Knjiga: Bilješke s predavanja Dokumentarni film

ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA MENADŽMENTA ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVE 1.1. Značenje podrška dokumentaciji menadžment

Dokument obavlja mnoge funkcije. Državni standard 16.487-83 definira dokument kao materijalni objekt sa informacijom koja je fiksirana na način koji je napravio čovjek za njen prijenos u vremenu i prostoru, te definira opštu funkciju dokumenta kao nosioca informacija. Ova funkcija dokumenta je posebno važna u operativnom menadžmentu. Nakon upotrebe dokumenta u tekućem radu, on obavlja još jednu važnu funkciju - djeluje kao povijesni izvor. Ove karakteristike privukle su pažnju upravnika i arhivista. Organi upravljanja i vladine institucije moraju biti u interakciji u svom radu.

U periodu restrukturiranja sistema upravljanja, dokument obavlja niz teorijskih funkcija koje se koriste u okviru naučnih disciplina upravljanja dokumentima i arhiviranja.

Tehnologija upravljanja, svedena na jednostavan dijagram, može se predstaviti u obliku donošenja odluke, organizovanja njene implementacije i praćenja njene implementacije. Ova shema se može koristiti i u slučaju izvođenja najjednostavnijeg jednokratnog događaja, i prilikom organiziranja složenih industrijskih sistema širom zemlje. Ovi sistemi će se razlikovati po stepenu pripremljenosti za donošenje odluke, organizaciji njene implementacije (kadrovska, finansijska, snabdijevanje, implementacija itd.) i organizaciji kontrole implementacije. U svim slučajevima moraju se ugraditi navedeni dijelovi.

Nijedna odluka ne nastaje niotkuda, može se donijeti samo na osnovu informacija o ovom pitanju. U ovom slučaju treba napomenuti dva važna uslova: prvo, informacija mora biti blagovremena, i drugo, mora biti dovoljna za prihvatanje neophodno rešenje. Ako informacije budu primljene sa zakašnjenjem, gubite priliku da učestvujete u bilo kojoj akciji ili događaju. Odnosno, prilika ili šansa je izgubljena. S druge strane, ako su informacije nedovoljne ili znate nešto samo na pola puta,

Vaša odluka možda ne samo da nije najbolja, već čak i pogrešna, jer niste uzeli u obzir sve faktore.

Trenutno se obim informacija udvostručuje svake tri godine. To je povezano sa razvojem društva. Svaki subjekt ili svaki pojedinac može postojati samo ako se razmjenjuju informacije. U uslovima tržišnih odnosa ekonomska situacija se ubrzano menja, komercijalna preduzeća „opstaju“ samo ako na vreme znaju šta, kada, kako i koliko košta. Informacije su odavno postale roba. Onaj ko posjeduje informacije kontroliše situaciju, i obrnuto.

Ovo ukazuje na značajne promjene u organizaciji informacionih resursa u društvu, pokazuje da informacije i dokumenti kao njihov nosilac utiču na sve aspekte upravljanja, kao i na funkcionisanje razne strukture, koji utiču na krajnji rezultat u ekonomskoj sferi.

Informaciono-dokumentacione usluge su glavna (glavna) pomoćna (servisna) funkcija menadžmenta, za čiju realizaciju su potrebna posebna stručna znanja. Efikasnost i jasnoća u aktivnostima bilo kog subjekta zavise od toga kako se ovaj posao obavlja.

Informaciono-dokumentacionu podršku sprovode posebne strukturne jedinice: poslovanje, opšti odsek, kancelarija, sekretarijat (ili pomoćnik sekretara). Ove jedinice moraju biti popunjene stručnjacima. Pomoćnik sekretara mora imati i posebno obrazovanje u zavisnosti od nivoa rukovodioca i njegove stručne spreme.

Rad bilo kojeg administrativnog aparata, kao i svaki posao općenito u naše vrijeme, mora se obavljati u skladu sa zahtjevima naučne organizacije rada. Odnosno, to znači da ne postoji posao koji ne mora biti pravilno organizovan, a lice koje obavlja ovaj posao mora biti upoznato sa posebnostima njegovog sprovođenja. Da biste to učinili, rad se mora podijeliti na određene komponente - od najsloženijih do najjednostavnijih operacija. Svaki dio mora biti razrađen, odnosno organiziran na najbolji mogući način, jer u svakom poslu nema sitnica, sve se mora promisliti. Naučna organizacija rada sastoji se od tako dobro osmišljenih, pravilno organizovanih operacija. Regulatorni i metodološki dokumenti određuju kako pravilno izvršiti ovaj ili onaj posao.

U oblasti menadžmenta uglavnom rade sa informacijama i dokumentima koji su njihovi nosioci. Dokument-predmet i rezultat rada u oblasti menadžmenta.

Rad sa informacijskom i dokumentacionom podrškom sastoji se od identičnih operacija. Samo neki subjekti to izvode tradicionalnim metodama (ručno), dok drugi koriste mehanizaciju i automatizaciju. Ali ostaju sve faze rada sa dokumentima. Dakle, svaki elementarno kompetentan službenik administrativnog aparata mora ne samo da pravilno sastavlja i izvršava dokumente, već i da zna koje vrste poslova se sa njima obavljaju.

Svaki rad danas se poboljšava uvođenjem novih mašina i procesa. U oblasti upravljanja jedino je moguće mehanizirati rad sa dokumentima i automatizirati obradu informacija sadržanih u dokumentima.

Ali mašinska obrada dokumenata postavlja svoje zahtjeve. Što se tiče dokumenata, uslova za njihov format, redosleda izrade, prezentacije teksta.

Dokument se također može podijeliti na svoje najjednostavnije komponente (detalje) iu svakom dijelu postoje pravila za najispravnije pisanje i dizajn. Ova pravila su sadržana u DSTU 4163-2003. Zahtevi za pripremu dokumenata su takođe dovoljno detaljno opisani u sistemu podrške upravljačkoj dokumentaciji, jer je u svim dokumentima moguće identifikovati iste komponente (detalje), proučivši proceduru za sastavljanje i obradu ovih detalja (upisivanje adrese, datuma). , oznake odobrenja, odobrenje, postupak zaključivanja itd.). Ovi zahtjevi su utvrđeni DSTU 4163-2003.

Jedan dokument se koristi za dokumentovanje samo jednokratne akcije. Dokumenti djeluju u bliskoj interakciji jedni s drugima i formiraju dokumentacijski sistem. Državni standard definira dokumentacijski sistem kao skup međusobno povezanih dokumenata u određenoj oblasti djelatnosti.

Postoje sistemi finansijske, primarne i računovodstvene dokumentacije budžetskih objekata i subjekata, računovodstvene i monetarne dokumentacije, organizacione i administrativne dokumentacije itd. Dakle, svaki rukovodilac mora biti u stanju da se povuče i poznaje dokumentacioni sistem sa kojim radi. Na primjer, zaposlenik u HR odjelu mora znati i biti sposoban sastaviti i izvršiti sve kadrovske dokumente,

i ugovori i ugovori o radu. Ali najčešći su organizacioni i administrativni dokumenti sa kojima svaki menadžer mora da se bavi. Ovo uključuje organizacione dokumente kao što su povelja, propisi, uputstva, administrativni dokumenti, naredbe, naredbe, uputstva, rezolucije, odluke; informativni i referentni akti, potvrde, izvještaji i pojašnjenja, kao i najčešće vrste službenih dokumenata - pisma, telegrami, telefonske poruke. Svaka vrsta pomenutog dokumenta ima svoje karakteristike u dizajnu i prezentaciji teksta, koje je lako proučavati.

Procedura rada sa dokumentima također je podijeljena u određene faze. Svaka faza ima svoje tehnike kako je najbolje izvesti. Ovaj posao počinje prijemom i početnom obradom dokumenata. Ova faza je bez obzira na način prenošenja informacija: poštom, lično, telegrafom, faksom. Po pravilu, ovaj posao se obavlja centralno i sastoji se od čisto tehničkih operacija, detaljno opisanih u pravilima i uputstvima.

Registracija dokumenata je važan korak. U toku procesa registracije vodi se evidencija primljenih dokumenata, ali je najvažnije evidentiranje indikatora o dokumentu koji omogućavaju organizovanje kontrole nad njegovom implementacijom i informaciono-referentni rad sa dokumentima, tj. Tokom procesa registracije kreira se banka podataka o dokumentima koji kruže u objektu ili subjektu.

Sljedeća faza, praćenje implementacije, usko je povezana sa registracijom dokumenata. Pravilno organizovana hitna kontrola vam omogućava da u svakom trenutku znate šta treba da se uradi i pomaže subjektu da efikasno planira svoj radni dan.

Organizacija informativnog i referentnog rada zavisi i od registracije dokumenata. Služba informaciono-dokumentacione službe ili sekretarica dužni su da za nekoliko minuta izdaju potvrdu: gde, od koga, u kojoj fazi rada se nalazi neki dokument, kao i odgovor na pitanje: koji dokumenti sadrže podatke o određenom problemu koji zanima te. Registracija se može izvršiti u ručni način rada- na karticama ili automatizirano - na kompjuteru. Tehnologija registracije dokumenata dobro je opisana u normativnim i metodološkim priručnicima.

Nakon početne obrade i registracije, dokument se šalje na izvršenje. Ova faza je povezana s problemom direktnog kretanja dokumenta. Kretanje dokumenta do izvršioca, koji odražava sistem organizacije upravljanja. Sa jasnom raspodjelom odgovornosti i delegiranjem ovlaštenja, dokument odmah ide u izvršenje. Sa centralizovanim sistemom upravljanja, kada menadžer na sebe preuzima rešavanje svih, pa i manjih pitanja, svaki dokument mu dolazi na rešavanje i nakon toga se šalje na izvršenje. Tako će pripremljeni dokument ići odozdo prema gore - od izvršioca, uz brojna odobrenja, do upravnika na potpis. Kretanje dokumenta jasno se odražava na operogramu i omogućava vam da vidite sve ponovljene i nepotrebne operacije.

Sljedeća faza je trenutno skladištenje dokumenata. Svaki dokument, nakon što se u njemu zapisane informacije koriste u procesu upravljanja, obavlja funkciju pohranjivanja i akumuliranja informacija tako da se te informacije mogu ponovo vratiti kada se za to ukaže potreba. Da biste to učinili, dokumenti moraju biti postavljeni tako da se željeni dokument može pronaći za nekoliko minuta. S obzirom na to da postoji mnogo dokumenata koji se odlažu u toku rada predmeta, njihova organizacija u postojećem skladištu zahtijeva preliminarnu klasifikaciju, odnosno raspodjelu u grupe (slučajeve) radi njihovog brzog pretraživanja. Za raspodjelu dokumenata po predmetima razvija se jednostavan klasifikator - nomenklatura predmeta. Ovo je sistematski spisak naslova predmeta koji se vode u regionima.

Nomenklatura je najvažniji dokument. Dobro osmišljena nomenklatura fajlova omogućava da se trenutno skladištenje dokumenata jasno organizuje. Međutim, sastavljanje nomenklature zahtijeva posebna znanja. Dugogodišnje iskustvo u sastavljanju nomenklatura nam omogućava da tvrdimo da samo specijalista iz oblasti upravljanja dokumentima ili arhivista može sastaviti nomenklaturu. Ako subjekt ne može sam kompetentno sastaviti nomenklaturu, trebate kontaktirati. u arhivsku službu. Poklopci kućišta izrađuju se prema nomenklaturi. Dizajn korica i distribucija dokumenata unutar dosijea također se mora vršiti uzimajući u obzir posebna pravila.

Izrada nomenklature predmeta, formiranje predmeta i njihovo čuvanje vezano za ispitivanje vrijednosti dokumenata. Ekspertiza se odnosi na utvrđivanje praktičnog i naučnog značaja dokumenata i određivanje perioda njihovog čuvanja. Ovisno o vrijednosti dokumenata mogu imati različite rokove čuvanja: kratkoročno (do 10 godina), dugotrajno (uglavnom su to dokumenti o osoblju koji se čuvaju 25-75 godina) i trajno. Period skladištenja dokumenata može se odrediti u posebnim uputstvima pod nazivom „Liste dokumenata po rokovima čuvanja“. Oni su standardni i odjelni. Standardna lista postoji za upravljačke dokumente, naučnu i tehničku dokumentaciju, filmske i fotografske dokumente; resorne liste za skoro sve oblasti delatnosti (kultura, zdravstvo, kinematografija, poljoprivreda itd.). Odjeljenska lista detaljnije obuhvata dokumente koji nastaju u procesu aktivnosti u određenoj oblasti. Periodi skladištenja dokumenata određuju se prilikom kreiranja fajlova, jer nije dozvoljeno kreiranje dokumenata sa trajnim i privremenim periodima skladištenja u jedan fajl. U suprotnom, dokumenti će se morati ponovo grupirati. Procedura za sprovođenje ispitivanja i evidentiranje njegovih rezultata dobro je utvrđena regulatornim i metodološkim dokumentima.

1, konačno, završna faza rada sa dokumentima je priprema fajlova za dugotrajno skladištenje ili za podnošenje u arhivu. U operativnom radu, po pravilu, predmeti se koriste dvije godine - tekuću i prethodnu. Predmeti za prethodne godine moraju se obraditi i prenijeti u arhivu subjekta (ako postoji) ili prenijeti u drugi kabinet na čuvanje. Predmeti se obrađuju prema utvrđenim pravilima. Ako se ovaj posao obavlja redovno, svake godine, poslovi subjekta će biti u savršenom redu i pronalaženje potrebnih dosijea i dokumenata neće biti teško.

Postupak sastavljanja i obrade dokumenata i organizacija svih faza rada sa njima dovoljno je detaljno opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima. Svaki subjekt ili objekat mora imati paket dokumenata, a ako su veliki, svaka strukturna jedinica ih mora imati.

Arhivisti koji prate rad predmeta ili subjekata moraju, prije svega, dati konsultacije, utvrditi koje normativne i metodološke dokumente subjekt ili predmet treba da ima, uz pomoć kojih se može naći odgovor na mnoga pitanja u vezi sa sastavljanjem, obradom, i organizacija dokumenata.

Paket normativno-metodoloških dokumenata sastoji se iz dva dijela. Prvi dio treba da sadrži nacionalne normativne i metodološke dokumente, čiji skup u cijelosti treba prodavati u arhivskim ustanovama ne samo u centru, već i lokalno. Ovi dokumenti uključuju:

Sistem podrške državnoj dokumentaciji

menadžment. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i

usluge podrške dokumentaciji.

Standardna uputstva za pravna znanja o objektima i predmetima.

Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive.

Spisak standardnih dokumenata koji se kreiraju u procesu

aktivnosti državnih odbora, objekata, subjekata sa definisanjem rokova

njihovo skladištenje.

Za subjekte koji se bave bilo kakvim žalbama građana korisno je da imaju „Standardni propis o obavljanju kancelarijskog posla po žalbama, prijavama i pritužbama građana državnim organima i preduzećima“, kojim se definiše postupak i metodologija rada sa ovom kategorijom. dokumenata.

Drugi dio paketa je formiran od organizacionih, normativnih i metodoloških dokumenata samog predmeta. Ovo uključuje:

Povelja ili propis o objektu ili subjektu.

Pravilnik o strukturnoj podjeli (ako je subjekt razgranatog ustroja).

Opisi poslova za zaposlene u strukturnim jedinicama.

Uputstvo za vođenje poslova ovog subjekta.

Nomenklatura predmeta.

List obrazaca dokumenata strukturnih jedinica odn

subjekt u cjelini.

Što se tiče posljednja tri dokumenta, potrebno je za dati predmet precizirati uputstva za rad u kancelariji sa primjerima, nomenklaturom predmeta i listom obrazaca dokumenata sa uzorcima dokumenata koji se mogu izraditi samostalno ili se sastojati od zaposlenih u lokalnoj arhivskoj službi.

