Programmi per il lavoro d'ufficio delle segretarie. Che cos'è un archivio elettronico? Prospettive per l'industria russa dell'automazione degli uffici

06.04.2019 Errori

Descrizione pacchetto software"Lavoro d'ufficio 3.0",v.3.2

Il pacchetto software "Office work 3.0" è progettato per l'automazione processi standard lavoro d'ufficio presso l'impresa in conformità con GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificata. Requisiti di documentazione », così come GOST R 51141-98 "Documentazione e Archiviazione". Il programma utilizza termini e definizioni secondo GOST R51141-98.

Il programma funziona su una moderna piattaforma MS server SQL 2005 Express Edition e ne massimizza le prestazioni e la scalabilità, implementa indicatori chiave di prestazione come alte prestazioni e flessibilità di personalizzazione per le specificità dell'impresa.

La tecnologia di sviluppo che abbiamo scelto ci consente di evitare costi aggiuntivi per l'acquisto di licenze e l'aggiornamento dei computer. Il tuo PC esistente, ad esempio, con un processore Pentium 800 e 256 MB di RAM, è abbastanza. Tutti i processi di lavoro d'ufficio possono essere organizzati sia nella rete locale che su un computer dell'impiegato.

Il complesso è progettato utilizzando un'interfaccia intuitiva e non richiede una formazione speciale dei dipendenti. Sulla base della nostra esperienza, un normale utente di PC inesperto impara a lavorare in modo indipendente con il programma in circa 1 ora.

Un'unica applicazione client viene installata per tutti gli utenti in base al numero di licenze client acquistate. Acquisito pacchetto base Il programma include inizialmente 3 utenti, di cui 1 utente ha i diritti di impiegato e amministratore di database. I diritti di accesso degli utenti, le directory e le impostazioni sono determinati dall'amministratore del database (di solito un impiegato). È possibile acquistare un numero qualsiasi di licenze utente secondo necessità.

Insieme alla funzione principale di tenuta dei registri, il programma offre ampie opportunità per organizzare il lavoro di squadra per eseguire istruzioni e ordini dalla direzione e migliorare la disciplina delle prestazioni. Così, dal semplice lavoro d'ufficio, è possibile passare al livello di formazione e invio automatico di istruzioni agli esecutori testamentari e di garantire il controllo sulla loro esecuzione.

Applicazione del componente " Modelli e STP » del pacchetto software «Office Management 3.0» è progettato per organizzare il lavoro degli esecutori testamentari con forme uniformi di documenti approvati nell'organizzazione, nonché per utilizzare nella pratica gli standard aziendali (STP) che determinano l'organizzazione e la condotta della produzione e della gestione processi.

Insieme all'impiegato, il programma può essere gestito con successo da assistenti e referenti di direttori, dipendenti dell'apparato del gene. direttore e segreteria. Componente aggiuntivo "Segretario-Referente" consente di organizzare le riunioni, il programma del direttore, organizzare il controllo sull'attuazione degli eventi della riunione, registrare i compiti correnti del segretario, ecc.

La struttura di elaborazione e registrazione del documento in entrata si presenta come una modalità "classica" + è possibile generare un Ordine per l'esecutore:

Operazione	Azioni
Operazione	impiegato	Supervisore	Esecutore
Registrazione di un documento da parte di un impiegato	La scheda di ingresso è in fase di compilazione. Documento. Al documento viene assegnato lo stato "nuovo".
Trasferimento del documento alla testata	Le lettere, gli ordini e gli altri documenti ricevuti vengono trasferiti alla testata a titolo oneroso.	Mette una risoluzione, dà istruzioni.
Trasferimento di documenti per l'esecuzione	Inserimento della delibera e delle scadenze nella scheda elettronica del documento, nomina dell'Appaltatore. Il documento viene trasferito nello stato "in esecuzione"		Riceve una notifica dal programma che, secondo l'input n. ___, gli è stata impartita un'istruzione con una scadenza di ___ giorni.
Controllo dell'esecuzione	Visualizzazione di documenti eseguibili. Promemoria (automatico, a tutti gli artisti in ritardo). Formazione di un rapporto sullo stato di avanzamento dell'esecuzione dei documenti.	Visualizzazione di documenti eseguibili e scaduti con lo stato “sotto controllo speciale”, ecc.	Esegue un compito.
Esecuzione	Non appena tutti gli ordini per l'input. il documento viene eseguito, inserisce la data di esecuzione e si traduce in. documento nello stato "completato"	Visualizza il risultato dell'esecuzione e le date.	Compila la scheda del programma "Incarico" (campo "risultato") e indica la scadenza effettiva.

Tutte le notifiche agli Appaltatori sono generate nel programma Office Work 3.0 e duplicate in base ai sistemi di posta a disposizione dell'organizzazione. Se l'Appaltatore non ha installato l'applicazione Office Work 3.0, gli verrà inviato un sollecito e-mail tramite il server di posta LAN aziendale.

Come puoi vedere dalla descrizione, utilizziamo attivamente un modulo come "Assegnazione". Ciò amplia notevolmente la funzionalità e l'efficienza del programma e fornisce al manager e all'impiegato ampie funzioni di controllo. In generale, otteniamo un effetto manageriale così importante dal lavoro del programma come un aumento della disciplina delle prestazioni.

Se l'organizzazione è piccola, il mantenimento delle schede "Istruzioni" è facoltativo. Puoi limitarti a registrare solo corrispondenza e ordini.

Gli oggetti principali della contabilità "Lavori d'ufficio" 3.0

Documenti in arrivo

Documenti in uscita

Ordini

Aggiuntivo (componente "Segretario referente")

Riunioni

Il programma del gestore

Servizi ausiliari

Stampa di buste;

Formazione della "Lista degli invii"

Scansione di documenti (in linea)

Modelli e STP;

In totale, il sistema prevede 4 categorie di utenti:

impiegato;

Supervisore;

Esecutore;

Segretario referente.

Menù principale del programma

Fig. 1

Una volta lanciato, il programma informa l'impiegato sullo stato del lavoro con i documenti e sul compleanno dei dipendenti. Aprendo il "Journal of Executable documents" otteniamo informazioni più dettagliate sullo stato dei lavori. Lo stato del documento come "nuovo", "in esecuzione" e "scaduto" è sottolineato con il colore appropriato. Se necessario, l'impiegato può evidenziare la "scaduta" e inviare una notifica agli esecutori testamentari entro e- posta.

Fig.2

Registrazione di documenti. Documento in arrivo

Per ogni documento viene creata una scheda conto, in cui vengono inserite le informazioni sul documento.

La forma della carta "Documento in entrata" è mostrata in Fig. 3

Fig.3

La presenza del campo “categoria” consente, nell'ambito del caso di nomenclatura “Incoming”, di soddisfare quesiti analitici e selezionare documenti di interesse per argomento, ad esempio “reclami”, offerte commerciali, ecc. Nel campo destinatario è indicato non solo l'indirizzo del mittente, ma, se necessario, la persona che ha firmato il documento. Il programma prevede la contabilizzazione degli appaltatori e delle persone che hanno letto il documento. Dopo la registrazione sull'originale documento, è possibile stampare un tipico timbro della segreteria (pulsante del menu in alto "stampa timbro"). Stampa della scheda contabile stessa “in. documento". Per il controllo, documento in arrivo ha 3 stati: "nuovo", "in esecuzione" e "completato".

Per conto carta elettronica può essere allegato file elettronici qualsiasi formato (tab "Documenti elettronici"). Se queste informazioni sul documento non sono sufficienti per te, puoi aggiungere altri campi nella sezione "Aggiungi. informazioni" (i campi sono formati nel libro di riferimento "Impostazioni"). Puoi anche cercare un documento utilizzando nuovi campi.

Considerando che in diverse organizzazioni esiste un template del numero di registrazione, proponiamo di preconfigurare il template Fig. 4:

Fig.4

In entrata e numero in uscita i documenti vengono generati automaticamente o manualmente.

