Karakteristike i namjena
Svrha upravljanja informacionim tehnologijama je zadovoljavanje informacionih potreba svih zaposlenih u kompaniji, bez izuzetka, koji se bave donošenjem odluka. Može biti korisno na bilo kojem nivou vlasti.
Ova tehnologija je fokusirana na rad u okruženju informacionog sistema za upravljanje i koristi se kada su zadaci koji se rješavaju manje strukturirani u odnosu na zadatke koji se rješavaju korištenjem informacione tehnologije za obradu podataka.
IS upravljanja idealni su za zadovoljavanje sličnih informacionih potreba zaposlenih u različitim funkcionalnim podsistemima (odjelima) ili nivoima upravljanja kompanijom. Informacije koje pružaju sadrže informacije o prošlosti, sadašnjosti i vjerovatnoj budućnosti kompanije. Ove informacije imaju oblik redovnih ili ad hoc izvještaja menadžmenta.
Za donošenje odluka na nivou upravljačke kontrole, informacije treba prikazati u agregiranom obliku kako bi bili vidljivi trendovi u promjeni podataka, razlozi za odstupanja koja su nastala i moguće odluke. u ovoj fazi rješavaju se sljedeći zadaci obrade podataka:
· Procjena planiranog stanja kontrolnog objekta;
· Procjena odstupanja od planiranog stanja;
· Identifikacija razloga odstupanja;
· Analiza mogućih rješenja i akcija.
Menadžment informacionih tehnologija ima za cilj kreiranje različitih vrsta izvještaja.
Redovno izveštaji se kreiraju u skladu sa zadatim rasporedom koji određuje vreme njihovog kreiranja, na primer, mesečna analiza prodaje kompanije.
Poseban izvještaji se kreiraju na zahtjev menadžera ili kada se nešto neplanirano dogodilo u kompaniji.
I te i druge vrste izvještaja mogu biti u obliku sumirajućih, uporednih i vanrednih izvještaja.
V sumirajući u izvještajima, podaci se kombinuju u posebne grupe, sortiraju i predstavljaju kao međuzbroj i konačni zbroj za pojedinačna polja.
Uporedni izvještaji sadrže podatke dobijene iz različitih izvora ili klasificirane prema različitim kriterijima i korištene u svrhu poređenja.
Hitna izvještaji sadrže podatke izuzetne (vanredne) prirode.
Upotreba izvještaja za podršku kontroli je posebno efikasna kada se provodi tzv. kontrola varijanse.
Menadžment odstupanja pretpostavlja da glavni sadržaj podataka dobijenih od strane menadžera treba da budu odstupanja stanja ekonomskih aktivnosti kompanije od nekih treba da budu odstupanja stanja ekonomskih aktivnosti kompanije od nekih utvrđenih standarda (npr. od njegovog planiranog stanja). ). Prilikom korišćenja principa upravljanja varijansama u kompaniji, na generisane izveštaje nameću se sledeći zahtevi:
· Izvještaj treba generisati samo kada je došlo do odstupanja;
· Informacije u izvještaju treba sortirati prema vrijednosti kritičnog indikatora za dato odstupanje;
Preporučljivo je prikazati sva odstupanja zajedno kako bi menadžer mogao shvatiti postojeću vezu između njih;
· Izvještaj mora pokazati kvantitativno odstupanje od norme.
Glavne komponente
Glavne komponente informacione tehnologije upravljanja prikazane su na sl. 2.
Rice. 2. Glavne komponente IT menadžmenta.
Ulazne informacije dolaze iz sistema operativnog nivoa. Izlazne informacije se formiraju u obliku izvještaji menadžmenta u obliku pogodnom za donošenje odluke.
Sadržaj baze podataka se uz pomoć odgovarajućeg softvera pretvara u periodične i ad-hoc izvještaje, koji se šalju stručnjacima uključenim u donošenje odluka u organizaciji. Baza podataka koja se koristi za dobijanje navedenih informacija mora se sastojati od dva elementa:
1. podaci prikupljeni na osnovu procjene transakcija koje je izvršila firma;
2. planovi, standardi, budžeti i drugi regulatorni dokumenti kojima se utvrđuje planirano stanje objekta upravljanja (podjele preduzeća).
Automatizacija ureda
Karakteristike i namjena
Istorijski gledano, automatizacija je počela u proizvodnji, a zatim se proširila na kancelariju, u početku ciljajući samo na automatizaciju rutinskog sekretarskog posla. Razvojem komunikacijskih alata, automatizacija uredskih tehnologija zainteresirala je stručnjake i menadžere, koji su u tome vidjeli priliku za povećanje produktivnosti rada.
Automatizacija ureda (slika 3) nije namijenjena za zamjenu postojećeg tradicionalnog sistema kadrovske komunikacije (sastancima, telefonskim razgovorima i nalozima), već samo da ga dopuni. Kada se koriste zajedno, oba ova sistema će omogućiti racionalnu automatizaciju menadžerskog rada i najbolje informisanje menadžera. 
Rice. 3. Glavne komponente kancelarijske automatizacije.
Automatizovana kancelarija privlačna je menadžerima na svim nivoima upravljanja u firmi, ne samo zato što održava internu komunikaciju između osoblja, već i zato što im obezbeđuje nova sredstva komunikacije sa spoljnim okruženjem.
Informacijska tehnologija za automatizaciju ureda- organizacija i podrška komunikacijskim procesima kako unutar organizacije tako i sa eksternim okruženjem zasnovanim na računarskim mrežama i drugim savremenim sredstvima za prenos i rad sa informacijama.
Tehnologije za automatizaciju ureda koriste menadžeri, stručnjaci, sekretarice i uredski radnici, a posebno su atraktivne za grupno rješavanje problema. Povećavaju produktivnost sekretarica i kancelarijskih radnika i omogućavaju im da se nose sa sve većim obimom posla. Međutim, ova prednost je sekundarna u odnosu na mogućnost korištenja kancelarijske automatizacije kao alata za rješavanje problema. Poboljšanje odluka koje donose menadžeri kao rezultat njihove bolje komunikacije može osigurati ekonomski rast firme.
Trenutno postoji nekoliko desetina softverskih proizvoda za računare i ne-kompjuterski hardver koji obezbeđuju tehnologiju kancelarijske automatizacije: procesor teksta, procesor tabela, e-mail, elektronski kalendar, audio pošta, kompjuterske i telekonferencije, video tekst, skladištenje slika, kao i specijalizovani programi upravljanja: upravljanje dokumentima, kontrola izvršenja naloga itd.
Široko se koriste i neračunarski alati: audio i video konferencije, faksimilna komunikacija, fotokopir i druga uredska oprema.
Glavne komponente
Baza podataka... Obavezna komponenta svake tehnologije je baza podataka. U automatizovanoj kancelariji, baza podataka koncentriše podatke o proizvodnom sistemu firme, baš kao u tehnologiji obrade podataka na operativnom nivou. Informacije u bazi podataka mogu doći i iz eksternog okruženja kompanije. Specijalisti moraju biti stručni u osnovnim tehnološkim operacijama rada u okruženju baze podataka.
Primjer. Baza podataka prikuplja podatke o dnevnoj prodaji, koje prodajni agenti firme prenose na glavni računar, ili informacije o sedmičnim isporukama sirovina.
Informacije o kursu ili kotacijama hartija od vrijednosti, uključujući dionice ove kompanije, mogu se svakodnevno primati sa berze putem e-pošte, koje se svakodnevno prilagođavaju u odgovarajućem nizu baze podataka.
