Cc și bcc în e-mail. Trimiteți automat copii ale mesajelor pe care le trimiteți

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, acestea sunt:

• Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau stricați prima impresie.
• Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, având o bună stăpânire a acestui instrument, vă puteți face viața mai ușoară.
• O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să vă prindă, să vă distragă atenția și să vă inducă în rătăcire prin e-mail.

Din acest punct de vedere, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem simplu.

Design de scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos în lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Poate că cineva nu știe, dar „To” al Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

• La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
• Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm un răspuns.
• Copie ascunsă: îi scriem celui care ar trebui să se familiarizeze cu scrisoarea, dar să rămână necunoscut de restul destinatarilor scrisorii. Este potrivit în special pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, de exemplu, notificări.

Nu dreapta în corespondența în masă, specificați destinatarii prin câmpurile „Cc” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori în care sunt enumerați 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni pe care îi cunoașteți. Ce se întâmplă dacă lista include companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile, la maximum, pentru încetarea cooperării cu unul dintre ei. Nu faceți așa.

Subiectul scrisorii

Importanța subiectului este adesea scrisă (uneori în mod sensibil) în blogurile lor corporative de către serviciile de corespondență profesionale. Dar acolo cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul rezolvă problema „e-mail-ul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „litera și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau Fwd, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori este volumul unei corespondențe de o zi a unui manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri, numărul lor de litere depășește uneori 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul?

Greșeala #1 : doar numele firmei din subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, cu siguranță nu faci parte din compania ta care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale se vede deja de pe adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : un titlu strălucitor, de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii titluri ca acesta. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul subiectului unei scrisori de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvântului au o mulțime de lucruri utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor măcar pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și pentru a îmbunătăți stilul general de scriere.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm în mod constant mai multe decizii.

O chestiune de curtoazie ... La începutul scrisorii, poți estompa în politețe sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, de mai bine de două luni, nu am mai vorbit cu tine în scris, de care eu însumi am suferit și nici măcar nu am suferit. dormi încă o noapte, gândindu-mă.” Este foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a compune o astfel de introducere, cât și al timpului interlocutorului pentru a o citi. Aceasta este o corespondență de afaceri, vă amintiți? Nu un eseu de gen epistolar pentru competiție și nu o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens să te prezinți și să reamintești împrejurările cunoștințelor doar în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței curente, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan,...”.

Recurs ... Am fost mereu îngrijorat de cine să contactez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Am scris recent o scrisoare către trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu m-am îmbăiat. Dar acest lucru nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună ziua, colegilor!”

Pentru mine, folosesc regula pentru a mă referi prin nume la cel care se află în câmpul „Către”. Iar celor care sunt în copie, nu se aplică deloc. Această regulă, în același timp, vă permite să determinați mai exact (unul!) Destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare ... Adesea, corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră bună formă să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, revenind la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos în date descrescătoare.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Recomand să-l schimbi în meniul „Instrumente” → „Setări cont” → „Compunere și adresare”. Ar trebui să fie așa.

Scopul scrisorii ... Scrisorile de afaceri sunt de două tipuri:

• când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport despre munca depusă timp de o lună);
• iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, pentru ca acesta să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există mult mai multe scrisori încurajatoare decât cele de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul la acțiune ar trebui să fie însoțit de un îndemn la acțiune pe nume și urmat de ultima propoziție din scrisoare.

Nu dreapta : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână”.

Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am spart-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua decizia greșită.

Semnătura în text ... Ea trebuie să fie. Mai mult, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a unei semnături, de exemplu clasicul „Cu stima, ...”. În Mozilla, acest lucru se face în Instrumente → Opțiuni cont.

A scrie sau a nu scrie contacte în semnătură este treaba personală a fiecăruia. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările - asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă tranzacția nu are loc pe baza rezultatelor comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit de contactele de la semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vrea, nu au timp) să vă răspundă la scrisori. Specificați valoarea implicită în textul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de ora 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil fizic să citească și să decidă asupra scrisorii dvs. Această „tăcere” te scutește de responsabilitatea pentru non-răspunsul interlocutorului. Ca întotdeauna, utilizarea acestei caracteristici trebuie abordată cu înțelepciune. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l încordeze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, dar să te facă să aștepți vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, oferte comerciale, estimări, programe, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și în același timp o sursă de erori populare.

