Razred 1 Razred 2 Razred 3 Razred 4 Razred 5

Informacijske tehnologije za dokumentaciju potpore upravljačkim aktivnostima.

PredavanjeSustavi za upravljanje dokumentima

1. Model toka dokumenata poduzeća.

2. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima.

3. Automatizacija tijeka rada.

1. Model tijeka rada poduzeća

Prijenos informacija na svim razinama hijerarhije provodi se slanjem i dostavom dokumenata na papiru ili disketama, u kojem slučaju se uključuje dodatno osoblje. Različit je i kvantitativni aspekt informacija, a, kako analiza pokazuje, najveća količina podataka teče u proizvodno-tehnološki sektor i menadžment.

Procjena kvalitete razmjene informacija može se provesti korištenjem sljedećeg modela tijeka rada.

Glavna područja automatizacije tijeka rada su: podrška za činjenične informacije, sposobnost rada s dokumentima u punom tekstu, podrška za pravila cirkulacije dokumenata - koja određuju trodimenzionalnostsvojstveni prostor (slika 1), gdje se bilo koji softverski proizvod ove klase kreće duž određene putanje, prolazeći kroz različite faze u svom razvoju.

Riža. jedan.

Prva os (F) karakterizira razinu organizacije pohrane činjeničnih informacija, koja je vezana uz specifičnosti određene vrste djelatnosti poduzeća ili organizacije.Na primjer: kod nabave materijalnih vrijednosti otpremni dokumenti (putnici, potvrde o prihvaćanju, ulazni skladišni nalozi i sl.) evidentiraju se kao operativni dokumenti, čiji su atributi vrlo važni za donošenje upravljačkih odluka. Informacije iz operativnih dokumenata koriste se u složenoj analitičkoj i sintetičkoj obradi, a u pojedinom slučaju ih korisnik može dobiti putem sustava izvješćivanja.

F* = Fuobičajen / Faut.

Druga os (D) - dokumenti punog teksta, odražava potrebu organiziranja interakcije: formiranje i prijenos robe, usluga ili informacija unutar poduzeća i izvan njega.Ti dokumenti, uz činjenične podatke, sadrže polustrukturirane informacije koje ne podliježu automatiziranoj analitičkoj obradi, kao što su, primjerice, čimbenici više sile i postupak podnošenja zahtjeva u slučaju kršenja uvjeta ugovora.

D* = Duobičajen / Daut.

Treća os (R) uvodi treću dimenziju u radni prostor - regulaciju procesa prosljeđivanja dokumenata,i to: opis koje postupke, kada i kako treba izvesti. Osnova za pozicioniranje u odnosu na ovu os je skup formalnih značajki (atributa) i popis operacija.

R* = Ruobičajen / Raut.

Točka u prostoru (F, D, R) određuje stanje sustava tijeka rada. Položaj ove točke ovisi o razini razvoja i stupnju implementacije sustava upravljanja dokumentima u poduzeću, kao i o njegovim specifičnostima i razmjerima samog poslovanja.

Ovakvim predstavljanjem modela tijeka rada moguće je, primjerice, poznavajući trenutno stanje s organizacijom uredskog rada u svakom konkretnom poduzeću, jasno razumjeti u kojim smjerovima trebate ići dalje, što nedostaje u trenutku i kako organski iskoristiti postojeće sustave automatizacije.Na primjer, u jednoj od moskovskih banaka nakupljen je veliki niz činjeničnih podataka, za obradu kojih je korišten moderni DBMS, raspoređen na moćne poslužitelje otporne na greške - sve bi, čini se, trebalo biti izvrsno. Međutim, pri radu s internim dokumentima došlo je do dupliciranja informacija: bilo je situacija kada se "čini da nitko nije kriv", a banka s vremena na vrijeme gubi profitabilne klijente. Razlog je taj što je točka koja odražava položaj sustava tijeka rada za ovu organizaciju imala prilično velike koordinate duž osi "F" i, moguće, duž osi "D", ali je vrijednost koordinate duž osi "R" bila blizu nule. Konkretno rješenje u ovom slučaju može biti razmatranje uvođenja sustava upravljanja propisima. Pritom se ne treba brinuti oko DBMS-a (os "F") ili elektroničkih arhiva (os "D") - govorimo samo o promjeni vrijednosti koordinata duž "R" osi.

U općem slučaju, kao što je već navedeno, proces uredske automatizacije u poduzeću može se predstaviti kao krivulja u trodimenzionalnom prostoru koordinata F, D, R. Štoviše, što je ova krivulja strmija, to je proces modernizacije brži i što su veće vrijednosti sve tri koordinate, to je viši stupanj automatizacije u korporaciji i, kao rezultat toga, ima manje problema s organiziranjem vlastitih aktivnosti. .

Osi "F" i "D" određuju specifičnosti aktivnosti organizacije, regulirane položajem treće koordinate (R) prostora modela tijeka rada. Istodobno, model ne ovisi o tehnologiji obrade dokumenata usvojenoj u poduzeću - o svemu odlučuje samo svrha djelatnosti, bilo da je to državna organizacija, trgovačko poduzeće ili industrijska tvrtka.

Općenito, postoje tri vrste organizacija:

trgovačko poduzeće: stjecanje, marža, prodaja, dobit - glavni predmet djelatnosti;

proračunska organizacija: glavna djelatnost je formiranje dokumenata;

industrijsko poduzeće: nabava sirovina, prerada, izrada novog proizvoda, prodaja, dobit. Svrha aktivnosti je operacija.

Ako je zadatak organizacije generirati dokumente, na primjer, ured gradonačelnika, sud ili ministarstvo, tada će njezin položaj u modelu zauzeti prilično visok položaj u odnosu na osi "F" i "D". Inače, danas su najpopularnije aplikacije koje su usmjerene na automatizaciju aktivnosti državnih i državnih upravnih struktura - čija je glavna svrha priprema dokumenata.

Međutim, ako uzmemo u obzir aktivnosti trgovačkog poduzeća čija je zadaća proizvoditi materijalne vrijednosti (prihvatiti sirovine, transformirati, stvoriti novi proizvod, prodati ga, dobiti prihod), tada bi sve tri koordinate već trebale imati uravnotežene vrijednosti.

2. Sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima

EDMS osigurava proces kreiranja, upravljanja pristupom i distribucije velikih količina dokumenata u računalnim mrežama, a također osigurava kontrolu nad protokom dokumenata u organizaciji.

Upravljanje elektroničkim dokumentima uključuje: stvaranje dokumenata, njihovu obradu, prijenos, pohranu, izlaz informacija koje kruže u organizaciji ili poduzeću, na temelju korištenja računalnih mreža. Pod upravljanjem elektroničkog upravljanja dokumentima, u općem slučaju, uobičajeno je razumijevati organizaciju kretanja dokumenata između odjela poduzeća ili organizacije, grupa korisnika ili pojedinačnih korisnika. Pritom, kretanje dokumenata ne znači njihovo fizičko kretanje, već prijenos prava na njihovo korištenje uz obavijest određenih korisnika i kontrolu nad njihovim izvršenjem.

Dokument je glavna jedinica informacija, a cjelokupno postojanje sustava tijeka rada posvećeno je pohranjivanju dokumenta, njegovih svojstava i povijesti njegova života, kao i stvarnom osiguravanju njegova života.

Glavna svrha EDMS-a je organizacija pohrane elektroničkih dokumenata, kao i rad s njima.(osobito njihovo pretraživanje i po atributima i po sadržaju). EDMS bi trebao automatski pratiti promjene u dokumentima, rokove za izvršenje dokumenata, kretanje dokumenata, te kontrolirati sve njihove verzije i podverzije. Sveobuhvatan EDMS trebao bi pokriti cijeli ciklus uredskog rada poduzeća ili organizacije - od postavljanja zadatka za izradu dokumenta do otpisivanja u arhivu, osigurati centraliziranu pohranu dokumenata u bilo kojem formatu, uključujući složene složene dokumente. EDMS bi trebao kombinirati različite tokove dokumenata iz geografski udaljenih poduzeća u jedan sustav. Moraju osigurati fleksibilno upravljanje dokumentima, kako kroz rigidnu definiciju prometnih ruta, tako i kroz slobodno usmjeravanje dokumenata. EDMS mora provoditi strogo razgraničenje pristupa korisnika različitim dokumentima ovisno o njihovoj kompetenciji, položaju i ovlastima koje su im dodijeljene. Osim toga, EDMS mora biti konfiguriran za postojeću organizacijsku strukturu i uredski sustav rada poduzeća, kao i integriran s postojećim korporativnim sustavima.

Pitanje klasifikacije EDMS-a prilično je komplicirano zbog brzog razvoja tržišta ovih sustava. Štoviše, od 2001. koncept "Upravljanje sadržajem poduzeća (ECM)" nego elektroničko upravljanje dokumentima. ECM koncept nudi mnoge poslovne prednosti. ECM sustav koji integrira sve tehnologije orijentirane na sadržaj i procese unutar poduzeća pruža zajedničku infrastrukturu za upravljanje njezinim tijekom dokumenata, minimizirajući potrebu za implementacijom i podrškom više tehnologija za implementaciju različitih poslovnih funkcija. Bit ovog pristupa (naziva se i infrastrukturnim) je da Poslovni sadržaj ne bi trebao biti u vlasništvu samo jedne aplikacije ili sustava. Trebao bi biti dostupan mnogim aplikacijama i slobodno distribuiran između njih. Važno svojstvo ECM infrastrukture (koja uključuje odgovarajuće aplikacije većine dobavljača u industriji) je neovisnost od jedne univerzalne trgovine sadržaja. ECM infrastruktura integrira mnoga specijalizirana (ili naslijeđena) spremišta podataka (čak i od konkurentskih dobavljača), uključujući, ali ne ograničavajući se na, elektronička spremišta dokumenata proizvoda, e-poštu, spremišta web sadržaja, datotečne sustave, pa čak i DBMS. Na ovaj način, ECM infrastruktura pruža zajednički integracijski (ili virtualizacijski) sloj za svako spremište podataka(dopuštajući im upite s bilo kojeg mjesta u cijelom poduzeću), čime se minimizira potreba za integracijom sustava za elektroničko upravljanje dokumentima i sustava za upravljanje sadržajem od više dobavljača. Osim toga, korištenjem ECM infrastrukture implementiraju se usluge upravljanja sadržajem poduzeća kao što su personalizacija, kontrola pristupa, upravljanje korisničkim dozvolama itd. (što pojednostavljuje administraciju i održavanje ECM sustava).

Prema IDC analitičarima, trenutno postoje sljedeće glavne vrste EDMS-a (istodobno, neki od EDMS-a mogu istovremeno pripadati nekoliko vrsta, budući da imaju odgovarajuće funkcije za njih):

EDMS usmjeren na poslovne procese (business-process EDM).Oni su u srcu ECM koncepta. Sustavi ovog tipa (EDMS) dizajnirani su za specifične vertikalne i horizontalne primjene (ponekad imaju i industrijske primjene). EDMS sustavi pružaju potpuni životni ciklus dokumenta, uključujući snimanje slika, evidenciju i upravljanje tijekom rada, upravljanje sadržajem i još mnogo toga. EDMS sustavi pružaju pohranu i dohvat 2-D dokumenata u izvornim formatima (slike, CAD datoteke, proračunske tablice itd.) s mogućnošću grupirajući ih u mape. Najpoznatiji programeri EDMS-a su Documentum (sustav Documentum), FileNet (sustavi Panagon i vodeni žig), Hummingbird (PC DOCS sustav) i dr. njegove aktivnosti na implementaciji u EDMS funkcija kao što su upravljanje predlošcima, upravljanje dinamičkom prezentacijom i objavljivanje web sadržaja. Treba napomenuti da iako gotovo svi EDMS sustavi pružaju dobru razinu implementacije repozitorija i knjižničnih usluga za upravljanje elektroničkim sadržajem (primjerice, slikama i uredskim dokumentima), svaki je od njih najjači na svom području. Primjerice, u sustavima tvrtki Open Text i iManage najviše je razvijeno upravljanje uredskim dokumentima. Zauzvrat, sustavi iz Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech posebno su snažni u upravljanju slikama proizvoda velikih količina.

Korporativni EDMS (enterprise-centric EDM). Sustavi ovog tipa pružaju korporativnu infrastrukturu (dostupnu svim korporativnim korisnicima) za izradu dokumenata, suradnju na njima i njihovo objavljivanje. Osnovne funkcije korporativnog EDMS-a slične su funkcijama EDMS-a usmjerenih na poslovne procese. Korporativni EDMS u pravilu nisu usmjereni na korištenje samo u određenoj industriji ili na rješavanje uskog problema. Implementiraju se kao tehnologije cijele tvrtke. Korporativni EDMS razvijaju i promoviraju Lotus (sustav Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (LiveLink sustav), Keyfile, Oracle (sustav konteksta), iManage itd.

Sustavi za upravljanje sadržajem.Sustavi ovog tipa omogućuju kreiranje sadržaja, pristup i upravljanje sadržajem, isporuku sadržaja (do razine odjeljaka dokumenata i objekata za njihovu naknadnu ponovnu upotrebu i kompilaciju). Dostupnost informacija ne u obliku dokumenata, već u obliku manjih objekata olakšava proces razmjene informacija između aplikacija. Upravljanje web sadržajem zahtijeva sposobnost upravljanja raznim objektima sadržaja koji se mogu uključiti u web prezentaciju (npr. HTML stranice i web grafike). Osim toga, upravljanje web sadržajem zahtijeva mogućnost stvaranja predložaka prezentacije koji predstavljaju dinamički sadržaj i personaliziranja (na temelju korisničkih preferencija, profila itd.). Na svjetskom tržištu poznati su sustavi za upravljanje sadržajem Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette i drugi.

Sustavi upravljanja informacijama – portali.Takvi sustavi omogućuju prikupljanje informacija, upravljanje informacijama i njihovu isporuku putem Interneta/intraneta/ekstraneta. Uz njihovu pomoć ostvaruje se sposobnost akumuliranja (i primjene) iskustva u distribuiranom korporativnom okruženju na temelju korištenja poslovnih pravila, konteksta i metapodataka. Portali također omogućuju pristup brojnim aplikacijama za e-trgovinu putem standardnog web-preglednika (obično putem sučelja ERP sustava). Primjeri portala su Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station) sustavi.

Sustavi upravljanja slikom/slikom (sustavi slikanja).Uz njihovu pomoć, informacije skenirane s papirnatih medija pretvaraju se u elektronički oblik (obično u TIFF formatu). Ova tehnologija je temelj digitalizacije informacija iz svih naslijeđenih papirnatih dokumenata i mikrofilmova. Osnovne funkcije standardnog sustava za obradu slika uključuju skeniranje, pohranu, niz mogućnosti pretraživanja slika i još mnogo toga.

Sustavi upravljanja tijekom rada.Sustavi ovog tipa dizajnirani su tako da omoguće usmjeravanje tijekova rada bilo koje vrste (određivanje staza za usmjeravanje datoteka) unutar korporativnih strukturiranih i nestrukturiranih poslovnih procesa. Koriste se za poboljšanje učinkovitosti i upravljivosti korporativnih poslovnih procesa. Sustavi tijeka rada obično se kupuju kao dio rješenja (npr. EDMS ili PDM sustavi). Ovdje možemo spomenuti programere kao što su Lotus (Domino/Notes i Domino Workflow sustavi), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

EDMS komponente

Svi EDMS sadrže obvezne standardne komponente: pohranu kartica (atributa) dokumenata; pohrana dokumenata; komponente koje implementiraju poslovnu logiku sustava.

Spremište atributa dokumenta

Pohrana atributa dokumenta dizajnirana je za pohranu "kartice" - skupa polja koja karakteriziraju dokument. Obično u EDMS postoji koncept vrste dokumenata (npr. ugovor, specifikacija, pismo itd.) i svaka vrsta ima svoju karticu. Kartice različitih vrsta imaju obvezna polja koja su zajednička za sve dokumente, te posebna polja koja se odnose na dokumente ove vrste.

Osim pojma vrste dokumenata, dokumentima je moguće dodijeliti kategorije, a jedan dokument može pripadati više kategorija istovremeno. Kategorije se mogu rasporediti u stablo kategorija.

Postoje tri moguća rješenja za organiziranje pohrane kartica: korištenje vlastite pohrane, standardni DBMS ili sredstva okoline na kojoj je DBMS izgrađen.

Pohrana dokumenata

Opet, postoje dva pristupa za implementaciju spremišta dokumenata: pohrana u datotečni sustav ili u specijalizirano EDMS spremište. Sa stajališta pragmatičnog korisnika, nema velike razlike između ovih pristupa, ako ih procjenjujete u cjelini. Ali još uvijek postoje neke značajke.

Pohrana u datotečnom sustavu smanjuje stupanj sigurnosti u kontroli pristupa, budući da datotečni sustav možda ne podržava sigurnosni model koji je implementiran u samom ESUD-u. Stoga je potrebno EDMS-u dati vlastita prava pristupa, tako da datoteke koje on sprema neće biti izravno dostupne nikome od korisnika. A EDMS održava svoj sustav popisa korisnika s pravima pristupa, organizirajući pristup datotekama putem tih prava. Istodobno, pristupni sustav postaje težak za održavanje i ne potpuno besprijekoran sa stajališta informacijske sigurnosti. Za dodatnu sigurnost često se koristi šifriranje datoteka u mirovanju. Osim toga, gotovo svi EDMS koriste nasumično imenovanje datoteka, što uvelike komplicira potragu za željenom datotekom pri pokušaju pristupa zaobilazeći sustav. Moram reći da većina EDMS-a pohranjuje datoteke u datotečni sustav.

Poslovni sloj

Na razini poslovne logike postoje značajne razlike između različitih EDMS-a. Zapravo, sve opisane komponente, iako se mogu različito rasporediti, razlikuju se po stupnju složenosti, ali su u isto vrijeme funkcionalno slične. Poslovna logika različitih sustava može se drastično razlikovati, a upravo bi to trebalo najviše zanimati prilikom upoznavanja sa sustavom za elektroničko upravljanje dokumentima. Postoji niz temeljnih komponenti koje, poput kocki, čine funkcionalnost svakog EDMS-a:

upravljanje dokumentima za pohranu.Uključuje postupke za dodavanje i uklanjanje dokumenata, spremanje verzija, njihovo prenošenje u arhivu, održavanje arhive itd.;

traženje dokumenata.Sastoji se od pretraživanja po atributima, vizualnog pretraživanja po raznim stablima u kojima su dokumenti naslagani, pretraživanja po punom tekstu, semantičkog pretraživanja itd.;

kontrola usmjeravanja i izvršenja.Osigurava dostavu dokumenata kao dio poslovnih procedura u organizaciji. Rute dokumenata mogu biti fleksibilne ili krute. U slučaju fleksibilnog usmjeravanja, sljedećeg primatelja dokumenta određuje djelatnik koji je trenutno zadužen za dokument. U slučaju tvrdog usmjeravanja, put dokumenata se određuje unaprijed na temelju neke logike. Značajka usmjeravanja nije prisutna u svim ERMS-ima. Obično se, kako ne bi došlo do zabune, sustavi bez sredstava za usmjeravanje nazivaju elektroničkim arhivima. Kontrola izvršenja sastavni je dio usmjeravanja. Naime, ruta je definirana u smislu puta prolaska i vremenskih intervala za izvršenje dokumenta od strane svakog od sudionika u procesu prolaska. Izvršenje isprave znači izvršenje radnje u vezi s ispravom od strane svakog od sudionika u okviru svojih službenih ovlasti;

izvještaji. Oni služe kao analogni uredskim časopisima računovodstvenih dokumenata. Koristeći razne izvještaje, možete vidjeti, primjerice, ukupno vrijeme koje zaposlenici utroše na rad na određenom dokumentu, brzinu prolaska dokumenata po odjelima itd.;

administracija.Podrška za rad samog sustava, postavljanje njegovih parametara itd.

Mjesto EDMS-a u informacijskom sustavu poduzeća

Glavne funkcije EDMS-a: osiguravanje upravljivosti i transparentnosti poduzeća, kao i akumulacija znanja i upravljanje znanjem. U današnjem svijetu ova dva zadatka postaju sve kritičnija. Na primjer, u cijeni automobila Mercedes, samo 30% su izravni troškovi proizvodnje, a ostatak je naknada za troškove razvoja automobila, odnosno trošak aktivnosti inženjera i menadžera, dakle, optimiziranje njihovih aktivnosti je glavni resurs za smanjenje troškova.

