نمونه برنامه مدیریت دفتر. توضیحات مختصر محصول

مورد مورد نیازتجارت موفق

بسته نرم افزاری "Office Management 3.0" برای اتوماسیون طراحی شده است فرآیندهای استانداردکار اداری در شرکت مطابق با GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه. الزامات تهیه سند"، و همچنین GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی". این برنامه از اصطلاحات و تعاریف مطابق با GOST R51141-98 استفاده می کند.

این برنامه بر روی یک پلت فرم مدرن پایگاه داده MS اجرا می شود SQL Server 2005 و از عملکرد و مقیاس پذیری آن نهایت بهره را می برد.

فناوری توسعه ای که انتخاب کرده ایم به ما امکان می دهد از هزینه های اضافی برای خرید مجوزها و ارتقاء رایانه ها جلوگیری کنیم. کامپیوتری که دارید برای مثال با یک پردازنده Pentium IV و 256 مگابایت رم کافی است. کلیه فرآیندهای اداری را می توان به شرح زیر سازماندهی کرد: شبکه محلیو در رایانه یک کارمند.

این مجموعه با استفاده از یک رابط بصری طراحی شده است و نیازی به آموزش خاصی برای کارکنان ندارد. بر اساس تجربه ما، کاربر معمولی و بی تجربه رایانه شخصی یاد می گیرد کار مستقلبا برنامه در حدود 1 ساعت.

همراه با کارکرد اصلی نگهداری سوابق، این برنامه فرصت های فراوانی را برای سازماندهی کار جمعی برای اجرای دستورالعمل ها و دستورات مدیریت و بهبود نظم و انضباط عملکرد فراهم می کند. بنابراین، از کارهای اداری ساده می توان به سطح شکل گیری و ارسال خودکار دستورالعمل ها به مجریان رفت و از کنترل اجرای آنها اطمینان حاصل کرد.

اجزای برنامه "قالب ها و STP" بسته نرم افزاری"Office Management 3.0" برای سازماندهی کار مجریان با فرم های سند یکنواخت تایید شده در سازمان و همچنین برای استفاده در فعالیت های عملی استانداردهای سازمانی (STP) طراحی شده است که روش سازماندهی و انجام فرآیندهای تولید و مدیریت را تعیین می کند.

همراه با منشی، این برنامه می تواند توسط دستیاران و دستیاران مدیر، کارمندان اداره کل با موفقیت استفاده شود. مدیر و دبیرخانه جزء اضافی "منشی مرجع"به شما امکان می دهد جلسات، برنامه مدیر، سازماندهی کنترل بر اجرای فعالیت های جلسه، ثبت وظایف جاری دبیر و غیره را سازماندهی کنید.

اشیاء اصلی حسابداری "Office Work 3.0"

اشیاء اصلی حسابداری در برنامه عبارتند از:

• اسناد ورودی
• اسناد خروجی
• سفارشات
• سفارشات

اضافی (جزء "منشی-مرجع")

خدمات کمکی

4 دسته از کاربران در سیستم وجود دارد:

مزایای بسته نرم افزاری "Office Management 3.0"

• اتوماسیون کارهای اداری در زمان کوتاه و با حداقل هزینه ها;
• وجود رویه ها برای تقویت انضباط اجرایی و کنترل بر اجرای دستورالعمل ها و دستورات.
• حضور در یک بسته نرم افزاری واحد از عملکردهای اداری و مدیریت فرآیند اجرای سفارشات.
• امکان ذخیره حجم زیادی از کارت ها و آرشیوهای فعلی.
• سرعت بالاجستجوی اسناد؛
• در دسترس بودن فرم های گزارش استاندارد؛
• کم هزینهدارایی، زیرا این مجموعه بر روی پلت فرم عمل می کند نسخه رایگانپایگاه داده MS SQL Server 2014.

معماری بسته نرم افزاری:

"Office Management 3.0" دو محل کار خودکار (AWS) به هم پیوسته است: AWP "Clerk" و AWP "Executor". در زیر اصلی آنها هستند عملکرد:

• مشاهده راحت برنامه (در هر روز، هفته، ماه)؛
• برنامه ریزی جلسات؛
• نظارت بر روند اجرای تصمیمات و دستورالعمل ها؛
• در صورت لزوم، صورتجلسه هر جلسه و تاریخچه آن را مشاهده کنید (کارتی که شرکت کنندگان، سؤالات، سخنرانان را نشان می دهد).
• مشاهده مکاتبات

کیت پایه شامل بخش سرورو 3 مجوز مشتری.

