Un report è il prodotto finale della maggior parte delle applicazioni di database. Programma Microsoft Office Access 2007 aiuta a creare molti report diversi di qualsiasi complessità. Prima di iniziare, è necessario selezionare l'origine da cui verranno recuperati i record del report. Il report può essere un semplice elenco oppure un riepilogo dettagliato dei dati di vendita raggruppati per area. Tuttavia, in ogni caso, è necessario prima determinare quali campi contengono i dati da includere nel report e quali tabelle o query contengono questi campi.

Dopo aver selezionato un'origine record per creare un report, il modo più semplice è utilizzare maestro del rapporto. Creazione guidata reportè uno strumento di Microsoft Access che aiuta a creare un report basato sulle risposte ricevute alle domande poste dall'utente.

Compilaremo un report sui risultati dell'esame, raggruppando i dati per disciplina.

Per creare un report utilizzando la Creazione guidata report, attenersi alla seguente procedura:

3.1. Sulla scheda Creazione in gruppo Rapporti clic Creazione guidata report.

3.2. Si aprirà una finestra di dialogo Generazione di report.

3.5. Sulla lista Tabelle e query seleziona la tabella Esami.

3.6. Sulla lista Campi disponibili seleziona i campi che verranno inclusi nel report e spostali nell'elenco Campi selezionati. Dal tavolo Esami i campi devono essere inclusi nel report Numero_record E Grado.

3.7. Apri di nuovo l'elenco Tabelle e query e seleziona la tabella lì Alunno.

3.8. Includi i campi di questa tabella Cognome, Nome, Cognome. Colonna Cognome dovrebbe trovarsi nel rapporto dopo la colonna Numero_record, quindi seleziona il campo Numero di registrazione_ sulla lista Campi selezionati, fare clic sul campo Cognome sulla lista Campi disponibili, quindi sul pulsante >.

3.9. L'accesso avvolgerà il campo Cognome alla lista Campi selezionati e inserirlo tra i campi Numero di registrazione_ E Grado.

3.10. Sposta i campi Nome E Cognome allo stesso modo .

3.11. Includi un campo nel tuo rapporto Nome_disco dal tavolo Disciplina. Per fare ciò, apri l'elenco Tabelle e query e seleziona la tabella Disciplina.

3.12. Spostare il campo Nome_disco dall'elenco Campi disponibili alla lista Campi selezionati.

3.14. Fare clic nell'elenco Disciplina.

3.16. Poiché abbiamo già definito il raggruppamento dei dati per nome della disciplina, fare clic sul pulsante Ulteriore per passare alla finestra di dialogo successiva.

3.17. Nel primo elenco a discesa specificare il campo in base al quale si desidera ordinare i dati. Lascia che sia un campo Numero di registrazione_. L'ordinamento predefinito è Ascendente.

3.18. Fare clic sul pulsante Risultati. Sullo schermo apparirà una finestra Risultati.

3.19. Selezionare la casella Media per calcolare la media del campo Grado.

3.20. Nel gruppo di opzioni Spettacolo attivare l'opzione dati e risultati. Ciò consente di includere tutti i campi nel report e i campi totali vengono posizionati alla fine di ciascun gruppo e dell'intero report.

3.21. Fare clic sul pulsante OK per tornare alla finestra di dialogo Generazione di report.

3.23. Seleziona vista Disposizione per il rapporto. Per questo rapporto, seleziona l'opzione fatto un passo. Puoi visualizzare l'anteprima del layout selezionato nell'area di anteprima sul lato sinistro della finestra.

3.24. Per impostazione predefinita, la casella è selezionata Regola la larghezza dei campi per adattarli a una pagina. In generale è opportuno lasciare invariata questa opzione per risparmiare carta e migliorare la leggibilità del report.

3.25. In gruppo Orientamento selezionare l'orientamento libro.

3.27. Seleziona uno degli stili di report predefiniti come desideri. Nella parte sinistra della finestra è possibile visualizzare lo stile specificato.

