Programet më të mira për punë në zyrë dhe menaxhim dokumentesh. Tre burime dhe tre komponentë të DOW

22.04.2019 Gabimet

në kohë dhe akses i shpejtë ndaj informacionit sot është kusht i nevojshëm zgjidhje e suksesshme e të gjithë gamës së detyrave me të cilat përballen ndërmarrjet dhe organizatat. Prandaj, faktorë të tillë si efikasiteti dhe cilësia e formimit të dokumenteve, mirëfunksionimi i shërbimit të referencës dhe informacionit, organizimi i qartë i ruajtjes, kërkimit dhe përdorimit të dokumenteve ndikojnë drejtpërdrejt në cilësinë e menaxhimit dhe rrjedhimisht në efikasitetin ekonomik. të ndërmarrjes në tërësi.

Një nga mënyrat kryesore për të rritur produktivitetin e punonjësve dhe efikasitetin e organizatës është zvogëlimi i kohës që shpenzohet në mënyrë joproduktive në kërkim. informacionin e nevojshëm, për të kryer veprime të caktuara në kuadër të procesit afarist të përpunimit të dokumenteve.

Menaxhimi i organizatave dhe ndërmarrjeve bazohet në proceset e mëposhtme:

Marrja e informacionit dhe përpunimi i tij;
Analiza, përgatitja dhe vendimmarrja;
Zbatimi i vendimeve;
Kontabiliteti dhe kontrolli i vendimeve të marra.

Proceset e punës në zyrë dhe qarkullimit të dokumenteve konsiderohen kryesisht si një pasqyrim dokumentar dhe mbështetje e proceseve të menaxhimit. Menaxhimi i dokumentacionit mbulon tre detyra kryesore në lidhje me sistemet e softuerit të automatizimit:

Dokumentacioni (krijimi i dokumenteve mbështetëse dhe regjistrimi veprimtari menaxheriale d.m.th përgatitja, projektimi, miratimi dhe prodhimi i tyre);
organizimi i qarkullimit të dokumenteve (sigurimi i lëvizjes, kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve);
sistematizimi i ruajtjes arkivore të dokumenteve (përcaktimi i rregullave për ruajtjen e informacionit të krijuar në organizatë, kërkimi dhe përdorimi i tij për të mbështetur vendimmarrjen menaxheriale dhe procedurat e biznesit).

Për zgjidhjen e këtyre problemeve të menaxhimit të dokumentacionit, është zhvilluar sistemi i informacionit "DeloPro". Sistemi DeloPro është krijuar për të automatizuar modelin tradicional të punës së zyrës shtëpiake. Ajo siguron kontrolli i hapave lëvizja dhe ekzekutimi i të gjithë grupit të dokumenteve në ndërmarrje, ndarjet strukturore dhe degët e saj në të gjitha fazat cikli i jetes dokumente: nga pranimi ose krijimi - deri në transferimin në arkiv ose shkatërrim.

Sistemi mbështet një teknologji që është plotësisht e njëpasnjëshme me teknologjitë e punës në zyrë të zhvilluara tradicionalisht në ndërmarrjet ruse. Ai u zhvillua në përputhje me "Udhëzimet standarde për shkresën në ministri dhe departamente Federata Ruse"dhe dokumente të tjera rregullatore që rregullojnë këtë fushë veprimtarie. Si rezultat, u krijua një sistem që, nëse është e mundur, riprodhon organizimin dhe atributet e teknologjisë tradicionale vendase dhe përputhet plotësisht me kërkesat rregullatore në lidhje me regjistrimin e dokumenteve, shpërndarjen e tyre, monitorimin e ekzekutimit. , etj.

Sistemi DeloPro përdor më së shumti teknologjive moderne punë me dokumente. I ndërtuar mbi bazën e teknologjisë klient-server, sistemi mbështet organizimin e shpërndarë të rrjedhës së punës së korporatës. Sistemi zbaton një mekanizëm për menaxhimin e progresit të punës për të menaxhuar kalimin e dokumenteve për organizatën dhe për të përcaktuar funksionet e rolit të përdoruesve kur punojnë në dokumente. Funksionet e menaxhimit të dokumenteve (ruajtje, kërkimi, etj.) zbatohen duke përdorur sistemet moderne menaxhimi i bazës së të dhënave në mbarë ndërmarrjen. Sistemi gjithashtu mbështet shkëmbimin e dokumenteve përmes postës elektronike, gjë që bën të mundur ndërtimin mbi bazën e tij të strukturave të shpërndara gjeografikisht për menaxhimin e dokumenteve.

Sistemi është gati për përdorim. Vënia në punë e sistemit nuk kërkon programim. Thjesht instaloni atë rrjeti kompjuterik, shkruani parametrat që përshkruajnë strukturën e organizatës dhe rregullat e pranuara të punës në zyrë dhe kryeni trajnimin e stafit. Kështu, sistemi mund të konsiderohet si një teknologji e gatshme zyre.

Përshkrimi i shkurtër i produktit

Objekti kryesor i automatizimit për sistemin DeloPro është fluksi i informacionit që lidhet me funksionet e regjistrimit dhe kontrollit të punës në zyrë. Si rezultat, njësia kryesore e ruajtjes në bazën e të dhënave të sistemit është një kartë regjistrimi dokumentesh - një analog elektronik i një karte tradicionale të regjistrimit dhe kontrollit. Vetë baza e të dhënave, e cila ruan kartat e regjistrimit të dokumenteve, në analogji me rrjedhën tradicionale të punës, quhet skedar karte.

Funksionaliteti i sistemit mbështet mirëmbajtjen e një karte regjistrimi në të gjitha fazat e ekzekutimit të dokumentit dhe siguron rrjedhën e mëposhtme të punës:

regjistrimi i një dokumenti (krijimi i një karte regjistrimi për një dokument);
transferimi (raporti) i dokumenteve te kreu;
shqyrtimi i dokumenteve nga kreu (rezoluta);
futja e informacionit nga rezoluta (emrat e interpretuesve, afatet) në kartën e regjistrimit;
transferimi i dokumenteve te kontraktori;
kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve;
ekzekutimi i dokumentit;
shlyerja e dokumentit në rast.

Sidoqoftë, përqendrimi në automatizimin e funksioneve të zyrës nuk do të thotë që sistemi nuk mund të përdoret për punë të drejtpërdrejtë me dokumente: një numër i pakufizuar skedarësh mund t'i bashkëngjiten çdo karte regjistrimi, duke formuar version elektronik dokument. Në të njëjtën kohë, skedarët mund të jenë jo vetëm tekst, por edhe çdo format tjetër (për shembull: grafikë, audio, video, etj.) të mbështetur nga sistemi operativ dhe të krijuar duke përdorur çdo aplikacion Windows. Kur një përdorues hap një dokument, bëhet një telefonatë e integruar në aplikacionin përkatës.

Mekanizmat e integruar në sistem për gjenerimin e raporteve standarde dhe pyetjeve në bazën e të dhënave të dokumenteve bëjnë të mundur kryerjen kontrollin operacional ekzekutimin e dokumenteve dhe kërkim i shpejtë informacionin e nevojshëm.

Përdoruesit e sistemit DeloPro janë punonjës të ndërmarrjes të cilëve u është dhënë e drejta për të punuar me sistemin. ku përdorues të ndryshëm mund të sigurohet mundësi të ndryshme. Për shembull, një përdoruesi mund të lejohet të regjistrojë dokumente, një tjetri do t'i mohohet qasja në këto funksione. Një mekanizëm i tillë për përcaktimin e roleve funksionale të përdoruesve në kombinim me një të personalizueshëm me shumë nivele sistemi i ndihmës ju lejon të përshtatni në mënyrë fleksibël programin me veçoritë e punës me dokumente në një organizatë të veçantë.

Kur automatizoni procesin e punës në zyrë duke përdorur sistemin DeloPro, qasje të ndryshme për shpërndarjen e funksionet e personalizuara, të cilat parashikojnë një shkallë të ndryshme të përfshirjes së punonjësve të ndërmarrjes si përdorues të sistemit. Pra, nëse parashikohet një procedurë në të cilën interpretuesit vazhdojnë të punojnë me dokumente në letër, dhe funksionet e regjistrimit dhe kontrollit i nënshtrohen automatizimit, atëherë një rreth i kufizuar punonjësish mund të përfshihet si përdorues të sistemit. Nëse qëllimi i automatizimit është kalimi në teknologjinë pa letra, d.m.th. interpretuesit punojnë vetëm me kopje elektronike dokumentet, atëherë të gjithë pjesëmarrësit në procesin e rrjedhës së punës, duke përfshirë menaxherët dhe performuesit, duhet të bëhen përdorues të sistemit.

