Shembull i programit klerik. Përshkrimi i shkurtër i produktit

Elementi i kërkuar biznes i suksesshëm

Paketa e softuerit "Office work 3.0" është krijuar për të automatizuar proceset standarde puna e zyrës në ndërmarrje në përputhje me GOST R 6.30-2003 “Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Kërkesat për dokumente ", si dhe GOST R 51141-98 "Punët e zyrës dhe arkivimi". Programi përdor terma dhe përkufizime sipas GOST R51141-98.

Programi funksionon në platformën e bazës moderne të të dhënave MS SQL Server 2005 dhe shfrytëzon maksimalisht performancën dhe shkallëzueshmërinë e tij.

Teknologjia e zhvillimit që kemi zgjedhur na lejon të shmangim kostot shtesë për blerjen e licencave dhe përmirësimin e kompjuterëve. Kompjuterët tuaj janë mjaft të mjaftueshëm, për shembull, me një procesor Pentium IV dhe 256 MB RAM. Të gjitha proceset e punës në zyrë mund të organizohen si në rrjet lokal, dhe në kompjuterin e një nëpunësi.

Kompleksi është bërë duke përdorur një ndërfaqe intuitive dhe nuk kërkon trajnim të veçantë për punonjësit. Në përvojën tonë, përdoruesi mesatar dhe i papërvojë i kompjuterit mëson punë e pavarur me programin në rreth 1 orë.

Së bashku me funksionin kryesor të kryerjes së punës në zyrë, programi ofron mundësi të shumta për organizimin e punës kolektive për të përmbushur udhëzimet dhe urdhrat e udhëheqjes dhe për të përmirësuar disiplinën ekzekutive. Kështu, nga puna e thjeshtë në zyrë, mund të kaloni në nivelin e formimit dhe dërgimit automatik të udhëzimeve te ekzekutuesit dhe të siguroni kontroll mbi ekzekutimin e tyre.

Aplikimi i komponentit "Modelet dhe STP" paketë softuerike"Office Work 3.0" është krijuar për të organizuar punën e interpretuesve me forma uniforme të dokumenteve të miratuara në organizatë, si dhe për të përdorur në praktikë standardet e ndërmarrjes (STP) që përcaktojnë procedurën për organizimin dhe kryerjen e proceseve të prodhimit dhe menaxhimit.

Së bashku me nëpunësin, programi mund të operohet me sukses nga asistentë dhe asistentë të drejtorëve, punonjës të aparatit të gjenit. drejtori dhe sekretariati. Komponent shtesë "Sekretar-ndihmës" ju lejon të organizoni takime, të planifikoni drejtorin, të organizoni kontroll mbi zbatimin e ngjarjeve të takimeve, të mbani gjurmët e detyrave aktuale të sekretarit, etj.

Objektet kryesore të kontabilitetit "Punët në zyrë 3.0"

Objektet kryesore të kontabilitetit në program janë:

• Dokumentet hyrëse
• Dokumentet dalëse
• Porositë
• Detyrat

Shtesë (komponenti "Sekretar-Asistent)

Shërbimet mbështetëse

Ekzistojnë 4 kategori përdoruesish në sistem:

Përparësitë e paketës softuerike "Office Work 3.0"

• Automatizimi i punës në zyrë në një kohë të shkurtër dhe me kosto minimale;
• Prania e procedurave që lejojnë forcimin e disiplinës ekzekutive, marrjen e kontrollit të ekzekutimit të urdhrave dhe urdhrave;
• Prania në një paketë të vetme softuerike të funksioneve të punës në zyrë dhe menaxhimit të procesit të zbatimit të masave të urdhrave;
• Aftësia për të ruajtur vëllime të mëdha të kartave aktuale dhe arkivimit;
• Shpejtësi e lartë kërkimi i dokumenteve;
• Disponueshmëria e formave standarde të raporteve;
• Çmim i ulët posedim, sepse kompleksi funksionon në platformë version falas Baza e të dhënave MS SQL Server 2014.

Arkitektura e paketës softuerike:

"Office Work 3.0" është dy stacione të automatizuara të punës të ndërlidhura (AWS): AWP "Clerk" dhe AWP "Executor". Më poshtë janë kryesoret e tyre funksionalitetin:

• Shikim i përshtatshëm i orarit (për një ditë, një javë, një muaj);
• Programoni takime;
• Të përcjellë ecurinë e ekzekutimit të vendimeve dhe urdhrave;
• Nëse është e nevojshme, shikoni Procesverbalin e çdo takimi dhe historinë e tij (një kartë që pasqyron pjesëmarrësit, pyetjet, folësit);
• Shikimi i korrespondencës.

