Od toga kako organizujemo naše radno mjesto zavisi od naše produktivnosti. Haos u papirima, pošti, fajlovima na kompjuteru pojačavaju haos u glavi. Dakle, čak i najjednostavniji zadaci mogu biti dugotrajni. A što ako odjednom ne pronađete potreban komad papira u uobičajenoj "gomili" ili zaboravite gdje se na računaru nalaze predlošci prošlogodišnjih narudžbi? Morat ćete potrošiti dosta vremena na traženje, umjesto na direktan posao.
Ovdje želim opisati jedan od načina organiziranja Email. Pošto je e-mail jedna od glavnih "gomila" koja vodi u haos. Kroz ovaj komunikacijski kanal većina nas prima većinu zadataka ili obavijesti za svoj rad. Kako organizirati pohranu svoje pošte da ne izgubite važna pisma, da ne zaboravite odgovoriti na nove zadatke, da ne budete rastrgani na stotinu "važnih" slučajeva?
Mnogi ljudi sortiraju svoju e-poštu prema pošiljaocu. Kao rezultat toga, njihova pisma su sortirana po prezimenu, a svaki folder sadrži korespondenciju sa konkretnu osobu. I ja sam uradio isto u početku. Ali kasnije sam shvatio da ovaj pristup ne uzima u obzir da nekoliko ljudi može učestvovati u prepisci - pisma će biti razbacana u različitim uglovima. Takođe je nemoguće utvrditi na koje smo pismo tačno odgovorili (napisali odgovor, izdali nalog, uputili zahtjev ili nešto drugo). I ako je jedno od pisama imalo važna informacija za pamćenje dugoročno? I kako onda pronaći ovo pismo? Kako se sjećate ko je to napisao?
Još jedan problem sa sortiranjem po prezimenu je velika količina foldere za skrolovanje za nove e-poruke. Koristim drugačiji pristup. Sva moja dolazna prepiska uslovno je podijeljena u 3 grupe: "dolazna", "po kategoriji", "riješeno".
Apsolutno sva dolazna pisma spadaju u grupu "dolazna". Ovdje su pohranjeni dok ih ne pročitam i ne odgovorim na njih. Dok pismo visi u inboxu, imam zadatak.
Nakon izvršene radnje odgovora (u zavisnosti od toga šta je bilo potrebno: pismo odgovora, rješavanje problema s programom, izdavanje naloga, donošenje odluke itd.), pismo se premješta u mapu “riješeno”. Zatraženi zadatak je završen.
Grupa "po kategoriji" znači samo nekoliko foldera, u koje se slova premeštaju umesto grupe "razrešeno". Na primjer, za neke projekte, pisma se pohranjuju u zasebne mape, sva korespondencija je na jednom mjestu. Fascikle se kreiraju za pojedinačne velike projekte, za posebno važne ugovorne strane. I u ovoj grupi odvojeni folderi automatski poslane poruke e-pošte su označene. Zasebno, označena je fascikla "zapamti", u kojoj se pohranjuju informacije koje ćete morati povremeno koristiti.
Na primjer, sada moja struktura pošte izgleda ovako:
inbox
-Rešeno
-Nije zanimljivo
-Zapamti
-Izvođači radova
-Automatski
-Projekat1
-Projekat2.
Tako se ne gubim u stotinu pisama koja mi stižu tokom radnog dana. Svako pismo podliježe obaveznom odgovoru ili odgovoru. Nijedno slovo ne ostaje propušteno ili zaboravljeno, jer Dok je pismo u inboxu, zadatak nije završen. Kako se zadaci završe, inbox se briše i uvijek ostaje čitljiv. Lijepo je gledati u inbox sa samo nekoliko e-poruka. To znači da nema žurbe i možete raditi bezbedno.
Često ih ljudi koji na poslu ne odgovaraju ni na najjednostavnija slova dugo vremena uopšte ne sortiraju ili ih sortiraju samo po prezimenu. Možete ih pitati o tome.
