Pe fondul introducerii pe scară largă a tehnologiilor informaționale și de telecomunicații în organizațiile ruse, atât de stat, cât și comerciale, există un interes serios pentru automatizarea pregătirii și lucrului cu documente și introducerea tehnologiilor informatice pentru instituțiile de învățământ preșcolar. Dovada în acest sens este creșterea rapidă a pieței ruse pentru astfel de tehnologii și sisteme de gestionare a documentelor (DMS). Acest lucru este confirmat de domeniul de activitate în cadrul programului federal „Rusia electronică” și a programelor regionale similare. Cu toate acestea, introducerea managementului electronic al documentelor necesită rezolvarea nu atât de probleme tehnologice, cât și organizatorice și juridice, și mai ales într-un mod evolutiv.
În mod evident, documentele pe hârtie și cele electronice vor coexista pe picior de egalitate pentru o perioadă considerabilă de timp, prin urmare, DMS-ul utilizat în organizații ar trebui să ofere suport atât pentru fluxul documentelor electronice, cât și tradiționale (hârtie, fotografie, film etc.) și pentru procesul de tranziție rațională. de la unul la altul.
Organizarea administrației publice în Rusia a fost întotdeauna o problemă - o țară uriașă, costul ridicat al deciziilor manageriale și un aparat administrativ greoi au necesitat crearea unui anumit sistem care să minimizeze consecințele deciziilor ineficiente și iraționale. S-a construit pe separarea funcțiilor de executare de fond a documentelor și de control al execuției. Controlul asupra deplasării și executării documentelor a fost încredințat unor persoane speciale - grefieri, care înregistrau informații despre documentele de intrare, ieșire și interne, rezoluții (instrucțiuni) privind documentele și implementarea acestora, precum și deplasarea (transferul) și arhivarea documentelor în cadrul organizare. Tehnologia unui astfel de sistem se bazează pe:

• instrucțiuni pentru munca de birou;
• nomenclatorul cazurilor;

• cartea de înregistrare (RK) a documentului;
• indexuri de card care combină seturi de RC;
• jurnalele de transfer de documente;
• carduri de control.

La primirea unui document oficial în organizație, acceptarea și controlul acestuia, înregistrarea (în jurnal sau RK) și impunerea unei rezoluții, completarea cardului de control (dacă este necesar) și transferarea acestuia către funcționar (sau persoane) pentru execuția sunt prevăzute. Prin urmare, un funcționar poate obține informații despre ce documente are pentru executare, până la ce termene sunt potrivite etc. Când execută un document (când toate instrucțiunile pentru acesta au fost finalizate), el este trimis la caz, apoi RK și documentul în sine este plasat în arhivă. Reglementarea unui astfel de sistem prin instrucțiuni și standarde a făcut posibilă și relativ necomplicată automatizarea acestuia, adică. trecerea la tehnologii informatice și baze de date adecvate.
Adevărat, aici au apărut ciocniri juridice și organizatorice în legătură cu necesitatea de a gestiona drepturile de acces la informații despre documente, ceea ce a făcut problematica folosirea directă a INSTANȚELOR de Vest (chiar dacă nu ținem cont de costul fabulos al acestora). Drept urmare, în anii 1990, au apărut destul de multe sisteme rusești de diferite grade de complexitate, oferind funcționalitatea descrisă mai sus - de la cele mai simple dulapuri de dosare până la produse destul de dezvoltate, apropiate de cele în cutie (Cenusăreasa, Delo-96 etc.), precum și un întreg complex de suplimente peste Lotus Notes.
Toate acestea, cu grade diferite de completitudine, au asigurat procesele de înregistrare a documentelor, contabilitate rezoluțională, controlul execuției, căutarea documentelor după diverse cerințe, generarea de tot felul de rapoarte etc. Cele mai avansate sisteme au făcut posibilă și organizarea contabilității circulatia documentelor pe hartie. Astfel, sistemele de automatizare de birou au fost menite să susțină activitățile personalului de birou, și nu ale funcționarilor, și au asigurat lucrul cu documentele RK, și nu cu documentele în sine. Rețineți că astfel de sisteme sunt și astăzi relevante. În același timp, tehnologiile informatice ale instituției de învățământ preșcolar trebuie să asigure:

• sprijin pentru munca nu numai a personalului instituției de învățământ preșcolar, ci și a funcționarilor;
• capacitatea de a atașa fișiere de document la WG;
• posibilitatea extinderii compoziției atributelor în RK pentru tipuri speciale de documente;
• sprijin pentru munca colectivă asupra documentelor și luarea în considerare preliminară a acestora în timpul observării;
• capacitatea de a căuta prin textul documentelor;
• capacitatea de a utiliza șabloane de documente, de a construi texte din rândurile stabilite, de a obține acces la documente de reglementare (acte juridice de reglementare și acte juridice de reglementare tehnice).

Următoarele abordări pentru formarea fișierelor de documente sunt aplicabile:

• documentele pot fi obținute sub formă de dosare direct de la interpreți și autori;
• documentele pot fi scanate la intrare și apoi lucrați cu imaginile lor electronice;
• documentele pot fi obținute de la fondurile de informare relevante (sisteme informaționale, baze de date, site-uri web, portaluri).

Prima abordare poate fi utilizată atunci când există un flux intens de documente între organizații și când se stabilește relația contractuală adecvată. Această abordare este aplicabilă pentru fluxul de documente între organizația-mamă și structurile sale la distanță sau organizațiile subordonate. În acest caz, atât RC-ul documentului (pentru a simplifica înregistrarea), cât și fișierul documentului în sine sunt trimise folosind protocolul agreat (de obicei prin e-mail). Pentru fiabilitate, documentul și RK-ul său sunt adesea criptate și (sau) semnate cu un EDS. Originalul de hârtie este trimis prin poștă obișnuită.
Astfel, a apărut o clasă de tehnologii care poate fi numită electronică pe hârtie, atunci când aproape toată munca în cadrul unei organizații este efectuată cu fișiere de documente în cadrul unui anumit sistem automatizat. Documentele de hârtie din această tehnologie sunt adesea scanate imediat după înregistrare și apoi funcționează cu o versiune electronică (sub forma unui fișier imagine - de regulă, nu este nevoie să-l recunoașteți înainte de text). Originalul în sine este apoi plasat în fișier și nu mai este utilizat.
Introducerea acestei tehnologii permite

• accelerarea circulației documentelor în întreaga organizație;
• să garanteze luarea în considerare la timp a documentelor;
• asigura un control eficient asupra executării documentelor;
• pentru a crește eficiența muncii atât a funcționarilor individuali, cât și a organizației în ansamblu;
• reducerea costurilor de duplicare, transfer și stocare a copiilor documentelor pe hârtie;
• pentru a oferi executanților de documente posibilitatea de a utiliza cea mai completă bază de documentare.

Dar originalele din hârtie continuă să existe în această tehnologie - sunt încă tipărite, semnate, trimise, ocupă spațiu și consumă resurse.
Când locurile de muncă ale tuturor angajaților sunt automatizate și este introdusă tehnologia hârtie-electronică, este nevoie de îmbunătățirea în continuare și abandonarea originalelor pe hârtie, cel puțin pentru acele documente al căror ciclu de viață se desfășoară în organizație (documente interne). Dar chiar și aici apar o serie de probleme tehnologice (prezența și utilizarea EDS, numărul acestora, prezența și utilizarea centrelor de certificare, securitatea informațiilor și protecția informațiilor) și probleme juridice (forța juridică și dovezile documentelor electronice, statutul lor oficial. , depunerea documentelor electronice către autoritățile de control ). Ținând cont de acest lucru, sistemul electronic de gestionare a documentelor ar trebui să ofere:

• stocarea in sistem si transmiterea fisierelor documentelor semnate de EDS;
• disponibilitatea semnăturilor digitale pentru funcționari;
• pregătirea documentelor electronice, inclusiv a procedurilor necesare pentru avizarea și semnarea „electronic”;
• dând documentelor electronice statutul de documente oficiale.

Carte: Note de curs Documentar

SECȚIUNEA 1. INFORMAȚII ȘI DOCUMENTARE SUPORT DE MANAGEMENT SECȚIUNEA 1. INFORMAȚII ȘI DOCUMENTARE SUPPORT DE MANAGEMENT 1.1. Valoarea documentației de management

Documentul îndeplinește multe funcții. Standardul de stat 16.487-83 definește un document ca un obiect material cu informații fixate într-un mod artificial pentru transmiterea acesteia în timp și spațiu, definește funcția generală a unui document ca purtător de informații. Această funcție de document este deosebit de importantă în managementul operațional. După ce a folosit documentul în lucrarea curentă, acesta îndeplinește o altă funcție importantă - acționează ca o sursă istorică. Aceste caracteristici au atras atenția lucrătorilor din conducere și arhiviștilor. Organele de conducere, instituțiile puterii trebuie să interacționeze în activitatea lor.

În perioada de restructurare a sistemului de management, documentul îndeplinește o serie de funcții teoretice care se aplică în cadrul disciplinelor științifice ale managementului documentelor și cercetării arhivistice.

Tehnologia de management, redusă la o simplă schemă, poate fi reprezentată sub formă de luare a deciziilor, organizare a implementării acesteia și control asupra implementării acesteia. O astfel de schemă poate fi utilizată atât în ​​cazul celui mai simplu eveniment unic, cât și în organizarea unor sisteme sectoriale complexe la nivel național. Aceste sisteme vor diferi prin gradul de pregătire a procesului decizional, organizarea implementării acesteia (personal, finanțe, aprovizionare, implementare etc.) și organizarea controlului asupra implementării. În toate cazurile, piesele specificate trebuie instalate.

Orice decizie nu ia naștere din nimic, ea poate fi luată doar pe baza informațiilor despre această problemă. În acest caz, trebuie reținute două condiții importante: în primul rând, informațiile trebuie să fie la timp, iar în al doilea rând, trebuie să fie suficiente pentru a lua decizia necesară. Dacă informațiile au ajuns cu întârziere, pierzi posibilitatea de a participa la orice acțiuni, evenimente. Adică se pierde oportunitatea sau șansa. Pe de altă parte, dacă informația este insuficientă sau știi doar pe jumătate ceva,

decizia ta poate fi nu numai cea mai bună, ci chiar eronată, deoarece nu ai ținut cont de toți factorii.

În prezent, cantitatea de informații se dublează la fiecare trei ani. Acest lucru se datorează dezvoltării societății. Orice subiect sau fiecare persoană în mod individual poate exista doar atunci când există un schimb de informații. În condițiile relațiilor de piață, situația economică se schimbă rapid, întreprinderile comerciale „supraviețuiesc” doar dacă știu în timp util ce, când, cum și cât costă. Informația a fost mult timp o marfă. Cine deține informațiile deține situația și invers.

Aceasta mărturisește schimbări semnificative în organizarea resurselor informaționale în societate, arată că informația și un document, ca purtător al acesteia, influențează toate aspectele managementului, precum și funcționarea diferitelor structuri care afectează rezultatul final în sfera economică.

Serviciul de informare și documentare acționează ca principală (principală) funcție de gestionare a securității (serviciului), a cărei implementare necesită cunoștințe profesionale speciale. Eficiența și claritatea în activitățile oricărui subiect depind de modul în care este organizată această lucrare.

Suportul de informare și documentare este realizat de unități structurale speciale: managementul afacerii, departament general, birou, secretariat (sau secretar asistent). Aceste unități ar trebui să fie dotate cu specialiști. Secretarul asistent trebuie sa aiba si studii de specialitate, in functie de nivelul conducatorului si nivelul de pregatire al acestuia.

Munca oricărui aparat administrativ, ca și orice lucrare în general din timpul nostru, trebuie să fie efectuată sub rezerva cerințelor organizării științifice a muncii. Adică, aceasta înseamnă că nu există nicio lucrare care să nu aibă nevoie să fie organizată corespunzător, iar persoana care efectuează această muncă trebuie să fie familiarizată cu particularitățile implementării acesteia. Pentru a face acest lucru, munca trebuie împărțită în anumite componente - de la cele mai complexe la cele mai simple operații. Fiecare parte trebuie elaborată, adică trebuie organizată în cel mai bun mod posibil, deoarece nu există fleacuri în nicio lucrare, totul trebuie gândit. Organizarea științifică a muncii constă în astfel de operațiuni gândite, organizate corect. Cum să efectuați corect această sau acea activitate este determinată de documentele de reglementare și metodologice.

În domeniul managementului, aceștia lucrează în principal cu informații și documente care acționează ca purtători. Document-obiect și rezultatul muncii în domeniul managementului.

Lucrul cu suport de informare și documentare constă în aceleași operațiuni. Se realizează numai de către unii subiecți prin metode tradiționale (manual), de către alții - prin mecanizare și automatizare. Dar toate etapele de lucru cu documente rămân. Prin urmare, orice angajat elementar alfabetizat al aparatului administrativ nu trebuie doar să întocmească și să execute corect documentele, ci și să știe ce tipuri de muncă sunt efectuate cu acestea.

Orice lucru de astăzi este îmbunătățit prin introducerea de noi mașini și procese. În domeniul managementului, doar lucrul cu documente poate fi mecanizat, iar prelucrarea informațiilor conținute în documente poate fi automatizată.

Dar procesarea documentelor automate are propriile sale cerințe. În ceea ce privește documentele, cerințele pentru formatul acestora, ordinea de executare, prezentarea textului.

Documentul poate fi, de asemenea, împărțit în cele mai simple părți constitutive (condiții) și în fiecare parte există reguli pentru cea mai corectă scriere și design. Aceste reguli sunt consacrate în DSTU 4163-2003. Cerințele pentru documente sunt descrise, de asemenea, suficient de detaliat în sistemul de documentație de management, deoarece în toate documentele se pot distinge aceleași părți constitutive (detalii) prin examinarea procedurii de întocmire și emitere a acestor detalii (ortografia adresei, date, aprobare). timbre, aprobare, procedura de încheiere etc.). Aceste cerințe sunt stabilite prin DSTU 4163-2003.

Se întocmește o singură acțiune cu un singur document. Documentele acționează în strânsă interacțiune între ele și formează un sistem de documentare. Standardul de stat definește sistemul de documentare ca un ansamblu de documente interconectate într-un anumit domeniu de activitate.

