Razred 1 Razred 2 Razred 3 Razred 4 Razred 5

Informacione tehnologije za dokumentarnu podršku poslova upravljanja.

PredavanjeSistemi za upravljanje dokumentima

1. Model toka dokumenata preduzeća.

2. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima.

3. Automatizacija toka dokumenata.

1. Model toka dokumenata preduzeća

Prenos informacija na svim nivoima hijerarhije vrši se slanjem i dostavljanjem dokumenata na papiru ili na disketama, u kom slučaju se uključuje dodatno osoblje. Različit je i kvantitativni aspekt informacija, a, kako pokazuje analiza, najveća količina podataka ide u proizvodno-tehnološki sektor i menadžment.

Procjena kvaliteta razmjene informacija može se izvršiti korištenjem sljedećeg modela toka rada.

Glavne oblasti automatizacije toka posla su: podrška za činjenične informacije, mogućnost rada sa dokumentima punog teksta, podrška za tok dokumenata - koji određuju trodimenzionalniprostor svojstava (slika 1), gde se bilo koji softverski proizvod date klase kreće duž određene putanje, prolazeći kroz različite faze u svom razvoju.

Rice. jedan.

Prva osa (F) karakteriše nivo organizacije čuvanja činjeničnih informacija, koji je vezan za specifičnosti određene vrste delatnosti preduzeća ili organizacije.Na primjer: pri nabavci materijalnih sredstava prateća dokumentacija (fakture, potvrde o prijemu, prijemni skladišni nalozi i sl.) se registruju kao operativni dokumenti, čiji su atributi veoma važni za donošenje upravljačkih odluka. Informacije iz operativnih dokumenata koriste se za složenu analitičku i sintetičku obradu, a u pojedinim slučajevima ih korisnik može dobiti putem izvještajnog sistema.

F* = Fukupno / Fauto.

Druga osa (D) - dokumenti punog teksta, odražavaju potrebu da se organizuje interakcija: formiranje i prenos robe, usluga ili informacija kako unutar preduzeća tako i izvan njega.Uz činjenične podatke, ovi dokumenti sadrže polustrukturirane informacije koje ne podliježu automatiziranoj analitičkoj obradi, kao što su, na primjer, faktori više sile i postupak reklamacije u slučaju kršenja uslova ugovora.

D* = Dukupno / Dauto.

Treća os (R) uvodi treću dimenziju u prostor toka posla - regulaciju procesa prosljeđivanja dokumenata,i to: opis koje procedure, kada i kako treba izvesti. Osnova za pozicioniranje oko date ose je skup formalnih znakova (atributa) i lista operacija.

R* = Rukupno / Rauto.

Tačka u prostoru (F, D, R) određuje stanje sistema toka posla. Položaj ove tačke zavisi od stepena razvoja i faze implementacije sistema upravljanja dokumentima u preduzeću, kao i od njegovih specifičnosti i samog obima poslovanja.

Predstavljanjem modela toka posla na ovaj način moguće je, na primjer, poznavajući trenutno stanje sa organizacijom kancelarijskog posla u svakom konkretnom preduzeću, jasno zamisliti u kojim pravcima je potrebno dalje ići, šta nedostaje u trenutni trenutak i kako organski iskoristiti postojeće sisteme automatizacije.Na primjer, u jednoj od moskovskih banaka akumuliran je veliki niz činjeničnih podataka, za čiju obradu je korišten moderni DBMS, postavljen na moćne servere otporne na greške - sve bi, čini se, trebalo biti u redu. Međutim, u radu s internim dokumentima došlo je do dupliciranja informacija: nastale su situacije kada se "činilo da niko nije kriv", a banka s vremena na vrijeme gubi profitabilne klijente. Razlog je taj što je tačka koja predstavlja položaj sistema toka posla za ovu organizaciju imala prilično velike koordinate na osi "F" i, moguće, na osi "D", ali je vrijednost koordinate na osi "R" bila blizu nule. Konkretno rješenje u ovom slučaju može biti razmatranje implementacije sistema upravljanja propisima. Istovremeno, ne morate da brinete o DBMS-u ("F" osa) ili elektronskim arhivama ("D" osi) - govorimo samo o promeni vrednosti koordinata duž "R" ose.

U opštem slučaju, kao što je već napomenuto, proces kancelarijske automatizacije u preduzeću može se predstaviti kao kriva u trodimenzionalnom prostoru koordinata F, D, R. Štaviše, što je ova kriva strmija, proces modernizacije ide brže, a što su veće vrijednosti sve tri koordinate, to je viši nivo automatizacije u korporaciji i, kao rezultat toga, ima manje problema s organiziranjem vlastitog aktivnosti.

Ose "F" i "D" određuju specifičnosti aktivnosti organizacije, regulisane položajem treće koordinate (R) prostora modela toka dokumenata. Istovremeno, model ne zavisi od tehnologije obrade dokumenata koja je usvojena u preduzeću - o svemu odlučuje samo svrha delatnosti, bilo da se radi o vladinoj organizaciji, trgovačkom preduzeću ili industrijskom preduzeću.

Generalno, mogu se razlikovati tri vrste organizacija:

trgovačko preduzeće: kupovina, marža, prodaja, profit - glavni predmet djelatnosti;

budžetska organizacija: osnovna delatnost je formiranje dokumenata;

industrijsko preduzeće: nabavka sirovina, prerada, stvaranje novog proizvoda, prodaja, ostvarivanje profita. Svrha aktivnosti je operacija.

Ako je zadatak organizacije da formira dokumente, na primjer, ured gradonačelnika, sud ili ministarstvo, tada će njegova pozicija u modelu zauzeti prilično visoku poziciju u odnosu na osi "F" i "D". Inače, danas su najpopularnije aplikacije koje su usmjerene na automatizaciju aktivnosti državnih i državnih administrativnih struktura - čija je glavna svrha priprema dokumenata.

Međutim, ako uzmemo u obzir aktivnosti komercijalne firme, čiji je zadatak proizvodnja materijalnih vrijednosti (prihvatiti sirovine, transformirati, stvoriti novi proizvod, prodati ga, dobiti prihod), onda bi već ovdje sve tri koordinate trebale imati uravnotežene vrijednosti.

2. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima

EDMS omogućava proces kreiranja, kontrolu pristupa i distribucije velikih količina dokumenata u računarskim mrežama, kao i kontrolu toka dokumenata u organizaciji.

Elektronski tok dokumenata obuhvata: kreiranje dokumenata, njihovu obradu, prenos, skladištenje, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili preduzeću, na osnovu korišćenja računarskih mreža. Uopšteno govoreći, uobičajeno je da se upravljanje protokom elektronskih dokumenata shvata kao organizacija kretanja dokumenata između odeljenja preduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Pri tome, kretanje dokumenata ne podrazumeva njihovo fizičko kretanje, već prenos prava na njihovo korišćenje uz obaveštavanje određenih korisnika i kontrolu nad njihovim izvršenjem.

Dokument je glavna jedinica informacije, a cjelokupno postojanje sistema za upravljanje dokumentima posvećeno je čuvanju dokumenta, njegovih svojstava i historije njegovog života, kao i stvarnom osiguranju njegovog života.

Osnovna svrha EDMS-a je da organizuje skladištenje elektronskih dokumenata, kao i rad sa njima.(posebno njihovo pretraživanje i po atributima i po sadržaju). EDMS treba automatski da prati promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, kao i da kontroliše sve njihove verzije i subverzije. Integrisani EDMS treba da pokrije ceo poslovni ciklus preduzeća ili organizacije – od postavljanja zadatka za kreiranje dokumenta do otpisivanja u arhivu, obezbedi centralizovano skladištenje dokumenata u bilo kom formatu, uključujući i složene kompozicione dokumente. EDMS bi trebao kombinovati različite tokove dokumenata geografski udaljenih preduzeća u jedan sistem. Moraju obezbijediti fleksibilno upravljanje dokumentima kako rigidnim definisanjem saobraćajnih ruta tako i slobodnim usmjeravanjem dokumenata. U EDMS-u treba sprovesti striktno razgraničenje pristupa korisnika različitim dokumentima, u zavisnosti od njihove kompetencije, funkcije i ovlašćenja koja su im dodeljena. Pored toga, EDMS treba prilagoditi postojećoj organizacionoj i kadrovskoj strukturi i sistemu kancelarijskog rada preduzeća, kao i da se integriše sa postojećim korporativnim sistemima.

Pitanje klasifikacije EDMS-a je prilično komplikovano zbog brzog razvoja tržišta ovih sistema. Štaviše, od 2001. godine koncept "Upravljanje sadržajem preduzeća (ECM)" umjesto elektronskog upravljanja dokumentima. ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sistem koji integriše sve tehnologije orijentisane na sadržaj i procese unutar preduzeća, obezbeđuje zajedničku infrastrukturu za upravljanje njegovim tokom rada, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Suština ovog pristupa (koji se naziva i infrastrukturnim) je u tome korporativni sadržaj ne mora biti u vlasništvu samo jedne aplikacije ili sistema. Trebao bi biti dostupan za mnoge aplikacije i slobodno distribuiran između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (uključujući odgovarajuće aplikacije većine dobavljača u industriji) je nezavisnost od jedne univerzalne prodavnice sadržaja... ECM infrastruktura integriše mnoga specijalizovana (ili naslijeđena) spremišta podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektronske spremišta dokumenata proizvoda, e-poštu, spremišta web sadržaja, sisteme datoteka, pa čak i sisteme za upravljanje bazama podataka. Na ovaj način, ECM infrastruktura pruža zajednički sloj integracije (ili virtuelizacije) za svako spremište podataka(omogućujući vam da ih pitate s bilo kojeg mjesta u cijelom preduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i sistema za upravljanje sadržajem od više dobavljača. Osim toga, uz pomoć ECM infrastrukture implementiraju se usluge upravljanja korporativnim sadržajem kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje pravima korisnika itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sistema).

Prema analitičarima IDC-a, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (dok neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko tipova, budući da imaju odgovarajuće funkcije za njih):

EDM fokusiran na poslovne procese (business-process EDM).Oni su u srcu ECM koncepta. Sistemi ovog tipa (EDMS) su dizajnirani za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sistemi obezbeđuju puni životni ciklus rada sa dokumentima, uključujući rad sa slikama, upravljanje zapisima i radnim tokovima, upravljanje sadržajem, itd. EDMS sistemi omogućavaju skladištenje i preuzimanje 2-D dokumenata u originalnim formatima (slike, CAD datoteke, tabele i drugo ) sa mogućnošću grupisanja u foldere. Najpoznatiji programeri EDMS sistema su Documentum (Documentum sistem), FileNet (Panagon i Watermark sistemi), Hummingbird (PC DOCS sistem) itd. njegove aktivnosti na implementaciji funkcija u EDMS-u kao što su upravljanje šablonima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i Izdavanje web sadržaja. Treba napomenuti da iako skoro svi EDMS sistemi pružaju dobar nivo implementacije repozitorija i bibliotečkih usluga za upravljanje elektronskim sadržajem (kao što su slike i kancelarijski dokumenti), svaki od njih je najjači u svojoj oblasti. Na primjer, u sistemima kompanija Open Text i iManage najviše je razvijeno upravljanje kancelarijskim dokumentima. Zauzvrat, sistemi iz Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su snažni u upravljanju slikama proizvoda velikog obima.

Korporativni EDM (Enterprise-centric EDM). Sistemi ovog tipa obezbeđuju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za kreiranje dokumenata, saradnju na njima i njihovo objavljivanje. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a fokusiranog na poslovne procese. Po pravilu, korporativni EDMS nije fokusiran na upotrebu samo u nekoj specifičnoj industriji ili na rješavanje uskog problema. One se uvode kao tehnologije za cijelu kompaniju. Razvoj i promociju korporativnog EDMS-a obavljaju Lotus (Domino.Doc sistem), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink sistem), Keyfile, Oracle (Context sistem), iManage itd.

Sistemi za upravljanje sadržajem.Sistemi ovog tipa omogućavaju kreiranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (sve do nivoa sekcija dokumenata i objekata za njihovu kasniju ponovnu upotrebu i kompilaciju). Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u obliku manjih objekata olakšava razmjenu informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji se mogu uključiti u web prezentaciju (na primjer, HTML stranice i web grafike). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost kreiranja šablona prezentacije koji omogućavaju predstavljanje i personalizaciju dinamičkog sadržaja (na osnovu korisničkih preferencija, korisničkih profila itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sistemi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette itd.

Sistemi upravljanja informacijama - portali.Ovakvi sistemi obezbeđuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i isporuku preko Interneta / intraneta / ekstraneta. Uz njihovu pomoć moguće je akumulirati (i primijeniti) iskustvo u distribuiranom korporativnom okruženju na osnovu korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali takođe pružaju standardni pristup veb pretraživaču nizu aplikacija za e-trgovinu (obično preko interfejsa ERP sistema). Primeri portala su Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Sistemi za snimanje.Uz njihovu pomoć, informacije skenirane s papirnih nosača pretvaraju se u elektronički oblik (obično u TIFF formatu). Ova tehnologija je u središtu prevođenja u elektronski oblik informacija sa svih naslijeđenih papirnih dokumenata i mikrofilmova. Osnovne funkcije standardnog sistema za obradu slika uključuju: skeniranje, skladištenje, brojne mogućnosti pretraživanja slika i još mnogo toga.

Sistemi upravljanja tokovima rada.Sistemi ovog tipa su dizajnirani da obezbede rutiranje tokova rada bilo kog tipa (definicija putanja za usmeravanje fajlova) u okviru korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za poboljšanje efikasnosti i kontrolisanja korporativnih poslovnih procesa. Sistemi upravljanja tokovima rada obično se kupuju kao dio rješenja (na primjer, EDMS sistemi ili PDM sistemi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus (Domino / Notes i Domino Workflow sistemi), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

EDMS komponente

Svi EDMS sadrže obavezne standardne komponente: skladištenje kartica (atributa) dokumenata; skladištenje dokumenata; komponente koje implementiraju poslovnu logiku sistema.

Prodavnica atributa dokumenta

Skladište atributa dokumenta namijenjeno je za pohranjivanje "kartice" - skupa polja koja karakteriziraju dokument. Obično u EDMS postoji koncept vrste dokumenata (npr. ugovor, specifikacija, pismo itd.) i svaka vrsta ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju obavezna polja zajednička za sve dokumente i posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste.

Pored koncepta vrste dokumenta, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može istovremeno pripadati više kategorija. Kategorije se mogu rasporediti u stablo kategorija.

Za organizaciju skladištenja kartica postoje tri moguća rješenja: korištenje vlastitog skladišta, standardnog DBMS-a ili alata okruženja na osnovu kojeg se DBMS gradi.

Skladištenje dokumenata

Za implementaciju skladištenja dokumenata, opet, postoje dva pristupa: skladištenje u sistemu datoteka ili u specijalizovanom skladištu EDMS-a. Sa stanovišta pragmatičnog korisnika, nema velike razlike između ovih pristupa, ako ih procjenjujemo u cjelini. Ali još uvijek postoje neke karakteristike.

Pohranjivanje u sistem datoteka smanjuje stepen sigurnosti prilikom razlikovanja pristupa, jer sistem datoteka možda ne podržava sigurnosni model koji je implementiran u samom EDMS-u. Stoga je potrebno EDMS-u dodijeliti vlastita prava pristupa, kako bi datoteke koje on pohranjuje bile nedostupne direktno bilo kom od korisnika. A EDMS održava sopstvenu listu korisnika sa pravima pristupa, organizujući pristup fajlovima preko ovih prava. Istovremeno, pristupni sistem postaje komplikovan za održavanje i nije potpuno besprijekoran sa stanovišta informacione sigurnosti. Šifrovanje fajla tokom skladištenja se često koristi za pružanje dodatne sigurnosti. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje fajlova, što uvelike otežava potragu za željenom datotekom kada se pokušava zaobići sistem. Moram reći da većina EDMS-a pohranjuje datoteke u sistem datoteka.

Poslovni nivo

Na nivou poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo, sve opisane komponente, iako se mogu rasporediti na različite načine, razlikuju se po stepenu složenosti, ali su istovremeno funkcionalno slične. Poslovna logika različitih sistema može se drastično razlikovati, a to je upravo ono što bi trebalo da bude od najvećeg interesa prilikom upoznavanja sa sistemom elektronskog upravljanja dokumentima. Može se razlikovati niz osnovnih komponenti od kojih se, poput kocki, formira funkcionalnost bilo kojeg SED-a:

upravljanje dokumentima u repozitorijumu.Uključuje procedure za dodavanje i uklanjanje dokumenata, čuvanje verzija, njihovo prenošenje u arhivu, održavanje arhive itd.;

traženje dokumenata.Sastoji se od pretrage po atributima, vizuelne pretrage u raznim stablima u kojima su dokumenti položeni, pretraživanja u punom tekstu, semantičke pretrage itd.;

kontrola rutiranja i izvršenja.Omogućava dostavu dokumenata u okviru poslovnih procedura u organizaciji. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne i krute. U slučaju fleksibilnog rutiranja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik koji je trenutno zadužen za dokument. U slučaju krutog rutiranja, putanja dokumenata je unaprijed određena na osnovu neke logike. Funkcija usmjeravanja nije prisutna u svim ERMS. Obično, kako bi se izbjegla zabuna, sistemi bez mogućnosti rutiranja nazivaju se elektronskim arhivama. Kontrola izvršenja je sastavni dio rutiranja. Naime, ruta je definisana u smislu putanje putovanja i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od učesnika u procesu putovanja. Izvršenje isprave podrazumeva izvršenje radnje u vezi sa dokumentom od strane svakog učesnika u okviru svojih službenih ovlašćenja;

izvještaji. Služi kao analog kancelarijskih dnevnika dokumenata. Koristeći različite izvještaje, možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje zaposleni provedu u radu na određenom dokumentu, brzinu prolaska dokumenata po odjelima itd.;

administracija.Podrška za rad samog sistema, postavljanje njegovih parametara itd.

Mjesto EDMS-a u informacionom sistemu preduzeća

Glavne funkcije EDMS-a: osiguravanje kontrole i transparentnosti preduzeća, kao i akumulacija znanja i upravljanje znanjem. U današnjem svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u cijeni koštanja automobila Mercedes, samo 30% su direktni troškovi proizvodnje, a ostatak je naknada za troškove razvoja automobila, odnosno trošak aktivnosti inženjera i menadžera, dakle, glavni resurs za smanjenje troškova leži u optimizaciji njihovih aktivnosti.

Stepen efikasnosti korišćenja EDMS-a određen je stepenom u kojem dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informacioni sadržaj aktivnosti preduzeća. Očigledno je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni sadržaj strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba da zadrži ugovore, ali je malo vjerovatno da će doći do implementacije EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s lancem trgovina u desetinama gradova i složenom logistikom, vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o implementaciji ERP sistema. U sljedećoj fazi, broj veleprodajnih kupaca i velikih kupaca može narasti do te mjere da ćete morati razmišljati o implementaciji CRM-a. I samo ako u isto vrijeme upravljački aparat naraste na stotinu ljudi, pojavit će se paralelni neosnovni projekti, nastati zadaci diverzifikacije i nastati zadatak uvođenja EDMS-a. Istovremeno, neki sistemi će možda morati da se integrišu tako da CRM sistem ima veze sa pismima, ugovorima i kopijama dolaznih naloga koji se čuvaju u EDMS-u.

