Semnătura electronică a documentelor. Cum să semnezi un document cu un EDS

Această întrebare apare atunci când proprietarul unui certificat de semnătură electronică trebuie să semneze un document în afara sistemelor informaționale care au deja mecanisme încorporate pentru crearea și verificarea unei semnături electronice. Luați în considerare opțiunile pentru semnarea unui document cu o semnătură electronică calificată.

Ce este necesar pentru a semna un document electronic?

• Versiunea finală a documentului care urmează să fie semnată. Odată creată semnătura, aceasta nu poate fi schimbată.
• Activ. În cadrul legislației ruse, o semnătură electronică calificată este singurul tip de semnătură care dă forță juridică unui document fără acorduri suplimentare între părțile la gestionarea documentelor electronice.
• Mijloace de semnătură electronică. Tehnologia semnăturii electronice implică utilizarea unui set de instrumente software pe care proprietarul semnăturii le instalează pe computerul său. În Centrul de Certificare al SKB Kontur, computerul este configurat să funcționeze automat cu o semnătură electronică.
• Program pentru crearea unei semnături electronice. Acestea pot fi pluginuri, programe individuale sau servicii web.

Opțiunea 1: Instalați pluginul pentru Office

Pentru documente Word și Excel

Cel mai adesea, trebuie să semnați un document în format Word:

• contract de munca sau de afaceri,
• cerere de arbitraj,
• cerere la universitate etc.

Funcția obișnuită a pachetului Microsoft Office „Semnați documentul” nu vă permite să creați o semnătură care să atașeze . Pentru a crea o astfel de semnătură în Word sau Excel, trebuie să instalați un modul software special pe computer care va adăuga această caracteristică, de exemplu, CryptoPro Office Signature.

Acesta este un program cu plată, puteți utiliza toate funcțiile gratuit numai în perioada de testare. După descărcarea și instalarea pluginului pe computer, puteți semna documente folosind următorul algoritm:

Din meniul principal al documentului, selectați „Instrumente” și accesați „Opțiuni”. În fereastra care apare, selectați fila „Securitate” și faceți clic pe butonul „Semnături digitale”.

În această fereastră, selectați certificatul de semnătură electronică necesar dintre cele instalate pe computer.

Utilizați-l pentru a crea o semnătură electronică pentru document: faceți clic pe „Semnați” și introduceți parola containerului pentru chei.

Lucruri de luat în considerare atunci când utilizați pluginul:

• Algoritmul de semnare diferă în diferite versiuni de Word.
• Dacă creați o semnătură într-o versiune a programului și o verificați în alta, rezultatul verificării poate fi incorect.
• Un document semnat cu CryptoPro Office Signature poate fi deschis și verificat chiar și pe un computer pe care acest program nu este instalat.

Pentru documente PDF

Acesta este un program gratuit care vă permite să creați și să verificați o semnătură electronică, să criptați și să decriptați un fișier electronic. Puteți semna nu numai un singur fișier, ci și un pachet de fișiere sau arhive. Puteți crea o semnătură de document de către două sau mai multe persoane.

Puteți lucra în program după înregistrarea și instalarea automată a software-ului pentru operațiuni criptografice pe computer. Programul are o interfață intuitivă. Pentru a semna un document electronic, trebuie să:

Încărcați un document în serviciu care trebuie semnat. Puteți semna un fișier de orice format de până la 100 MB.

Selectați certificatul instalat pe computerul cu care va fi semnat documentul. Puteți semna un document în Kontur.Crypto cu un certificat emis de orice autoritate de certificare.

Creați un fișier de semnătură. După ce faceți clic pe butonul „Semnați”, serviciul va crea un folder cu documentul original și o semnătură cu același nume și rezoluție.sig. Dosarul va stoca fișierul și semnătura acestuia pe server. Aceste documente pot fi descărcate pe computerul utilizatorului.

Trimiteți documentul destinatarului. Puteți trimite un fișier și o semnătură pentru acesta direct din serviciu. Destinatarul va primi un link către documentul salvat în Kontur.Crypto. De asemenea, puteți descărca un pachet de documente pe computer (document original, fișier de semnătură, certificat și instrucțiuni pentru verificarea semnăturii) și îl puteți trimite prin orice mail.