Există sisteme de documentare financiară, primară și contabilă a obiectelor și entităților bugetare, documentație contabilă și monetară, organizatorică și administrativă etc. Astfel, fiecare manager trebuie să poată retrage și cunoaște sistemul de documentație cu care lucrează. De exemplu, un angajat al departamentului de personal trebuie să cunoască și să fie capabil să întocmească și să execute toate documentele de personal,

precum si contractele si contractele de munca. Dar cele mai frecvente sunt documentele organizatorice și administrative cu care orice manager trebuie să se ocupe. Acestea includ astfel de documente organizatorice precum statutul, regulamentele, instrucțiunile, documentele administrative-comenzi, ordinele, instrucțiunile, deciziile, deciziile; acte de informare și referință, certificate, rapoarte și note explicative, precum și cele mai comune tipuri de documente oficiale - scrisori, telegrame, mesaje telefonice. Fiecare tip de documente denumite are propriile sale particularități în proiectarea și prezentarea textului, care nu sunt greu de studiat.

Procedura de lucru cu documente este, de asemenea, împărțită în anumite etape. Fiecare etapă are propriile tehnici pentru cea mai bună implementare. Această activitate începe cu primirea și procesarea primară a documentelor. Această etapă este independentă de modalitatea de transmitere a informațiilor: prin poștă, personal, telegraf, fax. De regulă, această lucrare se desfășoară la nivel central și constă în operațiuni pur tehnice, detaliate în reguli și instrucțiuni.

Înregistrarea documentelor este o etapă importantă. În timpul procesului de înregistrare, se țin evidența documentelor primite, dar cel mai important este înregistrarea indicatorilor despre document, care să permită organizarea controlului asupra implementării acestuia și a lucrărilor de informare și referință cu documente, de ex. in timpul procesului de inregistrare se afiseaza o banca de date despre documentele care circula in obiect sau subiect.

Următoarea etapă este strâns legată de înregistrarea documentelor - controlul asupra implementării. Controlul urgent organizat corect vă permite să știți în orice moment ce trebuie făcut și ajută subiectul să își planifice eficient ziua de lucru.

Organizarea lucrărilor de informare și referință depinde și de formularea înregistrării documentelor. Serviciul de informare și documentare sau secretarul este obligat să elibereze un certificat în câteva minute: unde, cu cine, în ce stadiu al muncii este orice document și, de asemenea, să răspundă la întrebarea: ce documente conțin informații despre o anumită problemă care vă interesează . Înregistrarea se poate face manual - pe carduri sau automat - pe computer. Tehnologia de înregistrare a documentelor este bine descrisă în manualele de reglementare și metodologice.

După procesarea și înregistrarea inițială, documentul este trimis spre executare. Această etapă este asociată cu problema fluxului direct al mișcării documentului. Mișcarea documentului către executant, reflectând sistemul de organizare a managementului. Cu o repartizare clară a responsabilităților și delegare de autoritate, documentul trece imediat la execuție. Cu un sistem de management centralizat, atunci când șeful preia rezolvarea tuturor, chiar și a problemelor mici, fiecare document merge la el pentru rezolvare și apoi trece la execuție. Astfel, documentul întocmit va merge de jos în sus - de la antreprenor, cu numeroase aprobări, până la șeful de semnătură. Mișcarea documentului este reflectată clar de operagramă și vă permite să vedeți toate operațiunile repetate și inutile.

Următoarea etapă este stocarea curentă a documentelor. Orice document, dupa ce informatiile consemnate in acesta au fost folosite in procesul de management, indeplineste functia de stocare si acumulare a informatiilor astfel incat aceste informatii sa poata fi returnate din nou atunci cand este nevoie. Pentru aceasta, documentele trebuie plasate astfel încât documentul solicitat să poată fi găsit în câteva minute. Întrucât există multe documente care sunt depuse în procesul de lucru al subiectului, organizarea lor în depozitul curent necesită o clasificare prealabilă, adică repartizarea în grupuri (cazuri) pentru căutarea lor promptă. Pentru distribuirea documentelor pe cazuri se dezvoltă cel mai simplu clasificator - nomenclatorul cazurilor. Aceasta este o listă sistematizată a titlurilor de cazuri care se desfășoară la subiecte.

Nomenclatura este cel mai important document. Un nomenclator de cazuri bine întocmit vă permite să aveți o stocare curentă bine stabilită a documentelor. Cu toate acestea, compilarea nomenclaturii necesită cunoștințe speciale. Mulți ani de experiență în întocmirea nomenclatoarelor ne permit să afirmăm că doar un clerical specialist sau un arhivist poate întocmi un nomenclator. Dacă subiectul nu poate elabora în mod competent nomenclatorul, trebuie să contactați. către serviciul de arhivă. Copertele de caz sunt pornite conform nomenclatorului. Proiectarea coperților și distribuirea documentelor în cadrul dosarelor ar trebui, de asemenea, efectuate ținând cont de reguli speciale.

Întocmirea unui nomenclator de cauze, formarea dosarelor și siguranța acestora asociată cu examinarea valorii documentelor. Expertiza este înțeleasă ca determinarea valorii practice și științifice a documentelor, determinarea termenelor de păstrare a acestora. În funcție de valoarea documentelor, acestea pot avea diferite perioade de păstrare: de scurtă durată (până la 10 ani), de depozitare pe termen lung (practic, acestea sunt documente de personal care se păstrează 25-75 de ani) și permanentă. Perioadele de păstrare a documentelor pot fi determinate în cărți speciale de referință, care se numesc „Liste de documente după timpul de păstrare”. Sunt standard și departamentale. Există o listă standard pentru documentele de management, documentația științifică și tehnică, documentele de film și fotografii; liste departamentale pentru aproape toate sferele de activitate (cultură, sănătate, cinematografie, agricultură etc.). Lista departamentală acoperă mai detaliat documentele care sunt create în cursul activităților dintr-o anumită zonă. Perioadele de păstrare a documentelor sunt determinate la formarea cutiilor, deoarece nu este permisă formarea documentelor de perioade de depozitare permanente și temporare într-un singur caz. În caz contrar, documentele vor trebui rearanjate. Procedura de examinare și înregistrare a rezultatelor acesteia este bine descrisă în documentele de reglementare și metodologice.

1, în sfârșit, etapa finală a lucrului cu documente este pregătirea dosarelor pentru păstrarea pe termen lung sau pentru depunerea lor la arhivă. În munca operațională, de regulă, cazurile sunt utilizate timp de doi ani - anul curent și ultimul. Cazurile pentru anii anteriori trebuie procesate și transferate în arhiva subiectului (dacă există) sau transferate pentru stocare într-un alt cabinet. Procesarea cazurilor se efectuează în conformitate cu regulile stabilite. Dacă această muncă se desfășoară în mod regulat, în fiecare an, treburile subiectului vor fi în perfectă ordine și căutarea dosarelor și documentelor necesare nu va fi dificilă.

Procedura de pregătire și execuție a documentelor și organizarea tuturor etapelor de lucru cu acestea sunt descrise suficient de detaliat în documentele de reglementare și metodologice. Fiecare subiect sau obiect ar trebui să aibă un pachet de documente, iar dacă acestea sunt mari - în fiecare unitate structurală.

Arhiviștii care monitorizează activitățile obiectelor sau subiecților trebuie, în primul rând, să ofere sfaturi, să stabilească ce documente normative și metodologice ar trebui să fie în subiect sau obiect, cu ajutorul cărora puteți găsi răspunsul la multe întrebări privind pregătirea, prelucrarea. , organizarea documentelor.

Pachetul de documente normative și metodologice este format din două părți. Prima parte ar trebui să conțină documente naționale de reglementare și metodologie, al căror set să fie vândut integral în instituțiile de arhivă nu numai din centru, ci și din teren. Aceste documente includ:

Sistemul de stat de suport a documentației

management. Dispoziții de bază. Cerințe generale pentru documente și

servicii de suport documentare.

Instrucțiuni tipice privind cunoștințele de referință în obiecte și subiecte.

Sisteme de documentare unificate. Sistem de documentație organizatorică și administrativă. Cerințe pentru documente.

Reguli de bază pentru activitatea arhivelor departamentale.

Lista documentelor tipice care sunt create în acest proces

activități ale comitetelor de stat, obiecte, subiecte cu definirea termenilor

depozitarea acestora.

Este util ca subiecții care se ocupă de orice contestații ale cetățenilor să aibă un „Regulament standard privind ținerea evidenței în problemele contestațiilor, cererilor și reclamațiilor cetățenilor către organele și întreprinderile administrației de stat”, care definește procedura și metodologia de lucru cu această categorie. a documentelor.

A doua parte a pachetului este formată din documentele organizatorice, de reglementare și metodologice ale subiectului în sine. Include:

Cartă sau regulament despre un obiect sau subiect.

Reglementări privind unitatea structurală (dacă subiectul are o structură ramificată).

Fișele postului angajaților din diviziile structurale.

Instrucțiuni pentru conducerea afacerilor acestui subiect.

Nomenclatorul cazurilor.

Tabel de formulare de documente ale diviziunilor structurale sau

subiectul în ansamblu.

În ceea ce privește ultimele trei documente, instrucțiunea privind munca de birou ar trebui concretizată pentru o anumită materie prin exemplele sale, nomenclatorul cazurilor și un tabel de formulare de documente cu documente eșantion care pot fi elaborate pe bază de sine stătătoare sau pot fi angajați ai serviciul local de arhivă.

12. 2.8. Cerințe pentru textul documentului
13. 2.9. Intocmirea documentelor organizatorice si administrative

Tema 2.3 Tehnologii informaționale pentru sprijinirea documentară a activităților de management Întrebări educaționale: 1. Suport informațional și documentar pentru management ca proces tehnologic 2. Sisteme informaționale orientate către documente 3. Caracteristicile fluxului de documente la diverse întreprinderi 4. Organizarea fluxului de documente electronice

1. Suport informațional și documentar al managementului ca proces tehnologic După cum știți, procesul de management include un anumit set de operațiuni tehnologice tipice pentru: n colectarea și prelucrarea informațiilor conținute în documente; n pregătirea unei decizii de management, adoptarea și documentarea acesteia, comunicarea către artiști interpreți sau executanți; n executarea deciziei și controlul executării; n colectarea de informații despre performanță, transferul de informații prin canale verticale și orizontale; n stocarea și preluarea informațiilor. Fiecare dintre operațiunile enumerate este implementată sub formă de subiect, documentar, creată atât tradițional (manual), cât și cu ajutorul unui calculator. În practică, deciziile de management nedocumentate sunt, în esență, auxiliare, operaționale și organizatorice și sunt de natură preliminară.

În procesul muncii și activităților sociale ale unei persoane, apar documente care înregistrează, reflectă și consolidează conexiuni informaționale complexe dintre oameni și diferitele lor formațiuni. Fiecare document separat este un singur act de documentare ca un proces tehnologic independent. În același timp, activitățile organizațiilor individuale, ale întreprinderilor industriale sunt reflectate activ de un set de documente interdependente, interdependente și care interacționează organic, care sunt unite prin conceptul de bază al sistemului de documentare. Legea federală „Cu privire la informații, informatizare și protecție a informațiilor” definește conceptul de „document” ca informație înregistrată pe un suport material cu detalii care permit identificarea acestuia. Un document este un suport tangibil pe care se aplică unele informații care reflectă starea sistemului, sau o decizie luată cu un conținut strict stabilit într-o formă reglementată. Are două proprietăți distinctive: multifuncționalitate și prezența forței juridice. Printre funcțiile care sunt implementate cu ajutorul documentului se numără înregistrarea informațiilor primare sau a unei decizii luate, transmiterea, prelucrarea și stocarea informațiilor. Prezența forței legale este asigurată de semnătura necesară a persoanei responsabile de exactitatea informațiilor conținute în document.

Cel mai generalizat și integral sistem este sistemul de documentare la nivel național, care include practic toate tipurile de documente create și implementate la scară națională. Acest sistem, la rândul său, este format dintr-o varietate de subsisteme, care sunt clasificate în funcție de subiect, geografic, funcțional, ierarhic și alte caracteristici esențiale. Deci, sistemele funcționale includ planificare, raportare și statistică, furnizare și marketing și documentație financiară, inerente tuturor, fără excepție, organelor de conducere ale economiei naționale a Rusiei. Sistemele de documentare sectorială reflectă aspectele organizatorice ale organismelor de management sectoriale (departamentale), care includ activitățile ministerelor, departamentelor, departamentelor și departamentelor la nivelurile federal, regional și local de guvernare. Odată cu introducerea tehnologiei electronice de calcul și a stațiilor de lucru automatizate (AWS) în procesarea informațiilor documentare, conceptul de suport pentru managementul informațiilor și documentației a devenit legitim, care include un set organizat de lucrări privind primirea, prelucrarea, stocarea și emiterea de informații și documente. către consumator (abonat) ca purtători materiale ai acestuia.

Odată cu introducerea tehnologiei informatice în procesele de documentare, lanțul tehnologic se schimbă, deoarece specialistul și managerul au posibilitatea de a lucra atât cu textul integral al documentului, cât și cu fragmente care conțin informațiile necesare. Introducerea tehnologiilor informaționale moderne și a echipamentelor de birou în procesele documentare este destul de eficientă, dar necesită respectarea a cel puțin două condiții de bază: uniformitatea formatelor și construcția rațională a tehnologiei de prelucrare a documentelor, în care operațiunile de același tip ar fi concentrate într-unul singur. loc. Eficacitatea sistemelor de management al informației este asigurată de volume semnificative de proceduri organizaționale și tehnologice tipice în 1) prelucrarea informațiilor, 2) luarea deciziilor și 3) utilizarea unui set de stații de lucru automate.

Sistemul de management al informației (IMS) este un ansamblu de instrumente de management organizatoric, tehnic, tehnologic și metodologic (PC, telefon, fax etc.), care asigură un loc de muncă (mobilier, seifuri etc.), profesionalismul managerilor și specialiștilor în producție, general alfabetizare și cultura informațională, sistemul de suport pentru documentare și informația în sine. Sistemul workflow în procesele de suport de informare și documentare joacă un rol esențial în formarea mediului extern și de lucru care asigură așa-numitul confort informațional: obținerea informațiilor potrivite la momentul potrivit. În procesul de suport de informare și documentare, subiectul managementului este chemat să separe informațiile valoroase de „zgomot”, să evidențieze partea prioritară care vă permite să analizați starea reală a sistemului și să pregătească o decizie în cunoștință de cauză. Vorbind despre cele mai esențiale caracteristici ale informațiilor, pare oportun să se evidențieze: volumul (cantitatea), fiabilitatea (veridicitatea), valoarea, bogăția (conținutul informației), deschiderea (fiabilitatea). Volumul informaţiei percepute include trei niveluri: nivelul de redundanţă informaţională şi, deficitul de informaţie, nivelul solicitat de informaţie.

