Dokumentacijska potpora aktivnostima upravitelja korištenjem informacijskih tehnologija (na primjer, građevinska tvrtka Valga LLC). Informacijsko-dokumentacijska potpora za donošenje strateških odluka u organizaciji (na primjeru Rodi

Poslovna povijest nastanka i razvoja poduzeća. Analiza i ocjena učinkovitosti upravljačke dokumentacijske potpore. Automatizacija donošenja strateških odluka u dd. Formiranje zahtjeva za sustav elektroničkog upravljanja dokumentima.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Upotrijebite obrazac u nastavku

Studenti, diplomski studenti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam jako zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

MINISTARSTVO OBRAZOVANJA I ZNANOSTI RUSKOG FEDERACIJE

Savezni državni proračun obrazovna ustanova visokom stručnom obrazovanju

"KUBANSKO DRŽAVNO SVEUČILIŠTE"

(FSBEI HPE "KubGU")

Odjel za opće, strateško, informacijsko upravljanje i poslovne procese

DIPLOMSKI KVALIFIKACIJSKI RAD

Informativno-dokumentacijska potpora za donošenje strateških odluka u organizaciji (na primjer, OJSC "Rodina")

Specijalnost 032001.65 Dokumentacijsko-dokumentacijska potpora menadžmentu

Usavršavanje "dokumentiranje djelatnosti državnih tijela i lokalne samouprave", dopisni tečaj

Učenica Anastasia Viktorovna Bagmut

Krasnodar 2013

Strateško odlučivanje, informacijsko-dokumentacijska potpora, pokazatelji uspješnosti, EDMS, tijek dokumenata.

Svrha rada je povećanje učinkovitosti aktivnosti JSC Rodina na području informacijske i dokumentacijske potpore za donošenje strateških odluka kroz uvođenje sustava za elektroničko upravljanje dokumentima.

Predmet istraživanja je OJSC "Rodina".

Kao rezultat studije razvijen je niz mjera za poboljšanje učinkovitosti sustava informacijsko-dokumentacijske potpore OJSC Rodina te je izrađen projekt implementacije EDMS-a.

• Uvod
• 2. Analiza sustava stanja predškolske odgojno-obrazovne ustanove u dd "Rodina" i procjena njezine učinkovitosti
• 2.2 Analiza postojećeg dokumentacijskog sustava
• 2.3 Izjava o problemima razvoja sustava informacijske i dokumentacijske potpore upravljanja u dd "Rodina". Odabir aktualnih problema u razvoju informacijske i dokumentacijske potpore pri donošenju strateških odluka
• 3. Razvoj tehnologije informacijske i dokumentacijske potpore za strateško odlučivanje u OJSC "Rodina"
• 3.1 Odabir i izrada projekta informacijskog sustava za donošenje strateških odluka
• 3.1.1 Formiranje zahtjeva za sustav elektroničkog upravljanja dokumentima
• 3.2 Odabir kriterija i pokazatelja te procjena učinkovitosti predloženog projektnog rješenja
• 3.3 Ekonomska opravdanost izrađenog projekta
• Zaključak
• Popis korištenih izvora

Prijave

Uvod

Već 20 godina u našoj državi postoji tržišna ekonomija, tranzicija na koju je značila da su čelnici morali naučiti upravljati sami, a ne po naredbi odozgo. Jedan od elemenata samostalnog upravljanja poduzećem je donošenje upravljačkih odluka.

Automatizacija tijeka rada omogućuje svakoj organizaciji da ubrza radni proces, da ostane ispred konkurencije pri donošenju operativnih i strateških odluka.

Implementacijom EDMS-a osigurava se dobro koordiniran rad svih odjela; pojednostavljuje rad s dokumentima, povećava njegovu učinkovitost i učinkovitost pristupa informacijama. Posljedično, automatizacija tijeka rada neophodna je u svakoj organizaciji, bez obzira na obim i vrstu vlasništva, jer korištenje EDMS-a povećava konkurentnost tvrtke na tržištu roba i usluga.

Upravljačke odluke u poduzeću pokrivaju sve aspekte njegovih aktivnosti: pripremu proizvodnje, samu proizvodnju, prodaju, rad s osobljem, financije itd.

Relevantnost odabrane teme proizlazi iz važnosti problema osiguravanja dokumentacije za organizaciju u fazi donošenja strateških odluka. Razvoj jedinstvenih zahtjeva za sustav tijeka rada, identifikacija cijelog skupa normativnih funkcija izvođača i mehanizama upravljanja u svakoj fazi životni ciklus dokument (formiranje projekta, priprema, registracija, izvedba, prijenos u arhiv) također nisu lak zadatak.

U tijeku završnog kvalifikacijskog rada proučavani su i analizirani glavni pravci djelovanja Otvorenog dioničkog društva "Rodina" (u daljnjem tekstu OJSC "Rodina") za dokumentiranje i organiziranje rada s dokumentima kako bi se identificirale njihove značajke.

Predmet istraživanja je OJSC "Rodina" - agroindustrijski kompleks smješten u ul. Chelbasskaya, Kanevsky District, Krasnodar Territory.

Predmet istraživanja je proces informacijske i dokumentacijske potpore za donošenje strateških odluka u OJSC "Rodina".

Svrha završnog kvalifikacijskog rada je povećanje učinkovitosti JSC "Rodina" u području informacijske i dokumentacijske potpore strateškom odlučivanju kroz uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Na temelju toga izrađuje se niz zadataka:

1) razotkrivanje suštine koncepta "organizacija informacijsko-dokumentacijske potpore strateškom odlučivanju" i utvrđivanje obilježja sadašnje faze razvoja predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova;

2) karakteristike regulatornog okvira za informacijsku i dokumentaciju potpore upravljanja;

3) ocjenjivanje učinkovitosti postojeće predškolske odgojno-obrazovne ustanove u OJSC "Rodina";

4) razvoj skupa mjera za poboljšanje učinkovitosti IDOU sustava za donošenje strateških odluka;

5) ocjenu ekonomske učinkovitosti predloženih implementacija.

Prilikom izrade završnog kvalifikacijskog rada korišten je 51 izvor. Prije svega, normativno-metodološki i zakonodavni okvir... Osim toga, teorijsku i metodološku osnovu istraživanja činili su radovi poznatih autora kao što su G.N. Zatsepina, T.V. Kuznjecova, Yu.N. Stolyarov, D.V. Arutyunova, G. Ya. Goldstein i drugi.

Empirijsku bazu istraživanja činili su materijali iz stručne periodike, Internet resursi, interni (lokalni) akti i dokumenti OJSC Rodina.

Sukladno postavljenim zadacima, završni kvalifikacijski rad sastoji se od uvoda, tri poglavlja, zaključka i tri dodatka.

Prvo poglavlje posvećeno je teorijskim osnovama strateškog upravljanja i uredskog rada u organizaciji. Opisan je, prikazan je regulatorni i pravni okvir za dokumentaciju potpore upravljanja stanje tehnike informacijska podrška za donošenje strateških odluka u organizaciji.

Drugo poglavlje po svom sadržaju je analiza gospodarskih i gospodarskih aktivnosti DD "Rodina". Opisan je sustav informacijske i dokumentarne potpore aktivnosti organizacije, prikazani su glavni problemi u dokumentarnoj potpori strateškog odlučivanja.

Treće poglavlje je izrada prijedloga za unaprjeđenje informacijske i dokumentacijske potpore aktivnostima JSC Rodina u donošenju strateških odluka, koje uključuje nekoliko dijelova: automatizaciju tijeka rada organizacije, kao i očekivane zaključke iz predloženih izmjena.

1. Teorijske osnove informacijske i dokumentacijske potpore za strateško odlučivanje

1.1 Bit koncepta „strateškog upravljanja“ i njegovo trenutno stanje

Strateški menadžment je integrirani sustav za postavljanje i provedbu strateških ciljeva poduzeća, koji se temelji na predviđanju okoliša i razvijanju načina prilagodbe njegovim promjenama, kao i utjecaju na njega.

Strategija je slika organizacijskih akcija i pristupa upravljanja koji se koriste za postizanje organizacijskih ciljeva i zadataka organizacije.

U suvremenoj znanosti o menadžmentu razlikuju se neke značajke strateškog upravljanja:

1. Cilj moderne organizacije je prilagoditi se promjenama. Zbog potrebe uzimanja u obzir dinamike vanjsko okruženje, postoje dva smjera razvoja strateškog menadžmenta:

Redovito strateško upravljanje, koje je logičan razvoj strateškog planiranja i sastoji se od dva komplementarna podsustava: podsustava za analizu i planiranje strategije i podsustava za provedbu strategije;

Strateško upravljanje u stvarnom vremenu - rješavanje neočekivanih strateških problema. Razvija se u industrijama u kojima se promjene u vanjskom okruženju događaju često i nepredvidivo.

Organizacije su prisiljene istovremeno usavršavati strategiju i rješavati se strateških izazova koji su se pojavili.

2. Svrha strateškog upravljanja je razvoj, t.j. mijenjaju ne samo kvantitativne, već i kvalitativne karakteristike. Na primjer, strateške odluke uključuju odluke o rekonstrukciji organizacije, provedbi novi proizvodi i tehnologije, ulazak na nova prodajna tržišta.

3. Proizvod strateškog upravljanja je potencijal organizacije koji se sastoji od resursa i izvora njihove nadopune, veza, položaja i organizacijskog sustava u cjelini. Potencijal također karakterizira najučinkovitije korištenje resursa za postizanje cilja. S druge strane, potencijal je izvor formiranja konkurentske prednosti organizacije, te je stoga potreban stalni razvoj i poboljšanje.

4. Kao dodatne značajke strateškog upravljanja tu su:

Fleksibilan odgovor na impulse iz vanjskog okruženja;

Provođenje pravovremenih promjena u organizaciji;

Oslanjanje na ljudski potencijal;

Orijentacija prema potrošačima;

Dugoročni izgledi kroz konkurentske prednosti;

Razmatranje niza podataka, a ne njegovih pojedinačnih komponenti;

Osiguravanje konkurentnosti tvrtke u budućnosti.

1) problemi povezani s ciljevima poduzeća, koji su usmjereni na poboljšanje učinkovitosti organizacije osiguravanjem odnosa ciljeva, resursa i rezultata;

2) problemi povezani s elementima organizacije, ako su ti elementi potrebni za postizanje ciljeva, ali u trenutno odsutan ili nedovoljno dostupan;

3) problemi povezani s vanjskim čimbenicima.

Stoga je strateški menadžment suvremeni alat za upravljanje razvojem organizacije usmjeren na povećanje potencijala postizanjem konkurentnosti u uvjetima sve većih promjena u vanjskom okruženju i s tim povezane neizvjesnosti.

Strateško upravljanje je takvo upravljanje koje se oslanja na ljudski potencijal kao temelj organizacije, orijentira proizvodne aktivnosti na zahtjeve kupaca, fleksibilno odgovara i pravovremeno vrši promjene u organizaciji koje odgovaraju izazovima iz okoline i omogućuju postizanje konkurentskih prednosti, što zajedno omogućuje organizaciju kako bi opstali dugoročno, uz postizanje svojih ciljeva.

Objekti strateškog upravljanja su organizacije, strateške poslovne jedinice i funkcionalna područja organizacije.

Predmet strateškog upravljanja je:

Problemi koji su izravno povezani s općim ciljevima organizacije.

Problemi i rješenja povezani s bilo kojim elementom organizacije, ako je ovaj element neophodan za postizanje ciljeva, ali je trenutno odsutan ili nedovoljno dostupan.

Problemi povezani s vanjskim čimbenicima koji su izvan kontrole.

“Problemi strateškog upravljanja najčešće nastaju kao posljedica djelovanja brojnih vanjskih čimbenika. Stoga, kako ne bismo pogriješili u odabiru strategije, važno je utvrditi koji ekonomski, politički, znanstveni, tehnički, društveni i drugi čimbenici utječu na budućnost organizacije."

Slika 1 prikazuje ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u usporedbi s operativnim (svakodnevnim) upravljanjem.

Slika 1 - ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u usporedbi s operativnim (tekućim) menadžmentom

Razmotrimo glavne karakteristike strateških odluka. Postoji devet takvih karakteristika:

1) strateške odluke odražavaju stajalište menadžmenta o tome kakva bi organizacija trebala biti i što bi trebala raditi;

2) strateške su odluke osmišljene da pomognu organizaciji u osiguravanju interakcije s vanjskim okruženjem. Organizacija se stalno prilagođava promjenjivom okruženju;

3) strateške odluke uzimaju u obzir vlastite resurse organizacije i pomažu osigurati preciznu usklađenost između poslovnih aktivnosti i raspoloživih resursa;

4) strateške odluke uključuju razumijevanje velika promjena u sustavu organizacije;

5) strateške odluke su iznimno složene i uključuju različite stupnjeve neizvjesnosti. Oni podrazumijevaju da organizacija mora napraviti pretpostavke o nadolazećim događajima na temelju ne baš pouzdanih informacija;

6) strateške odluke zahtijevaju sveobuhvatan pristup upravljanju organizacijom;

7) strateške odluke imaju dugoročni doseg. Oni su dugoročni i dugoročni;

8) strateške odluke su uključene u procjene i očekivanja ključnih članova tvrtke unutar organizacije (dioničara, direktora itd.) Mnogi istraživači tvrde da je strategija organizacije odraz odnosa i mišljenja utjecajnih internih članova poduzeća;

9) strateške odluke ozbiljno utječu na resurse i operacije. Oni utječu na bazu resursa organizacije i pokreću valove organizacijskih odluka niže razine.

Stoga je donošenje strateških odluka vitalni zadatak za organizaciju bilo koje veličine i područja djelovanja. Kompetentna dokumentacija ovog procesa ključ je za pravno ispravne i svrsishodne odluke.

1.2 Regulatorni okvir za formiranje sustava dokumentarne potpore aktivnosti organizacije

Organizacija dokumentarne potpore za donošenje strateških odluka poduzeća je skup mjera usmjerenih na stvaranje i održavanje uvjeta potrebnih za provedbu učinkovitog upravljanja aktivnostima menadžmenta poduzeća kako bi se dokumentirao razvoj i provedba akcija koje vode do dugotrajno prekoračenje razine uspješnosti organizacije u odnosu na razinu konkurenata.

Zadaća zakonodavne konsolidacije glavnih odredbi o organizaciji i održavanju općeg uredskog rada kako bi se stvorio minimalno potreban i dovoljan broj dokumenata u slučajevima koji zahtijevaju dokumentarnu potvrdu događaja i činjenica uvijek je relevantan.

Kompleks federalnih normativnih i metodoloških materijala o dokumentarnoj potpori čine savezni zakoni, naredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, državni i međunarodni standardi.

Kao što znate, postoje 3 razine normativnih pravnih akata (RLA) (vidi sliku 2).

Slika 2 - Struktura regulatornih pravnih akata Ruske Federacije

Odnosi koji proizlaze iz formiranja i korištenja informacijskih resursa regulirani su Federalnim zakonom Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija".

Federalni zakon Ruske Federacije od 27.02.2011. br. 63-FZ "O Elektronički potpis»Uređuje uvjete korištenja elektroničkog digitalnog potpisa u elektroničkim dokumentima, prema kojima se elektronički digitalni potpis u elektroničkom dokumentu priznaje kao istovrijedan vlastitom potpisu u papirnatom dokumentu. Ovim zakonom definirani su uvjeti za korištenje elektroničkog digitalnog potpisa, specifičnosti njegove uporabe.

Osim toga, ne može se ne spomenuti Federalni zakon Federalni zakon od 22.10.2004. br. 125-FZ „O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji“.

Jedan od temeljnih dokumenata u području normativne regulacije aktivnosti za potporu dokumentaciji je naredba Glavnog arhiva SSSR-a od 25. svibnja 1988. br. 33 "Državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje". Ovaj dokument je skup načela i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentiranje aktivnosti upravljanja i organiziranje rada s dokumentima u tijelima pod kontrolom vlade i sadrži skup zahtjeva i odredbi koje doprinose razvoju jedinstvenih pristupa tradicionalnim i automatiziranim sustavima upravljanja dokumentima.

GSDOU pojednostavljuje organizacijsku strukturu upravljanja dokumentima u organizacijama rješavanjem pitanja izgradnje standardnih predškolskih usluga, organizacijom tehnološkog procesa izrade i obrade dokumentacije, pomaže u rješavanju niza problema automatizacije, kreiranju i obrađivanju dokumenata te uključuje propise i pravila u cijeloj državi. razmjera i značaja. Istodobno, budući da je u osnovi u državnom vlasništvu, sustav je u svim svojim aspektima orijentiran i na primjenu u nedržavnim strukturama.

Pravila uredskog rada u saveznim tijelima izvršne vlasti također doprinose rješavanju tehnoloških problema dokumentacije. Ovaj standard utvrđuje sastav pojedinosti, pravila za izradu ustrojstvenih i upravnih dokumenata, kojima se uređuju odluke upravnih i organizacijskih pitanja. Pravila, koja predstavljaju zahtjeve za objedinjavanje elemenata dokumentacije, uvelike olakšavaju stvaranje standardnih, unificiranih i unificiranih procesa tradicionalne i automatizirane dokumentacije, pohranu i prijenos dokumentiranih informacija.

Specifičnost aktivnosti potpore upravljačkoj dokumentaciji pretpostavlja značajnu ulogu standarda. Dakle, standardni GOST R 51141-98. “Uredski rad i arhiviranje. Pojmovi i definicije ”formira konceptualni aparat ovog područja djelovanja. Izrazi navedeni u ovom standardu trebaju se koristiti u svim vrstama dokumentacije. Sadržajnu osnovu standarda čine tri odjeljka: "Opći pojmovi", "Uredarstvo" i "Arhivsko poslovanje".

Popis standardnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih u obavljanju poslova državnih tijela, tijela lokalne samouprave i organizacija, s naznakom rokova čuvanja, uključuje dokumente koji nastaju prilikom dokumentiranja iste vrste (zajedničke za sve) upravnih poslova koje obavljaju institucije, organizacije i poduzeća, bez obzira na njihovu funkciju, razinu i opseg djelatnosti, oblike vlasništva. Popis služi za očuvanje, organiziranje i nadopunjavanje Arhivskog fonda Ruske Federacije i namijenjen je određivanju vremena skladištenja dokumenata, njihovom odabiru za trajno skladištenje ili uništenje. Također bi se trebao koristiti u pripremi nomenklatura predmeta, u formiranju predmeta, u razvoju klasifikacijskih shema za dokumente u stvaranju sustava pretraživanja u uredskom radu, u izradi odjelskih lista.

Početkom široke primjene informacijske tehnologije u uredskom radu, ovo područje postalo je višestruko i brzo se mijenja, što se odmah odrazilo na relevantne nacionalne i međunarodne standarde. Kako se informacijska tehnologija razvija, standardi upravljanja dokumentima se kontinuirano poboljšavaju, pokrivajući širok raspon funkcija, procesa, pa čak i pojedinačnih metoda, opisujući ih u različitim stupnjevima detalja - od koncepata visoke razine do specifičnih tehnoloških procesa.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi»Definira osnovna načela upravljanja dokumentima bez obzira na vrste medija i tehnologije koje se koriste. Nažalost, još uvijek ne postoji sličan standard za organiziranje dugotrajne pohrane, iako u određenoj mjeri njegovu ulogu igra ISO 14721: 2003 „Osnovni model otvorenog arhivskog informacijskog sustava“.

