Šta je e-pošta? U današnjem poslovnom svijetu, ovo je:
- Tvoje lice. Uz pomoć e-pošte možete stvoriti pozitivnu sliku u očima druge strane ili pokvariti prvi utisak.
- Vaš radni alat. Mnogo komunikacije sa vanjskim svijetom odvija se putem e-pošte. Stoga, ako dobro vladate ovim alatom, možete sebi znatno olakšati život.
- Moćna distrakcija. Vanjski svijet pokušava da vas uhvati, odvrati i odvede na krivi put putem e-pošte.
Sa ovih pozicija gledajte i na rad sa e-poštom. Počnimo jednostavno.
Dizajn slova
Koristim Mozilla Thunderbird mail klijent, pa ću koristiti njegov primjer. Kreirajmo novo slovo i idemo odozgo prema dolje kroz listu polja.
Kome. Kopiraj. Skrivena kopija
Možda neko ne zna, ali "To" u Mozili se može promijeniti u "Cc" ili "Bcc".
- Kome: pišemo glavnog primaoca ili nekoliko primalaca odvojenih tačkom i zarezom.
- Kopiraj: pišemo nekome ko treba da pročita pismo, ali od koga ne očekujemo reakciju.
- Skrivena kopija: pišemo nekoga ko treba da pročita pismo, ali da ostane nepoznat ostalim primaocima pisma. Posebno je prikladno koristiti za masovnu slanje poslovnih pisama, kao što su obavještenja.
Nije kako treba u masovnom slanju, navedite primaoce kroz polja "Cc" ili "To". Nekoliko puta godišnje dobijam pisma koja u polju "Cc" navode 50-90 primalaca. Došlo je do povrede privatnosti. Ne moraju svi vaši primaoci znati s kim još radite na sličnoj temi. Dobro je ako su to ljudi koji se poznaju. A ako na listi postoje konkurentske kompanije koje ne znaju jedna za drugu? U najmanju ruku, morate biti spremni na nepotrebna objašnjenja, a u najmanju ruku prekinuti saradnju sa jednim od njih. Ne radi ovako.
Predmet pisma
Profesionalni servisi za slanje pošte često pišu o važnosti teme (ponekad razumno) u svojim korporativnim blogovima. Ali tu je najčešće riječ o prodajnim pismima, gdje tema pisma rješava problem „treba otvoriti mejl“.
Razgovaramo o svakodnevnoj poslovnoj korespondenciji. Ovdje tema rješava problem "pismo i njegovog autora treba lako identificirati, a zatim pronaći." Štoviše, vaša marljivost će vam se vratiti u obliku karme brojnih odgovornih pisama, samo s prefiksima Re: ili fwd, među kojima ćete morati tražiti željeno slovo na temu.
Dvadeset pisama je obim jednodnevne prepiske srednjeg menadžera. O poduzetnicima i vlasnicima biznisa uopće ne govorim, njihov broj pisama ponekad prelazi 200 i više dnevno. pa još jednom: nemojte slati e-poruke s praznim naslovom.
Dakle, kako pravilno formulirati temu pisma?
Greška #1 : samo naziv kompanije u predmetu. Na primjer, "Sky" i sve. Prvo, vjerovatno niste iz svoje kompanije koja komunicira sa ovom drugom stranom. Drugo, ovakva tema nema nikakvog smisla, jer je naziv vaše kompanije već vidljiv sa adrese. Treće, pogodite kako će izgledati vaše vlastito poštansko sanduče s ovim pristupom prepisci? Otprilike ovako.
Je li zgodno pretraživati takve teme?
Greška #2 : blještavo, prodajni naslov. Odlično je ako znaš pisati takve naslove. Ali da li je prikladno koristiti ove vještine u poslovnoj korespondenciji? Zapamtite svrhu naslova poslovnog pisma: ne da proda, već da omogući identifikaciju i pretragu.
Tekst pisma
Postoji mnogo vodiča za pisanje tekstova za različite prilike. Na primjer, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin i drugi majstori riječi imaju puno korisnih informacija. Savjetujem vam da pročitate njihove članke barem kako biste poboljšali opću pismenost i poboljšali cjelokupni stil pisanog govora.
U procesu pisanja pisma moramo dosledno donositi nekoliko odluka.
Stvar ljubaznosti . Na početku pisma možete zamagliti ljubaznošću ili čak nježnošću u duhu „Dragi moj Rodja, već više od dva mjeseca nisam s tobom razgovarao pismenim putem, od čega sam i sam patio, a čak nisam ni spavao noć, razmišljanje.” Vrlo ljubazno i veoma skupo, kako u smislu vremena za sastavljanje ovakvog uvoda, tako i u smislu vremena sagovornika da ga pročita. Prepiska je posao, sjećaš se? Ne pisanje epistolarnog žanra za takmičenje i ne pismo njegove majke Raskoljnikovu, već poslovnu prepisku.
Poštujemo svoje vrijeme i primaoca!
Predstaviti se i prisjetiti se okolnosti svog poznanstva ima smisla samo u prvom pismu poslanom nakon prolaznog susreta na izložbi. Ako je ovo nastavak saradnje ili tekuće prepiske, u prvom slovu dana pišemo: “Zdravo Ivane”, u drugom i sljedećim: “Ivane, ...”.
Žalba . Uvijek me je brinulo pitanje kome se obratiti u pismu ako ima više primalaca. Nedavno sam napisao pismo naslovljeno na tri djevojke po imenu Anna. Bez ikakvog oklijevanja sam napisao "Zdravo, Ana" i nisam se kupao u parnom kupatilu. Ali to nije uvijek slučaj.
Šta ako ima tri ili čak sedam primalaca, a nemaju isto ime? Možete navesti po imenu: "Dobar dan, Rodion, Pulherija, Avdotja i Pjotr Petrovič." Ali to je dugo i treba vremena. Možete napisati: "Zdravo, kolege!".