Stupanj učinkovitosti korištenja EDMS-a određen je mjerom u kojoj dokumenti (nestrukturirane informacije) određuju informacijski sadržaj poduzeća. Očito je, na primjer, da su za čisto trgovačku organizaciju glavni sadržaj strukturirani podaci sadržani u bazama podataka. Možda takva organizacija treba držati ugovore, ali je malo vjerojatno da će doći do uvođenja EDMS-a. Međutim, ako trgovačka organizacija preraste u trgovačko čudovište s mrežom trgovina u desecima gradova i složenom logistikom, vlastitom proizvodnjom poluproizvoda, tada ćete prije ili kasnije morati razmišljati o implementaciji ERP sustava. U sljedećoj fazi, broj veleprodajnih kupaca i velikih kupaca mogao bi porasti do te mjere da ćete morati razmišljati o implementaciji CRM-a. I samo ako istovremeno upravljački aparat naraste na stotine ljudi, pojavit će se paralelni sporedni projekti, nastati zadaci diverzifikacije i zadatak uvođenja EDS-a. Istodobno, neki sustavi će se možda morati integrirati kako bi CRM sustav imao poveznice na pisma, ugovore i kopije pristiglih narudžbi koje se pohranjuju u EDMS.

U nekim slučajevima integracija ovih sustava je još bliža – EDMS može poslužiti kao integrirajući transport za prijenos dokumenata između sustava koji ih generiraju i sustava koji ih konzumiraju, u slučaju kada je izravna veza na razini strukturiranih podataka između ovih sustava nije potrebno. Pretpostavimo da poduzeće ima CRM i ERP sustave, a potrebno je da se tromjesečna izvješća ERP-a o isporuci robe određenom klijentu, dopunjena, eventualno stručnim komentarima, bilježe u CRM-u. Jasno je da se takva izvješća najprikladnije pohranjuju u EDMS. Zahvaljujući integraciji ERP-a i EDMS-a, dokument će biti automatski kreiran i spremljen. Zahvaljujući integraciji EDMS-a i CRM-a, moguće je automatski priložiti dokument na karticu određenog klijenta. I sve te operacije mogu se dogoditi automatski. (Naglašavamo da je gornji primjer isključivo spekulativan i da zapravo možda nema praktično značenje; integracija bilo kojeg informacijskog sustava ima smisla samo kada je njegova svrha jasno shvaćena.)

Tipični zahtjevi za EDMS

Ako slijedite slovo standarda za pripremu projektnog zadatka, zahtjevi koje tipični korisnik može predstaviti tipičnom sustavu za elektroničko upravljanje dokumentima mogu se opisati na sljedeći način.

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima trebao bi:

§ osigurati pouzdanu pohranu dokumenata i njihovih opisa;

§ osigurati životni ciklus dokumenta (njegovo stvaranje, pohranjivanje verzija, objava, blokiranje pristupa povučenom dokumentu, prijenos dokumenta na pohranu u arhivu);

§ dopustiti korisniku postavljanje raznih vrsta dokumenata, stvaranje i uređivanje kartica za njih;

§ održavati hijerarhiju kategorija za učinkovito pretraživanje dokumenata;

§ tražiti dokumente na temelju podataka s kartice, kao i cjelovitog teksta;

§ osigurati odvajanje pristupa dokumentima na razini pojedinačnih korisnika, prema principu uloge, a temeljeno na hijerarhijskoj strukturi organizacije;

§ podrška HSM tehnologiji;

§ evidentirati sve događaje vezane uz rad korisnika i samog sustava;

§ potrebno je imati napredne administrativne alate;

§ podržavaju daljinski pristup informacijama.

Napredni sustavi trebaju podržavati:

§ klasterske tehnologije za osiguranje neprekinutog rada;

§ zemljopisno raspoređene organizacije;

§ algoritmi za šifriranje za pohranu i prijenos podataka;

§ digitalni potpis.

Zahtjevi arhitekture:

§ dostupnost namjenskog poslužitelja aplikacija;

§ prisutnost tankog klijenta;

§ podrška za pristup dokumentima pomoću preglednika.

§ multiplatforma za skalabilnost;

Zahtjevi za otvorenost i integraciju s drugim sustavima:

§ integracija sa streaming unosom dokumenata;

§ integracija s uredskim aplikacijama;

§ integracija e-pošte;

§ prisutnost razvijenog programskog sučelja (API);

§ integracija sa standardnim uslugama imenika (na primjer, LDAP) za održavanje i sinkronizaciju popisa korisnika sustava;

§ mogućnost prilagodbe korisničkog sučelja za specifične zadatke;

§ mogućnost dopune sustava vlastitim specijaliziranim komponentama;

§ u slučaju korištenja vanjske baze podataka za pohranjivanje atributa dokumenta potreban je detaljan opis strukture podataka i načina rada s različitim DBMS-om.

3. Automatizacija tijeka rada

Sustav za upravljanje dokumentima RS Doc baziran na Oracle Collaboration Suite

Zadaci koje treba riješiti:

kombiniranje dokumenata u logičke blokove,

osiguravanje arhivske pohrane i pronalaženje dokumenata.

Potrošači:

● malo i srednje poduzetništvo;

● državne institucije;

● usluge podrške;

● IT tvrtke.

Hardverska platforma x86, Itanium, AMD.

Softverska platforma Windows, Solaris, Linux.

Funkcionalnost RS-Doc sustavi elektroničkog upravljanja dokumentima:

● učinkovit rad s velikim količinama podataka i mogućnost neograničenog proširenja volumena pohranjenih i obrađenih informacija;

● visok stupanj zaštite pohranjenih i prenesenih informacija;

● skalabilnost i prenosivost na bilo koju platformu;

● jednostavnost postavljanja i administriranja softvera;

● organiziranje proizvoljnih ruta za prolaz dokumenata.

Sustav za elektroničko upravljanje dokumentima RS-Doc implementiran je na temelju Oracle Collaboration Suite 10g korištenjem BPEL (Business Process Execution Language) tehnologije, što omogućuje integraciju velikih razmjera s poslovnim aplikacijama.

Oracle Content Services pruža svima u organizaciji sveobuhvatno, integrirano rješenje za upravljanje životnim ciklusom dokumenata. Oracle Content Services temelji se na Oracleovoj robusnoj poslužiteljskoj infrastrukturi, koristeći SDK za upravljanje sadržajem, dokazani alat s više od 2000 korisnika. Oracle Collaboration Suite 10g pružit će funkcionalnost vrlo jednostavnu za korištenje u poznatim Windows web sučeljima, kao i u Portal, E-Business Suite aplikacijama i drugim okruženjima.

Unos dokumenata

RS-Doc sustav omogućuje vam organiziranje streaminga unosa dokumenata pomoću brzih skenera i sustava za prepoznavanje. U tom slučaju dokument se automatski stavlja u Oracle 10g DBMS.

Pretraga dokumenata

Problem dohvaćanja informacija s kraja na kraj iznimno je aktualan u kontekstu korištenja heterogenih formata i sve veće količine nestrukturiranih podataka. Informacije potrebne za donošenje odluka mogu se nalaziti bilo gdje: u korporativnim bazama podataka (u strukturiranom obliku), na web stranicama, u dokumentima razbacanim po više poslužitelja datoteka, u porukama e-pošte. Pretraga dokumenata u sustavu RS-Doc jedinstven je mehanizam za pretraživanje i izdvajanje podataka iz svih informacijskih resursa poduzeća i svih komponenti toka dokumenata. Sustav pretraživanja organiziran u sustavu elektroničkog upravljanja dokumentima RS-Doc omogućuje vam organiziranje pretraživanja ne samo po ključnim parametrima, već i pretraživanje unutar dokumenta. Podržano je više od 250 formata podataka.

Pohrana dokumenata

Internetske tehnologije i ugrađene tehnologije portala olakšavaju integraciju sustava tijeka rada s korporativnim portalom. Troslojna arhitektura sustava omogućuje učinkovito korištenje jednog spremišta dokumenata u zemljopisno distribuiranoj organizaciji.

Svi dokumenti i datoteke učitani u sustav elektroničkog upravljanja dokumentima RS-Doc pohranjeni su u bazi podataka Oracle 10g. To vam omogućuje da napravite dnevne sigurnosne kopije cjelokupnog volumena dokumenata, kao i da vratite izgubljene podatke za određeni vremenski interval. Administratori mogu konfigurirati Oracle Collaboration Suite 10g da bude u skladu s korporativnim pravilima o zadržavanju dokumenata automatskim pohranjivanjem ili odbacivanjem dokumenata. Primjerice, odgovorna osoba društva može propisati sadržajnu politiku društva u elektroničkom obliku. Dokumenti s određenim značajkama mogu se pohraniti na neodređeno vrijeme, dok se dokumenti s drugim značajkama mogu povremeno odlagati.

Pohrana evidencije o registraciji poduzeća :

● planska datoteka: kontrola operativnih ograničenja na zapise i njihovo hijerarhijsko kreiranje i upravljanje

● web usluge koje su podržane za integraciju s financijskim aplikacijama ili aplikacijama Oracle E-Business Suite

● Podržava objekte zapisa, uključujući jednostavno i verzionirano upravljanje dokumentima

● mogućnost pretraživanja registracijskih zapisa

● intuitivno web sučelje za korisnike koji upravljaju registracijama

● integracija s proizvodima za upravljanje pohranom datoteka koji nude WORM mogućnosti za zapise dnevnika

Skaliranje

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima RS-Doc omogućuje vam organiziranje rješenja otpornog na greške i skalabilnog rješenja temeljenog na Oracle RAC, Oracle GRID tehnologijama.

Integracija Enterprise Portal

Sustav elektroničkog upravljanja dokumentima RS-Doc temelji se na tehnologiji korporativnog portala, a sadrži i funkcionalnost alata za korisničku suradnju, kao što su:

● E-pošta

● korporativni i osobni kalendar

● korporativni portal

● sustav za postavljanje zadataka i praćenje njihovog izvršavanja

Mogućnost izrade više stranica

Oracle Collaboration Suite 10g omogućuje stvaranje brojnih sigurnih web-mjesta unutar jedne instance proizvoda. Svaka od ovih stranica imat će vlastiti skup "alata" (tj. poslovne procese, kategorije itd.) i bit će u osnovi izolirana od drugih stranica. Na primjer, CIO sada može kreirati različite sustave za upravljanje datotekama za različite regionalne urede, sve na istom skupu hardvera i softvera, čime se drastično smanjuju troškovi infrastrukture.

Digitalni potpis

Elektronički digitalni potpis (EDS) je atribut elektroničkog dokumenta dizajniran za zaštitu ovog elektroničkog dokumenta od krivotvorenja. Digitalni potpis nastaje kao rezultat pretvorbe informacija pomoću kriptografskih alata za zaštitu podataka (CIPF) i omogućuje vam da identificirate vlasnika certifikata ključa potpisa, kao i da utvrdite odsutnost izobličenja informacija u elektroničkom dokumentu.

Prisutnost digitalnog potpisa u sustavu RS-Doc omogućuje zamjenu tradicionalnog pečata i potpisa, jamčeći autorstvo i nepromjenjivost dokumenta nakon što je potpisan. Mehanizam digitalnog potpisa omogućuje vam potpisivanje bilo koje verzije elektroničkog dokumenta, fiksiranje i pohranjivanje informacija o tome tko je i kada potpisao. Popis korisnika kojima je dopušteno potpisivanje dokumenata ove vrste postavlja se zasebno za svaku vrstu elektroničkih dokumenata.

Osiguravanje sigurnog pristupa dokumentima

Sigurnosna poboljšanja u Oracle Collaboration Suite 10g uključuju:

● sigurnost na razini mape i dokumenti: Oracle Collaboration Suite 10g razvija sigurnosni mehanizam na razini Shared Folder u Oracle datotekama dodavanjem zaštite pristupa na razini mapa i dokumenata, tako da upravitelj sada može precizno definirati korisnike kojima je dopušten pristup određenim mapama i dokumentima i njihovu razinu pristupa

● Kontrola pristupa temeljena na grupama i ulogama: kontrola pristupa može se primijeniti na sve objekte sadržaja i razine sigurnosti, dostupni su i dodatni atributi dopuštenja pristupa za daljnju prilagodbu korisnika, na primjer voditelj projekta sada može stvoriti grupu korisnika uključenih u specifične projektne aktivnosti , i dodjeljuje pristup ciljnim mapama i dokumentima ovoj grupi

● Skeniranje i skeniranje virusa: Oracle Collaboration Suite 10g može se kombinirati s vanjskim skenerima virusa za automatsko i ručno skeniranje virusa - značajka skeniranja virusa može se konfigurirati tako da se pokreće automatski nakon uspješne prijave u arhivu dokumenata (putem prijenosa, registracije, spremanja, ili prijenos protokola); provjera virusa može se pozvati ručno kako bi se skenirali objekti koji su već u arhivi, tako da tvrtka sada može licencirati i integrirati Symantecov mehanizam za skeniranje s Oracle Content Services tako da se dokumenti koji se podnose Oracle Content Services automatski skeniraju.

Oracle BPEL Upravitelj procesa

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) je standard za izgradnju poslovnih procesa iz skupa heterogenih usluga koje radikalno smanjuju složenost i cijenu integracijskih projekata. Oracle BPEL Process Manager nudi jednostavno za korištenje, ali bogato okruženje za vizualno dizajniranje, implementaciju i kontrolu poslovnih procesa. Funkcionalnost već postojećih sustava postaje svojevrsni konstruktor, skup fragmenata koji, kada su povezani ispravnim redoslijedom, tvore jedinstveno okruženje čije se stanje može u potpunosti kontrolirati i vizualizirati.

Implementacijski učinak

● povećava se odgovornost svakog zaposlenika za provedbu i izvršenje bilo kojeg zadatka koji mu je dat, budući da zna da zadatak neće biti zaboravljen, svakako će ga prihvatiti i provjeriti

● menadžment može procijeniti opterećenje i radnu učinkovitost osoblja, budući da se podaci o svim zadacima bilježe u sustavu i u svakom trenutku možete vidjeti tko stalno odgađa zadatke, tko obavlja najviše zadataka itd.

● ubrzava se protok dokumenata, što se očituje u brzini i kvaliteti korisničke usluge, a to je izravan način povećanja konkurentnosti poduzeća

● Osigurana je zamjenjivost zaposlenika, budući da su svi neriješeni zadaci i dokumenti evidentirani u sustavu

● podizanje razine korporativne kulture, kojoj je cilj da svaki zaposlenik postigne sveukupne ciljeve poduzeća

● poboljšanje učinkovitosti suradničkog rada s informacijama

● poboljšana usluga korisnicima

● smanjenje troškova posjedovanja hardverskih i softverskih sustava

Osobitosti

Uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima bit će učinkovito za ona poduzeća koja:

● upravljački aparat i tijek dokumenata prilično su veliki i složeni (za malu tvrtku, elektroničko upravljanje dokumentima može čak i usporiti procese, a da ne spominjemo učinkovitost ulaganja)

● Uprava poduzeća spremna je restrukturirati poslovne procese u cilju njihove optimizacije i jasne regulacije, jer je bez tog rada nemoguće uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima

● menadžment ima za cilj uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima radi povećanja učinkovitosti upravljanja poduzećem, a ne olakšavanja rada pojedinih odjela (npr. ureda).

Dizajn, razvoj i implementacija sustava za upravljanje dokumentima i upravljanje resursima poduzeća na platformi Lotus Domino

Zadaci koje treba riješiti

Upravljanje dokumentima i sustavi upravljanja resursima poduzeća koji osiguravaju kolektivni rad zaposlenika cijelog poduzeća u jedinstvenom informacijskom prostoru rješavaju sljedeće glavne zadatke:

● poboljšanje brzine i kvalitete donošenja odluka

● povećanje upravljivosti organizacije

● povećanje brzine širenja znanja unutar organizacije

● poboljšanje sigurnosti pohrane i prijenosa informacija

● smanjenje udjela režija

● osiguravanje vanjskog protoka dokumenata

Upravljanje dokumentima i sustavi upravljanja resursima poduzeća:

● podržavati suradnju

● poboljšati učinkovitost i produktivnost osoblja

● osigurati stalnu dostupnost informacija donositeljima odluka u tvrtki

● omogućiti smanjenje troškova sredstava za neproizvodne potrebe

● učiniti rad geografski raspoređenih tvrtki jednostavnim i učinkovitim

● omogućiti zaposlenicima obavljanje funkcionalnih poslova i pristup samo dokumentima potrebnim za rad u skladu s njihovim ulogama u sustavu

● osigurati sigurnost pohranjenih informacija

● poboljšati kvalitetu rada s partnerima i klijentima

● povećati brzinu širenja znanja unutar tvrtke

Potrošači

Tvrtke s velikim brojem osoblja kojima je potrebna automatizacija tijeka rada.

Hardverska platforma

Platforme koje podržavaju IBM softverski proizvodi.

Softverska platforma

Lotus Domino 5.xx, 6.xx, 7.xx.

Funkcionalnost

Glavne značajke sustava upravljanja dokumentima i upravljanja resursima poduzeća mogu se formulirati kao popis:

● registracija dolazne, odlazne korespondencije

● puni ciklus odobravanja dokumenta

● formiranje i izvršavanje instrukcija

● interni tijek dokumenata organizacije

● pohranjivanje i ažuriranje podataka o strukturi, zaposlenicima i suradnicima organizacije
● rad s ugovorima i vanjskim kontaktima organizacije

● upravljanje projektima u organizaciji

● jednostavna i brza realizacija raznih narudžbi i zahtjeva

● priprema raznih aktivnosti

● održavanje materijalne baze organizacije

● jedinstveno skladište dokumenata poduzeća

● kadrovski podsustav

Prilikom implementacije sustava upravljanja dokumentima i upravljanja resursima poduzeća, R-Style Company radi prema sljedećoj shemi:

● ispitivanje organizacijske strukture poduzeća, identifikacija glavnih poslovnih procesa, tijekova rada i formalni opis sheme toka dokumenata

● izrada nomenklature dokumenata, izrada priručnika i klasifikatora, izrada uputa

● prilagodbu ili doradu sustava na temelju informacija dobivenih tijekom faze istraživanja

● instalacija i konfiguracija softvera, probni rad

● konačno prilagođavanje sustava, uzimajući u obzir nedostatke utvrđene tijekom probnog rada

● osposobljavanje osoblja organizacije

Implementacijski učinak

Optimizacija tijeka dokumenata tvrtke i smanjenje dodatnih troškova.

Osobitosti

Ovo rješenje predstavlja i razvoj tijeka rada i sustava upravljanja resursima poduzeća od nule, te usavršavanje postojećih sustava prema potrebama određenog kupca.

Integracijski projekti na Lotus Notes/Domino

KSK-ov pristup izgradnji korporativnih informacija projekti temeljeni na Lotus Notes/Domino tehnologiji

Lotus Notes/Domino značajke u korporaciji

Lotus Notes/Domino obavlja 4 glavne funkcije u korporaciji:

Korporativni email.

2. Automatizacija zadataka usmjerenih na dokumente.

3. Prometni informacijski sustav.

4. Web rješenja.

Objedinjena Lotus Notes/Domino infrastruktura u cijeloj organizaciji

jedan). Korporativni email

Implementacija Lotus Notes/Domino tehnologije opravdana je čak i kada se koristi kao korporativni sustav e-pošte.

Ovaj se sustav može opisati kao pouzdan, skalabilan, siguran i upravljiv. Postoje organizacije u kojima je više od 100 pa čak i 200 tisuća zaposlenika ujedinjeno sustavom za razmjenu poruka Lotus Domino. To znači da kako vaša organizacija raste, Lotus Domino infrastruktura se također može proširiti bez tehničkih ograničenja. Kada je riječ o sigurnosti, Domino danas nudi najmoćniji sigurnosni sustav za poštu na internetu.

Osim e-pošte, Lotus Domino ima čvrsto integrirane sustave grupnog kalendara i zakazivanja.

Mnoge tvrtke počinju graditi svoju infrastrukturu e-pošte implementacijom MS Exchangea. Međutim, kako se implementacija povećava i identificiraju se potrebe za automatizacijom grupnih radnih zadataka, neke od tih tvrtki počinju prelaziti na Lotus Domino. U tu svrhu razvijene su posebne procedure za migraciju s MS Exchangea na Lotus Domino. KSK je stekao veliko iskustvo u obavljanju migracija u velikim korporacijama.

