کتاب: یادداشت های سخنرانی مستند

بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی مدیریت بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی از مدیریت 1.1. معنی پشتیبانی مستنداتمدیریت

سند عملکردهای زیادی را انجام می دهد. استاندارد دولتی 16.487-83 یک سند را به عنوان یک شی مادی با اطلاعات ثابت شده به روشی دست ساز برای انتقال آن در زمان و مکان تعریف می کند و عملکرد کلی سند را به عنوان یک حامل اطلاعات تعریف می کند. این عملکرد سند به ویژه در مدیریت عملیاتی مهم است. پس از استفاده از سند در کار فعلی، عملکرد مهم دیگری را انجام می دهد - به عنوان یک منبع تاریخی عمل می کند. این ویژگی ها توجه کارکنان مدیریت و بایگانی ها را به خود جلب کرد. نهادهای حاکمیتی و نهادهای دولتی باید در کار خود تعامل داشته باشند.

در طول دوره بازسازی سیستم مدیریت، سند تعدادی از عملکردهای نظری را انجام می دهد که در رشته های علمی مدیریت اسناد و بایگانی استفاده می شود.

فناوری مدیریت که به یک نمودار ساده خلاصه می شود، می تواند در قالب تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن و نظارت بر اجرای آن ارائه شود. این طرح را می توان هم در مورد انجام ساده ترین رویداد یک بار مصرف و هم هنگام سازماندهی سیستم های پیچیده صنعت در سراسر کشور استفاده کرد. این سیستم ها در درجه آمادگی برای تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن (پرسنل، مالی، تامین، اجرا و غیره) و سازماندهی کنترل بر اجرا متفاوت خواهند بود. در تمام موارد قطعات مشخص شده باید نصب شوند.

هر تصمیمی از جایی ناشی نمی شود، تنها بر اساس اطلاعات مربوط به این موضوع می توان تصمیم گرفت. در این مورد باید به دو شرط مهم توجه داشت: اولاً اطلاعات به موقع باشد و ثانیاً برای پذیرش کافی باشد. راه حل لازم. اگر اطلاعات دیر دریافت شود، فرصت شرکت در هر اقدام یا رویدادی را از دست می دهید. یعنی فرصت یا شانس از دست می رود. از طرف دیگر، اگر اطلاعات کافی نیست یا چیزی را فقط در نیمه راه می دانید،

تصمیم شما ممکن است نه تنها بهترین نباشد، بلکه حتی اشتباه باشد، زیرا شما همه عوامل را در نظر نگرفته اید.

در حال حاضر حجم اطلاعات هر سه سال دو برابر می شود. این به توسعه جامعه مربوط می شود. هر موضوع یا هر فردی تنها در صورت تبادل اطلاعات می تواند وجود داشته باشد. در شرایط روابط بازار، وضعیت اقتصادی به سرعت در حال تغییر است؛ شرکت های تجاری تنها در صورتی زنده می مانند که به موقع بدانند چه، چه زمانی، چگونه و چقدر هزینه دارد. اطلاعات مدت هاست که به یک کالا تبدیل شده است. هر کسی که صاحب اطلاعات است، اوضاع را کنترل می کند و بالعکس.

این نشان دهنده تغییرات قابل توجه در سازماندهی منابع اطلاعاتی در جامعه است، نشان می دهد که اطلاعات و اسناد به عنوان حامل آن بر همه جنبه های مدیریت و همچنین عملکرد ساختارهای مختلف، که بر نتیجه نهایی در حوزه اقتصادی تأثیر می گذارد.

خدمات اطلاعات و اسناد وظیفه اصلی (اصلی) پشتیبانی (سرویس) مدیریت است که اجرای آن نیاز به دانش تخصصی ویژه دارد. کارایی و وضوح در فعالیت های هر نهاد بستگی به نحوه ارائه این کار دارد.

پشتیبانی اطلاعات و اسناد توسط واحدهای ساختاری ویژه انجام می شود: اداره بازرگانی، اداره کل، دفتر، دبیرخانه (یا دستیار دبیر). این واحدها باید با نیروی متخصص باشد. معاون منشی نیز با توجه به سطح مدیر و سطح آموزشی وی باید دارای تحصیلات ویژه باشد.

کار هر دستگاه اداری، مانند هر کار به طور کلی در زمان ما، باید مطابق با الزامات سازمان علمی کار انجام شود. یعنی هیچ کاری وجود ندارد که نیاز به سازماندهی مناسب نداشته باشد و مجری این کار باید با ویژگی های اجرای آن آشنا باشد. برای انجام این کار، کار باید به اجزای خاصی تقسیم شود - از پیچیده ترین تا ساده ترین عملیات. هر قسمت باید کار شود، یعنی به بهترین شکل ممکن سازماندهی شود، زیرا در هر کاری هیچ چیز کوچکی وجود ندارد، همه چیز باید فکر شود. سازمان علمی کار شامل چنین عملیات سنجیده و به درستی سازماندهی شده است. نحوه انجام صحیح این یا آن کار توسط اسناد نظارتی و روش شناختی تعیین می شود.

در حوزه مدیریت عمدتاً با اطلاعات و اسنادی کار می کنند که به عنوان حامل آن عمل می کنند. سند- شی و نتیجه کار در حوزه مدیریت.

کار با اطلاعات و پشتیبانی اسناد شامل عملیات یکسان است. فقط برخی از افراد آن را با استفاده از روش های سنتی (به صورت دستی) انجام می دهند، در حالی که برخی دیگر از مکانیزاسیون و اتوماسیون استفاده می کنند. اما تمام مراحل کار با اسناد باقی می ماند. بنابراین، هر کارمند ابتدایی ذیصلاح دستگاه اداری نه تنها باید اسناد را به درستی تنظیم و اجرا کند، بلکه باید بداند که چه نوع کاری با آنها انجام می شود.

امروزه هر کاری با معرفی ماشین آلات و فرآیندهای جدید بهبود می یابد. در زمینه مدیریت فقط می توان کار با اسناد را مکانیزه کرد و پردازش اطلاعات موجود در اسناد را خودکار کرد.

اما پردازش اسناد ماشینی الزامات خاص خود را دارد. در مورد اسناد، الزامات قالب آنها، ترتیب اجرا، ارائه متن.

همچنین می توان سند را به ساده ترین اجزا (جزئیات) آن تقسیم کرد و در هر قسمت قوانینی برای صحیح ترین نگارش و طراحی وجود دارد. این قوانین در DSTU 4163-2003 گنجانده شده است. الزامات آماده سازی اسناد همچنین با جزئیات کافی در سیستم پشتیبانی اسناد مدیریت توضیح داده شده است، زیرا در تمام اسناد می توان با مطالعه رویه جمع آوری و پردازش این جزئیات (نوشتن آدرس، تاریخ، اجزای مشابه (جزئیات) را شناسایی کرد. ، علائم تایید، تایید، روش نتیجه گیری و غیره). این الزامات توسط DSTU 4163-2003 ایجاد شده است.

یک سند فقط برای مستند کردن یک اقدام یک بار مصرف استفاده می شود. اسناد در تعامل نزدیک با یکدیگر عمل می کنند و یک سیستم مستندسازی را تشکیل می دهند. استاندارد ایالتی سیستم مستندسازی را به عنوان مجموعه ای از اسناد مرتبط به هم در زمینه خاصی از فعالیت تعریف می کند.

سیستم های اسناد مالی، اولیه و حسابداری اشیاء و نهادهای بودجه ای، اسناد حسابداری و پولی، اسناد سازمانی و اداری و غیره وجود دارد. بنابراین، هر مدیری باید بتواند سیستم اسنادی را که با آن کار می کند برداشت کند و بداند. به عنوان مثال، یک کارمند بخش منابع انسانی باید بداند و بتواند تمام اسناد پرسنلی را تنظیم و اجرا کند.

و قراردادها و قراردادهای کار. اما رایج ترین آنها اسناد سازمانی و اداری است که هر مدیری باید با آنها سر و کار داشته باشد. این شامل اسناد سازمانی مانند اساسنامه، مقررات، دستورالعمل ها، اسناد اداری، دستورات، دستورات، دستورالعمل ها، مصوبات، تصمیمات می باشد. اطلاعات و اسناد مرجع، گواهی ها، گزارش ها و یادداشت های توضیحی و همچنین رایج ترین انواع اسناد رسمی - نامه ها، تلگراف ها، پیام های تلفنی. هر نوع سندی که ذکر شد ویژگی های خاص خود را در طراحی و ارائه متن دارد که مطالعه آن ها آسان است.

روش کار با اسناد نیز به مراحل خاصی تقسیم می شود. هر مرحله تکنیک های خاص خود را برای بهترین اجرای آن دارد. این کار با دریافت و پردازش اولیه اسناد آغاز می شود. این مرحله بدون توجه به روش انتقال اطلاعات است: از طریق پست، حضوری، تلگراف، فکس. به عنوان یک قاعده، این کار به صورت مرکزی انجام می شود و شامل عملیات صرفاً فنی است که با جزئیات در قوانین و دستورالعمل ها توضیح داده شده است.

ثبت اسناد یک مرحله مهم است. در طی مراحل ثبت، سوابق اسناد دریافتی نگهداری می شود، اما مهمترین چیز ثبت شاخص هایی در مورد سند است که امکان سازماندهی کنترل بر اجرای آن و اطلاعات و کار مرجع با اسناد را فراهم می کند. در طول فرآیند ثبت نام، یک بانک داده در مورد اسنادی که در شی یا موضوع در گردش هستند ایجاد می شود.

مرحله بعدی، نظارت بر اجرا، ارتباط تنگاتنگی با ثبت اسناد دارد. کنترل فوری سازمان یافته به درستی به شما این امکان را می دهد که در هر زمان بدانید که چه کاری باید انجام شود و به سوژه کمک می کند تا به طور موثر روز کاری خود را برنامه ریزی کند.

سازماندهی اطلاعات و کار مرجع نیز به ثبت اسناد بستگی دارد. سرویس اطلاعات و اسناد یا منشی موظفند ظرف چند دقیقه گواهی صادر کنند: کجا، از چه کسی، در چه مرحله ای از کار هر مدرکی قرار دارد و همچنین به این سوال پاسخ دهد: کدام اسناد حاوی اطلاعاتی در مورد یک مشکل خاص است که به شما علاقه مند است ثبت نام در حالت دستی- روی کارت یا خودکار - روی کامپیوتر. فناوری ثبت اسناد به خوبی در دستورالعمل های هنجاری و روش شناختی توضیح داده شده است.

پس از پردازش اولیه و ثبت، سند برای اجرا ارسال می شود. این مرحله با مشکل حرکت مستقیم سند همراه است. انتقال سند به مجری، منعکس کننده سیستم سازمان مدیریت. با توزیع روشن مسئولیت ها و تفویض اختیار، سند بلافاصله به مرحله اجرا می رسد. با یک سیستم مدیریت متمرکز، زمانی که مدیر تصمیم گیری در مورد همه مسائل، حتی جزئی را به عهده می گیرد، هر سندی برای حل و فصل نزد او می آید و پس از آن برای اجرا ارسال می شود. بنابراین، سند آماده شده از پایین به بالا - از مجری، با تأییدیه های متعدد، به مدیر برای امضا خواهد رفت. حرکت سند به وضوح توسط اپروگرام منعکس می شود و به شما امکان می دهد تمام عملیات های تکراری و غیر ضروری را مشاهده کنید.

مرحله بعدی ذخیره سازی فعلی اسناد است. هر سندی پس از استفاده از اطلاعات ثبت شده در آن در فرآیند مدیریت، وظیفه ذخیره و انباشت اطلاعات را انجام می دهد تا در مواقع لزوم بتوان این اطلاعات را دوباره به آن بازگرداند. برای این کار باید مدارکی قرار داده شود تا در عرض چند دقیقه سند مورد نظر پیدا شود. از آنجایی که اسناد زیادی در طول کار موضوع کنار گذاشته می شوند، سازماندهی آنها در ذخیره سازی فعلی نیاز به طبقه بندی اولیه دارد، یعنی توزیع در گروه ها (موارد) برای جستجوی سریع آنها. برای توزیع اسناد بین موارد، یک طبقه بندی ساده در حال توسعه است - نامگذاری موارد. این فهرستی سیستماتیک از عناوین پرونده هایی است که در مناطق در حال انجام است.

نامگذاری مهمترین سند است. نامگذاری به خوبی طراحی شده از فایل ها اجازه می دهد تا ذخیره سازی فعلی اسناد به وضوح سازماندهی شود. با این حال، تدوین نامگذاری به دانش خاصی نیاز دارد. تجربه چندین ساله در تدوین نامگذاری به ما این امکان را می دهد که ادعا کنیم فقط یک متخصص در زمینه مدیریت سوابق یا یک متخصص بایگانی می تواند نامگذاری را تدوین کند. اگر آزمودنی نمی تواند خود نامگذاری را به درستی جمع آوری کند، باید تماس بگیرید. به سرویس بایگانی پوشش های مورد با توجه به نامگذاری ایجاد می شوند. طراحی جلدها و توزیع اسناد درون پرونده نیز باید با در نظر گرفتن قوانین خاصی انجام شود.

تنظیم نام پرونده ها، تشکیل پرونده ها و حفظ آنها مربوط به بررسی ارزش اسناد. منظور از کارشناسی، تعیین اهمیت عملی و علمی اسناد و تعیین مدت نگهداری آنهاست. بسته به ارزش اسناد، آنها می توانند دوره های ذخیره سازی مختلفی داشته باشند: کوتاه مدت (تا 10 سال)، ذخیره سازی طولانی مدت (عمدتاً این اسناد مربوط به پرسنل هستند که برای 25-75 سال ذخیره می شوند) و دائمی. دوره‌های نگهداری اسناد را می‌توان در کتاب‌های مرجع ویژه‌ای به نام «فهرست اسناد بر اساس دوره نگهداری» تعیین کرد. آنها استاندارد و دپارتمان هستند. یک لیست استاندارد برای اسناد مدیریتی، مستندات علمی و فنی، اسناد فیلم و عکس وجود دارد. لیست های دپارتمان تقریباً برای تمام زمینه های فعالیت (فرهنگ، مراقبت های بهداشتی، سینماتوگرافی، کشاورزی و غیره). لیست دپارتمان با جزئیات بیشتری شامل اسنادی است که در فرآیند فعالیت در یک منطقه خاص ایجاد می شوند. دوره های ذخیره سازی اسناد هنگام ایجاد فایل ها تعیین می شود، زیرا امکان ایجاد اسناد با دوره های ذخیره سازی دائمی و موقت در یک فایل وجود ندارد. در غیر این صورت، مدارک باید دوباره دسته بندی شوند. روش انجام معاینه و ثبت نتایج آن به خوبی در اسناد نظارتی و روش شناختی مشخص شده است.

1، در نهایت، مرحله نهایی کار با اسناد، آماده سازی پرونده ها برای ذخیره سازی طولانی مدت یا ارسال آنها به بایگانی است. در کارهای عملیاتی، به عنوان یک قاعده، موارد برای دو سال استفاده می شود - سال جاری و سال قبل. پرونده های مربوط به سال های گذشته باید پردازش شده و به آرشیو موضوع (در صورت وجود) منتقل شوند یا برای ذخیره سازی به کابینت دیگری منتقل شوند. پرونده ها طبق قوانین تعیین شده رسیدگی می شود. اگر این کار به طور منظم هر ساله انجام شود، امور موضوع به نظم کامل می‌رسد و یافتن پرونده‌ها و مدارک لازم مشکل نخواهد بود.

روش تهیه و پردازش اسناد و سازماندهی کلیه مراحل کار با آنها در اسناد نظارتی و روش شناختی با جزئیات کافی شرح داده شده است. هر موضوع یا شی باید بسته ای از مدارک داشته باشد و اگر بزرگ باشد، هر واحد ساختاری باید آن را داشته باشد.

بایگانی‌هایی که بر فعالیت‌های اشیاء یا موضوعات نظارت می‌کنند، باید قبل از هر چیز مشاوره ارائه دهند، مشخص کنند که موضوع یا شیء باید دارای چه اسناد هنجاری و روش‌شناختی باشد که به کمک آن می‌توان پاسخ بسیاری از سؤالات مربوط به تدوین، پردازش، و سازماندهی اسناد

بسته اسناد هنجاری و روش شناختی از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول باید حاوی اسناد هنجاری و روش شناختی ملی باشد که مجموعه ای از آنها تمام و کمالباید در موسسات بایگانی نه تنها در مرکز، بلکه به صورت محلی فروخته شود. این اسناد عبارتند از:

سیستم پشتیبانی اسناد دولتی

مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای اسناد و

خدمات پشتیبانی اسناد

دستورالعمل های استاندارد برای دانش حقوقی در اشیاء و موضوعات.

سیستم های مستندسازی یکپارچه سیستم اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی.

قوانین اساسی برای کار بایگانی دپارتمان.

فهرست اسناد استانداردی که در این فرآیند ایجاد می شوند

فعالیت کمیته های دولتی، اشیاء، موضوعات با تعریف مهلت

ذخیره سازی آنها

برای مؤسساتی که به درخواست‌های شهروندان رسیدگی می‌کنند، مفید است که «مقررات استانداردی در مورد انجام کارهای اداری در مورد درخواست‌ها، درخواست‌ها و شکایات شهروندان به ارگان‌ها و شرکت‌های دولتی» داشته باشند که رویه و روش کار با این دسته را تعریف می‌کند. از اسناد

بخش دوم بسته از اسناد سازمانی، هنجاری و روش شناختی خود موضوع تشکیل شده است. این شامل:

منشور یا مقررات در مورد یک شی یا موضوع.

مقررات مربوط به تقسیم سازه (در صورتی که موضوع دارای ساختار منشعب باشد).

شرح وظایف کارکنان واحدهای ساختاری.

دستورالعمل اداره امور این نهاد.

نامگذاری موارد.

برگه فرم اسناد واحدهای ساختاری یا

موضوع به عنوان یک کل

با توجه به سه سند آخر، دستورالعمل کار اداری باید برای یک موضوع معین با مثال های آن، نامگذاری پرونده ها و برگه ای از فرم های اسنادی با نمونه اسنادی که می تواند بر اساس خود حمایتی تهیه شود یا متشکل از کارمندان باشد، مشخص شود. سرویس آرشیو محلی

12. 2.8. الزامات متن سند
13. 2.9. تنظیم اسناد سازمانی و اداری

مبحث 2. 3 فناوری اطلاعات برای پشتیبانی اسناد فعالیت های مدیریتیسوالات آموزشی: 1. پشتیبانی اطلاعاتی و مستندسازی از مدیریت به عنوان یک فرآیند فناورانه 2. سیستم های اطلاعاتی سند محور 3. ویژگی های جریان اسناد در شرکت های مختلف 4. سازماندهی جریان اسناد الکترونیکی

1. پشتیبانی اطلاعات و اسناد برای مدیریت به عنوان یک فرآیند فناورانه همانطور که مشخص است، فرآیند مدیریت شامل مجموعه معینی از عملیات فناورانه استاندارد برای: n جمع آوری و پردازش اطلاعات موجود در اسناد است. n تهیه تصمیم مدیریت، تصویب و مستندسازی آن، ابلاغ به مجریان. n اجرای تصمیم و کنترل اجرا. n جمع آوری اطلاعات در مورد اجرا، انتقال اطلاعات از طریق کانال های عمودی و افقی. n ذخیره و بازیابی اطلاعات. هر یک از عملیات ذکر شده در یک هدف، فرم سند، هم به صورت سنتی (دستی) و هم با استفاده از یک کامپیوتر ایجاد می شود. در عمل، تصمیمات مدیریتی غیرمستند، در اصل کمکی، عملیاتی و سازمانی هستند و ماهیت اولیه دارند.

