Automatizacija kancelarijskog rada i toka dokumenata pouzdano zauzima svoju nišu u oblasti sistema automatizacije preduzeća. Ali, prije donošenja odluke o automatizaciji ureda, potrebno je pravilno razumjeti terminologiju. Ponekad se za čisto činovničke zadatke obraćaju programima koji nisu namijenjeni za tu svrhu.
Ako govorimo o stvarima koje nas izdvajaju od ostatka svijeta, onda prvo što nam padaju na pamet su balet, votka, plin, lan, konoplja i prvi satelit. Gotovo sve navedeno više nije samo prerogativ Rusije, samo na polju jezika i kulture niko ne želi da se takmiči s nama. Oblast rada sa dokumentima nije bila izuzetak. Kancelarijski rad u svom modernom obliku rođen je u Rusiji 1811. godine, bio je i ostao toliko originalan da je sasvim moguće govoriti o njegovim nacionalnim karakteristikama.
Koja je razlika između kancelarijskog rada, toka dokumenata i poslovnih procedura?
Od proizvođača softvera u oblasti rada sa dokumentima često čujete reči „kancelarijski rad“, „dokumentotok“, „elektronska arhiva dokumenata“, „poslovne procedure“ itd. Sve ove pojmove po pravilu koriste kao sinonime. promovirati svoja rješenja i tehnologije.
Kao rezultat toga, nastao značajna razlika u mišljenjima proizvođača i korisnika o svemu, pa i o većini jednostavna pitanja. Ponekad se za čisto činovničke zadatke okreću rješenjima koja nisu namijenjena za tu svrhu. To svakako šteti tržištu, zbunjuje korisnike i usporava razvoj ruska industrija rad u kancelariji. Možda smo već zreli za stvaranje nekakvog profesionalnog udruženja osmišljenog za obavljanje obrazovnog rada, dovođenje pojmova i definicija u zajednički nazivnik i postavljanje standarda za automatizaciju ruskog uredskog rada.
Ali ovo je tema za zasebnu raspravu i u nastavku se nećemo doticati detaljnije. Svrha ovog članka je pokušati klasificirati osnovne koncepte koji se nalaze u njima kancelarijski rad i tok dokumenata u preduzeću, kao i dokumentaciju za podršku menadžmentu, da osnovne definicije i opisati glavne karakteristike nacionalnog kancelarijskog rada. Također ćemo se vrlo kratko osvrnuti na neke proizvode dizajnirane za automatizaciju rada s dokumentima Rusko tržište, a mi ćemo ih pokušati razmotriti sa stanovišta ovih definicija i suštine samih odluka. Ovo može biti korisno, na primjer, za one koji smatraju da je sistem za prepoznavanje teksta najbolji važna komponenta u automatizaciji korporativnog toka dokumenata. U zaključku ćemo pokušati procijeniti izglede za razvoj ruske industrije automatizacije ureda i upravljanja dokumentima.
Za početak, hajde da se ukratko zadržimo na konceptima, terminima i našoj viziji mjesta kancelarijskog rada u osiguravanju upravljanja ruskim preduzećima. Odmah napravimo rezervu da su ove definicije komponente takve nauke kao što je upravljanje dokumentima.
Po čemu se kancelarijski rad razlikuje od toka dokumenata?
Za mnoge su ova dva pojma sinonimi. Po našem mišljenju, potrebno ih je razlikovati.
Dokumentaciona podrška za upravljanje (DOU) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihovog arhivskog čuvanja.
Dokumentacija predstavlja izradu dokumenata, odnosno njihovu pripremu, izvođenje, odobravanje i izradu.
Rad u kancelariji: skup mjera za obezbjeđivanje predškolskog obrazovanja za preduzeće ili organizaciju. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija kancelarijskog rada.
Organizacija rada sa dokumentima- obezbjeđivanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata.
Sistematizacija arhivske dokumentacije- utvrđivanje pravila za pohranjivanje informacija stvorenih u organizaciji, njihovo pronalaženje i korištenje za podršku odlukama upravljanja i poslovnim procedurama.
Tok dokumenata- kretanje dokumenata unutar predškolske obrazovne ustanove.
Poslovni postupak- niz određenih operacija (radova, zadataka, procedura) koje obavljaju zaposleni u organizacijama radi rješavanja bilo kojeg zadatka ili cilja u okviru djelatnosti preduzeća ili organizacije.
Elektronska arhiva rješava probleme sistematizacije arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove.
Rad u kancelariji odgovoran je za dokumentaciju za upravljanje preduzećem.
Poslovni postupci odgovorni su za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su implementacije praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.
Šta je elektronska arhiva?
Popularnost termina „elektronski arhiv“ u Rusiji je, po našem mišljenju, jedna od nacionalnih karakteristika ruskog upravljanja elektronskim dokumentima (kao i trijumf ideja skeniranja prepoznavanja teksta). Na Zapadu je termin „skladište podataka“ popularniji. Kod nas se, po svemu sudeći, pod podacima uglavnom podrazumeva sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost termina za kancelarijski rad „arhiva“.
U kancelarijskom radu arhiv je zadužen za sistematizaciju skladištenja dokumenata i jedan je od tri glavna kancelarijska zadatka (izrada, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata). Često se čuje da je određeni “ arhivski sistem idealno rješava probleme organizacije toka dokumenata.” To se, prema našim definicijama, u principu ne može dogoditi, jer se zapravo dokumenti premeštaju (suština toka dokumenata) u sklopu rješavanja sva tri problema, a ne samo u sklopu sistematizacije arhivskog skladišta.
Vođenje evidencije i poslovne procedure
Razliku između uredskog rada i poslovnih procedura najlakše je ilustrirati na primjeru iz pravi zivot. Dakle, jednostavna poslovna procedura za prodaju proizvoda klijentu može izgledati ovako:
- kupac poziva kompaniju da naruči;
- narudžba je registrovana u bazi podataka kupaca;
- izdaje se faktura za robu;
- faktura se prenosi u računovodstvo;
- računovodstvo prima novac za robu, što se evidentira u računovodstveni sistem;
- roba se otprema iz skladišta, što je evidentirano u skladišnoj bazi;
- izdaje se račun i otpremnica za robu;
- roba se šalje klijentu;
- račun i otpremnica se prenose u računovodstvo.
Rice. 1. Razlika između kancelarijskog rada i poslovnih procedura
U ovom poslovnom postupku stavke 3 (izrada računa), 4 (prijenos računa), 7 (izrada računa i dostavnice) i 9 (prijenos računa i dostavnice) su relevantne za kancelarijski rad. Ako je prodaja složenija, na primjer, ako postoje formalni interni odnosi između odjela prodaje, skladišta i računovodstva, tada se u kancelarijskom radu mogu pojaviti dodatne procedure.
Dakle, kancelarijski rad je takoreći utkan u poslovne procedure gde treba da bude propraćen dokumentima. U nekim slučajevima, to se posebno odnosi na vladine organizacije, poslovne procedure se mogu sastojati isključivo od kancelarijskih poslova. Odavde slijedi glavna razlika između kancelarijskog rada i poslovnih procedura, koja se sastoji u njihovoj funkcionalnoj razlici: kancelarijski rad je odgovoran za dokumentnu podršku za upravljanje preduzećem; poslovne procedure – za obavljanje poslova ili obavljanje ciljne funkcije i predstavljaju način sprovođenja praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.
U svim slučajevima kancelarijski rad uključuje dokumentaciju za poslovne procedure.
Druga, ne manje važna nacionalna specifičnost je dugogodišnja i jasno razdvajanje koncepte “papirologije” i “poslovnih procedura”. Možda je to zbog činjenice da je nauka o dokumentima kao nauka koja proučava dokumente nastala početkom 19. vijeka. u dubinama ruskog državnog aparata. Osim toga, i tada i sada imamo mnogo strožiju zakonsku regulativu, za razliku od većine zapadnih zemalja, koja zahtijeva jasne dokumentarne dokaze o svim koracima u gotovo bilo kojoj oblasti djelatnosti poduzeća. Na primjer, ugovori moraju biti ovjereni, informacije u bazama podataka nisu službene, elektronski dokumenti se ne smatraju pravno obavezujućim itd.
