Cel mai bun software pentru munca de birou și managementul documentelor. Trei surse și trei componente ale unei instituții de învățământ preșcolar

oportun și acces rapid la informaţie astăzi este conditie necesara rezolvarea cu succes a întregii game de probleme cu care se confruntă întreprinderile și organizațiile. Prin urmare, factori precum eficiența și calitatea formării documentelor, buna funcționare a serviciului de referință și informare, organizarea clară a stocării, căutarea și utilizarea documentelor afectează în mod direct calitatea managementului și, în consecință, eficiența economică a intreprinderea in ansamblu.

Una dintre principalele modalități de a îmbunătăți productivitatea angajaților și eficiența organizațională este reducerea timpului pierdut în căutarea neproductivă. informațiile de care aveți nevoie, pentru a efectua anumite acțiuni ca parte a procesării documentelor de afaceri.

Managementul organizațiilor și întreprinderilor se bazează pe următoarele procese:

• Primirea și prelucrarea informațiilor;
• Analiza, pregatirea si luarea deciziilor;
• Executarea hotararilor;
• Contabilitatea si controlul deciziilor luate.

Procesele de lucru de birou și fluxul de lucru sunt considerate în primul rând ca reflectare documentară și suport al proceselor de management. Documentația de management acoperă trei sarcini principale în legătură cu sistemele de automatizare software:

• Documentatie (crearea documentelor justificative si inregistrarii activitati de management, adică pregătirea, proiectarea, aprobarea și producerea acestora);
• organizarea fluxului de documente (asigurarea deplasării, căutării, păstrării și utilizării documentelor);
• sistematizarea stocării în arhivă a documentelor (determinarea regulilor de stocare a informațiilor create într-o organizație, căutarea și utilizarea acesteia în sprijinul deciziilor de management și a procedurilor de afaceri).

Pentru a rezolva aceste probleme de management documentar a fost dezvoltat sistemul informatic „DeloPro”. Sistemul DeloPro este conceput pentru a automatiza modelul tradițional de muncă casnică de birou. Oferă control pas cu pas deplasarea și executarea întregului set de documente la întreprindere, diviziile structurale și sucursalele acesteia în toate etapele ciclu de viață documente: de la primire sau creare - până la transfer în arhivă sau distrugere.

Sistemul acceptă o tehnologie care este complet în concordanță cu tehnologiile de birou, dezvoltate în mod tradițional la întreprinderile rusești. Acesta a fost elaborat în conformitate cu „Modelul de instrucțiuni pentru munca de birou în ministere și departamente Federația Rusă„și alte documente normative care reglementează acest domeniu de activitate. În consecință, a fost creat un sistem care, dacă este posibil, reproduce organizarea și atributele tehnologiei tradiționale casnice și respectă pe deplin cerințele de reglementare în ceea ce privește înregistrarea, distribuirea, executarea documentelor. control, etc.

Sistemul DeloPro folosește cel mai mult tehnologii moderne lucra cu documente. Construit pe baza tehnologiei client-server, sistemul sprijină organizarea distribuită a fluxului de documente corporative. Sistemul implementează un mecanism de gestionare a progresului muncii pentru a gestiona trecerea documentelor pentru organizarea și definirea funcțiilor de rol ale utilizatorilor atunci când lucrează la documente. Funcțiile de gestionare a documentelor (stocare, preluare etc.) sunt implementate folosind sisteme moderne gestionarea bazelor de date la nivel de întreprindere. Sistemul suportă, de asemenea, schimbul de documente prin e-mail, ceea ce face posibilă construirea structurilor de gestionare a documentelor distribuite geografic pe baza acestuia.

Sistemul este gata de utilizare. Punerea în funcțiune a sistemului nu necesită programare. Este suficient doar să-l instalezi rețea de calculatoare, introduceți parametri care descriu structura organizației și regulile acceptate de muncă de birou și desfășurați instruirea personalului. Astfel, sistemul poate fi considerat o tehnologie gata făcută pentru munca de birou.

Scurtă descriere a produsului

Obiectul principal de automatizare pentru sistemul DeloPro este fluxul de informații asociat cu funcțiile de înregistrare și control ale muncii de birou. Ca urmare, principala unitate de stocare din baza de date a sistemului este cardul de înregistrare a documentelor - un analog electronic al cardului tradițional de înregistrare și control. Baza de date în sine, care stochează carduri de înregistrare a documentelor, prin analogie cu fluxul tradițional de documente, se numește index de card.

Funcționalitatea sistemului sprijină menținerea unui card de înregistrare în toate etapele de execuție a documentului și prevede următoarea procedură de lucru:

• înregistrarea unui document (înființarea unui card de înregistrare pentru un document);
• transferul (raportul) documentelor către șef;
• luarea în considerare a documentelor de către șef (rezoluție);
• introducerea informațiilor din rezoluție (numele interpreților, termenele) în fișa de înregistrare;
• transferul documentelor către antreprenor;
• controlul executării documentelor;
• executarea documentului;
• anularea documentului în cauză.

Cu toate acestea, accentul pus pe automatizarea muncii de birou nu înseamnă că sistemul nu poate fi utilizat pentru lucru direct cu documente: la fiecare card de înregistrare poate fi atașat un număr nelimitat de fișiere. versiune electronica document. În același timp, fișierele pot fi nu numai text, ci și orice alte formate (de exemplu: grafică, audio, video etc.) acceptate de sistemul de operare și create folosind orice aplicație Windows. Când utilizatorul deschide un document, se efectuează un apel integrat al aplicației corespunzătoare.

Mecanismele integrate în sistem pentru generarea de rapoarte standard și interogări către baza de documente permit control operational executarea documentelor şi cautare rapida informatie necesara.

Utilizatorii sistemului DeloPro sunt angajații companiei cărora li s-a acordat dreptul de a lucra cu sistemul. în care către diferiți utilizatori pot fi furnizate posibilități diferite... De exemplu, unui utilizator i se poate permite să înregistreze documente, altuia i se va refuza accesul la aceste funcții. Un astfel de mecanism de delimitare a rolurilor funcționale ale utilizatorilor în combinație cu o personalizare pe mai multe niveluri sistem de ajutor vă permite să adaptați în mod flexibil programul la particularitățile de lucru cu documente într-o anumită organizație.

La automatizarea procesului de lucru de birou folosind sistemul DeloPro, diverse abordări ale distribuției funcții personalizate, care prevăd un grad diferit de implicare a angajaților întreprinderii ca utilizatori ai sistemului. Deci, dacă se are în vedere o procedură în care executanții continuă să lucreze cu documente pe hârtie, iar funcțiile de înregistrare și control sunt supuse automatizării, atunci un număr limitat de angajați pot fi implicați ca utilizatori ai sistemului. Dacă scopul automatizării este trecerea la tehnologia fără hârtie, de ex. munca interpreților este avută în vedere numai cu copii electronice documente, atunci toți participanții la procesul de birou, inclusiv managerii și executorii, ar trebui să devină utilizatori ai sistemului.

Sistemul de automatizare de birou și de gestionare a documentelor „DeloPro” aparține unui număr de produse software, dezvoltat ținând cont de specificul intern și cadrul de reglementare, și destinat implementării în mod specific la întreprinderile naționale. Pentru a sublinia din nou această caracteristică este necesar deoarece regulile tradiționale de muncă de birou în Rusia și în străinătate diferă semnificativ unele de altele. Și deci occidental sisteme software, care vizează automatizarea muncii de birou, adesea nu pot fi utilizate direct, adică. fără a modifica (ajusta) schema fluxului de lucru și regulile de lucru de birou la standardul occidental.

