U pozadini širokog uvođenja informacionih i telekomunikacionih tehnologija u ruske organizacije, kako državne tako i komercijalne, postoji ozbiljan interes za automatizaciju pripreme i rada sa dokumentima i uvođenje računarskih tehnologija za predškolske obrazovne ustanove. Dokaz za to je brz rast ruskog tržišta za takve tehnologije i sisteme za upravljanje dokumentima (DMS). To potvrđuje i obim rada u okviru federalnog programa "Elektronska Rusija" i sličnih regionalnih programa. Međutim, uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima zahtijeva rješavanje ne toliko tehnoloških, koliko organizacijskih i pravnih problema, i to uglavnom na evolutivni način.
Očigledno je da će papirni i elektronski dokumenti koegzistirati na ravnopravnoj osnovi dugo vremena, stoga DMS koji se koristi u organizacijama treba da pruži podršku i elektronskom i tradicionalnom (papirnom, foto, filmskom, itd.) protoku dokumenata i procesu racionalne tranzicije od jednog do drugog.
Organizacija javne uprave u Rusiji oduvijek je bila problem - ogromna zemlja, visoka cijena upravljačkih odluka i glomazan administrativni aparat, zahtijevali su stvaranje određenog sistema koji bi minimizirao posljedice neefikasnih i iracionalnih odluka. Izgrađena je na razdvajanju funkcija materijalnog izvršenja dokumenata i kontrole izvršenja. Kontrola kretanja i izvršenja dokumenata poverena je posebnim licima - službenicima, koji su evidentirali podatke o ulaznim, odlaznim i internim dokumentima, rešenja (uputstva) o dokumentima i njihovom izvršenju, kao i kretanje (prenos) i arhiviranje dokumenata u okviru organizacija. Tehnologija ovakvog sistema zasniva se na:

• upute za uredski rad;
• nomenklatura predmeta;

• registarska karta (RK) dokumenta;
• Kartoteke koje kombiniraju komplete RC;
• Dnevnici prijenosa dokumenata;
• kontrolne kartice.

Po prijemu službenog dokumenta u organizaciji, njegovom prihvatanju i kontroli, upisu (u dnevnik ili RK) i izricanju rješenja, popunjavanju kontrolne kartice (ako je potrebno) i prenošenju službeniku (ili osobama) za izvršenje je obezbeđeno. Dakle, službeno lice može dobiti informaciju o tome koje dokumente ima za izvršenje, u kojim rokovima su pogodni i sl. Prilikom izvršenja dokumenta (kada su sva uputstva za njega završena) upućuje se na predmet, a zatim njegov RK i sam dokument se stavlja u arhivu. Regulisanje ovakvog sistema putem uputstava i standarda omogućilo je i relativno jednostavno njegovu automatizaciju, tj. prelazak na odgovarajuće kompjuterske tehnologije i baze podataka.
Istinske, pravne i organizacijske kolizije su ovdje nastale u vezi sa potrebom upravljanja pravima pristupa informacijama o dokumentima, što je učinilo problematičnim direktno korištenje zapadnih SUDOVA (čak i ako ne uzmemo u obzir njihovu basnoslovnu cijenu). Kao rezultat toga, 1990-ih se pojavilo dosta ruskih sistema različitog stepena složenosti, koji su pružali gore opisanu funkcionalnost - od najjednostavnijih ormara za arhiviranje do prilično razvijenih proizvoda bliskih onima u kutijama (Pepeljuga, Delo-96, itd.), kao i čitav kompleks dodataka preko Lotus Notesa.
Svi oni su, sa različitim stepenom kompletnosti, obezbeđivali procese registracije dokumenata, računovodstva rešavanja, kontrole izvršenja, pretraživanja dokumenata po raznim rekvizitima, generisanja svih vrsta izveštaja, itd. Najnapredniji sistemi su omogućili i organizaciju računovodstva kretanje papirnih dokumenata. Tako su sistemi kancelarijske automatizacije bili namijenjeni da podrže aktivnosti kancelarijskog osoblja, a ne službenika, te su osigurali rad sa dokumentima RK, a ne sa samim dokumentima. Imajte na umu da su takvi sistemi i danas relevantni. Istovremeno, kompjuterske tehnologije predškolske obrazovne ustanove moraju obezbijediti:

• podrška radu ne samo osoblja predškolske obrazovne ustanove, već i službenika;
• mogućnost prilaganja datoteka dokumenata radnoj grupi;
• mogućnost proširenja sastava atributa u RK za posebne vrste dokumenata;
• podrška kolektivnom radu na dokumentima i njihovom preliminarnom razmatranju prilikom uočavanja;
• mogućnost pretraživanja kroz tekst dokumenata;
• mogućnost korišćenja šablona dokumenata, konstruisanja tekstova iz ustaljenih redova, pristupa regulatornim dokumentima (regulatorni pravni akti i tehnički regulatorni pravni akti).

Primjenjivi su sljedeći pristupi formiranju datoteka dokumenata:

• dokumenti se mogu dobiti u obliku dosijea direktno od izvođača i autora;
• dokumenti se mogu skenirati na ulazu, a zatim raditi sa njihovim elektronskim slikama;
• dokumenti se mogu dobiti iz relevantnih informacionih fondova (informacioni sistemi, baze podataka, web stranice, portali).

Prvi pristup se može koristiti kada postoji veliki protok dokumenata između organizacija i kada je uspostavljen odgovarajući ugovorni odnos. Ovaj pristup je primjenjiv za protok dokumenata između matične organizacije i njenih udaljenih struktura ili podređenih organizacija. U ovom slučaju, i RC dokumenta (radi pojednostavljenja registracije) i sama datoteka dokumenta se šalju prema dogovorenom protokolu (obično putem e-pošte). Radi pouzdanosti, dokument i njegov RK su često šifrirani i (ili) potpisani EDS-om. Original u papiru se šalje redovnom poštom.
Tako se pojavila klasa tehnologija koja se može nazvati papirno-elektronskim, kada se gotovo sav posao unutar organizacije obavlja s dokumentima u okviru određenog automatiziranog sistema. Papirni dokumenti u ovoj tehnologiji se često skeniraju odmah po registraciji, a zatim rade s elektronskom verzijom (u obliku slikovnog fajla - u pravilu nema potrebe prepoznati ga prije teksta). Sam original se tada stavlja u datoteku i više se ne koristi.
Uvođenje ove tehnologije omogućava

• ubrzati kretanje dokumenata u cijeloj organizaciji;
• garantuje blagovremeno razmatranje dokumenata;
• obezbijediti efikasnu kontrolu nad izvršenjem dokumenata;
• povećati efikasnost rada kako pojedinačnih službenika tako i organizacije u cjelini;
• smanjiti troškove umnožavanja, prijenosa i čuvanja kopija papirnih dokumenata;
• obezbijediti nosiocima dokumenata mogućnost korištenja najpotpunije dokumentacije.

Ali papirni originali i dalje postoje u ovoj tehnologiji – oni se i dalje štampaju, potpisuju, šalju, zauzimaju prostor i troše resurse.
Kada se automatizuju radna mesta svih zaposlenih i uvede papirno-elektronska tehnologija, javlja se potreba za daljim unapređenjem i napuštanjem papirnih originala, bar za one dokumente čiji se životni ciklus odvija u organizaciji (interna dokumenta). Ali čak i ovdje se pojavljuju brojni tehnološki problemi (prisustvo i korištenje EDS-a, njihov broj, prisustvo i korištenje sertifikacijskih centara, sigurnost informacija i zaštita informacija), te pravna pitanja (pravna snaga i dokazi o elektronskim dokumentima, njihov službeni status). , dostavljanje elektronskih dokumenata inspekcijskim organima ). Uzimajući ovo u obzir, sistem elektronskog upravljanja dokumentima treba da obezbedi:

• čuvanje u sistemu i slanje fajlova dokumenata potpisanih od strane EDS-a;
• dostupnost digitalnih potpisa za službenike;
• priprema elektronskih dokumenata, uključujući neophodne procedure za "elektronsko" ovjeravanje i potpisivanje;
• davanje elektronskim dokumentima statusa službenih dokumenata.

Knjiga: Bilješke s predavanja dokumentarni

ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA MENADŽMENTA ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVE 1.1. Vrijednost upravljačke dokumentacije

Dokument ima mnoge funkcije. Državni standard 16.487-83 definira dokument kao materijalni objekt sa informacijom fiksiranom na način koji je napravio čovjek za njen prijenos u vremenu i prostoru, definira opću funkciju dokumenta kao nosioca informacije. Ova funkcija dokumenta je posebno važna u operativnom menadžmentu. Nakon upotrebe dokumenta u tekućem radu, on obavlja još jednu važnu funkciju - djeluje kao povijesni izvor. Ove karakteristike privukle su pažnju upravnika i arhivista. Organi upravljanja, institucije vlasti moraju biti u interakciji u svom radu.

U periodu restrukturiranja sistema upravljanja, dokument obavlja niz teorijskih funkcija koje se primjenjuju u okviru naučnih disciplina upravljanja dokumentima i arhivskog istraživanja.

Tehnologija upravljanja, svedena na jednostavnu šemu, može se predstaviti u obliku donošenja odluka, organizacije njene implementacije i kontrole nad njenom implementacijom. Takva šema se može koristiti i u slučaju najjednostavnijeg jednokratnog događaja, iu organizaciji složenih sektorskih sistema širom zemlje. Ovi sistemi će se razlikovati po stepenu pripremljenosti donošenja odluka, organizaciji njegovog sprovođenja (kadrovska, finansijska, nabavna, implementaciona, itd.) i organizaciji kontrole sprovođenja. U svim slučajevima moraju se ugraditi navedeni dijelovi.

Nijedna odluka ne nastaje ni iz čega, može se donijeti samo na osnovu informacija o ovom pitanju. U ovom slučaju treba napomenuti dva važna uslova: prvo, informacija mora biti blagovremena, i drugo, mora biti dovoljna za donošenje potrebne odluke. Ako su informacije stigle sa zakašnjenjem, gubite priliku da učestvujete u bilo kakvim akcijama, događajima. Odnosno, prilika ili šansa je izgubljena. S druge strane, ako su informacije nedovoljne ili samo pola znate nešto,

Vaša odluka može biti ne samo da nije najbolja, već čak i pogrešna, jer niste uzeli u obzir sve faktore.

Trenutno se količina informacija udvostručuje svake tri godine. To je zbog razvoja društva. Svaki subjekt ili svaka osoba pojedinačno može postojati samo kada postoji razmjena informacija. U uslovima tržišnih odnosa, ekonomska situacija se ubrzano menja, komercijalna preduzeća "opstaju" samo ako na vreme znaju šta, kada, kako i koliko košta. Informacije su dugo bile roba. Onaj ko posjeduje informaciju posjeduje situaciju, i obrnuto.

Ovo svedoči o značajnim promenama u organizaciji informacionih resursa u društvu, pokazuje da informacija i dokument, kao njegov nosilac, utiču na sve aspekte upravljanja, kao i na funkcionisanje različitih struktura koje utiču na krajnji rezultat u ekonomskoj sferi.

Informaciono-dokumentacioni servis deluje kao glavna (glavna) bezbednosna (uslužna) funkcija upravljanja, za čiju realizaciju su potrebna posebna – stručna znanja. Efikasnost i jasnoća u aktivnostima bilo kog subjekta zavise od toga kako je ovaj rad organizovan.

Informaciono-dokumentacionu podršku sprovode posebne strukturne jedinice: poslovanje, opšti odsek, kancelarija, sekretarijat (ili pomoćnik sekretara). Ove jedinice treba da budu popunjene stručnjacima. Pomoćnik sekretara mora imati i specijalizovano obrazovanje, u zavisnosti od nivoa rukovodioca i stepena njegove obuke.

Rad bilo kojeg administrativnog aparata, kao i svaki posao općenito u naše vrijeme, mora se obavljati u skladu sa zahtjevima naučne organizacije rada. Odnosno, to znači da ne postoji posao koji ne mora biti pravilno organizovan, a lice koje obavlja ovaj posao mora biti upoznato sa posebnostima njegovog sprovođenja. Da biste to učinili, rad se mora podijeliti na određene komponente - od najsloženijih do najjednostavnijih operacija. Svaki dio mora biti razrađen, odnosno organiziran na najbolji mogući način, jer ni u jednom poslu nema sitnica, sve se mora osmisliti. Naučna organizacija rada sastoji se od tako promišljenih, pravilno organizovanih operacija. Regulatorni i metodološki dokumenti određuju kako ispravno izvršiti ovaj ili onaj posao.

U oblasti menadžmenta uglavnom rade sa informacijama i dokumentima koji su njihovi nosioci. Dokument-predmet i rezultat rada u oblasti menadžmenta.

Rad sa informacijskom i dokumentacionom podrškom sastoji se od istih operacija. Izvode ga samo neki subjekti tradicionalnim metodama (ručno), drugi - mehanizacijom i automatizacijom. Ali ostaju sve faze rada s dokumentima. Dakle, svaki elementarno pismen službenik administrativnog aparata mora ne samo da pravilno sastavlja i izvršava dokumente, već i da zna koje vrste poslova se s njima obavljaju.

Svaki rad danas se unapređuje uvođenjem novih mašina i procesa. U oblasti menadžmenta može se mehanizovati samo rad sa dokumentima i automatizovana obrada informacija sadržanih u dokumentima.

Ali mašinska obrada dokumenata ima svoje zahteve. Što se tiče dokumenata, uslova za njihov format, redosleda izrade, prezentacije teksta.

Dokument se može podijeliti i na najjednostavnije sastavne dijelove (rekvizite) iu svakom dijelu postoje pravila za najispravnije pisanje i dizajn. Ova pravila su sadržana u DSTU 4163-2003. Zahtjevi za papirologiju su također dovoljno detaljno opisani u sistemu upravljačke dokumentacije, jer se u svim dokumentima mogu razlikovati isti sastavni dijelovi (rekviziti) ispitivanjem postupka sastavljanja i izdavanja ovih detalja (upisivanje adrese, datuma, pečata odobrenja, odobrenje, postupak zaključivanja itd.). Ovi zahtjevi su utvrđeni DSTU 4163-2003.

