نحوه امضای سند با امضای الکترونیکی در Word. دستورالعمل نحوه امضای اسناد با استفاده از امضای الکترونیکی

زمانی که نیاز به امضای سند با استفاده از امضای الکترونیکی است، اغلب با اسناد MS Office سروکار داریم.

بیایید روش امضای چنین پرونده هایی را با جزئیات در نظر بگیریم و سپس به فرمت های کمیاب تر اسناد الکترونیکی برویم.

امضای الکترونیکی اسناد چیست؟

این یک شی الکترونیکی است که به ایجاد نویسندگی و تأیید صحت و یکپارچگی یک سند دیجیتال کمک می کند.

بسته به نوع امضای دیجیتالی مورد استفاده، این ابزار مدرن حفاظت از اطلاعات الکترونیکی به تأیید تألیف و ردیابی تغییرات ایجاد شده در سند پس از امضای آن کمک می کند.

رویه استاندارد

برای امضای یک سند با استفاده از امضای الکترونیکی، ابتدا باید متن سند را ایجاد کنید، سپس یک خط امضا و خود امضا را اضافه کنید.

روش امضای سند ممکن است بسته به نرم افزار مورد استفاده متفاوت باشد. بیایید روش استاندارد توصیه شده برای فایل های نسخه هفتم MS Office را در نظر بگیریم.

برای افزودن خط امضا به فایل MS Office، باید:

• مکان نما را در جایی از سند در حال امضا قرار دهید، جایی که باید خط امضای دیجیتال را اضافه کنید.
• در تب Insert، گروه Text را انتخاب کنید، سپس مکان نما را در کنار خط "Signature Line" در منوی کشویی حرکت دهید و "Microsoft Office Signature Line" را انتخاب کنید.
• امضا را در کادر محاوره ای مناسب پیکربندی کنید (اطلاعات مربوط به شخص امضا کننده سند را وارد کنید).
• در صورت لزوم، با پیروی از سه نقطه بالا، یک خط برای امضای دیگر ایجاد کنید.

برای امضای خط سند، باید خود خط ورود امضای دیجیتال را انتخاب کنید. برای امضای سند با استفاده از امضای الکترونیکی، به کادر محاوره‌ای «امضا» بروید و یکی از موارد زیر را انجام دهید:

• نام خود را در کنار نماد X وارد کنید (نسخه چاپی امضای دیجیتال اضافه خواهد شد).
• همچنین می توانید از یک تصویر از امضای دست نویس خود استفاده کنید (روی دکمه "انتخاب تصویر" کلیک کنید).
• اگر از رایانه لوحی استفاده می کنید، می توانید امضای دست نویس خود را اضافه کنید (نام خود را در کنار X تایپ کنید).
• اگر به طور خاص از نرم افزار امضای دیجیتال استفاده می کنید، کافی است روی دکمه "Sign" کلیک کنید.

همچنین می توانید یک امضای نامرئی ایجاد کنید که در محتوای سند قابل مشاهده نیست اما می تواند با کلیک کردن روی خط "امضا" واقع در نوار وضعیت در پایین صفحه نمایش داده شود.

امضای الکترونیکی اسناد: نمی تواند آسان تر باشد!

اساس امضای اسناد HTML-XML- و PDF، اصل توضیح داده شده در بالا با برخی اصلاحات است. برای امضای یک سند با فرمت HTML، باید یک فیلد مخفی در فرم مناسب ایجاد کنید. اما کار در یک مرورگر وب تا حد امکان برای کاربر امضای دیجیتال ساده شده است.

بنابراین، تنها کاری که باید انجام دهید این است که فرم را پر کرده و روی دکمه های Sign و Submit کلیک کنید. سیستم بقیه کارها را انجام خواهد داد.

سند XML مانند یک فایل آفیس معمولی امضا می شود. فعال ترین کار با فایل ها در قالب XMLdsig با پشتیبانی از برنامه CryptoARM و برنامه Microsoft Office InfoPath 2003 انجام می شود.

دستیار رمزنگاری قابل اعتماد

استفاده از نرم‌افزار ویژه طراحی‌شده برای انجام عملیات رمزنگاری و مدیریت گواهی‌های دیجیتال، روند امضای اسناد با استفاده از امضای دیجیتال را بسیار ساده‌تر می‌کند.

