STANDARD SHTETËROR TË BASHKIMIT TË BRSS

Sistemet e përpunimit të informacionit

DOKUMENTE PËR MJETET E TË DHËNAVE MAGNETIKE

PROCEDURA E EKZEKUTIMIT DHE TRAJTIMIT

GOST 28388-89

KOMITETI SHTETËROR I BRSS PËR MENAXHIMIN DHE STANDARDET E CILËSISË SË PRODUKTIT

STANDARD SHTETËROR TË BASHKIMIT TË BRSS

Data e prezantimit01.01.91

Ky standard zbatohet për projektimin, softuerin, dokumentet teknologjike dhe dokumente të tjera të projektimit të ekzekutuara në media magnetike të ruajtjes (MD).

Standardi përcakton kërkesat për ekzekutimin e dokumenteve në media magnetike (DM), pavarësisht nga metoda specifike e shkëmbimit dhe përpunimit, si dhe Rregulla të përgjithshme kontabiliteti, ruajtja, modifikimi dhe qarkullimi i DM.

Dokumentet në MT nuk i nënshtrohen mikrofilmit.

Termat e përdorur në standard dhe shpjegimet e tyre janë dhënë në Shtojcën 1.

1. Dispozitat e Përgjithshme

1.1. DM kryhet dhe përfshihet në grupin e dokumenteve në përputhje me këtë standard dhe standardet e ESKD, ESPD, ESTD dhe KS AS.

1.2. Llojet e mëposhtme të MN përdoren për dokumentacion:

shirita magnetikë;

disqe magnetike;

disqe magnetike fleksibël.

1.3. Objektet e menaxhimit të të dhënave gjatë kryerjes së DM janë skedarët (bashkësitë e të dhënave). DM ekzekutohet në formën e një ose disa skedarëve. Struktura, shënimi i skedarëve, formatet dhe “përmbajtja e etiketave sipas:

GOST 25752 - për kaseta magnetike me gjerësi 12.7 mm;

GOST 28104 - për kaseta magnetike me gjerësi 3,81 mm;

GOST 28081 - për disqe magnetike fleksibël.

Shënime:

1. Struktura dhe paraqitja e skedarëve që nuk janë përcaktuar nga dokumentet rregullatore dhe teknike (NTD) përshkruhen në udhëzimet për përdorimin e DM ( shtojca 2) ose jepni në të (ose dokumente të tjera në grupin e dokumentacionit) një lidhje me dokumentin përkatës.

2. Nëse është e nevojshme, lejohet ekzekutimi i dokumenteve në dokumente ndërkombëtare pa shenja.

1.4. Një dokument, në varësi të vëllimit dhe kapacitetit të tij MN, mund të regjistrohet në një ose disa vëllime.

Dokumentet e shumta mund të regjistrohen në një vëllim.

1.5. DM të vendosura në të njëjtin vëllim MN regjistrohen me të njëjtën densitet regjistrimi.

Kur regjistroni një DM në disa vëllime, përdoret i njëjti lloj dhe lloj DM, si dhe e njëjta densitet regjistrimi për të gjithë vëllimet në të cilat ndodhet DM.

Nëse është e nevojshme, lejohet ekzekutimi i dokumentit në lloje të ndryshme të bartësve të të dhënave, për shembull, tekst i vazhdueshëm në MN dhe vizatime në letër.

1.6. Çdo DM shoqërohet nga një karakteristikë e rikthimit të informacionit (IRS) në përputhje me seksioni 4.

1.7. Nënshkrimet autentike të personave përgjegjës për zhvillimin, prodhimin, miratimin dhe miratimin e DM vendosen në fletën e certifikimit (UD), e cila kryhet në përputhje me seksioni 6.

Lejohet vendosja e nënshkrimeve të mësipërme në fletën e miratimit (AL) të parashikuar nga standardet ESKD dhe ESPD.

1.8. Çdo medium magnetik me dokumente të regjistruara (MRD) duhet të ketë një etiketë në përputhje me GOST 27781.

Janë dhënë shembuj të dizajnit të etiketës, mbushjes së tij dhe vendndodhjes në MSH Shtojca 3.

1.9. Për çdo urdhër pune përgatitet një dokument shoqërues - një deklaratë e rendit të punës në përputhje me seksioni 7.

1.10. Të gjitha DM të ruajtura dhe në qarkullim në ndërmarrje i nënshtrohen kontabilitetit. Kontabiliteti, ruajtja, riprodhimi dhe ndryshimet në DM kryhen nga shërbimi i dokumentacionit teknik (TD) në përputhje me seksioni 8 - 11 Dhe Shtojca 4.

1.11. MN duhet t'i nënshtrohet kontrollit parandalues ​​për të përcaktuar sigurinë e informacionit mbi MN në përputhje me Shtojca 5.

1.12. Kushtet e ruajtjes për MN dhe MN duhet të jenë në përputhje me standardet e përcaktuara në dokumentet rregullatore përkatëse për lloje dhe lloje specifike të MN.

