Opis softverski paket"Uredski rad 3.0",v.3.2
Programski paket "Uredski rad 3.0" dizajniran je za automatizaciju standardnim procesima uredski rad u poduzeću u skladu s GOST R 6.30-2003 “Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Zahtjevi za papirologiju", kao i GOST R 51141-98 "Uredski rad i arhiviranje"... Program koristi pojmove i definicije prema GOST R51141-98.
Program radi na modernoj MS platformi SQL Server 2005 Express Edition i koristi njegovu izvedbu i skalabilnost, isporučujući ključne pokazatelje izvedbe kao što su visoke performanse te fleksibilnost prilagodbe za specifičnosti poduzeća.
Tehnologija razvoja koju smo odabrali omogućuje nam izbjegavanje dodatnih troškova za kupnju licenci i nadogradnju računala. Vaša računala, na primjer, s procesorom Pentium 800 i 256 MB RAM-a, sasvim su dovoljna. Svi procesi uredskog rada mogu se organizirati kako u lokalnoj mreži tako i na računalu jednog službenika.
Kompleks je izrađen pomoću intuitivnog sučelja i ne zahtijeva posebnu obuku zaposlenika. Na temelju našeg iskustva, običan, neiskusan korisnik računala nauči samostalno raditi s programom za oko 1 sat.
Jedna klijentska aplikacija se instalira za sve korisnike na temelju broja kupljenih klijentskih licenci. Stečena osnovni paket program u početku uključuje 3 korisnika, od kojih 1 korisnik ima prava službenika i administratora baze podataka. Prava pristupa korisnika, priručnike i postavke određuje administrator baze podataka (obično službenik). Po potrebi se može kupiti bilo koji broj korisničkih licenci.
Uz glavnu funkciju obavljanja uredskog rada, program pruža široke mogućnosti za organiziranje kolektivnog rada radi ispunjavanja uputa i zapovijedi vodstva i poboljšanja izvršne discipline. Tako se od jednostavnog uredskog posla može prijeći na razinu formiranja i automatskog slanja instrukcija izvršiteljima te osigurati kontrolu nad njihovim izvršenjem.
Primjena komponente " Predlošci i STP Programski paket "Uredski rad 3.0" osmišljen je za organiziranje rada izvođača s jedinstvenim oblicima dokumenata odobrenih u organizaciji, kao i za korištenje standarda poduzeća (STP) u praksi koji određuju postupak organiziranja i vođenja proizvodnje i procesi upravljanja.
Uz referenta, programom mogu uspješno upravljati pomoćnici i pomoćnici direktora, djelatnici aparata gena. ravnatelja i tajništva. Dodatna komponenta "tajnik-pomoćnik" omogućuje vam organiziranje sastanaka, zakazivanje ravnatelja, organiziranje kontrole provedbe skupnih događanja, praćenje tekućih zadataka tajnika itd.
Struktura obrade i registracije dolaznog dokumenta izgleda kao "klasičan" način + moguće je generirati Uputu za izvršitelja:
|
Operacija |
Radnje |
|||
|
Službenik |
Nadglednik |
Izvršitelj |
||
|
Registracija dokumenta od strane službenika |
Kartica je popunjena. Dokument. Dokumentu se dodjeljuje status "novi". |
|||
|
Prijenos dokumenta upravitelju |
Primljena pisma, nalozi i drugi dokumenti prosljeđuju se voditelju na razmatranje. |
On donosi rješenje, daje upute. |
||
|
Prijenos dokumenata na izvršenje |
Upisivanje rješenja i rokova u elektroničku karticu dokumenta, imenovanje Izvođača. Dokument se prenosi u status "u tijeku" |
Dobiva obavijest iz programa da je dobio narudžbu unesenim brojem ___ s rokom od ___ dana. |
||
|
Kontrola izvršenja |
Pregled izvršnih dokumenata. Podsjetnik (automatski, za sve izvođače koji kasne). Formiranje izvješća u tijeku izvršenja dokumenata. |
Pregled izvršnih i isteklih dokumenata sa statusom "pod posebnom kontrolom" itd. |
Izvršava zadatak. |
|
|
Izvršenje |
Čim sve upute na ulazu. dokument izvršen, postavlja datum dospijeća i prevodi unos. dokument u statusu "izvršeno" |
Vidi rezultat i datume izvršenja. |
Popunjava karticu "Nalog" (polje "rezultat") u programu i označava stvarni datum izvršenja. |
|
Sve obavijesti Izvođačima generiraju se u programu "Uredski rad 3.0" i umnožavaju se prema sustavima pošte koji su dostupni organizaciji. Ako Izvođač nema instaliranu aplikaciju "Uredski rad 3.0", tada će mu podsjetnik poslati e-mail putem poslovnog LAN poslužitelja pošte.
Kao što možete vidjeti iz opisa, aktivno koristimo obrazac kao što je "Narudžba". Time se značajno proširuje funkcionalnost i učinkovitost programa te voditelju i službeniku pruža široke kontrolne funkcije. Općenito, od rada programa dobivamo tako važan upravljački učinak kao što je povećanje izvedbene discipline.
Ako je organizacija mala, čuvanje kartica "Narudžba" nije obavezno. Možete se ograničiti samo na registraciju korespondencije i narudžbi.
Glavni računovodstveni objekti "Kancelarija" 3.0
Zadaci
Dolazni dokumenti
Odlazni dokumenti
Dodatna (komponenta "tajnik-pomoćnik)
Sastanci
Raspored upravitelja
Usluge podrške
Tisak omotnica;
Formiranje "Popisa pošte"
Skeniranje dokumenata (in-line)
Predlošci i STP;
Ukupno, sustav nudi 4 kategorije korisnika:
Službenik;
Nadglednik;
Izvršitelj;
Tajnik-pomoćnik.
Glavni izbornik programa
Sl. 1
Prilikom pokretanja, program obavještava referenta o statusu rada s dokumentima te o rođendanu zaposlenika. Otvaranjem "Dnevnika izvršnih dokumenata" dobivamo detaljnije informacije o stanju rada. Status dokumenta kao "nov", "u tijeku" i "istekao" podcrtani su odgovarajućom bojom. Ako je potrebno, službenik može istaknuti one "kasne" i poslati obavijest izvođačima e- pošta.
sl. 2
Registracija dokumenata. Dolazni dokument
Za svaki dokument upisuje se registracijska kartica u koju se upisuju podaci o dokumentu.
Obrazac kartice "Dolazni dokument" prikazan je na sl.3
Slika 3
Prisutnost polja "kategorija" omogućuje, u okviru nomenklaturnog slučaja "Dolazni", ispunjavanje analitičkih upita i odabir dokumenata od interesa na tu temu, na primjer, "pritužbe", komercijalne ponude itd. Polje za primatelja ne sadrži samo adresu pošiljatelja, već, ako je potrebno, i osobu koja je potpisala dokument. Programom je predviđena registracija Izvođača i osoba koje su se upoznale s dokumentom. Nakon registracije na izvornom ulazu. dokumenta, možete ispisati tipičan pečat tajništva (gornji gumb izbornika "ispis pečat"). Predviđeno za ispis računovodstvene kartice "ulaz. dokument". Za kontrolu, dolazni dokument ima 3 statusa: "novo", "u tijeku" i "izvršeno".
Za računovodstvo elektronička kartica može se pričvrstiti elektroničke datoteke bilo kojem formatu (kartica "Elektronski dokumenti"). Ako vam ovi podaci o dokumentu nisu dovoljni, možete dodati bilo koja druga polja u "Dodatno. informacije ”(polja se formiraju u priručniku „Postavke”). Dokument možete tražiti i pomoću novih polja.
S obzirom da u različite organizacije postoji predložak za registracijski broj, predlažemo da unaprijed konfigurirate predložak Slika 4:
Slika 4
Dolazni i odlazni broj dokumenti se generiraju automatski ili ručno.
Odlazni dokument
Obrazac kartice "Odlazni dokument" prikazan je na sl.5
Slika 5
Svi povezani dokumenti se lako prate: postoji mogućnost povezivanja na poveznicu s dolaznim dokumentom, tj. uzimamo u obzir sve odgovore na dolazne. Registracijska kartica uzima u obzir tko je pripremio i potpisao dokument, kome je dokument osobno poslan.