CryptoARM گسترده ترین برنامه برای چنین عملیات رمزنگاری در CIS است. علاوه بر رمزگذاری و ذخیره امن داده ها، فرصت های زیادی برای امضای سریع و راحت یک سند با استفاده از امضای الکترونیکی فراهم می کند:

• شما می توانید نه تنها یک فایل، بلکه بسته ای از فایل ها یا بایگانی ها را امضا کنید.
• شما می توانید از یک امضای الکترونیکی ساده و قوی استفاده کنید.
• شما می توانید نه تنها یک امضای اولیه، بلکه یک امضای دیجیتال اضافی (امضای یک سند توسط دو یا چند نفر) و یک گواهی (امضای نهایی یک سند توسط یک کارمند برتر) ایجاد کنید.
• هنگام کار با اسناد MS Office (Word، Excel، PowerPoint) می توان از امضای الکترونیکی قابل مشاهده و نامرئی استفاده کرد. یک سند را با استفاده از امضای دیجیتال امضا کنیداز دو طریق امکان پذیر است اگر نیاز باشد دو یا چند امضا به یک فایل اضافه شود، از خطوط امضای قابل مشاهده برای کاهش خطر خطا استفاده می شود. اگر سند توسط یک نفر امضا شده باشد، از امضای دیجیتال نامرئی استفاده می شود.
• CryptoARM همچنین به شما این امکان را می‌دهد که دستورالعمل‌هایی را به شخص امضاکننده سند ارائه دهید (از دستورالعمل‌های قسمت امضاکننده استفاده کنید)، خود امضاکننده نظر خود را اضافه کند (کادر مناسب را علامت بزنید)، تاریخ امضای سند را نمایش دهید.
• محدودیت اندازه فایل های امضا شده توسط مقدار انحصاری حافظه رایگان در رایانه شما تعیین می شود.
• تعداد نامحدودی از فایل ها را می توان به طور همزمان پردازش کرد.

برای اطمینان از مشروعیت قانونی اسناد در قالب PDF، از برنامه PDF CryptoPro استفاده می شود. می توان از آن برای امضای اسناد Adobe Acrobat و Adobe Reader نسخه 7 و بالاتر استفاده کرد.

امروز به استراتژی‌های مختلفی برای امضای اسناد دیجیتالی که در رایج‌ترین فرمت‌های الکترونیکی ایجاد شده‌اند، نگاه کردیم.

امضای فایل ها با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی برای کارآفرینان عادی شده است. اما هنوز هم، بسیاری از مبتدیان در مورد نحوه امضای سند Word با امضای دیجیتال الکترونیکی سؤال دارند. اغلب، زمانی که باید با امضای دیجیتال کار کنیم، با MS Office مواجه می شویم. اما ابتدا، ارزش این را دارد که بفهمیم این عنصر در اسناد رایانه ای چه چیزی را نشان می دهد.

این مفهوم شامل یک شی مجازی است که با آن می توانید نویسنده ای را که آن را ایجاد کرده است شناسایی کنید. بر این اساس، به اطمینان از صحت و یکپارچگی فایل دیجیتال کمک می کند. بسته به اینکه از کدام امضای دیجیتالی استفاده می‌کنید، می‌توانید تغییرات بعدی محتوای گزارش را نیز با استفاده از این ابزار پیشرفته حفاظت از نویسندگی ردیابی کنید. به همین دلیل است که ارزش دانستن نحوه ایجاد امضای الکترونیکی در Word را دارد.

صدور گواهینامه الکترونیکی به عنوان روش استاندارد

قبل از اینکه نحوه امضای دیجیتالی یک سند Word را بفهمید، ابتدا باید آن را ایجاد کنید. به دنبال آن یک خط امضا ایجاد می شود و تنها پس از آن خود امضا ظاهر می شود.

بسته به اینکه از چه نرم افزاری استفاده می کنید، روند امضای فایل Word ممکن است تفاوت هایی داشته باشد، اما ماهیت یکسان باقی می ماند. بیایید به دنباله ای از اقداماتی که برای نسخه 2007 برنامه توصیه می شود نگاه کنیم.

برای اضافه کردن خط مورد نیاز در Microsoft Office، باید:

1. مکان نما را طوری حرکت دهید که در جایی باشد که می خواهید خط حاوی خودکار رایانه خود را وارد کنید.
2. پنجره "Insert" را باز کرده و روی گروه "Text" کلیک کنید. پس از این، مکان نما در کنار ستون منوی "خط امضا" قرار می گیرد. شما باید "خط امضای مایکروسافت ورد" را انتخاب کرده و روی آن کلیک کنید.
3. پس از این، باید تنظیماتی را در پنجره باز شده انجام دهید، یعنی اطلاعات شخصی را که فایل را امضا می کند، نشان دهید.
4. در صورت لزوم، ممکن است لازم باشد خط دیگری برای نشان دادن یک امضای اضافی ایجاد کنید (در این مورد، به نکات بالا پایبند باشید).

