Rândurile dintr-un tabel pot fi sortate în funcție de conținutul uneia sau mai multor coloane. Pentru a face acest lucru, selectați câmpul după care urmează să fie sortat și faceți clic pe butonul Sortare ascendentă sau Sortare descendentă din bara de instrumente.
Când caută o anumită valoare, Access găsește și afișează înregistrarea corespunzătoare.Dar dacă mai multe înregistrări îndeplinesc criteriile specificate, atunci pentru comoditatea muncii, devine necesar să le afișezi numai pe ecran. Folosind butoanele de sortare și filtrare situate pe bara de instrumente (sau Filtrare (Filtrare) și Sortare (Sortare) din meniul Înregistrări), puteți afișa doar înregistrările de care aveți nevoie pentru a lucra pe ecran, precum și să le sortați rapid în ordinea dorită Două butoane de sortare sunt utilizate pentru sortați întregul tabel și trei butoane de filtrare sunt folosite pentru a selecta înregistrări specifice
Sortare rapida
Uneori trebuie să sortați înregistrările într-o anumită ordine Butoanele din bara de instrumente de sortare vă permit să sortați coloanele în ordine crescătoare sau descrescătoare. ( Z-A) (Ordonare descendentă (Z-A))
Pentru a selecta un câmp de sortare, trebuie doar să plasați cursorul în el la nivelul oricărei înregistrări. După aceea, faceți clic pe butonul corespunzător, iar datele vor fi sortate instantaneu.
Dacă doriți să sortați datele după mai multe câmpuri, selectați mai multe coloane. Pentru a face acest lucru, mai întâi selectați o coloană, apoi apăsați tasta
Pentru a restabili ordinea inițială a înregistrărilor, utilizați comanda Records ^ Remove Filter (Records ^ Remove Filter / Sort)
Filtrare
Filtrarea vă permite să vedeți numai anumite înregistrări în formular. Selectați datele după care doriți să filtrați și faceți clic pe butonul Filtrați după selecție din bara de instrumente. Pentru a edita filtrul, faceți clic pe butonul Editați filtrul. Pentru a specifica o condiție de filtrare mai detaliată, selectați comanda Filtrare din meniul Înregistrări și subcomanda Filtru avansat. Pentru a aplica un filtru obișnuit sau avansat, faceți clic pe butonul Aplicați filtru din bara de instrumente .
5. Crearea de interogări în mediul ms Access
Procesul de proiectare a unei interogări folosind bara de instrumente standard a ferestrei de interogare în Constructor.
Cereri
Interogările oferă acces rapid și eficient la datele stocate într-un tabel.
Când creați un tabel folosind MS Access, este posibil să observați că programul nu permite utilizarea câmpurilor calculate. De asemenea, nu există nicio modalitate de a sorta după o cheie non-primară.
Interogările vă permit să sortați sau să evaluați expresii. De exemplu, pentru a reuni date din tabele conexe.
La executarea unei interogări, MS Access citește datele din tabele și afișează rezultatul în vizualizarea tabelului. Trebuie remarcat faptul că rezultatul execuției interogării nu este salvat. Datele sunt întotdeauna stocate în tabele. Într-o interogare, MS Access stochează doar instrucțiuni despre cum ar trebui să fie organizate datele ca rezultat al interogării.
Pentru unele interogări, puteți face modificări la rezultatul interogării afișat în vizualizarea Foaie de date. Aceste modificări vor fi reflectate în tabelele originale. Pe baza cererii, puteți elabora un formular sau un raport.
Sortarea intrărilor din tabel
Datele dintr-un tabel sunt întotdeauna sortate după cheia primară. Pentru a organiza o altă modalitate de sortare a datelor, se utilizează o interogare. Pentru a crea o astfel de interogare în fereastra bazei de date, selectați pictograma “ TABLE” și specificați tabelul de sortat. Selectarea pictogramei “ CERERE NOUĂ" , situat pe bara de instrumente deschide o casetă de dialog pentru crearea unei noi interogări pentru tabelul specificat în fereastra bazei de date. Ca urmare a selectării pictogramei “ NEW QUERY” în caseta de dialog afișează o listă cu toate numele câmpurilor din tabelul sursă, la începutul căreia se află simbolul „ *”. Trageți pinionul în formularul de solicitare QBE. Este un substituent pentru toate câmpurile de date. În plus, trageți și plasați în formularul de interogare câmpul de date pe care ar trebui să fie efectuată sortarea.
Pentru acest câmp, din lista Sortare, selectați o metodă de sortare. Selectați pictograma „Run” și MS Access va afișa rezultatul interogării pe ecran, afișat în modul tabel, datele în care sunt sortate în modul dorit.
Interogări cu criterii de căutare
Pentru a selecta datele din tabele în funcție de o anumită condiție, MS Access utilizează interogări cu criterii de căutare. După ce se stabilește anterior condiția de selecție, rezultatul execuției interogării va fi un set de date care satisface criteriul format.
Pentru a crea o interogare, accesați fereastra bazei de date, selectați pictograma „INTEROARE” și faceți clic pe butonul „Creare”, apoi pe butonul „Interogare nouă”. În următoarea fereastră de dialog, selectați unul dintre tabelele bazei de date și faceți clic pe butonul „Adăugați”; MS Access va plasa o listă de câmpuri din tabelul specificat în fereastra de interogare. Acum puteți selecta unul sau mai multe câmpuri și le puteți trage în formularul de interogare QBE.
În linia „Condiție de selecție”, acum puteți introduce criteriile de selecție. Utilizați un asterisc (*) ca wildcard pentru a reprezenta un număr arbitrar de caractere și un semn de întrebare (?) pentru a reprezenta un singur caracter arbitrar. Formulați criteriile de solicitare. De exemplu, dacă setați doar criteriul „A*” pentru un câmp de text, atunci numai acele înregistrări al căror câmp de text începe cu litera „A” (sau „a”) vor fi afișate ca rezultat al interogării.
