Elencare e caratterizzare le caratteristiche dello sviluppo dei processi di comunicazione. Elementi di base del processo di comunicazione

26.04.2019 Internet, Wi-Fi, reti locali

Introduzione... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

1. Caratteristiche generali del processo di comunicazione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 Il concetto e la formazione dei processi di comunicazione. . . . . . . . . . . . . . . . .3

1.2 Elementi e fasi del processo di comunicazione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .cinque

2. Tipi di comunicazioni. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

3. Difficoltà nello sviluppo della comunicazione e modi per migliorare il sistema di comunicazione. . 15

3.1Principali problemi di comunicazione nella gestione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3.2 Modi per migliorare i processi di comunicazione in un'organizzazione.20

Conclusione. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Bibliografia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26

introduzione

Nel corso delle attività congiunte, le persone si scambiano diverse idee, idee, punti di vista, suggerimenti, conoscenze, atteggiamenti.

Tutto ciò può essere considerato come un'informazione e il processo di comunicazione stesso può essere presentato come un processo di scambio di informazioni. Proprio perché lo scambio di informazioni è integrato in tutte le principali tipologie di attività di gestione, chiamiamo comunicazione un processo di connessione. E uno degli strumenti di gestione più importanti nelle mani di un manager sono le informazioni a sua disposizione. Usando e trasmettendo queste informazioni, oltre a ricevere feedback, organizza, dirige e motiva i subordinati. Pertanto, molto dipende dalla sua capacità di veicolare informazioni in modo tale da ottenere la percezione più adeguata di queste informazioni da parte di coloro a cui sono destinate.

Se le comunicazioni sono scarse, le decisioni potrebbero essere sbagliate, le persone potrebbero fraintendere ciò che la direzione vuole che facciano o, infine, le relazioni interpersonali potrebbero risentirne. L'efficacia delle comunicazioni spesso determina la qualità delle decisioni e il modo in cui vengono effettivamente attuate.

È quasi impossibile sopravvalutare l'importanza delle comunicazioni nella gestione. Quasi tutto ciò che i leader fanno per aiutare un'organizzazione a raggiungere i propri obiettivi richiede una comunicazione efficace. Se le persone non possono condividere le informazioni, non saranno in grado di lavorare insieme, fissare obiettivi e raggiungerli. La comunicazione è un processo complesso costituito da fasi interdipendenti. Ognuno di questi passaggi è molto necessario per rendere i nostri pensieri comprensibili a un'altra persona. Ogni passo è un punto in cui se siamo negligenti e non pensiamo a quello che stiamo facendo, il significato può andare perso.

1. Caratteristiche generali del processo di comunicazione

1.1 Il concetto e la formazione dei processi di comunicazione

Il termine "comunicazione" deriva da Parola latina"comunicazione" significa "messaggio", "comunicazione".

Comunicazioneè il processo di scambio di informazioni tra due o più persone. Per svolgere tutte le funzioni di gestione, è necessario il processo decisionale (come l'essenza della gestione stessa), così come lo scambio di informazioni per sviluppare decisioni comprensibili a tutti i membri, dipartimenti e ambiente dell'organizzazione.

Nel processo di comunicazione, le informazioni vengono trasferite da un soggetto all'altro. I soggetti possono essere individui, gruppi e intere organizzazioni. Nel primo caso, la comunicazione è di natura interpersonale e si realizza trasferendo idee, fatti, opinioni, percezioni, atteggiamenti, ecc. da una persona all'altra in forma orale, scritta o in qualsiasi altra forma al fine di ricevere in risposta la reazione desiderata . Una comunicazione interpersonale efficace è essenziale per il successo organizzativo per una serie di motivi:

In primo luogo, la soluzione di molti compiti manageriali si basa sull'interazione diretta delle persone nell'ambito di vari eventi;

In secondo luogo, la comunicazione interpersonale può esserlo il modo migliore discutere e risolvere problemi caratterizzati da immediatezza e ambiguità.

La comunicazione è considerata un fenomeno e un processo. Come un fenomeno di comunicazione sono norme stabilite(regole, istruzioni, regolamenti) interazioni tra persone all'interno di organizzazioni di forme organizzative rilevanti. Come il processo di comunicazione riflette i principi e gli schemi delle relazioni tra le persone. Queste relazioni possono essere entrambe supporto totale colleghi, dirigenti o subordinati, o la presenza di contraddizioni tra loro.

Quando si trasmette un messaggio strategicamente importante a diversi gruppi di destinatari, la formulazione dovrebbe essere modificata di conseguenza. Di solito il capo dell'ufficio esecutivo della direzione funge da sostituto più degno, in grado di svolgere il compito assegnato direttamente al dipendente dirigente. Le forme di indirizzo possono variare da slogan energici a documenti dettagliati estesi. Un modo per rendere comprensibile la strategia di un'organizzazione è tradurla in termini operativi.

Se la missione del management è creare vantaggio competitivo e la modernizzazione dei prodotti, l'essenza del cambiamento organizzativo diventa molto più chiara. Ciò vale anche per l'attuazione di modifiche nella struttura organizzativa e nella politica di investimento. Acquisizioni e dismissioni di aziende, cambiamenti nelle strutture dei costi e degli investimenti, nonché cambiamenti nella filosofia di gestione e revisione dei mercati e degli obiettivi di vendita. Pertanto, l'efficacia della comunicazione può essere migliorata fornendo più o meno informazioni dettagliate lo stesso gruppo di destinatari a intervalli di tempo diversi. Tuttavia, dovrebbero essere poste rigide barriere sul modo di abbellire i messaggi strategici con frasi retoriche, che involontariamente sollevano dubbi sulla sincerità degli autori del documento.

