blagovremeno i brz pristup do informacija danas je neophodno stanje uspešno rešavanje čitavog niza zadataka sa kojima se suočavaju preduzeća i organizacije. Dakle, faktori kao što su efikasnost i kvalitet formiranja dokumenata, dobro funkcionisanje referentno-informativne službe, jasna organizacija čuvanja, pretraživanja i korišćenja dokumenata direktno utiču na kvalitet upravljanja, a samim tim i na ekonomsku efikasnost. preduzeća u celini.
Jedan od glavnih načina za povećanje produktivnosti zaposlenih i efikasnosti organizacije je smanjenje vremena koje se neproduktivno troši na pretragu potrebne informacije, za obavljanje određenih radnji u okviru poslovnog procesa obrade dokumenata.
Upravljanje organizacijama i preduzećima zasniva se na sledećim procesima:
- Prijem informacija i njihova obrada;
- Analiza, priprema i donošenje odluka;
- Sprovođenje odluka;
- Računovodstvo i kontrola donesenih odluka.
Procesi kancelarijskog rada i cirkulacije dokumenata se prvenstveno smatraju dokumentarnim odrazom i podrškom upravljačkim procesima. Upravljanje dokumentacijom pokriva tri glavna zadatka u vezi sa softverskim sistemima za automatizaciju:
- Dokumentacija (izrada pratećih dokumenata i registracija menadžerske aktivnosti, odnosno njihovu pripremu, projektovanje, odobrenje i proizvodnju);
- organizacija prometa dokumenata (obezbeđivanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korišćenja dokumenata);
- sistematizacija arhivskog skladištenja dokumenata (utvrđivanje pravila za čuvanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korišćenje za podršku menadžerskom odlučivanju i poslovnim procedurama).
Za rešavanje ovih problema upravljanja dokumentacijom razvijen je informacioni sistem "DeloPro". DeloPro sistem je dizajniran da automatizuje tradicionalni model kućnog kancelarijskog posla. Ona obezbeđuje kontrola koraka kretanje i izvođenje cjelokupne dokumentacije u preduzeću, njegovim strukturnim odjeljenjima i filijalama u svim fazama životni ciklus dokumenti: od prihvatanja ili stvaranja - do prenošenja u arhivu ili uništenja.
Sistem podržava tehnologiju koja je u potpunosti sukcesivno u odnosu na tehnologije kancelarijskog rada koje se tradicionalno razvijaju u ruskim preduzećima. Izrađen je u skladu sa „Standardnim uputstvom za papirologiju u ministarstvima i resorima Ruska Federacija"i drugih regulatornih dokumenata koji regulišu ovu oblast delatnosti. Kao rezultat, stvoren je sistem koji, ako je moguće, reprodukuje organizaciju i atribute tradicionalne domaće tehnologije i u potpunosti ispunjava regulatorne zahteve u pogledu registracije dokumenata, njihove distribucije, praćenja izvršenja. , itd.
DeloPro sistem najviše koristi moderne tehnologije rad sa dokumentima. Izgrađen na bazi klijent-server tehnologije, sistem podržava distribuiranu organizaciju korporativnog radnog toka. Sistem implementira mehanizam za upravljanje napretkom rada za upravljanje prolaskom dokumenata za organizaciju i određivanje uloga korisnika pri radu na dokumentima. Funkcije upravljanja dokumentima (čuvanje, pretraživanje, itd.) se implementiraju pomoću savremeni sistemi upravljanje bazom podataka na nivou preduzeća. Sistem podržava i razmjenu dokumenata putem e-pošte, što omogućava izgradnju geografski raspoređenih struktura za upravljanje dokumentima.
Sistem je spreman za upotrebu. Puštanje sistema u rad ne zahteva programiranje. Samo ga instalirajte računarsku mrežu, upisati parametre koji opisuju strukturu organizacije i prihvaćena pravila kancelarijskog rada i sprovesti obuku osoblja. Dakle, sistem se može smatrati gotovom kancelarijskom tehnologijom.
Kratak opis proizvoda
Glavni objekt automatizacije za DeloPro sistem je protok informacija povezan sa registracijom i kontrolnim funkcijama kancelarijskog rada. Kao rezultat toga, glavna jedinica za skladištenje u bazi podataka sistema je kartica za registraciju dokumenata - elektronski analog tradicionalne kartice za registraciju i kontrolu. Sama baza podataka, koja pohranjuje registracijske kartice dokumenata, po analogiji sa tradicionalnim tokom rada, naziva se kartoteka.
Funkcionalnost sistema podržava održavanje registarske kartice u svim fazama izvršenja dokumenta i omogućava sledeći tok rada:
- registracija dokumenta (uspostavljanje registracione kartice za dokument);
- prijenos (izvještaj) dokumenata rukovodiocu;
- razmatranje dokumenata od strane rukovodioca (rezolucija);
- unošenje podataka iz rješenja (imena izvođača, rokovi) u registarsku karticu;
- prijenos dokumenata izvođaču;
- kontrola izvršenja dokumenata;
- izvršenje dokumenta;
- otpis dokumenta u predmetu.
Međutim, fokus na automatizaciji kancelarijskih funkcija ne znači da se sistem ne može koristiti za direktan rad sa dokumentima: neograničen broj datoteka može se priložiti svakoj registracijskoj kartici, formirajući elektronska verzija dokument. Istovremeno, datoteke mogu biti ne samo tekstualne, već i bilo koji drugi formati (na primjer: grafički, audio, video, itd.) koje podržava operativni sistem i kreirani pomoću bilo koje Windows aplikacije. Kada korisnik otvori dokument, integrirani poziv se upućuje odgovarajućoj aplikaciji.
Mehanizmi ugrađeni u sistem za generisanje standardnih izveštaja i upita bazi podataka dokumenata omogućavaju operativna kontrola izvršenje dokumenata i brza pretraga potrebne informacije.
Korisnici DeloPro sistema su zaposleni u preduzeću koji imaju pravo na rad sa sistemom. Gde različitih korisnika može biti obezbeđeno različite mogućnosti. Na primjer, jednom korisniku može biti dozvoljeno da registruje dokumente, drugom će biti odbijen pristup ovim funkcijama. Takav mehanizam za razgraničenje funkcionalnih uloga korisnika u kombinaciji sa prilagodljivim na više nivoa sistem pomoći omogućava vam da fleksibilno prilagodite program posebnostima rada sa dokumentima u određenoj organizaciji.
Prilikom automatizacije procesa kancelarijskog rada korišćenjem DeloPro sistema koriste se različiti pristupi distribuciji prilagođene funkcije, koji predviđaju različit stepen uključenosti zaposlenih u preduzeću kao korisnika sistema. Dakle, ako je predviđena procedura u kojoj izvođači nastavljaju da rade sa papirnom dokumentacijom, a funkcije registracije i kontrole podležu automatizaciji, onda se kao korisnici sistema može uključiti ograničen krug zaposlenih. Ako je cilj automatizacije prelazak na bezpapirnu tehnologiju, tj. izvođači rade samo sa elektronske kopije dokumenata, tada bi svi učesnici u procesu rada, uključujući menadžere i izvođače, trebali postati korisnici sistema.
