In questo articolo, vedremo come creare elenco a discesa in excel 2007. Facciamo un esempio quando dobbiamo selezionare in una cella valori target da 1 a 5 dall'elenco a discesa. Crea l'elenco stesso e selezionalo con il tasto sinistro del mouse. Clic clic destro mouse nell'area selezionata e selezionare la voce Nome intervallo.
Nella finestra che si apre, nel campo Nome, inserisci il nome della nostra lista, chiamiamola Senso... Nel campo Area dall'elenco a discesa, selezionare Libro(oppure il numero del Foglio a cui si vuole applicare la lista). Fare clic su OK.
Inoltre, per impostare il nome dell'elenco, selezionare l'elenco esistente e immettere nel campo del nome della cella, assegnare un nome all'elenco. Vedi l'immagine qui sotto.
L'elenco è stato creato. Ora applicheremo questo elenco alla cella.
Seleziona la cella a cui verrà collegato l'elenco. Nella barra multifunzione, vai alla scheda Dati e nel gruppo Lavorare con i dati fare clic sul pulsante Verifica dati. Nella finestra successiva, nella scheda Parametri, nel campo Tipo di dati, selezionare la voce dall'elenco Elenco.
Nel campo Origine, metti un segno di uguale e scrivi il nome che è stato assegnato all'elenco. L'elenco si chiama "Valore". Di conseguenza, la voce dovrebbe essere come mostrato nella figura seguente.
Fai clic su OK e ora abbiamo una cella con un elenco a discesa. Come appare, guarda l'immagine qui sotto. Quando clicchiamo su una cella, vediamo a destra di essa un quadrato con un triangolo in basso. Fare clic sulla casella e quindi espandere l'elenco.
Può essere creato senza nominare l'elenco. Questo è:
- creare l'elenco stesso;
- vai alla scheda Dati nella barra multifunzione, premi il pulsante Convalida dei dati;
- nella finestra che si apre, nella scheda Parametri nel campo Tipo di dati, selezionare Elenco;
- nel campo Sorgente, fare clic con il tasto sinistro per attivare di questo campo... Quindi, seleziona le celle che formano l'elenco;
- Fare clic su OK.
Qualunque cosa, elenco a discesa in excel 2007 pronto.
Quando si riempiono le celle con i dati, è spesso necessario limitare la capacità di inserimento un elenco specifico i valori. Ad esempio c'è una cella dove l'utente deve inserire il nome del reparto, indicando dove lavora. È logico creare in anticipo un elenco di reparti dell'organizzazione e consentire all'utente solo di selezionare i valori da questo elenco. Questo approccio aiuterà ad accelerare il processo di digitazione e a ridurre il numero di errori di battitura.
Menu `A tendina può essere creato con
In questo articolo, creeremo Menu `A tendina usando () con il tipo di dati Elenco.
Menu `A tendina possono essere formati in diversi modi.
A. L'elenco a discesa più semplice: inserimento degli elementi dell'elenco direttamente nel campo Origine
Supponiamo in una cella B 1 bisogno di creare menu `A tendina per inserire le unità di misura. Seleziona la cella B 1 e chiama Convalida dei dati.
Se nel campo Una fonte specificare le unità di misura separate da punto e virgola pz; kg; mq; metri cubi, allora la scelta sarà limitata a questi quattro valori.
Ora vediamo cosa è successo. Seleziona la cella B 1 ... Quando selezioni una cella, viene visualizzato un pulsante con una freccia quadrata a destra della cella da cui selezionare gli elementi menu `A tendina.
Screpolatura di questo approccio: gli elementi dell'elenco sono facili da perdere (ad esempio, eliminando una riga o una colonna contenente una cella B
1
); non è conveniente inserire un numero elevato di elementi. Questo approccio è adatto per elenchi immutabili piccoli (3-5 valori).
Vantaggio: la velocità di creazione di un elenco.
B. Inserimento di elementi dell'elenco in un intervallo (sullo stesso foglio dell'elenco a discesa)
Gli elementi per l'elenco a discesa possono essere inseriti in un intervallo di Foglio Excel e poi in campo Una fonte lo strumento per fornire un riferimento a questa gamma.
