Caracteristici și scop
Scopul tehnologiei informației de management este de a satisface nevoile de informare ale tuturor angajaților companiei, fără excepție, care se ocupă cu luarea deciziilor. Poate fi util la orice nivel de management.
Această tehnologie este axată pe lucrul în mediul unui sistem informațional de management și este utilizată atunci când problemele rezolvate sunt mai puțin structurate în comparație cu problemele rezolvate folosind tehnologia de prelucrare a datelor informaționale.
Sistemele informatice de management sunt ideale pentru satisfacerea nevoilor similare de informatii ale angajatilor din diferite subsisteme functionale (diviziuni) sau niveluri de management al companiei. Informațiile pe care le furnizează conțin informații despre trecutul, prezentul și viitorul probabil al companiei. Aceste informații iau forma unor rapoarte de management regulate sau speciale.
Pentru a lua decizii la nivel de control al managementului, informațiile trebuie prezentate în formă agregată, astfel încât să se poată vedea tendințele de modificare a datelor, cauzele abaterilor și posibilele soluții. În această etapă, sunt rezolvate următoarele sarcini de prelucrare a datelor:
· evaluarea stării planificate a obiectului de control;
· evaluarea abaterilor de la starea planificată;
· identificarea cauzelor abaterilor;
· analiza solutiilor si actiunilor posibile.
Tehnologia informației de management are ca scop crearea diferitelor tipuri de rapoarte.
Regulat rapoartele sunt create în conformitate cu un program stabilit care determină momentul creării lor, de exemplu, o analiză lunară a vânzărilor unei companii.
Special rapoartele sunt create la cererea managerilor sau când se întâmplă ceva neplanificat în companie.
Ambele tipuri de rapoarte pot lua forma unor rapoarte sumative, comparative și extraordinare.
ÎN sumativ În rapoarte, datele sunt combinate în grupuri separate, sortate și prezentate sub formă de totaluri intermediare și finale pentru câmpuri individuale.
Comparativ rapoartele conțin date obținute din diverse surse sau clasificate după diverse criterii și utilizate în scop de comparație.
De urgență rapoartele conțin date de natură excepțională (de urgență).
Utilizarea rapoartelor pentru a sprijini managementul este deosebit de eficientă atunci când se implementează așa-numitul management al variațiilor.
Managementul abaterilor presupune că conținutul principal al datelor primite de manager ar trebui să fie abateri ale stării activităților economice ale companiei de la unele, abateri ale stării activităților economice ale companiei de la unele standarde stabilite (de exemplu, de la starea sa planificată) . Atunci când se utilizează principiile managementului abaterilor la o companie, rapoartele create se impun următoarele cerințe:
· un raport trebuie generat numai atunci când a apărut o abatere;
· informațiile din raport trebuie sortate după valoarea indicatorului critic pentru o anumită abatere;
· este indicat să se arate toate abaterile împreună, astfel încât managerul să poată înțelege legătura dintre ele;
· raportul trebuie să prezinte o abatere cantitativă de la normă.
Componentele principale
Principalele componente ale tehnologiei informației de management sunt prezentate în Fig. 2.
Orez. 2. Componente de bază ale managementului IT.
Informațiile de intrare provin de la sisteme de nivel operațional. Informațiile de ieșire sunt generate în formular rapoarte de managementîntr-o formă convenabilă pentru luarea deciziilor.
Conținutul bazei de date, folosind software-ul corespunzător, este convertit în rapoarte periodice și speciale care sunt transmise specialiștilor implicați în luarea deciziilor în organizație. Baza de date utilizată pentru obținerea acestor informații trebuie să fie formată din două elemente:
1. date acumulate pe baza evaluării operațiunilor efectuate de societate;
2. planuri, standarde, bugete și alte documente de reglementare care determină starea planificată a obiectului de conducere (diviziunea societății).
Automatizari pentru birou
Caracteristici și scop
Din punct de vedere istoric, automatizarea a început în producție și apoi s-a extins la birou, urmărind inițial doar automatizarea activității de secretariat de rutină. Pe măsură ce mijloacele de comunicare s-au dezvoltat, automatizarea tehnologiilor de birou a devenit de interes pentru specialiști și manageri, care au văzut în ea o oportunitate de a crește productivitatea muncii lor.
Automatizarea de birou (Fig. 3) nu are scopul de a înlocui sistemul tradițional de comunicare cu personalul existent (cu întâlnirile, apelurile telefonice și comenzile sale), ci doar să îl completeze. Atunci când sunt utilizate împreună, ambele sisteme vor asigura automatizarea rațională a muncii de management și cea mai bună furnizare de informații managerilor. 
Orez. 3. Principalele componente ale automatizării de birou.
Un birou automatizat este atractiv pentru managerii de la toate nivelurile de management dintr-o companie nu doar pentru ca sustine comunicarea intra-firma intre personal, ci si pentru ca le ofera acestora noi mijloace de comunicare cu mediul extern.
Tehnologia informației de automatizare de birou– organizarea şi susţinerea proceselor de comunicare atât în cadrul organizaţiei, cât şi cu mediul extern pe baza reţelelor de calculatoare şi a altor mijloace moderne de transmitere şi lucru cu informaţia.
Tehnologiile de automatizare de birou sunt folosite de manageri, specialiști, secretare și lucrători de birou și sunt deosebit de atractive pentru rezolvarea problemelor de grup. Acestea pot crește productivitatea secretarelor și angajaților de birou și le pot permite să facă față unui volum de muncă în creștere. Cu toate acestea, acest beneficiu este secundar capacității de a utiliza automatizarea biroului ca instrument de rezolvare a problemelor. Îmbunătățirea deciziilor luate de manageri ca urmare a îmbunătățirii comunicării acestora poate asigura creșterea economică a companiei.
În prezent, există câteva zeci de produse software pentru computere și hardware non-computer care oferă tehnologie de automatizare de birou: procesor de text, procesor de foi de calcul, e-mail, calendar electronic, poștă audio, computer și teleconferințe, text video, stocare imagini, precum și programe de management specializate: mentinerea documentelor, monitorizarea executarii comenzilor etc.
Mijloacele non-informatice sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă: conferințe audio și video, fax, copiator și alte echipamente de birou.
Componentele principale
Bază de date. O componentă obligatorie a oricărei tehnologii este o bază de date. Într-un birou automatizat, baza de date concentrează datele despre sistemul de producție al companiei în același mod ca și în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operațional. Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei. Specialiștii trebuie să fie competenți în operațiunile tehnologice de bază pentru a lucra într-un mediu de baze de date.
Exemplu. Baza de date colectează informații despre vânzările zilnice transmise de agenții de vânzări ai companiei către computerul principal, sau informații despre livrările săptămânale de materii prime.
Informațiile despre cursurile de schimb sau cotațiile de valori mobiliare, inclusiv acțiunile acestei companii, care sunt ajustate zilnic în baza de date corespunzătoare, pot fi primite zilnic prin e-mail de la bursă.
Informațiile din baza de date sunt introduse în aplicații (programe) informatice, cum ar fi procesoare de text, procesoare de foi de calcul, e-mail, conferințe informatice etc. Orice aplicație automată de computer de birou oferă lucrătorilor comunicare între ei și cu alte companii.
