Din modul în care ne organizăm la locul de muncă depinde de productivitatea noastră. Haosul în hârtii, corespondență, fișiere de pe computer intensifică haosul din cap. Astfel, chiar și cele mai simple sarcini pot fi consumatoare de timp. Și ce se întâmplă dacă dintr-o dată nu găsiți bucata de hârtie necesară în „grămada” obișnuită sau uitați unde sunt șabloanele de comenzi de anul trecut pe computer? Va trebui să petreci mult timp căutând, în loc să faci muncă directă.
Aici vreau să descriu una dintre modalitățile de organizare E-mail. Deoarece e-mailul este unul dintre principalele „grămădițe” care duc la haos. Prin acest canal de comunicare, cei mai mulți dintre noi primim majoritatea sarcinilor sau notificărilor pentru munca noastră. Cum să-ți organizezi stocarea corespondenței pentru a nu pierde scrisorile importante, să nu uiți să răspunzi la noi sarcini, să nu fii sfâșiat în o sută de cazuri „importante”?
Mulți oameni își sortează e-mailurile după expeditor. Drept urmare, literele lor sunt sortate după nume de familie și fiecare folder conține corespondență cu persoană anume. Am făcut la fel la început. Dar mai târziu mi-am dat seama că această abordare nu ține cont de faptul că mai multe persoane pot participa la corespondență - scrisorile vor fi împrăștiate în diferite colțuri. De asemenea, este imposibil să stabilim cu exactitate la ce scrisoare am răspuns (am scris un răspuns, am emis o comandă, am făcut o cerere sau altceva). Și dacă una dintre scrisori avea Informații importante pentru a fi amintit termen lung? Și atunci cum să găsesc această scrisoare? Cum îți amintești cine a scris-o?
O altă problemă cu sortarea după nume este o cantitate mare foldere prin care să parcurgeți noi e-mailuri. Eu adopt o abordare diferită. Toată corespondența mea primită este împărțită condiționat în 3 grupe: „primită”, „pe categorie”, „rezolvată”.
Absolut toate scrisorile primite se încadrează în grupul „primite”. Aici sunt stocate până când le citesc și primesc un fel de răspuns la ele. În timp ce scrisoarea este atârnată în căsuța de e-mail, am o sarcină.
După efectuarea unei acțiuni de răspuns (în funcție de ceea ce a fost cerut: o scrisoare de răspuns, rezolvarea problemelor cu programul, emiterea unei comenzi, luarea unei decizii etc.), scrisoarea este mutată în folderul „rezolvat”. Sarcina solicitată a fost finalizată.
Grupul „după categorie” înseamnă doar câteva dosare, în care literele sunt mutate în locul grupului „rezolvat”. De exemplu, pentru unele proiecte, scrisorile sunt stocate în foldere separate, toată corespondența este într-un singur loc. Folderele sunt create pentru proiecte individuale mari, pentru contrapartide deosebit de importante. În acest grup, de asemenea foldere separate e-mailurile trimise automat sunt evidențiate. Separat, este evidențiat folderul „remember”, care stochează informații care vor trebui folosite periodic.
De exemplu, acum structura mea de e-mail arată astfel:
Inbox
-Rezolvat
-Neinteresant
-Tine minte
- Antreprenori
-Automat
- Proiect 1
- Proiectul 2.
Astfel, nu mă pierd în o sută de scrisori care îmi vin în timpul zilei de lucru. Fiecare scrisoare face obiectul unui răspuns sau răspuns obligatoriu. Nici o singură scrisoare nu rămâne ratată sau uitată, pentru că În timp ce scrisoarea se află în căsuța de e-mail, sarcina nu a fost finalizată. Pe măsură ce sarcinile sunt finalizate, căsuța de e-mail este șters și rămâne întotdeauna lizibilă. Este plăcut să te uiți la căsuța de e-mail cu doar câteva e-mailuri. Aceasta înseamnă că nu există nicio grabă și că poți lucra în siguranță.
Adesea, oamenii care nu răspund nici măcar la cele mai simple litere de foarte mult timp la serviciu nu le sortează deloc sau le sortează pur și simplu după nume de familie. Îi poți întreba despre asta.
