U kontekstu širokog uvođenja informacijskih i telekomunikacijskih tehnologija u ruske organizacije, državne i komercijalne, postoji ozbiljan interes za automatizacijom pripreme i rada s dokumentima i uvođenjem računalnih tehnologija u predškolske obrazovne ustanove. O tome svjedoči brz rast rusko tržište takve tehnologije i sustavi za upravljanje dokumentima (DMS). To potvrđuje opseg rada u okviru saveznog programa " Elektronska Rusija“i u okviru sličnih regionalnih programa. Međutim, uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima zahtijeva rješavanje ne toliko tehnoloških koliko organizacijskih i pravnih problema, i to uglavnom evolucijski.
Očito je da će papirnati i elektronički dokumenti dugo koegzistirati pod jednakim uvjetima, stoga CMS koji se koristi u organizacijama mora pružiti podršku i elektroničkom i tradicionalnom (papir, fotografija, film, itd.) protoku dokumenata i procesu racionalnog prijelaz iz jednog u drugi.
Organizacija kontrolira vlada u Rusiji je uvijek bio problem - ogromna zemlja, visoka cijena upravljačke odluke i glomazan upravljački aparat zahtijevali su stvaranje određenog sustava koji bi minimizirao posljedice neučinkovitih i neracionalnih odluka. Izgrađen je na razdvajanju funkcija materijalnog izvršenja dokumenata i kontrole izvršenja. Nadzor nad kretanjem i izvršenjem dokumenata povjeren je posebnim osobama – referentima, koji su evidentirali podatke o ulaznim, izlaznim i internim dokumentima, odlukama (uputama) o dokumentima i njihovom provođenju, kao i o kretanju (prijenosu) i arhiviranju spisa unutar organizacija. Osnova tehnologije takvog sustava su:

• upute za uredski rad;
• nomenklatura predmeta;

• registarska kartica (RC) dokumenta;
• kartoteke koje kombiniraju skupove RK;
• dnevnici prijenosa dokumenata;
• kontrolne kartice.

Kada službeni dokument stigne u organizaciju, njegovo prihvaćanje i kontrola, registracija (u dnevniku ili RK) i izricanje rješenja, popunjavanje kontrolne kartice (ako je potrebno) i prijenos službenoj osobi (ili osobama) na izvršenje. su osigurani. Dakle, službenik može dobiti informaciju o tome koje dokumente ima za izvršenje, koji su rokovi pogodni za izvršenje itd. Kada je dokument izvršen (kada su sve upute na njemu završene), on se šalje u spis, a zatim njegov RK. i sam dokument stavljaju se u arhivu. Regulacija ovakvog sustava kroz upute i standarde omogućila je njegovu automatizaciju i relativno nekompliciranu, tj. prijelaz na odgovarajuće računalne tehnologije i baze podataka.
Istina, tu su nastali pravni i organizacijski sukobi zbog potrebe upravljanja pravima pristupa informacijama o dokumentima, što je direktno korištenje zapadnih sudskih sustava učinilo problematičnim (čak i ako ne uzmemo u obzir njihovu basnoslovnu cijenu). Kao rezultat toga, 1990-ih godina prošlog stoljeća pojavilo se dosta ruskih sustava različitog stupnja složenosti, koji su pružali gore opisanu funkcionalnost - od najjednostavnijih ormara za datoteke do prilično razvijenih proizvoda bliskih onima u kutiji (Pepeljuga, Delo-96 , itd.), kao i cijeli niz dodataka preko Lotus Notesa.
Svi su oni, s različitim stupnjem potpunosti, omogućili procese evidentiranja dokumenata, evidentiranja rješenja, praćenja izvršenja, traženja dokumenata po raznim detaljima, generiranja svih vrsta izvještaja itd. Najnapredniji sustavi omogućili su i organizaciju knjigovodstva kretanja papirnati dokumenti. Dakle, sustavi za automatizaciju ureda bili su namijenjeni podršci aktivnostima uredskog osoblja, a ne službenika, te su osiguravali rad sa sustavom za upravljanje dokumentima, a ne sa samim dokumentima. Imajte na umu da su takvi sustavi i danas relevantni. U isto vrijeme Računalne tehnologije Predškolske obrazovne ustanove moraju osigurati:

• podržavanje rada ne samo osoblja predškolske službe, već i službenika;
• mogućnost prilaganja datoteka dokumenata na WG;
• mogućnost proširenja sastava atributa u Republici Kazahstan za posebne vrste dokumenata;
• podrška zajedničkom radu na dokumentima i njihovom prethodnom razmatranju tijekom odobravanja;
• mogućnost pretraživanja tekstova dokumenata;
• sposobnost korištenja predložaka dokumenata, konstruiranja tekstova od utvrđenih fraza, dobivanja pristupa regulatornim dokumentima (regulatorni pravni akti i tehnički regulatorni pravni akti).

Primjenjivi su sljedeći pristupi generiranju datoteka dokumenata:

• dokumenti se mogu primati u obliku datoteka izravno od izvođača i autora;
• dokumenti se mogu skenirati na ulazu, a zatim raditi s njihovim elektroničkim slikama;
• dokumenti se mogu dobiti iz relevantnih informacijskih fondova (informacijski sustavi, baze podataka, web stranice, portali).

Prvi pristup može se koristiti kada postoji intenzivan protok dokumenata između organizacija i kada su uspostavljeni odgovarajući ugovorni odnosi. Ovaj pristup je primjenjiv za protok dokumenata između nadređene organizacije i njenih udaljenih struktura ili podređenih organizacija. U tom slučaju, prema dogovorenom protokolu (obično e-poštom), šalju se i RC dokumenta (radi pojednostavljenja registracije) i sama datoteka dokumenta. Radi pouzdanosti, dokument i njegov RC često su šifrirani i (ili) potpisani elektroničkim digitalnim potpisom. Papirnati original šalje se običnom poštom.
Tako je formirana klasa tehnologija koja se može nazvati papirnato-elektronička, kada se gotovo sav rad unutar organizacije odvija s datotekama dokumenata u okviru nekog automatiziranog sustava. Papirnati dokumenti u ovoj tehnologiji često se skeniraju odmah po registraciji, a zatim se s njima radi elektronska verzija(u obliku slikovne datoteke - u pravilu je nema potrebe prepoznavati prije teksta). Sam izvornik je smješten u datoteku i više se ne koristi.
Uvođenje takve tehnologije omogućuje

• ubrzati kretanje dokumenata kroz organizaciju;
• osigurati pravovremeni pregled dokumenata;
• osigurati učinkovit nadzor nad izvršenjem dokumenata;
• povećati učinkovitost i pojedinačnih službenika i organizacije u cjelini;
• smanjiti troškove reprodukcije, prijenosa i pohrane kopija papirnatih dokumenata;
• izvršiteljima dokumenata pružiti mogućnost korištenja najpotpunije dokumentacijske baze.

Ali papirnati izvornici i dalje postoje u ovoj tehnologiji - i dalje se ispisuju, potpisuju, šalju, zauzimaju prostor i troše resurse.
Kada se automatiziraju radna mjesta svih zaposlenika i uvede papirno-elektronička tehnologija, javlja se potreba za daljnjim usavršavanjem i odustajanjem od papirnatih izvornika, barem za one dokumente čiji se životni ciklus odvija u organizaciji (interni dokumenti). Ali i tu se pojavljuju brojna tehnološka (dostupnost i uporaba digitalnih potpisa, njihov broj, dostupnost i uporaba certifikacijskih centara, informacijska sigurnost i zaštita informacija) i pravna pitanja (pravna snaga i dokazi elektroničkih dokumenata, njihov službeni status, podnošenje elektroničkih dokumenata inspekcijskim tijelima). Uzimajući ovo u obzir, elektronički sustav upravljanja dokumentima mora osigurati:

• pohranjivanje u sustav i prijenos datoteka dokumenata potpisanih digitalnim potpisom;
• službenici imaju elektronički potpis;
• priprema elektroničkih dokumenata, uključujući potrebne postupke za „elektroničko“ odobravanje i potpisivanje;
• davanje elektroničkim dokumentima statusa službenih dokumenata.

Knjiga: Bilješke s predavanja Dokumentarni film

ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIONA POTPORA UPRAVLJANJA ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIONA POTPORA UPRAVLJANJA 1.1. Važnost upravljačke dokumentacije

Dokument obavlja mnoge funkcije. Državna norma 16.487-83 definira dokument kao materijalni objekt s informacijom fiksiranom na umjetni način za njezin prijenos u vremenu i prostoru, te definira opću funkciju dokumenta kao nositelja informacija. Ova funkcija dokumenta posebno je važna u operativnom upravljanju. Nakon korištenja dokumenta u trenutnom poslu, izvodi drugi važna funkcija- djeluje kao povijesni izvor. Ove značajke privukle su pozornost upravnih radnika i arhivista. Upravljačka tijela i državne institucije moraju međusobno djelovati.

Tijekom razdoblja restrukturiranja sustava upravljanja, dokument obavlja niz teorijske funkcije, koji se koriste unutar znanstvenih disciplina dokumentologije i arhivistike.

Tehnologija upravljanja, svedena na jednostavan dijagram, može se prikazati u obliku donošenja odluke, organizacije njezine provedbe i praćenja njezine provedbe. Ova se shema može koristiti iu slučaju provođenja najjednostavnijeg jednokratnog događaja i pri organiziranju složenih nacionalnih industrijskih sustava. Ti će se sustavi razlikovati po stupnju pripremljenosti za donošenje odluke, organizaciji njezine provedbe (kadrovska, financijska, opskrbna, provedbena i dr.) te organizaciji kontrole provedbe. U svim slučajevima moraju se ugraditi navedeni dijelovi.

Nijedna odluka ne nastaje ni iz čega, može se donijeti samo na temelju informacija o ovo pitanje. U ovom slučaju valja istaknuti dva važna uvjeta: prvo, informacija mora biti pravovremena, a drugo, mora biti dostatna za donošenje potrebne odluke. Ako se informacija primi kasno, gubite mogućnost sudjelovanja u bilo kakvim akcijama ili događajima. Odnosno izgubljena je prilika ili šansa. S druge strane, ako su informacije nedostatne ili znate nešto samo polovično,

Vaša odluka možda ne samo da nije najbolja, nego čak i pogrešna, jer niste uzeli u obzir sve faktore.

Trenutačno se količina informacija udvostručuje svake tri godine. To je povezano s razvojem društva. Svaki subjekt ili svaki pojedinac može postojati samo ako se razmjenjuju informacije. U uvjetima tržišnih odnosa gospodarska situacija se ubrzano mijenja, trgovačka poduzeća „preživljavaju“ samo ako pravodobno znaju što, kada, kako i koliko košta. Informacije su odavno postale roba. Tko posjeduje informacije, kontrolira situaciju, i obrnuto.

To ukazuje na značajne promjene u organizaciji informacijskih resursa u društvu, pokazuje da informacije i dokumenti kao njihovi nositelji utječu na sve aspekte upravljanja, kao i na funkcioniranje različitih struktura koje utječu na krajnji rezultat u gospodarskoj sferi.

Informacijsko-dokumentacijske usluge glavna su (glavna) potporna (servisna) funkcija menadžmenta za čiju provedbu potrebna su posebna stručna znanja. Učinkovitost i jasnoća u aktivnostima bilo kojeg subjekta ovisi o tome kako se taj posao obavlja.

Informacijsku i dokumentacijsku podršku provode posebne ustrojstvene jedinice: Uprava poslova, opći odjel, ured, tajništvo (ili pomoćnik tajnika). Ove jedinice moraju biti opremljene stručnjacima. Pomoćnik tajnika također mora imati posebno obrazovanje ovisno o razini voditelja i njegovoj obučenosti.

Rad svakog upravljačkog aparata, kao i svaki rad uopće u našem vremenu, mora se odvijati prema zahtjevima znanstvene organizacije rada. Odnosno, to znači da nema posla koji nije potrebno pravilno organizirati, a osoba koja ga obavlja mora biti upoznata s osobitostima njegova provođenja. Da biste to učinili, posao se mora podijeliti na određene komponente - od najsloženijih do najjednostavnijih operacija. Svaki dio mora biti razrađen, odnosno organiziran na najbolji mogući način, jer u svakom poslu nema sitnica, sve mora biti promišljeno. Znanstvena organizacija rada sastoji se od tako dobro promišljenih, pravilno organiziranih operacija. Kako pravilno izvršiti ovaj ili onaj posao određuje se regulatornim i metodološkim dokumentima.

U području menadžmenta uglavnom rade s informacijama i dokumentima koji su njihovi nositelji. Dokument-objekt i rezultat rada u oblasti menadžmenta.

Rad s informacijskom i dokumentacijskom potporom sastoji se od identičnih operacija. Samo neki ispitanici to izvode tradicionalnim metodama (ručno), dok drugi koriste mehanizaciju i automatizaciju. Ali sve faze rada s dokumentima ostaju. Stoga svaki elementarno kompetentan zaposlenik administrativnog aparata mora ne samo ispravno sastavljati i izvršavati dokumente, već i znati koje se vrste poslova obavljaju s njima.

Svaki rad danas se poboljšava uvođenjem novih strojeva i procesa. U području upravljanja jedino je moguće mehanizirati rad s dokumentima i automatizirati obradu informacija sadržanih u dokumentima.

Ali strojna obrada dokumenata postavlja svoje zahtjeve. Što se tiče dokumenata, zahtjevi za njihov format, redoslijed izvršenja, prezentacija teksta.

Dokument se također može podijeliti na najjednostavnije dijelove (detalje) iu svakom dijelu postoje pravila za najispravnije pisanje i oblikovanje. Ova pravila sadržana su u DSTU 4163-2003. Zahtjevi za pripremu dokumenata također su dovoljno detaljno opisani u sustavu podrške upravljačkoj dokumentaciji, budući da je u svim dokumentima moguće identificirati iste komponente (detalje), nakon proučavanja postupka za sastavljanje i obradu ovih detalja (pisanje adrese, datuma , oznake odobrenja, odobrenje, postupak zaključivanja itd. ). Ovi zahtjevi utvrđeni su DSTU 4163-2003.

Jedan dokument se koristi za dokumentiranje samo jednokratne akcije. Dokumenti djeluju u bliskoj interakciji jedni s drugima i tvore dokumentacijski sustav. Državni standard definira dokumentacijski sustav kao skup međusobno povezanih dokumenata u određenom području djelovanja.