در فرآیند کار و فعالیت های اجتماعی یک فرد، اسنادی به وجود می آیند که ارتباطات پیچیده اطلاعاتی بین افراد و تشکیلات مختلف آنها را ثبت، منعکس و تثبیت می کنند. هر سند منفرد یک عمل واحد از اسناد را به عنوان یک فرآیند تکنولوژیکی مستقل نشان می دهد. در عین حال، فعالیت های سازمان های فردی و شرکت های صنعتی به طور فعال توسط مجموعه ای از اسناد به هم پیوسته، وابسته و ارگانیک متقابل منعکس می شود که با مفهوم اساسی یک سیستم اسنادی متحد می شوند. قانون فدرال "در مورد اطلاعات، اطلاعات و حفاظت اطلاعات" مفهوم "سند" را به عنوان اطلاعات ثبت شده در یک رسانه ملموس با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند، تعریف می کند. یک سند یک رسانه مادی است که بر روی آن برخی از اطلاعات نوشته شده است که نشان دهنده وضعیت سیستم است، یا تصمیمی که با محتوای کاملاً مشخص و به شکلی تنظیم شده اتخاذ شده است. این دو ویژگی متمایز دارد: چند کارکردی و نیروی قانونی. عملکردهایی که با استفاده از سند پیاده سازی می شوند شامل ثبت اطلاعات اولیه یا تصمیم گرفته شده، انتقال، پردازش و ذخیره سازی اطلاعات. حضور نیروی قانونی با امضای ضروری شخص مسئول صحت اطلاعات مندرج در سند تضمین می شود.

کلی‌ترین و جامع‌ترین سیستم، سیستم اسناد ملی است که تقریباً همه انواع اسناد ایجاد و اجرا شده در سراسر ایالت را شامل می‌شود. این سیستم به نوبه خود توسط زیرسیستم های زیادی شکل می گیرد که بر اساس ویژگی های موضوعی، جغرافیایی، عملکردی، سلسله مراتبی و سایر ویژگی های اساسی طبقه بندی می شوند. بنابراین، سیستم های عملکردیشامل برنامه ریزی، گزارش و آمار، تهیه و فروش و اسناد مالی ذاتی همه، بدون استثنا، نهادهای مدیریت اقتصاد ملی روسیه است. سیستم های اسناد بخشی، جنبه های سازمانی نهادهای مدیریت بخشی (بخشی) را منعکس می کنند که شامل فعالیت های وزارتخانه ها، ادارات، ادارات و بخش ها در سطوح فدرال، منطقه ای و محلی دولت است. با معرفی فناوری محاسبات الکترونیکی و ایستگاه‌های کاری خودکار (AWS) در فرآیند پردازش اطلاعات اسناد، مفهوم پشتیبانی اطلاعات و اسناد برای مدیریت قانونی شده است که شامل مجموعه‌ای سازمان‌یافته از کارها در مورد دریافت، پردازش، ذخیره و صدور اطلاعات است. و اسناد به مصرف کننده (مشترک) به عنوان حامل مواد آن.

با ورود فناوری رایانه به فرآیندهای مستندسازی، زنجیره فناوری تغییر می کند، زیرا متخصصان و مدیران این فرصت را دارند که هم با متن کامل سند و هم با قطعات حاوی اطلاعات لازم کار کنند. معرفی فناوری‌های اطلاعاتی مدرن و تجهیزات اداری به فرآیندهای مستندسازی کاملاً مؤثر است، اما مستلزم رعایت حداقل دو شرط اساسی است: یکنواختی قالب‌ها و ساخت منطقی فناوری برای پردازش اطلاعات اسناد، که در آن عملیات مشابه در یک مکان متمرکز می‌شود. اثربخشی سیستم های اطلاعات مدیریت با حجم قابل توجهی از روش های استاندارد سازمانی و فناوری برای 1) پردازش اطلاعات، 2) تصمیم گیری و 3) استفاده از مجموعه ای از ایستگاه های کاری خودکار تضمین می شود.

سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) مجموعه ای از ابزارهای مدیریتی سازمانی، فنی، فناوری و روش شناختی (کامپیوتر، تلفن، فکس و غیره)، تامین محل کار (مبلمان، گاوصندوق و غیره)، حرفه ای بودن مدیران و متخصصان تولید است. ، سواد عمومی و فرهنگ اطلاعاتی، سیستم های پشتیبانی اسناد و خود اطلاعات. سیستم جریان اسناد در فرآیندهای پشتیبانی اطلاعات و اسناد نقش مهمی در شکل گیری محیط خارجی و کاری ایفا می کند که به اصطلاح راحتی اطلاعات را تضمین می کند: دریافت. اطلاعات لازم V زمان مناسب. در فرآیند پشتیبانی اطلاعات و اسناد، از موضوع مدیریت خواسته می شود تا اطلاعات ارزشمند را از اطلاعات "نویز" جدا کند، تا قسمت اولویت را برجسته کند، که امکان تجزیه و تحلیل وضعیت واقعی سیستم و آماده سازی را فراهم می کند. یک تصمیم آگاهانه. صحبت در مورد اساسی ترین ویژگی های اطلاعات، به نظر می رسد مناسب است که برجسته شود: حجم (کمیت)، قابلیت اطمینان (حقیقت)، ارزش، غنا (محتوای اطلاعات)، باز بودن (قابلیت اطمینان). حجم اطلاعات درک شده شامل سه سطح است: سطح افزونگی اطلاعات و کمبود اطلاعات، سطح اطلاعات مورد نیاز.

قابلیت اطمینان اطلاعات با فرآیند کفایت انعکاس اطلاعات واقعی در کل مقدار اطلاعات درک شده مرتبط است. کارشناسان در زمینه فناوری اطلاعات به وجود سه سطح قابلیت اطمینان اشاره می کنند: مطلق (100٪)، قابل اعتماد (بیش از 80٪)، منفی (کمتر از 80٪). قابلیت اطمینان تا حد زیادی به فناوری مدیریت اسناد پیاده‌سازی شده در مکانیزاسیون و اتوماسیون بستگی دارد به این معنی: هرچه نیروی انسانی پرسنل کمتری در جمع‌آوری، پردازش، انتقال و ذخیره اطلاعات استفاده شود، قابلیت اطمینان آن بالاتر می‌رود. از روی عمل مشخص است که متناقض ترین اطلاعات را می توان در مورد یک رویداد، بسته به فناوری و جنبه های پردازش تحلیلی و مصنوعی آن، به دست آورد. تجربه خدمات پشتیبانی اسناد تأیید می کند که قابلیت اطمینان اطلاعات به طور قابل توجهی به پارامترهای زمانی اجرای جریان اسناد بستگی دارد. بنابراین، تأخیر اطلاعات کاملاً قابل اعتماد می تواند منجر به پوچ بودن آن شود (به عنوان مثال، اطلاعات مربوط به قیمت سهام در بورس اوراق بهادار). ارزش اطلاعات از نقطه نظر اقتصادی با کاهش هزینه انواع منابع (انرژی، مواد، زمان، مالی) برای تصمیم گیری صحیح مشخص می شود.

ارزش دارای چهار سطح است: صفر (بدون صرفه جویی در منابع)، متوسط ​​(کاهش هزینه برای افزایش سود بیش از 10٪)، زیاد (بیش از دو برابر)، فوق العاده بالا (بیش از 10 برابر). ارزش اطلاعات را به عنوان یک مقوله اقتصادی (محصولی که ارزش مصرف کننده دارد) تعریف می کند. به عنوان مثال، مدل‌های شبیه‌سازی تولید ارزش بالایی دارند و به یک مدیر اجازه می‌دهند تا عواقب احتمالی تصمیم‌های جایگزین را به‌طور منطقی پیش‌بینی کند. خدمات اطلاعاتی با سطح متوسط ​​ارزش معمولاً توسط شرکت‌های مشاوره‌ای ارائه می‌شود که تشخیص می‌دهند اطلاعات ارزشمند محصولی است که با موفقیت فروخته شده است. نمونه ای از ارزش صفر، اطلاعاتی است که اطلاعات شناخته شده، قدیمی یا نادرست و غیر ضروری را برای تصمیم گیری مدیریت ارائه می دهد.

2. سیستم های اطلاعاتی سند گرا بیایید مفاهیم اساسی موجود در چارچوب کار اداری و پشتیبانی اسناد مدیریت را در نظر بگیریم: پشتیبانی اسناد مدیریت (DMS) مسائل مربوط به مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم سازی را پوشش می دهد. ذخیره آرشیوی آنها n مستندسازی عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تهیه، اجرا، هماهنگی و تولید آنها. n کار اداری مجموعه ای از اقدامات برای پشتیبانی اسناد از مدیریت (DOU) یک شرکت یا سازمان است. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد. n

سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین برای ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در سازمان، بازیابی و استفاده از آن برای حمایت از تصمیمات مدیریت و رویه های تجاری. n n جریان اسناد - حرکت اسناد در داخل موسسه آموزشی پیش دبستانی. یک رویه تجاری دنباله ای از عملیات معین (کارها، وظایف، رویه ها) است که توسط کارکنان سازمان ها برای حل هر وظیفه یا هدفی در چارچوب فعالیت های یک شرکت یا سازمان انجام می شود. n آرشیو الکترونیکی مشکل سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی را در موسسه آموزشی پیش دبستانی حل می کند. n رویه های تجاری مسئول انجام یک تجارت یا انجام یک عملکرد هدف هستند و راهی برای انجام مدیریت عملی شرکت ها و موسسات هستند.

آرشیو الکترونیکی در روسیه، اصطلاح "بایگانی الکترونیکی" یکی از ویژگی های ملی مدیریت سوابق الکترونیکی روسیه است. در غرب، اصطلاح "Datawarehouse" رایج تر است. در کشور ما، ظاهراً داده ها عمدتاً به عنوان محتویات اسناد و سوابق موجود در پایگاه داده درک می شوند. از این رو اصطلاح کار اداری "آرشیو" محبوبیت پیدا کرد. در کارهای اداری، بایگانی وظیفه سیستم سازی ذخیره سازی اسناد را بر عهده دارد و یکی از سه وظیفه اصلی کار اداری است: ایجاد، فناوری پردازش و سیستم سازی اسناد. ما اغلب می شنویم که برخی از "سیستم های آرشیوی به طور ایده آل مشکلات سازماندهی جریان اسناد را حل می کند." این نمی تواند باشد، زیرا اسناد (ماهیت جریان اسناد) به عنوان بخشی از حل هر سه مشکل منتقل می شوند، و نه فقط به عنوان بخشی از سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی.

سیستم‌های اتوماسیون اداری در روسیه راه‌حل‌های اصلی برای کارهای اداری و رویه‌های تجاری را می‌توان به چهار دسته اصلی (غیر از ابزارهای ایجاد اسناد و انبارهای داده) تقسیم کرد: n سیستم‌های گردش کار (اتوماسیون رویه‌های تجاری). n سیستم های گروه افزاری (کار تیمی)؛ سیستم های مدیریت اسناد (عمدتاً ثبت، ذخیره و بازیابی اسناد را ارائه می دهند). n سیستم ایمیل (برای تبادل اسناد استفاده می شود). اکنون این تقسیم بندی کاملاً دلخواه است زیرا برخی از سیستم ها همه اینها و برخی فناوری های دیگر را ترکیب می کنند.

منطقی‌ترین راه برای خودکارسازی رویه‌های کسب‌وکار، ایجاد یک محیط اطلاعاتی مشترک برای آن‌ها است که در آن کارکنان می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند (یعنی به طور مشترک مشکلات تجاری را حل کنند) و پیام‌ها را مبادله کنند. بنابراین مهمترین عنصر اتوماسیون پیش دبستانی سیستم های پست الکترونیکی می باشد.سازماندهی کار با اسناد بخش مهمی از فرآیندهای مدیریتی و تصمیم گیری مدیریت است که به طور قابل توجهی بر کارایی و کیفیت مدیریت تاثیر می گذارد. فرآیند تصمیم گیری مدیریت شامل به دست آوردن اطلاعات است. پردازش آن؛ تجزیه و تحلیل، آماده سازی و تصمیم گیری. این مؤلفه ها ارتباط نزدیکی با پشتیبانی مستندات برای مدیریت دارند. برای به دست آوردن یک اثر اقتصادی، اول از همه، کیفیت اطلاعات مهم است که با کمیت، کارایی، میزان پیچیدگی و هزینه آن تعیین می شود. اگر شرکت کار موثری با اسناد نداشته باشد، در نتیجه، مدیریت بدتر می شود، زیرا به کیفیت و قابلیت اطمینان، کارایی دریافت و انتقال اطلاعات، سازماندهی صحیح یک سرویس اطلاعات مرجع و سازماندهی واضح بستگی دارد. جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد.

سه کار اصلی در کار اداری (DOW) حل شده است. مستندسازی (تهیه، اجرا، هماهنگی و تولید اسناد). n سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (اطمینان از حرکت، کنترل اجرا، ذخیره و استفاده از اسناد). n سیستم سازی آرشیو اسناد. لازم به ذکر است که پشتیبانی مستند از مدیریت تأثیر مستقیمی بر کیفیت تصمیم گیری مدیریت دارد، بنابراین نیاز به بهبود مستمر دارد.

با رشد مقیاس شرکت و تعداد کارکنان آن، مسئله اثربخشی پشتیبانی اسناد برای مدیریت به طور فزاینده ای مرتبط می شود. مشکلات اصلی که در این مورد ایجاد می شود چیزی شبیه به این است. n مدیریت تصویری جامع از آنچه در حال وقوع است از دست می دهد. n واحدهای ساختاری که اطلاعاتی در مورد فعالیت های یکدیگر ندارند، فعالیت های خود را به صورت منسجم انجام نمی دهند. کیفیت خدمات مشتری و توانایی سازمان برای حفظ تماس های خارجی کاهش می یابد. نتیجه این امر کاهش بهره وری نیروی کار است. احساس کمبود منابع وجود دارد: انسانی، فنی، ارتباطات، و غیره. n کارکنان در حال گسترش هستند، سرمایه گذاری پول در تجهیزات برای محل کار جدید، محل، ارتباطات، آموزش کارکنان. n برای شرکت های تولیدیافزایش کارکنان ممکن است منجر به تغییر در فناوری تولید شود که به سرمایه گذاری اضافی نیاز دارد. n در شرایط رشد غیرموجه پرسنل، کاهش بهره وری و نیاز به سرمایه گذاری در تولید، نیاز به افزایش سرمایه در گردش است که به نوبه خود منجر به کاهش سود می شود. n در نتیجه، به دلیل سودهای انباشته قبلی یا افزایش کسری بودجه، گسترش شرکت به شکل گسترده ای رخ می دهد.

سازمان ها با درک اهمیت بهبود سیستم آموزشی پیش دبستانی، اغلب در تلاش برای خودکارسازی آن اشتباهات زیادی مرتکب می شوند و عامل تعیین کننده در این شرایط، مشکل انتخاب روش های اتوماسیون است. رایج ترین راه حل، اتوماسیون ایستگاه های کاری فردی (AWS) است: منشی-دستیار، مدیر، حسابدار یا اجرایی. معایب اصلی این رویکرد عبارتند از: فقدان راه های سازماندهی الکترونیکی تبادل اطلاعاتبین کارمندان و ادارات شرکت ها؛ عدم ارتباط عملکردی بین اتوماسیون رویه های برنامه کاربردی و اتوماسیون اداری. بخش های عملکردی اصلی (اجزای) سیستم اتوماسیون اداری در مدیریت شرکت ها و سازمان ها: n ابزار و قوانین ایجاد اسناد، n نگهداری آرشیو الکترونیکی آنها، n جریان اسناد پشتیبانی.

بنابراین، شرکتی که به دنبال ایجاد محیطی مؤثر برای پردازش اطلاعات و بهبود کیفیت مدیریت است، با وظایف زیر روبروست. بهبود کلیه کارهای مربوط به تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسناد از شرکت (DOU). n انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله محصولات نرم افزاری مناسب. n

3. ویژگی های جریان اسناد در شرکت های مختلف در فرآیند اتوماسیون جریان اسناد، چهار مرحله را می توان تقریباً متمایز کرد: جریان اسناد کاغذی، جریان اسناد کاغذی با استفاده از رایانه های شخصی مستقل، جریان اسناد مخلوط و بدون کاغذ. جریان سند کاغذی به این معنی است که تمام مراحل سند به صورت کاغذی انجام می شود. فقط یک دهه و نیم پیش این نوعجریان اسناد غالب بود. برای ثبت نام اسناد کاغذیاز مجلات بزرگ یا برگه های با فرمت بزرگ استفاده می شد که اسناد تازه ثبت شده در آنها نوشته می شد. پس از مدتی مجلات و برگه ها به آرشیو تحویل داده شد.

هنگامی که رایانه ها ظاهر شدند، آنها جایگزین مجلات و برگه ها شدند و منجر به مدیریت اسناد مبتنی بر کاغذ با استفاده از رایانه های شخصی مستقل شدند. مدیریت اسناد مبتنی بر کاغذ با استفاده از رایانه های شخصی مستقل به این معنی است که رایانه شخصی برای تهیه و ضبط اسناد استفاده می شود. در واقع، در این مرحله مفهوم یک سند الکترونیکی مطرح می شود، یعنی سندی که منحصراً در رایانه یا به قول آنها "در رسانه های رایانه ای" ذخیره می شود. با این حال، مزایای یک سند الکترونیکی در غیاب یک شبکه محلی تنها تا حدودی قابل درک است. انتقال، هماهنگی و تایید مدارک در این مرحله به صورت کاغذی انجام می شود. جریان اسناد مختلط فرض می‌کند که رایانه‌های متصل به یک شبکه محلی برای آماده‌سازی، انتقال و ذخیره اسناد استفاده می‌کنند. نیروی قانونیسند فقط به صورت کاغذی موجود است. هماهنگی و تایید اسناد مالی و حقوقی به صورت کاغذی انجام می شود. پیش نویس سند در حال تهیه است در قالب الکترونیکی(نقطه 1) سپس سند به منشی می رسد و او آن را ثبت و چاپ می کند و برای تایید به مدیر می دهد (نقطه 2). مدیر تغییراتی را انجام می دهد و سند را برای تجدید نظر به پیمانکار ارسال می کند (بند 3). پس از تایید سند، از طریق شبکه محلی برای همه مجریان ارسال می شود (نقطه 4).

نیروی قانونی یک سند الکترونیکی از طریق استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) تضمین می شود - مکانیزمی که به شما امکان می دهد ثابت کنید که نویسنده سند الکترونیکی ارسال شده در واقع همان کسی است که ادعا می کند و این سند ندارد. در طول فرآیند تحویل تغییر کرده است. EDS به عنوان آنالوگ یک امضای دست نویس یا یک مهر معمولی در مورد یک شخص حقوقی استفاده می شود. امضای دیجیتال به بلوک داده اضافه می‌شود و به گیرنده بلوک اجازه می‌دهد منبع و یکپارچگی داده‌ها را تأیید کند و در نتیجه از جعل خود محافظت کند. اکثر شرکت ها مزایای مدیریت اسناد الکترونیکی (بدون کاغذ) را می شناسند مزایای زیر: n سهولت ایجاد تغییرات در سند. n امکان قرار دادن نه تنها متن، بلکه داده های چند رسانه ای در یک سند. n امکان استفاده از فرم های از پیش آماده شده؛ n سرعت بالاتر انتقال اطلاعات در تعداد زیادی آدرس. n صرفه جویی در کاغذ؛ n فشردگی بالاتر آرشیوها. n کنترل آسان تر جریان اطلاعات. n سرعت بالا در جستجو و بازیابی اطلاعات. n توانایی محافظت از اسناد در برابر دسترسی غیرمجاز و متمایز کردن حقوق دسترسی کارکنان به اطلاعات.

معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی امکان کاهش تعداد خدمات مربوط به کار با اسناد (پیک، دفتری و غیره) را فراهم می کند. در شرایط مدیریت اسناد الکترونیکی، هزینه های بسیار کمتری برای بازسازی جریان اسناد هنگام تغییر نیاز است شرایط خارجیبه عنوان مثال، الزامات تغییر فرم گزارش. با این حال، هنوز شرکت ها و مؤسساتی وجود دارند که هنوز در یک محیط مبتنی بر کاغذ فعالیت می کنند؛ اکثریت از رایانه ها و شبکه های محلی برای سازماندهی جریان اسناد استفاده می کنند و تنها درصد کمی از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی کاملاً خودکار استفاده می کنند. دلیل این وضعیت چیست؟ در حالت ایده آل، توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی باید منجر به فناوری های کاملاً بدون کاغذ شود. با این حال، امروزه اسناد کاغذی هنوز برای انطباق با الزامات بسیاری از مقررات - قوانین مالیاتی، قوانین حسابداری، و غیره ضروری هستند. یکی از اهداف اصلی یک سند، توانایی تأیید حقایق خاص است. تا همین اواخر، یک سند کاغذی با جزئیات و درجات حفاظتی لازم، راه اصلی برای اثبات یک واقعیت خاص بود، یعنی دارای قدرت قانونی بود. کاغذ به عنوان یک وسیله مادی دارای یک عیب است به این معنا که اجازه پاک کردن و نوشتن را بدون به جا گذاشتن نمی دهد. اطلاعات جدیداما این عیب از نظر رفع جعل سند مزیتی محسوب می شود. جای تعجب نیست که ضرب المثل روسی می گوید: آنچه با قلم نوشته می شود با تبر قطع نمی شود.

به عبارت دیگر، وقتی سندی به دست ما می رسد که در هر صفحه دارای امضا است و هیچ اثری از آسیب به سطح کاغذ وجود ندارد (یعنی واضح است که متن پاک یا بازنویسی نشده است)، می توانیم مطمئن باشیم. اینکه این سند از طرف شخص تحویل دهنده امضا ارسال شده است و در حین تحویل تغییری در آن ایجاد نشده است. اساسا وسایل مدرنرمزگذاری به شما امکان می دهد همان ابزار تأیید صحت یک سند را به عنوان امضای روی کاغذ (امضای دیجیتال الکترونیکی) ارائه دهید، اما این با تعدادی از مشکلات همراه است. جریان اسناد برای کسب و کارهای کوچک در شرکت هایی با کارکنان کوچک نیازی به پیاده سازی سیستم مدیریت الکترونیکی الکترونیکی پیچیده نیست. در این مورد، به عنوان یک قاعده، برنامه به عنوان یک رسانه توزیع سند استفاده می شود Microsoft Outlook، که به کمک آن فایل های دارای اسناد ارسال می شوند و از همین برنامه برای ارسال تصاویر اسنادی که از اسکن اصل کاغذ اولیه به دست آمده اند استفاده می شود.

به طور معمول، با این رویکرد، هیچ دایرکتوری خودکار واحدی برای کل سازمان وجود ندارد و هر بخش، سیستم های طبقه بندی کننده و استانداردهای خود را ایجاد می کند. در این مورد هم همینطور کتاب آدرس، حاوی آدرس های ایمیل کارمندان است. ثبت اسناد تحت این طرح به صورت دستی انجام می شود؛ اطلاعات مربوط به اسناد در جداول وارد می شود که توسط سیستم های خودکار پردازش نمی شوند. هر سند در مسیری که توسط مجری بعدی انتخاب می شود ارسال می شود. هنگامی که یک شرکت رشد می کند، چنین سازماندهی جریان اسناد ناکارآمد است. ردیابی مسیر یک سند خاص و نظارت بر اجرای یک سفارش خاص دشوار می شود. کنترل نسخه های اسناد، روند تأیید و جستجوی اسناد پیچیده تر می شود. در این مورد، انتقال به سیستم های مدیریت خودکار اسناد تخصصی مورد نیاز است.

جریان اسناد برای شرکت های متوسط ​​در یک شرکت کوچک، می توان کار را بر اساس تبادل ایمیل و ذخیره اسناد در یک سرور فایل سازماندهی کرد، جایی که هرکس سلول خود را دارد. شرکت های کوچک معمولاً یک طرح مدیریتی را اجرا می کنند که در آن سیستم فایل برای ذخیره اسناد کاملاً راحت است. به عنوان مثال، در پوشه "حسابداری" یک پوشه وجود دارد " بخش مالی"، در آن یک پوشه "برنامه ریزی مالی" وجود دارد، حتی عمیق تر - "به حداقل رساندن مالیات". چنین سلسله مراتبی برای کاربران بصری است - همه سلول خود را می شناسند، می دانند اسناد خاص را کجا قرار دهند. جریان اسناد برای شرکت های بزرگ برخلاف شرکت های متوسط، یک شرکت بزرگ دارای گروه های کاری زیادی است. در همان زمان، کارمندان فردی می توانند روی چندین پروژه کار کنند. تصور کنید که یک پروژه اتوماسیون FSB است و دیگری اتوماسیون مرکز خرید. واضح است که الزامات کنترل دسترسی به اطلاعات باید متفاوت باشد. جنبه اول نرم افزار ویژه ای است که ذخیره سازی اسناد الکترونیکی را فراهم می کند، که به شما امکان می دهد کل مجموعه اسناد را بر اساس چندین پارامتر طبقه بندی کنید: بر اساس سلسله مراتب، درجه رازداری و غیره. این به شما امکان می دهد با صلاحیت بیشتری دسترسی را مجاز کنید. و سریعتر پیدا کنید مدارک مورد نیاز.

جنبه دوم مسیریابی اسناد در سازمان است. معرفی سیستم اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد الکترونیکی (SADD) امکان بهینه سازی کل فرآیند مدیریت را فراهم می کند که ساده تر و منطقی تر می شود، کیفیت تصمیمات اتخاذ شده را بهبود می بخشد، اجرای تصمیمات مدیریت را به طور موثرتر نظارت می کند و کاهش می دهد. هزینه های مربوط به نگهداری دستگاه مدیریت اسناد با استفاده از یک سیستم مدیریت خودکار اسناد ارسال می شوند که شامل یک پایگاه داده یکسان از طبقه بندی کننده ها و استانداردها برای کل سازمان است. مسیریابی اسناد بسته به نوع سند تعیین می شود، یعنی مسیرهای حرکت استاندارد برای دسته های جداگانه اسناد وجود دارد. این به شما امکان می دهد اسناد را مستقیماً پس از ثبت نام برای مقامات سازمان مطابق با مسئولیت های شغلی و روش های فنی پردازش اسناد ارسال کنید. انواع متفاوت. طبقه بندی کننده ها و استانداردها برای همه سرویس ها یکسان است. تبادل اسناد با سازمان های خارجی با استفاده از پورتال اطلاعات شرکت تضمین می شود.

اکثر توسعه دهندگان SADD خود را ایجاد نمی کنند ویرایشگرهای متن، اما از ویرایشگر مایکروسافت آفیس استفاده کنید. در محل کار توسعه دهنده سند، سند به رابط Word اضافه می شود دکمه عملکرد، که به شما امکان می دهد سند ایجاد شده را به سیستم مدیریت اداری انتقال دهید و از عبور آن در سیستم جریان اسناد اطمینان حاصل کنید. هنگامی که نیاز به مشاهده یک سند باشد، Word بر روی دستگاه کاربر راه اندازی می شود. می توان گفت که سیستم کار اداری خودکار، نوار نقاله ای است که حرکت بهینه عناصر را در سیستم تضمین می کند و برنامه های مایکروسافت آفیس ماشین هایی هستند که در اطراف این نوار نقاله قرار دارند که به کمک آن ها می توانید یک سند (قطعه) تهیه کرده و روی آن قرار دهید. نوار نقاله سیستم مدیریت دفتر تحویل تضمینی از یک دستگاه به دستگاه دیگر را فراهم می کند، آنچه را که در این دستگاه پردازش می شود کنترل می کند و آن را بیشتر به مقصد می فرستد. بسیاری از SADD های موجود به سازمان هایی که آنها را پیاده سازی کرده اند اجازه می دهد تا به جریان اسناد بدون کاغذ تغییر کنند. با این حال، حتی با SADD، فقط برخی از سازمان ها در عمل از فرم الکترونیکی تایید داخلی اسناد سازمانی و اداری با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) استفاده می کنند.

4. سازماندهی جریان اسناد الکترونیکی جریان اسناد الکترونیکی و بهینه سازی آن با عوامل متعددی همراه است: n جنبه حقوقی شامل تعیین وضعیت اسناد و نظام مندی آنها بر اساس سلسله مراتب است. شرکت های تجاری، سازمان های عمومی و سایر ساختارها باید قوانینی را که توسط قانون برای تهیه و نگهداری اسناد تعیین شده است رعایت کنند. n عامل فنی شامل تجهیز شرکت به تجهیزات لازم برای سازماندهی مؤثر جریان اسناد است. مدیریت اسناد الکترونیکی کار شرکت را بسیار ساده می کند و زمان صرف شده برای فرآیندهای تولید اولیه را کاهش می دهد. n جنبه کنترلی سازماندهی موثر جریان اسناد شامل توسعه یک دستگاه مدیریت برای کار با اسناد، ایجاد یک سیستم جریان اسناد و تخصصی سازی ساختارها است.

تمرین نشان می دهد که اگر اسناد به درستی سازماندهی شوند، شرکت نیازی به هدر دادن زمان و منابع برای حل و فصل شرایط مختلف ندارد. واحد ساختاری مسئول اسناد، در صورت لزوم، قراردادها، گواهینامه ها و غیره را ارائه می دهد. بنابراین، کارایی و اثربخشی شرکت به طور کلی افزایش می یابد. در نتیجه، ما با این سوال روبرو هستیم که چگونه کار اداری را سازماندهی کنیم تا تمام اسناد لازم را نظام مند کنیم. بسته به تخصص و مشخصات خود، شرکت ها از سه شکل کار با اسناد استفاده می کنند که هر کدام با ویژگی های خاصی از جریان اسناد مشخص می شوند. سازماندهی متمرکز جریان اسناد در شکل متمرکز، اسناد تحت صلاحیت یک واحد ساختاری متمرکز می شوند. این می تواند یک دبیرخانه، یک دفتر، یا در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی بزرگ - یک کارمند باشد. چرخه کامل عملیات با اسناد و سازماندهی جریان اسناد توسط این بخش انجام می شود. مدارک در یک سیستم بسته پذیرفته، پردازش و ثبت می شوند، این تضمین محرمانه بودن کار است. از دیگر مزایای سیستم مدیریت اسناد متمرکز می توان به کارایی کار اداری و ساده سازی راهنمایی روش شناختی اشاره کرد. جریان الکترونیکی اسناد در هنگام استفاده از این فرم را می توان با استفاده از خدمات اطلاعات ویژه سیستماتیک کرد.

سیستم مدیریت اسناد غیرمتمرکز یک سیستم غیرمتمرکز به این معنی است که اسناد در بخش چندین بخش قرار دارند. هر بخش در شرکت خدمات مدیریت اسناد خود را ایجاد می کند. سیستم مشابهکار با اسناد برای شرکت هایی که از نظر جغرافیایی از هم جدا هستند معمول است. در این مورد، اتوماسیون جریان اسناد از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا توسعه یک سیستم ضروری است حفاظت عمومیاطلاعات کنترل روش‌شناختی نیز مهم است: به عنوان یک قاعده، بخش‌های مستقلی که اسناد در بخش آنها قرار دارند، گزارش‌هایی را در مورد جریان اسناد شرکت با منظم بودن ارائه می‌دهند. سیستم های جریان اسناد مختلط شکل ترکیبی جریان اسناد یک شرکت فرض می کند که اسناد بین بخش ها پراکنده شده است. یک بخش از عملیات، به عنوان مثال، دریافت و پردازش اسناد، توسط یک بخش انجام می شود، و بخش دیگر، به عنوان مثال، تکرار، ذخیره سازی، سیستم سازی، توسط یک دوم انجام می شود. چنین سیستم جریان اسناد در صورتی راحت است که شرکت دارای ساختار شاخه ای باشد. بخش حسابداری می تواند اسناد مربوط به مالیات را ثبت کند، بخش پرسنل می تواند اسناد مربوط به ترکیب کلی و غیره را ثبت کند. سازمان مختلط جریان اسناد در حال حاضر یکی از مؤثرترین سیستم های مدیریتی است.

سازماندهی جریان اسناد: ویژگی ها سازماندهی جریان اسناد مبتنی بر چندین اصل است که عملکرد مؤثر شرکت را به عنوان یک کل تضمین می کند. جریان اسناد یک شرکت بخشی از پشتیبانی اطلاعاتی است که کلید آن است توسعه فعال. اصول مدیریت اسناد عبارتند از: n ساده سازی مراحل ثبت اسناد. لازم به ذکر است که این عملیات نباید بر کیفیت کلیه فرآیندهای اداری تأثیر بگذارد. n سازماندهی جریان اسناد بر اساس مسیریابی. توسعه نمودارهای جریان برای همه اسناد به شما امکان می دهد گردش کار را بهینه کنید. n مدارک باید یک بار ثبت شوند. در این مورد، مدیریت اسناد الکترونیکی راه حل بهینه در نظر گرفته می شود که امکان کاهش زمان دریافت و بررسی اسناد را فراهم می کند. n سازمان گردش اسناد باید تاییدیه های غیر منطقی، تاییدیه های موازی و انتقال اسناد به اشخاص ثالث را حذف کند. بنابراین، سازماندهی جریان اسناد با هدف کاهش زمان صرف شده برای کار با اسناد، بهینه سازی فعالیت های دفتری و بهبود کارایی پشتیبانی اطلاعات برای شرکت است.

مدیریت اسناد الکترونیکی: اصول و ویژگی ها مدیریت اسناد الکترونیکی مستلزم ثبت یک بار اسناد است، به این معنی که شناسایی می تواند در هر مرحله از کاغذبازی انجام شود. همچنین یک پایگاه داده یکپارچه سیستماتیک سلسله مراتبی از اطلاعات مستندات مهم است که تکرار و توجه موازی را حذف می کند. با داشتن یک سیستم گزارش دهی توسعه یافته، مدیریت اسناد الکترونیکی به شما امکان می دهد حرکت اسناد و فرآیندهای اطلاعات اولیه را کنترل کنید. همچنین شایان ذکر است که سیستم جستجوی اسناد به طور مؤثر سازمان یافته، که شامل مدیریت الکترونیکی اسناد است. مدیریت اسناد الکترونیکی دارای طبقه بندی سیستمی است: 1. سیستم های اتوماسیون اداری. 2. آرشیو اسناد. 3. سیستم های ورودی سند و سیستم های پردازش تصویر سند. 4. سیستم های مدیریت هزینه ذخیره سازی اسناد. 5. سیستم های مسیریابی اسناد. 6. سیستم های اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری.

سیستم‌های خودکارسازی وظایف اداری در غرب خیلی زودتر از کشور ما مورد استفاده گسترده قرار گرفتند؛ بر این اساس، ما اصطلاحات خود را برای توصیف توسعه دادیم. مناطق مختلفجریان سند اصطلاحات زیر در رویه غربی رایج ترین هستند: EDM (مدیریت الکترونیکی اسناد) نام جمعی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی است. DMS (سیستم های مدیریت اسناد) – نزدیک ترین ترجمه از نظر معنی – آرشیو اسناد الکترونیکی. EDM سازمانی – سیستم‌های مدیریت اسناد شرکتی که ابزارهایی را برای ایجاد، ویرایش، انتشار و ذخیره اسناد (ورد، اکسل، آرشیو الکترونیکی، پست، زمان‌بندی جلسات، تایید اسناد و غیره در یک بسته) ترکیب می‌کنند. مدیریت اطلاعات – سیستم‌های مدیریت اطلاعات که پورتال نیز نامیده می شود، تجمیع، مدیریت و تحویل اطلاعات را از طریق اینترنت، اینترانت و اکسترانت فراهم می کند. تصویربرداری - سیستم هایی که اطلاعات را از کاغذ به تبدیل می کنند فرمت دیجیتال، به عنوان یک قاعده، این TIFF (فرمت فایل تصویر برچسب گذاری شده) است، پس از آن می توان از سند به صورت الکترونیکی در کار استفاده کرد. Doc. مدیریت جریان - سیستم های مسیریابی حرکت اسناد؛ کار کنید. مدیریت جریان - سیستم هایی برای مسیریابی جریان های کاری و وظایف. همچنین تعداد زیادی اصطلاح مرتبط وجود دارد، به عنوان مثال: مدیریت دانش انبار اسناد

سیستم های اتوماسیون اداری عملکرد آنها شامل ضبط اسناد در یک پایگاه داده ویژه است که در پر کردن یک کارت سند خاص بیان می شود. محتویات کارت اسناد بسته به وضعیت فعلی سازمان ممکن است متفاوت باشد. به طور معمول سیستم های مدیریت دفتری بین اسناد ورودی و خروجی، اسناد تنظیمی، اسناد نهادهای مدیریتی دانشگاهی، اسناد مرجع و ... تمایز قائل می شوند. اسناد تحت کنترل اجرا بر اساس مجریان، وضعیت اجرا، مهلت ها و ... تقسیم می شوند. هر سند در سیستم یک رکورد در پایگاه داده است که با مجموعه ای از مقادیر ویژگی کارت مشخص می شود. علاوه بر ثبت و جستجوی اسناد در پایگاه داده، سیستم باید گزارش هایی تولید کند که امکان دستیابی به سوابق اجرای اسناد و سایر اطلاعات خلاصه را فراهم کند.

بایگانی اسناد خود اسناد در بایگانی ذخیره می شوند و بنابراین سیستم باید تمایز حقوق دسترسی به اسناد را تضمین کند. کاربر را می توان با نام شبکه و یا با استفاده از نام و رمز عبور ویژه ای که در سیستم مدیریت آرشیو تعریف شده است شناسایی کرد. علاوه بر جداسازی حقوق دسترسی در سطح کاربر، سیستم باید تخصیص گروه‌ها یا نقش‌های کاربری را نیز فراهم کند. عملکرد بعدی بایگانی اسناد فعال کردن کار گروهی با اسناد در دست ایجاد است - این عملکرد مسدود کردن اسناد یا بررسی است. کنترل ورود/خروج. اگر یکی از کاربران سیستم شروع به ویرایش سندی کند، تا زمانی که کار با آن کامل نشود، دسترسی سایر کاربران به آن مسدود می شود. یکی دیگر از عملکردهای آرشیو پشتیبانی از کنترل نسخه است. نسخه های سند را می توان به صورت خودکار یا به ابتکار کاربر ضبط کرد. در صورت لزوم، کاربر می تواند به یکی از نسخه های قبلی سند بازگردد. به توابع خدماتیآرشیو اسناد شامل امکان ایجاد نسخه های پشتیبان از اسناد بدون توقف سیستم، ادغام با سیستم ها برای اطمینان از هزینه بهینه ذخیره سازی داده ها و غیره است.

