Информационная технология – 1) это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; 2) вычислительная техника и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы.
Информационные технологии в управлении – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.
Цель информационной технологии – производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.
Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.
В литературе, рассматривающей процессы информатизации различных сфер деятельности, широко раскрывается классификация видов информационных технологий.
Основные виды информационных технологий в управлении представлены на рис. 1.1.
Рисунок 1.1 - Виды информационных технологий, применяемых в управлении организацией
Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.
Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.
Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.
Информационные технологии поддержки принятия решений предназначены для выработки управленческих решений, позволяют автоматизировать процесс принятия решений и выбор альтернативы.
Информационные технологии экспертных систем дают возможность менеджерам получать консультации по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.
Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации. Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.
Автоматизированная система управления – это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:
аппарата управления;
технико-экономической информации;
методов и средств обработки этой информации.
При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуется автоматизированная информационная технология управления .
Структура этой технологии состоит из следующих процедур:
сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);
передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);
машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);
обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);
хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);
поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);
принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).
Обязательными элементами обеспечения автоматизированной информационной технологии управления являются:
– информационное обеспечение (совокупность проектных решений по объёмам, размещению, формам организации информации);
– техническое обеспечение (включает комплекс используемых технических средств, методические и руководящие материалы, техническую документацию и обслуживающий персонал);
– программное обеспечение (включает общесистемные и специальные программы, инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и обслуживающий персонал);
– математическое обеспечение (совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач);
– лингвистическое обеспечение (совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники);
– организационное обеспечение (комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала автоматизированной информационной технологии управления в условиях функционирования автоматизированной системы управления);
– правовое обеспечение (совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при её создании);
– эргономическое обеспечение (совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированных информационных технологий для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности персонала в ней и её быстрейшего освоения).
Автоматизированная информационная технология и автоматизированная система управления позволяют реализовать решение функциональных задач управления, составляющих функциональную часть деятельности организации как системы. Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются с учётом цели функционирования организации.
Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. В настоящее время наблюдается увеличение производительности компьютерной техники, развитие средств связи и телекоммуникационных сетей, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией.
· 3.5. Информационные технологии и системы управления
Качество управления определяется заданным критерием, правилами принятия решения и используемой информацией. То или иное состояние, в которое переходит предприятие при осуществлении своей деятельности на рынке, ставит перед менеджером соответствующие задачи и требует от него принятия адекватных решений. Эти решения могут касаться как изменения целей, стоящих перед организацией, так и способов их достижения. Это вызвано тем, что предприятие подвержено воздействию со стороны окружающей его среды, и вынуждено адаптироваться к ней с помощью обратных связей. Поэтому всякое управленческое решение есть результат отработки менеджером воздействий обратной связи. Принятие решений осуществляется, в основном, уполномоченными на это менеджерами, на основании анализа информации. Поэтому в основе управленческих технологий лежат процессы обработки информации (информационные технологии), и строящиеся на их основе процедуры принятия решений.
Информационные технологии управления
Целью информационной технологии управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с обработкой информации для принятия тех или иных управленческих решений. Она может быть полезна на любом уровне управления.
Эта технология ориентирована на работу в среде информационной системы управления и используется при малой структурированности решаемых задач, если их сравнивать с задачами, решаемыми с помощью информационной технологии обработки данных.
В большинстве случаев ИТ управления направлена на создание отчетов различных видов.
Виды отчетов
· регулярные отчеты создаются в соответствии с установленным графиком, определяющим время их создания, например месячный анализ выполнения производственного плана.
· специальные отчеты создаются по специальным запросам менеджеров или когда на предприятии произошло что-то незапланированное.
И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.
Формы отчетов
· суммирующие отчеты - данные объединены в отдельные группы, отсортированы и представлены в виде промежуточных и окончательных итогов по отдельным полям;
· сравнительные отчеты - содержат данные, полученные из различных источников или классифицированные по различным признакам и используемые для целей сравнения;
· чрезвычайные отчеты - содержат данные исключительного (чрезвычайного) характера.
Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от ее запланированного состояния). При использовании на фирме принципов управления по отклонениям к создаваемым отчетам предъявляются следующие требования.
Требования к отчетам
· отчет должен создаваться только тогда, когда отклонение произошло;
· сведения в отчете должны быть отсортированы по значению критического для данного отклонения показателя;
· все отклонения желательно показать вместе, чтобы менеджер мог уловить существующую между ними связь;
· в отчете необходимо показать количественное отклонение от нормы.
Основные компоненты информационной технологии управления показаны на рисунке.
· входная информация поступает из систем операционного уровня
· выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде
· содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:
· данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;
· планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).
Информационные системы управления (ИСУ)
ИС управления (ИСУ) – это особый класс аналитических систем, представляющих собой конечные решения для управленцев и аналитиков. Исторически сложилось так, что технологическая основа реализации таких систем существенно различается. Одни из них построены на современных аналитических инструментах, другие - с применением базовых информационных технологий. ИСУ подходят для удовлетворения сходных информационных потребностей работников различных функциональных подразделений или уровней управления предприятием. Поставляемая ими информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном: будущем. Эта информация имеет вид регулярных или специальных управленческих отчетов.
