Si të organizoni një skenar të detajuar të një konference biznesi. Si të organizoni një konferencë shkencore

Çfarë është "Simpoziumi i Pranverës 2017"?

Simpoziumi u zhvillua nga data 6 deri më 8 mars në Universitetin e Helsinkit dhe u fokusua në çështje dhe zbulime shkencore në fushat e ekologjisë dhe biologjisë evolucionare.

Simpoziumi Pranveror, në mënyrën e vet, është një fenomen unik, sepse... Çdo vit organizohet ekskluzivisht nga studentë të diplomuar (doktoraturë-student) pa ndihmën e administratës dhe mbikëqyrësve shkencorë. Vetëm studentët e diplomuar mund të japin edhe prezantime me gojë, secilit prej të cilëve i jepen 15 minuta për të folur dhe 5 minuta për pyetje nga audienca. Studentët e masterit mund t'i prezantojnë rezultatet e punës së tyre në formë postera.

Por pika kryesore e këtij simpoziumi është juria, e përbërë nga tre shkencëtarë të huaj të ftuar, të cilët vlerësojnë në mënyrë të pavarur prezantimet dhe posterat. Për më tepër, çdo vizitor i konferencës mund të japë reagime folësi duke plotësuar formularin me pyetje. Kështu, Simpoziumi Pranveror është një platformë e paçmuar për praktikimin dhe përmirësimin e aftësive të shfaqjes publike të punës shkencore.

Këtë vit, rreth 50 pjesëmarrës prezantuan hulumtimin e tyre për publikun. Çdo ditë e simpoziumit fillonte me një leksion 45-minutësh nga një ekspert i huaj. Më pas pati raporte nga studentët e diplomuar, të ndara në blloqe tematike dhe më pas sesione posterash nga studentët. Fituesit e simpoziumit u shpallën në ceremoninë e mbylljes ( Finalja e madhe) V Kopsht botanik qyteti i Helsinkit. Dhe tani, unë do t'ju tregoj se si u organizua e gjithë kjo.

Komiteti Organizativ

Thelbi i simpoziumit, i përbërë nga tre deri në katër persona, zakonisht formohet në ceremoninë e mbylljes. Finalja e madhe. Studentët e diplomuar që duan ta mbajnë atë vitin e ardhshëm njoftojnë organizatorët për dëshirën e tyre dhe, në përputhje me rrethanat, bëhen organizatorët e rinj të simpoziumit të ri. Janë ata që fillojnë përgatitjet më të hershme në formën e vendosjes së qëllimeve strategjike, marrjes së një buxheti fillestar nga universiteti dhe caktimit të roleve përgjegjëse. Gjatë vitit, djem të tjerë i bashkohen, duke përfshirë edhe mua.

Në komitetin organizativ ishim shtatë veta dhe rolet u shpërndanë si më poshtë:

1. kreu - koordinon të gjithë punën, person zyrtar i org. komiteti
2. sekretari - regjistrimi i procesverbaleve të takimeve, dërgimi i lajmeve te organizatorët
3. Arkëtar - gjithçka që lidhet me paratë, çeqet dhe çështje të tjera financiare
4. webmaster - ngarkimi i përmbajtjes në faqen zyrtare të internetit, mbështetje teknike
5. përgjegjës për kujdesin ndaj shkencëtarëve të huaj
6. Përgjegjës për rezervimet e ushqimit dhe restoranteve
7. përgjegjës për prenotimin e hoteleve, biletave ajrore dhe taksive për folësit

Sigurisht, lista është shumë arbitrare, dhe ne e mbështetëm njëri-tjetrin, por në përgjithësi ky sistem doli të ishte shumë efektiv! Ne takoheshim rregullisht, çdo muaj (takimi i parë ishte tashmë 10 muaj para simpoziumit!). Në takime zbuluam se çfarë ishte bërë dhe çfarë jo, vendosëm detyra të reja dhe diskutuam mënyrat për t'i zgjidhur ato. Sekretari mori procesverbalin e takimit, pas të cilit diskutimi kaloi në një grup të mbyllur në Facebook.

Çfarë duhej bërë përpara konferencës?

Do të thuhet pa ekzagjerim se kishte shumë, shumë për të bërë. Për të thjeshtuar prezantimin, i ndava në tre kategori: ato për të cilat duhen kujdes që në fillim (strategjike), nja dy muaj para konferencës (formale) dhe një javë para ngjarjes (shtëpiake).

Qëllimet Strategjike

Koha dhe vendi i ngjarjes, përzgjedhja dhe ftesa e folësve nga vende të ndryshme dhe ku të merrni paratë për të gjitha këto - këto janë tre çështjet kryesore në këtë fazë. E para prej tyre nuk ishte e vështirë për t'u përballuar, organizatorët ndoqën rrugën e shkelur mirë të 25 simpoziumeve të mëparshme: fillimi i marsit, një bibliotekë në qytetin shkencor Viikki për biologët.

Pyetja e fundit ishte më e vështirë, sepse fakulteti paguante vetëm një pjesë të shpenzimeve, kështu që për të mbuluar gjysmën e dytë të shpenzimeve duhej të kërkonim sponsorë midis kompanive dhe organizatave! Disa kompani siguruan para në këmbim të logos së tyre në faqen e internetit dhe koleksionit të abstrakteve. Të tjerë dhanë mbështetje financiare në formën e çajit, arrave dhe çokollatës, në këmbim të vendosjes së kartave të tyre të biznesit në tryezën e pijeve freskuese. Arkëtari ynë ishte i përfshirë në këtë, kështu që nuk i di detajet :-)

Por detyra më e vështirë për ekipin ishte përzgjedhja e shkencëtarëve të huaj për jurinë. Së pari, ne duhet të gjejmë ekspertë karizmatikë që mund të flasin gjerësisht dhe qartë për kërkimin e tyre, të cilët mund të vijnë në Finlandë në fillim të marsit. Janë leksionet e tyre 40 minuta që duhet të tërheqin sa më shumë njerëz në simpozium. Së dyti, këtyre ekspertëve duhet t'u sigurohet akomodimi më i mirë i mundshëm në Helsinki, bileta ajrore falas vajtje-ardhje dhe një program interesant mbrëmjeje në formën e vizitave në restorante të pazakonta. E gjithë kjo kërkon planifikim të kujdesshëm, kosto dhe rezervim në kohë.

Për shembull, shkencëtarët nga SHBA dhe Kanada ishin menjëherë të padisponueshëm për ne për shkak të çmime të larta në biletat ajrore, por organizatorët ftuan studiues jo më pak interesantë nga Belgjika, Holanda dhe Gjermania, të cilët e përballuan jashtëzakonisht mirë rolin e tyre.

Probleme formale

Më pas ata dërguan të gjithë informacionin e nevojshëm për pjesëmarrësit e konferencës, krijuan një Twitter për simpoziumin, të cilin ia bashkëngjitën edhe faqes, dhe publikuan lajmet më të fundit në të.

Përgatitjet shtëpiake

Këtu shfaqen të gjitha gabimet që janë bërë më parë. Por kjo është arsyeja pse është java e fundit e përgatitjes, për të hequr të gjitha mangësitë dhe për ta sjellë eventin në perfeksion. formë perfekte. Në disa mënyra më kujtoi përgatitjen për diplomim ose një martesë :-)

Detyrat janë shumë të ndryshme: kontrollimi i audiencës për t'u siguruar që mikrofonat dhe projektori funksionojnë, rregullimi i stendave për postera, instalimi i një mini-kuzhine për përgatitjen e çajit dhe kafesë (na duheshin deri në 4 aparate kafeje për të pasur kohë për ta përgatitur atë). takimi me ekspertë të huaj, madje edhe byrekë me boronica dhe të gjithë duhej të piqnim mollët së bashku një fundjavë! Gjëja më e rëndësishme ishte shpërndarja e roleve për organizatorët gjatë sesioneve tematike: kush do të ishte prezantuesi në cilin seancë, kush do të sillte mikrofonin për pyetjet e publikut, kush do të bënte kafen. Duhet të merren parasysh të gjitha detajet, përndryshe gjithçka mund të shembet në një moment.

Çfarë bënë organizatorët në vetë konferencën?

Ditët më të vështira ishin ditët e vetë simpoziumit: dola nga shtëpia në orën 6.30 dhe kthehesha afër mesnatës. Ju duhet të përgatiteni për këtë dhe në asnjë rrethanë mos lini çështje të rëndësishme të palëve të treta për kohëzgjatjen e ngjarjes.

Roli më përgjegjës në konferencë, natyrisht, është personi drejtues: ai duhet të prezantojë folësit, të mbajë shënimin e kohës dhe, nëse është e nevojshme, t'i bëjë pyetje vetë folësit. Në rast të problemeve teknike, është ai që duhet të argëtojë audiencën dhe të ruajë moralin. Fatmirësisht nuk patëm probleme, por të gjithë organizatorët pa përjashtim u bënë prezantues me radhë. Në përgjithësi, të gjitha rolet u shpërndanë në mënyrë të barabartë, të gjithë kishin kohë të vraponin me mikrofon dhe të bënin shumë kafe :-)

Ishte gjithashtu përgjegjësi e prezantuesve të shoqëronin ekspertët e ftuar gjatë gjithë ditës. Të gjithë shkuan në drekë së bashku, si dhe në darkë, ku patën kohë të njiheshin më mirë me një gotë verë dhe të zbulonin se si jetojnë dhe marrin frymë shkencëtarët kryesorë të Evropës Perëndimore. Edhe unë, duke qenë më shumë i përfshirë në fiziologji sesa në ekologji, munda të gjeja terren potencial për bashkëpunim me njërin prej tyre. Pra, me gjithë rreptësinë dhe formalitetin e protokollit të ngjarjes, ju mund të argëtoheni dhe të kaloni në mënyrë të dobishme kohën tuaj!

Në ditën e fundit, ekspertët vlerësuan të gjitha posterët dhe prezantimet për të shpallur emrat e fituesve në ceremoninë e mbylljes së simpoziumit në Kopshtin Botanik. Mes tyre, për habinë e tij, ishte edhe autori i këtij shkrimi, duke marrë çmimin e parë shkencor në historinë e tij!

konkluzioni

Kjo është historia që më ndodhi këtë dimër! Si përfundim, dua të them se nuk e kisha menduar kurrë që organizimi i një konference, përveç stresit, mund të sillte kaq shumë emocione pozitive dhe njohje të këndshme. Ky është me të vërtetë një aktivitet shumë emocionues nëse i qaseni me shpirt.

Ideja për të mbajtur një konferencë erdhi në pranverë. Pastaj e shqetësova me gruan time. Më saktësisht, unë e testova këtë ide tek ajo. Pastaj u konsultua me Vasily Tkachev, i cili tashmë kishte dy konferenca në Moskë dhe përvojë në seminare më të vogla. Dhe më në fund e testova idenë kur Liza Tribunskaya, kryeredaktore e Serch, u shfaq në tarracën time për të pirë birrë duke shijuar pak mish të pjekur në skarë.

Megjithatë, të kesh një ide nuk do të thotë të bësh diçka. Së pari, më duhej të strukturoja për vete një numër komponentësh të një konference të mirë (sipas standardeve të mia) në një qytet të vogël (sipas standardeve ruse) në Rusi që është shumë i largët nga qendra.

Komponentët:
- altoparlantët - ku t'i merrni ato,
- raporte - çfarë do të lexohet dhe sa interesante do të jetë, reklama = jo interesante,
- pjesëmarrësit - nga do të vijnë ose do të vijnë,
- sallë dhe shërbim - të mjaftueshme në madhësi, të rehatshme, të lira dhe me shërbim të mirë,
- akomodimi për folësit dhe transferimet - kush dhe si,
- programi kulturor është një pikë e rëndësishme që nuk duhet humbur,
- Mbështetje informacioni- kjo është thjesht jashtëzakonisht e rëndësishme.

Folësit.

Gjithçka doli shumë më e lehtë me ta nga sa prisja. Në fillim mbështetesha te njohjet personale. Prandaj, tre të parët që i ftova për të folur ishin Vasya Tkachev (këmbim temë unike sipas gjykatave), Lesha Panshin (Unë doja diçka të zezë, dhe Lesha po e bën atë).

Vasya formoi plotësisht temën e tij, dhe unë nuk ndërhyra. E ftova drejtpërdrejt Ivanin të fliste për anijet dhe përafërsisht vendosa vektorin se sa interesant do të ishte për mua. Unë bëra përafërsisht të njëjtën gjë me Alexey: në thelb i dhashë atij një plan të gatshëm, të cilin ai e mbushi me mish nga fjalët, grafikët dhe numrat.

Kjo është ajo që ndodhi më vonë. Unë kam qenë rekomandues për disa nga raportet. Dhe disa nga folësit u formuan vetë.

Ivan Kozlov erdhi nga një bisedë me drejtorin e tij Konstantin Kalinov në Twitter. Daniil Bazhenov, Kirill Vaikhansky dhe Konstantin Leonovich u ngritën falë punës së menaxherëve të PR të kompanive të tyre, të cilët më kontaktuan përmes seksionit "Si të bëhesh folës" në faqen e internetit të konferencës. WebEffector e ka origjinën nga një projekt reklamimi në lidhje me blogun tim. Projekti nuk u realizua, por raporti ndodhi. Sigurisht, doja më shumë përfundime dhe rrëshqitje, por menaxhmenti i kompanisë mendonte ndryshe.

Ne kemi një marrëdhënie të gjatë virtuale me Lenar Amirkhanov. Vadim Kurilo është një anëtar mjaft aktiv i klubit të krijuesve të parave, dikur kam shkruar komente për projektin e tij në MPJ. E takova Viktorin pothuajse tre vjet më parë në konferencën e Tkaçevit dhe që atëherë e kemi ndihmuar rregullisht njëri-tjetrin me informacione.

Konkluzione: Shumica e folësve janë formuar nga lidhjet personale të organizatorit. Nëse keni pak prej tyre ose ata nuk janë besnikë ndaj jush, atëherë do t'ju duhet të mbështeteni vetëm në interesin e përgjithshëm në konferencë. Sapo informacioni për konferencën të përhapet mjaftueshëm, do të merrni aplikime nga menaxherët e PR.

Nga të paktën, refuzova dy folës të mundshëm. Dhe ai mund të kishte sjellë pa problem edhe 2-5 kompani të tjera, por nuk e bëri, pasi mund të pritej vetëm reklama prej tyre, megjithëse kjo do të kishte zgjidhur pjesërisht problemin e kostove të konferencës.

Faqja e internetit.

Ivan Kozlov ngatërroi të gjitha letrat. Deri në një pikë të caktuar, kisha vetëm fjalë, data të përafërta dhe dëshirë për të testuar tregun. Ivan thjesht zbuloi detaje të mundshme (por në thelb thjesht pyeti për datat dhe madhësinë e audiencës) dhe bleu bileta. Në atë moment kuptova se nuk do të kishte kthim prapa. Numërimi nuk shkoi as në javë, por në ditë.

Konferenca kishte nevojë për një faqe interneti, por nuk kishte kohë dhe energji për të shpenzuar në një dizajn unik ose programim kompleks. Kam përdorur një qasje të provuar. Shkova te templatemonster dhe e bleva shabllon i gatshëm në MotoCMS. Një ditë tjetër pas blerjes u shpenzua për të marrë një version për PHP 5.3, dhe një ditë më vonë fillova të plotësoj sitin seokaliningrad.ru.

Ia vlen të kuptoj se çfarë kaosi po ndodhte në kokën time. Kisha një marrëveshje pak a shumë të fortë me vetëm 5-6 folës, një vlerësim shumë të përafërt të kostove dhe asnjë plan për programin. Gjithçka u shpik fjalë për fjalë në fluturim.

E kuptova menjëherë se çdo mbrëmje do të përfundonte me një lloj mbledhjeje mbi një gotë me diçka. Kjo ndodh në çdo konferencë. Pse të mos e merrni këtë drejtpërdrejt nën kujdesin e konferencës dhe ta përdorni atë si një rast informues?

konkluzioni: Një konferencë nuk është vetëm dhe jo aq shumë një koleksion raportesh. Është e vështirë të kufizohen temat brenda raportit. Të gjitha gjërat kryesore ndodhin mënjanë. Dhe ata që refuzojnë menjëherë të përmirësojnë komunikimin prapa skenave rrezikojnë të humbasin një pjesë të konsiderueshme të audiencës së tyre. Njerëzit nga qytete të tjera vijnë në konferencë jo për të dëgjuar raporte, por për të komunikuar. Kryesisht pjesëmarrësit lokalë dëgjojnë raportet.

Sipas vlerësimeve të mia, ishte komunikimi në prapaskenë ai që joshi pothuajse një të tretën e të gjithë pjesëmarrësve me pagesë.

Si rezultat, faqja doli të ishte shumë e përafërt në rregullimin e parë, por prej saj tashmë ishte e mundur të kuptohej se çfarë të priste. Dhe kjo solli aplikimin e parë. TRE javë pas hapjes së faqes!

konkluzioni: Mos prisni për aplikime të hershme! Planifikoni konferencën tuaj pa ato në mendje.