Funcționalitatea principală a DeloPro:

• înregistrarea și stocarea în baza de date tipuri diferite documente;
• formarea de instrucțiuni și rezoluții la document;
• formarea unei liste de documente aferente celei curente și căutarea documentelor după lista de conectivitate;
• plasarea rezoluțiilor și comenzilor pentru control;
• menținerea fișierelor de înregistrare și control cu ​​posibilitatea de a seta criterii complexe de căutare pentru documente, de a crea propriile tipuri de rapoarte etc.;
• distribuirea și primirea documentelor între diviziile organizației (prin retea locala) și către alte organizații (prin e-mail);
• crearea unei arhive de documente la sfârșitul anului calendaristic;
• stabilirea drepturilor de introducere, editare și alte acțiuni asupra documentelor pentru fiecare utilizator.

Sistemul necesită:

• Computer cu procesor i486 sau mai mare, Berbec cel puțin 8 MB și spatiu liber pe un hard disk nu mai puțin de 4 MB.
• Sistem de operare Windows 95/98 / Me / NT / 2000 / XP.
• SQL Server FireBird 1.5.
• Pentru a primi formulare de raportare, utilizatorul trebuie să aibă oricare editor de text care acceptă formatul RTF (este recomandat MS Word 6.0 sau o versiune ulterioară).

Responsabilitatea pentru ținerea înregistrărilor este de obicei încredințată secretarului. Această poziție nu necesită educație specială și, adesea, sunt angajați solicitanți cu experiență minimă de muncă. Dar managementul documentelor este o afacere responsabilă și importantă, depinde în mare măsură de acuratețea și corectitudinea acesteia. munca de succesîntreprinderilor.

Munca de birou poate fi:

• general - legat de principal activitatile companiei,
• personal - pentru documentația privind personalul, întreținută de departamentul de personal,
• secret - găsit în unele structuri de stat și are standarde de conduită,
• electronic - atunci când o informație este transmisă în format digital.

Nu este dificil să stăpânești pe cont propriu elementele de bază ale muncii de birou. Este mai bine să începeți cu cel mai important și fundamental document - nomenclatorul cazurilor.

Nomenclatorul cazurilor

Acesta este un document care enumeră toate „cazurile” din organizație. Sub „cazul” în în acest cazînseamnă o colecție de documente de afaceri de același tip sau direcție.

Nomenclatura este un sistem care vă permite să analizați activitate documentarăîntreprinderilor. Pentru a-l compila, trebuie să determinați o listă cu toate soiurile disponibile de documente. Apoi combinați-le în direcții.Fiecărui tip i se atribuie un număr - un cod, acesta poate consta din mai multe numere sau litere, de exemplu, un număr, un an sau chiar o lună de publicare, dacă volumul documentelor este semnificativ.

De exemplu: 01 / BU / 2017, unde 01 este numărul în ordine, BU este departamentul de contabilitate, 2017 este anul. Se mai indică perioada de păstrare și locul în arhivă în care se va preda cazul acolo. Puteți aproba articolul la anumită perioadă- pentru un an, 3 ani sau 5 ani, dacă nu sunt prevăzute modificări. Înainte de aprobare, conținutul nomenclatorului trebuie verificat de șefii de departamente în ceea ce privește activitatea lor.

Se întocmește un nomenclator în scopul arhivării convenabile a lucrărilor, precum și pentru introducerea cazurilor în sistem. Ajută la conturarea bazelor muncii de birou în mod concis, reflectă principalele tipuri de documente de afaceri, ținând cont de caracteristicile întreprinderii. De obicei, este compilat sub forma unui tabel - numele cazului, codul (numărul), locul în arhivă, perioada de stocare. Este mai bine să grupați cazurile pe tipuri, departamente ale publicării lor.

Tipuri de documente în organizație

Numărul de cazuri și tipurile de documente este direct legat de specificul activităților companiei. Adesea, fluxul de lucru este împărțit în blocuri, care sunt efectuate de specialiști în domeniile de lucru. Dar există o listă tipică pentru orice companie, fie ea comercială sau de stat:

Inbox - incoming la organizatie din exterior - tot ce a venit prin posta, cu curieri, livrat personal de reprezentantii altor organizatii.

Căsuță de ieșire - trimis de la organizație - totul adresat altora entitati legale, precum și indivizii(răspunsuri, scrisori, decizii).

Intern - nu în afara organizației, reglementând activitatea întreprinderii (comenzi, ordine, reglementări, reglementări etc.).

De regulă, pentru fiecare tip se ține un jurnal de înregistrare separat, în care se consemnează numărul în ordine, data, denumirea, de unde provine documentul sau unde a fost expediat și numele responsabilului.

Dacă jurnalul înregistrează documente înmânate angajaților, se lasă un câmp de semnătură în primire. De asemenea, se poate face o notă în jurnal, caz în care, conform nomenclatorului, s-a depus un exemplar pentru păstrare.

De asemenea, organizația poate păstra jurnalele călătoriilor interne de afaceri, contabilizarea livrării cheilor, ora sosirii la la locul de muncăși chiar și apeluri telefonice. Uneori, numărul de cărți de înregistrare duce la întocmirea unui jurnal de bord. Totul depinde de nevoie și de practica existentă la întreprindere.

Revistele trebuie numerotate, cusute și sigilate, acest lucru se face pentru a exclude posibilitatea înlocuirii foii.

Păstrarea înregistrărilor - elementele de bază ale muncii de birou și ale fluxului de lucru. Numărul de jurnale și cazuri depinde de nevoile companiei și de dorința de a înregistra toate lucrările.

Regulament privind fluxul documentelor

După elaborarea nomenclatorului de cazuri și a listei revistelor necesare, este rezonabil să se întocmească un Regulament privind fluxul de lucru al organizației. Acesta este un regulament care explică regulile de compilare, transfer, arhivare a tuturor documentelor disponibile. Descrie procedura pentru fiecare flux de documentație și stabilește o linie de timp pentru transferarea acesteia de la un departament la altul.

Exemplu de declarație

Regulamentul va ajuta la evitarea confuziei, transferul de responsabilitate și pierderea documentelor de afaceri importante. Pentru fiecare flux este prescris un traseu - de exemplu: publicare, aprobare, înregistrare, trimitere către destinatar, depunere în arhivă.

Sigilii și ștampile

Adesea, noii veniți, și nu numai ei, nu își pot da seama în ce cazuri este nevoie de sigiliul unei organizații și în care nu. Răspunsul este foarte simplu: formularele de ieșire sunt certificate printr-un sigiliu, deoarece prezența unui sigiliu atestă originea scrisorii. Hârtiile interne nu necesită imprimare așa cum sunt semnătura manualului este suficientă în acest caz.

Documentele primite după înregistrarea lor sunt transferate managerului pentru luarea unei decizii și numirea unei persoane responsabile cu executarea sau răspunsul. De asemenea, nu au nevoie de sigiliu. Sigiliul și ștampila nu trebuie confundate. Ștampilele pot fi foarte diferite, de la „Nr. primit...” la „Copiarea este corectă”, și nr forță juridică ei nu au. Este doar un instrument auxiliar pentru munca secretarului.

Un element esențial al unei afaceri de succes

Pachetul software „Office work 3.0” este conceput pentru a automatiza procese standard munca de birou la întreprindere în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru documente ", precum și GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare”. Programul folosește termeni și definiții conform GOST R51141-98.

Programul funcționează pe platforma bazei de date moderne MS SQL Server 2005 și profită la maximum de performanță și scalabilitate.