Za sebe koristim pravilo da se imenom oslovljavam sa onim ko je u polju "Za". A onima koji su u kopiji ne kontaktirajte nikako. Ovo pravilo vam istovremeno omogućava da preciznije odredite (jedan!) adresata pisma i svrhu ovog pisma.
Citiranje . Prepiska je često lanac pisama s pitanjima i odgovorima – jednom riječju, dijalog. Smatra se dobrom praksom da ne brišete istoriju dopisivanja i napišete svoj odgovor na vrhu citiranog teksta, tako da kada se vratite na ovu prepisku za nedelju dana, lako možete pročitati dijalog od vrha do dna po silaznim datumima.
Iz nekog razloga, zadana postavka u Mozilla-i je "Postavi kursor nakon citiranog teksta." Preporučujem da ga promijenite u meniju "Alati" → "Opcije računa" → "Kompilacija i adresiranje". Mora da je tako.
Svrha pisma . Poslovna pisma su dvije vrste:
- kada jednostavno obavestimo sagovornika (npr. izveštaj o obavljenom radu za mesec);
- i kada želimo nešto od sagovornika. Na primjer, tako da pristane na priloženi račun za plaćanje.
Po pravilu je mnogo više podsticajnih pisama nego prijavnih. Ako želimo nešto da postignemo od sagovornika, veoma je važno da to kažemo pismom u otvorenom tekstu. Poziv na akciju treba da prati ime i da bude poslednja rečenica pisma.
Nije kako treba : "Porfirije Petroviču, znam ko je ubio staricu."
U redu : "Porfirije Petroviču, ja sam ubio staricu, postupite po mom hapšenju, umoran sam od patnje!"
Zašto bi dopisnik mislio umjesto vas šta da radi sa ovim pismom? Na kraju krajeva, može donijeti pogrešnu odluku.
Potpis u tekstu . Mora biti. Štaviše, svi klijenti e-pošte omogućavaju vam da postavite automatsku zamjenu potpisa, na primjer, klasični "S poštovanjem, ...". U Mozili se to radi u meniju "Alati" → "Opcije naloga".
Pisati ili ne pisati kontakte u potpisu je lična stvar svakoga. Ali ako ste nekako povezani sa prodajom - obavezno napišite. Čak i ako se transakcija ne izvrši na osnovu rezultata komunikacije, ubuduće ćete lako biti pronađeni koristeći kontakte iz potpisa.
Konačno, još jedna karakteristika tijela pisma za one sagovornike koji ne vole (ne mogu, ne žele, nemaju vremena) da odgovaraju na vaša pisma. Navedite zadanu vrijednost u tekstu pisma. Na primjer, „Porfirije Petroviču, ako ne dođete da me uhapsite prije petka u 12:00, smatram se amnestiranom.” Naravno, rok mora biti realan (nemojte slati tekst iz primjera u petak u 11:50). Primalac mora biti fizički sposoban da pročita i odluči o vašem pismu. Takvo "ćutanje" oslobađa vas odgovornosti za neodgovaranje sagovornika. Kao i uvijek, korištenju ovog čipa mora se pristupiti mudro. Ako osoba odgovara na vaša pisma na vrijeme i redovno, takav ultimatum može, ako ga ne uvrijediti, a onda malo napregnuti ili dovesti do odluke da ne odgovara na pismo odmah, već da vas natjera da čekate petak.
Prilozi
Pisma često dolaze sa prilozima: životopisima, komercijalnim ponudama, predračunima, rasporedima, skeniranjem dokumenata - vrlo zgodan alat i ujedno izvor popularnih grešaka.
Greška : Ogromna veličina ulaganja. Često primamo e-poruke s prilozima veličine do 20 MB. U pravilu se radi o skeniranju nekih dokumenata u TIFF formatu, rezolucije 600dpi. Program za poštu dopisnika će gotovo sigurno visjeti nekoliko minuta u uzaludnim pokušajima preuzimanja pregleda ovog priloga. I ne daj Bože da primalac pokuša pročitati ovo pismo na pametnom telefonu ...
Lično, takva pisma odmah brišem. Ne želite da vaša e-pošta završi u smeću prije nego što je pročitana? Kontrolirajte veličinu priloga. Preporučuje se da ne bude veći od 3 MB.
Šta ako premaši?
- Pokušajte ponovo konfigurirati svoj skener za drugačiji format i rezoluciju. Na primjer, u PDF-u i 300dpi dobijaju se prilično čitljivi skenovi.
- Razmislite o programima kao što su WinRar arhivator ili 7zip. Neki fajlovi se savršeno kompresuju.
- Šta ako je prilog ogroman i ne možete ga komprimirati? Na primjer, skoro prazna računovodstvena baza podataka teška je 900 MB. U pomoć će priskočiti Cloud skladišta informacija: Dropbox, Google Drive i slično. Neke usluge, poput Mail.ru, automatski pretvaraju ogromne priloge u veze za skladištenje u oblaku. Ali više volim da sam upravljam svojim informacijama pohranjenim u oblaku, tako da ne pozdravljam automatizaciju od Mail.ru.
I još jedna ne baš očigledna preporuka o investicijama - njihova ime . Mora biti razumljivo i prihvatljivo primaocu. Jednom smo u kompaniji pripremali komercijalnu ponudu upućenu ... neka to bude Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Dobio sam pismo od direktora sa nacrtom CP na odobrenje, au prilogu je bio fajl pod nazivom "DlyaFedi.docx". Sa menadžerom koji mi je ovo poslao, vođen je dijalog sledećeg sadržaja:
Poštovani upravniče, da li ste lično spremni da priđete ovoj uvaženoj osobi i nazovete ga Fjodor u lice?
Nekako ne, poštovana osoba, svi ga zovu imenom i patronimom.
Zašto ste prilog nazvali “Za Fedija”? Ako mu ga odmah pošaljem, mislite li da će kupiti sjekire kod nas u ovoj KP?