Shema migracije može se predstaviti na sljedeći način

2). Automatizacija zadataka usmjerenih na dokumente

Srce Lotus Notesa/Domina je trgovina objekata poznata kao NSF (Notes Storage Facility). Glavna jedinica pohrane podataka je zaseban dokument, a njegovu strukturu određuje obrazac koji sadrži skup polja različitih vrsta. Na primjer, dokument korisničke službe može sadržavati datum, ime kupca, ID korisnika, ime operatera, tekstualni okvir za opis zahtjeva korisnika i polje statusa zahtjeva. Notes koristi indeksirane prikaze za prikaz popisa dokumenata, navigatora i indeksa punog teksta za traženje dokumenata i agenata za automatizaciju poslovnih procesa.

Drugi temeljni mehanizam Lotus Notes/Domino je mehanizam replikacije, koji rješava 2 glavna zadatka:

Podrška za zemljopisno raspoređen rad (sinkronizacija podataka i aplikacija);

Podrška za rad mobilnih korisnika (sinkronizacija pošte, podataka i aplikacija).

Replikacija u Lotus Notesu/Domino je jedinstven po svojoj funkcionalnosti i granularnosti: radi na razini pojedinačnih polja i vrlo je prilagodljiv. Karakteriziraju ga sljedeća svojstva: dvosmjernost; selektivnost; replikacija između poslužitelja i između poslužitelja i klijenata; replikacija podataka i dizajn aplikacije. Osim toga, replikacija se može provoditi preko različitih komunikacijskih kanala: od običnih gradskih telefonskih linija do brzih lokalnih (globalnih) mreža.
Zajedno, mehanizam za replikaciju i Notes mail tvore integrirani Lotus Notes/Domino sustav za razmjenu poruka, koji je osnova za izgradnju aplikacija za automatizaciju tijeka rada i tijeka rada.
Koristeći integrirani sustav za razmjenu poruka, baze podataka dokumenata i ugrađene razvojne alate, kupci i programeri aplikacija imaju moćnu platformu za razvoj sustava orijentiranih na dokumente.

Tvrtka KSK razvila je i na tržištu nudi sustav upravljanja dokumentima KCK DocLogic. DocLogic je izgrađen na modularnoj osnovi. Detaljniji opis DocLogica dat je u nastavku.

Unatoč velikom broju gotovih aplikacija za Lotus Notes/Domino, većina aplikacija koje rade za kupce diljem svijeta razvijena je po narudžbi. To je zbog specifičnosti poslovanja svakog od kupaca, kao i korištenja različitih tehnologija i rješenja. Gotovo svaki korporativni projekt baziran na Lotus Notes/Domino uključuje korištenje gotovih rješenja i prilagođeni razvoj.

KSK je vodeća ruska tvrtka u području korporativnih projekata baziranih na Lotus Notes/Dominu i razvoju prilagođenih aplikacija. Tvrtka je dovršila veliki broj projekata za strane i ruske kupce.

3). Prometni informacijski sustav

Lotus Notes/Domino ima mogućnost razmjene podataka s drugim informacijskim sustavima. U tu svrhu, Lotus je razvio niz integracijskih tehnologija, od kojih su neke ugrađene u Lotus Notes/Domino, a neke su implementirane kao samostalni proizvodi. Integracijski proizvodi i tehnologije uključuju:

LotusScript Data Object Library - skup LotusScript klasa, metoda, svojstava i događaja koji omogućuju pristup relacijskim i tradicionalnim bazama podataka koristeći ODBC;

Ugrađena tehnologija Domino Enterprise Connector Services (DECS), koja vam omogućuje stvaranje aplikacija koje kombiniraju Domino i DBMS podatke bez programiranja;

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - zasebni poslužitelj koji administratorima omogućuje centralno planiranje i provođenje skupne razmjene podataka u periodičnoj sinkronizaciji ili transakcijama između Lotus Domina i DBMS-a, uključujući IBM DB2 obitelj, Oracle, Sybase, Microsoft SQL i druge baze podataka kompatibilne s ODBC-om ;

Domino konektori koji omogućuju razmjenu informacija između Domino aplikacija i sustava za planiranje resursa poduzeća (ERP), monitora transakcija i usluga imenika.

Gore navedene integracijske opcije, zajedno s moćnim motorom za replikaciju (posebno na mrežama male brzine), čine Domino dobrim izborom kao vrhunski međuverski ili transportni sustav.

4). Web rješenja

Lotus Domino je web poslužitelj koji podržava HTTP i HTTPS standarde. Osim izvršavanja funkcija standardnog web poslužitelja, Lotus Domino može u hodu pretvoriti Notesove dokumente u HTML i pružiti ih korisniku interneta. Na taj način, informacije za vaše web mjesto neće biti pohranjene kao HTML datoteke u datotečnom sustavu, već kao dokumenti Domino baze podataka.

To znači da možete iskoristiti sve moćne Lotus Notes/Domino razvojne alate i učiniti svoje Domino aplikacije i podatke dostupnim korisnicima Interneta/Intraneta bez dodatnih troškova. Istodobno, sve Domino usluge, kao što su indeksiranje dokumenata, kategorizacija, pretraživanje cijelog teksta, replikacija, zakazani i aktivirani agenti, automatski postaju dostupni kreatoru vašeg web poslužitelja.

Na taj način možete učiniti sadržaj svoje web stranice gotovo samodostatnim. Webmaster neće morati stalno ručno ažurirati sadržaj stranice i više neće biti "usko grlo" ovog procesa. Budući da je izvor podataka za web stranicu Lotus Notes/Domino baza podataka, sami autori dokumenata imaju priliku objaviti ih na web stranici. Istovremeno, zahvaljujući sredstvima koordinacije i automatizacije tijekova rada (workflow), automatski je podržan proces odobravanja dokumenata za objavu na webu, obavještavanje autora i odgovornih o potrebi izmjena, ažuriranja ili brisanja.

Poslovna povijest nastanka i razvoja poduzeća. Analiza i ocjena učinkovitosti rada upravljanja dokumentacijom. Automatizacija donošenja strateških odluka u dd. Formiranje zahtjeva za sustav elektroničkog upravljanja dokumentima.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Upotrijebite obrazac u nastavku

Studenti, diplomski studenti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam jako zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

MINISTARSTVO OBRAZOVANJA I ZNANOSTI RUSKOG FEDERACIJE

Federalna državna proračunska obrazovna ustanova visokog stručnog obrazovanja

"KUBANSKO DRŽAVNO SVEUČILIŠTE"

(FGBOU VPO "KubGU")

Odjel za opće, strateško, informacijsko upravljanje i poslovne procese

ZAVRŠNI KVALIFIKACIJSKI RAD

Informacijsko-dokumentacijska potpora za donošenje strateških odluka u organizaciji (na primjeru JSC "Rodina")

Specijalnost 032001.65 Upravljanje dokumentima i upravljanje dokumentacijom

Usavršavanje "dokumentiranje djelatnosti tijela javne vlasti i lokalne samouprave", učenje na daljinu

Učenica Anastasia Viktorovna Bagmut

Krasnodar 2013

Strateško odlučivanje, informacijsko-dokumentacijska potpora, pokazatelji uspješnosti, EDMS, tijek dokumenata.

Svrha rada je povećanje učinkovitosti JSC "Rodina" na području informacijske i dokumentacijske potpore strateškom odlučivanju kroz uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Predmet studije je JSC "Rodina".

Kao rezultat studije razvijen je niz mjera za poboljšanje učinkovitosti sustava informacijsko-dokumentacijske potpore JSC "Rodina", izrađen je projekt za implementaciju EDMS-a.

• Uvod
• 2. Sustavna analiza stanja sustava predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova dd "Rodina" i ocjena njegove učinkovitosti
• 2.2 Analiza postojećeg dokumentacijskog sustava
• 2.3 Izjava o problemima razvoja sustava informacijske i dokumentacijske potpore upravljanja u dd "Rodina". Izbor aktualnih problema razvoja informacijske i dokumentacijske potpore pri donošenju strateških odluka
• 3. Razvoj tehnologije za informacijsko-dokumentacijske potpore za strateško odlučivanje u dd "Rodina"
• 3.1 Odabir i izrada projekta informacijskog sustava za donošenje strateških odluka
• 3.1.1 Formiranje zahtjeva za sustav elektroničkog upravljanja dokumentima
• 3.2 Odabir kriterija i pokazatelja te ocjena učinkovitosti predloženog projektnog rješenja
• 3.3 Ekonomska opravdanost izrađenog projekta
• Zaključak
• Popis korištenih izvora

Prijave

Uvod

U našoj državi već 20 godina postoji tržišna ekonomija čiji je prelazak značio da se čelnici moraju naučiti upravljati sami, a ne po nalogu „ozgo“. Jedan od elemenata samostalnog upravljanja poduzećem je donošenje upravljačkih odluka.

Automatizacija tijeka rada omogućuje svakoj organizaciji da ubrza proces rada, prednjači konkurenciju u donošenju operativnih i strateških odluka.

Uvođenje EDMS-a osigurava koordiniran rad svih odjela; pojednostavljuje rad s dokumentima, povećava njegovu učinkovitost i brzinu pristupa informacijama. Stoga je automatizacija tijeka rada neophodna u svakoj organizaciji, bez obzira na obim i vrstu vlasništva, jer korištenje EDMS-a povećava konkurentnost tvrtke na tržištu roba i usluga.

Upravljačke odluke u poduzeću pokrivaju sve aspekte njegovih aktivnosti: pripremu za proizvodnju, samu proizvodnju, prodaju, rad s osobljem, financije itd.

Relevantnost odabrane teme proizlazi iz važnosti problema osiguravanja dokumentacije za organizaciju u fazi donošenja strateških odluka. Razvoj jedinstvenih zahtjeva za sustav upravljanja dokumentima, identifikacija cjelovitog skupa regulatornih funkcija izvođača i mehanizama upravljanja u svakoj fazi životnog ciklusa dokumenta (formiranje projekta, priprema, registracija, izvršenje, prijenos u arhiv) nije lak zadatak.

Tijekom završnog kvalifikacijskog rada proučavana su i analizirana glavna područja djelovanja Otvorenog dioničkog društva "Rodina" (u daljnjem tekstu OJSC "Rodina") u dokumentiranju i organizaciji rada s dokumentima kako bi se utvrdile njihove značajke.

Predmet studije je JSC "Rodina" - agroindustrijski kompleks koji se nalazi u čl. Chelbasskaya, okrug Kanevsky, Krasnodarski teritorij.

Predmet istraživanja je proces informacijske i dokumentacijske potpore strateškom odlučivanju u OAO Rodina.

Svrha završnog kvalifikacijskog rada je povećanje učinkovitosti JSC "Rodina" na području informacijske i dokumentacijske potpore strateškom odlučivanju kroz uvođenje sustava elektroničkog upravljanja dokumentima.

Na temelju toga izrađuje se niz zadataka:

1) razotkrivanje suštine koncepta "organizacije informacijsko-dokumentacijske potpore za donošenje strateških odluka" i prepoznavanje obilježja sadašnje faze razvoja predškolskog odgojno-obrazovnog sustava;

2) karakteristike regulatornog okvira za informacijsku i dokumentaciju potpore upravljanja;

3) ocjenjivanje učinkovitosti postojećeg sustava predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova dd "Rodina";

4) razvoj skupa mjera za poboljšanje učinkovitosti IMEI sustava za donošenje strateških odluka;

5) procjena ekonomske učinkovitosti predloženih implementacija.

Prilikom izrade završnog kvalifikacijskog rada korišten je 51 izvor. Prije svega, proučavan je i analiziran regulatorni, metodološki i zakonodavni okvir. Osim toga, teorijska i metodološka osnova studije bila su djela poznatih autora kao što su G.N. Zatsepina, T.V. Kuznjecova, Yu.N. Stolyarov, D.V. Arutyunova, G.Ya. Goldstein i drugi.

Empirijska osnova istraživanja bili su: materijali stručne periodike, internetski izvori, interni (lokalni) akti i dokumenti DD "Rodina".

Sukladno postavljenim zadacima, završni kvalifikacijski rad sastoji se od uvoda, tri poglavlja, zaključka i tri dodatka.

Prvo poglavlje posvećeno je teorijskim osnovama strateškog upravljanja i uredskog rada u organizaciji. Opisan je regulatorni i pravni okvir za dokumentarnu potporu menadžmentu, prikazano je trenutno stanje informacijske potpore strateškom odlučivanju u organizaciji.

Drugo poglavlje po svom sadržaju je analiza gospodarskih i gospodarskih aktivnosti DD "Rodina". Opisan je sustav informacijske i dokumentacijske potpore aktivnosti organizacije, prikazani su glavni problemi u dokumentacijskoj potpori za donošenje strateških odluka.

Treće poglavlje je izrada prijedloga za unaprjeđenje informacijsko-dokumentacijske potpore aktivnostima OJSC "Rodina" u donošenju strateških odluka, koje uključuje nekoliko dijelova: automatizaciju tijeka rada organizacije, kao i očekivane zaključke iz predloženih izmjena.

1. Teorijske osnove informacijske i dokumentacijske potpore za strateško odlučivanje

1.1 Bit koncepta „strateškog upravljanja“ i njegovo trenutno stanje

Strateški menadžment je sveobuhvatan sustav za postavljanje i provedbu strateških ciljeva poduzeća, koji se temelji na predviđanju okoliša i razvijanju načina prilagođavanja njegovim promjenama, kao i utjecaja na njega.

Strategija – slika organizacijskih akcija i pristupa upravljanja koji se koriste za postizanje organizacijskih ciljeva i ciljeva organizacije.

U suvremenoj znanosti o menadžmentu razlikuju se neke značajke strateškog upravljanja:

1. Svrha moderne organizacije postala je prilagodba promjenama. U vezi s potrebom uzimanja u obzir dinamike vanjskog okruženja, dva su smjera razvoja strateškog upravljanja:

Redovito strateško upravljanje, koje je logičan razvoj strateškog planiranja i sastoji se od dva komplementarna podsustava: podsustava za analizu i planiranje strategije i podsustava za provedbu strategije;

Strateško upravljanje u stvarnom vremenu - rješenje neočekivanih strateških problema. Razvija se u industrijama u kojima se promjene u vanjskom okruženju događaju s velikom učestalošću i nepredvidive su.

Organizacije su prisiljene istovremeno usavršavati strategiju i rješavati nove strateške izazove.

2. Svrha strateškog upravljanja je razvoj, t.j. mijenjaju ne samo kvantitativne nego i kvalitativne karakteristike. Na primjer, strateške odluke uključuju odluke o rekonstrukciji organizacije, uvođenju novih proizvoda i tehnologija i ulasku na nova tržišta.

3. Proizvod strateškog upravljanja je potencijal organizacije koji se sastoji od resursa i izvora njihove nadopune, veza, položaja i organizacijskog sustava u cjelini. Potencijal također karakterizira najučinkovitije korištenje resursa za postizanje cilja. S druge strane, potencijal je izvor formiranja konkurentske prednosti organizacije, te je stoga potreban stalni razvoj i poboljšanje.

4. Kao dodatne značajke strateškog upravljanja izdvajaju se sljedeće:

Fleksibilan odgovor na impulse vanjskog okruženja;

Provođenje pravovremenih promjena u organizaciji;

Oslanjanje na ljudski potencijal;

Orijentacija prema potrošačima;

Dugoročni izgledi zbog konkurentskih prednosti;

Razmatranje niza podataka, a ne njegovih pojedinačnih komponenti;

Osiguravanje konkurentnosti tvrtke u budućnosti.

1) problemi povezani s ciljevima poduzeća, koji su usmjereni na poboljšanje učinkovitosti organizacije osiguravanjem odnosa ciljeva, resursa i rezultata;

2) problemi povezani s elementima organizacije, ako su ti elementi nužni za postizanje ciljeva, a trenutno ih nema ili su nedostatni;

3) problemi povezani s vanjskim čimbenicima.

Stoga je strateški menadžment suvremeni alat za upravljanje razvojem organizacije, usmjeren na povećanje potencijala postizanjem konkurentnosti u uvjetima sve većih promjena u vanjskom okruženju i povezane neizvjesnosti.

Strateški menadžment je takav menadžment koji se oslanja na ljudski potencijal kao temelj organizacije, usmjerava proizvodne aktivnosti prema potrebama potrošača, fleksibilno reagira i pravovremeno vrši promjene u organizaciji koje odgovaraju izazovima iz okoline i omogućuju postizanje konkurentskih prednosti, što ga zajedno čini Organizaciji je moguće dugoročno opstati uz postizanje svojih ciljeva.

Objekti strateškog upravljanja su organizacije, strateške poslovne jedinice i funkcionalna područja organizacije.

Predmet strateškog upravljanja su:

Problemi koji su izravno povezani s općim ciljevima organizacije.

Problemi i rješenja vezani za bilo koji element organizacije, ako je ovaj element nužan za postizanje ciljeva, ali trenutno nije dostupan ili nije dostupan u dovoljnoj količini.

Problemi povezani s vanjskim čimbenicima koji se ne mogu kontrolirati.

“Problemi strateškog upravljanja najčešće nastaju kao posljedica djelovanja brojnih vanjskih čimbenika. Stoga, kako ne bi pogriješili u odabiru strategije, važno je utvrditi koji ekonomski, politički, znanstveni, tehnički, društveni i drugi čimbenici utječu na budućnost organizacije.

Slika 1 prikazuje ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u usporedbi s operativnim (tekućim) menadžmentom.

Slika 1 - ključne karakteristike strateškog aspekta upravljanja organizacijom u usporedbi s operativnim (tekućim) upravljanjem

Razmotrimo glavne karakteristike strateških odluka. Postoji devet takvih karakteristika:

1) strateške odluke odražavaju gledište menadžmenta o tome kakva bi organizacija trebala biti i što bi trebala raditi;

2) strateške su odluke osmišljene da pomognu organizaciji u osiguravanju interakcije s vanjskim okruženjem. Organizacija se stalno prilagođava promjenjivim okruženjima;

3) strateške odluke uzimaju u obzir vlastite resurse organizacije i pomažu u osiguravanju točnog podudaranja između poslovne aktivnosti i raspoloživih resursa;

4) strateške odluke uključuju ideju velike promjene u sustavu rada organizacije;

5) strateške odluke su iznimno složene i uključuju različite stupnjeve neizvjesnosti. Oni impliciraju da organizacija mora napraviti pretpostavke o nadolazećim događajima na temelju informacija koje nisu baš pouzdane;

6) strateške odluke zahtijevaju sveobuhvatan pristup upravljanju organizacijom;

7) strateške odluke imaju dugoročni cilj. Oni podrazumijevaju dugoročne perspektive i imaju dugoročnu vrijednost;

8) strateške odluke se odnose na procjene i očekivanja ključnih sudionika poduzeća unutar organizacije (dioničara, direktora itd.) Mnogi istraživači tvrde da je strategija organizacije odraz stavova i mišljenja utjecajnih internih sudionika tvrtke;

9) strateške odluke ozbiljno utječu na resurse i operacije. Oni utječu na bazu resursa organizacije i uzrokuju valove organizacijskih odluka niže razine.

Stoga je donošenje strateških odluka vitalni zadatak za organizaciju bilo koje veličine i područja djelovanja. Pravilna dokumentacija ovog procesa ključ je pravno ispravnih i svrsishodnih odluka.

1.2 Pravni okvir za formiranje sustava dokumentarne potpore za aktivnosti organizacije

Organizacija dokumentarne potpore za donošenje strateških odluka poduzeća je skup mjera usmjerenih na stvaranje i održavanje uvjeta potrebnih za učinkovito upravljanje aktivnostima menadžmenta poduzeća u dokumentiranju razvoja i provedbe akcija koje vode do dugotrajno prekoračenje razine uspješnosti organizacije u odnosu na razinu konkurenata.

Zadaća zakonskog utvrđivanja glavnih odredbi o organizaciji i vođenju općeg uredskog rada kako bi se stvorio minimalno potreban i dovoljan broj dokumenata u slučajevima koji zahtijevaju dokumentarnu potvrdu događaja i činjenica uvijek je relevantan.

Kompleks federalnih regulatornih i metodoloških materijala za potporu dokumentaciji čine savezni zakoni, naredbe i naredbe Vlade Ruske Federacije, državni i međunarodni standardi.

Kao što znate, postoje 3 razine regulatornih pravnih akata (NLA) (vidi sliku 2).

Slika 2 - Struktura regulatornih pravnih akata Ruske Federacije

Odnosi koji proizlaze iz formiranja i korištenja informacijskih resursa regulirani su Federalnim zakonom Ruske Federacije od 27. srpnja 2006. br. 149-FZ „O informacijama, informacijskim tehnologijama i zaštiti informacija“.