Narudžbe
Obrazac kartice "Nalozi" prikazan je na sl.6
Riža. 6
Kartica sadrži podatke o nalozima i uputama rukovoditelja koji imaju pravo izdavanja internih regulatornih i upravnih dokumenata.
Nismo se ograničili samo na registraciju naloga, već smo omogućili da zabilježimo sve upute za ovu naredbu (u pravilu su to točke upravnog dijela naloga, gdje je naznačeno tko, do kojeg datuma i koje radnje se moraju izvršiti). Tako vam omogućujemo kontrolu izvršenja naloga. Zaposlenici kojima su dodijeljeni zadaci primaju odgovarajuće obavijesti.
Zadaci
Obrazac kartice "Nalozi" prikazan je na sl.5
Riža. 7
Karticu naloga može popuniti i referent, takav i drugi ovlašteni djelatnici (pomoćnik direktora, tajnik-pomoćnik i sl.). Naredba se bilježi kao izvedenica uputa voditelja u obliku rezolucije na ulazu. dokument ili upravni dio naloga.
U pojedinim slučajevima u karticu Narudžbe mogu se unijeti podaci iz Protokola na temelju rezultata radionica. Ova metoda će povećati učinkovitost sastanaka i izvršnu disciplinu u poduzeću.
Imenici
Imenik "Zaposlenici" ima dvostruku svrhu, prvi je za imenovanje Izvođača na računu, drugi je "informativni" jer obavještava zaposlenike poduzeća o rođendanima kolega, njihovim telefonima i e: pošta... Obično je relevantnost i dostupnost takvih informacija uvijek veliki problem.
Izgled priručnika prikazan je na slici 8
Riža. osam
U referentnim knjigama informacije se prikazuju „kako jest, u tabelarni oblik", I izvezite u formatExel... Organizirana je pretraga podataka po filtru. Imenik sadrži i podatke o otpuštenim zaposlenicima.
Kretanje dokumenata
Za upis i kretanje dokumenata odgovoran je službenik. Činjenica izdavanja originalne isprave odgovornom izvršitelju evidentira se u kartici. Na kartici su naznačeni zaposlenici koji su dobili kopije dokumenata (upoznati). Postupak registracije odlaznog dokumenta odvija se tek nakon njegovog odobrenja i potpisa od strane voditelja. U spisima nomenklature vidimo sve dokumente koji su prošli registraciju (slika 9.). Istovremeno možete pregledati bilo koji od dokumenata u predmetu, odabrati nomenklaturne predmete po godinama, prenijeti predmet u arhivu, ispisati inventar predmeta.
Riža. devet
Referentno-analitički rad
Referent, tajnik-pomoćnik i direktor imaju potpun pristup bazi dokumenata, mogu odmah pronaći sve potrebne materijale u odgovarajućoj kategoriji. Fleksibilni sustav pretraživanja razvijen u skladu sa standardima ruskog uredskog rada omogućuje vam da samostalno odredite potrebne parametre dokumenata, a možete pretraživati sve atribute koje je odredio korisnik, uključujući u priloženim datotekama ... Sustav je uveo takav koncept kao "kategorija" dokumenta. Po kategorijama možete filtrirati pritužbe, izjave, komercijalne ponude i druge dokumente. Broj pojmova u referenci "kategorije" nije ograničen.
Pretraživanje dokumenta vrši se pritiskom na tipku "traženje dokumenta" Sl.10
Riža. deset
Regulacija prava pristupa
Korisnička prava u sustavu utvrđuje administrator baze podataka (službenik). Kartica "Zaposlenici" označava razinu pristupa (ukupno 2 razine, administrator i korisnik). Korisnici su ograničeni u pravima, mogu pregledavati kartice (i elektroničke datoteke prema njima) za koje su Izvođači, unositi u njih rezultat izvršenja, tražiti slova i upute vezane za njih, pregledavati Dnevnike (prikazuju se samo njihova slova), ali ne mogu unijeti promjene u kartice (osim za "rezultat izvedbe"), priručnike, postavke.
Uglavnom, korisnici imaju mogućnost pregledavanja dokumenata s kojima su povezani kao izvođača, uvida u njihov status i primanja obavijesti o statusu rada s dokumentom.
Kompatibilnost kompleksa s e-poštom omogućuje informiranje zaposlenika o događajima u sustavu.
i u sustavu "Uredski rad 3.0":
Kontrola izvršenja
Računovodstveni sustav kontrolira tijek izvršenja dokumenta od strane svih izvođača. Prilikom pokretanja programa na ekranu se za sve korisnike ispisuje obavijest o statusu rada s izvršenjem dokumenata i naloga.
Prilikom pokretanja programa daje se informacija o nastupu roka za izvršenje dokumenata (uputa). 
Kada kliknete "Da", otvara se dnevnik "Izvršni dokumenti", što odražava ovaj dokument pogledati.
Prilikom otvaranja odgovarajućih časopisa, službenik, tajnik-pomoćnik i voditelj organizacije vide rezultat rada s dokumentima i uputama. Izvođač vidi samo njegove upute i dokumente. Slika 11
Slika 11
Program će podsjetiti zaposlenika na nadolazeće vrijeme odgovora, sažeti informacije o napretku i rezultatima rada s dokumentima. Sustav pretraživanja (selekcije) implementiran je kroz filter. Omogućuje izdavanje informacija u Excel.
Analiza toka dokumenata.
Sustav pruža mogućnost dobivanja skupa standardnih obrazaca za izvješćivanje koji određuju obim tijeka rada organizacije i tijek izvršenja dokumenata. Riža. devet
Izvještaji
Dolazna pošta
Odlazna pošta
Nalozi i upute uprave
Zadaci vodstva
O stanju rada:
s ulazom. dokumente
o pripremi ref. dokumente
o izvršavanju naloga uprave
o izvršavanju uputa uprave
Slika 9
Izgled izvješća "Registar dolazne korespondencije" prikazan je na slici 12
Slika 12
Sustav omogućuje (slika 13) ispis kartica svih vrsta dokumenata 
sl. 13
Čuvanje elektronske arhive
Omogućuje vam organiziranje rada arhiva u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije o arhiviranju. Referent može pregledati bilo koji dokument iz nomenklaturne datoteke arhive. Istodobno, program je stvorio prikladan mehanizam za pretraživanje dokumenata u arhivi. Vrijeme traženja dokumenata u nizu od 10.000 jedinica je oko 3 sekunde.
Zaposlenici koriste jedinstvene predloške i standarde poduzeća
Korištenje komponente "Predlošci i STP" programskog paketa "Office Work 3.0" namijenjeno je organiziranju rada izvođača s ujednačenim obrascima (obrascima) dokumenata, kao i korištenju u praksi standarda poduzeća (STP) koji odrediti postupak organiziranja i provođenja procesa proizvodnje i upravljanja.
Komponenta "Pomoćnik tajnice"
Arhitektura programskog paketa:
"Uredski rad 3.0" su međusobno povezane automatizirane radne stanice (AWS): AWS "Službenik" AWP "Upravitelj", AWP "Tajnik-pomoćnik" i AWP "Izvršitelj". Ispod su njihove glavne funkcionalnost:
RUKA "POSLOVNI PROIZVOĐAČ"(s DB administratorskim pravima)
Organizacija i održavanje uredskog sustava rada u u cijelosti(registracija, računovodstvo, kontrola, pohrana, statistička analiza);
Formiranje padeža nomenklature;
Održavanje imenika, distribucija prava pristupa;
Kopiranje \ vraćanje baze podataka.
Formiranje izvješća iz baze podataka.
AWS "Tajnik-pomoćnik"
Formirati i ažurirati Raspored upravitelja;
Zakažite sastanke. Formirajte dnevni red sastanka, odredite sudionike i govornike. Istovremeno, program će sudionicima automatski poslati pozivnicu i podsjetnike.
Vodite zapisnik sa sastanka i pratite rezultate provedbe odluka.
