Mirëdashës dërgoni një kopje. Si t'i dërgoni me email një dokument dummies

30.04.2019 Hekuri

Komunikimi i biznesit është bota e tij me ligjet e veta. Shumë varet nga mënyra se si ne i zbatojmë këto ligje: përshtypja që lëmë te kolegët dhe partnerët, produktiviteti i punës dhe madje edhe avancimi në karrierë.

Një vend të veçantë në komunikimin e biznesit zë korrespondenca e biznesit, e cila është detyrë e përditshme e shumicës së punonjësve të zyrës dhe jo vetëm. Aftësia për të kryer siç duhet korrespondencën e biznesit mund të jetë një ndihmë e mirë për të bërë marrëveshje fitimprurëse dhe për të ndërtuar imazhin e biznesit tuaj.

Le të shohim disa nga veçoritë e një letre biznesi. Pra, korrespondenca e biznesit është:

përdorimi i frazave dhe klisheve me formulë
neutraliteti emocional,
saktësia semantike dhe konciziteti i paraqitjes,
argument i strukturuar mirë.

korrespondencë biznesi në gjuhe angleze- ky është i njëjti grup rregullash dhe klishesh, disa prej të cilave rekomandojmë t'i përdorni për të gjithë ata që punojnë me partnerë të huaj ose në kompanitë ndërkombëtare. Ne sjellim në vëmendjen tuaj disa fraza të dobishme që do të dekorojnë korrespondencën tuaj të biznesit. Këto fraza do të theksojnë profesionalizmin tuaj dhe do të ndihmojnë në formimin e imazhit të një personi të biznesit. Le të fillojmë!

1. Ju lutem gjeni bashkangjitur

Le të fillojmë me klasikët. Shpesh duhet t'i bashkëngjitni letrës dokumente të ndryshme ose skedarë të tjerë. Për të njoftuar marrësin për praninë e një bashkëngjitjeje është e shkëlqyer kjo do të bëjë fraza. Në fund të fundit, fjala "Bashkëngjitje" në përkthim do të thotë "investim". Fraza duhet të përdoret në fund të letrës.

Këtu janë disa shembuj përdorimi:

Ju lutem gjeni bashkangjitur portofolin tim.
Bashkangjitur gjeni kopjen e marrëveshjes/kontratës.

2. Unë kam përcjellë

Kjo frazë mund të përdoret nëse keni nevojë t'ia përcillni emailin marrësve të tjerë. Për të njoftuar adresuesin për këtë, shprehja "Kam përcjellë" është e përsosur. Për shembull:

Ju kam përcjellë CV-në e Anës.
Ju kam përcjellë emailin e Gjonit.

3. Kam cc'd

Një person i cili nuk është i iniciuar në të gjitha sekretet e veçorive të korrespondencës së biznesit mund të mos e kuptojë se çfarë do të thotë kjo shkurtim i çuditshëm. Por ne jemi profesionistë. "I've cc'ed" është një shkurtim që do të thotë "Unë kam kopjuar karbon". Fraza do të thotë "vendos dikë në një kopje për të marrë letra".

Pra, nëse duhet të njoftoni dikë që keni vendosur marrës të tjerë në një kopje, mos ngurroni të përdorni këtë frazë. Për shembull:

E kam lajmëruar Sarën në këtë email.
I kam lajmëruar Jack dhe Jimmy në këto email.

Përsa i përket shkurtesave që nuk mund të përdoren në korrespondencën e biznesit, zakonisht bëhet një përjashtim për këtë rast.

4. Për detaje të mëtejshme

Kjo frazë është një mënyrë e provuar për të përfunduar me mirësjellje letrën tuaj në anglisht. "Për detaje të mëtejshme" do të thotë "për më shumë informacion i detajuar", "ne detaje". Shembuj të përdorimit:

Për detaje të mëtejshme më kontaktoni në çdo kohë.
Për më shumë detaje, shkruani menaxherit tonë të shitjeve.

Një frazë tjetër për t'ju ndihmuar të përfundoni me mirësjellje është "Nëse keni ndonjë pyetje, ju lutem mos hezitoni të më kontaktoni." Në përkthim, kjo do të thotë "Nëse keni ndonjë pyetje, mos ngurroni të më shkruani".

5. Pres me padurim

Shprehja "shikoni përpara" do të thotë "të presësh përpara". Pra, nëse jeni duke pritur për një përgjigje ose ndonjë veprim tjetër nga adresuesi, atëherë do të ishte mjaft e përshtatshme të përdorni këtë frazë. Për shembull:

Pres me padurim përgjigjen tuaj.
Pres me padurim përgjigjen tuaj.

Fraza përdoret më së miri në fund të letrës.