3.29. Inserisci un nome per il rapporto: Risultati degli esami. Il report verrà salvato con questo nome.

3.30. Attiva l'opzione Modifica il layout del rapporto.

3.31. Fare clic sul pulsante Pronto. La Creazione guidata report crea il report e lo visualizza in visualizzazione Progettazione.

3.32. Rivedi il layout del report che hai creato.

3.33. Esegui il comando: gruppo Modalità-pulsante Modalità- squadra Presentazione del rapporto per valutare l'aspetto del rapporto. Oppure è possibile farlo utilizzando la barra di stato (pannello inferiore della finestra Accesso.

Presentazione della relazione;

Anteprima;

Modalità layout;

Modalità di progettazione.

Si prega di notare che le etichette dei campi Numero_record E Nome_disco Nel capitolo Intestazione di pagina abbinare i nomi dei campi nelle tabelle. La relazione sarà più attraente se le diamo i nomi che ci sono familiari.

3.34.Passa a modalità costruttore.

3.35. Etichetta il campo Nome_disco Nel capitolo Intestazione di pagina.

3.36. Esegui il comando Proprietà menù contestuale. Sullo schermo apparirà una finestra Iscrizione.

3.37. Per la proprietà Firma inserire il valore Disciplina. La Creazione guidata report sostituisce il testo della proprietà Firma come intestazione della colonna del report.

3.38. Chiudi la finestra Iscrizione.

3.39. Apporta le stesse modifiche per l'intestazione del campo Numero_record. Per il titolo, inserisci un valore Numero del registro.

3,40. Esegui il comando Presentazione dei dati per valutare le modifiche apportate al report.

3.41. Passa alla modalità costruttore.

3.42. Allo stesso modo, sostituisci l'iscrizione Media Nel capitolo Nota di gruppo SU Punteggio medio.

3.43. Per impostazione predefinita, la Creazione guidata report include nella sezione Nota di gruppo un campo calcolato che visualizza il nome del campo di raggruppamento ( Codice_disc) e il suo valore, per identificare i campi di riepilogo delle note di gruppo. Eliminalo selezionandolo con un clic del mouse.

3.44. Chiudi la finestra di progettazione e salva le modifiche al layout del report.

3.45. Crea tu stesso il rapporto, contenente i seguenti campi:

· Numero_record;

· Nome della Facoltà;

· Cognome;

· Cognome.

I dati nel rapporto devono essere raggruppati per nome della facoltà.

Agenzia federale per l'istruzione della Federazione Russa

NOU SPO Facoltà di Economia e Turismo di Irkutsk

Disciplina: Informatica

Argomento: Report di Microsoft Office Access

Ho fatto il lavoro:

Studente del gruppo T-09-2

Shchegolev Alexander

Controllato dall'insegnante:

Bolokhoeva Elena Nikolaevna

Irkutsk 2010

introduzione

Capitolo 1: Creazione di un report come oggetto di database

1.2 Metodi per creare un report

1.3 Creazione di un rapporto

Capitolo 2. Database "Dipendenti del ristorante WasabiKo"

2.1.1 Cerca persone che vivono a Irkutsk

1.1.2 Cerca persone che non vivono a Irkutsk

1.1.3 Ricerca per disponibilità telefonica

1.1.4 Cerca i nati nel 19**

1.1.5 Cerca dipendenti con grado. libri

1.1.6 Cerca solo camerieri

1.1.8 Ricerca per cognome del cliente

1.1.9 Ricerca per disponibilità telefonica del cliente

1.1.10 Ricerca del personale per cognome

introduzione

Fin dall'inizio dello sviluppo della tecnologia informatica, sono emerse due direzioni principali del suo utilizzo.

La prima direzione è l’uso della tecnologia informatica per eseguire calcoli numerici che richiedono troppo tempo o che sono impossibili da eseguire manualmente.

