokumenata usvojenom u organizaciji.
AWS kontrole obavlja rad sa dokumentima koji imaju naloge sa planiranim datumima izvršenja. Registraciona kartica za kontrolu dokumenata označena je odgovarajućim znakom. Prilikom slanja kontrolnih naloga dokumenta, njegova registarska kartica se, pored distribucije izvršiocu, stavlja u fasciklu pod kontrolom. Korisnici koji kontrolišu izvršenje dokumenata pripremaju sažetke o izvršenju kontrolnih dokumenata i opomene o izvršenju kontrolnih dokumenata.
Radno mesto službenika obezbeđuje rad zaposlenih u preduzeću, koji su zvanični učesnici u toku rada – dopisnici i primaoci dokumenata. Službenici primaju dokumente, overavaju ih i potpisuju, daju uputstva. Službenici registrovani u sistemu nisu nužno korisnici sistema. Za službenike u sistemu mogu raditi korisnici sa odgovarajućim ovlaštenjima (pomoćni AWP). Ako sami službenici i njihovi pomoćnici rade direktno u sistemu, onda moraju biti registrovani kao korisnici.
Radna stanica sistemskog tehnologa podržava rad sistem administratora. Sistemski tehnolog obavlja poslove kontrole i ispravljanja grešaka u radu korisnika, popunjavanja, dopune i promene sadržaja sistemskih imenika; prilagođava sistem trenutnim promjenama u strukturi i toku rada organizacije. Vrši uključivanje korisnika u sistem, raspodjelu prava i privilegija.
AWS za prijem sertifikata i izveštaja o dokumentima podržava rad kancelarijskog radnika koji prima različite sertifikate i generiše štampane izveštaje koji sadrže informacije o toku dokumenata, sažetke izvršenja dokumenata.
AWP uposlenika službe kancelarijskog upravljanja pododsjeka obavlja sve funkcije potrebne za podršku izvršenja dokumenta u odgovarajućem odjeljenju.
AWS za registraciju odlaznih dokumenata osigurava registraciju potpisane odlazne korespondencije službeni, u jednoj ili više strukturnih podjela organizacije. Bez obzira na mjesto registracije odlaznog dokumenta, dodjeljuje mu se registarski broj formiran po istim pravilima za ovu podgrupu dokumenata. Uvrštavanje isprave u predmet vrši se tako što se u registarsku karticu upisuje upis koji sadrži naziv predmeta (prema imeniku nomenklature predmeta), datum i vrijeme otpisa. Imenik nomenklature predmeta popunjava sistemski tehnolog u skladu sa godišnje odobrenom nomenklaturom poslova organizacije.
Radna stanica za slanje dokumenata omogućava posebnoj strukturnoj jedinici organizacije slanje odlazne korespondencije. U tom slučaju u registarsku karticu dokumenta upisuje se datum i vrijeme stvarnog slanja dokumenta vanjskoj organizaciji, način slanja (terenska komunikacija, pošta, telegram i sl.) i registarski broj poštanske usluge se evidentiraju. Otpremni registri se mogu odštampati za predaju odgovarajućoj poštanskoj službi zajedno sa dokumentima. Dodatno, podržana je mogućnost formiranja koverti sa njihovim naknadnim pretiskom.
Radna stanica sistemskog programera omogućava rad za podršku automatizovanom sistemu kancelarijskog rada.
Automatizovani sistem za upravljanje dokumentima "POSLOVANJE" sastoji se od četiri podsistema: "kancelarijski rad", "obrasci za izvještavanje", "priručnici", "administracija".
Podsistem "Kancelarski rad" implementira glavne funkcije sistema i sastoji se od sljedećih modula:
- Modul "Registracija" vam omogućava da unesete vrijednosti podataka o registracijskoj kartici, uključujući "prilaganje" datoteke sa tekstom dokumenta na karticu, da uspostavite veze između dokumenata, kao i da prenesete dokument na modul "Izvršenje";
- modul „Izvršenje“ obezbjeđuje izvršenje dokumenta, uključujući izdavanje instrukcija o dokumentu, izvršavanje izvještaja izvršitelja, otpisivanje dokumenta na predmet;
- Modul "Traži" traži dokumente u kartoteci dodjeljujući detalje njihovih registracijskih kartica. Pronalaženje dokumenta pomoću pretrage je neophodno kada korisnik ne zna u kom se kartoteci dokument nalazi. Rezultati pretrage se, posebno, mogu koristiti kao alat za kontrolu izvršenja dokumenata ili formiranje proizvoljnih izvještajnih sažetaka (na primjer, formiranje liste dokumenata koje ovaj službenik nije izvršio);
- modul "Registar". Uz njegovu pomoć obrađuju se dokumenti koji se šalju, uključujući formiranje i štampanje standardnih obrazaca poštanskih registara.
Podsistem "Obrasci za izvještavanje" generiše listu prema unaprijed određenim kriterijima odabira i priprema ih u obliku standardnih štampanih obrazaca. Podsistem podržava formiranje informacija o toku rada, sažetka izvršenja kontrolnih dokumenata, kao i sažetka podsjetnika o izvršenju kontrolnih dokumenata itd.
Podsistem „Imenici“ realizuje funkciju servisiranja sistemskih imenika, kao što je imenik organizacione strukture ustanove, pravila kancelarijskog rada itd.
Podsistem "Administracija" služi za održavanje liste korisnika sistema u kojoj se za svakog korisnika definišu lični identifikator i lozinka, prava pristupa sistemskim kartotekama, dokumentima različitih stepena pristupa, podsistemima i sistemskim funkcijama. Sistem pruža mogućnost korištenja elektronskog digitalnog potpisa (EDS) i enkripcije.
Zbirka je sistemski organizovan kompleks nastavno-metodičke dokumentacije koja reguliše proces poučavanja učenika i provjere kvaliteta njihovog obrazovanja, zasnovanog na kompetencijskom pristupu. Nastavno-metodološka dokumentacija uključena u ovaj zbornik razvijena je u skladu sa FGOS HPE standardom treće generacije na smjeru obuke prvostupnika „Dokumentacija i arhivistika“ i uključuje discipline varijabilnog dijela nastavnog plana i programa IAI RSUH profila. „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“, koju su razvili nastavnici katedre automatizovani sistemi podrške dokumentaciji za upravljanje Istorijsko-arhivskim institutom Ruskog državnog univerziteta za humanističke nauke. Svaki od predstavljenih nastavno-metodoloških kompleksa sadrži program kursa i tematske planove, planove seminara i laboratorijske nastave, preporuke za organizaciju nastave. samostalan rad studente, opis obrazovnih tehnologija, spisak obaveznih i dodatnih izvora i literature, spisak pitanja za srednju i završnu ovjeru za predmet. Zbirka je pripremljena sa ciljem pružanja obrazovne i metodološke pomoći univerzitetima Ruske Federacije, uključujući ogranke Ruskog državnog humanitarnog univerziteta, koji sprovode obrazovni proces u pravcu obuke „Dokumentacija i arhivistike“, profila „Organizacija elektronsko upravljanje dokumentima“.
* * *
kompanije litara.
Računarske informacione tehnologije u podršci upravljačkoj dokumentaciji
Larin M.V., profesor, doktor istorijskih nauka,
Serova G.A., profesor, dr.
Varlamova L.N., vanredni profesor, dr.
E.V. Terentyeva, vanredni profesor, dr.
Yaganova A.A., nastavnik
Program rada discipline
Napomena o programu rada
Disciplina „Računarske informacione tehnologije u upravljanju dokumentima“ dio je varijabilnog dijela profila „Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima“ stručnog ciklusa disciplina za osposobljavanje studenata smjera pripreme 034700 „Dokumentacija i arhivistika“. Disciplina se na Fakultetu za upravljanje dokumentima i tehnotronskim arhivima realizuje od strane Katedre za automatizovane sisteme za upravljanje dokumentima.
Stvar - informacione tehnologije koje se koriste u upravljačkoj dokumentaciji. Vrste informacija i komunikacijske tehnologije, mogućnosti i pravci upotrebe u upravljačkoj dokumentaciji.