Dacă doriți să găsiți o combinație de mai multe valori, trebuie să le introduceți în linia „Condiția selecției”, folosind ca separator operatorii logici AND și SAU. Pe lângă operatorii obișnuiți de comparație, MS Access oferă trei operatori speciali utili pentru selectarea datelor: BETWEEN, IN, LIKE.
Cereri cu parametri
Nu este întotdeauna posibil să decideți în etapa creării unei interogări ce valori ar trebui să caute MS Access și, uneori, este necesară o condiție de selecție flexibilă, care se poate schimba în funcție de situația actuală. Prin urmare, în loc de o condiție de selecție introdusă direct în formularul QBE, puteți include un parametru în interogare, iar în acest caz, înainte de a executa interogarea, MS Access va solicita de fiecare dată condiții de selecție specifice.
Pentru a seta un parametru, introduceți un nume sau o expresie cuprinsă între paranteze drepte () în linia „Condiție de selecție”. Orice dintre paranteze pătrate este tratat de MS Access ca un nume de parametru. Acest nume este afișat în caseta de dialog atunci când interogarea este executată, așa că este înțelept să folosiți o frază descriptivă ca nume de parametru. Puteți specifica mai mulți parametri într-o singură cerere; numele fiecărui parametru trebuie să fie unic și descriptiv.
În mod implicit, MS Access convertește parametrii introduși în interogare într-un tip de date text. Cu toate acestea, deoarece câmpurile de text nu pot fi comparate cu câmpurile de dată, tipul de date pentru parametri trebuie setat exact. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Cerere/Parametri din meniu, determinând ca MS Access să deschidă caseta de dialog „Opțiuni de interogare”. Introduceți parametrul fără paranteze pătrate în caseta de dialog și selectați tipul de date dorit.
Acum, pentru a executa o interogare, mai întâi trebuie să introduceți o valoare a parametrului, iar rezultatul interogării va conține doar acele câmpuri care satisfac valoarea specificată a parametrului.
Câmpuri calculate în interogări
Este posibil să setați un calcul pentru orice câmp din tabel și să faceți din valoarea calculată un câmp nou în setul de înregistrări. Pentru aceasta, sunt utilizate multe funcții încorporate în MS Access. Puteți crea un câmp într-o interogare folosind aritmetica câmpurilor de tabel sau puteți crea un câmp nou ca urmare a concatenării câmpurilor de text sau constantelor de caractere.
Crearea unui câmp calculat se face prin simpla introducere a expresiei de calculat într-o coloană goală a formularului de interogare QBE. Trebuie doar să compuneți interogarea corespunzătoare folosind numele câmpurilor. După ce introducerea este finalizată, expresia va arăta astfel:
Expresia 1: [Câmp1] „operator” [Câmp2]
Doar numele câmpurilor sunt cuprinse între paranteze drepte. MS Access folosește automat „Expresia 1” ca nume al expresiei calculate. Acest nume poate fi schimbat pentru a fi mai semnificativ.
Când construiți expresii complexe, MS Access sugerează utilizarea unui utilitar numit Expression Builder. Pentru a accesa „Expression Builder” trebuie să faceți clic pe un câmp gol din formularul QBE, apoi pe butonul „Build” din bara de instrumente.
Cereri rezumate
Interogările rezultate sunt semnificativ diferite de cele obișnuite. Pot folosi două tipuri de câmpuri. Există câmpuri după care datele sunt grupate și câmpuri pentru care se efectuează calcule. În plus, puteți include mai multe câmpuri pentru a defini condițiile de interogare.
Pentru a crea o interogare finală în modul Constructor de solicitări, selectați pictograma „OPERAȚII DE GRUP” sau utilizați comanda Operațiuni de vizualizare/grupare. Ca urmare, în formularul de solicitare va apărea rândul „Operațiune în grup”. . Apoi, pentru câmpul corespunzător din listă, trebuie să selectați funcția „Grupare”.
Interogări cu mai multe tabele
Luând în considerare posibilitățile de interogări bazate pe un singur tabel, este ușor să organizați o vizualizare a datelor combinate din mai multe tabele înrudite. Selectarea datelor din mai multe tabele este deosebit de utilă atunci când creați formulare și rapoarte.
Mai întâi deschide fereastra Constructor de solicităriși adăugați tabele care conțin informațiile necesare. Dacă mai devreme cu comanda Conexiuni Dacă a fost stabilită o legătură între tabele, atunci MS Access va detecta acest lucru automat. Această relație va fi afișată ca o linie trasată între câmpurile tabelelor. Dacă nu există nicio relație între tabele, trebuie să stabiliți una.
Următorul pas este definirea parametrilor de conectare. Indicați spre un portbagaj și selectați o comandă Opțiuni de vizualizare/imbinare. Aceasta va deschide o casetă de dialog care oferă trei opțiuni pentru definirea parametrilor de comunicare.
După aceea, trageți și plasați în formularul de interogare, câmpurile din tabelele principale și secundare. De obicei, există mai multe înregistrări care conțin informații despre obiecte decât înregistrări despre categoriile lor. Prin urmare, MS Access afișează categoria de câte ori este necesar. Prin urmare, dacă zece obiecte diferite corespund aceleiași categorii, categoria se va repeta de zece ori.
Notă: Câmpurile tabelului principal dintr-o relație unu-la-mai multe nu pot fi modificate ca urmare a unei interogări afișate în vizualizarea Foaie de date. În plus, aceste câmpuri pot conține valori duplicat.
Orice interogări selectate pot fi convertite pentru a crea interogări de tabel. În acest caz, este creat un tabel care conține rezultatul interogării preluat în prezent.