Etichete: e-mail, organizarea muncii
Atunci când o mulțime de scrisori ajung pe e-mail de la diferiți destinatari, atunci cu timpul devine dificil printre aceste scrisori să le găsești pe cele potrivite din cele vechi primite, dacă este necesar. În acest caz, este foarte convenabil să sortați literele în categorii (dosare sau altfel „etichete”). În acest articol, vă voi arăta cum să faceți acest lucru folosind GMail ca exemplu.
Ca exemplu. Primești adesea scrisori prin poștă de la aceleași adrese, pe care trebuie să le contactezi din când în când.
Da, dacă se întâmplă ceva, puteți încerca să găsiți aceste litere căutând. Acest lucru este ușor de făcut, dar nu puteți găsi întotdeauna. Este mai convenabil când scrisorile sunt sortate în folderele necesare imediat după primire sau le sortați manual în aceste foldere. Adică, puteți configura filtre în e-mail, astfel încât scrisorile de la anumite adrese să fie imediat adăugate în folderele dorite.
Acest lucru se face cu ușurință. Să vedem mai jos cum să creați etichete în GMail și cum să legați literele necesare la ele manual și automat.
Exact la Gmail folderele se numesc „Comenzi rapide”. În principiu, este adevărat, deoarece toate scrisorile sunt adăugate la secțiunea „Toate e-mailurile”, iar aceleași dosare sunt link-uri către scrisorile necesare.
Crearea de etichete (dosare) în GMail
Pentru a crea o etichetă, faceți clic pe linkul corespunzător din partea de jos a listei de foldere (inbox, trimis, spam etc.) din stânga:
În fereastra care se deschide, trebuie să introduceți numele etichetei linia de susși faceți clic pe „Creați”.
Dacă ați creat anterior mai multe comenzi rapide, atunci puteți specifica sub care dintre ele va fi localizată în listă noua comandă rapidă pe care o creați, bifând elementul „Place etichetă sub” și selectând acolo pe cea de care aveți nevoie.
Totul, eticheta este creată. Exemplu:
Distribuirea scrisorilor către etichetele dorite în GMail
Puteți distribui e-mailuri prin comenzile rapide potriviteîn Gmail atât manual, cât și configurat mod auto. Sortare automată e-mailuri după etichete - aceasta este configurarea filtrelor în e-mailul dvs., de ex. crearea de condiții speciale, în funcție de care acțiunile de care aveți nevoie vor fi efectuate cu scrisorile primite.
Distribuirea manuală a corespondenței
Când trebuie să transferați una sau mai multe litere pe una dintre etichetele create, este suficient să marcați aceste litere în căsuța de e-mail, apoi selectați eticheta de transferat făcând clic pe „Mutați în”.
Același lucru se poate face prin deschiderea mai întâi a scrisorii pentru citire.
Distribuirea automată a corespondenței
Puteți configura filtre speciale cu condiții, astfel încât, de exemplu, scrisorile care vin de la anumite adrese către căsuța dvs. poștală să ajungă imediat în folderul dorit. Să vedem cum se face în Gmail.
Pentru a face acest lucru, în setările de e-mail există o secțiune specială „Filtre și adrese blocate”, unde puteți crea filtru nou sau schimba-l pe cel vechi. Dar nu trebuie să intri în setări atunci când vrei să creezi un filtru cu cea mai simplă condiție (astfel încât literele de la anumite adrese să ajungă în folderul potrivit) și pentru asta facem următoarele:
Tot. În acest fel, prin configurarea filtrelor, puteți distribui cu ușurință scrisori către etichetele dorite, fără participarea dvs.
Configurarea și ștergerea comenzilor rapide create
Puteți oricând să modificați oricare dintre comenzile rapide create sau să o ștergeți.
Pentru a deschide setările comenzii rapide, faceți clic pe săgeata din dreapta acesteia:
Prin a aparut meniul contextual Puteți:
De asemenea, capacitatea de a personaliza etichetele (cu excepția modificării culorilor) este disponibilă în sectiunea generala„Setări” Gmail, în fila „Comenzi rapide”.