Uno degli errori più comuni è la pratica della comunicazione eccessiva nel momento sbagliato. D'altra parte, attualmente, la comunicazione dispone di un ricco arsenale di mezzi, ma nessuno di essi nella loro efficacia può essere paragonato al richiamo diretto di una persona simbolo del processo di cambiamento organizzativo. Ecco perché la capacità di comunicare - la socialità - è una delle qualità principali di un vero leader. Senza comunicazione, le attività congiunte sono impossibili, così come la gestione, poiché, da un lato, utilizza forme di comunicazione esistenti e consolidate e, dall'altro, forma quelle forme di comunicazione che facilitano sia le attività congiunte che la sua gestione. Ci sono due aspetti della comunicazione:

-informativo- caratterizzare i processi di circolazione delle informazioni;

-personale caratterizza l'interazione degli individui.

Questi due aspetti sono strettamente correlati tra loro. L'interazione degli individui è in gran parte dovuta al movimento di informazioni, ma completamente a processi informativi non può essere ridotta, perché la comunicazione implica non solo la trasmissione e la ricezione di informazioni, ma anche le sue personali valutazioni e interpretazioni individuali.

1.2 Elementi e fasi del processo di comunicazione

Principale obiettivo del processo di comunicazione- questa è la fornitura di comprensione delle informazioni oggetto dello scambio, ovvero i messaggi. Tuttavia, il fatto stesso dello scambio di informazioni non garantisce l'efficacia della comunicazione tra le persone e le organizzazioni che partecipano allo scambio. Nel processo di scambio di informazioni si possono distinguere quattro elementi fondamentali:

1.Mittente- una persona che genera o seleziona idee da comunicare, raccoglie o seleziona informazioni, codifica un messaggio e lo trasmette.

2.Messaggio - l'essenza delle informazioni trasmesse oralmente, o codificate, mediante simboli.

3.Canale- mezzi di trasferimento delle informazioni.

4. Destinatario- la persona cui le informazioni sono destinate e che riceve il messaggio, lo decodifica e lo percepisce.

Durante lo scambio di informazioni, mittente e destinatario attraversano diverse fasi correlate:

La nascita di un'idea;

codifica dei messaggi;

Selezione di un canale di messaggi;

Decodifica (decodifica) del messaggio.

Il compito delle fasi interconnesse del processo di comunicazione è comporre un messaggio e utilizzare un canale per trasmetterlo in modo tale che entrambi i lati del processo (mittente e destinatario) comprendano e condividano l'idea originale. Questo non è sempre facile da ottenere, perché. in ogni fase, il significato delle informazioni può essere distorto o completamente perso.

La prima fase è la nascita di un'idea. Lo scambio di informazioni inizia con la formazione di un'idea o la selezione di informazioni. Il mittente decide quale idea o messaggio significativo deve essere scambiato. Possibili malintesi e persino i presupposti per un conflitto possono già essere posti in questa fase, in particolare, sulla questione della scelta di un'idea.

La leadership che genera l'idea non può non tener conto a chi è indirizzata, come verrà percepita, se verrà compresa. Già nella fondatezza dell'idea si esprime il rapporto del mittente con il destinatario. Nelle organizzazioni, la fonte della comunicazione sono solitamente i dipendenti (dirigenti, artisti) con le loro idee, intenzioni, informazioni e lo scopo della comunicazione. Questa fase include prossimi passi: colui che trasmette le informazioni è chiamato mittente. Questo è il ruolo chiave della progettazione e codifica delle informazioni da comunicare agli altri partecipanti al processo. L'adempimento di questo ruolo inizia con l'identificazione da parte dell'individuo di se stesso (chi sono io) nell'ambito del processo di comunicazione e la formazione del significato o significato del perché e di ciò che vuole trasmettere a un altro partecipante.

I manager che non comunicano in modo soddisfacente possono fallire perché è così che il top management agisce nei loro confronti. Il fatto è che i senior manager spesso fungono da modello per il comportamento dei subordinati. Ciò che è veramente necessario è la consapevolezza di quali idee devono essere trasmesse prima che il messaggio venga inviato e la fiducia nell'adeguatezza e adeguatezza delle idee data la situazione e lo scopo particolari.

Seconda fase - codifica dell'idea. Prima di trasmettere un'idea, il mittente deve codificarla usando simboli, usando parole, intonazioni e gesti per questo. Questa codifica trasforma un'idea in un messaggio. La codifica è la trasformazione del significato inteso in un messaggio o segnale che può essere trasmesso.

La codificazione nel processo di comunicazione inizia con la scelta di un sistema di segni di codice - supporti di informazioni (lingua, luce, azioni fisiche eccetera.). Inoltre, i supporti sono organizzati in una determinata forma, che può essere un testo, un disegno, un atto, ecc.

Quindi la codifica è la traduzione delle idee della fonte in un set di caratteri sistematico in una lingua che esprime gli scopi della fonte (del mittente). La funzione della codifica è di fornire una forma in cui idee e obiettivi possono essere espressi come segnali. Tuttavia, anche in questa fase dello scambio di informazioni, la fase di codifica, sono possibili complicazioni. È chiaro che la "tecnologia" della codifica può influenzare in un certo modo la percezione del messaggio, anche provocando una reazione negativa nel destinatario a causa di un messaggio gestuale male interpretato.

Di conseguenza, viene formato un messaggio contenente dati con un determinato valore. Il significato e il significato del messaggio sono le idee, i fatti, i valori, gli atteggiamenti ei sentimenti che appartengono al mittente.

La terza fase è la scelta di un messaggio a goccia. Il mittente deve anche selezionare un canale coerente con il tipo di carattere utilizzato per la codifica. Se il canale non è adatto alla realizzazione fisica dei simboli, la trasmissione del segnale non è possibile.

