DRŽAVNI STANDARD SAVEZA SSR

Sistemi za obradu informacija

DOKUMENTI NA MAGNETSKIM MEDIJIMA PODATAKA

POSTUPAK I RUKOVANJE

GOST 28388-89

DRŽAVNI KOMITET SSSR-a ZA UPRAVLJANJE KVALITETOM PROIZVODA I STANDARDIMA

DRŽAVNI STANDARD SAVEZA SSR

Datum uvođenja01.01.91

Ovaj standard se odnosi na projektnu, softversku, tehnološku i drugu projektnu dokumentaciju koja se izvodi na magnetnim nosačima podataka (MN).

Standard utvrđuje zahtjeve neovisne o specifičnom načinu razmjene i obrade za izvršenje dokumenata na magnetnim medijima (DM), kao i opšta pravila računovodstvo, skladištenje, modifikacija i promet DM.

Dokumenti o MN ne podliježu mikrofilmovanju.

Termini koji se koriste u standardu i njihova objašnjenja dati su u Dodatku 1.

1. Opće odredbe

1.1. DM se izvodi i uključuje u komplet dokumenata u skladu sa ovim standardom i standardima ESKD, ESPD, ESTD i KS AS.

1.2. Za dokumentaciju se koriste sljedeće vrste MN:

magnetne trake;

magnetni diskovi;

fleksibilni magnetni diskovi.

1.3. Fajlovi (skupovi podataka) su objekti upravljanja podacima tokom DM izvršavanja. DM se izvodi u obliku jednog ili više fajlova. Struktura, oznake datoteke, formati i "oznake sadržaja prema:

GOST 25752 - za magnetne trake širine 12,7 mm;

GOST 28104 - za magnetne trake širine 3,81 mm;

GOST 28081 - za fleksibilne magnetne diskove.

napomene:

1. Struktura i označavanje datoteka koje nisu utvrđene regulatornim i tehničkim dokumentima (NTD) opisane su u uputama za korištenje DM-a ( aplikacija 2) ili dajte u njemu (ili drugim dokumentima iz skupa dokumentacije) referencu na odgovarajući dokument.

2. Ako je potrebno, dozvoljeno je izvršavanje dokumenata na MH bez oznaka.

1.4. Dokument, u zavisnosti od svoje zapremine i kapaciteta MN, može biti snimljen na jednom ili više tomova.

Na jednom svesku može se napisati nekoliko dokumenata.

1.5. DM-ovi koji se nalaze na istom volumenu MH snimaju se sa istom gustinom snimanja.

Prilikom snimanja jednog DM-a na više volumena koristi se isti tip i tip MD-a, kao i ista gustina snimanja za sve volumene na kojima se DM nalazi.

Ako je potrebno, dozvoljeno je izvršavanje dokumenta na nosačima podataka različitih tipova, na primjer, čvrsti tekst na MN, i figure na papiru.

1.6. Svaki DM prati karakteristika pronalaženja informacija (IPC) u skladu sa sec. 4.

1.7. Originalni potpisi lica odgovornih za razvoj, proizvodnju, odobrenje i odobrenje DM stavljaju se na sertifikacioni list (UD), koji se vrši u skladu sa sec. 6.

Dozvoljeno je upisivanje gore navedenih potpisa u list odobrenja (LU), predviđen standardima ESKD i ESPD.

1.8. Svaki magnetni nosač sa snimljenim dokumentima (MNZ) mora imati oznaku u skladu sa GOST 27781.

Navedeni su primjeri dizajna etikete, njeno punjenje i lokacija na MH Aneks 3.

1.9. Za svaku MNZ izrađuje se prateći dokument - list MNZ u skladu sa sec. 7.

1.10. Sve DM uskladištene i u opticaju u preduzeću podležu računovodstvu. Obračun, čuvanje, reprodukciju, dopunu DM vrši služba tehničke dokumentacije (STD) u skladu sa sec. 8 - 11 I aneks 4.

1.11. MNZ treba biti podvrgnut preventivnoj kontroli radi utvrđivanja sigurnosti informacija o MN u skladu sa Aneks 5.

1.12. Uslovi skladištenja MN i MNZ moraju biti u skladu sa standardima utvrđenim u relevantnim regulatornim dokumentima za određene vrste i tipove MN.

1.13. Tehnički i softverski i informacioni alati koji se koriste za implementaciju i promet DM moraju biti pušteni u rad i verifikovani u skladu sa njihovom operativnom dokumentacijom, a MN mora proći ulaznu kontrolu. Verifikacija i kontrola unosa se vrše po redosledu utvrđenom u preduzeću.