12. 2.8. Zahtjevi za tekst dokumenta
13. 2.9. Izrada organizacionih i administrativnih dokumenata

Tema 2. 3 Informacione tehnologije za podršku dokumentaciji aktivnosti upravljanja Obrazovna pitanja: 1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu kao tehnološkom procesu 2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi 3. Karakteristike toka dokumenata u različitim preduzećima 4. Organizacija elektronskog toka dokumenata

1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu kao tehnološkom procesu Kao što je poznato, proces upravljanja uključuje određeni skup standardnih tehnoloških operacija za: n prikupljanje i obradu informacija sadržanih u dokumentima; n priprema upravljačke odluke, njeno donošenje i dokumentacija, komunikacija izvršiocima; n izvršenje rješenja i kontrola izvršenja; n prikupljanje informacija o izvršenju, prenos informacija vertikalnim i horizontalnim kanalima; n skladištenje i pronalaženje informacija. Svaka od navedenih operacija implementirana je u objektivnoj, dokumentarnoj formi, kreiranoj tradicionalno (ručno) i kompjuterski. U praksi, nedokumentovane upravljačke odluke su, u suštini, pomoćne, operativne i organizacione i imaju preliminarnu prirodu.

U procesu čovjekovog rada i društvenih aktivnosti nastaju dokumenti koji bilježe, odražavaju i konsoliduju složene informacijske veze između ljudi i njihovih različitih formacija. Svaki pojedinačni dokument predstavlja jedan akt dokumentacije kao samostalan tehnološki proces. Istovremeno, aktivnosti pojedinačnih organizacija i industrijskih preduzeća aktivno se odražavaju skupom međusobno povezanih, međusobno zavisnih i organski međusobno povezanih dokumenata, koje objedinjuje osnovni koncept dokumentacionog sistema. Federalni zakon „o informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija“ definiše pojam „dokumenta“ kao informacije snimljene na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Dokument je materijalni medij na kojem je ispisana neka informacija koja odražava stanje sistema, ili doneta odluka sa strogo utvrđenim sadržajem u propisanom obliku. Ima dva karakteristična svojstva: multifunkcionalnost i pravnu snagu. Funkcije koje se implementiraju pomoću dokumenta uključuju registraciju primarnih informacija ili doneta odluka, prijenos, obrada i pohrana informacija. Prisustvo pravne snage osigurava se potrebnim potpisom osobe odgovorne za tačnost informacija sadržanih u dokumentu.

Najopštiji i najholističkiji sistem je nacionalni dokumentacioni sistem, koji uključuje gotovo sve vrste dokumenata kreiranih i implementiranih u cijeloj državi. Ovaj sistem, pak, čine mnogi podsistemi, koji su klasifikovani prema predmetnim, geografskim, funkcionalnim, hijerarhijskim i drugim bitnim karakteristikama. dakle, funkcionalni sistemi uključuju planiranje, izvještavanje i statističku, nabavnu i prodajnu i finansijsku dokumentaciju svojstvenu svim, bez izuzetka, tijelima upravljanja nacionalnom ekonomijom Rusije. Sistemi sektorske dokumentacije odražavaju organizacione aspekte sektorskih (resornih) organa upravljanja, koji obuhvataju aktivnosti ministarstava, resora, odjeljenja i odjeljenja na saveznom, regionalnom i lokalnom nivou vlasti. Uvođenjem elektronske računarske tehnologije i automatizovanih radnih stanica (AWS) u proces obrade informacija o dokumentima, legitiman je koncept informaciono-dokumentacione podrške menadžmentu, koji obuhvata organizovan skup poslova na prijemu, obradi, čuvanju i izdavanju informacija. i dokumente potrošaču (pretplatniku) kao njegovim materijalnim nosiocima.

Uvođenjem računarske tehnologije u dokumentacijske procese mijenja se i tehnološki lanac, jer stručnjaci i menadžeri imaju mogućnost da rade kako s punim tekstom dokumenta, tako i sa fragmentima koji sadrže potrebne informacije. Uvođenje savremenih informacionih tehnologija i kancelarijske opreme u dokumentacione procese je prilično efikasno, ali zahteva poštovanje najmanje dva osnovna uslova: ujednačenost formata i racionalnu konstrukciju tehnologije za obradu informacija o dokumentima, u kojoj bi slične operacije bile koncentrisane na jednom mestu. Efikasnost upravljačkih informacionih sistema je obezbeđena značajnim obimom standardnih organizacionih i tehnoloških procedura za 1) obradu informacija, 2) donošenje odluka i 3) korišćenje seta automatizovanih radnih stanica.

Upravljački informacioni sistem (MIS) je skup organizacionih, tehničkih, tehnoloških i metodoloških alata za upravljanje (računar, telefon, faks, itd.), obezbeđivanje radnog mesta (nameštaj, sefovi, itd.), profesionalizam rukovodilaca i stručnjaka za proizvodnju , opšta pismenost i informatička kultura, sisteme podrške dokumentaciji i same informacije. Sistem toka dokumenata u procesima informacione i dokumentacione podrške igra značajnu ulogu u formiranju eksternog i radnog okruženja koje obezbeđuje tzv. informacioni komfor: primanje potrebne informacije V pravo vrijeme. U procesu informaciono-dokumentacione podrške subjekt upravljanja je pozvan da odvoji vrijedne informacije od informacija „buke“, da istakne prioritetni dio koji omogućava analizu stvarnog stanja sistema i pripremu informisanu odluku. Govoreći o najbitnijim karakteristikama informacija, čini se primjerenim istaknuti: obim (kvantitet), pouzdanost (istina), vrijednost, bogatstvo (sadržaj informacija), otvorenost (pouzdanost). Obim percipiranih informacija uključuje tri nivoa: nivo redundantnosti informacija i, nedostatak informacija, potreban nivo informacija.

Pouzdanost informacija povezana je sa procesom adekvatnosti odraza stvarnih informacija u ukupnom obimu percipiranih informacija. Stručnjaci iz oblasti informacionih tehnologija primećuju prisustvo tri nivoa pouzdanosti: apsolutna (100%), pouzdana (više od 80%), negativna (manje od 80%). Pouzdanost u velikoj mjeri ovisi o tehnologiji toka dokumenata implementiranoj u mehanizaciji i sredstvima automatizacije: što je manje ljudskog rada osoblja utrošeno na prikupljanje, obradu, prenošenje i pohranjivanje informacija, to je veća njihova pouzdanost. Iz prakse je poznato da se o istom događaju mogu dobiti najkontradiktornije informacije u zavisnosti od tehnologije i aspekata njegove analitičke i sintetičke obrade. Iskustvo usluga dokumentacione podrške potvrđuje da pouzdanost informacija značajno zavisi od vremenskih parametara implementacije toka dokumenata. Dakle, kašnjenje apsolutno pouzdanih informacija može dovesti do njihovog apsurda (na primjer, informacija o cijeni dionica na berzi vrijednosnih papira). Vrijednost informacija sa ekonomske tačke gledišta karakterizira smanjenje troškova različitih vrsta resursa (energija, materijali, vrijeme, finansije) za donošenje ispravne odluke.

Vrijednost ima četiri nivoa: nula (bez uštede resursa), srednja (smanjenje troškova za povećanje profita za više od 10%), visoka (više od dva puta), ultra visoka (više od 10 puta). Vrijednost definira informaciju kao ekonomsku kategoriju (proizvod koji ima potrošačku vrijednost). Na primjer, simulacijski modeli proizvodnje su od velike vrijednosti, omogućavajući menadžeru da razumno predvidi moguće posljedice alternativnih odluka. Informativne usluge prosječne vrijednosti pružaju, po pravilu, konsultantske kuće koje prepoznaju da je vrijedna informacija uspješno prodat proizvod. Primjer nulte vrijednosti su informacije koje dupliciraju poznate, zastarjele ili pružaju lažne, nepotrebne informacije za donošenje upravljačke odluke.

2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi Razmotrimo osnovne koncepte koji se nalaze u okviru kancelarijskog rada i dokumentacione podrške menadžmentu: Dokumentaciona podrška menadžmentu (DMS) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihovo arhivsko skladište. n Dokumentacija je kreiranje dokumenata, odnosno njihova priprema, izvođenje, koordinacija i proizvodnja. n Kancelarijski rad je skup mjera za dokumentsku podršku menadžmentu (DOU) preduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija kancelarijskog rada. n Organizacija rada sa dokumentima – obezbjeđivanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. n

Sistematizacija arhivskog skladištenja dokumenata – utvrđivanje pravila za čuvanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pronalaženje i korišćenje za podršku odlukama upravljanja i poslovnim procedurama. n n Protok dokumenata – kretanje dokumenata unutar predškolske obrazovne ustanove. Poslovni postupak je slijed određenih operacija (radova, zadataka, procedura) koje obavljaju zaposleni u organizaciji radi rješavanja bilo kojeg zadatka ili cilja u okviru djelatnosti preduzeća ili organizacije. n Elektronski arhiv rješava problem sistematizacije arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove. n Poslovni postupci su odgovorni za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su obavljanja praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.

Elektronski arhiv U Rusiji, termin „elektronski arhiv“ je jedna od nacionalnih karakteristika ruskog upravljanja elektronskim dokumentima. Na Zapadu je termin „skladište podataka“ popularniji. Kod nas se, po svemu sudeći, pod podacima uglavnom podrazumeva sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost termina za kancelarijski rad „arhiva“. U kancelarijskom radu arhiv je zadužen za sistematizaciju skladištenja dokumenata i jedan je od tri glavna kancelarijska zadatka: kreiranje, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata. Često čujemo da neki “arhivski sistem idealno rješava probleme organizacije toka dokumenata”. To ne može biti, jer se dokumenti premeštaju (suština toka dokumenata) kao deo rešavanja sva tri problema, a ne samo kao deo sistematizacije arhivskog skladišta.

Sistemi za automatizaciju ureda u Rusiji Glavna rješenja za kancelarijski rad i poslovne procedure mogu se podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka): n sistemi toka posla (automatizacija poslovnih procedura); n grupni sistemi (timski rad); sistemi za upravljanje dokumentima (uglavnom obezbjeđuju registraciju, skladištenje i pronalaženje dokumenata); n sistemi e-pošte (koriste se za razmjenu dokumenata). n Sada je ova podjela prilično proizvoljna zbog činjenice da neki sistemi kombinuju sve ove i neke druge tehnologije.

Najracionalniji način automatizacije poslovnih procedura je stvaranje zajedničkog informacionog okruženja za njih, u okviru kojeg zaposleni mogu sarađivati ​​(odnosno zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati ​​poruke. Dakle, najvažniji element automatizacije predškolske ustanove su sistemi elektronske pošte Organizacija rada sa dokumentima je važan dio procesa upravljanja i donošenja upravljačkih odluka, što značajno utiče na efikasnost i kvalitet upravljanja. Proces donošenja upravljačkih odluka uključuje dobijanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka. Ove komponente su usko povezane sa dokumentacionom podrškom za upravljanje. Za postizanje ekonomskog efekta, prije svega, važan je kvalitet informacija, koji je određen njihovom količinom, efikasnošću, stepenom složenosti i cijenom. Ako preduzeće nema efikasan rad sa dokumentima, onda se, kao rezultat toga, pogoršava menadžment, jer zavisi od kvaliteta i pouzdanosti, efikasnosti prijema i prenošenja informacija, pravilne organizacije referentne informacione službe i jasne organizacije pretraživanje, čuvanje i korištenje dokumenata.

U kancelarijskom radu (DOW) rješavaju se tri glavna zadatka. Dokumentacija (izrada, izvođenje, koordinacija i izrada dokumenata). n Organizacija rada sa dokumentima u procesu upravljanja (obezbeđivanje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanja i korišćenja dokumenata). n n Sistematizacija arhive dokumenata. Treba napomenuti da dokumentovana podrška menadžmentu ima direktan uticaj na kvalitet donošenja upravljačkih odluka, te ju je potrebno stalno unapređivati.

Sa rastom obima preduzeća i broja zaposlenih, pitanje efektivnosti dokumentacione podrške menadžmentu postaje sve aktuelnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako. n Menadžment gubi holističku sliku onoga što se dešava. n Strukturne jedinice, u nedostatku informacija o aktivnostima jedne druge, prestaju da sprovode svoje aktivnosti na koherentan način. Kvalitet korisničke usluge i sposobnost organizacije da održava eksterne kontakte opadaju. n Posljedica ovoga je pad produktivnosti rada; osjeća se nedostatak resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacionih itd. n Kadrovi se šire, ulažu novac u opremu za nova radna mjesta, prostorije, komunikacije, obuku zaposlenih. n Za proizvodna preduzeća Povećanje osoblja može dovesti do promjene tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja. n U situaciji neopravdanog rasta osoblja, pada produktivnosti i potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što opet dovodi do smanjenja profita. n Kao rezultat toga, ekspanzija preduzeća se dešava na ekstenzivni način zbog prethodno akumuliranih dobiti ili povećanja budžetskog deficita.

Shvativši važnost unapređenja predškolskog obrazovnog sistema, organizacije često prave mnogo grešaka kada pokušavaju da ga automatizuju, a odlučujući faktor u ovoj situaciji je problem izbora metoda automatizacije. Najčešće rješenje je automatizacija pojedinačnih radnih stanica (AWS): sekretar-pomoćnik, menadžer, računovođa ili izvršni direktor. Glavni nedostaci ovog pristupa su: nedostatak načina za elektronsko organizovanje razmjena informacija između zaposlenih i odeljenja preduzeća; nedostatak funkcionalne veze između automatizacije aplikativnih procedura i automatizacije ureda. Glavni funkcionalni dijelovi (komponente) sistema kancelarijske automatizacije u upravljanju preduzećima i organizacijama: n sredstva i pravila za kreiranje dokumenata, n održavanje njihove elektronske arhive, n prateći tok dokumenata.

Dakle, preduzeće koje želi da stvori efikasno okruženje za obradu informacija i poboljšanje kvaliteta upravljanja suočava se sa sledećim zadacima. Unapređenje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija kreiranjem mehanizma za dokumentnu podršku preduzeća (DOU). n Odabir prave strategije automatizacije, uključujući prave softverske proizvode. n

3. Karakteristike toka dokumenata u različitim preduzećima U procesu automatizacije toka dokumenata mogu se grubo razlikovati četiri faze: papirni dokumentotok, tok papirnog dokumenta pomoću autonomnih računara, mješoviti i bezpapirni dokumentotok. Tok papirnog dokumenta znači da se sve faze dokumenta odvijaju u papirnoj formi. Pre samo deceniju i po ovaj tip tok dokumenata je bio dominantan. Za registraciju papirna dokumenta Korišćeni su veliki časopisi ili listovi velikog formata u kojima su pisani novo snimljeni dokumenti. Nakon određenog vremena časopisi i listovi su predati u arhiv.

Kada su se pojavili kompjuteri, zamijenili su časopise i listove, što je dovelo do upravljanja dokumentima na papiru koristeći samostalne računare. Upravljanje dokumentima na papiru pomoću samostalnih računara znači da se računar koristi za pripremu i snimanje dokumenata. Zapravo, u ovoj fazi nastaje koncept elektronskog dokumenta, odnosno dokumenta koji se čuva isključivo na računaru, ili, kako se kaže, „na kompjuterskom mediju“. Međutim, prednosti elektronskog dokumenta u nedostatku lokalne mreže mogu se ostvariti samo u maloj mjeri. Prijenos, koordinacija i odobravanje dokumenata u ovoj fazi se vrši u papirnom obliku. Mješoviti tok dokumenata pretpostavlja da računari povezani na lokalnu mrežu služe za pripremu, prijenos i pohranjivanje dokumenata, međutim pravnu snagu Dokument je dostupan samo u papirnoj formi. Usklađivanje i odobravanje finansijskih i pravnih dokumenata vrši se u papirnom obliku. Nacrt dokumenta je u pripremi u u elektronskom formatu(tačka 1), zatim dokument ide sekretaru, koji ga registruje, štampa i predaje upravniku na odobrenje (tačka 2). Rukovodilac vrši izmjene i dokument šalje izvođaču na doradu (tačka 3). Nakon odobrenja dokumenta, šalje se preko lokalne mreže svim izvođačima (tačka 4).

