Email ju lejon të dërgoni jo vetëm mesazhe me tekst, por edhe çdo dokument, skedar binar, fragmente audio dhe video. Kjo bën të mundur shkëmbimin e shpejtë të letrave dhe dokumenteve të ndryshme të biznesit. Nëse përdorni emailin e përfshirë në Dritaret atëherë gjithçka që duhet të bëni është të hartoni një letër dhe, nëse është e nevojshme, të shtoni dokumentin në fjalë në këtë letër dhe të vendosni nënshkrimin tuaj. Një klikim i mausit - dhe përdoruesi ka një libër adresash në të cilin thjesht zgjidhet marrësi i dëshiruar; një klikim tjetër - dhe letra dërgohet.
Pas marrjes së letrës, korrespondenti do të jetë në gjendje të njihet me mendimin e kolegut të tij, të bëjë rregullimet, komentet ose sugjerimet e tij dhe, nëse është e nevojshme, t'ia përcjellë letrën specialistëve të tjerë për konsultim. Në këtë kohë, dërguesi i letrës mund të bëjë punë të tjera, dhe në këtë mënyrë produktiviteti i punës së tij rritet ndjeshëm. Pas ca kohësh, dërguesi merr një përgjigje, e cila mund të përfshijë viza, rishikime dhe mendime të të gjithë atyre që morën pjesë në diskutim. Nëse e instaloni shtesë në kompjuterin tuaj MicrosoftFormularët Dizajneri, atëherë mundësitë e postës bëhen thuajse të pakufizuara: ju mund të organizoni kursimin e dokumenteve me miratim, të dërgoni përkujtues, paralajmërime, mesazhe standarde, etj.
Pas hyrjes në email, përdoruesi do të vërejë menjëherë një seri mesazhesh të emërtuara "Telefonata". Pas hapjes së një mesazhi të tillë, në ekranin e ekranit ai do të shohë një formular standard që përmban një numër fushash standarde dhe kuti kontrolli si "Kush telefonoi", "Kërkoi të telefonojë përsëri", "Do të telefonojë më vonë", etj., dhe numri i telefonit të telefonuesit regjistrohet në fusha të veçanta. Ky formular është i lehtë për t'u plotësuar dhe lexuar, dhe nëse një modem ose sekretar elektronik është i lidhur me kompjuterin e përdoruesit, atëherë për të kthyer një telefonatë ju duhet vetëm të shtypni një buton në formular.
ProgramuesiMicrosoft Orari+ do të ndihmojë në organizimin e një takimi biznesi me disa punonjës. Nëse përdorni telefonin ose thjesht emailin për këtë, mund të duhet më shumë se një orë për të rënë dakord për një kohë të përshtatshme për të gjithë. Përdorimi i planifikimit të integruar në grup Orari+, të përfshira në Dritaret, ju lejon ta bëni këtë në pak minuta. Në këtë rast, ju vetëm duhet të shikoni oraret e kolegëve tuaj, t'i mbivendosni ato njëra mbi tjetrën dhe të zgjidhni një kohë të përshtatshme për të gjithë, më pas ta shënoni në të gjitha oraret dhe t'i njoftoni për fillimin e takimeve me e-mail. .
I ndertuar Dritaret mjet për qasje në distancë Telekomanda Qasja Shërbimi lejon një kompjuter në distancë të lidhet me rrjetin. modem, nëpërmjet dial-up ose linjave me qira. Për më tepër, procedura e lidhjes është plotësisht transparente për përdoruesin: thjesht duhet të vendosni emrin dhe fjalëkalimin tuaj. Pas lidhjes, përdoruesi i kompjuterit në distancë ka ndjenjën se është i lidhur drejtpërdrejt me rrjetin e zyrës. Kështu, mjeti i qasjes në distancë Telekomanda Qasja Shërbimi u lejon punonjësve që shpesh shkojnë në udhëtime pune të mos "hiqen nga jeta" dhe të jenë vazhdimisht të përditësuar, të kenë akses në informacionin e nevojshëm dhe gjithashtu të komunikojnë diçka të rëndësishme. Kjo lidhje nuk bëhet përmes një kablloje të rregullt rrjeti, por përmes një kanali të qasjes në distancë, për shembull, përmes një linje telefonike. Në këtë rast, të gjitha burimet e rrjetit janë të disponueshme për përdoruesin në distancë. Ai është në gjendje, madje duke qenë mijëra kilometra larg zyrës, të printojë çdo dokument në një printer zyre. Veçanërisht mbresëlënës është funksionimi në distancë i sistemeve klient-server, kur përdoruesi i pjesës së klientit mund të marrë informacion nga serveri i bazës së të dhënave.
Programi i mirëmbajtjes së modemit të faksitMicrosoft Në Puna PC Faks do t'ju lejojë të bëni pa sekretare kur dërgoni mesazhe me faks. Procesi i kompozimit dhe dërgimit të një mesazhi është i ngjashëm me procesin e kompozimit dhe dërgimit të një emaili. Dallimi është se emri i modemit të faksit të instaluar në sistem është zgjedhur në librin e adresave si emër i marrësit.
Ekziston një mënyrë tjetër për të dërguar mesazhe me faks. Nëse përdoruesi është në një program aplikacioni (për shembull, një përpunues teksti fjalëPërDritaret) dhe ai duhet të dërgojë një dokument të redaktuar, atëherë nuk ka nevojë ta printojë fillimisht, të printojë faqen e parë të mesazhit të faksit, t'i lidhë ato së bashku, t'i vendosë në aparatin e faksit dhe të thirret në vendin e duhur. Thjesht zgjidhni komandën "Print" në menynë e programit të aplikacionit dhe specifikoni një modem faksi si printer. Kjo automatikisht do t'i shtojë mesazhit faqen e parë të mesazhit të faksit. Pas përfundimit të printimit, nuk duhet të shqetësoheni për veprime të mëtejshme - sistemi do të bëjë gjithçka. )
Në seksionet e mëparshme, ne shikuam teknologji të ndryshme për të punuar me email privat, dhe tani le të shohim se si duhet të organizohet e gjithë kjo në të gjithë zyrën.
Postulatet kryesore këtu janë si më poshtë...
1. Është shumë e dëshirueshme që kompania të ketë serverin e vet të postës të vendosur brenda mureve të saj
Cfare eshte? Diçka si një zyrë postare e kontrolluar plotësisht.