Federalni zakon Ruske Federacije od 27. veljače 2011. br. 63-FZ „O elektroničkom potpisu“ regulira uvjete za korištenje elektroničkog digitalnog potpisa u elektroničkim dokumentima, prema kojima se elektronički digitalni potpis u elektroničkom dokumentu priznaje kao ekvivalentan svojeručni potpis u dokumentu na papiru. Ovim zakonom definiraju se uvjeti za korištenje elektroničkog digitalnog potpisa, značajke njegove uporabe.

Osim toga, nemoguće je ne spomenuti Federalni zakon Federalni zakon od 22. listopada 2004. br. 125-FZ „O arhiviranju u Ruskoj Federaciji“.

Jedan od temeljnih dokumenata u području regulatorne regulacije dokumentacijske potpore je naredba Glavnog arhiva SSSR-a od 25. svibnja 1988. br. 33 "Državni sustav potpore dokumentima za upravljanje". Ovaj dokument je skup načela i pravila kojima se utvrđuju jedinstveni zahtjevi za dokumentiranje aktivnosti upravljanja i organiziranje rada s dokumentima u državnim tijelima te sadrži skup zahtjeva i odredbi koje doprinose razvoju jedinstvenih pristupa kako tradicionalnim tako i automatiziranim sustavima upravljanja dokumentima.

GSDOU pojednostavljuje organizacijsku strukturu upravljanja dokumentarnom potporom u organizacijama rješavanjem pitanja izgradnje tipičnih DOE usluga, organizacijom tehnološkog procesa izrade i obrade dokumentacije, pomaže u rješavanju niza problema automatizacije, kreiranja i obrade dokumenata te uključuje propise. te pravila nacionalnog razmjera i značaja. Istodobno, budući da je u biti u državnom vlasništvu, sustav je u svim svojim aspektima orijentiran i na primjenu u nedržavnim strukturama.

Rješavanju tehnoloških problema dokumentacije pridonose i pravila uredskog rada u saveznim tijelima izvršne vlasti. Ovaj standard utvrđuje sastav pojedinosti, pravila za izdavanje organizacijskih i upravnih isprava u kojima se bilježe odluke o upravnim i organizacijskim pitanjima. Pravila, koja nameću zahtjeve za objedinjavanje elemenata dokumentacije, uvelike olakšavaju stvaranje standardnih, jedinstvenih i jedinstvenih procesa za tradicionalno i automatizirano dokumentiranje, pohranu i prijenos dokumentiranih informacija.

Specifičnost djelatnosti upravljanja dokumentacijom pretpostavlja značajnu ulogu standarda. Dakle, standardni GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Pojmovi i definicije” čini konceptualni aparat ovog područja djelovanja. Izrazi navedeni u ovoj međunarodnoj normi koriste se u svim vrstama dokumentacije. Sadržajnu osnovu standarda čine tri odjeljka: "Opći pojmovi", "Uredarstvo" i "Arhivsko poslovanje".

Popis tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih u obavljanju poslova državnih tijela, jedinica lokalne samouprave i organizacija, s naznakom razdoblja čuvanja, uključuje dokumente koji nastaju prilikom dokumentiranja iste vrste (zajedničke za sve) upravljačke funkcije koje obavljaju institucije, organizacije i poduzeća, bez obzira na njihovu funkciju, razinu i opseg djelatnosti, oblike vlasništva. Popis služi za očuvanje, organiziranje i nadopunjavanje Arhivskog fonda Ruske Federacije i namijenjen je određivanju uvjeta za pohranu dokumenata, odabiru ih za trajno skladištenje ili uništavanje. Također bi se trebao koristiti u pripremi nomenklatura predmeta, formiranju predmeta, razvoju shema klasifikacije dokumenata, izradi tražilica u uredskom radu i izradi popisa odjela.

Početkom široke primjene informacijske tehnologije u uredskom radu, ovo područje postalo je višestruko i brzo se mijenja, što se odmah odrazilo na relevantne nacionalne i međunarodne standarde. Razvojem informacijske tehnologije kontinuirano se poboljšavaju standardi u području upravljanja dokumentima koji pokrivaju širok raspon funkcija, procesa, pa čak i pojedinačnih metoda, opisujući ih s različitim stupnjevima detalja - od koncepata visoke razine do specifičnih tehnoloških procesa.

GOST R ISO 15489-1-2007 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Upravljanje dokumentima. Opći zahtjevi” definira osnovna načela upravljanja dokumentima, bez obzira na vrste medija i tehnologije koje se koriste. Nažalost, ne postoji sličan standard za organizaciju dugotrajne pohrane, iako u određenoj mjeri njegovu ulogu ima ISO 14721:2003 “Osnovni model otvorenog arhivskog informacijskog sustava”.

Sljedeća razina uključuje standarde koji reguliraju određene postupke i vrste poslova. To također može uključivati ​​zahtjeve za funkcionalnost specijaliziranih elektroničkih sustava za upravljanje dokumentima i za arhiviranje elektroničkih dokumenata, kao i za "činovničku" funkcionalnost poslovnih aplikacija.

Temelj ovog niza regulatornih informacija su standardi koji reguliraju različite metode i tehnologije koje se koriste u sustavima za upravljanje dokumentima: formati datoteka, mediji za dugotrajno pohranjivanje informacija, metapodaci, protokoli razmjene i interakcije. Standardi su namijenjeni prilično širokom rasponu stručnjaka. Korisnici standarda za upravljanje dokumentima uvjetno se mogu podijeliti u dvije skupine: specijaliste iz područja uredskog rada i arhiviranja te specijaliste drugih područja koji po prirodi svojih poslovnih aktivnosti izrađuju, koriste i pohranjuju dokumente.

Nedavno su se razvijatelji nacionalnih i međunarodnih standarda usredotočili na sljedeća područja standardizacije:

Zahtjevi za sustave elektroničkog upravljanja dokumentima (EDMS);

Osiguravanje dugoročnog čuvanja pravno značajnih elektroničkih dokumenata;

metapodataka.

Funkcionalni zahtjevi za sustave za elektroničko upravljanje dokumentima (u našoj terminologiji - za sustave za elektroničko upravljanje dokumentima) razvijeni su uglavnom u interesu državnih agencija. Takvi zahtjevi služe kao smjernica (a ponekad i obvezni uvjet) u nabavi relevantnih sustava za državna tijela, što omogućuje održavanje jedinstvene tehničke politike u javnom sektoru i stvaranje potrebnih uvjeta za međuresornu interakciju. Istodobno, komercijalne organizacije često koriste ove zahtjeve pri kupnji, birajući između njih ono što im je potrebno.

Treba napomenuti da se u Rusiji radi na ujednačavanju domaćih normi i međunarodnih standarda. Dakle, europski zahtjevi MoReq2 razvijeni 2008. godine (po nalogu Europske komisije i vlade EU) su od interesa.

Novi trend u svjetskoj praksi je pojava zahtjeva za minimalnim skupom funkcionalnosti upravljanja dokumentima potrebnim za poslovne sustave (računovodstvo, upravljanje resursima i poslovnim procesima, itd.) - za razliku od zahtjeva za cjelovite specijalizirane sustave za upravljanje dokumentima .

Dakle, prema standardu DoD 5015.2-STD razvijenom u SAD-u, "Standard zahtjeva za EDMS Ministarstva obrane SAD", verzija 3 od 25. travnja 2007., predviđen je skup zahtjeva za funkcionalnost sustava za upravljanje dokumentima koji su potrebni za provedbu od strane državnih tijela odredbi zakona o zaštiti osobnih podataka, podataka i pristup državnim informacijama. Prije svega, ovo su mogućnosti:

Istaknite dokumente koji sadrže osobne podatke i/ili podliježu otkrivanju prema zakonu o slobodi pristupa državnim informacijama;

Registrirati zahtjeve građana koji se odnose na njihove osobne podatke, kao i zahtjeve građana i organizacija za pristup državnim informacijama; generirati odgovarajuće elektroničke dosjee koji sadrže dokumente nastale tijekom obrade tih zahtjeva;

Upravljanje dokumentacijom o otkrivanju osobnih i državnih podataka;

Prikupiti potrebne statističke podatke i generirati relevantna izvješća;

Podržite stvaranje cenzuriranih verzija objavljenih dokumenata i njihovo pohranjivanje zajedno s izvornim dokumentima.

Standard, osim toga, sada uključuje odjeljak sa zahtjevima za osiguranje interoperabilnosti između EDMS-a pri prijenosu elektroničkih dokumenata iz jednog sustava u drugi.

Specifikacije MoReq2 druga su verzija Zahtjeva modela (MoReq), što je novi europski "de facto" standard za sustave koji upravljaju elektroničkim dokumentima. MoReq2 je već vrlo utjecajan u području elektroničkog upravljanja dokumentima, a taj će se utjecaj u budućnosti samo povećati. Razlozi za to leže u sljedećem:

Namijenjen je svim sektorima, a ne samo javnim tijelima;

Ovo je međunarodni standard koji se koristi u cijeloj Europi, kao iu Aziji, Sjevernoj i Južnoj Americi;

Opisuje funkcionalnost koja nadilazi samo upravljanje dokumentima;

Tijekom njegovog razvoja organizirana je velika međunarodna rasprava o projektu od strane stručnjaka iz mnogih zemalja svijeta.

Smjernice sadržane u ovom standardu pomoći će vam razumjeti poslovne zahtjeve, organizacijski i poslovni okvir za izvođenje procesa pretvorbe i migracije, planiranje procesa, praćenje i kontrolu procesa. Opisuje korake, komponente i specifične tehnike za pretvaranje i migraciju dokumenata iz jednog sustava za upravljanje dokumentima u drugi, uključujući teme kao što su upravljanje tijekom rada, testiranje, kontrola verzija i provjera.

Standard GOST 7.1-84. “Bibliografski opis dokumenta. Opći zahtjevi i pravila sastavljanja” sadrži zahtjeve koji osiguravaju očuvanje vjerodostojnosti i vjerodostojnosti elektroničkih dokumenata tijekom njihove pretvorbe iz jednog sustava za pohranu elektroničkih dokumenata u drugi. Iako se pitanja dugoročnog čuvanja elektroničkih dokumenata ne obrađuju izravno, ona su vrlo povezana sa zadaćom pretvorbe, budući da mnoge strategije za osiguranje dugoročnog čuvanja uključuju ovaj ili onaj oblik pretvorbe.

Dio I standarda bavi se odlukama koje se odnose na planiranje programa pretvorbe i vođenje evidencije. Drugi dio posvećen je raspravi o samom procesu pretvorbe. Prijave uključuju:

Tablice koje okupljaju "činovničke" zahtjeve; pokretači i rizici povezani s procesom pretvorbe; mjere kontrole i upravljanja, faze procesa pretvorbe;

Ostali resursi za pomoć stručnjacima za pretvorbu.

U uvodu nacrta standarda stoji: „Podaci koji su stvoreni, uneseni i pohranjeni elektronički se sve više koriste kao dokaz o poslovnoj aktivnosti. Takvi dokazi mogu biti potrebni u slučaju sporova oko ugovora ili na sudu. Ovo tehničko izvješće definira preporučene prakse za elektroničku pohranu poslovnih ili drugih informacija u obliku slikovnih prikaza. Sukladno tome, pridržavanje ovih preporuka je od interesa za organizaciju čak i kada pouzdanost pohranjenih informacija nije sporna.

Novo izdanje ISO 15836:2009 "Informacije i dokumentacija - Dublinska jezgra metapodataka" objavljeno je 2009. ISO 15836:2009 uspostavlja standard za opis resursa poznat kao "Dublin Core Metadata Element Set". ISO 15836:2009 ne ograničava pojam izvora, ali se najčešće koristi za opisivanje knjiga i dokumenata.

Ovaj standard, jedan od najpopularnijih univerzalnih sustava metapodataka, razvijen je kasnih 1990-ih. pokrenuo Konzorcij World Wide Web. Svoju popularnost zahvaljuje činjenici da model opisa temeljen na Dublinskoj jezgri ne isključuje mogućnost korištenja raznih drugih jezičnih sredstava. Osim toga, za korištenje Dublinske jezgre nije potrebna posebna obuka, za razliku od tradicionalnih formata knjižnica.

GOST R ISO 23081-1-2008 „Sustav standarda za informiranje, knjižničarstvo i izdavaštvo. Procesi upravljanja dokumentima. Metapodaci za dokumente. Dio 1. Principi” je drugi moderni ruski standard u području upravljanja dokumentima. Standard je pripremio Sveruski istraživački institut za dokumentaciju i arhiviranje na temelju autentičnog prijevoda međunarodnog standarda ISO 23081-1:2006 "Informacije i dokumentacija - Procesi upravljanja dokumentima - Metapodaci za dokumente - Dio 1. Principi" . Ovaj dokument odgovara na pitanja: što su metapodaci, što su metapodaci i kako ih koristiti za upravljanje dokumentima u skladu sa zahtjevima GOST R ISO 15489-1-2007. Standard uspostavlja okvir za stvaranje, upravljanje i korištenje metapodataka za upravljanje dokumentima, a također objašnjava načela na kojima se temelji njihovo upravljanje. Ističe važnost metapodataka upravljanja dokumentima u poslovnim procesima i opisuje različite uloge i vrste metapodataka koji podržavaju poslovne procese i procese upravljanja dokumentima. Standard također uspostavlja okvir za upravljanje ovim metapodacima.

Dakle, možemo zaključiti da je zakonodavna osnova za aktivnosti dokumentarne potpore menadžmentu ogroman niz ruskih i međunarodnih dokumenata, dok standardi imaju posebnu ulogu, zbog specifičnosti predmeta regulacije. Glavni trend posljednjih godina je želja za ujednačavanjem nacionalnih standarda za dokumentarnu potporu, razvoj međunarodne regulative koja će, u kontekstu globalizacije i sve veće povezanosti informacijskog prostora, optimizirati komunikacijske procese.

Drugi izraženi trend je postupni prijenos cjelokupnog dokumentacijskog sustava u digitalni format. Mogućnost korištenja svjetskog iskustva u radu s dokumentima, prvenstveno elektroničkim, može značajno skratiti vrijeme za uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima u naše organizacije i ubrzati proces izrade arhiva pravno značajnih elektroničkih dokumenata.

1.3 Informacijska tehnologija za donošenje strateških odluka u organizaciji

Organizacije različitih vrsta i područja djelovanja mogu se predstaviti kao poslovni sustav u kojem se gospodarski resursi pretvaraju u dobra i usluge kroz različite organizacijske, tehničke i društvene procese.

Tijekom rada bilo kojeg poslovnog sustava na njega utječu čimbenici okoliša (konkurenti, kupci, dobavljači, državne agencije, partneri, vlasnici, banke, burze itd.) i unutarnji čimbenici, koji su uglavnom rezultat usvajanja jednog ili druga upravljačka rješenja.

Proces donošenja menadžerskih odluka smatra se glavnom vrstom menadžerske aktivnosti, odnosno skupom međusobno povezanih, svrhovitih i dosljednih upravljačkih radnji koje osiguravaju provedbu menadžerskih zadataka.

Svrha i priroda djelatnosti organizacije određuju njezin informacijski sustav i automatizaciju informacijske tehnologije, kao i vrstu obrađenog i proizvedenog informacijskog proizvoda na temelju kojeg se donosi optimalna upravljačka odluka.

Učinkovitost menadžerskog odlučivanja u uvjetima funkcioniranja informacijskih tehnologija u organizacijama različitih tipova posljedica je korištenja različitih alata za analizu financijskih i gospodarskih aktivnosti poduzeća. Možemo razlikovati četiri kruga zadataka koje rješava tvrtka:

1) prvi niz zadataka usmjeren je na pružanje ekonomskih informacija korisnicima izvan tvrtke - investitorima, poreznim tijelima itd. Najčešće se za analizu koriste pokazatelji na temelju podataka standardnog računovodstvenog i statističkog izvješćivanja, kao i drugih izvora informacija;

2) drugi krug je povezan sa zadacima analize, osmišljen za razvoj strateških upravljačkih odluka za razvoj poslovanja. Baza podataka treba biti šira, ali u okviru dovoljno visoko agregiranih pokazatelja koji karakteriziraju glavne trendove u razvoju pojedine tvrtke ili korporacije;

3) treći krug zadataka analize usmjeren je na razvoj taktičkih rješenja. Njegova je informacijska baza iznimno široka i zahtijeva pokriće velikog broja privatnih vrlo detaljnih pokazatelja koji karakteriziraju različite aspekte rada kontrolnog objekta;

4) četvrti krug poslova vezan je uz zadaće operativnog upravljanja gospodarskim objektom u skladu s funkcionalnim podsustavima gospodarskog objekta. Za rješavanje ovih problema koriste se aktualne operativne informacije o stanju gospodarskog objekta i vanjskog okruženja.

Glavne funkcije administrativnog aparata različitih organizacija su analiza stanja u poduzeću i vanjskom okruženju te donošenje odluka o strateškom i kratkoročnom planiranju njegovih aktivnosti.

Provedba planiranih zadaća odlučivanja provodi se na strateškoj, taktičkoj i operativnoj (operativnoj) razini.

Svaka od ovih razina zahtijeva određenu informacijsko-dokumentacijsku potporu, koja se provodi na temelju informacijske tehnologije. U skladu s razinama odlučivanja u funkcioniranju informacijske tehnologije, mogu se razlikovati tri konture: dugoročno strateško planiranje, srednjoročno taktičko planiranje i operativno reguliranje aktivnosti organizacije:

1) strateška razina je usmjerena na top menadžere. Zbog organizacije informacijske tehnologije omogućen je pristup informacijama koje odražavaju trenutno stanje u poduzeću, vanjskom okruženju, njihov odnos i nužne su za donošenje strateških odluka. Glavni ciljevi razine strateškog upravljanja su:

Određivanje sustava prioriteta za razvoj organizacije;

Procjena obećavajućih pravaca razvoja organizacije;

Odabir i evaluacija potrebnih resursa za postizanje ciljeva.

U skladu s tim smjerovima, informacijska tehnologija omogućuje vrhunskom menadžmentu brz, praktičan pristup i sortiranje informacija po ključnim čimbenicima koji omogućuju procjenu stupnja ostvarenja strateških ciljeva tvrtke i predviđanje njezinih aktivnosti na dugi rok. Značajke informacijske tehnologije konture dugoročnog planiranja i analize predviđenog funkcioniranja su izgradnja agregiranih modela razvoja organizacije, uzimajući u obzir aktivnosti povezanih proizvodnih i gospodarskih kompleksa.

Modeli ove petlje funkcioniranja informacijske tehnologije trebaju uzeti u obzir:

Značajke razvoja tržišnih odnosa u zemlji;

Moguće perspektivne vrste proizvoda (roba i usluga) koje se odnose na profil organizacije ili poduzeća;

Potencijalne vrste proizvodnih resursa koji se mogu koristiti za stvaranje novih vrsta proizvoda (roba, usluga);

Perspektivni tehnološki procesi za proizvodnju novih vrsta proizvoda (roba i usluga).

Obračun ovih čimbenika u modelu funkcioniranja informacijske tehnologije temelji se uglavnom na korištenju informacija izvan aktivnosti organizacije. Dakle, IT mora imati razvijeno komunikacijsko okruženje (uključujući Internet) za primanje, akumuliranje i obradu vanjskih informacija.

Posebnost funkcioniranja IT-a u kontekstu dugoročnog strateškog planiranja, temeljenog na korištenju agregiranih modela, treba smatrati odlučujućom ulogom samog upravljačkog osoblja u procesu donošenja odluka. Visoka razina nesigurnosti i nepotpunosti informacija povećava važnost subjektivnog čimbenika kao osnove za donošenje odluka. Istodobno, automatizirana informacijska tehnologija djeluje kao pomoćni alat koji predstavlja glavni preduvjet za organiziranje aktivnosti upravnog aparata.

Dakle, informacijske tehnologije za podršku strateškoj razini donošenja odluka pomažu najvišem menadžmentu organizacije u rješavanju nestrukturiranih zadataka, od kojih je glavni usporediti promjene koje se događaju u vanjskom okruženju s postojećim potencijalom tvrtke.

Glavni alati za podršku radu najvišeg menadžmenta su strateški informacijski sustavi koji se razvijaju za provedbu strateških dugoročnih ciljeva razvoja organizacije.