U skladu s tim, dodatna razlika između proizvoda i tehnologija za automatizaciju na Zapadu iu Rusiji je u tome što rješenja za ruska preduzeća trebaju u mnogo većoj mjeri uzeti u obzir prisutnost papirne dokumentacije u kancelarijskom radu i, paradoksalno, ponuditi manje rigidnu shemu za automatizaciju. poslovne procedure. Ova teza vjerovatno zahtijeva detaljnije objašnjenje.
Zapadni sistemi za automatizaciju ureda u Rusiji
Basic kompjuterski programi za kancelarijski rad i poslovne procedure mogu se podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka):
- sistemi toka posla (automatizacija poslovnih procedura);
- grupni sistemi (timski rad);
- sistemi za upravljanje dokumentima (uglavnom obezbjeđuju registraciju, skladištenje i pronalaženje dokumenata);
- sistemi e-pošte (koriste se za razmjenu dokumenata).
Ova divizija se pojavila na tržištu prije otprilike tri godine. Sada je to prilično uslovno zbog činjenice da je najviše najnovijih verzija popularne aplikacije pokušavaju kombinirati sve ove i mnoge druge tehnologije, na primjer Lotus Domino. Osim toga, svaka od ovih tehnologija (s izuzetkom, naravno, e-pošte, čija je popularnost u poslovanju od samog početka bila približno ista kao kod alata za kreiranje dokumenata), moderna na Zapadu 2-3 godine prije, ustupio mjesto novom konceptu suradnje i razmjene poruka („saradnja i razmjena poruka“).
Razlozi za to su, po našem mišljenju, približno isti i za njih i za nas (ako ne uzmemo u obzir čisto jezične, jezičke i tehničke probleme lokalizacije, podrške tablice kodova, pretraživanje, prepoznavanje, itd.)
Stvar je u tome da je automatizacija poslovnih procedura i timskog rada u principu veoma teška. Prvo, niko još nije smislio univerzalna pravila za vođenje uspešnog poslovanja. Svaka organizacija je potpuno jedinstvena u tom pogledu. Osim toga, u okviru automatizirane procedure nije uvijek moguće adekvatno reagovati na vanredne situacije od čijeg nastanka niko, naravno, nije imun. Ponekad automatizacija samo šteti poslovanju, često određeni broj zaposlenih idealno rješava svoje probleme u neformalnim odnosima i okviru automatizovani sistem samo su okovani. Međutim, protuprimjeri nisu nimalo rijetki.
Kao rezultat toga, trenutno najviše na racionalan način Prilikom automatizacije poslovnih procedura razumno je prepoznati sljedeće: „Ne pokušavajte programirati ponašanje zaposlenika za svaku moguću situaciju, već umjesto toga stvorite zajedničko informaciono okruženje za saradnju (tj. zajedničko rješavanje poslovnih problema) i razmjenu poruka. Po našem mišljenju, to dovodi u pitanje budućnost bez oblaka postojeći sistemi workflow, u kojem je akcenat na kreiranju kompletnih lanaca automatizacije poslovnih procedura.
Pored navedenog, postoji niz okolnosti koje su donedavno ozbiljno ometale implementaciju ovih tehnologija u Rusiji:
- nedostatak završenih Ruski programi automatizacija toka dokumenata i kancelarijskog rada;
- nedostatak aktivne potražnje za automatizacijom poslovnih procedura;
- konfuzija u pozicioniranju programa zapadnih proizvođača za potrebe automatizacije ureda itd.
Danas se situacija značajno popravila. Pojavili su se kompletni ruski proizvodi, a zbrka u terminologiji i pozicioniranju se postepeno prevazilazi.
Da bi se povećala potražnja za programima upravljanja uredima, moraju se riješiti dva glavna izazova. Prvo, objasniti važnost poboljšanja i automatizacije dokumentacione podrške za upravljanje (kancelarijski rad), i, kao drugo, poboljšanje i automatizaciju poslovnih procedura.
Dok je drugi zadatak manje-više jasan, o prvom bi trebalo detaljnije govoriti.
Tri izvora i tri komponente predškolske obrazovne ustanove
Organizacija rada sa dokumentima je važan dio procesa upravljanja i donošenja upravljačkih odluka, što značajno utiče na efikasnost i kvalitet upravljanja.
Proces donošenja upravljačkih odluka uključuje dobijanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka.
Ove komponente su usko povezane sa dokumentacionom podrškom za upravljanje. Za postizanje ekonomskog efekta, prije svega, važan je kvalitet informacija, koji je određen ne samo njihovom količinom, već i njenom efikasnošću, stepenom složenosti i cijenom. Ako preduzeće nema efikasan rad sa dokumentima, onda se, kao rezultat, pogoršava i sam menadžment, jer zavisi od kvaliteta i pouzdanosti, efikasnosti prijema i prenošenja informacija, pravilne organizacije referentno-informativne službe i jasnog organizacija pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata.
Uobičajeno je razlikovati tri glavna zadatka koja se rješavaju u kancelarijskom radu (DOW).
- Dokumentacija (izrada, izvođenje, koordinacija i izrada dokumenata).
- Organizacija rada sa dokumentima u procesu upravljanja (obezbeđivanje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanje i korišćenje dokumenata).
- Sistematizacija arhive dokumenata.
Zašto je od vitalnog značaja za organizacije da unaprede predškolsko obrazovanje?
Zato što upravljačka dokumentacija ima direktan uticaj na kvalitet donošenja upravljačkih odluka. Nažalost, trenutno se dokumentacija za aktivnosti ruskih preduzeća uglavnom odvija spontano, bez uzimanja u obzir postojećeg regulatornog okvira i bogatog iskustva u unapređenju predškolskih obrazovnih ustanova akumuliranih u Rusiji u proteklih 175 godina.
Rice. 2. Komponente upravljanja preduzećem
Sa rastom obima preduzeća i broja zaposlenih, pitanje efektivnosti dokumentacione podrške menadžmentu postaje sve aktuelnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako.
- Menadžment gubi holističku sliku onoga što se dešava.
- Strukturne podjele, u nedostatku informacija o aktivnostima jedne druge, prestaju da sprovode svoje aktivnosti na koherentan način. Kvalitet korisničke usluge i sposobnost organizacije da održava eksterne kontakte neminovno opadaju.
- Posljedica toga je pad produktivnosti rada; postoji osjećaj nedostatka resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacionih itd.
- Moramo proširiti svoj kadar, uložiti novac u opremu za nova radna mjesta, prostorije, komunikacije i obuku zaposlenih.
- Za proizvodnih preduzeća Povećanje osoblja može dovesti do promjene tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja.
- U situaciji neopravdanog rasta osoblja, pada produktivnosti i potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što zauzvrat može dovesti do novih kredita i smanjenja planirane dobiti.
Kao rezultat toga, dalja ekspanzija preduzeća se dešava na čisto ekstenzivni način zbog prethodno akumuliranih dobiti ili povećanja budžetskog deficita.
Shvativši važnost unapređenja predškolskog obrazovnog sistema, organizacije često prave mnogo grešaka kada pokušavaju da ga automatizuju, a odlučujući faktor u ovoj situaciji je problem izbora metoda automatizacije.
Najčešće rješenje je automatizacija pojedinačnih radnih stanica (AWS): sekretar-pomoćnik, menadžer, računovođa ili izvršni direktor. Glavni nedostaci ovog pristupa, po pravilu, su: nedostatak načina za elektronsko organizovanje razmjena informacija između zaposlenih i odeljenja preduzeća; nedostatak funkcionalne veze između automatizacije aplikativnih procedura i automatizacije ureda.
Kao što je gore navedeno, jedan od najčešćih važni faktori uspješan razvoj preduzeće – njegovo upravljanje kvalitetom. Posljedica toga će uvijek biti povećanje prometa, profita i blagostanja zaposlenih.
Ako pokušate da identifikujete glavne funkcionalne delove (komponente) u upravljanju preduzećima i organizacijama, oni će izgledati ovako.