کار بسته نرم افزاری را می توان سازماندهی کرد:

• در یک شبکه محلی با چند ده کاربر
• در یک کامپیوتر (به عنوان مثال، یک کارمند)

مهم:

توسعه دهندگان بسته نرم افزاری بر اساس اصل "عملی بودن و در دسترس بودن" هدایت شدند، بنابراین با استفاده از یک رابط بصری و بصری ساخته شده است. نیازی به آموزش خاصی برای کارکنان ندارد- بر اساس تجربه ما، یک کاربر معمولی بی تجربه رایانه شخصی یاد می گیرد که تقریباً به طور مستقل با برنامه کار کند در 1 ساعت. مدام در حال کار کردن " خط تلفن" برای مشتریان علاوه بر این، کیت شامل دستورالعمل های کاربر واضح و جامع است.

باشگاه کاربران رایانه شخصی "Office Management 3.0"

• OJSC "کارخانه لبنی "Yuzhno-Sakhalinsky"
• ریاست وزارت عدلیه فدراسیون روسیهبرای جمهوری باشقورتستان
• کنترل خدمات فدرالبرای نظارت در زمینه مدیریت محیط زیست (Rosprirodnadzor) در منطقه Oryol
• بسته شد شرکت سهامی"Urengoyhydromechanization"
• انرژی MUP نووسیبیرسک
• اتحادیه کشاورزی و صنعتی روسیه
• LLC SoyuzMash روسیه
• کنترل خدمات مدنیاشتغال جمعیت جمهوری آدیگه
• کارخانه کشتی سازی چکالوف
• MU "اداره مالی اداره شهر لبیت ننگی" (75 کاربر)
• OJSC "کارخانه الکترومکانیکی Volzhsky"
• "اولین سپاه کادت مرزی سرویس امنیت فدرال فدراسیون روسیه
• FGU "OUMT خاور دور و نیروهای مسلح وزارت امور داخلی روسیه"
• UBEP GUVD برای منطقه ولگوگراد.
• StroyAtlant LLC
• شرکت مدیریت "کالم نفت"
• "اورانژئو"
• دبیرخانه شورای مجمع بین المجالس کشورهای عضو CIS
• اتحادیه بانک های روسیه
• "کالج چند رشته ای یامال"
• "کالج کشاورزی و صنعتی نیژنکامسک"
• شرکت شهرداری "شرکت شبکه های برق Vsevolozhsk"
• اداره کار و حمایت اجتماعیجمعیت شهرداری شهر سالخرد
• FGOU SPO "کالج اقتصاد و فناوری اکاترینبورگ"
• گازپروماویا
• گروه شرکت های "Stomus"
• LLC "NTMK-Energo"
• GDOU مهد کودک №68
• و دیگران...

مسئولیت نگهداری سوابق معمولاً بر عهده منشی است. این موقعیت به تحصیلات خاصی نیاز ندارد و متقاضیانی با حداقل تجربه کاری اغلب برای آن پذیرفته می شوند. اما مدیریت اسناد امری مسئولانه و مهم است که تا حد زیادی به دقت و صحت آن بستگی دارد. کار موفقشرکت ها

کار اداری می تواند:

• کلی - مربوط به اصلی فعالیت های شرکت,
• پرسنل - برای اسناد مربوط به پرسنل، نگهداری شده توسط بخش پرسنل،
• مخفی - در برخی از سازمان های دولتی یافت می شود و دارای استانداردهای رفتاری است،
• الکترونیکی - زمانی که بخشی از اطلاعات در قالب دیجیتال منتقل می شود.

تسلط بر اصول اولیه کار اداری به تنهایی دشوار نیست. بهتر است با مهمترین و اساسی ترین سند - لیست موارد - شروع کنید.

نامگذاری موارد

این سندی است با فهرستی از تمام «کارها» در سازمان. تحت "مورد" در در این موردبه مجموعه ای از اوراق تجاری از همان نوع یا تمرکز اشاره دارد.

