Libri: Shënime leksionesh Dokumentar

SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONIT TË MENAXHIMIT SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONI I MENAXHIMIT 1.1. Kuptimi mbështetje dokumentacioni menaxhimit

Dokumenti kryen shumë funksione. Standardi shtetëror 16.487-83 përcakton një dokument si një objekt material me informacion të fiksuar në mënyrë të krijuar nga njeriu për transmetimin e tij në kohë dhe hapësirë, dhe përcakton funksionin e përgjithshëm të dokumentit si një bartës informacioni. Ky funksion i dokumentit është veçanërisht i rëndësishëm në menaxhimin operacional. Pas përdorimit të dokumentit në punën aktuale, ai kryen një funksion tjetër të rëndësishëm - ai vepron si një burim historik. Këto karakteristika tërhoqën vëmendjen e punonjësve të menaxhimit dhe arkivistëve. Organet e qeverisjes dhe institucionet qeveritare duhet të ndërveprojnë në punën e tyre.

Gjatë periudhës së ristrukturimit të sistemit të menaxhimit, dokumenti kryen një sërë funksionesh teorike që përdoren brenda disiplinave shkencore të menaxhimit dhe arkivimit të dokumenteve.

Teknologjia e menaxhimit, e reduktuar në një diagram të thjeshtë, mund të paraqitet në formën e marrjes së një vendimi, organizimit të zbatimit të tij dhe monitorimit të zbatimit të tij. Kjo skemë mund të përdoret si në rastin e kryerjes së ngjarjes më të thjeshtë një herë, ashtu edhe në organizimin e sistemeve komplekse të industrisë mbarëkombëtare. Këto sisteme do të ndryshojnë në shkallën e përgatitjes për marrjen e një vendimi, organizimin e zbatimit të tij (personeli, financa, furnizimi, zbatimi, etj.) dhe organizimi i kontrollit mbi zbatimin. Në të gjitha rastet duhet të instalohen pjesët e specifikuara.

Çdo vendim nuk lind nga hiçi, ai mund të merret vetëm në bazë të informacionit për këtë çështje. Në këtë rast duhen vënë në dukje dy kushte të rëndësishme: së pari, informacioni duhet të jetë në kohë dhe së dyti, të jetë i mjaftueshëm për pranim. zgjidhje e nevojshme. Nëse informacioni merret me vonesë, ju humbni mundësinë për të marrë pjesë në ndonjë veprim apo ngjarje. Domethënë, mundësia ose shansi humbet. Nga ana tjetër, nëse informacioni është i pamjaftueshëm ose ju dini diçka vetëm në gjysmë të rrugës,

Vendimi juaj mund të mos jetë jo vetëm më i miri, por edhe i gabuar, pasi nuk i keni marrë parasysh të gjithë faktorët.

Aktualisht, vëllimi i informacionit dyfishohet çdo tre vjet. Kjo lidhet me zhvillimin e shoqërisë. Çdo subjekt ose çdo individ mund të ekzistojë vetëm nëse shkëmbehet informacioni. Në kushtet e marrëdhënieve të tregut, situata ekonomike po ndryshon me shpejtësi, ndërmarrjet tregtare “mbijetojnë” vetëm nëse e dinë në kohën e duhur se çfarë, kur, si dhe sa kushton. Informacioni është bërë prej kohësh një mall. Kushdo që zotëron informacionin kontrollon situatën, dhe anasjelltas.

Kjo tregon ndryshime të rëndësishme në organizimin e burimeve të informacionit në shoqëri, tregon se informacioni dhe dokumentet si bartës i tij ndikojnë në të gjitha aspektet e menaxhimit, si dhe në funksionimin e struktura të ndryshme, të cilat ndikojnë në rezultatin përfundimtar në sferën ekonomike.

Shërbimet e informacionit dhe dokumentacionit janë funksioni kryesor (kryesor) mbështetës (shërbues) i menaxhmentit, zbatimi i të cilit kërkon njohuri të veçanta profesionale. Efikasiteti dhe qartësia në aktivitetet e çdo subjekti varet nga mënyra se si kryhet kjo punë.

Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit kryhet nga njësi të veçanta strukturore: administrimi i biznesit, departamenti i përgjithshëm, zyra, sekretariati (ose ndihmës sekretari). Këto njësi duhet të jenë të pajisura me specialistë. Ndihmëssekretari duhet të ketë edhe arsim special në varësi të nivelit të menaxherit dhe nivelit të formimit të tij.

Puna e çdo aparati administrativ, si çdo punë në përgjithësi në kohën tonë, duhet të kryhet në përputhje me kërkesat e organizimit shkencor të punës. Kjo do të thotë se nuk ka punë që nuk ka nevojë të organizohet siç duhet dhe personi që kryen këtë punë duhet të njihet me veçoritë e zbatimit të saj. Për ta bërë këtë, puna duhet të ndahet në komponentë të caktuar - nga operacionet më komplekse në më të thjeshtat. Çdo pjesë duhet të përpunohet, domethënë të organizohet në mënyrën më të mirë të mundshme, pasi në asnjë punë nuk ka gjëra të vogla, gjithçka duhet menduar. Organizimi shkencor i punës përbëhet nga operacione të tilla të menduara mirë, të organizuara siç duhet. Mënyra e kryerjes së duhur të kësaj apo asaj pune përcaktohet nga dokumentet rregullatore dhe metodologjike.

Në fushën e menaxhimit, ata kryesisht punojnë me informacione dhe dokumente që veprojnë si bartës të tij. Dokument-objekt dhe rezultat i punës në fushën e menaxhimit.

Puna me mbështetjen e informacionit dhe dokumentacionit përbëhet nga operacione identike. Vetëm disa lëndë e kryejnë atë duke përdorur metoda tradicionale (me dorë), ndërsa të tjerët përdorin mekanizimin dhe automatizimin. Por të gjitha fazat e punës me dokumente mbeten. Prandaj, çdo punonjës kompetent elementar i aparatit administrativ jo vetëm që duhet të hartojë dhe ekzekutojë saktë dokumentet, por edhe të dijë se çfarë lloje pune kryhen me to.

Çdo punë sot përmirësohet duke futur makina dhe procese të reja. Në fushën e menaxhimit, është e mundur vetëm mekanizimi i punës me dokumente dhe automatizimi i përpunimit të informacionit që përmbahet në dokumente.

Por përpunimi i dokumenteve makinerike paraqet kërkesat e veta. Lidhur me dokumentet, kërkesat për formatin e tyre, radhën e ekzekutimit, paraqitjen e tekstit.

Dokumenti mund të ndahet edhe në komponentët e tij më të thjeshtë (detajet) dhe në secilën pjesë ka rregulla për shkrimin dhe dizajnin sa më korrekt. Këto rregulla janë të parashikuara në DSTU 4163-2003. Kërkesat për përgatitjen e dokumentit përshkruhen gjithashtu në detaje të mjaftueshme në sistemin e mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit, pasi në të gjitha dokumentet është e mundur të identifikohen të njëjtat përbërës (detaje), pasi të keni studiuar procedurën për përpilimin dhe përpunimin e këtyre detajeve (duke shkruar adresën, datat , shenjat e miratimit, miratimi, procedura e përfundimit, etj.). Këto kërkesa janë përcaktuar nga DSTU 4163-2003.

Një dokument përdoret për të dokumentuar vetëm një veprim një herë. Dokumentet veprojnë në ndërveprim të ngushtë me njëri-tjetrin dhe formojnë një sistem dokumentimi. Standardi shtetëror përcakton një sistem dokumentacioni si një grup dokumentesh të ndërlidhura në një fushë të caktuar veprimtarie.

Ekzistojnë sisteme të dokumentacionit financiar, primar dhe kontabël të objekteve dhe subjekteve buxhetore, dokumentacionit kontabël dhe monetar, dokumentacionit organizativ dhe administrativ etj. Kështu, çdo drejtues duhet të jetë në gjendje të tërheqë dhe të njohë sistemin e dokumentacionit me të cilin punon. Për shembull, një punonjës i departamentit të BNJ duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të hartojë dhe ekzekutojë të gjitha dokumentet e personelit,

dhe kontratat dhe marrëveshjet e punës. Por më të zakonshmet janë dokumentet organizative dhe administrative me të cilat duhet të merret çdo menaxher. Këtu përfshihen dokumentet organizative si statuti, rregulloret, udhëzimet, dokumentet administrative, urdhrat, urdhrat, udhëzimet, rezolutat, vendimet; informacione dhe akte referimi, certifikata, raporte dhe shënime shpjeguese, si dhe llojet më të zakonshme të dokumenteve zyrtare - letra, telegrame, mesazhe telefonike. Çdo lloj dokumenti i përmendur ka karakteristikat e veta në hartimin dhe paraqitjen e tekstit, të cilat janë të lehta për t'u studiuar.

Procedura për të punuar me dokumente ndahet gjithashtu në faza të caktuara. Secila fazë ka teknikat e veta se si të kryhet më së miri. Kjo punë fillon me marrjen dhe përpunimin fillestar të dokumenteve. Kjo fazë është pavarësisht nga mënyra e transmetimit të informacionit: me postë, personalisht, me telegraf, me faks. Si rregull, kjo punë kryhet në mënyrë qendrore dhe përbëhet nga operacione thjesht teknike, të përshkruara në detaje në rregulla dhe udhëzime.

Regjistrimi i dokumenteve është një hap i rëndësishëm. Gjatë procesit të regjistrimit mbahen regjistrat e dokumenteve të marra, por më e rëndësishmja është regjistrimi i treguesve për dokumentin, të cilët bëjnë të mundur organizimin e kontrollit mbi zbatimin e tij dhe punës informative dhe referuese me dokumentet, d.m.th. Gjatë procesit të regjistrimit krijohet një bankë të dhënash për dokumentet që qarkullojnë në objekt ose subjekt.

Faza tjetër, monitorimi i zbatimit, lidhet ngushtë me regjistrimin e dokumenteve. Kontrolli urgjent i organizuar siç duhet ju lejon të dini në çdo kohë se çfarë duhet bërë dhe e ndihmon subjektin të planifikojë në mënyrë efektive ditën e tij të punës.

Organizimi i punës së informacionit dhe referencës varet gjithashtu nga regjistrimi i dokumenteve. Shërbimit të shërbimit të informacionit dhe dokumentacionit ose sekretarit i kërkohet të lëshojë një certifikatë në pak minuta: ku, nga kush, në cilën fazë të punës ndodhet ndonjë dokument, si dhe t'i përgjigjet pyetjes: cilat dokumente përmbajnë informacion për një problem të caktuar që ju intereson. Regjistrimi mund të bëhet në modaliteti manual- në karta ose të automatizuara - në një kompjuter. Teknologjia për regjistrimin e dokumenteve është përshkruar mirë në manualet normative dhe metodologjike.

Pas përpunimit dhe regjistrimit fillestar, dokumenti dërgohet për ekzekutim. Kjo fazë shoqërohet me problemin e lëvizjes së drejtpërdrejtë të dokumentit. Lëvizja e dokumentit te ekzekutuesi, duke pasqyruar sistemin e organizimit të menaxhimit. Me një shpërndarje të qartë të përgjegjësive dhe delegim të autoritetit, dokumenti shkon menjëherë në ekzekutim. Me një sistem të centralizuar të menaxhimit, kur menaxheri merr mbi vete vendimin e të gjitha çështjeve, qoftë edhe të vogla, çdo dokument i vjen atij për zgjidhje dhe më pas dërgohet për ekzekutim. Dokumenti i përgatitur do të shkojë kështu nga poshtë lart - nga ekzekutuesi, me miratime të shumta, te menaxheri për nënshkrim. Lëvizja e dokumentit pasqyrohet qartë nga operogrami dhe ju lejon të shihni të gjitha operacionet e përsëritura dhe të panevojshme.

Faza tjetër është ruajtja aktuale e dokumenteve. Çdo dokument, pasi informacioni i regjistruar në të përdoret në procesin e menaxhimit, kryen funksionin e ruajtjes dhe akumulimit të informacionit në mënyrë që ky informacion të mund të kthehet përsëri kur të lind nevoja. Për ta bërë këtë, dokumentet duhet të vendosen në mënyrë që dokumenti i dëshiruar të gjendet në pak minuta. Meqenëse ka shumë dokumente që lihen mënjanë gjatë punës së subjektit, organizimi i tyre në ruajtjen aktuale kërkon klasifikim paraprak, domethënë shpërndarje në grupe (raste) për kërkimin e tyre të shpejtë. Për të shpërndarë dokumente midis rasteve, po zhvillohet një klasifikues i thjeshtë - një nomenklaturë e rasteve. Kjo është një listë e sistemuar e titujve të çështjeve që zhvillohen në rajone.

Nomenklatura është dokumenti më i rëndësishëm. Një nomenklaturë e mirë-projektuar skedarësh lejon që ruajtja aktuale e dokumenteve të organizohet qartë. Megjithatë, përpilimi i nomenklaturës kërkon njohuri të veçanta. Përvoja shumëvjeçare në hartimin e nomenklaturës na lejon të pohojmë se vetëm një specialist në fushën e menaxhimit të të dhënave ose një arkivist mund të hartojë nomenklaturë. Nëse subjekti nuk mund të përpilojë me kompetencë nomenklaturën vetë, duhet të kontaktoni. në shërbimin arkivor. Mbulesat e kasës krijohen sipas nomenklaturës. Dizajni i kapakut dhe shpërndarja e dokumenteve brenda rasteve duhet gjithashtu të kryhet duke marrë parasysh rregulla të veçanta.

Hartimi i nomenklaturës së lëndëve, formimi i lëndëve dhe ruajtja e tyre lidhur me ekzaminimin e vlerës së dokumenteve. Ekspertiza kuptohet si përcaktimi i rëndësisë praktike dhe shkencore të dokumenteve dhe përcaktimi i periudhave të ruajtjes së tyre. Në varësi të vlerës së dokumenteve, ato mund të kenë periudha të ndryshme ruajtjeje: afatshkurtër (deri në 10 vjet), ruajtje afatgjatë (kryesisht, këto janë dokumente për personelin që ruhen për 25-75 vjet) dhe të përhershme. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve mund të përcaktohen në libra referencë të veçantë të quajtur "Lista e dokumenteve sipas periudhave të ruajtjes". Ato janë standarde dhe departamentale. Ekziston një listë standarde për dokumentet e menaxhimit, dokumentacionin shkencor dhe teknik, dokumentet filmike dhe fotografike; listat e departamenteve për pothuajse të gjitha fushat e veprimtarisë (kulturë, shëndetësi, kinematografi, bujqësi, etj.). Lista e departamenteve përfshin më në detaje dokumentet që krijohen në procesin e veprimtarisë në një zonë të caktuar. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve përcaktohen gjatë krijimit të skedarëve, pasi nuk lejohet krijimi i dokumenteve me periudha të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme në një skedar. Përndryshe, dokumentet do të duhet të rigrupohen. Procedura për kryerjen e një ekzaminimi dhe regjistrimin e rezultateve të tij është përcaktuar mirë në dokumentet rregullatore dhe metodologjike.

1, së fundi, faza përfundimtare e punës me dokumentet është përgatitja e skedarëve për ruajtje afatgjatë ose për dorëzimin e tyre në arkiv. Në punën operative, si rregull, rastet përdoren për dy vjet - vitin aktual dhe atë të mëparshëm. Rastet e viteve të mëparshme duhet të përpunohen dhe të transferohen në arkivin e subjektit (nëse ka) ose të transferohen në një kabinet tjetër për ruajtje. Rastet procedohen sipas rregullave të përcaktuara. Nëse kjo punë kryhet rregullisht, çdo vit, punët e subjektit do të jenë në rregull të përsosur dhe gjetja e dosjeve dhe dokumenteve të nevojshme nuk do të jetë e vështirë.

Procedura për hartimin dhe përpunimin e dokumenteve dhe organizimin e të gjitha fazave të punës me ta përshkruhen në detaje të mjaftueshme në dokumentet rregullatore dhe metodologjike. Çdo subjekt apo objekt duhet të ketë një paketë dokumentesh dhe nëse janë të mëdha, çdo njësi strukturore duhet t'i ketë.

Arkivistët që monitorojnë veprimtarinë e objekteve ose subjekteve duhet, para së gjithash, të bëjnë konsultime, të përcaktojnë se çfarë dokumentesh normative dhe metodologjike duhet të ketë subjekti ose objekti, me ndihmën e të cilave mund të gjendet përgjigje për shumë pyetje në lidhje me përpilimin, përpunimin, dhe organizimi i dokumenteve.

Paketa e dokumenteve normative dhe metodologjike përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë duhet të përmbajë dokumente kombëtare normative dhe metodologjike, një grup prej të cilave në mënyrë të plotë duhet të shitet në institucionet arkivore jo vetëm në qendër, por edhe në nivel lokal. Këto dokumente përfshijnë:

Sistemi i mbështetjes së dokumentacionit shtetëror

menaxhimi. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për dokumente dhe

shërbimet e mbështetjes së dokumentacionit.

Udhëzime standarde për njohuri juridike në objekte dhe lëndë.

Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentacion.

Rregullat bazë për funksionimin e arkivave të departamenteve.

Lista e dokumenteve standarde që krijohen në proces

veprimtaritë e komiteteve shtetërore, objekteve, subjekteve me përcaktimin e afateve

ruajtjen e tyre.

Është e dobishme që subjektet që merren me çdo ankesë të qytetarëve të kenë një “Rregullor standarde për kryerjen e punës në zyrë në lidhje me ankesat, aplikimet dhe ankesat e qytetarëve në organet dhe ndërmarrjet qeveritare”, e cila përcakton procedurën dhe metodologjinë e punës me këtë kategori. të dokumenteve.

Pjesa e dytë e paketës është formuar nga dokumentet organizative, normative dhe metodologjike të vetë subjektit. Kjo perfshin:

Kartë ose rregullore për një objekt ose subjekt.

Rregullore për ndarjen strukturore (nëse lënda ka një strukturë të degëzuar).

Përshkrimet e punës për punonjësit e njësive strukturore.

Udhëzime për menaxhimin e punëve të këtij subjekti.

Nomenklatura e rasteve.

Fletë e dokumenteve të njësive strukturore ose

subjekti në tërësi.

Lidhur me tre dokumentet e fundit, udhëzimet për punën në zyrë duhet të specifikohen për një subjekt të caktuar me shembujt e tij, një nomenklaturë të rasteve dhe një fletë formularësh dokumentesh me dokumente mostra që mund të zhvillohen në bazë të vetë-mbështetjes ose të përbëhen nga punonjës të shërbimin lokal arkivor.

12. 2.8. Kërkesat për tekstin e dokumentit
13. 2.9. Hartimi i dokumenteve organizative dhe administrative

Tema 2. 3 Teknologjitë e informacionit për mbështetjen e dokumentacionit aktivitetet e menaxhimit Pyetje edukative: 1. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin si proces teknologjik 2. Sistemet e informacionit të orientuar drejt dokumentit 3. Karakteristikat e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje të ndryshme 4. Organizimi i rrjedhës elektronike të dokumenteve

1. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin si një proces teknologjik Siç dihet, procesi i menaxhimit përfshin një grup të caktuar operacionesh teknologjike standarde për: n mbledhjen dhe përpunimin e informacionit që përmbahet në dokumente; n përgatitjen e një vendimi drejtues, miratimin dhe dokumentimin e tij, komunikimin me ekzekutuesit; n ekzekutimin e vendimit dhe kontrollin e ekzekutimit; n mbledhjen e informacionit mbi ekzekutimin, transmetimin e informacionit përmes kanaleve vertikale dhe horizontale; n ruajtjen dhe marrjen e informacionit. Secili nga operacionet e listuara zbatohet në një formë objektive, dokumenti, të krijuar si tradicionalisht (me dorë) ashtu edhe duke përdorur një kompjuter. Në praktikë, vendimet e menaxhimit të padokumentuara janë, në thelb, ndihmëse, operacionale dhe organizative dhe kanë një natyrë paraprake.