Program za automatizaciju ureda treba da sadrži alate i pravila za kreiranje dokumenata, održavanje njihove elektronske arhive, podršku protoku dokumenata, a da se u isto vrijeme zasniva na softverskim i hardverskim platformama preduzeća. Da obezbedi efikasno korišćenje informacije, sve ostale komponente upravljanja moraju biti zasnovane na programu upravljanja dokumentima, samo u tom slučaju mogu se riješiti problemi sa kojima se organizacija suočava. Sa stanovišta sveobuhvatne automatizacije aktivnosti preduzeća, njihovi primenjeni informacioni sistemi treba da budu zasnovani na softverskim i hardverskim platformama i programu za automatizaciju kancelarijskog rada i toka dokumenata.
Stoga se preduzeće koje želi da stvori efikasno okruženje za obradu informacija kako bi poboljšalo kvalitet upravljanja suočava sa ozbiljnim izazovima.
- Unapređenje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija kreiranjem mehanizma za dokumentnu podršku preduzeća (DOU).
- Odabir prave strategije automatizacije, uključujući pravi izbor proizvodi.
Kako automatizovati kancelarijski rad, poslovne procedure i tok dokumenata u preduzeću?
Možda se čini nevjerovatnim, ali da biste automatizirali tako naizgled jednostavan predmet kao što je rad s dokumentima, morate koristiti najnovija tehnološka dostignuća:
- Sistemi za upravljanje bazama podataka;
- Sistemi za pretraživanje dokumenata i analizu teksta;
- sistemi za skeniranje i prepoznavanje dokumenata (štampanih i rukopisnih);
- klijent-server okruženje;
- Internet/intranet.
Treba napomenuti da u savremeni svet Vrlo mali broj programera rješenja koristi sve ove tehnologije odjednom. Kao rezultat toga, korisnici često dobijaju eklektična rješenja od različitih proizvođača, a to značajno povećava troškove nabavke, implementacije i rada, a ujedno i smanjuje kvalitet upravljanog sistema. Prilikom odabira programa za automatizaciju ureda i poslovnih procedura, obratite pažnju na njihovu kvalitetu i prikladnost za vaše zadatke pojedinačno i u cjelini (tj. integraciju). Također je potrebno voditi računa o pozicioniranju verzija ponuđenih proizvoda.
Glavne kategorije korisnika kancelarijske automatizacije i sistema za upravljanje dokumentima
Karakteristika ruskog tržišta računara je njegova sve jasnija podjela na dvije velike oblasti, od kojih jedna pokriva kućne korisnike i male kancelarije (1-25 računara), dok druga pokriva korporativne klijente, srednje i velike kompanije i institucije (25 i više). računari).
Ako kućni korisnici više vole da besplatno instaliraju najbolji softver, onda se srednje i velike kompanije uglavnom bave povećanjem efikasnosti korištenja postojećih kompjuterski sistemi i spremni su da plate za proizvode i srodne usluge.
Jasno je da rješenje za kućne korisnike ne bi trebalo biti skupo i trebalo bi u većoj mjeri voditi računa o rastućoj popularnosti rada na internetu nego o problemima kancelarijskog rada.
Rešenje za kancelarijski rad za korporativne korisnike mora biti zasnovano na savremenoj metodologiji kancelarijskog rada u Rusiji, klijent-server tehnologijama, Internetu/intranetu, e-pošti, skeniranju i prepoznavanju papirnih dokumenata, masovnom i onlajn unosu dokumenata, pretraživanju i preuzimanju dokumente, kao i da mogu koristiti različite DBMS-ove i biti laki za korištenje i administriranje.
TO korporativni sistem automatizacija poslovnih procedura i toka dokumenata ima slične zahtjeve: mora se zasnivati na konceptu „saradnje i razmjene poruka“, koristiti tehnologije e-pošte, klijent-server, internet/intranet, planiranje i registraciju događaja, biti sposoban za rad sa različitim DBMS i biti laki za upotrebu i administraciju.
Izgledi za rusku industriju automatizacije ureda
S razvojem tržišnih odnosa i promjenama oblika vlasništva u Rusiji postoji stalna potražnja za rješenjima u oblasti automatizacije rada sa dokumentima i organizacije poslovanja. Ogromna potencijalna potražnja za programima i uslugama za automatizaciju ureda posljedica je više razloga.
- Apsolutno sve organizacije rade sa dokumentima i veliki broj pojedinci.
- Gotovo svaka organizacija suočava se s problemima u kancelarijskom radu, čak i ako ne govorimo o njegovoj automatizaciji: dokumenti se gube, ne kontroliraju, ne izvršavaju itd.
- Unapređenjem vođenja evidencije preduzeća i organizacije dobijaju realnu šansu da unaprede kvalitet svog upravljanja, što je jedan od najhitnijih zadataka moderne ruske privrede.
- Kvalifikacije sekretara i lica odgovornih za kancelarijski rad u organizacijama su nedovoljne i zahtijevaju povećanje njihovog nivoa.
- Zahtjevi korisnika za unapređenjem programa kancelarijske automatizacije i njihovom integracijom sa brojnim automatizovanim radnim stanicama, informacionim i aplikativnim sistemima su izuzetno visoki.
Brojne nacionalne posebnosti u vođenju evidencije, jezika i kulture ne dozvoljavaju korištenje zapadnih gotovih aplikativnih rješenja. Na sreću, ima ih sve više Ruski proizvođači, nudeći jeftina, visokokvalitetna rješenja u ovoj oblasti. To daje nadu da su izgledi za razvoj industrije prilično povoljni, a već je vidljiva potreba za specijalizovanim događajima za promociju rješenja, razvoj standarda i stvaranje profesionalnih udruženja subjekata ovog tržišta.
Ovaj program je namenjen za obuku sekretara (rad na računaru) u bazi Taksimov srednje škole br.
Kvalifikacione karakteristike uključene u program sastavljaju se u skladu sa kvalifikacionim imenikom radnih mesta za rukovodioce, specijaliste i zaposlene.
Osnova stručnog osposobljavanja je obuka, tokom koje se obezbjeđuje određena količina teorijskog i praktičnog materijala, čime se obezbjeđuje obuka kvalifikovanih radnika u organizaciono-menadžerskoj sferi djelatnosti koji su sposobni da stručno pripremaju, uređuju, formatiraju materijale koristeći računar; voditi poslovnu korespondenciju; snalaziti se u izboru kancelarijske opreme za opremanje kancelarije i biti u mogućnosti da je koristi, obezbeđuje racionalnu organizaciju rada u proizvodnim i upravljačkim aktivnostima, stupa u poslovne kontakte sa privrednim i komercijalnim partnerima.
Trenutni nivo razvoja informacionih alata i tehnologija pruža nove mogućnosti za organizovanje sekretarskih poslova, a postavlja nove zahtjeve pred specijaliste ovog profila – sposobnost organizacije kompjuterskog kancelarijskog rada. Ovaj program vam omogućava da pripremite kvalifikovanog specijaliste u skladu sa savremenim nivoom razvoja tehnologije i informacionih tehnologija.
Program je predviđen za 204 časa (3 časa sedmično, dvogodišnja obuka u 8,9,10,11 razredima), znanje učenika osnovni kurs informatika i obuhvata sljedeće predmete:
1) kucanje (ruska i latinična tastatura);
2) kancelarijski rad;
3) organizaciono-tehničku podršku kancelarije;
4) kultura poslovne komunikacije
Studenti koji su uspješno završili program, na kraju druge godine studija, moraju položiti kvalifikacioni ispit na propisan način, steći kvalifikaciju sekretara-daktilografa i službeničko uvjerenje utvrđenog obrasca.
Sekretar mora znati:
- propisi i uputstva za vođenje evidencije;
- struktura upravljačkog tima preduzeća;
- pravila kucanja, pravopisa i interpunkcije;
- postupak distribucije materijala prilikom pripreme dokumenata;
- redosled stvaranja elektronski dokument i organizaciju njegovog skladištenja i korišćenja;
- pravila za rad sa računarom, diktafonom, kasetofonom i drugom uredskom opremom;
- pravila za korištenje interfona;
- standardi za jedinstven sistem organizacione i administrativne dokumentacije;
- interni pravilnik o radu, pravilnik o zaštiti na radu, bezbednosti i zaštiti od požara.