Dodijeliti zadatke izvršiteljima i pratiti napredak njihovog izvršenja;
Pratite svoje zadatke;
AWP "Upravitelj"
Pogodan pregled rasporeda (za dan, tjedan, mjesec);
Zakažite sastanke;
Pratiti tijek izvršenja odluka i naloga;
Ako je potrebno, pogledajte Zapisnik bilo kojeg sastanka i njegovu povijest (kartica koja odražava sudionike, pitanja, govornike).
RUKA "IZVRŠITELJ"
Primanje obavijesti o primitku korespondencije ili uputa u njegovo ime;
Pregled vaše korespondencije i narudžbi;
Ispunjavanje kartice Narudžbe (popunjavanje polja rezultat izvršenja, datum izvršenja...)
Formiranje izvješća o vašim dokumentima;
Korištenje imenika "Zaposlenici" kao telefonskog imenika i imenika punog imena, radnog mjesta i email adrese zaposlenici poduzeća.
Ovaj program je osmišljen za obuku tajnika (kompjuterski uredski rad) na bazi Taksimov srednje škole br.
Kvalifikacijske karakteristike uključene u program izrađene su u skladu s kvalifikacijskim vodičem radnih mjesta rukovoditelja, stručnjaka i zaposlenika.
Osnova stručnog osposobljavanja je osposobljavanje u čijem se procesu predviđa polaganje određene količine teoretskog i praktičnog gradiva, čime se ostvaruje osposobljavanje kvalificiranih radnika u organizacijskom i upravljačkom području djelatnosti, sposobnih stručno pripremiti, uređivati, formatirati materijale pomoću računala; voditi poslovnu korespondenciju; Voditi se u izboru uredske opreme za opremanje ureda i znati je koristiti, osigurati racionalnu organizaciju rada u proizvodnim i upravljačkim djelatnostima, stupiti u poslovne kontakte s gospodarskim i komercijalnim partnerima.
Suvremena razina razvoja informatizacijskih sredstava i tehnologija pruža nove mogućnosti za organiziranje tajničkih poslova, a stručnjacima ovog profila nameće nove zahtjeve - sposobnost organiziranja računalnog uredskog rada. Ovaj program omogućuje osposobljavanje kvalificiranog stručnjaka u skladu s suvremenom razinom razvoja tehnologije i informacijske tehnologije.
Program je predviđen za 204 sata (3 sata tjedno, dvogodišnji studij u 8., 9., 10., 11. razredu), znanje studenata iz osnovnog predmeta informatike i uključuje sljedeće predmete:
1) strojopis (ruska i latinska tipkovnica);
2) uredski rad;
3) organizacijska i tehnička podrška ureda;
4) poslovna kultura
Studenti koji su uspješno savladali program, na kraju druge godine studija, moraju, prema utvrđenom postupku, položiti kvalifikacijske ispite, steći zvanje tajnika-daktilografa, referenta, uvjerenje utvrđenog obrasca.
Tajnica bi trebala znati:
- propisi i upute za obavljanje uredskog rada;
- struktura rukovodećeg osoblja poduzeća;
- strojopisna, pravopisna i interpunkcijska pravila;
- postupak raspodjele materijala pri izradi dokumenata;
- postupak izrade elektroničkog dokumenta te organiziranje njegove pohrane i korištenja;
- pravila za rad računala, diktafona, magnetofona i druge uredske opreme;
- pravila za korištenje interfonskih sustava;
- standarde za jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije;
- interni propisi o radu, pravila i propisi zaštite na radu, sigurnosti i zaštite od požara.
Tajnik bi trebao biti sposoban:
- ispuniti tehničke funkcije osigurava i održava rad voditelja ili njegovog odjela;
- primati informacije potrebne za voditelja od odjela ili izvođača, pozivati zaposlenike u njegovo ime;
- organizirati telefonski razgovori glava, primati i odašiljati telefonske poruke, podatke o prijamnim i odašiljačkim uređajima, zapis primljene poruke te njihov sadržaj skrenuti pozornost menadžerima;
- obavlja poslove na pripremi sastanaka i sastanaka koje vodi voditelj, vodi i sastavlja zapisnike;
- pružiti radno mjesto voditelj tiskanice, organizacijske tehnologije, stvoriti uvjete pogodne za njegovu učinkovit rad;
- tiskati razne materijale prema uputama voditelja: koristiti suvremene vrste uredske opreme;
- obavljati uredski rad; prihvaćati, sistematizirati informacije primljene u ime voditelja, usmjeravati ih na izvršenje, kontrolirati vrijeme izvršenja;
- prihvatiti dokumente za potpis voditelja i osobne izjave radnika;
- organizira prijem posjetitelja, ukazivanje pažnje i promicanje brzog razmatranja zahtjeva i prijedloga;
- formirati predmete u skladu s odobrenom nomenklaturom, osigurati njihovu sigurnost i pravovremeno ih dostaviti u arhiv.
Obuka za rad s tipkovnicom na računalu 102 sata
| P / p br. | Naziv odjeljka | |
|
Istraživanje tipkovnice računala |
||
| ja Opća namjena standardna PC tipkovnica | ||
| 1 | Iz povijesti stvaranja tiskarskih uređaja. | |
| 2 | Tipkovnica osobnog računala | |
| II. Osnove profesionalnog tipkanja | ||
| 3 | Stvaranje tekstualni dokument u OC WINDOWS | |
| 4 | Tri "zlatna pravila" za profesionalno tipkanje Izračunavanje brzine i postotka pravopisnih pogrešaka |
|
| 5 | Wellness gimnastika | |
| 6 | Test “ Uređaj s tipkovnicom osobno računalo... Izrada tekstualnog dokumenta u OC WINDOWS " | |
| III. Pravila za svladavanje redova slova na tipkovnici računala.
Rad s velikim slovima |
||
| 7-12 | Ovladavanje srednjim slovnim redom tipkovnice računala | |
| 13-18 | Ovladavanje gornjim redom slova tipkovnice | |
| 19-24 | Svladavanje donjeg reda slova tipkovnice | |
| 25-34 | Savladavanje svih redova slova na tipkovnici | |
| 35 | Test" Savladavanje svih redova slova na tipkovnici " | |
| 36-40 | Pravila velikim slovima | |
| IV. Savladavanje interpunkcijskih znakova, brojeva i posebnih znakova | ||
| 41-42 | Savladavanje interpunkcijskih znakova "zarez" i "točka" | |
| 43-44 | Svladavanje interpunkcijskih znakova u gornjem redu tipkovnice | |
| 45-46 | Ovladavanje brojevima i posebnim znakovima | |
| 47 | Test" Savladavanje interpunkcijskih znakova" | |
| V. Tipične pravopisne pogreške. Radite na greškama | ||
| 48 | Tipične pogreške u pisanju | |
| 49-58 | Radite na greškama | |
| Vi. Ovladavanje malom numeričkom tipkovnicom | ||
| 59 | Pravila za rad s dodatnom numeričkom tipkovnicom | |
| 60 | Pravila za rad s programom tipkovnice | |
| Vii. Upoznavanje s latinskom tipkovnicom | ||
| 61-62 | Upoznavanje s latinskom tipkovnicom | |
| VIII. Simulator pisanja "Solo na tipkovnici" | ||
| 63 | Kratki opis postojeće programe | |
| 64-77 | Edukacija i obuka na tipkovnici Solo simulator | |
| 78-79 | Poboljšanje tehnike pisanja | |
|
Opća pravila registracija strojopisnih djela i službena dokumente |
||
| 80 | Formati papira za široku potrošnju. Pravila za pisanje tekstualnog materijala | |
| 81 | Tehnike odabira odvojeni dijelovi tekst. | |
| 82-83 | Formatiranje bilješki u tekst | |
| 84 | Formatiranje fusnota u tekst | |
| 85-86 | Pravila za pisanje naslova i podnaslova | |
| 87 | Pravila dizajna naslovne stranice | |
| 88 | Dekoracija stola | |
| 89 | Dizajn grafikona | |
| 90 | Pravila oblikovanja bibliografije | |
| 91 | Pravila za skraćivanje riječi i izraza | |
| 92 | Oznake korekcije i njihova primjena | |
| 93 | Ispit "Opća pravila za oblikovanje strojopisnih radova i uredskih dokumenata" | |