La seconda direzione è l'uso della tecnologia informatica nei sistemi informativi automatici o automatizzati.

Access DBMS (Microsoft) ha caratteristiche di velocità piuttosto elevate e fa parte del pacchetto Microsoft Office, estremamente popolare nel nostro paese e all'estero. L'insieme di comandi e funzioni offerti agli sviluppatori di software Access soddisfa tutti i requisiti moderni per la presentazione e l'elaborazione dei dati in termini di potenza e flessibilità. Gli strumenti di sviluppo del report di Access sono progettati per creare un layout di report che può essere utilizzato per visualizzare i dati dalle tabelle sotto forma di documento di output stampato. Questi strumenti consentono di progettare un report con una struttura complessa che fornisce l'output di dati correlati da molte tabelle. In questo caso, è possibile soddisfare i requisiti più elevati per l'esecuzione del documento.

Capitolo 1 . Creazione di un report come oggetto di database

Un report è una rappresentazione formattata di dati visualizzati sullo schermo, stampati o in un file. Consentono di estrarre le informazioni necessarie dal database e di presentarle in una forma di facile comprensione, oltre a fornire ampie opportunità per riassumere e analizzare i dati.

Quando si stampano tabelle e query, le informazioni vengono visualizzate praticamente nella forma in cui sono archiviate. Spesso è necessario presentare i dati sotto forma di report che abbiano un aspetto tradizionale e siano di facile lettura. Un report dettagliato include tutte le informazioni di una tabella o di una query, ma contiene intestazioni ed è suddiviso in pagine con intestazioni e piè di pagina.

1.1 Struttura del report in modalità Progettazione

Microsoft Access visualizza i dati di una query o di una tabella in un report, aggiungendo elementi di testo per facilitarne la lettura.

Questi elementi includono:

Titolo. Questa sezione viene stampata solo nella parte superiore della prima pagina del report. Utilizzato per produrre dati, come il testo del titolo del report, una data o una descrizione del testo del documento, che devono essere stampati una volta all'inizio del report. Per aggiungere o rimuovere un'area del titolo del report, selezionare il comando Titolo/nota report dal menu Visualizza.

Intestazione di pagina. Utilizzato per visualizzare dati quali intestazioni di colonna, date o numeri di pagina stampati nella parte superiore di ciascuna pagina del report. Per aggiungere o rimuovere un'intestazione, seleziona Intestazione e piè di pagina dal menu Visualizza. Microsoft Access aggiunge un'intestazione e un piè di pagina allo stesso tempo. Per nascondere una delle intestazioni e dei piè di pagina, è necessario impostare la relativa proprietà Height su 0.

L'area dati situata tra l'intestazione e il piè di pagina di una pagina. Contiene il testo principale del rapporto. In questa sezione vengono visualizzati i dati stampati per ciascuno dei record nella tabella o nella query su cui si basa il report. Per posizionare i controlli nell'area dati, utilizzare un elenco di campi e una barra degli strumenti. Per nascondere l'area dati è necessario impostare la proprietà Altezza della sezione su 0.

Piè di pagina. Questa sezione appare in fondo ad ogni pagina. Utilizzato per visualizzare dati quali totali, date o numeri di pagina stampati nella parte inferiore di ciascuna pagina del report.

Nota. Utilizzato per produrre dati, come testo conclusivo, totali generali o una didascalia, da stampare una volta alla fine del report. Sebbene la sezione Note del report si trovi nella parte inferiore del report in visualizzazione Progettazione, viene stampata sopra il piè di pagina nell'ultima pagina del report. Per aggiungere o rimuovere un'area note del report, selezionare il comando Titolo/Nota report dal menu Visualizza. Microsoft Access aggiunge e rimuove contemporaneamente il titolo del report e le aree dei commenti.