Sekretar mora biti u stanju da:
- ispuniti tehničke funkcije da obezbedi i održava rad rukovodioca ili njegovog odeljenja;
- primati informacije potrebne za menadžera od odjela ili izvođača, pozivati zaposlene po njegovim uputama;
- organizovati telefonski razgovori menadžer, prima i prenosi telefonske poruke, informacije o primopredajnim uređajima, snima primljene poruke i skrenuti pažnju menadžerima na njihov sadržaj;
- obavlja poslove na pripremi sastanaka i konferencija koje održava rukovodilac, vodi i sastavlja zapisnike;
- obezbediti radno mjesto menadžer sa kancelarijskim materijalom, organizacionom opremom, stvoriti uslove pogodne za njegovu efikasan rad;
- štampati različite materijale prema uputama supervizora: koristiti moderni pogledi uredska oprema;
- obavljati kancelarijski posao; prihvata, sistematizuje informacije koje dobija menadžer, šalje ih na izvršenje, kontroliše rokove;
- prihvata dokumente na potpis od strane rukovodioca i lične izjave radnika;
- organizuju prijem posetilaca, pokazujući pažnju i omogućavajući brzo razmatranje zahteva i predloga;
- formulisati dosije u skladu sa odobrenom nomenklaturom, obezbediti njihovu sigurnost i dostaviti ih arhivi u utvrđenom roku.
Obuka za rad sa tastaturom na računaru 102 sata
| br. | Naziv sekcije | |
|
Učenje tastature računara |
||
| I. Opće namjene standardna PC tastatura | ||
| 1 | Iz istorije stvaranja uređaja za štampanje. | |
| 2 | Tastatura ličnog računara | |
| II. Osnove profesionalnog kucanja | ||
| 3 | Kreacija tekstualni dokument u OC WINDOWS | |
| 4 | Tri "zlatna pravila" profesionalnog kucanja Izračunavanje brzine i procenta grešaka u kucanju |
|
| 5 | Gimnastika za poboljšanje zdravlja | |
| 6 | Test “ Uređaj sa tastaturom PC. Kreiranje tekstualnog dokumenta u OC WINDOWS” | |
| III. Pravila za savladavanje redova slova na tastaturi računara.
Rad sa velikim slovima |
||
| 7-12 | Ovladavanje srednjim redom slova kompjuterske tastature | |
| 13-18 | Savladavanje gornjeg reda slova na tastaturi | |
| 19-24 | Savladavanje donjeg reda slova na tastaturi | |
| 25-34 | Savladavanje svih redova slova na tastaturi | |
| 35 | Testiraj " Savladavanje svih redova slova na tastaturi” | |
| 36-40 | Pravila za rad sa velikim slovima | |
| IV. Savladavanje znakova interpunkcije, brojeva i specijalnih znakova | ||
| 41-42 | Savladavanje znakova interpunkcije "zarez" i "tačka" | |
| 43-44 | Savladavanje znakova interpunkcije u gornjem redu tastature | |
| 45-46 | Savladavanje brojeva i specijalnih znakova | |
| 47 | Testiraj " Savladavanje znakova interpunkcije” | |
| V. Tipične greške u kucanju. Radite na greškama | ||
| 48 | Tipične greške u kucanju | |
| 49-58 | Radite na greškama | |
| VI. Ovladavanje malom numeričkom tastaturom | ||
| 59 | Pravila za rad sa dodatnom numeričkom tastaturom | |
| 60 | Pravila za rad sa programom tastature | |
| VII. Predstavljamo latiničnu tastaturu | ||
| 61-62 | Predstavljamo latiničnu tastaturu | |
| VIII. Program obuke pisaćeg teksta “Solo na tastaturi” | ||
| 63 | Kratki opis postojeće programe | |
| 64-77 | Obuka i obuka na simulatoru “Solo na tastaturi”. | |
| 78-79 | Poboljšanje tehnike pisanja | |
|
Opća pravila registracija kucanih radova i službena dokumenata |
||
| 80 | Formati potrošačkih papira. Pravila za pisanje tekstualnog materijala | |
| 81 | Tehnike selekcije pojedinačni dijelovi tekst. | |
| 82-83 | Pravljenje napomena uz tekst | |
| 84 | Formatiranje fusnota uz tekst | |
| 85-86 | Pravila za pisanje naslova i podnaslova | |
| 87 | Pravila za dizajn naslovne stranice | |
| 88 | Dizajn stola | |
| 89 | Dizajn grafikona | |
| 90 | Pravila za izradu bibliografije | |
| 91 | Pravila za skraćivanje riječi i izraza | |
| 92 | Oznake korekcije i njihova primjena | |
| 93 | Test “Opšta pravila za izradu pisanih radova i službenih dokumenata” | |
| Osnove rada sa programom za obradu teksta (editor) Microsoft Word | ||
| 94-97 | Kreiranje tekstualnih dokumenata | |
| 98-101 | Kreiranje tabela u Microsoft editor Riječ | |
| 102 | Test br. 5 |
Sekretarski rad 102 sata
Naziv sekcije |
||
|
I. Organizacija kancelarijskog prijemnog rada |
||
| Funkcije i zadaci sekretara | ||
| Odgovornosti, prava, profesionalne i lični kvaliteti sekretar | ||
| Organizacija radnog mjesta sekretara. | ||
| Planiranje radnog vremena. | ||
| Telefonska usluga | ||
| Registracija telefonskih poruka. | ||
| Organizacija ličnog prijema posetilaca od strane menadžera | ||
| Test „Funkcije i zadaci sekretara. telefonska usluga" | ||
|
II. Rad u kancelariji |
||
| Istorija razvoja kancelarijskog rada i sekretarske službe. | ||
| Normativno-metodološko uređenje kancelarijskog rada | ||
| Dokument. Klasifikatori službenih dokumenata | ||
| Standardizacija i unifikacija dokumenata. Šablone dokumenata | ||
| Obrazac dokumenta | ||
| Test “Klasifikacija službenih dokumenata” | ||
| Detalji o dokumentu | ||
| Testirajte “Detalji dokumenta” | ||
|
Informacije i referentna dokumentacija |
||
| Servisna pisma | ||
| Kancelarijske bilješke | ||
| Pismo sa obrazloženjem | ||
| Protokol. Izvod iz protokola | ||
| Telegram | ||
| Telefonska poruka | ||
| Faxogram. Elektronska poruka | ||
| Priprema informativne i referentne dokumentacije | ||
| Test “Informacija i referentna dokumentacija” | ||
|
Referentna i analitička dokumentacija |
||
| Referenca | ||
| Sažetak. Zaključak | ||
| Act | ||
| Pregled. Scroll. Lista. | ||
| Izrada referentne i analitičke dokumentacije | ||
| Test “Referentna i analitička dokumentacija” | ||
|
Organizaciona i pravna dokumentacija |
||
| Organizaciona i pravna dokumentacija | ||
| Statut. Pozicija | ||
| Opis posla | ||
| Instrukcije. Pravila | ||
| Izrada organizacione i pravne dokumentacije | ||
|
Organizaciona i administrativna dokumentacija |
||
| Organizaciona i administrativna dokumentacija | ||
| Rezolucija | ||
| Red | ||
| Rješenje. Red. Bilješka | ||
| Izrada organizacione i administrativne dokumentacije | ||
| Test “Organizaciona i administrativna dokumentacija” | ||
|
Sistem kadrovske dokumentacije |
||
| Izjava | ||
| Lični list za kadrovsku evidenciju (upitnik). Dodatak uz lični list(upitnik) | ||
| Lična karta (Obrazac T-2) | ||
| Historija zapošljavanja | ||
| Karakteristično. Autobiografija | ||
| Sažetak | ||
| Priprema dokumentacije za osoblje | ||
| Test “Dokumentacija osoblja” | ||
|
Organizacija rada sa dokumentima |
||
| Tok dokumenata u organizaciji. | ||
| Obrada dokumenata | ||
| Nomenklatura predmeta | ||
| Registracija dokumenata | ||
| Kontrola izvršenja dokumenta | ||
| Formiranje predmeta. Skladištenje kućišta | ||
| Test "Organizacija rada sa dokumentima" | ||
|
III. Poslovni bonton |
||
| Uloga vizitkarte u poslovnoj komunikaciji | ||
| Dizajn vizitkarti | ||
| Opća pitanja organizacije pregovora | ||
| Priprema za ispite | ||
| Sprovođenje ispita |
Odgovornost za vođenje evidencije obično je na sekretaru. Za ovu poziciju nije potrebna posebna edukacija, a za nju se često primaju kandidati sa minimalnim radnim iskustvom. Ali upravljanje dokumentima je odgovorna i važna stvar, u velikoj meri zavisi od njene tačnosti i ispravnosti. uspješan rad preduzeća.