Solicitări încrucișate
MS Access acceptă un tip special de interogare rezumat numită interogare încrucișată. Această interogare vă permite să vedeți valorile calculate într-un tabel încrucișat asemănător unei foi de calcul.
Imaginați-vă un tabel de produse care conține trei câmpuri de date: „Tip”, „Furnizor” și „Preț”. Pentru fiecare categorie de mărfuri se impune determinarea sumelor prețurilor mărfurilor cu indicarea furnizorului.
Pune în fereastră Constructor de solicitări tabelul „Produse”. Apoi porniți linia „Operațiune în grup” selectând comanda Vizualizare/Grup operațiuni. Apoi trageți câmpul de date „Tip” în formularul de solicitare. Pentru acest câmp, selectați „Grupare” din listă.
În a doua coloană a formularului de cerere, trageți câmpul de date „Furnizor”. Pentru această coloană, selectați și Grupare.
Trageți ultimul câmp „Preț” din formularul de solicitare. Pentru acest câmp, selectați „Suma”.
La executarea unei interogări, rezultatul acesteia este afișat în modul tabel, în prima coloană a căreia vor fi toate tipurile de mărfuri, în a doua - pentru fiecare tip, se va indica numărul de furnizori, iar în ultima coloană - suma prețurilor mărfurilor de acest tip și ale acestui furnizor.
Acum trebuie să convertim interogarea rezumată într-o interogare încrucișată. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Cerere/Cruce.
Selectarea acestei comenzi face ca linia „Ieșire pe ecran” să fie înlocuită în formularul de interogare cu noua linie „Tabel încrucișat”. Toți ceilalți parametri rămân neschimbați. Câmpul „Tip” al tabelului sursă va fi folosit ca antet al rândurilor. Prin urmare, din caseta de listă „Cross Table”, selectați elementul „Row Header”. Pentru coloana Furnizor, selectați elementul Antet coloană din lista Crosstab.
Suma prețurilor mărfurilor trebuie plasată în celulele tabelului încrucișat. Prin urmare, pentru acest câmp din lista „Tabel încrucișat”, selectați elementul „Valoare”.
Când executați o interogare, rezultatul este afișat în vizualizarea tabel, cu numerele de categorii servind ca titluri de rând. În plus, pentru fiecare furnizor, suma prețurilor mărfurilor din tabelul încrucișat este plasată într-o coloană separată.
Notă: Când creați un tabel încrucișat, puteți selecta doar un câmp ca conținut tabel și doar un câmp ca antet de coloană. Mai multe câmpuri ale tabelului sursă pot fi specificate și ca antete de rând.
Cereri de ștergere
Toate interogările de mai sus sunt interogări selecte care vă permit doar să selectați și să vizualizați date din tabele. Următoarele solicitări sunt solicitări de acțiune care vă permit să modificați informațiile stocate.
O interogare de ștergere elimină anumite date din tabele. Înainte de a crea o solicitare de ștergere, ar trebui să luați în considerare ce înregistrări doriți să ștergeți. Cea mai fiabilă metodă este pre-crearea unei interogări selectate.
În modul Constructor de solicitări selectați tabelul în care ștergerea va fi efectuată ulterior. Apoi definiți criteriile și vizualizați rezultatul interogării, afișat în vizualizarea Datasheet. Comutarea rapidă între modurile de proiectare și de rulare se face de obicei folosind pictogramele cu același nume situate pe bara de instrumente.
Doar dacă rezultatul interogării conține doar înregistrări care trebuie șterse, interogarea de selectare ar trebui convertită într-o interogare de ștergere.
Pentru a face acest lucru, în bara de meniu, selectați comanda Solicitare/Ștergere. După aceea, MS Access dezactivează liniile „Sortare” și „Afișare” din formularul de interogare. Aceste linii nu sunt necesare pentru solicitările de ștergere. În plus, pentru toate coloanele formularului de solicitare, textul „Condiție” este afișat în noua linie „Șterge”. Cu toate acestea, criteriile rămân neschimbate.
Dacă executați o interogare selectând pictograma „Run”, MS Access nu va afișa rezultatul execuției interogării pe ecran. În schimb, va apărea un mesaj care vă va spune câte înregistrări vor fi șterse din tabelul sursă. Puteți anula procesul de ștergere apăsând butonul „Anulare”. Cu toate acestea, făcând clic pe OK, se șterg definitiv înregistrările care corespund criteriilor de interogare.
Cereri de actualizare
O interogare de actualizare vă permite să actualizați unele informații stocate care sunt în prezent învechite.
Mai întâi, creați o nouă interogare de selectare și introduceți criteriile pentru a selecta înregistrările de schimbat. Numai dacă rezultatul interogării îndeplinește cerințele specificate ar trebui convertit într-o interogare de înlocuire. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Solicitare/Actualizare. Aceasta va dezactiva liniile „Afișare” și „Sortați” din formularul de solicitare. Ambele linii nu sunt necesare pentru a solicita o înlocuire. În schimb, este inclusă o nouă linie „Actualizare”. În această linie, ar trebui să introduceți expresii noi pentru înregistrările înlocuite. Rețineți că tipul de date al expresiei trebuie să se potrivească cu tipul de date al câmpului tabelului sursă.
În această lecție, vom vorbi despre „Filtrarea, sortarea și căutarea datelor în Microsoft Access”.
Filtrarea, sortarea și căutarea datelor în Microsoft Access
Când există o mulțime de înregistrări într-un tabel, capacitatea de a le vizualiza selectiv și într-o anumită ordine devine de mare importanță. Folosind instrumentele de pe pagina de pornire a panglicii, puteți ascunde unele coloane și înregistrări într-un tabel și puteți sorta înregistrările după unul sau mai multe câmpuri. Pentru a ascunde temporar o coloană sau un grup de coloane selectate, extindeți secțiunea „Înregistrări” din „panglică”.
