Cc dhe bcc në email. Dërgoni automatikisht kopjet e mesazheve që dërgoni

Çfarë është emaili? Në botën moderne të biznesit, këto janë:

• Fytyra jote. Është me ndihmën e emailit që mund të krijoni një imazh pozitiv në sytë e palës tjetër ose të prishni përshtypjen e parë.
• Mjeti juaj i punës. Shumë komunikim me botën e jashtme ndodh me email. Prandaj, duke e zotëruar mirë këtë mjet, mund ta lehtësoni shumë jetën tuaj.
• Një shpërqendrim i fuqishëm. Bota e jashtme po përpiqet t'ju tërheqë, të shpërqendrojë dhe t'ju çojë në rrugë të gabuar përmes emailit.

Nga ky këndvështrim, le të shohim punën me e-mail. Le të fillojmë thjesht.

Dizajni i letrës

Unë përdor klientin e postës Mozilla Thunderbird, kështu që do ta përdor si shembull. Le të krijojmë një shkronjë të re dhe të shkojmë nga lart poshtë në listën e fushave.

Kujt. Kopjo. Kopje e fshehur

Dikush mund të mos e dijë, por "To" e Mozilla-s mund të ndryshohet në "Cc" ose "Bcc".

• Kujt: shkruajmë adresuesin kryesor ose disa adresues të ndarë me pikëpresje.
• Kopjo: i shkruajmë dikujt që duhet ta lexojë letrën, por nga i cili nuk presim përgjigje.
• Kopje e fshehur: i shkruajmë atij që duhet të njihet me letrën, por duhet të mbetet i panjohur për pjesën tjetër të marrësve të letrës. Është veçanërisht i përshtatshëm për dërgimin masiv të letrave të biznesit, për shembull, njoftimet.

Jo siç duhet në dërgimin masiv, specifikoni marrësit përmes fushave "Cc" ose "To". Disa herë në vit marr letra në të cilat 50–90 adresues janë të shënuar në fushën "Cc". Ka një shkelje të privatësisë. Jo të gjithë marrësit tuaj duhet të dinë me kë tjetër po punoni në një temë të ngjashme. Është mirë nëse këta janë njerëz që njihni njëri-tjetrin. Po nëse lista përfshin kompani konkurruese që nuk dinë për njëra-tjetrën? Të paktën duhet të jeni gati për shpjegime të panevojshme, në maksimum, për ndërprerjen e bashkëpunimit me njërin prej tyre. Mos bëni kështu.

Lënda e letrës

Rëndësia e linjës së temës shkruhet shpesh (nganjëherë në mënyrë të arsyeshme) në bloget e tyre të korporatave nga shërbimet profesionale të postës. Por aty më së shpeshti bëhet fjalë për letrat e shitjes, ku rreshti i temës zgjidh problemin "email duhet të hapet".

Ne jemi duke diskutuar korrespondencën e përditshme të biznesit. Këtu tema zgjidh problemin "letra dhe autori i saj duhet të identifikohen lehtësisht dhe më pas të gjenden." Për më tepër, zelli juaj do të kthehet tek ju në formën e karmës së letrave të shumta përgjigjeje, vetëm me parashtesa Re: ose Fwd, ndër të cilat do të duhet të kërkoni letrën e dëshiruar për temën.

Njëzet letra është vëllimi i një korrespondence njëditore të një menaxheri të mesëm. Nuk po flas aspak për sipërmarrësit dhe pronarët e bizneseve, numri i letrave të tyre ndonjëherë shkon jashtë shkallës për 200 ose më shumë në ditë. Prandaj, edhe një herë: mos dërgoni email me një temë bosh.

Pra, si ta formuloni saktë linjën tuaj të temës?

Gabimi numër 1 : vetëm emri i kompanisë në subjekt. Për shembull, "Sky" dhe kaq. Së pari, me siguri nuk jeni një nga kompanitë tuaja që komunikojnë me këtë palë. Së dyti, një temë e tillë nuk sjell ndonjë kuptim, sepse emri i kompanisë suaj tashmë mund të shihet nga adresa. Së treti, mendoni se si do të duket kutia juaj postare me këtë qasje ndaj korrespondencës? Diçka si kjo.

A është i përshtatshëm kërkimi për tema si kjo?

Gabimi numër 2 : një titull i ndezur, i shitur. Është mirë nëse dini të shkruani tituj të tillë. Por a është e përshtatshme të përdoren këto aftësi në korrespondencën e biznesit? Mos harroni qëllimin e linjës së temës së një letre biznesi: jo për të shitur, por për të siguruar identifikimin dhe kërkimin.

Teksti i letrës

Ka shumë udhëzues shkrimi për raste të ndryshme. Për shembull, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin dhe mjeshtra të tjerë të fjalës kanë shumë gjëra të dobishme. Unë ju këshilloj të lexoni artikujt e tyre të paktën për të përmirësuar shkrim-leximin e përgjithshëm dhe për të përmirësuar stilin e përgjithshëm të të shkruarit.

Në procesin e shkrimit të një letre, ne duhet të marrim vazhdimisht disa vendime.

Një pyetje mirësjelljeje ... Në fillim të letrës, ju mund të turbulloheni në mirësjellje apo edhe butësi në frymën e "E dashura ime Rodya, prej më shumë se dy muajsh nuk kam folur me ty me shkrim, nga e cila unë vetë vuajta dhe as që fle edhe një natë duke menduar." Është shumë i sjellshëm dhe shumë i kushtueshëm, si për sa i përket kohës për të shkruar një hyrje të tillë, ashtu edhe për kohën e bashkëbiseduesit për ta lexuar. Kjo është një korrespondencë biznesi, mbani mend? Jo një ese e zhanrit epistolar për konkursin dhe jo një letër për nënën e Raskolnikov, por korrespondencë biznesi.

Ne respektojmë kohën tonë dhe atë të marrësit!

Ka kuptim të prezantoni veten dhe të kujtoni rrethanat e njohjes vetëm në letrën e parë të dërguar pas një takimi të shkurtër në ekspozitë. Nëse kjo është një vazhdimësi e bashkëpunimit ose korrespondencës aktuale, në letrën e parë të ditës shkruajmë: "Përshëndetje, Ivan", në të dytën dhe në vijim: "Ivan, ...".

Apelim ... Gjithmonë isha i shqetësuar se me kë të kontaktoja në një letër nëse ka disa marrës. Kohët e fundit u shkrova një letër tre vajzave të quajtura Anna. Pa asnjë dyshim shkrova "Përshëndetje, Anna" dhe nuk u lava. Por kjo nuk është gjithmonë rasti.

Po sikur të jenë tre apo edhe shtatë marrës dhe ata nuk ndajnë të njëjtin emër? Mund t'i rendisni me emra: "Mirëdita, Rodion, Pulcheria, Avdotya dhe Pyotr Petrovich". Por është e gjatë dhe kërkon kohë. Ju mund të shkruani: "Përshëndetje, kolegë!"