Чтобы легче ориентироваться в этих системах вводится 3 классификации
Классификация
· по виду решаемой задачи,
· по масштабу решаемой задачи,
· по технологическому построению.
Для принятия решений на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:
Задачи обработки данных
· оценка планируемого состояния объекта управления;
· оценка отклонений от планируемого состояния;
· выявление причин отклонений;
· анализ возможных решений и действий.
Информационная автоматизированная система управления (ИАСУ)
ИАСУ - это многоуровневые иерархические автоматизированные системы, которые обеспечивают комплексную автоматизацию управления на всех уровнях и охватывают весь цикл работ от проектирования до сбыта продукции. Предназначена для обеспечения эффективного функционирования управляемого объекта (системы) путем автоматизированного выполнения заданных функций. Степень автоматизации функций управления определяется производственной необходимостью и возможностями формализации процесса управления. Создание таких систем весьма затруднительно, поскольку требует системного подхода с позиций главной цели, например получения прибыли, завоевания рынка сбыта и т. д.
Основными классификационными признаками, определяющими вид ИАСУ, являются:
· сфера функционирования объекта - промышленность, строительство, транспорт, сельское хозяйство, непромышленная сфера и т.д.;
· вид управляемого процесса - технологический, организационный, экономический и др.;
· уровень в системе управления - государственный, отраслевой, промышленное, научное или торгово-производственное объединение, предприятие, производство, цех, участок, технологический агрегат или процесс.
Различают 6 основных типов ИАСУ, тип которых определяется целью, ресурсами, характером использования и предметной областью:
Типы информационных автоматизированных систем управления (ИАСУ)
Диалоговая система обработки запросов
(Transaction Processing System) - для реализации текущих, краткосрочных, тактического характера, часто рутинных и жестко структурируемых и формализуемых процедур, например, обработка накладных, ведомостей, бухгалтерских счетов, складских документов и т.д.
Система информационного обеспечения
(Information Provision System) - для подготовки информационных сообщений краткосрочного (обычно) использования тактического или стратегического характера, например, с использованием данных из базы данных и структурированных, формализованных процедур.
Система поддержки принятия решений
(Decision Support System) - для анализа (моделирования) реальной формализуемой ситуации, в которой менеджер должен принять некоторое решение, возможно, просчитав различные варианты потенциального поведения системы (варьируя параметры системы); такие системы используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического или стратегического характера в автоматизированном режиме.
Интегрированная, программируемая система принятия решения
(Programmed Decision System) , предназначена для автоматического, в соответствии с программно реализованными в системе структурированными и формализованными критериями оценки и отбора (выбора) решений; используются как в краткосрочном, так и в долгосрочном управлении тактического (стратегического) характера.
Экспертные системы
(Expert System) - информационные консультирующие иили принимающие решения системы, основанные на структурированных, часто плохо формализуемых процедурах, использующих опыт, интуицию т.е. поддерживающие или моделирующие работу экспертов, интеллектуальные особенности; системы используются как в долгосрочном, так и в краткосрочном оперативном прогнозировании, управлении;
Интеллектуальные системы или системы, основанные на знаниях
(Knowleadge Based System) - системы поддержки задач принятия решения в сложных системах, где необходимо использование знаний в достаточно широком диапазоне, особенно, в плохо формализуемых и плохо структурируемых системах, нечетких системах и при нечетких критериях принятия решения; эти системы наиболее эффективны и используемы для сведения проблем долгосрочного, стратегического управления к проблемам тактического и краткосрочного характера, повышения управляемости, особенно, в условиях многокритериальности. В отличие от экспертных систем, в системах основанных на знаниях следует чаще избегать экспертных и эвристических процедур и прибегать к когнитивным процедурам для минимизации риска. Здесь более существенно влияние профессионализма персонала, ибо при разработке таких систем необходимо сотрудничество и взаимопонимание не только разработчиков, но и пользователей, менеджеров, а сам процесс разработки, как правило, происходит итерационно, итерационными улучшениями, постепенным преобразованием (переходом) процедурных знаний (как делать) в непроцедурные, декларативные (что делать).
ИС организационного управления (ИСОУ)
ИС организационного управления , известны также под устаревшим названием «автоматизированные системы организационного управления - АСОУ», уже свыше 20 лет успешно используются в разных областях экономики. За это время их эволюция прошла несколько этапов, начиная от простых систем обработки данных к интегрированным системам, которые построенные на современной аппаратной и программной базе. Перспективные типы ИС построенные на клиент-серверной архитектуре. Они делятся на две основных группы: интегрированные и узкоспециализированные системы.