| Osnove rada s programom za obradu teksta (urednikom) Microsoft Word | ||
| 94-97 | Izrada tekstualnih dokumenata | |
| 98-101 | Izrada tablica u Microsoftov urednik Riječ | |
| 102 | Probni rad broj 5 |
Tajnički rad 102 sata
Naziv odjeljka |
||
|
I. Organizacija rada prijemnog ureda |
||
| Funkcije i zadaci tajnika | ||
| Odgovornosti, prava, stručne i osobne kvalitete tajnica | ||
| Organizacija radnog mjesta tajnika. | ||
| Planiranje radnog vremena. | ||
| Telefonska usluga | ||
| Registracija telefonskih poruka. | ||
| Organizacija osobnog prijema posjetitelja od strane voditelja | ||
| Test “Funkcije i zadaci tajnika. telefonska usluga" | ||
|
II. Uredski posao |
||
| Povijest razvoja uredskog rada i tajničke službe. | ||
| Normativno-metodološka regulativa uredskog rada | ||
| Dokument. Klasifikatori uredskih dokumenata | ||
| Standardizacija i unifikacija dokumenata. Šablone za dokumente | ||
| Dokument prazan | ||
| Test "Klasifikacija uredskih dokumenata" | ||
| Rekviziti dokumenata | ||
| Testni rad "Rekviziti dokumenata" | ||
|
Referentna dokumentacija |
||
| Servisna pisma | ||
| Uredske bilješke | ||
| Pismo s obrazloženjem | ||
| Protokol. Izvod iz protokola | ||
| Telegram | ||
| Telefonogram | ||
| faksogram. Elektronska poruka | ||
| Upis informacija i referentne dokumentacije | ||
| Testni rad "Informacijska i referentna dokumentacija" | ||
|
Referentna i analitička dokumentacija |
||
| referenca | ||
| Sažetak. Zaključak | ||
| Djeluj | ||
| Pregled. Svitak. Popis. | ||
| Upis referentne i analitičke dokumentacije | ||
| Testni rad "Referentna i analitička dokumentacija" | ||
|
Organizacijsko-pravna dokumentacija |
||
| Organizacijsko-pravna dokumentacija | ||
| Statut društva. Položaj | ||
| Opis posla | ||
| Uputa. Propisi | ||
| Upis organizacijske i pravne dokumentacije | ||
|
Organizacijska i administrativna dokumentacija |
||
| Organizacijska i administrativna dokumentacija | ||
| Rezolucija | ||
| Narudžba | ||
| Riješenje. Narudžba. Indikacija | ||
| Upis organizacijske i administrativne dokumentacije | ||
| Testni rad "Organizaciona i administrativna dokumentacija" | ||
|
Sustav kadrovske dokumentacije |
||
| Izjava | ||
| Osobni list o kadrovskoj evidenciji (upitnik). Dodatak za osobni letak(upitnik) | ||
| Osobna iskaznica (Obrazac T-2) | ||
| Povijest zapošljavanja | ||
| Karakteristično. Autobiografija | ||
| Sažetak | ||
| Upis dokumentacije o osoblju | ||
| Probni rad "Dokumentacija o osoblju" | ||
|
Organizacija rada s dokumentima |
||
| Tijek dokumenata u organizaciji. | ||
| Obrada dokumenata | ||
| Nomenklatura slučajeva | ||
| Registracija dokumenata | ||
| Kontrola izvršenja dokumenta | ||
| Formiranje padeža. Čuvanje datoteka | ||
| Test "Organizacija rada s dokumentima" | ||
|
III. Poslovni bonton |
||
| Uloga posjetnica u poslovnoj komunikaciji | ||
| Dizajn posjetnica | ||
| Opća pitanja organizacije pregovora | ||
| Priprema ispita | ||
| Provođenje ispita |
Bitan element uspješnog poslovanja
Softverski paket "Uredski rad 3.0" dizajniran je za automatizaciju standardnih uredskih radnih procesa u poduzeću u skladu s GOST R 6.30-2003 “Jedinstveni dokumentacijski sustavi. Zahtjevi za papirologiju", kao i GOST R 51141-98 "Uredski rad i arhiviranje". Program koristi pojmove i definicije prema GOST R51141-98.
Program radi na modernoj platformi baze podataka MS SQL Server 2005 i maksimalno koristi svoje performanse i skaliranje.
Tehnologija razvoja koju smo odabrali omogućuje nam izbjegavanje dodatnih troškova za kupnju licenci i nadogradnju računala. Vaša računala su sasvim dovoljna, primjerice, s Pentium IV procesorom i 256 MB RAM-a. Svi uredski radni procesi mogu se organizirati kao u lokalna mreža, a na računalu jednog službenika.
Kompleks je izrađen pomoću intuitivnog sučelja i ne zahtijeva posebnu obuku zaposlenika. Na temelju našeg iskustva, običan, neiskusan korisnik računala nauči samostalno raditi s programom za oko 1 sat.
Uz glavnu funkciju obavljanja uredskog rada, program pruža široke mogućnosti za organiziranje kolektivnog rada radi ispunjavanja uputa i zapovijedi vodstva i poboljšanja izvršne discipline. Tako se od jednostavnog uredskog posla može prijeći na razinu formiranja i automatskog slanja instrukcija izvršiteljima te osigurati kontrolu nad njihovim izvršenjem.
Primjena komponenti "Predlošci i STP" programskog paketa "Office Work 3.0" osmišljen je za organiziranje rada izvođača s jedinstvenim oblicima dokumenata odobrenih u organizaciji, kao i za korištenje u praksi standarda poduzeća (STP) koji određuju postupak organiziranja i vođenja proizvodnje i procesi upravljanja.
Uz referenta, programom mogu uspješno upravljati pomoćnici i pomoćnici direktora, djelatnici aparata gena. ravnatelja i tajništva. Dodatna komponenta "tajnik-pomoćnik" omogućuje vam organiziranje sastanaka, zakazivanje ravnatelja, organiziranje kontrole provedbe skupnih događanja, praćenje tekućih zadataka tajnika itd.
Glavni računovodstveni objekti "Uredski rad 3.0"
Glavni računovodstveni objekti u programu su:
- Dolazni dokumenti
- Odlazni dokumenti
- Narudžbe
- Zadaci
Dodatna (komponenta "tajnik-pomoćnik)
Usluge podrške
U sustavu postoje 4 kategorije korisnika:
Prednosti programskog paketa "Uredski rad 3.0"
- Automatizacija uredskog rada u kratkom roku i uz minimalni trošak;
- Prisutnost postupaka koji omogućuju jačanje izvršne discipline, preuzimanje kontrole nad izvršenjem naloga i naloga;
- Prisutnost u jednom softverskom paketu funkcija uredskog rada i upravljanja procesom provedbe mjera naloga;
- Mogućnost pohranjivanja velikih količina trenutnih kartica i arhiva;
- Velika brzina traženje dokumenata;
- Dostupnost standardnih oblika izvješća;
- Niska cijena posjed, jer kompleks djeluje na platformi besplatna verzija MS SQL Server 2014 baza podataka.
Arhitektura programskog paketa:
"Uredski rad 3.0" su dvije međusobno povezane automatizirane radne stanice (AWS): AWP "Službenik" i AWP "Izvršitelj". Ispod su njihove glavne funkcije:
- Pogodan pregled rasporeda (za dan, tjedan, mjesec);
- Zakažite sastanke;
- Pratiti tijek izvršenja odluka i naloga;
- Ako je potrebno, pogledajte Zapisnik bilo kojeg sastanka i njegovu povijest (kartica koja odražava sudionike, pitanja, govornike);
- Pregledavanje korespondencije.
Osnovni komplet uključuje strani poslužitelja i 3 klijentske licence.
Rad programskog paketa može se organizirati:
- u lokalnoj mreži s nekoliko desetaka korisnika
- na jednom računalu (na primjer, službenik)
|
||||||||||||||||||||
To je važno:
Programeri programskog paketa vodili su se načelom "praktičnosti i pristupačnosti", stoga je izrađen pomoću intuitivnog sučelja i ne zahtijeva posebnu obuku zaposlenika- na temelju našeg iskustva, običan neiskusni korisnik računala uči približno samostalno raditi s programom za 1 sat... Konstantno radi" vruća linija"za klijente. Osim toga, komplet sadrži jasan i opsežan korisnički priručnik.