Documento in uscita

La forma della carta "Documento in uscita" è mostrata in Fig. 5

Fig.5

Tutti i documenti relativi sono facilmente rintracciabili: è possibile collegarsi ad un link ad un documento in entrata, ad es. teniamo conto di tutte le risposte in arrivo. La scheda di registrazione tiene conto di chi ha preparato e firmato il documento, a chi il documento è stato inviato personalmente.

Ordini

La forma della scheda "Ordini" è mostrata in Fig. 6

Riso. 6

La scheda contiene dati su ordini e istruzioni dei gestori che hanno il diritto di rilasciare documenti normativi e amministrativi interni.

Non ci siamo limitati solo alla registrazione di un ordine, ma ti consentiamo anche di registrare tutte le istruzioni per questo ordine (di norma, questi sono i punti nella parte amministrativa dell'ordine, che indicano chi, entro quale data e quali azioni deve essere eseguito). Pertanto, permettiamo di controllare l'esecuzione dell'ordine. I dipendenti a cui sono state impartite istruzioni ricevono adeguate notifiche.

Ordini

La forma della scheda "Istruzioni" è mostrata in Fig. 5

Riso. 7

La scheda d'ordine può essere compilata sia dall'impiegato che da altri dipendenti autorizzati (vicedirettore, vicesegretario, ecc.). L'ordine è registrato come derivato delle istruzioni del capo sotto forma di risoluzione sull'input. documento o parte amministrativa dell'ordine.

In alcuni casi è possibile inserire i dati del Verbale in base ai risultati dei workshop nella scheda Compito. Questo metodo aumenterà l'efficienza delle riunioni e la disciplina delle prestazioni nell'impresa.

Libri di riferimento

L'elenco "Dipendenti" ha una duplice finalità, la prima - per la nomina dell'Appaltatore nella scheda conto, la seconda - "informazioni" perché informa i dipendenti dell'azienda sui compleanni dei colleghi, sui loro telefoni e e: posta. Di solito, la pertinenza e la disponibilità di tali informazioni è sempre un grosso problema.

L'aspetto della directory è mostrato in Fig. 8

Riso. otto

I libri di riferimento implementano l'output delle informazioni "così com'è, in forma tabellare", ed esportare nel formatoEccellere. Ricerca dei dati organizzata per filtro. La directory contiene anche informazioni sui dipendenti licenziati.

Movimento di documenti

L'impiegato è responsabile della registrazione e della circolazione dei documenti. Sulla carta è registrato il fatto di rilasciare il documento originale all'esecutore testamentario responsabile. La scheda indica i dipendenti che hanno ricevuto copie di documenti (familiarizzati). La procedura per la registrazione di un documento in uscita avviene solo dopo la sua approvazione e firma da parte del responsabile. Nei casi di nomenclatura, vediamo tutti i documenti che sono stati registrati (Fig. 9). Allo stesso tempo, è possibile visualizzare qualsiasi documento del caso, selezionare i casi di nomenclatura per anno, trasferire il caso in archivio, stampare l'inventario del caso.

Riso. 9

Riferimento e lavoro analitico

L'impiegato, l'assistente segretario e il direttore hanno pieno accesso al database dei documenti, possono trovare immediatamente tutto il materiale necessario per la categoria corrispondente. Un sistema di ricerca flessibile sviluppato secondo gli standard del lavoro d'ufficio russo consente di determinare in modo indipendente i parametri necessari dei documenti e di cercare tutti gli attributi specificati dall'utente, compresi i file allegati . Il sistema ha introdotto un tale concetto come la "categoria" del documento. Per categoria, puoi filtrare reclami, dichiarazioni, offerte commerciali e altri documenti. Il numero di concetti nella directory "categories" non è limitato.

La ricerca del documento si effettua premendo il pulsante "ricerca del documento" Fig.10

Riso. 10

Regolamento sui diritti di accesso

I diritti utente nel sistema sono determinati dall'amministratore del database (addetto). La scheda "Dipendenti" indica il livello di accesso (2 livelli in totale, amministratore e utente). Gli utenti hanno diritti limitati, possono visualizzare le carte (e i file elettronici ad esse relativi) per le quali sono Appaltatori, inserire in esse il risultato dell'esecuzione, cercare lettere e istruzioni ad esse correlate, visualizzare i Diari (vengono visualizzate solo le lettere), ma non sono in grado di inserire modifiche a carte (tranne “risultato dell'esecuzione”), directory, impostazioni.

Fondamentalmente, gli utenti hanno la possibilità di visualizzare i documenti a cui sono correlati come esecutori testamentari, vedere il loro stato e ricevere notifiche sullo stato di lavoro con un documento.

La compatibilità del complesso con la posta elettronica consente di informare i dipendenti sugli eventi nel sistema.

e nel sistema Office Work 3.0:

Controllo dell'esecuzione

Il sistema contabile controlla lo stato di avanzamento dell'esecuzione dei documenti da parte di tutti gli esecutori. All'avvio del programma, tutti gli utenti ricevono una notifica sullo stato del lavoro con l'esecuzione di documenti e istruzioni.

All'avvio del programma, vengono emesse informazioni sulla scadenza per l'esecuzione dei documenti (ordini). Quando si fa clic su "Sì", si apre il diario di "Documenti eseguibili", che riflette questo documento vedere.

Quando si aprono i diari pertinenti, l'impiegato, l'assistente segretario e il capo dell'organizzazione vedono il risultato del lavoro con documenti e istruzioni. L'appaltatore vede solo i suoi ordini e documenti. Fig.11

Fig.11

Il programma ricorderà al dipendente la scadenza imminente per una risposta, riassume le informazioni sullo stato di avanzamento e sui risultati del lavoro con i documenti. Il sistema di ricerca (selezione) è implementato tramite un filtro. Fornito rilascio di informazioni in Excel.

Analisi del flusso di documenti.

Nel sistema è possibile ottenere una serie di moduli di reporting standard che determinano il volume del flusso di lavoro dell'organizzazione e lo stato di avanzamento dell'esecuzione dei documenti. Riso. 9

Rapporti

Posta in arrivo

Posta in uscita

Ordini e istruzioni della dirigenza

Istruzioni per la gestione

Circa lo stato del lavoro:

con ingresso documenti

per la preparazione del rif. documenti

per eseguire gli ordini di gestione

per eseguire le istruzioni della direzione

Fig.9

L'aspetto del rapporto "Registro della corrispondenza in entrata" è mostrato in Fig. 12

Fig.12

Il sistema prevede (Fig. 13) la stampa di card di tutti i tipi di documenti
fig.13

Conservazione di un archivio elettronico

Consente di organizzare il lavoro dell'archivio in conformità con la legislazione della Federazione Russa sull'archiviazione. L'impiegato può visualizzare qualsiasi documento dal file di nomenclatura dell'archivio. Allo stesso tempo, il programma dispone di un comodo meccanismo per la ricerca di documenti nell'archivio. Il tempo di ricerca di documenti in un array di 10.000 unità è di circa 3 secondi.

Utilizzo da parte del personale di modelli e standard uniformi dell'impresa

L'uso del componente "Modelli e STP" del pacchetto software "Officework 3.0" è progettato per organizzare il lavoro degli esecutori con moduli (moduli) di documenti uniformi, nonché per utilizzare in pratica gli standard aziendali (STP) che determinano il organizzazione e conduzione dei processi produttivi e gestionali.

Componente "Segreteria Referente"

Architettura del pacchetto software:

"Lavoro d'ufficio 3.0" - si tratta di stazioni di lavoro automatizzate (AWP) interconnesse: AWP "Clerk", AWP "Head", AWP "Secretary-Referent" e AWP "Executor". Di seguito sono riportati i loro principali funzionalità:

BRACCIO "PRODUTTORE PULITO"(con diritti di amministratore del database)

Organizzazione e manutenzione del sistema di lavoro d'ufficio in in toto(registrazione, contabilità, controllo, conservazione, analisi statistica);

Formazione di casi di nomenclatura;

Manutenzione di elenchi, distribuzione dei diritti di accesso;

Copia/ripristino del database.

Formazione di report dal database.