Sistemi i automatizimit të punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve "DeloPro" i përket një numri të produkte softuerike, i zhvilluar duke marrë parasysh specifikat e brendshme dhe kuadrin rregullator, dhe synohet të zbatohet veçanërisht në ndërmarrjet vendase. Theksoni përsëri këtë veçori kjo për faktin se rregullat tradicionale të punës në zyrë në Rusi dhe jashtë saj ndryshojnë ndjeshëm nga njëra-tjetra. Dhe për këtë arsye perëndimore sistemet softuerike, që synon automatizimin e punës së zyrës, shpesh nuk mund të përdoret drejtpërdrejt, d.m.th. pa ndryshuar (rregulluar) skemën e rrjedhës së punës dhe rregullat e punës në zyrë me standardin perëndimor.

Funksionaliteti kryesor i DeloPro:

regjistrimin dhe ruajtjen në bazën e të dhënave lloje te ndryshme dokumente;
formimi i udhëzimeve dhe vendimeve për dokumentin;
formimi i një liste dokumentesh që lidhen me atë aktual dhe kërkimi i dokumenteve në listën e lidhjes;
vendosja e rezolucioneve dhe udhëzimeve për kontroll;
mirëmbajtja e skedarëve të regjistrimit dhe kontrollit me aftësinë për të vendosur kritere komplekse kërkimi për dokumente, për të krijuar llojet tuaja të raporteve, etj.;
shpërndarja dhe marrja e dokumenteve ndërmjet departamenteve të organizatës (sipas rrjet lokal) dhe organizatave të tjera (me e-mail);
krijimi i një arkivi të dokumenteve në fund të vitit kalendarik;
vendosja e të drejtave për të futur, modifikuar dhe veprime të tjera në dokumente për çdo përdorues.

Sistemi kërkon:

Kompjuter me procesor i486 ose më i lartë, RAM të paktën 8 MB dhe hapesire e lire të paktën 4 MB në hard disk.
Sistemi operativ Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
SQL Server FireBird 1.5.
Për të marrë formularët e daljes së raportimit, është e nevojshme të keni në kompjuterin e përdoruesit ndonjë redaktori i tekstit, i cili mbështet formatin RTF (rekomandohet MS Word 6.0 ose më i lartë).

Detyra për të mbajtur shënime zakonisht i caktohet sekretarit. Ky pozicion nuk kërkon arsim special, dhe shpesh aplikantët me përvojë minimale të punës pranohen për të. Por menaxhimi i dokumenteve është një çështje e përgjegjshme dhe e rëndësishme, varet kryesisht nga saktësia dhe korrektësia e tij. punë e suksesshme ndërmarrjeve.

Biznesi mund të jetë:

e përgjithshme - që ka të bëjë me kryesoren aktivitetet e kompanisë,
personeli - për dokumentacionin mbi personelin, të mbajtur nga departamenti i personelit,
sekret - gjendet në disa struktura shtetërore dhe ka standarde të sjelljes,
elektronike - kur një pjesë e informacionit transmetohet në format dixhital.

Nuk është e vështirë të zotërosh vetë bazat e punës në zyrë. Është më mirë të fillohet me dokumentin më të rëndësishëm dhe themelor - nomenklaturën e rasteve.

Nomenklatura e rasteve

Ky është një dokument me një listë të të gjitha "rasteve" në organizatë. Nën "vepër" në këtë rast nënkupton një grup letrash biznesi të të njëjtit lloj ose drejtim.

Nomenklatura është një sistem që ju lejon të analizoni aktivitete dokumentare ndërmarrjeve. Për ta përpiluar atë, duhet të përcaktoni një listë të të gjitha llojeve të disponueshme të dokumenteve. Pastaj kombinojini ato në drejtime Çdo lloji i caktohet një numër - një kod, ai mund të përbëhet nga disa numra ose shkronja, për shembull, numri, viti apo edhe muaji i botimit, nëse vëllimi i dokumenteve është i rëndësishëm.

Për shembull: 01/BU/2017, ku 01 është numri serial, BU është kontabiliteti, 2017 është viti. Tregon gjithashtu periudhën e ruajtjes dhe vendin në arkiv kur do të dorëzohet çështja atje. Ju mund të miratoni nomenklaturën në periudhë të caktuar- për një vit, 3 vjet ose 5 vjet, nëse nuk parashikohen ndryshime. Përpara miratimit, përmbajtja e nomenklaturës duhet të kontrollohet nga drejtuesit e departamenteve për sa i përket punës së tyre.

Një nomenklaturë përpilohet me qëllim të arkivimit të përshtatshëm të letrave, si dhe për futjen e rasteve në një sistem. Ndihmon për të përshkruar shkurtimisht bazat e punës në zyrë, pasqyron llojet kryesore të letrave të biznesit, duke marrë parasysh karakteristikat e ndërmarrjes. Zakonisht përpilohet në formën e një tabele - emri i çështjes, kodi (numri), vendi në arkiv, periudha e ruajtjes. Rastet më së miri grupohen sipas llojit, departamentit të publikimit të tyre.

Llojet e dokumenteve në organizatë

Numri i rasteve dhe llojeve të dokumenteve lidhet drejtpërdrejt me specifikat e veprimtarisë së shoqërisë. Shpesh, fluksi i punës ndahet në blloqe, të cilat kryhen nga specialistë në fushat e punës. Por ekziston një listë që është tipike për çdo kompani, qoftë tregtare apo shtetërore:

Hyrja - hyrja në organizatë nga jashtë - gjithçka që vinte me postë, me korrierë, të dorëzuar personalisht nga përfaqësues të organizatave të tjera.

Kutia dalëse - dërguar nga organizata - çdo gjë që u drejtohet të tjerëve personat juridikë, si dhe individët(përgjigje, letra, vendime).

E brendshme - mos shkoni përtej organizatës, duke rregulluar punën e ndërmarrjes (urdhra, urdhra, rregullore, rregullore, etj.).

Si rregull, për secilin lloj mbahet një ditar i veçantë regjistrimi, në të cilin shënohet numri serial, data, emri, nga ka ardhur ose nga është dërguar dokumenti dhe emri i personit përgjegjës.

Nëse ditari regjistron dokumentet e dorëzuara punonjësve, një fushë nënshkrimi lihet në faturë. Gjithashtu, mund të bëhet shënim në ditar me ç'rast, sipas nomenklaturës, një kopje është depozituar për ruajtje.

Organizata gjithashtu mund të mbajë regjistrat e udhëtimeve të brendshme të biznesit, llogaritjen e dorëzimit të çelësave, kohën e mbërritjes në vendin e punës madje edhe telefonata. Ndonjëherë numri i librave të regjistrimit çon në krijimin e një regjistri revistash. E gjitha varet nga nevoja dhe praktika mbizotëruese në ndërmarrje.

Revistat duhet të jenë të numëruara, të qepura dhe të vulosura, kjo bëhet për të përjashtuar mundësinë e zëvendësimit të fletës.

Kontabiliteti është baza e punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve. Numri i revistave dhe rasteve varet nga nevojat e kompanisë dhe dëshira për të regjistruar të gjitha letrat në dispozicion.

Rregullore për rrjedhën e dokumenteve

Pas zhvillimit të nomenklaturës së rasteve dhe listës së revistave të kërkuara, është e arsyeshme të hartohet një Rregullore për rrjedhën e punës së organizatës. Kjo është një rregullore që shpjegon rregullat për përpilimin, transferimin, arkivimin e të gjitha letrave në dispozicion. Ai përshkruan procedurën për çdo rrjedhë të dokumentacionit dhe përcakton kohën e transferimit të tij nga një departament në tjetrin.

Rregullorja e mostrës

Dispozita do të ndihmojë për të shmangur konfuzionin, zhvendosjen e përgjegjësisë dhe humbjen e dokumenteve të rëndësishme të biznesit. Për çdo rrjedhë, është përshkruar një rrugë - për shembull: publikimi, miratimi, regjistrimi, dërgimi te adresuesi, depozitimi në arkiv.

Vula dhe vula

Shpesh, fillestarët, dhe jo vetëm ata, nuk mund të kuptojnë se në cilat raste nevojitet vula e organizatës dhe në cilat jo. Përgjigja është shumë e thjeshtë: formularët dalës vërtetohen me vulë, sepse. prania e një vule vërteton origjinën e letrës. Letrat e brendshme nuk kërkojnë një vulë, si nënshkrimi i menaxhmentit në këtë rast është i mjaftueshëm.

Dokumentet e ardhura pas regjistrimit të tyre i kalojnë titullarit për vendimmarrje dhe caktimin e një personi përgjegjës për ekzekutimin ose përgjigjen. Ata gjithashtu nuk kërkojnë printim. Mos ngatërroni vulën dhe vulën. Pullat mund të jenë shumë të ndryshme, nga "Numri në hyrje ..." në "Kopja është e saktë", dhe nr efekt juridik nuk kanë. Ky është vetëm një mjet ndihmës për punën e një sekretari.

Element i domosdoshëm i një biznesi të suksesshëm

Paketa softuerike "Office work 3.0" është krijuar për automatizim proceset standarde puna e zyrës në ndërmarrje në përputhje me GOST R 6.30-2003 “Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Kërkesat për dokumentacion », si dhe GOST R 51141-98 "Punët e zyrës dhe arkivimi". Programi përdor terma dhe përkufizime sipas GOST R51141-98.