Ndërsa programi u rafinua, faqja mori fotografi të reja dhe sqarime të programit. Janë shfaqur seksione të reja dhe madje edhe trafiku i kërkimit. Në total, faqja është vizituar nga pak më pak se 3,000 njerëz deri më sot. Por ne do të flasim për konvertimet në këtë trafik nga sponsorët e informacionit dhe këtë trafik në aplikacione më vonë.

Majat korrespondojnë me publikimet me një lidhje në sitin. Kah fundi, majat zbuten, sepse ka shumë trafik nga daljet e vjetra, dhe jo aq nga ato të reja.

Datat. Parashikimi nga pjesëmarrësit.

Nuk i kam marrë datat siç duhet. Më saktësisht, brenda kornizës së caktuar për mua, arrita atje shumë mirë - në një muaj kur nuk pritej të tjera konferenca. Megjithatë, kuletat e audiencës potenciale u shteruan nga pesë konferencat më të mëdha në industri, dhe unë humba shumë nga njerëzit që prisja.

Bjellorusia nuk mbërriti. Në përgjithësi, asnjë pjesëmarrës i vetëm nga Bjellorusia. Në fillim prisja që ata të përbënin shumicën dhe të siguronin 20-30 persona. Por në fund nuk mora askënd. Ukraina shumë më e largët u përfaqësua nga dy pjesëmarrës! Ishin rreth dhjetë pjesëmarrës nga Rusia, të përfaqësuar kryesisht nga Moska.

Pjesëmarrës relativisht të largët mund të konsiderohen tre persona të cilët kohët e fundit u zhvendosën në Kaliningrad dhe kishin një kulturë për të ndjekur ngjarje të tilla. Të tre morën pjesë, meqë ra fjala, në pjesën e mbrëmjes të konferencës. Dy prej tyre duket se e kanë gjetur njëri-tjetrin dhe me të tretën mund të punojmë më vonë, sapo të kaloj rutinën e akumuluar.

Në total, parashikimi im, pavarësisht nga kostoja e pjesëmarrjes, ishte si vijon: 30 persona nga Kaliningrad, 30 nga Republika e Bjellorusisë dhe Ukraina, 30 nga Moska dhe sa do të vijnë nga vende të tjera. Asnjë nga parashikimet nuk u realizua. Pavarësisht mbulimit më të gjerë të informacionit, pjesëmarrësit në distancë formuan një diasporë prej rreth 10 personash. Por kishte shumë më tepër vendas nga sa parashikoja.

Konkluzione: datat duhet të zgjidhen në mënyrë që të mos bien në fundjavë (dhe unë isha me pushime), të mos shkoja pas dhe të mos përkonte me konferencat më të mëdha të promovuara (nuk funksionoi, por nuk ishte më e mundur të mblidhej një numër i mjaftueshëm i pjesëmarrësve me pagesë pas pesë konferencave kryesore).

Sponsorët e informacionit.

Sigurisht që vetëm dëshira ime nuk ka mjaftuar që të shfaqen aplikimet. Pavarësisht nga popullariteti i mjaftueshëm i blogut (15 mijë përdorues unikë në muaj), prania e një klubi bubbler (3 mijë përdorues), një cazapa (26 mijë përdorues) dhe bazave të të dhënave të studiove të internetit (8 mijë adresa emaili) nuk mjafton për të tërhequr. Fillimisht doja të merrja rreth 1 milion kontakte. Dhe i pranova.

Tregu lokal mbulohej duke përdorur të gjitha portalet e qytetit, përveç asaj kryesore (ne nuk ramë dakord për kushtet). Përveç kësaj, kishte edhe BusinessFM dhe televizion në internet. Është e vështirë të llogaritet mbulimi i saktë, por jo më pak se 300-350 mijë kontakte pasive. Nga këta, rreth 10-25 mijë njerëz në fakt e panë publikimin ose dëgjuan videon.

Tregu federal u mbulua duke përdorur listën e postimeve të një efekti ueb (360 mijë adresa) dhe një eksperti të lartë. Për më tepër, pati një njoftim në SAPE.ru. Në garën informative morën pjesë edhe faqe publike tematike dhe disa forume. Por vëllimi më i madh i aplikacioneve erdhi, çuditërisht, tek blogjet tematike dhe lëshimet e operatorit dhe grumbulluesit të lidhjeve.

Vlen të përmendet se pothuajse çdo sponsor informacioni dha një aplikim.

Konkluzione:efekti më i madh sigurohet nga burime të besuara (për shembull, blogjet personale), si dhe burimet e informacionit me mbulim maksimal (për shkak të vëllimeve). Në cilësi ato janë afërsisht të njëjta, megjithëse në sasi ndryshimi është urdhra të madhësisë.

Burimet jo autoritative dhe pak të vizituara dhanë ose një aplikim ose asgjë. Por unë as nuk mbajta gjurmët e disa prej këtyre burimeve - në një moment akulli u thye dhe informacioni për konferencën filloi të shfaqej pothuajse kudo pa asnjë sanksion. Për shembull, mora një telefonatë nga një pjesëmarrës i mundshëm i paditur, i cili gjeti një njoftim për konferencë në një faqe interneti në një faqe interneti për të fituar para në internet.

konkluzioni: sapo mbulimi kalon një kufi të caktuar psikologjik, publikimet fillojnë të publikohen nga botime dhe bloge të vogla - me iniciativën e tyre. Ka pak kthim nga publikime të tilla, por ende një lidhje shtesë. Ju nuk duhet të vraponi përreth dhe të kërkoni të pastroni ndonjëherë dhe ndonjëherë edhe informacione të pasakta.

Nga vinte trafiku për tetor-nëntor? Faqeshënuesit përfshinin gjithashtu trafik nga sponsorët e informacionit që nuk i bënë lidhjet aktive.

Si pagesë për pjesëmarrjen e tyre, sponsorëve të informacionit iu dha mundësia të dërgonin pjesëmarrësit e tyre në konferencë. Megjithatë, duke parë përpara, ata e shfrytëzuan këtë mundësi pikërisht në gjysmë të rrugës. Tashmë e kam kufizuar ndjeshëm praninë e tyre në 15 persona në total. Ka ardhur vetëm gjysma. Jo më shumë se 4 mbijetuan deri në fund të ditës së dytë. Kur njeriu nuk paguan për dijen, ai nuk e vlerëson atë.

konkluzioni: A po organizoni një ngjarje falas? Mbani në mend se deri në gjysma e atyre që dërguan aplikime do të vijnë. Kjo do t'ju kursejë para për pushimet e kafesë dhe madhësinë e dhomës.

Në mënyrë që sponsorët të mos mendonin për tekstin, dhe në fund vetëm disa njerëz e shkruan tekstin e tyre, bëra dy publikime (për audiencën federale dhe lokale veçmas), përgatita një seri banderolash, një logo (dhe në thelb një pamje nga ekrani i faqes kryesore të faqes). Kjo doli të jetë mjaft e mjaftueshme për mua që të zë 9 pozicione nga 10 burime të ndryshme në kulmin e kërkimit për "seo Kaliningrad" në Yandex.

Vetëpromovimi.

Pak më vonë, faqet publike (në formën e ngjarjeve) u shfaqën në VK dhe FB. Kjo nuk pati shumë efekt. Nëse krahasojmë sa kam mbledhur për seminarin rajonal falas (pothuajse gjysma ka ardhur përmes FB), atëherë konferenca nuk ka përfituar shumë nga pika e tërheqjes.

Por gjithçka doli shumë mirë nga ana informative, sidomos në FB. Çdo lajm nga eventi u ripublikua në timeline, prej nga u përhap përmes pëlqimeve dhe ripostimeve, pjesërisht nga folësit, pjesërisht nga publiku im besnik.

Informacioni më i rëndësishëm dhe i fundit ka rrjedhur në Twitter, ku kam gati 5 mijë ndjekës. Për më tepër, pothuajse të gjitha lajmet rreth konferencës u retweetuan në mënyrë aktive dhe u diskutuan në Twitter. Ndonëse hashtag-u #seokgd nuk u bë trend, ai gjithsesi e kapi.

Nuk doja ta shpërndaja blogun tim personal, por prapë bëra dy postime. E para ka të bëjë me konferencën. Dhe më vonë ai foli se si të arrinte në Kaliningrad.

Është e vështirë për mua të vlerësoj efektin e vetëpromovimit, por sigurisht që nuk ishte i tepërt.

konkluzioni: përdorni aftësitë tuaja (blog, rrjete sociale, profile të përmirësuara) në maksimum. Është falas dhe, të paktën, ruan sfondin e informacionit në fazën aktive.

Forumet. Rezultatet e promovimit të informacionit.

Temat janë bërë në forumet kryesore. Ata dolën edhe më vonë se ato publike. Të gjitha temat mbetën pa mesazhe, por tema në server solli të paktën dy kërkesa.

Në total, fotografia për kodet promovuese duket kështu.

Gorportals: 7 - por fotografia nuk është plotësisht e saktë, pasi burimi kryesor u publikua për pesë javë pa një kod promovues,
- efektor në internet: 4 - çuditërisht, por të gjitha këto janë lokale,
- sape: 2 - sape nisi lëshimin fjalë për fjalë në javen e shkuar para konferencës,
- kërkimi: 4 - forumet e tjera nuk dhanë një aplikim të vetëm,
- tema: 3 - botimet tematike në përgjithësi performuan shumë mirë,
- postimet: 2 - Unë shpejt u futa në listën e zezë dhe 70% e postës shkoi në postë të padëshiruar,
- bloge personale: 4 - kishte vetëm dy komente dhe e dyta ishte në javën e fundit,
- eksperti kryesor: 1 - publikimi ishte gjithashtu shumë vonë,
- larg: 2 - fushata për pjesëmarrësit në distancë solli rezultate të vogla,
- seoconf: 2 - funksionoi gjithashtu një kod i veçantë për pjesëmarrësit e konferencës në Kazan.

Në total, 65.9% e aplikantëve nga të gjitha aplikimet kanë treguar kode promocionale dhe kanë marrë zbritje. Unë do të preferoja 100% për të gjurmuar konvertimet, por disa u mbështetën në radio, të tjerët në gojë më gojë dhe të tjerë në referime. Dhe për disa ishte thjesht turp të tregonin një kod promovues për hir të një zbritjeje. Ndryshe nga besimi popullor se nuk ka para në SEO, edhe në mesin e folësve në konferencë nuk kishte asnjë me të ardhura më pak se 10 mijë dollarë në muaj, duke lënë mënjanë punonjësit.
Aplikacionet. Numri i përgjithshëm i pjesëmarrësve.

Orari javor i aplikimeve është si më poshtë.

Parashikoj britma se nuk mjafton, në parim. Por fillimisht detyra ishte të mblidheshin 100 persona. Dhe orari është vetëm për abonentët me pagesë.

Grafiku tregon se ka pasur më shumë aplikime në dy javët e fundit. Thonë se kjo është një tablo tipike për të gjitha konferencat. Vëllimi i aplikimeve me pagesë në dy javët e fundit arriti në 42% të numri total të gjitha aplikacionet. Dhe nëse shtoni këtu dy pagesa direkt në regjistrim dhe numëroni numrin e atyre që u larguan, rezulton se dy javët e fundit dhanë 50% të të gjithë pjesëmarrësve të paguar. Kjo tashmë ju lejon të kuptoni se si të ndërtoni një plan nëse po mbani një konferencë për herë të parë.

Në realitet, 38 persona kanë paguar për konferencën. Ato. konvertimi i aplikacioneve në porosi ishte 80.8%.

Kishte 12 folës (11 altoparlantë dhe një efektor në ueb mbërritën me një grup mbështetës). Dy folës mbërritën me bashkëshortet e tyre. Një person u ftua nga unë personalisht (Liza Tribunskaya) dhe ajo nuk pagoi për veten. Ky ishte përgjithësisht parimi im: pjesëmarrja vetëm për të mira ose para. Pjesëmarrja e Lizës u pagoi njëqindfish, meqë ra fjala. Kështu që unë ju këshilloj ta ftoni atë në vendin tuaj.

Në total, rreth 70 persona ishin të pranishëm në konferencë në një sallë për 100 persona, plus ose minus pesë persona. Ky është informacion zyrtar. Por në Twitter dhe rrjetet sociale, secili e vlerësoi në mënyrën e vet. Për shembull, Sergei Ryzhikov (drejtor i Bitrix) u largua për pesë minuta dhe numëroi 85 persona (informacion i marrë nga tweet-i i tij).

A është shumë apo pak? Më duhet ta pranoj, po llogarisja në 120 persona, duke përfshirë stafin teknik dhe folësit. Parashikimi im ishte i saktë me 53% për sa i përket numrit të pjesëmarrësve dhe me 60% për sa i përket pranisë së përgjithshme. Jo keq për herë të parë. Nëse do t'i kisha marrë me mend datat, duke gjykuar nga numri i njerëzve që donin të merrnin videon dhe ata që pranuan personalisht keqardhjen e tyre që nuk mundën të vinin, mund të rekrutoja rreth 20 persona të tjerë. Por nuk funksionoi dhe historisë nuk i pëlqen gjendja subjuktive.

Dhe po, mund ta mbusha sallën me gophers falas deri në kapacitet - vitin e kaluar, pa shumë reklama, mblodha 120 njerëz nga qyteti për një seminar, ku nga gjashtë raporte, një ishte reklamë, dhe katër ishin bërë nga unë vetë. Por unë jam i drequr i pangopur. Dhe të them të drejtën doja që të kishte më pak, por të gjithë ishin të interesuar financiarisht. Nuk isha i interesuar thelbësisht për njerëzit për hir të apelit masiv.

Grafiku organizativ dhe promovimi.

Një konferencë nënkupton gjithmonë një sasi të caktuar materialesh promovuese. Këto përfshijnë produkte konferencash të markës dhe shpërblime të ndryshme nga sponsorët, si dhe banderola reklamuese. Gjithçka doli pak e çuditshme këtu.

Fillimisht vendosa t'u pajis të gjithë pjesëmarrësve stilolapsa dhe bllok shënimesh. Dhe shumica e tyre i përdorën ato. Më duhej gjithashtu një suvenir i caktuar që iu dha folësve dhe pjesëmarrësve me pagesë - një turi me simbolet e kompanisë.

Më vete, kam përgatitur programe për çdo ditë. Shtypshkronja e ngatërroi botimin e parë, por u korrigjua me kohë dhe nga mesi i ditës së parë shpërndamë botimin e korrigjuar. Pika kryesore e këtyre programeve ishte mundësia për të vlerësuar çdo folës nga 2 në 5 pikë. Rezultati ishte në përputhje vetëm me raportet më të këqija. Por maja ishte e papritur.

Vendi i parë më është dhënë, por nuk jam i befasuar këtu - vetëm një haraç për besnikërinë. Edhe pse dhashë një diagram pune, dhe tani po luftoj kundër Chatterboxes që duan të punojnë në të dhe presin një nisje pune, nuk ishte ende raporti më i mirë.

Kjo është arsyeja pse pesë të parët duket kështu me një ndarje të lehtë nga njëri-tjetri dhe mendimi im pse ndodhi kjo:
1. Leonovich: megjithë natyrën dytësore të raportit, Konstantin e bëri atë mirë.
2. Panshin: risia e raportit dhe qetësia e Alexey luajtën një rol të madh.
3. Kozlov: ky raport nuk ishte i qartë për të gjithë, por ishte shumë i pasur me fakte.
4. Karpenko: grafikë e qartë, prezantim i mirë.
5. Amirkhanov: prezantim origjinal i materialit.

Topi im personal është i ndryshëm, prandaj më duheshin vlerësimet e audiencës. Organizatorët shpesh janë të verbër ndaj cilësisë së folësve, siç tregojnë konferencat e tjera.

Duke u rikthyer te promoja, kishte tre kode promocionale në shpërndarje. Për një shumë totale prej 1300 rubla. Siç ndodh gjithmonë, unë kam ende disa nga kodet promocionale. Megjithatë, ata që përdorin në mënyrë aktive të gjitha llojet e sistemeve për të marrë lidhje me projektet e tyre, mendojnë se kanë paguar një të tretën e shumës për pjesëmarrje.

Përveç fletëpalosjeve kishte: një mbulesë tavoline promovuese për tavolinën e regjistrimit, bluza promocionale për vajzat (i kam bërë dhuratë), dy rrotulla për projektet e tyre.

Më vete, vlen të përmendet video, e cila është filmuar duke përdorur shkëmbim për pjesëmarrje në konferencë.

Vetë grafiku organizativ përfshinte:
- Dhënia me qira e sallës së bashku me të gjitha pajisjet,
- ftohës uji me qira,
- drekë çdo ditë,
- merrni me qira një klub nate me një DJ,
- transfertat,
- akomodim për altoparlantët.

Të gjithë folësit jetuan në kurriz të organizatorëve. Të gjithë u transportuan nga aeroporti dhe mbrapa pa pagesë. Të gjithë pjesëmarrësit, pavarësisht se cilës kategori i përkisnin, drekuan pa kufizime. Askush nuk mbeti i uritur, megjithëse disa njerëz preferuan të darkonin me shpenzimet e tyre në biftekun në katin e poshtëm.