Target disciplina "Računarske informacione tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji" - pripremiti specijalistu koji ima dovoljno i potreban nivo teorijska znanja i vještine njihove primjene u rješavanju praktičnih problema pri korištenju informacionih tehnologija u dokumentacionoj podršci menadžmenta i posjedovanje stručnih kompetencija.
Razvoj discipline usmjeren je na sticanje znanja o upravljanju dokumentima od strane studenata korištenjem kompjuterskih informacionih tehnologija.
Zadaci discipline:
- proučavati teoriju i praksu korišćenja informacionih tehnologija u upravljačkoj dokumentaciji;
- razvijanje vještina samostalnog rada sa savremenim kancelarijskim i komunikacionim tehnologijama;
- da definiše osnovne principe rada sa elektronskim dokumentima i upravljačkim informacijama;
- razmotriti alate za kreiranje i višekorisničku obradu podataka u podršci upravljačke dokumentacije.
Relevantnost, novina i originalnost predmeta obezbjeđena je njegovom stalnom modernizacijom u skladu sa razvojem proučavanog softvera i tehnoloških rješenja koja se koriste u upravljačkoj dokumentaciji.
Mjesto discipline u strukturi OOP-a
Disciplina „Računarske informacione tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji“ odnosi se na varijabilni dio (profil „Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima“) stručnog ciklusa (B.3) i izučava se u 6. i 7. semestru.
Disciplina se zasniva na preliminarnoj asimilaciji disciplina od strane studenata:
- "Informatika" (Osnovni dio Matematičko-prirodno-naučnog ciklusa B.2, 1 semestar);
- "Informaciona podrška menadžmentu" (Varijabilni dio profila Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima, 1 semestar);
- "Informacione tehnologije" (Osnovni dio Matematičko-prirodnog ciklusa B.2, 2. semestar);
- "Dokumentacija" (Osnovni opšti stručni dio Stručnog ciklusa B.2, 2 i 3 semestra);
- "Internet tehnologije" (Varijabilni dio Matematičko-prirodnog ciklusa B.2, 3. semestar);
- "Upravljanje informacijama i dokumentacijom elektronske uprave" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 3. i 4. semestar);
- "Upravljanje informacijama i dokumentacijom" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima", 3 semestar);
- "Metodologija za projektovanje i implementaciju AS DOI" (Varijabilni deo profila "Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima", 3 semestar);
- "Osnove informacionog društva" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 3 semestar);
- "Međunarodna praksa upravljanja informacionim resursima organizacije" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima", 3 semestar);
- "Otvoreni standardi i otvoreni formati koji se koriste u upravljanju dokumentima" (Varijabilni dio profila Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima, 4. semestar);
- „Standardi za skladištenje elektronskih dokumenata u EDMS“ (Varijabilni dio profila „Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima“, 4 semestar);
- "Standardizacija predškolskih obrazovnih ustanova i arhivske djelatnosti u Ruskoj Federaciji" (Varijabilni dio Matematičko-prirodno-naučnog ciklusa B.2, 5 i 6 semestara);
- "Standardizacija upravljanja dokumentima" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 5 semestar).
Disciplina "Računarske informacione tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji" dopunjava znanja stečena u paralelno izučavanim disciplinama:
- "Organizacija i tehnologija upravljanja dokumentacijom" (Osnovni opšti stručni dio Stručnog ciklusa B.2, 6 semestar);
- "Informaciona sigurnost i zaštita informacija" (Osnovni opšti stručni dio stručnog ciklusa B.3, 7 semestar);
- "Informacione tehnologije u upravljanju dokumentacijom i arhiviranjem" (Osnovni opšti stručni dio stručnog ciklusa B.3, 6 i 7 semestara);
- "Upravljanje informacijama i dokumentacijom elektronske uprave" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima");
- "Arhiva elektronskih dokumenata" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima");
- "Mrežne tehnologije u arhiviranju" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima");
- "Standardizacija upravljanja dokumentima" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima", 6 semestar);
- „Informaciono-dokumentaciona podrška za upravljanje projektima“ (Varijabilni deo profila „Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima“, 7 semestar);
- "Projektovanje racionalnih predškolskih obrazovnih ustanova" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektronskog upravljanja dokumentima", 6 semestar).
Kao rezultat savladavanja discipline student mora pokazati sljedeće obrazovne rezultate:
znati:
- stručna terminologija, pravni i regulatorni okvir koji reguliše upotrebu informacionih tehnologija u menadžmentu (PC-3);
- vrste informacionih tehnologija i osnove informacionih sistema (PC-4);
- suštinu i značaj informacija u razvoju savremenog informacionog društva, biti svjestan opasnosti i prijetnji koje nastaju u ovom procesu, poštovati osnovne zahtjeve informacione sigurnosti, uključujući zaštitu državne tajne(OK-9);
- glavna problematika upravljanja dokumentima (PC-12);
- principi rada i konstrukcijske karakteristike različitih tehničkih kontrola, njihove tehničke i operativne karakteristike (PK-39);
- principi organizacije rada korišćenjem informacionih tehnologija (PC-45).
biti u mogućnosti da:
- logički ispravan, argumentovan i jasno izgrađen usmeni govor (OK-4);
- koriste regulatorne pravne akte u svom poslovanju (OK-6);
- rad sa informacijama u globalnim računarskim mrežama (OK-15);
- da teorijska znanja i istraživačke metode koriste u praksi (PC-2);
- rad sa raznim izvorima informacija (PC-13);
- analizira stanje na tržištu informacionih proizvoda i usluga, daje stručnu ocjenu savremenih sistema elektronskog upravljanja dokumentima (PC-15);
- kreiraju i održavaju objedinjene sisteme dokumentacione podrške za menadžment u organizaciji zasnovane na najnovijim tehnologijama (PC-23);
- unaprediti tehnologiju dokumentacione podrške za upravljanje i arhiviranje na osnovu upotrebe alata za automatizaciju (PC-38);
- rad sa savremenim informacionim sistemima i tehnička podrška DOW (PK-41).
Vlastiti:
- kultura mišljenja, sposobnost generalizacije, analize, percepcije informacija, postavljanja cilja i odabira načina za njegovo postizanje (OK-1);
- pravila za organizovanje svih faza rada sa dokumentima (PC-43);
- vještine korištenja računarske tehnologije i informacione tehnologije u potrazi za izvorima i literaturom, korištenje pravnih baza podataka (PC-8), (PC-37);
- osnove informatičke i analitičke djelatnosti i osposobljenost za njihovu primjenu u profesionalnoj sferi (PC-10);
- metode analize organizacije predškolske obrazovne ustanove u određenoj organizaciji (PC-47).
Struktura discipline (tematski plan)
Ukupna složenost savladavanja discipline u redovnom obrazovanju iznosi 7 kreditnih jedinica, 252 sata.
Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline u vanrednom obliku studija je 2 kreditne jedinice, 72 sata.
Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline dopisnim kursom je 3 kreditne jedinice - 108 sati.
Uvod
Faze implementacije automatizovanih tehnologija za obradu, kreiranje, korišćenje i skladištenje dokumenata. Evolucija ovih tehnologija i njihov uticaj na procese dokumentovanja. Proučavanje karakteristika i obrazaca rada sa dokumentima snimljenim na novim medijima (mašinski čitljivi dokumenti, elektronski dokumenti).
Mjesto discipline "Računarske informacione tehnologije u upravljanju dokumentima" među ostalim disciplinama. Komunikacija sa disciplinama "Informatika", "Informaciona podrška menadžmentu", " Zakon o informacijama„I druge akademske discipline.
Uloga discipline „Računarske informacione tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji“ u unapređenju organizacije rada sa dokumentima u menadžmentu, stvaranju optimalnih uslova za rad usluga upravljačke dokumentacije kroz uvođenje novih informacionih tehnologija.
Pregled izvora (zakonskih i regulatornih dokumenata) koji regulišu primjenu i korištenje informacionih tehnologija u menadžmentu. Karakteristike zakonodavnih, regulatornih i metodoloških dokumenata i standarda za proučavani problem. Pregled literature i periodike na ovu temu.