Fiabilitatea informației este asociată cu procesul de adecvare a reflectării informațiilor reale în volumul total de informații percepute. Experții în domeniul informatizării notează prezența a trei niveluri de fiabilitate: absolută (100%), de încredere (mai mult de 80%), negativă (sub 80%). Fiabilitatea depinde în mare măsură de tehnologia fluxului de documente, implementată în mijloacele de mecanizare și automatizare: cu cât se folosește mai puțină muncă umană în colectarea, prelucrarea, transmiterea și stocarea informațiilor, cu atât fiabilitatea acesteia este mai mare. Din practică se știe că cele mai contradictorii informații pot fi obținute despre același eveniment, în funcție de tehnologia și aspectele prelucrării sale analitice și sintetice. Experiența serviciilor de suport pentru documentare confirmă că fiabilitatea informațiilor depinde în mod semnificativ de parametrii temporali ai implementării fluxului de documente. Deci, întârzierea informațiilor absolut fiabile poate duce la absurditatea acesteia (de exemplu, informații despre prețul acțiunilor la bursă). Valoarea informatiei din punct de vedere economic se caracterizeaza printr-o scadere a costului diverselor tipuri de resurse (energie, materiale, timp, finante) pentru luarea deciziei corecte.

Valoarea are patru niveluri: zero (fără economisirea resurselor), medie (reducerea costului creșterii profitului cu peste 10%), mare (mai mult de jumătate), superhigh (de peste 10 ori). Valoarea definește informația ca o categorie economică (bunuri care au o valoare de utilizare). De mare valoare sunt, de exemplu, modelele de simulare a producției care permit unui manager să prevadă în mod rezonabil consecințele posibile ale deciziilor alternative luate. De regulă, serviciile de informare de nivel mediu sunt prestate de firme de consultanță, realizând că informațiile valoroase sunt un produs vândut cu succes. Un exemplu de valoare zero este informația care duplică informații cunoscute, învechite sau raportează informații false, inutile pentru luarea unei decizii de management.

2. Sisteme informaționale orientate spre documente Să luăm în considerare conceptele de bază găsite în cadrul muncii de birou și a suportului de documentare a managementului: Suportul de documentare a managementului (DOU) acoperă problemele de documentare, organizarea muncii cu documente în procesul de management și sistematizarea depozitării lor arhivistice. n Documentația reprezintă crearea documentelor, adică întocmirea, executarea, aprobarea și producerea acestora. n Munca de birou - un set de măsuri pentru managementul documentar (DOW) al unei întreprinderi sau organizații. Se spune uneori că instituția de învățământ preșcolar este principala funcție a muncii de birou. n Organizarea muncii cu documente - asigurarea deplasarii, cautarii, depozitarii si folosirii documentelor. n

Sistematizarea stocării în arhivă a documentelor - determinarea regulilor de stocare a informațiilor create într-o organizație, căutarea și utilizarea acesteia pentru a sprijini deciziile de management și procedurile de afaceri. n n Fluxul documentelor - deplasarea documentelor în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar. Procedura de afaceri - o secvență de anumite operațiuni (lucrări, sarcini, proceduri) efectuate de angajații organizațiilor pentru a rezolva o problemă sau un scop în cadrul activităților unei întreprinderi sau organizații. n Arhiva electronică rezolvă problema sistematizării stocării arhivistice a documentelor electronice în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar. n Procedurile de afaceri sunt responsabile pentru conducerea unei afaceri sau îndeplinirea unei funcții țintă și reprezintă o modalitate de a efectua managementul practic al întreprinderilor și instituțiilor.

Arhiva electronică În Rusia, termenul „arhivă electronică” este una dintre caracteristicile naționale ale muncii electronice de birou rusești. În Occident, termenul „depozit de date” este mai popular. La noi, aparent, datele sunt înțelese practic ca fiind conținutul documentelor și înregistrărilor dintr-o bază de date. De aici și popularitatea termenului clerical „arhivă”. În munca de birou, arhiva este responsabilă de organizarea stocării documentelor și este una dintre cele trei sarcini principale de lucru de birou: crearea, tehnologia de procesare și sistematizarea documentelor. Auzim adesea că un „sistem de arhivare rezolvă în mod ideal sarcinile de organizare a fluxului de documente”. Acest lucru nu poate fi, deoarece documentele sunt mutate (esența fluxului de lucru) în cadrul soluționării tuturor celor trei probleme și nu numai în cadrul sistematizării stocării arhivelor.

Sisteme de automatizare de birou în Rusia Principalele soluții pentru munca de birou și procedurile de afaceri pot fi împărțite aproximativ în patru categorii principale (fără a include instrumente pentru crearea de documente și depozite de date): n sisteme de flux de lucru (automatizarea procedurilor de afaceri); n sisteme de grupare; sisteme de management al documentelor (oferă în principal înregistrarea, stocarea și preluarea documentelor); n sisteme de e-mail (utilizate pentru schimbul de documente). n Acum, această împărțire este destul de arbitrară datorită faptului că unele sisteme combină toate acestea și alte tehnologii.

Cea mai rațională modalitate de a automatiza procedurile de afaceri este crearea unui mediu informațional comun pentru aceștia, în cadrul căruia angajații să poată colabora (adică să rezolve în comun problemele de afaceri) și să facă schimb de mesaje. Prin urmare, cel mai important element al automatizării unei instituții de învățământ preșcolar sunt sistemele de e-mail.Organizarea muncii cu documente este o parte importantă a proceselor de management și a luării deciziilor manageriale, ceea ce afectează semnificativ eficiența și calitatea managementului. Procesul de luare a unei decizii manageriale include obținerea de informații; prelucrarea acestuia; analiza, pregatirea si luarea deciziilor. Aceste componente sunt strâns legate de documentația de management. Pentru a obține un efect economic este importantă în primul rând calitatea informației, care este determinată de cantitatea, eficiența, gradul de complexitate și costul acesteia. Dacă întreprinderea nu are o activitate clară cu documentele, atunci, ca urmare, managementul se deteriorează, deoarece depinde de calitate și fiabilitate, viteza de primire și transmitere a informațiilor, setarea corectă a serviciului de informare, organizarea clară a căutarea, stocarea și utilizarea documentelor.

Există trei sarcini principale rezolvate în munca de birou (DOE). Documentare (întocmirea, executarea, aprobarea și întocmirea documentelor). n Organizarea lucrului cu documente în procesul de gestiune (asigurarea traficului, controlul execuției, depozitarea și utilizarea documentelor). n n Sistematizarea arhivei documentelor. Trebuie remarcat faptul că suportul documentar al managementului are un impact direct asupra calității procesului decizional al managementului, deci trebuie îmbunătățit constant.

Odată cu creșterea dimensiunii întreprinderii și a numărului de angajați ai acesteia, problema eficienței suportului documentației pentru management devine din ce în ce mai urgentă. Principalele probleme care apar în acest caz arată cam așa. n Managementul pierde o imagine holistică a ceea ce se întâmplă. n Unitățile structurale, neavând informații despre activitățile unui prieten, încetează să-și desfășoare activitățile în mod armonios. Calitatea serviciului pentru clienți și capacitatea organizației de a menține contacte externe sunt în scădere. n Consecința acestui fapt este o scădere a productivității muncii; se simte lipsa resurselor: umane, tehnice, de comunicare etc. n Personalul se extinde, investind in dotarea noilor locuri de munca, spatii, comunicatii, pregatire a angajatilor. n Pentru întreprinderile de producție, o creștere a personalului poate presupune o schimbare a tehnologiei de producție, care va necesita investiții suplimentare. n Într-o situație de creștere nejustificată a personalului, scăderea productivității, nevoia de investiții în producție, apare necesitatea creșterii capitalului de lucru, ceea ce, la rândul său, duce la scăderea profitului. n Ca urmare, extinderea întreprinderii are loc în mod extensiv datorită profiturilor acumulate anterior sau a unei creșteri a deficitului bugetar.

Dându-și seama de importanța îmbunătățirii instituției de învățământ preșcolar, organizațiile greșesc adesea atunci când încearcă să o automatizeze, iar problema determinantă în această situație este problema alegerii metodelor de automatizare. Cea mai comună soluție este automatizarea stațiilor de lucru individuale (AWS): secretar-asistent, manager, contabil sau supervizor. Principalele dezavantaje ale acestei abordări sunt: ​​lipsa metodelor de organizare a schimbului electronic de informații între angajați și diviziile întreprinderilor; lipsa comunicării funcționale între automatizarea procedurilor aplicate și automatizarea muncii de birou. Principalele părți funcționale (componente) ale sistemului de automatizare de birou în managementul întreprinderilor și organizațiilor: n mijloace și reguli pentru crearea documentelor, n menținerea arhivei electronice a acestora, n suport pentru fluxul documentelor.

Astfel, o întreprindere care urmărește să creeze un mediu eficient pentru prelucrarea informațiilor și îmbunătățirea calității managementului se confruntă cu următoarele sarcini. Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de sprijin documentar al întreprinderii (DOE). n Alegerea strategiei corecte de automatizare, inclusiv alegerea produselor software potrivite. n

3. Caracteristici ale fluxului de lucru la diferite întreprinderi În procesul de automatizare a fluxului de lucru, pot fi distinse aproximativ patru etape: flux de lucru pe hârtie, flux de lucru pe hârtie folosind PC-uri independente, flux de lucru mixt și fără hârtie. Fluxul de lucru pe hârtie înseamnă că documentul parcurge toate etapele sub formă de hârtie. În urmă cu un deceniu și jumătate, acest tip de flux de documente era dominant. Pentru înregistrarea documentelor pe hârtie s-au folosit reviste mari sau coli de format mare, în care se introduceau documentele nou înregistrate. După o anumită perioadă de timp, reviste și foi au fost predate arhivei.

Când au apărut computerele, acestea au înlocuit reviste și foi, fiind pionierat în fluxul de lucru bazat pe hârtie, folosind computere independente. Fluxul de lucru pe hârtie folosind computere autonome înseamnă că un computer este utilizat pentru a pregăti și înregistra documente. De fapt, în această etapă, apare conceptul de document electronic, adică un astfel de document care este stocat exclusiv într-un computer sau, după cum se spune, „pe suport de mașină”. Cu toate acestea, avantajele unui document electronic în absența unei rețele locale pot fi realizate doar într-o mică măsură. Transferul, coordonarea și aprobarea documentelor în această etapă se realizează pe hârtie. Fluxul mixt de documente presupune că calculatoarele conectate la o rețea locală servesc pentru pregătirea, transferul și stocarea documentelor, dar documentul are forță juridică doar în formă de hârtie. Coordonarea și aprobarea documentelor financiare și juridice se realizează pe hârtie. Întocmirea proiectului de document se efectuează în formă electronică (clauza 1), apoi documentul este transmis secretarului, care îl înregistrează, îl tipări și îl transmite managerului spre aprobare (clauza 2). Managerul face corecții și dă documentul antreprenorului pentru revizuire (punctul 3). După aprobarea documentului, acesta este trimis prin rețeaua locală tuturor interpreților (paragraful 4).

Forța juridică a unui document electronic este asigurată pe baza utilizării unei semnături digitale electronice (EDS) - un mecanism care vă permite să dovediți că autorul documentului electronic trimis este de fapt cine pretinde a fi și că documentul nu a fost modificat în timpul procesului de livrare. EDS este utilizat ca analog al unei semnături de mână sau al unui sigiliu obișnuit în cazul unei persoane juridice. EDS este adăugat la blocul de date și permite destinatarului blocului să verifice sursa și integritatea datelor și astfel să protejeze împotriva contrafacerii. Majoritatea întreprinderilor recunosc avantajele fluxului de documente electronice (fără hârtie), care are următoarele avantaje: n ușurința de a face modificări la document; n capacitatea de a plasa în document nu numai text, ci și date multimedia; n capacitatea de a utiliza formulare pregătite în prealabil; n viteză mai mare de transfer de informații pe un număr mare de adrese; n economisirea hârtiei; n compactitatea mai mare a arhivelor; n control mai ușor al fluxurilor de informații; n viteză mare de căutare și regăsire a informațiilor; n capacitatea de a proteja documentele de accesul neautorizat și diferențierea drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Introducerea managementului electronic al documentelor face posibilă reducerea numărului de servicii implicate în lucrul cu documente (curieri, funcţionari etc.). În condițiile circulației electronice a documentelor, sunt necesare costuri mult mai puține pentru restructurarea circulației documentelor atunci când se modifică condițiile externe, de exemplu cerințele de modificare a formularului de raportare. Cu toate acestea, există încă întreprinderi și instituții care încă mai lucrează în condițiile muncii de birou pe hârtie, majoritatea folosesc calculatoare și rețele locale în organizarea circulației documentelor, iar doar un mic procent utilizează sisteme electronice de gestionare a documentelor complet automatizate. Care este motivul acestei situații? În mod ideal, dezvoltarea managementului electronic al documentelor ar trebui să aibă ca rezultat tehnologii complet fără hârtie. Cu toate acestea, astăzi documentele pe hârtie sunt încă necesare pentru a respecta cerințele multor reglementări - legi fiscale, legi contabile etc. Unul dintre scopurile principale ale unui document este capacitatea de a certifica anumite fapte. Până de curând, un document pe hârtie cu detaliile și gradele de protecție necesare era principala modalitate de a demonstra un fapt, adică reprezenta forță juridică. Hârtia ca suport material are un dezavantaj în sensul că nu vă permite să ștergeți complet și să scrieți noi informații, dar acest dezavantaj se dovedește a fi un avantaj în ceea ce privește excluderea falsificării documentelor. Nu e de mirare că proverbul rus spune: ceea ce se scrie cu pixul nu poate fi doborât cu toporul.