Ce să țineți cont atunci când utilizați Kontur.Crypto:

• Serviciul are o limitare a greutății documentului: puteți semna un document de până la 100 MB.
• Puteți crea doar o semnătură detașată într-un serviciu.
• Kontur.Crypto funcționează numai în sistemul de operare Microsoft Windows.
• Puteți verifica semnătura creată în Kontur.Crypto în orice program care funcționează cu semnături electronice deconectate.

Comparație de programe pentru crearea unei semnături electronice

Deși managementul electronic al documentelor nu poate înlocui complet hârtia, relevanța acesteia crește în fiecare an. Documentele transmise în formă electronică, precum și cele pe hârtie, necesită aprobare. Acest lucru se face folosind o semnătură digitală. Este important să semnați corect documentul pentru ca acesta să aibă forță juridică, iar cu ajutorul acestuia să se poată efectua operațiunile necesare. Vom analiza în ordine modul în care sunt semnate documentele de diferite formate.

Deci, trebuie să semnați fișierul PDF cu un EDS. Pentru a semna orice document, trebuie să instalați pluginul CryptoPro pe computer. După aceea, documentul trebuie editat în Adobe Acrobat și salvat în format Adobe Reader.

Apoi, selectați „ Lucrați cu ", apoi " Semnare”și căutați semnătura dorită. Înainte de a semna un fișier pdf folosind un EDS, trebuie să determinați unde va fi localizată semnătura pe document, folosind mouse-ul creăm linia dorită. În fereastra care apare, vor apărea informații unde puteți găsi certificatul. Semnarea documentului este finalizată.

Dacă este necesar să semnați un document Word cu un EDS, atunci va fi necesar să efectuați operații simple într-o anumită secvență. În meniu căutăm " Serviciu", suntem interesați " Parametrii". IN " Parametrii» găsiți articolul « Securitate ” și alegeți ” Semnături digitale ". În fereastra care se deschide, căutați certificatul dorit și selectați proprietarul semnăturii. Acum va trebui să introduceți parola EDS, „Semnarea” va apărea în fereastră, faceți clic pe ea și documentul este gata. Este important de știut că, odată semnat, fișierul în format Word va fi doar pentru citire.
Semnarea fișierelor Word din versiunile 2007 și 2010 are câteva nuanțe. Înainte de a semna un document Word 2007 - 2010 cu un EDS, trebuie să înțelegeți diferențele acestuia față de formatul similar din 2003. Documentele Office 2007 sunt salvate cu extensia .docx. Pentru a semna un document, este recomandabil să utilizați programul CryptoPro Office Signature. Pentru Office 2010, acest plugin este în general necesar.
Se pune întrebarea cum se verifică autenticitatea semnăturii digitale a unui document semnat electronic. În aceste scopuri, instalăm CryptoPro CSP pe computer. Folosind pluginul, am configurat funcții care vă permit să primiți doar acele documente care sunt semnate prin semnături digitale certificate.

Semnarea documentelor scanate folosind EDS este posibilă după instalarea CryptoARM pe computer. Același software, împreună cu CryptoPRO, este potrivit pentru semnarea folderelor de arhivă RAP.

În ultimii ani, capacitățile de informare ale Internetului au crescut semnificativ și nevoia de vedere documente electronice cu ajutorul cărora se pot efectua anumite operațiuni.

Cum se instalează pe un computer

Înainte de a putea semna documente de la distanță, trebuie mai întâi să faceți acest lucru instalați certificatul de semnătură digitală pe computer, datorită căruia va fi posibilă avizarea chiar și a unor documente serioase referitoare la probleme financiare.

Pentru a instala semnătura digitală pe un computer personal, trebuie să instalați programul „CryptoPro”. După instalare, trebuie să îl rulați apăsând butonul stâng al mouse-ului. Apoi, selectați fila „Serviciu” din fereastra care se deschide și elementul „Vizualizare certificate în container”.

Va apărea o nouă fereastră în care trebuie să selectați butonul „Răsfoiți”, făcând clic pe care utilizatorul va avea acces la lista de containere. Din această listă, selectați-l pe cel care va fi folosit pentru muncă în viitor.