Faceți clic pe butonul „Mai multe” și selectați „Ascunde coloanele” din meniul care se deschide.
Pentru a afișa din nou coloanele ascunse, extindeți secțiunea Postări a panglicii, faceți clic pe butonul Mai multe și selectați Afișare coloane... din meniu.
În caseta de dialog care se deschide, bifați casetele pentru coloanele care ar trebui să fie afișate în vizualizarea datelor tabelului. Modificările făcute în fereastră se reflectă imediat în vizualizare. Bifați caseta pentru coloana ascunsă și faceți clic pe butonul Închidere.
Pentru a afișa numai înregistrările de tabel selectate de un anumit atribut, puteți utiliza un filtru, adică o condiție care este setată pentru un câmp. După aplicarea filtrului, intrările care nu îndeplinesc condiția specificată vor fi ascunse. Pentru a atribui un filtru, selectați una dintre coloane, cum ar fi coloana Sumă, și faceți clic pe butonul Filtru din secțiunea Panglică Sortare și filtrare. 
În lista de valori de câmp, eliminați valorile care nu ar trebui să fie afișate debifând casetele de lângă fiecare dintre valori. Faceți clic pe butonul OK pentru a aplica filtrul. 
După aplicarea noului filtru, vizualizarea datelor este actualizată. Un câmp cu un set de filtre este marcat cu o pictogramă specială în antet. 
Pentru a elimina temporar filtrul din câmpul selectat, faceți clic pe butonul Eliminați filtru. 
Când filtrul este eliminat, vizualizarea este, de asemenea, actualizată. Faceți clic din nou pe același buton pentru a activa din nou filtrul. 
Pentru a șterge complet filtrul, faceți clic pe săgeata din antetul coloanei tabelului și selectați comanda „Șterge filtrul din Sumă”. 
Pentru a seta o condiție de filtru ca expresie logică, apelați din nou fereastra de setări de sortare și filtre. 
Lista operatorilor logici disponibili va depinde de tipul de date al câmpului. Extindeți lista „Filtre numerice”. Selectați filtrul „Mai mare decât...” din listă și, după ce setați valoarea pentru comparație, faceți clic pe butonul „OK”. 
Acum vor fi afișate pe ecran doar intrările care conțin cel puțin douăzeci de valori în câmpul „Sumă”. Puteți aplica un singur filtru simplu unui singur câmp, dar puteți defini unul diferit pentru fiecare câmp. În acest caz, vor fi afișate numai înregistrările care îndeplinesc toate condițiile în același timp. Filtrele mai complexe, care pot include valorile mai multor câmpuri în același timp, sunt setate folosind comanda Advanced Filter Options.
Opțiunile de filtrare sunt valabile până când tabelul este închis și nu se pierd la comutarea modului de afișare. Dacă salvați tabelul, filtrul aplicat va fi disponibil data viitoare când îl deschideți. Puteți activa și dezactiva filtrul salvat folosind butonul din bara de navigare „Fără filtru” - „Cu filtru”, inscripția de pe buton reflectă starea curentă a câmpului. Faceți clic pe butonul etichetat „Cu filtru” pentru a dezactiva filtrul.
Înregistrările din Vizualizarea datelor din tabel sunt sortate după text, numeric sau dată. Sortarea permite utilizatorilor să găsească datele de care au nevoie fără a căuta toate datele la rând. Înregistrările pot fi sortate după unul sau mai multe câmpuri. Pentru a seta ordinea de sortare în ordine crescătoare a valorilor câmpurilor, faceți clic pe butonul Crescător.
Pentru a sorta în ordine descrescătoare, faceți clic pe butonul Descendent.
Pentru a anula sortarea după toate câmpurile, faceți imediat clic pe butonul Șterge toate sortările.
În Microsoft Office Access, înregistrările sunt sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare, fără distincție între majuscule și minuscule. Ordinea de sortare a numerelor, textului și caracterelor speciale depinde de setările de limbă și standarde pe care le selectați pentru computer. Când sortați după mai multe câmpuri simultan, rezultatul va depinde de ordinea în care modul de sortare este aplicat acelor câmpuri. În cazul în care trebuie să găsiți una sau mai multe înregistrări după o bucată de text inclusă într-unul dintre câmpurile acestora, puteți utiliza instrumentul standard de căutare Microsoft Office Access. Faceți clic pe butonul Găsiți din pagina de pornire a panglicii.
În caseta de dialog „Găsiți și înlocuiți”, trebuie să specificați un model de căutare și să selectați opțiunile de căutare dorite, de exemplu, setați zona pentru a se potrivi cu modelul cu orice parte a câmpului, vizualizați peste toate înregistrările.
Pentru a trece la următoarea înregistrare găsită, faceți clic pe butonul „Găsiți următorul”.
Închideți fereastra când căutarea este finalizată.
Operația de sortare a datelor este întotdeauna utilizată pentru comoditatea găsirii informațiilor necesare. Când un tabel este afișat pe ecran (sau pe hârtie), este mult mai ușor să găsești rândul potrivit dacă rândurile sunt ordonate. Sunteți obișnuit cu faptul că datele tabelare sunt sortate alfabetic, după dată, prin valori crescătoare sau descrescătoare în coloanele care conțin numere. Dar în diferite situații, am dori să sortăm rândurile în funcție de diferite criterii (coloane de tabel). În mod ideal, acest lucru ar trebui făcut cu o mișcare ușoară a mâinii. Este exact ceea ce îți permite Access. În mod implicit, când un tabel este deschis în vizualizarea Foi de date, acesta este ordonat după valoarea câmpului cheie. Dacă câmpul cheie pentru tabel nu este definit, înregistrările sunt afișate în ordinea în care sunt introduse în tabel. Dacă trebuie să sortați înregistrările după valoarea altui câmp, plasați cursorul pe orice linie a coloanei corespunzătoare și faceți clic pe unul dintre butoanele din bara de instrumente: Sortare ascendentă(Sortează Crescător) sau Sortare descendentă(Sortează descrescător).