1.13. Mjetet teknike dhe softuerike-informative të përdorura për ekzekutimin dhe trajtimin e DM duhet të vihen në funksion dhe të verifikohen në përputhje me dokumentacionin e tyre operacional, dhe MM duhet t'i nënshtrohet inspektimit në hyrje. Verifikimi dhe inspektimi në hyrje kryhen në përputhje me procedurën e vendosur në ndërmarrje.

1.14. DM i transferohet konsumatorit në formën e kopjimeve (kopjeve) në përputhje me Shtojca 6.

Media elektronike

"...Medium elektronik: një mjet material që përdoret për regjistrimin, ruajtjen dhe riprodhimin e informacionit të përpunuar duke përdorur mjete. teknologji kompjuterike..."

Burimi:

"SISTEMI I UNIFIKUAR I DOKUMENTACIONIT TË PROJEKTIMIT. DOKUMENTA ELEKTRONIKE. DISPOZITA TË PËRGJITHSHME. GOST 2.051-2006"

(prezantuar me Urdhrin e Rostekhregulirovaniya datë 22 qershor 2006 N 119-st)

Terminologjia zyrtare. Akademik.ru. 2012.

Shihni se çfarë është "media elektronike" në fjalorë të tjerë:

media elektronike- 3.1.15 Medium elektronik: Një mjet material i përdorur për regjistrimin, ruajtjen dhe riprodhimin e informacionit të përpunuar duke përdorur teknologjinë kompjuterike Burimi: GOST 2.051 2006: një sistem dokumentacioni i projektimit......

MEDIA ELEKTRONIKE- sipas GOST 2.051 2006 ESKD "Dokumentet elektronike. Dispozitat e përgjithshme" është një mjet material që përdoret për regjistrimin, ruajtjen dhe riprodhimin e informacionit të përpunuar duke përdorur teknologjinë kompjuterike... Menaxhimi dhe arkivimi i të dhënave në terma dhe përkufizime

Medium ruajtjeje - (bartës informacioni) çdo objekt material ose mjedis [term i panjohur] që përmban (mbartës) informacion (I), i aftë për të mjaftueshëm kohe e gjate ruaj në strukturën e tij informacionin e futur/mbi të guri, druri... Wikipedia

Portofoli online- (Anglisht e Purse ose e Wallet) një kartë inteligjente ose media të tjera elektronike me një çip pagese që ju lejon të ruani para elektronike dhe të bëni pagesa elektronike. Termi mund t'i referohet gjithashtu pajisjeve dhe softuerëve... ... Wikipedia

REZONANCA PARAMAGNETIKE ELEKTRONIKE- (EPR) thithje rezonante (emetim) el. mag. valët e gamës së radiofrekuencës (109-1012 Hz) nga paramagnetët, paramagnetizmi shkaktohet nga elektronet. EPR rast i veçantë paramagnetike rezonancën dhe dukurinë më të përgjithshme të rezonancës magnetike. Gënjeshtra... Enciklopedia fizike

Dokument elektronik- një dokument mbi një medium dixhital, i përbërë nga tre elementë: përmbajtja e informacionit; forma e ofrimit të përmbajtjes; bartës informacioni. Në shumë fusha të veprimtarisë, përdorimi i dokumenteve elektronike është bërë i përhapur dhe... ... Fjalor i madh ligjor

2. Në këto kërkesa, një medium i prekshëm kuptohet si një medium informacioni i lexueshëm nga makina (përfshirë magnetik dhe elektronik), në të cilin regjistrohen dhe ruhen informacionet që karakterizojnë karakteristikat fiziologjike të një personi... ... Terminologjia zyrtare

Kartë memorie

Kartë memorie- Mjet ruajtjeje elektronike. Llojet kryesore: SmartMedia, CompactFlash, kartë SD, Sony Memory Stick, XD Picture Card, MMC... Fjalori i termave për amvisëri dhe pajisje kompjuterike Samsung

GOST 2.051-2006: Sistemi i unifikuar i dokumentacionit të projektimit. Dokumentet elektronike. Dispozitat e përgjithshme- Terminologjia GOST 2.051 2006: Sistemi i unifikuar i dokumentacionit të projektimit. Dokumentet elektronike. Dispozitat e përgjithshme të dokumentit origjinal: sistem i automatizuar: Një sistem i përbërë nga personeli dhe një grup mjetesh automatizimi për aktivitetet e tyre,... ... Fjalor-libër referues i termave të dokumentacionit normativ dhe teknik

librat

• Kimi biologjike me ushtrime dhe probleme. Libër shkollor (+CD), Severin Sergey Evgenievich, Avdeeva Lyudmila Viktorovna, Gubareva Alexandra Evgenievna, Aleynikova Tatyana Leonidovna, Andrianova Lyudmila Evgenievna. Teksti shkollor shqyrton parimet bazë të kimisë biologjike klasike, jep informacion për strukturën dhe vetitë e molekulave në trupin e njeriut, bazën molekulare të funksioneve fiziologjike...

1.1 KARAKTERISTIKAT E LLOJEVE TË MEDIAVE TË DOKUMENTIT ELEKTRONIK

Dokumentet elektronike nuk janë të lidhura rreptësisht me një medium specifik ruajtjeje. Ato mund të regjistrohen në media tipe te ndryshme. Në varësi të metodës së përdorur për regjistrimin dhe leximin e informacionit, dallohen dokumente magnetike, optike, magneto-optike dhe lloje të tjera.