نامگذاری سیستمی است که به شما امکان تجزیه و تحلیل را می دهد فعالیت های مستندشرکت ها برای جمع آوری آن، باید فهرستی از انواع اسناد موجود را تعیین کنید. سپس آنها را با توجه به دستورالعمل ها ترکیب کنید. به هر نوع یک عدد اختصاص داده می شود - یک کد؛ می تواند از چندین عدد یا حروف تشکیل شود، به عنوان مثال، تعداد، سال یا حتی ماه انتشار، اگر حجم اسناد قابل توجه باشد.

به عنوان مثال: 01/BU/2017، که در آن 01 شماره ترتیبی است، BU حسابداری است، 2017 سال است. مدت زمان نگهداری و مکان در آرشیو زمانی که فایل در آنجا ارسال می شود نیز مشخص شده است. شما می توانید نامگذاری را در دوره مشخص، دوره معین- برای یک سال، 3 سال یا 5 سال، در صورتی که هیچ تغییری پیش بینی نشود. قبل از تصویب، محتویات نامگذاری باید توسط روسای ادارات تا آنجا که مربوط به کار آنها است بررسی شود.

یک نامگذاری به منظور آرشیو راحت مقالات و همچنین برای آوردن پرونده ها به سیستم تدوین شده است. این کمک می کند تا به طور خلاصه اصول کار اداری را بیان کنید، انواع اصلی اوراق تجاری را با در نظر گرفتن ویژگی های شرکت منعکس می کند. معمولاً به صورت جدول - نام پرونده ، کد (شماره) ، مکان در بایگانی ، دوره ذخیره سازی جمع آوری می شود. بهتر است موارد را بر اساس نوع و بخش انتشار آنها گروه بندی کنید.

انواع اسناد در یک سازمان

تعداد پرونده ها و انواع اسناد ارتباط مستقیمی با ویژگی های فعالیت شرکت دارد. اغلب جریان اسناد به بلوک هایی تقسیم می شود که توسط متخصصان در زمینه های کاری انجام می شود. اما لیستی وجود دارد که برای هر شرکتی، خواه تجاری یا دولتی، معمولی است:

ورودی - همه چیزهایی که از خارج وارد سازمان می شوند - همه چیزهایی که از طریق پست، با پیک ها، شخصاً توسط نمایندگان سازمان های دیگر تحویل داده می شود.

خروجی - ارسالی از سازمان - همه چیز خطاب به دیگران است اشخاص حقوقی، و اشخاص حقیقی(پاسخ ها، نامه ها، تصمیمات).

داخلی - نه فراتر از مرزهای سازمان، تنظیم کار شرکت (دستورالعمل ها، دستورالعمل ها، مقررات، مقررات و غیره).

به عنوان یک قاعده، برای هر نوع یک مجله ثبت جداگانه نگهداری می شود که شماره سریال، تاریخ، نام، جایی که سند از کجا آمده یا کجا ارسال شده است و نام شخص مسئول را ثبت می کند.

اگر اسنادی که به کارکنان تحویل داده می شود در ژورنال ثبت شود، فیلدی برای امضا در رسید باقی می ماند. همچنین می توان در ژورنال یادداشت کرد که در آن پرونده با توجه به نامگذاری، یک نسخه برای ذخیره سازی بایگانی شود.

سازمان همچنین می تواند گزارش سفرهای کاری داخلی، سوابق تحویل کلیدها، زمان ورود را در محل کارو حتی تماس های تلفنی گاهی اوقات تعداد دفاتر منجر به تاسیس دفتر کل می شود. همه چیز به نیاز و تمرین فعلی در شرکت بستگی دارد.

مجلات نیاز به شماره گذاری، دوخت و مهر و موم دارند؛ این کار برای از بین بردن امکان تعویض ورق انجام می شود.

نگهداری سوابق اساس کار اداری و جریان اسناد است. تعداد مجلات و فایل ها بستگی به نیاز و تمایل شرکت برای ثبت کلیه مقالات موجود دارد.

مقررات مربوط به جریان اسناد

پس از تهیه فهرستی از موارد و فهرستی از مجلات ضروری، منطقی است که مقرراتی در مورد جریان اسناد سازمان تهیه شود. این آیین نامه ای است که قوانین گردآوری، انتقال، بایگانی کلیه مقالات موجود را توضیح می دهد. روال هر جریان اسناد را تشریح می کند و مهلتی را برای انتقال آن از یک بخش به بخش دیگر تعیین می کند.