Sistem automatizacije kancelarijskog rada i toka dokumenata "DeloPro" pripada nizu softverskih proizvoda, razvijen uzimajući u obzir domaće specifičnosti i regulatorni okvir, a namijenjen za implementaciju upravo u domaćim preduzećima. Naglasite ponovo ovu funkciju to je zbog činjenice da se tradicionalna pravila kancelarijskog rada u Rusiji i inostranstvu značajno razlikuju jedno od drugog. I stoga zapadnjački softverski sistemi, usmjeren na automatizaciju kancelarijskog rada, često se ne može direktno koristiti, tj. bez promjene (prilagođavanja) šeme toka posla i pravila kancelarijskog rada prema zapadnom standardu.
Glavna funkcionalnost DeloPro-a:
- registraciju i pohranjivanje u bazu podataka razne vrste dokumenti;
- formiranje uputstava i rješenja uz dokument;
- formiranje liste dokumenata koji se odnose na tekući i traženje dokumenata u listi povezivanja;
- postavljanje rezolucija i uputstva za kontrolu;
- održavanje registracionih i kontrolnih fajlova sa mogućnošću postavljanja složenih kriterijuma pretraživanja dokumenata, kreiranja sopstvenih tipova izveštaja itd.;
- distribucija i prijem dokumenata između odjela organizacije (prema lokalna mreža) i drugim organizacijama (e-mailom);
- kreiranje arhive dokumenata na kraju kalendarske godine;
- postavljanje prava za unos, uređivanje i druge radnje na dokumentima za svakog korisnika.
Sistem zahteva:
- Računar sa i486 procesorom ili novijim, RAM najmanje 8 MB i slobodan prostor najmanje 4 MB na tvrdom disku.
- Operativni sistem Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
- SQL Server FireBird 1.5.
- Za primanje izvještajnih izlaznih obrazaca potrebno je na računaru korisnika imati bilo koji uređivač teksta, koji podržava RTF format (preporučuje se MS Word 6.0 ili noviji).
Dužnost vođenja evidencije obično je povjerena sekretaru. Za ovu poziciju nije potrebno posebno obrazovanje, a često se za nju primaju kandidati sa minimalnim radnim iskustvom. Ali upravljanje dokumentima je odgovorna i važna stvar, umnogome zavisi od njene tačnosti i ispravnosti. uspješan rad preduzeća.
Biznis može biti:
- opšti - koji se odnosi na glavno aktivnosti kompanije,
- osoblje - za dokumentaciju o osoblju, koju vodi kadrovska služba,
- tajna - nalazi se u nekim državnim strukturama i ima standarde ponašanja,
- elektronski - kada se dio informacija prenosi u digitalnom formatu.
Nije teško samostalno savladati osnove kancelarijskog rada. Bolje je početi s najvažnijim i temeljnim dokumentom - nomenklaturom predmeta.
Nomenklatura predmeta
Ovo je dokument sa spiskom svih "slučajeva" u organizaciji. Pod "tapija" u ovaj slučaj označava skup poslovnih papira iste vrste ili smjera.
Nomenklatura je sistem koji vam omogućava analizu dokumentarne aktivnosti preduzeća. Da biste ga sastavili, morate odrediti listu svih dostupnih vrsta dokumenata. Zatim ih kombinujte u uputstvima.Svakoj vrsti se dodeljuje broj - šifra, može se sastojati od nekoliko brojeva ili slova, na primer, broj, godina ili čak mesec izdavanja, ako je obim dokumenata značajan.
Na primjer: 01/BU/2017, gdje je 01 redni broj, BU je računovodstvo, 2017 je godina. Takođe označava rok čuvanja i mjesto u arhivi kada će predmet biti tamo predat. Možete odobriti nomenklaturu na određenom periodu- na godinu, 3 godine ili 5 godina, ako nisu predviđene promjene. Prije usvajanja, sadržaj nomenklature treba provjeriti od strane šefova odjeljenja u smislu svog rada.
Nomenklatura se sastavlja radi pogodnog arhiviranja radova, kao i radi dovođenja predmeta u sistem. Pomaže da se ukratko ocrtaju osnove kancelarijskog rada, odražavaju glavne vrste poslovnih papira, uzimajući u obzir karakteristike preduzeća. Obično se sastavlja u obliku tabele - naziv predmeta, šifra (broj), mjesto u arhivi, period skladištenja. Predmeti su najbolje grupisani prema vrsti, odjelu njihove objave.
Vrste dokumenata u organizaciji
Broj predmeta i vrsta dokumenata u direktnoj je vezi sa specifičnostima poslovanja kompanije. Često je radni tok podijeljen u blokove koje provode stručnjaci u područjima rada. Ali postoji lista koja je tipična za svaku kompaniju, bilo da je komercijalna ili državna:
Dolazno – ulazak u organizaciju spolja – sve što je stiglo poštom, kuririma, lično dostavljaju predstavnici drugih organizacija.
Odlazno sanduče – poslano iz organizacije – sve što je upućeno drugima pravna lica, kao i pojedinci(odgovori, pisma, odluke).
Interni - ne idite dalje od organizacije, koja reguliše rad preduzeća (naredbe, naredbe, propisi, propisi itd.).
Po pravilu se za svaku vrstu vodi poseban registarski dnevnik u koji se upisuje serijski broj, datum, naziv, odakle je dokument došao ili odakle je poslat i ime odgovornog lica.
Ako se u dnevniku evidentiraju dokumenti predati zaposlenima, na priznanici se ostavlja polje za potpis. Takođe, može se napraviti bilješka u dnevniku o kojem slučaju je, prema nomenklaturi, kopija predata na čuvanje.
Organizacija takođe može da vodi evidenciju internih službenih putovanja, evidentiranje isporuke ključeva, vreme dolaska u radno mjesto pa čak i telefonske pozive. Ponekad broj upisnih knjiga dovodi do uspostavljanja registra časopisa. Sve zavisi od potreba i prakse u preduzeću.
Časopisi moraju biti numerisani, prošiveni i zapečaćeni, to se radi kako bi se isključila mogućnost zamjene lista.
Računovodstvo je osnova kancelarijskog rada i toka dokumenata. Broj časopisa i predmeta zavisi od potreba kompanije i želje da se evidentiraju svi dostupni radovi.
Uredba o protoku dokumenata
Nakon izrade nomenklature predmeta i liste potrebnih časopisa, razumno je izraditi Pravilnik o toku rada organizacije. Ovo je propis koji objašnjava pravila za sastavljanje, prijenos, arhiviranje svih dostupnih radova. On opisuje proceduru za svaki tok dokumentacije i utvrđuje vrijeme njenog prijenosa iz jednog odjela u drugi.
Uzorak Uredbe
Ova odredba će pomoći da se izbjegne zabuna, prebacivanje odgovornosti i gubitak važnih poslovnih dokumenata. Za svaki stream je propisana ruta - na primjer: objavljivanje, odobrenje, registracija, slanje primaocu, arhiviranje.
Pečati i žigovi
Često početnici, i ne samo oni, ne mogu shvatiti u kojim slučajevima je potreban pečat organizacije, a u kojim ne. Odgovor je vrlo jednostavan: izlazni obrasci su ovjereni pečatom, jer. prisustvo pečata potvrđuje porijeklo pisma. Unutrašnji papiri ne zahtevaju pečat, kao dovoljan je potpis uprave u ovom slučaju.
Ulazni dokumenti nakon registracije prenose se rukovodiocu radi odlučivanja i imenovanja lica odgovornog za izvršenje ili odgovor. Takođe ne zahtevaju štampanje. Nemojte brkati pečat i pečat. Pečati mogu biti veoma različiti, od "Dolazni broj..." do "Kopija je ispravna", i ne pravnu snagu nemaju. Ovo je samo pomoćni alat za rad sekretarice.
