Ne dërgojmë dhjetëra email çdo ditë. Ndonjëherë këto janë mesazhe shumë të shkurtra, për shembull, "A do të shkojmë në drekë?". Ndonjëherë - me ndihmën e të cilave ju prezantoni biznesin ose faqen tuaj të internetit. Kur ka shumë letra dhe pak kohë, ne fillojmë të nxitojmë dhe të bëjmë gabime. Zakonisht të parëndësishme, si gabime shtypi, por ndonjëherë ka disa që mund të dëmtojnë reputacionin tuaj dhe të prishin marrëdhënien tuaj me një klient ose punonjës.
Kjo mund të shmanget, thjesht duhet të jeni të mbledhur dhe të dini për disa gracka. Këtu janë gabimet më të zakonshme që bëhen kur dërgoni email. Lexoni me kujdes dhe mbani mend se së pari duhet të bëni një pauzë të shkurtër, të kontrolloni nëse gjithçka është në rregull dhe vetëm atëherë klikoni në butonin "Dërgo".
Jeni duke shkruar adresën e gabuar
Gabimi më i zakonshëm dhe më i pakëndshëm. Imagjinoni që dëshironi t'i dërgoni disa foto të bukura personale një shoku ose të dashurës, por ju shkruani automatikisht adresën e shefit ose klientit tuaj. Dhe vetëm pasi letra është larguar, ju e kuptoni me tmerr se çfarë ka ndodhur tani. Nëse kjo do t'ju ngushëllojë, atëherë secili prej nesh është futur në një situatë të tillë të paktën një herë në jetën e tij: avokatët dërguan dokumente konfidenciale në anën e kundërt, projektuesit - paraqitjet e faqeve te klienti i gabuar, etj. Por kur na ndodh kjo, duket se toka po na rrëshqet nga poshtë këmbëve.
Për fat të mirë, shumë shërbime postare, për shembull, në të njëjtin Gmail, kanë një funksion. Aktivizoni atë dhe specifikoni një interval të madh kohor - kështu, ju e dini, më i qetë.
Keni harruar lidhjen
Ke shkruar se letrës i është bashkangjitur një skedar i caktuar, por ke harruar ta bashkëngjitësh. Një tjetër gabim i zakonshëm që shpesh çon në keqkuptime dhe falje. Nga njëra anë, është në rregull, askush nuk është i përsosur, por është më mirë të kontrolloni gjithçka së pari dhe vetëm pastaj të dërgoni një letër. Dhe për të shmangur pyetjet nga marrësi, ne rekomandojmë renditjen e të gjithë skedarëve të bashkangjitur pikërisht në pjesën e poshtme të letrës. Për shembull, si kjo:
Përshëndetje Maksim! Unë po ju dërgoj disa skedarë, ato janë bashkangjitur:
Marrëveshja e shërbimit
GIF me një mace
Ju nuk mendoni për dekorimin
Ata përshëndeten, siç e mbani mend, nga rrobat e tyre. Nëse nuk dëshironi që letra juaj të kërkohet ta fshijë menjëherë, punoni në formën e saj. Ata thonë se ajo duhet t'i kushtojë aq kohë sa edhe përmbajtjes. Për fat të mirë, sot është e lehtë. Për ta bërë këtë, ju rekomandojmë të përdorni aplikacionin Wix ShoutOut, të zgjidhni shabllonin e duhur dhe të shtoni tekstin tuaj në të. Nuk kërkohen njohuri të veçanta, vetëm sigurohuni që gjithçka të duket e rregullt dhe e bukur. Nga rruga, buletinet e mira kanë sekretet dhe rregullat e tyre, kështu që ju rekomandojmë të lexoni drejtorin tonë të marketingut me email. Mos falendero.
Ju nuk përfshini një rresht subjekti
Linja e temës së emailit shërben pothuajse të njëjtin rol si titulli i tekstit. Shfaqet pranë emrit tuaj, marrësi e sheh atë dhe kupton se çfarë i keni dërguar: faturë, rezultatet e takimit, oferta e punës, faqosja e faqes, etj. Mos harroni se tema duhet të formulohet qartë në mënyrë që, nëse është e nevojshme, një person të mund ta gjejë shpejt letrën tuaj dhe bindëse, në mënyrë që të interesohet, të themi, për një listë postimesh. Jo shumë kohë më parë kemi shkruar se nëse e keni harruar ia vlen ta rilexoni.
Ju nuk i ruani draftet
Nëse ju pëlqen të shkruani letra në redaktuesit e tekstit, atëherë kurseni më shpesh, përndryshe do të rezultojë se keni kaluar tërë ditën mbi letrën, dhe pastaj papritmas kompjuteri ngriu dhe gjithçka ishte zhdukur. Ose shkruani drejtpërdrejt në shërbimin e postës - atëherë të gjitha skicat tuaja do të ruhen automatikisht në dosjen "Drafts".