Concluzie
Pentru a face și mai convenabil lucrul cu Gmail, vă recomand să utilizați posibilitatea de a sorta literele după dosare (adică etichete) în Gmail, luați acest lucru în funcțiune.
Dosarul Focused separă Inbox în două file - Focused și Other. Ta mesaje importante e-mailurile sunt în fila sortate, în timp ce restul rămân neschimbate în cealaltă filă.
Notă: Dacă nu vedeți „sortat” și „altul” în cutie poștală, este posibil să utilizați folderul „Nu este urgent”. informatii suplimentare consultați Utilizarea funcției „Nu este urgent” pentru a sorta mesajele cu prioritate redusă în Outlook.
Outlook pentru Windows
În Outlook pentru Windows, sortarea corespondenței este disponibilă numai pentru conturile Office 365, Exchange și Outlook.com.
Activarea sortării e-mailurilor
Comandarea mesajelor
Lucrul cu funcția de sortare a e-mailurilor
Outlook pe web
Instrucțiunile sunt ușor diferite în funcție de utilizarea sau nu Outlook nou online sau versiunea clasică. Selectați versiunea pe care o utilizați pentru a vedea instrucțiunile pe care le utilizați.
Notă: dacă o organizație a plasat un logo pe bara de instrumente, interfața poate diferi de cele prezentate mai sus.
Instrucțiuni pentru noua versiune de Outlook pe web
Activarea sortării e-mailurilor
Comandarea mesajelor
În căsuța de e-mail, faceți clic pe fila Concentrat sau Altul, apoi faceți clic Click dreapta faceți clic pe mesajul pe care doriți să îl mutați.
Mutați mesajul în sus de la selectarea „Atribuit la”. mișcare _gt_ mutați în dosarul „altele”.. Selectați mutați întotdeauna în altă căsuță de e-mail„ dacă doriți ca toate mesajele ulterioare de la acest expeditor să fie livrate în fila „altul”.
Dacă mutați un mesaj dintr-un altul în „sortat”, selectați mișcare _gt_ mutați în dosarul sortat. Selectați mutați întotdeauna în folderul sortat dacă doriți ca toate mesajele ulterioare de la acest expeditor să fie livrate în fila sortată.
Instrucțiuni pentru Outlook clasic pe web
Activarea sortării e-mailurilor
Comandarea mesajelor
Outlook.com, Hotmail.com
Activarea sortării e-mailurilor
Comandarea mesajelor
Outlook pentru Mac
În Outlook 2016 pentru Mac, sortarea e-mailului este disponibilă numai pentru mesajele de e-mail. Poștă de birou 365.
Activarea sortării e-mailurilor
Sfat: Puteți personaliza cantitatea mesaje necitite astfel încât să țină cont doar de mesajele din fila „Concentrat”. Pentru a face acest lucru, selectați Outlook > Setări > Notificări și sunete > Indicator de eveniment.
Comandarea mesajelor
Mail pentru Windows 10
Activarea sortării e-mailurilor
Mutați mesajele din folderul Focused în folderul Alte
Mutați la „Altul”.
Selectați Treceți întotdeauna la „Altul” dacă doriți ca toate mesajele ulterioare de la acest expeditor să fie afișate într-o filă Alte.
Sortat
Mutați mesajele din folderul Others în folderul Focused
Dacă doriți doar să mutați acest mesaj, selectați Mutați la „Ordonat”.
Selectați Treceți întotdeauna la sortat dacă doriți ca toate mesajele ulterioare de la acest expeditor să fie afișate în filă Sortat.
În căsuța de e-mail, deschideți fila Alteși faceți clic dreapta pe mesajul pe care doriți să îl mutați.
Alegeți una dintre opțiunile de mai jos.
Intrebari si raspunsuri
De ce nu pot vedea caracteristica Sortare e-mail în Outlook?
Cum interacționează sortarea e-mailurilor cu funcția Clutter?