Sa jednim dokumentom se sastavlja samo jednokratna radnja. Dokumenti djeluju u bliskoj interakciji jedni s drugima i čine dokumentacijski sistem. Državni standard definira dokumentacijski sistem kao skup međusobno povezanih dokumenata u određenoj oblasti djelatnosti.

Postoje sistemi finansijske, primarne i računovodstvene dokumentacije budžetskih objekata i subjekata, računovodstvene i monetarne dokumentacije, organizacione i administrativne itd. Dakle, svaki rukovodilac mora biti sposoban da povuče i poznaje sistem dokumentacije sa kojim radi. Na primjer, zaposlenik kadrovske službe mora znati i biti sposoban sastaviti i izvršiti sve kadrovske dokumente,

kao i ugovori i ugovori o radu. Ali najčešći su organizacijski i administrativni dokumenti s kojima svaki menadžer mora da se bavi. Ovo uključuje organizacione dokumente kao što su povelja, propisi, uputstva, administrativni dokumenti-naredbe, naredbe, uputstva, odluke, odluke; informativni i referentni akti, potvrde, izvještaji i pojašnjenja, kao i najčešće vrste službenih dokumenata - pisma, telegrami, telefonske poruke. Svaka vrsta navedenih dokumenata ima svoje posebnosti u oblikovanju i prezentaciji teksta, koje nije teško proučavati.

Procedura rada sa dokumentima također je podijeljena u određene faze. Svaka faza ima svoje tehnike za najbolju implementaciju. Ovaj posao počinje prijemom i primarnom obradom dokumenata. Ova faza je nezavisna od načina prenošenja informacija: poštom, lično, telegrafom, faksom. Po pravilu, ovaj posao se obavlja centralno i sastoji se od čisto tehničkih operacija, detaljno opisanih u pravilima i uputstvima.

Registracija dokumenata je važna faza. U procesu registracije vodi se evidencija o primljenim dokumentima, ali je najvažnije da se evidentiraju indikatori o dokumentu koji omogućavaju organizovanje kontrole nad njegovom implementacijom i informativno-referentni rad sa dokumentima, tj. tokom procesa registracije postavlja se banka podataka o dokumentima koji kruže u objektu ili subjektu.

Sljedeća faza je usko povezana sa registracijom dokumenata – kontrolom implementacije. Pravilno organizovana hitna kontrola vam omogućava da u svakom trenutku znate šta treba da se uradi i pomaže subjektu da efikasno planira svoj radni dan.

Organizacija informativnog i referentnog rada zavisi i od formulacije registracije dokumenata. Služba informacija i dokumentacije ili sekretarica dužni su za nekoliko minuta izdati potvrdu: gdje, s kim, u kojoj fazi rada se nalazi neki dokument, kao i odgovoriti na pitanje: koji dokumenti sadrže podatke o određenom problemu koji vas zanima . Registracija se može obaviti ručno - na karticama ili automatizirano - na računaru. Tehnologija registracije dokumenata dobro je opisana u regulatornim i metodološkim priručnicima.

Nakon početne obrade i registracije, dokument se šalje na izvršenje. Ova faza je povezana sa problemom direktnog toka kretanja dokumenta. Kretanje dokumenta do izvođača, što odražava sistem organizacije upravljanja. Sa jasnom raspodjelom odgovornosti i delegiranjem ovlaštenja, dokument odmah ide na izvršenje. Sa centralizovanim sistemom upravljanja, kada šef preuzima na sebe rješavanje svih, pa i malih pitanja, svaki dokument ide njemu na rješavanje, a zatim ide na izvršenje. Tako će pripremljeni dokument ići odozdo prema gore - od izvođača, uz brojna odobrenja, do čelnika na potpis. Kretanje dokumenta jasno se odražava na operagramu i omogućava vam da vidite sve ponavljane i nepotrebne operacije.

Sljedeća faza je trenutno skladištenje dokumenata. Svaki dokument, nakon što se u njemu zapisane informacije koriste u procesu upravljanja, obavlja funkciju pohranjivanja i akumuliranja informacija tako da se te informacije mogu ponovo vratiti kada se ukaže potreba. Za to se dokumenti moraju postaviti tako da se traženi dokument može pronaći za nekoliko minuta. S obzirom da postoji mnogo dokumenata koji se deponuju u procesu rada subjekta, njihova organizacija u trenutnom skladištu zahteva preliminarnu klasifikaciju, odnosno raspodelu u grupe (slučajeve) radi njihovog brzog pretraživanja. Za distribuciju dokumenata po predmetima razvija se najjednostavniji klasifikator - nomenklatura predmeta. Ovo je sistematizovana lista naslova predmeta koji se vode u predmetima.

Nomenklatura je najvažniji dokument. Dobro sastavljena nomenklatura predmeta omogućava vam da imate dobro uspostavljeno trenutno skladištenje dokumenata. Međutim, sastavljanje nomenklature zahtijeva posebna znanja. Dugogodišnje iskustvo u sastavljanju nomenklatura nam omogućava da tvrdimo da samo činovnik ili arhivar može sastaviti nomenklaturu. Ako subjekt ne može sam kompetentno da sastavi nomenklaturu, trebate kontaktirati. u arhivsku službu. Poklopci kućišta počinju prema nomenklaturi. Dizajn korica i distribucija dokumenata unutar dosijea takođe treba da se vrši uzimajući u obzir posebna pravila.

Izrada nomenklature predmeta, formiranje predmeta i njihova sigurnost povezana sa ispitivanjem vrijednosti dokumenata. Pod ekspertizom se podrazumeva utvrđivanje praktične i naučne vrednosti dokumenata, određivanje uslova njihovog čuvanja. Ovisno o vrijednosti dokumenata mogu imati različite periode skladištenja: kratkoročno (do 10 godina), dugoročno skladištenje (uglavnom su to kadrovska dokumenta koja se čuvaju 25-75 godina) i trajna. Rokovi čuvanja dokumenata mogu se odrediti u posebnim priručnikima, koji se zovu "Spiskovi dokumenata po vremenu čuvanja". Oni su standardni i odjelni. Standardna lista postoji za upravljačke dokumente, naučnu i tehničku dokumentaciju, filmske i fotografske dokumente; resorne liste za gotovo sve sfere djelatnosti (kultura, zdravstvo, kinematografija, poljoprivreda itd.). Odjeljenjska lista detaljnije obuhvata dokumente koji nastaju u okviru djelatnosti određene oblasti. Rokovi čuvanja dokumenata utvrđuju se prilikom formiranja predmeta, jer nije dozvoljeno formiranje dokumenata trajnog i privremenog čuvanja u jednom predmetu. U suprotnom, dokumenti će se morati preurediti. Postupak ispitivanja i registracije njegovih rezultata dobro je opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima.

1, konačno, završna faza rada sa dokumentima je priprema predmeta za dugoročno čuvanje ili podnošenje u arhiv. U operativnom radu, po pravilu, predmeti se koriste dvije godine - tekuću i prošlu. Predmeti za prethodne godine moraju se obraditi i prenijeti u arhivu subjekta (ako postoji) ili prenijeti na čuvanje u drugi kabinet. Obrada predmeta se odvija u skladu sa utvrđenim pravilima. Ako se ovaj posao obavlja redovno, svake godine, poslovi subjekta će biti u savršenom redu i potraga za potrebnim dosijeima i dokumentima neće biti teška.

Postupak pripreme i izvođenja dokumenata i organizacija svih faza rada sa njima dovoljno je detaljno opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima. Svaki subjekt ili objekat treba da ima paket dokumenata, a ako su veliki - u svakoj strukturnoj jedinici.

Arhivisti koji prate aktivnosti predmeta ili subjekata moraju prije svega dati savjete, odrediti koja regulativna i metodološka dokumenta treba da budu u predmetu ili objektu, uz pomoć kojih možete pronaći odgovor na mnoga pitanja u vezi sa pripremom, obradom. , organizacija dokumenata.

Paket regulatornih i metodoloških dokumenata sastoji se od dva dijela. Prvi dio treba da sadrži nacionalnu regulativnu i metodološku dokumentaciju, čiji komplet treba u potpunosti prodati u arhivskim ustanovama ne samo u centru, već i na terenu. Ovi dokumenti uključuju:

Državni sistem dokumentacione podrške

menadžment. Osnovne odredbe. Opšti zahtjevi za dokumente i

usluge dokumentacione podrške.

Tipična instrukcija o referentnim znanjima u objektima i predmetima.

Objedinjeni dokumentacioni sistemi. Sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju.

Osnovna pravila za rad odeljenjske arhive.

Spisak tipičnih dokumenata koji se kreiraju u tom procesu

aktivnosti državnih odbora, objekata, subjekata sa definisanjem pojmova

njihovo skladištenje.

Za subjekte koji se bave bilo kakvim žalbama građana korisno je imati „Standardni propis o vođenju evidencije o pitanjima žalbi, prijava i pritužbi građana organima državne uprave i preduzećima“, koji definiše proceduru i metodologiju rada sa ovom kategorijom. dokumenata.

Drugi dio paketa formiran je od organizacionih, regulatornih i metodoloških dokumenata samog predmeta. To uključuje:

Povelja ili propis o objektu ili subjektu.

Pravilnik o strukturnoj jedinici (ako je subjekt razgranate strukture).

Opisi poslova zaposlenih u strukturnim odjeljenjima.

Uputstvo za vođenje poslova ovog predmeta.

Nomenklatura predmeta.

Tabela obrazaca dokumenata strukturnih podjela odn

predmet u cjelini.

Što se tiče posljednja tri dokumenta, uputstvo o kancelarijskom radu za dati predmet treba konkretizirati njegovim primjerima, nomenklaturom predmeta i tabelom obrazaca dokumenata sa uzorcima dokumenata koji se mogu izraditi samostalno ili biti zaposleni u lokalnoj arhivskoj službi.

12. 2.8. Zahtjevi za tekst dokumenta
13. 2.9. Izrada organizacionih i administrativnih dokumenata

Tema 2. 3 Informacione tehnologije za dokumentarnu podršku poslova upravljanja Nastavna pitanja: 1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmentu kao tehnološkom procesu 2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi 3. Karakteristike toka dokumenata u različitim preduzećima 4. Organizacija elektronskog toka dokumenata

1. Informaciono-dokumentaciona podrška menadžmenta kao tehnološkog procesa Kao što znate, proces upravljanja uključuje određeni skup tipičnih tehnoloških operacija za: n prikupljanje i obradu informacija sadržanih u dokumentima; n priprema upravljačke odluke, njeno usvajanje i dokumentacija, saopštavanje izvođačima; n izvršenje rješenja i kontrola izvršenja; n prikupljanje informacija o performansama, prenos informacija vertikalnim i horizontalnim kanalima; n skladištenje i pronalaženje informacija. Svaka od navedenih operacija implementirana je u predmetnoj, dokumentarnoj formi, kreiranoj kako tradicionalno (ručno) tako i uz pomoć računara. U praksi, nedokumentovane upravljačke odluke su, u suštini, pomoćne, operativne i organizacione i preliminarne su prirode.

U procesu čovjekovog rada i društvenih aktivnosti nastaju dokumenti koji bilježe, odražavaju i konsoliduju složene informacijske veze između ljudi i njihovih različitih formacija. Svaki poseban dokument je jedinstven dokumentacioni akt kao samostalan tehnološki proces. Istovremeno, aktivnosti pojedinačnih organizacija, industrijskih preduzeća aktivno se odražavaju skupom međusobno povezanih, međusobno zavisnih i organski međusobno povezanih dokumenata, koje objedinjuje osnovni koncept dokumentacionog sistema. Federalni zakon "O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija" definiše pojam "dokumenta" kao informacije snimljene na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njihovu identifikaciju. Dokument je materijalni medij na koji se primjenjuje neka informacija koja odražava stanje sistema, ili odluka donesena sa strogo utvrđenim sadržajem u propisanom obliku. Ima dva karakteristična svojstva: multifunkcionalnost i postojanje pravne snage. Među funkcijama koje se realizuju uz pomoć dokumenta spadaju registracija primarnih informacija ili donete odluke, prenos, obrada i skladištenje informacija. Prisustvo pravne snage obezbjeđuje se potrebnim potpisom osobe odgovorne za tačnost informacija sadržanih u dokumentu.

Najopštiji i najcjelovitiji sistem je nacionalni dokumentacioni sistem, koji uključuje gotovo sve vrste dokumenata kreiranih i implementiranih na nacionalnom nivou. Ovaj sistem, pak, formiraju različiti podsistemi, koji su klasifikovani prema predmetnim, geografskim, funkcionalnim, hijerarhijskim i drugim bitnim karakteristikama. Dakle, funkcionalni sistemi uključuju planiranje, izvještavanje i statističku, nabavnu i marketinšku i finansijsku dokumentaciju, svojstvenu svim, bez izuzetka, organima upravljanja nacionalnom ekonomijom Rusije. Sistemi sektorske dokumentacije odražavaju organizacione aspekte sektorskih (resornih) organa upravljanja, koji obuhvataju aktivnosti ministarstava, resora, resora i odjeljenja federalnog, regionalnog i lokalnog nivoa vlasti. Uvođenjem elektronske računarske tehnologije i automatizovanih radnih stanica (AWS) u obradu dokumentarnih informacija, nastao je koncept podrške za upravljanje informacijama i dokumentacijom, koji uključuje organizovani skup radova na prijemu, obradi, čuvanju i izdavanju informacija i dokumenata potrošaču. (pretplatnik) kao svoj materijal, postao je legitiman nosilac.

Uvođenjem računarske tehnologije u procese dokumentacije, mijenja se i tehnološki lanac, jer specijalista i menadžer dobijaju priliku da rade kako sa punim tekstom dokumenta, tako i sa fragmentima koji sadrže potrebne informacije. Uvođenje savremenih informacionih tehnologija i kancelarijske opreme u dokumentarne procese je prilično efikasno, ali zahteva ispunjenje najmanje dva osnovna uslova: ujednačenost formata i racionalnu konstrukciju tehnologije obrade dokumenata, u kojoj bi se operacije istog tipa koncentrisale u jednom mjesto. Efikasnost sistema za upravljanje informacijama je obezbeđena značajnim obimom tipičnih organizacionih i tehnoloških procedura u 1) obradi informacija, 2) donošenju odluka i 3) korišćenju seta automatizovanih radnih stanica.