Cu alte cuvinte, atunci când primim un document cu o semnătură pe fiecare pagină și nu există urme de încălcare a suprafeței hârtiei (adică este clar că textul nu a fost șters sau rescris), putem fi siguri că acest document a fost transmis in numele persoanei care a pus semnatura si ca nu a fost modificat in timpul procesului de livrare. În principiu, mijloacele moderne de criptare pot oferi aceleași mijloace de autentificare a unui document ca și o semnătură pe hârtie (semnătură digitală electronică), dar aceasta este plină de o serie de dificultăți. Fluxul de documente pentru întreprinderile mici În companiile cu personal redus, nu este nevoie de implementarea unui sistem automat automat de gestionare a documentelor electronice. Ca mediu de distribuire a documentelor, în acest caz, de regulă, se utilizează Microsoft Outlook, cu ajutorul căruia sunt trimise fișiere cu documente, iar același program este folosit pentru a trimite imagini ale documentelor obținute prin scanarea originalelor din hârtie primară.

De obicei, cu această abordare, nu există directoare automate unificate pentru întreaga întreprindere, iar fiecare divizie își formează propriile sisteme de clasificatoare și standarde. Aceasta utilizează de obicei aceleași agende de adrese care conțin adresele de e-mail ale angajaților. Înregistrarea documentelor cu o astfel de schemă se face manual, informațiile despre documente sunt introduse în tabele care nu sunt procesate de sisteme automate. Fiecare document este trimis pe traseul ales de următorul interpret. Când o întreprindere crește, acest tip de organizare a fluxului de lucru se dovedește a fi ineficient. Devine dificil să urmăriți traseul unui anumit document și să controlați execuția unei anumite comenzi. Controlul versiunilor documentului, procesul de aprobare și căutarea documentelor este complicat. În acest caz, este necesară o tranziție la sisteme automate specializate de gestionare a documentelor.

Fluxul de documente pentru întreprinderile mijlocii Într-o companie mică, este posibil să se organizeze munca pe baza schimbului de e-mail și a stocării documentelor pe un server de fișiere, unde fiecare are propria celulă. Firmele mici implementează de obicei o schemă de management în care sistemul de fișiere este suficient de convenabil pentru stocarea documentelor. De exemplu, în folderul „Contabilitate” există un folder „departament financiar”, un folder „planificare financiară” în el și chiar mai profund - „minimizarea taxelor”. O astfel de ierarhie este intuitivă pentru utilizatori - toată lumea își cunoaște celula, știe unde să pună anumite documente. Fluxul de documente pentru întreprinderile mari Spre deosebire de întreprinderile mijlocii, multe grupuri de lucru apar într-o întreprindere mare. În același timp, angajații individuali pot lucra în mai multe proiecte. Imaginați-vă că un proiect este automatizarea FSB, iar celălalt este automatizarea centrelor comerciale. Este clar că cerințele pentru controlul accesului la informații ar trebui să fie diferite. Primul aspect este un software special care asigură o stocare a documentelor electronice, care vă permite să clasificați întregul set de documente în funcție de mai mulți parametri: după ierarhie, după gradul de secretizare etc. Acest lucru vă permite să autorizați accesul cu mai multă competență. și găsiți mai rapid documentele necesare.

Al doilea aspect este rutarea documentelor în întreprindere. Introducerea sistemului de birotică și management electronic al documentelor (SADD) vă permite să optimizați întregul proces de management, care devine mai simplu și mai logic, calitatea deciziilor este îmbunătățită, implementarea deciziilor manageriale este monitorizată mai eficient, iar costurile. asociate cu întreținerea aparatului de management sunt reduse. Documentele sunt trimise folosind un sistem automat de gestionare a documentelor, care conține o bază de date de clasificatoare și standarde care este uniformă pentru întreaga organizație. Dirijarea documentelor este determinată în funcție de tipul documentului, adică există căi standard de deplasare pentru anumite categorii de documente. Acest lucru permite, imediat după înregistrare, trimiterea documentelor către funcționarii organizației în conformitate cu atribuțiile lor oficiale și cu procedurile tehnologice de prelucrare a documentelor de diferite tipuri. Clasificatoarele și standardele sunt uniforme pentru toate serviciile. Schimbul de documente cu organizații externe este asigurat prin portalul de informații corporative.

Majoritatea dezvoltatorilor SADD nu își creează propriile editori de text, ci folosesc editorul de la Microsoft Office. La locul de muncă al dezvoltatorului de documente, la interfața Word se adaugă un buton funcțional, care vă permite să transferați documentul creat în sistemul de birou, ceea ce asigură trecerea acestuia în sistemul de flux de documente. Dacă este necesar să vizualizați documentul pe computerul utilizatorului, Word pornește. Putem spune că sistemul automat de lucru de birou este un transportor care asigură avansarea optimă a elementelor în sistem, iar programele Microsoft Office sunt mașini în jurul acestui transportor, cu ajutorul cărora poți pregăti un document (piesă) și îl poți pune pe transportor. Sistemul de birou asigură livrarea garantată de la o mașină la alta, controlează ceea ce este procesat pe această mașină și îl trimite mai departe la destinație. Multe dintre SADD-urile existente permit organizațiilor care le-au implementat să treacă la fluxul de documente fără hârtie. Cu toate acestea, chiar și în prezența SADD, doar unele organizații folosesc în practică forma electronică de coordonare internă a documentelor organizaționale și administrative folosind o semnătură digitală electronică (EDS).

4. Organizarea circulaţiei electronice a documentelor Circulaţia electronică a documentelor şi optimizarea acesteia sunt asociate cu mai mulţi factori: n Aspectul juridic presupune stabilirea statutului documentelor, sistematizarea acestora pe baza unei ierarhii. Întreprinderile comerciale, organizațiile publice și alte structuri trebuie să respecte regulile stabilite de lege pentru întocmirea și păstrarea documentelor. n Factorul tehnic prevede dotarea întreprinderii cu echipamentele necesare organizării eficiente a fluxului de documente. Gestionarea electronică a documentelor simplifică foarte mult munca companiei, reducând timpul petrecut pe principalele procese de producție. n Aspectul de control al organizării eficiente a fluxului de lucru include dezvoltarea unui aparat de management pentru lucrul cu documente, crearea unui sistem de flux de lucru și specializarea structurilor.

Practica arată că, dacă documentele sunt organizate corect, compania nu trebuie să aloce timp și resurse pentru rezolvarea diferitelor situații. Unitatea structurală responsabilă de documente, dacă este cazul, furnizează contracte, certificate etc. Astfel, eficiența și eficacitatea companiei în ansamblu crește. Prin urmare, ne confruntăm cu întrebarea cum să organizăm munca de birou pentru a sistematiza toate documentele necesare. În funcție de specializare și profil, companiile folosesc trei forme de lucru cu documente, fiecare dintre acestea fiind caracterizată de anumite caracteristici ale fluxului de lucru. Organizarea centralizată a fluxului de documente Într-o formă centralizată, documentele sunt concentrate sub jurisdicția unei unități structurale. Acesta poate fi un secretariat, un birou, iar în cazul unui management electronic de documente non-volum - un angajat. Ciclul complet de operațiuni cu documente, organizarea fluxului de documente este realizat de acest departament. Documentele sunt acceptate, procesate și înregistrate într-un sistem închis, aceasta este o garanție a confidențialității muncii. Alte avantaje ale sistemelor centralizate de management al documentelor includ eficiența muncii de birou, simplificarea îndrumării metodologice. Fluxul de documente electronice la utilizarea acestui formular poate fi sistematizat folosind servicii speciale de informare.

Sistem descentralizat de management al documentelor Sistemul descentralizat presupune ca documentele să fie în departamentul mai multor divizii. Fiecare departament din companie își creează propriul serviciu de gestionare a documentelor. Un astfel de sistem de lucru cu documente este tipic pentru întreprinderile care sunt separate teritorial. În acest caz, automatizarea circulației documentelor este de mare importanță, întrucât este necesară dezvoltarea unui sistem de protecție generală a informațiilor. Controlul metodologic este, de asemenea, important: de regulă, diviziile independente, în al căror departament se află documentele, furnizează rapoarte privind fluxul de documente al companiei cu regularitatea stabilită. Sisteme mixte de flux de lucru Forma mixtă de flux de lucru a unei întreprinderi presupune că documentele sunt dispersate între departamente. O parte a operațiunilor, de exemplu, primirea și procesarea documentelor, este efectuată de un departament, iar cealaltă, de exemplu, replicarea, stocarea, sistematizarea, de către al doilea. Un astfel de sistem de management al documentelor este convenabil dacă întreprinderea are o structură extinsă. Departamentul de contabilitate poate înregistra documente privind impozitarea, departamentul de personal - documente privind componența generală etc. Organizarea mixtă a fluxului de lucru este în prezent unul dintre cele mai eficiente sisteme de management.

Organizarea fluxului de lucru: caracteristici Organizarea fluxului de lucru se bazează pe mai multe principii care asigură munca eficientă a companiei în ansamblu. Fluxul de documente al unei întreprinderi este o parte a suportului informațional, care este cheia dezvoltării active. Principiile managementului documentelor includ: n Simplificarea procedurii de înregistrare a documentelor. Trebuie remarcat faptul că această operațiune nu ar trebui să afecteze calitatea tuturor proceselor clericale. n Organizarea fluxului de lucru bazat pe rutare. Dezvoltarea schemelor pentru trecerea tuturor documentelor vă permite să optimizați fluxul de lucru. n Documentele trebuie să fie de înregistrare unică. În acest caz, soluția optimă de ieșire este considerată a fi gestionarea electronică a documentelor, care permite reducerea timpului de primire și luare în considerare a documentelor. n Organizarea fluxului de documente ar trebui să excludă aprobările nerezonabile, aprobarea paralelă, transferul documentelor către terți. Astfel, organizarea fluxului de documente are ca scop reducerea timpului de lucru cu documentele, optimizarea activităților de birou și îmbunătățirea eficienței suportului informațional pentru întreprindere.

Fluxul documentelor electronice: principii și caracteristici Fluxul documentelor electronice presupune o înregistrare unică a documentelor, ceea ce înseamnă că identificarea poate fi efectuată în orice etapă a muncii de birou. De asemenea, importantă este o bază unificată sistematizată ierarhic de informații despre documentație, care exclude dublarea și luarea în considerare paralelă. Având un sistem de raportare dezvoltat, managementul electronic al documentelor vă permite să controlați mișcarea documentelor și procesele informaționale de bază. De asemenea, este de remarcat un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care implică fluxul electronic de documente. Fluxul de documente electronice are o clasificare de sistem: 1. Sisteme de automatizare de birou. 2. Arhive de documente. 3. Sisteme de introducere a documentelor și sisteme de procesare a imaginii documentelor. 4. Sisteme de gestionare a costului de stocare a documentelor. 5. Sisteme de rutare a documentelor. 6. Sisteme de automatizare complexă a proceselor de afaceri.

Sistemele de automatizare a sarcinilor de lucru de birou au intrat în uz pe scară largă în Occident mult mai devreme decât a noastră, respectiv, și au dezvoltat propria noastră terminologie care descrie diverse domenii ale fluxului de documente. Următorii termeni sunt cei mai des întâlniți în practica occidentală: EDM (Electronic Document Management) - denumirea consolidată a sistemelor electronice de gestionare a documentelor. DMS (Document Management Systems) - cea mai apropiată traducere din punct de vedere al sensului - arhive electronice de documente; EDM centrat pe întreprinderi - sisteme de management al documentelor corporative care combină instrumente pentru crearea, editarea, publicarea și stocarea documentelor (Word, Excel, arhivă electronică, poștă, programarea întâlnirilor, aprobarea documentelor, etc. într-o singură sticlă) Managementul informațiilor - Sisteme de management Informații, numite și portaluri, agregează, gestionează și furnizează informații prin Internet, intranet și extranet. Imagini - Sisteme care convertesc informații de pe suport de hârtie în format digital, de obicei TIFF (Tagged Image File Format), după care documentul poate fi folosit în lucru deja în formă electronică. Doc. Flow Management - sisteme de rutare a fluxului documentelor; Muncă. Flow Management - sisteme de rutare pentru fluxuri de lucru, sarcini. Există, de asemenea, un număr mare de termeni înrudiți, de exemplu: Document Warehouse Knowledge Management

Sisteme de automatizare de birou Funcțiile lor includ fixarea documentelor într-o bază de date specială, exprimată prin completarea unui card special de documente. Conținutul cardului de document poate varia în funcție de situația din organizație. De regulă, sistemele de lucru de birou disting între documentele de intrare și de ieșire, documentele de reglementare, documentele organelor colegiale de conducere, documentele de referință etc. Documentele aflate sub controlul execuției sunt împărțite în funcție de executori, stare de execuție, termene etc. Fiecare document din sistem este o înregistrare în baza de date, caracterizată printr-un set de valori ale atributelor cardului. Pe lângă contabilizarea și căutarea documentelor în baza de date, sistemul ar trebui să ofere generarea de rapoarte care vă permit să obțineți o declarație de execuție a documentelor și alte informații rezumative.

Arhivele documentelor Arhivele stochează documentele în sine și, prin urmare, sistemul trebuie să asigure diferențierea drepturilor de acces la documente. Utilizatorul poate fi identificat fie printr-un nume de rețea, fie printr-un nume de utilizator și o parolă speciale definite în sistemul de management al arhivei. Pe lângă separarea drepturilor de acces la nivel de utilizator, sistemul trebuie să asigure alocarea grupurilor de utilizatori sau a rolurilor. Următoarea funcție a arhivei de documente este de a oferi posibilitatea de lucru în grup cu documente care sunt în proces de creare - aceasta este funcția de blocare a documentelor sau Verificare. Control de intrare / check-out. Dacă unul dintre utilizatorii sistemului începe să editeze un document, acesta este blocat pentru accesul altor utilizatori până la terminarea lucrării cu el. O altă caracteristică a arhivei este suportul pentru controlul versiunilor. Versiunile documentelor pot fi verificate fie automat, fie la inițiativa utilizatorului. Dacă este necesar, utilizatorul poate reveni la una dintre versiunile anterioare ale documentului. Funcțiile de serviciu ale arhivei de documente includ posibilitatea de a crea copii de rezervă ale documentelor fără a întrerupe funcționarea sistemului, integrarea cu sisteme pentru a asigura costul optim de stocare a datelor și așa mai departe.