Postoje sustavi financijske, primarne i računovodstvene dokumentacije proračunskih objekata i subjekata, računovodstvena i monetarna dokumentacija, organizacijska i administrativna dokumentacija itd. Dakle, svaki rukovoditelj mora znati povući i poznavati dokumentacijski sustav s kojim radi. Na primjer, zaposlenik odjela ljudskih resursa mora znati i moći sastaviti i izvršiti sve kadrovske dokumente,

te ugovori i ugovori o radu. Ali najčešći su organizacijski i administrativni dokumenti s kojima se svaki upravitelj mora nositi. To uključuje organizacijske dokumente kao što su statut, propisi, upute, upravni dokumenti, naredbe, naredbe, upute, rezolucije, odluke; obavijesti i referentni akti, potvrde, izvješća i obrazloženja, kao i najčešće vrste službenih dokumenata - dopisi, brzojavi, telefonske poruke. Svaka navedena vrsta dokumenta ima svoje karakteristike u oblikovanju i prezentaciji teksta, koje je lako proučavati.

Postupak rada s dokumentima također je podijeljen u određene faze. Svaki stupanj ima vlastite tehnike kako ga najbolje izvesti. Ovaj posao započinje zaprimanjem i početnom obradom dokumenata. Ova faza je neovisna o načinu prijenosa informacija: poštom, osobno, telegrafom, faksom. U pravilu se ovaj posao obavlja centralno i sastoji se od čistog tehničke operacije, detaljno opisano u pravilima i uputama.

Registracija dokumenata je važan korak. Tijekom registracije vodi se evidencija zaprimljenih dokumenata, ali najvažnije je evidentiranje pokazatelja o dokumentu koji omogućuju organizaciju kontrole njegove provedbe i informativno-referentnog rada s dokumentima, tj. Tijekom postupka registracije stvara se banka podataka o dokumentima koji kruže u objektu ili subjektu.

Sljedeća faza, praćenje provedbe, usko je povezana s registracijom dokumenata. Pravilno organizirana hitna kontrola omogućuje vam da u svakom trenutku znate što treba učiniti i pomaže subjektu da učinkovito planira svoj radni dan.

O evidentiranju dokumenata ovisi i organizacija informativno-referentnog rada. Informativno-dokumentacijska služba ili tajnik dužni su u nekoliko minuta izdati potvrdu: gdje, od koga, u kojoj fazi rada se nalazi koji dokument, te odgovoriti na pitanje: koji dokumenti sadrže podatke o određenom problemu koji zanima te. Registracija se može obaviti ručno - na karticama ili automatizirano - na računalu. Tehnologija registracije dokumenata dobro je opisana u normativnim i metodološkim priručnicima.

Nakon početne obrade i registracije, dokument se šalje na izvršenje. Ova je faza povezana s problemom izravnog kretanja dokumenta. Kretanje dokumenta izvršitelju, odražavajući sustav organizacije upravljanja. Uz jasnu raspodjelu odgovornosti i delegiranje ovlasti, dokument odmah ide u realizaciju. Kod centraliziranog sustava upravljanja, kada upravitelj preuzima na sebe rješavanje svih, pa i manjih pitanja, svaki dokument dolazi kod njega na rješavanje i nakon toga se šalje na izvršenje. Pripremljeni dokument tako će ići odozdo prema gore - od izvršitelja, uz brojne suglasnosti, do upravitelja na potpis. Kretanje dokumenta jasno se odražava na operogramu i omogućuje vam da vidite sve ponovljene i nepotrebne operacije.

Sljedeća faza je trenutna pohrana dokumenata. Svaki dokument, nakon što se u njemu zapisane informacije iskoriste u procesu upravljanja, ima funkciju pohranjivanja i akumuliranja informacija kako bi se tim informacijama ponovno vratilo kada se za to ukaže potreba. Da biste to učinili, dokumenti moraju biti postavljeni tako da potreban dokument može se pronaći za nekoliko minuta. Budući da postoje mnogi dokumenti koji se odlažu tijekom rada subjekta, njihova organizacija u tekućem skladištu zahtijeva prethodno razvrstavanje, odnosno raspodjelu u skupine (predmete) radi njihovog brzog pretraživanja. Za distribuciju dokumenata među predmetima, razvija se jednostavan klasifikator - nomenklatura predmeta. Ovo je sustavni popis naslova predmeta koji se vode u regijama.

Nomenklatura je najvažniji dokument. Dobro osmišljena nomenklatura datoteka omogućuje preglednu organizaciju trenutne pohrane dokumenata. Međutim, sastavljanje nomenklature zahtijeva posebno znanje. Dugogodišnje iskustvo u sastavljanju nomenklatura dopušta nam tvrdnju da nomenklaturu može sastaviti samo stručnjak u području upravljanja dokumentima ili arhivist. Ako subjekt ne može sam kompetentno sastaviti nomenklaturu, trebate kontaktirati. u arhivsku službu. Korice kućišta izrađuju se prema nomenklaturi. Oblikovanje naslovnica i raspodjela dokumenata unutar spisa također se mora izvršiti uzimajući u obzir posebna pravila.

Izrada nomenklature predmeta, formiranje predmeta i njihovo čuvanje vezano za ispitivanje vrijednosti isprava. Vještačenje se odnosi na utvrđivanje praktične i znanstvene važnosti dokumenata i određivanje rokova njihova čuvanja. Ovisno o vrijednosti dokumenata, mogu imati različite rokove čuvanja: kratkoročno (do 10 godina), dugotrajno skladištenje(u osnovi, to su dokumenti o osoblju koji se čuvaju 25-75 godina) i trajni. Razdoblja čuvanja dokumenata mogu se odrediti u posebnim priručnicima pod nazivom "Popisi dokumenata po rokovima čuvanja". Oni su standardni i odjelni. Standardni popis postoji za upravljačke dokumente, znanstvenu i tehničku dokumentaciju, filmske i fotografske dokumente; resorne liste za gotovo sva područja djelatnosti (kultura, zdravstvo, kinematografija, poljoprivreda itd.). Resorni popis detaljnije obuhvaća dokumente koji nastaju u procesu djelovanja na određenom području. Rokovi čuvanja dokumenata određuju se prilikom izrade spisa, jer nije dopušteno kreirati dokumente trajnog i privremenog roka čuvanja u jednom spisu. U suprotnom, dokumenti će se morati ponovno grupirati. Postupak provođenja ispitivanja i bilježenja njegovih rezultata dobro je utvrđen regulatornim i metodološkim dokumentima.

1, konačno, završna faza rada s dokumentima je priprema datoteka za dugotrajnu pohranu ili predaju u arhivu. U operativnom radu, u pravilu, predmeti se koriste za dvije godine - tekuću i prethodnu godinu. Slučajevi za prethodnih godina moraju se obraditi i prenijeti u arhivu predmeta (ako postoji) ili prenijeti u drugi ormar na pohranu. Predmeti se obrađuju prema utvrđenim pravilima. Ako se ovaj posao obavlja redovito, svake godine, poslovi subjekta bit će u savršenom redu i pronalaženje potrebnih spisa i dokumenata neće biti teško.

Postupak izrade i obrade dokumenata i organizacija svih faza rada s njima dovoljno su detaljno opisani u regulatornim i metodološkim dokumentima. Svaki subjekt ili objekt mora imati paket dokumenata, a ako su veliki, mora ih imati svaka strukturna jedinica.

Arhivisti koji prate rad objekata ili predmeta moraju prije svega pružiti konzultacije, utvrditi koje normativne i metodološke dokumente predmet ili objekt treba imati, uz pomoć kojih se može naći odgovor na mnoga pitanja u vezi sa sastavljanjem, obradom, i organizacija dokumenata.

Paket normativno-metodoloških dokumenata sastoji se od dva dijela. Prvi dio treba sadržavati nacionalne normativne i metodološke dokumente čiji skup u cijelosti treba prodavati u arhivskim ustanovama ne samo u središtu, nego i lokalno. Ovi dokumenti uključuju:

Sustav državne dokumentacijske podrške

upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i

usluge dokumentacijske podrške.

Standardne upute za pravna znanja u objektima i subjektima.

Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Sustav organizacijske i upravne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva.

Popis standardnih dokumenata koji se pritom izrađuju

aktivnosti državnih odbora, objekata, subjekata s definiranjem rokova

njihovo skladištenje.

Subjektima koji se bave bilo kakvim žalbama građana korisno je imati „Standardni propis o postupanju u uredskom poslovanju povodom žalbi, predstavki i pritužbi građana državnim tijelima i poduzećima“, koji definira postupak i metodologiju rada s ovom kategorijom. dokumenata.

Drugi dio paketa čine organizacijski, normativni i metodološki dokumenti samog predmeta. Ovo uključuje:

Povelja ili propis o objektu ili predmetu.

Pravilnik o strukturnoj podjeli (ako je predmet razgranate strukture).

Opisi poslova zaposlenika strukturnih jedinica.

Uputstvo za vođenje poslova ovog subjekta.

Nomenklatura predmeta.

List obrazaca dokumenata ustrojstvenih jedinica odn

predmet u cjelini.

Što se tiče posljednja tri dokumenta, upute za uredski rad trebaju biti specificirane za određeni predmet sa svojim primjerima, nomenklaturom predmeta i listom obrazaca dokumenata s uzorcima dokumenata koji se mogu izraditi samostalno ili se mogu sastojati od zaposlenika lokalne arhivske službe.

12. 2.8. Zahtjevi za tekst dokumenta
13. 2.9. Izrada organizacijskih i upravnih dokumenata

Tema 2. 3 Informacijske tehnologije za dokumentacijsku potporu upravljačkih aktivnosti Obrazovna pitanja: 1. Informacijska i dokumentacijska potpora upravljanju kao tehnološkom procesu 2. Dokumentno orijentirani informacijski sustavi 3. Značajke protoka dokumenata u različitim poduzećima 4. Organizacija elektroničkog protoka dokumenata

1. Informacijska i dokumentacijska potpora upravljanju kao tehnološkom procesu Kao što je poznato, proces upravljanja uključuje određeni skup standardnih tehnoloških operacija za: n prikupljanje i obradu informacija sadržanih u dokumentima; n priprema odluke uprave, njezino donošenje i dokumentiranje, priopćavanje izvršiteljima; n izvršenje rješenja i kontrola izvršenja; n prikupljanje informacija o izvršenju, prijenos informacija vertikalnim i horizontalnim kanalima; n pohranjivanje i dohvaćanje informacija. Svaka od navedenih operacija provodi se u objektivnom, dokumentiranom obliku, izrađenom kako tradicionalno (ručno), tako i pomoću računala. U praksi, nedokumentirane upravljačke odluke su u biti pomoćne, operativne i organizacijske i preliminarne su prirode.

U procesu rada i društvenih aktivnosti osobe nastaju dokumenti koji bilježe, odražavaju i konsolidiraju složene informacijske veze između ljudi i njihovih različitih formacija. Svaki pojedinačni dokument predstavlja jedinstveni akt dokumentiranja kao samostalan tehnološki proces. U isto vrijeme, aktivnosti pojedinačnih organizacija i industrijskih poduzeća aktivno se odražavaju skupom međusobno povezanih, međuovisnih i organski međusobno povezanih dokumenata, koji su ujedinjeni osnovnim konceptom dokumentacijskog sustava. Savezni zakon "O informacijama, informatizaciji i zaštiti informacija" definira pojam "dokumenta" kao informacije zabilježene na materijalnom mediju s detaljima koji omogućuju njihovu identifikaciju. Dokument je materijalni medij na kojem su zapisane neke informacije koje odražavaju stanje sustava ili donesena odluka sa strogo utvrđenim sadržajem u reguliranom obliku. Ima dva osebujna svojstva: multifunkcionalnost i pravna snaga. Funkcije koje se provode pomoću dokumenta uključuju registraciju primarnih informacija ili donesena odluka, prijenos, obrada i pohrana informacija. Prisutnost pravne snage osigurava se potrebnim potpisom osobe odgovorne za točnost podataka sadržanih u dokumentu.

Najopćenitiji i najcjelovitiji sustav je nacionalni dokumentacijski sustav, koji uključuje gotovo sve vrste dokumenata stvorenih i implementiranih u cijeloj državi. Ovaj sustav, pak, čine mnogi podsustavi, koji su klasificirani prema predmetnim, geografskim, funkcionalnim, hijerarhijskim i drugim bitnim obilježjima. Dakle, funkcionalni sustavi uključuju planiranje, izvješćivanje i statistiku, opskrbu i marketing i financijsku dokumentaciju, koja je svojstvena svim, bez iznimke, upravljačkim tijelima nacionalnog gospodarstva Rusije. Sektorski dokumentacijski sustavi odražavaju organizacijske aspekte sektorskih (resornih) tijela upravljanja, koji uključuju aktivnosti ministarstava, odjela, odjela i odjela na federalnoj, regionalnoj i lokalnoj razini vlasti. Uvođenjem elektroničke računalne tehnologije i automatiziranih radnih stanica (ARM) u proces obrade informacija o dokumentima, legitimirao se koncept informacijsko-dokumentacijske potpore upravljanju, koja uključuje organizirani skup poslova na primanju, obradi, pohranjivanju i izdavanju informacija. a isprave potrošaču (pretplatniku) kao njezine materijalne nositelje.

Uvođenjem računalne tehnologije u procese dokumentacije mijenja se tehnološki lanac, budući da stručnjaci i menadžeri imaju priliku raditi i s punim tekstom dokumenta i s fragmentima koji sadrže potrebne informacije. Uvođenje suvremenih informacijskih tehnologija i uredske opreme u dokumentacijske procese prilično je učinkovito, ali zahtijeva poštivanje najmanje dva osnovna uvjeta: ujednačenost formata i racionalnu konstrukciju tehnologije za obradu informacija o dokumentima, u kojoj bi slične operacije bile koncentrirane na jednom mjestu. Učinkovitost upravljačkih informacijskih sustava osigurava se značajnim količinama standardnih organizacijskih i tehnoloških postupaka za 1) obradu informacija, 2) donošenje odluka i 3) korištenje skupa automatiziranih radnih stanica.

