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Pivot dal database di Access

Supponiamo che tu abbia un database di grandi dimensioni. Chiamiamolo "prodotti". E per grande intendo circa 3 milioni di dischi (linee) o più. Direttamente su un foglio Excel, una tale quantità di dati non si adatterà sicuramente. Puoi, ovviamente, conservarlo su fogli diversi. Allora puoi usare l'articolo Tabella pivot da più fogli... Ma in primo luogo, questo metodo non funziona in modo molto stabile e potrebbe richiedere modifiche a seconda della versione di Excel e richiede anche l'autorizzazione per eseguire macro e, in secondo luogo, per un tale numero di record, questa non è la soluzione migliore, poiché memorizzare così tanti dati nelle cartelle di lavoro di Excel non è del tutto corretto. Pertanto, anche se hai diversi libri/fogli pieni zeppi dei dati necessari e devi combinare questi dati per ulteriori analisi con una tabella pivot, la soluzione migliore secondo me è combinarli tramite MS Access in un'unica tabella e poi costruire una tabella pivot sulla base della tabella non è difficile.

Creazione di un database in Access da più intervalli
Per raccogliere in modo corretto e indolore dati da diverse tabelle da Excel ad Access, è necessario preparare queste tabelle. Il che non è così difficile. Per fare ciò, è necessario osservare le seguenti regole:

• tutte le tabelle devono contenere lo stesso numero di colonne con intestazioni completamente identiche
• le intestazioni non devono contenere interruzioni di riga, trattini, trattini, punti, virgole. È meglio abbandonare del tutto i segni di punteggiatura e i caratteri discutibili - lasciare solo spazi tra le parole (e anche in questo caso è ancora meglio sostituirli con un trattino basso)
• se le tabelle contengono dati numerici che dovranno essere riassunti in seguito, assicurati che tutti i dati siano numerici e non ce ne siano di testuali. Ciò consentirà di evitare errori di importazione.
• devi assicurarti che le tabelle non contengano righe e colonne vuote, così come celle unite

Ora che tutte le tabelle sono pronte, puoi iniziare a importare i dati in Access. Apri Access e scegli Creare nuovo) - Nuovo database (database vuoto)... Specificare il nome della base e la posizione (cartella):

Dopo aver creato la base, seguiamo diversi passaggi:

La prima parte della base è piena. Ora è necessario integrare la tabella creata in Access con i dati di altri fogli o cartelle di lavoro. Per fare ciò, ripetiamo tutti i passaggi descritti sopra, ma al 2° passaggio scegliamo Aggiungi una copia del record alla tabella... Quindi i dati verranno aggiunti alla tabella che abbiamo già creato dal primo foglio e non verranno scritti in uno nuovo (di cui non abbiamo bisogno).
Ecco fatto, ora puoi iniziare a creare una tabella pivot.

Crea un pivot da un database di Access
Prima di creare un pivot basato su fonti esterne, devi aggiungere un pulsante alla barra di accesso rapido che ti consentirà di farlo:

• Excel 2010- File- Opzioni-
• Excel 2007- Pulsante di ufficio- Opzioni di Excel- Barra degli strumenti di accesso rapido

o direttamente dalla barra di accesso rapido:

Seleziona squadre da: Tutti i comandi... Stiamo cercando lì Creazione guidata tabella pivot e grafico pivot e trasferisci al pannello di accesso rapido:

Ora fai clic su questo pulsante e al primo passaggio della finestra della procedura guidata che appare, seleziona in una fonte di dati esterna:


nella seconda fase, premere il pulsante Ottieni dati:


Nella finestra che appare, seleziona Database di MS Access o Database di MS Access.


C'è un punto importante qui. Segno di spunta Usa la Procedura guidata query per creare/modificare query deve essere abilitato. premiamo ok.

Quindi, seleziona la cartella in cui si trova il nostro database nella finestra di destra. Nella finestra di sinistra, seleziona il file Database stesso:


Confermiamo la selezione premendo il pulsante ok.
Successivamente, è necessario creare una richiesta di recupero. Infatti, puoi semplicemente cliccare sul nome della tabella Database e poi su ">"


Ma se hai bisogno di lavorare solo con alcune colonne dell'intera tabella, puoi trasferirle in sequenza nel campo di destra (prima, a sinistra, espandendo il segno più accanto al nome della tabella). È possibile rimuovere le colonne non necessarie dal campo di destra facendo clic su Avanti.La finestra successiva offrirà di effettuare una selezione in base alle condizioni (regole):


Se non capisci veramente di cosa si tratta e non ne hai bisogno (e in questo caso non ne hai davvero bisogno), salta questo passaggio e fai di nuovo clic Ulteriore.


