Në sfondin e futjes së gjerë të teknologjive të informacionit dhe telekomunikacionit në organizatat ruse, shtetërore dhe tregtare, ekziston një interes serioz për automatizimin e përgatitjes dhe punës me dokumente dhe futjen e teknologjive kompjuterike për institucionet arsimore parashkollore. Dëshmi për këtë është rritja e shpejtë e tregut rus për teknologji të tilla dhe sisteme të menaxhimit të dokumenteve (DMS). Kjo konfirmohet nga fusha e punës në kuadër të programit federal "Rusia elektronike" dhe programe të ngjashme rajonale. Sidoqoftë, futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve kërkon zgjidhje jo aq të problemeve teknologjike, sa organizative dhe ligjore, dhe kryesisht në një mënyrë evolucionare.
Natyrisht, dokumentet e letrës dhe ato elektronike do të bashkëjetojnë në baza të barabarta për një kohë të konsiderueshme, prandaj DMS-të e përdorura në organizata duhet të ofrojnë mbështetje për rrjedhën e dokumenteve elektronike dhe tradicionale (letër, foto, film, etj.) dhe procesin e tranzicionit racional. nga njëri te tjetri.
Organizimi i administratës publike në Rusi ka qenë gjithmonë një problem - një vend i madh, kostoja e lartë e vendimeve menaxheriale dhe një aparat administrimi i rëndë, kërkonte krijimin e një sistemi të caktuar që minimizonte pasojat e vendimeve joefektive dhe irracionale. Ai u ndërtua mbi ndarjen e funksioneve të ekzekutimit thelbësor të dokumenteve dhe kontrollit të ekzekutimit. Kontrolli mbi lëvizjen dhe ekzekutimin e dokumenteve iu besua njerëzve të veçantë - nëpunësve, të cilët regjistronin informacione për dokumentet hyrëse, dalëse dhe të brendshme, rezolutat (udhëzimet) për dokumentet dhe ekzekutimin e tyre, si dhe lëvizjen (transferimin) dhe arkivimin e dokumenteve brenda organizimi. Teknologjia e një sistemi të tillë bazohet në:
- udhëzime për punë në zyrë;
- nomenklatura e lëndëve;
- kartën e regjistrimit (RK) të dokumentit;
- indekset e kartave që kombinojnë grupe RC;
- regjistrat e transferimit të dokumenteve;
- kartat e kontrollit.
Vërtetë, përplasjet ligjore dhe organizative lindën këtu në lidhje me nevojën për të menaxhuar të drejtat e aksesit në informacione rreth dokumenteve, gjë që e bëri problematik përdorimin e drejtpërdrejtë të GJYKATAVE perëndimore (edhe nëse nuk marrim parasysh koston e tyre përrallore). Si rezultat, në vitet 1990, u shfaqën mjaft sisteme ruse me shkallë të ndryshme kompleksiteti, duke siguruar funksionalitetin e përshkruar më sipër - nga kabinetet më të thjeshta të dosjeve deri te produktet mjaft të zhvilluara afër atyre të kutive (Hirushja, Delo-96, etj.), si dhe një kompleks i tërë shtesash mbi Lotus Notes.
Të gjitha, me shkallë të ndryshme të plotësisë, siguruan proceset e regjistrimit të dokumenteve, kontabilitetit të rezolucionit, kontrollit të ekzekutimit, kërkimit të dokumenteve sipas kërkesave të ndryshme, gjenerimit të të gjitha llojeve të raporteve, etj. Sistemet më të avancuara bënë të mundur edhe organizimin e kontabilitetit të lëvizja e dokumenteve në letër. Kështu, sistemet e automatizimit të zyrës kishin për qëllim të mbështesin aktivitetet e personelit të zyrës, dhe jo zyrtarëve, dhe siguruan punë me dokumentet e RK, dhe jo me vetë dokumentet. Vini re se sisteme të tilla janë ende të rëndësishme sot. Në të njëjtën kohë, teknologjitë kompjuterike të institucionit arsimor parashkollor duhet të ofrojnë:
- mbështetje për punën jo vetëm të personelit të institucionit arsimor parashkollor, por edhe të zyrtarëve;
- aftësia për të bashkangjitur skedarët e dokumenteve në WG;
- mundësia e zgjerimit të përbërjes së atributeve në RK për lloje të veçanta të dokumenteve;
- mbështetje për punën kolektive në dokumente dhe shqyrtimin paraprak të tyre gjatë shikimit;
- aftësia për të kërkuar nëpër tekstin e dokumenteve;
- aftësia për të përdorur shabllone dokumentesh, për të ndërtuar tekste nga kthesat e përcaktuara, për të fituar akses në dokumentet rregullatore (aktet ligjore rregullatore dhe aktet ligjore rregullatore teknike).
- dokumentet mund të merren në formën e dosjeve direkt nga interpretuesit dhe autorët;
- dokumentet mund të skanohen në hyrje, dhe më pas të punojnë me imazhet e tyre elektronike;
- dokumentet mund të merren nga fondet përkatëse të informacionit (sistemet e informacionit, bazat e të dhënave, faqet e internetit, portalet).
Kështu, është shfaqur një klasë teknologjish që mund të quhet letër-elektronike, kur pothuajse e gjithë puna brenda një organizate kryhet me skedarë dokumentesh brenda kornizës së një sistemi të caktuar të automatizuar. Dokumentet e letrës në këtë teknologji shpesh skanohen menjëherë pas regjistrimit, dhe më pas ato punojnë me një version elektronik (në formën e një skedari imazhi - si rregull, nuk ka nevojë ta njohësh atë përpara tekstit). Vetë origjinali vendoset më pas në skedar dhe nuk përdoret më.
Futja e kësaj teknologjie lejon
- përshpejtoni lëvizjen e dokumenteve në të gjithë organizatën;
- garantojnë shqyrtimin në kohë të dokumenteve;
- të sigurojë kontroll efektiv mbi ekzekutimin e dokumenteve;
- për të rritur efikasitetin e punës si të zyrtarëve individualë ashtu edhe të organizatës në tërësi;
- zvogëloni koston e dublimit, transferimit dhe ruajtjes së kopjeve të dokumenteve në letër;
- t'u ofrojë interpretuesve të dokumenteve mundësinë për të përdorur bazën më të plotë të dokumentacionit.
Kur vendet e punës të të gjithë punonjësve janë të automatizuara dhe futet teknologjia letre-elektronike, lind nevoja për përmirësime të mëtejshme dhe braktisje të origjinaleve të letrës, të paktën për ato dokumente cikli jetësor i të cilëve zhvillohet në organizatë (dokumentet e brendshme). Por edhe këtu lindin një sërë çështjesh teknologjike (prania dhe përdorimi i EDS, numri i tyre, prania dhe përdorimi i qendrave të certifikimit, siguria e informacionit dhe mbrojtja e informacionit), dhe çështje ligjore (forca ligjore dhe dëshmitë e dokumenteve elektronike, statusi i tyre zyrtar , dorëzimi i dokumenteve elektronike pranë autoriteteve inspektuese ). Duke marrë parasysh këtë, sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve duhet të sigurojë:
- ruajtja në sistem dhe dërgimi i skedarëve të dokumenteve të nënshkruara nga EDS;
- disponueshmëria e nënshkrimeve dixhitale për zyrtarët;
- përgatitja e dokumenteve elektronike, duke përfshirë procedurat e nevojshme për miratimin dhe nënshkrimin "elektronik";
- duke u dhënë dokumenteve elektronike statusin e dokumenteve zyrtare.
Libri: Dokumentar Shënime Leksionesh
SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONIT TË MENAXHIMIT SEKSIONI 1. MBËSHTETJA E INFORMACIONIT DHE DOKUMENTACIONIT TË MENAXHIMIT 1.1. Vlera e dokumentacionit të menaxhimit
Dokumenti kryen shumë funksione. Standardi shtetëror 16.487-83 përcakton një dokument si një objekt material me informacion të fiksuar në mënyrë të krijuar nga njeriu për transmetimin e tij në kohë dhe hapësirë, përcakton funksionin e përgjithshëm të një dokumenti si mbartës informacioni. Ky funksion i dokumentit është veçanërisht i rëndësishëm në menaxhimin operacional. Pas përdorimit të dokumentit në punën aktuale, ai kryen një funksion tjetër të rëndësishëm - ai vepron si një burim historik. Këto karakteristika tërhoqën vëmendjen e punonjësve të menaxhimit dhe arkivistëve. Organet drejtuese, institucionet e pushtetit duhet të ndërveprojnë në punën e tyre.
Gjatë periudhës së ristrukturimit të sistemit të menaxhimit, dokumenti kryen një sërë funksionesh teorike që zbatohen brenda disiplinave shkencore të menaxhimit të dokumenteve dhe kërkimit arkivor.
Teknologjia e menaxhimit, e reduktuar në një skemë të thjeshtë, mund të përfaqësohet në formën e vendimmarrjes, organizimit të zbatimit të saj dhe kontrollit mbi zbatimin e saj. Një skemë e tillë mund të përdoret si në rastin e ngjarjeve më të thjeshta një herë, ashtu edhe në organizimin e sistemeve komplekse sektoriale mbarëkombëtare. Këto sisteme do të ndryshojnë në shkallën e përgatitjes së vendimmarrjes, organizimit të zbatimit të tij (personeli, financa, furnizimi, zbatimi etj.) dhe organizimi i kontrollit mbi zbatimin. Në të gjitha rastet, pjesët e specifikuara duhet të instalohen.
Çdo vendim nuk lind nga hiçi, ai mund të merret vetëm në bazë të informacionit për këtë çështje. Në këtë rast duhen vënë në dukje dy kushte të rëndësishme: së pari, informacioni duhet të jetë në kohë dhe së dyti, duhet të jetë i mjaftueshëm për të marrë vendimin e nevojshëm. Nëse informacioni vjen me vonesë, ju humbni mundësinë për të marrë pjesë në ndonjë veprim, ngjarje. Domethënë, mundësia ose shansi humbet. Nga ana tjetër, nëse informacioni është i pamjaftueshëm ose vetëm gjysma dini diçka,
Vendimi juaj mund të jetë jo vetëm jo më i miri, por edhe i gabuar, pasi nuk i keni marrë parasysh të gjithë faktorët.
Aktualisht, sasia e informacionit dyfishohet çdo tre vjet. Kjo është për shkak të zhvillimit të shoqërisë. Çdo subjekt ose çdo person individualisht mund të ekzistojë vetëm kur ka një shkëmbim informacioni. Në kushtet e marrëdhënieve të tregut, situata ekonomike po ndryshon me shpejtësi, ndërmarrjet tregtare "mbijetojnë" vetëm nëse e dinë në kohën e duhur se çfarë, kur, si dhe sa kushton. Informacioni ka qenë prej kohësh një mall. Kushdo që zotëron informacionin zotëron situatën, dhe anasjelltas.
Kjo dëshmon për ndryshime të rëndësishme në organizimin e burimeve të informacionit në shoqëri, tregon se informacioni dhe një dokument, si bartës i tij, ndikojnë në të gjitha aspektet e menaxhimit, si dhe në funksionimin e strukturave të ndryshme që ndikojnë në rezultatin përfundimtar në sferën ekonomike.
Shërbimi i informacionit dhe dokumentacionit vepron si funksioni kryesor (kryesor) i menaxhimit të sigurisë (shërbimit), zbatimi i të cilit kërkon njohuri të veçanta - profesionale. Efikasiteti dhe qartësia në aktivitetet e çdo lënde varet nga mënyra se si është organizuar kjo punë.
Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit kryhet nga njësi të veçanta strukturore: menaxhimi i biznesit, departamenti i përgjithshëm, zyra, sekretariati (ose ndihmës sekretari). Këto njësi duhet të jenë të pajisura me specialistë. Ndihmëssekretari duhet të ketë edhe arsim të specializuar, në varësi të nivelit të drejtuesit dhe nivelit të formimit të tij.
Puna e çdo aparati administrativ, si çdo punë në përgjithësi në kohën tonë, duhet të kryhet në përputhje me kërkesat e organizimit shkencor të punës. Kjo do të thotë se nuk ka punë që nuk ka nevojë të organizohet siç duhet dhe personi që kryen këtë punë duhet të jetë i njohur me veçoritë e zbatimit të saj. Për ta bërë këtë, puna duhet të ndahet në komponentë të caktuar - nga operacionet më komplekse deri tek ato më të thjeshta. Secila pjesë duhet të përpunohet, domethënë të organizohet në mënyrën më të mirë të mundshme, pasi në asnjë punë nuk ka gjëra të vogla, gjithçka duhet menduar. Organizimi shkencor i punës përbëhet nga operacione të tilla të menduara, të organizuara saktë. Si të kryhet saktë kjo apo ajo punë përcaktohet nga dokumentet rregullatore dhe metodologjike.
Në fushën e menaxhimit, ata kryesisht punojnë me informacione dhe dokumente që veprojnë si bartës të tij. Dokument-objekt dhe rezultat i punës në fushën e menaxhimit.
Puna me mbështetjen e informacionit dhe dokumentacionit përbëhet nga të njëjtat operacione. Ajo kryhet vetëm nga disa subjekte me metoda tradicionale (me dorë), nga të tjerët - me anë të mekanizimit dhe automatizimit. Por të gjitha fazat e punës me dokumente mbeten. Prandaj, çdo punonjës i shkollimit elementar i aparatit administrativ jo vetëm që duhet të hartojë dhe ekzekutojë saktë dokumentet, por edhe të dijë se çfarë lloje pune kryhen me to.
Çdo punë sot po përmirësohet duke futur makina dhe procese të reja. Në fushën e menaxhimit, vetëm puna me dokumente mund të mekanizohet dhe përpunimi i informacionit që përmban dokumentet mund të automatizohet.
Por përpunimi i dokumenteve makinerike ka kërkesat e veta. Lidhur me dokumentet, kërkesat për formatin e tyre, radhën e ekzekutimit, paraqitjen e tekstit.
Dokumenti mund të ndahet edhe në pjesët më të thjeshta përbërëse (kushtet) dhe në secilën pjesë ka rregulla për shkrimin dhe dizajnin sa më korrekt. Këto rregulla janë të parashikuara në DSTU 4163-2003. Kërkesat për shkresa përshkruhen gjithashtu në detaje të mjaftueshme në sistemin e dokumentacionit të menaxhimit, pasi në të gjitha dokumentet mund të dallohen të njëjtat pjesë përbërëse (kushtet) duke ekzaminuar procedurën e përpilimit dhe lëshimit të këtyre detajeve (drejtshkrimi i adresës, datat, vulat e miratimit, etj. miratimi, procedura e përfundimit, etj.). Këto kërkesa përcaktohen nga DSTU 4163-2003.
Me një dokument përpilohet vetëm veprim një herë. Dokumentet veprojnë në ndërveprim të ngushtë me njëri-tjetrin dhe formojnë një sistem dokumentimi. Standardi shtetëror përcakton sistemin e dokumentacionit si një grup dokumentesh të ndërlidhura në një fushë të caktuar veprimtarie.
Ekzistojnë sisteme të dokumentacionit financiar, parësor dhe kontabël të objekteve dhe subjekteve buxhetore, dokumentacionit kontabël dhe monetar, organizativ dhe administrativ etj. Kështu, çdo drejtues duhet të jetë në gjendje të tërheqë dhe të njohë sistemin e dokumentacionit me të cilin punon. Për shembull, një punonjës i departamentit të personelit duhet të dijë dhe të jetë në gjendje të hartojë dhe ekzekutojë të gjitha dokumentet e personelit,
si dhe kontratat dhe marrëveshjet e punës. Por më të zakonshmet janë dokumentet organizative dhe administrative me të cilat duhet të merret çdo menaxher. Këtu përfshihen dokumente organizative si statuti, rregulloret, udhëzimet, dokumentet administrative-urdhrat, urdhrat, udhëzimet, vendimet, vendimet; informacione dhe akte referencë, certifikata, raporte dhe shënime shpjeguese, si dhe llojet më të zakonshme të dokumenteve zyrtare - letra, telegrame, mesazhe telefonike. Çdo lloj dokumenti i përmendur ka veçoritë e veta në hartimin dhe paraqitjen e tekstit, të cilat nuk janë të vështira për t'u studiuar.
Procedura për të punuar me dokumente ndahet gjithashtu në faza të caktuara. Çdo fazë ka teknikat e veta për zbatimin më të mirë. Kjo punë fillon me marrjen dhe përpunimin parësor të dokumenteve. Kjo fazë është e pavarur nga mënyra e transmetimit të informacionit: me postë, personalisht, telegraf, faks. Si rregull, kjo punë kryhet në mënyrë qendrore dhe përbëhet nga operacione thjesht teknike, të detajuara në rregulla dhe udhëzime.
Regjistrimi i dokumenteve është një fazë e rëndësishme. Gjatë procesit të regjistrimit, mbahen shënime për dokumentet e pranuara, por më e rëndësishmja është regjistrimi i treguesve për dokumentin, të cilët lejojnë organizimin e kontrollit mbi zbatimin e tij dhe punën e informacionit dhe referencës me dokumentet, d.m.th. gjatë procesit të regjistrimit vendoset një bankë të dhënash për dokumentet që qarkullojnë në objekt ose subjekt.