Kafe ose pije të tjera mund të porositen në çdo kohë në bar veçmas me një çmim të përshtatshëm. Për shembull, kafeja (Americano ose ekspres i dyfishtë) kushton 50 rubla.

Me shpenzimet e të pranishmëve u siguruan edhe ushqimet në programin kulturor. Edhe pse, e pranoj, më duhej të mbuloja bishta të vogla të rezultatit të përgjithshëm. Por vetëm pak.

Unë kam shkruar tashmë se si shkoi konferenca. Nuk mund të shtoj asgjë të re. Gjithçka funksionoi siç pritej. Asnjë transferim i vetëm nuk vonoi - disa folës u vonuan për t'u nisur. Shtypshkronja u tregua një djalë i madh, duke korrigjuar një gabim që ishte bërë nga pakujdesia dhe i pakontrolluar nga unë. Vajzat në regjistrim treguan përkushtimin e duhur. Stafi i hotelit ishte gjithashtu i sjellshëm dhe i dobishëm. Ishte e mundur të gjesh gabime me detaje dhe nuanca të ndryshme (dikujt nuk e pëlqeu drekën, nuk kisha mikrofon të dytë radiofonik, prezantuesit kishin nevojë për një buton për të lëvizur nëpër rrëshqitje), por unë kam diçka për të krahasuar - gjithçka ishte në një nivel të mirë.

Agjencia e udhëtimeve e përfaqësuar nga dy menaxherët tanë të thirrjeve bëri një punë të shkëlqyer: mora shumë komplimente për punën e tyre në rezervime dhe transferta. Përveç kësaj, ata kanë monitoruar pagesat dhe në fund ka pasur vetëm 2 mospagesa pa anulim.

Pra, gjithçka që duhet të bëj është të jap numrat.

Numrat.

Shpenzimet:
- ushqim (drekë): 55500 rubla.
- marrja me qira e sallës: 12600 rubla.
- transfertat: 8300 rubla.
- akomodimi për altoparlantët: 48,600 rubla.
- Promo: 25000 rubla.
- shpenzime shtesë për ushqim në një kafene: 10,000 rubla.
- kostot e transportit (taksi): 2000 rubla.
- shpenzime të tjera: 7300 rubla.
Gjithsej: 169,300 rubla.

Kjo nuk përfshin koston e festës në shtëpinë time. Kjo është 30,000 rubla të tjera. Pas ngjarjes, ne menduam se ushqimi për 20 të ftuar do të ishte më i lirë dhe më pak telash. Por nuk pendohem. Në përgjithësi, unë isha i gatshëm mendërisht (dhe mund të përballoja) jo vetëm që këto shpenzime t'i atribuoja tërësisht llogarisë sime, por edhe të gjithë konferencës në përgjithësi. Por gjithçka doli shumë më mirë. Unë shkova në zero.

Të ardhurat: 197,000 rubla, gjysma e të cilave u pagua në javën e fundit ose në prag të konferencës. Shumica e këtyre parave ende duhet të paguhen taksa sipas sistemit të thjeshtuar të taksave (USN) 15%, pasi fondet u pranuan në llogarinë rrjedhëse të kompanisë ose me çek.

Konvertimi doli diçka e tillë: një milion kontakte rezultuan në 3000 kalime në sit. Dhe 3000 klikime u kthyen në 47 aplikacione, të cilat rezultuan në 38 shitje. Edhe pse, sigurisht, kjo nuk merr parasysh pjesëmarrësit e lirë, ai jep një kuptim se sa klikime në sit nevojiten për të paguar për mbajtjen e një konference në qytetin tuaj dhe nën kujdesin tuaj.

Rezultatet.

Është naive të presësh rezultate të shpejta. Por megjithatë, unë kam pasur tashmë një takim me një klient të mundshëm dhe një tjetër nesër. Edhe pse, natyrisht, unë nuk e konsideroj këtë një rezultat. Kjo është thjesht pasojë e një politike sistematike për t'u bërë opinionistë.

Kam disa oferta të mira nga Moska për bashkëpunim me projektet Boltuny dhe Kazapa (shitje me shumicë të lidhjeve prej tyre përmes API).

Lidhjet e punës janë forcuar. Ata tashmë ishin mjaft të fortë. Por komunikimi i drejtpërdrejtë është një arsye e shkëlqyer për t'i forcuar ato. Në biznesin tim, komunikimet = rritja e qarkullimit dhe kontrolli mesatar.

Rishikova vizionin tim për planin e zhvillimit të studios. Le të thyejmë modelin. Përfshirë ndryshimin e plotë të faqes së internetit të studios. Në formën që është, askush nuk ka nevojë për të, përfshirë ne.

Kishte një ndjenjë se kisha bërë një punë të shkëlqyer. Shpresoj që kjo ndjenjë të mos largohet.

Dhe për ata që duan të rrisin TCI-në: bëni një konferencë dhe përfundoni duke u prishur, kjo është një mënyrë e shkëlqyeshme për të marrë nja dy duzina lidhjesh besimi nga burime të mëdha dhe jo të spamuara për asgjë në tre ditë pothuajse gjatë gjithë orarit. punë! Por shhh, kjo tashmë është e zbehtë. Dhe unë shkova për të krijuar një faqe uljeje dhe një satelit në bazë të faqes së internetit të konferencës me qindra faqe për shitjen e lidhjeve.

Rregulli kryesor i organizimit të një konference dhe tërheqjes së një numri të madh njerëzish është shpërndarja në masë informacion mbi disa burime dhe portale. Konferenca duhet të planifikohet siç duhet. Një temë interesante e ngjarjes, informacione të rëndësishme dhe të nevojshme - e gjithë kjo do të tërheqë vëmendjen e dëgjuesve në projekt.

Për të tërhequr rreth 100 aplikantë në ditë, ju duhet vetëm të shpërndani informacione rreth konferencës, të jepni përshkrimin më të detajuar të programit dhe çështjeve që do të shqyrtohen. Kërkesa propozime të mira gjithmonë lart.

Sot formati i konferencës është i përhapur dhe çështja e përgatitjes së aktivitetit është shumë e rëndësishme.

Përgatitja për konferencën ndahet në disa faza:

• Hartimi dhe koordinimi i planit të konferencës;
• Koordinimi i planit financiar;
• Zgjedhja e një vendi për konferencë;
• Zhvillimi i stilit të konferencës;
• Ftimin e njerëzve në një konferencë.

Para së gjithash, një konferencë është një deklaratë për një produkt ose shërbim për një grup të caktuar dëgjuesish. Nëse konferenca mbahet nga Qendra Kërkimore Shkencore, ose Departamenti i Institutit, atëherë grupi kryesor i dëgjuesve janë studentët e institucioneve të arsimit të lartë.

Ju mund të tërheqni studentë për të marrë pjesë masivisht në konferencë duke shpërndarë informacion në institute dhe universitete, përmes zyrës së dekanatit. Informacioni duhet të prezantohet në atë mënyrë që jo vetëm të interesojë vizitorët, por edhe t'i motivojë ata për veprim. Plani i ngjarjes duhet të përfshijë një shpjegim të temave të konferencës për të ftuarit dhe përgjigje për pyetjet e audiencës. Nëse formati i konferencës përfshin disa studentë që flasin në mikrofon, kjo duhet të përfshihet gjithashtu në plan.

Llojet e konferencave shkencore të kërkuara

Ka shumë lloje të ndryshme konferencash shkencore, por jo të gjitha tërheqin studentë. Më interesantet dhe më të kërkuarat janë:

Si të mbahet një konferencë me sukses

Organizatorët e konferencës

Organizatorët e konferencës mund të jenë Qendrat Kërkimore Shkencore, Institutet Kërkimore Shkencore dhe Departamentet e institutit dhe universitetit, gjëja kryesore është që drejtuesi të jetë një profesor (Doktor i Shkencave).

Format e pjesëmarrjes në konferenca

Konferencat shkencore mund të mbahen në format me kohë të plotë dhe në distancë. Secila prej tyre ka avantazhet dhe disavantazhet e veta. Formati personal i konferencës do t'ju lejojë të mblidhni të gjithë njerëzit e interesuar për të zhvilluar dhe dëgjuar temën në një vend. Ata komunikojnë me njëri-tjetrin, bëjnë pyetje, njihen. Megjithatë, jo të gjithë mund të marrin pjesë në të, sepse konferencat zakonisht mbahen në qytete të mëdha.

Pas regjistrimit, duhet të vendosni një reklamë në faqe. Kjo faqe është më e mira nga disa drejtori të ngjashme në internet, është më e përshtatshme dhe është shumë e popullarizuar në mesin e përdoruesve të internetit.

Karakteristikat e tërheqjes së studentëve përmes platformave shkencore:

• Kontroll mbi informacionin rreth ngjarjeve;
• Qasje e lehtë në faqe për studentët. Një faqe interneti me informacione për konferencën hapet kur futni pyetje të tilla si: "konferenca shkencore", "konferenca shkencore "...tema..", "konferenca shkencore në ... "qytet";
• Vendosje falas;
• Buletinet automatike për abonentët çdo javë;
• Mbështetje 24/7.

Si të organizoni një konferencë dhe të tërheqni 100 aplikantë në 1 ditë përditësuar: 15 shkurt 2019 nga: Artikuj shkencorë.Ru

Në këtë tekst dua të ndaj mendimet e mia, së pari, se çfarë është një konferencë në përgjithësi, cili është thelbi i saj filozofik. Dhe, sigurisht, së dyti: si ta organizojmë atë. Bëhet fjalë për për ato konferenca që unë vetë organizova në Fakultetin Filozofik të Universitetit Shtetëror të Moskës, domethënë këto janë konferenca humanitare.

Para se të vendosni të organizoni një konferencë, mendoni me kujdes nëse keni nevojë për të. Ka pak përfitime nga konferencat. Ka shumë sherr për ata anëtarë të komitetit organizativ që në fakt e organizojnë atë. Në fillim duket se konferencat mund të çojnë përpara mendimin shkencor, mund të bëhen, nëse jo mjet i dobishëm për shkencën, ishte të paktën një ngjarje e paharrueshme për pjesëmarrësit. Të dyja janë gabim. Folësit inteligjentë dhe autoritarë mbërrijnë në konferencë (nëse mbërrijnë) vetëm për të folur. Ata vetë nuk dëgjojnë askënd, përveç atyre që janë të detyruar t'i dëgjojnë, pra ata që qëndrojnë para tyre në orar. Pasi kanë bërë kallëzimin, ata pothuajse gjithmonë largohen menjëherë, ndaj nuk ka asnjë komunikim me ta. Ata gjithashtu, me përjashtime të rralla, nuk raportojnë rezultate veçanërisht interesante, kështu që ka pak nevojë për t'i dëgjuar ato. Është më e dobishme të lexosh tekstet e tyre.

Për sa i përket, kërkoj falje për sinqeritetin tim, përfaqësues të nivelit mediokër shkencor, dërgojnë raporte në konferenca vetëm për të pasur një botim shtesë. Shumica e tyre janë studentë të diplomuar, afati i fundit i të cilëve për paraqitjen e mbrojtjes së tyre po afrohet në mënyrë të pashmangshme. Në këtë situatë, ata rrisin furishëm normën e tyre të mjerë të botimit, për të cilën i japin të njëjtit tekst (që zakonisht është kapitulli i dytë ose i tretë i abstraktit) një formë për një shumëllojshmëri të gjerë konferencash duke shpikur emra të rinj dhe duke riorganizuar frazat e para. .

Shtresa e hollë midis këtyre dy niveleve janë altoparlantët inteligjentë të cilët, ndoshta, duan vërtet të sjellin një ide të re në tryezë, por zëri i tyre dëgjohet më keq nga të gjithë. Është më mirë në këtë rast të mbështeteni në tekste. Një mendim i ri patjetër do të depërtojë, nuk ka nevojë për konferenca për këtë.

Është një çështje tjetër nëse jeni një anëtar i zakonshëm i komitetit organizativ, domethënë askush nuk ju pyeti mendimin tuaj. Atëherë do t'ju duhet të organizoni një konferencë, ju pëlqen apo jo.

Çfarë lloje konferencash ekzistojnë?

Konferencat mund të jenë të vogla ose të mëdha. Edhe pse ka kritere të tjera për klasifikim, ky është më i rëndësishmi. Konferencat e mëdha janë krejtësisht të ndryshme nga ato të vogla. Fillimisht do të flas për më të mëdhenjtë

Konferencat më të mëdha quhen ndonjëherë kongrese. Kam marrë pjesë në organizimin e një kongresi. Ishte një kongres në kuptimin e plotë të fjalës. Rreth katër mijë njerëz morën pjesë me abstrakte dhe më shumë se dy mijë personalisht. Nëse punoni, të themi, në departamentin e filozofisë së një universiteti të mesëm, dhe departamenti juaj zë një kat të ndërtesës - imagjinoni dy mijë e gjysmë njerëz në këtë kat dhe do të kuptoni gjithçka.

Konferencat e mëdha zakonisht kanë një seancë plenare me folës fitues të çmimeve, të ndjekura nga disa seksione që zgjasin ndoshta disa ditë. Një shkencëtar mjaft i njohur zakonisht emërohet si kryetar i seksionit. Por duhet të keni parasysh se të qenit kryetar është një punë e vërtetë, ndaj përpara se të caktoni një takim, duhet të kontaktoni personin dhe të kërkoni pëlqimin e tij. Kryetari duhet të marrë pjesë në të gjitha mbledhjet e seksionit të tij. Ai u jep fjalën folësve, përcakton radhën e fjalës, ndërpret ata që flasin, u jep fjalën atyre që pyesin, ndërpret pyetësit që flasin dhe, nëse është e nevojshme, edhe i ndalon, domethënë i largon nga salla. . Zakonisht këshillohet që të caktohen dy bashkëkryetarë dhe një sekretar shkencor shtesë. Kjo është edhe e nevojshme nëse seksioni do të funksionojë për disa ditë.

Tërheqje. Sa ditë funksionon seksioni? Një.

Bazuar në numrin e aplikacioneve të dorëzuara, zakonisht komiteti organizativ i një konference të madhe pret që seksioni të punojë për dy ose tre ditë. Duhet të kihet parasysh se afërsisht gjysma e atyre që dërguan aplikime nuk do të vijnë. Formalisht, ju ende duhet t'u lini kohë atyre (po sikur të vijnë?). Por është realiste të kihet parasysh se seksionet pothuajse gjithmonë e përfundojnë punën e tyre brenda një dite. Nga ata që mbërritën, disa do të japin një raport më shpejt se sa ishte planifikuar, disa do të shkojnë në një seksion tjetër, dhe disa, përkundrazi, do të fillojnë të flasin. Duhet të planifikoni përafërsisht në mënyrë që mesatarisht ata të flasin një herë e gjysmë më gjatë se rregulloret. Bazuar në këtë, duhet të hartohen rregullore.

Shembull i llogaritjes së rregulloreve:

20 persona aplikuan për seksion.

Ne presim që me shumë mundësi do të vijnë 10, por ne do t'i tregojmë të gjitha 20 në program

Konferenca zgjat dy ditë (një e madhe mund të zgjasë tre)

Gjysma e parë e ditës së parë është e rezervuar për një seancë plenare.

Ne kemi në dispozicion tre gjysma: gjysmën e dytë të ditës së parë, gjysmën e parë dhe të dytë të ditës së dytë. Çdo gjysmë zgjat 3 orë (jo më praktike, njerëzit do të fillojnë të dalin në kërkim të një dhome për duhan dhe një shuplakë).

Gjithsej 9 orë për 20 raporte. Mesatarisht, gjysmë ore për raport (rrumbullakim i pranueshëm), nga të cilat 20 minuta për raport, 10 minuta për pyetje dhe diskutim.

Me shumë mundësi, puna aktuale e seksionit nga shembulli i përmendur do të bëhet vetëm gjatë gjysmës së dytë të ditës së parë. Dhe gjatë kësaj kohe, të gjithë ata që kanë mbërritur në këtë seksion dhe janë të pranishëm në këtë ditë do të kenë kohë të bëjnë raporte. Por koha, natyrisht, do të jetë e shkurtër (ka rreth 10 njerëz për tre orë!). Ditën e dytë do të mbërrijnë të humburit, të cilët do të kërkojnë seksionin e tyre sipas orarit dhe nuk do të gjejnë asgjë. Do të ishte mirë të parashikohej kjo: bëjeni një pjesë veçanërisht të gjatë, në mënyrë që të gjithë ata që duan të bëjnë raporte për rubrikat e tjera ditën e dytë, të ngecin aty.