1.2 Metodi per creare un report

È possibile creare report in Microsoft Access in vari modi:

Costruttore

Creazione guidata report

Rapporto automatico: alla colonna

Rapporto automatico: nastro

Mago dei grafici

Etichette postali

La procedura guidata consente di creare report raggruppando i record ed è il modo più semplice per creare report. Inserisce i campi selezionati nel report e offre sei stili di report. Dopo aver completato la procedura guidata, il report risultante può essere modificato in modalità Progettazione. Utilizzando la funzione Report automatico, puoi creare rapidamente report e quindi apportarvi alcune modifiche.

Per creare un report automatico, è necessario eseguire i seguenti passaggi:

Nella finestra del database, fare clic sulla scheda Report e quindi fare clic sul pulsante Crea. Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuovo report.

Selezionare la colonna Rapporto automatico: o Rapporto automatico: elemento elimina nell'elenco.

Nel campo dell'origine dati, fai clic sulla freccia e seleziona Tabella o Query come origine dati.

Fare clic sul pulsante OK.

La procedura guidata report automatico crea un report automatico in una colonna o striscia (a scelta dell'utente) e lo apre in modalità Anteprima, che consente di vedere come apparirà il report una volta stampato. Nel menu File, fare clic sul comando Salva. Nella finestra Salva, nel campo Nome report, specificare il nome del report e fare clic sul pulsante OK.

Modifica della scala di visualizzazione del report

Per modificare la scala di visualizzazione, utilizzare il puntatore, una lente di ingrandimento. Per visualizzare l'intera pagina è necessario fare clic in un punto qualsiasi del report. La pagina del report verrà visualizzata in scala ridotta. Fare nuovamente clic sul report per tornare a una visualizzazione più ampia. Nella visualizzazione ingrandita del report, il punto su cui hai fatto clic sarà al centro dello schermo. Per scorrere le pagine del report, utilizzare i pulsanti di navigazione nella parte inferiore della finestra.

Stampa un rapporto

Per stampare un rapporto, procedere come segue:

Nel menu File, fare clic sul comando Stampa.

Nell'area Stampa, fare clic sull'opzione Pagine.

Per stampare solo la prima pagina del report, immettere 1 nel campo Da e 1 nel campo A.

Fare clic sul pulsante OK.

Prima di stampare un report è consigliabile visualizzarlo in modalità Anteprima, per accedere alla quale è necessario selezionare Anteprima dal menu Visualizza. Se stampi con una pagina vuota alla fine del report, assicurati che l'impostazione Altezza per le note del report sia impostata su 0. Se stampi con pagine vuote in mezzo, assicurati che la somma della larghezza del modulo o del report e la larghezza dei margini sinistro e destro non superi la larghezza del foglio di carta specificata nella finestra di dialogo Imposta pagina (menu File).

Quando si progettano i layout del report, utilizzare la seguente formula: larghezza del report + margine sinistro + margine destro<= ширина бумаги.

Per regolare la dimensione del report, è necessario utilizzare le seguenti tecniche: modificare il valore della larghezza del report; Ridurre la larghezza del margine o modificare l'orientamento della pagina.

1.3 Creazione di un rapporto

1. Avvia Microsoft Access. Aprire il database (ad esempio, il database educativo "Dean's Office").

2. Creare un report automatico: nastro, utilizzando una tabella come origine dati (ad esempio, Studenti). Il report si apre in modalità Anteprima, che consente di vedere come apparirà il report una volta stampato.

3. Passare alla modalità Progettazione e modificare e formattare il report. Per passare dalla modalità Anteprima alla modalità Progettazione, è necessario fare clic su Chiudi sulla barra degli strumenti della finestra dell'applicazione Access. Il report verrà visualizzato sullo schermo in modalità Progettazione.

La modifica:

1) eliminare i campi codice studente nell'intestazione e nell'area dati;

2) Sposta tutti i campi nell'intestazione e nell'area dati a sinistra.

3) Cambia il testo nel titolo della pagina

Nella sezione Titolo del report selezionare Studenti.

Posiziona il puntatore del mouse a destra della parola Studenti in modo che si trasformi in una barra verticale (il cursore di input) e fai clic in quella posizione.