Mediat e ruajtjes magnetike përfshijnë shiritin magnetik, kartën magnetike, diskun magnetik (i fortë dhe floppy).

Informacioni mbi dokumentet magnetike regjistrohet duke ndryshuar magnetizimi i mbetur seksione individuale të shtresës magnetike të bartësit.

Shirit magnetik është një bartës informacioni në formën e një shiriti të bërë nga film fleksibël dhe transparent me një shtresë ferromagnetike. Shirit magnetik mbart zë ose informacion dixhital, i siguruar metodë elektromagnetike. Përdoret në kompjuterë, pajisje audio dhe video.

Një kartë magnetike është një bartës informacioni në formën e një pllake fleksibël me një shtresë magnetike.

Disku magnetik është një medium ruajtjeje në formën e një disku me një shtresë ferromagnetike për regjistrim.

Disqet magnetike ndahen në të forta dhe fleksibël (disketa).

Një disk magnetik fleksibël (disketë, disketë) është një disk i bërë nga plastika e veshur me një shtresë ferromagnetike. Përdoret gjerësisht në PC dhe është media e lëvizshme informacion ose softuer. Ai ruhet jashtë kompjuterit dhe instalohet në disk sipas nevojës. Më shpesh përdoret për të shkëmbyer produkte dhe të dhëna softuerike.

Në bazë të diametrit të medias, disketat ndahen në standarde (diametri 203 mm), minidisqe (diametri 133 mm), mikrodisqe (diametri 89; 82.5; 76.2 mm). Aktualisht, shumica e informacionit shpërndahet në mikrodisqe (mikrodisqet me diametër 89 mm janë standarde për PC).

Disqet magnetike ndryshojnë gjithashtu në Specifikimet teknike. Gjëja kryesore për përdoruesin është kapaciteti i diskut, domethënë sasia e informacionit që mund të ruhet në të. Kapaciteti i disketave varet nga dy parametra: sipërfaqja e përdorur dhe dendësia e regjistrimit e lejueshme për një dizajn të veçantë diskete.

Aktualisht, disketat më të përdorura janë ato me një kapacitet prej 1.44 MB. Ato ju lejojnë të transferoni dokumente dhe programe nga një kompjuter në tjetrin, të ruani informacione që nuk përdoren vazhdimisht në kompjuter, bëni kopje arkivore informacionet që gjenden në disqet e ngurtë.

Informacioni regjistrohet dhe ruhet në pista koncentrike, të cilat ndahen në sektorë.

Koha e shkurtër e aksesit duke përdorur metodën e aksesit të rastësishëm (më pak se 1 sekondë) dhe shpejtësia e lartë e shkëmbimit të të dhënave me diskun (250,000 bit/sek) ofrojnë avantazhe të rëndësishme të një diskete në krahasim me çdo disqe kasetë. media magnetike informacion.

Një disk i fortë magnetik (hard drive) është një pllakë e rrumbullakët e sheshtë e bërë nga materiali i fortë (metal) i veshur me një shtresë ferromagnetike. Është projektuar për ruajtjen e përhershme të informacionit të përdorur kur punoni me një kompjuter personal dhe është i instaluar brenda tij.

Hard disqet janë dukshëm më të lartë se disketat. Ata kane karakteristikat më të mira kapaciteti, besueshmëria dhe shpejtësia e aksesit në informacion. Prandaj, përdorimi i tyre siguron karakteristika me shpejtësi të lartë të dialogut midis përdoruesit dhe programeve që zbatohen, zgjeron aftësitë e sistemit për përdorimin e bazave të të dhënave, organizimin e mënyrës së funksionimit me shumë detyra dhe siguron mbështetje efektive për mekanizmin. memorie virtuale.

Janë dy disi e vështirë disqe magnetike.

HDD ( Hard disk) – një paketë disqesh magnetikë të montuar njëri mbi tjetrin, të integruar në një pajisje ruajtëse (disk drive) në një disk magnetik të fortë, heqja e të cilave gjatë funksionimit të kompjuterit është e pamundur.

E vështirë e lëvizshme disk (disk i ngurtë i lëvizshëm) - një paketë disqesh magnetike të mbyllura brenda frenimi, i cili gjatë funksionimit të kompjuterit mund të hiqet nga disku në një hard disk të lëvizshëm dhe të zëvendësohet me një tjetër. Këto disqe ofrojnë kapacitet ruajtje praktikisht të pakufizuar. memorie e jashtme KOMPJUTERIKE.

Disqet e ngurtë ndryshojnë nga njëri-tjetri kryesisht në kapacitetin e tyre. Karakteristika e dytë që është thelbësore për përdoruesin hard drive– koha e aksesit në informacion.

Një dokument optik është një nga transportuesit më të rinj të informacionit i bazuar në metodat optike të regjistrimit, leximit dhe riprodhimit. Nga e gjithë masa e dokumenteve spikat për mënyrën e dokumentimit.

