STANDARDUL DE STAT AL UNIUNII SSR

Sisteme de prelucrare a informațiilor

DOCUMENTE PE MEDIU DE DATE MAGNETICE

COMANDA DE PERFORMANȚĂ ȘI REFERINȚĂ

GOST 28388-89

COMITETUL DE STAT URSS PENTRU MANAGEMENTUL CALITĂȚII ȘI STANDARDELOR PRODUSELOR

STANDARDUL DE STAT AL UNIUNII SSR

Data introducerii01.01.91

Acest standard se aplică documentelor de proiectare, software, tehnologice și alte documente de proiectare executate pe suporturi de date magnetice (MH).

Standardul stabilește cerințe pentru executarea documentelor pe suport magnetic (DM), independent de metoda specifică de schimb și prelucrare, precum și reguli generale contabilitatea, pastrarea, modificarea si circulatia DM.

Documentele MN nu sunt supuse microfilmării.

Termenii utilizați în standard și explicațiile acestora sunt furnizați în Anexa 1.

1. Dispoziții generale

1.1. DM este efectuată și inclusă în setul de documente în conformitate cu acest standard și cu standardele ESKD, ESPD, ESTD și KS AS.

1.2. Următoarele tipuri de MN sunt utilizate pentru documentare:

benzi magnetice;

discuri magnetice;

dischete magnetice.

1.3. Fișierele (seturile de date) sunt obiectele gestionării datelor în timpul execuției DM. DM se realizează sub forma unuia sau mai multor fișiere. Structura, marcarea fișierelor, formatele și „conținutul etichetelor prin:

GOST 25752 - pentru benzi magnetice de 12,7 mm lățime;

GOST 28104 - pentru benzi magnetice de 3,81 mm lățime;

GOST 28081 - pentru discuri magnetice flexibile.

Note:

1. Structura și marcarea fișierelor nestabilite prin documentele de reglementare și tehnice (NTD) sunt descrise în instrucțiunile de utilizare ale DM ( Anexa 2) sau dați în acesta (sau în alte documente ale setului de documentație) un link către documentul corespunzător.

2. La nevoie este permisă executarea documentelor pe MN fără etichete.

1.4. Un document, în funcție de dimensiunea și capacitatea sa, poate fi înregistrat pe unul sau mai multe volume.

Mai multe documente pot fi înregistrate pe un singur volum.

1.5. DM, situate pe un volum al MN, sunt înregistrate cu aceeași densitate de înregistrare.

La înregistrarea unui DM pe mai multe volume, se utilizează același tip și tip de MD, precum și aceeași densitate de înregistrare pentru toate volumele pe care se află DM.

Dacă este necesar, este permisă executarea unui document pe suporturi de date de diferite tipuri, de exemplu, text solid pe MH și desene - pe hârtie.

1.6. Fiecare DM este însoțit de o caracteristică de regăsire a informațiilor (IPH) în conformitate cu sectă. 4.

1.7. Semnăturile autentice ale persoanelor responsabile cu elaborarea, fabricarea, coordonarea și aprobarea DM sunt aplicate în fișa de certificare (CA), care se realizează în conformitate cu sectă. 6.

Este permisă aplicarea semnăturilor de mai sus pe fișa de omologare (LU) prevăzută de standardele ESKD și ESPD.

1.8. Fiecare suport magnetic cu documente înregistrate (MNZ) trebuie să aibă o etichetă în conformitate cu GOST 27781.

Sunt date exemple de design de etichetă, umplerea acesteia și locația pe MH Anexa 3.

1.9. Pentru fiecare MNZ, se întocmește un document de însoțire - o declarație a MNZ în conformitate cu sectă. 7.

1.10. Toate DM stocate si aflate in circulatie la intreprindere sunt supuse contabilitatii. Contabilitatea, stocarea, reproducerea, modificarea DM se efectuează de către serviciul de documentație tehnică (STD) în conformitate cu sectă. opt - 11 și anexa 4.

1.11. MNZ ar trebui să facă obiectul unui control preventiv pentru a determina siguranța informațiilor despre MN în conformitate cu anexa 5.

1.12. Condițiile de depozitare pentru MN și MNZ trebuie să respecte standardele stabilite în documentele de reglementare relevante pentru anumite tipuri și tipuri de MN.