Kur shkruani një letër, duhet të jeni të sjellshëm edhe kur nuk ju pëlqen vërtet. Aftësia për të hartuar letra kompetente në çdo situatë pasqyron profesionalizmin, sjelljet e mira dhe njohuritë tuaja Etika E Biznesit. Si përfundim, kujtojmë se në korrespondencën e biznesit duhet të tregoni saktësinë e formulimit dhe shkrim-leximin e patëmetë. Është gjithashtu e papranueshme përdorimi i shkurtesave (me përjashtime të rralla).

Shkruaj emailet Anglishtja është e saktë, të dashur miq! Paç fat!

Të gjitha të mëposhtmet rregullat elementare kanë të bëjnë kryesisht me korrespondencën e biznesit me partnerët, kolegët, klientët dhe performuesit tuaj. Përdorimi i tyre në korrespondencën personale është një çështje private për të gjithë. Megjithatë, ndjekja e këtyre rregullave në korrespondencën personale do të krijojë vetëm një përshtypje të mirë për ju.

Etika e emailit të biznesit

Nëse papritmas nuk dëshironi të lexoni më tej, kufizoni veten në të paktën rregullat themelore të mëposhtme:

Ju lutemi përdorni butonin "Përgjigju të gjithëve" kur të përgjigjeni. Kjo do të mbajë kopjet e marrësve të emailit fillestar në mënyrë që përgjigja juaj të mos i kalojë. Unë rekomandoj fuqimisht që të fshehni butonin "Përgjigju" në cilësimet e ndërfaqes. Nëse është e nevojshme, mund të fshini marrësit e padëshiruar "me dorë".
Mos e lini bosh fushën "Subject". Personat me të cilët korrespondoni mund të marrin qindra email në ditë dhe ata e përdorin këtë fushë për të vlerësuar shpejt rëndësinë dhe përmbajtjen e një emaili.
Shkronjat e citateve. Mos e filloni përgjigjen tuaj me një email të ri, klikoni "Përgjigju të gjithëve" në një email të marrë dhe mos e çaktivizoni funksionin e kuotimit kur përgjigjeni dhe dërgoni në cilësimet e klientit tuaj të emailit.
Kur citohet e plotë(nëse përgjigjja juaj është për të gjithë letrën) shkruani tekstin e përgjigjes në FILLIM të letrës, dhe jo në fund, në fund.

A DO TË VAZHDOJMË?

Marrja e letrave

Letrat e marra duhet të lexohen. Nëse keni marrë një letër, do të thotë që dikush e dërgoi atë për ndonjë arsye (natyrisht, spam nuk konsiderohet këtu). Nëse një person ka letra të shënuara si të palexuara dhe ato janë më të vjetra se një ditë, ai nuk di të punojë me postën. Megjithatë, është e falshme nëse:
- personi vdiq ose u sëmur papritur;
- puna me postë nuk është pjesë e detyrave të tij zyrtare (atëherë ai nuk ka nevojë për një e-mail shërbimi).
Nëse nuk jeni menaxher, kontrolloni postën tuaj të paktën 2 herë në ditë: në mëngjes dhe pasdite. Dështimi për t'iu përgjigjur një pyetjeje të prodhimit nga ju mund të pengojë punën e njerëzve të tjerë dhe të vonojë zgjidhjen e çështjeve.
Nëse jeni menaxher, dita juaj e punës duhet të fillojë duke hapur një klient email që nuk shkarkohet gjatë gjithë ditës dhe kontrollon automatikisht për postë. Vendosni dërgimin/marrjen automatike të postës të paktën çdo 10 minuta (mundësisht 1-3 minuta).
Ju keni marrë një letër. Nëse jeni shumë i zënë, vlerësoni menjëherë nga kush është, temën dhe kaloni nëpër të - kjo do t'ju ndihmojë të vendosni shpejt nëse letra kërkon një përgjigje urgjente ose mund të presë pak.
Nëse mundeni, përgjigjuni menjëherë. Kjo është më e thjeshta dhe metodë efektive për të lëvizur gjërat dhe për të mos mbledhur bllokime të postës.
Nëse e kuptoni që nuk do të jeni në gjendje të përgjigjeni brenda një dite, është më mirë të shkruani menjëherë "Unë do të përgjigjem brenda disa ditësh" ose të paktën "Unë do të përgjigjem pak më vonë".