Në përgjithësi, siç e shohim nga ky shembull, rregulloret janë një gjë shumë e paqartë. Por në të njëjtën kohë, duhet të kemi parasysh se gjatë rrjedhës aktuale të seksionit, është absolutisht e nevojshme. Kryetari i seksionit llogarit rregullat aktuale, si të thuash, në internet, domethënë gjatë mbledhjes. Ju duhet të vendosni një copë letër ku të gjithë ata që janë të pranishëm do të regjistrohen, ku ata që duan të bëjnë një raport do të tregojnë emrin e saj. Kryetari, pasi ka marrë këtë listë, duhet ta krahasojë atë me programin, t'u japë fjalën së pari atyre që janë regjistruar sipas programit, së dyti atyre që kanë ardhur nga ky seksion në një ditë tjetër (dhe pothuajse të gjithë do të vijnë në të parën dhe nuk do të vijnë në të dytën), dhe të fundit janë ata që nuk kanë ardhur nga seksioni i tyre. Nëse asnjë rregullore e arsyeshme nuk ndërhyn në një orar të tillë, mbledhja shtyhet për ditën e nesërme dhe megjithatë, probabiliteti që dikush të shfaqet nuk është më shumë se 1/2. Nëse përshtatet, mbledhjet duhet të mbahen në këtë ditë. Meqenëse orari rezulton, natyrisht, i tensionuar - për të ndërprerë ata që po flasin.

Nëse seanca plenare zgjati gjithë ditën e parë, dhe puna e seksioneve filloi vetëm në ditën e dytë dhe zgjat gjithë ditën, duhet të keni parasysh se pas pushimit numri i të pranishmëve zvogëlohet përafërsisht përgjysmë. Nëse janë planifikuar dy pushime, në fund do të mbetet një çerek. Si ta zgjidhni shpejt çështjen me rendin e raporteve - do të duhet të lundroni në vend sipas rrethanave. Profesorët dhe folësit e tjerë me status të lartë duhet të vihen patjetër në fillim, nëse nuk njihen si njerëz të çmendur.

Sa seksione duhet të ketë në një konferencë të madhe? Kjo varet kryesisht nga numri i pjesëmarrësve, dhe së dyti nga tema. Një kongres, domethënë një konferencë me tema më të gjera, mund të përfshijë disa dhjetëra seksione (i yni kishte 25 seksione të mëdha dhe po aq të vogla). Nëse tema është mesatare, diçka si “E mira dhe e keqja brenda bota moderne", atëherë mund të ketë 5 - 7 seksione. Sa më shumë seksione, aq më e vështirë është t'i drejtosh ato, sepse njerëzit fillojnë të nxitojnë përpara dhe mbrapa gjatë takimeve. Me numrin e pjesëmarrësve, numri i seksioneve është në raport përafërsisht 1:20 - 1:40, aq më i paparashikueshëm do të jetë kursi i seksionit. zgjedhja është tashmë tematike.

Lista fillestare e seksioneve dhe lista përfundimtare e tyre mund të mos jenë të njëjta. Lista fillestare e seksioneve shpallet së bashku me njoftimin e konferencës. Rezultati përfundimtar varet nga ato abstrakte që janë marrë. Nëse një seksion ka marrë shumë më tepër abstrakte se të tjerët, atëherë ai mund të ndahet në seksione ose nënseksione të ndryshme dhe disa seksione mund të bashkohen në një, megjithëse e përmenda më lart se është e dobishme të kemi një seksion që funksionon qartësisht më gjatë se të tjerët. Së bashku me përcaktimin fillestar të listës së seksioneve, mund të vlerësoni edhe një listë të kryetarëve të mundshëm.

Konferencat e vogla nuk mbajnë të njëjtat ngarkesa si ato të mëdha. Mendoj se një konferencë duhet të quhet e vogël nëse numri i pjesëmarrësve nuk i kalon 20 dhe ka një seksion. Konferencat e vogla zakonisht i kushtohen një teme të ngushtë (diçka si "Interpretimi i fragmentit të 42-të të Heraklitit në shkollën Annales"). Sipas vëzhgimeve të mia, ka kuptim të organizohet një konferencë e vogël nëse organizata pritëse (po konsideroj një universitet) ka të paktën gjysmën e folësve në këtë temë, të paktën pesë persona. Ky mund të jetë, për shembull, një profesor dhe studentët e tij.

Konferencat e vogla janë të hapura dhe të mbyllura (vetëm ato të mëdha janë të hapura). Konferencat e mbyllura janë ato, përbërja e të cilave përcaktohet nga komiteti organizativ, nuk shpallet pranimi i abstrakteve. Nuk ka kuptim të shpërndahet gjerësisht informacioni rreth tyre. Konferencat e këtij lloji janë më të qetat. Ka kuptim t'i mbajmë gjatë një dite, kryetari është një profesor lokal, bashkëkryetari është një shkencëtar i titulluar nga të ftuarit, është mirë që folësit të alternohen, vendasit dhe të ftuarit flasin me radhë. Një pushim dreke dhe një pauzë kafeje. Deri në fund do të largohen disa profesorë, por shpresohet që pjesa tjetër të mbetet dhe madje të bëhet një diskutim relativisht i frytshëm.

Konferencat private, me të gjitha avantazhet e tyre, kanë të njëjtin disavantazh si të gjitha të tjerat: ato janë në thelb të padobishme. Meqenëse ka pak pjesëmarrës, ata mund të lexojnë tekstet e njëri-tjetrit. Përfitime të konsiderueshme nga një konferencë e vogël e mbyllur, e cila pothuajse gjithmonë karakterizohet nga nivel të lartë raportet janë një koleksion materialesh (shih më poshtë).

Konferenca të hapura

Konferencat e hapura janë ato që pranojnë abstrakte nga të gjithë. Në konferenca të tilla, çështja e përzgjedhjes abstrakte është akute. Nëse konferenca është e madhe, atëherë pothuajse nuk ka nevojë të zgjidhni abstrakte, vetëm ato që janë qartësisht të paaftë dhe të çmendur mund të refuzohen. Nëse është i vogël, do të duhet ta heqësh. Kjo përzgjedhje mund të jetë një detyrë mjaft frustruese dhe sigurisht që kërkon shumë punë intensive. Objektiviteti relativ arrihet vetëm nëse të gjitha abstraktet lexohen nga disa anëtarë të komitetit organizativ (të paktën tre). Ne duhet të përpiqemi të arrijmë dy qëllime të kundërta: të zgjedhim abstraktet më të mira dhe të ruajmë përfaqësimin proporcional të studentëve të diplomuar dhe rajoneve. Pse nevojitet kjo e fundit - do të shkruaj më vonë.

Materialet e shtypura të konferencës

Të gjitha konferencat e mëdha dhe shumë të vogla çështje materiale të shtypura. Ekzistojnë dy lloje materialesh: abstrakte dhe raporte, dhe dy mundësi për botim: para konferencës dhe pas. Konferencat e mëdha zakonisht përpiqen të nxjerrin abstrakte përpara konferencës.

Abstraktet grupohen në seksione, brenda seksioneve - sipas alfabetit. Në fillim të materialeve të çdo seksioni, nganjëherë tregohen kryetarët e tij, bashkëkryesuesit etj., por për mendimin tim kjo nuk është e nevojshme. Për çdo autor është e nevojshme të tregohet mbiemri i I.O., qyteti dhe institucioni që ai përfaqëson. Ndonjëherë tregojnë gradën akademike dhe titullin, por personalisht nuk më pëlqen. Sidoqoftë, nëse ka shumë pjesëmarrës të titulluar, atëherë duket mirë. Për mendimin tim, absolutisht nuk ka nevojë të tregohen pozicionet (pedagog i lartë, profesor i asociuar).

Abstrakti është afërsisht 2 faqe. Nëse konferenca nuk është shumë e madhe, atëherë mund të përballoni deri në 6000 karaktere.

Nëse koleksioni është i madh, në fund është e dobishme të jepni një listë alfabetike të pjesëmarrësve dhe numrin e seksionit (mund të përdorni numrin e faqes, kjo është edhe më e mirë, por teknikisht më e vështirë).

Filozofia e tezës: kotësi

Pavarësisht se abstraktet nuk janë një botim prestigjioz, shumë po i ndjekin ato. Arsyeja kryesore është se bërja e abstrakteve është shumë e lehtë. Është e rrallë që dikush të mos jetë në gjendje të shkruajë dy faqe, duke mbyllur disa nga idetë e tij të preferuara me disa fjalë kryesore dhe disa fjalë të tjera nga titulli i konferencës.

Duhet thënë absolutisht qartë: tezat janë një gjë ekskluzivisht formale. Askush nuk i lexon kurrë. Në përgjithësi, shkrimi i tyre do të duhej të ishte poshtërues dhe të paktën i mërzitshëm, si të shkruani idenë tuaj të preferuar në një gazetë dhe ta hidhni gazetën në plehra. Mbizotërimi i përfitimeve nga çdo botim mbi konsideratat e përfitimit shkencor tregon se sa larg ka shkuar shkenca nga aktiviteti njohës në rrugën e shndërrimit në një institucion shoqëror. Publikimet-gradat-prestigj-paraja është një nga komponentët thelbësorë ekonomikë jeta moderne, për të mos përmendur aspektin e saj social. Por nuk mund të hyj më thellë në këtë temë tani. Ju vetëm duhet ta mbani mend këtë kur mbledhni abstrakte për konferencën. Epo, nëse jeni një shkencëtar që respekton veten, mos shkruani abstrakte për një konferencë nëse nuk do të dilni me një ide të vërtetë.

Sa i përket publikimit të raporteve, kjo është një gjë e mirë. Koleksionet e raporteve nga konferencat e mira ndonjëherë jetojnë për një kohë të gjatë dhe lexohen në mënyrë aktive. Zakonisht lëshohen pas konferencës. Vetëm konferencat e vogla publikojnë raporte një konferencë e madhe nuk mund të publikojë një koleksion raportesh sepse do të jetë shumë i madh.

Këtu do të përfundoj fjalët e përgjithshme për konferencat dhe do të vazhdoj me mënyrën e organizimit të tyre

Organizimi i konferencës

Çdo konferencë fillon me një vendim për mbajtjen e saj. Konferencat mund të jenë të rregullta (për shembull, "leximet ndërkombëtare vjetore të 64-të mbi problemin e së mirës dhe të keqes") dhe një herë. Ato duhet të mbahen rregullisht, ato formojnë fytyrën e universitetit. Për një herë, vendimi mund të vijë nga lart ose poshtë. Një anëtar i zakonshëm i komitetit organizativ nuk mund të ndikojë në vendimin nga lart. Këto mund të jenë, për shembull, konferenca përvjetori kushtuar përvjetorit të lindjes ose vdekjes së një figure të shquar. Nëse në universitet ka njerëz që janë të përfshirë profesionalisht në këtë aktivitet, atëherë ka kuptim të organizohet një konferencë e vogël, e cila mund të rezultojë me interes. Nëse nuk ka njerëz të tillë, ngjarja është një fatkeqësi.

Nëse konferenca organizohet nga poshtë, tashmë i kam kërkuar lexuesve që të jenë kritikë ndaj nismave të tilla. Por me drejtësi, duhet thënë se kjo mund të rezultojë një gjë e mirë. Do të ishte mirë që organizatori të ishte një grup entuziastësh të bashkuar rreth një problemi të caktuar. Për shembull, fakulteti ynë tradicionalisht pret mjaft mirë konferenca mbi logjikën, për shkak të ekzistencës së një komuniteti të ngushtë të logjikësve profesionistë.

Shkurt, u vendos që të mbahet konferenca dhe nuk ka kuptim të diskutohet më.

Duhet të caktojmë një datë.

Një konferencë e organizuar mirë kërkon një vit për t'u përgatitur. Kështu, nëse nuk është një datë përvjetori, është më mirë ta caktoni për një vit më vonë. Nëse është një përvjetor, atëherë, sigurisht, duhet të caktohet koha që të përkojë me datën. Koha është e pranueshme me një devijim prej afërsisht një muaji.

Në çdo rast, duhet të keni parasysh që të paktën një javë duhet të kalojë nga shpërndarja e letrës informative deri në afatin e caktuar për dorëzimin e abstrakteve (kjo është një shaka, megjithëse kjo është pikërisht ajo që ndodh gjatë gjithë kohës) dhe nga afati për vetë konferencën - të paktën një muaj (kjo është gjithashtu një shaka, dhe po aq e hidhur). Në përgjithësi, është e pamundur të organizohet një konferencë në më pak se dy muaj. Natyrisht, ne po flasim për konferenca të hapura. Një ngjarje e mbyllur mund të organizohet brenda një muaji nëse ka pjesëmarrës jashtë qytetit, dhe nëse nuk ka pjesëmarrës jashtë qytetit - brenda dy ditësh.

Meqenëse unë punoj në një universitet, specifikat e universitetit janë si më poshtë. Është mirë që në fund të sesionit të organizohen konferenca të mëdha, kjo është koha e lirisë maksimale për mësuesit dhe, më e rëndësishmja, për audiencën. Por kjo është fakultative. Është më mirë të mos e bëni atë që në fillim të semestrit, zakonisht mësuesit nuk duan të shpërqendrohen në këtë kohë; Nëse prisni shumë banorë jashtë qytetit, mund ta kaloni atë gjatë pushimeve dimërore ose në fillim të verës, por përpara se komisioni i pranimeve të fillojë punën, veçanërisht nëse ndërtesa është e vogël.

Për ditën e javës, një opsion i mirë për një konferencë të madhe dy-ditore është e premtja dhe e shtuna. Zakonisht ka më pak klasa të shtunën dhe ka vende për të mbajtur seksione.

Faza tjetër është përcaktimi i temës, qëllimit dhe natyrës së konferencës (e hapur ose e mbyllur). Tema ishte brenda skicë e përgjithshmeështë e qartë kur është marrë vendimi. Nëse konferenca është e vogël, mbetet vetëm të dalë me një emër. Nëse është i madh, atëherë duhet të përcaktoni se sa seksione do të ketë dhe emrat e tyre të përafërt. Mund të shkruani veçmas një listë me tema të nxehta mbi të cilat pritet ardhja kryesore e tezave (Aborti - pro dhe kundër; Eutanazia - e mirë apo e keqe? - në atë frymë). Këtu ju duhet të vendosni se cilat do të jenë materialet e shtypura, abstraktet para ose, në rastin e një konference të vogël, raportet pas.

Në varësi të aftësive të komitetit organizues (d.m.th. nëse ka një person që njeh formatin Word dhe PDF dhe është gati të vrasë tre ditë), formulohen kërkesat për abstrakte. Kërkesat mund të jenë të forta ose të buta. Nëse personi i duhur jo, janë formuluar kërkesa strikte. Ata listojnë fontin, madhësinë, titullin e mostrës, margjinat, gjatësinë, kërkesat për shënimet në fund të faqes dhe bibliografinë. Ju lutemi vini re se pavarësisht se si i formuloni kërkesat, të paktën një e treta e autorëve nuk do t'i përmbushin ato. Disa madje duket se mendojnë se është një shaka, por shumica, mendoj, thjesht nuk i kushtojnë vëmendje. Si rezultat, do të ketë mospërputhje si në fontet ashtu edhe në titujt, dhe publikimi nuk do të duket aspak i respektueshëm.

Është më mirë, natyrisht, të gjesh një specialist të paraqitjes. Shumica e botuesve me të cilët kam bashkëpunuar pranojnë të marrin paraqitjen në PDF apo edhe në Word. Në këtë rast nuk ka nevojë të formulohet kërkesa strikte Sipas formatit abstrakt, është më e lehtë t'i formatoni vetë. Në kërkesat atëherë ju duhet vetëm të tregoni vëllimin dhe listën informacionin e nevojshëm, të cilat autorët duhet të tregojnë për veten e tyre. Sigurisht, një shembull i një titulli dhe shënimi të formatuar siç duhet nuk do të dëmtojë, sepse dikush do të jetë ende në gjendje ta ndjekë atë.

Llogaritja e afatit

Afati llogaritet duke u bazuar në këto konsiderata: në intervalin ndërmjet afatit dhe vetë konferencës ju duhet: 1) të lexoni abstraktet; 2) zgjidhni të mirat ose refuzoni ato të papërshtatshme; 3) renditni sipas seksioneve (në të njëjtën kohë duke specifikuar listën e seksioneve); 4) rregulloni ato në një skedar Word në rendin e dëshiruar; 5) të formatojë në mënyrë uniforme; 6) transferimi në shtëpinë botuese; 7) shtëpia botuese duhet t'i shtypë ato. Faza e përzgjedhjes do të zgjasë afërsisht 2 javë, formatimi - dy ditë punë të plotë ose një javë, nëse kjo bëhet në kohë e lirë një mësues i zënë (si unë), dhe sa kohë do të marrë shtëpia botuese duhet të negociohet veçmas, zakonisht nga 2 javë në një muaj, por mund të bini dakord për këtë brenda një jave, veçanërisht nëse keni financim të mirë. Me pak fjalë, afati caktohet mesatarisht dy muaj para fillimit të konferencës.

Në çfarë forme duhet të pranohen abstraktet?

Aktualisht, ekzistojnë tre opsione për dorëzimin e abstrakteve në konferencë.

1. Abstraktet dërgohen në me letër postare, të shtypura në letër. Është e nevojshme të kërkohet që autori të përfshijë të paktën dy disketa me një version elektronik të abstraktit ose t'i kopjojë ato në një disketë të paktën tre herë. Nëse një letër letre ka mbërritur pa një disketë, kjo është arsye për refuzimin e abstraktit për arsye formale. Kjo metodë në vetvete është e vjetëruar, por është më mirë të mos e braktisni për momentin. Jo të gjitha pjesët e vendit tonë kanë akses në internet të pandërprerë dhe të lirë.