Në procesin e punës dhe aktiviteteve shoqërore të një personi, lindin dokumente që regjistrojnë, pasqyrojnë dhe konsolidojnë lidhjet komplekse të informacionit midis njerëzve dhe formacioneve të tyre të ndryshme. Çdo dokument individual përfaqëson një akt të vetëm dokumentacioni si një proces i pavarur teknologjik. Në të njëjtën kohë, aktivitetet e organizatave individuale dhe ndërmarrjeve industriale pasqyrohen në mënyrë aktive nga një grup dokumentesh të ndërlidhura, të ndërvarura dhe organikisht të ndërvepruara, të cilat janë të bashkuara nga koncepti bazë i një sistemi dokumentacioni. Ligji Federal "Për Informacionin, Informatizimin dhe Mbrojtjen e Informacionit" përcakton konceptin e "dokumentit" si informacion i regjistruar në një medium të prekshëm me detaje që lejojnë identifikimin e tij. Një dokument është një medium material mbi të cilin shkruhen disa informacione që pasqyrojnë gjendjen e sistemit, ose një vendim i marrë me përmbajtje të përcaktuar rreptësisht në një formë të rregulluar. Ka dy veti dalluese: multifunksionalitetin dhe fuqinë ligjore. Funksionet që zbatohen duke përdorur dokumentin përfshijnë regjistrimin e informacionit parësor ose vendimi i marrë, transmetimin, përpunimin dhe ruajtjen e informacionit. Prania e forcës ligjore sigurohet me nënshkrimin e nevojshëm të personit përgjegjës për saktësinë e informacionit që përmban dokumenti.

Sistemi më i përgjithësuar dhe më holistik është sistemi kombëtar i dokumentacionit, i cili përfshin pothuajse të gjitha llojet e dokumenteve të krijuara dhe të zbatuara në të gjithë shtetin. Ky sistem, nga ana tjetër, formohet nga shumë nënsisteme, të cilat klasifikohen sipas lëndës, gjeografike, funksionale, hierarkike dhe karakteristikave të tjera thelbësore. Kështu që, sistemet funksionale përfshijnë planifikimin, raportimin dhe dokumentacionin statistikor, furnizimin dhe shitjen dhe financiar të natyrshëm në të gjitha, pa përjashtim, organet drejtuese të ekonomisë kombëtare të Rusisë. Sistemet e dokumentacionit sektorial pasqyrojnë aspektet organizative të organeve drejtuese sektoriale (departamentale), të cilat përfshijnë aktivitetet e ministrive, departamenteve, departamenteve dhe departamenteve në nivelet federale, rajonale dhe lokale të qeverisjes. Me futjen e teknologjisë kompjuterike elektronike dhe stacioneve të automatizuara të punës (AWS) në procesin e përpunimit të informacionit të dokumenteve, koncepti i mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin është bërë legjitim, i cili përfshin një grup të organizuar punimesh për marrjen, përpunimin, ruajtjen dhe lëshimin e informacionit. dhe dokumente për konsumatorin (pajtimtarin) si bartës të tij material.

Me futjen e teknologjisë kompjuterike në proceset e dokumentacionit, zinxhiri teknologjik ndryshon, pasi specialistët dhe menaxherët kanë mundësinë të punojnë si me tekstin e plotë të dokumentit ashtu edhe me fragmentet që përmbajnë informacionin e nevojshëm. Futja e teknologjive moderne të informacionit dhe pajisjeve të zyrës në proceset e dokumentacionit është mjaft efektive, por kërkon respektimin e të paktën dy kushteve themelore: uniformitetin e formateve dhe ndërtimin racional të teknologjisë për përpunimin e informacionit të dokumenteve, në të cilat operacione të ngjashme do të përqendroheshin në një vend. Efektiviteti i sistemeve të informacionit të menaxhimit sigurohet nga vëllime të konsiderueshme të procedurave standarde organizative dhe teknologjike për 1) përpunimin e informacionit, 2) marrjen e vendimeve dhe 3) përdorimin e një grupi stacionesh të automatizuara pune.

Një sistem informacioni menaxhimi (MIS) është një grup mjetesh të menaxhimit organizativ, teknik, teknologjik dhe metodologjik (PC, telefon, faks, etj.), Sigurimi i një vendi pune (mobilje, kasaforta, etj.), Profesionalizmi i menaxherëve dhe specialistëve të prodhimit. , shkrim e këndim të përgjithshëm dhe kulturën e informacionit, sistemet mbështetëse të dokumentacionit dhe vetë informacioni. Sistemi i rrjedhës së dokumenteve në proceset e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit luan një rol të rëndësishëm në formimin e mjedisit të jashtëm dhe të punës që siguron të ashtuquajturën komoditet informacioni: marrja. informacionin e nevojshëm V Koha e duhur. Në procesin e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit, subjektit të menaxhimit i kërkohet të ndajë informacionin e vlefshëm nga informacioni "zhurmë", për të nxjerrë në pah pjesën prioritare, e cila lejon analizimin e gjendjes reale të sistemit dhe përgatitjen. një vendim i informuar. Duke folur për karakteristikat më thelbësore të informacionit, duket e përshtatshme të theksohen: vëllimi (sasia), besueshmëria (e vërteta), vlera, pasuria (përmbajtja e informacionit), hapja (besueshmëria). Vëllimi i informacionit të perceptuar përfshin tre nivele: nivelin e tepricës së informacionit dhe, mungesën e informacionit, nivelin e kërkuar të informacionit.

Besueshmëria e informacionit shoqërohet me procesin e përshtatshmërisë së pasqyrimit të informacionit real në sasinë totale të informacionit të perceptuar. Ekspertët në fushën e teknologjisë së informacionit vërejnë praninë e tre niveleve të besueshmërisë: absolute (100%), e besueshme (më shumë se 80%), negative (më pak se 80%). Besueshmëria varet kryesisht nga teknologjia e rrjedhës së dokumenteve të zbatuara në mjetet e mekanizimit dhe automatizimit: sa më pak puna njerëzore e personelit të përdoret në mbledhjen, përpunimin, transmetimin dhe ruajtjen e informacionit, aq më e lartë është besueshmëria e tij. Nga praktika dihet se informacionet më kontradiktore mund të merren për të njëjtën ngjarje, në varësi të teknologjisë dhe aspekteve të përpunimit të saj analitik dhe sintetik. Përvoja e shërbimeve të mbështetjes së dokumentacionit konfirmon se besueshmëria e informacionit varet ndjeshëm nga parametrat kohorë të zbatimit të rrjedhës së dokumentit. Kështu, vonesa e informacionit absolutisht të besueshëm mund të çojë në absurditetin e tij (për shembull, informacioni për çmimin e aksioneve në një bursë të letrave me vlerë). Vlera e informacionit nga pikëpamja ekonomike karakterizohet nga një ulje e kostove të llojeve të ndryshme të burimeve (energji, materiale, kohë, financa) për të marrë vendimin e duhur.

Vlera ka katër nivele: zero (pa kursyer burime), e mesme (duke ulur kostot për të rritur fitimet me më shumë se 10%), e lartë (më shumë se dy herë), ultra e lartë (më shumë se 10 herë). Vlera përcakton informacionin si një kategori ekonomike (një produkt që ka një vlerë konsumatore). Për shembull, modelet e simulimit të prodhimit kanë vlerë të lartë, duke lejuar një menaxher të parashikojë në mënyrë të arsyeshme pasojat e mundshme të vendimeve alternative. Shërbimet e informacionit të një niveli mesatar vlere ofrohen, si rregull, nga firma konsulente që pranojnë se informacioni i vlefshëm është një produkt i shitur me sukses. Një shembull i vlerës zero është informacioni që kopjon informacionin e njohur, të vjetëruar ose që ofron informacion të rremë, të panevojshëm për marrjen e një vendimi menaxherial.

2. Sistemet e informacionit të orientuar nga dokumenti Le të shqyrtojmë konceptet bazë që gjenden në kuadrin e punës në zyrë dhe mbështetjes me dokumentacion të menaxhmentit: Mbështetja e menaxhimit me dokumentacion (DMS) mbulon çështjet e dokumentacionit, organizimin e punës me dokumentet në procesin e menaxhimit dhe sistemimit të ruajtjen e tyre arkivore. n Dokumentacioni është krijimi i dokumenteve, pra përgatitja, ekzekutimi, koordinimi dhe prodhimi i tyre. n Puna në zyrë është një grup masash për mbështetjen e dokumenteve të menaxhimit (DOU) të një ndërmarrje ose organizate. Ndonjëherë thuhet se institucioni arsimor parashkollor është funksioni kryesor i punës në zyrë. n Organizimi i punës me dokumente – sigurimi i lëvizjes, kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve. n

Sistematizimi i ruajtjes arkivore të dokumenteve - përcaktimi i rregullave për ruajtjen e informacionit të krijuar në organizatë, rikthimin dhe përdorimin e tij për të mbështetur vendimet e menaxhimit dhe procedurat e biznesit. n n Rrjedha e dokumenteve - lëvizja e dokumenteve brenda institucionit arsimor parashkollor. Një procedurë biznesi është një sekuencë e operacioneve të caktuara (punë, detyra, procedura) të kryera nga punonjësit e organizatave për të zgjidhur ndonjë detyrë ose qëllim brenda kornizës së aktiviteteve të një ndërmarrje ose organizate. n Arkivi elektronik zgjidh problemin e sistemimit të ruajtjes arkivore të dokumenteve elektronike brenda institucionit arsimor parashkollor. n Procedurat e biznesit janë përgjegjëse për kryerjen e një biznesi ose kryerjen e një funksioni të synuar dhe janë një mënyrë për të kryer menaxhimin praktik të ndërmarrjeve dhe institucioneve.

Arkivi elektronik Në Rusi, termi "arkiv elektronik" është një nga tiparet kombëtare të menaxhimit të të dhënave elektronike ruse. Në Perëndim, termi "datawarehouse" është më i popullarizuar. Në vendin tonë, me sa duket, të dhënat kuptohen kryesisht si përmbajtje e dokumenteve dhe regjistrimeve në bazën e të dhënave. Prandaj popullariteti i termit të punës në zyrë "arkiv". Në punën në zyrë, arkivi është përgjegjës për sistematizimin e ruajtjes së dokumenteve dhe është një nga tre detyrat kryesore të punës në zyrë: krijimi, teknologjia e përpunimit dhe sistemimi i dokumenteve. Shpesh dëgjojmë se një "sistem arkivor zgjidh në mënyrë ideale problemet e organizimit të rrjedhës së dokumenteve". Kjo nuk mund të jetë, sepse dokumentet zhvendosen (thelbi i rrjedhës së dokumenteve) si pjesë e zgjidhjes së të tre problemeve, dhe jo vetëm si pjesë e sistematizimit të ruajtjes arkivore.

Sistemet e automatizimit të zyrave në Rusi Zgjidhjet kryesore për punën në zyrë dhe procedurat e biznesit mund të ndahen në katër kategori kryesore (duke mos përfshirë mjetet për krijimin e dokumenteve dhe depove të të dhënave): n sistemet e rrjedhës së punës (automatizimi i procedurave të biznesit); n sisteme grupore (punë ekipore); sistemet e menaxhimit të dokumenteve (kryesisht sigurojnë regjistrimin, ruajtjen dhe marrjen e dokumenteve); n sistemet e postës elektronike (përdoren për shkëmbimin e dokumenteve). n Tani kjo ndarje është mjaft arbitrare për faktin se disa sisteme kombinojnë të gjitha këto dhe disa teknologji të tjera.

Mënyra më racionale për të automatizuar procedurat e biznesit është krijimi i një mjedisi të përbashkët informacioni për to, brenda të cilit punonjësit mund të bashkëpunojnë (d.m.th., të zgjidhin bashkërisht problemet e biznesit) dhe të shkëmbejnë mesazhe. Prandaj, elementi më i rëndësishëm i automatizimit parashkollor janë sistemet e postës elektronike Organizimi i punës me dokumente është një pjesë e rëndësishme e proceseve të menaxhimit dhe vendimmarrjes së menaxhimit, gjë që ndikon ndjeshëm në efikasitetin dhe cilësinë e menaxhimit. Procesi i vendimmarrjes së menaxhmentit përfshin marrjen e informacionit; përpunimi i tij; analiza, përgatitja dhe vendimmarrja. Këta komponentë janë të lidhur ngushtë me mbështetjen e dokumentacionit për menaxhimin. Për të marrë një efekt ekonomik, para së gjithash, cilësia e informacionit është e rëndësishme, e cila përcaktohet nga sasia, efikasiteti, shkalla e kompleksitetit dhe kostoja e tij. Nëse ndërmarrja nuk ka punë efikase me dokumente, atëherë, si rezultat, menaxhimi përkeqësohet, pasi varet nga cilësia dhe besueshmëria, efikasiteti i marrjes dhe transmetimit të informacionit, organizimi i saktë i një shërbimi informacioni referencë dhe organizimi i qartë i kërkimi, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve.

Janë tre detyra kryesore të zgjidhura në punën në zyrë (DOW). Dokumentimi (hartimi, ekzekutimi, koordinimi dhe prodhimi i dokumenteve). n Organizimi i punës me dokumente në procesin e menaxhimit (sigurimi i lëvizjes, kontrolli i ekzekutimit, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve). n n Sistematizimi i arkivit të dokumenteve. Duhet të theksohet se mbështetja e dokumentacionit për menaxhmentin ka një ndikim të drejtpërdrejtë në cilësinë e vendimmarrjes së menaxhmentit, ndaj duhet të përmirësohet vazhdimisht.

Me rritjen e shkallës së ndërmarrjes dhe numrit të punonjësve të saj, çështja e efektivitetit të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin bëhet gjithnjë e më e rëndësishme. Problemet kryesore që lindin në këtë rast duken diçka si kjo. n Menaxhmenti humbet një pamje tërësore të asaj që po ndodh. n Njësitë strukturore, në mungesë të informacionit për aktivitetet e njëra-tjetrës, pushojnë së kryeri aktivitetet e tyre në mënyrë koherente. Cilësia e shërbimit ndaj klientit dhe aftësia e organizatës për të mbajtur kontakte të jashtme bien. n Pasoja e kësaj është rënia e produktivitetit të punës; ka një ndjenjë të mungesës së burimeve: njerëzore, teknike, komunikuese etj. n Stafi po zgjerohet, duke investuar para në pajisje për vende të reja pune, ambiente, komunikime, trajnime punonjësish. n Për ndërmarrjet prodhuese Një rritje e stafit mund të sjellë një ndryshim në teknologjinë e prodhimit, i cili do të kërkojë investime shtesë. n Në një situatë të rritjes së pajustifikuar të stafit, rënies së produktivitetit dhe nevojës për të investuar në prodhim, lind nevoja për rritjen e kapitalit qarkullues, i cili, nga ana tjetër, çon në uljen e fitimeve. n Si rezultat, zgjerimi i ndërmarrjes ndodh në mënyrë të gjerë për shkak të fitimeve të akumuluara më parë ose rritjes së deficitit buxhetor.

Duke kuptuar rëndësinë e përmirësimit të sistemit arsimor parashkollor, organizatat shpesh bëjnë shumë gabime kur përpiqen ta automatizojnë atë, dhe faktori përcaktues në këtë situatë është problemi i zgjedhjes së metodave të automatizimit. Zgjidhja më e zakonshme është automatizimi i stacioneve të punës individuale (AWS): sekretar-asistent, menaxher, kontabilist ose ekzekutiv. Disavantazhet kryesore të kësaj qasjeje janë: mungesa e mënyrave të organizimit elektronik shkëmbimi i informacionit ndërmjet punonjësve dhe departamenteve të ndërmarrjeve; mungesa e lidhjes funksionale midis automatizimit të procedurave të aplikimit dhe automatizimit të zyrës. Pjesët (përbërësit) kryesore funksionale të sistemit të automatizimit të zyrës në menaxhimin e ndërmarrjeve dhe organizatave: n mjete dhe rregulla për krijimin e dokumenteve, n mirëmbajtjen e arkivit të tyre elektronik, n rrjedhën e dokumenteve mbështetëse.

Kështu, një ndërmarrje që kërkon të krijojë një mjedis efektiv për përpunimin e informacionit dhe përmirësimin e cilësisë së menaxhimit përballet me detyrat e mëposhtme. Përmirësimi i të gjithë punës në përgatitjen dhe përpunimin e informacionit dokumentar duke krijuar një mekanizëm për mbështetjen e dokumenteve të ndërmarrjes (DOU). n Zgjedhja e strategjisë së duhur të automatizimit, duke përfshirë produktet e duhura softuerike. n

3. Veçoritë e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje të ndryshme Në procesin e automatizimit të rrjedhës së dokumenteve, mund të dallohen afërsisht katër faza: rrjedha e dokumenteve në letër, rrjedha e dokumenteve në letër duke përdorur PC autonome, rrjedha e dokumenteve të përziera dhe pa letër. Rrjedha e dokumentit në letër do të thotë që të gjitha fazat e dokumentit zhvillohen në formë letre. Vetëm një dekadë e gjysmë më parë ky lloj fluksi i dokumenteve ishte dominues. Për regjistrim dokumente letre U përdorën revista të mëdha ose fletë me format të madh në të cilat shkruheshin dokumentet e reja të regjistruara. Pas një kohe të caktuar, revistat dhe fletët iu dorëzuan arkivave.

Kur u shfaqën kompjuterët, ata zëvendësuan ditarët dhe fletët, duke krijuar kështu menaxhimin e dokumenteve të bazuara në letër duke përdorur PC të pavarur. Menaxhimi i dokumenteve me bazë letre duke përdorur PC të pavarur do të thotë që PC-ja përdoret për të përgatitur dhe regjistruar dokumente. Në fakt, në këtë fazë lind koncepti i një dokumenti elektronik, domethënë një dokument që ruhet ekskluzivisht në një kompjuter, ose, siç thonë ata, "në media kompjuterike". Sidoqoftë, avantazhet e një dokumenti elektronik në mungesë të një rrjeti lokal mund të realizohen vetëm në një masë të vogël. Transferimi, koordinimi dhe miratimi i dokumenteve në këtë fazë kryhet në formë letre. Rrjedha e përzier e dokumenteve supozon se kompjuterët e lidhur me një rrjet lokal shërbejnë për përgatitjen, transmetimin dhe ruajtjen e dokumenteve, megjithatë fuqi juridike Dokumenti është i disponueshëm vetëm në formë letre. Koordinimi dhe miratimi i dokumenteve financiare dhe ligjore kryhet në formë letre. Draft dokumenti është duke u përgatitur në në format elektronik(pika 1), më pas dokumenti shkon te sekretari, i cili e regjistron, e printon dhe ia kalon për miratim drejtuesit (pika 2). Menaxheri bën ndryshime dhe ia dërgon dokumentin kontraktorit për rishikim (pika 3). Pas miratimit të dokumentit, ai dërgohet përmes rrjetit lokal për të gjithë interpretuesit (pika 4).