Për veten time, unë përdor rregullin për t'iu referuar me emër atij që është në fushën "Për". Dhe për ata që janë në kopje, mos aplikoni fare. Ky rregull në të njëjtën kohë ju lejon të përcaktoni më saktë (një!) adresuesin e letrës dhe qëllimin e kësaj letre.

Citim ... Shpesh, korrespondenca është një zinxhir letrash me pyetje dhe përgjigje - me një fjalë, një dialog. Konsiderohet formë e mirë të mos fshini historikun e korrespondencës dhe të shkruani përgjigjen tuaj në krye të tekstit të cituar, në mënyrë që, duke u kthyer në këtë korrespondencë një javë më vonë, të mund ta lexoni lehtësisht dialogun nga lart poshtë në datat zbritëse.

Për disa arsye, cilësimi i paracaktuar në Mozilla është "Vendosni kursorin pas tekstit të cituar". Unë rekomandoj ta ndryshoni atë në menynë "Mjetet" → "Cilësimet e llogarisë" → "Përbërja dhe adresimi". Duhet të jetë kështu.

Qëllimi i letrës ... Letrat e biznesit janë dy llojesh:

• kur thjesht informojmë bashkëbiseduesin (për shembull, një raport për punën e bërë për një muaj);
• dhe kur duam diçka nga bashkëbiseduesi. Për shembull, në mënyrë që ai të miratojë faturën bashkëngjitur për pagesë.

Si rregull, ka shumë më tepër letra inkurajuese sesa ato raportuese. Nëse duam të arrijmë diçka nga bashkëbiseduesi, është shumë e rëndësishme ta themi këtë me një letër në tekst të thjeshtë. Thirrja për veprim duhet të shoqërohet me një thirrje për veprim me emër dhe pasuar nga fjalia e fundit në letër.

Jo siç duhet : "Porfiry Petrovich, unë e di se kush e ka hakeruar për vdekje plakën."

E drejta : "Porfiry Petrovich, isha unë që e hakerova plakën, të lutem merr masa për të më arrestuar, jam lodhur nga vuajtjet!"

Pse duhet të mendojë korrespondenti për ju se çfarë të bëjë me këtë letër? Në fund të fundit, ai mund të marrë një vendim të gabuar.

Nënshkrimi në tekst ... Ajo duhet të jetë. Për më tepër, të gjithë klientët e postës elektronike ju lejojnë të vendosni një zëvendësim automatik të një nënshkrimi, për shembull, "Përshëndetje, ..." klasike. Në Mozilla, kjo bëhet nën Mjetet → Opsionet e llogarisë.

Të shkruash apo të mos shkruash kontakte në nënshkrim është punë personale e secilit. Por nëse jeni në ndonjë mënyrë të lidhur me shitjet - sigurohuni që të shkruani. Edhe nëse transaksioni nuk bëhet në bazë të rezultateve të komunikimit, në të ardhmen do të gjendeni lehtësisht nga kontaktet nga nënshkrimi.

Së fundi, një veçori tjetër e trupit të letrës për ata bashkëbisedues që nuk u pëlqen (nuk mund, nuk dëshiron, nuk ka kohë) t'u përgjigjen letrave tuaja. Specifikoni parazgjedhjen në tekstin e letrës. Për shembull, "Porfiry Petrovich, nëse nuk vini të më arrestoni para orës 12:00 të së premtes, atëherë unë e konsideroj veten të amnistuar". Sigurisht, afati duhet të jetë real (nuk duhet të dërgoni tekstin nga shembulli të premten në orën 11:50). Marrësi duhet të jetë fizikisht në gjendje të lexojë dhe të vendosë për letrën tuaj. Kjo “heshtje” ju çliron nga përgjegjësia për mosreagimin e bashkëbiseduesit. Si gjithmonë, përdorimi i kësaj veçorie duhet të trajtohet me mençuri. Nëse një person u përgjigjet letrave tuaja në kohë dhe rregullisht, një ultimatum i tillë, nëse nuk e ofendon, mund ta tendos pak ose të çojë në një vendim për të mos iu përgjigjur letrës tani, por t'ju bëjë të prisni të Premten.

Shtojcat

Letrat shpesh vijnë me bashkëngjitje: rezyme, oferta komerciale, vlerësime, orare, skanime dokumentesh - një mjet shumë i përshtatshëm dhe në të njëjtën kohë një burim i gabimeve të njohura.

Gabim : madhësi e madhe e bashkëngjitjes. Shpesh pranohen email me bashkëngjitje deri në 20 MB. Si rregull, këto janë skanime të disa dokumenteve në formatin TIFF, me një rezolucion prej 600dpi. Programi i postës së korrespondentit pothuajse me siguri do të ngrijë për disa minuta në përpjekje të kota për të shkarkuar një pamje paraprake të kësaj bashkëngjitjeje. Dhe Zoti e ruajtë marrësin që të përpiqet ta lexojë këtë letër në një smartphone ...

Personalisht, unë fshij letra të tilla menjëherë. Nuk dëshironi që letra juaj të përfundojë në kosh para se të lexohet? Kontrolloni madhësinë e bashkëngjitjes. Rekomandohet që të jetë jo më shumë se 3 MB.

Po sikur të tejkalohet?

• Provoni të rikonfiguroni skanerin tuaj në një format dhe rezolucion tjetër. Për shembull, në PDF dhe 300dpi, merren skanime mjaft të lexueshme.
• Mendoni për programe si WinRar ose 7zip. Disa skedarë janë të kompresuar në mënyrë perfekte.
• Po sikur bashkëngjitja është e madhe dhe nuk mund ta ngjeshni? Për shembull, një bazë e të dhënave e kontabilitetit pothuajse bosh peshon 900 MB. Ruajtja në re e informacionit do të vijë në shpëtim: Dropbox, Google Drive dhe të ngjashme. Disa shërbime, të tilla si Mail.ru, konvertojnë automatikisht bashkëngjitjet e mëdha në lidhje për ruajtjen e cloud. Por unë preferoj të menaxhoj vetë informacionin tim të ruajtur në cloud, kështu që nuk e mirëpres automatizimin nga Mail.ru.

Dhe një rekomandim tjetër jo plotësisht i qartë për investimet - të tyre emri ... Duhet të jetë i kuptueshëm dhe i pranueshëm për marrësin. Pasi ne në kompani po përgatisnim një ofertë komerciale drejtuar ... le të jetë Fjodor Mikhailovich Dostoevsky. Mora një letër nga menaxheri me një projekt propozim për miratim dhe bashkëngjitja përfshinte një dosje me emrin "DlyaFedi.docx". Me menaxherin që më dërgoi këtë, një dialog u zhvillua diçka e tillë:

I nderuar menaxher, a jeni personalisht gati t'i afroheni këtij personi të respektuar dhe ta emëroni atë në fytyrën e Fedya?

Disi jo, njeri i respektuar, të gjithë e thërrasin me emrin dhe patronimin e tij.