Trenutno još nije razvijen opći koncept implementacije strateških informacijskih sustava zbog njihove ciljne i funkcionalne raznolikosti. Tri su trenda u njihovoj upotrebi:

Prvi se temelji na stavu da se prvo formuliraju ciljevi i strategije za njihovo postizanje, a tek onda se automatizirana informacijska tehnologija prilagođava unaprijed razrađenoj strategiji;

Drugi trend temelji se na činjenici da organizacija koristi strateški informacijski sustav u formuliranju ciljeva i strateškom planiranju;

Treći trend temelji se na metodologiji sintetiziranja dva prethodna trenda - ugrađivanje strateškog informacijskog sustava u postojeću informacijsku tehnologiju uz kombinaciju razvoja koncepta razvoja organizacije u upravljanju poduzećem.

Informacijske tehnologije osmišljene su za stvaranje zajedničkog okruženja za računalnu i telekomunikacijsku podršku za donošenje strateških odluka u neočekivanim situacijama;

2) taktička razina odlučivanja temelji se na automatiziranoj obradi podataka i implementaciji modela koji pomažu u rješavanju pojedinačnih, uglavnom loše strukturiranih zadataka (npr. donošenje odluka o ulaganjima, tržištima i sl.). Glavni ciljevi taktičke razine vodstva uključuju:

Osiguravanje održivog funkcioniranja organizacije u cjelini;

Izgradnja kapaciteta za organizacijski razvoj;

Izrada i prilagodba osnovnih planova rada i rasporeda za provedbu narudžbi na temelju potencijala akumuliranog u procesu razvoja organizacije.

Za donošenje taktičkih odluka, informacijska tehnologija mora srednjim menadžerima pružiti informacije potrebne za donošenje pojedinačnih ili grupnih taktičkih odluka. Obično su takve odluke važne u određenom vremenskom intervalu (mjesec, tromjesečje, godina).

Taktička razina odlučivanja od strane srednjeg menadžmenta koristi se za praćenje (stalno praćenje), kontrolu, odluke i administraciju. Glavne funkcije koje se izvode na temelju automatizirane informacijske tehnologije su: usporedba trenutnih pokazatelja s prošlim, sastavljanje periodičnih izvješća za određeno razdoblje, omogućavanje pristupa arhiviranim informacijama, donošenje taktičkih upravljačkih odluka itd.

Funkcioniranje informacijske tehnologije u kontekstu srednjoročnog taktičkog planiranja temelji se na korištenju modela koji odražavaju stvarne čimbenike i uvjete mogućeg razvoja djelatnosti organizacija i poduzeća, a uvelike se preuzimaju vanjski zahtjevi dobavljača i potrošača. u račun. Međutim, u ovom krugu eksterne informacije točno odgovaraju mogućim i praktično implementiranim pravcima razvoja organizacija i poduzeća, što povećava razinu sigurnosti podataka i modela sustava upravljanja.

Za podršku taktičkom odlučivanju u informacijskoj tehnologiji tvrtke koriste se alati kao što su baze podataka, sustavi za obradu znanja, sustavi za podršku odlučivanju itd.

Jedan od alata za taktičko odlučivanje danas su sustavi za podršku odlučivanju koji služe djelomično strukturiranim zadaćama, čije je rezultate teško unaprijed predvidjeti. Sustavi za podršku odlučivanju imaju prilično moćan analitički aparat s nekoliko modela. Glavne karakteristike takvih sustava su:

Sposobnost rješavanja problema čiji je razvoj teško predvidjeti;

Dostupnost alata za modeliranje i analizu;

Sposobnost jednostavne promjene formulacije zadataka koji se rješavaju i ulaznih podataka;

Fleksibilnost i prilagodljivost promjenjivim uvjetima;

Tehnologija koja najviše odgovara korisniku;

3) operativna (operativna) razina odlučivanja temelj je svih automatiziranih informacijskih tehnologija. Na ovoj razini provodi se ogroman broj tekućih rutinskih operacija za rješavanje različitih funkcionalnih zadataka gospodarskog objekta. Operativni menadžment usmjeren je na postizanje ciljeva formuliranih na strateškoj razini kroz korištenje potencijala definiranih na taktičkoj razini. Istovremeno, najvažniji prioriteti za operativno upravljanje uključuju:

Ostvarivanje dobiti kroz provedbu unaprijed planiranih aktivnosti korištenjem akumuliranog potencijala;

Registriranje, akumuliranje i analiza odstupanja u tijeku proizvodnje od planirane;

Razvoj i implementacija rješenja za otklanjanje ili minimiziranje neželjenih odstupanja.

Funkcioniranje informacijske tehnologije u krugu tekućeg planiranja i operativne regulacije odvija se u uvjetima izvjesnosti, cjelovitosti informacija i često u obradi informacija u stvarnom vremenu.

Informacijske tehnologije pružaju stručnjacima na operativnoj razini informacijske proizvode potrebne za donošenje svakodnevnih operativnih upravljačkih odluka. Svrha alata informacijske tehnologije na ovoj razini je odgovoriti na upite o trenutnom stanju tvrtke i kontrolirati tokove informacija organizacije, što je u skladu s operativnim upravljanjem.

Informacijska tehnologija, koja podržava upravljanje na operativnoj razini, poveznica je između organizacije i vanjskog okruženja. Preko operativne razine podaci se dostavljaju i ostalim razinama upravljanja. Alati na operativnoj razini upravljanja imaju male analitičke sposobnosti. Oni služe stručnjacima organizacije kojima su potrebne dnevne, tjedne informacije o stanju stvari kako unutar tvrtke tako iu vanjskom okruženju. Njihova je glavna svrha pratiti dnevne operacije u organizaciji i periodično generirati visoko strukturirana sažeta standardna izvješća.

Osnovne informacijske potrebe na operativnoj razini mogu se zadovoljiti uz pomoć tipičnih funkcionalnih i problemski orijentiranih hardverskih i softverskih alata za tekstualnu, tabelarnu, grafičku i statističku obradu podataka, elektroničke komunikacije itd.

Dakle, informacijska podrška u donošenju strateških odluka zauzima prilično značajnu nišu, jer doprinosi ne samo ostvarivanju dobiti kroz provedbu unaprijed planiranih aktivnosti, već i evidentiranju, akumulaciji i analizi odstupanja u tijeku proizvodnje od planirane, kao i razvoju i implementaciji rješenja za otklanjanje ili minimiziranje nepoželjna odstupanja od poslovnog plana.

2. Analiza sustava stanja sustava predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova dd "Rodina" i ocjena njegove učinkovitosti

2.1 Analiza poslovne povijesti nastanka i razvoja dd "Rodina"

OAO "Rodina" je poljoprivredno poduzeće koje se nalazi u selu Chelbasskaya, okrug Kanevsky, Krasnodarski teritorij.

Otvoreno dioničko društvo "Rodina" u sadašnjem organizacijsko-pravnom obliku osnovano je 3. rujna 1998. godine. Društvo posluje na temelju Statuta čija je aktualna verzija odobrena Protokolom broj 2 od 25. studenog 2010. godine.

Sukladno statutu, svrha osnivanja Rodina OJSC je zadovoljavanje javnih potreba u radu, proizvodima, uslugama Društva, ostvarivanje dobiti stvaranjem konkurentnih dobara, radova i usluga, dok Društvo ima građanska prava i snosi građanske obveze potrebne za provedbu bilo koje vrste aktivnosti koje nisu zabranjene saveznim zakonima.

Pravna adresa OAO "Rodina": Krasnodarski teritorij, okrug Kanevskaya, ul. Chelbasskaya, ul. Krasnaya, 119. Tvrtki je dodijeljen identifikacijski broj poreznog obveznika (TIN) 2334006686, upisan je u Jedinstveni državni registar pravnih osoba 19. rujna 2002., OGRN: 1022303977376.

Društvo je pravna osoba, može u svoje ime stjecati i ostvarivati ​​sva imovinska i osobna neimovinska prava koja su zakonom dodijeljena otvorenim dioničkim društvima, snositi obveze, obavljati sve zakonom dopuštene transakcije u svoje ime, biti tužitelj i tuženik na sudu. Također, dd "Rodina" posjeduje zasebnu imovinu, evidentiranu u samostalnoj bilanci, posjeduje, koristi je i raspolaže u skladu sa ciljevima svoje djelatnosti i namjenom imovine.

Temeljni kapital Rodina OJSC iznosi 21.019.506 (dvadeset jedan milijun devetnaest tisuća petsto šest) rubalja podijeljen na 20.019.506 (dvadeset milijuna devetnaest tisuća petsto šest) redovnih dionica na ime nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka i 1.000.000 milijun) povlaštenih dionica na ime s nominalnom vrijednošću od 1 (jedne) rublje svaka.

U skladu s člankom 7.2. Statuta JSC Rodina, društvo ima pravo plasirati, pored plasiranih dionica, 140.136.542 (sto četrdeset milijuna, sto trideset šest tisuća petsto četrdeset i dvije) obične dionice na ime nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, u ukupnom iznosu nominalne vrijednosti od 140.136.542 (sto četrdeset milijuna sto trideset šest tisuća petsto četrdeset dvije) rubalja i 7.000.000 (sedam) milijuna) povlaštenih imenskih dionica nominalne vrijednosti od 1 (jedne) rublje svaka, u ukupnom iznosu po nominalnoj vrijednosti od 7.000.000 (sedam milijuna) rubalja (deklarirane dionice).

Otvoreno dioničko društvo "Rodina" transformirano je iz CJSC "Rodina", ranije, u sovjetsko doba, istoimenog kolektivnog poljoprivrednog poduzeća u regiji Kanev.

Od 2000. godine Rodina OJSC je dio Step grupe tvrtki Koncerna Stella OJSC i jedno je od najvećih poljoprivrednih poduzeća koja proizvode biljne i stočarske proizvode u regiji Kanev (vidi sliku 4.).

Kao što se može vidjeti iz gornjeg dijagrama, Grupa tvrtki Step uključuje osam poljoprivrednih poduzeća smještenih u okrugu Kanevsky, Leningradsky i Pavlovsky Krasnodarskog teritorija. Glavne djelatnosti JSC "Rodina" su:

Uzgoj žitarica i mahunarki;

Uzgoj uljarica;

Uzgoj šećerne repe;

Uzgoj krmnih kultura;

Nabava hrane za povrće;

Uzgoj goveda;

Proizvodnja mesa i jestivih nusproizvoda goveda i svinja;

Proizvodnja mlijeka;

Veleprodaja žitarica, sjemena i stočne hrane za domaće životinje.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Slika 3 - Mjesto JSC "Rodina" u općoj strukturi JSC Koncerna "Stella"

JSC Rodina pokazuje visoke stope razvoja tek posljednjih godina, nakon ulaska u Grupu društava. Sve do ranih 2000-ih ovo je bila jedna od "najproblematičnijih" farmi u regiji. Samo u 1999. godini neto gubitak koje je primilo poduzeće iznosio je 13 milijuna rubalja. Ulazak u koncern Stela omogućio je značajno ažuriranje voznog parka poljoprivredne opreme, posebice nabavku opreme s nizom alata, što je omogućilo uvođenje najsuvremenijih tehnologija u proizvodnju stočne hrane, uzgoj životinja, biljnu proizvodnju i privlačenje velikih -razmjerna ulaganja za nadogradnju proizvodne baze. Rodina OJSC se već 2006. godine pridružila klubu Agro-300, koji ujedinjuje najveća poljoprivredna poduzeća u Rusiji, a 2011., prema podacima Danone i Unimilk OJSC, mliječna farma Rodina OJSC, koja je dio Step Group of Companies, zauzeo je prvo mjesto po pokazateljima kvalitete mlijeka među proizvođačima Krasnodarskog teritorija.

Do 2012. obujam proizvodnje mlijeka u Rodina dd dosegao je 40 tona dnevno, stado goveda je gotovo potpuno obnovljeno, zbog nabave stoke u Njemačkoj i SAD-u, rekonstruirane su dvije postojeće i izgradnja nove mljekare. farma je pokrenuta.

Organizacijska i upravljačka struktura dd "Rodina" prikazana je na slici 4. Iz gornjeg dijagrama je vidljivo da je vrhovno tijelo upravljanja Društvom Glavna skupština dioničara. Redovni sastanci održavaju se jednom godišnje. Tekućim aktivnostima upravlja Upravni odbor. Jedini izvršni organ je glavni direktor Društva, koji se bira na vrijeme od tri godine.

Analiza organizacijske strukture DD pokazuje da su odjel za upravljanje kadrovima, pravni i inženjerski odjeli, kao i tajništvo poljoprivrednog poduzeća (opći odjel) izravno podređeni glavnom direktoru. Osim toga, glavni ravnatelj ima četiri zamjenika koji vode zasebna područja rada. Financijski direktor podređen je odjelu za planiranje i gospodarstvo, centraliziranom računovodstvenom odjelu u kojem se prikupljaju sve informacije o odjelima poduzeća, na čelu s glavnim računovođom.

Tehnički direktor upravlja poslovima građevinskih i energetskih popravki, autogaraže, servisa. Uz to, pod svojim nadzorom ima inženjera mrežnog softvera. Naime, funkcije zamjenika generalnog direktora u relevantnim područjima obavljaju glavni specijalist stočarstva, koji upravlja cjelokupnim stočarskim kompleksom i glavni agronom, koji nadzire rad odjela za biljnu proizvodnju.

Slika 4 - Organizacijska struktura dd "Rodina"

Ova struktura omogućuje vam najučinkovitije obavljanje proizvodnih aktivnosti istraživanog poduzeća i obavljanje njegovih zadataka.

Osnovna djelatnost agrofirme je proizvodnja i prodaja poljoprivrednih proizvoda: žitarica, uljarica, repe, ostala područja biljne proizvodnje, mesnog i mliječnog stočarstva. Do danas poljoprivredno poduzeće ima poljoprivredno zemljište ukupne površine 6474 hektara. Osoblje poljoprivrednog poduzeća u 2012. godini iznosilo je 342 osobe.

Glavni financijski i ekonomski pokazatelji poslovanja Rodina dd prikazani su u Dodatku A. Analiza glavnih financijsko-ekonomskih pokazatelja provedena je na temelju financijskih i proizvodnih računovodstvenih podataka tvrtke. Kao što je vidljivo iz navedenih podataka, prihodi Rodina OJSC u cjelini rastu tijekom razdoblja, ali dinamika rasta prihoda nije progresivna (vidi sliku 5.).

Slika 5 - Dinamika pokazatelja prihoda JSC "Rodina" u 2009-2012, tisuća rubalja.

Analiza resursa tvrtke pokazuje da je broj osoblja prilično stabilan. U 2010. smanjen je za 4 osobe, ali tada počinje rasti. Najveće stope rasta broja zaposlenih zabilježene su u 2011. i 2012. godini. - oko 5,5%. Kao rezultat toga, od 01.01.2013. prosječan broj zaposlenih iznosi 342 osobe.

Materijalni resursi poduzeća također se postupno povećavaju, ali ako se obujam obrtne imovine tijekom razdoblja poveća za više od 69%, tada se volumen dugotrajne imovine povećava samo za 18%. To je zbog specifičnosti računovodstva u poljoprivrednim poduzećima - rast obujma obrtnog kapitala povezan je s velikom obnovom stada goveda, koji se obračunava na računima zaliha. Prosječni godišnji obujam resursa utječe na povrat imovine i promet. Dakle, od 01.01.2010. povrat na imovinu iznosio je 1,26 rubalja, a od 01.01.2013. porastao je na 1,45 rubalja. Koeficijent prometa dosegao je maksimalnu vrijednost u 2010. godini, au 2011.-2012. blago se smanjio (vidi sliku 6).

Slični dokumenti

Osnove teorije razvoja i donošenja strateških odluka. Analiza OJSC "Samara pekara br. 9" kao predmet proučavanja. Analiza unutarnjeg i vanjskog okruženja, definiranje misije i ciljeva poduzeća. Vrednovanje i kontrola provedbe strateških odluka.

seminarski rad, dodan 24.12.2010


Teorijske osnove odlučivanja u organizaciji, pojam, bit i klasifikacija menadžerskih odluka u procesu upravljanja, metode, informacijska potpora odlukama. Preporuke i zahtjevi za izbor kriterija za učinkovitost donošenja odluka.

test, dodano 19.03.2010


seminarski rad, dodan 16.11.2012


Sustav upravljanja kao sustav odlučivanja, uloga odlučivanja u sustavu upravljanja. Shema donošenja odluka i njezina važnost za učinkovito funkcioniranje jedinica. Poboljšanje postojeće sheme donošenja odluka.

seminarski rad, dodan 26.10.2003


Ključne faze u procesu donošenja odluka u organizaciji, njihove glavne karakteristike. Značajke resursa za poslovanje, čimbenici uspješnosti. Metode privlačenja i izvori financijskih sredstava na primjeru poduzeća za namještaj "Hrast".

seminarski rad, dodan 08.11.2011


Bit upravljačkih odluka, njihova klasifikacija i tipologija. Proces donošenja odluka, principi i faze. Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u doo Kućanski aparati. Načini poboljšanja učinkovitosti donošenja odluka u djelatnostima poduzeća.

seminarski rad, dodan 26.01.2015


Koncept informacijske potpore za strateško upravljanje organizacijom. Formiranje informacijske baze za donošenje strateških odluka. Analiza informacijske podrške za strateško upravljanje doo "Vizavi2000". Vrsni sastav dokumentacije.

seminarski rad, dodan 27.08.2012


Osnovni pojmovi procesa donošenja menadžerskih odluka, njihova klasifikacija, procjena učinkovitosti. Povijest nastanka tvrtke "McDonald's", strategija razvoja; pristupi i principi odlučivanja: predviđanje, kompetentnost, pravovremenost, kvaliteta.

seminarski rad, dodan 06.01.2014


Analiza procesa donošenja upravljačkih odluka u predstavničkim tijelima općinske vlasti. Dokumentacijska potpora poslovanju upravnog aparata. Proučavanje problema koji nastaju u donošenju i izvršavanju upravljačkih odluka.

diplomski rad, dodan 09.02.2018


Klasifikacija upravljačkih odluka i bit sustavnog pristupa. Komparativna obilježja metoda upravljačkog odlučivanja. SWOT-analiza i procjena sustava donošenja upravljačkih odluka u poduzeću, rezerve za poboljšanje njegove učinkovitosti.

Knjiga: Bilješke s predavanja dokumentarni

ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVI ODJELJAK 1. INFORMACIJSKA I DOKUMENTACIJSKA PODRŠKA UPRAVI 1.1. Važnost upravljačke dokumentacije

Dokument obavlja mnoge funkcije. Državni standard 16.487-83 definira dokument kao materijalni objekt s informacijama koje su fiksirane na način koji je napravio čovjek za prijenos u vremenu i prostoru, definira opću funkciju dokumenta kao nositelja informacija. Ova funkcija dokumenta posebno je važna u operativnom upravljanju. Nakon korištenja dokumenta u tekućem radu, on obavlja još jednu važnu funkciju - djeluje kao povijesni izvor. Te su značajke privukle pozornost upravnih radnika i arhivista. Organi upravljanja, institucije vlasti moraju međusobno djelovati u svom radu.

U razdoblju restrukturiranja sustava upravljanja dokument obavlja niz teoretskih funkcija koje se koriste u okviru znanstvenih disciplina upravljanja dokumentima i arhiviranja.

Tehnologija upravljanja, svedena na jednostavnu shemu, može se predstaviti u obliku donošenja odluka, organizacije njezine provedbe i kontrole nad provedbom. Takva se shema može koristiti i u slučaju najjednostavnijeg jednokratnog događaja i u organizaciji složenih sektorskih sustava na razini cijele zemlje. Ovi će se sustavi razlikovati po stupnju pripremljenosti za donošenje odluke, organizaciji njezine provedbe (kadrovska, financijska, opskrbna, provedbena itd.) te organizaciji kontrole provedbe. U svim slučajevima moraju se ugraditi navedeni dijelovi.

Nijedna odluka ne proizlazi iz ničega, može se donijeti samo na temelju informacija o ovom pitanju. U ovom slučaju treba napomenuti dva važna uvjeta: prvo, informacije moraju biti pravovremene, i drugo, moraju biti dovoljne za donošenje potrebne odluke. Ako informacije budu primljene kasno, gubite mogućnost sudjelovanja u bilo kakvim akcijama ili događajima. Odnosno, prilika ili prilika je izgubljena. S druge strane, ako nema dovoljno informacija ili znate samo pola nečega,

Vaša odluka možda ne samo da nije najbolja, nego čak i pogrešna, jer niste uzeli u obzir sve čimbenike.