Sljedeća razina uključuje standarde koji reguliraju pojedine postupke i vrste poslova. To također može uključivati ​​zahtjeve za funkcionalnost specijaliziranih elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima i za arhivsku pohranu elektroničkih dokumenata, kao i za "činovničku" funkcionalnost poslovnih aplikacija.

Ovaj niz regulatornih informacija temelji se na standardima koji reguliraju različite metode i tehnologije koje se koriste u sustavima za upravljanje dokumentima: formati datoteka, mediji za dugotrajno pohranjivanje informacija, metapodaci, protokoli razmjene i interakcije. Standardi su namijenjeni prilično širokom rasponu stručnjaka. Korisnici standarda za upravljanje dokumentima mogu se uvjetno podijeliti u dvije skupine: specijaliste iz područja uredskog rada i arhiviranja i specijaliste drugih područja koji, po prirodi svog poslovanja, izrađuju, koriste i pohranjuju dokumente.

V U posljednje vrijeme razvijatelji nacionalnih i međunarodnih standarda posvećuju se sljedećim područjima standardizacije:

Zahtjevi za sustave elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS);

Osiguravanje dugoročnog čuvanja pravno značajnih elektroničkih dokumenata;

Metapodaci.

Funkcionalni zahtjevi za sustave za elektroničko upravljanje dokumentima (u našoj terminologiji - za sustave za elektroničko upravljanje dokumentima) razvijeni su uglavnom u interesu državnih agencija. Takvi zahtjevi služe kao smjernica (a ponekad i obvezni uvjet) u nabavi odgovarajućih sustava za državne agencije, što omogućuje održavanje jedinstvene tehničke politike u javnom sektoru i stvaranje potrebnih uvjeta za međuagencijsku suradnju. Istodobno, te zahtjeve često koriste komercijalne organizacije pri obavljanju svojih kupnji, birajući od njih potrebne namirnice.

Treba napomenuti da se u Rusiji radi na ujednačavanju domaćih normi i međunarodnih standarda. Dakle, europski zahtjevi MoReq2 razvijeni 2008. godine (po nalogu Europske komisije i vlade EU) su od interesa.

Novi trend u svjetskoj praksi postao je pojava zahtjeva za minimalnim skupom funkcionalnosti za upravljanje dokumentima potrebnim za poslovne sustave (računovodstvo, upravljanje resursima i poslovni procesi, itd.) - za razliku od zahtjeva za punim specijalizirani sustavi za upravljanje dokumentima.

Dakle, prema standardu razvijenom u Sjedinjenim Američkim Državama DoD 5015.2-STD "Standard zahtjeva za EDMS Ministarstva obrane SAD-a", verzija 3 od 25. travnja 2007., skup zahtjeva za funkcionalnost sustava za upravljanje dokumentima predviđeni su potrebni državnim tijelima za poštivanje odredbi zakona o zaštiti osobnih podataka i pristupu državnim informacijama. To su, prije svega, mogućnosti:

Odaberite dokumente koji sadrže osobne podatke i/ili podliježu otkrivanju prema zakonu o slobodi pristupa državnim informacijama;

Registrirati zahtjeve građana koji se odnose na njihove osobne podatke, kao i zahtjeve građana i organizacija za pristup državnim informacijama; formirati odgovarajuće elektroničke dosjee koji sadrže dokumente nastale tijekom obrade ovih zahtjeva;

Voditi dokumentaciju o otkrivanju osobnih i državnih podataka;

Prikupiti potrebne statističke podatke i generirati relevantna izvješća;

Podržite stvaranje cenzuriranih verzija objavljenih dokumenata i njihovo pohranjivanje zajedno s izvornim dokumentima.

Standard, osim toga, sada uključuje odjeljak sa zahtjevima za osiguranje interakcije između EDMS-a pri prijenosu elektroničkih dokumenata iz jednog sustava u drugi.

Specifikacija MoReq2 druga je verzija Zahtjeva modela (MoReq), što je novi europski "de facto" standard za elektroničke sustave upravljanja dokumentima. MoReq2 je već prilično utjecajan u području elektroničkog upravljanja dokumentima, a taj će se utjecaj u budućnosti samo povećati. Razlozi za to leže u sljedećem:

Ciljana je na sve sektore, ne samo na vladine agencije;

To je međunarodni standard koji se koristi u cijeloj Europi, kao iu Aziji, Sjevernoj i Južnoj Americi;

Opisuje funkcionalnost koja nadilazi samo upravljanje dokumentima;

Tijekom njegovog razvoja organizirana je velika međunarodna rasprava o projektu od strane stručnjaka iz mnogih zemalja svijeta.

Smjernice sadržane u ovom standardu pomoći će vam razumjeti zahtjeve za upravljanje uredom, organizacijske i poslovne osnove za izvođenje procesa pretvorbe i migracije, pitanja tehnološkog planiranja, praćenja i kontrole izvođenja procesa. Opisuje aktivnosti, komponente i specifične metodologije za pretvaranje i migraciju dokumenata iz jednog sustava za upravljanje dokumentima u drugi, uključujući teme kao što su upravljanje tijekom rada, testiranje, kontrola verzija i provjera.

Standard GOST 7.1-84. “Bibliografski opis dokumenta. Opći zahtjevi i pravila za sastavljanje „sadrži zahtjeve koji osiguravaju očuvanje vjerodostojnosti i vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata prilikom njihove pretvorbe iz jednog sustava za pohranu elektroničkih dokumenata u drugi. Iako se dugoročno očuvanje elektroničkih dokumenata ne bavi izravno, oni su u velikoj mjeri povezani sa zadatkom pretvorbe, budući da mnoge strategije dugoročnog očuvanja uključuju neki oblik pretvorbe.

Dio I standarda bavi se odlukama koje se odnose na planiranje programa pretvorbe i rješavanje uredskih pitanja. Dio II posvećen je raspravi o stvarnom procesu pretvorbe. Prijave uključuju:

Tablice koje sažimaju "činovničke" zahtjeve; pokretačke snage i rizici povezani s procesom pretvorbe; mjere kontrole i upravljanja, faze procesa pretvorbe;

Više resursa za pomoć onima koji su odgovorni za pretvorbe.

U uvodu nacrta standarda stoji: „Podaci koji su kreirani, uneseni i pohranjeni elektronički se sve više koriste kao dokaz o poslovnoj aktivnosti. Takvi dokazi mogu biti potrebni u slučaju ugovornih sporova ili na sudu. Ovo tehničko izvješće identificira dobru praksu za elektroničku pohranu poslovnih ili drugih informacija u grafičkom obliku. Sukladno tome, pridržavanje ovih preporuka je od interesa za organizaciju čak i kada pouzdanost pohranjenih informacija nije sporna."

Revidirano izdanje ISO 15836: 2009 Informacije i dokumentacija – Dublinska jezgra metapodataka objavljeno je 2009. ISO 15836: 2009 uspostavlja standard za opis resursa poznat kao skup elemenata metapodataka Dublin Core. ISO 15836: 2009 ne ograničava pojam izvora, ali se najčešće koristi za opisivanje knjiga i dokumenata.

Ovaj standard je jedan od najpopularnijih univerzalnih sustava metapodataka i razvijen je kasnih 1990-ih. pokrenuo Konzorcij World Wide Web. Svoju popularnost zahvaljuje činjenici da model opisa temeljen na "Dublinskoj jezgri" ne isključuje mogućnost korištenja raznih drugih jezičnih sredstava. Osim toga, za primjenu Dublinske jezgre nije potrebna posebna obuka, za razliku od tradicionalnih knjižničnih formata.

GOST R ISO 23081-1-2008 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente. Dio 1. Principi "je drugi moderni ruski standard u području upravljanja dokumentima. Standard je pripremio Sveruski istraživački institut za upravljanje dokumentima i arhivskim poslovima na temelju autentičnog prijevoda međunarodne norme ISO 23081-1: 2006 „Informacije i dokumentacija – Procesi upravljanja dokumentima – Metapodaci za dokumente – 1. dio. Principi". Ovaj dokument daje odgovor na pitanja: što su metapodaci, što su metapodaci i kako ih koristiti za upravljanje dokumentima u skladu sa zahtjevima GOST R ISO 15489-1-2007. Standard uspostavlja okvir za stvaranje, upravljanje i korištenje metapodataka za upravljanje dokumentima i objašnjava načela koja stoje iza njihovog upravljanja. Ističe važnost metapodataka za upravljanje dokumentima u poslovnim procesima i opisuje različite uloge i vrste metapodataka koji podržavaju poslovne procese i procese upravljanja dokumentima. Standard također uspostavlja okvir za upravljanje ovim metapodacima.

Dakle, možemo zaključiti da zakonodavnu osnovu aktivnosti na dokumentacijskoj potpori upravljanja čini golem niz ruskih i međunarodnim instrumentima, u ovom slučaju standardi imaju posebnu ulogu zbog specifičnosti predmeta regulacije. Glavni trend posljednjih godina je želja za ujednačavanjem nacionalnih standarda za dokumentarnu potporu, razvoj međunarodnih normativnih akata, koji će u kontekstu globalizacije i sve veće povezanosti informacijskog prostora optimizirati komunikacijske procese.

Drugi izražen trend je postupna digitalizacija cjelokupnog sustava dokumentacijske potpore. Mogućnost korištenja svjetskog iskustva u radu s dokumentima, prvenstveno elektroničkim, može značajno smanjiti vrijeme potrebno za implementaciju elektroničkog upravljanja dokumentima u našim organizacijama, ali i ubrzati proces izrade arhiva pravno značajnih elektroničkih dokumenata.

1.3 Informacijska tehnologija za donošenje strateških odluka u organizaciji

Organizacije različitih vrsta i područja djelovanja mogu se predstaviti kao poslovni sustav u kojem se gospodarski resursi pretvaraju u dobra i usluge kroz različite organizacijske, tehničke i društvene procese.

Tijekom djelovanja svakog poslovnog sustava na njega utječu čimbenici okoliša (konkurenti, kupci, dobavljači, državne agencije, partneri, vlasnici, banke, burze itd.) i unutarnji čimbenici, koji su uglavnom rezultat usvajanja jednih ili onih menadžerskih rješenja.

Proces donošenja menadžerskih odluka smatra se glavnom vrstom menadžerske aktivnosti, odnosno skupom međusobno povezanih, svrhovitih i dosljednih upravljačkih radnji koje osiguravaju provedbu menadžerskih zadataka.

Svrha i priroda djelatnosti organizacije određuju njezin informacijski sustav i automatizaciju informacijske tehnologije, kao i vrstu obrađenog i proizvedenog informacijskog proizvoda na temelju kojeg se donosi optimalna upravljačka odluka.

Učinkovitost menadžerskog odlučivanja u kontekstu funkcioniranja informacijskih tehnologija u organizacijama različitih tipova posljedica je korištenja različitih alata za analizu financijskih i gospodarskih aktivnosti poduzeća. Postoje četiri grupe zadataka koje rješava tvrtka:

1) prvi krug zadataka usmjeren je na pružanje ekonomskih informacija korisnicima izvan tvrtke - investitorima, poreznim tijelima i sl. Najčešće se u analizi koriste pokazatelji dobiveni na temelju podataka standardnog računovodstvenog i statističkog izvještavanja, kao i drugi izvori informacija;

2) drugi krug je povezan sa zadacima analize, osmišljen za razvoj strateških upravljačkih odluka za razvoj poslovanja. Baza podataka treba biti šira, ali u okviru dovoljno visoko agregiranih pokazatelja koji karakteriziraju glavne trendove u razvoju pojedine tvrtke ili korporacije;

3) treći krug zadataka analize usmjeren je na razvoj taktičkih odluka. Njegova je informacijska baza iznimno široka i zahtijeva pokrivenost veliki broj privatni vrlo detaljni pokazatelji koji karakteriziraju različite aspekte rada kontrolnog objekta;

4) četvrti krug zadataka povezan je sa zadacima operativnog upravljanja gospodarskim objektom u skladu sa funkcionalni podsustavi gospodarski objekt. Za rješavanje ovih problema koriste se aktualne operativne informacije o stanju gospodarskog objekta i vanjskog okruženja.

Glavne funkcije upravljačkog aparata različitih organizacija su analiziranje stanja u poduzeću i vanjskom okruženju te donošenje odluka o strateškom i kratkoročnom planiranju njegovih aktivnosti.

Provedba planiranih zadaća odlučivanja provodi se na strateškoj, taktičkoj i operativnoj (operativnoj) razini.

Svaka od ovih razina zahtijeva određenu informacijsko-dokumentacijsku potporu, koja se provodi na temelju informacijske tehnologije. U skladu s razinama odlučivanja u funkcioniranju informacijske tehnologije, mogu se razlikovati tri konture: dugoročno strateško planiranje, srednjoročno taktičko planiranje i operativno reguliranje aktivnosti organizacije:

1) strateška razina je usmjerena na top menadžere. Zbog organizacije informacijske tehnologije omogućen je pristup informacijama koje odražavaju trenutno stanje u poduzeću, vanjskom okruženju, njihov odnos i nužnim za donošenje strateških odluka. Glavni ciljevi razine strateškog upravljanja su:

Određivanje sustava prioriteta za razvoj organizacije;

Procjena obećavajućih pravaca razvoja organizacije;

Odabir i procjena potrebnih resursa za postizanje postavljenih ciljeva.

U skladu s tim područjima, informacijska tehnologija omogućuje vrhunskom menadžmentu brz, praktičan pristup i razvrstavanje informacija po ključnim čimbenicima koji omogućuju procjenu stupnja ostvarenja strateških ciljeva tvrtke i predviđanje njezinih aktivnosti na dugi rok. Osobitosti informacijske tehnologije konture dugoročnog planiranja i analize predviđenog funkcioniranja je izgradnja agregiranih modela razvoja organizacije, uzimajući u obzir aktivnosti susjednih proizvodnih i gospodarskih kompleksa.

Modeli ovog kruga funkcioniranja informacijske tehnologije trebaju uzeti u obzir:

Značajke razvoja tržišnih odnosa u zemlji;

Moguće perspektivne vrste proizvoda (roba i usluga) koje se odnose na profil organizacije ili poduzeća;

Potencijalne vrste proizvodnih resursa koji se mogu koristiti za stvaranje novih vrsta proizvoda (roba, usluga);

Obećavajući tehnološki procesi za proizvodnju novih vrsta proizvoda (roba i usluga).

Razmatranje navedenih čimbenika u modelu funkcioniranja informacijske tehnologije temelji se uglavnom na korištenju informacija izvan aktivnosti organizacije. Stoga IT mora imati razvijeno komunikacijsko okruženje (uključujući Internet) za primanje, akumuliranje i obradu vanjskih informacija.

Posebnost funkcioniranja IT-a u konturi dugoročnog strateškog planiranja, temeljenom na korištenju agregiranih modela, treba smatrati odlučujućom ulogom samog upravljačkog osoblja u procesu donošenja odluka. Visoka razina nesigurnosti i nepotpunosti informacija povećava važnost subjektivnog čimbenika kao osnove za donošenje odluka. U ovom slučaju automatizirana informacijska tehnologija djeluje kao pomoćna sredstva, pružajući glavni preduvjet za organiziranje djelatnosti upravljačkog aparata.

Dakle, informacijske tehnologije za podršku strateškoj razini donošenja odluka pomažu najvišem menadžmentu organizacije u rješavanju nestrukturiranih zadataka, od kojih je glavni usporediti promjene koje se događaju u vanjskom okruženju s postojećim potencijalom tvrtke.

Glavni alati za podršku radu višeg menadžmenta su strateški informacijski sustavi koji se razvijaju za provedbu strateških dugoročnih ciljeva razvoja organizacije.

Trenutno još nije razvijen opći koncept implementacije strateških informacijskih sustava zbog njihove ciljane i funkcionalne svestranosti. Tri su trenda u njihovoj upotrebi:

Prvi se temelji na pretpostavci da se prvo formuliraju ciljevi i strategije za njihovo postizanje, a tek onda se automatizirana informacijska tehnologija prilagođava unaprijed razrađenoj strategiji;

Drugi trend je da organizacija koristi strateški informacijski sustav u formuliranju ciljeva i strateškom planiranju;

Treći trend temelji se na metodologiji sinteze dva prethodna trenda - ugrađivanje strateškog informacijskog sustava u postojeću informacijsku tehnologiju uz kombinaciju razvoja koncepta razvoja organizacije na upravljačkoj razini tvrtke.

Informacijske tehnologije osmišljene su za stvaranje zajedničkog okruženja za računalnu i telekomunikacijsku podršku za donošenje strateških odluka u neočekivanim situacijama;

2) taktička razina odlučivanja temelji se na automatizirana obrada podatke i implementaciju modela koji pomažu u rješavanju pojedinačnih, uglavnom loše strukturiranih zadataka (primjerice, donošenje odluka o ulaganjima, prodajnim tržištima i sl.). Glavni ciljevi razine taktičkog vodstva su:

Osiguravanje održivog funkcioniranja organizacije u cjelini;

Izgradnja kapaciteta za razvoj organizacije;

Stvaranje i prilagodba osnovni planovi radovi i rasporedi za provedbu narudžbi temeljeni na potencijalu akumuliranom u razvoju organizacije.

Za donošenje taktičkih odluka, informacijska tehnologija mora srednjim menadžerima pružiti informacije potrebne za donošenje pojedinačnih ili grupnih taktičkih odluka. Obično su takve odluke važne u određenom vremenskom intervalu (mjesec, tromjesečje, godina).

Taktička razina donošenja odluka od strane srednjeg menadžmenta koristi se za praćenje (stalno praćenje), kontrolu, odluke i administraciju. Glavne funkcije koje se izvode na temelju automatizirane informacijske tehnologije su: usporedba trenutnih pokazatelja s prošlim, priprema periodičnih izvješća za određenom periodu, omogućavanje pristupa arhivskim informacijama, donošenje taktičkih upravljačkih odluka itd.

Djelovanje informacijske tehnologije u okviru srednjoročnog taktičkog planiranja temelji se na korištenju modela koji odražavaju stvarne čimbenike i uvjete mogućeg razvoja djelatnosti organizacija i poduzeća, u velikoj mjeri i vanjske zahtjeve dobavljača i potrošača. uzimaju se u obzir. Međutim, u ovoj konturi eksterne informacije točno odgovaraju mogućim i praktično implementiranim pravcima razvoja organizacija i poduzeća, što povećava razinu sigurnosti podataka i modela sustava upravljanja.

Za potporu donošenju taktičkih odluka u informacijskoj tehnologiji poduzeća koriste se alati kao što su baze podataka, sustavi za obradu znanja, sustavi za podršku odlučivanju itd.

Jedan od alata za donošenje taktičkih odluka danas su sustavi za podršku odlučivanju koji služe polustrukturiranim zadaćama čije je rezultate teško unaprijed predvidjeti. Sustavi za podršku odlučivanju imaju prilično moćan analitički aparat s nekoliko modela. Glavne karakteristike takvih sustava su:

Mogućnost rješavanja problema čiji je razvoj teško predvidjeti;

Dostupnost alata za modeliranje i analizu;

Mogućnost jednostavne promjene postavke problema koji se rješavaju i ulaznih podataka;

Fleksibilnost i prilagodljivost promjenjivim uvjetima;

Tehnologija koja je što jednostavnija za korištenje;

3) operativna (operativna) razina odlučivanja temelj je svih automatiziranih informacijskih tehnologija. Na ovoj razini, velika količina tekuće rutinske operacije za rješavanje različitih funkcionalnih zadataka gospodarskog objekta. Operativni menadžment usmjeren je na postizanje ciljeva formuliranih na strateškoj razini kroz korištenje potencijala utvrđenih na taktičkoj razini. Istovremeno, među najvažnijim prioritetima operativnog upravljanja spadaju sljedeće:

Ostvarivanje dobiti kroz provedbu unaprijed planiranih aktivnosti korištenjem akumuliranog potencijala;

Registriranje, akumuliranje i analiza odstupanja od planiranog tijeka proizvodnje;

Razvoj i implementacija rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja.