Faza tjetër është e lidhur ngushtë me regjistrimin e dokumenteve - kontrolli mbi zbatimin. Kontrolli urgjent i organizuar në mënyrë korrekte ju lejon të dini në çdo kohë se çfarë duhet bërë dhe e ndihmon subjektin të planifikojë në mënyrë efektive ditën e tij të punës.
Organizimi i punës së informacionit dhe referencës varet gjithashtu nga formulimi i regjistrimit të dokumenteve. Shërbimi i informacionit dhe dokumentacionit ose sekretari kërkohet të lëshojë një certifikatë në pak minuta: ku, me kë, në cilën fazë të punës është ndonjë dokument, si dhe t'i përgjigjet pyetjes: cilat dokumente përmbajnë informacion për një problem të veçantë që ju intereson. . Regjistrimi mund të bëhet manualisht - në karta ose automatikisht - në një kompjuter. Teknologjia për regjistrimin e dokumenteve është përshkruar mirë në manualet rregullatore dhe metodologjike.
Pas përpunimit dhe regjistrimit fillestar, dokumenti dërgohet për ekzekutim. Kjo fazë shoqërohet me problemin e rrjedhës së drejtpërdrejtë të lëvizjes së dokumentit. Lëvizja e dokumentit te interpretuesi, duke pasqyruar sistemin e organizimit të menaxhimit. Me një shpërndarje të qartë të përgjegjësive dhe delegim të autoritetit, dokumenti shkon menjëherë në ekzekutim. Me një sistem menaxhimi të centralizuar, kur drejtuesi merr përsipër zgjidhjen e të gjitha çështjeve, qoftë edhe të vogla, çdo dokument shkon tek ai për zgjidhje dhe më pas shkon në ekzekutim. Kështu, dokumenti i përgatitur do të shkojë nga poshtë lart - nga kontraktori, me miratime të shumta, në kokën për nënshkrim. Lëvizja e dokumentit pasqyrohet qartë nga operagrami dhe ju lejon të shihni të gjitha operacionet e përsëritura dhe të panevojshme.
Faza tjetër është ruajtja aktuale e dokumenteve. Çdo dokument, pasi informacioni i regjistruar në të është përdorur në procesin e menaxhimit, kryen funksionin e ruajtjes dhe akumulimit të informacionit në mënyrë që ky informacion të mund të kthehet përsëri kur të lind nevoja. Për këtë, dokumentet duhet të vendosen në mënyrë që dokumenti i kërkuar të gjendet në pak minuta. Meqenëse ka shumë dokumente që depozitohen në procesin e punës së subjektit, organizimi i tyre në ruajtjen aktuale kërkon një klasifikim paraprak, domethënë shpërndarje në grupe (raste) për kërkimin e tyre të shpejtë. Për shpërndarjen e dokumenteve për çështjet, po zhvillohet klasifikuesi më i thjeshtë - nomenklatura e lëndëve. Kjo është një listë e sistemuar e titujve të çështjeve që zhvillohen në lëndë.
Nomenklatura është dokumenti më i rëndësishëm. Një nomenklaturë e përpiluar mirë e rasteve ju lejon të keni një ruajtje aktuale të mirë të dokumenteve. Megjithatë, përpilimi i nomenklaturës kërkon njohuri të veçanta. Përvoja shumëvjeçare në hartimin e nomenklaturës na lejon të pohojmë se vetëm një specialist nëpunës ose një arkivist mund të hartojë një nomenklaturë. Nëse vetë subjekti nuk mund të hartojë me kompetencë nomenklaturën, duhet të kontaktoni. në shërbimin arkivor. Mbulesat e rasteve fillohen sipas nomenklaturës. Projektimi i kopertinave dhe shpërndarja e dokumenteve brenda dosjeve duhet të kryhet gjithashtu duke marrë parasysh rregulla të veçanta.
Hartimi i një nomenklature të çështjeve, formimi i çështjeve dhe siguria e tyre lidhur me ekzaminimin e vlerës së dokumenteve. Ekspertiza kuptohet si përcaktimi i vlerës praktike dhe shkencore të dokumenteve, përcaktimi i kushteve të ruajtjes së tyre. Në varësi të vlerës së dokumenteve, ato mund të kenë periudha të ndryshme ruajtjeje: afatshkurtër (deri në 10 vjet), ruajtje afatgjatë (në thelb, këto janë dokumente të personelit që ruhen për 25-75 vjet) dhe të përhershme. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve mund të përcaktohen në libra referencë të veçantë, të cilët quhen "Listat e dokumenteve sipas kohës së ruajtjes". Ato janë standarde dhe departamentale. Ekziston një listë standarde për dokumentet e menaxhimit, dokumentacionin shkencor dhe teknik, dokumentet filmike dhe fotografike; listat e departamenteve për pothuajse të gjitha sferat e veprimtarisë (kulturë, shëndetësi, kinematografi, bujqësi, etj.). Lista e departamenteve përfshin më në detaje dokumentet që krijohen në rrjedhën e veprimtarive të një zone të caktuar. Periudhat e ruajtjes së dokumenteve përcaktohen gjatë formimit të rasteve, pasi nuk lejohet të formohen dokumente të periudhave të ruajtjes së përhershme dhe të përkohshme në një rast. Përndryshe, dokumentet do të duhet të riorganizohen. Procedura për ekzaminimin dhe regjistrimin e rezultateve të saj përshkruhet mirë në dokumentet rregullatore dhe metodologjike.
1, së fundi, faza përfundimtare e punës me dokumentet është përgatitja e rasteve për ruajtje afatgjatë ose për dorëzimin e tyre në arkiv. Në punën operative, si rregull, rastet përdoren për dy vjet - vitin aktual dhe të fundit. Rastet e viteve të mëparshme duhet të përpunohen dhe të transferohen në arkivin e subjektit (nëse ka) ose të transferohen për ruajtje në një kabinet tjetër. Përpunimi i çështjeve kryhet në përputhje me rregullat e përcaktuara. Nëse kjo punë kryhet rregullisht, çdo vit, punët e subjektit do të jenë në rregull të përsosur dhe kërkimi i dosjeve dhe dokumenteve të nevojshme nuk do të jetë i vështirë.
Procedura për përgatitjen dhe ekzekutimin e dokumenteve dhe organizimin e të gjitha fazave të punës me to përshkruhen në detaje të mjaftueshme në dokumentet rregullatore dhe metodologjike. Çdo subjekt ose objekt duhet të ketë një paketë dokumentesh, dhe nëse ato janë të mëdha - në secilën njësi strukturore.
Arkivistët që monitorojnë veprimtarinë e objekteve ose subjekteve duhet, para së gjithash, të japin këshilla, të përcaktojnë se cilat dokumente rregullatore dhe metodologjike duhet të jenë në subjekt ose objekt, me ndihmën e të cilave mund të gjeni përgjigjen e shumë pyetjeve në lidhje me përgatitjen, përpunimin. , organizimi i dokumenteve.
Paketa e dokumenteve rregullatore dhe metodologjike përbëhet nga dy pjesë. Pjesa e parë duhet të përmbajë dokumente rregullatore dhe metodologjike kombëtare, kompleti i të cilave duhet të shitet i plotë në institucionet arkivore jo vetëm në qendër, por edhe në terren. Këto dokumente përfshijnë:
Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit
menaxhimi. Dispozitat themelore. Kërkesat e përgjithshme për dokumente dhe
shërbimet e mbështetjes së dokumentacionit.
Udhëzim tipik mbi njohuritë referuese në objekte dhe lëndë.
Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistemi i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumente.
Rregullat bazë për punën e arkivave të departamenteve.
Lista e dokumenteve tipike që krijohen në proces
veprimtaritë e komiteteve shtetërore, objektet, subjektet me përcaktimin e termave
ruajtjen e tyre.
Është e dobishme që subjektet që merren me çdo ankim të qytetarëve të kenë një "Rregullore standarde për mbajtjen e evidencës për çështjet e ankesave, kërkesave dhe ankesave të qytetarëve në organet e administratës shtetërore dhe ndërmarrjet", e cila përcakton procedurën dhe metodologjinë e punës me këtë kategori. të dokumenteve.
Pjesa e dytë e paketës është formuar nga dokumentet organizative, rregullatore dhe metodologjike të vetë subjektit. Ai përfshin:
Kartë ose rregullore për një objekt ose subjekt.
Rregullore për njësinë strukturore (nëse lënda ka një strukturë të degëzuar).
Përshkrimet e punës së punonjësve të divizioneve strukturore.
Udhëzime për mbarëvajtjen e punëve të kësaj lënde.
Nomenklatura e rasteve.
Tabela e formave të dokumenteve të ndarjeve strukturore ose
subjekti në tërësi.
Lidhur me tre dokumentet e fundit, udhëzimi për punën në zyrë duhet të konkretizohet për një lëndë të caktuar me shembujt e tij, nomenklaturën e rasteve dhe tabelën e formularëve të dokumenteve me mostra të dokumenteve që mund të zhvillohen në baza të pavarura ose të jenë punonjës të shërbimin lokal arkivor.
|
|
Tema 2. 3 Teknologjitë e informacionit për mbështetjen dokumentare të aktiviteteve të menaxhimit Pyetje edukative: 1. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit për menaxhimin si proces teknologjik 2. Sistemet e informacionit të orientuara nga dokumentet 3. Karakteristikat e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje të ndryshme 4. Organizimi i rrjedhës elektronike të dokumenteve
1. Mbështetja e informacionit dhe dokumentacionit të menaxhimit si proces teknologjik Siç e dini, procesi i menaxhimit përfshin një grup të caktuar operacionesh tipike teknologjike për: n mbledhjen dhe përpunimin e informacionit që përmbahet në dokumente; n përgatitjen e një vendimi drejtues, miratimin dhe dokumentimin e tij, komunikimin me interpretuesit; n ekzekutimin e vendimit dhe kontrollin e ekzekutimit; n mbledhjen e informacionit për performancën, transferimin e informacionit nëpërmjet kanaleve vertikale dhe horizontale; n ruajtjen dhe marrjen e informacionit. Secili nga operacionet e listuara zbatohet në një formë lëndore, dokumentare, të krijuar si tradicionalisht (me dorë) ashtu edhe me ndihmën e një kompjuteri. Në praktikë, vendimet e menaxhimit të padokumentuara janë, në thelb, ndihmëse, operacionale dhe organizative dhe kanë natyrë paraprake.
Në procesin e punës dhe aktiviteteve shoqërore të një personi, lindin dokumente që regjistrojnë, pasqyrojnë dhe konsolidojnë lidhje komplekse informative midis njerëzve dhe formacioneve të tyre të ndryshme. Çdo dokument i veçantë është një akt i vetëm dokumentues si një proces i pavarur teknologjik. Në të njëjtën kohë, aktivitetet e organizatave individuale, ndërmarrjeve industriale reflektohen në mënyrë aktive nga një grup dokumentesh të ndërlidhura, të ndërvarura dhe organikisht të ndërvepruara, të cilat janë të bashkuara nga koncepti bazë i sistemit të dokumentacionit. Ligji Federal "Për Informacionin, Informatizimin dhe Mbrojtjen e Informacionit" përcakton konceptin e "dokumentit" si informacion i regjistruar në një medium material me detaje që lejojnë identifikimin e tij. Një dokument është një medium i prekshëm mbi të cilin zbatohen disa informacione që pasqyrojnë gjendjen e sistemit, ose një vendim i marrë me një përmbajtje të përcaktuar rreptësisht në një formë të rregulluar. Ai ka dy veti dalluese: multifunksionalitetin dhe praninë e forcës ligjore. Ndër funksionet që zbatohen me ndihmën e dokumentit përfshijnë regjistrimin e informacionit parësor ose vendimin e marrë, transmetimin, përpunimin dhe ruajtjen e informacionit. Prania e fuqisë ligjore sigurohet nga nënshkrimi i nevojshëm i personit përgjegjës për saktësinë e informacionit që përmban dokumenti.
Sistemi më i përgjithësuar dhe më integral është sistemi i dokumentacionit mbarëkombëtar, i cili përfshin pothuajse të gjitha llojet e dokumenteve të krijuara dhe të zbatuara në shkallë kombëtare. Ky sistem, nga ana tjetër, formohet nga një sërë nënsistemesh, të cilat klasifikohen sipas lëndës, gjeografike, funksionale, hierarkike dhe veçorive të tjera thelbësore. Pra, sistemet funksionale përfshijnë planifikimin, raportimin dhe dokumentacionin statistikor, furnizimin dhe marketingun dhe financiar, të natyrshme në të gjitha, pa përjashtim, organet drejtuese të ekonomisë kombëtare të Rusisë. Sistemet e dokumentacionit sektorial pasqyrojnë aspektet organizative të organeve drejtuese sektoriale (departamentale), të cilat përfshijnë aktivitetet e ministrive, departamenteve, departamenteve dhe departamenteve të niveleve federale, rajonale dhe lokale të qeverisjes. Me futjen e teknologjisë kompjuterike elektronike dhe stacioneve të automatizuara të punës (AWP) në përpunimin e informacionit dokumentar, koncepti i mbështetjes së menaxhimit të informacionit dhe dokumentacionit është bërë legjitim, i cili përfshin një grup të organizuar punimesh për marrjen, përpunimin, ruajtjen dhe lëshimin e informacionit dhe dokumenteve. konsumatorit (pajtimtarit) si bartës të tij material.
Me futjen e teknologjisë kompjuterike në proceset e dokumentacionit, zinxhiri teknologjik ndryshon, pasi specialisti dhe menaxheri kanë mundësinë të punojnë si me tekstin e plotë të dokumentit ashtu edhe me fragmente që përmbajnë informacionin e nevojshëm. Futja e teknologjive moderne të informacionit dhe pajisjeve të zyrës në proceset dokumentare është mjaft efektive, por kërkon respektimin e të paktën dy kushteve themelore: uniformitetin e formateve dhe ndërtimin racional të teknologjisë së përpunimit të dokumenteve, në të cilën operacionet e të njëjtit lloj do të përqendroheshin në një. vend. Efektiviteti i sistemeve të menaxhimit të informacionit sigurohet nga vëllime të konsiderueshme të procedurave tipike organizative dhe teknologjike në 1) përpunimin e informacionit, 2) vendimmarrjen dhe 3) përdorimin e një grupi stacionesh pune të automatizuara.
Sistemi i menaxhimit të informacionit (IMS) është një grup mjetesh të menaxhimit organizativ, teknik, teknologjik dhe metodologjik (PC, telefon, faks, etj.), Sigurimi i një vendi pune (mobilje, kasaforta, etj.), profesionalizmi i menaxherëve dhe specialistëve të prodhimit. arsimimi i përgjithshëm dhe kultura e informacionit, sistemi mbështetës i dokumentacionit dhe vetë informacioni. Sistemi i rrjedhës së punës në proceset e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit luan një rol thelbësor në formimin e mjedisit të jashtëm dhe të punës që ofron të ashtuquajturën komoditet informacioni: marrjen e informacionit të duhur në kohën e duhur. Në procesin e mbështetjes së informacionit dhe dokumentacionit, subjektit të menaxhimit i kërkohet të ndajë informacionin e vlefshëm nga "zhurma", për të nxjerrë në pah pjesën prioritare që ju lejon të analizoni gjendjen reale të sistemit dhe të përgatisni një vendim të informuar. Duke folur për karakteristikat më thelbësore të informacionit, duket e përshtatshme të veçohen: vëllimi (sasia), besueshmëria (vërtetësia), vlera, pasuria (përmbajtja e informacionit), hapja (besueshmëria). Vëllimi i informacionit të perceptuar përfshin tre nivele: nivelin e tepricës së informacionit dhe, deficitin e informacionit, nivelin e kërkuar të informacionit.
Besueshmëria e informacionit shoqërohet me procesin e përshtatshmërisë së pasqyrimit të informacionit real në vëllimin e përgjithshëm të informacionit të perceptuar. Ekspertët në fushën e informatizimit vërejnë praninë e tre niveleve të besueshmërisë: absolute (100%), e besueshme (më shumë se 80%), negative (më pak se 80%). Besueshmëria varet kryesisht nga teknologjia e rrjedhës së dokumenteve, e zbatuar në mjetet e mekanizimit dhe automatizimit: sa më pak punë njerëzore përdoret në mbledhjen, përpunimin, transmetimin dhe ruajtjen e informacionit, aq më e lartë është besueshmëria e tij. Nga praktika dihet se informacionet më kontradiktore mund të merren për të njëjtën ngjarje, në varësi të teknologjisë dhe aspekteve të përpunimit të saj analitik dhe sintetik. Përvoja e shërbimeve të mbështetjes së dokumentacionit konfirmon se besueshmëria e informacionit varet ndjeshëm nga parametrat kohorë të zbatimit të rrjedhës së dokumentit. Pra, vonesa e informacionit absolutisht të besueshëm mund të çojë në absurditetin e tij (për shembull, informacioni për çmimin e aksioneve në bursë). Vlera e informacionit nga pikëpamja ekonomike karakterizohet nga një ulje e kostos së llojeve të ndryshme të burimeve (energji, materiale, kohë, financa) për marrjen e vendimit të duhur.