مورد خاص: رویت خط

برای امضای یک خط، باید مستقیماً خط ورودی امضای دیجیتال را انتخاب کنید. برای انجام چنین اقدامی مانند امضای سند امضای دیجیتال الکترونیکی، باید پنجره "امضا" را باز کنید و یکی از اقدامات زیر را انجام دهید:

• نام مورد نظر را در کنار نام X انتخاب کنید.
• همچنین، هنگامی که روی عملکرد "انتخاب تصویر" کلیک می کنید، می توانید تصویری از امضای دیجیتال خود اعمال کنید.
• با فرض اینکه از رایانه لوحی استفاده می کنید، می توانید یک امضای دست نویس اضافه کنید.
• اگر نرم‌افزار امضای دیجیتال ویژه‌ای را نصب کرده‌اید، می‌توانید به سادگی روی دکمه «ثبت» کلیک کنید.
• اگر به این فکر می کنید که چگونه می توانید یک سند Word را به صورت الکترونیکی امضا کنید، باید گزینه دیگری را بدانید. شما می توانید خالق یک امضای نامرئی شوید که نمایش داده نمی شود. اما، اگر خط "امضا" را که در پایین صفحه در نوار وضعیت قرار دارد باز کنید، نمایش داده می شود.

علاوه بر اطلاعاتی در مورد نحوه امضای یک سند الکترونیکی، باید در مورد نرم افزارهای مخصوص این منظور که وظیفه آن کنترل گواهی های دیجیتال و انجام عملیات رمزنگاری است، بدانید. چنین نرم افزاری می تواند فرآیند امضای فایل ها را با استفاده از ضربه دیجیتال تسهیل کند. مزیت این برنامه این است که می توان از آن برای امضای فایل ها با فرمت های مختلف و همچنین آرشیو یا بسته های فایل استفاده کرد. با کمک آن، امکان الصاق یک امضای دیجیتالی پیشرفته و اضافی نیز وجود دارد.

با سلام خدمت دوستان و همکاران گرامی. اغلب، تیم پشتیبانی من نامه هایی با سؤالاتی در مورد نحوه امضای یک فایل Word با امضای الکترونیکی دریافت می کند. در واقع، این روش بسیار ساده است، اما به دلایلی برای بسیاری مشکلاتی ایجاد می کند. برای اینکه هر بار به سوالات یکسانی پاسخ ندهم تصمیم گرفتم سریع یک پست آموزشی کوچک بسازم. بدون آب، فقط مراحل بتونی.

برای اینکه یک پرونده به یک سند الکترونیکی تبدیل شود، باید امضا یا به یک امضای الکترونیکی (ES) مرتبط شود.

در زیر گزینه امضای فایل نسخه Word 2007 با امضای الکترونیکی را در نظر گرفته ام.

پس از ذخیره فایل، بر روی دکمه دور بزرگ "Office" در گوشه سمت چپ بالا کلیک کنید.

از برگه ای که باز می شود، مورد «آماده» و در پنجره سمت راست مورد «افزودن امضای دیجیتال» را انتخاب کنید.

در پنجره ای که ظاهر می شود، روی دکمه "OK" کلیک کنید.

سپس در پنجره ای که ظاهر می شود، روی دکمه «Sign» کلیک کنید یا اگر چندین گواهی بر روی رایانه شما نصب شده است، روی دکمه «Change» کلیک کنید، گواهی مورد نیاز خود را انتخاب کنید و سپس روی دکمه «Sign» کلیک کنید.

پس از کلیک بر روی دکمه امضا، پنجره ای برای وارد کردن کد پین شما ظاهر می شود. کد پین را وارد کرده و دکمه "OK" را فشار دهید.

پس از وارد کردن کد پین، پنجره دیگری با عنوان "تایید امضا" ظاهر می شود. روی دکمه "OK" در آنجا کلیک کنید.

این فرآیند امضای فایل را کامل می کند.

پنجره "Signatures" در سمت راست پنجره ظاهر می شود. و در پایین پنجره یک آیکون روبانی شکل ظاهر شد، وقتی با مکان نما روی آن حرکت می کنید، پیام "این سند حاوی امضاها است" ظاهر می شود.

برای حذف امضای الکترونیکی، در پنجره سمت راست، روی نام فردی که امضای الکترونیکی او سند را امضا کرده است کلیک راست کرده و از منوی کشویی گزینه Delete signature را انتخاب کنید.