Tek, Cc, Bcc fushat

Duhet mbajtur mend se ka fusha "Për" ("Për"), "CC" ("Kopje") dhe "BCC" (" Kopje e fshehur"). E juaja varet prej tyre. veprime të mëtejshme(dhe veprimet e shokëve të stilolapsit) pas marrjes së një letre:
- "Për" ("Për") - letra dhe informacioni ose pyetjet që përmbahen në të i drejtohen drejtpërdrejt marrësit. Nëse dërgoni një pyetje, jeni duke pritur për një përgjigje nga adresuesi i specifikuar në fushën "Për". Nëse jeni marrësi, atëherë duhet të përgjigjeni.
- "SS" ("Kopje") - marrësit që qëndrojnë në kopje marrin një letër "për informacion", për informacion, ose "ftohen për dëshmitarë". Marrësi në kopje nuk duhet rast i përgjithshëm përgjigjuni një letre; për më tepër, konsiderohet e sjellshme nëse, nëse është e nevojshme, filloni me shprehjen "Më falni që ndërhyra".
- "BCC" ("Kopje e verbër") - një fushë për "intrigat e pallatit". Duke specifikuar një marrës në këtë fushë, ju "fshehurazi" i dërgoni atij këtë letër: marrësi kryesor ose ata në kopje nuk do të dinë për faktin e dërgimit të letrës tek ky person. Përdoret gjithashtu për postime masive tek tuajat Libri i adresave të gjithë marrësit nuk e dinin.
Ju lutemi përdorni butonin "Përgjigju të gjithëve" kur të përgjigjeni. Kjo do të mbajë kopjet e marrësve të emailit fillestar dhe përgjigja juaj nuk do t'i humbasë ato.
MOS fshini nga kopjet e letrës që njerëzit kanë shtuar aty nga korrespondenti juaj. Nëse dëshironi të përgjigjeni diçka personale në mënyrë që korrespondentët e tjerë të mos marrin përgjigjen tuaj, atëherë fshini të gjithë nga kopjet, përveç atij që e ka shkruar letrën (po, ne kurrë nuk përdorim butonin "Përgjigju").
Nëse ka më shumë se dy marrës në letrën e marrë në fushën "Për", kjo do të thotë që të dy këta korrespondentë ose ndonjëri prej tyre duhet të përgjigjen. Konsideroni se të dy duhet të përgjigjen - nëse letra ju drejtohet juve dhe dikujt tjetër, përgjigjuni edhe asaj (edhe nëse është një përgjigje si "Kjo pyetje nuk është për mua, le të përgjigjet filani").
Nga ana tjetër, rekomandohet fuqimisht të MOS përfshini më shumë se një marrës në fushën "Për". Në një letër të dërguar dy, ju nuk do të merrni përgjigje nga asnjëra, pasi secili do të mendojë se tjetri do të përgjigjet. Jo të gjithë e kanë lexuar këtë artikull.
Përcjellja e korrespondencës private në një listë postare pa pëlqimin e pjesëmarrësve në korrespondencë është joetike!

Fusha e lëndës

Mos e lini bosh.
Tema e letrës duhet të jetë e shkurtër, por të pasqyrojë përmbajtjen kryesore, temën e letrës. Titujt si "Pyetje", "Përshëndetje!" ose titujt bosh ju tradhtojnë si fillestar të cilit i mungojnë aftësitë bazë të shkrimit të biznesit.
Kur i përgjigjeni një prej disa emaileve me tema të ndryshme përgjigjuni atyre të sakta. Përgjigju letrës me temë "Takim të martën, 18.04" për mbledhjen dhe shkresës "Materiale për shtypje" për materialet për shtypje. Kjo është për shkak të citimit të korrespondencës së mëparshme (shih seksionin Shkrimi i Letërve më poshtë).
Nëse keni nevojë të dërgoni periodikisht lloji i postës elektronike raportet javore, përpiquni ta mbani kokën konstante, ose të paktën një pjesë e tij duhet të jetë konstante në mënyrë që marrësi të vendosë rregulla (rregulla) automatike për renditjen e postës së tillë.

Rëndësia e të shkruarit

Nëse letra përmban informacione për ndryshime urgjente, tekstin e kontratës ose informacione të tjera të cilave duhet t'i kushtoni vëmendje para së gjithash - përdorni rëndësinë "e lartë", kjo do të nxjerrë në pah letrën në dosjen Inbox.
Mos përdorni kot rëndësinë "e lartë" - njerëzit "të zhurmshëm" janë të bezdisshëm, jini më modest.
Një letër personale për një korrespondent biznesi ose një letër nga foto qesharake ose lidhje, shënoni rëndësinë si "të ulët".

Shkrimi i letrave (përgjigjet)