Në shumicën e kompanive, menaxhmenti (më saktë, administratorët) preferon të mos shqetësojë veten me krijimin dhe mirëmbajtjen e një serveri postar, kështu që punonjësit përdorin, në rastin më të mirë, kutitë postare të marra në disa serverë të postës me pagesë, dhe në rastin më të keq (më saktë, në rasti i zakonshëm), kuti postare në serverë falas si Mail.ru, Hotmail.com dhe kështu me radhë.
Kam hasur shpesh në adresa si @mail.ru edhe nga Boss vërtetë të mëdhenj dhe punonjës të zyrave të tyre. Duket aq e egër sa është edhe e vështirë për t'u përcjellë. Epo, është pothuajse sikur një shef i ashpër të drejtonte një makinë të dëmtuar të Zaporozhets. (I cili, ndryshe nga një shërbim publik, mund t'i atribuohet ekscentricitetit.)
Ne kemi thënë tashmë se kutitë postare në serverët e postës falas nuk kanë asnjë lidhje as me besueshmërinë, as me sigurinë. Vendosja e tyre për postë korporative është kulmi i pakujdesisë, lexo: idiotësi.
Një opsion pak më pak i shkujdesur janë kutitë postare në një shërbim me pagesë. Këtu, të paktën përdoruesit janë përgjegjës për sigurinë e letrave, por kur posta e një kompanie përpunohet në serverët e të huajve... Në përgjithësi, kjo nuk është mirë. Definitivisht jo mirë.
Opsioni i tretë është të krijoni serverin tuaj të postës në kompjuterin e ofruesit të pritjes. Në këtë rast, posta nuk ruhet brenda mureve të zyrës, gjë që është e keqe, sepse nuk mund të kontrolloni se çfarë ndodh saktësisht me serverin e ofruesit, por menaxhimi i saj është plotësisht në duart e administratorit tuaj, i cili tashmë është i mirë (në krahasim me opsionet e mësipërme).
Epo, opsioni më i saktë, i paraqitur në postulat, është serveri juaj i postës i vendosur në ambientet e kompanisë suaj. Në të njëjtën kohë, e gjithë posta e korporatës përpunohet (filtrohet, kontrollohet, futet në kuti) në serverin tuaj dhe ju (administratori juaj) keni kontroll të plotë mbi të gjithë procesin. Madje do të thoja që ky nuk është opsioni më i saktë, por i vetmi i saktë, nëse flasim për të paktën një lloj sigurie për emailin e korporatës.
2. Çdo punonjës i shoqërisë duhet të marrë adresën e vet të korporatës për korrespondencën e biznesit, e cila duhet të përdoret vetëm për qëllimin e synuar.
Meqenëse ju keni serverin tuaj të postës, kjo do të thotë që ju keni domenin tuaj si your_company.ru (ose diçka të tillë). Për të gjithë punonjësit që duhet të hyjnë në korrespondencë biznesi, krijoni kuti postare të përshtatshme në këtë fushë dhe këshillohet që emri i kutisë postare të korrespondojë me pozicionin ose profesionin e punonjësit, për shembull: chief@your_company.ru (kjo është adresa juaj ), chief_security@your_company.ru ( kreu i departamentit të sigurisë), press@your_company.ru (shërbimi paraprak) dhe kështu me radhë.
Në të njëjtën kohë, të gjithë punonjësit duhet të paralajmërohen se posta e korporatës duhet të përdoret vetëm për qëllime korporative! Asnjë regjistrim në forume dhe biseda, asnjë flirtim me njohje të rastësishme, pa korrespondencë personale dhe më e rëndësishmja, mos e "shkëlqoni" këtë adresë në faqet e internetit në asnjë rrethanë.
3. Të gjitha postat që kalojnë përmes serverit të postës duhet të kontrollohen për spam dhe viruse
Kjo, në veçanti, është një nga detyrat e krijimit dhe mirëmbajtjes së serverit tuaj të postës - skanimi i centralizuar për viruse dhe spam.
4. E gjithë posta që kalon përmes serverit të postës duhet të kopjohet dhe ruhet (arkivohet) në një vend të izoluar
Spiunazh? Pikërisht! Vetëm për shkak se jeni duke dublikuar postën tuaj të korporatës nuk është spiunazh, por një masë e arsyeshme sigurie e korporatës. Duhet të keni në majë të gishtave të gjithë rrjedhën e postës që kalon përmes serverit të postës. Për më tepër, është e dëshirueshme që askush të mos dijë për këtë përveç jush, administratorit (i cili do ta sigurojë këtë nga pikëpamja teknike) dhe, ndoshta, kreut të shërbimit të sigurisë.
Unë di raste kur vetëm falë një largpamësie të tillë, menaxhmenti i një kompanie ishte në gjendje të identifikonte një mi që u shiste sekretet e kompanisë konkurrentëve. Sigurisht, një mi mund të jetë i zgjuar dhe të mos përdorë postën e korporatës, por praktika tregon se shumica e tradhtarëve nuk mendojnë për faktin se posta e tyre hyrëse dhe dalëse mund të ruhet diku. Mendojnë se mjafton ta fshijnë nga kutia postare që të mos gjendet asnjë gjurmë. Lërini në këtë injorancë të lumtur...
5. Rezervimi i kanaleve të internetit
Meqenëse serveri i postës ndodhet në zyrën tuaj, është e nevojshme që ai të jetë i aksesueshëm nga Interneti në çdo kohë - përndryshe posta mund të mos dërgohet në kohë ose madje të humbasë. Prandaj, çështja e një kanali në internet që funksionon vazhdimisht është mjaft i rëndësishëm. Sigurisht, ju keni një lloj kanali kryesor përmes të cilit e gjithë kompania hyn në internet. Megjithatë, nuk mjafton! Është e domosdoshme të sigurohet një lloj kanali rezervë në rast se ai kryesor dështon. Për më tepër, kanali rezervë mund të jetë mjaft i thjeshtë dhe i lirë (në raste ekstreme, një dialup i rregullt është gjithashtu i përshtatshëm - domethënë një lidhje telefonike me internetin, megjithëse tani ISDN ose ADSL - qasja në internet me shpejtësi të lartë përmes linjave të rregullta telefonike - është zakonisht përdoret si një kanal rezervë). Është gjithashtu një rezervë, dhe përveç kësaj, në fakt është menduar vetëm për marrjen dhe dërgimin e postës, dhe në këtë rast gjerësia e kanalit nuk ka shumë rëndësi.