Supponiamo che gli elementi della lista pz; kg; mq; metri cubi inserito nelle celle dell'intervallo UN 1: UN 4 poi campo Una fonte conterrà = foglio1! $ A $ 1: $ A $ 4
Vantaggio: chiarezza dell'elenco degli elementi e facilità di modifica. Questo approccio è adatto per elenchi che cambiano di rado.
Screpolatura: se vengono aggiunti nuovi elementi, è necessario modificare manualmente il riferimento dell'intervallo. Vero, come fonte, di più vasta gamma, Per esempio, UN
1:
UN
100
... Ma, quindi l'elenco a discesa potrebbe contenere righe vuote(se, ad esempio, sono stati eliminati alcuni elementi o è stata appena creata la lista). Per far scomparire le righe vuote, è necessario salvare il file.
Secondo svantaggio: l'intervallo di origine deve essere sullo stesso foglio di menu `A tendina da per le regole, non è possibile utilizzare collegamenti ad altri fogli o libri (questo è vero per EXCEL 2007 e precedenti).
Innanzitutto, eliminiamo il secondo inconveniente: pubblicheremo un elenco di elementi menu `A tendina su un altro foglio.
B. Inserimento di elementi dell'elenco in un intervallo (su qualsiasi foglio)
Inserimento di elementi dell'elenco in un intervallo di celle in un'altra cartella di lavoro
Se è necessario trasferire un intervallo con elementi dell'elenco a discesa in un altro libro (ad esempio, in un libro Una fonte.xlsx), allora devi fare quanto segue:
- nel libro Una fonte.xlsx creare l'elenco di elementi richiesto;
- nel libro Fonte.xlsx un intervallo di celle contenente un elenco di elementi, assegna, ad esempio ListaEsterno;
- apri il libro in cui vuoi posizionare le celle con l'elenco a discesa;
- seleziona l'intervallo di celle desiderato, chiama lo strumento , in campo Una fonte specificare = INDIRETTO ("[Source.xlsx] foglio1! ListOut");
Quando si lavora con un elenco di elementi situati in un'altra cartella di lavoro, il file Una fonte.xlsx deve essere aperto e situato nella stessa cartella, altrimenti è necessario specificare il percorso completo del file. In generale, è meglio evitare o utilizzare collegamenti ad altri fogli Libro macro personale Personal.xlsx o Componenti aggiuntivi.
Se non vuoi assegnare un nome all'intervallo nel file Fonte.xlsx, quindi la formula deve essere modificata in = INDIRETTO ("[Sorgente.xlsx] foglio1! $ A $ 1: $ A $ 4")
CONSIGLI:
Se ci sono molte celle con regole sul foglio Convalida dei dati, quindi puoi usare lo strumento ( Home / Trova e seleziona / Seleziona un gruppo di celle). Opzione Convalida dei dati di questo strumento consente di selezionare le celle per le quali viene eseguita la convalida dei dati (specificata utilizzando il comando Dati / Manipolazione dei dati / Convalida dei dati). Quando selezioni un interruttore Di tutti tutte queste celle verranno evidenziate. Quando si sceglie un'opzione Queste lo stesso vengono selezionate solo le celle per le quali sono impostate le stesse regole di convalida dei dati della cella attiva.
Nota:
Se menu `A tendina contiene più di 25-30 valori, diventa scomodo lavorarci. Menu `A tendina visualizza solo 8 elementi alla volta e per vedere il resto è necessario utilizzare la barra di scorrimento, che non è sempre comoda.
EXCEL non fornisce la regolazione della dimensione del carattere Menu `A tendina... A un largo numero elementi, ha senso elencare gli elementi e utilizzare una classificazione aggiuntiva di elementi (ovvero dividere un elenco a discesa in 2 o più).
Ad esempio, per lavorare in modo efficace con un elenco di dipendenti con più di 300 dipendenti, è necessario prima ordinarlo in ordine alfabetico... Quindi crea menu `A tendina contenente lettere dell'alfabeto. Secondo menu `A tendina deve contenere solo i cognomi che iniziano con la lettera scelta dalla prima lista. Per risolvere un tale problema, la struttura o può essere utilizzata.
Microsoft ExcelÈ un ottimo strumento per lavorare con dati tabulari. Con esso, puoi creare rapidamente una tabella adatta e popolarla con i dati. Allo stesso tempo, Excel semplifica non solo il lavoro con i dati nella tabella, ma anche il processo di riempimento della tabella stessa.