1.14. Prijenos DM potrošaču vrši se u obliku duplikata (kopija) prema Aneks 6.

Elektronski mediji

"...Elektronski medij: materijalni medij koji se koristi za snimanje, pohranjivanje i reprodukciju informacija obrađenih korištenjem sredstava računarska nauka..."

izvor:

"JEDINSTVENI SISTEM PROJEKTNE DOKUMENTACIJE. ELEKTRONSKA DOKUMENTA. OPŠTE ODREDBE. GOST 2.051-2006"

(uveden naredbom Rostekhregulirovanie od 22.06.2006 N 119-st)

Zvanična terminologija. Akademik.ru. 2012 .

Pogledajte šta je "Elektronski mediji" u drugim rječnicima:

elektronski mediji- 3.1.15 elektronski mediji: Materijalni mediji koji se koriste za snimanje, skladištenje i reprodukciju informacija obrađenih pomoću računarske tehnologije Izvor: GOST 2.051 2006: jedan sistem projektna dokumentacija.....

ELEKTRONSKI MEDIJI- prema GOST 2.051 2006 ESKD „Elektronski dokumenti. Opšte odredbe” je materijalni medij koji se koristi za snimanje, pohranjivanje i reprodukciju informacija obrađenih kompjuterskom tehnologijom... Uredski rad i arhiviranje u terminima i definicijama

Nositelj informacija - (nosilac informacija) bilo koji materijalni predmet ili medij [nepoznati pojam], koji sadrži (nosi) informaciju (AND), sposoban za dovoljno dugo vrijeme sačuvati u svojoj strukturi informacije unesene u / na njemu kamen, drvo... Wikipedia

Online novčanik- (eng. e Novčanik ili e Novčanik) pametna kartica ili drugi elektronski nosač sa čipom za plaćanje koji vam omogućava da pohranite elektronski novac i vršite elektronska plaćanja. Termin se također može odnositi na uređaje i softver, ... ... Wikipedia

ELEKTRONSKA PARAMAGNETSKA REZONANCA- (EPR) rezonantna apsorpcija (zračenje) el. magn. talase radiofrekventnog opsega (109 1012 Hz) paramagnetima, čiji je paramagnetizam posledica elektrona. EPR poseban slučaj paramagnetski rezonanciju i opštiji fenomen magnetne rezonancije. Laži… Physical Encyclopedia

Elektronski dokument- dokument na digitalnom mediju koji se sastoji od tri elementa: informativnog sadržaja; oblik pružanja sadržaja; nosilac informacija. U mnogim oblastima delatnosti upotreba elektronskih dokumenata je postala široko rasprostranjena, a ... ... Veliki pravni rječnik

2. U ovim zahtjevima, materijalni nosač se podrazumijeva kao mašinski čitljiv nosač informacija (uključujući magnetski i elektronski), na kojem se snimaju i pohranjuju informacije koje karakteriziraju fiziološke karakteristike osobe ... ... Zvanična terminologija

Memorijske kartice

Memorijske kartice- Elektronski medij za skladištenje. Glavni tipovi: SmartMedia, CompactFlash, SD kartica, Sony Memory Stick, xD Picture Card, MMC... Pojmovnik domaćinstva i kompjuterska tehnologija Samsung

GOST 2.051-2006: Jedinstveni sistem projektne dokumentacije. Elektronski dokumenti. Opće odredbe- Terminologija GOST 2.051 2006: Jedinstveni sistem projektne dokumentacije. Elektronski dokumenti. Opće odredbe originalnog dokumenta: automatizovani sistem: Sistem koji se sastoji od osoblja i skupa alata za automatizaciju za svoje aktivnosti, ... ... Rječnik-priručnik pojmova normativne i tehničke dokumentacije

Knjige

• Biološka hemija sa vežbama i zadacima. Udžbenik (+CD), Severin Sergej Evgenievič, Avdeeva Ljudmila Viktorovna, Gubareva Aleksandra Evgenijevna, Aleinikova Tatjana Leonidovna, Andrijanova Ljudmila Jevgenijevna. Udžbenik razmatra glavne odredbe klasične biološke hemije, daje informacije o strukturi i svojstvima molekula ljudskog tijela, molekularnoj osnovi fizioloških funkcija...

1.1 KARAKTERISTIKE VRSTA ELEKTRONSKIH DOKUMENTA

Elektronski dokumenti nisu striktno vezani za određeni medij za skladištenje. Mogu se pričvrstiti na nosače različite vrste. U zavisnosti od načina snimanja i čitanja informacija razlikuju se magnetni, optički, magnetooptički i drugi tipovi dokumenata.