Fuqia ligjore e një dokumenti elektronik sigurohet përmes përdorimit të një nënshkrimi elektronik dixhital (EDS) - një mekanizëm që ju lejon të provoni se autori i dokumentit elektronik të dërguar është në fakt ai që pretendon se është dhe se dokumenti nuk ka është ndryshuar gjatë procesit të dorëzimit. EDS përdoret si një analog i një nënshkrimi të shkruar me dorë ose një vulë e rregullt në rastin e një personi juridik. Nënshkrimi dixhital i shtohet bllokut të të dhënave dhe i lejon marrësit të bllokut të verifikojë burimin dhe integritetin e të dhënave dhe në këtë mënyrë të mbrohet nga falsifikimi. Shumica e ndërmarrjeve njohin avantazhet e menaxhimit elektronik (pa letër) të dokumenteve, gjë që ka avantazhet e mëposhtme: n lehtësi për të bërë ndryshime në dokument; n aftësia për të vendosur jo vetëm tekst, por edhe të dhëna multimediale në një dokument; n aftësia për të përdorur formularë të përgatitur paraprakisht; n shpejtësi më e lartë e transferimit të informacionit mbi një numër të madh adresash; n letër kursimi; n kompaktësi më e lartë e arkivave; n kontroll më i lehtë i fluksit të informacionit; n shpejtësi e lartë e kërkimit dhe marrjes së informacionit; n aftësinë për të mbrojtur dokumentet nga aksesi i paautorizuar dhe për të diferencuar të drejtat e aksesit të punonjësve në informacion.

Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve bën të mundur zvogëlimin e numrit të shërbimeve të përfshira në punën me dokumente (korierë, punonjës nëpunës, etj.). Në kushtet e menaxhimit elektronik të dokumenteve, kërkohen shumë më pak kosto për ristrukturimin e rrjedhës së dokumentit kur ndryshoni kushtet e jashtme, për shembull, kërkesat për të ndryshuar formularin e raportimit. Megjithatë, ka ende ndërmarrje dhe institucione që ende operojnë në një mjedis të bazuar në letër, shumica përdorin kompjuterë dhe rrjete lokale për të organizuar rrjedhën e dokumenteve, dhe vetëm një përqindje e vogël përdorin sisteme plotësisht të automatizuara të menaxhimit të dokumenteve; Cila është arsyeja e kësaj situate? Idealisht, zhvillimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike duhet të rezultojë në teknologji krejtësisht pa letra. Megjithatë, sot dokumentet në letër janë ende të nevojshme për të përmbushur kërkesat e shumë rregulloreve - ligjet tatimore, ligjet e kontabilitetit, etj. Një nga qëllimet kryesore të një dokumenti është aftësia për të vërtetuar fakte të caktuara. Deri kohët e fundit, një dokument letre me detajet dhe shkallët e nevojshme të mbrojtjes ishte mënyra kryesore për të vërtetuar një fakt të veçantë, d.m.th., kishte fuqi ligjore. Letra si medium material ka një disavantazh në kuptimin që nuk të lejon të fshish dhe të shkruash pa lënë gjurmë. informacione të reja, megjithatë, ky disavantazh rezulton të jetë një avantazh nga pikëpamja e eliminimit të falsifikimit të dokumenteve. Nuk është çudi që proverbi rus thotë: ajo që shkruhet me stilolaps nuk mund të pritet me sëpatë.

Me fjalë të tjera, kur marrim një dokument që ka një nënshkrim në çdo faqe dhe nuk ka shenja dëmtimi në sipërfaqen e letrës (d.m.th., është e qartë se teksti nuk është fshirë ose rishkruar), mund të jemi të sigurt. se ky dokument është dërguar në emër të personit që dorëzon nënshkrimin dhe se nuk është ndryshuar gjatë dorëzimit. Në thelb mjete moderne kriptimi ju lejon të siguroni të njëjtat mjete për të verifikuar vërtetësinë e një dokumenti si një nënshkrim në letër (nënshkrimi dixhital elektronik), por kjo shoqërohet me një sërë vështirësish. Rrjedha e dokumenteve për bizneset e vogla Në ndërmarrjet me staf të vogël nuk ka nevojë të zbatohet një sistem kompleks i automatizuar elektronik i menaxhimit të dokumenteve. Në këtë rast, si rregull, programi përdoret si një mjet shpërndarjeje dokumentesh Microsoft Outlook, me ndihmën e të cilave dërgohen skedarët me dokumente dhe i njëjti program përdoret për dërgimin e imazheve të dokumenteve të marra nga skanimi i origjinaleve të letrës primare.

Në mënyrë tipike, me këtë qasje, nuk ka drejtori të unifikuara të automatizuara për të gjithë ndërmarrjen dhe çdo ndarje krijon sistemet e veta të klasifikuesve dhe standardeve. Në këtë rast, e njëjta gjë libra adresash, që përmban adresat e emailit të punonjësve. Regjistrimi i dokumenteve sipas kësaj skeme kryhet manualisht; Çdo dokument dërgohet përgjatë një rruge të zgjedhur nga ekzekutuesi i ardhshëm. Kur një ndërmarrje rritet, një organizim i tillë i rrjedhës së dokumenteve rezulton të jetë joefektiv. Bëhet e vështirë të gjurmosh rrugën e një dokumenti specifik dhe të monitorosh ekzekutimin e një urdhri të caktuar. Kontrolli i versioneve të dokumenteve, procesi i miratimit dhe kërkimit të dokumenteve bëhet më i ndërlikuar. Në këtë rast, kërkohet një kalim në sisteme të specializuara të menaxhimit të automatizuar të dokumenteve.

Rrjedha e dokumenteve për ndërmarrjet e mesme Në një kompani të vogël, është e mundur të organizohet puna në bazë të shkëmbimit të postës elektronike dhe ruajtjes së dokumenteve në një server skedari, ku secili ka celularin e tij. Kompanitë e vogla zakonisht zbatojnë një skemë menaxhimi në të cilën sistemi i skedarëve është mjaft i përshtatshëm për ruajtjen e dokumenteve. Për shembull, në dosjen "Kontabiliteti" ekziston një dosje " departamenti financiar", në të ka një dosje "planifikimi financiar", edhe më i thellë - "minimizimi i taksave". Një hierarki e tillë është intuitive për përdoruesit - të gjithë e njohin qelizën e tyre, e dinë se ku të vendosin dokumente të caktuara. Rrjedha e dokumenteve për ndërmarrjet e mëdha Ndryshe nga ndërmarrjet e mesme, një ndërmarrje e madhe ka shumë grupe pune. Në të njëjtën kohë, punonjësit individualë mund të punojnë në disa projekte. Imagjinoni që një projekt është automatizimi i FSB, dhe tjetri është automatizimi qendër tregtare. Është e qartë se kërkesat për kontrollin e aksesit në informacion duhet të jenë të ndryshme. Aspekti i parë është softueri special që siguron një ruajtje të dokumenteve elektronike, i cili ju lejon të klasifikoni të gjithë grupin e dokumenteve sipas disa parametrave: sipas hierarkisë, sipas shkallës së fshehtësisë, etj. Kjo ju lejon të autorizoni më me kompetencë aksesin. dhe gjeni më shpejt Dokumentet e nevojshme.

Aspekti i dytë është drejtimi i dokumenteve në ndërmarrje. Futja e një sistemi për automatizimin e zyrës dhe menaxhimin elektronik të dokumenteve (SADD) bën të mundur optimizimin e të gjithë procesit të menaxhimit, i cili bëhet më i thjeshtë dhe më logjik, përmirëson cilësinë e vendimeve të marra, monitoron ekzekutimin e vendimeve të menaxhimit në mënyrë më efektive dhe zvogëlon kostot që lidhen me mirëmbajtjen e aparatit të menaxhimit. Dokumentet dërgohen duke përdorur një sistem të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve, i cili përmban një bazë të dhënash uniforme të klasifikuesve dhe standardeve për të gjithë organizatën. Drejtimi i dokumenteve përcaktohet në varësi të llojit të dokumentit, d.m.th. ekzistojnë shtigje standarde të lëvizjes për kategoritë individuale të dokumenteve. Kjo ju lejon të dërgoni dokumente drejtpërdrejt tek zyrtarët e organizatës pas regjistrimit në përputhje me përgjegjësitë e tyre të punës dhe procedurat teknologjike për përpunimin e dokumenteve tipe te ndryshme. Klasifikuesit dhe standardet janë të njëjta për të gjitha shërbimet. Shkëmbimi i dokumenteve me organizata të jashtme sigurohet duke përdorur portalin e informacionit të korporatës.

Shumica e zhvilluesve të SADD nuk krijojnë të tyren redaktorët e tekstit, por përdorni redaktorin nga Microsoft Office. Në vendin e punës të zhvilluesit të dokumentit, dokumenti shtohet në ndërfaqen Word butoni i funksionit, i cili ju lejon të transferoni dokumentin e krijuar në sistemin e menaxhimit të zyrës, duke siguruar kalimin e tij në sistemin e rrjedhës së dokumenteve. Kur është e nevojshme të shikoni një dokument, Word hapet në makinën e përdoruesit. Mund të themi se një sistem i automatizuar i punës në zyrë është një transportues që siguron lëvizjen optimale të elementeve në sistem dhe programet e Microsoft Office janë makina rreth këtij transportuesi, me ndihmën e të cilave mund të përgatisni një dokument (pjesë) dhe ta vendosni në transportues. Sistemi i menaxhimit të zyrës siguron shpërndarje të garantuar nga një makinë në tjetrën, kontrollon atë që përpunohet në këtë makinë dhe e dërgon atë më tej në destinacionin e saj. Shumë nga SADD-të ekzistuese lejojnë organizatat që i kanë zbatuar ato të kalojnë në rrjedhën e dokumenteve pa letra. Megjithatë, edhe nëse ka një SADD, vetëm disa organizata përdorin në praktikë formën elektronike të miratimit të brendshëm të dokumenteve organizative dhe administrative duke përdorur një nënshkrim elektronik dixhital (EDS).

4. Organizimi i qarkullimit elektronik të dokumenteve Rrjedha elektronike e dokumenteve dhe optimizimi i tij shoqërohet me disa faktorë: n Aspekti ligjor përfshin vendosjen e statusit të dokumenteve dhe sistemimin e tyre bazuar në hierarki. Ndërmarrjet tregtare, organizatat publike dhe strukturat e tjera duhet t'u përmbahen rregullave të përcaktuara me ligj për përgatitjen dhe ruajtjen e dokumenteve. n Faktori teknik përfshin pajisjen e ndërmarrjes me pajisjet e nevojshme për organizimin efektiv të rrjedhës së dokumenteve. Menaxhimi elektronik i dokumenteve thjeshton shumë punën e kompanisë, duke zvogëluar kohën e kaluar në proceset bazë të prodhimit. n Aspekti kontrollues i organizimit efektiv të rrjedhës së dokumenteve përfshin zhvillimin e një aparati menaxhues për punën me dokumentet, krijimin e një sistemi të rrjedhës së dokumenteve dhe specializimin e strukturave.

Praktika tregon se nëse dokumentet organizohen në mënyrë korrekte, kompania nuk duhet të humbasë kohë dhe burime për të zgjidhur situata të ndryshme. Njësia strukturore përgjegjëse për dokumentet, nëse është e nevojshme, jep kontrata, certifikata etj. Kështu rritet efikasiteti dhe efektiviteti i kompanisë në tërësi. Rrjedhimisht, ne përballemi me pyetjen se si të organizojmë punën në zyrë për të sistemuar të gjitha dokumentet e nevojshme. Në varësi të specializimit dhe profilit të tyre, kompanitë përdorin tre forma të punës me dokumente, secila prej të cilave karakterizohet nga karakteristika të caktuara të rrjedhës së dokumenteve. Organizimi i centralizuar i rrjedhës së dokumenteve Në një formë të centralizuar, dokumentet përqendrohen nën juridiksionin e një njësie strukturore. Ky mund të jetë një sekretariat, një zyrë, ose në rastin e menaxhimit të madh të dokumenteve elektronike - një punonjës. Cikli i plotë i operacioneve me dokumente dhe organizimi i rrjedhës së dokumenteve kryhet nga ky divizion. Dokumentet pranohen, përpunohen dhe regjistrohen në një sistem të mbyllur, kjo është një garanci e konfidencialitetit të punës. Përparësi të tjera të një sistemi të centralizuar të menaxhimit të dokumenteve përfshijnë efikasitetin e punës në zyrë dhe thjeshtimin e udhëzimeve metodologjike. Rrjedha elektronike e dokumenteve kur përdorni këtë formular mund të sistemohet duke përdorur shërbime të veçanta informacioni.

Sistemi i decentralizuar i menaxhimit të dokumenteve Një sistem i decentralizuar nënkupton që dokumentet janë të vendosura në departamentin e disa departamenteve. Çdo departament në kompani krijon shërbimin e vet të menaxhimit të dokumenteve. Sistemi i ngjashëm puna me dokumente është tipike për ndërmarrjet që janë të ndara gjeografikisht. Në këtë rast, automatizimi i rrjedhës së dokumenteve ka një rëndësi të madhe, pasi është e nevojshme të zhvillohet një sistem mbrojtje e përgjithshme informacion. Kontrolli metodologjik është gjithashtu i rëndësishëm: si rregull, divizionet e pavarura në departamentin e të cilave ndodhen dokumentet ofrojnë raporte për rrjedhën e dokumenteve të ndërmarrjes me rregullsinë e vendosur. Sistemet e rrjedhës së dokumenteve të përziera Forma e përzier e rrjedhës së dokumenteve të një ndërmarrje supozon se dokumentet shpërndahen midis departamenteve. Një pjesë e operacioneve, për shembull, marrja dhe përpunimi i dokumenteve, kryhet nga një departament, dhe tjetra, për shembull, riprodhimi, ruajtja, sistemimi, nga një i dytë. Një sistem i tillë i rrjedhës së dokumenteve është i përshtatshëm nëse ndërmarrja ka një strukturë të degëzuar. Departamenti i kontabilitetit mund të regjistrojë dokumente mbi tatimet, departamenti i personelit mund të regjistrojë dokumente për përbërjen e përgjithshme, etj. Organizimi i përzier i rrjedhës së dokumenteve është aktualisht një nga sistemet më efektive të menaxhimit.

Organizimi i rrjedhës së dokumenteve: veçoritë Organizimi i rrjedhës së dokumenteve bazohet në disa parime që sigurojnë funksionimin efektiv të kompanisë në tërësi. Rrjedha e dokumenteve të një ndërmarrje është pjesë e mbështetjes së informacionit, e cila është çelësi për të zhvillim aktiv. Parimet e menaxhimit të dokumenteve përfshijnë: n Thjeshtimin e procedurës së regjistrimit të dokumenteve. Duhet të theksohet se ky operacion nuk duhet të ndikojë në cilësinë e të gjitha proceseve të zyrës. n Organizimi i rrjedhës së dokumenteve bazuar në rrugëzim. Zhvillimi i grafikëve të rrjedhës për të gjitha dokumentet ju lejon të optimizoni rrjedhën e punës. n Dokumentet duhet të regjistrohen një herë. Në këtë rast, menaxhimi elektronik i dokumenteve konsiderohet zgjidhja optimale, duke lejuar zvogëlimin e kohës për marrjen dhe shqyrtimin e dokumenteve. n Organizimi i rrjedhës së dokumenteve duhet të përjashtojë miratimet e paarsyeshme, miratimet paralele dhe transferimin e dokumenteve te palët e treta. Kështu, organizimi i rrjedhës së dokumenteve ka për qëllim zvogëlimin e kohës së kaluar për të punuar me dokumente, optimizimin e aktiviteteve nëpunës dhe përmirësimin e efikasitetit të mbështetjes së informacionit për ndërmarrjen.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve: parimet dhe karakteristikat Menaxhimi elektronik i dokumenteve nënkupton një regjistrim një herë të dokumenteve, që do të thotë se identifikimi mund të kryhet në çdo fazë të dokumentacionit. Gjithashtu e rëndësishme është një bazë e të dhënave e unifikuar e sistematizuar në mënyrë hierarkike e informacionit të dokumentacionit, e cila eliminon dyfishimin dhe shqyrtimin paralel. Duke pasur një sistem raportimi të zhvilluar, menaxhimi elektronik i dokumenteve ju lejon të kontrolloni lëvizjen e dokumenteve dhe proceset bazë të informacionit. Vlen gjithashtu të përmendet sistemi i organizuar në mënyrë efektive i kërkimit të dokumenteve, i cili përfshin menaxhimin elektronik të dokumenteve. Menaxhimi elektronik i dokumenteve ka një klasifikim të sistemit: 1. Sistemet e automatizimit të zyrës. 2. Arkivat e dokumenteve. 3. Sistemet e futjes së dokumenteve dhe sistemet e përpunimit të imazhit të dokumenteve. 4. Sistemet e menaxhimit të kostos së ruajtjes së dokumenteve. 5. Sistemet e drejtimit të dokumenteve. 6. Sistemet për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit.

Sistemet për automatizimin e detyrave të punës në zyrë erdhën në përdorim të gjerë në Perëndim shumë më herët se në vendin tonë, në përputhje me rrethanat, ne zhvilluam terminologjinë tonë për të përshkruar; fusha të ndryshme rrjedha e dokumentit. Termat e mëposhtëm janë më të zakonshëm në praktikën perëndimore: EDM (Electronic Document Management) është emri kolektiv për sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve. DMS (Document Management Systems) – përkthimi më i afërt në kuptim – arkivat elektronike të dokumenteve; EDM me qendër sipërmarrjen – sisteme të menaxhimit të dokumenteve të korporatës që kombinojnë mjete për krijimin, redaktim, publikimin dhe ruajtjen e dokumenteve (Word, Excel, arkiv elektronik, postë, planifikim takimesh, miratim dokumentesh etj. në një paketë) Menaxhimi i Informacionit – Sistemet e Menaxhimit informacioni, i quajtur edhe portal, sigurojnë grumbullimin, menaxhimin dhe shpërndarjen e informacionit përmes internetit, intranetit dhe ekstranetit. Imazhe – Sisteme që konvertojnë informacionin nga letra në format dixhital, si rregull, ky është TIFF (Formati i skedarit të imazhit të etiketuar), pas së cilës dokumenti mund të përdoret në punë në formë elektronike. Doc. Menaxhimi i rrjedhës – sistemet e drejtimit të lëvizjes së dokumenteve; Puna. Menaxhimi i rrjedhës – sisteme për drejtimin e flukseve të punës dhe detyrave. Ekzistojnë gjithashtu një numër i madh termash të ndërlidhura, për shembull: Menaxhimi i njohurive të magazinës së dokumenteve

Sistemet e automatizimit të zyrave Funksionet e tyre përfshijnë regjistrimin e dokumenteve në një bazë të dhënash të posaçme, e cila shprehet në plotësimin e një karte dokumenti të veçantë. Përmbajtja e kartës së dokumentit mund të ndryshojë në varësi të situatës aktuale në organizatë. Në mënyrë tipike, sistemet e menaxhimit të zyrës bëjnë dallimin midis dokumenteve hyrëse dhe dalëse, dokumenteve rregullatore, dokumenteve të organeve kolegjiale të menaxhimit, dokumenteve referuese etj. Dokumentet nën kontrollin e ekzekutimit ndahen sipas ekzekutuesve, statusit të ekzekutimit, afateve etj. Çdo dokument në sistem është një rekord në bazën e të dhënave, i karakterizuar nga një grup vlerash të atributeve të kartës. Përveç regjistrimit dhe kërkimit të dokumenteve në bazën e të dhënave, sistemi duhet të gjenerojë raporte që bëjnë të mundur marrjen e shënimeve të ekzekutimit të dokumenteve dhe informacione të tjera përmbledhëse.