اگر در قسمت سمت راست پنجره برنامه پنجره امضاها بسته است، در پایین پنجره برنامه بر روی آیکون ES به شکل روبان قرمز کلیک می کنیم و دوباره این پنجره نمایش داده می شود و سپس طبق برنامه عمل می کنیم. به طرحی که قبلاً توضیح داده شد.

همین. امیدوارم این مطالب برای شما مفید بوده باشد.

امضا چیزی است که می تواند ظاهری منحصر به فرد به هر سند متنی ارائه دهد، خواه اسناد تجاری باشد یا یک داستان تخیلی. در میان قابلیت های غنی برنامه مایکروسافت ورد، امکان درج امضا نیز موجود است و دومی می تواند دست نویس یا چاپی باشد.

در این مقاله ما در مورد تمام روش های ممکن برای امضا در Word و همچنین نحوه تهیه یک مکان مشخص شده برای آن در سند صحبت خواهیم کرد.

برای افزودن یک امضای دست نویس به یک سند، ابتدا باید یک امضا ایجاد کنید. برای انجام این کار، به یک ورق کاغذ سفید، یک خودکار و یک اسکنر متصل به کامپیوتر و پیکربندی نیاز دارید.

درج امضای دست نویس

1. یک خودکار بردارید و روی یک تکه کاغذ امضا کنید.

2. صفحه را با امضای خود با استفاده از یک اسکنر اسکن کنید و آن را با یکی از فرمت های گرافیکی رایج (JPG، BMP، PNG) در رایانه خود ذخیره کنید.

توجه داشته باشید:اگر در استفاده از اسکنر خود مشکل دارید، به دفترچه راهنمای همراه آن مراجعه کنید یا به وب سایت سازنده مراجعه کنید، جایی که می توانید دستورالعمل های دقیق در مورد راه اندازی و استفاده از تجهیزات را نیز بیابید.

مشاوره:اگر اسکنر ندارید، یک دوربین گوشی هوشمند یا تبلت می‌تواند آن را جایگزین کند، اما در این مورد، ممکن است مجبور باشید سخت تلاش کنید تا اطمینان حاصل کنید که صفحه با امضای عکس سفید برفی است و برجسته نیست. مقایسه با صفحه سند الکترونیک ورد.

3. یک تصویر با امضا به سند اضافه کنید. اگر نمی دانید چگونه این کار را انجام دهید، از دستورالعمل های ما استفاده کنید.

4. به احتمال زیاد، تصویر اسکن شده باید برش داده شود و فقط قسمتی که امضا در آن قرار دارد باقی بماند. همچنین می توانید اندازه تصویر را تغییر دهید. دستورالعمل های ما به شما در این امر کمک می کند.

5. تصویر اسکن شده، برش داده شده و اندازه را با امضا به محل مورد نظر در سند منتقل کنید.

اگر نیاز به اضافه کردن تایپ به امضای دست نویس خود دارید، بخش بعدی این مقاله را بخوانید.

اضافه کردن متن به امضا

اغلب اوقات، در اسنادی که نیاز به امضا دارند، علاوه بر خود امضا، باید موقعیت، اطلاعات تماس یا برخی اطلاعات دیگر را نیز مشخص کنید. برای این کار باید اطلاعات متنی را به همراه امضای اسکن شده به عنوان AutoText ذخیره کنید.

1. در زیر یا سمت چپ تصویر درج شده، متن مورد نظر خود را وارد کنید.

2. با استفاده از ماوس، متن وارد شده را به همراه تصویر امضا انتخاب کنید.

3. به برگه بروید "درج"و دکمه را فشار دهید "بلوک های اکسپرس"واقع در گروه "متن".

5. در کادر محاوره ای که باز می شود، اطلاعات مورد نیاز را وارد کنید:

• مجموعه - یک مورد را انتخاب کنید "متن خودکار".
• نقاط باقیمانده را بدون تغییر رها کنید.

6. کلیک کنید "خوب"

7. امضای دست‌نویسی که با متن همراه ایجاد می‌کنید به‌عنوان AutoText ذخیره می‌شود و آماده استفاده بیشتر و درج در یک سند است.

درج امضای دست نویس با متن تایپی

برای درج امضای دست‌نویس با متنی که ایجاد کرده‌اید، باید بلوک اکسپرسی را که ذخیره کرده‌اید باز کنید و به سند اضافه کنید. "متن خودکار".

1. در محل سند که باید امضا در آن قرار گیرد کلیک کنید و به تب بروید "درج".

2. دکمه را فشار دهید "بلوک های اکسپرس".

3. از منوی کشویی، را انتخاب کنید "متن خودکار".

