Kontrolli i inventarit. Si të menaxhoni inventarin në excel

Shumica e organizatave tregtare të vogla dhe të mesme zgjidhin problemin e kontabilitetit të aseteve materiale (mallra ose produkte) duke përdorur aplikacionin Microsoft Excel. Në këtë artikull, ne do të shqyrtojmë një shembull mbi këtë temë nga praktika reale. Automatizimi i kryer i librit të punës Microsoft Excel ju lejon të zvogëloni numrin e veprimeve rutinë në punën në zyrë, si dhe të siguroni kontrollin e gabimeve të mundshme të përdoruesit.

Konsideroni një situatë mjaft standarde kur organizata jonë është e angazhuar në tregti - blerjen e mallrave dhe shitjen e tyre të mëvonshme. Në këtë rast, është e nevojshme të mbahen shënime të sakta të nomenklaturës (sasia e mallit, çmimet e marrjes dhe shitjes). Le të fillojmë zhvillimin tonë me një fletë të quajtur Nomenklatura(Fig. 2.16). Kjo fletë luan rolin e një regjistri ose drejtorie mallrash. Çdo rresht përmban informacion për një artikull specifik të artikullit (emri i artikullit, çmimi i marrjes, çmimi i shitjes dhe sasia në magazinë). Qëllimi i zhvillimit të softuerit është krijimi i fletëve të kontrollit që do t'ju lejojnë të rregulloni sasinë e mallrave kur ato mbërrijnë ose dërgohen, si dhe të bëni ndryshime në çmimin e mallrave. Në përgjithësi, një libër i automatizuar duhet të sigurojë një ndërfaqe të përshtatshme për menaxherët. Kjo ndërfaqe do të sigurojë dy fletë - Pranimi Dhe Dërgesë.

Puna e drejtpërdrejtë me fletën e paraqitur në Fig. 2.16 është e padëshirueshme. Sigurisht, menaxheri, pas marrjes ose shitjes së mallrave, mund të fusë drejtpërdrejt të dhëna në të. Për shembull, kur një grup i ri i mureve "Comfort" arrin në shumën prej 5 copë me një çmim të ri prej 25,770 rubla, thjesht mund të rregulloni numrin e njësive në magazinë dhe çmimin e marrjes. Megjithatë, kjo nuk është shumë e përshtatshme, dhe është një "dërrasë" për gabime të mundshme nga ana e përdoruesit. Është më i përshtatshëm për të krijuar një fletë kontrolli (Fig. 2.17) me elementë që ofrojnë një ndërfaqe të përshtatshme. Dhe fleta vetë Nomenklatura më pas do të fshihemi (kjo veçori zbatohet lehtësisht duke përdorur shërbimin e aplikacionit Microsoft Excel) në mënyrë që të mos jetë drejtpërdrejt në dispozicion të përdoruesit. Sigurisht, pas kësaj, mund të futni mbrojtje në strukturën e librit (me një fjalëkalim). Si rezultat, përdoruesit mund të punojnë me fletën Nomenklatura vetëm me ndihmën e ndërfaqes së implementuar në fletë të tjera.

Pas marrjes së mallrave tashmë në magazinë, por me një çmim të ri, duhet të vendosni për rillogaritjen e çmimit të marrjes. Për saktësi, supozojmë se në një rast të tillë, çmimi i dorëzimit të fundit vendoset si çmim i pranimit të mallit.

Le të vazhdojmë me një ekzaminim të detajuar të fletës së treguar në Fig. 2.17, i cili lejon menaxherin të fusë me lehtësi një mbërritje të re të një produkti ekzistues, si dhe të shtojë artikuj të rinj të nomenklaturës.

Gjysma e majtë e fletës së marrjes është menduar për pranimet e reja të mallrave që janë tashmë në bazën e informacionit (në Nomenklatura). Për ta bërë këtë, kontrolli Combo Box (i vendosur në zonën e qelizës A3) është i mbushur me emrat e produkteve që janë të pranishme në fletë. Nomenklatura. Ky veprim kryhet kur hapet libri i punës (teksti i procedurës së kërkuar për këtë është dhënë në Listën 2.21). Kodi supozon se vlera e pronës është Emri kutitë e kombinuara të zgjedhura Spk.

" Listimi 2.21. Procedura e ekzekutuar kur hapet një Libër pune Nën Private_Open() " Pastrimi i listës Fletët e punës("Në hyrje"). N + 2, 1).Vlera<>"" N = N + 1 Wend " Popullimi i listës Për i = 1 Në N Fletë Pune ("Në hyrje"). Spk.ListIndex = -1 Fund Sub

Kur përdoruesi zgjedh emrin e produktit në kutinë e kombinuar, pastaj në qelizën C5 në fletën e punës Pranimiçmimi futet nga rreshti përkatës i fletës Nomenklatura librat. Për ta bërë këtë, procedura që kryhet kur klikohet artikulli Combo Box duhet të formatohet siç tregohet në Listimin 2.22. Nuk ka gjithashtu asgjë thelbësisht të re në të në krahasim me shembujt e konsideruar më parë.

" Listimi 2.22. Procedura për trajtimin e një klikimi në një kuti të kombinuar Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6") .Vlera = "" Fundi Nën

Tani përdoruesi duhet të fusë numrin e njësive të marrjes së re të produktit të specifikuar në qelizën C6. Për të rritur sigurinë ndaj veprimeve aksidentale, vendosëm një fushë tjetër për një fjalëkalim në fletë. Kjo është një kuti teksti normale. Kliko butonin Kontribuoni do të përditësojë çmimin dhe sasinë e produkteve në fletë Nomenklatura vetëm nëse fjalëkalimi është i saktë. Vendosni vetitë e mëposhtme për kutinë e tekstit:

• Emri - Kalimi;
• FjalëkalimiChar - *.

Kjo do të sigurojë shfaqjen e "yjeve" kur shkruani fjalëkalimin (fjala e shtypur nga përdoruesi do të fshihet nga sytë kureshtarë). Kështu, ne iu afruam shkrimit të një procedure për futjen e informacionit për një mbërritje të re (një rritje në numrin e mallrave të specifikuara dhe një ndryshim i mundshëm i çmimit) në fletën e tretë. Lista 2.23 tregon procedurën që ekzekutohet kur klikohet butoni. Kontribuoni. Kombinimi 357 konsiderohet këtu si një fjalëkalim.