Gjithashtu ka kuptim të konsideroni blerjen e një pajisjeje që mund të lidhë automatikisht një kanal rezervë në rast të ndonjë problemi me atë kryesor.
6. I gjithë emaili duhet të jetë fizikisht i vendosur në serverin e kompanisë
Ju nuk duhet t'i lejoni përdoruesit të ruajnë dhe përpunojnë postën në kompjuterët e tyre lokalë - kjo krijon një vrimë të rëndësishme sigurie. E gjithë posta duhet të jetë në server. Vetëm në këtë mënyrë ai mund të enkriptohet dhe arkivohet (backup), si dhe mund të gjurmojë përpjekjet e paautorizuara të aksesit.
7. Është e dëshirueshme që qasja në emailin e korporatës brenda rrjetit të jetë e sigurt
Epo, domethënë, në mënyrë që qasja në llogaritë e postës elektronike të jetë të paktën me identifikim të qartë të përdoruesit. Dhe qasja në kuti postare veçanërisht të rëndësishme duhet të bëhet me një nivel të rritur sigurie - për shembull, identifikimi i përdoruesit duke përdorur një kartë inteligjente, e-token ose ndonjë mjet tjetër identifikimi të harduerit dhe softuerit.
8. Çdo akses në emailin e korporatës nga jashtë duhet të ndalohet ose të bëhet i sigurt
Shpesh ka raste kur punonjësit (dhe ju vetë) duhet të keni akses në postën e korporatës nga jashtë - përmes një ndërfaqeje në internet ose, për shembull, përmes GPRS të një telefoni celular (kompjuter palme). Nëse një akses i tillë është vërtet i nevojshëm, duhet të sigurohet me të gjitha masat paraprake.
Ekzistojnë metoda (programe) të veçanta për qasje të sigurt në postë dhe kompjuter përmes një ndërfaqeje në internet. Përveç kësaj, është zhvilluar një zgjidhje shumë efektive për akses të sigurt përmes komunikimeve celulare me GPRS. (Po flas për teknologjinë Blackberry.)
Unë me të vërtetë do të doja të rregulloja përdorimin e emailit në organizatën tonë në mënyrë që punonjësit ta përdorin atë në mënyrë korrekte dhe të ruajnë mesazhet elektronike. Çfarë duhet t'i kushtoni vëmendje të veçantë? Si të menaxhoni emailin e shefit tuaj?
Përgjigju
Puna me email është bërë prej kohësh një nga përgjegjësitë e një sekretari në shumicën e kompanive dhe organizatave. Dhe nëse menaxherët gjithashtu preferojnë të punojnë "sipas modës së vjetër", atëherë menaxhimi i postës elektronike bie tërësisht mbi supet e sekretarit. Menaxherët më të rinj, si rregull, punojnë me postë vetë, por edhe në këtë rast, sekretari zakonisht duhet të përpunojë mesazhet që mbërrijnë në adresën e kompanisë. Në firmat e vogla, është sekretari ai që zhvillon rregullat për të punuar me postën dhe mesazhet e menjëhershme dhe siguron që këto udhëzime të ndiqen nga punonjësit.
Ka një sërë problemesh me përdorimin e postës elektronike për të cilat sekretari duhet të jetë i vetëdijshëm:
1. Në Rusi, emailet dhe mesazhet e menjëhershme nuk njihen ende si dokumente (por mund të përdoren nga autoritetet hetuese gjatë një hetimi penal dhe gjatë procedurave në gjykatat e arbitrazhit).
Në shumicën e vendeve të zhvilluara të botës, situata është e ndryshme - mesazhe të tilla njihen si dokumente biznesi dhe mund të përdoren në gjykatë kur shqyrtohen pretendimet civile dhe penale. Prandaj, nëse një kompani punon me partnerë të huaj, atëherë ata duhet të dërgojnë vetëm mesazhe me e-mail që mund të dërgohen lehtësisht në formën e një dokumenti letre të vërtetuar me vula dhe nënshkrime.
2. Ndryshe nga shumë vende në botë, Rusia nuk ka ende kërkesa ligjore që detyrojnë kompanitë të ruajnë mesazhet e emailit. Por edhe kur punoni ekskluzivisht me kompani dhe individë rusë, duhet të regjistroheni dhe të kurseni:
Mesazhet mbi të cilat merren vendime të përgjegjshme të biznesit;
Mesazhet që përmbajnë informacione të rëndësishme për kompaninë ose me vlerë historike;
Mesazhe të një natyre fyese dhe kërcënuese, mostra të "spam" veçanërisht të bezdisshme dhe përçarëse - për t'u transmetuar tek autoritetet hetimore.
Vendimi për të ruajtur një mesazh mund të merret si më poshtë: nëse një dokument i ngjashëm në letër do të regjistrohet dhe ruhet, atëherë duhet të ruhet edhe mesazhi i emailit. Rekomandohet të ruani si mesazhet e dërguara ashtu edhe ato të marra.
Metoda e ruajtjes së informacionit elektronik varet nga sistemi i menaxhimit të dokumenteve që përdoret në organizatë.
Nëse rrjedha e dokumentit është letër, atëherë vetë mesazhi, skedarët e bashkangjitur dhe të paktën të dhënat bazë shoqëruese (nga kush, kur dhe kujt është dërguar, nga kush dhe kur është marrë, dhe adresat e emailit duhet të deshifrohen) duhet të shtypen. , dokumenti printohet dhe vendoset në skedarin përkatës. Nëse rrjedha e dokumentit është elektronike, atëherë duhet të ruani skedarin me mesazhin në një nga formatet "amtare" të sistemit të postës, dhe është e dëshirueshme që të gjitha informacionet e shërbimit në lidhje me transmetimin e mesazhit, si dhe të gjitha të bashkangjitura dosjet, të ruhen sa më shumë.
Periudha e ruajtjes së mesazhit është caktuar në të njëjtën mënyrë si për një dokument të ngjashëm letre. Mesazhet që nuk i nënshtrohen ruajtjes, ose ato, periudha e ruajtjes së të cilëve ka skaduar, duhet të shkatërrohen menjëherë dhe rregullisht - si për të kursyer burimet e kompjuterit ashtu edhe për të garantuar sigurinë e informacionit të kompanisë.
Sistemi i ruajtjes gjithashtu duhet të jetë i menduar mirë. Fatkeqësisht, shumë kompani e trajtojnë këtë çështje me shumë neglizhencë, por ka edhe kompani që kanë ruajtjen e centralizuar të të gjithë korrespondencës postare.