Hteo sam da preimenujem...
Zašto pripremati tempiranu bombu - odbijanje potencijalnog klijenta - ili stvarati dodatni posao za sebe preimenovanjem datoteke? Zašto ne biste odmah ispravno nazvali prilog: "Za Fedora Mihajloviča.docx" ili još bolje - "KP_Sky_Axes.docx".
Dakle, sa e-poštom kao "licem" manje-više sređeno. Pređimo na e-poštu kao alat za produktivnost i razgovarajmo o tome kako odvlači pažnju.
Rad sa slovima
E-pošta je moćna distrakcija. Kao i kod svake ometanja, pošta se mora rješavati pooštravanjem pravila i primjenom rasporeda rada.
U najmanju ruku, trebate isključiti SVA obavještenja putem pošte. Ako je mail klijent konfiguriran po defaultu, bit ćete obaviješteni zvučnim signalom, ikona pored sata će treptati i prikazat će se pregled pisma. Jednom riječju, učinit će sve da vas prvo otrgnu od mukotrpnog rada, a onda strmoglave u ponor nepročitanih pisama i nepregledanih mailova - minus sat-dva života.
Nekima moćna snaga volje omogućava da vas ne ometaju obavijesti, a za obične je bolje da ne iskušavaju sudbinu i ne isključuju ih. U Mozilla Thunderbirdu, to se radi preko menija "Alati" → "Postavke" → "Opšte" → "Kada se pojave nove poruke".
Ako nema obavještenja, kako razumjeti da je pismo stiglo?
Veoma jednostavno. Vi sami, svjesno, izdvajate vrijeme za raščlanjivanje pošte, otvarate svoj mail klijent i vidite sve nepročitane poruke. To se može učiniti dva puta dnevno, na primjer u vrijeme ručka i uveče, ili tokom prisilnog zastoja, na primjer, u saobraćajnim gužvama.
Ljudi često pitaju, šta je sa vremenom odgovora i hitnim e-porukama? Odgovaram: nemate hitna pisma na mail. Osim ako ne radite u odjelu korisničke podrške (takvo odjeljenje ima svoja pravila za rad s poštom).
Ako postoje hitna pisma, pošiljalac će vas o tome obavijestiti putem drugih kanala - telefona, SMS-a, Skypea. Tada ćete svjesno ući u mail klijent i obraditi hitnu poštu. Svi gurui upravljanja vremenom (na primjer, Gleb Arkhangelsky sa svojim "Time Drive") proglašavaju standard za odgovaranje na e-poštu do 24 sata. Ovo je normalno pravilo dobre forme - ne očekujte trenutne odgovore od sagovornika putem mejla. Ako postoji hitno pismo, obavijestite o tome putem bržih kanala komunikacije.
Dakle, isključili smo obavještenja i sada uključujemo mail klijent prema našem rasporedu.
Šta da radimo kada smo ušli u poštu i uključili se u aktivnost koja se zove "parsing email"? Gdje je početak i kraj ovog rada?
Čuo sam dosta o sistemu zero inboxa, ali, nažalost, nisam sreo nijednu osobu koja ga koristi. Morao sam ponovo da izmislim svoj točak. Na Lifehackeru postoje članci na ovu temu. Na primjer, " ". U nastavku ću govoriti o nultom inbox sistemu u svojoj interpretaciji. Bit ću zahvalan ako će GTD gurui biti navedeni u komentarima, dopuniti ili poboljšati opisani sistem.
Važno je razumjeti i prihvatiti da e-pošta nije planer zadataka ili arhiva vaših aktivnosti. Prema tome, folder Inbox uvijek treba biti prazan. Ako ste se bavili analizom inboxa, nemojte stati i ništa vas ne ometa dok ne ispraznite ovaj folder.
Šta raditi sa mejlovima u inboxu? Morate proći kroz svako slovo uzastopno i izbrisati ga. Da, samo odaberite i pritisnite Delete na tastaturi. Ako se ne možete natjerati da izbrišete e-poštu, morat ćete donijeti odluku o tome šta ćete s njom.
- Možete li odgovoriti za tri minuta? Da li je potrebno odgovoriti? Da, hoćete, a odgovor će trajati najviše tri minute, a zatim odmah odgovorite.
- Morate odgovoriti, ali priprema odgovora će trajati više od tri minute. Ako koristite planer zadataka koji vam omogućava da pretvorite e-poštu u zadatak, pretvorite svoju e-poštu u zadatak i zaboravite na to na neko vrijeme. Na primjer, koristim apsolutno divnu uslugu Doit.im. Omogućava vam da generišete ličnu adresu e-pošte: prosledite joj pismo i ono se pretvara u zadatak. Ali ako nemate planer zadataka, premjestite slovo u podmapu "0_Run".
- Nakon brzog odgovora na pismo, pretvaranja ga u zadatak ili samo čitanja, morate odlučiti što ćete sljedeće učiniti s ovom porukom: izbrisati je ili poslati u jednu od mapa za dugotrajno skladištenje.
Evo foldera za dugotrajno skladištenje koje imam.
- 0_Run. Ja nemam takav folder, ali ako nemate planer, ponavljam, ovdje možete dodati slova koja zahtijevaju detaljno proučavanje. Ovu fasciklu je takođe potrebno redovno čistiti, ali uz promišljen pristup u vreme koje je za to posebno određeno.
- 1_Referenca Ovdje stavljam pisma sa pozadinskim informacijama: pisma dobrodošlice sa prijavama sa raznih web servisa, karte za nadolazeće letove i tako dalje.
- 2_Projekti. Ovdje je pohranjena arhiva korespondencije o partnerima i projektima sa kojima postoji trenutna veza. Naravno, postoji posebna fascikla za svaki projekat ili partnera. U fasciklu partnera stavljam pisma ne samo njegovih zaposlenih, već i pisma zaposlenih u "Skyu" povezanih sa ovim partnerom. Vrlo zgodno: ako je potrebno, sva korespondencija o projektu je pri ruci u nekoliko klikova.