Sortarea e-mailurilor va înlocui funcția Clutter. După comutare, mesajele mai puțin importante nu vor mai fi livrate în folderul Clutter. În schimb, e-mailurile vor fi distribuite între filele Focused și Other. Funcția Clutter și sortarea e-mailurilor se bazează pe același algoritm, astfel încât toate mesajele care se aflau anterior în folderul Clutter vor fi acum mutate în fila Altele. Orice mesaj care se află deja în dosarul Clutter va rămâne acolo dacă nu le ștergeți sau mutați.
Fiecare regulă Sortator de scrisori Are acțiune sau un set de acțiuni care vor fi efectuate atunci când condițiile date se potrivesc.
Cea mai comună acțiune este Mutați e-mailul în dosar, este folosit pentru a sorta corespondența de la diferiți corespondenți. Cu toate acestea, acesta este departe de a fi singurul aplicatii posibile reguli de sortare.
Mutați e-mailul în dosar– mutați scrisoarea din folderul original în cel pe care l-ați specificat.
Copiați e-mailul în dosar– creați o copie a scrisorii în folderul specificat.
Scrisoare de export- salvați scrisoarea într-un fișier. Procedând astfel, puteți crea fișier nou sau adăugați textul scrisorii într-un fișier existent. Pe lângă text, programul vă permite să exportați titluri scrisori. Puteți salva scrisoarea ca text simplu, ca fișier scris (. MSG sau. EML), Cum cutie Unix sau cum text, separate prin virgule (. csv).
Creați un e-mail formatat- creați o scrisoare pe baza unui șablon. poti personaliza Liliacul! astfel încât la primire scrisoare importantă de la anumiți expeditori, va fi generat automat un șablon de răspuns pe care să îl completați.
Imprimați scrisoarea- tipăriți scrisoarea. În aceeași acțiune, puteți specifica un șablon de tipărire a scrisorii.
Extrageți fișierele atașate- salvați fișierele atașate scrisorii către HDD. Dacă un fișier cu același nume există deja în folderul de destinație, puteți alege una dintre cele trei opțiuni - schimbați numele fișierului, suprascrieți-l pe cel existent sau nu îl extrageți din e-mail.
Setați textul notei- adăugați nota dvs. la scrisoare. Puteți vizualiza notele dacă adăugați coloana Note în lista de mesaje sau activați opțiunea Spațiul de lucru-> Vedeți automat notele(combinație de taste Ctrl+Shift+I).
Șterge scrisoarea- mutați e-mailul în dosar Coş.
Ștergeți mesajul de pe server– ștergeți mesajul de pe server. În acest caz, scrisoarea va rămâne în program.
Când treceți cu mouse-ul peste o acțiune Steaguri se va deschide următorul meniu:
Marcați e-mailul ca citit- folosit pentru e-mailurile primite, deoarece restul sunt aproape sigur deja marcate ca citite.
Demarcați ca citit– marcați mesajul ca nou.
Comutați starea de citire a mesajului- dacă se aplică unui mesaj citit, acesta va fi afișat ca nou și invers.
Marcați e-mailul ca răspuns- scrisoarea va primi un steag „răspuns”.
Marcați e-mailul ca redirecționat- scrisoarea va primi un steag „redirecționat”.
Marcați e-mailul ca parcat– parchează scrisoarea astfel încât să nu poată fi ștearsă accidental din folder.
Demarcați parcarea– anulare parcare scrisori.
Comutați litera semn de parcare– dacă se aplică unei scrisori parcate, parcarea va fi eliminată, și invers.
Semnalați e-mailul- adăugați un steag roșu la scrisoare. Nu are o semnificație anume, îl poți folosi așa cum vrei.
Debifați steag– debifați caseta de selectare.
Comutați caseta de selectare a literei– dacă se aplică unui mesaj cu un steag, steag va fi eliminat și invers.
Atribuiți un grup de culori- marcați litera cu o anumită culoare.
Setați prioritate mare/normală/joasă- stabiliți importanța scrisorii.
In sectiune Etichete poate sa:
Setați etichete– atribuiți mesajului etichetele pe care le-ați ales.
Adaugă etichete– adăugați etichetele pe care le-ați ales la cele pe care le are deja e-mailul.
Ștergeți etichetele- șterge etichete specificate scrisori.