Magnetni mediji uključuju magnetnu traku, magnetnu karticu, magnetni disk (tvrdi i fleksibilni).

Podaci na magnetnim dokumentima se bilježe promjenom zaostala magnetizacija pojedinačni dijelovi magnetnog sloja nosača.

Magnetna traka je nosilac informacija u obliku trake napravljene od fleksibilnog i prozirnog filma sa feromagnetnim premazom. Magnetna traka prenosi zvuk ili digitalne informacije, fiksno elektromagnetnim putem. Koristi se u računarima, audio i video opremi.

Magnetna kartica je nosilac informacija u obliku fleksibilne ploče sa magnetskom prevlakom.

Magnetni disk je medij za skladištenje u obliku diska sa feromagnetnim premazom za snimanje.

Magnetni diskovi se dijele na tvrde i fleksibilne (flopi diskove).

Disketa (flopi disk, disketa) je disk napravljen od plastike obložen feromagnetnim slojem. Široko se koristi u računarima i jeste prenosivi medij informacije ili softver. Pohranjuje se izvan računara i instalira na disk po potrebi. Najčešće se koristi za razmjenu softverskih proizvoda i podataka.

Prema prečniku medija, diskete se dele na standardne (prečnika 203 mm), mini diskove (prečnika 133 mm), mikrodiskove (prečnika 89; 82,5; 76,2 mm). Trenutno se većina informacija distribuira na mikrodiskovima (mikrodiskovi prečnika 89 mm su standardni za računare).

Magnetni diskovi se također razlikuju po tome tehničke specifikacije. Glavna vrijednost za korisnika je kapacitet diska, odnosno količina informacija koja se na njemu može pohraniti. Kapacitet disketa zavisi od dva parametra: površine ​​korišćene površine i gustine snimanja dozvoljene za određeni dizajn diskete.

Trenutno se najčešće koriste flopi diskovi od 1,44 MB. Oni vam omogućavaju da prenesete dokument i programe sa jednog računara na drugi, pohranite informacije koje se ne koriste stalno u računaru, arhivske kopije informacije sadržane na tvrdim diskovima.

Informacije se snimaju i pohranjuju na koncentričnim stazama koje su podijeljene u sektore.

Kratko vrijeme slučajnog pristupa (manje od 1 sekunde) i visoka brzina razmjene podataka sa diskom (250.000 bps) pružaju značajne prednosti floppy diska u odnosu na bilo koju traku magnetni mediji informacije.

Tvrdi magnetni disk (hard disk) je okrugla ravna ploča napravljena od tvrdog materijala (metala) presvučena feromagnetnim slojem. Dizajniran je za trajno pohranjivanje informacija koje se koriste pri radu sa personalnim računarom, a ugrađen je u njega.

Winchesteri su znatno bolji od disketa. Oni imaju najbolja izvedba kapacitet, pouzdanost i brzina pristupa informacijama. Zbog toga njihova upotreba obezbeđuje karakteristike velike brzine dijaloga između korisnika i programa koji se implementiraju, proširuje mogućnosti sistema za korišćenje baza podataka, organizovanje multitasking režima rada i pruža efikasnu podršku mehanizmu. virtuelna memorija.

Razlikovati dva nekako teško magnetni diskovi.

HDD ( tvrdi disk) - paket magnetnih diskova pričvršćenih jedan iznad drugog, ugrađenih u drajv (disk drajv) na tvrdom magnetnom disku, čije je vađenje tokom rada računara nemoguće.

Uklonjivo tvrdo disk (tvrdi disk koji se može ukloniti) - paket magnetnih diskova koji se nalazi u zaštitna školjka, koji se tokom rada računara može ukloniti sa drajva na prenosivom hard disku i zameniti drugim. Upotreba ovih drajvova pruža praktično neograničen prostor za skladištenje. eksterna memorija COMPUTER.

Hard diskovi se razlikuju jedni od drugih prvenstveno po svom kapacitetu. Druga bitna karakteristika za korisnika tvrdi disk– vrijeme pristupa informacijama.

Optički dokument je jedan od najnovijih nosača informacija zasnovanih na metodama optičkog snimanja, čitanja i reprodukcije. Od cjelokupne mase dokumenata izdvaja se po načinu na koji je dokumentovan.