1.13. Mijloacele tehnice și software-informaționale utilizate pentru executarea și circulația DM trebuie puse în funcțiune și verificate în conformitate cu documentația operațională a acestora, iar MP trebuie să treacă de inspecția de intrare. Verificarea și controlul la intrare se efectuează în conformitate cu procedura stabilită la întreprindere.

1.14. Transferul DM către consumator se realizează sub formă de duplicate (copii) în conformitate cu anexa 6.

Purtător electronic

„... Mediu electronic: un mediu tangibil utilizat pentru înregistrarea, stocarea și reproducerea informațiilor prelucrate prin intermediul tehnologie de calcul..."

O sursă:

"SISTEMUL UNIFICAT DE DOCUMENTAȚIE DE PROIECTARE. DOCUMENTE ELECTRONICE. DISPOZIȚII GENERALE. GOST 2.051-2006"

(introdus de Ordinul Rostekhregulirovanie din 22.06.2006 N 119-st)

Terminologie oficială... Academic.ru. 2012.

Vedeți ce înseamnă „purtător electronic” în alte dicționare:

purtător electronic- 3.1.15 suport electronic: un mediu material utilizat pentru înregistrarea, stocarea și reproducerea informațiilor prelucrate cu ajutorul tehnologiei informatice Sursa: GOST 2.051 2006: un singur sistem documentatie de proiectare ......

TRANSPORT ELECTRONIC- conform GOST 2.051 2006 ESKD „Documente electronice. Dispoziții generale „- un mediu tangibil utilizat pentru înregistrarea, stocarea și reproducerea informațiilor prelucrate cu ajutorul tehnologiei informatice... Gestionarea înregistrărilor și arhivarea în termeni și definiții

Purtătorul de informații - (purtător de informații) orice obiect material sau mediu [termen necunoscut] care conține (purtător) informații (I), suficient de capabil perioadă lungă de timp salvați în structura sa informațiile introduse în/pe ea, o piatră, un copac... Wikipedia

Portofel online- (English e Purse sau e Wallet) un card inteligent sau alt mediu electronic cu un cip de plată care vă permite să stocați bani electronici și să efectuați plăți electronice. Termenul se poate referi și la dispozitive și software, ... ... Wikipedia

REZONANȚA PARAMAGNETICĂ ELECTRONICĂ- (EPR) absorbtie rezonanta (radiatie) el. magn. undele din gama de frecvențe radio (109 1012 Hz) de către paramagneți, paramagnetismul la rykh se datorează electronilor. EPR caz special paramagnet. rezonanța și fenomenul mai general de rezonanță magnetică. Minciuni... Enciclopedie fizică

Document electronic- un document pe suport digital, format din trei elemente: continut informativ; forma de furnizare a conținutului; purtător de informații. În multe sfere de activitate, utilizarea documentelor electronice a devenit larg răspândită și ...... Big Law Dictionary

2. În aceste cerințe, un suport material este înțeles ca un mediu care poate fi citit de mașină (inclusiv magnetic și electronic), pe care se realizează înregistrarea și stocarea informațiilor care caracterizează caracteristicile fiziologice ale unei persoane ... ... Terminologie oficială

Card de memorie

Card de memorie- Suport electronic de date. Tipuri de bază: SmartMedia, CompactFlash, card SD, Sony Memory Stick, xD Picture Card, MMC... Glosar de termeni pentru gospodărie și tehnologia calculatoarelor Samsung

GOST 2.051-2006: Sistem unificat pentru documentația de proiectare. Documente electronice. Dispoziții generale- Terminologie GOST 2.051 2006: Sistem unificat pentru documentația de proiectare. Documente electronice. Dispoziții generale document original: sistem automatizat: Un sistem format din personal și un set de instrumente de automatizare pentru activitățile sale, ... ... Dicționar-carte de referință de termeni ai documentației normative și tehnice

Cărți

• Chimie biologică cu exerciții și sarcini. Manual (+ CD), Severin Serghei Evgenievici, Avdeeva Lyudmila Viktorovna, Gubareva Alexandra Evghenievna, Aleinikova Tatyana Leonidovna, Andrianova Lyudmila Evghenievna. Manualul examinează principalele prevederi ale chimiei biologice clasice, oferă informații despre structura și proprietățile moleculelor din corpul uman, baza moleculară a funcțiilor fiziologice ...