Odjeljak 1. Domaći pravni i regulatorni okvir koji reguliše probleme implementacije i upotrebe informacionih tehnologija u oblasti upravljačke dokumentacije
Međunarodni pravni akti. Okinavska povelja za globalno informaciono društvo. Deklaracija Svjetskog samita za najviši nivo o informacionom društvu.
Zakonodavstvo i podzakonski akti Ruske Federacije. Federalni zakon br. 63-FZ od 6. aprila 2011. „O elektronskim potpisima“. Zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" i njegov prethodnik.
Rezolucije i naredbe Vlade Ruske Federacije, direktive i koncepti. Naredba Vlade Ruske Federacije od 17. jula 2006. br. 1024-r „O konceptu regionalne informatizacije do 2010. godine“. Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. decembra 2007. br. 931 „O nekim mjerama za osiguranje informacione interakcije između državnih organa i organa lokalne samouprave u pružanju javne usluge građana i organizacija“. Naredba Vlade Ruske Federacije od 6. maja 2008. br. 632-r „O odobravanju koncepta formiranja elektronske uprave u Ruskoj Federaciji do 2010. godine“. Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 28. januara 2002. br. 65 "O federalnom ciljnom programu "Elektronska Rusija (2002-2010)" (sa izmjenama i dopunama od 15. avgusta 2006.). Naredba Vlade Ruske Federacije od 27. septembra 2004. br. 1244-r „O konceptu upotrebe informacionih tehnologija u aktivnostima federalnih državnih organa do 2010. godine“.
Regulatorni i metodološki dokumenti i standardi. MoReq i MoReq2 i nacionalni standardi razvijeni na njihovoj osnovi.
Odjeljak 2. Principi konstrukcije i rada kancelarijski sistemi u okruženju paketa MS Office i Open Office
Priprema, čuvanje, registracija i obrada dokumenata korišćenjem kancelarijskih softverskih paketa. Implementacija zadatka kontrole izvršenja u okruženju kancelarijskih softverskih paketa. Upotreba uređivača teksta i tabela u predškolskoj obrazovnoj ustanovi. Priprema, registracija, obrada i čuvanje dokumenata korišćenjem kancelarijskih softverskih paketa.
Koncept "kompozitnog elektronskog dokumenta" i principi njegovog kreiranja. Kombinacija različitih (tekstualnih, grafičkih, tabelarnih) informacija u dokumentu.
Dodatne mogućnosti za rad sa uredskim programima:
- Automatizacija izvršavanja zadataka pomoću makroa.
- Načini kreiranja makroa.
- Automatsko kreiranje sadržaja i pojmovnika.
- Rad sa obrascima i tabelama.
- Saradnja.
Odjeljak 3. Lotus Notes kao alat kreiranje sistema za upravljanje dokumentima
Korporativne baze podataka. Koncept korporativne baze podataka i korporativnog IS-a. Zahtjevi za korporativnu bazu podataka i IS. Karakteristike tehnologije "klijent-server". Lotus Notes arhitektura. Komunikacijski modeli koje podržava Lotus Notes. Osnovne informacije o strukturi softvera. Prozorski Lotus Notes interfejs, osnovni elementi. Opcije za konstruisanje korisničkog interfejsa.
Odjeljak 4. Osnovne kompjuterske informacione tehnologije koje se koriste u upravljanju dokumentima
Koncept "informacione tehnologije" u elektronskom upravljanju dokumentima. Klasifikacija informacionih tehnologija koje se koriste za rješavanje problema predškolskih obrazovnih ustanova. Baza podataka. Koncept baze podataka. Struktura baze podataka. Koncept predloška baze podataka. Vrste polja i podataka.
Glavna svojstva MS Access baze podataka. Korišćenje MS Access-a u rešavanju problema upravljanja dokumentima.
Internet, Intranet, Ekstranet. Osnovni koncepti i metode rada u mreži. Mail programi... Web stranice i metodologija njihovog dizajna. Kopiranje i skeniranje informacija.
Odjeljak 5. Upotreba automatizovanih sistema dokumentacije za upravljanje
Automatizovani sistemi za upravljanje dokumentima: opšte karakteristike, principi konstrukcije i rada.
Referentne i pravne baze podataka. Osnovni principi konstrukcije i upotrebe. Referentni i pravni sistemi "KonsultantPlus", "Garant", "Šifra". "Informaciono-referentni sistem arhivske industrije" (ISSAO).
Odjeljak 6. Formati elektronskih dokumenata koji se koriste u upravljačkoj dokumentaciji
Glavne vrste i vrste formata elektronskih dokumenata. Upotreba formata elektronskih dokumenata u upravljačkoj dokumentaciji. Formati teksta. Formati za skladištenje elektronskih dokumenata. Formati interakcije.
Odjeljak 7. Osnove dokumentacije za upravljanje sigurnošću informacija
Principi, metode i tehnologije za kreiranje sigurnog informacionog okruženja za upravljačku dokumentaciju. Prijetnje sigurnosti informacija i načini njihovog sprječavanja (unutrašnje i vanjske konture zaštite informacija). EDS i enkripcija. Kriptografski sistemi... Normativno-pravni i normativno-metodički dokumenti Ruske Federacije, koji regulišu ove procese. Doktrina informacione sigurnosti Ruske Federacije itd.
Prilikom realizacije programa discipline koriste se različite informacione tehnologije. Tokom predavanja koriste se elektronske prezentacije pomoću projektora. Učionica je opremljena savremenim računarima povezanim na Internet i ujedinjenom u jedinstvenu internu mrežu. Demonstracioni ekran povezan sa računarom nastavnika.
Praktična nastava se izvodi u računarskoj nastavi uz korišćenje specijalizovanog softvera, baza podataka i informacionih resursa, kao i neophodne tehničke podrške.
Samostalni rad studenata obuhvata konsultacije sa nastavnikom u izradi eseja, kao i samostalan rad studenta sa internet resursima, informacionim pravnim sistemima, posećivanje specijalizovanih izložbi i konferencija, učešće na okruglim stolovima i dr.
Alati za ocjenjivanje tekućeg praćenja napredovanja, srednja certifikacija na osnovu rezultata savladavanja discipline i nastavno-metodička podrška samostalnom radu studenata
Okvirne teme kursnih projekata (radova)
Primjer liste pitanja za test (ispit)
Obrazovno-metodička podrška i informatička podrška disciplini
Izvori od
osnovno:
Federalni zakon Ruske Federacije od 1. oktobra 2004. br. 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji" // SZ RF. - 2004. - br. 43. - čl. 4169.
Federalni zakon Ruske Federacije od 19. decembra 2005. br. 160 "O ratifikaciji Konvencije Vijeća Evrope" o zaštiti pojedinaca tokom automatske obrade ličnih podataka "// SZ RF. - 2005. - br. 52 (I dio). - Art. 5573.
Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" // SZ RF. - 31. jul 2006. - br. 31 (1. dio). - Art. 3448.
Federalni zakon Ruske Federacije od 6. aprila 2011. br. 1-FZ "O elektronskom potpisu" // SZ RF. - 2011. - br. 15. - čl. 2036.
Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 8. septembra 2010. br. 697 "O jedinstvenom sistemu međuresorne elektronske interakcije" // SZ RF. - 2010. - br. 38. - čl. 4823.
Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 7. septembra 2011. br. 751 "O izmjenama i dopunama Pravila kancelarijskog rada u federalnim izvršnim tijelima" // Ros. gas. - 2011 .-- 16. septembar.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 6. maja 2008. br. 632-r "O odobravanju Koncepta formiranja elektronske uprave u Ruskoj Federaciji do 2010. godine" // SZ RF. - 2008. - br. 20. - čl. 2372.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 20. oktobra 2010. br. 1815 „O državni program Ruske Federacije "Informaciono društvo (2011–2020)" // SZ RF. 2010. br. 46. čl. 6026.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 12. februara 2011. br. 176-r „O odobravanju akcionog plana za prelazak federalnih organa izvršne vlasti na tok dokumenata bez papira prilikom organizovanja interne aktivnosti"// SZ RF. - 2011. - br. 8 - čl. 1151.
Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477 "O odobravanju pravila kancelarijskog rada u saveznim izvršnim tijelima" // Ros. gas. - 2009 .-- 15. jun.
Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 22. septembra 2009. br. 754 "O odobravanju uredbe o sistemu međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima" // Ros. gas. - 2009 .-- 22. septembar.
Doktrina informacijske sigurnosti Ruske Federacije // Ros. gas. - 2000 .-- 28. septembar.
Strategija razvoja informacionog društva u Ruskoj Federaciji (Odobrena od strane predsjednika Ruske Federacije V. Putina 7. februara 2008. br. Pr - 212) // Ros. gas. - 2008.-- 16. februar.
Dodatno:
Federalni zakon Ruske Federacije od 8. avgusta 2001. br. 128-FZ „O licenciranju određene vrste aktivnost "// Ros. gas. - 2001.-- 10. aug.
Rezolucija Vlade Ruske Federacije br. 179 od 17. marta 2008. godine „O odobravanju Pravilnika o korišćenju internet stranica na kojima se održavaju otvorene aukcije u elektronskom obliku i zahtevima za tehnološke, softverske, lingvističke, pravne i organizacionim sredstvima obezbeđivanje korišćenja ovih sajtova, kao i sistema koji obezbeđuju otvorene aukcije u elektronskom obliku "// SZ RF. - 2008. - br. 12. - čl. 1139.
Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 19. januara 2005. br. 30 "O modelu propisa o interakciji federalnih izvršnih organa" // SZ RF. - 2005. - br. 4. - čl. 305.
GOST R ISO / IEC 9126 - 93. Informaciona tehnologija. Evaluacija softverskih proizvoda. Karakteristike kvaliteta i smjernice za njihovu primjenu. Državni standard Ruske Federacije. Službeno izdanje. - M.: Gosstandart Rusije, 1994.-- 20 str.
GOST 25.702 - 85. Jedinstveni sistem standarda za automatizovane sisteme upravljanja. ACS efikasnost. Osnovne odredbe. - M.: Gosstandart, 1985.-- 25 str.
GOST 34.03–90. Informaciona tehnologija. Skup standarda za automatizovane sisteme: Automatizovani sistemi: Termini i definicije. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1991.-- 16 str.
GOST 34.601 - 90. Informaciona tehnologija. Skup standarda za automatizovane sisteme: Automatizovani sistemi: Faze stvaranja. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1991.-- 23 str.
GOST 35.003–90. Informaciona tehnologija. Set standarda za automatizovane sisteme. Termini i definicije. - M.: Izdavačka kuća standarda, 1991. - 19 str.
GOST R ISO / IEC 26300 - 2010 „Informaciona tehnologija. Otvorite format dokumenta za kancelarijske aplikacije(OpenDocument) v.1.0 ". - M.: Standardinform, 2011.
MoReg2. Tipični zahtjevi za ERMS. MoReg2 specifikacija. - M., 2008.-- 345 str.
Književnost
glavni:
Bobyleva M.P. Upravljanje tokom dokumenata: od papirnog ka elektronskom / M.P. Bobylev. - M.: Izdavačka kuća MEI, 2010. - 295 str.: ilustr.
Bobyleva M.P. Efikasan tok dokumenata: od tradicionalnog do elektronskog / M.P. Bobylev. - M., MEI. 2004.-- 184 str.
Dokumentacija u informacionom društvu: paradigme XXI veka: Dokl. i nered. na desetom Int. naučnim. - praktično. konf., 25–26 nov. 2003 / Feder. arh. agencija, Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2004. - 349 str.
Dokumentacija u informacionom društvu: Upravna reforma i upravljanje dokumentima: Dokl. i nered. na jedanaestom Int. naučnim. - praktično. konf., 23-25 nov. 2004 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv); Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2005. - 365 str.
Dokumentacija u informacionom društvu: zakonodavstvo i standardi: izvještaji. i nered. na XII Intern. naučnim. - praktično. konf., 22–23 nov. 2005: 40 godina VNIIDAD / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2006. - 461 str.
Dokumentacija u informacionom društvu: savremene tehnologije upravljanja dokumentima: Dokl. i nered. na XIII Int. naučnim. - praktično. konf., 22–23 nov. 2006 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2007. - 358, str.
Dokumentacija u informacionom društvu: Upravljanje dokumentima kao stručna oblast: Dokl. i nered. na XIV Intern. naučnim. - praktično. konf., 20–21 nov. 2007 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2008. - 297 str.
Dokumentacija u informacionom društvu: korporativni tok dokumenata: izvještaji. i nered. na XV Int. naučnim. - praktično. Konf., 21-22. oktobar 2008 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2009. - 384 str.
Dokumentacija u informacionom društvu. Elektronska uprava: Upravljanje dokumentima: izvještaji i poruke na XVI Intern. naučnim. - praktično. konf., 26–27 nov. 2009 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 20010. - 384 str.
Larin M.V. Elektronski dokumenti u menadžmentu: naučne. - metoda. dodatak. 2. izdanje, Add. / M.V. Larin, O. I. Ryskov. M.: VNIIDAD, 2008.-- 208 str.
Romanov D.A., Ilina T.N., Loginova A.Yu. Istina o elektronskom upravljanju dokumentima. - M., 2002. 224 str.
Sapkov V.V. Informaciona tehnologija i kompjuterizacija kancelarijskog rada / V.V. Sapkov. - 2. izdanje, izbrisano. - M.: Izdavački centar "Akademija", 2007. 288 str.
Serova G.A. Računarske i informacione tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji / G.A. Serov; ispod totala. ed. K.I. Kurbakov; - M.: KOS-INF, 2008.-- 158 str.
Dodatno:
V.T. Bezručko Računarska radionica na predmetu "Informatika" [Komplet] / V.T. Bez ruku. - Ed. 3., rev. i dodati. - M.: Forum: INFRA-M, 2008.
Golitsina O. L. Informacione tehnologije: udžbenik / O.L. Golitsina, N.V. Maksimov, T.L. Partyka, I.I. Popov. 2. izdanje, Rev. i dodati. - M.: FORUM: INFRA-M, 2006, 2008.-- 608 str.: ilustr.
Informatizacija poslovanja: koncepti, tehnologije, sistemi / A.M. Karminsky, S.A. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Chernikov; ispod. ed. A.M. Karminsky. - 2. izd., Rev. i dodati. - M.: Finansije i statistika, 2004. - 624 str.: ilustr.
Menadžment informacionih tehnologija: udžbenik. priručnik za studente ekonomskih nauka. specijalnosti / ur. G.A. Titorenko. - 2. izd., Add. - M.: UNITI, 2008.-- 438 str.
Korolev A.N. Komentar Saveznog zakona od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" (po stavkama) / A.N. Korolev, O.V. Pleshakova. - M.: ZAO Yustitsinform, 2007.128 str.
V.A. Kostromin OpenOffice.org - otvoreni ured za Linux i Windows / V.A. Kostromin. - SPb.: BHV-Peterburg, 2005.-- 272 str.
T.V.Kuznjecova, S.L.Kuznjecov HR administracija: Tradicije. i automatizovane tehnologije / Žurn. "Upravljanje personalom". - M., 2008.-- 480 str.
Kuznjecov S.L. Savremene tehnologije kancelarijskog rada (dokumentaciona podrška menadžmentu) / udžbenik. priručnik ed. T.V. Kuznetsova. - M.: Izdavačka kuća MEI, 2010.
V. I. Kuperstein Savremene informacione tehnologije u kancelarijskom radu i menadžmentu / V.I. Kuperstein. - SPb.: BHV - Sankt Peterburg, 1999. 256 str., Ill.
Levin V.I. Istorija informacionih tehnologija: udžbenik / V.I. Levin. - M.: Internet univerzitet informacionih tehnologija, 2009. - 335 str. (Osnove informacione tehnologije).
Makarova N.V. Rad na računaru u kancelariji: kurs obuke / N.V. Makarova, G.S. Nikolaychuk, Yu.F. Titova . – Izdavačka kuća "Petar", 2007. - 410 str.
E.V. Mikheeva Informacione tehnologije u profesionalnoj delatnosti: udžbenik / E.V. Mikheeva. - M.: Izdavačka kuća - u Prospektu, 2007.-- 448 str.