Kompleti bazë përfshin pjesa e serverit dhe 3 licenca klienti.

Puna e paketës softuerike mund të organizohet:

• në një rrjet lokal me disa dhjetëra përdorues
• në një kompjuter (për shembull, një nëpunës)

Është e rëndësishme:

Zhvilluesit e paketës së softuerit u udhëzuan nga parimi i "prakticitetit dhe aksesueshmërisë", prandaj është bërë duke përdorur një ndërfaqe intuitive dhe nuk kërkon trajnim të veçantë për punonjësit- bazuar në përvojën tonë, një përdorues i zakonshëm i kompjuterit pa përvojë mëson të punojë në mënyrë të pavarur me programin përafërsisht në 1 orë... Punon vazhdimisht" linjë e nxehtë"për klientët. Për më tepër, kompleti përmban një manual përdorimi të qartë dhe gjithëpërfshirës.

Klubi i përdoruesve të PC "Office Work 3.0"

• OJSC "Fabrika e qumështit" Yuzhno-Sakhalinsky "
• Departamenti i Ministrisë së Drejtësisë Federata Ruse në Republikën e Bashkortostanit
• Kontrolli Shërbimi Federal mbi mbikëqyrjen në fushën e menaxhimit të natyrës (Rosprirodnadzor) në rajonin Oryol
• Mbyllur shoqëri aksionare"Urengoygidromehanizatsiya"
• "MUP Energjia e Novosibirsk"
• Unioni Agroindustrial i Rusisë
• SoyuzMash i Rusisë LLC
• Kontrolli shërbim publik punësimi i popullsisë së Republikës së Adygeas
• "kantieret e anijeve Chkalovskie"
• MU "Departamenti i Financave i Administratës së Qytetit të Labytnangi" (75 përdorues)
• SHA "Uzina Elektromekanike Volzhsky"
• "Trupi i parë kadet kufitar i Shërbimit Federal të Sigurisë së Federatës Ruse
• Institucioni Federal Shtetëror "OUMT i Lindjes së Largët dhe Forcat e Armatosura të Ministrisë së Punëve të Brendshme të Rusisë"
• UBEP GUVD për rajonin e Volgogradit.
• LLC "StroyAtlant"
• Kompania e Menaxhimit Kalmneft
• "Urangeo"
• Sekretariati i Këshillit të Asamblesë Ndërparlamentare të Shteteve Anëtare të CIS
• Shoqata e Bankave Ruse
• "Kolegji Shumëdisiplinor Yamal"
• "Kolegji Agroindustrial Nizhnekamsk"
• Ndërmarrja Komunale "Ndërmarrja e Rrjetit Elektrik Vsevolozhsk"
• Zyra e Punës dhe mbrojtjes sociale të popullsisë së Administratës së komunës së Salekhardit
• FGOU SPO "Kolegji i Ekonomisë dhe Teknologjisë në Ekaterinburg"
• Gazpromavia
• Grupi i kompanive "Stomus"
• LLC "NTMK-Energo"
• GDOU kopshti i fëmijëve №68
• tjera...

Përgjegjësia për mbajtjen e të dhënave zakonisht i takon sekretarit. Ky pozicion nuk kërkon arsim special dhe shpesh aplikantë me përvojë minimale të punës punësohen për të. Por menaxhimi i dokumenteve është një biznes i përgjegjshëm dhe i rëndësishëm, varet kryesisht nga saktësia dhe korrektësia e tij. punë e suksesshme ndërmarrjeve.

Puna në zyrë mund të jetë:

• e përgjithshme - e lidhur me kryesoren aktivitetet e kompanisë,
• personeli - për dokumentacionin mbi personelin, të mbajtur nga departamenti i personelit,
• sekret - gjendet në disa struktura shtetërore dhe ka standarde të sjelljes,
• elektronike - kur një pjesë e informacionit transmetohet në format dixhital.

Nuk është e vështirë të zotërosh vetë bazat e punës në zyrë. Është më mirë të fillohet me dokumentin më të rëndësishëm dhe themelor - nomenklaturën e rasteve.