Filloni me një përshëndetje, është e sjellshme. "Hej gria!" thotë se jeni shumë dembel për të shkruar emrin e një personi. Edhe vetëm "Andrey!" ose "Mirëdita!" mjaft i sjellshëm dhe i mjaftueshëm.
Flisni të njëjtën gjuhë me personin. Kjo vlen jo vetëm për gjuhën ruse/anglisht, por edhe për formën e tekstit. Nëse keni marrë një letër zyrtare, një përgjigje jozyrtare ndaj saj do të jetë mungesë respekti për të paditurin dhe një demonstrim i kulturës suaj të ulët. Një përgjigje formale ndaj një apeli jozyrtar është ose një thirrje për të respektuar rregulloret, ose thjesht kërkohet nga rregullat e korporatës.
Mundohuni t'i përgjigjeni gjithmonë shkronjës së fundit në zinxhirin e korrespondencës, dhe jo ndonjë të ndërmjetme.
Mos përdorni translit përveç kur dërgoni letra nga kushtet në të cilat është e vështirë të shtypni tekstin ndryshe (për shembull, nga një telefon celular ose nga një kompjuter pa një paraqitje të tastierës ruse).
Nese e jotja klienti i postës nuk e mbështet gjuhën ruse ose prish kodimet, më pas bashkëngjitni tekstin e përgjigjes me një bashkëngjitje.
Një letër biznesi duhet të jetë e saktë, koncize dhe specifike:
- Saktësia - Specifikoni të dhënat e sakta të cilave ju referoheni (data dhe subjekti i një letre tjetër, data e takimit, pika e rendit të ditës së takimit, emri i skedarit, lidhja me një dokument në ueb, etj.).
- Konciziteti - disa shprehin në tre faqe se çfarë mund të shkruhet në tre fjali. Ai që mendon qartë, ai shprehet qartë dhe korrespondenti juaj e sheh këtë.
- Konkretiteti - nga letra duhet të jetë e qartë se çfarë saktësisht kërkohet nga marrësi, çfarë veprimesh duan prej tij.
Korrespondenca e biznesit nuk është një vend për ushtrime epistolare dhe jo një vend për të shprehur emocione. Për këtë, ekzistojnë forume, dhoma bisede dhe mjete të tjera të komunikimit elektronik ndërpersonal. Një tekst konciz biznesi nuk është tharje, por kursim i kohës dhe saktësi e mendimit.
Nëse letra përmban disa pyetje, tema ose detyra, strukturojini ato dhe ndajini ato me paragrafë me ose pa numërim. Një "rrjedhë mendimi" e vazhdueshme është e vështirë për t'u lexuar, ndërsa është e lehtë të humbasësh pikën kryesore të letrës. Për më tepër, disa njerëz priren të dërgojnë menjëherë një letër të strukturuar keq në shportën e mbeturinave (edhe pse ky është ndoshta ekstremizëm).
Mbani në mend se përgjigjja për një kërkesë ose detyrë është "Le ta bëjmë!" i paplotë "Ne do ta bëjmë atë deri në një datë të tillë", "në kaq shumë ditë", "pas një ngjarjeje të tillë" - këto janë përgjigje më specifike dhe më të sakta.
Nëse letra është e formuluar në atë mënyrë që mund të përgjigjet thjesht me "ok", atëherë përgjigja ka të ngjarë të merret shumë më shpejt. Për shembull, nëse ka disa opsione se çfarë të bëni, sugjeroni disa opsione të paracaktuara.
Teksti nuk duhet të përmbajë gabime. Ochepyatki nuk janë të tmerrshme, por nëse shkruani dhe shkruani gabim fjalën në çdo shkronjë, ajo bëhet e dukshme shumë shpejt, dhe "trojka" juaj me një minus në rusisht bëhet e qartë (si dhe konkluzione të mëtejshme spekulative për niveli i përgjithshëm arsimi dhe kultura).
Mundohuni të mos përdorni formatimin html të emailit. Fatkeqësisht, ky format për të shkruar shkronja është i paracaktuar në Outlook, por kur e përdorni, veçanërisht kur citoni (përgjigje dhe dërgoni), lindin shumë pyetje.
Nëse keni marrë një letër në formatin html, MOS e ndryshoni atë në tekst të thjeshtë, kjo prish perceptimin e informacionit nga dërguesi kur merr përgjigjen tuaj. Sa më i rëndësishëm të jetë korrespondenti juaj për ju, aq më e rëndësishme është të mbani një perceptim adekuat për të. Ju mund të përballeni me nënvizimin e përgjigjeve tuaja në html-citim me ngjyra, ose mund të përdorni gjithashtu butonin "Zvogëloni hyrjen" në panel formatimi html(megjithëse ka nuanca kapriçioze).
Citoni tekstin e letrës origjinale. Çfarë mendoni se do të thotë kjo? As unë nuk e di: Për: AIST është një zog krijues Tema: Re: Re: Re: Pyetje Ok! Vasya
Asnjëherë mos korrigjoni në cituar tekstin e një personi tjetër! Kjo është një lloj letre e falsifikuar.
Kur citoni të plotë (nëse përgjigja juaj është për të gjithë letrën), shkruani tekstin e përgjigjes në FILLIM të letrës, dhe jo në fund.
Nëse po përgjigjeni pikë për pikë duke përdorur një kuotë, ndani kuotën vija boshe SIPËR DHE POSHT dhe përdorni Shkronjat e mëdha në fillim të fjalive. Përpiquni të gjeni përgjigjet këtu: > ju sugjerojmë të zëvendësoni logon me atë të bashkangjitur, > pasi kjo shumë ngjyra në sfond nuk e gjeti logon në bashkëngjitje > korrigjoni mbishkrimin - në vend të "peshk" duhet të shkruani "skllav". "! > ndryshe do te keqkuptohemi, mbishkrimi eshte korrigjuar, me fal > dhe e fundit...
Ose nëse doni të mbroheni nga humbja e të dhënave, duhet të bëni një kopje rezervë skedarë të rëndësishëm në mënyrë që më vonë të mund t'i rivendosni gjithmonë nga një kopje rezervë. Sot do t'ju tregoj se si ndodh kjo procedurë me mesazhet në Android.