Saltiamo anche questo passaggio (ordinamento) - non ne abbiamo affatto bisogno, perché i dati che elaboreremo ancora sono consolidati. Pertanto, premiamo di nuovo Ulteriore... E il passaggio finale della procedura guidata di richiesta:


scegliere Restituire i dati a Microsoft Excel e clicca Pronto... Allo stesso tempo, nella finestra del secondo passaggio della Creazione guidata tabella pivot e grafico a destra del pulsante Per ottenere dati dovrebbe apparire un'iscrizione I campi dati sono stati recuperati:


Se hai questa iscrizione, premi audacemente Avanti (Successivo) e nell'ultimo passaggio della procedura guidata, seleziona la cella e il foglio in cui desideri posizionare la tabella pivot:


O sul foglio esistente (dovrai specificare la cella in cui verrà posizionata la prima riga di dati) o su un nuovo foglio.
premiamo Fine.
Ecco fatto, il nostro pivot è pronto per l'uso e ora puoi elaborare i tuoi milioni di record in modo rapido e semplice nell'interfaccia familiare del pivot stesso.

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A prima vista, Access DBMS è molto simile al programma per fogli di calcolo Microsoft Excel nel suo scopo e nelle sue capacità. Tuttavia, ci sono differenze fondamentali tra loro:

• Quando lavori con un foglio di calcolo Excel, puoi inserire qualsiasi informazione in una cella di tabella, in modo da poter inserire una tabella, un testo e un'immagine nel foglio di lavoro. In una colonna della tabella, se necessario, è possibile inserire dati diversi: numeri, testo, date. Una tabella in un database di Access differisce da una tabella in Excel in quanto, come accennato in precedenza, viene definito un tipo di dati per ogni campo di record, ovvero non è possibile immettere dati di tipo diverso nella stessa colonna della tabella in righe diverse.
• L'accesso consente non solo di inserire dati nelle tabelle, ma anche di controllare la correttezza dei dati inseriti. Per fare ciò, puoi impostare regole di convalida direttamente a livello di tabella. Quindi, indipendentemente da come si immettono i dati, direttamente in una tabella, in un modulo o in una pagina di accesso ai dati, Access non consentirà di salvare i dati in un record che non soddisfa le regole specificate.
• È conveniente lavorare con le tabelle di Excel se contengono un numero limitato di righe, le tabelle di database possono contenere un numero enorme di record e allo stesso tempo il DBMS fornisce modi convenienti per estrarre le informazioni necessarie da questo set.
• Se memorizzi tutti i dati di cui hai bisogno per lavorare in documenti Word e fogli di calcolo, mentre accumuli informazioni, puoi semplicemente confonderti in un gran numero di file, Access ti consente di archiviare tutti i dati in un file e l'accesso a questi dati è eseguita pagina per pagina, ovvero non vengono superati i limiti delle risorse di memoria del computer.
• Access può creare relazioni tra tabelle, consentendo di condividere dati da tabelle diverse. Quindi per l'utente saranno rappresentati da una tabella. L'implementazione di questa funzionalità nei sistemi di fogli di calcolo è difficile e talvolta impossibile.
• Stabilendo relazioni tra singole tabelle, Access evita inutili duplicazioni di dati, conserva la memoria del computer e aumenta la velocità e l'accuratezza dell'elaborazione delle informazioni. Questo è il motivo per cui le tabelle contenenti dati duplicati vengono suddivise in più tabelle correlate.
• Excel consente a più utenti di lavorare con un documento, ma queste possibilità sono molto limitate, Access può supportare 50 utenti che lavorano contemporaneamente con un database, mentre tutti gli utenti sono garantiti per lavorare con dati aggiornati.
• L'accesso ha un sistema sviluppato di protezione contro l'accesso non autorizzato, che consente a ciascun utente o categoria di vedere e modificare solo quegli oggetti per i quali gli sono stati concessi i diritti dall'amministratore di sistema, ad esempio è possibile vietare l'uso di determinati comandi di menu, aprendo determinati moduli, modificando i dati in tabelle o moduli. I fogli di calcolo consentono anche di proteggere i dati con una password o consentono solo la visualizzazione dei dati, ma questi strumenti sono molto più semplici.