Tehnologia de dezvoltare pe care am ales-o ne permite să evităm costurile suplimentare pentru achiziționarea de licențe și actualizarea computerelor. PC-urile dumneavoastră sunt destul de suficiente, de exemplu, cu un procesor Pentium IV și 256 MB de RAM. Toate procesele de lucru de birou pot fi organizate atât într-o rețea locală, cât și pe computerul unui funcționar.

Complexul este realizat folosind o interfață intuitivă și nu necesită pregătire specială pentru angajați. Din experiența noastră, utilizatorul mediu, neexperimentat de PC învață muncă independentă cu programul in aproximativ 1 ora.

Alături de funcția principală de desfășurare a muncii de birou, programul oferă oportunități ample de organizare a muncii colective pentru a îndeplini instrucțiunile și ordinele conducerii și pentru a îmbunătăți disciplina executivă. Astfel, de la o simplă muncă de birou, se poate trece la nivelul de formare și trimitere automată a instrucțiunilor către executanți și de a asigura controlul asupra executării acestora.

Aplicația componentelor „Șabloane și STP” pachete software„Munca de birou 3.0” are scopul de a organiza munca interpreților cu forme uniforme de documente aprobate în organizație, precum și de a utiliza în practică standardele întreprinderii (STP) care determină procedura de organizare și desfășurare a proceselor de producție și management.

Alături de funcționar, programul poate fi operat cu succes de asistenți și asistenți ai directorilor, angajați ai aparatului genei. director și secretariat. Componentă suplimentară "secretar-asistent" vă permite să organizați întâlniri, să programați directorul, să organizați controlul asupra implementării evenimentelor de întâlnire, să țineți evidența sarcinilor curente ale secretarului etc.

Principalele obiecte contabile „Office work 3.0”

Principalele obiecte contabile din program sunt:

• Documentele primite
• Documente de ieșire
• Comenzi
• Sarcini

Suplimentar (componenta „Asistent secretar)

Întâlniri

Programul managerului

Sarcini

Servicii de sprijin

Imprimare de plicuri;

Formarea „Listei de corespondență”

Scanarea documentelor (în linie)

Șabloane și STP;

Există 4 categorii de utilizatori în sistem:

Funcționar

supraveghetor

secretar-asistent

Executor testamentar

Avantajele pachetului software „Office work 3.0”

• Automatizarea muncii de birou într-un timp scurt și cu cost minim;
• Prezența unor proceduri care să permită întărirea disciplinei executive, preluarea controlului asupra executării ordinelor și ordinelor;
• Prezența într-un singur pachet software a funcțiilor de birou și managementul procesului de implementare a măsurilor de comenzi;
• Abilitatea de a stoca volume mari de carduri curente și arhivă;
• Viteza mare căutarea documentelor;
• Disponibilitatea formelor standard de rapoarte;
• Cost scăzut posesie, deoarece complexul funcționează pe platforma versiunii gratuite a bazei de date MS SQL Server 2014.

Arhitectura pachetului software:

„Office work 3.0” este două stații de lucru automatizate (AWS) interconectate: AWP „Clerk” și AWP „Executor”. Mai jos sunt principalele lor funcţionalitate:

• Vizualizare convenabilă a Programului (pentru o zi, o săptămână, o lună);
• Programează întâlniri;
• Urmăriți progresul executării deciziilor și comenzilor;
• Dacă este necesar, vizualizați procesele-verbale ale oricărei întâlniri și istoricul acesteia (un card care reflectă participanții, întrebările, vorbitorii);
• Vizualizarea corespondenței.

Setul de bază include partea de serverși 3 licențe client.

Lucrarea pachetului software poate fi organizată:

• într-o rețea locală cu câteva zeci de utilizatori
• pe un computer (de exemplu, un funcționar)

Cerințe de sistem de operare și hardware Server posturi de lucru Sistem de operare MS Windows XP Prof / Vista MS Windows 2000 / XP Prof / Vista CPU Pentium IV 1,5 GHz Pentium III 1,0 GHz Berbec 512 MB 256 MB Spațiu liber pe hard disk 1 GB 100 Mb

Este important:

Dezvoltatorii pachetului software au fost ghidați de principiul „practicității și accesibilității”, prin urmare, este realizat folosind o interfață intuitivă și nu necesită pregătire specială pentru angajați- pe baza experienței noastre, un utilizator obișnuit de PC fără experiență învață să lucreze independent cu programul aproximativ in 1 ora... „Linia fierbinte” pentru clienți funcționează constant. În plus, setul conține un manual de utilizare clar și cuprinzător.

Clubul utilizatorilor PC „Office Work 3.0”

• OJSC „Uzina de lapte” Yuzhno-Sakhalinsky „
• Departamentul Ministerului Justiției al Federației Ruse pentru Republica Bashkortostan
• Control Serviciul Federal privind supravegherea în domeniul managementului naturii (Rosprirodnadzor) în regiunea Oryol
• Închis societate pe actiuni„Urengoygidromekhanizatsiya”
• „Energia MUP din Novosibirsk”
• Uniunea Agroindustrială a Rusiei
• SoyuzMash of Russia LLC
• Control serviciu public ocuparea forţei de muncă a populaţiei Republicii Adygea
• „Șantierele navale Chkalovskie”
• MU „Departamentul de Finanțe al Administrației Orașului Labytnangi” (75 de utilizatori)
• SA „Uzina electromecanică Volzhsky”
• „Primul corp de cadeți de frontieră al Serviciului Federal de Securitate al Federației Ruse
• Instituția Federală de Stat „OUMT din Orientul Îndepărtat și Forțele Armate ale Ministerului Afacerilor Interne al Rusiei”
• UBEP GUVD pentru regiunea Volgograd.
• SRL „StroyAtlant”
• Compania de administrare Kalmneft
• "Urangeo"
• Secretariatul Consiliului Adunării Interparlamentare a statelor membre CSI
• Asociația Băncilor Ruse
• „Colegiul multidisciplinar Yamal”
• „Colegiul Agroindustrial Nizhnekamsk”
• Întreprinderea municipală „Întreprinderea de rețea electrică Vsevolozhsk”
• Biroul Muncii și protectie sociala a populației Administrației municipiului Salekhard
• FGOU SPO „Colegiul de Economie și Tehnologie din Ekaterinburg”
• Gazpromavia
• Grupul de companii „Stomus”
• SRL „NTMK-Energo”
• GDOU Grădiniţă №68
• alte...

Automatizarea muncii de birou și a fluxului de lucru își ocupă cu încredere nișa în domeniul sistemelor de automatizare pentru întreprinderi. Dar, înainte de a vă decide să automatizați munca de birou, trebuie să înțelegeți corect terminologia. Uneori, pentru sarcini pur de birou, apelează la programe care nu sunt complet destinate acestui lucru.

Dacă vorbim despre lucruri care ne deosebesc de restul lumii, atunci ne vin în minte baletul, vodca, gazul, inul, cânepa și primul însoțitor. Aproape toate cele de mai sus nu mai sunt doar apanajul Rusiei, doar în domeniul limbii și culturii nimeni nu caută să concureze cu noi. Domeniul de lucru cu documente nu a făcut excepție. Munca de birou in formă modernă s-a născut în Rusia în 1811, a fost și rămâne atât de distinctiv încât este foarte posibil să vorbim despre caracteristicile sale naționale.

Care este diferența dintre munca de birou, fluxul de lucru și procedurile de afaceri

De la producători softwareîn domeniul lucrului cu documente, se aude adesea cuvintele „muncă de birou”, „flux de lucru”, „arhivă electronică de documente”, „proceduri de afaceri”, etc. De regulă, ei folosesc toate aceste concepte ca sinonime pentru a-și promova solutii si tehnologii.