Informațiile obținute din bazele de date pot fi, de asemenea, utilizate în mijloace tehnice non-informatice pentru transmitere, replicare și stocare.
Procesor de cuvinte. Acesta este un tip de aplicație software concepută pentru crearea și procesarea documentelor text. Vă permite să adăugați sau să eliminați cuvinte, să mutați propoziții și paragrafe, să setați format, să manipulați elemente și moduri de text etc. Când documentul este gata, angajatul îl copiază în memoria externă, apoi îl imprimă și, dacă este necesar, îl transmite printr-o rețea de calculatoare. Astfel, managerul are la dispoziție o formă eficientă de comunicare scrisă. Primirea regulată a scrisorilor și rapoartelor întocmite cu ajutorul unui procesor de text permite managerului să evalueze constant situația din companie.
E-mail. Poșta electronică (E-mail), bazată pe utilizarea computerelor în rețea, permite utilizatorului să primească, să stocheze și să trimită mesaje către partenerii lor de rețea. Aici are loc doar comunicarea unidirecțională. Această limitare, potrivit multor cercetători, nu este prea importantă, deoarece în cincizeci de cazuri din o sută, convorbirile telefonice oficiale vizează doar obținerea de informații. Pentru a asigura o comunicare bidirecțională, va trebui să trimiteți și să primiți în mod repetat mesaje prin e-mail sau să utilizați o altă metodă de comunicare.
E-mailul poate oferi utilizatorului experiențe diferite, în funcție de software-ul utilizat. Pentru ca mesajul pe care îl trimiteți să fie disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, acesta ar trebui să fie plasat pe un computer avizier, dacă doriți, puteți indica că aceasta este corespondență privată. De asemenea, puteți trimite articolul cu notificarea primirii lui de către destinatar.
Când o companie decide să implementeze e-mailul, are două opțiuni. Primul este să vă cumpărați propriul hardware și software și să vă creați propria rețea locală de computere care implementează funcția de e-mail. A doua opțiune este legată de achiziționarea unui serviciu de e-mail, care este furnizat de organizații specializate de comunicații contra unei taxe periodice.
Audiomail. Acesta este e-mail pentru trimiterea de mesaje prin voce. Este similar cu e-mailul, cu excepția faptului că, în loc să tastați un mesaj pe tastatura computerului, îl trimiteți prin telefon. Primești și mesaje trimise prin telefon. Sistemul include un dispozitiv special pentru conversia semnalelor audio în cod digital și înapoi, precum și un computer pentru stocarea mesajelor audio în formă digitală. Poșta audio este implementată și online.
Poșta electronică poate fi folosită cu succes pentru rezolvarea problemelor de grup. Pentru a face acest lucru, expeditorul mesajului trebuie să indice suplimentar lista persoanelor cărora le este destinat acest mesaj. Sistemul va apela periodic toți angajații specificati pentru a le trimite un mesaj.
Principalul avantaj al corespondenței audio în comparație cu e-mailul este că este mai simplu - atunci când îl utilizați, nu este nevoie să introduceți date de la tastatură.
Procesor de masă. El, ca și procesorul de text, este o componentă de bază a culturii informaționale a oricărui angajat și tehnologia de birou automatizată. Fără cunoștințe despre tehnologia de bază de lucru în ea, este imposibil să utilizați pe deplin un computer personal în activitățile dvs. Funcțiile mediilor software moderne ale procesoarelor tabulare vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor prezentate sub formă tabelară. Combinând aceste operații după caracteristici comune, putem identifica cele mai numeroase și utilizate grupuri de operații tehnologice:
· introducerea datelor atât de la tastatură, cât și din baze de date;
· prelucrarea datelor (sortare, generare automată a totalurilor, copiere și transfer de date, diverse grupe de operații de calcul, agregare de date etc.);
· scoaterea informațiilor în formă tipărită, sub formă de fișiere importate în alte sisteme, direct în baza de date;
· design de înaltă calitate a formularelor tabulare pentru prezentarea datelor;
· prezentare multifațetă și de înaltă calitate a datelor sub formă de diagrame și grafice;
· efectuarea de calcule inginereşti, financiare, statistice;
· realizarea modelării matematice și a unui număr de alte operații auxiliare
Orice mediu modern de foi de calcul are un mijloc de a trimite date prin rețea.
Calendar electronic. Oferă o altă oportunitate de a utiliza o versiune de rețea a unui computer pentru a stoca și manipula programul de lucru al managerilor și al altor angajați ai organizației. Managerul (sau secretarul său) stabilește data și ora unei întâlniri sau a unui alt eveniment, vede programul rezultat și face modificări folosind tastatura. Hardware-ul și software-ul calendarului electronic este pe deplin în concordanță cu componentele similare ale e-mailului. În plus, software-ul de calendar este adesea o parte integrantă a software-ului de e-mail.
În plus, sistemul face posibilă accesarea calendarelor altor manageri. Poate coordona automat orele de întâlnire cu propriile programe.
Utilizarea unui calendar electronic se dovedește a fi deosebit de eficientă pentru managerii de la niveluri de conducere superioară, ale căror zile lucrătoare sunt programate cu mult timp înainte.
Conferințe informatice și teleconferințe. Calculator conferințele folosesc rețelele de calculatoare pentru a face schimb de informații între membrii unui grup care rezolvă o anumită problemă. Desigur, cercul de oameni cu acces la această tehnologie este limitat. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât la conferințele audio și video.
În literatură puteți găsi adesea termenul teleconferinta. Teleconferința include trei tipuri de conferințe: audio, video și computer.
Text video. Se bazează pe utilizarea unui computer pentru a afișa text și date grafice pe un ecran de monitor. Există trei opțiuni pentru ca factorii de decizie să primească informații sub formă de text video:
· creați fișiere video text pe propriile computere;
· încheie un acord cu o companie specializată pentru a obține acces la fișierele text video dezvoltate de aceasta. Astfel de fișiere, special destinate vânzării, pot fi stocate pe serverele companiei care furnizează astfel de servicii sau livrate clientului pe discuri magnetice sau optice;
· încheie acorduri cu alte companii pentru a avea acces la fișierele lor video text.
Schimbul de cataloage și etichete de preț (liste de prețuri) ale produselor lor între companii sub formă de text video devine acum din ce în ce mai popular. În ceea ce privește companiile specializate în vânzarea de text video, serviciile lor încep să concureze cu produsele tipărite precum ziare și reviste. Astfel, în multe țări este acum posibil să comandați un ziar sau o revistă sub formă de text video, ca să nu mai vorbim de rapoartele actuale ale informațiilor bursiere.
Stocarea imaginilor. Orice companie trebuie să stocheze un număr mare de documente pentru o perioadă lungă de timp. Numărul lor poate fi atât de mare încât stocarea lor chiar și sub formă de fișiere provoacă probleme serioase. Prin urmare, a apărut ideea de a nu stoca documentul în sine, ci imaginea (imaginea) acestuia și de a o stoca în formă digitală.
Stocarea imaginilor (imaging) este o tehnologie de birou promițătoare și se bazează pe utilizarea unui dispozitiv special - un recunoaștere optic de model, care vă permite să convertiți o imagine a unui document sau a unui film în formă digitală pentru stocare ulterioară în memoria externă a unui calculator. O imagine salvată în format digital poate fi afișată în forma sa reală pe un ecran sau imprimantă în orice moment. Pentru stocarea imaginilor se folosesc discuri optice cu capacitati uriase. Astfel, pe un disc optic de cinci inci pot fi înregistrate aproximativ 200 de mii de pagini.