Informacije iz baze podataka ulaze na ulaz kompjuterskih aplikacija (programa), kao što su program za obradu teksta, tabela, e-mail, kompjuterske konferencije itd. Svaka računarska aplikacija u automatizovanoj kancelariji omogućava zaposlenima komunikaciju međusobno i sa drugim firmama.
Informacije dobijene iz baza podataka mogu se koristiti iu ne-kompjuterskom hardveru za prijenos, replikaciju, skladištenje.
Obradu teksta... To je vrsta aplikativnog softvera dizajniranog za kreiranje i obradu tekstualnih dokumenata. Omogućava vam da dodajete ili uklanjate riječi, premještate rečenice i pasuse, postavljate format, manipulirate tekstualnim elementima i načinima itd. Kada je dokument spreman, zaposleni ga prepisuje u eksternu memoriju, a zatim ispisuje i po potrebi prenosi preko računarske mreže. Dakle, menadžer ima na raspolaganju efikasan oblik pismene komunikacije. Redovno primanje pisama i izvještaja pripremljenih uz pomoć word procesora omogućava menadžeru da konstantno procjenjuje stanje u kompaniji.
Email... Elektronska pošta (E-mail), zasnovana na mrežnom korišćenju računara, omogućava korisniku da prima, čuva i šalje poruke svojim partnerima na mreži. Ovdje se odvija samo jednosmjerna komunikacija. Ovo ograničenje, po mišljenju mnogih istraživača, nije previše važno, jer je u pedeset slučajeva od sto telefonskih poziva u kancelariji namenjeno samo dobijanju informacija. Da biste osigurali dvosmjernu komunikaciju, morat ćete više puta slati i primati poruke e-poštom ili koristiti drugi način komunikacije.
E-pošta može pružiti korisniku različite opcije u zavisnosti od softvera koji se koristi. Da bi poruka bila dostupna svim korisnicima e-pošte, mora biti postavljena na računar oglasna ploča, ako želite, možete naznačiti da je ovo privatna prepiska. Pošiljku možete poslati i uz obavijest o njenom prijemu od strane primaoca.
Kada firma odluči implementirati e-poštu, ima dvije mogućnosti. Prvi je kupovina vlastitog hardvera i softvera i stvaranje vlastite lokalne mreže računala koja implementiraju funkciju e-pošte. Druga mogućnost se odnosi na kupovinu usluge elektronske pošte koju pružaju specijalizovane komunikacijske organizacije uz periodično plaćenu naknadu.
Audio mail... Ovo je pošta za prijenos poruka glasom. Podseća na e-poštu, samo što umesto da kucate poruku na tastaturi računara, šaljete je preko telefona. Takođe, putem telefona primate poslate poruke. Sistem uključuje poseban uređaj za pretvaranje audio signala u digitalni kod i obrnuto, kao i kompjuter za pohranjivanje audio poruka u digitalnom obliku. Audio pošta se također prodaje na internetu.
Pošta audio poruka može se uspješno koristiti za grupno rješavanje problema. Za to, pošiljalac poruke mora dodatno naznačiti spisak osoba kojima je poruka namijenjena. Sistem će periodično pozivati sve navedene zaposlenike da im pošalje poruku.
Glavna prednost audio pošte u odnosu na e-poštu je što je jednostavnija – ne morate unositi podatke sa tastature kada je koristite.
Tablični procesor... On je, kao i program za obradu teksta, osnovna komponenta informatičke kulture svakog zaposlenika i automatizirane kancelarijske tehnologije. Bez poznavanja osnova tehnologije rada u njemu, nemoguće je u potpunosti koristiti personalni računar u svojim aktivnostima. funkcije savremenih softverskih okruženja procesora tablica omogućavaju izvođenje brojnih operacija nad podacima prikazanim u tabelarnom obliku. Kombinujući ove operacije na zajedničkim osnovama, mogu se izdvojiti najbrojnije i najkorišćenije grupe tehnoloških operacija:
· Unos podataka i sa tastature i iz baze podataka;
· Obrada podataka (sortiranje, automatsko formiranje totala, kopiranje i prijenos podataka, razne grupe operacija za proračune, agregiranje podataka, itd.);
· Izlaz informacija u štampanom obliku, u obliku uvezenih fajlova u druge sisteme, direktno u bazu podataka;
· Kvalitetno dizajniranje tabelarnih oblika prezentacije podataka;
· Višestruko i kvalitetno dizajniranje podataka u obliku dijagrama i grafikona;
· Izvođenje inženjerskih, finansijskih, statističkih proračuna;
Izvođenje matematičkog modeliranja i niza drugih pomoćnih operacija
Svako moderno okruženje procesora tablica ima sredstva za prijenos podataka preko mreže.
Elektronski kalendar... Pruža još jednu priliku da se mrežna verzija računara koristi za skladištenje i manipulaciju rasporedom rada menadžera i drugih zaposlenih u organizaciji. Menadžer (ili njegova sekretarica) postavlja datum i vrijeme sastanka ili drugog događaja, pregledava rezultujući raspored i vrši promjene pomoću tastature. Tehnički i softverski elektronski kalendar je u potpunosti usklađen sa analognim komponentama elektronske pošte. Štaviše, softver kalendara je često sastavni dio softvera za e-poštu.
Sistem dodatno omogućava pristup kalendarima i drugih menadžera. Ona može automatski uskladiti vrijeme sastanaka s njihovim vlastitim i rasporedom.
Upotreba elektronskog kalendara se posebno pokazala efikasnom za rukovodioce na najvišim nivoima menadžmenta, čiji su radni dani zakazani dugo unapred.
Kompjuterske konferencije i telekonferencije. Kompjuter konferencije koriste kompjuterske mreže za razmjenu informacija između članova grupe za rješavanje problema. Naravno, krug ljudi koji imaju pristup ovoj tehnologiji je ograničen. Broj učesnika na kompjuterskoj konferenciji može biti višestruko veći od broja učesnika audio i video konferencija.
U literaturi se često može naći pojam telekonferencija... Telekonferencija uključuje tri vrste konferencija: audio, video i kompjuterske.
Videotekst... Zasniva se na korišćenju računara za dobijanje prikaza tekstualnih i grafičkih podataka na ekranu monitora. Postoje tri opcije za donosioce odluka da dobiju informacije u obliku video teksta:
· Kreirati video tekstualne fajlove na sopstvenim računarima;
· Da zaključi ugovor sa specijalizovanom kompanijom za pristup tekstualnim video datotekama koje je razvila. Takve datoteke, posebno namijenjene prodaji, mogu se pohraniti na serverima kompanije koja pruža takve usluge, ili isporučiti klijentu na magnetnim ili optičkim diskovima;
· Uključite ugovore sa drugim kompanijama da biste dobili pristup njihovim video tekstualnim datotekama.
Razmjena kataloga i cjenovnika (cjenovnika) njihovih proizvoda između kompanija u obliku video teksta sada postaje sve popularnija. Što se tiče kompanija specijalizovanih za prodaju videoteksta, njihove usluge počinju da se takmiče sa štampanim proizvodima kao što su novine i časopisi. Dakle, u mnogim zemljama sada je moguće naručiti novine ili časopise u obliku video teksta, a da ne spominjemo trenutne sažetke informacija o dionicama.