Arkivat e dokumenteve Vetë dokumentet ruhen në arkiva, prandaj sistemi duhet të sigurojë diferencimin e të drejtave të aksesit në dokumente. Përdoruesi mund të identifikohet ose nga një emër rrjeti ose duke përdorur një emër dhe fjalëkalim të veçantë të përcaktuar në sistemin e menaxhimit të arkivit. Përveç ndarjes së të drejtave të aksesit në nivel përdoruesi, sistemi duhet të sigurojë ndarjen e grupeve ose roleve të përdoruesve. Funksioni tjetër i arkivit të dokumenteve është të mundësojë punën në grup me dokumentet në zhvillim - ky është funksioni i bllokimit të dokumenteve ose Kontrollit. Kontrolli In/Check-Out. Nëse një nga përdoruesit e sistemit fillon të modifikojë një dokument, ai bllokohet nga aksesi nga përdoruesit e tjerë derisa të përfundojë puna me të. Një funksion tjetër i arkivit është mbështetja për kontrollin e versionit. Versionet e dokumenteve mund të regjistrohen ose automatikisht ose me iniciativën e përdoruesit. Nëse është e nevojshme, përdoruesi mund të kthehet në një nga versionet e mëparshme të dokumentit. TE funksionet e shërbimit arkivi i dokumenteve përfshin aftësinë për të krijuar kopje rezervë të dokumenteve pa ndërprerë sistemin, integrimin me sistemet për të siguruar koston optimale të ruajtjes së të dhënave, etj.

Sistemet e futjes së dokumenteve dhe sistemet e përpunimit të imazhit të dokumenteve Një nga funksionet e pavarura të sistemeve të rrjedhës së dokumenteve është futja e dokumenteve në arkiv. Kjo nënkupton transferimin e dokumenteve nga letra në elektronike. Në rastin më të thjeshtë, kjo procedurë përfundon në skanim i thjeshtë. Një funksion më kompleks është njohje automatike përmbajtjen e imazhit të dokumentit dhe formimin e një dokumenti që përmban tekst. Programet që i përkasin klasës së softuerit për njohjen e tekstit janë krijuar për këtë. Një veçori edhe më komplekse është njohja e përmbajtjes së formës. Në këtë rast, programi zbulon praninë e hyrjeve, përfshirë ato të shkruara me dorë, në fusha të caktuara të formularit të dokumentit, njeh përmbajtjen e tij dhe automatikisht plotëson vlerat e atributeve të këtij dokumenti në sistem. Nëse është e nevojshme, vlerat e disa fushave të formularit mund të zgjidhen nga një direktori e përcaktuar në sistem.

Sistemet e drejtimit të dokumenteve kanë të bëjnë drejtpërdrejt me dërgimin e dokumenteve në stacionet e punës së interpretuesve, mbledhjen e informacionit në lidhje me statusin aktual të dokumenteve, konsolidimin e dokumenteve pas përfundimit të punës me ta në faza individuale, dhe gjithashtu ofrojnë një mjet për të aksesuar informacionin rreth gjendjes aktuale të punës me dokumente. . Sistemet e rrugëzimit, si rregull, përmbajnë mjete për përshkrimin e rrugëve tipike për kalimin e dokumenteve në një organizatë. Bazuar në skemat e zhvilluara të rrugëve, mund të gjenerohen shembuj të proceseve të biznesit për të punuar me dokumente. Në këtë rast, mund të flasim për rrugëtim të vështirë. Një alternativë është e ashtuquajtura rrugëzim i lirë, në të cilin itinerari formohet “spontanisht”. Çdo përdorues i sistemit me të drejtat e duhura mund të përcaktojë ekzekutuesit e ardhshëm ose të mëpasshëm të dokumentit. Gjatë rrugëtimit të dokumenteve, dy skema janë të mundshme, le t'i quajmë ato Off-Line dhe On-Line. Në rastin e parë, kur një dokument dërgohet në vendin e punës të përdoruesit, ai nxirret fizikisht nga arkivi i dokumentit dhe dorëzohet (për shembull, përmes postës elektronike) në vendin e punës së klientit. Pas përfundimit të punës, dokumenti vendoset përsëri në arkiv. Në këtë rast, vetë sistemi i rrugëzimit është klient i arkivit të dokumenteve dhe fut informacionin përkatës në bazën e të dhënave të kontabilitetit. Skema e dytë nuk përfshin lëvizjen fizike të dokumentit. Sistemi i drejtimit të dokumenteve i siguron klientit një ndërfaqe për të hyrë në detyrat e përpunimit të dokumenteve.

Sistemet për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit Zhvillimi i sistemeve të rrugëzimit të dokumenteve është Puna. Sisteme rrjedhëse, ose sisteme për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit. Ndryshe nga sistemet e kursimit të dokumenteve, objekti i rrugëzimit në to është një grup të dhënash të përdorura në një proces të caktuar biznesi. Përdoruesi merr informacion në vendin e punës se çfarë duhet të bëjë dhe të gjitha të dhënat e nevojshme për këtë. Puna. Aplikacioni Flow përcakton se cili aplikacion duhet të lëshohet për të zbatuar funksionet në një vend pune të caktuar dhe ngarkon të dhënat e nevojshme në të. Paradigma e punës. Sistemet e rrjedhës supozojnë se përdoruesi duhet të kryejë vetëm funksionet e nevojshme - përcaktimi i sekuencës së veprimeve, dhënia e informacionit të nevojshëm, monitorimi i afatit kohor të përfundimit të punës, etj. - kryhet nga sistemi i punës. Rrjedha.

Zgjedhja e softuerit të automatizimit Nuk ka softuer ideal, kështu që ju duhet të formuloni qartë kërkesat tuaja dhe të analizoni softuerin sipas një sërë kriteresh. Lista e mundshme e kritereve: Mjetet e navigimit – lehtësia e aksesit të përdoruesit në aplikacione të ndryshme, navigimi i të dhënave, prezantimi i të dhënave. Indeksi/kontabiliteti i kartelave – funksionet e kontabilitetit të dokumenteve, atribuimi, krijimi i kartave të dokumenteve, etj. Arkivi/Përpunimi i imazhit – ruajtja e dokumenteve, menaxhimi i versionit, kapja e dokumenteve për redaktim, skanimi i imazheve, njohja e tekstit. Routing/kontrolli – funksionet e dorëzimit të dokumenteve në stacionet e punës së përdoruesit, mbledhjes së informacionit rreth veprimeve të përdoruesit, monitorimit të gjendjes aktuale të dokumenteve. Automatizimi i proceseve të biznesit - mjetet e modelimit të proceseve, një mjedis për zbatimin dhe monitorimin e proceseve, mjetet për grumbullimin e statistikave për ekzekutimin e proceseve. Puna në grup - mjete për organizimin e telekonferencave, diskutimeve në grup dhe zhvillimit të dokumenteve. Kërkimi/Menaxhimi i njohurive – mjetet e marrjes së informacionit (teksti i plotë, atributi, etj.), klasifikimi dhe katalogimi i dokumenteve, krijimi i bazave të njohurive mbi fushat lëndore. Hapja - mundësi për të zgjeruar funksionalitetin. Kur zgjidhni softuer për automatizim, është e nevojshme të përshkruani sa më qartë gamën e detyrave që planifikoni të zgjidhni. Kjo do të reduktojë kostot e blerjes, si dhe do të minimizojë kohën dhe koston e zbatimit.

Thelbi dhe funksionet e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin

Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin është një nga fushat e menaxhimit të informacionit që lidhet me punën e burimeve të informacionit, organizatave, institucioneve, si dhe ndërmarrjeve. Shpejtësia, pranimi varen prej saj vendimi i duhur, duke e sjellë atë në vëmendjen e interpretuesit, kontrollin dhe arritjen e efektit maksimal në aktivitetet e organizatës. Gjithashtu, mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit është funksioni më i rëndësishëm i menaxhimit të shërbimit.

Veprimtaritë e institucioneve arsimore parashkollore synojnë të sigurojnë procese, si organizative dhe informacioni dhe dokumentacioni. Funksionet e mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin sigurohen nga standardet dhe dokumentet rregullatore përkatëse, aktualisht të vlefshme, shtetërore dhe industriale.

Teknologjia e informacionit - një grup metodash, procesesh prodhimi dhe softuerësh dhe mjetesh harduerike kombinohen në një zinxhir teknologjik që siguron mbledhjen, transmetimin, përpunimin, grumbullimin, ruajtjen, përditësimin, marrjen e informacionit dhe marrjen e vendimeve për menaxhimin e objekteve.

Transformimi i informacionit nga dokumentet hyrëse, që synon arritjen e rezultateve, shërbehet nga teknologji të veçanta Teknologjia e informacionit përqendrohet në zvogëlimin e intensitetit të punës së proceseve të përdorimit të një burimi informacioni, si dhe në rritjen e besueshmërisë dhe efikasitetit të tyre.

Teknologjitë moderne të informacionit, të cilat bëjnë të mundur krijimin, ruajtjen, përpunimin e informacionit dhe ofrimin e mënyrave efektive të paraqitjes së tij tek konsumatori, janë një faktor i rëndësishëm në jetën e shoqërisë dhe një mjet për rritjen e efikasitetit të menaxhimit në të gjitha sferat e shoqërisë.

Teknologjitë moderne për mbështetjen e dokumentacionit të menaxhimit:

Teknologjitë për përpunimin e dokumenteve hyrëse dhe dalëse;

Teknologjitë për transmetimin e informacionit të dokumentit te përdoruesi;

Teknologjitë për futjen e dokumenteve në bazën e të dhënave të informacionit të organizatës;

Teknologjitë e përpunimit të informacionit të dokumenteve;

Teknologjitë për ruajtjen dhe përdorimin e grupeve të veçanta lokale të dokumenteve.

1) Teknologji për përpunimin e dokumenteve hyrëse dhe dalëse.

Përpunimi i dokumenteve është faza fillestare e punës me dokumentet që mbërrijnë në një organizatë, dhe një nga fazat përfundimtare të punës me dokumentet dalëse është përgatitja e tyre për t'i dërguar te një korrespondent. Ekzekutimi korrekt dhe me cilësi të lartë i përpunimit të dokumenteve ju lejon të mbani shënime të sakta të dokumentacionit hyrës dhe dalës dhe të përdorni në mënyrë efektive pajisjet organizative dhe kompjuterike. Puna me dokumente në fazat e marrjes ose dërgimit përfshin kryerjen e operacioneve të caktuara, qëllimi i të cilave është:

Kontrollimi i dorëzimit të saktë të dokumenteve;

Integriteti dhe plotësia e dokumenteve;

Regjistrimi i faktit të marrjes ose dërgimit të dokumenteve;

Përgatitja e dokumenteve për përpunim të mëtejshëm, si regjistrimi.

2) Teknologjitë për transmetimin e informacionit të dokumentit te përdoruesi.

Letra është bartësi kryesor i informacionit dokumentar. Krahas tij përdoren edhe media të reja, si ato magnetike, të cilat bëjnë të mundur përdorimin e teknologjisë kompjuterike për dokumentacion. Vendosja e një procedure për lëvizjen e dokumenteve, ose menaxhimin e dokumenteve të një organizate, konsiston në krijimin e kushteve që do të sigurojnë ruajtjen e informacionit të nevojshëm dokumentar, kërkimin dhe dorëzimin e tij tek konsumatorët në kohën e duhur dhe me koston më të ulët. Kështu, ai përfshin organizimin e rrjedhës së dokumenteve, duke përfshirë teknologjinë e punës personale të interpretuesve, krijimin e sistemeve të marrjes së informacionit për dokumentet organizative dhe kontrollin e ekzekutimit të tyre. Gjatë zbatimit të një sistemi të automatizuar të regjistrimit të dokumenteve dhe automatizimit të vendit të punës, duhet të specifikohet mënyra e transmetimit të informacionit të dokumentit te ekzekutuesi: përmes një rrjeti kompjuterik ose drejtpërdrejt vetë dokumentit të ekzekutueshëm.

3) Teknologjitë për futjen e dokumenteve në bazën e të dhënave të informacionit të organizatës.

Skedarët hyrës krijohen nga dokumentet parësore për futjen ose përditësimin e të dhënave skedarët bazë. Skedarët me informacionin që rezulton janë të destinuara për printim ose transmetim përmes kanaleve të komunikimit dhe nuk i nënshtrohen ruajtjes afatgjatë. Për këtë numër skedarësh bazë të ruajtur në bazë informacioni skedarët mund t'i atribuohen:

bazë;

Punëtorët;

E ndërmjetme;

Shërbimi;

Arkivore.

Skedarët operativë krijohen bazuar në një ose më shumë dosjet hyrëse dhe pasqyrojnë informacionin nga një ose më shumë dokumente parësore. Skedarët me informacion të përhershëm me kusht mund të përmbajnë referencë, çmime, tabela dhe lloje të tjera informacioni.

4) Teknologjitë për përpunimin e informacionit të dokumentit.

Mjetet teknike synojnë të sigurojnë që informacioni i dokumentit të përpunuar të ketë vetitë e plotësisë, korrektësisë dhe besueshmërisë dhe të plotësojë maksimalisht nevojat e përdoruesve të tij për sa i përket formës së prezantimit, efikasitetit dhe cilësisë. Teknologjia organizative duhet të mekanizojë ose automatizojë sa më shumë që të jetë e mundur pothuajse të gjitha procedurat e procesit teknologjik të përpunimit të dokumenteve në zyrë. Përpunimi i informacionit dokumentar i kryer gjatë ekzekutimit të vendimeve të menaxhimit zbatohet në përputhje me formën e zgjedhur të organizimit të vendosjes së pajisjeve të zyrës në zyrë: e centralizuar dhe e decentralizuar.

5) Teknologjitë për ruajtjen dhe përdorimin e grupeve të veçanta lokale të dokumenteve.

Dokumentet gjatë ekzekutimit të tyre mbahen nga interpretuesi në këtë drejtim, krijohen dosje të veçanta; Në çdo dosje tregohet mbiemri dhe numri i telefonit të interpretuesit. Pas përfundimit të punës me dokumentin, ai transferohet për vendosje në dosje. Dokumentet e ekzekutuara duhet të formohen në raste në përputhje me nomenklaturën e lëndëve. Në të njëjtën kohë, dosjet nga momenti i krijimit të tyre deri në transferimin e tyre në arkivin e organizatës duhet të ruhen në vendin e formimit të tyre. Organizimi i ruajtjes së dokumenteve duhet të sigurojë sigurinë e këtyre dokumenteve dhe të dhënat e përdorimit të tyre. Skedarët konfidencialë duhet të ruhen në kushte që parandalojnë humbjen, dëmtimin dhe aksesin e paautorizuar në to nga persona të paautorizuar. Nuk lejohet ruajtja e tyre së bashku me skedarët e aksesit publik. Skedarët konfidencialë, dokumentet, bazat e të dhënave, mediat e ruajtjes me informacion konfidencial të regjistruar ruhen vetëm me referentin. Ato nuk transferohen në arkivat e kompanisë ose në arkiva të tjera.

Ruajtja e dokumenteve në formë elektronike është një teknologji që ofron të gjithë ciklin e ruajtjes së dokumenteve, duke përfshirë ekzaminimin e vlerës, kontabilitetin, përshkrimin, ruajtjen dhe përdorimin. Ruajtja e dokumenteve në formë elektronike kryhet në dy opsione: ruajtja në një server të largët në internet ose në një server të kompanisë.

Teknologjia e informacionit është e përqendruar në uljen e intensitetit të punës së proceseve të përdorimit të një burimi informacioni, si dhe në rritjen e besueshmërisë dhe efikasitetit të tyre.

Menaxhimi i çdo organizate është një proces informacioni në të cilin informacioni merret, përpunohet, zhvillohet një vendim dhe vendimi u komunikohet interpretuesve, veprimet e të cilëve kontrollohen. Aktivitetet drejtuese të organizatës që lidhen me kryerjen e detyrave dhe funksioneve të saj në përputhje me dokumentet statutore dhe aktet e tjera rregullatore ligjore janë objekt i dokumentacionit.

Dokumentimi i veprimtarive të menaxhimit të organizatave kryhet në përputhje me kërkesat e akteve rregullatore ligjore dhe standardeve shtetërore për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit.

Kuadri rregullator dhe metodologjik për menaxhimin e dokumenteve në Rusi, i përfaqësuar, veçanërisht, nga një dokument kaq i rëndësishëm si "Sistemi Shtetëror i Mbështetjes së Dokumentacionit për Menaxhimin", i vënë në fuqi nga Arkivi Kryesor i BRSS në 1988, është kryesisht i vjetëruar dhe kërkon përditësim.

Për të rregulluar marrëdhëniet në fushën e organizimit të mbështetjes dokumentare për veprimtaritë e menaxhimit të autoriteteve shtetërore, qeverisjes vendore, si dhe të gjitha organizatave (pavarësisht nga forma e tyre e pronësisë dhe forma organizative dhe ligjore), një projektligj federal "Për mbështetjen dokumentare për Aktivitetet e Menaxhimit” u zhvillua, në të cilin, ndër të tjera, u prezantua koncepti i një dokumenti elektronik - ky është një dokument në të cilin informacioni paraqitet në formë dixhitale elektronike dhe një bartës elektronik dokumentesh - ky është një mjet i prekshëm i destinuar për regjistrim dhe regjistrim dhe ruajtja e informacionit duke përdorur teknologjitë e mbështetura nga kompjuterët elektronikë.

Ndër fushat kryesore të rregullimit të mbështetjes së dokumentacionit për aktivitetet e menaxhimit në një organizatë, theksohet pjesëmarrja në zhvillimin dhe zbatimin e sistemeve të automatizuara për mbështetjen e dokumentacionit për aktivitetet e menaxhimit.

Studimet teorike të automatizimit të përpunimit të informacionit të pastrukturuar (që filluan në vitet '50) nuk kanë çuar ende në krijimin e gjuhëve standarde të marrjes së informacionit (si SQL) që mund të përdoren për një përshkrim dhe përmbajtje të formalizuar të dokumenteve dhe ndërtimin e pyetjeve * .

Detyra kryesore e sistemeve të informacionit dokumentar është ruajtja dhe pajisja e përdoruesit me dokumente, përmbajtja e të cilave korrespondon me nevojat e tij për informacion. Kështu, sistemi i informacionit dokumentar është një depo e unifikuar dokumentesh me mjete për kërkimin dhe lëshimin e të dhënave të nevojshme për përdoruesit. Natyra e kërkimit të sistemeve të informacionit dokumentar përcaktoi një emër tjetër për to - sistemet e marrjes së informacionit. Produktet softuerike prezantohen në tregun rus kryesisht për të plotësuar nevojat për informacion ligjor: "ConsultantPlus", "Garant" dhe "Kodeks".

Në të njëjtën kohë, teknologjitë e informacionit për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit duhet të sigurojnë funksionalisht kontrollueshmërinë dhe transparencën e aktiviteteve të ndërmarrjes, si dhe të grumbullojnë dhe menaxhojnë njohuritë. Në botën moderne, këto dy detyra po bëhen gjithnjë e më kritike. Për shembull, në koston e një makine Mercedes, vetëm 30% janë kosto direkte të prodhimit, dhe pjesa tjetër është kompensim për koston e zhvillimit të makinës, d.m.th. kostoja e aktiviteteve të inxhinierëve dhe menaxherëve, prandaj, burimi kryesor për uljen e kostove qëndron në optimizimin e aktiviteteve të tyre.

Le të japim shembulli tjetër: organizata po punon për përgatitjen e përbashkët të një kontrate të caktuar, e cila përbëhet nga: diskutimet e pikave kryesore të kontratës me palën tjetër, ndryshimet në tekstin e kontratës, ruajtja e disa dosjeve me opsione të ndryshme për kontratën. Dhe, kur gjithçka është gati, pas një kohe mund të rezultojë se nuk ishte nënshkruar në të vërtetë opsioni i fundit kontrata (u mor "peshku" i gabuar, dhe avokati nuk e lexoi kontratën dhe partneri nuk ishte dakord me disa nga pikat e saj). Mënyra për të dalë nga situata të tilla është përdorimi i dokumenteve elektronike dhe teknologjive elektronike në mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit të organizatave - sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve (EDMS).