Programi funksionon në platformën e bazës së të dhënave moderne MS SQL Server 2005 dhe maksimizon performancën dhe shkallëzimin e tij.

Teknologjia e zhvillimit që kemi zgjedhur na lejon të shmangim kostot shtesë për blerjen e licencave dhe përmirësimin e kompjuterëve. Kompjuteri juaj ekzistues, për shembull, me një procesor Pentium IV dhe 256 MB RAM, është mjaft i mjaftueshëm. Të gjitha proceset e punës në zyrë mund të organizohen si në rrjetin lokal ashtu edhe në një kompjuter të nëpunësit.

Kompleksi është projektuar duke përdorur një ndërfaqe intuitive dhe nuk kërkon trajnim të veçantë të punonjësve. Bazuar në përvojën tonë, përdoruesi mesatar dhe i papërvojë i kompjuterit mëson punë e pavarur me programin në rreth 1 orë.

Së bashku me funksionin kryesor të mbajtjes së të dhënave, programi ofron mundësi të shumta për organizimin e punës ekipore për të kryer udhëzimet dhe urdhrat nga menaxhmenti dhe për të përmirësuar disiplinën e performancës. Kështu, nga puna e thjeshtë në zyrë, mund të kalohet në nivelin e formimit dhe dërgimit automatik të udhëzimeve tek ekzekutorët dhe të sigurohet kontroll mbi ekzekutimin e tyre.

Aplikimi i komponentit "Modelet dhe STP" paketë softuerike Paperwork 3.0 është krijuar për të organizuar punën e ekzekutuesve me forma uniforme të dokumenteve të miratuara nga organizata, si dhe për të përdorur standardet e ndërmarrjes (STP) në praktikë që përcaktojnë organizimin dhe zhvillimin e proceseve të prodhimit dhe menaxhimit.

Së bashku me nëpunësin, programi mund të operohet me sukses nga asistentë dhe referues të drejtorëve, punonjës të aparatit të gjenit. drejtori dhe sekretariati. Komponent shtesë "Sekretari-Referent" ju lejon të organizoni takime, orarin e drejtorit, të organizoni kontroll mbi zbatimin e ngjarjeve të takimeve, të regjistroni detyrat aktuale të sekretarit, etj.

Objektet kryesore të kontabilitetit "Punët e zyrës 3.0"

Objektet kryesore të kontabilitetit në program janë:

Dokumentet hyrëse
Dokumentet dalëse
Porositë
Porositë

Shtesë (komponenti "Sekretar-referent")

Takimet

Orari i menaxherit

Detyrat

Shërbime ndihmëse

Shtypje zarfesh;

Formimi i "listës së postimeve"

Skanimi i dokumenteve (në linjë)

Modelet dhe STP;

Në total, ka 4 kategori përdoruesish në sistem:

nëpunës

Mbikëqyrësi

Ndihmës Sekretari

Ekzekutues

Përfitimet e paketës softuerike "Office Work 3.0"

Automatizimi i punës në zyrë në një kohë të shkurtër dhe me kosto minimale;
Disponueshmëria e procedurave për të forcuar disiplinën ekzekutive, për të marrë kontrollin e ekzekutimit të udhëzimeve dhe urdhrave;
Prania në një paketë të vetme softuerike të funksioneve të punës në zyrë dhe menaxhimit të procesit të zbatimit të masave të urdhrave;
Aftësia për të ruajtur vëllime të mëdha të kartave dhe arkivave aktuale;
Shpejtësi e lartë duke kërkuar për dokumente
Disponueshmëria e formave standarde të raporteve;
Çmim i ulët pronësinë, sepse kompleksi funksionon në platformën e versionit falas të bazës së të dhënave MS SQL Server 2014.

Arkitektura e paketës së softuerit:

"Puna në zyrë 3.0" - këto janë dy Vende të Automatizuara të Punës (AWP) të ndërlidhura: AWP "Clerk" dhe AWP "Contractor". Më poshtë janë kryesoret e tyre funksionalitetin:

Shikim i përshtatshëm i orarit (për një ditë, një javë, një muaj);
Programoni takime;
Të përcjellë ecurinë e ekzekutimit të vendimeve dhe udhëzimeve;
Nëse është e nevojshme, shikoni Protokollin e çdo takimi dhe historinë e tij (një kartë që pasqyron pjesëmarrësit, pyetjet, folësit);
Shikimi i korrespondencës.

Kompleti bazë përfshin pjesa e serverit dhe 3 licenca klienti.

Puna e kompleksit softuerik mund të organizohet:

në një rrjet lokal me disa dhjetëra përdorues
në një kompjuter (për shembull, një nëpunës)

Kërkesat e sistemit operativ dhe harduerit

server

stacionet e punës

Sistemi operativ

MS Windows
XP Pro/Vista

MS Windows
2000/XP Prof/Vista

CPU

Pentium IV 1.5 GHz

Pentium III 1.0 GHz

RAM

512 MB

256 MB

Hapësirë e lirë në hard disk

1 GB

100 MB

E rëndësishme:

Zhvilluesit e paketës së softuerit u udhëzuan nga parimi i "prakticitetit dhe aksesueshmërisë", kështu që është bërë duke përdorur një ndërfaqe intuitive dhe nuk kërkon trajnim të veçantë të punonjësve- bazuar në përvojën tonë, një përdorues i zakonshëm i kompjuterit pa përvojë mëson të punojë në mënyrë të pavarur me programin për rreth në 1 orë. “Hot line” për klientët po funksionon vazhdimisht. Për më tepër, kompleti përfshin një manual përdorimi të qartë dhe gjithëpërfshirës.

Klubi i përdoruesve të PC "Office Work 3.0"

Fabrika e qumështit OAO Yuzhno-Sakhalinskiy
Zyra e Ministrisë së Drejtësisë së Federatës Ruse për Republikën e Bashkortostanit
Kontrolli Shërbimi Federal për mbikëqyrjen në fushën e menaxhimit të mjedisit (Rosprirodnadzor) në rajonin Oryol
Mbyllur Shoqëri aksionare"Urengoygidromekhanizatsiya"
"MUP Energjia e Novosibirsk"
Unioni Agroindustrial i Rusisë
SoyuzMash Rusia LLC
Kontrolli shërbim publik punësimi i popullsisë së Republikës së Adygeas
"Kanorët e anijeve Chkalovsky"
MU "Departamenti i Financave i Administratës së Qytetit të Labytnangi" (75 përdorues)
OJSC "Uzina Elektromekanike Volzhsky"
"Korpusi i Parë Kadet Kufitar i Shërbimit Federal të Sigurisë së Federatës Ruse
Institucioni Federal Shtetëror "OUMT i Lindjes së Largët dhe Forcat e Armatosura të Ministrisë së Punëve të Brendshme të Rusisë"
UBEP GUVD për rajonin e Volgogradit.
StroyAtlant LLC
MB "Kalmneft"
"Urangeo"
Sekretariati i Këshillit të Asamblesë Ndërparlamentare të Shteteve Anëtare të CIS
Shoqata e Bankave Ruse
"Kolegji multidisiplinar Yamal"
Kolegji Agro-Industrial Nizhnekamsk
Ndërmarrja komunale "Ndërmarrja e rrjeteve elektrike Vsevolozhsk"
Departamenti i Punës dhe mbrojtjes sociale popullsia e Administratës së Formacionit Komunal të Qytetit të Salekhardit
FGOU SPO "Kolegji i Ekonomisë dhe Teknologjisë në Ekaterinburg"
Gazpromavia
Grupi i kompanive "Stomus"
LLC "NTMK-Energo"
GDOU kopshti i fëmijëve №68
dhe të tjerët...

Automatizimi i punës në zyrë dhe rrjedhës së dokumenteve zë me siguri vendin e tij në fushën e sistemeve të automatizimit të ndërmarrjeve. Por, përpara se të merrni një vendim për automatizimin e zyrës, është e nevojshme të kuptoni saktë terminologjinë. Ndonjëherë, për detyra thjesht klerike, ata i drejtohen programeve që nuk janë plotësisht të destinuara për këtë.

Nëse flasim për gjëra që na dallojnë nga pjesa tjetër e botës, atëherë së pari na vijnë ndërmend baleti, vodka, gazi, liri, kërpi dhe sateliti i parë. Pothuajse të gjitha sa më sipër nuk janë më prerogativë vetëm e Rusisë, vetëm në fushën e gjuhës dhe kulturës askush nuk kërkon të konkurrojë me ne. Nuk ishte përjashtim dhe fusha e punës me dokumente. punë zyre në formë moderne lindi në Rusi në 1811, ishte dhe është ende aq origjinal sa është mjaft e mundur të flitet për veçoritë e saj kombëtare.