Klub korisnika računala "Office Work 3.0"
- OJSC "Mliječna tvornica" Yuzhno-Sakhalinsky "
- Odjel Ministarstva pravosuđa Ruska Federacija u Republici Baškortostan
- Kontrolirati Federalna služba o nadzoru u području upravljanja prirodom (Rosprirodnadzor) u regiji Oryol
- Zatvoreno dioničko društvo"Urengoygidromehanizatsiya"
- "MUP Energy of Novosibirsk"
- Agroindustrijska unija Rusije
- SoyuzMash of Russia LLC
- Kontrolirati javna služba zapošljavanje stanovništva Republike Adigeje
- "Čkalovskie brodogradilišta"
- GJ "Odjel za financije Gradske uprave Labytnangi" (75 korisnika)
- JSC "Volzhsky Electromechanical Plant"
- „Prvi granični kadetski korpus Federalne službe sigurnosti Ruske Federacije
- Federalna državna ustanova "Dalekoistočni OUMT i Oružane snage Ministarstva unutarnjih poslova Rusije"
- UBEP GUVD za oblast Volgograd.
- DOO "StroyAtlant"
- Društvo za upravljanje Kalmneft
- "Urangeo"
- Tajništvo Vijeća Međuparlamentarne skupštine država članica ZND-a
- Udruženje ruskih banaka
- "Multidisciplinarni koledž Yamal"
- "Nizhnekamsk Agroindustrial College"
- Općinsko poduzeće "Vsevolozhsk Electric Network Enterprise"
- Ured rada i socijalne zaštite stanovništva Uprave općine Salekhard
- FGOU SPO "Jekaterinburški fakultet ekonomije i tehnologije"
- Gazpromavia
- Grupa društava "Stomus"
- DOO "NTMK-Energo"
- GDOU vrtić №68
- ostalo...
Automatizacija uredskog rada i tijeka rada samouvjereno zauzima svoju nišu u području sustava automatizacije poduzeća. No, prije nego što se odlučite za automatizaciju uredskog rada, morate ispravno razumjeti terminologiju. Ponekad se za čisto uredske poslove okreću programima koji za to potpuno nisu namijenjeni.
Ako govorimo o stvarima koje nas izdvajaju od ostatka svijeta, onda nam na pamet prvo padaju balet, votka, plin, lan, konoplja i prvi pratilac. Gotovo sve navedeno više nije samo prerogativ Rusije, samo na području jezika i kulture nitko nam se ne želi natjecati. Područje rada s dokumentima nije bilo iznimka. Uredski rad u modernom obliku rođen je u Rusiji 1811., bio je i ostao toliko osebujan da je sasvim moguće govoriti o njegovim nacionalnim obilježjima.
Koja je razlika između uredskog rada, tijeka rada i poslovnih procedura
Od proizvođača softver u području rada s dokumentima često se mogu čuti riječi "uredski rad", "tok rada", "elektronička arhiva dokumenata", "poslovni postupci" itd. U pravilu sve te pojmove koriste kao sinonime za promicanje svojih rješenja i tehnologije.
Rezultat je bio značajna razlika u mišljenjima proizvođača i korisnika na sve, pa i na većinu jednostavna pitanja... Ponekad se za čisto uredske poslove okreću rješenjima koja za to potpuno nisu namijenjena. To svakako šteti tržištu, zbunjuje korisnike i usporava razvoj ruske industrije uredskog posla. Možda smo već zreli za stvaranje nekakvog strukovnog udruženja za dirigiranje odgojno-obrazovni rad, dovodeći pojmove i definicije u zajednički nazivnik i postavljajući standarde za automatizaciju ruskog uredskog rada.
Ali ovo je tema za poseban razgovor, a u nastavku se nećemo doticati u detalje. Svrha ovog članka je pokušati klasificirati osnovne pojmove koji se nalaze unutar uredski rad i tijek rada u poduzeću, kao i dokumentacijske potpore menadžmentu, daju osnovne definicije te opisati glavne značajke nacionalnog uredskog rada. Također ćemo se vrlo kratko zadržati na nekim proizvodima namijenjenim automatizaciji rada s dokumentima na rusko tržište, a mi ćemo ih pokušati razmotriti sa stajališta ovih definicija i suštine samih odluka. To može biti korisno, primjerice, za one koji najviše razmišljaju o sustavu za prepoznavanje teksta važna komponenta u automatizaciji tijeka korporativnih dokumenata. Zaključno, pokušat ćemo procijeniti izglede za razvoj ruske industrije automatizacije ureda i tijeka rada.
Za početak, ukratko se zadržimo na konceptima, uvjetima i našoj viziji mjesta uredskog rada u osiguravanju upravljanja ruskim poduzećima. Odmah rezervirajmo da su ove definicije sastavnice takve znanosti kao što je upravljanje dokumentima.
Po čemu se uredski rad razlikuje od tijeka dokumenata?
Za mnoge su to dvoje sinonimi. Po našem mišljenju, treba ih razlikovati.
Upravljačka dokumentacija (DOW) pokriva pitanja dokumentacije, organizacije rada s dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihove arhivske pohrane.
Dokumentiranje predstavlja izradu dokumenata, odnosno njihovu pripremu, izvođenje, odobravanje i izradu.
Uredski posao: skup mjera za pružanje predškolske obrazovne ustanove poduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija uredskog rada.
Organizacija rada s dokumentima- osiguravanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata.
Sistematizacija arhivske pohrane dokumenata- utvrđivanje pravila za pohranu informacija stvorenih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korištenje za potporu donošenju upravljačkih odluka i poslovnih procedura.
Tijek dokumenata- kretanje dokumenata u okviru predškolske obrazovne ustanove.
Poslovni postupak- slijed određenih operacija (radova, zadataka, postupaka) koje obavljaju zaposlenici organizacije radi rješavanja problema ili cilja u okviru poduzeća ili organizacije.
Elektronska arhiva rješava problem sistematizacije arhivske pohrane elektroničkih dokumenata u okviru predškolske odgojno-obrazovne ustanove.
Uredski posao odgovoran je za dokumentarnu potporu upravljanja poduzećem.
Poslovni postupci odgovorni su za vođenje poslovanja ili obavljanje ciljne funkcije i način su provedbe praktičnog upravljanja poduzećima i institucijama.
Što je elektronička arhiva?
Popularnost u Rusiji izraza " Elektronska arhiva„Je, po našem mišljenju, jedna od nacionalnih karakteristika Rusa elektronički uredski rad(kao i trijumf ideja OCR skeniranja). Na Zapadu je pojam "skladište podataka" popularniji. Kod nas se, po svemu sudeći, pod podatkom u osnovi shvaća sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost činovničkog izraza "arhiv".
U uredskom radu arhiv je odgovoran za organizaciju pohrane dokumenata i jedan je od tri glavna uredska posla (izrada, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata). Često čujemo da određeni “ arhivski sustav idealno rješava zadatke organiziranja toka dokumenata”. To, prema našim definicijama, u načelu ne može biti moguće, budući da se dokumenti premještaju (suština toka dokumenata) u okviru rješavanja sva tri problema, a ne samo u okviru sistematizacije arhivske pohrane.
Uredski rad i poslovne procedure
Razliku između uredskog rada i poslovnih procedura najlakše je pokazati na primjeru iz stvaran život... Dakle, jednostavan poslovni postupak prodaje proizvoda klijentu može izgledati ovako:
- klijent zove tvrtku radi narudžbe;
- narudžba je registrirana u bazi podataka kupaca;
- za robu se izdaje račun;
- račun se prenosi u računovodstvo;
- računovodstvo prima novac za robu, što se evidentira u računovodstveni sustav;
- roba se otprema iz skladišta, što je zabilježeno u bazi podataka skladišta;
- za robu se izdaje račun i tovarni list;
- roba se šalje klijentu;
- račun i tovarni list šalju se u računovodstvo.