2. Abstraktet dërgohen me email me një skedar të bashkangjitur. Ky është opsioni më i zakonshëm tani. Në vetë emailin, shumë autorë shkruajnë profilin e tyre, megjithëse është e papërshtatshme ta kopjoni atë nga atje, është më mirë të kërkoni që ta japin në fund të të njëjtit skedar ku ndodhet abstrakti.

Sigurohuni që të konfiguroni një përgjigje automatike me tekstin: "Letra juaj është marrë".

3. Regjistrimi online në faqen e konferencës. Kjo kërkon të përshtatshme software. Megjithatë, është koha që konferencat e mëdha dhe veçanërisht kongreset të kalojnë në këtë metodë. Vetë programi regjistron personin, pranon dosjen e abstraktit prej tij, e poston për shikim publik dhe kur abstraktet janë miratuar ose kundërshtuar nga komiteti organizativ, ai i dërgon një njoftim pjesëmarrësit. Është e domosdoshme të konfiguroni programin në mënyrë që fushat me të dhënat personale të autorit të jenë të fshehura, të dukshme vetëm për komitetin organizativ.

Tani ju duhet të shkruani dhe dërgoni një letër informacioni.

Bazuar në të gjitha këto vendimet e marraështë duke u hartuar një letër informative. Punimi është zyrtar, duhet të miratohet nga dekani i fakultetit, megjithëse dërgohet në listën e postimeve pa nënshkrim. Letra e informacionit tregon emrin e universitetit, emrin e konferencës në tekst të madh, datën e saj në tekst të madh, pastaj programin (në këtë fazë është e përafërt: emrat e seksioneve ose temat e mundshme), mund të tregoni folës të famshëm, nëse ndonjë. Pastaj tregohet përbërja e komitetit organizativ. Ju mund të krijoni një komitet të veçantë programi, duke përfshirë të gjithë shkencëtarët me titull të mirënjohur në këtë fushë, dhe pëlqimi i tyre nuk është i nevojshëm - ata nuk do të duhet të punojnë. Por është më mirë, natyrisht, t'i informoni ata, përndryshe ndërveprime ndërpersonale të paqëllimshme janë të mundshme. Pastaj do të ketë emra dasmash në komitetin e programit dhe njerëz të vërtetë punëtorë në komitetin organizativ.

Nëse ka një tarifë regjistrimi, tregoni shumën (më shumë për financat më vonë).

Pastaj ju duhet të tregoni afatin për dorëzimin e abstrakteve dhe kërkesat për to. Sigurohuni që të jepni një model të pyetësorit që çdo pjesëmarrës duhet të plotësojë për veten e tij.

Në fund - kontaktet e komitetit organizativ, duke përfshirë adresa postare, numrin e telefonit fiks, e-mail dhe adresën e faqes së internetit të konferencës (më shumë rreth sajtit më vonë).

Letra informuese dërgohet përmes dy llojeve të kanaleve: letre dhe elektronike. Letra duket e vjetëruar në shikim të parë, por funksionon. Ka kuptim të dërgohen letra në letër universiteteve të mëdha dhe qendrave kërkimore që punojnë në temat e konferencës. Ata i vendosin atje në dërrasat e tyre dhe këto letra lexohen në të vërtetë.

Metoda elektronike, për fat të keq, është sa e mirë aq edhe e keqe. E mira për këtë është se ju mund të arrini shumë lehtë një numër të madh njerëzish me buletinin tuaj. E keqja është se njoftimet e ardhura të konferencave irritojnë shumë njerëz po aq sa spam-i i irriton ata, dhe ndonjëherë ato ngatërrohen me ato të padëshiruara. Ekziston një buletin i shkëlqyer profesional në filozofi, të cilin e përdor në mënyrë aktive - moderuar nga Ikhtik dhe T. Rushchina [email i mbrojtur]

Mund ta dërgoni vetë. Atëherë ju duhet të keni një bazë. Baza e të dhënave zakonisht mblidhet bazuar në rezultatet e konferencave të mëparshme.

Është gjithashtu një ide e mirë të postoni një letër informacioni në komunitetet tematike në LiveJournal dhe forume.

Financimi i konferencës

Shumica burim i mirë financim - grant. Për konferencat humanitare, grantet jepen nga Fondacioni Humanitar Rus, për konferencat e shkencave natyrore - nga Fondacioni Rus për Kërkime Themelore, dhe ka edhe fondacione të tjera. Aplikimi duhet të dorëzohet në Fondacionin Humanitar Rus tre muaj para vitit në të cilin do të zhvillohet konferenca, tek Fondacioni Rus për Kërkime Bazë - një çerek para konferencës, në përgjithësi, kushtet janë të ndryshme. Fondi transferon paratë në llogarinë e organizatës. Është më mirë të tregoni një shef, për shembull, një dekan, si menaxher projekti. Sa më i famshëm të jetë emri i udhëheqësit, aq më shumë gjasa marrin një grant.

Nëse granti jepet (por, për fat të keq, kjo do të dihet patjetër pak para konferencës), atëherë nuk duhet të ketë probleme financiare. Për çfarë shkojnë paratë?

1. Publikimi i një koleksioni abstraktesh. Me çmimet aktuale në Moskë, kjo është rreth 100,000 rubla. për një konferencë të madhe; nëse planifikohet një grumbullim raportesh, shuma mund të jetë më e lartë. Kjo varet kryesisht nga botuesi dhe cilësia e kopertinës.

2. Akomodimi i pjesëmarrësve jorezidentë në një hotel. Në Universitetin Shtetëror të Moskës është e lirë, 800 rubla. një ditë për person. Më shumë probleme me rezervime vendesh. Nëse është e mundur, duhet të sigurohet një konvikt studentor dhe një hotel.

3. Ndonjëherë, kur ka shumë para, mund të paguani për udhëtimin e dikujt.

4. Materialet harxhuese: letër dhe gota të disponueshme. Do të nevojitet letër për programin dhe për furnizimet e nevojshme në hapin 5. Stilolapsa, bllok shënimesh dhe dosje blihen gjithashtu për secilin pjesëmarrës, sigurisht me bollëk. Kjo kushton rreth 15,000 rubla.

5. Pritje (bufe, darkë, etj.) Kjo nuk mund të paguhet nga paratë e fondit, nuk ka një artikull të tillë. Kjo mund të paguhet nga universiteti në këmbim të materialeve harxhuese. Por në përgjithësi, pritja mund të bëhet në kurriz të pjesëmarrësve. Ky është një artikull opsional.

Çfarë duhet të bëni nëse fondi nuk ka dhënë para? Të gjitha pikat përveç pikës 1 hiqen. Pjesëmarrësit paguajnë për bujtinë dhe udhëtojnë vetë në ftesa (më shumë rreth tyre më vonë) ata duhet të paralajmërohen për këtë: shumë do të organizojnë një udhëtim pune dhe do të paguajnë për të në kurriz të palës tjetër.

Pika 1 do të duhet ende të përmbushet - në kurriz të universitetit ose në kurriz të klientëve. Kërkesat për kopertinë, letër, cilësinë e printimit, shpejtësinë e botimit etj. Ndonjëherë është e mundur të çoni çmimin deri në 50,000.

Përveç kësaj, ju mund të vendosni një tarifë regjistrimi dhe pagesë për mbledhjen e abstrakteve, nëse ajo është publikuar deri në këtë kohë. Kjo gjë është aq e rëndë sa është më mirë të mos ngatërrohesh deri në minutën e fundit. Ju duhet të kërkoni këshilla ligjore në lidhje me paratë e gatshme përpara se të hyni. Njerëzve duhet t'u jepen fatura për pagesën e tarifës së regjistrimit, faturat duhet të jenë në emër të një organizate që ka të drejtë të kryejë veprimtari tregtare. Nëse shisni një koleksion, organizata duhet të ketë të drejtën për të tregtuar. E gjithë kjo mund të kontrollohet në çdo kohë nga organet tatimore dhe në rast shkeljesh t'u japë autoriteteve universitare një dhimbje koke të rëndë. Është më mirë të ruani raportimin financiar jo përmes universitetit, por përmes ndonjë organizate në universitet - një shoqatë të diplomuar, për shembull. Organizata të tilla, si rregull, kanë lejet e duhura.

Nëse arrini të ndiqni këtë rrugë, atëherë mund të rikuperoni afërsisht gjysmën e kostove. Gjysma tjetër paguhet në kapital simbolik; nëse konferenca është e suksesshme, ajo madje shpërblehet me bollëk.

Kur zgjidhet çështja financiare, komiteti organizativ, në përgjithësi, pushon deri në afatin e fundit dhe shkruan tezat e veta. Për më tepër, është e nevojshme që vazhdimisht të kryhet punë PR midis shkencëtarëve të titulluar, duke i ftuar ata të bëjnë një raport në seancën plenare. Shumë prej tyre e kanë caktuar kohën e tyre gjashtë muaj përpara, do të jetë tepër vonë për t'i ftuar në momentin e fundit, edhe nëse duan.

Ne po krijojmë një faqe interneti të konferencës.

Hapi i parë në zgjedhjen e një siti është gjetja e një siti. Do të ishte mirë që të sigurohej nga faqja e internetit e universitetit tuaj (fakulteti, departamenti, etj.). Bini dakord me administratorin e sistemit për të drejtat. Ju duhet të keni të drejta për të modifikuar faqet në drejtorinë tuaj, për të krijuar faqe të reja dhe për të ngarkuar skedarë në të formatet html ose php, pdf, gif (e dobishme), akses në drejtori nëpërmjet FTP; nëse bëni regjistrimin online, kjo është përgjithësisht temë e diskutimeve të gjata me administratorin e sistemit. Humanitarët duhet të kenë parasysh se duhet të përgatiten për biseda me administratorët e sistemit duke studiuar një gjuhë të huaj dhe mentalitet të huaj, sepse këta njerëz nuk flasin gjuhë të shkencave humane. Në raste të rënda, merrni një urdhër me shkrim nga dekani për të organizuar një faqe interneti të konferencës bazuar në faqen e internetit të universitetit. Gjëja më e mirë është nëse një nga anëtarët e komitetit organizativ ka një djalë që është një shkencëtar kompjuteri i gatshëm për të ndihmuar. Personalisht, këto funksione ia delegoj bashkëshortit tim :), por kjo nuk është alternativa më e mirë, burrat janë njerëz më të zënë se fëmijët.

Nëse një universitet/fakultet/departament nuk ka një faqe interneti ose nuk keni mundur të arrini një marrëveshje me administratorin e sistemit, mund të përdorni një nga platformat e shumta falas, si p.sh. narod.ru. Kjo nuk është prestigjioze, por ofron funksionet e nevojshme.

Fillojmë duke krijuar faqen kryesore.
Le të quhet konferenca jonë “Metafizika e së mirës dhe së keqes”. Sajti ndodhet në narod.ru në adresën: za-dobro.narod.ru. Faqja kryesore quhet index.html (ndoshta një shtesë tjetër nëse faqja nuk është e njohur). Një lidhje me të është dhënë në letrën informative. Ai përmban informacion bazë për konferencën - me font të madh, ndoshta me fotografi, të cilat mund të jenë pamje të qytetit tuaj, thënie latine ose çdo gjë tjetër e përshtatshme.

Pastaj duhet të ketë lidhje me faqet e tjera, ato mund të vendosen në të njëjtin direktori: një faqe me tekstin e plotë të buletinit, ku mund të shkruani më shumë se çfarë hyri në buletin (shtoni tema, për shembull); përkthejeni letrën e informacionit në anglisht dhe bëni një faqe, teksti i lidhjes është gjithashtu në anglisht, një faqe me pyetësorin e pjesëmarrësit, me një mostër të abstrakteve të formatuara në mënyrë ideale në PDF. Poshtë në faqja kryesore Jepni informacionin e kontaktit për komitetin organizativ. Pastaj - një listë e abstrakteve të pranuara (mbiemri dhe titulli i autorit). Ne po shkruajmë gjithashtu këtë listë në faqe të veçantë. Lista e emrave të miratuar do të rritet me marrjen e abstrakteve, kështu që adresa e kësaj faqeje duhet të shënohet. Çdo emër përmban një lidhje me abstraktin.

Nga drejtoria kryesore ne do të organizojmë dosje speciale nën abstrakt. Ne i vendosëm atje në formatin PDF, gjithçka është e mundur, por më mirë - vetëm ato të pranuara. Ne duhet me çdo kusht të shmangim një situatë ku disa teza janë miratuar, për këtë i është dërguar një letër autorit dhe më pas është vendosur që ato të refuzohen. Është më mirë ta zhvendosni në një seksion tjetër.

Kërcim në kohë - arrin afati
Të gjithë mendimtarët rusë gjithmonë dërgojnë abstrakte saktësisht në ditën e fundit. Si përjashtime të rralla, mund të ketë nga ata që dërgojnë brenda një dite. Do të ketë edhe të vonuar. Nëse vonesa nuk është më shumë se tre ditë, ajo mund të pranohet. Nëse, siç pritej, si një përjashtim veçanërisht i këndshëm, një numër i caktuar abstraktesh mbërrijnë brenda një jave, mund të filloni t'i lexoni dhe t'i zgjidhni menjëherë, por duhet të keni parasysh se pjesa më e madhe për krahasim do të arrijë më vonë. Këtu mund të lindë situata e pakëndshme e përmendur më lart: tezat e dikujt në fillim dukeshin në rregull, por në sfondin e shumicës ata duken si një humbës. Këtu duhet t'i përmbahemi rregullit: ajo që pranohet pranohet.

Pas përfundimit të afatit, rreth tre ditë më vonë, komiteti organizativ mblidhet, numëron abstraktet, diskuton kriteret e përzgjedhjes dhe ulet për të lexuar. Kriteret, siç e përmenda më lart, varen nga madhësia e konferencës. Për të voglin zgjidhen më të mirat. Për të madhin hidhen të papërshtatshmet. Sidoqoftë, nëse ka ende një tepricë për një të madhe, atëherë mund ta hiqni atë, por për mendimin tim kjo është e panevojshme. Nëse merret një vendim për të zgjedhur më të mirën, atëherë ofendimi nuk mund të shmanget, dhe kjo është larg nga produkti më i mirë intelektual që një konferencë e mirë është krijuar për të ofruar. Për të minimizuar emocionet negative, abstraktet duhet të vlerësohen kolektivisht. Do të ishte mirë nëse mund të tërhiqni një nga anëtarët e komitetit të programit, por ky nuk duhet të jetë një mizantrop militant. Përveç kësaj, është më mirë që në punën e vlerësimit të tezave të mos përfshihen persona me psikikë të çekuilibruar, prirje sadiste dhe orientim të theksuar drejt ndonjë shkolle shkencore margjinale. Në parim, ju mund t'ia besoni zgjedhjen edhe një grupi studentësh të diplomuar të vitit të dytë ose të tretë: mendja pajtuese bën gabime shumë më rrallë sesa një individuale.

Është e domosdoshme të sigurohet që tezat e njerëzve të famshëm - mjekë, drejtues departamentesh, etj. - të mos refuzohen. Fatkeqësisht, ato duhet të pranohen në çdo cilësi.

Urdhri i konferencës
Të paktën një muaj, dhe mundësisht dy muaj përpara konferencës, duhet të lëshoni një urdhër për mbajtjen e konferencës. Për universitetet: nëse konferenca është e vogël, deri në 10 persona, lëshohet një urdhër për fakultetin. Nëse është e madhe, atëherë është një urdhër nga universiteti. Për organizatat e tjera - një urdhër për organizatën.
Problemi me porosinë është se ai duhet të kalojë përmes miratimeve të shumta.
Unë përshkruaj për rastin e universitetit tim: urdhri për universitetin duhet të nënshkruhet nga rektori, miratimet duhet të jepen nga: zv.rektori për punë shkencore; Prorektori për punë edukative(politika akademike); Prorektori për Administrim Biznesi; Kryekontabilist; nëse ka të huaj - për të punuar me të huaj; nëse ka banorë jashtë qytetit - menaxhimi i bujtinave; Departamenti i Mbrojtjes së Territorit; nëse ka pajisje - kryeinxhinieri. Shumë prorektorë janë njerëz të zënë dhe urdhrat presin nënshkrimin e tyre për disa ditë. Dhe ai mund të presë disa javë për nënshkrimin përfundimtar të rektorit. Në të njëjtën kohë, pa një porosi nuk do të mund të rezervoni një vend në një konvikt universiteti, nuk do të mund të arrini marrëveshje me inxhinierët për pajisjet, nuk do të mund të merrni as akses në me pak fjalë, urdhri duhet të jetë gati të paktën dy javë përpara konferencës dhe, për rrjedhojë, duhet të filloni nënshkrimin e tij para dy muajsh.