Funkcioniranje informacijske tehnologije u konturi tekuće planske i operativne regulacije odvija se u uvjetima izvjesnosti, cjelovitosti informacija i često u obradi informacija u stvarnom vremenu.

Informacijske tehnologije pružaju stručnjacima na operativnoj razini informacijske proizvode potrebne za donošenje svakodnevnih operativnih upravljačkih odluka. Svrha alata informacijske tehnologije na ovoj razini je odgovoriti na upite o trenutnom stanju tvrtke i kontrolirati tokove informacija organizacije, što odgovara operativnom menadžmentu.

Informacijska tehnologija, podržavajući upravljanje na operativnoj razini, poveznica je između organizacije i vanjskog okruženja. Operativna razina također daje podatke za preostale razine kontrole. Alati na razini operativnog upravljanja imaju malu analitičku moć. Oni služe stručnjacima organizacije kojima su potrebne dnevne, tjedne informacije o stanju stvari kako unutar tvrtke tako iu vanjskom okruženju. Njihova je glavna svrha pratiti dnevne operacije u organizaciji i periodično generirati visoko strukturirana sažeta standardna izvješća.

Osnovne informacijske potrebe na operativnoj razini mogu se zadovoljiti uz pomoć standardnih funkcionalnih i problemski orijentiranih hardverskih i softverskih alata za tekstualnu, tabelarnu, grafičku i statističku obradu podataka, elektroničke komunikacije itd.

Dakle, informacijska podrška u donošenju strateških odluka zauzima prilično značajnu nišu, budući da doprinosi ne samo ostvarivanju dobiti kroz provedbu unaprijed planiranih aktivnosti, već i evidentiranju, akumulaciji i analizi odstupanja od planiranog napretka proizvodnje, kao i razvoju i implementaciji rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja od Poslovni plan.

2. Analiza sustava stanja predškolske odgojno-obrazovne ustanove u dd "Rodina" i procjena njezine učinkovitosti

2.1 Analiza poslovne povijesti nastanka i razvoja dd "Rodina"

OJSC Rodina je poljoprivredno poduzeće koje se nalazi u selu Chelbasskaya, okrug Kanevsky, Krasnodarski teritorij.

Otvoreno dioničko društvo "Rodina" u postojećem organizacijsko-pravnom obliku osnovano je 03. 09. 1998. Poduzeće posluje na temelju Statuta čija je aktualna verzija odobrena Zapisnikom broj 2 od 25. studenog 2010. godine.

Sukladno statutu, svrha osnivanja DD "Rodina" je zadovoljavanje javnih potreba za radom, proizvodima, uslugama Društva, ostvarivanje dobiti od stvaranja konkurentnih dobara, radova i usluga, dok Društvo ima građanska prava i snosi građanske obveze potrebne za provedbu bilo koje vrste aktivnosti koje nisu zabranjene saveznim zakonima.

Pravna adresa OJSC "Rodina": Krasnodarski teritorij, Kanevski okrug, čl. Chelbasskaya, ul. Krasnaya, 119. Tvrtka je dodijeljena identifikacijski broj porezni obveznik (PIB) 2334006686, koji vrši upis u Jedinstveni Državni registar pravne osobe provedeno je 19.09.2002.godine, OGRN: 1022303977376.

Društvo je pravna osoba, može u svoje ime stjecati i ostvarivati ​​sva imovinska i osobna neimovinska prava predviđena zakonom za otvorena dionička društva, snositi obveze, u svoje ime obavljati sve zakonom dopuštene poslove, tužitelj i tuženik na sudu. Također, OJSC Rodina posjeduje zasebnu imovinu evidentiranu u samostalnoj bilanci, posjeduje, koristi i raspolaže njome sukladno ciljevima svoje djelatnosti i namjeni imovine.

Temeljni kapital OJSC Rodina iznosi 21.019.506 (dvadeset jedan milijun devetnaest tisuća petsto šest) rubalja, podijeljen na 20.019.506 (dvadeset milijuna devetnaest tisuća petsto šest) redovnih dionica na ime nominalne vrijednosti 1 (jedne) rublje svaka i 1.000.000 ( milijuna) povlaštenih dionica na ime s nominalnom vrijednošću od 1 (jedne) rublje svaka.

U skladu s člankom 7.2. Statuta OJSC Rodina, društvo ima pravo plasirati, osim otvorenih dionica, 140 136 542 (sto četrdeset milijuna sto trideset šest tisuća petsto četrdeset dva) običnih dionica na ime nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, za ukupan iznos nominalne vrijednosti od 140 136 542 (sto četrdeset milijuna sto trideset šest tisuća petsto četrdeset dva) rublja i 7.000.000 (sedam milijuna) registriranih povlaštenih komada dionice nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, u ukupnom iznosu nominalne vrijednosti od 7.000.000 (sedam milijuna) rubalja (deklarirane dionice).

Otvoreno dioničko društvo "Rodina" transformirano je iz CJSC "Rodina", ranije, u sovjetsko doba, istoimenog kolektivnog poljoprivrednog poduzeća okruga Kanevsky.

Od 2000. OJSC Rodina dio je Steppe grupe tvrtki OJSC Concern Stella i jedno je od najvećih poljoprivrednih poduzeća koja proizvode biljne i stočarske proizvode u okrugu Kanevsky (vidi sliku 4.).

Kao što se može vidjeti iz gornjeg dijagrama, Grupa tvrtki Steppe uključuje osam poljoprivrednih poduzeća smještenih u okrugu Kanevsky, Leningradsky i Pavlovsky Krasnodarskog teritorija. Glavne djelatnosti OJSC Rodina su:

Uzgoj žitarica i mahunarki;

Uzgoj uljarica;

Uzgoj šećerne repe;

Uzgoj krmnih kultura;

Žetva hrane za povrće;

Uzgoj goveda;

Proizvodnja mesa i jestivih iznutrica goveda i svinja;

Proizvodnja mlijeka;

Trgovina na veliko žitom, sjemenom i hranom za životinje.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Slika 3 - Mjesto JSC "Rodina" u opća struktura dd Koncern "Stella"

OJSC Rodina pokazuje visoke stope razvoja samo u posljednjih godina, nakon ulaska u Grupu tvrtki. Sve do ranih 2000-ih ovo je bila jedna od "najproblematičnijih" farmi u regiji. Samo u 1999. godini neto gubitak tvrtke iznosio je 13 milijuna rubalja. Ulazak u koncern Stela omogućio je značajno ažuriranje voznog parka poljoprivrednih strojeva, posebice nabavku opreme s nizom alata, što je omogućilo uvođenje najviše moderne tehnologije u proizvodnji stočne hrane, uzgoju životinja, uzgoju biljaka, za privlačenje velikih ulaganja za ažuriranje proizvodne baze. Već 2006. godine OJSC Rodina ušao je u klub Agro-300, koji ujedinjuje najveća poljoprivredna poduzeća u Rusiji, a 2011. godine, prema Danoneu i OJSC Unimilk, farma mlijeka OJSC Rodina, koja je dio Steppe grupe tvrtki, zauzeo je prvo mjesto po pokazateljima kvalitete mlijeka među proizvođačima Krasnodarskog teritorija.

Do 2012. obujam proizvodnje mlijeka u Rodina dd dosegao je 40 tona dnevno, stado goveda je gotovo u potpunosti obnovljeno, zbog nabave stoke u Njemačkoj i SAD-u, rekonstruirana su dva postojeća i izgradnja novog komercijalnog pokrenuta je farma mlijeka.

Organizacijska i upravljačka struktura OJSC Rodina prikazana je na slici 4. Gornji dijagram pokazuje da je vrhovno tijelo upravljanja Društvom Glavna skupština dioničara. Redovni sastanci održavaju se jednom godišnje. Upravni odbor vodi tekuće aktivnosti. Jedini izvršni organ je glavni direktor Društva, koji se bira na vrijeme od tri godine.

Analiza organizacijske strukture JSC-a pokazuje da su odjel za upravljanje kadrovima, pravni i inženjerski odjeli, kao i tajništvo poljoprivrednog poduzeća (opći odjel) izravno podređeni glavnom direktoru. Uz to, glavni direktor ima četiri zamjenika koji su zaduženi za određena područja rada. Financijski direktor podređen je odjelu za planiranje i gospodarstvo, centraliziranom računovodstvu u kojem se prikupljaju svi podaci o odjelima poduzeća, na čijem je čelu glavni računovođa.

Tehnički direktor upravlja poslovima građevinskih i energetskih popravki, autogaraža, servisnih radionica. Uz to, zadužen je i za softverskog inženjera za umrežavanje. Zapravo, funkcije zamjene Generalni direktor na odgovarajućim područjima obavljaju glavni stočarski tehničar koji upravlja cjelokupnim stočarskim kompleksom i glavni agronom koji nadzire rad biljne radionice.

Slika 4 - Organizacijska struktura dd "Rodina"

Ova struktura omogućuje najučinkovitije obavljanje proizvodnih aktivnosti istraživanog poduzeća i ispunjavanje zadataka s kojima se suočava.

Osnovna djelatnost poljoprivrednog poduzeća je proizvodnja i prodaja poljoprivrednih proizvoda: žitarica, uljarica, repe, ostala područja biljne proizvodnje, mesnog i mliječnog stočarstva. Trenutno agrofirma ima poljoprivredno zemljište ukupne površine 6474 hektara. Osoblje poljoprivrednog poduzeća u 2012. godini iznosilo je 342 osobe.

Glavni financijski i ekonomski pokazatelji djelatnosti OJSC Rodina prikazani su u Dodatku A. Analiza glavnih financijsko-ekonomskih pokazatelja provedena je na temelju financijskih i proizvodnih računovodstvenih podataka tvrtke. Kao što je vidljivo iz gornjih podataka, prihodi OJSC Rodina u cjelini za navedeno razdoblje su u porastu, ali dinamika rasta prihoda nije progresivna (vidi sliku 5.).

Slika 5 - Dinamika pokazatelja prihoda JSC "Rodina" u 2009-2012, tisuća rubalja.

Analiza resursa tvrtke pokazuje da je broj osoblja prilično stabilan. U 2010. smanjena je za 4 osobe, ali tada počinje rasti. Najveće stope rasta broja zaposlenih zabilježene su u 2011. i 2012. godini. - oko 5,5%. Kao rezultat toga, od 01.01.2013. prosječan broj zaposlenih iznosi 342 osobe.

Materijalni resursi poduzeća također se postupno povećavaju, ali ako se obujam obrtne imovine tijekom razdoblja poveća za više od 69%, tada se volumen dugotrajne imovine povećava samo za 18%. To je zbog specifičnosti računovodstva u poljoprivrednim poduzećima - rast obujma obrtnog kapitala povezan je s velikom obnovom stada goveda evidentiranih na računima zaliha. Prosječni godišnji obujam resursa utječe na pokazatelje produktivnosti kapitala i obrta. Dakle, 01/01/2010 povrat na imovinu bio je 1,26 rubalja, a 01/01/2013 porastao je na 1,45 rubalja. Koeficijent prometa dosegao je maksimalnu vrijednost u 2010. godini, au 2011.-2012. blago se smanjio (vidi sliku 6).

Slični dokumenti

Osnove teorije razvoja i strateškog odlučivanja. Analiza JSC "Samara pekarski pogon br. 9" kao predmet istraživanja. Analiza unutarnjeg i vanjskog okruženja, definiranje misije i ciljeva poduzeća. Procjena i kontrola provedbe strateških odluka.

seminarski rad, dodan 24.12.2010


Teorijske osnove odlučivanja u organizaciji, pojam, bit i klasifikacija menadžerskih odluka u procesu upravljanja, metode, informacijska potpora odlukama. Preporuke i zahtjevi za odabir kriterija za učinkovitost donošenja odluka.

test, dodano 19.03.2010


seminarski rad, dodan 16.11.2012


Sustav upravljanja kao sustav odlučivanja, uloga odlučivanja u sustavu upravljanja. Stablo odlučivanja i njegova važnost za učinkovito funkcioniranje odjela. Poboljšanje postojeće sheme odlučivanja.

seminarski rad, dodan 26.10.2003


Ključne faze u procesu donošenja odluka u organizaciji, njihove glavne karakteristike. Značajke resursa za poslovanje, čimbenici uspješnosti. Metode privlačenja i izvori financijskih sredstava na primjeru poduzeća za namještaj "Dub".

seminarski rad dodan 11.08.2011


Bit upravljačkih odluka, njihova klasifikacija i tipologija. Proces donošenja odluka, principi i faze. Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u LLC " Uređaji Načini poboljšanja učinkovitosti donošenja odluka u djelatnostima poduzeća.

seminarski rad dodan 26.01.2015


Koncept informacijske podrške za strateško upravljanje organizacijom. Formiranje informacijske baze za donošenje strateških odluka. Analiza informacijske podrške za strateško upravljanje Vizavi2000 doo. Vrsni sastav dokumentacije.

seminarski rad dodan 27.08.2012


Osnovni pojmovi procesa donošenja menadžerskih odluka, njihova klasifikacija, procjena učinkovitosti. Povijest nastanka tvrtke McDonald’s, strategija razvoja; pristupi i principi odlučivanja: predviđanje, kompetentnost, pravovremenost, kvaliteta.

seminarski rad dodan 06.01.2014


Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u predstavničkim tijelima općinske vlasti. Dokumentacijska potpora poslovanju administrativnog osoblja. Istraživanje problema koji nastaju pri donošenju i izvršenju upravljačkih odluka.

diplomski rad, dodan 09.02.2018


Klasifikacija upravljačkih odluka i bit sistemskog pristupa. Komparativna obilježja metoda donošenja menadžerskih odluka. SWOT analiza i procjena sustava donošenja upravljačkih odluka u poduzeću, rezerve za povećanje njegove učinkovitosti.

Bit i funkcije informacijske i dokumentacijske potpore menadžmentu

Informacijsko-dokumentacijska potpora menadžmentu jedno je od područja upravljanja informacijama vezano uz rad informacijskih resursa, organizacija, institucija, kao i poduzeća. O njemu ovisi brzina, donošenje ispravne odluke, priopćavanje izvođaču, kontrola i postizanje maksimalnog učinka u aktivnostima organizacije. Također, informacijsko-dokumentacijska podrška je najvažnija funkcija upravljanja uslugom.

Djelatnost predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova usmjerena je na osiguravanje procesa, kao što su organizacijski i informacijsko-dokumentacijski. Funkcije potpore upravljačkoj dokumentaciji utvrđuju se odgovarajućim, važećim za ovaj trenutak, državni i industrijski standardi i propisi.

Informacijska tehnologija – skup metoda, proizvodnih procesa te softvera i hardvera spojeni su u tehnološki lanac koji omogućuje prikupljanje, prijenos, obradu, akumulaciju, ozljeđivanje, ažuriranje, pronalaženje informacija i donošenje odluka o upravljanju objektima.

Transformacija informacija dolaznih dokumenata, usmjerena na postizanje rezultata, posebne su tehnologije.Informacijska tehnologija usmjerena je na smanjenje radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa, kao i povećanje njihove pouzdanosti i učinkovitosti.

Suvremene informacijske tehnologije koje vam omogućuju stvaranje, ozljeđivanje, obradu informacija i pružanje učinkovitih načina predstavljanja istih potrošaču važan su čimbenik u životu društva i sredstvo povećanja učinkovitosti upravljanja u svim sferama društva.

Suvremene tehnologije dokumentacijske potpore za upravljanje:

Tehnologije za obradu ulaznih i odlaznih dokumenata;

Tehnologije za prijenos dokumentarnih informacija korisniku;

Tehnologije za unos dokumenata u informacijsku bazu podataka organizacije;

Tehnologije obrade informacija o dokumentima;

Tehnologije za pohranu i korištenje pojedinih lokalnih skupina dokumenata.

1) Tehnologije za obradu ulaznih i odlaznih dokumenata.

Obrada dokumenata je početna faza rada s dokumentima koji ulaze u organizaciju, a jedna od završnih faza rada s odlaznim dokumentima je njihova priprema za slanje dopisniku. Ispravno i kvalitetno izvođenje obrade dokumenata omogućuje vođenje točne evidencije ulazne i odlazne dokumentacije, učinkovito korištenje sredstava organizacijske tehnologije i računalna tehnologija... Rad s dokumentima u fazama prijema ili otpreme uključuje obavljanje određenih operacija čiji je zadatak:

Provjera ispravne dostave dokumenata;

Integritet i potpunost dokumenata;

Utvrđivanje činjenice primanja ili slanja dokumenata;

Priprema dokumenata za daljnju obradu, kao što je registracija.

2) Tehnologije za prijenos dokumentarnih informacija korisniku.

Papir je glavni nositelj dokumentarnih informacija. Uz to se koriste i novi mediji poput magnetskih koji omogućuju korištenje računalne tehnologije za dokumentaciju. Uspostavljanje postupka kretanja dokumenata, odnosno vođenje dokumentacije organizacije je stvaranje uvjeta koji će osigurati pohranu potrebnih dokumentarnih informacija, njihovo pretraživanje i donošenje potrošačima na vrijeme i uz najniže troškove. Dakle, uključuje organizaciju tijeka rada, uključujući tehnologiju osobnog rada izvođača, stvaranje sustava za pronalaženje informacija za dokumente organizacije i kontrolu nad njihovim izvršenjem. Prilikom uvođenja automatiziranog sustava za registraciju dokumenata i automatizaciju radnih mjesta svakako se mora dogovoriti način prijenosa informacija o dokumentu do izvođača: putem računalne mreže ili izravno samog izvršnog dokumenta.

3) Tehnologije za uvođenje dokumenata u informacijsku bazu podataka organizacije.

Dolazne datoteke stvaraju se iz primarnih dokumenata za unos podataka ili ažuriranje osnovnih datoteka. Datoteke s dobivenim informacijama namijenjene su za ispis ili prijenos putem komunikacijskih kanala i ne podliježu dugotrajnoj pohrani. Ovaj broj osnovnih datoteka pohranjenih u infobazi uključuje sljedeće datoteke:

Osnovni, temeljni;

Radnici;

srednji;

Servis;

Arhivski.

Operativne datoteke stvaraju se na temelju jedne ili više ulaznih datoteka i odražavaju informacije iz jednog ili više primarnih dokumenata. Datoteke s uvjetno trajnim informacijama mogu sadržavati i referentne, cjenovne, tablične i druge vrste informacija.

4) Tehnologije za obradu dokumentarnih informacija.

Tehnička sredstva usmjerena su na to da obrađena dokumentarna informacija ima svojstva cjelovitosti, ispravnosti i pouzdanosti, u što većoj mjeri zadovoljava zahtjeve svojih korisnika u pogledu oblika prikaza, učinkovitosti, kvalitete. Sredstva organizacijske tehnologije trebala bi što je više moguće mehanizirati ili automatizirati praktički sve postupke tehnološkog procesa obrade dokumenata u uredu. Obrada dokumentarnih informacija, koja se provodi tijekom izvršenja upravljačkih odluka, provodi se prema odabranom obliku organiziranja smještaja uredske opreme u uredu: centralizirano i decentralizirano.

