یک منبع داده در Word ایجاد کنید. منابع داده ای که می توانند برای ادغام نامه استفاده شوند

از مقاله شماره قبل متوجه شدیم که روش ادغام به شما امکان می دهد با استفاده از Word یک منبع داده ایجاد کنید. در این مقاله، نگاهی به نحوه بازیابی اطلاعات منبع داده از صفحه گسترده اکسل خواهیم داشت.

منبع داده را می توان در نسخه های Word 2000/2002/2003/2007 استفاده کرد، اما روند ایجاد آن برای همه نسخه های Word یکسان است. بنابراین، بیایید الگوریتم ایجاد یک منبع داده را شرح دهیم:

1. اکسل را باز کنید.
2. در جدول ظاهر شده، در سلول A1، نام اولین فیلد را وارد کنید (به عنوان مثال، کشور، در B1 - دوم (به عنوان مثال، فهرست مطالب) و غیره. (عکس. 1).

برنج. 1. جدول داده ها

با استفاده از جدولWord 2000/2002

1. یک سند اصلی را در Word باز یا ایجاد کنید.
2. ادغامدکمه ( جعبه گفتگو ادغام).
3. ادغامدر مرحله دوم دکمه را انتخاب کنید دريافت كردن داده ها،و از لیست - منبع داده باز(شکل 2).

برنج. 2. لیست کشویی منبع داده باز

1. در یک دیالوگ جدید باز کردن منبع دادهاز منوی کشویی نوع فایلانتخاب کنید کتاب هاخانمبرتری داشتن.
2. فایل انتخابی را با کلیک بر روی دکمه باز کنید باز کن.
3. در کادر محاوره ای که ظاهر می شود مایکروسافتبرتری داشتن(شکل 3) محدوده یا نام را تنظیم کنید.

برنج. 3. پنجره مایکروسافتبرتری داشتن

در نتیجه فایل برتری داشتنهمانطور که بود، به عنوان یک منبع داده "محدود" شد، بنابراین اکنون می توانید فیلدهای ادغام را در سند اصلی وارد کنید، و همچنین منبع داده را با سند اصلی همانطور که در مقاله قبلی توضیح داده شد، ادغام کنید.

قانون انتخاب رکوردها برای درج در فرآیند ادغام با سند اصلی

فرآیند ادغام می تواند شامل رکوردهایی باشد که معیارهای از پیش تعریف شده خاصی را برآورده می کنند. برای انتخاب رکوردها از پیوندها استفاده می شود یا, و.

برای تعیین معیارهای انتخاب:

1. سند اصلی را باز کنید.
2. از نوار ابزار انتخاب کنید ادغامدکمه ( جعبه گفتگو ادغام).
3. در کادر محاوره ای ادغامدر مرحله سوم دکمه را انتخاب کنید انتخاب سوابق.

در نتیجه یک کادر محاوره ای ظاهر می شود انتخاب رکوردها.

1. در برگه انتخاب رکوردهاکادر محاوره ای انتخاب رکوردهادر ستون رشتهاز لیست کشویی نام فیلدی را انتخاب کنید که روی مقدار آن شرط اعمال می شود.
2. در ستون اپراتوریک عملیات مقایسه را انتخاب کنید
3. در ستون معنیمقدار را برای مقایسه وارد کنید.
4. پس از تنظیم تمام معیارها، پنجره را ببندید انتخاب رکوردهابا فشردن دکمه خوب(شکل 4) .

برنج. 4. پنجره انتخاب رکوردها

1. در کادر محاوره ای ادغامدکمه را فشار دهید برای ترکیبیا در نوار ابزار ادغامدکمه را فشار دهید ( ادغام در یک سند جدید).

با استفاده از جدولاکسل به عنوان منبع داده درWord 2003

1. در منو سرویستیم را انتخاب کنید نامه ها و نامه هاو سپس فرمان ادغام.
2. در پنجره وظیفه باز شده ادغام،با استفاده از دکمه به علاوه،به مرحله سوم جادوگر بروید انتخاب گیرنده،سپس بر روی دستور کلیک کنید
3. فایل صفحه گسترده اکسل مورد نیاز را پیدا کرده و با دوبار کلیک کردن روی آن باز کنید.
4. تأیید کنید که ردیف اول داده ها حاوی عناوین ستون ها هستند (آنها فیلدهای ادغام هستند) (شکل 5).

برنج. 5. پنجره جدول را انتخاب کنید

توجه داشته باشید. در پنجره ادغام گیرندگانمی توانید رکوردها را ویرایش کنید

1. با رفتن به مرحله چهارم، دستور را انتخاب کنید
2. در کادر محاوره ای که ظاهر می شود افزودن فیلد ادغام(شکل 6) پس از قرار دادن نشانگر ماوس در محل سند اصلی که فیلد ادغام باید در آن قرار گیرد، یک فیلد از لیست انتخاب کنید.

برنج. 6. جعبه گفتگو افزودن فیلد ادغام

متعهد شدن در مورد انتخاب سوابق برای گنجاندن در فرآیند ادغام با سند اصلی در Word 2003، ضروری است.با رفتن به مرحله سوم، دستور را انتخاب کنید و در کادر محاوره ای ادغام گیرندگان(شکل 7) علامت R را در کنار رکوردی که نیازی به ارسال متن سند اصلی به آن ندارید بردارید.

برنج. 7. جعبه گفتگو ادغام گیرندگان

با استفاده از جدولاکسل به عنوان منبع داده درWord 2007

1. در برگه خبرنامهدر گروه ادغامتیم را انتخاب کنید گیرندگان را انتخاب کنید.
2. (شکل 8) را انتخاب کنید، فایل مورد نظر خود را در کادر محاوره ای پیدا کنید انتخاب منبع دادهو بازش کن

برنج. 8. انتخاب تیم از یک لیست موجود استفاده کنید

توجه داشته باشید. پس از انتخاب فایل، دستورات تب فعال می شوند

1. را کلیک کنید لیست فیلدها را تغییر دهیدوقتی لیست تغییر می کند
2. را کلیک کنید فیلد ادغام را درج کنیدو با قرار دادن نشانگر ماوس در محل سند اصلی که فیلد ادغام باید قرار گیرد، یک فیلد از لیست انتخاب کنید.