1.1 CARACTERISTICI ALE MEDIULUI TIPURI DE DOCUMENT ELECTRONIC

Documentele electronice nu sunt legate rigid de un anumit suport de informații. Ele pot fi fixate pe media tipuri diferite... În funcție de metoda folosită pentru înregistrarea și citirea informațiilor, se disting documente magnetice, optice, magneto-optice și alte tipuri de documente.

Mediile de stocare magnetice includ bandă magnetică, card magnetic, disc magnetic (hard și flexibil).

Informațiile despre documentele magnetice sunt înregistrate prin schimbare remanenţă secțiuni separate ale stratului magnetic al purtătorului.

Banda magnetică este un purtător de informații sub forma unei benzi din folie flexibilă și transparentă cu un strat feromagnetic. Banda magnetică transportă sunet sau informatii digitale fix cale electromagnetică... Folosit în computere, echipamente audio și video.

Cardul magnetic este un suport de date sub forma unei plăci flexibile cu un strat magnetic.

Disc magnetic - un mediu de stocare sub forma unui disc cu un strat feromagnetic pentru înregistrare.

Discurile magnetice sunt împărțite în hard disk-uri și dischete.

O dischetă (dischetă) este un disc realizat din plastic acoperit cu un strat feromagnetic. Este utilizat pe scară largă în computerele personale și este suporturi amovibile informații sau software. Este stocat în afara computerului și instalat în unitate după cum este necesar. Cel mai adesea folosit pentru schimbul de produse software și date.

După diametrul suportului, dischetele sunt împărțite în standard (diametru 203 mm), mini-discuri (diametru 133 mm), microdiscuri (diametru 89; 82,5; 76,2 mm). În prezent, cea mai mare parte a informațiilor este distribuită pe microdiscuri (microdiscurile cu diametrul de 89 mm sunt standard pentru PC-uri).

Discurile magnetice diferă, de asemenea, prin specificatii tehnice... Importanța principală pentru utilizator este capacitatea discului, adică cantitatea de informații care poate fi stocată pe acesta. Capacitatea dischetelor depinde de doi parametri: aria suprafeței utilizate și densitatea de înregistrare permisă pentru un anumit design de dischetă.

În prezent, cele mai frecvent utilizate dischete cu o capacitate de 1,44 MB. Acestea vă permit să transferați un document și programe de la un computer la altul, să stocați informații care nu sunt utilizate în mod constant într-un computer, să faceți copii de arhivă informațiile conținute pe hard disk.

Informațiile sunt înregistrate și stocate pe piste concentrice, care sunt împărțite în sectoare.

Timpul rapid de acces aleatoriu (mai puțin de 1 secundă) și rata mare de schimb de date cu discul (250.000 bps) oferă avantaje semnificative ale unei dischete în comparație cu orice bandă medii magnetice informație.

Un hard disk magnetic (hard disk) este o placă plată rotundă realizată dintr-un material dur (metal) acoperită cu un strat feromagnetic. Este conceput pentru stocarea permanentă a informațiilor utilizate atunci când lucrați cu un computer personal și este instalat în interiorul acestuia.

Hard disk-urile sunt cu mult superioare dischetelor. Ei au cea mai buna performanta capacitatea, fiabilitatea și viteza de acces la informații. Prin urmare, utilizarea lor asigură caracteristicile de viteză ale dialogului cu utilizatorul și ale programelor implementate, extinde capacitățile sistemului de utilizare a bazelor de date, organizează un mod de operare multitasking și oferă suport eficient pentru mecanism. memorie virtuala.

Distinge între două cam greu discuri magnetice.

HDD ( Hard disk) - un pachet de discuri magnetice fixate unul deasupra celuilalt, încorporate într-o unitate (unitate de disc) de pe un disc magnetic dur, care nu poate fi îndepărtată în timpul funcționării computerului.

Detașabil greu disc (hard disk amovibil) - un pachet de discuri magnetice închise în înveliș de protecție, care în timpul funcționării computerului poate fi scos de pe unitatea de pe un hard disk amovibil și înlocuit cu altul. Utilizarea acestor unități oferă spațiu de stocare practic nelimitat memorie externa CALCULATOR.

Unitățile de hard disk diferă unele de altele în primul rând prin capacitatea lor. A doua caracteristică esențială pentru utilizator Hard disk- timpul de acces la informații.

Documentul optic se referă la cele mai recente medii de stocare bazate pe metode optice de înregistrare, citire și reproducere. Din toată masa documentelor se remarcă la modul de documentare.