Nomenklatura e rasteve

Ky është një dokument që rendit të gjitha "rastet" në organizatë. Sipas "rastit" në në këtë rast nënkupton një koleksion letrash biznesi të të njëjtit lloj ose drejtim.

Nomenklatura është një sistem që ju lejon të analizoni veprimtari dokumentare ndërmarrjeve. Për ta përpiluar atë, duhet të përcaktoni një listë të të gjitha llojeve të disponueshme të dokumenteve. Më pas kombinoni ato në drejtime Çdo lloji i caktohet një numër - një kod, ai mund të përbëhet nga disa numra ose shkronja, për shembull, një numër, vit apo edhe një muaj publikimi, nëse vëllimi i dokumenteve është i rëndësishëm.

Për shembull: 01 / BU / 2017, ku 01 është numri i renditur, BU është departamenti i kontabilitetit, 2017 është viti. Tregohet edhe periudha e ruajtjes dhe vendi në arkiv kur do të dorëzohet lënda aty. Mund ta miratoni artikullin në periudhë të caktuar- për një vit, 3 vjet ose 5 vjet, nëse nuk parashikohen ndryshime. Përpara miratimit, përmbajtja e nomenklaturës duhet të kontrollohet nga drejtuesit e departamenteve për sa i përket punës së tyre.

Një nomenklaturë është hartuar për qëllim të arkivimit të përshtatshëm të letrave, si dhe për futjen e lëndëve në sistem. Ndihmon për të përshkruar në mënyrë koncize bazat e punës së zyrës, pasqyron llojet kryesore të letrave të biznesit, duke marrë parasysh karakteristikat e ndërmarrjes. Zakonisht përpilohet në formën e një tabele - emri i çështjes, kodi (numri), vendi në arkiv, periudha e ruajtjes. Është më mirë të grupohen rastet sipas llojeve, departamenteve të botimit të tyre.

Llojet e dokumenteve në organizatë

Numri i rasteve dhe llojeve të dokumenteve lidhet drejtpërdrejt me specifikat e veprimtarisë së shoqërisë. Shpesh rrjedha e punës ndahet në blloqe, të cilat kryhen nga specialistë në fushat e punës. Por ekziston një listë që është tipike për çdo kompani, qoftë tregtare apo shtetërore:

Inbox - hyrje në organizatë nga jashtë - gjithçka që vinte me postë, me korrierë, të dorëzuar personalisht nga përfaqësues të organizatave të tjera.

Kutia dalëse - dërguar nga organizata - gjithçka u drejtohet të tjerëve personat juridikë, si dhe individët(përgjigje, letra, vendime).

E brendshme - jo jashtë organizatës, duke rregulluar punën e ndërmarrjes (urdhra, urdhra, rregullore, rregullore, etj.).

Si rregull, për secilin lloj mbahet një ditar i veçantë regjistrimi, në të cilin shënohet numri me radhë, data, emri, nga ka ardhur ose nga është dërguar dokumenti dhe emri i personit përgjegjës.

Nëse ditari regjistron dokumentet e dorëzuara punonjësve, një fushë nënshkrimi lihet në faturë. Gjithashtu, mund të bëhet shënim në ditar, me ç'rast, sipas nomenklaturës, një kopje është depozituar për ruajtje.

Organizata gjithashtu mund të mbajë regjistrat e udhëtimeve të brendshme të biznesit, duke llogaritur për dorëzimin e çelësave, kohën e mbërritjes në vendin e punës madje edhe telefonata. Ndonjëherë numri i librave të regjistrimit çon në krijimin e një libri ditar. E gjitha varet nga nevoja dhe praktika ekzistuese në ndërmarrje.

Revistat duhet të numërohen, të qepen dhe të vulosen, kjo bëhet për të përjashtuar mundësinë e zëvendësimit të fletës.

Mbajtja e shënimeve - bazat e punës në zyrë dhe rrjedhës së punës. Numri i revistave dhe rasteve varet nga nevojat e kompanisë dhe dëshira për të regjistruar të gjitha punimet.

Rregullore për rrjedhën e dokumenteve

Pas zhvillimit të nomenklaturës së rasteve dhe listës së revistave të nevojshme, është e arsyeshme të hartohet një Rregullore për rrjedhën e punës së organizatës. Kjo është një rregullore që shpjegon rregullat për përpilimin, transferimin, arkivimin e të gjitha letrave në dispozicion. Ai përshkruan procedurën për çdo rrymë dokumentacioni dhe përcakton një afat kohor për transferimin e tij nga një departament në tjetrin.