Në pamje të parë, EDMS duket se janë programe mjaft autonome që pasqyrojnë lëvizjen e dokumenteve të ndërmarrjes dhe ofrojnë punë me to. Ndërkohë, krijimi dhe zbatimi i një EDMS është një pjesë integrale e ndryshimit të teknologjive të biznesit dhe sistemit të informacionit të korporatës.

Vetë sistemi i rrjedhës së dokumenteve (si, në të vërtetë, çdo sistem i automatizimit të ndërmarrjes) nuk do të sjellë efektin e pritur nëse zbatimi i tij nuk paraprihet nga hulumtimi, përshkrimi dhe optimizimi i proceseve të biznesit. Çdo proces biznesi përbëhet nga faza - veprime elementare që kryhen nga punonjës të caktuar. Një dokument (letër ose elektronik) vepron si një mekanizëm që rregullon kryesisht marrëdhëniet midis njerëzve dhe organizatave.

Për shembull, merrni parasysh procesin e thjeshtuar të biznesit “Kthimi i mallrave te blerësi” (Fig. 2.21). Për t'i kthyer mallrat blerësit, menaxheri krijon një faturë kthimi (faza 1), më pas punonjësi i magazinës, pasi ka marrë faturën, i kthen mallrat (faza 2), dhe pas përpunimit të faturës (dërgesa e mallrave) , dokumenti dërgohet në arkiv. Në këtë rast, dokumenti “Fatura e kthimit të mallit” kalon nga punonjësi në punonjës, nga faza në fazë. Nga ana tjetër, menaxheri dhe punonjësi i magazinës përballen me detyra përkatëse, të cilat gjithashtu lëvizin nga punonjësi në punonjës, nga faza në fazë.

Në mënyrë të ngjashme, ju mund të përshkruani çdo proces tjetër biznesi të ndërmarrjes: "Mbledhja", "Lëshimi i parave", "Blerja e mallrave" etj. Prandaj, kur automatizoni proceset e biznesit, mund të zbatoni funksionalitet që ju lejon të vizualizoni rrjedhën e dokumenteve.

Oriz. 2.21. Procesi i biznesit "Kthimi i mallrave te blerësi"

Duke automatizuar funksionet e planifikimit, parashikimit, menaxhimit operacional, kontabilitetit dhe analizës së të dhënave, sistemet ERP përsëri mbështeten në dokumente që "kalojnë" përmes proceseve të biznesit (Fig. 2.22).

Oriz. 2.22. Ndërveprimi i disa komponentëve të ndërmarrjes

Kështu, mbi diagramin nga Fig. 2.21 formohet një superstrukturë për të mbështetur ndryshimet në informacionin në dokument si rezultat i lëvizjes së tij nga faza në fazë. Kjo jep bazë për të pohuar se mekanizmat e menaxhimit, planifikimit dhe analizës së ndërmarrjes bazohen në teknologjinë e rrjedhës së dokumenteve.

Le të shohim sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve në treg, të cilat mund të ndahen afërsisht në tre grupe.

EDMS e pavarur. Ato ofrohen si një program i veçantë që ofron punë kolektive me dokumente dhe ju lejon të ndërveproni me aplikacione të tilla si MS Excel dhe Outlook. EDMS të tilla ofrojnë mjete regjistrimi, ruajtjeje, shikimi dhe rikthimi të dokumenteve. EDMS e pavarur ju lejon të kryeni kontroll të thjeshtë duke parë informacione në lidhje me statusin e dokumentit: ekzekutuesin, afatet, rezolutat, dokumentet e ndërmarrjes me të cilën është e lidhur, marrësit të cilëve duhet t'u dërgohet me postë elektronike, etj. Nga njëra anë, ndërmarrjet e vogla shpesh nuk kanë nevojë për asgjë më shumë nga një sistem elektronik i menaxhimit të dokumenteve. Nga ana tjetër, EDMS punon paralelisht me kontabilitetin, menaxhimin dhe sistemet e tjera të ndërmarrjeve; të dhënat transferohen në EDMS me vonesë, gjë që mund të shkaktojë lloje të ndryshme gabimesh dhe mospërputhjesh, të rrisë rrezikun e humbjes së të dhënave dhe të kufizojë mundësinë e përdorimit të EDMS të pavarur.

EDMS në formën e moduleve shtesë për sistemet ERP ose CAD. Integrimi do të zvogëlojë rrezikun e humbjes së të dhënave, do të sigurojë kontroll më të rreptë të aksesit dhe ndryshime në dokumente, duke ofruar mundësinë për të hyrë në dokumentacion pa përdorimin e ndërfaqeve të specializuara nga ERP ose CAD. Megjithatë, vlen të merret parasysh se integrimi i sistemit është një proces kompleks dhe jo gjithmonë i realizueshëm.

EDMS si pjesë e arkitekturës së një sistemi të integruar të automatizimit të ndërmarrjeve. Këtu, funksionet EDMS janë "të lidhura" në vetë sistemin e kontrollit. Përdorimi i përbashkët i teknologjive për automatizimin kompleks të menaxhimit dhe rrjedhës së dokumenteve kombinon avantazhet dhe disavantazhet e tyre.

Le të shqyrtojmë konceptin e pajisjes EDMS në përgjithësi infrastrukturën e informacionit organizatave.

Njësia kryesore e informacionit dhe e gjithë ekzistenca e sistemit të menaxhimit të dokumenteve i kushtohet ruajtjes së një dokumenti, vetive të tij dhe historisë së jetës së tij, si dhe mirëmbajtjes aktuale të jetës së tij.

Mënyra e ruajtjes së një dokumenti varet nga mënyra se si është më i përshtatshëm për të punuar me të. Dokumenti mund të përbëhet nga tekst, vizatime, fotografi dhe tabela. Në shumicën e EDMS, një dokument i veçantë mund të përbëhet fizikisht nga një grup skedarësh - kjo është më e thjeshtë dhe më praktike, pasi secila prej tyre redaktohet nga programi i vet.

Cikli i jetës së një dokumenti në një EDMS kalon nëpër një seri të njëpasnjëshme fazash, të paraqitura në Figurën 2.23.

Oriz. 2.23. Cikli jetësor i një dokumenti në një EDMS

Pothuajse të gjitha sistemet moderne të menaxhimit të dokumenteve elektronike mbështesin të gjitha fazat e ciklit jetësor të dokumentit. Pyetja e vetme është se sa e plotë është kjo mbështetje. Disa sisteme nuk mbështesin një mekanizëm për bllokimin e dokumenteve të redaktuar, gjë që e bën të pamundur punën kolektive me dokumente. Ekzistojnë sisteme të përqendruara në punën e zyrës dhe ato nuk zbatojnë ruajtjen efektive të dokumenteve, por është e rëndësishme të kryhen të gjitha procedurat për të punuar me dokumente të rregulluara nga standardet ekzistuese. Dhe vetë dokumentet mund të qëndrojnë në dosje në dollap. Disa sisteme janë të përqendruara në mbështetjen efektive të lëvizjes së dokumenteve elektronike brenda strukturës, por nuk kanë arkivin e tyre elektronik - ruajtja e zbatuar në këto sisteme është menduar vetëm për ruajtjen operacionale të dokumenteve gjatë ciklit të tyre jetësor. Pasi të publikohen, dokumentet dalin nga sistemi dhe kthehen në mjedisin e tyre tipik të ruajtjes, siç është sistemi i skedarëve. Një arkiv elektronik mund t'i "bashkangjitet" një sistemi të tillë, ku dokumenti ruhet së bashku me historinë dhe kartën shoqëruese. Për shembull, kompania "Elektronike Sistemet e Zyrës“ofron lidhjen e produktit të saj “Delo” me një arkiv elektronik të krijuar nga kompania bazuar në serverin “Kodeks-Intranet/Internet”. I njëjti server i kompanisë Kodeks përdoret edhe nga kompania Granit Center si arkiv elektronik për sistemin e saj GrandDoc. Versionet e mëparshme të të dy sistemeve u furnizuan pa arkiv elektronik.

Ruajtja e atributeve të dokumentit është krijuar për të ruajtur një "kartë" - një grup fushash që karakterizojnë një dokument. Në mënyrë tipike, EDMS ka një koncept të llojit të dokumentit (për shembull, kontratë, specifikim, letër, etj.) dhe çdo lloj ka kartën e vet. Kartat e llojeve të ndryshme kanë fusha të detyrueshme të përbashkëta për të gjitha dokumentet, dhe fusha të veçanta që lidhen me dokumentet e këtij lloji. Për shembull, fushat e zakonshme mund të jenë një numër unik dokumenti, titulli i tij, autori, data e krijimit. Në këtë rast, dokumentet e tipit “kontratë” mund të përmbajnë fusha të tilla si data e nënshkrimit, periudha e vlefshmërisë dhe shuma e kontratës. Llojet e dokumenteve, nga ana tjetër, mund të kenë nëntipe që kanë një grup të përbashkët fushash që trashëgojnë nga lloji kryesor, dhe fusha shtesë që janë unike për nëntipin. Sistemi më i avancuar i menaxhimit të dokumenteve mund të mbështesë një fole më të madhe të nënllojeve të tilla. Shtypja e dokumenteve, ndërtimi i hierarkisë së tyre dhe hartimi i kartave për to është një nga fazat më të rëndësishme në procesin e zbatimit të një EDMS.

Përveç konceptit të llojit të dokumentit, është e mundur të caktohen kategori dokumenteve, dhe një dokument mund t'i përkasë njëkohësisht disa kategorive. Kategoritë mund të organizohen në një pemë kategorie. Për shembull, mund të keni një kategori “Dokumentet Ligjore” me nënkategoritë “Ligjet”, “Marrëveshjet”, “Urdhërat” etj. Në këtë rast, mund të keni një strukturë paralele sipas departamenteve, për shembull, kategorinë "Dokumentet e Departamentit të Shitjeve", dhe në të - nënkategoritë "Marrëveshjet e Shitjes", "Faturat", etj. Një kontratë për shitje mund të klasifikohet njëkohësisht në nënkategoritë “Marrëveshje” dhe “Kontrata për shitje”, të cilat u përkasin degëve të ndryshme në hierarkinë e kategorive. Kështu, bëhet e mundur kërkimi i një dokumenti në një pemë të tillë bazuar në klasifikimin e tij dhe i njëjti dokument fizik mund të shfaqet çdo numër herë në nyje të ndryshme të kësaj hierarkie.

Për të organizuar një ruajtje të kartave, ekzistojnë tre zgjidhje të mundshme: përdorimi i ruajtjes tuaj, një DBMS standarde ose mjetet e mjedisit mbi të cilin është ndërtuar DBMS.

Ruajtja juaj e atributeve të dokumentit ju lejon ta optimizoni atë për detyrën e ruajtjes së kartave, të zbatoni në mënyrë fleksibël funksionet për krijimin e kartave komplekse (duke pasur, për shembull, një fole të madhe llojesh), dhe gjithashtu të përdorni algoritme efektive për kërkimin e informacionit në karta. Sistemet që kanë ruajtjen e tyre përfshijnë, për shembull, Documentum, Euphrates nga Cognitive Technologies dhe Garant-Office nga Garant International. Disavantazhi i dukshëm i kësaj qasjeje është pamundësia për t'u përdorur burimet standarde mjedisi ekzistues i informacionit, si dhe varësia e informacionit kritik nga ofruesi EDMS.

Përdorimi i DBMS standarde për ruajtjen e dokumenteve zgjidh problemin e varësisë së informacionit kritik nga ofruesi EDMS. Sisteme të tilla përfshijnë, për shembull, sistemet Delo nga EOS, 1C:Archive dhe DocsFusion nga Hummingbird. Dobësitë e kësaj qasjeje janë se modeli relacional i zbatuar në shumicën e DBMS-ve nuk është i përshtatshëm për modelin e të dhënave të përdorur në EDMS. Është mjaft e vështirë të sigurohet fleksibiliteti i nevojshëm kur krijoni karta dokumentesh, veçanërisht nëse keni nevojë për një strukturë komplekse. Problemi i dytë është se kur përdorni një DBMS të jashtëm, lindin disa vështirësi si kur migroni nga një version i EDMS në tjetrin, ashtu edhe kur kaloni nga një version i DBMS në tjetrin.

Nëse EDMS është ndërtuar mbi bazën e ndonjë mjedisi informacioni, për shembull, në bazë të Lotus Notes/Domino, atëherë kjo lejon përdorimin e të gjithë mekanizmave të integruar në këtë mjedis, duke përfshirë mjetet rezervë, replikimin, kërkimin, etj. - është mëkat të mos përfitosh nga burimet e tij. Problemet me këtë qasje qëndrojnë në vetë nevojën për një mjedis specifik për funksionimin e sistemit të menaxhimit të dokumenteve, si dhe në kufizimet që një mjedis specifik vendos në strukturën e bazave të tij të të dhënave.

Ekzistojnë dy mënyra për zbatimin e një ruajtjeje dokumentesh: ruajtja në një sistem skedari ose në një ruajtje të specializuar EDMS.

Ruajtja në një sistem skedari zvogëlon shkallën e sigurisë kur kufizon aksesin, pasi sistemi i skedarëve mund të mos mbështesë modelin e sigurisë që zbatohet në vetë EDMS. Prandaj, duhet t'i jepni EDMS-së të drejtat tuaja të aksesit, në mënyrë që skedarët e ruajtur prej tij të mos jenë drejtpërdrejt të aksesueshëm për asnjë përdorues. Dhe EDMS mban sistemin e vet të një liste përdoruesish me të drejta aksesi, duke organizuar aksesin në skedarë përmes këtyre të drejtave. Në të njëjtën kohë, sistemi i aksesit bëhet i vështirë për t'u mirëmbajtur dhe nuk është plotësisht i përsosur nga pikëpamja siguria e informacionit. Për të ofruar siguri shtesë, shpesh përdoret enkriptimi i skedarëve gjatë ruajtjes. Për më tepër, pothuajse të gjitha EDMS përdorin emërtime të rastësishme të skedarëve, gjë që e ndërlikon shumë kërkimin e skedarit të dëshiruar kur përpiqeni ta aksesoni atë duke anashkaluar sistemin. Në të njëjtën kohë, shumica e skedarëve EDMS ruajnë skedarët në sistemin e skedarëve.

Kur punoni me një sistem skedari, shumica e EDMS-ve kërkojnë zhvendosjen e skedarëve në një vend të veçantë. drejtoritë e organizuara. Por ka edhe përjashtime. Për shembull, sistemet Eufrat dhe Microsoft SharePoint lejojnë që skedarët të regjistrohen në sistem pa kërkuar që ato të zhvendosen fizikisht në ruajtje. Është e qartë se kjo qasje është e rrezikshme nga pikëpamja e integritetit të të dhënave, por është shumë e përshtatshme në " periudhe tranzicioni» zbatimi i EDMS.

Sistemet që kanë ruajtjen e tyre të skedarëve ose përdorin ruajtjen e mjedisit në të cilin janë ndërtuar (për shembull, Lotus Notes/Domino ose Microsoft Exchange) mund të ofrojnë kontroll më efektiv të aksesit në dokumente dhe një zgjidhje më të besueshme për problemin e aksesit kontrollin. Kështu strukturohen, për shembull, Documentum dhe sistemet e bazuara në Lotus Notes (“BOSS-Referent”, CompanyMedia). Por kjo ngre pyetje në lidhje me integritetin e të dhënave, disponueshmërinë e mjeteve efektive rezervë dhe integrimin me mjetet e ruajtjes arkivore në media të ngadalta.

Në nivelin e logjikës së biznesit, gjenden dallime të rëndësishme midis EDMS të ndryshme. Në fakt, të gjithë komponentët e përshkruar, megjithëse mund të rregullohen ndryshe dhe ndryshojnë në shkallën e kompleksitetit, janë funksionalisht të ngjashëm. Logjika e biznesit të sistemeve të ndryshme mund të ndryshojë rrënjësisht, dhe kjo është pikërisht ajo që duhet të jetë më me interes kur njiheni me një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve.

Komponentët themelorë që përbëjnë funksionalitetin e çdo EDMS:

Menaxhimi i dokumenteve në depo . Përfshin procedurat për shtimin dhe heqjen e dokumenteve, ruajtjen e versioneve, transferimin në një arkiv, mbajtjen e një arkivi, etj.

Kërko dokumente . Ai përbëhet nga kërkimi sipas atributeve, kërkimi vizual sipas pemëve të ndryshme në të cilat ruhen dokumentet, kërkimi sipas tekstit të plotë, kërkimi semantik, etj.

Drejtimi dhe kontrolli i ekzekutimit . Siguron dorëzimin e dokumenteve si pjesë e procedurave të biznesit në organizatë. Në fakt, termi "menaxhimi i dokumenteve elektronike" vjen nga ky funksionalitet. Rrugët e dokumenteve mund të jenë fleksibël ose të ngurtë. Në rastin e drejtimit fleksibël, marrësi tjetër i dokumentit përcaktohet nga punonjësi në ngarkim të të cilit ndodhet aktualisht dokumenti. Në rastin e rrugëtimit të vështirë, rruga e dokumenteve përcaktohet paraprakisht bazuar në disa logjikë. Funksioni i rrugëzimit nuk është i pranishëm në të gjitha EDMS. Sistemet pa objekte të rrugëzimit quhen arkiva elektronike. Kontrolli i ekzekutimit është një pjesë integrale e rrugëtimit. Është e rëndësishme që një dokument të kontrollojë se ku shkon dhe ku ndodhet tani. Në fakt, itinerari është përcaktuar për sa i përket rrugës së kalimit dhe intervaleve kohore për ekzekutimin e dokumentit nga secili prej pjesëmarrësve në procesin e kalimit. Ekzekutimi i një dokumenti nënkupton kryerjen e një veprimi në lidhje me dokumentin nga secili prej pjesëmarrësve në kuadër të kompetencave të tij zyrtare.

Raportet . Ato shërbejnë si një analog i regjistrave të dokumenteve të zyrës. Duke përdorur raporte të ndryshme, mund të shihni, për shembull, kohën totale të shpenzuar nga punonjësit që punojnë në një dokument specifik, shpejtësinë me të cilën dokumentet përpunohen nga departamenti, etj. Raportet janë një material i shkëlqyer për marrjen e vendimeve të menaxhimit.

Administrata . Mbështetje për funksionimin e vetë sistemit, vendosjen e parametrave të tij, etj.

Nga pikëpamja teknologjike, sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve ndryshojnë pak nga çdo sistem tjetër informacioni i shpërndarë. Bazuar në parimin e arkitekturës së ndërtesave, ata përpiqen të ndjekin sa më shumë tendencat moderne dhe kërkesat e tregut. Koncepti më popullor tani mjedis i hapur, shumë i përshtatshëm për nevojat specifike, por në të njëjtën kohë i lehtë për t'u instaluar dhe mirëmbajtur, me një klient "të hollë" dhe një server aplikacioni të dedikuar, me shumë platforma nëse është e mundur. Të gjitha sistemet ekzistuese i afrohen këtij ideali në një shkallë ose në një tjetër. Sidoqoftë, sistemet e bazuara në një klient me funksione të plota të lidhura me një platformë specifike janë ende mjaft të zakonshme. Ndonjëherë në këto raste një klient të veçantë Web me funksionalitet të kufizuar. Për shembull, në sistemin GranDoc të kompanisë Granit Center, funksionaliteti i plotë është i disponueshëm vetëm kur përdorni aplikacionin e klientit, por përdoruesi mund të kërkojë dhe shikojë dokumente në arkiv duke përdorur një shfletues të rregullt.