După ce ați selectat containerul, faceți clic dreapta pe el și lansați fila „Proprietăți”. Se va deschide fereastra „Expert de import de certificate”. Apoi mutam toate fișierele selectate din stocare în categoria „Personal”.

După ce computerul importă toate fișierele în containerul necesar, instalarea semnăturii digitale pe computer va fi considerată complet finalizată și va putea începe lucrul.

Ordinea generală de lucru

Răspândirea rapidă a EDS nu poate fi o surpriză deosebită, deoarece în epoca dezvoltării tehnologiei informației, utilizarea documentației electronice a devenit omniprezentă.

Datorită prezenței propriei semnături, puteți viza documente în diverse scopuri, iar utilizatorul primește multe avantaje atunci când interacționează cu partenerii de afaceri.

Înainte de a semna un document, trebuie mai întâi să îl formați. Aceasta înseamnă că anumite informații sunt introduse în dosar, care va alcătui corpul documentului și va trebui să fie certificate.

De îndată ce informațiile sunt grupate și introduse complet, este necesar să adăugați o linie de semnătură și semnătura digitală în sine. Algoritmul de semnare va diferi unul de celălalt. Totul depinde ce software este folosit pentru a funcționa.

Cum să semnezi

Să aruncăm o privire mai atentă asupra modului de semnare a unui document, în funcție de ce software este utilizat pentru lucrul activ și crearea documentației. Există mai multe tipuri de programe care interacționează cu EDS și sunt folosite pentru a efectua orice operațiuni și a transfera informații personale.

Cuvânt

Acesta este cel mai popular program pentru crearea de fișiere care necesită viză folosind un EDS. Totul va depinde de ce versiune a programului este utilizată:

HTML

Din când în când este nevoie de a pune viză pe documente în format HTML. Un formular similar necesită o semnătură atunci când se utilizează portaluri de internet de stat pentru a furniza anumite servicii (de exemplu, Fondul de pensii al Federației Ruse www.pfrf.ru).

Pentru a semna, va trebui să accesați portal folosind browserul Internet Explorer, să găsiți funcția „Semnați și trimiteți” în meniul acesteia, să decideți asupra certificatului și, urmând instrucțiunile din caseta de dialog, să faceți clic pe butonul „Semnați” .

PDF

Pentru a semna un document care este în format PDF, va trebui să instalați pluginul CryptoPro PDF pe computer, care a fost special conceput pentru a funcționa cu Adobe Reader versiunea 7.0 și o versiune ulterioară. Acest plugin este disponibil gratuit pe Internet și, în plus, este absolut gratuit.

XML

Documentele cu extensia XML sunt cel mai des întâlnite atunci când lucrați cu baze de date. În unele situații, devine necesară aprobarea unui document (de exemplu, dacă aveți de-a face cu un document legat de date statistice, sau informații despre statul de plată al angajaților).

Pentru a vă pune semnătura, trebuie să apăsați o tastă specială încorporată în program în mod implicit. Există, de asemenea, opțiunea de a semna documente în format XML folosind funcții software suplimentare care sunt furnizate de o serie de programe, inclusiv CryptoPro AWP și XMLdsig.

Documente cu mai multe fișiere (arhive Rar și altele asemenea)

Uneori poate fi necesar să semnați un set mare de documente. În această situație, este indicat să puneți un EDS pe fiecare fișier separat. Dacă din anumite motive această operațiune nu este posibilă, atunci în acest caz este permisă o altă opțiune.

Trebuie să creați un așa-numit card de document într-un atașament text separat. Ar trebui să conțină toate datele de identificare pentru fiecare document din listă, precum și funcțiile hash cheie pentru fiecare fișier.

Bază de date

Necesitatea semnării bazelor de date apare doar în două cazuri: dacă lucrezi cu salarizare sau te ocupi cu deducerile fiscale. În acest caz, părăsirea EDS-ului va fi extrem de simplă. Programul folosit pentru baza de date are inițial un buton încorporat pentru semnarea documentului. Va trebui să-l găsiți și să efectuați mai multe acțiuni în conformitate cu solicitările din meniu.

Ce trebuie să faceți dacă EDS-ul nu funcționează

Adesea, utilizatorii se confruntă cu o problemă atunci când EDS-ul nu funcționează și nu există nicio modalitate de a certifica un document în format electronic. Astfel de probleme sunt standard și există anumite soluții pentru ele.