Shembull i deklaratës

Rregullorja do të ndihmojë për të shmangur konfuzionin, zhvendosjen e përgjegjësisë dhe humbjen e dokumenteve të rëndësishme të biznesit. Për çdo rrjedhë, është përshkruar një rrugë - për shembull: publikimi, miratimi, regjistrimi, dërgimi te adresuesi, depozitimi në arkiv.

Vula dhe vula

Shpesh të ardhurit, dhe jo vetëm ata, nuk mund të kuptojnë se në cilat raste nevojitet vula e një organizate dhe në cilat jo. Përgjigja është shumë e thjeshtë: formularët dalës vërtetohen me vulë, sepse prania e një vule vërteton origjinën e letrës. Letrat e brendshme nuk kërkojnë printim siç janë nënshkrimi i manualit është i mjaftueshëm në këtë rast.

Dokumentet hyrëse pas regjistrimit të tyre i transferohen menaxherit për të marrë një vendim dhe për të caktuar një person përgjegjës për ekzekutimin ose përgjigjen. Ata gjithashtu nuk kanë nevojë për një vulë. Vula dhe vula nuk duhet të ngatërrohen. Pullat mund të jenë shumë të ndryshme, nga "Nr. në hyrje ..." në "Kopja është e saktë" dhe nr fuqi juridike nuk kanë. Është thjesht një mjet ndihmës për punën e sekretarit.

Ky program është krijuar për të trajnuar sekretarët (punë në zyrë kompjuterike) në bazë të shkollës së mesme nr. 1 Taksimov

Karakteristikat e kualifikimit të përfshira në program janë hartuar në përputhje me udhëzuesin e kualifikimit të pozicioneve të drejtuesve, specialistëve dhe punonjësve.

Baza e formimit profesional është trajnimi, në procesin e të cilit parashikohet kalimi i një sasie të caktuar të materialit teorik dhe praktik, i cili siguron trajnimin e punëtorëve të kualifikuar në sferën organizative dhe menaxheriale të veprimtarisë, të cilët janë në gjendje të përgatisin profesionalisht, modifikoni, formatoni materialet duke përdorur një PC; kryej korrespondencë biznesi; të udhëhiqet në zgjedhjen e pajisjeve të zyrës për pajisjen e zyrës dhe të jetë në gjendje t'i përdorë ato, të sigurojë organizimin racional të punës në veprimtaritë prodhuese dhe menaxhuese, të hyjë në kontakte biznesi me partnerët ekonomikë dhe tregtarë.

Niveli modern i zhvillimit të mjeteve dhe teknologjive të informatizimit ofron mundësi të reja për organizimin e punëve të sekretarisë, dhe imponon kërkesa të reja për specialistët e këtij profili - aftësinë për të organizuar punën e zyrës kompjuterike. Ky program mundëson trajnimin e një specialisti të kualifikuar në përputhje me nivelin modern të zhvillimit të teknologjisë dhe teknologjisë së informacionit.

Programi është projektuar për 204 orë (3 orë në javë, trajnim dyvjeçar në klasat 8,9,10,11), njohuritë e studentëve kursi bazë informatikë dhe përfshin lëndët e mëposhtme:

1) daktilografi (tastierë ruse dhe latine);

2) punë në zyrë;

3) mbështetjen organizative dhe teknike të zyrës;

4) kultura e biznesit

Studentët që kanë përvetësuar me sukses programin, në përfundim të vitit të dytë të studimeve, duhet, sipas procedurës së përcaktuar, të kalojnë provimet e kualifikimit, të pajisen me kualifikimin e sekretarit daktilografist, nëpunës, një vërtetim të formularit të përcaktuar.

Sekretari duhet të dijë:

• rregulloret dhe udhëzimet për kryerjen e punës në zyrë;
• struktura e stafit drejtues të ndërmarrjes;
• rregullat e shkrimit të shkrimit, drejtshkrimit dhe pikësimit;
• procedura e shpërndarjes së materialit gjatë përgatitjes së dokumenteve;
• rendi i krijimit dokument elektronik dhe organizimi i ruajtjes dhe përdorimit të tij;
• rregullat për funksionimin e kompjuterit, regjistruesit të zërit, magnetofonit dhe pajisjeve të tjera të zyrës;
• rregullat për përdorimin e sistemeve të interfonit;
• standardet për një sistem të unifikuar të dokumentacionit organizativ dhe administrativ;
• rregulloret e brendshme të punës, rregullat dhe rregulloret e mbrojtjes së punës, sigurisë dhe mbrojtjes nga zjarri.

