با توجه به معرفی گسترده فناوری اطلاعات و مخابرات در سازمان های روسی، اعم از دولتی و تجاری، علاقه جدی به خودکارسازی آماده سازی و کار با اسناد و معرفی فناوری های رایانه ای برای مؤسسات آموزشی پیش دبستانی وجود دارد. شاهد این امر رشد سریع بازار روسیه برای چنین فناوری ها و سیستم های مدیریت اسناد (DMS) است. این با دامنه کار تحت برنامه فدرال "روسیه الکترونیک" و برنامه های منطقه ای مشابه تأیید می شود. با این حال، معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی مستلزم حل مشکلات نه چندان تکنولوژیکی، سازمانی و قانونی و عمدتاً به روشی تکاملی است.
بدیهی است که اسناد کاغذی و الکترونیکی برای مدت قابل توجهی به صورت مساوی وجود خواهند داشت، بنابراین DMS مورد استفاده در سازمان ها باید از جریان اسناد الکترونیکی و سنتی (کاغذ، عکس، فیلم و غیره) و فرآیند انتقال منطقی پشتیبانی کند. از یکی به دیگری
سازمان مدیریت دولتی در روسیه همیشه یک مشکل بوده است - یک کشور بزرگ، هزینه بالای تصمیمات مدیریتی و یک دستگاه اداری دست و پا گیر، مستلزم ایجاد یک سیستم خاص است که پیامدهای تصمیمات ناکارآمد و غیر منطقی را به حداقل می رساند. این بر اساس جداسازی عملکردهای اجرای اساسی اسناد و کنترل اجرا ساخته شده است. کنترل جابجایی و اجرای اسناد به افراد خاصی - متصدیان واگذار شد که اطلاعات مربوط به اسناد ورودی، خروجی و داخلی، مصوبات (دستورالعمل) اسناد و اجرای آنها و همچنین جابجایی (انتقال) و بایگانی اسناد را در داخل سازمان ثبت می کردند. سازمان. تکنولوژی چنین سیستمی بر اساس موارد زیر است:

• دستورالعمل برای کار اداری؛
• نامگذاری موارد؛

• کارت ثبت (RK) سند؛
• فهرست های کارت ترکیبی از مجموعه های RC.
• سیاهههای مربوط به انتقال اسناد؛
• کارت های کنترل

با دريافت سند رسمي در سازمان، پذيرش و كنترل آن، ثبت (در مجله يا ر.ك) و تحميل تصويب نامه، پر كردن كارت كنترل (در صورت لزوم) و انتقال آن به مسئول (يا اشخاص) اجرا ارائه شده است. بنابراین، یک مقام مسئول می تواند از اینکه چه اسنادی برای اجرا در اختیار دارد، در چه مهلت هایی مناسب است و ... در هنگام اجرای سند (زمانی که تمام دستورالعمل های آن تکمیل شده باشد) به پرونده ارسال می شود و سپس ر.ک. خود سند در آرشیو قرار می گیرد. تنظیم چنین سیستمی از طریق دستورالعمل ها و استانداردها، خودکار کردن آن را ممکن و نسبتاً بدون پیچیدگی می کند. انتقال به فن آوری های کامپیوتری و پایگاه های داده مناسب.
درست است، برخوردهای قانونی و سازمانی در اینجا در ارتباط با نیاز به مدیریت حقوق دسترسی به اطلاعات در مورد اسناد به وجود آمد که استفاده مستقیم از دادگاه های غربی را مشکل ساز کرد (حتی اگر هزینه شگفت انگیز آنها را در نظر نگیریم). در نتیجه، در دهه 1990، تعداد کمی از سیستم های روسی با درجات مختلف پیچیدگی ظاهر شدند که عملکردی را که در بالا توضیح داده شد ارائه می دهند - از ساده ترین کابینت های بایگانی تا محصولات نسبتاً توسعه یافته نزدیک به جعبه های بسته بندی شده (سیندرلا، دلو-96 و غیره). و همچنین مجموعه ای کامل از افزونه ها بر روی Lotus Notes.
همه آنها با درجات مختلف کامل، فرآیندهای ثبت اسناد، حسابداری حل و فصل، کنترل اجرا، جستجوی اسناد با نیازهای مختلف، تولید انواع گزارش ها و غیره را تضمین می کردند. پیشرفته ترین سیستم ها همچنین امکان سازماندهی حسابداری را فراهم کردند. حرکت اسناد کاغذی بنابراین، سیستم‌های اتوماسیون اداری برای پشتیبانی از فعالیت‌های پرسنل اداری و نه مقامات در نظر گرفته شده بود و کار با اسناد RK را تضمین می‌کرد و نه با خود اسناد. توجه داشته باشید که چنین سیستم هایی هنوز هم مرتبط هستند. در عین حال ، فناوری های رایانه ای مؤسسه آموزشی پیش دبستانی باید ارائه دهند:

• حمایت از کار نه تنها پرسنل مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، بلکه مسئولان.
• امکان پیوست فایل های سند به WG؛
• امکان گسترش ترکیب ویژگی ها در RK برای انواع خاص اسناد؛
• پشتیبانی از کار جمعی روی اسناد و بررسی اولیه آنها در هنگام مشاهده.
• امکان جستجو در متن اسناد؛
• توانایی استفاده از الگوهای اسناد، ساخت متون از نوبت های تعیین شده، دسترسی به اسناد نظارتی (اعمال قانونی نظارتی و قوانین قانونی نظارتی فنی).

روش های زیر برای تشکیل پرونده های سند قابل اجرا هستند:

• اسناد را می توان در قالب فایل مستقیماً از مجریان و نویسندگان دریافت کرد.
• اسناد را می توان در ورودی اسکن کرد و سپس با تصاویر الکترونیکی آنها کار کرد.
• اسناد را می توان از صندوق های اطلاعاتی مربوطه (سیستم های اطلاعاتی، پایگاه های اطلاعاتی، وب سایت ها، پورتال ها) دریافت کرد.

رویکرد اول زمانی قابل استفاده است که جریان اسناد سنگین بین سازمان ها وجود داشته باشد و رابطه قراردادی مناسب برقرار شود. این رویکرد برای جریان اسناد بین سازمان مادر و ساختارهای دوردست یا سازمان های زیرمجموعه قابل اجرا است. در این حالت، هم RC سند (برای سهولت ثبت نام) و هم خود فایل سند با استفاده از پروتکل توافق شده (معمولاً از طریق ایمیل) ارسال می شود. برای اطمینان، سند و RK آن اغلب رمزگذاری شده و (یا) با یک EDS امضا می شوند. اصل کاغذ از طریق پست معمولی ارسال می شود.
بنابراین، دسته‌ای از فناوری‌ها پدید آمده‌اند که می‌توان آن را کاغذی-الکترونیکی نامید، زمانی که تقریباً تمام کارها در یک سازمان با فایل‌های سند در چارچوب یک سیستم خودکار خاص انجام می‌شود. اسناد کاغذی در این فناوری اغلب بلافاصله پس از ثبت نام اسکن می شوند و سپس با نسخه الکترونیکی کار می کنند (در قالب یک فایل تصویری - به عنوان یک قاعده، نیازی به شناسایی آن قبل از متن نیست). سپس خود اصل در فایل قرار می گیرد و دیگر استفاده نمی شود.
معرفی این فناوری اجازه می دهد

• تسریع حرکت اسناد در سراسر سازمان؛
• تضمین بررسی به موقع اسناد؛
• اطمینان از کنترل مؤثر بر اجرای اسناد؛
• افزایش بهره وری کار هر یک از مقامات و سازمان به عنوان یک کل؛
• کاهش هزینه تکثیر، انتقال و ذخیره کپی اسناد کاغذی؛
• به مجریان اسناد امکان استفاده از کامل ترین پایگاه مستندسازی را بدهد.