Po tregoheni të pasjellshëm
Mirësjellja në korrespondencë është po aq e rëndësishme sa është në jetë. Këtu janë rregullat themelore për të gjithë dhe të gjithë:
Gjithmonë falënderoni dërguesin për letrën, veçanërisht nëse e shihni se ai bëri një punë të mirë. E mbani mend kur të gjithëve na mësuan fjalët "magjike"? Të mos i harrojmë, pavarësisht se tashmë jemi të rritur.
Qëndroni të qetë, edhe nëse çështja është jashtëzakonisht urgjente dhe e rëndësishme. Nervozizmi dhe qortimi definitivisht nuk do të çojnë në asgjë të mirë.
Filloni dhe përfundoni letrën tuaj me fraza të zakonshme. Shkalla e formalitetit do të varet nga kë po dërgoni mesazhe. Nëse është shefi juaj ose thjesht një zyrtar, mos përdorni Hello, Goodbye ose Kisses. Dhe anasjelltas, nëse i shkruani një kolegu ose miku, mund të bëni pa "Sinqerisht" tradicionale.
Ju nuk e korrigjoni tekstin
Gabimet e shtypit mund të prishin të gjithë përvojën, kështu që rilexoni letrën me kujdes, mundësisht disa herë. Nëse keni ndonjë dyshim në lidhje me drejtshkrimin ose sintaksën, shkoni te Gramota.ru. Është më mirë të matësh shtatë herë, domethënë të kontrollosh, se sa të kërkosh falje për gabimet e shtypit dhe të provosh se në të vërtetë je i ditur.
Dhe meqë ra fjala: nëse keni frikë të dërgoni aksidentalisht një letër të papërfunduar, së pari shkruani të gjithë tekstin plotësisht dhe vetëm atëherë shkruani adresën e marrësit.
Ju nuk vendosni njerëzit e duhur në kopjen e letrës
Le të shohim se kush mund ta marrë letrën tuaj fare. Fusha To është marrësi kryesor. Fusha "Cc" është personi që do të marrë kopjen. Ai nuk lidhet drejtpërdrejt me çështjen në diskutim, por ai dëshiron ose duhet të jetë i vetëdijshëm. Fusha "Bcc" janë marrës të fshehur. Ju i shtoni ato, por marrësi kryesor nuk i sheh. Dhe këtu duhet të keni kujdes: mund të ngatërroni Cc dhe Bcc, dhe më pas marrësi do të mendojë se po spiunohet.
Mbani në mend se është e rëndësishme që disa njerëz të jenë të vetëdijshëm për atë që po ndodh. Ju nuk dëshironi të dëgjoni qortime si "Si nuk mund të më shtonit në kopje?! Kam punuar në këtë projekt për dy muaj!” Nëse keni dyshime, shtoni të gjithë ata që kanë ndonjë lidhje me pyetjen. Ndoshta jo të gjithë do të jenë të lumtur që janë të hutuar, por nuk do të ketë ankesa kundër jush.
E-mail-i përdoret jo vetëm për dërgimin e mesazheve, por edhe për dërgimin e skedarëve (dokumente, fotografi, etj.). Ata quhen të folezuar ose të bashkangjitur.
I mbivendosur ose Dosja e bashkangjitur(shtojca) është një lloj skedari nga një kompjuter që e shtojmë në një letër për ta dërguar me e-mail.
Si të bashkëngjitni një skedar në një email dhe ta dërgoni atë
Le të themi se dua që një dokument në kompjuterin tim të përfundojë në kompjuterin e një kolegu. Unë e di adresën e tij të emailit, që do të thotë se mund të shkruaj një letër nga kutia ime postare dhe t'i bashkëngjis një skedar.
Kur një koleg shkon në postën e tij, ai do të shohë një mesazh të ri, brenda të cilit do të ketë një dokument. Ai mund ta hapë atë drejtpërdrejt në postë ose ta shkarkojë në kompjuterin e tij.
Teknologjia e transferimit të skedarëve është si më poshtë:
- Ne hapim kutinë tonë të postës elektronike.
- Ne shkruajmë një letër: ne tregojmë adresën e postës së marrësit, subjektin dhe, nëse është e nevojshme, shtypim mesazhin.
- Shtypni një buton të veçantë për të shtuar një skedar.
- Në dritaren që hapet, zgjidhni skedarin nga kompjuteri.
- Ne e dërgojmë letrën duke klikuar në butonin përkatës.