I canali si riferiscono ai meccanismi di trasmissione da un mittente a un destinatario. Nelle organizzazioni, questo può essere un appello verbale reciproco, telefono, comunicazione informale, messaggi di gruppo, ecc. Il messaggio attraverso il trasmettitore entra nel canale di trasmissione, portandolo al destinatario specificato. Il trasmettitore può essere la persona stessa (il suo corpo e la sua voce) o mezzi tecnici. Una volta iniziata la trasmissione di un messaggio o segnale, il processo di comunicazione è fuori dal controllo del mezzo o della persona che lo ha inviato. Un messaggio inviato non può essere restituito. In questo momento termina la fase di invio e inizia la fase di ricezione dell'informazione trasmessa e di comprensione del suo significato.

Il canale invia il messaggio al ricevitore, che rileva la ricezione di questo messaggio o segnale sull'altro lato del canale (ricevitore). Se nel corso del movimento lungo il canale nel messaggio i suoi vettori (segni di codice) oi moduli cambiano, la ricezione è considerata fallita. Il destinatario è un altro ruolo chiave svolto da un partecipante alla comunicazione interpersonale, che consiste non solo nel fissare la ricezione del messaggio, ma anche in larga misura nel decodificare questo messaggio in un significato comprensibile e accettabile per il destinatario. La scelta dei mezzi di comunicazione non dovrebbe limitarsi a un unico canale. È spesso desiderabile utilizzare due o più mezzi di comunicazione in combinazione. Il processo diventa più complicato perché il mittente deve stabilire la sequenza di utilizzo di questi mezzi e determinare gli intervalli di tempo nella sequenza di trasmissione delle informazioni. Il trasferimento di informazioni è il trasferimento fisico di un messaggio, che a volte viene scambiato per il processo di comunicazione stesso, poiché il trasferimento è solo uno di questi pietre miliari attraverso il quale è necessario passare per trasmettere l'idea a un'altra persona.

La quarta fase è la decodifica del messaggio. Dopo che il messaggio è stato trasmesso dal mittente, il destinatario lo decodifica. La decodifica è la traduzione dei caratteri del mittente nei pensieri del destinatario. Se i caratteri scelti dal mittente hanno esattamente lo stesso significato per il destinatario, quest'ultimo saprà esattamente cosa aveva in mente il mittente quando si è formata l'idea. Se non è richiesta alcuna reazione all'idea, il processo di comunicazione dovrebbe terminare lì.

La decodifica del messaggio include la percezione (cosa ricevuto) del messaggio da parte del destinatario, la sua interpretazione (come inteso) e la valutazione (cosa e come ricevuto). Ricevere non significa capire, ma capire non significa accettare. Affinché il processo di comunicazione sia completo, il segnale deve essere decifrato.Ogni ricevente (o destinatario) decifra il segnale alla luce della propria esperienza precedente e del modulo di raccomandazione. Più il segnale codificato è vicino al target impostato dal messaggero, più efficace sarà la comunicazione. Ma per una serie di motivi, il destinatario può dare al messaggio un significato leggermente diverso da quello che intendeva il mittente.

Dal punto di vista del gestore, lo scambio di informazioni dovrebbe considerarsi efficace se il destinatario ha dimostrato di comprendere l'idea compiendo le azioni che il mittente si aspettava da lui. Il rumore, il feedback e la cultura del manager o del dipendente di un'organizzazione influenzano notevolmente l'efficacia dello scambio di informazioni.

Una possibile distorsione nel significato del messaggio (segnale) è associata alla presenza di rumore (interferenza, barriera che viola la qualità del segnale) nel processo di comunicazione. Il rumore è qualsiasi interferenza e processo di comunicazione in una qualsiasi delle sue aree che distorce il significato del messaggio. Sorgenti di rumore che introducono determinate variazioni nel valore segnale trasmesso, possono esistere sia mezzi del processo di comunicazione che componenti organizzative (multilivello, scala di controllo, centralizzazione, differenziazione, ecc.) che rendono difficile la trasmissione accurata di un segnale. Nelle attività dell'organizzazione, le interferenze e le barriere (rumore) che violano la qualità del segnale includono:

distrazioni;

Interpretazione errata da parte dei ricevitori o di coloro che hanno inviato il segnale;

Significati diversi dati alle stesse parole da persone diverse (problemi semantici);

La differenza di status tra leader e subordinati nella percezione della distanza organizzativa, per cui si allarga il divario di comunicazione tra loro;

Il ricevente sente solo ciò che vuole sentire (valutazione del valore).

In linea di principio, alcuni rumori sono sempre presenti, pertanto, in ogni fase del processo di comunicazione dello scambio di informazioni, si verifica una distorsione del significato del messaggio.

Il feedback consente a entrambi i lati del processo di comunicazione di sopprimere il rumore, cioè quello che distorce il significato del segnale trasmesso, il messaggio. Il feedback è un contraccolpo a ciò che viene ascoltato, letto o visto; le informazioni (in forma verbale o non verbale) vengono rispedite al mittente, indicando una misura di comprensione, fiducia nel messaggio, assimilazione e accordo con il messaggio.

2. Tipi di comunicazioni

Reti di comunicazione esterne : lo stato, altre agenzie di regolamentazione, consumatori, concorrenti, associazioni professionali, organizzazioni pubbliche e di altro tipo.

Da fattori ambiente esterno esigenze di comunicazione dell'organizzazione. Se analizziamo ciò di cui le persone nell'organizzazione parlano, scrivono e leggono effettivamente, l'attenzione dovrebbe essere concentrata su questioni legate ai bisogni. scambio di informazioni con l'ambiente esterno che influenza o influenzerà l'organizzazione.