Kancelarijski posao može biti:
- opšte - koje se odnose na glavne aktivnosti kompanije,
- osoblje - za dokumentaciju o osoblju, koju vodi kadrovska služba,
- tajna - nalazi se u nekim vladinim agencijama i ima standarde ponašanja,
- elektronski - kada se dio informacija prenosi u digitalnom formatu.
Nije teško samostalno savladati osnove kancelarijskog rada. Bolje je početi s najvažnijim i temeljnim dokumentom - spiskom predmeta.
Nomenklatura predmeta
Ovo je dokument sa listom svih obaveza u organizaciji. Pod "slučaj" u u ovom slučaju odnosi se na zbirku poslovnih papira istog tipa ili fokusa.
Nomenklatura je sistem koji vam omogućava da analizirate dokumentarne aktivnosti preduzeća. Da biste ga sastavili, morate odrediti listu svih dostupnih vrsta dokumenata. Zatim ih kombinujte prema uputstvima.Svakom tipu se dodeljuje broj - šifra, može se sastojati od nekoliko brojeva ili slova, na primer, broj, godina ili čak mesec izdavanja, ako je obim dokumenata značajan.
Na primjer: 01/BU/2017, gdje je 01 redni broj, BU je računovodstvo, 2017 je godina. Takođe je naznačeno vreme skladištenja i mesto u arhivi kada će fajl biti tamo dostavljen. Nomenklaturu možete odobriti na određenom periodu- na godinu, 3 godine ili 5 godina, ako se ne očekuju promjene. Prije usvajanja, sadržaj nomenklature moraju provjeriti šefovi odjeljenja u mjeri u kojoj se odnosi na njihov rad.
Nomenklatura se sastavlja u svrhu pogodnog arhiviranja papira, kao i za unošenje predmeta u sistem. Pomaže da se ukratko iznesu osnove kancelarijskog rada, odražavaju glavne vrste poslovnih papira, uzimajući u obzir karakteristike preduzeća. Obično se sastavlja u obliku tabele - naziv predmeta, šifra (broj), mesto u arhivi, period skladištenja. Bolje je grupirati slučajeve prema vrsti i odjelu njihove publikacije.
Vrste dokumenata u organizaciji
Broj predmeta i vrsta dokumenata direktno je povezan sa specifičnostima poslovanja kompanije. Često je tok dokumenata podijeljen u blokove koje provode stručnjaci iz područja rada. Ali postoji lista koja je tipična za svaku kompaniju, bilo da je komercijalna ili državna:
Dolazno – sve što ulazi u organizaciju spolja – sve što dolazi poštom, kuririma, lično dostavljaju predstavnici drugih organizacija.
Odlazno - poslano iz organizacije - sve upućeno drugima pravna lica, i pojedinci(odgovori, pisma, odluke).
Interni - ne van granica organizacije, koja reguliše rad preduzeća (naredbe, uputstva, propisi, propisi itd.).
Po pravilu se za svaku vrstu vodi poseban dnevnik u kojem se upisuje serijski broj, datum, naziv, odakle je dokument došao ili odakle je poslat i ime odgovorne osobe.
Ako se dokumenti koji se predaju zaposlenima evidentiraju u dnevniku, ostavlja se polje za potpis po prijemu. Takođe, može se napraviti zabilješka u dnevniku u kojem se fajlu, prema nomenklaturi, nalazi kopija na čuvanje.
Organizacija također može voditi evidenciju internih službenih putovanja, evidenciju predatih ključeva, vrijeme dolaska na radno mjesto, pa čak i telefonske pozive. Ponekad broj knjiga vodi do osnivanja dnevnika knjiga. Sve zavisi od potreba i trenutne prakse u preduzeću.
Časopisi moraju biti numerisani, prošiveni i zapečaćeni, kako bi se eliminisala mogućnost zamene lista.
Vođenje evidencije je osnova kancelarijskog rada i toka dokumenata. Broj časopisa i dosijea zavisi od potreba i želje kompanije da evidentira sve dostupne radove.
Propisi o protoku dokumenata
Nakon izrade nomenklature predmeta i liste potrebnih časopisa, razumno je izraditi Pravilnik o protoku dokumenata organizacije. Ovo je propis koji objašnjava pravila za sastavljanje, prenošenje, arhiviranje svih postojećih radova. On opisuje proceduru za svaki tok dokumentacije i određuje rok za njen prijenos iz jednog odjela u drugi.
Uzorak propisa
Ova odredba će pomoći da se izbjegnu zabuna, prebacivanje odgovornosti i gubitak važnih poslovnih dokumenata. Za svaki stream je propisana ruta - na primjer: objavljivanje, odobrenje, registracija, slanje primaocu, arhiviranje.
Pečati i žigovi
Često novopridošlice, i ne samo oni, ne mogu shvatiti u kojim slučajevima je potreban pečat organizacije, a u kojim ne. Odgovor je vrlo jednostavan: izlazni obrasci su ovjereni pečatom, jer prisustvo pečata potvrđuje porijeklo pisma. Interni papiri ne zahtevaju štampanje, jer Potpis uprave u ovom slučaju je sasvim dovoljan.
Ulazni dokumenti se nakon registracije prenose upravniku na donošenje odluke i imenovanje odgovornog za izvršenje ili odgovor. Takođe im nije potreban pečat. Pečat i pečat ne treba brkati. Pečati mogu biti veoma različiti, od “Dolazni broj...” do “Kopija je ispravna” i ne pravnu snagu nemaju. Ovo je samo pomoćno sredstvo za rad sekretarice.
Pravovremeno i brz pristup do informacija danas je neophodan uslov uspešno rešavanje čitavog spektra problema sa kojima se suočavaju preduzeća i organizacije. Dakle, faktori kao što su efikasnost i kvalitet izrade dokumenata, nesmetano funkcionisanje referentno-informativne službe, jasna organizacija skladištenja, pretraživanja i korišćenja dokumenata direktno utiču na kvalitet upravljanja, a samim tim i na ekonomsku efikasnost preduzeća. kao cjelina.
Jedan od glavnih načina za povećanje produktivnosti zaposlenih i organizacione efikasnosti je smanjenje vremena koje se neproduktivno troši na traženje potrebne informacije, za obavljanje određenih radnji u sklopu procesa obrade poslovnih dokumenata.
Upravljanje organizacijama i preduzećima zasniva se na sledećim procesima:
- Primanje informacija i njihova obrada;
- Analiza, priprema i donošenje odluka;
- Sprovođenje odluka;
- Računovodstvo i kontrola donesenih odluka.
Procesi kancelarijskog rada i toka dokumenata se prvenstveno smatraju dokumentarnim odrazom i podrškom upravljačkim procesima. Upravljačka dokumentacija pokriva tri glavna zadatka u vezi sa softverskim sistemima za automatizaciju:
- Dokumentacija (izrada pratećih dokumenata i snimanje aktivnosti upravljanja, odnosno njihova priprema, dizajn, koordinacija i proizvodnja);
- organizacija toka dokumenata (obezbeđivanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korišćenja dokumenata);
- sistematizacija arhivskog skladištenja dokumenata (definisanje pravila za čuvanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korišćenje za podršku donošenju upravljačkih odluka i poslovnim procedurama).
Za rješavanje ovih problema podrška dokumentaciji menadžment razvijen Informacioni sistem"DeloPro". DeloPro sistem je dizajniran da automatizuje tradicionalni model kućnog kancelarijskog posla. Pruža korak-po-korak kontrolu kretanja i izvršenja cjelokupnog skupa dokumenata u preduzeću, njegovim strukturnim odjeljenjima i filijalama u svim fazama životni ciklus dokumenta: od prijema ili stvaranja do predaje u arhivu ili uništenja.