Upravljački informacijski sustav (MIS) je skup organizacijskih, tehničkih, tehnoloških i metodoloških alata za upravljanje (računalo, telefon, faks, itd.), osiguranjem radnog mjesta (namještaj, sefovi, itd.), profesionalnošću menadžera i proizvodnih stručnjaka. , opća pismenost i informacijska kultura, sustavi dokumentacijske potpore i same informacije. Sustav protoka dokumenata u procesima informacijske i dokumentacijske podrške ima značajnu ulogu u formiranju vanjskog i radnog okruženja koje osigurava tzv. informacijski komfor: dobivanje prave informacije u pravo vrijeme. U procesu informacijsko-dokumentacijske podrške, subjekt upravljanja je pozvan odvojiti vrijedne informacije od „šumnih“ informacija, istaknuti prioritetni dio, koji omogućuje analizu stvarnog stanja sustava i pripremu informirane odluke. Govoreći o najbitnijim karakteristikama informacija, čini se primjerenim istaknuti: obujam (količina), pouzdanost (istinitost), vrijednost, bogatstvo (sadržaj informacije), otvorenost (pouzdanost). Opseg percipiranih informacija uključuje tri razine: razinu redundantnosti informacija i manjkavost informacija, potrebnu razinu informacija.

Pouzdanost informacija povezana je s procesom primjerenosti odraza stvarnih informacija u ukupnom volumenu percipiranih informacija. Stručnjaci u području informacijske tehnologije bilježe prisutnost tri razine pouzdanosti: apsolutna (100%), pouzdana (više od 80%), negativna (manje od 80%). Pouzdanost uvelike ovisi o tehnologiji protoka dokumenata implementiranoj u sredstva mehanizacije i automatizacije: što je manje ljudskog rada osoblja korišteno u prikupljanju, obradi, prijenosu i pohrani informacija, to je veća pouzdanost. Iz prakse je poznato da se o istom događaju mogu dobiti najkontradiktornije informacije, ovisno o tehnologiji i aspektima njegove analitičke i sintetske obrade. Iskustvo službi dokumentacijske podrške potvrđuje da pouzdanost informacija bitno ovisi o vremenskim parametrima provedbe tijeka dokumenata. Da, kašnjenje je apsolutno pouzdane informacije može dovesti do njegove apsurdnosti (npr. informacija o cijeni dionica na burzi vrijednosnih papira). Vrijednost informacija s ekonomskog gledišta karakterizira smanjenje troškova različitih vrsta resursa (energije, materijala, vremena, financija) za donošenje ispravne odluke.

Vrijednost ima četiri razine: nula (bez uštede resursa), srednja (smanjenje troškova za povećanje profita za više od 10%), visoka (više od dva puta), ultra visoka (više od 10 puta). Vrijednost definira informaciju kao ekonomsku kategoriju (proizvod koji ima potrošačku vrijednost). Na primjer, modeli simulacije proizvodnje imaju veliku vrijednost, omogućujući menadžeru da razumno predvidi moguće posljedice alternativnih odluka. Informacijske usluge srednje vrijednosti najčešće pružaju konzultantske tvrtke koje to prepoznaju vrijedne informacije- uspješno prodan proizvod. Primjer nulte vrijednosti su informacije koje dupliciraju poznate, zastarjele ili daju lažne, nepotrebne informacije za donošenje upravljačke odluke.

2. Dokumentno orijentirani informacijski sustavi Razmotrimo osnovne pojmove koji se nalaze u okviru uredskog poslovanja i dokumentacijske potpore upravljanja: Dokumentacijska potpora upravljanja (DMS) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada s dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihovu arhivsku pohranu. n Dokumentacija je stvaranje dokumenata, odnosno njihova priprema, izvedba, koordinacija i izrada. n Uredski poslovi su skup mjera za dokumentnu podršku upravljanja (DOU) poduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija uredskog rada. n Organizacija rada s dokumentima – osiguranje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. n

Sistematizacija arhivske pohrane dokumenata - utvrđivanje pravila za pohranjivanje informacija nastalih u organizaciji, njihovo pronalaženje i korištenje za potporu upravljačkim odlukama i poslovnim postupcima. n n Protok dokumenata - kretanje dokumenata unutar predškolske odgojno-obrazovne ustanove. Poslovni postupak je slijed određenih operacija (radova, zadataka, postupaka) koje provode zaposlenici organizacija kako bi riješili bilo koji zadatak ili cilj u okviru djelatnosti poduzeća ili organizacije. n Elektroničkim arhivom rješava se problem usustavljivanja arhivske pohrane elektroničkih dokumenata unutar predškolske odgojno-obrazovne ustanove. n Poslovni postupci odgovorni su za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su provedbe praktičnog upravljanja poduzećima i institucijama.

Elektronička arhiva U Rusiji je pojam "elektronička arhiva" jedno od nacionalnih obilježja ruskog upravljanja elektroničkim dokumentima. Na Zapadu je popularniji pojam “datawarehouse”. Kod nas se, čini se, pod podacima uglavnom podrazumijeva sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost uredskog pojma "arhiva". U uredskom poslovanju arhiv je zadužen za sistematizaciju pohrane dokumenata i jedan je od tri glavna uredska posla: stvaranje, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata. Često čujemo da neki “arhivski sustav idealno rješava probleme organizacije protoka dokumenata”. To ne može biti, jer se dokumenti (suština protoka dokumenata) premještaju u sklopu rješavanja sva tri problema, a ne samo u sklopu sistematizacije arhivske građe.

Sustavi automatizacije ureda u Rusiji Glavna rješenja za uredski rad i poslovne procedure mogu se podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka): n sustavi tijeka rada (automatizacija poslovnih procedura); n grupni sustavi (timski rad); sustavi za upravljanje dokumentima (uglavnom omogućuju registraciju, pohranu i pronalaženje dokumenata); n sustavi E-mail(služe za razmjenu dokumenata). n Sada je ova podjela prilično proizvoljna zbog činjenice da neki sustavi kombiniraju sve te i neke druge tehnologije.

Najracionalniji način automatizacije poslovnih postupaka je stvaranje zajedničkog informacijskog okruženja za njih unutar kojeg zaposlenici mogu surađivati ​​(odnosno zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati ​​poruke. Stoga su najvažniji element automatizacije predškolske ustanove sustavi elektroničke pošte.Organizacija rada s dokumentima važan je dio upravljačkih procesa i upravljačkog odlučivanja koji značajno utječe na učinkovitost i kvalitetu upravljanja. Proces donošenja upravljačkih odluka uključuje dobivanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka. Ove komponente su usko povezane s dokumentacijskom podrškom za upravljanje. Za postizanje ekonomskog učinka prije svega je važna kvaliteta informacija, koja je određena njihovom količinom, učinkovitošću, stupnjem složenosti i cijenom. Ako poduzeće nema učinkovit rad s dokumentima, posljedično se pogoršava upravljanje, jer ovisi o kvaliteti i pouzdanosti, učinkovitosti primanja i prijenosa informacija, pravilnoj organizaciji referentne informacijske službe i jasnoj organizaciji pretraživanje, čuvanje i korištenje dokumenata.

Tri su glavna zadatka koja se rješavaju u uredskom radu (DOW). Dokumentacija (izrada, izvedba, koordinacija i izrada dokumenata). n Organizacija rada s dokumentima u procesu upravljanja (osiguranje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanje i korištenje dokumenata). n n Sistematizacija arhive dokumenata. Treba napomenuti da dokumentacijska potpora menadžmentu ima izravan utjecaj na kvalitetu upravljačkog odlučivanja, pa ju je potrebno stalno unapređivati.

S rastom razmjera poduzeća i broja njegovih zaposlenika, pitanje učinkovitosti dokumentacijske potpore menadžmentu postaje sve aktualnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako. n Uprava gubi cjelovitu sliku onoga što se događa. n Strukturne jedinice, bez informacija o aktivnostima drugih, prestaju provoditi svoje aktivnosti na koherentan način. Kvaliteta korisničke usluge i sposobnost organizacije da održava vanjske kontakte opadaju. n Posljedica toga je pad produktivnosti rada; Osjeća se nedostatak resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacijskih itd. n Kadrovi se šire, ulažu novac u opremu za nova radna mjesta, prostore, komunikacije, obuku zaposlenika. n Za proizvodna poduzeća povećanje broja zaposlenih može značiti promjenu proizvodne tehnologije, što će zahtijevati dodatna ulaganja. n U situaciji neopravdanog povećanja broja zaposlenih, pada produktivnosti i potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što pak dovodi do smanjenja dobiti. n Kao rezultat toga dolazi do ekspanzije poduzeća na ekstenzivan način zbog prethodno akumulirane dobiti ili povećanja proračunskog deficita.

Shvativši važnost unaprjeđenja predškolskog odgojno-obrazovnog sustava, organizacije često rade puno grešaka u pokušaju automatizacije istog, a odlučujući faktor u ovoj situaciji je problem odabira metoda automatizacije. Najčešće rješenje je automatizacija individualnih radnih stanica (AMS): tajnik-pomoćnik, voditelj, računovođa ili rukovoditelj. Glavni nedostaci ovakvog pristupa su: nedostatak načina organiziranja elektroničkih razmjena informacija između zaposlenika i odjela poduzeća; nedostatak funkcionalne veze između automatizacije prijavnih postupaka i automatizacije ureda. Glavni funkcionalni dijelovi (komponente) sustava uredske automatizacije u upravljanju poduzećima i organizacijama: n sredstva i pravila za kreiranje dokumenata, n održavanje njihove elektroničke arhive, n podrška protoku dokumenata.

Stoga se poduzeće koje želi stvoriti učinkovito okruženje za obradu informacija i poboljšanje kvalitete upravljanja suočava sa sljedećim zadacima. Poboljšanje cjelokupnog rada na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma za dokumentnu podršku poduzeća (DOU). n Odabir prave strategije automatizacije, uključujući pravi izbor softverski proizvodi. n

3. Značajke protoka dokumenata u različitim poduzećima U procesu automatizacije protoka dokumenata mogu se grubo razlikovati četiri faze: protok papira, protok papira pomoću autonomnih računala, mješoviti i bezpapirni protok dokumenata. Papirni dokumentotok znači da se sve faze dokumenta odvijaju u papirnatom obliku. Prije samo desetljeće i pol ovakav je protok dokumenata bio dominantan. Za upis papirnatih dokumenata korišteni su veliki dnevnici ili listovi velikog formata u koje su se upisivali novoupisani dokumenti. Nakon određenog vremena časopisi i listovi su predani u arhiv.

Kada su se pojavila računala, zamijenila su dnevnike i listove, što je dovelo do papirnatog upravljanja dokumentima pomoću samostalnih osobnih računala. Papirnato upravljanje dokumentima korištenjem samostalnih računala znači da se računalo koristi za pripremu i snimanje dokumenata. Zapravo, u ovoj fazi nastaje pojam elektroničkog dokumenta, odnosno dokumenta koji je pohranjen isključivo na računalu, ili, kako se kaže, „na računalnim medijima“. Međutim, prednosti elektroničkog dokumenta u nedostatku lokalne mreže mogu se ostvariti samo u maloj mjeri. Prijenos, koordinacija i odobravanje dokumenata u ovoj fazi provodi se u papirnatom obliku. Mješoviti dokumentotok podrazumijeva da računala povezana u lokalnu mrežu služe za pripremu, prijenos i pohranu dokumenata, ali dokument ima pravnu snagu samo u papirnatom obliku. Usklađivanje i odobravanje financijskih i pravnih dokumenata provodi se u papirnatom obliku. Nacrt dokumenta izrađuje se elektronički (točka 1), zatim se dokument šalje tajniku koji ga evidentira, ispisuje i prosljeđuje voditelju na odobrenje (točka 2). Voditelj vrši izmjene i šalje dokument izvođaču na doradu (točka 3). Nakon odobrenja dokument se putem lokalne mreže šalje svim izvođačima (točka 4.).

Pravna snaga elektroničkog dokumenta osigurana je korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa (EDS) - mehanizma koji vam omogućuje da dokažete da je autor poslanog elektroničkog dokumenta zapravo onaj za kojeg se predstavlja i da dokument nije promijenjeno tijekom procesa isporuke. EDS se koristi kao analog vlastoručnog potpisa ili običnog pečata u slučaju pravna osoba. Digitalni potpis dodaje se podatkovnom bloku i omogućuje primatelju bloka da provjeri izvor i cjelovitost podataka i tako se zaštiti od krivotvorenja. Većina poduzeća prepoznaje prednosti elektroničkog (bezpapirnog) upravljanja dokumentima, koje ima sljedeće prednosti: n jednostavnost unošenja izmjena u dokument; n mogućnost postavljanja ne samo teksta, već i multimedijskih podataka u dokument; n sposobnost korištenja unaprijed pripremljenih obrazaca; n više velika brzina prijenos informacija na veliki broj adresa; n ušteda papira; n veća kompaktnost arhiva; n lakša kontrola protoka informacija; n velika brzina pretraživanja i dohvaćanja informacija; n sposobnost zaštite dokumenata od neovlaštenog pristupa i razlikovanja prava zaposlenika na pristup informacijama.

Uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima omogućuje smanjenje broja službi uključenih u rad s dokumentima (kuriri, službenici i dr.). U uvjetima elektroničkog upravljanja dokumentima potrebni su znatno manji troškovi za restrukturiranje tijeka dokumenata pri promjenama vanjski uvjeti, na primjer, zahtjevi za promjenom obrasca za izvješćivanje. Međutim, još uvijek postoje poduzeća i institucije koje još uvijek rade u papirnatom okruženju, većina koristi računala i lokalne mreže za organiziranje protoka dokumenata, a samo mali postotak koristi potpuno automatizirane elektroničke sustave za upravljanje dokumentima. Koji je razlog ovakvoj situaciji? U idealnom slučaju, razvoj elektroničkog upravljanja dokumentima trebao bi rezultirati potpuno bezpapirnim tehnologijama. Međutim, danas su papirnati dokumenti još uvijek potrebni kako bi se zadovoljili zahtjevi mnogih propisa - poreznih zakona, zakona o računovodstvu itd. Jedna od glavnih namjena dokumenta je mogućnost potvrde određenih činjenica. Donedavno je papirnati dokument s potrebnim podacima i stupnjevima zaštite bio glavni način dokazivanja određene činjenice, odnosno imao je pravnu snagu. Papir kao materijalni medij ima nedostatak u smislu da ne dopušta potpuno brisanje i snimanje novih informacija, ali se taj nedostatak pretvara u prednost sa stajališta otklanjanja krivotvorenja dokumenata. Nije ni čudo što ruska poslovica kaže: što je napisano perom, ne može se sjekirom posjeći.