Neophodan element uspješnog poslovanja
Softverski paket "Office work 3.0" je dizajniran za automatizaciju standardnim procesima kancelarijski rad u preduzeću u skladu sa GOST R 6.30-2003 “Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Zahtjevi za dokumentaciju », kao i GOST R 51141-98 "Kancelarija i arhiviranje". Program koristi termine i definicije prema GOST R51141-98.
Program radi na platformi moderne baze podataka MS SQL Server 2005. i maksimizira svoje performanse i skaliranje.
Tehnologija razvoja koju smo odabrali omogućava nam da izbjegnemo dodatne troškove za kupovinu licenci i nadogradnju računara. Vaš postojeći PC, na primjer, sa Pentium IV procesorom i 256 MB RAM-a je sasvim dovoljan. Svi procesi kancelarijskog rada mogu se organizovati kako u lokalnoj mreži tako i na jednom računaru službenika.
Kompleks je dizajniran pomoću intuitivnog interfejsa i ne zahteva posebnu obuku zaposlenih. Na osnovu našeg iskustva, prosečan, neiskusan korisnik računara uči samostalan rad sa programom za oko 1 sat.
Uz osnovnu funkciju vođenja evidencije, program pruža široke mogućnosti za organizovanje timskog rada za izvršavanje instrukcija i naloga rukovodstva i unapređenje discipline u radu. Tako je od jednostavnog kancelarijskog posla moguće preći na nivo formiranja i automatskog slanja instrukcija izvršiocima i osigurati kontrolu nad njihovim izvršavanjem.
Komponentna aplikacija "Šabloni i STP" softverski paket Papirologija 3.0 je dizajnirana da organizuje rad izvršilaca sa jednoobraznim oblicima dokumenata koje odobrava organizacija, kao i da u praksi koristi standarde preduzeća (STP) koji određuju organizaciju i vođenje procesa proizvodnje i upravljanja.
Uz referenta, programom mogu uspješno upravljati pomoćnici i referenti direktora, zaposleni na aparatu gena. direktora i sekretarijata. Dodatna komponenta "sekretar-referent" omogućava organizovanje sastanaka, raspored direktora, organizovanje kontrole realizacije skupova, evidentiranje tekućih zadataka sekretara itd.
Glavni objekti računovodstva "Kancelarski rad 3.0"
Glavni objekti računovodstva u programu su:
- Incoming Documents
- Odlazni dokumenti
- Naredbe
- Naredbe
Dodatna (komponenta "Sekretar-referent")
Pomoćne usluge
Ukupno u sistemu postoje 4 kategorije korisnika:
Prednosti softverskog paketa "Office work 3.0"
- Automatizacija kancelarijskog rada u kratkom roku i uz minimalni trošak;
- Dostupnost procedura za jačanje izvršne discipline, preuzimanje kontrole nad izvršenjem uputstava i naredbi;
- Prisutnost u jednom softverskom paketu funkcija kancelarijskog rada i upravljanja procesom implementacije mjera naloga;
- Mogućnost pohranjivanja velikih količina tekućih kartica i arhiva;
- Velika brzina traženje dokumenata
- Dostupnost standardnih formi izvještaja;
- Jeftino vlasništvo, jer kompleks radi na platformi besplatne verzije baze podataka MS SQL Server 2014.
Arhitektura softverskog paketa:
„Kancelarski rad 3.0“ – to su dva međusobno povezana automatizovana radna mesta (AWP): AWP „Službenik“ i AWP „Izvođač“. Ispod su njihove glavne funkcionalnost:
- Pogodan pregled rasporeda (za dan, sedmicu, mjesec);
- Planirajte sastanke;
- Pratiti tok izvršenja odluka i uputstava;
- Ako je potrebno, pogledajte protokol svakog sastanka i njegovu istoriju (kartica koja odražava učesnike, pitanja, govornike);
- Pregled prepiske.
Osnovni komplet uključuje serverski dio i 3 klijentske licence.
Rad softverskog kompleksa može se organizovati:
- u lokalnoj mreži sa nekoliko desetina korisnika
- na jednom računaru (na primjer, službenik)
|
||||||||||||||||||||
Bitan:
Programeri softverskog paketa vodili su se principom „praktičnosti i pristupačnosti“, pa je napravljen pomoću intuitivnog interfejsa i ne zahteva posebnu obuku zaposlenih- na osnovu našeg iskustva, običan neiskusni korisnik računara uči da samostalno radi sa programom oko za 1 sat. "Vruća linija" za klijente stalno radi. Osim toga, komplet uključuje jasan i sveobuhvatan korisnički priručnik.
Klub korisnika računara "Kancelarija 3.0"
- OAO Mliječni kombinat Yuzhno-Sakhalinskiy
- Ured Ministarstva pravde Ruske Federacije za Republiku Baškortostan
- Kontrola Federalna služba za nadzor u oblasti upravljanja životnom sredinom (Rosprirodnadzor) u regionu Orel
- Zatvoreno Akcionarsko društvo"Urengoygidromehanizatsiya"
- "MUP Energy of Novosibirsk"
- Agroindustrijska unija Rusije
- SoyuzMash Russia LLC
- Kontrola javna služba zapošljavanje stanovništva Republike Adigeje
- "Brodogradilišta Chkalovsky"
- GJ "Odjel za finansije Uprave grada Labitnangija" (75 korisnika)
- OJSC "Volzhsky Electromechanical Plant"
- „Prvi granični kadetski korpus Federalne službe bezbednosti Ruske Federacije
- Federalna državna ustanova "Dalekoistočni OUMT i Oružane snage Ministarstva unutrašnjih poslova Rusije"
- UBEP GUVD za oblast Volgograd.
- StroyAtlant LLC
- UK "Kalmneft"
- "Urangeo"
- Sekretarijat Savjeta Interparlamentarne skupštine država članica ZND
- Udruženje ruskih banaka
- "Multidisciplinarni koledž Yamal"
- "Nizhnekamsk Agro-Industrial College"
- Opštinsko preduzeće "Vsevoložsko preduzeće za električne mreže"
- Odjel za rad i socijalna zaštita stanovništvo Uprave općinske formacije grada Saleharda
- FGOU SPO "Jekaterinburški fakultet ekonomije i tehnologije"
- Gazpromavia
- Grupacija kompanija "Stomus"
- DOO "NTMK-Energo"
- GDOU Kindergarten №68
- i drugi...
Automatizacija ureda i toka rada samouvjereno zauzima svoju nišu u oblasti sistema automatizacije preduzeća. Ali, prije donošenja odluke o automatizaciji ureda, potrebno je pravilno razumjeti terminologiju. Ponekad se za čisto činovničke zadatke obraćaju programima koji za to potpuno nisu namijenjeni.
Ako govorimo o stvarima koje nas izdvajaju od ostatka svijeta, onda nam na pamet prvo padaju balet, votka, plin, lan, konoplja i prvi satelit. Gotovo sve navedeno nije više samo prerogativ Rusije, samo u oblasti jezika i kulture niko ne želi da se takmiči s nama. Izuzetak nije bilo ni područje rada s dokumentima. kancelarijski rad u modernom obliku rođen u Rusiji 1811. godine, bio je i ostao toliko originalan da je sasvim moguće govoriti o njegovim nacionalnim obilježjima.
Koja je razlika između kancelarijskog posla, toka dokumenata i poslovnih procedura
Od proizvođača softver u oblasti rada sa dokumentima često se čuju reči „kancelarijski rad“, „dokumentotok“, „elektronska arhiva dokumenata“, „poslovne procedure“ itd. njihova rješenja i tehnologije.