Eroare : dimensiune mare de atașament. Deseori sunt primite e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute în zadarnice încercări de a descărca o previzualizare a acestui atașament. Și Dumnezeu ferește destinatarului să încerce să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg astfel de scrisori imediat. Nu vrei ca scrisoarea ta să ajungă la gunoi înainte de a fi citită? Verificați dimensiunea atașamentului. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Dacă depășește?

• Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, în PDF și 300 dpi, se obțin scanări destul de lizibile.
• Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip. Unele fișiere sunt comprimate perfect.
• Ce se întâmplă dacă atașamentul este uriaș și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea în cloud a informațiilor va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume ... Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregăteam o ofertă comercială adresată... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu o propunere de proiect spre aprobare, iar în atașament se afla un fișier denumit „DlyaFedi.docx”. Cu managerul care mi-a trimis asta, a avut loc un dialog cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați această persoană respectată și să-l numiți în fața lui Fedya?

Cumva nu, persoană respectată, toată lumea îi spune pe prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „ForFedi”? Daca il trimit chiar acum, crezi ca va cumpara topoare de la noi pentru acest CP?

Aveam să redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - respingerea unui potențial client - sau să vă faceți munca suplimentară de a redenumi un fișier? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fedor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Nebo_Topory.docx”.

Așadar, am rezolvat mai mult sau mai puțin cu e-mailul ca „față”. Să trecem la a privi e-mailul ca pe un instrument de lucru eficient și să vorbim despre distracția acestuia.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, corespondența trebuie tratată prin înăsprirea regulilor și introducerea unui program de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosirea e-mailului. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, iar pictograma de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a scrisorii. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două de la viață.

Puterea de voință a cuiva îi permite să nu fie distras de notificări, iar pentru oamenii obișnuiți este mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozillla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Opțiuni” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum să înțelegeți că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru analizarea corespondenței, deschideți clientul de e-mail și vedeți toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Întrebat adesea, cum rămâne cu timpii de reacție și e-mailurile urgente? Răspunsul este: nu aveți scrisori urgente prin poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (un astfel de departament are propriile reguli pentru lucrul cu corespondența).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod deliberat în clientul de corespondență și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară standardul pentru răspunsul la e-mail până la 24 de ore. Aceasta este o regulă normală de bună formă - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee de la interlocutor prin e-mail. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum pornim clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce ar trebui să facem când am mers la mail și am început activitatea numită „parse email”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar verifica în comentarii, ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul „Inbox” ar trebui să fie întotdeauna gol. Dacă ați început analiza căsuței dvs. de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distras de nimic până când goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța ta de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar selectați și apăsați pe Ștergere de pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

1. Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspundeți imediat.
2. Trebuie să răspundeți, dar pregătirea răspunsului va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să transformați un e-mail într-o sarcină, transformați-vă e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru un timp. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți o scrisoare și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subfolderul „0_Run”.
3. După un răspuns rapid la o scrisoare, transformându-l într-o sarcină sau într-o simplă familiarizare, trebuie să decideți ce să faceți în continuare cu acest mesaj: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele pentru stocarea pe termen lung pe care le am.

• 0_Run. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu ai planificator, repet, poți pune aici scrisori care necesită un studiu amănunțit. Acest dosar trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special stabilit.
• 1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
• 2_Proiecte. Aici este stocată arhiva de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există o relație curentă. Desigur, există un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul unui partener, am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații „Heaven” legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența privind proiectul este la îndemână în câteva clicuri.
• 3_Muzeul. Iată că arunc acele scrisori care sunt păcat de șters, iar beneficiile lor nu sunt evidente. De asemenea, folderele cu proiecte închise din „2_Projects” migrează aici. Într-un cuvânt, primii candidați la ștergere sunt păstrați în „Muzeu”.
• 4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, declarații de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătorii. Dosarul are în multe privințe ceva în comun cu folderele „2_Projects” și „1_Sprav”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” - informații moarte, iar în „2_Proiecte” - informații în direct.
• 5_Cunoștințe. Aici adaug doar e-mailuri cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în mod implicit, Thunderbird are selectată caseta de selectare Marcare mesaje ca citite. Prefer să fac asta în mod deliberat, așa că caseta de selectare a dispărut! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Opțiuni” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre ... Anterior, am aplicat în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am refuzat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând, am decis să adaug conștientizarea. Dumneavoastră trebuie să decideți unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să căutați mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru a clasifica scrisorile obișnuite automate din diverse sisteme în foldere, adică scrisorile care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul Instrumente → Filtre de mesaje.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)

Nu uitați să puneți destinatarii scrisorii într-o copie oarbă, dacă nu toți destinatarii ar trebui să se vadă.