Un document optic acumulează avantajele diferitelor metode de înregistrare a informațiilor și a materialelor media. Un avantaj important acest mediu informația este, în primul rând, versatilitatea sa, adică capacitatea de a înregistra și stoca într-o singură formă digitală informații de orice fel - sunet, text, grafic, video. În al doilea rând, un document optic face posibilă organizarea și stocarea informațiilor sub formă de baze de date pe un singur medii optice... În al treilea rând, acest document oferă posibilitatea de a crea integrate retelelor de informatii asigurarea accesului la astfel de baze de date.

Un document optic este un tip integral de document capabil să absoarbă avantajele și capacitățile unei cărți, microfilme, diametru și video, înregistrări audio și așa mai departe, toate în același timp. Este necesar pentru stocarea pe termen lung a unor cantități mari de informații.

Documentele optice includ discuri optice și discuri video: CD, CD-ROM, DVD și altele.

Avantajele documentelor optice în sistemul existent de documente codificate tehnic sunt prezentate în tabel.

Disc optic. Cel mai promițător tip de document optic, care se distinge prin forma suportului și particularitățile de utilizare, este disc optic- un mediu tangibil pe care informațiile sunt înregistrate și citite folosind un focalizat fascicul cu laser... În acest caz, se formează depresiuni microscopice sau gropi (gropi), care împreună formează piste spiralate sau circulare cu înregistrarea sunetului (discuri audio optice), imagini (discuri video optice) sau diverse informații text. Densitatea de înregistrare este de peste 10 8 biți / cm2.

Un disc optic este un suport de date optic (laser) cu un diametru de 8-12 cm (4,5 ”), o grosime de 1,2 mm.

Primele discuri optice au început să apară în prima jumătate a anilor 50 (COM - computer output microfilm - un computer care produce microfilm). În 1962, primele dezvoltări în domeniul discuri optice, care a început să fie introdus în industrie la începutul anilor 1970. Cu toate acestea, producția industrială pe scară largă a ambelor tipuri de discuri optice (compacte și digitale) a început abia în anii 1980 și continuă până în zilele noastre. Prima generație de discuri optice digitale a apărut în 1983. Un disc conținea de la 25 la 50 de mii de pagini de text în format A4 în formă de facsimil. Următoarea generație de discuri, dezvoltată în 1985, conține până la 1 milion de pagini de text. În prezent, sunt cunoscute mai mult de o duzină de soiuri de astfel de discuri.

Diametrul discului optic este de obicei de 305 mm. Informațiile sunt înregistrate în formă codificată (cod binar). Capacitatea discului depinde de tehnologia de înregistrare și poate fi de 10.000, 25.000 sau 40.000 de pagini A4. Și aceasta este cu condiția ca suprafața discului să fie folosită pentru înregistrarea informațiilor doar 60-70%.

Obiectele de stocare pe discuri optice pot fi: enciclopedii, științifice și tehnice, cărți de referință și dicționare din industrie, baze de date de referință, audiovizual tutoriale, seturi de antrenament și programe de joc si alte documente. Peste 600 de ediții sunt acum disponibile pe discuri cu diferite modificări. Jumătate dintre ele sunt indici bibliografici și anuare. Documentele full-text, adică cărți, reviste etc., reprezintă până la 20% din publicațiile pe discuri laser. Cea mai promițătoare industrie pentru utilizarea discurilor este sistemele automate de recuperare a informațiilor.

În funcție de capacitatea mediului de stocare, discurile sunt împărțite în trei tipuri:

· capacitate mare(peste 2´10 9 octeți) - pentru utilizare ca arhive de date care trec printr-un computer;

· Capacitate medie (7´10 8 - 2´10 9 octeți) - pentru stocarea textului și a informațiilor picturale;

· Discuri compacte (capacitate de până la 7 × 10 8 octeți) - pentru micro-calculatoare.

Discurile sunt împărțite în două tipuri, în funcție de utilizarea lor pentru scriere și citire. Acestea sunt unități concepute pentru înregistrarea informațiilor direct de către utilizator și stocarea acestora - WORM (Write Once Read Many) și unități concepute pentru citirea doar a informațiilor - CD-ROM ( Compact disc Memorie numai pentru citire - CD, doar pentru citire). Unitățile WORM sunt împărțite în dispozitive de scriere o singură dată și discuri compacte reinscriptibile - CD-R (CD-Recordable), pe care informațiile pot fi scrise și citite de către utilizator folosind o unitate specială. Din 1999, a început producția de DVD-uri.