Kao rezultat toga, bilo je značajna razlika u mišljenjima proizvođača i korisnika o svemu, pa i o većini jednostavna pitanja. Ponekad se za čisto poslovne zadatke okreću rješenjima koja za to u potpunosti nisu namijenjena. To, naravno, šteti tržištu, zbunjuje korisnike i usporava razvoj ruske industrije uredskog posla. Možda smo već zreli za stvaranje nekakvog profesionalnog udruženja za vođenje vaspitno-obrazovni rad, dovodeći pojmove i definicije u zajednički nazivnik i postavljajući standarde za automatizaciju ruskog kancelarijskog rada.
Ali ovo je tema za posebnu raspravu, a u nastavku je nećemo doticati u detalje. Svrha ovog članka je pokušaj klasifikacije glavnih pojmova koji se u njima susreću kancelarijski rad i tok dokumenata u preduzeću, kao i podršku u upravljanju dokumentacijom, dati osnovne definicije i opisati glavne karakteristike nacionalnog kancelarijskog rada. Također ćemo se ukratko zadržati na nekim proizvodima dizajniranim za automatizaciju rada s dokumentima na Rusko tržište, a mi ćemo ih pokušati razmotriti sa stanovišta ovih definicija i suštine samih rješenja. Ovo može biti korisno, na primjer, za one koji smatraju da je OCR najbolji važna komponenta u automatizaciji korporativnog radnog procesa. U zaključku ćemo pokušati procijeniti izglede za razvoj ruske industrije automatizacije ureda i upravljanja dokumentima.
Za početak, hajde da se ukratko zadržimo na konceptima, terminima i našoj viziji mjesta kancelarijskog rada u osiguravanju upravljanja ruskim preduzećima. Odmah rezervišite da su ove definicije komponente takve nauke kao što je upravljanje dokumentima.
Po čemu se papirologija razlikuje od papirologije?
Za mnoge su ova dva pojma sinonimi. Po našem mišljenju, potrebno ih je razlikovati.
Dokumentaciona podrška menadžmenta (DOE) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihovog arhivskog čuvanja.
Dokumentacija je kreiranje dokumenata, odnosno njihovo sastavljanje, izvođenje, odobravanje i izrada.
Rad u kancelariji: skup mjera za osiguranje DOW-a preduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija kancelarijskog rada.
Organizacija rada sa dokumentima- obezbjeđivanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata.
Sistematizacija arhivske dokumentacije- definisanje pravila za pohranjivanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korištenje za podršku menadžerskom odlučivanju i poslovnim procedurama.
Tok dokumenata- kretanje dokumenata u okviru DOW-a.
poslovni postupak- redoslijed određenih operacija (radova, zadataka, procedura) koje obavljaju zaposleni u organizaciji radi rješavanja bilo kojeg problema ili cilja u okviru djelatnosti preduzeća ili organizacije.
Elektronska arhiva rješava probleme sistematizacije arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata u okviru DOW-a.
rad u kancelariji Odgovoran za dokumentarnu podršku menadžmenta preduzeća.
poslovne procedure odgovorni su za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su za obavljanje praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.
Šta je elektronska arhiva?
Popularnost termina "elektronski arhiv" u Rusiji je, po našem mišljenju, jedna od nacionalnih karakteristika ruske elektronski kancelarijski rad(kao i trijumf ideja OCR skeniranja). Na Zapadu je popularniji termin "datawarehouse" (skladište podataka). Kod nas se, po svemu sudeći, pod podacima uglavnom podrazumeva sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost činovničkog izraza "arhiv".
U činovničkom radu arhiv je odgovoran za organizaciju čuvanja dokumenata i jedan je od tri glavna činovnička zadatka (izrada, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata). Često čujemo da neki arhivski sistem idealno rješava zadatke organizacije toka dokumenata. To, prema našim definicijama, ne može biti u principu, jer se zapravo dokumenti premeštaju (suština upravljanja dokumentima) u sklopu rešavanja sva tri zadatka, a ne samo u sklopu sistematizacije arhivskog skladišta.
Kancelarijski rad i poslovne procedure
Razliku između kancelarijskog rada i poslovnih procedura najlakše je pokazati na primjeru iz pravi zivot. Na primjer, jednostavna poslovna procedura za prodaju proizvoda kupcu može izgledati ovako:
- kupac poziva kompaniju da naruči;
- narudžba je registrovana u bazi podataka kupaca;
- izdaje se faktura za robu;
- račun se prenosi u računovodstvo;
- računovodstvo prima novac za robu, što se evidentira u računovodstveni sistem;
- roba se otprema iz skladišta, što je evidentirano u skladišnoj bazi podataka;
- izdaje se faktura i faktura za robu;
- roba se šalje klijentu;
- Račun i tovarni list se prenose u računovodstvo.
Rice. 1. Razlika između kancelarijskog rada i poslovnih procedura
U ovoj poslovnoj proceduri stavke 3 (kreiranje fakture), 4 (transfer faktura), 7 (kreiranje fakture i fakture) i 9 (prenos fakture i fakture) odnose se na tok posla. Ako je prodaja složenija, na primjer, ako postoji formalni interni odnos između odjela prodaje, skladišta i odjela računovodstva, tada se u kancelarijskom radu mogu pojaviti dodatne procedure.
Tako je činovničko poslovanje, takoreći, utkano u poslovne procedure gdje treba biti propraćeno dokumentima. U nekim slučajevima to se posebno odnosi na vladine organizacije, poslovne procedure se mogu sastojati isključivo od kancelarijskog poslovanja. Ovo implicira glavnu razliku između kancelarijskog rada i poslovnih procedura, koja se sastoji u njihovoj funkcionalnoj razlici: kancelarijski rad je odgovoran za dokumentarnu podršku upravljanja preduzećem; poslovne procedure - za poslovanje ili obavljanje ciljne funkcije i predstavljaju način sprovođenja praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.
U svim slučajevima kancelarijski rad uključuje dokumentaciju poslovnih procedura.
Druga, ne manje važna, nacionalna specifičnost je dugogodišnja i jasno razdvajanje koncepte "kancelarijskog rada" i "poslovnih procedura". Možda je to zbog činjenice da je nauka o dokumentima kao nauka koja proučava dokumente nastala početkom 19. vijeka. u utrobi ruskog državnog aparata. Osim toga, i tada i sada imamo mnogo strožiju zakonsku regulativu, za razliku od većine zapadnih zemalja, koja zahtijeva jasne dokumentarne dokaze o svim koracima u gotovo bilo kojoj oblasti djelatnosti poduzeća. Na primjer, ugovori moraju biti ovjereni, informacije u bazama podataka nisu službene, elektronski dokumenti ne smatra se pravno prihvatljivim itd.
U skladu s tim, dodatna razlika između proizvoda i tehnologija za automatizaciju na Zapadu iu Rusiji je u tome što rješenja za ruska preduzeća trebaju u mnogo većoj mjeri uzeti u obzir prisutnost papirne dokumentacije u kancelarijskom radu i, paradoksalno, ponuditi manje rigidnu shemu za automatizaciju. poslovne procedure. Ova teza, možda, zahtijeva detaljnije objašnjenje.