Shpesh problemi zgjidhet në mënyrën më të thjeshtë: gjithçka ruhet. Ndërsa grumbullohet gjithnjë e më shumë informacion, kjo metodë e ruajtjes krijon problemet e mëposhtme:
Ruajtja e vëllimeve të mëdha të mesazheve të postës elektronike kërkon që një organizatë të shpenzojë shuma të konsiderueshme parash në pajisje, staf dhe burime të tjera;
Nëse, kur ruani mesazhet, sistemi për ruajtjen e tyre nuk është menduar (indeksimi, sistematizimi, etj.), Atëherë kërkimi i materialeve të nevojshme bëhet shumë i vështirë dhe i shtrenjtë.
Kur punoni me partnerë të huaj, rekomandohet të ruani të gjitha mesazhet e rëndësishme të postës elektronike (duke përfshirë pyetjet në lidhje me organizimin e takimeve dhe ngjarjeve të tjera, udhëtimin, akomodimin, etj.), dhe këshillohet të ruani një kopje elektronike të mesazhit. edhe nëse është shtypur, regjistruar dhe vendosur në dosje, - në rast padisë. Këshilla ligjore duhet të kërkohet kur përcaktohet periudha e ruajtjes për komunikime të tilla, veçanërisht nëse ato kanë të bëjnë me kontrata ku mosmarrëveshjet do të zgjidhen sipas ligjeve të një vendi të caktuar.
3. Shumë shpesh, është sekretari ai që është përgjegjës për të siguruar që punonjësit e zyrës të përdorin llogaritë e tyre të postës elektronike të ofruara nga kompania vetëm për qëllimin e tyre të synuar.
Është e dobishme përgatitja dhe miratimi i rregullave (rregulloreve) për përdorimin e postës elektronike dhe njohja e të gjithë punonjësve me to. Në veçanti, rregullat mund të përfshijnë dispozitat e mëposhtme:
Punëdhënësi është pronar i të gjithë postës së korporatës, ka të drejtë ta kontrollojë atë dhe mund ta përdorë këtë të drejtë. Punonjësit duhet të informohen se emaili i kompanisë së tyre po monitorohet nga ekipi i sigurisë së organizatës. Stafi gjithashtu duhet të ndërgjegjësohet për rregullat në lidhje me përdorimin e emailit për qëllime personale. Punonjësit duhet të jenë të vetëdijshëm se shkelja e rregullave në lidhje me përdorimin e postës elektronike dhe sistemeve të mesazheve të çastit mund t'i nënshtrojë ata ndaj masave disiplinore, duke përfshirë përfundimin.
Kur dërgoni mesazhe me email dhe përdorni mesazhe të çastit, nuk mund të përjashtohet mundësia e aksesit të paautorizuar në to (përveç nëse përdoren masa të veçanta sigurie, si kriptimi, nënshkrimi elektronik, etj.), ndaj punonjësit nuk duhet të dërgojnë informacione konfidenciale dhe informacione të tjera në në këtë mënyrë kompania është e detyruar të mbrojë (për shembull, të dhënat personale të punonjësve dhe klientëve).
Mbajtja dhe shkatërrimi i komunikimeve elektronike duhet t'u shpjegohet të gjithë punonjësve, pasi shumë nuk janë të vetëdijshëm ose të pasigurt për dallimet midis komunikimeve që janë regjistrime dhe duhet të ruhen dhe atyre që mund dhe duhet të shkatërrohen.
4. Në praktikën e biznesit, mesazhet e dërguara me e-mail shpesh shpërndahen midis një game të gjerë njerëzish. Kjo do të thotë që mesazhet duhet të hartohen jo më pak me kujdes sesa dokumentet zyrtare.
Është e nevojshme të vëzhgoni etiketën e biznesit, të ruani stilin e mirë dhe të kontrolloni tekstin për gabime gramatikore.
5. Drejtoria e adresave elektronike (libri i adresave) është dokumenti më i rëndësishëm - në kuptimin që është një nga ato materiale informative që i nevojiten një organizate si për të kryer aktivitete biznesi ashtu edhe në rast situatash emergjente.
Është e nevojshme të ruani rregullisht kopje të librit të adresave dhe të paktën një nga këto kopje duhet të ruhet jashtë zyrës së kompanisë. Është gjithashtu e dobishme të keni një version të printuar të librit të adresave - mund të jetë i dobishëm, për shembull, për dërgimin e mesazheve postare përmes kanaleve alternative të komunikimit (duke përdorur një celular) gjatë një ndërprerjeje të energjisë në zyrë.
Rekomandohet të plotësoni librin e adresave në detaje të mjaftueshme, duke treguar, të paktën, emrat e organizatave dhe emrat e individëve - pronarë të adresave përkatëse. Ky informacion mund të jetë i dobishëm si për deshifrimin e adresave kur ruani mesazhet si dokumente, ashtu edhe në rastet kur një punonjës tjetër duhet të dërgojë postë në mungesë të një sekretari.
Është e nevojshme të njihen dhe të ruhen në një libër adresash adresat e emailit të klientëve dhe furnitorëve, si dhe adresat e postës elektronike të punës dhe shtëpisë së punonjësve. Kjo kërkohet për të qenë në gjendje të kontaktoni punonjësit me email në rast urgjence.
Si të menaxhoni emailin e shefit tuaj?
Është vënë re se menaxherët gjithnjë e më shumë po e zhvendosin përgjegjësinë për menaxhimin e emailit të tyre tek sekretarët. Sekretari mund t'i sigurojë menaxherit të tij ndihmë të konsiderueshme në punën me korrespondencën elektronike, përkatësisht:
· Sekretari mund të marrë përsipër kontrollimin e emaileve të menaxhimit paraprak; në këtë rast, mesazhet renditen sipas temës dhe rëndësisë dhe zgjidhen ato që menaxheri duhet të rishikojë vetë. Kjo është praktikisht e njëjta teknologji që përdoret në dokumentet e organizatave të mëdha.
· Ashtu si në dokumentet, detyrat e sekretarit mund të përfshijnë përzgjedhjen e informacionit për çështjet e ngritura në mesazhet e marra, në mënyrë që menaxheri të marrë vendimet e nevojshme menjëherë pas leximit të korrespondencës.