Корпоративные информационные системы
К первому типу относятся корпоративные информационные системы (КИС), которые интенсивно вытесняют традиционные АСУП в сфере управления производством. Они поддерживают конкретные бизнес-процессы предприятий, выполняя наиболее ответственные функции; складывания и анализ консолидированного баланса и аналитических отчетов, управления финансами и персоналом, себестоимостью и торговыми операциями и т.п., их характерная особенность - способность работать в территориально распределенных структурах. В Украине наибольшего распространения приобрели такие корпоративные информационные системы: система R/3 компании SAP AG, система «ГАЛАКТИКА» одноименной корпорации, «BAAN-IV» американско-голландской компании Baan , SCALA шведской компании Bestlutsmodeller AB, пакет бизнес-прикладных программ Oracle Application американской корпорации Oracle , информационная система АВД украинско-русской фирмы «ИНЭК».
Класс информационных систем второго типа довольно широкий. Сюда можно отнести: информационные системы для автоматизации банковской деятельности, информационные системы в статистике, информационные системы для финансового и бухгалтерского учета (например, ІС, FinExpert , SoNet), информационные системы в маркетинге, информационные системы в инвестиционном менеджменте (например, Project Expert) и др. Следует заметить, что количество разновидностей таких систем постоянно увеличивается, а диапазон функциональных возможностей их расширяется.
Предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое применение и разнообразие этого класса систем, часто любые ИС понимают именно в данном толковании. К этому классу относятся ИС управления, как промышленными фирмами, так и непромышленными объектами: гостиницами, банками, торговыми фирмами и др.
Основными функциями подобных систем являются : оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оперативное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снабжением и другие экономические и организационные задачи.
Большинство систем такого типа появились на рубеже 90-х годов, когда, с получением большей свободы в ведении бизнеса, предприятия и фирмы стали задумываться о компьютеризации. В силу объективных причин рыночной экономики, первыми смогли выделить необходимые финансовые средства предприятия торговли и сферы услуг. Промышленность значительно отставала из-за более длительного цикла оборачиваемости капитала и многих других причин.
Практически все отечественные ИС начали развиваться как учетные бухгалтерские системы. Многие из них продолжают оставаться чисто учетными, позволяя автоматизировать одну или несколько функций предприятия, но, не давая целостной картины для управления. Автоматизация отдельной функции предприятия, как-то бухгалтерский учет или сбыт готовой продукции, позволяет руководителю среднего звена анализировать результаты своей работы.
Информационные технологии в управлении организацией.
1. Основные тенденции развития ИТУ.
"Управление" применяется во всех сферах человеческой деятельности:
в технике (управление машинами, техническими процессами);
в производственно-хозяйственной деятельности (управление производственными процессами).
Целью "Управления" является повышение эффективности функционирования подразделений, предприятий, организаций.
В связи с экономической конъюнктурой "Управление" должно основываться на современных информационных технологиях.
Понятие "информационные технологии" можно определить как совокупность программно-аппаратных средств и систем, обеспечивающих комплексное и эффективное решение разнородных задач.
Информационные технологии управления - это методы и способы взаимодействия управляющей и управляемой подсистем производства на основе использования современного инструментария.
Современный инструментарий для управления единым информационным полем во всём жизненном цикле существования организации состоит из:
электронно-вычислительные машины,
системы коммуникаций и вычислительных систем,
банки данных и знаний,
программно-информационные средства,
экономико-математические методы и модели,
экспертные системы.
Сегодня положение дел в рассматриваемой области характеризуется крайней неопределенностью. Во-первых, это связано с непрерывным увеличением объема технологических предложений, требующих высоких инвестиций, и соответственно с усилением зависимости от внешних услуг (например, от поставщиков программного обеспечения). Внутрифирменные ассигнования на нужды ИТ растут опережающими темпами по сравнению с другими затратами предприятия. При этом высший менеджмент мало осведомлен об общих расходах в сфере ИТ. Так, компетентные решения фирменного руководства охватывают примерно лишь 5% соответствующих затрат.
Во-вторых, изменяется роль ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий. При выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, превратившись в важнейшую составную часть продукта или производственных мощностей. Хозяйственные риски в настоящее время во многом определяются рисками в данной сфере. Реализация же современных высокопроизводительных организационных проектов (например, "виртуальных организаций" без жесткой привязки производственных участков к определенному месту), требует полного использования потенциала ИТ с помощью телекоммуникационных средств.
Не способствует стабилизации быстрый рост издержек в сфере ИТ. Чтобы контролировать их увеличение и добиться большей гибкости в решении информационно-технологических проблем, многие предприятия идут в основном двумя путями. Первый заключается в том, что фирма создает внутрифирменный информационно-технологический участок, который предлагает услуги и внефирменному рынку, доказывая тем самым возможность рентабельного использования своих мощностей.
Чаще предприятия выбирают другой путь, когда большая часть собственного информационно-технологического персонала переводится в распоряжение вновь создаваемых дочерних компаний или совместных со специализированными информационно-технологическими партнерами предприятий, также самостоятельно выступающих на рынке. На материнском предприятии остается небольшая группа сотрудников, на которую возлагаются функции информационного менеджмента.
