Puna me projektin VB (12)
Formatimi i kushtëzuar (5)
Listat dhe vargjet (5)
Makrot (procedurat VBA) (63)
Të ndryshme (39)
Defektet dhe defektet e Excel (3)

Pivot nga Baza e të Dhënave të Access

Le të supozojmë se keni një bazë të dhënash të madhe. Le ta quajmë "produkte". Dhe me fjalë të mëdha nënkuptoj rreth 3 milion regjistrime (linja) ose më shumë. Direkt në një fletë Excel, një sasi e tillë e të dhënave definitivisht nuk do të përshtatet. Sigurisht, mund ta ruani në fletë të ndryshme. Atëherë mund të përdorni artikullin Pivot tabelë nga shumë fletë... Por së pari, kjo metodë nuk funksionon shumë stabile dhe mund të kërkojë ndryshime në varësi të versionit të Excel dhe gjithashtu kërkon leje për të ekzekutuar makro, dhe së dyti, për një numër të tillë regjistrimesh, kjo nuk është zgjidhja më e mirë, pasi ruajtja e kaq shumë të dhënave në librat e punës në Excel nuk është plotësisht e saktë. Prandaj, edhe nëse keni disa libra / fletë të mbushura me të dhënat e nevojshme plotësisht dhe ju duhet t'i kombinoni këto të dhëna për analiza të mëtejshme me një tabelë kryesore - zgjidhja më e mirë për mendimin tim është t'i kombinoni ato përmes MS Access në një tabelë dhe më pas nuk është e vështirë të ndërtosh një tabelë pivot në bazë të tabelës.

Krijimi i një baze të dhënash në Access nga vargje të shumta
Për të mbledhur saktë dhe pa dhimbje të dhëna nga disa tabela nga Excel në Access, duhet të përgatisni këto tabela. E cila nuk është aq e vështirë. Për ta bërë këtë, duhet të respektoni rregullat e mëposhtme:

• të gjitha tabelat duhet të përmbajnë të njëjtin numër kolonash me tituj plotësisht identikë
• kokat nuk duhet të përmbajnë ndërprerje rreshtash, viza, viza, pika, presje. Është më mirë të braktisni fare çdo shenjë pikësimi dhe karaktere të diskutueshme - lini vetëm hapësira midis fjalëve (dhe madje edhe atëherë është edhe më mirë t'i zëvendësoni ato me një nënvizim)
• nëse tabelat përmbajnë të dhëna numerike që do të duhet të përmblidhen më vonë, sigurohuni që të gjitha të dhënat të jenë numerike dhe të mos ketë tekstuale. Kjo do të ndihmojë në shmangien e gabimeve të importit.
• duhet të siguroheni që tabelat të mos përmbajnë rreshta dhe kolona boshe, si dhe qeliza të bashkuara

Tani që të gjitha tabelat janë gati, mund të filloni të importoni të dhëna në Access. Hapni Access dhe zgjidhni Krijo (i ri) - Baza e të dhënave e re (bazë e të dhënave boshe)... Specifikoni emrin e bazës dhe vendndodhjen (dosjen):

Pas krijimit të bazës, kalojmë në disa hapa:

Pjesa e parë e bazës është plot. Tani ju duhet të plotësoni tabelën e krijuar në Access me të dhëna nga fletët e tjera ose librat e punës. Për ta bërë këtë, ne përsërisim të gjitha hapat e përshkruar më sipër, por në hapin e dytë ne zgjedhim Shtoni një kopje të regjistrimit në tabelë... Pastaj të dhënat do të shtohen në tabelën që kemi krijuar tashmë nga fleta e parë dhe nuk do të shkruhen në një të re (që nuk na nevojitet).
Kjo është e gjitha, tani mund të filloni të krijoni një tabelë kryesore.

Krijoni një pivot nga një bazë të dhënash Access
Përpara se të krijoni një bosht të bazuar në burime të jashtme, duhet të shtoni një buton në shiritin e veglave të aksesit të shpejtë që do t'ju lejojë ta bëni këtë:

• Excel 2010- Skedari- Opsione-
• Excel 2007- Butoni i zyrës- Opsionet e Excel- Shiriti i veglave të aksesit të shpejtë

ose direkt nga Shiriti i Veglave të Qasjes së Shpejtë:

Zgjidhni skuadrat nga: Të gjitha komandat... Ne po kërkojmë atje PivotTable dhe PivotChart Wizard dhe transferojeni në panelin e aksesit të shpejtë:

Tani klikoni në këtë buton dhe në hapin e parë të dritares së magjistarit që shfaqet, zgjidhni në një burim të jashtëm të dhënash:


në hapin e dytë, shtypni butonin Merrni të dhëna:


Në dritaren që shfaqet, zgjidhni Baza e të dhënave MS Access ose Baza e të dhënave MS Access.


Këtu ka një pikë të rëndësishme. Shenja e kontrollit Përdorni magjistarin e pyetjeve për të krijuar/redaktuar pyetje duhet të aktivizohet. Ne shtypim Ne rregull.

Më pas, zgjidhni dosjen në të cilën ndodhet databaza jonë në dritaren e djathtë. Në dritaren e majtë, zgjidhni vetë skedarin e bazës së të dhënave:


Ne konfirmojmë zgjedhjen duke shtypur butonin Ne rregull.
Tjetra, duhet të krijoni një kërkesë për tërheqje. Në fakt, thjesht mund të klikoni mbi emrin e tabelës së bazës së të dhënave dhe më pas në ">"


Por nëse duhet të punoni vetëm me disa kolona nga e gjithë tabela, mund t'i transferoni ato në mënyrë sekuenciale në fushën e djathtë (së pari, në të majtë, duke zgjeruar shenjën plus pranë emrit të tabelës). Ju mund të hiqni kolonat e panevojshme nga fusha e djathtë duke klikuar Next. Dritarja tjetër do të ofrojë për të bërë një përzgjedhje bazuar në kushtet (rregullat):


Nëse nuk e kuptoni vërtet se çfarë është dhe nuk ju nevojitet (dhe në këtë rast nuk ju nevojitet vërtet) - thjesht kaloni këtë hap dhe klikoni përsëri Me tutje.