BCC sau Blind Carbon Copy- aceasta este ceea ce se numește o copie oarbă în rusă. Datorită acesteia, destinatarul nu vede toate celelalte adrese la care ajunge scrisoarea. Această caracteristică se găsește în toate serviciile de e-mail, de la Outlook la Gmail, iar dacă încă nu știi despre existența ei, atunci este posibil ca colegii și clienții tăi să te displace.

În primul rând, o copie oarbă este o etichetă nerostită a corespondenței electronice. La fel cum nu merită, la fel nu merită să arăți nimănui adresele de e-mail ale altcuiva. Și chiar dacă totuși ai dat clic pe butonul tău preferat „Răspunde tuturor”, mesajul tău nu va ajunge la destinatari în BCC.

Nu toată lumea știe acest lucru, dar BCC nu numai că protejează adresele de e-mail de privirile indiscrete, ci funcționează și ca un fel de antivirus, împiedicând spam-ul să intre în computer. Acest lucru se datorează faptului că adresele de e-mail ascunse sunt inaccesibile virușilor care călătoresc prin e-mail. Și, deși adresa poștală de pe Internet nu este la fel de personală și importantă ca adresa dvs. de domiciliu, nu ar trebui să o lăsați în domeniul public - altfel spamul nu va fi evitat, cel mai probabil.

Craig Child

jurnalist

„Bcc este locul în care pui contacte care nu ar trebui să fie vizibile pentru alte persoane. De obicei este folosit pentru mailing-uri și spam, dar acest câmp este convenabil și pentru a menține decența și pentru a nu afișa adresele de e-mail persoanelor din exterior. Cred că este o greșeală să crezi că oamenii se simt confortabil atunci când alții le văd adresele. De exemplu, dacă aceasta este o invitație la o petrecere: nu toată lumea se cunoaște, așa că adesea este inadecvat ca oamenii să-și vadă contactele. ”

Dacă utilizați în mod activ e-mailul atunci când comunicați cu clienții și colegii, rareori o zi rămâne fără copii. Ele fac parte integrantă din corespondența de serviciu. Prin urmare, mulți clienți, mutându-se la Omnidesk din vechiul e-mail bun, au întrebat adesea despre suportul Cc și Bcc. Înainte să apară această funcționalitate, am primit 47 (!) Solicitări de adăugare. Cifra este impresionantă, deoarece în cel mai bun caz 5-7% dintre cei care doresc să scrie despre nevoile și întrebările lor.

Înainte de a intra în detaliile implementării noastre de copii, să înțelegem care sunt acestea.

Tipuri de destinatari de e-mail

La: (la care) - destinatarul principal al scrisorii.

Cc: (copie, copie carbon) - destinatarii secundari ai scrisorii cărora li se trimite copia. Se văd și știu unul despre prezența celuilalt.

Bcc: (copie carbon oarbă) - destinatarii mesajelor ascunse, ale căror adrese nu sunt afișate altor destinatari.

Exemple de utilizare a copiilor

A. Utilizatorul a cerut ajutor și a cerut să trimită răspunsuri atât la e-mailul de la serviciu, cât și la cel personal. Îi indicați adresa personală în copie (Cc) astfel încât să poată răspunde de la orice adresă și să vadă toată corespondența în fiecare dintre ele.

b. Clientul a plătit pentru consultanță/suport/dezvoltare, iar tu comunici în mod regulat cu angajații săi. Îl adaugi în copie (Cc) pentru ca el să primească toate răspunsurile tale, să poată sparge oricând corespondența și să evalueze calitatea serviciilor pe care le oferi.

v. Managerul dorește să țină evidența comunicării de suport cu VIP-urile. În cererile de la acești clienți, managerul este adăugat la o copie oarbă (Bcc) astfel încât să primească întotdeauna răspunsurile dumneavoastră (cu un istoric al corespondenței).

Frumusețea este că clientul nu știe de „supraveghere”, iar managerul vă poate răspunde personal și, de exemplu, să facă o remarcă :)

G. Clientul vă contactează pentru a discuta despre obținerea unei reduceri și metode de plată. Își adaugă imediat contabilul la copie (Cc) pentru a putea urmări progresul comunicării și a lua ștafeta la momentul potrivit.

Cum am implementat suport pentru copiere?

Exemplele de mai sus descriu doar câteva dintre scenariile pe care clienții ni le-au „vândut”, argumentând necesitatea de a menține copii pe serviciu. Am implementat toate caracteristicile standard, dar nu am uitat să adăugăm câteva caracteristici utile. Să considerăm totul în ordine.