Shkalla e efektivitetit të përdorimit të EDMS përcaktohet nga shkalla në të cilën dokumentet (informacionet e pastrukturuara) përcaktojnë përmbajtjen e informacionit të aktiviteteve të ndërmarrjes. Është e qartë, për shembull, se për një organizatë thjesht tregtare, përmbajtja kryesore e informacionit është të dhënat e strukturuara të përfshira në bazat e të dhënave. Ndoshta një organizatë e tillë duhet të ruajë kontratat, por nuk ka gjasa që të arrijë në zbatimin e një EDMS. Sidoqoftë, nëse një organizatë tregtare rritet në një përbindësh tregtar me një rrjet dyqanesh në dhjetëra qytete, logjistikë komplekse dhe prodhimin e vet të produkteve gjysëm të gatshme, atëherë herët a vonë do të duhet të mendoni për zbatimin e një sistemi ERP. Në fazën tjetër sasia blerësit me shumicë dhe klientët e mëdhenj mund të rriten në një shkallë të tillë që do t'ju duhet të mendoni zbatimin e CRM. Dhe vetëm nëse aparati i menaxhimit rritet në qindra njerëz, do të shfaqen projekte paralele jo-thelbësore, do të shfaqen probleme të diversifikimit dhe do të lindë detyra për të futur një sistem kontrolli elektronik. Në të njëjtën kohë, disa sisteme mund të duhet të integrohen në mënyrë që sistemi CRM të ketë lidhje me letra, kontrata dhe kopje të porosive hyrëse që ruhen në EDMS.

Në disa raste, integrimi i këtyre sistemeve është edhe më i afërt - EDMS mund të shërbejë si një transport integrues për transmetimin e dokumenteve midis sistemeve që i gjenerojnë dhe sistemeve që i konsumojnë ato, në rastet kur komunikimi i drejtpërdrejtë në nivelin e të dhënave të strukturuara ndërmjet këtyre sistemeve. sistemet nuk janë të nevojshme. Supozoni se një ndërmarrje ka sisteme CRM dhe ERP, dhe kërkohet që CRM të regjistrojë raporte tremujore nga ERP për furnizimin e mallrave për një klient specifik, të plotësuar, ndoshta, me komente nga ekspertët. Është e qartë se është më e përshtatshme të ruash raporte të tilla në një EDMS. Falë integrimit të ERP dhe EDMS, dokumenti do të krijohet dhe ruhet automatikisht. Falë integrimit të EDMS dhe CRM, është e mundur të bashkëngjitni automatikisht një dokument në kartën e një klienti specifik. Dhe të gjitha këto operacione mund të ndodhin automatikisht.

Është e qartë se funksionaliteti i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve në drejtim të zgjidhjes së çështjeve të menaxhimit i plotëson pothuajse plotësisht nevojat e sotme dhe nuk do të ketë shumë zhvillim këtu në vitet e ardhshme. Drejtimi kryesor i zhvillimit të sistemeve të menaxhimit të dokumenteve është rritja e efikasitetit të marrjes së informacionit, integrimi me mjetet e publikimit të informacionit në rrjete, renditja automatike dhe kategorizimi i dokumenteve.

Zhvillimi i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve do të marrë një erë të dytë me ardhjen e mjeteve që lejojnë kërkimin semantik të informacionit dhe abstragimin automatik inteligjent të teksteve bazuar në kuptimin.

Rezultati 1 Pikët 2 Pikët 3 Pikët 4 Pikët 5

Teknologjitë e informacionit për mbështetjen e dokumentacionit të aktiviteteve të menaxhimit.

LigjërataSistemet e menaxhimit të dokumenteve

1. Modeli i rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes.

2. Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve.

3. Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve.

1. Modeli i rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes

Transferimi i informacionit në të gjitha nivelet e hierarkisë kryhet duke dërguar dhe dorëzuar dokumente në letër ose në disketë, me ç'rast përfshihet personeli shtesë. Aspekti sasior i informacionit është gjithashtu i ndryshëm dhe, siç tregon analiza, sasia më e madhe e të dhënave derdhet në sektorin dhe menaxhimin e prodhimit dhe teknologjisë.

Vlerësimi i cilësisë së shkëmbimit të informacionit mund të kryhet duke përdorur modelin e mëposhtëm të rrjedhës së dokumentit.

Fushat kryesore të automatizimit të rrjedhës së dokumenteve janë: mbështetja për informacionin faktik, aftësia për të punuar me dokumente me tekst të plotë, mbështetja për rregulloret për qarkullimin e dokumenteve - të cilat përcaktojnë tredimensionale.hapësira e pronës (Fig. 1), ku çdo produkt softuer i një klase të caktuar lëviz përgjatë një trajektoreje të caktuar, duke kaluar nëpër faza të ndryshme të zhvillimit të tij.

Oriz. 1.

Boshti i parë (F) karakterizon nivelin e organizimit të ruajtjes së informacionit faktik, i cili është i lidhur me specifikat e një lloji të veçantë të veprimtarisë së një kompanie ose organizate.Për shembull: gjatë blerjes së aseteve materiale përgatiten dokumentet e transportit (faturat, certifikatat e pranimit, urdhrat e magazinës, etj.), të regjistruara si dokumente operacionale, atributet e të cilave janë shumë të rëndësishme për marrjen e vendimeve të menaxhimit. Informacioni nga dokumentet operacionale përdoret për përpunim kompleks analitik dhe sintetik dhe, në një rast të veçantë, mund të merret nga përdoruesi përmes një sistemi raportimi.

F* = Fpërgjithësisht / Fauto.

Boshti i dytë (D) - dokumente me tekst të plotë, pasqyron nevojën për të organizuar ndërveprim: formimin dhe transferimin e mallrave, shërbimeve ose informacioneve si brenda ndërmarrjes ashtu edhe jashtë saj.Këto dokumente, së bashku me informacionin faktik, përmbajnë informacion gjysmë të strukturuar që nuk i nënshtrohet automatizimit përpunimi analitik, si p.sh. faktorët e forcës madhore dhe procedura e paraqitjes së kërkesave në rast të shkeljes së kushteve të kontratës.

D* = Dpërgjithësisht / Dauto.

Aksi i tretë (R) prezanton një dimension të tretë në hapësirën e rrjedhës së dokumenteve - rregulloret për proceset e përpunimit të dokumenteve,përkatësisht: një përshkrim se cilat procedura, kur dhe si duhet të kryhen. Baza për pozicionimin në lidhje me këtë bosht është një grup karakteristikash (atributesh) formale dhe një listë operacionesh.

R* = Rpërgjithësisht / Rauto.

Një pikë në hapësirë ​​(F, D, R) përcakton gjendjen e sistemit të rrjedhës së dokumenteve. Pozicioni i kësaj pike varet nga niveli i zhvillimit dhe faza e zbatimit të sistemit të menaxhimit të dokumenteve në ndërmarrje, si dhe nga specifikat e tij dhe shkalla e plotë e biznesit.

Duke paraqitur modelin e rrjedhës së dokumentit në këtë mënyrë, është e mundur, për shembull, duke ditur gjendjen aktuale të punëve me organizimin e punës së zyrës në secilën ndërmarrje specifike, të imagjinojmë qartë se në cilat drejtime duhet të ecim më tej, çfarë mungon aktualisht. dhe si të përdoren në mënyrë organike sistemet ekzistuese të automatizimit.Për shembull, në një nga bankat e Moskës u grumbullua një grup i madh të dhënash faktike, për përpunimin e të cilave u përdor një DBMS moderne, e vendosur në serverë të fuqishëm, tolerantë ndaj gabimeve - gjithçka, me sa duket, duhet të jetë në rregull. Sidoqoftë, kur punoni me dokumente të brendshme, u vërejt dyfishim i informacionit: lindën situata kur "askush nuk dukej se ishte fajtor" dhe banka herë pas here humbte klientë fitimprurës. Arsyeja është se pika që pasqyron pozicionin e sistemit të menaxhimit të dokumenteve për këtë organizatë kishte koordinata mjaft të mëdha përgjatë boshtit "F" dhe, ndoshta, përgjatë boshtit "D", por vlera e koordinatave përgjatë boshtit "R" ishte afër. në zero. Një zgjidhje specifike në këtë rast mund të jetë shqyrtimi i zbatimit të një sistemi të menaxhimit të rregulloreve. Në të njëjtën kohë, nuk ka nevojë të shqetësoheni për DBMS (boshti "F") ose arkivat elektronike (boshti "D") - po flasim për vetëm për ndryshimin e vlerës së koordinatave përgjatë boshtit "R".

Në rastin e përgjithshëm, siç u përmend tashmë, procesi i automatizimit të zyrës në një ndërmarrje mund të përfaqësohet si një kurbë në hapësirën e koordinatave tredimensionale F, D, R. Për më tepër, sa më e pjerrët kjo kurbë, aq më i shpejtë është procesi i modernizimit dhe aq më shumë vlerë më të madhe të tre koordinatat - sa më i lartë të jetë niveli i automatizimit në korporatë dhe, si rezultat, aq më pak probleme ka me organizimin e aktiviteteve të veta.

Akset "F" dhe "D" përcaktojnë specifikat e aktiviteteve të organizatës, të rregulluara nga pozicioni i koordinatës së tretë (R) të hapësirës së modelit të rrjedhës së dokumentit. Për më tepër, modeli nuk varet nga teknologjia e përpunimit të dokumenteve të miratuar nga ndërmarrja - gjithçka vendoset vetëm nga qëllimi i aktivitetit, qoftë një organizatë qeveritare, një kompani tregtare apo një kompani industriale.

Në përgjithësi, mund të dallohen tre lloje të organizatave:

shoqëri tregtare: blerje, markup, shitje, fitim - objekti kryesor aktivitetet;

Organizata buxhetore: veprimtaria kryesore – përgatitja e dokumenteve;

ndërmarrje industriale: blerja e lëndëve të para, përpunimi, krijimi i një produkti të ri, shitjet, realizimi i fitimit. Qëllimi i aktivitetit është operacioni.

Nëse detyra e organizatës është të gjenerojë dokumente, për shembull, zyra e kryetarit, gjykata ose ministria, atëherë pozicioni i saj në model do të zërë një pozicion mjaft të lartë në krahasim me akset "F" dhe "D". Nga rruga, sot aplikacionet më të njohura janë ato që synojnë automatizimin e aktiviteteve të strukturave administrative shtetërore dhe qeveritare - qëllimi kryesor i të cilave është përgatitja e dokumenteve.

Sidoqoftë, nëse marrim parasysh aktivitetet e një kompanie tregtare, detyra e së cilës është prodhimi i aseteve materiale (pranimi i lëndëve të para, transformimi, krijimi i një produkti të ri, shitja e tij, marrja e të ardhurave), atëherë të tre koordinatat duhet të kenë vlera të balancuara.

2. Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve

EDMS siguron procesin e krijimit, kontrollit të aksesit dhe shpërndarjes së vëllimeve të mëdha të dokumenteve në rrjetet kompjuterike, dhe gjithashtu siguron kontroll mbi rrjedhën e dokumenteve në organizatë.

Menaxhimi elektronik i dokumenteve përfshin: krijimin e dokumenteve, përpunimin e tyre, transmetimin, ruajtjen, daljen e informacionit që qarkullon në një organizatë ose ndërmarrje, bazuar në përdorimin rrjetet kompjuterike. Në përgjithësi, menaxhimi elektronik i dokumenteve kuptohet si organizimi i lëvizjes së dokumenteve midis departamenteve të një ndërmarrje ose organizate, grupeve të përdoruesve ose përdoruesve individualë. Në të njëjtën kohë, lëvizja e dokumenteve nuk nënkupton lëvizjen fizike të tyre, por transferimin e të drejtave për përdorimin e tyre me njoftimin e përdoruesve specifikë dhe kontrollin mbi ekzekutimin e tyre.

Një dokument është njësia bazë e informacionit dhe e gjithë ekzistenca e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve i kushtohet ruajtjes së dokumentit, vetive të tij dhe historisë së jetës së tij, si dhe mirëmbajtjes aktuale të jetës së tij.

Qëllimi kryesor i EDMS është të organizojë ruajtjen e dokumenteve elektronike, si dhe të punojë me to(në veçanti, kërkimi i tyre si nga atributet ashtu edhe nga përmbajtja). EDMS duhet të gjurmojë automatikisht ndryshimet në dokumente, afatet për ekzekutimin e dokumenteve, lëvizjen e dokumenteve, si dhe të kontrollojë të gjitha versionet dhe përmbysjet e tyre. Një EDMS gjithëpërfshirës duhet të mbulojë të gjithë ciklin e punës së zyrës së një ndërmarrje ose organizate - nga vendosja e detyrës së krijimit të një dokumenti deri te fshirja e tij në arkiv dhe të sigurojë ruajtjen e centralizuar të dokumenteve në çdo format, duke përfshirë dokumente komplekse të përbëra. EDMS duhet të kombinojë flukset e ndryshme të dokumenteve të ndërmarrjeve gjeografikisht të largëta në një sistem të vetëm. Ato duhet të sigurojnë menaxhim fleksibël të dokumenteve, si nëpërmjet përcaktimit të ngurtë të rrugëve të lëvizjes ashtu edhe përmes rrugëtimit të lirë të dokumenteve. EDMS duhet të zbatojë një diferencim të rreptë të aksesit të përdoruesve në dokumente të ndryshme në varësi të kompetencës, pozicionit dhe kompetencave që u janë caktuar. Për më tepër, EDMS duhet të përshtatet me strukturën ekzistuese organizative dhe sistemin e menaxhimit të të dhënave të ndërmarrjes, si dhe të integrohet me sistemet ekzistuese të korporatës.

Çështja e klasifikimit EDMS është mjaft komplekse për shkak të zhvillimit të shpejtë të tregut për këto sisteme. Për më tepër, duke filluar nga viti 2001, koncepti filloi të fitonte popullaritet në rritje "Menaxhimi i përmbajtjes së ndërmarrjes - ECM", jo menaxhimi elektronik i dokumenteve. Koncepti ECM ofron shumë përfitime biznesi. Një sistem ECM që integron të gjitha teknologjitë e orientuara nga përmbajtja dhe procesi brenda një ndërmarrje ofron një infrastrukturë të përbashkët për menaxhimin e rrjedhës së dokumenteve të saj, duke minimizuar nevojën për të vendosur dhe mbështetur teknologji të shumta për të zbatuar funksione të ndryshme biznesi. Thelbi i kësaj qasjeje (e quajtur edhe infrastrukturore) është se Përmbajtja e ndërmarrjes nuk duhet t'i përkasë vetëm një aplikacioni ose sistemi. Ai duhet të jetë i disponueshëm për shumë aplikacione dhe të shpërndahet lirisht ndërmjet tyre. Një pronë e rëndësishme e infrastrukturës ECM (e cila përfshin aplikacionet përkatëse nga shumica e shitësve të industrisë) është e saj pavarësia nga një dyqan i vetëm universal i përmbajtjes. Infrastruktura ECM integron shumë depo të dhënash të specializuara (ose të trashëguara) (madje edhe nga shitësit konkurrues), duke përfshirë, por pa u kufizuar në, depot elektronike të dokumenteve të produktit, emailin, depot e përmbajtjes në ueb, sistemet e skedarëve dhe madje edhe DBMS. Kështu, Infrastruktura ECM siguron një shtresë të përbashkët integrimi (ose virtualizimi) për çdo depo të dhënash(duke i lejuar ata të kërkohen nga kudo në ndërmarrje), duke minimizuar kështu nevojën për të integruar sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të përmbajtjes nga shitës të shumtë. Përveç kësaj, me ndihmën e infrastrukturës ECM, zbatohen shërbimet e menaxhimit të përmbajtjes së korporatës si personalizimi, kontrolli i aksesit, menaxhimi i lejeve të përdoruesve, etj. (që thjeshton administrimin dhe mirëmbajtjen e sistemit ECM).

Sipas analistëve të IDC, aktualisht ekzistojnë llojet kryesore të mëposhtme të EDMS (disa nga EDMS mund t'i përkasin njëkohësisht disa llojeve, pasi ato kanë funksione që korrespondojnë me to):

EDMS fokusuar në proceset e biznesit (business-process EDM).Ato formojnë bazën e konceptit ECM. Sistemet e këtij lloji (EDMS) janë të dizajnuara për aplikime specifike vertikale dhe horizontale (nganjëherë ato kanë edhe aplikime industriale). Sistemet EDMS ofrojnë ciklin e plotë të jetës së punës me dokumente, duke përfshirë punën me imazhe, menaxhimin e regjistrimeve dhe rrjedhave të punës, menaxhimin e përmbajtjes, etj. Sistemet EDMS sigurojnë ruajtjen dhe rikthimin e dokumenteve 2-D në formate origjinale (imazhe, skedarë CAD, fletëllogaritëse etj. ) me aftësinë për t'i grupuar ato në dosje. Shumica zhvillues të famshëm Sistemet EDMS përfshijnë Documentum (sistemi Documentum), FileNet (sistemet Panagon dhe Watermark), Hummingbird (sistemi PC DOCS), etj. Shitësit që kanë qenë më të suksesshëm në menaxhimin e përmbajtjes sesa kompanitë e tjera (për shembull, kompanitë Documentum dhe FileNet) kanë fokusuar aktivitete për zbatimin e funksioneve të tilla në EDMS si menaxhimi i shablloneve, menaxhimi dinamik i prezantimit dhe publikimi i përmbajtjes në ueb. Duhet të theksohet se ndërsa pothuajse të gjitha sistemet EDMS ofrojnë një nivel të mirë të zbatimit të depove dhe shërbimeve të bibliotekës për menaxhimin e përmbajtjes elektronike (për shembull, imazhet dhe dokumentet e zyrës), secila prej tyre është më e forta në fushën e saj. Për shembull, sistemet nga Open Text dhe iManage kanë menaxhimin më të mirë të dokumenteve të zyrës. Nga ana tjetër, sistemet nga Tower Technology, FileNet, IBM dhe Identitech janë veçanërisht të forta në menaxhimin e imazheve të produkteve me volum të lartë.

EDMS e korporatës (EDM me qendër sipërmarrjen). Sistemet e këtij lloji ofrojnë një infrastrukturë korporative (të disponueshme për të gjithë përdoruesit e korporatës) për krijimin, bashkëpunimin dhe publikimin e dokumenteve. Funksionet bazë të EDMS të korporatës janë të ngjashme me funksionet e EDMS të fokusuara në proceset e biznesit. Si rregull, EDMS-të e korporatave nuk janë të destinuara për përdorim vetëm në një industri specifike ose për zgjidhjen e një problemi të ngushtë. Ato po zbatohen si teknologji të përgjithshme të korporatës. Zhvillimi dhe promovimi i EDMS-së së korporatës kryhet nga Lotus (sistemi Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistemi LiveLink), Keyfile, Oracle (sistemi Context), iManage, etj.

Sistemet e menaxhimit të përmbajtjes.Sistemet e këtij lloji sigurojnë krijimin e përmbajtjes, aksesin dhe menaxhimin e përmbajtjes, shpërndarjen e përmbajtjes (deri në nivelin e seksioneve të dokumenteve dhe objekteve për ato të mëvonshme ripërdorim dhe përpilimi). Të kesh informacion të disponueshëm jo si dokumente, por si objekte më të vogla, e bën më të lehtë ndarjen e informacionit midis aplikacioneve. Menaxhimi i përmbajtjes së Uebit kërkon aftësinë për të menaxhuar objektet e ndryshme të përmbajtjes që mund të përfshihen në një prezantim në ueb (për shembull, faqet HTML dhe grafika në ueb). Përveç kësaj, menaxhimi i përmbajtjes së Uebit kërkon aftësinë për të krijuar shabllone prezantimi që përdoren për të paraqitur përmbajtje dinamike dhe për ta personalizuar atë (bazuar në preferencat e përdoruesve, profilet e tyre, etj.). Në tregun botëror janë të njohura sistemet e menaxhimit të përmbajtjes nga Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette etj.