Sistem upravljanja informacijama (IMS) je skup organizacionih, tehničkih, tehnoloških i metodoloških alata za upravljanje (računar, telefon, faks, itd.), obezbjeđenje radnog mjesta (namještaj, sefovi, itd.), profesionalnost rukovodilaca i stručnjaka za proizvodnju, opšta pismenost i informaciona kultura, sistem podrške dokumentaciji i same informacije. Sistem toka posla u procesima informaciono-dokumentacione podrške igra suštinsku ulogu u formiranju eksternog i radnog okruženja koje obezbeđuje tzv. informacioni komfor: dobijanje pravih informacija u pravo vreme. U procesu informaciono-dokumentacione podrške subjekt upravljanja je pozvan da izdvoji vrijedne informacije od „buke“, da istakne prioritetni dio koji omogućava analizu stvarnog stanja sistema i pripremu informirane odluke. Govoreći o najbitnijim karakteristikama informacija, čini se primjerenim izdvojiti: obim (kvantitet), pouzdanost (istinitost), vrijednost, bogatstvo (sadržaj informacija), otvorenost (pouzdanost). Obim percipiranih informacija obuhvata tri nivoa: nivo redundantnosti informacija i, informacioni deficit, potreban nivo informacija.

Pouzdanost informacija povezana je sa procesom adekvatnosti odraza stvarnih informacija u ukupnom obimu percipiranih informacija. Stručnjaci iz oblasti informatizacije ističu prisustvo tri nivoa pouzdanosti: apsolutna (100%), pouzdana (više od 80%), negativna (manje od 80%). Pouzdanost u velikoj mjeri ovisi o tehnologiji toka dokumenata, implementiranoj u sredstvima mehanizacije i automatizacije: što se manje ljudskog rada koristi u prikupljanju, obradi, prijenosu i skladištenju informacija, to je veća njihova pouzdanost. Iz prakse je poznato da se o istom događaju mogu dobiti najkontradiktornije informacije u zavisnosti od tehnologije i aspekata njegove analitičke i sintetičke obrade. Iskustvo službi za podršku dokumentaciji potvrđuje da pouzdanost informacija značajno zavisi od vremenskih parametara implementacije toka dokumenata. Dakle, kašnjenje apsolutno pouzdanih informacija može dovesti do njegovog apsurda (na primjer, informacija o cijeni dionica na berzi). Vrijednost informacija sa ekonomske tačke gledišta karakterizira smanjenje troškova raznih vrsta resursa (energija, materijali, vrijeme, finansije) za donošenje ispravne odluke.

Vrijednost ima četiri nivoa: nula (bez uštede resursa), srednja (smanjenje troškova povećanja profita za više od 10%), visoka (više od polovine), supervisoka (više od 10 puta). Vrijednost definira informaciju kao ekonomsku kategoriju (roba koja ima upotrebnu vrijednost). Od velike vrijednosti su, na primjer, simulacijski modeli proizvodnje koji omogućavaju menadžeru da razumno predvidi moguće posljedice donošenja alternativnih odluka. Po pravilu, informacione usluge srednjeg nivoa vrednosti pružaju konsultantske kuće, shvatajući da su vredne informacije uspešno prodat proizvod. Primjer nulte vrijednosti su informacije koje dupliciraju poznate, zastarjele ili prijavljuju lažne, nepotrebne informacije za donošenje upravljačke odluke.

2. Dokumentno orijentisani informacioni sistemi Razmotrimo osnovne koncepte sa kojima se susrećemo u okviru kancelarijskog rada i dokumentacione podrške menadžmentu: Dokumentaciona podrška menadžmentu (DOU) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacija njihovog arhivskog skladišta. n Dokumentacija je kreiranje dokumenata, odnosno njihova priprema, izvođenje, odobravanje i izrada. n Kancelarijski rad – skup mjera za upravljanje dokumentacijom (DOW) preduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija kancelarijskog rada. n Organizacija rada sa dokumentima - obezbjeđenje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. n

Sistematizacija arhivskog skladištenja dokumenata – utvrđivanje pravila za čuvanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korišćenje za podršku odlukama upravljanja i poslovnim procedurama. n n Protok dokumenata - kretanje dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove. Poslovni postupak - niz određenih operacija (radova, zadataka, procedura) koje obavljaju zaposleni u organizaciji radi rješavanja problema ili cilja u okviru aktivnosti preduzeća ili organizacije. n Elektronski arhiv rješava problem sistematizacije arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove. n Poslovni postupci su odgovorni za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su za obavljanje praktičnog upravljanja preduzećima i institucijama.

Elektronska arhiva U Rusiji, izraz "elektronska arhiva" je jedna od nacionalnih karakteristika ruskog elektronskog kancelarijskog rada. Na Zapadu je termin „skladište podataka“ popularniji. Kod nas se, po svemu sudeći, podaci u osnovi shvataju kao sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost činovničkog izraza "arhiv". U kancelarijskom radu arhiv je zadužen za organizaciju skladištenja dokumenata i jedan je od tri glavna kancelarijska zadatka: kreiranje, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata. Često čujemo da neki „sistem za arhiviranje idealno rješava zadatke organizacije toka dokumenata“. To ne može biti, jer se dokumenti (suština toka rada) premeštaju u okviru rešenja sva tri problema, a ne samo u okviru sistematizacije arhivske građe.

Sistemi za automatizaciju ureda u Rusiji Glavna rješenja za kancelarijski rad i poslovne procedure mogu se grubo podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za kreiranje dokumenata i skladišta podataka): n sistemi toka posla (automatizacija poslovnih procedura); n grupni sistemi; sistemi za upravljanje dokumentima (uglavnom obezbjeđuju registraciju, skladištenje i pronalaženje dokumenata); n sistemi e-pošte (koriste se za razmjenu dokumenata). n Sada je ova podjela prilično proizvoljna zbog činjenice da neki sistemi kombinuju sve ove i neke druge tehnologije.

Najracionalniji način automatizacije poslovnih procedura je stvaranje zajedničkog informacionog okruženja za njih, u okviru kojeg zaposleni mogu sarađivati ​​(odnosno zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati ​​poruke. Stoga su najvažniji element automatizacije predškolske obrazovne ustanove sistemi elektronske pošte Organizacija rada sa dokumentima je važan dio procesa upravljanja i donošenja upravljačkih odluka, što značajno utiče na efikasnost i kvalitet upravljanja. Proces donošenja menadžerske odluke uključuje dobijanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka. Ove komponente su usko povezane sa upravljačkom dokumentacijom. Za postizanje ekonomskog efekta, prije svega, važan je kvalitet informacija, koji je određen njihovom količinom, efikasnošću, stepenom složenosti i cijenom. Ako preduzeće nema jasan rad sa dokumentima, onda se, kao rezultat toga, pogoršava menadžment, jer zavisi od kvaliteta i pouzdanosti, brzine prijema i prenošenja informacija, ispravnog podešavanja informacionog servisa, jasne organizacije pretraživanje, čuvanje i korištenje dokumenata.

U kancelarijskom radu (DOE) rješavaju se tri glavna zadatka. Dokumentacija (izrada, izvođenje, odobravanje i priprema dokumentacije). n Organizacija rada sa dokumentima u procesu upravljanja (obezbeđivanje saobraćaja, kontrola izvršenja, čuvanje i korišćenje dokumenata). n n Sistematizacija arhive dokumenata. Treba napomenuti da dokumentarna podrška menadžmenta ima direktan uticaj na kvalitet donošenja upravljačkih odluka, te ju je potrebno stalno unapređivati.

Sa rastom obima preduzeća i broja njegovih zaposlenih, pitanje efektivnosti dokumentacione podrške menadžmentu postaje sve hitnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako. n Menadžment gubi holističku sliku onoga što se dešava. n Strukturne jedinice, nemajući informacije o aktivnostima prijatelja, prestaju da složno obavljaju svoje aktivnosti. Kvalitet usluge korisnicima i sposobnost organizacije da održava eksterne kontakte se smanjuje. n Posljedica ovoga je pad produktivnosti rada; osjeća se nedostatak resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacionih itd. n Kadrovski se širi, ulaže se u opremanje novih radnih mjesta, prostorija, komunikacije, obuku zaposlenih. n Za proizvodna preduzeća, povećanje osoblja može dovesti do promjene tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja. n U situaciji neopravdanog kadrovskog rasta, pada produktivnosti, potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što opet dovodi do smanjenja profita. n Kao rezultat toga, ekspanzija preduzeća se dešava na ekstenzivni način zbog prethodno akumuliranih dobiti ili povećanja budžetskog deficita.

Shvatajući važnost unapređenja predškolske obrazovne ustanove, organizacije često prave mnogo grešaka kada pokušavaju da je automatizuju, a odlučujući problem u ovoj situaciji je problem izbora metoda automatizacije. Najčešće rješenje je automatizacija individualnih radnih stanica (AWS): sekretar-pomoćnik, menadžer, računovođa ili supervizor. Glavni nedostaci ovog pristupa su: nedostatak metoda za organizovanje elektronske razmjene informacija između zaposlenih i odjeljenja preduzeća; nedostatak funkcionalne komunikacije između automatizacije primijenjenih procedura i automatizacije kancelarijskog rada. Glavni funkcionalni dijelovi (komponente) sistema kancelarijske automatizacije u upravljanju preduzećima i organizacijama: n sredstva i pravila za kreiranje dokumenata, n održavanje njihove elektronske arhive, n podrška toku dokumenata.

Dakle, preduzeće koje želi da stvori efikasno okruženje za obradu informacija i poboljšanje kvaliteta upravljanja suočava se sa sledećim zadacima. Unapređenje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma za dokumentarnu podršku preduzeća (DOE). n Odabir prave strategije automatizacije, uključujući odabir pravih softverskih proizvoda. n

3. Karakteristike toka rada u različitim preduzećima U procesu automatizacije toka rada mogu se grubo razlikovati četiri faze: tok rada na papiru, tok rada na papiru korištenjem samostalnih računara, mješoviti i bezpapirni radni tok. Tok rada papira znači da dokument prolazi kroz sve faze u papirnom obliku. Prije deceniju i po ova vrsta toka dokumenata bila je dominantna. Za registraciju papirnih dokumenata koristili su se veliki časopisi ili listovi velikog formata u koje su se unosili novoregistrovani dokumenti. Nakon određenog vremena časopisi i listovi su predati u arhiv.

Kada su se pojavili kompjuteri, zamijenili su časopise i listove, pionirski tok rada na papiru koristeći samostalne računare. Tok rada na papiru pomoću samostalnih računara znači da se računar koristi za pripremu i registraciju dokumenata. Zapravo, u ovoj fazi nastaje koncept elektronskog dokumenta, odnosno takvog dokumenta koji se čuva isključivo u računaru, ili, kako se kaže, „na mašinskom mediju“. Međutim, prednosti elektronskog dokumenta u nedostatku lokalne mreže mogu se ostvariti samo u maloj mjeri. Prijenos, koordinacija i odobravanje dokumenata u ovoj fazi se vrši u papirnom obliku. Mješoviti tok dokumenata podrazumijeva da računari povezani na lokalnu mrežu služe za pripremu, prijenos i skladištenje dokumenata, ali dokument ima pravnu snagu samo u papirnoj formi. Usklađivanje i odobravanje finansijskih i pravnih dokumenata vrši se u papirnom obliku. Priprema nacrta dokumenta se vrši u elektronskom obliku (tačka 1), zatim se dokument šalje sekretaru, koji ga evidentira, štampa i šalje upravniku na odobrenje (tačka 2). Rukovodilac vrši ispravke i dokument daje izvođaču na doradu (tačka 3). Nakon odobrenja dokumenta, šalje se preko lokalne mreže svim izvođačima (stav 4.).

Pravna snaga elektronskog dokumenta je obezbeđena na osnovu upotrebe elektronskog digitalnog potpisa (EDS) – mehanizma koji vam omogućava da dokažete da je autor poslatog elektronskog dokumenta zapravo onaj za koga se predstavlja, te da dokument nije promijenjen tokom procesa isporuke. EDS se koristi kao analog svojeručnog potpisa ili običnog pečata u slučaju pravnog lica. EDS se dodaje bloku podataka i omogućava primaocu bloka da provjeri izvor i integritet podataka i na taj način zaštiti od krivotvorenja. Većina preduzeća prepoznaje prednosti elektronskog (bezpapirnog) toka dokumenata, koji ima sledeće prednosti: n lakoću unošenja izmena u dokument; n mogućnost postavljanja u dokument ne samo teksta, već i multimedijalnih podataka; n mogućnost korištenja unaprijed pripremljenih obrazaca; n veća brzina prenosa informacija preko velikog broja adresa; n štednja papira; n veća kompaktnost arhivske građe; n lakša kontrola tokova informacija; n velika brzina pretraživanja i pronalaženja informacija; n mogućnost zaštite dokumenata od neovlašćenog pristupa i diferencijacije prava na pristup informacijama zaposlenih.

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima omogućava smanjenje broja službi koje se bave radom sa dokumentima (kuriri, službenici itd.). U uslovima elektronskog prometovanja dokumenata potrebno je mnogo manje troškova za restrukturiranje dokumentacionog prometa kada se promene spoljni uslovi, na primer, zahtevi za promenu obrasca izveštavanja. Međutim, i dalje postoje preduzeća i institucije koje i dalje rade u uslovima papirnog kancelarijskog rada, većina koristi računare i lokalne mreže u organizovanju prometa dokumenata, a samo mali procenat koristi potpuno automatizovane sisteme za elektronsko upravljanje dokumentima. Šta je razlog ovakvoj situaciji? U idealnom slučaju, razvoj elektronskog upravljanja dokumentima trebao bi rezultirati potpuno bezpapirnim tehnologijama. Međutim, danas je papirna dokumentacija i dalje potrebna da bude u skladu sa zahtjevima mnogih propisa – poreskih zakona, zakona o računovodstvu, itd. Jedna od glavnih namjena dokumenta je mogućnost potvrđivanja određenih činjenica. Donedavno je papirna isprava sa potrebnim detaljima i stepenom zaštite bila glavni način dokazivanja činjenice, odnosno predstavljala je pravnu snagu. Papir kao materijalni medij ima nedostatak u smislu da ne dozvoljava potpuno brisanje i zapisivanje novih informacija, ali se ovaj nedostatak ispostavlja kao prednost u smislu isključivanja krivotvorenja dokumenata. Nije ni čudo što ruska poslovica kaže: ono što je napisano olovkom ne može se izbiti sjekirom.