Pravna snaga elektronskog dokumenta je obezbeđena upotrebom elektronskog digitalnog potpisa (EDS) – mehanizma koji vam omogućava da dokažete da je autor poslatog elektronskog dokumenta zapravo onaj za koga se predstavlja i da dokument nije promijenjeno tokom procesa isporuke. EDS se koristi kao analog svojeručnog potpisa ili običnog pečata u slučaju pravnog lica. Digitalni potpis se dodaje bloku podataka i omogućava primaocu bloka da provjeri izvor i integritet podataka i tako se zaštiti od krivotvorenja. Većina preduzeća prepoznaje prednosti elektronskog (bez papirnog) upravljanja dokumentima, koje ima sledeće prednosti: n jednostavnost unošenja izmjena u dokument; n mogućnost postavljanja ne samo teksta, već i multimedijalnih podataka u dokument; n mogućnost korištenja unaprijed pripremljenih obrazaca; n veća brzina prenosa informacija preko velikog broja adresa; n štednja papira; n veća kompaktnost arhivske građe; n lakša kontrola tokova informacija; n velika brzina pretraživanja i preuzimanja informacija; n mogućnost zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa i razlikovanja prava na pristup informacijama od strane zaposlenih.

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima omogućava smanjenje broja službi koje se bave radom sa dokumentima (kuriri, službenici itd.). U uslovima elektronskog upravljanja dokumentima, potrebno je mnogo manje troškova za restrukturiranje toka dokumenata prilikom promene spoljni uslovi, na primjer, zahtjevi za promjenom obrasca za izvještavanje. Međutim, i dalje postoje preduzeća i institucije koje i dalje rade u papirnom okruženju; većina koristi računare i lokalne mreže za organizaciju toka dokumenata, a samo mali procenat koristi potpuno automatizovane sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. Šta je razlog ovakvoj situaciji? U idealnom slučaju, razvoj elektronskog upravljanja dokumentima trebao bi rezultirati potpuno bezpapirnim tehnologijama. Međutim, danas su papirna dokumenta i dalje neophodna da bi se ispunili zahtjevi mnogih propisa – poreskih zakona, zakona o računovodstvu itd. Jedna od glavnih namjena dokumenta je mogućnost potvrđivanja određenih činjenica. Donedavno je dokument na papiru sa potrebnim detaljima i stepenom zaštite bio glavni način dokazivanja određene činjenice, odnosno imao je pravnu snagu. Papir kao materijalni medij ima nedostatak u smislu da ne dozvoljava brisanje i pisanje bez ostavljanja traga. nove informacije, međutim, ovaj nedostatak se ispostavlja kao prednost sa stanovišta eliminacije falsifikovanja dokumenata. Nije ni čudo što ruska poslovica kaže: ono što je napisano olovkom ne može se sjekirom posjeći.

Drugim riječima, kada dobijemo dokument koji ima potpis na svakoj stranici i nema znakova oštećenja na površini papira (tj. jasno je da tekst nije izbrisan ili prepisan), možemo biti sigurni da je ovaj dokument poslat u ime osobe koja je uručila potpis i da nije mijenjan tokom dostave. U osnovi savremenim sredstvima enkripcija vam omogućava da pružite isti način provjere autentičnosti dokumenta kao potpis na papiru (elektronski digitalni potpis), ali to je povezano s brojnim poteškoćama. Protok dokumenata za mala preduzeća U preduzećima sa malim brojem zaposlenih nema potrebe za implementacijom složenog automatizovanog sistema elektronskog upravljanja dokumentima. U ovom slučaju, u pravilu se program koristi kao medij za distribuciju dokumenata Microsoft Outlook, uz pomoć kojih se šalju fajlovi sa dokumentima, a isti program se koristi za slanje slika dokumenata dobijenih skeniranjem originala primarnog papira.

Tipično, sa ovim pristupom, ne postoje jedinstveni automatizovani imenici za celo preduzeće i svaki odeljenje kreira sopstvene sisteme klasifikatora i standarda. U ovom slučaju, isto adresari, koji sadrži adrese e-pošte zaposlenika. Registracija dokumenata po ovoj šemi vrši se ručno, podaci o dokumentima se unose u tabele koje se ne obrađuju u automatizovanim sistemima. Svaki dokument se šalje rutom koju odabere sljedeći izvršilac. Kada preduzeće raste, takva organizacija toka dokumenata pokazuje se neefikasnom. Postaje teško pratiti rutu određenog dokumenta i pratiti izvršenje određenog naloga. Kontrola verzija dokumenata, proces odobravanja i pretraživanja dokumenata postaje složeniji. U ovom slučaju je potreban prelazak na specijalizovane automatizovane sisteme za upravljanje dokumentima.

Protok dokumenata za srednja preduzeća U malom preduzeću moguće je organizovati rad na bazi razmene e-pošte i čuvanja dokumenata na fajl serveru, gde svako ima svoju ćeliju. Male kompanije obično implementiraju šemu upravljanja u kojoj je sistem datoteka prilično zgodan za pohranjivanje dokumenata. Na primjer, u folderu "Računovodstvo" postoji folder " odjel za finansije“, u njemu se nalazi fascikla „finansijsko planiranje”, još dublje – „minimizacija poreza”. Takva hijerarhija je intuitivna za korisnike - svako zna svoju ćeliju, zna gdje staviti određene dokumente. Protok dokumenata za velika preduzeća Za razliku od srednjih preduzeća, veliko preduzeće ima mnogo radnih grupa. Istovremeno, pojedini zaposleni mogu raditi na nekoliko projekata. Zamislite da je jedan projekat automatizacija FSB-a, a drugi automatizacija tržni centar. Jasno je da zahtjevi za kontrolu pristupa informacijama moraju biti različiti. Prvi aspekt je poseban softver koji omogućava skladištenje elektronskih dokumenata, koji vam omogućava da klasifikujete čitav skup dokumenata prema nekoliko parametara: po hijerarhiji, po stepenu tajnosti, itd. To vam omogućava da kompetentnije autorizujete pristup. i pronađite brže Potrebni dokumenti.

Drugi aspekt je usmjeravanje dokumenata u preduzeću. Uvođenje sistema za automatizaciju ureda i elektronsko upravljanje dokumentima (SADD) omogućava optimizaciju cjelokupnog procesa upravljanja, koji postaje jednostavniji i logičniji, poboljšava kvalitet donesenih odluka, efikasnije prati izvršenje upravljačkih odluka i smanjuje troškovi vezani za održavanje upravljačkog aparata. Dokumenti se šalju korišćenjem automatizovanog sistema za upravljanje dokumentima, koji sadrži jedinstvenu bazu podataka klasifikatora i standarda za celu organizaciju. Rutiranje dokumenata se određuje u zavisnosti od vrste dokumenta, odnosno postoje standardne putanje kretanja za pojedine kategorije dokumenata. Ovo vam omogućava da pošaljete dokumente direktno nakon registracije službenicima organizacije u skladu sa njihovim radnim obavezama i tehnološkim procedurama za obradu dokumenata različite vrste. Klasifikatori i standardi su isti za sve usluge. Razmjena dokumenata sa vanjskim organizacijama je osigurana korištenjem portala korporativnih informacija.

Većina SADD programera ne kreira svoje uređivači teksta, ali koristite uređivač iz Microsoft Officea. Na radnom mestu programera dokumenta, dokument se dodaje u Word interfejs funkcijsko dugme, koji vam omogućava da kreirani dokument prenesete u sistem za upravljanje uredima, osiguravajući njegov prolaz u sistemu toka dokumenata. Kada je potrebno pogledati dokument, Word se pokreće na korisnikovoj mašini. Možemo reći da je automatizovani sistem kancelarijskog rada transporter koji obezbeđuje optimalno kretanje elemenata u sistemu, a Microsoft Office programi su mašine oko ovog transportera, uz pomoć kojih možete pripremiti dokument (deo) i postaviti ga na konvejer. Sistem upravljanja kancelarijom obezbeđuje garantovanu isporuku sa jedne mašine na drugu, kontroliše šta se obrađuje na ovoj mašini i šalje dalje na odredište. Mnogi postojeći SADD-ovi omogućavaju organizacijama koje su ih implementirale da pređu na tok dokumenata bez papira. Međutim, čak i sa SADD, samo neke organizacije u praksi koriste elektronski oblik internog odobravanja organizacionih i administrativnih dokumenata korišćenjem elektronskog digitalnog potpisa (EDS).

4. Organizacija elektronskog toka dokumenata Protok elektronskih dokumenata i njegova optimizacija povezani su sa nekoliko faktora: n Pravni aspekt podrazumijeva utvrđivanje statusa dokumenata i njihovu sistematizaciju na osnovu hijerarhije. Privredna preduzeća, javne organizacije i druge strukture moraju se pridržavati propisa utvrđenih zakonom za pripremu i čuvanje dokumenata. n Tehnički faktor uključuje opremanje preduzeća opremom neophodnom za efikasnu organizaciju toka dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje rad kompanije, smanjujući vrijeme utrošeno na osnovne proizvodne procese. n Kontrolni aspekt efektivne organizacije toka dokumenata uključuje razvoj upravljačkog aparata za rad sa dokumentima, stvaranje sistema toka dokumenata i specijalizaciju struktura.

Praksa pokazuje da ako su dokumenti pravilno organizovani, kompanija ne mora gubiti vreme i resurse na rešavanje raznih situacija. Strukturna jedinica odgovorna za dokumente, ako je potrebno, daje ugovore, potvrde, itd. Time se povećava efikasnost i efektivnost kompanije u cjelini. Shodno tome, postavlja se pitanje kako organizovati kancelarijski rad kako bismo sistematizovali svu potrebnu dokumentaciju. U zavisnosti od specijalizacije i profila preduzeća koriste tri oblika rada sa dokumentima, od kojih svaki karakterišu određene karakteristike toka dokumenata. Centralizovana organizacija toka dokumenata U centralizovanom obliku, dokumenti su koncentrisani pod jurisdikcijom jedne strukturne jedinice. To može biti sekretarijat, kancelarija, ili u slučaju velikog elektronskog upravljanja dokumentima – jedan zaposlenik. Cijeli ciklus poslovanja sa dokumentima i organizaciju toka dokumenata obavlja ovaj odjel. Dokumenti se prihvataju, obrađuju i registruju u zatvorenom sistemu, to je garancija poverljivosti rada. Ostale prednosti centralizovanog sistema upravljanja dokumentima uključuju efikasnost kancelarijskog rada i pojednostavljenje metodološkog vođenja. Elektronski tok dokumenata pri korištenju ovog obrasca može se sistematizirati korištenjem posebnih informacionih servisa.

Decentralizovani sistem upravljanja dokumentima Decentralizovani sistem podrazumeva da se dokumenti nalaze u odeljenju više odeljenja. Svaki odjel u kompaniji kreira vlastitu uslugu upravljanja dokumentima. Sličan sistem rad sa dokumentima tipičan je za preduzeća koja su geografski odvojena. U ovom slučaju, automatizacija toka dokumenata je od velike važnosti, jer je potrebno razviti sistem opšta zaštita informacije. Važna je i metodološka kontrola: po pravilu, samostalna odeljenja u čijem se odeljenju nalaze dokumenti sa utvrđenom redovnošću daju izveštaje o protoku dokumenata preduzeća. Sistemi mješovitog toka dokumenata Mješoviti oblik toka dokumenata preduzeća pretpostavlja da su dokumenti raspoređeni po odjelima. Jedan dio operacija, na primjer, prijem i obrada dokumenata, obavlja jedno odjeljenje, a drugi, na primjer, replikacija, skladištenje, sistematizacija, drugo. Takav sistem toka dokumenata je zgodan ako preduzeće ima razgranatu strukturu. Računovodstvo može registrovati dokumente o oporezivanju, kadrovsko odjeljenje može registrovati dokumente o opštem sastavu, itd. Mješovita organizacija toka dokumenata trenutno je jedan od najefikasnijih sistema upravljanja.

Organizacija toka dokumenata: karakteristike Organizacija toka dokumenata zasniva se na nekoliko principa koji osiguravaju efikasno poslovanje kompanije u cjelini. Protok dokumenata preduzeća je deo informacione podrške koja je ključna za aktivni razvoj. Principi upravljanja dokumentima uključuju: n Pojednostavljenje procedure registracije dokumenata. Treba napomenuti da ova operacija ne bi trebalo da utiče na kvalitet svih kancelarijskih procesa. n Organizacija toka dokumenata na osnovu usmjeravanja. Razvoj dijagrama toka za sve dokumente omogućava vam da optimizirate tok posla. n Dokumenti moraju biti registrovani jednom. U ovom slučaju, elektroničko upravljanje dokumentima smatra se optimalnim rješenjem, koje omogućava smanjenje vremena za prijem i pregled dokumenata. n Organizacija toka dokumenata mora isključiti nerazumna odobrenja, paralelna odobrenja i prijenos dokumenata trećim stranama. Dakle, organizacija toka dokumenata ima za cilj smanjenje vremena utrošenog na rad sa dokumentima, optimizaciju činovničkih aktivnosti i poboljšanje efikasnosti informacione podrške za preduzeće.

Elektronsko upravljanje dokumentima: principi i karakteristike Elektronsko upravljanje dokumentima podrazumijeva jednokratnu registraciju dokumenata, što znači da se identifikacija može izvršiti u bilo kojoj fazi papirologije. Važna je i jedinstvena hijerarhijski sistematizovana baza podataka o dokumentaciji, koja eliminiše dupliranje i paralelno razmatranje. Imajući razvijen sistem izvještavanja, elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam kontrolu kretanja dokumenata i osnovnih informacionih procesa. Vrijedi napomenuti i efikasno organizovan sistem pretraživanja dokumenata, koji uključuje elektronsko upravljanje dokumentima. Elektronsko upravljanje dokumentima ima sistemsku klasifikaciju: 1. Sistemi za automatizaciju ureda. 2. Arhiva dokumenata. 3. Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata. 4. Sistemi upravljanja troškovima skladištenja dokumenata. 5. Sistemi za usmjeravanje dokumenata. 6. Sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa.

Sistemi za automatizaciju kancelarijskih poslova ušli su u široku upotrebu na Zapadu mnogo ranije nego kod nas, pa smo u skladu sa tim razvili sopstvenu terminologiju za opis raznim oblastima tok dokumenata. Sljedeći termini su najčešći u zapadnoj praksi: EDM (Electronic Document Management) je zajednički naziv za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. DMS (Document Management Systems) – po značenju najbliži prevod – arhive elektronskih dokumenata; Enterprise-centric EDM – korporativni sistemi za upravljanje dokumentima koji kombinuju alate za kreiranje, uređivanje, objavljivanje i skladištenje dokumenata (Word, Excel, elektronska arhiva, pošta, zakazivanje sastanaka, odobravanje dokumenata, itd. u jednom paketu) Upravljanje informacijama – Sistemi upravljanja informacije, koje se nazivaju i portali, obezbeđuju agregaciju, upravljanje i isporuku informacija putem Interneta, intraneta i ekstraneta. Imaging – Sistemi koji pretvaraju informacije iz papira u digitalni format, u pravilu je to TIFF (Tagged Image File Format), nakon čega se dokument može koristiti u radu u elektronskom obliku. Doc. Flow Management – ​​sistemi za usmjeravanje kretanja dokumenata; Posao. Flow Management – ​​sistemi za rutiranje radnih tokova i zadataka. Postoji i veliki broj srodnih pojmova, na primjer: Upravljanje znanjem skladišta dokumenata

Sistemi za automatizaciju ureda. Njihove funkcije uključuju evidentiranje dokumenata u posebnu bazu podataka, što se izražava u popunjavanju posebne kartice dokumenata. Sadržaj kartice dokumenta može varirati u zavisnosti od trenutne situacije u organizaciji. Uobičajeno je da sistemi za upravljanje kancelarijama razlikuju ulazne i odlazne dokumente, regulatorne dokumente, dokumente kolegijalnih organa upravljanja, referentne dokumente itd. Dokumenti pod kontrolom izvršenja se dele po izvršiocima, statusu izvršenja, rokovima itd. Svaki dokument u sistemu je zapis u bazi podataka, karakteriziran skupom vrijednosti atributa kartice. Pored evidentiranja i pretraživanja dokumenata u bazi podataka, sistem mora da generiše izveštaje koji omogućavaju dobijanje zapisa o izvršenju dokumenata i drugih zbirnih informacija.

