تا به امروز ارسال پیام های ایمیل یکی از مدرن ترین و موثرترین روش های تعامل با مشتریان موجود و بالقوه هر شرکتی است. یکی از راه های مقرون به صرفه و کم هزینه برای ارسال ایمیل، Outlook است. بیایید به مراحل ایجاد یک لیست پستی در Outlook 2003، 2007 و 2010 نگاه کنیم. در اصل، روند مشابه است، اما تفاوت هایی وجود دارد.
Outlook 2003، 2007، 2010
- در صفحه اصلی بر روی دکمه "آدرس دفترچه" کلیک کنید.
- در همان مکان، مورد "Contacts" را انتخاب کنید.
- از منوی File، New Record را انتخاب کنید. همین کار را می توان با کلیک بر روی نوار ابزار "ضبط جدید" انجام داد.
- در بخش "انتخاب نوع پست"، "لیست پستی" را انتخاب کنید.
- یک گروه جدید به "مخاطبین" اضافه کنید. این عمل یک مکان ذخیره سازی برای گروه مخاطب اختصاص می دهد.
- روی "OK" کلیک کنید و یک فرم بدون نام ظاهر می شود.
- در قسمت Name نام گروهی را که قرار است ایجاد شود وارد کنید.
- برای انتخاب مخاطبین از منابع دیگر، روی مورد "انتخاب اعضا" کلیک کنید.
- فرم را ذخیره کرده و ببندید.
جایگزین، گزینه ها
اگر ما در مورد ارسال نامه های الکترونیکی انبوه با تعداد زیادی گیرنده صحبت می کنیم، راه های کمتر موثری وجود ندارد. به عنوان مثال، می توانید یک برنامه تخصصی برای توزیع ایمیل نصب کنید یا با یک سرویس بازاریابی ایمیلی تماس بگیرید. انتخاب برنامه ها و خدمات امروزه چه از نظر قیمت و چه از نظر ویژگی های عملکردی متنوع است.
نحوه ایجاد یک خبرنامه در smartresponder.ru
- در smartresponder.ru ثبت نام کنید.
- وارد حساب کاربری خود شوید و "ایجاد لیست پستی جدید" را انتخاب کنید.
- "نوع ارسال" را انتخاب کنید:
- سری خودکار متوالی حروف
- پستی دوره ای
- با انتخاب آیتم "سری حروف متوالی خودکار"، باید نامه هایی را از قبل آماده کنید که به تاریخ ها و آدرس های مشخص شده ارسال می شوند، بنابراین "پست ادواری" را انتخاب می کنیم.
- "زبان پیام رسانی" (روسی یا انگلیسی) را انتخاب کنید.
- فرکانس انتشار را تنظیم کنید.
- نام خبرنامه، موضوع را مشخص کنید.
- یک توضیح کوتاه برای لیست پستی وارد کنید.
- روی "ایجاد" کلیک کنید.
دستورالعمل
تجارت مبتنی بر ارتباطات است. اطلاعات تماس از دست رفته به معنای معامله از دست رفته است. اگر ندانید چگونه به آنها دسترسی پیدا کنید، مشتری نخواهید داشت. در Microsoft Outlook، لیست مخاطبین تا حد امکان نزدیک به ایمیل قرار می گیرد.
اگر می دانید چگونه با لیست مخاطبین MS Outlook کار کنید، می توانید کارهای زیادی انجام دهید. می توانید آنها را با سایر کاربران ایمیل مبادله کنید، پیام های گروهی ارسال کنید. از قدرت Outlook برای سازماندهی کار خود استفاده کنید.
در این آموزش نحوه افزودن مخاطبین به Outlook و نحوه ایجاد گروه تماس در Outlook را خواهید آموخت. ویژگی های مفیدی مانند ایجاد گروه تماس در Outlook را در نظر بگیرید. بیا شروع کنیم.