نمونه مقررات

این ماده به جلوگیری از سردرگمی، تغییر مسئولیت و از دست دادن اوراق تجاری مهم کمک می کند. برای هر جریان، یک مسیر تجویز می شود - به عنوان مثال: انتشار، تأیید، ثبت نام، ارسال به گیرنده، بایگانی کردن در یک آرشیو.

مهر و تمبر

اغلب افراد تازه وارد، و نه تنها آنها، نمی توانند بفهمند که در چه مواردی به مهر سازمان نیاز است و در چه مواردی نیازی نیست. پاسخ بسیار ساده است: فرم های خروجی با مهر تایید می شوند، زیرا وجود مهر و موم مبدأ نامه را تأیید می کند. کاغذهای داخلی نیازی به چاپ ندارند، زیرا امضای مدیریت در این مورد کاملاً کافی است.

اسناد دریافتی پس از ثبت برای تصمیم گیری و تعیین مسئول اجرا یا پاسخگویی به مدیر منتقل می شود. آنها همچنین نیازی به مهر ندارند. مهر و مهر نباید اشتباه گرفته شود. تمبرها می توانند بسیار متفاوت باشند، از "شماره ورودی..." تا "کپی درست است" و نه نیروی قانونیآنها ندارند. این فقط یک ابزار کمکی برای کار منشی است.

این برنامه برای آموزش دبیران (کار اداری کامپیوتر) بر اساس مدرسه متوسطه شماره 1 تاکسیموف در نظر گرفته شده است.

ویژگی های صلاحیت مندرج در برنامه مطابق با فهرست صلاحیت موقعیت ها برای مدیران، متخصصان و کارمندان جمع آوری می شود.

اساس آموزش حرفه ای آموزش است که در طی آن مقدار مشخصی از مطالب نظری و عملی ارائه می شود و از آموزش کارکنان واجد شرایط در حوزه فعالیت سازمانی و مدیریتی که قادر به تهیه، ویرایش و قالب بندی مطالب با استفاده از رایانه شخصی هستند، اطمینان حاصل می کند. انجام مکاتبات تجاری؛ انتخاب تجهیزات اداری برای تجهیز دفتر و امکان استفاده از آنها، اطمینان از سازماندهی منطقی کار در فعالیت های تولیدی و مدیریتی، برقراری تماس های تجاری با شرکای اقتصادی و تجاری.

سطح فعلی توسعه ابزارها و فن آوری های اطلاعاتی فرصت های جدیدی را برای سازماندهی کار منشی فراهم می کند و خواسته های جدیدی را برای متخصصان در این مشخصات - توانایی سازماندهی کارهای اداری رایانه ای ایجاد می کند. این برنامه به شما امکان می دهد یک متخصص واجد شرایط را مطابق با سطح مدرن توسعه فناوری و فناوری اطلاعات آماده کنید.

این برنامه برای 204 ساعت (3 ساعت در هفته، آموزش دو ساله در پایه های 8،9،10،11)، دانش دانش آموزان طراحی شده است. دوره پایهعلوم کامپیوتر و شامل موضوعات زیر است:

1) تایپ (صفحه کلید روسی و لاتین)؛

2) کار اداری؛

3) پشتیبانی سازمانی و فنی برای دفتر.

4) فرهنگ ارتباطات تجاری

دانش آموزانی که برنامه را با موفقیت به پایان رسانده اند، در پایان سال دوم تحصیلی، باید امتحانات صلاحیتی را به ترتیب مقرر پشت سر بگذارند، مدرک منشی تایپیست و گواهی منشی فرم تعیین شده را کسب کنند.

منشی باید بداند:

• مقررات و دستورالعمل های نگهداری سوابق؛
• ساختار تیم مدیریت شرکت؛
• قوانین تایپ، املا و نقطه گذاری؛
• روش توزیع مواد هنگام تهیه اسناد؛
• ترتیب خلقت سند الکترونیکیو سازماندهی نگهداری و استفاده از آن؛
• قوانین کار با کامپیوتر، ضبط صوت، ضبط صوت و سایر تجهیزات اداری؛
• قوانین استفاده از اینترکام؛
• استانداردهای یک سیستم واحد اسناد سازمانی و اداری؛
• مقررات داخلی کار، قوانین و مقررات حفاظت از کار، ایمنی و حفاظت از آتش.