Pse e quajtët bashkëngjitjen "ForFedi"? Nëse e dërgoj tani, a mendoni se do të blejë sëpata nga ne për këtë CP?

Unë do të riemërtoja më vonë ...

Pse të përgatitni një bombë me sahat - refuzimin e një klienti - ose t'i bëni vetes punë shtesë për të riemërtuar një skedar? Pse të mos e emërtoni menjëherë bashkëngjitjen saktë: "Për Fedor Mikhailovich.docx" ose edhe më mirë - "KP_Nebo_Topory.docx".

Pra, pak a shumë e kemi rregulluar emailin si “fytyrë”. Le të kalojmë në shikimin e emailit si një mjet për punë efektive dhe të flasim për shpërqendrimin e tij.

Puna me letra

Email-i është një shpërqendrim i fuqishëm. Ashtu si me çdo shpërqendrim, posta duhet të trajtohet duke shtrënguar rregullat dhe duke futur një orar pune.

Së paku, duhet të fikni TË GJITHA njoftimet për mbërritjen e postës. Nëse klienti i postës është i konfiguruar si parazgjedhje, do të njoftoheni me një sinjal zanor dhe ikona pranë orës do të pulsojë dhe do të shfaqet një pamje paraprake e letrës. Me një fjalë, ata do të bëjnë gjithçka që së pari t'ju largojnë nga puna juaj e mundimshme, dhe më pas t'ju zhytin në humnerën e letrave të palexuara dhe postimeve të papara - minus një ose dy orë nga jeta.

Vullneti i fuqishëm i dikujt i lejon ata të mos shpërqendrohen nga njoftimet, dhe për njerëzit e zakonshëm është më mirë të mos tundojnë fatin dhe t'i fikin. Në Mozilla Thunderbird, kjo bëhet përmes menysë "Vegla" → "Opsione" → "Përgjithshme" → "Kur shfaqen mesazhe të reja".

Nëse nuk ka njoftime, si të kuptoni që një letër ka mbërritur?

Shume e thjeshte. Ju vetë, me vetëdije, lini kohë për analizimin e postës, hapni klientin e postës dhe shihni të gjitha mesazhet e palexuara. Kjo mund të bëhet dy herë në ditë, për shembull, në drekë dhe në mbrëmje, ose gjatë pushimit të detyruar, për shembull, në bllokime trafiku.

E pyetur shpesh, po në lidhje me kohën e reagimit dhe emailet urgjente? Përgjigja është: nuk keni letra urgjente në postë. Përveç nëse punoni në departamentin e mbështetjes së klientit (një departament i tillë ka rregullat e veta për të punuar me postën).

Nëse ka letra urgjente, dërguesi do t'ju njoftojë për këtë përmes kanaleve të tjera - telefon, SMS, Skype. Pastaj ju do të shkoni qëllimisht në klientin e postës dhe do të përpunoni postën urgjente. Të gjithë gurutë e menaxhimit të kohës (për shembull, Gleb Arkhangelsky me "Time Drive") deklarojnë standardin për t'iu përgjigjur emaileve deri në 24 orë. Ky është një rregull normal i formës së mirë - mos prisni përgjigje të menjëhershme nga bashkëbiseduesi me email. Nëse ka një letër urgjente, njoftoni për të përmes kanaleve më të shpejta të komunikimit.

Pra, ne çaktivizuam njoftimet dhe tani aktivizojmë klientin e postës sipas orarit tonë.

Çfarë duhet të bëjmë kur shkuam në postë dhe nisëm aktivitetin e quajtur "parse email"? Ku është fillimi dhe fundi i kësaj pune?

Kam dëgjuar shumë për sistemin zero inbox, por, për fat të keq, nuk kam takuar asnjë person të vetëm duke e përdorur atë. Më duhej të rishpikja rrotën time. Ka artikuj mbi këtë temë në Lifehacker. Për shembull, "". Më poshtë do të flas për sistemin zero inbox në interpretimin tim. Do të isha mirënjohës nëse gurusët e GTD do të kontrollonin në komente, do të shtonin ose përmirësonin sistemin e përshkruar.

Është e rëndësishme të kuptoni dhe pranoni se emaili nuk është një programues detyrash ose arkiv për aktivitetet tuaja. Prandaj, dosja "Inbox" duhet të jetë gjithmonë bosh. Nëse keni marrë analizën e kutisë suaj hyrëse, mos ndaloni dhe mos u hutoni nga asgjë derisa të zbrazni këtë dosje.

Çfarë të bëni me emailet në kutinë tuaj hyrëse? Ju duhet të kaloni çdo shkronjë në mënyrë sekuenciale dhe ta fshini atë. Po, thjesht zgjidhni dhe shtypni Fshi në tastierën tuaj. Nëse nuk mund ta detyroni veten të fshini letrën, do të duhet të vendosni se çfarë të bëni me të.

1. Mund të përgjigjeni për tre minuta? A duhet t'i përgjigjem? Po, është e nevojshme, dhe përgjigja do të zgjasë jo më shumë se tre minuta, pastaj përgjigjuni menjëherë.
2. Duhet të përgjigjeni, por përgatitja e përgjigjes do të zgjasë më shumë se tre minuta. Nëse përdorni një planifikues detyrash që ju lejon të ktheni një email në një detyrë, kthejeni emailin tuaj në detyrë dhe harroni për pak kohë. Për shembull, unë përdor shërbimin absolutisht të mrekullueshëm Doit.im. Kjo ju lejon të gjeneroni një adresë emaili personal: ju përcillni një letër tek ajo dhe ajo kthehet në një detyrë. Por nëse nuk keni një planifikues detyrash, zhvendoseni letrën në nënfolderin "0_Run".
3. Pas një përgjigjeje të shpejtë ndaj një letre, duke e kthyer atë në një detyrë ose një njohje të thjeshtë, duhet të vendosni se çfarë të bëni më pas me këtë mesazh: fshijeni ose dërgoni në një nga dosjet për ruajtje afatgjatë.

Këtu janë dosjet për ruajtje afatgjatë që kam.