Trenutno se količina informacija udvostručuje svake tri godine. To ima veze s razvojem društva. Svaki subjekt ili svaka osoba zasebno može postojati samo u slučaju kada postoji razmjena informacija. U uvjetima tržišnih odnosa ekonomska se situacija ubrzano mijenja, trgovačka poduzeća "opstaju" samo ako na vrijeme znaju što, kada, kako i koliko košta. Informacije su dugo bile roba. Tko posjeduje informaciju, posjeduje situaciju, i obrnuto.

To ukazuje na značajne promjene u organizaciji informacijskih resursa u društvu, pokazuje da informacija i dokument kao njegov nositelj utječu na sve aspekte upravljanja, kao i na funkcioniranje različitih struktura koje utječu na konačni rezultat u gospodarskoj sferi.

Informacijsko-dokumentarna usluga glavna je (glavna) opskrbna (servisirajuća) upravljačka funkcija, za čiju provedbu su potrebna posebna – stručna znanja. Učinkovitost i jasnoća u aktivnostima bilo kojeg subjekta ovise o tome kako je ovaj rad organiziran.

Informacijsko-dokumentacijsku potporu provode posebne strukturne jedinice: vođenje predmeta, opći odjel, ured, tajništvo (ili pomoćnik tajnika). U tim bi jedinicama trebali raditi stručnjaci. Pomoćnik tajnika mora imati i posebno obrazovanje, ovisno o razini voditelja i stupnju njegove stručne spreme.

Rad bilo kojeg administrativnog aparata, kao i svaki rad općenito u naše vrijeme, mora se obavljati u skladu sa zahtjevima znanstvene organizacije rada. Odnosno, to znači da ne postoji posao koji ne mora biti pravilno organiziran, a osoba koja se bavi ovim poslom mora biti upoznata sa značajkama njegove provedbe. Da biste to učinili, rad se mora podijeliti na određene komponente - od najsloženijih do najjednostavnijih operacija. Svaki dio mora biti razrađen, odnosno organiziran na najbolji mogući način, jer ni u jednom poslu nema sitnica, sve se mora promisliti. Znanstvena organizacija rada sastoji se od tako dobro promišljenih, pravilno organiziranih operacija. Kako ispravno izvršiti ovaj ili onaj posao, određuju regulatorni i metodološki dokumenti.

U području menadžmenta uglavnom rade s informacijama i dokumentima koji djeluju kao njihovi nositelji. Dokument-predmet i rezultat rada u području upravljanja.

Rad s informacijskom i dokumentacijskom potporom sastoji se od istih operacija. Samo se kod nekih predmeta izvodi tradicionalnim metodama (ručno), kod drugih - uz pomoć mehanizacije i automatizacije. Ali ostaju sve faze rada s dokumentima. Dakle, svaki elementarno kompetentan djelatnik upravnog aparata mora ne samo ispravno sastavljati i izvršavati dokumente, već i znati koje vrste poslova se s njima obavljaju.

Svaki rad danas se poboljšava uvođenjem novih strojeva i procesa. U području upravljanja može se mehanizirati samo rad s dokumentima i automatizirati obrada informacija sadržanih u dokumentima.

Ali strojna obrada dokumenata postavlja svoje zahtjeve. Što se tiče dokumenata, uvjeta za njihov format, redoslijeda izrade, prezentacije teksta.

Dokument se također može podijeliti na najjednostavnije komponente (rekvizite) i svaki dio ima pravila za najispravnije pisanje i dizajn. Ova pravila sadržana su u DSTU 4163-2003. Zahtjevi za izvršenje dokumenata također su dovoljno detaljno opisani u sustavu upravljačke dokumentacije, budući da je u svim dokumentima moguće razlikovati iste komponente (detalje) proučavanjem postupka sastavljanja i obrade ovih podataka (upisivanje adrese, datuma). , pečati odobrenja, odobrenje, postupak zaključivanja itd.). ). Ovi zahtjevi utvrđeni su DSTU 4163-2003.

Jedan dokument se izdaje samo jednokratno. Dokumenti djeluju u bliskoj interakciji jedni s drugima i čine dokumentacijski sustav. Državni standard definira dokumentacijski sustav kao skup međusobno povezanih dokumenata u određenom području djelatnosti.

Postoje sustavi financijske, primarne i računovodstvene dokumentacije proračunskih objekata i subjekata, računovodstvene i monetarne dokumentacije, organizacijske i administrativne itd. Dakle, svaki rukovoditelj mora biti sposoban povući i poznavati dokumentacijski sustav s kojim radi. Na primjer, zaposlenik kadrovskog odjela mora znati i biti sposoban sastaviti i izvršiti sve kadrovske dokumente,

te ugovori i ugovori o radu. No, najčešći su organizacijski i administrativni dokumenti s kojima se svaki menadžer mora nositi. To uključuje takve organizacijske dokumente kao što su statut, propisi, upute, upravni dokumenti-nalozi, naredbe, upute, rezolucije, odluke; informativni i referentni akti, potvrde, izvješća i pojašnjenja, kao i najčešće vrste službenih dokumenata - pisma, brzojave, telefonske poruke. Svaka vrsta ovih dokumenata ima svoje karakteristike u oblikovanju i prezentaciji teksta, koje je lako proučavati.

Postupak rada s dokumentima također je podijeljen u određene faze. Svaka faza ima svoje metode najbolje implementacije. Ovaj posao počinje zaprimanjem i početnom obradom dokumenata. Ova faza je neovisna o načinu prijenosa informacija: poštom, osobno, telegrafom, faksom. Taj se posao u pravilu obavlja centralno i sastoji se od čisto tehničkih operacija, detaljno opisanih u pravilima i uputama.

Registracija dokumenata je važna faza. Tijekom procesa registracije vodi se evidencija o zaprimljenim dokumentima, ali je najvažnije bilježiti pokazatelje o dokumentu koji omogućuju organiziranje kontrole nad njegovom provedbom te informiranje i referentni rad s dokumentima, tj. u postupku registracije utvrđuje se banka podataka o dokumentima koji kruže u objektu ili subjektu.

Sljedeća faza usko je povezana s registracijom dokumenata – praćenje provedbe. Pravilno organizirana hitna kontrola omogućuje vam da u bilo kojem trenutku znate što treba učiniti i pomaže subjektu da učinkovito planira svoj radni dan.

Organizacija informatičkog i referentnog rada također ovisi o registraciji dokumenata. Služba informacijsko-dokumentarne službe ili tajnica dužni su u nekoliko minuta izdati potvrdu: gdje, s kim, u kojoj fazi rada se nalazi neki dokument, te odgovoriti na pitanje: koji dokumenti sadrže podatke o pojedinom problemu koji zanima vas. Registracija se može obaviti ručno - na karticama ili automatizirano - na računalu. Tehnologija registracije dokumenata dobro je opisana u regulatornim i metodološkim priručnicima.

Nakon početne obrade i registracije dokument se šalje na izvršenje. Ova faza je povezana s problemom izravnosti kretanja dokumenta. Kretanje dokumenta do izvršitelja odražava sustav organizacije upravljanja. Uz jasnu podjelu odgovornosti i delegiranje ovlasti, dokument se odmah izvršava. S centraliziranim sustavom upravljanja, kada voditelj na sebe preuzme rješavanje svih, pa i manjih pitanja, svaki dokument mu dolazi na rješavanje, a zatim ide na izvršenje. Tako će pripremljeni dokument ići odozdo prema gore – od izvođača radova, uz brojne suglasnosti, do voditelja na potpis. Kretanje dokumenta jasno se odražava u operogramu i omogućuje vam da vidite sve ponovljene i nepotrebne operacije.

Sljedeća faza je trenutno skladištenje dokumenata. Svaki dokument, nakon što se u njemu zapisane informacije koriste u procesu upravljanja, obavlja funkciju pohranjivanja i gomilanja informacija kako bi se te informacije mogle ponovno vratiti kada se za to ukaže potreba. Da biste to učinili, dokumenti se moraju postaviti tako da se željeni dokument može pronaći za nekoliko minuta. Budući da postoji veliki broj dokumenata koji se pohranjuju tijekom rada predmeta, njihovo ustrojstvo u sadašnjem očuvanju zahtijeva preliminarnu klasifikaciju, odnosno raspodjelu u grupe (predmete) radi njihovog što bržeg pretraživanja. Za raspodjelu dokumenata po predmetima razvijen je jednostavan klasifikator - nomenklatura predmeta. Ovo je sistematizirani popis naslova predmeta koji su u tijeku u predmetima.

Nomenklatura je najvažniji dokument. Dobro sastavljena nomenklatura predmeta omogućuje vam da imate dobro uspostavljenu trenutnu pohranu dokumenata. Međutim, sastavljanje nomenklature zahtijeva posebna znanja. Dugogodišnje iskustvo u sastavljanju nomenklatura omogućuje nam da tvrdimo da samo stručnjak iz područja uredskog posla ili arhivar može sastaviti nomenklaturu. Ako subjekt ne može kompetentno sastaviti nomenklaturu, trebate se prijaviti. u arhivsku službu. Pokreću se omoti predmeta prema nomenklaturi. Dizajn korica i distribucija dokumenata unutar spisa također bi se trebali provoditi uzimajući u obzir posebna pravila.

Sastavljanje nomenklature predmeta, formiranje predmeta i njihova sigurnost povezana s ispitivanjem vrijednosti dokumenata. Pod vještačenjem se podrazumijeva utvrđivanje praktičnog i znanstvenog značenja dokumenata, određivanje rokova njihova čuvanja. Ovisno o vrijednosti dokumenata mogu imati različita razdoblja skladištenja: kratkoročna (do 10 godina), dugotrajna (uglavnom kadrovski dokumenti koji se čuvaju 25-75 godina) i trajna. Uvjeti pohrane dokumenata mogu se odrediti u posebnim imenicima, koji se nazivaju "Popisi dokumenata po uvjetima skladištenja". Standardni su i odjelni. Popis modela postoji za upravljačke dokumente, znanstvenu i tehničku dokumentaciju, filmske i fotografske dokumente; resorne liste za gotovo sva područja djelatnosti (kultura, zdravstvo, kinematografija, poljoprivreda i dr.). Odjelni popis detaljnije obuhvaća dokumente koji nastaju u obavljanju djelatnosti određenog područja. Uvjeti čuvanja isprava određuju se prilikom formiranja predmeta, jer nije dopušteno formiranje isprava trajnog i privremenog čuvanja u jednom predmetu. U suprotnom će se dokumenti morati preurediti. Postupak ispitivanja i registracije njegovih rezultata dobro je utvrđen u regulatornim i metodološkim dokumentima.

1, konačno, završna faza rada s dokumentima je priprema datoteka za dugotrajnu pohranu ili za njihovo stavljanje u arhivu. U operativnom radu, u pravilu, slučajevi se koriste za dvije godine - tekuću i posljednju godinu. Predmeti za prethodne godine moraju se obraditi i prenijeti u arhivu subjekta (ako postoji) ili prenijeti u drugi kabinet radi pohrane. Predmeti se obrađuju u skladu s utvrđenim pravilima. Ako se ovaj posao obavlja redovito, svake godine, poslovi subjekta bit će u savršenom redu i potraga za potrebnim spisima i dokumentima neće biti teška.

Postupak pripreme i izvođenja dokumenata te organizacija svih faza rada s njima dovoljno je detaljno opisan u regulatornim i metodološkim dokumentima. Svaki subjekt ili objekt trebao bi imati paket dokumenata, a ako su veliki - u svakoj strukturnoj jedinici.

Arhivisti koji kontroliraju djelatnost predmeta ili subjekata trebali bi prije svega dati savjete, odrediti kakve regulatorne i metodološke dokumente subjekt ili objekt treba imati, uz pomoć kojih možete pronaći odgovor na mnoga pitanja vezana uz sastavljanje, obrada, organizacija dokumenata.

Paket regulatornih i metodoloških dokumenata sastoji se od dva dijela. Prvi dio trebao bi sadržavati nacionalne regulativne i metodološke dokumente, čiji bi se komplet trebao u cijelosti prodavati u arhivskim ustanovama ne samo u centru, već i na terenu. Ti dokumenti uključuju:

Sustav potpore državnoj dokumentaciji

upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i

usluge dokumentacije.

Standardni naputak iz pravne znanosti u objektima i predmetima.

Objedinjeni dokumentacijski sustavi. Sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju.

Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva.

Popis standardnih dokumenata koji se stvaraju u procesu

djelatnosti državnih odbora, objekata, subjekata s definiranjem pojmova

njihovo skladištenje.

Subjektima koji se bave bilo kakvim žalbama građana korisno je imati „Model pravilnika o vođenju evidencije o pitanjima žalbi, prijava i pritužbi građana državnim tijelima i poduzećima“, koji definira postupak i metodologiju rada s ovom kategorijom građana. dokumente.

Drugi dio paketa formiran je iz organizacijskih i regulatornih dokumenata samog subjekta. Uključuje:

Povelja ili propis o objektu ili subjektu.

Pravilnik o ustrojstvenoj jedinici (ako je predmet razgranatog ustroja).

Opisi poslova zaposlenika strukturnih odjela.

Upute za vođenje poslova ovog predmeta.

Nomenklatura predmeta.

Vremenski list obrazaca dokumenata ustrojstvenih odjela odn

subjekt u cjelini.

Što se tiče posljednja tri dokumenta, naputak o uredskom radu za ovaj predmet treba precizirati njegovim primjerima, nomenklaturom predmeta i listom obrazaca dokumenata s uzorcima dokumenata koji se mogu samostalno izraditi ili se sastoje od djelatnika Zavoda. lokalna arhivska služba.

12. 2.8. Zahtjevi za tekst dokumenta
13. 2.9. Izrada organizacijskih i administrativnih dokumenata

U pozadini raširenog uvođenja informacijskih i telekomunikacijskih tehnologija u ruske organizacije, kako javne tako i komercijalne, postoji ozbiljan interes za automatizaciju pripreme i rada s dokumentima te uvođenje računalnih tehnologija za predškolske obrazovne ustanove. Dokaz tome je brzi rast ruskog tržišta takvih tehnologija i sustava za upravljanje dokumentima (DMS). To potvrđuje i opseg rada u okviru saveznog programa "Elektronska Rusija" i sličnih regionalnih programa. Međutim, uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima zahtijeva rješavanje ne toliko tehnoloških koliko organizacijskih i pravnih problema, i to uglavnom na evolucijski način.
Očito je da će papirnati i elektronički dokumenti koegzistirati na ravnopravnoj osnovi dugo vremena, stoga bi DMS koji se koristi u organizacijama trebao pružiti potporu i elektroničkom i tradicionalnom (papir, fotografija, film, itd.) tijek rada i proces racionalnog prijelaz iz jednog u drugi.
Organizacija javne uprave u Rusiji oduvijek je bila problem - ogromna zemlja, visoka cijena upravljačkih odluka i glomazan aparat vlasti, zahtijevali su stvaranje sustava koji bi minimizirao posljedice neučinkovitih i iracionalnih odluka. Izgrađena je na razdvajanju funkcija smislenog izvršenja dokumenata i kontrole izvršenja. Nadzor nad kretanjem i izvršavanjem dokumenata dodijeljen je posebnim osobama - referentima koji su evidentirali podatke o ulaznim, odlaznim i internim dokumentima, rješenja (nalozi) o dokumentima i njihovu provedbu, te kretanje (prijenos) i arhiviranje dokumenata unutar organizacija. Osnova tehnologije takvog sustava su:

• upute za uredski rad;
• nomenklatura predmeta;

• dokument o registracijskoj kartici (RK);
• ormari za datoteke koji kombiniraju komplete RK;
• dnevnici prijenosa dokumenata;
• kontrolne kartice.

Nakon primitka službenog dokumenta od strane organizacije, njegovog prihvaćanja i kontrole, upisa (u časopis ili RK) i izricanja rješenja, popunjavanja kontrolne kartice (ako je potrebno) i prijenosa službenoj osobi (ili osobama) za izvršenje je osigurano. Dakle, službena osoba može dobiti podatke o tome koje isprave ima o izvršenju, za koje rokove odgovaraju i sl. Kada se isprava izvrši (kada su sve upute na njoj dovršene), ona se šalje u predmet, a zatim njegov RC i sam dokument se stavlja u arhivu. Regulacija takvog sustava putem uputa i standarda omogućila je i relativno nekompliciranu njegovu automatizaciju, t.j. prijelaz na odgovarajuće računalne tehnologije i baze podataka.
Istina, tu su nastali pravni i organizacijski sukobi zbog potrebe upravljanja pravima pristupa informacijama o dokumentima, što je izravno korištenje zapadnog DMS-a činilo problematičnim (čak i ako ne uzmemo u obzir njihovu basnoslovnu cijenu). Kao rezultat toga, 1990-ih godina prošlog stoljeća pojavilo se dosta ruskih sustava različitog stupnja složenosti koji pružaju gore opisanu funkcionalnost - od najjednostavnijih ormarića za datoteke do prilično naprednih proizvoda bliskih onima u kutiji (Cinderella, Delo-96 , itd.), kao i cijeli niz dodataka preko Lotus Notesa.
Svi su oni, različitog stupnja cjelovitosti, omogućili procese evidentiranja dokumenata, evidentiranja rješenja, praćenja izvršenja, traženja dokumenata po raznim detaljima, generiranja svih vrsta izvještaja itd. Najnapredniji sustavi omogućili su i organizaciju računovodstva kretanje papirnatih dokumenata. Dakle, sustavi uredske automatizacije bili su namijenjeni za podršku aktivnostima uredskog osoblja, a ne službenika, te su osiguravali rad s RK dokumenata, a ne sa samim dokumentima. Imajte na umu da su takvi sustavi i danas aktualni. Istovremeno, računalne tehnologije predškolskih obrazovnih ustanova trebale bi osigurati:

• podrška radu ne samo osoblja predškolske obrazovne ustanove, već i službenika;
• mogućnost prilaganja datoteka dokumenata radnoj skupini;
• mogućnost proširenja sastava atributa u Republici Kazahstan za posebne vrste dokumenata;
• potpora za kolektivni rad na dokumentima i njihovo prethodno razmatranje prilikom odobravanja;
• mogućnost pretraživanja po tekstovima dokumenata;
• mogućnost korištenja predložaka dokumenata, građenja tekstova od ustaljenih fraza, pristupa regulatornim dokumentima (regulatornim pravnim aktima i tehničkim regulatornim pravnim aktima).

Primjenjivi su sljedeći pristupi formiranju datoteka dokumenata:

• dokumenti se mogu primati kao datoteke izravno od izvođača i autora;
• dokumenti se mogu skenirati na ulazu, a zatim raditi s njihovim elektroničkim slikama;
• dokumenti se mogu dobiti iz relevantnih informacijskih fondova (informacijski sustavi, baze podataka, stranice, portali).

Prvi pristup može se koristiti kada postoji intenzivan tijek dokumenata između organizacija i kada su uspostavljeni odgovarajući ugovorni odnosi. Ovaj pristup je primjenjiv za tijek dokumenata između matične organizacije i njezinih udaljenih struktura ili podređenih organizacija. U tom slučaju, prema dogovorenom protokolu (obično e-mailom), šalje se i RC dokumenta (radi pojednostavljenja registracije) i sama dokumentacija. Radi pouzdanosti, dokument i njegov RC često su šifrirani i (ili) potpisani digitalnim potpisom. Izvornik papira šalje se običnom poštom.
Tako je formirana klasa tehnologija koja se može nazvati papirnato-elektroničkim, kada gotovo sav rad unutar organizacije ide s dokumentima unutar određenog automatiziranog sustava. Papirnati dokumenti u ovoj tehnologiji često se skeniraju odmah nakon registracije, a zatim rade s elektroničkom verzijom (u obliku slikovne datoteke - u pravilu nema potrebe prepoznati je u tekstu). Sam original se stavlja u futrolu i više se ne koristi.
Uvođenje ove tehnologije omogućuje

• ubrzati kretanje dokumenata u organizaciji;
• osigurati pravovremeno razmatranje dokumenata;
• osigurati učinkovitu kontrolu nad izvršenjem dokumenata;
• povećati učinkovitost rada, kako pojedinih službenika, tako i organizacije u cjelini;
• smanjiti troškove umnožavanja, prijenosa i skladištenja kopija papirnatih dokumenata;
• omogućiti izvršiteljima dokumenata mogućnost korištenja najpotpunije dokumentacije.