U nekim slučajevima integracija ovih sistema je još bliža – EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sistema koji ih generiraju i sistema koji ih konzumiraju, u slučaju kada je uspostavljena direktna veza na nivou strukturiranih podataka. između ovih sistema nije potrebno. Pretpostavimo da preduzeće ima CRM i ERP sisteme, a potrebno je da CRM evidentira tromjesečne izvještaje ERP-a o isporukama robe određenom klijentu, dopunjene, eventualno, stručnim komentarima. Jasno je da se takvi izvještaji najpogodnije čuvaju u EDMS-u. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će biti automatski kreiran i sačuvan. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve ove operacije se mogu odvijati automatski. (Naglašavamo da je navedeni primjer čisto spekulativan i, zapravo, možda nema praktično značenje; integracija bilo kojeg informacionog sistema ima smisla samo kada je njegova svrha jasno shvaćena.)

Tipični zahtjevi za EDMS

Ako slijedite slovo standarda za izradu tehničkog zadatka, zahtjevi koje tipičan korisnik može nametnuti tipičnom sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima mogu se opisati na sljedeći način.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima mora:

§ osigurati pouzdano skladištenje dokumenata i njihovih opisa;

§ osigurati životni ciklus dokumenta (njegovo kreiranje, čuvanje verzija, objavljivanje, blokiranje pristupa zaplijenjenom dokumentu, prijenos dokumenta na čuvanje u arhivu);

§ omogućavaju korisniku da dodjeljuje različite vrste dokumenata, kreira i uređuje kartice za njih;

§ održavati hijerarhiju kategorija za efikasno pretraživanje dokumenata;

§ traženje dokumenata na osnovu informacija sa kartice, kao i punog teksta;

§ obezbijediti razdvajanje pristupa dokumentima na nivou pojedinačnih korisnika, prema principu uloge, a na osnovu hijerarhijske strukture organizacije;

§ podrška HSM tehnologiji;

§ evidentirati sve događaje vezane za rad korisnika i samog sistema;

§ potrebni su napredni administrativni alati;

§ podržavaju daljinski pristup informacijama.

Napredni sistemi bi trebali podržavati:

§ klaster tehnologije za osiguranje nesmetanog rada;

§ geografski raspoređene organizacije;

§ Algoritmi šifriranja za pohranu i prijenos podataka;

§ digitalni potpis.

Zahtjevi arhitekture:

§ prisustvo namenskog servera aplikacija;

§ prisustvo tankog klijenta;

§ podrška za pristup dokumentima pomoću pretraživača.

§ multi-platforma za skalabilnost;

Uslovi za otvorenost i integraciju sa drugim sistemima:

§ integracija sa alatima za strimovanje unosa dokumenata;

§ integracija sa uredskim aplikacijama;

§ integracija sa emailom;

§ dostupnost razvijenog programskog interfejsa (API);

§ integracija sa standardnim servisima imenika (na primjer, LDAP) za održavanje i sinkronizaciju liste korisnika sistema;

§ mogućnost prilagođavanja korisničkog sučelja za specifične zadatke;

§ mogućnost dopune sistema sopstvenim specijalizovanim komponentama;

§ u slučaju korišćenja eksterne baze podataka za skladištenje atributa dokumenta, potrebno je imati detaljan opis strukture podataka i načina rada sa različitim DBMS.

3. Automatizacija toka dokumenata

Sistem za upravljanje dokumentima RS Doc baziran na Oracle Collaboration Suite

Zadaci koje treba riješiti:

kombinovanje dokumenata u logičke blokove,

obezbjeđivanje arhivskog skladištenja i preuzimanja dokumenata.

Potrošači:

● mala i srednja preduzeća;

● vladine agencije;

● usluge podrške;

● IT kompanije.

Hardverska platforma h86, Itanium, AMD.

Softverska platforma Windows, Solaris, Linux.

Funkcionalnost elektronski sistemi za upravljanje dokumentima RS-Doc:

● efikasan rad sa velikim količinama podataka i mogućnost neograničenog proširenja obima pohranjenih i obrađenih informacija;

● visok stepen zaštite pohranjenih i prenošenih informacija;

● skalabilnost i prenosivost na bilo koju platformu;

● jednostavnost konfiguracije i administracije softvera;

● organizovanje proizvoljnih ruta za prolaz dokumenata.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc implementiran je na bazi Oracle Collaboration Suite 10g koristeći BPEL (Business Process Execution Language) tehnologiju, koja omogućava integraciju velikih razmjera sa poslovnim aplikacijama.

Oracle Content Services pruža svakom zaposleniku u organizaciji sveobuhvatno, integrirano rješenje za upravljanje životnim ciklusom dokumenata. Oracle Content Services je izgrađen na robusnoj Oracle serverskoj infrastrukturi, koristeći Content Management SDK, dokazani alat sa preko 2000 korisnika. Oracle Collaboration Suite 10g će pružiti funkcionalnost vrlo laku za korištenje u poznatim Windows web interfejsima, Portal, E-Business Suite aplikacijama i drugim okruženjima.

Unos dokumenta

RS-Doc sistem vam omogućava da organizujete strimovanje unosa dokumenata pomoću brzih skenera i sistema za prepoznavanje. U ovom slučaju, dokument se automatski postavlja u Oracle 10g DBMS.

Pretraga dokumenata

Problem end-to-end pronalaženja informacija izuzetno je relevantan u kontekstu upotrebe heterogenih formata i povećanja obima nestrukturiranih podataka. Informacije potrebne za donošenje odluka mogu se naći bilo gdje: u korporativnim bazama podataka (u strukturiranom obliku), na web stranicama, u dokumentima razbacanim po mnogim serverima datoteka, u porukama pošte. Pretraživanje dokumenata u RS-Doc sistemu je jedinstveni mehanizam za pretraživanje i izdvajanje podataka iz svih informacionih resursa kompanije i svih komponenti toka posla. Sistem za pretragu, organizovan u sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc, omogućava vam da organizujete pretragu ne samo po ključnim parametrima, već i pretragu unutar dokumenta. Istovremeno, podržano je više od 250 formata podataka.

Čuvanje dokumenata

Internet tehnologije i ugrađene tehnologije portala olakšavaju integraciju sistema za upravljanje dokumentima sa korporativnim portalom. Troslojna arhitektura sistema omogućava vam da efikasno koristite jedno skladište dokumenata u geografski distribuiranoj organizaciji.

Svi dokumenti i fajlovi učitani u sistem za elektronsko upravljanje dokumentima RS-Doc pohranjeni su u bazi podataka Oracle 10g. Ovo vam omogućava da svakodnevno pravite rezervne kopije celokupne količine dokumenata, kao i da povratite izgubljene podatke u određenom vremenskom intervalu. Administratori mogu da konfigurišu Oracle Collaboration Suite 10g da bude u skladu sa pravilima o zadržavanju korporativnih dokumenata automatskim čuvanjem ili odlaganjem dokumenata. Na primjer, osoba zadužena za kompaniju može elektronskim putem propisati politiku upravljanja sadržajem kompanije. Dokumenti sa određenim karakteristikama mogu se čuvati neograničeno, dok se dokumenti sa drugim karakteristikama mogu periodično odlagati.

Vođenje poslovne evidencije :

● plan fajla: kontrola operativnih ograničenja na zapise i njihovo hijerarhijsko kreiranje i upravljanje

● web usluge koje su podržane za integraciju sa finansijskim ili Oracle E-Business Suite aplikacijama

● podržavaju objekte registra, uključujući jednostavno i verzionisano upravljanje dokumentima

● mogućnost pretraživanja registracionih zapisa

● intuitivni web interfejs za korisnike koji upravljaju registracijama

● Integracija sa proizvodima za upravljanje skladištem datoteka koji nude WORM mogućnosti za registracione zapise

Skaliranje

Sistem za elektronsko upravljanje dokumentima RS-Doc vam omogućava da organizujete rešenje otporno na greške i skalabilno rešenje zasnovano na Oracle RAC i Oracle GRID tehnologijama.

Integracija sa korporativnim portalom

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc zasnovan je na tehnologiji korporativnog portala, a sadrži i funkcionalnost sredstava kolektivnog rada korisnika, kao što su:

● email

● korporativni i lični kalendar

● korporativni portal

● sistem za postavljanje zadataka i praćenje njihove realizacije

Mogućnost kreiranja više stranica

Oracle Collaboration Suite 10g omogućava kreiranje više sigurnih lokacija unutar jedne instance proizvoda. Svaka od ovih stranica će imati svoj skup "alata" (tj. poslovne procese, kategorije, itd.) i bit će u suštini izolirana od drugih stranica. Na primjer, CIO sada može kreirati različite sisteme za upravljanje datotekama za različite regionalne urede, sve na jednom skupu hardvera i softvera, čime dramatično smanjuje troškove infrastrukture.

Elektronski digitalni potpis

Elektronski digitalni potpis (EDS) je preduslov za elektronski dokument dizajniran da zaštiti ovaj elektronski dokument od krivotvorenja. EDS se formira kao rezultat transformacije informacija pomoću kriptografske informacijske sigurnosti (CIP) i omogućava vam da identifikujete vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i da utvrdite odsustvo izobličenja informacija u elektroničkom dokumentu.

Prisustvo elektronskog digitalnog potpisa u sistemu RS-Doc omogućava zamjenu tradicionalnog pečata i potpisa, garantujući autorstvo i nepromjenjivost dokumenta nakon što je potpisan. Mehanizam elektronskog digitalnog potpisa omogućava vam da potpišete bilo koju verziju elektronskog dokumenta, beležeći i čuvajući informacije o tome ko je i kada potpisao. Lista korisnika kojima je dozvoljeno potpisivanje dokumenata ove vrste postavlja se posebno za svaku vrstu elektronskih dokumenata.

Omogućavanje sigurnog pristupa dokumentima

Sigurnosna poboljšanja u Oracle Collaboration Suite 10g uključuju:

● sigurnost na nivou foldera i dokumenti: Oracle Collaboration Suite 10g razvija sigurnosni mehanizam na nivou Shared Folder u Oracle fajlovima, dodajući zaštitu pristupa na nivou fascikle i dokumenta, tako da menadžer sada može precizno odrediti korisnike kojima je dozvoljen pristup određenim fasciklama i dokumentima i njihov pristup nivo

● Kontrola pristupa zasnovana na grupama i ulogama: kontrola pristupa se može primijeniti na sve objekte sadržaja i razine sigurnosti, dodatni atributi dozvole pristupa su također dostupni za daljnje prilagođavanje, na primjer, menadžer projekta sada može kreirati grupu korisnika uključenih u određeni rad na projektu , i dodjeljuje pristup ciljnim fasciklama i dokumentima za ovu grupu

● skeniranje virusa i skeniranje: Oracle Collaboration Suite 10g se može kombinovati sa eksternim skenerima za viruse za automatsko i ručno skeniranje virusa - funkcija skeniranja virusa se može konfigurisati da se automatski pokrene nakon uspješnog ulaska u arhivu dokumenata (preko otpremanja, registracije, spremanja ili prijenos protokola); Skeniranje virusa se može pozvati ručno da bi se vidjeli objekti koji su već u arhivi, tako da kompanija sada može licencirati i integrirati Symantecov preglednik sa Oracle Content Services tako da se dokumenti predati Oracle Content Services automatski skeniraju.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) je standard za izgradnju poslovnih procesa iz skupa heterogenih usluga koje radikalno smanjuju složenost i troškove integracijskih projekata. Oracle BPEL Process Manager nudi okruženje koje je lako za korišćenje, ali je bogato funkcijama za vizuelni dizajn, implementaciju i kontrolu poslovnih procesa. Funkcionalnost već postojećih sistema postaje svojevrsni konstruktor, skup fragmenata koji, kada su povezani u ispravnom redosledu, formiraju jedinstveno okruženje čije se stanje može u potpunosti kontrolisati i vizualizovati.

Efekat implementacije

● Povećana je odgovornost svakog zaposlenog za ispunjenje i izvršenje bilo kog zadatka koji mu je dat, jer zna da zadatak neće biti zaboravljen, sigurno će biti prihvaćen i provjeren

● menadžment može procijeniti obim posla i efikasnost rada osoblja, jer se podaci o svim zadacima evidentiraju u sistemu i u svakom trenutku možete vidjeti ko stalno odlaže zadatke, ko obavlja najviše zadataka itd.

● ubrzan je tok dokumenata, što se ogleda u brzini i kvalitetu usluge korisnicima, a to je direktan način povećanja konkurentnosti preduzeća

● Osigurana je zamjena zaposlenih, jer se svi neriješeni poslovi i dokumenti evidentiraju u sistemu

● podizanje nivoa korporativne kulture, koja svakog zaposlenog usmerava na postizanje opštih ciljeva preduzeća

● poboljšanje efikasnosti saradnje sa informacijama

● povećanje nivoa korisničke usluge

● smanjenje troškova posedovanja softversko-hardverskog kompleksa

Posebnosti

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima će biti efikasno za ona preduzeća koja imaju:

● upravljački aparat i tok posla su prilično veliki i složeni (za mala preduzeća, elektronski tok posla može čak i usporiti procese, a da ne spominjemo efikasnost ulaganja)

● Menadžment kompanije je spreman za restrukturiranje poslovnih procesa u cilju njihove optimizacije i jasne regulacije, jer je bez ovog rada nemoguće uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima

● menadžment ima za cilj da uvede elektronsko upravljanje dokumentima radi poboljšanja efikasnosti upravljanja preduzećem, a ne da olakša rad pojedinačnih odeljenja (npr. kancelarije).

Dizajn, razvoj i implementacija sistema toka dokumenata i upravljanja resursima preduzeća zasnovanog na Lotus Domino platformi

Zadaci koje treba riješiti

Sistemi toka dokumenata i upravljanja resursima preduzeća, koji obezbeđuju kolektivni rad zaposlenih u celom preduzeću u jedinstvenom informacionom prostoru, rešavaju sledeće glavne zadatke:

● povećanje brzine i kvaliteta donošenja odluka

● povećanje upravljivosti organizacije

● povećanje stope širenja znanja unutar organizacije

● poboljšanje sigurnosti skladištenja i prenosa informacija

● smanjenje udjela opštih troškova

● obezbjeđivanje eksternog toka dokumenata

Upravljanje dokumentima i sistemi upravljanja resursima preduzeća:

● podrška saradnji

● povećati efikasnost i produktivnost osoblja

● osigurati stalnu dostupnost informacija donosiocima odluka u kompaniji

● omogućiti smanjenje utroška sredstava za neproizvodne potrebe

● učiniti rad geografski raspoređenih kompanija jednostavnim i efikasnim

● omogućiti zaposlenima da obavljaju funkcionalne poslove i imaju pristup samo dokumentima neophodnim za rad u skladu sa ulogama u sistemu

● osigurati sigurnost pohranjenih informacija

● poboljšati kvalitet rada sa partnerima i klijentima

● povećati stopu širenja znanja unutar kompanije

Potrošači

Kompanije sa velikim brojem zaposlenih kojima je potrebna automatizacija toka posla.

Hardverska platforma

Platforme koje podržavaju IBM softverski proizvodi.

Softverska platforma

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funkcionalnost

Glavne mogućnosti sistema upravljanja dokumentima i resursima preduzeća mogu se formulisati kao lista:

● registracija dolazne, odlazne korespondencije

● puni ciklus odobravanja dokumenata

● formiranje i izvršenje naloga

● interni tok dokumenata u organizaciji

● čuvanje i ažuriranje podataka o strukturi, zaposlenima i izvođačima u organizaciji
● rad sa ugovorima i eksternim kontaktima organizacije

● upravljanje projektima u toku u organizaciji

● jednostavna i brza realizacija raznih narudžbi i aplikacija

● priprema raznih događaja

● održavanje materijalne baze organizacije

● objedinjeno skladištenje dokumenata kompanije

● kadrovski podsistem

Prilikom implementacije sistema upravljanja dokumentima i upravljanja resursima preduzeća, R-Style Company radi prema sljedećoj šemi:

● pregled organizacione strukture preduzeća, identifikacija glavnih poslovnih procesa, tokova posla i formalni opis toka dokumenata

● izrada nomenklature dokumenata, formiranje priručnika i klasifikatora, izrada uputstava

● adaptacija ili revizija sistema na osnovu informacija dobijenih u fazi istraživanja

● instalacija i konfiguracija softvera, probni rad

● konačna konfiguracija sistema, uzimajući u obzir nedostatke uočene tokom probnog rada

● obuka osoblja organizacije

Efekat implementacije

Optimizacija toka dokumenata kompanije i smanjenje dodatnih troškova.

Posebnosti

Ovo rješenje predstavlja kako razvoj sistema za upravljanje dokumentima i upravljanje resursima preduzeća "od nule", tako i reviziju postojećih sistema za potrebe određenog kupca.

Integracijski projekti na Lotus Notes / Domino

KSK-ov pristup izgradnji korporativnih informacija projekti bazirani na Lotus Notes/Domino tehnologiji

Lotus Notes / Domino funkcionira u korporaciji

Lotus Notes / Domino obavlja 4 glavne funkcije u korporaciji:

Korporativni email.

2. Automatizacija zadataka usmjerenih na dokumente.

3. Transportni informacioni sistem.

4. Web - rješenja.

Objedinjena Lotus Notes / Domino infrastruktura u organizaciji

jedan). Korporativni email

Implementacija Lotus Notes/Domino tehnologije je opravdana čak i kada se koristi kao korporativni e-mail sistem.

Ovaj sistem se može opisati kao pouzdan, skalabilan, siguran i kojim se može upravljati. Postoje organizacije u kojima je više od 100 pa čak i 200 hiljada zaposlenih ujedinjeno Lotus Domino sistemom za razmenu poruka. To znači da kako se vaša organizacija širi, Lotus Domino infrastruktura se također može proširiti bez nailaska na tehnička ograničenja. Kada je u pitanju sigurnost, Domino nudi najmoćniji sistem zaštite pošte na internetu danas.

Pored e-pošte, Lotus Domino sadrži čvrsto integrisane sisteme grupnog kalendara i zakazivanja.

Mnoge kompanije počinju da grade svoju infrastrukturu e-pošte implementirajući MS Exchange. Međutim, kako se implementacije povećavaju i otkriva se potreba za automatizacijom zadataka timskog rada, neke od ovih kompanija počinju da migriraju na Lotus Domino. U tu svrhu razvijene su posebne procedure za migraciju sa MS Exchange-a na Lotus Domino. KSK je stekao veliko iskustvo u obavljanju migracija u velikim korporacijama.

Šema migracije se može predstaviti na sljedeći način

2). Automatizacija dokumentno orijentisanih zadataka

U srcu Lotus Notes / Domina je skladište objekata poznato kao Notes Storage Facility (NSF). Glavna jedinica skladištenja podataka je poseban dokument, a njegovu strukturu određuje obrazac koji sadrži skup polja različitih tipova. Na primjer, dokument koji se odnosi na korisničku uslugu može uključivati ​​datum, ime kupca, identifikacijski broj korisnika, ime operatera, tekstualno polje za opis zahtjeva korisnika i polje statusa za zahtjev. Notes koristi indeksirane prikaze da prikaže liste dokumenata, navigatore i indekse punog teksta za pronalaženje dokumenata i agente za automatizaciju poslovnih procesa.

Još jedan fundamentalni mehanizam Lotus Notes / Domina je mehanizam replikacije, koji rješava 2 glavna zadatka:

Podrška za geografski raspoređen rad (sinhronizacija podataka i aplikacija);

Podrška za mobilne korisnike (sinhronizacija pošte, podataka i aplikacija).

Replikacija u Lotus Notes/ Domino je jedinstven po svojoj funkcionalnosti i granularnosti: radi na nivou pojedinačnih polja i veoma je prilagodljiv. Karakteriziraju ga sljedeća svojstva: dvosmjeran; selektivnost; replikacija između servera i između servera i klijenata; replikacija podataka i dizajn aplikacije. Osim toga, replikacija se može vršiti preko različitih komunikacijskih kanala: od običnih gradskih telefonskih linija do brzih lokalnih (globalnih) mreža.
Zajedno, mehanizam za replikaciju i Notes pošta čine integrisani Lotus Notes/Domino sistem za razmenu poruka koji služi kao osnova za izgradnju aplikacija za automatizaciju toka posla.
Sa integrisanim sistemom za razmenu poruka, bazama podataka dokumenata i ugrađenim razvojnim alatima, kupci i programeri aplikacija dobijaju moćnu platformu za razvoj sistema zasnovanih na dokumentima.