اما نسخه های اصلی کاغذ همچنان در این فناوری وجود دارند - آنها هنوز چاپ می شوند، امضا می شوند، ارسال می شوند، فضا را اشغال می کنند و منابع را مصرف می کنند.
زمانی که محل کار همه کارکنان خودکار می شود و فناوری کاغذی-الکترونیکی معرفی می شود، حداقل برای آن دسته از اسنادی که چرخه حیات آن ها در سازمان می گذرد (اسناد داخلی) نیاز به اصلاح بیشتر و کنار گذاشتن اصل های کاغذی وجود دارد. اما حتی در اینجا تعدادی از مسائل تکنولوژیکی (وجود و استفاده از EDS، تعداد آنها، وجود و استفاده از مراکز صدور گواهینامه، امنیت اطلاعات و حفاظت از اطلاعات) و مسائل حقوقی (نیروی قانونی و شواهد اسناد الکترونیکی، وضعیت رسمی آنها) مطرح می شود. ، ارائه مدارک الکترونیکی به مراجع بازرسی). با در نظر گرفتن این موضوع، سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید ارائه دهد:

• ذخیره سازی در سیستم و ارسال فایل های اسناد امضا شده توسط EDS.
• در دسترس بودن امضای دیجیتال برای مقامات؛
• تهیه اسناد الکترونیکی، از جمله مراحل لازم برای تأیید و امضای "الکترونیکی".
• دادن اسناد الکترونیکی به وضعیت اسناد رسمی.

کتاب: یادداشت های سخنرانی مستند

بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی مدیریت بخش 1. اطلاعات و اسناد پشتیبانی از مدیریت 1.1. ارزش اسناد مدیریت

سند کارکردهای زیادی را انجام می دهد. استاندارد دولتی 16.487-83 سند را به عنوان یک شیء مادی با اطلاعات ثابت شده به روشی دست ساز برای انتقال آن در زمان و مکان تعریف می کند و عملکرد کلی یک سند را به عنوان حامل اطلاعات تعریف می کند. این تابع سند به ویژه در مدیریت عملیاتی مهم است. پس از استفاده از سند در کار فعلی، عملکرد مهم دیگری را انجام می دهد - به عنوان یک منبع تاریخی عمل می کند. این ویژگی ها توجه کارکنان مدیریت و بایگانی ها را به خود جلب کرد. نهادهای حاکم، نهادهای قدرت باید در کار خود تعامل داشته باشند.

در طول دوره بازسازی سیستم مدیریت، سند تعدادی از عملکردهای نظری را انجام می دهد که در رشته های علمی مدیریت اسناد و تحقیقات آرشیوی اعمال می شود.

فن آوری مدیریت، که به یک طرح ساده کاهش یافته است، می تواند در قالب تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن و کنترل بر اجرای آن نمایش داده شود. چنین طرحی می‌تواند هم در مورد ساده‌ترین رویداد یک‌باره و هم در سازماندهی سیستم‌های بخشی پیچیده در سراسر کشور مورد استفاده قرار گیرد. این سیستم ها در درجه آمادگی تصمیم گیری، سازماندهی اجرای آن (پرسنل، مالی، تامین، اجرا و غیره) و سازماندهی کنترل بر اجرا متفاوت خواهند بود. در تمام موارد، قطعات مشخص شده باید نصب شوند.

هر تصمیمی از هیچ سرچشمه نمی گیرد، فقط می توان بر اساس اطلاعات مربوط به این موضوع اتخاذ کرد. در این مورد باید به دو شرط مهم توجه داشت: اولاً اطلاعات به موقع باشد و ثانیاً برای تصمیم گیری کافی کافی باشد. اگر اطلاعات دیر رسید، فرصت شرکت در هر اقدام، رویداد را از دست می دهید. یعنی فرصت یا شانس از دست می رود. از سوی دیگر، اگر اطلاعات کافی نیست یا فقط نیمی از چیزی را می دانید،

تصمیم شما ممکن است نه تنها بهترین نباشد، بلکه حتی اشتباه باشد، زیرا شما همه عوامل را در نظر نگرفته اید.

در حال حاضر حجم اطلاعات هر سه سال دو برابر می شود. این به دلیل پیشرفت جامعه است. هر موضوع یا هر فرد به صورت جداگانه تنها زمانی می تواند وجود داشته باشد که تبادل اطلاعات وجود داشته باشد. در شرایط روابط بازار، وضعیت اقتصادی به سرعت در حال تغییر است، شرکت های تجاری تنها در صورتی زنده می مانند که به موقع بدانند چه، چه زمانی، چگونه و چقدر هزینه دارد. اطلاعات از دیرباز یک کالا بوده است. کسی که صاحب اطلاعات است، صاحب موقعیت است و بالعکس.

این امر گواه تغییرات قابل توجهی در سازماندهی منابع اطلاعاتی در جامعه است، نشان می دهد که اطلاعات و یک سند به عنوان حامل آن، بر تمام جنبه های مدیریت و همچنین عملکرد ساختارهای مختلف تأثیر می گذارد که بر نتیجه نهایی در حوزه اقتصادی تأثیر می گذارد.

خدمات اطلاعات و اسناد به عنوان عملکرد اصلی (اصلی) امنیت (سرویس) مدیریت عمل می کند که اجرای آن نیاز به دانش ویژه - حرفه ای دارد. کارایی و وضوح در فعالیت های هر موضوعی به نحوه سازماندهی این کار بستگی دارد.

پشتیبانی اطلاعات و اسناد توسط واحدهای ساختاری ویژه انجام می شود: مدیریت بازرگانی، اداره کل، دفتر، دبیرخانه (یا دستیار دبیر). این واحدها باید با نیروی متخصص تشکیل شوند. معاون منشی باید با توجه به سطح رهبر و سطح آموزشی وی تحصیلات تخصصی نیز داشته باشد.

کار هر دستگاه اداری، مانند هر کار به طور کلی در زمان ما، باید مطابق با الزامات سازمان علمی کار انجام شود. یعنی هیچ کاری وجود ندارد که نیاز به سازماندهی مناسب نداشته باشد و مجری این کار باید با ویژگی های اجرای آن آشنا باشد. برای انجام این کار، کار باید به اجزای خاصی تقسیم شود - از پیچیده ترین تا ساده ترین عملیات. هر قسمت باید کار شود، یعنی باید به بهترین شکل ممکن سازماندهی شود، زیرا هیچ چیز جزئی در هیچ کاری وجود ندارد، همه چیز باید فکر شود. سازمان علمی کار شامل چنین عملیات متفکرانه و به درستی سازماندهی شده است. نحوه انجام صحیح این یا آن کار توسط اسناد نظارتی و روش شناختی تعیین می شود.

در حوزه مدیریت عمدتاً با اطلاعات و اسنادی کار می کنند که به عنوان حامل آن عمل می کنند. سند - شی و نتیجه کار در حوزه مدیریت.

کار با اطلاعات و پشتیبانی اسناد شامل همان عملیات است. این فقط توسط برخی از افراد با روش های سنتی (به صورت دستی)، توسط دیگران - با استفاده از مکانیزاسیون و اتوماسیون انجام می شود. اما تمام مراحل کار با اسناد باقی می ماند. بنابراین، هر کارمند با سواد ابتدایی دستگاه اداری نه تنها باید اسناد را به درستی تنظیم و اجرا کند، بلکه باید بداند که چه نوع کاری با آنها انجام می شود.

امروزه هر کاری با معرفی ماشین آلات و فرآیندهای جدید در حال بهبود است. در زمینه مدیریت فقط کار با اسناد را می توان مکانیزه کرد و پردازش اطلاعات موجود در اسناد را خودکار کرد.

اما پردازش اسناد ماشینی الزامات خاص خود را دارد. در مورد اسناد، الزامات قالب آنها، ترتیب اجرا، ارائه متن.

سند را می توان به ساده ترین قسمت های تشکیل دهنده (نیازها) نیز تقسیم کرد و در هر قسمت قوانینی برای صحیح ترین نگارش و طراحی وجود دارد. این قوانین در DSTU 4163-2003 گنجانده شده است. الزامات مربوط به کاغذبازی نیز با جزئیات کافی در سیستم اسناد مدیریت توضیح داده شده است، زیرا در کلیه اسناد می توان با بررسی مراحل تدوین و صدور این جزئیات (املای آدرس، تاریخ، مهر تایید تایید، روش نتیجه گیری و غیره). این الزامات توسط DSTU 4163-2003 ایجاد شده است.

فقط یک بار اقدام با یک سند تنظیم می شود. اسناد در تعامل نزدیک با یکدیگر عمل می کنند و یک سیستم مستندسازی را تشکیل می دهند. استاندارد ایالتی سیستم اسناد و مدارک را به عنوان مجموعه ای از اسناد مرتبط با هم در یک زمینه فعالیت خاص تعریف می کند.