Shembull
1. Hap e-mailin tim dhe klikoj në butonin për të shkruar një letër.
| Posta Yandex: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
2. Shkruaj adresën e personit të cilit dua t'i dërgoj dosjen dhe tregoj subjektin.
Nuk ke nevojë të shkruash asnjë tekst, sepse më duhet vetëm të dërgoj skedarin. Por zakonisht e printoj: përshëndes, shpjegoj çfarë po dërgoj dhe pse.
3. Për të bashkangjitur një skedar, klikoj në butonin special sipër ose poshtë (sipër ose poshtë pjesës për futjen e tekstit).
| Posta Yandex: | Mail.ru: | Gmail.com: |
|
|
|
4. Hapet një dritare e vogël me skedarë dhe dosje në kompjuterin tim. Në të duhet të gjej atë që dua të dërgoj.
Le të themi se më duhet të përcjell një dokument që ndodhet në kompjuterin tim në diskun lokal D në dosjen Kontratat. Pra, në dritare hap diskun lokal D:
Dhe hap dosjen Kontratat:
Shfaqen skedarët që janë në këtë dosje. Mes tyre gjej atë që dua të dërgoj dhe klikoj dy herë mbi të me butonin e majtë të miut.
Dritarja zhduket dhe dokumenti im shfaqet sipër ose poshtë butonit të bashkëngjitjes.
Menjëherë pas kësaj, mesazhi im me dokumentin e bashkangjitur do të shkojë në adresën e specifikuar. Kështu do ta shohë marrësi:
Vini re ikonën e kapëses së letrës në fund. Kështu, faqja e postës tregon se ka një skedar të bashkangjitur brenda.
Pas hapjes së letrës, marrësi do të shohë tekstin dhe dokumentin, të cilin ai mund t'i shikojë ose shkarkojë në kompjuterin e tij.
Si të shtoni skedarë të shumtë në një email
Ju mund të shtoni disa skedarë të çdo lloji në një shkronjë. Mund të jenë foto, dokumente, muzikë dhe madje edhe video.
Për ta bërë këtë, nuk është aspak e nevojshme të dërgoni disa letra - mund të shkruani një dhe të shtoni gjithçka që duam t'i dërgojmë. Ndodh kështu: ne shkruajmë një letër, i shtojmë një skedar, pastaj, në të njëjtën mënyrë, një tjetër, një të tretë, e kështu me radhë.
Dhe çfarë nëse ka më shumë se një ose dy prej tyre, por më shumë se dhjetë? A mund të shtoj një dosje të tërë në vend të secilit skedar veç e veç?
Fatkeqësisht, nuk mund ta dërgoni me email dosjen. Por mund të arkivohet dhe t'i bashkëngjitet letrës.
Kjo mund të bëhet pikërisht në dritaren përmes së cilës shtojmë skedarin që do të dërgohet. Klikoni me të djathtën në dosje, zgjidhni 7-Zip ose WinRAR nga lista dhe krijoni një arkiv.
Më pas, në të njëjtin vend, zgjedhim arkivin e krijuar rishtazi, domethënë, klikojmë dy herë mbi të me butonin e majtë të miut.
Arkivi që përmban dosjen e nevojshme për përcjelljen i bashkëngjitet letrës. Mbetet vetëm për ta dërguar.
Nuancat
Nëse planifikoni të dërgoni më shumë se tre skedarë në një letër, atëherë konsiderohet praktikë e mirë arkivimi i tyre.
Për shembull, dua t'i dërgoj dhjetë fotografi një miku. Sigurisht, mund të dërgoni dhjetë letra, secila prej të cilave shton një foto. Por kjo nuk është e papërshtatshme as për mua, as, aq më tepër, për të. Prandaj, vendos të dërgoj një letër, së cilës i bashkangjit të gjitha fotot.
Në këtë rast, do të ishte më e saktë t'i vendosni ato në një dosje hoteli në vetë kompjuterin, pastaj ta arkivoni dhe të shtoni arkivin që rezulton kur dërgoni një letër.
Si rezultat, një skedar do të dërgohet, jo dhjetë. Do të jetë më e lehtë për mikun tim që ta shkarkojë dhe ta zbërthejë atë sesa të shikojë (shkarkojë) secilën foto veç e veç.
Kompresoni (zvogëloni) fotot tuaja përpara se t'i dërgoni me email.
Ky është më shumë se një rregull i formës së mirë. Kjo është një domosdoshmëri! Por, për fat të keq, shumë përdorues as nuk dinë për të.
Do të mësoni më shumë se pse është e nevojshme dhe si ta bëni këtë në mësimin "Ngjeshja e një fotoje".
Ushtrimi
- Dërgoni një letër nga e-mail juaj me një skedar të bashkangjitur në adresën tuaj. Kjo do të thotë, në fushën "Për", shkruani adresën tuaj të emailit. Pas dërgimit do të merrni nga vetja të njëjtën letër me këtë skedar bashkëngjitur.