منشی باید بتواند:

• برآورده کند توابع فنیتضمین و حفظ کار مدیر یا بخش او؛
• اطلاعات لازم برای مدیر را از بخش ها یا مجریان دریافت کنید، طبق دستور او با کارمندان تماس بگیرید.
• سازمان دادن مکالمات تلفنیمدیر، دریافت و ارسال پیام های تلفنی، اطلاعات دستگاه های فرستنده گیرنده، ضبط پیام های دریافتیو مطالب آنها را به اطلاع مدیران برساند.
• انجام کار برای آماده سازی جلسات و کنفرانس های برگزار شده توسط مدیر، تنظیم و تنظیم صورتجلسه.
• فراهم کردن محل کار مدیر با لوازم اداری، تجهیزات سازمانی، ایجاد شرایط مساعد برای او کار کارآمد;
• چاپ مواد مختلف طبق دستور سرپرست: استفاده کنید نماهای مدرنتجهیزات اداری؛
• انجام کارهای اداری؛ پذیرش، سیستماتیک کردن اطلاعات دریافت شده توسط مدیر، ارسال آن برای اجرا، مهلت های کنترل.
• پذیرش اسناد برای امضای مدیر و اظهارات شخصی کارگران؛
• سازماندهی پذیرایی از بازدیدکنندگان، نشان دادن توجه و تسهیل رسیدگی سریع به درخواست ها و پیشنهادات؛
• پرونده ها را مطابق با نامگذاری مصوب تنظیم کنید، از ایمنی آنها اطمینان حاصل کنید و آنها را در بازه زمانی تعیین شده به بایگانی ارسال کنید.

آموزش مهارت های صفحه کلید کامپیوتر 102 ساعت

کار منشی 102 ساعت

به موقع و دسترسی سریعبه اطلاعات امروز است یک شرط ضروریحل موفقیت آمیز طیف وسیعی از مشکلات پیش روی شرکت ها و سازمان ها. بنابراین، عواملی مانند کارایی و کیفیت تولید اسناد، عملکرد روان مرجع و سرویس اطلاعاتی، سازماندهی شفاف ذخیره‌سازی، جستجو و استفاده از اسناد به‌طور مستقیم بر کیفیت مدیریت و در نتیجه کارایی اقتصادی شرکت تأثیر می‌گذارد. در کل.

یکی از راه های اصلی افزایش بهره وری کارکنان و کارایی سازمانی، کاهش زمانی است که به طور غیرمولد صرف جستجو می شود. اطلاعات لازم، برای انجام برخی اقدامات به عنوان بخشی از فرآیند پردازش اسناد تجاری.

مدیریت سازمان ها و شرکت ها بر اساس فرآیندهای زیر است:

• دریافت اطلاعات و پردازش آن؛
• تجزیه و تحلیل، آماده سازی و تصمیم گیری؛
• اجرای تصمیمات؛
• حسابداری و کنترل تصمیمات اتخاذ شده

فرآیندهای کار اداری و جریان اسناد در درجه اول به عنوان بازتاب اسنادی و پشتیبانی از فرآیندهای مدیریت در نظر گرفته می شوند. اسناد مدیریت سه وظیفه اصلی در رابطه با سیستم های نرم افزاری اتوماسیون را پوشش می دهد:

• مستندسازی (ایجاد اسناد پشتیبانی و ضبط فعالیت های مدیریتییعنی تهیه، طراحی، هماهنگی و تولید آنها؛
• سازماندهی جریان اسناد (اطمینان از حرکت، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد).
• سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد (تعریف قوانین برای ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیم گیری مدیریت و رویه های تجاری).

برای حل این مشکلات پشتیبانی مستنداتمدیریت توسعه یافته است سیستم اطلاعات"DeloPro". سیستم DeloPro برای خودکارسازی مدل سنتی کارهای اداری خانگی طراحی شده است. او فراهم می کند کنترل گام به گامجابجایی و اجرای کل مجموعه اسناد در شرکت، بخش های ساختاری و شعب آن در تمام مراحل چرخه زندگیاسناد: از دریافت یا ایجاد تا انتقال به بایگانی یا تخریب.