5) Tehnologije za pohranu i korištenje pojedinih lokalnih skupina dokumenata.

Tijekom njihovog izvršenja, dokumente čuva izvođač, u tom smislu stvaraju se posebne mape. Svaka mapa označava prezime, kao i telefonski broj izvođača. Nakon završetka rada s dokumentom, prenosi se na smještaj u kućište. Izvršene isprave moraju se oblikovati u predmete u skladu s nomenklaturom predmeta. Istodobno, predmeti od trenutka njihova osnivanja pa do predaje u arhiv organizacije trebaju biti pohranjeni na mjestu njihova osnivanja. Organizacija skladištenja dokumenata trebala bi osigurati sigurnost tih dokumenata i slučajeva njihove uporabe. Pohranu povjerljivih datoteka treba provoditi pod uvjetima koji isključuju njihov gubitak, oštećenje i neovlašten pristup stranci za njih. Njihovo držanje zajedno s datotekama otvorenog pristupa nije dopušteno. Povjerljive datoteke, dokumente, baze podataka, medije za pohranu sa snimljenim povjerljivim podacima pohranjuje samo referent. Ne prenose se u arhiv tvrtke i druge arhive.

Pohranjivanje dokumenata u elektronički oblik je tehnologija koja osigurava cijeli ciklus pohrane dokumenata, uključujući ispitivanje vrijednosti, računovodstvo, opis, skladištenje i korištenje. Pohrana dokumenata u elektroničkom obliku provodi se u dvije verzije, pohrana na udaljenom poslužitelju na Internetu ili na poslužitelju tvrtke.

Informacijska tehnologija usmjerena je na smanjenje radnog intenziteta procesa korištenja informacijskog resursa, kao i na povećanje njihove pouzdanosti i učinkovitosti.

Uvod

Poglavlje I. Osnove organizacije informacijske tehnologije

1.1 Pojam i klasifikacija upravljanja informacijskom tehnologijom

1.2. Obilježja suvremenih informacijskih tehnologija i strategije njihove uporabe

Poglavlje II. Nove informacijske tehnologije u poduzeću JSC "Model" u gradu Khanty-Mansiysk

2.1 Karakteristike tvrtke JSC "Model"

2.2 Korištenje informacijske tehnologije u računovodstvenom odjelu JSC "Model"

Zaključak

Popis korištenih izvora i literature

Prijave

Uvod

Ogroman porast količine informacija i velike promjene u potražnji za informacijama počele su nametati nove zahtjeve za organizaciju informacijsko-dokumentacijskih usluga u organizaciji.

Zahtjevi za informacijske i dokumentacijske usluge počeli su se mijenjati. U inozemstvu su se počeli zvati uslugom upravljanja (ili upravljanja) informacijsko-dokumentacijskim resursima, u našoj zemlji - uslugom dokumentacijske potpore upravljanja (DOU).

Glavni smjer unaprjeđenja predškolske odgojno-obrazovne ustanove, njezino prilagođavanje suvremenim uvjetima bilo je korištenje najnovije računalne i telekomunikacijske tehnologije, formiranje na njezinoj osnovi visoko učinkovitih informacijskih i upravljačkih tehnologija u radu s dokumentima.

Danas se stanje informacijske tehnologije u predškolskoj obrazovnoj ustanovi može okarakterizirati:

Prisutnost velike količine baza podataka koje sadrže informacije o aktivnostima organizacije;

Stvaranje tehnologija koje korisnicima pružaju interaktivni pristup informacijskim resursima;

Proširenje funkcionalnosti informacijskih sustava i tehnologija koje omogućuju obradu informacija, stvaranje lokalnih višenamjenskih problemski orijentiranih informacijskih sustava za različite namjene;

Jedan od glavnih čimbenika koji utječu na znanstveni i tehnološki napredak u svim sferama ljudskog djelovanja je široka upotreba novih informacijskih tehnologija. Među najvažnijim i najraširenijim sferama u kojima informacijske tehnologije imaju odlučujuću ulogu, posebno mjesto zauzima sfera upravljanja. Pod utjecajem novih informacijskih tehnologija događaju se temeljne promjene u tehnologiji upravljanja (automatizirani su procesi opravdavanja i donošenja odluka, organizacija njihove provedbe), povećava se kvalifikacija i profesionalnost stručnjaka koji se bave poslovima upravljanja.

Opseg primjene novih informacijskih tehnologija temeljenih na osobnih računala a razvijena sredstva komunikacije prilično su opsežna. Uključuje različite aspekte - od pružanja najjednostavnijih funkcija službene korespondencije do analize sustava i podrške složenim problemima donošenja odluka. Osobna računala, laserska i optička oprema, masovni mediji i razne vrste komunikacija (uključujući satelitske komunikacije) omogućuju institucijama, poduzećima, tvrtkama, organizacijama, radnim kolektivima i pojedinim stručnjacima da u pravo vrijeme iu cijelosti dobiju potrebne informacije za provedbu stručne, obrazovne, kulturne i slične svrhe.

Predmet istraživanja je informacijska tehnologija u poduzeću.

Predmet istraživanja je uvođenje informacijske tehnologije.

Cilj seminarski rad- razmotriti osnovnu informacijsku tehnologiju u poduzeću.

Za rješavanje ovog cilja potrebno je riješiti sljedeće zadatke:

1. naznačiti osnovne pojmove informacijske tehnologije i njihovu klasifikaciju;

2. okarakterizirati suvremene informacijske tehnologije;

3. naznačiti strategije korištenja suvremenih informacijskih tehnologija u upravljačkim aktivnostima

4. dati opis poduzeća Model OJSC u gradu Hanty-Mansiysk;

5. analizirati informacijsku podršku JSC Model grada Hanti-Mansijsk.

Popis literature može se podijeliti u dva dijela: udžbenici i članci u periodici. Tutorijali uključuju rad na informacijskoj podršci menadžmentu, u kojem se informacijska tehnologija smatra jednom od sastavnih komponenti učinkovite informacijske podrške menadžmentu. Autor A.D. Khomonenko (21), koji je najsuvremeniji na ovu temu i sadrži informacije o informacijskim tehnologijama. Ova tema je dobila glavni razvoj u periodici (13; 14). Riječ je o člancima posvećenim općim pitanjima automatizacije podrške za upravljanje informacijama, kao i osnovama poboljšanja potpore upravljačkoj dokumentaciji.

Nastavni rad sastoji se od uvoda, dva poglavlja, zaključka, popisa korištenih izvora i literature.

U prvom poglavlju "Osnove organizacije informacijske tehnologije" razmatraju se osnovni pojmovi i klasifikacija informacijske tehnologije.

Drugo poglavlje "Nove informacijske tehnologije u poduzeću JSC" Model "grada Khanty-Mansiysk" posvećeno je implementaciji i provedbi analize informacijskih tehnologija u poduzeću JSC "Model".

U zaključku su dati glavni zaključci o temi istraživanja, a u popisu korištenih izvora i literature prikazana su 22 izvora.

Poglavlje I. Osnove organizacije informacijske tehnologije

1.1 Pojam i klasifikacija informacijske tehnologije

Sam pojam "informacijska tehnologija" temelji se na konceptu "tehnologije", koji je prilično stabilan i pojavio se u znanstveno-tehničkom prometu u vezi s problemima organiziranja proizvodnje.

U jednoj od modernih enciklopedija data je sljedeća definicija ovog pojma:

“Tehnologija (od grč. Techne - umjetnost, zanatstvo, vještina) - skup metoda obrade, unošenja promjena u stanje, svojstva, oblik sirovina, materijala ili poluproizvoda, koji se provode u procesu proizvodnje; znanstvena disciplina koja proučava fizikalne, kemijske, mehaničke i druge zakonitosti koje djeluju u tehnološkim procesima. Sama tehnologija se naziva i operacijama ekstrakcije, prerade, transporta, skladištenja, kontrole, koje su dio cjelokupnog proizvodnog procesa."

Od tri moguće opcije, definicija je najbliža informacijskoj tehnologiji, prva opcija.

Koncept "informacijske tehnologije" treba podijeliti u tri glavne komponente:

Predmet utjecaja (u danoj definiciji - to je sirovina, materijal, poluproizvod, tj. materijalni resurs);

Rezultat utjecaja (promjena stanja, svojstava, oblika objekta utjecaja);

Metode izlaganja (obrada, proizvodnja, promjena - procesi koji dovode do željenog rezultata izlaganja) (11, 322).

Proširujući popis resursa koji se smatraju predmetom utjecaja, dobivamo odgovarajuće proširenje sastava tehnologija: ako je predmet utjecaja energija, onda dobivamo energetske tehnologije (prijenos energije, pretvorba energije itd.); financijska sredstva kao predmet utjecaja određuju financijske tehnologije (poslovanje na tržištu vrijednosnih papira, devizne transakcije, kreditiranje i sl.); ljudski potencijali (ljudski resursi kao objekt utjecaja pokreću tehnologije učenja, zajednički rad u jedinstvenim timovima itd.

U tom smislu, informacije, koje se smatraju resursom, određuju nastanak informacijske tehnologije. Imajući to na umu, može se formulirati sljedeća definicija informacijske tehnologije:

Informacijska tehnologija je skup metoda, proizvodnih procesa i softverskih i hardverskih alata, ujedinjenih u tehnološki lanac, koji osiguravaju prikupljanje, obradu, pohranu, distribuciju i prikaz informacija kako bi se smanjio radni intenzitet procesa korištenja informacijskog resursa. , kao i za povećanje njihove pouzdanosti i učinkovitosti (21 C . 11-12).

Informacijske tehnologije karakteriziraju sljedeća osnovna svojstva:

Predmet (predmet) obrade (procesa) su podaci;

Svrha procesa je dobivanje informacija;

Sredstva za provedbu procesa su softverski, hardverski i softversko-hardverski računalni sustavi;

Procesi obrade podataka podijeljeni su na operacije u skladu s predmetnim područjem;

Odabir kontrolnih radnji na procese trebaju provoditi donositelji odluka;

Kriteriji optimizacije procesa su pravovremenost dostave informacija korisniku, njihova pouzdanost, pouzdanost i potpunost.

Od svih vrsta tehnologija, informacijska tehnologija u sferi upravljanja postavlja najviše zahtjeve prema "ljudskom faktoru", vršeći temeljni utjecaj na kvalifikacije zaposlenika, sadržaj njegovog rada, fizički psihički stres, profesionalne izglede i razinu društveni odnosi.

S druge strane, informacijska tehnologija je najvažnija komponenta procesa korištenja informacijskih resursa. Do danas je prošao kroz nekoliko evolucijskih faza, koje su uglavnom bile određene razvojem znanstveno-tehnološkog napretka. Kao rezultat toga, došlo je do nekih promjena u njegovom nazivu zbog dodavanja jednog od sinonima: novi, računalni ili moderni (21 P.11-12).

Za informatizaciju društva i poslovanja potreban je širok raspon softvera i hardvera, uključujući računalna tehnologija i komunikacije. Različita tehnička sredstva omogućuju primanje i prijenos tri glavne vrste informacija (govor, tiskani tekst, grafika) u statici i dinamici uz maksimalno korištenje triju osjetila ljudske percepcije (sluh, dodir, vid). Relativno glomazni uređaji izravno su povezani s osobom, osiguravajući koordinaciju različitih ulaznih i izlaznih tokova informacija čovjeka i stroja (zasloni, tipkovnice, "miševi", joysticks i drugi manipulatori i još mnogo toga, uključujući elektroničke tablete i semafor). Tehnička sredstva komunikacije osiguravaju prijenos informacija u vanjskom poslovnom okruženju. U tom slučaju komunikacijski sustav koristi ne samo "čiste" komunikacijske uređaje, već i informacijsko-komunikacijska računala. U poslovnom poduzeću, ovisno o razmjeru i karakteristikama poduzetništva, može se koristiti od jednog do nekoliko tisuća računala za pohranu i obradu informacija (22 str. 26-27).

Uredski posao- grana djelatnosti koja osigurava dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Dokumentacijska potpora menadžmentu definira sustav načela i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentiranje, organizaciju rada s dokumentima i njihovu arhivsku pohranu u procesu upravljanja, uzimajući u obzir korištene informacijske tehnologije. Dokumentiranje aktivnosti upravljanja - uređenim procesom izrade dokumenta (izrada sadržaja, dizajn, dogovor, odobrenje, objava) na papiru ili drugom mediju, osigurava se njegova pravna snaga. Omogućuje vam organiziranje rada s dokumentima, stvaranje optimalnog tijeka rada, osiguravanje pohrane, pretraživanje, korištenje i kontrolu izvršenja dokumenata u tekućim aktivnostima ustanove.

Tijek dokumenata - kretanje dokumenata u organizaciji od trenutka njihova nastanka ili zaprimanja do završetka izvršenja i otpreme. Treba napomenuti da je uredski rad skup mjera za osiguranje dokumentarne potpore menadžmentu (DOW), a tijek rada je kretanje dokumenata unutar DOW-a.

AS DOU je dizajniran za povećanje učinkovitosti upravljačkih aktivnosti organizacija automatizacijom cijelog niza rada s dokumentima i mora riješiti sljedeće glavne zadatke:

• dokumentacija (izrada, izvedba, dogovor, odobrenje i izdavanje dokumenata);
• osiguravanje tijeka dokumenata (prijam, registracija, organizacija prolaska dokumenata i njihovih projekata, slanje, prijenos dokumenata u arhivsku pohranu);
• osiguravanje rada s dokumentima u procesu upravljanja (kontrola izvršenja, računovodstvo, operativna pohrana, organizacija klasifikacijskih sustava, indeksiranje, pretraživanje i obrada dokumenata; zaštita od neovlaštenog pristupa; dijeljenje dokumenata uz poštivanje potrebne razine kontrole pristupa; osiguranje odlučivanja- izrada i izvještavanje o dokumentima, informativna usluga za korisnike);
• automatizacija postupaka arhiviranja, arhivske pohrane i uništavanja dokumenata čiji je životni ciklus završen (poštivanje pravila pohrane, pretraživanja i korištenja; prijenos u državnu pohranu ili uništavanje arhivske dokumentacije).

Automatizirani sustav dokumentacijske potpore za upravljanje stvara jedinstven informacijski prostor koji korisnicima pruža sredstva za suradnju sa svim dokumentima organizacije: dolaznom i odlaznom korespondencijom, internim organizacijskim i administrativnim materijalima, kao i popratnom korespondencijom - tijekom cijelog njihovog životnog ciklusa. . Nakon završetka "aktivnog vijeka" dokumenata, sustav mora održavati njihovu arhivsku pohranu ili bilježiti podatke o njihovom uništenju ili prijenosu u državnu pohranu.

AS dokumentacijske podrške menadžmentu u organizacijama je moguće implementirati na sljedeći način:

• naredi ili izvrši sami od sebe razvoj sustava, izravno usmjeren na predmetno područje organizacije;
• kupiti gotov sustav za narudžbu cirkulacije među programima koji se nude na ruskom tržištu i prilagoditi ga predmetnom području organizacije.

Područje primjene sustava "LanDocs" je automatizacija uredskog rada i izgradnja korporativnih arhiva elektroničkih dokumenata. Svrha implementacije ovog sustava je stvaranje suvremenog jedinstvenog sustava i tehničkog okruženja u postrojenju za automatizaciju za podršku kolektivnom radu osoblja elektroničkim dokumentima, koji uz prisutnost odgovarajućeg sistemskog softvera i provjerene tehnologije za rad s sustav, automatizirat će sljedeća područja uredskog rada:

• stvaranje i održavanje centralizirane strukturirane baze dokumentarnih informacija s višekorisničkim pristupom;
• izrada i održavanje centraliziranih repozitorija elektroničkih dokumenata (operativni i dugoročni arhiv) te rad s tekstovima elektroničkih dokumenata;
• računovodstvo uredskog rada i vođenje povijesti rada s dokumentom;
• automatizirano pretraživanje po pojedinostima dokumenta i po tekstu dokumenta;
• automatizirana distribucija dokumenata i kontrola izvršenja dokumenata i naloga;
• osiguranje diferencijacije pristupa korisnika funkcionalnim pravima i pravima na dokumente;
• potpisivanje elektroničkih dokumenata elektroničkim digitalnim potpisom;
• integracija s korporativnom e-poštom.

Korištenje sustava podrazumijeva korištenje tehnologije za rad s dokumentima u automatiziranom uredskom radnom okruženju, dakle, korišteno u ovaj priručnik pojmovi se konceptualno ne moraju uvijek u potpunosti podudarati s konceptom tradicionalnog ("papiranog") uredskog rada.

Softver linije "LanDocs" namijenjen je složenoj automatizaciji uredskih radnih procesa i održavanju arhive elektroničkih dokumenata u organizacijama različitih veličina i djelatnosti. Proizvodi obitelji "LanDocs" omogućuju uključivanje ne samo korisnika u lokalnu računalnu mrežu, već i geografski udaljenih korisnika u automatizirani uredski radni tijek - pružajući mogućnost obavljanja uredskog posla i pristupa dokumentima korištenjem Internet/Intranet infrastrukture i e. -mail sustavi. Funkcionalnost i sastav modula sustava usmjereni su na osiguravanje punopravnog rada s elektroničkim dokumentima, što je slično radu s papirnatim dokumentima.

Sustav "LanDocs" kombinacija je sljedećih softverskih proizvoda:

Sustav "LanDocs: POSAO" – bazni sustav automatizacija uredskih radnih procesa i vođenje arhive elektroničkih dokumenata. Implementiran je u arhitekturi "klijent-poslužitelj" temeljenoj na industrijskom DBMS-u, djeluje u lokalnoj mreži osobnih računala sa sustavom Windows 95/98 / NT 2000; isporučuje se za rad s "Oracle" i MS "SQL Server" DBMS; opremljen dokumentiranim OLE sučeljem za ugrađivanje LanDocs usluga upravljanja dokumentima u Windows aplikacije trećih strana.

Sustav " LanDocs: DOCUMENT SERVER "- poslužitelj softver za centralizirano upravljanje pohranom sadržaja dokumenata (dokumentnih datoteka) u elektroničkom arhivu. Interagira sa sustavom "LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA" i pruža podršku za čitanje, pisanje, brisanje, prijenos datoteka dokumenata za dugotrajno pohranjivanje i bilježenje svih ovih operacija na specijaliziranom poslužitelju koji pokreće Windows NT 4.0 / 2000.

Opcija pretraživanja cijelog teksta "LanDocs: DOCUMENT SERVER" pruža mogućnost pretraživanja po tekstu dokumenata pomoću morfološke analize.

"LANImage SKENIRANJE I VIZUALIZACIJA SLIKA"- sustav za skeniranje papirnatih dokumenata i rad sa slikom dokumenata (elektroničke slike papirnatih dokumenata). Omogućuje vam ugodan rad s elektroničkim kopijama papirnatih dokumenata, navigaciju do željene stranice, prikaz slike u različitim mjerilima, pregled detalja u načinu "povećala", pomicanje, uklanjanje mrlja sa slike i još mnogo toga.

"LanDocs: PRISTUP INTERNETU"- specijalizirani web-poslužitelj za pristup podacima sustava uredske automatizacije i korporativne arhive elektroničkih dokumenata putem interneta; omogućuje vam da izvršite registraciju, pretraživanje, slanje poštom i druge operacije s dokumentima, koristeći standardni internetski preglednik ( Internet Explorer, Netscape Navigator).