Drugim riječima, kada dobijemo dokument koji ima potpis na svakoj stranici i nema znakova oštećenja na površini papira (tj. jasno je da tekst nije izbrisan ili ponovno napisan), možemo biti sigurni da je ovaj dokument poslan u ime osobe koja potpisuje i da nije mijenjan prilikom dostave. U načelu, moderna sredstva šifriranja pružaju ista sredstva provjere autentičnosti dokumenta kao potpis na papiru (elektronički digitalni potpis), međutim, to je povezano s brojnim poteškoćama. Tijek dokumenata za mala poduzeća U poduzećima s malim brojem zaposlenih nema potrebe za implementacijom složenog automatiziranog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. U tom se slučaju kao medij za distribuciju dokumenata u pravilu koristi program Microsoft Outlook pomoću kojeg se šalju datoteke s dokumentima, a istim programom šalju se slike dokumenata dobivene skeniranjem primarnih papirnatih izvornika.

Tipično, s ovim pristupom, ne postoje jedinstveni automatizirani imenici za cijelo poduzeće i svaki odjel stvara vlastite sustave klasifikatora i standarda. U ovom slučaju obično se koriste isti adresari koji sadrže adrese e-pošte zaposlenika. Registracija dokumenata prema ovoj shemi provodi se ručno, podaci o dokumentima unose se u tablice koje ne obrađuju automatizirani sustavi. Svaki dokument se šalje rutom koju odabere sljedeći izvršitelj. Kada poduzeće raste, takva organizacija protoka dokumenata pokazuje se neučinkovitom. Postaje teško pratiti rutu određenog dokumenta i pratiti izvršenje određenog naloga. Komplicira se kontrola verzija dokumenata, proces odobravanja i pretraživanja dokumenata. U ovom slučaju potreban je prijelaz na specijalizirane automatizirane sustave za upravljanje dokumentima.

Protok dokumenata za srednja poduzeća U malom poduzeću moguće je organizirati rad na temelju razmjene elektroničke pošte i pohranjivanja dokumenata na datotečni poslužitelj, gdje svatko ima svoju ćeliju. U mala poduzeća Obično se implementira shema upravljanja u kojoj je datotečni sustav dovoljno prikladan za pohranu dokumenata. Na primjer, u mapi "Računovodstvo" nalazi se mapa "financijski odjel", u njoj je mapa "financijsko planiranje", a još dublje - "minimizacija poreza". Takva hijerarhija je intuitivna za korisnike - svatko zna svoju ćeliju, zna gdje staviti određene dokumente. Protok dokumenata za velika poduzeća Za razliku od srednjih poduzeća, veliko poduzeće ima mnogo radnih grupa. Istovremeno, pojedini zaposlenici mogu raditi na više projekata. Zamislite da je jedan projekt automatizacija FSB-a, a drugi automatizacija šoping centar. Jasno je da zahtjevi za kontrolu pristupa informacijama moraju biti drugačiji. Prvi aspekt je poseban softver koji omogućuje pohranjivanje elektroničkih dokumenata, koji vam omogućuje klasificiranje cjelokupnog skupa dokumenata prema nekoliko parametara: po hijerarhiji, po stupnju tajnosti itd. To vam omogućuje kompetentniju autorizaciju pristupa. i brže pronaći Potrebni dokumenti.

Drugi aspekt je usmjeravanje dokumenata u poduzeću. Uvođenjem sustava za automatizaciju ureda i upravljanje elektroničkim dokumentima (SADD) omogućena je optimizacija cjelokupnog procesa upravljanja koji postaje jednostavniji i logičniji, poboljšava se kvaliteta donesenih odluka, učinkovitije se prati izvršenje upravljačkih odluka te smanjuje troškove povezane s održavanjem aparata upravljanja. Dokumenti se šalju pomoću automatiziranog sustava za upravljanje dokumentima, koji sadrži jedinstvenu bazu klasifikatora i standarda za cijelu organizaciju. Usmjeravanje dokumenata određuje se ovisno o vrsti dokumenta, odnosno postoje standardni putovi kretanja za pojedine kategorije dokumenata. To vam omogućuje slanje dokumenata izravno nakon registracije službenicima organizacije u skladu s njihovim radnim obvezama i tehnološkim postupcima za obradu dokumenata različiti tipovi. Klasifikatori i standardi su isti za sve usluge. Razmjena dokumenata s vanjskim organizacijama osigurana je korištenjem korporativnog informacijskog portala.

Većina SADD programera ne stvara vlastite uređivači teksta, ali koristite uređivač iz Microsoft Office. Na radnom mjestu programera dokumenata, Word sučelju je dodan funkcionalni gumb koji vam omogućuje prijenos kreiranog dokumenta u sustav upravljanja uredom, čime se osigurava njegov prolaz kroz sustav protoka dokumenata. Kada je potrebno pogledati dokument, Word se pokreće na korisnikovom računalu. Možemo reći da je automatizirani uredski radni sustav pokretna traka koja osigurava optimalno kretanje elemenata u sustavu, a Microsoft Office programi su strojevi oko te pokretne trake pomoću kojih možete pripremiti dokument (dio) i postaviti ga na pokretna traka. Sustav upravljanja uredom osigurava zajamčenu dostavu s jednog stroja na drugi, kontrolira što se na tom stroju obrađuje i šalje dalje na odredište. Mnogi od postojećih SADD-ova omogućuju organizacijama koje su ih implementirale prelazak na bespapirni protok dokumenata. Međutim, čak i uz SADD, samo neke organizacije u praksi koriste elektronički oblik internog odobrenja organizacijskih i upravnih dokumenata korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa (EDS).

4. Organizacija elektroničkog protoka dokumenata Elektronički protok dokumenata i njegova optimizacija povezani su s nekoliko čimbenika: n Pravni aspekt uključuje utvrđivanje statusa dokumenata i njihovu hijerarhijsku sistematizaciju. Komercijalna poduzeća, javne organizacije i druge strukture moraju se pridržavati pravila utvrđenih zakonom za pripremu i pohranu dokumenata. n Tehnički čimbenik uključuje opremanje poduzeća potrebnom opremom za učinkovitu organizaciju protoka dokumenata. Elektroničko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje rad tvrtke, smanjujući vrijeme utrošeno na osnovne proizvodne procese. n Kontrolni aspekt učinkovite organizacije tijeka dokumenata uključuje razvoj upravljačkog aparata za rad s dokumentima, stvaranje sustava tijeka dokumenata i specijalizaciju struktura.

Praksa pokazuje da ako su dokumenti pravilno organizirani, tvrtka ne mora gubiti vrijeme i resurse na rješavanje raznih situacija. Strukturna jedinica odgovorna za dokumente, ako je potrebno, daje ugovore, potvrde itd. Time se povećava učinkovitost i djelotvornost tvrtke u cjelini. Posljedično, postavlja se pitanje kako organizirati uredski rad kako bi se sistematizirala sva potrebna dokumentacija. Ovisno o specijalizaciji i profilu, poduzeća koriste tri oblika rada s dokumentima, od kojih svaki karakteriziraju određene značajke tijeka dokumenata. Centralizirana organizacija protoka dokumenata U centraliziranom obliku dokumenti su koncentrirani u nadležnosti jedne strukturne jedinice. To može biti tajništvo, ured ili u slučaju upravljanja velikim elektroničkim dokumentima – jedan zaposlenik. Cjelokupni ciklus operacija s dokumentima i organizacija protoka dokumenata provodi ovaj odjel. Dokumenti se prihvaćaju, obrađuju i evidentiraju u zatvorenom sustavu, što je jamstvo povjerljivosti rada. Ostale prednosti centraliziranog sustava za upravljanje dokumentima uključuju učinkovitost uredskog rada i pojednostavljenje metodološkog vođenja. Elektronički tijek dokumenata pri korištenju ovog obrasca može se sistematizirati pomoću posebnih informacijskih usluga.

Decentralizirani sustav upravljanja dokumentima Decentralizirani sustav podrazumijeva da se dokumenti nalaze u odjelu više odjela. Svaki odjel u tvrtki kreira vlastitu službu za upravljanje dokumentima. Sličan sustav rada s dokumentima tipičan je za poduzeća koja su geografski odvojena. U ovom slučaju automatizacija dokumenata ima veliki značaj, budući da je potrebno razviti sustav opće zaštite informacija. Metodološka kontrola je također važna: u pravilu neovisni odjeli u čijim se odjelima nalaze dokumenti daju izvješća o tijeku dokumenata poduzeća s utvrđenom pravilnošću. Mješoviti sustavi protoka dokumenata Mješoviti oblik protoka dokumenata u poduzeću pretpostavlja da su dokumenti raspoređeni među odjelima. Jedan dio poslova, primjerice prijem i obrada dokumenata, obavlja jedan odjel, a drugi, primjerice replikaciju, pohranu, sistematizaciju, drugi. Takav sustav protoka dokumenata prikladan je ako poduzeće ima razgranatu strukturu. Računovodstvo može evidentirati dokumente o porezu, kadrovska služba može registrirati dokumente o općem sastavu itd. Mješovita organizacija protoka dokumenata trenutno je jedan od najučinkovitijih sustava upravljanja.

Organizacija protoka dokumenata: značajke Organizacija protoka dokumenata temelji se na nekoliko načela koja osiguravaju učinkovito poslovanje poduzeća u cjelini. Tijek dokumenata poduzeća dio je informacijska podrška, što je ključ aktivnog razvoja. Načela upravljanja dokumentima uključuju: n Pojednostavljenje postupka registracije dokumenata. Treba napomenuti da ova operacija ne bi trebala utjecati na kvalitetu svih uredskih procesa. n Organizacija protoka dokumenata na temelju usmjeravanja. Izrada dijagrama toka za sve dokumente omogućuje vam optimizaciju tijeka rada. n Dokumenti se moraju registrirati jednom. U ovom slučaju, elektroničko upravljanje dokumentima smatra se optimalnim rješenjem, što omogućuje smanjenje vremena za primanje i pregled dokumenata. n Organizacija tijeka dokumenata mora isključiti nerazumna odobrenja, paralelna odobrenja i prijenos dokumenata trećim stranama. Stoga je organizacija protoka dokumenata usmjerena na smanjenje vremena provedenog u radu s dokumentima, optimizaciju administrativnih aktivnosti i poboljšanje učinkovitosti informacijske podrške za poduzeće.

Elektroničko upravljanje dokumentima: principi i karakteristike Elektroničko upravljanje dokumentima podrazumijeva jednokratnu registraciju dokumenata, što znači da se identifikacija može provesti u bilo kojoj fazi papirologije. Važna je i jedinstvena hijerarhijski sistematizirana baza podataka o dokumentaciji koja eliminira dupliranje i paralelno razmatranje. Imajući razvijen sustav izvješćivanja, upravljanje elektroničkim dokumentima omogućuje vam kontrolu kretanja dokumenata i osnovnih informacijski procesi. Također je vrijedno napomenuti da je učinkovit organizirani sustav pretraživanje dokumenata, što uključuje elektroničko upravljanje dokumentima. Upravljanje elektroničkim dokumentima ima klasifikaciju sustava: 1. Sustavi za automatizaciju ureda. 2. Arhiva dokumenata. 3. Sustavi za unos dokumenata i sustavi za obradu slika dokumenata. 4. Sustavi upravljanja troškovima pohrane dokumenata. 5. Sustavi usmjeravanja dokumenata. 6. Sustavi za složenu automatizaciju poslovnih procesa.

Sustavi za automatizaciju uredskih poslova ušli su u široku upotrebu na Zapadu mnogo ranije nego kod nas, stoga smo razvili vlastitu terminologiju za opis razna područja tijek dokumenata. U zapadnoj praksi najčešći su sljedeći pojmovi: EDM (Electronic Document Management) je skupni naziv za sustave za elektroničko upravljanje dokumentima. DMS (Document Management Systems) – najbliži prijevod po značenju – elektronička arhiva dokumenata; Enterprise-centric EDM – korporativni sustavi za upravljanje dokumentima koji kombiniraju alate za kreiranje, uređivanje, objavljivanje i pohranu dokumenata (Word, Excel, elektronička arhiva, pošta, zakazivanje sastanaka, odobrenje dokumenata itd. u jednom paketu) Information Management – ​​​​Sustavi upravljanja informacije, koje se nazivaju i portali, pružaju agregaciju, upravljanje i isporuku informacija putem Interneta, intraneta i ekstraneta. Imaging – Sustavi koji pretvaraju informacije s papira u digitalni format, u pravilu je to TIFF (Tagged Image File Format), nakon čega se dokument može koristiti u radu u elektroničkom obliku. O tome govori doc. Flow Management – ​​sustavi za usmjeravanje kretanja dokumenata; Raditi. Flow Management – ​​​​sustavi za usmjeravanje radnih tokova i zadataka. Postoji također veliki broj povezani pojmovi, na primjer: Upravljanje znanjem skladišta dokumenata

Sustavi za automatizaciju ureda Njihova funkcija uključuje evidentiranje dokumenata u posebnu bazu podataka, što se izražava u ispunjavanju posebne kartice dokumenata. Sadržaj kartice dokumenta može varirati ovisno o trenutnoj situaciji u organizaciji. Uobičajeno, sustavi upravljanja uredom razlikuju ulazne i izlazne dokumente, regulatorne dokumente, dokumente kolegijalnih upravnih tijela, referentne dokumente itd. Dokumenti pod kontrolom izvršenja dijele se prema izvršiteljima, statusu izvršenja, rokovima itd. Svaki dokument u sustavu je zapis u bazi podataka, karakteriziran skupom vrijednosti atributa kartice. Osim evidentiranja i pretraživanja dokumenata u bazi, sustav mora generirati izvješća koja omogućuju dobivanje evidencije o izvršenju dokumenata i drugih sumarnih podataka.