4. بلوک مورد نظر را از لیست ظاهر شده انتخاب کرده و در سند وارد کنید.

5. یک امضای دست نویس با متن همراه در مکانی که در سند مشخص کرده اید ظاهر می شود.

درج خط امضا

علاوه بر امضای دست‌نویس، می‌توانید یک خط امضا نیز به سند Microsoft Word اضافه کنید. دومی را می توان به روش های مختلفی انجام داد که هر کدام برای یک موقعیت خاص بهینه خواهد بود.

توجه داشته باشید:روش ایجاد خط امضا نیز به چاپ یا عدم چاپ سند بستگی دارد.

اضافه کردن یک خط امضا با خط کشی زیر فاصله در یک سند معمولی

قبلاً در مورد نحوه تأکید بر متن در ورد نوشتیم و علاوه بر خود حروف و کلمات، این برنامه به شما اجازه می دهد بر فاصله بین آنها تأکید کنید. برای ایجاد مستقیم خط امضا، فقط باید زیر فاصله ها را خط بکشیم.

برای ساده سازی و سرعت بخشیدن به حل مشکل، بهتر است به جای فاصله از زبانه ها استفاده کنید.

2. کلید را فشار دهید "TAB"بسته به طول خط امضای شما یک یا چند بار.

3. حالت نمایش کاراکترهای غیرچاپی را با کلیک بر روی دکمه با علامت "pi" در گروه روشن کنید. "پاراگراف"، برگه "خانه".

4. کاراکتر برگه یا کاراکترهایی را که می خواهید زیر آنها خط بکشید انتخاب کنید. آنها به عنوان فلش های کوچک ظاهر می شوند.

5. عمل مورد نیاز را انجام دهید:

6. به جای فاصله ها (کاراکترهای برگه) که تنظیم کرده اید، یک خط افقی ظاهر می شود - خط امضا.

7. نمایش کاراکترهای غیر قابل چاپ را غیرفعال کنید.

یک خط امضا با خط کشیدن زیر فاصله در یک سند وب اضافه کنید

اگر نیاز به ایجاد یک خط امضای زیرخط در یک فرم وب یا سند وب به جای یک سند قابل چاپ دارید، باید یک سلول جدول اضافه کنید که در آن فقط حاشیه پایین قابل مشاهده باشد. این همان چیزی است که به عنوان خط امضا عمل می کند.

در این صورت، وقتی متنی را در سند وارد می‌کنید، خط زیری که اضافه کرده‌اید در جای خود باقی می‌ماند. یک خط اضافه شده به این روش می تواند با متن مقدماتی همراه شود، به عنوان مثال: "تاریخ", "امضا".

درج یک خط

1. روی مکانی در سند که می خواهید خط امضا اضافه کنید کلیک کنید.

2. در زبانه "درج"روی دکمه کلیک کنید "جدول".

3. جدولی با اندازه یک سلول ایجاد کنید.

4. سلول اضافه شده را به محل مورد نظر در سند منتقل کنید و اندازه آن را مطابق با اندازه مورد نیاز خط امضا در حال ایجاد تغییر دهید.

5. روی جدول کلیک راست کرده و انتخاب کنید "مرزها و سایه ها".

6. در پنجره باز شده به تب بروید "مرز".

7. در بخش "نوع"مورد را انتخاب کنید "نه".

8. در بخش "سبک"رنگ خط مورد نیاز برای امضا، نوع آن، ضخامت آن را انتخاب کنید.

9. در بخش "نمونه"بین نشانگرهای نمایش حاشیه پایین در نمودار کلیک کنید تا فقط حاشیه پایین نمایش داده شود.

توجه داشته باشید:نوع حاشیه به تغییر خواهد کرد "دیگر"، به جای انتخاب قبلی "نه".

10. در بخش "اعمال به"گزینه را انتخاب کنید "جدول".

11. کلیک کنید "خوب"برای بستن پنجره

توجه داشته باشید:برای نمایش جدولی بدون خطوط خاکستری که هنگام چاپ سند روی کاغذ چاپ نمی شود، در برگه "چیدمان"(فصل ” کار با میز ”) یک گزینه را انتخاب کنید "شبکه نمایش"، که در قسمت قرار دارد "جدول".

یک خط با متن همراه برای خط امضا درج کنید

این روش برای مواردی توصیه می شود که نه تنها نیاز به اضافه کردن یک خط امضا دارید، بلکه متن توضیحی را نیز در کنار آن نشان می دهید. چنین متنی می تواند کلمه "امضا"، "تاریخ"، "نام کامل"، موقعیت و بسیاری موارد دیگر باشد. مهم این است که این متن و خود امضا به همراه خطی که برای آن وجود دارد در یک سطح باشند.