" Listimi 2.23. Trajtimi i një klikimi në butonin Submit Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Pastaj " Përditësimi i fletëve të punës së çmimit të faturës("Artikulli"). Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Vlera = Gama (" C5"). Vlera "(!LANG: Korrigjimi i sasisë Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}

Këtu, kur futni fjalëkalimin 357, procedura do të shtojë sasinë e mallrave të futur nga përdoruesi në fletën e tretë dhe do të rregullojë çmimin. Pas kësaj, në ekran shfaqet një mesazh informacioni që thotë se të dhënat janë futur dhe më pas fusha e fjalëkalimit pastrohet. Nëse fjalëkalimi është i gabuar, nuk ka ndryshime në fletë Nomenklatura nuk prodhohet.

Le të kthehemi tani në shqyrtimin e anës së djathtë (në ndryshim nga e majta, ajo dallohet nga një hije më e errët) e Fig. 2.17. Ky fragment i fletës duhet të përdoret për të futur një produkt të ri (duke treguar sasinë). Lista 2-24 tregon procedurën që kryen këtë veprim funksional në këtë rast.

" Listimi 2.24. Trajtimi i një klikimi në butonin Shto artikull të ri Private Sub CommandButton_Click() " Duke numëruar numrin e artikujve të futur në fletën e punës së Nomenklaturës N = 0 Ndërsa Fletët e Punës ("Nomen"). Qelizat (N + 2, 1). Vlera<>"" N = N + 1 Wend " Kontrollimi i fjalëkalimit të futur në fushën e tekstit të djathtë If Pass2.Text = "35791" Pastaj Worksheets("Nomenklatura").Cells(N + 2, 1).Vlera = Range("G3" ).Fletët e punës me vlerë("Artikulli").Qelizat(N + 2, 2).Vlera = Gama ("G4"). G5" ).Vlera MsgBox "Të dhënat e futura" Pass2.Text = "" Tjetër MsgBox "Gabim fjalëkalimi! Të dhënat nuk janë futur" Fund If End Sub

Në anën e djathtë të fletës ka dy kontrolle - një buton dhe një kuti teksti për fjalëkalimin. Do të ishte e mundur të lini një fushë fjalëkalimi për anën e majtë dhe të djathtë të fletës. Sidoqoftë, opsioni i propozuar këtu rrit funksionalitetin e zhvillimit. Si vlerë pronësie Emri ne zgjedhim Kalimi 2. Le të formulojmë procedurën për veprimet e përdoruesit kur punoni me anën e djathtë të fletës:

• emri i produktit të ri futet në qelizën G3;
• qeliza G4 tregon çmimin;
• qeliza G5 është e rezervuar për numrin e njësive të mallrave;
• përdoruesi fut një fjalëkalim dhe duke klikuar në butonin Shto artikull të ri rregullon (nëse fjalëkalimi është i saktë) informacionin e futur në fletë Nomenklatura.

Në fillim të procedurës CommandButton2_Click numërohet numri i qelizave me informacione për produktet në fletë (për këtë përdoret N) Nomenklatura. Pas kësaj, informacioni për produktin e ri regjistrohet në rreshtin tjetër falas të fletës.

Tani le të kalojmë në një fletë tjetër - Dërgesë(Fig. 2.18), e cila përdoret gjatë shitjes së mallrave. Në fletë Dërgesë ka tre kontrolle: një kuti kombinuese (Emri - Spk), një fushë fjalëkalimi (Emri - Pass3) dhe një buton (Emri - CommandButton1).

Për të plotësuar listën, është e nevojshme të korrigjoni procedurën e konsideruar më parë (Lista 2.21) Libri i punës_Hap. Tani duhet të duket si Lista 2-25.

" Listimi 2.25. Procedura e hapur e Librit të Punës (Opsioni 2) Nën-Libri i Punës Private_Open() Fletët e punës("Incoming").Spk.Clear Worksheets("Transport"). ).Qelizat(N + 2, 1).Vlera<>"" N = N + 1 Wend " Listat e popullimit për i = 1 në N fletë pune ("Në hyrje"). .AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Vlera Next Worksheets("Incoming").Spk.ListIndex = -1 Fletë pune ("Dërgimi").Spk.ListIndex = -1 Fund Sub

Në radhë është procedura e mëposhtme (Lista 2-26), e cila ekzekutohet kur klikohet kutia e kombinuar. Si rezultat, në qelizat përkatëse të fletës Dërgesë do të shënohet numri i njësive të produktit të specifikuar në magazinë, si dhe çmimi i shitjes së tij (Fig. 2.19).

" Listimi 2.26. Procedura për të ekzekutuar kur klikohet një kuti e kombinuar Private Sub Spk_Click() Range("E6").Vlera = Worksheets("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7" ").Vlera = Fletët e punës("Nomenklatura").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Vlera Fundi Nën

Tani përdoruesi duhet të tregojë (në qelizën E6) sa njësi po dërgohen (për orientim dhe kontroll, duke përdorur procedurën e mëparshme, kemi futur sasinë e disponueshme të mallrave në magazinë). Procedura e treguar në Listimin 2-27 (kryhet kur klikohet butoni Anije) rregullon numrin e artikujve në magazinë në bazën e të dhënave.

" Listimi 2.27. Procedura e dorëzimit Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Pastaj ColPrais = Worksheets("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range ("E6"). Vlera Nëse Col > ColPrais Atëherë MsgBox "Kjo sasi nuk është në magazinë" Dilni në fundin e dytë nëse fletët e punës ("Nomenklatura"). Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Vlera = Gama ("E7") .Vlera ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Nomenklature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "Informacioni u fut në bazën e të dhënave" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Gabim fjalëkalimi!" Fund If End Sub

Pas bërjes së ndryshimeve, informacioni në ekran do të përditësohet - përdoruesi do të shohë vlerën e rregulluar tashmë (duke thirrur procedurën Spk_Click, të cilin e kemi zhvilluar më parë). Tani, për të siguruar funksionalitetin e diskutuar më parë, është e nevojshme të fshihet fleta Nomenklatura. Përdoruesit në këtë rast do të përdorin fletët e zhvilluara Pranimi Dhe Dërgesë.

Kontabiliteti i mallrave kërkon përdorimin e një softueri të besueshëm dhe modern që mund të sigurojë plotësisht të gjitha operacionet e nevojshme për ruajtjen e statistikave për mbërritjen dhe nisjen e mallrave në magazinë.