Vetë teksti i urdhrit duhet së pari të bihet dakord me njerëzit përgjegjës në administratë. Zakonisht, në zyrën e administratës është një person përgjegjës që ka një mostër të formularit të universitetit, të gjitha kërkesat për regjistrim (dhe janë të rrepta dhe duhet të plotësohen), formulimin e nevojshëm dhe listën e personave që duhet të koordinojnë. Këto kërkesa ndryshojnë, ndaj një urdhër i bërë sipas modelit të vitit të kaluar mund të refuzohet në momentin më të papërshtatshëm: kur pothuajse të gjithë miratuesit e kanë nënshkruar tashmë, mbetet vetëm rektori. Në këtë moment mund të bëhet e qartë, për shembull, se parathënia duhet të shtypet jo me 14 pikë, por me 12, dhe jo me një hapësirë ​​e gjysmë, por me një. Gjëra të tilla zakonisht ju zemërojnë shumë, por duhet t'i bëni dhe t'i trajtoni si mot të keq: mos u përpiqni të debatoni, por vishuni.

Çfarë organizojmë në kompjuter
Një nga anëtarët e komitetit organizativ (në këtë rast jam unë) organizon një dosje konferencash në kompjuterin e tij. Ekziston një nënfolder në të - abstrakte. Kjo dosje ka nëndosje të emërtuar sipas mbiemrit të autorit. Është padyshim më mirë të ruhet çdo abstrakt në dosje të veçantë. Ka entuziastë të rrallë të konferencave që redaktojnë abstrakte të lexueshme. Më pas letra e informacionit duhet të përfshijë shprehjen "Komiteti Organizativ rezervon të drejtën të refuzojë dhe modifikojë abstraktet". Në fakt, për mendimin tim, nuk ka nevojë për ta bërë këtë. Abstraktet e papërshtatshme duhet të refuzohen, pjesa tjetër duhet të vendoset siç është. Megjithatë, është e nevojshme të bëhen korrigjime në raste të caktuara, për shembull: nëse bëhet një gabim aksidental në një abstrakt të mirë; nëse abstraktet e mira e tejkalojnë vëllimin me një ose dy paragrafë të parëndësishëm, këta paragrafë fshihen; nëse emri mungon ose është dukshëm i papërshtatshëm (shumë provokues, për shembull). Për të gjitha këto çështje, nëse dëshironi, mund të kontaktoni autorët dhe t'i ftoni të bëjnë ndryshimet e nevojshme, por nëse keni pak kohë, mund t'i korrigjoni vetë. Nëse një person i famshëm nuk ka bashkangjitur një formular, dhe shumë e bëjnë këtë (ata janë të turpëruar nëse të gjithë duhet t'i njohin, shkruajnë edhe një herë emrin e tyre të plotë dhe patronimin), duhet t'i vendosni këto të dhëna për të, por është gjithmonë më mirë të kontrolloni librat e referencës për çdo rast. Ngatërrimi i emrit nuk do të shkaktojë probleme më vonë.

Pra, nëse abstraktet janë redaktuar, në dosjen e këtij autori është organizuar një nënfolder, unë u jap atyre emrin standard "0", por është më mirë të jepni emra kuptimplotë, për shembull, "origjinal". Aty vihet origjinali pa redaktim, por duhet ruajtur. Në dosjen e autorit ka abstrakte me korrigjime. Nuk ka nevojë të nënvizoni ose të shënoni modifikimin.

Pasi paneli i pranimit të abstrakteve të ketë dhënë verdiktin e tij, dosja "abstrakte" ndahet në dy nënfoldera: të pranuar dhe të refuzuar. Këto gjëra, natyrisht, duhet të kontrollohen me kujdes.

Baza e të dhënave
Baza e të dhënave mund të mbahet ose në Word ose Excel, por personalisht unë preferoj Access. Qasja mund të jetë pak e vështirë për t'u mësuar në fillim, por ka shumë veçori që shpërblehen në rastin e konferencave të mëdha. Në rastin e atyre të vegjël, nuk është e nevojshme të krijoni fare një listë të pjesëmarrësve me titujt e raporteve.

Tabela kryesore e bazës së të dhënave quhet, për shembull, "Pjesëmarrësit".
Ai përmban kolonat e mëposhtme: teksti: Mbiemri, Emri dhe Patronimi, Titulli i raportit; Seksioni; Institucioni; Qyteti; Adresë; e-mail; shënim; logjike: keni nevojë për një hotel; pranuar; paguaj për strehim; konfirmim; dhe disa kolona të tjera logjike shërbimi për dallimin midis vendasve dhe jorezidentëve (ata kanë nevojë për ftesa të llojeve të ndryshme); midis vendas dhe të huaj (ftesat për të huajt kërkojnë një procedurë krejtësisht të ndryshme); Russian-CIS (ata kanë nevojë për lloje të ndryshme të zarfeve).

Baza e të dhënave plotësohet kur merren abstraktet. Ata thonë se programi i regjistrimit në internet mund të konfigurohet në mënyrë që të plotësojë vetë bazën e të dhënave, por unë nuk e kam provuar ende. Nuk do t'ju tregoj se si të shfaqni pyetje të ndryshme dhe në përgjithësi për aftësitë e Access, por ajo që është veçanërisht e mirë për t'u përdorur janë raportet për ftesat.

Teksti i ftesës përpilohet disa herë:
1) për jorezidentët, të cilëve do t'u jepet dhe paguhet një hotel;
2) për jorezidentët të cilëve do t'u jepet një hotel, por nuk do të paguajnë për të;
3) për jorezidentët të cilëve nuk do t'u jepet hotel;
4) për vendasit.

Përveç kësaj, nëse udhëtimi i dikujt paguhet, atëherë ky është një opsion tjetër për një ftesë.
Të gjitha kushtet monetare duhet të tregohet në ftesë, sepse dizajni i udhëtimit të biznesit varet nga kjo.

Një shembull i tekstit të një ftese për një person që do t'i jepet dhe do të paguhet për një hotel, por jo për të udhëtuar:
Emri i dashur!
Komiteti organizativ i konferencës ju informon se raporti juaj është përfshirë në programin e konferencës. Ju ftojmë të merrni pjesë në konferencë. Do t'ju ndahet një vend në hotel. Komiteti organizativ paguan për akomodimin tuaj nga data e deri më sot. Komiteti Organizativ nuk mbulon shpenzimet e udhëtimit. Konferenca do të mbahet në datën dhe adresën. Regjistrimi do të jetë me datë dhe kohëmatës. Ju lutemi konfirmoni pjesëmarrjen tuaj në konferencë. Nënshkrimirec. (Nënshkrimi duhet të jetë kryetari i komitetit organizativ ose dekani i fakultetit)

Mos harroni të vendosni rreshtin "ju lutemi konfirmoni pjesëmarrjen" në tekstin e ftesës.
Për shumë folës vendas kjo është e vetmja mënyrë përcaktoni nëse personi ka ndërmend të vijë personalisht apo nëse ka ndërmend të marrë pjesë vetëm me abstrakte. Edhe pse kjo metodë është gjithashtu e përafërt: edhe disa që dërguan konfirmim më vonë nuk arrijnë.
Nëse një person dërgon konfirmimin në të njëjtën ditë që ka marrë letrën, kjo mund të shërbejë si konfirmim indirekt se ai do të arrijë.

Bazuar në rezultatet e konfirmimeve, kolona logjike "konfirmimi" plotësohet në bazën e të dhënave. Është e dobishme të shfaqen rezultatet e tij në mënyrë periodike duke përdorur një pyetje të përshtatshme. Natyrisht, vetëm ata që e konfirmojnë ka kuptim të përfshihen në listat për shlyerje dhe në program. Çdo gjë përveç emrit të marrësit shtypet në raportin e aksesit në vend të emrit, ne krijojmë një fushë nga kolonat Emri dhe Mbiemri. Ju mund të bëni pyetje duke përdorur fushat "pranuar", "pagesa për akomodim", etj., Ju mund ta specifikoni këtë si një filtër në vetë formularin. Nënshkrimi vendoset në fund të ftesës. Teknikisht, mund të vendosni edhe një vulë atje, por kjo nuk rekomandohet në kuptimin ligjor - është më mirë të vendosni një vulë të gjallë në letër.

Të gjitha ftesat e krijuara, së pari, shtypen në letër, së dyti, ruhen në formatin PDF (është më mirë ta bëni këtë përmes "printimit në printer PDF"), printimit faqe pas faqe, secila faqe ruhet me emrin e faqes përkatëse person, atëherë skedarët dërgohen manualisht me email .mail. Marrësit do t'i printojnë dhe do t'i përdorin si bazë për rezervimin e një udhëtimi pune.

Nëse kanë absolutisht nevojë për një kopje të drejtpërdrejtë, atëherë duhet ta dërgojnë atë me letër, por për shumicën e njerëzve mjafton një letër elektronike. Ju mund t'u jepni atyre letra direkt në konferencë, ndonjëherë kjo mund të jetë e dobishme.

Printimi i zarfeve të letrës konfigurohet nga fushat Mbiemri dhe Adresa. Është më mirë të konfiguroni pyetjet e duhura.
Adresa e kthimit shtypet në vetë raportin. Në parim, është e vështirë të organizoni një printim të veçantë të indeksit në këtë mënyrë, ju mund ta shkruani atë në zarf me dorë ose ta lini fushën bosh - letra do të arrijë më afër konferencës, regjistrin e regjistrimit të pjesëmarrësve shënjat për pjesëmarrësit shtypen nga e njëjta bazë të dhënash, gjithashtu përmes raporteve të rregulluara siç duhet. Kjo do të thotë, kushdo që nuk e ka zotëruar ende Access, zotërojë atë :)

Akomodimi
Rreth një muaj para konferencës, por të paktën dy javë përpara, duhet të filloni të rezervoni hotele ose bujtina. Nëse një konvikt është rezervuar në të njëjtin universitet që pret konferencën, atëherë i shkruhet një letër drejtorit të konviktit. Një kopje e urdhrit duhet t'i bashkëngjitet letrës, edhe nëse, siç ndodh shpesh, ajo ende nuk është nënshkruar nga rektori. Nëse po rezervoni një konvikt në një universitet tjetër ose në një hotel të qytetit, atëherë nuk keni nevojë për një kopje të porosisë, por duhet të hartoni, për shembull, letra garancie për pagesë (nëse universiteti do të paguajë), ose, nëse pjesëmarrësit do të paguajnë, një formular aplikimi për prenotim, i cili duhet të jepet në hotel. Në letër ose aplikacion duhet të tregoni një listë të atyre që vijnë me emrat e plotë, mundësisht në sipas rendit alfabetik.

Listat e rojeve
Pika është e rëndësishme,
nëse organizata që mban konferencën ka siguri serioze në hyrje, pra është brenda Kohët e fundit relevante pothuajse kudo. Kur të dorëzohen listat varet shumë nga procedurat në organizatën e caktuar që ruan toga e caktuar. Ndonjëherë e kërkojnë një javë përpara, ndonjëherë, përkundrazi, një ditë më parë. Por për të mos pasur nevojë të rishtypni, sigurohuni që të printoni listat me emrat e plotë dhe sipas rendit alfabetik. Siguria ka nevojë për këtë më shumë se bujtina, sepse ata duhet të gjejnë shumë shpejt emrin e mbërritjes.

Konferenca po afron.
Është rreth tre ditë larg. Nëse konferenca është e madhe, ditët e komitetit organizues bashkohen në një ditë të madhe. Nëse është e vogël, atëherë kjo i ndodh vetëm një anëtari të komitetit organizativ (në këtë rast, mua). Telefoni po bie vazhdimisht, me anë të të cilit pjesëmarrësit pyesin për regjistrimin, udhëtimin dhe programin. Është mirë nëse konferenca mbahet nga një departament specifik i universitetit/fakultetit, për shembull, departamenti i logjikës ose departamenti i estetikës: atëherë një asistent laboratori nga departamenti mund t'u përgjigjet thirrjeve. Ai duhet të jepet shpjegime të hollësishme për udhëtimet, rregullat dhe gjithçka në përgjithësi. Ju gjithashtu duhet të mbani mend ta përfshini atë më vonë në listën e stimujve monetarë, e cila zakonisht pason rezultatet e konferencës.

Renditja e audiencave
Nëse kjo po ndodh në një universitet, atëherë ju duhet të rezervoni klasat paraprakisht për një seancë plenare (nëse është një sallë asamblesh, veçanërisht nëse është një sallë asambleje e një ndërtese të madhe ku ndodhen disa fakultete, ndonjëherë duhet të rezervohet në të paktën një muaj përpara!) dhe për mbledhjet e seksionit. Nëse këto klasa janë bosh sipas orarit, atëherë mirë. Një aplikim për to duhet të lihet në dhomën e kontrollit. Është mirë nëse ato janë të pajisura me pajisje multimediale. Kjo nuk është ende e zakonshme në konferencat e shkencave humane, por nëse shkencëtarët e natyrës marrin pjesë, ata pothuajse me siguri do të sjellin një prezantim. Në parim, një laptop është i mjaftueshëm në një klasë të vogël, por, natyrisht, është shumë më mirë projektor multimedial. Nëse në këtë kohë ka mësime të planifikuara në klasa, ato mund të ricaktohen ose të anulohen, ky vendim do të merret nga njësia mësimore. Në çdo rast, nxënësit dhe mësuesit duhet të paralajmërohen. Një njoftim është i mjaftueshëm për studentët. Dhe ju duhet të telefononi mësuesit. Me shumë mundësi, departamenti i trajnimit nuk do të merret me këtë. Nëse ndonjë seksion në tërësinë e tij shfaqet në një ligjëratë nga ndonjë profesor, përballjet krejtësisht të panevojshme janë të mundshme.

Është gjithashtu e nevojshme të organizohen disa studentë për të ndihmuar në konferencë - patjetër dy ose tre në fillim të ditës së parë, gjatë regjistrimit, dhe patjetër disa që dinë një gjuhë të huaj - nëse ka të huaj.

Programi i konferencës
Kjo është një nga pikat kryesore të ditës së tretë apo të dytë para konferencës. Meqenëse është pak a shumë e qartë se kush do të flasë, formohet një program, domethënë një sekuencë folësish sipas seksioneve dhe ditëve. Ndonjëherë është vetëm në këtë moment që bëhet e qartë saktësisht se sa seksione dhe nënseksione do të ketë. Është e nevojshme që përfundimisht të përcaktohen kryetarët e seksioneve. Listat ndahen në përfundimisht që mbërrijnë dhe jo përfundimisht.

Të parët që futen në listë janë të titulluarit, më pas të titulluarit që vijnë patjetër (mund të alternoni), pastaj të tjerët. Lista është dakorduar me kryetarin. Epo, nëse kryetari bën raportin e tij në mbyllje, atëherë ai mund ta fillojë atë një pasqyrë e shkurtër puna e seksionit tuaj.

Është i përshtatshëm për të shtypur programin jo në një shtypshkronjë, por në kompjuterin e vet komiteti organizativ. Për ta bërë këtë, ju duhet ta formatoni atë si një broshurë direkt në Word. Kjo teknikë nuk është aspak e ndërlikuar, nuk do ta paraqes këtu.
Faqja e parë, kopertina, përmban emrin e universitetit në krye, pastaj logon e konferencës, nëse ka, pastaj emrin dhe datat, dhe qytetin dhe vitin në fund.
Në faqen e dytë, shtrirja e kopertinës, është përbërja e komitetit organizativ. Nëse konferenca mori një grant, duhet të mbani mend ta tregoni këtë. Më pas tregohen rregullat e përgjithshme të konferencës: data e mbërritjes, dita e parë - seancë plenare, nga cila orë dhe në cilën audiencë, koha e pushimit, plani për pjesën e dytë të ditës - vazhdimi i seancës plenare ose puna e seksioneve. Rreth çdo seksioni - emri dhe ku. Kjo, së bashku me komitetin organizativ, zakonisht përshtatet në kopertinën e pasme.

Co Faqja tjetër- plane të detajuara për çdo seksion. Për secilën, emri i tij përsëritet, pastaj seria e parë e punës (për shembull, mbrëmja e ditës së parë) - në çfarë ore dhe ku, kush kryeson, pastaj një listë raportesh, emrat e folësve në tërësi, e fundit emri - Emri - Patronimik (shumë njerëz do të duan të bëjnë pyetje duke përdorur emrin dhe patronimin e tyre, por ju nuk mund ta shihni distinktivin nga larg). Mund të tregohen titujt e folësve, por personalisht nuk më pëlqen.

Epo, atëherë seria tjetër e punës (e cila, siç e pamë në fillim, me shumë mundësi nuk do të zhvillohet) dhe seksionet e ardhshme. Këshillë e veçantë: folësit për seksionet me emra të plotë hiqen nga baza e të dhënave, vetëm rendi i rregullimit të tyre përcaktohet me dorë, zakonisht është e kotë ta futni atë në bazën e të dhënave; Në fund të programit, është e dobishme të tregoni një plan të ndërtesave të universitetit me një rrugë për në hotel dhe me mensa, nëse territori është i madh. Kjo mund të jetë aktive Faqja e fundit mbulesa. Do të ishte një ide e mirë të postoni të njëjtin diagram në faqen e internetit.
Dhe, sigurisht, duhet të mbani mend të postoni programin në faqen e internetit sapo të jetë gati. Programi shtypet afërsisht në shkallën e numrit total të deklaruar të pjesëmarrësve + 20. Nëse për ndonjë arsye komiteti organizativ është i bindur se pjesëmarrja e pjesëmarrësve do të jetë e plotë, atëherë +50. Kopje shtesë u shpërndahen studentëve vullnetarë, varen në dyert e seksioneve, nevojiten për raporte në fond dhe për punë shkencore të universitetit, mbeten në arkiv, dhurohen etj.

