Ruani kontaktet e Outlook në skedar. Importoni dhe eksportoni kontakte nga Outlook

Të dhënat për njerëzit me të cilët jeni në kontakt në një farë mënyre mund të ruhen në kontaktet e Outlook. Dosja Kontaktet në Outlook ofron mundësinë për të ruajtur jo vetëm adresat e emailit dhe numrat e telefonit të kontakteve, por edhe ditëlindjet, përvjetorët, adresat postare, adresat e faqeve të internetit, organizatat, pozicionet, imazhet, etj.

Si të shikoni kontaktet në Outlook?

Për të parë kontaktet në Outlook 2007, duhet të shkoni te menyja "Shko" dhe të zgjidhni "Kontaktet", ose të shtypni kombinimin e tasteve kryesore Ctrl+3.

Kontaktet në Outlook mund të shikohen si karta biznesi, karta adresash, lista telefonike etj., dhe ju mund të personalizoni pamjen aktuale të kontaktit për t'iu përshtatur preferencave tuaja.

Si ta shikoni librin tuaj të adresave në Outlook?

Një libër adresash është një libër që ruan adresat e emailit. Ju mund të hapni dhe shikoni librin tuaj të adresave të Outlook në mënyra të ndryshme, për shembull, duke klikuar mbi butonin me një foto të një libri në shiriti standard i veglave, ose shkoni te menyja "Vegla" dhe zgjidhni "Libri i Adresave". Ju gjithashtu mund të përdorni kombinimin e tasteve kryesore Ctrl+Shift+B.

Duhet të theksohet se libri i adresave shfaq vetëm ato kontakte, fusha "Email" e të cilëve është e mbushur. Nëse ky parametër nuk plotësohet për një kontakt, ai nuk do të shfaqet në librin e adresave. Libri i adresave në Outlook 2007 duket si ky:

Në fakt, lindi problemi: a është e mundur të krijohet një libër i përbashkët adresash Outlook për të gjithë përdoruesit e domenit pa përdorur një server Exchange. Çfarë, në fakt, është e disponueshme: një domen Active Directore, sisteme operative të klientit (Windows Xp SP3 dhe Windows 7) dhe versionet MS Outlook 2003/2007/2010 të instaluara në to. Është e nevojshme që të gjithë përdoruesit e domenit në Outlook të kenë një listë të përbashkët të kontakteve të jashtme.

Gjatë zbatimit të kësaj detyre, u morën parasysh opsione të ndryshme, duke filluar nga nevoja për të zhvilluar skriptet për sinkronizimin e kontakteve midis klientëve deri te zgjidhje të ndryshme të palëve të treta. Megjithatë, e gjithë kjo u konsiderua mjaft punë intensive dhe e papërshtatshme derisa na erdhi në mendje një ide - po sikur të përdornim një bazë të dhënash të vetme ekzistuese të quajtur Active Directory për të ruajtur informacionin për të gjitha kontaktet e zakonshme. Prandaj, ne filluam të gërmojmë drejt mbështetjes LDAP në Outlook (i cili, siç rezulton, është i disponueshëm!!!).

Hapat përgatitor. Në strukturën Active Directory, ne do të krijojmë një element të veçantë organizativ OU, me një emër, për shembull, Kontakt. Kjo OU do të ruajë të gjitha kontaktet tona të jashtme. Le të mbushim OU që krijuam me elementë AD të llojit "Kontakte", duke u dhënë emrat dhe adresat e nevojshme të emailit (kontaktet duhet të kenë të plotësuara fushat Emri i shfaqur dhe E-mail).

Le të konfigurojmë klientin Outlook për të përdorur një bazë të dhënash të përbashkët kontakti nëpërmjet LDAP. Në këto udhëzime, unë do të konfiguroj Outlook 2010; në Outlook 2007/2003, procedura është e ngjashme, përveç dallimeve në ndërfaqen dhe vendndodhjen/emrin e artikujve të menusë, mendoj se do të gjeni gjithçka vetë.

CilësimetOutlook 2010 në librin e përbashkët të adresaveLDAP

Kështu që ne konfiguruam Outlook-in tonë 2010 për të përdorur një libër të përbashkët adresash kontakti të ruajtur në drejtorinë AD.

Ndonjëherë është e nevojshme të "bëni miqësi" me programe të zhvilluara nga kompani konkurruese, si Google dhe Microsoft. Çfarë duhet të bëni nëse disa kontakte janë regjistruar në Gmail, por ju duhet t'i transferoni ato në MS Outlook? Ne flasim për të në këtë artikull.

Hapi 1: Eksporto kontaktet e Gmail

Së pari, eksportoni kontaktet tuaja nga Gmail si një skedar CSV në mënyrë që t'i transferoni ato në Outlook në hapin e dytë.