OpenOffice.org 2 Uputstvo za upotrebu: Monografija / Per. sa engleskog D. Chernova i drugi - SPb.: BHV-Petersburg, 2007.-- 320 str.: Ill. (Linux Center biblioteka).
Sapkov V.V. Informaciona tehnologija i kompjuterizacija kancelarijskog rada / V.V. Sapkov. - 2. izdanje, izbrisano. - M.: Izdavački centar "Akademija", 2007. - 288 str.
B.V. Černikov Informaciona tehnologija u pitanjima i odgovorima: Udžbenik. dodatak / B.V. Chernikov. - M.: Finansije i statistika, 2005. - 320 str.: ilustr.
B.V. Černikov Kancelarijske informacione tehnologije: Radionica: udžbenik. dodatak / B.V. Chernikov. - M.: Finansije i statistika, 2007. - 400 str.: ilustr.
OpenOffice.org pro za profesionalce. - drugi, ispravljen i dopunjen. - M.: DMK Press, 2008.-- 448 str.
Varlamova L.N., Yaganova A.A. Formati elektronskih dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Uredski rad. 2009. br. 3. str. 27–31.
Varlamova L.N., Yaganova A.A. Otvoreni standardi i otvoreni formati elektronskih dokumenata / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Uredski rad. 2009. br. 4. str. 23–28.
Varlamova L.N., Yaganova A.A. Besplatni softver i otvoreni formati u Rusiji / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Uredski rad. 2010. br. 1. str. 29–33.
Belyaeva Natalia. Koordinacija nacrta dokumenata pomoću MS Outlook-a // Kancelarijski rad i tok dokumenata u preduzeću. 2009. br. 4. str. 72.
Berestova V.I., Larina E.V. Što su multimedijalne aplikacije i alati za njihov razvoj // Uredski rad. 2008. br. 1. str. 24–29.
Bulavkina L.V. Mi upravljamo informacijama zajedno sa ABBYY FineReader! // Imenik sekretara i voditelja ureda. 2008. br. 9. str. 96.
Kameneva E.M. Korišćenje MS Outlook kalendara za zakazivanje radnog vremena // Kancelarijski rad i tok dokumenata u preduzeću. 2008. br. 6. str. 58; br.7.str.64.
Kameneva E.M. Funkcija "spajanja" programa MS Word vam je na usluzi // Kancelarijski rad i tok dokumenata u preduzeću. 2008. br.3.str.72.
Klimočkina N.I., Sarazhina L.A. Upotreba računara i računarske mreže univerziteta u kancelarijskom radu (na primjeru Fakulteta za ekonomiju i menadžment Državnog tehničkog univerziteta Ukhta). 2009. br. 3. str. 33–38.
Kolesnikova V.L., Chernykh A.V. Automatizovani program "Aplikant" na Belgorodskom državnom univerzitetu // Kancelarijski rad. 2009. br. 3. str. 45–49.
Lobanova A.M. Kontrola izvršenja dokumenta pomoću MS Excel-a: filteri, međuzbirovi i MS Excel pivot tablice za sumiranje i analizu rezultata kontrole izvršenja dokumenata // Referenca sekretara i voditelja ureda. 2008. br.1.str.96.
Morozov Peter. Kako postižete odnos između različitih verzija Microsoft Officea? // Kancelarijski rad i upravljanje dokumentima u preduzeću. 2009. br.2.str.62.
Papkov A.I., Semikopenko N.A. Organizacija rada sa dokumentima u upravljanju poslovima aparata Belgorodske oblasne dume na osnovu upotrebe EDMS "Delo" // Kancelarijski rad. 2009. br. 3. str. 39–44.
Rodnin Yu.A. Izrada prezentacija koristeći Microsoft PowerPoint // Referentna knjiga sekretara i voditelja ureda. 2008. br. 4. str. 100; br. 5. str. 90; br. 6. str. 94; br. 7. str. 90; br.8.str.94.
Serova G.A. Kako izgraditi bazu podataka dnevnika registracije dokumenata koristeći MS Access 2003 // Tajničko poslovanje. 2008. br. 6. str. 82–91.
Serova G.A. Kako riješiti problem kontrole izvršenja dokumenta pomoću MS Access 2003? // Sekretarski poslovi. 2008. br. 8. str. 74–86.
Serova G.A. Glavni objekti i principi automatizacije dokumentacijske potpore upravljanja // Tajničko poslovanje. 2008. br. 1. str. 30–43.
Serova G.A. Principi izgradnje i funkcioniranja uredskih sustava u okruženju Microsoft Office paketa // Tajničko poslovanje. 2007. br. 12. str. 50–61.
Serova G.A. Učenje za rad sa Access 2003 DBMS (na primjeru HR odjela) / Serova G.A. // Sekretarski poslovi. 2009. br. 1. str. 15–20; br. 2. str. 14–18; br. 3. str. 20–25; br. 4. str. 61–66.
Serova G.A. Učenje rada sa Access 2003 DBMS (na primjeru zadatka kadrovske službe) // Sekretarski posao. 2008. br. 8. str. 78–90.
Serova G.A. Učenje rada sa Access 2003 DBMS (nastavak) (na primjeru zadatka kadrovske službe) // Sekretarski poslovi. 2008. br. 12. str. 16–21.
Suradeykina E.V. Automatizacija procesa uredskog rada u javnoj ustanovi // Uredski rad. 2008. br. 3. str. 45–50.
Fionova L.R., Pobelyan A.V. // Izrada prijedloga za implementaciju informacionih tehnologija u rad kancelarijske radne grupe i režima (npr. područnog odjeljenja unutrašnjih poslova) // Uredski rad. 2008. br. 3. str. 51–58.
Khramtsovskaya N.A. Iskustvo javne rasprave o najvažnijim regulatornim dokumentima na primjeru MoReq2 specifikacija // Uredski rad i tok dokumenata u poduzeću. 2008. br.10.str.38.
Internet resursi
IKT u ruskim državnim organima 2008: analitički pregled [Elektronski izvor] // Agencija CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, besplatan.
IT u državnim organima Rusije 2009: analitički pregled [Elektronski izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, besplatan.
IT u ruskim državnim organima 2010: analitički pregled [Elektronski izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, besplatan.
EDMS tržište 2010: pregled [Elektronski izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M.: sop 1995–2011. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/recenzije / besplatno / dms2010 /, besplatno.
www.gov.ru/ - Server državnih organa Ruske Federacije.
www.gosuslugi.ru/ - Informativni portal "Državne usluge".
www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ - Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije.
www.rg.ru/ - Ruske novine.
www.mkrf.ru/ - Ministarstvo kulture Ruske Federacije.
www.rusarchives.ru - Federalna arhivska agencija.
www.vniidad.ru/ - VNIIDAD.
www.minsvyaz.ru/ - Ministarstvo komunikacija i masovne komunikacije RF.
www.gdm.ru/ - Documentation Manager Guild.
www.eos.ru/ - Kompanija za elektronske uredske sisteme.
http://www.directum.ru/ - Kompanija DIRECTUM.
http://www.intertrust.ru/ - InterTrust Company.
http://www.evfrat.ru/ - Kompanija Cognitive Technologies.
www.consultant.ru/ - službena web stranica kompanije Consultant-Plus.
www.garant.ru/ - informativno-pravni portal Garant.
ru.openoffice.org/ - besplatni uredski paket OpenOffice.org.
www.sekretary.net/ je informativni portal za profesionalne sekretare i administratore.
http://www.mdi.ru/ - STC IRM.
cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.
Softver
- ABBYY FineReader;
- OpenOffice.org;
- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.
Baze podataka, referentni i sistemi pretraživanja
- "Konsultant Plus";
- "Jemac";
- "Šifra".
Logistika discipline
Računarska učionica spojena na internet, opremljena projektorom za elektronske prezentacije i ekran. Svi računari moraju biti međusobno povezani u jedinstvenu internu mrežu i opremljeni specijalizovanim softverom.
- Office paket Microsoft Office aplikacija;
- ABBYY FineReader;
- Office softverski paket OpenOffice.org;
- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;
- "E1 Eufrat";
- "Slučaj";
- "Poslovno - Kadrovi";
- "DIRECTUM";
- "1C upravljanje dokumentima";
- "DocsVision";
- "IRM Doc".