انتخاب رکوردها برای گنجاندن در فرآیند ادغام با سند اصلی در Word 2007

1. در برگه خبرنامه هادر گروه شروع به ادغام کنیدمطبوعات گیرندگان را انتخاب کنیدو در منوی کشویی انتخاب کنید از یک لیست موجود استفاده کنید.
2. فایل صفحه گسترده اکسل مورد نیاز را پیدا کرده و با دوبار کلیک کردن روی آن باز کنید.
3. تأیید کنید که ردیف اول داده ها حاوی سرصفحه های ستون (که فیلدهای ادغام هستند) باشد.
4. در برگه خبرنامه هادر گروه شروع به ادغام کنیدانتخاب کنید لیست گیرندگان را تغییر دهید.

5. در کادر محاوره ای Mail Merge Recipients (شکل 9)، تیک کادر R را در کنار ورودی که نیازی به ارسال متن سند اصلی به آن ندارید بردارید.

برنج. 9. پنجره ادغام گیرندگان

مزایای کلیدی استفاده از اکسل به عنوان منبع داده برای فرآیند ادغام

1. صرفه جویی در زمان، زیرا نیازی نیست یک کار را چندین بار انجام دهید.

2. اتوماسیون گردش کار با ایجاد چندین نسخه از الگوی سند با جزئیات مختلف.

3. راحتی و سهولت انجام کار که تنها از سه مرحله تشکیل شده است: ایجاد سند اصلی، ایجاد منبع داده و ادغام مستقیم آنها.

GA. سروف، پروفسور RSUH

Word می تواند داده ها را برای ادغام از منابع مختلف استخراج کند. بخشی از مجموعه مایکروسافت آفیس، ورد به راحتی داده های Outlook، Excel و Access را می پذیرد. می‌توان از منابع دیگری از جمله صفحات وب، فایل‌های متنی OpenDocument و فایل‌های داده محدود شده که به‌عنوان متن ساده ذخیره می‌شوند، استفاده کرد. اگر قبلاً منبع داده ای ندارید، می توانید در Word ایجاد کنید.

مهم:دسترسی به منابع داده نامگذاری شده در یک مکان HTTP پشتیبانی نمی شود. قبل از استفاده از فایل به عنوان منبع داده برای ادغام نامه، آن را در هارد دیسک محلی خود ذخیره کنید.

منابع داده برای ادغام

برخی از منابع داده ای که می توانید برای ادغام نامه در Word استفاده کنید، در زیر فهرست شده است.

سایر فایل های پایگاه داده

از دیگر منابع داده نیز می توان برای ادغام استفاده کرد. برای دسترسی به این منابع، Data Connection Wizard را اجرا کنید.

با تنظیم منبع داده خود، می توانید برچسب ها، پاکت نامه ها، نامه ها و ایمیل ها را با استفاده از ادغام نامه ایجاد کنید.

اطلاعات اضافی

هنوز درباره ادغام ایمیل Word سؤالی دارید؟

به ما در بهبود Word کمک کنید

آیا ایده هایی برای بهبود ادغام ایمیل یا سایر ویژگی های Word دارید؟ آنها را در صفحه به اشتراک بگذارید

اکنون نمونه ای از نحوه پیاده سازی را در نظر خواهیم گرفت ادغام داده های Wordبا داده ها مایکروسافت SQL Server،در عین حال، این فرآیند با وسایلی خودکار می شود VBA Access 2003.

احتمالاً بسیاری قبلاً می دانند که چگونه اسناد Word را ادغام کنند، به عنوان مثال، با یک منبع داده اکسل یا با همان سرور SQL، اما همه نمی دانند که چگونه این فرآیند را خودکار یا آن را در برنامه ای پیاده سازی کنند.

یک بار من وظیفه داشتم ادغام یک الگوی Word خاص را با داده های موجود در یک سرور SQL به طور خودکار انجام دهم، در حالی که همه اینها باید در برنامه توسعه یافته در Access 2003 (پروژه ADP) پیاده سازی می شد. و امروز نمونه ای از حل این مشکل را نشان خواهم داد.

اطلاعات اولیه

و اول، بیایید داده های اولیه را تجزیه و تحلیل کنیم، i.e. آن چه که ما داریم.

بنابراین، همانطور که گفتم، به عنوان مشتری، یک پروژه ADP Access 2003 خواهیم داشت. SQL Server 2012 Express به عنوان یک مثال به عنوان منبع داده عمل خواهد کرد. مایکروسافت آفیس 2013 ( و اکسس 2003).

بیایید یک جدول آزمایشی روی سرور ایجاد کنیم و آن را با داده پر کنیم ( بیایید در تست پایگاه داده بگوییم). برای این کار می توانید دستور SQL زیر را اجرا کنید.

CREATE TABLE dbo.TestTable (ID INT IDENTITY (1,1) NOT NULL، نام محصول VARCHAR (50) NOT NULL، Price MONY NULL، محدود کلید اولیه خوشه‌بندی شده (ID ASC)) GO INSERT INTOLUES (dbo.Test) ("رایانه"، 500) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Monitor"، 400) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Phone", 200) INTOINSE. TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Tablet", 300) GO INSERT INTO dbo.TestTable (ProductName, Price) VALUES ("Printer", 250) GO SELECT * FROM TestTable

یک فایل اتصال به منبع داده MS SQL Server ایجاد کنید

حالا بیایید یک فایل اتصال (ODC) به منبع داده خود ایجاد کنیم. این فایل به عنوان یک نوع " قالب فایل اتصال"، از آنجایی که بعدا می توانیم هم پایگاه داده و هم خود پرس و جوی SQL را دوباره تعریف کنیم و خواهیم کرد.