اهمیت مخاطبین شما از Microsoft Outlook
مخاطبین در MS Outlook خصوصی و تجاری هستند. برای اتصال دائمی، Outlook به شما امکان می دهد آدرس ها را درست در داخل ایمیل خود ذخیره کنید.
هر ورودی در کتاب آدرس ایمیل یک مخاطب است. برای یک تاجر و هر کسی که از ایمیل استفاده می کند راحت تر است که دفترچه آدرس در اینترنت داشته باشد. سپس شما آنها را از دست نخواهید داد.
برای جستجو در Outlook، روی نماد کلیک کنید دفترچه آدرس(به صورت کتاب باز) سمت راست برگه صفحه اصلی. در کادر محاوره ای دفترچه آدرس: تماساطلاعات اولیه مخاطب ظاهر می شود:
اطلاعات تماس در پنجره دفترچه آدرس: مخاطبین.
دفترچه آدرس پیش فرض شما است مخاطب-، اما شما همچنین می توانید دفترچه آدرس اضافی ایجاد کنید.
برای یافتن اطلاعات بیشتر درباره یک مخاطب، دوبار کلیک کنیدنام او برای باز کردن کارت تماس:
اطلاعات دقیق در کارت تماس MS Outlook.همانطور که می بینید، کارت حاوی اطلاعات بیشتری از آدرس ایمیل مخاطب شما نیست. علاوه بر امکان ذخیره حداکثر سه آدرس، فیلدهایی برای وارد کردن اطلاعات زیر وجود دارد:
- محل کار
- آدرس صفحه وب
- آدرس های IM
- شماره تلفن (کار، منزل، فکس، موبایل و ...)
- آدرس ها (حداکثر سه آدرس فیزیکی در هر مخاطب)
در صورت داشتن کارت تماس، می‌توانید تصویری را به آن پیوست کنید. علاوه بر این، یک زمینه وجود دارد یادداشتبرای اطلاعات بیشتر.
دفترچه آدرس Outlook به شما امکان می دهد نه تنها اطلاعات تماس را ذخیره و پیدا کنید، بلکه از آن برای ارسال نامه های جمعی با استفاده از گروه های تماس نیز استفاده کنید. اطلاعات بیشتر در مورد Microsoft Outlook را در آموزش بخوانید:
قبل از اینکه در مورد کار در MS Outlook صحبت کنیم، فراموش نکنید در لیست پستی Tuts + Business مشترک شوید و کتاب الکترونیکی رایگان ما را دریافت کنید: راهنمای نهایی Inbox Zero Mastery. این کتاب اصول سازماندهی پیام های دریافتی را شرح می دهد و نکاتی در مورد نحوه مدیریت آنها ارائه می دهد.
حالا بیایید به ایجاد مخاطبین و گروه های مخاطب در MS Outlook برویم:
1. افزودن یک مخاطب جدید به MS Outlook
با درک اهمیت دفترچه آدرس Outlook، آماده سازماندهی لیست مخاطبین خود هستید. دو روش اصلی برای افزودن مخاطبین به Outlook وجود دارد:
- از دفترچه آدرس
- از ایمیل
بیایید هر یک از آنها را تجزیه و تحلیل کنیم.
مرحله 1. نحوه افزودن مخاطبین به Outlook از دفترچه آدرس
اگر می خواهید کارت ویزیت را به مخاطبین خود در MS Outlook اضافه کنید، این روش مفید است. سازماندهی دقیق اطلاعات تماس خود در صندوق ورودی بسیار راحت تر از نگه داشتن پشته هایی از کارت است که ممکن است به طور تصادفی گم شوند.
برای شروع، دفترچه آدرس را در MS Outlook باز کنید و در هر نقطه راست کلیک کنید. یک منوی پاپ آپ ظاهر می شود:
انتخاب یک گزینه ورودی جدید. پنجره گفتگو ورودی جدید:
یک گزینه را انتخاب کنید تماس جدیدو فشار دهید خوب. یک کارت خالی خواهید دید کارت تماس:
هر قسمت تماس را با اطلاعات مربوطه پر کنید.