- Hapni letrën tuaj dhe përpiquni të shikoni skedarin e dërguar drejtpërdrejt në postë. Pastaj shkarkoni atë në kompjuterin tuaj dhe hapeni direkt nga ai.
- Dërgoni letra në adresën tuaj me disa bashkëngjitje (si individualisht ashtu edhe të mbyllura).
- Provoni të dërgoni foto pasi t'i kompresoni ato.
Kohët e fundit e kam funksionuar këtë, kështu që edhe pse do të ndahesha:
Dërgimi i të gjithë postës në dalje te dosjet Sent me postfix dhe cyrus imap.
Bëni postfix dërgoni kopjet e kopjeve të të gjitha postave elektronike në një llogari të veçantë postare "të dërguara". Përdorni sitën në këtë llogari të veçantë për të ridrejtuar të gjitha emailet në dosjen Artikuj të dërguar të lidhur me llogarinë.
Krijo një llogari përdoruesi të emailit për të dërguar
Mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është të krijoni një llogari të re unix për paraqitjet, duke vendosur shell në / bin / false në mënyrë që askush të mos mund të hyjë në:
Pritësi $ sudo përdoruesi shtoi hostin e dërguar $ sudo chsh -s / bin / dërgua false
Konfiguro imazhin për përdoruesin e dërguar
Duke përdorur cyradm, ne krijojmë një kuti postare të re (dmth. përdorues) dhe i japim këtij përdoruesi akses në të gjitha dosjet tona të imazhit të artikujve të dërguar:
Pritësi $ $ Cyradm -përdoruesi cyrus localhost Fjalëkalimi:
Krijo një skript sitë për llogarinë e dërguar
Ky skript ridrejton të gjithë emailet hyrëse në llogarinë e dërguar, në dosjen "Dërguar" në kutinë hyrëse të dërguesit.
Skripti im quhet sent.sieve dhe duket diçka si kjo:
# Skript sieve për të dërguar. Nëse emaili dalës është "bcc" në këtë llogari, # ky skrip i sitës do ta ridrejtojë atë te dosja e dërguar "Dërguar" kërkon [" fileinto "]; nëse adresa: është: localpart" Nga "" userx "(fileinto" user.userx.Sent ";) adresa elsif: është: localpart" Nga "" usery "(fileinto" user.usery.Sent ";) elsif address: është: localpart" Nga "" userz "(fileinto" user.userz.Dërguar ";)
Ju do të duhet të vendosni një hyrje për secilin nga përdoruesit tuaj (userx, user, userz në shembullin e mësipërm). Unë nuk kam qenë në gjendje të gjej një mënyrë më të mirë për ta bërë këtë. Sugjerimet janë të mirëseardhura [email i mbrojtur]
Instaloni skriptin e sitës si kjo:
Host $ sieveshell localhost -user = dërguar -a = cyrus Fjalëkalimi:
Konfiguro hartëzimin bcc për postfiks
Në drejtorinë postfix (/ etc / postfix në debian) krijoni një skedar të quajtur bcc_map që duket kështu:
# kopjoni të gjitha postat e dërguara në nivel lokal në llogarinë e dërguar @ yourdomain.com [email i mbrojtur]
Përpiloni këtë në një skedar hash postfix duke përdorur:
Priti $ sudo postmap bcc_map
Shtoni konfigurimin e mëposhtëm në skedarin e konfigurimit postfix main.cf:
Sender_bcc_maps = hash: / etc / postfix / bcc_map
Dhe bëni postfix të rifreskoni konfigurimin e tij:
hosti $ sudo / etc / init.d / postfix rifresko
Testimi dhe korrigjimi
Dërgoni emailin dhe kontrolloni nëse është kopjuar në dosjen "Dërguar".
Në rast problemesh, duhet të kontrolloni regjistrat e cyrus dhe postfix (të gjitha janë regjistruar në / var / log / syslog në hostin tim debian). Gabimet dhe lejet e gabuara të aksesit zakonisht rezultojnë në dërgimin e disa sugjerimeve në regjistrat.
Të gjitha rregullat bazë të përcaktuara më poshtë lidhen kryesisht me korrespondencën e biznesit me partnerët, kolegët, klientët dhe performuesit tuaj. Përdorimi i tyre në korrespondencën personale është një çështje private për të gjithë. Megjithatë, ndjekja e këtyre rregullave në korrespondencën personale do të krijojë vetëm një përshtypje të mirë për ju.