"LanDocs: POŠTANSKI SERVER"- specijalizirani poslužiteljski softver koji djeluje kao pristupnik prema MAPI-kompatibilnom sustavu e-pošte; pruža mogućnost slanja poruka, zadataka i dokumenata iz "LanDocs" sustava izvođačima koji nemaju sustav "LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA" softver.

"LanDocs: POŠTANSKI KLIJENT"- klijentski softver koji radi u MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Korisnik ima mogućnost primiti zadatak i dokumente iz baze podataka "LanDocs" te izvijestiti o izvršenju zadataka dok je u poštanski sandučić MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

"LanDocs: SIGURNI PODSUSTAV"- sigurnosni podsustav u sustavu "LanDocs", dizajniran za zaštitu informacija putem elektroničkog digitalnog potpisa i enkripcije. Sigurnosni podsustav uključuje sigurnosni poslužitelj i dijelove klijenta prilagođene aplikacije"LanDocs". Sigurnosni poslužitelj implementira funkcije certifikacijskog tijela koje osigurava izdavanje certifikata javnog ključa na temelju zahtjeva korisnika i organizaciju online pristupa korisnika bazi certifikata (format certifikata je u skladu s preporukama ITU-T.509). Klijentski dio Podsustav omogućuje korisniku da svojim osobnim ključem potpisuje dokumente, poruke i druge "LanDocs" informacijske objekte, provjerava potpise drugih korisnika. Događaji korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa, enkripcije, generiranja ključeva i izdavanja certifikata bilježe se u protokolima rada podsustava.

"LanDocs: RUTIRANJE "- softverski alat koji proširuje mogućnosti "LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA" za upravljanje obradom dokumenata. Modeliranje procesa kretanja dokumenata provodi se na zgodan i vizualan način - gradnjom grafičke kartice... Karta određuje rutu kretanja poruke i dokumenta, utvrđuje uvjete za prijelaz iz jedne faze obrade u drugu. Ovako kreirana ruta služi za pokretanje kretanja dokumenta, a zatim kontrolu rute njegovog kretanja. Funkcije analize omogućuju dobivanje statičkih podataka o stvarnim parametrima procesa.

Sustav "LanDocs: POSLOVNA PROIZVODNJA" omogućuje vam obavljanje sljedećih glavnih funkcija:

• registracija dokumenata;
• unos tekstova dokumenata i podrška funkcijama za rad s datotekama;
• razmjena dokumenata i poruka, usmjeravanje zadataka za izvršenje;
• kontrola izvršenja dokumenata i zadataka;
• rad u načinu zamjene izvođača;
• praćenje odnosa uredskog rada između dokumenata, formiranje složeno strukturiranih mapa;
• navigacija i pretraživanje dokumenata;
• izvještavanje o tijeku dokumenata;
• skeniranje papirnatih dokumenata, rad sa slikama dokumenata (pomoću "LAN slike");
• integracija s uredskim aplikacijama za rad s elektroničkim dokumentima;
• integracija s vanjskim Windows aplikacijama;
• distribucija zadataka i obavijesti korisnicima e-pošte;
• primjena elektroničkih potpisa, izvođenje i kontrola uredskog poslovanja nad dokumentima;
• rad putem interneta;
• vođenje priručnika.

"LanDocs" Sustav je orijentiran na dokumente. Dokument u sustavu "LanDocs" je zbirka podataka o dokumentu i informacijskim objektima povezanim s dokumentom - registracijska kartica, datoteke i njihove verzije s tekstom dokumenta, podaci o povijesti kretanja dokumenta, elektronički digitalni potpis, itd. Dakle, dokument registriran u sustavu "LanDocs" shvaća se kao poseban informacijski objekt - "LanDocs dokument".

Dokument "LanDocs" kombinacija je tri glavne komponente: registracijske kartice, teksta dokumenta (datoteka s tekstom dokumenta priloženog uz registracijsku karticu), podataka o povijesti rada s dokumentom (povijest kretanje i izvođenje uredskih poslova i operacija sustava vezanih uz pristup dokumentu ). Kada unesete dokument u sustav, ne unose se samo podaci o dokumentu i tekst dokumenta, već se stvara novi informacijski objekt - dokument "LanDocs" koji, ako je tekst dokumenta dostupan , je punopravni dokument.

Registracijska kartica – upisuje se za svaki dokument (papirnati ili elektronički) koji je potrebno unijeti u sustav. Registracijska kartica dokumenta sadrži atribute koji karakteriziraju dokument i služe za njegovo pretraživanje. Atributi registracijske kartice u pravilu se podudaraju s detaljima dokumenta.

Datoteka dokumenta (tekst dokumenta koji sadrži tekst, tablicu, sliku, zvuk itd.) - priložena je registracijskoj kartici i pohranjena u sustavu u izvornom formatu datoteke (bez transformacija). Sustav vam omogućuje pohranu više datoteka, jedan dokument po jedan i više verzija jedne datoteke. Popis formata datoteka dopuštenih za korištenje određuje administrator. Ako dokument postoji kao papirnati izvornik, onda se može skenirati softverski modul"LANImage" pozvan da izvrši uvoz skeniranja; u budućnosti će slika dokumenta biti pohranjena u sustavu kao elektronička slika dokumenta, predstavljena u grafičkom formatu.

Podaci o povijesti kretanja dokumenta i radu s dokumentom - skup informacija sadržanih u popisu poruka na dokumentu, te zapisi u protokolima sustava u vezi s informacijama o primijenjenim elektroničkim potpisima.

"Predstavljanje" dokumenta u sustavu kao "Dm Docs dokumenta" omogućuje vam da LanDocs dokumentima date iste funkcionalna namjena, koji također imaju obične "papirnate" dokumente: informacijske, upravljačke i pravne.

Mehanizmi zaštite informacija i diferencijacije korisničkih prava implementirani u sustavu "LanDocs" omogućuju:

• zaštititi od neovlaštenog ulaska lozinkom;
• definirati korisnička prava pristupa dokumentima različitih razina povjerljivosti;
• personalizirati pravo pristupa dokumentu definiranjem popisa osoba koje imaju pravo na rad s dokumentom;
• šifrirati (šifrirati) povjerljive dokumente.

Sustav je opremljen zaštitom lozinkom za prijavu u sustav. Kada se korisnik prijavi na sustav, traži se njegovo ime i lozinka, nakon čega mu sustav daje mogućnost obavljanja samo funkcija koje su mu omogućene u skladu s njegovim funkcionalnim pravima.

Dodatno razgraničenje prava korisnika na pristup dokumentima provodi se na temelju mehanizma razina povjerljivosti.

Sustav pruža "Prava na datoteku"- popis poslova s ​​spisima dokumenata koji su regulirani za svaki spis. Datoteci koja je već unesena u dokument mogu se dodijeliti sljedeća prava:

• Povratak na prethodna verzija;
• promjena naziva datoteke;
• promjena statusa datoteke;
• ustupanje prava na spis;
• gledanje;
• uređivanje;
• brisanje.

Pri korištenju softvera "LanDocs: SECURITY SUBSYSTEM" dodatno je osiguran integritet dokumenata "LanDocs" (provjera sigurnosti na softverskoj razini).

Kada se koristi za dugotrajno skladištenje medija koji se ne može ponovno upisivati, osigurana je sigurnost revizije fizičkoj razini u odnosu na datoteke dokumenata.

Dodatne sigurnosne mjere mogu se uključiti u tehnološki ciklus korištenja i održavanja sustava.

Svrha programske linije "LanDocs". Linija softverskih proizvoda "LanDocs" dizajnirana je za izgradnju automatiziranih predškolskih obrazovnih ustanova u poduzećima različitih veličina i specijalizacija. Program LanDocs omogućuje implementaciju čitavog niza različitih dizajnerskih rješenja, kao što su:

• uredska automatizacija i sustav tijeka rada temeljen na domaćim standardima i normativima, praksa knjiženja dokumenata i kontrola izvršenja naloga. Omogućuje različite razine funkcionalnosti za različite kategorije zaposlenika;
• korporativna pohrana (arhiva) elektroničkih dokumenata, pružanje pouzdane zaštite dokumenata od neovlaštenog pristupa, mogućnost pretraživanja cijelog teksta uzimajući u obzir jezičnu morfologiju, evidentiranje i reviziju radnji korisnika vezanih za pristup dokumentima;
• sustav za automatizaciju aktivnosti arhiva odjela i arhivskih odjela organizacije, koji funkcionira u skladu sa zahtjevima Državne arhivske službe Ruske Federacije. Omogućuje pripremu specijaliziranog izvješćivanja arhiva odjela i podržava posebne tehnologije za grupni unos papirnatih dokumenata u elektronički arhiv;
• sustav automatizirane podrške za poslovne procese organizacije, koji vam omogućuje određivanje rute kretanja dokumenata i upravljanje njihovim protokom.

Tehnologije implementacije softvera "LanDocs Nakon implementacije AS DOI, daljnja strategija uključuje izgradnju učinkovitog sustava upravljanja projektima koji bi trebao osigurati:

• maksimalna usklađenost postignutih rezultata sa strateškim ciljevima projekta;
• poboljšanje točnosti planiranja projekta;
• maksimalnu kontrolu od strane menadžmenta projekta, osiguravajući sposobnost identificiranja i otklanjanja negativnih trendova u provedbi projekta u različitim fazama;
• minimiziranje rizika projekta.

Projekt provodi zajednički tim koji uključuje:

• od kreatora programa - voditelja projekta, osoblja provedbene skupine koje radi na mjestu naručitelja i osoblja grupe za podršku, koje rješava pitanja tehničke podrške za vođenje projektne dokumentacije;
• kupac - odgovorni predstavnik koji ima pravo, kako je navedeno u narudžbi, brzo riješiti sva pitanja vezana uz provedbu projekta, i radna skupina, koja u pravilu uključuje stručnjake za održavanje softvera, podršku OS-a, DBMS-a , e-mail i sl., te stručnjaci za informacijsku sigurnost i osoblje funkcionalnih jedinica potrebnih za projekt.

Tijekom provedbe koristi se standardna tehnika koja se mijenja za specifičnosti određenog projekta - njegovu skalu, vrstu implementacije sustava, stupanj sudjelovanja osoblja kreatora programa u provedbenom radu itd. Tipična shema uključuje sljedeće faze - pripremne, provjeru stanja upravljanja dokumentima, provedbu pilot projekta (na ograničenom broju radnih mjesta), probni rad u pilot zoni, pojašnjenje pravila za rad sustava na temelju o rezultatima probnog rada sustava, jamstvenoj i postjamstvenoj podršci.

Prilikom implementacije sustava posebna se pozornost posvećuje dokumentiranju projekta. U pravilu, prema rezultatima faze istraživanja, dokumenti "Izvješće o anketi", "Ciljevi, ograničenja i rizici projekta", " Tehnički zadatak za implementaciju sustava. "Prilikom prelaska u industrijski pogon, kupcu se, u pravilu, dostavlja nacrt dokumenta" Uputa o automatiziranom uredskom radu ", a u okviru projekata za uvođenje bezpapirnih tehnologija," Pravilnik o elektroničkom dokumentu "i" Pravilnik o elektroničkom digitalnom potpisu " ...

Razmotrimo jedan od tipičnih automatiziranih sustava za upravljanje dokumentima, koji je predstavnik prve skupine.

Automatizirani informacijski sustav (AS) "DELO" u potpunosti je usklađen s postojećom uredskom praksom rada. Prvo, sustav može pratiti elektronički tok dokumenata koji je tradicionalno prihvaćen u poduzeću, pojednostavljujući tehnologije uredskog rada. Drugo, sustav vam omogućuje značajno proširenje opsega tradicionalnoj organizaciji tijek rada zbog djelomičnog ili puna upotreba funkcije elektroničkog upravljanja dokumentima i obrade dokumenata na računalu.

AS "DELO" je dizajniran za rad koristeći mogućnosti lokalna mreža organizacije, implementiran u arhitekturi "klijent-poslužitelj" temeljenoj na industrijskom DBMS-u i sastoji se od niza specijaliziranih automatiziranih radnih stanica (AWS) konfiguriranih za obavljanje glavnih funkcija uredskog rada.

AS "DELO", instaliran u organizaciji zemljopisno raspoređene strukture, mora biti povezan s drugim sličnim sustavima putem e-maila koji podržava MAPE sučelje. Sustav uključuje web-poslužitelj za uredski rad koji menadžerima i stručnjacima omogućuje jednostavan i učinkovit pristup podacima o dokumentima i samim dokumentima s bilo kojeg lokalnog ili udaljenog AWP-a putem Interneta (intraneta). Standardna verzija DELO sustava radi s Oracle DBMS i SQL Server MS. Funkcije koje se pružaju svakom pojedinom korisniku sustava određene su njegovim poslovima i ulogom u tijeku rada organizacije.

AWS za registraciju dolaznih dokumenata pruža centraliziranu ili decentraliziranu registraciju cjelokupne korespondencije koja stiže u organizaciju. Istodobno, za svaki dokument koji organizacija primi, bez obzira na mjesto njegove registracije, upisuje se registracijska kartica u koju sustav bilježi ulazni broj (indeks). Za svaku podskupinu dokumenata moguće je vlastito numeriranje prema pravilima koja se podudaraju s postupkom indeksiranja dokumenata usvojenim u organizaciji.

AWS kontrole obavlja rad s dokumentima koji imaju naloge s planiranim datumima izvršenja. Registracijska kartica za kontrolu dokumenata označena je odgovarajućim znakom. Prilikom slanja kontrolnih naloga dokumenta, njegova registracijska kartica se, osim distribucije izvršitelju, stavlja u mapu pod kontrolom. Korisnici koji kontroliraju izvršenje dokumenata izrađuju sažetke o izvršenju kontrolnih dokumenata i podsjetnike o izvršenju kontrolnih dokumenata.

Radno mjesto službenika osigurava rad zaposlenika poduzeća, koji su službeni sudionici u tijeku rada - dopisnici i primatelji dokumenata. Službenici primaju dokumente, ovjeravaju ih i potpisuju, daju upute. Službenici registrirani u sustavu nisu nužno korisnici sustava. Za službenike u sustavu mogu raditi korisnici s odgovarajućim ovlaštenjima (pomoćni AWP). Ako sami službenici i njihovi pomoćnici rade izravno u sustavu, tada moraju biti registrirani kao korisnici.

Radna stanica sistemskog tehnologa podržava rad administratora sustava. Tehnolog sustava obavlja poslove kontrole i ispravljanja pogrešaka u radu korisnika, popunjavanja, dopunjavanja i mijenjanja sadržaja imenika sustava; prilagođava sustav trenutnim promjenama u strukturi i tijeku rada organizacije. Obavlja uključivanje korisnika u sustav, raspodjelu prava i privilegija.

AWS za primanje certifikata i izvješća o dokumentima podržava rad uredskog djelatnika koji prima razne certifikate i generira ispisana izvješća koja sadrže informacije o tijeku dokumenata, sažetke izvođenja dokumenata.

AWP djelatnika službe uredskog vođenja pododsjeka obavlja sve funkcije potrebne za potporu izvršenja dokumenta u odgovarajućem pododjelu.

AWS za registraciju odlaznih dokumenata osigurava registraciju potpisane odlazne korespondencije službeno, u jednoj ili više strukturnih podjela organizacije. Bez obzira na mjesto registracije odlaznog dokumenta, dodjeljuje mu se registarski broj formiran prema istim pravilima za ovu podskupinu dokumenata. Uvrštavanje isprave u predmet vrši se upisivanjem u upisnu karticu upisa koji sadrži naziv predmeta (prema imeniku nomenklature predmeta), datum i vrijeme otpisa. Imenik nomenklature predmeta popunjava sistemski tehnolog u skladu s godišnje odobrenom nomenklaturom poslova organizacije.

Radna stanica za slanje dokumenata omogućuje posebnoj strukturnoj jedinici organizacije slanje odlazne korespondencije. U tom slučaju u registarsku karticu dokumenta upisuje se datum i vrijeme stvarnog slanja dokumenta vanjskoj organizaciji, način slanja (terenska komunikacija, pošta, brzojav i sl.) i matični broj evidentiraju se poštanske usluge. Otpremnice se mogu ispisati za predaju odgovarajućoj poštanskoj službi zajedno s dokumentima. Dodatno je podržana mogućnost oblikovanja omotnica s njihovim naknadnim pretiskom.

Radna stanica sistemskog programera pruža rad za podršku automatiziranom sustavu uredskog rada.

Automatizirani sustav upravljanja dokumentima "POSLOVANJE" sastoji se od četiri podsustava: "uredski rad", "obrasci izvješća", "priručnici", "administracija".

Podsustav "Uredski rad" implementira glavne funkcije sustava i sastoji se od sljedećih modula:

• Modul "Registracija" omogućuje vam da unesete vrijednosti podataka o registracijskoj kartici, uključujući "prilaganje" datoteke s tekstom dokumenta na karticu, za uspostavljanje veza između dokumenata, kao i za prijenos dokumenta na modul "Izvršenje";
• modul "Izvršenje" osigurava izvršenje dokumenta, uključujući izdavanje uputa o dokumentu, izvršavanje izvješća izvršitelja, otpis dokumenta na predmet;
• modul "Traži" traži dokumente u kartoteci dodjeljujući detalje njihovih registracijskih kartica. Pronalaženje dokumenta pomoću pretraživanja potrebno je kada korisnik ne zna u kojem se ormariću dokument nalazi. Rezultati pretraživanja, posebice, mogu se koristiti kao alat za kontrolu izvršenja dokumenata ili formiranje proizvoljnih sažetaka izvješća (na primjer, formiranje popisa dokumenata koje ovaj službenik nije izvršio);
• modul "Registar". Uz njegovu pomoć obrađuju se dokumenti koji se šalju, uključujući formiranje i ispis standardnih obrazaca poštanskih registara.

Podsustav "Obrasci za izvješćivanje" generira popis u skladu s unaprijed određenim kriterijima odabira i priprema ih u obliku standardnih tiskanih obrazaca. Podsustav podržava formiranje informacija o tijeku rada, sažetka izvršenja kontrolnih dokumenata, kao i sažetka podsjetnika o izvršenju kontrolnih dokumenata itd.

Podsustav "Imenici" ostvaruje funkciju servisiranja imenika sustava, kao što je imenik organizacijske strukture ustanove, pravila uredskog rada itd.

Podsustav "Administracija" služi za vođenje popisa korisnika sustava u kojem se za svakog korisnika definira osobni identifikator i lozinka, prava pristupa sistemskim kartotekama, dokumentima različitih stupnjeva pristupa, podsustavima i funkcijama sustava. Sustav pruža mogućnost korištenja elektroničkog digitalnog potpisa (EDS) i enkripcije.

Zbirka je sustavno organiziran kompleks nastavno-metodičke dokumentacije koja regulira proces poučavanja učenika i provjere kvalitete njihova obrazovanja, temeljenog na kompetencijskom pristupu. Nastavno-metodička dokumentacija uključena u ovaj zbornik izrađena je u skladu s FGOS HPE standardom treće generacije na smjeru izobrazbe prvostupnika „Dokumentacija i arhivistika“ i uključuje discipline varijabilnog dijela kurikuluma IAI RSUH profila. "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima", koju su razvili nastavnici odjela automatizirani sustavi potpore dokumentaciji za upravljanje Povijesno-arhivskim institutom Ruskog državnog sveučilišta za humanističke znanosti. Svaki od predstavljenih nastavno-metodičkih sklopova uključuje program kolegija i tematske planove, planove seminara i laboratorijske nastave, preporuke za organizaciju nastave. samostalan rad studente, opis obrazovnih tehnologija, popis obveznih i dodatnih izvora i literature, popis pitanja za srednju i završnu ovjeru za predmet. Zbirka je pripremljena s ciljem pružanja obrazovne i metodološke pomoći sveučilištima Ruske Federacije, uključujući ogranke Ruskog državnog humanitarnog sveučilišta, koji provode obrazovni proces u smjeru izobrazbe „Dokumentacija i arhivistička znanost“, profila „Organizacija upravljanje elektroničkim dokumentima".