Kam testuar disa aplikacione falas duke kryer këtë funksion dhe u vendos në SMS Backup & Restore. Në parim, analogët nuk janë shumë të ndryshëm, kështu që ju mund t'i përdorni ato.

Si të bëni kopje rezervë të mesazheve në Android

1. Hapni aplikacionin dhe klikoni "Bëni kopje rezervë".

2. Do të shfaqet një dritare me cilësime rezervë. Aty mund të ndryshoni emrin e kopjes rezervë, të aktivizoni/çaktivizoni MMS, emoji emoticons dhe karaktere të tjera jo standarde, zgjidhni vetëm dialogë të caktuar dhe gjithashtu ngarkoni një kopje rezervë në ruajtja në renë kompjuterike ose dërgoni me email.

Për mundësitë e rrjetëzimit do t'ju duhet të instaloni një shtesë në të cilën programi do t'ju ridrejtojë.

3. Nëse e ruani kopjen rezervë vetëm në kujtesën e pajisjes, aplikacioni do të pyesë nëse vërtet nuk dëshironi ta ngarkoni kopjen rezervë në hapësirën ruajtëse të resë kompjuterike. Klikoni PO. Pas kësaj juaja kopje rezervë do të shpëtohet.

Si të rivendosni mesazhet nga një kopje rezervë

1. Në menynë kryesore, klikoni "Rivendos".

2. Zgjidhni kopje rezervë e nevojshme(nëse ka disa).

3. Aplikacioni do t'ju tregojë se për të rivendosur SMS, duhet ta vendosni atë si parazgjedhje. Për ta bërë këtë, klikoni "OK".

4. Pranoni të ndryshoni aplikacionin.

5. Pastaj zgjidhni përsëri kopjen rezervë. Në dritaren që shfaqet, mund të konfiguroni se cilat mesazhe dëshironi të rikuperoni. Mund të përjashtoni MMS dhe dublikatë, si dhe të vendosni një kufi për rivendosjen e SMS-ve të dërguara jo më vonë se një kohë e caktuar.

Klikoni "OK" dhe SMS juaj do të rikthehet. Mos harroni të ktheheni në të vjetrën.

Kohët e fundit e kam funksionuar këtë, kështu që edhe pse do të ndaj:

Dërgimi i të gjithë postës në dalje te dosjet Sent me postfix dhe cyrus imap.