1. روی جایی در سند که خط امضا باید باشد کلیک کنید.

2. در زبانه "درج"روی دکمه کلیک کنید "جدول".

3. یک جدول 2×1 (دو ستون، یک ردیف) اضافه کنید.

4. در صورت لزوم محل جدول را تغییر دهید. اندازه آن را با کشیدن دسته در گوشه پایین سمت راست تغییر دهید. اندازه سلول اول (برای متن توضیحی) و دوم (خط امضا) را تنظیم کنید.

5. روی جدول کلیک راست کرده و مورد را در منوی زمینه انتخاب کنید "مرزها و سایه ها".

6. در کادر محاوره ای که باز می شود، به تب بروید "مرز".

7-در بخش "نوع"گزینه را انتخاب کنید "نه".

8. در بخش "اعمال به"انتخاب کنید "جدول".

9. کلیک کنید "خوب"برای بستن کادر محاوره ای

10. در جایی از جدول که خط امضا باید باشد یعنی در سلول دوم کلیک راست کرده و دوباره انتخاب کنید. "مرزها و سایه ها".

11. به برگه بروید "مرز".

12. در بخش "سبک"نوع خط، رنگ و ضخامت مناسب را انتخاب کنید.

13. در بخش "نمونه"روی نشانگری که حاشیه پایین را نشان می دهد کلیک کنید تا فقط حاشیه پایین جدول قابل مشاهده باشد - این خط امضا خواهد بود.

14. در بخش "اعمال به"گزینه را انتخاب کنید "سلول". کلیک "خوب"برای بستن پنجره

15. متن توضیحی مورد نیاز را در خانه اول جدول وارد کنید (حاشیه های آن از جمله خط پایین نمایش داده نمی شود).

توجه داشته باشید:حاشیه نقطه‌دار خاکستری که سلول‌های جدولی را که ایجاد کرده‌اید قاب می‌کند، چاپ نمی‌شود. برای مخفی کردن آن یا برعکس، نمایش آن در صورت مخفی بودن، روی دکمه کلیک کنید "مرز ها"واقع در گروه "پاراگراف"(برگه "خانه") و گزینه را انتخاب کنید "شبکه نمایش".

این همه است، اکنون در مورد تمام روش های ممکن برای امضای سند Microsoft Word می دانید. این می تواند یک امضای دست نویس یا خطی برای اضافه کردن امضا به صورت دستی بر روی یک سند چاپ شده باشد. در هر دو مورد، امضا یا فضای امضا ممکن است با متن توضیحی همراه باشد که نحوه افزودن آن را نیز به شما گفته ایم.

نحوه امضای سند به صورت الکترونیکیبا استفاده از برنامه های رمزنگاری مدرن؟ اجازه دهید ویژگی های حل این مشکل را با استفاده از مثال برنامه معروف "CryptoARM" در نظر بگیریم.

چه ابزارهایی برای امضای اسناد امضای دیجیتال وجود دارد؟

نوع مربوطه از راه حل ها در بازار مدرن فناوری اطلاعات در طیف گسترده ای ارائه می شود. از محبوب ترین ها در روسیه:

• "CryptoPRO" یک بسته نرم افزاری جهانی برای تبادل اسناد الکترونیکی محافظت شده توسط امضای دیجیتال در طیف گسترده ای از فرمت ها است.
• "CryptoARM" یک برنامه تخصصی برای امضای فایل ها با استفاده از امضای دیجیتال است.
• "CryptoTree" راه حلی است که مؤلفه فنی را برای سازماندهی گردش الکترونیکی اسناد مهم قانونی که با امضای الکترونیکی محافظت می شوند، فراهم می کند.

ساده ترین و جهانی ترین راه حل ها برای نحوه امضای یک سند با امضای الکترونیکی شامل برنامه CryptoARM است: به راحتی در رابط های ویندوز ادغام می شود، استفاده و پیکربندی آسان است. با استفاده از آن به راحتی می توانید نحوه قرار دادن امضای الکترونیکی بر روی اسناد مختلف را درک کنید.

"CryptoARM"، اگر یک کلید EDS دارید، می تواند هم به عنوان ابزار امضای سند و هم به عنوان ابزاری برای تأیید صحت EDS خاص استفاده شود.

می توانید از نسخه رایگان CryptoARM استفاده کنید یا از طریق وب سایت توسعه دهنده این راه حل - CRYPTO-PRO LLC یک نسخه پولی سفارش دهید. برای یادگیری نحوه امضای سند امضای دیجیتال با استفاده از این نرم افزار به ادامه مطلب مراجعه کنید.