Skladištenje slika... U svakoj kompaniji potrebno je dugo vremena čuvati veliki broj dokumenata. Broj može biti toliko velik da skladištenje, čak i u obliku datoteka, uzrokuje ozbiljne probleme. Stoga se pojavila ideja da se ne pohrani sam dokument, već njegova slika (sliku), te da se pohrani u digitalnom obliku.
Skladištenje slika (imaging) je obećavajuća kancelarijska tehnologija i zasniva se na upotrebi posebnog uređaja - optičkog prepoznavača slike, koji omogućava pretvaranje slike dokumenta ili filma u digitalni oblik za dalje skladištenje u eksternoj memoriji računara. . Slika sačuvana u digitalnom formatu može se u svakom trenutku prikazati u svom stvarnom obliku na ekranu ili štampaču. Za pohranjivanje slika koriste se optički diskovi velikog kapaciteta. Dakle, na optički disk od pet inča može se snimiti oko 200 hiljada stranica.
Treba podsjetiti da ideja pohranjivanja slika nije nova i ranije je implementirana na osnovu mikrofilmova i mikro-postera. Stvaranje ove tehnologije olakšano je pojavom novog tehničkog rješenja - optičkog diska u kombinaciji sa digitalnim snimanjem slike.
Audio konferencije... Oni koriste audio komunikaciju za održavanje komunikacije između geografski udaljenih zaposlenika ili odjela kompanije. Najjednostavnije tehničko sredstvo za realizaciju audio konferencije je telefonska veza, opremljena dodatnim uređajima koji omogućavaju više od dva učesnika da učestvuju u razgovoru. Za kreiranje audio konferencije nije potreban kompjuter, već samo uključuje korištenje dvosmjerne audio komunikacije između njenih učesnika.
Upotreba audio konferencija čini donošenje odluka lakšim, jeftinim i praktičnim. Efikasnost audio konferencija se poboljšava kada su ispunjeni sljedeći uslovi:
· Zaposleni koji organizuje audio konferenciju mora prvo omogućiti svim zainteresovanim stranama da učestvuju u njoj;
· Broj učesnika konferencije ne bi trebao biti prevelik (obično ne više od šest) da bi diskusija bila u okviru problema o kojem se raspravlja;
· Program konferencije mora biti saopćen svojim učesnicima unaprijed, na primjer, korištenjem faksimilne komunikacije;
· Prije početka govora, svaki učesnik se mora predstaviti;
· Treba organizovati snimanje i pohranu konferencije;
· Snimak konferencije treba odštampati i poslati svim učesnicima.
Video konferencije... Dizajnirani su za iste svrhe kao i audio konferencije, ali koriste video opremu. Takođe im je potreban računar. Tokom video konferencije, njeni učesnici, koji su udaljeni jedan od drugog na znatnoj udaljenosti, mogu da vide sebe i druge učesnike na televizijskom ekranu. Istovremeno sa televizijskom slikom prenosi se i zvuk.
Dok video konferencije mogu pomoći u smanjenju troškova putovanja i putovanja, većina preduzeća ih koristi za više od toga. Ove firme u njima vide priliku da u rešavanje problema uključe maksimalan broj menadžera i drugih zaposlenih koji su geografski udaljeni od centrale.
Postoje tri najpopularnije konfiguracije za izgradnju video konferencija:
· jednosmjerna video i audio komunikacija ... Ovdje video i audio signali idu samo u jednom smjeru, na primjer, od voditelja projekta do izvršitelja;
· jednosmjerna video i dvosmjerna audio komunikacija ... Dvosmjerna audio komunikacija omogućava učesnicima konferencije, koji primaju video, da razmjenjuju audio informacije sa učesnikom koji prenosi video;
· dvosmjerna video i audio komunikacija ... Ova najskuplja konfiguracija koristi dvosmjernu video i audio komunikaciju između svih učesnika konferencije, obično sa istim statusom.
Fax komunikacija... Ova komunikacija se zasniva na upotrebi faks mašine koja može da čita dokument na jednom kraju komunikacionog kanala i da prikaže njegovu sliku na drugom.
Informacije tehnologije kontrola je skup metoda i sredstava pretraživanja, prikupljanja, obrade, skladištenja, prenosa i zaštite informacija i znanja za rješavanje upravljačkih problema zasnovanih na softveru i računarskoj i telekomunikacionoj opremi. U savremenom menadžmentu sve se više koriste automatizovane informacione tehnologije, tj. tehnologije upravljanja implementirane uz korištenje hardvera i softvera.
Glavni funkcije savremene informacione tehnologije za upravljanje preduzećem - pretraživanje, prikupljanje, obrada, skladištenje potrebnih podataka, generisanje novih informacija, rešavanje problema optimizacije (slika 15.1). Istovremeno, zadatak nije samo automatizacija napornih, redovno ponavljanih rutinskih operacija obrade velike količine podataka, već i dobijanje fundamentalno novih informacija neophodnih za donošenje efikasnih upravljačkih odluka kroz obradu podataka.
Razvoju informacionih tehnologija za upravljanje organizacijom prethodi detaljan pregled i analiza upravljanog objekta, zadataka i upravljačke strukture, sadržaja i tokova informacija. Na osnovu ove analize razvija se informacioni model za upravljanje organizacijom, koji fiksira odnos između zadataka obrade podataka i novih tokova informacija. Zatim se vrši izbor tehničkih sredstava i razvija se odgovarajuća informaciona tehnologija.
Informacione tehnologije počinju da igraju vodeću ulogu u upravljanju razvojem gotovo svakog društveno-ekonomskog procesa. Efikasnost društvene proizvodnje u velikoj meri je određena stepenom korišćenja sredstava za obradu informacija (računara, fotokopir aparata, telefona, softvera), gustinom toka pronalaska novih proizvoda i novih tehnologija korišćenjem kompjuterskih programa. Zato je dodana vrijednost proizvod transformacije informacija. Međutim, ne treba misliti da informaciona tehnologija
Rice. 15.1.
ograničeni su na tehničku stranu materije (računari, telekomunikacije, internet, multimedijalne tehnologije, itd.). Glavna stvar u novim informacionim tehnologijama nisu mreže i tehničke mogućnosti, već želja osoblja da unese nešto novo u svoju organizaciju, kao i posvećenost saradnji partnera, potrošača i izvođača.
U privredi bilo koje razvijene zemlje ili regiona, upravljanje informacijama postaje osnova svakog poboljšanja, svakog napretka. Informacijska komponenta počinje dominirati svakom proizvodnjom i svakim poslom. Razvoj informacione komponente je istovremeno faktor, indikator i rezultat razvoja zemlje ili regiona. Informacijske i komunikacijske sposobnosti zemlje ili regije postaju pokretačka snaga njihovog razvoja. Drugim riječima, razvoj informacione infrastrukture postaje faktor privlačnosti i razvoja poslovne aktivnosti. Kompjuterske mreže, računarska tehnologija, kompjuterski dizajn, komunikacioni objekti danas su ono što su bili krajem 19. veka. željeznice – katalizator i faktor društveno-ekonomskog razvoja cijelog društva. Informacija, znanje danas je najvažniji resurs za razvoj svakog društveno-ekonomskog sistema, a zrelost informacionih tehnologija, tehnologija za ovladavanje, prenošenje i korišćenje znanja određuje tempo razvoja.
Informaciona tehnologija značajno proširuje upravljačke sposobnosti, budući da menadžerima pruža najnovije metode obrade i analize ekonomskih i društvenih informacija neophodnih za donošenje informiranih upravljačkih odluka.