AWS "Segretario-Referente"

Formare e mantenere aggiornato il programma del capo;

Pianifica incontri. Formare l'ordine del giorno della riunione, nominare partecipanti e relatori. Allo stesso tempo, il programma invia automaticamente un invito ai partecipanti e promemoria.

Tenere i verbali della riunione e monitorare l'esito dell'attuazione delle decisioni.

Assegnare incarichi agli artisti e monitorare l'andamento della loro esecuzione;

Tieni un registro delle tue attività;

AWP "Testa"

Comoda visualizzazione del Programma (per un giorno, una settimana, un mese);

Pianificare le riunioni;

Tracciare lo stato di avanzamento dell'esecuzione di decisioni e istruzioni;

Se necessario, visualizzare il Protocollo di ogni incontro, e la sua storia (una scheda che riflette i partecipanti, le domande, i relatori).

AWP "ESECUTORE"

Ricevere notifiche sulla ricezione di corrispondenza o istruzioni a suo nome;

Visualizza la tua corrispondenza e gli ordini;

Compilazione della scheda Ordine (compilazione dei campi risultato di esecuzione, data di esecuzione...)

Formazione di rapporti sui loro documenti;

Utilizzo dell'elenco "Dipendenti" come elenco telefonico e elenco di nomi completi, posizioni e indirizzi email dipendenti dell'impresa.

Questo programma è progettato per formare segretari (lavoro d'ufficio informatico) sulla base della scuola secondaria Taksimov n. 1

La caratteristica di qualificazione inclusa nel programma è compilata secondo il libro di riferimento delle qualifiche per le posizioni di dirigenti, specialisti e dipendenti.

La base della formazione professionale è la formazione, che prevede il passaggio di una certa quantità di materiale teorico e pratico che prevede la formazione di dipendenti qualificati nel campo organizzativo e gestionale dell'attività che sono in grado di preparare, modificare, formattare professionalmente i materiali utilizzando un PC ; condurre la corrispondenza commerciale; navigare nella scelta delle attrezzature d'ufficio per attrezzare l'ufficio e poterle utilizzare, garantire l'organizzazione razionale del lavoro nelle attività produttive e gestionali, entrare in contatti commerciali con partner economici e commerciali.

L'attuale livello di sviluppo di strumenti e tecnologie di informatizzazione offre nuove opportunità per l'organizzazione del lavoro di segreteria e impone nuovi requisiti agli specialisti in questo profilo: la capacità di organizzare il lavoro d'ufficio del computer. Questo programma consente, in conformità con l'attuale livello di sviluppo della tecnologia e delle tecnologie dell'informazione, di preparare uno specialista qualificato.

Il programma prevede 204 ore (3 ore settimanali, due anni di studio nelle classi 8,9,10,11), la conoscenza da parte degli studenti del corso base di informatica e comprende le seguenti materie:

1) dattiloscritto (tastiera russa e latina);

2) lavoro d'ufficio;

3) supporto organizzativo e tecnico dell'ufficio;

4) cultura della comunicazione d'impresa

Gli studenti che hanno superato con successo il programma, al termine del secondo anno di corso, devono superare gli esami di abilitazione nelle modalità previste, ricevere il titolo di segretaria-dattilografa, impiegato, certificato della forma stabilita.

Il segretario deve sapere:

regolamenti e istruzioni per la tenuta dei registri;
la struttura della gestione dell'impresa;
regole dattiloscritte, ortografiche e di punteggiatura;
la procedura per la distribuzione del materiale nella preparazione dei documenti;
la procedura per creare un documento elettronico e organizzarne la conservazione e l'utilizzo;
regole per il funzionamento di computer, registratori vocali, registratori a nastro e altre apparecchiature per ufficio;
regole per l'uso dei dispositivi di ricezione e citofonia;
standard del sistema unificato di documentazione organizzativa e amministrativa;
regolamenti interni del lavoro, regole e norme di protezione del lavoro, sicurezza e protezione antincendio.

Il segretario deve essere in grado di:

esaudire funzioni tecniche assicurare e servire il lavoro del capo o della sua unità;
ricevere le informazioni necessarie per il capo da dipartimenti o esecutori, chiamare i dipendenti per suo conto;
organizzare conversazioni telefoniche gestire, ricevere e trasmettere messaggi telefonici, informazioni sui dispositivi ricetrasmittenti, registrare messaggi ricevuti e portare all'attenzione dei gestori i loro contenuti;
svolgere attività di predisposizione delle adunanze e delle adunanze tenute dal responsabile, conservare e redigere verbali;
fornire posto di lavoro capo con cancelleria, attrezzatura organizzativa, creare condizioni favorevoli alla sua lavoro efficace;
stampare vari materiali nella direzione della testa: utilizzare moderni tipi di apparecchiature per ufficio;
condurre gli affari; ricevere, sistematizzare le informazioni ricevute a nome del responsabile, inviarle per l'esecuzione, controllare i termini per l'esecuzione;
accettare i documenti per la firma del capo e le dichiarazioni personali dei lavoratori;
organizzare l'accoglienza dei visitatori, manifestando attenzione e facilitando la pronta considerazione di richieste e proposte;
formare casi secondo la nomenclatura approvata, garantirne l'incolumità e trasmetterli all'archivio entro i termini stabiliti.

Formazione sulle abilità della tastiera del PC 102 ore

No. p / p	Nome della sezione
	Imparare la tastiera del PC
	IO. scopo generale normale tastiera per PC
1	Dalla storia dei dispositivi di stampa.
2	Dispositivo tastiera per personal computer
	II. Nozioni di base sulla dattilografia professionale
3	Creazione documento di testo in OS WINDOWS
4	Tre regole d'oro per la digitazione professionale Velocità di conteggio e percentuale di errori di battitura
5	Ginnastica del benessere
6	Test “ Dispositivo tastiera personal computer. Creazione di un documento di testo in OC WINDOWS”
	III. Regole per lo sviluppo di righe di lettere sulla tastiera di un computer. Lavorare con maiuscolo
7-12	Padroneggiare la riga centrale delle lettere della tastiera di un computer
13-18	Padroneggiare la riga delle lettere superiori della tastiera
19-24	Padroneggiare la riga delle lettere più basse della tastiera
25-34	Padroneggiare tutte le righe di lettere della tastiera
35	Test " Padroneggiare tutte le righe di lettere della tastiera”
36-40	Regole per lavorare con le maiuscole
	IV. Padroneggiare segni di punteggiatura, numeri e caratteri speciali
41-42	Padroneggiare i segni di punteggiatura "virgola" e "punto"
43-44	Padroneggiare i segni di punteggiatura nella riga superiore della tastiera
45-46	Padroneggiare numeri e caratteri speciali
47	Test " Padroneggiare i segni di punteggiatura”
	V. Tipici errori di stampa. Lavora sui bug
48	Tipici errori di battitura
49-58	Lavora sui bug
	VI. Padroneggiare il piccolo tastierino numerico
59	Regole per lavorare con un tastierino numerico aggiuntivo
60	Regole per lavorare con il programma da tastiera
	VII. Introduzione alla tastiera latina
61-62	Introduzione alla tastiera latina
	VIII. Simulatore di dattilografia “Solo sulla tastiera”
63	Breve descrizione programmi esistenti
64-77	Istruzione e formazione sul simulatore "Solo sulla tastiera"
78-79	Miglioramento della tecnica di scrittura
	Regole generali registrazione di opere e servizi dattiloscritti documenti
80	Formati di carte di consumo. Regole per la scrittura di materiale testuale
81	Tecniche di selezione parti separate testo.
82-83	Formattazione delle note al testo
84	Fare note a piè di pagina al testo
85-86	Regole per scrivere titoli e sottotitoli
87	Regole del frontespizio
88	Disegno della tavola
89	Disegno grafico
90	Regole bibliografiche
91	Regole per abbreviare parole e frasi
92	Segnali correttivi e loro applicazione
93	Esame “Norme generali per la progettazione di opere dattiloscritte e atti d'ufficio”
	Nozioni di base sul lavoro con un word processor (editor) Microsoft Word
94-97	Creazione di documenti di testo
98-101	Creazione di tabelle in Editore Microsoft Parola
102	Prova n. 5