Ne gjithashtu e kapërcejmë këtë hap (renditjen) - nuk na nevojitet fare, sepse të dhënat që do të përpunojmë ende janë të konsoliduara. Prandaj, ne shtypim përsëri Me tutje... Dhe hapi i fundit i magjistarit të kërkesës:


zgjidhni Ktheni të dhënat në Microsoft Excel dhe klikoni Gati... Në të njëjtën kohë, në dritaren e hapit të dytë të PivotTable dhe Chart Wizard në të djathtë të butonit Për të marrë të dhëna duhet të shfaqet një mbishkrim Fushat e të dhënave janë marrë:


Nëse e keni këtë mbishkrim, atëherë shtypni me guxim Tjetra (Tjetër) dhe në hapin e fundit të magjistarit, zgjidhni qelizën dhe fletën në të cilën dëshironi të vendosni tabelën kryesore:


Ose në fletën ekzistuese (do të duhet të specifikoni qelizën në të cilën do të vendoset rreshti i parë i të dhënave), ose në një fletë të re.
Ne shtypim Përfundo.
Kjo është e gjitha, boshti ynë është gati për të dalë dhe tani ju mund të përpunoni miliona regjistrimet tuaja shpejt dhe lehtë në ndërfaqen e njohur të vetë strumbullarit.

A ndihmoi artikulli? Ndani lidhjen me miqtë tuaj! Mësime video

("shiriti i poshtëm" :( "stil i tekstit": "statik", "textpositionstatic": "poshtë", "textautohide": i vërtetë, "textpositionmarginstatic": 0, "textpositiondynamic": "poshtë majtas", "textpositionmarginleft": 24, " textpositionmarginright ": 24," textpositionmargintop ": 24," textpositionmarginbottom ": 24," texteffect ":" rrëshqitje "," texteffecteasing ":" easeOutCubic "," texteffectduration ": 600," texteffectslidedirection ":" majtas "," texteffectslided : 30, "texteffectdelay": 500, "texteffectseparate": false, "texteffect1": "rrëshqitje", "texteffectslidedirection1": "djathtas", "Texteffectslidedistance1": 120, "Texteffecteasing1": "ease" , "texteffectdelay1": 1000, "texteffect2": "rrëshqitje", "texteffectslidedirection2": "djathtas", "texteffectslidedistance2": 120, "texteffecteasing2": "easeOutCubic", "texteffectslidedirection2": "texteffectslidedirection2": :" ekran: bllok; mbushje: 12 px; rreshtimi i tekstit: majtas; "," textbgcss ":" ekran: bllok; pozicioni: absolut; lart: 0 px; majtas: 0 px; gjerësia: 100%; lartësia: 100% ; sfond -ngjyra: # 333333; opaciteti: 0.6; filtri: a lpha (opacity = 60); "," titlecss ":" shfaq: bllok; pozicioni: i afërm; font: bold 14px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; ngjyra: #fff; "," descriptioncss ":" shfaq: bllok; pozicioni: i afërm; fonti: 12 px \ "Lucida Sans Unicode \", \ "Lucida Grande \", sans-serif, Arial; ngjyra: #fff; margin-top: 8px; "," buttoncss ":" ekran: bllok; pozicioni: i afërm; margin-top: 8px; "," texteffectresponsive ": true," texteffectresponsivesize ": 640," titlecssresponsive ":" madhësia e shkronjave: 12px; "," descriptioncssresponsive ":" shfaq: asnjë! i rëndësishëm; "," buttoncssresponsive ": "", "addgooglefonts": false, "googlefonts": "", "textleftrightpercentforstatic": 40))

Në shikim të parë, Access DBMS është shumë i ngjashëm me programin e spreadsheet-it të Microsoft Excel në qëllimin dhe aftësitë e tij. Sidoqoftë, ka dallime thelbësore midis tyre:

• Kur punoni me një spreadsheet Excel, mund të futni çdo informacion në një qelizë tabele, kështu që mund të vendosni një tabelë, tekst dhe një fotografi në fletën e punës. Në një kolonë të tabelës, nëse është e nevojshme, mund të futen të dhëna të ndryshme - numra, tekst, data. Një tabelë në një bazë të dhënash Access ndryshon nga një tabelë në Excel në atë që, siç u përmend më lart, një lloj i të dhënave përcaktohet për secilën fushë regjistrimi, domethënë, nuk mund të futni të dhëna të llojeve të ndryshme në të njëjtën kolonë tabele në rreshta të ndryshëm.
• Access ju lejon jo vetëm të futni të dhëna në tabela, por edhe të kontrolloni korrektësinë e të dhënave të futura. Për ta bërë këtë, mund të vendosni rregullat e vlefshmërisë direkt në nivelin e tabelës. Pastaj, pavarësisht se si futni të dhëna - drejtpërdrejt në një tabelë, në një formë ose në një faqe aksesi të të dhënave, Access nuk do t'ju lejojë të ruani të dhëna në një rekord që nuk i plotëson rregullat e specifikuara.
• Është i përshtatshëm për të punuar me tabelat Excel nëse ato përmbajnë një numër të kufizuar rreshtash, tabelat e bazës së të dhënave mund të përmbajnë një numër të madh regjistrimesh, dhe në të njëjtën kohë DBMS ofron mënyra të përshtatshme për të nxjerrë informacionin e nevojshëm nga ky grup.
• Nëse ruani të gjitha të dhënat që ju nevojiten për punë në dokumente dhe fletëllogaritëse Word, atëherë ndërsa grumbulloni informacione, thjesht mund të hutoheni në një numër të madh skedarësh, Access ju lejon të ruani të gjitha të dhënat në një skedar dhe qasja në këto të dhëna është kryhet faqe për faqe, dmth nuk janë tejkaluar kufijtë e burimeve të memories së kompjuterit.
• Access mund të krijojë marrëdhënie midis tabelave, duke ju lejuar të ndani të dhëna nga tabela të ndryshme. Kështu për përdoruesin ata do të përfaqësohen nga një tabelë. Zbatimi i kësaj aftësie në sistemet e tabelave është i vështirë dhe ndonjëherë i pamundur.
• Duke vendosur marrëdhënie midis tabelave individuale, Access shmang dyfishimin e panevojshëm të të dhënave, ruan kujtesën e kompjuterit dhe rrit shpejtësinë dhe saktësinë e përpunimit të informacionit. Kjo është arsyeja pse tabelat që përmbajnë të dhëna të dyfishta ndahen në tabela të shumta të lidhura.
• Excel lejon disa përdorues të punojnë me një dokument, por këto mundësi janë shumë të kufizuara, Access mund të mbështesë 50 përdorues që punojnë njëkohësisht me një bazë të dhënash, ndërsa të gjithë përdoruesit janë të garantuar të punojnë me të dhëna të përditësuara.
• Access ka një sistem të zhvilluar mbrojtjeje kundër aksesit të paautorizuar, i cili lejon çdo përdorues ose kategori të shohë dhe modifikojë vetëm ato objekte për të cilat i janë dhënë të drejta nga administratori i sistemit, për shembull, ju mund të ndaloni përdorimin e komandave të caktuara të menusë, hapjen forma të caktuara, duke ndryshuar të dhënat në tabela ose formularë. Spreadsheets gjithashtu ju lejojnë të mbroni të dhënat me një fjalëkalim ose të lejoni vetëm shikimin e të dhënave, por këto mjete janë shumë më të thjeshta.

Kështu, mund të themi se Access DBMS përdoret në rastet kur një aplikacion kërkon ruajtjen dhe përpunimin e informacionit heterogjen për një numër të madh objektesh dhe supozon mundësinë e një mënyre funksionimi me shumë përdorues. Një shembull është detyra e kryerjes së kontabilitetit të magazinës. Tabelat e Excel-it janë një mjet i përshtatshëm për ruajtjen e një sasie të kufizuar të dhënash tabelare me aftësi të gjera llogaritjeje dhe analizash të dhënash. Dokumentet Excel zakonisht janë të destinuara për përdorim individual.

Aftësitë e Excel natyrisht nuk janë të kufizuara vetëm në spreadsheets, për shembull, Excel mund të përdoret me shumë sukses për të analizuar të dhënat që ruhen në një server të bazës së të dhënave (në veçanti, në Microsoft SQL Server), por në këtë rast Excel nuk është një magazina e të dhënave, por u ofron vetëm përpunimin e tyre.

Microsoft Access dhe Microsoft Excel kanë ngjashmëri që mund ta bëjnë të vështirë vendosjen se cili aplikacion të përdoret. Për shembull, të dy programet mund të ruajnë sasi të mëdha të dhënash, të ekzekutojnë mjete të fuqishme kërkimi dhe analize, të presin dhe të ndërthurin të dhënat dhe të kryejnë llogaritje komplekse që kthejnë të dhënat që nevojiten.

Megjithatë, çdo program ka përfitimet e veta për të pastruar, në varësi të llojit të të dhënave që menaxhohen dhe çfarë dëshironi të bëni me ato të dhëna. Për shembull, nëse detyra juaj është të siguroni integritetin e të dhënave në një format që mund të kryhet nga shumë përdorues, Access është i përshtatshëm për ju, ndërsa është më i përshtatshmi për të dhëna komplekse numerike që duhet të analizohen në thellësi nga Excel.

Në shumë raste, ju mund të përdorni të dy programet për secilin qëllim për të cilin aplikacioni është më i përshtatshëm. Në përgjithësi, Access është më i mirë për menaxhimin e të dhënave tuaja: ndihmon për t'i mbajtur ato të organizuara, të kërkueshme dhe të aksesueshme për shumë përdorues në të njëjtën kohë. Excel për analizën e të dhënave është zakonisht superior: kryerja e llogaritjeve komplekse dhe ekzaminimi i rezultateve të mundshme të krijimit të grafikëve me cilësi të lartë. Nëse përdorni Access për të ruajtur të dhënat dhe për t'i analizuar ato në Excel, mund të përfitoni nga të dy programet.

Përpara se të vendosni se me cilat programe, mund t'ju duhet të krahasoni përfitimet e secilit program, të zbuloni mënyrën më të mirë për të përdorur njërin ose tjetrin dhe të mësoni se si të punoni me të dy programet për të arritur saktësisht rezultatet që dëshironi.

Shënim: Përfshini të gjitha paketat e Microsoft Office Excel, por jo të gjitha paketat Access.

Krahasimi i përfitimeve të secilit program

Zgjedhja e programit të duhur është e rëndësishme nëse doni të aksesoni dhe përditësoni informacionin tuaj me performancën dhe saktësinë më të mirë. Për të gjetur se cili program është më i miri për detyrat që do të kryhen, mund të jetë e dobishme të krahasohen përfitimet që ka secili program për sa i përket ruajtjes së të dhënave, analizës, bashkëpunimit me shumë përdorues dhe sigurisë.