Oznake: e-mail, organizacija rada
Kada na e-poštu dođe mnogo pisama od različitih primalaca, vremenom postaje teško među tim pismima pronaći prava od starih primljenih, ako je potrebno. U ovom slučaju, vrlo je zgodno sortirati slova u kategorije (fascikle ili na neki drugi način „oznake“). U ovom članku ću vam pokazati kako to učiniti koristeći Gmail kao primjer.
Kao primjer. Često dobijate pisma poštom sa istih adresa, na koje morate povremeno kontaktirati.
Da, ako se nešto dogodi, možete pokušati pronaći ova slova pretraživanjem. Ovo je lako učiniti, ali ne možete uvijek pronaći. Pogodnije je kada se pisma odmah po prijemu sortiraju u potrebne fascikle ili ih sami ručno sortirate u te fascikle. Odnosno, možete postaviti filtere u pošti tako da se pisma s određenih adresa odmah dodaju u željene mape.
Ovo se radi lako. Razmotrimo u nastavku kako kreirati oznake u Gmail-u i kako ručno i automatski vezati potrebna slova za njih.
Tačno u Gmail folderi se zovu “Prečice”. U principu, to je tačno, jer se sva pisma dodaju u odeljak „Sva pošta“, a te iste fascikle su veze do potrebnih pisama.
Kreiranje naljepnica (foldera) u Gmail-u
Da biste kreirali oznaku, kliknite na odgovarajuću vezu na samom dnu liste foldera (pretinac, poslano, neželjena pošta, itd.) na lijevoj strani:
U prozoru koji se otvori potrebno je da unesete naziv etikete gornja linija i kliknite na "Kreiraj".
Ako ste prethodno kreirali nekoliko prečica, tada možete odrediti pod kojim će se od njih nova prečica koju kreirate nalaziti na listi tako što ćete označiti stavku “Postavi oznaku ispod” i tamo odabrati onu koja vam je potrebna.
Sve, etiketa je stvorena. primjer:
Distribucija pisama na željene etikete u GMail-u
E-poruke možete distribuirati putem prave prečice u Gmail-u i ručno i konfigurisano automatski način rada. Automatsko sortiranje e-poruke po oznakama - ovo je postavljanje filtera u vašoj pošti, tj. stvaranje posebnih uslova, u zavisnosti od kojih će se radnje koje su vam potrebne biti izvršene sa dolaznim slovima.
Ručna distribucija pošte
Kada trebate prenijeti jedno ili više slova u jednu od kreiranih etiketa, dovoljno je da ta slova označite u inboxu, a zatim odaberete oznaku koju želite prenijeti klikom na „Premjesti u“.
Isto možete učiniti tako što ćete prvo otvoriti pismo za čitanje.
Automatska distribucija pošte
Možete postaviti posebne filtere sa uslovima tako da, na primjer, pisma koja dolaze sa određenih adresa u vaše poštansko sanduče odmah uđu u željeni folder. Pogledajmo kako to učiniti u Gmail-u.
Da biste to učinili, u postavkama pošte postoji poseban odjeljak "Filteri i blokirane adrese", gdje možete kreirati novi filter ili promenite stari. Ali ne morate ići u postavke kada želite da kreirate filter sa najjednostavnijim uslovom (tako da pisma sa određenih adresa idu u pravi folder) i za to radimo sledeće:
Sve. Na ovaj način, postavljanjem filtera, lako možete distribuirati slova na željene etikete bez vašeg učešća.
Postavljanje i brisanje kreiranih prečica
Uvijek možete promijeniti bilo koju kreiranu prečicu ili je izbrisati.
Da biste otvorili postavke prečice, kliknite na strelicu desno od nje:
Kroz pojavio kontekstni meni Možeš:
Također, dostupna je mogućnost prilagođavanja etiketa (osim promjene boja). opšti odjeljak"Postavke" GMail-a, na kartici "Prečice".
Zaključak
Da bi rad s Gmailom bio još praktičniji, preporučujem korištenje mogućnosti sortiranja slova po folderima (tj. oznakama) u Gmailu, uzmite ovo u službu.
