Email omogućava vam slanje ne samo tekstualnih poruka, već i svih dokumenata, binarnih datoteka, zvučnih i video fragmenata. To omogućava brzu razmjenu pisama i raznih poslovnih dokumenata. Ako koristite e-mail uključen u Windows, onda sve što treba da uradite je da sastavite pismo i, ako je potrebno, ovom pismu dodate dotični dokument i stavite svoj potpis. Klik miša - i korisniku se dobija adresar, u kojem se jednostavno bira željeni primalac, još jedan klik - i pismo se šalje.
Po primitku pisma, dopisnik će moći da se upozna sa mišljenjem svog kolege, unese sopstvene ispravke, komentare ili sugestije i, ako je potrebno, prosledi pismo drugim stručnjacima na konsultacije. U ovom trenutku, pošiljalac pisma može se baviti drugim poslom, a time se produktivnost njegovog rada dramatično povećava. Nakon nekog vremena, pošiljalac dobija odgovor, koji može uključivati vize, recenzije i mišljenja svih onih koji su učestvovali u njegovoj raspravi. Ako dodatno instalirate na svom računaru MicrosoftForms Dizajner, tada mogućnosti pošte postaju praktično neograničene: možete organizirati usmjeravanje dokumenta uz odobrenje, slati podsjetnike, upozorenja, standardne poruke itd.
Nakon unosa e-pošte, korisnik će odmah primijetiti niz poruka označenih kao "Telefonski poziv". Nakon što otvori takvu poruku, na ekranu će vidjeti standardni obrazac koji sadrži brojna standardna polja i zastavice kao što su "Ko je zvao", "Zatraženo je da se javi", "Vratit će se kasnije" itd., i telefonski broj pozivaoca se takođe beleži u posebnim poljima. Takav formular je jednostavan za popunjavanje i čitanje, a ako je modem ili elektronska sekretarica spojena na računar korisnika, onda je za uzvratni poziv potrebno pritisnuti samo jedno dugme na obrascu.
PlanerMicrosoft Raspored+ pomoći će u organizaciji poslovnog sastanka sa nekoliko zaposlenih. Ako za ovo koristite telefon ili samo poštu, može potrajati više od jednog sata da se dogovorite o pogodnom terminu za sve. Primjena ugrađenog grupnog rasporeda Raspored+, uključeno u Windows, vam omogućava da to uradite za nekoliko minuta. U tom slučaju trebate samo pogledati rasporede kolega, preložiti ih jedan na drugi i odabrati vrijeme koje odgovara svima, zatim ga označiti u svim rasporedima i obavijestiti o početku sastanaka e-poštom.
Ugrađeni Windows alat za daljinski pristup Daljinski Pristup Servis omogućava vam da povežete udaljeni računar na mrežu putem. modem, preko dial-up ili iznajmljenih linija. Štoviše, postupak povezivanja je potpuno transparentan za korisnika: samo trebate unijeti svoje ime i lozinku. Nakon povezivanja, korisnik udaljenog računara ima osjećaj da je direktno povezan na kancelarijsku mrežu. Dakle, alat za daljinski pristup Daljinski Pristup Servis omogućava zaposlenima, koji često putuju na službena putovanja, da se ne "gube u životu" i da su stalno u toku, da imaju pristup potrebnim informacijama, kao i da prijave nešto važno. Takva veza se ne ostvaruje putem običnog mrežnog kabela, već putem kanala za daljinski pristup, na primjer, putem telefonske linije. U ovom slučaju, svi mrežni resursi dostupni su udaljenom korisniku. On je u stanju, čak i hiljadama kilometara od kancelarije, da odštampa bilo koji dokument na kancelarijskom štampaču. Posebno impresivan je daljinski rad klijent-server sistema, kada korisnik sa strane klijenta može da prima informacije od servera baze podataka.
Program za servisiranje faks modemaMicrosoft At Posao PC Fax omogućava vam da bez sekretarice prilikom slanja faks poruka. Proces sastavljanja i slanja poruke sličan je procesu sastavljanja i slanja e-pošte. Razlika je u tome što se ime faks modema instaliranog u sistemu bira u adresaru kao naziv odredišta.
Postoji još jedan način slanja faks poruka. Ako je korisnik u bilo kojem aplikacijskom programu (na primjer, program za obradu teksta RiječzaWindows) i treba da pošalje uređeni dokument, onda nema potrebe da ga unapred štampa, odštampa prvu stranicu faks poruke, spoji ih, stavi u fax i bira na pravom mestu. Dovoljno je izabrati komandu "Print" u meniju aplikacijskog programa, a kao štampač navesti fax modem. Ovo će automatski dodati prvu stranicu faks poruke poruci. Nakon što se štampanje završi, ne morate da brinete o daljim radnjama - sve će uraditi sistem. )
U prethodnim odeljcima smo pogledali različite tehnologije za rad sa privatnom e-poštom, ali sada da vidimo kako bi sve ovo trebalo da bude organizovano u kancelariji.
Glavni postulati su sljedeći...
1. Veoma je poželjno da kompanija ima svoj mail server koji se nalazi unutar njenih zidova
Šta je to? Nešto kao potpuno kontrolisana pošta.