Sisteme de introducere a documentelor și sisteme de procesare a imaginii documentelor Una dintre funcțiile independente ale sistemelor de circulație a documentelor este introducerea documentelor în arhivă. Aceasta înseamnă traducerea documentelor de pe hârtie în electronic. În cel mai simplu caz, această procedură se reduce la o simplă scanare. O funcție mai complexă este recunoașterea automată a conținutului imaginii documentului și formarea unui document care conține text. Pentru aceasta sunt destinate programe aparținând clasei de software de recunoaștere a textului. O caracteristică și mai sofisticată este recunoașterea conținutului formularului. În același timp, programul detectează prezența înregistrărilor, inclusiv a celor scrise de mână, în anumite câmpuri ale formei documentului, recunoaște conținutul acestuia și completează automat valorile atributelor acestui document în sistem. Dacă este necesar, valorile anumitor câmpuri ale formularului pot fi selectate dintr-un director definit în sistem.

Sistemele de rutare a documentelor sunt direct implicate în trimiterea documentelor la locurile de muncă ale artiștilor executanți, colectarea de informații despre starea actuală a documentelor, consolidarea documentelor la finalizarea lucrului cu aceștia în anumite etape și, de asemenea, oferă mijloace de acces la informații despre starea actuală a muncii cu documente. Sistemele de rutare, de regulă, conțin un mijloc de descriere a rutelor tipice de trecere a documentelor într-o organizație. Pe baza schemelor de rutare dezvoltate, pot fi generate instanțe ale proceselor de afaceri pentru lucrul cu documente. În acest caz, putem vorbi despre rutare strânsă. O alternativă este așa-numita rutare liberă, în care traseul se formează „spontan”. Fiecare utilizator al sistemului cu drepturile corespunzătoare poate determina următorii sau următorii executori ai documentului. La rutarea documentelor, sunt posibile două scheme, să le numim Off-Line și On-Line. În primul caz, atunci când un document este trimis la locul de muncă al utilizatorului, acesta este extras fizic din arhiva documentelor și livrat (de exemplu, prin e-mail) la locul de muncă al clientului. La finalizarea lucrării, documentul este scufundat înapoi în arhivă. În acest caz, sistemul de rutare în sine este clientul arhivei documentelor și introduce informațiile relevante în baza de date contabilă. A doua schemă nu implică mișcarea fizică a documentului. Sistemul de rutare a documentelor oferă clientului o interfață pentru a accesa lucrările de procesare a documentelor.

Sisteme pentru automatizarea complexă a proceselor de afaceri Munca este dezvoltarea sistemelor de rutare a documentelor. Sisteme de flux sau sisteme pentru automatizarea complexă a proceselor de afaceri. Spre deosebire de sistemele de rutare a documentelor, obiectul de rutare din ele este o colecție de date utilizate într-un anumit proces de afaceri. Utilizatorul primește informații la locul de muncă despre ceea ce trebuie să facă și toate datele necesare pentru aceasta. Muncă. Aplicația Flow determină ce aplicație trebuie lansată pentru a implementa funcțiile la un anumit loc de muncă și încarcă datele necesare în acesta. Munca cu paradigme. Fluxul sistemului presupune că utilizatorul trebuie să îndeplinească numai funcțiile necesare, toate lucrările de rutină - determinarea secvenței acțiunilor, furnizarea informațiilor necesare, monitorizarea oportunității lucrării etc., este efectuată de sistemul de lucru. Curgere.

Alegerea software-ului pentru automatizare Nu există un software ideal, așa că este necesar să vă formulați clar cerințele și să analizați software-ul după un set de criterii. Posibilă listă de criterii: Instrumente de navigare - ușurința accesului utilizatorului la diverse aplicații, navigarea datelor, prezentarea datelor. Fișier card / contabilitate - funcții de evidență a documentelor, atribuire, creare carduri document etc. Arhivă / Prelucrare imagini - stocare documente, control versiuni, captare document pentru editare, scanare imagini, recunoaștere text. Rutare/control - funcții pentru livrarea documentelor către stațiile de lucru ale utilizatorului, colectarea informațiilor despre acțiunile utilizatorului, monitorizarea stării curente a documentelor. Automatizarea proceselor de afaceri - instrumente pentru modelarea proceselor, un mediu pentru implementarea și monitorizarea proceselor, instrumente pentru acumularea de statistici privind execuția proceselor. Munca în grup - Instrumente pentru organizarea de teleconferințe, discuții de grup și redactare documente. Căutare / Managementul cunoștințelor - mijloace de căutare a informațiilor (full-text, atributive etc.), clasificarea și catalogarea documentelor, crearea bazelor de cunoștințe pe domenii. Deschidere - oportunități de extindere a funcționalității. Atunci când alegeți software pentru automatizare, este necesar să subliniați cât mai clar posibil gama de sarcini pe care intenționați să le rezolvați. Acest lucru va reduce costurile de achiziție, precum și va minimiza timpul și costurile de implementare.

Descrierea prezentării pentru diapozitive individuale:

1 tobogan

Descriere diapozitiv:

2 tobogan

Descriere diapozitiv:

Organizarea muncii de birou și a fluxului de lucru folosind comunicații electronice. Termeni și concepte de bază Documentation support of management (DOU) acoperă problemele de documentare, organizarea lucrului cu documentele în procesul de gestionare și sistematizarea stocării lor arhive. Documentarea este crearea documentelor, adică întocmirea, executarea, aprobarea și producerea acestora. Munca de birou: un set de măsuri pentru a asigura instituția de învățământ preșcolar a unei întreprinderi sau organizații. Se spune uneori că instituția de învățământ preșcolar este principala funcție a muncii de birou. Organizarea muncii cu documente - asigurarea deplasarii, cautarii, depozitarii si folosirii documentelor. Sistematizarea stocării în arhivă a documentelor - determinarea regulilor de stocare a informațiilor create într-o organizație, căutarea și utilizarea acesteia în sprijinul luării deciziilor manageriale. Fluxul documentelor - circulația documentelor în cadrul instituției de învățământ preșcolar. Procedura de afaceri - o secvență de anumite operațiuni efectuate de angajații organizațiilor pentru a rezolva o problemă sau un scop în cadrul unei întreprinderi sau organizații. Arhiva electronică rezolvă problema sistematizării stocării arhivistice a documentelor electronice în cadrul unei instituții de învățământ preșcolar.

3 slide

Descriere diapozitiv:

Munca electronică și fluxul de lucru într-o întreprindere Fluxul și fluxul de lucru electronic într-o întreprindere este un sistem automatizat multi-utilizator care însoțește procesul de gestionare a activității unei organizații ierarhice Concepte de bază ale fluxului de lucru și fluxului de lucru electronic Managementul electronic al documentelor (EDM) este un singur mecanism de lucru cu documentele prezentate în format electronic, cu implementarea conceptului „Munca de birou fără hârtie”. Documentul electronic (ED) este un document creat cu ajutorul instrumentelor informatice de procesare, care poate fi semnat cu o semnătură digitală electronică (EDS) și salvat pe un suport de mașină sub forma unui fișier de formatul corespunzător. O semnătură digitală electronică (EDS) este un analog al unei semnături scrise de mână, care este un mijloc de protejare a informațiilor, oferind capacitatea de a controla integritatea și de a confirma autenticitatea documentelor electronice. Gestionarea electronică a documentelor. Principalele avantaje ale implementării: reducerea costurilor financiare și de timp pentru crearea și prelucrarea documentelor; organizarea eficientă a fluxului de documente îmbunătățește eficiența diviziilor și serviciilor companiei; integrarea informațiilor care conțin date în diverse documente pentru gestionarea deciziilor operaționale și informate de management; crearea condițiilor pentru tranziția de la fluxul de lucru de rutină pe hârtie la o tehnologie promițătoare fără hârtie (electronică); optimizarea proceselor de afaceri asociate cu munca de birou și fluxul de documente la întreprindere;

4 slide

Descriere diapozitiv:

Crearea documentelor pe baza de şabloane Metode de creare a şabloanelor: Dintr-o foaie goală Pe baza unui document finit Un şablon este un formular gol sau gol, în care utilizatorul, în conformitate cu sarcinile sale, completează coloanele necesare cu propriile sale informaţii. Etapele creării șabloanelor: 1. Fișier - creați (selectați tipul de document - șablon) 2. Editarea șablonului ca document obișnuit 3. Inserați macrocomenzi și câmpuri de informații (inserați câmpul de comandă din meniu) 4. Fișier - Salvați ca - selectați tipul de document și introduceți numele...

5 slide

Descriere diapozitiv:

Crearea șabloanelor de document pe baza formularelor Elemente de formular: Câmp text Casetă de selectare Casetă combinată Cadru de tabel Umbrirea câmpurilor Fiecare element de formular are propriii parametri Meniu Vizualizare - Bară de instrumente - Formulare După crearea unui șablon și aranjarea câmpurilor de formular, protecția este setată să se schimbe EXEMPLU de șablon folosind forme

6 slide

Descriere diapozitiv:

Semnătura electronică digitală. Scop și aplicare Semnătura digitală electronică (EDS) - cerința unui document electronic conceput pentru a proteja acest document electronic de contrafacere Utilizarea unei semnături digitale vă permite să: Controlați integritatea documentului transmis: în cazul oricărei modificări accidentale sau deliberate a documentului document, semnătura va deveni invalidă, Protecția împotriva modificărilor (falsificarea) document: garanția de detectare a falsului în timpul controlului integrității face contrafacerea nepractică. Imposibilitatea refuzului calității de autor. Deoarece este posibil să se creeze o semnătură corectă doar cunoscând cheia privată, proprietarul nu poate refuza semnătura acestuia. Dovada dreptului de autor a documentului: Deoarece este posibil să se creeze o semnătură corectă doar cunoscând cheia privată, proprietarul perechii de chei poate dovedi dreptul de autor al semnăturii sub document. Toate aceste proprietăți ale EDS permit utilizarea acestuia pentru următoarele scopuri: Declarația de bunuri și servicii (declarații vamale) Înregistrarea tranzacțiilor pe obiecte Imobile Utilizare în sisteme bancare Comerț electronic și comenzi guvernamentale Monitorizarea execuției bugetului de stat În sistemele de contact cu autoritățile Pentru raportarea obligatorie la instituțiile statului Organizarea circulației documentelor electronice semnificative din punct de vedere juridic în sistemele de decontare și tranzacționare

7 slide

Descriere diapozitiv:

Semnătura electronică digitală. Mijloace și aplicare Scheme pentru construirea unei semnături digitale Există mai multe scheme pentru construirea unei semnături digitale: Pe baza algoritmilor de criptare simetrică. Această schemă prevede prezența unei terțe părți în sistem - un arbitru în care ambele părți au încredere. Autorizarea documentului este chiar faptul de a-l cripta cu o cheie secretă și de a-l transfera către arbitru. Bazat pe algoritmi de criptare asimetrică. În prezent, astfel de scheme EDS sunt cele mai comune și sunt utilizate pe scară largă. Schema de semnătură digitală bine stabilită acoperă trei procese: Generarea unei perechi de chei. Folosind algoritmul de generare a cheilor, o cheie privată este selectată într-un mod equiprobabil din setul de chei private posibile și se calculează cheia publică corespunzătoare. Formarea unei semnături. O semnătură este calculată pentru un anumit document electronic utilizând cheia privată. Verificarea (verificarea) semnăturii. Pentru datele documentului și semnăturii, valabilitatea semnăturii se determină cu ajutorul cheii publice. Condiții de utilizare EDS: Verificarea semnăturii trebuie efectuată cu o cheie publică corespunzătoare cheii private care a fost utilizată pentru semnare. Fără deținerea cheii private, trebuie să fie dificil din punct de vedere computațional să se creeze o semnătură digitală legitimă.

8 slide

Descriere diapozitiv:

Microsoft Outlook - Instrumentul de automatizare a spațiului de lucru Microsoft Outlook oferă posibilitatea de a schimba mesaje de e-mail, de a gestiona calendarul, sarcinile și lista de contacte Interfața Microsoft Outlook

Clasa 1 Clasa 2 Clasa 3 Clasa 4 Clasa 5

Tehnologii informatice pentru suport documentar al activitatilor de management.

LecturaSisteme de management al documentelor

1. Modelul fluxului documentelor întreprinderii.

2. Sisteme electronice de gestionare a documentelor.

3. Automatizarea fluxului de documente.

1. Modelul fluxului de documente pentru întreprinderi

Transferul de informații la toate nivelurile ierarhiei se realizează prin trimiterea și livrarea documentelor pe hârtie sau pe dischete, caz în care este implicat personal suplimentar. Aspectul cantitativ al informației este, de asemenea, diferit și, după cum arată analiza, cea mai mare cantitate de fluxuri de date către sectorul de producție și tehnologie și către management.

Evaluarea calității schimbului de informații poate fi efectuată folosind următorul model de flux de lucru.

Principalele domenii ale automatizării fluxului de lucru sunt: ​​suport pentru informații faptice, capacitatea de a lucra cu documente full-text, suport pentru fluxul de documente - care definesc tridimensionalspațiu al proprietăților (Fig. 1), unde orice produs software al unei clase date se deplasează de-a lungul unei anumite traiectorii, trecând prin diferite etape în dezvoltarea sa.

Orez. unu.

Prima axă (F) caracterizează nivelul de organizare al stocării informațiilor faptice, care este legat de specificul unui anumit tip de activitate al unei companii sau organizații.De exemplu: la achiziționarea de bunuri materiale, documentele însoțitoare (facturi, certificate de recepție, comenzi de depozit de primire etc.) sunt înregistrate ca documente operaționale, ale căror atribute sunt foarte importante pentru luarea deciziilor de management. Informațiile din documentele operaționale sunt utilizate pentru procesări analitice și sintetice complexe și, într-un caz particular, pot fi obținute de către utilizator prin intermediul sistemului de raportare.

F* = Ftotal / Fauto.

A doua axă (D) - documentele full-text, reflectă necesitatea organizării interacțiunii: formarea și transferul de bunuri, servicii sau informații atât în ​​interiorul întreprinderii, cât și în afara acesteia.Alături de informațiile de fapt, aceste documente conțin informații semistructurate care nu fac obiectul unei prelucrări analitice automate, cum ar fi, de exemplu, factorii de forță majoră și procedura de depunere a reclamațiilor în caz de încălcare a termenilor contractului.

D* = Dtotal / Dauto.

A treia axă (R) introduce o a treia dimensiune în spațiul fluxului de lucru - reglementarea proceselor de transmitere a documentelor,și anume: o descriere a procedurilor, când și cum ar trebui efectuate. Baza poziționării în jurul unei axe date este un set de semne formale (atribute) și o listă de operații.

R* = Rtotal / Rauto.