• 0_Vrapo. Unë nuk kam një dosje të tillë, por nëse nuk keni planifikues, e përsëris, mund të vendosni letra që kërkojnë studim të hollësishëm. Kjo dosje gjithashtu duhet të pastrohet rregullisht, por me një qasje të menduar në një kohë të caktuar posaçërisht.
• 1_Ref. Këtu vendos letra me informacione të sfondit: letra mirëseardhjeje me hyrje nga shërbime të ndryshme ueb, bileta për fluturimet e ardhshme etj.
• 2_Projektet. Këtu ruhet arkivi i korrespondencës për partnerët dhe projektet me të cilët ka një marrëdhënie aktuale. Natyrisht, ka një dosje të veçantë për çdo projekt ose partner. Në dosjen e një partneri kam vendosur letra jo vetëm nga punonjësit e tij, por edhe letra të punonjësve të "Heaven" lidhur me këtë partner. Shumë i përshtatshëm: nëse është e nevojshme, e gjithë korrespondenca në projekt është në dispozicion me disa klikime.
• 3_Muzeu. Këtu po hedh ato letra që është keq për t'i fshirë dhe përfitimet e tyre nuk janë të dukshme. Gjithashtu, dosjet me projekte të mbyllura nga "2_Projects" migrojnë këtu. Me një fjalë, kandidatët e parë për fshirje mbahen në “Muze”.
• 4_Dokumentet. Këtu janë letra me mostra elektronike të dokumenteve që mund të jenë të dobishme në të ardhmen për kontabilitetin, për shembull, deklaratat e pajtimit nga klientët, biletat për udhëtime. Dosja në shumë aspekte ka diçka të përbashkët me dosjet "2_Projects" dhe "1_Sprav", në të ruhen vetëm informacionet e kontabilitetit dhe informacioni i menaxhimit ruhet në dosjen "2_Projects". Në "4_Documents" - informacion i vdekur, dhe në "2_Projects" - informacion i drejtpërdrejtë.
• 5_Dituria. Këtu shtoj vetëm postime vërtet të dobishme, tek të cilat dua të kthehem pas një kohe për frymëzim ose gjetje zgjidhjesh.

Ekzistojnë cilësime të tjera të klientit të postës që janë të rëndësishme për funksionimin e këtij sistemi. Së pari, si parazgjedhje, Thunderbird ka të zgjedhur kutinë e kontrollit Shënoni mesazhet si të lexuara. Unë preferoj ta bëj këtë qëllimisht, kështu që kutia e kontrollit është zhdukur! Për ta bërë këtë, shkoni te menyja "Mjetet" → "Opsionet" → "Të avancuara" → "Lexo dhe shfaq".

Së dyti, ne përdorim filtra ... Më parë, kam aplikuar në mënyrë aktive filtra që përcjellin automatikisht letrat në dosjet e duhura bazuar në adresën e dërguesit. Për shembull, letrat nga një avokat u zhvendosën në dosjen "Avokat". Unë e refuzova këtë qasje për disa arsye. Së pari: letrat e një avokati në 99% të rasteve kanë të bëjnë me një projekt ose partner, që do të thotë se ato duhet të zhvendosen në dosjen e këtij partneri ose projekti. Së dyti, vendosa të shtoj ndërgjegjësimin. Ju vetë duhet të vendosni se ku duhet të ruhet një letër specifike, dhe është më e përshtatshme të kërkoni mesazhe të papërpunuara vetëm në një vend - në kutinë hyrëse. Tani përdor filtra vetëm për kategorizimin e shkronjave të rregullta automatike nga sisteme të ndryshme në dosje, domethënë letra që nuk më kërkojnë të marr vendime. Filtrat në Mozilla Thunderbird janë konfiguruar në menynë Tools → Message Filters.

Pra, me qasjen e duhur, emaili duhet të marrë nga 10 deri në 60 minuta në ditë, në varësi të vëllimit të korrespondencës.

Po, dhe një gjë tjetër. I keni çaktivizuar tashmë njoftimet për mbërritjen e letrave të reja? ;)

Mos harroni të vendosni marrësit e letrës në një kopje të verbër të karbonit, nëse jo të gjithë marrësit duhet të shohin njëri-tjetrin.

BCC, ose Kopje Blind Carbon- kjo është ajo që quhet një kopje e verbër në rusisht. Falë tij, marrësi nuk i sheh të gjitha adresat e tjera ku mbërrin letra. Kjo veçori gjendet në të gjitha shërbimet e postës elektronike, nga Outlook tek Gmail, dhe nëse ende nuk jeni në dijeni të ekzistencës së saj, atëherë është e mundur që kolegët dhe klientët tuaj të mos ju pëlqejnë.

Para së gjithash, një kopje e verbër është një etiketë e pashprehur e korrespondencës elektronike. Ashtu siç nuk ia vlen, në të njëjtën mënyrë nuk ia vlen t'i tregosh askujt adresat e emailit të dikujt tjetër. Dhe edhe nëse keni klikuar ende në butonin tuaj të preferuar "Përgjigju të gjithëve", mesazhi juaj nuk do t'i arrijë marrësit në BCC.

Jo të gjithë e dinë këtë, por BCC jo vetëm që mbron adresat e emailit nga sytë kureshtarë, por gjithashtu funksionon si një lloj antivirus, duke parandaluar hyrjen e postës së padëshiruar në kompjuterin tuaj. Kjo për faktin se adresat e fshehura të emailit janë të paarritshme për viruset që udhëtojnë me email. Dhe megjithëse adresa postare në internet nuk është aq personale dhe e rëndësishme sa adresa juaj e shtëpisë, nuk duhet ta lini atë në domenin publik - përndryshe posta e padëshiruar me shumë mundësi nuk do të shmanget.

Craig Child

gazetare

“Bcc është kolona ku vendosni kontakte që nuk duhet të jenë të dukshme për njerëzit e tjerë. Zakonisht përdoret për postime dhe postime të padëshiruara, por kjo fushë është gjithashtu e përshtatshme për të ruajtur mirësjelljen dhe për të mos treguar adresat e postës për të huajt. Mendoj se është gabim të mendosh se njerëzit ndihen rehat kur të tjerët shohin adresat e tyre. Për shembull, nëse kjo është një ftesë për një festë: jo të gjithë e njohin njëri-tjetrin, kështu që shpesh është e papërshtatshme që njerëzit të shohin kontaktet e njëri-tjetrit."

Nëse përdorni në mënyrë aktive postën kur komunikoni me klientët dhe kolegët, rrallëherë një ditë kalon pa kopje. Ato janë pjesë përbërëse e korrespondencës së punës. Prandaj, shumë klientë, duke lëvizur në Omnidesk nga posta e mirë e vjetër, shpesh pyesnin për mbështetjen e Cc dhe Bcc. Para se të shfaqej ky funksionalitet, ne morëm 47 (!) Kërkesa për ta shtuar atë. Shifra është mbresëlënëse, sepse në rastin më të mirë 5-7% e atyre që dëshirojnë të shkruajnë për nevojat dhe pyetjet e tyre.

Para se të futemi në detajet e zbatimit tonë të kopjeve, le të kuptojmë se cilat janë ato.

Llojet e marrësve të postës elektronike

për të: (kujt) - marrësi kryesor i letrës.

Cc: (kopje, kopje e karbonit) - marrësit dytësorë të letrës të cilëve u dërgohet kopja. Ata shohin dhe dinë për praninë e njëri-tjetrit.

Bcc: (kopje e verbër karboni) - marrësit e mesazheve të fshehura, adresat e të cilëve nuk u tregohen marrësve të tjerë.