با کلیک بر روی فلش سمت راست می توانید اطلاعاتی را اضافه کنید. در مثال زیر، سه نوع آدرس وجود دارد که می توانید به کارت تماس اضافه کنید:
پس از پر کردن فیلدها را انتخاب کنید ذخیره و جدیدمخاطب را ذخیره کنید و به پر کردن دفترچه آدرس ادامه دهید. یا با انتخاب ذخیره و حذف،بازگشت به دفترچه آدرس: مخاطبین.
مرحله 2. نحوه افزودن مخاطبین به Outlook از ایمیل
با دریافت نامه ای از یک مخاطب جدید، به راحتی می توان اطلاعات مربوط به آن را در دفترچه آدرس MS Outlook ذخیره کرد. با پیامی شروع کنید که حاوی اطلاعات تماس است:
با کلیک راست بر روی آدرس فرستنده، یک منوی پاپ آپ ظاهر می شود:
انتخاب کنید به مخاطبین Outlook اضافه کنید. یک کارت تماس با نام و آدرس فرستنده از قبل پر شده باز می شود. اگر اطلاعات بیشتری در مورد این مخاطب دارید، آن را به کارت اضافه کنید.
پس از تکمیل، کلیک کنید ذخیره و بستنیا ذخیره و جدیدبرای ذخیره مخاطب در دفترچه آدرس.
مرحله 3. چگونه یک تصویر اضافه کنیم
اگر دوست دارید می توانید یک تصویر یا لوگو اضافه کنید. کارت تماس شخصی که می خواهید عکس او را اضافه کنید باز کنید. روی نماد کلیک کنید عکس تماس را اضافه کنیدسمت راست نام کاربری یک پنجره مرورگر باز می شود:
به فایل تصویری که می خواهید اضافه کنید بروید. به آن اشاره کرده و کلیک کنید خوب.اکنون تصویر انتخاب شده روی کارت تماس ظاهر می شود:
مرحله 4. چگونه یک مخاطب را حذف کنیم
گاهی اوقات لازم است یک مخاطب را حذف کنید. یا اطلاعات قدیمی است یا دیگر به آن نیاز نخواهید داشت.
خوشبختانه، انجام این کار در Outlook آسان است. پنجره را باز کن دفترچه آدرس: مخاطبین. نام مخاطبی را که می خواهید حذف کنید انتخاب کنید. سپس در هر نقطه راست کلیک کنید. یک منوی پاپ آپ ظاهر می شود:
نام مخاطب را در دفترچه آدرس انتخاب کنید و فشار دهید حذف.انتخاب کنید حذف. سیستم از شما درخواست تایید می کند:
پس از فشار دادن آرهمخاطب از دفترچه آدرس MS Outlook حذف خواهد شد.
3. یک گروه تماس ایجاد کنید
اگر نیاز به ارسال پیام به چند نفر دارید، گروه تماس در زمان ارسال ایمیل به همه اعضای گروه شما صرفه جویی می کند. با استفاده از گروه تماس، می توانید مطمئن شوید که همه اطلاعات یکسانی را دریافت کرده اند. خطر فراموشی ارسال ایمیل را در صورت ارسال جداگانه به هر کدام از بین می برد.
(توجه داشته باشید:
این گزینه در نسخه های قبلی Outlook به عنوان Distribution List شناخته می شود.)
بیایید نگاهی دقیق تر به این احتمال بیندازیم.
مرحله 1. نحوه ایجاد یک گروه تماس در Outlook
پنجره را باز کن مردم. روی سه نقطه در گوشه سمت چپ پایین MS Outlook کلیک کنید. یک منوی پاپ آپ ظاهر می شود گزینه های ناوبری:
از منوی پاپ آپ، را انتخاب کنید مردم. پنجره مردمشامل کل لیست مخاطبین شما است:
کلیک گروه تماس جدیدکه در روبان. یک پنجره خالی ظاهر می شود گروه تماس:
در فیلد وارد کنید نامنام گروهی که می خواهید ایجاد کنید. اکنون که یک گروه تماس جدید ایجاد کرده اید، می توانید شروع به اضافه کردن آدرس کنید.