• Për ta bërë këtë, hyni në Google Contacts në https://contacts.google.com.
• Klikoni "Më shumë" në të majtë dhe zgjidhni "Eksport". Do t'ju kërkohet të kaloni në versionin e vjetër të faqes - dakord.
• Ndërsa jeni në versionin e vjetër të Kontakteve, klikoni "Më shumë" lart djathtas dhe zgjidhni përsëri "Eksport...".
• Për të ruajtur të gjitha kontaktet, zgjidhni opsionin e duhur.
• Për të lejuar Outlook të lexojë kontaktet tuaja, zgjidhni Outlook CSV Format dhe klikoni Export. Ruani skedarin CSV në një drejtori ku mund ta gjeni shpejt - për shembull, në desktopin tuaj.

Hapi 2: Importoni Kontaktet e Google në Outlook

Udhëzimet e mëposhtme zbatohen për Outlook 2016. Navigimi i menysë mund të jetë paksa i ndryshëm në versionet e vjetra.

• Hapni Outlook, klikoni File dhe zgjidhni Open and Export.
• Klikoni "Import/Eksport". Do të hapet një dritare e re Import/Export Wizard.
• Zgjidhni "Import nga një program ose skedar tjetër" dhe konfirmoni me "Next". Për llojin e skedarit, zgjidhni vlerat e ndara me presje (DOS).
• Në hapin tjetër, zgjidhni skedarin që sapo keni shkarkuar. Pastaj zgjidhni një nga opsionet e importit dhe klikoni Next.
• Vendosni dosjen e synuar në "Kontaktet" dhe konfirmoni zgjedhjen tuaj me butonin "Next".

E rëndësishme: Në këtë pikë, mos klikoni "Finish", por së pari zgjidhni "Cakto fushat e personalizuara".

Magjistari i importit dhe eksportit të Outlook e bën të lehtë importimin e kontakteve nga një skedar CSV.

Në Outlook 2013 ose Outlook 2016, në krye të shiritit, zgjidhni skedën Skedari.

Nëse nuk ka asnjë element në shirit Skedari, nuk keni Outlook 2016 ose Outlook 2013. Në këtë rast, mund të gjeni udhëzime importi për versionin tuaj të Outlook në artikullin Çfarë versioni të Outlook kam?

Zgjidhni Hape dhe eksporto > Import dhe eksport. Magjistari i importit dhe eksportit do të hapet.



Zgjidhni Importoni nga një program ose skedar tjetër dhe shtypni butonin Me tutje.



Zgjidhni një opsion Vlerat e ndara me presje dhe shtypni butonin Me tutje.



Në kutinë e dialogut Importoni një skedar Gjeni skedarin e kontakteve dhe klikoni dy herë mbi të.



Zgjidhni një nga opsionet e mëposhtme për të specifikuar se si Outlook trajton kontaktet e kopjuara:

• Zëvendësoni kopjet kur importoni. Nëse kontakti është në Outlook dhe në skedarin tuaj, Outlook heq informacionin e kontaktit dhe përdor informacionin në skedar. Ju duhet të zgjidhni këtë vlerë nëse informacioni i kontaktit në skedar është më i plotë ose më i përditësuar sesa në Outlook.

  Lejoni krijimin e dublikatave. Për kontaktet që janë të pranishme si në Outlook ashtu edhe në skedar, Outlook krijon dublikatë: një me të dhënat origjinale të Outlook dhe një me të dhënat e importuara nga skedari. Më vonë mund t'i bashkoni këto informacione dhe të hiqni dublikatat. Ky opsion është i paracaktuar.

  Mos importoni dublikatë. Nëse kontakti është në Outlook dhe në një skedar, Outlook ruan informacionin e kontaktit dhe i heq të dhënat nga skedari. Ky opsion duhet të zgjidhet nëse informacioni i kontaktit në Outlook është më i plotë ose më i përditësuar se sa është në skedar.

Lëvizni listën nëse është e nevojshme Zgjedhja e dosjeve lart, zgjidhni dosjen Kontaktet dhe shtypni butonin Me tutje. Nëse përdorni shumë llogari të postës elektronike, zgjidhni dosjen Kontaktet nën atë që dëshironi.



Klikoni butonin Përfundo(Gati).



Outlook do të fillojë menjëherë importimin e kontakteve tuaja. Kur shiriti i progresit të importit zhduket, importi përfundon.

Për të parë listën tuaj të kontakteve, në fund të Outlook, klikoni ikonën.

Për të importuar kontakte në Outlook në llogarinë tuaj të internetit, përdorni një skedar me vlerë të ndarë me presje (CSV).

Këshilla: Për rezultate më të mira, përdorni një skedar CSV të koduar UTF-8. Ky kodim është i përshtatshëm për të gjitha gjuhët dhe alfabetet.

Zgjidh versionin

Udhëzimet ndryshojnë pak në varësi të faktit nëse jeni duke përdorur versionin klasik ose të ri të Outlook në ueb. Zgjidhni versionin tuaj të Outlook në ueb për të parë udhëzimet e duhura.

Shënim: Nëse organizata ka vendosur një logo në shiritin e veglave, ndërfaqja mund të ndryshojë nga sa më sipër.