Introducerea tehnologiei optice în sfera documentelor și informației poate fi considerată drept început nouă erăîn distribuirea, stocarea, utilizarea informațiilor documentare.

Un CD audio este un disc optic cu informații audio permanente (de neșters) (vorbire, muzică etc.) înregistrate în cod binar... Calitatea redării (imunitate la zgomot), compactitatea, ușurința redării și stocării sunt principalele avantaje ale unui CD.

Primele CD-uri optice muzicale au fost lansate în 1982. Placa are un diametru de 120 mm, o grosime de 1,2 mm și o greutate de 10 g, durata de redare - 1 oră. Până la sfârșitul anului 1987, aproximativ 30 de milioane de playere laser și peste 450 de milioane de CD-uri cu opere muzicale.

Dezvoltarea primei specificații pentru discurile compacte digitale a servit ca bază pentru crearea de discuri cu o prezentare complexă a informațiilor, adică capabile să stocheze nu numai informații audio, ci și text, grafice și video. Cu toate acestea, prima specificație a permis ca discul să funcționeze numai pe model specific conduce. A doua specificație, dezvoltată la scurt timp după, a definit deja atât logica, cât și formate de fișiere disc.

Curând a fost adoptat standard international ISO-9660 pentru discuri digitale, definindu-și formatele logice și de fișiere. Toate discurile se potrivesc acest standard sunt compatibile între ele. Acest standard definește metoda de înregistrare pe tipuri de informații: text, grafică, sunet etc. Standardul este disponibil pentru orice sistem de operare existente în prezent.

Datorită dimensiunilor reduse, capacității mari, fiabilității și durabilității, CD-ul audio a devenit larg răspândit.

CD-ROM-ul este cel mai comun tip de disc optic pentru utilizare calculatoare personale.

CD-ROM este un compact disc cu memorie permanentă destinat stocării și citirii unor cantități semnificative de informații (550 MB și mai mult). Contine informatii de calculator, care este citit de unitatea conectată la computer.

CD-ROM-urile au apărut pe piața bazelor de date în 1985 și sunt o placă circulară imprimată din plastic.

Un CD-ROM poate conține 150 de mii de pagini de text, ceea ce este egal cu 17 biblii. Capacitatea unui astfel de disc, într-o dimensiune mică egală cu 650 MB, este echivalentă cu capacitatea a aproximativ 450 de dischete de trei inci.

CD-ROM se referă la medii multimedia, adică medii audiovizuale interactive care permit operațiuni simultane cu mobilul grafică, text și sunet. Informațiile sunt de obicei prezentate sub forma unui complex: grafică - meniu - hipertext (un instrument pentru legături secvențiale către text și fragmente grafice la căutare informațiile de care aveți nevoie).

CD-ROM prin proiectare, aspectul exterior iar parametrii fizici sunt aproape identici cu un CD audio. Dispozitivele pentru citirea informațiilor de pe un CD și CD-ROM sunt în principiu aceleași. Diferențele sunt doar în ceea ce este folosit căi diferite conversia semnalului în informații afișate. Cititorul computerului funcționează atât cu CD-ROM, cât și cu CD audio.

Principalul avantaj al CD-ROM-urilor față de rigid și dischete, este o mare capacitate de informare. O caracteristică a unui CD-ROM este că informațiile de pe disc nu pot fi modificate și nu pot fi scrise pe suport direct de pe computer. Mai este unul Caracteristica CD-ROM... Informațiile de pe acesta se află pe o singură pistă în spirală și nu pe piste circulare, ca pe discurile magnetice. Această aranjare a informațiilor încetinește citirea acesteia în comparație cu utilizarea unui hard magnetic, ceea ce mărește timpul de acces și încetinește transferul de date. Pentru hard disk-urile magnetice, timpul mediu de acces la informații și transfer de date este de aproximativ 35 m/s, iar pentru CD-ROM este de 350-500 m/s.

Astfel, există mai multe tipuri de purtători ED, care includ magnetice și optice.

1.2 Tehnologia electronică în munca de birou

În Federația Rusă, sarcinile prioritare includ justificarea legală a utilizării unui document electronic în activitatea de birou a organizațiilor, precum și la transferul documentelor electronice pentru stocare, inclusiv pentru stocarea arhivelor de stat. Un anumit rol în soluționarea acestora revine departamentului de arhivă și VNIIDAD, care este interesat și implicat direct în evoluțiile relevante.