Immettere NTU "KhPI" e premere Invio.

4) Sposta la didascalia. Nel piè di pagina, seleziona il campo =Adesso() e trascinalo nell'intestazione del report sotto il nome Studenti. La data apparirà sotto il titolo.

5) Sulla barra degli strumenti Report Designer, fare clic sul pulsante Anteprima per visualizzare il report

Formattazione:

1) Selezionare la voce Studenti della NTU “KhPI”

2) Cambia il carattere tipografico, lo stile e il colore del carattere, nonché il colore di riempimento dello sfondo.

3) Sulla barra degli strumenti Report Designer, fare clic sul pulsante Anteprima per visualizzare l'anteprima del report.

Rapporto(report) è un oggetto di database utilizzato per visualizzare informazioni strutturate su schermo, stampa o file. I report consentono di estrarre le informazioni necessarie da tabelle o query di database e presentarle in una forma facile da comprendere. Il Report contiene un'intestazione, un'area dati, un'intestazione, un piè di pagina, una nota ed è impaginato.

Alla Microsoft Accesso 2007 per creare rapporti Si possono utilizzare vari mezzi (Fig. 1):

• Creazione guidata report
• Progettista di report
• Strumento di segnalazione
• Rapporto vuoto

Si consiglia di eseguire report utilizzando la procedura guidata o altri strumenti specificati e modificarli, ad es. È possibile apportare le modifiche necessarie in modalità layout o progettazione. Microsoft Access 2007 fornisce due modalità per apportare modifiche e aggiunte ai report: modalità layout e modalità progettazione.

La modalità Layout è una modalità più visiva per la modifica e la formattazione (modifica) dei report rispetto alla modalità Progettazione. Nei casi in cui è impossibile apportare modifiche al report in modalità Layout, è consigliabile utilizzare la modalità Progettazione.

Creazione guidata report. Per creare un report utilizzando la Creazione guidata report, è necessario eseguire i seguenti passaggi:

• Nella finestra del database di Access, fare clic sulla scheda Crea, quindi fare clic sul pulsante Creazione guidata report nel gruppo Report. Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea report.
• Nel campo Tabelle e report, fai clic sulla freccia e seleziona la tabella Studenti come origine dati.
• Fare clic sul pulsante OK (Fig. 1).

Riso. 2.

• Trasferiremo tutti i “Campi disponibili” nei “Campi selezionati” selezionandoli e cliccando sul pulsante >>.
• Nel passaggio successivo (Aggiungere livelli di raggruppamento?), fare clic su Avanti.
• Al passaggio "Seleziona l'ordinamento per i record". Seleziona "Cognome" dall'elenco a discesa per ordinare in ordine crescente.
• Al passaggio "Seleziona un tipo di layout per il report". Seleziona: Layout - blocco, orientamento - verticale. Fare clic sul pulsante Avanti.
• Al passaggio "Seleziona lo stile richiesto". Scegliamo: grazioso.
• Il passaggio successivo è "Imposta il nome del rapporto". Inserisci il nome: Studenti di master_reports. Passaggi successivi: Visualizza rapporto; Modificare il layout del rapporto. Selezionare Visualizza e fare clic sul pulsante Fine. Il report si apre in modalità Anteprima, che consente di vedere come apparirà il report una volta stampato.

Riso. 3.

• Passa alla modalità Progettazione e modifica e formatta il report. Per passare dalla modalità di anteprima alla modalità di progettazione, è necessario fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome del report nell'area di navigazione e selezionare la modalità di progettazione dal menu contestuale. Il report verrà visualizzato sullo schermo in modalità Progettazione.

Riso. 4.