برای ایجاد یک فایل اتصال به سرور SQL، اجازه دهید Word را باز کنیم و این فایل را به روش استاندارد ایجاد کنیم. با استفاده از عملکرد " خبرنامه ها». ( به هر حال، ما قبلاً نمونه ای از ایجاد اتصال به سرور SQL از اکسل را در مواد - Excel - اتصال و دریافت داده از یک سرور SQL در نظر گرفته ایم.).

سپس در پنجره انتخاب منبع داده، دکمه " را فشار دهید ايجاد كردن».

سپس آدرس سرور را وارد کرده و روی “ به علاوه».

سپس پایگاه داده و جدول را برای اتصال انتخاب می کنیم، دوباره به شما یادآوری می کنم، این فقط یک الگو است، ما همه این پارامترها را لغو می کنیم، روی "کلیک کنید" به علاوه».

و در پایان ، نام قابل فهم فایل اتصال را وارد می کنیم و همچنین می توانیم با فشار دادن دکمه " بلافاصله آن را در دایرکتوری مورد نیاز خود ذخیره کنیم. بررسی اجمالی"، به طور پیش فرض در آن ذخیره می شود « ج: \ کاربران \ نام کاربری \ اسناد \ منابع داده من ". کلیک " آماده».

تمام است، فایل ایجاد می شود، Word را می توان بدون ذخیره کردن بسته کرد.

نحوه ایجاد یک الگوی ادغام ایمیل Word

حالا بیایید یک قالب Word آماده کنیم. این سندی است که داده های پایگاه داده سرور SQL را در آن جایگزین می کنیم.

تمام آماده سازی به این واقعیت مربوط می شود که ما باید فیلدهای ادغام را در جایی که به آن نیاز داریم وارد کنیم. این کار به روش زیر انجام می شود. برگه " درج -> بلوک های سریع -> فیلد».

به دنبال یک میدان MERGEFIELDو نام فیلدی را که با فیلدی مطابقت دارد در منبع داده وارد کنید ( در مورد من، نام محصول و قیمت است). فشار می دهیم " خوب».

از آنجایی که من این قالب آزمایشی را دارم، عملا هیچ متنی در آن وجود نخواهد داشت و فقط دو فیلد را نمایش می دهم، به احتمال زیاد متن زیادی خواهید داشت و فیلدهای ادغام زیادی خواهید داشت.

برای ادغام سند Word با منبع داده MS SQL Server به کد VBA 2003 دسترسی پیدا کنید

تنها چیزی که باقی می ماند نوشتن کد VBA است که ادغام را انجام می دهد. به عنوان مثال، اجازه دهید یک دکمه StartMerge و یک فیلد Price برای فیلتر کردن داده ها در فرم اضافه کنیم. سپس، در ویرایشگر ویژوال بیسیک، یک رویه برای ادغام بنویسید، مثلاً با نام MergeWord، و در کنترل کننده رویداد دکمه StartMerge ( فشار دادن دکمه) کد فراخوانی این رویه را وارد کنید. کل کد به این شکل خواهد بود ( من در مورد آن نظر دادم). اجازه دهید بلافاصله توضیح دهم که قالب Word و فایل ODC در دایرکتوری D: \ Test \ قرار دارند.

"روند شروع ادغام Private Sub MergeWord (TemplateWord به عنوان رشته، QuerySQL به عنوان رشته)" پارامتر اول - مسیر به الگوی Word "پارامتر دوم - رشته جستجوی پایگاه داده در خطا برو به Err1 Dim ConnectString به عنوان رشته، PathOdc به عنوان رشته کم نور WordApp به عنوان Object کم نور WordDoc به عنوان شیء "الگوی فایل ODC برای اتصال داده PathOdc =" D: \ Test \ TestSourceData.odc "If TemplateWord<>"" سپس "Create a Word document Set WordDoc = CreateObject (" Word.document ") Set WordDoc = GetObject (TemplateWord) Set WordApp = WordDoc.Parent" ایجاد اتصال به منبع داده (MS SQL Server) "برخی داده از پروژه اتصال فعلی ADP ConnectString = "ارائه دهنده = SQLOLEDB.1; "& _" امنیت یکپارچه = SSPI؛ "& _" اطلاعات امنیتی پایدار = درست است. "& _" Initial Catalog = "& CurrentProject.Connection.Properties ("Initial Catalog") &"; "& _" منبع داده = "& CurrentProject.Connection.Properties (" منبع داده ") &"; "& _" استفاده از روش برای آماده سازی = 1؛ "& _" ترجمه خودکار = درست؛ "& _" اندازه بسته = 4096؛ "& _" استفاده از رمزگذاری برای داده = نادرست؛ "" منبع داده را تنظیم کنید WordDoc.MailMerge. OpenDataSource NAME: = PathOdc، _ Connection: = ConnectString، _ SQLStatement: = QuerySQL "Make Word Visible WordApp.Visible = True WordApp.Activate" شروع به ادغام با WordDoc.MailMerge .Destination = wdSendToNewuppress "WithSendToNewpresseelan" بستن الگو بدون ذخیره WordDoc.close (wddonotsavechanges) تنظیم WordDoc = هیچ چیز تنظیم نشده WordApp = هیچ چیز دیگری MsgBox" الگوی ادغام مشخص نشده است "، vbCritical، "خطا "End If Ex1: Exit Sub Err1: MsgBox Err.clovesseWDondoc ) WordApp.Quit تنظیم WordDoc = هیچ چیز تنظیم نشده است WordApp = هیچ چیز رزومه Ex1 پایان Sub Private Sub StartMerge_Click () Dim Filter As String Filter = "" "وضعیت اگر Nz (Me.Price," ")<>"" سپس Filter = "WHERE Price> =" & Me.Price End If "رویه ادغام تماس Call MergeWord (" D: \ Test \ Template.docx "," SELECT * FROM "" TestTable "" "& Filter &" " ) پایان زیر

کار را ذخیره و بررسی می کنیم.