Një dokument optik grumbullon avantazhet e metodave të ndryshme të regjistrimit të informacionit dhe materialeve mediatike. Një avantazh i rëndësishëm të këtij mediumi informacioni është, së pari, universaliteti i tij, domethënë aftësia për të regjistruar dhe ruajtur informacione të çdo lloji në një formë të vetme dixhitale - audio, tekst, grafikë, video. Së dyti, një dokument optik bën të mundur organizimin dhe ruajtjen e informacionit në formën e bazave të të dhënave në një të vetme media optike. Së treti, ky dokument ofron mundësinë për të krijuar të integruar rrjetet e informacionit, duke siguruar akses në baza të tilla të dhënash.

Një dokument optik është një lloj dokumenti integral që mund të thithë avantazhet dhe aftësitë e një libri, filma mikro, rrëshqitës dhe video, regjistrime audio e kështu me radhë, të gjitha në të njëjtën kohë. Është e nevojshme për ruajtjen afatgjatë të sasive të mëdha të informacionit.

Dokumentet optike përfshijnë disqe optike dhe disqe video: CD, CD-ROM, DVD dhe të tjera.

Përparësitë e dokumenteve optike në sistemin ekzistues të dokumenteve të koduara teknikisht janë paraqitur në tabelë.

Disk optik. Lloji më premtues i dokumentit optik, i dalluar nga forma e mediumit dhe veçoritë e përdorimit, është disk optik- një medium material mbi të cilin shkruhet dhe lexohet informacioni duke përdorur një të fokusuar rreze lazer. Në këtë rast formohen gropa mikroskopike ose gropa (gropa), të cilat së bashku formojnë gjurmë spirale ose unazore me regjistrim të zërit (disqe audio optike), imazhe (disqe optike video) ose informacione të ndryshme tekstuale. Dendësia e regjistrimit mbi 10 8 bit/cm 2 .

Një disk optik është një mjet ruajtës optik (lazer) me një diametër prej 8-12 cm (4,5”) dhe një trashësi prej 1,2 mm.

Disqet e parë optikë filluan të shfaqen në gjysmën e parë të viteve 50 (COM - mikrofilm i daljes së kompjuterit - një kompjuter që prodhon mikrofilm). Në vitin 1962, zhvillimet e para në fushën e disqe optike, e cila filloi të futet në industri në fillim të viteve 1970. Sidoqoftë, prodhimi industrial i përhapur i të dy llojeve të disqeve optike (kompakt dhe dixhital) filloi vetëm në vitet 1980 dhe vazhdon deri më sot. Gjenerata e parë e disqeve optike dixhitale u shfaq në vitin 1983. Një disk përmbante nga 25 deri në 50 mijë faqe tekst të formatit A4 në formë faksimile. Gjenerata e ardhshme e disqeve, e zhvilluar në vitin 1985, mund të mbajë deri në 1 milion faqe tekst. Aktualisht, njihen mbi një duzinë lloje disqesh të tillë.

Diametri i diskut optik është më së shpeshti 305 mm. Informacioni regjistrohet në formë të koduar (kodi binar). Kapaciteti i diskut varet nga teknologjia e regjistrimit dhe mund të jetë 10,000, 25,000 ose 40,000 faqe A4. Dhe kjo me kusht që vetëm 60-70% e sipërfaqes së diskut të përdoret për regjistrimin e informacionit.

Objektet e ruajtjes në disqe optike mund të jenë: enciklopedike, shkencore dhe teknike, libra dhe fjalorë referues të industrisë, bazat e të dhënave normative të referencës, audiovizuale. mjete mësimore, grupe edukative dhe programet e lojërave dhe dokumente të tjera. Aktualisht, mbi 600 botime prodhohen në disqe me modifikime të ndryshme. Gjysma e tyre janë indekse bibliografike dhe vjetarë. Dokumentet me tekst të plotë, pra libra, revista, etj., përbëjnë deri në 20% të publikimeve në disqe lazer. Fusha më premtuese për përdorimin e disqeve janë sistemet e automatizuara të marrjes së informacionit.

Në bazë të kapacitetit të ruajtjes, disqet ndahen në tre lloje:

· kapacitet të madh(mbi 2´10 9 bajt) – për përdorim si arkiva të të dhënave që kalojnë nëpër kompjuter;

· kapacitet mesatar (7´10 8 - 2´10 9 bajt) – për ruajtjen e tekstit dhe informacionit vizual;

· disqe kompakte (kapaciteti deri në 7´10 8 bajt) – për mikrokompjuterë.

Në varësi të aftësisë për t'u përdorur për shkrim dhe lexim, disqet ndahen në dy lloje. Këto janë disqe të dizajnuara për regjistrimin e informacionit direkt nga përdoruesi dhe ruajtjen e tij - WORM (Write Once Read Many), dhe disqe të krijuar vetëm për të lexuar informacion - CD-ROM ( Disk kompakt Read Only Memory - CD, vetëm për lexim). Disqet WORM ndahen në pajisje me shkrim një herë dhe CD të rishkueshme - CD-R (CD-Recordable), në të cilat informacioni mund të shkruhet dhe lexohet nga vetë përdoruesi duke përdorur një disk të veçantë. Që nga viti 1999 filloi prodhimi i DVD-ve.

Futja e teknologjisë optike në sferën e dokumenteve dhe informacionit mund të konsiderohet si fillimi erë e re në shpërndarjen, ruajtjen dhe përdorimin e informacionit dokumentar.