سیستم های ورود اسناد و سیستم های پردازش تصویر اسناد یکی از وظایف مستقل سیستم های جریان اسناد، ورود اسناد به بایگانی است. این به معنای انتقال اسناد از کاغذی به الکترونیکی است. در ساده‌ترین حالت، این رویه خلاصه می‌شود اسکن ساده. یک تابع پیچیده تر است تشخیص خودکارمحتویات تصویر سند و تشکیل یک سند حاوی متن. برنامه های متعلق به کلاس نرم افزارهای تشخیص متن برای این کار طراحی شده اند. یک ویژگی حتی پیچیده تر، تشخیص محتوای فرم است. در این حالت، برنامه وجود ورودی ها، از جمله موارد دست نویس را در فیلدهای خاصی از فرم سند تشخیص می دهد، محتویات آن را تشخیص می دهد و به طور خودکار مقادیر ویژگی های این سند را در سیستم پر می کند. در صورت لزوم، مقادیر فیلدهای خاص فرم را می توان از دایرکتوری تعریف شده در سیستم انتخاب کرد.

سیستم‌های مسیریابی اسناد مستقیماً با ارسال اسناد به ایستگاه‌های کاری مجریان، جمع‌آوری اطلاعات در مورد وضعیت فعلی اسناد، ادغام اسناد پس از اتمام کار با آنها در مراحل جداگانه سر و کار دارند و همچنین ابزاری برای دسترسی به اطلاعات در مورد وضعیت فعلی کار با اسناد فراهم می‌کنند. . سیستم های مسیریابی، به عنوان یک قاعده، حاوی ابزارهایی برای توصیف مسیرهای معمولی برای عبور اسناد در یک سازمان هستند. بر اساس طرح‌های مسیر توسعه‌یافته، نمونه‌هایی از فرآیندهای تجاری برای کار با اسناد قابل تولید است. در این صورت می توان در مورد مسیریابی سخت صحبت کرد. یک جایگزین به اصطلاح مسیریابی آزاد است که در آن مسیر "خود به خود" شکل می گیرد. هر کاربر سیستم با حقوق مناسب می تواند مجریان بعدی یا بعدی سند را تعیین کند. هنگام مسیریابی اسناد، دو طرح امکان پذیر است، بیایید آنها را Off-Line و On-Line بنامیم. در حالت اول، زمانی که سندی به محل کار کاربر ارسال می شود، به صورت فیزیکی از آرشیو اسناد استخراج شده و (مثلاً از طریق ایمیل) به محل کار مشتری تحویل داده می شود. پس از اتمام کار، سند مجدداً در بایگانی قرار می گیرد. در این حالت سیستم مسیریابی خود مشتری بایگانی اسناد است و اطلاعات مربوطه را وارد پایگاه داده حسابداری می کند. طرح دوم شامل جابجایی فیزیکی سند نیست. سیستم مسیریابی اسناد، رابطی را برای دسترسی به وظایف پردازش اسناد در اختیار مشتری قرار می دهد.

سیستم های اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری توسعه سیستم های مسیریابی اسناد کار است. سیستم های جریان یا سیستم هایی برای اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری. برخلاف سیستم های مسیریابی اسناد، شی مسیریابی در آنها مجموعه ای از داده ها است که در یک فرآیند تجاری خاص استفاده می شود. کاربر در محل کار اطلاعاتی در مورد کارهایی که باید انجام دهد و تمام داده های لازم برای این کار را دریافت می کند. کار کنید. برنامه Flow تعیین می کند که کدام برنامه باید برای اجرای توابع در یک محل کار معین راه اندازی شود و داده های لازم را در آن بارگذاری می کند. پارادایم کار سیستم‌های جریان فرض می‌کنند که کاربر باید فقط عملکردهای ضروری را انجام دهد؛ تمام کارهای معمول - تعیین توالی اقدامات، ارائه اطلاعات لازم، نظارت بر به‌موقع بودن اتمام کار و غیره - توسط سیستم کار انجام می‌شود. جریان.

انتخاب نرم افزار اتوماسیون هیچ نرم افزار ایده آلی وجود ندارد، بنابراین باید الزامات خود را به وضوح فرموله کنید و نرم افزار را بر اساس مجموعه ای از معیارها تجزیه و تحلیل کنید. فهرست احتمالی معیارها: ابزارهای ناوبری – سهولت دسترسی کاربر به برنامه های کاربردی مختلف، ناوبری داده ها، ارائه داده ها. فهرست کارت/حسابداری - عملکردهای حسابداری اسناد، اسناد، ایجاد کارتهای اسناد، و غیره. آرشیو/ پردازش تصویر - ذخیره سازی اسناد، مدیریت نسخه، ضبط اسناد برای ویرایش، اسکن تصویر، تشخیص متن. مسیریابی/کنترل - عملکردهای تحویل اسناد به ایستگاه های کاری کاربر، جمع آوری اطلاعات در مورد اقدامات کاربر، نظارت بر وضعیت فعلی اسناد. اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار - ابزارهای مدل سازی فرآیند، محیطی برای پیاده سازی و نظارت بر فرآیندها، ابزارهایی برای جمع آوری آمار در مورد اجرای فرآیندها. کار گروهی - ابزارهایی برای سازماندهی کنفرانس های تلفنی، بحث های گروهی و توسعه اسناد. جستجو/مدیریت دانش – ابزارهای بازیابی اطلاعات (متن کامل، ویژگی و غیره)، طبقه بندی و فهرست بندی اسناد، ایجاد پایگاه های دانش بر اساس حوزه های موضوعی. باز بودن - فرصت هایی برای گسترش عملکرد. هنگام انتخاب نرم افزار برای اتوماسیون، لازم است تا حد امکان به وضوح طیف وظایفی را که قصد دارید حل کنید، ترسیم کنید. این امر باعث کاهش هزینه های اکتساب و همچنین به حداقل رساندن زمان و هزینه اجرا می شود.

ماهیت و کارکردهای پشتیبانی اطلاعات و اسناد برای مدیریت

پشتیبانی اطلاعات و اسناد مدیریت یکی از حوزه های مدیریت اطلاعات است که با کار منابع اطلاعاتی، سازمان ها، موسسات و همچنین شرکت ها مرتبط است. سرعت، پذیرش به آن بستگی دارد تصمیم درستجلب توجه مجری، کنترل و حصول حداکثر تأثیر در فعالیت های سازمان. همچنین، پشتیبانی اطلاعات و اسناد مهم ترین عملکرد مدیریت خدمات است.

فعالیت موسسات آموزشی پیش دبستانی با هدف اطمینان از فرآیندهایی مانند سازمانی و اطلاعاتی و اسنادی است. عملکردهای پشتیبانی مستندات برای مدیریت توسط استانداردهای دولتی و صنعتی معتبر و اسناد نظارتی مرتبط و معتبر تضمین شده است.

فناوری اطلاعات - مجموعه ای از روش ها، فرآیندهای تولید و ابزارهای نرم افزاری و سخت افزاری در یک زنجیره فناورانه ترکیب می شوند که جمع آوری، انتقال، پردازش، انباشت، ذخیره سازی، به روز رسانی، بازیابی اطلاعات و تصمیم گیری در مورد مدیریت شی را فراهم می کند.

تبدیل اطلاعات از اسناد دریافتی، با هدف دستیابی به نتایج، توسط فناوری های ویژه انجام می شود. فناوری اطلاعات بر کاهش شدت کار فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی و همچنین افزایش قابلیت اطمینان و کارایی آنها متمرکز است.

فناوری‌های نوین اطلاعاتی که امکان ایجاد، ذخیره، پردازش اطلاعات و ارائه راه‌های مؤثر برای ارائه آن به مصرف‌کننده را فراهم می‌آورد، عامل مهمی در حیات جامعه و وسیله‌ای برای افزایش کارایی مدیریت در تمامی عرصه‌های جامعه است.

فن آوری های مدرن برای پشتیبانی اسناد مدیریت:

فن آوری برای پردازش اسناد ورودی و خروجی؛

فن آوری برای انتقال اطلاعات اسناد به کاربر؛

فن آوری برای ورود اسناد به پایگاه اطلاعاتی سازمان؛

فناوری های پردازش اطلاعات اسناد؛

فن آوری برای ذخیره و استفاده از گروه های محلی جداگانه اسناد.

1) فن آوری برای پردازش اسناد ورودی و خروجی.

پردازش اسناد همان مرحله اولیه کار با اسنادی است که به یک سازمان می رسد و یکی از آخرین مراحل کار با اسناد خروجی، آماده سازی آنها برای ارسال به خبرنگار است. اجرای صحیح و باکیفیت پردازش اسناد به شما امکان می دهد سوابق دقیقی از اسناد ورودی و خروجی داشته باشید و از تجهیزات سازمانی و رایانه ای به طور مؤثر استفاده کنید. کار با اسناد در مراحل دریافت یا ارسال شامل انجام عملیات خاصی است که هدف آنها عبارت است از:

بررسی صحیح تحویل مدارک؛

یکپارچگی و کامل بودن اسناد؛

ثبت واقعیت دریافت یا ارسال اسناد؛

تهیه مدارک برای پردازش بیشتر مانند ثبت نام.

2) فن آوری برای انتقال اطلاعات اسناد به کاربر.

کاغذ حامل اصلی اطلاعات اسنادی است. در کنار آن از رسانه های جدید نیز مانند مغناطیسی استفاده می شود که امکان استفاده از فناوری کامپیوتری را برای مستندسازی فراهم می کند. ایجاد رویه ای برای جابجایی اسناد یا مدیریت اسناد یک سازمان شامل ایجاد شرایطی است که ذخیره سازی اطلاعات مستند لازم، جستجو و تحویل آن به مصرف کنندگان را به موقع و با کمترین هزینه تضمین می کند. بنابراین، شامل سازماندهی جریان اسناد، از جمله فناوری کار شخصی مجریان، ایجاد سیستم های بازیابی اطلاعات برای اسناد سازمانی و کنترل اجرای آنها است. هنگام اجرای سیستم ثبت خودکار اسناد و اتوماسیون محل کار، روش انتقال اطلاعات اسناد به مجری باید مشخص شود: از طریق شبکه رایانه ای یا مستقیماً خود سند اجرایی.

3) فن آوری برای ورود اسناد به پایگاه اطلاعاتی سازمان.

فایل های ورودی از اسناد اولیه برای ورود یا به روز رسانی داده ها ایجاد می شوند فایل های پایه. فایل هایی با اطلاعات به دست آمده برای چاپ یا انتقال از طریق کانال های ارتباطی در نظر گرفته شده اند و در معرض ذخیره طولانی مدت نیستند. به این تعداد فایل پایه ذخیره شده در پایگاه اطلاع رسانیفایل ها را می توان نسبت داد:

پایه ای؛

کارگران؛

حد واسط؛

سرویس؛

آرشیو.

فایل های عملیاتی بر اساس یک یا چند فایل ایجاد می شوند فایل های ورودیو اطلاعات یک یا چند سند اولیه را منعکس می کند. فایل هایی با اطلاعات دائمی مشروط می توانند حاوی اطلاعات مرجع، قیمت گذاری، جدولی و سایر انواع اطلاعات باشند.

4) فن آوری برای پردازش اطلاعات اسناد.

هدف ابزارهای فنی حصول اطمینان از این است که اطلاعات سند پردازش شده دارای ویژگی های کامل، صحت و قابلیت اطمینان است و حداکثر نیازهای کاربران را از نظر فرم ارائه، کارایی و کیفیت برآورده می کند. فناوری سازمانی باید تقریباً تمام مراحل فرآیند فن آوری پردازش اسناد در دفتر را تا حد امکان مکانیزه یا خودکار کند. پردازش اطلاعات اسنادی که در هنگام اجرای تصمیمات مدیریت انجام می شود مطابق با شکل انتخابی سازماندهی قرار دادن تجهیزات اداری در دفتر اجرا می شود: متمرکز و غیر متمرکز.

5) فن آوری برای ذخیره و استفاده از گروه های محلی جداگانه اسناد.

اسناد در حین اجرای آنها توسط مجری نگهداری می شود؛ در این راستا پوشه های خاصی ایجاد می شود. در هر پوشه نام خانوادگی و شماره تلفن مجری درج شده است. پس از اتمام کار با سند، برای قرار دادن در پرونده منتقل می شود. اسناد اجرا شده باید مطابق با نام پرونده ها به پرونده ها تبدیل شوند. ضمناً پرونده ها از لحظه تأسیس تا انتقال به بایگانی سازمان باید در محل تشکیل نگهداری شوند. سازمان ذخیره سازی اسناد باید از ایمنی این اسناد و سوابق استفاده از آنها اطمینان حاصل کند. فایل های محرمانه باید تحت شرایطی ذخیره شوند که از گم شدن، آسیب دیدن و دسترسی غیرمجاز افراد غیرمجاز به آنها جلوگیری کند. ذخیره آنها همراه با فایل های دسترسی عمومی مجاز نیست. فایل های محرمانه، اسناد، پایگاه های داده، رسانه های ذخیره سازی با اطلاعات محرمانه ثبت شده تنها با مرجع ذخیره می شوند. آنها به بایگانی شرکت یا بایگانی های دیگر منتقل نمی شوند.

ذخیره سازی اسناد به صورت الکترونیکی فناوری است که کل چرخه ذخیره سازی اسناد را شامل بررسی ارزش، حسابداری، توصیف، ذخیره سازی و استفاده را فراهم می کند. ذخیره سازی اسناد به صورت الکترونیکی در دو گزینه انجام می شود: ذخیره سازی روی سرور از راه دور در اینترنت یا سرور شرکت.

فناوری اطلاعات بر کاهش شدت کار فرآیندهای استفاده از یک منبع اطلاعاتی و همچنین افزایش قابلیت اطمینان و کارایی آنها متمرکز است.

مدیریت هر سازمان یک فرآیند اطلاعاتی است که در آن اطلاعات دریافت می شود، پردازش می شود، تصمیمی توسعه می یابد و تصمیم به مجریانی که اقدامات آنها کنترل می شود، ابلاغ می شود. فعالیت های مدیریتی سازمان مربوط به انجام وظایف و وظایف آن مطابق با اسناد قانونی و سایر اقدامات قانونی نظارتی مشمول مستندات است.

مستندسازی فعالیت های مدیریتی سازمان ها مطابق با الزامات قوانین قانونی نظارتی و استانداردهای دولتی برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی انجام می شود.

چارچوب نظارتی و روش شناختی برای مدیریت اسناد در روسیه، به ویژه توسط سند مهمی مانند "سیستم دولتی پشتیبانی اسناد برای مدیریت" که توسط آرشیو اصلی اتحاد جماهیر شوروی در سال 1988 به اجرا درآمد، تا حد زیادی منسوخ شده است و نیاز به به روز رسانی دارد

به منظور تنظیم روابط در زمینه سازماندهی حمایت اسنادی از فعالیت های مدیریتی مقامات ایالتی، دولت های محلی و همچنین همه سازمان ها (صرف نظر از شکل مالکیت و شکل سازمانی و قانونی آنها)، پیش نویس قانون فدرال "در مورد حمایت اسنادی از فعالیت های مدیریتی» ایجاد شد که در آن، از جمله، مفهوم سند الکترونیکی معرفی شد - این سندی است که در آن اطلاعات به صورت دیجیتال الکترونیکی و یک حامل اسناد الکترونیکی ارائه می شود - این یک رسانه ملموس است که برای ضبط و ضبط در نظر گرفته شده است. ذخیره سازی اطلاعات با استفاده از فناوری های پشتیبانی شده توسط رایانه های الکترونیکی.

در میان زمینه های اصلی تنظیم پشتیبانی مستندات برای فعالیت های مدیریت در یک سازمان، مشارکت در توسعه و اجرای سیستم های خودکار برای پشتیبانی اسناد از فعالیت های مدیریتی برجسته شده است.

مطالعات نظری اتوماسیون پردازش اطلاعات بدون ساختار (که در دهه 50 آغاز شد) هنوز به ایجاد زبان های استاندارد بازیابی اطلاعات (مانند SQL) منجر نشده است که می تواند برای توصیف رسمی و محتوای اسناد و ساخت پرس و جوها استفاده شود * .

وظیفه اصلی سیستم های اطلاعات اسنادی ذخیره و ارائه اسنادی به کاربر است که محتوای آنها با نیازهای اطلاعاتی وی مطابقت دارد. بنابراین، سیستم اطلاعات اسنادی یک مخزن یکپارچه از اسناد با ابزارهایی برای جستجو و صدور داده های لازم برای کاربر است. ماهیت جستجوی سیستم های اطلاعات اسنادی نام دیگری را برای آنها تعیین کرد - سیستم های بازیابی اطلاعات. محصولات نرم افزاری در بازار روسیه عمدتاً برای رفع نیازهای اطلاعات حقوقی ارائه می شوند: "ConsultantPlus" ، "Garant" و "Kodeks".

در عین حال، فن‌آوری‌های اطلاعاتی برای پشتیبانی مستند از فعالیت‌های مدیریتی باید به طور عملکردی کنترل‌پذیری و شفافیت فعالیت‌های شرکت را تضمین کند و همچنین دانش را جمع‌آوری و مدیریت کند. در دنیای مدرن، این دو وظیفه به طور فزاینده ای حیاتی می شوند. به عنوان مثال، در هزینه یک خودروی مرسدس، تنها 30 درصد هزینه تولید مستقیم است و مابقی جبران هزینه توسعه خودرو است، یعنی. هزینه فعالیت های مهندسان و مدیران، بنابراین منبع اصلی کاهش هزینه ها در بهینه سازی فعالیت های آنها نهفته است.

بدهیم مثال بعدی: سازمان در حال کار بر روی تهیه مشترک یک قرارداد معین است که شامل: بحث در مورد نکات اصلی قرارداد با طرف مقابل، ایجاد تغییرات در متن قرارداد، ذخیره چندین فایل با گزینه های مختلف برای قرارداد است. و وقتی همه چیز آماده است، پس از مدتی ممکن است معلوم شود که در واقع امضا نشده است آخرین گزینهقرارداد («ماهی» اشتباه گرفته شد و وکیل قرارداد را نخواند و شریک با برخی از نکات آن موافق نبود). راه برون رفت از چنین شرایطی استفاده از اسناد الکترونیکی و فناوری های الکترونیکی در پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی سازمان ها - سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS) است.

در نگاه اول، به نظر می رسد EDMS برنامه های نسبتاً مستقلی است که حرکت اسناد سازمانی را منعکس می کند و کار با آنها را فراهم می کند. در همین حال، ایجاد و اجرای یک EDMS بخشی جدایی ناپذیر از تغییر فناوری های تجاری و سیستم اطلاعات شرکت ها است.

خود سیستم جریان اسناد (در واقع، مانند هر سیستم اتوماسیون سازمانی) اگر اجرای آن با تحقیق، توصیف و بهینه سازی فرآیندهای تجاری پیش از آن نباشد، اثر مورد انتظار را نخواهد داشت. هر فرآیند تجاری شامل مراحلی است - اقدامات اولیه که توسط کارکنان خاصی انجام می شود. یک سند (کاغذی یا الکترونیکی) به عنوان مکانیزمی عمل می کند که در درجه اول روابط بین افراد و سازمان ها را تنظیم می کند.