Arhiva dokumenata Sami dokumenti pohranjuju se u arhivu, stoga sustav mora osigurati diferencijaciju prava pristupa dokumentima. Korisnik se može identificirati ili mrežnim imenom ili korištenjem posebnog imena i lozinke definirane u sustavu za upravljanje arhivom. Osim odvajanja prava pristupa na razini korisnika, sustav mora osigurati raspodjelu korisničkih grupa ili uloga. Sljedeća funkcija arhive dokumenata je omogućavanje grupnog rada s dokumentima u izradi - to je funkcija blokiranja dokumenata ili Provjera. In/Check-Out kontrola. Ako jedan od korisnika sustava počne uređivati ​​dokument, blokira se pristup drugim korisnicima dok se rad s njim ne završi. Još jedna funkcija arhive je podrška za kontrolu verzija. Verzije dokumenata mogu se snimati automatski ili na inicijativu korisnika. Ako je potrebno, korisnik se može vratiti na jedan od prethodne verzije dokument. Servisne funkcije arhive dokumenata uključuju mogućnost stvaranja sigurnosne kopije dokumenata bez zaustavljanja sustava, integracija sa sustavima kako bi se osigurala optimalna cijena pohrane podataka itd.

Sustavi za unos dokumenata i sustavi za obradu slika dokumenata Jedna od samostalnih funkcija sustava za protok dokumenata je unos dokumenata u arhivu. To znači prijenos dokumenata s papirnatog na elektronički. U najjednostavnijem slučaju, ovaj se postupak svodi na jednostavno skeniranje. Složenija funkcija je automatsko prepoznavanje sadržaja slike dokumenta i generiranje dokumenta koji sadrži tekst. Za to su dizajnirani programi koji pripadaju klasi softvera za prepoznavanje teksta. Još složenija značajka je prepoznavanje sadržaja oblika. U tom slučaju program otkriva prisutnost unosa, uključujući rukom pisane, u određenim poljima obrasca dokumenta, prepoznaje njegov sadržaj i automatski ispunjava vrijednosti atributa ovog dokumenta u sustavu. Ako je potrebno, vrijednosti pojedinih polja obrasca mogu se odabrati iz direktorija definiranog u sustavu.

Sustavi za usmjeravanje dokumenata izravno se bave slanjem dokumenata na radne stanice izvođača, prikupljanjem informacija o trenutnom statusu dokumenata, objedinjavanjem dokumenata po završetku rada s njima u pojedinim fazama, a također pružaju način pristupa informacijama o trenutnom stanju rada s dokumentima. . Sustavi usmjeravanja u pravilu sadrže alate za opisivanje tipičnih ruta za prolazak dokumenata u organizaciji. Na temelju razvijenih rutnih shema mogu se generirati instance poslovnih procesa za rad s dokumentima. U u ovom slučaju možemo govoriti o tvrdom usmjeravanju. Alternativa je takozvano slobodno rutiranje, u kojem se ruta formira "spontano". Svaki korisnik sustava s odgovarajućim pravima može odrediti sljedećeg ili sljedećeg izvršitelja dokumenta. Kod usmjeravanja dokumenata moguće su dvije sheme, nazovimo ih Off-Line i On-Line. U prvom slučaju, kada se dokument šalje na radno mjesto korisnika, on se fizički izdvaja iz arhive dokumenata i dostavlja (na primjer, putem e-pošte) na radno mjesto klijenta. Po završetku rada, dokument se vraća u arhivu. U ovom slučaju sam sustav usmjeravanja je klijent arhive dokumenata i unosi relevantne podatke u računovodstvenu bazu podataka. Druga shema ne uključuje fizičko premještanje dokumenta. Sustav za usmjeravanje dokumenata pruža klijentu sučelje za pristup zadacima obrade dokumenata.

Sustavi za složenu automatizaciju poslovnih procesa Razvoj sustava za usmjeravanje dokumenata je Rad. Protočni sustavi, odnosno sustavi za složenu automatizaciju poslovnih procesa. Za razliku od sustava za usmjeravanje dokumenata, objekt za usmjeravanje u njima je skup podataka koji se koristi u određenom poslovnom procesu. Korisnik na radnom mjestu dobiva informacije o tome što mora učiniti i sve podatke koji su za to potrebni. Raditi. Aplikacija Flow određuje koja se aplikacija mora pokrenuti za implementaciju funkcija na određenom radnom mjestu i u nju učitava potrebne podatke. Paradigma rada Protočni sustavi pretpostavljaju da korisnik mora obavljati samo potrebne funkcije, sve rutinski rad– određivanje redoslijeda radnji, dostavljanje potrebnih informacija, praćenje ažurnosti izvršenja poslova i sl. obavlja Sustav rada. Teći.

Odabir softvera za automatizaciju Ne postoji idealan softver, stoga trebate jasno formulirati svoje zahtjeve i analizirati softver prema nizu kriterija. Mogući popis kriterija: Alati za navigaciju – jednostavnost korisničkog pristupa raznim aplikacijama, navigacija kroz podatke, prezentacija podataka. Kartoteka/računovodstvo – funkcije računovodstva dokumenata, atribucije, kreiranje kartica dokumenata, itd. Arhiva/obrada slika – pohrana dokumenata, upravljanje verzijama, snimanje dokumenata za uređivanje, skeniranje slika, prepoznavanje teksta. Usmjeravanje/kontrola – funkcije dostave dokumenata na korisničke radne stanice, prikupljanje informacija o radnjama korisnika, praćenje trenutnog stanja dokumenata. Automatizacija poslovnih procesa - alati za modeliranje procesa, okruženje za implementaciju i praćenje procesa, alati za prikupljanje statistike o izvršenju procesa. Grupni rad - alati za organiziranje telekonferencija, grupnih rasprava i razvoj dokumenata. Pretraživanje/upravljanje znanjem – alati za pronalaženje informacija (cjeloviti tekst, atribut itd.), klasifikacija i katalogizacija dokumenata, izrada baza znanja po tematskim područjima. Otvorenost – mogućnosti proširenja funkcionalnosti. Prilikom odabira softvera za automatizaciju potrebno je što jasnije ocrtati raspon zadataka koje namjeravate riješiti. To će smanjiti troškove nabave, kao i minimizirati vrijeme i troškove implementacije.

Opis prezentacije po pojedinačnim slajdovima:

1 slajd

Opis slajda:

2 slajd

Opis slajda:

Organizacija uredskog rada i tijeka dokumenata korištenjem sredstava elektronske komunikacije. Osnovni pojmovi i pojmovi Dokumentacijska potpora upravljanju (DMS) obuhvaća pitanja dokumentacije, organizacije rada s dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihove arhivske pohrane. Dokumentacija je stvaranje dokumenata, odnosno njihova priprema, izvedba, koordinacija i izrada. Uredski rad: skup mjera za osiguranje predškolskog obrazovanja poduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija uredskog rada. Organizacija rada s dokumentima - osiguranje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. Sistematizacija arhivske pohrane dokumenata - određivanje pravila za pohranjivanje informacija nastalih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korištenje za potporu upravljačkog odlučivanja. Protok dokumenata je kretanje dokumenata unutar predškolske odgojno-obrazovne ustanove. Poslovni postupak je slijed određenih operacija koje obavljaju zaposlenici organizacija kako bi riješili bilo koji zadatak ili cilj u okviru aktivnosti poduzeća ili organizacije. Elektronička arhiva rješava problem usustavljivanja arhivske pohrane elektroničkih dokumenata unutar predškolske odgojno-obrazovne ustanove.

3 slajd

Opis slajda:

Elektroničko uredsko vođenje i dokumentotok u poduzeću Elektroničko uredsko uredsko poslovanje i dokumentotok u poduzeću je automatizirani višekorisnički sustav koji prati proces upravljanja radom hijerarhijske organizacije. EDF) je objedinjeni mehanizam za rad s dokumentima prezentiranim u elektroničkom obliku, uz implementaciju koncepta „uredskog rada bez papira“. Elektronički dokument (ED) je dokument izrađen korištenjem računalnih alata za obradu informacija, koji se može potpisati elektroničkim digitalnim potpisom (EDS) i pohraniti na računalni medij u obliku datoteke odgovarajućeg formata. Elektronički digitalni potpis (EDS) je analog vlastoručnog potpisa, koji je sredstvo zaštite informacija, pruža mogućnost kontrole cjelovitosti i potvrde autentičnosti elektroničkih dokumenata. Upravljanje elektroničkim dokumentima. Glavne prednosti implementacije: smanjenje financijskih i vremenskih troškova za izradu i obradu dokumenata; učinkovita organizacija protoka dokumenata povećava učinkovitost odjela i službi tvrtke; integracija informacija koje sadrže podatke u različitim dokumentima kako bi menadžment donio brze i informirane upravljačke odluke; stvaranje uvjeta za prijelaz s rutinskog upravljanja papirnatim dokumentima na obećavajuću bespapirnu (elektroničku) tehnologiju; optimizacija poslovnih procesa vezanih uz uredski rad i protok dokumenata u poduzeću;

4 slajd

Opis slajda:

Izrada dokumenata na temelju predložaka Metode izrade predložaka: Od nule Na temelju gotovog dokumenta Predložak je prazan ili prazan obrazac u koji korisnik, u skladu sa svojim zadacima, popunjava potrebne stupce vlastitim podacima. Faze kreiranja predložaka: 1. Datoteka - kreiraj (odaberite vrstu dokumenta - predložak) 2. Uređivanje predloška kao običnog dokumenta 3. Umetanje makronaredbi i polja s informacijama (izbornik umetnite naredbeno polje) 4. Datoteka - Spremi kao - odaberite predložak vrste dokumenta i unesite ime.

5 slajd

Opis slajda:

Izrada predložaka dokumenata temeljenih na obrascima Elementi obrasca: Tekstualno polje Potvrdni okvir Kombinirani okvir Tablica Okvir Zatamnjenje polja Svaki element obrasca ima svoje parametre Pregled izbornika - Alatna traka - Obrasci Nakon izrade predloška i rasporeda polja obrasca, postavlja se zaštita od promjena PRIMJER predloška pomoću oblicima

6 slajd

Opis slajda:

Elektronički digitalni potpis. Namjena i primjena Elektronički digitalni potpis (EDS) je rekvizit elektroničkog dokumenta namijenjen zaštiti tog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja. Korištenje digitalnog potpisa omogućuje vam da: Pratite integritet poslanog dokumenta: ako dođe do slučajne ili namjerne promjene u dokumenta, potpis će postati nevažeći, Zaštita od promjena (krivotvorenja) dokumenta: jamstvo otkrivanja krivotvorina tijekom kontrole integriteta čini krivotvorinu nepraktičnom. Nemogućnost odricanja od autorstva. Budući da se ispravan potpis može stvoriti samo poznavanjem privatnog ključa, vlasnik ne može odbiti svoj potpis. Dokazi o autorstvu dokumenta: Budući da samo poznavanjem privatnog ključa možete izraditi ispravan potpis, vlasnik para ključeva može dokazati svoje autorstvo potpisa ispod dokumenta. Sva ova svojstva digitalnog potpisa omogućuju da se koristi se u sljedeće svrhe: Deklaracija roba i usluga (carinske deklaracije) Evidentiranje prometa na objektima Nekretnine Korištenje u bankovnim sustavima Elektronička trgovina i državni nalozi Praćenje izvršenja državnog proračuna U sustavima žalbe nadležnim tijelima Za obvezno izvješćivanje državnim tijelima Organizacija pravno značajnog elektroničkog protoka dokumenata u sustavima poravnanja i trgovanja

7 slajd

Opis slajda:

Elektronički digitalni potpis. Sredstva i primjena Sheme za konstrukciju digitalnog potpisa Postoji nekoliko shema za konstrukciju digitalnog potpisa: Na temelju simetričnih algoritama šifriranja. Ova shema predviđa prisutnost u sustavu treće strane - arbitra koji uživa povjerenje obiju strana. Autorizacija dokumenta je sama činjenica njegovog šifriranja tajnim ključem i prijenosa arbitru. Na temelju algoritma asimetrična enkripcija. Trenutno su takve sheme digitalnog potpisa najčešće i naširoko se koriste. Općeprihvaćena shema digitalnog potpisa pokriva tri procesa: Generiranje para ključeva. Korištenjem algoritma za generiranje ključa, privatni ključ se odabire na jednako vjerojatan način iz skupa mogućih privatnih ključeva, te se izračunava odgovarajući javni ključ. Formiranje potpisa. Za određeni elektronički dokument, potpis se izračunava pomoću privatnog ključa. Provjera (ovjera) potpisa. Za dokumente i podatke o potpisu valjanost potpisa utvrđuje se javnim ključem. Uvjeti za korištenje digitalnog potpisa: Mora se izvršiti ovjera potpisa javni ključ, što odgovara točnom privatnom ključu koji je korišten tijekom potpisivanja. Bez posjeda privatni ključ Sigurno je računalno teško stvoriti legitiman digitalni potpis.

8 slajd

Opis slajda:

Microsoft Outlook - Microsoft Outlook alat za automatizaciju radnog mjesta pruža mogućnost razmjene poruka e-pošte, upravljanja vašim kalendarom, zadacima i popisom kontakata Microsoft Outlook sučelje

Ocjena 1 Ocjena 2 Ocjena 3 Ocjena 4 Ocjena 5

Informacijske tehnologije za dokumentacijsku potporu upravljačkih aktivnosti.

PredavanjeSustavi za upravljanje dokumentima

1. Model protoka dokumenata poduzeća.

2. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima.

3. Automatizacija protoka dokumenata.

1. Model tijeka dokumenata poduzeća

Prijenos informacija na svim razinama hijerarhije odvija se slanjem i dostavom dokumenata na papiru ili na disketama, pri čemu se uključuje dodatno osoblje. Kvantitativni aspekt informacija također je različit, a kako analiza pokazuje, najveći broj podataka slijeva se u proizvodno-tehnološki sektor i menadžment.

Procjena kvalitete razmjene informacija može se izvršiti pomoću sljedećeg modela protoka dokumenata.

Glavna područja automatizacije protoka dokumenata su: podrška za činjenične informacije, mogućnost rada s dokumentima punog teksta, podrška za propise za cirkulaciju dokumenata - koji određuju trodimenzionalniprostor svojstava (slika 1), gdje se bilo koji softverski proizvod kreće određenom putanjom ove klase, prolazeći kroz različite faze u svom razvoju.

Riža. 1.

Prva os (F) karakterizira razinu organizacije pohrane činjeničnih informacija, koja je vezana uz specifičnosti određene vrste djelatnosti poduzeća ili organizacije.Na primjer: prilikom nabave materijalnih sredstava izrađuju se otpremni dokumenti (fakture, prijemnice, prijemni skladišni nalozi i dr.), evidentirani kao operativni dokumenti, čiji su atributi vrlo važni za donošenje upravljačkih odluka. Podaci iz pogonskih dokumenata služe za složenu analitičku i sintetičku obradu, au pojedinom slučaju korisnik ih može dobiti putem izvještajnog sustava.