O altă modalitate de a efectua această operație este să faceți clic dreapta pe orice rând al coloanei dorite și să selectați comanda corespunzătoare din meniul contextual (Fig. 2.55).
Astfel, puteți sorta înregistrările după orice coloană a tabelului. Restricții există doar asupra tipului de date care pot fi comandate - nu puteți sorta valorile câmpurilor de tip MEMO, hyperlinkuri sau obiecte OLE.
Pentru a aplica corect sortarea, trebuie să cunoașteți câteva reguli simple.
- Când sortați în ordine crescătoare, înregistrările care conțin câmpuri goale (cu valori goale) apar primele în listă.
- Numerele din câmpurile de text sunt sortate ca șiruri de caractere, nu ca valori numerice. Dacă doriți să le sortați numeric, toate șirurile de text trebuie să conțină același număr de caractere. Dacă șirul conține mai puține caractere, atunci trebuie introduse mai întâi zerouri.
- Când salvați un tabel, se salvează și ordinea de sortare.
Orez. 2,55. Meniul contextual în vizualizarea foii de date
cometariu
Ordinea de sortare depinde de setările de limbă definite în caseta de dialog Opțiuni când a fost creată baza de date. Pentru a modifica această setare, selectați comanda Opțiuni din meniul Instrumente, deschideți fila General și selectați limba necesară în câmpul Ordine nouă de sortare a bazei de date (vezi Capitolul 14).
Procesul de sortare este semnificativ accelerat dacă a fost construit anterior un index pe acest câmp.
Dacă modificați ordinea de sortare a înregistrărilor dintr-un tabel și apoi decideți să îl închideți, Access vă întreabă dacă doriți să salvați modificările aspectului. Dacă răspundeți Da, noua ordine de sortare va fi salvată și reprodusă data viitoare când tabelul este deschis. Pentru a reveni la ordinea de sortare inițială (după valoarea câmpului cheie), trebuie să executați comanda de meniu Intrări, Eliminați filtrul(Înregistrări, Eliminare filtru/sortare).
Uneori trebuie să sortați după valoarea mai multor câmpuri. Pentru a face acest lucru, mai întâi mutați coloanele care urmează să fie sortate astfel încât să fie, în primul rând, una lângă alta, iar în al doilea rând, ținând cont de priorități, prioritățile sunt setate de la stânga la dreapta, deoarece valorile din coloana din stânga vor fi sortat mai întâi. După aceea, trebuie să selectați toate coloanele și să faceți clic, respectiv, pe butonul Sortare ascendentă(Sortează Crescător) sau Sortare descendentă(Sortare descendentă) pe bara de instrumente.
Access 2010 vă oferă posibilitatea de a lucra cu o cantitate imensă de date, ceea ce înseamnă că vă poate fi dificil să știți ceva despre baza dvs. de date doar privindu-l. Sortarea și filtrarea sunt două instrumente care vă permit să personalizați modul în care vă organizați și vizualizați datele, facilitând lucrul cu acestea.
În acest articol, veți învăța cum să sortați și să filtrați înregistrările.
Despre sortare și filtrare
În esență, sortarea și filtrarea sunt instrumente care vă permit să vă organizați datele. Când sortați datele, le puneți în ordine. Filtrarea datelor vă permite să ascundeți datele neimportante și să vă concentrați doar asupra datelor care vă interesează.
Sortarea înregistrărilor
Când sortați înregistrările, le puneți într-o ordine logică, cu date similare grupate. Ca urmare, datele sortate sunt adesea mai ușor de citit și de înțeles decât datele nesortate. În mod implicit, Access sortează înregistrările după numerele lor de identificare. Cu toate acestea, există multe alte moduri de a scrie înregistrări. De exemplu, informațiile dintr-o bază de date deținută de o brutărie pot fi sortate în mai multe moduri:
- Comenzile pot fi sortate după data comenzii sau după numele clientului care a plasat comanda.
- Clienții pot fi sortați după nume sau după oraș sau cod poștal în care locuiesc clienții.
- Produsele pot fi sortate după nume, categorie (plăcinte, prăjituri, cupcakes etc.) sau preț.
Puteți sorta atât textul, cât și numerele în două moduri: crescător și descendent. Crescator înseamnă a merge în sus, așa că sortarea în ordine crescătoare se va potrivi numerelor de la cel mai mic la cel mai mare și textului de la A la Z . Descrescător înseamnă descreștere sau cel mai mare pentru numere și de la Z la A pentru text. Sortarea implicită a numerelor de identificare afișată în tabelele dvs. este o sortare crescătoare, astfel încât cele mai mici numere de identificare sunt afișate mai întâi.
În exemplul nostru, vom sorta după tabel. Cu toate acestea, puteți sorta înregistrările în orice obiect Access. Procedura este practic aceeași.
Pentru a sorta intrările:
- Selectați câmpul din celula pe care doriți să o sortați. În acest exemplu, sortăm după numele clientului.
- Accesați fila Acasă din Panglică și găsiți grupul Sortare și filtrare.
- Detașați câmpul selectând comanda Crescător sau Descendent.
- Selectați Crescător pentru a sorta textul de la A la Z sau pentru a sorta numerele de la cel mai mic la cel mai mare. Vom alege acest lucru în exemplul nostru deoarece dorim ca numele de familie să fie în ordinea de la A la Z.