Ruajtja e të dhënave

Krahasimi i sheshtë i bazave të të dhënave relacionale Për të vendosur se cili aplikacion është më i miri për ruajtjen e të dhënave, bëni vetes pyetjen tjetër: a janë të dhënat relacionale apo jo? Të dhënat që mund të përmbahen efektivisht në një tabelë ose fletë quhen banesë ose jo-relacionale të dhëna. Për shembull, nëse doni të krijoni një listë të thjeshtë klientësh me vetëm një adresë dhe person kontakti për çdo klient, Excel mund të jetë alternativa më e mirë. Megjithatë, nëse doni të mbani një listë më komplekse klientësh që përmban adresat e faturimit dhe dërgesës për secilin klient, ose kontakte të shumta për secilin klient, ofrohet një zgjidhje më e mirë.

Një bazë të dhënash relacionale organizon informacionin në tabela të shumta. Në një bazë të dhënash relacionale të dizajnuar mirë, çdo tabelë është e sheshtë dhe përmban informacione vetëm për një lloj të dhënash. Për shembull, kur krijoni një bazë të dhënash të klientëve, emrat e klientëve duhet të ruhen në një tabelë të vetme, ndërsa këta klientë të adresave të faturimit dhe transportit duhet të ruhen në një tabelë të veçantë. Mbajtja e adresave të ndara nga emrat ka kuptim sepse çdo klient mund të ketë adresa të shumta dhe ju dëshironi të jeni në gjendje të futni adresa të shumta për secilin klient pa pasur nevojë të rifusni emrin e klientit për secilën adresë.

Krahasimet lokale të të dhënave të jashtme Access mund të përdoret për t'u lidhur me të dhëna nga një shumëllojshmëri burimesh të jashtme të të dhënave, kështu që ju mund të shikoni një pyetje dhe t'i modifikoni të dhënat pa pasur nevojë t'i importoni ato. Për shembull, Access ofron komanda për t'u lidhur me të dhënat ekzistuese në një bazë të dhënash të Microsoft SQL Server, skedar dBASE ose dosje Outlook dhe burime të tjera të dhënash. Excel mund të përdoret për t'u lidhur me një sërë burimesh të dhënash, duke përfshirë bazat e të dhënave Access, SQL Server dhe Shërbimet e Analizës, skedarët e tekstit dhe XML, dhe burimet e të dhënave ODBC dhe OLE DB. Megjithatë, nuk mund t'i modifikoni të dhënat për të modifikuar të dhënat origjinale përmes ndërfaqes së përdoruesit të Microsoft Excel.

Access dhe Excel ofrojnë komanda për t'u lidhur me të dhënat në listat e Windows SharePoint Services. Megjithatë, në Excel, ka lidhje vetëm për lexim me listat e SharePoint; ndërsa Access ju lejon të lexoni dhe shkruani të dhëna me listat e SharePoint.

Integriteti dhe fleksibiliteti i të dhënave Identifikuesit unikë ruajnë integritetin e të dhënave dhe sigurojnë që dy rreshta (ose regjistrime) të mos përmbajnë saktësisht të njëjtat të dhëna. Identifikuesit unikë ofrojnë gjithashtu mënyrën më të shpejtë për të marrë të dhëna kur kërkoni ose renditni të dhënat. Në Access, mund të përdorni llojin e të dhënave Count për të gjeneruar automatikisht një identifikues unik për çdo rekord. Më pas mund t'i përdorni këto ID për regjistrime nga një tabelë që janë të lidhura me një ose më shumë regjistrime në një tabelë tjetër.

Struktura në të cilën aplikohet qasja e të dhënave ndihmon për të siguruar integritetin e të dhënave. Access mund të fusë rekorde të reja në një tabelë me një vlerë ekzistuese përkatëse në një tabelë tjetër në mënyrë që të mos krijoni një rekord "të humbur". Për shembull, nuk keni nevojë të keni një porosi që nuk përmban informacione të përdoruesit. Access mund të dëshirojë që çdo rekord i ri në tabelën Porositë të ketë një vlerë korresponduese të klientit në tabelën Konsumatorët. Kjo përputhje e kërkuar e vlerës quhet integritet i të dhënave.

Ju gjithashtu mund të vendosni kufizimet dhe rregullat tuaja për të siguruar që të dhënat janë futur. Excel ju lejon të futni të dhëna në një formë më të lirë, por Excel mbështet bazat e të dhënave relacionale; ai nuk mbështet integritetin e të dhënave. Megjithatë, duke përdorur komandën "Kontrolli i të dhënave" për të kontrolluar futjen e të dhënave në Excel.

Analiza e të dhënave

Ekzekutimi i pyetjeve Nëse shpesh ju duhet t'i shikoni të dhënat tuaja në mënyra të ndryshme, në varësi të faktit nëse ndryshoni kushtet ose ngjarjet, Access mund të jetë zgjidhja më e mirë për ruajtjen dhe punën me të dhënat tuaja. Access ju lejon të rikuperoni shpejt vetëm rreshtat dhe kolonat e të dhënave që dëshironi, pavarësisht nëse të dhënat përmbahen në një tabelë nga një ose më shumë tabela duke përdorur pyetje SQL (Structured Query). Ju gjithashtu mund të përdorni shprehje në pyetje për të krijuar fusha të llogaritura. Përdorimi i shprehjeve në Access është i ngjashëm me procesin e përdorimit të formulave në Excel për të llogaritur vlerat. Pyetjet e aksesit mund të përdoren gjithashtu për të përmbledhur të dhënat dhe për të paraqitur vlera statistikore të tilla si shumat, mesataret dhe numëruesit.

Modelimi Në Excel, ju mund të përdorni mjetet e analizës what-if për të parashikuar rezultatin e një modeli të fletës së punës. Analiza Çfarë-nëse ju lejon të kryeni skenarë të ndryshëm për të dhënat tuaja, si skenarët më të mirë dhe më të keq, dhe të krahasoni të dhënat që rezultojnë nga skenarë të shumtë në një raport të konsoliduar. Jo e njëjta gjë, veçoria është e disponueshme në Access.