Sistem podržava tehnologiju koja je u potpunosti u skladu sa tehnologijama kancelarijskog rada tradicionalno uspostavljenim u ruskim preduzećima. Razvijen je u skladu sa „Standardnim uputama za kancelarijski rad u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije“ i drugim regulatornim dokumentima koji reguliraju ovu oblast djelovanja. Kao rezultat, stvoren je sistem koji je, ako je moguće, reproducirao organizaciju i atribute tradicionalne domaće tehnologije i u potpunosti ispunjavao regulatorne zahtjeve u pogledu registracije dokumenata, distribucije, kontrole izvršenja itd.
DeloPro sistem najviše koristi moderne tehnologije rad sa dokumentima. Izgrađen na klijent-server tehnologiji, sistem podržava distribuiranu organizaciju toka korporativnih dokumenata. Sistem implementira mehanizam upravljanja napretkom rada za upravljanje prolaskom dokumenata kroz organizaciju i određivanje uloga korisnika prilikom rada na dokumentima. Funkcije upravljanja dokumentima (čuvanje, pretraživanje, itd.) se implementiraju pomoću savremeni sistemi upravljanje bazom podataka na nivou preduzeća. Sistem takođe podržava razmjenu dokumenata putem e-pošte, što omogućava da se na njegovoj osnovi izgradi geografski distribuirana struktura upravljanja dokumentima.
Sistem je spreman za upotrebu. Puštanje u rad sistema ne zahteva programiranje. Potrebno je samo da ga instalirate računarsku mrežu, upisati parametre koji opisuju strukturu organizacije i prihvaćena pravila kancelarijskog rada i sprovesti obuku osoblja. Dakle, sistem se može smatrati gotovom kancelarijskom tehnologijom.
Kratak opis proizvoda
Glavni objekt automatizacije za DeloPro sistem je protok informacija povezan sa registracijom i kontrolnim funkcijama kancelarijskog rada. Kao rezultat toga, glavna jedinica za skladištenje u bazi podataka sistema je kartica za registraciju dokumenata - elektronski analog tradicionalne registraciono-kontrolne kartice. Sama baza podataka, u kojoj se pohranjuju kartice za registraciju dokumenata, po analogiji sa tradicionalnim protokom dokumenata, naziva se kartoteka.
Funkcionalnost sistema podržava održavanje registarske kartice u svim fazama izvršenja dokumenta i omogućava sljedeću radnu proceduru:
- registracija dokumenta (institucija registracione kartice za dokument);
- prijenos (izvještaj) dokumenata menadžeru;
- pregled dokumentacije od strane upravnika (rezolucija);
- unošenje podataka iz rješenja (imena izvršilaca, rokovi izvršenja) u registarsku karticu;
- prijenos dokumenata izvođaču;
- kontrola izvršenja dokumenata;
- izvršenje dokumenta;
- otpis dokumenta na korišćenje.
Međutim, fokus na automatizaciji kancelarijskih funkcija ne znači da se sistem ne može koristiti za direktan rad sa dokumentima: neograničen broj datoteka može se priložiti svakoj registracijskoj kartici, formirajući elektronska verzija dokument. U ovom slučaju, datoteke mogu biti ne samo tekstualne, već i bilo koje druge formate (na primjer: grafički, audio, video, itd.) koje podržava operativni sistem i kreirane pomoću bilo koje Windows aplikacije. Kada korisnik otvori dokument, ostvaruje se integrirani poziv odgovarajućoj aplikaciji.
Mehanizmi ugrađeni u sistem za generisanje standardnih izveštaja i upita bazi podataka dokumenata vam to omogućavaju operativna kontrola izvršenje dokumenata i brza pretraga potrebne informacije.
Korisnici DeloPro sistema su zaposleni u preduzeću koji imaju pravo na rad sa sistemom. Gde različitih korisnika može biti obezbeđeno različite mogućnosti. Na primjer, jednom korisniku može biti dozvoljeno da registruje dokumente, dok drugom možda neće biti pristup ovim funkcijama. Ovaj mehanizam za razgraničenje funkcionalnih korisničkih uloga u kombinaciji sa prilagodljivim na više nivoa sistem pomoći omogućava vam da fleksibilno prilagodite program posebnostima rada s dokumentima u određenoj organizaciji.
Prilikom automatizacije kancelarijskog procesa korišćenjem DeloPro sistema mogu se primeniti različiti pristupi distribuciji prilagođene funkcije, koji predviđaju različite stepene uključenosti zaposlenih u preduzeću kao korisnika sistema. Dakle, ako je predviđena procedura u kojoj izvođači nastavljaju da rade papirna dokumenta, a funkcije registracije i kontrole podležu automatizaciji, tada se ograničen broj zaposlenih može uključiti kao korisnici sistema. Ako je cilj automatizacije prelazak na bezpapirnu tehnologiju, tj. od izvođača se očekuje da rade samo sa elektronske kopije dokumenata, tada svi učesnici u procesu papirologije, uključujući rukovodioce i izvršitelje, treba da postanu korisnici sistema.
Sistem kancelarijske automatizacije i toka dokumenata "DeloPro" pripada nizu softverskih proizvoda, razvijen uzimajući u obzir domaće specifičnosti i regulatorni okvir, a namijenjen za implementaciju upravo u domaćim preduzećima. Naglasite ponovo ovu funkciju To je zbog činjenice da se tradicionalna pravila kancelarijskog rada u Rusiji i inostranstvu značajno razlikuju jedna od druge. I stoga zapadnjački softverski sistemi, usmjeren na automatizaciju kancelarijskog rada, često se ne može direktno koristiti, tj. bez promjene (prilagođavanja) šeme toka posla i pravila kancelarijskog rada prema zapadnim standardima.
Glavna funkcionalnost DeloPro-a:
- registraciju i skladištenje u bazi podataka razne vrste dokumenti;
- formiranje uputstava i rješenja uz dokument;
- generisanje liste dokumenata koji se odnose na trenutni i traženje dokumenata pomoću liste povezivanja;
- stavljanje rezolucija i uputstava pod kontrolu;
- održavanje registracijskih i kontrolnih datoteka sa mogućnošću postavljanja složenih kriterija pretraživanja dokumenata, kreiranja vlastitih tipova izvještaja, itd.;
- distribucija i prijem dokumenata između odjeljenja organizacije (od lokalna mreža) i drugim organizacijama (e-mailom);
- kreiranje arhive dokumenata na kraju kalendarske godine;
- postavljanje dozvola za unos, uređivanje i druge radnje na dokumentima za svakog korisnika.
Za rad sa sistemom potrebno je:
- Računar sa i486 procesorom ili novijim, RAM najmanje 8 MB i slobodan prostor najmanje 4 MB na vašem tvrdom disku.
- operativni sistem Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
- SQL FireBird server 1.5.
- Da biste primili izlazne obrasce za izvještaje, morate imati bilo kojeg korisnika na računaru uređivač teksta, podržava RTF format (preporučuje se MS Word 6.0 ili noviji).
Opis softverskog paketa “Office Management 3.0”,v.3.2
Softverski paket "Upravljanje uredom 3.0" dizajniran je za automatizaciju standardnih kancelarijskih radnih procesa u preduzeću u skladu sa GOST R 6.30-2003 “Jedinstveni dokumentacioni sistemi. Uslovi za pripremu dokumenata", kao i GOST R 51141-98 "Upravljanje uredima i arhiviranje". Program koristi termine i definicije prema GOST R51141-98.
Program radi na platformi modernog MS SQL Server 2005 Express Edition i maksimalno koristi njegove performanse i skalabilnost, te implementira ključne pokazatelje performansi kao što su Visoke performanse i fleksibilnost prilagođavanja u skladu sa specifičnostima preduzeća.
Tehnologija razvoja koju smo odabrali omogućava nam da izbjegnemo dodatne troškove za kupovinu licenci i nadogradnju računara. Računar koji imate je dovoljan, na primjer, sa Pentium 800 procesorom i 256 MB RAM-a. Svi procesi kancelarijskog rada mogu se organizovati kako na lokalnoj mreži tako i na računaru jednog službenika.