Sekretari duhet të jetë në gjendje:

• përmbushin funksionet teknike të sigurojë dhe mirëmbajë punën e drejtuesit ose departamentit të tij;
• të marrë informacionin e nevojshëm për drejtuesin nga departamentet ose interpretuesit, të thërrasë punonjësit në emër të tij;
• organizojnë bisedat telefonike kryen, merr dhe transmeton mesazhe telefonike, informacione për pajisjet marrëse dhe transmetuese, regjistrim mesazhet e marra dhe të sjellë përmbajtjen e tyre në vëmendjen e menaxherëve;
• kryen punë për përgatitjen e mbledhjeve dhe mbledhjeve të mbajtura nga titullari, mban dhe harton procesverbal;
• siguroni vendin e punës së menaxherit me artikuj shkrimi, teknologji organizative, krijoni kushte të favorshme për të punë efektive;
• printoni materiale të ndryshme sipas udhëzimeve të menaxherit: përdorni specie moderne pajisje zyre;
• kryejnë punë në zyrë; pranoni, sistemoni informacionin e marrë në emër të drejtuesit, drejtoni atë për ekzekutim, kontrolloni kohën e ekzekutimit;
• pranoni dokumente për nënshkrimin e kreut dhe deklaratat personale të punëtorëve;
• organizojnë pritjen e vizitorëve, duke treguar vëmendje dhe duke nxitur shqyrtimin e shpejtë të kërkesave dhe propozimeve;
• formojnë lëndë në përputhje me nomenklaturën e miratuar, garantojnë sigurinë e tyre dhe i dorëzojnë në arkiv në kohën e duhur.

Trajnim për aftësitë e tastierës së kompjuterit 102 orë

Punë sekretarie 102 orë

Në kohë dhe akses i shpejtë ndaj informacionit sot është kusht i nevojshëm zgjidhje me sukses të të gjithë gamës së problemeve me të cilat përballen ndërmarrjet dhe organizatat. Prandaj, faktorë të tillë si efikasiteti dhe cilësia e formimit të dokumenteve, funksionimi pa probleme i shërbimit të referencës dhe informacionit, organizimi i qartë i ruajtjes, kërkimit dhe përdorimit të dokumenteve ndikojnë drejtpërdrejt në cilësinë e menaxhimit dhe rrjedhimisht në efikasitetin ekonomik të ndërmarrjes në tërësi.

Një nga mënyrat kryesore për të përmirësuar produktivitetin e punonjësve dhe efikasitetin organizativ është zvogëlimi i kohës që humbet në mënyrë joproduktive duke kërkuar. informacionin që ju nevojitet, për të kryer veprime të caktuara si pjesë e përpunimit të dokumenteve të biznesit.

Menaxhimi i organizatave dhe ndërmarrjeve bazohet në proceset e mëposhtme:

• Marrja e informacionit dhe përpunimi i tij;
• Analiza, përgatitja dhe vendimmarrja;
• Ekzekutimi i vendimeve;
• Kontabiliteti dhe kontrolli i vendimeve të marra.

Proceset e punës në zyrë dhe rrjedha e punës konsiderohen kryesisht si pasqyrim dokumentar dhe mbështetje e proceseve të menaxhimit. Dokumentacioni i menaxhimit mbulon tre detyra kryesore në lidhje me sistemet e automatizimit të softuerit:

• Dokumentacioni (krijimi i dokumenteve mbështetëse dhe regjistrimi aktivitetet e menaxhimit d.m.th përgatitja, projektimi, miratimi dhe prodhimi i tyre);
• organizimi i rrjedhës së dokumenteve (duke siguruar lëvizjen, kërkimin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve);
• sistematizimi i ruajtjes arkivore të dokumenteve (përcaktimi i rregullave për ruajtjen e informacionit të krijuar në një organizatë, kërkimi dhe përdorimi i tij për të mbështetur vendimet e menaxhimit dhe procedurat e biznesit).