Optički dokument akumulira prednosti različitih načina snimanja informacija i medijskih materijala. Važna prednost ovaj medij informacija je, prije svega, njena svestranost, odnosno mogućnost snimanja i pohranjivanja informacija bilo koje vrste u jednom digitalnom obliku - zvuk, tekst, grafika, video. Drugo, optički dokument omogućava organiziranje i pohranjivanje informacija u obliku baza podataka na jednom optički mediji. Treće, ovaj dokument pruža priliku za kreiranje integrisanog informacione mreže omogućavanje pristupa takvim bazama podataka.

Optički dokument je integralni tip dokumenta koji je sposoban da apsorbuje prednosti i mogućnosti knjige, mikro-, slajd- i video filmova, audio zapisa i tako dalje, sve u isto vrijeme. Neophodan je za dugotrajno skladištenje velikih količina informacija.

Optički dokumenti uključuju optičke diskove i video diskove: CD, CD-ROM, DVD i druge.

Prednosti optičkih dokumenata u postojećem sistemu tehnički kodiranih dokumenata prikazane su u tabeli.

optički disk. Najperspektivniji tip optičkog dokumenta, koji se odlikuje oblikom nosača i karakteristikama upotrebe, je optički disk- materijalni nosilac na kojem se informacije pišu i čitaju pomoću fokusiranog laserski snop. U tom slučaju se formiraju mikroskopske udubljenja ili jame (pitice) koje zajedno formiraju spiralne ili prstenaste trake sa zvučnim zapisom (optički audio diskovi), slikama (optički video diskovi) ili raznim tekstualnim informacijama. Gustina snimanja preko 10 8 bita/cm 2 .

Optički disk je optički (laserski) nosač informacija prečnika 8-12 cm (4,5”) i debljine 1,2 mm.

Prvi optički diskovi počeli su da se pojavljuju u prvoj polovini 50-ih (COM - kompjuterski izlazni mikrofilm - kompjuter koji proizvodi mikrofilm). 1962. prvi razvoji u oblasti optički diskovi, koji je počeo da se uvodi u industriju početkom 1970-ih. Međutim, široka industrijska proizvodnja oba tipa optičkih diskova (kompaktnih i digitalnih) počela je tek 1980-ih i traje do danas. Prva generacija digitalnih optičkih diskova pojavila se 1983. Jedan disk je sadržavao između 25.000 i 50.000 faksimilnih stranica A4 teksta. Sljedeća generacija diskova, razvijena 1985., može držati do 1 milion stranica teksta. Trenutno je poznato više od desetak vrsta takvih diskova.

Prečnik optičkog diska je najčešće 305 mm. Informacije se bilježe u kodiranom obliku (binarni kod). Kapacitet diska zavisi od tehnologije snimanja i može biti 10.000, 25.000 ili 40.000 A4 stranica. I to pod uslovom da se površina diska koristi za snimanje informacija samo 60-70%.

Objekti za pohranu na optičkim diskovima mogu biti: enciklopedijski, naučni i tehnički, industrijski referentni knjige i rječnici, referentne baze podataka, audiovizuelni studijski vodiči, setovi treninga i programi za igre i druga dokumenta. Sada se izdaje preko 600 izdanja na diskovima različitih modifikacija. Polovina njih su bibliografski indeksi i godišnjaci. Dokumenti punog teksta, odnosno knjige, časopisi itd., čine do 20% publikacija na laserskim diskovima. Industrija diskova koja najviše obećava su automatizovani sistemi za pronalaženje informacija.

Prema kapacitetu medija za pohranu, diskovi se dijele na tri tipa:

· veliki kapacitet(preko 2´10 9 bajtova) - za korištenje kao arhiva podataka koji prolaze kroz računar;

srednji kapacitet (7´10 8 - 2´10 9 bajtova) - za pohranjivanje tekstualnih i slikovnih informacija;

· kompakt diskovi (kapaciteta do 7x10 8 bajtova) – za mikro-računare.

U zavisnosti od mogućnosti upotrebe za pisanje i čitanje, diskovi se dijele na dvije vrste. To su pogoni dizajnirani da zapisuju informacije direktno korisniku i pohranjuju ih - WORM (Write Once Read Many) i pogoni dizajnirani samo za čitanje informacija - CD-ROM ( kompakt disk Memorija samo za čitanje - CD, samo za čitanje). WORM pogoni se dijele na uređaje za jednokratno upisivanje i CD-ove za ponovno upisivanje - CD-R (CD-Recordable), na koje korisnik može zapisati i čitati informacije pomoću posebnog pogona. Od 1999. godine počinje proizvodnja DVD-a.