Cili është ndryshimi midis punës në zyrë, rrjedhës së dokumenteve dhe procedurave të biznesit

Nga prodhuesit software në fushën e punës me dokumente dëgjohen shpesh fjalët “punë zyre”, “rrjedhje dokumentesh”, “arkivë elektronike të dokumenteve”, “procedura biznesi” etj. Si rregull, të gjitha këto koncepte i përdorin si sinonime për të promovuar. zgjidhjet dhe teknologjitë e tyre.

Si rezultat, ka pasur dallim domethënës në opinionet e prodhuesve dhe përdoruesve për gjithçka, madje edhe më shumë pyetje të thjeshta. Ndonjëherë, për detyra thjesht biznesi, ata kthehen në zgjidhje që nuk janë plotësisht të destinuara për këtë. Kjo, natyrisht, dëmton tregun, ngatërron përdoruesit dhe ngadalëson zhvillimin e industrisë ruse të punës në zyrë. Ndoshta ne jemi tashmë të pjekur për krijimin e një lloj shoqate profesionale të krijuar për të kryer punë edukative, duke sjellë terma dhe përkufizime në një emërues të përbashkët dhe duke vendosur standarde për automatizimin e punës së zyrës ruse.

Por kjo është një temë për një diskutim më vete, dhe më poshtë nuk do ta prekim në detaje. Qëllimi i këtij artikulli është një përpjekje për të klasifikuar konceptet kryesore që hasen brenda puna e zyrës dhe qarkullimi i dokumenteve në ndërmarrje, si dhe mbështetje për menaxhimin e dokumentacionit, për të dhënë përkufizimet bazë dhe përshkruani tiparet kryesore të punës së zyrës kombëtare. Ne gjithashtu do të ndalemi shkurtimisht në disa produkte të krijuara për të automatizuar punën me dokumente tregu rus, dhe ne do të përpiqemi t'i shqyrtojmë ato nga këndvështrimi i këtyre përkufizimeve dhe thelbi i vetë zgjidhjeve. Kjo mund të jetë e dobishme, për shembull, për ata që e konsiderojnë OCR si më të mirën komponent i rëndësishëm në automatizimin e rrjedhës së punës së korporatës. Si përfundim, ne do të përpiqemi të vlerësojmë perspektivat për zhvillimin e industrisë ruse të automatizimit të zyrave dhe menaxhimit të dokumenteve.

Për të filluar, le të ndalemi shkurtimisht në konceptet, termat dhe vizionin tonë për vendin e punës në zyrë në sigurimin e menaxhimit të ndërmarrjeve ruse. Menjëherë bëni një rezervë që këto përkufizime janë përbërës të një shkence të tillë si menaxhimi i dokumenteve.

Si ndryshon shkresa nga shkresa?

Për shumë njerëz, të dy termat janë sinonime. Sipas mendimit tonë, ato duhet të dallohen.

Mbështetja e dokumentacionit të menaxhimit (DOE) mbulon çështjet e dokumentacionit, organizimit të punës me dokumentet në procesin e menaxhimit dhe sistematizimit të ruajtjes arkivore të tyre.

Dokumentacioniështë krijimi i dokumenteve, pra përpilimi, ekzekutimi, miratimi dhe prodhimi i tyre.

Pune zyre: një grup masash për të siguruar DOW të një ndërmarrje ose organizate. Ndonjëherë thuhet se institucioni arsimor parashkollor është funksioni kryesor i punës në zyrë.

Organizimi i punës me dokumente- sigurimin e lëvizjes, kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve.

Sistematizimi i ruajtjes arkivore të dokumenteve- përcaktimin e rregullave për ruajtjen e informacionit të krijuar në organizatë, kërkimin dhe përdorimin e tij për të mbështetur vendimmarrjen menaxheriale dhe procedurat e biznesit.

Rrjedha e dokumentit- lëvizja e dokumenteve brenda kornizës së DOW.

procedurën e biznesit- sekuenca e operacioneve të caktuara (punëve, detyrave, procedurave) të kryera nga punonjësit e organizatave për të zgjidhur ndonjë problem ose qëllim në kuadrin e veprimtarive të një ndërmarrje ose organizate.

Arkivi elektronik zgjidh problemet e sistemimit të ruajtjes arkivore të dokumenteve elektronike në kuadër të DOW.

pune zyre Përgjegjës për mbështetjen dokumentare të menaxhimit të ndërmarrjes.

procedurat e biznesit janë përgjegjës për drejtimin e një biznesi ose kryerjen e një funksioni të synuar dhe janë një mënyrë për të kryer menaxhimin praktik të ndërmarrjeve dhe institucioneve.

Çfarë është një arkiv elektronik?

Popullariteti i termit "arkiv elektronik" në Rusi është, për mendimin tonë, një nga tiparet kombëtare të ruse. punë elektronike në zyrë(si dhe triumfi i ideve të skanimit OCR). Në Perëndim, termi "datawarehouse" (depo të dhënave) është më i popullarizuar. Në vendin tonë, me sa duket, të dhënat kuptohen kryesisht si përmbajtje e dokumenteve dhe regjistrimeve në bazën e të dhënave. Prandaj popullariteti i termit klerik "arkiv".

Në punën klerikale, arkivi është përgjegjës për organizimin e ruajtjes së dokumenteve dhe është një nga tre detyrat kryesore klerikale (krijimi, teknologjia e përpunimit dhe sistemimi i dokumenteve). Shpesh dëgjojmë se disa sistemi i arkivit zgjidh në mënyrë ideale detyrat e organizimit të rrjedhës së dokumenteve. Kjo, bazuar në përkufizimet tona, nuk mund të jetë në parim, pasi në fakt dokumentet zhvendosen (thelbi i menaxhimit të dokumenteve) si pjesë e zgjidhjes së të tre detyrave, dhe jo vetëm si pjesë e sistemimit të ruajtjes arkivore.

Puna në zyrë dhe procedura biznesi

Dallimi midis punës në zyrë dhe procedurave të biznesit është më e lehtë për t'u treguar me një shembull nga jeta reale. Për shembull, një procedurë e thjeshtë biznesi për shitjen e një produkti te një klient mund të duket si kjo:

klienti thërret kompaninë për të bërë një porosi;
porosia regjistrohet në bazën e të dhënave të klientit;
lëshohet një faturë për mallrat;
llogaria transferohet në departamentin e kontabilitetit;
kontabiliteti merr para për mallrat, të cilat regjistrohen në sistemi i kontabilitetit;
mallrat dërgohen nga magazina, e cila shënohet në bazën e të dhënave të magazinës;
lëshohet një faturë dhe një faturë për mallrat;
mallrat i dërgohen klientit;
Fatura dhe fatura transferohen në departamentin e kontabilitetit.

Oriz. 1. Dallimi midis punës në zyrë dhe procedurave të biznesit

Në këtë procedurë biznesi, pikat 3 (krijo faturë), 4 (faturë transferimi), 7 (krijo faturë dhe faturë) dhe 9 (transmeto faturë dhe faturë) lidhen me rrjedhën e punës. Nëse shitjet janë më komplekse, për shembull, nëse ka një marrëdhënie formale të brendshme midis departamentit të shitjeve, magazinës dhe departamentit të kontabilitetit, atëherë mund të shfaqen procedura shtesë në punën e zyrës.

Kështu, operacionet nëpunës janë, si të thuash, të thurura në procedura biznesi ku duhet të shoqërohen me dokumente. Në disa raste, kjo është veçanërisht e vërtetë për organizatat qeveritare, procedurat e biznesit mund të përbëhen vetëm nga operacionet e zyrës. Kjo nënkupton dallimin kryesor ndërmjet punës në zyrë dhe procedurave të biznesit, që konsiston në dallimin e tyre funksional: puna në zyrë është përgjegjëse për mbështetjen dokumentare të menaxhimit të ndërmarrjes; procedurat e biznesit - për të bërë biznes ose kryerjen e një funksioni të synuar dhe janë një mënyrë për të zbatuar menaxhimin praktik të ndërmarrjeve dhe institucioneve.

Në të gjitha rastet, puna në zyrë përfshin dokumentacionin e procedurave të biznesit.

Një tjetër veçori specifike kombëtare, jo më pak e rëndësishme, është edhe ajo e kahershme dhe ndarje e qartë konceptet e "punës në zyrë" dhe "procedurave të biznesit". Ndoshta kjo për faktin se shkenca e dokumentimit si shkencë që studion dokumentet lindi në fillim të shekullit të 19-të. në zorrët e aparatit shtetëror rus. Për më tepër, si atëherë ashtu edhe tani kemi legjislacion shumë më të rreptë, ndryshe nga shumica e vendeve perëndimore, që kërkon dëshmi të qarta dokumentare të të gjitha hapave në pothuajse çdo fushë të veprimtarisë së sipërmarrjes. Për shembull, kontratat duhet të vulosen, informacioni në bazat e të dhënave nuk është zyrtar, dokumente elektronike nuk konsiderohet ligjërisht i përshtatshëm, etj.