Upotreba informacionih tehnologija značajno smanjuje troškove drugih vrsta društvenih resursa. Istovremeno, informacione tehnologije ne samo da štede resurse, već i dovode do suštinski novih rešenja koja počinju da formiraju suštinu javnog života. Mnoge vrste modernih aktivnosti ne mogu se odvijati izvan informacionih tehnologija. Značajan dio ljudi, zarez u društvenoj proizvodnji, u svom radu koristi kompjutere. Istovremeno, kompjuteri su u naš život ušli relativno nedavno. Stariji ljudi još se sjećaju kako su u velikim organizacijama postojali mašinski biroi, u kojima su posebno obučeni daktilografi kucali tekstove na pisaćim mašinama.
U modernoj radnoj djelatnosti ljudi sve više koriste internet kao univerzalno sredstvo za pronalaženje potrebnih informacija i njihovu razmjenu. Oni također koriste mobilne telefone sa svojim funkcijama povezivanja na Internet.
Informaciona tehnologija je promijenila sadržaj rada mnogih ljudi. Na primjer, finansijski savjetnik ne može obavljati svoje aktivnosti bez praćenja globalnih finansijskih trendova na internetu. U aktivnostima supermarketa značajno učešće ima obrada informacija o kretanju robne mase, o kretanju zaliha io fluktuacijama tražnje za pojedinom robom.
Trenutno se u praksi upravljanja komercijalnim firmama koriste različiti sistemi koje nude proizvođači softvera. Među njima, najčešći su sljedeći.
- ERP (Enterprise Resource Planning) sistemi ... Ovo je klasa integrisanih sistema upravljanja, koji predstavlja jedinstvenu centralizovanu bazu podataka, jedinstvenu aplikaciju i zajednički korisnički interfejs za upravljanje finansijskim i ekonomskim aktivnostima. Oni pokrivaju područja preduzeća kao što su planiranje i predviđanje, upravljanje prodajom, upravljanje zalihama, upravljanje proizvodnjom, nabavka, finansije, itd. (popravke, izvještavanje o upravljanju, konsolidacija).
- Sistemi upravljanja odnosima s klijentima CRM (Customer Relationship Management). Ovo je klasa sistema za upravljanje eksternim odnosima preduzeća. CRM sistemi upravljanja odnosima s klijentima uključuju tehnike upravljanja za poboljšanje performansi prodaje. Mnoga dostignuća modernog marketinga ogledaju se u takvim sistemima. Oni obezbjeđuju upravljanje odnosom kompanije sa svojim kupcima (kupcima), partnerima, dilerima i vanjskim svijetom. To je alat za automatizaciju rada odjela marketinga, prodaje i korisničke podrške, kao i set dodatnih usluga u vidu korporativnih portala, call centara, online help desk-a za korisnike, korporativnih baza znanja itd. Sistemi informacione podrške za analitičke aktivnosti BI (Business Intelligence). Ovi sistemi služe kao spremište analitičkih podataka; oni takođe uključuju skup alata za obradu informacija. Oni su skladište podataka sa skupom alata za preuzimanje podataka iz ERP i drugih sistema i metoda za naknadnu analizu prikupljenih podataka. Moderne informacione tehnologije imaju suštinsku karakteristiku: ako su se u zoru svog pojavljivanja alati za automatizaciju obrade informacija uglavnom primjenjivali na već postojeće upravljačke procedure, onda se situacija u posljednje vrijeme radikalno promijenila. Informacione tehnologije postaju svojevrsni katalizator za širenje naprednog upravljačkog iskustva i modernih tehnologija upravljanja. Istovremeno, optimizuju poslovne procese u skladu sa najnovijim dostignućima teorije i prakse menadžmenta.
Glavni rezultat koji korisnik dobija je efikasan sistem upravljanja preduzećem zasnovan na umreženim kompjuterskim tehnologijama. Optimizacijom poslovnih procesa, mehanizama za podršku odlukama menadžmenta, moguće je dobiti dodatne resurse za razvoj i ozbiljne konkurentske prednosti.
To nisu uvijek složeni i razgranati sistemi; ponekad pomažu ljudima u sasvim uobičajenim i rutinskim aktivnostima. Na primjer, razmotrite informacijski sistem u hotelima lanca Grecotel. Ovaj sistem je kreiran za Olimpijadu održanu u Grčkoj, a dodatno je razvijen tokom rada u mnogim hotelima ovog lanca.
Hoteli lanca Grecotel su veliki hoteli, od kojih je većina pozicionirana kao hoteli za odmor na obali. Za vreme ručka restoran poseti nekoliko stotina ljudi u isto vreme, od kojih svako računa na ličnu uslugu. I svaki gost dobija upravo takvu uslugu - brzu, efikasnu, personalizovanu.
Umjesto notebooka, svaki konobar ima kompaktan personalni računar povezan putem Wi-Fi bežičnog komunikacionog sistema na centralni server hotela. Nakon što konobar prihvati porudžbinu od klijenta, ona se trenutno prenosi na posebne interfejse u kuhinji i bifeu, gde se narudžbe završavaju. Zatim se generisana narudžba dostavlja u salu restorana sa naznakom stola klijenta. Istovremeno se automatski generiše faktura koju klijent plaća na kraju perioda boravka u hotelu. Uz pomoć ovog online informacionog sistema možete saznati i kada se klijent naselio, kada će napustiti hotel, da li je ranije koristio usluge ovog hotelskog lanca, gdje je stalno nastanjen, koje usluge je dobio u hotelu i koliko mora da plati za njih.
Sistem rješava nekoliko problema odjednom. Prvo, narudžba se obrađuje mnogo brže od tradicionalne tehnologije. Poboljšana je i tačnost ispunjenja narudžbi. Smanjen je broj potrebnih konobara, a kompletan rad restorana je racionalizovan. Postaje moguće svakodnevno kontrolisati aktivnosti ne samo cijelog hotela, već i odvojeno restorana i barova. Štaviše, online možete pratiti aktivnosti cijelog hotelskog lanca odjednom.
Ovaj sistem se može pripisati, s jedne strane, ERP sistemu, as druge CRM sistemu, jer ima funkcije prikupljanja ličnih podataka o svakom klijentu u cilju individualizacije usluge.
Ovaj primjer je vrlo indikativan i po tome što je sistem, koji je bio sasvim nov 2004. godine, prestao da bude 2010. godine. Na jednom od bernskih trgova u ljeto 2010. godine, u malom restoranu fokusiranom na brzu personaliziranu uslugu za turiste, mogao se vidjeti privid sistema koji je bio ponos menadžera jednog od najboljih hotelskih lanaca prije samo 6 godina. Drugim riječima, tehnologije upravljanja informacijama se brzo razvijaju i brzo zastarjevaju. Inovacije u menadžmentu danas rastu tako brzo da mogu parirati tempu inovacija u nanotehnologiji ili genetskom inženjeringu.
Upravljački informacioni sistemi se aktivno koriste ne samo u upravljanju korporacijama, već iu državnom i opštinskom menadžmentu, u upravljanju univerzitetima, državnim i javnim organizacijama. U okviru tzv. elektronske uprave, svaki stanovnik grada može putem interneta ne samo dobiti potrebne informacije o radu gradskih organizacija, već i poslati zahtjev, odštampati određeni dokument i učestvovati u anketi. stanovnika. Drugim riječima, informaciona tehnologija koja se koristi u urbanom upravljanju promoviše demokratiju i približava gradske službenike stanovnicima grada.