Vlera ka katër nivele: zero (pa kursyer burime), e mesme (duke ulur koston e rritjes së fitimeve me më shumë se 10%), e lartë (më shumë se gjysma), e lartë (më shumë se 10 herë). Vlera përcakton informacionin si një kategori ekonomike (mallra që kanë një vlerë përdorimi). Me vlerë të madhe janë, për shembull, modelet e simulimit të prodhimit që lejojnë një menaxher të parashikojë në mënyrë të arsyeshme pasojat e mundshme të vendimeve alternative të marra. Si rregull, shërbimet e informacionit të nivelit të vlerës së mesme ofrohen nga firma konsulente, duke kuptuar se informacioni i vlefshëm është një produkt i shitur me sukses. Një shembull i vlerës zero është informacioni që kopjon informacionin e njohur, të vjetëruar ose raporton informacion të rremë, të panevojshëm për marrjen e një vendimi menaxhimi.
S sistematizimi i ruajtjes së tyre arkivore. n Dokumentacioni është krijimi i dokumenteve, pra përgatitja, ekzekutimi, miratimi dhe prodhimi i tyre. n Puna në zyrë - një grup masash për menaxhimin e dokumentacionit (DOW) të një ndërmarrje ose organizate. Ndonjëherë thuhet se institucioni arsimor parashkollor është funksioni kryesor i punës në zyrë. n Organizimi i punës me dokumente - sigurimi i lëvizjes, kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve. n
Sistematizimi i ruajtjes arkivore të dokumenteve - përcaktimi i rregullave për ruajtjen e informacionit të krijuar në një organizatë, kërkimi dhe përdorimi i tij për të mbështetur vendimet e menaxhimit dhe procedurat e biznesit. n n Rrjedha e dokumenteve - lëvizja e dokumenteve në kuadër të institucionit arsimor parashkollor. Procedura e biznesit - një sekuencë e operacioneve të caktuara (punë, detyra, procedura) të kryera nga punonjësit e organizatave për të zgjidhur një problem ose qëllim brenda kornizës së veprimtarive të një ndërmarrje ose organizate. n Arkivi elektronik zgjidh problemin e sistemimit të ruajtjes arkivore të dokumenteve elektronike në kuadër të institucionit arsimor parashkollor. n Procedurat e biznesit janë përgjegjëse për drejtimin e një biznesi ose kryerjen e një funksioni të synuar dhe janë një mënyrë për të kryer menaxhimin praktik të bizneseve dhe institucioneve.
Arkivi elektronik Në Rusi, termi "arkiv elektronik" është një nga tiparet kombëtare të punës së zyrës elektronike ruse. Në Perëndim, termi "datawarehouse" është më i popullarizuar. Në vendin tonë, me sa duket, të dhënat kuptohen në thelb si përmbajtje e dokumenteve dhe regjistrimeve në një bazë të dhënash. Prandaj popullariteti i termit klerik "arkiv". Në punën në zyrë, arkivi është përgjegjës për organizimin e ruajtjes së dokumenteve dhe është një nga tre detyrat kryesore të punës në zyrë: krijimi, teknologjia e përpunimit dhe sistemimi i dokumenteve. Shpesh dëgjojmë se një "sistem arkivimi zgjidh në mënyrë ideale detyrat e organizimit të rrjedhës së dokumenteve". Kjo nuk mund të jetë, pasi dokumentet zhvendosen (thelbi i rrjedhës së punës) brenda kornizës së zgjidhjes së të tre problemeve, dhe jo vetëm brenda kornizës së sistematizimit të ruajtjes arkivore.
Sistemet e automatizimit të zyrave në Rusi Zgjidhjet kryesore për punën në zyrë dhe procedurat e biznesit mund të ndahen përafërsisht në katër kategori kryesore (duke mos përfshirë mjetet për krijimin e dokumenteve dhe depove të të dhënave): n sistemet e rrjedhës së punës (automatizimi i procedurave të biznesit); n sisteme grupore; sistemet e menaxhimit të dokumenteve (kryesisht sigurojnë regjistrimin, ruajtjen dhe marrjen e dokumenteve); n sisteme e-mail (përdoren për të shkëmbyer dokumente). n Tani kjo ndarje është mjaft arbitrare për faktin se disa sisteme kombinojnë të gjitha këto dhe disa teknologji të tjera.
Mënyra më racionale për të automatizuar procedurat e biznesit është krijimi i një mjedisi të përbashkët informacioni për to, brenda të cilit punonjësit mund të bashkëpunojnë (d.m.th., të zgjidhin bashkërisht problemet e biznesit) dhe të shkëmbejnë mesazhe. Prandaj, elementi më i rëndësishëm i automatizimit të një institucioni arsimor parashkollor janë sistemet e e-mail-it.Organizimi i punës me dokumente është një pjesë e rëndësishme e proceseve menaxheriale dhe vendimmarrjes menaxheriale, e cila ndikon ndjeshëm në efikasitetin dhe cilësinë e menaxhimit. Procesi i marrjes së një vendimi menaxherial përfshin marrjen e informacionit; përpunimi i tij; analiza, përgatitja dhe vendimmarrja. Këta komponentë janë të lidhur ngushtë me dokumentacionin e menaxhimit. Për të marrë një efekt ekonomik, para së gjithash, cilësia e informacionit është e rëndësishme, e cila përcaktohet nga sasia, efikasiteti, shkalla e kompleksitetit dhe kostoja e tij. Nëse ndërmarrja nuk ka një punë të qartë me dokumentet, atëherë, si rezultat, menaxhimi përkeqësohet, pasi varet nga cilësia dhe besueshmëria, shpejtësia e marrjes dhe transmetimit të informacionit, vendosja e saktë e shërbimit të informacionit, organizimi i qartë i kërkimin, ruajtjen dhe përdorimin e dokumenteve.
Janë tre detyra kryesore të zgjidhura në punën në zyrë (DOE). Dokumentacioni (përgatitja, ekzekutimi, miratimi dhe përgatitja e dokumenteve). n Organizimi i punës me dokumente në procesin e menaxhimit (sigurimi i trafikut, kontrolli i ekzekutimit, ruajtja dhe përdorimi i dokumenteve). n n Sistematizimi i arkivit të dokumenteve. Duhet theksuar se mbështetja dokumentare e menaxhmentit ka një ndikim të drejtpërdrejtë në cilësinë e vendimmarrjes së menaxhmentit, ndaj duhet të përmirësohet vazhdimisht.
Me rritjen e shkallës së ndërmarrjes dhe numrit të punonjësve të saj, çështja e efektivitetit të mbështetjes së dokumentacionit për menaxhimin bëhet gjithnjë e më urgjente. Problemet kryesore që lindin në këtë rast duken diçka si kjo. n Menaxhmenti humbet një pamje tërësore të asaj që po ndodh. n Njësitë strukturore, duke mos pasur informacion për aktivitetet e një miku, pushojnë së kryeri aktivitetet e tyre në mënyrë harmonike. Cilësia e shërbimit ndaj klientit dhe aftësia e organizatës për të mbajtur kontakte të jashtme janë në rënie. n Pasoja e kësaj është rënia e produktivitetit të punës; ndjehet mungesa e burimeve: njerëzore, teknike, komunikuese etj. n Stafi po zgjerohet, duke investuar në pajisjen e vendeve të reja të punës, ambienteve, komunikimeve, trajnimit të punonjësve. n Për ndërmarrjet prodhuese, një rritje e stafit mund të sjellë një ndryshim në teknologjinë e prodhimit, i cili do të kërkojë investime shtesë. n Në një situatë të rritjes së pajustifikuar të personelit, rënies së produktivitetit, nevojës për investime në prodhim, lind nevoja për rritjen e kapitalit qarkullues, i cili, nga ana tjetër, çon në uljen e fitimeve. n Si rezultat, zgjerimi i ndërmarrjes ndodh në mënyrë të gjerë për shkak të fitimeve të akumuluara më parë ose një rritje të deficitit buxhetor.
Duke kuptuar rëndësinë e përmirësimit të institucionit arsimor parashkollor, organizatat shpesh bëjnë shumë gabime kur përpiqen ta automatizojnë atë, dhe problemi përcaktues në këtë situatë është problemi i zgjedhjes së metodave të automatizimit. Zgjidhja më e zakonshme është automatizimi i stacioneve të punës individuale (AWS): sekretar-asistent, menaxher, kontabilist ose mbikëqyrës. Disavantazhet kryesore të kësaj qasjeje janë: mungesa e metodave për organizimin e shkëmbimit elektronik të informacionit ndërmjet punonjësve dhe divizioneve të ndërmarrjeve; mungesa e komunikimit funksional ndërmjet automatizimit të procedurave të aplikuara dhe automatizimit të punës në zyrë. Pjesët (përbërësit) kryesore funksionale të sistemit të automatizimit të zyrës në menaxhimin e ndërmarrjeve dhe organizatave: n mjete dhe rregulla për krijimin e dokumenteve, n mirëmbajtjen e arkivit të tyre elektronik, n mbështetje për rrjedhën e dokumenteve.
Kështu, një ndërmarrje që kërkon të krijojë një mjedis efektiv për përpunimin e informacionit dhe përmirësimin e cilësisë së menaxhimit përballet me detyrat e mëposhtme. Përmirësimi i gjithë punës në përgatitjen dhe përpunimin e informacionit dokumentar duke krijuar një mekanizëm për mbështetjen dokumentare të ndërmarrjes (DOE). n Zgjedhja e strategjisë së duhur të automatizimit, duke përfshirë zgjedhjen e produkteve të duhura softuerike. n
3. Veçoritë e rrjedhës së punës në ndërmarrje të ndryshme Në procesin e automatizimit të rrjedhës së punës, mund të dallohen përafërsisht katër faza: rrjedha e punës me letër, rrjedha e punës e letrës duke përdorur PC të pavarur, rrjedha e punës e përzier dhe pa letër. Rrjedha e punës në letër do të thotë që dokumenti kalon të gjitha fazat në formë letre. Një dekadë e gjysmë më parë, ky lloj fluksi i dokumenteve ishte mbizotërues. Për regjistrimin e dokumenteve në letër përdoreshin revista të mëdha ose fletë të formatit të madh, në të cilat futeshin dokumentet e reja të regjistruara. Pas një periudhe të caktuar kohe, revistat dhe fletët iu dorëzuan arkivit.
Kur erdhën kompjuterët, ata zëvendësuan revistat dhe fletët, duke krijuar një rrjedhë pune pioniere të bazuar në letër duke përdorur kompjuterë të pavarur. Rrjedha e punës e letrës duke përdorur PC të pavarur do të thotë që një PC përdoret për të përgatitur dhe regjistruar dokumente. Në fakt, në këtë fazë, lind koncepti i një dokumenti elektronik, domethënë një dokument i tillë që ruhet ekskluzivisht në një kompjuter, ose, siç thonë ata, "në media makinerike". Sidoqoftë, avantazhet e një dokumenti elektronik në mungesë të një rrjeti lokal mund të realizohen vetëm në një masë të vogël. Transferimi, koordinimi dhe miratimi i dokumenteve në këtë fazë kryhet në formë letre. Rrjedha e përzier e dokumenteve supozon se kompjuterët e lidhur me një rrjet lokal shërbejnë për përgatitjen, transferimin dhe ruajtjen e dokumenteve, por dokumenti ka fuqi ligjore vetëm në formë letre. Koordinimi dhe miratimi i dokumenteve financiare dhe ligjore bëhet në formë letre. Përgatitja e draft dokumentit kryhet në formë elektronike (klauzola 1), më pas dokumenti i dërgohet sekretarit, i cili e regjistron, e printon dhe ia dërgon për miratim drejtuesit (klauzola 2). Drejtuesi bën korrigjime dhe ia jep dokumentin kontraktorit për rishikim (pika 3). Pas miratimit të dokumentit, ai dërgohet përmes rrjetit lokal për të gjithë interpretuesit (paragrafi 4).
Fuqia ligjore e një dokumenti elektronik sigurohet në bazë të përdorimit të një nënshkrimi elektronik dixhital (EDS) - një mekanizëm që ju lejon të vërtetoni se autori i dokumentit elektronik të dërguar është në fakt ai që pretendon të jetë, dhe se dokumenti nuk është ndryshuar gjatë procesit të dorëzimit. EDS përdoret si një analog i një nënshkrimi të shkruar me dorë ose një vulë e zakonshme në rastin e një personi juridik. EDS shtohet në bllokun e të dhënave dhe lejon marrësin e bllokut të kontrollojë burimin dhe integritetin e të dhënave dhe në këtë mënyrë të mbrohet nga falsifikimi. Shumica e ndërmarrjeve njohin avantazhet e rrjedhës elektronike (pa letër) të dokumenteve, e cila ka këto avantazhe: n lehtësinë për të bërë ndryshime në dokument; n aftësia për të vendosur në dokument jo vetëm tekst, por edhe të dhëna multimediale; n aftësinë për të përdorur formularë të përgatitur paraprakisht; n shpejtësi më e lartë e transferimit të informacionit mbi një numër të madh adresash; n letër kursimi; n kompaktësi më e lartë e arkivave; n kontroll më i lehtë i fluksit të informacionit; n shpejtësi e lartë e kërkimit dhe marrjes së informacionit; n aftësia për të mbrojtur dokumentet nga aksesi i paautorizuar dhe diferencimi i të drejtave të punonjësve për akses ndaj informacionit.
Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve bën të mundur zvogëlimin e numrit të shërbimeve të përfshira në punën me dokumente (korierë, punonjës nëpunës, etj.). Në kushtet e qarkullimit elektronik të dokumenteve, kërkohen shumë më pak kosto për ristrukturimin e qarkullimit të dokumentit kur ndryshojnë kushtet e jashtme, për shembull, kërkesat për ndryshimin e formularit të raportimit. Megjithatë, ka ende ndërmarrje dhe institucione që ende punojnë në kushtet e punës së zyrës së letrës, shumica përdorin kompjuterë dhe rrjete lokale në organizimin e qarkullimit të dokumenteve dhe vetëm një përqindje e vogël përdorin sisteme plotësisht të automatizuara të menaxhimit të dokumenteve elektronike. Cila është arsyeja e kësaj situate? Idealisht, zhvillimi i menaxhimit të dokumenteve elektronike duhet të rezultojë në teknologji krejtësisht pa letra. Megjithatë, sot dokumentet në letër janë ende të nevojshme për të përmbushur kërkesat e shumë rregulloreve - ligjet tatimore, ligjet e kontabilitetit, etj. Një nga qëllimet kryesore të një dokumenti është aftësia për të vërtetuar fakte të caktuara. Deri vonë, një dokument në letër me detajet dhe shkallët e nevojshme të mbrojtjes ishte mënyra kryesore e vërtetimit të një fakti, pra përfaqësonte fuqinë juridike. Letra si medium material ka një disavantazh në kuptimin që nuk ju lejon të fshini dhe shkruani plotësisht informacione të reja, por ky disavantazh rezulton të jetë një avantazh për të përjashtuar falsifikimin e dokumenteve. Nuk është çudi që proverbi rus thotë: ajo që shkruhet me stilolaps nuk mund të rrëzohet me sëpatë.
Me fjalë të tjera, kur marrim një dokument me nënshkrim në çdo faqe dhe nuk ka gjurmë të shkeljes së sipërfaqes së letrës (d.m.th., është e qartë se teksti nuk është fshirë apo rishkruar), mund të jemi të sigurt se ky dokument është dërguar në emër të personit që ka vënë nënshkrimin dhe se nuk është ndryshuar gjatë procesit të dorëzimit. Në parim, mjetet moderne të kriptimit mund të ofrojnë të njëjtat mjete për vërtetimin e një dokumenti si një nënshkrim në letër (nënshkrimi dixhital elektronik), por kjo është e mbushur me një sërë vështirësish. Rrjedha e dokumenteve për bizneset e vogla Në kompanitë me staf të vogël, nuk ka nevojë të zbatohet një sistem kompleks i automatizuar elektronik i menaxhimit të dokumenteve. Si një mjet për shpërndarjen e dokumenteve, në këtë rast, si rregull, përdoret Microsoft Outlook, me ndihmën e të cilit dërgohen skedarë me dokumente, dhe i njëjti program përdoret për të dërguar imazhe të dokumenteve të marra duke skanuar origjinalet primare të letrës.
Zakonisht, me këtë qasje, nuk ka drejtori të unifikuara të automatizuara për të gjithë ndërmarrjen, dhe secila ndarje formon sistemet e veta të klasifikuesve dhe standardeve. Kjo zakonisht përdor të njëjtat libra adresash që përmbajnë adresat e emailit të punonjësve. Regjistrimi i dokumenteve me një skemë të tillë bëhet me dorë, informacioni rreth dokumenteve futet në tabela që nuk përpunohen nga sistemet e automatizuara. Çdo dokument dërgohet përgjatë rrugës së zgjedhur nga interpretuesi tjetër. Kur një ndërmarrje rritet, ky lloj organizimi i rrjedhës së punës rezulton të jetë joefektiv. Bëhet e vështirë të gjurmosh rrugën e një dokumenti specifik dhe të kontrollosh ekzekutimin e një urdhri të caktuar. Kontrolli i versioneve të dokumentit, procesi i miratimit dhe kërkimit të dokumenteve është i ndërlikuar. Në këtë rast, kërkohet një kalim në sisteme të specializuara të menaxhimit të automatizuar të dokumenteve.