Funcționalitate de bază

1) În dreapta numelui câmpului „Destinatar”, am plasat două link-uri pentru adăugarea de copii - „Сс” și „Bcc”.

2) Când faceți clic pe „Cc”, apare câmpul „Copiere”, iar linkul „Cc” dispare.

3) Când faceți clic pe „Bcc”, apare câmpul „Bcc”, iar linkul „Bcc” dispare.

5) Când un angajat adăugați adresa la o copie simplă (Cc), răspunsul acestuia este trimis la adresa principală din câmpul „Destinatar” și la adresa din câmpul „Cc”. În acest caz, ambii utilizatori văd că scrisoarea a fost livrată la două adrese. Fiecare dintre ei poate răspunde atât angajatului, cât și angajatului + alt utilizator.

6) Când un angajat adăugați o adresă la copie oarbă (Bcc), răspunsul acestuia este trimis la adresa principală din câmpul „Destinatar” și la adresa din câmpul „Bcc”. În acest caz, utilizatorul principal vede că scrisoarea a venit doar la el, deci răspunsul lui poate fi trimis doar angajatului.

În acest caz, utilizatorul vede dintr-un Bcc care a fost destinatarul principal și poate trimite o scrisoare atât angajatului, cât și angajatului + destinatarul principal.

7) Suportul pentru copiere funcționează în direcția opusă. Dacă un utilizator trimite o solicitare (sau un răspuns nou în conversația curentă) și adaugă o altă adresă la Cc, scriem automat această adresă în câmpul „Cc” astfel încât atunci când angajatul răspunde, scrisoarea să fie trimisă la ambele adrese.

Trucuri utile

8) Toate modificările din câmpurile „Destinatar”, „Cc” și „Bcc” sunt înregistrate în istoricul acțiunilor.

9) Pentru fiecare solicitare, reținem toate adresele care au fost specificate în câmpurile „Destinatar”, „Cc” și „Bcc”. Prin urmare, după eliminarea adresei din câmp, aceasta poate fi returnată cu ușurință. Este suficient să faceți clic în câmpul obligatoriu și vă vom oferi să selectați o adresă din lista derulantă.

10) Când un utilizator Bcc răspunde angajatului și utilizatorului principal, e-mailul acestuia este adăugat la caz ca răspuns obișnuit. Dacă răspunde doar angajatului, atunci scrisoarea lui adăugat la bilet ca notă, care nu este vizibil pentru utilizatorul principal (la vizualizarea corespondenței privind contestația în contul său).

11) În regulile pentru apelurile primite, am adăugat condiția „Copie (Cc) a contestației” astfel încât să puteți urmări prezența unei anumite adrese (sau domeniu) în copie și să efectuați automat acțiunile necesare.

12) Toate tipurile de reguli au două acțiuni noi - „Adaugă la copiere”și Adăugați la Bccîn cazul în care trebuie să adăugați adrese la copii atunci când contestația respectă termenii regulii.

Astăzi, nu este neobișnuit ca instanțele să accepte e-mailurile ca probe scrise. Cu toate acestea, pentru aceasta trebuie să aibă forță juridică. Între timp, reguli și metode clare și uniforme pentru determinarea legitimității corespondenței virtuale nu au fost încă dezvoltate, ceea ce duce la un număr mare de probleme.

Să aruncăm o privire la mai multe moduri de a face e-mailurile obligatorii din punct de vedere juridic.

Au trecut de mult vremurile în care scrisorile pe hârtie erau singurele mijloace de comunicare. Dezvoltarea relațiilor economice între subiecții activității economice este deja de neconceput fără utilizarea tehnologiei informației. Acest lucru este valabil mai ales atunci când antreprenorii sunt localizați în diferite orașe sau chiar țări.

Comunicarea prin intermediul comunicațiilor electronice ajută la reducerea costurilor materiale și, de asemenea, vă permite să dezvoltați rapid o poziție comună asupra unor probleme specifice.

Cu toate acestea, un astfel de progres nu trebuie privit doar din partea pozitivă. Între subiecții relațiilor economice apar adesea diverse dispute, pentru rezolvarea acestora apelând la instanțele de judecată. Instanța se pronunță pe baza aprecierii probelor furnizate de părți.

Totodată, se analizează relevanța, admisibilitatea, fiabilitatea fiecărei probe în parte, precum și suficiența și interconectarea probelor în totalitatea lor. Această regulă este consacrată atât în ​​Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse (clauza 2 a art. 71), cât și în Codul de procedură civilă al Federației Ruse (clauza 3 a art. 67). În procesul de determinare a admisibilității și a fiabilității probelor furnizate, instanța pune adesea întrebări, a căror soluție afectează în mod semnificativ soluția cauzei.