Sistemi koji osiguravaju korištenje novih tehnologija za upravljanje informacijama aktivno se uvode u praksu ruskih organizacija. Zbog visokih stopa razvoja informacionih tehnologija u poslednjoj deceniji, Rusija je uspela da smanji zaostajanje za razvijenim zemljama u pogledu nivoa informatizacije privrede i društva.
Sistem (od grčkog systema - cjelina sastavljena od dijelova, spoj) je organizaciona ili složena cjelina, skup ili kombinacija elemenata ili dijelova koji čine jedan kompleks u cilju postizanja određenog (zajedničkog za cijeli kompleks) cilj ili ga karakterišu samo njegova inherentna svojstva (npr. solarni sistem, sistem aksioma, sistem planiranja, sistem vazdušne odbrane, nervni sistem).
Jedan od najvažnijih principa teorije sistema je princip njene dekompozicije (dekompozicije) na zasebne podsisteme, koji pak mogu biti sistemi nižeg ranga.
Svaki sistem radi u različitom okruženju. Okruženje je izvor spoljašnjih uticaja na sistem. Spoljni uticaji na sistem nazivaju se ulazne veličine, a elementi sistema na koje se primenjuju nazivaju se sistemski ulazi. Djelovanje sistema na okolinu karakteriziraju vrijednosti njegovih početnih vrijednosti (parametara). Na primjer, ako se proizvodni proces u preduzeću posmatra kao poseban sistem, onda su rad radnika, razne vrste energije, poluproizvodi i sirovine ulazne količine, a gotovi proizvodi izlazne količine.
Pored ulaznih i izlaznih parametara, sistem karakteriše mnogo varijabli koje određuju njegovo unutrašnje stanje. Skup vidljivih stanja sistemske funkcije opisuje putanju sistema.
Važne karakteristike sistema su njegova struktura, veličina i složenost. Struktura se shvata kao način organizovanja i uspostavljanja odnosa između elemenata sistema.Veličinu sistema karakteriše broj njegovih elemenata i veza između njih, složenost - raznovrsnost, heterogenost svojstava elemenata. i posebnosti veza između njih.
Veliki i složeni sistemi se razlikuju od drugih ne samo po broju elemenata, već i po visokom nivou organizacije, po složenim međusobnim odnosima ovih elemenata.
Najčešće se razlikuju sljedeća karakteristična svojstva sistema:
o integritet: svi delovi sistema su podređeni zajedničkom cilju i funkcionisanju i doprinose formiranju visokih performansi prema izabranom kriterijumu.
o multiparametarska svojstva: promjena jednog parametra značajno utiče na vrijednost mnogih drugih parametara sistema.
o svojstvo pojave: veliki i složeni sistemi imaju svojstva koja nisu svojstvena nijednom od njihovih pojedinačnih elemenata.
Sistemi se mogu podijeliti na materijalne i apstraktne. Apstraktni sistemi su proizvod ljudskog mišljenja: hipoteze, znanja, teoreme.
Materijalni sistemi se formiraju od materijalnih objekata. Čitav skup materijalnih sistema može se podijeliti na neorganske (tehničke, hemijske, itd.), organske (biološke) i mješovite (sadrže elemente i organske i neorganske prirode).
U mnogim mješovitim sistemima izdvaja se podklasa ergotehničkih sistema (sistemi "čovjek-mašina") koji se sastoje od čovjeka (operatera) i mašine.
Postoje i statički i dinamički sistemi. Stanje statičkog sistema se ne menja tokom vremena, dok dinamički sistemi, naprotiv, menjaju svoje stanje tokom vremena. Dinamički sistemi, čije se stanje elemenata može opisati kao funkcija vremena, nazivaju se determinističkim. Ako je nemoguće pretpostaviti stanje sistema na ovaj način, onda on spada u klasu vjerovatnost ili stohastičkih sistema.
Po prirodi interakcije između sistema i spoljašnjeg (okruženja) okruženja dele se na zatvorene i otvorene sisteme. Zatvoreni sistemi su izolovani od okoline, svi procesi se odvijaju samo unutar samog sistema. Otvoreni sistemi aktivno stupaju u interakciju sa okolinom.
Menadžment je funkcija sistema koja osigurava očuvanje ukupnosti njegovih osnovnih svojstava, odnosno njegov razvoj u skladu sa određenim ciljem.
U svakom procesu upravljanja postoji objekat koji se kontroliše (mašina, kolektiv) i organ koji vrši kontrolu (tehničko sredstvo, lice).
U procesu upravljanja organ upravljanja prima informacije o stanju objekta kontrole, obrađuje ih i izdaje uputstva izvršnom organu kako da utiče na objekat. Organ upravljanja, izvršni organ i objekat upravljanja čine sistem upravljanja.
Organ upravljanja i izvršni organ spojeni su u jedan koncept - subjekt upravljanja.
Upravljanje se vrši za određenu svrhu, koja se uvijek mora definirati za dati objekt i povezana je sa stanjem objekta i okoline u kojoj se nalazi. Stepen do kojeg je ovaj cilj postignut određen je ciljnom funkcijom upravljanja.
Povratna informacija je podatak o posljedicama upravljanja objektom, njegovom stanju. Povratna informacija omogućava akumuliranje iskustva, predviđanje budućeg stanja sistema, zavisno od njegovog stanja u prošlosti.
Prilikom upravljanja bilo kojim sistemom, mora se slijediti sistematski pristup. Sistemski pristup (princip) posmatra sistem kao skup međusobno povezanih elemenata koji međusobno utiču jedni na druge.
Sistemska analiza je skup posebnih postupaka, mjera koje osiguravaju implementaciju sistematskog pristupa u proučavanju ovih situacija.
Donošenje upravljačkih odluka je kontinuirani proces transformacije informacija, stoga je neraskidivo povezano sa funkcionisanjem informacionih sistema.
Zatim, u smislu upravljanja,
Informacioni sistem je sistem koji organizuje akumulaciju i rad informacija u određenoj oblasti.
Slično, automatizovani informacioni sistem je informacioni sistem koji koristi računar u fazama unosa, obrade (uključujući skladištenje) i izlaza podataka.
Organizacioni sistem upravljanja (organizacioni) je sistem u kome su objekt upravljanja ljudi, kolektivi ljudi.
Mogu se razlikovati sljedeći nivoi organizacije informacionih aktivnosti u oblasti organizacionog menadžmenta:
o međunarodni;
o država;
o regionalni;
o korporativni;
o podjele;
o pojedinac.
Svaki nivo upravljanja zahtijeva informacije koje se stiču i šire putem komunikacije.
Proces upravljanja karakteriše hijerarhija nivoa upravljanja i multifunkcionalnost.