Arhive dokumenata Sami dokumenti se pohranjuju u arhive, te stoga sistem mora osigurati diferencijaciju prava pristupa dokumentima. Korisnik se može identificirati ili po imenu mreže ili korištenjem posebnog imena i lozinke definirane u sistemu upravljanja arhivom. Pored razdvajanja prava pristupa na nivou korisnika, sistem mora obezbijediti dodjelu korisničkih grupa ili uloga. Sljedeća funkcija arhive dokumenata je da omogući grupni rad sa dokumentima u izradi - to je funkcija blokiranja dokumenata ili provjere. Kontrola ulaza/odjava. Ako jedan od korisnika sistema počne uređivati ​​dokument, on je blokiran od pristupa drugim korisnicima dok se rad s njim ne završi. Druga funkcija arhive je podrška za kontrolu verzija. Verzije dokumenata mogu se snimati automatski ili na inicijativu korisnika. Ukoliko je potrebno, korisnik se može vratiti na jednu od prethodnih verzija dokumenta. TO servisne funkcije arhiva dokumenata uključuje mogućnost kreiranja rezervnih kopija dokumenata bez zaustavljanja sistema, integraciju sa sistemima kako bi se osigurala optimalna cijena skladištenja podataka itd.

Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata Jedna od nezavisnih funkcija sistema toka dokumenata je unos dokumenata u arhivu. To znači transfer dokumenata sa papira na elektronski. U najjednostavnijem slučaju, ovaj postupak se svodi na jednostavno skeniranje. Složenija funkcija je automatsko prepoznavanje sadržaj slike dokumenta i formiranje dokumenta koji sadrži tekst. Za to su dizajnirani programi koji pripadaju klasi softvera za prepoznavanje teksta. Još složenija karakteristika je prepoznavanje sadržaja forme. U tom slučaju program detektuje prisustvo unosa, uključujući i one pisane rukom, u određenim poljima obrasca dokumenta, prepoznaje njegov sadržaj i automatski popunjava vrednosti atributa ovog dokumenta u sistemu. Ako je potrebno, vrijednosti određenih polja obrasca mogu se odabrati iz direktorija definiranog u sistemu.

Sistemi za usmjeravanje dokumenata bave se direktno slanjem dokumenata na radne stanice izvođača, prikupljanjem informacija o trenutnom statusu dokumenata, konsolidacijom dokumenata po završetku rada s njima u pojedinim fazama, a također pružaju način pristupa informacijama o trenutnom stanju rada s dokumentima. . Sistemi rutiranja, po pravilu, sadrže alate za opisivanje tipičnih ruta za prolaz dokumenata u organizaciji. Na osnovu razvijenih šema ruta mogu se generisati instance poslovnih procesa za rad sa dokumentima. U ovom slučaju možemo govoriti o tvrdom rutiranju. Alternativa je takozvano slobodno rutiranje, u kojem se ruta formira „spontano“. Svaki korisnik sistema sa odgovarajućim pravima može odrediti sljedeće ili sljedeće izvršioce dokumenta. Prilikom usmjeravanja dokumenata moguće su dvije sheme, nazovimo ih Off-Line i On-Line. U prvom slučaju, kada se dokument pošalje na radno mjesto korisnika, on se fizički izdvaja iz arhive dokumenata i dostavlja (npr. putem e-pošte) na radno mjesto klijenta. Po završetku radova dokument se vraća u arhivu. U ovom slučaju, sam sistem rutiranja je klijent arhive dokumenata i unosi relevantne informacije u računovodstvenu bazu podataka. Druga shema ne uključuje fizičko pomicanje dokumenta. Sistem za usmjeravanje dokumenata pruža klijentu sučelje za pristup zadacima obrade dokumenata.

Sistemi za složenu automatizaciju poslovnih procesa Razvoj sistema za usmjeravanje dokumenata je Work. Protočni sistemi, odnosno sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa. Za razliku od sistema za usmjeravanje dokumenata, objekt usmjeravanja u njima je skup podataka koji se koristi u određenom poslovnom procesu. Korisnik na radnom mjestu dobiva informacije o tome šta mora učiniti i sve podatke potrebne za to. Posao. Aplikacija Flow određuje koja se aplikacija mora pokrenuti za implementaciju funkcija na datom radnom mjestu i učitava potrebne podatke u nju. Radna paradigma Flow sistemi pretpostavljaju da korisnik mora obavljati samo neophodne funkcije, a sve rutinske poslove - određivanje redoslijeda radnji, dostavljanje potrebnih informacija, praćenje pravovremenosti završetka posla, itd. - obavlja Work sistem. Protok.

Odabir softvera za automatizaciju Ne postoji idealan softver, tako da morate jasno formulirati svoje zahtjeve i analizirati softver prema skupu kriterija. Moguća lista kriterijuma: Alati za navigaciju – lak pristup korisniku razne aplikacije, navigacija podacima, prezentacija podataka. Kartoteka/računovodstvo – funkcije računovodstva dokumenata, atribucije, kreiranja kartica dokumenata itd. Arhiva/obrada slika – skladištenje dokumenata, upravljanje verzijama, hvatanje dokumenta za uređivanje, skeniranje slika, prepoznavanje teksta. Rutiranje/kontrola – funkcije isporuke dokumenata na korisničke radne stanice, prikupljanje informacija o radnjama korisnika, praćenje trenutnog stanja dokumenata. Automatizacija poslovnih procesa - alati za modeliranje procesa, okruženje za implementaciju i praćenje procesa, alati za prikupljanje statistike o izvršenju procesa. Grupni rad - alati za organizaciju telekonferencija, grupne diskusije i izradu dokumenata. Upravljanje pretraživanjem/znanjem – alati za pronalaženje informacija (puni tekst, atributi, itd.), klasifikacija i katalogizacija dokumenata, kreiranje baza znanja o predmetne oblasti. Otvorenost – mogućnosti za proširenje funkcionalnosti. Prilikom odabira softvera za automatizaciju potrebno je što jasnije ocrtati spektar zadataka koje planirate riješiti. Ovo će smanjiti troškove nabavke, kao i minimizirati vrijeme i troškove implementacije.

Suština i funkcije informaciono-dokumentacione podrške menadžmentu

Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu jedna je od oblasti upravljanja informacijama vezana za rad informacionih resursa, organizacija, institucija, kao i preduzeća. Brzina, prihvatanje zavisi od toga ispravna odluka, skretanje pažnje na izvođača, kontrolu i postizanje maksimalnog efekta u aktivnostima organizacije. Također, informacijsko-dokumentacijska podrška je najvažnija funkcija upravljanja servisom.

Djelatnost predškolskih obrazovnih ustanova usmjerena je na osiguranje procesa, kao što su organizacioni i informaciono-dokumentacijski. Funkcije dokumentacijske podrške menadžmentu osigurane su relevantnim, trenutno važećim državnim i industrijskim standardima i regulatornim dokumentima.

Informaciona tehnologija – skup metoda, proizvodnih procesa i softverskih i hardverskih alata kombinovani su u tehnološki lanac koji obezbeđuje prikupljanje, prenos, obradu, akumulaciju, skladištenje, ažuriranje, pronalaženje informacija i donošenje odluka o upravljanju objektima.

Transformaciji informacija iz ulaznih dokumenata, u cilju postizanja rezultata, služe posebne tehnologije.Informaciona tehnologija je usmjerena na smanjenje radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa, kao i povećanje njihove pouzdanosti i efikasnosti.

Savremene informacione tehnologije, koje omogućavaju kreiranje, skladištenje, obradu informacija i obezbeđivanje efikasnih načina njihovog predstavljanja potrošaču, važan su faktor u životu društva i sredstvo za povećanje efikasnosti upravljanja u svim sferama društva.

Savremene tehnologije za dokumentaciju podrške menadžmentu:

Tehnologije za obradu ulaznih i odlaznih dokumenata;

Tehnologije za prijenos informacija o dokumentu korisniku;

Tehnologije za unos dokumenata u informacijsku bazu podataka organizacije;

Tehnologije obrade informacija o dokumentima;

Tehnologije za skladištenje i korišćenje zasebnih lokalnih grupa dokumenata.

1) Tehnologije za obradu ulaznih i odlaznih dokumenata.

Obrada dokumenata je početna faza rada sa dokumentima koji pristižu u organizaciju, a jedna od završnih faza rada sa odlaznim dokumentima je njihova priprema za slanje dopisniku. Ispravno i kvalitetno izvođenje obrade dokumenata omogućava vam preciznu evidenciju ulazne i izlazne dokumentacije i efikasno korištenje organizacijske i računarske opreme. Rad sa dokumentima u fazama prijema ili slanja podrazumeva obavljanje određenih operacija, čija je svrha:

Provjera ispravne dostave dokumenata;

Integritet i potpunost dokumenata;

Evidentiranje činjenice prijema ili slanja dokumenata;

Priprema dokumenata za dalju obradu, kao što je registracija.

2) Tehnologije za prenošenje informacija o dokumentu do korisnika.

Papir je glavni nosilac dokumentarnih informacija. Uz to, koriste se i novi mediji, poput magnetnih, koji omogućavaju korištenje kompjuterske tehnologije za dokumentaciju. Uspostavljanje procedure za kretanje dokumenata, odnosno upravljanje dokumentacijom organizacije, sastoji se od stvaranja uslova koji će osigurati čuvanje potrebnih dokumentarnih informacija, njihovo pretraživanje i dostavljanje potrošačima blagovremeno i uz najniže troškove. Dakle, uključuje organizaciju toka dokumenata, uključujući tehnologiju ličnog rada izvođača, kreiranje sistema za pronalaženje informacija za organizacione dokumente i kontrolu njihovog izvršenja. Prilikom implementacije automatizovanog sistema registracije dokumenata i automatizacije radnog mesta, mora se odrediti način prenosa informacija o dokumentu izvršiocu: preko računarske mreže ili direktno samog izvršnog dokumenta.

3) Tehnologije za unos dokumenata u bazu podataka organizacije.

Dolazni fajlovi se kreiraju iz primarnih dokumenata za unos ili ažuriranje podataka osnovne datoteke. Datoteke s rezultirajućim informacijama namijenjene su za štampanje ili prijenos putem komunikacijskih kanala i ne podliježu dugotrajnom skladištenju. Na ovaj broj osnovnih datoteka pohranjenih u baza informacija fajlovi se mogu pripisati:

Basic;

Radnici;

srednji;

Service;

Arhivski.

Operativni fajlovi se kreiraju na osnovu jednog ili više ulazne datoteke i odražavaju informacije iz jednog ili više primarnih dokumenata. Datoteke s uslovno trajnim informacijama mogu sadržavati referentne, cjenovne, tabelarne i druge vrste informacija.

4) Tehnologije za obradu informacija o dokumentima.

Tehnička sredstva imaju za cilj da obezbijede da obrađena informacija o dokumentu ima svojstva potpunosti, ispravnosti i pouzdanosti, te da maksimalno zadovolji potrebe svojih korisnika u pogledu oblika prezentacije, efikasnosti i kvaliteta. Organizaciona tehnologija treba da što više mehanizuje ili automatizuje gotovo sve postupke tehnološkog procesa obrade dokumenata u kancelariji. Obrada dokumentarnih informacija koja se vrši tokom izvršenja upravljačkih odluka sprovodi se u skladu sa izabranim oblikom organizovanja smještaja kancelarijske opreme u kancelariji: centralizovano i decentralizovano.

5) Tehnologije za čuvanje i korišćenje posebnih lokalnih grupa dokumenata.

Dokumente tokom njihovog izvođenja čuva izvođač, s tim u vezi kreiraju se posebne fascikle. Na svakoj fascikli je naznačeno prezime i broj telefona izvođača. Nakon završetka rada sa dokumentom, on se prenosi za smještaj u fajl. Izvršena isprava se mora formirati u predmete u skladu sa nomenklaturom predmeta. Istovremeno, dosijei od trenutka osnivanja do predaje u arhiv organizacije moraju se čuvati na mjestu njihovog formiranja. Organizacija skladištenja dokumenata mora osigurati sigurnost ovih dokumenata i evidencije o njihovoj upotrebi. Povjerljivi fajlovi moraju se čuvati pod uvjetima koji sprječavaju njihov gubitak, oštećenje i neovlašteni pristup njima od strane neovlaštenih lica. Nije dozvoljeno njihovo pohranjivanje zajedno s datotekama javnog pristupa. Povjerljivi fajlovi, dokumenti, baze podataka, mediji za skladištenje sa snimljenim povjerljivim informacijama pohranjuju se samo kod referenta. Ne prenose se u arhivu preduzeća ili druge arhive.

Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku je tehnologija koja obezbeđuje čitav ciklus skladištenja dokumenata, uključujući ispitivanje vrednosti, računovodstvo, opis, čuvanje i korišćenje. Čuvanje dokumenata u elektronskom obliku vrši se u dve opcije: skladištenje na udaljenom serveru na Internetu ili serveru kompanije.

Informaciona tehnologija je usmjerena na smanjenje radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa, kao i povećanje njihove pouzdanosti i efikasnosti.

Upravljanje bilo kojom organizacijom je informacioni proces u kojem se informacije primaju, obrađuju, donosi odluka, a odluka se saopštava izvršiocima čiji se postupci kontrolišu. Poslovi upravljanja organizacijom u vezi sa obavljanjem njenih zadataka i funkcija u skladu sa statutarnim dokumentima i drugim regulatornim pravnim aktima podliježu dokumentaciji.

Dokumentacija aktivnosti upravljanja organizacijama vrši se u skladu sa zahtjevima regulatornih pravnih akata i državnih standarda za dokumentaciju podrške aktivnostima upravljanja.

Regulatorni i metodološki okvir za upravljanje dokumentima u Rusiji, predstavljen, posebno, tako važnim dokumentom kao što je „Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje“, koji je uveo Glavni arhiv SSSR-a 1988. godine, u velikoj je mjeri zastario i zahtijeva ažuriranje.

U cilju regulisanja odnosa u oblasti organizovanja dokumentarne podrške poslovima upravljanja državnih organa, jedinica lokalne samouprave, kao i svih organizacija (bez obzira na oblik svojine i organizaciono-pravnu formu), izrađen je nacrt Saveznog zakona „O dokumentarnoj podršci za Upravljačke aktivnosti” u kojoj je, između ostalog, uveden koncept elektronskog dokumenta - to je dokument u kojem se informacije prikazuju u elektronskom digitalnom obliku i elektronski nosač dokumenata - to je materijalni medij namijenjen snimanju i pohranjivanje informacija korištenjem tehnologija koje podržavaju elektronski računari.

Među glavnim oblastima regulacije dokumentacione podrške za aktivnosti upravljanja u organizaciji, ističe se učešće u razvoju i implementaciji automatizovanih sistema za dokumentaciju podrške za aktivnosti upravljanja.

Teorijske studije automatizacije obrade nestrukturiranih informacija (koje su započele 50-ih godina) još nisu dovele do stvaranja standardnih jezika za pronalaženje informacija (poput SQL) koji bi se mogli koristiti za formalizirani opis i sadržaj dokumenata i konstrukciju upita * .

Osnovni zadatak dokumentarnih informacionih sistema je da čuvaju i obezbeđuju korisniku dokumente čiji sadržaj odgovara njegovim informacionim potrebama. Dakle, dokumentarni informacioni sistem predstavlja jedinstveno skladište dokumenata sa alatima za pretraživanje i izdavanje podataka neophodnih korisniku. Priroda pretraživanja dokumentarnih informacionih sistema odredila je za njih drugo ime - sistemi za pronalaženje informacija. Softverski proizvodi su predstavljeni na ruskom tržištu uglavnom radi zadovoljenja potreba za pravnim informacijama: „KonsultantPlus“, „Garant“ i „Kodeks“.