Rrjedha e dokumenteve për ndërmarrjet e mesme Në një kompani të vogël, është e mundur të organizohet puna në bazë të shkëmbimit të postës elektronike dhe ruajtjes së dokumenteve në një server skedari, ku secili ka qelizën e vet. Firmat e vogla zakonisht zbatojnë një skemë menaxhimi në të cilën sistemi i skedarëve është mjaft i përshtatshëm për ruajtjen e dokumenteve. Për shembull, në dosjen "Kontabiliteti" ekziston një dosje "departamenti i financave", një dosje "planifikimi financiar" në të dhe akoma më e thellë - "minimizimi i taksave". Një hierarki e tillë është intuitive për përdoruesit - të gjithë e njohin qelizën e tyre, e dinë se ku të vendosin dokumente të caktuara. Rrjedha e dokumenteve për ndërmarrjet e mëdha Në ndryshim nga ndërmarrjet e mesme, shumë grupe pune shfaqen në një ndërmarrje të madhe. Në të njëjtën kohë, punonjësit individualë mund të punojnë në disa projekte. Imagjinoni që një projekt është automatizimi i FSB dhe tjetri është automatizimi i qendrës tregtare. Është e qartë se kërkesat për kontrollin e aksesit në informacion duhet të jenë të ndryshme. Aspekti i parë është softueri special që ofron një depo dokumentesh elektronike, i cili ju lejon të klasifikoni të gjithë grupin e dokumenteve sipas disa parametrave: sipas hierarkisë, sipas shkallës së fshehtësisë, etj. Kjo ju lejon të autorizoni më me kompetencë aksesin . dhe gjeni më shpejt dokumentet e nevojshme.
Aspekti i dytë është drejtimi i dokumenteve në ndërmarrje. Futja e sistemit të automatizimit të zyrës dhe menaxhimit elektronik të dokumenteve (SADD) ju lejon të optimizoni të gjithë procesin e menaxhimit, i cili bëhet më i thjeshtë dhe më logjik, cilësia e vendimeve përmirësohet, zbatimi i vendimeve menaxheriale monitorohet në mënyrë më efektive dhe kostot që lidhen me mirëmbajtjen e aparatit të menaxhimit reduktohen. Dokumentet dërgohen duke përdorur një sistem të automatizuar të menaxhimit të dokumenteve, i cili përmban një bazë të dhënash të klasifikuesve dhe standardeve që është uniforme për të gjithë organizatën. Drejtimi i dokumenteve përcaktohet në varësi të llojit të dokumentit, domethënë ka shtigje standarde të lëvizjes për kategori të caktuara dokumentesh. Kjo lejon, menjëherë pas regjistrimit, t'u dërgojë dokumente zyrtarëve të organizatës në përputhje me detyrat e tyre zyrtare dhe me procedurat teknologjike për përpunimin e dokumenteve të llojeve të ndryshme. Klasifikuesit dhe standardet janë uniforme për të gjitha shërbimet. Shkëmbimi i dokumenteve me organizata të jashtme sigurohet përmes portalit të informacionit të korporatës.
Shumica e zhvilluesve të SADD nuk krijojnë redaktuesit e tyre të tekstit, por përdorin redaktuesin nga Microsoft Office. Në vendin e punës të zhvilluesit të dokumenteve, një buton funksional shtohet në ndërfaqen Word, i cili ju lejon të transferoni dokumentin e krijuar në sistemin e zyrës, i cili siguron kalimin e tij në sistemin e rrjedhës së dokumenteve. Nëse është e nevojshme të shikoni dokumentin në makinën e përdoruesit, Word fillon. Mund të themi se sistemi i automatizuar i zyrës është një transportues që siguron avancimin optimal të elementeve në sistem dhe programet e Microsoft Office janë makina rreth këtij transportuesi, me të cilat mund të përgatisni një dokument (pjesë) dhe ta vendosni në transportues. Sistemi klerik siguron shpërndarje të garantuar nga një makinë në tjetrën, kontrollon atë që përpunohet në këtë makinë dhe e dërgon atë më tej në destinacion. Shumë nga SADD-të ekzistuese lejojnë organizatat që i kanë zbatuar ato të kalojnë në rrjedhën e dokumenteve pa letra. Megjithatë, edhe në prani të SADD, vetëm disa organizata përdorin në praktikë formën elektronike të koordinimit të brendshëm të dokumenteve organizative dhe administrative duke përdorur një nënshkrim elektronik dixhital (EDS).
4. Organizimi i qarkullimit elektronik të dokumenteve Qarkullimi elektronik i dokumenteve dhe optimizimi i tij shoqërohet me disa faktorë: n Aspekti ligjor nënkupton vendosjen e statusit të dokumenteve, sistemimin e tyre mbi bazën e një hierarkie. Ndërmarrjet tregtare, organizatat publike dhe strukturat e tjera duhet t'u përmbahen rregullave të përcaktuara me ligj për përgatitjen dhe ruajtjen e dokumenteve. n Faktori teknik parashikon pajisjen e ndërmarrjes me pajisjet e nevojshme për organizimin efikas të rrjedhës së dokumenteve. Menaxhimi elektronik i dokumenteve thjeshton shumë punën e kompanisë, duke zvogëluar kohën e kaluar në proceset kryesore të prodhimit. n Aspekti kontrollues i organizimit efektiv të fluksit të punës përfshin zhvillimin e një aparati menaxhues për punën me dokumentet, krijimin e një sistemi të rrjedhës së punës dhe specializimin e strukturave.
Praktika tregon se nëse dokumentet janë organizuar në mënyrë korrekte, kompania nuk duhet të shpenzojë kohë dhe burime për zgjidhjen e situatave të ndryshme. Njësia strukturore përgjegjëse për dokumentet, nëse është e nevojshme, jep kontrata, certifikata etj. Kështu rritet efikasiteti dhe efektiviteti i shoqërisë në tërësi. Prandaj, ne përballemi me pyetjen se si të organizojmë punën në zyrë në mënyrë që të sistemojmë të gjitha dokumentet e nevojshme. Në varësi të specializimit dhe profilit, kompanitë përdorin tre forma të punës me dokumente, secila prej të cilave karakterizohet nga karakteristika të caktuara të rrjedhës së punës. Organizimi i centralizuar i rrjedhës së dokumenteve Në një formë të centralizuar, dokumentet përqendrohen nën juridiksionin e një njësie strukturore. Ky mund të jetë një sekretariat, një zyrë, dhe në rastin e një administrimi të dokumenteve elektronike jo voluminoze - një punonjës. Cikli i plotë i operacioneve me dokumente, organizimi i qarkullimit të dokumenteve kryhet nga ky departament. Dokumentet pranohen, përpunohen dhe regjistrohen në një sistem të mbyllur, kjo është një garanci e konfidencialitetit të punës. Përparësi të tjera të sistemeve të centralizuara të menaxhimit të dokumenteve përfshijnë efikasitetin e punës në zyrë, thjeshtimin e udhëzimeve metodologjike. Rrjedha elektronike e dokumenteve kur përdorni këtë formular mund të sistemohet duke përdorur shërbime të veçanta informacioni.
Sistemi i decentralizuar i menaxhimit të dokumenteve Sistemi i decentralizuar nënkupton që dokumentet janë në departamentin e disa divizioneve. Çdo departament në kompani krijon shërbimin e vet të menaxhimit të dokumenteve. Një sistem i tillë i punës me dokumente është tipik për ndërmarrjet që janë të ndara territorialisht. Në këtë rast, automatizimi i qarkullimit të dokumenteve ka një rëndësi të madhe, pasi është e nevojshme të zhvillohet një sistem i mbrojtjes së informacionit të përgjithshëm. Kontrolli metodologjik është gjithashtu i rëndësishëm: si rregull, divizionet e pavarura, në departamentin e të cilave ndodhen dokumentet, ofrojnë raporte mbi rrjedhën e dokumenteve të kompanisë me rregullsinë e vendosur. Sisteme të përziera të rrjedhës së punës Forma e përzier e rrjedhës së punës së një ndërmarrje supozon se dokumentet janë të shpërndara midis departamenteve. Një pjesë e operacioneve, për shembull, marrja dhe përpunimi i dokumenteve, kryhet nga një departament, dhe tjetra, për shembull, riprodhimi, ruajtja, sistemimi, nga i dyti. Një sistem i tillë i menaxhimit të dokumenteve është i përshtatshëm nëse ndërmarrja ka një strukturë të gjerë. Departamenti i kontabilitetit mund të regjistrojë dokumente mbi tatimet, departamenti i personelit - dokumente mbi përbërjen e përgjithshme, etj. Organizimi i përzier i rrjedhës së punës është aktualisht një nga sistemet më efektive të menaxhimit.
Organizimi i rrjedhës së punës: veçori Organizimi i fluksit të punës bazohet në disa parime që sigurojnë punën efektive të kompanisë në tërësi. Rrjedha e dokumenteve të një ndërmarrje është një pjesë e mbështetjes së informacionit, e cila është çelësi i zhvillimit aktiv. Parimet e menaxhimit të dokumenteve përfshijnë: n Thjeshtimin e procedurës së regjistrimit të dokumenteve. Duhet të theksohet se ky operacion nuk duhet të ndikojë në cilësinë e të gjitha proceseve klerike. n Organizimi i rrjedhës së punës bazuar në rrugëzimin. Zhvillimi i skemave për kalimin e të gjitha dokumenteve ju lejon të optimizoni rrjedhën e punës. n Dokumentet duhet të jenë regjistrim të vetëm. Në këtë rast, mënyra më e mirë për të dalë konsiderohet të jetë menaxhimi elektronik i dokumenteve, i cili lejon zvogëlimin e kohës për marrjen dhe shqyrtimin e dokumenteve. n Organizimi i rrjedhës së dokumenteve duhet të përjashtojë miratimet e paarsyeshme, miratimin paralel, transferimin e dokumenteve te palët e treta. Kështu, organizimi i rrjedhës së dokumenteve ka për qëllim zvogëlimin e kohës për të punuar me dokumente, optimizimin e aktiviteteve nëpunës dhe përmirësimin e efikasitetit të mbështetjes së informacionit për ndërmarrjen.
Rrjedha elektronike e dokumenteve: parimet dhe karakteristikat Rrjedha elektronike e dokumenteve nënkupton një regjistrim të vetëm të dokumenteve, që do të thotë se identifikimi mund të kryhet në çdo fazë të punës në zyrë. Gjithashtu e rëndësishme është një bazë e unifikuar e sistematizuar në mënyrë hierarkike e informacionit të dokumentacionit, e cila përjashton dyfishimin dhe shqyrtimin paralel. Duke pasur një sistem raportimi të zhvilluar, menaxhimi elektronik i dokumenteve ju lejon të kontrolloni lëvizjen e dokumenteve dhe proceset bazë të informacionit. Vlen gjithashtu të përmendet një sistem i organizuar në mënyrë efikase të kërkimit të dokumenteve, i cili përfshin rrjedhën elektronike të dokumenteve. Rrjedha elektronike e dokumenteve ka një klasifikim të sistemit: 1. Sistemet e automatizimit të zyrës. 2. Arkivi i dokumenteve. 3. Sistemet e hyrjes së dokumenteve dhe sistemet e përpunimit të imazhit të dokumenteve. 4. Sistemet për menaxhimin e kostos së ruajtjes së dokumenteve. 5. Sistemet e drejtimit të dokumenteve. 6. Sisteme për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit.
Sistemet për automatizimin e detyrave të punës në zyrë hynë në përdorim të gjerë në Perëndim, respektivisht, shumë më herët se i yni dhe zhvilluan terminologjinë tonë që përshkruan fusha të ndryshme të rrjedhës së dokumenteve. Termat e mëposhtëm janë më të zakonshëm në praktikën perëndimore: EDM (Electronic Document Management) - emri i konsoliduar i sistemeve të menaxhimit të dokumenteve elektronike. DMS (Document Management Systems) - përkthimi më i afërt për nga kuptimi - arkivat elektronike të dokumenteve; EDM me qendër sipërmarrjen - sisteme të menaxhimit të dokumenteve të korporatës që kombinojnë mjete për krijimin, redaktim, publikimin dhe ruajtjen e dokumenteve (Word, Excel, arkiv elektronik, postë, planifikimi i takimeve, miratimi i dokumenteve, etj. në një shishe) Menaxhimi i informacionit - Informacioni i sistemeve të menaxhimit, të quajtura edhe portale, grumbullojnë, menaxhojnë dhe shpërndajnë informacione nëpër internet, intranet dhe ekstranet. Imazhe - Sistemet që konvertojnë informacionin nga media letre në format dixhital, si rregull, ky është TIFF (Formati i skedarit të imazhit të etiketuar), pas së cilës dokumenti mund të përdoret në punë tashmë në formë elektronike. Doc. Menaxhimi i rrjedhës - sistemet e drejtimit të rrjedhës së dokumenteve; Puna. Menaxhimi i rrjedhës - sistemet e rrugëzimit për flukset e punës, detyrat. Ekzistojnë gjithashtu një numër i madh termash të ndërlidhura, për shembull: Menaxhimi i njohurive të magazinës së dokumenteve
Sistemet e automatizimit të zyrave Funksionet e tyre përfshijnë fiksimin e dokumenteve në një bazë të dhënash të veçantë, të shprehura në plotësimin e një karte dokumenti të veçantë. Përmbajtja e kartës së dokumentit mund të ndryshojë në varësi të situatës në organizatë. Zakonisht, sistemet e punës në zyrë bëjnë dallimin ndërmjet dokumenteve hyrëse dhe dalëse, dokumenteve rregullatore, dokumenteve të organeve kolegjiale drejtuese, dokumenteve referuese, etj. Dokumentet nën kontrollin e ekzekutimit ndahen sipas ekzekutuesve, statusit të ekzekutimit, afateve etj. Çdo dokument në sistem është një rekord në bazën e të dhënave, i karakterizuar nga një grup vlerash të atributeve të kartës. Përveç kontabilitetit dhe kërkimit të dokumenteve në bazën e të dhënave, sistemi duhet të sigurojë gjenerimin e raporteve që ju lejojnë të merrni një deklaratë të ekzekutimit të dokumenteve dhe informacione të tjera përmbledhëse.
Arkivat e dokumenteve Arkivat i ruajnë vetë dokumentet, dhe për këtë arsye sistemi duhet të sigurojë diferencimin e të drejtave të aksesit në dokumente. Përdoruesi mund të identifikohet ose me një emër rrjeti ose me një emër përdoruesi dhe fjalëkalim të veçantë të përcaktuar në sistemin e menaxhimit të arkivit. Përveç ndarjes së të drejtave të aksesit në nivel përdoruesi, sistemi duhet të sigurojë shpërndarjen e grupeve ose roleve të përdoruesve. Funksioni tjetër i arkivit të dokumenteve është të sigurojë mundësinë e punës në grup me dokumentet që janë në proces të krijimit - ky është funksioni i kyçjeve të dokumenteve ose Kontrollit. Kontrolli i hyrjes / daljes. Nëse një nga përdoruesit e sistemit fillon të modifikojë një dokument, ai bllokohet për akses nga përdoruesit e tjerë derisa të përfundojë puna me të. Një veçori tjetër e arkivit është mbështetja e kontrollit të versionit. Versionet e dokumenteve mund të kontrollohen automatikisht ose me iniciativën e përdoruesit. Nëse është e nevojshme, përdoruesi mund të kthehet në një nga versionet e mëparshme të dokumentit. Funksionet e shërbimit të arkivit të dokumenteve përfshijnë aftësinë për të krijuar kopje rezervë të dokumenteve pa ndërprerë funksionimin e sistemit, integrimin me sistemet për të siguruar koston optimale të ruajtjes së të dhënave, etj.
Sistemet e futjes së dokumenteve dhe sistemet e përpunimit të imazhit të dokumenteve Një nga funksionet e pavarura të sistemeve të qarkullimit të dokumenteve është futja e dokumenteve në arkiv. Kjo kuptohet si përkthim i dokumenteve nga letra në elektronike. Në rastin më të thjeshtë, kjo procedurë reduktohet në një skanim të thjeshtë. Një funksion më kompleks është njohja automatike e përmbajtjes së imazhit të dokumentit dhe formimi i një dokumenti që përmban tekst. Për këtë synohen programe që i përkasin klasës së softuerit për njohjen e tekstit. Një veçori edhe më e sofistikuar është njohja e përmbajtjes së formës. Në të njëjtën kohë, programi zbulon praninë e të dhënave, përfshirë ato të shkruara me dorë, në fusha të caktuara të formës së dokumentit, njeh përmbajtjen e tij dhe automatikisht plotëson vlerat e atributeve të këtij dokumenti në sistem. Nëse është e nevojshme, vlerat e fushave të caktuara të formularit mund të zgjidhen nga një drejtori e përcaktuar në sistem.