Bëni postfix dërgoni kopje të të gjitha emaileve dalëse në një llogari të veçantë postare "të dërguar". Përdorni sitën në këtë llogari të veçantë për të ridrejtuar të gjitha emailet në dosjen Artikuj të dërguar të lidhur me llogarinë.
Sot, gjykatat shpesh pranojnë korrespondencën elektronike si provë me shkrim. Megjithatë, për ta bërë këtë, duhet të ketë fuqi juridike. Ndërkohë, ende nuk janë zhvilluar rregulla dhe metoda të qarta dhe të unifikuara për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës virtuale, gjë që sjell një numër të madh problemesh.
Konsideroni disa mënyra për të dhënë email efekt juridik.
Kanë ikur kohët kur mjeti i vetëm komunikimet ishin letra të ekzekutuara në letër. Zhvillimi i marrëdhënieve ekonomike midis subjekteve të veprimtarisë ekonomike është tashmë i paimagjinueshëm pa përdorimin e teknologjitë e informacionit. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur palët janë të vendosura në qytete apo edhe vende të ndryshme.
Komunikimi përmes komunikimet elektronike ndihmon në uljen e kostove materiale, dhe gjithashtu ju lejon të zhvilloni shpejt një pozicion të përbashkët për çështje specifike.
Megjithatë, një progres i tillë nuk duhet të konsiderohet vetëm me anën pozitive. Mes subjekteve të marrëdhënieve ekonomike shpesh lindin mosmarrëveshje të ndryshme, për zgjidhjen e tyre ata i drejtohen gjykatave. Gjykata merr vendim në bazë të vlerësimit të provave të ofruara nga palët.
Në të njëjtën kohë, analizohet rëndësia, pranueshmëria, besueshmëria e secilës provë veç e veç, si dhe mjaftueshmëria dhe ndërlidhja e provave në tërësinë e tyre. Ky rregull të parashikuara si në APC të Federatës Ruse (klauzola 2, neni 71), ashtu edhe në Kodin e Procedurës Civile të Federatës Ruse (klauzola 3, neni 67). Në procesin e përcaktimit të pranueshmërisë dhe besueshmërisë së provave të ofruara, gjykata shpesh shtron pyetje, zgjidhja e të cilave ndikon ndjeshëm në përfundimin e çështjes.
Përdorimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve në marrëdhëniet midis subjekteve ekonomike rregullohet nga normat e Kodit Civil të Federatës Ruse. Në veçanti, në paragrafin 2 të Artit. 434 thotë: një kontratë me shkrim mund të lidhet duke shkëmbyer dokumente nëpërmjet komunikimit elektronik, gjë që bën të mundur vërtetimin e besueshëm se dokumenti vjen nga një palë në kontratë.
Në përputhje me paragrafin 1 të Artit. 71 Kodi i Procedurës Civile i Federatës Ruse dhe paragrafi 1 i Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, provat me shkrim janë prova që përmbajnë informacion në lidhje me rrethanat e rëndësishme për shqyrtimin dhe zgjidhjen e çështjes, korrespondencë biznesi, bërë në formë regjistrim dixhital dhe të marra nëpërmjet komunikimit elektronik.
Per perdorim dokumente elektronike Në proceset gjyqësore duhet të plotësohen dy kushte. Së pari, siç është treguar tashmë, ato duhet të kenë fuqi ligjore. Së dyti, dokumenti duhet të jetë i lexueshëm, domethënë të përmbajë informacion që është përgjithësisht i kuptueshëm dhe i arritshëm për perceptim.
Kjo kërkesë buron nga Rregulla të përgjithshme procedimet ligjore, duke sugjeruar menjëhershmërinë e perceptimit nga gjyqtarët e informacionit nga burimet e provave.
Shpesh gjykata refuzon të bashkëngjisë si provë dosjes së lëndës. email, i cili nuk plotëson kushtet e mësipërme dhe më pas merr një vendim që nuk plotëson kërkesat legjitime të palës së interesuar.
Konsideroni mënyrat kryesore të legjitimimit të korrespondencës elektronike para dhe pas fillimit të procedurave.
Punoni me një noter
Nëse çështja nuk ka filluar ende, atëherë për t'i dhënë fuqi ligjore korrespondencës elektronike, duhet të përfshini një noter. Në paragrafin 1 të Artit. 102 i Bazave të Legjislacionit Notarial (Bazat) thotë se, me kërkesë të palëve të interesuara, noteri siguron provat e kërkuara në gjykatë ose në një organ administrativ nëse ka arsye për të besuar se paraqitja e provave më pas do të bëhet e pamundur ose e vështirë. Dhe në paragrafin 1 të Artit. 103 i Bazave parashikon që për sigurimin e provave noteri shqyrton provat shkresore dhe materiale.
Sipas paragrafit 2 të Artit. 102 i Parimeve, noteri nuk jep prova në një çështje që në momentin kur të interesuarit i drejtohen atij, është në proces gjyqësor ose organi administrativ. Ndryshe, gjykatat e njohin korrespondencën elektronike të noterizuar si provë të papranueshme (Vendimi i SHKSH-së së Nëntë datë 11.03.2010 Nr. 09AP-656 / 2010-GK).
Vlen të kujtohet se bazuar në Pjesën 4 të Artit. 103 Bazat, dhënia e provave pa njoftuar njërën nga palët dhe palët e interesuara kryhet vetëm në raste urgjente.