پس از کلیک بر روی دکمه (StartMerge) ورد شروع می شود که تمام داده ها قبلاً پر شده است و به تعداد خط های منبع سند وجود دارد.

همانطور که می بینید، همه چیز کار می کند. این همه برای من است، امیدوارم مطالب مفید بوده باشد. تا!

7 سخنرانی شماره 8

ادغام اسناد

ادغام زمانی استفاده می شود که شما نیاز به ایجاد مجموعه ای از اسناد دارید، به عنوان مثال، برچسب هایی با آدرس یا حروف در فرم هایی که برای تعداد زیادی از مشتریان ارسال می شود. هر حرف یا برچسب حاوی اطلاعات کلی و فردی است. به عنوان مثال، نامه باید حاوی درخواستی برای مشتری با نام خانوادگی باشد. اطلاعات فردی برای هر حرف یا برچسب از منبع داده می آید.

فرآیند ادغام شامل چندین مرحله کلی است.

تنظیم سند اصلی سند اصلی حاوی متن و گرافیکی است که در تمام نسخه‌های سند اصلی مشترک است، مانند آدرس بازگشت یا تبریک سربرگ.

اتصال یک سند به منبع داده منبع داده فایلی است که حاوی اطلاعاتی است که باید در سند درج شود، مانند نام و آدرس گیرندگان نامه.

فهرست گیرندگان یا اقلام را اصلاح کنید. Microsoft Office Word یک کپی از سند اصلی برای هر مورد یا ورودی در فایل داده ایجاد می کند.

مکان‌گردان‌های متنی (فیلدهای ادغام) را به سند خود اضافه کنید وقتی ادغام می‌شوید، فیلدهای ادغام با داده‌های فایل داده پر می‌شوند.

پیش نمایش و تکمیل ادغام قبل از چاپ کل مجموعه ای از کپی های یک سند، می توانید پیش نمایش هر نسخه را مشاهده کنید.

برای ادغام با نامه، از دستورات تب استفاده کنید خبرنامه ها.

ادغام را می توان با استفاده از پنجره وظیفه نیز انجام داد ادغامکه به شما امکان می دهد کل فرآیند را مرحله به مرحله انجام دهید. برای استفاده از پنجره وظیفه، در گروه شروع به ادغام کنیددر برگه خبرنامه هامورد را انتخاب کنید شروع به ادغام کنیدو سپس پاراگراف جادوگر ادغام گام به گام.

تنظیم سند اصلی

Word را شروع کنید.

به طور پیش فرض، یک سند خالی باز می شود. آن را باز نگه دارید. اگر آن را ببندید، دستوراتی که باید در مرحله بعد اجرا شوند دیگر در دسترس نیستند.

در برگه پست الکترونیکیدر گروه ادغامتیم را انتخاب کنید شروع به ادغام کنید.

روی نوع سندی که می خواهید ایجاد کنید کلیک کنید.

برای مثال می توانید انواع اسناد زیر را ایجاد کنید.

مجموعه ای از پاکت نامهآدرس های برگشتی در تمام پاکت ها یکسان است، اما آدرس گیرنده در هر مورد منحصر به فرد است. مورد را انتخاب کنید پاکت نامه هاو در برگه پارامترهای پاکت نامهکادر محاوره ای پارامترهای پاکت نامهترجیح خود را برای اندازه پاکت نامه و قالب بندی متن نشان دهید.

مجموعه ای از برچسب آدرسهر برچسب حاوی یک نام و آدرس است که منحصر به فرد هستند. مورد را انتخاب کنید برچسب هاو در دیالوگ گزینه های استیکرنوع استیکر مورد نظر خود را مشخص کنید.

مجموعه ای از اسناد سربرگ یا ایمیلمحتوای اصلی همه نامه ها یا پیام ها یکسان است، اما هر یک از آنها حاوی اطلاعاتی است که برای یک گیرنده خاص مانند نام خانوادگی، آدرس یا برخی اطلاعات دیگر در نظر گرفته شده است. برای ایجاد این نوع اسناد، را انتخاب کنید نامه هایا ایمیل ها.

دایرکتوری یا پوشههر مورد اطلاعاتی از یک نوع مانند نام یا توضیحات را نمایش می دهد، اما برای هر مورد منحصر به فرد است. کلیک کاتالوگبرای ایجاد سندی از این نوع

از سرگیری ادغام

اگر نیاز به وقفه در کار ادغام دارید، می توانید سند اصلی را ذخیره کرده و بعداً ادغام را از سر بگیرید. مایکروسافت آفیس ورد منبع داده و داده های میدانی را ذخیره می کند. اگر از پنجره وظیفه استفاده می شد ادغام، Word به جایی که می خواهید ادغام نامه را از سر بگیرید باز می گردد.

وقتی برای از سرگیری ادغام نامه آماده شدید، سند را باز کنید.

Word برای باز کردن سند، که دستور SQL را اجرا می کند، درخواست تأییدیه می کند.

از آنجایی که این سند به یک منبع داده متصل است، کلیک کنید آره... متن سند همراه با فیلدهای درج شده ظاهر می شود.

اتصال یک سند به منبع داده

برای ادغام داده ها در یک سند اصلی، باید آن سند را به منبع داده یا فایل داده متصل کنید.

انتخاب یک فایل داده

در برگه پست الکترونیکیدر گروه ادغامتیم را انتخاب کنید گیرندگان را انتخاب کنید.

مراحل زیر را دنبال کنید.