Utilizarea managementului documentelor electronice în relațiile cu entitățile comerciale este reglementată de normele Codului civil al Federației Ruse. În special, la paragraful 2 al art. 434 prevede: un acord în scris poate fi încheiat prin schimbul de documente prin comunicare electronică, ceea ce face posibilă stabilirea în mod credibil că documentul provine de la o parte la acord.

În conformitate cu paragraful 1 al art. 71 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse și clauza 1 din art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, dovezile scrise reprezintă corespondența comercială care conține informații despre circumstanțele care sunt importante pentru examinarea și soluționarea cazului, făcute sub forma unei înregistrări digitale și primite prin comunicare electronică.

Pentru a utiliza documente electronice în procedurile judiciare, trebuie îndeplinite două condiții. În primul rând, așa cum sa menționat deja, acestea trebuie să fie obligatorii din punct de vedere juridic. În al doilea rând, documentul trebuie să fie lizibil, adică trebuie să conțină informații general inteligibile și inteligibile.

Această cerință decurge din regulile generale de procedură judiciară, care presupun perceperea imediată de către judecători a informațiilor din sursele de probă.

Adesea, instanța refuză să atașeze la dosarul cauzei corespondență electronică care nu îndeplinește condițiile de mai sus ca probă, iar ulterior ia o hotărâre care nu întrunește cerințele legitime ale părții interesate.

Să luăm în considerare principalele modalități de legitimare a e-mailurilor înainte și după începerea procedurilor pe caz.

Lucrul cu un notar

Dacă procedurile nu au început încă, atunci pentru a da forță juridică corespondenței electronice, trebuie să implicați un notar. La paragraful 1 al art. 102 din Fundamentele Legislației Notariale (Fundamentele) precizează că, la cererea părților interesate, notarul furnizează probele solicitate la o instanță sau la un organ administrativ dacă există motive de a crede că prezentarea probelor va deveni ulterior imposibilă sau dificilă. Iar la paragraful 1 al art. 103 Fundamentele prevede că, pentru a face dovezi, notarul examinează probele scrise și materiale.

Potrivit paragrafului 2 al art. 102 din Fundamentele, notarul nu face probe într-o cauză că, la momentul în care părțile interesate îl sesizează, se află în procedura unei instanțe sau a unui organ administrativ. În caz contrar, instanțele recunosc ca probă inadmisibilă corespondența electronică legalizată (Rezoluția A IX-a AAC din 11.03.2010 nr. 09AP-656/2010-GK).

Merită amintit că în baza părții 4 a art. 103 din Fundamente, furnizarea probelor fără sesizarea uneia dintre părți și părți interesate se efectuează numai în cazurile care nu tolerează întârzieri.

În procedura de examinare a probelor se întocmește un proces-verbal, care, pe lângă o descriere detaliată a acțiunilor notarului, trebuie să conțină și informații despre data și locul controlului, notarul care efectuează controlul, persoana interesată. persoanele care participă la acesta și, de asemenea, enumerați circumstanțele descoperite în timpul inspecției. E-mailurile în sine sunt tipărite și atașate la protocol, care este semnat de persoanele care participă la inspecție, de către notar și sigilat cu sigiliul acestuia. În virtutea Hotărârii Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 23 aprilie 2010 nr. VAS-4481/10, protocolul notarial de inspecție a căsuței poștale electronice este recunoscut ca probă adecvată.

În prezent, nu toți notarii oferă servicii de certificare a e-mail-urilor, iar costul acestora este destul de mare. De exemplu: unul dintre notarii din orașul Moscova percepe 2 mii de ruble pentru o pagină a părții narative a protocolului.

O persoană interesată să obțină dovezi se adresează unui notar cu declarația corespunzătoare. Ar trebui să conțină o indicație despre:

• dovezi care trebuie asigurate;
• circumstanțe care sunt confirmate de aceste probe;
• motivele pentru care este necesară furnizarea de probe;
• absența la momentul contactării unui notar a unui caz în procedurile unei instanțe de jurisdicție generală, unei instanțe de arbitraj sau unui organ administrativ.

Având în vedere procesul tehnic de transmitere a e-mail-urilor, locațiile de detectare a e-mailului pot fi computerul destinatarului, serverul de e-mail expeditor, serverul de e-mail al destinatarului, computerul persoanei căreia i se adresează e-mailul.