U većini kompanija menadžment (tačnije, admini) radije ne zavarava sebe stvaranjem i održavanjem mail servera, pa zaposleni koriste, u najboljem slučaju, sandučiće dobijene na nekim plaćenim mail serverima, au najgorem (tačnije rečeno, u uobičajenom case) poštanske sandučiće na besplatnim serverima kao što su Mail.ru, Hotmail.com i tako dalje.
Često sam nailazio na adrese poput @ mail.ru čak i od pravih velikih šefova i njihovih službenika. Toliko divlje izgleda da je čak i teško prenijeti. Pa otprilike kao da je žilavi gazda u šljuci vozio pokvareni "Zaporožec". (Što se, za razliku od javne službe, može pripisati ekscentričnosti.)
Već smo rekli da poštanski sandučići na besplatnim mail serverima nemaju nikakve veze ni sa pouzdanošću ni sa sigurnošću. Dobiti ih za korporativnu poštu vrhunac je nepažnje, čitajte - idiotizma.
Nešto manje nepromišljena opcija su poštanski sandučići na plaćenoj usluzi. Ovdje su barem korisnici odgovorni za sigurnost pisama, ali kada se pošta kompanije obrađuje na serverima nepoznatih ljudi... Generalno, to nije dobro. Definitivno nije dobro.
Treća opcija je kreiranje vlastitog mail servera na računaru hosting provajdera. U ovom slučaju pošta se ne pohranjuje unutar zidova kancelarije, što je loše, jer istovremeno ne možete kontrolisati šta se tačno dešava sa serverom provajdera, već je njeno upravljanje u potpunosti u rukama vašeg administratora, koji je već dobar (u poređenju sa gore navedenim opcijama).
Pa, najispravnija opcija, postavljena u postulat, je vaš vlastiti mail server koji se nalazi u prostorijama vaše kompanije. Istovremeno, sva korporativna pošta se obrađuje (filtrira, provjerava, stavlja u kutije) na vašem serveru, a vi (vaš administrator) u potpunosti kontrolirate cijeli proces. Čak bih rekao da ovo nije najispravnija, ali jedina ispravna opcija, ako govorimo o barem nekoj vrsti zaštite korporativne pošte.
2. Svaki zaposleni u firmi mora dobiti svoju korporativnu adresu za poslovnu korespondenciju, koja se mora koristiti samo za predviđenu svrhu
Pošto imate svoj mail server, onda imate svoju domenu kao što je your_company.ru (ili nešto slično). Za sve zaposlene koji moraju da stupe u poslovnu korespondenciju kreirajte odgovarajuće sandučiće u ovom domenu, a poželjno je da naziv sandučića odgovara poziciji ili profesiji zaposlenog, npr. [email protected] _company.ru (ovo je vaša adresa), [email protected] _company.ru (šef odjela sigurnosti), [email protected] _company.ru (press služba) i tako dalje.
Istovremeno, sve zaposlene treba upozoriti da korporativnu poštu treba koristiti samo u korporativne svrhe! Bez registracija na forumima i četovima, bez flertovanja sa slučajnim poznanicima, bez lične prepiske, i što je najvažnije, ni u kom slučaju ova adresa ne smije biti „svijetljena“ na web stranicama.
3. Sva pošta koja prolazi kroz mail server mora se provjeriti na neželjenu poštu i viruse.
Ovo je posebno jedan od zadataka kreiranja i održavanja vlastitog mail servera - centralizirano skeniranje na viruse i neželjenu poštu.
4. Svu poštu koja prolazi kroz mail server treba duplicirati i čuvati (arhivirati) na osamljenom mjestu
Špijunaža? Upravo! Samo zato što umnožavate sopstvenu korporativnu poštu - ovo nije špijunaža, već razuman korporativni sigurnosni alat. Trebali biste imati sav tok pošte koji prolazi kroz mail server na dohvat ruke. Štaviše, poželjno je da niko ne zna za ovo, osim vas, administratora (koji će to obezbediti sa tehničke tačke gledišta) i, eventualno, šefa službe obezbeđenja.
Znam za slučajeve kada je samo zahvaljujući takvoj dalekovidnosti menadžment kompanije uspeo da identifikuje pacova koji je prodavao tajne kompanije konkurentima. Naravno, pacov može biti pametan i ne koristi korporativnu poštu, ali praksa pokazuje da većina izdajnika ne razmišlja o tome da njihova dolazna i odlazna pošta može negdje biti pohranjena. Smatraju da je dovoljno da ga izbrišu iz svog poštanskog sandučeta da ne nađu tragove. Ostavite ih u ovom srećnom neznanju...
5. Rezervacija Internet kanala
S obzirom da se mail server nalazi u vašoj kancelariji, neophodno je da mu se stalno može pristupiti sa interneta – u suprotnom pošta možda neće biti isporučena na vreme ili čak izgubljena. Stoga je pitanje stalnog rada Internet kanala prilično važno. Naravno, imate neki glavni kanal preko kojeg cijela kompanija ide na internet. Međutim, to nije dovoljno! Imperativ je osigurati neku vrstu rezervnog kanala u slučaju "pada" glavnog. Štoviše, rezervni kanal može biti prilično jednostavan i jeftin (u ekstremnom slučaju, prikladna je i obična dialup - to jest, telefonska veza s internetom, iako se sada obično koristi ISDN ili ADSL kao rezervna - brzi internet pristup putem redovnih telefonskih linija). To je ujedno i rezervna kopija, a osim toga, zapravo je namijenjena samo za primanje i slanje pošte, u tom slučaju širina kanala nije bitna.