Istovremeno, informacione tehnologije za dokumentovanu podršku upravljačkih aktivnosti moraju funkcionalno da obezbede kontrolu i transparentnost aktivnosti preduzeća, kao i da akumuliraju i upravljaju znanjem. U modernom svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u cijeni automobila Mercedes samo 30% su direktni troškovi proizvodnje, a ostatak je naknada za troškove razvoja automobila, tj. troškovi aktivnosti inženjera i menadžera, dakle, glavni resurs za smanjenje troškova leži u optimizaciji njihovih aktivnosti.

Hajde da damo sljedeći primjer: organizacija radi na zajedničkoj pripremi određenog ugovora, koja se sastoji od: razgovora o glavnim tačkama ugovora sa drugom stranom, unošenja izmjena u tekst ugovora, pohranjivanja nekoliko datoteka sa različitim opcijama za ugovor. A, kada sve bude spremno, nakon nekog vremena može se ispostaviti da nije potpisano zadnja opcija ugovor (uzeta je pogrešna „riba“, a advokat nije pročitao ugovor, a partner se nije složio sa nekim njegovim tačkama). Izlaz iz ovakvih situacija je korišćenje elektronskih dokumenata i elektronskih tehnologija u dokumentacionoj podršci aktivnosti upravljanja organizacijama – elektronskim sistemima za upravljanje dokumentima (EDMS).

Na prvi pogled, EDMS se čini prilično autonomnim programima koji odražavaju kretanje dokumenata preduzeća i omogućavaju rad sa njima. U međuvremenu, kreiranje i implementacija EDMS-a je sastavni dio promjena poslovnih tehnologija i korporativnog informacionog sistema.

Sam sistem toka dokumenata (kao, uostalom, i svaki sistem automatizacije preduzeća) neće doneti očekivani efekat ako njegovoj implementaciji ne prethodi istraživanje, opis i optimizacija poslovnih procesa. Svaki poslovni proces sastoji se od faza – elementarnih radnji koje izvode određeni zaposleni. Dokument (papirni ili elektronski) djeluje kao mehanizam koji prvenstveno reguliše odnose između ljudi i organizacija.

Na primjer, razmotrite pojednostavljeni poslovni proces „Vraćanje robe kupcu“ (slika 2.21). Da bi vratio robu kupcu, menadžer kreira povratnu fakturu (faza 1), zatim skladištar, nakon što je primio račun, vraća robu (faza 2), a nakon obrade fakture (isporuka robe) , dokument se šalje u arhivu. U ovom slučaju, dokument „Račun za povrat robe“ putuje od uposlenog do zaposlenog, od faze do faze. Zauzvrat, menadžer i radnik skladišta suočeni su sa odgovarajućim zadacima, koji se takođe kreću od zaposlenog do zaposlenog, iz faze u fazu.

Na sličan način možete opisati sve druge poslovne procese preduzeća: „Skupština“, „Izdavanje novca“, „Kupovina robe“ itd. Stoga, kada automatizujete poslovne procese, možete implementirati funkcionalnost koja vam omogućava da vizualizirate tok dokumenata.

Rice. 2.21. Poslovni proces “Povrat robe kupcu”

Automatizujući funkcije planiranja, predviđanja, operativnog upravljanja, računovodstva i analize podataka, ERP sistemi se ponovo oslanjaju na dokumente koji „prolaze” kroz poslovne procese (slika 2.22).

Rice. 2.22. Interakcija pojedinih komponenti preduzeća

Dakle, iznad dijagrama sa sl. 2.21 nadgradnja se formira da podrži promjene u informacijama u dokumentu kao rezultat njegovog kretanja iz faze u fazu. Ovo daje osnovu za tvrdnju da su mehanizmi upravljanja, planiranja i analize preduzeća zasnovani na tehnologiji toka dokumenata.

Pogledajmo elektronske sisteme za upravljanje dokumentima na tržištu, koji se ugrubo mogu podijeliti u tri grupe.

Nezavisni EDMS. Isporučuju se kao poseban program koji omogućava zajednički rad sa dokumentima i omogućava interakciju sa aplikacijama kao što su MS Excel i Outlook. Takav EDMS obezbjeđuje sredstva za registraciju, skladištenje, pregled i pronalaženje dokumenata. Nezavisni EDMS vam omogućavaju jednostavnu kontrolu uvidom u informacije o statusu dokumenta: izvršilac, rokovi, rješenja, dokumenti preduzeća sa kojima je povezan, primaoci kojima treba biti poslat e-mailom itd. S jedne strane, malim preduzećima često nije potrebno ništa više od elektronskog sistema za upravljanje dokumentima. S druge strane, EDMS radi paralelno sa računovodstvenim, upravljačkim i drugim sistemima preduzeća; podaci se prenose u EDMS sa zakašnjenjem, što može uzrokovati različite vrste grešaka i nedosljednosti, povećati rizik od gubitka podataka i ograničiti mogućnost korištenja nezavisnog EDMS-a.

EDMS u obliku dodatnih modula za ERP ili CAD sisteme. Integracija će smanjiti rizik od gubitka podataka, obezbediti strožu kontrolu pristupa i izmene dokumenata, pružajući mogućnost pristupa dokumentaciji bez upotrebe specijalizovanih interfejsa iz ERP ili CAD-a. Međutim, vrijedno je uzeti u obzir da je sistemska integracija složen proces i nije uvijek izvodljiv.

EDMS kao dio arhitekture integrisanog sistema automatizacije preduzeća. Ovdje su funkcije EDMS-a „žičano ožičene“ u sam kontrolni sistem. Zajednička upotreba tehnologija za složenu automatizaciju upravljanja i toka dokumenata kombinuje njihove prednosti i nedostatke.

Razmotrimo općenito koncept EDMS uređaja informacionu infrastrukturu organizacije.

Glavna jedinica informacija i celokupno postojanje sistema za upravljanje dokumentima posvećeno je skladištenju dokumenta, njegovih svojstava i istorije njegovog života, kao i stvarnom održavanju njegovog životnog veka.

Način pohranjivanja dokumenta ovisi o tome kako je praktičnije raditi s njim. Dokument se može sastojati od teksta, crteža, slika i tabela. U većini EDMS-a, zasebni dokument se fizički može sastojati od skupa datoteka - to je jednostavnije i praktičnije, jer se svaki od njih uređuje vlastitim programom.

Životni ciklus dokumenta u EDMS-u prolazi kroz niz uzastopnih faza, prikazanih na slici 2.23.

Rice. 2.23. Životni ciklus dokumenta u EDMS-u

Gotovo svi moderni elektronski sistemi za upravljanje dokumentima podržavaju sve faze životnog ciklusa dokumenta. Pitanje je samo koliko je ova podrška kompletna. Neki sistemi ne podržavaju mehanizam za blokiranje uređenih dokumenata, što onemogućava kolektivni rad sa dokumentima. Postoje sistemi koji su fokusirani na kancelarijski rad, a ne implementiraju efikasno skladištenje dokumenata, ali je važno sprovesti sve procedure za rad sa dokumentima koje su regulisane postojećim standardima. I sami dokumenti mogu ležati u fasciklama u ormaru. Neki sistemi su fokusirani na efikasnu podršku kretanju elektronskih dokumenata unutar strukture, ali nemaju sopstvenu elektronsku arhivu – skladište implementirano u ovim sistemima je namenjeno samo za operativno skladištenje dokumenata tokom njihovog životnog ciklusa. Nakon objavljivanja, dokumenti se odjavljuju iz sistema i vraćaju u svoje tipično okruženje za skladištenje, kao što je sistem datoteka. Na takav sistem se može „prikačiti“ elektronska arhiva, gde se dokument čuva zajedno sa njegovom istorijom i pratećom karticom. Na primjer, kompanija "Electronic Office Systems„nudi da svoj proizvod „Delo“ poveže sa elektronskom arhivom koju je kompanija kreirala na bazi „Kodeks-Intranet/Internet“ servera. Isti server kompanije Kodeks koristi i kompanija Granit Centar kao elektronsku arhivu za svoj GrandDoc sistem. Prethodne verzije oba sistema su isporučene bez elektronske arhive.

Skladištenje atributa dokumenta je dizajnirano za skladištenje „kartice“ – skupa polja koja karakterišu dokument. Tipično, EDMS ima koncept tipa dokumenta (na primjer, ugovor, specifikacija, pismo, itd.) i svaki tip ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju obavezna polja zajednička za sve dokumente i posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste. Na primjer, uobičajena polja mogu biti jedinstveni broj dokumenta, njegov naslov, autor, datum kreiranja. U ovom slučaju, dokumenti tipa „ugovor“ mogu sadržati polja kao što su datum potpisivanja, period važenja i iznos ugovora. Tipovi dokumenata, zauzvrat, mogu imati podtipove koji imaju zajednički skup polja koja nasljeđuju od glavnog tipa i dodatna polja koja su jedinstvena za podtip. Najnapredniji sistem za upravljanje dokumentima može podržati veće ugniježđenje takvih podtipova. Kucanje dokumenata, izgradnja njihove hijerarhije i dizajniranje kartica za njih je jedna od najvažnijih faza u procesu implementacije EDMS-a.

Pored koncepta vrste dokumenta, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može istovremeno pripadati više kategorija. Kategorije se mogu rasporediti u stablo kategorija. Na primjer, možete imati kategoriju “Pravni dokumenti” sa potkategorijama “Zakoni”, “Sporazumi”, “Nalozi” itd. U ovom slučaju možete imati paralelnu strukturu po odjelima, na primjer, kategoriju "Dokumenti odjela prodaje", au njoj - potkategorije "Ugovori o prodaji", "Fakture" itd. Ugovor o prodaji se može istovremeno klasifikovati u podkategorije „Ugovori“ i „Ugovori o prodaji“, koje pripadaju različitim granama u hijerarhiji kategorija. Dakle, postaje moguće tražiti dokument u takvom stablu na osnovu njegove klasifikacije, a isti fizički dokument može se pojaviti bilo koji broj puta u različitim čvorovima ove hijerarhije.

Za organizaciju memorijskog prostora na kartici postoje tri moguća rješenja: korištenje vlastitog skladišta, standardnog DBMS-a ili alata okruženja na kojem je DBMS izgrađen.

Vaše vlastito skladištenje atributa dokumenta omogućava vam da ga optimizirate za zadatak pohranjivanja kartica, fleksibilno implementirate funkcije za kreiranje složenih kartica (koji imaju, na primjer, veliko ugniježđenje tipova), a također koristite efikasne algoritme za pretraživanje informacija na karticama. Sistemi koji imaju vlastito skladište uključuju, na primjer, Documentum, Eufrat iz Cognitive Technologies i Garant-Office iz Garant Internationala. Očigledan nedostatak ovog pristupa je nemogućnost korištenja standardnim resursima postojeće informaciono okruženje, kao i zavisnost kritičnih informacija od EDMS provajdera.

Upotreba standardnog DBMS-a za skladištenje dokumenata rešava problem zavisnosti kritičnih informacija od EDMS provajdera. Takvi sistemi uključuju, na primjer, sisteme Delo iz EOS-a, 1C:Archive i DocsFusion iz Hummingbirda. Slabosti ovog pristupa su da relacijski model implementiran u većini DBMS-a nije prikladan za model podataka koji se koristi u EDMS-u. Prilično je teško pružiti potrebnu fleksibilnost prilikom kreiranja kartica dokumenata, posebno ako vam je potrebna složena struktura. Drugi problem je što se pri korištenju eksternog DBMS-a javljaju poteškoće kako pri prelasku s jedne verzije EDMS-a na drugu, tako i pri prelasku s jedne verzije DBMS-a na drugu.

Ako je EDMS izgrađen na osnovu bilo kojeg informacionog okruženja, na primjer, baziran na Lotus Notes/Domino, onda to omogućava korištenje svih mehanizama ugrađenih u ovo okruženje, uključujući alate za sigurnosno kopiranje, replikaciju, pretraživanje, itd. - grijeh da ne iskoristi svoje resurse. Problemi ovog pristupa leže u samoj potrebi za specifičnim okruženjem za rad sistema za upravljanje dokumentima, kao iu ograničenjima koja specifično okruženje nameće strukturi svojih baza podataka.

Postoje dva pristupa implementaciji skladištenja dokumenata: skladištenje u sistemu datoteka ili u specijalizovanoj EDMS memoriji.

Pohranjivanje u sistem datoteka smanjuje stepen sigurnosti prilikom ograničavanja pristupa, jer sistem datoteka možda ne podržava sigurnosni model koji je implementiran u samom EDMS-u. Stoga, morate dati EDMS-u vlastita prava pristupa, tako da fajlovi koje je sačuvao neće biti direktno dostupni nijednom korisniku. A EDMS održava sopstveni sistem za listu korisnika sa pravima pristupa, organizujući pristup fajlovima preko ovih prava. Istovremeno, pristupni sistem postaje težak za održavanje i nije sasvim besprekoran sa tačke gledišta sigurnost informacija. Da bi se pružila dodatna sigurnost, često se koristi šifriranje datoteka tokom skladištenja. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje fajlova, što uvelike otežava pretragu željene datoteke pri pokušaju da joj pristupi zaobilazeći sistem. Istovremeno, većina EDMS-a pohranjuje datoteke u sistem datoteka.

Kada radite sa sistemom datoteka, većina EDMS-a zahtijeva premještanje datoteka na posebnu lokaciju. organizovani imenici. Ali postoje i izuzeci. Na primjer, sistemi Eufrat i Microsoft SharePoint omogućavaju registraciju datoteka u sistemu bez potrebe za njihovim fizičkim premeštanjem u skladište. Jasno je da je ovaj pristup opasan sa stanovišta integriteta podataka, ali je vrlo zgodan u “ prelazni period» implementacija EDMS-a.

Sistemi koji imaju vlastitu pohranu datoteka ili koriste skladište okruženja na kojem su izgrađeni (na primjer, Lotus Notes/Domino ili Microsoft Exchange) mogu pružiti efikasniju kontrolu pristupa dokumentima i pouzdanije rješenje problema pristupa kontrolu. Ovako su strukturirani, na primjer, Documentum i sistemi zasnovani na Lotus Notes-u (“BOSS-Referent”, CompanyMedia). Ali ovo postavlja pitanja vezana za integritet podataka, dostupnost efikasnih alata za pravljenje rezervnih kopija i integraciju sa alatima za arhivsko skladištenje na sporim medijima.

Na nivou poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo, sve opisane komponente, iako se mogu različito rasporediti i razlikovati po stepenu složenosti, funkcionalno su slične. Poslovna logika različitih sistema može se radikalno razlikovati, a to je upravo ono što bi trebalo da bude od najvećeg interesa prilikom upoznavanja sa elektronskim sistemom upravljanja dokumentima.

Osnovne komponente koje čine funkcionalnost svakog EDMS-a:

Upravljanje dokumentima u spremištu . Uključuje procedure za dodavanje i uklanjanje dokumenata, spremanje verzija, prijenos u arhivu, održavanje arhive itd.

Pretražite dokumente . Sastoji se od pretraživanja po atributima, vizualnog pretraživanja po raznim stablima u kojima su dokumenti pohranjeni, pretraživanja po punom tekstu, semantičke pretrage itd.

Kontrola rutiranja i izvršenja . Osigurava dostavu dokumenata kao dio poslovnih procedura u organizaciji. Zapravo, pojam “elektronsko upravljanje dokumentima” dolazi od ove funkcionalnosti. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne ili krute. U slučaju fleksibilnog rutiranja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik na čijem se zaduženju dokument trenutno nalazi. U slučaju tvrdog rutiranja, putanja dokumenata se određuje unaprijed na osnovu neke logike. Funkcija usmjeravanja nije prisutna u svim EDMS-ima. Sistemi bez mogućnosti rutiranja nazivaju se elektronskim arhivama. Kontrola izvršenja je sastavni dio rutiranja. Za dokument je važno da kontroliše gde ide i gde se sada nalazi. U stvari, ruta je definisana u smislu putanje prolaska i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od učesnika u procesu prolaska. Izvršenje isprave podrazumeva izvršenje radnje u vezi sa dokumentom od strane svakog učesnika u okviru svojih službenih ovlašćenja.