Prema hijerarhiji u upravljanju preduzećima, postoje:
o visok nivo donosi strateške odluke: utvrđuje ciljeve upravljanja, spoljne politike, količinu materijalnih, radnih i finansijskih sredstava, izrađuje dugoročne planove i strategiju za njihovo sprovođenje. IS za najviši nivo menadžmenta treba da obezbedi podatke o analizi tržišta, konkurencije, konjunkture, kao i da traži alternativne strategije razvoja preduzeća u slučaju identifikovanja pretećih trendova u oblasti njegovog interesovanja;
o srednji nivo donosi taktičke odluke koje se odnose na izradu taktičkih planova, praćenje njihove realizacije, praćenje obima svih resursa, donošenje upravljačkih odluka za dovođenje preduzeća na potreban nivo predviđen planovima. Za srednji nivo upravljanja, IS treba da rješava probleme na osnovu planiranih indikatora, kontrolu nad njihovom implementacijom;
o operativni nivo donosi operativne odluke u vezi sa implementacijom planova. Osnovni zadatak je koordiniranje svih elemenata proizvodnog procesa u vremenu i prostoru sa potrebnim stepenom detalja. Na ovom nivou se formiraju podaci o napretku realizacije planova i sastavljaju izvještaji. Prema IS-u, trebalo bi da obrađuje stvarne podatke u realnom vremenu kako se pojave.
Na svakom od nivoa se obavlja rad, u kompleksu obezbeđuju proces upravljanja. Ovi poslovi se često nazivaju funkcijama.
Funkcije i zadaci menadžmenta. Funkcije upravljanja uključuju: predviđanje, planiranje, računovodstvo, kontrolu, analizu, regulaciju.
Predviđanje je funkcija kojom se vrši formiranje i potkrepljivanje preduvjeta za razvoj kontrolnog objekta, mogućih promjena njegovog stanja do određenog trenutka u budućnosti. Zauzima vodeće mjesto u aktivnostima najvišeg menadžmenta i služi kao alat za: utvrđivanje ekonomske politike kompanije; orijentacija u najvjerovatnijoj perspektivi konkurentske borbe; utvrđivanje prodajnih mogućnosti, uzimajući u obzir trendove na tržištu određenog proizvoda; izrada investicionih planova; izbor optimalnog rješenja od mogućih opcija za plan; procjenu budućih trendova u razvoju firme.
Planiranje je funkcija kojom se u jasnom obliku ostvaruje cilj menadžmenta. Na najvišem nivou upravljanja planiranje je fokusirano na dugi rok, u prosjeku - na kraći period, dok je plan najvišeg nivoa detaljan. Operativni menadžment vrši detaljnu studiju srednjeg plana po vremenskim periodima, planskim objektima i mjestima.
Računovodstvo je funkcija koja ima za cilj dobijanje informacija na operativnom i srednjem nivou.
Kontrola - poređenje stvarnih pokazatelja sa planiranim i normativnim, utvrđivanje odstupanja koja prelaze dozvoljene vrijednosti. Obavlja se na sva tri nivoa upravljanja.
Analiza – utvrđivanje uzroka odstupanja, utvrđivanje rezervi, pronalaženje načina za otklanjanje nedosljednosti između stvarnih i planiranih pokazatelja. Obavlja se na srednjem i najvišem nivou menadžmenta.
Regulacija - prilagođavanje napretka kontrolnog objekta, donošenje odluka za ispravljanje postojećeg stanja i dovođenje kontrolnog objekta na planirane pokazatelje. Obavlja se na srednjem i najvišem nivou menadžmenta.
Za analizu i regulaciju u AIS-u koriste se baze modela koje sadrže fond modela za procjenu ekonomskih i proizvodnih situacija. Ekspertski sistemi su dizajnirani da pronađu izlaze iz ove situacije. Za rješavanje loše formaliziranih upravljačkih zadataka koji proizlaze iz visokog nivoa neizvjesnosti u tržišnom okruženju, u AIS-u se koriste sistemi za podršku odlučivanju.
Među glavnim savremenim alatima koji doprinose poboljšanju efikasnosti upravljanja su mrežni kompleksi kao što su: Internet, Intranet, Ekstranet, e-mail, itd.
Sa stanovišta krajnjeg korisnika, poslovi upravljanja, prema svojoj namjeni, dijele se na rutinske, informativno-referentne usluge i dubinsku ekonomsku analizu. Suština rutinskih zadataka je sastavljanje unaprijed određenih izvještajnih obrazaca, koji se formiraju u jasno definisanom vremenskom okviru. Informativni i referentni zadaci koji se odnose na pružanje informacijske usluge za korisnika.
Za rješavanje problema ekonomske analize koristi se razvijeni aparat matematičkih metoda i ekonomsko-matematičkih modela: matematičko programiranje (linearno, dinamičko, heurističko), matematička logika, teorija grafova, teorija skupova, teorija redova čekanja, istraživanje operacija, teorija igara, i drugi.
Tehnološka osnova za rješavanje problema dubinske ekonomske analize je skup primijenjenih softverskih paketa čija je upotreba zasnovana na konceptu banke modela. To su, na primjer, modeli teorije firme, marketinga, slobodne konkurencije i sl.
Problemi optimizacije se rješavaju traženjem jednog rješenja među mnogim mogućim opcijama. Karakteriše ih složena metodologija proračuna (koja zahteva upotrebu različitih modela), kao i relativno mala količina ulaznih podataka.
Problemi savremenih kompjuterskih IC-a najvećim delom spadaju u probleme direktnog proračuna. Odlikuju ih velike veličine i složenost ulaznih podataka, jednostavna metodologija proračuna i jednovarijantno rješenje.
Probleme pronalaženja informacija, odnosno probleme tipa "pitanje-odgovor" karakteriše složena metodologija proračuna i značajan obim ulaznih informacija.
Kompjuterski informacioni sistemi suštinski menjaju menadžment preduzeća. Jedan od glavnih ciljeva razvoja IP je olakšati razmjenu informacija. Istovremeno, značajnu ulogu ima upotreba novih informacionih tehnologija zasnovanih na upotrebi računarske tehnologije, distribucionoj (decentralizovanoj) obradi informacija i ekonomsko-matematičkim metodama.
Informacijska tehnologija u upravljanju poduzećem ima glavni cilj stvaranje informacijskog proizvoda koji vam omogućava formiranje kontrolnih radnji na proizvodnji. Kako bi se povećala efikasnost upravljanja, kreira se automatizovani informacioni sistem za upravljanje preduzećem, čiju osnovu čini informaciona tehnologija.
Informaciona tehnologija u upravljanju preduzećem uzima u obzir tokove informacija koji su se razvili u preduzeću i njihov sadržaj. U svakom velikom preduzeću u kojem ima smisla kreirati automatizirani sistem upravljanja preduzećem, mogu se razlikovati tipični blokovi organizacijske strukture, od kojih su glavni automatizirani sustav upravljanja procesima (APCS) i automatizirani sustav kontrole proizvodnje (APCS).
4.1. Automatizovani sistem upravljanja procesom
Automatizovani sistem upravljanja tehnološkim procesima je zatvoreni sistem koji obezbeđuje automatizovano prikupljanje i obradu informacija neophodnih za optimizaciju upravljanja tehnološkim objektom u skladu sa usvojenim kriterijumom i sprovođenje kontrolnih radnji na tehnološki objekat. Objekat tehnološke kontrole je skup tehnološke opreme i tehnološki proces koji se na njemu sprovodi. U zavisnosti od nivoa sistema upravljanja procesima, tehnološki objekt upravljanja mogu biti tehnološke jedinice i instalacije, grupe alatnih mašina, pojedinačne proizvodnje (radionice, pogoni) koje realizuju samostalan tehnološki proces.
Implementacija ciljeva u specifičnim sistemima upravljanja procesima postiže se izvođenjem određenog niza tipičnih operacija i računskih procedura u njima, kombinovanih u komplekse koji implementiraju tipične funkcije:
mjerenje fizičkih signala i parametara procesa;
formiranje kontrolnih signala;
kontrolu nad radom hardvera i softvera.