Riža. 1. Razlika između uredskog rada i poslovnih procedura
U ovom poslovnom postupku klauzule 3 (izrada računa), 4 (prijenos računa), 7 (izrada računa i računa) i 9 (prijenos računa i računa) odnose se na uredski rad. Ako je prodaja složenije organizirana, na primjer, ako postoji formalni interni odnos između odjela prodaje, skladišta i računovodstva, tada se u uredskom radu mogu pojaviti dodatne procedure.
Tako je činovničko poslovanje takoreći utkano u poslovne procedure gdje ih treba popratiti dokumentima. U nekim slučajevima to se posebno odnosi na vladine organizacije, poslovni se postupci mogu sastojati isključivo od papirologije. Odavde slijedi glavna razlika između uredskog rada i poslovnih procedura, koja se sastoji u njihovoj funkcionalnoj razlici: uredski rad je odgovoran za dokumentarnu potporu upravljanja poduzećem; poslovni postupci – za poslovanje ili obavljanje ciljne funkcije i način su provedbe praktičnog upravljanja poduzećima i institucijama.
U svim slučajevima uredski rad uključuje dokumentaciju poslovnih postupaka.
Druga, ne manje važna nacionalna specifičnost je dugotrajno i jasno razdvajanje pojmova „uredski rad“ i „poslovne procedure“. Možda je to zbog činjenice da je upravljanje dokumentima kao znanost koja proučava dokumente nastala početkom 19. stoljeća. u utrobi ruskog državnog aparata. Osim toga, i tada i sada imamo mnogo strože zakonodavstvo, za razliku od većine zapadnih zemalja, koje zahtijeva jasnu dokumentarnu potvrdu svih koraka u gotovo svakom području poduzetničkog djelovanja. Na primjer, ugovori moraju biti ovjereni, podaci u bazama podataka nisu službeni, elektronički dokumenti ne smatraju se pravno provedivim itd.
Sukladno tome, dodatna razlika između proizvoda i tehnologija za automatizaciju na Zapadu iu Rusiji je u tome što rješenja za ruska poduzeća trebaju u mnogo većoj mjeri uzeti u obzir prisutnost papirnatih dokumenata u uredskom radu i, paradoksalno, ponuditi manje rigidnu shemu za automatizaciju poslovne procedure. Ova teza vjerojatno zahtijeva detaljnije objašnjenje.
Zapadni sustavi za automatizaciju ureda u Rusiji
Glavni računalni programi za uredski rad i poslovne postupke mogu se grubo podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za izradu dokumenata i skladišta podataka):
- sustavi tijeka rada (automatizacija poslovnih procedura);
- grupni sustavi;
- sustavi za upravljanje dokumentima (uglavnom pružaju registraciju, pohranu i pronalaženje dokumenata);
- sustavi e-pošte (koriste se za razmjenu dokumenata).
Ova se podjela oblikovala na tržištu prije otprilike tri godine. Sada je to prilično proizvoljno zbog činjenice da su najnovije verzije najviše popularne aplikacije pokušajte kombinirati sve ove i mnoge druge tehnologije, na primjer Lotus Domino. Osim toga, svaka od ovih tehnologija (osim, naravno, e-pošte, čija je popularnost u poslovanju od samog početka bila otprilike ista kao kod alata za kreiranje dokumenata), moderna na Zapadu prije 2-3 godine, dala je put do novog koncepta suradnje i slanja poruka ("Suradnja i slanje poruka").
Razlozi za to su, po našem mišljenju, otprilike isti i za njih i za nas (ako ne uzmemo u obzir isključivo jezične, jezične i tehnički problemi lokalizacija, podrška tablice kodova, traženje, prepoznavanje itd.)
Poanta je da je u principu vrlo teško automatizirati poslovne postupke i timski rad. Prvo, nitko još nije smislio univerzalna pravila za vođenje uspješnog poslovanja. Svaka organizacija je apsolutno jedinstvena u tom pogledu. Osim toga, u okviru automatiziranog postupka nije uvijek moguće adekvatno reagirati na hitne situacije od kojih, naravno, nitko nije imun. Ponekad automatizacija samo šteti poslovanju, često određeni broj zaposlenika idealno rješava svoje probleme u neformalnim odnosima, a okvirno automatizirani sustav samo su okovani. Međutim, i obrnuti primjeri uopće nisu rijetke.
Kao rezultat toga, trenutno najviše racionalan način automatizirajući poslovne procedure, razumno je prepoznati sljedeće: „Ne pokušavati programirati ponašanje zaposlenika za svaku moguću situaciju, već im stvarati zajedničko informacijsko okruženje u kojem mogu surađivati (tj. zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati poruke." Po našem mišljenju, to dovodi u sumnju budućnost bez oblaka postojećih sustava workflows, u kojima je naglasak na stvaranju cjelovitih lanaca automatizacije poslovnih procedura.
Osim gore navedenih, postoji niz okolnosti koje su donedavno ozbiljno kočile uvođenje ovih tehnologija u Rusiji:
- nedostatak završenih Ruski programi automatizacija tijeka dokumenata i uredskog rada;
- nedostatak aktivne potražnje za alatima za automatizaciju poslovnih procedura;
- zbrka u pozicioniranju programa zapadnih proizvođača za potrebe uredske automatizacije itd.
Danas se situacija značajno popravila. Pojavili su se gotovi ruski proizvodi, zbrka u terminologiji i pozicioniranju postupno se prevladava.
Kako bi se povećala potražnja za uredskim programima, potrebno je riješiti dva velika izazova. Prvo, objasniti važnost poboljšanja i automatizacije dokumentacije upravljanja (uredski rad), i, drugo, poboljšati i automatizirati poslovne procedure.
Dok je drugi zadatak više-manje jasan, o prvom treba detaljnije razgovarati.
Tri izvora i tri sastavnice predškolske odgojne ustanove
Organizacija rada s dokumentima važan je dio procesa upravljanja i donošenja upravljačkih odluka, a značajno utječe na učinkovitost i kvalitetu upravljanja.
Proces donošenja upravljačke odluke uključuje dobivanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka.
Ove su komponente usko povezane s upravljačkom dokumentacijom. Za postizanje ekonomskog učinka, prije svega, važna je kvaliteta informacija, koja je određena ne samo njezinom količinom, već i učinkovitošću, stupnjem složenosti i troškom. Ako poduzeće nema jasan rad s dokumentima, tada se, kao rezultat, pogoršava samo upravljanje, jer ovisi o kvaliteti i pouzdanosti, učinkovitosti primanja i prijenosa informacija, ispravnom postavljanju referentne i informacijske usluge, jasna organizacija pretraživanja, pohrane i korištenja dokumenata.
Uobičajeno je razlikovati tri glavna zadatka koja se rješavaju u uredskom radu (DOE).
- Dokumentacija (izrada, izvedba, odobrenje i izrada dokumenata).
- Organizacija rada s dokumentima u procesu upravljanja (osiguranje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanja i korištenja dokumenata).
- Sistematizacija arhive dokumenata.
Zašto je za organizacije važno unaprijediti predškolski odgoj?
Jer dokumentarna potpora menadžmentu ima izravan utjecaj na kvalitetu upravljačkih odluka. Nažalost, u ovom trenutku dokumentacijsko potpora za aktivnosti ruskih poduzeća provodi se uglavnom spontano, bez uzimanja u obzir postojećeg regulatornog okvira i bogatog iskustva poboljšanja predškolskih obrazovnih ustanova akumulirano u Rusiji tijekom posljednjih 175 godina.
Riža. 2. Komponente upravljanja poduzećem
S porastom razmjera poduzeća i broja njegovih zaposlenika, pitanje učinkovitosti dokumentacijske potpore menadžmentu postaje sve hitnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako.
- Uprava gubi cjelokupnu sliku o tome što se događa.
- Strukturne jedinice, koje nemaju informacije o aktivnostima jedne druge, prestaju skladno obavljati svoje aktivnosti. Neizbježno se smanjuje kvaliteta usluge za korisnike i sposobnost organizacije da održava vanjske kontakte.
- Posljedica toga je pad produktivnosti rada; postoji osjećaj nedostatka resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacijskih itd.