Također ima smisla posvetiti se kupovini uređaja koji može automatski povezati rezervni kanal u slučaju bilo kakvih problema s glavnim.
6. Sva e-pošta mora biti fizički locirana na serveru kompanije
Ne morate dozvoliti korisnicima da pohranjuju i obrađuju poštu na svojim lokalnim računarima – ovo stvara značajnu sigurnosnu rupu. Sva pošta mora biti na serveru. Samo na taj način se može šifrirati i arhivirati (bekapirati), kao i pratiti pokušaji neovlaštenog pristupa.
7. Poželjno je da pristup korporativnoj pošti unutar mreže bude siguran.
Pa, odnosno da pristup e-mailovima bude barem uz jasnu identifikaciju korisnika. A pristup posebno važnim kutijama trebao bi se obavljati uz povećan nivo sigurnosti – na primjer, identifikacijom korisnika putem pametne kartice, e-tokena ili nekog drugog alata za identifikaciju softvera i hardvera.
8. Svaki pristup korporativnoj pošti izvana mora biti ili odbijen ili osiguran
Često se dešavaju slučajevi kada zaposleni (i vi sami) treba da imaju pristup korporativnoj pošti izvana - preko web interfejsa ili, na primjer, putem GPRS mobilnog telefona (ručnog računara). Ako je takav pristup zaista neophodan, treba mu osigurati sve sigurnosne mjere.
Postoje posebne metode (programi) za siguran pristup pošti i računarima preko web interfejsa. Osim toga, razvijeno je vrlo efikasno rješenje za siguran pristup putem mobilne komunikacije sa GPRS-om. (Mislim na Blackberry tehnologiju.)
Zaista bih volio da regulišem rad sa e-poštom u našoj organizaciji kako bi je zaposleni pravilno koristili i čuvali mejlove. Na šta treba obratiti posebnu pažnju? Kako da upravljam e-poštom svog menadžera?
Odgovori
Rad sa e-poštom je dugo bio jedna od dužnosti sekretarice u većini kompanija i organizacija. A ako i menadžeri više vole da rade "na starinski način", onda upravljanje elektronskom poštom u potpunosti pada na pleća sekretarice. Mlađi rukovodioci obično sami rade sa poštom, ali u tom slučaju sekretarica obično mora da obrađuje poruke koje stignu na adresu kompanije. U malim firmama sekretarica je ta koja razvija pravila za rad sa poštom i instant porukama i osigurava da se zaposleni pridržavaju ovih uputstava.
Postoji niz problema sa e-poštom kojih bi sekretarica trebala znati:
1. U Rusiji, e-pošta i instant poruke još nisu priznate kao dokumenti (ali ih istražni organi mogu koristiti u toku krivične istrage i tokom postupaka pred arbitražnim sudovima).
U većini razvijenih zemalja svijeta situacija je drugačija - takve poruke se prepoznaju kao poslovni dokumenti i mogu se koristiti na sudu kada se razmatraju građanski i krivični zahtjevi. Dakle, ako firma radi sa stranim partnerima, onda im e-mailom treba slati samo one poruke koje se mogu bezbedno poslati u obliku papirnog dokumenta ovjerenog pečatom i potpisom.
2. Za razliku od mnogih zemalja u svijetu, Rusija još uvijek nema zakonske zahtjeve koji obavezuju kompanije da čuvaju e-mail poruke. Ali čak i kada radite isključivo s ruskim kompanijama i pojedincima, trebali biste se registrirati i sačuvati:
Poruke na osnovu kojih se donose odgovorne poslovne odluke;
Poruke koje sadrže informacije važne za kompaniju ili od istorijske vrijednosti;
Poruke uvredljivog i prijetećeg karaktera, uzorci posebno dosadnog i ometajućeg "spama" - za prosljeđivanje istražnim organima.
Odluka da se poruka sačuva može se doneti na sledeći način: ako je sličan papirni dokument registrovan i sačuvan, onda se i e-mail poruka mora sačuvati. Preporučuje se da sačuvate i poslate i primljene poruke.
Način čuvanja elektronskih informacija zavisi od sistema upravljanja dokumentima koji se koristi u organizaciji.
Ako je tok dokumenta papirni, onda i sama poruka, priloženi fajlovi i barem osnovni prateći podaci (od koga, kada i kome je poslana, od koga i kada je primljena, štaviše, e-mail adrese moraju biti dešifrovane) mora biti odštampan, dokument se štampa i stavlja u odgovarajući fajl. Ako je tok dokumenata elektronski, tada je potrebno datoteku sa porukom sačuvati u nekom od "nativnih" formata mail sistema, pri čemu je poželjno da sve servisne informacije o prenosu poruke, kao i svi priloženi fajlovi , očuvani su koliko god je to moguće.
Period zadržavanja za poruku je postavljen isto kao i za sličan papirni dokument. Poruke koje ne podležu skladištenju, ili one kojima je istekao rok čuvanja, moraju se blagovremeno i redovno uništavati – kako u cilju uštede računarskih resursa, tako i radi obezbeđenja informacione bezbednosti kompanije.