Për të përballuar këto sfida mbështetje dokumentacioni menaxhimi i zhvilluar Sistemi i informacionit"DeloPro". Sistemi DeloPro është krijuar për të automatizuar modelin tradicional të punës së zyrës shtëpiake. Ajo siguron kontroll hap pas hapi lëvizja dhe ekzekutimi i të gjithë grupit të dokumenteve në ndërmarrje, ndarjet strukturore dhe degët e saj në të gjitha fazat cikli i jetes dokumente: nga marrja ose krijimi - për t'u transferuar në arkiv ose shkatërrim.

Sistemi mbështet një teknologji që është plotësisht në përputhje me teknologjitë e punës në zyrë të zhvilluara tradicionalisht në ndërmarrjet ruse. Ai u zhvillua në përputhje me "Udhëzimin standard për punën e zyrës në ministritë dhe agjencitë e Federatës Ruse" dhe dokumente të tjera normative që rregullojnë këtë fushë të veprimtarisë. Si rezultat, u krijua një sistem që, nëse është e mundur, riprodhon organizimin dhe atributet e teknologjisë tradicionale vendase dhe përputhet plotësisht me kërkesat rregullatore përsa i përket regjistrimit të dokumenteve, shpërndarjes, kontrollit të ekzekutimit, etj.

Sistemi DeloPro përdor më së shumti teknologjive moderne punë me dokumente. I ndërtuar mbi bazën e teknologjisë klient-server, sistemi mbështet organizimin e shpërndarë të rrjedhës së dokumenteve të korporatës. Sistemi zbaton një mekanizëm për menaxhimin e ecurisë së punës për të menaxhuar kalimin e dokumenteve për organizimin dhe përcaktimin e funksioneve të rolit të përdoruesve gjatë punës me dokumente. Funksionet e menaxhimit të dokumenteve (ruajtja, marrja, etj.) zbatohen duke përdorur sistemet moderne menaxhimi i bazës së të dhënave në mbarë ndërmarrjen. Sistemi gjithashtu mbështet shkëmbimin e dokumenteve duke përdorur e-mail, gjë që bën të mundur ndërtimin e strukturave të menaxhimit të dokumenteve të shpërndara gjeografikisht mbi bazën e tij.

Sistemi është gati për përdorim. Vënia në punë e sistemit nuk kërkon programim. Mjafton vetëm ta instaloni rrjeti kompjuterik, të prezantojë parametrat që përshkruajnë strukturën e organizatës dhe rregullat e pranuara të punës në zyrë dhe të kryejë trajnimin e personelit. Kështu, sistemi mund të konsiderohet si një teknologji e gatshme për punë në zyrë.

Përshkrimi i shkurtër i produktit

Objekti kryesor i automatizimit për sistemin DeloPro është fluksi i informacionit që lidhet me funksionet e regjistrimit dhe kontrollit të punës në zyrë. Si rezultat, njësia kryesore e ruajtjes në bazën e të dhënave të sistemit është karta e regjistrimit të dokumenteve - një analog elektronik i kartës tradicionale të regjistrimit dhe kontrollit. Vetë baza e të dhënave, që ruan kartat e regjistrimit të dokumenteve, në analogji me rrjedhën tradicionale të dokumenteve, quhet indeks karte.

Funksionaliteti i sistemit mbështet mbajtjen e një karte regjistrimi në të gjitha fazat e ekzekutimit të dokumentit dhe parashikon procedurën e mëposhtme të punës:

• regjistrimi i një dokumenti (krijimi i një karte regjistrimi për një dokument);
• transferimi (raporti) i dokumenteve te kreu;
• shqyrtimi i dokumenteve nga kreu (rezoluta);
• futja e informacionit nga rezoluta (emrat e interpretuesve, afatet) në kartën e regjistrimit;
• transferimi i dokumenteve te kontraktori;
• kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve;
• ekzekutimi i dokumentit;
• shlyerja e dokumentit në çështje.

Megjithatë, fokusi në automatizimin e funksioneve të punës në zyrë nuk do të thotë se sistemi nuk mund të përdoret për të punë e drejtpërdrejtë me dokumente: çdo kartë regjistrimi mund t'i bashkëngjitet një numër i pakufizuar skedarësh. version elektronik dokument. Në këtë rast, skedarët mund të jenë jo vetëm tekst, por edhe çdo format tjetër (për shembull: grafik, audio, video, etj.), të mbështetur nga sistemi operativ dhe të krijuar duke përdorur çdo aplikacion Windows. Kur përdoruesi hap një dokument, bëhet një thirrje e integruar e aplikacionit përkatës.