Primul pas în rezolvarea problemelor de utilizare a documentelor create de tehnologia computerizată a fost dezvoltarea GOST 6.10.4-84 „Darea forței legale documentelor pe un suport de mașină și documentelor generate de mașină create de tehnologia computerului. Dispoziții de bază”, printre autorii cărora s-a numărat URSS Glavarchiv. Forma standardului de stat a fost folosită pentru a legifera forța juridică a noilor documente.

Experții autohtoni nu au ajuns încă la o înțelegere comună a „documentului electronic”. Incertitudinea duce la dificultăți în a da efect juridic informațiilor înregistrate pe un suport de mașină. Singura din punct de vedere tehnic cale posibilă a da dovezi unui „document electronic” este folosirea semnatura electronica... Singura definiție la nivel național este dată în GOST R 51141-98 „Lucrări de birou și arhivare. Termeni și definiții”, care definește un „document de mașină” ca un document creat folosind medii și metode de înregistrare care asigură prelucrarea informațiilor sale de către un computer electronic.

Standardul a stabilit că diagrama mașinii trebuie creată ținând cont de cerințele standardelor de stat pentru sistemele de documentare unificate. Treptat, dactilografia a fost înlocuită cu imprimare pe computer.

În ceea ce privește suportul mașinii, standardul a stabilit și detalii obligatorii de înregistrare pentru acesta după tipul de documente pe hârtie:

o numele organizației - creatorul documentului

o locația organizației - creatorul documentului sau adresa poștală

o data producerii documentului

o codul persoanei responsabile de producerea corectă a documentului pe suport de mașină sau codul persoanei care a aprobat documentul.

S-a propus plasarea detaliilor obligatorii ale documentului pe un suport de mașină într-un mod care să permită identificarea fără ambiguitate a detaliilor. Ulterior, când a fost introdus standardul, au existat propuneri de a plasa detaliile pe etichete speciale, pe zona inițială a benzii etc.

De fapt, standardul prevedea utilizarea numai a tipăririlor de la mașină - machine-grabbing, care au început să fie formatate ca documente tradiționale pe hârtie.

GOST 6.10.4-84 a constituit baza pentru pregătirea secțiunilor GSDOU (VNIIDAD, 1991) și a modelului de instrucțiuni pentru munca de birou în ministerele și departamentele Federației Ruse (Rosarkhiv, M., 1992) privind cerințele pentru documente care pot fi citite de mașină.

Toate documentele normative și metodologice emise ulterioare ale VNIIDAD se referă la utilizarea și stocarea documentelor electronice: în Instrucțiunea model pentru munca de birou în organele executive federale, în noile Reguli de funcționare a arhivelor și arhivelor de stat. organizatii guvernamentaleși colab. (2007)

„Lista documentelor tipice de management generate în activitățile organizațiilor, indicând perioadele de stocare” (Rosarkhiv, VNIIDAD. M., 2000) se concentrează și pe documente „pe suporturi netradiționale”, echivalându-le din punct de vedere al timpului de stocare cu documente pe hârtie. De exemplu, articolul 64 „Cartele de codificare, bazele de date (referință, text integral) privind actele legislative și alte documente normative (instrucțiuni, reguli)” nu sunt transferate în depozitul de stat.

Interesul departamentului de arhivă a fost reflectat în Regulamentul Fondului de arhivă al Federației Ruse (Decretul președintelui Federației Ruse din 17 martie 1994, N 552), care stabilește perioada de depozitare temporară a documentelor de la stat. parte a Fondului de arhivă pe suporturi de mașini în arhivele departamentale - 5 ani.

Absența unui act legislativ privind semnăturile electronice nu reprezintă un obstacol real în calea utilizării ED. Există acte legislative ale Federației Ruse, pe baza cărora sunt emise reglementări și instrucțiuni departamentale pentru a asigura funcționarea legală a ED. Astfel de acte sunt Legea federală „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor” din 27 Ibnya nr. 149-FZ 2006 și Codul civil al Federației Ruse 1995, ale căror articole corespunzătoare sunt utilizate în reglementările departamentale ale Banca Centrală a Rusiei, Suprema Curtea de arbitraj Federația Rusă, Standardele de stat(de exemplu, GOST R 34,10-94 " Tehnologia de informație. Protecție criptografică informație. Proceduri de eșantionare și verificare pentru electronice semnatura digitala bazat pe un algoritm criptografic asimetric "), etc. pentru sprijinul legal al schimbului documente electronice.