Pertanto, possiamo dire che Access DBMS viene utilizzato nei casi in cui un'applicazione richiede l'archiviazione e l'elaborazione di informazioni eterogenee su un numero elevato di oggetti e presuppone la possibilità di una modalità operativa multiutente. Un esempio è il compito di condurre la contabilità di magazzino. I fogli di calcolo Excel sono un mezzo conveniente per archiviare una quantità limitata di dati tabulari con ampie capacità di calcolo e analisi dei dati. I documenti Excel sono generalmente destinati all'uso individuale.

Le capacità di Excel non sono ovviamente limitate solo ai fogli di calcolo, ad esempio Excel può essere utilizzato con successo per analizzare i dati archiviati su un server di database (in particolare, in Microsoft SQL Server), ma in questo caso Excel non è un data warehouse, ma ne fornisce solo l'elaborazione.

Microsoft Access e Microsoft Excel presentano somiglianze che possono rendere difficile decidere quale applicazione utilizzare. Ad esempio, entrambi i programmi possono memorizzare grandi quantità di dati, eseguire potenti strumenti di query e analisi, suddividere e suddividere in sezioni i dati ed eseguire calcoli complessi che restituiscono i dati necessari.

Tuttavia, ogni programma ha i suoi vantaggi da ripulire, a seconda del tipo di dati gestiti e di cosa si vuole fare con quei dati. Ad esempio, se il tuo compito è garantire l'integrità dei dati in un formato che può essere eseguito da più utenti, Access è adatto a te, mentre è più adatto per dati numerici complessi che devono essere analizzati in profondità da Excel.

In molti casi, è possibile utilizzare entrambi i programmi per ogni scopo a cui l'applicazione è più adatta. In generale, Access è migliore per la gestione dei dati: aiuta a mantenerli organizzati, ricercabili e accessibili a più utenti contemporaneamente. Excel per l'analisi dei dati è generalmente superiore: esegue calcoli complessi ed esamina i possibili risultati della creazione di grafici di alta qualità. Se utilizzi Access per archiviare i dati e analizzarli in Excel, puoi sfruttare entrambi i programmi.

Prima di decidere con quali programmi, potrebbe essere necessario confrontare i vantaggi di ciascun programma, scoprire il modo migliore per utilizzare l'uno o l'altro e imparare a lavorare con entrambi i programmi per ottenere esattamente i risultati desiderati.

Nota: Includere tutte le suite di Microsoft Office Excel, ma non tutte le suite di Access.

Confronto dei vantaggi di ciascun programma

La scelta del programma giusto è importante se si desidera accedere e aggiornare le informazioni con le migliori prestazioni e precisione. Per scoprire quale programma è il migliore per le attività da eseguire, può essere utile confrontare i vantaggi di ciascun programma in termini di archiviazione dei dati, analisi, collaborazione multiutente e sicurezza.

Archivio dati

Confronto piatto di database relazionali Per decidere quale applicazione è la migliore per archiviare i dati, poniti la domanda successiva: i dati sono relazionali o no? Vengono chiamati i dati che possono essere effettivamente contenuti in una tabella o in un foglio piatto o non relazionale dati. Ad esempio, se desideri creare un semplice elenco di clienti con un solo indirizzo e persona di contatto per ogni cliente, Excel potrebbe essere l'opzione migliore. Tuttavia, se si desidera mantenere un elenco clienti più complesso che contenga indirizzi di fatturazione e spedizione per ciascun cliente o più contatti per ciascun cliente, viene fornita una soluzione migliore.

Un database relazionale organizza le informazioni in più tabelle. In un database relazionale ben progettato, ogni tabella è piatta e contiene informazioni su un solo tipo di dati. Ad esempio, quando crei un database dei clienti, i nomi dei clienti devono essere archiviati in un'unica tabella, mentre questi clienti con indirizzo di fatturazione e spedizione devono essere archiviati in una tabella separata. Mantenere gli indirizzi separati dai nomi ha senso perché ogni client può avere più indirizzi e si desidera poter inserire più indirizzi per ogni client senza dover reinserire il nome del client per ciascun indirizzo.