Izvještaji . Oni služe kao analogni zapisnicima uredskih dokumenata. Koristeći različite izvještaje, možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje zaposleni provedu u radu na određenom dokumentu, brzinu obrade dokumenata po odjelima itd. Izvještaji su odličan materijal za donošenje upravljačkih odluka.

Administracija . Podrška za rad samog sistema, postavljanje njegovih parametara itd.

Sa tehnološke tačke gledišta, elektronski sistemi za upravljanje dokumentima se malo razlikuju od bilo kojih drugih distribuiranih informacionih sistema. Po principu arhitekture zgrada, trude se da što više prate savremene trendove i zahteve tržišta. Trenutno najpopularniji koncept otvoreno okruženje, vrlo prilagodljiv specifičnim potrebama, ali u isto vrijeme jednostavan za instalaciju i održavanje, sa „tankim“ klijentom i namjenskim serverom aplikacija, multiplatformski ako je moguće. Svi postojeći sistemi se u jednom ili drugom stepenu približavaju ovom idealu. Međutim, sistemi zasnovani na klijentu sa punim funkcijama vezanim za određenu platformu su i dalje prilično česti. Ponekad u ovim slučajevima poseban Web klijent sa ograničena funkcionalnost. Na primjer, u sistemu GranDoc kompanije Granit Center puna funkcionalnost dostupna je samo kada se koristi klijentska aplikacija, ali korisnik može pretraživati ​​i pregledavati dokumente u arhivi pomoću običnog pretraživača.

Stepen efektivnosti korišćenja EDMS-a određen je stepenom u kojem dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informativni sadržaj aktivnosti preduzeća. Očigledno je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni sadržaj informacija strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba da skladišti ugovore, ali je malo verovatno da će doći do implementacije EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s mrežom trgovina u desetinama gradova, složenom logistikom i vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o implementaciji ERP sustava. U sledećoj fazi količina veleprodajni kupci a veliki kupci mogu narasti do takvog razmjera da ćete morati razmišljati implementacija CRM-a. I samo ako upravljački aparat naraste na stotine ljudi, pojavit će se paralelni sporedni projekti, problemi diverzifikacije i zadatak uvođenja elektronskog kontrolnog sistema. Istovremeno, neki sistemi će možda morati da se integrišu tako da CRM sistem ima veze sa pismima, ugovorima i kopijama dolaznih naloga koji se čuvaju u EDMS-u.

U nekim slučajevima, integracija ovih sistema je još bliža – EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sistema koji ih generiraju i sistema koji ih konzumiraju, u slučajevima kada je direktna komunikacija na nivou strukturiranih podataka između ovih sistemi nisu potrebni. Pretpostavimo da preduzeće ima CRM i ERP sisteme, a potrebno je da CRM beleži tromesečne izveštaje ERP-a o isporuci robe određenom klijentu, dopunjene, možda, komentarima stručnjaka. Jasno je da je najpogodnije takve izvještaje pohraniti u EDMS. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će biti automatski kreiran i sačuvan. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve ove operacije se mogu odvijati automatski.

Očigledno je da funkcionalnost sistema za upravljanje dokumentima u pogledu rješavanja upravljačkih problema gotovo u potpunosti zadovoljava današnje potrebe, te da ovdje neće biti mnogo razvoja u narednim godinama. Osnovni pravac razvoja sistema za upravljanje dokumentima je povećanje efikasnosti pronalaženja informacija, integracija sa sredstvima za objavljivanje informacija na mrežama, automatsko sortiranje i kategorizacija dokumenata.

Razvoj sistema za upravljanje dokumentima će dobiti drugi vetar sa pojavom alata koji omogućavaju semantičku pretragu informacija i inteligentno automatsko apstrahovanje tekstova na osnovu značenja.

Rezultat 1 Rezultat 2 Rezultat 3 Rezultat 4 Rezultat 5

Informacione tehnologije za dokumentacionu podršku poslova upravljanja.

PredavanjeSistemi za upravljanje dokumentima

1. Model toka dokumenata preduzeća.

2. Sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima.

3. Automatizacija toka dokumenata.

1. Model toka dokumenata preduzeća

Prenos informacija na svim nivoima hijerarhije vrši se slanjem i dostavljanjem dokumenata na papiru ili disketama, u kom slučaju se uključuje dodatno osoblje. Različit je i kvantitativni aspekt informacija, a, kako analiza pokazuje, najveća količina podataka se slijeva u proizvodno-tehnološki sektor i menadžment.

Procjena kvaliteta razmjene informacija može se izvršiti korištenjem sljedećeg modela toka dokumenata.

Glavne oblasti automatizacije toka dokumenata su: podrška činjeničnim informacijama, sposobnost rada sa dokumentima u punom tekstu, podrška propisima za cirkulaciju dokumenata - koji određuju trodimenzionalniprostor svojstava (slika 1), gde se bilo koji softverski proizvod date klase kreće duž određene putanje, prolazeći kroz različite faze u svom razvoju.

Rice. 1.

Prva osa (F) karakteriše nivo organizacije skladištenja činjeničnih informacija, koji je vezan za specifičnosti određene vrste delatnosti preduzeća ili organizacije.Na primjer: prilikom nabavke materijalnih sredstava priprema se otpremna dokumentacija (fakture, potvrde o prijemu, prijemni skladišni nalozi i sl.), registrovana kao operativni dokumenti, čiji su atributi veoma važni za donošenje upravljačkih odluka. Informacije iz operativnih dokumenata koriste se za složenu analitičku i sintetičku obradu, a u konkretnom slučaju ih korisnik može dobiti putem izvještajnog sistema.

F* = Fopćenito / Fauto.

Druga osa (D) – dokumenti punog teksta, odražavaju potrebu da se organizuje interakcija: formiranje i prenos robe, usluga ili informacija kako unutar preduzeća tako i van njega.Ovi dokumenti, zajedno sa činjeničnim informacijama, sadrže polustrukturirane informacije koje nisu predmet automatizacije analitička obrada, kao što su, na primjer, faktori više sile i postupak podnošenja zahtjeva u slučaju kršenja uslova ugovora.

D* = Dopćenito / Dauto.

Treća osa (R) uvodi treću dimenziju u prostor toka dokumenata - propise za procese obrade dokumenata,i to: opis koje procedure, kada i kako treba izvesti. Osnova za pozicioniranje u odnosu na ovu osu je skup formalnih karakteristika (atributa) i lista operacija.

R* = Ropćenito / Rauto.

Tačka u prostoru (F, D, R) određuje stanje sistema toka dokumenata. Položaj ove tačke zavisi od stepena razvoja i faze implementacije sistema upravljanja dokumentima u preduzeću, kao i od njegovih specifičnosti i obima poslovanja.

Predstavljajući model toka dokumenata na ovaj način, moguće je, na primjer, poznavajući trenutno stanje sa organizacijom kancelarijskog rada u svakom konkretnom preduzeću, jasno zamisliti u kojim pravcima treba da se krećemo dalje, šta trenutno nedostaje. i kako organski koristiti postojeće sisteme automatizacije.Na primjer, u jednoj od moskovskih banaka akumuliran je veliki niz činjeničnih podataka, za čiju obradu je korišten moderni DBMS, raspoređen na moćnim serverima otpornim na greške - sve bi, čini se, trebalo biti u redu. Međutim, u radu sa internim dokumentima uočeno je dupliciranje informacija: nastale su situacije kada se „činilo da niko nije kriv“, a banka je s vremena na vrijeme gubila profitabilne klijente. Razlog je u tome što je tačka koja odražava položaj sistema za upravljanje dokumentima za ovu organizaciju imala prilično velike koordinate duž ose “F” i, moguće, duž ose “D”, ali je koordinatna vrijednost duž ose “R” bila blizu na nulu. Specifično rješenje u ovom slučaju može biti razmatranje implementacije sistema upravljanja propisima. Istovremeno, nema potrebe da brinete o DBMS-u ("F" osa) ili elektronskim arhivama ("D" osa) - mi pričamo o tome samo o promjeni vrijednosti koordinata duž "R" ose.

U opštem slučaju, kao što je već napomenuto, proces kancelarijske automatizacije u preduzeću može se predstaviti kao kriva u trodimenzionalnom koordinatnom prostoru F, D, R. Štaviše, što je ova kriva strmija, to je brži proces modernizacije i više veća vrijednost sve tri koordinate - što je viši nivo automatizacije u korporaciji i, kao rezultat, ima manje problema sa organizovanjem sopstvenih aktivnosti.

Osi “F” i “D” određuju specifičnosti aktivnosti organizacije, regulisane položajem treće koordinate (R) prostora modela toka dokumenata. Štaviše, model ne zavisi od tehnologije obrade dokumenata koju je usvojilo preduzeće - o svemu odlučuje samo svrha aktivnosti, bilo da se radi o vladinoj organizaciji, trgovačkom preduzeću ili industrijskom preduzeću.

Generalno, mogu se razlikovati tri vrste organizacija:

trgovačko preduzeće: nabavka, marža, prodaja, ostvarivanje profita – glavni objekt aktivnosti;

budžetska organizacija: osnovna djelatnost – priprema dokumentacije;

industrijsko preduzeće: nabavka sirovina, prerada, stvaranje novog proizvoda, prodaja, ostvarivanje profita. Svrha aktivnosti je operacija.

Ako je zadatak organizacije generirati dokumente, na primjer, ured gradonačelnika, sud ili ministarstvo, tada će njegova pozicija u modelu zauzeti prilično visoku poziciju u odnosu na osi "F" i "D". Inače, danas su najpopularnije aplikacije koje imaju za cilj automatizaciju aktivnosti državnih i državnih administrativnih struktura - čija je glavna svrha priprema dokumenata.

Međutim, ako uzmemo u obzir aktivnosti komercijalnog preduzeća, čiji je zadatak proizvodnja materijalnih sredstava (prihvatanje sirovina, transformacija, kreiranje novog proizvoda, prodaja, primanje prihoda), onda bi sve tri koordinate trebale imati uravnotežene vrijednosti.

2. Sistemi za upravljanje elektronskim dokumentima

EDMS obezbeđuju proces kreiranja, kontrolu pristupa i distribucije velikih količina dokumenata na računarskim mrežama, a takođe omogućavaju kontrolu toka dokumenata u organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentima uključuje: kreiranje dokumenata, njihovu obradu, prijenos, skladištenje, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili preduzeću, na osnovu upotrebe kompjuterske mreže. Uopšteno govoreći, elektronsko upravljanje dokumentima se shvata kao organizovanje kretanja dokumenata između odeljenja preduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Pri tome, kretanje dokumenata ne znači njihovo fizičko kretanje, već prenos prava na njihovo korištenje uz obavještavanje određenih korisnika i kontrolu nad njihovim izvršenjem.

Dokument je osnovna jedinica informacije, a cjelokupno postojanje sistema za upravljanje dokumentima posvećeno je čuvanju dokumenta, njegovih svojstava i historije njegovog života, kao i stvarnom održavanju njegovog vijeka trajanja.

Osnovna svrha EDMS-a je da organizuje skladištenje elektronskih dokumenata, kao i rad sa njima(posebno, pretraživanje i po atributima i po sadržaju). EDMS treba automatski da prati promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, kao i da kontroliše sve njihove verzije i subverzije. Sveobuhvatan EDMS treba da pokrije čitav ciklus kancelarijskog rada preduzeća ili organizacije – od postavljanja zadatka kreiranja dokumenta do otpisivanja u arhivu, i da obezbedi centralizovano skladištenje dokumenata u bilo kom formatu, uključujući i složene složene dokumente. EDMS bi trebao kombinovati različite tokove dokumenata geografski udaljenih preduzeća u jedan sistem. Moraju obezbijediti fleksibilno upravljanje dokumentima, kako kroz rigidnu definiciju ruta kretanja, tako i kroz slobodno rutiranje dokumenata. EDMS mora implementirati striktnu diferencijaciju pristupa korisnika različitim dokumentima u zavisnosti od njihove kompetencije, položaja i ovlaštenja koja su im dodijeljena. Pored toga, EDMS mora biti prilagođen postojećoj organizacionoj strukturi i sistemu upravljanja dokumentima preduzeća, kao i da se integriše sa postojećim korporativnim sistemima.

Pitanje klasifikacije EDMS-a je prilično složeno zbog brzog razvoja tržišta ovih sistema. Štaviše, počevši od 2001. godine, koncept je počeo da dobija sve veću popularnost "Upravljanje sadržajem preduzeća - ECM", a ne elektronsko upravljanje dokumentima. Koncept ECM nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sistem koji integriše sve tehnologije orijentisane na sadržaj i procese unutar preduzeća obezbeđuje zajedničku infrastrukturu za upravljanje protokom dokumenata, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Suština ovog pristupa (koji se naziva i infrastrukturnim) je u tome Sadržaj preduzeća ne bi trebao pripadati samo jednoj aplikaciji ili sistemu. Trebao bi biti dostupan mnogim aplikacijama i slobodno distribuiran između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (koja uključuje odgovarajuće aplikacije većine industrijskih dobavljača) je njegova nezavisnost od jedne univerzalne prodavnice sadržaja. ECM infrastruktura integriše mnoga specijalizovana (ili naslijeđena) spremišta podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektronička spremišta dokumenata proizvoda, e-poštu, spremišta web sadržaja, sisteme datoteka, pa čak i DBMS-ove. dakle, ECM infrastruktura pruža zajednički sloj integracije (ili virtuelizacije) za svako spremište podataka(omogućujući im da se postavljaju upiti s bilo kojeg mjesta u cijelom preduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i sistema za upravljanje sadržajem od više dobavljača. Osim toga, uz pomoć ECM infrastrukture implementiraju se usluge upravljanja korporativnim sadržajem kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sistema).

Prema IDC analitičarima, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko tipova, budući da imaju funkcije koje im odgovaraju):

EDMS fokusiran na poslovne procese (business-process EDM).Oni čine osnovu ECM koncepta. Sistemi ovog tipa (EDMS) su dizajnirani za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijsku primjenu). EDMS sistemi obezbeđuju puni životni ciklus rada sa dokumentima, uključujući rad sa slikama, upravljanje zapisima i radnim tokovima, upravljanje sadržajem, itd. EDMS sistemi obezbeđuju skladištenje i preuzimanje 2-D dokumenata u originalnim formatima (slike, CAD fajlovi, tabele itd.). ) sa mogućnošću grupisanja u foldere. Većina poznati programeri EDMS sistemi uključuju Documentum (Documentum sistem), FileNet (Panagon i Watermark sistemi), Hummingbird (PC DOCS sistem) itd. Prodavci koji su bili uspješniji u upravljanju sadržajem od drugih kompanija (na primjer, Documentum i FileNet kompanije) su fokusirali svoje aktivnosti na implementaciji takvih funkcija u EDMS-u kao što su upravljanje šablonima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i objavljivanje web sadržaja. Treba napomenuti da iako gotovo svi EDMS sistemi pružaju dobar nivo implementacije repozitorija i bibliotečkih usluga za upravljanje elektronskim sadržajem (na primjer, slike i kancelarijski dokumenti), svaki od njih je najjači u svojoj oblasti. Na primjer, sistemi iz Open Text i iManage imaju najrazvijenije upravljanje kancelarijskim dokumentima. Zauzvrat, sistemi iz Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su snažni u upravljanju slikama proizvoda velikog obima.

Korporativni EDMS (Enterprise-centric EDM). Sistemi ovog tipa pružaju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za kreiranje, saradnju i objavljivanje dokumenata. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a usmjerenih na poslovne procese. Po pravilu, korporativni EDMS nisu namijenjeni samo za upotrebu u određenoj industriji ili za rješavanje uskog problema. Implementiraju se kao opšte korporativne tehnologije. Razvoj i promociju korporativnog EDMS-a obavljaju Lotus (Domino.Doc sistem), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink sistem), Keyfile, Oracle (Context sistem), iManage itd.