Drugim riječima, kada dobijemo dokument sa potpisom na svakoj stranici i nema tragova povrede površine papira (odnosno, jasno je da tekst nije izbrisan ili prepisan), možemo biti sigurni da ovaj dokument je poslat u ime osobe koja je potpisala i da nije mijenjan tokom procesa dostave. U principu, moderna sredstva šifriranja mogu pružiti ista sredstva za autentifikaciju dokumenta kao i potpis na papiru (elektronski digitalni potpis), ali to je ispunjeno nizom poteškoća. Protok dokumenata za mala preduzeća U kompanijama sa malim brojem zaposlenih nema potrebe za implementacijom složenog automatizovanog sistema elektronskog upravljanja dokumentima. Kao medij za distribuciju dokumenata, u ovom slučaju se po pravilu koristi Microsoft Outlook, uz pomoć kojeg se šalju fajlovi sa dokumentima, a isti program se koristi za slanje slika dokumenata dobijenih skeniranjem originala primarnog papira.

Obično, sa ovim pristupom, ne postoje jedinstveni automatizovani imenici za celo preduzeće, a svaki odeljenje formira sopstvene sisteme klasifikatora i standarda. Ovo obično koristi iste adresare koji sadrže adrese e-pošte zaposlenih. Registracija dokumenata sa takvom šemom vrši se ručno, podaci o dokumentima se unose u tabele koje se ne obrađuju automatizovanim sistemima. Svaki dokument se šalje rutom koju odabere sljedeći izvođač. Kada preduzeće raste, ova vrsta organizacije toka posla se ispostavi da je neefikasna. Postaje teško pratiti rutu određenog dokumenta i kontrolisati izvršenje određenog naloga. Kontrola verzija dokumenta, proces odobravanja i traženja dokumenata je komplikovan. U tom slučaju je potreban prelazak na specijalizovane automatizovane sisteme za upravljanje dokumentima.

Protok dokumenata za srednja preduzeća U malom preduzeću moguće je organizovati rad na bazi razmene e-pošte i čuvanja dokumenata na fajl serveru, gde svako ima svoju ćeliju. Male firme obično implementiraju šemu upravljanja u kojoj je sistem datoteka dovoljno zgodan za skladištenje dokumenata. Na primjer, u folderu "Računovodstvo" postoji folder "finansije", u njemu folder "finansijsko planiranje", a još dublje - "minimizacija poreza". Takva hijerarhija je intuitivna za korisnike - svako zna svoju ćeliju, zna gdje staviti određene dokumente. Protok dokumenata za velika preduzeća Za razliku od srednjih preduzeća, mnoge radne grupe se pojavljuju u velikom preduzeću. Istovremeno, pojedini zaposleni mogu raditi na više projekata. Zamislite da je jedan projekat automatizacija FSB-a, a drugi automatizacija trgovačkih centara. Jasno je da bi zahtjevi za kontrolu pristupa informacijama trebali biti drugačiji. Prvi aspekt je poseban softver koji obezbeđuje spremište elektronskih dokumenata, koji vam omogućava da klasifikujete čitav skup dokumenata prema nekoliko parametara: prema hijerarhiji, prema stepenu tajnosti, itd. Ovo vam omogućava da kompetentnije autorizujete pristup . i brže pronađite potrebne dokumente.

Drugi aspekt je usmjeravanje dokumenata u preduzeću. Uvođenjem kancelarijske automatizacije i elektronskog sistema upravljanja dokumentima (SADD) možete optimizirati cjelokupni proces upravljanja, koji postaje jednostavniji i logičniji, poboljšava se kvalitet odluka, efikasnije se prati implementacija upravljačkih odluka, a troškovi povezane s održavanjem upravljačkog aparata su smanjene. Dokumenti se šalju korišćenjem automatizovanog sistema za upravljanje dokumentima, koji sadrži bazu podataka klasifikatora i standarda koja je jedinstvena za celu organizaciju. Rutiranje dokumenata se određuje u zavisnosti od vrste dokumenta, odnosno postoje standardni putevi kretanja za određene kategorije dokumenata. Ovo omogućava, odmah nakon registracije, slanje dokumenata službenicima organizacije u skladu sa njihovim službenim dužnostima i tehnološkim procedurama za obradu dokumenata različitih vrsta. Klasifikatori i standardi su jedinstveni za sve usluge. Razmjena dokumenata sa eksternim organizacijama je omogućena putem korporativnog informacionog portala.

Većina SADD programera ne kreiraju sopstvene uređivače teksta, već koriste uređivač iz Microsoft Office-a. Na radnom mjestu programera dokumenata, u Word sučelje je dodano funkcionalno dugme koje vam omogućava da kreirani dokument prenesete u uredski sistem, što osigurava njegov prolaz u sistemu toka dokumenata. Ako je potrebno pogledati dokument na korisnikovoj mašini, pokreće se Word. Možemo reći da je automatizovani sistem kancelarijskog rada transporter koji obezbeđuje optimalno napredovanje elemenata u sistemu, a Microsoft Office programi su mašine oko ovog transportera, pomoću kojih možete pripremiti dokument (deo) i staviti ga na transporter. Činovnički sistem obezbeđuje zagarantovanu isporuku sa jedne mašine na drugu, kontroliše šta se obrađuje na ovoj mašini i šalje dalje do odredišta. Mnogi postojeći SADD-ovi omogućavaju organizacijama koje su ih implementirale da pređu na tok dokumenata bez papira. Međutim, iu prisustvu SADD-a, samo neke organizacije u praksi koriste elektronski oblik interne koordinacije organizacionih i administrativnih dokumenata koristeći elektronski digitalni potpis (EDS).

4. Organizacija elektronskog prometovanja dokumenata Elektronski promet dokumenata i njegova optimizacija povezani su sa nekoliko faktora: n Pravni aspekt podrazumijeva utvrđivanje statusa dokumenata, njihovu sistematizaciju na osnovu hijerarhije. Privredna preduzeća, javne organizacije i druge strukture moraju se pridržavati propisa utvrđenih zakonom za pripremu i čuvanje dokumenata. n Tehnički faktor omogućava opremanje preduzeća opremom neophodnom za efikasnu organizaciju toka dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje rad kompanije, smanjujući vrijeme utrošeno na glavne proizvodne procese. n Kontrolni aspekt efektivne organizacije toka posla uključuje razvoj upravljačkog aparata za rad sa dokumentima, kreiranje sistema toka posla i specijalizaciju struktura.

Praksa pokazuje da ako su dokumenti pravilno organizovani, kompanija ne mora da troši vreme i resurse na rešavanje raznih situacija. Strukturna jedinica odgovorna za dokumentaciju, ako je potrebno, daje ugovore, sertifikate itd. Time se povećava efikasnost i efektivnost kompanije u celini. Stoga se postavlja pitanje kako organizovati kancelarijski rad kako bismo sistematizovali svu potrebnu dokumentaciju. U zavisnosti od specijalizacije i profila, kompanije koriste tri oblika rada sa dokumentima, od kojih svaki karakterišu određene karakteristike toka posla. Centralizovana organizacija toka dokumenata U centralizovanom obliku, dokumenti su koncentrisani pod jurisdikcijom jedne strukturne jedinice. To može biti sekretarijat, kancelarija, au slučaju neobimnog elektronskog upravljanja dokumentima - jedan zaposleni. Cijeli ciklus rada sa dokumentima, organizaciju toka dokumenata vrši ovo odjeljenje. Dokumenti se prihvataju, obrađuju i registruju u zatvorenom sistemu, što je garancija poverljivosti rada. Ostale prednosti centralizovanih sistema za upravljanje dokumentima uključuju efikasnost kancelarijskog rada, pojednostavljenje metodološkog vođenja. Elektronski tok dokumenata pri korištenju ovog obrasca može se sistematizirati korištenjem posebnih informacionih servisa.

Decentralizovani sistem upravljanja dokumentima Decentralizovani sistem podrazumeva da se dokumenti nalaze u odeljenju više odeljenja. Svaki odjel u kompaniji kreira vlastitu uslugu upravljanja dokumentima. Takav sistem rada sa dokumentima tipičan je za preduzeća koja su teritorijalno odvojena. U ovom slučaju, automatizacija cirkulacije dokumenata je od velike važnosti, jer je potrebno razviti sistem opšte zaštite informacija. Važna je i metodološka kontrola: po pravilu, samostalna odeljenja, u čijem se odeljenju nalaze dokumenti, sa utvrđenom redovnošću daju izveštaje o protoku dokumenata preduzeća. Mješoviti sistemi toka posla Mješoviti oblik toka posla preduzeća pretpostavlja da su dokumenti raspoređeni po odjelima. Jedan dio operacija, na primjer, prijem i obrada dokumenata, obavlja jedno odjeljenje, a drugi, na primjer, replikacija, skladištenje, sistematizacija, drugo. Takav sistem upravljanja dokumentima je zgodan ako preduzeće ima opsežnu strukturu. Računovodstvo može da registruje dokumente o oporezivanju, kadrovsko - dokumente o opštem sastavu, itd. Mešovita organizacija toka posla je trenutno jedan od najefikasnijih sistema upravljanja.

Organizacija toka posla: karakteristike Organizacija toka posla zasniva se na nekoliko principa koji osiguravaju efikasan rad kompanije u cjelini. Protok dokumenata preduzeća je deo informacione podrške, što je ključ aktivnog razvoja. Principi upravljanja dokumentima uključuju: n Pojednostavljenje procedure registracije dokumenata. Treba napomenuti da ova operacija ne bi trebalo da utiče na kvalitet svih činovničkih procesa. n Organizacija toka posla na osnovu rutiranja. Razvoj šema za prolaz svih dokumenata omogućava vam da optimizirate tok posla. n Dokumenti moraju biti jednokratni. U ovom slučaju, optimalnim izlazom se smatra elektronsko upravljanje dokumentima, što omogućava smanjenje vremena za prijem i razmatranje dokumenata. n Organizacija toka dokumenata treba da isključi nerazumna odobrenja, paralelna odobrenja, prenos dokumenata trećim licima. Dakle, organizacija toka dokumenata ima za cilj smanjenje vremena za rad sa dokumentima, optimizaciju službeničke aktivnosti i poboljšanje efikasnosti informacione podrške za preduzeće.

Elektronski tok dokumenata: principi i karakteristike Elektronski tok dokumenata podrazumijeva jedinstvenu registraciju dokumenata, što znači da se identifikacija može izvršiti u bilo kojoj fazi kancelarijskog rada. Važna je i jedinstvena hijerarhijski sistematizovana baza informacija o dokumentaciji, koja isključuje dupliranje i paralelno razmatranje. Imajući razvijen sistem izvještavanja, elektronsko upravljanje dokumentima omogućava vam kontrolu kretanja dokumenata i osnovnih informacionih procesa. Vrijedi istaknuti i efikasno organizovan sistem pretraživanja dokumenata, koji uključuje elektronski tok dokumenata. Elektronski dokumentotok ima sistemsku klasifikaciju: 1. Sistemi za automatizaciju ureda. 2. Arhiva dokumenata. 3. Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata. 4. Sistemi za upravljanje troškovima skladištenja dokumenata. 5. Sistemi za usmjeravanje dokumenata. 6. Sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa.

Sistemi za automatizaciju kancelarijskih poslova ušli su u široku upotrebu na Zapadu mnogo ranije nego kod nas i razvili sopstvenu terminologiju koja opisuje različite oblasti toka dokumenata. Sljedeći termini su najčešći u zapadnoj praksi: EDM (Electronic Document Management) - zajednički naziv za sisteme za upravljanje elektronskim dokumentima. DMS (Document Management Systems) - značenjski najbliži prevod - elektronska arhiva dokumenata; Enterprise-centric EDM - korporativni sistemi za upravljanje dokumentima koji kombinuju alate za kreiranje, uređivanje, objavljivanje i skladištenje dokumenata (Word, Excel, elektronska arhiva, pošta, zakazivanje sastanaka, odobravanje dokumenata, itd. u jednoj boci) Upravljanje informacijama - Sistemi upravljanja informacijama, koji se nazivaju i portali, obezbeđuju agregaciju, upravljanje i isporuku informacija preko Interneta, intraneta i ekstraneta. Imaging - Sistemi koji pretvaraju informacije sa papirnih medija u digitalni format, u pravilu je to TIFF (Tagged Image File Format), nakon čega se dokument može koristiti u radu već u elektronskom obliku. Doc. Flow Management - sistemi za usmjeravanje toka dokumenata; Posao. Flow Management - sistemi rutiranja radnih tokova, zadataka. Postoji i veliki broj srodnih pojmova, na primjer: Upravljanje znanjem skladišta dokumenata

Sistemi za automatizaciju ureda. Njihove funkcije uključuju fiksiranje dokumenata u posebnu bazu podataka, izraženo u popunjavanju posebne kartice dokumenata. Sadržaj kartice dokumenta može varirati u zavisnosti od situacije u organizaciji. Uobičajeno se u kancelarijskom sistemu razlikuju ulazna i izlazna dokumenta, regulativna dokumenta, dokumenta kolegijalnih organa upravljanja, referentna dokumenta itd. Dokumenti pod kontrolom izvršenja se dijele po izvršiocima, statusu izvršenja, rokovima i sl. Svaki dokument u sistemu je zapis u bazi podataka, karakteriziran skupom vrijednosti atributa kartice. Pored obračuna i pretraživanja dokumenata u bazi podataka, sistem treba da omogući i generisanje izveštaja koji vam omogućavaju da dobijete izjavu o izvršenju dokumenata i druge zbirne informacije.