Un punct din spațiu (F, D, R) determină starea sistemului de flux de lucru. Poziția acestui punct depinde de nivelul de dezvoltare și stadiul de implementare a sistemului de management al documentelor la întreprindere, precum și de specificul acestuia și de dimensiunea însăși a afacerii.

După ce a prezentat modelul fluxului de lucru în acest fel, este posibil, de exemplu, cunoașterea stării actuale a lucrurilor cu organizarea muncii de birou la fiecare întreprindere specifică, să ne imaginăm clar în ce direcții este necesar să mergem mai departe, ce lipsește la momentul actual și modul de utilizare organică a sistemelor de automatizare existente.De exemplu, într-una dintre băncile din Moscova a fost acumulată o gamă largă de date faptice, pentru procesarea cărora a fost folosit un SGBD modern, implementat pe servere puternice, tolerante la erori - totul, s-ar părea, ar trebui să fie bine. Cu toate acestea, atunci când lucrați cu documente interne, a existat o dublare a informațiilor: au apărut situații când „nimeni nu părea să fie de vină”, iar banca era din când în când lipsită de clienți profitabili. Motivul este că punctul care reprezintă poziția sistemului de flux de lucru pentru această organizație avea coordonate destul de mari pe axa „F” și, eventual, pe axa „D”, dar valoarea coordonatei pe axa „R” a fost aproape de zero. O soluție concretă în acest caz poate fi luarea în considerare a implementării unui sistem de management al reglementărilor. În același timp, nu trebuie să vă faceți griji pentru DBMS (axa „F”) sau arhivele electronice (axa „D”) - vorbim doar despre modificarea valorii coordonatelor de-a lungul axei „R”.

În cazul general, așa cum sa menționat deja, procesul de automatizare de birou într-o întreprindere poate fi reprezentat ca o curbă într-un spațiu tridimensional de coordonate F, D, R. Mai mult, cu cât această curbă este mai abruptă, cu atât procesul de modernizare devine mai rapid și cu cât valorile tuturor celor trei coordonate sunt mai mari, cu atât nivelul de automatizare a corporației este mai mare și, în consecință, cu atât are mai puține probleme cu organizarea propriei sale. Activități.

Axele „F” și „D” determină specificul activităților organizației, reglementat de poziția coordonatei a treia (R) a spațiului model flux de documente. În același timp, modelul nu depinde de tehnologia de procesare a documentelor adoptată la întreprindere - totul este decis doar de scopul activității, fie că este o organizație guvernamentală, o societate comercială sau o firmă industrială.

În general, se pot distinge trei tipuri de organizații:

societate comercială: cumpărare, majorare, vânzare, profit - obiectul principal de activitate;

organizarea bugetară: activitatea principală este formarea documentelor;

întreprindere industrială: achiziționarea de materii prime, prelucrarea, crearea unui produs nou, vânzarea, realizarea de profit. Scopul activității este operațiunea.

Dacă sarcina unei organizații este de a forma documente, de exemplu, primăria, instanța sau ministerul, atunci poziția sa în model va ocupa o poziție destul de înaltă față de axele „F” și „D”. Apropo, astăzi cele mai populare aplicații sunt cele axate pe automatizarea activităților structurilor administrative de stat și guvernamentale - al căror scop principal este pregătirea documentelor.

Cu toate acestea, dacă luăm în considerare activitățile unei firme comerciale, a cărei sarcină este producerea de valori materiale (să accepte materii prime, să transforme, să creeze un nou produs, să-l vândă, să primească venituri), atunci aici deja toate cele trei coordonate ar trebui să aibă valori echilibrate.

2. Sisteme electronice de gestionare a documentelor

EDMS asigură procesul de creare, control al accesului și distribuire a unor volume mari de documente în rețelele de calculatoare, precum și controlul asupra fluxului de documente în organizație.

Fluxul electronic de documente include: crearea documentelor, prelucrarea acestora, transferul, stocarea, ieșirea informațiilor care circulă într-o organizație sau întreprindere, pe baza utilizării rețelelor de calculatoare. În general, se obișnuiește să se înțeleagă managementul fluxului de documente electronice ca organizarea mișcării documentelor între departamentele unei întreprinderi sau organizații, grupuri de utilizatori sau utilizatori individuali. Totodată, deplasarea documentelor nu înseamnă deplasarea fizică a acestora, ci transferul drepturilor de utilizare a acestora cu notificarea anumitor utilizatori și controlul executării acestora.

Un document este principala unitate de informare, iar întreaga existență a unui sistem de management al documentelor este dedicată stocării unui document, proprietăților acestuia și a istoriei sale de viață, precum și asigurării efective a vieții acestuia.

Scopul principal al EDMS este de a organiza stocarea documentelor electronice, precum și de a lucra cu acestea.(în special, căutarea lor atât după atribute, cât și după conținut). EDMS ar trebui să urmărească automat modificările documentelor, termenele limită pentru executarea documentelor, mișcarea documentelor și, de asemenea, să controleze toate versiunile și subversiunile acestora. Un EDMS integrat ar trebui să acopere întregul ciclu de afaceri al unei întreprinderi sau organizații - de la stabilirea unei sarcini pentru a crea un document până la anularea acestuia în arhivă, oferind stocare centralizată a documentelor în orice format, inclusiv documente complexe de compoziție. EDMS ar trebui să combine fluxuri de documente disparate ale întreprinderilor îndepărtate geografic într-un singur sistem. Acestea trebuie să ofere un management flexibil al documentelor atât prin definirea rigidă a rutelor de trafic, cât și prin rutarea liberă a documentelor. În EDMS ar trebui implementată o delimitare strictă a accesului utilizatorilor la diverse documente, în funcție de competența acestora, de funcția deținută și de atribuțiile care le sunt atribuite. În plus, EDMS ar trebui să fie ajustat la structura organizațională și de personal existentă și la sistemul de lucru de birou al întreprinderii, precum și să se integreze cu sistemele corporative existente.

Problema clasificării EDMS este destul de complicată din cauza dezvoltării rapide a pieței acestor sisteme. Mai mult, din 2001, conceptul de „Managementul de conținut al întreprinderii (ECM)” mai degrabă decât gestionarea electronică a documentelor. Conceptul ECM oferă multe beneficii de afaceri. Un sistem ECM care integrează toate tehnologiile orientate spre conținut și proces din cadrul întreprinderii, oferă o infrastructură comună pentru gestionarea fluxului de lucru, minimizând nevoia de a implementa și susține mai multe tehnologii pentru implementarea diferitelor funcții de afaceri. Esența acestei abordări (numită și infrastructurală) este aceea că Conținutul corporativ nu trebuie să fie deținut doar de o singură aplicație sau sistem. Ar trebui să fie disponibil pentru multe aplicații și redistribuit liber între ele. O proprietate importantă a infrastructurii ECM (inclusiv aplicațiile corespunzătoare ale majorității furnizorilor din industrie) este aceasta independență față de un singur magazin de conținut universal... Infrastructura ECM integrează multe depozite de date specializate (sau moștenite) (chiar și de la furnizori concurenți), inclusiv, dar fără a se limita la, depozite electronice de documente ale produselor, e-mail, depozite de conținut web, sisteme de fișiere și chiar sisteme de gestionare a bazelor de date. În acest fel, Infrastructura ECM oferă un strat comun de integrare (sau virtualizare) pentru fiecare depozit de date(permițându-vă să le interogați de oriunde în întreaga întreprindere), minimizând astfel nevoia de a integra sisteme electronice de gestionare a documentelor și sisteme de gestionare a conținutului de la mai mulți furnizori. În plus, cu ajutorul infrastructurii ECM, sunt implementate astfel de servicii de management de conținut corporativ precum personalizare, control acces, gestionare a drepturilor utilizatorilor etc. (ceea ce simplifică administrarea și întreținerea sistemului ECM).

Potrivit analiștilor IDC, în prezent există următoarele tipuri principale de EDMS (în timp ce unele dintre EDMS pot aparține simultan mai multor tipuri, deoarece au funcțiile corespunzătoare pentru ele):

EDM axat pe procesele de afaceri (business-process EDM).Ele sunt în centrul conceptului ECM. Sistemele de acest tip (EDMS) sunt proiectate pentru aplicații specifice verticale și orizontale (uneori au și aplicații industriale). Sistemele EDMS asigură întregul ciclu de viață al lucrului cu documente, inclusiv lucrul cu imagini, gestionarea înregistrărilor și fluxurilor de lucru, managementul conținutului etc. Sistemele EDMS asigură stocarea și preluarea documentelor 2-D în formate originale (imagini, fișiere CAD, foi de calcul și altele). ) cu posibilitatea de a le grupa în foldere. Cei mai cunoscuți dezvoltatori de sisteme EDMS sunt Documentum (sistem Documentum), FileNet (sisteme Panagon și Watermark), Hummingbird (sistem PC DOCS), etc. activitățile sale în implementarea unor astfel de funcții în EDMS precum managementul șabloanelor, managementul dinamic al prezentărilor și Publicarea de conținut web. Trebuie remarcat faptul că, în timp ce aproape toate sistemele EDMS oferă un nivel bun de implementare a depozitelor și a serviciilor de bibliotecă pentru gestionarea conținutului electronic (cum ar fi imagini și documente de birou), fiecare dintre ele este cel mai puternic în domeniul său propriu. De exemplu, în sistemele companiilor Open Text și iManage, managementul documentelor de birou este cel mai bine dezvoltat. La rândul lor, sistemele de la Tower Technology, FileNet, IBM și Identitech sunt deosebit de puternice în gestionarea imaginilor de produse cu volum mare.

EDM corporativ (EDM centrat pe întreprindere). Sistemele de acest tip oferă infrastructura corporativă (disponibilă tuturor utilizatorilor corporativi) pentru crearea documentelor, colaborarea la acestea și publicarea lor. Funcțiile de bază ale EDMS corporative sunt similare cu cele ale EDMS axate pe procesele de afaceri. De regulă, EDMS corporative nu se concentrează doar pe utilizarea într-o anumită industrie sau pe rezolvarea unei probleme înguste. Sunt introduse ca tehnologii la nivel de companie. Dezvoltarea și promovarea EDMS corporative este realizată de Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Context), iManage etc.

Sisteme de management al conținutului.Sistemele de acest tip asigură crearea de conținut, accesul și gestionarea conținutului, livrarea conținutului (până la nivelul secțiunilor de documente și obiecte pentru reutilizarea și compilarea lor ulterioară). Disponibilitatea informațiilor nu sub formă de documente, ci sub formă de obiecte mai mici facilitează schimbul de informații între aplicații. Gestionarea conținutului web necesită abilitatea de a gestiona diferite obiecte de conținut care pot fi incluse într-o prezentare Web (de exemplu, pagini HTML și grafică Web). În plus, gestionarea conținutului web necesită abilitatea de a crea șabloane de prezentare care să permită prezentarea și personalizarea conținutului dinamic (pe baza preferințelor utilizatorului, profilurilor utilizatorului etc.). Sistemele de management al conținutului de la Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette etc. sunt cunoscute pe piața mondială.

Sisteme de management al informaţiei - portaluri.Astfel de sisteme asigură agregarea informațiilor, gestionarea informațiilor și livrarea prin Internet/intranet/extranet. Cu ajutorul lor, este posibil să acumulați (și să aplicați) experiență într-un mediu corporativ distribuit, bazat pe utilizarea regulilor de afaceri, contextului și metadatelor. Portalurile oferă, de asemenea, acces standard prin browser Web la o serie de aplicații de comerț electronic (de obicei printr-o interfață de sistem ERP). Exemple de portaluri sunt Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Sisteme de imagistică.Cu ajutorul lor, informațiile scanate de pe suporturile de hârtie sunt convertite în formă electronică (de obicei în format TIFF). Această tehnologie se află în centrul traducerii în formă electronică a informațiilor din toate documentele și microfilmele moștenite pe hârtie. Funcțiile de bază ale unui sistem standard de procesare a imaginilor includ: scanarea, stocarea, o serie de capabilități de căutare a imaginilor și multe altele.

Sisteme de management al fluxului de lucru.Sistemele de acest tip sunt concepute pentru a oferi rutarea fluxurilor de lucru de orice tip (definirea căilor de rutare a fișierelor) în cadrul proceselor de afaceri structurate și nestructurate ale companiei. Acestea sunt folosite pentru a îmbunătăți eficiența și controlabilitatea proceselor de afaceri corporative. Sistemele de management al fluxului de lucru sunt de obicei achiziționate ca parte a unei soluții (de exemplu, sisteme EDMS sau sisteme PDM). Aici putem aminti astfel de dezvoltatori precum Lotus (sisteme Domino / Notes și Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Componente EDMS

Toate EDMS conțin componente standard obligatorii: stocarea cardurilor (atributelor) documentelor; depozitarea documentelor; componente care implementează logica de afaceri a sistemului.

Magazin de atribute de documente

Magazinul de atribute document este destinat stocării unui „card” - un set de câmpuri care caracterizează un document. De obicei, în EDMS există un concept al tipului de documente (de exemplu, un contract, caiet de sarcini, scrisoare etc.) și fiecare tip are propriul card. Cardurile de diferite tipuri au câmpuri obligatorii comune tuturor documentelor și câmpuri speciale legate de documentele de acest tip.

Pe lângă conceptul de tip de document, este posibilă atribuirea unor categorii documentelor, iar un document poate aparține simultan mai multor categorii. Categoriile pot fi aranjate într-un arbore de categorii.

Pentru a organiza stocarea cardurilor, există trei soluții posibile: utilizarea propriei stocări, a unui SGBD standard sau a instrumentelor mediului pe baza cărora este construit SGBD.

Depozitarea documentelor

Pentru a implementa stocarea documentelor, din nou, există două abordări: stocarea în sistemul de fișiere sau într-o stocare specializată a EDMS. Din punctul de vedere al utilizatorului pragmatic, nu există mare diferență între aceste abordări, dacă le evaluăm în ansamblu. Dar există încă câteva caracteristici.

Stocarea în sistemul de fișiere scade gradul de securitate la diferențierea accesului, deoarece este posibil ca sistemul de fișiere să nu suporte modelul de securitate care este implementat în EDMS în sine. Prin urmare, este necesară dotarea EDMS cu propriile drepturi de acces, astfel încât fișierele salvate de acesta să fie inaccesibile direct oricărui dintre utilizatori. Și EDMS își menține propria listă de utilizatori cu drepturi de acces, organizând accesul la fișiere prin aceste drepturi. Totodată, sistemul de acces devine complicat de întreținut și nu complet impecabil din punct de vedere al securității informației. Criptarea fișierelor în timpul stocării este adesea folosită pentru a oferi securitate suplimentară. În plus, aproape toate EDMS utilizează denumirea aleatoare a fișierelor, ceea ce complică foarte mult căutarea fișierului dorit atunci când încearcă să ocolească sistemul. Trebuie să spun că majoritatea EDMS stochează fișiere în sistemul de fișiere.