A fost elaborat un proiect de Lege-Model privind Semnătura Digitală Electronică, care se presupune a fi un set de reguli și proceduri unificate în cadrul CSI, care va fi adoptat de toți participanții și introdus în țările respective ca acte legislative. „Prezența unei astfel de legi va asigura schimbul de documente electronice consacrat legal în cadrul CSI. Informații despre proiectul Legii model CSI”. vezi în revista „Computerra” Nr. 13 (342) din 11 aprilie 2000, p. 26-27.

Duma de Stat a adoptat Legea federală „Cu privire la semnătura digitală electronică” din 13 decembrie 2001 nr. 129-FZ

Proiectele de acte legislative interne menționate mai sus nu propun introducerea legislativă a tehnologiei de certificare electronică a imuabilității transmise prin canale. comunicare electronică document.

Direcția principală de reglementare legislativă este recunoașterea forței juridice a unei semnături electronice într-un anumit domeniu și restrângerea utilizării acesteia și într-un anumit domeniu. Tehnologia de aplicare a semnăturilor digitale rămâne în afara legii.

Dezvoltarea legislaţiei în domeniul informaţiei ar trebui să asigure extinderea producerea informaţieiși relaţiile informaţionale pentru următorii 5-10 ani, să accelereze procesul de informatizare cu accent pe utilizarea țintită a informațiilor în toate sferele vieții.

Problema tehnologiilor electronice în munca de birou nu trebuie redusă doar la crearea unui „birou fără hârtie”. Astăzi, în conditii reale dezvoltare lentă cadru legislativ ED în Federația Rusă, este indicat să evidențiem problemele actuale cu caracter documentar care sunt supuse soluționării de astăzi și, anticipând consolidarea legislativă, să încercăm să le rezolvăm ca fiind temporare, numind aproximativ o perioadă de 5 ani.

Și, în primul rând, astfel de probleme includ utilizarea tehnologiilor electronice în munca de birou tradițională (adică pe hârtie).

Ar trebui să se bazeze pe subiectele tradiționale, care se ocupă de gestionarea înregistrărilor și ale căror soluții sunt așteptate de la Agenția Federală de Arhivă: documentație de management, muncă de birou, documentație organizatorică și administrativă, depozitare arhivă. În plus, trebuie presupus că, în practică, munca de birou rămâne scrisă, pe hârtie, chiar și atunci când nivel inalt informatizarea in organizatie. Ca să nu mai vorbim de faptul că stocarea arhivelor rămâne pe hârtie.

În opinia mea, putem numi cele trei domenii cele mai eficiente de utilizare a tehnologiilor electronice în munca tradițională de birou:

· Întocmirea documentelor cu ajutorul tehnologiilor electronice – realizată conform regulilor și utilizând formulare și formulare ale documentelor unificate. La ieșire, textele sunt tipărite pe hârtie și dobândite, în conformitate cu regulile în vigoare, sub formă de documente.

· Transmiterea electronică a informațiilor – folosită pentru a accelera livrarea acesteia către consumatori cu eliberarea ulterioară a documentelor pe hârtie. Cea mai urgentă sarcină este de a determina locul transmiterii prin fax a unui document în sistemul tradițional de lucru de birou.

· Înregistrare electronică primirea documentelor în sistem – presupune includerea într-un singur Sistem informatic toate documentele care apar sau intră în organizație sub orice formă pe baza unor reguli uniforme de înregistrare. Matricea de înregistrare este utilizată pentru contabilitate, căutare și control asupra execuției documentelor fără a configura alte formulare de înregistrare.

Având în vedere tehnologiile tradiționale de transfer de documente în cadrul organizației, formularele de înregistrare duplicate pe hârtie pot fi folosite pentru contabilitate și control. Includerea unui document în tabloul de înregistrare confirmă faptul existenței acestuia și desfășurarea acțiunii pe care o înregistrează.