Etika e emailit të biznesit
Nëse papritmas nuk dëshironi të lexoni më tej, kufizoni veten në të paktën rregullat themelore të mëposhtme:
- Përdorni butonin "Përgjigju të gjithëve" kur të përgjigjeni. Kjo do t'i mbajë marrësit origjinalë të emailit në kopje, në mënyrë që përgjigja juaj të mos kalojë. Unë rekomandoj shumë fshehjen e butonit "Përgjigju" në cilësimet e ndërfaqes. Nëse është e nevojshme, ju mund të hiqni marrësit e padëshiruar "me dorë".
- Mos e lini bosh fushën "Subject". Personat me të cilët korrespondoni mund të marrin qindra email në ditë dhe ata e përdorin këtë fushë për të vlerësuar shpejt rëndësinë dhe përmbajtjen e emailit.
- Shkronjat e citateve. Mos filloni një përgjigje me një letër të re, klikoni "Përgjigju të gjithëve" në letrën e marrë dhe mos e çaktivizoni funksionin e citimit për përgjigjet dhe përcjelljet në cilësimet e klientit të postës.
- Kur citohet plotësisht(nëse përgjigjja juaj për të gjithë letrën në tërësi) shkruani tekstin e përgjigjes në FILLIM të letrës, dhe jo në fund, në fund.
LE TE VAZHDOJME?
Marrja e letrave
- Letrat e marra duhet të lexohen. Nëse keni marrë një letër, do të thotë që dikush e dërgoi atë për ndonjë arsye (natyrisht, spam nuk konsiderohet këtu). Nëse një person ka letra të shënuara si të palexuara dhe ato janë më të vjetra se një ditë, ai nuk di të punojë me postën. Megjithatë, është e falshme nëse:
- personi vdiq ose u sëmur papritur;
- puna me postë nuk përfshihet në detyrat e tij zyrtare (atëherë ai nuk ka nevojë për një e-mail biznesi).
- Nëse nuk jeni menaxher, kontrolloni postën tuaj të paktën 2 herë në ditë: në mëngjes dhe pasdite. Mungesa e një përgjigjeje nga ju për një pyetje të prodhimit mund të ngecë punën e njerëzve të tjerë dhe të vonojë zgjidhjen e çështjeve.
- Nëse jeni menaxher, dita juaj duhet të fillojë duke drejtuar një klient email që qëndron i shkarkuar gjatë gjithë ditës dhe kontrollon automatikisht postën tuaj. Vendosni dorëzimin / marrjen automatike të postës të paktën çdo 10 minuta (mundësisht 1-3 minuta).
- Ju keni marrë një letër. Nëse jeni shumë i zënë, vlerësoni menjëherë nga kush është, temën dhe kaloni nëpër sytë tuaj - kjo do t'ju ndihmojë të vendosni shpejt nëse letra kërkon një përgjigje urgjente ose mund të presë pak.
- Nëse mundeni, atëherë përgjigjuni menjëherë. Kjo është mënyra më e lehtë dhe më efektive për të lëvizur biznesin tuaj dhe për të shmangur mbledhjen e bllokimeve të postës.
- Nëse e kuptoni se nuk do të jeni në gjendje të përgjigjeni brenda 24 orëve, është më mirë të shkruani menjëherë "Do të përgjigjem brenda dy ditësh" ose të paktën "Do të përgjigjem pak më vonë".
Tek, Cc, Bcc fushat
- Mos harroni se ka fusha "Për", "CC" dhe "BCC". Veprimet tuaja të mëtejshme (dhe veprimet e partnerëve tuaj të korrespondencës) varen prej tyre kur merrni një letër:
- "Për" - letra dhe informacioni ose pyetjet që ajo përmban i drejtohen drejtpërdrejt marrësit. Nëse po dërgoni një pyetje, jeni duke pritur për një përgjigje nga adresuesi i specifikuar në fushën "Për". Nëse jeni marrësi, atëherë duhet të përgjigjeni.
- "CC" ("Kopje") - marrësit që qëndrojnë në kopje marrin një letër "shënim" për informacion, ose "ftohen për dëshmitarë". Marrësi në kopje në përgjithësi nuk duhet t'i përgjigjet letrës; për më tepër, konsiderohet e sjellshme të fillohet me shprehjen “Më fal që ndërhyj” kur ka një nevojë të tillë.
- "BCC" ("kopje e verbër e karbonit") - një fushë për "intrigën e pallatit". Duke specifikuar një marrës në këtë fushë, ju "fshehurazi" i dërgoni atij këtë letër: marrësi kryesor ose ata në kopje nuk do të dinë për faktin e dërgimit të një letre këtij personi. Përdoret gjithashtu për postime masive në mënyrë që të gjithë marrësit të mos e dinë librin tuaj të adresave.
- Përdorni butonin "Përgjigju të gjithëve" kur të përgjigjeni. Kjo do të mbajë kopjet e marrësve të emailit fillestar dhe përgjigja juaj nuk do t'u kalojë atyre.