سیستم های اسناد مالی، اولیه و حسابداری اشیاء و نهادهای بودجه، اسناد حسابداری و پولی، سازمانی و اداری و غیره وجود دارد. بنابراین، هر مدیری باید بتواند از سیستم اسنادی که با آن کار می کند، برداشت کند و بداند. به عنوان مثال، یک کارمند بخش پرسنل باید بداند و بتواند تمام اسناد پرسنلی را تنظیم و اجرا کند.

و همچنین قراردادها و قراردادهای کار. اما رایج ترین آنها اسناد سازمانی و اداری است که هر مدیری باید با آنها سر و کار داشته باشد. این شامل اسناد سازمانی مانند اساسنامه، مقررات، دستورالعمل ها، اسناد اداری - دستورات، دستورات، دستورالعمل ها، تصمیمات، تصمیمات است. اطلاعات و اسناد مرجع، گواهی ها، گزارش ها و یادداشت های توضیحی و همچنین رایج ترین انواع اسناد رسمی - نامه ها، تلگراف ها، پیام های تلفنی. هر یک از اسناد نام برده دارای ویژگی های خاص خود در طراحی و ارائه متن هستند که مطالعه آن ها کار سختی نیست.

روش کار با اسناد نیز به مراحل خاصی تقسیم می شود. هر مرحله تکنیک های خاص خود را برای بهترین اجرا دارد. این کار با دریافت و پردازش اولیه اسناد آغاز می شود. این مرحله مستقل از روش انتقال اطلاعات است: از طریق پست، حضوری، تلگراف، فکس. به عنوان یک قاعده، این کار به صورت مرکزی انجام می شود و شامل عملیات صرفاً فنی است که در قوانین و دستورالعمل ها به تفصیل آمده است.

ثبت اسناد یک مرحله مهم است. در طول فرآیند ثبت، سوابق اسناد دریافتی نگهداری می شود، اما مهمترین چیز ثبت شاخص هایی در مورد سند است که امکان سازماندهی کنترل بر اجرای آن و اطلاعات و کار مرجع با اسناد را فراهم می کند. در طی مراحل ثبت نام، یک بانک اطلاعاتی در مورد اسنادی که در شی یا موضوع در گردش هستند، گذاشته می شود.

مرحله بعدی از نزدیک با ثبت اسناد مرتبط است - کنترل بر اجرا. کنترل اضطراری به درستی سازماندهی شده به شما این امکان را می دهد که در هر زمان بدانید که چه کاری باید انجام شود، و به سوژه کمک می کند تا به طور موثر روز کاری خود را برنامه ریزی کند.

سازماندهی اطلاعات و کار مرجع نیز به تنظیم ثبت اسناد بستگی دارد. سرویس اطلاعات و اسناد یا منشی موظف است در عرض چند دقیقه گواهی صادر کند: کجا، با چه کسی، در چه مرحله ای از کار هر مدرکی است و همچنین به این سؤال پاسخ دهد: کدام اسناد حاوی اطلاعاتی در مورد مشکل خاصی است که مورد علاقه شما است. . ثبت نام را می توان به صورت دستی - روی کارت یا خودکار - در رایانه انجام داد. فن آوری ثبت اسناد به خوبی در دستورالعمل های نظارتی و روش شناختی توضیح داده شده است.

پس از پردازش اولیه و ثبت، سند برای اجرا ارسال می شود. این مرحله با مشکل جریان مستقیم حرکت سند همراه است. حرکت سند به مجری که منعکس کننده سیستم سازمان مدیریت است. با توزیع روشن مسئولیت ها و تفویض اختیار، سند بلافاصله به مرحله اجرا می رود. با یک سیستم مدیریت متمرکز، زمانی که رئیس راه‌حل همه مسائل حتی کوچک را بر عهده می‌گیرد، هر سند برای حل و فصل به سراغ او می‌رود و سپس به اجرا می‌رسد. بنابراین، سند آماده شده از پایین به بالا - از پیمانکار، با تأییدیه های متعدد، به سر برای امضا خواهد رفت. حرکت سند به وضوح توسط اپراگرام منعکس می شود و به شما امکان می دهد تمام عملیات های مکرر و غیر ضروری را مشاهده کنید.

مرحله بعدی ذخیره سازی فعلی اسناد است. هر سندی پس از اینکه اطلاعات ثبت شده در آن در فرآیند مدیریت مورد استفاده قرار گرفت، وظیفه ذخیره و انباشت اطلاعات را انجام می دهد تا در صورت نیاز مجدداً این اطلاعات برگردانده شود. برای این کار باید مدارک را طوری قرار داد که در عرض چند دقیقه بتوان سند مورد نیاز را پیدا کرد. از آنجایی که اسناد زیادی در فرآیند کار موضوع سپرده می شود، سازماندهی آنها در ذخیره سازی فعلی نیاز به یک طبقه بندی اولیه دارد، یعنی توزیع در گروه ها (موارد) برای جستجوی سریع آنها. برای توزیع اسناد در مورد موارد، ساده ترین طبقه بندی در حال توسعه است - نامگذاری موارد. این فهرستی نظام‌مند از سرفصل‌های پرونده‌هایی است که در موضوعات انجام می‌شود.

نامگذاری مهمترین سند است. یک نامگذاری به خوبی ترسیم شده پرونده ها به شما این امکان را می دهد که ذخیره سازی فعلی اسناد را به خوبی تثبیت کنید. با این حال، تدوین نامگذاری به دانش خاصی نیاز دارد. تجربه چندین ساله در تدوین نام‌گذاری‌ها به ما این امکان را می‌دهد که ادعا کنیم فقط یک متخصص روحانی یا یک متخصص بایگانی می‌تواند یک نام‌گذاری تهیه کند. اگر خود شخص نمی تواند نامگذاری را به درستی ترسیم کند، باید تماس بگیرید. به سرویس بایگانی پوشش های کیس با توجه به نام گذاری شروع می شود. طراحی جلدها و توزیع اسناد درون پرونده نیز باید با در نظر گرفتن قوانین خاصی انجام شود.

تهیه نامگذاری پرونده ها، تشکیل پرونده ها و ایمنی آنها در ارتباط با بررسی ارزش اسناد. تخصص به عنوان تعیین ارزش عملی و علمی اسناد، تعیین شرایط نگهداری آنها درک می شود. بسته به ارزش اسناد، آنها می توانند دوره های ذخیره سازی مختلفی داشته باشند: کوتاه مدت (تا 10 سال)، ذخیره سازی طولانی مدت (اصولاً این اسناد پرسنلی هستند که برای 25-75 سال ذخیره می شوند) و دائمی. دوره های نگهداری اسناد را می توان در کتب مرجع مخصوصی که «فهرست اسناد بر حسب زمان نگهداری» نامیده می شود، تعیین کرد. استاندارد و دپارتمان هستند. یک لیست استاندارد برای اسناد مدیریت، مستندات علمی و فنی، اسناد فیلم و عکس وجود دارد. لیست های دپارتمان برای تقریباً تمام حوزه های فعالیت (فرهنگ، مراقبت های بهداشتی، سینما، کشاورزی، و غیره). لیست دپارتمان با جزئیات بیشتری اسنادی را که در جریان فعالیت های یک منطقه خاص ایجاد می شوند پوشش می دهد. دوره های نگهداری اسناد هنگام تشکیل پرونده تعیین می شود ، زیرا در یک مورد مجاز به تشکیل اسناد دوره های نگهداری دائم و موقت نیست. در غیر این صورت، اسناد باید دوباره تنظیم شوند. روش بررسی و ثبت نتایج آن به خوبی در اسناد نظارتی و روش شناختی توضیح داده شده است.

1، در نهایت، مرحله نهایی کار با اسناد، آماده سازی پرونده ها برای نگهداری طولانی مدت یا ارسال آنها به بایگانی است. در کارهای عملیاتی، به عنوان یک قاعده، موارد برای دو سال استفاده می شود - سال جاری و آخرین. پرونده های مربوط به سال های گذشته باید پردازش شده و به آرشیو موضوع (در صورت وجود) منتقل شوند یا برای ذخیره سازی به کابینت دیگری منتقل شوند. رسیدگی به پرونده ها طبق قوانین تعیین شده انجام می شود. اگر این کار به طور منظم انجام شود، هر ساله، امور موضوع به نظم کامل می رسد و جستجوی پرونده ها و مدارک لازم دشوار نخواهد بود.