La modifica:
1) eliminare i campi Codice Studente nell'intestazione e nell'area dati;
2) rimuovere i campi GroupCode nell'intestazione e nell'area dati;
3) Al posto del campo Codice Gruppo spostare il campo “Nome” dall'elenco “Gruppi Studenti”;
4) Sposta tutti i campi nell'intestazione e nell'area dati a sinistra.
5) Cambiare la scritta nel titolo della pagina, inserire NTU “KhPI” e premere Invio.
6) Sposta la didascalia. Nel piè di pagina, seleziona il campo =Adesso() e trascinalo nell'intestazione sotto il nome Studenti. La data apparirà sotto il titolo.

Formattazione:
1) Selezionare la voce Studenti della NTU “KhPI”
2) Cambia il carattere tipografico, lo stile e il colore del carattere, nonché il colore di riempimento dello sfondo. Il report in modalità progettazione assumerà il formato mostrato nella Figura 5.

Riso. 5.

3) Vai alla modalità Anteprima. Per passare alla modalità di anteprima è necessario fare clic con il tasto destro del mouse sul nome del report nell'area di navigazione e selezionare la modalità “Anteprima” nel menu contestuale (Figura 6).

Riso. 6.

Strumento di segnalazione. Per creare rapidamente un report, ad es. creare con un clic utilizzando lo strumento Report. In questo caso, il report viene generato in base a una tabella o query esistente. Il report creato visualizzerà tutti i record della tabella o della query sulla base della quale viene creato il report. Ma il report creato può essere modificato in modalità layout o progettazione.

Per creare un report, è necessario effettuare le seguenti operazioni: Nell'area di navigazione è necessario selezionare una tabella (ad esempio Studenti), in base alla quale si desidera creare un report. Quindi vai alla scheda Crea e fai clic sull'icona Rapporto. Sullo schermo verrà visualizzato un semplice Report basato sulla tabella Studenti corrente.

Strumento di report vuoto. Lo strumento Report vuoto consente di creare report da zero in modalità layout. A tale scopo, fare clic su Report vuoto nel gruppo Report nella scheda Crea. Nella finestra di modifica di Access 2007, Report1 apparirà con un'area dati vuota e l'area "Elenco campi" delle tabelle esistenti verrà visualizzata sul lato destro della finestra. Cliccando sul segno "+" di una tabella (ad esempio Studenti) si aprirà un elenco di campi obbligatori.

Trascina i campi richiesti da questo elenco nel report facendo clic e tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse. Utilizzando gli strumenti del gruppo "Controlli" nella scheda Formato, puoi modificare il report aggiungendo un titolo, numeri di pagina, data e ora. Se necessario, può essere modificato in modalità progettazione. Salva il rapporto.

SRSP 9-10: "DBMS Accesso MS" .

Rispondi alle domande nei tuoi quaderni su SRSP:

(Le risposte devono essere complete di spiegazioni; è possibile incollare le immagini dal DBMS di MS Access utilizzando la copia con il pulsante Stamp)

1. Cosa sono i database e i DBMS? (Per una risposta orale: mostrare il database già pronto creato nel DBMS di MS Access e spiegare come è organizzato il database al suo interno.)

2. Come è organizzato un database relazionale? (Per una risposta orale: mostrare le tabelle create nel database finito nel DBMS MS Access e spiegare come sono organizzate).

3. Spiegare la fase iniziale della creazione di un file di database nel DBMS MS Access? Cos'è un'estensione di file e con quale estensione viene salvato un file di database nel DBMS di MS Access?

4. Qual è l'oggetto principale in un database relazionale?

5. Quali campi ha una tabella di database nel DBMS MS Access?

6. Cos'è una chiave nelle tabelle DBMS di MS Access? Quali chiavi esistono nel database?

7. Come sono organizzate le connessioni logiche nelle tabelle DBMS di MS Access?

8. Cos'è una query DBMS MS Access e cosa viene utilizzato per crearla?

9. Cos'è un modulo DBMS MS Access e come vengono creati i moduli nel DBMS MS Access?

10. Cos'è un report e in cosa differisce dagli altri oggetti DBMS di MS Access? Come vengono creati i moduli nel DBMS di MS Access?