Trebuie amintit că ideea de stocare a imaginilor nu este nouă și a fost implementată anterior pe baza de microfilme și microbills. Crearea acestei tehnologii a fost facilitată de apariția unei noi soluții tehnice - un disc optic în combinație cu înregistrarea digitală a imaginilor.
Conferințe audio. Ei folosesc comunicațiile audio pentru a menține comunicațiile între angajații sau departamentele companiei la distanță geografică. Cel mai simplu mijloc tehnic de implementare a unei conferințe audio este comunicarea telefonică, echipată cu dispozitive suplimentare care fac posibil ca mai mult de doi participanți să participe la o conversație. Crearea unei conferințe audio nu necesită un computer, ci implică doar utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi.
Utilizarea conferințelor audio facilitează luarea deciziilor, este ieftină și convenabilă. Eficacitatea conferinței audio crește atunci când sunt îndeplinite următoarele condiții:
· angajatul care organizează audioconferința trebuie să se asigure mai întâi că toate părțile interesate au posibilitatea de a participa la aceasta;
· numărul participanților la conferință nu trebuie să fie prea mare (de obicei nu mai mult de șase) pentru a menține discuția în cadrul problemei discutate;
· programul conferinței trebuie comunicat în prealabil participanților săi, de exemplu, prin fax;
· înainte de a vorbi, fiecare participant trebuie să se prezinte;
· trebuie organizată înregistrarea conferinței și stocarea acesteia;
· înregistrarea conferinței trebuie să fie tipărită și trimisă tuturor participanților.
Videoconferinta. Sunt destinate acelorași scopuri ca și conferințele audio, dar folosind echipamente video. Au nevoie și de un computer. În timpul unei videoconferințe, participanții care se află la o distanță considerabilă unul de celălalt se pot vedea pe ei înșiși și pe alți participanți pe ecranul televizorului. Sunetul este transmis simultan cu imaginea televizorului.
Deși videoconferința poate reduce costurile de transport și de călătorie, majoritatea firmelor o folosesc din alte motive decât acestea. Aceste firme le văd ca pe o oportunitate de a implica un număr maxim de manageri și alți angajați îndepărtați geografic de sediul principal în rezolvarea problemelor.
Cele mai populare trei configurații pentru crearea conferințelor video sunt:
· comunicare video și audio unidirecțională . Aici, semnalele video și audio merg doar într-o singură direcție, de exemplu, de la managerul de proiect la interpreți;
· comunicație video unidirecțională și audio bidirecțională . Comunicarea audio bidirecțională permite participanților la conferință care primesc imaginea video să schimbe informații audio cu participantul care transmite semnalul video;
· comunicare video și audio bidirecțională . Această configurație cea mai scumpă folosește comunicarea video și audio bidirecțională între toți participanții la conferință, de obicei cu același statut.
Facsimil. Această comunicare se bazează pe utilizarea unui aparat de fax care poate citi un document la un capăt al canalului de comunicație și poate reproduce imaginea acestuia la celălalt capăt.
informație tehnologii managementul este un ansamblu de metode și instrumente de căutare, colectare, prelucrare, stocare, transmitere și protejare a informațiilor și cunoștințelor pentru rezolvarea problemelor de management bazate pe software și echipamente informatice și de telecomunicații. În managementul modern, tehnologiile informaționale automatizate sunt din ce în ce mai utilizate, adică. tehnologii de management implementate folosind hardware și software.
De bază funcții tehnologii informaționale moderne pentru managementul întreprinderii - căutarea, colectarea, prelucrarea, stocarea datelor necesare, generarea de noi informații, soluționarea problemelor de optimizare (Fig. 15.1). În același timp, sarcina este nu numai de a automatiza operațiunile de rutină repetate în mod regulat, care necesită multă muncă, de prelucrare a unor cantități mari de date, ci și, prin prelucrarea datelor, de a obține informații fundamental noi necesare pentru luarea deciziilor de management eficiente.
Dezvoltarea tehnologiilor informaționale pentru gestionarea unei organizații este precedată de o examinare și o analiză detaliată a obiectului gestionat, sarcinilor și structurii de management, conținutului și fluxurilor de informații. Pe baza acestei analize se dezvoltă un model informațional de management organizațional, surprinzând relația dintre sarcinile de prelucrare a datelor și noile fluxuri de informații. Apoi se face selecția mijloacelor tehnice și se dezvoltă tehnologia informațională corespunzătoare.
Tehnologiile informaționale încep să joace un rol principal în gestionarea dezvoltării practic a oricărui proces socio-economic. Eficiența producției sociale este determinată în mare măsură de gradul de utilizare a instrumentelor de prelucrare a informațiilor (calculatoare, copiatoare, telefoane, software), de densitatea fluxului de invenții de noi produse și noile tehnologii care utilizează programe de calculator. De aceea, valoarea adăugată este un produs al transformărilor informaționale. Cu toate acestea, nu ar trebui să se gândească că tehnologia informației
Orez. 15.1.
sunt limitate la latura tehnică a problemei (calculatoare, telecomunicații, internet, tehnologii multimedia etc.). Principalul lucru în noile tehnologii informaționale nu sunt rețelele și capacitățile tehnice, ci dorința personalului de a aduce ceva nou în organizația lor, precum și angajamentul de cooperare din partea partenerilor, consumatorilor și contractorilor.
În economia oricărei țări sau regiuni dezvoltate, managementul informațiilor devine baza oricărei îmbunătățiri, oricărei progrese. Componenta informațională începe să domine în orice producție și în orice afacere. Dezvoltarea componentei informaţionale este în acelaşi timp un factor, indicator şi rezultat al dezvoltării unei ţări sau regiuni. Capacitățile de informare și comunicare ale unei țări sau regiuni devin forța motrice pentru dezvoltarea acesteia. Cu alte cuvinte, dezvoltarea infrastructurii informaționale devine un factor de atracție și dezvoltare a activității de afaceri. Rețelele de calculatoare, tehnologia computerelor, designul computerelor și comunicațiile de astăzi sunt ceea ce erau la sfârșitul secolului al XIX-lea. căile ferate reprezintă un catalizator şi un factor de dezvoltare socio-economică a întregii societăţi. Informația și cunoștințele sunt astăzi cea mai importantă resursă pentru dezvoltarea oricărui sistem socio-economic, iar maturitatea tehnologiilor informaționale, tehnologiilor de dezvoltare, transfer și utilizare a cunoștințelor determină ritmul dezvoltării.
Tehnologiile informaționale extind considerabil capacitățile de management, deoarece oferă managerilor cele mai noi metode de procesare și analiză a informațiilor economice și sociale necesare pentru luarea deciziilor informate de management.