Për shqyrtimin e provave, përpilohet një protokoll, në të cilin përveç pershkrim i detajuar Veprimet e noterit duhet të përmbajnë gjithashtu të dhëna për datën dhe vendin e inspektimit, për noterin që kryen inspektimin, për personat e interesuar që marrin pjesë në të, si dhe për të renditur rrethanat e zbuluara gjatë inspektimit. Vetë e-mailet printohen dhe depozitohen me protokollin, i cili nënshkruhet nga personat pjesëmarrës në inspektim, nga noteri dhe vuloset me vulën e tij. Në bazë të Vendimit të Gjykatës së Lartë të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 23 Prill 2010 Nr. VAC-4481/10, protokolli i noterizuar i inspektimit të kutisë postare elektronike njihet si provë e duhur.
Aktualisht, jo të gjithë noterët ofrojnë shërbime të certifikimit të postës elektronike dhe kostoja e tyre është mjaft e lartë. Për shembull: një nga noterët e qytetit të Moskës paguan 2 mijë rubla për një faqe të pjesës përshkruese të protokollit.
Personi i interesuar për sigurimin e provave duhet t'i drejtohet noterit me kërkesën përkatëse. Duhet të tregojë:
- provat që duhen siguruar;
- rrethanat që mbështeten nga kjo dëshmi;
- arsyet mbi të cilat kërkohet sigurimi i provave;
- mungesa në momentin e aplikimit te noteri i çështjes në gjykimin e gjykatës së juridiksionit të përgjithshëm, gjykatës së arbitrazhit ose organit administrativ.
Duke marrë parasysh proces teknik transmetimi i postës elektronike, vendet e zbulimit të e-mail mund të jenë kompjuteri i marrësit, serveri i postës dërguese, serveri i postës së marrësit, kompjuteri i personit të cilit i drejtohet e-mail.
Noterët kontrollojnë përmbajtjen kuti e-mail ose nga distanca, domethënë përdorin akses në distancë te serveri i postës (ky mund të jetë serveri i një ofruesi që ofron një shërbim komunikimi elektronik sipas një kontrate; një server poste i një regjistruesi të emrave të domenit ose një server poste falas në internet), ose drejtpërdrejt nga kompjuteri i personit në fjalë, në të cilin është instaluar një program e-mail ( Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etj.).
Për inspektim në distancë, përveç aplikacionit, noteri mund të ketë nevojë për leje nga regjistruesi i emrit të domenit ose ofruesi i internetit. Gjithçka varet nga kush saktësisht po e mbështet punën. kuti postare ose serveri i postës elektronike sipas kontratës.
Konfirmimi i ofruesit
Vendimet e KSHSH-së së Nëntë datë 04.06.2009 Nr.09AP-3703/2009-AK, datë 27.04.2009 Nr.09AP-5209/2009, FAS MO datë 13.05.2010 Nr. njohin gjithashtu pranueshmërinë e korrespondencës elektronike, nëse vërtetohet nga ISP ose regjistruesi i emrave të domain-it, të cilët janë përgjegjës për menaxhimin serveri i postës.
Një ofrues ose regjistrues i emrit të domain-it vërteton korrespondencën elektronike me kërkesë të një pale të interesuar vetëm nëse menaxhon serverin e postës dhe një e drejtë e tillë është e specifikuar në marrëveshjen e shërbimit.
Megjithatë, vëllimi i korrespondencës elektronike mund të jetë mjaft i madh, gjë që nga ana tjetër mund të komplikojë procesin e sigurimit të dokumenteve në letër. Në këtë drejtim, gjykata ndonjëherë lejon sigurimin e korrespondencës elektronike për media elektronike. Kështu, Gjykata e Arbitrazhit të Rajonit të Moskës, në nxjerrjen e vendimit të saj të 1 gushtit 2008 në çështjen nr. A41-2326/08, iu referua pranueshmërisë së korrespondencës elektronike të paraqitur në gjykatë në katër CD.
Por në shqyrtimin e çështjes në shkallën e apelit, SHKSH e dhjetë, me Vendimin e saj datë 09.10.2008 në çështjen nr. që tregon se i interesuari nuk ka paraqitur asnjë dokument të parashikuar nga kontrata e lidhur me palët.
Kështu, e-mail-et në lidhje me objektin e mosmarrëveshjes duhet t'i dorëzohen gjykatës me shkrim, dhe të gjitha dokumentet e tjera mund të dorëzohen në mënyrë elektronike.
Për të vërtetuar faktet e deklaruara në korrespondencën virtuale, do të ndihmojë konfirmimi i përmbajtjes së letrave duke iu referuar atyre në korrespondencën vijuese në letër. Përdorimi i provave të tjera shkresore pasqyrohet në Vendimin e KSHSH-së së Nëntë të datës 20 dhjetor 2010 Nr. 09AP-27221/2010-GK. Ndërkohë, gjykata, duke shqyrtuar çështjen dhe duke vlerësuar provat e siguruara nga palët, ka të drejtë të mos e konsiderojë të pranueshme korrespondencën në letër me lidhje me korrespondencën elektronike.
Ai vetëm e merr parasysh dhe merr një vendim bazuar në një analizë gjithëpërfshirëse të të gjitha provave të paraqitura.
Merrni ndihmë nga një ekspert