Arhive dokumenata Arhive same pohranjuju dokumente, te stoga sistem mora obezbijediti diferencijaciju prava pristupa dokumentima. Korisnik se može identificirati ili imenom mreže ili posebnim korisničkim imenom i lozinkom definiranim u sistemu upravljanja arhivom. Pored razdvajanja prava pristupa na nivou korisnika, sistem mora osigurati dodjelu korisničkih grupa ili uloga. Sljedeća funkcija arhive dokumenata je pružanje mogućnosti grupnog rada sa dokumentima koji su u procesu kreiranja – to je funkcija zaključavanja dokumenata ili provjere. Kontrola ulaza/odjave. Ako jedan od korisnika sistema počne uređivati ​​dokument, on je blokiran za pristup drugim korisnicima dok se rad s njim ne završi. Još jedna karakteristika arhive je podrška za kontrolu verzija. Verzije dokumenata se mogu prijaviti automatski ili na inicijativu korisnika. Ukoliko je potrebno, korisnik se može vratiti na jednu od prethodnih verzija dokumenta. Uslužne funkcije arhive dokumenata uključuju mogućnost kreiranja rezervnih kopija dokumenata bez prekida rada sistema, integraciju sa sistemima kako bi se osigurala optimalna cijena skladištenja podataka i tako dalje.

Sistemi za unos dokumenata i sistemi za obradu slike dokumenata Jedna od nezavisnih funkcija sistema za cirkulaciju dokumenata je unos dokumenata u arhivu. Ovo se podrazumijeva kao prijevod dokumenata sa papira na elektronski. U najjednostavnijem slučaju, ovaj postupak se svodi na jednostavno skeniranje. Složenija funkcija je automatsko prepoznavanje sadržaja slike dokumenta i formiranje dokumenta koji sadrži tekst. Za to su namjenjeni programi koji pripadaju klasi softvera za prepoznavanje teksta. Još sofisticiranija karakteristika je prepoznavanje sadržaja forme. Istovremeno, program otkriva prisustvo zapisa, uključujući i one rukom pisane, u određenim poljima forme dokumenta, prepoznaje njegov sadržaj i automatski popunjava vrijednosti atributa ovog dokumenta u sistemu. Ako je potrebno, vrijednosti određenih polja obrasca mogu se odabrati iz direktorija definiranog u sistemu.

Sistemi za usmjeravanje dokumenata direktno su uključeni u slanje dokumenata na radna mjesta izvođača, prikupljanje informacija o trenutnom stanju dokumenata, konsolidaciju dokumenata po završetku rada sa njima u određenim fazama, a također pružaju sredstva za pristup informacijama o trenutnom stanju rada sa dokumenata. Sistemi rutiranja, po pravilu, sadrže sredstva za opisivanje tipičnih ruta prolaska dokumenata u organizaciji. Na osnovu razvijenih šema rutiranja mogu se generisati instance poslovnih procesa za rad sa dokumentima. U ovom slučaju možemo govoriti o čvrstom rutiranju. Alternativa je takozvano slobodno rutiranje, u kojem se ruta formira "spontano". Svaki korisnik sistema sa odgovarajućim pravima može odrediti sljedeće ili sljedeće izvršioce dokumenta. Prilikom usmjeravanja dokumenata moguće su dvije sheme, nazovimo ih Off-Line i On-Line. U prvom slučaju, kada se dokument pošalje na radno mjesto korisnika, on se fizički izdvaja iz arhive dokumenata i dostavlja (npr. putem e-pošte) na radno mjesto klijenta. Po završetku rada dokument se vraća nazad u arhivu. U ovom slučaju, sam sistem rutiranja je klijent arhive dokumenata i unosi relevantne informacije u računovodstvenu bazu podataka. Druga shema ne uključuje fizičko kretanje dokumenta. Sistem za usmjeravanje dokumenata pruža klijentu sučelje za pristup poslovima obrade dokumenata.

Sistemi za kompleksnu automatizaciju poslovnih procesa Rad je razvoj sistema za usmjeravanje dokumenata. Protočni sistemi, odnosno sistemi za složenu automatizaciju poslovnih procesa. Za razliku od sistema za usmjeravanje dokumenata, objekt usmjeravanja u njima je zbirka podataka koji se koriste u određenom poslovnom procesu. Korisnik na radnom mjestu dobiva informacije o tome šta mora učiniti i sve podatke potrebne za to. Posao. Aplikacija Flow određuje koja se aplikacija mora pokrenuti za implementaciju funkcija na datom radnom mjestu i učitava potrebne podatke u nju. Paradigm Work. Tok sistema podrazumeva da korisnik mora da obavlja samo neophodne funkcije, a sve rutinske poslove - određivanje redosleda radnji, dostavljanje potrebnih informacija, praćenje ažurnosti rada itd., obavlja Radni sistem. Flow.

Odabir softvera za automatizaciju Ne postoji idealan softver, pa je potrebno jasno formulisati svoje zahtjeve i analizirati softver prema skupu kriterija. Moguća lista kriterijuma: Alati za navigaciju - lak pristup korisnika raznim aplikacijama, navigacija podataka, prezentacija podataka. Datoteka / računovodstvo - funkcije obračuna dokumenata, atribucija, kreiranje kartica dokumenata itd. Arhiva / obrada slika - skladištenje dokumenata, kontrola verzija, snimanje dokumenta za uređivanje, skeniranje slike, prepoznavanje teksta. Rutiranje / kontrola - funkcije za isporuku dokumenata na korisničke radne stanice, prikupljanje informacija o radnjama korisnika, praćenje trenutnog stanja dokumenata. Automatizacija poslovnih procesa - alati za modeliranje procesa, okruženje za implementaciju i praćenje procesa, alati za akumulaciju statistike o izvršenju procesa. Grupni rad - Alati za organizaciju telekonferencija, grupne diskusije i izradu dokumenata. Pretraga / Upravljanje znanjem - sredstva za pretraživanje informacija (puni tekst, atributi, itd.), klasifikacija i katalogizacija dokumenata, kreiranje baza znanja po predmetnim oblastima. Otvorenost - mogućnosti za proširenje funkcionalnosti. Prilikom odabira softvera za automatizaciju potrebno je što jasnije ocrtati spektar zadataka koje planirate riješiti. Ovo će smanjiti troškove nabavke, kao i minimizirati vrijeme i troškove implementacije.

Opis prezentacije za pojedinačne slajdove:

1 slajd

Opis slajda:

2 slajd

Opis slajda:

Organizacija uredskog rada i toka rada korištenjem elektronskih komunikacija. Osnovni pojmovi i pojmovi Dokumentaciona podrška upravljanja (DOU) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada sa dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihovog arhivskog skladištenja. Dokumentacija je izrada dokumenata, odnosno njihova priprema, izvođenje, odobravanje i izrada. Kancelarijski rad: skup mjera za osiguranje predškolske obrazovne ustanove preduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija kancelarijskog rada. Organizacija rada sa dokumentima - obezbjeđenje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. Sistematizacija arhivskog skladištenja dokumenata - utvrđivanje pravila za čuvanje informacija kreiranih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korišćenje za podršku menadžerskom odlučivanju. Promet dokumenata - kretanje dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove. Poslovni postupak - niz određenih operacija koje obavljaju zaposleni u organizaciji kako bi riješili problem ili cilj u okviru preduzeća ili organizacije. Elektronski arhiv rješava problem sistematizacije arhivskog skladištenja elektronskih dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove.

3 slajd

Opis slajda:

Elektronski kancelarijski rad i tok posla u preduzeću Elektronski tok posla i tok posla u preduzeću je automatizovani višekorisnički sistem koji prati proces upravljanja radom hijerarhijske organizacije Osnovni koncepti elektronskog toka posla i toka posla Elektronsko upravljanje dokumentima (EDM) je jedinstven mehanizam za rad sa dokumentima prezentovanim u elektronskom obliku, uz implementaciju koncepta „kancelarijski rad bez papira“. Elektronski dokument (ED) je dokument kreiran uz pomoć alata za kompjutersku obradu, koji se može potpisati elektronskim digitalnim potpisom (EDS) i pohraniti na mašinski medij u obliku datoteke odgovarajućeg formata. Elektronski digitalni potpis (EDS) je analog rukom pisanog potpisa, koji je sredstvo zaštite informacija, pružajući mogućnost kontrole integriteta i potvrđivanja autentičnosti elektronskih dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima. Glavne prednosti implementacije: smanjenje finansijskih i vremenskih troškova za izradu i obradu dokumenata; efikasna organizacija toka dokumenata poboljšava efikasnost sektora i službi kompanije; integraciju informacija koje sadrže podatke u različitim dokumentima za upravljanje operativnim i informiranim upravljačkim odlukama; stvaranje uslova za prelazak sa rutinskog toka rada na papiru na obećavajuću bezpapirnu (elektronsku) tehnologiju; optimizacija poslovnih procesa povezanih sa kancelarijskim radom i protokom dokumenata u preduzeću;

4 slajd

Opis slajda:

Kreiranje dokumenata na osnovu šablona Načini izrade šablona: Sa praznog lista Na osnovu gotovog dokumenta Predložak je prazan ili prazan obrazac, u kojem korisnik, u skladu sa svojim zadacima, popunjava potrebne kolone svojim podacima. Faze kreiranja šablona: 1. Datoteka - kreirajte (odaberite tip dokumenta - šablon) 2. Uređivanje šablona kao običnog dokumenta 3. Ubacite makroe i polja informacija (ubacite komandno polje menija) 4. Datoteka - Sačuvaj kao - izaberite upišite šablon dokumenta i unesite naziv...

5 slajd

Opis slajda:

Kreiranje predložaka dokumenta na osnovu obrazaca Elementi obrasca: Polje za tekst Polje za potvrdu Kombinovani okvir Tabela Frame Polja senčenje Svaki element obrasca ima svoje parametre Meni Pogled - Traka sa alatkama - Obrasci Nakon kreiranja šablona i uređenja polja obrasca, zaštita je podešena da promeni PRIMER šablona korišćenjem forme

6 slajd

Opis slajda:

Elektronski digitalni potpis. Svrha i primjena Elektronski digitalni potpis (EDS) - nužan dio elektronskog dokumenta koji je dizajniran da zaštiti ovaj elektronski dokument od krivotvorenja Upotreba digitalnog potpisa omogućava vam: Kontrolu integriteta poslanog dokumenta: u slučaju bilo kakve slučajne ili namjerne promjene dokumenta, potpis će postati nevažeći, Zaštita od izmena (falsifikata) dokumenta: garancija otkrivanja falsifikata tokom kontrole integriteta čini falsifikovanje nepraktičnim. Nemogućnost odbijanja autorstva. Budući da je moguće napraviti ispravan potpis samo poznavajući privatni ključ, vlasnik ne može odbiti njegov potpis. Dokaz o autorstvu dokumenta: Pošto je moguće napraviti ispravan potpis samo poznavajući privatni ključ, vlasnik para ključeva može dokazati svoje autorstvo potpisa pod dokumentom. Sva ova svojstva EDS-a omogućavaju da se on koristi za sljedeće namjene: Deklaracija robe i usluga (carinske deklaracije) Registracija transakcija po objektima Nekretnine Upotreba u bankarskim sistemima E-trgovina i vladini nalozi Praćenje izvršenja državnog budžeta U sistemima kontaktiranja nadležnih organa Za obavezno prijavljivanje državnim institucijama Organizacija pravno značajnog elektronskog prometa dokumenata u sistemima poravnanja i trgovanja

7 slajd

Opis slajda:

Elektronski digitalni potpis. Sredstva i primena Šeme za konstruisanje digitalnog potpisa Postoji nekoliko šema za konstruisanje digitalnog potpisa: Na osnovu algoritama simetričnog šifrovanja. Ova šema predviđa prisustvo treće strane u sistemu – arbitra kome obe strane veruju. Autorizacija dokumenta je sama činjenica da se on šifrira tajnim ključem i prenese na arbitra. Zasnovano na asimetričnim algoritmima šifriranja. Trenutno su takve EDS šeme najčešće i široko se koriste. Dobro uspostavljena šema digitalnog potpisa pokriva tri procesa: Generisanje para ključeva. Koristeći algoritam za generiranje ključeva, privatni ključ se bira na jednako vjerojatan način iz skupa mogućih privatnih ključeva i izračunava se odgovarajući javni ključ. Formiranje potpisa. Potpis se izračunava za dati elektronski dokument pomoću privatnog ključa. Ovjera (ovjera) potpisa. Za podatke o dokumentu i potpisu, valjanost potpisa se utvrđuje korištenjem javnog ključa. Uslovi korišćenja EDS-a: Provera potpisa se mora izvršiti sa javnim ključem koji odgovara privatnom ključu koji je korišćen za potpisivanje. Bez posjedovanja privatnog ključa mora biti računski teško kreirati legitiman digitalni potpis.

8 slajd

Opis slajda:

Microsoft Outlook - Microsoft Outlook alat za automatizaciju radnog prostora pruža mogućnost razmjene e-mail poruka, upravljanja kalendarom, zadacima i listom kontakata Microsoft Outlook interfejs

Razred 1 Razred 2 Razred 3 Razred 4 Razred 5

Informacione tehnologije za dokumentarnu podršku poslova upravljanja.

PredavanjeSistemi za upravljanje dokumentima

1. Model toka dokumenata preduzeća.

2. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima.

3. Automatizacija toka dokumenata.

1. Model toka dokumenata preduzeća

Prenos informacija na svim nivoima hijerarhije vrši se slanjem i dostavljanjem dokumenata na papiru ili na disketama, u kom slučaju se uključuje dodatno osoblje. Različit je i kvantitativni aspekt informacija, a, kako pokazuje analiza, najveća količina podataka ide u proizvodno-tehnološki sektor i menadžment.

Procjena kvaliteta razmjene informacija može se izvršiti korištenjem sljedećeg modela toka rada.

Glavne oblasti automatizacije toka posla su: podrška za činjenične informacije, mogućnost rada sa dokumentima punog teksta, podrška za tok dokumenata - koji definišu trodimenzionalniprostor svojstava (slika 1), gde se bilo koji softverski proizvod date klase kreće duž određene putanje, prolazeći kroz različite faze u svom razvoju.

Rice. jedan.

Prva osa (F) karakteriše nivo organizacije čuvanja činjeničnih informacija, koji je vezan za specifičnosti određene vrste delatnosti preduzeća ili organizacije.Na primjer: pri nabavci materijalnih sredstava prateća dokumentacija (fakture, potvrde o prijemu, prijemni skladišni nalozi i sl.) se registruju kao operativni dokumenti, čiji su atributi veoma važni za donošenje upravljačkih odluka. Informacije iz operativnih dokumenata koriste se za složenu analitičku i sintetičku obradu, a u pojedinim slučajevima ih korisnik može dobiti putem izvještajnog sistema.