F* = Fopćenito / Fauto.

Druga os (D) - dokumenti s punim tekstom, odražava potrebu za organiziranjem interakcije: formiranje i prijenos roba, usluga ili informacija unutar poduzeća i izvan njega.Ti dokumenti, zajedno s činjeničnim informacijama, sadrže polustrukturirane informacije koje ne podliježu automatizaciji analitička obrada, kao što su, na primjer, faktori više sile i postupak podnošenja zahtjeva u slučaju kršenja uvjeta ugovora.

D* = Dopćenito / Dauto.

Treća os (R) unosi treću dimenziju u prostor protoka dokumenata - regulativu procesa obrade dokumenata,i to: opis koji zahvati, kada i kako trebaju biti izvedeni. Osnova za pozicioniranje u odnosu na ovu os je skup formalnih obilježja (atributa) i popis operacija.

R* = Ropćenito / Rauto.

Točka u prostoru (F, D, R) određuje stanje sustava protoka dokumenata. Položaj ove točke ovisi o stupnju razvoja i stupnju implementacije sustava upravljanja dokumentima u poduzeću, kao io njegovim specifičnostima i samom opsegu poslovanja.

Predstavivši model protoka dokumenata na ovaj način, moguće je, primjerice, poznavajući trenutno stanje organizacije uredskog rada u svakom konkretnom poduzeću, jasno zamisliti u kojim smjerovima trebamo dalje ići, što trenutno nedostaje i kako organski koristiti postojeće sustave automatizacije.Na primjer, u jednoj od moskovskih banaka nakupljen je veliki niz činjeničnih podataka, za čiju je obradu korišten moderni DBMS, raspoređen na moćnim poslužiteljima otpornim na pogreške - sve bi, čini se, trebalo biti u redu. Međutim, u radu s internim dokumentima uočeno je dupliciranje informacija: pojavile su se situacije kada se "činilo da nitko nije kriv", a banka je s vremena na vrijeme gubila profitabilne klijente. Razlog je taj što je točka koja odražava položaj sustava za upravljanje dokumentima za ovu organizaciju imala prilično velike koordinate duž osi "F" i, moguće, duž osi "D", ali je vrijednost koordinate duž osi "R" bila blizu na nulu. Konkretno rješenje u ovom slučaju može se razmotriti pitanje uvođenja sustava upravljanja regulativom. U ovom slučaju nema potrebe brinuti se za DBMS (os „F“) ili elektroničke arhive (os „D“) – govorimo samo o promjeni vrijednosti koordinata duž osi „R“.

U općem slučaju, kao što je već navedeno, proces automatizacije ureda u poduzeću može se prikazati kao krivulja u trodimenzionalnom koordinatnom prostoru F, D, R. Štoviše, što je ova krivulja strmija, to je proces modernizacije brži, a što su veće vrijednosti sve tri koordinate, veća je razina automatizacije u korporaciji i, kao rezultat toga, manje problema s organizacijom vlastitih aktivnosti .

Osi "F" i "D" određuju specifičnosti aktivnosti organizacije, regulirane položajem treće koordinate (R) prostora modela protoka dokumenata. Štoviše, model ne ovisi o tehnologiji obrade dokumenata koju je usvojilo poduzeće - o svemu odlučuje samo svrha aktivnosti, bilo da se radi o vladinoj organizaciji, trgovačkom poduzeću ili industrijskom poduzeću.

Općenito, mogu se razlikovati tri vrste organizacija:

trgovačko poduzeće: stjecanje, markiranje, prodaja, stvaranje dobiti - glavni predmet djelatnosti;

proračunska organizacija: glavna djelatnost – priprema dokumenata;

industrijsko poduzeće: nabava sirovina, prerada, stvaranje novog proizvoda, prodaja, ostvarivanje dobiti. Svrha aktivnosti je operacija.

Ako je zadatak organizacije generirati dokumente, na primjer, ured gradonačelnika, sud ili ministarstvo, tada će njezin položaj u modelu zauzimati prilično visoku poziciju u odnosu na osi "F" i "D". Usput, danas su najpopularnije aplikacije usmjerene na automatizaciju aktivnosti državnih i vladinih administrativnih struktura - čija je glavna svrha priprema dokumenata.

Međutim, ako uzmemo u obzir aktivnosti trgovačkog društva, čija je zadaća proizvodnja materijalnih dobara (prihvaćanje sirovina, transformacija, stvaranje novog proizvoda, prodaja, primanje prihoda), tada bi sve tri koordinate trebale imati uravnotežene vrijednosti.

2. Sustavi za elektroničko upravljanje dokumentima

EDMS omogućuje proces kreiranja, kontrole pristupa i distribucije velikih količina dokumenata na računalnim mrežama, a također omogućuje kontrolu nad protokom dokumenata u organizaciji.

Upravljanje elektroničkim dokumentima uključuje: stvaranje dokumenata, njihovu obradu, prijenos, pohranu, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili poduzeću, na temelju korištenja računalnih mreža. Općenito, upravljanje elektroničkim dokumentima podrazumijeva organiziranje kretanja dokumenata između odjela poduzeća ili organizacije, korisničkih grupa ili pojedinačnih korisnika. Pritom, kretanje dokumenata ne znači njihovo fizičko kretanje, već prijenos prava korištenja istih uz obavještavanje određenih korisnika i nadzor nad njihovim izvršenjem.

Dokument je osnovna jedinica informacija, a cjelokupno postojanje sustava za upravljanje dokumentima posvećeno je pohranjivanju dokumenta, njegovih svojstava i povijesti njegovog života, kao i samom održavanju njegovog života.

Glavna svrha EDMS-a je organizirati pohranu elektroničkih dokumenata, kao i rad s njima(osobito, tražeći ih i po atributima i po sadržaju). EDMS bi trebao automatski pratiti promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, te kontrolirati sve njihove verzije i subverzije. Sveobuhvatni EDMS trebao bi pokriti cijeli ciklus uredskog rada poduzeća ili organizacije - od postavljanja zadatka izrade dokumenta do njegovog otpisa u arhivu, te osigurati centraliziranu pohranu dokumenata u bilo kojem formatu, uključujući složene složene dokumente. EDMS bi trebao kombinirati različite protoke dokumenata geografski udaljenih poduzeća u jedan sustav. Moraju osigurati fleksibilno upravljanje dokumentima i sa pomoću tvrdog određivanje prometnih pravaca, te putem slobodnog usmjeravanja dokumenata. EDMS mora provoditi strogu diferencijaciju pristupa korisnika različitim dokumentima ovisno o njihovoj kompetenciji, položaju i ovlastima koje su im dodijeljene. Osim toga, EDMS mora biti prilagođen postojećoj organizacijskoj strukturi i sustavu upravljanja zapisima poduzeća, kao i integracija s postojećim korporativnim sustavima.

Pitanje klasifikacije EDMS-a prilično je složeno zbog brzog razvoja tržišta ovih sustava. Štoviše, počevši od 2001. godine koncept je počeo dobivati ​​sve veću popularnost "Enterprise Content Management - ECM", a ne upravljanje elektroničkim dokumentima. ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sustav koji integrira sve tehnologije orijentirane na sadržaj i proces unutar poduzeća pruža zajedničku infrastrukturu za upravljanje protokom dokumenata, smanjujući potrebu za implementacijom i podrškom višestrukih tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Bit ovog pristupa (koji se naziva i infrastrukturnim) je u tome Enterprise sadržaj ne bi trebao pripadati samo jednoj aplikaciji ili sustavu. Trebao bi biti dostupan mnogim aplikacijama i slobodno se distribuirati između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (koja uključuje odgovarajuće aplikacije većine dobavljača industrije) je njezino neovisnost o jednoj univerzalnoj trgovini sadržaja. ECM infrastruktura integrira mnoge specijalizirane (ili naslijeđene) repozitorije podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektroničke repozitorije dokumenata proizvoda, e-poštu, repozitorije web sadržaja, datotečne sustave, pa čak i DBMS-ove. Tako, ECM infrastruktura pruža zajednički integracijski (ili virtualizacijski) sloj za svako spremište podataka(omogućujući im postavljanje upita s bilo kojeg mjesta u cijeloj tvrtki), čime se minimizira potreba za integracijom elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima i sustava za upravljanje sadržajem više dobavljača. Osim toga, uz pomoć ECM infrastrukture implementiraju se korporativne usluge upravljanja sadržajem kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sustava).

Prema analitičarima IDC-a, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko vrsta, budući da imaju funkcije koje im odgovaraju):

EDMS usmjeren na poslovne procese (business-process EDM).Oni čine osnovu ECM koncepta. Sustavi ove vrste (EDMS) dizajnirani su za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sustavi pružaju puni životni ciklus rada s dokumentima, uključujući rad sa slikama, upravljanje zapisima i tijekovima rada, upravljanje sadržajem itd. EDMS sustavi omogućuju pohranjivanje i dohvaćanje 2-D dokumenata u izvornim formatima (slike, CAD datoteke, proračunske tablice itd.). ) s mogućnošću grupiranja u mape. Najpoznatiji proizvođači EDMS sustava su Documentum (sustav Documentum), FileNet (sustavi Panagon i Watermark), Hummingbird (sustav PC DOCS) itd. Dobavljači koji su uspješniji u upravljanju sadržajem od drugih tvrtki (primjerice Documentum i tvrtke FileNet) usmjerila je svoje aktivnosti na implementaciju takvih funkcija u EDMS kao što su upravljanje predlošcima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i objavljivanje web sadržaja. Treba napomenuti da dok gotovo svi EDMS sustavi pružaju dobru razinu implementacije repozitorija i knjižničnih usluga za upravljanje elektroničkim sadržajem (primjerice, slikama i uredskim dokumentima), svaki od njih je najjači u svom području. Primjerice, sustavi Open Text i iManage imaju najrazvijenije upravljanje uredskim dokumentima. S druge strane, sustavi Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su jaki u upravljanju slikama proizvoda velike količine.

Korporativni EDMS (Enterprise-centric EDM). Sustavi ove vrste pružaju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za stvaranje, suradnju i objavljivanje dokumenata. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a usmjerenog na poslovne procese. U pravilu, korporativni EDMS nisu namijenjeni samo za korištenje u određenoj industriji ili za rješavanje uskog problema. Implementiraju se kao opće korporativne tehnologije. Razvoj i promociju korporativnog EDMS-a provode Lotus (sustav Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sustav LiveLink), Keyfile, Oracle (sustav Context), iManage itd.

Sustavi za upravljanje sadržajem sustavi upravljanja). Sustavi ove vrste omogućuju stvaranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (sve do razine odjeljaka dokumenta i objekata za njihovu naknadnu ponovnu upotrebu i kompilaciju). Dostupnost informacija ne kao dokumenata, već kao manjih objekata olakšava razmjenu informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji mogu biti uključeni u web prezentaciju (na primjer, HTML stranice i web grafika). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost izrade prezentacijskih predložaka koji se koriste za predstavljanje dinamičkog sadržaja i njegovu personalizaciju (na temelju korisničkih preferencija, njihovih profila itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sustavi za upravljanje sadržajem tvrtki Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette itd.

Sustavi upravljanja informacijama – portali.Takvi sustavi omogućuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i isporuku putem Interneta/intraneta/ekstraneta. Uz njihovu pomoć, mogućnost skupljanja (i primjene) iskustva u distribuiranom korporativno okruženje na temelju korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali također omogućuju pristup preko standardnog web preglednika brojnim aplikacijama za e-trgovinu (obično kroz sučelje ERP sustava). Primjeri portala su sustavi Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sustavi slikanja.Uz njihovu pomoć, podaci skenirani s papirnatog medija pretvaraju se u elektronički oblik (obično u TIFF formatu). Ova tehnologija temelj je za pretvaranje informacija iz svih naslijeđenih papirnatih dokumenata i mikrofilmova u elektronički oblik. Osnovne funkcije standardnog sustava za obradu slika uključuju: skeniranje, pohranu, brojne mogućnosti pretraživanja slika itd.

Sustavi upravljanja tijekovima rada.Sustavi ovog tipa dizajnirani su za pružanje usmjeravanja radnih tokova bilo koje vrste (definiranje putanje usmjeravanja datoteka) unutar korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za povećanje učinkovitosti i upravljivosti poslovnih procesa poduzeća. Sustavi za upravljanje tijekovima rada obično se kupuju kao dio rješenja (na primjer, EDMS sustavi ili PDM sustavi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su tvrtke Lotus (sustavi Domino/Notes i Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

EDMS komponente

Svi EDMS sadrže obvezne standardne komponente: pohranu kartica dokumenata (atributa); pohrana dokumenata; komponente koje implementiraju poslovnu logiku sustava.

Pohrana atributa dokumenta

Spremište atributa dokumenta dizajnirano je za pohranu "kartice" - skupa polja koja karakteriziraju dokument. Tipično, EDMS ima koncept tipa dokumenta (na primjer, ugovor, specifikacija, pismo itd.) i svaki tip ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju Obavezna polja, zajednički za sve dokumente, te posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste.

Osim pojma vrste dokumenta, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može pripadati istovremeno u više kategorija. Kategorije se mogu posložiti u stablo kategorija.

Za organiziranje pohrane kartica postoje tri moguća rješenja: korištenje vlastite pohrane, standardnog DBMS-a ili alata okruženja na kojem je DBMS izgrađen.

Skladištenje dokumenata

Za implementaciju pohrane dokumenata, opet, postoje dva pristupa: pohrana u sustav datoteka ili u specijaliziranom skladištu EDMS. Sa stajališta pragmatičnog korisnika, nema velike razlike između ovih pristupa, ako ih ocjenjujemo u cjelini. Ali još uvijek postoje neke značajke.