Confronti locali di dati esterni Access può essere usato per connettersi ai dati da una varietà di origini dati esterne, in modo da poter visualizzare una query e modificare i dati senza doverli importare. Ad esempio, Access fornisce comandi per la connessione a dati esistenti in un database Microsoft SQL Server, file dBASE o cartella Outlook e altre origini dati. Excel può essere usato per connettersi a una varietà di origini dati, inclusi database Access, SQL Server e Analysis Services, file di testo e XML e origini dati ODBC e OLE DB. Tuttavia, non è possibile modificare i dati per modificare i dati originali tramite l'interfaccia utente di Microsoft Excel.

Access ed Excel forniscono comandi per la connessione ai dati negli elenchi di Windows SharePoint Services. Tuttavia, in Excel esistono connessioni di sola lettura agli elenchi di SharePoint; mentre Access consente di leggere e scrivere dati con elenchi di SharePoint.

Integrità e flessibilità dei dati Gli identificatori univoci preservano l'integrità dei dati e assicurano che nessuna riga (o record) contenga esattamente gli stessi dati. Gli identificatori univoci forniscono anche il modo più veloce per recuperare i dati durante la ricerca o l'ordinamento dei dati. In Access è possibile utilizzare il tipo di dati Conteggio per generare automaticamente un identificatore univoco per ogni record. È quindi possibile utilizzare questi ID per i record di una tabella collegati a uno o più record in un'altra tabella.

La struttura a cui viene applicato l'accesso ai dati aiuta a garantire l'integrità dei dati. Access può inserire nuovi record in una tabella con un valore corrispondente esistente in un'altra tabella in modo che non sia possibile creare un record "perso". Ad esempio, non è necessario disporre di un ordine che non contenga informazioni sull'utente. Access potrebbe volere che ogni nuovo record nella tabella Ordini abbia un valore cliente corrispondente nella tabella Clienti. Questa corrispondenza del valore richiesta è chiamata integrità dei dati.

Puoi anche inserire le tue restrizioni e regole per assicurarti che i dati vengano inseriti. Excel consente di inserire i dati in una forma più libera, ma Excel supporta i database relazionali, non supporta l'integrità dei dati. Tuttavia, usando il comando "Convalida dei dati" per controllare l'immissione dei dati in Excel.

Analisi dei dati

Esecuzione di query Se hai spesso bisogno di visualizzare i tuoi dati in modi diversi, a seconda che cambi le condizioni o gli eventi, Access potrebbe essere la scelta migliore per archiviare e lavorare con i tuoi dati. L'accesso consente di ripristinare rapidamente solo le righe e le colonne dei dati desiderati, indipendentemente dal fatto che i dati siano contenuti in una tabella da una o più tabelle utilizzando query SQL (Query strutturate). È inoltre possibile utilizzare le espressioni nelle query per creare campi calcolati. L'utilizzo delle espressioni in Access è simile al processo di utilizzo delle formule in Excel per calcolare i valori. Le query di accesso possono essere utilizzate anche per riepilogare i dati e presentare valori statistici come somme, medie e contatori.

modellazione In Excel è possibile utilizzare strumenti di analisi what-if per prevedere il risultato di un modello di foglio di lavoro. L'analisi what-if consente di eseguire diversi scenari sui dati, ad esempio gli scenari migliori e peggiori, e confrontare i dati risultanti da più scenari in un report consolidato. Non è la stessa cosa, la funzione è disponibile in Access.

Pivot e grafici In entrambi i programmi è possibile creare report di tabelle pivot e tabelle pivot di grafici. Tuttavia, Excel offre più funzionalità di tabelle pivot, report e grafici rispetto a Access. Se prevedi di creare rapporti di tabella pivot ampi e fornire grafici professionali su base regolare, dovresti usare i rapporti di tabella pivot o i grafici di tabella pivot in Excel invece delle funzionalità simili in Access.

Collabora con più utenti

Access ed Excel possono essere utilizzati in ambienti collaborativi come Windows SharePoint Services e cartelle condivise, ma esistono una serie di differenze nei dati necessari che possono essere gestiti da più utenti.

Utilizzo di Windows SharePoint Services per la collaborazione Integra entrambi i programmi utilizzando le tecnologie di Microsoft Windows SharePoint Services come elenchi di SharePoint e raccolte di documenti.