- MOS hiqni nga kopjet e letrës njerëzit e shtuar aty nga korrespondenti juaj. Nëse dëshironi të përgjigjeni diçka personale në mënyrë që korrespondentët e tjerë të mos marrin përgjigjen tuaj, atëherë fshini të gjithë nga kopjet, përveç atij që e ka shkruar letrën (po, ne kurrë nuk përdorim butonin Përgjigju).
- Nëse ka më shumë se dy adresues në fushën "Për" në letrën e marrë, kjo do të thotë që të dy korrespondentët ose njëri prej tyre duhet të përgjigjen. Konsideroni se të dy duhet të përgjigjen - nëse letra ju drejtohet juve dhe dikujt tjetër, përgjigjuni edhe juve (edhe nëse është një përgjigje si "Kjo pyetje nuk është për mua, le të përgjigjet filani").
- Nga ana tjetër, rekomandohet shumë që të MOS përfshini më shumë se një marrës në fushën "Për". Për një letër të dërguar për dy, nuk do të merrni përgjigje nga asnjëra, pasi secili do të mendojë se tjetri do të përgjigjet. Jo të gjithë e kanë lexuar këtë artikull.
- Përcjellja e korrespondencës private në një listë postare pa pëlqimin e korrespondentëve është joetike!
Fusha e lëndës
- Mos e lini bosh.
- Tema e letrës duhet të jetë e shkurtër, por të pasqyrojë përmbajtjen kryesore, temën e letrës. Titujt si "Pyetje", "Përshëndetje!" ose titujt e zbrazët ju japin një fillestari të cilit i mungojnë aftësitë bazë të shkrimit të biznesit.
- Kur i përgjigjeni një prej disa email-eve me linja të ndryshme subjekti, përgjigjuni atyre të sakta. Përgjigju letrës me temë "Takim të martën, 18.04" për mbledhjen dhe shkresës "Materiale për shtypje" për materialet për shtypje. Kjo është për shkak të citimit të korrespondencës së mëparshme (shih më poshtë seksionin "Shkrimi i letrave").
- Nëse keni nevojë të dërgoni periodikisht e-mail, si p.sh. raporte javore, përpiquni ta mbani konstant titullin, ose të paktën një pjesë e tij duhet të jetë konstante në mënyrë që marrësi të vendosë rregulla automatike për renditjen e postës së tillë.
Rëndësia e të shkruarit
- Nëse letra përmban informacione për ndryshime urgjente, tekstin e marrëveshjes ose informacione të tjera që duhet t'i kushtoni vëmendje para së gjithash - përdorni rëndësinë "e lartë", kjo do të nxjerrë në pah letrën në "Inbox".
- Mos përdorni kot rëndësinë "e lartë" - njerëzit "me zë të lartë" janë të bezdisshëm, jini më modest.
- Shënoni një letër personale për një korrespondent biznesi ose një letër me një foto qesharake ose lidhje me rëndësinë "e ulët".
Shkrimi i letrave (përgjigjet)
- Filloni me një përshëndetje, kjo është e sjellshme. "Përshëndetje Gria!" sugjeron që jeni shumë dembel për të shkruar emrin e personit. Edhe vetëm "Andrey!" ose "Mirëdita!" mjaft i sjellshëm dhe i mjaftueshëm.
- Flisni me personin në të njëjtën gjuhë. Kjo vlen jo vetëm për gjuhën ruse / angleze, por edhe për formën e tekstit. Nëse keni marrë një letër zyrtare, një përgjigje jozyrtare ndaj saj do të jetë mungesë respekti për të paditurin dhe një demonstrim i kulturës suaj të ulët. Përgjigja formale ndaj një apeli jozyrtar është ose një thirrje për pajtueshmëri me rregulloret, ose thjesht kërkohet nga rregullat e korporatës.
- Mundohuni t'i përgjigjeni gjithmonë shkronjës së fundit në zinxhirin e korrespondencës, dhe jo një të ndërmjetme.
- Ne ispolzuyte translit përveç kur dërgoni letra nga kushtet në të cilat është e vështirë të shtypni tekstin ndryshe (për shembull, nga një celular ose nga një kompjuter pa një paraqitje të tastierës ruse).
- Nëse klienti juaj i postës nuk e mbështet gjuhën ruse ose prish kodimet, atëherë bashkëngjitni tekstin e përgjigjes me një bashkëngjitje.
- Një letër biznesi duhet të jetë e saktë, koncize dhe specifike:
- Saktësia - përfshini informacionin e saktë të cilit i referoheni (datën dhe temën e një letre tjetër, datën e takimit, pikat e rendit të ditës së takimit, emrin e skedarit, lidhjen me një dokument në ueb, etj.).