Fokusirani folder razdvaja prijemno sanduče na dvije kartice - Fokusirano i Ostalo. Vaš važne poruke e-poruke su na sortiranoj kartici, dok ostale ostaju nepromijenjene na drugoj kartici.
Bilješka: Ako ne vidite "sortirano" i "ostalo" u poštansko sanduče, možda koristite folder 'Nije hitno'. Dodatne informacije pogledajte Koristite funkciju 'Nije hitno' za sortiranje poruka niskog prioriteta u programu Outlook.
Outlook za Windows
U programu Outlook za Windows Sortiranje pošte je dostupno samo za Office 365, Exchange i Outlook.com naloge.
Omogućavanje sortiranja pošte
Naručivanje poruka
Rad sa funkcijom sortiranja pošte
Outlook na webu
Upute se malo razlikuju ovisno o tome koristite li novi Outlook online ili klasična verzija. Odaberite verziju koju koristite da biste vidjeli upute koje koristite.
Bilješka: ako je organizacija postavila logo na traku sa alatkama, interfejs se može razlikovati od onih prikazanih iznad.
Upute za novu verziju Outlooka na webu
Omogućavanje sortiranja pošte
Naručivanje poruka
U prijemnom sandučetu kliknite na karticu Fokusirano ili Drugo, a zatim kliknite desni klik kliknite na poruku koju želite premjestiti.
Premjestite poruku nagore sa odabira "Dodijeljeno". pokret _gt_ premjestiti u folder "ostali".. Odaberite uvijek premjestiti u drugu inbox" ako želite da sve naredne poruke ovog pošiljaoca budu isporučene na karticu "ostalo".
Ako premještate jednu poruku iz druge u "sortirano", odaberite pokret _gt_ premjestiti u sortirani folder. Odaberite uvijek premjestiti u sortirani folder ako želite da sve naredne poruke ovog pošiljaoca budu isporučene na sortiranoj kartici.
Upute za klasični Outlook na webu
Omogućavanje sortiranja pošte
Naručivanje poruka
Outlook.com, Hotmail.com
Omogućavanje sortiranja pošte
Naručivanje poruka
Outlook za Mac
U programu Outlook 2016 za Mac sortiranje pošte dostupno je samo za poruke e-pošte. Kancelarijska pošta 365.
Omogućavanje sortiranja pošte
savjet: Možete prilagoditi količinu nepročitane poruke tako da uzima u obzir samo poruke na kartici "Fokusirano". Da biste to učinili, odaberite Outlook > Postavke > Obavještenja i zvukovi > Indikator događaja.
Naručivanje poruka
Mail za Windows 10
Omogućavanje sortiranja pošte
Premjestite poruke iz Fokusirane mape u Drugi folder
Premjesti na "Ostalo".
Odaberite Uvijek prijeđite na "Ostalo" ako želite da se sve naredne poruke ovog pošiljaoca prikažu na kartici Ostalo.
Sortirano
Premjestite poruke iz foldera Ostali u Fokusirani folder
Ako želite samo da premjestite ovu poruku, odaberite Premjesti u "Sortirano".
Odaberite Uvijek prijeđite na sortirano ako želite da sve naredne poruke ovog pošiljaoca budu prikazane na kartici Sortirano.
U prijemnom sandučetu otvorite karticu Ostalo i kliknite desnim tasterom miša na poruku koju želite da premestite.
Odaberite jednu od opcija u nastavku.
Pitanja i odgovori
Zašto ne mogu da vidim funkciju Sortiraj poštu u programu Outlook?
Kako sortiranje pošte ima interakciju sa funkcijom Clutter?
Razvrstavanje pošte će zamijeniti funkciju Clutter. Nakon prebacivanja, manje važne poruke više neće biti isporučene u Clutter folder. Umjesto toga, pošta će se distribuirati između kartica Fokusirano i Ostalo. Funkcija Clutter i sortiranje pošte zasnovani su na istom algoritmu, tako da će sve poruke koje su prethodno bile u fascikli Clutter sada biti premještene na karticu Ostalo. Sve poruke koje se već nalaze u fascikli Clutter ostat će tamo osim ako ih ne izbrišete ili premjestite.