Notarii inspectează conținutul căsuței de e-mail fie de la distanță, adică folosesc accesul de la distanță la serverul de e-mail (poate fi serverul furnizorului care furnizează serviciul de comunicații electronice conform contractului; serverul de e-mail al registratorului de nume de domeniu). sau un server de internet de e-mail gratuit), sau direct de pe computerul persoanei în cauză, pe care este instalat programul de e-mail (Microsoft Outlook, Netscape Messenger etc.).

Pentru o inspecție de la distanță, pe lângă o aplicație, notarul poate avea nevoie de permisiunea registratorului de nume de domeniu sau a furnizorului de servicii de internet. Totul depinde de cine oferă exact suport pentru munca cutiilor poștale sau a unui server de poștă electronică conform contractului.

Certificare de la furnizor

Hotărârile AAC a IX-a din 06.04.2009 Nr. 09AP-3703/2009-AK, din 27.04.2009 Nr. 09AP-5209/2009, FAS MO din 13.05.2010 Nr. KG-A413/2009, este stipulată că instanțele recunosc și admisibilitatea corespondenței electronice dacă aceasta este certificată de un furnizor de internet sau un registrator de nume de domeniu care este responsabil cu gestionarea serverului de corespondență.

Furnizorul sau registratorul de nume de domeniu certifică corespondența electronică la cererea părții interesate numai dacă administrează serverul de e-mail și un astfel de drept este prevăzut în contractul de servicii.

Cu toate acestea, volumul corespondenței electronice poate fi destul de mare, ceea ce, la rândul său, poate complica procesul de depunere a documentelor pe hârtie. În acest sens, instanța permite uneori furnizarea de corespondență electronică în mediile electronice. Astfel, Curtea de Arbitraj din Regiunea Moscova, în pronunțarea unei hotărâri din 01.08.2008 în dosarul nr. А41-2326 / 08, s-a referit la admisibilitatea corespondenței electronice furnizate instanței pe patru CD-uri.

Însă la examinarea cauzei în instanța de apel, a X-a AAC, prin Rezoluția sa din 09.10.2008 în dosarul nr. А41-2326/08, a recunoscut ca nejustificată legătura către e-mail și a anulat decizia instanței de fond. de exemplu, cu precizarea că partea interesată nu a depus niciun document prevăzut de contractul încheiat între părți.

Astfel, e-mailurile cu privire la subiectul litigiului trebuie transmise instanței în scris, iar toate celelalte documente pot fi depuse pe suport electronic.

Dovada faptelor declarate în corespondența virtuală va ajuta la confirmarea conținutului scrisorilor prin trimiterea la acestea în corespondența de hârtie ulterioară. Utilizarea altor probe scrise este reflectată în Rezoluția celui de-al nouălea AAC din 20.12.2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. Între timp, instanța, analizând cauza și evaluând probele furnizate de părți, are dreptul să nu considere admisibilă corespondența pe hârtie cu legături către corespondența electronică.

El ia doar în considerare și ia o decizie pe baza unei analize cuprinzătoare a tuturor probelor prezentate.

Pentru ajutor de la un expert

Dacă procedurile au început deja, atunci pentru a da forță juridică corespondenței electronice, trebuie să utilizați dreptul de a implica un expert. La paragraful 1 al art. 82 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, se prevede că, pentru a clarifica problemele apărute în timpul examinării cazului care necesită cunoștințe speciale, instanța de arbitraj desemnează o expertiză la cererea persoanei care participă la caz, sau cu acordul persoanelor care participă la acesta.

Dacă numirea unei expertize este prevăzută de lege sau de un acord, sau este necesară pentru verificarea unei declarații de falsificare a probelor prezentate sau dacă este necesară o expertiză suplimentară sau repetată, instanța de arbitraj poate desemna o expertiză pe baza sa. proprie iniţiativă. Numirea unei examinări în vederea verificării probelor prezentate este prevăzută și de art. 79 Codul de procedură civilă al Federației Ruse.

În cererea de numire a unei expertize medico-legale, este necesar să se indice organizația și experții specifici care o vor efectua, precum și gama de probleme pentru soluționarea cărora persoana interesată a decis să se adreseze instanței de judecată pentru numirea examenului. În plus, ar trebui furnizate informații cu privire la costul, momentul unei astfel de examinări și ar trebui plătită întreaga sumă din depozitul instanței pentru a plăti pentru aceasta. Expertul implicat trebuie să îndeplinească cerințele stabilite pentru el la art. 13 din Legea federală „Cu privire la activitatea expertului criminalistic de stat în Federația Rusă”.