Kompleks je dizajniran pomoću intuitivnog interfejsa i ne zahteva posebnu obuku zaposlenih. Na osnovu našeg iskustva, prosečan, neiskusan korisnik računara uči samostalan rad sa programom za oko 1 sat.
Svi korisnici su instalirani sa jednom klijentskom aplikacijom na osnovu broja kupljenih klijentskih licenci. Kupljeno osnovni paket Program inicijalno uključuje 3 korisnika, od kojih 1 korisnik ima prava referenta i administratora baze podataka. Prava pristupa korisnika, direktorije i postavke određuje administrator baze podataka (obično službenik). Ako je potrebno, možete kupiti bilo koji broj korisničkih licenci.
Uz osnovnu funkciju vođenja evidencije, program pruža široke mogućnosti za organizovanje kolektivnog rada za izvršavanje uputstava i naloga rukovodstva i unapređenje discipline u radu. Tako je od jednostavnog kancelarijskog posla moguće preći na nivo formiranja i automatskog slanja instrukcija izvršiocima i osigurati kontrolu njihovog izvršenja.
Komponente aplikacije " Predlošci i STP Softverski paket “Office Management 3.0” je dizajniran da organizuje rad izvođača sa jedinstvenim obrascima dokumenata odobrenim u organizaciji, kao i da koristi u praktičnim aktivnostima standarde preduzeća (STP) koji određuju proceduru organizovanja i vođenja procesa proizvodnje i upravljanja. .
Uz referenta, program mogu uspješno koristiti pomoćnici i pomoćnici direktora, zaposleni u generalskom kabinetu. direktora i sekretarijata. Dodatna komponenta "Referentni sekretar" omogućava vam da organizujete sastanke, raspored direktora, organizujete kontrolu nad sprovođenjem aktivnosti sastanka, evidentirate tekuće zadatke sekretara itd.
Struktura obrade i registracije dolaznog dokumenta izgleda kao "klasična" slika + moguće je kreirati nalog za izvršitelja:
|
Operacija |
Akcije |
|||
|
Službenik |
Supervizor |
Izvršitelj |
||
|
Registracija dokumenta od strane službenika |
Ulaznica je popunjena. Dokument. Dokumentu se dodjeljuje status “nov”. |
|||
|
Prenos dokumenta menadžeru |
Primljena pisma, nalozi i ostali dokumenti dostavljaju se menadžeru na pregled. |
Donosi odluke i daje uputstva. |
||
|
Prijenos dokumenata na izvršenje |
Upisivanje rješenja i rokova za izvršenje u karticu elektronske dokumentacije, određivanje Izvođača. Dokument se prenosi u status "na izvršenju" |
Prima obavještenje od programa da je dobio nalog za unos br.___ sa rokom od ___ dana. |
||
|
Kontrola izvršenja |
Pregledajte izvršne dokumente. Podsjetnik (automatski, za sve izvođače koji kasne). Generisanje izveštaja o toku izvršenja dokumenta. |
Pregled izvršnih i dospjelih dokumenata koji imaju status „pod posebnom kontrolom“ itd. |
Izvršava zadatak. |
|
|
Izvršenje |
Čim sve naloge za ulazak. dokumenti se izvršavaju, postavlja datum izvršenja i prenosi ulaz. dokument je postavljen u status “završen”. |
Vidi rezultat izvršenja i datum. |
Popunjava karticu „Narudžba“ u programu (polje „rezultat“) i označava stvarni datum završetka. |
|
Sva obavještenja za ugovarače generišu se u programu Office Work 3.0 i umnožavaju pomoću sistema pošte organizacije. Ako Izvođač nema instaliranu aplikaciju “Office Management 3.0”, tada će dobiti podsjetnik e-poštom putem LAN servera pošte preduzeća.
Kao što se može vidjeti iz opisa, mi aktivno koristimo obrazac kao što je "Narudžba". Ovo značajno proširuje funkcionalnost i efektivnost programa i pruža menadžeru i službeniku široke kontrolne funkcije. Generalno, od programa dobijamo tako važan efekat upravljanja kao što je povećanje izvršne discipline.
Ako je organizacija mala, onda održavanje kartica „Narudžba“ nije potrebno. Možete se ograničiti samo na registraciju korespondencije i narudžbi.
Glavni računovodstveni objekti "Kancelarija" 3.0
Naredbe
Dolazni dokumenti
Odlazni dokumenti
Dodatna (komponenta “Sekretar-referent”)
Sastanci
Raspored menadžera
Pomoćne usluge
Tiskanje omotnica;
Formiranje „Lista poštanskih pošiljaka”
Skeniranje dokumenata (in-line)
Predlošci i STP;
Ukupno, sistem pruža 4 kategorije korisnika:
službenik;
Supervizor;
Executor;
Sekretar-referent.
Glavni meni programa
Fig.1
Prilikom pokretanja, program obaveštava referenta o statusu rada sa dokumentima i rođendanu zaposlenih. Otvaranjem „Evidencije izvršnih dokumenata“ dobijamo detaljnije informacije o statusu rada. Status dokumenta kao “nov”, “na izvršenju” i “istekao” je podvučen odgovarajućom bojom. Ako je potrebno, referent može istaći „kasne“ i poslati obavještenje izvršiteljima do e- mail.
Fig.2
Registracija dokumenata. Dolazni dokument
Za svaki dokument kreira se knjigovodstvena kartica u koju se upisuju podaci o dokumentu.
Forma kartice „Dolazni dokument” prikazana je na slici 3
Fig.3
Prisutnost polja „kategorija“ omogućava vam da izvršite analitičke upite unutar fajla nomenklature „Inbox“ i odaberete dokumente od interesa prema temi, na primjer, „pritužbe“, komercijalni prijedlozi itd. U polju za primaoca se ne navodi samo adresa pošiljaoca, već, ako je potrebno, i osoba koja je potpisala dokument. Program omogućava evidentiranje Izvođača i lica koja su pročitala dokument. Nakon registracije na originalnom unosu. dokumenta, možete odštampati standardni pečat sekretarijata (tipka na vrhu menija „štampaj pečat“). Moguće je ispisati i samu „ulaznu“ obračunsku karticu. dokument." za kontrolu, dolazni dokument ima 3 statusa: “novo”, “u toku” i “izvršeno”.
Na račun elektronska kartica može se prikačiti elektronski fajlovi bilo kojem formatu (kartica “Elektronski dokumenti”). Ako vam ove informacije o dokumentu nisu dovoljne, možete dodati bilo koja druga polja na kartici „Dodatno“. informacije" (polja se kreiraju u direktoriju "Postavke"). Također možete tražiti dokument koristeći nova polja.
S obzirom na to u različite organizacije Postoji predložak registracijskog broja, predlažemo da unaprijed konfigurirate predložak Slika 4:
Fig.4
Dolazni i odlazni broj dokumenti se generišu automatski ili ručno.
Odlazni dokument
Forma kartice „Odlazni dokument” prikazana je na slici 5
Sl.5
Svi povezani dokumenti se lako prate: moguće je povezati se na link do dolaznog dokumenta, tj. Uzimamo u obzir sve odgovore na dolazne poruke. Registraciona kartica bilježi ko je pripremio i potpisao dokument i kome je dokument lično poslat.
Naredbe
Forma kartice „Narudžbe“ je prikazana na slici 6
Rice. 6
Kartica sadrži podatke o nalozima i uputstvima rukovodilaca koji imaju pravo izdavanja internih regulatornih i administrativnih dokumenata.
Nismo se ograničili samo na registraciju naloga, već nam omogućavamo da evidentiramo sve instrukcije po ovoj naredbi (po pravilu su to tačke u administrativnom dijelu naloga koje ukazuju ko, do kog datuma i koje radnje mora biti izvedeno). Na taj način vam omogućavamo kontrolu izvršenja naloga. Zaposlenici kojima su data uputstva primaju odgovarajuća obavještenja.