Le organizzazioni utilizzano una varietà di mezzi per comunicare con i componenti del loro ambiente esterno. Comunicano con i clienti attuali e potenziali attraverso pubblicità e altri programmi promozionali. Nel campo delle pubbliche relazioni, viene data priorità alla creazione di una certa immagine, l'immagine dell'organizzazione a livello locale, nazionale o internazionale. Le organizzazioni devono obbedire regolamento statale e per completare relazioni scritte al riguardo.

Comunicazioni intraaziendali :

- Comunicazioni interlivello. Le informazioni si spostano all'interno dell'organizzazione da un livello all'altro all'interno delle comunicazioni verticali. Può avvenire al ribasso (messaggio ai livelli subordinati circa la decisione manageriale adottata), al rialzo (relazioni, proposte, note esplicative);

discendente, quelli. dai livelli superiori a quelli inferiori. In questo modo, i livelli subordinati di gestione sono informati sui compiti attuali, sui cambiamenti nelle priorità, sui compiti specifici, sulle procedure consigliate, ecc. Ad esempio, un vicepresidente della produzione può informare il direttore dell'impianto (direttore intermedio) sui cambiamenti imminenti nella produzione di un prodotto. A sua volta, il gestore dell'impianto deve informare i gestori a lui subordinati sulle caratteristiche delle modifiche imminenti.

Oltre allo scambio verso il basso, l'organizzazione ha bisogno di una comunicazione verso l'alto. Ad esempio, un impiegato di banca potrebbe notare che un nuovo computer a volte fa sì che un cliente attenda qualche minuto in più rispetto a prima perché la macchina è occupata a intermittenza o disconnessa. I dipendenti possono concludere che l'attesa è fastidiosa per alcuni clienti. Supponiamo che la banca abbia effettivamente comunicato a ogni dipendente che il servizio clienti è la nostra prima preoccupazione. In questo caso, i dipendenti sono pronti al loro diretto superiore per il problema. Questo capo, a sua volta, dovrebbe informare il responsabile delle operazioni, che, a sua volta, informa il vicepresidente delle operazioni bancarie.

Il trasferimento di informazioni dai livelli inferiori a quelli superiori può avere un impatto significativo sulle prestazioni. In uno vero esempio l'ingegnere ha sviluppato di più metodo efficace tagliare lamiere per le ali degli aerei e segnala la sua idea al suo diretto supervisore. Se il manager decide di supportare la proposta dell'ingegnere, lo riferirà al livello di gestione successivo superiore. La modifica richiede l'approvazione del gestore dell'impianto o del responsabile delle operazioni per più di alto livello. C'è una situazione in cui qualcosa che è sorto al livello più basso dell'organizzazione deve salire fino in cima, passando successivamente attraverso tutti i livelli intermedi di gestione. Questo esempio illustra lo scambio di informazioni che avviene per aumentare la competitività di un'organizzazione aumentando la produttività.

A uno qualsiasi dei livelli sopra elencati, si potrebbe decidere di rifiutare una nuova idea. Partendo dal presupposto che l'idea fosse davvero buona, dire all'ingegnere che la sua proposta è stata respinta lo avrebbe effettivamente informato che l'organizzazione non lo sta incoraggiando a cercare proposte innovative per risparmiare sui costi e sviluppare proposte simili in futuro. Di conseguenza, l'organizzazione può perdere molte opportunità significative di produttività e risparmio. L'idea descritta appositamente per i 5 anni dell'organizzazione ha portato un risparmio di 13,5 milioni di dollari.

ascendente, quelli. dal basso verso l'alto, svolgono anche la funzione di allertare la parte superiore su ciò che viene fatto livelli inferiori. In questo modo, il management viene a conoscenza dei problemi attuali o emergenti e suggerisce possibili opzioni per correggere la situazione. L'ultima innovazione manageriale nella comunicazione bottom-up è la creazione di gruppi di lavoratori che si incontrano regolarmente, solitamente per 1 ora alla settimana, per discutere e risolvere problemi di produzione o di servizio al cliente. Questi gruppi sono chiamati circoli di qualità.

-Tra diversi reparti, o comunicazioni orizzontali.

Oltre a condividere le informazioni a valle oa monte, le organizzazioni necessitano di comunicazioni orizzontali. L'organizzazione è composta da molti dipartimenti, quindi lo scambio di informazioni tra di loro è necessario per coordinare compiti e azioni. Poiché un'organizzazione è un sistema di elementi interconnessi, la direzione deve garantire che gli elementi specializzati lavorino insieme per portare l'organizzazione nella giusta direzione.

Ad esempio, i rappresentanti dei diversi dipartimenti di una business school si scambiano periodicamente informazioni su questioni quali l'orario delle lezioni, il livello dei requisiti nei corsi di laurea, la collaborazione nelle attività di ricerca e consulenza e il servizio alla comunità locale. Allo stesso modo, in un ospedale, il personale infermieristico e medico dei diversi reparti devono scambiarsi informazioni sull'allocazione delle risorse, sul coordinamento dei gruppi di lavoro, sul controllo dei costi, sui nuovi trattamenti e così via. nella vendita al dettaglio, i responsabili delle vendite regionali possono incontrarsi periodicamente per discutere problemi comuni, coordinamento della strategia di marketing e scambio di informazioni sui prodotti. Nelle aziende ad alta intensità di conoscenza, i quadri intermedi chiave della produzione, del marketing e della ricerca e sviluppo si incontrano per coordinare l'innovazione dei prodotti. Sulla base della tecnologia sottostante, le aziende possono produrre una varietà di prodotti, quindi è estremamente importante ricerca dipartimento per ottenere informazioni su ciò che il mercato vuole. Ciò consente all'organizzazione di rimanere vicino al cliente e continuare a soddisfare le esigenze dei clienti in modo efficace. Allo stesso modo, i produttori devono giustificare costi sufficientemente bassi per future innovazioni di R&S per giustificare un'ulteriore produzione. Gli scambi orizzontali spesso coinvolgono comitati o gruppi ad hoc.