Planovi seminara
Metodom unapređenja obrazovnih aktivnosti, u cilju formiranja i razvoja profesionalnih vještina učenika, odabrano je „problemsko učenje“ koje stimuliše učenike da samostalno „izvlače“ znanja neophodna za rješavanje konkretnog problema. „Projektna metoda“ zasniva se na razvoju kognitivnih vještina učenika, sposobnosti da samostalno osmišljavaju svoja znanja, snalaze se u informacioni prostor, razvijati kritičko i kreativno mišljenje.
Komunikacija između nastavnika i studenta omogućava vam da popravite logiku seminara i kontrolišete aktivnosti svakog studenta, uzimajući u obzir njegovu individualnost; omogućava organiziranje ne samo kolektivne rasprave o temi, već i izgradnju nekoliko privatnih dijaloga koji pomažu u rješavanju ili čak sprječavanju psiholoških problema koji nastaju među studentima koji nemaju iskustva sudjelovanja u naučnim ili obrazovno-spoznajnim diskusijama.
Tematske sekcije
Tema 1. Normativno-pravna i normativno-metodička osnova, koja reguliše probleme implementacije i upotrebe informacionih tehnologija u oblasti dokumentacione podrške menadžmenta
Plan:
1. Pravni i regulatorni okvir koji reguliše probleme implementacije i upotrebe informacionih tehnologija u oblasti upravljačke dokumentacije.
2. Regulatorni i metodološki dokumenti i standardi.
književnost:
Federalni zakon Ruske Federacije od 27. decembra 2002. br. 184-FZ "O tehničkoj regulativi" // SZ RF. - 2002. - br. 52. - čl. 5140.
Federalni zakon Ruske Federacije od 2. maja 2006. br. 59-FZ "O postupku razmatranja prijava građana Ruske Federacije" // SZ RF. - 2006. - br. 19. - čl. 2060.
Federalni zakon Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149 - FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija" // SZ RF. - 31. jul 2006. - br. 31 (1. dio). - Art. 3448.
Federalni zakon "O ličnim podacima" od 27. jula 2006. br. 152 // SZ RF. - 2006. - br. 31. - čl. 3921.
Federalni zakon od 27. jula 2010. br. 227-FZ "O izmjenama i dopunama određenih zakonskih akata Ruske Federacije u vezi sa usvajanjem federalnog zakona" o organizaciji pružanja državnih i općinskih usluga "// SZ RF. - 2010. - br. 31. - čl. 4196.
Federalni zakon od 6. aprila 2011. br. 63-FZ "O elektronskim potpisima" // SZ RF. 2011. br. 15. čl. 2036.
Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 17. marta 2008. br. 351 "O mjerama za osiguranje informacione sigurnosti Ruske Federacije pri korištenju informacijskih i telekomunikacionih mreža međunarodne razmjene informacija" // SZ RF. - 2008. - br. 12. - čl. 1110.
Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. decembra 2007. br. 931 "O nekim mjerama za osiguravanje informacijske interakcije između državnih organa i lokalnih samouprava u pružanju javnih usluga građanima i organizacijama" // SZ RF. - 2007. - br. 53. - čl. 6627.
Uredba Vlade Ruske Federacije od 29. decembra 2007. br. 947 "O odobravanju Pravila za razvoj, testiranje, reviziju i implementaciju standardnog softvera i tehničkih rješenja u oblasti regionalne informatizacije" // SZ RF. - 2008. - br. 2. - čl. 81.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 27. septembra 2004. br. 1244-r „O konceptu upotrebe informacionih tehnologija u aktivnostima federalnih državnih organa do 2010. godine // SZ RF. - 2004. - br. 40. - čl. 3981.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 25. oktobra 2005. br. 1789-r o konceptu administrativne reforme u Ruskoj Federaciji 2006–2008 (sa izmjenama i dopunama od 9. februara 2008.) // SZ RF. - 2005. - br. 46. - čl. 4720; 2008. - br. 7. - čl. - 633.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 17. jula 2006. br. 1024-r "O konceptu regionalne informatizacije do 2010. godine" // SZ RF. - 2006. - br. 30. - čl. 3419.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 20. oktobra 2010. br. 1815 „O državnom programu Ruske Federacije „Informaciono društvo (2011–2020)“ // SZ RF. - 2010. - br. 46. - čl. 6026.
Naredba Vlade Ruske Federacije od 17. decembra 2010. br. 2299-r „O planu tranzicije federalnih organa izvršne vlasti i federalnih budžetske institucije koristiti besplatni softver "// SZ RF. - 2010. - br. 52 (1. dio). - Art. 7181.
Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. juna 2009. br. 477 "O odobravanju pravila kancelarijskog rada u saveznim izvršnim tijelima" // Ros. gas. - 2009 .-- 15. jun.
Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 22. septembra 2009. br. 754 "O odobravanju uredbe o sistemu međuresornog elektronskog upravljanja dokumentima" // Ros. gas. - 2009 .-- 22. septembar.
GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi". - M.: Standardinform, 2007.-- 15 str.
GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente: Dio 1. Principi”. - M.: Standardinform, 2009.-- 23 str.
GOST R ISO 22310-2009 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Vodič za programere standarda za upravljanje dokumentima". - M.: Standardinform, 2010.-- 7 str.
Tema 2. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima
Plan:
1. Glavni objekti i principi automatizacije procesa upravljanja dokumentima.
2. Tipični zadaci automatizacije: kreiranje, korištenje, prijenos, skladištenje, pretraživanje, kontrola izvršenja dokumenata.
književnost:
Bobyleva M.P. Upravljanje tokom dokumenata: od papirnog ka elektronskom / M.P. Bobylev. - M.: Izdavačka kuća MEI, 2010. - P. 116–137.
Dokumentacija u informacionom društvu: paradigme XXI veka: Dokl. i nered. na desetom Int. naučnim. - praktično. konf., 25–26 nov. 2003 / Feder. arh. agencija, Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. I.], 2004. - str. 76–77, 100, 101–117, 219–226.
Dokumentacija u informacionom društvu: Upravna reforma i upravljanje dokumentima: Dokl. i nered. na jedanaestom Int. naučnim. - praktično. konf., 23-25 nov. 2004 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv); Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. I.], 2005. - str. 69–70, 71–79, 81–83, 161–165, 50–70.
Dokumentacija u informacionom društvu: zakonodavstvo i standardi: izvještaji. i nered. na XII Intern. naučnim. - praktično. konf., 22–23 nov. 2005: 40 godina VNIIDAD / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2006. - S. 39–47.
Dokumentacija u informacionom društvu: savremene tehnologije upravljanja dokumentima: Dokl. i nered. na XIII Int. naučnim. - praktično. konf., 22–23 nov. 2006 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2007. - S. 229-234.
Dokumentacija u informacionom društvu: Upravljanje dokumentima kao stručna oblast: Dokl. i nered. na XIV Intern. naučnim. - praktično. konf., 20–21 nov. 2007 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. I.], 2008. - S. 149-153, 154-162.
Dokumentacija u informacionom društvu: korporativni tok dokumenata: izvještaji. i nered. na XV Int. naučnim. - praktično. Konf., 21-22. oktobar 2008 / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. I.], 2009. - S. 42–53, 121–131.
Dokumentacija u informacionom društvu. E-Government: Upravljanje dokumentima: Izvještaji i poruke na XVI. International naučno-praktična konferencija 26-27. novembra 2009. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. naučnim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ed. savjet: M.V. Larin (predsjedavajući) i dr.]. - M .: [b. i.], 2010. - str. 352–360, 405–414.
Informatizacija poslovanja: koncepti, tehnologije, sistemi / A.M. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Chernikov; Ed. A.M. Karminsky. - 2. izd., Rev. i dodati. - Moskva: Finansije i statistika, 2004. - P. 149–209, 453–471, 534–566.
Larin M.V. Elektronski dokumenti u upravljanju: Metod. Priručnik / M.V. Larin., O. I. Ryskov; VNIIDAD. - M, 2008. - S. 111-189.