مرحله 2: نحوه افزودن آدرس به گروه تماس Outlook
در یک پنجره باز گروه تماسروی نماد کلیک کنید اضافه کردن عضوروی نوار یک منوی پاپ آپ ظاهر می شود:
می توانید آدرس ها را از مخاطبین Outlook موجود، از دفترچه آدرس خود یا از ایمیل انتخاب کنید.
وقتی فشار می دهید از Outlook Contactsیا از دفترچه آدرس، یک پنجره ظاهر می شود اعضا را انتخاب کنید: مخاطبین. می توانید نام مخاطب را انتخاب کنید.
برای مثال، بیایید گزینه را در نظر بگیریم تماس با ایمیل جدید. یک کادر محاوره ای به جای کارت تماس کامل ظاهر می شود عضو جدید اضافه کنید:
برای افزودن یک مخاطب به گروه Outlook، پنجره عضو جدید را اضافه کنید.نام و آدرس مخاطبی را که می خواهید به گروه اضافه کنید وارد کنید. توجه داشته باشید که چک باکس به طور پیش فرض علامت گذاری شده است. افزودن به مخاطبین. اگر آن را حذف کنید، مخاطب به گروه مخاطب جدید شما اضافه می شود، اما نه به دفترچه آدرس شما. اگر فقط می خواهید با این شخص به عنوان بخشی از یک گروه ارتباط برقرار کنید، این می تواند مفید باشد.
پس از وارد کردن اطلاعات، کلیک کنید خوب. مخاطب به گروه اضافه شد. هر تعداد مخاطب که نیاز دارید به گروه اضافه کنید.
پس از اتمام، روی نماد کلیک کنید ذخیره و بستندر گوشه سمت چپ بالای پنجره گروه تماس.
مرحله 3. نحوه استفاده از گروه تماس
برای ارسال پیام به اعضای گروه تماس خود، نام آن را در فیلد وارد کنید به. روی دکمه کلیک کنید ارسال. پیام برای همه افراد موجود در لیست ارسال می شود:
مرحله 4. نحوه تغییر نام یک گروه
می توانید نام گروه تماس را تغییر دهید. برای مثال، پس از تکمیل یک پروژه و رفتن به پروژه دیگر، ممکن است بخواهید نام گروه تماس خود را تغییر دهید.
برای این کار کادر کشویی را باز کنید جهت یابیو انتخاب کنید مردم:
یک پنجره ظاهر می شود مخاطب:
نام گروه در بالای لیست مخاطبین (در کنار نماد افراد) ظاهر می شود. برای انتخاب آنجا کلیک کنید. روی گروه تماس دوبار کلیک کنید و پنجره را باز کنید گروه تماس:
نام جدید را در فیلد بنویسید نام. پس از اتمام، بر روی نماد کلیک کنید اکنون به روز رسانی کنید. برای ذخیره تغییرات و خروج، را فشار دهید ذخیره و بستن.
مرحله 5. نحوه تغییر آدرس در گروه تماس MS Outlook
لیست آدرس ها اغلب نیاز به تغییر دارند. ایمیل Outlook به شما کمک می‌کند تا با زمان‌ها هماهنگ باشید.
ترکیب اعضای گروه تماس در پنجره تغییر می کند گروه تماس
. می توانید آدرس های جدید را وارد کنید یا حذف کنید غیر ضروری. باز کن پنجره گروه تماس:
بیایید با اضافه کردن یک عضو جدید شروع کنیم. روی نماد دوبار کلیک کنید اضافه کردن اعضاکه در نوار. می‌توانید از فهرست مخاطبین Outlook، دفترچه آدرس خود عضوی اضافه کنید یا یک مخاطب ایمیل جدید وارد کنید. پس از اتمام، بر روی نماد کلیک کنید اکنون به روز رسانی کنیدکه در روبان.