Высший менеджмент начинает осознавать, какое важное воздействие оказывают информационно-технологические решения на сам хозяйственный процесс и культуру предприятия. Поэтому он чувствует себя все более ущемленным в том плане, что вынужден делегировать соответствующие вопросы внутрифирменным подразделениям или внешним организациям. К тому же первый опыт работы внефирменных информационно-технологических служб не дает особых поводов для оптимизма относительно эффективности решения указанных проблем. В этой связи возникают следующие ключевые вопросы:
каково отношение ведущего персонала к ИТ, какие последствия вытекают из более эффективной ее организации и использования в производстве новых товаров и услуг;
что должно знать высшее руководство фирмы в области ИТ, чтобы принимать компетентные решения, в частности в отношении инвестиций;
в какой мере допустимо делегирование функций в сфере ИТ;
какова должна быть роль высшего менеджмента в управлении информационно-технологическим потенциалом.
Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:
высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;
специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;
менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;
менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия:
поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;
собственное информационно-технологическое подразделение.
На многих предприятиях подобные группы интересов не получают признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.
В связи с ростом значения ИТ в обеспечении успеха фирмы подобная политика неприемлема. Общефирменное руководство должно в настоящее время найти ответы на следующие два вопроса.
Во-первых, нужно точно определить, какой вклад должна внести ИТ в процесс производства товаров и услуг. Внимания здесь заслуживают главным образом три аспекта: 1) ИТ как функция обеспечения производственного процесса, например в области коммуникаций или автоматизации производства, а также при генерации и передаче управленческих знаний и информации для управления хозяйственными операциями;
2) ИТ как интегральная составная часть продукта;
3) ИТ как организационный инструмент для создания виртуальных форм предприятия.
Во-вторых, кто должен выполнять перечисленные и другие функции. На первый план выдвигается вопрос о координационном механизме для отдельных видов информационно-технологических услуг. Решение может быть найдено в использовании указанных выше специализированных внутрифирменных подразделений и внефирменных филиалов. Возможно и промежуточное решение в виде создания стратегических альянсов между собственным подразделением и внешними партнерами. В двух последних случаях предприятие теряет прямой контроль над своим информационно-технологическим потенциалом. Следует отметить, что подобные услуги могут быть эффективны только при тесном сотрудничестве с их поставщиками. Общефирменный менеджмент должен искать пути устранения или компенсации слабых мест в своей работе.
1.3. Функциональные изменения в сфере использования ИТ
Рассмотренные изменения требований к группам интересов в сфере ИТ обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием состоят в следующем.
Децентрализация и рост информационных потребностей
Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.
Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.
Ранее на предприятиях устанавливались мощные обрабатывающие системы, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас вопрос стоит о том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.
От обработки данных через информационные системы к управлению знаниями
Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ как средство обработки данных. С помощью этой технологии из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует массивных средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных интерфейсах и сжатии внутрифирменной и внешней информации, а также о трансфере совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.
Быстрое развитие сетей локальных систем с сверхрегиональной и даже интернациональной структурой приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к ликвидации границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается. Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента, так же как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении знаний .
Кроме того, организация должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении системы "Интернет". Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание здесь платформы, на которой станет возможной квалифицированная психологическая подготовка персонала, включая общефирменный менеджмент.
Интеграция децентрализованных систем
Сейчас информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее интеграция должна произойти.
Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, сверхотраслевые предпринимательские интеграционные группы. Возможно, такие группы смогут даже управлять функцией ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам.
Будущие зависимости
Информационные системы и информационные технологии в управлении качеством
Контрольная работа >> Информатика, программированиеИнформационные системы и информационные технологии в управлении качеством Информационные системы в управлении качеством НОП. Известно, что... многолетнего опыта западной корпоративной культуры управления и организации бизнеса. Без глубокого реформирования...
Информационные технологии в управлении , их сущность и характеристика
Курсовая работа >> Менеджмент3 1. Информационные технологии и информационные системы……………… 4 2. Взаимосвязь организаций и информационных систем…………………….8 3. Виды информационных систем в организации …………………………… 11 4. Роли менеджеров и информационные системы в управлении ……….… . 21 ...
Информационное обеспечение системы управления организации на примере ИФНС г. Магнитогорска по
Кодекс >> МенеджментСети Интернет. 1.3 Совершенствование информационного обеспечения управления организацией При развитии информационной технологии проявляются пять современных взаимосвязанных...
Современный мир меняется с невиданной ранее скоростью. Новые методы и подходы возникают здесь и там. Они базируются как на неизвестных ранее технологиях, так и на социальных механизмах взаимодействия. Или же на их комбинировании, одним из примеров которых являются информационные технологии управления.