Nëse rasti tashmë ka filluar, atëherë për t'i dhënë efekt juridik korrespondencës elektronike duhet shfrytëzuar e drejta e përfshirjes së ekspertit. Në paragrafin 1 të Artit. 82 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, rregullohet që për të sqaruar çështjet që lindin gjatë shqyrtimit të një çështjeje që kërkojnë njohuri të veçanta, gjykata e arbitrazhit cakton një ekspertizë me kërkesë të një personi që merr pjesë në çështje, ose me pëlqimin e personave që marrin pjesë në të.
Nëse caktimi i ekspertizës parashikohet me ligj ose marrëveshje, ose kërkohet për të verifikuar një deklaratë për falsifikimin e provave të paraqitura, ose nëse është i nevojshëm një ekspertizë shtesë ose e përsëritur, gjykata e arbitrazhit mund të caktojë një ekspertim për iniciativën e vet. Caktimi i një ekzaminimi për verifikimin e provave të paraqitura parashikohet gjithashtu në Art. 79 Kodi i Procedurës Civile i Federatës Ruse.
Në kërkesën për caktimin e ekspertizës mjeko-ligjore, duhet të tregohet organizata dhe ekspertët e veçantë që do ta kryejnë atë, si dhe gamën e çështjeve për të cilat i interesuari vendosi të drejtojë gjykatën për caktimin e një ekzaminimi. Gjithashtu, duhet të jepet informacion mbi koston, kohën e një ekzaminimi të tillë dhe të depozitohet në gjykatë plotësisht për pagesën e tij. Eksperti i përfshirë duhet të plotësojë kërkesat e përcaktuara për të në Art. 13 i Ligjit Federal "Për veprimtaritë mjeko-ligjore shtetërore në Federatën Ruse".
Bashkëngjitja në shkresat e lëndës si dëshmi e konkluzionit të ekspertit për vërtetësinë e korrespondencës elektronike vërtetohet nga praktika gjyqësore (Vendimi Gjykata e Arbitrazhit i qytetit të Moskës datë 21 gusht 2009 në çështjen nr. A40-13210 / 09-110-153; Dekret i OT FAS datë 20 Janar 2010 Nr. KG-A40 / 14271-09).
Në bazë të një marrëveshjeje
Në paragrafin 3 të Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, vërehet se dokumentet e marra përmes komunikimit elektronik njihen si provë me shkrim, nëse kjo parashikohet në marrëveshjen midis palëve. Prandaj, është e nevojshme të tregohet se palët njohin forcë të barabartë juridike me origjinalet e korrespondencës dhe dokumenteve të marra me faks, internet dhe të tjera mënyra elektronike lidhjet. Në të njëjtën kohë, kontrata duhet të specifikojë adresën e emailit nga e cila do të dërgohet korrespondenca elektronike, dhe informacione për personin e autorizuar të autorizuar për ta kryer atë.
Kontrata duhet të tregojë se adresa e caktuar e postës elektronike përdoret nga palët jo vetëm për korrespondencë pune, por edhe për transferimin e rezultateve të punës, gjë që vërtetohet nga qëndrimi i OT të FAS në Dekretin e datës 12.01.2009 Nr. KG-A40 / 12090-08. Dekreti i SHKSH-së së Nëntë datë 24 dhjetor 2010 Nr. 09AP-31261/2010-GK thekson se kontrata duhet të përcaktojë mundësinë e përdorimit të postës elektronike për miratim. Termat e referencës dhe pretendimet për cilësinë e shërbimeve të kryera dhe punën e kryer.
Përveç kësaj, palët mund të parashikojnë në kontratë që njoftimet dhe mesazhet e dërguara nga e-mail, njihen prej tyre, por duhet të konfirmohen shtesë brenda periudhë të caktuar korrier ose postë e regjistruar(Rezoluta e AAS e Trembëdhjetë e datës 25 Prill 2008 Nr. A56-42419 / 2007).
Duke përmbledhur, mund të themi se për momentin ekziston një praktikë e përdorimit të korrespondencës elektronike nga gjykatat si provë me shkrim. Megjithatë, duke marrë parasysh kërkesat e ligjit procedural në lidhje me pranueshmërinë dhe besueshmërinë e provave, korrespondenca virtuale merret parasysh nga gjykata vetëm nëse ka fuqi ligjore.
Në lidhje me këtë, atje nje numer i madh i probleme, pasi nuk është formuar ende një metodologji e unifikuar për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës elektronike. E drejta e një pale të interesuar për të aplikuar tek një noter për të siguruar prova është e fiksuar, por nuk ka asnjë akt normativ të Ministrisë së Drejtësisë së Federatës Ruse që rregullon procedurën për ofrimin e shërbimeve të tilla nga noterët. Si rrjedhojë, nuk ekziston një qasje e vetme për përcaktimin e vlerës së tyre dhe formimin e një mekanizmi të qartë për zbatimin e kësaj të drejte.
Ka disa mënyra për të vërtetuar ligjërisht emailet për prova në gjykatë: sigurimi i emaileve me një noter publik, noterizimi me një ISP, duke u lidhur me emailet në komunikime të mëtejshme në letër dhe prova mjeko-ligjore e origjinalitetit të tyre.
Një qasje kompetente për sigurimin në kohë të korrespondencës elektronike si dëshmi me shkrim do t'u mundësojë subjekteve afariste në mënyrë të plotë të rivendosin të drejtat e tyre të shkelura në zgjidhjen e mosmarrëveshjeve.