F* = Fukupno / Fauto.

Druga osa (D) - dokumenti punog teksta, odražavaju potrebu da se organizuje interakcija: formiranje i prenos robe, usluga ili informacija kako unutar preduzeća tako i izvan njega.Uz činjenične podatke, ovi dokumenti sadrže polustrukturirane informacije koje ne podliježu automatiziranoj analitičkoj obradi, kao što su, na primjer, faktori više sile i postupak reklamacije u slučaju kršenja uslova ugovora.

D* = Dukupno / Dauto.

Treća os (R) uvodi treću dimenziju u prostor toka posla - regulaciju procesa prosljeđivanja dokumenata,i to: opis koje procedure, kada i kako treba izvesti. Osnova za pozicioniranje oko date ose je skup formalnih znakova (atributa) i lista operacija.

R* = Rukupno / Rauto.

Tačka u prostoru (F, D, R) određuje stanje sistema toka posla. Položaj ove tačke zavisi od stepena razvoja i faze implementacije sistema upravljanja dokumentima u preduzeću, kao i od njegovih specifičnosti i samog obima poslovanja.

Predstavljanjem modela toka posla na ovaj način moguće je, na primjer, poznavajući trenutno stanje sa organizacijom kancelarijskog posla u svakom konkretnom preduzeću, jasno zamisliti u kojim pravcima je potrebno dalje ići, šta nedostaje u trenutni trenutak i kako organski iskoristiti postojeće sisteme automatizacije.Na primjer, u jednoj od moskovskih banaka akumuliran je veliki niz činjeničnih podataka, za čiju obradu je korišten moderni DBMS, postavljen na moćne servere otporne na greške - sve bi, čini se, trebalo biti u redu. Međutim, u radu s internim dokumentima došlo je do dupliciranja informacija: nastale su situacije kada se "činilo da niko nije kriv", a banka s vremena na vrijeme gubi profitabilne klijente. Razlog je taj što je tačka koja predstavlja položaj sistema toka posla za ovu organizaciju imala prilično velike koordinate na osi "F" i, moguće, na osi "D", ali je vrijednost koordinate na osi "R" bila blizu nule. Konkretno rješenje u ovom slučaju može biti razmatranje implementacije sistema upravljanja propisima. Istovremeno, nema potrebe da brinete o DBMS-u ("F" osa) ili elektronskim arhivama ("D" osi) - govorimo samo o promeni vrednosti koordinata duž "R" ose.

U opštem slučaju, kao što je već napomenuto, proces kancelarijske automatizacije u preduzeću može se predstaviti kao kriva u trodimenzionalnom prostoru koordinata F, D, R. Štaviše, što je ova kriva strmija, proces modernizacije ide brže, a što su veće vrijednosti sve tri koordinate, to je viši nivo automatizacije u korporaciji i, kao rezultat toga, ima manje problema s organiziranjem vlastitog aktivnosti.

Ose "F" i "D" određuju specifičnosti aktivnosti organizacije, regulisane položajem treće koordinate (R) prostora modela toka dokumenata. Istovremeno, model ne zavisi od tehnologije obrade dokumenata koja je usvojena u preduzeću - o svemu odlučuje samo svrha delatnosti, bilo da se radi o vladinoj organizaciji, trgovačkom preduzeću ili industrijskom preduzeću.

Generalno, mogu se razlikovati tri vrste organizacija:

trgovačko preduzeće: kupovina, marža, prodaja, profit - glavni predmet djelatnosti;

budžetska organizacija: osnovna delatnost je formiranje dokumentacije;

industrijsko preduzeće: nabavka sirovina, prerada, stvaranje novog proizvoda, prodaja, ostvarivanje profita. Svrha aktivnosti je operacija.

Ako je zadatak organizacije da formira dokumente, na primjer, ured gradonačelnika, sud ili ministarstvo, tada će njegova pozicija u modelu zauzeti prilično visoku poziciju u odnosu na osi "F" i "D". Inače, danas su najpopularnije aplikacije koje su usmjerene na automatizaciju aktivnosti državnih i državnih administrativnih struktura - čija je glavna svrha priprema dokumenata.

Međutim, ako uzmemo u obzir aktivnosti komercijalne firme, čiji je zadatak proizvodnja materijalnih vrijednosti (primiti sirovine, transformirati, stvoriti novi proizvod, prodati ga, primiti prihod), onda bi već ovdje sve tri koordinate trebale imati uravnotežene vrijednosti.

2. Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima

EDMS omogućava proces kreiranja, kontrolu pristupa i distribucije velikih količina dokumenata u računarskim mrežama, kao i kontrolu toka dokumenata u organizaciji.

Elektronski tok dokumenata obuhvata: kreiranje dokumenata, njihovu obradu, prenos, skladištenje, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili preduzeću, na osnovu korišćenja računarskih mreža. Uopšteno govoreći, uobičajeno je da se upravljanje protokom elektronskih dokumenata shvata kao organizacija kretanja dokumenata između odeljenja preduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Pri tome, kretanje dokumenata ne podrazumeva njihovo fizičko kretanje, već prenos prava na njihovo korišćenje uz obaveštavanje određenih korisnika i kontrolu nad njihovim izvršenjem.

Dokument je glavna jedinica informacije, a cjelokupno postojanje sistema za upravljanje dokumentima posvećeno je čuvanju dokumenta, njegovih svojstava i historije njegovog života, kao i stvarnom osiguranju njegovog života.

Osnovna svrha EDMS-a je da organizuje skladištenje elektronskih dokumenata, kao i rad sa njima.(posebno njihova pretraga i po atributima i po sadržaju). EDMS treba automatski da prati promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, kao i da kontroliše sve njihove verzije i subverzije. Integrisani EDMS treba da pokrije ceo poslovni ciklus preduzeća ili organizacije – od postavljanja zadatka za kreiranje dokumenta do otpisivanja u arhivu, obezbedi centralizovano skladištenje dokumenata u bilo kom formatu, uključujući i složene kompozicione dokumente. EDMS bi trebao kombinovati različite tokove dokumenata geografski udaljenih preduzeća u jedan sistem. Moraju obezbijediti fleksibilno upravljanje dokumentima kako rigidnim definisanjem saobraćajnih ruta tako i slobodnim usmjeravanjem dokumenata. U EDMS-u treba sprovesti striktno razgraničenje pristupa korisnika različitim dokumentima, u zavisnosti od njihove kompetencije, funkcije i ovlašćenja koja su im dodeljena. Pored toga, EDMS treba prilagoditi postojećoj organizacionoj i kadrovskoj strukturi i sistemu kancelarijskog rada preduzeća, kao i da se integriše sa postojećim korporativnim sistemima.

Pitanje klasifikacije EDMS-a je prilično komplikovano zbog brzog razvoja tržišta ovih sistema. Štaviše, od 2001. godine koncept "Upravljanje sadržajem preduzeća (ECM)" umjesto elektronskog upravljanja dokumentima. ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sistem koji integriše sve tehnologije orijentisane na sadržaj i procese unutar preduzeća, obezbeđuje zajedničku infrastrukturu za upravljanje njegovim tokom rada, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Suština ovog pristupa (koji se naziva i infrastrukturnim) je u tome korporativni sadržaj ne mora biti u vlasništvu samo jedne aplikacije ili sistema. Trebao bi biti dostupan za mnoge aplikacije i slobodno distribuiran između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (uključujući odgovarajuće aplikacije većine dobavljača u industriji) je nezavisnost od jedne univerzalne prodavnice sadržaja... ECM infrastruktura integriše mnoga specijalizovana (ili naslijeđena) spremišta podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektronske spremišta dokumenata proizvoda, e-poštu, spremišta web sadržaja, sisteme datoteka, pa čak i sisteme za upravljanje bazama podataka. Na ovaj način, ECM infrastruktura pruža zajednički sloj integracije (ili virtuelizacije) za svako spremište podataka(omogućujući vam da ih pitate s bilo kojeg mjesta u cijelom preduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom sistema za elektronsko upravljanje dokumentima i sistema za upravljanje sadržajem od više dobavljača. Osim toga, uz pomoć ECM infrastrukture implementiraju se usluge upravljanja korporativnim sadržajem kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje pravima korisnika itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sistema).

Prema analitičarima IDC-a, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (dok neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko tipova, budući da imaju odgovarajuće funkcije za njih):

EDM fokusiran na poslovne procese (business-process EDM).Oni su u srcu ECM koncepta. Sistemi ovog tipa (EDMS) su dizajnirani za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sistemi obezbeđuju puni životni ciklus rada sa dokumentima, uključujući rad sa slikama, upravljanje zapisima i radnim tokovima, upravljanje sadržajem, itd. EDMS sistemi omogućavaju skladištenje i preuzimanje 2-D dokumenata u originalnim formatima (slike, CAD datoteke, tabele i drugo ) sa mogućnošću grupisanja u foldere. Najpoznatiji programeri EDMS sistema su Documentum (Documentum sistem), FileNet (Panagon i Watermark sistemi), Hummingbird (PC DOCS sistem) itd. njegove aktivnosti na implementaciji funkcija u EDMS-u kao što su upravljanje šablonima, upravljanje dinamičkim prezentacijama i Izdavanje web sadržaja. Treba napomenuti da iako skoro svi EDMS sistemi pružaju dobar nivo implementacije repozitorija i bibliotečkih usluga za upravljanje elektronskim sadržajem (kao što su slike i kancelarijski dokumenti), svaki od njih je najjači u svojoj oblasti. Na primjer, u sistemima kompanija Open Text i iManage najviše je razvijeno upravljanje kancelarijskim dokumentima. Zauzvrat, sistemi iz Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su snažni u upravljanju slikama proizvoda velikog obima.

Korporativni EDM (Enterprise-centric EDM). Sistemi ovog tipa obezbeđuju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za kreiranje dokumenata, saradnju na njima i njihovo objavljivanje. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a fokusiranog na poslovne procese. Po pravilu, korporativni EDMS nije fokusiran na upotrebu samo u nekoj specifičnoj industriji ili na rješavanje uskog problema. One se uvode kao tehnologije za cijelu kompaniju. Razvoj i promociju korporativnog EDMS-a obavljaju Lotus (Domino.Doc sistem), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink sistem), Keyfile, Oracle (Context sistem), iManage itd.

Sistemi za upravljanje sadržajem.Sistemi ovog tipa omogućavaju kreiranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (sve do nivoa sekcija dokumenata i objekata za njihovu kasniju ponovnu upotrebu i kompilaciju). Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u obliku manjih objekata olakšava razmjenu informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja različitim objektima sadržaja koji se mogu uključiti u web prezentaciju (na primjer, HTML stranice i web grafike). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost kreiranja šablona prezentacije koji omogućavaju predstavljanje i personalizaciju dinamičkog sadržaja (na osnovu korisničkih preferencija, korisničkih profila itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sistemi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette itd.

Sistemi upravljanja informacijama - portali.Ovakvi sistemi obezbeđuju agregaciju informacija, upravljanje informacijama i isporuku preko Interneta / intraneta / ekstraneta. Uz njihovu pomoć moguće je akumulirati (i primijeniti) iskustvo u distribuiranom korporativnom okruženju na osnovu korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali takođe pružaju standardni pristup veb pretraživaču nizu aplikacija za e-trgovinu (obično preko interfejsa ERP sistema). Primeri portala su Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Sistemi za snimanje.Uz njihovu pomoć, informacije skenirane s papirnih nosača pretvaraju se u elektronički oblik (obično u TIFF formatu). Ova tehnologija je u središtu prevođenja u elektronski oblik informacija sa svih naslijeđenih papirnih dokumenata i mikrofilmova. Osnovne funkcije standardnog sistema za obradu slika uključuju: skeniranje, skladištenje, brojne mogućnosti pretraživanja slika i još mnogo toga.

Sistemi upravljanja tokovima rada.Sistemi ovog tipa su dizajnirani da obezbede rutiranje tokova rada bilo kog tipa (definicija putanja za usmeravanje fajlova) u okviru korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za poboljšanje efikasnosti i kontrolisanja korporativnih poslovnih procesa. Sistemi upravljanja tokovima rada obično se kupuju kao dio rješenja (na primjer, EDMS sistemi ili PDM sistemi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus (Domino / Notes i Domino Workflow sistemi), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

EDMS komponente

Svi EDMS sadrže obavezne standardne komponente: skladištenje kartica (atributa) dokumenata; skladištenje dokumenata; komponente koje implementiraju poslovnu logiku sistema.

Prodavnica atributa dokumenta

Skladište atributa dokumenta namijenjeno je za pohranjivanje "kartice" - skupa polja koja karakteriziraju dokument. Obično u EDMS postoji koncept vrste dokumenata (npr. ugovor, specifikacija, pismo itd.) i svaka vrsta ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju obavezna polja zajednička za sve dokumente i posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste.

Pored koncepta vrste dokumenta, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može istovremeno pripadati više kategorija. Kategorije se mogu rasporediti u stablo kategorija.

Za organizaciju skladištenja kartica postoje tri moguća rješenja: korištenje vlastitog skladišta, standardnog DBMS-a ili alata okruženja na osnovu kojeg se DBMS gradi.

Skladištenje dokumenata

Za implementaciju skladištenja dokumenata, opet, postoje dva pristupa: skladištenje u sistemu datoteka ili u specijalizovanom skladištu EDMS-a. Sa stanovišta pragmatičnog korisnika, nema velike razlike između ovih pristupa, ako ih procjenjujemo u cjelini. Ali još uvijek postoje neke karakteristike.

Pohranjivanje u sistem datoteka smanjuje stepen sigurnosti prilikom razlikovanja pristupa, jer sistem datoteka možda ne podržava sigurnosni model koji je implementiran u samom EDMS-u. Stoga je potrebno EDMS-u dodijeliti vlastita prava pristupa, kako bi datoteke koje on pohranjuje bile nedostupne direktno bilo kom od korisnika. A EDMS održava sopstvenu listu korisnika sa pravima pristupa, organizujući pristup fajlovima preko ovih prava. Istovremeno, pristupni sistem postaje komplikovan za održavanje i nije potpuno besprijekoran sa stanovišta informacione sigurnosti. Šifrovanje fajla tokom skladištenja se često koristi za pružanje dodatne sigurnosti. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje fajlova, što uvelike otežava potragu za željenom datotekom kada se pokušava zaobići sistem. Moram reći da većina EDMS-a pohranjuje datoteke u sistem datoteka.