- 3_Muzej. Evo bacam ona pisma koja je šteta obrisati, a koristi od njih nisu očigledne. Ovdje se migriraju i folderi sa zatvorenim projektima iz "2_Projects". Jednom riječju, prvi kandidati za brisanje pohranjeni su u "Muzeju".
- 4_Dokumenti. Evo pisama sa elektronskim uzorcima dokumenata koji mogu biti korisni u budućnosti za računovodstvo, na primjer, akti pomirenja klijenata, karte za putovanja. Fascikla ima mnogo zajedničkog sa fasciklama "2_Projects" i "1_Sprav", samo što čuva računovodstvene informacije, au folderu "2_Projects" - informacije o upravljanju. U "4_Documents" - mrtve informacije, au "2_Projects" - uživo.
- 5_Znanje. Ovdje stavljam samo zaista korisne poruke na koje se želim vratiti nakon nekog vremena radi inspiracije ili traženja rješenja.
Postoje i druge postavke klijenta pošte koje su važne za rad ovog sistema. Prvo, po defaultu, Thunderbird ima potvrdni okvir "Označi poruke kao pročitane". Radije to radim svjesno, tako da je zastava isključena! Da biste to uradili, idite na meni „Alati” → „Podešavanja” → „Napredno” → „Čitanje i prikaz”.
Drugo, koristimo filteri . Ranije sam aktivno koristio filtere koji su automatski prosljeđivali pisma u odgovarajuće mape na osnovu adrese pošiljaoca. Na primjer, pisma advokata su premeštena u fasciklu "Advokat". Ovaj pristup sam napustio iz nekoliko razloga. Prvo: pisma advokata u 99% slučajeva se odnose na projekat ili partnera, što znači da se moraju premestiti u fasciklu ovog partnera ili projekta. Drugo: odlučio sam da dodam svijest. Vi sami morate odlučiti gdje će se određeno pismo pohraniti, a zgodnije je tražiti neobrađene poruke samo na jednom mjestu - u inboxu. Sada koristim filtere samo za organizovanje automatskih redovnih pisama iz raznih sistema u foldere, odnosno pisma koja ne zahtijevaju od mene da donosim odluke. Filteri u Mozilla Thunderbirdu su konfigurisani u meniju "Alati" → "Filteri poruka".
Dakle, uz pravilan pristup, e-mail bi trebao trajati od 10 do 60 minuta dnevno, u zavisnosti od obima korespondencije.
Da, i još nešto. Jeste li već isključili obavještenja za nove e-poruke? ;)
Ne zaboravite primaoce pisma staviti u slijepu kopiju ako svi primaoci ne moraju da se vide.
BCC ili slijepa karbonska kopija- to je ono što se na ruskom zove skrivena kopija. Zahvaljujući njoj, primalac ne vidi sve druge adrese na koje pismo stiže. Ova funkcija postoji u svim email servisima, od Outlooka do Gmaila, a ako još ne znate za njeno postojanje, onda je sasvim moguće da vas ne vole kolege i klijenti.
Prije svega, skrivena kopija je neizgovoreni bonton elektronske korespondencije. Kako se ne isplati, na isti način ne treba nikome pokazivati tuđe poštanske adrese. Čak i ako ste i dalje kliknuli na svoje omiljeno dugme "Odgovori svima", vaša poruka neće stići do primaoca u BCC-u.
Ne znaju svi ovo, ali BCC ne samo da štiti adrese e-pošte od znatiželjnih očiju, već radi i kao vrsta antivirusa, čuvajući neželjenu poštu od vašeg računala. To je zbog činjenice da skrivene adrese e-pošte nisu dostupne virusima koji se kreću putem e-pošte. I iako poštanska adresa na Internetu nije toliko lična i važna kao kućna adresa, ne biste je trebali ostavljati javnom – inače ćete najvjerovatnije izbjeći neželjenu poštu.
Craig Child
novinar
“Bcc je mjesto gdje stavljate kontakte koji ne bi trebali biti vidljivi drugim ljudima. Obično se koristi za slanje pošte i neželjene pošte, ali ovo polje je također korisno za održavanje izgleda i ne prikazivanje adresa e-pošte ljudima izvana. Mislim da je pogrešno misliti da je ljudima ugodno da drugi ljudi vide njihove adrese. Na primjer, ako se radi o pozivu na zabavu: ne poznaju se svi, pa je često neprikladno da ljudi vide međusobne kontakte."
Ako aktivno koristite poštu u komunikaciji s klijentima i kolegama, rijedak dan prođe bez kopija. Oni su sastavni dio radne korespondencije. Stoga su se mnogi korisnici, koji su prešli na Omnidesk sa stare dobre pošte, često pitali za podršku za Cc i Bcc. Prije nego što se ova funkcionalnost pojavila, primili smo 47 (!) zahtjeva da je dodamo. Brojka je impresivna, jer u najboljem slučaju 5-7% onih koji žele pišu o svojim potrebama i pitanjima.
Prije nego što uđemo u detalje naše implementacije kopija, hajde da shvatimo šta su one.
Vrste primatelja e-pošte
To: (kome) je glavni primalac poruke.CC: (kopija, kopija) - sekundarni primaoci pisma kojima se šalje kopija. Oni vide i znaju jedni za druge.
Bcc: (slijepa kopija) - skriveni primaoci poruke, čije adrese se ne prikazuju drugim primaocima.