- Moramo kadrovski širiti, ulagati u opremanje novih radnih mjesta, prostorija, komunikacije, obuku zaposlenika.
- Za proizvodna poduzeća povećanje osoblja može za posljedicu imati promjenu tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja.
- U situaciji neopravdanog rasta osoblja, pada produktivnosti, potrebe za ulaganjem u proizvodnju, javlja se potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što zauzvrat može dovesti do novih kredita i smanjenja planirane dobiti.
Kao rezultat toga, daljnja ekspanzija poduzeća događa se na čisto ekstenzivni način zbog prethodno akumulirane dobiti ili povećanja proračunskog deficita.
Shvaćajući važnost unapređenja predškolske odgojno-obrazovne ustanove, organizacije često griješe prilikom pokušaja automatizacije, a odlučujući problem u ovoj situaciji je problem odabira metoda automatizacije.
Najčešće rješenje je automatizacija pojedinačnih radnih stanica (AWS): tajnik-pomoćnik, voditelj, računovođa ili supervizor. Glavni nedostaci ovog pristupa, u pravilu, su: nedostatak metoda za organiziranje elektroničke razmjene informacija između zaposlenika i odjela poduzeća; odsutnost funkcionalna komunikacija automatizacija primijenjenih postupaka uz automatizaciju uredskog rada.
Kao što je gore navedeno, jedan od naj važni čimbenici uspješan razvoj poduzeća – upravljanje kvalitetom. To će uvijek rezultirati povećanjem prometa, dobiti i dobrobiti zaposlenika.
Ako pokušamo identificirati glavne funkcionalne dijelove (komponente) u upravljanju poduzećima i organizacijama, oni će izgledati ovako.
Program uredske automatizacije trebao bi uključivati sredstva i pravila za izradu dokumenata, održavanje njihove elektroničke arhive, prateći tijek dokumenata, a ujedno se temeljiti na softverskim i hardverskim platformama poduzeća. Kako bi se osiguralo učinkovito korištenje informacija, sve ostale komponente menadžmenta moraju se oslanjati na program vođenja evidencije, samo u tom slučaju moguće je riješiti probleme s kojima se organizacija suočava. Sa stajališta složene automatizacije djelatnosti poduzeća, njihovi bi se primijenjeni informacijski sustavi trebali oslanjati na softverske i hardverske platforme te program za automatizaciju uredskog rada i tijeka rada.
Stoga se poduzeće koje nastoji stvoriti učinkovito okruženje za obradu informacija za poboljšanje kvalitete upravljanja suočava s ozbiljnim izazovima.
- Unapređenje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma dokumentarne potpore poduzeća (DOE).
- Odabir prave strategije automatizacije, uključujući pravi izbor proizvodi.
Kako automatizirati uredski rad, poslovne procedure i tijek rada u poduzeću?
Možda se čini nevjerojatno, ali da biste automatizirali tako naizgled jednostavan predmet kao što je rad s dokumentima, morate koristiti najnovija tehnološka dostignuća:
- Sustavi upravljanja bazama podataka;
- sustavi za pretraživanje dokumenata i analizu teksta;
- sustavi za skeniranje i prepoznavanje dokumenata (tiskanih i rukopisnih);
- klijent-poslužitelj okruženje;
- Internet / intranet.
Treba napomenuti da u moderni svijet vrlo malo programera rješenja koristi sve ove tehnologije odjednom. Kao rezultat toga, korisnici često dobivaju eklektična rješenja različitih proizvođača, a to značajno povećava troškove nabave, implementacije i rada, a ujedno i smanjuje kvalitetu upravljanog sustava. Prilikom odabira programa za uredsku automatizaciju i poslovne procedure obratite pozornost na njihovu kvalitetu i prikladnost za vaše zadatke pojedinačno i u cjelini (tj. integraciju). Također je potrebno razmotriti pozicioniranje inačica ponuđenih proizvoda.
Glavne kategorije korisnika uredske automatizacije i sustava za upravljanje dokumentima
Značajka ruskog tržišta računala je njegova sve jasnija podjela na dva velika područja, od kojih jedno pokriva kućne korisnike i male urede (1-25 računala), dok drugo - korporativni klijenti, srednje i velike tvrtke i ustanove (25 ili više računala).
Dok kućni korisnici radije instaliraju najbolje uzorke softvera besplatno, srednje i velike tvrtke uglavnom se bave poboljšanjem učinkovitosti korištenja postojećih. računalni sustavi i spremni platiti za proizvode i povezane usluge.
Jasno je da rješenje za kućne korisnike ne bi trebalo biti skupo i trebalo bi više voditi računa o rastućoj popularnosti interneta nego o problemima uredskog rada.
Uredsko rješenje za korporativne korisnike mora se temeljiti na suvremenoj metodologiji uredskog rada u Rusiji, klijent-poslužitelj tehnologijama, Internetu/intranetu, e-pošti, skeniranju i prepoznavanju papirnatih dokumenata, masovnom i brzom unosu dokumenata, pretraživanju i pronalaženju dokumenata, kao i biti sposoban koristiti razne DBMS te biti jednostavan za korištenje i administriranje.
DO korporativni sustav automatizacija poslovnih procedura i tijeka rada, postavljaju se slični zahtjevi: treba se temeljiti na konceptu „suradnje i razmjene poruka“, koristiti tehnologije e-pošte, klijent-poslužitelj, internet/intranet, zakazivanje i registraciju događaja, biti sposoban raditi s razne DBMS i biti laki za korištenje i administraciju.
Izgledi za rusku industriju automatizacije ureda
S razvojem tržišnih odnosa i promjenama oblika vlasništva u Rusiji postoji stalna potražnja za rješenjima u području automatizacije rada s dokumentima i organizacije poslovanja. Brojni su razlozi za veliku potencijalnu potražnju za softverom i uslugama za automatizaciju ureda.
- Apsolutno sve organizacije rade s dokumentima i veliki broj pojedinci.
- Gotovo svaka organizacija susreće se s problemima u uredskom radu, čak i ako ne govorimo o njegovoj automatizaciji: dokumenti se gube, ne kontroliraju, ne izvršavaju itd.
- Poboljšanjem upravljanja uredskim radom poduzeća i organizacije dobivaju stvarnu priliku poboljšati kvalitetu svog upravljanja, što je jedan od najhitnijih zadataka modernog ruskog gospodarstva.
- Kvalificiranost tajnika i osoba odgovornih u organizacijama za obavljanje uredskog posla je nedovoljna i zahtijeva njezino povećanje.
- Zahtjevi korisnika iznimno su visoki za poboljšanjem programa za uredsku automatizaciju i njihovu integraciju s brojnim radnim stanicama, informacijskim i aplikacijskim sustavima.
Niz nacionalnih posebnosti u obavljanju uredskog rada, jezika i kulture ne dopuštaju korištenje zapadnih gotovih primijenjenih rješenja. Na sreću, sve se pojavljuje velika količina Ruski proizvođači nudeći jeftina kvalitetna rješenja u ovom području. To daje nadu da su izgledi za razvoj industrije prilično povoljni, a već sada postoji potreba za specijaliziranim događajima usmjerenim na promicanje rješenja, razvoj standarda i stvaranje profesionalnih udruga subjekata ovog tržišta.
Pravovremeno i brz pristup do informacija danas je potrebno stanje uspješno rješavanje cijelog niza problema s kojima se suočavaju poduzeća i organizacije. Stoga čimbenici poput učinkovitosti i kvalitete formiranja dokumenata, nesmetanog rada referentno-informacijske službe, jasne organizacije pohrane, pretraživanja i korištenja dokumenata izravno utječu na kvalitetu upravljanja, a posljedično i na ekonomsku učinkovitost poslovanja. poduzeća u cjelini.
Jedan od glavnih načina za poboljšanje produktivnosti zaposlenika i organizacijske učinkovitosti je smanjenje vremena koje se gubi na neproduktivno traženje. informacije koje su vam potrebne, za obavljanje određenih radnji u sklopu obrade poslovne dokumentacije.
Upravljanje organizacijama i poduzećima temelji se na sljedećim procesima:
- Primanje informacija i njihova obrada;
- Analiza, priprema i donošenje odluka;
- Izvršenje odluka;
- Računovodstvo i kontrola donesenih odluka.