Adăugarea la dosarul cauzei ca dovadă a opiniei expertului cu privire la autenticitatea corespondenței electronice este confirmată de practica judiciară (Decizia Curții de Arbitraj din Moscova din 21.08.2009 în dosarul nr. A40-13210 / 09-110-153; Hotărârea FAS MO din 20.01.2010 Nr KG-A40 / 14271-09).

Pe baza unui contract

La paragraful 3 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, se menționează că documentele primite prin comunicare electronică sunt recunoscute ca dovezi scrise dacă sunt specificate în acordul dintre părți. În consecință, este necesar să se precizeze că părțile recunosc forța juridică egală a corespondenței și documentelor primite prin comunicare prin fax, internet și alte mijloace electronice de comunicare cu originalele. Totodată, contractul trebuie să precizeze adresa de e-mail de la care va fi trimisă corespondența electronică, precum și informații despre persoana autorizată autorizată să o efectueze.

Este necesar să se prevadă în contract că adresa de e-mail desemnată este utilizată de părți nu numai pentru corespondența de lucru, ci și pentru transferul rezultatelor muncii, ceea ce este confirmat de poziția FAS MO în rezoluție. din 12.01.2009 Nr KG-A40 / 12090-08. Decretul al IX-lea AAC din 24.12.2010 nr. 09AP-31261/2010-GK a subliniat că contractul ar trebui să prevadă posibilitatea utilizării e-mailului pentru aprobarea termenilor de referință și pentru a face pretenții cu privire la calitatea serviciilor prestate și a lucrărilor efectuate. .

În plus, părțile pot prevedea în contract că notificările și mesajele transmise prin e-mail sunt recunoscute de către acestea, dar trebuie confirmate suplimentar într-un anumit termen prin curier sau poștă recomandată (Rezoluția a XIII-a AAC din 25 aprilie 2008 nr. A56-42419 / 2007).

În concluzie, putem spune că astăzi există o practică de utilizare a corespondenței electronice de către instanțe ca probe scrise. Însă, având în vedere cerințele legislației procesuale în ceea ce privește admisibilitatea și fiabilitatea probelor, corespondența virtuală este luată în considerare de instanță numai dacă are forță juridică.

În acest sens, apar un număr mare de probleme, deoarece încă nu s-a format o metodologie unificată pentru determinarea legitimității corespondenței electronice. Dreptul unei părți interesate de a contacta un notar pentru a prezenta dovezi este garantat, dar nu există un act normativ al Ministerului Justiției al Federației Ruse care să reglementeze procedura de furnizare a unor astfel de servicii de către notari. Ca urmare, nu există o abordare unică pentru determinarea valorii acestora și formarea unui mecanism clar pentru implementarea acestui drept.

Există mai multe modalități de a da forță legală corespondenței electronice pentru a o prezenta ca probă în instanță: asigurarea corespondenței electronice cu un notar, certificarea cu un furnizor de internet, prin link-ul către e-mailuri în corespondența pe hârtie ulterioară, precum și confirmarea autenticității acestora. prin expertiză criminalistică.

O abordare competentă a furnizării în timp util a corespondenței electronice ca dovezi scrise va permite entităților comerciale să își restabilească pe deplin drepturile încălcate atunci când rezolvă litigiile.

Dacă adăugați numele unui destinatar la Bcc(copie oarbă carbon) într-un mesaj de e-mail, o copie a mesajului este trimisă destinatarului pe care îl specificați. Destinatarii adăugați în caseta Bcc nu vor fi afișați altor destinatari care primesc mesajul.

După ce porniți Bcc caseta, apare de fiecare dată când creați un mesaj până când acesta „este dezactivat. Opțiunea de a activa câmpul Bcc poate fi găsită în două locații, în funcție de faptul că compuneți un mesaj nou sau răspundeți sau redirecționați un mesaj.

Dezactivează Bcc

Puteți dezactiva Bcc

Vedeți destinatarii Bcc

Bcc Obiecte trimise

După ce porniți Bcc caseta, apare de fiecare dată când creați un mesaj până când acesta „este oprit.

Dezactivează Bcc

Puteți dezactiva Bcc caseta pentru mesaje viitoare în orice moment.

Vedeți destinatarii Bcc

Dacă „ești destinatarul unui mesaj, nu poți” să vezi dacă expeditorul a adăugat destinatari Bcc. Numai expeditorul unui mesaj poate vedea numele Bcc destinatarii prin deschiderea unui mesaj în Obiecte trimise folderul în care toate mesajele trimise sunt stocate implicit.