Rezultatul a fost diferenta semnificativaîn opiniile producătorilor și utilizatorilor asupra tuturor, chiar și a celor mai multe întrebări simple... Uneori, pentru sarcini pur de birou, apelează la soluții care nu sunt complet destinate acestui lucru. Acest lucru dăunează cu siguranță pieței, derutează utilizatorii și încetinește dezvoltarea industriei de birou din Rusia. Poate că suntem deja pregătiți pentru crearea unui fel de asociație profesională menită să conducă munca educațională, aducând termeni și definiții la un numitor comun și stabilind standarde pentru automatizarea muncii de birou din Rusia.

Dar acesta este un subiect pentru o conversație separată, iar mai jos nu îl vom atinge în detaliu. Scopul acestui articol este de a încerca să clasifice conceptele de bază găsite în interior munca de birou și fluxul de lucru la întreprindere, precum și documentația suport al conducerii, da definiții de bazăși descrieți principalele caracteristici ale activității de birou naționale. De asemenea, ne vom opri pe scurt asupra unor produse concepute pentru a automatiza lucrul cu documentele activate piata ruseasca, și vom încerca să le luăm în considerare din punctul de vedere al acestor definiții și al esenței deciziilor în sine. Acest lucru poate fi util, de exemplu, pentru cei care consideră cel mai mult sistemul de recunoaștere a textului o componentă importantăîn automatizarea fluxului de documente corporative. În concluzie, vom încerca să evaluăm perspectivele de dezvoltare a industriei ruse de automatizare de birou și a fluxului de lucru.

Pentru început, să ne oprim pe scurt asupra conceptelor, termenilor și viziunii noastre despre locul de muncă de birou în asigurarea managementului întreprinderilor rusești. Să facem imediat o rezervă că aceste definiții sunt componente ale unei științe precum managementul înregistrărilor.

Prin ce este diferită munca de birou de fluxul de documente?

Pentru mulți, cele două sunt sinonime. În opinia noastră, ele trebuie să fie distinse.

Documentație de management (DOW) acoperă problemele de documentare, organizarea muncii cu documente în procesul de gestionare și sistematizare a depozitării lor arhivistice.

Documentarea reprezinta crearea de documente, adica intocmirea, executarea, aprobarea si producerea acestora.

Munca de birou: un set de măsuri pentru a asigura o instituție de învățământ preșcolar a unei întreprinderi sau organizații. Se spune uneori că instituția de învățământ preșcolar este principala funcție a muncii de birou.

Organizarea muncii cu documente- asigurarea deplasarii, cautarii, pastrarii si folosirii documentelor.

Sistematizarea stocării în arhivă a documentelor- determinarea regulilor de stocare a informațiilor create în organizație, căutarea și utilizarea acesteia pentru a sprijini adoptarea deciziilor manageriale și a procedurilor de afaceri.

Fluxul documentelor- deplasarea documentelor în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar.

Procedura de afaceri- succesiunea anumitor operațiuni (lucrări, sarcini, proceduri) efectuate de angajații organizațiilor pentru a rezolva o problemă sau un scop în cadrul întreprinderii sau organizației.

Arhiva electronica rezolvă problema sistematizării arhivării documentelor electronice în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar.

Munca de birou este responsabil pentru suportul documentar al managementului întreprinderii.

Proceduri de afaceri sunt responsabili de conducerea unei afaceri sau de îndeplinirea unei funcții țintă și reprezintă o modalitate de implementare a managementului practic al întreprinderilor și instituțiilor.

Ce este o arhivă electronică?

Popularitatea termenului „arhivă electronică” în Rusia este, în opinia noastră, una dintre caracteristicile naționale ale rusului. munca de birou electronic(precum și triumful ideilor de scanare OCR). În Occident, termenul „depozit de date” este mai popular. La noi, aparent, datele sunt înțelese practic ca fiind conținutul documentelor și înregistrărilor dintr-o bază de date. De aici și popularitatea termenului clerical „arhivă”.

În munca de birou, arhiva este responsabilă de organizarea stocării documentelor și este una dintre cele trei sarcini principale de lucru de birou (crearea, tehnologia de procesare și sistematizarea documentelor). Auzim adesea că un anume „ sistem de arhivă rezolvă în mod ideal sarcinile de organizare a fluxului de documente”. Acest lucru, pe baza definițiilor noastre, nu poate fi posibil în principiu, deoarece de fapt documentele sunt mutate (esența fluxului de documente) în cadrul rezolvării tuturor celor trei probleme, și nu numai în cadrul sistematizării depozitării arhivistice.

Lucrări de birou și proceduri de afaceri

Diferența dintre munca de birou și procedurile de afaceri este cel mai ușor de arătat folosind un exemplu din viata reala... Deci, o procedură simplă de afaceri pentru vânzarea unui produs unui client ar putea arăta astfel:

1. clientul sună compania pentru a plasa o comandă;
2. comanda este înregistrată în baza de date a clienților;
3. se emite factura pentru marfa;
4. contul este transferat la departamentul de contabilitate;
5. departamentul de contabilitate primește bani pentru mărfuri, care se înregistrează în sistem de contabilitate;
6. mărfurile sunt expediate din depozit, care este notat în baza de date a depozitului;
7. se eliberează o factură și o scrisoare de parcurs pentru mărfuri;
8. mărfurile sunt expediate către client;
9. factura si borderoul sunt transmise departamentului de contabilitate.

Orez. 1. Diferența dintre munca de birou și procedurile de afaceri

În această procedură de afaceri, clauzele 3 (crearea facturii), 4 (transferul facturii), 7 (crearea facturii și facturii) și 9 (transferul facturii și facturii) sunt legate de munca de birou. Dacă vânzările sunt organizate mai complex, de exemplu, dacă există o relație internă formală între departamentul de vânzări, depozit și contabilitate, atunci pot apărea proceduri suplimentare în munca de birou.

Astfel, operațiunile de birou sunt, parcă, țesute în proceduri de afaceri în care trebuie să fie însoțite de documente. În unele cazuri, acest lucru este valabil mai ales pentru organizatii guvernamentale, procedurile de afaceri pot consta numai în documente. De aici urmează principala diferență dintre munca de birou și procedurile de afaceri, care constă în diferența funcțională a acestora: munca de birou este responsabilă de suportul documentar al managementului întreprinderii; proceduri de afaceri - pentru a face afaceri sau a îndeplini o funcție țintă și sunt o modalitate de implementare a managementului practic al întreprinderilor și instituțiilor.

În toate cazurile, munca de birou include documentarea procedurilor de afaceri.

O altă trăsătură specifică națională, nu mai puțin importantă, este o vechime și împărțire clară conceptele de „muncă de birou” și „proceduri de afaceri”. Poate că acest lucru se datorează faptului că managementul înregistrărilor ca știință care studiază documentele sa născut la începutul secolului al XIX-lea. în măruntaiele aparatului de stat rus. În plus, atât atunci, cât și acum avem o legislație mult mai strictă, spre deosebire de majoritatea țărilor occidentale, care necesită confirmarea documentară clară a tuturor pașilor în aproape orice domeniu de activitate a întreprinderii. De exemplu, contractele trebuie ștampilate, informațiile din bazele de date nu sunt oficiale, documente electronice nu sunt considerate executorii din punct de vedere legal etc.