یک سند برنامه Microsoft Word را باز کنید. این سند باید شامل یک جدول باشد. سطر اول جدول باید شامل عناوین باشد و سطرهای باقیمانده باید حاوی رکوردهایی باشد که در سند اصلی گنجانده شود. همچنین می‌توانید از یک منبع داده سرصفحه به عنوان منبع داده استفاده کنید (منبع داده سرصفحه. سندی حاوی یک ردیف سرصفحه (یا رکورد) که برای ترکیب منبع داده مشخص شده با سند ادغام ایمیل اصلی استفاده می‌شود.).

فهرست گیرندگان یا اقلام را اصلاح کنید

هنگام اتصال به یک فایل داده خاص، ممکن است نخواهید داده های تمام رکوردهای فایل داده را به سند اصلی منتقل کنید.

برای محدود کردن لیست گیرندگان یا استفاده از زیرمجموعه ای از موارد فایل داده، این مراحل را دنبال کنید.

در برگه پست الکترونیکیدر گروه ادغامتیم را انتخاب کنید لیست تغییرات.

در کادر محاوره ای ادغام مقاصد

برجسته کردن رکوردهای فردیاین روش زمانی بیشترین کاربرد را دارد که فهرست کوتاه باشد. چک باکس های کنار گیرندگانی که باید در لیست قرار گیرند را انتخاب کنید و علامت کادرهای کنار گیرندگانی را که باید از لیست حذف شوند بردارید.

اگر می‌دانید که فقط چند رکورد باید در سند اصلی گنجانده شود، می‌توانید کادر را در نوار عنوان پاک کنید و سپس فقط رکوردهای مورد نظر خود را انتخاب کنید. به همین ترتیب، اگر می‌خواهید بیشتر فهرست را در سند خود بگنجانید، کادر را در نوار عنوان انتخاب کنید و سپس علامت کادرهای ورودی‌هایی را که نمی‌خواهید اضافه کنید، بردارید.

مرتب سازی رکوردهاروی عنوان ستون موردی که می‌خواهید بر اساس آن مرتب شود کلیک کنید. فهرست به ترتیب حروف الفبای صعودی (A تا Z) مرتب شده است.

فیلتر کردن سوابقاین ویژگی زمانی مفید است که لیست شامل ورودی هایی باشد که نمی خواهید آنها را ببینید یا در سند اصلی قرار دهید.

متغیرهای متنی (فیلدهای ادغام) را به سند خود اضافه کنید

پس از اتصال سند اصلی به فایل داده، می‌توانید متن سند را وارد کنید و مکان‌هایی برای متن اضافه کنید تا مشخص کنید که داده‌های منحصربه‌فرد در هر کپی از سند باید در کجا ظاهر شوند.

مکان‌گردان‌های متنی مانند آدرس یا پیام تبریک، فیلدهای ادغام نامیده می‌شوند. فیلدها در Word با عناوین ستون های برجسته در فایل داده مطابقت دارند.

ستون های یک فایل داده دسته بندی داده ها هستند. فیلدهایی که به سند اصلی اضافه می شوند، مکان های متنی برای این دسته ها هستند.

خطوط فایل داده، رکوردهای داده هستند. هنگامی که یک ایمیل ادغام می کنید، Word یک کپی از سند اصلی برای هر رکورد ایجاد می کند.

هنگام قرار دادن یک فیلد در سند اصلی، فرض بر این است که دسته خاصی از داده ها باید در محل آن ظاهر شوند، به عنوان مثال، نام خانوادگی یا آدرس.

توجه داشته باشید.هنگامی که یک فیلد ادغام را در سند اصلی وارد می کنید، نام فیلد همیشه در پرانتزهای زاویه دوتایی ("") قرار می گیرد. در اسناد مرکب از این براکت ها برای تاکید استفاده نمی شود. آنها فقط به شما اجازه می دهند که فیلدهای سند اصلی را از متن معمولی تشخیص دهید.

آنچه در ادغام اتفاق می افتد

در یک ادغام، داده‌های خط اول فایل داده جایگزین فیلدهای سند اصلی می‌شوند و در نتیجه اولین سند ترکیبی را تشکیل می‌دهند. داده های خط دوم فایل داده جایگزین فیلدها می شود تا یک سند مرکب دوم را تشکیل دهد و غیره.

نمونه هایی از کار با فیلدها

می توانید هر عنوان ستونی را از فایل داده به سند اصلی به عنوان فیلد اضافه کنید. این امکان انعطاف پذیری در پیش نویس سربرگ ها، برچسب ها، ایمیل ها و سایر اسناد مرکب را فراهم می کند.

می توانید فیلدها را ترکیب کرده و با استفاده از علائم نگارشی آنها را جدا کنید. به عنوان مثال، برای تشکیل آدرس دقیق، باید فیلدهای زیر را در سند اصلی وارد کنید:

"نام و نام خانوادگی"

"خانه و خیابان"

"شهر"، "منطقه"، "کد پستی"

برای موارد استفاده رایج، مانند بلوک‌های آدرس یا رشته‌های خوش آمدگویی، Word فیلدهای پیچیده را ارائه می‌کند - ترکیبی از چندین فیلد. نمونه هایی در زیر ذکر شده است.

قسمت Address Block ترکیبی از چندین فیلد از جمله نام، نام خانوادگی، خانه و خیابان، شهر و کد پستی است.

فیلد Greeting String می‌تواند شامل یک یا چند فیلد نام باشد، بسته به کلمات تبریک مورد استفاده.

محتوای هر یک از فیلدهای پیچیده را می توان بر اساس آن سفارشی کرد. به عنوان مثال، برای یک آدرس، می توانید یک نام رسمی (آقای آندری آلفیروویچ جونیور) انتخاب کنید و به جای «عزیز» در آدرس از «For» استفاده کنید.