Sistem skladištenja takođe treba biti dobro osmišljen. Nažalost, mnoge kompanije se prema ovom problemu odnose vrlo nemarno, ali postoje i kompanije u kojima je uspostavljeno centralizovano skladištenje sve poštanske korespondencije.
Problem se često rješava na najjednostavniji način: sve je sačuvano. Kako se sve više informacija akumulira, ovaj način skladištenja stvara sljedeće probleme:
Čuvanje velikih količina e-mail poruka zahtijeva značajna ulaganja organizacije u smislu opreme, troškova osoblja i drugih resursa;
Ako se prilikom čuvanja poruka ne osmisli sistem njihovog skladištenja (indeksiranje, sistematizacija itd.), Tada potraga za potrebnim materijalima postaje vrlo teška i skupa.
Prilikom rada sa stranim partnerima preporučuje se čuvanje svih važnih e-mail poruka (uključujući i pitanja organizacije sastanaka i drugih događaja, putovanja, smještaja i sl.), a preporučljivo je zadržati elektronsku kopiju poruke, čak i ako odštampan je, registrovan i stavljen u dosije, - u slučaju tužbe. Prilikom određivanja perioda čuvanja takvih poruka, potrebno je konsultovati se sa advokatom, posebno ako se odnose na ugovore, sporovi oko kojih će se rešavati u skladu sa zakonima bilo koje zemlje.
3. Često je sekretarica ta koja je odgovorna za to da službenici u kancelariji koriste svoje e-mail sandučiće koje im je obezbedila kompanija samo za predviđenu svrhu.
Korisno je pripremiti i odobriti pravila (pravilnike) za korištenje elektronske pošte i upoznati ih sa svim zaposlenima. Konkretno, sljedeće odredbe mogu biti uključene u pravila:
Poslodavac je vlasnik sve korporativne pošte, ima pravo da je kontroliše i može koristiti ovo pravo. Zaposlene treba obavijestiti da njihov korporativni e-mail nadzire sigurnosni tim organizacije. Osoblje također treba biti educirano o tome kako koristiti e-poštu za ličnu upotrebu. Zaposleni treba da budu svjesni da kršenje pravila za korištenje pošte i sistema za razmjenu trenutnih poruka može dovesti do disciplinskih mjera, sve do i uključujući prestanak radnog odnosa.
Prilikom slanja e-mail poruka i korištenja instant poruka ne može se isključiti mogućnost neovlaštenog pristupa njima (osim ako se ne koriste posebna sredstva zaštite, poput enkripcije, elektronskog potpisa i sl.), stoga zaposleni ne bi trebali slati povjerljive informacije i drugo informacije na ovaj način koje je kompanija dužna zaštititi (na primjer, lične podatke zaposlenih i kupaca).
Svim zaposlenima treba objasniti kako da sačuvaju i unište elektronske poruke, jer mnogi od njih ne znaju ili nisu sigurni u razliku između poruka koje su dokumenti i koje treba sačuvati i onih koje se mogu i trebaju uništiti.
4. U poslovnoj praksi, poruke poslane e-poštom često se šire među širokim spektrom ljudi. To znači da se komunikacije moraju sastavljati pažljivo kao i službeni dokumenti.
Potrebno je poštovati poslovni bonton, održavati dobar stil, provjeravati tekst na gramatičke greške.
5. Imenik elektronskih adresa (adresa) je najvažniji dokument – u smislu da je jedan od onih informativnih materijala koji su neophodni organizaciji kako za obavljanje poslovnih aktivnosti tako i u slučaju vanrednih situacija.
Kopije adresara treba redovno čuvati, a najmanje jedan od ovih primjeraka treba držati van kancelarije. Korisno je imati i štampanu verziju adresara – može biti od koristi, na primjer, za slanje e-mail poruka putem alternativnih kanala komunikacije (pomoću mobilnog telefona) tokom nestanka struje u kancelariji.
Preporučljivo je popuniti adresar dovoljno detaljno, navodeći, u najmanju ruku, nazive organizacija i imena i prezimena pojedinaca - vlasnika odgovarajućih adresa. Ove informacije mogu biti korisne kako za dešifriranje adresa prilikom spremanja poruka kao dokumenata, tako i u slučajevima kada drugi zaposlenik mora slati poštu u odsustvu sekretarice.
Morate znati i pohraniti u adresar adrese e-pošte kupaca i dobavljača, kao i poslovne i kućne adrese e-pošte zaposlenih. Ovo je potrebno kako biste mogli kontaktirati zaposlenike i putem e-pošte u slučaju hitnih slučajeva.
Kako da upravljam e-poštom svog menadžera?
Uočeno je da menadžeri sve više prebacuju odgovornost upravljanja svojom e-poštom na sekretarice. Sekretar može svom pretpostavljenom pružiti značajnu pomoć u radu sa elektronskom korespondencijom, i to:
· Sekretar može preuzeti pregled vodiča putem e-pošte; Istovremeno, poruke se sortiraju po temi i važnosti, a biraju se one od njih koje će menadžer sam morati da vidi. Ovo je praktično ista tehnologija koja se koristi u papirologiji velikih organizacija.
· Kao iu papirologiji, dužnosti sekretara mogu uključivati odabir informacija o pitanjima koja se postavljaju u primljenim porukama, tako da menadžer može donijeti potrebne odluke odmah nakon čitanja prepiske.