- Selectați Descendere pentru a sorta textul de la Z la A sau sortați numerele de la cel mai mare la cel mai mic.
Tabelul va fi acum sortat după câmpul selectat.
Odată ce sortarea este salvată, intrările vor fi sortate astfel până când efectuați o altă sortare sau ștergeți cea curentă. Pentru a elimina o sortare, faceți clic pe comanda Eliminare sortare.
Filtrarea înregistrărilor
Filtrele vă permit să vedeți numai datele pe care doriți să le vedeți. Când creați un filtru, setați criterii pentru datele pe care doriți să le afișați. Apoi filtrul caută toate înregistrările din tabel, le găsește pe cele care se potrivesc cu criteriile dvs. de căutare și le ascunde temporar pe cele care nu le corespund.
Filtrele sunt utile deoarece vă permit să vă concentrați pe anumite postări fără a fi distras de datele care nu vă pasă. De exemplu, dacă aveți o bază de date care include informații despre clienți și comenzi, puteți crea un filtru pentru a afișa numai clienții care locuiesc într-un anumit oraș sau numai comenzile care conțin un anumit produs. Vizualizarea acestor date folosind un filtru va fi mult mai convenabilă decât căutarea lor într-un tabel mare.
În exemplele și explicațiile noastre, vom aplica filtre la tabele. Cu toate acestea, puteți aplica filtre oricărui obiect Access. Procedura este practic aceeași.
Pentru a crea un filtru simplu:
- Faceți clic pe săgeata drop-down de lângă câmpul în care doriți să filtrați. Vom filtra după oraș, deoarece dorim să vedem o listă de clienți care locuiesc într-un anumit oraș.
- Va apărea un meniu derulant cu o listă de verificare. Doar elementele bifate vor fi incluse în rezultatele filtrate. Utilizați următoarele opțiuni pentru a determina ce articole vor fi incluse în filtrul dvs.:
- Selectați și debifați casetele una câte una bifând casetele. Aici vom deselecta toate opțiunile, cu excepția lui Cary.
- Faceți clic pe „Selectați tot” pentru a include fiecare articol în filtru. Când faceți clic pe butonul Selectați tot a doua oară, ștergeți toate elementele.
- Faceți clic pe „Gol” pentru a seta filtrul să caute numai înregistrări fără date în câmpul selectat.
Tabelul nostru de clienți arată acum doar clienții care locuiesc în Cary.
Comutarea unui filtru vă permite să-l porniți și să îl dezactivați. Pentru a vizualiza intrările fără filtru, faceți clic pe butonul Comută filtru. Pentru a restabili filtrul, faceți clic din nou pe el.
Creați un filtru dintr-o selecție
Filtrarea de selecție vă permite să selectați anumite date dintr-un tabel și să găsiți date care sunt similare sau diferite de acesta. De exemplu, dacă lucrați cu o bază de date într-o brutărie și doriți să găsiți toate produsele ale căror nume conțin cuvântul ciocolată, puteți selecta acel cuvânt într-un singur nume de produs și puteți crea un filtru cu acea selecție. Crearea unui filtru de selecție poate fi mai convenabilă decât crearea unui filtru simplu dacă câmpul în care lucrați conține multe elemente.
Pentru a crea un filtru dintr-o selecție:
- Selectați celula sau datele cu care doriți să creați un filtru. Dorim să vedem o listă cu toate produsele care au cuvântul ciocolată în nume, așa că în câmpul Nume produs, vom selecta cuvântul ciocolată.
- Selectați fila Acasă din Panglică și găsiți grupul Sortare și filtrare.
- Faceți clic pe săgeata derulantă „Selectați”.
- Selectați tipul de filtru pe care doriți să îl personalizați:
- Conține numai înregistrări cu celule care conțin datele selectate. Vom alege acest lucru pentru că vrem să vedem postări care conțin cuvântul ciocolată oriunde în titlu.
- Nu conține toate înregistrările, cu excepția celor care conțin celule care conțin datele selectate.
- Se termină cu include numai înregistrările ale căror date pentru câmpul selectat se termină cu termenul de căutare.
- Nu se termină. Include toate înregistrările, cu excepția celor ale căror date pentru câmpul selectat se termină cu termenul de căutare.
Se va aplica filtrul. Tabelul nostru acum afișează numai produse cu cuvântul ciocolată în numele lor.
Creați un filtru dintr-o interogare de căutare
De asemenea, puteți crea un filtru introducând un termen de căutare și specificând modul în care datele se potrivesc cu termenii dați. Crearea unui filtru dintr-un termen de căutare este similară cu crearea unui filtru dintr-o selecție.
Filtrarea textului după interogarea de căutare
Când filtrați text prin introducerea unui cuvânt de căutare, puteți utiliza unele dintre aceleași opțiuni pe care le utilizați atunci când filtrați după selecție, cum ar fi Conține, Nu conține, Se termină cu și Nu se termină. De asemenea, puteți alege dintre următoarele opțiuni:
- Valori egale, care includ numai înregistrări cu date care sunt identice cu datele selectate
- Nu este egal, care include toate intrările, cu excepția datelor care sunt identice cu selecția
- Începe cu, care include numai înregistrările ale căror date pentru câmpul selectat încep cu termenul de căutare
- Nu începe cu, inclusiv toate înregistrările, cu excepția celor ale căror date pentru câmpul selectat încep cu termenul de căutare
Pentru a filtra textul pe baza unui termen de căutare:
- Faceți clic pe săgeata drop-down de lângă câmpul în care doriți să filtrați. Dorim să filtram intrările din tabelul nostru de ordine pentru a le afișa numai pe cele care conțin note cu anumite informații, așa că vom face clic pe săgeata din caseta Note.