În consecință, o diferență suplimentară între produsele și tehnologiile de automatizare din Occident și din Rusia este aceea că soluțiile pentru întreprinderile rusești ar trebui să țină cont de prezența documentelor pe hârtie în munca de birou într-o măsură mult mai mare și, paradoxal, să ofere o schemă mai puțin rigidă de automatizare. proceduri de afaceri. Această teză necesită probabil o explicație mai detaliată.

Sisteme de automatizare de birou occidentale în Rusia

Principalul programe de calculator pentru munca de birou și procedurile de afaceri pot fi împărțite aproximativ în patru categorii principale (fără a include instrumente pentru crearea de documente și depozite de date):

1. sisteme de flux de lucru (automatizarea procedurilor de afaceri);
2. sisteme de grupare;
3. sisteme de management al documentelor (oferă în principal înregistrarea, stocarea și preluarea documentelor);
4. sisteme de e-mail (utilizate pentru schimbul de documente).

Această divizie a luat contur pe piață în urmă cu aproximativ trei ani. Acum este destul de arbitrar datorită faptului că ultimele versiuni cel mai aplicații populareîncercați să combinați toate acestea și multe alte tehnologii, de exemplu Lotus Domino. În plus, fiecare dintre aceste tehnologii (cu excepția, desigur, e-mail-ul, a cărui popularitate în afaceri de la bun început a fost aproximativ aceeași cu cea a instrumentelor de creare de documente), la modă în Occident acum 2-3 ani, a dat drum către un nou concept de colaborare și mesagerie („Colaborare și mesagerie”).

Motivele pentru aceasta, în opinia noastră, sunt cam aceleași pentru ei și pentru noi (dacă nu luăm în considerare pur lingvistice, lingvistice și probleme tehnice localizare, suport pentru tabele de coduri, căutare, recunoaștere etc.)

Ideea este că, în principiu, este foarte dificil să automatizezi procedurile de afaceri și munca în echipă. În primul rând, nimeni nu a venit încă cu reguli universale pentru a conduce o afacere de succes. Fiecare organizație este absolut unică în acest sens. În plus, în cadrul unei proceduri automate, nu este întotdeauna posibil să se răspundă în mod adecvat la situațiile de urgență, de la apariția cărora, în mod natural, nimeni nu este imun. Uneori, automatizarea dăunează doar afacerii, destul de des un număr de angajați își rezolvă în mod ideal problemele în relații informale, iar cadrul sistemului automat doar îi îngrădește. Totuși, și exemple inverse nu sunt deloc rare.

Drept urmare, în acest moment cel mai mult mod rațional automatizarea procedurilor de afaceri, este rezonabil să recunoaștem următoarele: „Nu încercăm să programăm comportamentul angajaților pentru fiecare situație posibilă, ci să creăm un mediu informațional comun pentru ca aceștia să coopereze (adică să rezolve în comun problemele de afaceri) și să facă schimb de mesaje”. În opinia noastră, acest lucru pune la îndoială viitorul fără nori sistemele existente fluxuri de lucru, în care se pune accent pe crearea de lanțuri complete de automatizare a procedurilor de afaceri.

În plus față de cele enumerate mai sus, există o serie de circumstanțe care până de curând au împiedicat serios introducerea acestor tehnologii în Rusia:

1. lipsa de completat programe rusesti automatizarea fluxului de documente și a muncii de birou;
2. lipsa cererii active de instrumente pentru automatizarea procedurilor de afaceri;
3. confuzie în poziționarea programelor de la producătorii occidentali în scopuri de automatizare de birou etc.

Astăzi situația s-a îmbunătățit semnificativ. Au apărut produse finite rusești, confuzia de terminologie și poziționare este treptat depășită.

Pentru a crește cererea de programe de birou, există două provocări majore care trebuie abordate. În primul rând, pentru a explica importanța îmbunătățirii și automatizării documentației managementului (munca de birou) și, în al doilea rând, pentru a îmbunătăți și automatiza procedurile de afaceri.

În timp ce a doua sarcină este mai mult sau mai puțin clară, prima ar trebui discutată mai detaliat.

Trei surse și trei componente ale unei instituții de învățământ preșcolar

Organizarea muncii cu documente este o parte importantă a proceselor de management și a luării deciziilor manageriale, afectând semnificativ eficiența și calitatea managementului.

Procesul de luare a unei decizii manageriale include obținerea de informații; prelucrarea acestuia; analiza, pregatirea si luarea deciziilor.

Aceste componente sunt strâns legate de documentația de management. Pentru a obtine un efect economic este importanta in primul rand calitatea informatiei, care este determinata nu numai de cantitatea acesteia, ci si de eficienta, gradul de complexitate si cost. Dacă întreprinderea nu are o lucrare clară cu documentele, atunci, ca urmare, managementul în sine se deteriorează, deoarece depinde de calitate și fiabilitate, eficiența primirii și transmiterii informațiilor, setarea corectă a serviciului de referință și informare, organizarea clară a căutării, stocării și utilizării documentelor.

Se obișnuiește să se distingă trei sarcini principale rezolvate în munca de birou (DOE).

1. Documentare (întocmirea, executarea, aprobarea și întocmirea documentelor).
2. Organizarea muncii cu documente în procesul de gestiune (asigurarea deplasării, controlul execuției, păstrarea și utilizarea documentelor).
3. Sistematizarea arhivei documentelor.

De ce este vital pentru organizații să îmbunătățească educația preșcolară?

Pentru că suportul documentar al managementului are un impact direct asupra calității deciziilor managementului. Din păcate, în prezent, suportul documentației pentru activitățile întreprinderilor rusești se realizează în principal în mod spontan, fără a ține cont de cadrul de reglementare existent și de experiența bogată de îmbunătățire a instituțiilor de învățământ preșcolar acumulată în Rusia în ultimii 175 de ani.

Orez. 2. Componentele managementului întreprinderii

Odată cu creșterea dimensiunii întreprinderii și a numărului de angajați ai acesteia, problema eficienței suportului documentației pentru management devine din ce în ce mai urgentă. Principalele probleme care apar în acest caz arată cam așa.

1. Conducerea pierde întreaga imagine a ceea ce se întâmplă.
2. Unitățile structurale, neavând informații despre activitățile celorlalte, încetează să-și desfășoare activitățile în mod armonios. Inevitabil, calitatea serviciului pentru clienți și capacitatea organizației de a menține contacte externe sunt diminuate.
3. Consecința acestui fapt este o scădere a productivității muncii; există un sentiment de lipsă de resurse: umane, tehnice, de comunicare etc.
4. Trebuie să ne extindem personalul, să investim în echiparea noilor locuri de muncă, spații, comunicații, instruire angajaților.
5. Pentru întreprinderile producătoare o creștere a personalului poate presupune o schimbare a tehnologiei de producție, care va necesita investiții suplimentare.
6. Într-o situație de creștere nejustificată a personalului, de scădere a productivității, de nevoia de investiții în producție, apare necesitatea creșterii capitalului de lucru, care, la rândul său, poate duce la noi împrumuturi și la reducerea profitului planificat.

Ca urmare, extinderea ulterioară a întreprinderii are loc într-un mod pur extensiv din cauza profiturilor acumulate anterior sau a creșterii deficitului bugetar.

Dându-și seama de importanța îmbunătățirii instituției de învățământ preșcolar, organizațiile greșesc adesea atunci când încearcă să o automatizeze, iar problema determinantă în această situație este problema alegerii metodelor de automatizare.