Kao početak može se smatrati uvođenje optičke tehnologije u sferu dokumenata i informacija nova era u distribuciji, skladištenju, korištenju dokumentarnih informacija.

Audio CD je optički disk sa trajnim (neizbrisivim) zvučnim (govor, muzika, itd.) informacijama snimljenim u binarni kod. Kvalitet reprodukcije (otpornost na buku), kompaktnost, jednostavnost reprodukcije i skladištenja su glavne prednosti CD-a.

Prvi muzički optički CD-i objavljeni su 1982. Ploča je prečnika 120 mm, debljine 1,2 mm i težine 10 g, a trajanje zvuka je 1 sat. Do kraja 1987. godine, oko 30 miliona laserskih plejera i više od 450 miliona CD-a sa muzička djela.

Razvoj prve specifikacije digitalnih kompakt diskova poslužio je kao osnova za kreiranje diskova sa složenom prezentacijom informacija, odnosno sposobnih za pohranjivanje ne samo zvučnih, već i tekstualnih, grafičkih i video informacija. Međutim, prva specifikacija je dozvolila da disk radi samo na njemu specifičan model voziti. Druga specifikacija, koja je razvijena ubrzo nakon toga, već je definirala i logičku i formati datoteka disk.

je ubrzo usvojen međunarodni standard ISO-9660 za digitalne diskove, koji je definisao njihove logičke i formate datoteka. Svi diskovi koji odgovaraju ovaj standard međusobno su kompatibilni. Ovaj standard definira način snimanja prema vrstama informacija: tekst, grafika, zvuk, itd. Standard je dostupan za sve operativni sistem trenutno postojeće.

Zbog svoje male veličine, velikog kapaciteta, pouzdanosti i izdržljivosti, audio CD je dobio široku upotrebu.

CD-ROM je najčešći tip optičkog diska za upotrebu u personalni računari.

CD-ROM - kompaktni disk sa trajnom memorijom, dizajniran za pohranjivanje i čitanje velikih količina informacija (550 MB ili više). Sadrži kompjuterske informacije, koju čita drajv povezan sa računarom.

CD-ROM-ovi su se pojavili 1985. godine na tržištu baza podataka i predstavljaju okruglu ploču štampanu od plastike.

Jedan CD-ROM može sadržati 150.000 stranica teksta, što je jednako 17 biblija. Kapacitet takvog diska, pri maloj veličini, jednakoj 650 MB, jednak je kapacitetu oko 450 flopi diskova od tri inča.

CD-ROM se odnosi na multimediju, odnosno interaktivna audio-vizuelna sredstva koja omogućavaju istovremene operacije sa mobilnim uređajima. grafičke slike, tekst i zvuk. Informacije se obično predstavljaju u obliku kompleksa: grafika - meni - hipertekst (alat za uzastopne veze na tekst i grafičke fragmente prilikom pretraživanja potrebne informacije).

CD-ROM po dizajnu, izgled a fizički parametri su gotovo identični audio CD-u. Uređaji za čitanje informacija sa CD-a i CD-ROM-a su u osnovi isti. Jedina razlika je u tome što se koriste razne načine pretvaranje signala u informacije koje se mogu prikazati. Čitač računara radi i sa CD-ROM i audio CD-om.

Glavna prednost CD-ROM-a u odnosu na hard i diskete, je visok informacioni kapacitet. Karakteristika CD-ROM-a je da se informacije na disku ne mogu mijenjati i ne mogu se upisati na medij direktno sa računara. Postoji još jedan CD-ROM funkcija. Informacije o njemu nalaze se na jednoj spiralnoj stazi, a ne na kružnim stazama, kao na magnetnim diskovima. Ovakav raspored informacija usporava njihovo čitanje u odnosu na korištenje tvrdog magnetnog diska, što povećava vrijeme pristupa i usporava prijenos podataka. Za tvrde magnetne diskove, prosječno vrijeme za pristup informacijama i prijenos podataka je približno 35 m/s, a za CD-ROM 350-500 m/s.

Dakle, postoji nekoliko tipova ED nosača, koji uključuju magnetne i optičke.

1.2 Elektronske tehnologije u kancelarijskom radu

U Ruskoj Federaciji prioritetni zadaci uključuju pravno opravdanje upotrebe elektronskog dokumenta u kancelarijskom radu organizacija, kao i prilikom prenosa elektronskih dokumenata na skladištenje, uključujući državno arhivsko skladište. Određenu ulogu u njihovom rešavanju ima arhivsko odeljenje i VNIIDAD, koji pokazuje interesovanje i direktno je uključen u relevantna dešavanja.