Utilizarea tehnologiei informației reduce semnificativ costurile altor tipuri de resurse ale societății. În același timp, tehnologiile informaționale nu numai că economisesc resurse, ci conduc și la soluții fundamental noi, care încep să formeze esența vieții publice. Multe tipuri de activități moderne nu pot fi realizate fără tehnologia informației. O parte semnificativă a persoanelor implicate în producția socială utilizează computere în munca lor. În același timp, computerele au intrat în viața noastră relativ recent. Oamenii în vârstă își amintesc încă cum organizațiile mari aveau birouri de dactilografiere, în care dactilografe special instruite dactilografiau texte pe mașini de scris mecanice.
În viața profesională modernă, oamenii folosesc din ce în ce mai mult internetul ca mijloc universal de a găsi informațiile necesare și de a le schimba. De asemenea, folosesc telefoane mobile cu capabilitățile lor de internet.
Tehnologiile informaționale au schimbat conținutul muncii pentru mulți oameni. De exemplu, un consilier financiar nu își poate desfășura activitățile fără a monitoriza online tendințele financiare globale. În activitățile unui supermarket, o pondere semnificativă este prelucrarea informațiilor despre mișcarea masei de mărfuri, mișcarea stocurilor și fluctuațiile cererii pentru anumite mărfuri.
În prezent, în practica managementului firmelor comerciale, sunt utilizate o varietate de sisteme care sunt oferite de producătorii de software. Dintre acestea, cele mai frecvente sunt următoarele.
- Sisteme de planificare a resurselor întreprinderii ERP (Enterprise Resource Planning) . Aceasta este o clasă de sisteme de management integrate, care este o bază de date centralizată unificată, o singură aplicație și o interfață de utilizator comună pentru gestionarea activităților financiare și economice. Acestea acoperă domenii ale întreprinderii precum planificarea și prognoza, managementul vânzărilor, managementul stocurilor, managementul producției, achiziții, finanțe etc. (reparații, raportare de management, consolidare).
- Sisteme de management al relațiilor cu clienții CRM (Customer Relationship Management). Aceasta este o clasă de sisteme pentru gestionarea relațiilor externe ale unei întreprinderi. Sistemele de management al relațiilor cu clienții CRM includ tehnici de management pentru îmbunătățirea performanței vânzărilor. Astfel de sisteme reflectă multe dintre realizările marketingului modern. Aceștia asigură managementul relațiilor companiei cu clienții (clienții), partenerii, dealerii și lumea exterioară. Acesta este un instrument pentru automatizarea activității departamentelor de marketing, vânzări și servicii pentru clienți, precum și un set de servicii suplimentare sub formă de portaluri corporative, centre de apeluri, birouri de asistență pentru clienți online, baze de cunoștințe corporative etc. Sisteme informatice suport pentru activitati analitice BI (Business Intelligence). Aceste sisteme servesc ca depozit pentru datele analitice; acestea includ și un set de instrumente de prelucrare a informațiilor. Sunt un depozit de date cu un set de instrumente pentru obținerea datelor din ERP și alte sisteme și metode pentru analiza ulterioară a datelor colectate. Tehnologiile informaționale moderne au o trăsătură semnificativă: dacă în zorii apariției lor, mijloacele de automatizare a procesării informațiilor au fost aplicate în principal procedurilor de management deja existente, atunci recent situația s-a schimbat radical. Tehnologiile informaționale devin un fel de catalizator pentru diseminarea experienței de management avansat și a tehnologiilor moderne de management. În același timp, ei optimizează procesele de afaceri în conformitate cu cele mai recente realizări în teoria și practica managementului.
Principalul rezultat pe care îl primește clientul este un sistem eficient de management al întreprinderii, bazat pe tehnologii de calcul de rețea. Prin optimizarea proceselor și mecanismelor de afaceri pentru a sprijini luarea deciziilor manageriale, este posibilă obținerea de resurse suplimentare pentru dezvoltare și avantaje competitive serioase.
Acestea nu sunt întotdeauna sisteme complexe și extinse; uneori ajută oamenii în activități foarte obișnuite și de rutină. De exemplu, să ne uităm la sistemul informațional din hotelurile lanțului Grecotel. Acest sistem a fost creat pentru Jocurile Olimpice desfășurate în Grecia și a fost dezvoltat în continuare în timpul funcționării sale în multe hoteluri din acest lanț.
Lanțul de hoteluri Grecotel sunt hoteluri mari, majoritatea fiind poziționate ca hoteluri de vacanță pe litoral. În timpul prânzului, câteva sute de oameni se regăsesc în restaurant în același timp, fiecare dintre ele așteaptă la un serviciu personal. Și fiecare oaspete primește un astfel de serviciu - rapid, eficient, personalizat.
Fiecare chelner, în loc de blocnotes, are un computer personal compact conectat printr-un sistem de comunicație wireless Wi-Fi la serverul central al hotelului. După ce chelnerul a acceptat o comandă de la client, aceasta este transmisă instantaneu către interfețe speciale din bucătărie și din bufet, unde se finalizează comenzile. Apoi comanda finalizată este trimisă în sala restaurantului indicând masa clientului. În acest caz, se generează automat o factură pe care clientul o plătește la finalul șederii la hotel. Folosind acest sistem informatic online, puteți afla și când clientul s-a cazat, când urmează să părăsească hotelul, dacă a apelat anterior la serviciile acestui lanț hotelier, unde locuiește permanent, ce servicii a primit la hotel. și cât trebuie să plătească pentru ele.
Sistemul rezolvă mai multe probleme simultan. În primul rând, comanda este finalizată mult mai rapid decât folosind tehnologia tradițională. Precizia onorării comenzilor crește și ea. Numărul de ospătari necesari este redus, iar întreaga funcționare a restaurantului este eficientizată. Devine posibilă monitorizarea activităților zilnice nu numai ale întregului hotel, ci și restaurantelor și barurilor individuale. Mai mult, online poți monitoriza activitățile întregului lanț hotelier deodată.
Acest sistem poate fi clasificat, pe de o parte, ca un sistem ERP, iar pe de altă parte, ca un sistem CRM, deoarece are funcțiile de a colecta informații personale despre fiecare client în vederea individualizării serviciului.
Acest exemplu este, de asemenea, foarte semnificativ prin faptul că sistemul, fiind destul de nou în 2004, a încetat să mai fie așa până în 2010. Pe una dintre piețele din Berna, în vara anului 2010, într-un mic restaurant axat pe servicii individuale rapide pentru turiști, se putea vedea o aparență a sistemului care era mândria managerilor unuia dintre cele mai bune lanțuri hoteliere în urmă cu doar 6 ani. . Cu alte cuvinte, tehnologiile informaționale de management se dezvoltă rapid și devin rapid învechite. Inovațiile în management de astăzi cresc atât de repede încât pot fi comparate în ritm cu inovațiile din nanotehnologie sau inginerie genetică.
Sistemele de informații de management sunt utilizate în mod activ nu numai în managementul corporațiilor, ci și în administrația de stat și municipală, în managementul universităților, guvernului și organizațiilor publice. În cadrul așa-numitei guvernări electronice, fiecare locuitor al orașului poate, prin internet, nu numai să obțină informațiile necesare despre activitatea organizațiilor orașului, ci și să trimită o cerere, să imprime un document și să participe la un sondaj de rezidenți. Cu alte cuvinte, tehnologiile informaționale utilizate în administrația orașului promovează democrația și aduc autoritățile orașului mai aproape de locuitorii orașului.