Sistemet e menaxhimit të informacionit – portalet.Sisteme të tilla ofrojnë grumbullimin e informacionit, menaxhimin dhe shpërndarjen e informacionit nëpërmjet internetit/intranetit/ekstranetit. Me ndihmën e tyre, aftësia për të grumbulluar (dhe aplikuar) përvojë në një mjedis të shpërndarë korporativ realizohet bazuar në përdorimin e rregullave të biznesit, kontekstit dhe meta të dhënave. Portalet sigurojnë gjithashtu akses nëpërmjet një shfletuesi standard të internetit në një numër aplikacionesh të tregtisë elektronike (zakonisht përmes ndërfaqes së një sistemi ERP). Shembuj të portaleve janë sistemet Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sistemet e imazhit.Me ndihmën e tyre, informacioni i skanuar nga media letre shndërrohet në formë elektronike (zakonisht në Formati TIFF). Kjo teknologji qëndron në themel të konvertimit në formë elektronike të informacionit nga të gjitha dokumentet e vjetra në letër dhe mikrofilmat. Ndër funksionet bazë sistemi standard përpunimi i imazhit përfshin: skanimin, ruajtjen, një sërë aftësish kërkimi të imazheve, etj.

Sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës.Sistemet e këtij lloji janë krijuar për të siguruar kursimin e flukseve të punës të çdo lloji (përcaktimi i shtigjeve të kursimit të skedarëve) brenda proceseve të biznesit të strukturuar dhe të pastrukturuar të korporatës. Ato përdoren për të rritur efikasitetin dhe kontrollueshmërinë e proceseve të biznesit të korporatës. Sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës zakonisht blihen si pjesë e zgjidhjes (për shembull, sistemet EDMS ose sistemet PDM). Këtu mund të përmendim zhvillues të tillë si kompanitë Lotus (Domino/Notes dhe sistemet Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Komponentët EDMS

Të gjitha EDMS përmbajnë komponentë standardë të detyrueshëm: ruajtja e kartave të dokumenteve (atributet); ruajtja e dokumenteve; komponentë që zbatojnë logjikën e biznesit të sistemit.

Ruajtja e atributeve të dokumentit

Ruajtja e atributeve të dokumentit është krijuar për të ruajtur një "kartë" - një grup fushash që karakterizojnë një dokument. Në mënyrë tipike, EDMS ka një koncept të llojit të dokumentit (për shembull, kontratë, specifikim, letër, etj.) dhe çdo lloj ka kartën e vet. Kartat e llojeve të ndryshme kanë fusha të detyrueshme të përbashkëta për të gjitha dokumentet, dhe fusha të veçanta që lidhen me dokumentet e këtij lloji.

Përveç konceptit të llojit të dokumentit, është e mundur të caktohen kategori dokumenteve, dhe një dokument mund t'i përkasë njëkohësisht disa kategorive. Kategoritë mund të organizohen në një pemë kategorie.

Për të organizuar një ruajtje të kartave, ekzistojnë tre zgjidhje të mundshme: përdorimi i ruajtjes tuaj, një DBMS standarde ose mjetet e mjedisit mbi të cilin është ndërtuar DBMS.

Ruajtja e dokumenteve

Për të zbatuar një ruajtje dokumentesh, përsëri, ekzistojnë dy qasje: ruajtja në një sistem skedari ose në një ruajtje të specializuar EDMS. Nga këndvështrimi i një përdoruesi pragmatik, nuk ka shumë ndryshim midis këtyre qasjeve, nëse i vlerësojmë në tërësi. Por ka ende disa veçori.

Ruajtja në një sistem skedari zvogëlon shkallën e sigurisë kur kufizon aksesin, pasi sistemi i skedarëve mund të mos mbështesë modelin e sigurisë që zbatohet në vetë EDMS. Prandaj, duhet t'i jepni EDMS-së të drejtat tuaja të aksesit, në mënyrë që skedarët e ruajtur prej tij të mos jenë drejtpërdrejt të aksesueshëm për asnjë përdorues. Dhe EDMS mban sistemin e vet të një liste përdoruesish me të drejta aksesi, duke organizuar aksesin në skedarë përmes këtyre të drejtave. Në të njëjtën kohë, sistemi i aksesit bëhet i vështirë për t'u mirëmbajtur dhe nuk është plotësisht i përsosur nga pikëpamja e sigurisë së informacionit. Për të ofruar siguri shtesë, shpesh përdoret enkriptimi i skedarëve gjatë ruajtjes. Për më tepër, pothuajse të gjitha EDMS përdorin emërtime të rastësishme të skedarëve, gjë që e ndërlikon shumë kërkimin e skedarit të dëshiruar kur përpiqeni ta aksesoni atë duke anashkaluar sistemin. Duhet thënë se shumica e skedarëve EDMS ruajnë skedarët në sistemin e skedarëve.

Niveli i biznesit

Në nivelin e logjikës së biznesit, gjenden dallime të rëndësishme midis EDMS të ndryshme. Në fakt, të gjithë komponentët e përshkruar, megjithëse mund të rregullohen ndryshe dhe ndryshojnë në shkallën e kompleksitetit, janë funksionalisht të ngjashëm. Logjika e biznesit të sistemeve të ndryshme mund të ndryshojë rrënjësisht, dhe kjo është pikërisht ajo që duhet të jetë më me interes kur njiheni me një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Ne mund të identifikojmë një numër komponentësh themelorë që, si kubet, përbëjnë funksionalitetin e çdo EDMS:

menaxhimi i dokumenteve në depo.Përfshin procedurat për shtimin dhe heqjen e dokumenteve, ruajtjen e versioneve, transferimin në arkiv, mirëmbajtjen e arkivit, etj.;

kërkoni për dokumente.Përbëhet nga kërkimi sipas atributeve, kërkimi vizual sipas pemëve të ndryshme në të cilat ruhen dokumentet, kërkimi sipas tekstit të plotë, kërkimi semantik, etj.;

drejtimi dhe kontrolli i ekzekutimit.Siguron dorëzimin e dokumenteve si pjesë e procedurave të biznesit në organizatë. Rrugët e dokumenteve mund të jenë fleksibël ose të ngurtë. Në rastin e drejtimit fleksibël, marrësi tjetër i dokumentit përcaktohet nga punonjësi në ngarkim të të cilit ndodhet aktualisht dokumenti. Në rastin e rrugëtimit të vështirë, rruga e dokumenteve përcaktohet paraprakisht bazuar në disa logjikë. Funksioni i rrugëzimit nuk është i pranishëm në të gjitha EDMS. Zakonisht, për të shmangur konfuzionin, sistemet pa objekte të rrugëzimit quhen arkiva elektronike. Kontrolli i ekzekutimit është një pjesë integrale e rrugëtimit. Në fakt, itinerari është përcaktuar për sa i përket rrugës së kalimit dhe intervaleve kohore për ekzekutimin e dokumentit nga secili prej pjesëmarrësve në procesin e kalimit. Ekzekutimi i një dokumenti nënkupton kryerjen e një veprimi në lidhje me dokumentin nga secili prej pjesëmarrësve në kuadër të kompetencave të tij zyrtare;

raportet. Ato shërbejnë si një analog i regjistrave të dokumenteve të zyrës. Duke përdorur raporte të ndryshme, mund të shihni, për shembull, kohën totale të kaluar nga punonjësit që punojnë në një dokument specifik, shpejtësinë e përpunimit të dokumenteve sipas departamentit, etj.;

administrata.Mbështetje për funksionimin e vetë sistemit, vendosjen e parametrave të tij, etj.

Vendi i EDMS në sistemin e informacionit të ndërmarrjes

Funksionet kryesore të EDMS: sigurimi i kontrollueshmërisë dhe transparencës së aktiviteteve të ndërmarrjes, si dhe akumulimi i njohurive dhe menaxhimi i njohurive. Në botën moderne, këto dy detyra po bëhen gjithnjë e më kritike. Për shembull, në koston e një makine Mercedes, vetëm 30% janë kostot direkte të prodhimit, dhe pjesa tjetër është kompensim për koston e zhvillimit të makinës, domethënë koston e aktiviteteve të inxhinierëve dhe menaxherëve, prandaj burimi kryesor për ulja e kostove qëndron në optimizimin e aktiviteteve të tyre.

Shkalla e efektivitetit të përdorimit të EDMS përcaktohet nga shkalla në të cilën dokumentet (informacionet e pastrukturuara) përcaktojnë përmbajtjen e informacionit të aktiviteteve të ndërmarrjes. Është e qartë, për shembull, se për një organizatë thjesht tregtare, përmbajtja kryesore e informacionit është të dhënat e strukturuara të përfshira në bazat e të dhënave. Ndoshta një organizatë e tillë duhet të ruajë kontratat, por nuk ka gjasa që të arrijë në zbatimin e një EDMS. Sidoqoftë, nëse një organizatë tregtare rritet në një përbindësh tregtar me një rrjet dyqanesh në dhjetëra qytete, logjistikë komplekse dhe prodhimin e vet të produkteve gjysëm të gatshme, atëherë herët a vonë do të duhet të mendoni për zbatimin e një sistemi ERP. Në fazën tjetër, numri i blerësve me shumicë dhe klientëve të mëdhenj mund të rritet në një shkallë të tillë që do t'ju duhet të mendoni për prezantimin e CRM. Dhe vetëm nëse aparati i menaxhimit rritet në qindra njerëz, do të shfaqen projekte paralele jo-thelbësore, do të shfaqen probleme të diversifikimit dhe do të lindë detyra për të futur një sistem kontrolli elektronik. Në të njëjtën kohë, disa sisteme mund të duhet të integrohen në mënyrë që sistemi CRM të ketë lidhje me letra, kontrata dhe kopje të porosive hyrëse që ruhen në EDMS.

Në disa raste, integrimi i këtyre sistemeve është edhe më i afërt - EDMS mund të shërbejë si një transport integrues për transmetimin e dokumenteve midis sistemeve që i gjenerojnë dhe sistemeve që i konsumojnë ato, në rastet kur komunikimi i drejtpërdrejtë në nivelin e të dhënave të strukturuara ndërmjet këtyre sistemeve. sistemet nuk janë të nevojshme. Supozoni se një ndërmarrje ka sisteme CRM dhe ERP, dhe kërkohet që CRM të regjistrojë raporte tremujore nga ERP për furnizimin e mallrave për një klient specifik, të plotësuar, ndoshta, me komente nga ekspertët. Është e qartë se është më e përshtatshme të ruash raporte të tilla në një EDMS. Falë integrimit të ERP dhe EDMS, dokumenti do të krijohet dhe ruhet automatikisht. Falë integrimit të EDMS dhe CRM, është e mundur të bashkëngjitni automatikisht një dokument në kartën e një klienti specifik. Dhe të gjitha këto operacione mund të ndodhin automatikisht. (Ne theksojmë se shembulli i mësipërm është thjesht spekulativ dhe në fakt mund të mos ketë asnjë kuptim praktik; integrimi i çdo sistemi informacioni ka kuptim vetëm kur qëllimi i tij kuptohet qartë.)

Kërkesat standarde për EDMS

Nëse ndiqni shkronjën e standardit për hartim Termat e referencës, kërkesat që një përdorues tipik mund të vendosë në një sistem tipik të menaxhimit të dokumenteve elektronike mund të përshkruhen si më poshtë.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve duhet:

§ ofrojnë ruajtje e sigurt dokumentet dhe përshkrimet e tyre;

§ të sigurojë ciklin e jetës së një dokumenti (krijimi i tij, ruajtja e versioneve, publikimi, bllokimi i aksesit në një dokument të sekuestruar, transferimi i një dokumenti për ruajtje në një arkiv);

§ lejojnë caktimin e përdoruesit lloje të ndryshme dokumente, krijimi dhe redaktimi i kartave për to;

§ të mbajë një hierarki kategorish për kërkim efikas të dokumenteve;

§ kërkoni për dokumente bazuar në informacionin nga kartela, si dhe tekstin e plotë;

§ të sigurojë ndarjen e aksesit në dokumente në nivel të përdoruesve individualë, bazuar në role struktura hierarkike organizatat;

§ mbështetje për teknologjinë HSM;

§ regjistroni të gjitha ngjarjet që lidhen me punën e përdoruesve dhe vetë sistemin;

§ është e nevojshme të ketë mjete të zhvilluara administrimi;

§ mbështesin aksesin në distancë në informacion.

Sistemet e avancuara duhet të mbështesin:

§ teknologjitë e grupimit për të siguruar funksionim të pandërprerë;

§ organizata të shpërndara gjeografikisht;

§ algoritme enkriptimi për ruajtjen dhe transmetimin e të dhënave;

§ nënshkrim dixhital.

Kërkesat e arkitekturës:

§ disponueshmëria e një serveri të dedikuar aplikacioni;

§ prania e një klienti të hollë;

§ mbështetje për aksesimin e dokumenteve duke përdorur një shfletues.

§ multiplatformë për shkallëzueshmëri;

Kërkesat për hapje dhe integrim me sisteme të tjera:

§ integrimi me mjetet e futjes së dokumentit të transmetimit;

§ integrimi me aplikacionet e zyrës;

§ integrimi me email;

§ disponueshmëria e një ndërfaqe softueri të zhvilluar (API);

§ integrimi me shërbimet standarde të drejtorive (për shembull, LDAP) për të ruajtur dhe sinkronizuar listën e përdoruesve të sistemit;

§ aftësia për të përshtatur ndërfaqen e përdoruesit për detyra specifike;

§ aftësia për të plotësuar sistemin me komponentët tuaj të specializuar;

§ në rast përdorimi baza e jashtme të dhënat për ruajtjen e atributeve të dokumentit kërkojnë një përshkrim të hollësishëm të strukturës së të dhënave dhe mjeteve për të punuar me DBMS të ndryshme.

3. Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve

Sistemi i menaxhimit të dokumenteve RS Doc i bazuar në Oracle Collaboration Suite

Problemet që duhen zgjidhur:

duke kombinuar dokumentet në blloqe logjike,

sigurimin e ruajtjes arkivore dhe marrjes së dokumenteve.

Konsumatorët:

● bizneset e vogla dhe të mesme;

● agjencitë qeveritare;

● shërbimet mbështetëse;

● Kompanitë e IT.

Platforma e harduerit x86, Itanium, AMD.

Platformë softuerike Windows, Solaris, Linux.

Funksionaliteti Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc:

● punë efikase me vëllime të mëdha të dhënash dhe mundësi për zgjerim të pakufizuar të vëllimit të informacionit të ruajtur dhe të përpunuar;

● shkallë e lartë e mbrojtjes së ruajtur dhe informacionin e transmetuar;

● shkallëzueshmëri dhe transportueshmëri në çdo platformë;

● lehtësi konfigurimi dhe administrimi software;

● organizimi i rrugëve të rastësishme për dokumente.

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc zbatohet në bazë të Oracle Collaboration Suite 10g duke përdorur teknologjinë BPEL (Business Process Execution Language), e cila lejon integrim në shkallë të gjerë me aplikacionet e biznesit.

Oracle Content Services i ofron të gjithëve në një organizatë një zgjidhje gjithëpërfshirëse dhe të integruar të menaxhimit të ciklit jetësor të dokumenteve. Oracle Content Services është ndërtuar mbi infrastrukturën e fuqishme të serverit të Oracle, duke shfrytëzuar SDK-në e Menaxhimit të Përmbajtjes, një paketë veglash të provuara me mbi 2000 përdorues. Oracle Collaboration Suite 10g do të ofrojë funksionalitet shumë të përshtatshëm për përdoruesit në ndërfaqet e njohura të internetit të Windows, si dhe në Portalin, aplikacionet E-Business Suite dhe mjedise të tjera.

Futja e dokumenteve

Sistemi RS-Doc ju lejon të organizoni hyrjen në transmetim të dokumenteve duke përdorur skanerë me shpejtësi të lartë dhe një sistem njohjeje. Në këtë rast, dokumenti vendoset automatikisht në Oracle 10g DBMS.

Kërko dokumente

Problemi i marrjes së informacionit nga fundi në fund është jashtëzakonisht i rëndësishëm në kontekstin e përdorimit të formateve heterogjene dhe rritjes së vëllimeve të të dhënave të pastrukturuara. Informacioni i nevojshëm për vendimmarrje mund të gjendet kudo: në bazat e të dhënave të korporatave (në formë të strukturuar), në faqet e internetit, në dokumente të shpërndara në shumë serverët e skedarëve, V mesazhet e postës. Kërkimi i dokumenteve në sistemin RS-Doc është një mekanizëm i unifikuar për kërkimin dhe marrjen e të dhënave nga të gjitha burimet e informacionit të kompanisë dhe të gjithë komponentët e rrjedhës së dokumenteve. Sistemi i kërkimit, i organizuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc, ju lejon të organizoni një kërkim jo vetëm sipas parametrave kryesorë, por edhe të kërkoni brenda dokumentit. Për më tepër, mbështeten më shumë se 250 formate të dhënash.

Ruajtja e dokumenteve

Teknologjitë e internetit dhe teknologjitë e integruara të portaleve bëjnë të mundur integrimin e thjeshtë të një sistemi të menaxhimit të dokumenteve me një portal të korporatës. Arkitektura me tre nivele e sistemit bën të mundur përdorimin efektiv të një depoje të vetme dokumentesh në një organizatë të shpërndarë gjeografikisht.

Të gjitha dokumentet dhe skedarët e ngarkuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc ruhen në bazën e të dhënave Të dhënat e Oracle 10 g. Kjo ju lejon të bëni kopje rezervë ditore të të gjithë vëllimit të dokumenteve, si dhe të rivendosni të dhënat e humbura gjatë një intervali të caktuar kohor. Administratorët mund të konfigurojnë Oracle Collaboration Suite 10g në përputhje me politikat e ruajtjes së dokumenteve të korporatës, duke mbajtur ose asgjësuar automatikisht dokumentet. Për shembull, personi përgjegjës i një kompanie mund të përcaktojë një politikë për ruajtjen e përmbajtjes së kompanisë në formë elektronike. Dokumentet me karakteristika të caktuara mund të ruhen për një kohë të pacaktuar, ndërsa dokumentet me karakteristika të tjera mund të asgjësohen periodikisht.

Ruajtja e të dhënave të regjistrimit të kompanisë :

● plani i skedarëve: kontrolli i kufizimeve operacionale mbi të dhënat dhe krijimi dhe menaxhimi hierarkik i tyre

● Shërbimet e uebit që mbështeten për integrim me aplikacionet financiare ose aplikacionet e Oracle E-Business Suite

● mbështetja e objekteve të regjistrimit, duke përfshirë menaxhimin e thjeshtë dhe të versionuar të dokumenteve

● aftësia për të kërkuar të dhënat e regjistrimit

● ndërfaqe intuitive në internet për përdoruesit që menaxhojnë regjistrimet

● integrimi me produktet e menaxhimit të ruajtjes së skedarëve që ofrojnë aftësi WORM për regjistrimet e regjistrimit

Shkallëzimi

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc ju lejon të organizoni një zgjidhje tolerante ndaj gabimeve dhe të shkallëzueshme bazuar në teknologjitë Oracle RAC dhe Oracle GRID.