Cea mai comună soluție este automatizarea stațiilor de lucru individuale (AWS): secretar-asistent, manager, contabil sau supervizor. Principalele dezavantaje ale acestei abordări, de regulă, sunt: ​​lipsa modalităților de organizare electronică schimb de informatiiîntre angajați și departamentele întreprinderilor; absenta comunicare funcțională automatizarea procedurilor aplicate cu automatizarea muncii de birou.

După cum am menționat mai sus, una dintre cele mai multe factori importanți dezvoltarea cu succes a întreprinderii - managementul său de înaltă calitate. Acest lucru va duce invariabil la creșterea cifrei de afaceri, a profiturilor și a bunăstării angajaților.

Dacă încercăm să identificăm principalele părți funcționale (componente) în managementul întreprinderilor și organizațiilor, acestea vor arăta astfel.

Programul de automatizare de birou ar trebui să includă mijloacele și regulile pentru crearea documentelor, menținerea arhivei lor electronice, susținerea fluxului de documente și, în același timp, să se bazeze pe platformele software și hardware ale întreprinderii. A furniza utilizare eficientă informații, toate celelalte componente ale managementului ar trebui să se bazeze pe programul de evidență, numai în acest caz este posibil să se rezolve problemele cu care se confruntă organizația. Din punct de vedere al automatizării complexe a activităților întreprinderilor, acestea sunt aplicate Sisteme de informare ar trebui să se bazeze pe platforme software și hardware și pe un program pentru automatizarea biroului și fluxul de lucru.

Astfel, o întreprindere care urmărește să creeze un mediu eficient de procesare a informațiilor pentru a îmbunătăți calitatea managementului se confruntă cu provocări serioase.

1. Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de sprijin documentar al întreprinderii (DOE).
2. Alegerea strategiei potrivite de automatizare, inclusiv alegerea corecta produse.

Cum să automatizezi munca de birou, procedurile de afaceri și fluxul de lucru într-o întreprindere?

Poate părea incredibil, dar pentru a automatiza un subiect atât de aparent simplu precum lucrul cu documente, trebuie să utilizați cele mai recente progrese tehnologice:

1. sisteme de gestionare a bazelor de date;
2. sisteme de căutare a documentelor și de analiză a textului;
3. sisteme de scanare și recunoaștere a documentelor (tipărite și scrise de mână);
4. mediu client-server;
5. Internet/intranet.

Trebuie remarcat faptul că în lumea modernă foarte puțini dezvoltatori de soluții folosesc toate aceste tehnologii simultan. Ca urmare, utilizatorii primesc adesea soluții eclectice de la diferiți producători, iar acest lucru crește semnificativ costul de achiziție, implementare și exploatare, precum și reduce calitatea sistemului care este operat. Atunci când alegeți un program de automatizare de birou și proceduri de afaceri, acordați atenție calității și adecvării acestora pentru sarcinile dvs. individual și în ansamblu (adică, integrare). De asemenea, este necesar să se țină cont de poziționarea versiunilor produselor oferite.

Principalele categorii de utilizatori ai sistemelor de automatizare de birou și de gestionare a documentelor

O caracteristică a pieței de calculatoare din Rusia este împărțirea sa din ce în ce mai clară în două zone mari, dintre care una acoperă utilizatorii casnici și birourile mici (1-25 computere), în timp ce cealaltă - clienti corporativi, companii și instituții medii și mari (25 sau mai multe computere).

În timp ce utilizatorii casnici preferă să instaleze cele mai bune mostre de software gratuit, companiile mijlocii și mari sunt preocupate în principal de îmbunătățirea eficienței utilizării celor existente. sisteme informaticeși dispus să plătească pentru produse și servicii conexe.

Este clar că o soluție pentru utilizatorii casnici nu ar trebui să fie costisitoare și ar trebui să țină cont de popularitatea în creștere a Internetului mai mult decât de problemele muncii de birou.

Soluția de birou pentru utilizatorii corporativi trebuie să se bazeze pe metodologia modernă de management de birou în Rusia, tehnologii client-server, Internet / intranet, e-mail, scanarea și recunoașterea documentelor pe hârtie, introducerea în masă și promptă a documentelor, căutarea și preluarea documentelor , precum și să poată utiliza diverse SGBD și să fie ușor de utilizat și administrat.

LA sistem corporativ automatizarea procedurilor de afaceri și a fluxului de lucru are cerințe similare: ar trebui să se bazeze pe conceptul de „colaborare și mesagerie”, să folosească tehnologii de e-mail, client-server, Internet/intranet, programare și înregistrare a evenimentelor, să poată lucra cu diverse DBMS și să fie ușor de utilizat și de administrat.

Perspective pentru industria rusă de automatizări de birou

Odată cu dezvoltarea relațiilor de piață și schimbările în formele de proprietate în Rusia, există o cerere constantă de soluții în domeniul automatizării muncii cu documente și al organizării afacerii. Există o serie de motive pentru cererea potențială uriașă pentru software și servicii de automatizare de birou.

1. Absolut toate organizațiile lucrează cu documente și un numar mare de indivizii.
2. Aproape fiecare organizație se confruntă cu probleme în munca de birou, chiar dacă nu vorbim de automatizarea acesteia: documentele sunt pierdute, nu sunt controlate, nu sunt executate etc.
3. Prin îmbunătățirea managementului muncii de birou, întreprinderile și organizațiile au o șansă reală de a îmbunătăți calitatea managementului lor, care este una dintre sarcinile cele mai urgente ale economiei moderne ruse.
4. Calificările secretarilor și ale persoanelor responsabile în organizații pentru desfășurarea muncii de birou sunt insuficiente și necesită o creștere a nivelului acestuia.
5. Solicitările utilizatorilor sunt extrem de mari pentru îmbunătățirea programelor de automatizare de birou și integrarea acestora cu numeroase stații de lucru, sisteme de informații și aplicații.

O serie de particularități naționale în desfășurarea muncii de birou, limbă și cultură nu permit utilizarea soluțiilor aplicate gata făcute occidentale. Din fericire, totul apare cantitate mare Producătorii ruși oferind soluții ieftine de calitate în acest domeniu. Acest lucru dă speranța că perspectivele de dezvoltare a industriei sunt destul de favorabile, iar deja acum este nevoie de evenimente specializate care au ca scop promovarea soluțiilor, dezvoltarea standardelor și crearea de asociații profesionale ale subiecților acestei piețe.

Descrierea pachetului software „Office work 3.0”,v.3.2

Pachetul software „Office work 3.0” este conceput pentru a automatiza procesele standard de lucru de birou la o întreprindere în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru documente ", precum și GOST R 51141-98 „Munca de birou și arhivare”... Programul folosește termeni și definiții conform GOST R51141-98.

Programul rulează pe o platformă modernă MS SQL Server 2005 Express Edition și profită la maximum de performanță și scalare, implementează astfel de indicatori cheie de performanță precum performanta ridicatași flexibilitatea personalizării pentru specificul întreprinderii.

Tehnologia de dezvoltare pe care am ales-o ne permite să evităm costurile suplimentare pentru achiziționarea de licențe și actualizarea computerelor. PC-urile dvs., de exemplu, cu un procesor Pentium 800 și 256 MB de RAM, sunt destul de suficiente. Toate procesele de lucru de birou pot fi organizate atât într-o rețea locală, cât și pe computerul unui funcționar.

Complexul este realizat folosind o interfață intuitivă și nu necesită pregătire specială pentru angajați. Pe baza experienței noastre, un utilizator de PC obișnuit, fără experiență, învață să lucreze independent cu programul în aproximativ 1 oră.