روش تهیه و اجرای اسناد و سازماندهی کلیه مراحل کار با آنها با جزئیات کافی در اسناد نظارتی و روش شناختی شرح داده شده است. هر موضوع یا شی باید بسته ای از اسناد داشته باشد، و اگر بزرگ هستند - در هر واحد ساختاری.

بایگانی هایی که بر فعالیت اشیاء یا موضوعات نظارت می کنند، قبل از هر چیز باید مشاوره ارائه دهند، تعیین کنند که چه اسناد نظارتی و روش شناختی باید در موضوع یا موضوع وجود داشته باشد، که با کمک آنها می توانید پاسخ بسیاری از سؤالات مربوط به تهیه، پردازش را بیابید. ، سازماندهی اسناد.

بسته اسناد نظارتی و روش شناختی از دو بخش تشکیل شده است. بخش اول باید حاوی اسناد نظارتی و روش‌شناسی ملی باشد که مجموعه آن‌ها باید به طور کامل در موسسات بایگانی نه تنها در مرکز، بلکه در حوزه به فروش برسد. این اسناد عبارتند از:

سیستم دولتی پشتیبانی اسناد

مدیریت. مقررات اساسی الزامات عمومی برای اسناد و

خدمات پشتیبانی اسناد

دستورالعمل معمولی در مورد دانش مرجع در اشیاء و موضوعات.

سیستم های اسناد یکپارچه سیستم اسناد سازمانی و اداری. الزامات مربوط به کاغذبازی

قوانین اساسی برای کار بایگانی دپارتمان.

فهرست اسناد معمولی که در این فرآیند ایجاد می شوند

فعالیت های کمیته های دولتی، اشیاء، موضوعات با تعریف اصطلاحات

ذخیره سازی آنها

برای افرادی که به درخواست های شهروندان رسیدگی می کنند، داشتن یک "مقررات استاندارد در مورد نگهداری سوابق در مورد مسائل تجدید نظر، درخواست ها و شکایات شهروندان به ادارات دولتی و شرکت ها" مفید است که رویه و روش کار با این دسته را مشخص می کند. از اسناد

بخش دوم بسته از اسناد سازمانی، نظارتی و روش شناختی خود موضوع تشکیل شده است. آن شامل:

منشور یا مقررات در مورد یک شی یا موضوع.

مقررات مربوط به واحد سازه (در صورتی که موضوع دارای ساختار منشعب باشد).

شرح وظایف کارکنان بخش های ساختاری.

دستورالعمل برای انجام امور این موضوع.

نامگذاری موارد.

جدول اشکال اسناد تقسیمات ساختاری یا

موضوع به عنوان یک کل

با توجه به سه سند آخر، دستورالعمل کار اداری باید برای یک موضوع خاص با استفاده از مثال های آن، نام موارد و جدولی از اشکال اسناد با نمونه اسنادی که می تواند به صورت خود حمایتی توسعه داده شود یا کارمندان سازمان باشد، مشخص شود. سرویس آرشیو محلی

12. 2.8. الزامات متن سند
13. 2.9. تنظیم اسناد سازمانی و اداری

مبحث 2. 3 فناوری اطلاعات برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریت سوالات آموزشی: 1. پشتیبانی اطلاعاتی و مستندسازی از مدیریت به عنوان یک فرآیند فناورانه 2. سیستم های اطلاعاتی سند محور 3. ویژگی های جریان اسناد در شرکت های مختلف 4. سازماندهی جریان اسناد الکترونیکی

1. پشتیبانی اطلاعات و اسناد مدیریت به عنوان یک فرآیند فناورانه همانطور که می دانید، فرآیند مدیریت شامل مجموعه خاصی از عملیات تکنولوژیکی معمولی برای: n جمع آوری و پردازش اطلاعات موجود در اسناد است. n تهیه تصمیم مدیریت، اتخاذ و مستندسازی آن، ابلاغ به مجریان؛ n اجرای تصمیم و کنترل اجرا. n مجموعه ای از اطلاعات در مورد عملکرد، انتقال اطلاعات از طریق کانال های عمودی و افقی. n ذخیره و بازیابی اطلاعات. هر یک از عملیات ذکر شده در قالب موضوعی، مستند، هم به صورت سنتی (دستی) و هم با کمک رایانه ایجاد می شود. در عمل، تصمیمات مدیریتی غیرمستند، در اصل، کمکی، عملیاتی و سازمانی هستند و ماهیت اولیه دارند.

در فرآیند کار و فعالیت های اجتماعی یک فرد، اسنادی به وجود می آید که ارتباطات پیچیده اطلاعاتی بین افراد و شکل های مختلف آنها را ثبت، منعکس و تثبیت می کند. هر سند جداگانه یک عمل مستندسازی واحد به عنوان یک فرآیند تکنولوژیکی مستقل است. در عین حال، فعالیت های سازمان های فردی، شرکت های صنعتی به طور فعال توسط مجموعه ای از اسناد مرتبط، وابسته و ارگانیک متقابل منعکس می شود که با مفهوم اساسی سیستم اسناد و مدارک متحد می شوند. قانون فدرال "در مورد اطلاعات، اطلاعات و حفاظت اطلاعات" مفهوم "سند" را به عنوان اطلاعات ثبت شده در یک رسانه مادی با جزئیاتی که امکان شناسایی آن را فراهم می کند، تعریف می کند. سند یک رسانه ملموس است که برخی از اطلاعات بر روی آن اعمال می شود که منعکس کننده وضعیت سیستم است، یا تصمیمی که با محتوای کاملاً مشخص و به شکلی تنظیم شده اتخاذ شده است. این دو ویژگی متمایز دارد: چند کارکردی و وجود نیروی قانونی. از جمله کارکردهایی که به کمک سند اجرا می شود شامل ثبت اطلاعات اولیه یا تصمیم گیری، انتقال، پردازش و ذخیره سازی اطلاعات است. حضور نیروی قانونی با امضای لازم شخص مسئول صحت اطلاعات مندرج در سند فراهم می شود.

عمومی ترین و یکپارچه ترین سیستم، سیستم اسناد سراسری است که تقریباً همه انواع اسناد ایجاد و اجرا شده در مقیاس ملی را شامل می شود. این سیستم به نوبه خود توسط زیرسیستم های گوناگونی شکل می گیرد که بر اساس ویژگی های موضوعی، جغرافیایی، عملکردی، سلسله مراتبی و سایر ویژگی های اساسی طبقه بندی می شوند. بنابراین، سیستم های عملکردی شامل برنامه ریزی، گزارش و آمار، تهیه و بازاریابی و اسناد مالی است که ذاتی همه، بدون استثنا، ارگان های حاکم بر اقتصاد ملی روسیه است. سیستم های اسناد بخشی، جنبه های سازمانی نهادهای مدیریت بخشی (بخشی) را منعکس می کنند که شامل فعالیت های وزارتخانه ها، ادارات، ادارات و بخش های سطوح فدرال، منطقه ای و محلی دولت است. با معرفی فناوری محاسبات الکترونیکی و ایستگاه های کاری خودکار (AWP) در پردازش اطلاعات اسنادی، مفهوم پشتیبانی مدیریت اطلاعات و اسناد مشروع شده است که شامل مجموعه ای سازمان یافته از کارها در مورد دریافت، پردازش، ذخیره و صدور اطلاعات و اسناد است. به مصرف کننده (مشترک) به عنوان حامل مواد آن.

با ورود فناوری رایانه به فرآیندهای مستندسازی، زنجیره فناوری تغییر می کند، زیرا متخصص و مدیر این فرصت را پیدا می کنند که هم با متن کامل سند و هم با قطعات حاوی اطلاعات لازم کار کنند. ورود فناوری‌های اطلاعاتی و تجهیزات اداری مدرن به فرآیندهای اسنادی کاملاً مؤثر است، اما مستلزم رعایت حداقل دو شرط اساسی است: یکنواختی قالب‌ها و ساخت منطقی فناوری پردازش اسناد، که در آن عملیات از همان نوع در یک واحد متمرکز می‌شود. محل. اثربخشی سیستم های مدیریت اطلاعات با حجم قابل توجهی از روش های معمول سازمانی و فناوری در 1) پردازش اطلاعات، 2) تصمیم گیری، و 3) استفاده از مجموعه ای از ایستگاه های کاری خودکار تضمین می شود.