Sistemi za upravljanje sadržajem.Sistemi ovog tipa omogućavaju kreiranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (sve do nivoa sekcija dokumenata i objekata za njihovo naknadno ponovo koristiti i kompilacija). Dostupne informacije ne kao dokumenti već kao manji objekti olakšavaju dijeljenje informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji mogu biti uključeni u web prezentaciju (na primjer, HTML stranice i web grafike). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost kreiranja predložaka prezentacije koji se koriste za predstavljanje dinamičkog sadržaja i njegovo personaliziranje (na osnovu korisničkih preferencija, njihovih profila, itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sistemi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette itd.

Sistemi upravljanja informacijama – portali.Takvi sistemi obezbeđuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i isporuku putem Interneta/intraneta/ekstraneta. Uz njihovu pomoć ostvaruje se sposobnost akumulacije (i primjene) iskustva u distribuiranom korporativnom okruženju na osnovu korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali takođe omogućavaju pristup brojnim aplikacijama za e-trgovinu putem standardnog veb pretraživača (obično preko interfejsa ERP sistema). Primeri portala su Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) sistemi.

Sistemi za snimanje.Uz njihovu pomoć, informacije skenirane sa papirnih medija pretvaraju se u elektronski oblik (obično u TIFF format). Ova tehnologija je u osnovi pretvaranja u elektronski oblik informacija iz svih naslijeđenih papirnih dokumenata i mikrofilmova. Među osnovnim funkcijama standardni sistem obrada slika uključuje: skeniranje, skladištenje, brojne mogućnosti pretraživanja slika, itd.

Sistemi upravljanja tokovima rada.Sistemi ovog tipa su dizajnirani da obezbede rutiranje radnih tokova bilo kog tipa (definisanje putanja za usmeravanje datoteka) u okviru korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za povećanje efikasnosti i kontrolisanosti korporativnih poslovnih procesa. Sistemi upravljanja tokovima rada obično se kupuju kao dio rješenja (na primjer, EDMS sistemi ili PDM sistemi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus kompanije (Domino/Notes i Domino Workflow sistemi), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

EDMS komponente

Svi EDMS sadrže obavezne standardne komponente: skladištenje kartica dokumenata (atributa); skladištenje dokumenata; komponente koje implementiraju poslovnu logiku sistema.

Skladištenje atributa dokumenta

Skladištenje atributa dokumenta je dizajnirano za skladištenje „kartice“ – skupa polja koja karakterišu dokument. Tipično, EDMS ima koncept tipa dokumenta (na primjer, ugovor, specifikacija, pismo, itd.) i svaki tip ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju obavezna polja zajednička za sve dokumente i posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste.

Pored koncepta vrste dokumenta, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može istovremeno pripadati više kategorija. Kategorije se mogu rasporediti u stablo kategorija.

Za organizaciju memorijskog prostora na kartici postoje tri moguća rješenja: korištenje vlastitog skladišta, standardnog DBMS-a ili alata okruženja na kojem je DBMS izgrađen.

Skladištenje dokumenata

Za implementaciju skladištenja dokumenata, opet, postoje dva pristupa: skladištenje u sistemu datoteka ili u specijalizovanoj EDMS memoriji. Sa stanovišta pragmatičnog korisnika, nema velike razlike između ovih pristupa, ako ih procjenjujemo u cjelini. Ali još uvijek postoje neke karakteristike.

Pohranjivanje u sistem datoteka smanjuje stepen sigurnosti prilikom ograničavanja pristupa, jer sistem datoteka možda ne podržava sigurnosni model koji je implementiran u samom EDMS-u. Stoga, morate dati EDMS-u vlastita prava pristupa, tako da fajlovi koje je sačuvao neće biti direktno dostupni nijednom korisniku. A EDMS održava sopstveni sistem za listu korisnika sa pravima pristupa, organizujući pristup fajlovima preko ovih prava. Istovremeno, pristupni sistem postaje težak za održavanje i nije sasvim besprijekoran sa stanovišta informacione sigurnosti. Da bi se pružila dodatna sigurnost, često se koristi šifriranje datoteka tokom skladištenja. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje fajlova, što uvelike otežava pretragu željene datoteke pri pokušaju da joj pristupi zaobilazeći sistem. Mora se reći da većina EDMS-a pohranjuje datoteke u sistem datoteka.

Poslovni nivo

Na nivou poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo, sve opisane komponente, iako se mogu različito rasporediti i razlikovati po stepenu složenosti, funkcionalno su slične. Poslovna logika različitih sistema može se radikalno razlikovati, a to je upravo ono što bi trebalo da bude od najvećeg interesa prilikom upoznavanja sa elektronskim sistemom upravljanja dokumentima. Možemo identificirati niz osnovnih komponenti koje, poput kocke, čine funkcionalnost bilo kojeg EDMS-a:

upravljanje dokumentima u spremištu.Uključuje procedure za dodavanje i uklanjanje dokumenata, spremanje verzija, prijenos u arhivu, održavanje arhive itd.;

traženje dokumenata.Sastoji se od pretraživanja po atributima, vizualnog pretraživanja po raznim stablima u kojima su dokumenti pohranjeni, pretraživanja po punom tekstu, semantičkog pretraživanja, itd.;

kontrola rutiranja i izvršenja.Osigurava dostavu dokumenata kao dio poslovnih procedura u organizaciji. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne ili krute. U slučaju fleksibilnog rutiranja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik na čijem se zaduženju dokument trenutno nalazi. U slučaju tvrdog rutiranja, putanja dokumenata se određuje unaprijed na osnovu neke logike. Funkcija usmjeravanja nije prisutna u svim EDMS-ima. Obično, kako bi se izbjegla zabuna, sistemi bez mogućnosti rutiranja nazivaju se elektronskim arhivama. Kontrola izvršenja je sastavni dio rutiranja. U stvari, ruta je definisana u smislu putanje prolaska i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od učesnika u procesu prolaska. Izvršenje dokumenta je izvršenje radnje u vezi sa dokumentom od strane svakog učesnika u okviru svojih službenih ovlašćenja;

izvještaji. Oni služe kao analogni zapisnicima uredskih dokumenata. Koristeći različite izvještaje, možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje zaposleni provedu u radu na određenom dokumentu, brzinu obrade dokumenata po odjelima itd.;

administracija.Podrška za rad samog sistema, postavljanje njegovih parametara itd.

Mjesto EDMS-a u informacionom sistemu preduzeća

Glavne funkcije EDMS-a: osiguravanje kontrole i transparentnosti aktivnosti preduzeća, kao i akumulacija znanja i upravljanje znanjem. U modernom svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u cijeni automobila marke Mercedes samo 30% su direktni troškovi proizvodnje, a ostatak je naknada za troškove razvoja automobila, odnosno trošak aktivnosti inženjera i menadžera, dakle glavni resurs za smanjenje troškova leži u optimizaciji njihovih aktivnosti.

Stepen efektivnosti korišćenja EDMS-a određen je stepenom u kojem dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informativni sadržaj aktivnosti preduzeća. Očigledno je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni sadržaj informacija strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba da skladišti ugovore, ali je malo verovatno da će doći do implementacije EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s mrežom trgovina u desetinama gradova, složenom logistikom i vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o implementaciji ERP sustava. U sljedećoj fazi, broj veleprodajnih kupaca i velikih kupaca može narasti do te mjere da ćete morati razmišljati o uvođenju CRM-a. I samo ako upravljački aparat naraste na stotine ljudi, pojavit će se paralelni sporedni projekti, problemi diverzifikacije i zadatak uvođenja elektronskog kontrolnog sistema. Istovremeno, neki sistemi će možda morati da se integrišu tako da CRM sistem ima veze sa pismima, ugovorima i kopijama dolaznih naloga koji se čuvaju u EDMS-u.

U nekim slučajevima, integracija ovih sistema je još bliža – EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sistema koji ih generiraju i sistema koji ih konzumiraju, u slučajevima kada je direktna komunikacija na nivou strukturiranih podataka između ovih sistemi nisu potrebni. Pretpostavimo da preduzeće ima CRM i ERP sisteme, a potrebno je da CRM beleži tromesečne izveštaje ERP-a o isporuci robe određenom klijentu, dopunjene, možda, komentarima stručnjaka. Jasno je da je najpogodnije takve izvještaje pohraniti u EDMS. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će biti automatski kreiran i sačuvan. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve ove operacije se mogu odvijati automatski. (Naglašavamo da je gornji primjer čisto spekulativan i da zapravo možda nema nikakvo praktično značenje; integracija bilo kojeg informacionog sistema ima smisla samo kada je njegova svrha jasno shvaćena.)

Standardni zahtjevi za EDMS

Ako se pridržavate slova standarda za izradu projektni zadatak, zahtjevi koje tipični korisnik može postaviti na tipičan sistem za upravljanje elektronskim dokumentima mogu se opisati na sljedeći način.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima treba da:

§ obezbediti sigurno skladište dokumenti i njihovi opisi;

§ osigurati životni ciklus dokumenta (njegovo kreiranje, čuvanje verzija, objavljivanje, blokiranje pristupa zaplijenjenom dokumentu, prijenos dokumenta na čuvanje u arhivu);

§ dozvoliti dodjelu korisnika razne vrste dokumenti, kreiranje i uređivanje kartica za njih;

§ održavati hijerarhiju kategorija za efikasno pretraživanje dokumenata;

§ traženje dokumenata na osnovu informacija sa kartice, kao i punog teksta;

§ obezbijediti razdvajanje pristupa dokumentima na nivou pojedinačnih korisnika, na osnovu uloga hijerarhijska struktura organizacije;

§ podrška HSM tehnologiji;

§ evidentirati sve događaje vezane za rad korisnika i sam sistem;

§ neophodno je imati razvijene administrativne alate;

§ podržavaju daljinski pristup informacijama.

Napredni sistemi bi trebali podržavati:

§ klaster tehnologije za osiguranje neprekidnog rada;

§ geografski raspoređene organizacije;

§ algoritmi šifriranja za pohranu i prijenos podataka;

§ digitalni potpis.

Zahtjevi arhitekture:

§ dostupnost namenskog servera aplikacija;

§ prisustvo tankog klijenta;

§ podrška za pristup dokumentima pomoću pretraživača.

§ multi-platforma za osiguranje skalabilnosti;

Uslovi za otvorenost i integraciju sa drugim sistemima:

§ integracija sa streaming alatima za unos dokumenata;

§ integracija sa uredskim aplikacijama;

§ integracija e-pošte;

§ dostupnost razvijenog softverskog interfejsa (API);

§ integracija sa standardnim servisima imenika (na primjer, LDAP) za održavanje i sinkronizaciju liste korisnika sistema;

§ mogućnost prilagođavanja korisničkog sučelja specifičnim zadacima;

§ mogućnost dopune sistema sopstvenim specijalizovanim komponentama;

§ u slučaju upotrebe eksterna baza podaci za pohranjivanje atributa dokumenta zahtijevaju detaljan opis strukture podataka i alata za rad sa različitim DBMS-ovima.

3. Automatizacija toka dokumenata

Sistem za upravljanje dokumentima RS Doc baziran na Oracle Collaboration Suite

Problemi koje treba riješiti:

kombinovanje dokumenata u logičke blokove,

obezbjeđivanje arhivskog čuvanja i preuzimanja dokumenata.

Potrošači:

● mala i srednja preduzeća;

● vladine agencije;

● usluge podrške;

● IT kompanije.

Hardverska platforma x86, Itanium, AMD.

Softverska platforma Windows, Solaris, Linux.

Funkcionalnost elektronski sistemi za upravljanje dokumentima RS-Doc:

● efikasan rad sa velikim količinama podataka i mogućnost neograničenog proširenja obima pohranjenih i obrađenih informacija;

● visok stepen zaštite uskladištenih i prenesene informacije;

● skalabilnost i prenosivost na bilo koju platformu;

● jednostavnost podešavanja i administracije softver;

● organizacija nasumičnih ruta za dokumente.

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima RS-Doc implementiran je na bazi Oracle Collaboration Suite 10g koristeći BPEL (Business Process Execution Language) tehnologiju, koja omogućava integraciju velikih razmjera sa poslovnim aplikacijama.

Oracle Content Services pruža svima u organizaciji sveobuhvatno, integrirano rješenje za upravljanje životnim ciklusom dokumenata. Oracle Content Services je izgrađen na Oracleovoj robusnoj serverskoj infrastrukturi, koristeći SDK za upravljanje sadržajem, dokazani komplet alata sa preko 2.000 korisnika. Oracle Collaboration Suite 10g će pružiti funkcionalnost vrlo laku za korištenje kroz poznata Windows web sučelja, kao i Portal, E-Business Suite aplikacije i druga okruženja.

Unošenje dokumenata

RS-Doc sistem vam omogućava da organizujete tok unosa dokumenata pomoću brzih skenera i sistema za prepoznavanje. U ovom slučaju, dokument se automatski postavlja u Oracle 10g DBMS.

Pretražite dokumente

Problem pronalaženja informacija s kraja na kraj izuzetno je relevantan u kontekstu upotrebe heterogenih formata i sve veće količine nestrukturiranih podataka. Informacije potrebne za donošenje odluka mogu se nalaziti bilo gdje: u korporativnim bazama podataka (u strukturiranom obliku), na web stranicama, u dokumentima raštrkanim po mnogim serveri datoteka, V mail poruke. Pretraga dokumenata u RS-Doc sistemu je jedinstveni mehanizam za pretraživanje i dohvat podataka iz svih informacionih resursa kompanije i svih komponenti toka dokumenata. Sistem za pretragu, organizovan u sistemu elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc, omogućava vam da organizujete pretragu ne samo po ključnim parametrima, već i pretragu unutar dokumenta. Osim toga, podržano je više od 250 formata podataka.

Skladištenje dokumenata

Internet tehnologije i ugrađene tehnologije portala omogućavaju jednostavnu integraciju sistema za upravljanje dokumentima sa korporativnim portalom. Troslojna arhitektura sistema omogućava efikasno korišćenje jednog spremišta dokumenata u geografski distribuiranoj organizaciji.

Svi dokumenti i fajlovi učitani u sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc pohranjuju se u bazi podataka Oracle podaci 10g. To vam omogućava da svakodnevno pravite sigurnosne kopije cjelokupne količine dokumenata, kao i vraćate izgubljene podatke u određenom vremenskom intervalu. Administratori mogu da konfigurišu Oracle Collaboration Suite 10g da bude u skladu sa politikama zadržavanja korporativnih dokumenata, automatski zadržavajući ili odlažući dokumente. Na primjer, osoba zadužena za kompaniju može postaviti politiku za održavanje sadržaja kompanije u elektronskom obliku. Dokumenti sa određenim karakteristikama mogu se čuvati neograničeno, dok se dokumenti sa drugim karakteristikama mogu periodično odlagati.

Čuvanje evidencije o registraciji preduzeća :

● plan fajla: kontrola operativnih ograničenja za zapise i njihovo hijerarhijsko kreiranje i upravljanje

● Web usluge koje su podržane za integraciju sa finansijskim aplikacijama ili aplikacijama Oracle E-Business Suite

● podržavaju objekte zapisa, uključujući jednostavno i verzionisano upravljanje dokumentima

● mogućnost pretraživanja registracionih zapisa

● intuitivni web interfejs za korisnike koji upravljaju registracijama

● integracija sa proizvodima za upravljanje skladištem datoteka koji nude WORM mogućnosti za registracijske zapise

Skaliranje

RS-Doc elektronski sistem za upravljanje dokumentima omogućava vam da organizujete rešenje otporno na greške i skalabilno rešenje zasnovano na Oracle RAC i Oracle GRID tehnologijama.

Integracija sa korporativnim portalom

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc baziran je na tehnologiji korporativnog portala, a sadrži i funkcionalnost alata za saradnju korisnika, kao što su:

● email

● korporativni i lični kalendar

● korporativni portal

● sistem za postavljanje zadataka i praćenje njihove realizacije

Mogućnost kreiranja više web stranica

Oracle Collaboration Suite 10g omogućava kreiranje više sigurnih lokacija unutar jedne instance proizvoda. Svaka od ovih stranica će imati svoj skup "alata" (tj. poslovne procese, kategorije, itd.) i bit će u suštini izolirana od ostalih stranica. Na primjer, IT direktor sada može kreirati različite sisteme za upravljanje datotekama za različite regionalne urede, sve na jednom skupu hardvera i softvera, čime dramatično smanjuje troškove infrastrukture.