Kompanija KCK razvila je i nudi na tržištu sistem za upravljanje dokumentima KCK DocLogic. DocLogic je modularan. Detaljniji opis DocLogica je dat u nastavku.

Unatoč velikom broju gotovih aplikacija za Lotus Notes/Domino, većina aplikacija koje rade za kupce širom svijeta razvijena je po narudžbi. To je zbog specifičnosti poslovanja svakog od kupaca, kao i upotrebe različitih tehnologija i rješenja. Gotovo svaki korporativni projekt baziran na Lotus Notes / Dominu pretpostavlja korištenje i gotovih rješenja i prilagođenog razvoja.

KSK je vodeća ruska kompanija u oblasti korporativnih projekata baziranih na Lotus Notes/Domino i razvoju prilagođenih aplikacija. Kompanija je realizovala veliki broj projekata za strane i ruske kupce.

3). Transportni informacioni sistem

Lotus Notes / Domino ima mogućnost razmjene podataka sa drugim informacionim sistemima. U tu svrhu, Lotus je razvio čitav niz integracijskih tehnologija, od kojih su neke ugrađene u Lotus Notes/Domino, a neke su implementirane kao samostalni proizvodi. Integracijski proizvodi i tehnologije uključuju:

LotusScript Data Object Library je zbirka LotusScript klasa, metoda, svojstava i događaja koji omogućavaju pristup relacionim i tradicionalnim bazama podataka koristeći ODBC;

Ugrađena Domino Enterprise Connector Services (DECS) tehnologija, koja vam omogućava da kreirate aplikacije koje kombinuju Domino podatke i DBMS bez programiranja;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - zasebni server koji omogućava administratorima da centralno planiraju i provode masovnu razmjenu podataka u periodičnoj sinkronizaciji ili načinu transakcija između Lotus Domina i DBMS-a, uključujući IBM DB2 porodicu, Oracle, Sybase, Microsoft SQL i druge ODBC kompatibilne baze podataka;

Domino konektori, koji omogućavaju komunikaciju između Domino aplikacija i sistema upravljanja resursima preduzeća (ERP), monitora transakcija i usluga direktorijuma.

Gore navedene integracijske mogućnosti, zajedno sa moćnim motorom za replikaciju (posebno na mrežama male brzine), daju Dominu svaki razlog da koristi Domino kao prvoklasni međuverski ili transportni sistem.

4). Web rješenja

Lotus Domino je web server koji podržava HTTP i HTTPS standarde. Pored obavljanja funkcija standardnog Web servera, Lotus Domino može u hodu da konvertuje Notes dokumente u HTML i prezentuje ih korisniku Interneta. Na ovaj način, informacije za vašu web stranicu neće biti pohranjene kao HTML datoteke u sistemu datoteka, već kao dokumenti u Domino bazi podataka.

To znači da možete koristiti sve moćne Lotus Notes / Domino razvojne alate i učiniti svoje Domino aplikacije i podatke dostupnim korisnicima Interneta / Intraneta bez dodatnih troškova. Istovremeno, svi Domino servisi, kao što su indeksiranje dokumenata, kategorizacija, pretraživanje punog teksta, replikacija, zakazani i aktivirani agenti, automatski postaju dostupni kreatoru vašeg web servera.

Radeći ovo, možete učiniti proces sadržaja vaše web stranice gotovo samostalnim. Webmaster neće morati stalno ručno ažurirati sadržaj stranice i prestat će biti usko grlo ovog procesa. Budući da je izvor podataka za web stranicu Lotus Notes/Domino baza podataka, sami autori dokumenata imaju mogućnost da ih objave na web stranici. Istovremeno, zahvaljujući sredstvima koordinacije i automatizacije tokova rada (workflow), automatski je podržan proces odobravanja dokumenata za objavljivanje na webu, obavještavajući autore i odgovorne o potrebi izmjena, ažuriranja ili brisanja.

Poslovna istorija nastanka i razvoja preduzeća. Analiza i evaluacija efektivnosti upravljačke dokumentacije podrške. Automatizacija strateškog odlučivanja u AD. Formiranje zahtjeva za sistem elektronskog upravljanja dokumentima.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Koristite obrazac ispod

Studenti, postdiplomci, mladi naučnici koji koriste bazu znanja u svom studiranju i radu biće vam veoma zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

MINISTARSTVO PROSVETE I NAUKE RUJSKE FEDERACIJE

Federalna državna budžetska obrazovna ustanova visokog stručnog obrazovanja

"KUBANSKI DRŽAVNI UNIVERZITET"

(FSBEI HPE "KubGU")

Katedra za opšte, strateško, informatičko upravljanje i poslovne procese

DIPLOMSKI KVALIFIKACIJSKI RAD

Informaciono-dokumentaciona podrška za donošenje strateških odluka u organizaciji (npr. OJSC "Rodina")

Specijalnost 032001.65 Dokumentaciono-dokumentaciona podrška menadžmenta

Usavršavanje "dokumentovanje poslova organa državne uprave i lokalne samouprave", dopisni kurs

Studentica Anastasia Viktorovna Bagmut

Krasnodar 2013

Strateške odluke, podrška informacijama i dokumentaciji, indikatori učinka, EDMS, tok dokumenata.

Svrha rada je povećanje efikasnosti aktivnosti AD Rodina u oblasti informaciono-dokumentacione podrške za donošenje strateških odluka kroz uvođenje sistema elektronskog upravljanja dokumentima.

Predmet istraživanja je OJSC "Rodina".

Kao rezultat studije, razvijen je set mjera za poboljšanje efikasnosti sistema informaciono-dokumentacione podrške OJSC Rodina i izrađen projekat za implementaciju EDMS-a.

• Uvod
• 2. Sistemska analiza stanja predškolske obrazovne ustanove AD „Rodina“ i procena njene efikasnosti
• 2.2 Analiza postojećeg sistema dokumentacije
• 2.3 Prikaz problema razvoja sistema informaciono-dokumentacione podrške menadžmenta u AD „Rodina“. Izbor aktuelnih problema u razvoju informaciono-dokumentacione podrške pri donošenju strateških odluka
• 3. Razvoj tehnologije informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje u OJSC "Rodina"
• 3.1 Izbor i izrada projekta informacionog sistema za donošenje strateških odluka
• 3.1.1 Formiranje zahtjeva za sistem elektronskog upravljanja dokumentima
• 3.2 Odabir kriterija i indikatora i procjena efektivnosti predloženog projektnog rješenja
• 3.3 Ekonomska opravdanost izrađenog projekta
• Zaključak
• Spisak korištenih izvora

Prijave

Uvod

Već 20 godina u našoj državi postoji tržišna ekonomija, prelazak u koju je značio da su lideri morali da uče kako da se snalaze sami, a ne po naredbi odozgo. Jedan od elemenata samostalnog upravljanja preduzećem je donošenje upravljačkih odluka.

Automatizacija toka posla omogućava svakoj organizaciji da ubrza proces rada, da ostane ispred konkurencije pri donošenju operativnih i strateških odluka.

Implementacija EDMS-a osigurava dobro koordiniran rad svih odjela; pojednostavljuje rad sa dokumentima, povećava njegovu efikasnost i efikasnost pristupa informacijama. Shodno tome, automatizacija toka rada neophodna je u svakoj organizaciji, bez obzira na obim i vrstu vlasništva, jer upotreba EDMS-a povećava konkurentnost kompanije na tržištu roba i usluga.

Upravljačke odluke u preduzeću pokrivaju sve aspekte njegovih aktivnosti: pripremu proizvodnje, samu proizvodnju, prodaju, rad sa kadrovima, finansije itd.

Relevantnost odabrane teme je zbog važnosti problema obezbjeđenja dokumentacije za organizaciju u fazi donošenja strateških odluka. Razvoj jedinstvenih zahtjeva za sistem toka posla, identifikacija punog skupa normativnih funkcija izvođača i mehanizama upravljanja u svakoj fazi životnog ciklusa dokumenta (formiranje projekta, priprema, registracija, izvršenje, prijenos u arhivu) također nisu lak zadatak.

U toku završnog kvalifikacionog rada proučavani su i analizirani glavni pravci aktivnosti Otvorenog akcionarskog društva „Rodina“ (u daljem tekstu OJSC „Rodina“) za dokumentovanje i organizovanje rada sa dokumentima u cilju identifikacije njihovih karakteristika.

Predmet istraživanja je OJSC "Rodina" - agroindustrijski kompleks koji se nalazi u ul. Chelbasskaya, Kanevsky District, Krasnodar Territory.

Predmet istraživanja je proces informaciono-dokumentacione podrške za donošenje strateških odluka u OJSC "Rodina".

Svrha završnog kvalifikacionog rada je povećanje efikasnosti AD „Rodina“ u oblasti informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje kroz uvođenje elektronskog sistema za upravljanje dokumentima.

Na osnovu toga se gradi niz zadataka:

1) razotkrivanje suštine koncepta „organizacija informaciono-dokumentacione podrške strateškom odlučivanju“ i identifikovanje karakteristika sadašnje faze razvoja predškolskih obrazovnih ustanova;

2) karakteristike regulatornog okvira za informaciono-dokumentacionu podršku menadžmenta;

3) ocjenu efikasnosti postojeće predškolske obrazovne ustanove OJSC „Rodina“;

4) razvoj seta mera za unapređenje efikasnosti IDOU sistema za donošenje strateških odluka;

5) ocjenu ekonomske efikasnosti predloženih implementacija.

Prilikom pisanja završnog kvalifikacionog rada korišten je 51 izvor. Prije svega, proučavan je i analiziran regulatorni, metodološki i zakonodavni okvir. Osim toga, teorijsku i metodološku osnovu istraživanja činili su radovi poznatih autora kao što su G.N. Zatsepina, T.V. Kuznjecova, Yu.N. Stolyarov, D.V. Arutyunova, G. Ya. Goldstein i drugi.

Empirijsku osnovu studije činili su materijali iz stručne periodike, internet izvora, internih (lokalnih) akata i dokumenata OJSC „Rodina“.

U skladu sa postavljenim zadacima, završni kvalifikacioni rad sastoji se od uvoda, tri poglavlja, zaključka i tri dodatka.

Prvo poglavlje posvećeno je teorijskim osnovama strateškog menadžmenta i kancelarijskog rada u organizaciji. Opisan je regulatorni i pravni okvir za dokumentarnu podršku menadžmenta, prikazano je trenutno stanje informacione podrške za donošenje strateških odluka u organizaciji.

Drugo poglavlje po svom sadržaju je analiza privrednih i privrednih aktivnosti AD „Rodina“. Opisan je sistem informacione i dokumentarne podrške aktivnosti organizacije, prikazani su glavni problemi u dokumentarnoj podršci strateškog odlučivanja.

Treće poglavlje je izrada predloga za unapređenje informaciono-dokumentacione podrške za aktivnosti AD „Rodina“ u donošenju strateških odluka, koje obuhvata nekoliko sekcija: automatizaciju toka rada organizacije, kao i očekivane zaključke iz predloženih izmena.

1. Teorijske osnove informaciono-dokumentacione podrške za strateško odlučivanje

1.1 Suština koncepta „strateškog upravljanja“ i njegovo trenutno stanje

Strateški menadžment je integrisani sistem za postavljanje i sprovođenje strateških ciljeva preduzeća, zasnovan na predviđanju okruženja i razvijanju načina prilagođavanja njegovim promenama, kao i uticaju na njega.

Strategija je slika organizacionih akcija i pristupa upravljanja koji se koriste za postizanje organizacionih ciljeva i zadataka organizacije.

U savremenoj nauci o menadžmentu izdvajaju se neke karakteristike strateškog menadžmenta:

1. Cilj moderne organizacije je prilagođavanje promjenama. Zbog potrebe da se uzme u obzir dinamika eksternog okruženja, postoje dva pravca razvoja strateškog menadžmenta:

Redovno strateško upravljanje, koje predstavlja logičan razvoj strateškog planiranja i sastoji se od dva komplementarna podsistema: podsistema za analizu i planiranje strategije i podsistema za realizaciju strategije;

Strateško upravljanje u realnom vremenu - rješavanje neočekivanih strateških problema. Razvija se u industrijama u kojima se promjene u vanjskom okruženju dešavaju s velikom učestalošću i nepredvidivo.

Organizacije su prisiljene da istovremeno usavrše strategiju i pozabave se strateškim izazovima koji su se pojavili.

2. Svrha strateškog upravljanja je razvoj, tj. mijenjaju ne samo kvantitativne, već i kvalitativne karakteristike. Na primjer, strateške odluke uključuju odluke o rekonstrukciji organizacije, uvođenju novih proizvoda i tehnologija i ulasku na nova prodajna tržišta.

3. Proizvod strateškog menadžmenta je potencijal organizacije, koji se sastoji od resursa i izvora njihove dopune, veza, položaja i organizacionog sistema u cjelini. Potencijal takođe karakteriše najefikasnije korišćenje resursa za postizanje cilja. S druge strane, potencijal je izvor formiranja konkurentske prednosti organizacije, te je stoga potreban stalni razvoj i unapređenje.

4. Kao dodatne karakteristike strateškog menadžmenta, postoje:

Fleksibilan odgovor na impulse iz vanjskog okruženja;

Sprovođenje pravovremenih promjena u organizaciji;

Oslanjanje na ljudski potencijal;

Orijentacija prema potrošačima;

Dugoročne perspektive kroz konkurentske prednosti;

Razmatranje niza podataka, a ne njegovih pojedinačnih komponenti;

Osiguravanje konkurentnosti kompanije u budućnosti.

1) problemi u vezi sa ciljevima preduzeća, koji imaju za cilj unapređenje efikasnosti organizacije obezbeđivanjem odnosa ciljeva, resursa i rezultata;

2) problemi u vezi sa elementima organizacije, ako su ti elementi neophodni za postizanje ciljeva, ali su trenutno odsutni ili dostupni u nedovoljnom obimu;

3) problemi povezani sa spoljnim faktorima.

Stoga je strateški menadžment moderan alat za upravljanje razvojem organizacije usmjeren na povećanje potencijala postizanjem konkurentnosti u uslovima sve većih promjena u vanjskom okruženju i s tim povezane neizvjesnosti.

Strateški menadžment je takav menadžment koji se oslanja na ljudski potencijal kao osnovu organizacije, orijentiše proizvodne aktivnosti na zahtjeve kupaca, fleksibilno odgovara i pravovremeno vrši promjene u organizaciji koje ispunjavaju izazove iz okruženja i omogućavaju postizanje konkurentskih prednosti, što zajedno čini omogućavaju organizaciji da opstane dugoročno, uz postizanje svojih ciljeva.

Objekti strateškog upravljanja su organizacije, strateške poslovne jedinice i funkcionalna područja organizacije.

Predmet strateškog upravljanja je:

Problemi koji su direktno povezani sa opštim ciljevima organizacije.

Problemi i rješenja vezani za bilo koji element organizacije, ako je ovaj element neophodan za postizanje ciljeva, a trenutno ga nema ili je nedovoljno dostupan.

Problemi vezani za vanjske faktore koji su van kontrole.

“Problemi strateškog upravljanja najčešće nastaju kao rezultat djelovanja brojnih vanjskih faktora. Stoga, da ne bi pogriješili u odabiru strategije, važno je utvrditi koji ekonomski, politički, naučni, tehnički, društveni i drugi faktori utiču na budućnost organizacije.”

Slika 1 prikazuje ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u poređenju sa operativnim (svakodnevnim) upravljanjem.

Slika 1 - ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u poređenju sa operativnim (tekućim) menadžmentom

Razmotrimo glavne karakteristike strateških odluka. Postoji devet takvih karakteristika:

1) strateške odluke odražavaju gledište menadžmenta o tome kakva organizacija treba da bude i šta treba da radi;

2) strateške odluke su dizajnirane da pomognu organizaciji u obezbeđivanju interakcije sa spoljnim okruženjem. Organizacija se stalno prilagođava promjenjivom okruženju;

3) strateške odluke uzimaju u obzir sopstvene resurse organizacije i pomažu da se obezbedi precizna usklađenost između poslovnih aktivnosti i raspoloživih resursa;

4) strateške odluke uključuju ideju velike promene u sistemu rada organizacije;

5) strateške odluke su izuzetno složene i uključuju različite stepene neizvjesnosti. Oni impliciraju da organizacija mora napraviti pretpostavke o predstojećim događajima na osnovu ne baš pouzdanih informacija;

6) strateške odluke zahtevaju sveobuhvatan pristup upravljanju organizacijom;

7) strateške odluke imaju dugoročni domet. Oni su dugoročni i dugoročni;

8) strateške odluke su uključene u procene i očekivanja ključnih članova kompanije unutar organizacije (akcionara, direktora itd.) Mnogi istraživači tvrde da je strategija organizacije odraz odnosa i mišljenja uticajnih internih članova. kompanije;

9) strateške odluke ozbiljno utiču na resurse i operacije. Oni utiču na bazu resursa organizacije i pokreću talase organizacionih odluka nižeg nivoa.

Stoga je donošenje strateških odluka vitalni zadatak za organizaciju bilo koje veličine i područja djelovanja. Kompetentna dokumentacija ovog procesa je ključ za pravno ispravne i svrsishodne odluke.

1.2 Regulatorni okvir za formiranje sistema dokumentarne podrške aktivnostima organizacije

Organizacija dokumentarne podrške za donošenje strateških odluka preduzeća je skup mera koje imaju za cilj stvaranje i održavanje uslova neophodnih za sprovođenje efektivnog upravljanja aktivnostima menadžmenta preduzeća kako bi se dokumentovao razvoj i sprovođenje akcija koje vode ka dugoročni višak nivoa performansi organizacije u odnosu na nivo konkurenata.

Zadatak zakonske konsolidacije glavnih odredbi o organizaciji i održavanju opšteg kancelarijskog rada kako bi se stvorio minimalno potreban i dovoljan broj dokumenata u slučajevima koji zahtijevaju dokumentarnu potvrdu događaja i činjenica je uvijek relevantan.

Kompleks federalnih normativnih i metodoloških materijala o dokumentarnoj podršci čine federalni zakoni, naredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, državni i međunarodni standardi.

Kao što znate, postoje 3 nivoa normativno-pravnih akata (NLA) (vidi sliku 2).

Slika 2 - Struktura regulatornih pravnih akata Ruske Federacije

Odnosi koji proizilaze iz formiranja i korišćenja informacionih resursa regulisani su Federalnim zakonom Ruske Federacije od 27. jula 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija".

Federalni zakon Ruske Federacije od 27.02.2011. br. 63-FZ "O elektronskom potpisu" reguliše uslove za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa u elektronskim dokumentima, prema kojima se elektronski digitalni potpis u elektronskom dokumentu priznaje kao ekvivalentan svojeručni potpis u papirnom dokumentu. Ovim zakonom su definisani uslovi za korišćenje elektronskog digitalnog potpisa, specifičnosti njegovog korišćenja.

Osim toga, ne može se ne spomenuti Federalni zakon Federalni zakon od 22.10.2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“.

Jedan od temeljnih dokumenata u oblasti normativnog regulisanja aktivnosti za podršku dokumentaciji je naredba Glavarčiva SSSR-a od 25. maja 1988. br. 33 "Državni sistem dokumentacione podrške za upravljanje". Ovaj dokument predstavlja skup principa i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentovanje aktivnosti upravljanja i organizovanje rada sa dokumentima u organima vlasti i sadrži skup zahtjeva i odredbi koje doprinose razvoju jedinstvenih pristupa kako tradicionalnim tako i automatizovanim sistemima upravljanja dokumentima.