به عنوان مثال، فرآیند تجاری ساده شده "بازگرداندن کالا به خریدار" را در نظر بگیرید (شکل 2.21). برای بازگرداندن کالا به خریدار، مدیر یک فاکتور برگشت (مرحله 1) ایجاد می کند، سپس کارگر انبار با دریافت فاکتور، کالا را پس می دهد (مرحله 2) و پس از پردازش فاکتور (ارسال کالا) ، سند به بایگانی ارسال می شود. در این مورد، سند "فاکتور برای بازگشت کالا" از یک کارمند به کارمند دیگر، از مرحله به مرحله منتقل می شود. به نوبه خود، مدیر و کارمند انبار با وظایف مربوطه روبرو می شوند که از یک کارمند به کارمند دیگر و از مرحله ای به مرحله دیگر منتقل می شوند.

به روشی مشابه، می توانید سایر فرآیندهای تجاری شرکت را شرح دهید: "مونتاژ"، "صدور پول"، "خرید کالا" و غیره. بنابراین، هنگام خودکارسازی فرآیندهای تجاری، می توانید عملکردی را پیاده سازی کنید که به شما امکان می دهد جریان اسناد را تجسم کنید.

برنج. 2.21. فرآیند تجاری "بازگشت کالا به خریدار"

با خودکار کردن برنامه ریزی، پیش بینی، مدیریت عملیاتی، حسابداری، و توابع تجزیه و تحلیل داده ها، سیستم های ERP دوباره به اسنادی که از طریق فرآیندهای تجاری "عبور می کنند" تکیه می کنند (شکل 2.22).

برنج. 2.22. تعامل برخی از اجزای شرکت

بنابراین، در بالای نمودار از شکل. 2.21 یک روبنا برای پشتیبانی از تغییرات اطلاعات در سند در نتیجه حرکت آن از مرحله به مرحله تشکیل می شود. این زمینه را فراهم می کند تا ادعا کنیم که مکانیسم های مدیریت سازمانی، برنامه ریزی و تجزیه و تحلیل مبتنی بر فناوری جریان اسناد است.

بیایید به سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی موجود در بازار نگاهی بیندازیم که تقریباً می توان آنها را به سه گروه تقسیم کرد.

EDMS مستقل آنها به عنوان یک برنامه جداگانه ارائه می شوند که کار جمعی را با اسناد فراهم می کند و به شما امکان می دهد با برنامه هایی مانند MS Excel و Outlook تعامل داشته باشید. چنین EDMS ابزارهای ثبت، ذخیره، مشاهده و بازیابی اسناد را فراهم می کند. EDMS مستقل به شما امکان می دهد با مشاهده اطلاعات مربوط به وضعیت سند، کنترل ساده ای را انجام دهید: مجری، مهلت ها، تصمیمات، اسناد شرکتی که با آن مرتبط است، گیرندگانی که باید از طریق ایمیل برای آنها ارسال شود و غیره. از یک طرف، شرکت های کوچک اغلب به هیچ چیز دیگری از یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی نیاز ندارند. از سوی دیگر، EDMS به موازات حسابداری، مدیریت و سایر سیستم های سازمانی کار می کند. داده ها با تاخیر به EDMS منتقل می شوند که می تواند انواع مختلفی از خطاها و ناهماهنگی ها را ایجاد کند، خطر از دست رفتن داده ها را افزایش داده و امکان استفاده از EDMS مستقل را محدود می کند.

EDMS در قالب ماژول های اضافی برای سیستم های ERP یا CAD. یکپارچه سازی خطر از دست رفتن داده ها را کاهش می دهد، کنترل دسترسی و تغییرات بیشتری در اسناد ارائه می دهد، و امکان دسترسی به اسناد را بدون استفاده از رابط های تخصصی ERP یا CAD فراهم می کند. با این حال، شایان ذکر است که یکپارچه سازی سیستم یک فرآیند پیچیده است و همیشه امکان پذیر نیست.

EDMS به عنوان بخشی از معماری یک سیستم اتوماسیون سازمانی یکپارچه. در اینجا، توابع EDMS به خود سیستم کنترل متصل می شوند. استفاده مشترک از فناوری ها برای اتوماسیون پیچیده مدیریت و جریان اسناد مزایا و معایب آنها را با هم ترکیب می کند.

بیایید مفهوم دستگاه EDMS را به طور کلی در نظر بگیریم زیرساخت اطلاعاتیسازمان های.

واحد اصلی اطلاعات و کل وجود سیستم مدیریت اسناد به ذخیره یک سند، خواص و تاریخچه عمر آن و همچنین نگهداری واقعی از عمر آن اختصاص دارد.

روش ذخیره یک سند بستگی به نحوه کار راحت تر با آن دارد. سند ممکن است متشکل از متن، نقاشی، تصاویر و جداول باشد. در اکثر EDMS، یک سند جداگانه می تواند از نظر فیزیکی شامل مجموعه ای از فایل ها باشد - این ساده تر و کاربردی تر است، زیرا هر یک از آنها توسط برنامه خاص خود ویرایش می شود.

چرخه عمر یک سند در یک EDMS از یک سری مراحل متوالی می گذرد که در شکل 2.23 نشان داده شده است.

برنج. 2.23. چرخه عمر یک سند در یک EDMS

تقریباً تمام سیستم های مدرن مدیریت اسناد الکترونیکی از تمام مراحل چرخه عمر سند پشتیبانی می کنند. تنها سوال این است که این پشتیبانی چقدر کامل است. برخی از سیستم ها از مکانیزمی برای مسدود کردن اسناد ویرایش شده پشتیبانی نمی کنند، که کار جمعی با اسناد را غیرممکن می کند. سیستم‌هایی وجود دارند که بر کار اداری متمرکز هستند و ذخیره‌سازی اسناد مؤثری را اجرا نمی‌کنند، اما مهم است که تمام مراحل کار با اسناد تنظیم شده توسط استانداردهای موجود انجام شود. و خود اسناد ممکن است در پوشه هایی در گنجه قرار داشته باشند. برخی از سیستم ها بر پشتیبانی موثر از حرکت اسناد الکترونیکی در ساختار متمرکز هستند، اما آرشیو الکترونیکی خود را ندارند - ذخیره سازی پیاده سازی شده در این سیستم ها فقط برای ذخیره عملیاتی اسناد در طول چرخه عمر آنها در نظر گرفته شده است. پس از انتشار، اسناد از سیستم خارج شده و به محیط ذخیره سازی معمولی خود، مانند سیستم فایل، بازگردانده می شوند. یک آرشیو الکترونیکی را می توان به چنین سیستمی "ضمیمه" کرد، جایی که سند به همراه تاریخچه و کارت همراه آن ذخیره می شود. به عنوان مثال، شرکت "الکترونیک سیستم های اداری"پیشنهاد می کند محصول خود "Delo" را با یک آرشیو الکترونیکی ایجاد شده توسط این شرکت بر اساس سرور "Kodeks-Intranet/Internet" متصل کند. همین سرور شرکت کدکس توسط شرکت Granit Center به عنوان آرشیو الکترونیکی سیستم GrandDoc خود نیز استفاده می شود. نسخه های قبلی هر دو سیستم بدون بایگانی الکترونیکی عرضه می شدند.

ذخیره ویژگی سند برای ذخیره یک "کارت" طراحی شده است - مجموعه ای از فیلدها که یک سند را مشخص می کند. به طور معمول، EDMS دارای مفهومی از نوع سند (مثلاً قرارداد، مشخصات، نامه و غیره) است و هر نوع کارت مخصوص به خود را دارد. کارتهای انواع مختلف دارای فیلدهای اجباری مشترک برای همه اسناد و فیلدهای خاص مربوط به اسناد از این نوع هستند. به عنوان مثال، فیلدهای مشترک می تواند یک شماره سند منحصر به فرد، عنوان، نویسنده، تاریخ ایجاد آن باشد. در این صورت اسناد از نوع "قرارداد" ممکن است حاوی فیلدهایی مانند تاریخ امضا، مدت اعتبار و مبلغ قرارداد باشد. انواع سند، به نوبه خود، می توانند دارای زیرگونه هایی باشند که دارای یک مجموعه مشترک از فیلدها هستند که از نوع اصلی به ارث می برند، و فیلدهای اضافی که منحصر به نوع فرعی هستند. پیشرفته‌ترین سیستم مدیریت اسناد می‌تواند از تودرتوی بیشتر این گونه‌های فرعی پشتیبانی کند. تایپ اسناد، ساخت سلسله مراتب آنها و طراحی کارت برای آنها یکی از مهمترین مراحل در فرآیند پیاده سازی EDMS است.

علاوه بر مفهوم نوع سند، امکان اختصاص دسته بندی به اسناد وجود دارد و یک سند می تواند به طور همزمان به چند دسته تعلق داشته باشد. دسته ها را می توان در یک درخت دسته بندی مرتب کرد. به عنوان مثال، می توانید یک دسته "اسناد حقوقی" با زیر مجموعه های "قوانین"، "قراردادها"، "دستورها" و غیره داشته باشید. در این مورد، می توانید یک ساختار موازی توسط بخش ها داشته باشید، به عنوان مثال، دسته "اسناد بخش فروش"، و در آن - زیر مجموعه های "قراردادهای فروش"، "فاکتورها" و غیره. قرارداد فروش را می توان به طور همزمان در زیر مجموعه های "قراردادها" و "قراردادهای فروش" طبقه بندی کرد که به شاخه های مختلفی در سلسله مراتب دسته بندی ها تعلق دارند. بنابراین، جستجو برای یک سند در چنین درختی بر اساس طبقه بندی آن ممکن می شود و همان سند فیزیکی می تواند هر تعداد بار در گره های مختلف این سلسله مراتب رخ دهد.

برای سازماندهی یک حافظه کارت، سه راه حل ممکن وجود دارد: استفاده از فضای ذخیره سازی خود، یک DBMS استاندارد، یا ابزارهای محیطی که DBMS بر روی آن ساخته شده است.

ذخیره سازی ویژگی های سند شما به شما امکان می دهد آن را برای وظیفه ذخیره کارت ها بهینه کنید، عملکردهایی را برای ایجاد کارت های پیچیده به طور انعطاف پذیر پیاده سازی کنید (مثلاً داشتن یک تودرتوی بزرگ از انواع)، و همچنین از الگوریتم های مؤثر برای جستجوی اطلاعات در کارت ها استفاده کنید. سیستم‌هایی که ذخیره‌سازی خاص خود را دارند، به‌عنوان مثال، Documentum، Euphrates از Cognitive Technologies، و Garant-Office از Garant International هستند. عیب آشکار این روش عدم توانایی در استفاده است منابع استانداردمحیط اطلاعات موجود و همچنین وابستگی اطلاعات حیاتی به ارائه دهنده EDMS.

استفاده از DBMS استاندارد برای ذخیره اسناد مشکل وابستگی اطلاعات حیاتی به ارائه دهنده EDMS را حل می کند. چنین سیستم‌هایی شامل سیستم‌های Delo از EOS، 1C:Archive و DocsFusion از Hummingbird هستند. نقاط ضعف این رویکرد این است که مدل رابطه ای پیاده سازی شده در اکثر DBMS ها برای مدل داده مورد استفاده در EDMS مناسب نیست. ارائه انعطاف پذیری لازم هنگام ایجاد کارت های اسناد بسیار دشوار است، به خصوص اگر به یک ساختار پیچیده نیاز دارید. مشکل دوم این است که هنگام استفاده از یک DBMS خارجی، مشکلاتی هم هنگام مهاجرت از یک نسخه EDMS به نسخه دیگر و هم هنگام انتقال از یک نسخه از DBMS به نسخه دیگر ایجاد می شود.

اگر EDMS بر اساس هر محیط اطلاعاتی ساخته شده باشد، به عنوان مثال، بر اساس Lotus Notes/Domino، پس این امکان استفاده از تمام مکانیزم های ساخته شده در این محیط، از جمله ابزارهای پشتیبان، تکرار، جستجو و غیره را فراهم می کند - یک گناه. از منابعش استفاده نکند. مشکلات این رویکرد در نیاز به یک محیط خاص برای عملکرد یک سیستم مدیریت اسناد و همچنین در محدودیت هایی است که یک محیط خاص بر ساختار پایگاه های داده آن اعمال می کند.

دو رویکرد برای اجرای ذخیره سازی اسناد وجود دارد: ذخیره سازی در یک سیستم فایل یا در یک ذخیره سازی تخصصی EDMS.

ذخیره سازی در یک سیستم فایل درجه امنیت را هنگام محدود کردن دسترسی کاهش می دهد، زیرا سیستم فایل ممکن است از مدل امنیتی که در خود EDMS پیاده سازی شده است پشتیبانی نکند. بنابراین، شما باید به EDMS حقوق دسترسی خود را بدهید تا فایل های ذخیره شده توسط آن مستقیماً در دسترس هیچ کاربری نباشد. و EDMS سیستم خود را برای لیستی از کاربران با حقوق دسترسی نگه می دارد و دسترسی به فایل ها را از طریق این حقوق سازماندهی می کند. در عین حال، نگهداری سیستم دسترسی دشوار می شود و از نظر کاملاً بی عیب و نقص نیست امنیت اطلاعات. برای تامین امنیت بیشتر، اغلب از رمزگذاری فایل در حین ذخیره سازی استفاده می شود. علاوه بر این، تقریباً تمام EDMS ها از نامگذاری تصادفی فایل استفاده می کنند که در هنگام تلاش برای دسترسی به فایل مورد نظر با دور زدن سیستم، جستجوی فایل مورد نظر را بسیار پیچیده می کند. در عین حال، اکثر EDMS فایل ها را در سیستم فایل ذخیره می کنند.

هنگام کار با یک سیستم فایل، اکثر EDMS ها نیاز به انتقال فایل ها به یک مکان خاص دارند. دایرکتوری های سازمان یافته. اما استثناهایی هم وجود دارد. برای مثال، سیستم‌های فرات و مایکروسافت شیرپوینت اجازه می‌دهند که فایل‌ها در سیستم ثبت شوند بدون اینکه نیازی به انتقال فیزیکی آن‌ها به فضای ذخیره‌سازی باشد. واضح است که این رویکرد از نقطه نظر یکپارچگی داده ها خطرناک است، اما بسیار راحت است. دوره انتقال» پیاده سازی EDMS.

سیستم‌هایی که ذخیره‌سازی فایل خود را دارند یا از فضای ذخیره‌سازی محیطی که بر روی آن ساخته شده‌اند (مثلاً Lotus Notes/Domino یا Microsoft Exchange) استفاده می‌کنند، می‌توانند کنترل مؤثرتری برای دسترسی به اسناد و راه‌حل مطمئن‌تری برای مشکل دسترسی ارائه دهند. کنترل. برای مثال، Documentum و سیستم‌های مبتنی بر Lotus Notes به این صورت است ("BOSS-Referent"، CompanyMedia). اما این سؤالات مربوط به یکپارچگی داده ها، در دسترس بودن ابزارهای پشتیبان گیری مؤثر و ادغام با ابزارهای ذخیره سازی آرشیو در رسانه های کند را ایجاد می کند.

در سطح منطق تجاری، تفاوت های قابل توجهی بین EDMS های مختلف یافت می شود. در واقع، تمام اجزای توصیف شده، اگرچه می توانند به طور متفاوتی مرتب شوند و در درجه پیچیدگی متفاوت باشند، اما از نظر عملکردی مشابه هستند. منطق تجاری سیستم های مختلف می تواند کاملاً متفاوت باشد و این دقیقاً همان چیزی است که هنگام آشنایی با یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید مورد توجه قرار گیرد.

اجزای اساسی که عملکرد هر EDMS را تشکیل می دهند:

مدیریت اسناد در مخزن . شامل رویه هایی برای افزودن و حذف اسناد، ذخیره نسخه ها، انتقال به بایگانی، نگهداری بایگانی و غیره است.

جستجوی اسناد . این شامل جستجو بر اساس ویژگی ها، جستجوی بصری توسط درختان مختلف که اسناد در آنها ذخیره می شود، جستجو بر اساس متن کامل، جستجوی معنایی و غیره است.

مسیریابی و کنترل اجرا . از تحویل اسناد به عنوان بخشی از رویه های تجاری در سازمان اطمینان حاصل می کند. در واقع، اصطلاح "مدیریت اسناد الکترونیکی" از این قابلیت می آید. مسیرهای سند می توانند انعطاف پذیر یا صلب باشند. در مورد مسیریابی انعطاف پذیر، گیرنده بعدی سند توسط کارمندی تعیین می شود که سند در حال حاضر در مسئولیت او قرار دارد. در مورد مسیریابی سخت، مسیر اسناد از قبل بر اساس منطقی مشخص می شود. تابع مسیریابی در همه EDMS وجود ندارد. سیستم های بدون امکانات مسیریابی را آرشیو الکترونیکی می نامند. کنترل اجرا بخشی جدایی ناپذیر از مسیریابی است. برای یک سند مهم است که کنترل کند کجا می رود و اکنون کجاست. در واقع مسیر بر حسب مسیر عبور و فواصل زمانی برای اجرای سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند عبور تعریف می شود. اجرای سند به معنای انجام عمل مربوط به سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در چارچوب اختیارات رسمی خود است.

گزارش ها . آنها به عنوان آنالوگ سیاهههای مربوط به اسناد اداری عمل می کنند. با استفاده از گزارش های مختلف، می توانید به عنوان مثال کل زمان صرف شده توسط کارمندان در حال کار بر روی یک سند خاص، سرعت پردازش اسناد توسط بخش و غیره را مشاهده کنید. گزارش ها مواد بسیار خوبی برای تصمیم گیری مدیریت هستند.

مدیریت . پشتیبانی از عملکرد خود سیستم، تنظیم پارامترهای آن و غیره.

از نقطه نظر فناوری، سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی با سایر سیستم های اطلاعاتی توزیع شده تفاوت چندانی ندارند. بر اساس اصل معماری ساختمان سعی می کنند تا حد امکان از روندهای مدرن و الزامات بازار پیروی کنند. محبوب ترین مفهوم در حال حاضر محیط بازبسیار سازگار با نیازهای خاص، اما در عین حال آسان برای نصب و نگهداری، با یک کلاینت نازک و یک سرور برنامه اختصاصی، در صورت امکان چند پلتفرمی. همه سیستم های موجود به یک درجه به این ایده آل نزدیک می شوند. با این حال، سیستم‌های مبتنی بر یک کلاینت با ویژگی‌های کامل که به یک پلتفرم خاص گره خورده‌اند، هنوز بسیار رایج هستند. گاهی اوقات در این موارد یک سرویس گیرنده وب جداگانه با عملکرد محدود. به عنوان مثال، در سیستم GranDoc شرکت Granit Center، عملکرد کامل تنها در هنگام استفاده از برنامه مشتری در دسترس است، اما کاربر می تواند با استفاده از یک مرورگر معمولی اسناد موجود در آرشیو را جستجو و مشاهده کند.