Ștergeți etichetele- eliminați toate etichetele de e-mail.
Adăugați adresa(e) la Agendă– creați o înregistrare în Agendă cu adresa preluată din scrisoare. Aceasta poate fi adresa expeditorului și/sau destinatarului, precum și oricare dintre adresele din câmp Copie, Copie ascunsă și/sau Adresa expeditorului. Puteți adăuga adresele selectate la unul sau mai multe grupuri în același timp.
Ștergeți adresele din agenda– eliminați oricare dintre adresele de mai sus din Carte de adrese. De asemenea, puteți elimina o adresă din unul sau mai multe grupuri.
Creați o nouă scrisoare– creați o scrisoare la adresa pe care ați specificat-o folosind șablonul. Puteți folosi textul scrisorii originale ca citat.
Trimiteți un răspuns automat– creați o scrisoare de răspuns la adresa expeditorului folosind un șablon. Puteți folosi textul scrisorii originale ca citat.
Creați o confirmare de citire– creați o confirmare de citire pentru autorul scrisorii folosind șablonul corespunzător.
Redirecționați corespondența– trimiteți scrisoarea originală la adresa sau adresele pe care le-ați specificat. Destinatarii vor vedea că e-mailul a fost redirecționat. Aveți opțiunea de a include anteturi de e-mail în text, de a-l trimite fără atașamente și/sau de a-l atașa la corpul e-mailului în același format. EML.
Redirecționare email- trimite o scrisoare către forma originala la adresa sau adresele specificate de dvs. Destinatarii vor primi un e-mail fără a trimite informații. Puteți activa opțiunea Nu trimite atașamente.
Redați o melodie– redați fișierul specificat. WAV sau standard sunetul sistemului când regula este declanșată. Puteți seta intervalul de timp în care programului i se permite să redea această melodie.
Alerga acţiune externă - introduce Linie de comanda pentru un handler extern de e-mail. Numai pentru utilizatori experimentați.
Amintestemi mai tarziu- creează în Programator memento pentru această scrisoare. Alegeți un termen și Opțiuni suplimentare mementouri. De exemplu, puteți face astfel încât să apară un memento dacă scrisorile de la anumite adrese rămân fără răspuns mai mult de o săptămână.
Creați un eveniment în programator– creați un eveniment în Scheduler care va avea loc atunci când regula este declanșată. Setările care apar corespund ferestrei Editare eveniment din Scheduler.
Decodarea literelor- decriptați litera originală. Regula poate ignora mesajele fără semnătură sau cu o semnătură invalidă. Selectați setările pentru salvarea literei decriptate - puteți înlocui litera originală cu ea, adăugați-o la folderul sursă sau în orice alt folder pe care îl desemnați. Dacă este necesar, Liliacul! va șterge automat originalul după decriptare. Sunt disponibile și setările pentru comportamentul programului în cazul în care scrisoarea nu poate fi decriptată.
Exportați semnătura sau certificatul S/MIME– exportați elemente de criptare a literelor. Puteți alege ce informații doriți să extrageți din scrisoare - o semnătură împreună cu certificate sau doar certificate. De asemenea, puteți scrie informații despre semnătură în fisier text sau într-un fișier format. XML.
Setați opțiunile utilizatorului- cere valori proprii pentru variabile. Numai pentru utilizatori experimentați.
Într-un articol anterior, am vorbit despre cum puteți sorta scrisorile după dosare (etichete) în cutia poștală. serviciu Gmail. Și în acest articol vă voi arăta cum să aranjați scrisorile primite în folderele necesare pe e-mail Yandex, în care acest proces este chiar mai intuitiv decât în Google.
Dacă în folderele de e-mail GMail sunt numite corect „comenzi rapide” și nu veți vedea cuvântul „dosar” acolo, atunci Yandex folosește conceptul de „foldere” pentru litere.
Crearea de foldere pentru sortarea literelor în Yandex
În Yandex, folderele sunt create elementar.