Pohranjivanje u datotečni sustav smanjuje stupanj sigurnosti prilikom ograničavanja pristupa, budući da datotečni sustav možda neće podržavati sigurnosni model koji je implementiran u samom EDMS-u. Stoga morate EDMS-u dati vlastita prava pristupa, tako da datoteke koje je on spremio neće biti izravno dostupne niti jednom korisniku. A EDMS održava vlastiti sustav za popis korisnika s pravima pristupa, organizirajući pristup datotekama putem tih prava. Istodobno, sustav pristupa postaje težak za održavanje i nije posve besprijekoran sa stajališta informacijske sigurnosti. Kako bi se osigurala dodatna sigurnost, često se koristi šifriranje datoteka tijekom pohrane. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje datoteka, što uvelike komplicira traženje željene datoteke kada joj se pokušava pristupiti zaobilazeći sustav. Mora se reći da većina EDMS pohranjuje datoteke u datotečni sustav.

Poslovna razina

Na razini poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo su sve opisane komponente, iako se mogu različito rasporediti i razlikuju po stupnju složenosti, funkcionalno slične. Poslovna logika različitih sustava može se radikalno razlikovati, a upravo bi to trebalo najviše zanimati prilikom upoznavanja sa sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima. Možemo identificirati niz temeljnih komponenti koje, poput kocki, čine funkcionalnost svakog EDMS-a:

upravljanje dokumentima u repozitoriju.Uključuje postupke za dodavanje i uklanjanje dokumenata, spremanje verzija, prijenos u arhivu, održavanje arhive itd.;

traženje dokumenata.Sastoji se od pretraživanja po atributima, vizualnog pretraživanja po raznim stablima u kojima su pohranjeni dokumenti, pretraživanja po cijelom tekstu, semantičkog pretraživanja itd.;

usmjeravanje i kontrola izvršenja.Osigurava dostavu dokumenata u sklopu poslovnih procedura u organizaciji. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne ili krute. U slučaju fleksibilnog usmjeravanja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik u čijoj se nadležnosti dokument trenutno nalazi. U slučaju tvrdog usmjeravanja, put dokumenata je unaprijed određen na temelju neke logike. Funkcija usmjeravanja nije prisutna u svim EDMS. Obično se, kako bi se izbjegla zabuna, sustavi bez mogućnosti usmjeravanja nazivaju elektroničkim arhivama. Kontrola izvršenja sastavni je dio usmjeravanja. Zapravo, ruta je definirana u smislu putanje prolaza i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od sudionika u procesu prolaza. Izvršenje isprave podrazumijeva poduzimanje radnje u vezi s ispravom od strane svakog od sudionika u okviru svojih službenih ovlasti;

izvještaji. Služe kao analogni zapisnici uredskih dokumenata. Koristeći različita izvješća možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje su zaposlenici proveli radeći na određenom dokumentu, brzinu obrade dokumenata po odjelima itd.;

uprave.Podrška za rad samog sustava, podešavanje njegovih parametara itd.

Mjesto EDMS-a u informacijskom sustavu poduzeća

Glavne funkcije EDMS-a: osiguravanje kontrole i transparentnosti aktivnosti poduzeća, kao i prikupljanje znanja i upravljanje znanjem. U suvremenom svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u trošku Mercedesovog automobila samo 30% su izravni proizvodni troškovi, a ostatak je naknada za trošak razvoja automobila, odnosno trošak aktivnosti inženjera i menadžera, dakle glavni resurs za smanjenje troškova leži u optimizaciji njihovih aktivnosti.

Stupanj učinkovitosti korištenja EDMS-a određen je mjerom u kojoj dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informacijski sadržaj aktivnosti poduzeća. Očito je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni informacijski sadržaj strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba pohraniti ugovore, ali malo je vjerojatno da će doći do implementacije EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s mrežom trgovina u desecima gradova, složenom logistikom i vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o uvođenju ERP sustavi. U sljedećoj fazi količina kupci na veliko a veliki klijenti mogu narasti do takvih razmjera da ćete morati razmišljati o implementaciji CRM-a. I samo ako upravljački aparat naraste na stotine ljudi, pojavit će se paralelni neosnovni projekti, pojavit će se problemi diverzifikacije i pojavit će se zadatak uvođenja elektroničkog sustava upravljanja. U isto vrijeme, neki sustavi će možda morati biti integrirani tako da CRM sustav ima poveznice na pisma, ugovore i kopije dolaznih naloga koji su pohranjeni u EDMS.

U nekim slučajevima, integracija ovih sustava je čak i bliža - EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sustava koji ih generiraju i sustava koji ih konzumiraju, u slučajevima kada je izravna komunikacija na razini strukturiranih podataka između ovih sustavi nisu potrebni. Pretpostavimo da poduzeće ima CRM i ERP sustave i potrebno je da CRM bilježi tromjesečna izvješća iz ERP-a o isporuci robe određenom klijentu, po mogućnosti dopunjena komentarima stručnjaka. Jasno je da je najprikladnije takve izvještaje pohraniti u EDMS. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će se automatski kreirati i spremiti. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve te operacije mogu se dogoditi automatski. (Naglašavamo da je gornji primjer čisto spekulativan i da zapravo nema praktično značenje; integracija bilo kojeg informacijskog sustava ima smisla samo kada je njegova svrha jasno shvaćena.)

Standardni zahtjevi za EDMS

Ako slijedimo slovo standarda za izradu tehničkih specifikacija, zahtjevi koje tipični korisnik može postaviti tipičnom elektroničkom sustavu za upravljanje dokumentima mogu se opisati na sljedeći način.

Sustav za upravljanje elektroničkim dokumentima treba:

§ osigurati sigurno čuvanje dokumenata i njihovih opisa;

§ osigurati životni ciklus dokumenta (njegovo stvaranje, pohrana verzija, objava, blokiranje pristupa oduzetom dokumentu, prijenos dokumenta na pohranu u arhivu);

§ dopustiti dodjelu korisnika različite vrste dokumenti, izrada i uređivanje kartica za njih;

§ održavati hijerarhiju kategorija za učinkovito pretraživanje dokumenata;

§ pretraživanje dokumenata na temelju informacija s kartice, kao i cijelog teksta;

§ osigurati odvojenost pristupa dokumentima na razini pojedinačnih korisnika, na temelju principa uloga, te na temelju hijerarhijske strukture organizacije;

§ podrška HSM tehnologiji;

§ evidentirati sve događaje vezane uz rad korisnika i samog sustava;

§ potrebno je imati razvijene administrativne alate;

§ podrška daljinskom pristupu informacijama.

Napredni sustavi trebaju podržavati:

§ tehnologije klastera za osiguranje nesmetanog rada;

§ geografski raspoređene organizacije;

§ algoritmi šifriranja za pohranu i prijenos podataka;

§ digitalni potpis.

Zahtjevi za arhitekturu:

§ dostupnost namjenskog aplikacijskog poslužitelja;

§ prisutnost tankog klijenta;

§ podrška za pristup dokumentima pomoću preglednika.

§ multi-platforma kako bi se osigurala skalabilnost;

Zahtjevi za otvorenost i integraciju s drugim sustavima:

§ integracija s alatima za strujanje dokumenata;

§ integracija s uredskim aplikacijama;

§ integracija e-pošte;

§ dostupnost razvijenog softverskog sučelja (API);

§ integracija sa standardne usluge direktorije (na primjer, LDAP) za održavanje i sinkronizaciju popisa korisnika sustava;

§ mogućnost prilagodbe korisničkog sučelja specifičnim zadacima;

§ mogućnost dopune sustava vlastitim specijaliziranim komponentama;

§ u slučaju korištenja vanjske baze podataka za pohranjivanje atributa dokumenta potrebno je imati detaljan opis strukture podataka i alata za rad s različitim DBMS-ovima.

3. Automatizacija protoka dokumenata

Sustav za upravljanje dokumentima RS Doc on Oracle baza podataka Suite za suradnju

Problemi koje treba riješiti:

spajanje dokumenata u logičke blokove,

osiguravanje arhivske pohrane i pronalaženja dokumenata.

Potrošači:

● mala i srednja poduzeća;

● državne agencije;

● usluge podrške;

● IT tvrtke.

Hardverska platforma x86, Itanium, AMD.

Softverska platforma Windows, Solaris, Linux.

Funkcionalnost elektronički sustavi za upravljanje dokumentima RS-Doc:

● učinkovit rad s velikim količinama podataka i mogućnost neograničenog proširenja količine pohranjenih i obrađenih informacija;

● visok stupanj zaštite pohranjenih i prenesenih informacija;

● skalabilnost i prenosivost na bilo koju platformu;

● jednostavnost konfiguracije i administracije softvera;

● organizacija slučajnih ruta za dokumente.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima RS-Doc implementiran je na temelju Oracle Collaboration Suite 10g uz korištenje BPEL (Business Process Execution Language) tehnologije koja omogućuje integraciju velikih razmjera s poslovnim aplikacijama.

Oracle Content Services pruža svima u organizaciji sveobuhvatno, integrirano rješenje za upravljanje životnim ciklusom dokumenata. Oracle Content Services izgrađen je na Oracleovoj robusnoj poslužiteljskoj infrastrukturi, koristeći SDK za upravljanje sadržajem, dokazani skup alata s više od 2000 korisnika. Oracle Collaboration Suite 10g pružit će funkcionalnost vrlo jednostavnu za korištenje preko poznatih Windows web sučelja, kao i portala, E-Business Suite aplikacija i drugih okruženja.

Unos dokumenata

Sustav RS-Doc omogućuje organiziranje toka unosa dokumenata pomoću brzih skenera i sustava za prepoznavanje. U ovom slučaju, dokument se automatski postavlja u Oracle 10g DBMS.

Pretraživanje dokumenata

Problem end-to-end pretraživanja informacija iznimno je relevantan u kontekstu korištenja heterogenih formata i sve veće količine nestrukturiranih podataka. Informacije potrebne za donošenje odluka mogu se nalaziti bilo gdje: u korporativnim bazama podataka (u strukturiranom obliku), na web stranicama, u dokumentima razbacanim po mnogim poslužitelji datoteka, u porukama pošte. Pretraživanje dokumenata u sustavu RS-Doc jedinstveni je mehanizam za pretraživanje i dohvaćanje podataka iz svih informacijskih resursa tvrtke i svih komponenti tijeka dokumenata. Sustav pretraživanja, organiziran u sustavu za elektroničko upravljanje dokumentima RS-Doc, omogućuje organiziranje pretraživanja ne samo po ključnim parametrima, već i pretraživanje unutar dokumenta. Štoviše, podržano je više od 250 formata podataka.

Skladištenje dokumenata

Internetske tehnologije i ugrađene tehnologije portala omogućuju jednostavnu integraciju sustava za upravljanje dokumentima s korporativnim portalom. Troslojna arhitektura sustava omogućuje učinkovito korištenje jedinstvenog repozitorija dokumenata u geografski raspodijeljenoj organizaciji.

Svi dokumenti i datoteke učitani u sustav za elektroničko upravljanje dokumentima RS-Doc pohranjuju se u Oracle 10g bazu podataka. To vam omogućuje izvođenje dnevnih sigurnosnih kopija cijele količine dokumenata, kao i vraćanje izgubljenih podataka u određenom vremenskom intervalu. Administratori mogu konfigurirati Oracle Collaboration Suite 10g da odgovara korporativna politika pohranjivanje dokumenata, automatsko spremanje ili odlaganje dokumenata. Na primjer, osoba zadužena za tvrtku može odrediti politiku održavanja sadržaja tvrtke u elektroničkom obliku. Dokumenti s određenim karakteristikama mogu se čuvati neograničeno vrijeme, dok se dokumenti s drugim karakteristikama mogu periodički odlagati.

Pohranjivanje evidencije o registraciji poduzeća :

● plan datoteke: kontrola operativnih ograničenja zapisa i njihovo hijerarhijsko stvaranje i upravljanje

● Web usluge koje su podržane za integraciju s financijskim aplikacijama ili aplikacijama Oracle E-Business Suite

● podržavanje objekata zapisa, uključujući jednostavno upravljanje dokumentima s verzijama

● mogućnost pretraživanja registracijskih zapisa

● intuitivno web sučelje za korisnike koji upravljaju registracijama

● integracija s proizvodima za upravljanje pohranom datoteka koji nude WORM mogućnosti za registracijske zapise

Skaliranje

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima RS-Doc omogućuje vam da organizirate skalabilno rješenje otporno na pogreške temeljeno na tehnologijama Oracle RAC i Oracle GRID.

Integracija s korporativnim portalom

RS-Doc sustav za elektroničko upravljanje dokumentima temelji se na tehnologiji korporativnog portala i također sadrži funkcionalnost alata za suradnju korisnika, kao što su:

● e-pošta

● korporativni i osobni kalendar

● korporativni portal

● sustav za postavljanje zadataka i praćenje njihove provedbe

Mogućnost izrade više web stranica

Oracle Collaboration Suite 10g omogućuje stvaranje više sigurnih stranica unutar jedne instance proizvoda. Svaka od ovih stranica imat će svoje vlastiti set"alati" (tj. poslovni procesi, kategorije itd.) i bit će u biti izolirani od drugih stranica. Na primjer, CIO sada može kreirati raznih sustava upravljanje datotekama za različite regionalne urede, sve na jednom skupu hardvera i softvera, čime se dramatično smanjuju troškovi infrastrukture.

Elektronički digitalni potpis

Elektronički digitalni potpis (EDS) je rekvizit elektroničkog dokumenta namijenjen zaštiti tog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja. Digitalni potpis nastaje kao rezultat pretvaranja informacija pomoću kriptografskih alata za zaštitu informacija (CIPF) i omogućuje vam identifikaciju vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i određivanje nepostojanja iskrivljenja informacija u elektroničkom dokumentu.

Prisutnost elektroničkog digitalnog potpisa u sustavu RS-Doc omogućuje vam zamjenu tradicionalnog pečata i potpisa, jamčeći autorstvo i nepromjenjivost dokumenta nakon što je potpisan. Mehanizam elektroničkog digitalnog potpisa omogućuje vam da potpišete bilo koju verziju elektroničkog dokumenta, bilježeći i pohranjujući informacije o tome tko je potpisao i kada. Popis korisnika kojima je dopušteno potpisivanje dokumenata ove vrste određen je posebno za svaku vrstu elektroničkog dokumenta.