Prandaj, një ndryshim shtesë midis produkteve dhe teknologjive të automatizimit në Perëndim dhe në Rusi është se zgjidhjet për ndërmarrjet ruse duhet të marrin parasysh praninë e dokumenteve letre në punën e zyrës në një masë shumë më të madhe dhe, në mënyrë paradoksale, të ofrojnë një skemë më pak të ngurtë për automatizimin. procedurat e biznesit. Kjo tezë, ndoshta, kërkon një shpjegim më të detajuar.

Sistemet perëndimore të automatizimit të zyrave në Rusi

Kryesor programet kompjuterike për punën në zyrë dhe procedurat e biznesit mund të ndahen përafërsisht në katër kategori kryesore (duke mos përfshirë mjetet për krijimin e dokumenteve dhe depove të të dhënave):

sistemet e rrjedhës së punës (automatizimi i procedurave të biznesit);
sisteme grupore (punë ekipore);
sistemet e menaxhimit të dokumenteve (kryesisht sigurojnë regjistrimin, ruajtjen dhe marrjen e dokumenteve);
sistemet e postës elektronike (shërbejnë për shkëmbimin e dokumenteve).

Kjo ndarje mori formë në treg rreth tre vjet më parë. Tani është mjaft e kushtëzuar për faktin se versionet e fundit shumica aplikacione të njohura duke u përpjekur të kombinojë të gjitha këto dhe shumë teknologji të tjera, si Lotus Domino. Për më tepër, secila prej këtyre teknologjive (përveç, natyrisht, e-mail-it, popullariteti i të cilit në biznes që në fillim ishte afërsisht i njëjtë me atë të mjeteve të krijimit të dokumenteve), në modë në Perëndim 2-3 vjet më parë, i dha rrugën koncepti i ri i bashkëpunimit dhe mesazheve ("bashkëpunimi dhe mesazhet").

Arsyet për këtë, sipas mendimit tonë, janë afërsisht të njëjta për ta dhe për ne (nëse nuk marrim parasysh thjesht gjuhësore, gjuhësore dhe probleme teknike lokalizimi, mbështetja për tabelat e kodeve, kërkimi, njohja, etj.)

Puna është se automatizimi i procedurave të biznesit dhe punës ekipore është, në parim, shumë i vështirë. Së pari, askush nuk ka dalë ende me rregulla universale për drejtimin e një biznesi të suksesshëm. Çdo organizatë është absolutisht unike në këtë aspekt. Për më tepër, në kuadrin e një procedure të automatizuar, nuk është gjithmonë e mundur të reagohet në mënyrë adekuate ndaj situatave emergjente, nga shfaqja e të cilave askush, natyrisht, nuk është i siguruar. Ndonjëherë automatizimi dëmton vetëm biznesin, shpesh një numër punonjësish i zgjidhin në mënyrë ideale detyrat e tyre në marrëdhënie joformale dhe korniza e sistemit të automatizuar vetëm i shtrëngon ata. Megjithatë, dhe shembuj të kundërt aspak e rrallë.

Si rezultat, për momentin më së shumti në mënyrë racionale Në automatizimin e proceseve të biznesit, është e arsyeshme të dallohen sa vijon: “Mos u përpiqni të programoni sjelljen e punonjësve për çdo situatë të mundshme, por krijoni një mjedis të përbashkët informacioni për ta për të bashkëpunuar (d.m.th., për të zgjidhur së bashku problemet e biznesit) dhe për të shkëmbyer mesazhe. .” Sipas mendimit tonë, kjo vë në pikëpyetje një të ardhme pa re sistemet ekzistuese rrjedha e punës, në të cilën theksi vihet në krijimin e zinxhirëve të plotë të automatizimit të proceseve të biznesit.

Përveç sa më sipër, ekzistojnë një sërë rrethanash të tjera që deri vonë kanë penguar seriozisht futjen e këtyre teknologjive në Rusi:

mungesa e përfunduar Programet ruse automatizimi i rrjedhës së dokumenteve dhe punës në zyrë;
mungesa e kërkesës aktive për automatizimin e procedurave të biznesit;
konfuzion në pozicionimin e programeve të prodhuesve perëndimorë për qëllime të automatizimit të zyrave, etj.

Deri më sot, situata është përmirësuar ndjeshëm. Janë shfaqur produkte të gatshme ruse, konfuzioni në terminologji dhe pozicionim po kapërcehet gradualisht.

Ka dy sfida kryesore që duhet të adresohen për të rritur kërkesën për softuer të menaxhimit të zyrës. Së pari, për të shpjeguar rëndësinë e përmirësimit dhe automatizimit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit (punë në zyrë), dhe së dyti, përmirësimi dhe automatizimi i procedurave të biznesit.

Ndërsa detyra e dytë është pak a shumë e qartë, e para duhet të konsiderohet më në detaje.

Tre burime dhe tre komponentë të DOW

Organizimi i punës me dokumente është një pjesë e rëndësishme e proceseve të menaxhimit dhe vendimmarrjes së menaxhmentit, e cila ndikon ndjeshëm në efikasitetin dhe cilësinë e menaxhimit.

Procesi i marrjes së një vendimi menaxherial përfshin marrjen e informacionit; përpunimi i tij; analiza, përgatitja dhe vendimmarrja.

Këta komponentë janë të lidhur ngushtë me menaxhimin e dokumentacionit. Për të marrë një efekt ekonomik, para së gjithash, cilësia e informacionit është e rëndësishme, e cila përcaktohet jo vetëm nga sasia e tij, por edhe nga efikasiteti, shkalla e kompleksitetit dhe kostoja. Nëse ndërmarrja nuk ka një punë të qartë me dokumentet, atëherë, si rezultat, vetë menaxhimi përkeqësohet, pasi varet nga cilësia dhe besueshmëria, efikasiteti i marrjes dhe transmetimit të informacionit, vendosja e saktë e shërbimit të referencës dhe informacionit, organizimin e saktë të kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve.

Është zakon të dallohen tre detyra kryesore që duhet të zgjidhen në punën në zyrë (DOE).

Dokumentimi (hartimi, ekzekutimi, koordinimi dhe prodhimi i dokumenteve).
Organizimi i punës me dokumente në procesin e menaxhimit (sigurimi i lëvizjes, kontrolli i ekzekutimit, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve).
Organizimi i arkivit të dokumenteve.

Pse është jetike për organizatat të përmirësojnë DOE?

Sepse mbështetja e dokumentacionit të menaxhmentit ka një ndikim të drejtpërdrejtë në cilësinë e vendimmarrjes menaxheriale. Fatkeqësisht, aktualisht, mbështetja e dokumentacionit për aktivitetet e ndërmarrjeve ruse kryhet kryesisht në mënyrë spontane, pa marrë parasysh kuadrin rregullator ekzistues dhe përvojën e pasur në përmirësimin e institucionit arsimor parashkollor të akumuluar në Rusi gjatë 175 viteve të fundit.

Oriz. 2. Komponentët e menaxhimit të ndërmarrjes

Me rritjen e shkallës së ndërmarrjes dhe numrit të punonjësve të saj, çështja e efektivitetit të mbështetjes së dokumentacionit të menaxhimit bëhet gjithnjë e më e rëndësishme. Problemet kryesore që lindin në këtë rast duken diçka si kjo.

Menaxhmenti humbet një pamje tërësore të asaj që po ndodh.
Ndarjet strukturore, duke mos pasur informacion për aktivitetet e njëra-tjetrës, pushojnë së kryeri aktivitetet e tyre në mënyrë të koordinuar. Në mënyrë të pashmangshme, cilësia e shërbimit ndaj klientit dhe aftësia e organizatës për të mbajtur kontakte të jashtme janë në rënie.
Pasoja e kësaj është rënia e produktivitetit të punës; ka ndjenjën e mungesës së burimeve: njerëzore, teknike, komunikuese etj.
Duhet të zgjerojmë stafin, të investojmë në pajisjen e vendeve të reja të punës, ambienteve, komunikimeve dhe trajnimit të punonjësve.
Për ndërmarrjet prodhuese një rritje e stafit mund të sjellë një ndryshim në teknologjinë e prodhimit, i cili do të kërkojë investime shtesë.
Në një situatë të rritjes së pajustifikuar të stafit, rënies së produktivitetit, nevojës për të investuar në prodhim, lind nevoja për të rritur kapitalin qarkullues, i cili, nga ana tjetër, mund të çojë në kredi të reja dhe të ulë fitimin e planifikuar.

Si rezultat, zgjerimi i mëtejshëm i ndërmarrjes ndodh në një mënyrë thjesht të gjerë në kurriz të fitimeve të akumuluara më parë ose një rritje të deficitit buxhetor.

Duke kuptuar rëndësinë e përmirësimit të DOE, organizatat shpesh bëjnë shumë gabime duke u përpjekur ta automatizojnë atë, dhe problemi i zgjedhjes së metodave të automatizimit është vendimtar në këtë situatë.