· Često se sekretaricama delegira ovlaštenje da samostalno odgovaraju na mejlove o manje važnim pitanjima. Za važnija pitanja sekretar može samostalno pripremiti nacrt odgovora ili odluke ili, ne čekajući dodatna uputstva, organizovati pripremu takvog odgovora od strane osoblja. Samo ovakvim stilom rada lider je u stanju da se nosi sa čitavim tokom e-mailova.
Kako da koristim e-poštu i instant poruke u svojoj organizaciji?
Uz pomoć e-maila i instant poruka, sekretar može poboljšati efikasnost ne samo svog rada, već i rada drugih zaposlenih. Odgovarajuće mogućnosti se već aktivno koriste u mnogim ruskim državnim i komercijalnim strukturama, posebno tamo gdje su uspostavljene korporativne računarske mreže. Najčešće se e-pošta i trenutne poruke koriste za upozorenje zaposlenika i za brzo prenošenje informacija o sljedećem:
· Prisutni i odsutni menadžeri i ključni zaposleni. Ova informacija je važna za mnoge zaposlene, posebno kada je potrebno potpisivanje dokumenata.
Zaposleni neće gnjaviti sekretaricu svakih deset do petnaest minuta ako putem pošte ili instant poruka dobiju informaciju da li je menadžer prisutan i, ako nije u kancelariji, kada se očekuje da se pojavi. Ponekad je važno obavijestiti osoblje da menadžer planira napustiti kancelariju na nekoliko sati, jer neko u osoblju može imati hitan problem koji je najbolje riješiti prije nego što menadžer ode.
· Vremena i dnevni red sastanaka i pet minuta.
Ova informacija je važna kako zaposleni ne bi zaboravili da se pripreme i ne kasne na ove sastanke.
· Novi interni pravilnik i naredba.
U većini organizacija upoznavanje sa nalozima se odvija „na starinski način“, kada se papirni dokument s vremenom prenosi iz ruke u ruku. Proces se može osjetno ubrzati ako se sam dokument postavi na server kompanije, te e-mailom obavijesti one koji se moraju upoznati sa ovom narudžbom i zamoliti ih da odu kod sekretarice i potpišu kopiju na papiru. I u ovom slučaju, nećete morati brinuti o sigurnosti originala.
· Rokovi za podnošenje raznih prijava (za kancelarijsku opremu, potrošni materijal, kancelarijski materijal i sl.).
· Razni važni događaji, sastanci i događaji.
Ovakvi podsjetnici omogućavaju zaposlenima ne samo da pravilno organizuju svoj radni dan, već im pomažu i da se sjete da svom kolegi čestitaju rođendan.
· E-mail i instant poruke su neophodne ako trebate saznati stavove zaposlenih o bilo kojem pitanju.
Iz svega rečenog proizilazi da sekretar mora biti prilično napredan korisnik mail programa. Želeo bih da vam skrenem pažnju na neke dodatne karakteristike mail sistema koje je korisno savladati:
· Većina poštanskih sistema vam omogućava da zatražite izvještaje koji potvrđuju prijem i/ili čitanje pisma od strane primaoca. Preporučljivo je koristiti ovu funkciju prilikom slanja važnih poruka.
· Možete kreirati zgodnu strukturu fascikli za pisma i redovno raspoređivati dolazna pisma u ove fascikle.
· Takođe morate naučiti kako da radite sa adresarom i vratite ga u slučaju kvara programa.
Kao jednostavan klijent e-pošte, Outlook ima nekoliko prednosti u odnosu na "popularni" Outlook Express. Prvo, kao i svaka Microsoft Office aplikacija, Outlook se može poboljšati prevođenjem teksta (Promt), provjerom pravopisa (ORFO) i posebnim programima za sortiranje pošte. Outlook Express je, s druge strane, stvar za sebe, program je maksimalno zatvoren i ne može mu se priložiti ništa korisno. Više... Outlook baze podataka pošte mogu se čuvati ne samo na vašem ličnom računaru, već i na džepnom računaru - dok se obe baze podataka automatski sinhronizuju pomoću programa ActiveSync (uključen je u isporuku bilo kog PDA). To znači da, nakon što dobijete poštu kod kuće, možete čitati pisma i sastavljati odgovore za PDA na putu do fakulteta i na posao. A ako znate da koristite bežični pristup internetu, onda pošaljite pisma iz džepnih mrvica. Međutim, postoji niz nedostataka - na primjer, Outlook Express može raditi sa "serverima vijesti" i čitati pisma sa specijalizovanih konferencija. Outlook je lišen ovih mogućnosti - međutim, to nije zastrašujuće, jer mjesto "konferencija" sada zauzimaju obične mailing liste. I Outlook radi s njima bez ikakvih problema.
Prozor Outlook režima pošte izgleda ovako...
Na vrhu Trake zadataka pojavili su se Vaši mail folderi - Inbox, Sent Items, Deleted Items... Malo desno vidite prozor zaglavlja - klikom na odabrani folder možete pogledati sva slova koja se nalaze u njemu. Tekst slova se prikazuje u poslednjem okomitom prozoru. Međutim, možete ga lako premjestiti ispod naslovne trake, kao u Outlook Express-u - to je uobičajenije. Ovo se radi pomoću menija Pogled / područje za čitanje / dno ... Na samom vrhu, ispod tastature, nalazi se panel Brza pretraga - uz njegovu pomoć možete lako pronaći željene poruke po ključnim riječima.