- În meniul derulant, plasați cursorul peste cuvintele Filtre de text . Din lista care apare, selectați modul în care doriți ca filtrul să se potrivească cu termenul introdus. În acest exemplu, dorim doar să vedem înregistrările ale căror note indică faptul că a fost plasată o comandă pentru o parte. Vom selecta Conține astfel încât să putem căuta intrări care conțin cuvântul partid.
- Apare caseta de dialog Filtru personalizat. Introduceți cuvântul pe care doriți să îl utilizați în filtrul dvs.
- Faceți clic pe OK. Se va aplica filtrul.
Filtrarea numerelor cu un termen de căutare
Procesul de filtrare a numerelor cu un termen de căutare este similar cu procesul de filtrare a textului. Cu toate acestea, atunci când lucrați cu numere, sunt disponibile diferite opțiuni de filtrare. Pe lângă Egal și Not Equal, puteți alege:
- Mai mare decât include doar intrările cu numere în acest câmp care sunt mai mari sau egale cu numărul pe care îl introduceți
- Mai puțin decât pentru a include numai intrări cu numere în acest câmp care sunt mai mici sau egale cu numărul pe care îl introduceți
- Între incluziuni de înregistrări cu cifre care se încadrează într-un anumit interval
Pentru a filtra numerele după termenul de căutare:
- Faceți clic pe săgeata drop-down de lângă câmpul în care doriți să filtrați. Dorim să filtram intrările din tabelul nostru cu articole de meniu după preț, așa că vom face clic pe săgeata din caseta Preț.
- În meniul derulant, plasați cursorul peste cuvintele Filtre de numere . Din lista care apare, selectați cum se va potrivi filtrul cu interogarea dvs. de căutare. În acest exemplu, dorim să creăm un filtru care să ne arate doar articole ieftine. Dorim să vedem articole sub un anumit preț, așa că vom alege Mai puțin decât .
- Apare caseta de dialog Filtru personalizat. Introduceți numărul sau numerele pe care doriți să le utilizați în filtrul dvs. Vom introduce 5, astfel încât filtrul să ne afișeze doar elemente de meniu care costă mai puțin de 5 USD.
- Faceți clic pe OK. Se va aplica filtrul.
Tipuri specifice de numere pot include și alte opțiuni de filtrare. De exemplu, datele stocate în formă numerică (ll/zz/aa-ex., 12/01/2010) includ opțiuni de filtrare în funcție de perioadă de timp.
În această lecție, vom vorbi despre „Filtrarea, sortarea și căutarea datelor în Microsoft Access”.
Când există o mulțime de înregistrări într-un tabel, capacitatea de a le vizualiza selectiv și într-o anumită ordine devine de mare importanță. Folosind instrumentele de pe pagina de pornire a panglicii, puteți ascunde unele coloane și înregistrări într-un tabel și puteți sorta înregistrările după unul sau mai multe câmpuri. Pentru a ascunde temporar o coloană sau un grup de coloane selectat, extindeți secțiunea panglică "Înregistrări".
Faceți clic pe butonul „Mai multe” și selectați „Ascunde coloanele” din meniul care se deschide. 
Pentru a afișa din nou coloanele ascunse, extindeți secțiunea Postări a panglicii, faceți clic pe butonul Mai multe și selectați Afișare coloane... din meniu.
În caseta de dialog care se deschide, bifați casetele pentru coloanele care ar trebui să fie afișate în vizualizarea datelor tabelului. Modificările făcute în fereastră se reflectă imediat în vizualizare. Bifați caseta pentru coloana ascunsă și faceți clic pe butonul Închidere. 
Pentru a afișa numai înregistrările de tabel selectate de un anumit atribut, puteți utiliza un filtru, adică o condiție care este setată pentru un câmp. După aplicarea filtrului, intrările care nu îndeplinesc condiția specificată vor fi ascunse. Pentru a atribui un filtru, selectați una dintre coloane, cum ar fi coloana Sumă, și faceți clic pe butonul Filtru din secțiunea Panglică Sortare și filtrare. 
În lista de valori de câmp, eliminați valorile care nu ar trebui să fie afișate debifând casetele de lângă fiecare dintre valori. Faceți clic pe butonul OK pentru a aplica filtrul. 
După aplicarea noului filtru, vizualizarea datelor este actualizată. Un câmp cu un set de filtre este marcat cu o pictogramă specială în antet. 
Pentru a elimina temporar filtrul din câmpul selectat, faceți clic pe butonul Eliminați filtru. 
Când filtrul este eliminat, vizualizarea este, de asemenea, actualizată. Faceți clic din nou pe același buton pentru a activa din nou filtrul. 
Pentru a șterge complet filtrul, faceți clic pe săgeata din antetul coloanei tabelului și selectați comanda „Șterge filtrul din Sumă”. 
Pentru a seta o condiție de filtru ca expresie logică, apelați din nou fereastra de setări de sortare și filtre. 
Lista operatorilor logici disponibili va depinde de tipul de date al câmpului. Extindeți lista „Filtre numerice”. Selectați filtrul „Mai mare decât...” din listă și, după ce setați valoarea pentru comparație, faceți clic pe butonul „OK”. 
Acum vor fi afișate pe ecran doar intrările care conțin cel puțin douăzeci de valori în câmpul „Sumă”. Puteți aplica un singur filtru simplu unui singur câmp, dar puteți defini unul diferit pentru fiecare câmp. În acest caz, vor fi afișate numai înregistrările care îndeplinesc toate condițiile în același timp. Filtrele mai complexe, care pot include valorile mai multor câmpuri în același timp, sunt setate folosind comanda Advanced Filter Options. 