In questo materiale sarà esattamente sulla compilazione della tabella. Qui puoi imparare come creare un elenco a discesa in Excel, che ti consentirà di riempire la tabella con i dati molto più velocemente. Le istruzioni saranno rilevanti per Excel 2007, 2010, 2013 e 2016.
Il modo più semplice per creare un elenco a discesa in Excel è utilizzare la funzione di convalida dei dati. Per creare questo elenco a discesa devi prima fare lista regolare con i dati e inserirlo nel documento Excel. Tale elenco può essere posizionato sullo stesso foglio del documento in cui si troverà l'elenco a discesa o su qualsiasi altro foglio.
Quindi, per prima cosa creiamo un elenco di dati che dovrebbero essere nell'elenco a discesa e lo posizioniamo in qualsiasi posizione conveniente nel documento Excel. Ad esempio, è possibile inserire tale elenco dietro l'area di stampa o su un altro foglio del documento Excel.
Successivamente, seleziona la cella in cui desideri creare un elenco a discesa. Selezionare questa cella con il mouse e fare clic sul pulsante "Controllo dati" nella scheda "Dati".
Successivamente, si aprirà la finestra "Convalida dei valori inseriti". In questa finestra, per prima cosa è necessario aprire l'elenco a discesa "Tipo di dati" e selezionare l'opzione "Elenco".
Quindi è necessario compilare la riga "Sorgente".
Per fare ciò, posizionare il cursore nella riga "Sorgente" e quindi selezionare con il mouse l'elenco dei dati, che dovrebbe trovarsi nell'elenco a discesa creato.
Dopo aver specificato la fonte, chiudere la finestra "Verifica dei valori inseriti" facendo clic sul pulsante "Ok". L'elenco a discesa in Excel è terminato e può essere controllato.
Ma, ora in questa cellaè possibile inserire solo i dati presenti nell'elenco a discesa. E se provi a inserire un valore non valido, riceverai un messaggio di errore.
Se si desidera lasciare la possibilità di inserire dati in una cella che non è contenuta nell'elenco a discesa, è necessario selezionare la cella con l'elenco a discesa e fare clic sul pulsante "Controllo dati". Successivamente, nella finestra che si apre, vai alla scheda "Messaggio di errore" e deseleziona la casella accanto alla funzione "Visualizza messaggio di errore".
Dopo aver salvato queste impostazioni, puoi inserire nella cella non solo i dati disponibili nell'elenco a discesa, ma anche qualsiasi altro dato di cui hai bisogno.
Come creare un elenco a discesa con dati aggiunti
L'opzione dell'elenco a discesa sopra descritta è abbastanza comoda. Tuttavia, se desideri aggiungere regolarmente nuovi dati, questa opzione non funzionerà, perché dopo ogni aggiunta di dati dovrai modificare l'intervallo indicato nel campo "Origine". È possibile risolvere questo problema utilizzando la funzionalità Smart Tables, introdotta in Microsoft Excel 2007.
Per fare ciò, è necessario creare un elenco con i dati, proprio come descritto sopra. L'unica differenza è che l'elenco dovrebbe ora avere un titolo.
Dopo aver creato un elenco, è necessario selezionarlo e utilizzare il pulsante "Formatta come tabella" nella scheda "Home" per applicare qualsiasi stile all'elenco.
Dopo aver scelto uno stile, apparirà la finestra "Formato tabella". Qui è necessario selezionare la casella accanto alla funzione "Tabella con intestazione" e fare clic su "Ok".
Di conseguenza, dovresti avere una tabella con i dati, qualcosa come lo screenshot qui sotto.
Ora è necessario selezionare la cella in cui si desidera creare un elenco a discesa e fare clic sul pulsante "Convalida dati" nella scheda "Dati". Nella finestra che si apre, è necessario selezionare "Tipo di dati - Elenco", quindi posizionare il cursore nella riga "Sorgente" e selezionare con il mouse l'elenco con i dati da utilizzare per l'elenco a discesa (si non è necessario selezionare il titolo dell'elenco).
Questo metodo di creazione di elenchi a discesa con la possibilità di aggiungere nuove righe è stato testato in Excel 2010, ma dovrebbe funzionare anche in Excel 2007. versioni moderne Excel, come Excel 2013 ed Excel 2016.