Sistemele care asigură utilizarea noilor tehnologii informaționale de management sunt introduse activ în practica organizațiilor ruse. Rusia, datorită ritmului ridicat de dezvoltare a tehnologiei informației din ultimul deceniu, a reușit să reducă decalajul cu țările dezvoltate în ceea ce privește nivelul de informatizare a economiei și societății.
Un sistem (din limba greacă systema - un întreg alcătuit din părți, o legătură) este un întreg organizatoric sau compus, un ansamblu sau combinație de elemente sau părți care formează un singur complex, care vizează atingerea unui scop specific (uniform pentru întregul complex) sau se caracterizează numai prin proprietățile sale inerente (de exemplu, sistemul solar, sistemul de axiome, sistemul de planificare, sistemul de apărare aeriană, sistemul nervos).
Unul dintre cele mai importante principii ale teoriei sistemelor este principiul descompunerii sale (descompunerii) în subsisteme separate, care, la rândul lor, pot fi sisteme de rang inferior.
Fiecare sistem funcționează într-un anumit mediu. Mediul este o sursă de influență externă asupra sistemului. Influențele externe asupra sistemului se numesc mărimi de intrare, iar elementele sistemului cărora le sunt aplicate se numesc intrări de sistem. Acțiunile sistemului asupra mediului sunt caracterizate de valorile cantităților (parametrilor) inițiale ale acestuia. De exemplu, dacă procesul de producție la o întreprindere este considerat ca un sistem separat, atunci munca muncitorilor, diferite tipuri de energie, semifabricate și materii prime sunt cantități de intrare, iar produsele finite sunt cantități de ieșire.
Pe lângă parametrii de intrare și de ieșire, sistemul este caracterizat de multe variabile care îi determină starea internă. Setul de stări observabile ale unei funcții de sistem descrie traiectoria sistemului.
Caracteristicile importante ale unui sistem sunt structura, dimensiunea și complexitatea acestuia. Structura este înțeleasă ca o modalitate de organizare și stabilire a relațiilor între elementele unui sistem.Mărimea unui sistem se caracterizează prin numărul elementelor sale și conexiunile dintre ele, complexitatea se caracterizează prin diversitatea, eterogenitatea proprietăților elementelor și prin caracteristicile conexiunilor dintre ele.
Sistemele mari și complexe diferă de altele nu numai prin numărul de elemente, ci și prin nivelul înalt de organizare a acestora și interrelațiile complexe ale acestor elemente.
Cel mai adesea, se disting următoarele proprietăți caracteristice ale sistemului:
o integritate: toate părțile sistemului sunt subordonate unui scop și funcționare comune și contribuie la formarea unor indicatori înalți conform criteriului selectat.
o proprietăți multi-parametru: modificarea unui parametru afectează semnificativ valoarea multor alți parametri ai sistemului.
o proprietatea apariției: sistemele mari și complexe au proprietăți care nu sunt inerente niciunuia dintre elementele lor individuale.
Sistemele pot fi împărțite în materiale și abstracte. Sistemele abstracte sunt un produs al gândirii umane: ipoteze, cunoștințe, teoreme.
Sistemele materiale sunt formate din obiecte materiale. Întregul set de sisteme materiale poate fi împărțit în anorganice (tehnice, chimice etc.), organice (biologice) și mixte (care conține elemente atât de natură organică, cât și anorganică).
În multe sisteme mixte, există o subclasă de sisteme energetice-tehnice (sisteme om-mașină), care constă dintr-o persoană (operator) și o mașină.
Există și sisteme statice și dinamice. Starea unui sistem static nu se schimbă în timp, dar sistemele dinamice, dimpotrivă, își schimbă starea în timp. Sistemele dinamice, starea ale căror elemente pot fi descrise în funcție de timp, sunt numite deterministe. Dacă este imposibil să presupunem starea sistemului în acest fel, atunci acesta aparține clasei sistemelor probabiliste sau stocastice.
Pe baza naturii interacțiunii dintre sistem și mediul extern (mediu), acestea sunt împărțite în sisteme închise și deschise. Sistemele închise sunt izolate de mediu, toate procesele au loc numai în cadrul sistemului însuși. Sistemele deschise interacționează activ cu mediul.
Managementul este o funcție a unui sistem care asigură păstrarea totalității proprietăților sale de bază sau dezvoltarea acestuia în conformitate cu un scop specific.
În orice proces de management, există un obiect care este controlat (o mașină, o echipă) și un organism care efectuează controlul (un dispozitiv tehnic, o persoană).
În timpul procesului de control, organul de conducere primește informații despre starea obiectului de control, îl prelucrează și emite instrucțiuni organului executiv cu privire la modul de influențare a obiectului. Organul de conducere, organul executiv și obiectul de control formează un sistem de management.
Organul de conducere și organul executiv sunt combinate într-un singur concept - subiectul managementului.
Managementul se realizează într-un scop specific, care trebuie întotdeauna definit pentru un obiect dat și este asociat cu starea obiectului și cu mediul în care se află. Gradul de realizare a obiectivului stabilit este determinat de funcția de management al țintei.
Feedback-ul reprezintă date despre consecințele gestionării unui obiect, starea acestuia. Feedback-ul vă permite să acumulați experiență și să preziceți starea viitoare a sistemului în funcție de starea sa din trecut.
Atunci când gestionați orice sistem, este necesar să urmați o abordare sistematică. Abordarea sistemică (principiul) consideră sistemul ca un set de elemente interconectate care se influențează reciproc.
Analiza de sistem este un set de proceduri și măsuri speciale care asigură implementarea unei abordări sistematice în studierea acestor situații.
Luarea deciziilor de management este un proces continuu de transformare a informațiilor, prin urmare este indisolubil legată de funcționarea sistemelor informaționale.
Apoi, din punct de vedere al managementului,
Un sistem informațional este un sistem care organizează acumularea și funcționarea informațiilor într-o anumită zonă
În mod similar, un sistem informatic automat este un sistem informatic care utilizează un PC în etapele de introducere, procesare (inclusiv stocare) și ieșire a datelor.
Un sistem de management organizațional (organizațional) este un sistem în care obiectul managementului îl reprezintă oamenii, grupurile de oameni.
Se pot distinge următoarele niveluri de organizare a activităților informaționale în domeniul managementului organizațional:
o internațională;
o stat;
o regională;
o corporative;
o diviziuni;
o individ.
Fiecare nivel de management are nevoie de informații care sunt dobândite și diseminate prin intermediul comunicării.
Procesul de management este caracterizat printr-o ierarhie a nivelurilor de management și multifuncționalitate.
Conform ierarhiei în managementul întreprinderii, există:
o nivel înalt ia decizii strategice: determină obiectivele managementului, politica externă, volumele de resurse materiale, de muncă și financiare, elaborează planuri pe termen lung și o strategie pentru implementarea acestora. Sistemul informatic pentru cel mai înalt nivel de management ar trebui să ofere date privind analiza pieței, concurenței, condițiilor, precum și pentru căutarea unor strategii alternative de dezvoltare a întreprinderii în cazul identificării unor tendințe amenințătoare în zona sa de interes;
o nivelul mediu ia decizii tactice legate de intocmirea planurilor tactice, monitorizarea implementarii acestora, monitorizarea volumului tuturor resurselor, luarea deciziilor de management pentru a aduce intreprinderea la nivelul cerut prevazut de planuri. Pentru nivelul mediu de management, IS trebuie să rezolve probleme pe baza calculului indicatorilor planificați și a monitorizării implementării acestora;
o Nivelul operațional ia decizii operaționale legate de implementarea planurilor. Sarcina principală este de a coordona toate elementele procesului de producție în timp și spațiu cu gradul de detaliu necesar. La acest nivel, sunt generate date privind progresul planurilor și sunt compilate rapoarte. Conform sistemului informatic, acesta trebuie să prelucreze datele reale în timp real pe măsură ce apar.