Ulteriori vantaggi della comunicazione orizzontale sono la formazione di relazioni paritarie, che sono una componente importante della soddisfazione dei dipendenti dell'organizzazione.

-Comunicazione "leader - subordinato" , associati alla spiegazione dei compiti, delle priorità e dei risultati attesi, assicurando il coinvolgimento nella soluzione, la discussione dei compiti, la notifica della strategia, i cambiamenti, lo scambio di idee.

Forse la componente più ovvia della comunicazione in un'organizzazione è la relazione tra leader e subordinato. Gli studi hanno dimostrato che 2/3 di questa attività viene svolta tra manager e gestita.

Alcuni dei molti tipi di scambio di informazioni tra un leader e un subordinato sono legati al chiarimento di compiti, priorità e risultati attesi; assicurare il coinvolgimento nella risoluzione dei compiti del dipartimento; discutere di problemi di prestazioni; ottenere riconoscimenti e ricompense ai fini della motivazione; migliorare e sviluppare le capacità dei subordinati; con la raccolta di informazioni su un problema emergente o reale; notificare a un subordinato un cambiamento imminente; oltre a ricevere informazioni su idee, miglioramenti e suggerimenti.

Poiché i subordinati sono uniti in gruppi di lavoro, le comunicazioni del manager con loro sono una componente importante per raggiungere l'efficacia della gestione. La partecipazione allo scambio di informazioni di ciascun membro del gruppo di lavoro consente di sviluppare una relazione più corretta tra il gruppo e il leader e il leader per coinvolgere più attivamente i subordinati negli affari dell'organizzazione.

-Comunicazione tra il leader e il gruppo di lavoro, consente al leader di migliorare l'efficacia del gruppo. Poiché tutti i membri del gruppo partecipano allo scambio, tutti hanno l'opportunità di pensare ai nuovi compiti e priorità del rispettivo, a come dovrebbero lavorare insieme, ai cambiamenti imminenti e alle loro possibili conseguenze per questo e altri dipartimenti.

Oltretutto, gruppo di lavoro possono incontrarsi senza leader per discutere di problemi, miglioramenti o cambiamenti imminenti. Tali relazioni di uguaglianza possono aiutare ad aumentare la soddisfazione sul lavoro dei dipendenti.

-Comunicazioni informali. Il canale delle comunicazioni informali è un canale per diffondere voci. Tak kak Po kanalam clyxov infopmatsiya pepedaetcya namnogo byctpee chem Po kanalam fopmalnogo coobscheniya, pykovoditeli polzyyutcya pepvymi for zaplanipovannoy ytechki e pacppoctpaneniya oppedelennoy infopmatsii tipa "mezhdy nami".

3. Difficoltà nello sviluppo della comunicazione e modi per migliorare il sistema di comunicazione

3.1 I principali problemi di comunicazione nella gestione.

Il manager deve comprendere appieno bisogni pratici nella comunicazione. Ma è anche importante analizzare le questioni che influenzano l'instaurazione di una buona comunicazione. Questi problemi includono la volontà di stabilire una comunicazione, l'identificazione degli ostacoli che la riguardano, i suoi principi, la scelta del metodo, la comunicazione incrociata.

Come può una grande impresa come una borsa valori, una società di trasporto aereo o una società siderurgica operare con una mancanza di comunicazione? Tuttavia, se ci si interroga sul grado di comprensione delle informazioni necessarie in un dato momento, ci si può meravigliare della sua miseria. Questo è possibile perché, anche se l'impresa riesce, spesso consuma informazione necessaria strappi. Un netto miglioramento dell'efficienza può essere ottenuto se vengono rimosse le barriere alla comunicazione.

Messaggi mal formulati. Indipendentemente da come vengono consegnati i messaggi, la vaghezza e la nebulosità sono fin troppo comuni. Difetti come scelta sbagliata e niente parole significative, omissioni negligenti, mancanza di coerenza, scarsa presentazione delle idee, goffaggine nella struttura delle frasi, mancanza di mezzi lessicali, luoghi comuni, ripetizioni sorprendenti, gergo, ecc., sono abbastanza comuni. La mancanza di chiarezza e precisione porta a errori costosi.

Traduzione errata. I gestori si trovano nei centri di comunicazione delle imprese e fungono da destinatari e mittenti di messaggi. Ricevono vari tipi di messaggi dai loro superiori, dai loro colleghi e dai subordinati, ea loro volta devono tradurre le informazioni destinate ai subordinati, ai loro colleghi e al management in una lingua che comprendono. Spesso non è sufficiente veicolare le informazioni parola per parola, esse devono essere espresse con parole comprensibili alle persone nel campo in cui opera il destinatario, oppure devono essere accompagnate da spiegazioni comprensibili al destinatario. Questo processo richiede un'abilità che spesso manca. Poiché i dipendenti dell'impresa agiscono, di solito solo approssimativamente comprendendosi, l'efficienza ne risente costantemente, il che porta a perdite significative.

Perdite durante la trasmissione o la conservazione. La trasmissione sequenziale dello stesso messaggio ne riduce l'accuratezza. Nella comunicazione orale, circa il 30% delle informazioni viene perso ad ogni trasmissione successiva. Pertanto, su grandi impreseÈ assolutamente impossibile fare affidamento sulla comunicazione verbale da un livello all'altro. Persino comunicazioni scritte, accompagnati da spiegazioni, perdono parte del loro significato durante la trasmissione. Un problema altrettanto grave è la conservazione delle informazioni nella memoria. È sorprendente che le imprese spesso

funzionare in un ambiente di ignoranza: gli studi lo dimostrano

i dipendenti conservano in memoria solo il 50% delle informazioni trasmesse e

capi totali 60. La necessità di ripetere il messaggio, quindi, è ovvia.