Общая информация
Первоначально, давайте разберемся с целями. управления создаются для того, чтобы удовлетворять потребности в данных всех без исключения работников фирмы, которые занимаются принятием решений. Особенно хорош тот факт, что она может использоваться на любом уровне. Использование информационных технологий в системе предприятия или организации позволяет структурировать решаемые задачи и увеличить общую эффективность работы. Они идеально подходят для удовлетворения потребностей в данных сотрудников разных отдельных подразделений и могут быть использованы на всех уровнях управления фирмы. Имеющаяся информация предоставляет сведения о прошлом и текущем положении дел, а также позволяет строить прогнозы на будущее. Данные представлены в виде специальных или регулярных ответов. Чтобы принимать успешные решения, они должны иметь агрегированную форму, которая позволяет просматривать тенденцию их изменения, причины возникающих отклонений, а также возможные решения. Приоритетным является решение таких задач:
- Оценка планов относительно состояния объекта управления.
- Рассмотрение отклонений от желательного состояния.
- Выявление причин для возникших проблем.
- Анализ доступных решений/действий.
Об отчетности
Применение информационных технологий в управлении позволяет получать данные о результатах деятельности, а также о текущем положении. Они представлены в таком виде:
- Регулярные отчеты. Формируются согласно установленном графику, который определяется время их создания, а также внесенные данные. В качестве примера можно привести информацию о месячных продажах компании.
- Специальные отчеты. Формируются по запросам уполномоченных лиц (например, директора) или в случаях, когда в компании произошло не предвиденное событие.
Они могут принимать форму сравнительных, суммирующих и чрезвычайных отчетов. Их различие заключается в следующем:
- Сравнительные отчеты. Содержат в себе данные, что получены из разных источников или классифицируются по не совпадающим признакам. Используются, как можно догадаться из названия, для сравнения.
- Суммирующие отчеты. Они содержат в себе данные, что объединяются в определенные группы. Как правило, они отсортированы и позволяют узнать промежуточные и окончательные итоги.
- Чрезвычайные отчеты. В них имеются данные исключительного характера.
В каких случаях использование отчетности является наиболее эффективным? Наилучший результат был показан во время реализации управления отклонений. Данный подход подразумевает концентрацию внимания на всех отличиях в хозяйственной деятельности предприятия от заранее установленных определенных стандартов.
Как она строится?
Важную роль играют основные компоненты, из которых и сформированы основные информационные технологии управления. Обобщенно они являются такими:
- Входная информация. Она поступает из различных систем, которые формируют операционный уровень.
- Базы данных. Сюда передается входная информация. Она структурируется и готовится к использованию
- Содержимое базы данных посредством нужного программного обеспечения преобразуется в необходимые отчеты, которые поступают к ответственным специалистам, задействованным в принятии решений в рамках организации. Для их обозначения используется понятие «выходная информация».
В рамках рассматриваемой темы для нас наибольший интерес представляют базы данных. Из чего они формируются? В качестве основных компонентов рассматриваются:
- Данные, что накапливаются, как результат оценки осуществляемых организацией операций.
- Планы, стандарты, бюджеты и иные нормативные документы, посредством которых обозначается планируемое состояние управляемого объекта (организации или ее отдельного подразделения).
Посредством этих основных компонентов и осуществляется автоматизация офиса. Развитие информационных технологий позволяет создавать все более совершенные и лучшие наработки, которые выводят эффективность на новый уровень. В качестве примера можно привести бухгалтерское дело. То, что еще двадцать лет назад требовало работы пяти-шести человек, сейчас выполняется одним. Это стало возможно благодаря автоматическому выполнению целого ряда операций. Во многих случаях человек нужен только для того, чтобы вводить данные. Благодаря этому современные информационные технологии смогли существенно облегчить рабочие процессы. Но как это выглядит на практике?
Об автоматизации
Развитие информационных технологий затронуло делопроизводство, управление, контроль, ввод, поиск и обновление информации, создание отчетов, составление расписаний, обмен данными между разными отделами, структурными подразделениями и даже целыми предприятиями. В качестве примера можно привести ряд типовых процедур, представить которые на современном предприятии без автоматизации весьма сложно:
- Обработка входящей/исходящей информации (чтение и подготовка ответов на письма, написание циркуляров, отчетов и иной документации, работа с рисунками и диаграммами).
- Сбор с последующим анализом данных (результаты деятельности за определенное время разных подразделений, выделение чего-то по конкретным критериям выбора).
- Сохранение всей необходимой поступившей информации, обеспечение быстрого доступа к ней и инструментария поиска нужных данных.
Для достижения этих целей нужно выполнить целый ряд условий:
- Необходимо скоординировать работу между исполнителями.
- Следует по возможности оптимизировать документооборот.
- Предоставить инструменты взаимодействия для подразделений в рамках организации (или различных структур в объединении).
Современные информационные технологии привлекают возможностью поддержки внутренней связи, а также коммуницировать с внешним миром. При этом вопрос организации и поддержки процессов на базе компьютерной сети играет первостепенную роль. Дополнительно можно привлекать и иные современные средства для передачи и обработки информации (например, телефоны).