Se devi lavorare con Cartella di lavoro di Excel, in cui appare costantemente lo stesso elenco di dati, o forse semplicemente non si desidera utilizzare l'azione molte volte copia > Inserire, sarebbe molto comodo avere un elenco preconfigurato e salvato in modo che Excel possa aiutarti con il tuo lavoro. L'uso di elenchi personalizzati è buona decisione per una data situazione. Successivamente, ti mostrerò come creare un elenco personalizzato in Excel.
Come creare un elenco personalizzato in Excel
Lo dimostrerò con un elenco di club scolastici. Ho bisogno di tenere traccia dei soldi sul bilancio di ognuno di loro, oltre a delineare un budget giornaliero. Ho iniziato digitando i nomi dei club: queste sono le informazioni di cui avrò sempre bisogno.
A questo punto, eseguirei anche un correttore ortografico, questo viene fatto semplicemente premendo F7.
Quindi ho selezionato quest'area, ho fatto clic sul pulsante Ufficio e in fondo al menu che si apre, clicca su Opzioni di Excel(Opzioni Excel).
Nel capitolo Popolare(Generale) Troverai l'oggetto Crea elenchi da utilizzare nelle sequenze di ordinamento e riempimento(Crea elenchi per l'ordinamento e il riempimento) - fai clic su Modifica elenchi personalizzati(Modifica elenchi).
Se stai lavorando in Excel 2010, allora hai bisogno di un percorso diverso. Apri la scheda File(File) e fare clic su Opzioni(Parametri). Quindi scorri verso il basso per trovare il pulsante Modifica elenchi personalizzati(Modifica elenchi).
Successivamente, si aprirà una finestra di dialogo in cui è possibile aggiungere informazioni che si prevede di utilizzare ripetutamente. Se guardi gli elenchi già preparati da Microsoft, vedrai tra questi quelli che tutti usano così spesso. Non possono essere modificati o rimossi. Tuttavia, se desideri eliminare o modificare l'elenco che hai creato, puoi farlo in qualsiasi momento. Per fare ciò, fai clic sul tuo elenco e fai quello che vuoi con esso.
Costruire una lista da zero
Ho due modi per creare un elenco personalizzato. Posso crearlo manualmente digitando ogni valore nel campo Voci dell'elenco(Elenco elementi) e facendo clic su Aggiungere(Aggiungere). Se scegli questa strada, dovrai affrontare alcune limitazioni. Campo Voci dell'elenco(Elenco elementi) consente di inserire un massimo di 255 caratteri. Fai attenzione da quanti caratteri è composta ciascuna delle tue voci!
Indizio: Se hai intenzione di inserire una lista nel campo Voci dell'elenco(Elenco elementi) manualmente, non mettere spazi extra tra gli elementi. Se gli spazi vengono prima o dopo l'elemento, Microsoft semplicemente non li terrà in considerazione e se tra le parole di un elemento, verranno salvati tutti.
Creazione di un elenco da un intervallo di dati esistente
Un altro modo per aggiungere elementi a un elenco personalizzato consiste nell'importare i dati. Se li selezioni prima di aprire la finestra del menu, l'intervallo selezionato verrà automaticamente inserito nel campo corrispondente. Devi solo fare clic Importare(Importa) ed Excel creeranno un elenco dal testo nelle celle. Se non hai selezionato il testo in anticipo, posiziona il cursore nel campo accanto al pulsante Importare(Importa) e seleziona le celle di dati per il nuovo elenco.
Ricorda, avevamo un limite al numero di caratteri che possono essere inseriti nel campo Voci dell'elenco(Elementi della lista)? Non durante l'importazione! Ora taglia massima l'elenco è di circa 2000 caratteri! Clicca su ok per chiudere la finestra con i parametri della lista, e ancora ok per chiudere la finestra Opzioni di Excel.
Per un elenco personalizzato, puoi solo importare valori di testo... Se devi creare un elenco personalizzato con date o numeri del calendario, dovrai utilizzare il campo Voci dell'elenco(Elementi della lista).
Ecco alcuni punti che devi sapere sugli elenchi personalizzabili... Tutti gli elenchi sono collegati al tuo computer. Le loro impostazioni vengono salvate sul computer in cui ti trovi questo momento Lavorando. Se prendi un file dal tuo computer di lavoro per lavorarci a casa, dovrai creare lo stesso elenco personalizzato su computer di casa... Se hai utilizzato un elenco personalizzato per ordinare, i suoi elementi rimarranno in Celle di Excel, ma non verrà visualizzato tra gli elenchi.