Zgjidhja më e zakonshme është automatizimi i stacioneve të punës individuale (AWP): asistent sekretar, menaxher, kontabilist ose menaxher. Disavantazhet kryesore të kësaj qasjeje, si rregull, janë: mungesa e mënyrave për të organizuar elektronik shkëmbimi i informacionit ndërmjet punonjësve dhe departamenteve të ndërmarrjeve; mungesa lidhje funksionale automatizimi i procedurave të aplikuara me automatizimin e zyrës.

Siç u përmend më lart, një nga më faktorë të rëndësishëm zhvillimi i suksesshëm i ndërmarrjes - menaxhimi i cilësisë së saj. Kjo do të rezultojë pa ndryshim në rritje të qarkullimit, fitimeve dhe mirëqenies së punonjësve.

Nëse përpiqeni të identifikoni pjesët kryesore funksionale (përbërësit) në menaxhimin e ndërmarrjeve dhe organizatave, ato do të duken kështu.

Programi i automatizimit të zyrës duhet të përfshijë mjete dhe rregulla për krijimin e dokumenteve, ruajtjen e arkivit të tyre elektronik, mbështetjen e menaxhimit të dokumenteve dhe, në të njëjtën kohë, të bazohet në platformat softuerike dhe harduerike të ndërmarrjes. Per te siguruar përdorim efektiv informacioni, të gjithë komponentët e tjerë të menaxhimit duhet të bazohen në programin e mbajtjes së shënimeve, vetëm në këtë rast është e mundur të zgjidhen detyrat me të cilat përballet organizata. Nga pikëpamja e automatizimit kompleks të ndërmarrjeve, ato aplikohen Sistemet e Informacionit duhet të bazohet në platforma softuerike dhe harduerike dhe një program për punën në zyrë dhe automatizimin e rrjedhës së punës.

Kështu, një ndërmarrje që kërkon të krijojë një mjedis efektiv të përpunimit të informacionit për të përmirësuar cilësinë e menaxhimit përballet me sfida serioze.

Përmirësimi i të gjithë punës në përgatitjen dhe përpunimin e informacionit dokumentar duke krijuar një mekanizëm për mbështetjen dokumentare të ndërmarrjes (DOE).
Zgjedhja e strategjisë së duhur të automatizimit, duke përfshirë zgjedhja e duhur produkteve.

Si të automatizoni punën në zyrë, procedurat e biznesit dhe rrjedhën e dokumenteve në ndërmarrje?

Mund të duket e pabesueshme, por për të automatizuar një temë kaq të thjeshtë në dukje si puna me dokumente, duhet të përdorni përparimet më të fundit teknologjike:

sistemet e menaxhimit të bazës së të dhënave;
sistemet e kërkimit të dokumenteve dhe analizës së tekstit;
sistemet e skanimit dhe njohjes së dokumenteve (të shtypura dhe të shkruara me dorë);
mjedisi klient-server;
Internet/intranet.

Duhet theksuar se në bota moderne shumë pak zhvillues zgjidhjesh përdorin të gjitha këto teknologji në të njëjtën kohë. Si rezultat, përdoruesit shpesh marrin zgjidhje eklektike nga shitës të ndryshëm, gjë që rrit ndjeshëm koston e blerjes, zbatimit dhe funksionimit, si dhe zvogëlon cilësinë e sistemit në funksionim. Kur zgjidhni një program për automatizimin e zyrës dhe procedurat e biznesit, kushtojini vëmendje cilësisë dhe përshtatshmërisë së tyre për detyrat tuaja individualisht dhe në tërësi (dmth. integrimit). Është gjithashtu e nevojshme të merret parasysh pozicionimi i versioneve të produkteve të ofruara.

Kategoritë kryesore të përdoruesve të sistemeve të automatizimit të zyrës dhe menaxhimit të dokumenteve

Një tipar i tregut rus të kompjuterave është ndarja e tij gjithnjë e më e qartë në dy zona të mëdha, njëra prej të cilave mbulon përdoruesit e shtëpisë dhe zyrat e vogla (1-25 kompjuterë), ndërsa tjetra - klientët e korporatës, kompani dhe institucione të mesme dhe të mëdha (25 ose më shumë kompjuterë).

Ndërsa përdoruesit shtëpiak preferojnë të instalojnë softuerin më të mirë falas, kompanitë e mesme dhe të mëdha janë të shqetësuara kryesisht për përmirësimin e efikasitetit të përdorimit ekzistues. sistemet kompjuterike dhe të gatshëm të paguajnë për produktet dhe shërbimet e lidhura me to.

Është e qartë se një zgjidhje për përdoruesit e shtëpisë nuk duhet të jetë e shtrenjtë dhe duhet të marrë parasysh rritjen e popullaritetit të punës në internet në një masë më të madhe sesa problemet e punës në zyrë.

Një zgjidhje për mbajtjen e të dhënave për përdoruesit e korporatave duhet të bazohet në metodologjinë moderne të mbajtjes së të dhënave në Rusi, teknologjitë klient-server, internet/intranet, e-mail, skanim dhe njohje të dokumenteve në letër, futje masive dhe të menjëhershme të dokumenteve, kërkimin dhe rikthimin e dokumenteve, dhe të jetë në gjendje të përdorë DBMS të ndryshme dhe të jetë i lehtë për t'u përdorur dhe administruar.

TE sistemi i korporatës Automatizimi i procesit të biznesit dhe rrjedhës së punës ka kërkesa të ngjashme: duhet të bazohet në konceptin e "bashkëpunimit dhe mesazheve", të aplikojë e-mail, klient-server, internet / intranet, teknologji të planifikimit të ngjarjeve dhe regjistrimit, të jetë në gjendje të punojë me DBMS të ndryshme dhe të jetë e lehtë për t'u përdorur dhe administruar.

Perspektivat për industrinë ruse të automatizimit të zyrave

Me zhvillimin e marrëdhënieve të tregut dhe ndryshimin e pronësisë në Rusi, ekziston një kërkesë e qëndrueshme për zgjidhje në fushën e automatizimit të punës me dokumente dhe organizimin e biznesit. Ka një sërë arsyesh për kërkesën e madhe potenciale për programe dhe shërbime të automatizimit të zyrës.

Absolutisht të gjitha organizatat punojnë me dokumente dhe nje numer i madh i individët.
Pothuajse çdo organizatë përballet me probleme në punën e zyrës, edhe nëse nuk po flasim për automatizimin e saj: dokumentet humbasin, nuk kontrollohen, nuk ekzekutohen, etj.
Duke përmirësuar mbajtjen e të dhënave, ndërmarrjet dhe organizatat marrin një shans real për të përmirësuar cilësinë e menaxhimit të tyre, që është një nga detyrat më urgjente të ekonomisë moderne ruse.
Kualifikimet e sekretarëve dhe personave përgjegjës për mbajtjen e të dhënave në organizata janë të pamjaftueshme dhe kërkojnë një rritje të nivelit të tij.
Kërkesat e përdoruesve për përmirësimin e programeve të automatizimit të zyrës dhe integrimin e tyre me stacione të shumta pune, sisteme informacioni dhe aplikimi janë jashtëzakonisht të larta.

Një sërë veçorish kombëtare në mbajtjen e të dhënave, gjuhës dhe kulturës nuk lejojnë përdorimin e zgjidhjeve të aplikimit perëndimor jashtë raftit. Për fat të mirë gjithçka duket. sasi e madhe Prodhuesit rusë duke ofruar zgjidhje cilësore të përballueshme në këtë fushë. Kjo jep shpresë se perspektivat për zhvillimin e industrisë janë mjaft të favorshme dhe tashmë ka nevojë për ngjarje të specializuara që synojnë promovimin e zgjidhjeve, zhvillimin e standardeve dhe krijimin e shoqatave profesionale të subjekteve në këtë treg.

Përshkrimi i paketës softuerike "Office work 3.0",v.3.2

Paketa e softuerit "Office Work 3.0" është krijuar për të automatizuar proceset standarde të punës në zyrë në ndërmarrje në përputhje me GOST R 6.30-2003 “Sistemet e Unifikuara të Dokumentacionit. Kërkesat për dokumentacion », si dhe GOST R 51141-98 "Dokumentimi dhe arkivimi". Programi përdor terma dhe përkufizime sipas GOST R51141-98.

Programi funksionon në platformën moderne MS SQL Server 2005 Express Edition dhe përdor performancën dhe shkallëzimin e tij në maksimum, zbaton tregues të tillë kyç të performancës si performancë të lartë dhe fleksibiliteti i personalizimit për specifikat e ndërmarrjes.

Teknologjia e zhvillimit që kemi zgjedhur na lejon të shmangim kostot shtesë për blerjen e licencave dhe përmirësimin e kompjuterëve. Kompjuteri juaj ekzistues, për shembull, me një procesor Pentium 800 dhe 256 MB RAM, është mjaft i mjaftueshëm. Të gjitha proceset e punës në zyrë mund të organizohen si në rrjetin lokal ashtu edhe në një kompjuter të nëpunësit.

Kompleksi është projektuar duke përdorur një ndërfaqe intuitive dhe nuk kërkon trajnim të veçantë të punonjësve. Bazuar në përvojën tonë, një përdorues i zakonshëm i kompjuterit pa përvojë mëson të punojë në mënyrë të pavarur me programin në rreth 1 orë.