Quando si segna: per SRSP9 Verrà presa in considerazione la risposta scritta sul quaderno; per SRSP 10 una risposta orale dettagliata a una delle domande, mostrando e spiegando un esempio presente nel database creato durante il lavoro di laboratorio. (La domanda orale corrisponde al tuo numero nell'elenco del diario del docente di informatica.

DBMS ACCESS 2000. REPORT, LORO SCOPO E UTILIZZO. TIPI DI RAPPORTI. STRUTTURA DEL RAPPORTO. TECNOLOGIA DELLA CREAZIONE

Rapporto è un oggetto di database progettato per inviare informazioni dai database, principalmente a una stampante. I report consentono di selezionare le informazioni di cui l'utente ha bisogno dai database, organizzarle sotto forma di documento e visualizzarle sullo schermo prima della stampa. L'origine dati per il report può essere una tabella o una query. Oltre ai dati ottenuti dalle tabelle, il report può visualizzare campi calcolati, come i totali.

Di seguito sono elencate le tipologie di report.

• Report a colonna singola (per colonna)- una lunga colonna di testo contenente le etichette dei campi e i relativi valori provenienti da tutti i record di una tabella o query.
• Rapporto a più colonne- proviene dal report in una colonna e consente di visualizzare i dati del report in più colonne.
• Rapporto tabellare - una relazione in forma tabellare.
• Report con raggruppamento e riepilogo dei dati - creato da un report tabellare combinando i dati in gruppi e calcolando i totali.
• Rapporto incrociato - è costruito sulla base di richieste incrociate e contiene dati di sintesi.
• Rapporto composito - un report che ha una struttura complessa, comprendente uno o più report.
• Report ottenuto unendo documenti con Word (documento multiplo).
• Etichette postali - un tipo speciale di rapporto a più colonne progettato per stampare nomi e indirizzi di gruppi.
• Rapporto sulle tabelle correlate - un report che consente di visualizzare i dati di più tabelle che hanno una relazione uno-a-molti.

Struttura del rapporto. La relazione può essere composta dalle seguenti sezioni.

• Intestazione report: viene visualizzata solo sulla prima pagina e determina l'altezza dell'area dell'intestazione del report, che può contenere testo, grafica e altri controlli.
• Intestazione: appare nella parte superiore di ogni pagina; in genere contiene intestazioni di colonna.
• Intestazione del gruppo: stampata prima della prima voce del gruppo; solitamente contiene dati di riepilogo per i record inclusi nel gruppo.
• Area dati: progettata per visualizzare i record dall'origine dati del report.
• Area note gruppo: visualizzata dopo l'elaborazione dell'ultima voce del gruppo; solitamente contiene dati di riepilogo per i record inclusi nel gruppo.
• Piè di pagina: appare in fondo a ogni pagina; contiene, ad esempio, il numero di pagina del report, la data di stampa del report, ecc.
• Sezione Note - visualizzata solo in fondo all'ultima pagina; qui vengono inseriti i campi con i valori totali per tutti i record inclusi nel report. Il report può essere creato utilizzando la Creazione guidata report o in modalità Progettazione. Di solito vengono utilizzati entrambi i metodi. La Procedura guidata del report consente di accelerare il processo di creazione di un report; il lavoro al suo interno viene eseguito passo dopo passo in un dialogo con l'utente. È possibile modificare il report creato dalla procedura guidata in modalità Progettazione.

La sezione Area dati può contenere campi calcolati utilizzati per visualizzare i valori delle espressioni basate sui dati di origine nei report.

In modalità Progettazione sono disponibili proprietà del report come Ordinamento e Raggruppamento dei dati, che si trovano sulla barra degli strumenti di progettazione report e modulo. Nella finestra di dialogo Ordina e raggruppa è possibile definire il campo o l'espressione in base alla quale i dati verranno raggruppati e ordinare i dati raggruppati in ordine crescente o decrescente. Access 2000 consente di raggruppare i dati in due modi: per categoria e. da un intervallo di valori, che può essere numerico o alfabetico.