Nivel de afaceri

La nivelul logicii de afaceri, se constată diferențe semnificative între diferitele EDMS. De fapt, toate componentele descrise, deși pot fi aranjate în moduri diferite, diferă în grad de complexitate, dar în același timp sunt similare funcțional. Logica de afaceri a diferitelor sisteme poate diferi în mod dramatic și exact acest lucru ar trebui să fie de cel mai mare interes atunci când vă familiarizați cu sistemul electronic de gestionare a documentelor. Se pot distinge o serie de componente fundamentale, din care, la fel ca cuburile, se formează funcționalitatea oricărui SED:

gestionarea documentelor din depozit.Include proceduri pentru adăugarea și eliminarea documentelor, salvarea versiunilor, transferarea lor în arhivă, întreținerea arhivei etc.;

cauta documente.Constă într-o căutare după atribute, o căutare vizuală în diferiți arbori în care sunt așezate documente, o căutare în textul integral, o căutare semantică etc.;

controlul de rutare și execuție.Oferă livrarea documentelor în cadrul procedurilor de afaceri din organizație. Rutele documentelor pot fi flexibile și rigide. În cazul rutării flexibile, următorul destinatar al documentului este determinat de angajatul care se ocupă în prezent de document. În cazul rutării rigide, traseul documentelor este determinat în prealabil pe baza unei logici. Funcția de rutare nu este prezentă în toate ERMS. De obicei, pentru a evita confuzia, sistemele fără facilități de rutare sunt numite arhive electronice. Controlul execuției este o parte integrantă a rutare. De fapt, traseul este definit din punct de vedere al traseului de călătorie și al intervalelor de timp pentru execuția documentului de către fiecare dintre participanții la procesul de călătorie. Executarea unui document înseamnă efectuarea unei acțiuni legate de document de către fiecare dintre participanți în cadrul atribuțiilor sale oficiale;

rapoarte. Serviți ca un analog al jurnalelor de birou de documente. Folosind diverse rapoarte, puteți vedea, de exemplu, timpul total petrecut de angajați care lucrează la un anumit document, viteza de trecere a documentelor de către departamente etc.;

administrare.Suport pentru funcționarea sistemului în sine, setarea parametrilor acestuia etc.

Locul EDMS în sistemul informațional al întreprinderii

Principalele funcții ale EDMS: asigurarea controlabilității și transparenței întreprinderii, precum și acumularea de cunoștințe și managementul cunoștințelor. În lumea de astăzi, aceste două sarcini devin din ce în ce mai critice. De exemplu, în prețul de cost al unei mașini Mercedes, doar 30% sunt costuri directe de producție, iar restul este compensarea costului de dezvoltare a unei mașini, adică costul activităților inginerilor și managerilor, prin urmare, principalul resursa de reducere a costurilor consta in optimizarea activitatilor acestora.

Gradul de eficiență al utilizării EDMS este determinat de măsura în care documentele (informațiile nestructurate) determină conținutul informațional al activităților unei întreprinderi. Este evident, de exemplu, că pentru o organizație pur comercială, conținutul principal este datele structurate conținute în baze de date. Poate că o astfel de organizație trebuie să păstreze contractele, dar este puțin probabil să ajungă la implementarea EDMS. Cu toate acestea, dacă o organizație comercială devine un monstru comercial cu un lanț de magazine în zeci de orașe și logistică complexă, producție proprie de produse semifabricate, atunci mai devreme sau mai târziu va trebui să te gândești la implementarea unui sistem ERP. În următoarea etapă, numărul cumpărătorilor angro și al clienților mari poate crește la o astfel de scară încât va trebui să te gândești la implementarea unui CRM. Și numai dacă în același timp aparatul de management crește la o sută de oameni, vor apărea proiecte paralele non-core, vor apărea sarcini de diversificare și va apărea sarcina de a introduce un EDMS. În același timp, este posibil ca unele sisteme să fie integrate, astfel încât sistemul CRM să aibă legături către scrisori, contracte și copii ale comenzilor primite care sunt stocate în EDMS.

În unele cazuri, integrarea acestor sisteme este și mai strânsă - EDMS poate servi ca transport integrator pentru transferul documentelor între sistemele care le generează și sistemele care le consumă, în cazul în care o conexiune directă la nivelul datelor structurate. între aceste sisteme nu este necesar. Să presupunem că o întreprindere are sisteme CRM și ERP și este necesar ca CRM să înregistreze rapoarte trimestriale de la ERP privind livrările de mărfuri către un anumit client, completate, eventual, cu comentariile experților. Este clar că astfel de rapoarte sunt cel mai convenabil stocate în EDMS. Datorită integrării ERP și EDMS, documentul va fi creat și salvat automat. Datorită integrării EDMS și CRM, este posibil să atașați automat un document pe cardul unui anumit client. Și toate aceste operațiuni se pot întâmpla automat. (Subliniem că exemplul dat este pur speculativ și, de fapt, poate să nu aibă sens practic; integrarea oricăror sisteme informaționale are sens numai atunci când scopul său este clar înțeles.)

Cerințe tipice pentru EDMS

Dacă urmați litera standardului pentru întocmirea unei sarcini tehnice, cerințele pe care un utilizator obișnuit le poate impune unui sistem electronic de gestionare a documentelor tipice pot fi descrise după cum urmează.

Sistemul electronic de management al documentelor trebuie:

§ asigura stocarea fiabilă a documentelor și descrierilor acestora;

§ asigurarea ciclului de viață al documentului (crearea acestuia, stocarea versiunilor, publicarea, blocarea accesului la documentul confiscat, transferul documentului pentru păstrare în arhivă);

§ permite utilizatorului să atribuie diverse tipuri de documente, să creeze și să editeze carduri pentru acestea;

§ menține o ierarhie de categorii pentru căutarea eficientă a documentelor;

§ căutarea documentelor pe baza informațiilor din card, precum și a textului integral;

§ asigura separarea accesului la documente la nivelul utilizatorilor individuali, conform principiului rolului, si pe baza structurii ierarhice a organizatiei;

§ suportă tehnologia HSM;

§ înregistrați toate evenimentele legate de munca utilizatorilor și de sistemul însuși;

§ sunt necesare instrumente de administrare avansate;

§ sprijină accesul de la distanță la informații.

Sistemele avansate ar trebui să accepte:

§ tehnologii cluster pentru a asigura funcționarea fără probleme;

§ organizații distribuite geografic;

§ algoritmi de criptare pentru stocarea si transmiterea datelor;

§ semnatura digitala.

Cerințe de arhitectură:

§ prezența unui server de aplicații dedicat;

§ prezența unui client subțire;

§ suport pentru accesarea documentelor folosind un browser.

§ multi-platformă pentru scalabilitate;

Cerințe pentru deschidere și integrare cu alte sisteme:

§ integrare cu instrumente pentru introducerea documentelor în flux;

§ integrare cu aplicații de birou;

§ integrare cu e-mail;

§ disponibilitatea unei interfețe de programare dezvoltate (API);

§ integrare cu servicii standard de directoare (de exemplu, LDAP) pentru menținerea și sincronizarea listei de utilizatori ai sistemului;

§ capacitatea de a adapta interfața cu utilizatorul pentru sarcini specifice;

§ capacitatea de a completa sistemul cu propriile componente specializate;

§ în cazul utilizării unei baze de date externe pentru stocarea atributelor documentului, este necesar să existe o descriere detaliată a structurii datelor și a mijloacelor de lucru cu diferite SGBD.

3. Automatizarea fluxului de documente

Sistem de management al documentelor RS Doc bazat pe Oracle Collaboration Suite

Sarcini de rezolvat:

combinarea documentelor în blocuri logice,

asigurarea stocării arhivistice și a extragerii documentelor.

Consumatori:

● întreprinderi mici și mijlocii;

● agenții guvernamentale;

● servicii suport;

● Companii IT.

Platformă hardware х86, Itanium, AMD.

Platformă software Windows, Solaris, Linux.

Funcționalitate sisteme electronice de gestionare a documentelor RS-Doc:

● lucru eficient cu cantitati mari de date si posibilitatea extinderii nelimitate a volumelor de informatii stocate si procesate;

● grad ridicat de protecție a informațiilor stocate și transmise;

● scalabilitate și portabilitate pe orice platformă;

● simplitatea configurării și administrării software-ului;

● organizarea de rute arbitrare pentru trecerea documentelor.

Sistemul electronic de management al documentelor RS-Doc este implementat pe baza Oracle Collaboration Suite 10g folosind tehnologia BPEL (Business Process Execution Language), care permite integrarea pe scară largă cu aplicațiile de afaceri.

Oracle Content Services oferă fiecărui angajat dintr-o organizație o soluție cuprinzătoare și integrată de gestionare a ciclului de viață a documentelor. Oracle Content Services este construit pe o infrastructură robustă de server Oracle, utilizând Content Management SDK, un set de instrumente dovedit cu peste 2000 de utilizatori. Oracle Collaboration Suite 10g va oferi funcționalități foarte ușor de utilizat în interfețele web familiare Windows, aplicațiile Portal, E-Business Suite și alte medii.

Intrarea documentului

Sistemul RS-Doc vă permite să organizați fluxul de intrare a documentelor folosind scanere de mare viteză și un sistem de recunoaștere. În acest caz, documentul este plasat automat în DBMS Oracle 10g.

Căutare document

Problema regăsirii informațiilor end-to-end este extrem de relevantă în contextul utilizării formatelor eterogene și al creșterii volumului de date nestructurate. Informațiile necesare pentru luarea deciziilor pot fi găsite oriunde: în bazele de date corporative (într-o formă structurată), pe site-uri web, în ​​documente împrăștiate pe mai multe servere de fișiere, în mesaje de e-mail. Căutarea documentelor în sistemul RS-Doc este un mecanism unificat pentru căutarea și extragerea datelor din toate resursele de informații ale unei companii și din toate componentele fluxului de lucru. Sistemul de căutare, organizat în sistemul electronic de gestionare a documentelor RS-Doc, vă permite să organizați o căutare nu numai după parametri cheie, ci și să căutați în cadrul unui document. În același timp, sunt acceptate peste 250 de formate de date.

Depozitarea documentelor

Tehnologiile de internet și tehnologiile de portal încorporate facilitează integrarea sistemului de management al documentelor cu portalul corporativ. Arhitectura pe trei niveluri a sistemului vă permite să utilizați eficient o singură stocare a documentelor într-o organizație distribuită geografic.

Toate documentele și fișierele încărcate în sistemul electronic de gestionare a documentelor RS-Doc sunt stocate în baza de date Oracle 10g. Acest lucru vă permite să faceți copii de rezervă zilnice ale întregului volum de documente, precum și să recuperați datele pierdute într-un anumit interval de timp. Administratorii pot configura Oracle Collaboration Suite 10g pentru a respecta politicile corporative de păstrare a documentelor prin salvarea sau eliminarea automată a documentelor. De exemplu, responsabilul unei companii poate prescrie electronic politica de gestionare a conținutului unei companii. Documentele cu anumite caracteristici pot fi stocate pe termen nelimitat, în timp ce documentele cu alte caracteristici pot fi eliminate periodic.

Păstrarea evidențelor comerciale :

● planul dosarului: controlul restricțiilor operaționale privind înregistrările și crearea și gestionarea ierarhică a acestora

● servicii web care sunt acceptate pentru integrarea cu aplicații financiare sau Oracle E-Business Suite

● suport pentru obiecte de registry, inclusiv managementul documentelor simplu și cu versiuni

● capacitatea de a căuta înregistrări de înregistrare

● interfață web intuitivă pentru utilizatorii care gestionează înregistrările

● Integrare cu produse de gestionare a stocării fișierelor care oferă capabilități WORM pentru înregistrările de înregistrare

Scalare

Sistemul electronic de management al documentelor RS-Doc vă permite să organizați o soluție tolerantă la erori și scalabilă bazată pe tehnologiile Oracle RAC și Oracle GRID.

Integrare cu portalul corporativ

Sistemul electronic de gestionare a documentelor RS-Doc se bazează pe tehnologia portalului corporativ și conține, de asemenea, funcționalitatea mijloacelor de lucru colectiv ale utilizatorilor, cum ar fi:

● e-mail

● calendar corporativ și personal

● portal corporativ

● sistem de stabilire a sarcinilor și monitorizare a implementării acestora

Abilitatea de a crea mai multe site-uri

Oracle Collaboration Suite 10g asigură crearea de mai multe site-uri securizate într-o singură instanță a produsului. Fiecare dintre aceste site-uri va avea propriul set de „instrumente” (adică procese de afaceri, categorii etc.) și va fi în esență izolat de alte site-uri. De exemplu, CIO poate acum să creeze diferite sisteme de gestionare a fișierelor pentru diferite birouri regionale, toate pe un singur set de hardware și software, reducând astfel drastic costurile de infrastructură.

Semnătura electronică digitală

O semnătură digitală electronică (EDS) este o cerință a unui document electronic conceput pentru a proteja acest document electronic de contrafacere. EDS se formează ca urmare a transformării informațiilor folosind securitatea informațiilor criptografice (CIP) și vă permite să identificați proprietarul certificatului cheii de semnătură, precum și să stabiliți absența distorsiunii informațiilor într-un document electronic.

Prezența unei semnături digitale electronice în sistemul RS-Doc vă permite să înlocuiți sigiliul și semnătura tradiționale, garantând paternitatea și invariabilitatea documentului după semnare. Mecanismul de semnătură digitală electronică vă permite să semnați orice versiune a unui document electronic, înregistrând și stocând informații despre cine și când ați semnat. Lista utilizatorilor cărora li se permite să semneze documente de acest tip este stabilită separat pentru fiecare tip de documente electronice.