Një CD audio është një disk optik me informacion të përhershëm (të pafshirë) audio (të folurit, muzikës, etj.) të regjistruar në kod binar. Cilësia e luajtjes (imuniteti ndaj zhurmës), kompaktësia, lehtësia e riprodhimit dhe ruajtjes janë avantazhet kryesore të një CD.

CD-të e para të muzikës optike u publikuan në vitin 1982. Pllaka ka një diametër prej 120 mm, një trashësi 1.2 mm, një peshë prej 10 g dhe një kohë luajtjeje 1 orë. Deri në fund të vitit 1987, rreth 30 milionë lojtarë lazer dhe më shumë se 450 milionë CD me vepra muzikore.

Zhvillimi i specifikimit të parë për disqet kompakte dixhitale shërbeu si bazë për krijimin e disqeve me një prezantim gjithëpërfshirës të informacionit, domethënë të aftë për të ruajtur jo vetëm informacione audio, por edhe tekst, grafikë dhe video. Sidoqoftë, specifikimi i parë lejoi që disku të funksiononte vetëm model specifik makinë. Specifikimi i dytë, i zhvilluar menjëherë më pas, përcaktoi edhe logjikën edhe formatet e skedarëve disk.

U pranua shpejt standard ndërkombëtar ISO-9660 për disqet dixhitale, të cilat përcaktuan formatet e tyre logjike dhe të skedarëve. Të gjithë disqet që përputhen ky standard, janë të pajtueshme me njëra-tjetrën. Ky standard përcakton mënyrën e regjistrimit sipas llojit të informacionit: tekst, grafikë, zë, etj. Standardi është i disponueshëm për çdo sistemi operativ, aktualisht ekzistues.

Për shkak të madhësisë së tij të vogël, kapacitetit të lartë, besueshmërisë dhe qëndrueshmërisë, disku kompakt audio është përdorur gjerësisht.

CD-ROM është lloji më i zakonshëm i diskut optik për përdorim në kompjuterët personalë.

CD-ROM është një disk kompakt me memorie të përhershme, i krijuar për të ruajtur dhe lexuar sasi të konsiderueshme informacioni (550 MB ose më shumë). Ai përmban informacion kompjuterik, i cili lexohet nga një disk drive i lidhur me PC.

CD-ROM-të u shfaqën në tregun e bazës së të dhënave në 1985 dhe janë një pllakë e rrumbullakët e printuar nga plastika.

Një CD-ROM mund të mbajë 150 mijë faqe tekst, që është e barabartë me 17 Bibla. Kapaciteti i një disku të tillë, me një madhësi të vogël prej 650 MB, është i barabartë me kapacitetin e rreth 450 diskeve tre inç.

CD-ROM i referohet multimedias, d.m.th., mediave audiovizuale interaktive që mundëson funksionimin e njëkohshëm me pajisje të lëvizshme. imazhe grafike, tekst dhe zë. Informacioni zakonisht paraqitet në formën e një kompleksi: grafikë - menu - hipertekst (një mjet për lidhje të njëpasnjëshme me tekstin dhe fragmentet grafike gjatë kërkimit informacionin e nevojshëm).

CD-ROM sipas dizajnit të tij, pamjen dhe parametrat fizikë janë pothuajse identikë me një CD audio. Pajisjet për leximin e informacionit nga një CD dhe CD-ROM janë në thelb të njëjta. Dallimet e vetme janë në atë që përdoret mënyra të ndryshme konvertimi i sinjalit në informacion të shfaqur. Lexuesi i kompjuterit punon si me CD-ROM ashtu edhe me CD audio.

Avantazhi kryesor i CD-ROM-it, në krahasim me të vështirë dhe floppy disqe, është kapacitet i lartë informacioni. Një veçori e veçantë e CD-ROM-it është se informacioni në disk nuk mund të ndryshohet dhe nuk mund të shkruhet në media direkt nga një kompjuter. Ka një tjetër Veçori CD-ROM. Informacioni mbi të ndodhet në një pistë të vetme spirale, dhe jo në shina rrethore, si në disqe magnetike. Ky vendosje informacioni ngadalëson leximin e tij në krahasim me përdorimin e një hard disk, gjë që rrit kohën e aksesit dhe ngadalëson transferimin e të dhënave. Për disqet magnetike të ngurtë, koha mesatare për të hyrë në informacion dhe për të transferuar të dhëna është afërsisht 35 m/sek, dhe për CD-ROM është 350-500 m/sek.

Kështu, ekzistojnë disa lloje të mediave ED, të cilat përfshijnë magnetike dhe optike.

1.2 Teknologjitë elektronike në punën në zyrë

Në Federatën Ruse, detyrat prioritare përfshijnë justifikimin ligjor për përdorimin e një dokumenti elektronik në punën e zyrës së organizatave, si dhe gjatë transferimit të dokumenteve elektronike për ruajtje, përfshirë ruajtjen e arkivit shtetëror. Një rol të caktuar në zgjidhjen e tyre i takon departamentit arkivor dhe VNIIDAD, i cili shfaq interes dhe merr pjesë drejtpërdrejt në zhvillimet përkatëse.