Sistemet e drejtimit të dokumenteve përfshihen drejtpërdrejt në dërgimin e dokumenteve në vendet e punës së interpretuesve, mbledhjen e informacionit në lidhje me statusin aktual të dokumenteve, konsolidimin e dokumenteve pas përfundimit të punës me ta në faza të caktuara, dhe gjithashtu sigurojnë mjete për qasje në informacion në lidhje me gjendjen aktuale të punës me dokumentet. Sistemet e rrugëzimit, si rregull, përmbajnë një mjet për të përshkruar rrugët tipike të kalimit të dokumenteve në një organizatë. Bazuar në skemat e zhvilluara të rrugëzimit, mund të gjenerohen shembuj të proceseve të biznesit për të punuar me dokumente. Në këtë rast, mund të flasim për rrugëzim të ngushtë. Një alternativë është i ashtuquajturi rrugëtim i lirë, në të cilin itinerari formohet “spontanisht”. Çdo përdorues i sistemit me të drejtat e duhura mund të përcaktojë ekzekutuesit e ardhshëm ose të ardhshëm të dokumentit. Gjatë rrugëtimit të dokumenteve, dy skema janë të mundshme, le t'i quajmë ato Off-Line dhe On-Line. Në rastin e parë, kur një dokument dërgohet në vendin e punës së përdoruesit, ai nxirret fizikisht nga arkivi i dokumenteve dhe dorëzohet (për shembull, përmes postës elektronike) në vendin e punës së klientit. Pas përfundimit të punës, dokumenti zhytet përsëri në arkiv. Në këtë rast, vetë sistemi i rrugëzimit është klienti i arkivit të dokumentit dhe fut informacionin përkatës në bazën e të dhënave të kontabilitetit. Skema e dytë nuk përfshin lëvizjen fizike të dokumentit. Sistemi i drejtimit të dokumenteve i siguron klientit një ndërfaqe për të hyrë në punët e përpunimit të dokumenteve.
Sistemet për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit Puna është zhvillimi i sistemeve të rrugëzimit të dokumenteve. Sisteme rrjedhëse, ose sisteme për automatizimin kompleks të proceseve të biznesit. Ndryshe nga sistemet e kursimit të dokumenteve, objekti i rrugëzimit në to është një koleksion të dhënash të përdorura në një proces të caktuar biznesi. Përdoruesi merr informacion në vendin e punës për atë që duhet të bëjë dhe të gjitha të dhënat e nevojshme për këtë. Puna. Aplikacioni Flow përcakton se cili aplikacion duhet të lëshohet për të zbatuar funksionet në një vend të caktuar pune dhe ngarkon të dhënat e nevojshme në të. Puna e paradigmës. Rrjedha e sistemit supozon se përdoruesi duhet të kryejë vetëm funksionet e nevojshme, të gjitha punët rutinë - përcaktimi i sekuencës së veprimeve, dhënia e informacionit të nevojshëm, monitorimi i kohës së punës, etj., kryhet nga sistemi i punës. Rrjedha.
Zgjedhja e softuerit për automatizim Nuk ka softuer ideal, prandaj është e nevojshme të formuloni qartë kërkesat tuaja dhe të analizoni softuerin sipas një sërë kriteresh. Lista e mundshme e kritereve: Mjetet e navigimit - lehtësia e aksesit të përdoruesit në aplikacione të ndryshme, navigimi i të dhënave, prezantimi i të dhënave. Skedari / kontabiliteti - funksionet e kontabilitetit të dokumenteve, atribuimi, krijimi i kartave të dokumenteve, etj. Arkivi / Përpunimi i imazhit - ruajtja e dokumenteve, kontrolli i versionit, kapja e dokumenteve për redaktim, skanimi i imazheve, njohja e tekstit. Drejtimi / kontrolli - funksionet për dërgimin e dokumenteve në stacionet e punës të përdoruesit, mbledhjen e informacionit në lidhje me veprimet e përdoruesit, monitorimin e gjendjes aktuale të dokumenteve. Automatizimi i proceseve të biznesit - mjete për modelimin e proceseve, një mjedis për zbatimin dhe monitorimin e proceseve, mjetet për grumbullimin e statistikave për ekzekutimin e proceseve. Punë në grup - Mjete për organizimin e telekonferencave, diskutimeve në grup dhe hartimit të dokumenteve. Kërkimi / Menaxhimi i njohurive - mjetet e kërkimit të informacionit (tekst i plotë, atribut, etj.), klasifikimi dhe katalogimi i dokumenteve, krijimi i bazave të njohurive sipas fushës lëndore. Hapja - mundësi për zgjerimin e funksionalitetit. Kur zgjidhni softuer për automatizim, është e nevojshme të përshkruani sa më qartë gamën e detyrave që planifikoni të zgjidhni. Kjo do të reduktojë kostot e blerjes, si dhe do të minimizojë kohën dhe koston e zbatimit.
Përshkrimi i prezantimit për sllajde individuale:
1 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
2 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
Organizimi i punës në zyrë dhe rrjedha e punës duke përdorur komunikimet elektronike. Termat dhe konceptet bazë Mbështetja e dokumentacionit të menaxhimit (DOU) mbulon çështjet e dokumentacionit, organizimin e punës me dokumentet në procesin e menaxhimit dhe sistematizimin e ruajtjes së tyre arkivore. Dokumentacioni është krijimi i dokumenteve, pra përgatitja, ekzekutimi, miratimi dhe prodhimi i tyre. Puna në zyrë: një grup masash për të siguruar institucionin arsimor parashkollor të një ndërmarrje ose organizate. Ndonjëherë thuhet se institucioni arsimor parashkollor është funksioni kryesor i punës në zyrë. Organizimi i punës me dokumente - sigurimi i lëvizjes, kërkimit, ruajtjes dhe përdorimit të dokumenteve. Sistematizimi i ruajtjes arkivore të dokumenteve - përcaktimi i rregullave për ruajtjen e informacionit të krijuar në një organizatë, kërkimi dhe përdorimi i tij për të mbështetur vendimmarrjen menaxheriale. Rrjedha e dokumenteve - lëvizja e dokumenteve brenda kornizës së institucionit arsimor parashkollor. Procedura e biznesit - një sekuencë e operacioneve të caktuara të kryera nga punonjësit e organizatave për të zgjidhur një problem ose qëllim brenda kornizës së një ndërmarrje ose organizate. Arkivi elektronik zgjidh problemin e sistemimit të ruajtjes arkivore të dokumenteve elektronike në kuadrin e një institucioni arsimor parashkollor.
3 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
Puna elektronike në zyrë dhe rrjedha e punës në një ndërmarrje Rrjedha elektronike e punës dhe rrjedha e punës në një ndërmarrje është një sistem i automatizuar me shumë përdorues që shoqëron procesin e menaxhimit të punës së një organizate hierarkike. mekanizmi i punës me dokumente të paraqitura në formë elektronike, me zbatimin e konceptit “Punë zyre pa letra”. Dokumenti elektronik (ED) është një dokument i krijuar me ndihmën e mjeteve të përpunimit të informacionit kompjuterik, i cili mund të nënshkruhet me një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) dhe të ruhet në një medium makine në formën e një skedari të formatit të duhur. Një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) është një analog i një nënshkrimi të shkruar me dorë, i cili është një mjet për të mbrojtur informacionin, duke siguruar aftësinë për të kontrolluar integritetin dhe për të konfirmuar vërtetësinë e dokumenteve elektronike. Menaxhimi elektronik i dokumenteve. Përparësitë kryesore të zbatimit: ulja e kostove financiare dhe kohore për krijimin dhe përpunimin e dokumenteve; organizimi efikas i rrjedhës së dokumenteve përmirëson efikasitetin e divizioneve dhe shërbimeve të kompanisë; integrimi i informacionit që përmban të dhëna në dokumente të ndryshme për menaxhimin e vendimeve të menaxhimit operacional dhe të informuar; krijimi i kushteve për kalimin nga rrjedha rutinë e punës së letrës në teknologjinë premtuese pa letër (elektronike); optimizimi i proceseve të biznesit që lidhen me punën në zyrë dhe rrjedhën e dokumenteve në ndërmarrje;
4 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
Krijimi i dokumenteve bazuar në shabllone Metodat e krijimit të shablloneve: Nga një fletë bosh Bazuar në një dokument të përfunduar Një shabllon është një formular bosh ose bosh, në të cilin përdoruesi, në përputhje me detyrat e tij, plotëson kolonat e nevojshme me informacionin e tij. Fazat e krijimit të shablloneve: 1. Skedar - krijo (zgjidh llojin e dokumentit - shabllon) 2. Redaktimi i shabllonit si dokument i rregullt 3. Futja e makrove dhe fushave të informacionit (futja e fushës së komandës së menusë) 4. Skedari - Ruaje si - zgjedh dokumentin shkruani shabllonin dhe shkruani emrin ...
5 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
Krijimi i shablloneve të dokumentit bazuar në formularë Elementet e formës: Fusha e tekstit Kutia e kontrollit Kutia e kombinuar Kutia e tabelës Kutia e tabelës Ndriçimi i fushave Çdo element i formës ka parametrat e veta Shiko menynë - Shiriti i veglave - Format Pas krijimit të një shablloni dhe rregullimit të fushave të formularit, mbrojtja vendoset për të ndryshuar SHEMBULL i një shablloni duke përdorur forma
6 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
Nënshkrimi elektronik dixhital. Qëllimi dhe aplikimi Nënshkrimi elektronik dixhital (EDS) - kërkesa e një dokumenti elektronik të krijuar për të mbrojtur këtë dokument elektronik nga falsifikimi Përdorimi i një nënshkrimi dixhital ju lejon të: Kontrolloni integritetin e dokumentit të transmetuar: në rast të ndonjë ndryshimi aksidental ose të qëllimshëm të Dokumenti, nënshkrimi do të bëhet i pavlefshëm, Dokumenti i mbrojtjes nga ndryshimet (falsifikimi): garancia e zbulimit të falsifikimit gjatë kontrollit të integritetit e bën falsifikimin jopraktik. Pamundësia e refuzimit të autorësisë. Meqenëse është e mundur të krijohet një nënshkrim i saktë vetëm duke ditur çelësin privat, pronari nuk mund të refuzojë nënshkrimin e tij. Vërtetimi i autorësisë së dokumentit: Meqenëse është e mundur të krijohet një nënshkrim i saktë vetëm duke ditur çelësin privat, pronari i çiftit të çelësave mund të provojë autorësinë e tij të nënshkrimit sipas dokumentit. Të gjitha këto veti të EDS lejojnë që ai të përdoret për qëllimet e mëposhtme: Deklarimi i mallrave dhe shërbimeve (deklarata doganore) Regjistrimi i transaksioneve sipas objekteve Pasuri të paluajtshme Përdorimi në sistemet bankare E-commerce dhe urdhra të qeverisë Monitorimi i ekzekutimit të buxhetit të shtetit Në sistemet e kontaktimit me autoritetet Për raportim të detyrueshëm në shtet. institucionet Organizimi i qarkullimit elektronik të dokumenteve me rëndësi juridike në sistemet e shlyerjes dhe tregtimit
7 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
Nënshkrimi elektronik dixhital. Mjetet dhe aplikimi Skemat për ndërtimin e një nënshkrimi dixhital Ekzistojnë disa skema për ndërtimin e një nënshkrimi dixhital: Bazuar në algoritme të enkriptimit simetrik. Kjo skemë parashikon praninë e një pale të tretë në sistem - një arbitri të cilit i besojnë të dyja palët. Autorizimi i dokumentit është vetë fakti i kriptimit të tij me një çelës sekret dhe transferimit të tij te arbitri. Bazuar në algoritme të enkriptimit asimetrik. Për momentin, skema të tilla EDS janë më të zakonshmet dhe përdoren gjerësisht. Skema e mirë-krijuar e nënshkrimit dixhital mbulon tre procese: Gjenerimi i një çifti çelësash. Duke përdorur algoritmin e gjenerimit të çelësave, një çelës privat zgjidhet në mënyrë të barabartë nga grupi i çelësave të mundshëm privatë dhe llogaritet çelësi publik përkatës. Formimi i një nënshkrimi. Një nënshkrim llogaritet për një dokument të caktuar elektronik duke përdorur çelësin privat. Verifikimi (verifikimi) i nënshkrimit. Për të dhënat e dokumentit dhe nënshkrimit, vlefshmëria e nënshkrimit përcaktohet duke përdorur çelësin publik. Kushtet e përdorimit të EDS: Verifikimi i nënshkrimit duhet të kryhet me një çelës publik që korrespondon me çelësin privat që është përdorur për nënshkrim. Pa zotërimin e çelësit privat, duhet të jetë e vështirë nga pikëpamja llogaritëse krijimi i një nënshkrimi dixhital legjitim.
8 rrëshqitje
Përshkrimi i rrëshqitjes:
Microsoft Outlook - Mjeti i automatizimit të hapësirës së punës Microsoft Outlook ofron mundësinë për të shkëmbyer mesazhe me postë elektronike, për të menaxhuar kalendarin, detyrat dhe listën e kontakteve Ndërfaqja e Microsoft Outlook
Teknologjitë e informacionit për mbështetje dokumentare të aktiviteteve të menaxhimit.
LigjërataSistemet e menaxhimit të dokumenteve
1. Modeli i rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes.
2. Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve.
3. Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve.
1. Modeli i rrjedhës së dokumenteve të ndërmarrjes
Transferimi i informacionit në të gjitha nivelet e hierarkisë kryhet duke dërguar dhe dorëzuar dokumente në letër ose në disketë, me ç'rast përfshihet personeli shtesë. Aspekti sasior i informacionit është gjithashtu i ndryshëm dhe, siç tregon analiza, sasia më e madhe e të dhënave rrjedh në sektorin e prodhimit dhe teknologjisë dhe drejt menaxhimit.
Vlerësimi i cilësisë së shkëmbimit të informacionit mund të kryhet duke përdorur modelin e mëposhtëm të rrjedhës së punës.
Fushat kryesore të automatizimit të rrjedhës së punës janë: mbështetja për informacionin faktik, aftësia për të punuar me dokumente me tekst të plotë, mbështetja për rrjedhën e dokumenteve - të cilat përcaktojnë tredimensionalehapësira e vetive (Fig. 1), ku çdo produkt softuer i një klase të caktuar lëviz përgjatë një trajektoreje të caktuar, duke kaluar nëpër faza të ndryshme të zhvillimit të tij.
Oriz. një.
Boshti i parë (F) karakterizon nivelin e organizimit të ruajtjes së informacionit faktik, i cili lidhet me specifikat e një lloji të veçantë të veprimtarisë së një kompanie ose organizate.Për shembull: gjatë blerjes së aseteve materiale, dokumentet shoqëruese (faturat, certifikatat e pranimit, urdhrat e magazinës, etj.) regjistrohen si dokumente operacionale, atributet e të cilave janë shumë të rëndësishme për marrjen e vendimeve të menaxhimit. Informacioni nga dokumentet operacionale përdoret për përpunim kompleks analitik dhe sintetik dhe, në një rast të veçantë, mund të merret nga përdoruesi përmes sistemit të raportimit.
F* = Ftotal / Fauto.
Boshti i dytë (D) - dokumente me tekst të plotë, pasqyron nevojën për të organizuar ndërveprim: formimin dhe transferimin e mallrave, shërbimeve ose informacioneve si brenda ndërmarrjes ashtu edhe jashtë saj.Së bashku me informacionin faktik, këto dokumente përmbajnë informacion gjysmë të strukturuar që nuk i nënshtrohet përpunimit analitik të automatizuar, siç janë, për shembull, faktorët e forcës madhore dhe procedura e paraqitjes së pretendimeve në rast të shkeljes së kushteve të kontratës.
D* = Dtotal / Dauto.
Aksi i tretë (R) prezanton një dimension të tretë në hapësirën e rrjedhës së punës - rregullimin e proceseve të kalimit të dokumenteve,gjegjësisht: një përshkrim se cilat procedura, kur dhe si duhet të kryhen. Baza për pozicionimin rreth një boshti të caktuar është një grup shenjash (atributesh) formale dhe një listë operacionesh.
R* = Rtotal / Rauto.
Një pikë në hapësirë (F, D, R) përcakton gjendjen e sistemit të rrjedhës së punës. Pozicioni i kësaj pike varet nga niveli i zhvillimit dhe faza e zbatimit të sistemit të menaxhimit të dokumenteve në ndërmarrje, si dhe nga specifikat e tij dhe vetë shkalla e biznesit.
Pasi të keni paraqitur modelin e rrjedhës së punës në këtë mënyrë, është e mundur, për shembull, duke ditur gjendjen aktuale të punëve me organizimin e punës së zyrës në secilën ndërmarrje specifike, të imagjinoni qartë se në cilat drejtime është e nevojshme të lëvizni më tej, çfarë mungon në momenti aktual dhe si të përdoren në mënyrë organike sistemet ekzistuese të automatizimit.Për shembull, në një nga bankat e Moskës u grumbullua një grup i madh të dhënash faktike, për përpunimin e të cilave u përdor një DBMS moderne, e vendosur në serverë të fuqishëm, tolerantë ndaj gabimeve - gjithçka, me sa duket, duhet të jetë mirë. Sidoqoftë, kur punohej me dokumente të brendshme, pati një dyfishim të informacionit: lindën situata kur "askush nuk dukej se ishte fajtor" dhe banka herë pas here humbet klientë fitimprurës. Arsyeja është se pika që përfaqëson pozicionin e sistemit të rrjedhës së punës për këtë organizatë kishte koordinata mjaft të mëdha në boshtin "F" dhe, ndoshta, në aksin "D", por vlera e koordinatës në boshtin "R" ishte afër zeros. Një zgjidhje konkrete në këtë rast mund të jetë shqyrtimi i zbatimit të një sistemi të menaxhimit të rregulloreve. Në të njëjtën kohë, nuk ka nevojë të shqetësoheni për DBMS (boshti "F") ose arkivat elektronike (boshti "D") - ne po flasim vetëm për ndryshimin e vlerës së koordinatave përgjatë boshtit "R".