Mekanizmat e integruar në sistem për gjenerimin e raporteve standarde dhe pyetjeve në bazën e dokumenteve lejojnë kontrollin operacional ekzekutimin e dokumenteve dhe kërkim i shpejtë informacionin e nevojshëm.

Përdoruesit e sistemit DeloPro janë punonjësit e kompanisë të cilëve u është dhënë e drejta për të punuar me sistemin. ku për përdorues të ndryshëm mund të sigurohet mundësi të ndryshme... Për shembull, një përdoruesi mund të lejohet të regjistrojë dokumente, një tjetri do t'i mohohet qasja në këto funksione. Një mekanizëm i tillë përvijimi rolet funksionale përdoruesit e kombinuar me shumë nivele të personalizueshme sistemi i ndihmës ju lejon të përshtatni në mënyrë fleksibël programin me veçoritë e punës me dokumente në një organizatë të veçantë.

Kur automatizoni procesin e punës në zyrë duke përdorur sistemin DeloPro, qasje të ndryshme ndaj shpërndarjes funksionet e personalizuara, të cilat parashikojnë një shkallë të ndryshme të përfshirjes së punonjësve të ndërmarrjes si përdorues të sistemit. Pra, nëse parashikohet një urdhër me të cilin interpretuesit vazhdojnë të punojnë dokumente letre, dhe funksionet e regjistrimit dhe kontrollit i nënshtrohen automatizimit, atëherë një numër i kufizuar punonjësish mund të përfshihen si përdorues të sistemit. Nëse qëllimi i automatizimit është kalimi në teknologjinë pa letra, d.m.th. puna e interpretuesve është paraparë vetëm me kopje elektronike dokumentet, atëherë të gjithë pjesëmarrësit në procesin e zyrës, duke përfshirë menaxherët dhe ekzekutuesit, duhet të bëhen përdorues të sistemit.

Sistemi i automatizimit të zyrës dhe menaxhimit të dokumenteve "DeloPro" i përket një numri të produkte softuerike, i zhvilluar duke marrë parasysh specifikat e brendshme dhe kuadrin rregullator, dhe i destinuar për zbatim veçanërisht në ndërmarrjet vendase. Për të theksuar sërish këtë veçoriështë e nevojshme sepse rregullat tradicionale të punës në zyrë në Rusi dhe jashtë saj ndryshojnë ndjeshëm nga njëra-tjetra. Dhe prandaj perëndimore sistemet softuerike, që synon automatizimin e punës së zyrës, shpesh nuk mund të përdoret drejtpërdrejt, d.m.th. pa ndryshuar (rregulluar) skemën e rrjedhës së punës dhe rregullat e punës në zyrë me standardin perëndimor.

Funksionaliteti kryesor i DeloPro:

• regjistrimin dhe ruajtjen në bazën e të dhënave tipe te ndryshme dokumente;
• formimi i udhëzimeve dhe vendimeve për dokumentin;
• formimi i një liste dokumentesh që lidhen me atë aktual dhe kërkimi i dokumenteve sipas listës së lidhjes;
• vendosja e vendimeve dhe urdhrave për kontroll;
• mbajtja e skedarëve të regjistrimit dhe kontrollit me aftësinë për të vendosur kritere komplekse kërkimi për dokumente, për të krijuar llojet tuaja të raporteve, etj.;
• shpërndarja dhe marrja e dokumenteve ndërmjet divizioneve të organizatës (nëpërmjet rrjetit lokal) dhe organizatave të tjera (nga e-mail);
• krijimi i një arkivi të dokumenteve në fund të vitit kalendarik;
• konfigurimi i të drejtave për të futur, modifikuar dhe veprime të tjera në dokumente për çdo përdorues.

Sistemi kërkon:

• Kompjuter me procesor i486 ose më i lartë, RAM të paktën 8 MB dhe hapesire e lire në një hard disk jo më pak se 4 MB.
• Salla e operacionit Sistemi Windows 95/98 / Me / NT / 2000 / XP.
• SQL Server FireBird 1.5.
• Për të marrë formularët e daljes së raportimit, përdoruesi duhet të ketë ndonjë redaktori i tekstit mbështetëse Formati RTF(Rekomandohet MS Word 6.0 ose më i lartë).