این سیستم از فناوری‌هایی پشتیبانی می‌کند که کاملاً با فناوری‌های کار اداری که به‌طور سنتی در شرکت‌های روسی ایجاد شده‌اند، سازگار است. مطابق با "دستورالعمل های استاندارد برای کارهای اداری در وزارتخانه ها و ادارات فدراسیون روسیه" و سایر اسناد نظارتی تنظیم کننده این حوزه فعالیت ایجاد شده است. در نتیجه سیستمی ایجاد شد که در صورت امکان سازماندهی و ویژگی های فناوری سنتی داخلی را بازتولید می کرد و الزامات نظارتی را از نظر ثبت اسناد، توزیع، کنترل اجرا و غیره کاملاً رعایت می کرد.

سیستم DeloPro بیشترین استفاده را دارد فن آوری های مدرنکار با اسناد این سیستم که بر اساس فناوری مشتری-سرور ساخته شده است، از سازمان توزیع شده جریان اسناد شرکتی پشتیبانی می کند. این سیستم یک مکانیسم مدیریت پیشرفت کار را برای مدیریت عبور اسناد از طریق سازمان و تعیین وظایف نقش کاربران هنگام کار بر روی اسناد پیاده سازی می کند. توابع مدیریت اسناد (ذخیره سازی، جستجو و غیره) با استفاده از پیاده سازی می شوند سیستم های مدرنمدیریت پایگاه داده در مقیاس سازمانی این سیستم همچنین از تبادل اسناد با استفاده از پست الکترونیکی پشتیبانی می کند که امکان ایجاد ساختار مدیریت اسناد توزیع شده جغرافیایی را بر اساس آن امکان پذیر می کند.

سیستم آماده استفاده است. راه اندازی سیستم نیازی به برنامه نویسی ندارد. فقط باید آن را در آن نصب کنید شبکه کامپیوتری، پارامترهای توصیف کننده ساختار سازمان و قوانین پذیرفته شده کار اداری را وارد کنید و آموزش کارکنان را انجام دهید. بنابراین می توان سیستم را به عنوان یک فناوری اداری آماده در نظر گرفت.

توضیحات مختصر محصول

هدف اصلی اتوماسیون برای سیستم DeloPro، جریان اطلاعات مربوط به ثبت و کنترل کارکردهای اداری است. در نتیجه، واحد ذخیره سازی اصلی در پایگاه داده سیستم، کارت ثبت اسناد است - آنالوگ الکترونیکی کارت ثبت و کنترل سنتی. خود پایگاه داده که کارت های ثبت اسناد را ذخیره می کند، به قیاس با جریان اسناد سنتی، فهرست کارت نامیده می شود.

عملکرد سیستم از حفظ کارت ثبت در تمام مراحل اجرای سند پشتیبانی می کند و روش عملیاتی زیر را فراهم می کند:

• ثبت یک سند (موسسه کارت ثبت برای یک سند)؛
• انتقال (گزارش) اسناد به مدیر؛
• بررسی اسناد توسط مدیر (قطعنامه)؛
• درج اطلاعات مصوبه (اسامی مجریان، مهلت اجرا) در کارت ثبت نام؛
• انتقال اسناد به پیمانکار؛
• کنترل بر اجرای اسناد؛
• اجرای سند؛
• نوشتن سند برای استفاده

با این حال، تمرکز بر اتوماسیون عملکردهای اداری به این معنی نیست که نمی توان از سیستم برای آن استفاده کرد کار مستقیمبا مدارک: تعداد نامحدودی فایل را می توان به هر کارت ثبت نام پیوست کرد نسخه الکترونیکیسند در این حالت، فایل ها می توانند نه تنها متنی باشند، بلکه می توانند هر فرمت دیگری (به عنوان مثال: گرافیک، صوتی، تصویری و غیره) باشند که توسط سیستم عامل پشتیبانی می شوند و با استفاده از هر برنامه ویندوز ایجاد می شوند. هنگامی که کاربر یک سند را باز می کند، یک تماس یکپارچه با برنامه مربوطه برقرار می شود.