Një aplikacion i vetëm klient është instaluar për të gjithë përdoruesit sipas numrit të licencave të klientit të blerë. I fituar paketa bazë Programi fillimisht përfshin 3 përdorues, nga të cilët 1 përdorues i jepen të drejtat e një nëpunësi dhe një administratori të bazës së të dhënave. Të drejtat, drejtoritë dhe cilësimet e aksesit të përdoruesit përcaktohen nga administratori i bazës së të dhënave (zakonisht një nëpunës). Ju mund të blini çdo numër licencash përdoruesi sipas nevojës.

Aplikimi i komponentit " Modelet dhe STP » i paketës softuerike «Office Management 3.0» është krijuar për të organizuar punën e ekzekutuesve me forma uniforme të dokumenteve të miratuara nga organizata, si dhe për të përdorur standardet e ndërmarrjes (STP) në praktikë që përcaktojnë organizimin dhe sjelljen e prodhimit dhe menaxhimit proceset.

Struktura e përpunimit dhe regjistrimit të dokumentit hyrës duket si një mënyrë "klasike" + është e mundur të gjenerohet një urdhër për ekzekutuesin:

Operacioni	Veprimet
Operacioni	nëpunës	Mbikëqyrësi	Ekzekutues
Regjistrimi i një dokumenti nga një nëpunës	Karta e hyrjes po plotësohet. Dokumenti. Dokumentit i është caktuar statusi "i ri".
Transferimi i dokumentit në kokë	Letrat, urdhrat dhe dokumentet e tjera të marra i transferohen kreut për shqyrtim.	Vendos një rezolutë, jep udhëzime.
Transferimi i dokumenteve për ekzekutim	Vendosja e një rezolute dhe afateve në kartën elektronike të dokumentit, duke caktuar Kontraktuesin. Dokumenti transferohet në statusin "në ekzekutim"		Merr një njoftim nga programi se, sipas hyrjes nr. ___, i është dhënë një udhëzim me afat ___ ditë.
Kontrolli i ekzekutimit	Shikimi i dokumenteve të ekzekutueshme. Kujtesë (automatike, për të gjithë interpretuesit që kanë vonesë). Formimi i një raporti për ecurinë e ekzekutimit të dokumenteve.	Shikimi i dokumenteve të ekzekutueshme dhe të vonuara me statusin "nën kontroll të veçantë", etj.	Kryen një detyrë.
Ekzekutimi	Sa më shpejt që të gjitha urdhërat për të dhëna. dokumenti ekzekutohet, vendos datën e ekzekutimit dhe përkthehet. dokument në statusin "e përfunduar"	Shih rezultatin e ekzekutimit dhe datat.	Plotëson kartën e programit "Detyra" (fusha "rezultati") dhe tregon afatin aktual.

Të gjitha njoftimet për kontraktorët gjenerohen në programin Office Work 3.0 dhe dublikohen sipas sistemeve të postës në dispozicion të organizatës. Nëse Kontraktori nuk e ka të instaluar aplikacionin Office Work 3.0, atëherë një rikujtues do t'i dërgohet me e-mail përmes serverit të postës LAN të ndërmarrjes.

Siç mund ta shihni nga përshkrimi, ne përdorim në mënyrë aktive një formë të tillë si "Detyra". Kjo zgjeron shumë funksionalitetin dhe efikasitetin e programit dhe i siguron menaxherit dhe nëpunësit funksione të gjera kontrolli. Në përgjithësi, ne marrim një efekt kaq të rëndësishëm menaxherial nga puna e programit si një rritje në disiplinën e performancës.

Nëse organizata është e vogël, atëherë mbajtja e kartave "Udhëzim" është fakultative. Ju mund të kufizoheni vetëm në regjistrimin e korrespondencës dhe porosive.

Objektet kryesore të kontabilitetit "Punët në zyrë" 3.0

Dokumentet hyrëse

Dokumentet dalëse

Porositë

Shtesë (komponenti "Sekretar-referent")

Takimet

Orari i menaxherit

Shërbime ndihmëse

Shtypje zarfesh;

Formimi i "listës së postimeve"

Skanimi i dokumenteve (në linjë)

Modelet dhe STP;

Në total, sistemi ofron 4 kategori përdoruesish:

nëpunës;

Mbikëqyrësi;

Ekzekutues;

Sekretar-referent.

Menuja kryesore e programit

Fig.1

Kur fillon, programi informon nëpunësin për statusin e punës me dokumente dhe për ditëlindjen e punonjësve. Duke hapur "Revistën e dokumenteve të ekzekutueshme" marrim informacion më të detajuar për gjendjen e punës. Statusi i dokumentit si "i ri", "në ekzekutim" dhe "i skaduar" nënvizohet me ngjyrën e duhur. Nëse është e nevojshme, nëpunësi mund të nënvizojë "të vonuarën" dhe t'u dërgojë një njoftim ekzekutuesve duke e- postë.

Fig.2

Regjistrimi i dokumenteve. Dokumenti në hyrje

Për çdo dokument, krijohet një kartë llogarie, në të cilën futen informacione rreth dokumentit.

Forma e kartës "Dokumenti hyrës" është paraqitur në figurën 3

Fig.3

Prania e fushës "kategori" lejon, në kuadrin e çështjes së nomenklaturës "Në hyrje", të plotësoni pyetje analitike dhe të zgjidhni dokumente me interes sipas temës, për shembull, "ankesa", oferta tregtare, etj. Në fushën e adresuesit, tregohet jo vetëm adresa e dërguesit, por, nëse është e nevojshme, personi që ka nënshkruar dokumentin. Programi parashikon kontabilitetin e Kontraktorëve dhe personave që kanë lexuar dokumentin. Pas regjistrimit në origjinal dokument, mund të printoni një vulë tipike të sekretariatit (butoni i menysë së sipërme "shtypja e pullave"). Printimi i vetë kartës së kontabilitetit “në. dokument". Për kontroll, dokumenti hyrës ka 3 statuse: "i ri", "në ekzekutim" dhe "i përfunduar".

Për llogari kartelë elektronike mund të bashkëngjiten dosjet elektronikeçdo format (skeda "Dokumentet Elektronike"). Nëse ky informacion në lidhje me dokumentin nuk është i mjaftueshëm për ju, mund të shtoni çdo fushë tjetër në "Shto. informacion" (fushat janë formuar në librin e referencës "Cilësimet"). Ju gjithashtu mund të kërkoni për një dokument duke përdorur fusha të reja.

Duke pasur parasysh se në organizata të ndryshme ekziston një shabllon për numrin e regjistrimit, ne propozojmë të konfiguroni paraprakisht shabllonin Fig. 4:

Fig.4

Në hyrje dhe numri në dalje dokumentet gjenerohen automatikisht ose manualisht.

Dokumenti në dalje

Forma e kartës "Dokumenti dalës" është paraqitur në figurën 5

Fig.5

Të gjitha dokumentet e lidhura janë lehtësisht të gjurmueshme: është e mundur të lidheni me një lidhje me një dokument në hyrje, d.m.th. ne marrim parasysh të gjitha përgjigjet për hyrjet. Karta e regjistrimit merr parasysh se kush e ka përgatitur dhe nënshkruar dokumentin, kujt i është dërguar dokumenti personalisht.

Porositë

Forma e kartës "Urdhëra" është paraqitur në Fig. 6

Oriz. 6

Karta përmban të dhëna për urdhrat dhe udhëzimet e menaxherëve që kanë të drejtë të lëshojnë dokumente të brendshme rregullatore dhe administrative.

Ne nuk u kufizuam vetëm në regjistrimin e një porosie, por gjithashtu ju lejojmë të regjistroni të gjitha udhëzimet për këtë urdhër (si rregull, këto janë pikat në pjesën administrative të urdhrit, të cilat tregojnë se kush, deri në cilën datë dhe çfarë veprimesh duhet të kryhet). Kështu, ne lejojmë të kontrollojmë ekzekutimin e urdhrit. Punonjësit të cilëve u janë dhënë udhëzime marrin njoftimet e duhura.

Porositë

Forma e kartës "Udhëzime" është paraqitur në Fig. 5

Oriz. 7

Kartela e porosisë mund të plotësohet si nga nëpunësi ashtu edhe nga punonjës të tjerë të autorizuar (ndihmës drejtor, ndihmës sekretar etj.). Urdhri regjistrohet si një derivat i udhëzimeve të kreut në formën e një rezolucioni në hyrje. dokument ose pjesë administrative të urdhrit.

Në disa raste, është e mundur të futen të dhëna nga procesverbali në bazë të rezultateve të seminareve në kartën e detyrës. Kjo metodë do të rrisë efikasitetin e takimeve dhe disiplinën e performancës në ndërmarrje.