Një sistem i përshtatshëm i bazuar në renë kompjuterike për automatizimin e kontabilitetit të tregtisë dhe magazinës që ka zëvendësuar Excel!
Rritni efikasitetin e punës dhe rrisni fitimet!

Në veçanti, MS Excel ka një sërë funksionesh për të bërë kontabilitetin e mallrave më të plotë. Mësoni se si të mbani gjurmët e artikujve të dyqaneve në Excel. Konsideroni avantazhet dhe disavantazhet kryesore të këtij programi si një mjet për llogaritjen e mallrave.

Karakteristikat e kontabilitetit të mallrave në Excel

Kontabiliteti i mallrave në Excel kryhet në tabela të veçanta që ju lejojnë të zgjidhni një numër grupesh të veçanta të mallrave në varësi të qëllimit, konsumit dhe disa veçorive të tjera. Në veçanti, falë këtij produkti softuer, ju mund të kryeni një sërë funksionesh analitike dhe operacionesh vijuese, duke përfshirë përdorimin e formulave.

Në të njëjtën kohë, është e rëndësishme të jesh në gjendje të punosh në Excel për të përdorur plotësisht të gjitha funksionet e nevojshme për kontabilitetin për shitjen e mallrave dhe shërbimeve, për të strukturuar dhe analizuar të dhënat për zgjidhjen e problemeve të ndryshme të biznesit.

Kontrolli i lëvizjes së mallrave në magazinë

Programi Excel ju lejon të kontrolloni lëvizjen e mallrave në magazinë, marrjen dhe daljen e tyre, nëpërmjet përdorimit të tabelave të veçanta.

Në veçanti, mund të krijoni një tabelë në program me kolona të ndryshme, në varësi të nevojave të përdoruesit për burimet dhe opsionet e nevojshme që ofron programi. Në tabelë, është e mundur të shfaqen të dhënat për operacionet e kryera, duke përfshirë specifikimin e bilancit në magazinë, si për një grup specifik mallrash, ashtu edhe për të gjithë magazinë në tërësi.

Për secilin grup mallrash, tregohet një furnizues në mënyrë që, nëse është e nevojshme, të mund të zbuloni shpejt se nga erdhi ky ose ai produkt ose pajisje në magazinë. Në të njëjtën kohë, e gjithë puna kryhet në mënyrë sekuenciale, duke marrë parasysh rregullimet e mundshme. Paralelisht me paraqitjen e tabelës, është gjithashtu e nevojshme të merret parasysh prezantimi dhe krijimi i dokumenteve, shënimeve dhe aplikacioneve shtesë, për të cilat duhet të ndahet hapësirë ​​e lirë.

Si rregull, kontabiliteti i detajuar i produkteve në magazinë është për shkak të nevojës për të monitoruar lëvizjen e inventarit gjatë tregtisë dhe, në veçanti, kërkesës për raportim të rreptë, prandaj, një specialist i kualifikuar që flet rrjedhshëm në MS Excel duhet të jetë përgjegjës për kontabilitetin. .

"patate të skuqura" të dobishme gjatë mbajtjes së kontabilitetit të magazinës në Excel

Gjëja e parë që mund të këshillohet për të punuar në program është përdorimi i të gjithë elementëve të formatimit të qelizave në tabela. Për shembull, kur është e nevojshme të rregulloni kokën e tabelës në dy rreshta, është e rëndësishme që fillimisht të sigurohet mbështjellja e fjalëve në vetë qelizën. Kjo teknikë do të sigurojë dukshmëri dhe pamje të shkëlqyer të tryezës.

Programi ju lejon gjithashtu të futni fonte të veçanta. Përdorimi i tyre është i përshtatshëm kur është e nevojshme të theksohen një numër produktesh ose kategorish në varësi të parametrave dhe vlerave të caktuara.

Në përgjithësi, grupet më të rëndësishme të mallrave duhet të identifikohen me anë të operacioneve të përshtatshme në një qelizë ose një rresht. Ju gjithashtu mund të formatoni kolona që mund të përmbajnë grupe të ndryshme mallrash që supozohet të përpunohen duke përdorur tabela.

Një zgjidhje moderne për kontabilitet të thjeshtë - programi online Class365

Fatkeqësisht, Excel ka edhe një sërë mangësish, të cilat ndonjëherë ndikojnë në mënyrë drastike në punën me mallrat në magazinë. Këto mund t'i atribuohen në mënyrë të sigurtë: një grupi operacionesh tepër komplekse që kërkojnë një aftësi dhe kualifikim të caktuar, si dhe shumë kohë, ndonjëherë thjesht të padurueshme përballë presionit të kohës.

Për më tepër, imagjinoni se sa katastrofike do të jetë humbja e të dhënave për shkak të gabimeve të rastësishme, të cilat ndodhin mjaft shpesh kur punoni me Excel. Në këtë drejtim, është e nevojshme të zgjidhni një program të mirë të specializuar dhe më e rëndësishmja falas për mbajtjen e të gjitha të dhënave të nevojshme.

Programi në internet për kontabilitetin e mallrave në depo Klass365 ju lejon të automatizoni kontabilitetin e depove dhe tregtisë, të punoni me dyqanet në internet, bazën e klientëve dhe në të njëjtën kohë të mos humbni kohë për zbatimin dhe trajnimin e stafit. Ndërfaqja e thjeshtë dhe e zhytur në mendime e programit ju lejon ta zotëroni atë në jo më shumë se 15 minuta.

• Kontabiliteti i magazinës: pranim, fshirje, rivlerësim etj.
• Lëshimi automatik i kontabilitetit dhe dokumentacionit shoqërues
• Punoni me një numër të pakufizuar magazinash
• Kontrolli i jetëgjatësisë
• Planifikimi i inventarit duke marrë parasysh ritmin e shitjeve
• Raporton për çdo periudhë dhe drejtim pune me 1 klikim

Nuk është e vështirë të merret me mend se kontabiliteti në spreadsheets Excel po bëhet një gjë e së kaluarës dhe po zëvendësohet nga një program më i përshtatshëm dhe funksional - sistemi i automatizuar i menaxhimit të biznesit Class365. Zgjidhja falas online ju lejon të punoni në çdo vend të përshtatshëm, pa u lidhur me një kompjuter pune. Përdorni zgjidhje moderne për biznesin tuaj dhe merrni rezultate mahnitëse!