Lăsat înăuntru cont personal mail conține folderele principale, cum ar fi „Inbox”, „Sent”, „Deleted Items” și sub ele există un link „Create Folder”. Apasa pe el:
În fereastra care se deschide, trebuie să specificați numele folderului și astfel încât să înțelegeți mai târziu ce fel de litere conține :)
Aici puteți selecta și folderul „părinte”, adică cel în care a creat folderul dat(subdosar). De exemplu, există un folder numit „Compania A”, în care veți primi toate literele de la compania „A”. Și deoarece scrisorile pot proveni de la diferiți oameni și în scopuri diferite, puteți crea mai multe subdosare în acel dosar, de exemplu, „Din management”, „Rapoarte”, dacă, desigur, aveți nevoie de o astfel de sortare detaliată.
Pentru a crea un astfel de subdosar, faceți clic pe „Cuidar într-un alt folder” și selectați folderul părinte dorit.
Puteți deja să faceți clic pe „Creare Folder” în partea de jos și gata, folderul va fi creat.
Toate create foldere suplimentare situat sub „Inbox”:
Principiul sortării scrisorilor în foldere în Yandex
Puteți sorta mesajele după folderele create în 2 moduri:
- Manual. Adică alegerea litera corectă, mutați-l în folderul dorit;
- Automat. Prin crearea unor reguli (condiții) speciale pentru transfer anumite litereîn folderele dorite de îndată ce sosesc prin poștă.
Mutarea manuală a e-mailurilor într-un folder
Transferul manual al unei scrisori sau mai multor în folderul dorit se face astfel...
Selectați una sau mai multe litere din lista pe care doriți să le mutați în alt folder, faceți clic pe „În folder” și din fereastra care apare, alegeți în ce folder vor fi mutate.
Și puteți deschide scrisoarea în sine și faceți același lucru. Nicio diferenta.
Plasarea automată a literelor în folderele potrivite
Plasarea automată a literelor poate fi configurată chiar atunci când se creează folderul în sine.
Pentru a face acest lucru, în fereastra de creare a unui folder, faceți clic pe „Yandex.Mail poate transfera automat...”.
În fereastra care se deschide, vor fi date condiții (“Stack to folder if”), cu ajutorul cărora puteți configura redirecționarea automată a e-mailurilor.
De exemplu, puteți completa adresa în condiția „De la” sau o parte a adresei și, prin urmare, dacă adresa expeditorului se potrivește cu cea pe care ați specificat-o în acea condiție atunci când scrisoarea ajunge la poștă, aceasta va funcționa și scrisoarea va fi trimisă în acest folder.
Pentru a restrânge condiția, puteți specifica și un subiect. Ca urmare, vor fi verificate simultan 2 conditii: adresa si subiectul scrisorii. Și numai dacă ambele corespund cu cea specificată de tine, scrisoarea va fi trimisă în folderul corect.
Aici, dacă este necesar, puteți trece la configurarea unor condiții mai complexe și mai flexibile făcând clic pe „Am nevoie de condiții mai complexe”.
În fereastra care se deschide, puteți crea condiții și acțiuni mai complexe în funcție de aceste condiții pentru e-mailurile primite.
Principiul este similar: specificați condiția în sine și alegeți ce să faceți cu scrisoarea atunci când această condiție este îndeplinită.
Acțiune asupra folderelor (șterge, redenumește, configura)
Dosarele create pot fi șterse și redenumite cu ușurință. Trebuie doar să faceți clic dreapta pe folderul din listă și să selectați acțiunea corespunzătoare din fereastra pop-up:
Dacă trebuie să configurați folderele mai detaliat, faceți clic pe „Setări folder și etichetă” în același meniu. Deci vei merge la fereastra separata, unde puteți schimba locația folderelor unul peste altul, puteți cuiba un folder în altul, puteți crea condiții pentru mutarea literelor în ele.
Concluzie
Când scrisorile sunt sortate în dosare, este mai ușor să lucrați cu e-mailul și, cel mai important, este mai convenabil, deoarece totul este sortat. În Yandex, așa cum ați înțeles deja, crearea de foldere, gestionarea acestora și sortarea scrisorilor după ele este foarte simplă și intuitivă. Prin urmare, recomand proprietarilor de e-mail pe Yandex să ia acest lucru în funcțiune dacă nu îl utilizați încă!