Prvi korak u rješavanju pitanja korištenja dokumenata kreiranih kompjuterskom tehnologijom bio je razvoj GOST 6.10.4-84 „Davanje pravne snage dokumentima na mašinskom mediju i mašinskom programu kreiranom kompjuterskom tehnologijom. Osnovne odredbe”, među čijim autorima je bio i Glavni arhiv SSSR-a. Forma državnog standarda korištena je za zakonsku zakonsku snagu novih dokumenata.

Domaći stručnjaci još nisu došli do zajedničkog shvaćanja „elektronskog dokumenta“. Nesigurnost dovodi do poteškoća u davanju pravne snage informacijama snimljenim na mašinskom mediju. Jedini tehnički mogući način davanje dokaza "elektronskom dokumentu" je upotreba elektronski potpis. Jedina validna definicija na nacionalnom nivou data je u GOST R 51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Termini i definicije“, koji definiše „dokument na mašinskom nosaču“ kao dokument kreiran korišćenjem medija i metoda snimanja koje obezbeđuju obradu njegovih informacija elektronskim računarom.

Standard je utvrdio da mašinogram treba kreirati uzimajući u obzir zahtjeve državnih standarda za jedinstvene dokumentacijske sisteme. Postepeno je kucano pismo zamijenjeno kompjutersko štampanje.

Što se tiče mašinskog medija, standard je za njega utvrdio i obavezne podatke o registraciji prema vrsti papirnih dokumenata:

o naziv organizacije - kreator dokumenta

o lokacija organizacije - kreator dokumenta ili poštanska adresa

o datum izrade dokumenta

o šifra osobe odgovorne za ispravnu izradu dokumenta na mašinskom mediju ili šifra osobe koja je odobrila dokument.

Predloženo je da se obavezni detalji dokumenta na mašinskom mediju postave na način koji vam omogućava da jedinstveno identifikujete detalje. U budućnosti, prilikom implementacije standarda, bilo je prijedloga da se detalji postave na posebne naljepnice, na početnu površinu trake itd.

U stvari, standard je osigurao upotrebu samo mašinskih ispisa - kucanih tekstova, koji su počeli da se izrađuju kao tradicionalni papirni dokumenti.

GOST 6.10.4-84 činio je osnovu za pripremu odjeljaka GSDOU (VNIIDAD, 1991) i Standardnih uputstava za papirologiju u ministarstvima i odjelima Ruske Federacije (Rosarchiv, M., 1992), koji se odnose na zahtjeve za mašinski čitljivi dokumenti.

Svi naknadni odlazeći regulatorni i metodološki dokumenti VNIIDAD-a bave se korišćenjem i skladištenjem elektronskih dokumenata: u Standardnim uputstvima za papirologiju u saveznim izvršnim organima, u novim Pravilima za rad državnih arhiva i arhiva vladine organizacije i drugi (2007.)

„Lista standardnih upravljačkih dokumenata generisanih u aktivnostima organizacija, sa naznakom perioda čuvanja“ (Rosarchiv, VNIIDAD. M., 2000) takođe je fokusirana na dokumente „na netradicionalnim medijima“, izjednačavajući ih u smislu zadržavanja sa papirom. dokumenata. Na primjer, član 64 „Kodifikacijski dosijei, baze podataka (reference, puni tekst) o zakonskim aktima i drugim regulatornim dokumentima (uputstva, pravila)“ ne prenose se u državno skladište.

Interes arhivskog odjela ogleda se u Pravilniku o Arhivskom fondu Ruske Federacije (Ukaz predsjednika Ruske Federacije od 17. marta 1994. N 552), koji određuje rok za privremeno čuvanje dokumenata državnog dijela. Arhivskog fonda na mašinskim medijima u resornoj arhivi - 5 godina.

Nepostojanje zakonskog akta o elektronskom potpisu nije stvarna prepreka za korištenje ED. Postoje zakonodavni akti Ruske Federacije, na osnovu kojih se izdaju resorni propisi i uputstva za osiguranje zakonitog funkcionisanja ED. Takvi akti su Federalni zakon „O informacijama, informacionim tehnologijama i zaštiti informacija“ od 27. juna br. 149-FZ 2006. i Građanski zakonik Ruske Federacije iz 1995. godine, čiji se relevantni članovi koriste u resornim propisima Centralne banke. Rusije, Vrhovni Arbitražni sud Ruska Federacija, Državni standardi(na primjer, GOST R 34.10-94 " informacione tehnologije. Kriptografska zaštita informacije. Procedure uzorkovanja i verifikacije za elektronske digitalni potpis baziran na asimetričnom kriptografskom algoritmu”) itd. za pravnu podršku razmjene elektronski dokumenti.