Programi është krijuar për llogaritjen materiale të llojeve të ndryshme të burimeve. Është e mundur të zbatohet kontabiliteti në terma të vlerës. Mbështet vendndodhje të shumta të ruajtjes, konsumin e prodhimit dhe skrapimin. Formularët e raportimit ju lejojnë të gjurmoni lëvizjen e burimeve dhe të merrni informacione operacionale për secilën pikë të kontabilitetit.

Prezantimi

Programi mund të përdoret si sistemi më i thjeshtë i kontabilitetit të magazinës për vendndodhjet e ruajtjes së burimeve në ndërmarrje që përdorin një gamë të vogël mallrash, lëndësh të para dhe materiale. Llogaria mbahet në njësi matëse natyrore. Kontabiliteti i kostos në modalitetin automatik nuk zbatohet, por është e mundur të futni manualisht treguesit në njësi monetare.

Të dhënat fillestare për gjenerimin e raporteve janë tre lloje tabelash:

• Parametrat
• Libra referencë
• Revista

Në të njëjtën kohë, vetë raportet janë gjithashtu tabela Excel.

Hapja e ndërfaqes së fletëllogaritjes ofron fleksibilitet maksimal të llogaritjes. Përdoruesi ka akses në të gjitha funksionet e një kompjuteri të fuqishëm dhe ndërfaqen Excel. Karakteristikat e zbatimit të programit nënkuptojnë vetë-konfigurimin e regjistrave dhe raporteve për detyra specifike të përdoruesit.

Ndryshimet në versionin 2.6

• Duke filluar me versionin 2.6, formati i vjetër i librit të punës XLS nuk mbështetet. Skedari i programit ruhet në format XLSX/XLSM dhe punon në Excel duke filluar nga versioni 2007 ( 2007-2016 ). Programi në format XLS disponohet vetëm në versionin 2.0 dhe mund të blihet vetëm me kërkesë të veçantë.
• Librat e punës janë përditësuar që të përputhen me dizajnin e versioneve më të fundit të Microsoft Office.
• Raporti i dytë përmbledhës për vendet e ruajtjes.
• Pamja e parazgjedhur e raportit të parë është konvertuar për të mundësuar kopjimin dhe ngjitjen e bilanceve në fillim të një periudhe të re.
• Lista rënëse për kërkimin e artikujve të referencës me shkronjat e para të fjalës. Aktivizohet duke klikuar dy herë në qelizë.
• Duke theksuar me të kuqe elementet e revistave që nuk gjenden në drejtori.

Ndryshimet në versionin 2.0

• Pikat e kontabilitetit dhe palët ndahen në drejtori të ndryshme.
• Kufiri në numrin e furnitorëve dhe blerësve është hequr.
• Grupet e burimeve të shtuara për filtrim në raporte.
• Bilancet fillestare plotësohen në një ditar të veçantë.
• U hoqën treguesit e kostos në revista, shtuan një tregues të çmimit mesatar në drejtori.
• Raport i ri për vendndodhjet e ruajtjes në formën e një tabele kryesore Excel.

Mundësitë dhe kufizimet

Tabelat e Excel kanë kufizime të brendshme në sasinë e informacionit të përpunuar. Programi nuk është krijuar për të zëvendësuar sisteme të mëdha të kontabilitetit për qindra mijëra artikuj të aksioneve. Por për shumicën e SMB-ve, vëllimi dhe kompleksiteti i të dhënave janë në dispozicion të Excel për përpunim.

Skedari kryesor nuk përmban një numër të madh llogaritjesh; për raporte përdoren algoritme speciale, të cilat gjithashtu nuk kanë lidhje formulash me të dhënat burimore. Prandaj, sasi të mëdha të dhënash ofrojnë performancë normale edhe në modalitetin e llogaritjes automatike të Excel. Kalimi në modalitetin e llogaritjes manuale rekomandohet vetëm në kompjuterët e vjetër.

NË Mënyra automatike e llogaritjes në Excel Ne rekomandojmë cilësimet e mëposhtme kur punoni performancë të lartë kompjuter:

• Numri i burimeve (nomenklatura) - deri në 2000
• Numri i pikave matëse - deri në 200
• Numri i operacioneve (linjave) në çdo ditar - deri në 10,000
• Madhësia e skedarit (xlsx) - deri në 10 Mb

NË Mënyra manuale e llogaritjes Excel kufizimet lidhen kryesisht vetëm me aftësitë e kompjuterit. Për funksionimin normal të raporteve, ne rekomandojmë kufizimet e mëposhtme:

• Numri i burimeve (nomenklatura) - deri në 5000
• Numri i pikave matëse - deri në 500
• Numri i transaksioneve (linjave) në çdo ditar - deri në 30,000
• Madhësia e skedarit (xlsx) - deri në 25 Mb

Në rastin e përdorimit të llogaritjeve shtesë (hapja e plotë e programit ju lejon të konfiguroni çdo llogaritje shtesë), kufizimet e performancës mund të jenë më të rënda.

Për të reduktuar të dhënat, mund të krijoni një skedar të ri në çdo kohë dhe të transferoni drejtoritë dhe bilancet e hapjes për të gjitha pikat e kontabilitetit atje.

Instalimi dhe nisja

Përbërja e skedarit përshkruhet në faqen fillestare të programit - "Kryesore".

Siç është përmendur tashmë, programi përbëhet nga tabela të parametrave, drejtori, regjistra dhe raporte. Këto objekte mund të aksesohen nëpërmjet hiperlidhjeve në faqen kryesore. Ju gjithashtu mund të përdorni mënyrat standarde për të lundruar në fletët dhe qelizat e Excel.

Mënyra më e lehtë për t'u kthyer në faqen me përmbajtjen është duke shtypur një buton të veçantë në titullin e çdo flete pune të programit.

Mundësitë e lëvizjes nëpër faqe përshkruhen në fletën e shërbimit. paracaktuar dhe në kolonën e tretë të fshehur të fletës "Home".

Parametrat

Programi përmban disa parametra të përgjithshëm që kontrollojnë karakteristikat e performancës:

Të gjithë parametrat mund të ndryshohen sipas gjykimit të përdoruesit.

Libra referencë

Librat e referencës përdoren për llogaritje dhe e bëjnë më të lehtë futjen e të dhënave në revista (nëpërmjet përzgjedhjes nga listat). Futja e të dhënave në librat e referencës kryhet kur informacioni bëhet i disponueshëm.