مکانیسم‌های تعبیه‌شده در سیستم برای تولید گزارش‌ها و پرسش‌های استاندارد به پایگاه داده اسناد به شما این امکان را می‌دهد کنترل عملیاتیاجرای اسناد و جستجوی سریعاطلاعات لازم.

کاربران سیستم DeloPro کارمندان شرکت هستند که حق کار با این سیستم را دارند. که در آن کاربران مختلفممکن است ارائه شود امکانات مختلف. برای مثال، ممکن است یک کاربر مجاز به ثبت اسناد باشد، در حالی که کاربر دیگری ممکن است به این عملکردها دسترسی نداشته باشد. این مکانیسم تمایز نقش های کاربردیکاربران همراه با سفارشی سازی چند سطحی سیستم کمکیبه شما امکان می دهد برنامه را به طور انعطاف پذیر با ویژگی های کار با اسناد در یک سازمان خاص تطبیق دهید.

هنگام خودکارسازی فرآیند کار اداری با استفاده از سیستم DeloPro، رویکردهای مختلفی برای توزیع قابل پیاده سازی است توابع سفارشی، که درجات مختلفی از مشارکت کارکنان شرکت را به عنوان کاربران سیستم فراهم می کند. بنابراین، اگر رویه ای پیش بینی شود که در آن اجراکنندگان به کار خود ادامه دهند اسناد کاغذیو عملکردهای ثبت و کنترل منوط به اتوماسیون هستند، سپس تعداد محدودی از کارمندان می توانند به عنوان کاربران سیستم درگیر شوند. اگر هدف اتوماسیون انتقال به فناوری بدون کاغذ باشد، یعنی. از نوازندگان انتظار می رود که فقط با آنها کار کنند کپی های الکترونیکیاسناد و مدارک، سپس همه شرکت کنندگان در فرآیند کاغذبازی اعم از مدیران و مجریان باید به کاربران سیستم تبدیل شوند.

اتوماسیون اداری و سیستم جریان اسناد "DeloPro" متعلق به تعدادی از محصولات نرم افزاری، با در نظر گرفتن ویژگی های داخلی و چارچوب نظارتی توسعه یافته و برای اجرا به طور خاص در شرکت های داخلی در نظر گرفته شده است. دوباره تاکید کنید این ویژگیاین به دلیل این واقعیت است که قوانین سنتی کار اداری در روسیه و خارج از کشور به طور قابل توجهی با یکدیگر متفاوت است. و بنابراین غربی سیستم های نرم افزاری، با هدف خودکارسازی کار اداری، اغلب نمی توان مستقیماً از آن استفاده کرد، یعنی. بدون تغییر (تنظیم) طرح گردش کار و قوانین کار اداری با استانداردهای غربی.

قابلیت های اصلی DeloPro:

• ثبت و ذخیره در پایگاه داده انواع مختلفاسناد؛
• تشکیل دستورالعمل ها و قطعنامه ها برای سند؛
• ایجاد لیستی از اسناد مربوط به سند فعلی و جستجوی اسناد با استفاده از لیست اتصال؛
• تحت کنترل قرار دادن قطعنامه ها و دستورالعمل ها؛
• نگهداری فایل های ثبت و کنترل با قابلیت تنظیم معیارهای جستجوی پیچیده برای اسناد، ایجاد انواع گزارش های خود و غیره؛
• ارسال و دریافت اسناد بین واحدهای سازمانی (از طریق شبکه محلی) و سایر سازمانها (از طریق پست الکترونیک);
• ایجاد آرشیو اسناد در پایان سال تقویمی؛
• تنظیم مجوز برای ورود، ویرایش و سایر اقدامات روی اسناد برای هر کاربر.

برای راه اندازی سیستم شما نیاز دارید:

• کامپیوتر با پردازنده i486 یا بالاتر، رمحداقل 8 مگابایت و فضای خالیحداقل 4 مگابایت روی هارد دیسک شما.
• اتاق عمل سیستم ویندوز 95/98/Me/NT/2000/XP.
• سرور SQL Firebird 1.5.
• برای دریافت فرم های خروجی گزارش، باید هر کاربری را در رایانه داشته باشید ویرایشگر متن، حمایت می کند فرمت RTF(MS Word 6.0 یا بالاتر توصیه می شود).