Funkcije sistema upravljanja procesima se dijele na kontrolne, informativne i pomoćne.
Upravljačke funkcije uključuju regulaciju pojedinačnih tehnoloških parametara, logičko upravljanje operacijama ili uređajima i adaptivno upravljanje objektom u cjelini.
Informacijske funkcije uključuju prikupljanje, obradu i prezentaciju informacija za naknadnu obradu.
Pomoćne funkcije su osiguranje kontrole nad radom hardvera i softvera.
Automatizovani sistemi upravljanja tehnološkim procesima, kreirani za objekte glavne i pomoćne proizvodnje, predstavljaju najniži nivo automatizovanog sistema upravljanja preduzećem.
4.2. Automatizovani sistem kontrole proizvodnje
Automatizovani sistem kontrole proizvodnje je složen hijerarhijski kontrolisan sistem koji se sastoji od zaposlenih u upravljačkom aparatu i skupa tehničkih sredstava, uključujući računare, baze podataka i komunikacione objekte. Predmet upravljanja je skup procesa svojstvenih ovom preduzeću za transformaciju materijalnih, energetskih, finansijskih, radnih i drugih resursa u gotove proizvode. Složenost upravljanja u automatizovanom sistemu upravljanja je zbog sledećih razloga:
veliki broj različitih elemenata;
visok stepen njihove međusobne povezanosti u procesu proizvodnje;
neizvjesnost rezultata mnogih procesa (odbijanja, neuspjesi, kašnjenja u isporuci, neregularna potražnja, itd.);
objekti upravljanja su ljudi čije upravljanje ponašanjem nije tako očigledno i jednostavno;
preduzeće se stalno menja, odnosno nestacionaran je objekat.
U menadžmentu preduzeća, informacionim procesima treba posvetiti ništa manje pažnje od proizvodnih. U strukturi automatizovanog sistema upravljanja obično se razlikuju funkcionalni i prateći sistemi. Podsistem je dio automatiziranog upravljačkog sistema koji se odlikuje funkcionalnom ili strukturnom karakteristikom i odgovoran je za rješavanje određenog problema.
Tipična struktura preduzeća prikazana je na Sl. 6.
Na čelu preduzeća je direktor čije odluke u proizvodnji sprovodi uprava. Uprava obično uključuje zamjenika direktora za ekonomiju, zaduženog za plansko-ekonomsko odjeljenje i računovodstvo, službu glavnih specijalista, koja uključuje glavnog inženjera, pod čijim rukovodstvom se nalazi služba tehničke pripreme, i zamjenika direktora za generalne poslove. pitanja, čije funkcije uključuju rješavanje raznih pitanja, koja nisu vezana za navedene usluge, kao i upravljanje uslugom skladištenja i prodaje proizvoda.
Uprava sa svojim službama upravlja, planira i reguliše glavnu proizvodnju koju čine proizvodne jedinice, kao što su proizvodni timovi, sekcije, radionice. U sklopu ACS-a može se izdvojiti automatizovani sistem upravljanja procesima (ACS) koji pokriva glavnu proizvodnju, u kojoj se provode tehnološki procesi, i službu glavnih stručnjaka.
Rice. 6. Tipična struktura preduzeća
Današnje stanje u oblasti informacionih tehnologija karakteriše izuzetna neizvesnost. Prvo, to je zbog kontinuiranog povećanja obima tehnološke ponude koja zahtijeva velika ulaganja, i, shodno tome, sve veće ovisnosti o vanjskim uslugama (na primjer, od dobavljača softvera). In-house IT potrošnja raste bržim tempom od ostalih troškova preduzeća. Istovremeno, najviši menadžment ima malo znanja o ukupnim IT troškovima. Na primjer, kompetentne odluke korporativnog upravljanja pokrivaju samo oko 5% odgovarajućih troškova.
Drugo, uloga IT-a u poslovanju mnogih preduzeća se menja. Prilikom obavljanja internih procesa, IT funkcija je prestala da bude pomoćna, već se pretvorila u najvažniju komponentu proizvoda ili proizvodnih objekata. Poslovni rizici su trenutno u velikoj mjeri determinisani rizicima u ovoj oblasti. Implementacija modernih organizacionih projekata visokih performansi (na primjer, "virtuelne organizacije" bez rigidnog vezivanja proizvodnih mjesta za određenu lokaciju) zahtijeva puno korištenje potencijala IT-a koristeći telekomunikacije.
Brzi rast IT troškova ne pomaže stabilizaciji. Da bi kontrolisali njihov porast i stekli veću fleksibilnost u rešavanju problema informacionih tehnologija, mnoga preduzeća idu uglavnom na dva načina. Prvi je da firma stvara internu IT oblast koja takođe nudi usluge van-firmskom tržištu, čime dokazuje da se njeni kapaciteti mogu isplatiti koristiti.
Preduzeća češće biraju drugačiji put, kada većina vlastitog kadra iz informacionih tehnologija prelazi na raspolaganje novostvorenim podružnicama ili zajedničkim preduzećima sa specijalizovanim partnerima informacionih tehnologija koji takođe samostalno deluju na tržištu. Manja grupa zaposlenih ostaje u matičnoj kompaniji kojoj su povjerene funkcije upravljanja informacijama.
Postoji šest grupa zainteresovanih strana od kojih zavisi donošenje IT odluka:
viši menadžment koji mora upravljati IT-om kao strateškom sposobnošću preduzeća;
stručnjaci koji traže sistemska rješenja za optimizaciju posebnih funkcionalnih zadataka;
menadžeri pojedinih poslovnih jedinica koji moraju koristiti IT po logici svog poslovanja kako bi zadovoljili potrebe kupaca, smanjili troškove itd.;
rukovodioci računovodstvenih i finansijsko računovodstvenih usluga, ako su to predviđene organizacionom strukturom preduzeća;
IT provajderi koji moraju ponuditi usluge u strogom skladu sa problematičnim stavovima svojih kupaca;
vlastiti odjel informacionih tehnologija.
U mnogim preduzećima takve interesne grupe nisu prepoznate. Viši menadžment često delegira relevantne funkcije grupi lidera, nadgledajući nekoliko ciljeva. Svjesno odbijanje najvišeg rukovodstva od svojih dužnosti dovodi do donošenja nekompetentnih odluka, postavljanja nerealnih planskih zadataka. U ovoj oblasti također ne postoji odgovarajuća motivacija.
Zbog sve veće važnosti IT-a u osiguravanju uspjeha firme, takva politika je neprihvatljiva. Menadžment cijele kompanije sada mora pronaći odgovore na sljedeća dva pitanja.
Prvo, morate tačno odrediti kako bi IT trebao doprinijeti proizvodnji roba i usluga. Ovde uglavnom zaslužuju tri aspekta: 1) IT kao funkcija podrške proizvodnom procesu, na primer, u oblasti komunikacija ili automatizacije proizvodnje, kao i u generisanju i transferu menadžerskih znanja i informacija za upravljanje poslovnim operacijama; 2) IT kao sastavni deo proizvoda; 3) IT kao organizacioni alat za kreiranje virtuelnih oblika preduzeća.