Blerësit dhe Furnizuesit

Listat e palëve kontabël. Lejohet të shtohen rreshta poshtë pa kufizime.

Lista e vendeve të ruajtjes së burimeve që marrin pjesë në sistemin e kontabilitetit. Këto mund të jenë qeliza të veçanta magazinimi, zona magazinimi, vende prodhimi ose ambiente. Lejohet të shtohen rreshta poshtë pa kufizime.

Grupet dhe Burimet

Dy drejtori të ndërlidhura për përshkrimin e burimeve të të gjitha llojeve të ruajtura në pikat e kontabilitetit. Burimet përfshijnë: produkte të gatshme, produkte gjysëm të gatshme, lëndë të para dhe materiale. Grupimi përdoret për lehtësinë e filtrimit të raporteve. Lejohet të shtohen rreshta poshtë pa kufizime.

Fushat e tabelës (të gjitha të disponueshme për redaktim):

Regjistrat e aktiviteteve

Të gjitha transaksionet e magazinës që kërkohen për gjenerimin e raporteve futen në tabela të veçanta, të ndara sipas llojeve të transaksioneve.

Të dhënat për stoqet në fillim të kontabilitetit. Data përcaktohet në Parametrat.

Mbërritja nga furnitorët

Pranimet e burimeve nga furnitorët futen në tabelë. Sekuenca sipas datës ose numri i porosisë nuk është e rëndësishme.

Fushat e tabelës:

datën e

Tabela përmban informacione për konsumin e lëndëve të para dhe materialeve në procesin e prodhimit. Sekuenca sipas datës ose numri i porosisë nuk është e rëndësishme. Për një organizatë tregtare, kjo tabelë nuk kërkohet të plotësohet.

Fushat e tabelës:

Përveç fushave të përshkruara, tabela përmban disa kolona shërbimesh speciale.

Për të fshirë një hyrje, thjesht pastroni fushën. datën e duke përdorur mjete standarde të Excel-it. Është gjithashtu e mundur të fshihen rreshta të tëra.

Tabela përmban informacione për prodhimin e produkteve të gatshme dhe produkteve gjysëm të gatshme. Sekuenca sipas datës ose numri i porosisë nuk është e rëndësishme. Për një organizatë tregtare, kjo tabelë nuk kërkohet të plotësohet.

Fushat e tabelës:

Përveç fushave të përshkruara, tabela përmban disa kolona shërbimesh speciale.

Për të fshirë një hyrje, thjesht pastroni fushën. datën e duke përdorur mjete standarde të Excel-it. Është gjithashtu e mundur të fshihen rreshta të tëra.

Transaksionet e lëvizjes së burimeve ndërmjet magazinës së brendshme futen në tabelë. Sekuenca sipas datës ose numri i porosisë nuk është e rëndësishme. Kjo përfshin gjithashtu bilancet fillestare të ruajtura në magazina në datën e fillimit të kontabilitetit.

Fushat e tabelës:

Aktualisht, numri i raporteve të ndryshme që përgatiten nga të gjitha departamentet e organizatave është në rritje të vazhdueshme. Shumë shpesh, ndërmarrjet kryejnë automatizimin e raportimit bazuar në produkte të ndryshme softuerike (SAP, 1C, Intalev, etj.). Por edhe në ato organizata ku sistemi është "i automatizuar", ata nuk mund të bëjnë pa përdorimin e Excel. Meqenëse produktet softuerike të përdorura për automatizim kanë parime të përgjithshme për ndërtimin e raporteve, dhe secila ndërmarrje është unike, është e vështirë të unifikohen të gjitha raportimet në produkte të specializuara softuerike dhe ndonjëherë është e pamundur të bëhet një gjë e tillë. Kjo është ajo ku fletët e Excel vijnë në shpëtim. Ato ju lejojnë të përsosni raportet, të paraqisni informacionin e marrë kur ngarkoni nga i njëjti 1C në formën e kërkuar, dhe ndonjëherë edhe të shërbejnë si programi kryesor për ruajtjen e menaxhimit dhe raportimeve të tjera.

Excel është një nga më të njohurit ndër paketat bazë të Microsoft Office. Menaxheri i shitjeve, duke përdorur tabela, kryen një punë sistematike me klientët. Sekretari mban një regjistër të të gjitha rregulloreve lokale, korrespondencës ose përgatit diagramet për një takim prodhimi. Ekonomisti përpunon informacionin parësor dhe llogarit performancën e kompanisë. Spreadsheets janë programi më popullor i përdorur nga punonjësit e shërbimeve të ndryshme dhe linjave të ndryshme të biznesit.

Programi është veçanërisht i dobishëm për punonjësit e departamenteve financiare dhe ekonomike dhe të kontabilitetit, nëse i janë besuar funksionet e kontabilitetit të planifikimit dhe menaxhimit. Excel for Accountant ofron mundësinë për të konsoliduar të dhënat, duke ju lejuar të konsolidoni informacionin nga disa skedarë në një. Ju lejon të zgjidhni informacionin e nevojshëm duke krijuar tabela të veçanta, ose duke fshehur të dhënat në tabelën origjinale. Ju lejon të sistematizoni informacionin e disponueshëm sipas veçorive të kërkuara dhe të përmbledhni rezultatet.

Në një mënyrë apo tjetër, mbajtja e kontabilitetit në Excel do të bëhet shumë më e lehtë nëse mësoni disa truke të dobishme që mund të shpejtojnë punën tuaj me të dhënat. Zbuloni sesi excel mund të jetë i dobishëm për një kontabilist në shembujt që kemi përgatitur. Ushtrimet e mëposhtme në Excel për punën e kontabilistëve jo vetëm që do të jenë të dobishme, por thjesht të nevojshme.

Mjeti themelor i Excel-it

Përveç detyrave direkte, një kontabilist mund të shtojë funksione për përgatitjen e ofertave tregtare, llogaritjen e çmimeve kontraktuale, etj. Për të kryer llogaritjet, është e nevojshme të aplikohen koeficientë dhe korrigjime të ndryshme, si dhe të konvertohen çmimet. Dhe më e rëndësishmja, të kryeni të gjitha veprimet shpejt dhe pa paragjykuar detyrat kryesore.