نگاشت ادغام فیلدها به یک فایل داده

برای اطمینان از اینکه Word ستونی را در فایل داده پیدا می کند که مربوط به هر آدرس یا آیتم تبریک است، باید فیلدهای ادغام ایمیل در Word را به ستون های موجود در فایل داده نگاشت کنید.

برای مطابقت با فیلدها، را انتخاب کنید انتخاب رشته هادر گروه تهیه پیش نویس سند و درج فیلدهادر برگه خبرنامه ها.

یک کادر محاوره ای باز می شود انتخاب رشته ها.

عناصر آدرس و تبریک در سمت چپ فهرست شده است. عناوین ستون ها از فایل داده در سمت راست فهرست شده است.

کلمه برای هر مورد ستون مناسب را جستجو می کند. تصویر نشان می دهد که Word به طور خودکار با ستون مطابقت دارد نام خانوادگیفیلد فایل داده نام خانوادگی... اما او نمی توانست عناصر دیگر را در مقابل یکدیگر قرار دهد. به طور خاص، از این فایل داده، Word مطابقتی برای فیلد پیدا نکرد نام.

در لیست سمت راست، می توانید ستون فایل داده مربوط به آیتم سمت چپ را انتخاب کنید. اکنون تصویر نشان می دهد که ستون نامبا میدان مطابقت دارد نام... هیچ اشکالی ندارد که برای رشته ها درخواست, شناسه منحصر به فردو نام خانوادگیهیچ مطابقی پیدا نشد یک سند ترکیبی نیازی به استفاده از هر فیلد ندارد. اگر فیلدی را اضافه کنید که هیچ داده‌ای برای آن در فایل داده وجود ندارد، در سند اصلی به‌عنوان یک مکان‌نمای متنی خالی ظاهر می‌شود - معمولاً یک خط خالی یا یک فیلد پنهان.

وارد کردن محتوا و اضافه کردن فیلدها

در سند اصلی، روی جایی که می‌خواهید فیلد را وارد کنید، کلیک کنید.

از یک گروه استفاده کنید تهیه پیش نویس سند و درج فیلدهادر برگه خبرنامه ها.

هر یک از موارد زیر را اضافه کنید.

بلوک آدرس با نام، آدرس پستی و سایر اطلاعات

مورد را انتخاب کنید بلوک آدرس.

در کادر محاوره ای درج بلوک آدرسعناصر آدرس و فرمت های نمایش مورد نظر را انتخاب کنید و سپس کلیک کنید خوب.

انتخاب رشته هاسپس Word قادر به یافتن برخی از اطلاعات مورد نیاز برای بلوک آدرس نبود. روی فلش کناری کلیک کنید (مطابقت ندارد)

خط احوالپرسی

مورد را انتخاب کنید خط احوالپرسی.

یک قالب رشته تبریک را انتخاب کنید که شامل عنوان، نام و علائم نگارشی پس از نام باشد.

برای مواردی که نام گیرنده در دسترس نیست، متن خط تبریک را انتخاب کنید، به عنوان مثال، زمانی که منبع داده شامل نام یا نام خانوادگی گیرنده نیست، بلکه فقط نام شرکت را شامل می شود.

روی دکمه کلیک کنید خوب.

اگر کادر محاوره ای ظاهر شود انتخاب رشته ها، سپس Word نتوانست برخی از اطلاعات مورد نیاز خود را برای رشته خوش آمد پیدا کند. روی فلش کناری کلیک کنید (مطابقت ندارد)و سپس فیلد مناسب را در منبع داده مورد نیاز برای ادغام برجسته کنید.

فیلدها را جدا کنید

اطلاعات را می توان از فیلدهای فردی مانند نام خانوادگی، شماره تلفن یا مبلغ حمایت درج کرد. برای افزودن سریع یک فیلد از یک فایل داده به سند اصلی خود، روی فلش کنار لیست کلیک کنید درج فیلد دادهو سپس نام فیلد را انتخاب کنید.

برای استفاده از گزینه های بیشتر هنگام درج فیلدهای جداگانه در سند خود، این مراحل را دنبال کنید.

در برگه پست الکترونیکیدر گروه ضبط و اضافه کردن فیلدهاتیم را انتخاب کنید فیلد ادغام را درج کنید.

در کادر محاوره ای درج فیلد دادهیکی از اقدامات زیر را انجام دهید.

انتخاب کنید فیلدهای آدرس.

برای برجسته کردن فیلدهایی که همیشه از داده‌ها مستقیماً از یک ستون در فایل داده استفاده می‌کنند، را انتخاب کنید فیلدهای پایگاه داده.

در لیست زمینه هایروی فیلد مورد نیاز کلیک کنید.

روی دکمه کلیک کنید درج کنید، و سپس نزدیک.

اگر کادر محاوره ای ظاهر شود انتخاب رشته هاسپس Word نتوانست برخی از اطلاعات مورد نیاز خود را برای درج فیلد پیدا کند. روی فلش کناری کلیک کنید (مطابقت ندارد)و سپس فیلد مناسب را در منبع داده مورد نیاز برای ادغام برجسته کنید.

• فیلدهای سفارشی از لیست مخاطبین Outlook شما

تنها راه برای گنجاندن فیلدهای فهرست مخاطبین سفارشی در سند اصلی، شروع ادغام نامه از Outlook است. ابتدا باید نمایش لیست مخاطبین را دقیقاً با استفاده از فیلدهایی که باید در ادغام استفاده شوند پیکربندی کنید. پس از آن، می توانید شروع به ادغام کنید. پس از انجام تمام تنظیمات لازم، Word به طور خودکار باز می شود و می توانید ادغام ایمیل را کامل کنید.

قالب بندی نتایج ادغام

برای قالب‌بندی داده‌های موجود در سند، فیلد ادغام را انتخاب کرده و آن را مانند هر متن دیگری که قالب‌بندی شده است، قالب‌بندی کنید. انتخاب باید شامل نقل قول های دوگانه شورون باشد ( « » ) اطراف میدان.