Zapadni sistemi za automatizaciju ureda u Rusiji
Main kompjuterski programi za kancelarijski rad i poslovne procedure mogu se grubo podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka):
- sistemi toka posla (automatizacija poslovnih procedura);
- grupni sistemi (timski rad);
- sistemi za upravljanje dokumentima (uglavnom obezbjeđuju registraciju, skladištenje i pronalaženje dokumenata);
- e-mail sistemi (služe za razmjenu dokumenata).
Ova podjela je nastala na tržištu prije otprilike tri godine. Sada je to prilično uslovno zbog činjenice da najnovije verzije većina popularne aplikacije pokušavaju kombinirati sve ove i mnoge druge tehnologije, kao što je Lotus Domino. Osim toga, svaka od ovih tehnologija (osim, naravno, elektronske pošte, čija je popularnost u poslovanju od samog početka bila približno ista kao kod alata za kreiranje dokumenata), moderna na Zapadu prije 2-3 godine, ustupila je mjesto novi koncept saradnje i razmjene poruka („saradnja i razmjena poruka“).
Razlozi za to su, po našem mišljenju, približno isti i za njih i za nas (ako ne uzmemo u obzir čisto lingvističke, jezičke i tehnički problemi lokalizacija, podrška za tablice kodova, pretraživanje, prepoznavanje, itd.)
Stvar je u tome da je automatizacija poslovnih procedura i timskog rada u principu veoma teška. Prvo, niko još nije smislio univerzalna pravila za vođenje uspješnog poslovanja. Svaka organizacija je apsolutno jedinstvena u ovom pogledu. Osim toga, u okviru automatizirane procedure nije uvijek moguće adekvatno reagovati na vanredne situacije, od čijeg nastanka niko, naravno, nije osiguran. Ponekad automatizacija samo šteti poslovanju, često određeni broj zaposlenih idealno rješava svoje zadatke u neformalnim odnosima, a okvir automatiziranog sistema ih samo sputava. Međutim, i obrnuti primjeri uopšte nije retko.
Kao rezultat toga, trenutno najviše na racionalan način U automatizaciji poslovnih procesa razumno je prepoznati sljedeće: „Ne pokušavajte da programirate ponašanje zaposlenih za svaku moguću situaciju, već stvorite zajedničko informaciono okruženje za saradnju (tj. zajedničko rješavanje poslovnih problema) i razmjenu poruka. .” Po našem mišljenju, to dovodi u pitanje budućnost bez oblaka postojeći sistemi workflow, u kojem je naglasak na kreiranju kompletnih lanaca automatizacije poslovnih procesa.
Pored navedenih, postoji niz drugih okolnosti koje su donedavno ozbiljno kočile uvođenje ovih tehnologija u Rusiju:
- nedostatak završenih Ruski programi automatizacija toka dokumenata i kancelarijskog rada;
- nedostatak aktivne potražnje za automatizacijom poslovnih procedura;
- konfuzija u pozicioniranju programa zapadnih proizvođača za potrebe kancelarijske automatizacije itd.
Do danas se situacija značajno popravila. Pojavili su se gotovi ruski proizvodi, zbrka u terminologiji i pozicioniranju se postepeno prevazilazi.
Postoje dva glavna izazova kojima se treba pozabaviti kako bi se povećala potražnja za softverom za upravljanje uredima. Prvo, objasniti značaj poboljšanja i automatizacije dokumentacione podrške menadžmenta (kancelarijski rad), i, drugo, poboljšati i automatizovati poslovne procedure.
Dok je drugi zadatak manje-više jasan, prvi treba detaljnije razmotriti.
Tri izvora i tri komponente DOW-a
Organizacija rada sa dokumentima je važan dio procesa upravljanja i donošenja upravljačkih odluka, što značajno utiče na efikasnost i kvalitet upravljanja.
Proces donošenja menadžerske odluke uključuje dobijanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka.
Ove komponente su usko povezane sa upravljanjem dokumentacijom. Za postizanje ekonomskog efekta, prije svega, važan je kvalitet informacija, koji je određen ne samo njihovom količinom, već i efikasnošću, stepenom složenosti i cijenom. Ako preduzeće nema jasan rad sa dokumentima, onda se, kao rezultat toga, pogoršava samo upravljanje, jer zavisi od kvaliteta i pouzdanosti, efikasnosti prijema i prenošenja informacija, ispravnog podešavanja referentno-informativne usluge, precizna organizacija pretraživanja, čuvanja i upotrebe dokumenata.
Uobičajeno je razlikovati tri glavna zadatka koja se rješavaju u kancelarijskom radu (DOE).
- Dokumentacija (izrada, izvođenje, koordinacija i izrada dokumenata).
- Organizacija rada sa dokumentima u procesu upravljanja (obezbeđivanje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanje i korišćenje dokumenata).
- Organiziranje arhive dokumenata.
Zašto je za organizacije od vitalnog značaja da poboljšaju DOE?
Zato što dokumentovana podrška menadžmenta ima direktan uticaj na kvalitet menadžerskog odlučivanja. Nažalost, trenutno se dokumentacija za aktivnosti ruskih preduzeća odvija uglavnom spontano, bez uzimanja u obzir postojećeg regulatornog okvira i bogatog iskustva u unapređenju predškolske obrazovne ustanove akumulirano u Rusiji u proteklih 175 godina.
Rice. 2. Komponente upravljanja preduzećem
Sa rastom obima preduzeća i broja zaposlenih u njemu, pitanje efektivnosti upravljačke dokumentacije postaje sve aktuelnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako.
- Menadžment gubi holističku sliku onoga što se dešava.
- Strukturne jedinice, ne posedujući informacije o aktivnostima jedni drugih, prestaju da koordinisano obavljaju svoje aktivnosti. Neminovno, kvalitet usluge za korisnike i sposobnost organizacije da održava eksterne kontakte opadaju.
- Posljedica toga je pad produktivnosti rada; postoji osjećaj nedostatka resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacionih itd.
- Moramo kadrovski širiti, ulagati u opremanje novih radnih mjesta, prostorija, komunikacije, obuku zaposlenih.
- Za proizvodna preduzeća povećanje broja zaposlenih može dovesti do promjene tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja.
- U situaciji neopravdanog kadrovskog rasta, pada produktivnosti, potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnih sredstava, što zauzvrat može dovesti do novih kredita i smanjenja planirane dobiti.
Kao rezultat, dalja ekspanzija preduzeća se dešava na čisto ekstenzivni način na račun prethodno akumuliranih dobiti ili povećanja budžetskog deficita.
Shvatajući važnost poboljšanja DOE, organizacije često prave mnogo grešaka pokušavajući da ga automatizuju, a problem izbora metoda automatizacije je odlučujući u ovoj situaciji.
Najčešće rješenje je automatizacija individualnih radnih stanica (AWP): pomoćnik sekretara, menadžer, računovođa ili menadžer. Glavni nedostaci ovog pristupa, po pravilu, su: nedostatak načina za elektronsko organizovanje razmjena informacija između zaposlenih i odeljenja preduzeća; odsustvo funkcionalna veza automatizacija primijenjenih procedura sa kancelarijskom automatizacijom.
Kao što je gore navedeno, jedan od najčešćih važni faktori uspješan razvoj preduzeća – upravljanje kvalitetom. To će neizbježno rezultirati povećanjem prometa, profita i blagostanja zaposlenih.
Ako pokušate da identifikujete glavne funkcionalne delove (komponente) u upravljanju preduzećima i organizacijama, oni će izgledati ovako.