Në rastin e përgjithshëm, siç u përmend tashmë, procesi i automatizimit të zyrës në një ndërmarrje mund të përfaqësohet si një kurbë në një hapësirë tre-dimensionale të koordinatave F, D, R. Për më tepër, sa më e pjerrët kjo kurbë, aq më shpejt shkon procesi i modernizimit dhe sa më të larta të jenë vlerat e të tre koordinatave, aq më i lartë është niveli i automatizimit në korporatë dhe, si rezultat, aq më pak probleme ka me organizimin e saj. aktivitetet.
Akset "F" dhe "D" përcaktojnë specifikat e aktiviteteve të organizatës, të rregulluara nga pozicioni i koordinatës së tretë (R) të hapësirës së modelit të rrjedhës së dokumentit. Në të njëjtën kohë, modeli nuk varet nga teknologjia e përpunimit të dokumenteve të miratuar në ndërmarrje - gjithçka vendoset vetëm nga qëllimi i aktivitetit, qoftë një organizatë qeveritare, një kompani tregtare apo një firmë industriale.
Në përgjithësi, mund të dallohen tre lloje të organizatave:
shoqëri tregtare: blerja, shënjimi, shitja, fitimi - objekti kryesor i veprimtarisë;
organizata buxhetore: aktiviteti kryesor është formimi i dokumenteve;
ndërmarrje industriale: blerja e lëndëve të para, përpunimi, krijimi i një produkti të ri, shitja, fitimi. Qëllimi i aktivitetit është operacioni.
Nëse detyra e një organizate është të formojë dokumente, për shembull, zyrën e kryetarit, gjykatën ose ministrinë, atëherë pozicioni i saj në model do të zërë një pozicion mjaft të lartë në lidhje me akset "F" dhe "D". Nga rruga, sot aplikacionet më të njohura janë ato të përqendruara në automatizimin e aktiviteteve të strukturave administrative shtetërore dhe qeveritare - qëllimi kryesor i të cilave është përgatitja e dokumenteve.
Sidoqoftë, nëse marrim parasysh aktivitetet e një firme tregtare, detyra e së cilës është prodhimi i vlerave materiale (të pranojë lëndë të para, të transformojë, të krijojë një produkt të ri, ta shesë atë, të marrë të ardhura), atëherë këtu tashmë të tre koordinatat duhet të kenë vlerat e balancuara.
2. Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve
EDMS siguron procesin e krijimit, kontrollit të aksesit dhe shpërndarjes së vëllimeve të mëdha të dokumenteve në rrjetet kompjuterike, si dhe siguron kontroll mbi rrjedhën e dokumenteve në organizatë.
Rrjedha elektronike e dokumenteve përfshin: krijimin e dokumenteve, përpunimin e tyre, transferimin, ruajtjen, daljen e informacionit që qarkullon në një organizatë ose ndërmarrje, bazuar në përdorimin e rrjeteve kompjuterike. Në përgjithësi, është e zakonshme të kuptohet menaxhimi i rrjedhës së dokumenteve elektronike si organizimi i lëvizjes së dokumenteve midis departamenteve të një ndërmarrje ose organizate, grupeve të përdoruesve ose përdoruesve individualë. Në të njëjtën kohë, lëvizja e dokumenteve nuk nënkupton lëvizjen fizike të tyre, por transferimin e të drejtave për përdorimin e tyre me njoftimin e përdoruesve të veçantë dhe kontrollin mbi ekzekutimin e tyre.
Një dokument është njësia kryesore e informacionit dhe e gjithë ekzistenca e një sistemi të menaxhimit të dokumenteve i kushtohet ruajtjes së një dokumenti, vetive të tij dhe historisë së jetës së tij, si dhe sigurimit të vërtetë të jetës së tij.
Qëllimi kryesor i EDMS është të organizojë ruajtjen e dokumenteve elektronike, si dhe të punojë me to.(në veçanti, kërkimi i tyre si nga atributet ashtu edhe nga përmbajtja). EDMS duhet të gjurmojë automatikisht ndryshimet në dokumente, afatet për ekzekutimin e dokumenteve, lëvizjen e dokumenteve dhe gjithashtu të kontrollojë të gjitha versionet dhe përmbysjet e tyre. Një EDMS e integruar duhet të mbulojë të gjithë ciklin e biznesit të një ndërmarrje ose organizate - nga vendosja e një detyre për krijimin e një dokumenti deri te fshirja e tij në arkiv, të sigurojë ruajtjen e centralizuar të dokumenteve në çdo format, duke përfshirë dokumente komplekse kompozicionale. EDMS duhet të kombinojë flukset e ndryshme të dokumenteve të ndërmarrjeve gjeografikisht të largëta në një sistem të vetëm. Ato duhet të sigurojnë menaxhim fleksibël të dokumenteve si duke përcaktuar në mënyrë rigoroze rrugët e trafikut ashtu edhe duke i drejtuar lirisht dokumentet. Në EDMS, duhet të zbatohet një kufizim i rreptë i aksesit të përdoruesve në dokumente të ndryshme, në varësi të kompetencës së tyre, pozicionit të mbajtur dhe kompetencave që u janë caktuar. Për më tepër, EDMS duhet të përshtatet me strukturën ekzistuese organizative dhe të personelit dhe sistemin e punës në zyrë të ndërmarrjes, si dhe të integrohet me sistemet ekzistuese të korporatave.
Çështja e klasifikimit EDMS është mjaft e ndërlikuar për shkak të zhvillimit të shpejtë të tregut për këto sisteme. Për më tepër, që nga viti 2001, koncepti i "Menaxhimi i përmbajtjes së ndërmarrjes (ECM)" në vend të menaxhimit elektronik të dokumenteve. Koncepti ECM ofron shumë përfitime biznesi. Një sistem ECM që integron të gjitha teknologjitë e orientuara drejt përmbajtjes dhe procesit brenda një ndërmarrje ofron një infrastrukturë të përbashkët për menaxhimin e rrjedhës së punës së saj, duke minimizuar nevojën për të vendosur dhe mbështetur teknologji të shumta për të zbatuar funksione të ndryshme biznesi. Thelbi i kësaj qasjeje (e quajtur edhe infrastrukturore) është se Përmbajtja e korporatës nuk duhet të jetë në pronësi të vetëm një aplikacioni ose sistemi. Ai duhet të jetë i disponueshëm për shumë aplikacione dhe të rishpërndahet lirisht mes tyre. Një pronë e rëndësishme e infrastrukturës ECM (duke përfshirë aplikacionet përkatëse të shumicës së shitësve në industri) është pavarësia nga një dyqan i vetëm universal i përmbajtjes... Infrastruktura ECM integron shumë depo të dhënash të specializuara (ose të trashëguara) (madje edhe nga shitës konkurrues), duke përfshirë, por pa u kufizuar në depot elektronike të dokumenteve të produktit, e-mail, depo të përmbajtjes në ueb, sisteme skedarësh dhe madje edhe sisteme të menaxhimit të bazës së të dhënave. Në këtë mënyrë, Infrastruktura ECM ofron një shtresë të përbashkët integrimi (ose virtualizimi) për çdo depo të dhënash(duke ju lejuar t'i kërkoni ato nga kudo në ndërmarrje), duke minimizuar kështu nevojën për të integruar sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të përmbajtjes nga shitës të shumtë. Përveç kësaj, me ndihmën e infrastrukturës ECM, zbatohen shërbime të tilla të menaxhimit të përmbajtjes së korporatës si personalizimi, kontrolli i aksesit, menaxhimi i të drejtave të përdoruesit, etj. (që thjeshton administrimin dhe mirëmbajtjen e sistemit ECM).
Sipas analistëve të IDC, aktualisht ekzistojnë llojet kryesore të mëposhtme të EDMS (ndërsa disa nga EDMS mund t'i përkasin njëkohësisht disa llojeve, pasi ato kanë funksionet përkatëse për to):
EDM fokusohet në proceset e biznesit (business-process EDM).Ato janë në qendër të konceptit ECM. Sistemet e këtij lloji (EDMS) janë të dizajnuara për aplikime specifike vertikale dhe horizontale (nganjëherë ato kanë edhe aplikime në industri). Sistemet EDMS sigurojnë ciklin e plotë të punës me dokumente, duke përfshirë punën me imazhe, menaxhimin e regjistrimeve dhe rrjedhave të punës, menaxhimin e përmbajtjes, etj. Sistemet EDMS ofrojnë ruajtjen dhe rikthimin e dokumenteve 2-D në formate origjinale (imazhe, skedarë CAD, fletëllogaritëse dhe të tjera ) me aftësinë për t'i grupuar ato në dosje. Zhvilluesit më të famshëm të sistemeve EDMS janë Documentum (sistemi Documentum), FileNet (sistemet Panagon dhe Watermark), Hummingbird (sistemi PC DOCS), etj. aktivitetet e tij në zbatimin e funksioneve të tilla në EDMS si menaxhimi i shablloneve, menaxhimi dinamik i prezantimit dhe Publikimi i përmbajtjes në ueb. Duhet të theksohet se ndërsa pothuajse të gjitha sistemet EDMS ofrojnë një nivel të mirë të zbatimit të depove dhe shërbimeve të bibliotekës për menaxhimin e përmbajtjes elektronike (si imazhet dhe dokumentet e zyrës), secila prej tyre është më e forta në zonën e vet. Për shembull, në sistemet nga kompanitë Open Text dhe iManage, menaxhimi i dokumenteve të zyrës është më i zhvilluar. Nga ana tjetër, sistemet nga Tower Technology, FileNet, IBM dhe Identitech janë veçanërisht të forta në menaxhimin e imazheve të produkteve me volum të lartë.
EDM e korporatës (EDM me qendër sipërmarrjen). Sistemet e këtij lloji ofrojnë infrastrukturën e korporatës (të disponueshme për të gjithë përdoruesit e korporatës) për krijimin e dokumenteve, bashkëpunimin në to dhe publikimin e tyre. Funksionet bazë të EDMS të korporatës janë të ngjashme me ato të EDMS të fokusuara në proceset e biznesit. Si rregull, EDMS e korporatës nuk është e përqendruar në përdorimin vetëm në ndonjë industri specifike ose në zgjidhjen e një problemi të ngushtë. Ato po prezantohen si teknologji në të gjithë kompaninë. Zhvillimi dhe promovimi i EDMS-së së korporatës kryhet nga Lotus (sistemi Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistemi LiveLink), Keyfile, Oracle (sistemi Context), iManage, etj.
Sistemet e menaxhimit të përmbajtjes.Sistemet e këtij lloji ofrojnë krijimin e përmbajtjes, aksesin dhe menaxhimin e përmbajtjes, shpërndarjen e përmbajtjes (deri në nivelin e seksioneve të dokumenteve dhe objekteve për ripërdorimin dhe përpilimin e tyre të mëvonshëm). Disponueshmëria e informacionit jo në formën e dokumenteve, por në formën e objekteve më të vogla e bën më të lehtë shkëmbimin e informacionit midis aplikacioneve. Menaxhimi i përmbajtjes së uebit kërkon aftësinë për të menaxhuar objekte të ndryshme të përmbajtjes që mund të përfshihen në një prezantim në ueb (për shembull, faqet HTML dhe grafika në ueb). Përveç kësaj, menaxhimi i përmbajtjes në ueb kërkon aftësinë për të krijuar shabllone prezantimi që mundësojnë paraqitjen dhe personalizimin e përmbajtjes dinamike (bazuar në preferencat e përdoruesve, profilet e përdoruesve, etj.). Në tregun botëror janë të njohura sistemet e menaxhimit të përmbajtjes nga Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette etj.
Sistemet e menaxhimit të informacionit - portalet.Sisteme të tilla ofrojnë grumbullimin e informacionit, menaxhimin dhe shpërndarjen e informacionit përmes Internetit / intranetit / ekstranetit. Me ndihmën e tyre, është e mundur të grumbullohet (dhe të aplikohet) përvoja në një mjedis të shpërndarë korporativ bazuar në përdorimin e rregullave të biznesit, kontekstit dhe meta të dhënave. Portalet gjithashtu ofrojnë akses standard të shfletuesit të internetit në një sërë aplikacionesh të tregtisë elektronike (zakonisht përmes një ndërfaqe të sistemit ERP). Shembuj të portaleve janë Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).
Sistemet e imazhit.Me ndihmën e tyre, informacioni i skanuar nga transportuesit e letrës shndërrohet në formë elektronike (zakonisht në formatin TIFF). Kjo teknologji është në qendër të përkthimit në formë elektronike të informacionit nga të gjitha dokumentet e vjetra në letër dhe mikrofilmat. Funksionet bazë të një sistemi standard të përpunimit të imazhit përfshijnë: skanimin, ruajtjen, një sërë aftësish kërkimi imazhesh dhe më shumë.
Sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës.Sistemet e këtij lloji janë të dizajnuara për të siguruar drejtimin e rrjedhave të punës të çdo lloji (përkufizimi i shtigjeve të rrugëzimit të skedarëve) brenda proceseve të biznesit të strukturuar dhe të pastrukturuar të korporatës. Ato përdoren për të përmirësuar efikasitetin dhe kontrollueshmërinë e proceseve të biznesit të korporatës. Sistemet e menaxhimit të rrjedhës së punës zakonisht blihen si pjesë e një zgjidhjeje (për shembull, sistemet EDMS ose sistemet PDM). Këtu mund të përmendim zhvillues të tillë si Lotus (Domino / Notes dhe sistemet Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.
Komponentët EDMS
Të gjitha EDMS përmbajnë komponentë standardë të detyrueshëm: ruajtjen e kartave (atributeve) të dokumenteve; ruajtja e dokumenteve; komponentë që zbatojnë logjikën e biznesit të sistemit.
Dyqani i atributeve të dokumenteve
Ruajtja e atributeve të dokumentit është menduar për ruajtjen e një "karte" - një grup fushash që karakterizojnë një dokument. Zakonisht në EDMS ekziston një koncept i llojit të dokumenteve (për shembull, një kontratë, specifikim, letër, etj.) dhe çdo lloj ka kartën e vet. Kartat e llojeve të ndryshme kanë fusha të detyrueshme të përbashkëta për të gjitha dokumentet, dhe fusha të veçanta që lidhen me dokumentet e këtij lloji.
Përveç konceptit të një lloji dokumenti, është e mundur të caktohen kategori dokumenteve, dhe një dokument mund t'i përkasë njëkohësisht disa kategorive. Kategoritë mund të organizohen në një pemë kategorie.
Për të organizuar ruajtjen e kartave, ekzistojnë tre zgjidhje të mundshme: përdorimi i ruajtjes tuaj, një DBMS standarde ose mjete të mjedisit mbi bazën e të cilit është ndërtuar DBMS.
Ruajtja e dokumenteve
Për të zbatuar ruajtjen e dokumenteve, përsëri, ekzistojnë dy qasje: ruajtja në sistemin e skedarëve ose në një ruajtje të specializuar të EDMS. Nga këndvështrimi i përdoruesit pragmatik, nuk ka shumë dallime midis këtyre qasjeve, nëse i vlerësojmë në tërësi. Por ka ende disa veçori.
Ruajtja në sistemin e skedarëve ul shkallën e sigurisë kur diferencohet aksesi, pasi sistemi i skedarëve mund të mos mbështesë modelin e sigurisë që zbatohet në vetë EDMS. Prandaj, është e nevojshme të pajisni EDMS me të drejtat e veta të aksesit, në mënyrë që skedarët e ruajtur prej tij të jenë të paarritshëm për asnjë nga përdoruesit drejtpërdrejt. Dhe EDMS mban listën e vet të përdoruesve me të drejta aksesi, duke organizuar aksesin në skedarë përmes këtyre të drejtave. Në të njëjtën kohë, sistemi i aksesit bëhet i ndërlikuar për t'u ruajtur dhe jo plotësisht i patëmetë nga pikëpamja e sigurisë së informacionit. Kriptimi i skedarëve gjatë ruajtjes shpesh përdoret për të ofruar siguri shtesë. Për më tepër, pothuajse të gjitha EDMS përdorin emërtime të rastësishme të skedarëve, gjë që e ndërlikon shumë kërkimin e skedarit të dëshiruar kur përpiqet të anashkalojë sistemin. Duhet të them që shumica e skedarëve EDMS ruajnë skedarët në sistemin e skedarëve.