Access offre un'ampia varietà di modi per collaborare con più utenti su un sito di SharePoint. Ad esempio, è possibile caricare un intero database in una raccolta documenti di Windows SharePoint Services, aggiungere moduli e report disponibili come visualizzazioni in Windows SharePoint Services e collegare il database ai dati archiviati negli elenchi di SharePoint.

Excel offre un solo modo per collaborare con più utenti in un sito di SharePoint Services. È possibile caricare cartelle di lavoro nelle raccolte documenti di Windows SharePoint Services, dove i singoli utenti possono estrarre una cartella di lavoro per apportare modifiche, impedendo ad altri utenti di modificare la cartella di lavoro contemporaneamente. Gli utenti possono modificare la cartella di lavoro senza estrarre la raccolta documenti, nel qual caso devono concordare con altri utenti per evitare conflitti di dati.

Utilizzo delle condivisioni di rete per la collaborazione Quando si salva un database di Access in una cartella di rete condivisa per più utenti, è possibile aprire il database e lavorare con i dati contemporaneamente. Quando l'utente li modifica, bloccano le singole voci. Quando si salva una cartella di lavoro di Excel in una condivisione di rete, solo un utente alla volta può modificare la cartella di lavoro. Ai fini della visualizzazione, più utenti possono aprire una cartella di lavoro mentre un altro utente la sta modificando, ma questi utenti non possono apportare modifiche ai dati mentre l'utente sta modificando la cartella di lavoro e la chiude.

Sicurezza

Entrambi i programmi forniscono funzionalità simili - password e crittografia - che aiutano a prevenire la perdita di dati e a proteggere i dati da accessi non autorizzati. Tuttavia, esistono alcune differenze tra Access ed Excel nei lavori di protezione dei dati a livello di utente.

Prevenzione della perdita dei dati In Access, salvi il tuo lavoro in ogni momento in modo che in caso di errore, è improbabile che tu perda il lavoro rimanente (se presente). Tuttavia, poiché Access salva continuamente il tuo lavoro, puoi anche apportare modifiche che in seguito deciderai di non voler impegnare. Per assicurarsi di poter ripristinare il database in base alle esigenze, è necessario eseguire il backup del file del database in base a una pianificazione che soddisfi i propri requisiti. È possibile ripristinare l'intero database da un backup oppure ripristinare solo una tabella o un altro oggetto di database che potrebbe essere necessario. Quando si utilizza lo strumento di backup del file system, è possibile utilizzare anche una copia del database da un backup del file system per ripristinare i dati. Quando si aggiornano i dati in Excel, è possibile salvare il salvataggio automatico a intervalli specificati.

Protezione dei dati a livello di utente In Excel è possibile rimuovere i dati critici o personali dalla vista, nascondere colonne e righe di dati e fare clic su Proteggi intero foglio di lavoro per controllare l'accesso degli utenti ai dati nascosti. Oltre alla possibilità di proteggere un foglio e i suoi elementi, puoi anche bloccare e sbloccare le celle di un foglio per impedire ad altri utenti di modificare accidentalmente dati importanti.

Sicurezza a livello di file A livello di file, puoi utilizzare la crittografia in entrambi i programmi, puoi impedire a persone non autorizzate di vedere i dati. È inoltre possibile specificare l'immissione di una password per aprire un file di database o un'altra cartella di lavoro. Inoltre, puoi proteggere un file di database o un'altra cartella di lavoro applicando una firma digitale.

Accesso limitato ai dati In Excel è possibile specificare autorizzazioni basate sull'utente per accedere ai dati o impostare autorizzazioni di sola lettura, altri utenti potrebbero apportare modifiche ai dati a cui hanno accesso.Access non fornisce sicurezza a livello di utente, ma Access supporta il modello di sicurezza utente di qualsiasi server a cui si connette il database. Ad esempio, quando ci si collega a un elenco di SharePoint, l'accesso avviene in base alle autorizzazioni utente per l'elenco di SharePoint. Se desideri lasciare l'accesso non autorizzato ai tuoi dati, puoi crittografare il database utilizzando le password. Gli utenti devono inserire una password per leggere i dati dal database anche se vi accedono utilizzando un altro programma come Microsoft Excel.

Per ulteriori informazioni su come proteggere i dati, vedere Protezione database di Access 2007 e Protezione e sicurezza di Excel.