Udhëzime për versionin e ri të Outlook në ueb

Udhëzime për Outlook klasik në ueb

Pse duhet të kujdesem për kodimin UTF-8?

Në mënyrë tipike, kur importoni kontakte, nuk ka nevojë të thelloheni në teknikat e ruajtjes së tekstit në një skedar CSV. Megjithatë, nëse informacioni juaj i kontaktit përmban karaktere që nuk janë në alfabetin anglez, si p.sh. greqisht, cirilik, arabisht ose japonisht, mund të keni probleme me importimin e kontakteve tuaja. Prandaj, kur eksportoni, kontaktet duhet të ruhen në një skedar me kodim UTF-8, nëse ky opsion është i disponueshëm.

Nëse kontaktet nuk mund të eksportohen në kodimin UTF-8, skedari CSV i eksportuar mund të konvertohet duke përdorur Excel ose aplikacione të palëve të treta. Udhëzimet do të ndryshojnë në varësi të aplikacionit dhe versionit të tij.

Konvertoni një skedar CSV në UTF-8 duke përdorur Microsoft Excel 2016

Në Excel, krijoni një dokument të ri bosh (libër pune).

Në meny Të dhënat zgjidhni artikullin Nga një skedar teksti/CSV. Zgjidhni skedarin CSV të eksportuar (mund t'ju duhet të zgjidhni një lloj skedari për ta parë atë Skedarët e tekstit (....csv)). Klikoni butonin Importi.

Në kutinë e dialogut që hapet, në fushë Kodimi i skedarit zgjidhni një kodim që do të sigurojë shfaqjen e saktë të tekstit, p.sh. cirilik (Windows 1251), dhe shtypni butonin Shkarko.

Sigurohuni që simbolet të shfaqen saktë në Excel.

Në skedën Skedari zgjidhni artikullin Ruaj si. Futni një emër skedari dhe zgjidhni një lloj skedari CSV UTF-8 (i kufizuar me presje) (*.csv).

Nuk ka asnjë arsye për të shpjeguar pse është e rëndësishme të dini se si të transferoni kontaktet nga Outlook në Android. Veprime të tilla ju lejojnë të ruani lidhjet dhe të mos humbni numra të rëndësishëm nëse zëvendësoni telefonin inteligjent. Ky funksion mund të jetë i nevojshëm në raste të tjera, por pavarësisht nga arsyet që e detyruan përdoruesin të kërkojë metoda të përballueshme dhe efektive transferimi, të gjithë abonentët duhet të familjarizohen me procesin e kopjimit të telefonave. Në fund të fundit, është e pamundur të parashikohet paraprakisht kur një aftësi e tillë do të jetë e dobishme dhe do të jetë jashtëzakonisht e papërshtatshme të kërkoni metoda të ndryshme për zgjidhjen e një problemi kur keni nevojë urgjente të veproni.

Vlen të theksohet se ata që dëshirojnë të transferojnë kontakte duhet të kenë një llogari Google. Teorikisht, ju mund të bëni pa Gmail, por tani është e pamundur të imagjinohet pronari i një Android pa një llogari të tillë, pasi është prania e një profili që bën të disponueshme shumicën e aplikacioneve moderne celulare.

Ata që dëshirojnë të transferojnë kontaktet e ruajtura duhet të përdorin udhëzimet nga portali zyrtar i Microsoft Office. Është shkruar në anglisht, dhe një ekuivalent i plotë në gjuhën ruse nuk ofrohet në faqe (përdoret vetëm përkthim automatik i faqeve). Por në përgjithësi, rekomandohet të bëni sa më poshtë:

Kjo përfundon fazën e parë dhe skedari që rezulton mund të përdoret për të transferuar informacionin e kontaktit në çdo vendndodhje të dëshiruar. Informacioni do të mbetet i aksesueshëm dhe i pandryshuar.

Si të kopjoni kontaktet nga Outlook në Android?

Faza e dytë e kopjimit konsiston në transferimin e thjeshtë të skedarit të ruajtur në Android. Mënyra më e përshtatshme për ta bërë këtë është të përdorni një llogari Google. Për ata që nuk dinë ende se si të transferojnë kontaktet nga Outlook në Android, duhet:

1. hapni llogarinë tuaj Google në shfletuesin dhe hyni në sistem;
2. kaloni në seksionin me informacionin e kontaktit;
3. zgjidhni ofertën për të importuar kontakte nga menyja;
4. tregoni rrugën drejt dokumentit të ruajtur më parë;
5. filloni procesin e transferimit;
6. më pas, për të transferuar informacion nga llogaria juaj në telefonin tuaj (nëse është e nevojshme), duhet të hapni librin e telefonit në smartphone tuaj;
7. shikoni në menunë rënëse dhe gjeni funksionin tashmë të njohur të importit;
8. specifikoni parametrat e transferimit, duke i kushtuar vëmendje të veçantë listës së personave të kërkuar (ose duke zgjedhur të transferoni të gjithë telefonat ekzistues në të njëjtën kohë);
9. filloni transferimin.