Svako pravilo Razvrstivač pisama Ima akcija ili skup radnji koje će se izvršiti kada se dati uslovi poklapaju.
Najčešća radnja je Premjesti e-poštu u folder, koristi se za sortiranje pošte od različitih dopisnika. Međutim, ovo je daleko od jedinog moguće primjene pravila sortiranja.
Premjesti e-poštu u folder– premjestite pismo iz originalne mape u onu koju ste naveli.
Kopiraj poštu u folder– kreirajte kopiju pisma u navedenom folderu.
Izvozno pismo- sačuvati pismo u fajlu. Pritom možete kreirati novi fajl ili dodajte tekst pisma u postojeću datoteku. Osim teksta, program vam omogućava i izvoz naslovi pisma. Pismo možete sačuvati kao običan tekst, kao fajl sa pismom (. MSG ili. EML), kako Unix kutija ili kako tekst, odvojeno zarezima (. csv).
Kreirajte formatiranu e-poštu- kreirajte pismo na osnovu šablona. možete prilagoditi The Bat! tako da po prijemu važno pismo od određenih pošiljatelja, automatski će se generirati predložak odgovora koji ćete popuniti.
Štampano pismo- štampaj pismo. U istoj radnji možete odrediti predložak za ispis slova.
Izvucite priložene fajlove- sačuvajte datoteke priložene pismu na HDD. Ako datoteka s istim imenom već postoji u odredišnoj mapi, možete odabrati jednu od tri opcije - promijeniti naziv datoteke, prepisati postojeći ili je ne izdvojiti iz e-pošte.
Postavite tekst napomene- dodajte svoju bilješku pismu. Bilješke možete vidjeti ako dodate kolonu Bilješke na listu poruka ili omogućite opciju Radni prostor-> Automatski pregled bilješki(kombinacija ključeva Ctrl+Shift+I).
Obriši pismo- premjestiti poštu u folder Basket.
Izbrišite poruku sa servera– izbrisati poruku sa servera. U tom slučaju, pismo će ostati u programu.
Prilikom prelaska miša iznad radnje Zastave otvorit će se sljedeći meni:
Označite e-poštu kao pročitanu- koristi se za dolaznu e-poštu, pošto su ostali gotovo sigurno već označeni kao pročitani.
Ukloni oznaku kao pročitano– označite poruku kao novu.
Uključite status pročitane poruke- ako se primeni na pročitanu poruku, biće prikazana kao nova, i obrnuto.
Označite email kao odgovoreno- pismo će dobiti zastavicu "odgovoreno".
Označite poštu kao proslijeđenu- pismo će dobiti "proslijeđeno" zastavicu.
Označite e-poštu kao parkiranu– parkirajte pismo tako da se ne može slučajno izbrisati iz fascikle.
Uklonite oznaku parkinga– otkazati pismo parking.
Uključi slovni znak za parkiranje– ako se primeni na parkirano slovo, parking će biti uklonjen, i obrnuto.
Pošta zastave- dodati crvenu zastavicu na pismo. Nema određeno značenje, možete ga koristiti kako god želite.
Poništite zastavicu– poništite izbor u polju za potvrdu.
Uključite potvrdni okvir za slovo– ako se primeni na poruku sa zastavicom, zastavica će biti uklonjena, i obrnuto.
Dodijelite grupu boja- označite slovo određenom bojom.
Postavite visoki/normalni/niski prioritet- utvrdi važnost pisma.
U sekciji oznake mogu:
Postavite oznake– dodijelite poruci oznake koje ste odabrali.
Dodaj oznake– dodajte oznake koje ste odabrali onima koje email već ima.
Obriši oznake- izbrisati specificirane oznake pisma.
Obriši oznake- uklonite sve oznake e-pošte.
Dodajte adresu(e) u adresar– kreirati unos u adresaru sa adresom preuzetom iz pisma. Ovo može biti adresa pošiljaoca i/ili primaoca, kao i bilo koja od adresa u polju Kopiraj, Skrivena kopija i/ili Povratna adresa. Odabrane adrese možete dodati u jednu ili više grupa istovremeno.