Об использовании
Компьютерные и информационные технологии в управлении играют значительную роль в жизни руководителей, специалистов, секретарей и конторских служащих. Говоря об их использовании, необходимо отметить их привлекательность в случае нужды что-то быстро решать в группе. А ведь от скорости и правильности выбора зависит экономическое процветание. Одно дело, когда нужно принимать решение, не имея возможности проконсультироваться у компетентных специалистов и разбирающихся людей, и совсем другое, когда можно получить посильную помощь от них. Основоположную роль при этом играет программное обеспечение. На данный момент широко используется несколько десятков различных решений, начиная от средств учета для бухгалтеров и заканчивая разработками для управления всей организационной структуры. Весь программно-аппаратный комплекс, нацеленный на выполнение описанных задач называется электронным офисом. Что в него входит? Если говорить об то это:
- Одна (несколько) электронно-вычислительных машин, которые, возможно, объединены в сеть.
- Печатающие средства.
- Модем (если необходимо обеспечить подключение к глобальной сети или территориально удаленной электронно-вычислительной машине).
- Средства копирования документов.
- Сканеры.
- Стримеры.
Из программных продуктов следует упомянуть о:
- текстовом редакторе;
- электронной таблице;
- системе управления базами данных;
- программе для анализа;
- графическом редакторе;
- программе презентации;
- средствах обслуживания факс-модема;
- программе перевода.
Это все может идти как по отдельности, так и в рамках интегрированного пакета. О последнем давайте поговорим более детально.
Об интегрированном пакете
Почему только о нем? Дело в том, что отдельных программ существует великое множество. Поэтому о них хватит и обобщающих слов, и простого перечисления. С интегрированными пакетами дела обстоят значительно интересней. Дело в том, что в них входят взаимодействующие меж собой программные продукты. Если говорить про использование информационных технологий, то в первую очередь внимание следует уделить текстовому редактору, электронной таблице и системе управления базой данных. Но главной отличительной чертой программ, что входят в один пакет, является наличие общего интерфейса пользователя, что позволяет применять те же/похожие приемы работы с разными продуктами. Взаимодействие идет на уровне документов. То есть, если мы создали в одном приложении файл, то его можно вставить в другое из того же пакета, изменив при необходимости. Общность интерфейса позволяет уменьшить траты на обучение людей. Еще одно преимущество интегрированных пакетов заключается в том, что целый комплект стоит значительно ниже, нежели покупка программ по отдельности. В качестве примера можно привести довольно широко известный "Майкрософт офис". Если говорить про информационные технологии в государственном управлении, то этот пакет встречается повсеместно. Для большинства, правда, он ограничивается текстовым редактором и инструментом для работы с таблицами. Но это не все его применение. Ведь он предлагает значительный инструментарий для управления проектами, базами данных, презентации и много чего другого.
О базах данных
Они используются для концентрации в себе данных обо всех необходимых процессах и подсистемах организации, а также предоставляют технологию их обработки на оперативном уровне. Информация может поступать как из внутренних, так и внешних источников. При этом специалисты должны уметь выполнять основных технологические операции по работе с данными. Рассмотрим небольшой пример. Допустим, у нас есть база данных, куда поступают сведения об ежедневных продажах, что передаются торговыми агентами предприятия на сервер, или что у нас собирается информация о еженедельных поставках сырья. Не важно. Как еще один вариант - по электронной почте получаются данные о курсе валют, котировках ценных бумаг - что понравиться. После того, как информация занесена в базу данных, она передается компьютерным приложениям. Это может быть текстовый или табличный процессов, или любая прочая программа, с которой ведется работа. Передача может быть запущена вручную или настроена на автоматический режим. Полученная информация используется для обработки, анализа, передачи, хранения или тиражирования. Все зависит от преследуемых целей.
Что есть еще?
Информационные технологии в управлении предприятием не исчерпываются одной базой данных. Кроме них используется:
- Электронная почта.
- Аудиопочта.
- Телеконференции. Использование компьютеров.
- Электронный календарь.
- Аудио- и видеоконференции.
- Видеотекст.
- Факсимильная связь.
- Хранение документов.
Начнем с электронной почты. Этот инструмент базируется на сетевом использовании компьютеров. Он предоставляет возможность отправлять, получать и хранить сообщения. Но здесь предусмотрена исключительно однонаправленная связь. Чтобы сделать ее двусторонней нужно многократно принимать и посылать сообщения. Этот инструмент зависимо от вложенных в него функций может предлагать различные возможности. Так, один почтовый клиент может передавать текстовые, звуковые и изобразительные файлы, а другой - исключительно слова. При использовании электронной почты можно создать свою собственную или воспользоваться предложениями специальных организаций. В любом случае это требует денег. Следующая информационная технология - это аудиопочта. Она используется для передачи сообщений голосом. В качестве примера можно привести принцип работы автоответчика, который записывает все, что сказал позвонивший. Но в данном случае все же в основном используется телефон, поскольку он является идеальным устройством для преобразования аудиосигналов в цифровой код. К тому же, он может провести этот процесс и в обратном направлении. Часты случаи и использования для этих целей компьютеров. Можно использовать аудиопочту и для группового решения проблем. В качестве примера можно привести случай, когда указывается список лиц, что должны получить данное сообщение. И система будет передавать им его. Главное преимущество по сравнению с первым вариантом - не нужно использовать клавиатуру.