Niveli i biznesit
Në nivelin e logjikës së biznesit, konstatohen dallime të rëndësishme midis EDMS të ndryshme. Në fakt, të gjithë komponentët e përshkruar, megjithëse mund të rregullohen në mënyra të ndryshme, ndryshojnë në shkallën e kompleksitetit, por në të njëjtën kohë janë funksionalisht të ngjashëm. Logjika e biznesit të sistemeve të ndryshme mund të ndryshojë në mënyrë dramatike, dhe kjo është pikërisht ajo që duhet të jetë më me interes kur njiheni me sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Mund të dallohen një numër përbërësish themelorë, nga të cilët, si kubet, formohet funksionaliteti i çdo SED:
menaxhimi i dokumenteve në depo.Përfshin procedurat për shtimin dhe heqjen e dokumenteve, ruajtjen e versioneve, transferimin e tyre në arkiv, mirëmbajtjen e arkivit, etj.;
kërkoni për dokumente.Ai përbëhet nga një kërkim sipas atributeve, një kërkim vizual në pemë të ndryshme në të cilat vendosen dokumente, një kërkim në tekstin e plotë, një kërkim semantik, etj .;
drejtimi dhe kontrolli i ekzekutimit.Ofron dorëzimin e dokumenteve në kuadër të procedurave të biznesit në organizatë. Rrugët e dokumenteve mund të jenë fleksibël dhe të ngurtë. Në rastin e rrugëzimit fleksibël, marrësi i radhës i dokumentit përcaktohet nga punonjësi që aktualisht është përgjegjës për dokumentin. Në rastin e rrugëzimit të ngurtë, rruga e dokumenteve përcaktohet paraprakisht bazuar në disa logjikë. Funksioni i rrugëzimit nuk është i pranishëm në të gjitha ERMS. Zakonisht, për të shmangur konfuzionin, sistemet pa lehtësira të rrugëzimit quhen arkiva elektronike. Kontrolli i ekzekutimit është një pjesë integrale e rrugëzimit. Në fakt, itinerari përcaktohet në bazë të shtegut të udhëtimit dhe intervaleve kohore për ekzekutimin e dokumenteve nga secili prej pjesëmarrësve në procesin e udhëtimit. Ekzekutimi i një dokumenti nënkupton kryerjen e një veprimi në lidhje me dokumentin nga secili prej pjesëmarrësve në kuadër të kompetencave të tij zyrtare;
raportet. Shërbyer si një analog i revistës së dokumenteve të zyrës. Duke përdorur raporte të ndryshme, mund të shihni, për shembull, kohën totale të kaluar nga punonjësit që punojnë në një dokument specifik, shpejtësinë e kalimit të dokumenteve nga departamentet, etj.;
administrata.Mbështetje për funksionimin e vetë sistemit, vendosjen e parametrave të tij, etj.
Vendi i EDMS në sistemin e informacionit të ndërmarrjes
Funksionet kryesore të EDMS: sigurimi i kontrollueshmërisë dhe transparencës së ndërmarrjes, si dhe akumulimi i njohurive dhe menaxhimit të njohurive. Në botën e sotme, këto dy detyra po bëhen gjithnjë e më kritike. Për shembull, në çmimin e kostos së një makine Mercedes, vetëm 30% janë kosto të drejtpërdrejta të prodhimit, dhe pjesa tjetër është kompensim për koston e zhvillimit të një makine, domethënë koston e aktiviteteve të inxhinierëve dhe menaxherëve, prandaj, kryesore burimi për reduktimin e kostove qëndron në optimizimin e aktiviteteve të tyre.
Shkalla e efikasitetit të përdorimit të EDMS përcaktohet nga shkalla në të cilën dokumentet (informacionet e pastrukturuara) përcaktojnë përmbajtjen e informacionit të aktiviteteve të një ndërmarrje. Është e qartë, për shembull, se për një organizatë thjesht tregtare, përmbajtja kryesore janë të dhënat e strukturuara të përfshira në bazat e të dhënave. Ndoshta një organizatë e tillë duhet të mbajë kontrata, por nuk ka gjasa që të vijë në zbatimin e EDMS. Sidoqoftë, nëse një organizatë tregtare rritet në një përbindësh tregtar me një zinxhir dyqanesh në dhjetëra qytete dhe logjistikë komplekse, prodhimin e saj të produkteve gjysëm të gatshme, atëherë herët a vonë do të duhet të mendoni për zbatimin e një sistemi ERP. Në fazën tjetër, numri i blerësve me shumicë dhe klientëve të mëdhenj mund të rritet në një shkallë të tillë që do t'ju duhet të mendoni për zbatimin e një CRM. Dhe vetëm nëse në të njëjtën kohë aparati i menaxhimit rritet në njëqind persona, do të shfaqen projekte paralele jo-thelbësore, do të lindin detyra diversifikimi dhe do të lindë detyra e prezantimit të EDMS. Në të njëjtën kohë, disa sisteme mund të duhet të integrohen në mënyrë që sistemi CRM të ketë lidhje me letra, kontrata dhe kopje të porosive hyrëse që ruhen në EDMS.
Në disa raste, integrimi i këtyre sistemeve është edhe më i afërt - EDMS mund të shërbejë si një transport integrues për transferimin e dokumenteve midis sistemeve që i gjenerojnë ato dhe sistemeve që i konsumojnë ato, në rastin kur një lidhje e drejtpërdrejtë në nivelin e të dhënave të strukturuara. ndërmjet këtyre sistemeve nuk nevojitet. Supozoni se një ndërmarrje ka sisteme CRM dhe ERP dhe kërkohet që CRM të regjistrojë raporte tremujore nga ERP për dërgesat e mallrave tek një klient specifik, të plotësuara, ndoshta, me komente ekspertësh. Është e qartë se raporte të tilla ruhen më së miri në EDMS. Falë integrimit të ERP dhe EDMS, dokumenti do të krijohet dhe ruhet automatikisht. Falë integrimit të EDMS dhe CRM, është e mundur të bashkëngjitni automatikisht një dokument në kartën e një klienti specifik. Dhe të gjitha këto operacione mund të ndodhin automatikisht. (Ne theksojmë se shembulli i dhënë është thjesht spekulativ dhe, në fakt, mund të mos ketë kuptim praktik; integrimi i çdo sistemi informacioni ka kuptim vetëm kur qëllimi i tij kuptohet qartë.)
Kërkesat tipike për EDMS
Nëse ndiqni shkronjën e standardit për hartimin e një detyre teknike, kërkesat që një përdorues tipik mund të vendosë në një sistem tipik të menaxhimit të dokumenteve elektronike mund të përshkruhen si më poshtë.
Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve duhet:
§ të sigurojë ruajtje të besueshme të dokumenteve dhe përshkrimeve të tyre;
§ të sigurojë ciklin e jetës së dokumentit (krijimi i tij, ruajtja e versioneve, publikimi, bllokimi i aksesit në dokumentin e sekuestruar, transferimi i dokumentit për ruajtje në arkiv);
§ lejojnë përdoruesin të caktojë lloje të ndryshme dokumentesh, të krijojë dhe modifikojë karta për to;
§ të mbajë një hierarki kategorish për kërkim efikas të dokumenteve;
§ kërkoni për dokumente bazuar në informacionin nga karta, si dhe tekstin e plotë;
§ të sigurojë ndarjen e aksesit në dokumente në nivel të përdoruesve individualë, sipas parimit të rolit dhe në bazë të strukturës hierarkike të organizatës;
§ mbështetje për teknologjinë HSM;
§ regjistroni të gjitha ngjarjet që lidhen me punën e përdoruesve dhe vetë sistemin;
§ nevojiten mjete të avancuara të administrimit;
§ mbështesin aksesin në distancë në informacion.
Sistemet e avancuara duhet të mbështesin:
§ teknologjitë e grupimit për të siguruar funksionim të qetë;
§ organizata të shpërndara gjeografikisht;
§ algoritme enkriptimi për ruajtjen dhe transmetimin e të dhënave;
§ nënshkrimi dixhital.
Kërkesat e arkitekturës:
§ prania e një serveri të dedikuar aplikacioni;
§ prania e një klienti të hollë;
§ mbështetje për aksesimin e dokumenteve duke përdorur një shfletues.
§ multi-platformë për shkallëzueshmëri;
Kërkesat për hapje dhe integrim me sisteme të tjera:
§ integrimi me mjetet për transmetimin e hyrjes së dokumentit;
§ integrimi me aplikacionet e zyrës;
§ integrimi me email;
§ disponueshmëria e një ndërfaqe programimi të zhvilluar (API);
§ integrimi me shërbimet standarde të drejtorive (për shembull, LDAP) për mirëmbajtjen dhe sinkronizimin e listës së përdoruesve të sistemit;
§ aftësia për të përshtatur ndërfaqen e përdoruesit për detyra specifike;
§ aftësia për të plotësuar sistemin me komponentët tuaj të specializuar;
§ në rastin e përdorimit të një baze të dhënash të jashtme për ruajtjen e atributeve të dokumentit, është e nevojshme të keni një përshkrim të detajuar të strukturës së të dhënave dhe mjeteve të punës me DBMS të ndryshme.
3. Automatizimi i rrjedhës së dokumenteve
Sistemi i menaxhimit të dokumenteve RS Doc i bazuar në Oracle Collaboration Suite
Detyrat që duhen zgjidhur:
duke kombinuar dokumentet në blloqe logjike,
sigurimi i ruajtjes arkivore dhe marrjes së dokumenteve.
Konsumatorët:
● biznesi i vogël dhe i mesëm;
● agjencitë qeveritare;
● shërbimet mbështetëse;
● Kompanitë e IT.
Platforma e harduerit х86, Itanium, AMD.
Platformë softuerike Windows, Solaris, Linux.
Funksionaliteti Sistemet elektronike të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc:
● punë efikase me sasi të mëdha të dhënash dhe mundësi për zgjerim të pakufizuar të vëllimeve të informacionit të ruajtur dhe të përpunuar;
● shkallë e lartë e mbrojtjes së informacionit të ruajtur dhe të transmetuar;
● shkallëzueshmëri dhe transportueshmëri në çdo platformë;
● thjeshtësia e konfigurimit dhe administrimit të softuerit;
● organizimi i rrugëve arbitrare për kalimin e dokumenteve.
Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc zbatohet në bazë të Oracle Collaboration Suite 10g duke përdorur teknologjinë BPEL (Business Process Execution Language), e cila lejon integrim në shkallë të gjerë me aplikacionet e biznesit.
Oracle Content Services i ofron çdo punonjësi në një organizatë një zgjidhje gjithëpërfshirëse dhe të integruar të menaxhimit të ciklit jetësor të dokumenteve. Oracle Content Services është ndërtuar mbi një infrastrukturë të fuqishme serveri Oracle, duke shfrytëzuar SDK-në e Menaxhimit të Përmbajtjes, një paketë veglash të provuara me mbi 2000 përdorues. Oracle Collaboration Suite 10g do të ofrojë funksionalitet shumë të lehtë për t'u përdorur në ndërfaqet e njohura të internetit të Windows, Portalin, aplikacionet E-Business Suite dhe mjedise të tjera.
Hyrja e dokumentit
Sistemi RS-Doc ju lejon të organizoni hyrjen e dokumentit të transmetimit duke përdorur skanerë me shpejtësi të lartë dhe një sistem njohjeje. Në këtë rast, dokumenti vendoset automatikisht në Oracle 10g DBMS.
Kërkimi i dokumenteve
Problemi i marrjes së informacionit nga fundi në fund është jashtëzakonisht i rëndësishëm në kontekstin e përdorimit të formateve heterogjene dhe një rritje të vëllimit të të dhënave të pastrukturuara. Informacioni i nevojshëm për marrjen e vendimeve mund të gjendet kudo: në bazat e të dhënave të korporatave (në formë të strukturuar), në faqet e internetit, në dokumente të shpërndara nëpër shumë serverë skedarësh, në mesazhe postare. Kërkimi i dokumenteve në sistemin RS-Doc është një mekanizëm i unifikuar për kërkimin dhe nxjerrjen e të dhënave nga të gjitha burimet e informacionit të një kompanie dhe të gjithë komponentët e rrjedhës së punës. Sistemi i kërkimit, i organizuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc, ju lejon të organizoni një kërkim jo vetëm sipas parametrave kryesorë, por edhe të kërkoni brenda një dokumenti. Në të njëjtën kohë, mbështeten më shumë se 250 formate të dhënash.
Ruajtja e dokumenteve
Teknologjitë e internetit dhe teknologjitë e integruara të portalit e bëjnë të lehtë integrimin e sistemit të menaxhimit të dokumenteve me portalin e korporatës. Arkitektura me tre nivele e sistemit ju lejon të përdorni në mënyrë efektive një ruajtje të vetme dokumentesh në një organizatë të shpërndarë gjeografikisht.
Të gjitha dokumentet dhe skedarët e ngarkuar në sistemin elektronik të menaxhimit të dokumenteve RS-Doc ruhen në bazën e të dhënave Oracle 10g. Kjo ju lejon të bëni kopje rezervë ditore të të gjithë vëllimit të dokumenteve, si dhe të rikuperoni të dhënat e humbura brenda një intervali të caktuar kohor. Administratorët mund të konfigurojnë Oracle Collaboration Suite 10g në përputhje me politikat e ruajtjes së dokumenteve të korporatës duke i ruajtur ose hequr automatikisht dokumentet. Për shembull, personi përgjegjës i një kompanie mund të përshkruajë politikën e menaxhimit të përmbajtjes së një kompanie në mënyrë elektronike. Dokumentet me karakteristika të caktuara mund të ruhen për një kohë të pacaktuar, ndërsa dokumentet me karakteristika të tjera mund të asgjësohen periodikisht.
Mbajtja e të dhënave të biznesit :
● plani i skedarëve: kontrolli i kufizimeve operacionale mbi të dhënat dhe krijimi dhe menaxhimi hierarkik i tyre
● shërbimet në internet që mbështeten për integrim me aplikacionet financiare ose të Oracle E-Business Suite
● Mbështetja e objekteve të regjistrit, duke përfshirë menaxhimin e thjeshtë dhe të versionuar të dokumenteve
● aftësia për të kërkuar të dhënat e regjistrimit
● ndërfaqe intuitive në internet për përdoruesit që menaxhojnë regjistrimet
● Integrimi me produktet e menaxhimit të ruajtjes së skedarëve që ofrojnë aftësi WORM për regjistrimet e regjistrimit
Shkallëzimi
Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc ju lejon të organizoni një zgjidhje tolerante ndaj gabimeve dhe të shkallëzueshme bazuar në teknologjitë Oracle RAC dhe Oracle GRID.
Integrimi me portalin e korporatës
Sistemi elektronik i menaxhimit të dokumenteve RS-Doc bazohet në teknologjinë e portalit të korporatës, dhe gjithashtu përmban funksionalitetin e mjeteve të punës kolektive të përdoruesve, siç janë:
● kalendar korporativ dhe personal
● portali i korporatës
● sistem për vendosjen e detyrave dhe monitorimin e zbatimit të tyre
Aftësia për të krijuar faqe të shumta
Oracle Collaboration Suite 10g ofron krijimin e faqeve të shumta të sigurta brenda një shembulli të vetëm të produktit. Secila prej këtyre faqeve do të ketë grupin e vet të "veglave" (p.sh. proceset e biznesit, kategoritë, etj.) dhe në thelb do të izolohen nga faqet e tjera. Për shembull, CIO tani mund të krijojë sisteme të ndryshme të menaxhimit të skedarëve për zyra të ndryshme rajonale, të gjitha në një grup të vetëm harduerësh dhe softuerësh, duke ulur kështu në mënyrë dramatike kostot e infrastrukturës.
Nënshkrimi elektronik dixhital
Një nënshkrim elektronik dixhital (EDS) është një kusht i nevojshëm i një dokumenti elektronik të krijuar për të mbrojtur këtë dokument elektronik nga falsifikimi. EDS është formuar si rezultat i transformimit të informacionit duke përdorur sigurinë e informacionit kriptografik (CIP) dhe ju lejon të identifikoni pronarin e certifikatës së çelësit të nënshkrimit, si dhe të përcaktoni mungesën e shtrembërimit të informacionit në një dokument elektronik.
Prania e një nënshkrimi elektronik dixhital në sistemin RS-Doc ju lejon të zëvendësoni vulën dhe nënshkrimin tradicional, duke garantuar autorësinë dhe pandryshueshmërinë e dokumentit pas nënshkrimit të tij. Mekanizmi i nënshkrimit elektronik dixhital ju lejon të nënshkruani çdo version të një dokumenti elektronik, duke regjistruar dhe ruajtur informacionin se kush dhe kur është nënshkruar. Lista e përdoruesve që lejohen të nënshkruajnë dokumente të këtij lloji vendoset veçmas për çdo lloj dokumenti elektronik.