Printimi i simboleve
Bërë nga baza e të dhënave duke përdorur një raport të konfiguruar posaçërisht. Distinktivët duken mirë në letër me ngjyrë, një ngjyrë për pjesëmarrësit, një tjetër për anëtarët e komitetit organizativ. Është më mirë të mos vendosni copa letre në plastikë, kjo është një sasi e madhe e punës së panevojshme, sepse do të ketë disa dhjetëra shënja të pamontuara, nga të cilat më pas këto copa letre do të duhet të merren përsëri. Vetë pjesëmarrësi mund të fusë një copë letër në distinktivin e tij, ose kjo mund të bëhet gjatë regjistrimit.

Organizimi i pushimeve për kafe
Mënyra më e lehtë për ta bërë këtë është të mbështeteni në gota plastike dhe para të blera më parë nga komiteti organizativ (çështja e parave zgjidhet në nivelin e zyrës së dekanit). Për një pushim kafeje, keni nevojë për një audiencë të veçantë, kjo mund të jetë, për shembull, një dhomë në një departament. Aty duhet të vendosni një ftohës ose disa kazan. Blejmë dy kanaçe kafeje, një kuti të madhe me qese çaji, një kuti sheqer dhe disa thasë me biskota. Pjesëmarrësit mund të derdhin, mbushin dhe marrin vetë.

Formimi i dosjeve (paketave)
Kjo zakonisht bëhet në mbrëmje para konferencës. Por nëse regjistrimi shpallet një ditë para konferencës, atëherë një numër dosjesh duhet të jenë gati. Artikujt e mëposhtëm janë përfshirë në dosje: një kopje e programit, një bllok shënimesh, një stilolaps, një kopje e tezave, nëse nuk vendoset t'i shisni dhe, ndoshta, ndonjë material promovues për universitetin. Ju gjithashtu mund të përfshini diçka tjetër që ju pëlqen, për shembull, një kalendar me pamje nga qyteti ose diçka me simbolet e konferencës.

Regjistrimi
Regjistrimi zakonisht fillon një ditë para konferencës. Në këtë regjistrimi i hershëm Zakonisht vijnë 1/10 - 1/4 e pjesëmarrësve, këta janë nga jashtë qytetit që kanë ardhur një ditë më parë. Ky regjistrim mund të organizohet, për shembull, në dhomën e komitetit organizues mjafton një person. Duhet të ketë një regjistër regjistrimi - një listë e të gjithë pjesëmarrësve sipas rendit alfabetik, ajo rrjedh nga baza e të dhënave. Ju mund të shfaqni në këtë ditar kolonat "qyteti" dhe "paguaj për bujtinë" (Qasja do të printojë kolonën e fundit në formën e katrorëve me shenja kontrolli për ata që duhet të paguajnë).
Procesi i regjistrimit në vetvete është i shkurtër: personi që regjistron firmos në një regjistër, merr një dosje konferencash, një distinktiv dhe udhëzime se si të shkojë në hotel. Nëse paguhet, mund t'i duhet të telefonojë hotelin me një paralajmërim, recepsioni atje nuk është gjithmonë në dijeni. Nëse zhvendoseni në një konvikt universiteti, ata zakonisht e dinë, por nuk mund të jeni të sigurt. Mund të jetë e nevojshme të vraponi për të negociuar, të printoni letra në vend drejtuar drejtorit të nënshkruara nga dekani, etj. Kjo do të duhet patjetër të bëhet nëse mbërrijnë pjesëmarrës të paplanifikuar dhe njëri nga të planifikuarit informon për mos mbërritjen e tyre.

Regjistrimi më intensiv është një orë para konferencës. Nëse seanca plenare është planifikuar për në 10, regjistrimi duhet të fillojë në orën 9. Ju duhet të vendosni disa tavolina dhe të mobilizoni studentët që të mbajnë kuti me dosje.

Nëse vendosni të merrni tarifën e regjistrimit, duhet të ulet një person i veçantë me fatura të përgatitura.

Përveç kësaj, do të ketë shumë pyetje në lidhje me përgatitjen e fletëve të udhëtimit. Kjo zakonisht bëhet nga sekretari i dekanit ose shefi i zyrës, ju duhet të shpjegoni se si të arrini atje. Nëse ajo i beson vulën (dhe do të ishte më mirë nëse ajo nuk do ta bënte këtë), atëherë caktoni një person tjetër nga komiteti organizativ për të organizuar udhëtime pune. Është më mirë të mos i besoni vulës për studentët, thjesht nga risigurimi. Nëse humbasin, asgjë nuk do t'u ndodhë, por nuk është e vështirë të merret me mend se kush do ta marrë atë.

Nëse ofrohet një program kulturor, duhet të postohen njoftime për të.

Nëse vendosni të organizoni një banket në kurriz të pjesëmarrësve, duhet të grumbulloni para këtu dhe ose të ofroni bileta ose t'i shtoni ato në listë. Kjo, me sa di unë, nuk kërkon asnjë leje për tregti dhe aktivitet tregtar, ndaj organizohet thjesht, por meqë arkëtohen paratë, edhe këtë duhet ta bëjë një person i veçantë.

Teknika
Aftësitë e teknologjisë multimediale në një seancë plenare varen nga organizata juaj dhe duhet të merren siç janë. Nëse ka një sallë të madhe me projektor, mirë, nëse jo, folësit duhet të paralajmërohen të përgatisin vetëm fjalim gojor. Ajo që ju nevojitet është një mikrofon dhe mos harroni të vendosni tavolina dhe karrige në podium një ditë më parë.

Seanca plenare zakonisht drejtohet ose nga dekani ose nga kryetari i komitetit organizativ. Është e nevojshme të sqarohet me të nëse ai i di emrat e plotë dhe titujt shkencorë të të gjithë folësve; nëse jo, atëherë përgatitni një listë paraprakisht.

Në seancat fillestare, ndonjëherë nevojiten pajisje multimediale (nëse konferenca është shkenca natyrore, atëherë është pothuajse gjithmonë e nevojshme, por unë shkruaj kryesisht për shkencat humane). Është shumë mirë nëse ka vetëm disa raporte të tilla. Pastaj dikush nga komiteti organizativ duhet të jetë në detyrë për çdo raport të tillë. Ai duhet të kuptojë shpejt se si të ndezë projektorin, si të lidh laptopin dhe më pas si të fikë gjithçka. Nëse ka shumë raporte multimediale, duhet të organizoni një person në detyrë për seksion. Në mënyrë ideale, nëse mund të gjeni studentë të përgjegjshëm. Nëse jo, atëherë duhet të vraponi vetë midis seksioneve: është rraskapitëse, por është më mirë se shumë raporte të humbura.

Nuk ka prezantime me postera në konferenca humanitare dhe nuk di si t'i organizoj ato. Unë mendoj se duhet të porosis stendat nga menaxheri i furnizimit :)

Propagandë vizuale

Duke filluar nga hyrja e ndërtesës, duhet të varni letra me shigjeta në drejtim të dhomës së komitetit organizativ. Nga kjo dhomë, vendosni shigjeta në drejtim të mbledhjes plenare. Ju nuk mund të vendosni një shigjetë në çdo seksion, kështu që le të pyesin komitetin organizativ, por nëse rezulton se takimet mbahen në ndërtesa të ndryshme, pjesëmarrësve duhet t'u jepet një diagram i vendndodhjes së ndërtesave. Në klasat ku zhvillohen seksionet, është varur një letër me emrin e seksionit. Disa njerëz vendosin gjithashtu një program për të parë raportet e kujt janë atje.

Regjistrimi dhe nxjerrja e fotografive
Kjo është opsionale, por shumë e dobishme nëse ka një entuziast. Konferencat janë kalimtare dhe ndonjëherë ato meritojnë të mbahen mend. Nëse nuk ka kamera apo jo individual kush do të merret vetëm me të është i përshtatshëm Kamera dixhitale. Mund të jetë shumë e dobishme të shkrepni video të vogla, rreth tre minuta, të secilit altoparlant. Por këtu ju duhet aftësi për të kapur fillimin dhe fundin, nëse jo të një njësie logjike të fjalës, atëherë të paktën të një fjalie. Më pas, materiale të tilla janë shumë të mira për t'u përfshirë në raporte shkencore, prezantime të fakultetit ose thjesht të regjistrohen në disk dhe t'u jepen pjesëmarrësve.

Shtypni kontaktet
Nëse ka dikush përgjegjës për PR, ai mund të ftojë korrespondentë të njohur në seancën plenare, jo nga shtypi politik, natyrisht, por nga një gazetë shkencore ose universitare, për shembull. Por zakonisht kontaktet me shtypin shkencor zhvillohen pas konferencës. Shumë revista lëndore komisionojnë rishikime të konferencave të mëdha. Shqyrtimet zakonisht dalin të mërzitshme, veçanërisht duke pasur parasysh se ato porositen në sasi shumë të vogla. Në fakt, rezulton vetëm të renditen emrat e seksioneve dhe, si tema që u diskutuan në seksion, emrat e raporteve kryesore. Por nëse arrini të mos pajtoheni, atëherë është mirë të flisni për diskutimet e kaluara (në kuptimin e pyetjeve të bëra). Një regjistrues zëri ndihmon këtu.

Pjesa joformale e konferencës nuk përfshihet kurrë në rishikim, por nëse dukej veçanërisht e denjë për t'u përmendur, mund të thuash thjesht me një fjali se ishte aty.

Seanca plenare ka filluar
Rrjedha aktuale e konferencës nuk varet veçanërisht nga komiteti organizues. Problemet me tejkalimin e kohës së raportimit dhe diskutimit bien mbi supet e kryesuesve. Gjëja kryesore që duhet të bëni është të hiqni mbivendosjet e shumta. Pavarësisht se sa mundohemi të hartojmë listat për bujtinë, për sigurinë dhe për programin, dikush përsëri nuk akomodohet në mënyrë të pashmangshme, dikush nuk lejohet të hyjë dhe raporti i dikujt ka munguar.

Shpesh ata harrojnë të paralajmërojnë mësuesit për shtyrjen e orëve dhe duhet t'i transferojnë menjëherë në klasën e parë që hasin.
Ndonjëherë mungon një nga folësit e rëndësishëm dhe ju duhet të organizoni shpejt një tjetër.
Ndonjëherë pajisja nuk funksionon.
Dhe gjatë kongresit, për shembull, patëm një moment kur rryma u fik në Moskë (edhe e jona, sigurisht, por kjo nuk ndërhynte në përparimin e seksioneve, ishte ditë); aksidentet në këtë drejtim u transmetuan në radio në të gjithë vendin; Është e lehtë të merret me mend se të gjithë telefonat e komitetit organizativ dhe të fakultetit janë prerë duke telefonuar të afërmit. Shumë kërkuan të thirreshin në telefon person specifik, dhe duhej ta kërkonte sipas orarit të seksionit, nëpërmjet bashkatdhetarëve etj.
Pra, duhet të përgatiteni posaçërisht për gjëra të tilla.
Përfundim: në asnjë rast nuk duhet të planifikoni ndonjë aktivitet shtesë për të gjitha ditët e konferencës, por sidomos ditën e parë.
Për shembull, nëse një anëtar i komitetit organizativ është mësues, ai duhet të anulojë ose shtyjë të gjitha seancat e trajnimit nga kjo ditë, madje edhe ato me pagesë. Është e vështirë, por përsëri, është më mirë se disa seksione të grisura.

Prerja e të çmendurve
Kjo është një çështje mjaft e ngutshme në konferencat e filozofisë. Mad Men ndryshon me një ritëm rreth çdo dy vjet. Asnjëherë nuk është e mundur t'i presësh gjatë sigurisë, ata dinë të depërtojnë nëpër çdo pengesë. Në parim, nëse i çmenduri është relativisht i qetë, ai sjell edhe njëfarë interesi në diskutim, në mënyrë që brenda pesë minutash t'i jepet fjala, por në asnjë rast më shumë. Nëse i çmenduri është aktiv, duhet të ndaloni fjalimet e tij që në fillim. Zakonisht është jopraktike ta dëbosh fizikisht (dhe ai nuk i percepton ndikimet jo-fizike), kështu që duhet t'i drejtohesh artit të njerëzve që dinë të zgjidhin situata të tilla. Unë nuk jam nga ata njerëz dhe nuk mund të jap këshilla se si t'i trajtoj gjërat, mund të jap vetëm këtë këshillë: duhet të kesh në radar disa njerëz që janë të aftë të trajtojnë gjërat dhe dinë t'i thërrasin.

Ditët e dytë dhe të tretë, nëse ka një të tretë, të konferencës janë gjithmonë pakrahasueshme më të qeta.
Shumica e seksioneve nuk funksionojnë, por, siç e thashë tashmë, është mirë të kemi një që punon, ku të gjithë ata që kanë ardhur ditën e dytë do të vijnë për të dhënë raporte.

Nëse ofrohet një program kulturor, pjesëmarrësve duhet t'u thuhet se ku dhe si të shkojnë. Por shumica e njerëzve përdorin ditën e dytë dhe të tretën (veçanërisht nëse është e diel) për të krijuar programin e tyre vetë.

Pika e fundit në konferencë është të mbani mend të mbyllni klasat në të cilat mbaheshin seksionet, të pastroni dhomën e komitetit organizues dhe të mblidhni arkivin në një kuti të veçantë. Aty duhet të vendosni një duzinë kopje të programit, disa koleksione abstraktesh, një ditar regjistrimi, një CD me regjistrime audio dhe foto, një CD tjetër me një kopje të bazës së të dhënave. Kjo kuti ruhet në departamentin e shkencës si një kujtim. Ndonjëherë vjen në ndihmë. Ndodh që shefat të detyrojnë të shkruash raporte për punën shkencore 10 vjet përpara, dhe mund të jetë e vështirë të kujtosh konferencat e dhjetë viteve më parë edhe me emra, pa përmendur datat dhe sa seksione kishte.

Shkrimi i raporteve

Tashmë e thashë më lart se ndonjëherë, nëse një konferencë e madhe ka marrë jehonë, kjo ka ndodhur me ne, natyrisht, me kongresin dhe gjithashtu me konferencën për filozofinë e matematikës, disa revista shkencore urdhërojnë një rishikim menjëherë. Një rishikim është një ose dy faqe teksti dhe ka nga katër deri në dhjetë autorë, sepse çdo seksion zakonisht shqyrtohet nga kryetari i tij. Është e qartë se teksti aktual është bërë përmes ngjeshjes dhe transformimeve të ndryshme stilistike.
Ai duhet të përcaktojë çështjet kryesore që u diskutuan; nëse kjo nuk është e dukshme, ato formulohen duke cituar titujt e raporteve të kryetarit dhe pjesëmarrësve më të titulluar.

Lloji i dytë i raporteve janë raportet në fond dhe raportet universitare (vjetore, etj.) për punën e kryer. Specifikat e raportit për fondin varen nga fondi, por në çdo rast ju duhet të bëni të njëjtën punë si në rastin e parë - të flisni për temat e raporteve dhe problemet. Unë tani përfshij edhe një CD me të gjitha mediat, domethënë regjistrime audio, fotografi, klipe, etj. Asgjë nuk mund të zëvendësojë dukshmërinë.

A ka ndonjë përfitim nga konferencat?
Pasi të përfundojë konferenca, për një kohë të gjatë duket - jo. Jam i vetëdijshëm që biologët dhe mjekët në këtë vend fillojnë të kenë një nxitje refleksive për të vokalizuar një tip agresiv. Dallimi, mendoj, është, së pari, në konferencat për shkenca të ndryshme. Tashmë e kam përsëritur shumë herë më lart, dhe do ta përsëris përsëri, se të gjitha sa më sipër vlejnë për ato konferenca në të cilat kam marrë pjesë personalisht; këto janë konferenca mbi filozofinë ose fusha të ngjashme; Kam arsye të mendoj se e njëjta gjë vlen për të gjitha konferencat e shkencave humane.

Shkencat natyrore ndryshojnë nga shkencat humane, para së gjithash, në atë që ka prezantime poster, dhe së dyti, në atë që prezantimet përdoren në mënyrë aktive në raporte. Ato gjithashtu ndryshojnë pak në atë që përmbajnë një pjesë relativisht të madhe të materialit të ri. Pavarësisht gjithë zhurmës qesharake që shkencëtarët e natyrës kanë bërë në mbrojtje të së drejtës së shenjtë për të udhëtuar në konferenca, unë vazhdoj të mendoj se kjo pjesë e materialit të ri nuk është aq më e madhe se ajo që publikohet në artikuj, saqë do të rimbursonte kostot - koha e humbur në komunikim bosh. Ajo që vërtet i dallon konferencat shkencore nga konferencat e shkencave humane është kultura dhe karakteri i pjesëmarrësve.