برای حذف یک عضو از گروه مخاطب، روی نام آن عضو کلیک کنید. سپس روی نماد کلیک کنید حذف عضوکه در روبان. اطلاعات اعضا از گروه تماس حذف می شود. (اما نه از لیست مخاطبین ایمیل Outlook.)
پس از انجام تغییرات و خروج از پنجره، روی نماد کلیک کنید ذخیره و بستنچپ در روبان.
مرحله 6: چگونه یک گروه تماس را حذف کنیم
هر از گاهی می خواهید یک گروه تماس را به طور کامل حذف کنید. ممکن است دیگر نیازی به تماس با اعضای آن نباشد.
برای حذف یک گروه از ایمیل MS Outlook، آن را باز کنید مخاطب. نام گروه در بالای لیست ظاهر می شود.
روی نام گروهی که می خواهید حذف کنید کلیک کنید. روی نماد کلیک کنید حذف(به نظر می رسد X) در روبان. گروه تماس شما حذف شده است.
OneNote یک برنامه یادداشت برداری است که در Microsoft Office گنجانده شده است. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد OneNote، این آموزش را بررسی کنید:
مرحله 1: اطلاعات تماس را به OneNote ارسال کنید
پنجره را باز کن مخاطب. یک آدرس را انتخاب کنید و روی نماد کلیک کنید یک نکتهکه در روبان. یک گفتگو ظاهر می شود مکان را در OneNote انتخاب کنید:
گسترش گزینه دفترچه منو یک نوت بوک OneNote را برای ذخیره آدرس انتخاب کنید. کلیک خوب. اطلاعات شما در نوت بوک انتخابی شما به OneNote اضافه می شود:
توجه داشته باشید. می توانید اطلاعات کارت تماس Outlook را با OneNote به اشتراک بگذارید.
مرحله 2. نحوه ارسال مخاطب یا گروه مخاطب در Outlook
اگر شخصی به اطلاعات تماس شما یا حتی گروه تماس شما نیاز دارد، می توانید این کار را به سرعت و به راحتی از طریق ایمیل Outlook انجام دهید.
پنجره را باز کن مخاطب. برای انتخاب روی آیتم Outlook کلیک کنید. این می تواند یک گروه تماس یا یک آدرس فردی باشد. در این مثال، من نحوه تقسیم یک گروه تماس در Outlook را نشان می‌دهم.
کلیک تماس رو به جلوبر روی نواربرای باز کردن منوی بازشو:
می‌توانید آدرس Outlook یا اطلاعات گروه را برای هر کسی ارسال کنید.توجه داشته باشید.
گروه های مخاطب فقط می توانند به عنوان مخاطب Outlook ارسال شوند. آدرس های فردی را می توان به عنوان مخاطب Outlook یا کارت ویزیت ارسال کرد.
یک گزینه فرمت عنصر را انتخاب کنید. پنجره ای باز خواهد شد ساختنبا عنصر تماس قبلاً پیوست شده است:
آدرس شخصی را که می خواهید اطلاعات را برای او ارسال کنید وارد کنید. همچنین بهتر است متن پیام را بنویسید تا پیام شما در پوشه اسپم قرار نگیرد. وقتی همه چیز آماده شد، دکمه را فشار دهید ارسال.
با استفاده از گروه های تماس خود تمرین کنید
پس از اینکه مخاطبین را وارد Outlook کردید و آنها را در گروه ها سازماندهی کردید، خواهید دید که کاربردهای زیادی برای آنها در Outlook وجود دارد. در اینجا فقط چند ایده وجود دارد:
- اخبار پروژه. اگر نیاز به ارسال اطلاعات برای همه اعضا دارید، گروه های تماس ابزاری عالی هستند. مطمئن شوید که همه اعضای تیم در صفحه صحیح فهرست شده اند.