Pivoting dhe grafikim Në të dy programet, ju mund të krijoni raporte të tabelave kryesore dhe tabelave kryesore. Sidoqoftë, Excel ofron më shumë funksionalitete PivotTable, raportimi dhe grafiku sesa Access. Nëse planifikoni të krijoni raporte të gjera të Tabelave Pivot dhe të ofroni rregullisht grafikët profesional, duhet të përdorni Raportet e PivotTable ose Grafikët e PivotTable në Excel në vend të veçorive të ngjashme në Access.

Bashkëpunoni me shumë përdorues

Access dhe Excel mund të përdoren në mjedise bashkëpunuese si shërbimet e Windows SharePoint dhe dosjet e përbashkëta, por ka një sërë ndryshimesh në të dhënat që ju nevojiten që mund të trajtohen nga shumë përdorues.

Përdorimi i shërbimeve të Windows SharePoint për bashkëpunim Integroni të dy programet duke përdorur teknologjitë e Microsoft Windows SharePoint Services si listat e SharePoint dhe bibliotekat e dokumenteve.

Access ofron një larmi mënyrash për të bashkëpunuar me përdorues të shumtë në një sajt të SharePoint. Për shembull, mund të ngarkoni një bazë të dhënash të tërë në një bibliotekë dokumentesh të Windows SharePoint Services, të shtoni forma dhe raporte që janë të disponueshme si pamje në Shërbimet e Windows SharePoint dhe të lidhni bazën e të dhënave me të dhënat që ruhen në listat e SharePoint.

Excel ofron vetëm një mënyrë për të bashkëpunuar me shumë përdorues në një sajt të Shërbimeve të SharePoint. Ju mund të ngarkoni librat e punës në bibliotekat e dokumenteve të Windows SharePoint Services, ku përdoruesit individualë mund të kontrollojnë një libër pune për të bërë ndryshime, duke mos lejuar që përdoruesit e tjerë të modifikojnë librin e punës në të njëjtën kohë. Përdoruesit mund të modifikojnë librin e punës pa kontrolluar bibliotekën e dokumenteve, në këtë rast ata duhet të bien dakord me përdoruesit e tjerë për të shmangur konfliktet e të dhënave.

Përdorimi i Ndarjeve të Rrjetit për Bashkëpunim Kur ruani një bazë të dhënash Access në një dosje rrjeti të përbashkët për shumë përdorues, mund të hapni bazën e të dhënave dhe të punoni me të dhënat në të njëjtën kohë. Kur përdoruesi i modifikon ato, ata bllokojnë hyrjet individuale. Kur ruani një libër pune Excel në një ndarje rrjeti, vetëm një përdorues mund ta modifikojë librin e punës në të njëjtën kohë. Për qëllime shikimi, përdorues të shumtë mund të hapin një libër pune ndërsa një përdorues tjetër po e redakton, por këta përdorues nuk mund të bëjnë asnjë ndryshim të të dhënave ndërsa përdoruesi është duke redaktuar librin e punës dhe e mbyll atë.

Siguria

Të dy programet ofrojnë veçori të ngjashme - fjalëkalime dhe enkriptim - që ndihmojnë në parandalimin e humbjes së të dhënave dhe mbrojtjen e të dhënave nga aksesi i paautorizuar. Megjithatë, ka disa ndryshime midis Access dhe Excel në funksionet e mbrojtjes së të dhënave në nivel të përdoruesit.

Parandalimi i humbjes së të dhënave Në Access, ju e ruani punën tuaj në çdo kohë, në mënyrë që në rast të një dështimi, nuk ka gjasa të humbni ndonjë punë të mbetur (nëse ka). Megjithatë, për shkak se Access ruan vazhdimisht punën tuaj, ju gjithashtu mund të bëni ndryshime që më vonë vendosni se nuk dëshironi t'i kryeni. Për t'u siguruar që mund të rikuperoni bazën e të dhënave sipas nevojës, duhet të bëni kopje rezervë të skedarit të bazës së të dhënave në një orar që plotëson kërkesat tuaja. Ju mund të rivendosni të gjithë bazën e të dhënave nga një kopje rezervë, ose mund të rivendosni vetëm një tabelë ose objekt tjetër bazë të dhënash që mund t'ju nevojitet. Kur përdorni mjetin rezervë të sistemit të skedarëve, një kopje e bazës së të dhënave nga një kopje rezervë e sistemit të skedarëve mund të përdoret gjithashtu për të rivendosur të dhënat. Kur rifreskoni të dhënat në Excel, mund të ruani AutoSave në intervale të caktuara.

Mbrojtja e të dhënave në nivel të përdoruesit Në Excel, mund të hiqni të dhënat kritike ose personale nga pamja, të fshehni kolonat dhe rreshtat e të dhënave dhe të klikoni Mbrojtja e të gjithë fletës së punës për të kontrolluar aksesin e përdoruesit në të dhënat e fshehura. Përveç aftësisë për të mbrojtur një fletë dhe elementët e saj, ju gjithashtu mund të kyçni dhe zhbllokoni qelizat në një fletë për të parandaluar që përdoruesit e tjerë të ndryshojnë aksidentalisht të dhëna të rëndësishme.

Siguria në nivel skedari Në nivelin e skedarit, mund të përdorni kriptimin në të dy programet, mund të parandaloni që njerëzit e paautorizuar të shohin të dhënat. Mund të specifikoni gjithashtu që të futet një fjalëkalim për të hapur një skedar të bazës së të dhënave ose një libër tjetër pune. Për më tepër, ju mund të mbroni një skedar bazë të dhënash ose një libër tjetër pune duke aplikuar një nënshkrim dixhital.