Poslovni nivo

Na nivou poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo, sve opisane komponente, iako se mogu rasporediti na različite načine, razlikuju se po stepenu složenosti, ali su istovremeno funkcionalno slične. Poslovna logika različitih sistema može se drastično razlikovati, a to je upravo ono što bi trebalo da bude od najvećeg interesa prilikom upoznavanja sa sistemom elektronskog upravljanja dokumentima. Može se razlikovati niz osnovnih komponenti od kojih se, poput kocki, formira funkcionalnost bilo kojeg SED-a:

upravljanje dokumentima u repozitorijumu.Uključuje procedure za dodavanje i uklanjanje dokumenata, čuvanje verzija, njihovo prenošenje u arhivu, održavanje arhive itd.;

traženje dokumenata.Sastoji se od pretraživanja po atributima, vizualne pretrage u raznim stablima u kojima su dokumenti položeni, pretraživanja u punom tekstu, semantičke pretrage itd.;

kontrola rutiranja i izvršenja.Omogućava dostavu dokumenata u okviru poslovnih procedura u organizaciji. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne i krute. U slučaju fleksibilnog rutiranja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje zaposlenik koji je trenutno zadužen za dokument. U slučaju krutog rutiranja, putanja dokumenata je unaprijed određena na osnovu neke logike. Funkcija usmjeravanja nije prisutna u svim ERMS-ima. Obično, kako bi se izbjegla zabuna, sistemi bez mogućnosti rutiranja nazivaju se elektronskim arhivama. Kontrola izvršenja je sastavni dio rutiranja. Naime, ruta je definisana u smislu putanje putovanja i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od učesnika u procesu putovanja. Izvršenje isprave podrazumeva izvršenje radnje u vezi sa dokumentom od strane svakog učesnika u okviru svojih službenih ovlašćenja;

izvještaji. Služi kao analog kancelarijskih dnevnika dokumenata. Koristeći različite izvještaje, možete vidjeti, na primjer, ukupno vrijeme koje zaposleni provedu u radu na određenom dokumentu, brzinu prolaska dokumenata po odjelima itd.;

administracija.Podrška za rad samog sistema, postavljanje njegovih parametara itd.

Mjesto EDMS-a u informacionom sistemu preduzeća

Glavne funkcije EDMS-a: osiguravanje kontrole i transparentnosti preduzeća, kao i akumulacija znanja i upravljanje znanjem. U savremenom svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u cijeni koštanja automobila Mercedes, samo 30% su direktni troškovi proizvodnje, a ostatak je naknada za troškove razvoja automobila, odnosno trošak aktivnosti inženjera i menadžera, dakle, glavni resurs za smanjenje troškova leži u optimizaciji njihovih aktivnosti.

Stepen efikasnosti korišćenja EDMS-a određen je stepenom u kojem dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informativni sadržaj aktivnosti preduzeća. Očigledno je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni sadržaj strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba da zadrži ugovore, ali je malo vjerovatno da će doći do implementacije EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s lancem trgovina u desetinama gradova i složenom logistikom, vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o implementaciji ERP sistema. U sljedećoj fazi, broj veleprodajnih kupaca i velikih kupaca može porasti do takve skale da ćete morati razmišljati o implementaciji CRM-a. I samo ako u isto vrijeme upravljački aparat naraste na stotinu ljudi, pojavit će se paralelni neosnovni projekti, nastati zadaci diverzifikacije i nastati zadatak uvođenja EDMS-a. Istovremeno, neki sistemi će možda morati da se integrišu tako da CRM sistem ima veze sa pismima, ugovorima i kopijama dolaznih naloga koji se čuvaju u EDMS-u.

U nekim slučajevima integracija ovih sistema je još bliža – EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sistema koji ih generiraju i sistema koji ih konzumiraju, u slučaju kada je uspostavljena direktna veza na nivou strukturiranih podataka. između ovih sistema nije potrebno. Pretpostavimo da preduzeće ima CRM i ERP sisteme, a potrebno je da CRM evidentira tromjesečne izvještaje iz ERP-a o isporukama robe određenom kupcu, dopunjene, eventualno, stručnim komentarima. Jasno je da se takvi izvještaji najpogodnije čuvaju u EDMS-u. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će biti automatski kreiran i sačuvan. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve ove operacije se mogu odvijati automatski. (Naglašavamo da je navedeni primjer čisto spekulativan i, zapravo, možda nema praktično značenje; integracija bilo kojeg informacionog sistema ima smisla samo kada je njegova svrha jasno shvaćena.)

Tipični zahtjevi za EDMS

Ako slijedite slovo standarda za izradu tehničkog zadatka, zahtjevi koje tipični korisnik može nametnuti tipičnom sistemu za upravljanje elektronskim dokumentima mogu se opisati na sljedeći način.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima mora:

§ osigurati pouzdano skladištenje dokumenata i njihovih opisa;

§ osigurati životni ciklus dokumenta (njegovo kreiranje, čuvanje verzija, objavljivanje, blokiranje pristupa zaplijenjenom dokumentu, prijenos dokumenta na čuvanje u arhivu);

§ omogućavaju korisniku da dodjeljuje različite vrste dokumenata, kreira i uređuje kartice za njih;

§ održavati hijerarhiju kategorija za efikasno pretraživanje dokumenata;

§ traženje dokumenata na osnovu informacija sa kartice, kao i punog teksta;

§ obezbijediti razdvajanje pristupa dokumentima na nivou pojedinačnih korisnika, prema principu uloge, a na osnovu hijerarhijske strukture organizacije;

§ podrška HSM tehnologiji;

§ evidentirati sve događaje vezane za rad korisnika i sam sistem;

§ potrebni su napredni administrativni alati;

§ podržavaju daljinski pristup informacijama.

Napredni sistemi bi trebali podržavati:

§ klaster tehnologije za osiguranje nesmetanog rada;

§ geografski raspoređene organizacije;

§ Algoritmi šifriranja za pohranu i prijenos podataka;

§ digitalni potpis.

Zahtjevi arhitekture:

§ prisustvo namenskog servera aplikacija;

§ prisustvo tankog klijenta;

§ podrška za pristup dokumentima pomoću pretraživača.

§ multi-platforma za skalabilnost;

Uslovi za otvorenost i integraciju sa drugim sistemima:

§ integracija sa alatima za strimovanje unosa dokumenata;

§ integracija sa uredskim aplikacijama;

§ integracija sa emailom;

§ dostupnost razvijenog programskog interfejsa (API);

§ integracija sa standardnim servisima imenika (na primjer, LDAP) za održavanje i sinkronizaciju liste korisnika sistema;

§ mogućnost prilagođavanja korisničkog sučelja za specifične zadatke;

§ mogućnost dopune sistema sopstvenim specijalizovanim komponentama;

§ u slučaju korišćenja eksterne baze podataka za skladištenje atributa dokumenta, potrebno je imati detaljan opis strukture podataka i načina rada sa različitim DBMS.

3. Automatizacija toka dokumenata

Sistem za upravljanje dokumentima RS Doc baziran na Oracle Collaboration Suite

Zadaci koje treba riješiti:

kombinovanje dokumenata u logičke blokove,

obezbjeđivanje arhivskog skladištenja i preuzimanja dokumenata.

Potrošači:

● mala i srednja preduzeća;

● vladine agencije;

● usluge podrške;

● IT kompanije.

Hardverska platforma h86, Itanium, AMD.

Softverska platforma Windows, Solaris, Linux.

Funkcionalnost elektronski sistemi za upravljanje dokumentima RS-Doc:

● efikasan rad sa velikim količinama podataka i mogućnost neograničenog proširenja obima pohranjenih i obrađenih informacija;

● visok stepen zaštite pohranjenih i prenošenih informacija;

● skalabilnost i prenosivost na bilo koju platformu;

● jednostavnost konfiguracije i administracije softvera;

● organizovanje proizvoljnih ruta za prolaz dokumenata.

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc implementiran je na bazi Oracle Collaboration Suite 10g koristeći BPEL (Business Process Execution Language) tehnologiju, koja omogućava integraciju velikih razmjera sa poslovnim aplikacijama.

Oracle Content Services pruža svakom zaposleniku u organizaciji sveobuhvatno, integrirano rješenje za upravljanje životnim ciklusom dokumenata. Oracle Content Services je izgrađen na robusnoj Oracle serverskoj infrastrukturi, koristeći Content Management SDK, dokazani alat sa preko 2000 korisnika. Oracle Collaboration Suite 10g će pružiti funkcionalnost vrlo laku za korištenje u poznatim Windows web interfejsima, Portal, E-Business Suite aplikacijama i drugim okruženjima.

Unos dokumenta

RS-Doc sistem vam omogućava da organizujete strimovanje unosa dokumenata pomoću brzih skenera i sistema za prepoznavanje. U ovom slučaju, dokument se automatski postavlja u Oracle 10g DBMS.

Pretraga dokumenata

Problem end-to-end pronalaženja informacija izuzetno je relevantan u kontekstu upotrebe heterogenih formata i povećanja obima nestrukturiranih podataka. Informacije potrebne za donošenje odluka mogu se pronaći bilo gdje: u korporativnim bazama podataka (u strukturiranom obliku), na web stranicama, u dokumentima razbacanim po mnogim serverima datoteka, u mail porukama. Pretraživanje dokumenata u RS-Doc sistemu je jedinstveni mehanizam za pretraživanje i izdvajanje podataka iz svih informacionih resursa kompanije i svih komponenti toka posla. Sistem za pretragu, organizovan u sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc, omogućava vam da organizujete pretragu ne samo po ključnim parametrima, već i pretragu unutar dokumenta. Istovremeno, podržano je više od 250 formata podataka.

Čuvanje dokumenata

Internet tehnologije i ugrađene tehnologije portala olakšavaju integraciju sistema za upravljanje dokumentima sa korporativnim portalom. Troslojna arhitektura sistema omogućava vam da efikasno koristite jedno skladište dokumenata u geografski distribuiranoj organizaciji.

Svi dokumenti i fajlovi učitani u RS-Doc sistem elektronskog upravljanja dokumentima pohranjeni su u Oracle 10g bazi podataka. Ovo vam omogućava da svakodnevno pravite rezervne kopije celokupne količine dokumenata, kao i da povratite izgubljene podatke u određenom vremenskom intervalu. Administratori mogu da konfigurišu Oracle Collaboration Suite 10g da bude u skladu sa pravilima o zadržavanju korporativnih dokumenata automatskim čuvanjem ili odlaganjem dokumenata. Na primjer, osoba zadužena za kompaniju može elektronskim putem propisati politiku upravljanja sadržajem kompanije. Dokumenti sa određenim karakteristikama mogu se čuvati neograničeno, dok se dokumenti sa drugim karakteristikama mogu periodično odlagati.

Vođenje poslovne evidencije :

● plan fajla: kontrola operativnih ograničenja za zapise i njihovo hijerarhijsko kreiranje i upravljanje

● web usluge koje su podržane za integraciju sa finansijskim ili Oracle E-Business Suite aplikacijama

● podržavaju objekte registra, uključujući jednostavno i verzionisano upravljanje dokumentima

● mogućnost pretraživanja registracionih zapisa

● intuitivni web interfejs za korisnike koji upravljaju registracijama

● Integracija sa proizvodima za upravljanje skladištem datoteka koji nude WORM mogućnosti za registracione zapise

Skaliranje

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc vam omogućava da organizujete rešenje otporno na greške i skalabilno rešenje zasnovano na Oracle RAC i Oracle GRID tehnologijama.

Integracija sa korporativnim portalom

Sistem elektronskog upravljanja dokumentima RS-Doc zasnovan je na tehnologiji korporativnog portala, a sadrži i funkcionalnost sredstava kolektivnog rada korisnika, kao što su:

● email

● korporativni i lični kalendar

● korporativni portal

● sistem za postavljanje zadataka i praćenje njihove realizacije

Mogućnost kreiranja više stranica

Oracle Collaboration Suite 10g omogućava kreiranje više sigurnih lokacija unutar jedne instance proizvoda. Svaka od ovih stranica će imati svoj skup "alata" (tj. poslovne procese, kategorije, itd.) i bit će u suštini izolirana od drugih stranica. Na primjer, CIO sada može kreirati različite sisteme za upravljanje datotekama za različite regionalne urede, sve na jednom skupu hardvera i softvera, čime dramatično smanjuje troškove infrastrukture.

Elektronski digitalni potpis

Elektronski digitalni potpis (EDS) je preduslov za elektronski dokument dizajniran da zaštiti ovaj elektronski dokument od krivotvorenja. EDS se formira kao rezultat transformacije informacija korištenjem kriptografske informacijske sigurnosti (CIP) i omogućava vam da identifikujete vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i da utvrdite odsustvo izobličenja informacija u elektroničkom dokumentu.

Prisustvo elektronskog digitalnog potpisa u sistemu RS-Doc omogućava zamjenu tradicionalnog pečata i potpisa, garantujući autorstvo i nepromjenjivost dokumenta nakon što je potpisan. Mehanizam elektronskog digitalnog potpisa omogućava vam da potpišete bilo koju verziju elektronskog dokumenta, beležeći i čuvajući informacije o tome ko je i kada potpisao. Lista korisnika kojima je dozvoljeno potpisivanje dokumenata ove vrste postavlja se posebno za svaku vrstu elektronskih dokumenata.