Izbrišite adresu(e) iz adresara– uklonite bilo koju od gore navedenih adresa sa Adresar. Također možete ukloniti adresu iz jedne ili više grupa.
Kreirajte novo pismo– kreirajte pismo na adresu koju ste naveli koristeći šablon. Možete koristiti tekst originalnog pisma kao citat.
Pošaljite automatski odgovor– kreirajte pismo odgovora na adresu pošiljaoca koristeći šablon. Možete koristiti tekst originalnog pisma kao citat.
Napravite potvrdu o čitanju– kreirajte potvrdu čitanja za autora pisma koristeći odgovarajući šablon.
Proslijedi poštu– prosledite originalno pismo na adresu ili adrese koje ste naveli. Primaoci će vidjeti da je email proslijeđen. Imate mogućnost uključiti zaglavlja e-pošte u tekst, poslati ih bez priloga i/ili priložiti tijelu e-pošte u istom formatu. EML.
Proslijedi email- pošaljite pismo originalni oblik na adresi ili adresama koje navedete. Primaoci će primiti e-poštu bez informacija o prosljeđivanju. Možete aktivirati opciju Ne šalji priloge.
Pusti melodiju– reprodukujte datoteku koju ste naveli. WAV ili standardno sistemski zvuk kada se pravilo aktivira. Možete podesiti vremenski interval tokom kojeg je programu dozvoljeno da reprodukuje ovu melodiju.
Trči vanjsko djelovanje – uđi komandna linija za eksterni rukovalac e-poštom. Samo za iskusne korisnike.
Podsjeti me kasnije- kreiraj u Planer podsjetnik za ovo pismo. Odaberite termin i Dodatne opcije podsjetnici. Na primjer, možete napraviti tako da se podsjetnik pojavljuje ako pisma sa određenih adresa ostanu neodgovorena duže od sedmicu dana.
Kreirajte događaj u planeru– kreirajte događaj u Planeru koji će se dogoditi kada se pravilo pokrene. Postavke koje se pojavljuju odgovaraju prozoru Uredi događaj u Planeru.
Dekodiranje slova- dešifrirajte originalno pismo. Pravilo može zanemariti poruke bez potpisa ili s nevažećim potpisom. Odaberite postavke za spremanje dešifrovanog slova - originalno slovo možete zamijeniti njime, dodati ga izvorni folder ili u bilo koji drugi folder koji odredite. Ako je potrebno, The Bat! će automatski izbrisati original nakon dešifriranja. Dostupne su i postavke za ponašanje programa u slučaju da se pismo ne može dešifrirati.
Izvezite S/MIME potpis ili certifikat– izvoz elemenata šifriranja slova. Možete izabrati koje informacije želite da izdvojite iz pisma - potpis uz sertifikate ili samo sertifikate. Također možete upisati informacije o potpisu tekstualni fajl ili u datoteku formata. XML.
Postavite korisničke opcije- pitaj sopstvene vrijednosti za varijable. Samo za iskusne korisnike.
U prethodnom članku sam govorio o tome kako možete sortirati pisma po fasciklama (oznakama) u poštanskom sandučetu. Gmail usluga. I u ovom članku ću vam pokazati kako rasporediti dolazna pisma u potrebne mape na Yandex mailu, u kojem je ovaj proces još intuitivniji nego u Googleu.
Ako se mape pošte u GMail-u ispravno nazivaju "prečicama" i tamo nećete vidjeti riječ "folder", tada Yandex koristi koncept "foldera" za pisma.
Kreiranje fascikli za sortiranje pisama u Yandexu
U Yandexu se folderi kreiraju elementarno.