Opțiunile de filtrare sunt valabile până când tabelul este închis și nu se pierd la comutarea modului de afișare. Dacă salvați tabelul, filtrul aplicat va fi disponibil data viitoare când îl deschideți. Puteți activa și dezactiva filtrul salvat folosind butonul din bara de navigare „Fără filtru” - „Cu filtru”, inscripția de pe buton reflectă starea curentă a câmpului. Faceți clic pe butonul etichetat „Cu filtru” pentru a dezactiva filtrul.
Înregistrările din Vizualizarea datelor din tabel sunt sortate după text, numeric sau dată. Sortarea permite utilizatorilor să găsească datele de care au nevoie fără a căuta toate datele la rând. Înregistrările pot fi sortate după unul sau mai multe câmpuri. Pentru a seta ordinea de sortare în ordine crescătoare a valorilor câmpurilor, faceți clic pe butonul Crescător.
Pentru a sorta în ordine descrescătoare, faceți clic pe butonul Descendent. 
Pentru a anula sortarea după toate câmpurile, faceți imediat clic pe butonul Șterge toate sortările.
În Microsoft Office Access, înregistrările sunt sortate în ordine crescătoare sau descrescătoare, fără distincție între majuscule și minuscule. Ordinea de sortare a numerelor, textului și caracterelor speciale depinde de setările de limbă și standarde pe care le selectați pentru computer. Când sortați după mai multe câmpuri simultan, rezultatul va depinde de ordinea în care modul de sortare este aplicat acelor câmpuri. În cazul în care trebuie să găsiți una sau mai multe înregistrări după o bucată de text inclusă într-unul dintre câmpurile acestora, puteți utiliza instrumentul standard de căutare Microsoft Office Access. Faceți clic pe butonul Găsiți din pagina de pornire a panglicii. 
În caseta de dialog „Găsiți și înlocuiți”, trebuie să specificați un model de căutare și să selectați opțiunile de căutare dorite, de exemplu, setați zona pentru a se potrivi cu modelul cu orice parte a câmpului, vizualizați peste toate înregistrările. 
Pentru a trece la următoarea înregistrare găsită, faceți clic pe butonul „Găsiți următorul”. 
Închideți fereastra când căutarea este finalizată. 
Operația de sortare a datelor este întotdeauna utilizată pentru comoditatea găsirii informațiilor necesare. Când un tabel este afișat pe ecran (sau pe hârtie), este mult mai ușor să găsești rândul potrivit dacă rândurile sunt ordonate. Sunteți obișnuit cu faptul că datele tabelare sunt sortate alfabetic, după dată, prin valori crescătoare sau descrescătoare în coloanele care conțin numere. Dar în diferite situații, am dori să sortăm rândurile în funcție de diferite criterii (coloane de tabel). În mod ideal, acest lucru ar trebui făcut cu o mișcare ușoară a mâinii. Este exact ceea ce îți permite Access. În mod implicit, când un tabel este deschis în vizualizarea Foi de date, acesta este ordonat după valoarea câmpului cheie. Dacă câmpul cheie pentru tabel nu este definit, înregistrările sunt afișate în ordinea în care sunt introduse în tabel. Dacă trebuie să sortați înregistrările după valoarea altui câmp, plasați cursorul pe orice linie a coloanei corespunzătoare și faceți clic pe unul dintre butoanele din bara de instrumente: Sortare ascendentă(Sortează Crescător) sau Sortare descendentă(Sortează descrescător).
O altă modalitate de a efectua această operație este să faceți clic dreapta pe orice rând al coloanei dorite și să selectați comanda corespunzătoare din meniul contextual (Fig. 2.55).
Astfel, puteți sorta înregistrările după orice coloană a tabelului. Restricții există doar asupra tipului de date care pot fi comandate - nu puteți sorta valorile câmpurilor de tip MEMO, hyperlinkuri sau obiecte OLE.
Pentru a aplica corect sortarea, trebuie să cunoașteți câteva reguli simple.
- Când sortați în ordine crescătoare, înregistrările care conțin câmpuri goale (cu valori goale) apar primele în listă.
- Numerele din câmpurile de text sunt sortate ca șiruri de caractere, nu ca valori numerice. Dacă doriți să le sortați numeric, toate șirurile de text trebuie să conțină același număr de caractere. Dacă șirul conține mai puține caractere, atunci trebuie introduse mai întâi zerouri.
- Când salvați un tabel, se salvează și ordinea de sortare.
Orez. 2,55.
cometariu
Ordinea de sortare depinde de setările de limbă definite în caseta de dialog Opțiuni când a fost creată baza de date. Pentru a modifica această setare, selectați comanda Opțiuni din meniul Instrumente, deschideți fila General și selectați limba necesară în câmpul Ordine nouă de sortare a bazei de date (vezi Capitolul 14).
Procesul de sortare este semnificativ accelerat dacă a fost construit anterior un index pe acest câmp.
Dacă modificați ordinea de sortare a înregistrărilor dintr-un tabel și apoi decideți să îl închideți, Access vă întreabă dacă doriți să salvați modificările aspectului. Dacă răspundeți Da, noua ordine de sortare va fi salvată și reprodusă data viitoare când tabelul este deschis. Pentru a reveni la ordinea de sortare inițială (după valoarea câmpului cheie), trebuie să executați comanda de meniu Intrări, Eliminați filtrul(Înregistrări, Eliminare filtru/sortare).
Uneori trebuie să sortați după valoarea mai multor câmpuri. Pentru a face acest lucru, mai întâi mutați coloanele care urmează să fie sortate astfel încât să fie, în primul rând, una lângă alta, iar în al doilea rând, ținând cont de priorități, prioritățile sunt setate de la stânga la dreapta, deoarece valorile din coloana din stânga vor fi sortat mai întâi. După aceea, trebuie să selectați toate coloanele și să faceți clic, respectiv, pe butonul Sortare ascendentă(Sortează Crescător) sau Sortare descendentă(Sortare descendentă) pe bara de instrumente.