پیش نمایش و تکمیل ادغام

پس از اضافه شدن تمام فیلدها به سند اصلی، می توانید پیش نمایش نتایج اولیه ادغام را مشاهده کنید. قبل از تکمیل ادغام، می توانید اسناد اصلی را بررسی کرده و در صورت لزوم تغییرات مناسب را اعمال کنید.

برای مشاهده یکی از موارد زیر را در گروه انجام دهید مشاهده نتایجزبانه ها خبرنامه ها :

کلیک مشاهده نتایج.

هر سند اصلی را صفحه به صفحه با استفاده از دکمه ها مرور کنید پست بعدیو پست قبلیدر گروه مشاهده نتایج.

با استفاده از دستور یک سند خاص را مشاهده کنید یک گیرنده پیدا کنید.

تکمیل ادغام

چندین سند را می توان به صورت جداگانه چاپ یا تغییر داد. این را می توان برای همه اسناد یا برای زیر مجموعه ای از اسناد انجام داد.

انتخاب کنید که آیا کل مجموعه اسناد، فقط کپی نمایش داده شده در حال حاضر، یا زیرمجموعه ای از اسناد شناسایی شده با شماره رکورد مشخص شده، ویرایش شود. Word کپی هایی را که می خواهید ویرایش کنید به صورت یک فایل ذخیره می کند، جایی که آنها با استفاده از شکستگی صفحه از یکدیگر جدا می شوند.

ذخیره سند اصلی

به یاد داشته باشید که اسناد مرکب جدا از اصلی ذخیره می شوند. جدا نگه داشتن سند اصلی راحت است زیرا می تواند برای ادغام های بعدی مفید باشد.

اغلب، هنگام گردآوری اسناد مختلف مانند گزارش ها، نامه ها، قراردادها و غیره، باید از داده های صفحه گسترده استفاده شود. در این مورد، استفاده از ادغام داده های MS Excel و MS Word راحت است.

فرآیند ادغام شامل چندین مرحله است.

مرحله ی 1. آماده سازی داده های صفحه گسترده

جدولی که باید ادغام شود باید برخی از الزامات را برآورده کند:

• نباید هیچ سلول ادغام شده در جدول وجود داشته باشد. در عوض، اگر جدول حاوی سلول های ادغام شده باشد، باید برای این واقعیت آماده باشید که ادغام در حین صادرات لغو می شود و بر این اساس، ردیف ها و / یا ستون های خالی اضافی تشکیل می شود که ممکن است ساختار جدول را نقض کند. به طور کلی سلول های ادغام شده بد هستند :)
• همه ستون ها باید دارای نام های منحصر به فردی باشند که در ادغام استفاده می شود. اگر ردیف اول با نام ستون ها در جدول وجود نداشته باشد، ردیف اول داده جایگزین آن می شود، به این معنی که در لیست پستی شرکت نمی کند.

به عنوان مثال، بیایید جدولی را با لیستی از مشتریان باشگاه بدنسازی "عالی" در نظر بگیریم

مرحله 2. آماده سازی یک قالب سند Word

در این مرحله سندی در ویرایشگر متن Word تشکیل می شود که در آینده داده های صفحه گسترده در آن جاسازی می شود. متن این سند یک بخش مشترک برای همه پست ها است.

فرض کنید تمام مشتریانی که کارت باشگاه آنها در ماه آینده منقضی می شود، قرار است ایمیل های اطلاع رسانی دریافت کنند.

متن نامه به جز درخواست تجدیدنظر، شماره کارت باشگاه و تاریخ انقضا یکسان خواهد بود. این داده‌ها از صفحه‌گسترده اکسل (به رنگ آبی برجسته شده) وارد می‌شوند.

بدین ترتیب در این مرحله متن مشترک همه حروف در سند Word چاپ می شود.

برای کار بیشتر راحت تر هنگام ادغام، توصیه می شود پارامتر را تنظیم کنید زمینه های سایه زنیبه موقعیت همیشه ... هستبرای تشخیص فیلدهای ادغام درج شده از متن معمولی. وقتی فعال باشد، فیلدها با پس زمینه خاکستری نمایش داده می شوند. طبیعتاً این پس زمینه چاپ نمی شود.

مرحله 3. کار جادوگر ادغام MS Word

فایل نامه را در MS Word باز کنید.

ساده ترین راه برای ادغام داده ها پیروی از دستورالعمل های جادوگر ادغام است. در نسخه هابعد از Word2003 جادوگر ادغام شروع می شودبا استفاده از دکمهشروع به ادغام کنیددر برگه خبرنامه ها

در نسخه ها قبل از Word2007، باید دستور منو را اجرا کنیدخدمات - نامه ها و پست ها - ادغام.علاوه بر این، برای عملیات راحت ترنسخه ها قبل از Word2007 می توانید نوار ابزار Merge را بیاورید

یک بار دیگر توجه شما را به این واقعیت جلب می کنم که سربرگ فقط حاوی متن مشترک همه حروف است، بنابراین جذابیت به نظر می رسد توجه!و شماره کارت و تاریخ موجود نیست.

کار جادوگر ادغام شامل 6 مرحله است.