Sigurimi i aksesit të sigurt në dokumente
Përmirësimet e sigurisë në Oracle Collaboration Suite 10g përfshijnë:
● siguria e nivelit të dosjeve dhe dokumentet: Oracle Collaboration Suite 10g zhvillon mekanizmin e sigurisë së nivelit të dosjeve të përbashkëta në skedarët Oracle, duke shtuar mbrojtjen e aksesit në nivelin e dosjeve dhe dokumenteve, kështu që menaxheri tani mund të përcaktojë me saktësi përdoruesit që lejohen të kenë qasje në dosje dhe dokumente të caktuara dhe aksesin e tyre niveli
● Kontrolli i aksesit të bazuar në grup dhe rol: kontrolli i aksesit mund të zbatohet për të gjitha objektet e përmbajtjes dhe nivelet e sigurisë, atributet shtesë të lejes së aksesit janë gjithashtu të disponueshme për personalizim të mëtejshëm, për shembull, menaxheri i projektit tani mund të krijojë një grup përdoruesish të përfshirë në punë specifike të projektit , dhe cakton akses në dosjet dhe dokumentet e synuara për këtë grup
● Skanimi dhe skanimi i viruseve: Oracle Collaboration Suite 10g mund të kombinohet me skanerë të jashtëm antivirus për skanimin automatik dhe manual të viruseve - funksioni i skanimit të viruseve mund të konfigurohet që të fillojë automatikisht pas një hyrje të suksesshme në arkivin e dokumentit (duke shkarkuar, regjistruar, ruajtur ose transferimi i protokollit); Skanimi i viruseve mund të thirret manualisht për të parë objektet tashmë në arkiv, kështu që një kompani tani mund të licencojë dhe integrojë motorin e shikuesit të Symantec me Oracle Content Services në mënyrë që dokumentet e paraqitura në Oracle Content Services të skanohen automatikisht.
Oracle BPEL Process Manager
Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) është një standard për ndërtimin e proceseve të biznesit nga një grup shërbimesh heterogjene që reduktojnë rrënjësisht kompleksitetin dhe koston e projekteve të integrimit. Oracle BPEL Process Manager ofron një mjedis të lehtë për t'u përdorur, por të pasur me veçori për dizajnin vizual, zbatimin dhe kontrollin e proceseve të biznesit. Funksionaliteti i sistemeve tashmë ekzistuese bëhet një lloj konstruktori, një grup fragmentesh që, kur lidhen në rendin e duhur, formojnë një mjedis të vetëm, gjendja e të cilit mund të kontrollohet dhe vizualizohet plotësisht.
Efekti i zbatimit
● rritet përgjegjësia e çdo punonjësi për përmbushjen dhe përfundimin e çdo detyre që i jepet, pasi ai e di që detyra nuk do të harrohet, sigurisht që do të pranohet dhe kontrollohet.
● menaxhmenti mund të vlerësojë ngarkesën dhe efikasitetin e punës së stafit, pasi informacioni për të gjitha detyrat regjistrohet në sistem dhe në çdo kohë mund të shihni se kush po i vonon vazhdimisht detyrat, kush po kryen më shumë detyra, etj.
● qarkullimi i dokumenteve është i përshpejtuar, gjë që reflektohet në shpejtësinë dhe cilësinë e shërbimit ndaj klientit, dhe kjo është një mënyrë e drejtpërdrejtë për të rritur konkurrencën e ndërmarrjes.
● sigurohet këmbyeshmëria e punonjësve, pasi të gjitha detyrat dhe dokumentet e pazgjidhura regjistrohen në sistem
● ngritja e nivelit të kulturës së korporatës, e cila e orienton çdo punonjës për të arritur qëllimet e përgjithshme të ndërmarrjes
● përmirësimi i efikasitetit të bashkëpunimit me informacionin
● rritjen e nivelit të shërbimit ndaj klientit
● ulje e kostos së pronësisë së kompleksit softuer dhe harduer
Veçoritë
Futja e menaxhimit elektronik të dokumenteve do të jetë efektive për ato ndërmarrje që kanë:
● aparati i menaxhimit dhe fluksi i punës janë mjaft të mëdha dhe komplekse (për një biznes të vogël, fluksi elektronik i punës madje mund të ngadalësojë proceset, për të mos përmendur efektivitetin e investimeve)
● Drejtimi i kompanisë është i gatshëm të ristrukturojë proceset e biznesit që synojnë optimizimin e tyre dhe rregullimin e qartë, pasi pa këtë punë, prezantimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve është i pamundur
● menaxhmenti synon të prezantojë menaxhimin elektronik të dokumenteve për të përmirësuar efikasitetin e menaxhimit të ndërmarrjes, dhe jo për të lehtësuar punën e departamenteve individuale (për shembull, zyrës).
Dizajnimi, zhvillimi dhe zbatimi i një sistemi të rrjedhës së dokumenteve dhe menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes bazuar në platformën Lotus Domino
Detyrat për t'u zgjidhur
Rrjedha e dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes, të cilat sigurojnë punën kolektive të punonjësve të të gjithë ndërmarrjes në një hapësirë të vetme informacioni, zgjidhin detyrat kryesore të mëposhtme:
● rritjen e shpejtësisë dhe cilësisë së vendimmarrjes
● rritjen e menaxhueshmërisë së organizatës
● rritjen e shkallës së shpërndarjes së njohurive brenda organizatës
● përmirësimi i sigurisë së ruajtjes dhe transmetimit të informacionit
● reduktimi i pjesës së kostove të përgjithshme
● sigurimi i rrjedhës së dokumenteve të jashtme
Menaxhimi i dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes:
● mbështesin bashkëpunimin
● rritjen e efikasitetit dhe produktivitetit të personelit
● të sigurojë disponueshmërinë e vazhdueshme të informacionit për vendimmarrësit e kompanisë
● të lejojë uljen e shpenzimeve të fondeve për nevoja joprodhuese
● ta bëjnë punën e kompanive të shpërndara gjeografikisht të thjeshta dhe efikase
● u mundëson punonjësve të kryejnë detyra funksionale dhe të kenë akses vetëm në dokumentet e nevojshme për punë në përputhje me rolet në sistem
● të sigurojë sigurinë e informacionit të ruajtur
● të përmirësojë cilësinë e punës me partnerët dhe klientët
● rritjen e shkallës së shpërndarjes së njohurive brenda kompanisë
Konsumatorët
Kompanitë me një staf të madh që kanë nevojë për automatizimin e rrjedhës së punës.
Platforma e harduerit
Platformat e mbështetura nga produktet softuerike të IBM.
Platformë softuerike
Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.
Funksionaliteti
Aftësitë kryesore të sistemit të menaxhimit të dokumenteve të ndërmarrjes dhe menaxhimit të burimeve mund të formulohen si një listë:
● regjistrimin e korrespondencës hyrëse, dalëse
● Cikli i plotë i miratimit të dokumenteve
● formimi dhe ekzekutimi i urdhrave
● rrjedha e brendshme e dokumenteve të organizatës
● ruajtjen dhe përditësimin e të dhënave për strukturën, punonjësit dhe kontraktorët e organizatës
● punë me kontrata dhe kontakte të jashtme të organizatës
● menaxhimi i projekteve në zhvillim në organizatë
● zbatim i thjeshtë dhe i shpejtë i porosive dhe aplikacioneve të ndryshme
● përgatitjen e eventeve të ndryshme
● mirëmbajtjen e bazës materiale të organizatës
● ruajtjen e unifikuar të dokumenteve të kompanisë
● nënsistemi i personelit
Kur zbaton menaxhimin e dokumenteve dhe sistemet e menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes, R-Style Company punon sipas skemës së mëposhtme:
● studim i strukturës organizative të ndërmarrjes, identifikimi i proceseve kryesore të biznesit, rrjedhave të punës dhe një përshkrim formal i rrjedhës së dokumenteve
● hartimi i një nomenklature dokumentesh, formimi i librave referencë dhe klasifikuesve, hartimi i udhëzimeve
● përshtatja ose rishikimi i sistemit bazuar në informacionin e marrë në fazën e anketimit
● instalimi dhe konfigurimi i softuerit, funksionimi provë
● konfigurimi përfundimtar i sistemit, duke marrë parasysh mangësitë e identifikuara gjatë funksionimit provë
● trajnimi i personelit të organizatës
Efekti i zbatimit
Optimizimi i rrjedhës së dokumenteve të kompanisë dhe reduktimi i kostove jo thelbësore.
Veçoritë
Kjo zgjidhje përfaqëson si zhvillimin e një sistemi të rrjedhës së dokumenteve dhe menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes "nga e para", dhe rishikimin e sistemeve ekzistuese për nevojat e një klienti të caktuar.
Projektet e integrimit në Lotus Notes / Domino
Qasja e KSK-së për ndërtimin e informacionit të korporatës projekte të bazuara në teknologjinë Lotus Notes / Domino
Lotus Notes / Domino funksionon në një korporatë
Lotus Notes / Domino kryen 4 funksione kryesore në një korporatë:
Email i korporatës.
2. Automatizimi i detyrave të orientuara nga dokumenti.
3. Sistemi informativ i transportit.
4. Web - zgjidhje.
Infrastruktura e Unifikuar e Lotus Notes / Domino në organizatë
një). Email i korporatës
Zbatimi i teknologjisë Lotus Notes / Domino është i justifikuar edhe kur përdoret si një sistem i postës elektronike të korporatës.
Ky sistem mund të përshkruhet si i besueshëm, i shkallëzueshëm, i sigurt dhe i menaxhueshëm. Ka organizata në të cilat më shumë se 100 dhe madje 200 mijë punonjës janë të bashkuar nga sistemi i mesazheve Lotus Domino. Kjo do të thotë që ndërsa organizata juaj zgjerohet, infrastruktura Lotus Domino gjithashtu mund të zgjerohet pa hasur kufizime teknike. Kur bëhet fjalë për sigurinë, Domino ofron sot sistemin më të fuqishëm të sigurisë së postës në internet.
Përveç postës elektronike, Lotus Domino përmban sisteme të integruara fort të kalendarimit dhe planifikimit në grup.
Shumë kompani fillojnë të ndërtojnë infrastrukturën e tyre të postës elektronike duke zbatuar MS Exchange. Megjithatë, ndërsa vendosjet rriten dhe nevoja për të automatizuar detyrat e punës ekipore është identifikuar, disa nga këto kompani kanë filluar të migrojnë në Lotus Domino. Për këtë qëllim janë zhvilluar procedura të veçanta për migrimin nga MS Exchange në Lotus Domino. KSK ka akumuluar përvojë të gjerë në kryerjen e migrimeve në korporata të mëdha.
Skema e migrimit mund të përfaqësohet si më poshtë
2). Automatizimi i detyrave të orientuara nga dokumenti
Në zemër të Lotus Notes / Domino është ruajtja e objekteve e njohur si Lehtësia e ruajtjes së shënimeve (NSF). Njësia kryesore e ruajtjes së të dhënave është një dokument i veçantë, dhe struktura e tij përcaktohet nga një formë që përmban një grup fushash të llojeve të ndryshme. Për shembull, një dokument që lidhet me shërbimin ndaj klientit mund të përfshijë datën, emrin e klientit, numrin e identifikimit të klientit, emrin e operatorit, një fushë teksti për të përshkruar kërkesën e klientit dhe një fushë statusi për kërkesën. Notes përdor pamjet e indeksuara për të shfaqur listat e dokumenteve, naviguesit dhe indekset me tekst të plotë për të gjetur dokumente dhe agjentë për të automatizuar proceset e biznesit.
Një tjetër mekanizëm themelor i Lotus Notes / Domino është mekanizmi i replikimit, i cili zgjidh 2 detyra kryesore:
Mbështetje për punë të shpërndarë gjeografikisht (sinkronizimi i të dhënave dhe aplikacioneve);
Mbështetje për përdoruesit e celularëve (sinkronizimi i postës, të dhënave dhe aplikacioneve).
Përsëritja në Lotus Notes/ Domino është unik në funksionalitetin dhe përmasat e tij: funksionon në nivelin e fushave individuale dhe është shumë i personalizueshëm. Karakterizohet nga vetitë e mëposhtme: me dy drejtime; selektiviteti; replikimi ndërmjet serverëve dhe ndërmjet serverëve dhe klientëve; replikimi i të dhënave dhe dizajni i aplikacionit. Për më tepër, përsëritja mund të kryhet në kanale të ndryshme komunikimi: nga linjat e zakonshme telefonike të qytetit deri te rrjetet lokale (globale) me shpejtësi të lartë.
Së bashku, motori i përsëritjes dhe posta e Notes formojnë një sistem të integruar të mesazheve Lotus Notes / Domino që shërben si bazë për ndërtimin e aplikacioneve të automatizimit të rrjedhës së punës dhe rrjedhës së punës.
Me një sistem të integruar të mesazheve, bazat e të dhënave të dokumenteve dhe mjetet e integruara të zhvillimit, klientët dhe zhvilluesit e aplikacioneve fitojnë një platformë të fuqishme për zhvillimin e sistemeve të bazuara në dokumente.
Kompania KCK ka zhvilluar dhe ofron në treg sistemin e menaxhimit të dokumenteve KCK DocLogic. DocLogic është modular. Një përshkrim më i detajuar i DocLogic është dhënë më poshtë.
Pavarësisht numrit të madh të aplikacioneve të gatshme për Lotus Notes / Domino, shumica e aplikacioneve që funksionojnë për klientët në mbarë botën janë zhvilluar me porosi. Kjo për shkak të specifikave të biznesit të secilit prej klientëve, si dhe përdorimit të teknologjive dhe zgjidhjeve të ndryshme. Pothuajse çdo projekt i korporatës i bazuar në Lotus Notes / Domino supozon përdorimin e zgjidhjeve të gatshme dhe zhvillimin me porosi.
KSK është një kompani lider ruse në fushën e projekteve të korporatave të bazuara në Lotus Notes / Domino dhe zhvillimin e aplikacioneve me porosi. Kompania ka përfunduar një numër të madh projektesh për klientët e huaj dhe rusë.
3). Sistemi i informacionit të transportit
Lotus Notes / Domino ka aftësinë për të shkëmbyer të dhëna me sisteme të tjera informacioni. Për këtë qëllim, Lotus ka zhvilluar një gamë të tërë teknologjish integruese, disa prej të cilave janë të integruara në Lotus Notes / Domino dhe disa janë implementuar si produkte të pavarura. Produktet dhe teknologjitë e integrimit përfshijnë:
Biblioteka e Objekteve të të Dhënave LotusScript është një koleksion klasash, metodash, vetive dhe ngjarjesh të LotusScript që ofrojnë akses në bazat e të dhënave relacionale dhe tradicionale duke përdorur ODBC;
Teknologjia e integruar e Domino Enterprise Connector Services (DECS), e cila ju lejon të krijoni aplikacione që kombinojnë të dhënat Domino dhe DBMS pa programim;
Lotus Enterprise Integrator (LEI) - një server i veçantë që lejon administratorët të planifikojnë dhe kryejnë në mënyrë qendrore shkëmbimin e të dhënave me shumicë në modalitetin e sinkronizimit periodik ose të transaksioneve midis Lotus Domino dhe DBMS, duke përfshirë familjen IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL dhe të tjera të pajtueshme me ODBC bazat e të dhënave;
Domino Connectors, të cilat mundësojnë komunikimin midis aplikacioneve Domino dhe sistemeve të menaxhimit të burimeve të ndërmarrjes (ERP), monitorëve të transaksioneve dhe shërbimeve të drejtorive.
Aftësitë integruese të listuara më sipër, së bashku me një motor të fuqishëm riprodhues (veçanërisht në rrjetet me shpejtësi të ulët), i japin Domino-s çdo arsye për të përdorur Domino si një sistem të mesëm ose transporti të klasit të parë.
4). Zgjidhjet në ueb
Lotus Domino është një server në internet që mbështet standardet HTTP dhe HTTPS. Përveç kryerjes së funksioneve të një serveri standard në internet, Lotus Domino mund të konvertojë dokumentet e Notes në HTML menjëherë dhe t'i paraqesë ato te përdoruesi i Internetit. Në këtë mënyrë, informacioni për faqen tuaj të internetit nuk do të ruhet si skedarë HTML në sistemin e skedarëve, por si dokumente në bazën e të dhënave Domino.
Kjo do të thotë që ju mund të përdorni të gjitha mjetet e fuqishme të zhvillimit të Lotus Notes / Domino dhe t'i bëni aplikacionet dhe të dhënat tuaja Domino të disponueshme për përdoruesit e Internetit / Intranetit pa shpenzime shtesë. Në të njëjtën kohë, të gjitha shërbimet e Domino, të tilla si indeksimi i dokumenteve, kategorizimi, kërkimi i tekstit të plotë, riprodhimi, agjentët e planifikuar dhe të aktivizuar bëhen automatikisht të disponueshme për krijuesin e serverit tuaj në ueb.
Duke bërë këtë, ju mund ta bëni procesin e përmbajtjes së faqes suaj të internetit pothuajse të pavarur. Uebmaster nuk do të duhet të përditësojë vazhdimisht manualisht përmbajtjen e faqes dhe do të pushojë së qeni pengesa e këtij procesi. Meqenëse burimi i të dhënave për faqen e internetit është një bazë të dhënash Lotus Notes / Domino, vetë autorët e dokumenteve kanë mundësinë t'i publikojnë ato në faqen e internetit. Në të njëjtën kohë, për shkak të mjeteve të koordinimit dhe automatizimit të flukseve të punës (fluksit të punës), procesi i miratimit të dokumenteve për publikim në Ueb mbështetet automatikisht, duke njoftuar autorët dhe ata që janë përgjegjës për nevojën për të bërë ndryshime, përditësime ose fshirje.