Электронный календарь и конференции
Это в значительной мере недооцененный инструменты, которые существенно облегчают управление персоналом. В первую очередь поговорим про электронный календарь. Это удобный инструмент, который позволяет хранить и манипулировать рабочим расписанием сотрудников организаций. Управление персоналом благодаря ему значительно облегчается, ведь ответственное лицо может назначать людей на смены, устанавливать время встреч или иных мероприятий. И при этом сотрудникам не обязательно идти куда-то и что-то у кого-то спрашивать. Достаточно просто зайти электронный календарь. Следует отметить, что существует большое количество подобных инструментариев, многие их которых могут похвастаться значительным функционалом. Так, может в автоматическом режиме согласовываться время с уже установленным расписанием и много чего другого.
Теперь давайте о конференциях. Всего их выделяют три вида. Обобщенно они называются «телеконференции». Хотя на практике разделение более существенное. Итак, выделяют компьютерные, аудио- и видеоконференции. Каждая из них имеет свои особенности. Кстати, так уж сложилось, что когда говорят об телеконференциях, то обычно подразумевают работу через компьютер. Ее мы и рассмотрим в первую очередь. Компьютерные конференции предполагают использование сети электронно-вычислительных машин для обеспечения обмена информацией меж участниками группы, которые задействованы в решении определенной проблемы. Конечно, круг лиц, что могут к ней быть привлечены довольно ограничен. Хотя, участников все же больше, чем при аудио- и видеоконференциях. При работе с компьютером количество людей может составлять десятки, сотни, и, если позволяют мощности, даже тысячи людей.
Аудио- и видеоконференции
Это важные информационные технологии в сфере управления. Почему? Возьмем, к примеру, аудиоконференции. Они позволяют устанавливать связь между территориально удаленными подразделениями организации или отдельными работниками. В качестве примера реализации можно привести разговор нескольких абонентов в одном сеансе соединения с помощью телефона. При этом могут использоваться как имеющиеся (встроенные) компоненты, так и дополнительные устройства. Существенным преимуществом данного способа установления связи является отсутствие требования к значительной большому количеству техники. Обычно для этого достаточно иметь только современный телефон. Таким способом значительно облегчается процесс принятия решений. Он удобен и значительно удешевляется. Видеоконференции используются для тех же целей. Но в этом случае применяется определенная аппаратура. Хотя наличие компьютера все так же не обязательно. В этом случае участники конференции, пребывая на значительном удалении, могут видеть на экране телевизора своих собеседников, и, зависимо от функционала, себя. Вместе с изображением передается и звуковое сопровождение. Использование этих инструментов позволяет экономить командировочные и транспортные расходы, время, а также привлекать максимальное количество нужных работников к решению определенных проблем.
Видеотекст, хранение документов и факсимильная связь
Некоторые информационные технологии в экономике и управлении уже теряют свои позиции и часто (не) упоминаются как морально устаревшие варианты. К таким можно отнести факсимильную связь. Но она тем не менее будет рассмотрена. Давайте обо всем по порядку. В первую очередь поговорим про видеотекст. Эта технология базируется на использовании компьютера, с помощью которого получается и выводится на экран графическая и текстовая информация. В таком случае действуют тремя путями: создают файлы самостоятельно, заключают договоры со специализирующимися организациями на разработку, получают доступ к уже созданным другими документам. Наибольшую популярность подобный подход приобрел в деле обмена каталогами и ценниками продукции. Другим перспективным направлением является хранение документов. Что оно собой представляет? В последние несколько столетий наметилась тенденция увеличения документооборота. И необходимо хранить все больше. Причем не только текстовых, но и графических, и видео, и аудио, и ряд других. Порой количество документов может достигать такого объема, что хранение вызывает значительные проблемы. Поэтому получает распространение практика их оцифровывания и сохранения или в облаке, или на определенном физическом носителе на территории организации. При необходимости их можно спокойно извлечь, обработать, изменить, вывести на экран и/или распечатать. При этом для хранения данных необходимо чрезвычайно мало места. На одном оптическом диске может спокойно уместиться примерно 200 тысяч текстовых страниц! Особенно эта важно, если кто-то ищет информационные технологии управления проектами. Ведь хранение документов обычно сопровождается удобством координации их использования. И напоследок - факсимильная связь. Для чего она? Эта связь базируется на использовании факс-аппаратов, которые позволяют быстро рассылать документы участникам группы. Они могут читать документы на одном конце канала связи и воспроизводить его на другом.