- جلسات.همراه با روش‌های دیگر، ارسال ایمیل اعلان جلسه از طریق گروه تماس به شما امکان می‌دهد پیوست‌ها و سایر داده‌ها را اضافه کنید.
- تبلیغاتاگر شغلی به اطلاعیه های سراسری شرکت نیاز دارد، ایمیل گروهی که با استفاده از لیست مخاطبین ارسال شده است خوانده می شود.
- اطلاعیه ها و هشدارها.چه نیاز به به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری یا سایر تغییرات سیستمی به مشتریان داشته باشید، لیست تماس شما تضمین می‌کند که پیام شما به افراد مناسب می‌رسد.
- رویدادهای عمومی. گروه های تماس در سازماندهی رویدادهای اجتماعی کمک می کنند: مهمانی ها، جلسات، مسابقات ورزشی.
استفاده از یک گروه برای ارسال پیام به چند نفر هم عملی و هم منطقی است. هنگامی که نحوه استفاده از گروه های تماس را یاد گرفتید، می توانید به اهداف منحصر به فرد خود فکر کنید.
ایمیل خود را با مدیریت صندوق ورودی سازماندهی کنید
نتیجه
اکنون که می دانید چگونه مخاطبین را به Outlook اضافه کنید و چگونه آنها را در گروه سازماندهی کنید، آماده استفاده کامل از MS Outlook در زندگی تجاری و شخصی خود هستید. امروز با ایجاد یک گروه تماس در Outlook شروع کنید.
چگونه از مخاطبین Outlook در تجارت خود استفاده می کنید؟ آیا از گروه های تماس MS Outlook استفاده می کنید؟ نظرات (یا نکات) خود را در نظرات زیر به اشتراک بگذارید.
عصر مدرن با شدت باورنکردنی همراه است. تقریباً هر روز باید اقداماتی انجام دهید که سرعت آنها به اثربخشی فعالیت ها بستگی دارد و پس از آن ممکن است موفقیت در رشد شغلی نیز به آن بستگی داشته باشد.
اغلب باید مکاتبات مهمی را ارسال کنید. اگر نامه ها به همان کاربران ارسال شود، این سوال فوری مطرح می شود که چگونه می توان یک گروه توزیع در Outlook ایجاد کرد که به میزان قابل توجهی در زمان صرفه جویی می کند و به لطف آن می توان چندین دستکاری اضافی را انجام داد.
در واقع، برنامه ایمیل Outlook دارای ویژگی های موفق بسیاری است که انجام بسیاری از کارها را آسان تر می کند.
اگر وظایف حرفه ای شما شامل کار با یک منبع پست الکترونیکی است، از جمله نه تنها خواندن و ارسال پیام، بلکه همچنین ارسال مطالب مختلف به شرکای مستقیم خود، مطالعه اطلاعات در مورد نحوه ایجاد یک گروه پستی در Outlook برای شما واقعا مفید است.
تشکیل گروه تماس
اگر علاقه مند به نحوه ایجاد یک لیست پستی در Outlook هستید، اول از همه، باید تصمیم بگیرید که با توجه به شرح شغل خود، نامه های مهم را به چه کسی می خواهید یا موظف هستید. همه این کاربران، در بیشتر موارد، قبلاً در لیست مخاطبین Outlook قرار دارند، اما برای صرفه جویی در زمان، ترکیب آنها در یک گروه مشترک بسیار مفید است.
فهرست کردن
اگر از قبل فهرستی از شرکای تجاری ایجاد کنید، ارسال نامه فوری دشوار نیست. به همین دلیل، وظیفه اولیه شما ایجاد چنین لیست مخاطبین مفیدی برای شماست و برای این منظور، توصیه های کاربران با تجربه در مورد نحوه ایجاد لیست پستی در Outlook را به دقت مطالعه کنید.