Qasje e kufizuar në të dhëna Në Excel, mund të specifikoni lejet e bazuara në përdorues për të hyrë në të dhëna ose të vendosni leje vetëm për lexim, përdoruesit e tjerë mund të bëjnë ndryshime në të dhënat në të cilat kanë akses. Access nuk ofron siguri në nivelin e përdoruesit, por Access mbështet modelin e sigurisë së përdoruesit të çdo server bazën e të dhënave me të cilin lidhet Për shembull, kur lidheni me një listë të SharePoint, aksesi merr parasysh lejet e përdoruesit për listën e SharePoint. Nëse dëshironi të lini akses të paautorizuar në të dhënat tuaja, mund të kriptoni bazën e të dhënave duke përdorur fjalëkalime. Përdoruesit duhet të fusin një fjalëkalim për të lexuar të dhënat nga baza e të dhënave edhe nëse i qasen duke përdorur një program tjetër si Microsoft Excel.

Për më shumë informacion se si t'i mbroni të dhënat tuaja, shihni Access 2007 Database Protection dhe Excel Protection and Security.

Kushtet e përdorimit të Microsoft Access

Në terma shumë të përgjithshëm, Accessi është më i përshtatshmi kur duhet të gjurmoni dhe regjistroni rregullisht të dhënat, dhe më pas të shfaqni, eksportoni dhe printoni një nëngrup të të dhënave. Microsoft Access Forms ofrojnë një ndërfaqe më miqësore për përdoruesit sesa fleta e punës Excel për të punuar me të dhëna. Access mund të përdoret për të automatizuar veprimet e kryera shpesh dhe raportet e Access ju lejojnë të përmbledhni të dhënat në formë të shtypur ose elektronike. Microsoft Access ofron struktura shtesë për të dhënat tuaja; Për shembull, mund të specifikoni llojet e të dhënave që mund të futen, cilat vlera mund të shtohen dhe mund të specifikoni se si të dhënat në një tabelë lidhen me të dhënat nga tabelat e tjera. Kjo strukturë do t'ju ndihmojë të siguroheni që të futen vetëm llojet e të dhënave që dëshironi.

Access ruan të dhënat në tabela që duken njësoj si fletë, por tabelat e Accessit janë krijuar për pyetje komplekse rreth të dhënave të ruajtura në tabela të tjera.

Microsoft Access duhet të përdoret në kushtet e mëposhtme.

Ka shumë njerëz që punojnë në bazën e të dhënave dhe ju dëshironi opsione të besueshme për të trajtuar në mënyrë të sigurt përditësimet e të dhënave tuaja, të tilla si regjistrimet e bllokimit dhe konfliktet e lejeve.

Kjo vjen në atë që ju duhet të shtoni tabela të shumta në një grup të dhënash që është krijuar si tabela të sheshta ose jo-relacionale.

Pyetjet komplekse janë duke u përpunuar.

Dëshironi të krijoni një shumëllojshmëri raportesh ose etiketash postare.

Rastet e përdorimit të zakonshëm për Access

Kontaktoni menaxhimin Menaxhoni kontaktet dhe adresat e postës dhe më pas krijoni raporte në Access ose kombinoni të dhënat me Microsoft Office Word për të printuar letra, zarfe ose etiketa.

Stoqet dhe aktivet fikse Krijoni regjistrime të inventarit për shtëpinë ose zyrën tuaj dhe ruani foto ose dokumente të tjera të lidhura me të dhënat tuaja.

Rendi i gjurmëve Futni informacione rreth produkteve, klientëve dhe porosive dhe më pas gjeneroni raporte që tregojnë shitjet për një punonjës individual, rajon, periudhë kohore ose ndonjë vlerë tjetër.

Detyrat e gjurmimit Ndiqni detyrat për bashkëpunimin e përdoruesit dhe futni detyra të reja në të njëjtën kohë, përdoruesit e tjerë përditësojnë detyrat e tyre ekzistuese në të njëjtën bazë të dhënash.

Organizimi i bibliotekave funksionale Mund të përdorni Access për të ruajtur informacione rreth librave dhe CD-ve dhe për të mbajtur shënim se kush dihet që i merr me qira.

Planifikimi i ngjarjeve Futni detajet e ngjarjeve për datat, vendndodhjet dhe pjesëmarrësit dhe printoni oraret ose informacionin e përmbledhjes së ngjarjeve.

Ndjekja e të ushqyerit Receta dhe regjistroni dietën dhe përjetoni veprimin.

Kushtet e përdorimit të Microsoft Excel

Si një redaktues i fletëllogaritjes, Excel mund të ruajë sasi të mëdha të dhënash në librat e punës që përmbajnë një ose më shumë fletë pune. Megjithatë, në vend që të funksionojë si një sistem i menaxhimit të bazës së të dhënave si Access, Excel është optimizuar për llogaritjen dhe analizimin e të dhënave. Programi fleksibël mund të përdoret për të ndërtuar një model për analizën e të dhënave, për të shkruar formula të thjeshta dhe komplekse për të kryer llogaritjet mbi këto të dhëna në çfarëdo mënyre që dëshironi të dhënat e PivotTable dhe për të paraqitur të dhënat në një shumëllojshmëri grafikësh të dizajnuar profesionalisht.

Microsoft Excel duhet të përdoret në kushtet e mëposhtme.

Kërkesa për një paraqitje të sheshtë ose jo relacionale të të dhënave në vend të një baze të dhënash relacionale, e cila përdoret në tabela të shumta dhe kur të dhënat janë kryesisht numerike.

Kryeni llogaritjet dhe krahasimet statistikore të të dhënave shpesh.

Dëshironi të përdorni raportet e PivotTable për të parë të dhënat hierarkike në një mënyrë kompakte dhe fleksibël.

Planifikoni të krijoni rregullisht grafikët dhe dëshironi të përdorni formatet e reja të grafikut të disponueshëm në Excel.

Është e nevojshme të theksohen të dhënat duke përdorur ikonat e formatimit të kushtëzuar, histogramet, shkallët e ngjyrave.

Për të kryer analiza komplekse hipotetike mbi të dhënat tuaja, të tilla si analiza shkencore dhe analiza e regresionit.