* * *

tvrtka litara.

Računalne informacijske tehnologije u potpori upravljačke dokumentacije

Larin M.V., profesor, doktor povijesnih znanosti,

Serova G.A., profesor, dr.sc.

Varlamova L.N., izv.prof.dr.sc.

E.V. Terentyeva, izv.prof.dr.sc.

Yaganova A.A., učitelj, nastavnik, profesor

Program rada discipline

Napomena o programu rada

Disciplina "Računalne informacijske tehnologije u upravljanju dokumentima" dio je varijabilnog dijela profila "Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima" stručnog ciklusa disciplina za osposobljavanje studenata smjera pripreme 034700 "Dokumentacija i arhivistika". Disciplina se na Fakultetu za upravljanje dokumentima i tehnotronskim arhivima provodi od strane Katedre za automatizirane sustave za upravljanje dokumentima.

Stavka - informacijske tehnologije koje se koriste u upravljačkoj dokumentaciji. Vrste informacija i komunikacijske tehnologije, mogućnosti i smjerovi korištenja u upravljačkoj dokumentaciji.

Cilj disciplina "Računalne informacijske tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji" - pripremiti stručnjaka koji ima dovoljno i potrebna razina teorijska znanja i vještine njihove primjene u rješavanju praktičnih problema pri korištenju informacijskih tehnologija u dokumentacijskoj potpori upravljanja i posjedovanje stručnih kompetencija.

Razvoj discipline usmjeren je na stjecanje znanja o upravljanju dokumentima od strane studenata korištenjem računalnih informacijskih tehnologija.

Zadaci discipline:

- proučavati teoriju i praksu korištenja informacijskih tehnologija u upravljačkoj dokumentaciji;

- razvijati vještine samostalnog rada sa suvremenim uredskim i komunikacijskim tehnologijama;

- definirati osnovne principe rada s elektroničkim dokumentima i upravljačkim informacijama;

- razmotriti alate za kreiranje i višekorisničku obradu podataka u potpori upravljačke dokumentacije.

Relevantnost, novost i originalnost kolegija osigurava se njegovim stalnim osuvremenjivanjem u skladu s razvojem proučavanog softvera i tehnoloških rješenja korištenih u upravljačkoj dokumentaciji.

Mjesto discipline u strukturi OOP-a

Disciplina "Računalne informacijske tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji" odnosi se na varijabilni dio (profil "Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima") stručnog ciklusa (B.3) i izučava se u 6. i 7. semestru.

Disciplina se temelji na prethodnom usvajanju disciplina od strane studenata:

- "Informatika" (Osnovni dio Matematičko-prirodoslovnog ciklusa B.2, 1. semestar);

- "Informacijska potpora menadžmentu" (Varijabilni dio profila Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima, 1. semestar);

- "Informacijska tehnologija" (Osnovni dio Matematičko-prirodoslovnog ciklusa B.2, 2. semestar);

- "Dokumentacija" (Osnovni opći stručni dio Stručnog ciklusa B.2, 2. i 3. semestra);

- "Internetske tehnologije" (Varijabilni dio Matematičko-prirodoslovnog ciklusa B.2, 3. semestar);

- "Upravljanje informacijama i dokumentacijom elektroničke uprave" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima", 3. i 4. semestar);

- "Upravljanje informacijama i dokumentacijom" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima", 3. semestar);

- "Metodologija za projektiranje i implementaciju AS DOI" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima", 3. semestar);

- "Temelji informacijskog društva" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima", 3. semestar);

- "Međunarodna praksa upravljanja informacijskim resursima organizacije" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima", 3. semestar);

- "Otvoreni standardi i otvoreni formati koji se koriste u upravljanju dokumentima" (Varijabilni dio profila Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima, 4. semestar);

- "Standardi za pohranu elektroničkih dokumenata u EDMS" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima", 4. semestar);

- "Standardizacija predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova i arhivske djelatnosti u Ruskoj Federaciji" (Varijabilni dio Matematičko-prirodoslovnog ciklusa B.2, 5 i 6 semestara);

- "Standardizacija upravljanja dokumentima" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima", 5. semestar).

Disciplina "Računalne informacijske tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji" nadopunjuje znanja stečena u simultano studiranim disciplinama:

- "Organizacija i tehnologija vođenja dokumentacije" (Temeljni opći stručni dio Stručnog ciklusa B.2, 6. semestar);

- "Informacijska sigurnost i zaštita informacija" (Temeljni opći stručni dio stručnog ciklusa B.3, 7. semestar);

- "Informacijska tehnologija u upravljanju dokumentacijom i arhiviranjem" (Osnovni opći stručni dio stručnog ciklusa B.3, 6. i 7. semestara);

- "Upravljanje informacijama i dokumentacijom elektroničke uprave" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima");

- "Arhiva elektroničkih dokumenata" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima");

- "Mrežne tehnologije u arhiviranju" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima");

- "Standardizacija upravljanja dokumentima" (Varijabilni dio profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima", 6. semestar);

- "Informacijsko-dokumentacijska potpora za upravljanje projektima" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima", 7. semestar);

- "Projektiranje racionalnih predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova" (Varijabilni dio profila "Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima", 6. semestar).

Kao rezultat savladavanja discipline student mora pokazati sljedeće obrazovne rezultate:

Znati:

- stručna terminologija, pravni i regulatorni okvir koji regulira korištenje informacijske tehnologije u upravljanju (PC-3);

- vrste informacijskih tehnologija i osnove informacijskih sustava (PC-4);

- bit i značaj informacija u razvoju suvremenog informacijskog društva, biti svjestan opasnosti i prijetnji koje nastaju u tom procesu, udovoljavati osnovnim zahtjevima informacijske sigurnosti, uključujući zaštitu državne tajne(OK-9);

- glavna problematika upravljanja dokumentima (PC-12);

- načela rada i značajke dizajna različitih tehničkih kontrola, njihove tehničke i operativne karakteristike (PK-39);

- načela organizacije rada korištenjem informacijskih tehnologija (PC-45).

Biti u mogućnosti:

- logički ispravan, argumentiran i jasno izgrađen usmeni govor (OK-4);

- koristiti regulatorne pravne dokumente u svom djelovanju (OK-6);

- rad s informacijama u globalnim računalnim mrežama (OK-15);

- koristiti teorijska znanja i metode istraživanja u praksi (PC-2);

- rad s raznim izvorima informacija (PC-13);

- analizirati stanje na tržištu informacijskih proizvoda i usluga, dati stručnu ocjenu suvremenih sustava elektroničkog upravljanja dokumentima (PC-15);

- kreirati i održavati jedinstvene sustave dokumentacijske potpore za upravljanje u organizaciji temeljene na najnovijim tehnologijama (PC-23);

- unaprijediti tehnologiju dokumentacijske potpore za upravljanje i arhiviranje na temelju korištenja alata za automatizaciju (PC-38);

- rad sa suvremenim informacijskim sustavima i tehnička podrška DOW (PK-41).

Vlastiti:

- kultura mišljenja, sposobnost generalizacije, analize, percepcije informacija, postavljanja cilja i odabira načina za njegovo postizanje (OK-1);

- pravila za organiziranje svih faza rada s dokumentima (PC-43);

- vještine korištenja računalne tehnologije i informacijske tehnologije u potrazi za izvorima i literaturom, korištenje pravnih baza podataka (PC-8), (PC-37);

- osnove informacijske i analitičke djelatnosti te ih znati primijeniti u profesionalnoj sferi (PC-10);

- metode analize organizacije predškolske odgojno-obrazovne ustanove u određenoj organizaciji (PC-47).

Struktura discipline (tematski plan)

Ukupna složenost svladavanja discipline u redovitom obrazovanju iznosi 7 kreditnih jedinica, 252 sata.

Ukupni intenzitet rada svladavanja discipline u izvanrednom obliku studija je 2 kreditne jedinice, 72 sata.

Ukupni radni intenzitet svladavanja discipline dopisnim tečajem je 3 kreditne jedinice - 108 sati.

Uvod

Faze implementacije automatiziranih tehnologija za obradu, izradu, korištenje i pohranu dokumenata. Evolucija ovih tehnologija i njihov utjecaj na procese dokumentiranja. Proučavanje značajki i obrazaca rada s dokumentima snimljenim na novim medijima (strojno čitljivi dokumenti, elektronički dokumenti).

Mjesto discipline "Računalne informacijske tehnologije u upravljanju dokumentima" među ostalim disciplinama. Komunikacija s disciplinama "Informatika", "Informacijska potpora menadžmentu", " Zakon o informacijama„I ostale akademske discipline.

Uloga discipline „Računalne informacijske tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji“ u unapređenju organizacije rada s dokumentima u menadžmentu, stvaranju optimalnih uvjeta za rad usluga upravljačke dokumentacije kroz uvođenje novih informacijskih tehnologija.

Pregled izvora (zakonskih i regulatornih dokumenata) koji reguliraju primjenu i korištenje informacijske tehnologije u upravljanju. Obilježja zakonodavnih, regulatornih i metodoloških dokumenata i standarda za proučavani problem. Pregled literature i periodike na tu temu.

Odjeljak 1. Domaći pravni i regulatorni okvir koji regulira probleme implementacije i korištenja informacijskih tehnologija u području upravljačke dokumentacije

Međunarodni pravni akti. Okinawska povelja za globalno informacijsko društvo. Deklaracija Svjetskog samita za najviša razina o informacijskom društvu.

Zakonodavstvo i podzakonski akti Ruske Federacije. Savezni zakon br. 63-FZ od 6. travnja 2011. „O elektroničkim potpisima“. Zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" i njegov prethodnik.

Rezolucije i naredbe Vlade Ruske Federacije, direktive i koncepti. Naredba Vlade Ruske Federacije od 17. srpnja 2006. br. 1024-r "O konceptu regionalne informatizacije do 2010. godine". Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. prosinca 2007. br. 931 "O nekim mjerama za osiguravanje informacijske interakcije između državnih tijela i tijela lokalne samouprave u pružanju javne službe građana i organizacija“. Naredba Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 632-r "O odobrenju koncepta formiranja elektroničke uprave u Ruskoj Federaciji do 2010. godine". Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 28. siječnja 2002. br. 65 "O saveznom ciljnom programu "Elektronska Rusija (2002.-2010.)" (izmijenjena i dopunjena 15. kolovoza 2006.). Naredba Vlade Ruske Federacije od 27. rujna 2004. br. 1244-r "O konceptu korištenja informacijskih tehnologija u aktivnostima federalnih državnih tijela do 2010. godine".

Regulatorni i metodološki dokumenti i standardi. MoReq i MoReq2 te nacionalni standardi razvijeni na njihovoj osnovi.

Odjeljak 2. Načela konstrukcije i rada uredski sustavi u okruženju paketa MS Office i Open Office

Priprema, pohrana, registracija i obrada dokumenata putem uredskih programskih paketa. Provedba zadatka kontrole izvršenja u okruženju uredskih programskih paketa. Korištenje uređivača teksta i tablica u predškolskoj odgojno-obrazovnoj ustanovi. Priprema, registracija, obrada i pohrana dokumenata korištenjem uredskih programskih paketa.

Pojam "Složeni elektronički dokument" i principi njegovog stvaranja. Kombinacija različitih (tekstualnih, grafičkih, tabličnih) informacija u dokumentu.

Dodatne mogućnosti za rad s uredskim programima:

- Automatizacija izvršavanja zadataka pomoću makronaredbi.

- Načini stvaranja makronaredbi.

- Automatsko kreiranje sadržaja i glosar.

- Rad s obrascima i tablicama.

- Suradnja.

Odjeljak 3. Lotus Notes kao alat stvaranje sustava za upravljanje dokumentima

Korporativne baze podataka. Koncept korporativne baze podataka i korporativnog IS-a. Zahtjevi za korporativnu bazu podataka i IS. Značajke tehnologije "klijent-poslužitelj". Lotus Notes arhitektura. Komunikacijski modeli koje podržava Lotus Notes. Osnovne informacije o strukturi softvera. Prozorno Lotus Notes sučelje, osnovni elementi. Mogućnosti za izradu korisničkog sučelja.

Odjeljak 4. Osnovne računalne informacijske tehnologije koje se koriste u upravljanju dokumentima

Pojam "informacijske tehnologije" u elektroničkom upravljanju dokumentima. Klasifikacija informacijskih tehnologija za rješavanje problema predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova. Baza podataka. Koncept baze podataka. Struktura baze podataka. Koncept predloška baze podataka. Vrste polja i podataka.

Glavna svojstva baze podataka MS Access. Korištenje MS Accessa u rješavanju problema upravljanja dokumentima.

Internet, Intranet, Ekstranet. Osnovni pojmovi i metode rada u mreži. Programi za poštu... Web stranice i metodologija njihovog dizajna. Kopiranje i skeniranje informacija.

Odjeljak 5. Korištenje automatiziranih sustava upravljanja dokumentacijom

Automatizirani sustavi upravljanja dokumentima: opće karakteristike, principi konstrukcije i rada.

Referentne i pravne baze podataka. Osnovni principi gradnje i uporabe. Referentni i pravni sustavi "ConsultantPlus", "Garant", "Code". "Informacijski i referentni sustav arhivske industrije" (ISSAO).

Odjeljak 6. Formati elektroničkih dokumenata koji se koriste u upravljačkoj dokumentaciji

Glavne vrste i vrste formata elektroničkih dokumenata. Korištenje formata elektroničkih dokumenata u upravljačkoj dokumentaciji. Formati teksta. Formati za pohranu elektroničkih dokumenata. Formati interakcije.

Odjeljak 7. Osnove dokumentacijske potpore upravljanja sigurnošću informacija

Načela, metode i tehnologije za stvaranje sigurnog informacijskog okruženja za upravljačku dokumentaciju. Prijetnje informacijskoj sigurnosti i načini njihovog sprječavanja (unutarnje i vanjske konture zaštite informacija). EDS i enkripcija. Kriptografski sustavi... Normativno-pravni i normativno-metodički dokumenti Ruske Federacije koji reguliraju ove procese. Doktrina informacijske sigurnosti Ruske Federacije itd.

Obrazovne tehnologije

Pri realizaciji programa discipline koriste se različite informacijske tehnologije. Tijekom predavanja koriste se elektroničke prezentacije pomoću projektora. Učionica je opremljena suvremenim računalima spojenim na internet i ujedinjenom u jedinstvenu internu mrežu. Demonstracijski zaslon povezan s računalom učitelja.

Praktična nastava se izvodi u računalnoj nastavi uz korištenje specijaliziranog softvera, baza podataka i informacijskih resursa te potrebne tehničke podrške.

Samostalni rad studenata uključuje konzultacije s nastavnikom u izradi eseja, kao i samostalan rad studenta s internetskim resursima, informacijskim pravnim sustavima, posjećivanje specijaliziranih izložbi i konferencija, sudjelovanje na okruglim stolovima i sl.

Evaluacijski alati za tekuće praćenje napretka, srednja certifikacija na temelju rezultata svladavanja discipline i nastavno-metodička potpora samostalnom radu studenata

Okvirne teme kolegijalnih projekata (radova)

Primjer popisa pitanja za test (ispit)

Nastavno-metodička potpora i informacijska potpora disciplini

Izvori od

Osnovni, temeljni:

Federalni zakon Ruske Federacije od 1. listopada 2004. br. 125-FZ "O arhivskim poslovima u Ruskoj Federaciji" // SZ RF. - 2004. - Broj 43. - Čl. 4169.

Federalni zakon Ruske Federacije od 19. prosinca 2005. br. 160 "O ratifikaciji Konvencije Vijeća Europe" o zaštiti pojedinaca tijekom automatizirane obrade osobnih podataka "// SZ RF. - 2005. - br. 52 (I dio). - čl. 5573.

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" // SZ RF. - 31. srpnja 2006. - Broj 31 (1. dio). - čl. 3448.

Federalni zakon Ruske Federacije od 6. travnja 2011. br. 1-FZ "O elektroničkom potpisu" // SZ RF. - 2011. - Broj 15. - Čl. 2036.

Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 8. rujna 2010. br. 697 "O jedinstvenom sustavu međuresorne elektroničke interakcije" // SZ RF. - 2010. - Broj 38. - Čl. 4823.

Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 7. rujna 2011. br. 751 "O izmjenama i dopunama Pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima" // Ros. plin. - 2011 .-- 16. rujna.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 6. svibnja 2008. br. 632-r "O odobrenju Koncepta formiranja elektroničke vlade u Ruskoj Federaciji do 2010. godine" // SZ RF. - 2008. - Broj 20. - Čl. 2372.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 20. listopada 2010. br. 1815 „O državni program Ruske Federacije "Informacijsko društvo (2011-2020)" // SZ RF. 2010. broj 46. čl. 6026.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 12. veljače 2011. br. 176-r „O odobravanju akcijskog plana za prelazak federalnih izvršnih tijela na bezpapirni tok dokumenata prilikom organiziranja interne aktivnosti"// SZ RF. - 2011. - br. 8 - čl. 1151.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 "O odobravanju pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima" // Ros. plin. - 2009 .-- 15. lipnja.

Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 22. rujna 2009. br. 754 "O odobrenju Uredbe o sustavu međuresornog elektroničkog upravljanja dokumentima" // Ros. plin. - 2009 .-- 22. rujna.

Doktrina informacijske sigurnosti Ruske Federacije // Ros. plin. - 2000 .-- 28. rujna.

Strategija razvoja informacijskog društva u Ruskoj Federaciji (Odobrena od strane predsjednika Ruske Federacije V. Putina 7. veljače 2008. br. Pr - 212) // Ros. plin. - 2008 .-- 16. veljače.

Dodatno:

Federalni zakon Ruske Federacije od 8. kolovoza 2001. br. 128-FZ "O licenciranju određene vrste aktivnost "// Ros. plin. - 2001 .-- 10. kolovoza.

Rezolucija Vlade Ruske Federacije br. 179 od 17. ožujka 2008. „O odobravanju Pravilnika o korištenju internetskih stranica na kojima se održavaju otvorene aukcije u elektroničkom obliku i zahtjevima za tehnološke, softverske, lingvističke, pravne i organizacijska sredstva osiguravanje korištenja ovih stranica, kao i sustava koji pružaju otvorene aukcije u elektroničkom obliku "// SZ RF. - 2008. - Broj 12. - Čl. 1139.

Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 19. siječnja 2005. br. 30 "O modelu propisa o interakciji saveznih izvršnih tijela" // SZ RF. - 2005. - br. 4. - čl. 305.

GOST R ISO / IEC 9126 - 93. Informacijska tehnologija. Evaluacija softverskih proizvoda. Karakteristike kvalitete i smjernice za njihovu primjenu. Državni standard Ruske Federacije. Službeno izdanje. - M .: Gosstandart Rusije, 1994 .-- 20 str.

GOST 25.702 - 85. Jedinstveni sustav standarda za automatizirane sustave upravljanja. Učinkovitost ACS-a. Osnovne odredbe. - M .: Gosstandart, 1985 .-- 25 str.