· Shumë shpesh, sekretarëve u delegohet autoriteti për t'iu përgjigjur në mënyrë të pavarur emaileve për çështje më pak të rëndësishme. Për çështje më të rëndësishme, sekretari ose mund të përgatisë në mënyrë të pavarur një projekt-përgjigje ose vendim, ose, pa pritur udhëzime shtesë, të organizojë përgatitjen e një përgjigjeje të tillë nga punonjësit. Vetëm me këtë stil pune një menaxher është në gjendje të përballojë të gjithë rrjedhën e mesazheve elektronike.
Si të përdorni emailin dhe mesazhet e çastit brenda një organizate?
Me ndihmën e postës elektronike dhe mesazheve të çastit, një sekretar mund të rrisë efikasitetin jo vetëm të punës së tij, por edhe të punës së punonjësve të tjerë. Aftësitë përkatëse tashmë janë duke u përdorur në mënyrë aktive në shumë struktura qeveritare dhe tregtare ruse, veçanërisht aty ku janë krijuar rrjete kompjuterike të korporatave. Më shpesh, emailet dhe mesazhet e menjëhershme përdoren për të njoftuar punonjësit dhe për të transmetuar shpejt informacionin për sa vijon:
· Menaxherët dhe punonjësit kryesorë të pranishëm dhe që mungojnë. Një informacion i tillë është i rëndësishëm për shumë punëtorë, veçanërisht në rastet kur dokumentet duhet të nënshkruhen.
Punonjësit nuk do ta shqetësojnë sekretarin çdo dhjetë deri në pesëmbëdhjetë minuta nëse marrin informacion me email ose mesazhe të çastit nëse menaxheri është në vend dhe, nëse nuk është në zyrë, kur pritet të paraqitet. Ndonjëherë është e rëndësishme të informoni stafin se menaxheri planifikon të largohet nga zyra për disa orë, pasi një nga punonjësit mund të ketë një çështje urgjente që do të trajtohej më mirë përpara se shefi të largohej.
· Koha dhe agjenda e takimeve dhe takimeve pesëminutëshe.
Ky informacion është i rëndësishëm për t'u siguruar që punonjësit të mbajnë mend të përgatiten dhe të mos jenë vonë për këto takime.
· Rregullore dhe urdhra të reja të brendshme.
Në shumicën e organizatave, njohja me porositë kryhet "në mënyrë të modës së vjetër", kur një dokument letre kalohet nga dora në dorë për një periudhë të gjatë kohore. Procesi mund të përshpejtohet ndjeshëm nëse vetë dokumenti vendoset në serverin e kompanisë, dhe ata që duhet të njihen me këtë porosi njoftohen me e-mail dhe u kërkohet të shkojnë te sekretari dhe të nënshkruajnë në një kopje letre. Dhe në këtë rast, nuk do të duhet të shqetësoheni për sigurinë e origjinalit.
· Afatet për paraqitjen e aplikacioneve të ndryshme (për pajisje zyre, materiale harxhuese, kancelari etj.).
· Ngjarje, takime dhe ngjarje të ndryshme të rëndësishme.
Këto lloj kujtimesh i lejojnë punonjësit jo vetëm të organizojnë siç duhet ditën e tyre të punës, por gjithashtu i ndihmojnë ata të kujtojnë të urojnë kolegun e tyre për ditëlindjen e tij.
· Email-i dhe mesazhet e menjëhershme janë të paçmueshme kur kërkoni mendimet e punonjësve për çdo çështje.
Nga gjithçka që u tha, rezulton se sekretari duhet të jetë një përdorues mjaft i avancuar i programit të postës. Do të doja të tërhiqja vëmendjen tuaj në disa veçori shtesë të sistemeve të postës që janë të dobishme për t'u zotëruar:
· Shumica e sistemeve të postës elektronike ju lejojnë të kërkoni raporte që konfirmojnë se një letër është marrë dhe/ose lexuar nga marrësi. Kjo veçori rekomandohet shumë kur dërgoni mesazhe të rëndësishme.
· Mund të krijoni një strukturë të përshtatshme dosjesh për letrat dhe të organizoni rregullisht letrat hyrëse në këto dosje.
· Ju gjithashtu duhet të mësoni se si të punoni me librin e adresave dhe ta rivendosni atë në rast të një dështimi të programit.
Si një klient i thjeshtë emaili, Outlook ka një sërë përparësish mbi Outlook Express "të njerëzve". Së pari, si çdo aplikacion i Microsoft Office, Outlook mund të përmirësohet me ndihmën e moduleve të përkthimit të tekstit (Promt), kontrollimit të drejtshkrimit (ORFO), si dhe programeve speciale për renditjen e postës. Outlook Express është një gjë në vetvete, programi është jashtëzakonisht i mbyllur dhe asgjë e dobishme nuk mund t'i bashkëngjitet. Tjetra... Bazat e të dhënave të postës së Outlook mund të ruhen jo vetëm në kompjuterin tuaj personal, por edhe në një kompjuter xhepi - dhe të dyja bazat e të dhënave sinkronizohen automatikisht duke përdorur programin ActiveSync (ai përfshihet në dërgimin e çdo "dore"). Kjo do të thotë që, pasi të keni marrë postë në shtëpi, mund të lexoni letra dhe të shkruani përgjigje në PDA gjatë rrugës për në kolegj dhe punë. Dhe nëse dini të përdorni aksesin në internet pa tel, atëherë mund të dërgoni letra nga xhepi juaj. Megjithatë, ka një sërë disavantazhesh - për shembull, Outlook Express mund të punojë me "serverët e lajmeve" dhe të lexojë letra nga konferenca të specializuara. Outlook është i privuar nga këto aftësi - megjithatë, kjo nuk është e frikshme, pasi vendi i "konferencave" sot është zënë nga postimet e rregullta. Dhe Outlook punon me ta pa asnjë problem.
Dritarja e modalitetit të postës së Outlook duket kështu...
Në krye Shiritat e detyrave janë shfaqur dosjet tuaja të postës - Inbox, Sent Items, Deleted Items... Pak në të djathtë ju shihni një dritare me kokë - duke klikuar në dosjen e zgjedhur, mund të shikoni të gjitha shkronjat që janë në të. Teksti i shkronjave shfaqet në dritaren e fundit vertikale. Sidoqoftë, mund ta zhvendosni lehtësisht nën dritaren e kokës, si në Outlook Express - është më e njohur. Kjo bëhet duke përdorur menunë Pamja/Zona e leximit/Poshtë . Në krye, nën panelin e butonit, ka një panel Kërkim i shpejtë – me ndihmën e tij mund të gjeni lehtësisht mesazhet që ju nevojiten sipas fjalëve kyçe.