Segreteria 102 ore

	Nome della sezione
	I. Organizzazione del lavoro dell'ufficio di accoglienza
	Funzioni e compiti del segretario
	Doveri, diritti, professionali e qualità personali segretario
	Organizzazione del posto di lavoro della segreteria.
	Pianificazione dell'orario di lavoro.
	Servizio telefonico
	Fare telefonate.
	Organizzazione dell'accoglienza personale dei visitatori da parte del responsabile
	Test “Funzioni e compiti del segretario. Servizio telefonico”
	II. lavoro d'ufficio
	La storia dello sviluppo del lavoro d'ufficio e del servizio di segreteria.
	Regolazione normativa e metodologica del lavoro d'ufficio
	Documento. Classificatori di documenti d'ufficio
	Standardizzazione e unificazione dei documenti. Stencil per documenti
	Documento vuoto
	Esame "Classificazione degli atti ufficiali"
	Dettagli del documento
	Lavoro di controllo “Dettagli dei documenti”
	Informazioni e documentazione di riferimento
	Lettere di servizio
	Note d'ufficio
	Lettera esplicativa
	Protocollo. Estratto dal protocollo
	Telegramma
	messaggio telefonico
	Faxogramma. Messaggio elettronico
	Registrazione delle informazioni e documentazione di riferimento
	Lavoro di controllo “Informazioni e documentazione di riferimento”
	Riferimento e documentazione analitica
	riferimento
	Riepilogo. Conclusione
	atto
	Revisione. Scorrere. Elenco.
	Preparazione della documentazione di riferimento e analitica
	Lavoro di controllo “Riferimento e documentazione analitica”
	Documentazione organizzativa e legale
	Documentazione organizzativa e legale
	Statuto. Posizione
	Descrizione del lavoro
	Istruzione. Regolamenti
	Registrazione della documentazione organizzativa e legale
	Documentazione organizzativa e amministrativa
	Documentazione organizzativa e amministrativa
	Decreto
	Ordine
	Soluzione. Ordine. indicazione
	Registrazione della documentazione organizzativa e amministrativa
	Lavoro di controllo “Documentazione organizzativa e amministrativa”
	Sistema di documentazione del personale
	Dichiarazione
	Scheda personale per gli atti del personale (questionario). Dipendenza da foglio personale(questionario)
	Carta personale (Modulo T-2)
	Storico lavorativo
	Caratteristica. Autobiografia
	Riepilogo
	Preparazione della documentazione del personale
	Lavoro di controllo “Documentazione sul personale”
	Organizzazione del lavoro con i documenti
	Documentazione nell'organizzazione.
	Elaborazione dei documenti
	Nomenclatura dei casi
	Registrazione di documenti
	Controllo dell'esecuzione dei documenti
	Formazione di casi. Conservazione della custodia
	Lavoro di controllo "Organizzazione del lavoro con i documenti"
	III. Etichetta aziendale
	Il ruolo dei biglietti da visita nella comunicazione aziendale
	Realizzazione di biglietti da visita
	Questioni generali di organizzazione dei negoziati

	Preparazione per l'esame
	Condurre esami

Elemento necessario per un business di successo

Il pacchetto software "Office work 3.0" è progettato per automatizzare i processi di lavoro d'ufficio standard nell'azienda in conformità con GOST R 6.30-2003 “Sistemi di documentazione unificata. Requisiti di documentazione », nonché GOST R 51141-98 "Lavoro d'ufficio e archiviazione". Il programma utilizza termini e definizioni secondo GOST R51141-98.

Il programma viene eseguito su una moderna piattaforma di database MS SQL Server 2005 e ne massimizza le prestazioni e il ridimensionamento.

La tecnologia di sviluppo che abbiamo scelto ci consente di evitare costi aggiuntivi per l'acquisto di licenze e l'aggiornamento dei computer. Il tuo PC esistente, ad esempio, con un processore Pentium IV e 256 MB di RAM, è abbastanza. Tutti i processi aziendali possono essere organizzati in rete locale, e su un computer dell'impiegato.

Applicazione componente "Modelli e STP" Il pacchetto software paperwork 3.0 è progettato per organizzare il lavoro degli esecutori testamentari con forme uniformi di documenti approvati nell'organizzazione, nonché per utilizzare nella pratica gli standard aziendali (STP) che determinano l'organizzazione e la conduzione dei processi di produzione e gestione.

Gli oggetti principali della contabilità "Lavori d'ufficio 3.0"

Gli oggetti principali della contabilità nel programma sono:

Documenti in arrivo
Documenti in uscita
Ordini
Ordini

Aggiuntivo (componente "Segretario referente")

Riunioni

Il programma del gestore

Compiti

Servizi ausiliari

Stampa di buste;

Formazione della "Lista degli invii"

Scansione di documenti (in linea)

Modelli e STP;

In totale, ci sono 4 categorie di utenti nel sistema:

impiegato

Supervisore

Assistente segretario

Esecutore

Vantaggi del pacchetto software "Office work 3.0"

Automazione del lavoro d'ufficio in breve tempo e con costo minimo;
Disponibilità di procedure per rafforzare la disciplina esecutiva, assumere il controllo sull'esecuzione di istruzioni e ordini;
La presenza in un unico pacchetto software delle funzioni di lavoro d'ufficio e di gestione del processo di attuazione degli atti degli ordini;
Possibilità di memorizzare grandi volumi di carte e archivi correnti;
Ad alta velocità alla ricerca di documenti
Disponibilità di moduli standard di reportistica;
A basso costo proprietà, perché il complesso opera su una piattaforma versione gratuita DB MS SQL Server 2014.

Architettura del pacchetto software:

"Lavoro d'ufficio 3.0" - si tratta di due luoghi di lavoro automatizzati (AWP) interconnessi: AWP "Clerk" e AWP "Contractor". Di seguito sono elencate le loro principali funzionalità:

Comoda visualizzazione del Programma (per un giorno, una settimana, un mese);
Pianificare le riunioni;
Tracciare lo stato di avanzamento dell'esecuzione di decisioni e istruzioni;
Se necessario, visualizzare il Protocollo di ogni incontro, e la sua storia (una scheda che riflette i partecipanti, le domande, i relatori);
Visualizzazione della corrispondenza.

Il kit base include parte server e 3 licenze client.

Il lavoro del complesso software può essere organizzato:

in una rete locale con diverse decine di utenti
su un computer (ad esempio un impiegato)

Sistema operativo e requisiti hardware

server

postazioni di lavoro

Sistema operativo

MS Windows
XP Pro/Vista

MS Windows
2000/XP Prof/Vista

processore

Pentium IV 1,5 GHz

Pentium III 1,0 GHz

RAM

512 MB

256 MB

Spazio libero su disco rigido

1 GB

100 MB

Importante:

Gli sviluppatori del pacchetto software sono stati guidati dal principio di "praticità e accessibilità", quindi è realizzato utilizzando un'interfaccia intuitiva e non richiede una formazione specifica dei dipendenti- in base alla nostra esperienza, un normale utente di PC inesperto impara a lavorare in modo indipendente con il programma per circa in 1 ora. Costantemente al lavoro" linea calda"per i clienti. Inoltre, il kit include un manuale utente chiaro e completo.