Condizioni d'uso di Microsoft Access

In termini molto generali, Access è più adatto quando è necessario tenere traccia e registrare regolarmente i dati, quindi visualizzare, esportare e stampare un sottoinsieme dei dati. I moduli di Microsoft Access forniscono un'interfaccia più intuitiva rispetto al foglio di lavoro di Excel per lavorare con i dati. Access può essere utilizzato per automatizzare le azioni eseguite di frequente e i report di Access consentono di riepilogare i dati in formato cartaceo o elettronico. Microsoft Access fornisce strutture aggiuntive per i tuoi dati; Ad esempio, puoi specificare i tipi di dati che possono essere inseriti, quali valori possono essere aggiunti e puoi specificare in che modo i dati in una tabella sono correlati ai dati di altre tabelle. Questa struttura ti aiuterà ad assicurarti che vengano inseriti solo i tipi di dati che desideri.

Access archivia i dati in tabelle che hanno l'aspetto di fogli, ma le tabelle di Access sono progettate per query complesse sui dati archiviati in altre tabelle.

Microsoft Access deve essere utilizzato nelle seguenti condizioni.

Ci sono molte persone che lavorano nel database e desideri opzioni affidabili per gestire in sicurezza gli aggiornamenti dei tuoi dati, come i record di blocco e i conflitti di autorizzazione.

È necessario aggiungere più tabelle a un set di dati creato come tabelle piatte o non relazionali.

È in corso l'elaborazione di query complesse.

Vuoi creare una varietà di rapporti o etichette postali.

Casi d'uso comuni per Access

Gestione dei contatti Gestisci contatti e indirizzi postali, quindi crea report in Access o combina dati con Microsoft Office Word per stampare lettere, buste o etichette.

Azioni e immobilizzazioni Crea record di inventario per la tua casa o ufficio e salva foto o altri documenti correlati insieme ai tuoi dati.

Traccia ordine Immettere informazioni su prodotti, clienti e ordini, quindi generare report che mostrano le vendite per un singolo dipendente, regione, periodo di tempo o qualsiasi altro valore.

Attività di monitoraggio Tieni traccia delle attività per la collaborazione degli utenti e inserisci nuove attività contemporaneamente ad altri utenti che aggiornano le attività esistenti nello stesso database.

Organizzazione di librerie di funzioni Puoi utilizzare Access per archiviare informazioni su libri e CD e tenere traccia di chi è noto per noleggiarli.

Programmazione dell'evento Inserisci i dettagli dell'evento per date, luoghi e partecipanti e stampa le pianificazioni o le informazioni di riepilogo dell'evento.

Monitoraggio nutrizionale Prescrizioni e registrare la dieta e sperimentare l'azione.

Condizioni d'uso di Microsoft Excel

Come editor di fogli di calcolo, Excel può archiviare grandi quantità di dati in cartelle di lavoro contenenti uno o più fogli di lavoro. Tuttavia, invece di funzionare come un sistema di gestione di database come Access, Excel è ottimizzato per il calcolo e l'analisi dei dati. Il programma flessibile può essere utilizzato per costruire un modello per l'analisi dei dati, scrivere formule semplici e complesse per eseguire calcoli su quei dati in qualsiasi modo desideri i dati della tabella pivot e presentare i dati in una varietà di grafici progettati professionalmente.

Microsoft Excel deve essere utilizzato nelle seguenti condizioni.

Il requisito per una presentazione semplice o non relazionale dei dati invece di un database relazionale, che viene utilizzato in più tabelle e quando i dati sono per lo più numerici.

Eseguire frequentemente calcoli e confronti statistici dei dati.

Desideri utilizzare i rapporti di tabella pivot per visualizzare i dati gerarchici in modo compatto e flessibile.

Pianifica di creare grafici regolarmente e desideri utilizzare i nuovi formati di grafici disponibili in Excel.

È necessario evidenziare i dati utilizzando icone di formattazione condizionale, istogrammi, scale di colori.

Per eseguire analisi ipotetiche complesse sui tuoi dati, come analisi scientifiche e analisi di regressione.

Necessario per tenere traccia degli elementi in un semplice elenco, per uso personale o per scopi di collaborazione limitata.

Scenari comuni di Excel

ContabilitàÈ possibile utilizzare le potenti funzioni di calcolo di Excel per una varietà di documenti finanziari, come flusso di cassa, conto economico o conto economico.