O singură aplicație client este instalată pentru toți utilizatorii în funcție de numărul de licențe client achiziționate. Dobândit pachet de bază programul include inițial 3 utilizatori, dintre care 1 utilizator este dotat cu drepturi de funcționar și de administrator de baze de date. Drepturile de acces ale utilizatorilor, cărțile de referință și setările sunt stabilite de administratorul bazei de date (de obicei un funcționar). Orice număr de licențe de utilizator pot fi achiziționate după cum este necesar.

Alături de funcția principală de desfășurare a muncii de birou, programul oferă oportunități ample de organizare a muncii colective pentru a îndeplini instrucțiunile și ordinele conducerii și pentru a îmbunătăți disciplina executivă. Astfel, de la o simplă muncă de birou, se poate trece la nivelul de formare și trimitere automată a instrucțiunilor către executanți și de a asigura controlul asupra executării acestora.

Aplicarea componentei " Șabloane și STP „Din pachetul de software Office work 3.0” este conceput pentru a organiza munca artiștilor executanți cu forme uniforme de documente aprobate în organizație, precum și pentru a utiliza în practică standardele întreprinderii (STP) care determină procedura de organizare și desfășurare a producției și procesele de management.

Alături de funcționar, programul poate fi operat cu succes de asistenți și asistenți ai directorilor, angajați ai aparatului genei. director și secretariat. Componentă suplimentară "secretar-asistent" vă permite să organizați întâlniri, să programați directorul, să organizați controlul asupra implementării evenimentelor de întâlnire, să țineți evidența sarcinilor curente ale secretarului etc.

Structura de procesare și înregistrare a unui document de intrare arată ca un mod „clasic” + este posibil să se genereze o instrucțiune pentru executant:

	Operațiune	Acțiuni
		Funcționar	supraveghetor	Executor testamentar
	Înregistrarea unui document de către un funcționar	Cardul este completat. Document. Documentului i se atribuie statutul „nou”.
	Transferul documentului către manager	Scrisorile, comenzile și alte documente primite sunt transferate șefului pentru a fi luate în considerare.	El pune o rezoluție, dă instrucțiuni.
	Transferul documentelor spre executare	Introducerea rezoluției și a termenelor în cardul electronic al documentului, numirea Antreprenorului. Documentul este transferat în starea „în curs”		Primește o notificare de la program că i s-a dat o comandă prin numărul de intrare ___ cu un termen limită de ___ zile.
	Controlul execuției	Vizualizarea documentelor executabile. Memento (automat, pentru toți interpreții care au întârziat). Întocmirea unui raport în cursul executării documentelor.	Vizualizarea documentelor executabile și expirate cu starea „sub control special”, etc.	Îndeplinește o misiune.
	Execuţie	De îndată ce toate instrucțiunile de pe intrare. documentul executat, pune data scadentă și traduce intrarea. document în starea „executat”	Vedeți rezultatul execuției și datele.	Completează cardul „Comandă” (câmpul „rezultat”) în program și indică data efectivă a execuției.

Toate notificările către Contractori sunt generate în programul „Office Work 3.0” și sunt duplicate în funcție de sistemele de poștă de care dispune organizația. În cazul în care Antreprenorul nu are instalată aplicația „Office Work 3.0”, atunci i se va trimite un memento prin e-mail prin serverul de e-mail al LAN-ului companiei.

După cum puteți vedea din descriere, folosim în mod activ un astfel de formular precum „Comandă”. Acest lucru extinde semnificativ funcționalitatea și eficiența programului și oferă managerului și funcționarului funcții de control largi. În general, obținem un efect de management atât de important din activitatea programului ca o creștere a disciplinei performanței.

Dacă organizația este mică, atunci păstrarea cardurilor „Comandă” este opțională. Vă puteți limita doar la înregistrarea corespondenței și a comenzilor.

Obiecte contabile principale „Lucrări de birou” 3.0

Documentele primite

Documente de ieșire

• Sarcini

Suplimentar (componenta „Asistent secretar)

Întâlniri

Programul managerului

Servicii de sprijin

Imprimare de plicuri;

Formarea „Listei de corespondență”

Scanarea documentelor (în linie)

Șabloane și STP;

În total, sistemul oferă 4 categorii de utilizatori:

Funcționar;

supraveghetor;

Executor testamentar;

secretar-asistent.

Meniul principal al programului

Fig. 1

La lansare, programul informează funcționarul despre starea muncii cu documente și despre ziua de naștere a angajaților. După ce am deschis „Jurnalul documentelor executabile”, obținem informații mai detaliate despre starea lucrărilor. Starea documentului ca „nou”, „în curs” și „expirat” este subliniată în culoarea corespunzătoare. Dacă este necesar, grefierul le poate evidenția pe cele „întârziate” și trimite interpreților o notificare până la e- Poștă.

Fig. 2

Înregistrarea documentelor. Document de intrare

Pentru fiecare document se introduce un card de înregistrare în care se introduc informații despre document.

Forma cardului „Document de intrare” este prezentată în Fig.3

Fig. 3

Prezența câmpului „categorie” permite, în cadrul cazului de nomenclatură „Incoming”, îndeplinirea unor interogări analitice și selectarea documentelor de interes în materie, de exemplu, „reclamații”, oferte comerciale etc. Câmpul destinatar conține nu numai adresa expeditorului, ci, dacă este necesar, persoana care a semnat documentul. Programul prevede înregistrarea interpreților și a persoanelor care s-au familiarizat cu documentul. După înregistrarea pe intrarea originală. document, puteți imprima o ștampilă tipică a secretariatului (butonul din meniul de sus „tipărește ștampila”). Prevăzut pentru tipărirea cardului contabil „intrare. document”. Pentru control, document de intrare are 3 stări: „nou”, „în curs” și „executat”.

La contabilitate card electronic poate fi atașat fisiere electronice orice format (fila „Documente electronice”). Dacă aceste informații despre document nu sunt suficiente pentru dvs., puteți adăuga orice alte câmpuri în „Additional. informații ”(câmpurile sunt formate în cartea de referință „Setări”). Puteți căuta un document folosind, de asemenea, câmpuri noi.

Avand in vedere ca in diferite organizații există un șablon pentru numărul de înregistrare, propunem preconfigurarea șablonului Fig. 4:

Fig. 4

Sosire și numărul de ieșire documentele sunt generate automat sau manual.

Document de ieșire

Forma cardului „Document de ieșire” este prezentată în Fig.5

Fig. 5

Toate documentele aferente sunt ușor de urmărit: există posibilitatea de a lega link-ul cu documentul primit, de ex. luăm în considerare toate răspunsurile primite. Cardul de înregistrare ia în considerare cine a întocmit și semnat documentul, cui i-a fost trimis personal documentul.

Comenzi

Forma cardului „Comenzi” este prezentată în Fig.6

Orez. 6

Cardul conține date privind ordinele și instrucțiunile managerilor care au dreptul de a emite documente interne de reglementare și administrative.

Nu ne-am limitat doar la înregistrarea comenzii, ci ne permitem și să înregistrăm toate instrucțiunile pentru această comandă (de regulă, acestea sunt punctele părții administrative a comenzii, unde este indicat cine, până la ce dată și ce acțiuni trebuie efectuate). Astfel, vă permitem să controlați executarea comenzii. Angajații cărora li se atribuie misiuni primesc notificări corespunzătoare.

Sarcini

Forma cardului „Comenzi” este prezentată în Fig.5

Orez. 7

Fișa de comandă poate fi completată atât de către funcționar, cât și de către alți angajați autorizați (asistent director, secretar-asistent etc.). Ordinul este înregistrat ca un derivat al instrucțiunilor capului sub forma unei rezoluții la intrare. document sau partea administrativă a comenzii.