Incuria. Spesso si deve incontrare una semplice incapacità di leggere bollettini, avvisi, protocolli, messaggi, rapporti. Riguardo all'impossibilità di ascoltare la comunicazione orale, psicologi ed educatori hanno osservato che " Apparecchi acustici Coloro che non ascoltano sono spesso spenti e in questo momento sono loro stessi impegnati a pensare al golf, ai problemi familiari. Sfortunatamente, l'ascolto distratto delle informazioni è una debolezza umana cronica. Pertanto, abbastanza spesso puoi sentire controversie su problemi già risolti. Le ragioni vanno dal desiderio di impressionare l'oratore con le proprie conoscenze a una semplice mancanza di rispetto per il punto di vista dell'altra persona. In ogni caso, i tentativi di comunicare qualcosa a qualcuno che non sta ascoltando falliranno.

Presupposti inspiegabili. Spesso sottovalutate, ma essenziali, sono le ipotesi non riportate che stanno alla base di quasi tutti i rapporti. Ad esempio, una delega di autorità può sembrare specifica, ma come dovrebbero interpretarla i subordinati se sanno di dover prendere una decisione che non è specificatamente dichiarata, ma che ritengono implicita.

Possono presumere che il loro manager intendesse solo ciò che è stato specificamente dichiarato, oppure possono presumere che sia implicita la libertà di prendere decisioni impreviste nell'interesse dell'impresa. L'apparente chiarezza dell'iniziale delega di poteri genera un'analoga incertezza in presenza di un vago presupposto.

Periodo di adeguamento insufficiente. A volte il messaggio si riferisce a un cambiamento che inciderà seriamente sui dipendenti: turni di orario, luogo, tipo e ordine di lavoro, o cambiamenti nella composizione del gruppo. Alcuni rapporti indicano la necessità di un'ulteriore formazione professionale, un cambio di posizione e così via.

Il cambiamento colpisce le persone in modo diverso e potrebbe essere necessario del tempo per comprendere il pieno significato del messaggio. Pertanto, al fine di mantenere l'efficacia dell'attività, è importante non forzare i cambiamenti alle persone prima che si adattino alle loro conseguenze.

Sfiducia nell'autore del messaggio. Alcuni dirigenti sono noti per l'invio di un gran numero di messaggi di annullamento o modifica che seguono il messaggio originale. Tali messaggi sono solitamente il risultato di scarso giudizio, terminologia mal scelta o decisioni illogiche.

Il ripetersi di tali incidenti porta gradualmente i subordinati a ritardare l'azione oa lavorare senza entusiasmo. La sfiducia nei confronti del gestore per qualsiasi motivo interferisce con la comunicazione.

Paura. I manager esperti riconoscono che devono fare affidamento sui loro subordinati per le informazioni, ma non è stata ancora sviluppata una classificazione affidabile dell'argomento dell'informazione e della sua urgenza in modo che i subordinati possano essere guidati da essa nella scelta di ciò che dovrebbero riferire al vertice. La tempistica e l'accuratezza delle liste di controllo, dei rapporti sui problemi e dei rapporti speciali di solito non infondono un senso di fiducia nel manager. Qui puoi sempre aspettarti una selezione inetta, mezze verità o il completo occultamento della verità.

Nessuna trasmissione. A chi non lo sapesse, questo "ostacolo" può sembrare strano e imperdonabile, eppure il fatto è che i leader semplicemente non comunicano messaggi desiderati. Le cause si trovano nelle ben note tendenze umane a essere pigri, a presumere di "sapere tutto", a essere lenti, a confondere deliberatamente. Poiché non puoi comunicare tutto, scegli tu cosa trasmettere. A volte questo porta a un completo silenzio delle informazioni, di cui sono responsabili gli stessi leader.

Oltre a queste barriere, esistono barriere alle cosiddette "comunicazioni organizzative".

Distorsione dei messaggi. Quando le informazioni si muovono su e giù all'interno di un'organizzazione, il significato dei messaggi è alquanto distorto. I messaggi possono essere distorti involontariamente a causa di difficoltà nelle comunicazioni interpersonali. Quando un manager non è d'accordo con un messaggio, può verificarsi una rappresentazione ingannevole intenzionale. In questo caso, il gestore modifica il messaggio in modo che il cambio di significato avvenga nel suo interesse. I problemi di scambio di informazioni dovuti al danneggiamento dei messaggi possono verificarsi anche a causa del filtraggio.

In un'organizzazione, è necessario filtrare i messaggi in modo che solo i messaggi che la riguardano vengano inviati da un livello a un altro livello dell'organizzazione o del dipartimento. Dal momento che sono i manager a determinare quali messaggi inviare, ogni tipo di barriera interpersonale può spingerli a eliminare alcuni messaggi ed enfatizzarne altri. Tale selezione può far sì che informazioni importanti non raggiungano un altro settore dell'organizzazione o che le informazioni vi arrivino con una distorsione significativa del contenuto. I messaggi inviati ai vertici possono essere distorti a causa della mancata corrispondenza degli stati dei livelli dell'organizzazione. I senior manager hanno uno status più elevato, quindi c'è la tendenza a fornire loro solo informazioni percepite positivamente. Ciò può comportare che il subordinato non informi il supervisore di un problema potenziale o esistente perché non vuole dare al supervisore la cattiva notizia. Un ulteriore motivo per il deterioramento delle informazioni che arrivano ai vertici potrebbe essere la maggiore attenzione dei quadri intermedi ai messaggi dei livelli superiori di potere rispetto alle informazioni dei loro subordinati.