Kur të nisni për herë të parë Outlook, ai menjëherë do t'ju kërkojë të krijoni një llogari emaili. Nëse tashmë përdorni Outlook Express për të punuar me postën dhe tashmë keni një llogari të konfiguruar atje, Outlook thjesht mund të transferojë gjithçka që ju nevojitet në ruajtjen tuaj - bazat e të dhënave të postës elektronike, librin e adresave dhe cilësimet. Nëse jo, mund ta konfiguroni vetë Outlook duke përdorur të njëjtën gjë Masters . Nëse e keni refuzuar konfigurimin herën e parë, mund ta filloni më vonë, në modalitetin manual - për ta bërë këtë, shkoni te menyja Shërbimi/Llogaritë . Para së gjithash, Outlook do t'ju pyesë se çfarë lloj aksesi në postë preferoni? Meqenëse, ka shumë të ngjarë, nuk do të punoni me email të korporatës në rrjetin lokal, por në shtëpi, përmes Internetit, zgjidhni hyrjen përmes protokollit POP. Dhe më pas plotësoni formularin e shkurtër në faqen tjetër:
Duhet të keni tashmë gjithçka që ju nevojitet - adresën e emailit, hyrjen dhe fjalëkalimin, emrin e serverit të postës. Nëse nuk jeni shqetësuar ende për të krijuar një kuti postare, shkoni te çdo server falas i postës (Yandex.Ru, Mail.Ru) dhe regjistrohuni në të. Vërtetë, do t'ju duhet të shqetësoheni me zgjedhjen e një emri (të gjitha ato të shkurtra dhe të paharrueshme janë zgjidhur për një kohë të gjatë) - por zgjidhni një opsion si [email i mbrojtur] ti mundesh. Nga rruga, unë do t'ju jap një sugjerim: emrat e të dy serverëve "hyrës" dhe "dalës" janë të njëjtë për të dy postuesit, vetëm emri i serverit të postës "hyrëse" fillon me POP dhe emri i serveri “dalës” fillon me SMTP
Për shembull, për Mail.Ru :
pop.mail.ru
smtp.mail.ru
Kur të përfundoni cilësimin, shtypni butonin Verifikimi i llogarisë . Nëse gjithçka është në rregull, një letër testimi do të bjerë në kutinë tuaj hyrëse. Dhe mund të dërgoni dhe merrni letra me siguri!
Puna me Outlook praktikisht nuk ndryshon nga Outlook Express, me një përjashtim - renditjen e mesazheve. Siç e mbani mend, në Outlook Express ne mund të shpërndajmë automatikisht letra në dosje duke përdorur filtra. Kjo bëhet ndryshe në Outlook. Jo, sigurisht, askush nuk po ju ndalon të vazhdoni të lëvizni shkronja nga një dosje në tjetrën. Ka mjaft prej tyre në Outlook dhe gjithmonë mund të shtoni të reja. Për ta bërë këtë, thjesht klikoni me të djathtën në dosjen në të cilën dëshironi të vendosni "fillestarin" dhe më pas zgjidhni menunë Krijo një dosje .
Por është shumë më i përshtatshëm për të caktuar "flamuj" të ndryshëm në një letër, duke i caktuar ato në një kategori ose në një tjetër. Dhe më pas mund t'i renditni lehtësisht ato që ju nevojiten duke përdorur motorin e kërkimit. "Flamujt" janë një lloj pullash në një zarf postar. Dhe ato vendosen kështu: kliko me të djathtën mbi çdo shkronjë dhe zgjidh Kategoritë . Një menu standarde do të hapet para jush, në të cilën mund të kontrolloni kutinë pranë një ose më shumë kategorive të zgjedhura. Nëse nuk keni mjaft standarde, mund të krijoni lehtësisht një të re. Nëse nuk jeni dembel për të caktuar një kategori për secilën shkronjë, atëherë në të ardhmen mund të shfaqni një arkiv, për shembull, letra personale ose biznesi me një klik - kjo bëhet duke përdorur menunë Shiko/Rendit sipas/Kategorive . Ju gjithashtu mund të specifikoni kategorinë e shkronjave kur kërkoni mesazhe - kjo do ta lehtësojë shumë punën tuaj! Ju mund të krijoni mesazhe jo vetëm në redaktuesin e integruar të programit, siç bëhet në Outlook Express: tani çdo paketë Microsoft Office mund të bëhet "tavolina" juaj. Pasi të keni krijuar një tabelë në Excel ose një dokument teksti në Word, mund ta dërgoni te marrësi i dëshiruar duke përdorur menunë pa dalë nga programi Skedari/Dërgoja .
Tani ju lejon të mblidhni detyrat mbi shitjet, projektet dhe planet e zhvillimit të kompanisë në një vend të vetëm. Tani mund të punoni edhe me email këtu. Mbledhësi i postës ju lejon të shikoni letra nga disa kuti postare menjëherë, të lexoni, dërgoni, përgjigjeni dhe dërgoni letra nga ndërfaqja A2B. Zbatohet gjithashtu kërkimi i tekstit të plotë sipas adresave, subjektit dhe tekstit të letrës. Duke përdorur kolektorin, mund të reduktoni ndjeshëm kohën e kaluar për të punuar me letra dhe detyra: nuk keni nevojë të hapni llogari të ndryshme postare dhe të futni hyrje/fjalëkalime ose të shikoni kuti postare, edhe nëse nuk ka letra të reja. Tani mund të mbani të hapur vetëm një skedë - A2B. Këtu janë detyrat, planet dhe posta.
2014. Bitrix24 dëshiron të zëvendësojë internetin
Çfarë duhet të bëni kur të gjitha funksionet e mundshme janë zbatuar tashmë në produktin tuaj softuerik? Krijuesit e intranetit social Bitrix24 po përballen gjithnjë e më shumë me këtë problem. Por ata ende gjejnë ide të reja që po bëhen gjithnjë e më globale. Versioni i fundit i shërbimit dëshiron të bashkojë të gjitha kompanitë që përdorin Bitrix24 (dhe së shpejti, sigurisht, kjo do të jetë 100% e kompanive në botë) në një meta-rrjet të vetëm. Në këtë rrjet, ju do të mund të bëni thirrje dhe video thirrje me partnerët dhe klientët tuaj përmes komunikimit të brendshëm - përmes Bitrix24. Ju gjithashtu do të jeni në gjendje t'u dërgoni atyre mesazhe përmes postës së brendshme. Email - nuk nevojitet më! Dhe pastaj... mund të parashikojmë që së shpejti vetë klientët do të shtohen në sistemin tuaj CRM, ju do të jeni në gjendje t'u caktoni detyra drejtpërdrejt punonjësve të kompanisë furnizuese dhe dokumentet ndër-korporative do të nënshkruhen në mënyrë elektronike dhe do të ruhen në një të vetme kopjoni në Bitrix24.