Osiguravanje sigurnog pristupa dokumentima

Sigurnosna poboljšanja u Oracle Collaboration Suite 10g uključuju:

● sigurnost na razini mape i dokumenti: Oracle Collaboration Suite 10g razvija sigurnosni mehanizam na razini dijeljene mape u Oracle datotekama, dodajući zaštitu pristupa na razini mape i dokumenta, tako da upravitelj sada može precizno odrediti korisnike kojima je dopušten pristup određenim mapama i dokumentima i njihov pristup razini

● Kontrola pristupa na temelju grupe i uloge: kontrola pristupa može se primijeniti na sve objekte sadržaja i sigurnosne razine, dodatni atributi dopuštenja pristupa također su dostupni za daljnje postavke po želji korisnika Na primjer, voditelj projekta sada može stvoriti grupu korisnika uključenih u određeni rad na projektu i toj grupi dodijeliti pristup ciljnim mapama i dokumentima

● skeniranje virusa i skeniranje: Oracle Collaboration Suite 10g može se kombinirati s vanjskim skenerima virusa za automatsko i ručno skeniranje virusa - funkcija skeniranja virusa može se konfigurirati da se automatski pokrene nakon uspješne prijave u arhivu dokumenata (putem učitavanja, registracije, spremanja ili protokola prijenos); Skeniranje virusa može se pokrenuti ručno za pregled objekata koji su već u arhivi, tako da tvrtka sada može licencirati i integrirati Symantecov mehanizam za pregled s Oracle Content Services tako da se dokumenti predani Oracle Content Services automatski skeniraju.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) je standard za izgradnju poslovnih procesa od skupa heterogenih usluga koje radikalno smanjuju složenost i troškove integracijskih projekata. Oracle BPEL Process Manager nudi okruženje jednostavno za korištenje, ali bogato značajkama za vizualno dizajniranje, implementaciju i praćenje poslovnih procesa. Već funkcionalnost postojeće sustave postaje svojevrsni konstruktor, skup fragmenata koji, kada se povežu ispravnim redoslijedom, tvore jedinstveno okruženje čije se stanje može u potpunosti kontrolirati i vizualizirati.

Učinak implementacije

● povećana je odgovornost svakog zaposlenika za provedbu i izvršenje bilo kojeg zadatka koji mu je dan, jer zna da zadatak neće biti zaboravljen, da će sigurno doći do njegovog prihvaćanja i provjere

● menadžment može procijeniti opterećenost i učinkovitost osoblja, budući da se podaci o svim zadacima bilježe u sustavu i u svakom trenutku možete vidjeti tko stalno odgađa zadatke, tko izvrši najviše zadataka itd.

● ubrzava se protok dokumenata, što utječe na brzinu i kvalitetu usluge korisnicima, a to je izravan put povećanja konkurentnosti poduzeća

● osigurana je zamjenjivost zaposlenika, budući da su svi otvoreni poslovi i dokumenti evidentirani u sustavu

● povećanje razine korporativne kulture koja svakog zaposlenika usmjerava na postizanje općih ciljeva poduzeća

● povećanje učinkovitosti suradnje s informacijama

● povećanje razine korisničke usluge

● smanjenje troškova vlasništva softverskog i hardverskog kompleksa

Osobitosti

Uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima bit će učinkovito za ona poduzeća koja:

● upravljački aparat i protok dokumenata su prilično veliki i složeni (za malo poduzeće elektronički protok dokumenata može čak i usporiti procese, a da ne spominjemo učinkovitost ulaganja)

● rukovodstvo poduzeća spremno je restrukturirati poslovne procese s ciljem njihove optimizacije i jasne regulacije, budući da je bez toga uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima nemoguće

● upravljanje ima za cilj uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima radi poboljšanja učinkovitosti upravljanja poduzećem, a ne olakšavanja rada pojedinih odjela (primjerice ureda).

Dizajn, razvoj i implementacija sustava za upravljanje protokom dokumenata i resursima poduzeća na platformi Lotus Domino

Problemi koje treba riješiti

Protok dokumenata i sustavi upravljanja resursima poduzeća koji osiguravaju zajednički rad zaposlenika u cijelom poduzeću informacijski prostor, riješiti sljedeće glavne probleme:

● povećanje brzine i kvalitete donošenja odluka

● povećanje upravljivosti organizacije

● povećanje brzine širenja znanja unutar organizacije

● povećanje sigurnosti pohrane i prijenosa informacija

● smanjenje udjela režijskih troškova

● osiguravanje vanjskog protoka dokumenata

Tijek dokumenata i sustavi upravljanja poslovnim resursima:

● podrška raditi zajedno

● povećati učinkovitost i produktivnost osoblja

● osigurati stalnu dostupnost informacija zaposlenicima tvrtke koji donose odluke

● omogućuju smanjenje troškova sredstava za neproizvodne potrebe

● učiniti rad geografski raspoređenih tvrtki jednostavnim i učinkovitim

● omogućiti zaposlenicima obavljanje funkcionalnih zadataka i pristup samo dokumentima potrebnim za rad u skladu s njihovim ulogama u sustavu

● osigurati sigurnost pohranjenih informacija

● poboljšati kvalitetu rada s partnerima i klijentima

● povećati brzinu širenja znanja unutar poduzeća

Potrošači

Tvrtke s velikim brojem zaposlenika kojima je potrebna automatizacija dokumenata.

Hardverska platforma

Platforme koje podržavaju IBM softverski proizvodi.

Softverska platforma

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funkcionalnost

Glavne mogućnosti sustava upravljanja protokom dokumenata i resursima poduzeća mogu se formulirati kao popis:

● registracija dolazne i odlazne korespondencije

● puni ciklus odobravanja dokumenata

● formiranje i izvršenje naloga

● interni dokumentarni tijek organizacije

● pohranjivanje i ažuriranje podataka o strukturi, zaposlenicima i izvođačima organizacije
● rad s ugovorima i vanjskim kontaktima organizacije

● upravljanje projektima koji su u tijeku u organizaciji

● jednostavno i brzo izvršavanje raznih naloga i aplikacija

● priprema raznih događanja

● održavanje materijalnih resursa organizacije

● jedinstveni repozitorij dokumenata poduzeća

● kadrovski podsustav

Prilikom implementacije sustava za upravljanje protokom dokumenata i poslovnim resursima, tvrtka R-Style radi prema sljedećoj shemi:

● pregled organizacijske strukture poduzeća, identifikacija glavnih poslovnih procesa, tijekova rada i formalni opis tijeka dokumenata

● izrada nomenklature dokumenata, izrada priručnika i klasifikatora, izrada uputa

● prilagodba ili modifikacija sustava na temelju informacija dobivenih tijekom faze istraživanja

● instalacija i konfiguracija softvera, probni rad

● konačna postavka sustava uzimajući u obzir nedostatke uočene tijekom probnog rada

● obuka osoblja organizacije

Učinak implementacije

Optimizacija tijeka dokumenata tvrtke i smanjenje sporednih troškova.

Osobitosti

Ovo rješenje predstavlja kako razvoj sustava za protok dokumenata i upravljanje resursima poduzeća od nule, tako i modifikaciju postojećih sustava za potrebe određenog korisnika.

Projekti integracije na Lotus Notes/Domino

Pristup tvrtke KSK izgradnji korporativnih informacija projekti temeljeni na tehnologiji Lotus Notes/Domino

Lotus Notes/Domino funkcionira u korporaciji

Lotus Notes/Domino obavlja 4 glavne funkcije u korporaciji:

Poslovna e-pošta.

2. Automatizacija zadataka orijentiranih na dokumente.

3. Prometni informacijski sustav.

4. Web rješenja.

Unificirana Lotus Notes/Domino infrastruktura u organizaciji

1). Poslovna e-pošta

Implementacija Lotus Notes/Domino tehnologije opravdana je čak i kada se koristi kao korporativni sustav elektroničke pošte.

Ovaj sustav se može okarakterizirati kao pouzdan, skalabilan, siguran i upravljiv. Postoje organizacije u kojima je više od 100 pa čak i 200 tisuća zaposlenika povezano Lotus Domino sustavom poruka. To znači da kako se vaša organizacija širi, Lotus Domino infrastruktura također može biti proširena bez nailaska na tehnička ograničenja. Kada je riječ o sigurnosti, Domino nudi najmoćniju sigurnost internetske pošte koja je danas dostupna.

Uz e-poštu, Lotus Domino uključuje sustave grupnog kalendara i raspoređivanja koji su usko integrirani s njim.

Mnoge tvrtke počinju graditi infrastrukturu e-pošte implementacijom MS Exchangea. Međutim, kako se opseg implementacije povećava i prepoznaje potreba za automatizacijom zadataka grupnog rada, neke od tih tvrtki počinju prelaziti na Lotus Domino. U tu svrhu razvijene su posebne procedure migracije s MS Exchangea na Lotus Domino. KSK je skupio veliko iskustvo u izvođenju migracija u velikim korporacijama.

Shema migracije može se predstaviti na sljedeći način

2). Automatizacija zadataka orijentiranih na dokumente

Srce Lotus Notesa/Domina je pohrana objekata poznata kao NSF (Notes Storage Facility). Glavna jedinica pohrane podataka je zaseban dokument, a njegovu strukturu određuje obrazac koji sadrži skup polja različitih tipova. Na primjer, dokument povezan s korisničkom službom može sadržavati datum, ime korisnika, identifikacijski broj korisnika, ime operatera, tekstualno polje za opis zahtjeva korisnika i polje statusa zahtjeva. Notes koristi indeksirane prikaze za prikaz popisa dokumenata, navigatore i indekse cijelog teksta za traženje dokumenata i agente za automatizaciju poslovnih procesa.

Drugi temeljni mehanizam Lotus Notesa/Domina je mehanizam replikacije, koji rješava 2 glavna problema:

Podrška za geografski distribuirani rad (sinkronizacija podataka i aplikacija);

Podrška za mobilne korisnike (sinkronizacija pošte, podataka i aplikacija).

Replikacija u Lotus Notesu/Domino je jedinstven u svojoj funkcionalnosti i granularnosti: radi na razini polja i vrlo je prilagodljiv. Karakteriziraju ga sljedeća svojstva: dvosmjernost; selektivnost; replikacija između poslužitelja i između poslužitelja i klijenata; replikacija podataka i dizajn aplikacije. Osim toga, replikacija se može provesti preko različitih komunikacijski kanali: od običnih gradskih telefonskih linija do brzih lokalnih (globalnih) mreža.
Zajedno, mehanizam replikacije i Notesova pošta tvore integrirani sustav za razmjenu poruka Lotus Notes/Domino, koji služi kao osnova za izgradnju tijeka rada i aplikacija za automatizaciju tijeka rada.
Korištenjem integriranog sustava za razmjenu poruka, baza podataka dokumenata i ugrađenih razvojnih alata, kupci i programeri aplikacija imaju moćnu platformu za razvoj sustava orijentiranih na dokumente.

Tvrtka KSK razvila je i tržištu nudi sustav za upravljanje dokumentima KCK DocLogic. DocLogic je izgrađen na modularnom principu. Detaljniji opis DocLogica nalazi se u nastavku.

Unatoč velikom broju gotove aplikacije pod Lotus Notes/Domino, većina aplikacija koje se izvode za korisnike širom svijeta razvijena je po narudžbi. To se objašnjava specifičnostima poslovanja svakog kupca, kao i korištenjem različitih tehnologija i rješenja. Gotovo svaki korporativni projekt temeljen na Lotus Notes/Domino uključuje korištenje i gotovih rješenja i prilagođenog razvoja.

Tvrtka KSK je vodeća ruska tvrtka u području korporativnih projekata baziranih na Lotus Notes/Domino i razvoju prilagođenih aplikacija. Tvrtka je završila veliki broj projekata za strane i ruske kupce.

3). Prometni informacijski sustav

Lotus Notes/Domino ima mogućnost razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima. U tu svrhu, Lotus je razvio cijeli niz integracijskih tehnologija, od kojih su neke ugrađene u Lotus Notes/Domino, a neke su implementirane kao samostalni proizvodi. Integracijski proizvodi i tehnologije uključuju:

LotusScript Data Object Library - skup LotusScript klasa, metoda, svojstava i događaja koji omogućuju pristup relacijskim i tradicionalnim bazama podataka koristeći ODBC;

Ugrađena Domino Enterprise Connector Services (DECS) tehnologija, koja vam omogućuje stvaranje aplikacija koje kombiniraju Domino podatke i DBMS bez programiranja;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) je zasebni poslužitelj koji administratorima omogućuje centralno planiranje i provođenje skupne razmjene podataka u periodičnoj sinkronizaciji ili transakcijskom načinu rada između Lotus Domina i DBMS-a, uključujući obitelj IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL i druge ODBC-kompatibilne baze podataka;

Domino konektori, koji omogućuju razmjenu informacija između Domino aplikacija i sustava za planiranje resursa poduzeća (ERP), monitora transakcija i imeničkih usluga.

Gore navedene mogućnosti integracije, zajedno sa snažnim replikacijskim motorom (posebno na mrežama niske brzine), čine dobrom idejom korištenje Domina kao prvorazrednog međuprogramskog ili transportnog sustava.

4). Web rješenja

Lotus Domino je web poslužitelj koji podržava HTTP i HTTPS standarde. Osim obavljanja funkcija standardnog web poslužitelja, Lotus Domino može "u hodu" pretvoriti dokumente Notesa u HTML format i dati ih korisniku Interneta. Na ovaj način, informacije za vašu web stranicu neće biti pohranjene kao HTML datoteke u datotečnom sustavu, već kao dokumenti Domino baze podataka.

To znači da možete koristiti sve moćne Lotus Notes/Domino razvojne alate bez dodatnih troškova i svoje Domino aplikacije i podatke učiniti dostupnima korisnicima Interneta/Intraneta. U tom slučaju, sve Domino usluge, kao što su indeksiranje dokumenata, kategorizacija, pretraživanje cijelog teksta, replikacija, agenti pokrenuti prema rasporedu i nakon pojave određenih događaja, automatski postaju dostupni kreatoru vašeg web poslužitelja.

Zbog toga možete učiniti proces punjenja vaše web stranice gotovo samodostatnim. Webmaster neće morati stalno ručno ažurirati sadržaj stranice i više neće biti usko grlo ovog procesa. Budući da je izvor podataka za web stranicu Lotus Notes/Domino baza podataka, sami autori dokumenata imaju mogućnost objaviti ih na web stranici. Istovremeno, zahvaljujući sredstvima koordinacije i automatizacije tijeka rada, automatski je podržan proces odobravanja dokumenata za objavu na webu, obavještavanje autora i odgovornih osoba o potrebi izmjena, ažuriranja ili brisanja.