Kërkohet për të mbajtur gjurmët e artikujve në një listë të thjeshtë, për përdorim personal ose për qëllime të kufizuara bashkëpunimi.

Skenarët e zakonshëm të Excel

Kontabiliteti Ju mund të përdorni funksionet e fuqishme llogaritëse të Excel-it për një sërë dokumentesh financiare, si fluksin e parave, pasqyrën e të ardhurave ose pasqyrën e të ardhurave.

Buxhetimi Pavarësisht nëse nevojat tuaja personale ose të biznesit janë të lidhura, ju mund të krijoni një buxhet në Excel - për shembull, një plan buxheti marketingu, një buxhet ngjarjesh ose kontribute pensioni.

Faturimi dhe Shitjet Excel mund të jetë gjithashtu i dobishëm për menaxhimin e të dhënave të faturimit dhe shitjeve, dhe ju lehtë mund të krijoni formularët që ju nevojiten - mostra të faturave të shitjeve ose porosive të blerjeve.

Gjenerimi i raportit Në Excel që analizon ose përmbledh të dhënat, mund të krijoni raporte të llojeve të ndryshme, të tilla si raportet e progresit të performancës së projektit, të dhënat e parashikimit, përmbledhja e të dhënave ose mospërputhjet aktuale.

Planifikimi Excel është një mjet i shkëlqyeshëm për krijimin e planeve profesionale ose planifikuesve të dobishëm, si p.sh. plane mësimore javore, kërkime tregu, plan, plan tatimor ose planifikues që ju ndihmojnë të planifikoni vaktet, festat ose gatimet e javës.

Ndjekja Excel mund të përdoret për të gjurmuar të dhënat në një listë ose fletë kohore - për shembull, fletë kohore për të gjurmuar punën ose një inventar që gjurmon pajisjet.

Përdorimi i kalendarëve Për shkak të natyrës së tij të stilit të rrjetit, Excel përdoret gjithashtu për të krijuar çdo lloj kalendari, si p.sh. një kalendar akademik për të gjurmuar aktivitetet gjatë gjithë vitit shkollor ose një kalendar të vitit fiskal për të gjurmuar ngjarjet dhe momentet e biznesit.

Për shabllone të dobishme të Excel në secilën nga këto kategori, shihni Modelet për Excel në Microsoft Office Online.

Duke përdorur Access dhe Excel së bashku

Ndonjëherë ndodh që ju nevojiten përfitimet që ofrojnë të dy programet. Për shembull, një fletë pune e krijuar në Excel llogarit dhe analizon të dhënat, por fleta e punës është bërë shumë e madhe dhe më komplekse dhe shumë përdorues të tjerë duhet të kenë akses në të dhëna. Në këtë pikë, mund të importoni ose lidhni me një fletë pune në Access dhe ta përdorni atë si bazë të dhënash në vend që të punoni me të në Microsoft Excel. Ose ndoshta të dhëna në një bazë të dhënash Access për të cilat dëshironi të krijoni disa raporte të detajuara të Tabela Pivot të Excel dhe grafikët e Excel-it me pamje profesionale.

Pavarësisht se cili program përdoret i pari, gjithmonë mund të transferoni të dhëna nga një program në tjetrin me të cilin mund të vazhdoni të punoni. Me ose pa një lidhje të dhënash në Access nga Excel (dhe anasjelltas), duke e kopjuar, importuar dhe eksportuar, mund të transferoni të dhëna.

Për më shumë informacion se si të shkëmbeni të dhëna midis të dy programeve, shihni artikullin

Mendova shumë përpara se të filloja këtë seksion. Nga njëra anë, një faqe në lidhje me Excel, çfarë ka të bëjë Access me të? Nga ana tjetër, përdorimi i përbashkët i tyre jep përparësi të pamohueshme në përpunimin e të dhënave:

Aftësia për të përpunuar bazat e të dhënave me numrin e të dhënave dukshëm më shumë se 65536 (kufizimi në Excel);
- aftësia për të krijuar tabela të lidhura, të cilat Excel nuk i lejon;
- Thjeshtësia dhe fleksibiliteti i Excel ruhet gjatë përpunimit.

Ka disa situata ku ndarja është e justifikuar:

1. Vëllimi i bazës së të dhënave tejkalon aftësitë e Excel ose baza e të dhënave është një grup tabelash të lidhura, për shembull, në formatin DBF. Në këtë rast, është më e përshtatshme që fillimisht ta përpunoni këtë bazë të dhënash në Access, të gjeneroni pllakën e kërkuar përmes një kërkese dhe më pas ta eksportoni në Excel dhe, nëse është e nevojshme, të vazhdoni përpunimin në të.

2. Raporti i krijuar në Access është i vështirë për t'u ekzekutuar, thjesht nuk ka tru të mjaftueshëm ose është i gjatë dhe i lodhshëm për t'u bërë. Ju gjithashtu mund të eksportoni të dhëna në Excel dhe të përpiqeni ta bëni më të lehtë dhe më të shpejtë, ose të krijoni një tabelë në Excel dhe të merrni të dhëna nga Access përmes pyetjeve.

3. Rasti më i rrezikshëm për jetën, të paktën për mua. Le të themi se keni një lloj programi të specializuar që ju lejon të përpunoni të dhëna dhe të gjeneroni një lloj raportesh. Megjithatë, jeta nuk qëndron ende, shfaqen kërkesa të reja, forma të reja raportesh që duhen zbatuar në këtë program. Është mirë nëse i paguani para prodhuesit të softuerit për mbështetje dhe ata nuk paguajnë shumë për formularin e ri të raportit. Dhe nëse nuk ka para? Pastaj bëjeni vetë si të doni, ose bëjeni me dorë ose shpikni. Shpëtimtari juaj po ngarkon të dhëna në formate të mbështetura nga Access. Nëse është, ju jeni mbi një kalë! Ju shkarkoni të dhënat nga softuer të specializuar, krijoni një lidhje me tabelat e shkarkuara dhe më pas, përmes pyetjeve, gjeneroni raportin e kërkuar të një formulari të ri. Nëse baza e të dhënave e softuerit të specializuar nuk është një kub i të dhënave të llojit Cache, por skedarë të veçantë, atëherë asgjë nuk duhet të shkarkohet. Thjesht krijoni një lidhje me ato skedarë në të cilët ndodhen të dhënat e nevojshme. Si të gjeni skedarë të tillë është tashmë pyetja e dytë.