سیستم مدیریت اطلاعات (IMS) مجموعه ای از ابزارهای مدیریت سازمانی، فنی، فناوری و روش شناختی (کامپیوتر، تلفن، فکس و غیره)، ارائه محل کار (مبلمان، گاوصندوق و ...)، حرفه ای بودن مدیران و متخصصان تولید، عمومی فرهنگ سواد و اطلاعات، سیستم پشتیبانی اسناد و خود اطلاعات. سیستم گردش کار در فرآیندهای پشتیبانی اطلاعات و اسناد نقش اساسی در شکل گیری محیط خارجی و کاری ایفا می کند که به اصطلاح راحتی اطلاعات را فراهم می کند: به دست آوردن اطلاعات مناسب در زمان مناسب. در فرآیند پشتیبانی اطلاعات و اسناد، از موضوع مدیریت خواسته می شود تا اطلاعات ارزشمند را از "نویز" جدا کند، تا قسمت اولویت را برجسته کند که به شما امکان می دهد وضعیت واقعی سیستم را تجزیه و تحلیل کنید و تصمیمی آگاهانه تهیه کنید. در مورد ضروری ترین ویژگی های اطلاعات، مناسب به نظر می رسد که موارد زیر را مشخص کنیم: حجم (کمیت)، قابلیت اطمینان (صداقت)، ارزش، غنا (محتوای اطلاعات)، باز بودن (قابلیت اطمینان). حجم اطلاعات درک شده شامل سه سطح است: سطح افزونگی اطلاعات و کمبود اطلاعات، سطح اطلاعات مورد نیاز.

قابلیت اطمینان اطلاعات با فرآیند کفایت بازتاب اطلاعات واقعی در کل حجم اطلاعات درک شده مرتبط است. کارشناسان در زمینه اطلاع رسانی به وجود سه سطح قابلیت اطمینان اشاره می کنند: مطلق (100٪)، قابل اعتماد (بیش از 80٪)، منفی (کمتر از 80٪). قابلیت اطمینان تا حد زیادی به فن آوری جریان اسناد بستگی دارد که در وسایل مکانیزاسیون و اتوماسیون پیاده سازی شده است: هر چه نیروی انسانی کمتری در جمع آوری، پردازش، انتقال و ذخیره سازی اطلاعات استفاده شود، قابلیت اطمینان آن بالاتر است. از روی عمل مشخص است که متناقض ترین اطلاعات را می توان در مورد یک رویداد، بسته به فناوری و جنبه های پردازش تحلیلی و مصنوعی آن، به دست آورد. تجربه خدمات پشتیبانی اسناد تأیید می کند که قابلیت اطمینان اطلاعات به طور قابل توجهی به پارامترهای زمانی اجرای جریان اسناد بستگی دارد. بنابراین، تأخیر اطلاعات کاملاً قابل اعتماد می تواند منجر به پوچ بودن آن شود (مثلاً اطلاعات مربوط به قیمت سهام در بورس). ارزش اطلاعات از نقطه نظر اقتصادی با کاهش هزینه انواع منابع (انرژی، مواد، زمان، مالی) برای تصمیم گیری صحیح مشخص می شود.

ارزش دارای چهار سطح است: صفر (بدون صرفه جویی در منابع)، متوسط ​​(کاهش هزینه افزایش سود بیش از 10٪)، بالا (بیش از نصف)، فوق العاده (بیش از 10 برابر). ارزش اطلاعات را به عنوان یک مقوله اقتصادی (کالاهایی که ارزش مصرف دارند) تعریف می کند. برای مثال، مدل‌های شبیه‌سازی تولید که به یک مدیر اجازه می‌دهد تا عواقب احتمالی تصمیم‌های جایگزین را به‌طور منطقی پیش‌بینی کند، ارزش زیادی دارند. به عنوان یک قاعده، خدمات اطلاعاتی در سطح ارزش متوسط ​​توسط شرکت های مشاوره ارائه می شود و متوجه می شوند که اطلاعات ارزشمند محصولی است که با موفقیت فروخته می شود. نمونه ای از ارزش صفر، اطلاعاتی است که اطلاعات شناخته شده، قدیمی یا نادرست و غیر ضروری را برای تصمیم گیری مدیریت گزارش می کند.

2. سیستم های اطلاعاتی سندمحور اجازه دهید مفاهیم اساسی موجود در چارچوب کار اداری و پشتیبانی اسناد مدیریت را در نظر بگیریم: پشتیبانی اسناد مدیریت (DOU) موضوعات مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی آنها n مستندسازی عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تهیه، اجرا، تایید و تولید آنها. n کار اداری - مجموعه ای از اقدامات برای مدیریت اسناد (DOW) یک شرکت یا سازمان. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد. n

سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین برای ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در یک سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیمات مدیریت و رویه های تجاری. n n جریان اسناد - حرکت اسناد در داخل موسسه آموزشی پیش دبستانی. رویه کسب و کار - دنباله ای از عملیات خاص (کار، وظایف، رویه ها) که توسط کارکنان سازمان ها برای حل یک مشکل یا هدف در چارچوب فعالیت های یک شرکت یا سازمان انجام می شود. n آرشیو الکترونیکی مشکل سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد الکترونیکی را در چارچوب موسسه آموزشی پیش دبستانی حل می کند. n رویه های تجاری مسئول اداره یک کسب و کار یا انجام یک عملکرد هدف هستند و راهی برای انجام مدیریت عملی مشاغل و موسسات هستند.

آرشیو الکترونیکی در روسیه، اصطلاح "بایگانی الکترونیکی" یکی از ویژگی های ملی کار اداری الکترونیک روسیه است. در غرب، اصطلاح "دادگاه" رایج تر است. در کشور ما، ظاهراً داده ها اساساً به عنوان محتوای اسناد و سوابق در یک پایگاه داده درک می شوند. از این رو اصطلاح روحانی «آرشیو» رواج یافت. در کار اداری، بایگانی وظیفه سازماندهی ذخیره اسناد را بر عهده دارد و یکی از سه وظیفه اصلی کار اداری است: ایجاد، پردازش فناوری و سیستم سازی اسناد. ما اغلب می شنویم که برخی از "سیستم های آرشیو به طور ایده آل وظایف سازماندهی جریان اسناد را حل می کند." این نمی تواند باشد، زیرا اسناد (ماهیت گردش کار) در چارچوب حل هر سه مشکل و نه تنها در چارچوب سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی منتقل می شوند.

سیستم‌های اتوماسیون اداری در روسیه راه‌حل‌های اصلی برای کارهای اداری و رویه‌های تجاری را می‌توان تقریباً به چهار دسته اصلی تقسیم کرد (بدون شامل ابزارهایی برای ایجاد اسناد و انبارهای داده): n سیستم‌های گردش کار (اتوماسیون رویه‌های تجاری). n سیستم های گروه افزاری؛ سیستم های مدیریت اسناد (عمدتاً ثبت، ذخیره و بازیابی اسناد را ارائه می دهند). n سیستم های ایمیل (برای تبادل اسناد استفاده می شود). اکنون این تقسیم بندی به دلیل این واقعیت که برخی از سیستم ها همه اینها و برخی فناوری های دیگر را با هم ترکیب می کنند، کاملاً دلخواه است.

منطقی‌ترین راه برای خودکارسازی رویه‌های کسب‌وکار، ایجاد یک محیط اطلاعاتی مشترک برای آن‌ها است که در آن کارکنان می‌توانند با یکدیگر همکاری کنند (یعنی به طور مشترک مشکلات تجاری را حل کنند) و پیام‌ها را مبادله کنند. بنابراین مهمترین رکن اتوماسیون یک مؤسسه آموزشی پیش دبستانی، سیستم های پست الکترونیکی است، سازماندهی کار با اسناد، بخش مهمی از فرآیندهای مدیریتی و تصمیم گیری مدیریتی است که به طور قابل توجهی بر کارایی و کیفیت مدیریت تأثیر می گذارد. فرآیند تصمیم گیری مدیریتی شامل کسب اطلاعات است. پردازش آن؛ تجزیه و تحلیل، آماده سازی و تصمیم گیری. این مؤلفه ها ارتباط نزدیکی با مستندات مدیریتی دارند. برای به دست آوردن یک اثر اقتصادی، اول از همه، کیفیت اطلاعات مهم است که با کمیت، کارایی، میزان پیچیدگی و هزینه آن تعیین می شود. اگر شرکت کار روشنی با اسناد نداشته باشد، در نتیجه، مدیریت بدتر می شود، زیرا این امر به کیفیت و قابلیت اطمینان، سرعت دریافت و انتقال اطلاعات، تنظیم صحیح سرویس اطلاعات، سازماندهی واضح بستگی دارد. جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد.