Se lucrează la fiecare nivel și se asigură procesul de management în ansamblu. Aceste locuri de muncă sunt adesea numite funcții.
Funcții și sarcini de management. Funcțiile de management includ: prognoză, planificare, contabilitate, control, analiză, reglementare.
Prognoza este o funcție cu ajutorul căreia formarea și fundamentarea condițiilor preliminare pentru perspectivele de dezvoltare a unui obiect de control și posibilele modificări ale stării acestuia se realizează până la un anumit moment în timp în viitor. Ocupă un loc de frunte în activitățile managementului de vârf și servește drept instrument pentru: determinarea politicii economice a companiei; orientarea în perspectiva cea mai probabilă a competiției; identificarea oportunităților de vânzare ținând cont de tendințele de pe o anumită piață a produselor; elaborarea planurilor de investitii; alegerea soluției optime dintre posibilele opțiuni de plan; evaluarea viitoarelor tendințe de dezvoltare ale companiei.
Planificarea este o funcție cu ajutorul căreia scopul managementului este realizat într-o formă clară. La cel mai înalt nivel de management al planificării, planificarea este axată pe termen lung, la nivel mediu - pe o perioadă mai scurtă, în timp ce planul de nivel superior este detaliat. Managementul operațional realizează un studiu detaliat al planului de nivel mediu pe perioade de timp, obiecte de planificare și locuri.
Contabilitatea este o funcție care vizează obținerea de informații la nivel operațional și mediu.
Control - compararea indicatorilor efectivi cu cei planificati si normativi, determinarea abaterilor care depasesc valorile acceptabile. Efectuat la toate cele trei niveluri de management.
Analiza - stabilirea cauzelor abaterilor, identificarea rezervelor, gasirea modalitatilor de eliminare a neconcordantelor intre indicatorii efectivi si cei planificati. Efectuat la niveluri medii și superioare de management.
Reglementare - ajustarea progresului obiectului de control, luarea deciziilor pentru corectarea situației actuale și aducerea obiectului de control la indicatorii planificați. Efectuat la niveluri medii și superioare de management.
Pentru analiză și reglementare, AIS folosește baze de date model care conțin un fond de modele pentru evaluarea situațiilor economice și de producție. Sistemele experte sunt concepute pentru a găsi modalități de ieșire din această situație. Pentru a rezolva problemele de management slab formalizate care apar ca urmare a unui nivel ridicat de incertitudine în mediul de piață, în AIS sunt utilizate sisteme de sprijinire a deciziilor.
Printre principalele instrumente moderne care ajută la îmbunătățirea eficienței managementului se numără sisteme de rețea precum: Internet, Intranet, Extranet, e-mail etc.
Din punctul de vedere al utilizatorului final, sarcinile de management în funcție de scopul lor sunt împărțite în servicii de reglementare, de informare și de referință și analiză economică aprofundată. Esența sarcinilor de reglementare constă în pregătirea formularelor de raportare specificate, care sunt generate în termene clar definite. Sarcini de informare și referință legate de furnizarea de servicii de informare către utilizator.
Pentru rezolvarea problemelor de analiză economică se folosește un aparat dezvoltat de metode matematice și modele economico-matematice: programare matematică (liniară, dinamică, euristică), logică matematică, teoria grafurilor, teoria mulțimilor, teoria cozilor de așteptare, cercetare operațională, teoria jocurilor și altele. .
Baza tehnologică pentru rezolvarea problemelor de analiză economică aprofundată este un set de pachete de aplicații software, a căror utilizare se bazează pe conceptul de bancă de modele. Acestea sunt, de exemplu, modele ale teoriei firmei, marketing, concurență liberă și altele asemenea.
Problemele de optimizare sunt rezolvate prin căutarea unei soluții printre multe opțiuni posibile. Acestea sunt caracterizate printr-o metodologie complexă de calcul (care necesită utilizarea diferitelor modele), precum și prin cantități relativ mici de date de intrare.
În cea mai mare parte, sarcinile unui computer modern IS aparțin sarcinilor de calcul direct. Ele se caracterizează prin dimensiunea mare și complexitatea datelor de intrare, metode simple de calcul și soluții cu o singură variantă.
Sarcinile de regăsire a informațiilor, adică sarcinile de tip „întrebare-răspuns”, sunt caracterizate prin metode complexe de calcul și cantități semnificative de informații primite.
Sistemele informatice informatice schimbă radical managementul întreprinderii. Unul dintre obiectivele principale ale dezvoltării SI este de a facilita utilizarea colectivă a informațiilor. În acest caz, utilizarea noilor tehnologii informaționale bazate pe utilizarea tehnologiei informatice, a procesării informaționale distributive (descentralizate) și a metodelor economice și matematice joacă un rol important.
Tehnologia informației în managementul întreprinderilor are ca scop principal crearea unui produs informațional care să permită formarea influențelor de control asupra producției. Pentru a îmbunătăți eficiența managementului, este creat un sistem informatic automatizat de management al întreprinderii, a cărui bază este tehnologia informației.
Tehnologia informației în managementul întreprinderii ia în considerare fluxurile de informații existente în întreprindere și conținutul acestora. La orice întreprindere mare în care are sens să se creeze un sistem automatizat de management al întreprinderii, este posibil să se identifice blocuri tipice ale structurii organizaționale, dintre care principalele includ un sistem automat de control al proceselor (APCS) și un sistem automatizat de management al producției (APS). ).
4.1. Sistem automat de control al procesului
Un sistem automat de control al procesului este un sistem închis care asigură colectarea și prelucrarea automată a informațiilor necesare optimizării controlului unui obiect tehnologic în conformitate cu criteriul acceptat, precum și implementării acțiunilor de control asupra obiectului tehnologic. Un obiect de control tehnologic este un ansamblu de echipamente tehnologice și procesul tehnologic implementat pe acesta. În funcție de nivelul sistemelor automate de control al proceselor, obiectul de control tehnologic poate fi unități și instalații tehnologice, grupuri de mașini, unități de producție individuale (magazine, secții) care implementează un proces tehnologic independent.
Implementarea obiectivelor în sistemele automate de control al proceselor specifice se realizează prin efectuarea în ele a unei anumite secvențe de operații standard și proceduri de calcul, combinate în complexe care implementează funcții standard:
măsurarea semnalelor fizice și a parametrilor de proces;
generarea semnalelor de control;
controlul funcționării hardware și software.
Funcțiile sistemului de control sunt împărțite în control, informații și auxiliare.
Funcțiile de control includ reglarea parametrilor tehnologici individuali, controlul logic al operațiunilor sau dispozitivelor, controlul adaptiv al obiectului în ansamblu.