Program za automatizaciju ureda treba da sadrži alate i pravila za kreiranje dokumenata, održavanje njihove elektronske arhive, prateće upravljanje dokumentima i da se istovremeno zasniva na softverskim i hardverskim platformama preduzeća. Da obezbedi efektivna upotreba informacije, sve ostale komponente menadžmenta treba da budu zasnovane na programu vođenja evidencije, samo u tom slučaju moguće je rešavati zadatke koji stoje pred organizacijom. Sa stanovišta složene automatizacije preduzeća, njihova primena informacioni sistemi treba da se zasniva na softverskim i hardverskim platformama i programu za kancelarijski rad i automatizaciju toka posla.
Stoga se preduzeće koje želi da stvori efikasno okruženje za obradu informacija kako bi poboljšalo kvalitet upravljanja suočava sa ozbiljnim izazovima.
- Unapređenje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma za dokumentarnu podršku preduzeća (DOE).
- Odabir prave strategije automatizacije, uključujući pravi izbor proizvodi.
Kako automatizovati kancelarijski rad, poslovne procedure i tok dokumenata u preduzeću?
Možda se čini nevjerovatnim, ali da biste automatizirali tako naizgled jednostavan predmet kao što je rad s dokumentima, morate koristiti najnovija tehnološka dostignuća:
- Sistemi za upravljanje bazama podataka;
- Sistemi za pretraživanje dokumenata i analizu teksta;
- Sistemi za skeniranje i prepoznavanje dokumenata (štampanih i rukopisnih);
- klijent-server okruženje;
- Internet/intranet.
Treba napomenuti da u savremeni svet vrlo mali broj programera rješenja koristi sve ove tehnologije odjednom. Kao rezultat toga, korisnici često dobijaju eklektična rješenja od različitih dobavljača, što značajno povećava troškove kupovine, implementacije i rada, a također smanjuje kvalitetu sistema u radu. Prilikom odabira programa za automatizaciju ureda i poslovnih procedura, obratite pažnju na njihovu kvalitetu i prikladnost za vaše zadatke pojedinačno i u cjelini (tj. integraciju). Također je potrebno voditi računa o pozicioniranju verzija ponuđenih proizvoda.
Glavne kategorije korisnika kancelarijske automatizacije i sistema za upravljanje dokumentima
Karakteristika ruskog tržišta računara je njegova sve jasnija podjela na dvije velike oblasti, od kojih jedna pokriva kućne korisnike i male kancelarije (1-25 računara), dok druga - korporativni klijenti, srednje i velike kompanije i institucije (25 ili više računara).
Dok kućni korisnici preferiraju instaliranje najboljeg softvera besplatno, srednje i velike kompanije se uglavnom bave poboljšanjem efikasnosti korištenja postojećih kompjuterski sistemi i spremni da plate za proizvode i srodne usluge.
Jasno je da rješenje za kućne korisnike ne bi trebalo biti skupo i trebalo bi u većoj mjeri voditi računa o rastu popularnosti rada na internetu nego o problemima kancelarijskog rada.
Rešenje za vođenje evidencije za korporativne korisnike mora biti zasnovano na savremenoj metodologiji vođenja evidencije u Rusiji, klijent-server tehnologijama, Internetu/intranetu, e-pošti, skeniranju i prepoznavanju papirnih dokumenata, masovnom i brzom unosu dokumenata, pretraživanju i preuzimanju dokumenata, i biti u stanju da koristi različite DBMS i biti jednostavan za korištenje i administriranje.
TO korporativni sistem Automatizacija poslovnih procesa i toka posla ima slične zahtjeve: mora se zasnivati na konceptu „saradnje i razmjene poruka“, primjenjivati e-poštu, klijent-server, Internet/intranet, tehnologije planiranja i evidentiranja događaja, biti sposoban za rad sa različitim DBMS-om i biti jednostavan za upotrebu i administraciju.
Izgledi za rusku industriju automatizacije ureda
Sa razvojem tržišnih odnosa i promjenom vlasništva u Rusiji postoji stalna potražnja za rješenjima u oblasti automatizacije rada sa dokumentima i organizacije poslovanja. Brojni su razlozi za ogromnu potencijalnu potražnju za softverom i uslugama za automatizaciju ureda.
- Apsolutno sve organizacije rade sa dokumentima i veliki broj pojedinci.
- Gotovo svaka organizacija suočava se s problemima u kancelarijskom radu, čak i ako ne govorimo o njegovoj automatizaciji: dokumenti se gube, ne kontroliraju, ne izvršavaju itd.
- Unapređenjem vođenja evidencije preduzeća i organizacije dobijaju realnu šansu da unaprede kvalitet svog upravljanja, što je jedan od najhitnijih zadataka savremene ruske privrede.
- Kvalifikacije sekretara i lica odgovornih za vođenje evidencije u organizacijama su nedovoljne i zahtijevaju povećanje njenog nivoa.
- Zahtjevi korisnika za unapređenjem programa kancelarijske automatizacije i njihovom integracijom sa brojnim radnim stanicama, informacijskim i aplikativnim sistemima su izuzetno visoki.
Brojne nacionalne karakteristike u vođenju evidencije, jeziku i kulturi ne dozvoljavaju korištenje zapadnih standardnih aplikativnih rješenja. Srećom, sve se pojavljuje. velika količina Ruski proizvođači nudeći pristupačna kvalitetna rješenja u ovoj oblasti. To daje nadu da su izgledi za razvoj industrije prilično povoljni, a već sada postoji potreba za specijalizovanim događajima koji imaju za cilj promociju rješenja, razvoj standarda i stvaranje profesionalnih udruženja subjekata na ovom tržištu.
Opis softverskog paketa "Office work 3.0",v.3.2
Softverski paket "Kancelarijski rad 3.0" dizajniran je za automatizaciju standardnih kancelarijskih radnih procesa u preduzeću u skladu sa GOST R 6.30-2003 “Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Zahtjevi za dokumentaciju », kao i GOST R 51141-98 "Dokumentacija i arhiviranje". Program koristi termine i definicije prema GOST R51141-98.
Program radi na platformi modernog MS SQL Server 2005 Express Edition i koristi svoje performanse i skaliranje do maksimuma, implementira ključne pokazatelje performansi kao što su Visoke performanse i fleksibilnost prilagođavanja specifičnostima preduzeća.
Tehnologija razvoja koju smo odabrali omogućava nam da izbjegnemo dodatne troškove za kupovinu licenci i nadogradnju računara. Vaš postojeći računar, na primjer, sa Pentium 800 procesorom i 256 MB RAM-a je sasvim dovoljan. Svi procesi kancelarijskog rada mogu se organizovati kako u lokalnoj mreži tako i na jednom računaru službenika.
Kompleks je dizajniran pomoću intuitivnog interfejsa i ne zahteva posebnu obuku zaposlenih. Na osnovu našeg iskustva, običan, neiskusan korisnik računara nauči da samostalno radi sa programom za oko 1 sat.
Instalira se jedna klijentska aplikacija za sve korisnike prema broju kupljenih klijentskih licenci. Stečeno osnovni paket Program inicijalno uključuje 3 korisnika, od kojih 1 korisnik ima prava službenika i administratora baze podataka. Prava pristupa korisnika, direktorije i postavke određuje administrator baze podataka (obično službenik). Po potrebi možete kupiti bilo koji broj korisničkih licenci.
Uz osnovnu funkciju vođenja evidencije, program pruža široke mogućnosti za organizovanje timskog rada za izvršavanje instrukcija i naloga rukovodstva i unapređenje discipline u radu. Tako je od jednostavnog kancelarijskog posla moguće preći na nivo formiranja i automatskog slanja instrukcija izvršiocima i osigurati kontrolu nad njihovim izvršavanjem.