سه کار اصلی در کار اداری (DOE) حل شده است. مستندسازی (تهیه، اجرا، تایید و تنظیم اسناد). n سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت (تامین ترافیک، کنترل اجرا، نگهداری و استفاده از اسناد). n سیستم سازی آرشیو اسناد. لازم به ذکر است که حمایت اسنادی مدیریت بر کیفیت تصمیم گیری مدیریت تاثیر مستقیم دارد، بنابراین نیاز به بهبود مستمر دارد.

با رشد مقیاس شرکت و تعداد کارکنان آن، موضوع اثربخشی پشتیبانی اسناد برای مدیریت بیش از پیش ضروری می شود. مشکلات اصلی که در این مورد ایجاد می شود چیزی شبیه به این است. n مدیریت تصویری جامع از آنچه در حال وقوع است از دست می دهد. n واحدهای ساختاری با نداشتن اطلاعات در مورد فعالیت های یک دوست، فعالیت های خود را به طور هماهنگ انجام نمی دهند. کیفیت خدمات مشتری و توانایی سازمان برای حفظ تماس های خارجی در حال کاهش است. نتیجه این امر کاهش بهره وری نیروی کار است. احساس کمبود منابع وجود دارد: انسانی، فنی، ارتباطات، و غیره. n کارکنان در حال گسترش هستند، سرمایه گذاری در تجهیزات محل کار جدید، محل، ارتباطات، آموزش کارکنان. n برای شرکت های تولیدی، افزایش کارکنان ممکن است منجر به تغییر در فناوری تولید شود که به سرمایه گذاری اضافی نیاز دارد. n در شرایط رشد ناموجه کارکنان، افت بهره وری، نیاز به سرمایه گذاری در تولید، نیاز به افزایش سرمایه در گردش است که به نوبه خود منجر به کاهش سود می شود. n در نتیجه، به دلیل سودهای انباشته قبلی یا افزایش کسری بودجه، توسعه شرکت به شکل گسترده ای رخ می دهد.

سازمان ها با درک اهمیت بهبود نهاد آموزشی پیش دبستانی، اغلب در تلاش برای خودکارسازی آن، اشتباهات زیادی مرتکب می شوند و مشکل تعیین کننده در این شرایط، مشکل انتخاب روش های اتوماسیون است. رایج ترین راه حل، اتوماسیون ایستگاه های کاری فردی (AWS) است: منشی-دستیار، مدیر، حسابدار یا سرپرست. معایب اصلی این رویکرد عبارتند از: فقدان روش های سازماندهی تبادل اطلاعات الکترونیکی بین کارکنان و بخش های شرکت. عدم وجود ارتباط عملکردی بین اتوماسیون رویه های کاربردی و اتوماسیون کار اداری. بخش های عملکردی اصلی (اجزای) سیستم اتوماسیون اداری در مدیریت شرکت ها و سازمان ها: n ابزار و قوانین ایجاد اسناد، n نگهداری آرشیو الکترونیکی آنها، n پشتیبانی از جریان اسناد.

بنابراین، شرکتی که به دنبال ایجاد محیطی موثر برای پردازش اطلاعات و ارتقای کیفیت مدیریت است، با وظایف زیر مواجه است. بهبود کلیه کارهای مربوط به تهیه و پردازش اطلاعات اسنادی با ایجاد مکانیزمی برای پشتیبانی اسنادی از شرکت (DOE). n انتخاب استراتژی اتوماسیون مناسب، از جمله انتخاب محصولات نرم افزاری مناسب. n

3. ویژگی های گردش کار در شرکت های مختلف در فرآیند خودکارسازی گردش کار، چهار مرحله تقریباً قابل تشخیص است: گردش کار کاغذ، گردش کار کاغذ با استفاده از رایانه های شخصی مستقل، گردش کار مخلوط و بدون کاغذ. گردش کار کاغذ به این معنی است که سند تمام مراحل را به صورت کاغذی طی می کند. یک دهه و نیم پیش، این نوع جریان اسناد غالب بود. برای ثبت اسناد کاغذی از مجلات بزرگ یا برگه های بزرگ استفاده می شد که اسناد تازه ثبت شده در آنها وارد می شد. پس از مدتی مجلات و برگه ها به آرشیو تحویل داده شد.

هنگامی که رایانه‌ها به وجود آمدند، مجلات و برگه‌ها را جایگزین کردند و در جریان کار مبتنی بر کاغذ با استفاده از رایانه‌های شخصی مستقل پیشگام شدند. گردش کار کاغذ با استفاده از رایانه های شخصی مستقل به این معنی است که از رایانه شخصی برای تهیه و ثبت اسناد استفاده می شود. در واقع، در این مرحله، مفهوم سند الکترونیکی به وجود می آید، یعنی چنین سندی که منحصراً در رایانه یا به قول آنها "در رسانه ماشین" ذخیره می شود. با این حال، مزایای یک سند الکترونیکی در غیاب یک شبکه محلی تنها تا حدودی قابل درک است. انتقال، هماهنگی و تایید مدارک در این مرحله به صورت کاغذی انجام می شود. جریان اسناد مختلط فرض می‌کند که رایانه‌های متصل به یک شبکه محلی برای آماده‌سازی، انتقال و ذخیره‌سازی اسناد خدمت می‌کنند، اما سند فقط به صورت کاغذی دارای نیروی قانونی است. هماهنگی و تایید اسناد مالی و حقوقی به صورت کاغذی انجام می شود. تهیه پیش نویس سند به صورت الکترونیکی (بند 1) انجام می شود، سپس سند برای منشی ارسال می شود که آن را ثبت و چاپ کرده و برای تأیید به مدیر ارسال می کند (بند 2). مدیر اصلاحات را انجام می دهد و سند را برای تجدید نظر به پیمانکار می دهد (بند 3). پس از تایید سند، از طریق شبکه محلی برای همه مجریان ارسال می شود (بند 4).

نیروی قانونی یک سند الکترونیکی بر اساس استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) ارائه می شود - مکانیزمی که به شما امکان می دهد ثابت کنید که نویسنده سند الکترونیکی ارسال شده در واقع همان کسی است که ادعا می کند، و اینکه سند در طول فرآیند تحویل تغییر نکرده است. EDS به عنوان آنالوگ امضای دست نویس یا مهر معمولی در مورد یک شخص حقوقی استفاده می شود. EDS به بلوک داده اضافه می شود و به گیرنده بلوک اجازه می دهد منبع و یکپارچگی داده ها را بررسی کند و در نتیجه از جعل محافظت کند. اکثر شرکت ها مزایای جریان الکترونیکی (بدون کاغذ) را می شناسند که دارای مزایای زیر است: n سهولت ایجاد تغییرات در سند. n امکان قرار دادن نه تنها متن، بلکه داده های چند رسانه ای در سند. n امکان استفاده از فرم های از پیش آماده شده؛ n سرعت بالاتر انتقال اطلاعات در تعداد زیادی آدرس. n صرفه جویی در کاغذ؛ n فشردگی بالاتر آرشیوها. n کنترل آسان تر جریان اطلاعات. n سرعت بالا در جستجو و بازیابی اطلاعات. n توانایی محافظت از اسناد از دسترسی غیرمجاز و تمایز حقوق دسترسی کارکنان به اطلاعات.

معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی امکان کاهش تعداد خدمات مربوط به کار با اسناد (پیک، دفتری و غیره) را فراهم می کند. در شرایط گردش الکترونیکی اسناد، زمانی که شرایط خارجی تغییر می کند، به عنوان مثال، الزامات تغییر فرم گزارش، هزینه های بسیار کمتری برای تجدید ساختار گردش اسناد مورد نیاز است. با این حال، هنوز مؤسسات و مؤسساتی هستند که هنوز در شرایط دفتر کار کاغذی کار می کنند، اکثریت از رایانه و شبکه های محلی در سازماندهی گردش اسناد استفاده می کنند و تنها درصد کمی از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی کاملاً خودکار استفاده می کنند. دلیل این وضعیت چیست؟ در حالت ایده آل، توسعه مدیریت اسناد الکترونیکی باید منجر به فناوری های کاملاً بدون کاغذ شود. با این حال، امروزه اسناد کاغذی هنوز برای مطابقت با الزامات بسیاری از مقررات - قوانین مالیاتی، قوانین حسابداری، و غیره مورد نیاز است. یکی از اهداف اصلی یک سند، توانایی تأیید حقایق خاص است. تا همین اواخر، یک سند کاغذی با جزئیات و درجات حفاظتی لازم، راه اصلی اثبات یک واقعیت بود، یعنی نماینده قوه قانونی بود. کاغذ به عنوان یک وسیله مادی دارای یک عیب است به این معنا که اجازه نمی دهد اطلاعات جدید را به طور کامل پاک کنید و یادداشت کنید، اما این عیب از نظر عدم جعل سند مزیتی محسوب می شود. جای تعجب نیست که ضرب المثل روسی می گوید: آنچه با قلم نوشته شده است را نمی توان با تبر از بین برد.

به عبارت دیگر، وقتی در هر صفحه سندی با امضا به دست ما می رسد و هیچ اثری از نقض سطح کاغذ وجود ندارد (یعنی واضح است که متن پاک یا بازنویسی نشده است)، می توان مطمئن بود که این سند از طرف شخصی که امضا کرده است ارسال شده است و در طول مراحل تحویل تغییری نکرده است. در اصل، ابزارهای مدرن رمزگذاری می‌توانند همان ابزار احراز هویت یک سند را مانند امضای روی کاغذ (امضای دیجیتال الکترونیکی) فراهم کنند، اما این مملو از مشکلات متعددی است. جریان اسناد برای کسب و کارهای کوچک در شرکت هایی با پرسنل کم، نیازی به پیاده سازی سیستم مدیریت الکترونیکی الکترونیکی پیچیده ای نیست. به عنوان یک رسانه برای توزیع اسناد، در این مورد، به عنوان یک قاعده، از Microsoft Outlook استفاده می شود که با کمک آن فایل های حاوی اسناد ارسال می شود و از همان برنامه برای ارسال تصاویر اسناد به دست آمده از اسکن اصل کاغذ اصلی استفاده می شود.

معمولاً با این رویکرد، هیچ دایرکتوری خودکار واحدی برای کل سازمان وجود ندارد و هر بخش، سیستم های طبقه بندی کننده و استانداردهای خود را تشکیل می دهد. این معمولاً از همان دفترچه های آدرس حاوی آدرس ایمیل کارمندان استفاده می کند. ثبت اسناد با چنین طرحی به صورت دستی انجام می شود، اطلاعات مربوط به اسناد در جداول وارد می شود که توسط سیستم های خودکار پردازش نمی شوند. هر سند در طول مسیر انتخاب شده توسط مجری بعدی ارسال می شود. وقتی یک شرکت رشد می کند، این نوع سازماندهی گردش کار ناکارآمد است. ردیابی مسیر یک سند خاص و کنترل اجرای یک دستور خاص دشوار می شود. کنترل نسخه های سند، فرآیند تأیید و جستجوی اسناد پیچیده است. در این مورد، انتقال به سیستم های مدیریت خودکار اسناد تخصصی مورد نیاز است.

جریان اسناد برای شرکت های متوسط ​​در یک شرکت کوچک، می توان کار را بر اساس تبادل ایمیل و ذخیره اسناد در یک سرور فایل سازماندهی کرد، جایی که هر یک سلول خاص خود را دارد. شرکت های کوچک معمولاً یک طرح مدیریتی را اجرا می کنند که در آن سیستم فایل به اندازه کافی برای ذخیره اسناد راحت است. به عنوان مثال، در پوشه "حسابداری" یک پوشه "بخش مالی"، یک پوشه "برنامه ریزی مالی" و حتی عمیق تر - "به حداقل رساندن مالیات" وجود دارد. چنین سلسله مراتبی برای کاربران بصری است - همه سلول خود را می شناسند، می دانند اسناد خاص را کجا قرار دهند. جریان اسناد برای شرکت های بزرگ برخلاف شرکت های متوسط، گروه های کاری زیادی در یک شرکت بزرگ ظاهر می شوند. در همان زمان، کارمندان فردی می توانند در چندین پروژه کار کنند. تصور کنید که یک پروژه اتوماسیون FSB و دیگری اتوماسیون مرکز خرید است. واضح است که الزامات کنترل دسترسی به اطلاعات باید متفاوت باشد. جنبه اول نرم افزار ویژه ای است که مخزن اسناد الکترونیکی را فراهم می کند که به شما امکان می دهد کل مجموعه اسناد را بر اساس چندین پارامتر طبقه بندی کنید: با توجه به سلسله مراتب، با توجه به درجه رازداری و غیره. . و مدارک لازم را سریعتر پیدا کنید.

جنبه دوم مسیریابی اسناد در سازمان است. معرفی اتوماسیون اداری و سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (SADD) به شما امکان می دهد تا کل فرآیند مدیریت را بهینه کنید، که ساده تر و منطقی تر می شود، کیفیت تصمیمات بهبود می یابد، اجرای تصمیمات مدیریتی به طور موثرتر نظارت می شود و هزینه ها مرتبط با نگهداری از دستگاه مدیریت کاهش می یابد. اسناد با استفاده از سیستم مدیریت خودکار اسناد ارسال می شوند که شامل پایگاه داده ای از طبقه بندی کننده ها و استانداردها است که برای کل سازمان یکسان است. مسیریابی اسناد بسته به نوع سند تعیین می شود، یعنی مسیرهای استاندارد حرکت برای دسته های خاصی از اسناد وجود دارد. این اجازه می دهد تا بلافاصله پس از ثبت نام، اسنادی را برای مقامات سازمان مطابق با وظایف رسمی آنها و با رویه های فنی پردازش اسناد در انواع مختلف ارسال کند. طبقه‌بندی‌کننده‌ها و استانداردها برای همه خدمات یکسان هستند. تبادل اسناد با سازمان های خارجی از طریق درگاه اطلاعات شرکت ها انجام می شود.

اکثر توسعه دهندگان SADD ویرایشگر متن خود را ایجاد نمی کنند، بلکه از ویرایشگر مایکروسافت آفیس استفاده می کنند. در محل کار توسعه دهنده اسناد، یک دکمه کاربردی به رابط Word اضافه می شود که به شما امکان می دهد سند ایجاد شده را به سیستم اداری منتقل کنید، که عبور آن را در سیستم جریان اسناد تضمین می کند. در صورت نیاز به مشاهده سند در دستگاه کاربر، Word شروع می شود. می توان گفت که سیستم اداری خودکار نوار نقاله ای است که پیشروی بهینه عناصر در سیستم را تضمین می کند و برنامه های مایکروسافت آفیس ماشین هایی در اطراف این نوار نقاله هستند که با آن می توانید یک سند (قطعه) تهیه کرده و روی نوار نقاله قرار دهید. سیستم اداری تحویل تضمینی از یک دستگاه به دستگاه دیگر را فراهم می کند، آنچه را که در این دستگاه پردازش می شود کنترل می کند و آن را بیشتر به مقصد ارسال می کند. بسیاری از SADD های موجود به سازمان هایی که آنها را پیاده سازی کرده اند اجازه می دهد تا به جریان اسناد بدون کاغذ تغییر کنند. با این حال، حتی در حضور SADD، تنها برخی از سازمان ها در عمل از فرم الکترونیکی هماهنگی داخلی اسناد سازمانی و اداری با استفاده از امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) استفاده می کنند.

4. سازماندهی گردش اسناد الکترونیکی گردش اسناد الکترونیکی و بهینه سازی آن با عوامل متعددی همراه است: n جنبه حقوقی مستلزم ایجاد وضعیت اسناد، نظام مندی آنها بر اساس یک سلسله مراتب است. شرکت های تجاری، سازمان های عمومی و سایر ساختارها باید قوانینی را که قانون برای تهیه و نگهداری اسناد تعیین می کند، رعایت کنند. n عامل فنی تجهیز شرکت به تجهیزات لازم برای سازماندهی کارآمد جریان اسناد را فراهم می کند. مدیریت اسناد الکترونیکی کار شرکت را بسیار ساده می کند و زمان صرف شده برای فرآیندهای اصلی تولید را کاهش می دهد. n جنبه کنترلی سازماندهی موثر گردش کار شامل توسعه یک دستگاه مدیریت برای کار با اسناد، ایجاد یک سیستم گردش کار و تخصصی سازی ساختارها است.