Hapi i parë në rregullimin e çështjeve të përdorimit të dokumenteve të krijuara nga teknologjia kompjuterike ishte zhvillimi i GOST 6.10.4-84 "Dhënia e forcës ligjore dokumenteve në media kompjuterike dhe dokumenteve tipografike të krijuara nga teknologjia kompjuterike. Dispozitat themelore”, ndër autorët e të cilit ishte Arkivi Kryesor i BRSS. Forma e standardit shtetëror u përdor për të ligjësuar forcën juridike të dokumenteve të reja.

Ekspertët vendas nuk kanë arritur ende në një kuptim të përbashkët të "dokumentit elektronik". Pasiguria çon në vështirësi në dhënien e fuqisë ligjore informacionit të regjistruar në media kompjuterike. E vetmja teknikisht mënyrë e mundshme dhënia e dëshmive për një “dokument elektronik” është përdorimi nënshkrim elektronik. I vetmi përkufizim i vlefshëm në një shkallë shtetërore është dhënë në GOST R 51141-98 "Menaxhimi i zyrës dhe arkivimi. Termat dhe Përkufizimet”, i cili përkufizon “dokumentin në media kompjuterike” si një dokument të krijuar duke përdorur media dhe metoda regjistrimi që sigurojnë përpunimin e informacionit të tij nga një kompjuter elektronik.

Standardi vendosi që kodi i makinës duhet të krijohet duke marrë parasysh kërkesat e standardeve shtetërore për sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Gradualisht shkrimi i shkrimit u zëvendësua nga shtypje kompjuterike.

Sa i përket mediave të makinerive, standardi vendosi gjithashtu për të detajet e detyrueshme të regjistrimit sipas llojit të dokumenteve të letrës:

o emri i organizatës që ka krijuar dokumentin

o vendndodhjen e organizatës që ka krijuar dokumentin ose adresën postare

o data e prodhimit të dokumentit

o kodi i personit përgjegjës për prodhimin e saktë të dokumentit në media kompjuterike ose kodi i personit që ka miratuar dokumentin.

U propozua që të vendosen detajet e kërkuara të dokumentit në media kompjuterike në një mënyrë që do të lejonte që detajet të identifikoheshin në mënyrë unike. Më vonë, gjatë zbatimit të standardit, pati propozime për vendosjen e detajeve në etiketa të veçanta, në zonën fillestare të shiritit, etj.

Në fakt, standardi siguroi përdorimin e vetëm printimeve të makinerive - mashinogrameve, të cilat filluan të lëshoheshin si dokumente tradicionale letre.

GOST 6.10.4-84 formoi bazën për përgatitjen e seksioneve të Institucionit Arsimor Buxhetor të Shtetit (VNIIDAD, 1991) dhe Udhëzimet standarde për punën e zyrës në ministritë dhe departamentet e Federatës Ruse (Rosarkhiv, M., 1992) në lidhje me kërkesat për dokumente të lexueshme nga makina.

Të gjitha dokumentet e mëvonshme rregullatore dhe metodologjike të VNIIDAD adresojnë përdorimin dhe ruajtjen e dokumenteve elektronike: në Udhëzimet standarde për punën e zyrës në organet ekzekutive federale, në Rregullat e reja për funksionimin e arkivave dhe arkivave shtetërore. organizatat qeveritare et al. (2007)

"Lista e dokumenteve standarde të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatave, duke treguar periudhat e ruajtjes" (Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2000) fokusohet gjithashtu në dokumentet "në media jo tradicionale", duke barazuar jetëgjatësinë e tyre me dokumente letre. Për shembull, neni 64 "Skedarët e kodifikimit, bazat e të dhënave (referenca, teksti i plotë) për aktet legjislative dhe dokumente të tjera rregullatore (udhëzime, rregulla)" nuk transferohen në ruajtjen e shtetit.

Interesi i departamentit arkivor pasqyrohet në Rregulloren për Fondin Arkivor të Federatës Ruse (Dekreti i Presidentit të Federatës Ruse të 17 Marsit 1994 N 552), i cili përcakton periudhën për ruajtjen e përkohshme të dokumenteve të pjesës shtetërore. i Fondit të Arkivit në media kompjuterike në arkivat e departamenteve - 5 vjet.

Mungesa e një akti legjislativ për nënshkrimet elektronike nuk është një pengesë reale për përdorimin e nënshkrimeve elektronike. Ekzistojnë akte legjislative të Federatës Ruse, në bazë të të cilave lëshohen rregulloret dhe udhëzimet e departamentit për të siguruar funksionimin ligjor të dokumenteve elektronike. Akte të tilla janë Ligji Federal "Për informacionin, teknologjitë e informacionit dhe mbrojtjen e informacionit" i datës 27 nëntor Nr. 149-FZ 2006 dhe Kodi Civil i Federatës Ruse i vitit 1995, nenet përkatëse të të cilit përdoren në rregulloret departamentale të Bankës Qendrore. të Rusisë, Banka Supreme Gjykata e Arbitrazhit Federata Ruse, Standardet shtetërore(për shembull, GOST R 34.10-94 " Teknologjia e Informacionit. Mbrojtja kriptografike informacion. Procedurat e marrjes së mostrave dhe verifikimit elektronik nënshkrim dixhital bazuar në një algoritëm kriptografik asimetrik”), etj. për mbështetjen ligjore të shkëmbimit dokumente elektronike.