Ostavljen unutra lični račun mail sadrži glavne foldere, kao što su „Primljeno“, „Poslano“, „Izbrisane stavke“ i ispod njih se nalazi link „Kreiraj fasciklu“. Kliknite na njega:
U prozoru koji se otvori potrebno je da navedete naziv fascikle i tako da sami kasnije shvatite kakva slova sadrži :)
Ovdje također možete odabrati "roditeljski" folder, tj. onaj u kojem je stvoreno dati folder(podfolder). Na primjer, postoji fascikla pod nazivom "Kompanija A", u kojoj ćete dobiti sva slova kompanije "A". A pošto pisma mogu biti od različitih ljudi i za različite svrhe, možete kreirati još nekoliko podfoldera u tom folderu, na primjer, „Od menadžmenta“, „Izvještaji“, ako vam je, naravno, potrebno tako detaljno sortiranje.
Da biste kreirali takvu podmapu, kliknite na "Ugnijezdi u drugu mapu" i odaberite željenu nadređenu mapu.
Već možete kliknuti na “Create Folder” na dnu i to je to, folder će biti kreiran.
Sve stvoreno dodatne fascikle nalazi se pod "Inbox":
Princip sortiranja pisama u fascikle u Yandexu
Možete sortirati poruke po kreiranim folderima na 2 načina:
- Ručno. Odnosno biranje pravo slovo, premjestite ga u željeni folder;
- Automatski. Stvaranjem posebnih pravila (uslova) za transfer određena slova u željene fascikle čim stignu poštom.
Ručno premještanje e-pošte u folder
Ručni prijenos pisma ili više njih u željeni folder se vrši ovako...
Odaberite jedno ili više slova na listi koja želite premjestiti u drugu mapu, kliknite na "U folder" i u prozoru koji se pojavi odaberite u koji folder će biti premještena.
I možete otvoriti samo pismo i učiniti isto. Nema razlike.
Automatsko postavljanje slova u prave foldere
Automatsko postavljanje slova može se konfigurirati odmah prilikom kreiranja same mape.
Da biste to učinili, u prozoru za kreiranje mape kliknite na "Yandex.Mail može automatski prenijeti ...".
U prozoru koji se otvori biće dati uslovi (“Stack to folder if”), pomoću kojih možete podesiti automatsko prosljeđivanje pošte.
Na primjer, možete popuniti adresu u uvjetu “Od” ili dijelu adrese, i kao rezultat, ako se adresa pošiljaoca poklapa s onom koju ste naveli u tom uvjetu kada pismo stigne na poštu, funkcionirat će i pismo će biti poslato u ovaj folder.
Da biste suzili uslov, možete odrediti i temu. Kao rezultat toga, 2 uslova će biti provjerena odjednom: adresa i predmet pisma. I samo ako oba odgovaraju onom koji ste naveli, pismo će biti poslato u ispravnu fasciklu.
Ovdje, ako je potrebno, možete nastaviti sa postavljanjem složenijih i fleksibilnijih uslova klikom na „Trebaju mi složeniji uslovi“.
U prozoru koji se otvori možete kreirati složenije uslove i radnje u zavisnosti od ovih uslova za dolaznu e-poštu.
Princip je sličan: navedite sam uslov i izaberite šta ćete sa slovom kada se ovaj uslov ispuni.
Radnja na folderima (brisanje, preimenovanje, konfiguracija)
Kreirani folderi se mogu lako izbrisati i preimenovati. Potrebno je samo da kliknete desnim tasterom miša na fasciklu na listi i izaberete odgovarajuću radnju iz iskačućeg prozora:
Ako trebate detaljnije konfigurirati mape, kliknite na "Postavke mape i etikete" u istom izborniku. Dakle, ići ćete na poseban prozor, gdje možete promijeniti lokaciju foldera jedan na drugom, ugnijezditi jedan folder u drugi, stvoriti uslove za premeštanje slova u njih.
Zaključak
Kada se pisma razvrstavaju u fascikle, lakše je raditi s poštom, a što je najvažnije, praktičnije je, jer je sve sortirano. U Yandexu, kao što ste već shvatili, kreiranje mapa, upravljanje njima i sortiranje slova po njima je vrlo jednostavno i intuitivno. Stoga preporučujem da vlasnici pošte na Yandexu ovo uzmu u službu ako ga još ne koristite!