Să analizăm cele mai frecvente cazuri de probleme cu EDS:

1. „Nu este un certificat valabil”. Pentru a scăpa de această problemă, va trebui să instalați un EDS, urmând instrucțiunile Autorității de Certificare.
2. „Certificatul nu este de încredere”. Această problemă apare destul de des și, pentru a scăpa de ea, trebuie să instalați certificatele rădăcină ale Autorității de Certificare, care pot fi găsite pe suporturi digitale cu date de semnătură digitală sau pe portalul oficial de internet al Asociației Site-urilor Electronice Gratuite aetp .ru.
3. „Programul CryptoPro a expirat”. Există o singură soluție la această problemă - introducerea unei chei de licență. Odată ce această operațiune este finalizată, problema va fi rezolvată și programul se va relua.
4. « Capicom nu este instalat sau nu funcționează corect". Pentru a face față acestei complexități, va trebui să descărcați și să instalați Capicom, apoi să vă configurați browserul conform instrucțiunilor furnizate pe platformele de tranzacționare cu care intenționați să interacționați.
5. „Cheia containerului nu se potrivește cu cheia certificatului”. Dacă această complexitate a fost determinată atunci când lucrați cu EDS, atunci va trebui să verificați cu atenție toate containerele disponibile pe computer. Este posibil ca semnătura să fi fost mutată sau să fi fost selectat certificatul greșit din cauza unei erori. Dacă containerul necesar nu este găsit, atunci în acest caz va trebui să faceți o cerere către Autoritatea de Certificare privind reinstalarea și reemiterea EDS.
6. „Lipsește selecția certificatului sau nu s-au găsit certificate de funcționare”. Această situație este considerată una dintre cele mai dificile și puteți găsi o soluție eficientă aici instalând certificatele rădăcină ale CA și Capicom. În plus, va trebui să contactați și Autoritatea de Certificare și să obțineți informații suplimentare cu privire la perioada de valabilitate a certificatului.

Protecție și fiabilitate cripto

Utilizarea EDS în fiecare an devine o problemă din ce în ce mai importantă. În condițiile fluxului de lucru fără hârtie, se manifestă caracteristici pozitive cheie ale EDS, cum ar fi o creștere semnificativă a vitezei de lucru cu documente, o creștere a numărului de documente procesate și multe altele.

Cu toate acestea, mulți utilizatori continuă să nu aibă încredere, deoarece consideră că există o probabilitate mare de a deveni victimele hackerilor.

O parere asemanatoare fundamental greșit. Semnătura digitală funcționează pe baza regulilor și cerințelor de criptoprotecție, în care există o cheie de acces publică și secretă. disponibil numai pentru acele EDS care sunt clasificate ca fiind înalt calificate. Diferența lor constă în faptul că criptoprotecția are un certificat de calitate de la FSB al Federației Ruse și este imposibil a priori să întâlnești acțiuni frauduloase sau hacker atunci când o folosești.

Un alt punct important este faptul că, în conformitate cu reglementările federale, un EDS este echivalat cu o semnătură obișnuită și, prin urmare, criptoprotecția trebuie să aibă cerințe de calificare sporite pentru a preveni scurgerea de informații în domeniul public.

Informații suplimentare despre procesul de semnare a unui document EDS sunt furnizate în acest manual.

Cum se semnează un document EDSCuvânt? - această întrebare apare adesea în rândul utilizatorilor care se confruntă cu nevoia de a pune o semnătură electronică pentru prima dată. Cum să instalați corect un EDS pe un computer și să semnați documente cu acesta va fi descris în acest articol.

Cum se instalează EDS pe un computer?

Înainte de a lua în considerare întrebarea cum să semnați un document Word cu un EDS, trebuie să vă dați seama cum să instalați un certificat EDS pe un computer. Primul lucru de care trebuie să instalați un EDS pe un computer este prezența programului CryptoPro deja instalat. Trecând prin meniul „Start” la panoul de control, făcând dublu clic pe butonul stâng al mouse-ului pe pictograma corespunzătoare se deschide „CryptoPro”.