Omogućavanje sigurnog pristupa dokumentima

Sigurnosna poboljšanja u Oracle Collaboration Suite 10g uključuju:

● sigurnost na nivou foldera i dokumenti: Oracle Collaboration Suite 10g razvija sigurnosni mehanizam na nivou Shared Folder u Oracle fajlovima, dodajući zaštitu pristupa na nivou fascikle i dokumenta, tako da menadžer sada može precizno odrediti korisnike kojima je dozvoljen pristup određenim fasciklama i dokumentima i njihov pristup nivo

● Kontrola pristupa zasnovana na grupama i ulogama: kontrola pristupa se može primijeniti na sve objekte sadržaja i razine sigurnosti, dodatni atributi dozvole pristupa su također dostupni za daljnje prilagođavanje, na primjer, menadžer projekta sada može kreirati grupu korisnika uključenih u određeni rad na projektu , i dodjeljuje pristup ciljnim fasciklama i dokumentima za ovu grupu

● skeniranje virusa i skeniranje: Oracle Collaboration Suite 10g se može kombinovati sa eksternim skenerima za viruse za automatsko i ručno skeniranje virusa - funkcija skeniranja virusa može se konfigurisati da se pokreće automatski nakon uspješnog ulaska u arhivu dokumenata (preko otpremanja, registracije, spremanja ili prijenos protokola); Skeniranje virusa se može pozvati ručno da bi se vidjeli objekti koji su već u arhivi, tako da kompanija sada može licencirati i integrirati Symantecov preglednik sa Oracle Content Services tako da se dokumenti predati Oracle Content Services automatski skeniraju.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) je standard za izgradnju poslovnih procesa iz skupa heterogenih usluga koje radikalno smanjuju složenost i troškove integracijskih projekata. Oracle BPEL Process Manager nudi okruženje koje je lako za korišćenje, ali je bogato funkcijama za vizuelni dizajn, implementaciju i kontrolu poslovnih procesa. Funkcionalnost već postojećih sistema postaje svojevrsni konstruktor, skup fragmenata koji, kada su povezani u ispravnom redosledu, formiraju jedinstveno okruženje čije se stanje može u potpunosti kontrolisati i vizualizovati.

Efekat implementacije

● Povećana je odgovornost svakog zaposlenog za ispunjenje i izvršenje bilo kog zadatka koji mu je dat, jer zna da zadatak neće biti zaboravljen, sigurno će biti prihvaćen i proveren

● menadžment može procijeniti obim posla i efikasnost rada osoblja, jer se informacije o svim zadacima evidentiraju u sistemu i u svakom trenutku možete vidjeti ko stalno odlaže zadatke, ko obavlja najviše zadataka itd.

● ubrzan je tok dokumenata, što se ogleda u brzini i kvalitetu usluge korisnicima, a to je direktan način povećanja konkurentnosti preduzeća

● Osigurana je zamjena zaposlenih, jer se svi neriješeni poslovi i dokumenti evidentiraju u sistemu

● podizanje nivoa korporativne kulture, koja svakog zaposlenog usmerava na postizanje opštih ciljeva preduzeća

● poboljšanje efikasnosti saradnje sa informacijama

● povećanje nivoa korisničke usluge

● smanjenje troškova posedovanja softversko-hardverskog kompleksa

Posebnosti

Uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima će biti efikasno za ona preduzeća koja imaju:

● upravljački aparat i tok posla su prilično veliki i složeni (za mala preduzeća, elektronski tok posla može čak i usporiti procese, a da ne spominjemo efikasnost ulaganja)

● Menadžment kompanije je spreman za restrukturiranje poslovnih procesa u cilju njihove optimizacije i jasne regulacije, jer je bez ovog rada nemoguće uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima

● menadžment ima za cilj uvođenje elektronskog upravljanja dokumentima kako bi se povećala efikasnost upravljanja preduzećem, a ne da bi se olakšao rad pojedinih odjela (npr. kancelarija).

Dizajn, razvoj i implementacija sistema toka dokumenata i upravljanja resursima preduzeća zasnovanog na Lotus Domino platformi

Zadaci koje treba riješiti

Sistemi toka dokumenata i upravljanja resursima preduzeća, koji obezbeđuju kolektivni rad zaposlenih u celom preduzeću u jedinstvenom informacionom prostoru, rešavaju sledeće glavne zadatke:

● povećanje brzine i kvaliteta donošenja odluka

● povećanje upravljivosti organizacije

● povećanje stope širenja znanja unutar organizacije

● poboljšanje sigurnosti skladištenja i prenosa informacija

● smanjenje udjela opštih troškova

● obezbjeđivanje eksternog toka dokumenata

Upravljanje dokumentima i sistemi upravljanja resursima preduzeća:

● podrška saradnji

● povećati efikasnost i produktivnost osoblja

● osigurati stalnu dostupnost informacija donosiocima odluka u kompaniji

● omogućiti smanjenje utroška sredstava za neproizvodne potrebe

● učiniti rad geografski raspoređenih kompanija jednostavnim i efikasnim

● omogućiti zaposlenima da obavljaju funkcionalne poslove i imaju pristup samo dokumentima neophodnim za rad u skladu sa ulogama u sistemu

● osigurati sigurnost pohranjenih informacija

● poboljšati kvalitet rada sa partnerima i klijentima

● povećati stopu širenja znanja unutar kompanije

Potrošači

Kompanije sa velikim brojem zaposlenih kojima je potrebna automatizacija toka posla.

Hardverska platforma

Platforme koje podržavaju IBM softverski proizvodi.

Softverska platforma

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funkcionalnost

Glavne mogućnosti sistema upravljanja dokumentima i resursima preduzeća mogu se formulisati kao lista:

● registracija dolazne, odlazne korespondencije

● puni ciklus odobravanja dokumenata

● formiranje i izvršenje naloga

● interni tok dokumenata u organizaciji

● čuvanje i ažuriranje podataka o strukturi, zaposlenima i izvođačima u organizaciji
● rad sa ugovorima i eksternim kontaktima organizacije

● upravljanje projektima u toku u organizaciji

● jednostavna i brza realizacija raznih narudžbi i aplikacija

● priprema raznih događaja

● održavanje materijalne baze organizacije

● objedinjeno skladištenje dokumenata kompanije

● kadrovski podsistem

Prilikom implementacije sistema upravljanja dokumentima i upravljanja resursima preduzeća, R-Style Company radi prema sljedećoj šemi:

● pregled organizacione strukture preduzeća, identifikacija glavnih poslovnih procesa, tokova posla i formalni opis toka dokumenata

● izrada nomenklature dokumenata, formiranje priručnika i klasifikatora, izrada uputstava

● adaptacija ili revizija sistema na osnovu informacija dobijenih u fazi istraživanja

● instalacija i konfiguracija softvera, probni rad

● konačna konfiguracija sistema, uzimajući u obzir nedostatke uočene tokom probnog rada

● obuka osoblja organizacije

Efekat implementacije

Optimizacija toka dokumenata kompanije i smanjenje dodatnih troškova.

Posebnosti

Ovo rješenje predstavlja kako razvoj sistema za upravljanje dokumentima i upravljanje resursima preduzeća "od nule", tako i reviziju postojećih sistema za potrebe određenog kupca.

Integracijski projekti na Lotus Notes / Domino

KSK-ov pristup izgradnji korporativnih informacija projekti bazirani na Lotus Notes/Domino tehnologiji

Lotus Notes / Domino funkcionira u korporaciji

Lotus Notes / Domino obavlja 4 glavne funkcije u korporaciji:

Korporativni email.

2. Automatizacija zadataka usmjerenih na dokumente.

3. Transportni informacioni sistem.

4. Web - rješenja.

Unificirana Lotus Notes / Domino infrastruktura u organizaciji

jedan). Korporativni email

Implementacija Lotus Notes/Domino tehnologije je opravdana čak i kada se koristi kao korporativni e-mail sistem.

Ovaj sistem se može opisati kao pouzdan, skalabilan, siguran i kojim se može upravljati. Postoje organizacije u kojima je više od 100 pa čak i 200 hiljada zaposlenih ujedinjeno Lotus Domino sistemom za razmenu poruka. To znači da kako se vaša organizacija širi, Lotus Domino infrastruktura se također može proširiti bez nailaska na tehnička ograničenja. Kada je u pitanju sigurnost, Domino nudi najmoćniji sistem zaštite pošte na internetu danas.

Pored e-pošte, Lotus Domino sadrži čvrsto integrisane sisteme grupnog kalendara i zakazivanja.

Mnoge kompanije počinju da grade svoju infrastrukturu e-pošte implementirajući MS Exchange. Međutim, kako se implementacije povećavaju i otkriva se potreba za automatizacijom zadataka timskog rada, neke od ovih kompanija počinju da migriraju na Lotus Domino. U tu svrhu razvijene su posebne procedure za migraciju sa MS Exchange-a na Lotus Domino. KSK je stekao veliko iskustvo u obavljanju migracija u velikim korporacijama.

Šema migracije se može predstaviti na sljedeći način

2). Automatizacija dokumentno orijentisanih zadataka

U srcu Lotus Notes / Domina je skladište objekata poznato kao Notes Storage Facility (NSF). Glavna jedinica skladištenja podataka je poseban dokument, a njegovu strukturu određuje obrazac koji sadrži skup polja različitih tipova. Na primjer, dokument koji se odnosi na korisničku uslugu može uključivati ​​datum, ime kupca, identifikacijski broj korisnika, ime operatera, tekstualno polje za opis zahtjeva korisnika i polje statusa za zahtjev. Notes koristi indeksirane prikaze da prikaže liste dokumenata, navigatore i indekse punog teksta za pronalaženje dokumenata i agente za automatizaciju poslovnih procesa.

Još jedan fundamentalni mehanizam Lotus Notes / Domina je mehanizam replikacije, koji rješava 2 glavna zadatka:

Podrška za geografski raspoređen rad (sinhronizacija podataka i aplikacija);

Podrška za mobilne korisnike (sinhronizacija pošte, podataka i aplikacija).

Replikacija u Lotus Notes/ Domino je jedinstven po svojoj funkcionalnosti i granularnosti: radi na nivou pojedinačnih polja i veoma je prilagodljiv. Karakteriziraju ga sljedeća svojstva: dvosmjeran; selektivnost; replikacija između servera i između servera i klijenata; replikacija podataka i dizajn aplikacije. Osim toga, replikacija se može vršiti preko različitih komunikacijskih kanala: od običnih gradskih telefonskih linija do brzih lokalnih (globalnih) mreža.
Zajedno, mehanizam za replikaciju i Notes pošta čine integrisani Lotus Notes/Domino sistem za razmenu poruka koji služi kao osnova za izgradnju aplikacija za automatizaciju toka posla.
Sa integrisanim sistemom za razmenu poruka, bazama podataka dokumenata i ugrađenim razvojnim alatima, kupci i programeri aplikacija dobijaju moćnu platformu za razvoj sistema zasnovanih na dokumentima.

Kompanija KCK razvila je i nudi na tržištu sistem za upravljanje dokumentima KCK DocLogic. DocLogic je modularan. Detaljniji opis DocLogica je dat u nastavku.

Unatoč velikom broju gotovih aplikacija za Lotus Notes/Domino, većina aplikacija koje rade za kupce širom svijeta razvijena je po narudžbi. To je zbog specifičnosti poslovanja svakog od kupaca, kao i upotrebe različitih tehnologija i rješenja. Gotovo svaki korporativni projekt baziran na Lotus Notes / Dominu pretpostavlja korištenje i gotovih rješenja i prilagođenog razvoja.

KSK je vodeća ruska kompanija u oblasti korporativnih projekata baziranih na Lotus Notes/Domino i razvoju prilagođenih aplikacija. Kompanija je realizovala veliki broj projekata za strane i ruske kupce.

3). Transportni informacioni sistem

Lotus Notes / Domino ima mogućnost razmjene podataka sa drugim informacionim sistemima. U tu svrhu, Lotus je razvio čitav niz integracijskih tehnologija, od kojih su neke ugrađene u Lotus Notes/Domino, a neke su implementirane kao samostalni proizvodi. Integracijski proizvodi i tehnologije uključuju:

LotusScript Data Object Library je zbirka LotusScript klasa, metoda, svojstava i događaja koji omogućavaju pristup relacionim i tradicionalnim bazama podataka koristeći ODBC;

Ugrađena Domino Enterprise Connector Services (DECS) tehnologija, koja vam omogućava da kreirate aplikacije koje kombinuju Domino podatke i DBMS bez programiranja;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - zasebni server koji omogućava administratorima da centralno planiraju i provode masovnu razmjenu podataka u periodičnoj sinkronizaciji ili načinu transakcija između Lotus Domina i DBMS-a, uključujući IBM DB2 porodicu, Oracle, Sybase, Microsoft SQL i druge ODBC kompatibilne baze podataka;

Domino konektori, koji omogućavaju komunikaciju između Domino aplikacija i sistema upravljanja resursima preduzeća (ERP), monitora transakcija i usluga direktorijuma.

Gore navedene integracijske mogućnosti, zajedno sa moćnim motorom za replikaciju (posebno na mrežama male brzine), daju Dominu svaki razlog da koristi Domino kao prvoklasni međuverski ili transportni sistem.

4). Web rješenja

Lotus Domino je web server koji podržava HTTP i HTTPS standarde. Pored obavljanja funkcija standardnog Web servera, Lotus Domino može u hodu da konvertuje Notes dokumente u HTML i prezentuje ih korisniku Interneta. Na ovaj način, informacije za vašu web stranicu neće biti pohranjene kao HTML datoteke u sistemu datoteka, već kao dokumenti u Domino bazi podataka.

To znači da možete koristiti sve moćne Lotus Notes / Domino razvojne alate bez dodatnih troškova i učiniti svoje Domino aplikacije i podatke dostupnim korisnicima Interneta / Intraneta. Istovremeno, svi Domino servisi, kao što su indeksiranje dokumenata, kategorizacija, pretraživanje punog teksta, replikacija, zakazani i aktivirani agenti, automatski postaju dostupni kreatoru vašeg web servera.

Radeći ovo, možete učiniti proces sadržaja vaše web stranice gotovo samostalnim. Webmaster neće morati stalno ručno ažurirati sadržaj stranice i prestat će biti usko grlo ovog procesa. Budući da je izvor podataka za web stranicu Lotus Notes/Domino baza podataka, sami autori dokumenata imaju mogućnost da ih objave na web stranici. Istovremeno, zahvaljujući sredstvima koordinacije i automatizacije tokova rada (workflow), automatski je podržan proces odobravanja dokumenata za objavljivanje na webu, obavještavajući autore i odgovorne o potrebi izmjena, ažuriranja ili brisanja.