Cele mai bune practici pentru utilizarea Bcc

Deschide caleaÎnainte de a adăuga numele unui destinatar dorit la Bccîntr-un mesaj, asigurați-vă că destinatarul așteaptă mesajul dvs. Este posibil ca persoana respectivă să aibă nevoie să ia măsuri pentru a vă stabili ca expeditor sigur (sau destinatar sigur, dacă numele dvs. va fi în La caseta mesajului).

De ce este necesar acest lucru? Utilizarea Bcc este o tehnică preferată de spammeri. Prin urmare, multe filtre de e-mail nedorite semnalează mesajele care utilizează Bcc cutie ca gunoi. Deci, dacă destinatarul dorit nu v-a adăugat numele la Lista de expeditori siguri din Microsoft Outlook, mesajul dvs. poate merge direct în folderul de e-mail nedorit sau echivalentul acestuia.

Pentru mai multe informații despre configurarea filtrului de e-mail nedorit în Outlook, consultați Adăugarea de nume la listele de filtre de e-mail nedorit.

Gândiți-vă înainte de a include o listă de distribuție în Bcc cutie Persoanele care folosesc reguli pentru a-și sorta e-mailurile în dosare vor fi deranjate dacă enumerați numele listei de distribuție în Bcc cutie. Deoarece regulile lor depind de numele listei de distribuție care se află în La cutie sau Cc caseta, mesajul dvs. nu va fi sortat conform regulilor lor.

Cunoaște-ți limitele Mulți furnizori de servicii de e-mail stabilesc limite pentru numărul de nume care pot fi incluse în La, Cc, și Bcc casete dintr-un mesaj. De exemplu, furnizorul dvs. de servicii de e-mail poate limita fiecare mesaj la maximum 100 de adrese de e-mail. Dacă aceste adrese sunt distribuite între La, Cc, și Bcc casete, amintiți-vă că numele din Bcc caseta va conta pentru limita dvs. totală. Întrebați furnizorul dvs. de servicii de e-mail despre politicile pentru contul dvs.

Idei pentru utilizarea Bcc

Păstrați lista de destinatari privată Bcc vă poate ajuta să respectați confidențialitatea celorlalți, ținându-i la curent fără a le dezvălui identitățile. De exemplu, dacă trimiteți un anunț de angajare către mai multe persoane, este posibil să doriți să utilizați Bcc pentru a păstra identitățile potențialilor solicitanți de locuri de muncă. privat.

Bacsis: Luați în considerare utilizarea îmbinării corespondenței în Microsoft Office Word 2007 ca alternativă la Bcc. Cu combinarea corespondenței, puteți trimite rapid același mesaj de e-mail către destinatari individuali. Îmbinarea corespondenței vă permite să faceți o corespondență în masă cu un singur nume în La caseta mesajului.

Ajută la înfrânarea unei conversații care a luat-o razna Iată o situație în care utilizarea Bcc pentru o listă de distribuție sau un număr mare de nume poate fi utilă.

Să presupunem că trimiteți un mesaj cu un număr mare de persoane listate în La cutie. Discuția începe să devină plină de viață, iar toată lumea vrea să-și dea o părere. Numărul de mesaje crește drastic, deoarece mulți destinatari răspund cu sentimentul „te rugăm să nu mai răspunzi tuturor la acest mesaj”. Problema este că atunci când fac asta, fac clic Răspunde la toți... O modalitate de a reduce utilizarea Răspunde la toți opțiunea este să răspunzi și să pui numele listei de distribuție în Bcc cutie. De exemplu, puteți face clic Răspuns, pune doar numele tău în La caseta, mutați lista de distribuție la Bcc casetă și scrieți un mesaj similar cu următorul:

„Apreciez oamenii” gânduri despre această problemă. Dacă aveți alte comentarii, vă rog să-mi răspundeți direct. (Am pus această listă de distribuție în Bcc casetă pentru a reduce numărul de răspunsuri la toate mesajele.) "

Bacsis: Dacă trimiteți un mesaj altor persoane care folosesc Outlook, le puteți împiedica să folosească Răspunde la toți opțiune cu totul. Pentru mai multe informații, consultați Prevenirea răspunsului tuturor.

Reduceți spamul Deși persoanelor care trimit e-mailuri nedorite sau spam ar putea dori să folosească Bcc, nu le va plăcea dacă îl utilizați. Dacă ascundeți numele destinatarilor, listând-i în Bcc caseta, nimeni nu va putea copia „adresele de e-mail ale destinatarilor din mesajele tale.