چه فایل هایی را می توان به صورت دیجیتال امضا کرد؟

ویژگی امضای الکترونیکی این است که می توان از آن برای تأیید تقریباً هر فایلی - خواه یک سند Word، PDF، نقاشی یا ویدیو استفاده کرد. از نقطه نظر فن آوری، امضای یک سند PDF با امضای دیجیتال الکترونیکی با تأیید یک فایل چندرسانه ای تفاوتی ندارد:

• برنامه رمزنگاری که فایل با آن تأیید شده است، هش خود را تولید می کند (اطلاعات مختصری در مورد یکپارچگی و نویسندگی).
• هش با استفاده از یک کلید خصوصی رمزگذاری می شود.
• یک سند امضا شده با امضای الکترونیکی یا یک فایل امضای دیجیتال جداگانه برای سند مربوطه ایجاد می شود.

برای احراز هویت یک فایل، گیرنده آن باید به نوبه خود از یک کلید عمومی استفاده کند: هش را رمزگشایی می کند و به شما امکان می دهد یکپارچگی و نویسندگی فایل را تعیین کنید - خواه یک سند Word باشد یا یک ضبط ویدیو.

به نوبه خود، تعداد زیادی از انواع نرم افزار وجود دارد که می توانید با استفاده از امضای دیجیتال خود، یک سند Word یا PDF را امضا کنید. یکی از رایج ترین راه حل ها در روسیه، همانطور که در بالا اشاره کردیم، برنامه CryptoARM است. بیایید به نحوه قرار دادن امضای دیجیتال روی سند Word با استفاده از آن نگاه کنیم.

نحوه درج امضای الکترونیکی در فایل با استفاده از CryptoARM (دستورالعمل های مختصر)

شما می توانید از برنامه مورد نظر در ویندوز در دو حالت استفاده کنید:

• از طریق منوی زمینه فایل ها در Explorer (با کلیک راست بر روی فایل و انتخاب گزینه مورد نظر)؛
• از طریق رابط اصلی برنامه (با راه اندازی آن از دسکتاپ).

نحوه امضای الکترونیکی یک سند Word - حل این موضوع از طریق منوی زمینه ویندوز بسیار راحت است. اگر راه حل CryptoARM را در اختیار داشته باشیم، به آن پایبند خواهیم بود.

بیایید ویژگی های استفاده از قابلیت های مربوطه CryptoARM را در عمل مطالعه کنیم.

نحوه قرار دادن امضای الکترونیکی بر روی یک سند Word (Word 2003، Word 2007، Word 2010، 2013، 2016)

بیایید موافقت کنیم که فایل ما با استفاده از Word 2007 ایجاد شده است - چگونه می توان یک سند را به صورت الکترونیکی در این مورد امضا کرد؟ لطفاً توجه داشته باشید که در مورد نحوه امضای الکترونیکی یک سند در Word 2010 و سایر نسخه های استفاده شده، این دستورالعمل ها نیز مرتبط هستند.

فایل Word را که در پوشه کامپیوتر قرار دارد انتخاب کنید، روی آن راست کلیک کنید، سپس گزینه “CryptoARM” و سپس “Sign” را انتخاب کنید. "جادوگر امضای فایل برنامه" باز خواهد شد.

در پنجره "جادوگران" که باز می شود، می توانید دوباره بررسی کنید که آیا فایل صحیح برای امضا انتخاب شده است یا خیر. در صورت لزوم، اشیاء دیگر را به لیست فایل های امضا شده اضافه کنید؛ آنها می توانند همزمان تایید شوند. پس از تصمیم گیری در مورد فایل یا لیست افرادی که باید امضا کنند، روی "بعدی" کلیک کنید.

در پنجره بعدی "Wizards"، باید تنظیمات رمزگذاری را انتخاب کنید (می توانید مقادیر پیش فرض را بگذارید)، و همچنین مسیر قرار دادن فایل های امضا شده با امضای دیجیتال را مشخص کنید. روی "بعدی" کلیک کنید.

در پنجره بعدی، در صورت نیاز، می توانید جزئیات امضای مختلف (به عنوان مثال، ویزا، نظرات، مهر زمان) را تنظیم کنید. در اینجا می‌توانید کادر کنار «ذخیره امضا در یک فایل جداگانه» را علامت بزنید. اگر این کار انجام شود، هش امضای دیجیتال به طور جداگانه از سند در حال تأیید ذخیره می شود (اما تأیید بعدی امضای دیجیتال نیاز به حضور همزمان هر دو فایل دارد). در غیر این صورت، سند و امضای دیجیتالی که آن را تأیید می کند در یک فایل ترکیب می شود.