În continuare, va apărea o fereastră: în ea trebuie să selectați fila „Serviciu”, în care există un element „Vedeți certificatele în container”. Făcând clic pe acest element cu cursorul mouse-ului, puteți deschide o fereastră care conține șirul de nume al containerului cheie și butonul „Răsfoiți”. După ce faceți clic pe acest buton, va apărea fereastra „CryptoPro CSP”. Ar trebui să conțină o listă de containere de utilizatori, în care trebuie să îl selectați pe cel de care aveți nevoie, să faceți clic pe „OK” și să reveniți la fereastra anterioară, care conține deja numele containerului.

Acum, fără a schimba nimic aici, faceți clic pe „Următorul”. Va apărea o fereastră care va conține informații despre utilizator, număr de serie etc. Trebuie să faceți clic pe butonul „Proprietăți” iar în fereastra nou apărută numită „Certificat” faceți clic pe butonul de instalare a certificatului. Această acțiune va duce utilizatorul la fereastra „Expert de import de certificat” care conține informațiile necesare pentru a le citi. După ce îl revizuiți, faceți clic pe butonul „Următorul”.

O nouă fereastră va oferi o opțiune de stocare. Bifați caseta de lângă „Plasați toate certificatele în următorul magazin”. Va apărea o fereastră de stocare: în ea trebuie să selectați „Personal” și să faceți clic pe „OK”. Certificatul de semnătură digitală a fost deja instalat, pentru a finaliza procedura, trebuie să faceți clic pe butonul „Finish”. Acum a devenit posibilă semnarea documentelor cu semnătură electronică.

Cum să semnezi un document Word cu un EDS?

Acum vă vom spune în detaliu despre cum să semnați un document EDS în versiunile Word 2003, 2007, 2010. Deci, CryptoPro și certificatul EDS sunt instalate, documentul text este creat, formatat și editat, problema rămâne semnată. În diferite versiuni ale acestui program, pașii pentru semnarea unui document electronic vor diferi:

1. Pentru Word 2003:
   Pe bara de instrumente, faceți clic secvențial: „Instrumente” - „Opțiuni” - „Securitate”. Apoi, selectați: „Semnături digitale” - „Adăugați”. În lista care apare, selectați utilizatorul al cărui EDS este necesar și faceți clic pe „OK”. După acești pași, în colțul din dreapta jos al documentului va apărea o pictogramă, care indică faptul că documentul este semnat.
2. Pentru Word 2007:
   Apăsați butonul Office situat în colțul din stânga sus, apoi - „Pregătiți” - „Adăugați semnătură digitală”, după care rămâne să selectați certificatul de semnare necesar și să confirmați alegerea.
3. Pentru Word 2010:
   Meniu „Fișier” - „Detalii” - „Adăugați semnătură digitală”, după care trebuie să selectați certificatul de semnare necesar și să confirmați alegerea.

Cum să semnezi un fișier PDF cu un EDS?

Deci, am învățat cum să semnăm un document Word cu un EDS, dar adesea devine necesar să punem o semnătură pe fișierele cu extensia pdf (Adobe Acrobat). În aceste scopuri, a fost creat special produsul CryptoPro PDF, care este necesar pentru crearea și verificarea semnăturilor în fișierele pdf. Instalarea acestui program nu va cauza dificultăți, principalul lucru este să urmați instrucțiunile programului de instalare.

După intrarea în program (de exemplu, Acrobat), trebuie să configurați posibilitatea de a aplica o semnătură. Pentru a face acest lucru, deschideți o fereastră de program goală, intrați în meniul „Editare”, selectați „Setări” și „Categorii”. În continuare, găsim secțiunea „Semnături” și mergem la „Creare și proiectare”, unde trebuie să faceți clic pe butonul „Detalii”.

În fereastra care apare, trebuie să selectați metoda de semnare a documentului (de ex. CryptoRro PDFși formatul „semnătură implicită”). De asemenea, trebuie să bifați casetele din câmpurile care reflectă informații despre semnătură și proprietățile acesteia. Această fereastră are, printre altele, o linie despre permisiunea de a vizualiza avertismentele de document și o linie care interzice semnarea - aici trebuie notat „Niciodată”.