Primjeri korištenja kopija
a. Korisnik je tražio pomoć i tražio da pošalje odgovore na radnu i ličnu poštu. Navodite njegovu ličnu adresu u kopiji (Cc) tako da može odgovoriti sa bilo koje adrese i vidjeti svu prepisku na svakoj od njih.b. Klijent je platio konsalting/podršku/razvoj, a vi redovno komunicirate sa njegovim zaposlenima. Dodajete ga u kopiju (Cc) kako bi primio sve vaše odgovore, mogao u bilo kojem trenutku provaliti u prepisku i ocijeniti kvalitet usluga koje pružate.
v. Menadžer želi da prati komunikaciju podrške sa VIP klijentima. U zahtjevima ovih klijenata, menadžer se dodaje slijepoj kopiji (Bcc) tako da uvijek prima vaše odgovore (sa istorijom korespondencije).
Ljepota je u tome što klijent ne zna za "nadzor", a menadžer vam može lično odgovoriti i npr. staviti primjedbu :)
G. Klijent vas kontaktira kako bi razgovarali o ostvarivanju popusta i načinu plaćanja. On odmah dodaje svog računovođu kopiji (Cc) kako bi mogao pratiti napredak komunikacije i preuzeti u pravo vrijeme.
Kako smo implementirali podršku za kopiranje?
Gore navedeni primjeri opisuju samo neke od scenarija koje su nam kupci "prodali", argumentirajući potrebu za podrškom kopija na servisu. Implementirali smo sve standardne funkcije, ali nismo zaboravili dodati nekoliko korisnih funkcija. Razmotrimo sve po redu.Osnovna funkcionalnost
1) Desno od naziva polja “Primalac” postavili smo dva linka za dodavanje kopija – “Ss” i “Bcc”.
2) Kada kliknete na "Cc", pojavljuje se polje "Kopiraj" i link "Cc" nestaje.
3) Kada kliknete na "Bcc", pojavljuje se polje "Bcc" i link "Bcc" nestaje.
5) Kada je zaposlenik dodaje adresu redovnoj kopiji (Cc), njegov odgovor se šalje na glavnu adresu iz polja "Primalac" i na adresu iz polja "Cc". U ovom slučaju oba korisnika vide da je email dostavljen na dvije adrese. Svaki od njih može odgovoriti i zaposleniku i zaposleniku + drugom korisniku.
6) Kada je zaposlenik dodaje adresu slijepoj kopiji (Bcc), njegov odgovor se šalje na primarnu adresu u polju Primalac i na adresu u polju BCC. U ovom slučaju, glavni korisnik vidi da je pismo primio samo on, pa njegov odgovor može biti poslat samo zaposleniku.
Istovremeno, korisnik iz skrivene kopije vidi ko je bio glavni primalac, i može poslati pismo i zaposlenom i zaposlenom + glavnom primaocu.
7) Podrška za kopiranje funkcionira i obrnuto. Ukoliko korisnik pošalje zahtjev (ili novi odgovor na trenutni razgovor) i doda još jednu adresu u Cc, tu adresu automatski upisujemo u polje "Cc" tako da će, kada zaposlenik odgovori, pismo biti poslato na obje adrese.
Korisni čips
8) Sve promjene u poljima "Primalac", "Cc" i "Bcc" se bilježe u historiji akcija.
9) Za svaki zahtjev pamtimo sve adrese koje su navedene u poljima "Primalac", "Cc" i "Bcc". Stoga, nakon uklanjanja adrese iz polja, može se lako vratiti. Dovoljno je kliknuti na traženo polje, a mi ćemo ponuditi da odaberete adresu sa padajuće liste.
10) Kada korisnik skrivene kopije odgovori zaposleniku i primarnom korisniku, njegova poruka se dodaje slučaju kao običan odgovor. Ako odgovara samo zaposlenom, onda njegovo pismo dodato predmetu kao napomena, koji nije vidljiv glavnom korisniku (prilikom pregleda dopise o predmetu na njegovom nalogu).
11) U pravilima za dolazne pozive dodali smo uslov "Kopija (Cc) žalbe" tako da možete pratiti prisustvo određene adrese (ili domene) u kopiji i automatski izvršiti potrebne radnje.
12) Postoje dvije nove radnje u svim vrstama pravila - "Dodaj u kopiju" i "Dodaj u Bcc" u slučaju da želite dodati adrese kopijama kada pogodak odgovara uvjetima pravila.
Danas sudovi često prihvataju elektronsku prepisku kao pisani dokaz. Međutim, za to mora imati pravnu snagu. U međuvremenu, jasna i jedinstvena pravila i metode za utvrđivanje legitimnosti virtuelne korespondencije još uvijek nisu razvijena, što dovodi do velikog broja problema.
Pogledajmo nekoliko načina za davanje pravne snage e-mailovima.
Prošla su vremena kada su pisma na papiru bila jedino sredstvo komunikacije. Razvoj ekonomskih odnosa između privrednih subjekata već je nezamisliv bez upotrebe informacionih tehnologija. Ovo je posebno tačno kada se ugovorne strane nalaze u različitim gradovima ili čak državama.
Komunikacija putem elektronske komunikacije pomaže u smanjenju materijalnih troškova, a također vam omogućava da brzo razvijete zajednički stav o određenim pitanjima.
Međutim, takav napredak ne treba posmatrati samo sa pozitivne strane. Često se javljaju različiti sporovi između subjekata ekonomskih odnosa, za njihovo rješavanje obraćaju se sudovima. Sud donosi odluku na osnovu ocjene dokaza koje su dale stranke.
Istovremeno se analizira relevantnost, prihvatljivost, pouzdanost svakog dokaza posebno, kao i dovoljnost i međupovezanost dokaza u njihovoj ukupnosti. Ovo pravilo je utvrđeno i u APC-u Ruske Federacije (član 2. člana 71.) i u Zakoniku o građanskom postupku Ruske Federacije (član 3. člana 67.). U postupku utvrđivanja prihvatljivosti i pouzdanosti izvedenih dokaza, sud često postavlja pitanja čije rješenje bitno utiče na ishod predmeta.