Utilizzo di elenchi personalizzati in Excel
Quindi, il nostro elenco personalizzato è pronto per l'uso. Seleziona una cella e inserisci qualsiasi elemento in questo elenco dalla tastiera. Fare clic sull'indicatore di completamento automatico (quadratino nell'angolo in basso a destra della cella) e trascinarlo per continuare la sequenza. Leggermente a destra, ho inserito "lunedì", quindi ho fatto clic sul marcatore e ho tirato a destra, Excel ha compilato automaticamente le celle.
Una proprietà meravigliosa di questa funzione è che Excel riempirà allo stesso modo sia la colonna che la riga, sia nella direzione in avanti che nella direzione opposta, si parte dal primo elemento dell'elenco, dal centro o da ultimo elemento… Non appena clicchi e trascini il mouse, Excel capirà cosa vuoi fare e inserirà i dati appropriati.
Ordina per elenco personalizzato
Una delle cose belle di lavorare con elenchi personalizzati è la capacità di organizzare i dati da uno qualsiasi degli elenchi memorizzati sul tuo computer. Fare clic su una o più colonne, quindi fare clic su Ordina e filtra(Ordina e filtra), espandi il menu a discesa Ordine(Ordina) clicca Elenco personalizzato(Elenco personalizzato) e selezionare l'elenco in base al quale si desidera ordinare.
Un ordinamento può includere più di una colonna. Se desideri aggiungere un altro livello e ordinare prima per mese e poi per numero di conto, puoi fare clic su Aggiungi livello(Aggiungi un livello) e definisci come devono essere visualizzati i dati. Al termine, premere ok... Le informazioni sono ora ordinate secondo l'elenco selezionato!
È abbastanza semplice! L'utilizzo di liste personalizzate è molto comodo soprattutto per chi vuole evitare di copiare e incollare più volte i dati. Se sai che esiste un set di dati di cui potresti aver bisogno in qualsiasi momento, perché non crearne un elenco personalizzato? Chissà, forse questo ti farà risparmiare molto più tempo di quanto tu possa immaginare ... e lascerà il capo a pensare che hai dovuto lavorare sodo. Lascialo pensare così.
Editor di fogli di calcolo da Microsoftè molto popolare. Questo successo è stato ottenuto grazie alle funzionalità più estese di tutti gli editor sul mercato. Software... Microsoft Excel è il più funzionale di tutti, ma è anche abbastanza facile da usare.
In ogni caso, comunque sia, la maggior parte degli utenti non utilizza nemmeno un decimo dell'intera funzionalità. Oggi vogliamo parlarvi di uno interessante opportunità- sulla creazione di elenchi a discesa in Excel. Molto spesso sono necessari per mantenere i database delle piccole imprese, quindi se vuoi risparmiare sui servizi di una segretaria con conoscenza programmi per ufficio- ricordare!
Crea un elenco a discesa in Excel: metodo uno
V in questo caso utilizzeremo lo strumento di convalida dei dati, che farà parte del lavoro di creazione dell'elenco per noi. Quindi iniziamo:Nota quanto è facile da usare Programma Excel- qualsiasi compito si risolve davvero in pochi clic, è sufficiente dedicare circa un paio di minuti allo studio della funzionalità. È per questo motivo che MS Office, come suite per ufficio, è la più avanzata e popolare sul mercato.
Ci sono più modo veloce la creazione di un elenco a discesa, tuttavia, presenta un piccolo svantaggio: tale elenco può essere posizionato esclusivamente sotto gli elementi che dovrebbero essere visualizzati in esso.
Come creare un elenco a discesa in Excel: metodo due
Se non sei confuso da quanto sopra, in particolare, dalla posizione dell'elenco sotto gli elementi, puoi risparmiare un paio di minuti sulla sua creazione. Devi fare quanto segue:
Come puoi vedere, qui tutto è molto più semplice, ma ci sono una serie di limitazioni e devi sopportarle, quindi se un elenco funzionale è importante per te, allora è meglio usare la prima opzione: è molto più avanzato.
Congratulazioni, oggi hai imparato a creare elenchi a discesa in Excel due metodi standard, senza collegare moduli aggiuntivi.