Заключение
Вот кратко и были рассмотрены информационные технологии. Следует отметить, что размера статьи явно не хватает для того, чтобы рассмотреть все рабочие моменты и их проникновение в нашу жизнь. Можно было бы уделить внимание и рассказать про информационные технологии в муниципальном управлении. Читатель знал, что сейчас можно во многих городах взаимодействовать с ЖКХ посредством онлайн-службы? Если что-то не удовлетворяет или сломалось из их ведения, то достаточно написать соответствующим структурам, и они вышлют специалиста (электрика, сантехника), чтобы он исправил проблему. Согласитесь, это удобно. При этом они проникают во все сферы жизни, и одним ЖКХ не ограничиваются. Информационные технологии в управлении образованием, медициной, и прочими необходимыми для нас государственными услугами позволяют чувствовать себя более комфортно. Рассмотрим пример? Давайте затронем сферу образования. В последние годы появляются электронные журналы, где проставляются оценки школьников и студентов. Расписание уроков и пар выкладывается в Интернет. Все меньше бумаг остается в быту, и все сильней влияние информационных технологий.
Информационная технология в управлении предприятие имеет основной целью создание информационного продукта, позволяющего формировать управляющие воздействия на производство. Для повышения эффективности управления создается автоматизированная информационная система управления предприятием, основой которой является информационная технология.
Информационная технология в управлении предприятием учитывает сложившиеся на предприятии информационные потоки и их содержание. На любом крупном предприятии, где имеет смысл создавать автоматизированную систему управления предприятием, можно выделить типовые блоки организационной структуры, к главным из которых относятся автоматизированная система управления технологическими процессами (АСУТП) и автоматизированная система управления производством (АСУП).
4.1. Автоматизированная система управления технологическими процессами
Автоматизированная система управления технологическими процессами представляет собой замкнутую систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации, необходимой для оптимизации управления технологическим объектом в соответствии с принятым критерием, и реализацию управляющих воздействий на технологический объект. Технологический объект управления – это совокупность технологического оборудования и реализованного на нём технологического процесса. В зависимости от уровня АСУТП технологическим объектом управления могут быть технологические агрегаты и установки, группы станков, отдельные производства (цехи, участки), реализующие самостоятельный технологический процесс.
Реализация целей в конкретных АСУТП достигается выполнением в них определенной последовательности типовых операций и вычислительных процедур, объединяемых в комплексы, реализующие типовые функции:
измерение физических сигналов и параметров процессов;
формирование управляющих сигналов;
контроль функционирования технических и программных средств.
Функции АСУТП подразделяются на управляющие, информационные и вспомогательные.
К управляющим функциям относятся регулирование отдельных технологических параметров, логическое управление операциями или аппаратами, адаптивное управление объектом в целом.
К информационным функциям относятся сбор, обработка и представление информации для последующей обработки.
Вспомогательные функции состоят в обеспечении контроля за функционированием технических и программных средств.
Автоматизированные системы управления технологическими процессами, созданные для объектов основного и вспомогательного производства, представляют собой низший уровень автоматизированной системы управления предприятием.
4.2. Автоматизированная система управления производством
Автоматизированная система управления производством представляет собой сложную иерархическую управляемую систему, состоящую из работников аппарата управления и комплекса технических средств, включающего компьютеры, базы данных и средства связи. Объектом управления является совокупность процессов, свойственных данному предприятию, по преобразованию материальных, энергетических, финансовых, трудовых и прочих ресурсов в готовую продукцию. Сложность управления в АСУП обусловлена следующими причинами:
большим числом разнородных элементов;
высокой степенью их взаимосвязи в процессе производства;
неопределенностью результатов выполнения многих процессов (брак, сбои, несвоевременные поставки, нерегулярность спроса и т.д.);
объектами управления являются люди, управление поведением которых не столь очевидно и прямолинейно;
предприятие постоянно изменяется, то есть является нестационарным объектом.
В управлении предприятием информационным процессам должно уделяться не меньшее внимание, чем производственным. В структуре АСУП обычно выделяют функциональные и обеспечивающие системы. Подсистемой называют часть автоматизированной системы управления, выделенную по функциональному или структурному признаку и отвечающую за решение конкретной задачи.
Типовая структура предприятия представлена на рис. 6.
Во главе предприятия стоит директор, решения которого реализуются в производстве администрацией. Обычно в администрацию входят заместитель директора по экономике, руководящий планово-экономическим отделом и бухгалтерией, служба главных специалистов, включающая главного инженера, под чьим руководством находится служба технической подготовки производства, и заместитель директора по общим вопросам, в функции которого входит решение различных вопросов, не отнесенных к перечисленным службам, а так же руководство службой хранения и сбыта продукции.
Администрация со своими службами управляет, планирует и регулирует основное производство, которое состоит из производственных подразделений, таких как производственные бригады, участки, цехи. В составе АСУП может быть выделена автоматизированная система управления технологическими процессами (АСУТП), охватывающая основное производство, где реализуются технологические процессы, и службу главных специалистов.
Рис. 6. Типовая структура предприятия