Funcțiile informaționale includ colectarea, prelucrarea și prezentarea informațiilor pentru prelucrarea ulterioară.
Funcțiile auxiliare constau în asigurarea controlului asupra funcționării hardware și software.
Sistemele automate de control al proceselor create pentru unitățile de producție principale și auxiliare reprezintă cel mai scăzut nivel al unui sistem de management automatizat al întreprinderii.
4.2. Sistem automat de management al producției
Un sistem automat de management al producției este un sistem complex controlat ierarhic format din personal de conducere și un complex de mijloace tehnice, inclusiv calculatoare, baze de date și comunicații. Obiectul managementului este un set de procese caracteristice unei întreprinderi date pentru transformarea resurselor materiale, energetice, financiare, de muncă și de altă natură în produse finite. Complexitatea controlului în sistemele de control automate se datorează următoarelor motive:
un număr mare de elemente eterogene;
grad ridicat de interrelație a acestora în procesul de producție;
incertitudinea rezultatelor multor procese (defecte, defecțiuni, livrări întârziate, cerere neregulată etc.);
obiectele controlului sunt persoane al căror control al comportamentului nu este atât de evident și direct;
întreprinderea este în continuă schimbare, adică este un obiect nestaționar.
În managementul întreprinderii, proceselor informaționale ar trebui să li se acorde nu mai puțină atenție decât celor de producție. În structura sistemelor automate de control se disting de obicei sistemele funcționale și de susținere. Un subsistem este o parte a unui sistem de control automat, separată prin caracteristici funcționale sau structurale și responsabilă pentru rezolvarea unei sarcini specifice.
Structura tipică a unei întreprinderi este prezentată în Fig. 6.
Întreprinderea este condusă de un director, ale cărui decizii sunt implementate în producție de către administrație. În mod obișnuit, administrația include un director adjunct pentru economie, responsabil cu departamentul de planificare și economie și contabilitate, un serviciu de specialiști șefi, inclusiv un inginer șef, sub a cărui conducere se află serviciul de pregătire tehnică pentru producție, și un director adjunct pentru general probleme, ale căror funcții includ rezolvarea diverselor probleme, care nu au legătură cu serviciile enumerate, precum și gestionarea serviciului de depozitare și vânzare.
Administrația cu serviciile sale gestionează, planifică și reglementează producția principală, care constă din unități de producție, cum ar fi echipe de producție, secții și ateliere. Ca parte a sistemului automat de control al proceselor, se poate distinge un sistem automat de control al proceselor (APCS), care acoperă producția principală, unde sunt implementate procesele tehnologice, și serviciul principalilor specialiști.
Orez. 6. Structura tipică a întreprinderii
Astăzi, starea de fapt în domeniul tehnologiei informației este caracterizată de o incertitudine extremă. În primul rând, aceasta se datorează creșterii continue a volumului ofertelor tehnologice care necesită investiții mari și, în consecință, dependenței tot mai mari de serviciile externe (de exemplu, de la furnizorii de software). Alocările intracompanii pentru nevoile IT cresc într-un ritm mai rapid decât alte costuri ale întreprinderii. În același timp, managementul de vârf este puțin conștient de costurile IT globale. Astfel, deciziile competente ale conducerii companiei acoperă doar aproximativ 5% din costurile relevante.
În al doilea rând, rolul IT în activitățile economice ale multor întreprinderi se schimbă. La desfășurarea proceselor din interiorul companiei, funcția IT a încetat să mai fie o funcție auxiliară, transformându-se într-o componentă vitală a produsului sau a instalațiilor de producție. Riscurile economice sunt în prezent determinate în mare măsură de riscurile din acest domeniu. Implementarea unor proiecte organizaționale moderne de înaltă performanță (de exemplu, „organizații virtuale” fără legarea strictă a site-urilor de producție de o anumită locație) necesită utilizarea deplină a potențialului IT cu ajutorul mijloacelor de telecomunicații.
Creșterea rapidă a costurilor în sectorul IT nu contribuie la stabilizare. Pentru a controla creșterea acestora și a obține o mai mare flexibilitate în rezolvarea problemelor de tehnologia informației, multe întreprinderi merg în principal în două moduri. Primul este că compania creează un departament intern de tehnologie a informației care oferă servicii pieței non-firme, demonstrând astfel posibilitatea utilizării rentabile a capacităților sale.
De cele mai multe ori, întreprinderile aleg o cale diferită, atunci când majoritatea personalului propriu din tehnologia informației este transferat la dispoziția filialelor nou create sau a asociațiilor în participațiune cu parteneri specializați în tehnologia informației, care operează, de asemenea, independent pe piață. Un grup restrâns de angajați rămâne la societatea-mamă, căreia îi sunt atribuite funcțiile de management al informațiilor.
Există șase grupuri de părți interesate care influențează luarea deciziilor IT:
managementul superior, care trebuie să gestioneze IT-ul ca o capacitate strategică a întreprinderii;
specialiști care caută soluții de sistem pentru optimizarea sarcinilor funcționale speciale;
managerii unităților de afaceri individuale care trebuie să utilizeze IT datorită logicii activităților lor de afaceri pentru a satisface solicitările clienților, a reduce costurile etc.;
managerii serviciilor de contabilitate și contabilitate financiară, dacă acestea sunt prevăzute de structura organizatorică a întreprinderii;
Furnizorii IT, care trebuie să ofere servicii strict în concordanță cu atitudinile problematice ale clienților lor;
propria divizie de tehnologie a informaţiei.
În multe întreprinderi, astfel de grupuri de interese nu sunt recunoscute. Conducerea superioară deleagă adesea funcții conexe unui grup de manageri, monitorizând realizarea mai multor indicatori specificați. Refuzul conștient al conducerii de vârf de la responsabilitățile lor duce la adoptarea unor decizii incompetente și la stabilirea unor ținte planificate nerealiste. Există, de asemenea, o lipsă de motivație adecvată în acest domeniu.
Datorită importanței tot mai mari a IT-ului în asigurarea succesului unei companii, o astfel de politică este inacceptabilă. Managementul la nivel de companie trebuie să găsească acum răspunsuri la următoarele două întrebări.
În primul rând, este necesar să se determine exact ce contribuție ar trebui să aducă IT la procesul de producere a bunurilor și serviciilor. Aici merită atenție în principal trei aspecte: 1) IT ca funcție de susținere a procesului de producție, de exemplu, în domeniul comunicațiilor sau automatizării producției, precum și în generarea și transferul de cunoștințe și informații de management pentru gestionarea operațiunilor de afaceri; 2) IT ca parte integrantă a produsului; 3) IT ca instrument organizațional pentru crearea formelor virtuale ale unei întreprinderi.
În al doilea rând, cine ar trebui să îndeplinească funcțiile enumerate și alte funcții. Problema unui mecanism de coordonare pentru anumite tipuri de servicii de tehnologia informației vine în prim-plan. Soluția poate fi găsită în utilizarea diviziilor specializate din interiorul companiei de mai sus și a sucursalelor din afara companiei. O soluție intermediară este posibilă și sub forma creării de alianțe strategice între propria divizie și partenerii externi. În ultimele două cazuri, întreprinderea pierde controlul direct asupra potențialului său tehnologic informațional. Trebuie remarcat faptul că astfel de servicii pot fi eficiente doar în strânsă cooperare cu furnizorii lor. Managementul la nivel de companie trebuie să caute modalități de a elimina sau de a compensa deficiențele în activitatea sa.