GOST 34.03–90. Informacijska tehnologija. Skup standarda za automatizirane sustave: Automatizirani sustavi: Termini i definicije. - M .: Izdavačka kuća standarda, 1991 .-- 16 str.

GOST 34.601 - 90. Informacijska tehnologija. Skup standarda za automatizirane sustave: Automatizirani sustavi: Faze stvaranja. - M .: Izdavačka kuća standarda, 1991 .-- 23 str.

GOST 35.003–90. Informacijska tehnologija. Skup standarda za automatizirane sustave. Uvjeti i definicije. - M .: Izdavačka kuća standarda, 1991 .-- 19 str.

GOST R ISO / IEC 26300 - 2010 „Informacijska tehnologija. Otvorite format dokumenta za uredske aplikacije(OpenDocument) v.1.0 ". - M .: Standardinform, 2011.

MoReg2. Tipični zahtjevi za ESUD. MoReg2 specifikacija. - M., 2008. - 345 str.

Književnost

glavni:

Bobyleva M.P. Upravljanje tijekom dokumenata: od papira do elektroničkog / M.P. Bobiljev. - M .: Izdavačka kuća MEI, 2010. - 295 str .: ilustr.

Bobyleva M.P. Učinkovit tijek dokumenata: od tradicionalnog do elektroničkog / M.P. Bobiljev. - M., MEI. 2004.-- 184 str.

Dokumentacija u informacijskom društvu: paradigme XXI stoljeća: Dokl. i nered. na desetom Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 25.–26. nov. 2003. / Feder. arh. agencija, Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2004. - 349 str.

Dokumentacija u informacijskom društvu: Upravna reforma i upravljanje dokumentima: Dokl. i nered. na jedanaestom Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 23-25 ​​nov. 2004. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv); Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2005. - 365 str.

Dokumentacija u informacijskom društvu: zakonodavstvo i standardi: izvješća. i nered. na XII Intern. znanstvenim. - praktičan. konf., 22.–23. nov. 2005: 40 godina VNIIDAD / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2006. - 461 str.

Dokumentacija u informacijskom društvu: suvremene tehnologije upravljanja dokumentima: Dokl. i nered. na XIII Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 22.–23. nov. 2006. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2007. - 358, str.

Dokumentacija u informacijskom društvu: Upravljanje dokumentima kao stručno područje: Dokl. i nered. na XIV Intern. znanstvenim. - praktičan. konf., 20.–21. nov. 2007. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2008. - 297 str.

Dokumentacija u informacijskom društvu: tijek korporativnih dokumenata: izvješća. i nered. na XV Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 21.-22. listopada 2008. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2009. - 384 str.

Dokumentacija u informacijskom društvu. Elektronička uprava: Upravljanje dokumentima: Izvješća i poruke na XVI. intern. znanstvenim. - praktičan. konf., 26.–27. nov. 2009. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 20010. - 384 str.

Larin M.V. Elektronički dokumenti u upravljanju: znanstveni. - metoda. džeparac. 2. izd., Add. / M.V. Larin, O.I. Ryskov. M .: VNIIDAD, 2008 .-- 208 str.

Romanov D.A., Ilina T.N., Loginova A.Yu. Istina o elektroničkom upravljanju dokumentima. - M., 2002. 224 str.

Sapkov V.V. Informacijska tehnologija i informatizacija uredskog rada / V.V. Sapkov. - 2. izd., Izbrisano. - M .: Izdavački centar "Akademija", 2007. 288 str.

Serova G.A. Računalne i informacijske tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji / G.A. Serov; ispod ukupno. izd. K.I. Kurbakov; - M .: KOS-INF, 2008 .-- 158 str.

Dodatno:

V. T. Bezručko Računalna radionica na kolegiju "Informatika" [Komplet] / V.T. Bez ruku. - Ed. 3., rev. i dodati. - M .: Forum: INFRA-M, 2008.

Golitsina O. L. Informacijske tehnologije: udžbenik / O.L. Golitsina, N.V. Maksimov, T.L. Partyka, I.I. Popov. 2. izd., vlč. i dodati. - M .: FORUM: INFRA-M, 2006, 2008 .-- 608 str .: ilustr.

Informatizacija poslovanja: pojmovi, tehnologije, sustavi / A.M. Karminsky, S.A. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Černikov; pod, ispod. izd. prijepodne Karminsky. - 2. izd., vlč. i dodati. - M .: Financije i statistika, 2004. - 624 str .: ilustr.

Upravljanje informacijskim tehnologijama: udžbenik. priručnik za sveučilišne studente koji studiraju ekonomiju. specijalnosti / ur. G.A. Titorenko. - 2. izd., Add. - M .: UNITI, 2008 .-- 438 str.

Korolev A.N. Komentar Saveznog zakona od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija" (po stavkama) / A.N. Koroljev, O.V. Plešakova. - M .: ZAO Yustitsinform, 2007. 128 str.

V. A. Kostromin OpenOffice.org - otvoreni ured za Linux i Windows / V.A. Kostromin. - SPb .: BHV-Peterburg, 2005 .-- 272 str.

T.V. Kuznjecova, S.L. Kuznjecov HR administracija: Tradicije. i automatizirane tehnologije / Zhurn. „Upravljanje osobljem“. - M., 2008. - 480 str.

Kuznjecov S.L. Suvremene tehnologije uredskog rada (dokumentacijska potpora menadžmentu) / udžbenik. priručnik izd. TELEVIZOR. Kuznjecova. - M .: Izdavačka kuća MEI, 2010.

V. I. Kuperstein Suvremene informacijske tehnologije u uredskom radu i menadžmentu / V.I. Kuperstein. - SPb .: BHV - Sankt Peterburg, 1999. 256 str., Ill.

Levin V.I. Povijest informacijskih tehnologija: udžbenik / V.I. Munja. - M .: Internet Sveučilište informacijskih tehnologija, 2009. - 335 str. (Osnove informacijske tehnologije).

Makarova N.V. Računalni uredski rad: tečaj obuke / N.V. Makarova, G.S. Nikolaychuk, Yu.F. Titova . – Izdavačka kuća "Petar", 2007. - 410 str.

E.V. Mikheeva Informacijske tehnologije u profesionalnoj djelatnosti: udžbenik / E.V. Mihejeva. - M .: Izdavačka kuća - u Prospect, 2007 .-- 448 str.

OpenOffice.org 2 Korisnički priručnik: Monografija / Per. s engleskog D. Chernova i drugi - SPb .: BHV-Petersburg, 2007.-- 320 str.: Ill. (Linux Center knjižnica).

Sapkov V.V. Informacijska tehnologija i informatizacija uredskog rada / V.V. Sapkov. - 2. izd., Izbrisano. - M .: Izdavački centar "Akademija", 2007. - 288 str.

B.V. Černikov Informacijska tehnologija u pitanjima i odgovorima: Udžbenik. dodatak / B.V. Černikov. - M .: Financije i statistika, 2005. - 320 str .: ilustr.

B.V. Černikov Uredske informacijske tehnologije: Radionica: udžbenik. dodatak / B.V. Černikov. - M .: Financije i statistika, 2007. - 400 str .: ilustr.

OpenOffice.org pro za profesionalce. - drugi, ispravljen i dopunjen. - M .: DMK Press, 2008 .-- 448 str.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Formati elektroničkih dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Uredski rad. 2009. broj 3. Str. 27–31.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Otvoreni standardi i otvoreni formati elektroničkih dokumenata / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Uredski rad. 2009. broj 4. Str. 23–28.

Varlamova L.N., Yaganova A.A. Besplatni softver i otvoreni formati u Rusiji / L.N. Varlamov, A.A. Yaganova // Uredski rad. 2010. broj 1. Str. 29–33.

Belyaeva Natalia. Koordinacija nacrta dokumenata pomoću MS Outlooka // Uredski rad i tijek dokumenata u poduzeću. 2009. broj 4. Str. 72.

Berestova V.I., Larina E.V. Što su multimedijske aplikacije i alati za njihov razvoj // Uredski rad. 2008. broj 1. Str. 24–29.

Bulavkina L.V. Mi upravljamo informacijama zajedno sa ABBYY FineReader! // Imenik tajnika i voditelja ureda. 2008. broj 9. str. 96.

Kameneva E.M. Korištenje kalendara MS Outlook za zakazivanje radnog vremena // Uredski rad i tijek dokumenata u poduzeću. 2008. broj 6. Str. 58; broj 7. str. 64.

Kameneva E.M. Funkcija "spajanja" programa MS Word vam je na usluzi // Uredski rad i tijek dokumenata u poduzeću. 2008. broj 3. str. 72.

Klimočkina N.I., Sarazhina L.A. Korištenje računala i računalne mreže sveučilišta u uredskom radu (na primjeru Fakulteta ekonomije i menadžmenta Državnog tehničkog sveučilišta Ukhta). 2009. broj 3. str. 33–38.

Kolesnikova V.L., Chernykh A.V. Automatizirani program "Podnositelj zahtjeva" na Belgorodskom državnom sveučilištu // Uredski rad. 2009. broj 3. str. 45–49.

Lobanova A.M. Kontrola izvršenja dokumenta pomoću MS Excela: filtri, međuzbrojevi i MS Excel pivot tablice za sumiranje i analizu rezultata kontrole izvršenja dokumenata // Referenca tajnika i voditelja ureda. 2008. broj 1. str. 96.

Morozov Petar. Kako postižete odnos između različitih verzija Microsoft Officea? // Uredski rad i upravljanje dokumentima u poduzeću. 2009. broj 2. str. 62.

Papkov A.I., Semikopenko N.A. Organizacija rada s dokumentima u upravljanju poslovima aparata Belgorodske regionalne dume na temelju korištenja EDMS "Delo" // Uredski rad. 2009. broj 3. str. 39–44.

Rodnin Yu.A. Izrada prezentacija pomoću Microsoft PowerPointa // Referentna knjiga tajnika i voditelja ureda. 2008. broj 4. Str. 100; br. 5. Str. 90; br. 6. Str. 94; br. 7. Str. 90; broj 8. str. 94.

Serova G.A. Kako izgraditi bazu podataka dnevnika registracije dokumenata koristeći MS Access 2003 // Tajničko poslovanje. 2008. broj 6. Str. 82–91.

Serova G.A. Kako riješiti problem kontrole izvršenja dokumenta pomoću MS Accessa 2003? // Tajnički poslovi. 2008. broj 8. str. 74–86.

Serova G.A. Glavni objekti i načela automatizacije dokumentacijske potpore upravljanja // Tajničko poslovanje. 2008. br. 1. str. 30–43.

Serova G.A. Principi izgradnje i funkcioniranja uredskih sustava u okruženju paketa Microsoft Office // Tajničko poslovanje. 2007. broj 12. str. 50–61.

Serova G.A. Učenje rada s Access 2003 DBMS (na primjeru odjela za ljudske resurse) / Serova G.A. // Tajnički poslovi. 2009. broj 1. Str. 15–20; br. 2. Str. 14–18; br. 3. Str. 20–25; br. 4. str. 61–66.

Serova G.A. Učenje rada s Access 2003 DBMS (na primjeru zadatka kadrovske službe) // Tajničko poslovanje. 2008. broj 8. str. 78–90.

Serova G.A. Učenje rada s Access 2003 DBMS (nastavak) (na primjeru zadaće kadrovske službe) // Tajničko poslovanje. 2008. broj 12. Str. 16–21.

Suradeykina E.V. Automatizacija uredskih procesa rada u javnoj ustanovi // Uredski rad. 2008. broj 3. str. 45–50.

Fionova L.R., Pobelyan A.V. // Izrada prijedloga za implementaciju informacijskih tehnologija u rad uredske radne skupine i režima (na primjer, područni odjel unutarnjih poslova) // Uredski rad. 2008. broj 3. str. 51–58.

Khramtsovskaya N.A. Iskustvo javne rasprave o najvažnijim regulatornim dokumentima na primjeru MoReq2 specifikacija // Uredski rad i tijek dokumenata u poduzeću. 2008. broj 10. str. 38.

Internet resursi

ICT u ruskim državnim tijelima 2008: analitički pregled [Elektronički izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M .: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2008/, besplatan.

IT u ruskim državnim tijelima 2009: analitički pregled [Elektronički izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M .: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2009/, besplatan.

IT u ruskim državnim tijelima 2010: analitički pregled [Elektronički izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M .: sop 1995–2010. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/reviews/free/gov2010/, besplatan.

EDMS tržište 2010: pregled [Elektronički izvor] // Agency CNews Analytics; Elektron. Dan. M .: sop 1995–2011. RBC holding. Način pristupa: http://www.cnews.ru/recenzije / besplatno / dms2010 /, besplatno.

www.gov.ru/ - Server državnih tijela Ruske Federacije.

www.gosuslugi.ru/ - Informativni portal "Državne usluge".

www.jurizdat.ru/editions/official/lcrf/ - Zbirka zakonodavstva Ruske Federacije.

www.rg.ru/ - Ruske novine.

www.mkrf.ru/ - Ministarstvo kulture Ruske Federacije.

www.rusarchives.ru - Federalna arhivska agencija.

www.vniidad.ru/ - VNIIDAD.

www.minsvyaz.ru/ - Ministarstvo komunikacija i masovne komunikacije RF.

www.gdm.ru/ - Ceh upravitelja dokumentacije.

www.eos.ru/ - Tvrtka za elektroničke uredske sustave.

http://www.directum.ru/ - Tvrtka DIRECTUM.

http://www.intertrust.ru/ - InterTrust Company.

http://www.evfrat.ru/ - Tvrtka Cognitive Technologies.

www.consultant.ru/ - službena web stranica tvrtke Consultant-Plus.

www.garant.ru/ - informativni i pravni portal Garant.

ru.openoffice.org/ - besplatni uredski paket OpenOffice.org.

www.sekretary.net/ je informativni portal za profesionalne tajnike i administratore.

http://www.mdi.ru/ - STC IRM.

cnews.ru/.www.ecm-journal.ru/.

Softver

- ABBYY FineReader;

- OpenOffice.org;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome.

Baze podataka, referentni i sustavi pretraživanja

- "Konsultant Plus";

- "Jamac";

- "Šifra".

Logistika discipline

Računalna učionica spojena na internet, opremljena projektorom za elektroničke prezentacije i ekran. Sva računala moraju biti međusobno povezana u jedinstvenu internu mrežu i opremljena specijaliziranim softverom.

- Office paket Microsoft Office aplikacija;

- ABBYY FineReader;

- Office softverski paket OpenOffice.org;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome;

- "E1 Eufrat";

- "Slučaj";

- "Poslovno - Kadrovi";

- "DIRECTUM";

- "1C upravljanje dokumentima";

- "DocsVision";

- "IRM Doc".

Planovi seminara

Metodom unapređenja odgojno-obrazovnih aktivnosti, u cilju formiranja i razvoja profesionalnih vještina učenika, odabrano je „problemsko učenje“ koje potiče učenike na samostalno „vađenje“ znanja potrebnih za rješavanje konkretnog problema. "Projektna metoda" temelji se na razvoju kognitivnih vještina učenika, sposobnosti samostalnog osmišljavanja znanja, navigacije. informacijski prostor, razvijati kritičko i kreativno mišljenje.

Komunikacija između nastavnika i studenta omogućuje vam da popravite logiku seminara i kontrolirate aktivnosti svakog učenika, uzimajući u obzir njegovu individualnost; omogućuje organiziranje ne samo kolektivne rasprave o temi, već i izgradnju nekoliko privatnih dijaloga koji pomažu u rješavanju ili čak sprječavanju psiholoških problema koji nastaju među studentima koji nemaju iskustva sudjelovanja u znanstvenim ili obrazovno-spoznajnim raspravama.

Tematski dijelovi

Tema 1. Normativno-pravna i normativno-metodička osnova koja regulira probleme implementacije i korištenja informacijskih tehnologija u području dokumentacijske potpore upravljanja

Plan:

1. Pravni i regulatorni okvir koji regulira probleme implementacije i korištenja informacijskih tehnologija u području upravljačke dokumentacije.

2. Regulatorni i metodološki dokumenti i standardi.

Književnost:

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. prosinca 2002. br. 184-FZ "O tehničkoj regulativi" // SZ RF. - 2002. - br. 52. - čl. 5140.

Federalni zakon Ruske Federacije od 2. svibnja 2006. br. 59-FZ "O postupku razmatranja prijava građana Ruske Federacije" // SZ RF. - 2006. - Broj 19. - Čl. 2060.

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. br. 149 - FZ "O informacijama, informacijskoj tehnologiji i zaštiti informacija" // SZ RF. - 31. srpnja 2006. - Broj 31 (1. dio). - čl. 3448.

Federalni zakon "O osobnim podacima" od 27. srpnja 2006. broj 152 // SZ RF. - 2006. - Broj 31. - Čl. 3921.

Federalni zakon od 27. srpnja 2010. br. 227-FZ "O izmjenama i dopunama određenih zakonskih akata Ruske Federacije u vezi s usvajanjem Federalnog zakona" O organizaciji pružanja državnih i općinskih usluga "// SZ RF. - 2010. - Broj 31. - Čl. 4196.

Federalni zakon od 6. travnja 2011. br. 63-FZ "O elektroničkim potpisima" // SZ RF. 2011. broj 15. čl. 2036.

Uredba predsjednika Ruske Federacije od 17. ožujka 2008. br. 351 "O mjerama za osiguranje informacijske sigurnosti Ruske Federacije pri korištenju informacijskih i telekomunikacijskih mreža međunarodne razmjene informacija" // SZ RF. - 2008. - Broj 12. - Čl. 1110.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 25. prosinca 2007. br. 931 "O nekim mjerama za osiguravanje informacijske interakcije između državnih tijela i jedinica lokalne samouprave u pružanju javnih usluga građanima i organizacijama" // SZ RF. - 2007. - Broj 53. - Čl. 6627.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 29. prosinca 2007. br. 947 "O odobravanju Pravila za razvoj, testiranje, reviziju i implementaciju standardnog softvera i tehničkih rješenja u području regionalne informatizacije" // SZ RF. - 2008. - br. 2. - čl. 81.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 27. rujna 2004. br. 1244-r „O konceptu korištenja informacijskih tehnologija u aktivnostima federalnih državnih tijela do 2010. // SZ RF. - 2004. - Broj 40. - Čl. 3981.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 25. listopada 2005. br. 1789-r o konceptu upravne reforme u Ruskoj Federaciji 2006.–2008. (s izmjenama i dopunama 9. veljače 2008.) // SZ RF. - 2005. - Broj 46. - Čl. 4720; 2008. - Broj 7. - Čl. - 633.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 17. srpnja 2006. br. 1024-r "O konceptu regionalne informatizacije do 2010. godine" // SZ RF. - 2006. - Broj 30. - Čl. 3419.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 20. listopada 2010. br. 1815 "O državnom programu Ruske Federacije" Informacijsko društvo (2011.–2020.) "// SZ RF. - 2010. - Broj 46. - Čl. 6026.

Naredba Vlade Ruske Federacije od 17. prosinca 2010. br. 2299-r „O planu tranzicije saveznih izvršnih tijela i saveznih proračunske institucije za korištenje slobodnog softvera "// SZ RF. - 2010. - Broj 52 (1. dio). - čl. 7181.

Uredba Vlade Ruske Federacije od 15. lipnja 2009. br. 477 "O odobravanju pravila uredskog rada u saveznim izvršnim tijelima" // Ros. plin. - 2009 .-- 15. lipnja.