2013. VMware shiti Zimbra dhe SlideRocket
Me sa duket Aaron Levy kishte të drejtë. Me zhvillimin e teknologjive SaaS në fushën e softuerit të ndërmarrjeve, nuk është më fitimprurëse të blihen të gjitha aplikacionet nga një shitës (dhe nuk është fitimprurëse për shitësit të mbledhin pirgje të plota të aplikacioneve të ndërmarrjes). VMWare ka qenë duke u përpjekur të blejë grumbullin e softuerit të ndërmarrjes gjatë dy viteve të fundit, por tani po e shet atë për t'u fokusuar në atë që është vërtet e mirë: sistemet e virtualizimit. Në mars, VMWare i shiti shërbimin e prezantimit në internet SlideRocket kompanisë amerikane ClearSlide, e cila është e specializuar në produktet e IT për shitësit, dhe sot ia shiti sistemin e bashkëpunimit Telligent, një zhvillues i zgjidhjeve për krijimin e komuniteteve të biznesit. Le t'ju kujtojmë se WMWare Zimbra është në dispozicion nga Yahoo! në vitin 2010. Videoja është historia më e fundit frymëzuese nga VMWare se çfarë është Zimbra.
2011. Google+ integrohet në GMail
Në mënyrë tipike, kompanitë që zhvillojnë dhe shesin portalet e intranetit i pozicionojnë ato si Email. Ashtu si, tani në vend të transfertave të pafundme, përdoruesit tuaj do të mund të punojnë me të dhënat në një vend. Por në rastin e Google, kjo, natyrisht, nuk do të ndodhë. Google është i interesuar që kompanitë të përdorin GMail si një zgjidhje intraneti social dhe të vazhdojnë ta përdorin atë. Prandaj, tani të dyja zgjidhjet janë të integruara fort. GMail tani ka aftësinë për të krijuar filtra të rinj bazuar në rrethet e Google+. Kështu, nëse krijoni një rreth për një grup pune në Google+, mund t'i shikoni të gjitha emailet që lidhen me këtë grup pune veçmas në postë. Dhe në kolonën e djathtë pranë letrës mund të shihni mesazhin e fundit të këtij kontakti në Google+. Përveç kësaj, kontaktet në GMail tani përditësohen nëse punonjësi juaj i përditëson ato në profilin e tyre në Google+. Në këtë mënyrë, libri juaj i adresave do të jetë gjithmonë i përditësuar.
2011. Softline ka integruar aplikacionet e uebit të Microsoft Office në Deskwork
Softline ka njoftuar një zgjidhje të re Full Office, e cila është një portal i korporatës DeskWork me redaktues të integruar të dokumenteve të Microsoft Office Web Apps dhe Outlook Web App. Përdoruesit do të mund të punojnë me aplikacionet Word, Excel, PowerPoint, OneNote dhe Outlook direkt nga portali, pavarësisht nëse Microsoft Office është i instaluar në kompjuterët e tyre apo jo. Mund të hyni në emailin tuaj të korporatës duke lundruar shpejt te aplikacioni ueb Outlook. "Full Office" është instaluar në serverin e kompanisë, i cili do të tërheqë ata që ende kanë frikë të përdorin redaktorët në internet në internet. Për të përdorur zgjidhjen, përveç licencës DeskWork, duhet të bëni një porosi për produktet e korporatës MS Office 2010 dhe MS Exchange 2010, nëse ato nuk janë blerë më parë.
2010. 1C-Bitrix: Portali i korporatës 9.0 shtoi komunikimin me video, integrim me Email
Versioni i ri i zgjidhjes së intranetit 1C-Bitrix: Corporate Portal 9.0 do t'i kënaqë përdoruesit me një bollëk karakteristikash të reja. Para së gjithash, këto janë mundësi të reja për komunikim në intranet. Tani mund të telefononi shumë lehtë një punonjës për një seancë videokonference direkt nga profili i tij në portal. Ju gjithashtu mund të planifikoni dhe organizoni një takim me video për deri në 6 pjesëmarrës. Për komunikim me video, aktualisht përdoret shërbimi Videoport. Së shpejti ata premtojnë të shtojnë VideoMost.com si opsion. 1C-Bitrix nuk deklaron ende çmimet për komunikimin me video, por Videoport kushton nga 290 rubla/muaj për një sallë videokonferencash për 6 persona + një numër të pakufizuar videotelefonate një-në-një.
2009. Kerio Technologies prezantoi një klient VPN për platformën Mac
Kerio Technologies, një zhvillues i sistemeve të sigurisë së informacionit dhe softuerit për të punuar me email, njoftoi një klient VPN për murin e zjarrit Kerio WinRoute Firewall që funksionon në platformën Mac. Kerio WinRoute Firewall është një zgjidhje gjithëpërfshirëse për menaxhimin e aksesit në internet dhe sigurimin e sigurisë së informacionit, i cili ka një server VPN të integruar të bazuar në teknologjinë SSL, duke siguruar qasje të sigurt në distancë në rrjetin e korporatës. Me klientin e ri Kerio VPN, përdoruesit e Mac mund të punojnë me skedarë dhe serverë të mbrojtur në të njëjtën mënyrë si përdoruesit e PC. Firewall-i ka aftësinë për të kryer skanimin antivirus dhe filtrimin e përmbajtjes së të gjithë trafikut VPN. Produkti përfshin balancimin e ngarkesës së rrjetit, menaxhimin e politikave të aksesit dhe mjetet e analizës dhe raportimit.