Ali papirnati originali u ovoj tehnologiji i dalje postoje – još uvijek se tiskaju, potpisuju, distribuiraju, zauzimaju prostor i troše resurse.
Kada se automatiziraju radna mjesta svih zaposlenika i uvede papirnato-elektronička tehnologija, javlja se potreba za daljnjim usavršavanjem i odbacivanjem papirnatih izvornika, barem za one dokumente čiji se životni ciklus odvija u organizaciji (interni dokumenti). No čak i ovdje postoji niz tehnoloških (prisutnost i korištenje EDS-a, njihov broj, dostupnost i korištenje certifikacijskih centara, informacijska sigurnost i zaštita informacija) i pravnih pitanja (pravna snaga i dokazi elektroničkih dokumenata, njihov službeni status, podnošenje elektronički dokumenti inspekcijskim tijelima) nastaju. ). S obzirom na to, sustav elektroničkog upravljanja dokumentima trebao bi osigurati:

• pohranjivanje u sustav i prijenos datoteka dokumenata potpisanih EDS-om;
• prisutnost EDS-a u službenicima;
• priprema elektroničkih dokumenata, uključujući potrebne postupke za "elektronsko" odobrenje i potpisivanje;
• davanje elektroničkim dokumentima statusa službenih dokumenata.

Tema 2. 3 Informacijske tehnologije za dokumentaciju potpore upravljačkim djelatnostima Nastavna pitanja: 1. Informacijsko-dokumentacijska potpora menadžmentu kao tehnološkom procesu 2. Dokumentno orijentirani informacijski sustavi 3. Značajke upravljanja dokumentima u različitim poduzećima 4. Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima

1. Informacijsko-dokumentacijska potpora menadžmentu kao tehnološkom procesu Kao što znate, proces upravljanja uključuje određeni skup standardnih tehnoloških operacija za: n prikupljanje i obradu informacija sadržanih u dokumentima; n priprema upravljačke odluke, njezino donošenje i dokumentiranje, dovođenje do znanja izvršiteljima; n izvršenje rješenja i kontrola izvršenja; n prikupljanje informacija o izvedbi, prijenos informacija vertikalnim i horizontalnim kanalima; n pohranjivanje i pronalaženje informacija. Svaka od navedenih operacija implementirana je u predmetnom, dokumentarnom obliku, izrađena tradicionalno (ručno) i pomoću računala. U praksi su nedokumentirane upravljačke odluke, u biti, pomoćne, operativne i organizacijske i preliminarne su prirode.

U procesu rada i društvene aktivnosti osobe nastaju dokumenti koji fiksiraju, odražavaju i konsolidiraju složene informacijske veze između ljudi i njihovih različitih formacija. Svaki pojedinačni dokument je jedinstveni dokumentacijski akt kao samostalan tehnološki proces. Istodobno, aktivnosti pojedinih organizacija, industrijskih poduzeća aktivno su prikazane skupom međusobno povezanih, međusobno ovisnih i organski međusobno povezanih dokumenata, koje objedinjuje osnovni koncept dokumentacijskog sustava. Savezni zakon "O informatizaciji, informatizaciji i zaštiti informacija" definira pojam "dokumenta" kao informacije snimljene na materijalnom nosaču s detaljima koji omogućuju njihovu identifikaciju. Dokument je materijalni nositelj na koji se nanosi neka informacija koja odražava stanje sustava ili donesena odluka strogo utvrđenog sadržaja u propisanom obliku. Ima dva karakteristična svojstva: multifunkcionalnost i pravnu snagu. Funkcije koje se provode pomoću dokumenta uključuju registraciju primarnih informacija ili donesene odluke, prijenos, obradu i pohranu informacija. Prisutnost pravne snage osigurava se rekvizitom-potpisom osobe odgovorne za točnost podataka sadržanih u dokumentu.

Najopćenitiji i holistički sustav je nacionalni dokumentacijski sustav, koji uključuje gotovo sve vrste dokumenata stvorenih i implementiranih u cijeloj zemlji. Taj sustav pak čine mnogi podsustavi koji su razvrstani prema predmetnim, geografskim, funkcionalnim, hijerarhijskim i drugim bitnim značajkama. Dakle, funkcionalni sustavi uključuju planiranje, izvješćivanje, statističku, opskrbnu i marketinšku i financijsku dokumentaciju, svojstvenu svim, bez iznimke, tijelima upravljanja nacionalnim gospodarstvom Rusije. Sustavi industrijske dokumentacije odražavaju organizacijske aspekte tijela industrijskog (resornog) upravljanja, što uključuje aktivnosti ministarstava, odjela, odjela i odjela federalne, regionalne i lokalne razine vlasti. Uvođenjem elektroničke računalne opreme i automatiziranih radnih stanica (AWS) u proces obrade dokumentarnih informacija legitimiran je koncept potpore upravljanja informacijama i dokumentacijom, koji uključuje organizirani skup radova na primanju, obradi, pohranjivanju i izdavanju informacija i dokumenata potrošaču (pretplatniku) kao njegovim materijalnim nositeljima.

Uvođenjem računalne tehnologije u dokumentacijske procese mijenja se tehnološki lanac, budući da stručnjak i upravitelj dobivaju mogućnost rada kako s punim tekstom dokumenta, tako i s fragmentima koji sadrže potrebne informacije. Uvođenje suvremenih informacijskih tehnologija i uredske opreme u dokumentarne procese prilično je učinkovito, ali zahtijeva poštivanje najmanje dva osnovna uvjeta: ujednačenost formata i racionalnu konstrukciju tehnologije obrade informacija o dokumentima, u kojoj bi se koncentrirala ista vrsta operacija. na jednom mjestu. Učinkovitost upravljačkih informacijskih sustava osigurava se značajnom količinom standardnih organizacijskih i tehnoloških postupaka za 1) obradu informacija, 2) donošenje odluka i 3) korištenje skupa automatiziranih radnih stanica.

Upravljački informacijski sustav (MIS) je skup organizacijskih, tehničkih, tehnoloških i metodoloških alata za upravljanje (računalo, telefon, faks, itd.), koji osiguravaju radno mjesto (namještaj, sefovi itd.), profesionalnost menadžera i stručnjaka za proizvodnju, opća pismenost i informacijska kultura, dokumentacijski sustavi i same informacije. Sustav upravljanja dokumentima u procesima informacijske i dokumentacijske potpore ima značajnu ulogu u formiranju vanjskog i radnog okruženja koje pruža tzv. informacijski komfor: dobivanje pravih informacija u pravo vrijeme. U procesu informacijsko-dokumentacijske potpore subjekt upravljanja je pozvan da odvoji vrijedne informacije od informacija o "buci", da istakne prioritetni dio koji omogućuje analizu stvarnog stanja sustava i pripremu razumne odluke. Govoreći o najznačajnijim karakteristikama informacija, čini se primjerenim izdvojiti: volumen (kvantitet), pouzdanost (istina), vrijednost, bogatstvo (informativnost), otvorenost (pouzdanost). Volumen percipiranih informacija uključuje tri razine: razinu redundantnosti informacija i, informacijski deficit, potrebnu razinu informacija.

Pouzdanost informacija povezana je s procesom adekvatnog odraza stvarnih informacija u ukupnoj količini percipiranih informacija. Stručnjaci u području informatizacije bilježe prisutnost tri razine pouzdanosti: apsolutna (100%), pouzdana (više od 80%), negativna (manje od 80%). Pouzdanost uvelike ovisi o tehnologiji upravljanja dokumentima implementiranoj u sredstvima mehanizacije i automatizacije: što se manje ljudskog rada koristi za prikupljanje, obradu, prijenos i pohranu informacija, to je veća njihova pouzdanost. Iz prakse je poznato da se o istom događaju mogu dobiti najkontradiktornije informacije, ovisno o tehnologiji i aspektima njegove analitičke i sintetičke obrade. Iskustvo usluga podrške dokumentima potvrđuje da pouzdanost informacija značajno ovisi o vremenskim parametrima za provedbu tijeka rada. Dakle, kašnjenje apsolutno pouzdanih informacija može dovesti do njihove apsurdnosti (na primjer, informacija o cijeni dionica na burzi). Vrijednost informacija s ekonomske točke gledišta karakterizira smanjenje troškova raznih vrsta resursa (energija, materijali, vrijeme, financije) za donošenje ispravne odluke.

Vrijednost ima četiri razine: nula (bez uštede resursa), srednja (smanjenje troškova povećanja profita za više od 10%), visoka (više od dva puta), ultra visoka (više od 10 puta). Vrijednost definira informaciju kao ekonomsku kategoriju (roba s potrošačkom vrijednošću). Visoku vrijednost imaju, na primjer, simulacijski modeli proizvodnje koji menadžeru omogućuju razumno predvidjeti moguće posljedice alternativnih opcija za odluke. Informacijske usluge prosječne vrijednosti pružaju, u pravilu, konzultantske kuće, koje su svjesne da su vrijedne informacije uspješno prodana roba. Primjer nulte vrijednosti su informacije koje dupliciraju poznate, zastarjele informacije ili pružaju lažne, nepotrebne informacije za donošenje upravljačke odluke.

2. Dokumentno orijentirani informacijski sustavi Razmotrimo osnovne koncepte koji se susreću u okviru uredskog rada i potpore upravljanja dokumentima: Potpora za upravljanje dokumentima (DOE) pokriva pitanja dokumentiranja, organiziranja rada s dokumentima u procesu upravljanja i sistematizacije njihove arhivske pohrane. . n Dokumentacija je izrada dokumenata, odnosno njihovo sastavljanje, izvođenje, odobravanje i izrada. n Uredski rad - skup mjera za dokumentarnu potporu menadžmentu (DOE) poduzeća ili organizacije. Ponekad se kaže da je predškolska obrazovna ustanova glavna funkcija uredskog rada. n Organizacija rada s dokumentima - osiguravanje kretanja, pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata. n

Sistematizacija arhivske pohrane dokumenata - utvrđivanje pravila za pohranu informacija stvorenih u organizaciji, njihovo pretraživanje i korištenje za podršku donošenju upravljačkih odluka i poslovnim postupcima. n n Tijek dokumenata - kretanje dokumenata unutar okvira DOW-a. Poslovni postupak je slijed određenih operacija (radova, zadataka, postupaka) koje obavljaju zaposlenici organizacije kako bi riješili problem ili cilj u okviru poduzeća ili organizacije. n Elektronički arhiv rješava probleme sistematizacije arhivske pohrane elektroničkih dokumenata unutar DOW-a. n Poslovni postupci odgovorni su za vođenje poslovanja ili obavljanje objektivne funkcije i način su na koji se u praksi upravlja poduzećima i institucijama.

Elektronički arhiv U Rusiji je izraz "elektronički arhiv" jedno od nacionalnih obilježja ruskog elektroničkog uredskog rada. Na Zapadu je popularniji izraz „datawarehouse“ (skladište podataka). U našoj se zemlji, po svemu sudeći, pod podacima uglavnom podrazumijeva sadržaj dokumenata i zapisa u bazi podataka. Otuda i popularnost činovničkog izraza "arhiv". U uredskom radu arhiv je odgovoran za organizaciju pohrane dokumenata i jedan je od tri glavna uredska zadaća: kreiranje, tehnologija obrade i sistematizacija dokumenata. Često čujemo da određeni “arhivski sustav idealno rješava probleme upravljanja dokumentima”. To ne može biti, jer se dokumenti premještaju (bit tijeka rada) u sklopu rješavanja sva tri zadatka, a ne samo u sklopu sistematizacije arhivske pohrane.

Sustavi za automatizaciju ureda u Rusiji Glavna rješenja za uredski rad i poslovne procedure mogu se grubo podijeliti u četiri glavne kategorije (ne uključujući alate za izradu dokumenata i skladišta podataka): n sustavi tijeka rada (automatizacija poslovnih procedura); n grupni sustavi (timski rad); sustavi za upravljanje dokumentima (uglavnom pružaju registraciju, pohranu i pronalaženje dokumenata); n sustavi e-pošte (koriste se za razmjenu dokumenata). n Sada je ova podjela prilično uvjetna zbog činjenice da neki sustavi kombiniraju sve ove i neke druge tehnologije.

Najracionalniji način automatizacije poslovnih procedura je stvaranje zajedničkog informacijskog okruženja za njih, unutar kojeg zaposlenici mogu surađivati ​​(tj. zajednički rješavati poslovne probleme) i razmjenjivati ​​poruke. Stoga su najvažniji element automatizacije predškolskih odgojno-obrazovnih ustanova sustavi elektroničke pošte Organizacija rada s dokumentima važan je dio procesa upravljanja i donošenja odluka, što značajno utječe na učinkovitost i kvalitetu upravljanja. Proces donošenja upravljačke odluke uključuje dobivanje informacija; njegova obrada; analiza, priprema i donošenje odluka. Ove su komponente usko povezane s upravljanjem dokumentacijom. Za postizanje ekonomskog učinka, prije svega, važna je kvaliteta informacija, koja je određena njezinom količinom, učinkovitošću, stupnjem složenosti i troškom. Ako poduzeće nema jasan rad s dokumentima, onda se, kao rezultat, pogoršava menadžment, jer ovisi o kvaliteti i pouzdanosti, učinkovitosti primanja i prijenosa informacija, ispravnom postavljanju referentne informacijske usluge i preciznosti organizacija pretraživanja, čuvanja i korištenja dokumenata.

Tri su glavna zadatka koja treba riješiti u uredskom radu (DOE). Dokumentacija (izrada, izvedba, koordinacija i izrada dokumenata). n Organizacija rada s dokumentima u procesu upravljanja (osiguranje kretanja, kontrola izvršenja, čuvanja i korištenja dokumenata). n n Sistematizacija arhive dokumenata. Treba napomenuti da dokumentacijsko potpora menadžmentu ima izravan utjecaj na kvalitetu menadžerskog odlučivanja, pa ju je potrebno stalno unapređivati.

S porastom razmjera poduzeća i broja njegovih zaposlenika, pitanje učinkovitosti potpore upravljačkoj dokumentaciji postaje sve aktualnije. Glavni problemi koji se javljaju u ovom slučaju izgledaju otprilike ovako. n Menadžment gubi veliku sliku. n Strukturni odjeli, koji nemaju informacije o aktivnostima prijatelja, prestaju koordinirano provoditi svoje aktivnosti. Kvaliteta usluge korisnicima i sposobnost organizacije da održava vanjske kontakte opada. n Rezultat je pad produktivnosti rada; osjeća se nedostatak resursa: ljudskih, tehničkih, komunikacijskih itd. n Kadrovski se širi, ulaže se u opremanje novih radnih mjesta, prostora, komunikacije, obuku djelatnika. n Za proizvodna poduzeća, povećanje osoblja može za posljedicu imati promjenu tehnologije proizvodnje, što će zahtijevati dodatna ulaganja. n U situaciji neopravdanog rasta osoblja, pada produktivnosti, potrebe za ulaganjem u proizvodnju, postoji potreba za povećanjem obrtnog kapitala, što, zauzvrat, dovodi do smanjenja dobiti. n Kao rezultat toga, ekspanzija poduzeća se događa na ekstenzivni način na račun prethodno akumulirane dobiti ili povećanja proračunskog deficita.

Shvaćajući važnost poboljšanja DOE-a, organizacije često griješe pokušavajući ga automatizirati, a u ovoj situaciji odlučujući je problem odabira metoda automatizacije. Najčešće rješenje je automatizacija pojedinačnih radnih stanica (AWP): pomoćnik tajnika, voditelj, računovođa ili voditelj. Glavni nedostaci ovog pristupa su: nedostatak načina za organiziranje elektroničke razmjene informacija između zaposlenika i odjela poduzeća; nedostatak funkcionalne povezanosti automatizacije primijenjenih postupaka i automatizacije uredskog rada. Glavni funkcionalni dijelovi (komponente) sustava uredske automatizacije u upravljanju poduzećima i organizacijama: n alati i pravila za izradu dokumenata, n održavanje njihove elektroničke arhive, n prateći tijek rada.

Dakle, poduzeće koje želi stvoriti učinkovito okruženje za obradu informacija i poboljšanje kvalitete upravljanja suočava se sa sljedećim zadacima. Poboljšanje svih poslova na pripremi i obradi dokumentarnih informacija stvaranjem mehanizma za dokumentarnu potporu poduzeća (DOE). n Odabir prave strategije automatizacije, uključujući pravi izbor softverskih proizvoda. n

3. Značajke tijeka rada u različitim poduzećima U procesu automatizacije tijeka rada konvencionalno se mogu razlikovati četiri faze: tijek rada na papiru, tijek rada na papiru korištenjem samostalnih računala, mješoviti tijek rada i tijek rada bez papira. Tijek rada na papiru znači da se sve faze dokumenta odvijaju u papirnatom obliku. Prije desetak i pol godina ova vrsta tijeka rada bila je dominantna. Za registraciju papirnatih dokumenata koristili su se veliki časopisi ili listovi velikog formata u koje stanu novoregistrirani dokumenti. Nakon određenog vremena časopisi i listovi predani su u arhiv.

Kada su se pojavila računala, zamijenila su časopise i listove, što je označilo početak tijeka rada na papiru korištenjem samostalnih računala. Tijek rada na papiru pomoću samostalnih računala znači da se računalo koristi za pripremu i arhiviranje dokumenata. Zapravo, u ovoj fazi nastaje koncept elektroničkog dokumenta, odnosno takvog dokumenta koji je pohranjen isključivo na računalu, ili, kako kažu, "na strojnom mediju". Međutim, prednosti elektroničkog dokumenta u nedostatku lokalne mreže mogu se ostvariti samo u maloj mjeri. Prijenos, koordinacija i odobravanje dokumenata u ovoj fazi se obavlja u papirnatom obliku. Mješoviti tijek rada pretpostavlja da računala spojena na lokalnu mrežu služe za pripremu, prijenos i pohranu dokumenata, ali dokument ima pravnu snagu samo u papirnatom obliku. Usklađivanje i odobravanje financijskih i pravnih dokumenata obavlja se u papirnatom obliku. Izrada nacrta dokumenta vrši se u elektroničkom obliku (stav 1.), zatim se dokument šalje tajniku, koji ga evidentira, ispisuje i dostavlja voditelju na odobrenje (stav 2.). Voditelj vrši izmjene i daje dokument izvođaču na doradu (stav 3.). Nakon odobrenja dokumenta, šalje se preko lokalne mreže svim izvođačima (stav 4.).

Pravna snaga elektroničkog dokumenta osigurava se na temelju korištenja elektroničkog digitalnog potpisa (EDS) – mehanizma koji vam omogućuje da dokažete da je autor poslanog elektroničkog dokumenta zapravo upravo onaj za koga se predstavlja, a da dokument nije promijenjen tijekom procesa dostave. EDS se koristi kao analog svojeručnog potpisa ili običnog pečata u slučaju pravne osobe. Digitalni potpis se dodaje u podatkovni blok i omogućuje primatelju bloka da provjeri izvor i integritet podataka i na taj način zaštiti od krivotvorenja. Većina poduzeća prepoznaje prednosti elektroničkog (bez papira) upravljanja dokumentima, koje ima sljedeće prednosti: n jednostavnost izmjene dokumenta; n mogućnost postavljanja u dokument ne samo teksta, već i multimedijskih podataka; n sposobnost korištenja unaprijed pripremljenih oblika; n veća brzina prijenosa informacija na velikom broju adresa; n uštedjeti papir; n veća zbijenost arhivske građe; n lakša kontrola tokova informacija; n velika brzina pretraživanja i pronalaženja informacija; n mogućnost zaštite dokumenata od neovlaštenog pristupa i razgraničenja prava zaposlenika na pristup informacijama.

Uvođenje elektroničkog upravljanja dokumentima omogućuje smanjenje broja službi uključenih u rad s dokumentima (kuriri, službenici i sl.). U uvjetima elektroničkog upravljanja dokumentima mnogo su manji troškovi potrebni za restrukturiranje tijeka rada kada se promijene vanjski uvjeti, na primjer, zahtjevi za promjenom obrasca izvješćivanja. Međutim, još uvijek postoje poduzeća i institucije koje i dalje rade u papirnatom okruženju, većina koristi računala i lokalne mreže u upravljanju dokumentima, a samo mali postotak koristi potpuno automatizirane sustave za elektroničko upravljanje dokumentima. Koji je razlog ovakvoj situaciji? U idealnom slučaju, razvoj elektroničkog upravljanja dokumentima trebao bi dovesti do potpuno bezpapirnih tehnologija. Međutim, danas su papirnati dokumenti još uvijek nužni kako bi se ispunili zahtjevi mnogih propisa - poreznih zakona, zakona o računovodstvu itd. Jedna od glavnih namjena dokumenta je mogućnost ovjere određenih činjenica. Donedavno je papirnati dokument s potrebnim podacima i stupnjevima zaštite bio glavni način dokazivanja određene činjenice, odnosno imao je pravnu snagu. Papir kao materijalni nositelj ima nedostatak u smislu da ne dopušta netragom brisanje i bilježenje novih informacija, ali se taj nedostatak pretvara u vrlinu u smislu otklanjanja krivotvorina dokumenata. Nije ni čudo što ruska poslovica kaže: ono što je napisano perom ne može se sjekirom posjeći.