Schimbările avute în vedere în cerințele pentru grupurile de interese din domeniul IT se datorează dinamicii de dezvoltare a întreprinderilor și mediului extern. Principalele aspecte ale acestei dezvoltări și impactul lor asupra rolului IT în managementul întreprinderii sunt următoarele.
Descentralizare și creșterenevoi de informare. Accentul pe proximitatea maximă față de client a impus întreprinderilor să treacă la structuri orizontale, descentralizate. Luarea deciziilor în condiții de descentralizare a dus la o creștere accentuată a nevoii de informare cu privire la procesul de producție a bunurilor și serviciilor. Era nevoie de o cunoaștere mai detaliată a terțului cu starea de fapt în domeniile economice relevante. În noul mediu, furnizarea de informații în toate domeniile trebuie să funcționeze impecabil.
Utilizarea IT este concepută pentru a nivela complexitatea organizațională a întreprinderii. Anterior, acest lucru se realiza prin bazarea pe calculatoare pentru calcule complexe și volume foarte mari de procesare a documentației. Acum vorbim despre modul în care complexitatea din ce în ce mai mare a modelelor orizontale și verticale de relații (ale căror structuri, la rândul lor, sunt în continuă schimbare) sunt îmbunătățite cu ajutorul noilor tehnologii de comunicare.
Anterior, întreprinderile instalau sisteme puternice de procesare care pregăteau un număr mare de rapoarte digitale, pe baza cărora activitățile comerciale erau gestionate ulterior. Întrebarea este acum să se dezvolte o tehnologie cu care să fie posibil să țină constant managerii și partenerii lor informați cu privire la evenimentele care iau decizii într-un mediu descentralizat. Noile sisteme informatice ar trebui să ofere nu un sistem economic abstract, ci parteneri specifici care participă la procesul economic sub diferite forme.
Dinprocesarea datelorprin sisteme informaticela managementul cunoștințelor. De mult timp nu a fost nevoie să se ia în considerare IT-ul ca mijloc de prelucrare a datelor. Cu ajutorul acestei tehnologii, este necesară extragerea informațiilor din date pentru nevoile utilizatorului, iar problema „supraîncărcării informaționale” care apare în acest sens necesită mijloace masive de selectare, prelucrare ulterioară și actualizare a informațiilor. În același timp, ar trebui să se ia în considerare problema interfețelor viabile din punct de vedere comercial și comprimarea informațiilor interne și externe, precum și transferul de cunoștințe partajate între unitățile organizaționale și partenerii de cooperare.
Dezvoltarea rapidă a rețelelor de sisteme locale cu o structură superregională și chiar internațională duce la abandonarea domeniilor de lucru clasice ale informaticii și la utilizarea pe scară largă a telecomunicațiilor. Din punct de vedere organizațional, acest lucru duce la eliminarea granițelor întreprinderii. Devine din ce în ce mai dificil să stabilim unde începe și unde se termină. Crearea și funcționarea unei structuri de comunicare adecvate pentru astfel de „întreprinderi virtuale” este o sarcină de management al informațiilor, la fel ca și funcția clasică de susținere a procesului de producție sau de dezvoltare a produselor și serviciilor bazate pe IT. Ideea aici nu este doar procesarea informațiilor, ci și distribuția rațională a cunoștințelor.
În plus, organizația trebuie să țină cont în mod profesional de toate aspectele IT noi și importante. Un exemplu este problema semnificației tehnologice și economice a sistemului Internet. Serviciul de tehnologie a informației este cel care poartă responsabilitatea creării unei platforme aici pe care să fie posibilă pregătirea psihologică calificată a personalului, inclusiv managementul la nivel de companie.
Integrarea sistemelor descentralizate. În zilele noastre, informațiile din întreprinderi sunt procesate într-o mare varietate de sisteme. Punerea acestora la dispoziția tuturor angajaților, precum și a partenerilor externi și, prin urmare, facilitarea luării deciziilor creative poate fi un factor critic de succes pentru multe companii. În același timp, integrarea verticală și orizontală a sistemelor de tehnologie a informației apărute în condiții de descentralizare pare aproape imposibilă. În orice caz, în domeniile IT clasice nu există experiență în acest sens. Cu toate acestea, integrarea trebuie să aibă loc.
Stabilirea unui astfel de obiectiv este necesară pentru managementul superior pentru a gestiona schimbarea. Grupurile virtuale de integrare antreprenorială super-industrială pot deveni o pârghie organizațională în realizarea acestui lucru. Poate că astfel de grupuri ar putea chiar să gestioneze funcția IT. Scopul în acest caz ar putea fi o abordare de integrare a proceselor tehnologice, sociale, funcționale și economice interconectate.
Dependențe viitoare. Investițiile IT astăzi au numeroase implicații. Pe de o parte, deschid anumite perspective, dar, pe de altă parte, pot priva întreprinderea de anumite oportunități în viitor din cauza dependențelor asociate cu schimbările tehnologice rapide. Prin urmare, deciziile privind investițiile în IT nu ar trebui luate până când nu se răspunde la întrebarea pe ce cale va urma următoarea generație de tehnologie.
Factorul psihologic. Desigur, noua tehnologie crește productivitatea și ajută compania să obțină rezultate mai bune în afaceri. În același timp, managerii trebuie să fie conștienți de modul în care gândesc și lucrează oamenii care folosesc noi tehnologii. Firmele care fac acest lucru mai bine se pot aștepta la profituri mai mari ale investițiilor lor IT.
Niveluri de limbaj. Producătorii de tehnologia informației trebuie să învețe să facă propuneri în mai mult decât termeni tehnici. În timpul negocierilor, partenerul va ridica probleme care sunt de o importanță fundamentală pentru conducerea de vârf. Este important aici ca ambele părți să ajungă la un nou nivel de negociere, în care părțile vorbesc aceeași limbă. În acest caz, nu vorbim de calitatea echipamentelor, ci de calitatea serviciilor din domeniul IT. Tehnologia, desigur, trebuie să funcționeze bine și să fie la un nivel înalt. În același timp, producătorul său trebuie să se simtă în pielea unui manager care, cu ajutorul IT-ului, se străduiește să obțină avantaje competitive. Agentul de vânzări pur în sistemul de vânzări IT devine un lucru al trecutului.
Astfel, se poate rezuma că astăzi nu există o interacțiune necesară între grupurile de interese considerate. Din cauza diferențelor de „limbi” și „culturi”, apar probleme de cooperare și comunicare. Aspirațiile de putere și egoismul profesional interferează cu luarea deciziilor de fond. Departamentele de tehnologia informației sunt slab pregătite pentru cooperare și integrare. Adesea sunt stabilite criterii care nu au legătură directă cu succesul întreprinderii. Obiectivele generale sunt stabilite (dacă acesta este cazul) pentru o perspectivă de timp extrem de limitată. Managementul implementării proiectelor comune este foarte prost organizat. Domeniile de competență și responsabilitate pentru rezolvarea problemelor nu sunt distribuite clar. Este clar că sunt necesare noi reguli de joc în domeniul managementului IT.