GSDOU pojednostavljuje organizacionu strukturu upravljanja dokumentima u organizacijama rješavanjem pitanja izgradnje standardnih predškolskih usluga, organizacijom tehnološkog procesa za izradu i obradu dokumentacije, pomaže u rješavanju niza problema automatizacije, kreiranja i obrade dokumenata i uključuje propise i pravila u cijeloj zemlji. obim i značaj. Istovremeno, budući da je suštinski u državnom vlasništvu, sistem je u svim svojim aspektima orijentisan i na primenu u nedržavnim strukturama.

Rešavanju tehnoloških problema dokumentacije doprinose i pravila kancelarijskog rada u saveznim organima izvršne vlasti. Ovaj standard utvrđuje sastav detalja, pravila za pripremu organizacionih i administrativnih dokumenata, kojima se fiksiraju odluke administrativnih i organizacionih pitanja. Pravila, koja predstavljaju zahteve za objedinjavanje elemenata dokumentacije, u velikoj meri olakšavaju kreiranje standardnih, unificiranih i unificiranih procesa kako tradicionalne tako i automatizovane dokumentacije, skladištenja i prenosa dokumentovanih informacija.

Specifičnost aktivnosti podrške upravljačkoj dokumentaciji pretpostavlja značajnu ulogu standarda. Dakle, standard GOST R 51141-98. “Kancelarija i arhiviranje. Termini i definicije ”formira konceptualni aparat ovog područja djelovanja. Termini navedeni u ovom standardu treba da se koriste u svim vrstama dokumentacije. Sadržajnu osnovu standarda čine tri odjeljka: "Opšti pojmovi", "Kancelarija" i "Arhivsko poslovanje".

Spisak standardnih administrativno-arhivskih dokumenata nastalih u obavljanju poslova državnih organa, organa lokalne samouprave i organizacija, sa naznakom rokova čuvanja, obuhvata dokumente koji nastaju prilikom dokumentovanja iste vrste (zajedničke za sve) administrativne funkcije koje obavljaju institucije, organizacije i preduzeća, bez obzira na njihove funkcije, nivo i obim djelatnosti, oblike svojine. Spisak služi za očuvanje, organizovanje i popunjavanje Arhivskog fonda Ruske Federacije i namenjen je određivanju vremena skladištenja dokumenata, njihovom izboru za trajno skladištenje ili uništenje. Takođe treba da se koristi u pripremi nomenklatura predmeta, u formiranju predmeta, u izradi klasifikacionih šema za dokumente u kreiranju sistema pretraživanja u kancelarijskom radu, u izradi odeljenskih lista.

Sa početkom široke upotrebe informacionih tehnologija u kancelarijskom radu, ova oblast je postala višestruka i brzo se menja, što se odmah odrazilo na relevantne nacionalne i međunarodne standarde. Kako se informaciona tehnologija razvija, standardi upravljanja dokumentima se kontinuirano poboljšavaju, pokrivajući širok spektar funkcija, procesa, pa čak i pojedinačnih metoda, opisujući ih u različitom stepenu detalja - od koncepata visokog nivoa do specifičnih tehnoloških procesa.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opšti zahtjevi „definiše osnovne principe upravljanja dokumentima, bez obzira na vrstu medija i tehnologije koja se koristi. Nažalost, još uvijek ne postoji sličan standard za organiziranje dugoročnog skladištenja, iako u određenoj mjeri njegovu ulogu igra ISO 14721: 2003 „Osnovni model otvorenog arhivskog informacionog sistema“.

Sljedeći nivo uključuje standarde koji regulišu pojedinačne procedure i vrste poslova. To može uključivati ​​i zahtjeve za funkcionalnost specijalizovanih elektronskih sistema za upravljanje dokumentima i za arhivsko skladištenje elektronskih dokumenata, kao i za "činovničke" funkcionalnosti poslovnih aplikacija.

Ovaj niz regulatornih informacija zasnovan je na standardima koji regulišu različite metode i tehnologije koje se koriste u sistemima za upravljanje dokumentima: formati datoteka, mediji za dugotrajno skladištenje informacija, metapodaci, protokoli razmene i interakcije. Standardi su namijenjeni prilično širokom spektru profesionalaca. Korisnici standarda za upravljanje dokumentima mogu se uslovno podijeliti u dvije grupe: specijaliste iz oblasti kancelarijskog posla i arhiviranja i specijaliste iz drugih oblasti koji po prirodi svog poslovanja kreiraju, koriste i čuvaju dokumente.

Nedavno su se razvijači nacionalnih i međunarodnih standarda fokusirali na sljedeća područja standardizacije:

Zahtjevi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima (EDMS);

Osiguranje dugoročnog očuvanja pravno značajnih elektronskih dokumenata;

Metapodaci.

Funkcionalni zahtjevi za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima (u našoj terminologiji - za sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima) razvijaju se uglavnom u interesu državnih organa. Takvi zahtjevi služe kao smjernica (a ponekad i obavezan zahtjev) u nabavci odgovarajućih sistema za državne agencije, što omogućava održavanje jedinstvene tehničke politike u javnom sektoru i stvaranje neophodnih uslova za međuagencijsku saradnju. U isto vrijeme, ove zahtjeve često koriste komercijalne organizacije prilikom kupovine, birajući od njih ono što im je potrebno.

Treba napomenuti da se u Rusiji radi na ujednačavanju domaćih normi i međunarodnih standarda. Dakle, od interesa su evropski zahtjevi MoReq2 razvijeni 2008. godine (po nalogu Evropske komisije i vlade EU).

Novi trend u svjetskoj praksi postala je pojava zahtjeva za minimalnim skupom funkcionalnosti za upravljanje dokumentima potrebnim za poslovne sisteme (računovodstvo, upravljanje resursima i poslovnim procesima, itd.) - za razliku od zahtjeva za potpunim specijalizovanim sistemima za upravljanje dokumentima.

Dakle, prema standardu razvijenom u SAD-u, DoD 5015.2-STD "Standard zahtjeva za EDMS Ministarstva odbrane SAD-a", verzija 3 od 25. aprila 2007. godine pruža skup zahtjeva za funkcionalnost sistema za upravljanje dokumentima koji su neophodno da vladine agencije poštuju odredbe zakona o zaštiti ličnih podataka i pristupu državnim informacijama. To su, prije svega, mogućnosti:

Odabrati dokumente koji sadrže lične podatke i/ili podliježu objelodanjivanju prema zakonu o slobodi pristupa državnim informacijama;

Registrirati zahtjeve građana u vezi sa ličnim podacima, kao i zahtjeve građana i organizacija za pristup državnim informacijama; formiranje odgovarajućih elektronskih dosijea koji sadrže dokumente koji su nastali tokom obrade ovih zahtjeva;

Upravljanje dokumentacijom o otkrivanju ličnih i državnih podataka;

Prikupiti potrebne statističke podatke i izraditi relevantne izvještaje;

Podržati stvaranje cenzuriranih verzija objavljenih dokumenata i njihovo skladištenje u kombinaciji s originalnim dokumentima.

Standard, osim toga, sada uključuje odjeljak sa zahtjevima za osiguranje interakcije između EDMS-a prilikom prijenosa elektronskih dokumenata iz jednog sistema u drugi.

MoReq2 specifikacija je druga verzija zahtjeva modela (MoReq), koji je novi evropski „de facto“ standard za sisteme za upravljanje elektronskim dokumentima. MoReq2 je već prilično utjecajan u području elektronskog upravljanja dokumentima, a taj utjecaj će se samo povećati u budućnosti. Razlozi za to leže u sljedećem:

Ciljana je na sve sektore, ne samo na vladine agencije;

To je međunarodni standard koji se koristi u cijeloj Evropi, kao iu Aziji, Sjevernoj i Južnoj Americi;

Opisuje funkcionalnost koja nadilazi samo upravljanje dokumentima;

U toku njegovog razvoja organizovana je ogromna međunarodna rasprava o projektu od strane stručnjaka iz mnogih zemalja svijeta.

Smjernice sadržane u ovom standardu pomoći će vam da razumijete zahtjeve za upravljanje uredom, organizacijske i poslovne osnove za izvođenje procesa konverzije i migracije, pitanja tehnološkog planiranja, praćenja i kontrole izvršenja procesa. On opisuje aktivnosti, komponente i specifične metodologije za pretvaranje i migraciju dokumenata iz jednog sistema za upravljanje dokumentima u drugi, uključujući teme kao što su upravljanje tokovima posla, testiranje, kontrola verzija i verifikacija.

Standard GOST 7.1-84. “Bibliografski opis dokumenta. Opći zahtjevi i pravila za sastavljanje „sadrži zahtjeve koji osiguravaju očuvanje autentičnosti i autentičnosti elektronskih dokumenata prilikom njihove konverzije iz jednog sistema za skladištenje elektronskih dokumenata u drugi. Iako se dugoročno očuvanje elektronskih dokumenata ne bavi direktno, oni su u velikoj mjeri povezani sa zadatkom konverzije, budući da mnoge strategije dugoročnog očuvanja uključuju neki oblik konverzije.

Dio I standarda bavi se odlukama koje se odnose na planiranje programa konverzije i rješavanje kancelarijskih pitanja. Drugi dio posvećen je raspravi o stvarnom procesu konverzije. Prijave uključuju:

Tabele koje sumiraju "činovničke" zahtjeve; pokretačke snage i rizici povezani s procesom konverzije; mjere kontrole i upravljanja, faze procesa konverzije;

Više resursa za pomoć onima koji su odgovorni za konverzije.

U uvodu nacrta standarda stoji: „Informacije koje su kreirane, unesene i pohranjene elektronskim putem sve više se koriste kao dokaz poslovne aktivnosti. Takvi dokazi mogu biti potrebni u slučaju ugovornih sporova ili na sudu. Ovaj tehnički izvještaj identifikuje dobru praksu za elektronsko skladištenje poslovnih ili drugih informacija u grafičkom obliku. Shodno tome, pridržavanje ovih preporuka je od interesa za organizaciju čak i kada pouzdanost pohranjenih informacija nije sporna."

Revidirano izdanje ISO 15836: 2009 Informacije i dokumentacija - Dablinsko jezgro metapodataka objavljeno je 2009. ISO 15836: 2009 uspostavlja standard za opis resursa poznat kao skup elemenata metapodataka Dublina. ISO 15836: 2009 ne ograničava koncept izvora, ali se najčešće koristi za opisivanje knjiga i dokumenata.

Ovaj standard je jedan od najpopularnijih univerzalnih sistema metapodataka i razvijen je kasnih 1990-ih. pokrenuo Konzorcij World Wide Web. Njegova popularnost je zbog činjenice da model opisa zasnovan na „Dablinskom jezgru“ ne isključuje mogućnost upotrebe raznih drugih jezičkih sredstava. Osim toga, za primjenu Dublinskog jezgra nije potrebna posebna obuka, za razliku od tradicionalnih bibliotečkih formata.

GOST R ISO 23081-1-2008 „Sistem standarda za informisanje, bibliotekarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente. Dio 1. Principi "je drugi moderni ruski standard u oblasti upravljanja dokumentima. Standard je pripremio Sveruski istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima na osnovu autentičnog prevoda međunarodnog standarda ISO 23081-1: 2006 „Informacije i dokumentacija – Procesi upravljanja dokumentima – Metapodaci za dokumente – Deo 1. Principi". Ovaj dokument odgovara na pitanja: šta su metapodaci, šta su metapodaci i kako ih koristiti za upravljanje dokumentima u skladu sa zahtevima GOST R ISO 15489-1-2007. Standard uspostavlja okvir za kreiranje, upravljanje i upotrebu metapodataka za upravljanje dokumentima i objašnjava principe koji stoje iza njihovog upravljanja. Ističe važnost metapodataka za upravljanje dokumentima u poslovnim procesima i opisuje različite uloge i tipove metapodataka koji podržavaju poslovanje i procese upravljanja dokumentima. Standard takođe uspostavlja okvir za upravljanje ovim metapodacima.

Dakle, možemo zaključiti da je zakonodavna osnova za podršku upravljačkoj dokumentaciji ogroman niz ruskih i međunarodnih dokumenata, dok standardi imaju posebnu ulogu zbog specifičnosti predmeta regulacije. Glavni trend posljednjih godina je želja za ujednačavanjem nacionalnih standarda za dokumentarnu podršku, razvoj međunarodnih normativnih akata, koji će, u kontekstu globalizacije i sve veće povezanosti informacionog prostora, optimizirati komunikacijske procese.

Drugi izražen trend je postepena digitalizacija cjelokupnog sistema dokumentacijske podrške. Mogućnost korištenja svjetskog iskustva u radu sa dokumentima, prvenstveno elektronskim, može značajno smanjiti vrijeme potrebno za implementaciju elektronskog upravljanja dokumentima u našim organizacijama, ali i ubrzati proces kreiranja arhiva pravno značajnih elektronskih dokumenata.

1.3 Informaciona tehnologija za donošenje strateških odluka u organizaciji

Organizacije različitih vrsta i sfera aktivnosti mogu se predstaviti kao poslovni sistem u kojem se ekonomski resursi transformišu u dobra i usluge kroz različite organizacione, tehničke i društvene procese.

U toku aktivnosti svakog poslovnog sistema na njega utiču faktori okruženja (konkurenti, kupci, dobavljači, vladine agencije, partneri, vlasnici, banke, berze itd.) i unutrašnji faktori, koji su uglavnom rezultat usvajanje jednih ili onih menadžerskih rješenja.

Proces donošenja menadžerskih odluka smatra se glavnom vrstom menadžerske aktivnosti, odnosno skupom međusobno povezanih, svrsishodnih i konzistentnih menadžerskih radnji koje osiguravaju realizaciju menadžerskih zadataka.

Svrha i priroda aktivnosti organizacije određuju njen informacioni sistem i automatizaciju informacionih tehnologija, kao i vrstu obrađenog i proizvedenog informacionog proizvoda, na osnovu kojeg se donosi optimalna upravljačka odluka.

Efikasnost menadžerskog odlučivanja u kontekstu funkcionisanja informacionih tehnologija u organizacijama različitih tipova je rezultat upotrebe različitih alata za analizu finansijskih i ekonomskih aktivnosti preduzeća. Postoje četiri grupe zadataka koje rješava kompanija:

1) prvi krug zadataka je usmeren na pružanje ekonomskih informacija korisnicima van kompanije - investitorima, poreskim organima itd. Najčešće se u analizi koriste indikatori dobijeni na osnovu podataka standardnog računovodstvenog i statističkog izveštavanja, kao i drugi izvori informacija;

2) drugi krug je povezan sa zadacima analize, osmišljenim za razvoj strateških upravljačkih odluka za razvoj poslovanja. Baza informacija treba da bude šira, ali u okviru dovoljno visoko agregiranih indikatora koji karakterišu glavne trendove u razvoju pojedinačne firme ili korporacije;

3) treći krug zadataka analize usmjeren je na razvoj taktičkih odluka. Njegova informaciona baza je izuzetno široka i zahtijeva pokriće velikog broja privatnih vrlo detaljnih indikatora koji karakterišu različite aspekte rada kontrolnog objekta;

4) četvrti krug zadataka je povezan sa poslovima operativnog upravljanja privrednim objektom u skladu sa funkcionalnim podsistemima privrednog objekta. Za rješavanje ovih problema koriste se aktuelne operativne informacije o stanju privrednog objekta i vanjskog okruženja.

Glavne funkcije upravljačkog aparata različitih organizacija su analiziranje stanja u kompaniji i vanjskom okruženju i donošenje odluka o strateškom i kratkoročnom planiranju njegovih aktivnosti.

Realizacija planiranih zadataka odlučivanja vrši se na strateškom, taktičkom i operativnom (operativnom) nivou.

Svaki od ovih nivoa zahtijeva određenu informacijsko-dokumentacionu podršku, koja se implementira na bazi informacionih tehnologija. U skladu sa nivoima odlučivanja u funkcionisanju informacionih tehnologija, mogu se izdvojiti tri konture: dugoročno strateško planiranje, srednjoročno taktičko planiranje i operativno regulisanje aktivnosti organizacije:

1) strateški nivo je fokusiran na top menadžere. Zbog organizacije informacionih tehnologija, omogućen je pristup informacijama koje odražavaju trenutno stanje u kompaniji, spoljno okruženje, njihov odnos i neophodne za donošenje strateških odluka. Glavni ciljevi nivoa strateškog upravljanja su:

Određivanje sistema prioriteta za razvoj organizacije;

Procjena perspektivnih pravaca razvoja organizacije;

Odabir i procjena potrebnih resursa za postizanje postavljenih ciljeva.

U skladu sa ovim oblastima, informacione tehnologije omogućavaju vrhunskom menadžmentu brz, zgodan pristup i sortiranje informacija po ključnim faktorima koji omogućavaju procenu stepena ostvarenosti strateških ciljeva kompanije i predviđanje njenih aktivnosti na duži rok. Posebnosti informacione tehnologije konture dugoročnog planiranja i analize predviđenog funkcionisanja je izgradnja agregiranih modela razvoja organizacije, uzimajući u obzir aktivnosti susjednih proizvodnih i privrednih kompleksa.

Modeli ovog kola funkcionisanja informacionih tehnologija trebaju uzeti u obzir:

Karakteristike razvoja tržišnih odnosa u zemlji;

Moguće perspektivne vrste proizvoda (roba i usluga) u vezi sa profilom organizacije ili preduzeća;

Potencijalni tipovi proizvodnih resursa koji se mogu koristiti za stvaranje novih vrsta proizvoda (roba, usluga);

Perspektivni tehnološki procesi za proizvodnju novih vrsta proizvoda (roba i usluga).

Razmatranje navedenih faktora u modelu funkcionisanja informacionih tehnologija zasniva se uglavnom na korišćenju informacija eksternih za aktivnosti organizacije. Stoga IT mora imati razvijeno komunikacijsko okruženje (uključujući Internet) za primanje, akumuliranje i obradu vanjskih informacija.

Posebnost funkcionisanja IT-a u konturi dugoročnog strateškog planiranja, zasnovanog na upotrebi agregiranih modela, treba smatrati odlučujućom ulogom samog rukovodećeg osoblja u procesu donošenja odluka. Visok nivo nesigurnosti i nepotpunosti informacija povećava značaj subjektivnog faktora kao osnove za donošenje odluka. Istovremeno, automatizovana informaciona tehnologija deluje kao pomoćni alat koji obezbeđuje glavni preduslov za organizovanje aktivnosti upravljačkog aparata.

Dakle, informacione tehnologije za podršku strateškom nivou donošenja odluka pomažu najvišem menadžmentu organizacije u rješavanju nestrukturiranih zadataka, od kojih je glavni upoređivanje promjena koje se dešavaju u vanjskom okruženju sa postojećim potencijalom kompanije.

Glavni alati za podršku radu višeg menadžmenta su strateški informacioni sistemi koji se razvijaju za realizaciju strateških dugoročnih ciljeva razvoja organizacije.

Trenutno još nije razvijen opšti koncept za implementaciju strateških informacionih sistema zbog njihove ciljne i funkcionalne svestranosti. Tri su trenda u njihovoj upotrebi:

Prvi se zasniva na pretpostavci da se prvo formulišu ciljevi i strategije za njihovo postizanje, a tek onda se automatizovana informaciona tehnologija prilagođava unapred razrađenoj strategiji;

Drugi trend je da organizacija koristi strateški informacioni sistem u formulisanju ciljeva i strateškom planiranju;

Treći trend bazira se na metodologiji sinteze dva prethodna trenda - integraciji strateškog informacionog sistema u postojeću informatičku tehnologiju sa kombinacijom razvoja koncepta razvoja organizacije na nivou menadžmenta kompanije.