- Lakonike - disa parashtruan në tre faqe atë që mund të shkruhej në tre fjali. Ai që mendon qartë e shpreh qartë, dhe korrespondenti juaj e sheh atë.
- Specifikimi - duhet të jetë e qartë nga letra ÇFARË SAKTËSISHT kërkohet nga marrësi, çfarë veprimesh duan prej tij.
- Korrespondenca e biznesit nuk është një vend për ushtrime epistolare dhe jo një vend për të shprehur emocione. Për këtë, ekzistojnë forume, dhoma bisede dhe mjete të tjera të komunikimit elektronik ndërpersonal. Teksti lakonik i biznesit nuk është thatësi, por kursim kohe dhe saktësi e mendimit.
- Nëse letra përmban disa pyetje, tema ose detyra, strukturojini ato dhe ndajini ato me paragrafë me ose pa numërim. Rrjedha e vazhdueshme e mendimit është e vështirë për t'u lexuar dhe është e lehtë të humbasësh pikën kryesore të letrës. Për më tepër, disa njerëz priren të dërgojnë menjëherë një letër të strukturuar keq në koshin e plehrave (edhe pse ndoshta ky është ekstremizëm).
- Mbani në mend se përgjigjja për një kërkesë ose detyrë "Le ta bëjmë atë!" i paplotë. "Ne do ta bëjmë atë deri në një datë të tillë", "pas kaq ditësh", "pas një ngjarjeje të tillë" - këto janë përgjigje më të qarta dhe më të sakta.
- Nëse letra është e formuluar në atë mënyrë që mund të përgjigjet thjesht "ok", atëherë përgjigja ka të ngjarë të merret shumë më shpejt. Për shembull, nëse keni shumë opsione se çfarë të bëni, sugjeroni një parazgjedhje.
- Teksti duhet të jetë pa gabime. Bebëzat e syrit jo e frikshme, por nëse e shkruani dhe shkruani fjalën gabimisht në çdo shkronjë, ajo bëhet e dukshme shumë shpejt, dhe "tre" juaj me një minus në Rusisht bëhet e qartë (si dhe konkluzione të mëtejshme spekulative për nivelin tuaj të përgjithshëm të arsimit dhe kulturës) .
- Mundohuni të mos përdorni formatimin html të shkronjës. Fatkeqësisht, ky format i shkrimit të letrave është i paracaktuar në Outlook, por kur e përdorni, veçanërisht kur citoni (përgjigje dhe përcjellë), lindin shumë pyetje.
- Nëse keni marrë një email në formatin html, MOS e ndryshoni atë në tekst të thjeshtë, kjo prish perceptimin e informacionit të dërguesit kur merr përgjigjen tuaj. Sa më i rëndësishëm të jetë korrespondenti juaj për ju, aq më e rëndësishme është të ruani perceptimin e tij adekuat. Ju mund të përballeni me theksimin e përgjigjeve tuaja në citate html me ngjyra, ose mund të përdorni gjithashtu butonin "Zvogëloni hyrjen" në panelin e formatimit html (megjithëse ka disa nuanca kapriçioze).
- Citoni tekstin e letrës origjinale. Çfarë mendoni se do të thotë kjo? As unë nuk e di: Për: AIST - zog krijues Tema: Re: Re: Re: Pyetje Ok! Vasya
- Kurrë mos e modifikoni tekstin e një personi tjetër kur citoni! Ky është një lloj falsifikimi i letrave.
- Me citat të plotë (nëse i përgjigjeni të gjithë letrës në tërësi), shkruani tekstin e përgjigjes në FILLIM të letrës, dhe jo në fund.
- Nëse i përgjigjeni pikave duke përdorur thonjëza, ndani citimin me vija bosh SIPER DHE POSHT, dhe përdorni shkronja të mëdha në fillim të fjalive. Përpiquni të gjeni përgjigjet këtu:> ju sugjerojmë të zëvendësoni logon me atë të bashkangjitur,> pasi ky sfond shumë i gjallë nuk e gjeti logon në bashkëngjitje> korrigjoni mbishkrimin - në vend të "peshk" duhet të shkruani "skllav"! > ndryshe do te keqkuptohemi, mbishkrimi u korrigjua, me fal> dhe i fundit...
Ju pëlqeu materiali? Mund ta trajtoni autorin me një filxhan kafe aromatike dhe t'i lini një urim 🙂
Trajtimi juaj me siguri do t'i dorëzohet autorit. Një filxhan kafe nuk është shumë, por ngroh dhe jep forcë për të krijuar më tej. Ju mund të zgjidhni se si ta trajtoni autorin.Një filxhan kafe nga PitStop për 60 rubla.
Ekspres i fortë për 110 rubla.
Latte i lezetshëm për 175 rubla.