میزان اثربخشی استفاده از EDMS با میزانی تعیین می شود که اسناد (اطلاعات ساختاریافته) محتوای اطلاعاتی فعالیت های شرکت را تعیین می کند. برای مثال، واضح است که برای یک سازمان صرفاً تجاری، محتوای اصلی اطلاعات، داده های ساختار یافته موجود در پایگاه های داده است. شاید چنین سازمانی نیاز به ذخیره قراردادها داشته باشد، اما بعید است که به اجرای یک EDMS برسد. با این حال، اگر یک سازمان تجاری با شبکه ای از فروشگاه ها در ده ها شهر، لجستیک پیچیده و تولید محصولات نیمه تمام خود به یک هیولا تجاری تبدیل شود، دیر یا زود باید به فکر پیاده سازی یک سیستم ERP باشید. در مرحله بعد مقدار خریداران عمده فروشیو مشتریان بزرگ ممکن است به چنان مقیاسی رشد کنند که باید به آن فکر کنید پیاده سازی CRM. و تنها اگر دستگاه مدیریت به صدها نفر افزایش یابد، پروژه های غیر اصلی موازی ظاهر می شوند، مشکلات تنوع ایجاد می شود و وظیفه معرفی یک سیستم کنترل الکترونیکی پیش می آید. در عین حال، ممکن است برخی از سیستم‌ها باید یکپارچه شوند تا سیستم CRM پیوندهایی به نامه‌ها، قراردادها و کپی‌هایی از سفارش‌های دریافتی داشته باشد که در EDMS ذخیره می‌شوند.

در برخی موارد، ادغام این سیستم‌ها حتی نزدیک‌تر است - EDMS می‌تواند به عنوان یک حمل‌ونقل یکپارچه برای انتقال اسناد بین سیستم‌هایی که آنها را تولید می‌کنند و سیستم‌هایی که آنها را مصرف می‌کنند، عمل کند، در مواردی که ارتباط مستقیم در سطح داده‌های ساختاریافته بین آنها سیستم ها مورد نیاز نیست فرض کنید یک شرکت دارای سیستم‌های CRM و ERP است و لازم است که CRM گزارش‌های فصلی از ERP در مورد عرضه کالا به یک مشتری خاص را ثبت کند که احتمالاً با نظرات کارشناسان تکمیل می‌شود. واضح است که ذخیره چنین گزارشاتی در یک EDMS راحت تر است. به لطف ادغام ERP و EDMS، سند به طور خودکار ایجاد و ذخیره می شود. به لطف ادغام EDMS و CRM، امکان پیوست کردن خودکار یک سند به کارت مشتری خاص وجود دارد. و تمام این عملیات می تواند به طور خودکار انجام شود.

بدیهی است که کارکرد سیستم های مدیریت اسناد از نظر حل مسائل مدیریتی تقریباً نیازهای امروزی را به طور کامل برآورده می کند و در سال های آینده توسعه چندانی در اینجا حاصل نخواهد شد. جهت اصلی توسعه سیستم های مدیریت اسناد افزایش کارایی بازیابی اطلاعات، ادغام با ابزارهای انتشار اطلاعات در شبکه ها، مرتب سازی خودکار و دسته بندی اسناد است.

توسعه سیستم های مدیریت اسناد با ظهور ابزارهایی که امکان جستجوی معنایی برای اطلاعات و انتزاع خودکار هوشمند متون بر اساس معنا را فراهم می کند، باد دوم را دریافت خواهد کرد.

امتیاز 1 امتیاز 2 امتیاز 3 امتیاز 4 امتیاز 5

فناوری اطلاعات برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی.

سخنرانیسیستم های مدیریت اسناد

1. مدل جریان اسناد شرکت.

2. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی.

3. اتوماسیون جریان اسناد.

1. مدل جریان اسناد سازمانی

انتقال اطلاعات در تمامی سطوح سلسله مراتبی با ارسال و تحویل مدارک بر روی کاغذ یا فلاپی دیسک انجام می شود که در این صورت پرسنل اضافی درگیر هستند. جنبه کمی اطلاعات نیز متفاوت است و همانطور که تجزیه و تحلیل نشان می دهد، بیشترین حجم داده ها به بخش تولید و فناوری و مدیریت سرازیر می شود.

ارزیابی کیفیت تبادل اطلاعات را می توان با استفاده از مدل جریان اسناد زیر انجام داد.

زمینه های اصلی اتوماسیون جریان اسناد عبارتند از: پشتیبانی از اطلاعات واقعی، توانایی کار با اسناد تمام متن، پشتیبانی از مقررات برای گردش اسناد - که سه بعدی را تعیین می کند.فضای ویژگی (شکل 1)، جایی که هر محصول نرم افزاری از یک کلاس معین در امتداد یک مسیر مشخص حرکت می کند و مراحل مختلفی را در توسعه خود طی می کند.

برنج. 1.

محور اول (F) سطح سازماندهی ذخیره سازی اطلاعات واقعی را مشخص می کند که با ویژگی های نوع خاصی از فعالیت یک شرکت یا سازمان مرتبط است.به عنوان مثال: هنگام خرید دارایی های مادی، اسناد حمل و نقل (فاکتورها، گواهی های پذیرش، سفارش های انبار رسید و غیره) تهیه می شود که به عنوان اسناد عملیاتی ثبت می شود که ویژگی های آنها برای تصمیم گیری مدیریت بسیار مهم است. اطلاعات از اسناد عملیاتی برای پردازش های پیچیده تحلیلی و ترکیبی استفاده می شود و در یک مورد خاص، کاربر می تواند از طریق یک سیستم گزارش دهی به دست آورد.

اف* = افبطور کلی / افخودکار.

محور دوم (D) - اسناد متن کامل، نیاز به سازماندهی تعامل را منعکس می کند: شکل گیری و انتقال کالاها، خدمات یا اطلاعات در داخل شرکت و خارج از آن.این اسناد، همراه با اطلاعات واقعی، حاوی اطلاعات نیمه ساختاری هستند که مشمول خودکارسازی نمی‌شوند پردازش تحلیلیمانند عوامل فورس ماژور و نحوه طرح دعوی در صورت تخلف از مفاد قرارداد.

D* = Dبطور کلی / Dخودکار.

محور سوم (R) بعد سوم را در فضای جریان اسناد معرفی می کند - مقرراتی برای فرآیندهای پردازش اسناد،یعنی: توضیحی در مورد اینکه چه رویه‌هایی، چه زمانی و چگونه باید انجام شوند. مبنای موقعیت یابی نسبت به این محور مجموعه ای از ویژگی های رسمی (ویژگی ها) و فهرستی از عملیات است.

آر* = آربطور کلی / آرخودکار.

یک نقطه در فضا (F, D, R) وضعیت سیستم جریان اسناد را تعیین می کند. موقعیت این نقطه به سطح توسعه و مرحله پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد در شرکت و همچنین به ویژگی های آن و مقیاس بزرگ تجارت بستگی دارد.

پس از ارائه مدل جریان اسناد به این روش، می توان به عنوان مثال، با دانستن وضعیت فعلی سازماندهی امور اداری در هر شرکت خاص، به وضوح تصور کرد که در کدام جهت باید بیشتر حرکت کنیم، چه چیزی در حال حاضر از دست رفته است. و نحوه استفاده ارگانیک از سیستم های اتوماسیون موجود.به عنوان مثال، در یکی از بانک های مسکو مجموعه بزرگی از داده های واقعی جمع آوری شد که برای پردازش آنها از یک DBMS مدرن استفاده شده است که در سرورهای قدرتمند و مقاوم به خطا مستقر شده است - به نظر می رسد همه چیز باید خوب باشد. با این حال ، هنگام کار با اسناد داخلی ، اطلاعات تکراری مشاهده شد: شرایطی به وجود آمد که "به نظر می رسید هیچ کس مقصر نیست" و بانک هر از گاهی مشتریان سودآور را از دست می داد. دلیل آن این است که نقطه منعکس کننده موقعیت سیستم مدیریت اسناد برای این سازمان دارای مختصات نسبتاً بزرگی در امتداد محور "F" و احتمالاً در امتداد محور "D" بود، اما مقدار مختصات در امتداد محور "R" نزدیک بود. به صفر یک راه حل خاص در این مورد ممکن است در نظر گرفتن اجرای یک سیستم مدیریت مقررات باشد. در عین حال، نیازی به نگرانی در مورد DBMS (محور "F") یا بایگانی الکترونیکی (محور "D") نیست - ما در موردفقط در مورد تغییر مقدار مختصات در امتداد محور "R".

در حالت کلی، همانطور که قبلا ذکر شد، فرآیند اتوماسیون اداری در یک شرکت را می توان به عنوان یک منحنی در فضای مختصات سه بعدی F, D, R نشان داد. علاوه بر این، هرچه این منحنی تندتر باشد، روند نوسازی سریعتر و بیشتر می شود ارزش بیشترهر سه مختصات - هر چه سطح اتوماسیون در شرکت بالاتر باشد و در نتیجه مشکلات کمتری با سازماندهی فعالیت های خود دارد.

محورهای «F» و «D» ویژگی‌های فعالیت‌های سازمان را تعیین می‌کنند که توسط موقعیت مختصات سوم (R) فضای مدل جریان اسناد تنظیم می‌شود. علاوه بر این، این مدل به فناوری پردازش اسناد اتخاذ شده توسط شرکت بستگی ندارد - همه چیز فقط با هدف فعالیت تعیین می شود، خواه یک سازمان دولتی، یک شرکت تجاری یا یک شرکت صنعتی باشد.

به طور کلی سه نوع سازمان را می توان تشخیص داد:

شرکت تجاری: کسب، نشانه گذاری، فروش، کسب سود – شی اصلیفعالیت ها؛

سازمان بودجه: فعالیت اصلی - تهیه اسناد.

بنگاه صنعتی: خرید مواد اولیه، فرآوری، ایجاد محصول جدید، فروش، کسب سود. هدف از فعالیت، عملیات است.

اگر وظیفه سازمان تولید اسناد باشد، به عنوان مثال، دفتر شهردار، دادگاه یا وزارتخانه، موقعیت آن در مدل نسبت به محورهای "F" و "D" موقعیت نسبتاً بالایی را اشغال خواهد کرد. به هر حال، امروزه محبوب ترین برنامه ها آنهایی هستند که با هدف خودکارسازی فعالیت های ساختارهای اداری دولتی و دولتی - هدف اصلی آنها تهیه اسناد است.

با این حال، اگر فعالیت های یک شرکت تجاری را در نظر بگیریم که وظیفه آن تولید دارایی های مادی است (پذیرش مواد خام، تبدیل، ایجاد محصول جدید، فروش آن، دریافت درآمد)، هر سه مختصات باید دارای مقادیر متعادل باشند.

2. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی

EDMS فرآیند ایجاد، کنترل دسترسی و توزیع حجم زیادی از اسناد را در شبکه های کامپیوتری فراهم می کند و همچنین کنترل جریان اسناد در سازمان را فراهم می کند.

مدیریت اسناد الکترونیکی شامل: ایجاد اسناد، پردازش آنها، انتقال، ذخیره سازی، خروجی اطلاعات در حال گردش در یک سازمان یا شرکت، بر اساس استفاده شبکه های کامپیوتر. به طور کلی، مدیریت اسناد الکترونیکی به عنوان سازماندهی حرکت اسناد بین بخش های یک شرکت یا سازمان، گروه های کاربر یا کاربران فردی درک می شود.در عین حال، جابجایی اسناد به معنای جابجایی فیزیکی آنها نیست، بلکه انتقال حقوق استفاده از آنها با اطلاع کاربران خاص و کنترل بر اجرای آنها است.

یک سند واحد اصلی اطلاعات است و تمام وجود یک سیستم مدیریت اسناد به ذخیره سند، ویژگی‌های آن و تاریخچه عمر آن و همچنین حفظ واقعی عمر آن اختصاص دارد.

هدف اصلی EDMS سازماندهی ذخیره سازی اسناد الکترونیکی و همچنین کار با آنها است(به ویژه جستجوی آنها هم بر اساس ویژگی ها و هم بر اساس محتوا). EDMS باید به طور خودکار تغییرات در اسناد، مهلت های اجرای اسناد، جابجایی اسناد و همچنین کنترل تمام نسخه ها و خرابی های آنها را دنبال کند. یک EDMS جامع باید کل چرخه کار اداری یک شرکت یا سازمان را پوشش دهد - از تعیین وظیفه ایجاد یک سند تا نوشتن آن در بایگانی، و از ذخیره سازی متمرکز اسناد در هر قالب، از جمله اسناد ترکیبی پیچیده، اطمینان حاصل کند. EDMS باید جریان های اسناد نامتجانس شرکت های از نظر جغرافیایی از راه دور را در یک سیستم واحد ترکیب کند. آنها باید مدیریت اسناد منعطف را هم از طریق تعریف دقیق مسیرهای حرکت و هم از طریق مسیریابی رایگان اسناد ارائه دهند. EDMS باید تمایز دقیق دسترسی کاربران به اسناد مختلف را بسته به صلاحیت، موقعیت و اختیاراتی که به آنها اختصاص داده است، اعمال کند. علاوه بر این، EDMS باید با ساختار سازمانی موجود و سیستم مدیریت سوابق سازمانی سفارشی شود و همچنین با سیستم‌های شرکتی موجود یکپارچه شود.

موضوع طبقه بندی EDMS به دلیل توسعه سریع بازار این سیستم ها بسیار پیچیده است. علاوه بر این، از سال 2001، این مفهوم شروع به افزایش محبوبیت کرد "مدیریت محتوای سازمانی - ECM"، نه مدیریت اسناد الکترونیکی. مفهوم ECM مزایای تجاری زیادی را ارائه می دهد. یک سیستم ECM که تمام فناوری‌های محتوا و فرآیند گرا را در یک سازمان یکپارچه می‌کند، زیرساخت مشترکی را برای مدیریت جریان اسناد آن فراهم می‌کند و نیاز به استقرار و پشتیبانی از فناوری‌های متعدد برای اجرای عملکردهای مختلف تجاری را به حداقل می‌رساند.ماهیت این رویکرد (که زیرساختی نیز نامیده می شود) این است که محتوای سازمانی نباید فقط به یک برنامه یا سیستم تعلق داشته باشد. باید برای بسیاری از برنامه ها در دسترس باشد و به طور رایگان بین آنها توزیع شود.یکی از ویژگی های مهم زیرساخت ECM (که شامل برنامه های کاربردی مربوطه از اکثر فروشندگان صنعت است) آن است استقلال از یک فروشگاه محتوای جهانی واحد. زیرساخت ECM بسیاری از مخازن داده های تخصصی (یا قدیمی) (حتی از فروشندگان رقیب)، از جمله، اما نه محدود به، مخازن اسناد الکترونیکی محصول، ایمیل، مخازن محتوای وب، سیستم های فایل، و حتی DBMS ها را یکپارچه می کند. بدین ترتیب، زیرساخت ECM یک لایه یکپارچه سازی (یا مجازی سازی) مشترک برای هر مخزن داده فراهم می کند(این امکان را به آنها می دهد که از هر نقطه در سراسر سازمان مورد پرسش قرار گیرند)، در نتیجه نیاز به یکپارچه سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم های مدیریت محتوا از چندین فروشنده را به حداقل می رساند. علاوه بر این، با کمک زیرساخت ECM، خدمات مدیریت محتوای شرکتی مانند شخصی سازی، کنترل دسترسی، مدیریت مجوزهای کاربر و غیره (که مدیریت و نگهداری سیستم ECM را ساده می کند) پیاده سازی می شود.

به گفته تحلیلگران IDC، در حال حاضر انواع اصلی EDMS زیر وجود دارد (برخی از EDMS ها می توانند به طور همزمان به چندین نوع تعلق داشته باشند، زیرا عملکردهای مربوط به آنها را دارند):

EDMS بر فرآیندهای کسب و کار (EDM فرآیند کسب و کار) متمرکز بود.آنها اساس مفهوم ECM را تشکیل می دهند. سیستم هایی از این نوع (EDMS) برای کاربردهای خاص عمودی و افقی طراحی شده اند (گاهی کاربردهای صنعتی نیز دارند). سیستم های EDMS چرخه کامل کار با اسناد را فراهم می کنند، از جمله کار با تصاویر، مدیریت سوابق و گردش کار، مدیریت محتوا و غیره. سیستم های EDMS ذخیره و بازیابی اسناد دو بعدی را در قالب های اصلی (تصاویر، فایل های CAD، صفحات گسترده و غیره) فراهم می کنند. ) با قابلیت گروه بندی آنها در پوشه ها. اکثر توسعه دهندگان معروفسیستم‌های EDMS شامل Documentum (سیستم Documentum)، FileNet (سیستم‌های Panagon و Watermark)، مرغ مگس خوار (سیستم PC DOCS) و غیره است. فروشندگانی که در مدیریت محتوا موفق‌تر از سایر شرکت‌ها بوده‌اند (به عنوان مثال، Documentum و شرکت‌های FileNet) فعالیت هایی در زمینه اجرای چنین توابعی در EDMS مانند مدیریت قالب، مدیریت ارائه پویا و انتشار محتوای وب. لازم به ذکر است که در حالی که تقریبا تمام سیستم های EDMS سطح خوبی از پیاده سازی مخازن و خدمات کتابخانه ای را برای مدیریت محتوای الکترونیکی (به عنوان مثال، تصاویر و اسناد اداری) هر کدام در زمینه خود قوی ترین هستند. به عنوان مثال، سیستم‌های Open Text و iManage دارای پیشرفته‌ترین مدیریت اسناد اداری هستند. به نوبه خود، سیستم‌های Tower Technology، FileNet، IBM و Identitech در مدیریت تصاویر محصولات با حجم بالا بسیار قوی هستند.

EDMS شرکتی (EDM سازمانی). سیستم هایی از این نوع یک زیرساخت شرکتی (در دسترس همه کاربران شرکتی) را برای ایجاد، همکاری و انتشار اسناد فراهم می کنند. عملکردهای اساسی EDMS شرکتی مشابه عملکردهای EDMS متمرکز بر فرآیندهای تجاری است. به عنوان یک قاعده، EDMS شرکتی فقط برای استفاده در یک صنعت خاص یا برای حل یک مشکل محدود در نظر گرفته نشده است. آنها به عنوان فناوری های عمومی شرکتی اجرا می شوند. توسعه و ترویج EDMS شرکتی توسط Lotus (سیستم Domino.Doc)، Novell (Novell GroupWise)، متن باز (سیستم LiveLink)، Keyfile، Oracle (سیستم Context)، iManage و غیره انجام می شود.

سیستم های مدیریت محتواسیستم‌هایی از این نوع، ایجاد محتوا، دسترسی و مدیریت محتوا، تحویل محتوا (تا سطح بخش‌ها و اشیاء سند برای موارد بعدی) را فراهم می‌کنند. استفاده مجددو تدوین). داشتن اطلاعات در دسترس نه به عنوان اسناد، بلکه به عنوان اشیاء کوچکتر، به اشتراک گذاری اطلاعات بین برنامه ها را آسان تر می کند. مدیریت محتوای وب نیاز به توانایی مدیریت اشیاء محتوای مختلفی دارد که ممکن است در یک ارائه وب گنجانده شوند (به عنوان مثال، صفحات HTML و گرافیک های وب). علاوه بر این، مدیریت محتوای وب نیاز به توانایی ایجاد الگوهای ارائه دارد که برای ارائه محتوای پویا و شخصی سازی آن (بر اساس ترجیحات کاربر، نمایه های آنها و غیره) استفاده می شود. سیستم های مدیریت محتوا از Adobe، Excalibur، BroadVision، Documentum، Stellent، Microsoft، Divine، Vignette و ... در بازار جهانی شناخته شده اند.

سیستم های مدیریت اطلاعات - پورتال هاچنین سیستم هایی تجمیع اطلاعات، مدیریت اطلاعات و تحویل را از طریق اینترنت/اینترانت/اکسترانت فراهم می کنند. با کمک آنها، توانایی جمع آوری (و اعمال) تجربه در یک محیط شرکتی توزیع شده بر اساس استفاده از قوانین تجاری، زمینه و ابرداده تحقق می یابد. پورتال ها همچنین از طریق یک مرورگر وب استاندارد به تعدادی از برنامه های کاربردی تجارت الکترونیک (معمولاً از طریق رابط یک سیستم ERP) دسترسی دارند. نمونه‌هایی از پورتال‌ها عبارتند از Excalibur، Oracle Context، PC DOCS/Fulcrum، Verity، Lotus (Domino/Notes، K-Station).