اکنون باید یک گواهی امضا صادر شده توسط یک مرجع صدور گواهینامه را انتخاب کنید. می توان آن را روی رایانه شخصی (ثبت شده در رجیستری) یا در رسانه های خارجی - فلش درایو، eToken قرار داد. در مورد دوم، باید رسانه مناسب را به رایانه متصل کنید.

در پنجره ای که پس از انتخاب گواهی باز می شود، می توان تمام تنظیمات را به عنوان پیش فرض باقی گذاشت.

روی «Next» و سپس «Finish» کلیک کنید. فایل امضا شده با استفاده از امضای دیجیتال در پوشه ای که قبلاً در پنجره "Wizards" مشخص شده است ظاهر می شود. به طور کلی مکان آن با محل فایل منبع منطبق خواهد بود. نام فایل امضا شده با استفاده از CryptoARM با فایل اصلی مطابقت دارد، اما با پسوند امضای دیجیتال الکترونیکی تکمیل می شود - به عنوان یک قاعده، این پسوند SIG است.

نحوه تایید PDF با استفاده از امضای دیجیتال

بنابراین، ما می دانیم که چگونه یک سند را به صورت دیجیتالی در Word امضا کنیم. ما در بالا اشاره کردیم که این روش اساساً با تأیید هر پرونده دیگری با استفاده از امضای الکترونیکی متفاوت نیست. اما هنگام کار با برخی از انواع داده ها، ممکن است هنوز تفاوت های ظریف وجود داشته باشد.

به طور خاص، روش صدور گواهینامه برای فایل های PDF دارای ویژگی های خاصی است. چگونه می توان امضای الکترونیکی را روی یک سند PDF (با در نظر گرفتن ویژگی های این فرمت فایل) قرار داد؟

مراحل اصلی هنگام استفاده از "CryptoPRO" هنگام انجام چنین کاری مانند قرار دادن امضای الکترونیکی روی یک سند PDF تقریباً مانند یک سند Word خواهد بود. امضای دیجیتال روی یک فایل PDF با استفاده از الگوریتمی شبیه به آنچه در بالا مورد بحث قرار گرفت قرار می گیرد - زمانی که ما این سوال را بررسی کردیم که چگونه یک سند Word را با امضای الکترونیکی امضا کنیم.

در عین حال، باید در نظر داشته باشید که هنگام تأیید یک سند PDF، منطقی است که هش امضای دیجیتال را از سند مربوطه جدا کنید و آن را در یک فایل جداگانه بنویسید.

واقعیت این است که برخی از راه حل های Adobe، توسعه دهنده فرمت PDF، به شما امکان می دهد اسناد را در این قالب با استفاده از ابزارهای استاندارد امضا کنید. کاملاً ممکن است که گیرنده پرونده ابتدا بخواهد با امضاهای مربوطه آشنا شود و تنها پس از آن صحت امضای دیجیتال سند را بررسی کند.

در عین حال، گیرنده سند ممکن است کیت توزیع CryptoARM یا راه حل کلید عمومی دیگری برای تأیید امضای الکترونیکی در Word یا PDF را در اختیار نداشته باشد. در این مورد، تصمیم گیری در مورد نحوه امضای یک سند PDF با امضای دیجیتال الکترونیکی (با تقسیم یا ترکیب امضای دیجیتال و خود سند) می تواند یک ابزار تأیید فایل اضافی برای گیرنده فراهم کند.

در مورد نحوه امضای یک فایل PDF با امضای الکترونیکی - جدا کردن امضای دیجیتال از فایل یا ترکیب آنها - باید از قبل با گیرنده سند توافق شود.

نتایج

برنامه های رمزنگاری مدرن - مانند CryptoARM - به شما امکان می دهند تقریباً هر فایلی را امضا کنید. سوال نحوه امضای دیجیتالی یک سند Word یا PDF معمولا با استفاده از رابط های این راه حل خیلی سریع حل می شود. در برخی موارد، فرمت خاص امضا مهم است - در قالب یک فایل جداگانه یا به صورت پیوست به سند در حال تأیید. از این نظر، راه حل این سوال که چگونه یک سند PDF را با امضای دیجیتال الکترونیکی امضا کنید، ممکن است با روش تایید یک سند در قالب Word متفاوت باشد.

در مقاله های زیر می توانید در مورد استفاده از امضای دیجیتال برای تایید اسناد بیشتر بدانید: