Në këtë artikull do të shohim se si të krijojmë lista rënëse në excel 2007. Le të marrim një shembull kur duhet të zgjedhim në një qelizë vendos vlerat nga 1 në 5 nga lista rënëse. Ne krijojmë vetë listën dhe e zgjedhim me butonin e majtë të miut. Klikoni klikoni me të djathtën miun në zonën e përzgjedhur dhe zgjidhni emrin e gamës.
Në fushën Emri që hapet, shkruani emrin e listës sonë, le ta quajmë Kuptimi. Në fushën Zona, zgjidhni nga lista rënëse Libër(ose numri i fletës në të cilin dëshironi të aplikoni listën). Klikoni OK.
Gjithashtu, për të vendosur emrin e listës, duhet të zgjidhni listën ekzistuese dhe të vendosni emrin e qelizës në fushën e emrit të qelizës dhe të caktoni emrin e listës. Shikoni foton më poshtë.
Lista është krijuar. Tani aplikojeni këtë listë në qelizë.
Zgjidhni qelizën së cilës do t'i bashkëngjitet lista. Në shirit, shkoni te skeda Të dhënat dhe në grup Puna me të dhëna Klikoni në butonin Kontrolli i të dhënave. Në dritaren tjetër, në skedën Parametrat, në fushën Lloji i të dhënave, zgjidhni artikullin nga lista Listë.
Në fushën Burimi, vendosni shenjën e barazimit dhe shkruani emrin që i keni caktuar listës. Lista quhet "Vlera". Prandaj, hyrja duhet të jetë siç tregohet në figurën më poshtë.
Klikoni OK, dhe tani ju keni një qelizë me një listë rënëse. Shikoni se si duket në foton më poshtë. Kur klikojmë në një qelizë, shohim një katror me një trekëndësh poshtë në të djathtë të tij. Klikoni në katror dhe hapni listën.
Mund të krijoni pa caktuar një emër liste. Kjo eshte:
- krijoni vetë listën;
- shkoni te skeda e të dhënave në Shirit, klikoni butonin Kontrollimi i të dhënave;
- në dritaren që hapet, në skedën Parametrat, në fushën Lloji i të dhënave, zgjidhni Listë;
- në fushën Burimi, kliko me të majtën për ta aktivizuar të kësaj fushe. Më pas, zgjidhni qelizat që formojnë listën;
- Klikoni OK.
Të gjitha, listë rënëse në excel 2007 gati.
Kur mbushni qelizat me të dhëna, shpesh është e nevojshme të kufizoni aftësinë për të hyrë një listë të caktuar vlerat. Për shembull, ekziston një qelizë ku përdoruesi duhet të shkruajë emrin e departamentit, duke treguar se ku punon. Është logjike që së pari të krijoni një listë të departamenteve të organizatës dhe t'i lejoni përdoruesit të zgjedhë vetëm vlerat nga kjo listë. Kjo qasje do të ndihmojë në përshpejtimin e procesit të hyrjes dhe zvogëlimin e numrit të gabimeve.
Lista rënëse mund të krijohet duke përdorur
Në këtë artikull ne do të krijojmë Lista rënëse duke përdorur () me llojin e të dhënave Listë.
Lista rënëse mund të formohen në mënyra të ndryshme.
A. Lista rënëse më e thjeshtë - futja e artikujve të listës direkt në fushën Burimi
Supozoni në një qelizë B 1 nevojë për të krijuar listë rënëse për të futur njësi matëse. Zgjidhni një qelizë B 1 dhe telefononi Verifikimi i të dhënave.
Nëse në terren Burimi tregojnë njësitë matëse të ndara me pikëpresje copë;kg;m2;cub.m, atëherë zgjedhja do të kufizohet në këto katër vlera.
Tani le të shohim se çfarë ndodhi. Zgjidhni një qelizë B 1 . Kur zgjidhni një qelizë, një buton me shigjetë katrore shfaqet në të djathtë të qelizës për të zgjedhur artikujt listën rënëse.
Të metat kjo qasje: artikujt e listës humbasin lehtë (për shembull, duke fshirë një rresht ose kolonë që përmban një qelizë B
1
); Nuk është e përshtatshme të futni një numër të madh elementësh. Qasja është e përshtatshme për lista të vogla (3-5 vlera) të pandryshueshme.
Avantazhi: Krijoni një listë shpejt.
B. Futja e artikujve të listës në një gamë (në të njëjtën fletë me listën rënëse)
Artikujt për një listë rënëse mund të vendosen në një gamë prej fletë EXCEL dhe më pas në fushë Burimi mjet për të specifikuar një lidhje në këtë varg.
Le të supozojmë se elementet e listës copë;kg;m2;cub.m futur në qelizat e diapazonit A 1: A 4 , pastaj fusha Burimi do të përmbajë =sheet1!$A$1:$A$4
Avantazhi: qartësia e listës së elementeve dhe lehtësia e modifikimit. Qasja është e përshtatshme për listat që ndryshojnë rrallë.
Të metat: Nëse shtohen elementë të rinj, duhet të ndryshoni manualisht referencën e diapazonit. Vërtetë, më shumë se një mund të identifikojë menjëherë burimin si gamë të gjerë, Për shembull, A
1:
A
100
. Por atëherë lista rënëse mund të përmbajë vija boshe(nëse, për shembull, disa elementë janë fshirë ose lista sapo është krijuar). Për të zhdukur linjat boshe, duhet të ruani skedarin.
Disavantazhi i dytë: diapazoni i burimit duhet të vendoset në të njëjtën fletë si listë rënëse, sepse rregullat nuk mund të përdorin lidhje me fletë të tjera ose libra pune (kjo është e vërtetë për EXCEL 2007 dhe më herët).
Së pari, le të heqim qafe pengesën e dytë - do të postojmë një listë elementësh listën rënëse në një fletë tjetër.
B. Futja e artikujve të listës në një gamë (në çdo fletë pune)
Futja e artikujve të listës në një gamë qelizash që janë në një libër tjetër pune
Nëse keni nevojë të zhvendosni një gamë me artikuj të listës rënëse në një libër tjetër pune (për shembull, në një libër pune Burimi.xlsx), atëherë duhet të bëni sa më poshtë:
- në libër Burimi.xlsx krijoni listën e nevojshme të elementeve;
- në libër Burimi.xlsx caktoni në gamën e qelizave që përmbajnë listën e elementeve, për shembull ListExt;
- hapni librin e punës në të cilin keni ndërmend të vendosni qelizat me listën rënëse;
- zgjidhni gamën e dëshiruar të qelizave, telefononi mjetin , në fushë Burimi tregoj = INDIRECT("[Source.xlsx]sheet1!ListExt");
Kur punoni me një listë të elementeve të vendosura në një libër tjetër pune, skedari Burimi.xlsx duhet të jetë i hapur dhe i vendosur në të njëjtën dosje, përndryshe duhet të specifikoni rrugën e plotë të skedarit. Në përgjithësi, është më mirë të shmangni referenca për fletë të tjera ose përdorim Libër personal makro Personale.xlsx ose Shtesa.
Nëse nuk dëshironi t'i caktoni një emër diapazonit në skedar Burimi.xlsx, atëherë formula duhet të ndryshohet në = INDIRECT("[Source.xlsx]fletë1!$A$1:$A$4")
KËSHILLA:
Nëse ka shumë qeliza me rregulla në fletë Kontrollet e të dhënave, atëherë mund të përdorni mjetin ( Faqja kryesore/ Gjeni dhe zgjidhni/ Përzgjedhja e një grupi qelizash). Opsioni Kontrollimi i të dhënave Ky mjet ju lejon të zgjidhni qelizat që i nënshtrohen vërtetimit të të dhënave (të specifikuara duke përdorur komandën Të dhënat / Puna me të dhëna / Validimi i të dhënave). Kur zgjidhni një ndërprerës Të gjithë do të zgjidhen të gjitha qelizat e tilla. Kur zgjidhni opsionin Këto njëjtë Theksohen vetëm ato qeliza për të cilat janë vendosur të njëjtat rregulla të vërtetimit të të dhënave si për qelizën aktive.
shënim:
Nëse listë rënëse përmban më shumë se 25-30 vlera, bëhet e papërshtatshme të punosh me të. Lista rënëse shfaq vetëm 8 elementë në të njëjtën kohë, dhe për të parë pjesën tjetër, duhet të përdorni shiritin e lëvizjes, i cili nuk është gjithmonë i përshtatshëm.
EXCEL nuk ofron rregullim të madhësisë së shkronjave Lista rënëse. Në sasi të mëdha elemente, ka kuptim të rendisni elementë dhe të përdorni klasifikim shtesë të elementeve (d.m.th. të ndani një listë rënëse në 2 ose më shumë).
Për shembull, për të punuar në mënyrë efektive me një listë punonjësish me më shumë se 300 punonjës, fillimisht duhet të renditet sipas sipas rendit alfabetik. Pastaj krijoni listë rënëse që përmban shkronjat e alfabetit. Së dyti listë rënëse duhet të përmbajë vetëm ata mbiemra që fillojnë me shkronjën e përzgjedhur në listën e parë. Për të zgjidhur një problem të tillë, mund të përdoret struktura ose.
Microsoft Excel– një mjet i shkëlqyer për të punuar me të dhëna tabelare. Me ndihmën e tij, ju mund të krijoni shpejt një tabelë të përshtatshme dhe ta mbushni atë me të dhëna. Në të njëjtën kohë, Excel thjeshton jo vetëm punën me të dhënat në një tabelë, por edhe procesin e plotësimit të vetë tabelës.
Në këtë material do flasim Bëhet fjalë për plotësimin e tabelës. Këtu mund të mësoni se si të krijoni një listë rënëse në Excel, e cila do t'ju lejojë të mbushni tabelën me të dhëna shumë më shpejt. Udhëzimet do të jenë relevante për Excel 2007, 2010, 2013 dhe 2016.
Mënyra më e lehtë për të krijuar një listë rënëse në Excel është përdorimi i funksionit të vërtetimit të të dhënave. Për të krijuar këtë listë rënëse, së pari duhet të bëni lista e rregullt me të dhëna dhe vendoseni në një dokument Excel. Një listë e tillë mund të vendoset në të njëjtën fletë dokumenti ku do të gjendet lista rënëse, ose në ndonjë fletë tjetër.
Pra, së pari krijojmë një listë të të dhënave që duhet të jenë në listën rënëse dhe i vendosim në çdo vend të përshtatshëm në dokumentin Excel. Për shembull, mund të vendosni një listë të tillë prapa zonës së printimit ose në një fletë tjetër të dokumentit Excel.
Pas kësaj, zgjidhni qelizën në të cilën dëshironi të krijoni një listë rënëse. Zgjidhni këtë qelizë me miun dhe klikoni në butonin "Kontrolli i të dhënave" në skedën "Të dhënat".
Pas kësaj, do të hapet dritarja "Kontrollimi i vlerave të futura". Në këtë dritare, së pari duhet të hapni listën rënëse "Lloji i të dhënave" dhe të zgjidhni opsionin "Lista" atje.
Pastaj duhet të plotësoni rreshtin "Burimi".
Për ta bërë këtë, vendosni kursorin në rreshtin "Burimi" dhe më pas zgjidhni me miun listën e të dhënave që duhet të jenë në listën rënëse të krijuar.
Pasi të specifikoni burimin, mbyllni dritaren "Kontrollimi i vlerave të futura" duke klikuar në butonin "Ok". Lista rënëse në Excel është bërë dhe mund të kontrollohet.
Por tani në këtë qelizë Mund të futni vetëm të dhënat që janë të pranishme në listën rënëse. Dhe nëse përpiqeni të futni një vlerë të pasaktë, do të merrni një mesazh gabimi.
Nëse dëshironi të lini mundësinë për të futur të dhëna në një qelizë që nuk përmbahet në listën rënëse, atëherë duhet të zgjidhni qelizën me listën rënëse dhe të klikoni në butonin "Vleresimi i të dhënave". Tjetra, në dritaren që hapet, duhet të shkoni te skeda "Mesazhi i gabimit" dhe të zgjidhni funksionin "Trego mesazhin e gabimit".
Pas ruajtjes së këtyre cilësimeve, mund të futni në qelizë jo vetëm të dhënat që janë të disponueshme në listën rënëse, por edhe çdo të dhënë tjetër që ju nevojitet.
Si të krijoni një listë rënëse me të dhëna të shtuara
Opsioni i listës rënëse i përshkruar më sipër është mjaft i përshtatshëm. Por, nëse dëshironi të shtoni rregullisht të dhëna të reja në të, atëherë ky opsion nuk do të funksionojë, pasi pas çdo shtimi të të dhënave do të duhet të ndryshoni gamën që tregohet në fushën "Burimi". Ju mund ta zgjidhni këtë problem duke përdorur funksionin Smart Tables, i cili u shfaq në Microsoft Excel 2007.
Për ta bërë këtë, duhet të bëni një listë me të dhëna, saktësisht siç përshkruhet më sipër. I vetmi ndryshim është se tani lista duhet të ketë një titull.
Pas krijimit të një liste, duhet ta zgjidhni atë dhe të përdorni butonin "Format si tabelë" në skedën "Home" për të aplikuar çdo stil në listë.
Pas zgjedhjes së një stili, do të shfaqet dritarja "Format Table". Këtu duhet të kontrolloni kutinë pranë funksionit "Tabela me kokë" dhe klikoni "Ok".
Si rezultat, duhet të keni një tabelë me të dhëna të ngjashme me atë në pamjen e mëposhtme të ekranit.
Tani ju duhet të zgjidhni qelizën në të cilën dëshironi të bëni një listë rënëse dhe klikoni në butonin "Vleresimi i të dhënave" në skedën "Të dhënat". Në dritaren që hapet, duhet të zgjidhni "Lloji i të dhënave - Lista", dhe më pas vendosni kursorin në rreshtin "Burimi" dhe zgjidhni me miun listën me të dhënat që duhet të përdoren për listën rënëse (atje nuk ka nevojë të zgjidhni titullin e listës).
Kjo metodë e krijimit të listave rënëse me aftësinë për të shtuar rreshta të rinj është testuar në Excel 2010, por duhet të funksionojë edhe në Excel 2007. Si në më shumë versionet moderne Excel, si Excel 2013 dhe Excel 2016.
Nëse duhet të punoni me Libër pune në Excel, në të cilën shfaqet vazhdimisht e njëjta listë e të dhënave, ose ndoshta thjesht nuk dëshironi ta përdorni veprimin shumë herë Kopjo > Fut, atëherë do të ishte shumë e përshtatshme të kishe një listë të para-konfiguruar dhe të ruajtur në mënyrë që Excel t'ju ndihmojë me punën tuaj. Përdorimi i listave me porosi është vendim i mirë për këtë situatë. Më pas, unë do t'ju tregoj se si të krijoni një listë të personalizuar në Excel.
Krijoni një listë të personalizuar në Excel
Unë do ta demonstroj këtë duke përdorur një listë të klubeve shkollore. Më duhet të mbaj gjurmët e parave në bilancin e secilit prej tyre, si dhe të përshkruaj një buxhet ditor. Fillova duke futur emrat e klubeve - ky është informacioni që do të më duhen vazhdimisht.
Në këtë pikë do të ekzekutoja edhe kontrollin drejtshkrimor, kjo bëhet thjesht duke klikuar F7.
Pastaj zgjodha këtë zonë, klikova në butonin Zyrë dhe në fund të menysë që hapet, klikoni mbi Opsionet e Excel(Opsionet e Excel).
Në kapitull Popullore(Të përgjithshme) Do ta gjeni artikullin Krijoni lista për përdorim në sekuencat e renditjes dhe plotësimit(Krijoni lista për klasifikim dhe plotësim) – klikoni mbi Redaktoni listat e personalizuara(Ndrysho listat).
Nëse jeni duke punuar në Excel 2010, atëherë keni nevojë për një rrugë tjetër. Hapni skedën Skedari(File) dhe klikoni Opsione(Opsione). Më pas lëvizni poshtë për të gjetur butonin Redaktoni listat e personalizuara(Ndrysho listat).
Më pas, do të hapet një kuti dialogu në të cilën mund të shtoni informacione që planifikoni të përdorni në mënyrë të përsëritur. Nëse shikoni listat e përgatitura tashmë nga Microsoft, do të shihni midis tyre ato që të gjithë përdorin kaq shpesh. Ato nuk mund të ndryshohen ose fshihen. Megjithatë, nëse dëshironi të fshini ose ndryshoni listën që keni krijuar, mund ta bëni këtë në çdo kohë. Për ta bërë këtë, klikoni në listën tuaj dhe bëni gjithçka që dëshironi me të.
Krijimi i një liste nga e para
Unë kam dy mënyra për të krijuar një listë të personalizuar. Mund ta krijoj manualisht duke futur secilën vlerë në fushë Regjistrimet në listë(Lista e artikujve) dhe klikoni Shtoni(Shto). Nëse zgjidhni këtë rrugë, do të hasni disa kufizime. Fusha Regjistrimet në listë(List Items) ju lejon të futni një maksimum prej 255 karakteresh. Kini kujdes se sa karaktere përbëhet secila prej hyrjeve tuaja!
E dhënë: Nëse planifikoni të futni një listë në një fushë Regjistrimet në listë(Rendisni artikujt) me dorë, mos i vendosni hapësira shtesë ndërmjet elementeve. Nëse ka hapësira para ose pas një elementi, atëherë Microsoft thjesht nuk do t'i marrë parasysh ato, por nëse midis fjalëve të një elementi, atëherë të gjitha ato do të ruhen.
Krijimi i një liste nga një gamë ekzistuese e të dhënave
Një mënyrë tjetër për të shtuar artikuj në një listë të personalizuar është të importoni të dhëna. Nëse i zgjidhni para se të hapni dritaren e menysë, diapazoni i zgjedhur do të futet automatikisht në fushën përkatëse. E tëra çfarë ju duhet të bëni është të klikoni Importi(Import) dhe Excel do të krijojnë një listë nga teksti që përmbahet në qeliza. Nëse nuk e keni zgjedhur tekstin paraprakisht, vendoseni kursorin në fushën pranë butonit Importi(Import) dhe zgjidhni qelizat e të dhënave për listën e re.
Mos harroni, ne kishim një kufi në numrin e karaktereve që mund të futen në fushë Regjistrimet në listë(Rendisni artikujt)? Jo kur importoni! Tani madhësia maksimale Lista është e gjatë rreth 2000 karaktere! Klikoni Ne rregull për të mbyllur dritaren me parametrat e listës dhe përsëri Ne rregull për të mbyllur dritaren e opsioneve të Excel.
Për një listë të personalizuar, mund të importoni vetëm vlerat e tekstit. Nëse keni nevojë të krijoni një listë të personalizuar me data ose numra kalendarikë, do t'ju duhet të përdorni fushën Regjistrimet në listë(Lista e elementeve).
Këtu janë disa gjëra që duhet të dini për listat e personalizuara... Të gjitha listat janë të lidhura me kompjuterin tuaj. Cilësimet e tyre ruhen në kompjuterin ku jeni. ky moment ju jeni duke punuar. Nëse merrni një skedar nga kompjuteri juaj i punës për të punuar me të në shtëpi, do t'ju duhet të krijoni përsëri të njëjtën listë të personalizuar kompjuter në shtëpi. Nëse keni përdorur një listë të personalizuar për të bërë renditjen, atëherë elementët e saj do të mbeten brenda qelizat Excel, por nuk do të shfaqet mes listave.
Përdorimi i listave të personalizuara në Excel
Tani lista jonë e personalizuar është gati për t'u përdorur. Zgjidhni një qelizë dhe futni çdo element të kësaj liste duke përdorur tastierën. Klikoni në shënuesin e plotësimit automatik (katrori i vogël në këndin e poshtëm djathtas të qelizës) dhe tërhiqeni atë për të vazhduar sekuencën. Pak në të djathtë futa "Monday", pastaj klikova në shënues dhe tërhoqa djathtas, Excel mbushi automatikisht qelizat.
Gjëja më e mirë për këtë funksion është se Excel do të mbushë të dy kolonat dhe rreshtat në mënyrë të barabartë, përpara ose prapa, pavarësisht nëse filloni në artikullin e parë në listë, në mes ose në elementi i fundit… Pasi të klikoni dhe tërhiqni miun, Excel do të përcaktojë se çfarë dëshironi të bëni dhe do të futë të dhënat e duhura.
Renditja sipas listës së personalizuar
Një nga veçoritë e këndshme që vjen me punën me listat e personalizuara është aftësia për të organizuar të dhënat sipas cilësdo prej listave të ruajtura në kompjuterin tuaj. Klikoni një ose më shumë kolona, më pas klikoni Rendit & Filtro(Rendit dhe filtro), zgjero menynë rënëse Rendit(Porosit), kliko Lista e personalizuar(Lista e personalizuar) dhe zgjidhni listën sipas së cilës dëshironi të renditni.
Një lloj mund të përfshijë më shumë se një kolonë. Nëse dëshironi të shtoni një nivel tjetër dhe të renditni fillimisht sipas muajit dhe më pas sipas numrit të llogarisë, mund të klikoni Shto nivelin(Shto Nivelin) dhe përcaktoni se si duhet të shfaqen të dhënat. Kur të keni mbaruar, klikoni Ne rregull. Informacioni tani është i organizuar sipas listës së përzgjedhur!
Është mjaft e thjeshtë! Përdorimi i listave të personalizuara është shumë i përshtatshëm veçanërisht për ata që duan të shmangin kopjimin dhe ngjitjen e përsëritur të të dhënave. Nëse e dini se keni një grup të dhënash që mund t'ju nevojiten në çdo kohë, pse të mos bëni një listë të personalizuar prej tyre? Kush e di, mund t'ju kursejë shumë më shumë kohë nga sa e kuptoni... dhe ta lërë shefin tuaj të ndihet sikur duhet të punoni shumë. Le të mendojë kështu.
Redaktori i tabelës nga Microsoft gëzon një popullaritet të madh. Ky sukses u arrit falë funksionalitetit më të gjerë nga të gjithë redaktorët në treg software. Microsoft Excel është më funksional prej tyre, por është gjithashtu mjaft i lehtë për t'u përdorur.
Në çdo rast, sido që të jetë, shumica e përdoruesve nuk përdorin as një të dhjetën e të gjithë funksionalitetit. Sot duam t'ju tregojmë për një mundësi interesante– në lidhje me krijimin e listave rënëse në Excel. Më shpesh ato kërkohen për mirëmbajtjen e bazave të të dhënave të ndërmarrjeve të vogla, kështu që nëse dëshironi të kurseni në shërbimet e një sekretari të ditur programet e zyrës- mbaj mend!
Krijoni një listë rënëse në Excel: metoda e parë
NË në këtë rast ne do të përdorim veglën e Vërtetimit të të Dhënave për të bërë një pjesë të punës së krijimit të listës për ne. Pra, le të fillojmë:Vini re se sa e lehtë është për t'u përdorur program Excel- çdo problem mund të zgjidhet vërtet me disa klikime; mjafton të shpenzoni rreth disa minuta duke studiuar funksionalitetin. Është për këtë arsye që MS Office, si një paketë softuerësh për zyrë, është më e avancuara dhe më e popullarizuara në treg.
Ka më shumë mënyrë e shpejtë krijimi i një liste rënëse, megjithatë, ka një pengesë të vogël - një listë e tillë mund të vendoset ekskluzivisht nën elementët që duhet të shfaqen në të.
Krijoni një listë rënëse në Excel: metoda dy
Nëse nuk jeni të hutuar nga sa më sipër, në veçanti, vendndodhja e listës nën elemente, atëherë mund të kurseni disa minuta në krijimin e saj. Ju duhet të bëni sa më poshtë:
Siç mund ta shihni, gjithçka është shumë më e thjeshtë këtu, por ka një sërë kufizimesh dhe do t'ju duhet t'i përballoni ato, kështu që nëse një listë funksionale është e rëndësishme për ju, atëherë është më mirë të përdorni opsionin e parë - është shumë më i avancuar.
Urime, sot keni mësuar se si të krijoni lista drop-down në Excel me dy metoda standarde, pa lidhur module shtesë.