Sovraccarico di informazioni. Le barriere allo scambio di informazioni possono essere il risultato di un sovraccarico del canale di comunicazione. Il gestore, assorbito dall'elaborazione delle informazioni in entrata e dalla necessità di mantenere lo scambio di informazioni, probabilmente non è in grado di rispondere efficacemente a tutte le informazioni. È costretto a estirpare il meno Informazioni importanti e lasciare solo ciò che gli sembra più importante, lo stesso vale per lo scambio di informazioni. Uno dei soliti modi per risolvere il problema del sovraccarico di informazioni è lo sviluppo e il mantenimento di vari canali di trasmissione di informazioni specializzati.

Le imprese lo fanno continuamente attraverso la struttura organizzativa, il decentramento dell'autorità, il raggruppamento delle attività per tipo di attività e l'organizzazione di sistemi informativi progettati per servire linee di attività separate, come vendite, finanza, acquisti e pubbliche relazioni. Sfortunatamente, la comprensione da parte del manager dell'importanza delle informazioni può differire da quella degli altri dipendenti dell'organizzazione.

Struttura organizzativa scadente. La struttura di un'organizzazione è una relazione logica tra livelli di gestione e segmenti funzionali che garantisce l'effettivo raggiungimento degli obiettivi. Se la struttura dell'organizzazione è mal concepita, la capacità del manager di pianificare e raggiungere gli obiettivi prefissati si riduce. In un'organizzazione con più livelli di controllo, il potenziale di danneggiamento delle informazioni aumenta poiché ogni livello di controllo successivo può correggere e filtrare i messaggi. Altri aspetti che possono causare problemi nelle comunicazioni includono la composizione e l'uso insoddisfacenti di comitati, gruppi di lavoro, personale in generale, nonché l'organizzazione del potere e la distribuzione dei compiti. È chiaro che un sistema informativo mal progettato può ridurre l'efficacia della condivisione delle informazioni e del processo decisionale in un'organizzazione.

3.2 Modi per migliorare i processi di comunicazione nell'organizzazione.

I seguenti principi sono utili per organizzare una comunicazione efficace poiché si concentrano su quattro aree critiche: qualità del messaggio, condizioni di ricezione, mantenimento dell'integrità degli sforzi organizzati e trarre vantaggio dall'organizzazione informale.

Il principio di chiarezza. Sebbene la comunicazione sia spesso pensata semplicemente come un messaggio, per avere un valore deve superare la prova della chiarezza: un messaggio è lucido se è espresso in tale linguaggio e consegnato in modo tale da poter essere compreso dal destinatario.

Il principio di integrità. I messaggi di gestione sono mezzi piuttosto che fini.

Il principio di integrità è il seguente: lo scopo dei messaggi gestionali è promuovere la comprensione tra le persone nel processo della loro cooperazione finalizzata al raggiungimento degli obiettivi dell'impresa.

Il principio dell'uso strategico dell'organizzazione dell'informazione. La natura di questo principio chiave è la seguente:

una comunicazione efficace si verifica quando i leader usano

organizzazione informale oltre alla comunicazione formale

organizzazioni.

Considerare i modi per migliorare il processo di comunicazione in termini di comunicazioni interpersonali (informali) e organizzative (formali). Questi tipi di comunicazione sono molto diversi tra loro e, quindi, anche i modi per migliorarli sono diversi.

Nelle comunicazioni interpersonali, la cosa principale è il miglioramento della scienza della comunicazione. Ce ne sono diversi principi semplici, la cui osservanza aiuterà il leader a diventare più socievole.

Capacità di ascolto. Una comunicazione efficace è impossibile senza la capacità di ascoltare.

Chiarezza di idee. Chiarire le idee prima di comunicarle significa che è necessario pensare e analizzare sistematicamente le domande, i problemi e le idee che si desidera comunicare.

Linguaggio del corpo e intonazione. Il linguaggio del corpo, la postura e l'intonazione devono essere monitorati per non inviare segnali contrastanti. Inviando segni armoniosi che non contengono messaggi contrastanti, ottieni maggiore chiarezza e comprensione delle tue parole.

Empatia e apertura. L'empatia è attenzione ai sentimenti delle altre persone, empatia. L'applicazione riuscita dell'empatia può ridurre significativamente la possibilità di incomprensioni quando il messaggio viene decodificato dalla parte ricevente. L'empatia nello scambio di informazioni implica anche il mantenimento dell'apertura nella conversazione.

Istituzione risposta. Il feedback è importante perché ti permette di stabilire se il tuo messaggio, ricevuto dal destinatario, è davvero interpretato nel senso in cui lo hai originariamente dato.

Esistono diversi modi per fornire feedback. Uno di questi è fare domande. Un altro modo per ottenere un feedback è valutare il linguaggio delle posture, dei gesti e delle intonazioni della persona, che sembrano indicare confusione o incomprensione. Il feedback può essere stabilito anche monitorando i primi risultati del lavoro. Le informazioni pertinenti ti consentiranno di valutare fino a che punto ciò che intendevi comunicare viene incarnato.

Nelle comunicazioni organizzative, l'importante è migliorare il flusso di informazioni. Ecco alcuni modi specifici per migliorare la comunicazione nelle organizzazioni che ogni manager dovrebbe conoscere.

Regolazione dei flussi informativi. I manager a tutti i livelli dell'organizzazione devono rappresentare i bisogni informativi propri, dei propri superiori, colleghi e subordinati.

Il leader deve imparare a valutare gli aspetti qualitativi e quantitativi delle proprie esigenze informative, così come gli altri consumatori di informazioni nell'organizzazione. Dovrebbe cercare di definire cosa sia "troppo" e "troppo poco" negli scambi di informazioni.

La gestione del flusso di informazioni è solo un esempio delle azioni di un leader per migliorare la comunicazione.