Upotreba elektronskog upravljanja dokumentima u odnosima između poslovnih subjekata regulirana je normama Građanskog zakonika Ruske Federacije. Konkretno, u stavu 2 čl. 434 kaže: ugovor u pisanoj formi može se zaključiti razmjenom dokumenata putem elektronske komunikacije, čime se može pouzdano utvrditi da dokument dolazi od ugovorne strane.
U skladu sa stavom 1. čl. 71 Zakona o građanskom postupku Ruske Federacije i stav 1 čl. 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, pisani dokaz je poslovna prepiska koja sadrži informacije o okolnostima bitnim za razmatranje i rješavanje predmeta, sačinjena u obliku digitalnog zapisa i primljena putem elektronske komunikacije.
Za korištenje elektronskih dokumenata u pravnim postupcima moraju biti ispunjena dva uslova. Prvo, kao što je već navedeno, oni moraju imati pravnu snagu. Drugo, dokument mora biti čitljiv, odnosno sadržavati informacije koje su općenito razumljive i dostupne percepciji.
Ovaj uslov proizilazi iz opštih pravila sudskog postupka, koja pretpostavljaju neposrednost percepcije informacija iz izvora dokaza od strane sudija.
Često sud odbija da kao dokaz materijalima predmeta priloži elektronsku prepisku koja ne ispunjava gore navedene uslove, te nakon toga donese odluku koja ne zadovoljava legitimne zahtjeve zainteresovane strane.
Razmotrite glavne načine legitimizacije elektronske korespondencije prije i nakon početka postupka.
Radite kod notara
Ako slučaj još nije počeo, onda da biste dali pravnu snagu elektronskoj korespondenciji, potrebno je da angažujete notara. U stavu 1. čl. 102. Osnova javnobilježničkog zakonodavstva (Osnove) navodi se da, na zahtjev zainteresovanih lica, javni bilježnik daje dokaze koji su potrebni sudu ili organu uprave ako postoji razlog za vjerovanje da će izvođenje dokaza naknadno postati nemoguće ili otežano. I u stavu 1 čl. 103. Osnova propisano je da notar radi obezbjeđenja dokaza ispituje pismene i materijalne dokaze.
Prema stavu 2 čl. 102. Osnova, notar ne pruža dokaze u predmetu koji se u trenutku obraćanja zainteresovanih lica nalazi u postupku pred sudom ili organom uprave. U suprotnom, sudovi priznaju ovjerenu elektronsku prepisku kao nedopušteni dokaz (Rješenje 9. ASP-a od 11. marta 2010. godine br. 09AP-656 / 2010-GK).
Vrijedi podsjetiti da je na osnovu dijela 4 čl. 103 Osnove, pružanje dokaza bez obavještavanja jedne od stranaka i zainteresovanih lica vrši se samo u hitnim slučajevima.
Radi ispitivanja dokaza sastavlja se protokol koji pored detaljnog opisa postupanja notara mora sadržati i podatke o datumu i mjestu uviđaja, notaru koji vrši uvid, o zainteresovanim licima. lica koja u njemu učestvuju, kao i navođenje okolnosti otkrivenih uviđajem. Sami e-mailovi se štampaju i polažu uz protokol, koji potpisuju lica koja učestvuju u uviđaju, notar i zapečaćen njegovim pečatom. Na osnovu Odluke Vrhovnog arbitražnog suda Ruske Federacije od 23. aprila 2010. godine br. VAC-4481/10, ovjereni protokol o pregledu elektronskog poštanskog sandučeta se priznaje kao ispravan dokaz.
Trenutno ne pružaju svi javni bilježnici usluge ovjere e-pošte, a njihova cijena je prilično visoka. Na primjer: jedan od notara grada Moskve naplaćuje 2 hiljade rubalja za jednu stranicu opisnog dijela protokola.
Lice koje je zainteresovano za obezbeđivanje dokaza mora se obratiti notaru sa odgovarajućom molbom. Trebalo bi naznačiti:
- dokazi koje treba osigurati;
- okolnosti koje su potkrijepljene ovim dokazima;
- razlozi zbog kojih se zahtijevaju dokazi;
- odsustvo u trenutku podnošenja prijave notaru predmeta u postupku pred sudom opšte nadležnosti, arbitražnog suda ili organa uprave.
Javni beležnici pregledavaju sadržaj elektronske kutije ili daljinski, odnosno koriste daljinski pristup mail serveru (može biti server provajdera koji pruža uslugu elektronske komunikacije po ugovoru, mail server registratora domena ili besplatni Internet mail server), ili direktno sa računara dotične osobe, na kojem je instaliran program za e-poštu (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, itd.).
Za daljinski pregled, pored aplikacije, notaru će možda biti potrebna dozvola od registratora imena domena ili Internet provajdera. Sve zavisi od toga ko tačno pruža podršku za rad poštanskih sandučića ili servera elektronske pošte prema ugovoru.
Potvrda provajdera
Rješenja Devetog ASP od 04.06.2009. godine broj 09AP-3703/2009-AK od 27.04.2009. godine broj 09AP-5209/2009, MO FAS od 13.05.2010. takođe prepoznaju prihvatljivost elektronske korespondencije, ako je certificiran od strane ISP-a ili registrara imena domena koji su odgovorni za upravljanje mail serverom.
Provajder naziva domena ili registrator ovjerava elektronsku prepisku na zahtjev zainteresovane strane samo ako upravlja mail serverom i takvo pravo je navedeno u ugovoru o usluzi.
Međutim, obim elektronske korespondencije može biti prilično velik, što zauzvrat može zakomplicirati proces dostavljanja papirnih dokumenata. S tim u vezi, sud ponekad dozvoljava pružanje elektronske korespondencije na elektronskim medijima. Tako se Arbitražni sud Moskovske oblasti, donošenjem Odluke od 1. avgusta 2008. godine u predmetu broj A41-2326/08, pozvao na prihvatljivost elektronske prepiske dostavljene sudu na četiri CD-a.