Është përgatitur një projektligj model për nënshkrimin elektronik dixhital, i cili pritet të jetë një grup rregullash dhe procedurash të unifikuara brenda CIS, të cilat do të miratohen nga të gjithë pjesëmarrësit dhe do të futen në vendet përkatëse si akte legjislative. “Prania e një ligji të tillë do të sigurojë një shkëmbim ligjërisht të detyrueshëm të dokumenteve elektronike brenda CIS. Informacion në lidhje me projektligjin model të CIS." shih në revistën “Computerra” nr.13 (342) datë 11 prill 2000, faqet 26-27.

Duma e Shtetit miratoi Ligjin Federal "Për Nënshkrimin Dixhital Elektronik" të datës 13 dhjetor 2001 Nr. 129-FZ

Projektaktet e brendshme legjislative të sipërpërmendura nuk propozojnë futjen legjislative të teknologjisë për certifikimin elektronik të pandryshueshmërisë së të dhënave të transmetuara përmes kanaleve. komunikimet elektronike dokument.

Drejtimi kryesor i rregullimit legjislativ është njohja e forcës juridike të një nënshkrimi elektronik në një zonë të caktuar dhe kufizimi i përdorimit të tij në një zonë të caktuar. Teknologjia e nënshkrimit dixhital mbetet jashtë fushëveprimit të legjislacionit.

Zhvillimi i legjislacionit në fushën e informacionit duhet të sigurojë zgjerimin prodhimi i informacionit Dhe marrëdhëniet e informacionit për 5-10 vitet e ardhshme, të përshpejtohet procesi i informatizimit me fokus në përdorimin e synuar të informacionit në të gjitha sferat e jetës.

Problemi i teknologjive elektronike në punën në zyrë nuk duhet të reduktohet vetëm në krijimin e një "zyre pa letra". Sot, në kushte reale zhvillim i ngadaltë kuadri legjislativ ED në Federatën Ruse, këshillohet të theksohen problemet aktuale të një natyre dokumentare që i nënshtrohen zgjidhjes së sotme dhe, përpara konsolidimit legjislativ, të përpiqeni t'i zgjidhni ato si të përkohshme, duke dhënë një periudhë të përafërt prej 5 vjetësh.

Dhe para së gjithash, probleme të tilla përfshijnë përdorimin e teknologjive elektronike në punën tradicionale (d.m.th. në letër) në zyrë.

Duhet të vazhdojmë nga temat tradicionale me të cilat merret menaxhimi i dokumenteve dhe zgjidhjet e të cilave priten nga Agjencia Federale e Arkivave: mbështetja e dokumentacionit për menaxhim, punë në zyrë, dokumentacion organizativ dhe administrativ, ruajtje arkivore. Përveç kësaj, duhet të vazhdohet nga fakti se në praktikë, puna e zyrës mbetet e shkruar, letër, edhe kur nivel të lartë kompjuterizimi në organizatë. Për të mos thënë që ruajtja arkivore mbetet letër.

Sipas mendimit tim, mund të përmendim tre fushat më efektive për përdorimin e teknologjive elektronike në punën tradicionale të zyrës:

· Përgatitja e dokumenteve duke përdorur teknologji elektronike - kryhet sipas rregullave dhe duke përdorur formularët dhe format e dokumenteve të unifikuara. Në dalje, tekstet shtypen në letër dhe marrin formën e dokumenteve në përputhje me rregullat aktuale.

· Transmetimi elektronik i informacionit - përdoret për të përshpejtuar dërgimin e tij tek konsumatorët me nxjerrjen e mëvonshme të dokumenteve në letër. Detyra më urgjente është përcaktimi i vendit të transmetimit të dokumenteve faksimile në sistemin tradicional të punës në zyrë.

· Regjistrimi elektronik marrja e dokumenteve në sistem - përfshin përfshirjen në një të vetme sistemi i informacionit të gjitha dokumentet që lindin ose hyjnë në organizatë në çfarëdo forme në bazë të rregullave uniforme të regjistrimit. Grupi i regjistrimit përdoret për të krijuar kontabilitet, kërkim dhe kontroll mbi ekzekutimin e dokumenteve pa krijuar forma të tjera regjistrimi.

Duke marrë parasysh teknologjitë tradicionale për transferimin e dokumenteve brenda një organizate, formularët e kopjuar të regjistrimit në letër mund të përdoren për kontabilitet dhe kontroll. Përfshirja e një dokumenti në grupin e regjistrimit konfirmon faktin e ekzistencës së tij dhe përfundimin e veprimit që ai regjistron.