سیستم های تصویربرداریبا کمک آنها، اطلاعات اسکن شده از رسانه های کاغذی به شکل الکترونیکی (معمولاً در فرمت TIFF). این فناوری زیربنای تبدیل اطلاعات به شکل الکترونیکی از تمام اسناد کاغذی و میکروفیلم های قدیمی است. از جمله توابع اساسی سیستم استانداردپردازش تصویر شامل: اسکن، ذخیره سازی، تعدادی قابلیت جستجوی تصویر و غیره است.

سیستم های مدیریت گردش کارسیستم‌هایی از این نوع برای ارائه مسیریابی جریان‌های کاری از هر نوع (تعریف مسیرهای مسیریابی فایل) در فرآیندهای تجاری ساختاریافته و بدون ساختار شرکت طراحی شده‌اند. آنها برای افزایش کارایی و کنترل پذیری فرآیندهای تجاری شرکت استفاده می شوند. سیستم های مدیریت گردش کار معمولاً به عنوان بخشی از راه حل خریداری می شوند (به عنوان مثال، سیستم های EDMS یا سیستم های PDM). در اینجا می توان به توسعه دهندگانی مانند شرکت های Lotus (Domino/Notes و سیستم های Domino Workflow)، Jetform، FileNet، Action Technologies، Staffware اشاره کرد.

اجزای EDMS

تمام EDMS شامل اجزای استاندارد اجباری است: ذخیره سازی کارت های اسناد (ویژگی ها). ذخیره سازی اسناد؛ اجزایی که منطق تجاری سیستم را پیاده سازی می کنند.

ذخیره ویژگی سند

ذخیره ویژگی سند برای ذخیره یک "کارت" طراحی شده است - مجموعه ای از فیلدها که یک سند را مشخص می کند. به طور معمول، EDMS دارای مفهومی از نوع سند (مثلاً قرارداد، مشخصات، نامه و غیره) است و هر نوع کارت مخصوص به خود را دارد. کارتهای انواع مختلف دارای فیلدهای اجباری مشترک برای همه اسناد و فیلدهای خاص مربوط به اسناد از این نوع هستند.

علاوه بر مفهوم نوع سند، امکان اختصاص دسته بندی به اسناد وجود دارد و یک سند می تواند به طور همزمان به چند دسته تعلق داشته باشد. دسته ها را می توان در یک درخت دسته بندی مرتب کرد.

برای سازماندهی یک حافظه کارت، سه راه حل ممکن وجود دارد: استفاده از فضای ذخیره سازی خود، یک DBMS استاندارد، یا ابزارهای محیطی که DBMS بر روی آن ساخته شده است.

ذخیره سازی اسناد

برای پیاده سازی یک ذخیره سازی اسناد، دوباره، دو رویکرد وجود دارد: ذخیره سازی در یک سیستم فایل یا در یک ذخیره سازی تخصصی EDMS. از دیدگاه یک کاربر عملگرا، اگر آنها را به عنوان یک کل ارزیابی کنیم، تفاوت زیادی بین این رویکردها وجود ندارد. اما هنوز برخی از ویژگی ها وجود دارد.

ذخیره سازی در یک سیستم فایل درجه امنیت را هنگام محدود کردن دسترسی کاهش می دهد، زیرا سیستم فایل ممکن است از مدل امنیتی که در خود EDMS پیاده سازی شده است پشتیبانی نکند. بنابراین، شما باید به EDMS حقوق دسترسی خود را بدهید تا فایل های ذخیره شده توسط آن مستقیماً در دسترس هیچ کاربری نباشد. و EDMS سیستم خود را برای لیستی از کاربران با حقوق دسترسی نگه می دارد و دسترسی به فایل ها را از طریق این حقوق سازماندهی می کند. در عین حال نگهداری سیستم دسترسی مشکل می شود و از نظر امنیت اطلاعات کاملاً بی عیب و نقص نیست. برای تامین امنیت بیشتر، اغلب از رمزگذاری فایل در حین ذخیره سازی استفاده می شود. علاوه بر این، تقریباً تمام EDMS ها از نامگذاری تصادفی فایل استفاده می کنند که در هنگام تلاش برای دسترسی به فایل مورد نظر با دور زدن سیستم، جستجوی فایل مورد نظر را بسیار پیچیده می کند. باید گفت که اکثر EDMS فایل ها را در سیستم فایل ذخیره می کنند.

سطح کسب و کار

در سطح منطق تجاری، تفاوت های قابل توجهی بین EDMS های مختلف یافت می شود. در واقع، تمام اجزای توصیف شده، اگرچه می توانند به طور متفاوتی مرتب شوند و در درجه پیچیدگی متفاوت باشند، اما از نظر عملکردی مشابه هستند. منطق تجاری سیستم های مختلف می تواند کاملاً متفاوت باشد و این دقیقاً همان چیزی است که هنگام آشنایی با یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید مورد توجه قرار گیرد. ما می توانیم تعدادی از اجزای اساسی را که مانند مکعب ها، عملکرد هر EDMS را تشکیل می دهند، شناسایی کنیم:

مدیریت اسناد در مخزنشامل رویه هایی برای افزودن و حذف اسناد، ذخیره نسخه ها، انتقال به بایگانی، نگهداری بایگانی و غیره است.

جستجو برای اسنادشامل جستجو بر اساس ویژگی ها، جستجوی بصری با درختان مختلف که اسناد در آنها ذخیره می شود، جستجو بر اساس متن کامل، جستجوی معنایی و غیره.

مسیریابی و کنترل اجرااز تحویل اسناد به عنوان بخشی از رویه های تجاری در سازمان اطمینان حاصل می کند. مسیرهای سند می توانند انعطاف پذیر یا صلب باشند. در مورد مسیریابی انعطاف پذیر، گیرنده بعدی سند توسط کارمندی تعیین می شود که سند در حال حاضر در مسئولیت او قرار دارد. در مورد مسیریابی سخت، مسیر اسناد از قبل بر اساس منطقی مشخص می شود. تابع مسیریابی در همه EDMS وجود ندارد. معمولاً برای جلوگیری از سردرگمی، سیستم های بدون امکانات مسیریابی را آرشیو الکترونیکی می نامند. کنترل اجرا بخشی جدایی ناپذیر از مسیریابی است. در واقع مسیر بر حسب مسیر عبور و فواصل زمانی برای اجرای سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند عبور تعریف می شود. اجرای سند به معنای انجام عمل مربوط به سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در چارچوب اختیارات رسمی خود است.

گزارش ها. آنها به عنوان آنالوگ سیاهههای مربوط به اسناد اداری عمل می کنند. با استفاده از گزارش های مختلف، می توانید به عنوان مثال، کل زمان صرف شده توسط کارمندان در حال کار بر روی یک سند خاص، سرعت پردازش اسناد توسط بخش و غیره را مشاهده کنید.

مدیریت.پشتیبانی از عملکرد خود سیستم، تنظیم پارامترهای آن و غیره.

محل EDMS در سیستم اطلاعات سازمانی

کارکردهای اصلی EDMS: اطمینان از کنترل پذیری و شفافیت فعالیت های شرکت و همچنین انباشت دانش و مدیریت دانش. در دنیای مدرن، این دو وظیفه به طور فزاینده ای حیاتی می شوند. به عنوان مثال، در قیمت تمام شده یک خودروی مرسدس، تنها 30 درصد هزینه تولید مستقیم است و مابقی جبران هزینه توسعه خودرو، یعنی هزینه فعالیت مهندسان و مدیران، بنابراین منبع اصلی برای کاهش هزینه ها در بهینه سازی فعالیت های آنها نهفته است.

میزان اثربخشی استفاده از EDMS با میزانی تعیین می شود که اسناد (اطلاعات ساختاریافته) محتوای اطلاعاتی فعالیت های شرکت را تعیین می کند. برای مثال، واضح است که برای یک سازمان صرفاً تجاری، محتوای اصلی اطلاعات، داده های ساختار یافته موجود در پایگاه های داده است. شاید چنین سازمانی نیاز به ذخیره قراردادها داشته باشد، اما بعید است که به اجرای یک EDMS برسد. با این حال، اگر یک سازمان تجاری با شبکه ای از فروشگاه ها در ده ها شهر، لجستیک پیچیده و تولید محصولات نیمه تمام خود به یک هیولا تجاری تبدیل شود، دیر یا زود باید به فکر پیاده سازی یک سیستم ERP باشید. در مرحله بعد، تعداد خریداران عمده و مشتریان بزرگ ممکن است به حدی افزایش یابد که مجبور شوید به فکر معرفی CRM باشید. و تنها اگر دستگاه مدیریت به صدها نفر افزایش یابد، پروژه های غیر اصلی موازی ظاهر می شوند، مشکلات تنوع ایجاد می شود و وظیفه معرفی یک سیستم کنترل الکترونیکی پیش می آید. در عین حال، ممکن است برخی از سیستم‌ها باید یکپارچه شوند تا سیستم CRM پیوندهایی به نامه‌ها، قراردادها و کپی‌هایی از سفارش‌های دریافتی داشته باشد که در EDMS ذخیره می‌شوند.

در برخی موارد، ادغام این سیستم‌ها حتی نزدیک‌تر است - EDMS می‌تواند به عنوان یک حمل‌ونقل یکپارچه برای انتقال اسناد بین سیستم‌هایی که آنها را تولید می‌کنند و سیستم‌هایی که آنها را مصرف می‌کنند، عمل کند، در مواردی که ارتباط مستقیم در سطح داده‌های ساختاریافته بین آنها سیستم ها مورد نیاز نیست فرض کنید یک شرکت دارای سیستم‌های CRM و ERP است و لازم است که CRM گزارش‌های فصلی از ERP در مورد عرضه کالا به یک مشتری خاص را ثبت کند که احتمالاً با نظرات کارشناسان تکمیل می‌شود. واضح است که ذخیره چنین گزارشاتی در یک EDMS راحت تر است. به لطف ادغام ERP و EDMS، سند به طور خودکار ایجاد و ذخیره می شود. به لطف ادغام EDMS و CRM، امکان پیوست کردن خودکار یک سند به کارت مشتری خاص وجود دارد. و تمام این عملیات می تواند به طور خودکار انجام شود. (ما تأکید می کنیم که مثال فوق صرفاً حدس و گمان است و ممکن است در واقع معنای عملی نداشته باشد؛ ادغام هر سیستم اطلاعاتی تنها زمانی معنا پیدا می کند که هدف آن به وضوح درک شود.)

الزامات استاندارد برای EDMS

در صورت رعایت حرف استاندارد برای تدوین شرایط مرجع، الزاماتی که یک کاربر معمولی ممکن است روی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی معمولی قرار دهد را می توان به شرح زیر توصیف کرد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید:

§ فراهم کند ذخیره سازی امناسناد و توضیحات آنها؛

§ اطمینان از چرخه عمر یک سند (ایجاد آن، ذخیره نسخه ها، انتشار، مسدود کردن دسترسی به یک سند ضبط شده، انتقال یک سند برای ذخیره سازی در بایگانی).

§ اجازه انتساب کاربر انواع مختلفاسناد، ایجاد و ویرایش کارت برای آنها؛

§ حفظ سلسله مراتبی از دسته ها برای جستجوی کارآمد اسناد.

§ جستجوی اسناد بر اساس اطلاعات کارت و همچنین متن کامل؛

§ اطمینان از جداسازی دسترسی به اسناد در سطح تک تک کاربران، بر اساس نقش ساختار سلسله مراتبیسازمان های؛

§ پشتیبانی از فناوری HSM؛

§ ثبت تمام رویدادهای مربوط به کار کاربران و خود سیستم؛

§ توسعه ابزارهای مدیریتی ضروری است.

§ پشتیبانی از دسترسی از راه دور به اطلاعات

سیستم های پیشرفته باید پشتیبانی کنند:

§ فن آوری های خوشه ای برای اطمینان از عملکرد بدون وقفه؛

§ سازمان های پراکنده جغرافیایی؛

§ الگوریتم های رمزگذاری برای ذخیره سازی و انتقال داده ها؛

§ امضای دیجیتالی.

الزامات معماری:

§ در دسترس بودن سرور برنامه اختصاصی؛

§ حضور تین مشتری؛

§ پشتیبانی از دسترسی به اسناد با استفاده از مرورگر

§ چند پلت فرم برای اطمینان از مقیاس پذیری؛

الزامات باز بودن و ادغام با سایر سیستم ها:

§ ادغام با ابزارهای ورودی سند جریان.

§ ادغام با برنامه های اداری؛

§ ادغام ایمیل؛

§ در دسترس بودن یک رابط نرم افزاری توسعه یافته (API)؛

§ ادغام با خدمات دایرکتوری استاندارد (به عنوان مثال، LDAP) برای حفظ و همگام سازی لیست کاربران سیستم.

§ توانایی تطبیق رابط کاربری با وظایف خاص؛

§ توانایی تکمیل سیستم با اجزای تخصصی خود؛

§ در صورت استفاده پایه خارجیداده ها برای ذخیره ویژگی های سند نیاز به شرح مفصلی از ساختار داده و ابزار کار با DBMS های مختلف دارد.

3. اتوماسیون جریان اسناد

سیستم مدیریت اسناد RS Doc بر اساس Oracle Collaboration Suite

مشکلاتی که باید حل شوند:

ترکیب اسناد در بلوک های منطقی،

حصول اطمینان از ذخیره سازی آرشیوی و بازیابی اسناد.

مصرف کنندگان:

● مشاغل کوچک و متوسط.

● سازمان های دولتی؛

● خدمات پشتیبانی؛

● شرکت های فناوری اطلاعات.

پلت فرم سخت افزاری x86، Itanium، AMD.

پلت فرم نرم افزاری ویندوز، سولاریس، لینوکس.

عملکرد سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc:

● کار کارآمد با حجم زیاد داده و امکان گسترش نامحدود حجم اطلاعات ذخیره شده و پردازش شده.

● درجه بالای حفاظت از ذخیره شده و اطلاعات منتقل شده;

● مقیاس پذیری و قابلیت حمل به هر پلت فرم.

● سهولت راه اندازی و مدیریت نرم افزار;

● سازماندهی مسیرهای تصادفی برای اسناد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc بر اساس Oracle Collaboration Suite 10g با استفاده از فناوری BPEL (زبان اجرای فرآیند کسب و کار) پیاده سازی شده است که امکان ادغام در مقیاس بزرگ با برنامه های تجاری را فراهم می کند.

Oracle Content Services راه حل جامع و یکپارچه مدیریت چرخه عمر سند را به همه افراد یک سازمان ارائه می دهد. Oracle Content Services بر اساس زیرساخت سرور قوی Oracle ساخته شده است و از Content Management SDK که یک جعبه ابزار اثبات شده با بیش از 2000 کاربر است، استفاده می کند. Oracle Collaboration Suite 10g عملکرد بسیار کاربرپسندی را در میان رابط های وب آشنای ویندوز و همچنین پورتال، برنامه های E-Business Suite و سایر محیط ها ارائه می دهد.

وارد کردن مدارک

سیستم RS-Doc به شما امکان می دهد با استفاده از اسکنرهای پرسرعت و سیستم تشخیص، ورودی جریان اسناد را سازماندهی کنید. در این حالت، سند به طور خودکار در DBMS 10g Oracle قرار می گیرد.

جستجوی اسناد

مشکل بازیابی اطلاعات انتها به انتها در زمینه استفاده از فرمت های ناهمگن و افزایش حجم داده های بدون ساختار بسیار مرتبط است. اطلاعات لازم برای تصمیم گیری را می توان در هر جایی قرار داد: در پایگاه های داده شرکتی (به شکل ساختاریافته)، در وب سایت ها، در اسناد پراکنده در بسیاری از موارد سرورهای فایل، V پیام های پستی. جستجوی اسناد در سیستم RS-Doc مکانیزم یکپارچه برای جستجو و بازیابی داده ها از تمام منابع اطلاعاتی شرکت و تمام اجزای جریان اسناد است. سیستم جستجو که در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc سازماندهی شده است، به شما امکان می دهد جستجو را نه تنها بر اساس پارامترهای کلیدی، بلکه همچنین جستجوی درون سند را سازماندهی کنید. علاوه بر این، بیش از 250 فرمت داده پشتیبانی می شود.

ذخیره سازی اسناد

فناوری‌های اینترنتی و فناوری‌های پورتال داخلی این امکان را فراهم می‌کنند که به سادگی یک سیستم مدیریت اسناد را با یک پورتال شرکتی ادغام کنید. معماری سه لایه سیستم امکان استفاده موثر از یک مخزن سند واحد را در یک سازمان جغرافیایی توزیع شده فراهم می کند.

تمام اسناد و فایل های بارگذاری شده در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc در پایگاه داده ذخیره می شوند داده های اوراکل 10 گرم این به شما امکان می دهد روزانه از کل حجم اسناد نسخه پشتیبان تهیه کنید و همچنین داده های از دست رفته را در یک بازه زمانی مشخص بازیابی کنید. مدیران می‌توانند Oracle Collaboration Suite 10g را به گونه‌ای پیکربندی کنند که با خط‌مشی‌های حفظ اسناد سازمانی مطابقت داشته باشد و به‌طور خودکار اسناد را حفظ یا از بین ببرد. به عنوان مثال، مسئول یک شرکت ممکن است سیاستی را برای حفظ محتوای شرکت به شکل الکترونیکی تعیین کند. اسناد با ویژگی های خاص را می توان به طور نامحدود ذخیره کرد، در حالی که اسناد با ویژگی های دیگر را می توان به طور دوره ای از بین برد.

نگهداری سوابق ثبت شرکت :

● طرح فایل: کنترل محدودیت های عملیاتی روی رکوردها و ایجاد و مدیریت سلسله مراتبی آنها

● سرویس‌های وب که برای ادغام با برنامه‌های مالی یا برنامه‌های Oracle E-Business Suite پشتیبانی می‌شوند

● پشتیبانی از اشیاء رکورد، از جمله مدیریت اسناد ساده و نسخه شده

● امکان جستجوی سوابق ثبت نام

● رابط وب بصری برای کاربرانی که ثبت نام ها را مدیریت می کنند

● یکپارچه سازی با محصولات مدیریت ذخیره سازی فایل که قابلیت های WORM را برای سوابق ثبت ارائه می دهند

مقیاس بندی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc به شما این امکان را می دهد که یک راه حل مقاوم در برابر خطا و مقیاس پذیر بر اساس فناوری Oracle RAC و Oracle GRID سازماندهی کنید.

ادغام با پورتال شرکتی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc مبتنی بر فناوری پورتال شرکتی است و همچنین دارای عملکرد ابزارهای همکاری کاربر است، مانند:

● ایمیل

● تقویم شرکتی و شخصی

● پورتال شرکتی

● سیستم تنظیم وظایف و نظارت بر اجرای آنها

امکان ایجاد چندین وب سایت

Oracle Collaboration Suite 10g امکان ایجاد چندین سایت امن در یک نمونه محصول را فراهم می کند. هر یک از این سایت‌ها مجموعه‌ای از «ابزار» (یعنی فرآیندهای تجاری، دسته‌بندی‌ها و غیره) خاص خود را خواهند داشت و اساساً از سایت‌های دیگر جدا می‌شوند. به عنوان مثال، یک مدیر فناوری اطلاعات اکنون می تواند سیستم های مدیریت فایل های مختلف را برای دفاتر منطقه ای مختلف ایجاد کند، همه آنها بر روی یک مجموعه سخت افزاری و نرم افزاری ایجاد کنند، در نتیجه هزینه های زیرساخت را به طور چشمگیری کاهش می دهد.