Club di utenti di PC "Lavoro d'ufficio 3.0"

Stabilimento lattiero-caseario OAO Yuzhno-Sakhalinskiy
Ufficio del Ministero della Giustizia Federazione Russa nella Repubblica del Bashkortostan
Controllo Servizio federale per la supervisione nel campo della gestione ambientale (Rosprirodnadzor) nella regione di Oryol
Chiuso società per azioni"Urengoygidromechanizatsiya"
"MUP Energia di Novosibirsk"
Unione Agroindustriale della Russia
SoyuzMash Russia LLC
Controllo Servizio pubblico occupazione della popolazione della Repubblica di Adygea
"cantieri navali Chkalovsky"
MU "Dipartimento delle Finanze dell'Amministrazione del Comune di Labytnangi" (75 utenti)
OJSC "Impianto elettromeccanico Volzhsky"
"Il primo corpo dei cadetti di frontiera del Servizio di sicurezza federale della Federazione Russa
Istituzione statale federale "OUMT dell'Estremo Oriente e forze armate del Ministero degli affari interni della Russia"
UBEP GUVD per la regione di Volgograd.
StroyAtlant LLC
Regno Unito "Kalmneft"
"Urangeo"
Segreteria del Consiglio dell'Assemblea interparlamentare degli Stati membri della CSI
Associazione delle banche russe
"Collegio multidisciplinare Yamal"
"Istituto agroindustriale di Nizhnekamsk"
Impresa municipale "Impresa Vsevolozhsk di reti elettriche"
Dipartimento del lavoro e protezione sociale popolazione dell'amministrazione della formazione municipale della città di Salekhard
FGOU SPO "Ekaterinburg College of Economics and Technology"
Gazpromavia
Gruppo di aziende "Stomus"
LLC "NTMK-Energo"
GDOU scuola materna №68
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L'automazione del lavoro d'ufficio e del flusso di documenti occupa con sicurezza la sua nicchia nel campo dei sistemi di automazione aziendale. Ma, prima di prendere una decisione sull'automazione degli uffici, è necessario comprendere correttamente la terminologia. A volte, per compiti puramente d'ufficio, si rivolgono a programmi che non sono completamente destinati a questo.

Se parliamo di cose che ci distinguono dal resto del mondo, allora vengono in mente prima il balletto, la vodka, il gas, il lino, la canapa e il primo satellite. Quasi tutto quanto sopra non è più solo prerogativa della Russia, solo nel campo della lingua e della cultura nessuno cerca di competere con noi. Non ha fatto eccezione e l'area di lavoro con i documenti. lavoro d'ufficio forma modernaè nato in Russia nel 1811, era e rimane così originale che è del tutto possibile parlare delle sue caratteristiche nazionali.

Qual è la differenza tra lavoro d'ufficio, flusso di documenti e procedure aziendali

Dai produttori Software nel campo del lavoro con i documenti, si sentono spesso le parole "lavoro d'ufficio", "flusso di documenti", "archivio elettronico di documenti", "procedure commerciali", ecc. Di norma, usano tutti questi concetti come sinonimi per promuovere loro soluzioni e tecnologie.

Di conseguenza, c'era differenza significativa nelle opinioni di produttori e utenti su tutto, anche di più semplici domande. A volte, per compiti puramente aziendali, si rivolgono a soluzioni che non sono completamente destinate a questo. Questo, ovviamente, danneggia il mercato, confonde gli utenti e rallenta lo sviluppo dell'industria russa del lavoro d'ufficio. Forse siamo già maturi per la creazione di una sorta di associazione professionale destinata a condurre lavoro educativo, portando termini e definizioni a un denominatore comune e stabilendo standard per l'automazione del lavoro d'ufficio russo.

Ma questo è un argomento per una discussione separata e di seguito non lo toccheremo in dettaglio. Lo scopo di questo articolo è un tentativo di classificare i concetti principali incontrati all'interno lavoro d'ufficio e flusso di documenti nell'impresa, così come il supporto per la gestione della documentazione, da dare definizioni di base e descrivere le caratteristiche principali del lavoro d'ufficio nazionale. Ci soffermeremo anche molto brevemente su alcuni prodotti progettati per automatizzare il lavoro con i documenti mercato russo, e cercheremo di considerarli dal punto di vista di queste definizioni e dell'essenza delle soluzioni stesse. Questo può essere utile, ad esempio, per coloro che considerano l'OCR il massimo componente importante nell'automazione del flusso di lavoro aziendale. In conclusione, cercheremo di valutare le prospettive di sviluppo dell'industria russa dell'automazione degli uffici e della gestione dei documenti.

Per cominciare, soffermiamoci brevemente sui concetti, i termini e la nostra visione del luogo di lavoro d'ufficio nel garantire la gestione delle imprese russe. Fai immediatamente una riserva sul fatto che queste definizioni siano componenti di una scienza come la gestione dei documenti.

In che modo le scartoffie sono diverse dalle scartoffie?

Per molti, i due termini sono sinonimi. A nostro avviso, devono essere distinti.

Documentazione a supporto della gestione (DOE) tratta i temi della documentazione, dell'organizzazione del lavoro con i documenti in fase di gestione e sistematizzazione della loro conservazione archivistica.

Documentazioneè la creazione di documenti, ovvero la loro compilazione, esecuzione, approvazione e produzione.

Lavoro d'ufficio: un insieme di misure per garantire il DOW di un'impresa o organizzazione. A volte si dice che l'istituto di istruzione prescolare sia la funzione principale del lavoro d'ufficio.

Organizzazione del lavoro con i documenti- garantire la circolazione, la ricerca, la conservazione e l'utilizzo dei documenti.

Sistematizzazione della conservazione archivistica dei documenti- determinazione delle regole per la conservazione delle informazioni create nell'organizzazione, la loro ricerca e utilizzo a supporto delle decisioni manageriali e delle procedure aziendali.

Flusso di documenti- la circolazione dei documenti nell'ambito del DOW.

procedura commerciale- la sequenza di determinate operazioni (lavori, compiti, procedure) eseguite dai dipendenti delle organizzazioni per risolvere qualsiasi problema o obiettivo nell'ambito delle attività di un'impresa o di un'organizzazione.

Archivio elettronico risolve i problemi di sistematizzazione dell'archiviazione di documenti elettronici nell'ambito del DOW.

lavoro d'ufficio Responsabile del supporto documentale della gestione aziendale.

procedure aziendali sono responsabili della gestione di un'impresa o dell'esecuzione di una funzione target e sono un modo per svolgere la gestione pratica di imprese e istituzioni.

Che cos'è un archivio elettronico?

Popolarità in Russia del termine " Archivio elettronico” è, a nostro avviso, una delle caratteristiche nazionali del russo lavoro d'ufficio elettronico(così come il trionfo delle idee di scansione OCR). In Occidente, il termine "datawarehouse" (data warehouse) è più diffuso. Nel nostro Paese, a quanto pare, i dati sono principalmente intesi come il contenuto di documenti e registrazioni nella banca dati. Da qui la popolarità del termine d'ufficio "archivio".

Nel lavoro d'ufficio, l'archivio è responsabile dell'organizzazione della conservazione dei documenti ed è uno dei tre principali compiti d'ufficio (creazione, tecnologia di elaborazione e sistematizzazione dei documenti). Spesso sentiamo che alcuni sistema di archiviazione risolve idealmente i compiti di organizzazione del flusso di documenti. Questo, in base alle nostre definizioni, non può essere in linea di principio, poiché di fatto i documenti vengono spostati (l'essenza della gestione dei documenti) come parte della risoluzione di tutti e tre i compiti e non solo come parte della sistematizzazione dell'archiviazione archivistica.

Lavoro d'ufficio e procedure aziendali

La differenza tra il lavoro d'ufficio e le procedure aziendali è più facile da mostrare con un esempio da vita reale. Ad esempio, una semplice procedura aziendale per la vendita di un prodotto a un cliente potrebbe essere simile alla seguente:

il cliente chiama l'azienda per effettuare un ordine;
l'ordine è registrato nel database del cliente;
viene emessa fattura della merce;
il conto viene trasferito all'ufficio contabilità;
contabilità riceve denaro per la merce, che viene registrato sistema di contabilità;
la merce viene spedita dal magazzino, che è annotato nel database di magazzino;
viene emessa fattura e fattura per la merce;
la merce viene spedita al cliente;
La fattura e la lettera di vettura vengono trasferite all'ufficio contabilità.

Riso. 1. La differenza tra lavoro d'ufficio e procedure aziendali

In questa procedura aziendale, gli elementi 3 (crea fattura), 4 (fattura di trasferimento), 7 (crea fattura e fattura) e 9 (trasmetti fattura e fattura) sono correlati al flusso di lavoro. Se le vendite sono più complesse, ad esempio, se esiste una relazione interna formale tra il reparto vendite, il magazzino e il reparto contabilità, nel lavoro d'ufficio potrebbero apparire procedure aggiuntive.

Pertanto, le operazioni d'ufficio sono, per così dire, intessute in procedure aziendali in cui devono essere accompagnate da documenti. In alcuni casi, questo è particolarmente vero per organizzazioni governative, le procedure aziendali possono consistere esclusivamente in operazioni d'ufficio. Ciò implica la principale differenza tra lavoro d'ufficio e procedure aziendali, che consiste nella loro differenza funzionale: il lavoro d'ufficio è responsabile del supporto documentale della gestione aziendale; procedure aziendali - per fare affari o svolgere una funzione target e sono un modo per implementare la gestione pratica di imprese e istituzioni.

In tutti i casi, il lavoro d'ufficio include la documentazione delle procedure aziendali.

Un'altra specificità nazionale, non meno importante, è l'antica e netta separazione dei concetti di "lavoro d'ufficio" e di "procedure commerciali". Forse questo è dovuto al fatto che la scienza dei documenti come scienza che studia i documenti è nata all'inizio del XIX secolo. nelle viscere dell'apparato statale russo. Inoltre, sia allora che oggi abbiamo una legislazione molto più severa, a differenza della maggior parte dei paesi occidentali, che richiede prove documentali chiare di tutti i passaggi in quasi tutte le aree di attività dell'impresa. Ad esempio, i contratti devono essere timbrati, le informazioni nelle banche dati non sono ufficiali, documenti elettronici non considerato legalmente idoneo, ecc.

Di conseguenza, un'ulteriore differenza tra prodotti e tecnologie di automazione in Occidente e in Russia è che le soluzioni per le imprese russe dovrebbero tenere conto in misura molto maggiore della presenza di documenti cartacei nel lavoro d'ufficio e, paradossalmente, offrire uno schema meno rigido per l'automazione procedure aziendali. Questa tesi, forse, richiede una spiegazione più dettagliata.

Sistemi di automazione degli uffici occidentali in Russia

Principale programmi per computer per il lavoro d'ufficio e le procedure aziendali possono essere approssimativamente suddivise in quattro categorie principali (esclusi gli strumenti per la creazione di documenti e data warehouse):

sistemi di workflow (automazione delle procedure aziendali);
sistemi groupware (lavoro di squadra);
sistemi di gestione dei documenti (forniscono principalmente la registrazione, l'archiviazione e il recupero dei documenti);
sistemi di posta elettronica (servono per lo scambio di documenti).

Questa divisione ha preso forma sul mercato circa tre anni fa. Ora è piuttosto condizionato dal fatto che le ultime versioni sono le più app popolari cercando di combinare tutte queste e molte altre tecnologie, come Lotus Domino. Inoltre, ciascuna di queste tecnologie (tranne, ovviamente, la posta elettronica, la cui popolarità negli affari fin dall'inizio era approssimativamente la stessa di quella degli strumenti per la creazione di documenti), alla moda in Occidente 2-3 anni fa, ha lasciato il posto a il nuovo concetto di collaborazione e messaggistica ("collaborazione e messaggistica").

Le ragioni di ciò, a nostro avviso, sono più o meno le stesse per loro e per noi (se non prendiamo in considerazione quelle puramente linguistiche, linguistiche e problemi tecnici localizzazione, supporto tabelle di codici, ricerca, riconoscimento, ecc.)

Il fatto è che automatizzare le procedure aziendali e il lavoro di squadra è, in linea di principio, molto difficile. Primo, nessuno ha ancora escogitato regole universali per gestire un'impresa di successo. Ogni organizzazione è assolutamente unica in questo senso. Inoltre, nell'ambito di una procedura automatizzata, non sempre è possibile rispondere adeguatamente a situazioni di emergenza, dal verificarsi delle quali nessuno, ovviamente, è assicurato. A volte l'automazione danneggia solo l'azienda, spesso un certo numero di dipendenti risolve perfettamente i propri compiti nelle relazioni informali e nella struttura sistema automatizzato sono solo vincolati. Tuttavia, e esempi inversi per niente raro.

Di conseguenza, al momento il massimo in modo razionale Nell'automazione dei processi aziendali, è ragionevole riconoscere quanto segue: “Non cercare di programmare il comportamento dei dipendenti per ogni possibile situazione, ma creare invece un ambiente informativo comune in cui possano collaborare (ovvero risolvere congiuntamente problemi aziendali) e scambiare messaggi .” A nostro avviso, questo mette in discussione un futuro senza nuvole sistemi esistenti flusso di lavoro, in cui l'accento è posto sulla creazione di catene complete di automazione dei processi aziendali.

Oltre a quanto sopra, ci sono una serie di circostanze che fino a poco tempo fa hanno seriamente ostacolato l'introduzione di queste tecnologie in Russia:

mancanza di completato Programmi russi automazione del flusso documentale e del lavoro d'ufficio;
mancanza di domanda attiva per l'automazione delle procedure aziendali;
confusione nel posizionare i programmi dei produttori occidentali ai fini dell'automazione degli uffici, ecc.

Ad oggi la situazione è notevolmente migliorata. Sono comparsi prodotti russi finiti, la confusione nella terminologia e nel posizionamento viene gradualmente superata.

Ci sono due sfide principali che devono essere affrontate per aumentare la domanda di software di gestione dell'ufficio. In primo luogo, spiegare l'importanza di migliorare e automatizzare il supporto documentale della gestione (lavoro d'ufficio) e, in secondo luogo, migliorare e automatizzare le procedure aziendali.

Mentre il secondo compito è più o meno chiaro, il primo dovrebbe essere considerato in modo più dettagliato.

Tre fonti e tre componenti di DOW

L'organizzazione del lavoro con i documenti è una parte importante dei processi di gestione e del processo decisionale della direzione, che influisce in modo significativo sull'efficienza e sulla qualità della gestione.

Il processo di decisione manageriale include l'ottenimento di informazioni; il suo trattamento; analisi, preparazione e decisione.

Queste componenti sono strettamente legate alla gestione della documentazione. Per ottenere un effetto economico, prima di tutto, è importante la qualità dell'informazione, che è determinata non solo dalla sua quantità, ma anche dall'efficienza, dal grado di complessità e dal costo. Se l'impresa non ha un lavoro chiaro con i documenti, di conseguenza, la gestione stessa si deteriora, poiché dipende dalla qualità e dall'affidabilità, dall'efficienza di ricezione e trasmissione delle informazioni, dalla corretta impostazione del servizio di riferimento e informazione, la precisa organizzazione della ricerca, conservazione e fruizione dei documenti.

È consuetudine distinguere tre compiti principali da risolvere nel lavoro d'ufficio (DOE).

Documentazione (redazione, esecuzione, coordinamento e produzione di documenti).
Organizzazione del lavoro con i documenti nel processo di gestione (garantire il movimento, il controllo dell'esecuzione, la conservazione e l'uso dei documenti).
Organizzare l'archivio dei documenti.

Perché è fondamentale per le organizzazioni migliorare il DOE?

Perché il supporto documentale del management ha un impatto diretto sulla qualità del processo decisionale manageriale. Sfortunatamente, al momento, il supporto della documentazione per le attività delle imprese russe viene svolto principalmente spontaneamente, senza tenere conto del quadro normativo esistente e della ricca esperienza nel miglioramento dell'istituto di istruzione prescolare accumulata in Russia negli ultimi 175 anni.

Riso. 2. Componenti della gestione d'impresa

Con la crescita delle dimensioni dell'impresa e del numero dei suoi dipendenti, la questione dell'efficacia del supporto della documentazione gestionale diventa sempre più rilevante. I problemi principali che sorgono in questo caso assomigliano a questo.