Excel për një kontabilist do të ndihmojë në përgatitjen e dokumentit kryesor, i cili mund të kryhet në fletën kryesore, dhe llogaritjet shtesë në ato të veçanta.

Pra, kur rillogaritni kursin e këmbimit, mund të specifikoni çmimin në një qelizë, kursin e monedhës në të dytën dhe të vendosni formulën e konvertimit në të tretën (= qeliza e parë * qeliza e dytë), më pas shtypni Enter dhe merrni çmimin në rubla . Në fletën e parë në qelizën e dëshiruar, mund të vendosni "=", shkoni në fletën e dytë dhe tregoni qelizën e tretë me totalin. Shtypni përsëri Enter dhe merrni rezultatin.

Nëse është e nevojshme të kryhen llogaritje të tilla për një numër të madh pikash, ku vetëm çmimi ndryshon, atëherë mund të përdorni trukun themelor të Excel - formulat e plotësimit automatik ose tërheqjes.

Aftësia për të shtrirë formulat është një nga funksionet bazë të programit. Ai automatizon procesin e numërimit të të dhënave në një tabelë, pa shkruar në mënyrë të përsëritur të njëjtën formulë. Ju mund të kryeni zvarritje të formulave në mënyrën e mëposhtme.

Në shiritin e formulës, vendosëm të barabartë dhe një lidhje me një qelizë nga tabela me të dhënat burimore (=A3). Pas kësaj, marrim vetëm një dyfishim të vlerës nga tabela. Gjatë zvarritjes së kësaj qelize, do të merret një kopje e tabelës me të dhëna, e cila do të ndryshojë në përputhje me ndryshimin e informacionit në tabelën origjinale. Ky është një shembull i zvarritjes së qelizave pa rregullim të intervaleve.

Mund të lidhni një lidhje për ta mbajtur të paprekur kur e tërhiqni deri në fund, nëpër një rresht ose nëpër një kolonë. Rregullimi bëhet në shiritin e formulës duke përdorur shenjën $. Kjo shenjë vendoset përpara asaj pjese të koordinatave në lidhjen që duhet të rregullohet:
$ para një letre - fiksim sipas kolonës - $ С1
$ përpara një shifre - fiksim sipas rreshtit - 1$
$ para shkronjës dhe numrit - fiksimi i plotë i qelizës - $ С$1.

Numërimi i ditëve kalendarike

Excel mund të bëhet një asistent i domosdoshëm edhe në veprime të tilla të thjeshta si numërimi i ditëve kalendarike. Një kontabilist duhet të dijë saktësisht se sa ditë ka pasur në një periudhë të caktuar për të llogaritur interesin, gjobat, gjobat, kreditë dhe të ngjashme.

Nëse kjo është një periudhë e shkurtër kohore, atëherë është e lehtë ta llogaritni atë duke përdorur kalendarin, por ky format është mjaft i papërshtatshëm për kryerjen e llogaritjeve të vazhdueshme. Në situata të tilla, Excel i vjen në ndihmë një llogaritari.

Për të kryer llogaritjet, është e nevojshme të zgjidhni tre qeliza të lira në tabelë. Ju duhet të shkruani datën e fillimit në një, datën e përfundimit në të dytën dhe të lini të tretën bosh për të marrë rezultatet.

Më pas, zgjidhni qelizën e tretë dhe klikoni "Fut funksionin", mund ta gjeni me ikonën ¶x. Pasi të klikoni, do të shfaqet dritarja "Function Wizard". Nga lista "Kategoria", zgjidhni "Data dhe Ora", dhe nga lista "Funksioni" - "360 DITË" dhe shtypni butonin OK. Në dritaren që shfaqet, duhet të futni vlerat e datave të fillimit dhe mbarimit. Për ta bërë këtë, thjesht duhet të klikoni në qelizat e tabelës me këto data dhe në rreshtin "Method", vendosni një njësi dhe klikoni OK. Nëse vlera totale nuk pasqyrohet në një format numerik, duhet të kontrolloni formatin e qelizës: klikoni me të djathtën dhe zgjidhni "Formati i qelizës" nga menyja, vendosni "Formatin e numrit" dhe klikoni OK.

Ju gjithashtu mund t'i numëroni ditët në këtë mënyrë: në qelizën e tretë, shkruani = DAYS 360 (B1; B2; 1). Në kllapa, duhet të specifikoni koordinatat e dy qelizave të para me data, dhe për metodën, vendosni vlerën e njërës. Kur llogaritni interesin për javë, mund ta ndani numrin që rezulton i ditëve me 7.

Ju gjithashtu mund të shtoni ose zbrisni çdo numër ditësh në një datë. Për ta bërë këtë, duhet të shkruani datën në një qelizë, të vendosni një shenjë të barabartë në të dytën, pastaj të klikoni në qelizën me datën dhe të shkruani "+" ose "-" dhe numrin e dëshiruar të ditëve.

Renditja e të dhënave

Një veçori shumë e dobishme që ju lejon të vendosni të dhënat në rend rritës/zbritës. Ju gjithashtu mund të renditni të dhënat për të renditur të dhënat sipas datës.

Për të kryer këtë veprim, duhet të zgjidhni zonën që dëshironi të renditni. Më pas mund të klikoni butonin “Rendosja në ngjitje” në rreshtin e sipërm të menysë “Data”, do ta gjeni me shenjën “AZ”. Të dhënat tuaja do të vendosen nga më e vogla tek më e madhja në kolonën e parë të zgjedhur.

Tabelat e Excel për një kontabilist ju lejojnë të renditni të dhënat duke filluar nga kolona e parë e zgjedhur. Nëse keni zgjedhur qelizat nga e majta në të djathtë, atëherë sekuenca do të ekzekutohet në kolonën më të majtë. Nëse nga e djathta në të majtë, atëherë në të djathtë.

Nëse të dhënat duhet të renditen sipas kolonës së mesme, atëherë mund të përdorni menynë "Të dhënat" - artikullin "Renditni" - "Raporti i renditjes". Në seksionin "Rendit sipas", duhet të zgjidhni një kolonë dhe llojin e renditjes.

Puna me tavolina të gjata

Tabela e Excel-it për një kontabilist është një mjet pune shumëfunksional që përmban shumë informacione për raportimin dhe kryerjen e llogaritjeve aktuale. Kur printoni një tabelë që nuk përshtatet në një fletë, mund të vendosni "titullin" e saj në secilën faqe individuale, gjë që do ta bëjë më të lehtë gjetjen e të dhënave të nevojshme. Për ta bërë këtë, zgjidhni menynë "File" - "Page Setup" dhe skedën "Fletë". Ne vendosim kursorin në "Përmes rreshtave" ose "Përmes kolonave" dhe në tabelë klikojmë në rreshtat që duhet të vendosen në secilën fletë.