Shembuj të përdorimit të kopjeve

a. Përdoruesi kërkoi ndihmë dhe kërkoi të dërgonte përgjigje si në postën e punës ashtu edhe në atë personale. Ju tregoni adresën e tij personale në kopje (Cc) në mënyrë që ai të përgjigjet nga çdo adresë dhe të shohë të gjithë korrespondencën në secilën prej tyre.

b. Klienti paguan për këshillim / mbështetje / zhvillim, dhe ju komunikoni rregullisht me punonjësit e tij. Ju e shtoni atë në kopje (Cc) në mënyrë që ai të marrë të gjitha përgjigjet tuaja, të mund të hyjë në korrespondencë në çdo kohë dhe të vlerësojë cilësinë e shërbimeve që ofroni.

v. Menaxheri dëshiron të monitorojë komunikimin mbështetës me VIP-at. Në kërkesat nga këta klientë, menaxheri i shtohet një kopje të verbër karboni (Bcc) në mënyrë që ai të marrë gjithmonë përgjigjet tuaja (me një histori korrespondence).

E bukura është se klienti nuk di për "mbikëqyrjen", dhe menaxheri mund t'ju përgjigjet personalisht dhe, për shembull, të bëjë një vërejtje :)

G. Klienti ju kontakton për të diskutuar marrjen e një zbritjeje dhe mënyrën e pagesës. Ai shton menjëherë në kopje (Cc) llogaritarin e tij në mënyrë që të ndjekë ecurinë e komunikimit dhe të marrë stafetën në kohën e duhur.

Si e kemi implementuar mbështetjen e kopjimit?

Shembujt e mësipërm përshkruajnë vetëm disa nga skenarët që klientët na "shitën", duke argumentuar nevojën për të ruajtur kopjet në shërbim. Ne kemi zbatuar të gjitha veçoritë standarde, por nuk harruam të shtojmë disa veçori të dobishme. Le të shqyrtojmë gjithçka në rregull.

Funksionaliteti bazë

1) Në të djathtë të emrit të fushës "Marrës", ne kemi vendosur dy lidhje për shtimin e kopjeve - "Сс" dhe "Bcc".

2) Kur klikoni në "Cc", shfaqet fusha "Copy" dhe lidhja "Cc" zhduket.

3) Kur klikoni në "Bcc", shfaqet fusha "Bcc" dhe lidhja "Bcc" zhduket.

5) Kur një punonjës shto adresën në kopjen e thjeshtë (Cc), përgjigja e tij dërgohet në adresën kryesore nga fusha "Marrësi" dhe në adresën nga fusha "Cc". Në këtë rast, të dy përdoruesit shohin se letra është dorëzuar në dy adresa. Secili prej tyre mund t'i përgjigjet si punonjësit ashtu edhe punonjësit + një përdorues tjetër.

6) Kur një punonjës shto adresën në kopjen e verbër të karbonit (Bcc), përgjigja e tij dërgohet në adresën kryesore nga fusha "Marrësi" dhe në adresën nga fusha "Bcc". Në këtë rast, përdoruesi kryesor sheh që letra i ka ardhur vetëm atij, kështu që përgjigja e tij mund t'i dërgohet vetëm punonjësit.

Në këtë rast, përdoruesi sheh nga një Bcc se kush ishte marrësi kryesor dhe mund t'i dërgojë një letër si punonjësit, ashtu edhe punonjësit + marrësin kryesor.

7) Mbështetja e kopjimit funksionon në drejtim të kundërt. Nëse një përdorues dërgon një kërkesë (ose një përgjigje të re në bisedën aktuale) dhe shton një adresë tjetër në Cc, ne e shkruajmë automatikisht këtë adresë në fushën "Cc" në mënyrë që kur punonjësi të përgjigjet, letra të dërgohet në të dyja adresat.

Truke të dobishme

8) Të gjitha ndryshimet në fushat "Marrës", "Cc" dhe "Bcc" regjistrohen në historikun e veprimeve.

9) Për çdo kërkesë, ne kujtojmë të gjitha adresat që janë specifikuar në fushat "Marrës", "Cc" dhe "Bcc". Prandaj, pas heqjes së adresës nga fusha, ajo mund të kthehet lehtësisht. Mjafton të klikoni në fushën e kërkuar dhe ne do të ofrojmë të zgjidhni një adresë nga lista rënëse.

10) Kur një përdorues Bcc i përgjigjet punonjësit dhe përdoruesit kryesor, emaili i tyre i shtohet rastit si përgjigje e rregullt. Nëse ai i përgjigjet vetëm punonjësit, atëherë letra e tij shtuar në biletë si shënim, e cila nuk është e dukshme për përdoruesin kryesor (kur shikon korrespondencën për ankesën në llogarinë e tij).

11) Në rregullat për thirrjet hyrëse kemi shtuar kushtin "Kopje (Cc) e ankesës" në mënyrë që të mund të gjurmoni praninë e një adrese (ose domeni) të caktuar në kopje dhe të kryeni automatikisht veprimet e nevojshme.

12) Të gjitha llojet e rregullave kanë dy veprime të reja - "Shto në kopje" dhe Shto në Bcc në rast se ju duhet të shtoni adresa në kopje kur ankesa është në përputhje me kushtet e rregullit.

Sot, nuk është e pazakontë që gjykatat të pranojnë e-mail si provë me shkrim. Megjithatë, për këtë duhet të ketë fuqi ligjore. Ndërkohë, ende nuk janë zhvilluar rregulla dhe metoda të qarta dhe uniforme për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës virtuale, gjë që sjell një numër të madh problemesh.

Le të hedhim një vështrim në disa mënyra për t'i bërë emailet ligjërisht të detyrueshme.

Kanë ikur kohët kur letrat në letër ishin mjeti i vetëm i komunikimit. Zhvillimi i marrëdhënieve ekonomike midis subjekteve të veprimtarisë ekonomike është tashmë i paimagjinueshëm pa përdorimin e teknologjisë së informacionit. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur kontraktorët janë të vendosur në qytete apo edhe vende të ndryshme.

Komunikimi përmes komunikimit elektronik ndihmon në uljen e kostove materiale, dhe gjithashtu ju lejon të zhvilloni shpejt një pozicion të përbashkët për çështje specifike.

Megjithatë, një progres i tillë nuk duhet parë vetëm nga ana pozitive. Mes subjekteve të marrëdhënieve ekonomike shpesh lindin mosmarrëveshje të ndryshme, për zgjidhjen e tyre ata i drejtohen gjykatave. Gjykata merr vendimin e saj në bazë të vlerësimit të provave të ofruara nga palët.

Në të njëjtën kohë, analizohet rëndësia, pranueshmëria, besueshmëria e secilës provë veç e veç, si dhe mjaftueshmëria dhe ndërlidhja e provave në tërësinë e tyre. Ky rregull parashikohet si në Kodin e Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse (klauzola 2 e Art. 71) dhe në Kodin e Procedurës Civile të Federatës Ruse (Klauzola 3 e Art. 67). Në procesin e përcaktimit të pranueshmërisë dhe besueshmërisë së provave të ofruara, gjykata shpesh shtron pyetje, zgjidhja e të cilave ndikon ndjeshëm në rezultatin e çështjes.