Sistemi di feedback. Nella stessa misura in cui il feedback può migliorare lo scambio di informazioni interpersonali, anche i sistemi di feedback creati nell'organizzazione possono funzionare. Tali sistemi fanno parte del sistema di controllo e gestione. sistema informativo Nell'organizzazione. Un'opzione per un sistema di feedback è spostare le persone da una parte all'altra dell'organizzazione per discutere determinati problemi. I sondaggi tra i dipendenti sono un'altra opzione per un sistema di feedback. Tali sondaggi possono essere condotti per ottenere informazioni da dirigenti e lavoratori su centinaia di domande.

Sistemi per la raccolta delle proposte. I sistemi di raccolta dei suggerimenti sono progettati per facilitare il flusso di informazioni verso l'alto. Allo stesso tempo, tutti i dipendenti hanno l'opportunità di generare idee riguardo al miglioramento di qualsiasi aspetto delle attività dell'organizzazione.

Obbiettivo sistemi simili- ridurre la gravità della tendenza a filtrare o ignorare le idee nel percorso dal basso verso l'alto. Molto spesso, un tale sistema viene implementato sotto forma di cassette dei suggerimenti, in cui i dipendenti dell'azienda possono presentare le loro proposte in modo anonimo. Il sistema di raccolta delle proposte può essere organizzato in modo diverso. Un'organizzazione può implementare una rete telefonica privata attraverso la quale i dipendenti possono effettuare chiamate anonime e richiedere informazioni su appuntamenti e promozioni. Un'altra variante del sistema di feedback prevede la creazione di un gruppo di dirigenti e lavoratori ordinari che si incontrano e discutono di questioni di reciproco interesse. Un altro approccio si basa su circoli di qualità, nonché su gruppi di lavoratori non dirigenti che si incontrano settimanalmente per discutere suggerimenti per miglioramenti.

Newsletter, pubblicazioni e video dell'organizzazione. Le organizzazioni relativamente grandi tendono a emettere mensilmente

newsletter che contengono informazioni per tutti i dipendenti. Tali newsletter mensili possono includere articoli che esaminano proposte di gestione, argomenti relativi alla salute dei dipendenti, un nuovo contratto, un nuovo prodotto o servizio che sta per essere offerto ai clienti, risposte della direzione alle domande dei dipendenti.

Tecnologia dell'informazione moderna. I recenti progressi nel campo tecnologie dell'informazione può contribuire al miglioramento dello scambio di informazioni nelle organizzazioni.

Il personal computer ha già avuto un enorme impatto sulle informazioni che i dirigenti, il personale di supporto e i lavoratori inviano e ricevono. La posta elettronica offre ai dipendenti la possibilità di inviare messaggi scritti a chiunque nell'organizzazione. Ciò dovrebbe ridurre il flusso tradizionalmente inesauribile conversazioni telefoniche. Inoltre, attualmente, un ruolo enorme nella diffusione delle informazioni è svolto da rete globale Internet.

La rete di comunicazione del leader.

Il flusso di informazioni in modo organizzato sistema socialeè un elemento essenziale del suo effettivo funzionamento. Una parte significativa del compito di gestione di qualsiasi organizzazione è la creazione di una rete di comunicazione e la garanzia di assicurarne la ricezione informazione corretta le persone giuste dentro momento giusto. È necessario sviluppare una tale rete di comunicazione in modo che stabilità e dinamismo, controllabilità e spontaneità, nuova e vecchia esperienza possano essere organicamente combinati in essa.

Conclusione

Nel nostro tempo turbolento della rivoluzione informatica, l'importanza delle comunicazioni non sta diminuendo, ma piuttosto sta aumentando. La comunicazione è importante in tutte le sfere dell'attività umana. Viviamo tutti scambiando informazioni tra di noi.

E più efficace è questo scambio, più opportunità abbiamo per un lavoro efficace e una vita personale prospera.

La conoscenza e la capacità di utilizzare correttamente tutte le tecniche di comunicazione aiutano in larga misura ad avvicinarsi alla risoluzione del compito principale della gestione: realizzare un profitto.

Tra l'organizzazione e il suo ambiente, tra i livelli superiori e inferiori, tra le unità organizzative, è necessario lo scambio di informazioni. I manager comunicano direttamente con i subordinati, siano essi individui o gruppi.

Le fasi del processo sono lo sviluppo di un'idea, la codifica e la selezione del canale, la decodifica (decodifica) del messaggio. Una possibile distorsione nel significato del messaggio è dovuta alla presenza di rumore nel processo di comunicazione. Il feedback consente a entrambi i lati del processo di comunicazione di sopprimere il rumore, cioè quello che distorce il significato del segnale trasmesso, il messaggio. Il feedback è la reazione del ricevitore, che mostra se le informazioni trasmesse sono comprese o non comprese, aiuta a superare il rumore.

Le differenze di percezione sono una barriera comune alla condivisione delle informazioni, poiché le persone rispondono solo a ciò che percepiscono. Se hanno sistemi di valori e preferenze diversi, è più probabile che percepiscano e interpretino le informazioni in modo diverso.

Il leader può aumentare l'efficacia degli scambi interpersonali chiarendo idee su come comunicarli, tenendo conto di eventuali differenze - semantiche e percezioni - introducendo il significato del linguaggio di posture, gesti e intonazioni, favorendo la formazione di feedback.

La comunicazione all'interno di un'organizzazione può essere migliorata stabilendo sistemi di feedback, gestendo i flussi di informazioni, intraprendendo azioni manageriali per promuovere la comunicazione a monte ea valle, implementando sistemi di raccolta di suggerimenti, stampando materiale informativo da utilizzare all'interno dell'organizzazione e applicando i progressi della moderna tecnologia dell'informazione.

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