Primjena komponente " Predlošci i STP » softverskog paketa «Office Management 3.0» je dizajniran da organizuje rad izvršilaca sa jedinstvenim oblicima dokumenata koje je odobrila organizacija, kao i da u praksi koristi standarde preduzeća (STP) koji određuju organizaciju i vođenje proizvodnje i upravljanja procesi.
Uz referenta, programom mogu uspješno upravljati pomoćnici i referenti direktora, zaposleni na aparatu gena. direktora i sekretarijata. Dodatna komponenta "sekretar-referent" omogućava organizovanje sastanaka, raspored direktora, organizovanje kontrole realizacije skupova, evidentiranje tekućih zadataka sekretara itd.
Struktura obrade i registracije pristiglog dokumenta izgleda kao "klasičan" način + moguće je generirati nalog za izvršitelja:
|
Operacija |
Akcije |
|||
|
službenik |
Supervizor |
Izvršitelj |
||
|
Registracija dokumenta od strane službenika |
Ulazna karta se popunjava. Dokument. Dokumentu se dodjeljuje status "nov". |
|||
|
Prenos dokumenta rukovodiocu |
Primljena pisma, naredbe i druga dokumenta prosljeđuju se načelniku na razmatranje. |
Donosi rješenje, daje upute. |
||
|
Prijem dokumenata na izvršenje |
Upisivanje rješenja i rokova u elektronsku karticu dokumenta, određivanje Izvođača. Dokument se prenosi u status "na izvršenju" |
Prima obavještenje od programa da mu je prema unosu broj ___ data instrukcija sa rokom od ___ dana. |
||
|
Kontrola izvršenja |
Pregled izvršnih dokumenata. Podsjetnik (automatski, za sve izvođače koji kasne). Formiranje izvještaja o toku izvršenja dokumenata. |
Pregled izvršnih i dospjelih dokumenata sa statusom „pod posebnom kontrolom“ itd. |
Izvršava zadatak. |
|
|
Izvršenje |
Čim sve narudžbe za unos. dokument se izvršava, stavlja datum izvršenja i prevodi. dokument u statusu "završeno" |
Vidi rezultat izvršenja i datume. |
Popunjava programsku karticu "Zadatak" (polje "rezultat") i označava stvarni rok. |
|
Sva obavještenja Izvođačima se generišu u programu Office Work 3.0 i umnožavaju prema sistemima pošte koji su dostupni organizaciji. Ako Izvođač nema instaliranu aplikaciju Office Work 3.0, tada će mu biti poslat podsjetnik e-poštom preko LAN servera pošte preduzeća.
Kao što možete vidjeti iz opisa, mi aktivno koristimo obrazac kao što je "Dodatak". Ovo uvelike proširuje funkcionalnost i efikasnost programa i pruža menadžeru i službeniku opsežne kontrolne funkcije. Generalno, od rada programa dobijamo tako važan menadžerski efekat kao što je povećanje discipline učinka.
Ako je organizacija mala, održavanje kartica „Uputstva“ nije obavezno. Možete se ograničiti samo na registraciju korespondencije i narudžbi.
Glavni objekti računovodstva "Kancelarija" 3.0
Naredbe
Incoming Documents
Odlazni dokumenti
Dodatna (komponenta "Sekretar-referent")
Sastanci
Raspored menadžera
Pomoćne usluge
Tiskanje omotnica;
Formiranje "Liste pošiljaka"
Skeniranje dokumenata (inline)
Predlošci i STP;
Ukupno, sistem predviđa 4 kategorije korisnika:
službenik;
Supervizor;
Executor;
Sekretar-referent.
Glavni meni programa
Fig.1
Prilikom pokretanja, program obaveštava referenta o statusu rada sa dokumentima io rođendanu zaposlenih. Otvaranjem "Dnevnika izvršnih dokumenata" dobijamo detaljnije informacije o stanju rada. Status dokumenta kao "nov", "u izvršenju" i "istekao" je podvučen odgovarajućom bojom. Po potrebi, referent može istaknuti „kasnilo“ i poslati obavještenje izvršiteljima do e- mail.
Fig.2
Registracija dokumenata. Dolazni dokument
Za svaki dokument kreira se računska kartica u koju se upisuju podaci o dokumentu.
Forma kartice "Dolazni dokument" prikazana je na slici 3
Fig.3
Prisustvo polja „kategorija“ omogućava, u okviru slučaja nomenklature „Dolazni“, ispunjavanje analitičkih upita i odabir dokumenata od interesa po temama, na primjer, „pritužbe“, komercijalne ponude itd. U polju za primaoca ne navodi se samo adresa pošiljaoca, već, ako je potrebno, i osoba koja je potpisala dokument. Programom je predviđeno računovodstvo Izvođača i lica koja su pročitala dokument. Nakon registracije na originalu dokumenta, možete odštampati tipičan pečat sekretarijata (dugme gornjeg menija "štampanje maraka"). Ispis same računovodstvene kartice „in. dokument". za kontrolu, dolazni dokument ima 3 statusa: "novo", "na izvršenju" i "završeno".
Na račun elektronska kartica može se prikačiti elektronski fajlovi bilo kojem formatu (kartica "Elektronski dokumenti"). Ako vam ove informacije o dokumentu nisu dovoljne, možete dodati bilo koja druga polja u „Dodaj. informacije" (polja se formiraju u priručniku "Postavke"). Također možete pretraživati dokument koristeći nova polja.
S obzirom na to u različite organizacije postoji predložak registracijskog broja, predlažemo da unaprijed konfigurirate predložak Slika 4:
Fig.4
Dolazni i odlazni broj dokumenti se generišu automatski ili ručno.
Odlazni dokument
Forma kartice "Odlazni dokument" prikazana je na slici 5
Sl.5
Svi povezani dokumenti se lako mogu pratiti: moguće je povezati se na link do dolaznog dokumenta, tj. uzimamo u obzir sve odgovore na dolazne. Evidencijalna kartica uzima u obzir ko je pripremio i potpisao dokument, kome je dokument lično poslat.
Naredbe
Forma kartice "Narudžbe" prikazana je na slici 6
Rice. 6
Kartica sadrži podatke o nalozima i uputstvima rukovodilaca koji imaju pravo izdavanja internih regulatornih i administrativnih dokumenata.
Nismo se ograničili samo na registraciju naloga, već vam omogućavamo da snimite sva uputstva za ovu narudžbu (u pravilu su to tačke u administrativnom dijelu naloga koje označavaju ko, do kog datuma i koje radnje mora se izvršiti). Na taj način dozvoljavamo kontrolu izvršenja naloga. Zaposleni koji su dobili instrukcije dobijaju odgovarajuća obavještenja.
Naredbe
Forma kartice "Uputstva" prikazana je na slici 5
Rice. 7
Karticu naloga može popuniti i referent i drugi ovlašteni radnici (pomoćnik direktora, pomoćnik sekretara i sl.). Naredba se evidentira kao derivat instrukcija rukovodioca u obliku rezolucije na ulazu. dokument ili administrativni dio naloga.
U nekim slučajevima moguće je upisati podatke iz Zapisnika na osnovu rezultata radionica u karticu Zadatka. Ova metoda će povećati efikasnost sastanaka i disciplinu rada u preduzeću.