Analizirajte materijale sa web stranica ruskih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima, na primjer:
eos.ru - Kompanija "Delo" eos;
letograf.ru - Letograph kompanije "Lethograph";
evfrat.ru - Kompanija "Eufrat" Cognitive Technologies;
intertrust.ru - "Office - Media" Inter - Trust Company;
directum.ru - Kompanija "DIRECTUM" DIRECTUM.
Pripremite se za analizu sposobnosti sistema za upravljanje dokumentacijom. Odaberite opcije za gotova rješenja za automatizaciju procesa upravljanja dokumentima.
Planovi praktičnih časova i smjernice o njihovoj implementaciji
Praktična nastava iz predmeta „Računarske informacione tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji“ izvodi se na teme koje zahtijevaju sticanje praktičnih vještina i učvršćivanje teorijskih i metodoloških znanja. Ove lekcije su strukturirane u obliku imitacije stvarnog rada ili tehnoloških procesa koji se sprovode u informacijskoj i dokumentacionoj podršci menadžmenta.
Tematske sekcije
Tema 1. Principi izgradnje i funkcionisanja kancelarijskih sistema u okruženju kancelarijskih softverskih paketa
1. Priprema, čuvanje, registracija i obrada dokumenata putem kancelarijskih softverskih paketa.
2. Rješavanje problema predškolskih obrazovnih ustanova korištenjem tekstualnih uređivača.
3. Rješavanje problema predškolskih obrazovnih ustanova korištenjem tabelarnih uređivača.
Kontrolna pitanja:
Kako možete pripremiti, registrovati, pohraniti i obraditi dokumente koristeći kancelarijske softverske pakete?
Koji se zadaci predškolske obrazovne ustanove mogu riješiti pomoću uređivača teksta?
Koji se zadaci predškolske obrazovne ustanove mogu riješiti pomoću uređivača tabela?
Tema 2. Osnovne kompjuterske informacione tehnologije koje se koriste u upravljanju dokumentima
1. Proučavanje mogućnosti MS Access baze podataka.
3. Karakteristike pretraživanja informacija na Internetu.
4. Identifikacija Internet resursa za upravljačku dokumentaciju.
Kontrolna pitanja:
1. Koje funkcije ima MS Access baza podataka?
3. Koje karakteristike pretraživanja informacija na Internetu su za vas relevantne?
4. Navedite identifikovane internet resurse za predškolske obrazovne ustanove.
Tema 3. Upotreba automatizovanih sistema upravljanja dokumentacijom
1. Rad sa automatizovanim predškolskim obrazovnim ustanovama.
2. Proučavanje niza informacija u 2–3 referentna sistema pravnih informacija.
3. Laboratorijske vežbe u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS) daju ne samo vizuelni prikaz namene i svih funkcionalnih mogućnosti sistema, već i usađuju veštine u radu sa njim. Predstavljeni su elektronski sistemi za upravljanje dokumentima ruskih proizvođača.
Sample Topics laboratorijske nastave u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima (EDMS)
1. Funkcionalne karakteristike sistemi (registracija dokumenata, rad sa dosijeima (elektronski dokumenti), rad sa nalozima, rad sa nacrtima dokumenata, formiranje predmeta, informativno-referentni rad itd.).
2. Uspostavljanje sistema organizacione strukture preduzeća (kabineti i priručnici).
3. Osobine registracije RK (registracione kartice) raznih grupa dokumenata.
4. Odjeljci RK i registracija odgovarajućeg dokumenta.
5. Izricanje i izvršenje rješenja u RK.
6. Tražite RK dokumente.
7. Pregled i štampanje RK.
8. Vrste i parametri izvještaja.
9. Dnevnik i registar prijenosa dokumenata.
10. Integracija EDMS-a sa drugim softverskim proizvodima.
Uzorak zadatka za laboratorijski rad
Predložena tabela:
EDMS - elektronski sistem upravljanja dokumentima
Zadaci:
I. Analizirajte web lokacije dobavljača.
II. Odgovorite na pitanja o svim EDMS predloženim u tabeli:
1. Koje su funkcije upravljanja dokumentima (funkcije predškolske obrazovne ustanove) implementirane u EDMS? Analizirajte svaki EDMS.
2. Utvrditi koje se standardne tehnologije (platforme), DBMS i softver koriste u EDMS-u? Analizirajte svaki EDMS.
Laboratorijske vježbe iz informaciono-referentnog pravnog sistema usađuju radne vještine, ali i demonstriraju mogućnosti rješavanja problema vezanih za pronalaženje dokumenata u sistemu i rad sa njima.
Ogledne teme laboratorijskih vježbi u pravnom informacionom sistemu
1. Brza pretraga: Potražite određeni dokument.
Potrebno je pronaći i proučiti tekst Saveznog zakona "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija".
2. Brza pretraga: traženje određenog dokumenta; slanje dokumenta e-mailom.
- Zvao vas je vaš kolega i tražio da mu e-mailom pošaljete tekst Saveznog zakona "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija".
- Potrebno je pronaći tekst Saveznog zakona „O arhivskoj delatnosti“ i sačuvati ga na disku u folderu „Moji dokumenti“.
3. Brza pretraga: traženje određenog fragmenta dokumenta; prijenos fragmenta dokumenta u MS Word.
Pripremate materijal za objavljivanje. S tim u vezi, morate pronaći član 226 Građanskog zakonika (prvi dio). Pronađite ovaj članak i kopirajte ga u MS Word.
4. Brza pretraga: traženje informacija o problemu; izrada kompletne liste; rad sa fasciklama; dokument pod kontrolom.
- Potrebno je saznati koliki je maksimalni iznos naknade za depozite predviđen za fizička lica. Stavite pod kontrolu dokument koji sadrži odgovor na pitanje kako bi vas u slučaju promjena sistem o tome obavijestio. Kreirajte sistemski folder i u njega sačuvajte sve pronađene dokumente.
- Potrebno je saznati ko je, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, dužan da plaća obavezno zdravstveno osiguranje za neradne studente redovnih univerziteta?
Materijalno-tehnička podrška laboratorijskih studija
Laboratorijska nastava se izvodi u Centru za informacione tehnologije IAI RSUH. Prisustvo plazma panela pomaže u podučavanju učenika, jer prvo nastavnik demonstrira veliki ekran algoritam rada, zatim studenti kreću u samostalan rad.
Prilikom izvođenja laboratorijskih radova koriste se internet izvori i metodološki materijali.
Softver uključeni u proces učenja:
- Office paket Microsoft Office aplikacija;
- Besplatan kancelarijski paket OpenOffice.org;
- ABBYY FineReader;
- Internet Explorer, Mozilla Firefox;
- Referentni i pravni sistemi "Konsultant", "Garant", "Šifra".
Softverski proizvodi uključeni u proces učenja:
- "E1 Eufrat";
- "Slučaj";
- "Poslovno - Kadrovi";
- "DIRECTUM";
- "1C upravljanje dokumentima";
- "DocsVision";
- "IRM Doc".
Metodički materijali
Prilikom izvođenja laboratorijskih radova koriste se metodološki materijali koje je razvio proizvođač EDMS-a. Svaki polaznik dobija štampani materijal o radu u programu.
Metodičke preporuke su namijenjene racionalnoj raspodjeli studentskog vremena po vrstama samostalnog rada i disciplinskim dijelovima. Sastavljaju se na osnovu podataka o složenosti discipline, njenom sadržaju i vrstama rada na njenom izučavanju, kao i obrazovno-metodičkoj informacionoj podršci.
Ukupna složenost savladavanja discipline za redovno obrazovanje je 7 kreditnih jedinica, 252 časa, od čega je 128 časova učionica, 124 časa je predviđeno za samostalan rad studenta.
Ukupna složenost savladavanja discipline za puno radno vrijeme vanredni oblik obuka je 2 kreditne jedinice, 72 sata, od čega je 16 sati učionica, 56 sati je predviđeno za samostalan rad studenta.
Ukupan radni intenzitet savladavanja discipline za vanredno obrazovanje je 3 kreditne jedinice, 108 sati, od čega je 10 sati učionica, 98 sati je predviđeno za samostalan rad studenta.