Access dispone di un'ampia gamma di funzionalità e strumenti per lavorare con i database. Agli utenti che utilizzano questo programma possono essere assegnate una serie di attività che devono essere in grado di risolvere. In questo articolo scopriremo come creare un report in Access, cos'è e a cosa serve. Iniziamo. Andare!

I report in Microsoft Access vengono utilizzati per visualizzare o stampare informazioni da un database. Qualsiasi report può essere creato in base a una tabella o in base a una query. Questo viene fatto in modo molto semplice, in un paio di clic.

Per iniziare, devi avere una tabella già pronta con cui lavorerai. Seleziona quindi la tabella desiderata nella finestra “Tutti gli oggetti di accesso” situata a sinistra, vai alla scheda “Creazione” e fai clic sul pulsante “Segnala” nella sezione omonima. Tutto è pronto. Vedrai un report generato dal programma in base alle informazioni contenute nella tabella.

Successivamente, puoi andare alla scheda Progettazione per modificare campi, sezioni e altro. Per uscire dalla modalità progettazione, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda della tabella e selezionare Visualizzazione report. Non dimenticare di salvare prima di uscire.

Per i casi più complessi utilizzare la “Procedura guidata report”, il pulsante corrispondente si trova nella stessa scheda “Creazione” questo strumento è utile se è necessario operare con dati provenienti da più tabelle contemporaneamente;

Nella finestra che si apre, seleziona dall'elenco quelle tabelle e query da cui verranno presi i campi (devono anche essere specificati). Al termine, fare clic sul pulsante "Avanti". Nella finestra successiva ti verrà chiesto di selezionare il tipo appropriato di presentazione dei dati. Potrai quindi raggruppare i campi selezionati come desideri. Basta selezionare il campo desiderato e fare clic sul pulsante freccia. Successivamente, si aprirà una finestra per l'ordinamento dei record. L'ordinamento è facoltativo, quindi puoi saltare questo passaggio. Nella finestra successiva, seleziona Layout (sfalsato, a blocchi, contorno) e Orientamento (verticale, orizzontale). Lascia selezionata l'opzione "Regola la larghezza del margine per adattarla a una pagina". Successivamente, tutto ciò che devi fare è inserire il nome e fare clic sul pulsante "Fine".

Per correggere l'aspetto generale e i dati visualizzati in modo errato, vai alla modalità progettazione. Lì puoi selezionare singoli campi e spostarli utilizzando le frecce della tastiera o del mouse. Puoi rimuovere grandi spazi tra le colonne senza andare al "Designer". Basta spostare i bordi con il cursore del mouse. Se alcuni dei tuoi dati vengono visualizzati sotto forma di barre “#”, aumenta semplicemente questi campi e le informazioni verranno visualizzate correttamente. In modalità progettazione puoi modificare il colore del testo, dello sfondo e dei titoli.

È possibile creare celle specifiche in cui verrà calcolata la somma, la differenza o il prodotto in base ai dati provenienti da tabelle o query. Per fare ciò, selezionare il campo desiderato e fare clic sul pulsante “Totali” situato sulla barra degli strumenti nella sezione “Raggruppamento e totali”. Nel menu visualizzato, seleziona "Numero di record" o "Numero di valori" a seconda delle attività che devi affrontare.

I rapporti sugli accessi visualizzano automaticamente barre grigie, che alcuni utenti potrebbero trovare insoddisfacenti. Per rimuoverli, andare in modalità progettazione, selezionare “Area dati”, fare clic con il tasto destro e selezionare “Proprietà” dall'elenco. Apparirà una finestra sulla destra in cui è necessario trovare la riga "Alternanza colore di sfondo". Copia "Sfondo 1" da "Colore sfondo" e incollalo in "Colore sfondo alternativo". Ripeti lo stesso con la sezione Note di gruppo.