Rezolucija Vlade Ruske Federacije od 22. rujna 2009. br. 754 "O odobrenju Uredbe o sustavu međuresornog elektroničkog upravljanja dokumentima" // Ros. plin. - 2009 .-- 22. rujna.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi". - M .: Standardinform, 2007 .-- 15 str.

GOST R ISO 23081-1-2008 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente: Dio 1. Načela”. - M .: Standardinform, 2009 .-- 23 str.

GOST R ISO 22310-2009 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Vodič za programere standarda za upravljanje dokumentima". - M .: Standardinform, 2010 .-- 7 str.

Tema 2. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima

Plan:

1. Glavni objekti i principi automatizacije procesa upravljanja dokumentima.

2. Tipični zadaci automatizacije: kreiranje, korištenje, prijenos, pohrana, pretraživanje, kontrola izvršenja dokumenta.

Književnost:

Bobyleva M.P. Upravljanje tijekom dokumenata: od papira do elektroničkog / M.P. Bobiljev. - M .: Izdavačka kuća MEI, 2010. - P. 116–137.

Dokumentacija u informacijskom društvu: paradigme XXI stoljeća: Dokl. i nered. na desetom Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 25.–26. nov. 2003. / Feder. arh. agencija, Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. I.], 2004. - s. 76–77, 100, 101–117, 219–226.

Dokumentacija u informacijskom društvu: Upravna reforma i upravljanje dokumentima: Dokl. i nered. na jedanaestom Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 23-25 ​​nov. 2004. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv); Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. I.], 2005. - s. 69–70, 71–79, 81–83, 161–165, 50–70.

Dokumentacija u informacijskom društvu: zakonodavstvo i standardi: izvješća. i nered. na XII Intern. znanstvenim. - praktičan. konf., 22.–23. nov. 2005: 40 godina VNIIDAD / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2006. - S. 39–47.

Dokumentacija u informacijskom društvu: suvremene tehnologije upravljanja dokumentima: Dokl. i nered. na XIII Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 22.–23. nov. 2006. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2007. - S. 229-234.

Dokumentacija u informacijskom društvu: Upravljanje dokumentima kao stručno područje: Dokl. i nered. na XIV Intern. znanstvenim. - praktičan. konf., 20.–21. nov. 2007. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. I.], 2008. - S. 149-153, 154-162.

Dokumentacija u informacijskom društvu: tijek korporativnih dokumenata: izvješća. i nered. na XV Int. znanstvenim. - praktičan. konf., 21.-22. listopada 2008. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. I.], 2009. - S. 42–53, 121–131.

Dokumentacija u informacijskom društvu. E-Government: Upravljanje dokumentima: Izvješća i poruke na XVI. International znanstveno-praktična konferencija 26.-27. studenog 2009. / Feder. arh. agencija (Rosarkhiv), Vseros. znanstvenim. - issled. Zavod za dokumentaciju i arh. slučajevi (VNIIDAD); [ur. savjet: M.V. Larin (predsjednik) i drugi]. - M .: [b. i.], 2010. - s. 352–360, 405–414.

Informatizacija poslovanja: pojmovi, tehnologije, sustavi / A.M. Karminsky, V.P. Nesterov, B.V. Černikov; Ed. prijepodne Karminsky. - 2. izd., vlč. i dodati. - Moskva: Financije i statistika, 2004. - P. 149–209, 453–471, 534–566.

Larin M.V. Elektronički dokumenti u upravljanju: Metod. Priručnik / M.V. Larin, O.I. Ryskov; VNIIDAD. - M, 2008. - S. 111-189.

Analizirajte materijale s web stranica ruskih sustava za elektroničko upravljanje dokumentima, na primjer:

eos.ru - Tvrtka "Delo" eos;

letograf.ru - Letograph tvrtke "Lethograph";

evfrat.ru - Tvrtka "Eufrat" Cognitive Technologies;

intertrust.ru - "Ured - Media" Inter - Trust Company;

directum.ru - "DIRECTUM" DIRECTUM tvrtka.

Pripremite se za analizu sposobnosti sustava za upravljanje dokumentacijom. Odaberite opcije za gotova rješenja za automatizaciju procesa upravljanja dokumentima.

Planovi praktične nastave i smjernice o njihovoj provedbi

Praktična nastava iz kolegija "Računalne informacijske tehnologije u upravljačkoj dokumentaciji" izvodi se na teme koje zahtijevaju stjecanje praktičnih vještina i učvršćivanje teorijskih i metodoloških znanja. Te su lekcije strukturirane u obliku imitacije stvarnog rada ili tehnoloških procesa koji se provode u informacijskoj i dokumentacijskoj potpori menadžmenta.

Tematski dijelovi

Tema 1. Principi izgradnje i funkcioniranja uredskih sustava u okruženju uredskih programskih paketa

1. Priprema, pohrana, registracija i obrada dokumenata pomoću uredskih programskih paketa.

2. Rješavanje problema predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova pomoću uređivača teksta.

3. Rješavanje problema predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova korištenjem tabličnih uređivača.

Kontrolna pitanja:

Kako možete pripremiti, registrirati, pohraniti i obraditi dokumente pomoću uredskih softverskih paketa?

Koje se zadaće predškolske obrazovne ustanove mogu riješiti pomoću uređivača teksta?

Koje se zadaće predškolske obrazovne ustanove mogu riješiti pomoću uređivača proračunskih tablica?

Tema 2. Osnovne računalne informacijske tehnologije koje se koriste u upravljanju dokumentima

1. Proučavanje mogućnosti baze podataka MS Access.

3. Značajke pretraživanja informacija na Internetu.

4. Identifikacija internetskih resursa za upravljačku dokumentaciju.

Kontrolna pitanja:

1. Koje funkcije ima MS Access baza podataka?

3. Koje su značajke pretraživanja informacija na internetu za vas relevantne?

4. Navedite identificirane internetske resurse za predškolske odgojno-obrazovne ustanove.

Tema 3. Korištenje automatiziranih sustava upravljanja dokumentacijom

1. Rad s automatiziranim predškolskim odgojno-obrazovnim ustanovama.

2. Proučavanje niza informacija u 2–3 pravna informacijska referentna sustava.

3. Laboratorijske vježbe u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS) daju ne samo vizualni prikaz namjene i svih funkcionalnih mogućnosti sustava, već i usađuju vještine rada s njim. Prikazani su sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima ruskih proizvođača.

Primjeri tema laboratorijska nastava u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS)

1. Funkcionalne karakteristike sustavi (registracija dokumenata, rad sa spisima (elektronički dokumenti), rad s nalozima, rad s nacrtima dokumenata, formiranje predmeta, informacijski i referentni rad i sl.).

2. Uspostavljanje sustava organizacijske strukture poduzeća (ormari i priručnici).

3. Značajke registracije RK (registracijske kartice) raznih skupina dokumenata.

4. Odjeljci RK i registracija povezanog dokumenta.

5. Izricanje i izvršenje rješenja u RK.

6. Tražite RK dokumente.

7. Pregled i ispis RK.

8. Vrste i parametri izvješća.

9. Dnevnik i registar prijenosa isprava.

10. Integracija EDMS-a s drugim programskim proizvodima.

Uzorak zadatka za laboratorijski rad

Predložena tablica:

EDMS - sustav elektroničkog upravljanja dokumentima

Zadaci:

I. Analizirajte web-mjesta dobavljača.

II. Odgovorite na pitanja o svim EDMS predloženim u tablici:

1. Koje su funkcije upravljanja dokumentima (funkcije predškolske odgojne ustanove) implementirane u EDMS? Analizirajte svaki EDMS.

2. Utvrditi koje se standardne tehnologije (platforme), DBMS i softver koriste u EDMS-u? Analizirajte svaki EDMS.

Laboratorijske vježbe u informacijskom i referentnom pravnom sustavu usađuju radne vještine, ali i demonstriraju mogućnosti rješavanja problema vezanih uz pronalaženje dokumenata u sustavu i rad s njima.

Ogledne teme laboratorijskih vježbi u pravnom informacijskom sustavu

1. Brzo pretraživanje: potražite određeni dokument.

Morate pronaći i proučiti tekst Saveznog zakona "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija".

2. Brza pretraga: traženje određenog dokumenta; slanje dokumenta e-mailom.

- Nazvao vas je kolega i tražio da mu e-mailom pošaljete tekst Federalnog zakona "O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija".

- Potrebno je pronaći tekst Saveznog zakona "O arhivskim poslovima" i spremiti ga na disk u mapu "Moji dokumenti".

3. Brzo pretraživanje: traženje određenog fragmenta dokumenta; prijenos fragmenta dokumenta u MS Word.

Pripremate materijal za objavu. S tim u vezi, morate pronaći članak 226. Građanskog zakonika (prvi dio). Pronađite ovaj članak i kopirajte ga u MS Word.

4. Brza pretraga: traženje informacija o problemu; izrada potpune liste; rad s mapama; dokument pod kontrolom.

– Potrebno je saznati koliki je maksimalni iznos naknade za depozite predviđen za fizičke osobe. Dokument koji sadrži odgovor na pitanje stavite pod kontrolu kako bi vas u slučaju promjena sustav o tome obavijestio. Napravite mapu sustava i spremite sve pronađene dokumente u nju.

- Potrebno je saznati tko je, u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije, dužan platiti obvezno zdravstveno osiguranje za neradne studente redovnih sveučilišta?

Materijalno-tehnička podrška laboratorijskih studija

Laboratorijska nastava izvodi se u Centru za informacijske tehnologije IAI RSUH. Prisutnost plazma ploče pomaže u podučavanju učenika, jer prvo učitelj demonstrira veliki ekran algoritam rada, zatim učenici kreću u samostalan rad.

Prilikom izvođenja laboratorijskih radova koriste se internetski izvori i metodološki materijali.

Softver uključeni u proces učenja:

- Office paket Microsoft Office aplikacija;

- Besplatni uredski paket OpenOffice.org;

- ABBYY FineReader;

- Internet Explorer, Mozilla Firefox;

- Referentni i pravni sustavi "Konsultant", "Garant", "Kodeks".

Softverski proizvodi uključeni u proces učenja:

- "E1 Eufrat";

- "Slučaj";

- "Poslovno - Kadrovi";

- "DIRECTUM";

- "1C upravljanje dokumentima";

- "DocsVision";

- "IRM Doc".

Metodički materijali

Prilikom izvođenja laboratorijskih radova koriste se metodološki materijali koje je razvio proizvođač EDMS-a. Svaki student dobiva tiskani materijal o radu u programu.

Metodičke preporuke namijenjene su racionalnoj raspodjeli studentskog vremena po vrstama samostalnog rada i disciplinama. Sastavljaju se na temelju podataka o složenosti discipline, njezinu sadržaju i vrstama rada na njenom proučavanju, te nastavno-metodičke informacijske potpore.

Ukupni radni intenzitet svladavanja discipline za redovito obrazovanje iznosi 7 kreditnih jedinica, 252 sata, od čega je 128 sati razredne nastave, 124 sata se izdvaja za samostalan rad studenta.

Ukupna složenost svladavanja discipline za puno radno vrijeme izvanredni oblik obuka je 2 kreditne jedinice, 72 sata, od čega je 16 sati razredne nastave, 56 sati je namijenjeno za samostalan rad studenta.

Ukupni radni intenzitet svladavanja discipline za izvanredno obrazovanje iznosi 3 kreditne jedinice, 108 sati, od čega je 10 sati razredne nastave, 98 sati je namijenjeno za samostalan rad studenta.

Za osiguravanje različitih vrsta samostalnog rada pogledajte odjeljak Programa rada discipline "Nastavno-metodička potpora i informacijska potpora disciplini".

Za određivanje intenziteta rada samostalnog rada po dijelovima discipline vidi tablicu u Programu rada discipline "Struktura discipline (tematski plan)".

Prilikom samostalnog proučavanja dijelova discipline potrebno je koristiti preporučene udžbenike, savezno zakonodavstvo i službene internetske stranice.

Vrsta samostalnog rada: priprema eseja

Apstraktne teme:

1. Istraživanje tipičnih zadataka automatizacije dokumentacijske potpore upravljanja.

2. Istraživanje suvremenih informacijskih tehnologija koje se koriste u upravljanju dokumentima.

3. Korištenje automatiziranih informacijskih sustava za upravljanje dokumentima.

4. Analiza normativno-pravnih akata koji reguliraju procese implementacije i korištenja informacijskih tehnologija za upravljanje dokumentima.

5. Analiza regulatornih i metodoloških dokumenata koji uređuju procese implementacije i korištenja informacijske tehnologije, dokumentacijske potpore menadžmentu.

6. Analiza formata elektroničkih dokumenata koji se koriste u upravljanju dokumentima.

7. Analiza otvorenih formata elektroničkih dokumenata i slobodnog softvera za rješavanje problema upravljanja dokumentima.

8. Analiza softverskih proizvoda za implementaciju funkcija upravljanja dokumentima.

11. Istraživanje prakse korištenja suvremenih informacijskih tehnologija za upravljanje dokumentima u inozemstvu.

12. Istraživanje o praksi korištenja suvremenih informacijskih tehnologija za upravljanje dokumentima u Ruskoj Federaciji.

13. Analiza automatiziranih predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova.

14. Planiranje aktivnosti stručnjaka za upravljanje dokumentima na temelju informacijske tehnologije.

15. Upravljanje dokumentima putem MS Office paketa.

16. Upravljanje dokumentima na temelju Lotus Notesa.

Priprema eseja omogućuje vam učvršćivanje teoretskog znanja u disciplini, stjecanje vještina samostalnog dubinskog proučavanja jednog od dijelova tečaja. Prilikom izrade eseja studenti stječu vještine i sposobnosti rada s izvorima i literaturom, analiziranja činjenica i podataka iz posebne literature, te prezentiranje pročitanog suvremenim stručnim jezikom.

Sažetak mora biti sastavljen u skladu sa zahtjevima za izradu i izvođenje znanstvenih radova.

Sažetak uključuje:

- Naslovnica;

- Uvod;

- glavni dio (tematski dijelovi);

- zaključak;

- popis korištenih izvora i literature.

Obujam sažetka je 15–20 stranica teksta (pri pisanju s proredom 1,5 i veličinom fonta 13–14). Sažetak je napisan na jednoj strani standardnog A4 lista papira (210x197mm).

Stranice sažetka numerirane su arapskim brojevima na gornjoj margini lista, bez navodnika, crtica i drugih interpunkcijskih znakova. Naslovna stranica i sadržaj nisu numerirani, već su uključeni u ukupni volumen sažetka.

Znanstveni referentni aparat sažetka uključuje popis izvora i literature te fusnote. Fusnote se koriste u svim slučajevima citiranja u tekstu sažetka pravnih akata, dokumenata, radova autora monografija, članaka, udžbenika, nastavnih sredstava, kao i kod citiranja standardnih definicija pojmova i pojmova. Sve činjenice, brojke, datumi, konkretni podaci navedeni u sažetku također moraju biti potvrđeni fusnotama.

Fusnote su numerirane unutar jedne stranice arapskim brojevima, tekst fusnote se nalazi ispod zadnjeg retka teksta.

Također, za izradu eseja koristite dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička potpora i informacijska potpora disciplini“. Studijski materijali iz izvora, bilješke s predavanja i seminari.

Vrsta samostalnog rada: priprema za ispit, ispit.

Primjer popisa pitanja za test (ispit):

1. Pojam "informacijske tehnologije" u upravljačkoj dokumentaciji.

2. Osnovne informacijske tehnologije koje se koriste u upravljačkoj dokumentaciji. Imenovanje, mjesto, uloga.

3. Tehnologije za izradu dokumenata.

4. Tehnologije za pohranu dokumenata.

5. Referentni i pravni sustavi, njihov sastav, struktura i načela građenja. Primjeri.

6. Sredstva i vrste pronalaženja informacija u pravnim referentnim sustavima. Primjeri.

7. Pojmovi "elektronički dokument" i "elektronički dokumentotok".

9. Razvoj vodećih tvrtki za razvoj softvera za predškolske odgojno-obrazovne ustanove (tvrtke po izboru učenika).

10. Kriteriji za ocjenjivanje i odabir tvrtke-programera softverskog proizvoda za upravljanje dokumentima.

11. Korištenje baza podataka u upravljanju. Primjeri.

12. Organizacijski i tehnički problemi kontrolu nad izvršenjem dokumenata.

13. Mogućnosti implementacije upravljačkih funkcija u suvremene informacijske sustave.

14. Korištenje klasifikatora i rubrikatora za izradu baze podataka računovodstvenog tipa.

15. Osnovne informacijske tehnologije koje se koriste u radu s informacijskim resursima organizacije.

16. Realizacija tipičnih uredskih poslova na primjeru MS Office paketa.

17. Koncept "korporativne baze podataka" i "korporativnog informacijskog sustava". Tehnologija klijent-poslužitelj.

18. Modeli komunikacije koje podržava Lotus Notes.

19. Koncept "polja" u bazama podataka. Vrste polja. Tipovi podataka koji se koriste u bazi podataka.

20. Korištenje formata elektroničkih dokumenata dokumentacijske potpore upravljanja.

21. Otvoreni ED formati i besplatni softver, njihova važnost za upravljanje dokumentima.

22. Formati za pohranu elektroničkih dokumenata.

Za pripremu ispita (ispita) koristite dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička potpora i informacijska potpora disciplini. Studijski materijali iz izvora, bilješke s predavanja i seminari.

Vrsta samostalnog rada: priprema za seminare

Vidi odjeljak " Planovi seminara„U UMK-u.

Također, za pripremu seminara koristite dio Programa rada discipline „Nastavno-metodička potpora i informacijska potpora disciplini“, bilješke s predavanja i seminare, kao i stranice navedene u popisu izvora.

U pripremi za seminare, samostalni rad studenta su sljedeće aktivnosti:

- samoupoznavanje s predloženim izvorima i literaturom o temi seminara;

- identificiranje komponenti teme lekcije, proučavanje njenih pojedinačnih aspekata;

- analiza i generalizacija primljenih informacija;

- izrada obrasca za prezentiranje informacija;

- priprema za govor na seminaru.

Oblici prezentiranja informacija mogu biti: izvješće, poruka, bilješka.

Izvješće je dokument koji sadrži iskaz o rezultatima rada studenta s predloženim izvorima i literaturom na temu koju je student izabrao. Izvješće treba istaknuti glavni sadržaj teme, potkrijepiti zaključke i vlastita razmišljanja govornika. Obujam izvješća je 3-5 stranica teksta (kod kucanja u intervalima od 1,5 i veličine slova 12 na jednoj strani standardnog lista A4 papira.

Poruka - kratka, pregledna informacija o jednom od potpitanja teme seminarskog sata. To je referentnog ili dopunskog karaktera. Veličina poruke može biti 1-2 stranice teksta (kada pišete u intervalima od 1,5 i veličinom fonta 12 na jednoj strani standardnog A4 lista).

Bilješka može imati karakter poruke ili zasebnog komentara na temu izvješća ili govora. Nema specifičnosti dizajna.

Na temelju rezultata samostalnog rada učenik mora biti spreman za izlaganje o temi nastavnog sata, za isticanje pojedinog aspekta teme, kao i za raspravu o navedenim pitanjima.

* * *

Navedeni uvodni ulomak knjige Zbirka nastavne i metodičke dokumentacije Zavoda za automatizirane sustave dokumentacijske potpore IAI RSUH na smjeru izobrazbe prvostupnika „Dokumentacija i arhivistika“. Discipline varijabilnog dijela, profila "Organizacija upravljanja elektroničkim dokumentima" (Kolektiv autora, 2014.) koje nam daje naš partner knjige -