Ju gjithashtu mund të përdorni titujt dhe fundet për të punuar me dokumente të tilla. Ata shënojnë të dhënat e nevojshme, si datën, numrat e fletëve, emrin e përpiluesit, etj. Cilësimet e kokës dhe të fundit të faqes janë të disponueshme në "Opsionet e faqes" - "Titujt dhe fundet". Ekzistojnë opsione të gatshme të shënjimit ose aftësia për të shtuar tuajin.

Përveç teknikave të dobishme për të punuar në Excel, një kontabilist duhet të zotërojë çelësat e tij të nxehtë.

Një grup çelësash kyçë të Excel pa të cilët nuk mund të bëni

Përdorimi i këtyre shkurtoreve të tastierës në Excel do të përshpejtojë punën tuaj dhe do t'ju ndihmojë të kryeni analizën e të dhënave, vizatimin dhe formatimin e tabelave.

• F4 - kur futni një formulë, rregullon llojin e lidhjeve (relative, fikse). Mund të përdoret për të përsëritur veprimin e fundit.
• Shift + F2 - modifikoni shënimet
• ctrl+; - shkruani datën aktuale (për disa kompjuterë Ctrl+Shift+4)
• Ctrl + ' - kopjoni vlerat e qelizës së vendosur mbi atë aktuale (për disa kompjuterë, kombinimi Ctrl + Shift + 2 funksionon)
• Alt + F8 - hap redaktuesin makro
• Alt+= - përmbledh gamën e qelizave mbi ose në të majtë të qelizës aktuale
• Ctrl+Shift+4 - përcakton formatin e monedhës së qelizës
• Ctrl+Shift+7 - vendosni kufirin e jashtëm të gamës së zgjedhur të qelizave
• Ctrl+Shift+0 - përcaktoni formatin e përgjithshëm të qelizës
• Ctrl+Shift+F - kombinimi hap dialogun e formatimit të qelizës
• Ctrl+Shift+L - aktivizoni/çaktivizoni filtrin
• Ctrl+S - ruani skedarin (ruani sa më shpesh që të jetë e mundur në mënyrë që të mos humbni të dhëna të vlefshme).

Përdorimi i çelësave të nxehtë dhe truket e dobishme në Excel do të thjeshtojë dhe shpejtojë punën tuaj vetëm nëse tashmë keni një zotërim të mjaftueshëm të këtij programi. Nëse dëshironi të përmirësoni nivelin tuaj dhe të përdorni tabelat në mënyrë më efektive për të mbajtur të dhënat në Excel, mund ta shkarkoni librin falas.

Shumë kompani përdorin Microsoft Excel për të mbajtur gjurmët e shpenzimeve të departamentit ose kompanisë. Aktualisht, Excel mund të përdoret në të gjithë kompjuterët që kanë të instaluar sistemin operativ Windows. Për këtë arsye, ju mund të mbani shënim shpenzimet tuaja nëse ky program është i instaluar në kompjuterin tuaj të shtëpisë. Ka një numër të madh modelesh të gjurmuesit të shpenzimeve nga Microsoft dhe sajte të tjera, versionet e fundit të Excel përfshijnë një shabllon të integruar si të parainstaluar. Ju gjithashtu mund të krijoni tabelën tuaj dinamike në Excel për të mbajtur nën kontroll shpenzimet. Në të dyja rastet, ndiqni udhëzimet e mëposhtme.

Hapat

Puna me një shabllon Excel

Zgjidhni një shabllon të paracaktuar. Versionet më të fundit të programit përfshijnë një shabllon për mbajtjen e shënimeve të shpenzimeve personale, si dhe shabllone për mbajtjen e shënimeve të shpenzimeve të biznesit. Ju mund të përdorni këto shabllone dhe t'i përdorni për të gjurmuar shpenzimet.

• Në Excel 2003, zgjidhni "New" nga menyja "File". Nga shiriti i detyrave Në kompjuterin tim, zgjidhni Libër i Ri për të parë shabllonet në një kuti të re dialogu.
• Në Excel 2007, zgjidhni New nga menyja File. Kjo do të sjellë kutinë e dialogut "Libri i ri". Zgjidhni "Modelet e instaluara" nga menyja "Modelet" në menynë e majtë. Zgjidhni "Buxhetin Mujor Personal" nga "Modelet e Instaluara" në menynë qendrore dhe klikoni "Krijo".
• Në Excel 2010, zgjidhni New nga menyja File. Zgjidhni "Sample Modele" në krye të panelit "Available Templates", më pas zgjidhni "Personal Monthly Budget" nga të gjithë modelet e mostrave dhe klikoni "Krijo".

1. Zgjidhni një shabllon në internet. Nëse shabllonet e instaluara paraprakisht nuk janë të përshtatshme për të mbajtur nën kontroll shpenzimet tuaja, mund të zgjidhni një shabllon në internet. Mund ta shkarkoni nga çdo sajt ose duke u lidhur nëpërmjet Excel me Microsoft Office Online.

   • Për Excel 2003, mund të zgjidhni shabllonin e duhur nga Biblioteka Online e Microsoft Office në https://templates.office.com/en-us. (Atje mund të gjeni edhe shabllone për versionet e mëvonshme të Excel.)
   • Në Excel 2007, zgjidhni skedën Buxhetet nën seksionin Internet që gjendet në kutinë e dialogut New Workbook. Duhet të jeni në linjë për t'u lidhur me Bibliotekën Online Shablloni për Office.
   • Në Excel 2010, zgjidhni "Buxhetet" nga seksioni Office.com në panelin e modeleve të disponueshme. Duhet të keni të aktivizuar internetin për t'u lidhur.

2. Futni informacionin e kërkuar në fushat përkatëse. Informacioni varet nga modeli i veçantë i tabelës dinamike që përdorni.

   Ju mund të përdorni emrin e sugjeruar për tabelën dinamike ose të ndryshoni emrin. Do të jetë e mjaftueshme të tregoni emrin tuaj dhe vitin aktual në emrin e skedarit.