Asigurarea accesului securizat la documente

Îmbunătățirile de securitate din Oracle Collaboration Suite 10g includ:

● securitate la nivel de folderși documente: Oracle Collaboration Suite 10g dezvoltă mecanismul de securitate la nivel de folder partajat în fișierele Oracle, adăugând protecție la acces la nivel de folder și document, astfel încât managerul poate determina acum cu exactitate utilizatorii cărora li se permite să acceseze anumite foldere și documente și accesul acestora nivel

● Controlul accesului bazat pe grup și rol: controlul accesului poate fi aplicat tuturor obiectelor de conținut și nivelurilor de securitate, sunt disponibile și atribute suplimentare de permisiuni de acces pentru personalizare ulterioară, de exemplu, managerul de proiect poate acum să creeze un grup de utilizatori implicați într-o anumită activitate de proiect și atribuie acces la folderele și documentele țintă pentru acest grup

● scanare și scanare viruși: Oracle Collaboration Suite 10g poate fi combinat cu scanere de viruși externe pentru scanarea automată și manuală a virușilor - funcția de scanare a virușilor poate fi configurată să pornească automat după o intrare cu succes în arhiva documentelor (prin încărcare, înregistrare, salvare). sau transfer de protocol); scanarea virușilor poate fi invocată manual pentru a vizualiza obiectele aflate deja în arhivă, astfel încât o companie poate acum licenția și integra motorul de vizualizare Symantec cu Oracle Content Services, astfel încât documentele trimise la Oracle Content Services să fie scanate automat.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) este un standard pentru construirea proceselor de afaceri dintr-un set de servicii eterogene care reduc radical complexitatea și costul proiectelor de integrare. Oracle BPEL Process Manager oferă un mediu ușor de utilizat, dar bogat în funcții pentru proiectarea vizuală, implementarea și controlul proceselor de afaceri. Funcționalitatea sistemelor deja existente devine un fel de constructor, un set de fragmente care, atunci când sunt conectate în ordinea corectă, formează un singur mediu, a cărui stare poate fi pe deplin controlată și vizualizată.

Efect de implementare

● responsabilitatea fiecarui angajat pentru indeplinirea si indeplinirea oricarei sarcini care i-a fost data este crescuta, deoarece stie ca sarcina nu va fi uitata, cu siguranta va fi acceptata si verificata

● conducerea poate evalua volumul de muncă și eficiența muncii personalului, deoarece informațiile despre toate sarcinile sunt înregistrate în sistem și în orice moment puteți vedea cine întârzie în mod constant sarcinile, cine îndeplinește cele mai multe sarcini etc.

● fluxul de documente este accelerat, ceea ce se reflectă în viteza și calitatea serviciului clienți, iar aceasta este o modalitate directă de creștere a competitivității întreprinderii

● interschimbabilitatea angajaților este asigurată, deoarece toate sarcinile și documentele nerezolvate sunt înregistrate în sistem

● ridicarea nivelului culturii corporative, care direcționează fiecare angajat să atingă obiectivele generale ale întreprinderii

● îmbunătățirea eficienței colaborării cu informații

● creșterea nivelului de servicii pentru clienți

● reducerea costului de proprietate al complexului software și hardware

Particularități

Introducerea managementului electronic al documentelor va fi eficientă pentru acele întreprinderi care au:

● aparatul de management și fluxul de lucru sunt destul de mari și complexe (pentru o afacere mică, fluxul de lucru electronic poate chiar încetini procesele, ca să nu mai vorbim de eficacitatea investițiilor)

● conducerea companiei este pregătită să restructureze procesele de afaceri care vizează optimizarea și reglementarea clară a acestora, deoarece fără această muncă, introducerea managementului electronic al documentelor este imposibilă

● managementul urmărește să introducă managementul electronic al documentelor pentru a îmbunătăți eficiența managementului întreprinderii și nu pentru a facilita munca departamentelor individuale (de exemplu, biroul).

Proiectarea, dezvoltarea și implementarea unui flux de documente și a unui sistem de management al resurselor întreprinderii bazat pe platforma Lotus Domino

Sarcini de rezolvat

Fluxul de documente și sistemele de management al resurselor întreprinderii, care asigură munca colectivă a angajaților întregii întreprinderi într-un singur spațiu informațional, rezolvă următoarele sarcini principale:

● creșterea vitezei și calității luării deciziilor

● creșterea capacității de gestionare a organizației

● creșterea ratei de diseminare a cunoștințelor în cadrul organizației

● îmbunătățirea securității stocării și transmiterii informațiilor

● reducerea ponderii costurilor generale

● asigurarea fluxului de documente externe

Managementul documentelor și sistemele de management al resurselor întreprinderii:

● sprijinirea colaborării

● cresterea eficientei si productivitatii personalului

● asigura disponibilitatea constanta a informatiilor pentru factorii de decizie ai companiei

● permit reducerea cheltuielilor de fonduri pentru nevoi neproductive

● simplifică și eficientă munca companiilor distribuite geografic

● permite angajaților să îndeplinească sarcini funcționale și să aibă acces numai la documentele necesare muncii în conformitate cu rolurile din sistem

● asigurarea securității informațiilor stocate

● îmbunătățirea calității muncii cu partenerii și clienții

● cresterea ratei de difuzare a cunostintelor in cadrul companiei

Consumatori

Companii cu un personal mare care au nevoie de automatizarea fluxului de lucru.

Platformă hardware

Platforme suportate de produsele software IBM.

Platformă software

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funcționalitate

Principalele capabilități ale sistemului de management al documentelor și resurselor companiei pot fi formulate ca o listă:

● înregistrarea corespondenței de intrare, de ieșire

● ciclu complet de aprobare a documentelor

● formarea si executarea comenzilor

● fluxul de documente intern al organizaţiei

● stocarea si actualizarea datelor despre structura, angajatii si contractorii organizatiei
● lucrul cu contracte si contacte externe ale organizatiei

● managementul proiectelor aflate in derulare in organizatie

● implementare simplă și rapidă a diverselor comenzi și aplicații

● pregătirea diverselor evenimente

● întreţinerea bazei materiale a organizaţiei

● stocarea unificată a documentelor companiei

● subsistem personal

La implementarea sistemelor de gestionare a documentelor și a resurselor întreprinderii, R-Style Company funcționează conform următoarei scheme:

● studiul structurii organizatorice a întreprinderii, identificarea principalelor procese de afaceri, a fluxurilor de lucru și o descriere formală a fluxului de documente

● întocmirea unui nomenclator de documente, formarea cărţilor de referinţă şi clasificatoare, întocmirea instrucţiunilor

● adaptarea sau revizuirea sistemului pe baza informațiilor obținute în etapa anchetei

● instalare și configurare software, operare de probă

● configurarea finală a sistemului, ținând cont de deficiențele identificate în timpul funcționării de probă

● instruirea personalului organizaţiei

Efect de implementare

Optimizarea fluxului de documente al companiei și reducerea costurilor non-core.

Particularități

Această soluție reprezintă atât dezvoltarea unui sistem de management al documentelor și managementul resurselor întreprinderii „de la zero”, cât și revizuirea sistemelor existente pentru nevoile unui anumit client.

Proiecte de integrare pe Lotus Notes / Domino

Abordarea KSK de a construi informații corporative proiecte bazate pe tehnologia Lotus Notes / Domino

Lotus Notes / Domino funcționează într-o corporație

Lotus Notes / Domino îndeplinește 4 funcții principale într-o corporație:

E-mail corporativ.

2. Automatizarea sarcinilor orientate pe documente.

3. Sistemul informatic de transport.

4. Web - soluții.

Infrastructura unificată Lotus Notes / Domino în organizație

unu). E-mail corporativ

Implementarea tehnologiei Lotus Notes / Domino este justificată chiar și atunci când este utilizată ca sistem de e-mail corporativ.

Acest sistem poate fi descris ca fiind fiabil, scalabil, sigur și gestionabil. Există organizații în care peste 100 și chiar 200 de mii de angajați sunt uniți prin sistemul de mesagerie Lotus Domino. Aceasta înseamnă că, pe măsură ce organizația dumneavoastră se extinde, infrastructura Lotus Domino poate fi, de asemenea, extinsă fără a întâmpina constrângeri tehnice. Când vine vorba de securitate, Domino oferă cel mai puternic sistem de securitate pentru e-mail de pe Internet astăzi.

În plus față de e-mail, Lotus Domino conține sisteme strâns integrate de calendar și programare de grup.

Multe companii încep să-și construiască infrastructura de e-mail prin implementarea MS Exchange. Cu toate acestea, pe măsură ce implementările se extind și se identifică nevoia de a automatiza sarcinile de lucru în echipă, unele dintre aceste companii încep să migreze la Lotus Domino. În acest scop, au fost dezvoltate proceduri speciale pentru migrarea de la MS Exchange la Lotus Domino. KSK a acumulat o vastă experiență în efectuarea de migrații în corporații mari.

Schema de migrare poate fi reprezentată după cum urmează

2). Automatizarea sarcinilor orientate pe documente

În centrul Lotus Notes / Domino se află stocarea de obiecte cunoscută sub numele de Facilitatea de stocare Notes (NSF). Unitatea principală de stocare a datelor este un document separat, iar structura acestuia este determinată de un formular care conține un set de câmpuri de diferite tipuri. De exemplu, un document legat de serviciul pentru clienți poate include data, numele clientului, numărul de identificare a clientului, numele operatorului, un câmp de text pentru a descrie cererea clientului și un câmp de stare pentru cerere. Notes folosește vizualizări indexate pentru a afișa liste de documente, navigatoare și indexuri full-text pentru a găsi documente și agenți pentru automatizarea proceselor de afaceri.

Un alt mecanism fundamental al Lotus Notes / Domino este mecanismul de replicare, care rezolvă 2 sarcini principale:

Suport pentru munca distribuită geografic (sincronizarea datelor și aplicațiilor);

Suport pentru utilizatorii de telefonie mobilă (sincronizare e-mail, date și aplicații).

Replicare în Lotus Notes/ Domino este unic prin funcționalitatea și granularitatea sa: rulează la nivelul câmpurilor individuale și este extrem de personalizabil. Se caracterizează prin următoarele proprietăți: bidirecțională; selectivitate; replicare între servere și între servere și clienți; replicarea datelor și proiectarea aplicației. În plus, replicarea poate fi efectuată pe diverse canale de comunicație: de la linii telefonice obișnuite ale orașului până la rețele locale (globale) de mare viteză.
Împreună, motorul de replicare și e-mailul Notes formează un sistem de mesagerie Lotus Notes/Domino integrat care servește drept bază pentru crearea fluxului de lucru și a aplicațiilor de automatizare a fluxului de lucru.
Cu un sistem de mesagerie integrat, baze de date de documente și instrumente de dezvoltare încorporate, clienții și dezvoltatorii de aplicații obțin o platformă puternică pentru dezvoltarea sistemelor bazate pe documente.

Compania KCK a dezvoltat si ofera pe piata sistemul de management al documentelor KCK DocLogic. DocLogic este modular. O descriere mai detaliată a DocLogic este dată mai jos.

În ciuda numărului mare de aplicații gata făcute pentru Lotus Notes / Domino, majoritatea aplicațiilor care rulează pentru clienți din întreaga lume au fost dezvoltate la comandă. Acest lucru se datorează specificului afacerii fiecărui client, precum și utilizării diferitelor tehnologii și soluții. Aproape orice proiect corporativ bazat pe Lotus Notes / Domino presupune utilizarea atât a soluțiilor gata făcute, cât și a dezvoltării personalizate.

KSK este o companie rusă lider în domeniul proiectelor corporative bazate pe Lotus Notes / Domino și în dezvoltarea de aplicații personalizate. Compania a finalizat un număr mare de proiecte pentru clienți străini și ruși.

3). Sistemul informatic de transport

Lotus Notes / Domino are capacitatea de a face schimb de date cu alte sisteme informatice. În acest scop, Lotus a dezvoltat o gamă întreagă de tehnologii de integrare, dintre care unele sunt integrate în Lotus Notes / Domino, iar unele sunt implementate ca produse de sine stătătoare. Produsele și tehnologiile de integrare includ:

Biblioteca de obiecte de date LotusScript este o colecție de clase, metode, proprietăți și evenimente LotusScript care oferă acces la baze de date relaționale și tradiționale folosind ODBC;

Tehnologia Domino Enterprise Connector Services (DECS) încorporată, care vă permite să creați aplicații care combină datele Domino și DBMS fără programare;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - un server separat care permite administratorilor să planifice și să efectueze în mod centralizat schimbul de date în masă în modul de sincronizare periodică sau tranzacții între Lotus Domino și DBMS, inclusiv familia IBM DB2, Oracle, Sybase, Microsoft SQL și alte ODBC compatibile baze de date;

Conectori Domino, care permit comunicarea între aplicațiile Domino și sistemele de management al resurselor întreprinderii (ERP), monitoare de tranzacții și servicii de director.

Capacitățile de integrare de mai sus, cuplate cu un motor de replicare puternic (în special pe rețelele de viteză redusă), oferă Domino un motiv întemeiat pentru a utiliza Domino ca middleware sau sistem de transport de top.

4). Soluții web

Lotus Domino este un server Web care acceptă standardele HTTP și HTTPS. Pe lângă îndeplinirea funcțiilor unui server Web standard, Lotus Domino poate converti documentele Notes în HTML din mers și le poate prezenta utilizatorului de internet. În acest fel, informațiile pentru site-ul dvs. Web nu vor fi stocate ca fișiere HTML în sistemul de fișiere, ci ca documente în baza de date Domino.

Aceasta înseamnă că puteți utiliza toate instrumentele puternice de dezvoltare Lotus Notes / Domino și puteți face aplicațiile și datele dvs. Domino disponibile utilizatorilor de Internet / Intranet fără costuri suplimentare. În același timp, toate serviciile Domino, cum ar fi indexarea documentelor, clasificarea, căutarea text integral, replicarea, agenții programați și declanșați devin automat disponibile pentru creatorul serverului dvs. Web.

Făcând acest lucru, puteți face procesul de conținut al site-ului dvs. web aproape autonom. Webmasterul nu va trebui să actualizeze manual în mod constant conținutul site-ului și va înceta să fie blocajul acestui proces. Deoarece sursa de date pentru site-ul Web este o bază de date Lotus Notes / Domino, autorii documentelor înșiși au opțiunea de a le publica pe site-ul Web. Totodată, datorită mijloacelor de coordonare și automatizare a fluxurilor de lucru (workflow), procesul de aprobare a documentelor pentru publicare pe Web este susținut automat, sesizarea autorilor și a celor responsabili de necesitatea efectuării de modificări, actualizări sau ștergeri.