Informacione tehnologije su dizajnirane da stvore zajedničko okruženje za kompjutersku i telekomunikacionu podršku za donošenje strateških odluka u neočekivanim situacijama;

2) taktički nivo odlučivanja zasniva se na automatizovanoj obradi podataka i implementaciji modela koji pomažu u rešavanju pojedinačnih, uglavnom loše strukturiranih zadataka (npr. donošenje odluka o investicijama, prodajnim tržištima i sl.). Glavni ciljevi nivoa taktičkog vodstva su:

Osiguravanje održivog funkcionisanja organizacije u cjelini;

Izgradnja kapaciteta za razvoj organizacije;

Izrada i prilagođavanje osnovnih planova rada i rasporeda za realizaciju naloga na osnovu potencijala akumuliranih u procesu razvoja organizacije.

Za donošenje taktičkih odluka, informaciona tehnologija mora srednjim menadžerima pružiti informacije potrebne za donošenje pojedinačnih ili grupnih taktičkih odluka. Obično su takve odluke važne u određenom vremenskom intervalu (mjesec, kvartal, godina).

Taktički nivo donošenja odluka od strane srednjeg menadžmenta koristi se za praćenje (konstantno praćenje), kontrolu, odluke i administraciju. Glavne funkcije koje se obavljaju na bazi automatizovane informacione tehnologije su: poređenje trenutnih pokazatelja sa prošlim, izrada periodičnih izveštaja za određeni period, omogućavanje pristupa arhiviranim informacijama, donošenje taktičkih upravljačkih odluka itd.

Funkcionisanje informacionih tehnologija u okviru srednjoročnog taktičkog planiranja zasniva se na upotrebi modela koji odražavaju stvarne faktore i uslove za mogući razvoj delatnosti organizacija i preduzeća, u velikoj meri eksterne zahteve dobavljača i potrošača. uzimaju se u obzir. Međutim, u ovoj konturi eksterne informacije tačno odgovaraju mogućim i praktično realizovanim pravcima razvoja organizacija i preduzeća, što povećava nivo sigurnosti podataka i modela sistema upravljanja.

Za podršku donošenju taktičkih odluka u informacionoj tehnologiji kompanije koriste se alati kao što su baze podataka, sistemi za obradu znanja, sistemi za podršku odlučivanju itd.

Jedan od alata za donošenje taktičkih odluka danas su sistemi za podršku odlučivanju koji služe polustrukturiranim zadacima, čije je rezultate teško unaprijed predvidjeti. Sistemi za podršku odlučivanju imaju prilično moćan analitički aparat sa nekoliko modela. Glavne karakteristike ovakvih sistema su:

Mogućnost rješavanja problema čiji je razvoj teško predvidjeti;

Dostupnost alata za modeliranje i analizu;

Mogućnost lake promjene postavke problema koji se rješavaju i ulaznih podataka;

Fleksibilnost i prilagodljivost promenljivim uslovima;

Tehnologija koja je što jednostavnija za upotrebu;

3) operativni (operativni) nivo odlučivanja je osnova svih automatizovanih informacionih tehnologija. Na ovom nivou obavlja se ogroman broj tekućih rutinskih operacija za rješavanje različitih funkcionalnih zadataka privrednog objekta. Operativni menadžment je usmjeren na postizanje ciljeva formuliranih na strateškom nivou kroz korištenje potencijala utvrđenih na taktičkom nivou. Istovremeno, među najvažnijim prioritetima operativnog upravljanja spadaju:

Ostvarivanje dobiti kroz realizaciju unaprijed planiranih aktivnosti koristeći akumulirani potencijal;

Registrovanje, akumuliranje i analiza odstupanja od planiranog toka proizvodnje;

Razvoj i implementacija rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja.

Funkcionisanje informacionih tehnologija u konturi tekuće planske i operativne regulacije odvija se u uslovima izvesnosti, potpunosti informacija i često u obradi informacija u realnom vremenu.

Informacijske tehnologije pružaju stručnjacima na operativnom nivou informacijske proizvode neophodne za donošenje svakodnevnih operativnih upravljačkih odluka. Svrha alata informacione tehnologije na ovom nivou je da odgovori na upite o trenutnom stanju firme i kontroliše tokove informacija organizacije, što odgovara operativnom menadžmentu.

Informaciona tehnologija, koja podržava menadžment na operativnom nivou, je veza između organizacije i eksternog okruženja. Operativni nivo takođe daje podatke za preostale nivoe kontrole. Alati na nivou operativnog upravljanja imaju malu analitičku moć. Oni služe stručnjacima organizacije kojima su potrebne dnevne, sedmične informacije o stanju stvari kako unutar kompanije, tako iu vanjskom okruženju. Njihova glavna svrha je praćenje dnevnih operacija u organizaciji i periodično generiranje visoko strukturiranih sažetih standardnih izvještaja.

Osnovne informacione potrebe na operativnom nivou mogu se zadovoljiti uz pomoć standardnih funkcionalnih i problemski orijentisanih hardverskih i softverskih alata za tekstualnu, tabelarnu, grafičku i statističku obradu podataka, elektronske komunikacije itd.

Dakle, informatička podrška u donošenju strateških odluka zauzima prilično značajnu nišu, jer doprinosi ne samo ostvarivanju dobiti kroz realizaciju unaprijed planiranih aktivnosti, već i evidentiranju, akumulaciji i analizi odstupanja od planiranog napretka proizvodnje, kao i razvoju i implementaciji rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja od poslovni plan.

2. Sistemska analiza stanja predškolske obrazovne ustanove AD „Rodina“ i procena njene efikasnosti

2.1 Analiza poslovne istorije formiranja i razvoja AD "Rodina"

OJSC Rodina je poljoprivredno preduzeće koje se nalazi u selu Chelbasskaya, Kanevski okrug, Krasnodarska teritorija.

Otvoreno akcionarsko društvo "Rodina" u sadašnjem organizaciono-pravnom obliku osnovano je 03.09.1998.godine Preduzeće posluje na osnovu Statuta, čija je aktuelna verzija odobrena Zapisnikom broj 2 od 25.11.2010.

U skladu sa statutom, svrha formiranja AD „Rodina“ je zadovoljavanje javnih potreba za radom, proizvodima, uslugama Preduzeća, ostvarivanje dobiti od stvaranja konkurentnih dobara, radova i usluga, dok Društvo ima građanska prava i snosi građanskopravne obaveze neophodne za sprovođenje bilo koje vrste aktivnosti koje nisu zabranjene saveznim zakonima.

Pravna adresa OJSC "Rodina": Krasnodarska teritorija, Kanevski okrug, čl. Chelbasskaya, ul. Krasnaya, 119. Preduzeću je dodeljen matični broj obveznika (PIB) 2334006686, upis u Jedinstveni državni registar pravnih lica izvršen je 19.09.2002.godine, OGRN: 1022303977376.

Društvo je pravno lice, može u svoje ime sticati i ostvarivati ​​sva imovinska i lična neimovinska prava predviđena zakonom za otvorena akcionarska društva, snositi obaveze, u svoje ime obavljati sve zakonom dozvoljene transakcije, biti tužilac i tuženi na sudu. Takođe, OJSC Rodina posjeduje posebnu imovinu evidentiranu u samostalnom bilansu stanja, posjeduje, koristi i raspolaže njome u skladu sa ciljevima svoje djelatnosti i namjenom imovine.

Ovlašteni kapital OJSC Rodina iznosi 21.019.506 (dvadeset jedan milion devetnaest hiljada petsto šest) rubalja, podeljen na 20.019.506 (dvadeset miliona devetnaest hiljada petsto šest) običnih akcija na ime nominalne vrednosti od 1 (jedne) rublje svaka i 1.000.000 ( miliona) povlašćenih registrovanih akcija nominalne vrednosti od 1 (jedne) rublje svaka.

U skladu sa tačkom 7.2 Statuta OJSC Rodina, kompanija ima pravo plasirati, pored otvorenih akcija, 140 136 542 (sto četrdeset miliona sto trideset šest hiljada petsto četrdeset dva) običnih akcija na ime nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaki, za ukupan iznos po nominalnoj vrijednosti od 140 136 542 (sto četrdeset miliona sto trideset šest hiljada petsto četrdeset dvije) rublje i 7.000.000 (sedam miliona) komada povlaštenih registrovanih dionice nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, u ukupnom iznosu po nominalnoj vrijednosti od 7.000.000 (sedam miliona) rubalja (deklarirane akcije).

Otvoreno akcionarsko društvo "Rodina" transformisano je iz CJSC "Rodina", ranije, u sovjetsko doba, istoimenog kolektivnog poljoprivrednog preduzeća okruga Kanevsky.

Od 2000. godine OJSC Rodina je dio Steppe grupe kompanija OJSC Concern Stella i jedno je od najvećih poljoprivrednih preduzeća koja proizvode biljne i stočarske proizvode u okrugu Kanevsky (vidi sliku 4).

Kao što se može vidjeti iz gornjeg dijagrama, Grupa kompanija Steppe uključuje osam poljoprivrednih preduzeća koja se nalaze u okrugu Kanevsky, Leningradsky i Pavlovsky na Krasnodarskom području. Glavne aktivnosti OJSC Rodina su:

Uzgoj žitarica i mahunarki;

Uzgoj uljarica;

Uzgoj šećerne repe;

Uzgoj krmnih kultura;

Žetva biljne hrane;

Goveda za uzgoj;

Proizvodnja mesa i prehrambenih nusproizvoda goveda i svinja;

Proizvodnja mlijeka;

Trgovina na veliko žitom, sjemenom i stočnom hranom za farmske životinje.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Slika 3 - Mjesto OJSC Rodina u ukupnoj strukturi OJSC Koncern Stella

OJSC Rodina pokazuje visoke stope razvoja tek poslednjih godina, nakon ulaska u Grupaciju kompanija. Sve do ranih 2000-ih ovo je bila jedna od "najproblematičnijih" farmi u regionu. Samo u 1999. godini, neto gubitak kompanije iznosio je 13 miliona rubalja. Ulazak u koncern Stela omogućio je značajno ažuriranje parka poljoprivredne mehanizacije, posebno nabavku opreme sa vozom priključka, što je omogućilo uvođenje najsavremenijih tehnologija u proizvodnju stočne hrane, stočarstva, biljne proizvodnje i privlačenje velikih- povećati investicije za ažuriranje proizvodne baze. Već 2006. godine OJSC Rodina je ušao u klub Agro-300, koji objedinjuje najveća poljoprivredna preduzeća u Rusiji, a 2011. godine, prema Danoneu i OJSC Unimilk, farma mlijeka OJSC Rodina, koja je dio Steppe grupe kompanija, zauzeo je prvo mjesto po pokazateljima kvaliteta mlijeka među proizvođačima Krasnodarskog teritorija.

Do 2012. godine obim proizvodnje mleka u Rodina dd dostigao je 40 tona dnevno, stado goveda je skoro potpuno obnovljeno, zbog nabavke stoke u Nemačkoj i SAD, rekonstruisana su dva postojeća i izgradnja novog komercijalnog pokrenuta je farma mleka.

Organizaciona i upravljačka struktura OJSC Rodina prikazana je na slici 4. Iz gornjeg dijagrama se vidi da je najviši organ upravljanja Društvom Skupština akcionara. Redovni sastanci se održavaju jednom godišnje. Upravni odbor rukovodi tekućim aktivnostima. Jedini izvršni organ je generalni direktor Društva, koji se bira na period od tri godine.

Analiza organizacione strukture AD pokazuje da su Odeljenje za upravljanje kadrovima, pravna i inženjerska služba, kao i sekretarijat poljoprivrednog preduzeća (generalno odeljenje) direktno podređeni generalnom direktoru. Pored toga, generalni direktor ima četiri zamjenika koji su zaduženi za pojedine oblasti rada. Finansijski direktor je podređen planskom i ekonomskom odjelu, centraliziranom računovodstvu u kojem se prikupljaju sve informacije o odjeljenjima preduzeća, na čijem čelu je glavni računovođa.

Tehnički direktor rukovodi poslovima građevinskih i energetskih remonta, autogaraža, servisa. Osim toga, zadužen je za softverskog inženjera za umrežavanje. Naime, funkcije zamjenika generalnog direktora za relevantne oblasti obavljaju glavni stočarski tehničar, koji upravlja cjelokupnim stočnim kompleksom i glavni agronom koji nadgleda rad biljne radionice.

Slika 4 - Organizaciona struktura AD "Rodina"

Ova struktura omogućava najefikasnije obavljanje proizvodnih aktivnosti istraživanog preduzeća i ispunjavanje zadataka koji se nalaze pred njim.

Osnovna delatnost poljoprivrednog preduzeća je proizvodnja i prodaja poljoprivrednih proizvoda: žitarica, uljarica, repe, ostale oblasti ratarske proizvodnje, mesnog i mlečnog stočarstva. Trenutno agrofirma ima poljoprivredno zemljište ukupne površine 6474 hektara. Zaposleni u poljoprivrednom preduzeću u 2012. godini iznosili su 342 radnika.

Glavni finansijsko-ekonomski pokazatelji aktivnosti OJSC Rodina prikazani su u Prilogu A. Analiza glavnih finansijsko-ekonomskih pokazatelja izvršena je na osnovu finansijskih i proizvodnih računovodstvenih podataka kompanije. Kao što se vidi iz navedenih podataka, prihodi OJSC Rodina u cjelini za navedeni period su u porastu, ali dinamika rasta prihoda nije progresivna (vidi sliku 5).

Slika 5 - Dinamika pokazatelja prihoda JSC "Rodina" u 2009-2012, hiljada rubalja.

Analiza resursa kompanije pokazuje da je broj zaposlenih prilično stabilan. U 2010. smanjen je za 4 osobe, ali onda počinje da raste. Najveće stope rasta broja zaposlenih bile su u 2011. i 2012. godini. - oko 5,5%. Kao rezultat toga, od 01.01.2013. prosječan broj zaposlenih je 342 osobe.

Materijalni resursi preduzeća takođe se postepeno povećavaju, ali ako se obim obrtnih sredstava tokom perioda poveća za više od 69%, tada se obim osnovnih sredstava povećava samo za 18%. To je zbog specifičnosti računovodstva u poljoprivrednim preduzećima - rast obima obrtnog kapitala povezan je sa velikim obnavljanjem stada goveda evidentiranih na računima zaliha. Prosječni godišnji obim resursa utiče na pokazatelje produktivnosti kapitala i obrta. Dakle, 01.01.2010. prinos na sredstva iznosio je 1,26 rubalja, a 01.01.2013. porastao je na 1,45 rubalja. Koeficijent obrta dostigao je maksimalnu vrijednost u 2010. godini, au 2011-2012. blago se smanjio (vidi sliku 6).

Slični dokumenti

Osnove teorije razvoja i strateškog odlučivanja. Analiza AD "Samara pekarski kombinat br. 9" kao predmeta istraživanja. Analiza internog i eksternog okruženja, definisanje misije i ciljeva preduzeća. Procjena i kontrola provođenja strateških odluka.

seminarski rad, dodan 24.12.2010


Teorijske osnove odlučivanja u organizaciji, koncept, suština i klasifikacija menadžerskih odluka u procesu upravljanja, metode, informaciona podrška odlučivanju. Preporuke i zahtjevi za izbor kriterijuma za efikasnost donošenja odluka.

test, dodano 19.03.2010


seminarski rad, dodan 16.11.2012


Sistem upravljanja kao sistem odlučivanja, uloga odlučivanja u sistemu upravljanja. Stablo odlučivanja i njegov značaj za efikasno funkcionisanje odjela. Poboljšanje postojeće šeme odlučivanja.

seminarski rad, dodan 26.10.2003


Ključne faze u procesu donošenja odluka u organizaciji, njihove glavne karakteristike. Osobine resursa za poslovanje, faktori učinka. Metode privlačenja i izvori finansijskih sredstava na primjeru preduzeća namještaja "Dub".

seminarski rad dodan 11.08.2011


Suština upravljačkih odluka, njihova klasifikacija i tipologija. Proces donošenja odluka, principi i faze. Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u LLC Bytovaya tehnika. Načini poboljšanja efikasnosti donošenja odluka u aktivnostima preduzeća.

seminarski rad dodan 26.01.2015


Koncept informacione podrške za strateško upravljanje organizacijom. Formiranje informacione baze za donošenje strateških odluka. Analiza informacione podrške za strateško upravljanje Vizavi2000 doo. Vrsni sastav dokumentacije.

seminarski rad dodan 27.08.2012


Osnovni koncepti procesa donošenja menadžerskih odluka, njihova klasifikacija, procjena efikasnosti. Istorijat nastanka McDonald’s kompanije, strategija razvoja; pristupi i principi odlučivanja: predviđanje, kompetentnost, pravovremenost, kvalitet.

seminarski rad dodan 01.06.2014


Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u predstavničkim organima opštinske vlasti. Dokumentaciona podrška za rad administrativnog osoblja. Istraživanje problema koji nastaju pri donošenju i izvršenju menadžerskih odluka.

teze, dodato 09.02.2018


Klasifikacija upravljačkih odluka i suština sistemskog pristupa. Komparativne karakteristike metoda donošenja menadžerskih odluka. SWOT analiza i procjena sistema donošenja upravljačkih odluka u preduzeću, rezerve za povećanje njegove efikasnosti.

Knjiga: Bilješke s predavanja dokumentarni

ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA MENADŽMENTA ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVE 1.1. Vrijednost upravljačke dokumentacije

Dokument ima mnoge funkcije. Državni standard 16.487-83 definira dokument kao materijalni objekt sa informacijom fiksiranom na način koji je načinio čovjek za njen prijenos u vremenu i prostoru, definira opću funkciju dokumenta kao nosioca informacije. Ova funkcija dokumenta je posebno važna u operativnom menadžmentu. Nakon upotrebe dokumenta u tekućem radu, on obavlja još jednu važnu funkciju - djeluje kao povijesni izvor. Ove karakteristike privukle su pažnju upravnika i arhivista. Organi upravljanja, institucije vlasti moraju biti u interakciji u svom radu.

U periodu restrukturiranja sistema upravljanja, dokument obavlja niz teorijskih funkcija koje se primjenjuju u okviru naučnih disciplina upravljanja dokumentima i arhivskog istraživanja.

Tehnologija upravljanja, svedena na jednostavnu šemu, može se predstaviti u obliku donošenja odluka, organizacije njene implementacije i kontrole nad njenom implementacijom. Takva šema se može koristiti i u slučaju najjednostavnijeg jednokratnog događaja, iu organizaciji složenih sektorskih sistema širom zemlje. Ovi sistemi će se razlikovati po stepenu pripremljenosti donošenja odluka, organizaciji njegovog sprovođenja (kadrovska, finansijska, nabavna, implementaciona, itd.) i organizaciji kontrole sprovođenja. U svim slučajevima moraju se ugraditi navedeni dijelovi.

Nijedna odluka ne nastaje ni iz čega, može se donijeti samo na osnovu informacija o ovom pitanju. U ovom slučaju treba napomenuti dva važna uslova: prvo, informacija mora biti blagovremena, i drugo, mora biti dovoljna za donošenje potrebne odluke. Ako su informacije stigle sa zakašnjenjem, gubite priliku da učestvujete u bilo kakvim akcijama, događajima. Odnosno, prilika ili šansa je izgubljena. S druge strane, ako su informacije nedovoljne ili samo pola znate nešto,

Vaša odluka može biti ne samo da nije najbolja, već čak i pogrešna, jer niste uzeli u obzir sve faktore.

Trenutno se količina informacija udvostručuje svake tri godine. To je zbog razvoja društva. Svaki subjekt ili svaka osoba pojedinačno može postojati samo kada postoji razmjena informacija. U uslovima tržišnih odnosa, ekonomska situacija se ubrzano menja, komercijalna preduzeća "opstaju" samo ako na vreme znaju šta, kada, kako i koliko košta. Informacije su dugo bile roba. Onaj ko posjeduje informaciju posjeduje situaciju, i obrnuto.