Integrimi me portalin e korporatës

Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc bazohet në teknologjinë e portalit të korporatës dhe gjithashtu përmban funksionalitetin e mjeteve të bashkëpunimit të përdoruesve, të tilla si:

● email

● kalendar korporativ dhe personal

● portali i korporatës

● sistem për vendosjen e detyrave dhe monitorimin e zbatimit të tyre

Aftësia për të krijuar uebfaqe të shumta

Oracle Collaboration Suite 10g lejon krijimin e faqeve të shumta të sigurta brenda një shembulli të vetëm produkti. Secila prej këtyre faqeve do të ketë grupin e vet të "veglave" (p.sh. proceset e biznesit, kategoritë, etj.) dhe në thelb do të izolohen nga faqet e tjera. Për shembull, një drejtor IT tani mund të krijojë sisteme të ndryshme të menaxhimit të skedarëve për zyra të ndryshme rajonale, të gjitha në një grup të vetëm harduerësh dhe softuerësh, duke ulur kështu në mënyrë dramatike kostot e infrastrukturës.

Nënshkrimi elektronik dixhital

Një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) është një kusht i një dokumenti elektronik të krijuar për të mbrojtur këtë dokument elektronik nga falsifikimi. Nënshkrimi dixhital formohet si rezultat i konvertimit të informacionit duke përdorur mjetet e mbrojtjes së informacionit kriptografik (CIPF) dhe ju lejon të identifikoni pronarin e certifikatës së çelësit të nënshkrimit, si dhe të përcaktoni mungesën e shtrembërimit të informacionit në dokumentin elektronik.

Prania e një nënshkrimi elektronik dixhital në sistemin RS-Doc ju lejon të zëvendësoni vulën dhe nënshkrimin tradicional, duke garantuar autorësinë dhe pandryshueshmërinë e dokumentit pas nënshkrimit të tij. Mekanizmi i nënshkrimit elektronik dixhital ju lejon të nënshkruani çdo version të një dokumenti elektronik, duke regjistruar dhe ruajtur informacionin se kush ka nënshkruar dhe kur. Lista e përdoruesve që lejohen të nënshkruajnë dokumente të këtij lloji specifikohet veçmas për çdo lloj dokumenti elektronik.

Sigurimi i aksesit të sigurt në dokumente

Përmirësimet e sigurisë në Oracle Collaboration Suite 10g përfshijnë:

● siguria e nivelit të dosjeve dhe dokumentet: Oracle Collaboration Suite 10g zhvillon mekanizmin e sigurisë së nivelit të dosjeve të përbashkëta në skedarët Oracle, duke shtuar mbrojtjen e aksesit në nivelin e dosjeve dhe dokumenteve, kështu që menaxheri tani mund të përcaktojë me saktësi përdoruesit të cilëve u lejohet qasja në dosje dhe dokumente të caktuara dhe aksesi i tyre niveli

● Kontrolli i aksesit bazuar në grupet dhe rolet: kontrolli i aksesit mund të zbatohet për të gjitha objektet e përmbajtjes dhe nivelet e sigurisë, atributet shtesë të lejes së aksesit janë gjithashtu të disponueshme për cilësimet e mëtejshme të përdoruesit, për shembull, menaxheri i projektit tani mund të krijojë një grup përdoruesish të përfshirë në specifikë punën e projektit dhe cakton akses në dosjet dhe dokumentet e synuara për këtë grup

● Skanimi dhe skanimi i viruseve: Oracle Collaboration Suite 10g mund të kombinohet me të jashtme skaner antivirus për skanimin automatik dhe manual të viruseve - funksioni i skanimit të viruseve mund të konfigurohet që të fillojë automatikisht pas hyrjes me sukses në arkivin e dokumentit (nëpërmjet shkarkimit, regjistrimit, ruajtjes ose transferimit të një protokolli); Skanimi i viruseve mund të thirret manualisht për të parë objektet tashmë në arkiv, kështu që një kompani tani mund të licencojë dhe integrojë motorin e rishikimit të Symantec me Oracle Content Services në mënyrë që dokumentet e dorëzuara në Oracle Content Services të skanohen automatikisht.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) është një standard për ndërtimin e proceseve të biznesit nga një grup shërbimesh heterogjene që reduktojnë rrënjësisht kompleksitetin dhe koston e projekteve të integrimit. Oracle BPEL Process Manager ofron një mjedis të lehtë për t'u përdorur, por të pasur me veçori dizajn vizual, zbatimin dhe kontrollin e proceseve të biznesit. Funksionaliteti është tashmë sistemet ekzistuese bëhet një lloj konstruktori, një grup fragmentesh që, kur lidhen në rendin e duhur, formojnë një mjedis të vetëm, gjendja e të cilit mund të kontrollohet dhe vizualizohet plotësisht.

Efekti i zbatimit

● rritet përgjegjësia e çdo punonjësi për zbatimin dhe përfundimin e çdo detyre që i jepet, pasi ai e di që detyra nuk do të harrohet, do të ketë patjetër pranimin dhe verifikimin e saj.

● menaxhmenti mund të vlerësojë ngarkesën e punës dhe efikasitetin e stafit, pasi informacioni për të gjitha detyrat regjistrohet në sistem dhe në çdo kohë mund të shihni se kush i vonon vazhdimisht detyrat, kush kryen më shumë detyra, etj.

● qarkullimi i dokumenteve është i përshpejtuar, gjë që ndikon në shpejtësinë dhe cilësinë e shërbimit ndaj klientit, dhe kjo është një mënyrë e drejtpërdrejtë për të rritur konkurrencën e një ndërmarrje

● sigurohet këmbyeshmëria e punonjësve, pasi të gjitha detyrat dhe dokumentet e pazgjidhura regjistrohen në sistem

● rritja e nivelit të kulturës së korporatës, e cila synon çdo punonjës në arritjen e qëllimeve të përgjithshme të ndërmarrjes

● rritjen e efikasitetit të bashkëpunimit me informacionin

● rritjen e nivelit të shërbimit ndaj klientit

● ulje në koston e pronësisë së kompleksit softuer dhe harduer

Veçoritë

Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve do të jetë efektive për ato ndërmarrje që:

● aparati i menaxhimit dhe fluksi i dokumenteve janë mjaft të mëdha dhe komplekse (për një ndërmarrje të vogël, rrjedha elektronike e dokumenteve madje mund të ngadalësojë proceset, për të mos përmendur efikasitetin e investimeve)

● menaxhmenti i ndërmarrjes është i gatshëm të ristrukturojë proceset e biznesit që synojnë optimizimin e tyre dhe rregullimin e qartë, pasi pa këtë punë futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve është e pamundur

● menaxhimi synon të prezantojë menaxhimin elektronik të dokumenteve për të përmirësuar efikasitetin e menaxhimit të ndërmarrjes dhe jo për të lehtësuar punën e departamenteve individuale (për shembull, një zyrë).

Dizajnimi, zhvillimi dhe zbatimi i një sistemi të rrjedhës së dokumenteve dhe menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes në platformën Lotus Domino

Probleme për t'u zgjidhur

Rrjedha e dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes që sigurojnë punën kolektive të punonjësve në të gjithë ndërmarrjen në një të vetme hapësirë ​​informacioni, zgjidhni problemet kryesore të mëposhtme:

● rritjen e shpejtësisë dhe cilësisë së vendimmarrjes

● rritjen e menaxhueshmërisë së organizatës

● rritjen e shpejtësisë së shpërndarjes së njohurive brenda organizatës

● rritjen e sigurisë së ruajtjes dhe transmetimit të informacionit

● reduktimi i pjesës së kostove të përgjithshme

● sigurimin e rrjedhës së dokumenteve të jashtme

Rrjedha e dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes:

● mbështetje duke punuar së bashku

● rritjen e efikasitetit dhe produktivitetit të stafit

● të sigurojë disponueshmëri të vazhdueshme të informacionit për punonjësit e kompanisë që marrin vendime

● ju lejon të zvogëloni koston e fondeve për nevoja joproduktive

● e bëjnë të thjeshtë dhe punë efikase kompanitë e shpërndara gjeografikisht

● u mundëson punonjësve të kryejnë detyra funksionale dhe të kenë akses vetëm në dokumentet e nevojshme për punë në përputhje me rolet e tyre në sistem

● të sigurojë sigurinë e informacionit të ruajtur

● të përmirësojë cilësinë e punës me partnerët dhe klientët

● të rrisë shpejtësinë e shpërndarjes së njohurive brenda kompanisë

Konsumatorët

Kompanitë me një staf të madh që kanë nevojë për automatizimin e dokumenteve.

Platforma e harduerit

Platformat e mbështetura produkte softuerike nga IBM.

Platformë softuerike

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funksionaliteti

Aftësitë kryesore të sistemit të rrjedhës së dokumenteve dhe menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes mund të formulohen si një listë:

● regjistrimin e korrespondencës hyrëse dhe dalëse

● cikli i plotë i miratimit të dokumentit

● formimi dhe ekzekutimi i urdhrave

● rrjedha e brendshme e dokumenteve të organizatës

● ruajtjen dhe përditësimin e të dhënave për strukturën, punonjësit dhe kontraktorët e organizatës
● punë me kontrata dhe kontakte të jashtme të organizatës

● menaxhimi i projekteve të vazhdueshme në organizatë

● ekzekutim i thjeshtë dhe i shpejtë i porosive dhe aplikacioneve të ndryshme

● përgatitjen e eventeve të ndryshme

● mirëmbajtjen e burimeve materiale të organizatës

● depo e unifikuar e dokumenteve të kompanisë

● nënsistemi i personelit

Kur zbaton rrjedhën e dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes, R-Style Company punon sipas skemës së mëposhtme:

● ekzaminim Struktura organizative ndërmarrje, identifikimi i proceseve kryesore të biznesit, flukseve të punës dhe përshkrimi formal i rrjedhës së dokumenteve

● hartimi i një nomenklature dokumentesh, krijimi i librave referencë dhe klasifikuesve, hartimi i udhëzimeve

● përshtatja ose modifikimi i sistemit bazuar në informacionin e marrë gjatë fazës së anketimit

● instalimi dhe konfigurimi i softuerit, funksionimi provë

● konfigurimi përfundimtar sistemet duke marrë parasysh mangësitë e identifikuara gjatë funksionimit provë

● trajnimi i personelit të organizatës

Efekti i zbatimit

Optimizimi i rrjedhës së dokumenteve të kompanisë dhe reduktimi i kostove jo thelbësore.

Veçoritë

Kjo zgjidhje përfaqëson si zhvillimin e një sistemi të rrjedhës së dokumenteve dhe menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes nga e para, ashtu edhe modifikimin e sistemeve ekzistuese për të përmbushur nevojat e një klienti specifik.

Projektet e integrimit në Lotus Notes/Domino

Qasja e kompanisë KSK për ndërtimin e informacionit të korporatës projekte të bazuara në teknologjinë Lotus Notes/Domino

Lotus Notes/Domino funksionon në një korporatë

Lotus Notes/Domino kryen 4 funksione kryesore në një korporatë:

Email i korporatës.

2. Automatizimi i detyrave të orientuara nga dokumenti.

3. Sistemi informativ i transportit.

4. Zgjidhjet në internet.

Infrastruktura e unifikuar e Lotus Notes/Domino në organizatë

1). Email i korporatës

Zbatimi i teknologjisë Lotus Notes/Domino justifikohet edhe kur përdoret si një sistem email i korporatës.

Ky sistem mund të karakterizohet si i besueshëm, i shkallëzueshëm, i sigurt dhe i menaxhueshëm. Ka organizata në të cilat më shumë se 100 dhe madje 200 mijë punonjës janë të bashkuar nga sistemi i mesazheve Lotus Domino. Kjo do të thotë që ndërsa organizata juaj zgjerohet, infrastruktura Lotus Domino gjithashtu mund të zgjerohet pa u futur në kufizime teknike. Kur bëhet fjalë për sigurinë, Domino ofron sigurinë më të fuqishme të postës në internet të disponueshme sot.

Përveç postës elektronike, Lotus Domino përfshin sisteme kalendarimi dhe planifikimi në grup që janë të integruara ngushtë me të.

Shumë kompani fillojnë të ndërtojnë një infrastrukturë emaili duke zbatuar MS Exchange. Megjithatë, ndërsa shkalla e zbatimit rritet dhe nevoja për të automatizuar detyrat e punës në grup është identifikuar, disa nga këto kompani kanë filluar të kalojnë në Lotus Domino. Për këtë qëllim, janë zhvilluar procedura të veçanta migrimi nga MS Exchange në Lotus Domino. KSK ka akumuluar përvojë të gjerë në kryerjen e migrimeve në korporata të mëdha.

Skema e migrimit mund të përfaqësohet si më poshtë

2). Automatizimi i detyrave të orientuara nga dokumenti

Zemra e Lotus Notes/Domino është një dyqan objektesh i njohur si NSF (Notes Storage Facility). Njësia kryesore e ruajtjes së të dhënave është një dokument i veçantë, dhe struktura e tij përcaktohet nga një formë që përmban një grup fushash të llojeve të ndryshme. Për shembull, një dokument që lidhet me shërbimin ndaj klientit mund të përmbajë një datë, emrin e një klienti, një numër identifikimi të klientit, emrin e një operatori, një fushë teksti për të përshkruar kërkesën e klientit dhe një fushë të statusit të kërkesës. Notes përdor pamjet e indeksuara për të shfaqur listat e dokumenteve, naviguesit dhe indekset me tekst të plotë për të kërkuar dokumente dhe agjentë për të automatizuar proceset e biznesit.

Një mekanizëm tjetër themelor i Lotus Notes/Domino është mekanizmi i replikimit, i cili zgjidh 2 probleme kryesore:

Mbështetje për punë të shpërndarë gjeografikisht (sinkronizimi i të dhënave dhe aplikacioneve);

Mbështetje për përdoruesit e celularëve (sinkronizimi i postës, të dhënave dhe aplikacioneve).

Replikimi në Lotus Notes/Domino është unik në funksionalitetin dhe përmasat e tij: funksionon në nivel terreni dhe është shumë i personalizueshëm. Karakterizohet nga këto veti: dydrejtimshmëri; selektiviteti; replikimi ndërmjet serverëve dhe ndërmjet serverëve dhe klientëve; përsëritja e të dhënave dhe dizajni i aplikacionit. Për më tepër, përsëritja mund të kryhet në kanale të ndryshme komunikimi: nga linjat e zakonshme telefonike të qytetit deri te rrjetet lokale (globale) me shpejtësi të lartë.
Së bashku, mekanizmi i riprodhimit dhe posta e Notes formojnë sistemin e integruar të mesazheve Lotus Notes/Domino, i cili shërben si bazë për ndërtimin e automatizimit dhe aplikacioneve të rrjedhës së punës.
Duke përdorur një sistem të integruar të mesazheve, bazat e të dhënave të dokumenteve dhe mjetet e integruara të zhvillimit, klientët dhe zhvilluesit e aplikacioneve kanë një platformë të fuqishme për zhvillimin e sistemeve të orientuara nga dokumentet.

Kompania KSK ka zhvilluar dhe ofron në treg sistemin e menaxhimit të dokumenteve KCK DocLogic. DocLogic është ndërtuar mbi një parim modular. Më shumë pershkrim i detajuar DocLogic është dhënë më poshtë.

Pavarësisht numrit të madh të aplikacioneve të gatshme për Lotus Notes/Domino, shumica e aplikacioneve që funksionojnë për klientët në mbarë botën u zhvilluan me porosi. Kjo shpjegohet nga specifikat e biznesit të çdo klienti, si dhe nga përdorimi i teknologjive dhe zgjidhjeve të ndryshme. Pothuajse çdo projekt i korporatës i bazuar në Lotus Notes/Domino përfshin përdorimin e të dyjave zgjidhje të gatshme, si dhe kryerjen e zhvillimeve me porosi.

Kompania KSK është një kompani lider ruse në fushën e projekteve të korporatave të bazuara në Lotus Notes/Domino dhe zhvillimin e aplikacioneve me porosi. Kompania ka përfunduar një numër të madh projektesh për klientët e huaj dhe rusë.

3). Sistemi i informacionit të transportit

Lotus Notes/Domino ka aftësinë për të shkëmbyer të dhëna me sisteme të tjera informacioni. Për këtë qëllim, Lotus ka zhvilluar një gamë të tërë teknologjish integruese, disa prej të cilave janë të integruara në Lotus Notes/Domino, dhe disa prej të cilave janë implementuar si produkte të pavarura. Produktet dhe teknologjitë e integrimit përfshijnë:

Biblioteka e objekteve të të dhënave LotusScript - një grup klasash, metodash, vetive dhe ngjarjesh LotusScript që ofrojnë akses në bazat e të dhënave relacionale dhe tradicionale duke përdorur ODBC;

Teknologjia e integruar e Domino Enterprise Connector Services (DECS), e cila ju lejon të krijoni aplikacione që kombinojnë të dhënat Domino dhe një DBMS pa programim;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) është një server i veçantë që lejon administratorët të planifikojnë dhe të kryejnë shkëmbimin e të dhënave në masë në mënyrë qendrore në sinkronizimin periodik ose mënyrën e transaksionit midis Lotus Domino dhe DBMS, duke përfshirë familjen IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL dhe të tjera të pajtueshme me ODBC bazat e të dhënave;

Domino Connectors, të cilat mundësojnë shkëmbimin e informacionit midis aplikacioneve Domino dhe sistemeve të planifikimit të burimeve të ndërmarrjes (ERP), monitorëve të transaksioneve dhe shërbimeve të drejtorive.

Aftësitë integruese të listuara më sipër, të shoqëruara me një motor të fuqishëm riprodhimi (veçanërisht në rrjetet me shpejtësi të ulët), e bëjnë një ide të mirë përdorimin e Domino-s si një sistem të mesëm ose transporti të klasit të parë.

4). Zgjidhjet në ueb

Lotus Domino është një server në internet që mbështet standardet HTTP dhe HTTPS. Përveç kryerjes së funksioneve të një serveri standard në internet, Lotus Domino mund "në fluturim" të konvertojë dokumentet e Notes në formatin HTML dhe t'i ofrojë ato përdoruesve të Internetit. Në këtë mënyrë, informacioni për faqen tuaj të internetit nuk do të ruhet si skedarë HTML në sistemin e skedarëve, por si dokumente të bazës së të dhënave Domino.

Kjo do të thotë që ju mund të përdorni të gjitha mjetet e fuqishme të zhvillimit të Lotus Notes/Domino pa shpenzime shtesë dhe t'i bëni aplikacionet dhe të dhënat tuaja Domino të disponueshme për përdoruesit e Internetit/Intranetit. Në këtë rast, të gjitha shërbimet e Domino, të tilla si indeksimi i dokumenteve, kategorizimi, kërkimi i tekstit të plotë, replikimi, agjentët e nisur sipas një plani dhe me ndodhjen e ngjarjeve të caktuara, bëhen automatikisht të disponueshme për krijuesin e serverit tuaj në ueb.

Për shkak të kësaj, ju mund ta bëni procesin e plotësimit të faqes tuaj të internetit pothuajse të pavarur. Uebmaster nuk do të duhet të përditësojë vazhdimisht manualisht përmbajtjen e faqes dhe nuk do të jetë më pengesa e këtij procesi. Meqenëse burimi i të dhënave për faqen e internetit është baza e të dhënave Lotus Notes/Domino, vetë autorët e dokumenteve kanë mundësinë t'i publikojnë ato në faqen e internetit. Në të njëjtën kohë, për shkak të mjeteve të koordinimit dhe automatizimit të flukseve të punës, mbështetet automatikisht procesi i miratimit të dokumenteve për publikim në ueb, njoftimi i autorëve dhe personave përgjegjës për nevojën për të bërë ndryshime, përditësime ose fshirje.