   Krijoni tabelën tuaj dinamike të kontabilitetit të kostos

   1. Hapni Excel.

      Fut titujt e kolonave. Emrat dhe renditja e sugjeruar: "Data", "Kategoria e shpenzimeve", "Shënim", "Shpenzime", "Të ardhura" dhe "Bilanci". Plotësoni këto tituj nga qeliza A2 në G2. Mund t'ju duhet t'i bëni kolonat më të gjera për t'iu përshtatur titullit ose vlerës.

      • Pasi të keni gati titujt e tabelës tuaj dinamike dhe të kolonave, mund të përdorni funksionin e panelit të ngrirjes për t'i mbajtur titujt të shfaqur ndërsa lëvizni poshtë. Funksioni i panelit të ngrirjes gjendet në menynë View në Excel 2003 dhe versionet e mëparshme dhe në menynë View, skeda Window në Excel 2007 dhe 2010.

   2. Futni informacione për llojin e parë të shpenzimeve në qelizën e rreshtit të tretë.

      Fut formulën e bilancit në qelizën G3. Për faktin se ju jeni duke hyrë në bilanc për herë të parë, ai do të përcaktohet si diferenca midis shpenzimeve dhe të ardhurave. Mënyra se si e shkruani këtë varet nëse dëshironi të shfaqni shpenzimet apo fondet e disponueshme.

      • Nëse dëshironi që tabela të tregojë së pari shpenzimet, formula e bilancit duhet të jetë =E3-F3, ku E3 tregon shpenzimet dhe F3 tregon të ardhurat. Me këtë cilësim, formula do t'i tregojë shpenzimet si një numër pozitiv, duke e bërë më të lehtë kuptimin e shumës së shpenzimeve.
      • Nëse dëshironi që tabela të shfaqë fondet e disponueshme për ju në radhë të parë, formula e bilancit duhet të jetë =F3-E3. Me këtë cilësim, tabela do të shfaqë një bilanc pozitiv nëse të ardhurat tuaja janë më të larta se shpenzimet dhe një bilanc negativ nëse situata është e kundërt.

   3. Futni informacione për llojin e dytë të shpenzimeve në qelizën e rreshtit të katërt.

      Futni formulën e bilancit në qelizën G4. Vlerat e dyta dhe ato pasuese do të vazhdojnë të tregojnë bilancin, kështu që ju duhet të shtoni diferencën midis shpenzimeve dhe të ardhurave në vlerën e bilancit të hyrjes së mëparshme.

      • Nëse së pari po shikoni shpenzimet, formula e bilancit do të ishte =G3+(E4-F4), ku G3 është qeliza që tregon bilancin e mëparshëm, E4 tregon shpenzimet dhe F4 tregon të ardhurat.
      • Nëse po mbani një fletëllogaritëse për të shfaqur paratë e gatshme, formula e bilancit do të jetë =G3+(F4-E4).
      • Kllapat rreth qelizave që tregojnë ndryshimin midis shpenzimeve dhe të ardhurave janë opsionale. Ato përdoren vetëm për ta bërë më të qartë formulën.
      • Nëse dëshironi që balanca të mbetet bosh derisa të futet një hyrje, mund të përdorni një vlerë IF në formulë në mënyrë që nëse nuk është futur asnjë datë, qeliza nuk do ta shfaqë vlerën. Formula për një hyrje të tillë do të jetë =IF(A4="","",G3+(E4-F4)) nëse tabela nevojitet për mirëmbajtjen e shpenzimeve, dhe =IF(A4="","", G3+(F4 -E4) ) nëse tabela nevojitet për të shfaqur paratë e gatshme (nuk mund të përdorni kllapa rreth qelizës që tregon shpenzimet dhe të ardhurat, por duhet të përdorni kllapa të jashtme).

   4. Kopjo balancën e formulës në qelizat e tjera në kolonën G (kolona e bilancit). Klikoni me të djathtën në qelizën G3, zgjidhni "Kopjo". Pastaj zgjidhni qelizat më poshtë në kolonë. Klikoni me të djathtën mbi qelizat e zgjedhura dhe zgjidhni Paste për të ngjitur formulën në qelizat e zgjedhura (në Excel 2010, zgjidhni Paste ose Paste Formula nga menyja). Formula do të përditësojë automatikisht qelizat për të shfaqur shpenzimet, të ardhurat dhe datën (nëse përdoret) nga rreshti aktual dhe balanca nga rreshti mbi rreshtin aktual.

   5. Ruani tabelën dinamike. Jepini një titull kuptimplotë, si p.sh. "Expense Tracker.xls" ose "Personal Budget.xls". Ashtu si në rastin e emrit të shabllonit, mund të përfshini emrin dhe vitin në emrin e skedarit (vini re se thonjëzat përdoren vetëm për të treguar një shembull, nuk duhet t'i përdorni ato në emër. Nuk keni nevojë të specifikoni shtrirjen e skedarit ose, vetë Excel do ta bëjë këtë).

      • Excel 2003 dhe versionet më të vjetra ruajnë fletëllogaritëse në formatin e vjetër ".xls", ndërsa Excel 2007 dhe 2010 ruajnë fletëllogaritëse në formatin më të ri ".xlsx" të bazuar në XML, por ju mund të lexoni dhe ruani fletëllogaritëse dhe në ".xls" të vjetër. gjithashtu. Nëse keni shumë kompjuterë dhe dëshironi të ruani tabelën në secilën prej tyre, përdorni formatin më të vjetër nëse njëri nga kompjuterët tuaj ka Excel 2003 ose më të vjetër, ose formatin më të ri nëse të gjithë kompjuterët kanë të paktën Excel 2007 të instaluar.
   • Përdorni "Autofill" në kategoritë e shpenzimeve dhe të ardhurave në mënyrë që informacioni që futni të përputhet.
   • Për të dalluar faturat e paguara nga ato shpenzime që janë vetëm të planifikuara, bëni fontin të trashë, theksoni tekstin ose qelizat me ngjyra.
   • Për të shmangur ndryshimin aksidental të formulës ose titullit të kolonës, mund t'i mbroni qelizat nga ndryshimi. Zgjidhni qelizat që mund t'ju duhet të ndryshoni më vonë (data, kategoria, shpenzimet, të ardhurat, shënimi) dhe zhbllokoni ato. Pas kësaj, ju mund të bllokoni pjesën tjetër të tabelës nga ndryshimet.