Ovo svedoči o značajnim promenama u organizaciji informacionih resursa u društvu, pokazuje da informacija i dokument, kao njegov nosilac, utiču na sve aspekte upravljanja, kao i na funkcionisanje različitih struktura koje utiču na krajnji rezultat u ekonomskoj sferi.

Informaciono-dokumentacioni servis deluje kao glavna (glavna) bezbednosna (uslužna) funkcija upravljanja, za čiju realizaciju su potrebna posebna – stručna znanja. Efikasnost i jasnoća u aktivnostima bilo kog subjekta zavise od toga kako je ovaj rad organizovan.

Informaciono-dokumentacionu podršku sprovode posebne strukturne jedinice: poslovanje, opšti odsek, kancelarija, sekretarijat (ili pomoćnik sekretara). Ove jedinice treba da budu popunjene stručnjacima. Pomoćnik sekretara mora imati i specijalizovano obrazovanje, u zavisnosti od nivoa rukovodioca i stepena njegove obuke.

Rad bilo kojeg administrativnog aparata, kao i svaki posao općenito u naše vrijeme, mora se obavljati u skladu sa zahtjevima naučne organizacije rada. Odnosno, to znači da ne postoji posao koji ne mora biti pravilno organizovan, a lice koje obavlja ovaj posao mora biti upoznato sa posebnostima njegovog sprovođenja. Da biste to učinili, rad se mora podijeliti na određene komponente - od najsloženijih do najjednostavnijih operacija. Svaki dio mora biti razrađen, odnosno organiziran na najbolji mogući način, jer ni u jednom poslu nema sitnica, sve se mora osmisliti. Naučna organizacija rada sastoji se od tako promišljenih, pravilno organizovanih operacija. Regulatorni i metodološki dokumenti određuju kako ispravno izvršiti ovaj ili onaj posao.

U oblasti menadžmenta uglavnom rade sa informacijama i dokumentima koji su njihovi nosioci. Dokument-predmet i rezultat rada u oblasti menadžmenta.

Rad sa informacijskom i dokumentacionom podrškom sastoji se od istih operacija. Izvode ga samo neki subjekti tradicionalnim metodama (ručno), drugi - mehanizacijom i automatizacijom. Ali ostaju sve faze rada s dokumentima. Dakle, svaki elementarno pismen službenik administrativnog aparata mora ne samo da pravilno sastavlja i izvršava dokumente, već i da zna koje vrste poslova se s njima obavljaju.

Svaki rad danas se unapređuje uvođenjem novih mašina i procesa. U oblasti menadžmenta može se mehanizovati samo rad sa dokumentima i automatizovana obrada informacija sadržanih u dokumentima.

Ali mašinska obrada dokumenata ima svoje zahteve. Što se tiče dokumenata, uslova za njihov format, redosleda izrade, prezentacije teksta.

Dokument se može podijeliti i na najjednostavnije sastavne dijelove (rekvizite) iu svakom dijelu postoje pravila za najispravnije pisanje i dizajn. Ova pravila su sadržana u DSTU 4163-2003. Zahtjevi za papirologiju su također dovoljno detaljno opisani u sistemu upravljačke dokumentacije, jer se u svim dokumentima mogu razlikovati isti sastavni dijelovi (detalji) ispitivanjem procedure za sastavljanje i izdavanje ovih detalja (napisivanje adrese, datuma, odobrenja pečati, odobrenje, postupak zaključivanja itd.). Ovi zahtjevi su utvrđeni DSTU 4163-2003.

Sa jednim dokumentom se sastavlja samo jednokratna radnja. Dokumenti djeluju u bliskoj interakciji jedni s drugima i čine dokumentacijski sistem. Državni standard definira dokumentacijski sistem kao skup međusobno povezanih dokumenata u određenoj oblasti djelatnosti.

Postoje sistemi finansijske, primarne i računovodstvene dokumentacije budžetskih objekata i subjekata, računovodstvene i monetarne dokumentacije, organizacione i administrativne itd. Dakle, svaki rukovodilac mora biti sposoban da povuče i poznaje sistem dokumentacije sa kojim radi. Na primjer, zaposlenik kadrovske službe mora znati i biti sposoban sastaviti i izvršiti sve kadrovske dokumente,

kao i ugovori i ugovori o radu. Ali najčešći su organizacijski i administrativni dokumenti s kojima svaki menadžer mora da se bavi. Ovo uključuje organizacione dokumente kao što su povelja, propisi, uputstva, administrativni dokumenti-naredbe, naredbe, uputstva, odluke, odluke; informativni i referentni akti, potvrde, izvještaji i pojašnjenja, kao i najčešće vrste službenih dokumenata - pisma, telegrami, telefonske poruke. Svaka vrsta navedenih dokumenata ima svoje posebnosti u oblikovanju i prezentaciji teksta, koje nije teško proučavati.

Procedura rada sa dokumentima također je podijeljena u određene faze. Svaka faza ima svoje tehnike za najbolju implementaciju. Ovaj posao počinje prijemom i primarnom obradom dokumenata. Ova faza je nezavisna od načina prenošenja informacija: poštom, lično, telegrafom, faksom. Po pravilu, ovaj posao se obavlja centralno i sastoji se od čisto tehničkih operacija, detaljno opisanih u pravilima i uputstvima.

Registracija dokumenata je važna faza. U procesu registracije vodi se evidencija o primljenim dokumentima, ali je najvažnije da se evidentiraju indikatori o dokumentu koji omogućavaju organizovanje kontrole nad njegovom implementacijom i informativno-referentni rad sa dokumentima, tj. tokom procesa registracije postavlja se banka podataka o dokumentima koji kruže u objektu ili subjektu.

Sljedeća faza je usko povezana sa registracijom dokumenata – kontrolom implementacije. Pravilno organizovana hitna kontrola vam omogućava da u svakom trenutku znate šta treba da se uradi i pomaže subjektu da efikasno planira svoj radni dan.

Organizacija informativnog i referentnog rada zavisi i od formulacije registracije dokumenata. Služba informacija i dokumentacije ili sekretarica dužni su za nekoliko minuta izdati potvrdu: gdje, s kim, u kojoj fazi rada se nalazi neki dokument, kao i odgovoriti na pitanje: koji dokumenti sadrže podatke o određenom problemu koji vas zanima . Registracija se može obaviti ručno - na karticama ili automatizirano - na računaru. Tehnologija registracije dokumenata dobro je opisana u regulatornim i metodološkim priručnicima.

Nakon početne obrade i registracije, dokument se šalje na izvršenje. Ova faza je povezana sa problemom direktnog toka kretanja dokumenta. Kretanje dokumenta do izvođača, što odražava sistem organizacije upravljanja. Sa jasnom raspodjelom odgovornosti i delegiranjem ovlaštenja, dokument odmah ide na izvršenje. Sa centralizovanim sistemom upravljanja, kada šef preuzima na sebe rješavanje svih, pa i malih pitanja, svaki dokument ide njemu na rješavanje, a zatim ide na izvršenje. Tako će pripremljeni dokument ići odozdo prema gore - od izvođača, uz brojna odobrenja, do čelnika na potpis. Kretanje dokumenta jasno se odražava na operagramu i omogućava vam da vidite sve ponavljane i nepotrebne operacije.

Sljedeća faza je trenutno skladištenje dokumenata. Svaki dokument, nakon što se u njemu zapisane informacije koriste u procesu upravljanja, obavlja funkciju pohranjivanja i akumuliranja informacija tako da se te informacije mogu ponovo vratiti kada se ukaže potreba. Za to se dokumenti moraju postaviti tako da se traženi dokument može pronaći za nekoliko minuta. S obzirom da postoji mnogo dokumenata koji se deponuju u procesu rada subjekta, njihova organizacija u trenutnom skladištu zahteva preliminarnu klasifikaciju, odnosno raspodelu u grupe (slučajeve) radi njihovog brzog pretraživanja. Za distribuciju dokumenata po predmetima razvija se najjednostavniji klasifikator - nomenklatura predmeta. Ovo je sistematizovana lista naslova predmeta koji se vode u predmetima.

Nomenklatura je najvažniji dokument. Dobro sastavljena nomenklatura predmeta omogućava vam da imate dobro uspostavljeno trenutno skladištenje dokumenata. Međutim, sastavljanje nomenklature zahtijeva posebna znanja. Dugogodišnje iskustvo u izradi nomenklatura nam omogućava da tvrdimo da samo činovnik ili arhivar može sastaviti nomenklaturu. Ako subjekt ne može sam kompetentno da sastavi nomenklaturu, trebate kontaktirati. u arhivsku službu. Poklopci kućišta počinju prema nomenklaturi. Dizajn korica i distribucija dokumenata unutar dosijea takođe treba da se vrši uzimajući u obzir posebna pravila.

Izrada nomenklature predmeta, formiranje predmeta i njihova sigurnost povezana sa ispitivanjem vrijednosti dokumenata. Pod ekspertizom se podrazumeva utvrđivanje praktične i naučne vrednosti dokumenata, određivanje uslova njihovog čuvanja. Ovisno o vrijednosti dokumenata, mogu imati različite periode skladištenja: kratkoročno (do 10 godina), dugotrajno (u osnovi, to su kadrovska dokumenta koja se čuvaju 25-75 godina) i trajna. Rokovi čuvanja dokumenata mogu se odrediti u posebnim priručnikima, koji se zovu "Spiskovi dokumenata po vremenu čuvanja". Oni su standardni i odjelni. Standardna lista postoji za upravljačke dokumente, naučnu i tehničku dokumentaciju, filmske i fotografske dokumente; resorne liste za gotovo sve sfere djelatnosti (kultura, zdravstvo, kinematografija, poljoprivreda itd.). Odjeljenjska lista detaljnije obuhvata dokumente koji nastaju u okviru djelatnosti određene oblasti. Rokovi čuvanja dokumenata utvrđuju se prilikom formiranja predmeta, jer nije dozvoljeno formiranje dokumenata trajnog i privremenog čuvanja u jednom predmetu. U suprotnom, dokumenti će se morati preurediti. Postupak ispitivanja i registracije njegovih rezultata dobro je opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima.

1, konačno, završna faza rada sa dokumentima je priprema predmeta za dugoročno čuvanje ili podnošenje u arhiv. U operativnom radu, po pravilu, predmeti se koriste dvije godine - tekuću i prošlu. Predmeti za prethodne godine moraju se obraditi i prenijeti u arhivu subjekta (ako postoji) ili prenijeti na čuvanje u drugi kabinet. Obrada predmeta se odvija u skladu sa utvrđenim pravilima. Ako se ovaj posao obavlja redovno, svake godine, poslovi subjekta će biti u savršenom redu i potraga za potrebnim dosijeima i dokumentima neće biti teška.

Postupak pripreme i izvođenja dokumenata i organizacija svih faza rada sa njima dovoljno je detaljno opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima. Svaki subjekt ili objekat treba da ima paket dokumenata, a ako su veliki - u svakoj strukturnoj jedinici.

Arhivisti koji prate aktivnosti predmeta ili subjekata moraju prije svega dati savjete, odrediti koja regulativna i metodološka dokumenta treba da budu u predmetu ili objektu, uz pomoć kojih možete pronaći odgovor na mnoga pitanja u vezi sa pripremom, obradom. , organizacija dokumenata.

Paket regulatornih i metodoloških dokumenata sastoji se od dva dijela. Prvi dio treba da sadrži nacionalnu regulativnu i metodičku dokumentaciju, čiji komplet treba u potpunosti prodati u arhivskim ustanovama ne samo u centru, već i na terenu. Ovi dokumenti uključuju:

Državni sistem dokumentacione podrške

menadžment. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i

usluge dokumentacione podrške.

Tipična instrukcija o referentnim znanjima u objektima i predmetima.

Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive.

Spisak tipičnih dokumenata koji se kreiraju u tom procesu

aktivnosti državnih odbora, objekata, subjekata sa definisanjem pojmova

njihovo skladištenje.

Za subjekte koji se bave bilo kakvim žalbama građana korisno je imati „Standardni pravilnik o vođenju evidencije o pitanjima žalbi, prijava i pritužbi građana na organe državne uprave i preduzeća“, koji definiše proceduru i metodologiju rada sa ovom kategorijom. dokumenata.

Drugi dio paketa formiran je od organizacionih, regulatornih i metodoloških dokumenata samog predmeta. To uključuje:

Povelja ili propis o objektu ili subjektu.

Pravilnik o strukturnoj jedinici (ako je subjekt razgranate strukture).

Opisi poslova zaposlenih u strukturnim odjeljenjima.

Uputstvo za vođenje poslova ovog predmeta.

Nomenklatura predmeta.

Tabela obrazaca dokumenata strukturnih podjela odn

predmet u cjelini.

Što se tiče posljednja tri dokumenta, uputstvo o kancelarijskom radu za dati predmet treba konkretizirati njegovim primjerima, nomenklaturom predmeta i tabelom obrazaca dokumenata sa uzorcima dokumenata koji se mogu izraditi samostalno ili biti zaposleni u lokalnoj arhivskoj službi.

12. 2.8. Zahtjevi za tekst dokumenta
13. 2.9. Izrada organizacionih i administrativnih dokumenata

U pozadini širokog uvođenja informacionih i telekomunikacionih tehnologija u ruske organizacije, kako državne tako i komercijalne, postoji ozbiljan interes za automatizaciju pripreme i rada sa dokumentima i uvođenje računarskih tehnologija za predškolske obrazovne ustanove. Dokaz za to je brz rast ruskog tržišta za takve tehnologije i sisteme za upravljanje dokumentima (DMS). To potvrđuje i obim rada u okviru federalnog programa "Elektronska Rusija" i sličnih regionalnih programa. Međutim, uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima zahtijeva rješavanje ne toliko tehnoloških, koliko organizacijskih i pravnih problema, i to uglavnom na evolutivni način.
Očigledno je da će papirni i elektronski dokumenti koegzistirati na ravnopravnoj osnovi dugo vremena, stoga DMS koji se koristi u organizacijama treba da pruži podršku i elektronskom i tradicionalnom (papirnom, foto, filmskom, itd.) protoku dokumenata i procesu racionalne tranzicije od jednog do drugog.
Organizacija javne uprave u Rusiji oduvijek je bila problem - ogromna zemlja, visoka cijena upravljačkih odluka i glomazan administrativni aparat, zahtijevali su stvaranje određenog sistema koji bi minimizirao posljedice neefikasnih i iracionalnih odluka. Izgrađena je na razdvajanju funkcija materijalnog izvršenja dokumenata i kontrole izvršenja. Kontrola kretanja i izvršenja dokumenata poverena je posebnim licima - referentima, koji su evidentirali podatke o ulaznim, izlaznim i internim dokumentima, rešenja (uputstva) o dokumentima i njihovu realizaciju, kao i kretanje (prenos) i arhiviranje dokumenata u okviru organizacija. Tehnologija ovakvog sistema zasniva se na:

• upute za uredski rad;
• nomenklatura predmeta;

• registarska karta (RK) dokumenta;
• Kartoteke koje kombiniraju komplete RC;
• Dnevnici prijenosa dokumenata;
• kontrolne kartice.

Po prijemu službenog dokumenta u organizaciji, njegovom prihvatanju i kontroli, upisu (u dnevnik ili RK) i izricanju rješenja, popunjavanju kontrolne kartice (ako je potrebno) i prenošenju službeniku (ili osobama) za izvršenje je obezbeđeno. Dakle, službeno lice može dobiti informaciju o tome koje dokumente ima za izvršenje, u kojim rokovima su pogodni i sl. Prilikom izvršenja dokumenta (kada su sva uputstva za njega završena) upućuje se na predmet, a zatim njegov RK i sam dokument se stavlja u arhivu. Regulisanje ovakvog sistema putem uputstava i standarda omogućilo je i relativno jednostavno njegovu automatizaciju, tj. prelazak na odgovarajuće kompjuterske tehnologije i baze podataka.
Istinske, pravne i organizacijske kolizije su ovdje nastale u vezi sa potrebom upravljanja pravima pristupa informacijama o dokumentima, što je učinilo problematičnim direktno korištenje zapadnih SUDOVA (čak i ako ne uzmemo u obzir njihovu basnoslovnu cijenu). Kao rezultat toga, 1990-ih godina prošlog stoljeća pojavilo se dosta ruskih sistema različitog stepena složenosti, koji su pružali gore opisanu funkcionalnost - od najjednostavnijih ormarića za datoteke do prilično razvijenih proizvoda sličnih kutijama (Cinderella, Delo- 96, itd.), kao i čitav kompleks dodataka preko Lotus Notesa.
Svi oni su, sa različitim stepenom kompletnosti, obezbeđivali procese registracije dokumenata, računovodstva rešavanja, kontrole izvršenja, pretraživanja dokumenata po raznim rekvizitima, generisanja svih vrsta izveštaja, itd. Najnapredniji sistemi su omogućili i organizaciju računovodstva kretanje papirnih dokumenata. Tako su sistemi kancelarijske automatizacije bili namijenjeni da podrže aktivnosti kancelarijskog osoblja, a ne službenika, te su osigurali rad sa dokumentima RK, a ne sa samim dokumentima. Imajte na umu da su takvi sistemi i danas relevantni. Istovremeno, kompjuterske tehnologije predškolske obrazovne ustanove moraju obezbijediti:

• podrška radu ne samo osoblja predškolske obrazovne ustanove, već i službenika;
• mogućnost prilaganja datoteka dokumenata radnoj grupi;
• mogućnost proširenja sastava atributa u RK za posebne vrste dokumenata;
• podrška kolektivnom radu na dokumentima i njihovom preliminarnom razmatranju prilikom uočavanja;
• mogućnost pretraživanja kroz tekst dokumenata;
• mogućnost korišćenja šablona dokumenata, konstruisanja tekstova iz ustaljenih redova, pristupa regulatornim dokumentima (regulatorni pravni akti i tehnički regulatorni pravni akti).

Primjenjivi su sljedeći pristupi formiranju datoteka dokumenata:

• dokumenti se mogu dobiti u obliku dosijea direktno od izvođača i autora;
• dokumenti se mogu skenirati na ulazu, a zatim raditi sa njihovim elektronskim slikama;
• dokumenti se mogu dobiti iz relevantnih informacionih fondova (informacioni sistemi, baze podataka, web stranice, portali).

Prvi pristup se može koristiti kada postoji veliki protok dokumenata između organizacija i kada je uspostavljen odgovarajući ugovorni odnos. Ovaj pristup je primjenjiv za protok dokumenata između matične organizacije i njenih udaljenih struktura ili podređenih organizacija. U ovom slučaju, i RC dokumenta (radi pojednostavljenja registracije) i sama datoteka dokumenta se šalju prema dogovorenom protokolu (obično putem e-pošte). Radi pouzdanosti, dokument i njegov RK su često šifrirani i (ili) potpisani EDS-om. Original u papiru se šalje redovnom poštom.
Tako se pojavila klasa tehnologija koja se može nazvati papirno-elektronskim, kada se gotovo sav posao unutar organizacije obavlja s dokumentima u okviru određenog automatiziranog sistema. Papirni dokumenti u ovoj tehnologiji se često skeniraju odmah po registraciji, a zatim rade s elektronskom verzijom (u obliku slikovnog fajla - u pravilu nema potrebe prepoznati ga prije teksta). Sam original se tada stavlja u datoteku i više se ne koristi.
Uvođenje ove tehnologije omogućava

• ubrzati kretanje dokumenata u cijeloj organizaciji;
• garantuje blagovremeno razmatranje dokumenata;
• obezbijediti efikasnu kontrolu nad izvršenjem dokumenata;
• povećati efikasnost rada kako pojedinačnih službenika tako i organizacije u cjelini;
• smanjiti troškove umnožavanja, prijenosa i čuvanja kopija papirnih dokumenata;
• obezbijediti nosiocima dokumenata mogućnost korištenja najpotpunije dokumentacije.