E ardhmja e serverit të emailit dhe kalendarit me burim të hapur Hula ishte në dyshim pasi Novell ndaloi financimin e projektit dhe tërhoqi anëtarët e ekipit të tij (ndërsa versioni i parë i serverit ishte vetëm disa muaj larg publikimit). Ekipi Hula, pasi shqyrtoi perspektivat e projektit, arriti në përfundimin se ai nuk justifikonte investimin e bërë në të. Njoftimi i Hula në fillim të vitit të kaluar u prit me dyshim nga disa vëzhgues, duke vënë në pikëpyetje nëse tregu kishte nevojë për një server tjetër emaili. Nga këndvështrimi i zhvilluesve Hula, pjesa më e zhvilluar e saj ishte ndërfaqja e Uebit për të hyrë në server. Sidoqoftë, siç theksojnë autorët, meqenëse shumica e kompanive tashmë përdorin një lloj serveri postar, nuk ka gjasa që dikush të dëshirojë të zbatojë Hula vetëm për të organizuar punën me postën përmes një ndërfaqeje në internet. Megjithatë, programuesit e përfshirë në krijimin e Hula ende shprehin shpresën se projekti do të vazhdojë të zhvillohet si një platformë e integruar e-mail me burim të hapur.
2003. Lotus Notes 6.5 ka një mesazher të integruar
Versioni i ri i Lotus Notes 6.5 ka shtuar integrimin me mesazherin e korporatës IBM Lotus Sametime. Tani përdoruesit e klientit Lotus Notes do të jenë në gjendje të shohin statusin aktual në internet të kolegëve kudo, dhe gjithashtu të fillojnë një bisedë me ta me një klik, duke qenë, për shembull, në librin e adresave. Përveç kësaj, me ndihmën e projektuesit të aplikacionit Lotus Domino Designer 6.5, zhvilluesit mund të integrojnë shfaqjen e statusit në internet dhe të bisedojnë në çdo aplikacion në platformën Lotus Domino.
2002. DUHET TË KETË: Ueb-mail i korporatës
Shfletuesi është bërë në fakt mjeti kryesor i punës për të hyrë në një shumëllojshmëri të gjerë të aplikacioneve të CIS, duke përfshirë emailin. Përdorimi i një ndërfaqe në internet thjeshton shumë mirëmbajtjen e një sistemi email të korporatës. Për më tepër, ndërfaqja në internet kërkohet nga ata punonjës që kanë nevojë për qasje në postën e korporatës nga kompjuterët e njerëzve të tjerë, për shembull, në një udhëtim pune. Osterman Research kreu një anketë të organizatave amerikane në lidhje me tendencat në përdorimin e sistemeve të postës elektronike të bazuara në ueb. Këtu janë rezultatet e këtij rishikimi: 1. Aktualisht, shumica e organizatave u ofrojnë punonjësve të tyre akses në postën në internet. Ndër kompanitë e vogla (deri në 999 përdorues) kjo shifër është 82%, ndër ato të mëdha - 71%.2. Nga të gjitha organizatat që ofrojnë këtë akses, 69% e ofrojnë atë për të gjithë punonjësit dhe 31% ia ofrojnë atë vetëm disave. Për më tepër, të parat shpesh përfshijnë kompani të vogla.3. Shumica e organizatave ofrojnë akses në postën në ueb përmes serverëve të vendosur në rrjetin e korporatës pas një muri zjarri; disa përdorin sisteme postare publike të ofruesve të shërbimeve të internetit ose sisteme postare të ofruesve të jashtëm.4. Pavarësisht disponueshmërisë së një ndërfaqeje në internet, d.m.th., një shfletues interneti, 87% e punonjësve përdorin klientë "të rregullt" të postës elektronike, 18% përdorin një ndërfaqe ueb, 5% përdorin pajisje me valë dhe 4% përdorin një portal korporativ me funksionalitetin e postës elektronike (në gjithsej më shumë se 100%, meqenëse një numër punonjësish përdorin disa metoda për të hyrë në e-mail njëherësh).5. Shqetësimi më i madh për firmat e postës elektronike në internet është siguria, e cituar nga 29% e organizatave. Gjithashtu u vunë re mungesa e veçorive që janë të disponueshme në klientët e “rregullt” të emailit (22%), vështirësitë me përdoruesit (10%) dhe performanca e dobët (7%).6. Kompanitë që kanë braktisur përdorimin e postës në internet kanë përmendur shqetësimet e sigurisë si arsyen kryesore për vendimin e tyre. Një arsye tjetër është se nuk ka nevojë për postë në ueb.
1996. Email-i është mjeti kryesor në rrjetin e intranetit
Këtë javë, firma kërkimore Arthur Andersen publikoi një studim që tregon se mjeti më efektiv i bashkëpunimit në ndërmarrje është emaili. Sipas raportit, 90% e punonjësve të zyrës së anketuar përdorin Email mesatarisht 23 herë në javë. Në vend të dytë për nga popullariteti janë mjetet e planifikimit të kalendarit, pastaj forumet e korporatave dhe sistemet e menaxhimit të detyrave. Ky fakt konfirmohet nga "tre të mëdhenj" shitësit e sistemeve të bashkëpunimit intranet: Microsoft (Exchange), IBM (Lotus Notes) dhe Novell (GroupWise). Të gjitha këto produkte kanë kalendarë, detyra dhe një bazë të dhënash për ndarje. Sidoqoftë, përdoruesit i lidhin të gjitha këto sisteme me emailin e korporatës. Drejtuesit e Big Three përmendin thjeshtësinë e emailit si arsyen kryesore për këtë fenomen.
1996. Lotus Domino II do t'ju lejojë të përdorni një shfletues dhe klient Email në vend të Lotus Notes
Sot në konferencën PC Expo, IBM demonstroi një version të ri të serverit Lotus Domino. Versioni i parë i Domino u lançua një muaj më parë. Ai përmban një server të integruar në internet dhe ju lejon të përdorni çdo informacion të Lotus Notes përmes një shfletuesi HTML. Versioni i dytë i Domino do t'i lejojë përdoruesit të braktisin plotësisht përdorimin e protokollit të pronarit dhe klientit të pronarit Lotus Notes dhe të përdorin një shfletues dhe çdo klient Email për të punuar. Kjo arrihet duke mbështetur protokollet e hapura të transferimit të të dhënave: TCP/IP, HTTP, SMTP, POP3, IMAP4, LDAP. Kështu, IBM do të braktisë përdorimin e teknologjisë së riprodhimit, e cila ka qenë prej kohësh përparësia kryesore e Lotus Notes. Prezantimi i Domino II është përgjigja e IBM ndaj projektit Netscape Intranet, i cili synon të krijojë një zgjidhje intranet brenda 18 muajve të ardhshëm.