X Dëshironi të lini një dëshirë për autorin?
Lini një dëshirë Skip
Pothuajse në të gjitha rastet, komunikimi me agjencitë shtetërore apo personat juridikë bëhet më së miri përmes një letre rekomande. Kjo formë komunikimi ju lejon gjithmonë të provoni se e keni adresuar pyetjen tuaj. Por cila është mënyra e duhur për të dërguar letra dhe më pas për të provuar?
Detyrimi për të dërguar korrespondencë si letër të regjistruar përmendet vazhdimisht në legjislacionin aktual të Federatës Ruse. Për shembull, pjesa 3 e Artit. 125 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse përcakton se " Paditësi është i detyruar t'u dërgojë personave të tjerë pjesëmarrës në çështje kopje të kërkesëpadisë dhe dokumentet që i bashkëlidhen, të cilat nuk i disponojnë, me postë rekomande me vërtetim marrjeje.", ose pjesa 4 e Artit. 45 i Kodit të Strehimit thotë se “ pronari ... me iniciativën e të cilit thirret një mbledhje e përgjithshme e pronarëve të lokaleve në një ndërtesë apartamentesh, janë të detyruar të informojnë pronarët e lokaleve ... një mesazh për mbajtjen e një mbledhjeje të përgjithshme ... duhet t'i dërgohet secilit pronar i një lokali në këtë ndërtesë me postë rekomande»Norma të ngjashme përmbahen edhe në akte të tjera normative.
Njoftimi i saktë i palës u bë shumë i rëndësishëm pas ndryshimit në Kodin Civil të Federatës Ruse në 2013 dhe futjes së një neni të ri 165.1 "Mesazhe të rëndësishme juridike" që nga ai moment, përgjegjësia për mesazhet e padorëzuara ra mbi marrësin.
Më herët, siç ishte, ju kanë dërguar një letër në adresën e regjistrimit, por ju nuk e keni marrë. Për shembull, kjo letër përmbante një ofertë për të blerë pjesën tuaj në pronësinë e një apartamenti. Sepse Ju nuk treguat dëshirë për të blerë aksionin, atëherë transaksioni u zhvillua pa ju. Do ta zbuloni dhe do të ndërmerrni veprime ligjore. Ju tregoni dokumente që nuk jetoni në adresën e regjistrimit për 10 vjet dhe gjykata është në anën tuaj, tk. shitësi duhet të kishte ndërmarrë hapa drejt kërkimit tuaj dhe transaksioni është anuluar. Në një kohë, një skemë mashtrimi shumë e zakonshme, që paratë do të ikin. Dhe tani? Dhe tani gjithçka, një skemë e tillë është mbyllur pikërisht nga neni 165.1 i Kodit Civil të Federatës Ruse. Tani ju jeni përgjegjës për të siguruar që letra të merret nga ju.
Që nga miratimi i kësaj dispozite, vëmendja është shtuar në faktin e konfirmimit të dorëzimit të letrës tek adresuesi. Më parë, kishte dy opsione: njoftimi i marrjes, i cili duhej të priste një kohë të gjatë; informacion nga faqja e postës së Rusisë. Opsioni i dytë është një njoftim më i shpejtë, por lindi pyetja për konfirmimin dokumentar të kësaj prove. Palët filluan të dërgojnë në gjykatë kopje të ekranit (screenshot) nga faqja e internetit e Postës Ruse, me të dhëna për marrjen e letrës, dhe gjyqtari duhej të kontrollonte këtë informacion duke kryer një kontroll.
Kohët e fundit (në fillim të shkurtit 2016), u bë e mundur marrja e një konfirmimi me shkrim nga faqja pochta.ru e mbrojtur nga një nënshkrim dixhital. Konfirmimi i printuar ka një kod numerik të veçantë, vlefshmëria e të cilit mund të verifikohet.
Rekomandimet tona: ju rekomandojmë që të dërgoni korrespondencë si një letër të regjistruar, të ruani faturën si dëshmi të dërgimit dhe të printoni informacionin e mbrojtur me një nënshkrim dixhital nga faqja e internetit pochta.ru. Nëse ndiqni këtë rekomandim, nuk do të ketë dyshime në provat tuaja.
Nëse në të ardhmen duhet të provoni marrjen e jo vetëm një mesazhi, por një dokumenti specifik, për shembull, "Kërkesa për të blerë një aksion" ose "Pëlqimi për kushtet e kontratës" ose "Tërheqja e pëlqimit për përpunimin të të dhënave personale”, më pas dërgoni një letër jo të regjistruar, por me vlerë. Kur dërgoni një letër të vlefshme, lista do të tregojë emrin e dokumentit që po dërgoni, i cili më vonë do të konfirmojë faktin e dërgimit të tij.