Ali papirni originali i dalje postoje u ovoj tehnologiji – oni se i dalje štampaju, potpisuju, šalju, zauzimaju prostor i troše resurse.
Kada se automatizuju radna mesta svih zaposlenih i uvede papirno-elektronska tehnologija, javlja se potreba za daljim unapređenjem i napuštanjem papirnih originala, bar za one dokumente čiji se životni ciklus odvija u organizaciji (interna dokumenta). Ali čak i ovdje se pojavljuju brojni tehnološki problemi (prisustvo i korištenje EDS-a, njihov broj, prisustvo i korištenje sertifikacijskih centara, sigurnost informacija i zaštita informacija), te pravna pitanja (pravna snaga i dokazi o elektronskim dokumentima, njihov službeni status). , dostavljanje elektronskih dokumenata inspekcijskim organima ). Uzimajući ovo u obzir, sistem elektronskog upravljanja dokumentima treba da obezbedi:

• čuvanje u sistemu i slanje fajlova dokumenata potpisanih od strane EDS-a;
• dostupnost digitalnih potpisa za službenike;
• priprema elektronskih dokumenata, uključujući neophodne procedure za "elektronsko" ovjeravanje i potpisivanje;
• davanje elektronskim dokumentima statusa službenih dokumenata.

Tema 2.3 Informacione tehnologije za dokumentarnu podršku poslova upravljanja Nastavna pitanja: 1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu kao tehnološkom procesu 2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi 3. Karakteristike toka dokumenata u različitim preduzećima 4. Organizacija elektronskog toka dokumenata

1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmenta kao tehnološkog procesa Kao što znate, proces upravljanja uključuje određeni skup tipičnih tehnoloških operacija za: n prikupljanje i obradu informacija sadržanih u dokumentima; n priprema upravljačke odluke, njeno usvajanje i dokumentacija, saopštavanje izvođačima; n izvršenje rješenja i kontrola izvršenja; n prikupljanje informacija o performansama, prenos informacija vertikalnim i horizontalnim kanalima; n skladištenje i pronalaženje informacija. Svaka od navedenih operacija implementirana je u predmetnoj, dokumentarnoj formi, kreiranoj kako tradicionalno (ručno) tako i uz pomoć računara. U praksi, nedokumentovane upravljačke odluke su, u suštini, pomoćne, operativne i organizacione i preliminarne su prirode.

U procesu čovjekovog rada i društvenih aktivnosti nastaju dokumenti koji bilježe, odražavaju i konsoliduju složene informacijske veze između ljudi i njihovih različitih formacija. Svaki poseban dokument je jedinstven dokumentacioni akt kao samostalan tehnološki proces. Istovremeno, aktivnosti pojedinih organizacija, industrijskih preduzeća aktivno se odražavaju skupom međusobno povezanih, međusobno zavisnih i organski međusobno povezanih dokumenata, koje objedinjuje osnovni koncept dokumentacionog sistema. Federalni zakon "O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija" definiše pojam "dokumenta" kao informacije snimljene na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Dokument je materijalni medij na koji se primjenjuje neka informacija koja odražava stanje sistema, ili odluka donesena sa strogo utvrđenim sadržajem u propisanom obliku. Ima dva karakteristična svojstva: multifunkcionalnost i postojanje pravne snage. Među funkcijama koje se realizuju uz pomoć dokumenta spadaju registracija primarnih informacija ili donete odluke, prenos, obrada i skladištenje informacija. Prisustvo pravne snage obezbjeđuje se potrebnim potpisom osobe odgovorne za tačnost informacija sadržanih u dokumentu.

Najopštiji i najcjelovitiji sistem je nacionalni dokumentacioni sistem, koji uključuje gotovo sve vrste dokumenata kreiranih i implementiranih na nacionalnom nivou. Ovaj sistem, pak, formiraju različiti podsistemi, koji su klasifikovani prema predmetnim, geografskim, funkcionalnim, hijerarhijskim i drugim bitnim karakteristikama. Dakle, funkcionalni sistemi uključuju planiranje, izvještavanje i statističku, nabavnu i marketinšku i finansijsku dokumentaciju, svojstvenu svim, bez izuzetka, organima upravljanja nacionalnom ekonomijom Rusije. Sistemi sektorske dokumentacije odražavaju organizacione aspekte sektorskih (resornih) organa upravljanja, koji obuhvataju aktivnosti ministarstava, resora, resora i odjeljenja federalnog, regionalnog i lokalnog nivoa vlasti. Uvođenjem elektronske računarske tehnologije i automatizovanih radnih stanica (AWS) u obradu dokumentarnih informacija, postao je legitiman koncept podrške u upravljanju informacijama i dokumentacijom, koji obuhvata organizovan skup poslova na prijemu, obradi, čuvanju i izdavanju informacija i dokumenata. potrošaču (pretplatniku) kao njegovim materijalnim nosiocima.

Uvođenjem računarske tehnologije u procese dokumentacije, mijenja se i tehnološki lanac, jer specijalista i menadžer dobijaju priliku da rade kako sa punim tekstom dokumenta, tako i sa fragmentima koji sadrže potrebne informacije. Uvođenje savremenih informacionih tehnologija i kancelarijske opreme u dokumentarne procese je prilično efikasno, ali zahteva ispunjenje najmanje dva osnovna uslova: ujednačenost formata i racionalnu konstrukciju tehnologije obrade dokumenata, u kojoj bi se operacije istog tipa koncentrisale u jednom mjesto. Efikasnost sistema za upravljanje informacijama je obezbeđena značajnim obimom tipičnih organizacionih i tehnoloških procedura u 1) obradi informacija, 2) donošenju odluka i 3) korišćenju seta automatizovanih radnih stanica.

Sistem upravljanja informacijama (IMS) je skup organizacionih, tehničkih, tehnoloških i metodoloških alata za upravljanje (računar, telefon, faks, itd.), koji obezbjeđuju radno mjesto (namještaj, sefovi, itd.), profesionalnost rukovodilaca i stručnjaka za proizvodnju, opšte pismenost i informatička kultura, sistem podrške dokumentaciji i same informacije. Sistem toka posla u procesima informaciono-dokumentacione podrške igra suštinsku ulogu u formiranju eksternog i radnog okruženja koje obezbeđuje tzv. informacioni komfor: dobijanje pravih informacija u pravo vreme. U procesu informaciono-dokumentacione podrške subjekt upravljanja je pozvan da izdvoji vrijedne informacije od „buke“, da istakne prioritetni dio koji omogućava analizu stvarnog stanja sistema i pripremu informirane odluke. Govoreći o najbitnijim karakteristikama informacija, čini se primjerenim izdvojiti: obim (kvantitet), pouzdanost (istinitost), vrijednost, bogatstvo (sadržaj informacija), otvorenost (pouzdanost). Obim percipiranih informacija obuhvata tri nivoa: nivo redundantnosti informacija i, informacioni deficit, potreban nivo informacija.

Pouzdanost informacija povezana je sa procesom adekvatnosti odraza stvarnih informacija u ukupnom obimu percipiranih informacija. Stručnjaci iz oblasti informatizacije ističu prisustvo tri nivoa pouzdanosti: apsolutna (100%), pouzdana (više od 80%), negativna (manje od 80%). Pouzdanost u velikoj mjeri ovisi o tehnologiji toka dokumenata, implementiranoj u sredstvima mehanizacije i automatizacije: što se manje ljudskog rada koristi u prikupljanju, obradi, prijenosu i skladištenju informacija, to je veća njihova pouzdanost. Iz prakse je poznato da se o istom događaju mogu dobiti najkontradiktornije informacije u zavisnosti od tehnologije i aspekata njegove analitičke i sintetičke obrade. Iskustvo službi za podršku dokumentaciji potvrđuje da pouzdanost informacija značajno zavisi od vremenskih parametara implementacije toka dokumenata. Dakle, kašnjenje apsolutno pouzdanih informacija može dovesti do njegovog apsurda (na primjer, informacija o cijeni dionica na berzi). Vrijednost informacija sa ekonomske tačke gledišta karakterizira smanjenje troškova raznih vrsta resursa (energija, materijali, vrijeme, finansije) za donošenje ispravne odluke.

Vrijednost ima četiri nivoa: nula (bez uštede resursa), srednja (smanjenje troškova povećanja profita za više od 10%), visoka (više od polovine), supervisoka (više od 10 puta). Vrijednost definira informaciju kao ekonomsku kategoriju (roba koja ima upotrebnu vrijednost). Od velike vrijednosti su, na primjer, simulacijski modeli proizvodnje koji omogućavaju menadžeru da razumno predvidi moguće posljedice donošenja alternativnih odluka. Po pravilu, informacione usluge srednjeg nivoa vrednosti pružaju konsultantske kuće, shvatajući da su vredne informacije uspešno prodat proizvod. Primjer nulte vrijednosti su informacije koje dupliciraju poznate, zastarjele ili prijavljuju lažne, nepotrebne informacije za donošenje upravljačke odluke.

2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi Razmotrimo osnovne koncepte koji se nalaze u okviru kancelarijskog rada i dokumentacione podrške menadžmentu: Dokumentaciona podrška menadžmentu (DOU) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacija njihovog arhivskog skladišta. n Dokumentacija je kreiranje dokumenata, odnosno njihova priprema, izvođenje, odobravanje i izrada. n Kancelarijski rad – skup mjera za upravljanje dokumentacijom (DOW) preduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija kancelarijskog rada. n Organizacija rada sa dokumentima - obezbjeđenje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. n

Sistematizacija arhivskog skladištenja dokumenata – utvrđivanje pravila za čuvanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korišćenje za podršku odlukama upravljanja i poslovnim procedurama. n n Protok dokumenata – kretanje dokumenata unutar predškolske obrazovne ustanove. Poslovni postupak - niz određenih operacija (radova, zadataka, procedura) koje obavljaju zaposleni u organizaciji radi rješavanja problema ili cilja u okviru aktivnosti preduzeća ili organizacije. n Elektronski arhiv rješava problem sistematizacije arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove. n Poslovni postupci su odgovorni za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su za obavljanje praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.

Elektronska arhiva U Rusiji, izraz "elektronska arhiva" je jedna od nacionalnih karakteristika ruskog elektronskog kancelarijskog rada. Na Zapadu je termin „skladište podataka“ popularniji. Kod nas se, po svemu sudeći, podaci u osnovi shvataju kao sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost činovničkog izraza "arhiv". U kancelarijskom radu arhiv je zadužen za organizaciju skladištenja dokumenata i jedan je od tri glavna kancelarijska zadatka: kreiranje, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata. Često čujemo da neki „sistem za arhiviranje idealno rješava zadatke organizacije toka dokumenata“. To ne može biti, jer se dokumenti (suština toka rada) premeštaju u okviru rešenja sva tri problema, a ne samo u okviru sistematizacije arhivske građe.

Sistemi za automatizaciju ureda u Rusiji Glavna rješenja za kancelarijski rad i poslovne procedure mogu se grubo podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka): n sistemi toka posla (automatizacija poslovnih procedura); n grupni sistemi; sistemi za upravljanje dokumentima (uglavnom obezbjeđuju registraciju, skladištenje i pronalaženje dokumenata); n sistemi e-pošte (koriste se za razmjenu dokumenata). n Sada je ova podjela prilično proizvoljna zbog činjenice da neki sistemi kombinuju sve ove i neke druge tehnologije.

Najracionalniji način automatizacije poslovnih procedura je stvaranje zajedničkog informacionog okruženja za njih, u okviru kojeg zaposleni mogu sarađivati ​​(odnosno zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati ​​poruke. Stoga su najvažniji element automatizacije predškolske obrazovne ustanove sistemi elektronske pošte Organizacija rada sa dokumentima je važan dio procesa upravljanja i donošenja upravljačkih odluka, što značajno utiče na efikasnost i kvalitet upravljanja. Proces donošenja menadžerske odluke uključuje dobijanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka. Ove komponente su usko povezane sa upravljačkom dokumentacijom. Za postizanje ekonomskog efekta, prije svega, važan je kvalitet informacija, koji je određen njihovom količinom, efikasnošću, stepenom složenosti i cijenom. Ako preduzeće nema jasan rad sa dokumentima, onda se, kao rezultat, pogoršava menadžment, jer zavisi od kvaliteta i pouzdanosti, brzine prijema i prenošenja informacija, ispravnog podešavanja informativnog servisa, jasne organizacije pretraživanje, čuvanje i korištenje dokumenata.

U kancelarijskom radu (DOE) rješavaju se tri glavna zadatka. Dokumentacija (izrada, izvođenje, odobravanje i priprema dokumentacije). n Organizacija rada sa dokumentima u procesu upravljanja (obezbeđivanje saobraćaja, kontrola izvršenja, čuvanje i korišćenje dokumenata). n n Sistematizacija arhive dokumenata. Treba napomenuti da dokumentarna podrška menadžmenta ima direktan uticaj na kvalitet donošenja upravljačkih odluka, te ju je potrebno stalno unapređivati.

Sa rastom obima preduzeća i broja njegovih zaposlenih, pitanje efektivnosti dokumentacione podrške menadžmentu postaje sve hitnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako. n Menadžment gubi holističku sliku onoga što se dešava. n Strukturne jedinice, nemajući informacije o aktivnostima prijatelja, prestaju da složno obavljaju svoje aktivnosti. Kvalitet usluge korisnicima i sposobnost organizacije da održava eksterne kontakte se smanjuje. n Posljedica ovoga je pad produktivnosti rada; osjeća se nedostatak resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacionih itd. n Kadrovski se širi, ulaže se u opremanje novih radnih mjesta, prostorija, komunikacije, obuku zaposlenih. n Za proizvodna preduzeća, povećanje osoblja može dovesti do promjene tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja. n U situaciji neopravdanog kadrovskog rasta, pada produktivnosti, potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što opet dovodi do smanjenja profita. n Kao rezultat toga, ekspanzija preduzeća se dešava na ekstenzivni način zbog prethodno akumuliranih dobiti ili povećanja budžetskog deficita.

Shvatajući važnost unapređenja predškolske obrazovne ustanove, organizacije često prave mnogo grešaka kada pokušavaju da je automatizuju, a odlučujući problem u ovoj situaciji je problem izbora metoda automatizacije. Najčešće rješenje je automatizacija individualnih radnih stanica (AWS): sekretar-pomoćnik, menadžer, računovođa ili supervizor. Glavni nedostaci ovog pristupa su: nedostatak metoda za organizovanje elektronske razmjene informacija između zaposlenih i odjeljenja preduzeća; nedostatak funkcionalne komunikacije između automatizacije primijenjenih procedura i automatizacije kancelarijskog rada. Glavni funkcionalni dijelovi (komponente) sistema kancelarijske automatizacije u upravljanju preduzećima i organizacijama: n sredstva i pravila za kreiranje dokumenata, n održavanje njihove elektronske arhive, n podrška toku dokumenata.

Dakle, preduzeće koje želi da stvori efikasno okruženje za obradu informacija i poboljšanje kvaliteta upravljanja suočava se sa sledećim zadacima. Unapređenje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma za dokumentarnu podršku preduzeća (DOE). n Odabir prave strategije automatizacije, uključujući odabir pravih softverskih proizvoda. n

3. Karakteristike toka rada u različitim preduzećima U procesu automatizacije toka rada mogu se grubo razlikovati četiri faze: tok rada na papiru, tok rada na papiru pomoću samostalnih računara, mješoviti i bezpapirni radni tok. Tok rada papira znači da dokument prolazi kroz sve faze u papirnom obliku. Prije deceniju i po ova vrsta toka dokumenata bila je dominantna. Za registraciju papirnih dokumenata koristili su se veliki časopisi ili listovi velikog formata u koje su se unosili novoregistrovani dokumenti. Nakon određenog vremena časopisi i listovi su predati u arhiv.

Kada su se pojavili kompjuteri, zamijenili su časopise i listove, pionirski tok rada na papiru koristeći samostalne računare. Tok rada na papiru pomoću samostalnih računara znači da se računar koristi za pripremu i registraciju dokumenata. Zapravo, u ovoj fazi nastaje koncept elektronskog dokumenta, odnosno takvog dokumenta koji se čuva isključivo u računaru, ili, kako se kaže, „na mašinskom mediju“. Međutim, prednosti elektronskog dokumenta u nedostatku lokalne mreže mogu se ostvariti samo u maloj mjeri. Prijenos, koordinacija i odobravanje dokumenata u ovoj fazi se vrši u papirnom obliku. Mješoviti tok dokumenata podrazumijeva da računari povezani na lokalnu mrežu služe za pripremu, prijenos i skladištenje dokumenata, ali dokument ima pravnu snagu samo u papirnoj formi. Usklađivanje i odobravanje finansijskih i pravnih dokumenata vrši se u papirnom obliku. Priprema nacrta dokumenta se vrši u elektronskom obliku (tačka 1), zatim se dokument šalje sekretaru, koji ga evidentira, štampa i šalje upravniku na odobrenje (tačka 2). Rukovodilac vrši ispravke i dokument daje izvođaču na doradu (tačka 3). Nakon odobrenja dokumenta, šalje se preko lokalne mreže svim izvođačima (stav 4.).

Pravna snaga elektronskog dokumenta je obezbeđena na osnovu upotrebe elektronskog digitalnog potpisa (EDS) – mehanizma koji vam omogućava da dokažete da je autor poslatog elektronskog dokumenta zapravo onaj za koga se predstavlja, te da dokument nije promijenjen tokom procesa isporuke. EDS se koristi kao analog svojeručnog potpisa ili običnog pečata u slučaju pravnog lica. EDS se dodaje bloku podataka i omogućava primaocu bloka da provjeri izvor i integritet podataka i na taj način zaštiti od krivotvorenja. Većina preduzeća prepoznaje prednosti elektronskog (bezpapirnog) toka dokumenata, koji ima sledeće prednosti: n lakoću unošenja izmena u dokument; n mogućnost postavljanja u dokument ne samo teksta, već i multimedijalnih podataka; n mogućnost korištenja unaprijed pripremljenih obrazaca; n veća brzina prenosa informacija preko velikog broja adresa; n štednja papira; n veća kompaktnost arhivske građe; n lakša kontrola tokova informacija; n velika brzina pretraživanja i pronalaženja informacija; n mogućnost zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa i diferencijacije prava na pristup informacijama zaposlenih.

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima omogućava smanjenje broja službi koje se bave radom sa dokumentima (kuriri, službenici itd.). U uslovima elektronskog prometovanja dokumenata potrebno je mnogo manje troškova za restrukturiranje dokumentacionog prometa kada se promene spoljni uslovi, na primer, zahtevi za promenu obrasca izveštavanja. Međutim, i dalje postoje preduzeća i institucije koje i dalje rade u uslovima papirnog kancelarijskog rada, većina koristi računare i lokalne mreže u organizovanju prometa dokumenata, a samo mali procenat koristi potpuno automatizovane sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. Šta je razlog ovakvoj situaciji? U idealnom slučaju, razvoj elektronskog upravljanja dokumentima trebao bi rezultirati potpuno bezpapirnim tehnologijama. Međutim, danas je papirna dokumentacija i dalje potrebna da bude u skladu sa zahtjevima mnogih propisa – poreskih zakona, zakona o računovodstvu, itd. Jedna od glavnih namjena dokumenta je mogućnost potvrđivanja određenih činjenica. Donedavno je papirna isprava sa potrebnim detaljima i stepenom zaštite bila glavni način dokazivanja činjenice, odnosno predstavljala je pravnu snagu. Papir kao materijalni medij ima nedostatak u smislu da ne dozvoljava potpuno brisanje i zapisivanje novih informacija, ali se ovaj nedostatak ispostavlja kao prednost u smislu isključivanja krivotvorenja dokumenata. Nije ni čudo što ruska poslovica kaže: ono što je napisano olovkom ne može se izbiti sjekirom.