Budgeting Indipendentemente dal fatto che le tue esigenze personali o aziendali siano correlate, puoi creare un budget in Excel, ad esempio un piano di budget di marketing, un budget per eventi o contributi pensionistici.

Fatturazione e vendite Excel può anche essere utile per gestire i dati di fatturazione e vendita e puoi creare facilmente i moduli necessari: fatture di vendita di esempio o ordini di acquisto.

Generazione di rapporti In Excel che analizza o riepiloga i dati, è possibile creare report di vari tipi, ad esempio report sull'avanzamento delle prestazioni del progetto, dati di previsione, dati di riepilogo o discrepanze correnti.

Pianificazione Excel è un ottimo strumento per creare piani professionali o pratici pianificatori come piani di lezioni settimanali, ricerche di mercato, piani, piani fiscali o pianificatori che ti aiutano a pianificare i pasti, le feste o la cucina della tua settimana.

monitoraggio Excel può essere utilizzato per tenere traccia dei dati in un elenco o schede attività, ad esempio schede attività per tenere traccia della manodopera o un inventario che tiene traccia delle attrezzature.

Utilizzo dei calendari A causa della sua natura in stile griglia, Excel viene utilizzato anche per creare qualsiasi tipo di calendario, ad esempio un calendario accademico per tenere traccia delle attività durante l'anno scolastico o un calendario dell'anno fiscale per tenere traccia di eventi aziendali e traguardi.

Per utili modelli di Excel in una di queste categorie, vedere Modelli per Excel in Microsoft Office Online.

Utilizzo di Access ed Excel insieme

A volte capita di aver bisogno dei vantaggi offerti da entrambi i programmi. Ad esempio, un foglio di lavoro creato in Excel calcola e analizza i dati, ma il foglio di lavoro è diventato troppo grande e più complesso e molti altri utenti devono avere accesso ai dati. A questo punto, puoi importare o collegare un foglio di lavoro in Access e utilizzarlo come database invece di lavorarci in Microsoft Excel. O forse i dati in un database di Access per i quali si desidera creare alcuni report dettagliati di tabelle pivot di Excel e grafici Excel dall'aspetto professionale.

Indipendentemente dal programma utilizzato per primo, è sempre possibile trasferire i dati da un programma a un altro con cui continuare a lavorare. Con o senza connessione dati in Access da Excel (e viceversa), copiandolo, importandolo ed esportandolo, è possibile trasferire i dati.

Per ulteriori informazioni su come scambiare dati tra i due programmi, vedere l'articolo

Ho pensato molto prima di iniziare questa sezione. Da un lato, un sito su Excel, cosa c'entra Access? D'altra parte, il loro uso congiunto offre innegabili vantaggi nel trattamento dei dati:

Capacità di elaborare database con un numero di record significativamente superiore a 65536 (limitazione di Excel);
- la possibilità di creare tabelle collegate, cosa non consentita da Excel;
- la semplicità e flessibilità di Excel è preservata durante l'elaborazione.

Esistono diverse situazioni in cui la condivisione è giustificata:

1. Il volume del database supera le capacità di Excel o il database è un insieme di tabelle correlate, ad esempio, in formato DBF. In questo caso, è più conveniente elaborare prima questo database in Access, generare la tabella richiesta tramite una richiesta, quindi esportarla in Excel e, se necessario, continuare l'elaborazione in esso.

2. Il report generato in Access è difficile da eseguire, semplicemente non ha abbastanza cervello o è lungo e noioso da fare. Puoi anche esportare dati in Excel e provare a renderlo più semplice e veloce, oppure creare una tabella in Excel e ricevere dati da Access tramite query.

3. Il caso più pericoloso per la vita, almeno per me. Supponiamo che tu abbia una sorta di programma specializzato che ti consente di elaborare i dati e generare qualche tipo di report. Tuttavia, la vita non si ferma, compaiono nuovi requisiti, nuove forme di report che devono essere implementate in questo programma. Va bene se paghi denaro al produttore del software per il supporto e non addebita molto per il nuovo modulo di segnalazione. E se non ci sono soldi? Poi fallo tu come vuoi, oppure fallo a mano o inventalo. Il tuo salvagente sta caricando i dati nei formati supportati da Access. Se lo è, sei a cavallo! Scarichi i dati da software specializzato, crei una connessione con le tabelle scaricate e quindi, tramite query, generi il report richiesto di un nuovo modulo. Se il database del software specializzato non è un cubo di dati di tipo Cache, ma file separati, non è necessario scaricare nulla. Basta stabilire una connessione con quei file in cui si trovano i dati necessari. Come trovare tali file è già la seconda domanda.