Urmează secțiunea „Design”: selectați „Creare” și în fereastra care apare, introduceți titlul semnăturii - afișarea ei viitoare în listă. Pentru a adăuga o semnătură personală, trebuie să setați comutatorul pe „Importați grafică” și faceți clic pe „Fișier”, apoi selectați semnătura grafică salvată care va fi adăugată la certificat.

Acum, pentru a adăuga o semnătură la documentul creat, în bara de instrumente, trebuie să faceți clic pe „Semnătură”, apoi să faceți clic pe elementul „Trebuie să semnez” și să selectați „Puneți o semnătură”. După aceea, va apărea o fereastră de certificate, în care trebuie să îl selectați pe cel necesar și să faceți clic pe „OK”.

Dacă nu ați mai folosit niciodată un EDS, atunci vă va fi util să citiți acest articol și să vă familiarizați cu opțiunile de semnare a unui document cu semnătură electronică în diferite formate.

În primul rând, înainte de a crea un document, trebuie să instalați un software special, care include:

Crypto PRO CSP;

certificat rădăcină;

certificat personal;

Biblioteca Capicom.

Aceste componente sunt instalate una câte una pe computer, după care puteți începe să creați și să semnați un document cu semnătură digitală.

Înainte de a instala un EDS, trebuie să vă asigurați că ați instalat și că utilizați cea mai recentă versiune de Crypto-PRO

Semnătura online a documentelor EDS

Compania noastra a dezvoltat un serviciu care va permite sa semnati orice document cu semnatura electronica digitala. Pentru a face acest lucru, trebuie să accesați pagina de semnătură EDS online, apoi să încărcați fișierul pe care doriți să îl semnați. Ar trebui să aveți deja instalat un certificat EDS, selectând pe care trebuie să faceți clic pe butonul „Semnați”.

După acești pași, va fi creat un fișier separat - o semnătură detașată cu extensia .sig, care va fi salvat în folderul de descărcări al browserului dvs.

Important: Pentru a vă conecta online, trebuie să aveți pluginul CryptoPro instalat în browser. Dacă ați folosit deja EDS pentru a vă conecta pe acest computer, atunci acest plug-in ar trebui să fie deja instalat și nu sunt necesare setări suplimentare.

Specialiștii noștri vă vor ajuta să obțineți o semnătură digitală rapid și complet gratuit.

Cum să semnezi un document EDS în Word MS Office

Pentru cele mai recente versiuni de Microsoft Word, faceți clic pe „Fișier” și, în fereastra care se deschide, treceți cu mouse-ul peste fila „Detalii” și selectați elementul „Adăugați semnătură digitală (CRYPTO-PRO)”. Dacă nu vedeți această opțiune, atunci nu aveți instalat software-ul Crypto Pro și CryptoPro Office Signature sau unul dintre ele.

După manipulările efectuate în fila „Detalii”, apar informații actualizate despre acest fișier, se observă că acesta a fost deja certificat de EDS și este definitiv pentru editare.

Un punct foarte important în completare este că, după setarea semnăturii electronice, nu pot fi aduse modificări fișierului. Dacă datele sunt corectate după aceste acțiuni, documentul cu semnătura digitală devine invalid.

Sfat: dacă mai trebuie să faceți modificări, mai întâi eliminați semnătura și abia apoi modificați fișierul. Pune-l la loc după ce ai terminat.

Cum să semnezi digital un document PDF

Pentru programele care funcționează cu fișiere PDF, a fost dezvoltat și un software special. Se numește „Crypto PRO PDF” și este un modul care interacționează cu Adobe Reader și Adobe Acrobat. După instalarea acestuia, puteți semna un fișier PDF cu un EDS utilizând oricare dintre programele enumerate mai sus. Acest lucru se face la fel de ușor ca și în Word Microsoft Office.

Dacă în procesul pașilor de mai sus aveți dificultăți și întrebări despre cum să semnați un document cu semnătură electronică pentru a-l plasa pe site, puteți contacta oricând specialiștii noștri. Aceștia vor solicita orice problemă complexă și vor ajuta la rezolvarea problemei cu semnătura electronică a documentelor.

LLC MCC „RusTender”

Materialul este proprietatea site-ului. Orice utilizare a articolului fără a indica sursa - site-ul este interzis în conformitate cu articolul 1259 din Codul civil al Federației Ruse