برنامه ایمیل Outlook را راه اندازی کنید، در پایین پنجره سمت چپ می توانید به راحتی منوی "Contacts" را پیدا کنید، روی آن کلیک کنید.
اکنون در نوار منوی افقی، دکمه "ایجاد گروه تماس" را پیدا کرده و کلیک کنید.
برنامه ایمیل از شما می خواهد که برای گروهی که ایجاد می کنید نامی بنویسید.
شما می توانید هر نامی را انتخاب کنید، فقط به خاطر داشته باشید که اگر قصد دارید چندین گروه برای مناسبت های مختلف ایجاد کنید، نام هر کدام باید طوری باشد که عجله آنها را اشتباه نگیرید و نامه هایی را برای اهداف دیگر ارسال نکنید. .
وقتی نامی به دست آوردید و قبلاً آن را در خط وارد کردید، روی دکمه بعدی «افزودن اعضا» کلیک کنید.
برنامه نامه فوراً چندین گزینه برای افزودن کاربران به شما ارائه می دهد که از میان آنها گزینه اول را انتخاب کنید که بر روی افزودن گیرندگان پیام از مخاطبین خود برنامه Outlook متمرکز است.
در پنجره جدیدی که باز می شود، باید مخاطبین لازم را انتخاب کنید و سپس روی دکمه "شرکت کنندگان" کلیک کنید. به این ترتیب، می توانید لیستی از تمام کسانی که باید مکاتبات خاصی را برای آنها ارسال کنید، ایجاد کنید.
فراموش نکنید که در پایان تشکیل لیست مخاطبین، روی "OK" کلیک کنید، در غیر این صورت، در نتیجه فراموشی شما، لیست ذخیره نمی شود، باید همه این دستکاری ها را دوباره انجام دهید.
اگر به تازگی شروع به کار در چنین برنامه ای کرده اید، یک آدرس ایمیل در دفترچه آدرس Outlook خود نخواهید داشت، باید این آدرس ها را به صورت دستی در هنگام ایجاد لیستی از شرکا وارد کنید. تنبل نباشید و یک بار وقت خود را صرف کنید و دفعه بعد می توانید از مزایای دستکاری هایی که انجام داده اید قدردانی کنید.
نحوه ارسال نامه
پس از اینکه توانستید لیستی از تمام گیرندگانی که باید روزانه از طریق منبع ایمیل با آنها ارتباط نزدیک داشته باشید ایجاد کنید، باید نحوه ایجاد یک لیست پستی در Outlook برای گروه ایجاد شده را بیابید.
همچنین هیچ چیز پیچیده ای در این وجود ندارد، شما خیلی سریع بر همه چیز مسلط خواهید شد و اولین بار آن را به خاطر خواهید آورد.
یک پیام جدید ایجاد کنید یا نامه ای را باز کنید که می خواهید برای همه شرکای که قبلاً مشخص کرده اید ارسال کنید. در قسمت "To"، به سادگی نامی را که خودتان برای گروه انتخاب کرده اید وارد کنید. همه آدرس‌های ایمیل همه شرکا به‌طور خودکار اضافه می‌شوند. آنها را نخواهید دید زیرا فقط نام گروه در نوار آدرس نمایش داده می شود.
اولین کاراکترهای نام را وارد کنید - و گروه به طور خودکار پیشنهاد می شود
برای اینکه نامه به مقصد برود، روی "ارسال" کلیک کنید، همه شرکت کنندگان فوراً پیامی از شما دریافت خواهند کرد.
همچنین ممکن است اتفاق بیفتد که شما نیاز به ارسال مکاتبات به این شرکت کنندگان داشته باشید، اما به استثنای تعداد کمی.
در این حالت، ابتدا همه چیز را همانطور که در بالا توضیح داده شد انجام دهید و پس از اینکه نام گروه قبلاً در نوار آدرس مشخص شد، به علامت مثبت کوچک کنار آن توجه کنید.