Referentne knjige
Imenik "Zaposleni" ima dvostruku namenu, prva - za imenovanje Izvođača na kartici računa, druga - "Informacija" jer obavještava zaposlene u preduzeću o rođendanima kolega, njihovim telefonima i e: mail. Obično je relevantnost i dostupnost takvih informacija uvijek veliki problem.
Izgled imenika je prikazan na slici 8
Rice. 8
Priručnici implementiraju izlaz informacija „kao što je, u tabelarni oblik", i izvezite u formatExcel. Organizirano pretraživanje podataka po filteru. Imenik sadrži i podatke o otpuštenim radnicima.
Kretanje dokumenata
Službenik je odgovoran za registraciju i kretanje dokumenata. Činjenica izdavanja originalnog dokumenta odgovornom izvršiocu evidentira se u kartici. Na kartici su navedeni zaposleni koji su dobili kopije dokumenata (upoznati). Postupak registracije odlaznog dokumenta odvija se tek nakon njegovog odobrenja i potpisa od strane rukovodioca. U slučajevima nomenklature vidimo sve dokumente koji su registrovani (slika 9). Istovremeno možete pregledati bilo koji od dokumenata predmeta, odabrati nomenklaturne predmete po godinama, prenijeti predmet u arhivu, ispisati inventar predmeta.
Rice. devet
Referentno-analitički rad
Referent, sekretar-referent i direktor imaju pun pristup bazi dokumenata, mogu odmah pronaći sav potreban materijal za odgovarajuću kategoriju. Fleksibilni sistem pretraživanja razvijen u skladu sa standardima ruskog uredskog rada omogućava vam da samostalno odredite potrebne parametre dokumenata, a možete pretraživati sve atribute koje je odredio korisnik, uključujući priložene fajlove . Sistem je uveo koncept kao što je "kategorija" dokumenta. Po kategorijama možete filtrirati reklamacije, izjave, komercijalne ponude i druge dokumente. Broj koncepata u imeniku "kategorije" nije ograničen.
Pretraga dokumenta se vrši pritiskom na dugme „traga dokumenta“ Sl.10
Rice. 10
Regulacija prava pristupa
Korisnička prava u sistemu utvrđuje administrator baze podataka (službenik). Kartica “Zaposleni” označava nivo pristupa (ukupno 2 nivoa, administrator i korisnik). Korisnici imaju ograničena prava, mogu pregledavati kartice (i elektronske fajlove do njih) za koje su Ugovarači, unositi u njih rezultat izvršenja, pretraživati pisma i instrukcije u vezi s njima, pregledavati Dnevnike (prikazuju se samo njihova pisma), ali nisu u mogućnosti da unose promene u kartice (osim „rezultata izvršenja“), direktorijume, podešavanja.
U osnovi, korisnici imaju mogućnost pregleda dokumenata za koje su povezani kao izvršilac, uvida u njihov status i primanja obavještenja o statusu rada sa dokumentom.
Kompleksna kompatibilnost sa email omogućava vam da informišete zaposlene o događajima u sistemu.
iu sistemu Office Work 3.0:
Kontrola izvršenja
Računovodstveni sistem kontroliše tok izvršenja dokumenata od strane svih izvršilaca. Kada se program pokrene, svi korisnici dobijaju obavještenje o statusu rada sa izvršenjem dokumenata i uputstava.
Kada se program pokrene, izdaje se informacija o roku izvršenja dokumenata (naloga). 
Kada kliknete na "Da", otvara se dnevnik "Izvršnih dokumenata", što odražava ovaj dokument za pregled.
Prilikom otvaranja relevantnih Dnevnika, referent, pomoćnik sekretara i rukovodilac organizacije vide rezultat rada sa dokumentima i uputstvima. Izvođač radova vidi samo svoje narudžbe i dokumente. Fig.11
Fig.11
Program će zaposlenika podsjetiti na bliži rok za odgovor, sumirati informacije o napretku i rezultatima rada sa dokumentima. Sistem pretraživanja (selekcije) implementiran je kroz filter. Obezbijeđeno izdavanje informacija u Excel-u.
Analiza toka dokumenata.
U sistemu je moguće dobiti set standardnih obrazaca za izvještavanje koji određuju obim toka rada organizacije i tok izvršenja dokumenata. Rice. devet
Izvještaji
Dolazna pošta
Odlazna pošta
Naredbe i uputstva rukovodstva
Uputstva za upravljanje
O statusu posla:
sa ulazom dokumenata
za izradu ref. dokumenata
da izvršava naloge uprave
da izvršava uputstva od uprave
Fig.9
Izgled izvještaja "Registar dolazne korespondencije" prikazan je na slici 12
Fig.12
Sistem omogućava (slika 13) štampanje kartica svih vrsta dokumenata 
sl.13
Održavanje elektronske arhive
Omogućava vam da organizirate rad arhiva u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije o arhiviranju. Službenik može pregledati bilo koji dokument iz nomenklaturne datoteke arhive. Istovremeno, program ima zgodan mehanizam za pretraživanje dokumenata u arhivi. Vrijeme pretrage dokumenata u nizu od 10.000 jedinica je oko 3 sekunde.
Korišćenje od strane osoblja jedinstvenih šablona i standarda preduzeća
Upotreba komponente "Šabloni i STP" softverskog paketa "Officework 3.0" je osmišljena da organizuje rad izvršilaca sa jedinstvenim obrascima (formama) dokumenata, kao i da u praksi koristi standarde preduzeća (STP) koji određuju organizacija i vođenje procesa proizvodnje i upravljanja.
Komponenta "Referentni sekretar"
Arhitektura softverskog paketa:
„Kancelarski rad 3.0“ – to su međusobno povezane automatizovane radne stanice (AWP): AWP „Službenik“, AWP „Šef“, AWP „Sekretar-Referent“ i AWP „Izvršitelj“. Ispod su njihove glavne funkcionalnosti:
RUKA "ČIST PROIZVOĐAČ"(sa administratorskim pravima baze podataka)
Organizacija i održavanje sistema kancelarijskog rada u u cijelosti(registracija, računovodstvo, kontrola, skladištenje, statistička analiza);
Formiranje nomenklaturnih predmeta;
Održavanje imenika, distribucija prava pristupa;
Kopiranje/vraćanje baze podataka.
Formiranje izvještaja iz baze podataka.
AWS "Sekretar-Referent"
Formirati i održavati ažurnim raspored rukovodioca;
Zakažite sastanke. Formirajte dnevni red sastanka, odredite učesnike i govornike. Istovremeno, program automatski šalje pozivnice učesnicima i podsjetnike.
Vodite zapisnik sa sastanka i pratite ishod provođenja odluka.
Dodijeliti zadatke izvođačima i pratiti napredak njihovog izvršenja;
Vodite evidenciju o vlastitim zadacima;
AWP "glava"
Pogodan pregled rasporeda (za dan, sedmicu, mjesec);
Planirajte sastanke;
Pratiti tok izvršenja odluka i uputstava;
Ako je potrebno, pogledajte protokol svakog sastanka i njegovu historiju (kartica koja odražava učesnike, pitanja, govornike).
AWP "EXECUTOR"
Primanje obavještenja o prijemu prepiske ili instrukcija na njegovo ime;
Pregledajte vašu korespondenciju i narudžbe;
Popunjavanje kartice naloga (popunjavanje polja rezultat izvršenja, datum izvršenja...)
Formiranje izvještaja o njihovim dokumentima;
Korištenje imenika "Zaposleni" kao telefonskog imenika i imenika punim imenima, pozicijama i email adrese zaposleni u preduzeću.