Kada prvi put pokrenete Outlook, odmah će od vas tražiti da kreirate nalog e-pošte. Ako već koristite Outlook Express za rad sa poštom i već postoji konfigurisan nalog, Outlook može jednostavno preneti sve što vam treba u svoj zagašnik - baze podataka pošte, adresar i podešavanja. Ako ne, možete sami konfigurirati Outlook koristeći isti Majstori ... Ako ste prvi put napustili postavku, možete je pokrenuti kasnije, u ručnom načinu rada - za ovo idite na meni Usluga / Računi ... Prije svega, Outlook će vas pitati koji tip pristupa pošti preferirate? Budući da, najvjerovatnije, nećete raditi s korporativnom poštom na lokalnoj mreži, već kod kuće, preko interneta, tada odaberite pristup putem POP protokola. Zatim ispunite kratki "upitnik" na sljedećoj stranici:
Trebalo bi da već imate sve što vam je potrebno - e-mail adresu, korisničko ime i lozinku, ime mail servera. Ako se još niste potrudili da kreirate poštansko sanduče, idite na bilo koji besplatni server pošte (Yandex.Ru, Mail.Ru) i registrujte se na njemu. Istina, morate se popetljati oko izbora imena (sva kratka i upečatljiva su već dugo sređena) - ali odaberite opciju kao što je [email protected] možeš. Usput, dajem vam nagoveštaj: imena i "dolaznog" i "odlaznog" servera su ista za oba pošiljaoca pošte, samo ime "dolaznog" servera pošte počinje sa POP, a ime " odlazni" server počinje sa SMTP
Na primjer, za Mail.Ru :
pop.mail.ru
smtp.mail.ru
Kada završite sa podešavanjem, pritisnite dugme . Verifikacija računa . Ako je sve u redu, probno pismo će pasti u vaše poštansko sanduče. I možete bezbedno slati i primati e-poštu!
Rad sa Outlookom je skoro isti kao Outlook Express, sa jednim izuzetkom - sortiranje poruka. Kao što se sjećate, u Outlook Express-u smo bili u mogućnosti da automatski raspršimo e-poštu u mape pomoću filtera. Ovo se radi drugačije u Outlooku. Ne, naravno, niko vas ne brani da i dalje premeštate slova iz fascikle u fasciklu. Ima ih dosta u Outlooku, a uvijek možete dodati nove. Da biste to uradili, samo kliknite desnim tasterom miša na fasciklu u koju želite da smestite "novca", a zatim izaberite meni Kreirajte folder .
Ali mnogo je zgodnije slovu dodijeliti različite "zastavice", upućujući ih u jednu ili drugu kategoriju. A onda je lako sortirati one koje su vam potrebne pomoću tražilice. „Zastave“ su svojevrsne marke na poštanskoj koverti. A postavljaju se ovako: desnom tipkom miša kliknite bilo koje slovo i odaberite stavku Kategorije ... Pred vama će se otvoriti tipičan meni u kojem možete staviti kvačicu ispred jedne ili više odabranih kategorija. Ako vam nedostaju standardni, lako možete kreirati novi. Ako niste lijeni dodijeliti kategoriju svakom slovu, tada u budućnosti možete prikazati arhivu, na primjer, ličnih ili poslovnih pisama jednim klikom - to se radi pomoću menija Pogledaj / sortiraj po / kategorijama ... Također možete odrediti kategoriju slova kada tražite poruke - to će vam uvelike olakšati posao! Možete kreirati poruke ne samo u ugrađenom uređivaču programa, kao što je to učinjeno u Outlook Express-u: sada svaki Microsoft Office paket može postati vaš "stol". Nakon što ste kreirali tabelu u Excelu ili tekstualni dokument u Wordu, možete je, bez napuštanja programa, poslati željenom primatelju pomoću menija Datoteka / Pošalji .
Sada vam omogućava prikupljanje zadataka za prodaju, projekte, planove razvoja kompanije u jednom pristupu. Sada možete raditi i sa e-poštom ovdje. Sakupljač pošte omogućava pregled pisama iz nekoliko poštanskih sandučića odjednom, čitanje, slanje, odgovaranje i prosljeđivanje pisama iz A2B sučelja. Realizirana je i pretraga cijelog teksta po adresama, predmetu i tekstu pisma. Koristeći kolektor, možete značajno smanjiti vrijeme utrošeno na rad sa slovima i zadacima: ne morate otvarati različite račune pošte i unositi prijave / lozinke, pregledavati poštanske sandučiće, čak i ako nema novih pisama. Sada možete držati otvorenu samo jednu karticu - A2B. Ovdje su zadaci, planovi i pošta.
2014. Bitrix24 želi zamijeniti internet
Što učiniti kada su sve moguće funkcije već implementirane u vaš softverski proizvod? Kreatori društvenog intraneta Bitrix24 sve se češće susreću s takvim problemom. Ali i dalje pronalaze nove ideje koje postaju sve globalnije. Najnovija verzija servisa želi da ujedini sve kompanije koje koriste Bitrix24 (a uskoro će to, naravno, biti 100% kompanija u svijetu) u jedinstvenu meta-mrežu. U ovoj mreži možete upućivati pozive i video pozive svojim partnerima i klijentima putem interne komunikacije - putem Bitrix24. Možete im slati poruke i putem interne pošte. E-pošta - više nije potrebna! A onda ... možete predvidjeti da će uskoro sami kupci biti dodati u vaš CRM sistem, moći ćete postavljati zadatke direktno zaposlenima kompanije dobavljača, a interkorporativni dokumenti će biti potpisani elektronskim potpisom i pohranjeni u jedan primjerak u Bitrix24.