Elektronski digitalni potpis

Elektronski digitalni potpis (EDS) je preduslov za elektronski dokument dizajniran da zaštiti ovaj elektronski dokument od krivotvorenja. Digitalni potpis nastaje kao rezultat pretvaranja informacija pomoću alata za kriptografsku zaštitu informacija (CIPF) i omogućava vam da identifikujete vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i da utvrdite odsustvo izobličenja informacija u elektroničkom dokumentu.

Prisustvo elektronskog digitalnog potpisa u sistemu RS-Doc omogućava zamjenu tradicionalnog pečata i potpisa, garantujući autorstvo i nepromjenjivost dokumenta nakon njegovog potpisivanja. Mehanizam elektronskog digitalnog potpisa omogućava vam da potpišete bilo koju verziju elektronskog dokumenta, beležeći i pohranjujući informacije o tome ko je i kada potpisao. Lista korisnika kojima je dozvoljeno da potpišu dokumente ove vrste je navedena posebno za svaku vrstu elektronskog dokumenta.

Osiguravanje sigurnog pristupa dokumentima

Sigurnosna poboljšanja u Oracle Collaboration Suite 10g uključuju:

● sigurnost na nivou foldera i dokumenti: Oracle Collaboration Suite 10g razvija sigurnosni mehanizam na nivou Shared Folder u Oracle fajlovima, dodajući zaštitu pristupa na nivou fascikle i dokumenta, tako da menadžer sada može precizno odrediti korisnike kojima je dozvoljen pristup određenim fasciklama i dokumentima i njihov pristup nivo

● Kontrola pristupa zasnovana na grupama i ulogama: kontrola pristupa se može primijeniti na sve objekte sadržaja i razine sigurnosti, dodatni atributi dozvole pristupa su također dostupni za daljnja korisnička podešavanja, na primjer, menadžer projekta sada može kreirati grupu korisnika uključenih u određene projektni rad i dodjeljuje pristup ciljnim fasciklama i dokumentima za ovu grupu

● skeniranje i skeniranje virusa: Oracle Collaboration Suite 10g može se kombinirati s vanjskim antivirusni skeneri za automatsko i ručno skeniranje virusa - funkcija skeniranja virusa može se konfigurirati tako da se pokreće automatski nakon uspješnog ulaska u arhivu dokumenata (preko preuzimanja, registracije, spremanja ili prijenosa protokola); Skeniranje virusa može se ručno pozvati da bi se vidjeli objekti koji su već u arhivi, tako da kompanija sada može licencirati i integrirati Symantecov mehanizam za pregled sa Oracle Content Services tako da se dokumenti predati Oracle Content Services automatski skeniraju.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) je standard za izgradnju poslovnih procesa iz skupa heterogenih usluga koje radikalno smanjuju složenost i troškove integracijskih projekata. Oracle BPEL Process Manager nudi okruženje koje je lako za korištenje, ali je bogato funkcijama vizuelni dizajn, implementaciju i kontrolu poslovnih procesa. Funkcionalnost već postojeći sistemi postaje neka vrsta konstruktora, skup fragmenata koji, kada su povezani ispravnim redoslijedom, formiraju jedinstveno okruženje čije se stanje može u potpunosti kontrolirati i vizualizirati.

Efekat implementacije

● Povećana je odgovornost svakog zaposlenog za realizaciju i završetak bilo kog zadatka koji mu se da, budući da zna da zadatak neće biti zaboravljen, sigurno će biti njegovog prihvatanja i verifikacije

● menadžment može procijeniti obim posla i efikasnost osoblja, jer se podaci o svim zadacima evidentiraju u sistemu i u svakom trenutku možete vidjeti ko stalno odlaže zadatke, ko izvršava najviše zadataka itd.

● protok dokumenata je ubrzan, što utiče na brzinu i kvalitet usluge korisnicima, a to je direktan način povećanja konkurentnosti preduzeća

● Osigurana je zamjena zaposlenih, jer su svi neriješeni zadaci i dokumenti registrovani u sistemu

● povećanje nivoa korporativne kulture, koja ima za cilj da svaki zaposlenik ostvari sveukupne ciljeve preduzeća

● povećanje efikasnosti saradnje sa informacijama

● povećanje nivoa korisničke usluge

● smanjenje troškova vlasništva softverskog i hardverskog kompleksa

Posebnosti

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima će biti efikasno za ona preduzeća koja:

● upravljački aparat i tok dokumenata su prilično veliki i složeni (za malo preduzeće, elektronski tok dokumenata može čak i usporiti procese, a da ne spominjemo efikasnost ulaganja)

● menadžment preduzeća je spreman za restrukturiranje poslovnih procesa u cilju njihove optimizacije i jasne regulacije, jer je bez ovog rada nemoguće uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima

● menadžment ima za cilj da uvede elektronsko upravljanje dokumentima radi poboljšanja efikasnosti upravljanja preduzećem, a ne da olakša rad pojedinačnih odeljenja (na primer, kancelarije).

Dizajn, razvoj i implementacija sistema toka dokumenata i upravljanja resursima preduzeća na platformi Lotus Domino

Problemi koje treba riješiti

Tok dokumenata i sistemi upravljanja resursima preduzeća koji obezbeđuju kolektivni rad zaposlenih u celom preduzeću u jednom informacioni prostor, riješiti sljedeće glavne probleme:

● povećanje brzine i kvaliteta donošenja odluka

● povećanje upravljivosti organizacije

● povećanje brzine širenja znanja unutar organizacije

● povećanje sigurnosti skladištenja i prenosa informacija

● smanjenje udjela opštih troškova

● osiguravanje vanjskog protoka dokumenata

Tok dokumenata i sistemi upravljanja resursima preduzeća:

● podrška raditi zajedno

● povećati efikasnost i produktivnost osoblja

● osigurati stalnu dostupnost informacija zaposlenima kompanije koji donose odluke

● omogućavaju vam da smanjite troškove sredstava za neproizvodne potrebe

● učinite to jednostavnim i efikasan rad geografski raspoređenih kompanija

● omogućiti zaposlenima da obavljaju funkcionalne poslove i imaju pristup samo dokumentima neophodnim za rad u skladu sa njihovim ulogama u sistemu

● osigurati sigurnost pohranjenih informacija

● poboljšati kvalitet rada sa partnerima i klijentima

● povećati brzinu širenja znanja unutar kompanije

Potrošači

Kompanije sa velikim brojem zaposlenih kojima je potrebna automatizacija dokumenata.

Hardverska platforma

Podržane platforme softverskih proizvoda IBM kompanija.

Softverska platforma

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funkcionalnost

Glavne mogućnosti toka dokumenata i sistema upravljanja resursima preduzeća mogu se formulisati kao lista:

● registracija dolazne i odlazne korespondencije

● puni ciklus odobravanja dokumenta

● formiranje i izvršenje naloga

● interni tok dokumenata u organizaciji

● čuvanje i ažuriranje podataka o strukturi, zaposlenima i izvođačima u organizaciji
● rad sa ugovorima i eksternim kontaktima organizacije

● upravljanje projektima koji su u toku u organizaciji

● jednostavno i brzo izvršavanje raznih naloga i aplikacija

● priprema raznih događaja

● održavanje materijalnih resursa organizacije

● jedinstveno skladište dokumenata kompanije

● kadrovski podsistem

Prilikom implementacije sistema toka dokumenata i upravljanja resursima preduzeća, R-Style Company radi prema sljedećoj šemi:

● pregled organizacijske strukture preduzeća, identifikacija glavnih poslovnih procesa, tokova rada i formalni opis toka dokumenata

● izrada nomenklature dokumenata, izrada priručnika i klasifikatora, izrada uputstava

● adaptacija ili modifikacija sistema na osnovu informacija dobijenih tokom faze istraživanja

● instalacija i konfiguracija softvera, probni rad

● konačno podešavanje sistema uzimajući u obzir nedostatke uočene tokom probnog rada

● obuka osoblja organizacije

Efekat implementacije

Optimizacija toka dokumenata kompanije i smanjenje dodatnih troškova.

Posebnosti

Ovo rješenje predstavlja kako razvoj toka dokumenata i sistema upravljanja resursima preduzeća od nule, tako i modifikaciju postojećih sistema kako bi se zadovoljile potrebe određenog kupca.

Projekti integracije na Lotus Notes/Domino

Pristup kompanije KSK u izgradnji korporativnih informacija projekti bazirani na Lotus Notes/Domino tehnologiji

Lotus Notes/Domino funkcionira u korporaciji

Lotus Notes/Domino obavlja 4 glavne funkcije u korporaciji:

Korporativni email.

2. Automatizacija zadataka usmjerenih na dokumente.

3. Transportni informacioni sistem.

4. Web rješenja.

Objedinjena Lotus Notes/Domino infrastruktura u organizaciji

1). Korporativni email

Implementacija Lotus Notes/Domino tehnologije je opravdana čak i kada se koristi kao korporativni sistem e-pošte.

Ovaj sistem se može okarakterisati kao pouzdan, skalabilan, siguran i upravljiv. Postoje organizacije u kojima je preko 100 pa čak i 200 hiljada zaposlenih povezano Lotus Domino sistemom za razmenu poruka. To znači da kako se vaša organizacija širi, Lotus Domino infrastruktura se također može proširiti bez nailaska na tehnička ograničenja. Kada je u pitanju sigurnost, Domino nudi najmoćniju sigurnost internetske pošte dostupnu danas.

Pored e-pošte, Lotus Domino uključuje sisteme grupnog kalendara i planiranja koji su usko integrirani s njim.

Mnoge kompanije počinju da grade infrastrukturu e-pošte implementacijom MS Exchange-a. Međutim, kako se obim implementacije povećava i prepoznaje se potreba za automatizacijom grupnih radnih zadataka, neke od ovih kompanija počinju da prelaze na Lotus Domino. U tu svrhu razvijene su posebne procedure migracije sa MS Exchange-a na Lotus Domino. KSK je stekao veliko iskustvo u obavljanju migracija u velikim korporacijama.

Šema migracije se može predstaviti na sljedeći način

2). Automatizacija dokumenata orijentisanih zadataka

Srce Lotus Notes/Domina je prodavnica objekata poznata kao NSF (Notes Storage Facility). Glavna jedinica skladištenja podataka je poseban dokument, a njegovu strukturu određuje obrazac koji sadrži skup polja različitih tipova. Na primjer, dokument koji se odnosi na korisničku uslugu može sadržavati datum, ime kupca, identifikacijski broj korisnika, ime operatera, tekstualno polje za opis zahtjeva korisnika i polje statusa zahtjeva. Notes koristi indeksirane prikaze da prikaže liste dokumenata, navigatore i indekse punog teksta za traženje dokumenata i agente za automatizaciju poslovnih procesa.

Još jedan fundamentalni mehanizam Lotus Notes/Domina je mehanizam replikacije, koji rješava 2 glavna problema:

Podrška za geografski raspoređen rad (sinhronizacija podataka i aplikacija);

Podrška za mobilne korisnike (sinhronizacija pošte, podataka i aplikacija).

Replikacija u Lotus Notes/Domino je jedinstven po svojoj funkcionalnosti i granularnosti: radi na nivou terena i veoma je prilagodljiv. Karakteriziraju ga sljedeća svojstva: dvosmjernost; selektivnost; replikacija između servera i između servera i klijenata; replikacija podataka i dizajn aplikacije. Osim toga, replikacija se može vršiti preko različitih komunikacijskih kanala: od običnih gradskih telefonskih linija do brzih lokalnih (globalnih) mreža.
Zajedno, mehanizam replikacije i Notes pošta čine integrisani Lotus Notes/Domino sistem za razmenu poruka, koji služi kao osnova za izgradnju aplikacija za automatizaciju toka posla.
Koristeći integrisani sistem za razmenu poruka, baze podataka dokumenata i ugrađene razvojne alate, kupci i programeri aplikacija imaju moćnu platformu za razvoj sistema orijentisanih na dokumente.

Kompanija KSK je razvila i nudi na tržištu sistem za upravljanje dokumentima KCK DocLogic. DocLogic je izgrađen na modularnom principu. Više Detaljan opis DocLogic je dat u nastavku.

Uprkos velikom broju gotovih aplikacija za Lotus Notes/Domino, većina aplikacija koje rade za kupce širom svijeta razvijena je po narudžbi. To se objašnjava specifičnostima poslovanja svakog kupca, kao i upotrebom različitih tehnologija i rješenja. Gotovo svaki korporativni projekat baziran na Lotus Notes/Domino uključuje korištenje oba gotova rješenja, kao i izvođenje prilagođenih razvoja.

Kompanija KSK je vodeća ruska kompanija u oblasti korporativnih projekata zasnovanih na Lotus Notes/Dominu i razvoju prilagođenih aplikacija. Kompanija je završila veliki broj projekata za strane i ruske kupce.

3). Transportni informacioni sistem

Lotus Notes/Domino ima mogućnost razmjene podataka sa drugim informacionim sistemima. U tu svrhu, Lotus je razvio čitav niz integracijskih tehnologija, od kojih su neke ugrađene u Lotus Notes/Domino, a neke su implementirane kao samostalni proizvodi. Integracijski proizvodi i tehnologije uključuju:

LotusScript Data Object Library - skup LotusScript klasa, metoda, svojstava i događaja koji omogućavaju pristup relacionim i tradicionalnim bazama podataka koristeći ODBC;

Ugrađena Domino Enterprise Connector Services (DECS) tehnologija, koja vam omogućava da kreirate aplikacije koje kombinuju Domino podatke i DBMS bez programiranja;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) je zasebni server koji omogućava administratorima da centralno planiraju i provode masovnu razmjenu podataka u periodičnoj sinkronizaciji ili načinu transakcije između Lotus Domina i DBMS-a, uključujući IBM DB2 porodicu, Oracle, Sybase, Microsoft SQL i druge ODBC kompatibilne baze podataka;

Domino konektori, koji omogućavaju razmjenu informacija između Domino aplikacija i sistema za planiranje resursa preduzeća (ERP), monitora transakcija i usluga direktorija.

Mogućnosti integracije navedene iznad, zajedno sa moćnim motorom za replikaciju (posebno na mrežama male brzine), čine dobrom idejom korištenje Domina kao prvoklasnog međuverskog ili transportnog sistema.

4). Web rješenja

Lotus Domino je web server koji podržava HTTP i HTTPS standarde. Pored izvršavanja funkcija standardnog Web servera, Lotus Domino može „u hodu“ da konvertuje Notes dokumente u HTML format i da ih pruži korisniku Interneta. Na ovaj način, informacije za vašu web stranicu neće biti pohranjene kao HTML datoteke u sistemu datoteka, već kao Domino dokumenti baze podataka.

To znači da možete koristiti sve moćne Lotus Notes/Domino razvojne alate bez dodatnih troškova i učiniti svoje Domino aplikacije i podatke dostupnim korisnicima Interneta/Intraneta. U tom slučaju, svi Domino servisi, kao što su indeksiranje dokumenata, kategorizacija, pretraživanje punog teksta, replikacija, agenti koji se pokreću po rasporedu i po nastanku određenih događaja, automatski postaju dostupni kreatoru vašeg web servera.

Zahvaljujući tome, proces popunjavanja vaše web stranice možete učiniti gotovo samodovoljnim. Webmaster neće morati stalno ručno ažurirati sadržaj stranice i više neće biti usko grlo ovog procesa. Budući da je izvor podataka za web stranicu Lotus Notes/Domino baza podataka, sami autori dokumenata imaju mogućnost da ih objave na web stranici. Istovremeno, zahvaljujući sredstvima koordinacije i automatizacije tokova rada, automatski je podržan proces odobravanja dokumenata za objavljivanje na webu, obavještavanje autora i odgovornih osoba o potrebi izmjena, ažuriranja ili brisanja.