Kështu, qasja që unë propozoj është se në fazën aktuale - sipas të paktën, në pesë vitet e ardhshme, vëmendje prioritare nuk duhet t'i kushtohet problemeve të "dokumentit elektronik", por përdorimit të teknologjive elektronike në punën tradicionale të zyrës. Le të emërtojmë problemet e mëposhtme prioritare në funksionimin e teknologjive elektronike që duhet të zgjidhen:

· ruajtja e formularëve të dokumenteve që korrespondojnë me strukturën e dokumentacionit të shkruar të vendosur nga rregulloret moderne të fushës aktivitetet e menaxhimit

· bazat për ndarjen e origjinaleve dhe kopjeve

· kufizimi i gamës së situatave në të cilat ED mund, duhet dhe nuk duhet të përdoret

· mbi bazën e rregulloreve aktuale, vendosjen e bazës ligjore për njohjen e forcës juridike të ED dhe konsolidimin e tyre në udhëzimet, metodat e departamenteve, etj. dokumente për përdorim praktik dhe mbledhje informacioni për mangësitë e zhvillimeve.

Në veçanti, për momentin këshillohet që të braktisni përpunimin e GOST 6.10.4-84 dhe të përgatitni rekomandime metodologjike në emër të VNIIDAD (mund edhe të përkohshme udhëzime) mbi përdorimin e teknologjive elektronike në punën në zyrë. Përmbajtja e të tilla të avancuara, me përvojë zhvillimin metodologjik në parim mund të jetë si më poshtë:

· terminologji që korrespondon me ndërkombëtare

· kushtet për njohjen e fuqisë juridike të një dokumenti në media kompjuterike; rregulloret aktuale që lejojnë përdorimin e dokumenteve elektronike

· rastet përdorim i detyrueshëm një dokument letre i ngjashëm me atë elektronik (për shembull, në dokumentet për personelin - të dhënat personale, si dhe dokumentet e përhershme dhe ruajtje afatgjatë sigurimi i të drejtave të qytetarëve etj.)

· procedurën e vërtetimit të një dokumenti elektronik; metodat e identifikimit: nënshkrimi dixhital, letra motivuese ose dokument identifikimi dhe detajet e tij.

· përdorimi i fakseve, Email, dokumentet e marra nëpërmjet internetit; fuqi juridike imazhet e dokumentit në ekran

· transferimi i dokumenteve elektronike për ruajtjen arkivore të shoqëruar nga një homolog letre ose anasjelltas

· kufizimi i përdorimit të dokumenteve në formë elektronike(formular), për shembull, kur dërgoni njoftime, certifikata, ftesa, etj. qytetarët; gjatë lëshimit të dokumenteve mjekësore për qytetarët

· Në këtë fazë, nevoja për të ruajtur detajet e detyrueshme të dokumenteve të shkruara për dokumentet elektronike, duke pasur parasysh se në shumicën e rasteve ato do të konvertohen në formular letre.

Kur përdorni teknologji elektronike, sigurohuni që formulari i dokumentit të mbahet në përputhje me sistemet e unifikuara të dokumentacionit, standardet aktuale dhe rregulloret e tjera kur printoni dokumentin në letër.

Origjinale të detyrueshme në letër të dokumenteve me periudha të ruajtjes së përhershme dhe afatgjatë dhe dokumente që sigurojnë të drejtat e qytetarëve.

Kështu, mund të thuhet se ekziston një kuadër rregullator i mjaftueshëm për përdorimin praktik të ED, gjë që ndodh në praktikë, dhe, në të njëjtën kohë, natyra e pazgjidhur e të tilla. problemet aktuale, të tilla si përdorimi i analogëve të një nënshkrimi të shkruar me dorë, fakseve, postës elektronike dhe të gjitha metodave të reja të reja të regjistrimit dhe transmetimit të informacionit. Duke pasur parasysh rritjen e aktivitetit legjislativ në këtë fushë, këshillohet që në një kohë mjaft të shkurtër të përgatiten rekomandime të përkohshme, përdorim praktik e cila do t'ju lejojë të gjeni më shumë vendimet e drejta në aktet legjislative.

... Nr. 146 “Për konceptin e zhvillimit të punëve arkivore në Republikën e Kazakistanit për vitet 2001-2005” dhe Rezoluta e datës 11 qershor 2001 Nr. 797 “Për miratimin e programit për zhvillimin e çështjeve arkivore në Republikë”. të Kazakistanit për 2001-2005. Zhvillimi i Programit u diktua nga nevoja për të përmirësuar më tej industrinë arkivore, modernizimin e bazës materiale dhe teknike të institucioneve arkivore në rajon, ...

... // Çështjet e Sekretarisë 1997. Nr. 4. fq 19-24. 49. Dokumentet e menaxhimit me jetëgjatësi të përhershme të krijuara në veprimtaritë e organizatave tregtare joshtetërore (partneritetet dhe shoqëritë e biznesit, kooperativat prodhuese). VNIIDAD, 1996. Shtojca 1 SHA " Kompani ndërtimi UDHËZIME "Teknoliga" për punë në zyrë ___________№_______ MIRATUAR nga Drejtori i Përgjithshëm...

Këto vende karakterizohen nga statusi i lartë i shoqatave kombëtare profesionale të menaxherëve të të dhënave, si dhe nga interesi publik për çështjet mbështetje dokumentacioni menaxhimi. 2.1 Menaxhimi elektronik i dokumenteve në Australi Veprimtaritë e autoriteteve arkivore në Australi në fushën e rregullimit normativ dhe metodologjik të çështjeve të menaxhimit të dokumentacionit janë aktualisht...