Astfel, abordarea pe care o propun este că în stadiul actual – conform macar, în următorii cinci ani, ar trebui să se acorde prioritate nu problemelor „documentului electronic”, ci utilizării tehnologiilor electronice în munca tradițională de birou. Să numim următoarele probleme prioritare de funcționare a tehnologiilor electronice de rezolvat:

Păstrarea formelor documentelor corespunzătoare structurii scrise a documentației stabilite prin acte normative moderne în domeniu activitati de management

Motive pentru separarea originalelor și a copiilor

Limitarea gamei de situații în care ED poate, ar trebui și nu ar trebui utilizat

· Pe baza actelor normative actuale, stabilirea temeiurilor legale pentru recunoașterea forței juridice a DE și consolidarea acestora în instrucțiuni, metode departamentale etc. documente de utilizare practică și colectare de informații cu privire la deficiențele evoluțiilor.

În special, este recomandabil în prezent să abandonați procesarea GOST 6.10.4-84 și să pregătiți Recomandări metodologice în numele VNIIDAD (puteți chiar și temporar instrucțiuni) privind utilizarea tehnologiilor electronice în munca de birou. Conținutul unui astfel de avansat, experimentat dezvoltarea metodologică poate, în principiu, următoarele:

Terminologie corespunzătoare internaţională

· Condiții pentru recunoașterea forței juridice a unui document pe suport de mașină; reglementările actuale care permit utilizarea documentelor electronice

· Cazuri utilizare obligatorie un document pe hârtie asemănător cu unul electronic (de exemplu, în documentele de personal - date personale, precum și în documente cu caracter permanent și depozitare pe termen lung asigurarea drepturilor cetățenilor etc.)

· Procedura de certificare a unui document electronic; metode de verificare: EDS, scrisoare de intenție sau document de certificare și detaliile acestuia.

· Utilizarea faxurilor, E-mail, documente primite prin Internet; forță juridică documente imaginile de pe ecran

Transferul documentelor electronice în arhivă însoțită de un analog de hârtie sau invers

Limitarea utilizării documentelor în formular electronic(formular), de exemplu, la trimiterea de notificări, certificate, invitații etc. cetățeni; la eliberarea documentelor medicale către cetăţeni

În această etapă, necesitatea păstrării detaliilor obligatorii ale documentelor scrise pentru documentele electronice, ținând cont de faptul că în majoritatea cazurilor acestea vor fi convertite în formular de hârtie.

Atunci când utilizați tehnologii electronice, asigurați-vă că forma documentului este păstrată în conformitate cu sistemele de documentare unificate, standardele actuale și alte acte normative, atunci când tipăriți un document pe hârtie.

Obligatoriu documente originale pe hârtie de păstrare permanentă și pe termen lung și documente care asigură drepturile cetățenilor.

Astfel, se poate afirma că există un cadru de reglementare suficient pentru utilizarea practică a ED, ceea ce se întâmplă în practică și, în același timp, un astfel de probleme urgente, precum utilizarea analogilor semnăturilor scrise de mână, faxurilor, e-mailului și a tuturor modalităților noi de înregistrare și transmitere a informațiilor. Având în vedere activitatea sporită a activității legislative în acest domeniu, este indicat să se întocmească recomandări temporare într-un timp destul de scurt, uz practic care vă va permite să găsiți mai multe decizii corecteîn actele legislative.

... Nr. 146 „Cu privire la conceptul de dezvoltare a arhivării în Republica Kazahstan pentru anii 2001-2005” și Rezoluția din 11 iunie 2001 nr. 797 „Cu privire la aprobarea Programului pentru dezvoltarea afacerilor arhivistice în Republica Kazahstan. Kazahstan pentru 2001-2005”. Dezvoltarea Programului este dictată de necesitatea îmbunătățirii în continuare a industriei arhivistice, a modernizării bazei materiale și tehnice a instituțiilor arhivistice din regiune, ...

... // Afaceri de secretariat 1997. №4. S. 19-24. 49. Documente de gestiune cu durată permanentă de păstrare, constituite în activitățile organizațiilor comerciale neguvernamentale (parteneriate și societăți comerciale, cooperative de producție). VNIIDAD, 1996. Anexa 1 CJSC " Companie de constructii„Technoliga” INSTRUCȚIUNI pentru munca de birou ___________ Nr. _______ APROBAT de Directorul General ...

Aceste țări se caracterizează prin statutul înalt al asociațiilor profesionale naționale de gestionare a documentelor, precum și prin interesul public în probleme suport de documentare management. 2.1 Gestionarea înregistrărilor electronice în Australia Activitățile de reglementare a gestionării înregistrărilor ale arhivelor din Australia sunt acum...