Il management perde un quadro olistico di ciò che sta accadendo.
Le divisioni strutturali, non avendo informazioni sulle reciproche attività, cessano di svolgere le proprie attività in modo coordinato. Inevitabilmente, la qualità del servizio clienti e la capacità dell'organizzazione di mantenere i contatti esterni sono in calo.
La conseguenza di ciò è un calo della produttività del lavoro; c'è una sensazione di mancanza di risorse: umane, tecniche, di comunicazione, ecc.
Dobbiamo ampliare il personale, investire nelle attrezzature di nuovi lavori, locali, comunicazioni e formazione dei dipendenti.
Per imprese manifatturiere un aumento del personale può comportare un cambiamento nella tecnologia di produzione, che richiederà ulteriori investimenti.
In una situazione di crescita ingiustificata del personale, calo della produttività, necessità di investire nella produzione, è necessario aumentare il capitale circolante, che, a sua volta, può portare a nuovi prestiti e ridurre il profitto pianificato.

Di conseguenza, l'ulteriore espansione dell'impresa avviene in modo puramente estensivo a scapito dei profitti precedentemente accumulati o di un aumento del disavanzo di bilancio.

Rendendosi conto dell'importanza di migliorare il DOE, le organizzazioni spesso commettono molti errori nel tentativo di automatizzarlo e il problema della scelta dei metodi di automazione è decisivo in questa situazione.

La soluzione più comune è l'automazione delle singole postazioni (AWP): assistente segretario, manager, contabile o manager. I principali svantaggi di questo approccio, di regola, sono: la mancanza di modi per organizzare lo scambio elettronico di informazioni tra dipendenti e dipartimenti delle imprese; assenza connessione funzionale automazione delle procedure applicate con office automation.

Come notato sopra, uno dei più fattori importanti sviluppo di successo imprese - la sua gestione della qualità. Ciò si tradurrà invariabilmente in un aumento del fatturato, dei profitti e del benessere dei dipendenti.

Se provi a identificare le principali parti funzionali (componenti) nella gestione di imprese e organizzazioni, appariranno così.

Il programma di Office Automation dovrebbe includere strumenti e regole per creare documenti, mantenere il loro archivio elettronico, supportare la gestione dei documenti e, allo stesso tempo, essere basato su piattaforme software e hardware dell'impresa. Per garantire l'uso efficace delle informazioni, tutte le altre componenti della gestione devono basarsi su un programma di tenuta dei registri, solo in questo caso è possibile risolvere i problemi che l'organizzazione deve affrontare. Dal punto di vista della complessa automazione delle attività delle imprese, i loro sistemi informativi applicati dovrebbero essere basati su piattaforme software e hardware e un programma per automatizzare il lavoro d'ufficio e il flusso di lavoro.

Pertanto, un'impresa che cerca di creare un ambiente di elaborazione delle informazioni efficace per migliorare la qualità della gestione deve affrontare sfide serie.

Migliorare tutto il lavoro sulla preparazione e l'elaborazione delle informazioni documentarie creando un meccanismo per il supporto documentale dell'impresa (DOE).
Scegliere la giusta strategia di automazione, incluso giusta scelta prodotti.

Come automatizzare il lavoro d'ufficio, le procedure aziendali e il flusso di documenti nell'azienda?

Può sembrare incredibile, ma per automatizzare un argomento apparentemente semplice come lavorare con i documenti, devi utilizzare gli ultimi progressi tecnologici:

sistemi di gestione di banche dati;
sistemi di ricerca di documenti e analisi di testi;
sistemi di scansione e riconoscimento di documenti (stampati e manoscritti);
ambiente client-server;
Internet/intranet.

Si noti che nel mondo moderno pochissimi sviluppatori di soluzioni utilizzano tutte queste tecnologie contemporaneamente. Di conseguenza, gli utenti ricevono spesso soluzioni eclettiche da diversi produttori, e ciò aumenta significativamente i costi di acquisto, implementazione e funzionamento e riduce anche la qualità del sistema utilizzato. Quando si sceglie un programma di automazione dell'ufficio e procedure aziendali, prestare attenzione alla loro qualità e idoneità per i propri compiti individualmente e nel loro insieme (es. integrazione). È inoltre necessario tenere conto del posizionamento delle versioni dei prodotti offerti.

Le principali categorie di utenti dei sistemi di office automation e gestione documentale

Una caratteristica del mercato informatico russo è la sua divisione sempre più netta in due grandi aree, una delle quali copre gli utenti domestici e i piccoli uffici (1-25 computer), mentre l'altra - clienti aziendali, aziende e istituzioni di medie e grandi dimensioni (25 o più computer).

Mentre gli utenti domestici preferiscono installare il miglior software gratuitamente, le aziende di medie e grandi dimensioni si preoccupano principalmente di migliorare l'efficienza dell'utilizzo di quelli esistenti sistemi informatici e disposto a pagare per prodotti e servizi correlati.

È chiaro che una soluzione per gli utenti domestici non dovrebbe essere costosa e dovrebbe tenere conto della crescente popolarità del lavoro su Internet in misura maggiore rispetto ai problemi del lavoro d'ufficio.

Una soluzione di conservazione dei documenti per gli utenti aziendali deve essere basata su una moderna metodologia di conservazione dei documenti in Russia, tecnologie client-server, Internet/intranet, e-mail, scansione e riconoscimento di documenti cartacei, immissione di documenti di massa e tempestiva, ricerca e recupero di documenti, ed essere in grado di utilizzare vari DBMS ed essere facile da usare e amministrare.

A sistema aziendale l'automazione dei processi aziendali e del flusso di lavoro ha requisiti simili: deve essere basata sul concetto di "collaborazione e messaggistica", applicare tecnologie di posta elettronica, client-server, Internet/intranet, pianificazione degli eventi e registrazione, essere in grado di lavorare con vari DBMS e essere facile da usare e da gestire.

Prospettive per l'industria russa dell'automazione degli uffici

Con lo sviluppo delle relazioni di mercato e il cambio di proprietà in Russia, c'è una costante richiesta di soluzioni nel campo dell'automazione del lavoro con i documenti e l'organizzazione aziendale. Ci sono una serie di ragioni per l'enorme potenziale domanda di software e servizi per l'automazione dell'ufficio.

Assolutamente tutte le organizzazioni lavorano con documenti e un gran numero di individui.
Quasi tutte le organizzazioni devono affrontare problemi nel lavoro d'ufficio, anche se non stiamo parlando della sua automazione: i documenti vengono persi, non controllati, non eseguiti, ecc.
Migliorando la tenuta dei registri, le imprese e le organizzazioni hanno una reale possibilità di migliorare la qualità della loro gestione, che è uno dei compiti più urgenti della moderna economia russa.
Le qualifiche dei segretari e delle persone responsabili della tenuta dei registri nelle organizzazioni sono insufficienti e richiedono un aumento del suo livello.
Le richieste degli utenti per il miglioramento dei programmi di office automation e la loro integrazione con numerose postazioni di lavoro, sistemi informativi e applicativi sono elevatissime.

Una serie di caratteristiche nazionali nella tenuta dei registri, nella lingua e nella cultura non consentono l'uso di soluzioni applicate standard occidentali. Per fortuna tutto appare. grande quantità Produttori russi offrendo soluzioni di qualità a prezzi accessibili in questo settore. Questo fa sperare che le prospettive di sviluppo del settore siano abbastanza favorevoli, e già ora occorrono eventi specializzati volti a promuovere soluzioni, sviluppare standard e creare associazioni professionali di soggetti in questo mercato.

tempestivo e accesso veloce all'informazione oggi è condizione necessaria soluzione di successo dell'intera gamma di compiti che le imprese e le organizzazioni devono affrontare. Pertanto, fattori quali l'efficienza e la qualità della formazione dei documenti, il buon funzionamento del servizio di consultazione e informazione, la chiara organizzazione della conservazione, ricerca e fruizione dei documenti incidono direttamente sulla qualità della gestione e, di conseguenza, sull'efficienza economica dell'impresa nel suo complesso.

Uno dei modi principali per aumentare la produttività dei dipendenti e l'efficienza dell'organizzazione è ridurre il tempo impiegato in modo improduttivo nella ricerca informazione necessaria, per eseguire determinate azioni all'interno del processo aziendale di elaborazione dei documenti.

La gestione delle organizzazioni e delle imprese si basa sui seguenti processi:

Ricezione di informazioni e loro elaborazione;
Analisi, preparazione e processo decisionale;
Attuazione delle decisioni;
Contabilità e controllo delle decisioni prese.