Per capire meglio di cosa stiamo parlando, prenderemo in considerazione diversi esempi in sequenza.

Iniziamo collegandoci a dati esterni in Access. Si tratta di collegamenti con dati esterni non su importazione di dati esterni ed ecco perché. Quando si importano dati esterni, la targa viene importata in Access e, se i dati esterni sono stati aggiornati, devono essere reimportati, questo è scomodo e puoi persino dimenticarlo. Se viene stabilita una connessione con la targa dati esterna, quando viene aggiornata, vengono aggiornati anche i dati in Access, il che è molto più conveniente.

Dal punto di vista di un normale utente, Access DBMS è simile nelle sue capacità e scopo al programma per fogli di calcolo Microsoft Excel. Ma in realtà, ci sono differenze significative tra queste applicazioni.

Ad esempio: lavorando con una tabella di Excel, è possibile inserire qualsiasi informazione in una cella di tabella, ovvero inserire una tabella, un'immagine e un testo nel foglio di lavoro. È possibile inserire dati diversi in una colonna. Una tabella in Access è diversa da una tabella di Excel in quanto in essa è definito un tipo di dati per ogni campo di record, pertanto non è possibile immettere dati di tipo diverso in una colonna della tabella in righe diverse. L'accesso consente di inserire dati nelle tabelle e controllare la correttezza dei dati inseriti impostando regole di convalida direttamente a livello di tabella.

Pertanto, indipendentemente da come sono stati inseriti i dati (direttamente nella tabella, tramite il modulo di visualizzazione, nella pagina di accesso ai dati), Access non salverà i dati nel record che non soddisfa le regole specificate. I fogli di calcolo di Excel sono utili quando contengono un numero ridotto di righe. Contrariamente a questa situazione, le tabelle del database possono contenere un numero elevato di record, fornendo modi convenienti per estrarre le informazioni necessarie da questo set. Se si archiviano i dati necessari in documenti e fogli di calcolo di Word, all'aumentare della quantità di informazioni è possibile confondersi in un numero elevato di file.

A sua volta, Access consente di archiviare tutti i dati in un file e di accedere ai dati pagina per pagina. Si può anche notare che in Access è possibile creare collegamenti tra tabelle, questo permette di utilizzare dati provenienti da tabelle diverse, mentre per l'utente saranno rappresentati da una tabella, a sua volta, è difficile implementare qualcosa di simile utilizzando fogli di calcolo.

Stabilendo collegamenti tra tabelle separate, Access evita la duplicazione non necessaria dei dati, salva la memoria del computer e aumenta l'accuratezza e la velocità dell'elaborazione delle informazioni. Per eseguire tali azioni, le tabelle che contengono dati duplicati vengono suddivise in più tabelle. Excel consente a più persone di lavorare con un documento, ma queste capacità sono molto limitate e, a sua volta, Access può supportare il lavoro simultaneo con un database di cinquanta utenti ed è garantito che tutti gli utenti lavoreranno con dati aggiornati.

Assess ha sviluppato un sistema di protezione contro accessi indesiderati e non autorizzati, che consente a ciascun utente o gruppo di vedere e modificare solo quegli oggetti per i quali gli sono stati concessi i diritti dall'amministratore, ad esempio è possibile vietare l'uso di alcuni comandi dal menu, cambiare in queste tabelle o moduli, aprire alcuni moduli Kartigin SA Access 2000. Manuale utente con esempi. M.: Laboratorio di conoscenza di base, 2000. 136 pp. I fogli di calcolo possono consentire di proteggere i dati con una password o consentire la visualizzazione dei dati, ma comunque questi strumenti sono molto più semplici.

Access DBMS viene utilizzato quando un'applicazione richiede l'elaborazione e la memorizzazione di una varietà di informazioni su un numero elevato di oggetti e consente la modalità multiutente. Il compito di tenere i registri di un magazzino può servire come esempio; le tabelle di Excel possono essere un mezzo conveniente per memorizzare una quantità limitata di dati della tabella con ampie possibilità di eseguire calcoli e analisi dei dati. In genere, i documenti Excel sono destinati all'uso personale.