Libra referencë

Drejtoria "Punonjësit" ka një qëllim të dyfishtë, i pari - për emërimin e Kontraktorit në kartën e llogarisë, i dyti - "informacion" sepse informon punonjësit e ndërmarrjes për ditëlindjet e kolegëve, telefonat e tyre dhe e: postë. Zakonisht, rëndësia dhe disponueshmëria e një informacioni të tillë është gjithmonë një problem i madh.

Pamja e drejtorisë është paraqitur në Fig. 8

Oriz. 8

Librat e referencës zbatojnë prodhimin e informacionit "siç është, në formë tabelare", dhe eksportoni në formatExcel. Kërkimi i organizuar i të dhënave sipas filtrit. Drejtoria përmban gjithashtu informacione për punonjësit e pushuar nga puna.

Lëvizja e dokumenteve

Nëpunësi është përgjegjës për regjistrimin dhe lëvizjen e dokumenteve. Në kartelë shënohet fakti i lëshimit të dokumentit origjinal për ekzekutuesin përgjegjës. Karta tregon punonjësit që kanë marrë kopje të dokumenteve (të njohura). Procedura për regjistrimin e një dokumenti dalës ndodh vetëm pas miratimit dhe nënshkrimit të tij nga titullari. Në rastet e nomenklaturës shohim të gjitha dokumentet që janë regjistruar (Fig. 9). Në të njëjtën kohë, mund të shikoni cilindo nga dokumentet e çështjes, të zgjidhni rastet e nomenklaturës sipas vitit, ta transferoni çështjen në arkiv, të printoni inventarin e lëndës.

Oriz. nëntë

Punë referuese dhe analitike

Nëpunësi, sekretari-referent dhe drejtori kanë akses të plotë në bazën e të dhënave të dokumenteve, ata mund të gjejnë menjëherë të gjitha materialet e nevojshme për kategorinë përkatëse. Një sistem fleksibël kërkimi i zhvilluar në përputhje me standardet e punës së zyrës ruse ju lejon të përcaktoni në mënyrë të pavarur parametrat e nevojshëm të dokumenteve dhe mund të kërkoni për të gjitha atributet e specifikuara nga përdoruesi, duke përfshirë skedarët e bashkangjitur . Sistemi prezantoi një koncept të tillë si "kategoria" e dokumentit. Sipas kategorisë, ju mund të filtroni ankesat, deklaratat, ofertat komerciale dhe dokumente të tjera. Numri i koncepteve në drejtorinë "kategori" nuk është i kufizuar.

Kërkimi i dokumenteve kryhet duke shtypur butonin "kërkim dokumenti" Fig.10

Oriz. 10

Rregullorja e të drejtave të aksesit

Të drejtat e përdoruesit në sistem përcaktohen nga administratori i bazës së të dhënave (nëpunësi). Skeda "Punonjësit" tregon nivelin e aksesit (2 nivele në total, administratori dhe përdoruesi). Përdoruesit kanë të drejta të kufizuara, mund të shikojnë kartat (dhe skedarët elektronikë për to) për të cilat ata janë Kontraktorë, të fusin në to rezultatin e ekzekutimit, të kërkojnë letra dhe udhëzime në lidhje me to, të shohin Ditar (shfaqen vetëm letrat e tyre), por ata nuk janë në gjendje të futin ndryshime në karta (përveç "rezultatit të ekzekutimit"), drejtorive, cilësimeve.

Në thelb, përdoruesit kanë mundësinë të shikojnë dokumentet me të cilat lidhen si ekzekutues, të shohin statusin e tyre dhe të marrin njoftime për statusin e punës me një dokument.

Përputhshmëri komplekse me email ju lejon të informoni punonjësit për ngjarjet në sistem.

dhe në sistemin Office Work 3.0:

Kontrolli i ekzekutimit

Sistemi i kontabilitetit kontrollon ecurinë e ekzekutimit të dokumenteve nga të gjithë përmbaruesit. Kur programi niset, të gjithë përdoruesit marrin një njoftim për statusin e punës me ekzekutimin e dokumenteve dhe udhëzimeve.

Kur programi niset, jepet informacion në lidhje me afatin e ekzekutimit të dokumenteve (urdhrave). Kur klikoni "Po", hapet Ditari i "Dokumenteve të Ekzekutueshme", i cili reflekton këtë dokument të shikosh.

Gjatë hapjes së Revistës përkatëse, nëpunësi, ndihmëssekretari dhe drejtuesi i organizatës shohin rezultatin e punës me dokumentet dhe udhëzimet. Kontraktori sheh vetëm urdhrat dhe dokumentet e tij. Fig.11

Fig.11

Programi do t'i kujtojë punonjësit për afrimin e afatit për një përgjigje, përmbledh informacionin në lidhje me përparimin dhe rezultatet e punës me dokumente. Sistemi i kërkimit (përzgjedhjes) zbatohet përmes një filtri. Siguruar lëshimin e informacionit në Excel.

Analiza e rrjedhës së dokumentit.

Në sistem, është e mundur të merret një grup formularësh standarde të raportimit që përcaktojnë vëllimin e fluksit të punës së organizatës dhe progresin e ekzekutimit të dokumenteve. Oriz. nëntë

Raportet

Posta hyrëse

Postë dalëse

Urdhrat dhe udhëzimet e udhëheqjes

Udhëzimet e menaxhimit

Rreth statusit të punës:

me hyrje dokumentet

për përgatitjen e ref. dokumentet

për të zbatuar urdhrat e menaxhmentit

për të kryer udhëzimet nga menaxhmenti

Fig.9

Pamja e raportit "Regjistri i korrespondencës hyrëse" është paraqitur në figurën 12

Fig.12

Sistemi ofron (Fig. 13) printimin e kartave të të gjitha llojeve të dokumenteve
fig.13

Mbajtja e një arkivi elektronik

Ju lejon të organizoni punën e arkivit në përputhje me legjislacionin e Federatës Ruse për arkivimin. Nëpunësi mund të shikojë çdo dokument nga dosja e nomenklaturës së arkivit. Në të njëjtën kohë, programi ka një mekanizëm të përshtatshëm për kërkimin e dokumenteve në arkiv. Koha e kërkimit për dokumente në një grup prej 10,000 njësive është rreth 3 sekonda.

Përdorimi nga stafi i modeleve dhe standardeve uniforme të ndërmarrjes

Përdorimi i komponentit "Templates dhe STP" të paketës softuerike "Officework 3.0" është krijuar për të organizuar punën e ekzekutuesve me forma (forma) uniforme të dokumenteve, si dhe për të përdorur standardet e ndërmarrjes (STP) në praktikë që përcaktojnë organizimin dhe zhvillimin e proceseve të prodhimit dhe menaxhimit.

Komponenti "Sekretari referent"

Arkitektura e paketës së softuerit:

"Office Work 3.0" - këto janë stacione të automatizuara të punës të ndërlidhura (AWP): AWP "Clerk", AWP "Head", AWP "Sekretar-Referent" dhe AWP "Executor". Më poshtë janë funksionalitetet e tyre kryesore:

KRAH "Prodhuesi i PASTER"(me të drejtat e administratorit të bazës së të dhënave)

Organizimi dhe mirëmbajtja e sistemit të punës së zyrës në në mënyrë të plotë(regjistrimi, kontabiliteti, kontrolli, ruajtja, analiza statistikore);

Formimi i rasteve të nomenklaturës;

Mirëmbajtja e drejtorive, shpërndarja e të drejtave të aksesit;

Kopjimi/rikthimi i bazës së të dhënave.

Formimi i raporteve nga baza e të dhënave.

AWS "Sekretari-Referent"

Formoni dhe mbani të përditësuar orarin e drejtuesit;

Programoni takime. Formoni axhendën e takimit, caktoni pjesëmarrës dhe folës. Në të njëjtën kohë, programi dërgon automatikisht një ftesë për pjesëmarrësit dhe përkujtues.

Mbani procesverbal të mbledhjes dhe monitoroni rezultatin e zbatimit të vendimeve.

Caktoni detyra për interpretuesit dhe monitoroni ecurinë e ekzekutimit të tyre;

Mbani një regjistër të detyrave tuaja;

AWP "Koka"

Shikim i përshtatshëm i orarit (për një ditë, një javë, një muaj);

Programoni takime;

Të përcjellë ecurinë e ekzekutimit të vendimeve dhe udhëzimeve;

Nëse është e nevojshme, shikoni Protokollin e çdo takimi dhe historinë e tij (një kartë që pasqyron pjesëmarrësit, pyetjet, folësit).

AWP "EKZEKUTOR"

Marrja e njoftimeve për marrjen e korrespondencës ose udhëzimeve në emër të tij;

Shikoni korrespondencën dhe porositë tuaja;

Plotësimi i kartës së porosisë (plotësimi i fushave rezultati i ekzekutimit, data e ekzekutimit ...)

Formimi i raporteve për dokumentet e tyre;

Përdorimi i drejtorisë "Punonjësit" si një drejtori telefonike dhe një drejtori me emrat e plotë, pozicionet dhe adresat e emailit punonjësit e ndërmarrjes.