Da biste osigurali različite vrste samostalnog rada, pogledajte dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška discipline“.
Za određivanje intenziteta rada samostalnog rada po dijelovima discipline vidi tabelu u Programu rada discipline „Struktura discipline (tematski plan)“.
Prilikom samostalnog izučavanja dijelova discipline potrebno je koristiti preporučene udžbenike, savezno zakonodavstvo i zvanične internet stranice.
Vrsta samostalnog rada: priprema eseja
Apstraktne teme:
1. Istraživanje tipičnih zadataka automatizacije dokumentacijske podrške menadžmenta.
2. Istraživanje savremenih informacionih tehnologija koje se koriste u upravljanju dokumentima.
3. Upotreba automatizovanih informacionih sistema za upravljanje dokumentima.
4. Analiza normativno-pravnih akata kojima se uređuju procesi implementacije i upotrebe informacionih tehnologija za upravljanje dokumentima.
5. Analiza regulatornih i metodoloških dokumenata kojima se uređuju procesi implementacije i upotrebe informacionih tehnologija, dokumentacione podrške menadžmentu.
6. Analiza formata elektronskih dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima.
7. Analiza otvorenih formata elektronskih dokumenata i slobodnog softvera za rješavanje problema upravljanja dokumentima.
8. Analiza softverskih proizvoda za implementaciju funkcija upravljanja dokumentima.
11. Istraživanje prakse korišćenja savremenih informacionih tehnologija za upravljanje dokumentima u inostranstvu.
12. Istraživanje prakse korišćenja savremenih informacionih tehnologija za upravljanje dokumentima u Ruskoj Federaciji.
13. Analiza automatiziranih predškolskih obrazovnih ustanova.
14. Planiranje aktivnosti specijaliste za upravljanje dokumentima na bazi informacionih tehnologija.
15. Upravljanje dokumentima putem MS Office paketa.
16. Upravljanje dokumentima zasnovano na Lotus Notes-u.
Priprema eseja omogućava vam da konsolidujete teorijsko znanje u disciplini, steknete veštine samostalnog dubinskog proučavanja jednog od delova kursa. Prilikom izrade eseja studenti stiču veštine i sposobnosti rada sa izvorima i literaturom, analiziranja činjenica i podataka iz specijalne literature i prezentovanja pročitanog savremenim stručnim jezikom.
Apstrakt mora biti sastavljen u skladu sa uslovima za izradu i izvođenje naučnih radova.
Sažetak uključuje:
- naslovna strana;
- uvod;
- glavni dio (tematski dijelovi);
- zaključak;
- popis korištenih izvora i literature.
Obim sažetka je 15–20 stranica teksta (pri kucanju sa proredom 1,5 i veličinom fonta 13–14). Sažetak je napisan na jednoj strani standardnog A4 lista (210x197mm).
Stranice sažetka numerisane su arapskim brojevima na gornjoj margini lista, bez navodnika, crtica i drugih znakova interpunkcije. Naslovna strana i sadržaj nisu numerisani, već su uključeni u ukupni volumen sažetka.
Naučni referentni aparat sažetka obuhvata spisak izvora i literature i fusnote. Fusnote se koriste u svim slučajevima citiranja u tekstu sažetka pravnih akata, dokumenata, radova autora monografija, članaka, udžbenika, nastavnih sredstava, kao i kod citiranja standardnih definicija pojmova i pojmova. Sve činjenice, brojke, datumi, konkretni podaci navedeni u sažetku moraju biti potvrđeni i fusnotama.
Fusnote su numerisane arapskim brojevima unutar jedne stranice, tekst fusnote se nalazi ispod zadnjeg reda teksta.
Takođe, za izradu eseja koristite dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška disciplini“. Materijali za učenje iz izvora, bilješke s predavanja i seminari.
Vrsta samostalnog rada: priprema za test, ispit.
Primjer liste pitanja za test (ispit):
1. Koncept "informacione tehnologije" u upravljačkoj dokumentaciji.
2. Osnovne informacione tehnologije koje se koriste u upravljačkoj dokumentaciji. Imenovanje, mjesto, uloga.
3. Tehnologije za kreiranje dokumenata.
4. Tehnologije za čuvanje dokumenata.
5. Referentni i pravni sistemi, njihov sastav, struktura i principi građenja. Primjeri.
6. Sredstva i vrste pronalaženja informacija u pravnim referentnim sistemima. Primjeri.
7. Koncepti "elektronskog dokumenta" i "elektronskog toka dokumenata".
9. Razvoj vodećih kompanija za razvoj softvera za predškolske obrazovne ustanove (kompanija po izboru učenika).
10. Kriterijumi za ocjenu i izbor kompanije-programera softverskog proizvoda za upravljanje dokumentima.
11. Upotreba baza podataka u upravljanju. Primjeri.
12. Organizaciona i tehnički problemi kontrolu izvršenja dokumenata.
13. Mogućnosti implementacije upravljačkih funkcija u savremenim informacionim sistemima.
14. Korišćenje klasifikatora i rubrikatora za kreiranje baze podataka računovodstvenog tipa.
15. Osnovne informacione tehnologije koje se koriste u radu sa informacionim resursima organizacije.
16. Realizacija tipičnih kancelarijskih poslova na primeru MS Office paketa.
17. Koncept "korporativne baze podataka" i "korporativnog informacionog sistema". Tehnologija klijent-server.
18. Modeli komunikacije koje podržava Lotus Notes.
19. Koncept "polja" u bazama podataka. Tipovi polja. Tipovi podataka koji se koriste u bazi podataka.
20. Upotreba formata elektronskih dokumenata dokumentacione podrške menadžmenta.
21. Otvoreni ED formati i besplatni softver, njihov značaj za upravljanje dokumentima.
22. Formati za skladištenje elektronskih dokumenata.
Za pripremu testa (ispita) koristite dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška discipline. Materijali za učenje iz izvora, bilješke s predavanja i seminari.
Vrsta samostalnog rada: priprema za seminare
Pogledajte odjeljak " Planovi seminara„U UMK.
Takođe, za pripremu seminara koristite sekciju Programa rada discipline „Nastavno-metodička podrška i informatička podrška disciplini“, zapise sa predavanja i seminara, kao i sajtove navedene u spisku izvora.
U pripremi za seminare, samostalni rad studenta su sljedeće aktivnosti:
- samoupoznavanje sa predloženim izvorima i literaturom na temu seminara;
- identifikovanje komponenti teme lekcije, proučavanje njenih pojedinačnih aspekata;
- analiza i generalizacija dobijenih informacija;
- kreiranje obrasca za prezentovanje informacija;
- priprema za izlaganje na seminaru.
Oblici prezentacije informacija mogu biti: izvještaj, poruka, bilješka.
Izvještaj je dokument koji sadrži iskaz o rezultatima rada studenta sa predloženim izvorima i literaturom na temu koju je student izabrao. Izveštaj treba da istakne glavni sadržaj teme, potkrepi zaključke i sopstvena razmatranja govornika. Obim izvještaja je 3-5 stranica teksta (pri kucanju u intervalima od 1,5 i veličine slova 12 na jednoj strani standardnog lista A4 papira.
Poruka - kratka, pregledna informacija o jednom od potpitanja teme seminarske lekcije. Referentnog je ili dopunskog karaktera. Veličina poruke može biti 1–2 stranice teksta (pri kucanju u intervalima od 1,5 i veličine slova 12 na jednoj strani standardnog A4 lista).
Bilješka može imati karakter poruke ili posebnog komentara na temu izvještaja ili govora. Nema specifičnosti dizajna.
Na osnovu rezultata samostalnog rada, učenik mora biti spreman da govori o temi časa, da istakne određeni aspekt teme, kao i da diskutuje o navedenim pitanjima.
* * *
Dati uvodni fragment knjige Zbirka nastavno-metodičke dokumentacije Katedre za automatizovane sisteme dokumentacione podrške IAI RSUH na smeru za obuku prvostupnika „Dokumentacija i arhivistika“. Discipline varijabilnog dijela, profil "Organizacija upravljanja elektronskim dokumentima" (Kolektiv autora, 2014) obezbjeđuje naš partner knjige -