Përdorimi i menaxhimit elektronik të dokumenteve në marrëdhëniet e subjekteve afariste rregullohet nga normat e Kodit Civil të Federatës Ruse. Në veçanti, në paragrafin 2 të Artit. 434 thotë: një marrëveshje me shkrim mund të lidhet përmes shkëmbimit të dokumenteve nëpërmjet komunikimit elektronik, gjë që bën të mundur vërtetimin e besueshëm se dokumenti vjen nga një palë në marrëveshje.

Në përputhje me paragrafin 1 të Artit. 71 i Kodit të Procedurës Civile të Federatës Ruse dhe klauzola 1 e Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, prova me shkrim është korrespondencë biznesi që përmban informacione në lidhje me rrethanat që janë të rëndësishme për shqyrtimin dhe zgjidhjen e çështjes, e bërë në formën e një regjistrimi dixhital dhe të marrë përmes komunikimit elektronik.

Për të përdorur dokumentet elektronike në proceset gjyqësore duhet të plotësohen dy kushte. Së pari, siç është treguar tashmë, ato duhet të jenë ligjërisht të detyrueshme. Së dyti, dokumenti duhet të jetë i lexueshëm, domethënë duhet të përmbajë informacion përgjithësisht të kuptueshëm dhe të kuptueshëm.

Kjo kërkesë rrjedh nga rregullat e përgjithshme të procedimit gjyqësor, të cilat presupozojnë menjëhershmërinë e perceptimit nga gjyqtarët e informacionit nga burimet e provave.

Shpesh, gjykata refuzon të pranojë si provë në dosje korrespondencën elektronike që nuk plotëson kushtet e mësipërme dhe më pas merr një vendim që nuk plotëson kërkesat legjitime të palës së interesuar.

Le të shqyrtojmë mënyrat kryesore për të legjitimuar e-mail-et para dhe pas fillimit të procedimit për çështjen.

Puna me një noter

Nëse procedurat nuk kanë filluar ende, atëherë për t'i dhënë fuqi ligjore korrespondencës elektronike, duhet të përfshini një noter. Në paragrafin 1 të Artit. 102 i Bazave të Legjislacionit për Noterët (Bazat) thotë se, me kërkesë të palëve të interesuara, noteri siguron provat e kërkuara në një gjykatë ose organ administrativ nëse ka arsye për të besuar se paraqitja e provave më pas do të bëhet e pamundur ose e vështirë. Dhe në paragrafin 1 të Artit. 103 Fundamentals parashikon që për të siguruar prova noteri shqyrton provat shkresore dhe materiale.

Sipas paragrafit 2 të Artit. 102 i Parimeve, noteri nuk jep prova për një çështje që në momentin kur i referohen palët e interesuara është në procedim në gjykatë ose në një organ administrativ. Ndryshe, gjykatat e njohin si provë të papranueshme korrespondencën elektronike të noterizuar (Vendim i KSHSH-së së Nëntë, datë 11.03.2010 Nr. 09AP-656/2010-GK).

Vlen të kujtohet se bazuar në Pjesën 4 të Artit. 103 i Parimeve, dhënia e provave pa njoftuar njërën nga palët dhe palët e interesuara bëhet vetëm në rastet që nuk tolerojnë vonesë.

Në procedurën e ekzaminimit të provave, hartohet një protokoll, i cili përveç përshkrimit të hollësishëm të veprimeve të noterit, duhet të përmbajë edhe të dhëna për datën dhe vendin e kontrollit, noterin që kryen kontrollin, të interesuarit. personat që marrin pjesë në të, si dhe listojnë rrethanat e zbuluara gjatë inspektimit. Vetë e-mailet printohen dhe i bashkëlidhen protokollit, i cili nënshkruhet nga personat pjesëmarrës në inspektim, nga një noter dhe vuloset me vulën e tij. Në bazë të Aktvendimit të Gjykatës Supreme të Arbitrazhit të Federatës Ruse të datës 23 Prill 2010 Nr. VAS-4481/10, protokolli noterial i inspektimit të kutisë postare elektronike njihet si provë adekuate.

Aktualisht jo të gjithë noterët ofrojnë shërbime për certifikimin e e-mail-eve dhe kostoja e tyre është mjaft e lartë. Për shembull: një nga noterët në qytetin e Moskës paguan 2 mijë rubla për një faqe të pjesës narrative të protokollit.

Një person i interesuar për sigurimin e provave i drejtohet një noteri me një deklaratë përkatëse. Ai duhet të përmbajë një tregues të:

• provat që duhen siguruar;
• rrethanat që vërtetohen nga kjo dëshmi;
• arsyet mbi të cilat kërkohet sigurimi i provave;
• mungesa në momentin e kontaktimit me një noter të një çështjeje në procedurat e një gjykate të juridiksionit të përgjithshëm, një gjykate arbitrazhi ose një organi administrativ.

Duke marrë parasysh procesin teknik të transmetimit të postës elektronike, vendndodhjet e zbulimit të e-mail mund të jenë kompjuteri i adresuesit, serveri i postës dërguese, serveri i postës së marrësit, kompjuteri i personit të cilit i drejtohet e-mail.

Noterët inspektojnë përmbajtjen e kutisë së postës elektronike ose nga distanca, domethënë ata përdorin qasje në distancë në serverin e postës (mund të jetë serveri i ofruesit që ofron shërbimin e komunikimit elektronik sipas kontratës; serveri i postës së regjistruesit të emrave të domenit ose një server interneti me postë falas), ose drejtpërdrejt nga kompjuteri i personit në fjalë, në të cilin është instaluar programi i postës elektronike (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etj.).

Për një inspektim në distancë, përveç një aplikacioni, noteri mund të ketë nevojë për leje nga regjistruesi juaj i emrit të domenit ose ofruesi i shërbimit të internetit. E gjitha varet nga kush saktësisht ofron mbështetje për punën e kutive postare ose një serveri të postës elektronike sipas kontratës.

Vërtetim nga ofruesi

Vendimet e KSHSH-së së Nëntë datë 06.04.2009 Nr.09AP-3703/2009-AK, datë 27.04.2009 Nr.09AP-5209/2009, FAS MO datë 13.05.2010 Nr. që gjykatat njohin gjithashtu pranueshmërinë e korrespondencës elektronike nëse ajo është e vërtetuar nga një ofrues interneti ose regjistrues i emrave të domain-it, i cili është përgjegjës për menaxhimin e serverit të postës.

Ofruesi ose regjistruesi i emrave të domain-it vërteton korrespondencën elektronike me kërkesë të palës së interesuar vetëm nëse menaxhon serverin e postës dhe një e drejtë e tillë është e përcaktuar në marrëveshjen e shërbimit.

Sidoqoftë, vëllimi i korrespondencës elektronike mund të jetë mjaft i madh, gjë që nga ana tjetër mund të komplikojë procesin e paraqitjes së dokumenteve në letër. Në këtë drejtim, gjykata ndonjëherë lejon sigurimin e korrespondencës elektronike në media elektronike. Kështu, Gjykata e Arbitrazhit të Rajonit të Moskës, në nxjerrjen e një vendimi të datës 01.08.2008 në çështjen nr. А41-2326 / 08, iu referua pranueshmërisë së korrespondencës elektronike të ofruar në gjykatë në katër CD.