روی این علامت بعلاوه کلیک کنید، بلافاصله پس از آن کل لیست گیرندگان باز می شود. اگر نیاز به حذف شخصی دارید به دلیل اینکه به این نامه خاص نیاز ندارد، او را از مخاطبین گیرندگان حذف کنید و بلافاصله نامه را ارسال کنید.
همانطور که می بینید، هیچ چیز پیچیده ای در هنگام ایجاد لیست گروه یا هنگام ارسال مستقیم مکاتبات وجود ندارد. Outlook یک برنامه ایمیل عالی است که دارای تعداد زیادی ویژگی شگفت انگیز است تا وظایف شما را آسان تر کند، بنابراین با آن آشنا شوید و کار خود را آسان تر کنید و در عین حال بهره وری خود را افزایش دهید.
آموزش گام به گام:
در ایجاد یک مخاطب جدید در Outlook، کافی است (و اجباری) نام مخاطب را مشخص کنید. اما اضافه کردن اطلاعات مفید دیگر به اطلاعات تماس - محل کار، آدرس خانه، شماره تلفن و موارد دیگر بسیار راحت است. این کمک می کند سر خود را آزاد کنید و تمام اطلاعات را در یک مکان نگه دارید.
برای این کار فقط باید این مراحل را دنبال کنید:
- اگر وقتی Outlook را باز می کنید، مخاطبین را نمی بینید، روی دکمه Contacts موجود در پانل پیمایش (در سمت چپ پنجره اصلی برنامه) کلیک کنید:
- روی دکمه Create کلیک کنید (یا کلید ترکیبی Ctrl+N را فشار دهید)
- پنجره ای برای ایجاد یک مخاطب جدید در Outlook 2007 ظاهر می شود که در آن نام و نام خانوادگی مخاطب و در صورت لزوم (و این در واقع بسیار راحت است) اطلاعات مربوط به محل کار و موقعیت را وارد کنید:
- آدرس ایمیل مخاطبی را که در Outlook 2007 ایجاد می کنید اضافه کنید. نام کوتاه، که در اطلاعات تماس موجود خواهد بود، پس از افزودن آدرس ایمیل به طور خودکار ظاهر می شود. در صورت تمایل (یا لازم)، آدرس وب سایت را اضافه کنید:
- Outlook 2007 به شما امکان می دهد تا سه آدرس ایمیل مختلف را به اطلاعات یک مخاطب اضافه کنید. با کلیک بر روی منوی کشویی:
می توانید یک آدرس ایمیل تماس اضافی اضافه کنید: 
- در بخش تلفن ها، شماره محل کار، خانه، تلفن همراه و فکس خود را اضافه کنید:
- در بخش «آدرس‌ها»، آدرس محل کار شخص را وارد کنید:
همچنین برای پر کردن فیلد آدرس خانه در دسترس است: 
- در قسمت یادداشت ها می توانید یادداشت های مختلفی در مورد مخاطب بنویسید در اینجا می توانید اطلاعات مختلفی را که نمی خواهید برای همیشه در حافظه خود نگه دارید قرار دهید - مثلاً این نوع:
- در گوشه سمت راست بالای پنجره (درست بالای "یادداشت ها")، پر شدن تدریجی کارت تماس با داده هایی را که وارد می کنید مشاهده خواهید کرد:
- اگر تمام اطلاعات مورد نیاز را به فیلدهای فرم اضافه کرده باشید ایجاد یک مخاطب جدید در Outlook 2007، روی دکمه "ذخیره و خروج" در قسمت سمت چپ بالای پنجره کلیک کنید:
نتیجه اقدامات ما مخاطب ایجاد شده خواهد بود که در بخش ظاهر می شود Contacts Outlook 2007: 
همانطور که خود شما متقاعد شده اید ایجاد مخاطب جدید در Outlook 2007بسیار آسان!