Drugo, ko treba da obavlja navedene i druge funkcije. Istaknuto je pitanje mehanizma koordinacije za određene vrste usluga informacione tehnologije. Rješenje se može naći u korištenju gore navedenih specijaliziranih internih odjela i ekspozitura izvan kompanije. Moguće je i srednje rješenje u obliku stvaranja strateških saveza između naše divizije i vanjskih partnera. U posljednja dva slučaja, preduzeće gubi direktnu kontrolu nad svojim mogućnostima informacionih tehnologija. Treba napomenuti da takve usluge mogu biti efikasne samo u bliskoj saradnji sa njihovim dobavljačima. Korporativni menadžment mora tražiti načine da eliminiše ili nadoknadi slabosti u svom radu.
Razmatrane promjene u zahtjevima interesnih grupa u oblasti informacionih tehnologija uzrokovane su dinamikom razvoja preduzeća i eksternog okruženja. Glavni aspekti ovog razvoja i njihov uticaj na ulogu IT-a u upravljanju preduzećima su sledeći.
Decentralizacija i rastpotrebe za informacijama. Fokus na blizinu kupaca zahtijevao je od poduzeća da se pomaknu prema horizontalnim, decentraliziranim strukturama. Donošenje odluka u kontekstu decentralizacije dovelo je do naglog porasta potrebe za informacijama u vezi sa procesom proizvodnje roba i usluga. Ukazala se potreba za detaljnijim upoznavanjem trećeg lica sa stanjem u relevantnim privrednim oblastima. U novom okruženju, informiranje u svim oblastima mora funkcionirati besprijekorno.
Upotreba IT-a ima za cilj nivelisanje organizacione složenosti preduzeća. Ranije se to postizalo nametanjem složenih proračuna i obradom dokumenata u veoma velikim količinama na računarima. Sada je stvar u tome da se kontinuirano rastuća složenost horizontalnih i vertikalnih modela međusobnog povezivanja (čije se strukture, pak, stalno mijenjaju) poboljšavaju uz pomoć nove komunikacijske tehnologije.
Prethodno su preduzeća instalirala moćne sisteme za obradu koji su pripremali ogroman broj digitalnih izvještaja, na osnovu kojih je naknadno vršeno upravljanje privrednim aktivnostima. Sada se postavlja pitanje kako razviti takvu tehnologiju, uz pomoć koje bi bilo moguće stalno biti u toku sa dešavanjima menadžera i njihovih partnera koji donose odluke u kontekstu decentralizacije. Novi sistemi informacionih tehnologija ne treba da obezbede neku vrstu apstraktnog ekonomskog sistema, već konkretne partnere koji učestvuju u ekonomskom procesu u različitim oblicima.
Odobrada podatakapreko informacionih sistemana upravljanje znanjem. Potreba da se IT posmatra kao alat za obradu podataka odavno je nestala. Uz pomoć ove tehnologije potrebno je iz podataka izvući informacije za potrebe korisnika, a problem „preopterećenosti informacijama“ koji se s tim u vezi iziskuje masivna sredstva selekcije, dalje obrade i ažuriranja informacija. Istovremeno, treba razmotriti pitanje komercijalno održivih interfejsa i kompresije internih i eksternih informacija, kao i transfera zajedničkog znanja između organizacionih jedinica i partnera u saradnji.
Brzi razvoj mreža lokalnih sistema sa super-regionalnom pa čak i međunarodnom strukturom dovodi do napuštanja klasičnih radnih polja informatike i široke upotrebe telekomunikacija. Organizaciono, to dovodi do eliminacije granica preduzeća. Postaje sve teže odrediti gdje počinje i gdje završava. Stvaranje i rad odgovarajuće komunikacijske strukture za takva "virtuelna preduzeća" odnose se na zadatke upravljanja informacijama, kao što je klasična funkcija podrške proizvodnom procesu ili razvoja robe i usluga zasnovanih na IT-u. U ovom slučaju nije poenta samo u obradi informacija, već i u racionalnoj distribuciji znanja.
Osim toga, organizacija mora uzeti u obzir, na profesionalnom nivou, sve nove i važne aspekte IT-a. Primjer je pitanje tehnološkog i ekonomskog značaja Internet sistema. Služba informacionih tehnologija je odgovorna za kreiranje platforme na kojoj će biti moguća kvalificirana psihološka obuka osoblja, uključujući i opći menadžment kompanije.
Integracija decentralizovanih sistema. Sada se informacije u preduzećima obrađuju u okviru širokog spektra sistema. Učiniti ih široko dostupnim svim zaposlenima, kao i vanjskim partnerima, i na taj način olakšati kreativno donošenje odluka može biti ključni faktor uspjeha za mnoga poduzeća. Istovremeno, čini se gotovo nemogućim integrisati vertikalno i horizontalno sisteme informacionih tehnologija koji su nastali u kontekstu decentralizacije. U svakom slučaju, u klasičnim oblastima IT-a nema iskustva u tom pogledu. Međutim, integracija bi se trebala dogoditi.
Postavljanje takvog cilja je od suštinskog značaja za top menadžment kako bi upravljao promjenama. Organizaciona poluga u njenom postizanju mogu biti virtuelne, preko-industrijske preduzetničke integracijske grupe. Možda bi takve grupe mogle čak i upravljati IT funkcijom. Cilj bi u ovom slučaju mogao biti integracijski pristup međusobno povezanim tehnološkim, društvenim, funkcionalnim i ekonomskim procesima.
Buduće zavisnosti... Ulaganje u IT danas ima višestruke implikacije. S jedne strane otvaraju određene perspektive, as druge, mogu lišiti kompaniju nekih mogućnosti u budućnosti zbog ovisnosti povezanih sa brzim tehnološkim promjenama. Stoga se odluke o ulaganju u IT ne bi trebale donositi dok se ne odgovori na pitanje kako će se nova generacija tehnologije razvijati.
Psihološki faktor... Naravno, nova tehnologija povećava produktivnost i pomaže firmi da postigne bolje poslovne rezultate. Osim toga, menadžeri moraju biti svjesni kako ljudi koji koriste novu tehnologiju razmišljaju i rade. Firme koje to rade bolje mogu se nadati boljem povratu svojih ulaganja u IT.
Nivoi jezika. Proizvođači informacionih tehnologija moraju naučiti da daju ponude u više od specijalizovanih termina. Tokom pregovora, partner će pokrenuti pitanja koja su od fundamentalnog značaja za viši menadžment. Ovdje je važno da obje strane dostignu novi pregovarački nivo, gdje bi strane govorile istim jezikom. U ovom slučaju nije riječ o kvaliteti tehnologije, već o kvaliteti IT usluga. Tehnika, naravno, mora dobro funkcionirati i biti na visokom nivou. Istovremeno, njegov proizvođač se mora osjećati na mjestu menadžera koji uz pomoć IT-a nastoji postići konkurentsku prednost. Neto prodavac u IT distributivnom sistemu je stvar prošlosti.
Dakle, može se rezimirati da danas ne postoji neophodna interakcija između razmatranih interesnih grupa. Razlike u "jezicima" i "kulturama" uzrokuju probleme u saradnji i komunikaciji. Snažne težnje i profesionalna sebičnost ometaju odlučivanje o meritumu. IT odjeli su slabo pripremljeni za saradnju i integraciju. Često se postavljaju kriterijumi koji nisu direktno povezani sa uspehom poduhvata. Opći ciljevi su postavljeni (ako ih ima) za vrlo ograničen vremenski horizont. Upravljanje implementacijom zajedničkih projekata je veoma loše organizovano. Oblasti nadležnosti i odgovornosti za rješavanje problema nisu jasno raspoređene. Jasno je da su potrebna nova pravila igre u IT areni upravljanja.