I processi di lavoro d'ufficio e di circolazione documentale sono considerati principalmente come riflessione documentaria e supporto dei processi gestionali. La gestione della documentazione copre tre compiti principali in relazione ai sistemi di automazione del software:

Documentazione (creazione di documenti di supporto e registrazione attività manageriale, ovvero la loro preparazione, progettazione, approvazione e produzione);
organizzazione della circolazione dei documenti (garantire la circolazione, la ricerca, la conservazione e l'utilizzo dei documenti);
sistematizzazione della conservazione archivistica dei documenti (determinazione delle regole per la conservazione delle informazioni create nell'organizzazione, la loro ricerca e utilizzo a supporto del processo decisionale manageriale e delle procedure aziendali).

Per risolvere questi problemi supporto della documentazione gestione sviluppata Sistema informativo"Delo Pro". Il sistema DeloPro è progettato per automatizzare il modello tradizionale del lavoro d'ufficio domestico. Lei fornisce controllo del passo movimento ed esecuzione dell'intera serie di documenti presso l'impresa, le sue divisioni strutturali e le sue filiali in tutte le fasi ciclo vitale documenti: dall'accettazione o creazione - da trasferire in archivio o distruzione.

Il sistema supporta una tecnologia completamente successiva alle tecnologie del flusso di lavoro dell'ufficio che sono state tradizionalmente sviluppate nelle imprese russe. È stato sviluppato in conformità con le "Istruzioni standard per le pratiche burocratiche nei ministeri e dipartimenti della Federazione Russa" e altri documenti normativi che regolano quest'area di attività. Di conseguenza, è stato creato un sistema che, se possibile, riproduce l'organizzazione e gli attributi della tecnologia domestica tradizionale e soddisfa pienamente i requisiti normativi in termini di registrazione dei documenti, distribuzione degli stessi, monitoraggio dell'esecuzione, ecc.

Il sistema DeloPro ne usa di più moderne tecnologie lavorare con i documenti. Costruito sulla base della tecnologia client-server, il sistema supporta l'organizzazione distribuita del flusso di lavoro aziendale. Il sistema implementa un meccanismo per la gestione dell'avanzamento dei lavori per gestire il passaggio dei documenti per l'organizzazione e determinare le funzioni di ruolo degli utenti quando lavorano sui documenti. Le funzioni di gestione dei documenti (archiviazione, ricerca, ecc.) sono implementate utilizzando sistemi moderni gestione del database a livello aziendale. Il sistema supporta anche lo scambio di documenti via e-mail, il che consente di costruire sulla sua base strutture geograficamente distribuite per la gestione dei documenti.

Il sistema è pronto per l'uso. La messa in servizio del sistema non richiede programmazione. Basta installarlo rete di computer, inserire i parametri che descrivono la struttura dell'organizzazione e le regole accettate del lavoro d'ufficio e condurre la formazione del personale. Pertanto, il sistema può essere considerato come una tecnologia per ufficio già pronta.

Breve descrizione del prodotto

L'oggetto principale dell'automazione per il sistema DeloPro è il flusso informativo associato alle funzioni di registrazione e controllo del lavoro d'ufficio. Di conseguenza, l'unità di archiviazione principale nel database del sistema è una carta di registrazione dei documenti, un analogo elettronico di una tradizionale carta di registrazione e controllo. Il database stesso, che memorizza le schede di registrazione dei documenti, per analogia con il flusso di lavoro tradizionale, è chiamato file scheda.

La funzionalità del sistema supporta il mantenimento di una tessera di registrazione in tutte le fasi di esecuzione del documento e prevede il seguente flusso di lavoro:

registrazione di un documento (creazione di una carta di registrazione per un documento);
trasferimento (relazione) di documenti al capo;
esame degli atti da parte del capo (delibera);
inserire le informazioni della delibera (nomi degli esecutori, scadenze) nella scheda di iscrizione;
trasferimento di documenti all'appaltatore;
controllo sull'esecuzione degli atti;
esecuzione del documento;
cancellazione dell'atto in causa.

Tuttavia, l'attenzione all'automazione delle funzioni dell'ufficio non significa che il sistema non possa essere utilizzato per il lavoro diretto con i documenti: un numero illimitato di file può essere allegato a ciascuna scheda di registrazione, formando una versione elettronica del documento. Allo stesso tempo, i file possono essere non solo testo, ma anche qualsiasi altro formato (ad esempio: grafica, audio, video, ecc.) supportato dal sistema operativo e creato utilizzando qualsiasi applicazione Windows. Quando un utente apre un documento, viene effettuata una chiamata integrata all'applicazione corrispondente.

I meccanismi integrati nel sistema per la generazione di report standard e query al database dei documenti consentono il controllo operativo sull'esecuzione dei documenti e ricerca rapida le informazioni necessarie.

Gli utenti del sistema DeloPro sono dipendenti dell'azienda a cui è concesso il diritto di lavorare con il sistema. in cui utenti diversi può essere fornito diverse possibilità. Ad esempio, a un utente potrebbe essere consentito registrare documenti, a un altro verrà negato l'accesso a queste funzioni. Questo meccanismo di separazione ruoli funzionali utenti in combinazione con un multilivello personalizzabile sistema di aiuto ti consente di adattare in modo flessibile il programma alle peculiarità del lavoro con i documenti in una particolare organizzazione.

Quando si automatizza il processo di lavoro d'ufficio utilizzando il sistema DeloPro, vari approcci alla distribuzione di funzioni personalizzate, che prevedono un diverso grado di coinvolgimento dei dipendenti dell'impresa come utenti del sistema. Quindi, se c'è una procedura in cui gli artisti continuano a lavorare documenti cartacei e le funzioni di registrazione e controllo sono soggette ad automazione, quindi una cerchia ristretta di dipendenti può essere coinvolta come utenti del sistema. Se l'obiettivo dell'automazione è il passaggio alla tecnologia paperless, ad es. gli artisti lavorano solo con copie elettroniche documenti, quindi tutti i partecipanti al processo del flusso di lavoro, inclusi i gestori e gli esecutori, dovrebbero diventare utenti del sistema.

Il sistema di automazione del lavoro d'ufficio e del flusso di documenti "DeloPro" appartiene a un certo numero di prodotti software, sviluppato tenendo conto delle specificità nazionali e del quadro normativo, e destinato all'attuazione specificamente presso le imprese nazionali. Ancora una volta, questa caratteristica deve essere sottolineata perché le regole tradizionali del lavoro d'ufficio in Russia e all'estero differiscono notevolmente l'una dall'altra. E, di conseguenza, i sistemi software occidentali volti ad automatizzare il lavoro d'ufficio spesso non possono essere utilizzati direttamente; senza modificare (regolare) lo schema del flusso di lavoro e le regole del lavoro d'ufficio secondo lo standard occidentale.

Funzionalità principali di DeloPro:

registrazione e salvataggio nel database vari tipi documenti;
formazione di istruzioni e risoluzioni al documento;
formazione di un elenco di documenti relativi a quello attuale e ricerca di documenti nell'elenco di connettività;
impostare risoluzioni e istruzioni per il controllo;
mantenimento dei file di registrazione e controllo con la possibilità di impostare criteri di ricerca complessi per documenti, creare proprie tipologie di report, ecc.;
invio e ricezione di documenti tra i dipartimenti dell'organizzazione (tramite rete locale) e ad altre organizzazioni (tramite e-mail);
creare un archivio di documenti alla fine dell'anno solare;
impostazione dei diritti di immissione, modifica e altre azioni sui documenti per ciascun utente.

Il sistema richiede:

Computer con processore i486 o superiore, RAM almeno 8 MB e spazio libero almeno 4 MB sul disco rigido.
sala operatoria Sistema Windows 95/98/Io/NT/2000/XP.
Server SQL uccello di fuoco 1.5.
Per ricevere i moduli di output dei report, è necessario averne sul computer dell'utente editor di testo, che supporta il formato RTF (si consiglia MS Word 6.0 o versioni successive).