Pripremljen je nacrt modela zakona o elektronskom digitalnom potpisu, koji bi trebalo da bude skup jedinstvenih pravila i procedura u okviru ZND, koji će biti prihvaćeni od strane svih učesnika i uveden u odgovarajućim zemljama kao zakonodavni akti. “Prisustvo takvog zakona omogućit će zakonski fiksiranu razmjenu elektronskih dokumenata unutar ZND. Informacije o nacrtu modela zakona CIS”. vidi u časopisu Computerra br. 13(342) od 11. aprila 2000. godine, str. 26-27.

Državna duma usvojila je Federalni zakon „O elektronskom digitalnom potpisu“ od 13. decembra 2001. br. 129-FZ

Gore navedeni nacrti domaćih zakonskih akata ne predlažu zakonodavno uvođenje tehnologije elektronskog sertifikata o nepromjenjivosti koji se prenosi putem kanala. elektronske komunikacije dokument.

Osnovni pravac zakonske regulative je priznavanje pravne snage elektronskog potpisa u određenoj oblasti i ograničavanje njegove upotrebe iu određenoj oblasti. Tehnologija digitalnog potpisa ostaje van zakona.

Razvoj zakonodavstva u oblasti informisanja treba da obezbijedi proširenje proizvodnja informacija I informacioni odnosi u narednih 5-10 godina ubrzati proces informatizacije sa fokusom na ciljanu upotrebu informacija u svim sferama života.

Problem elektronskih tehnologija u kancelarijskom radu ne treba svesti na stvaranje „kancelarije bez papira“. Do danas, u realnim uslovima spor razvoj zakonodavni okvir ED u Ruskoj Federaciji, preporučljivo je istaknuti aktuelne probleme dokumentarne prirode koji su predmet današnjeg rješavanja, a predviđajući zakonsku konsolidaciju, pokušati ih riješiti kao privremene, navodeći okvirni period od 5 godina.

I prije svega, takvi problemi uključuju korištenje elektronskih tehnologija u tradicionalnom (tj. papirnom) kancelarijskom radu.

To proizilazi iz tradicionalnih tema kojima se bavi upravljanje dokumentima i čije se odluke očekuju od Federalne arhivske agencije: dokumentarna podrška vođenju, kancelarijski rad, organizaciona i administrativna dokumentacija, arhivsko skladište. Osim toga, treba pretpostaviti da u praksi kancelarijski rad ostaje pisan, papir, čak i kada visoki nivo kompjuterizacija u organizaciji. Da ne spominjemo činjenicu da arhivsko skladište ostaje papir.

Moguće je navesti, po mom mišljenju, tri najefikasnije oblasti za upotrebu elektronskih tehnologija u tradicionalnom kancelarijskom radu:

· Priprema dokumenata korišćenjem elektronskih tehnologija – vrši se prema pravilima i korišćenjem obrazaca i obrazaca objedinjenih dokumenata. Na izlazu se tekstovi štampaju na papiru i dobijaju oblik dokumenata u skladu sa važećim pravilima.

· Elektronski prijenos informacija – koristi se za ubrzavanje njihove dostave potrošačima uz naknadni izlaz dokumenata na papir. Najhitniji zadatak je određivanje mjesta faksimilnog prijenosa dokumenta u sistemu tradicionalnog kancelarijskog rada.

· Elektronska registracija prijem dokumenata u sistem - uključuje uključivanje u jedan informacioni sistem svi dokumenti koji nastaju ili ulaze u organizaciju u bilo kom obliku na osnovu jedinstvenih pravila registracije. Na registarskom nizu se gradi računovodstvo, pretraga, kontrola izvršenja dokumenata bez uspostavljanja drugih registracionih obrazaca.

S obzirom na tradicionalne tehnologije za prenos dokumenata unutar organizacije, dupli obrasci registracije na papiru mogu se koristiti za računovodstvo i kontrolu. Uključivanje dokumenta u registarski niz potvrđuje činjenicu njegovog postojanja i izvršenja radnje koju registruje.