În unele cazuri, datele din Protocoale bazate pe rezultatele atelierelor pot fi introduse în cardul de Comandă. Această metodă va crește eficiența întâlnirilor și disciplina executivă în întreprindere.

Directoare

Directorul „Angajați” are un dublu scop, primul este de numire a Antreprenorului în cont, al doilea este „informativ” deoarece informează angajații întreprinderii despre zilele de naștere ale colegilor, telefoanele acestora și e: Poștă... De obicei, relevanța și disponibilitatea unor astfel de informații reprezintă întotdeauna o mare problemă.

Aspectul manualului este prezentat în Fig. 8

Orez. opt

În cărțile de referință, informațiile sunt afișate „ca atare, în formă tabelară", Și exportați în formatExel... Căutarea datelor după filtru este organizată. Directorul conține și informații despre angajații disponibilizați.

Mișcarea documentelor

Grefierul este responsabil de înregistrarea și deplasarea documentelor. Faptul eliberării documentului original executorului responsabil se consemnează în card. Cardul indică angajații care au primit copii ale documentelor (familiarizate). Procedura de înregistrare a unui document de ieșire are loc numai după aprobarea și semnarea acestuia de către șef. În fișele nomenclatorului, vedem toate documentele care au trecut de înregistrare (Fig. 9). Totodată, puteți vizualiza oricare dintre documentele din caz, selectați cazuri de nomenclatură pe an, transferați cazul în arhivă, tipăriți inventarul cazului.

Orez. 9

Lucrări de referință și analitice

Funcționarul, secretarul-asistent și directorul au acces deplin la baza de documente, pot găsi instantaneu toate materialele necesare în categoria relevantă. Un sistem de căutare flexibil dezvoltat în conformitate cu standardele muncii de birou din Rusia vă permite să determinați în mod independent parametrii necesari ai documentelor și puteți căuta toate atributele specificate de utilizator, inclusiv in fisierele atasate ... Sistemul a introdus un astfel de concept ca „categorie” a unui document. După categorie, puteți filtra reclamații, declarații, oferte comerciale și alte documente. Numărul de concepte din referința „categorie” nu este limitat.

Căutarea documentului se realizează prin apăsarea butonului „căutare document” Fig.10

Orez. 10

Reglementarea drepturilor de acces

Drepturile utilizatorului în sistem sunt determinate de administratorul bazei de date (funcționar). Fila „Angajați” indică nivelul de acces (2 nivele în total, administrator și utilizator). Utilizatorii au drepturi limitate, pot vizualiza cardurile (și fișierele electronice ale acestora) pentru care sunt Interpreți, pot introduce rezultatul execuției în ele, pot căuta litere și instrucțiuni legate de acestea, pot vizualiza jurnalele (se afișează doar literele lor), dar nu pot introduce modificări în carduri (cu excepția „rezultatului performanței”), cărți de referință, setări.

Practic, utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza documentele la care sunt legați în calitate de interpret, să le vadă starea și să primească notificări despre starea lucrului cu documentul.

Compatibilitate complexă cu prin e-mail vă permite să informați angajații despre evenimentele din sistem.

iar în sistemul „Office work 3.0”:

Controlul execuției

Sistemul contabil controlează progresul executării documentului de către toți executanții. La lansarea programului, pe ecran este afișată o notificare pentru toți utilizatorii despre starea lucrărilor cu executarea documentelor și comenzilor.

La lansarea programului, se oferă informații despre începerea termenului de executare a documentelor (instrucțiuni). Când faceți clic pe „Da”, se deschide Jurnalul „Documente executabile”, care reflectă acest document A vedea.

La deschiderea Jurnalelor corespunzătoare, grefierul, secretarul-asistent și șeful organizației văd rezultatul muncii cu documente și instrucțiuni. Antreprenorul își vede doar instrucțiunile și documentele. Fig. 11

Fig. 11

Programul va reaminti angajatului despre timpul de răspuns viitor, va rezuma informații despre progresul și rezultatele muncii cu documente. Sistemul de căutare (selectare) este implementat printr-un filtru. Oferă emiterea de informații către Excel.

Analiza fluxului de documente.

Sistemul oferă posibilitatea de a obține un set de formulare standard de raportare care determină volumul fluxului de lucru al organizației și cursul execuției documentelor. Orez. 9

Rapoarte

E-mail primit

E-mail de trimis

Ordinele și instrucțiunile conducerii

Misiuni de conducere

Despre starea muncii:

cu intrare. documente

la preparare ref. documente

privind executarea ordinelor din partea conducerii

asupra executării instrucţiunilor din partea conducerii

Fig. 9

Aspectul raportului „Registrul corespondenței primite” este prezentat în Fig. 12

Fig. 12

Sistemul oferă (Fig. 13) carduri de imprimare pentru toate tipurile de documente
fig. 13

Păstrarea unei arhive electronice

Vă permite să organizați activitatea arhivei în conformitate cu legislația Federației Ruse privind arhivarea. Grefierul poate vizualiza orice document din dosarul de nomenclator al arhivei. În același timp, programul a creat un mecanism convenabil pentru căutarea documentelor în arhivă. Timpul de căutare pentru documente într-o matrice de 10.000 de unități este de aproximativ 3 secunde.

Utilizarea de către angajați a șabloanelor uniforme și a standardelor întreprinderii

Utilizarea componentei „Șabloane și STP” a pachetului software „Office Work 3.0” are scopul de a organiza munca interpreților cu forme (forme) uniforme de documente, precum și de a utiliza în practică standardele de întreprindere (STP) care determina procedura de organizare si desfasurare a proceselor de productie si management.

Componenta „Asistent secretar”

Arhitectura pachetului software:

„Office work 3.0” este interconectat Automated Workstations (AWS): AWS „Clerk” AWP „Manager”, AWP „Secretary-assistant” și AWP „Executor”. Mai jos sunt principalele lor funcționalități:

ARM "PRODUCĂTOR DE AFACERI"(cu drepturi de administrator DB)

Organizarea si intretinerea sistemului de lucru de birou in în întregime(înregistrare, contabilitate, control, stocare, analiză statistică);

Formarea cazurilor de nomenclatură;

Intretinerea directoarelor, distribuirea drepturilor de acces;

Copierea \ restaurarea bazei de date.

Formarea rapoartelor din baza de date.

AWS „asistent secretar”

Formează și ține la zi Programul Managerului;

Programați întâlniri. Formați ordinea de zi a întâlnirii, desemnați participanții și vorbitorii. În același timp, programul va trimite automat o invitație participanților și mementouri.

Păstrați procesele-verbale ale întâlnirii și urmăriți rezultatele implementării deciziilor.

Atribuiți sarcini executorilor și urmăriți progresul execuției acestora;

Urmăriți propriile sarcini;

„Manager” AWP

Vizualizare convenabilă a Programului (pentru o zi, săptămână, lună);

Programează întâlniri;

Urmăriți progresul executării deciziilor și comenzilor;

Dacă este necesar, vizualizați procesele-verbale ale oricărei întâlniri și istoricul acesteia (un card care reflectă participanții, întrebările, vorbitorii).

ARM „EXECUTOR”

Primirea notificărilor de primire a corespondenței sau a instrucțiunilor în numele său;

Vizualizarea corespondenței și comenzilor dvs.;

Completarea cardului de comandă (completarea câmpurilor rezultat execuție, data execuției...)

Formarea de rapoarte asupra documentelor dumneavoastră;

Utilizarea directorului „Angajați” ca agendă telefonică și nume complet, funcția și directorul adrese de email angajati ai intreprinderii.