مرحله 1:نوع سند را برای ارسال انتخاب کنید، در مورد ما چنین است نامه ها
	گام 2:سندی را انتخاب کنید که بر اساس آن نامه های پستی ایجاد شود، می تواند یک سند فعلی باز، یک الگو یا یک سند موجود باشد. هنگام انتخاب یک گزینه نمونهیا سند موجودامکان تعیین فایل مورد نظر در Explorer وجود دارد. ما انتخاب میکنیم سند فعلی
مرحله 3:گیرندگان را انتخاب کنید در مورد ما، منبع داده یک جدول اکسل خواهد بود، به این معنی که ما گزینه را علامت گذاری می کنیم با استفاده از یک لیست... سپس با استفاده از دکمه بررسی اجمالی...فایل مورد نظر را در Explorer انتخاب کنید
		پس از انتخاب یک فایل، کادر محاوره ای با جدول انتخاب شده باز می شود. اگر به تمام رکوردها نیاز داریم، بلافاصله روی OK کلیک کنید. در صورت لزوم، می توانید لیست را مرتب کنید، رکوردهای لازم را فیلتر کنید یا با استفاده از دستورات مناسب آنها را پیدا کنید. البته قابلیت‌های فیلتر و جستجو در اینجا بسیار ضعیف‌تر از اکسل هستند، اما می‌توانید ساده‌ترین انتخاب را با متن یا مقادیر عددی انجام دهید. علاوه بر این، امکان انتخاب دستی رکوردها برای توزیع با استفاده از چک باکس وجود دارد :) در مورد ما، شما باید یک فیلتر را توسط فیلد نصب کنید خبرنامهبا مقدار "yes" (در صورتی که کارت باشگاه در ماه آینده منقضی شود، مقدار "بله" در جدول ظاهر می شود). فیلتر را می توان با کلیک بر روی نام فیلد و انتخاب "بله" یا با استفاده از پیوند فیلتر در همان کادر محاوره ای تنظیم کرد.
مرحله 4:فیلدهای مورد نیاز را در سند وارد کنید. قبل از انتخاب یکی از گزینه های ارائه شده توسط Wizard، باید مکان نما را در متنی که می خواهید داده ها را درج کنید، قرار دهید. اگر فراموش کردید این کار را انجام دهید، این نیز اشکالی ندارد، فیلدها را می توان در هر جایی از سند درج کرد و سپس منتقل کرد. در مورد ما، ما مکان نما را بعد از کلمه "Respect" قبل از علامت تعجب قرار می دهیم. از آنجایی که به فیلدهای جداگانه نیاز داریم، انتخاب می کنیم سایر موارد ...
		کادر محاوره ای را برای انتخاب فیلدهای ادغام باز می کند. انتخاب یک فیلد نام، مطبوعات درج کنید، برای میدان هم همینطور نام خانوادگی... پنجره را ببند فیلدهای ادغام را درج کنیدو بین فیلدهای درج شده فاصله اضافه کنید. اگر پارامتر زمینه های سایه زنیروی موقعیت تنظیم کنید همیشه ... هست، فیلدهای درج شده به وضوح در پس زمینه خاکستری قابل مشاهده خواهند بود. مکان نما را بعد از No قرار دهید، دوباره روی پیوند کلیک کنید سایر موارد ...، انتخاب کنید شماره کارت باشگاه - درج کنید... به طور مشابه، فیلد را وارد کنید تاریخ انقضا کارت علاوه بر فیلدهای فوق، باید انتهای درخواست تجدیدنظر را درج کنید ام (ام)، که به مقدار فیلد بستگی دارد کف... برای انجام این کار، از یک فیلد ویژه استفاده می کنیم که به شما امکان می دهد بسته به داده، یکی از دو مقدار را وارد کنید. مکان نما را درست بعد از کلمه "Respect" قرار دهید، دکمه را فشار دهید قوانیندر برگه خبرنامه هاو گزینه را انتخاب کنید اگر ... سپس ... دیگری... در نسخه های قبل از Word2007، همین دکمه فراخوانی می شود فیلد Word را اضافه کنیدو در نوار ابزار قرار دارد ادغام در کادر محاوره ای باز شده، پارامترها را تنظیم کنید بعد از زدن OK به نتیجه میرسیم
مرحله 5:با استفاده از دکمه های ناوبری حروف حاصل را بررسی می کنیم. در این مرحله می توانید با فیلتر کردن یا برداشتن تیک کادرها، لیست گیرندگان را نیز تغییر دهید. از آنجایی که قبلا فیلتر را اعمال کردیم، 3 گیرنده باقی مانده است.
		با نگاهی دقیق تر به نتیجه به دست آمده، می بینیم که کاملاً انتظارات ما را برآورده نمی کند. در عوض شماره کارت باشگاه 001768 به عنوان نمایش داده می شود 1768 ، و تاریخ اصلاً مطابق با ما نیست: اول ماه و سپس روز، اگرچه همه چیز در جدول اکسل مرتب بود. همین مشکلات هنگام وارد کردن سلول ها با اعداد اعشاری، قالب ارز و غیره ممکن است ایجاد شود. نتیجه ناامید کننده است: هنگام ادغام، قالب بندی اعداد و تاریخ ها حفظ نمی شود. اما راهی برای خروج وجود دارد! فیلدهای سند Word که داده های ما در آن درج می شوند، کدهایی هستند که اولاً قابل مشاهده و ثانیاً قابل تغییر هستند. برای دیدن کد فیلد مثلا با شماره کارت باشگاه باید روی آن راست کلیک کنید (RMB) و دستور را انتخاب کنید. کدهای فیلد / مقادیر. موارد زیر را دریافت می کنیم (MERGEFIELD "M__club_card" } ما خود کد را تغییر نمی دهیم، اما قالب را اضافه می کنیم. اصل اضافه کردن یک فرمت برای هر کسی که حتی کمی با ایجاد یک فرمت سفارشی در اکسل آشنا باشد، واضح خواهد بود. برای اینکه یک عدد همیشه شش رقمی باشد، قالب باید شش صفر باشد: (MERGEFIELD "M__club_card"\ # "000000"). حالا دوباره RMB در فیلد - به روز رسانی فیلد، و شماره را در فرمت مورد نیاز می بینیم. با تاریخ هم همین کار را می کنیم.(MERGEFIELD "تاریخ انقضای کارت" \ @ " DD. MM YYYY") و ما نسخه نهایی را دریافت می کنیم می توانید اطلاعات بیشتری در مورد کدهای فیلد Word در سیستم راهنمای Word یا در اینجا بخوانید