Për të kuptuar më mirë se për çfarë po flasim, do të shqyrtojmë disa shembuj me radhë.

Le të fillojmë duke u lidhur me të dhënat e jashtme në Access. Ajo është rreth lidhjet me të dhëna të jashtme jo rreth importimi i të dhënave të jashtme dhe kjo është arsyeja pse. Kur importoni të dhëna të jashtme, pllaka importohet në Access, dhe nëse të dhënat e jashtme janë përditësuar, atëherë ato duhet të ri-importohen, kjo është e papërshtatshme dhe madje mund ta harroni. Nëse vendoset një lidhje me pllakën e të dhënave të jashtme, atëherë kur ajo përditësohet, përditësohen edhe të dhënat në Access, gjë që është shumë më e përshtatshme.

Nga këndvështrimi i një përdoruesi të zakonshëm, Access DBMS është i ngjashëm në aftësitë dhe qëllimin e tij me programin e spreadsheet Microsoft Excel. Por në fakt, ka dallime domethënëse midis këtyre aplikacioneve.

Për shembull: duke punuar me një tabelë Excel, mund të futni çdo informacion në një qelizë tabele, domethënë mund të vendosni një tabelë, një foto dhe tekst në fletën e punës. Të dhëna të ndryshme mund të futen në një kolonë. Një tabelë në Access ndryshon nga një tabelë Excel në atë që një lloj i të dhënave është përcaktuar në të për çdo fushë regjistrimi, prandaj, nuk mund të futni të dhëna të llojeve të ndryshme në një kolonë të tabelës në rreshta të ndryshëm. Access ju lejon të futni të dhëna në tabela dhe të kontrolloni korrektësinë e të dhënave të futura duke vendosur rregullat e vërtetimit pikërisht në nivelin e tabelës.

Kështu, pavarësisht se si janë futur të dhënat (drejtpërsëdrejti në tabelë, përmes formularit të shfaqjes, në faqen e hyrjes në të dhëna), Access nuk do t'i ruajë të dhënat në rekordin që nuk i plotësojnë rregullat e specifikuara. Tabelat e Excel-it janë të dobishme kur përmbajnë një numër të vogël rreshtash. Në ndryshim nga kjo situatë, tabelat e bazës së të dhënave mund të përmbajnë një numër të madh regjistrimesh, duke ofruar mënyra të përshtatshme për të nxjerrë informacionin e nevojshëm nga ky grup. Nëse ruani të dhënat e nevojshme në dokumente dhe fletëllogaritëse Word, atëherë me rritjen e sasisë së informacionit, mund të hutoheni në një numër të madh skedarësh.

Nga ana tjetër, Access ju lejon të ruani të gjitha të dhënat në një skedar dhe të përdorni të dhënat faqe pas faqeje. Mund të vërehet gjithashtu se në Access është e mundur të krijohen lidhje midis tabelave, kjo ju lejon të përdorni të dhëna nga tabela të ndryshme, ndërsa për përdoruesin ato do të përfaqësohen nga një tabelë, nga ana tjetër, është e vështirë të zbatohet diçka e ngjashme duke përdorur spreadsheets.

Duke vendosur lidhje ndërmjet tabelave të veçanta, Access shmang dyfishimin e panevojshëm të të dhënave, kursen kujtesën e kompjuterit dhe rrit saktësinë dhe shpejtësinë e përpunimit të informacionit. Për të kryer veprime të tilla, tabelat që përmbajnë të dhëna të dyfishta ndahen në disa tabela. Excel lejon disa njerëz të punojnë me një dokument, por këto aftësi janë shumë të kufizuara, dhe nga ana tjetër Access mund të mbështesë punën e njëkohshme me një bazë të dhënash prej pesëdhjetë përdoruesish dhe është e garantuar që të gjithë përdoruesit do të punojnë me të dhëna të përditësuara.

Assess ka një sistem të zhvilluar mbrojtjeje kundër aksesit të padëshiruar, të paautorizuar, i cili i lejon çdo përdoruesi ose grupi të shohë dhe ndryshojë vetëm ato objekte për të cilat i janë dhënë të drejta nga administratori, për shembull, ju mund të ndaloni përdorimin e disa komandave nga menu, ndryshoni në këto tabela ose formularë, hapni disa forma Kartigin SA Access 2000. Manuali i përdorimit me shembuj. M .: Laboratory of Basic Knowledge, 2000. 136 f. Spreadsheets mund t'ju lejojnë të mbroni të dhënat me një fjalëkalim ose të lejoni shikimin e të dhënave, por megjithatë këto mjete janë shumë më të thjeshta.

Access DBMS përdoret kur një aplikacion kërkon përpunim dhe ruajtje të një sërë informacioni për një numër të madh objektesh dhe mundëson modalitetin me shumë përdorues. Detyra e mbajtjes së regjistrave të një magazine mund të shërbejë si shembull; tabelat e Excel mund të jenë një mjet i përshtatshëm për ruajtjen e një sasie të kufizuar të të dhënave të tabelës me mundësi të gjera për kryerjen e llogaritjeve dhe analizës së të dhënave. Në mënyrë tipike, dokumentet Excel janë të destinuara për përdorim personal.