Ali prilikom razmatranja predmeta u žalbenoj instanci, Deseti ASP je svojim Rešenjem od 09.10.2008. godine u predmetu br. A41-2326/08 prepoznao vezu sa elektronskom korespondencijom kao neosnovanu i ukinuo odluku prvostepenog suda, sa naznakom da zainteresovano lice nije dostavilo dokumentaciju predviđenu zaključenim ugovorom.
Dakle, e-mailovi koji se odnose na predmet spora moraju se dostaviti sudu u pisanoj formi, a svi ostali dokumenti se mogu dostaviti elektronskim putem.
Da bi se dokazale činjenice navedene u virtuelnoj korespondenciji, pomoći će potvrda sadržaja pisama pozivanjem na njih u kasnijoj papirnoj korespondenciji. Korištenje ostalih pismenih dokaza je prikazano u Rješenju Devetog ASP-a od 20. decembra 2010. godine broj 09AP-27221/2010-GK. U međuvremenu, sud, razmatrajući slučaj i ocjenjujući dokaze koje su dostavile stranke, ima pravo da ne smatra prihvatljivom papirnu korespondenciju sa linkovima na elektronsku korespondenciju.
On to samo uzima u obzir i donosi odluku na osnovu sveobuhvatne analize svih izvedenih dokaza.
Potražite pomoć od stručnjaka
Ako slučaj je već počeo, tada je za pravno dejstvo elektronske korespondencije potrebno iskoristiti pravo na angažovanje stručnjaka. U stavu 1. čl. 82. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, propisano je da arbitražni sud, radi razjašnjenja pitanja koja nastaju tokom razmatranja predmeta koji zahtijevaju posebna znanja, imenuje vještačenje na zahtjev osobe koja učestvuje u predmetu, ili uz saglasnost lica koja u tome učestvuju.
Ako je određivanje vještačenja propisano zakonom ili sporazumom, ili je potrebno da se provjeri izjava o lažiranju dostavljenih dokaza, ili ako je potrebno dodatno ili ponovljeno vještačenje, arbitražni sud može odrediti vještačenje na vlastitu inicijativu. Zakazivanje ispitivanja radi provjere izvedenih dokaza predviđeno je i čl. 79 Zakon o građanskom postupku Ruske Federacije.
U prijavi za određivanje forenzičkog vještačenja potrebno je navesti organizaciju i konkretne stručnjake koji će ga obavljati, kao i krug pitanja zbog kojih je zainteresovano lice odlučilo da se obrati sudu za određivanje vještaka. pregled. Pored toga, treba dostaviti informacije o troškovima, vremenu takvog pregleda i deponovati kod suda u cijelosti za njegovo plaćanje. Uključeni stručnjak mora ispunjavati uslove utvrđene za njega u čl. 13 Federalnog zakona "O državnim forenzičkim aktivnostima u Ruskoj Federaciji".
Prilog spisu predmeta kao dokaz mišljenja stručnjaka o autentičnosti elektronske prepiske potvrđuje sudska praksa (Odluka Arbitražnog suda grada Moskve od 21. avgusta 2009. godine u predmetu br. A40-13210 / 09-110- 153 Rješenje MO FAS-a od 20. januara 2010. godine broj KG-A40 /14271-09).
Na osnovu sporazuma
U stavu 3 čl. 75. Zakona o arbitražnom postupku Ruske Federacije, napominje se da se dokumenti primljeni putem elektronske komunikacije priznaju kao pisani dokaz, ako je to propisano sporazumom između strana. Shodno tome, potrebno je naznačiti da stranke priznaju pravnu snagu prepiske i dokumenata primljenih faksom, internetom i drugim elektronskim sredstvima komunikacije jednaku originalima. Istovremeno, u ugovoru mora biti navedena adresa elektronske pošte sa koje će ići elektronska korespondencija, kao i podaci o ovlašćenom licu za njeno vođenje.
U ugovoru mora biti navedeno da naznačenu e-mail adresu strane koriste ne samo za radnu korespondenciju, već i za prenos rezultata rada, što potvrđuje i stav MO FAS-a u Rezoluciji br. KG-A40/12090. -08 od 12.01.2009. Uredbom Devetog ASP-a od 24. decembra 2010. godine broj 09AP-31261/2010-GK ističe se da ugovorom treba predvideti mogućnost korišćenja e-pošte za odobravanje projektnog zadatka i tvrdnje o kvalitetu pruženih usluga i radova. izvedeno.
Osim toga, ugovorne strane mogu predvidjeti ugovorom da se obavještenja i poruke poslane e-mailom prepoznaju od njih, ali moraju biti dodatno potvrđene u određenom roku kurirskom ili preporučenom pošiljkom (Rješenje Trinaestog ASP-a od 25.04.2008. br. A56-42419 / 2007).
Sumirajući, možemo reći da u ovom trenutku postoji praksa korišćenja elektronske korespondencije od strane sudova kao pisanog dokaza. Međutim, uzimajući u obzir zahtjeve procesnog prava u pogledu prihvatljivosti i pouzdanosti dokaza, virtuelnu prepisku sud uzima u obzir samo ako ima pravnu snagu.
S tim u vezi javlja se veliki broj problema, jer još nije formirana jedinstvena metodologija za utvrđivanje legitimnosti elektronske korespondencije. Pravo zainteresovane strane da se obrati notaru radi pružanja dokaza je utvrđeno, ali ne postoji normativni akt Ministarstva pravde Ruske Federacije koji reguliše postupak pružanja takvih usluga od strane notara. Kao rezultat toga, ne postoji jedinstven pristup utvrđivanju njihove vrijednosti i formiranju jasnog mehanizma za ostvarivanje ovog prava.