2013. VMware prodaje Zimbru i SlideRocket
Očigledno je Aaron Levy bio u pravu. Sa razvojem SaaS tehnologija u oblasti poslovnog softvera, više nije isplativo kupovati sve aplikacije od jednog dobavljača (i dobavljačima nije isplativo da prikupljaju pune pakete korporativnih aplikacija). VMWare je pokušavao sebi kupiti gomilu poslovnog softvera u posljednjih nekoliko godina, a sada ga prodaje kako bi se fokusirao na ono u čemu su zaista dobri - sisteme za virtuelizaciju. U martu, VMWare je prodao svoj SlideRocket servis za online prezentaciju ClearSlideu, američkoj kompaniji koja je specijalizovana za IT proizvode za prodavce, a danas je prodao svoj sistem saradnje programeru rješenja za izgradnju zajednice Telligent. Podsjećamo, WMWare Zimbra iz Yahoo! u 2010 godini. Video prikazuje VMWare-ovu najnoviju inspirativnu priču o tome šta je Zimbra.
2011. Google+ se integriše u Gmail
Tipično, kompanije koje razvijaju i prodaju intranet portale ih pozicioniraju kao e-poštu. Kao, sada, umjesto beskonačnog prijenosa, vaši korisnici će moći raditi sa podacima na jednom mjestu. Ali u slučaju Gugla - to se, naravno, neće dogoditi. Google želi vidjeti da kompanije koriste GMail kao društveno intranet rješenje i da ga ne prestanu koristiti. Stoga su sada oba rješenja usko integrirana. GMail sada ima mogućnost kreiranja novih filtera - za Google+ krugove. Dakle, ako kreirate krug za tim na Google+, možete zasebno pogledati sve e-poruke vezane za taj tim u mailu. A u desnoj koloni pored pisma možete vidjeti posljednju poruku ovog kontakta na Google+. Osim toga, GMail kontakti se sada ažuriraju ako ih vaš zaposlenik ažurira na svom Google+ profilu. Na ovaj način, vaš adresar će uvijek biti ažuriran.
2011. Softline je ugradio Microsoft Office Web Apps u Deskwork
Softline je najavio novo rješenje Full Office, a to je korporativni DeskWork portal sa ugrađenim uređivačima dokumenata Microsoft Office Web Apps i Outlook Web App. Korisnici će moći da rade sa Word, Excel, PowerPoint, OneNote i Outlook aplikacijama direktno sa portala, bez obzira da li je Microsoft Office instaliran na njihovim računarima ili ne. Svojoj poslovnoj e-pošti možete pristupiti koristeći brzu navigaciju do Outlook Web App. "Full Office" je instaliran na serveru kompanije, što će zadovoljiti one koji se i dalje plaše da koriste online urednike na Internetu. Za korištenje rješenja, pored DeskWork licence, morate naručiti korporativne proizvode MS Office 2010 i MS Exchange 2010, ako nisu ranije kupljeni.
2010. 1C-Bitrix: Korporativni portal 9.0 dodao je video komunikaciju, integraciju sa e-poštom
Nova verzija intranet rješenja 1C-Bitrix: Corporate Portal 9.0 oduševit će korisnike obiljem novih mogućnosti. Prije svega, to su nove mogućnosti komunikacije na intranetu. Sada možete vrlo lako pozvati zaposlenog na video sesiju direktno sa njegovog profila na portalu. Osim toga, možete planirati i organizirati video sastanak za 6 učesnika. Za video komunikaciju sada se koristi usluga Videoport. Uskoro obećavaju povezivanje VideoMost.com kao opciju. 1C-Bitrix još nije objavio cijene za video pozive, ali u Videoportu košta od 290 rubalja mjesečno za video konferencijsku salu za 6 osoba + neograničen broj video poziva jedan na jedan.
2009. Kerio Technologies predstavlja VPN klijent za Mac platformu
Kerio Technologies, programer sistema informacione sigurnosti i softvera za rad sa e-poštom, najavio je VPN klijent za Kerio WinRoute Firewall, koji radi na Mac platformi. Kerio WinRoute Firewall je sveobuhvatno rješenje za kontrolu pristupa Internetu i sigurnost informacija, koje ima ugrađeni SSL VPN server koji omogućava siguran daljinski pristup korporativnoj mreži. Sa novim Kerio VPN klijentom, korisnici Mac-a će moći da rade sa zaštićenim fajlovima i serverima na isti način kao i korisnici računara. Firewall ima antivirusno skeniranje i mogućnosti filtriranja sadržaja za sav VPN promet. Proizvod uključuje alate za balansiranje mrežnog opterećenja, upravljanje politikom pristupa i alate za analizu i izvještavanje.