Dakle, pristup koji predlažem je da u sadašnjoj fazi – prema najmanje, u narednih pet godina prioritet treba dati ne problemima „elektronskog dokumenta“, već upotrebi elektronskih tehnologija u tradicionalnom kancelarijskom radu. Navedimo sljedeće prioritetne probleme funkcionisanja elektronskih tehnologija koje treba riješiti:

čuvanje obrazaca dokumenata koji odgovaraju pisanoj strukturi dokumentacije utvrđenoj savremenim propisima iz ove oblasti aktivnosti upravljanja

osnova za odvajanje originala i kopija

ograničavajući raspon situacija u kojima se ED može, treba i ne smije koristiti

· na osnovu važećih propisa, uspostavljanje zakonskih osnova za priznavanje pravne snage ED i njihovo fiksiranje u resornim uputstvima, metodama i sl. dokumenta za praktičnu upotrebu i prikupljanje informacija o nedostacima razvoja.

Konkretno, preporučljivo je trenutno napustiti obradu GOST 6.10.4-84 i pripremiti metodološke preporuke u ime VNIIDAD-a (čak i privremene smjernice) o upotrebi elektronskih tehnologija u kancelarijskom radu. Sadržaj takvog vodećeg, eksperimentalnog metodološki razvoj moglo bi u principu biti sljedeće:

terminologiju koja odgovara međunarodnoj

Uslovi za priznavanje pravne snage dokumenta na mašinskom mediju; važeći propisi koji dozvoljavaju korišćenje elektronskih dokumenata

slučajevima obavezna upotreba papirni dokument sličan elektronskom (na primjer, u kadrovskim dokumentima - lični podaci, kao i dokumenti trajne i dugotrajno skladištenje osiguranje prava građana i dr.)

postupak ovjere elektronskog dokumenta; metode provjere autentičnosti: digitalni potpis, propratno pismo ili identifikacijski dokument i njegovi detalji.

korišćenje faksova Email, dokumenti primljeni putem interneta; pravnu snagu slika dokumenta na ekranu

prijenos elektronskih dokumenata u arhivu, uz pratnju papirne kopije ili obrnuto

ograničenje upotrebe dokumenata u elektronski oblik(obrazac), na primjer, prilikom slanja obavještenja, potvrda, pozivnica itd. građani; prilikom izdavanja medicinskih isprava građanima

· U ovoj fazi postoji potreba da se sačuvaju obavezni detalji pisanih dokumenata za elektronske dokumente, imajući u vidu da će oni u većini slučajeva biti pretvoreni u papirna forma.

Prilikom korišćenja elektronskih tehnologija vodite računa o tome da se pri štampanju dokumenta na papiru sačuva oblik dokumenta koji je u skladu sa jedinstvenim dokumentacionim sistemima, važećim standardima i drugim propisima.

Obavezna papirna originalna dokumenta trajnog i dugoročnog čuvanja i dokumenta koja obezbjeđuju prava građana.

Dakle, možemo konstatovati postojanje dovoljnog regulatornog okvira za praktičnu upotrebu ED, što se i dešava u praksi, i, istovremeno, nerazjašnjenost takve prirode. stvarni problemi, kao korištenje analoga vlastitog potpisa, faks poruka, e-maila i svih novih načina snimanja i prenošenja informacija. Uzimajući u obzir povećanu aktivnost zakonodavne aktivnosti u ovoj oblasti, preporučljivo je pripremiti privremene preporuke u prilično kratkom roku, praktična upotrebašto će vam omogućiti da pronađete više ispravne odluke u zakonodavnim aktima.

... br. 146 "O konceptu razvoja arhiva u Republici Kazahstan za 2001-2005" i Rezolucija od 11. juna 2001. br. 797 "O odobravanju Programa razvoja arhiva u Republici Kazahstan za 2001-2005. Razvoj Programa diktiran je potrebom daljeg unapređenja arhivske industrije, modernizacije materijalno-tehničke baze regionalnih arhivskih ustanova, ...

... // Sekretarski poslovi 1997. br. 4. str. 19-24. 49. Upravljački dokumenti trajnog roka skladištenja, formirani u djelatnostima nedržavnih privrednih organizacija (privredna društva i preduzeća, proizvodne zadruge). VNIIDAD, 1996. Dodatak 1 CJSC " Građevinska kompanija"Technoliga" UPUTSTVO za kancelarijski rad ___________№_______ ODOBRAVA Generalni direktor ...

Ove zemlje karakteriše visok status nacionalnih profesionalnih udruženja upravnika evidencije, kao i interes javnosti za pitanja podrška dokumentaciji menadžment. 2.1 Upravljanje elektronskim dokumentima u Australiji Rad arhivskih vlasti u Australiji u oblasti regulatorne i metodološke regulacije upravljanja dokumentima trenutno je ...