Postoji nekoliko načina da se e-mailovi pravno validiraju kao dokaz na sudu: osiguranje e-pošte kod javnog bilježnika, ovjera kod ISP-a, povezivanjem na e-poštu u daljnjoj komunikaciji na papiru i forenzički dokaz njihove autentičnosti.
Kompetentan pristup pravovremenom pružanju elektronske korespondencije kao pisanog dokaza omogućiće privrednim subjektima da u potpunosti povrate svoja povrijeđena prava prilikom rješavanja sporova.
Ako dodate ime primaoca u Bcc(slijepa kopija) u e-poruci, kopija poruke se šalje primaocu kojeg navedete. Primaoci dodani u polje Bcc neće biti prikazani drugim primaocima koji prime poruku.
Nakon što uključite Bcc polje, pojavljuje se svaki put kada kreirate poruku dok se ne isključi. Opcija za uključivanje polja Bcc može se naći na dvije lokacije, ovisno o tome da li sastavljate novu poruku ili odgovarate na poruku ili prosljeđujete poruku.
Isključite Bcc
Možete isključiti Bcc
Pogledajte BCC primaoce
Bcc Poslane stavke
Nakon što uključite Bcc polje, pojavljuje se svaki put kada kreirate poruku dok se ne isključi.
Isključite Bcc
Možete isključiti Bcc kutiju za buduće poruke u bilo koje vrijeme.
Pogledajte BCC primaoce
Ako ste "primalac poruke, ne možete" da vidite da li je pošiljalac dodao Bcc primaoce. Samo pošiljalac poruke može vidjeti imena Bcc primaoce otvaranjem poruke u Poslane stavke folder u koji se podrazumevano čuvaju sve poslate poruke.
Najbolje prakse za korištenje BCC-a
Utirajte put Prije nego što dodate ime željenog primaoca u Bcc okvir u poruci, uvjerite se da primalac očekuje vašu poruku. Ta osoba će možda morati da preduzme korake da vas uspostavi kao sigurnog pošiljaoca (ili sigurnog primaoca, ako će vaše ime biti u To polje poruke).
Zašto je ovo potrebno? Korištenje Bcc je omiljena tehnika spamera. Stoga, mnogi filteri neželjene e-pošte označavaju poruke koje koriste Bcc kutija kao smeće. Dakle, ako vaš željeni primalac nije dodao vaše ime na listu sigurnih pošiljalaca u programu Microsoft Outlook, vaša poruka može otići direktno u fasciklu neželjene e-pošte ili njen ekvivalent.
Za više informacija o postavljanju filtera za neželjenu e-poštu u Outlooku, pogledajte Dodavanje imena na liste filtera neželjene e-pošte.
Razmislite prije nego što uključite listu distribucije u Bcc kutija Ljudi koji koriste pravila za razvrstavanje svoje e-pošte u foldere bit će neugodni ako navedete naziv liste distribucije u Bcc kutija. Jer njihova pravila zavise od imena liste distribucije koja se nalazi u To kutija ili CC box, vaša poruka neće biti sortirana prema njihovim pravilima.
Znajte svoje granice Mnogi provajderi usluga e-pošte postavljaju ograničenja za broj imena koja se mogu uključiti u To, CC, i Bcc kutije u poruci. Na primjer, vaš dobavljač usluga e-pošte može ograničiti svaku poruku na najviše 100 adresa e-pošte. Ako su ove adrese raspoređene među To, CC, i Bcc kutije, zapamtite da su imena u Bcc box će se računati u vaš ukupni limit. Pitajte svog dobavljača usluga e-pošte o pravilima za vaš račun.
Ideje za korištenje Bcc
Držite listu primatelja privatnom Skrivena kopija vam može pomoći da poštujete privatnost drugih tako što ćete ih držati u toku bez otkrivanja njihovog identiteta. Na primjer, ako pošaljete oglas za posao većem broju ljudi, možda ćete htjeti koristiti Bcc da zadržite identitete potencijalnih tražitelja posla privatni.
savjet: Razmislite o korišćenju spajanja pošte u Microsoft Office Word 2007 kao alternativi Bcc. Sa objedinjavanjem pošte, možete brzo poslati istu poruku e-pošte pojedinačnim primaocima. Spajanje pošte vam omogućava da izvršite masovnu slanje pošte sa samo jednim imenom u To polje poruke.
Pomozite da obuzdate razgovor koji je podivljao Evo jedne situacije u kojoj korištenje Bcc za listu distribucije ili veliki broj imena može biti od pomoći.
Pretpostavimo da šaljete poruku s velikim brojem ljudi navedenih u To kutija. Diskusija počinje da postaje živa, i svi žele da daju svoje mišljenje. Broj poruka se drastično povećava jer mnogi primaoci odgovaraju sa sentimentom "molim vas, prestanite sve odgovarati na ovu poruku". Problem je što kada to urade, kliknu Odgovori svima. Jedan od načina da se ograniči upotreba Odgovori svima opcija je da odgovorite i stavite naziv liste distribucije u Bcc kutija. Na primjer, možete kliknuti Odgovori, unesite samo svoje ime To polje, premjestite listu distribucije na Bcc i napišite poruku sličnu sljedećoj:
"Cijenim ljude" razmišljanja o ovom pitanju. Ako imate još komentara, odgovorite mi direktno. (Stavio sam ovu listu distribucije u Bcc polje za smanjenje broja poruka za odgovor na sve.)"
savjet: Ako šaljete poruku drugim ljudima koji koriste Outlook, možete ih spriječiti da koriste Odgovori svima opcija u potpunosti. Za više informacija pogledajte Sprečavanje odgovora svima .
Smanjite neželjenu poštu Iako ljudi koji šalju neželjenu e-poštu ili neželjenu poštu možda vole koristiti skrivenu kopiju, neće im se svidjeti ako je koristite. Ako sakrijete imena primatelja tako što ćete ih navesti u Bcc polje, niko neće moći kopirati adrese e-pošte primaoca iz vaših poruka.