Budućnost Hulinog servera e-pošte i kalendara otvorenog koda bila je u nedoumici jer je Novell ukinuo finansiranje projekta i povukao svoje saradnike (u vrijeme kada je preostalo samo nekoliko mjeseci prije objavljivanja prve verzije servera). Hula tim je, razmatrajući izglede projekta, došao do zaključka da on ne opravdava ulaganje u njega. Hulina najava početkom prošle godine bila je sumnjiva od strane nekih posmatrača, pitajući se da li je tržištu potreban još jedan server za poštu. Sa stanovišta Hula programera, najnapredniji dio toga je web interfejs za pristup serveru. Međutim, kako ističu autori, budući da većina kompanija već koristi neku vrstu mail servera, malo je vjerovatno da bi neko želio implementirati Hulu samo da bi organizirao svoj rad s poštom zasnovanom na webu. Ipak, programeri uključeni u stvaranje Hule i dalje izražavaju nadu da će se projekat nastaviti razvijati kao integrisana platforma za poštu otvorenog koda.
2003. Ugrađeni messenger pojavio se u Lotus Notes 6.5
Nova verzija Lotus Notes 6.5 dodala je integraciju sa korporativnim glasnikom IBM Lotus Sametime. Sada će korisnici Lotus Notes klijenta svuda moći da vide trenutni onlajn status kolega, kao i da jednim klikom iniciraju razgovor sa njima, na primer, u adresaru. Uz to, sa dizajnerom aplikacija Lotus Domino Designer 6.5, programeri mogu ugraditi indikaciju statusa na mreži i razgovarati u bilo koju aplikaciju na Lotus Domino platformi.
2002. MUST HAVE: korporativna web-pošta
Preglednik je zapravo postao glavni radni alat za pristup širokom spektru CIS aplikacija, uključujući e-poštu. Korišćenje web interfejsa u velikoj meri pojednostavljuje održavanje korporativnog sistema pošte. Osim toga, web sučelje je potrebno za one zaposlenike kojima je potreban pristup korporativnoj pošti sa tuđih računara, na primjer, na poslovnom putu. Osterman Research je anketirao američke organizacije o trendovima u korišćenju sistema elektronske pošte zasnovanih na vebu. Evo rezultata ovog pregleda: 1. Većina organizacija sada svojim zaposlenima omogućava pristup pošti zasnovanoj na webu. Među malim firmama (do 999 korisnika) takvih 82%, među velikim - 71%.2. Od svih organizacija koje pružaju ovaj pristup, 69% ga omogućava svim zaposlenima, a 31% samo nekolicini. Štaviše, prve su češće male kompanije. Većina organizacija omogućava pristup Web pošti preko servera koji se nalaze na korporativnoj mreži iza zaštitnog zida; neki koriste sisteme javne pošte internet provajdera ili sisteme pošte vanjskih provajdera usluga. Unatoč dostupnosti web sučelja, odnosno internet pretraživača, 87% zaposlenih koristi „obične“ klijente e-pošte, 18% koristi web sučelje, 5% koristi bežične uređaje, a 4% koristi korporativni portal sa funkcijom e-pošte (ukupno više od 100%, budući da jedan broj zaposlenih istovremeno koristi više metoda pristupa e-pošti) .5. Najveća briga za Webmail firme je sigurnost, kao što navodi 29% organizacija. Uočeni su i nedostatak funkcija koje su dostupne u „običnim“ klijentima e-pošte (22%), poteškoće sa korisnicima (10%) i loše performanse (7%). Kompanije koje su se udaljile od Web pošte navele su zabrinutost za sigurnost kao glavni razlog svoje odluke. Drugi razlog je nedostatak potrebe za web poštom.
1996. E-pošta je glavni alat na intranetu
Istraživačka firma Arthur Andersen objavila je ove sedmice studiju koja je pokazala da je e-pošta najefikasniji alat za saradnju u preduzećima. Prema izvještaju, 90% anketiranih kancelarijskih radnika koristi e-poštu u prosjeku 23 puta sedmično. Alati za planiranje su drugi po popularnosti, a slijede ih korporativni forumi i sistemi za upravljanje zadacima. Ovu činjenicu potvrđuju i "velika tri" proizvođača intranet sistema za saradnju: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) i Novell (GroupWise). Svi ovi proizvodi imaju kalendare, zadatke i zajedničku bazu podataka. Ipak, sve ove sisteme korisnici povezuju sa korporativnom poštom. Lideri Velike trojke kao glavni razlog za ovaj fenomen navode jednostavnost elektronske pošte.
1996. Lotus Domino II će vam omogućiti da koristite pretraživač i klijent e-pošte umjesto Lotus Notesa
IBM je danas demonstrirao novu verziju Lotus Domino servera na PC Expo. Prva verzija Domina predstavljena je prije mjesec dana. Sadrži integrisani web server i omogućava vam pristup svim Lotus Notes informacijama putem HTML pretraživača. Druga verzija Domina omogućit će korisnicima da u potpunosti napuste korištenje vlasničkog protokola i vlasničkog Lotus Notes klijenta i koriste pretraživač i bilo koji klijent e-pošte za posao. Ovo se postiže podrškom otvorenih protokola za prenos podataka: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Time će se IBM odmaknuti od upotrebe tehnologije replikacije, koja je dugo bila najvažnija prednost Lotus Notesa. Domino II je IBM-ov odgovor na Netscape Intranet projekat, koji ima za cilj da isporuči intranet rešenje u narednih 18 meseci.