Drugim riječima, kada dobijemo dokument koji ima potpis na svakoj stranici i nema tragova povrede površine papira (tj. jasno je da tekst nije izbrisan ili prepisan), možemo biti sigurni da je ovo dokument poslan u ime potpisa pošiljatelja i da se nije mijenjao tijekom procesa dostave. U principu, moderni alati za šifriranje omogućuju pružanje istih sredstava za provjeru autentičnosti dokumenta kao i potpis na papiru (elektronički digitalni potpis), ali to je ispunjeno nizom poteškoća. Upravljanje dokumentima za mala poduzeća U poduzećima s malim brojem zaposlenih nema potrebe za implementacijom složenog automatiziranog sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. Kao medij za distribuciju dokumenata u ovom slučaju se u pravilu koristi Microsoft Outlook uz pomoć kojeg se šalju datoteke s dokumentima, a isti program služi za slanje slika dokumenata dobivenih skeniranjem izvornika primarnog papira.

Obično ovakvim pristupom ne postoje jedinstveni automatizirani imenici za cijelo poduzeće, a svaki odjel formira svoje sustave klasifikatora i standarda. U tom slučaju se obično koriste isti adresari koji sadrže adrese e-pošte zaposlenika. Registracija dokumenata prema takvoj shemi provodi se ručno, podaci o dokumentima unose se u tablice koje se ne obrađuju automatiziranim sustavima. Svaki dokument šalje se rutom koju odabere sljedeći izvršitelj. Kada poduzeće raste, takva organizacija tijeka rada pokazuje se neučinkovitom. Postaje teško pratiti rutu određenog dokumenta i kontrolirati izvršenje naloga. Komplicirana kontrola verzija dokumenta, procesa odobravanja i traženja dokumenata. U tom slučaju potreban je prijelaz na specijalizirane automatizirane sustave za upravljanje dokumentima.

Upravljanje dokumentima za srednja poduzeća U maloj firmi moguće je organizirati rad na temelju razmjene e-pošte i pohranjivanja dokumenata na datotečni poslužitelj, gdje svatko ima svoju ćeliju. Manje tvrtke obično implementiraju shemu upravljanja koja čini datotečni sustav dovoljno prikladnim za pohranjivanje dokumenata. Na primjer, u mapi "Računovodstvo" nalazi se mapa "financijski odjel", u njoj mapa "financijsko planiranje", još dublje - "minimizacija poreza". Takva je hijerarhija intuitivna za korisnike - svatko zna svoju ćeliju, zna gdje staviti određene dokumente. Tijek rada s dokumentima za velika poduzeća Za razliku od srednjih poduzeća, mnoge radne skupine pojavljuju se u velikom poduzeću. Istovremeno, pojedini zaposlenici mogu raditi na nekoliko projekata. Zamislite da je jedan projekt automatizacija FSB-a, a drugi automatizacija trgovačkog centra. Jasno je da bi zahtjevi za kontrolu pristupa informacijama trebali biti drugačiji. Prvi aspekt je poseban softver koji pruža spremište elektroničkih dokumenata, što vam omogućuje razvrstavanje cijelog skupa dokumenata prema nekoliko parametara: po hijerarhiji, po stupnju tajnosti itd. To vam omogućuje da kompetentnije autorizirate pristup. i brzo pronaći potrebne dokumente.

Drugi aspekt je usmjeravanje dokumenata u poduzeću. Uvođenjem sustava uredske automatizacije i elektroničkog upravljanja dokumentima (SADD) moguće je optimizirati cjelokupni proces upravljanja, koji postaje jednostavniji i logičniji, poboljšava se kvaliteta odluka, učinkovitije prati izvršenje upravljačkih odluka, te smanjuju se troškovi vezani uz održavanje upravljačkog aparata. Dokumenti se šalju pomoću automatiziranog sustava za upravljanje dokumentima koji sadrži jedinstvenu bazu klasifikatora i standarda za cijelu organizaciju. Usmjeravanje dokumenata određuje se ovisno o vrsti dokumenta, odnosno postoje standardni putovi kretanja za određene kategorije dokumenata. To omogućuje odmah nakon registracije slanje dokumenata službenicima organizacije u skladu sa njihovim službenim dužnostima i tehnološkim postupcima za obradu dokumenata različitih vrsta. Klasifikatori i standardi isti su za sve usluge. Razmjena dokumenata s vanjskim organizacijama omogućuje se korištenjem korporativnog informacijskog portala.

Većina SADD programera ne stvaraju vlastite uređivače teksta, već koriste uređivač iz Microsoft Officea. Na radnom mjestu programera dokumenta Word sučelju je dodan funkcionalni gumb koji vam omogućuje prijenos kreiranog dokumenta u uredski sustav tijeka rada, što osigurava njegov prolaz u sustav tijeka rada. Kada želite pogledati dokument na korisnikovom stroju, pokreće se Word. Može se reći da je automatizirani uredski sustav transporter koji osigurava optimalno kretanje elemenata u sustavu, a Microsoft Office programi su strojevi oko tog transportera, pomoću kojih možete pripremiti dokument (detalj) i postaviti ga na pokretnu traku. Sustav tijeka rada jamči isporuku s jednog stroja na drugi, kontrolira što se obrađuje na ovom stroju i šalje ga dalje na odredište. Mnogi postojeći SADD dopuštaju organizacijama koje su ih implementirale da pređu na tijek rada bez papira. Međutim, čak i uz prisutnost SADD-a, samo nekoliko organizacija u praksi koristi elektronički oblik interne koordinacije organizacijskih i administrativnih dokumenata korištenjem elektroničkog digitalnog potpisa (EDS).

4. Organizacija elektroničkog upravljanja dokumentima Elektronsko upravljanje dokumentima i njegova optimizacija povezani su s nekoliko čimbenika: n Pravni aspekt podrazumijeva utvrđivanje statusa dokumenata, njihovu sistematizaciju na temelju hijerarhije. Trgovačka poduzeća, javne organizacije i druge strukture moraju se pridržavati propisa utvrđenih zakonom za pripremu i pohranu dokumenata. n Tehnički faktor osigurava opremljenost poduzeća opremom potrebnom za učinkovitu organizaciju cirkulacije dokumenata. Elektronsko upravljanje dokumentima uvelike pojednostavljuje rad tvrtke, smanjujući vrijeme utrošeno na glavne proizvodne procese. n Kontrolni aspekt učinkovite organizacije upravljanja dokumentima uključuje razvoj upravljačkog aparata za rad s dokumentima, stvaranje sustava upravljanja dokumentima i specijalizaciju struktura.

Praksa pokazuje da ako su dokumenti pravilno organizirani, tvrtka ne mora trošiti vrijeme i resurse na rješavanje raznih situacija. Strukturna jedinica odgovorna za dokumente, ako je potrebno, daje ugovore, potvrde itd. Tako se povećava učinkovitost i djelotvornost tvrtke u cjelini. Slijedom toga, suočeni smo s pitanjem kako organizirati uredski rad kako bismo sistematizirali sve potrebne dokumente. Ovisno o specijalizaciji i profilu, tvrtke koriste tri oblika rada s dokumentima, od kojih svaki karakteriziraju određene značajke tijeka rada. Centralizirana organizacija tijeka rada U centraliziranom obliku, dokumenti su koncentrirani pod nadležnošću jedne strukturne jedinice. To može biti tajništvo, ured, a u slučaju neobimnog elektroničkog upravljanja dokumentima i jedan zaposlenik. Cijeli ciklus operacija s dokumentima, organizaciju cirkulacije dokumenata provodi ovaj odjel. Dokumenti se primaju, obrađuju i registriraju u zatvorenom sustavu, to je ključ za povjerljivost rada. Među ostalim prednostima centraliziranih sustava upravljanja dokumentima su učinkovitost uredskog rada, pojednostavljenje metodološkog vođenja. Elektroničko upravljanje dokumentima pomoću ovog obrasca može se sistematizirati uz pomoć posebnih informacijskih usluga.

Decentralizirani sustav upravljanja dokumentima Decentralizirani sustav podrazumijeva da dokumentima upravlja nekoliko odjela. Svaki odjel u tvrtki stvara vlastitu uslugu upravljanja dokumentima. Takav sustav rada s dokumentima tipičan je za poduzeća koja su teritorijalno odvojena. U ovom slučaju, automatizacija tijeka rada je od velike važnosti, jer je potrebno razviti sustav opće zaštite informacija. Važna je i metodološka kontrola: neovisni odjeli, u čijem se odjelu nalaze dokumenti, u pravilu redovito daju izvješća o tijeku rada poduzeća. Mješoviti sustavi tijeka rada Mješoviti oblik tijeka rada za poduzeće pretpostavlja da su dokumenti raspršeni među odjelima. Jedan dio operacija, na primjer, primanje i obrada dokumenata, obavlja jedan odjel, a drugi, na primjer, replikacija, pohrana, sistematizacija, obavlja drugi. Takav sustav upravljanja dokumentima prikladan je ako poduzeće ima opsežnu strukturu. Računovodstvo može registrirati dokumente o oporezivanju, kadrovsko - dokumente o općem sastavu itd. Mješovita organizacija upravljanja dokumentima trenutno je jedan od najučinkovitijih sustava upravljanja.

Organizacija cirkulacije dokumenata: značajke Organizacija cirkulacije dokumenata temelji se na nekoliko principa koji osiguravaju učinkovito poslovanje poduzeća u cjelini. Tijek dokumenata poduzeća dio je informacijske podrške, što je ključ aktivnog razvoja. Načela upravljanja dokumentima uključuju: n Pojednostavljenje postupka registracije dokumenata. Treba napomenuti da ova operacija ne bi trebala utjecati na kvalitetu svih činovničkih procesa. n Organizacija tijeka rada na temelju usmjeravanja. Razvoj shema za prolaz svih dokumenata omogućuje vam optimizaciju tijeka rada. n Dokumenti se moraju registrirati jednom. U ovom slučaju, elektroničko upravljanje dokumentima smatra se najboljim izlazom, što omogućuje smanjenje vremena za primanje i pregled dokumenata. n Organizacija tijeka rada treba isključiti nerazumna odobrenja, paralelna odobrenja, prijenos dokumenata trećim stranama. Stoga je organizacija tijeka posla usmjerena na smanjenje vremena rada s dokumentima, optimizaciju činovničkih aktivnosti i poboljšanje učinkovitosti informacijske podrške poduzeća.

Elektroničko upravljanje dokumentima: načela i karakteristike Elektronsko upravljanje dokumentima podrazumijeva jedinstvenu registraciju dokumenata, što znači da se identifikacija može provesti u bilo kojoj fazi papirologije. Važna je i jedinstvena hijerarhijski sistematizirana baza dokumentarnih informacija, koja eliminira dupliciranje i paralelno razmatranje. Imajući razvijen sustav izvješćivanja, elektroničko upravljanje dokumentima omogućuje vam kontrolu kretanja dokumenata i osnovnih informacijskih procesa. Također je vrijedno istaknuti učinkovito organiziran sustav pretraživanja dokumenata koji uključuje elektroničko upravljanje dokumentima. Elektronsko upravljanje dokumentima ima klasifikaciju sustava: 1. Sustavi za automatizaciju ureda. 2. Arhiva dokumenata. 3. Sustavi za unos dokumenata i sustavi za obradu slike dokumenata. 4. Sustavi upravljanja troškovima za pohranu dokumenata. 5. Sustavi za usmjeravanje dokumenata. 6. Sustavi složene automatizacije poslovnih procesa.

Sustavi za automatizaciju uredskih poslova ušli su u široku upotrebu na Zapadu mnogo ranije nego kod nas, odnosno razvili vlastitu terminologiju koja opisuje različita područja tijeka rada. U zapadnoj praksi najčešći su sljedeći pojmovi: EDM (Electronic Document Management) – skupni naziv sustava za elektroničko upravljanje dokumentima. DMS (Document Management Systems) - po značenju najbliži prijevod - elektronička arhiva dokumenata; EDM usmjeren na poduzeća - korporativni sustavi za upravljanje dokumentima koji kombiniraju sredstva za kreiranje, uređivanje, objavljivanje i pohranu dokumenata (Word, Excel, elektronička arhiva, pošta, zakazivanje sastanaka, koordiniranje dokumenata itd. u jednoj boci) Upravljanje informacijama - informacije o sustavima upravljanja portali, koji se također nazivaju portali, pružaju agregaciju, upravljanje i isporuku informacija putem interneta, intraneta i ekstraneta. Imaging - Sustavi koji pretvaraju informacije iz papira u digitalni format, obično TIFF (Tagged Image File Format), nakon čega se dokument može koristiti u elektroničkom obliku. Doc. Flow Management - sustavi za usmjeravanje kretanja dokumenata; raditi. Flow Management - sustavi za usmjeravanje radnih tokova, zadataka. Postoji i veliki broj srodnih pojmova, na primjer: Skladište dokumenata (Repozitoriji dokumenata) Upravljanje znanjem (Upravljanje znanjem)

Uredski sustavi automatizacije Njihove funkcije uključuju fiksiranje dokumenata u posebnu bazu podataka, što se izražava u ispunjavanju posebne kartice dokumenata. Sadržaj kartice dokumenta može varirati ovisno o trenutnoj situaciji u organizaciji. Obično se u uredskim sustavima razlikuju ulazne i izlazne dokumente, regulativne dokumente, dokumente kolegijalnih upravljačkih tijela, referentne dokumente itd. Dokumenti koji su pod nadzorom izvršenja podijeljeni su prema izvođačima, statusu izvršenja, rokovima i sl. Svaki dokument u sustavu je zapis u bazi podataka, karakteriziran skupom vrijednosti atributa kartice. Osim obračuna i pretraživanja dokumenata u bazi podataka, sustav mora omogućiti generiranje izvještaja koji omogućuju dobivanje zapisa o izvršenju dokumenata i drugih sažetih informacija.

Arhiva dokumenata Sami dokumenti su pohranjeni u arhivima, pa stoga sustav mora osigurati diferencijaciju prava pristupa dokumentima. Korisnik se može identificirati ili imenom mreže ili posebnim korisničkim imenom i lozinkom definiranim u sustavu za upravljanje arhivom. Osim odvajanja prava pristupa na razini korisnika, sustav mora predvidjeti i dodjelu korisničkih grupa ili uloga. Sljedeća funkcija arhive dokumenata je pružanje mogućnosti grupnog rada s dokumentima koji su u izradi - to je funkcija blokiranja dokumenata ili Provjera. Kontrola ulaza/odjava. Ako jedan od korisnika sustava počne uređivati ​​dokument, on je blokiran za pristup drugim korisnicima dok se rad s njim ne završi. Druga funkcija arhive je podrška kontroli verzija. Verzije dokumenata mogu se popraviti automatski ili na inicijativu korisnika. Ako je potrebno, korisnik se može vratiti na jednu od prethodnih verzija dokumenta. Uslužne funkcije arhive dokumenata uključuju mogućnost izrade sigurnosnih kopija dokumenata bez zaustavljanja sustava, integraciju sa sustavima kako bi se osigurala optimalna cijena pohrane podataka i tako dalje.

Sustavi za unos dokumenata i sustavi za obradu slike dokumenata Jedna od samostalnih funkcija sustava za upravljanje dokumentima je unos dokumenata u arhiv. To se odnosi na prijenos dokumenata iz papirnog u elektronički oblik. U najjednostavnijem slučaju ovaj se postupak svodi na jednostavno skeniranje. Složenija funkcija je automatsko prepoznavanje sadržaja slike dokumenta i formiranje dokumenta koji sadrži tekst. Za to su namijenjeni programi koji pripadaju klasi softvera za prepoznavanje teksta. Još složenija značajka je prepoznavanje sadržaja oblika. Istovremeno, program utvrđuje prisutnost zapisa, uključujući i one rukom pisane, u određenim poljima obrasca dokumenta, prepoznaje njegov sadržaj i automatski popunjava vrijednosti atributa ovog dokumenta u sustavu. Ako je potrebno, vrijednosti pojedinih polja obrasca mogu se odabrati iz imenika definiranog u sustavu.

Sustavi za usmjeravanje dokumenata izravno su uključeni u slanje dokumenata na radna mjesta izvođača, prikupljanje informacija o trenutnom stanju dokumenata, konsolidaciju dokumenata po završetku rada s njima u određenim fazama, a također pružaju sredstva za pristup informacijama o trenutnom stanju rada s dokumente. Sustavi usmjeravanja u pravilu sadrže sredstva za opisivanje tipičnih ruta za prolaz dokumenata u organizaciji. Na temelju razvijenih shema ruta mogu se generirati instance poslovnih procesa za rad s dokumentima. U ovom slučaju možemo govoriti o tvrdom usmjeravanju. Alternativa je takozvano slobodno rutiranje, u kojem se ruta formira "spontano". Svaki korisnik sustava, koji ima odgovarajuća prava, može odrediti sljedeće ili sljedeće izvršitelje dokumenta. Kod usmjeravanja dokumenata moguće su dvije sheme, nazovimo ih Off-Line i On-Line. U prvom slučaju, kada se dokument šalje na radno mjesto korisnika, on se fizički izdvaja iz arhive dokumenata i dostavlja (npr. putem e-pošte) na radno mjesto klijenta. Po završetku radova dokument se vraća u arhiv. U ovom slučaju, sam sustav usmjeravanja je klijent arhive dokumenata i unosi relevantne podatke u računovodstvenu bazu podataka. Druga shema ne podrazumijeva fizičko kretanje dokumenta. Sustav za usmjeravanje dokumenata pruža klijentu sučelje za pristup poslovima obrade dokumenata.

Integrirani sustavi za automatizaciju poslovnih procesa Razvoj sustava za usmjeravanje dokumenata je Work. Protočni sustavi, odnosno sustavi složene automatizacije poslovnih procesa. Za razliku od sustava za usmjeravanje dokumenata, objekt usmjeravanja u njima je skup podataka koji se koristi u određenom poslovnom procesu. Korisnik na radnom mjestu dobiva informacije o tome što mora učiniti i sve podatke potrebne za to. raditi. Aplikacija Flow određuje koju aplikaciju treba pokrenuti za implementaciju funkcija na određenom radnom mjestu i učitava potrebne podatke u nju. Radna paradigma. Tijek sustava pretpostavlja da korisnik mora obavljati samo potrebne funkcije, sve rutinske poslove - određivanje redoslijeda radnji, isporuku potrebnih informacija, praćenje pravovremenosti rada i tako dalje - obavlja Radni sustav. teći.

Odabir softvera za automatizaciju Ne postoji savršen softver, stoga morate jasno artikulirati svoje zahtjeve i analizirati softver prema skupu kriterija. Mogući popis kriterija: Navigacijski alati – jednostavnost pristupa korisnika raznim aplikacijama, navigacija podacima, prezentacija podataka. Kartoteka / računovodstvo - funkcije računovodstva dokumenata, atribucije, kreiranja kartica dokumenata itd. Arhiva / obrada slika - pohrana dokumenata, kontrola verzija, hvatanje dokumenta za uređivanje, skeniranje slike, prepoznavanje teksta. Usmjeravanje/kontrola - funkcije dostave dokumenata na radna mjesta korisnika, prikupljanje informacija o radnjama korisnika, praćenje trenutnog stanja dokumenata. Automatizacija poslovnih procesa - alati za modeliranje procesa, okruženje za implementaciju i praćenje procesa, alati za prikupljanje statistike o izvršenju procesa. Grupni rad - alati za organizaciju telekonferencija, grupne rasprave i izradu dokumenata. Upravljanje pretraživanjem/znanjem - alati za pronalaženje informacija (puni tekst, atributi, itd.), klasifikacija i katalogizacija dokumenata, stvaranje baza znanja u predmetnim područjima. Otvorenost - prilike za proširenje funkcionalnosti. Prilikom odabira softvera za automatizaciju potrebno je što jasnije ocrtati raspon zadataka koje se planira riješiti. To će smanjiti troškove nabave i minimizirati vrijeme i troškove implementacije.