Por gjatë shqyrtimit të çështjes në shkallën e apelit, SHKSH e dhjetë, me vendimin e saj të datës 09.10.2008 në çështjen nr. shembull, duke treguar se pala e interesuar nuk ka paraqitur asnjë dokument të parashikuar nga marrëveshja e lidhur me palët.

Pra, e-mail-et në lidhje me temën e mosmarrëveshjes duhet t'i dorëzohen gjykatës me shkrim, dhe të gjitha dokumentet e tjera mund të dorëzohen në media elektronike.

Provimi i fakteve të deklaruara në korrespondencën virtuale do të ndihmojë në konfirmimin e përmbajtjes së letrave duke iu referuar atyre në korrespondencën e mëvonshme në letër. Përdorimi i provave të tjera shkresore pasqyrohet në Vendimin e KSHSH-së së Nëntë datë 20.12.2010 Nr.09AP-27221/2010-GK. Ndërkohë, gjykata, duke shqyrtuar çështjen dhe duke vlerësuar provat e siguruara nga palët, ka të drejtë të mos e konsiderojë të pranueshme korrespondencën në letër me lidhje me korrespondencën elektronike.

Ai vetëm e merr parasysh dhe merr një vendim bazuar në një analizë gjithëpërfshirëse të të gjitha provave të paraqitura.

Për ndihmë nga një ekspert

Nëse procedurat tashmë kanë filluar, atëherë për t'i dhënë fuqi ligjore korrespondencës elektronike, duhet të përdorni të drejtën për të përfshirë një ekspert. Në paragrafin 1 të Artit. 82 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, rregullohet që për të sqaruar çështjet që lindin gjatë shqyrtimit të çështjes që kërkojnë njohuri të veçanta, gjykata e arbitrazhit cakton një ekspertizë me kërkesë të personit që merr pjesë në rast, ose me pëlqimin e personave që marrin pjesë në të.

Nëse caktimi i ekspertizës parashikohet me ligj ose marrëveshje, ose kërkohet për të verifikuar një deklaratë të falsifikimit të provave të paraqitura, ose nëse është i nevojshëm një ekzaminim shtesë ose i përsëritur, gjykata e arbitrazhit mund të caktojë një ekspertizë për vetiniciativë. Caktimi i një ekzaminimi për të verifikuar provat e paraqitura parashikohet gjithashtu nga Art. 79 Kodi i Procedurës Civile i Federatës Ruse.

Në aplikimin për caktimin e ekspertizës mjeko-ligjore duhet të tregohet organizata dhe ekspertët specifikë që do ta kryejnë atë, si dhe gamën e çështjeve për zgjidhjen e të cilave i interesuari vendosi t'i drejtohet gjykatës. caktimi i provimit. Gjithashtu, duhet të jepet informacion mbi koston, kohën e një ekzaminimi të tillë dhe duhet paguar shuma e plotë në depozitën e gjykatës për të paguar për të. Eksperti i përfshirë duhet të plotësojë kërkesat e përcaktuara për të në Art. 13 i Ligjit Federal "Për Veprimtarinë e Ekspertëve Shtetërore të Mjekësisë Ligjore në Federatën Ruse".

Shtimi në dosjen e çështjes si provë e mendimit të ekspertit për vërtetësinë e korrespondencës elektronike konfirmohet nga praktika gjyqësore (Vendimi i Gjykatës së Arbitrazhit të Moskës i datës 21.08.2009 në çështjen nr. A40-13210 / 09-110-153; Rezoluta e FAS MO datë 20.01.2010 Nr KG-A40 / 14271-09).

Në bazë të një kontrate

Në paragrafin 3 të Artit. 75 i Kodit të Procedurës së Arbitrazhit të Federatës Ruse, vërehet se dokumentet e marra përmes komunikimit elektronik njihen si provë me shkrim nëse përcaktohet në marrëveshjen midis palëve. Prandaj, është e nevojshme të tregohet se palët njohin forcën e barabartë juridike të korrespondencës dhe dokumenteve të marra me anë të komunikimit faksimile, internetit dhe mjeteve të tjera elektronike të komunikimit me origjinalet. Në të njëjtën kohë, kontrata duhet të specifikojë adresën e postës elektronike nga e cila do të dërgohet korrespondenca elektronike dhe informacione për personin e autorizuar të autorizuar për ta kryer atë.

Në kontratë duhet të thuhet se adresa e caktuar e postës elektronike përdoret nga palët jo vetëm për korrespondencën e punës, por edhe për transferimin e rezultateve të punës, gjë që konfirmohet nga qëndrimi i OT të FAS në Rezolutën e datës 12.01.2009. Nr KG-A40 / 12090-08. Dekreti i SHKSH-së së Nëntë, datë 24.12.2010 Nr. 09AP-31261/2010-GK theksonte se kontrata duhet të përcaktojë mundësinë e përdorimit të postës elektronike për të miratuar termat e referencës dhe për të bërë pretendime për cilësinë e shërbimeve të ofruara dhe punën e kryer. .

Gjithashtu, palët mund të përcaktojnë në kontratë që njoftimet dhe mesazhet e dërguara me postë elektronike njihen prej tyre, por duhet të konfirmohen shtesë brenda një periudhe të caktuar me korrier ose me postë rekomande (Rezoluta e SHKSH-së së Trembëdhjetë, datë 25 Prill 2008 Nr. A56-42419 / 2007).

Duke përmbledhur, mund të themi se sot ekziston një praktikë e përdorimit të korrespondencës elektronike nga gjykatat si provë me shkrim. Megjithatë, duke pasur parasysh kërkesat e legjislacionit procedural për sa i përket pranueshmërisë dhe besueshmërisë së provave, korrespondenca virtuale merret parasysh nga gjykata vetëm nëse ka fuqi ligjore.

Në këtë drejtim, lindin një numër i madh problemesh, pasi ende nuk është formuar një metodologji e unifikuar për përcaktimin e legjitimitetit të korrespondencës elektronike. E drejta e një pale të interesuar për të kontaktuar një noter për të siguruar prova është e siguruar, por nuk ka asnjë akt normativ të Ministrisë së Drejtësisë së Federatës Ruse që rregullon procedurën për ofrimin e shërbimeve të tilla nga noterët. Si rrjedhojë, nuk ekziston një qasje e vetme për përcaktimin e vlerës së tyre dhe formimin e një mekanizmi të qartë për zbatimin e kësaj të drejte.

Ka disa mënyra për ta bërë korrespondencën elektronike të ligjshme në mënyrë që të sigurohet si provë në gjykatë: sigurimi i korrespondencës elektronike me një noter, vërtetimi nga një ofrues interneti, duke u lidhur me email në korrespondencë të mëtejshme në letër, si dhe konfirmimi i origjinalitetit të tyre me ekzaminim mjeko-ligjor. .