Naredbe
Forma kartice „Narudžbe“ prikazana je na slici 5
Rice. 7
Karticu naloga može popuniti i referent i drugi ovlašteni radnici (pomoćnik direktora, pomoćnik sekretara i sl.). Nalog se bilježi kao derivat instrukcija menadžera u obliku rezolucije na ulazu. dokument ili administrativni dio naloga.
U pojedinim slučajevima podaci iz Protokola na osnovu rezultata radnih sastanaka mogu se unijeti u karticu Uputstva. Ova metoda će povećati efikasnost sastanaka i izvršnu disciplinu u preduzeću.
Imenici
Imenik „Zaposleni“ ima dvostruku namenu, prvi je za dodelu Izvođača na kartici računa, drugi je „informativni“ jer obavještava zaposlene u kompaniji o rođendanima kolega, njihovim brojevima telefona i e: mail. Obično je relevantnost i dostupnost takvih informacija uvijek veliki problem.
Izgled imenika je prikazan na slici 8
Rice. 8
Direktoriji implementiraju izlaz informacija „kao što jesu, u tabelarni oblik", i izvezite u formatExcel. Organizirano pretraživanje podataka po filteru. Imenik također pohranjuje podatke o otpuštenim zaposlenima.
Kretanje dokumenata
Službenik je odgovoran za registraciju i kretanje dokumenata. Na kartici se evidentira činjenica da je originalni dokument izdat odgovornom izvršiocu. Na kartici su navedeni zaposleni koji su dobili kopije dokumenata (upoznati). Procedura za registraciju odlaznog dokumenta nastupa tek nakon što je odobren i potpisan od strane menadžera. U dosijeima nomenklature vidimo sve dokumente koji su registrovani (slika 9). Istovremeno, možete pregledati bilo koji od dokumenata u predmetu, odabrati nomenklaturne spise po godinama, prenijeti predmet u arhivu i ispisati inventar predmeta.
Rice. 9
Referentno-analitički rad
Referent, pomoćnik sekretara i direktor imaju pun pristup bazi dokumenata i mogu odmah pronaći sve potrebne materijale u relevantnoj kategoriji. Fleksibilni sistem pretraživanja razvijen u skladu s ruskim standardima za upravljanje uredima omogućava vam da samostalno odredite potrebne parametre dokumenata, a pretraživanje se može izvršiti pomoću svih korisnički specificiranih atributa, uključujući u priloženim fajlovima . Sistem je uveo takav koncept kao „kategorija” dokumenta. Možete filtrirati žalbe, izjave, komercijalne prijedloge i druge dokumente po kategorijama. Broj koncepata u imeniku “kategorija” nije ograničen.
Pretraga dokumenta se vrši klikom na dugme „traga dokumenta” Slika 10
Rice. 10
Regulacija prava pristupa
Korisnička prava u sistemu utvrđuje administrator baze podataka (službenik). U kartici „Zaposleni“ je naznačen nivo pristupa (ukupno 2 nivoa, administrator i korisnik). Korisnici imaju ograničena prava, mogu pregledavati kartice (i elektronske datoteke za njih) za koje su izvršitelji, unositi u njih rezultat izvršenja, pretraživati pisma i naloge vezane za njih, pregledavati Dnevnike (prikazuju se samo njihova pisma), ali nisu u mogućnosti unijeti promjene na karticama (osim za “rezultat izvršenja”), imenike, postavke.
U osnovi, korisnici imaju mogućnost da vide dokumente za koje su povezani kao izvršilac, vide njihov status i primaju obavještenja o statusu rada sa dokumentom.
Kompatibilnost kompleksa sa e-mailom omogućava vam da informišete zaposlene o događajima u sistemu.
iu sistemu “Office Management 3.0”:
Kontrola izvršenja
Računovodstveni sistem prati tok izvršenja dokumenata od strane svih izvršilaca. Kada se program pokrene, svi korisnici na ekranu dobijaju obaveštenje o statusu rada sa izvršenjem dokumenata i naloga.
Kada pokrenete program, daje se informacija o dolasku roka za izvršenje dokumenata (naloga). 
Kada kliknete na „Da“, otvara se dnevnik „Izvršni dokumenti“, što se odražava ovaj dokument za pregled.
Prilikom otvaranja odgovarajućih Dnevnika, referent, pomoćnik sekretara i rukovodilac organizacije vide rezultat rada sa dokumentima i uputstvima. Izvođač radova vidi samo svoja uputstva i dokumente. Fig.11
Fig.11
Program će podsjetiti zaposlenog na približavanje roka za odgovor i sumirati informacije o napretku i rezultatima rada sa dokumentima. Sistem pretraživanja (uzorkovanja) implementiran je kroz filter. Pruža izlaz informacija u Excelu.
Analiza toka dokumenata.
U sistemu je moguće dobiti set standardnih obrazaca za izvještavanje koji određuju obim toka dokumenata organizacije i tok izvršenja dokumenta. Rice. 9
Izvještaji
Dolazna korespondencija
Odlazna korespondencija
Nalozi i uputstva uprave
Uputstva za upravljanje
O statusu posla:
sa ulazom dokumenata
o izradi ref. dokumenata
da izvršava naloge uprave
da izvršava uputstva od uprave
Fig.9
Izgled izveštaja „Registar dolazne korespondencije“ prikazan je na slici 12
Fig.12
Sistem omogućava (slika 13) štampanje kartica svih vrsta dokumenata 
Fig.13
Održavanje elektronske arhive
Omogućava vam da organizirate rad arhiva u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije o arhivskim pitanjima. Službenik može pregledati bilo koji dokument iz nomenklaturne datoteke arhive. Istovremeno, program je stvorio zgodan mehanizam za pretraživanje dokumenata u arhivi. Vrijeme pretrage dokumenata u nizu od 10.000 jedinica je oko 3 sekunde.
Upotreba uniformnih šablona i standarda preduzeća od strane osoblja
Upotreba komponente „Šabloni i STP” softverskog paketa „Upravljanje kancelarijama 3.0” je dizajnirana da organizuje rad izvođača sa jednoobraznim obrascima (prazninama) dokumenata, kao i da u praksi koristi standarde preduzeća (STP) koji određuju red organizovanja i vođenja procesa proizvodnje i upravljanja.
Komponenta "Pomoćnik sekretara"
Arhitektura softverskog paketa:
„Upravljanje kancelarijama 3.0“ je međusobno povezano automatizovano radno mesto (AWP): AWP „Službenik“, AWP „Menadžer“, AWP „Sekretar-Referent“ i AWP „Izvršitelj“. Ispod su njihove glavne funkcionalnost:
AWS "CASE PRODUCER"(sa administratorskim pravima baze podataka)
Organizacija i održavanje sistema kancelarijskog rada u u cijelosti(registracija, računovodstvo, kontrola, skladištenje, statistička analiza);
Formiranje nomenklaturnih poslova;
Održavanje imenika, distribucija prava pristupa;
Kopiraj\vrati bazu podataka.
Generisanje izveštaja iz baze podataka.
AWP "Sekretar-referent"
Kreirajte i održavajte ažurirani raspored menadžera;
Zakažite sastanke. Formulirajte dnevni red sastanka, odredite učesnike i govornike. Istovremeno, program automatski šalje pozivnice i podsjetnike učesnicima.
Vodite zapisnik sa sastanka i pratite rezultate odluka.
Dodijeliti zadatke izvođačima i pratiti napredak njihovog izvršenja;
Vodite evidenciju o svojim zadacima;
AWS "Menadžer"
Pogodan pregled rasporeda (po danu, sedmici, mjesecu);
Planirajte sastanke;
Pratiti tok izvršenja odluka i uputstava;
Ako je potrebno, pogledajte Zapisnik sa bilo kojeg sastanka i njegovu historiju (karticu koja prikazuje učesnike, pitanja, govornike).
Radna stanica "IZVOĐAČ"
Primanje obavještenja o prijemu korespondencije ili instrukcija upućenih njemu;
Pogledajte vašu korespondenciju i uputstva;
Popunjavanje kartice naloga (popunjavanje polja rezultat izvršenja, datum izvršenja...)
Generiranje izvještaja o vašim dokumentima;
Korištenje imenika “Zaposleni” kao telefonskog imenika i imenika punog imena, položaja i email adrese zaposlenima u preduzeću.