Biologët karakterizohen nga ekstroversioni i theksuar dhe niveli i reduktuar reflektim dhe mendim. Unë i njoh këta njerëz nga dora e parë. Prandaj, kontaktet personale nuk janë aq të dobishme për ta - nuk ka asgjë veçanërisht të dobishme shkencërisht në to - por më tepër të këndshme. Kjo është pjesë e kulturës së kësaj shkence. Nuk është më kot që biologëve u pëlqen të shkojnë në shëtitje dhe të këndojnë këngë rreth zjarrit me një kitarë.
Konferenca është si një zjarr i madh shkencor me një kitarë dhe biologëve u pëlqen. Por ashtu si muzika serioze ndryshon nga këngët e zjarrit, ashtu edhe shkenca serioze ndryshon nga prezantimet e konferencave.
Ishte tronditëse, por në konferencat e përgjithshme, natyrisht, mund të jetë e dobishme, unë personalisht pashë gjëra të tilla dhe shpresoj t'i shoh përsëri.

*** Disa kujtime personale. Në përgjithësi, jeta ime, siç është tani, filloi në korrik 2005. Dhe diku në mars 2005, unë tashmë e kuptova këtë. Ka një hyrje diku në LiveJournal tim: "Në korrik të këtij viti, bota do të shohë një person krejtësisht tjetër në vendin tim." Ashtu është, kështu doli. Shumë njerëz përjetojnë pika të tilla kthese në jetën e tyre. Për shumicën e grave, kjo është lindja e një fëmije. Unë nuk kam fëmijë. Por për mua ishte Kongresi IV Filozofik Rus. Kongresi kërkoi përpjekje të paprecedentë nga unë. Asgjë e tillë nuk ka ndodhur kurrë në jetën time, as më parë, as që nga ajo kohë (edhe pse, sigurisht, momentet e vështira ndodhin gjithmonë në mënyrën e tyre; zakonisht këto janë sëmundje - të vetes dhe të nënës).
Tashmë kam shkruar më lart se kishim rreth katër mijë pjesëmarrës, 3800 abstrakte dhe 2200 morën pjesë personalisht. Nga rruga, kjo është më e madhe në shkallë se kongreset filozofike botërore. Le të vendosim gjithçka që kam shkruar për konferencat e mëdha në një shkallë ekstreme. Ngjarje të tilla si konventat përgatiten gjithmonë disa vjet përpara. Ato mbahen në qytete të ndryshme (ndërkombëtare - në vende të ndryshme) në bazë të universiteteve të mëdha. Rreth fillimit të vitit 2004, ne e dinim tashmë se asgjë nuk mund të planifikohej për gjysmën e parë të 2005. Vërtetë, ata nuk e dinin ende se deri në çfarë mase duhej të shkonte kjo. Në fund të semestrit të dytë, nuk mund të jepja as kursin tim të veçantë. Por Markin e çoi gjithçka deri në fund, por sa i kushtoi?
Ne fillimisht jemi ata që duhet të organizojmë konferenca në fakultet, pra zëvendësdekani për shkencën, në këtë rast ishte V.I., dhe punonjësi departamenti shkencor, në këtë rast isha unë. Sigurisht, duhet të kishim mbledhur paraprakisht një ekip zyrtar prej të paktën 6 personash, por nuk e bëmë këtë. Prandaj, së bashku me ne të dy, në fakt, vetëm katër persona të tjerë punuan në kongres: njëri ndihmoi Markin, tre më ndihmuan mua. Gjatë pikut të punës arritëm të organizonim edhe dy punonjës të departamentit të studimeve pasuniversitare. Letrat informative ngjarje të tilla publikohen gjithmonë paraprakisht, në revista zyrtare, në këtë rast ishin Pyetjet e Filozofisë, Vestnik RFO, etj. Për më tepër, të gjithë dinë për ngjarje të tilla sepse informacioni shpërndahet përmes kanaleve komunikim direkt . Unë nuk mendoj se kemi dërguar as një letër informative elektronike. Lista e seksioneve u përcaktua në nivelin e administrimit të Filozofisë Federale Ruse (kjo është Shoqëria Filozofike Ruse, bashkëorganizatori zyrtar i të gjitha kongreseve), rektorati i Universitetit Shtetëror të Moskës dhe drejtoria e Institutit të Filozofisë së Akademia Ruse e Shkencave. Aplikimet filluan të mbërrinin rreth një muaj përpara afatit, duke ndjekur një kurbë Gaussian të shkallëzuar siç duhet. Dhe rreth një javë para afatit, një sasi e madhe pune kishte filluar tashmë. Të gjitha aplikacionet e ardhura thjesht duhej të përpunoheshin, të futeshin në bazën e të dhënave dhe t'u dërgoheshin drejtuesve të seksioneve përkatëse (numri i seksioneve nuk ndryshoi; ishin afërsisht 50 gjithsej). Le të marrim parasysh se një numër prej tyre ishin në disketë. Në këtë mënyrë, 20 aplikime në ditë nuk janë ende stresuese, 50 tashmë janë shumë dhe 100 është puna e një personi nga mëngjesi në mbrëmje. Më lejoni t'ju kujtoj, kemi marrë rreth katër mijë. Prandaj, tre ditë para afatit ishin rreth 400, dy - 700, në ditë kishte një mijë, në ditën e afatit kishte më shumë se një mijë e gjysmë aplikime, të nesërmen edhe disa qindra, pastaj fluksi u ul ndjeshëm, por ne pranuam deri në atë të fundit. Mbaj mend që ditën e afatit, kur në fakt kishim kohë vetëm për të ruajtur letrat, rrinim nga ora nëntë e mëngjesit deri në dhjetë e njëmbëdhjetë e gjysmë të natës, dhe kur iknim, dukeshim aq të çmendur, të dehur dhe të lumtur. Janë një mijë prej tyre. Ka më shumë se një mijë prej tyre! Ka një filozofi në vend! Tani është e vështirë të kuptojmë se si mund të ishim kaq të lumtur atëherë, por mesa duket nuk kishte mbetur asgjë tjetër për të bërë për shkak të lodhjes. Shefat telefononin rregullisht, anuloheshin ose vinin personalisht - kë pranonin, kë refuzonin. Disa shefa, sidomos ata të rinj, u përpoqën të refuzonin më shumë se gjysmën e tezave, gjë që është krejtësisht në kundërshtim me frymën e kongresit, në të cilin duhet të ftohen të gjithë. Me këto, çështja u vendos nga organet e larta: në thelb, tezat e hedhura poshtë prej tyre u përhapën në seksione të tjera. Tërheqje. Pse na duhen konferenca që ftojnë të gjithë? Të homogjenizojë zhvillimin shkencor të vendit. Në fakt kjo është një pyetje e vështirë. Disa, le t'i quajmë ata, kritikë nga e djathta theksojnë se konferencat e mëdha të nivelit të ulët nuk nevojiten fare. Ky, thonë ata, është një riprodhim i lugës shkencore (nuk do të hyj në një analizë të termave - një lugë është një lugë). Dikush mendon se nëse do t'u jepej freri i lirë, ata do të organizonin vetëm konferenca të vogla të mbyllura me koleksione raportesh. E kam theksuar tashmë më lart se konferenca të tilla janë me të vërtetë zakonisht të një niveli të lartë, por kjo i bën ato edhe më të pakuptimta. Epo, përafërsisht, ne kemi pesë veta në vend që punojnë në fragmentin e dyzet e dytë të Heraklitit, mirë, ata do të mblidhen në një konferencë një herë në vit, do t'i tregojnë njëri-tjetrit çfarë të re kanë mësuar në një vit rreth të dyzet e dytë. fragment i Heraklitit. .. Ndoshta në shkencat natyrore, ku dinamika e rritjes së informacionit është më e lartë, kjo ka kuptim, por në shkencat humane do të bëhet e mërzitshme pas herës së parë, veçanërisht pasi ata tashmë i dinë të gjitha rezultatet e njëri-tjetrit nga botimet. Në përgjithësi, konferencat si një metodë e shkëmbimit të informacionit në shoqëria e informacionit humbasin kuptimin e tyre. Nëse një shkencëtar nuk boton, por raporton (ndoshta ka të tillë ekscentrikë), atëherë, sigurisht, konferenca i jep botës shkencore një shans për të mësuar idetë e tij, dhe në raste të tjera është shumë më mirë të lexosh një artikull inteligjent. Tani ka mjaft revista dhe, më e rëndësishmja, mënyra për të kërkuar nëpër revista. Përfundimi nga këtu është i thjeshtë: konferencat nuk janë një ngjarje shkencore, ato nuk e çojnë përpara shkencën në asnjë mënyrë dhe vështirë se kontribuojnë në përhapjen e ideve. Por rëndësia sociale e konferencave është e lartë. (Tani do të më sulmojnë përsëri hipokritët, por unë do të flas drejtpërdrejt). Ato nevojiten, përafërsisht, nga rajonet e mbetura dhe shkencëtarët e rinj. Me rajonet gjithçka është pak a shumë e qartë. Ata dinë edhe të lexojnë, por këtu hyn në lojë faktori i shikueshmërisë dhe komunikimit live, rolin pozitiv të të cilit e shoh vetëm në këtë rast. Të shohësh me sytë e tu një nivel më të lartë se ai me të cilin jeni mësuar është shumë e dobishme. Ndoshta, meqë ra fjala, kjo është arsyeja pse kaq shumë komentues në postimin tim, në përgjigje të historisë sime se si organizoj konferenca humanitare në Rusi, me zemërim treguan se si shkojnë në konferenca biologjike në Perëndim, pa e vënë re se sa herë u ndryshua tema! Në lidhje me Perëndimin, biologjia e brendshme është një rajon tipik i mbetur, kështu që nuk është për t'u habitur që biologët intuitivisht mendojnë se konferencat perëndimore janë të dobishme për ta. Shkencëtarët e rinj përfitojnë edhe nga konferencat, të cilat kryesisht konsistojnë, siç e kuptoj unë, në aftësinë për të bërë prezantime dhe për t'i vënë ato në kontekst. Përpara

Konferenca (nga latinishtja "confero" - mbledhja në një vend) është një takim, takim i përfaqësuesve të çdo shteti, organizate, grupi, si dhe individësh për të diskutuar çështje të caktuara.

Një konferencë mund të jetë një mundësi e shkëlqyer për të arritur audiencën tuaj të synuar informacion i rendesishem, analizoni temën e përzgjedhur nga të gjitha aspektet dhe motivoni dëgjuesit të ndërmarrin ndonjë veprim. Gjatë mbajtjes së një ngjarjeje të tillë, është e nevojshme të merren parasysh të gjitha nuancat (gatishmëria e pjesëmarrësve, metodat e paraqitjes së informacionit, masat organizative dhe përgatitore).

Bazuar në sasinë e informacionit dhe kohëzgjatjen totale të ngjarjes, ato mund të ndahen në dy kategori kryesore: të mëdha (kongrese dhe takime të përbëra nga disa seksione) dhe të vogla (një paraqitje lakonike e thelbit të temës në shqyrtim).

Në varësi të përbërjes së pjesëmarrësve dhe mënyrës së zhvillimit të konferencës, dallohen: të hapura (pa kufizime, me pjesëmarrjen e të gjithë të pranishmëve) dhe të mbyllura (përbërja e zgjedhur, tema zbulohet vetëm nga folësit).

Konferencat e mëposhtme dallohen për nga qëllimi dhe stili:

• shumë të specializuara dhe në shkallë të gjerë;
• ndërkombëtare dhe kombëtare;
• biznesi dhe arsimor;
• përvjetor dhe përkujtimor.

Si të organizoni një ngjarje?

Suksesi i çdo ngjarjeje (jo vetëm një konference) varet nga dy faktorë - shkalla e përgatitjes së saj dhe atmosfera e mbajtjes së saj. Kjo është arsyeja pse gjëja e parë me të cilën duhet të filloni është planifikimi. Ju duhet të përcaktoni formën e ngjarjes, temën, gamën e çështjeve të diskutuara, vendndodhjen, partnerët dhe pjesëmarrësit e mundshëm. Vlen gjithashtu të mendohet për anën financiare të çështjes, duke përfshirë domosdoshmërinë dhe përshtatshmërinë e vendosjes së një tarife organizative. Mos harroni të diskutoni kjo pyetje me departamentin e kontabilitetit të organizatës suaj në mënyrë që kostot e vlerësuara financiare të mund të shpërndahen në zëra të veçantë shpenzimesh.

Pastaj, duke marrë parasysh shkallën e ngjarjes, formoni një komitet organizues dhe është e dëshirueshme që kolegët tuaj jo vetëm të jenë interpretues, por edhe të parashtrojnë vetë iniciativa të ndryshme. Dëgjoni ide të reja, stuhi mendimesh dhe mbani mend se e vërteta lind në argument.

Në fazën organizative, është e nevojshme të hartohet një skenar i detajuar i ngjarjes me një ndarje të qartë kohore. Merrni parasysh të gjitha detajet, deri te tavolina e bufesë dhe pushimi i kafesë, për organizimin e të cilave mund të ftoni një kompani që ofron shërbime katering - shërbim restoranti jashtë vendit.

Një fazë tjetër e rëndësishme e përgatitjes është sigurimi i mbulimit të informacionit. Në epokën tonë të internetit, ngjarjet e mëdha zakonisht krijojnë faqet e tyre të internetit, por edhe nëse organizata juaj nuk ka fonde të mjaftueshme, kjo fazë nuk mund të injorohet plotësisht. Për shembull, partnerët tuaj mund të shpërndajnë informacion për ngjarjen plotësisht pa pagesë.

Ngjarja duhet të organizohet mirë dhe informacioni duhet të prezantohet jo vetëm verbalisht, por edhe me mjete të tjera. Për të siguruar rehati, mund t'ju duhet të merrni me qira një projektor dhe ekran. Kjo pajisje është e nevojshme sepse për të paraqitur në mënyrë efektive informacionin, folësit mund t'i shfaqin audiencës prezantime, grafika, diagrame dhe ilustrime. Materialet e tilla mund të transmetohen elektronikisht përmes një ekrani në mënyrë që secili pjesëmarrës të shohë qartë thelbin e çështjes.

Natyrisht, prezantuesit duhet të flasin para një auditori duke përdorur mikrofona. Informacioni që do t'u paraqitet vizitorëve të ngjarjes duhet së pari të ruhet në një kompjuter. Pjesëmarrësve të konferencës mund t'u jepen materiale të printuara, materiale shkrimi dhe suvenire (broshura, revista, fletëpalosje, bllok shënimesh, stilolapsa, distinktivë, çanta të markës). Si rregull, para fillimit të konferencës, vizitorëve u jepen byzylykë identikë në duart e tyre, në mënyrë që ata të mund të gjejnë grupin e tyre nëse humbasin. Gjatë pushimeve, pjesëmarrësit duhet të pajisen me ushqim (kafe, ushqime të lehta, drekë, pasta).

Si të organizoni një konferencë shkencore?

Konferencat shkencore (për nga statusi zënë një vend të ndërmjetëm midis kongreseve dhe seminareve) kanë karakteristikat e tyre. Një nga figurat kryesore është sekretari shkencor i konferencës, i cili korrespondon me pjesëmarrësit, harton programin dhe përgatit një përmbledhje me abstrakte për botim. Një detyrë e rëndësishme është të dërgoni ftesat në kohë dhe të zgjidhni aplikacionet. Në konferencat serioze shkencore, si dhe ato kushtuar datave të paharrueshme, ata fillojnë ta bëjnë këtë një vit më parë.

Printimi i broshurave me informacionin e mëposhtëm mund të jetë shumë i dobishëm për ju: emri, vendi, data, logoja, afatet për dorëzimin e materialeve, detajet e kontaktit të organizatorëve, koha dhe vendi i publikimit të materialeve.

Si të organizoni një konferencë ndërkombëtare?

Aktiv konferencë ndërkombëtare Ju duhet të identifikoni gjuhët e përdorura paraprakisht, të gjeni përkthyes, të përgatitni një program ekskursioni për pjesëmarrësit jashtë qytetit dhe të huaj, si dhe të rezervoni hotele për ta.

Ngjarje të tilla mbahen me qëllim për t'i mësuar audiencës aftësi të reja, për t'i njohur pjesëmarrësit me zhvillimet më të fundit teknologjike, për të zgjeruar horizontet e tyre dhe zhvillimin e përgjithshëm të njerëzve. Konferencat janë të nevojshme në mënyrë që të pranishmit të marrin njohuri të hollësishme për çështjet me interes dhe të përmirësojnë aftësitë e tyre. Materialet e paraqitura para auditorit duhet të jenë në përputhje me temën e konferencës dhe qëllimet e saj. Pritet që pas eventit pjesëmarrësit të marrin informacionin e nevojshëm teorik, të cilin më vonë do të mund ta zbatojnë në praktikë.

Redaktorët ju urojnë suksese dhe organizimi i konferencës u bëftë një moment historik i ri në rritjen e karrierës suaj.
Regjistrohu në kanalin tonë në Yandex.Zen