Drugim riječima, kada dobijemo dokument sa potpisom na svakoj stranici i nema tragova povrede površine papira (odnosno, jasno je da tekst nije izbrisan ili prepisan), možemo biti sigurni da ovaj dokument je poslat u ime osobe koja je potpisala i da nije mijenjan tokom procesa dostave. U principu, moderna sredstva enkripcije mogu pružiti ista sredstva za provjeru autentičnosti dokumenta kao i potpis na papiru (elektronski digitalni potpis), ali to je ispunjeno nizom poteškoća. Protok dokumenata za mala preduzeća U kompanijama sa malim brojem zaposlenih nema potrebe za implementacijom složenog automatizovanog sistema elektronskog upravljanja dokumentima. Kao medij za distribuciju dokumenata, u ovom slučaju se po pravilu koristi Microsoft Outlook, uz pomoć kojeg se šalju fajlovi sa dokumentima, a isti program se koristi za slanje slika dokumenata dobijenih skeniranjem originala primarnog papira.

Obično, sa ovim pristupom, ne postoje jedinstveni automatizovani imenici za celo preduzeće, a svaki odeljenje formira sopstvene sisteme klasifikatora i standarda. Ovo obično koristi iste adresare koji sadrže adrese e-pošte zaposlenih. Registracija dokumenata sa takvom šemom vrši se ručno, podaci o dokumentima se unose u tabele koje se ne obrađuju automatizovanim sistemima. Svaki dokument se šalje rutom koju odabere sljedeći izvođač. Kada preduzeće raste, ova vrsta organizacije toka posla se ispostavi da je neefikasna. Postaje teško pratiti rutu određenog dokumenta i kontrolisati izvršenje određenog naloga. Kontrola verzija dokumenta, proces odobravanja i traženja dokumenata je komplikovan. U tom slučaju je potreban prelazak na specijalizovane automatizovane sisteme za upravljanje dokumentima.

Protok dokumenata za srednja preduzeća U malom preduzeću moguće je organizovati rad na bazi razmene e-pošte i skladištenja dokumenata na fajl serveru, gde svako ima svoju ćeliju. Male firme obično implementiraju šemu upravljanja u kojoj je sistem datoteka dovoljno zgodan za skladištenje dokumenata. Na primjer, u folderu "Računovodstvo" postoji folder "finansije", u njemu folder "finansijsko planiranje", a još dublje - "minimizacija poreza". Takva hijerarhija je intuitivna za korisnike - svako zna svoju ćeliju, zna gdje staviti određene dokumente. Protok dokumenata za velika preduzeća Za razliku od srednjih preduzeća, mnoge radne grupe se pojavljuju u velikom preduzeću. Istovremeno, pojedini zaposleni mogu raditi na više projekata. Zamislite da je jedan projekat automatizacija FSB-a, a drugi automatizacija trgovačkih centara. Jasno je da bi zahtjevi za kontrolu pristupa informacijama trebali biti drugačiji. Prvi aspekt je poseban softver koji omogućava skladištenje elektronskih dokumenata, koji vam omogućava da klasifikujete čitav skup dokumenata prema nekoliko parametara: po hijerarhiji, po stepenu tajnosti, itd. To vam omogućava da kompetentnije autorizujete pristup. i brže pronađite potrebne dokumente.

Drugi aspekt je usmjeravanje dokumenata u preduzeću. Uvođenjem kancelarijske automatizacije i elektronskog sistema upravljanja dokumentima (SADD) možete optimizirati cjelokupni proces upravljanja, koji postaje jednostavniji i logičniji, poboljšava se kvalitet odluka, efikasnije se prati implementacija upravljačkih odluka, a troškovi povezane s održavanjem upravljačkog aparata su smanjene. Dokumenti se šalju korišćenjem automatizovanog sistema za upravljanje dokumentima, koji sadrži bazu podataka klasifikatora i standarda koja je jedinstvena za celu organizaciju. Rutiranje dokumenata se određuje u zavisnosti od vrste dokumenta, odnosno postoje standardni putevi kretanja za određene kategorije dokumenata. Ovo omogućava, odmah nakon registracije, slanje dokumenata službenicima organizacije u skladu sa njihovim službenim dužnostima i tehnološkim procedurama za obradu dokumenata različitih vrsta. Klasifikatori i standardi su jedinstveni za sve usluge. Razmjena dokumenata sa eksternim organizacijama je omogućena putem korporativnog informacionog portala.

Većina SADD programera ne kreiraju sopstvene uređivače teksta, već koriste uređivač iz Microsoft Office-a. Na radnom mjestu programera dokumenata, Word sučelju je dodano funkcionalno dugme koje vam omogućava da kreirani dokument prenesete u uredski sistem, što osigurava njegov prolaz u sistemu toka dokumenata. Ako je potrebno pogledati dokument na korisnikovoj mašini, pokreće se Word. Možemo reći da je automatizovani kancelarijski sistem transporter koji obezbeđuje optimalno napredovanje elemenata u sistemu, a Microsoft Office programi su mašine oko ovog transportera, pomoću kojih možete pripremiti dokument (deo) i staviti ga na transporter. Činovnički sistem obezbeđuje zagarantovanu isporuku sa jedne mašine na drugu, kontroliše šta se obrađuje na ovoj mašini i šalje dalje do odredišta. Mnogi postojeći SADD-ovi omogućavaju organizacijama koje su ih implementirale da pređu na tok dokumenata bez papira. Međutim, iu prisustvu SADD-a, samo neke organizacije u praksi koriste elektronski oblik interne koordinacije organizacionih i administrativnih dokumenata koristeći elektronski digitalni potpis (EDS).

4. Organizacija elektronskog prometovanja dokumenata Elektronski promet dokumenata i njegova optimizacija povezani su sa nekoliko faktora: n Pravni aspekt podrazumijeva utvrđivanje statusa dokumenata, njihovu sistematizaciju na osnovu hijerarhije. Privredna preduzeća, javne organizacije i druge strukture moraju se pridržavati propisa utvrđenih zakonom za pripremu i čuvanje dokumenata. n Tehnički faktor omogućava opremanje preduzeća opremom neophodnom za efikasnu organizaciju toka dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje rad kompanije, smanjujući vrijeme utrošeno na glavne proizvodne procese. n Kontrolni aspekt efektivne organizacije toka posla uključuje razvoj upravljačkog aparata za rad sa dokumentima, kreiranje sistema toka posla i specijalizaciju struktura.

Praksa pokazuje da ako su dokumenti pravilno organizovani, kompanija ne mora da troši vreme i resurse na rešavanje raznih situacija. Strukturna jedinica odgovorna za dokumentaciju, ako je potrebno, daje ugovore, sertifikate itd. Time se povećava efikasnost i efektivnost kompanije u celini. Stoga se postavlja pitanje kako organizovati kancelarijski rad kako bismo sistematizovali svu potrebnu dokumentaciju. U zavisnosti od specijalizacije i profila, kompanije koriste tri oblika rada sa dokumentima, od kojih svaki karakterišu određene karakteristike toka posla. Centralizovana organizacija toka dokumenata U centralizovanom obliku, dokumenti su koncentrisani pod jurisdikcijom jedne strukturne jedinice. To može biti sekretarijat, kancelarija, au slučaju neobimnog elektronskog upravljanja dokumentima - jedan zaposleni. Cijeli ciklus rada sa dokumentima, organizaciju toka dokumenata vrši ovo odjeljenje. Dokumenti se prihvataju, obrađuju i registruju u zatvorenom sistemu, što je garancija poverljivosti rada. Ostale prednosti centralizovanih sistema za upravljanje dokumentima uključuju efikasnost kancelarijskog rada, pojednostavljenje metodološkog vođenja. Elektronski tok dokumenata pri korištenju ovog obrasca može se sistematizirati korištenjem posebnih informacionih servisa.

Decentralizovani sistem upravljanja dokumentima Decentralizovani sistem podrazumeva da se dokumenti nalaze u odeljenju više odeljenja. Svaki odjel u kompaniji kreira vlastitu uslugu upravljanja dokumentima. Takav sistem rada sa dokumentima tipičan je za preduzeća koja su teritorijalno odvojena. U ovom slučaju, automatizacija cirkulacije dokumenata je od velike važnosti, jer je potrebno razviti sistem opšte zaštite informacija. Važna je i metodološka kontrola: po pravilu, samostalna odeljenja, u čijem se odeljenju nalaze dokumenti, sa utvrđenom redovnošću daju izveštaje o protoku dokumenata preduzeća. Mješoviti sistemi toka posla Mješoviti oblik toka posla preduzeća pretpostavlja da su dokumenti raspoređeni po odjelima. Jedan dio operacija, na primjer, prijem i obrada dokumenata, obavlja jedno odjeljenje, a drugi, na primjer, replikacija, skladištenje, sistematizacija, drugo. Takav sistem upravljanja dokumentima je zgodan ako preduzeće ima opsežnu strukturu. Računovodstvo može da registruje dokumente o oporezivanju, kadrovsko - dokumente o opštem sastavu, itd. Mešovita organizacija toka posla je trenutno jedan od najefikasnijih sistema upravljanja.

Organizacija toka posla: karakteristike Organizacija toka posla zasniva se na nekoliko principa koji osiguravaju efikasan rad kompanije u cjelini. Protok dokumenata preduzeća je deo informacione podrške, što je ključ aktivnog razvoja. Principi upravljanja dokumentima uključuju: n Pojednostavljenje procedure registracije dokumenata. Treba napomenuti da ova operacija ne bi trebalo da utiče na kvalitet svih činovničkih procesa. n Organizacija toka posla na osnovu rutiranja. Razvoj šema za prolaz svih dokumenata omogućava vam da optimizirate tok posla. n Dokumenti moraju biti jednokratni. U ovom slučaju, optimalnim izlazom se smatra elektronsko upravljanje dokumentima, što omogućava smanjenje vremena za prijem i razmatranje dokumenata. n Organizacija toka dokumenata treba da isključi nerazumna odobrenja, paralelna odobrenja, prenos dokumenata trećim licima. Dakle, organizacija toka dokumenata ima za cilj smanjenje vremena za rad sa dokumentima, optimizaciju službeničke aktivnosti i poboljšanje efikasnosti informacione podrške za preduzeće.

Elektronski tok dokumenata: principi i karakteristike Elektronski tok dokumenata podrazumijeva jedinstvenu registraciju dokumenata, što znači da se identifikacija može izvršiti u bilo kojoj fazi kancelarijskog rada. Važna je i jedinstvena hijerarhijski sistematizovana baza informacija o dokumentaciji, koja isključuje dupliranje i paralelno razmatranje. Imajući razvijen sistem izvještavanja, elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam kontrolu kretanja dokumenata i osnovnih informacionih procesa. Vrijedi istaknuti i efikasno organizovan sistem pretraživanja dokumenata, koji uključuje elektronski tok dokumenata. Elektronski dokumentotok ima sistemsku klasifikaciju: 1. Sistemi za automatizaciju ureda. 2. Arhiva dokumenata. 3. Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata. 4. Sistemi za upravljanje troškovima skladištenja dokumenata. 5. Sistemi za usmjeravanje dokumenata. 6. Sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa.

Sistemi za automatizaciju kancelarijskih poslova ušli su u široku upotrebu na Zapadu mnogo ranije nego kod nas i razvili sopstvenu terminologiju koja opisuje različite oblasti toka dokumenata. Sljedeći termini su najčešći u zapadnoj praksi: EDM (Electronic Document Management) - objedinjeni naziv sistema za upravljanje elektronskim dokumentima. DMS (Document Management Systems) - značenjski najbliži prevod - elektronska arhiva dokumenata; Enterprise-centric EDM - korporativni sistemi za upravljanje dokumentima koji kombinuju alate za kreiranje, uređivanje, objavljivanje i skladištenje dokumenata (Word, Excel, elektronska arhiva, pošta, zakazivanje sastanaka, odobravanje dokumenata, itd. u jednoj boci) Upravljanje informacijama - Sistemi upravljanja Informacije, nazivaju se i portali, agregiraju, upravljaju i isporučuju informacije preko Interneta, intraneta i ekstraneta. Imaging - Sistemi koji pretvaraju informacije sa papirnih medija u digitalni format, obično TIFF (Tagged Image File Format), nakon čega se dokument može koristiti u radu već u elektronskom obliku. Doc. Flow Management - sistemi za usmjeravanje toka dokumenata; Posao. Flow Management - sistemi rutiranja radnih tokova, zadataka. Postoji i veliki broj srodnih pojmova, na primjer: Upravljanje znanjem skladišta dokumenata

Sistemi za automatizaciju ureda. Njihove funkcije uključuju fiksiranje dokumenata u posebnu bazu podataka, izraženo u popunjavanju posebne kartice dokumenata. Sadržaj kartice dokumenta može varirati u zavisnosti od situacije u organizaciji. Uobičajeno se u kancelarijskom sistemu razlikuju ulazna i izlazna dokumenta, regulativna dokumenta, dokumenta kolegijalnih organa upravljanja, referentna dokumenta itd. Dokumenti pod kontrolom izvršenja se dijele po izvršiocima, statusu izvršenja, rokovima i sl. Svaki dokument u sistemu je zapis u bazi podataka, karakteriziran skupom vrijednosti atributa kartice. Pored obračuna i pretraživanja dokumenata u bazi podataka, sistem treba da omogući i generisanje izveštaja koji vam omogućavaju da dobijete izjavu o izvršenju dokumenata i druge zbirne informacije.

Arhive dokumenata Arhive same pohranjuju dokumente, te stoga sistem mora obezbijediti diferencijaciju prava pristupa dokumentima. Korisnik se može identificirati ili imenom mreže ili posebnim korisničkim imenom i lozinkom definiranim u sistemu upravljanja arhivom. Pored razdvajanja prava pristupa na nivou korisnika, sistem mora osigurati dodjelu korisničkih grupa ili uloga. Sljedeća funkcija arhive dokumenata je pružanje mogućnosti grupnog rada sa dokumentima koji su u procesu kreiranja – to je funkcija zaključavanja dokumenata ili provjere. Kontrola ulaza/odjave. Ako jedan od korisnika sistema počne uređivati ​​dokument, on je blokiran za pristup drugim korisnicima dok se rad s njim ne završi. Još jedna karakteristika arhive je podrška za kontrolu verzija. Verzije dokumenata se mogu prijaviti automatski ili na inicijativu korisnika. Ukoliko je potrebno, korisnik se može vratiti na jednu od prethodnih verzija dokumenta. Uslužne funkcije arhive dokumenata uključuju mogućnost kreiranja rezervnih kopija dokumenata bez prekida rada sistema, integraciju sa sistemima kako bi se osigurala optimalna cijena skladištenja podataka i tako dalje.

Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata Jedna od nezavisnih funkcija sistema za cirkulaciju dokumenata je unos dokumenata u arhivu. To znači prevod dokumenata sa papira na elektronski. U najjednostavnijem slučaju, ovaj postupak se svodi na jednostavno skeniranje. Složenija funkcija je automatsko prepoznavanje sadržaja slike dokumenta i formiranje dokumenta koji sadrži tekst. Za to su namjenjeni programi koji pripadaju klasi softvera za prepoznavanje teksta. Još sofisticiranija karakteristika je prepoznavanje sadržaja forme. Istovremeno, program otkriva prisustvo zapisa, uključujući i one rukom pisane, u određenim poljima forme dokumenta, prepoznaje njegov sadržaj i automatski popunjava vrijednosti atributa ovog dokumenta u sistemu. Ako je potrebno, vrijednosti određenih polja obrasca mogu se odabrati iz direktorija definiranog u sistemu.

Sistemi za usmjeravanje dokumenata direktno su uključeni u slanje dokumenata na radna mjesta izvođača, prikupljanje informacija o trenutnom stanju dokumenata, konsolidaciju dokumenata po završetku rada sa njima u određenim fazama, a također pružaju sredstva za pristup informacijama o trenutnom stanju rada sa dokumenata. Sistemi rutiranja, po pravilu, sadrže sredstva za opisivanje tipičnih ruta prolaska dokumenata u organizaciji. Na osnovu razvijenih šema rutiranja mogu se generisati instance poslovnih procesa za rad sa dokumentima. U ovom slučaju možemo govoriti o čvrstom rutiranju. Alternativa je takozvano slobodno rutiranje, u kojem se ruta formira "spontano". Svaki korisnik sistema sa odgovarajućim pravima može odrediti sljedeće ili sljedeće izvršioce dokumenta. Prilikom usmjeravanja dokumenata moguće su dvije sheme, nazovimo ih Off-Line i On-Line. U prvom slučaju, kada se dokument pošalje na radno mjesto korisnika, on se fizički izdvaja iz arhive dokumenata i dostavlja (npr. putem e-pošte) na radno mjesto klijenta. Po završetku rada dokument se vraća nazad u arhivu. U ovom slučaju, sam sistem rutiranja je klijent arhive dokumenata i unosi relevantne informacije u računovodstvenu bazu podataka. Druga shema ne uključuje fizičko kretanje dokumenta. Sistem za usmjeravanje dokumenata pruža klijentu sučelje za pristup poslovima obrade dokumenata.

Sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa Rad je razvoj sistema za usmjeravanje dokumenata. Protočni sistemi, odnosno sistemi za složenu automatizaciju poslovnih procesa. Za razliku od sistema za usmjeravanje dokumenata, objekt usmjeravanja u njima je zbirka podataka koji se koriste u određenom poslovnom procesu. Korisnik na radnom mjestu dobiva informacije o tome šta mora učiniti i sve podatke potrebne za to. Posao. Aplikacija Flow određuje koja se aplikacija mora pokrenuti za implementaciju funkcija na datom radnom mjestu i učitava potrebne podatke u nju. Paradigm Work. Tok sistema podrazumeva da korisnik mora da obavlja samo neophodne funkcije, a sve rutinske poslove – određivanje redosleda radnji, dostavljanje potrebnih informacija, praćenje ažurnosti rada itd., obavlja Radni sistem. Flow.

Odabir softvera za automatizaciju Ne postoji idealan softver, pa je potrebno jasno formulisati svoje zahtjeve i analizirati softver prema skupu kriterija. Moguća lista kriterijuma: Alati za navigaciju - lak pristup korisnika raznim aplikacijama, navigacija podataka, prezentacija podataka. Kartoteka / računovodstvo - funkcije obračuna dokumenata, atribucija, kreiranje kartica dokumenata itd. Arhiva / obrada slika - skladištenje dokumenata, kontrola verzija, snimanje dokumenta za uređivanje, skeniranje slike, prepoznavanje teksta. Rutiranje / kontrola - funkcije za isporuku dokumenata na korisničke radne stanice, prikupljanje informacija o radnjama korisnika, praćenje trenutnog stanja dokumenata. Automatizacija poslovnih procesa - alati za modeliranje procesa, okruženje za implementaciju i praćenje procesa, alati za akumulaciju statistike o izvršenju procesa. Grupni rad - Alati za organizaciju telekonferencija, grupne diskusije i izradu dokumenata. Pretraga / Upravljanje znanjem - sredstva za pretraživanje informacija (puni tekst, atributi, itd.), klasifikacija i katalogizacija dokumenata, kreiranje baza znanja po predmetnim oblastima. Otvorenost - mogućnosti za proširenje funkcionalnosti. Prilikom odabira softvera za automatizaciju potrebno je što jasnije ocrtati spektar zadataka koje planirate riješiti. Ovo će smanjiti troškove nabavke, kao i minimizirati vrijeme i troškove implementacije.