امضای دیجیتال الکترونیکی

امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) لازمه یک سند الکترونیکی است که برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل طراحی شده است. امضای دیجیتال در نتیجه تبدیل اطلاعات با استفاده از ابزارهای حفاظت از اطلاعات رمزنگاری (CIPF) شکل می گیرد و به شما امکان می دهد صاحب گواهی کلید امضا را شناسایی کنید و همچنین عدم تحریف اطلاعات در سند الکترونیکی را تعیین کنید.

وجود امضای دیجیتال الکترونیکی در سیستم RS-Doc به شما این امکان را می دهد که مهر و امضای سنتی را جایگزین کنید و نویسندگی و تغییر ناپذیری سند را پس از امضا تضمین می کند. مکانیزم امضای دیجیتال الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که هر نسخه ای از یک سند الکترونیکی را امضا کنید، اطلاعاتی در مورد اینکه چه کسی و چه زمانی امضا کرده است را ضبط و ذخیره کنید. فهرست کاربرانی که مجاز به امضای اسناد از این نوع هستند برای هر نوع سند الکترونیکی به طور جداگانه مشخص می شود.

تضمین دسترسی ایمن به اسناد

بهبودهای امنیتی در Oracle Collaboration Suite 10g عبارتند از:

● امنیت سطح پوشهو اسناد: Oracle Collaboration Suite 10g مکانیزم امنیتی در سطح پوشه مشترک را در فایل‌های Oracle توسعه می‌دهد و حفاظت دسترسی را در سطح پوشه و سند اضافه می‌کند، بنابراین مدیر اکنون می‌تواند دقیقاً کاربرانی را که مجاز به دسترسی به پوشه‌ها و اسناد خاص هستند و دسترسی آنها را تعیین کند. مرحله

● کنترل دسترسی بر اساس گروه‌ها و نقش‌ها: کنترل دسترسی را می‌توان برای تمام اشیاء محتوا و سطوح امنیتی اعمال کرد، ویژگی‌های مجوز دسترسی اضافی نیز برای تنظیمات بیشتر کاربر در دسترس هستند، به عنوان مثال، مدیر پروژه اکنون می‌تواند گروهی از کاربران درگیر در موارد خاص ایجاد کند. کار پروژه، و دسترسی به پوشه ها و اسناد هدف را برای این گروه اختصاص می دهد

● اسکن و اسکن ویروس: Oracle Collaboration Suite 10g را می توان با خارجی ترکیب کرد اسکنرهای آنتی ویروسبرای اسکن خودکار و دستی ویروس ها - عملکرد اسکن ویروس را می توان پیکربندی کرد تا پس از ورود موفقیت آمیز به آرشیو اسناد (از طریق دانلود، ثبت، ذخیره یا انتقال یک پروتکل) به طور خودکار شروع شود. اسکن ویروس را می توان به صورت دستی برای مشاهده اشیاء موجود در بایگانی فراخوانی کرد، بنابراین یک شرکت اکنون می تواند موتور بررسی Symantec را با خدمات محتوای Oracle مجوز و ادغام کند تا اسناد ارسال شده به Oracle Content Services به طور خودکار اسکن شوند.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) استانداردی برای ایجاد فرآیندهای تجاری از مجموعه ای از خدمات ناهمگون است که پیچیدگی و هزینه پروژه های یکپارچه سازی را به شدت کاهش می دهد. Oracle BPEL Process Manager یک محیط کاربری آسان و در عین حال غنی از ویژگی ها را ارائه می دهد طراحی بصری، اجرا و کنترل فرآیندهای کسب و کار. عملکرد در حال حاضر سیستم های موجودبه نوعی سازنده تبدیل می‌شود، مجموعه‌ای از قطعات که وقتی به ترتیب صحیح به هم متصل شوند، یک محیط واحد را تشکیل می‌دهند که می‌توان وضعیت آن را کاملاً کنترل و تجسم کرد.

اثر اجرا

● مسئولیت هر کارمند برای اجرا و انجام هر کاری که به او داده می شود افزایش می یابد، زیرا می داند که کار فراموش نمی شود، قطعاً پذیرش و تأیید خواهد شد.

● مدیریت می تواند حجم کار و کارایی کارکنان را ارزیابی کند، زیرا اطلاعات مربوط به تمام وظایف در سیستم ثبت می شود و در هر زمان می توانید ببینید چه کسی دائماً وظایف را به تاخیر می اندازد، چه کسی بیشترین کارها را انجام می دهد و غیره.

● جریان اسناد تسریع می شود که بر سرعت و کیفیت خدمات به مشتریان تأثیر می گذارد و این یک راه مستقیم برای افزایش رقابت پذیری یک شرکت است.

● قابلیت تعویض کارمندان تضمین می شود، زیرا کلیه وظایف و اسناد برجسته در سیستم ثبت می شود.

● افزایش سطح فرهنگ سازمانی، که هدف هر کارمند دستیابی به اهداف کلی شرکت است.

● افزایش کارایی همکاری با اطلاعات

● افزایش سطح خدمات به مشتریان

● کاهش هزینه های مالکیت مجتمع نرم افزاری و سخت افزاری

ویژگی های خاص

معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی برای آن دسته از شرکت هایی که:

● دستگاه مدیریت و جریان اسناد بسیار بزرگ و پیچیده هستند (برای یک شرکت کوچک، جریان اسناد الکترونیکی حتی می تواند فرآیندها را کند کند، نه اینکه به کارایی سرمایه گذاری اشاره کنیم)

● مدیریت شرکت آماده بازسازی فرآیندهای تجاری با هدف بهینه سازی و تنظیم شفاف آنها است، زیرا بدون این کار، معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی غیرممکن است.

● هدف مدیریت معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی برای بهبود کارایی مدیریت سازمانی است و نه تسهیل کار بخش‌های جداگانه (مثلاً دفتر).

طراحی، توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت جریان اسناد و منابع سازمانی بر روی پلت فرم Lotus Domino

مشکلاتی که باید حل شوند

جریان اسناد و سیستم های مدیریت منابع سازمانی که کار جمعی کارکنان را در سراسر سازمان به صورت واحد تضمین می کند فضای اطلاعاتی، مشکلات اصلی زیر را حل کنید:

● افزایش سرعت و کیفیت تصمیم گیری

● افزایش مدیریت پذیری سازمان

● افزایش سرعت انتشار دانش در داخل سازمان

● افزایش امنیت ذخیره سازی و انتقال اطلاعات

● کاهش سهم هزینه های سربار

● اطمینان از جریان اسناد خارجی

جریان اسناد و سیستم های مدیریت منابع سازمانی:

● پشتیبانی همکاری با یکدیگر

● افزایش کارایی و بهره وری کارکنان

● اطمینان از در دسترس بودن دائمی اطلاعات برای کارکنان شرکت که تصمیم می گیرند

● به شما این امکان را می دهد که هزینه بودجه برای نیازهای غیرمولد را کاهش دهید

● آن را ساده و کار کارآمدشرکت های پراکنده جغرافیایی

● کارکنان را قادر می سازد تا وظایف عملکردی خود را انجام دهند و فقط به اسناد لازم برای کار مطابق با نقش آنها در سیستم دسترسی داشته باشند.

● از امنیت اطلاعات ذخیره شده اطمینان حاصل کنید

● بهبود کیفیت کار با شرکا و مشتریان

● افزایش سرعت انتشار دانش در داخل شرکت

مصرف کنندگان

شرکت هایی با پرسنل بزرگ که نیاز به اتوماسیون اسناد دارند.

پلت فرم سخت افزاری

پلتفرم های پشتیبانی شده محصولات نرم افزاریشرکت آی بی ام

پلت فرم نرم افزاری

Lotus Domino 5.xx، 6.xx، 7.xx.

عملکرد

قابلیت های اصلی جریان اسناد و سیستم مدیریت منابع سازمانی را می توان به صورت فهرستی فرموله کرد:

● ثبت مکاتبات ورودی و خروجی

● چرخه کامل تایید سند

● تشکیل و اجرای دستورات

● جریان اسناد داخلی سازمان

● ذخیره و به روز رسانی داده های مربوط به ساختار، کارکنان و پیمانکاران سازمان
● کار با قراردادها و تماس های خارجی سازمان

● مدیریت پروژه های در حال انجام در سازمان

● اجرای ساده و سریع سفارشات و اپلیکیشن های مختلف

● آماده سازی رویدادهای مختلف

● نگهداری از منابع مادی سازمان

● مخزن یکپارچه اسناد شرکت

● زیر سیستم پرسنل

هنگام پیاده سازی جریان اسناد و سیستم های مدیریت منابع سازمانی، شرکت R-Style بر اساس طرح زیر کار می کند:

● معاینه ساختار سازمانیشرکت، شناسایی فرآیندهای اصلی کسب و کار، جریان کار و شرح رسمی جریان اسناد

● تنظیم نامگذاری اسناد، ایجاد کتاب های مرجع و طبقه بندی کننده ها، تهیه دستورالعمل

● سازگاری یا اصلاح سیستم بر اساس اطلاعات به دست آمده در مرحله بررسی

● نصب و پیکربندی نرم افزار، عملیات آزمایشی

● راه اندازی نهاییسیستم هایی با در نظر گرفتن کاستی های شناسایی شده در طول عملیات آزمایشی

● آموزش پرسنل سازمان

اثر اجرا

بهینه سازی جریان اسناد شرکت و کاهش هزینه های غیر اصلی.

ویژگی های خاص

این راه حل هم توسعه یک سیستم مدیریت جریان اسناد و منابع سازمانی از ابتدا و هم اصلاح سیستم های موجود برای برآوردن نیازهای یک مشتری خاص را نشان می دهد.

پروژه های ادغام در Lotus Notes/Domino

رویکرد شرکت KSK برای ایجاد اطلاعات شرکتی پروژه های مبتنی بر فناوری Lotus Notes/Domino

Lotus Notes/Domino در یک شرکت کار می کند

Lotus Notes/Domino 4 عملکرد اصلی را در یک شرکت انجام می دهد:

ایمیل شرکتی

2. اتوماسیون وظایف سند گرا.

3. سیستم اطلاعات حمل و نقل.

4. راه حل های وب.

زیرساخت یکپارچه Lotus Notes/Domino در سازمان

1). ایمیل شرکتی

پیاده سازی فناوری Lotus Notes/Domino حتی زمانی که به عنوان یک سیستم ایمیل شرکتی استفاده می شود، قابل توجیه است.

این سیستم را می توان به عنوان قابل اعتماد، مقیاس پذیر، امن و قابل مدیریت مشخص کرد. سازمان هایی وجود دارند که در آنها بیش از 100 و حتی 200 هزار کارمند توسط سیستم پیام رسانی Lotus Domino متحد شده اند. این بدان معنی است که با گسترش سازمان شما، زیرساخت Lotus Domino نیز می تواند بدون محدودیت های فنی گسترش یابد. وقتی نوبت به امنیت می رسد، دومینو قدرتمندترین امنیت پست اینترنتی موجود امروزی را ارائه می دهد.

علاوه بر ایمیل، Lotus Domino شامل سیستم‌های تقویم و زمان‌بندی گروهی است که کاملاً با آن ادغام شده‌اند.

بسیاری از شرکت ها ساخت زیرساخت ایمیل را با پیاده سازی MS Exchange آغاز می کنند. با این حال، با افزایش مقیاس پیاده سازی و شناسایی نیاز به خودکارسازی وظایف کار گروهی، برخی از این شرکت ها شروع به حرکت به سمت لوتوس دومینو کردند. برای این منظور، رویه های مهاجرت ویژه از MS Exchange به Lotus Domino توسعه یافته است. KSK تجربه گسترده ای در انجام مهاجرت در شرکت های بزرگ انباشته کرده است.

طرح مهاجرت را می توان به صورت زیر نشان داد

2). اتوماسیون وظایف سند محور

قلب Lotus Notes/Domino یک فروشگاه اشیا است که به نام NSF (Notes Storage Facility) شناخته می شود. واحد اصلی ذخیره سازی داده ها یک سند جداگانه است و ساختار آن توسط یک فرم حاوی مجموعه ای از فیلدها از انواع مختلف تعیین می شود. به عنوان مثال، یک سند مربوط به خدمات مشتری ممکن است حاوی تاریخ، نام مشتری، شماره شناسایی مشتری، نام اپراتور، فیلد متنی برای توصیف درخواست مشتری و فیلد وضعیت درخواست باشد. Notes از نماهای نمایه‌سازی شده برای نمایش فهرستی از اسناد، ناوبرها و نمایه‌های متن کامل برای جستجوی اسناد و عواملی برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری استفاده می‌کند.

یکی دیگر از مکانیسم های اساسی Lotus Notes/Domino مکانیسم تکثیر است که 2 مشکل اصلی را حل می کند:

پشتیبانی از کارهای توزیع شده جغرافیایی (همگام سازی داده ها و برنامه ها)؛

پشتیبانی از کاربران تلفن همراه (همگام سازی نامه، داده ها و برنامه ها).

تکرار در یادداشت های لوتوس/Domino از نظر عملکرد و دانه بندی منحصر به فرد است: در سطح زمینه اجرا می شود و بسیار قابل تنظیم است. با ویژگی های زیر مشخص می شود: دو جهتی; گزینش پذیری تکرار بین سرورها و بین سرورها و کلاینت ها؛ تکرار داده ها و طراحی اپلیکیشن علاوه بر این، تکرار را می توان از طریق کانال های ارتباطی مختلف انجام داد: از خطوط تلفن معمولی شهری تا شبکه های محلی (جهانی) پرسرعت.
مکانیزم تکثیر و ایمیل Notes با هم سیستم پیام‌رسان Lotus Notes/Domino یکپارچه را تشکیل می‌دهند که به عنوان مبنایی برای ساخت جریان کار و برنامه‌های خودکارسازی گردش کار عمل می‌کند.
با استفاده از یک سیستم پیام رسانی یکپارچه، پایگاه داده اسناد و ابزارهای توسعه داخلی، مشتریان و توسعه دهندگان برنامه یک پلت فرم قدرتمند برای توسعه سیستم های سند محور دارند.

شرکت KSK سیستم مدیریت اسناد KCK DocLogic را توسعه داده و در بازار عرضه می کند. DocLogic بر اساس یک اصل مدولار ساخته شده است. بیشتر توصیف همراه با جزئیات DocLogic در زیر آورده شده است.

علیرغم تعداد زیاد برنامه های آماده برای Lotus Notes/Domino، اکثر برنامه های کاربردی در حال اجرا برای مشتریان در سراسر جهان به سفارش توسعه داده شدند. این امر با ویژگی های کسب و کار هر مشتری و همچنین استفاده از فناوری ها و راه حل های مختلف توضیح داده می شود. تقریباً هر پروژه شرکتی مبتنی بر Lotus Notes/Domino شامل استفاده از هر دو است راه حل های آماده، و همچنین انجام توسعه های سفارشی.

شرکت KSK یک شرکت روسی پیشرو در زمینه پروژه های شرکتی مبتنی بر Lotus Notes/Domino و توسعه برنامه های کاربردی سفارشی است. این شرکت تعداد زیادی پروژه را برای مشتریان خارجی و روسی انجام داده است.

3). سیستم اطلاعات حمل و نقل

Lotus Notes/Domino قابلیت تبادل داده با سایر سیستم های اطلاعاتی را دارد. برای این منظور، لوتوس طیف وسیعی از فناوری‌های یکپارچه‌سازی را توسعه داده است که برخی از آن‌ها در Lotus Notes/Domino تعبیه شده‌اند و برخی از آنها به‌عنوان محصولات مستقل پیاده‌سازی شده‌اند. محصولات و فناوری های یکپارچه سازی عبارتند از:

LotusScript Data Object Library - مجموعه‌ای از کلاس‌ها، روش‌ها، ویژگی‌ها و رویدادهای LotusScript که دسترسی به پایگاه‌های داده رابطه‌ای و سنتی را با استفاده از ODBC فراهم می‌کند.

فناوری داخلی Domino Enterprise Connector Services (DECS)، که به شما امکان می‌دهد برنامه‌هایی ایجاد کنید که داده‌های Domino و DBMS را بدون برنامه‌نویسی ترکیب می‌کنند.

Lotus Enterprise Integrator (LEI) یک سرور مجزا است که به مدیران اجازه می دهد تا به طور متمرکز تبادل داده های انبوه را در همگام سازی دوره ای یا حالت تراکنش بین Lotus Domino و DBMS، از جمله خانواده IBM DB2، Oracle، Sybase، Microsoft SQL و سایر سازگار با ODBC، برنامه ریزی و انجام دهند. پایگاه های داده؛

اتصال دهنده های دومینو، که تبادل اطلاعات بین برنامه های کاربردی دومینو و سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP)، مانیتور تراکنش ها و خدمات دایرکتوری را امکان پذیر می کند.

قابلیت‌های یکپارچه‌سازی ذکر شده در بالا، همراه با یک موتور تکثیر قدرتمند (مخصوصاً در شبکه‌های کم‌سرعت)، استفاده از Domino را به عنوان یک میان‌افزار یا سیستم حمل‌ونقل درجه یک ایده خوبی می‌سازد.

4). راه حل های وب

Lotus Domino یک وب سرور است که از استانداردهای HTTP و HTTPS پشتیبانی می کند. Lotus Domino علاوه بر انجام عملکردهای یک وب سرور استاندارد، می‌تواند اسناد Notes را به صورت "در حال پرواز" به فرمت HTML تبدیل کرده و در اختیار کاربر اینترنت قرار دهد. به این ترتیب، اطلاعات وب سایت شما به عنوان فایل های HTML در سیستم فایل ذخیره نمی شود، بلکه به عنوان اسناد پایگاه داده Domino ذخیره می شود.

این بدان معناست که می‌توانید از تمام ابزارهای قدرتمند توسعه Lotus Notes/Domino بدون هزینه اضافی استفاده کنید و برنامه‌ها و داده‌های دومینو خود را در دسترس کاربران اینترنت/اینترانت قرار دهید. در این حالت، تمام سرویس‌های دومینو، مانند نمایه‌سازی اسناد، دسته‌بندی، جستجوی متن کامل، تکرار، عواملی که بر اساس یک برنامه زمان‌بندی راه‌اندازی می‌شوند و پس از وقوع رویدادهای خاص، به‌طور خودکار در اختیار سازنده وب سرور شما قرار می‌گیرند.

به همین دلیل، می توانید فرآیند پر کردن وب سایت خود را تقریباً خودکفا کنید. مدیر وب سایت مجبور نیست دائماً محتوای سایت را به صورت دستی به روز کند و دیگر گلوگاه این فرآیند نخواهد بود. از آنجایی که منبع داده های وب سایت پایگاه داده Lotus Notes/Domino است، نویسندگان اسناد خود این فرصت را دارند که آنها را در وب سایت منتشر کنند. در عین حال، با توجه به ابزارهای هماهنگی و اتوماسیون جریان کار، فرآیند تأیید اسناد برای انتشار در وب، اطلاع نویسندگان و افراد مسئول در مورد نیاز به ایجاد تغییرات، به روز رسانی یا حذف به صورت خودکار پشتیبانی می شود.