Një qasje kompetente për sigurimin në kohë të korrespondencës elektronike si dëshmi me shkrim do t'u lejojë subjekteve afariste të rivendosin plotësisht të drejtat e tyre të shkelura gjatë zgjidhjes së mosmarrëveshjeve.

Nëse shtoni emrin e një marrësi në Bcc kutia (kopje e verbër e karbonit) në një mesazh email, një kopje e mesazhit i dërgohet marrësit që specifikoni. Çdo marrës i shtuar në kutinë Bcc nuk do t'i shfaqet asnjë marrësi tjetër që merr mesazhin.

Pasi të ndizni Bcc kutia, shfaqet sa herë që krijoni një mesazh derisa të fiket. Opsioni për të aktivizuar fushën Bcc mund të gjendet në dy vende, në varësi të faktit nëse jeni duke kompozuar një mesazh të ri ose duke iu përgjigjur ose duke e përcjellë një mesazh.

Çaktivizo Bcc

Mund ta fikni Bcc

Shiko marrësit Bcc

Bcc Objektet e dërguara

Pasi të ndizni Bcc kutia, shfaqet sa herë që krijoni një mesazh derisa të fiket.

Çaktivizo Bcc

Mund ta fikni Bcc kuti për mesazhet e ardhshme në çdo kohë.

Shiko marrësit Bcc

Nëse jeni marrësi i një mesazhi, nuk mund të shihni nëse dërguesi ka shtuar marrës Bcc. Vetëm dërguesi i një mesazhi mund t'i shohë emrat e Bcc marrësit duke hapur një mesazh në Objektet e dërguara dosje ku të gjitha mesazhet e dërguara ruhen si parazgjedhje.

Praktikat më të mira për përdorimin e Bcc

Hapi rrugën Përpara se të shtoni emrin e marrësit të synuar në Bcc kuti në një mesazh, sigurohuni që marrësi po pret mesazhin tuaj. Ai person mund të ketë nevojë të ndërmarrë hapa për t'ju vendosur si një dërgues i sigurt (ose një marrës i sigurt, nëse emri juaj do të jetë në për të kutia e mesazhit).

Pse është e nevojshme kjo? Përdorimi i Bcc është një teknikë e preferuar e spammers. Prandaj, shumë emaile të padëshiruara filtrojnë mesazhet e flamurit që përdorin Bcc kuti si mbeturina. Pra, nëse marrësi juaj i synuar nuk e ka shtuar emrin tuaj në listën e dërguesve të sigurt në Microsoft Outlook, mesazhi juaj mund të shkojë direkt në dosjen e postës elektronike Junk ose ekuivalentin e saj.

Për më shumë informacion rreth konfigurimit të filtrit të postës elektronike të padëshiruar në Outlook, shihni Shto emra në listat e filtrave të postës elektronike të padëshiruara.

Mendoni përpara se të përfshini një listë të shpërndarjes në Bcc kuti Njerëzit që përdorin rregulla për të renditur emailet e tyre në dosje do të jenë të bezdisshëm nëse renditni emrin e listës së shpërndarjes në Bcc kuti. Sepse rregullat e tyre varen nga emri i listës së shpërndarjes që është në për të kuti ose Cc kuti, mesazhi juaj nuk do të renditet sipas rregullave të tyre.

Njihni kufijtë tuaj Shumë ofrues të shërbimeve të postës elektronike vendosin kufij për numrin e emrave që mund të përfshihen në për të, Cc, dhe Bcc kutitë në një mesazh. Për shembull, ofruesi juaj i shërbimit të postës elektronike mund të kufizojë çdo mesazh në një maksimum prej 100 adresash emaili. Nëse këto adresa shpërndahen ndërmjet për të, Cc, dhe Bcc kutitë, mbani mend se emrat në Bcc kutia do të llogaritet në kufirin tuaj total. Pyetni ofruesin tuaj të shërbimit të postës elektronike për politikat për llogarinë tuaj.

Ide për përdorimin e Bcc

Mbajeni private listën e marrësve Bcc mund t'ju ndihmojë të respektoni privatësinë e të tjerëve duke i mbajtur ata të informuar pa zbuluar identitetin e tyre. Për shembull, nëse u dërgoni një njoftim pune shumë njerëzve, mund të dëshironi të përdorni Bcc për të mbajtur identitetin e punëkërkuesve të mundshëm private.

Këshillë: Merrni parasysh përdorimin e bashkimit të postës në Microsoft Office Word 2007 si një alternativë ndaj Bcc. Me bashkimin e postës, mund të dërgoni shpejt të njëjtin mesazh email tek marrësit individualë. Shkrirja e postës ju lejon të bëni një postim masiv me vetëm një emër në për të kutia e mesazhit.

Ndihmoni për të frenuar një bisedë që është bërë e egër Këtu është një situatë në të cilën përdorimi i Bcc për një listë të shpërndarjes ose një numër i madh emrash mund të jetë i dobishëm.

Supozoni se dërgoni një mesazh me një numër të madh njerëzish të listuar në për të kuti. Diskutimi fillon të bëhet i gjallë dhe të gjithë duan të japin një mendim. Numri i mesazheve rritet në mënyrë drastike për shkak se shumë marrës përgjigjen me ndjenjën "ju lutem mos iu përgjigjni të gjithëve këtij mesazhi". Problemi është se kur ata e bëjnë këtë, ata klikojnë Përgjigju të gjithëve... Një mënyrë për të frenuar përdorimin e Përgjigju të gjithëve opsioni është të përgjigjeni dhe të vendosni emrin e listës së shpërndarjes në Bcc kuti. Për shembull, mund të klikoni Përgjigju, vendosni vetëm emrin tuaj në për të kuti, zhvendosni listën e shpërndarjes në Bcc kuti dhe shkruani një mesazh të ngjashëm me sa vijon:

Mendimet “i vlerësoj njerëzit” për këtë çështje. Nëse keni komente të mëtejshme, ju lutem më përgjigjeni drejtpërdrejt. (Unë e kam vendosur këtë listë të shpërndarjes në Bcc kuti për të reduktuar përgjigjen për të gjitha mesazhet.) "

Këshillë: Nëse po u dërgoni një mesazh personave të tjerë që përdorin Outlook, mund t'i parandaloni ata të përdorin Përgjigju të gjithëve opsioni në tërësi. Për më shumë informacion, shihni Parandalimi i përgjigjes ndaj të gjithëve.

Zvogëloni mesazhet e padëshiruara Megjithëse njerëzit që dërgojnë email të padëshiruar ose mesazhe të padëshiruara mund të pëlqejnë të përdorin Bcc, ata "nuk do ta pëlqejnë atë nëse e përdorni. Nëse i fshehni marrësit" emrat duke i renditur në Bcc kuti, askush nuk do të jetë në gjendje të kopjojë adresat e emailit të marrësve nga mesazhet tuaja.