Procesi uredskog rada i tijek rada se prvenstveno smatraju dokumentarnim odrazom i potporom procesa upravljanja. Upravljačka dokumentacija pokriva tri glavna zadatka u vezi sa sustavima za automatizaciju softvera:
- Dokumentacija (izrada pratećih dokumenata i registracija aktivnosti upravljanja, odnosno njihovu pripremu, projektiranje, odobrenje i proizvodnju);
- organizacija toka dokumenata (osiguranje kretanja, pretraživanja, pohrane i korištenja dokumenata);
- sistematizacija arhivske pohrane dokumenata (određivanje pravila za pohranu informacija stvorenih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korištenje za potporu upravljačkim odlukama i poslovnim postupcima).
Kako bismo odgovorili na ove izazove potpora dokumentaciji menadžment razvijen Informacijski sistem"DeloPro". Sustav DeloPro dizajniran je za automatizaciju tradicionalnog modela kućnog uredskog rada. Ona pruža kontrola korak po korak kretanje i izvođenje cjelokupne dokumentacije u poduzeću, njegovim strukturnim odjelima i podružnicama u svim fazama životni ciklus dokumenti: od primitka ili stvaranja - do prijenosa u arhiv ili uništenja.
Sustav podržava tehnologiju koja je u potpunosti u skladu s tehnologijama uredskog rada koje se tradicionalno razvijaju u ruskim poduzećima. Razvijen je u skladu sa "Standardnom uputom za uredski rad u ministarstvima i agencijama Ruske Federacije" i drugim normativnim dokumentima koji reguliraju ovo područje djelovanja. Kao rezultat toga, stvoren je sustav koji, ako je moguće, reproducira organizaciju i atribute tradicionalne domaće tehnologije i u potpunosti je u skladu s regulatornim zahtjevima u pogledu registracije dokumenata, distribucije, kontrole izvršenja itd.
Sustav DeloPro najviše koristi moderne tehnologije rad s dokumentima. Izgrađen na bazi klijent-poslužitelj tehnologije, sustav podržava distribuiranu organizaciju korporativnog toka dokumenata. Sustav implementira mehanizam upravljanja napretkom rada za upravljanje prolaskom dokumenata za organiziranje i definiranje uloga korisnika pri radu na dokumentima. Funkcije upravljanja dokumentima (pohrana, pronalaženje, itd.) implementiraju se pomoću moderni sustavi upravljanje bazom podataka na razini poduzeća. Sustav također podržava razmjenu dokumenata putem e-pošte, što omogućuje izgradnju zemljopisno raspoređenih struktura upravljanja dokumentima na njegovoj osnovi.
Sustav je spreman za korištenje. Puštanje sustava u pogon ne zahtijeva programiranje. Dovoljno ga je samo ugraditi računalna mreža, uvesti parametre koji opisuju strukturu organizacije i prihvaćena pravila uredskog rada te provesti obuku osoblja. Dakle, sustav se može smatrati gotovom tehnologijom za uredski rad.
Kratak opis proizvoda
Glavni objekt automatizacije za DeloPro sustav je protok informacija povezan s registracijom i kontrolnim funkcijama uredskog rada. Kao rezultat toga, glavna jedinica za pohranu u bazi podataka sustava je kartica za registraciju dokumenata - elektronički analog tradicionalne registracijske i kontrolne kartice. Sama baza podataka, koja pohranjuje registracijske kartice dokumenata, po analogiji s tradicionalnim protokom dokumenata, naziva se kartoteka.
Funkcionalnost sustava podržava održavanje registracijske kartice u svim fazama izrade dokumenta i omogućuje sljedeći radni postupak:
- registracija isprave (uspostavljanje upisne iskaznice za ispravu);
- prijenos (izvješće) dokumenata voditelju;
- razmatranje dokumenata od strane voditelja (rezolucija);
- upisivanje podataka iz rješenja (imena izvođača, rokovi) u upisnu karticu;
- prijenos dokumenata izvođaču;
- kontrola izvršenja dokumenata;
- izvršenje dokumenta;
- otpisivanje dokumenta na predmet.
Međutim, fokus na automatizaciju uredskog rada ne znači da se sustav ne može koristiti za izravan rad s dokumentima: svakoj registracijskoj kartici može se priložiti neograničen broj datoteka, tvoreći elektroničku verziju dokumenta. Istodobno, datoteke mogu biti ne samo tekstualni, već i bilo koji drugi formati (na primjer: grafički, audio, video, itd.) koje podržava operativni sustav i kreirani pomoću bilo koje Windows aplikacije. Kada korisnik otvori dokument, ostvaruje se integrirani poziv odgovarajuće aplikacije.
Mehanizmi ugrađeni u sustav za generiranje standardnih izvješća i upita bazi dokumenata omogućuju operativnu kontrolu izvršenja dokumenata i brza pretraga potrebne informacije.
Korisnici DeloPro sustava su zaposlenici tvrtke koji imaju pravo na rad sa sustavom. Pri čemu različitim korisnicima može biti pružena različite mogućnosti... Na primjer, jednom korisniku može biti dopušteno registrirati dokumente, drugom će biti odbijen pristup ovim funkcijama. Takav mehanizam razgraničenja funkcionalne uloge korisnika u kombinaciji s prilagodljivim na više razina sustav pomoći omogućuje vam fleksibilnu prilagodbu programa osobitostima rada s dokumentima u određenoj organizaciji.
Prilikom automatizacije uredskog procesa rada korištenjem DeloPro sustava, različiti pristupi distribuciji prilagođene funkcije, koji predviđaju drugačiji stupanj uključenosti zaposlenika poduzeća kao korisnika sustava. Dakle, ako je predviđen red kojim izvođači nastavljaju raditi s papirnatih dokumenata, a funkcije registracije i kontrole podliježu automatizaciji, tada se kao korisnici sustava može uključiti ograničeni broj zaposlenika. Ako je cilj automatizacije prijelaz na bezpapirnu tehnologiju, t.j. rad izvođača predviđen je samo sa elektroničke kopije dokumenata, tada bi svi sudionici uredskog procesa, uključujući voditelje i izvršitelje, trebali postati korisnici sustava.
Sustav za uredsku automatizaciju i upravljanje dokumentima "DeloPro" pripada nizu softverskih proizvoda, razvijen uzimajući u obzir domaće specifičnosti i regulatorni okvir, a namijenjen je implementaciji upravo u domaćim poduzećima. Još jednom, tu značajku valja naglasiti jer se tradicionalna pravila uredskog rada u Rusiji i inozemstvu značajno razlikuju jedna od druge. Stoga se zapadni softverski sustavi usmjereni na automatizaciju uredskog rada često ne mogu izravno koristiti, t.j. bez mijenjanja (prilagođavanja) sheme tijeka rada i pravila uredskog rada na zapadni standard.
Glavna funkcionalnost DeloPro-a:
- registracija i pohrana u bazi podataka različiti tipovi dokumenti;
- formiranje uputa i rješenja uz dokument;
- formiranje popisa dokumenata koji se odnose na trenutni, te traženje dokumenata po popisu povezanosti;
- donošenje rješenja i naloga za kontrolu;
- održavanje registracijskih i kontrolnih datoteka s mogućnošću postavljanja složenih kriterija pretraživanja dokumenata, izrade vlastitih vrsta izvješća itd.;
- distribucija i primanje dokumenata između odjela organizacije (putem lokalne mreže) i drugim organizacijama (e-mailom);
- stvaranje arhive dokumenata na kraju kalendarske godine;
- postavljanje prava za unos, uređivanje i druge radnje na dokumentima za svakog korisnika.
Sustav zahtijeva:
- Računalo s procesorom i486 ili novijim, radna memorija najmanje 8 MB i slobodan prostor na tvrdom disku ne manjem od 4 MB.
- Operacijska soba Windows sustav 95/98 / Me / NT / 2000 / XP.
- SQL Server FireBird 1.5.
- Za primanje izlaznih obrazaca izvješća, korisnik mora imati bilo koji uređivač teksta koji podržava RTF format (preporuča se MS Word 6.0 ili noviji).