تمرین نشان می دهد که اگر اسناد به درستی سازماندهی شوند، شرکت نیازی به صرف زمان و منابع برای حل و فصل شرایط مختلف ندارد. واحد ساختاری مسئول اسناد، در صورت لزوم، قراردادها، گواهینامه ها و ... را ارائه می دهد. بنابراین، کارایی و اثربخشی شرکت به طور کلی افزایش می یابد. بنابراین، ما با این سوال روبرو هستیم که چگونه کار اداری را سازماندهی کنیم تا تمام اسناد لازم را نظام مند کنیم. بسته به تخصص و مشخصات، شرکت ها از سه شکل کار با اسناد استفاده می کنند که هر کدام با ویژگی های خاصی از گردش کار مشخص می شوند. سازماندهی متمرکز جریان اسناد در شکل متمرکز، اسناد تحت صلاحیت یک واحد ساختاری متمرکز می شوند. این می تواند یک دبیرخانه، یک دفتر، و در مورد مدیریت اسناد الکترونیکی غیرحجم - یک کارمند باشد. چرخه کامل عملیات با اسناد، سازماندهی جریان اسناد توسط این بخش انجام می شود. مدارک در یک سیستم بسته پذیرفته، پردازش و ثبت می شوند، این تضمین محرمانه بودن کار است. از دیگر مزایای سیستم های مدیریت اسناد متمرکز می توان به کارایی کار اداری، ساده سازی راهنمایی روش شناختی اشاره کرد. جریان اسناد الکترونیکی هنگام استفاده از این فرم را می توان با استفاده از خدمات اطلاعات ویژه سیستماتیک کرد.

سیستم مدیریت اسناد غیرمتمرکز سیستم غیرمتمرکز به این معنی است که اسناد در بخش های مختلف قرار دارند. هر بخش در شرکت خدمات مدیریت اسناد خود را ایجاد می کند. چنین سیستمی برای کار با اسناد برای شرکت هایی که از نظر سرزمینی از هم جدا هستند معمول است. در این مورد، اتوماسیون گردش اسناد از اهمیت زیادی برخوردار است، زیرا لازم است یک سیستم حفاظت از اطلاعات عمومی ایجاد شود. کنترل روش‌شناختی نیز مهم است: به عنوان یک قاعده، بخش‌های مستقلی که اسناد در بخش آنها قرار دارد، گزارش‌هایی را در مورد جریان اسناد شرکت با منظم بودن ارائه می‌دهند. سیستم های گردش کار مختلط شکل ترکیبی گردش کار یک شرکت فرض می کند که اسناد بین بخش ها پراکنده شده اند. یک بخش از عملیات، به عنوان مثال، دریافت و پردازش اسناد، توسط یک بخش انجام می شود و بخش دیگر، برای مثال، تکرار، ذخیره سازی، سیستم سازی، توسط بخش دوم انجام می شود. چنین سیستم مدیریت اسناد در صورتی راحت است که شرکت دارای ساختار گسترده ای باشد. بخش حسابداری می تواند اسناد مالیاتی، بخش پرسنل - اسناد ترکیب کلی و غیره را ثبت کند. سازمان مختلط گردش کار در حال حاضر یکی از مؤثرترین سیستم های مدیریتی است.

سازماندهی گردش کار: ویژگی ها سازماندهی گردش کار بر چندین اصل استوار است که کار موثر شرکت را به عنوان یک کل تضمین می کند. جریان اسناد یک شرکت بخشی از پشتیبانی اطلاعاتی است که کلید توسعه فعال است. اصول مدیریت اسناد عبارتند از: n ساده سازی مراحل ثبت اسناد. لازم به ذکر است که این عملیات نباید بر کیفیت کلیه فرآیندهای اداری تأثیر بگذارد. n سازماندهی گردش کار بر اساس مسیریابی. توسعه طرح هایی برای عبور همه اسناد به شما امکان می دهد گردش کار را بهینه کنید. n مدارک باید تک ثبت باشند. در این مورد، بهترین راه خروج، مدیریت اسناد الکترونیکی در نظر گرفته می شود، که امکان کاهش زمان دریافت و بررسی اسناد را فراهم می کند. n سازمان جریان اسناد باید تاییدیه های غیر منطقی، تایید موازی، انتقال اسناد به اشخاص ثالث را حذف کند. بنابراین، سازماندهی جریان اسناد با هدف کاهش زمان کار با اسناد، بهینه سازی فعالیت های دفتری و بهبود کارایی پشتیبانی اطلاعات برای شرکت است.

جریان الکترونیکی اسناد: اصول و ویژگی ها جریان الکترونیکی اسناد به معنای ثبت واحد اسناد است، به این معنی که شناسایی می تواند در هر مرحله از کار اداری انجام شود. همچنین یک پایگاه یکپارچه سیستماتیک سلسله مراتبی از اطلاعات اسناد مهم است که تکرار و بررسی موازی را حذف نمی کند. با داشتن یک سیستم گزارش دهی توسعه یافته، مدیریت اسناد الکترونیکی به شما امکان می دهد حرکت اسناد و فرآیندهای اطلاعات اولیه را کنترل کنید. همچنین شایان ذکر است که یک سیستم جستجوی اسناد سازمان یافته کارآمد، که شامل جریان الکترونیکی اسناد است. جریان اسناد الکترونیکی دارای یک طبقه بندی سیستمی است: 1. سیستم های اتوماسیون اداری. 2. آرشیو اسناد. 3. سیستم های ورودی سند و سیستم های پردازش تصویر سند. 4. سیستم های مدیریت هزینه های ذخیره سازی اسناد. 5. سیستم های مسیریابی اسناد. 6. سیستم های اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری.

سیستم‌های خودکارسازی کارهای اداری به ترتیب خیلی زودتر از سیستم ما در غرب مورد استفاده گسترده قرار گرفتند و اصطلاحات خود را توسعه دادند که حوزه‌های مختلف جریان اسناد را توصیف می‌کرد. اصطلاحات زیر در رویه غربی رایج ترین هستند: EDM (مدیریت الکترونیکی اسناد) - نام تلفیقی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی. DMS (سیستم های مدیریت اسناد) - نزدیک ترین ترجمه از نظر معنی - آرشیو الکترونیکی اسناد. EDM با محوریت سازمانی - سیستم‌های مدیریت اسناد شرکتی که ابزارهایی را برای ایجاد، ویرایش، انتشار و ذخیره اسناد (ورد، اکسل، آرشیو الکترونیکی، پست، زمان‌بندی جلسات، تأیید اسناد و غیره در یک بطری) ترکیب می‌کنند. مدیریت اطلاعات - اطلاعات سیستم‌های مدیریت، پورتال نیز نامیده می شود، اطلاعات را در اینترنت، اینترانت و اکسترانت جمع آوری، مدیریت و ارائه می کند. تصویربرداری - سیستم هایی که اطلاعات را از رسانه کاغذی به فرمت دیجیتال تبدیل می کنند، به عنوان یک قاعده، این TIFF (فرمت فایل تصویر برچسب گذاری شده) است، پس از آن سند می تواند در کار در حال حاضر به شکل الکترونیکی استفاده شود. Doc. مدیریت جریان - سیستم های مسیریابی جریان اسناد. کار کنید. مدیریت جریان - سیستم های مسیریابی برای جریان کار، وظایف. همچنین تعداد زیادی اصطلاح مرتبط وجود دارد، به عنوان مثال: مدیریت دانش انبار اسناد

سیستم های اتوماسیون اداری عملکرد آنها شامل تثبیت اسناد در یک پایگاه داده خاص است که در پر کردن یک کارت سند خاص بیان می شود. بسته به شرایط سازمان ممکن است محتوای کارت مدارک متفاوت باشد. معمولاً سیستم‌های اداری اداری بین اسناد ورودی و خروجی، اسناد تنظیمی، اسناد نهادهای حاکمیتی، اسناد مرجع و غیره تمایز قائل می‌شوند. اسناد تحت کنترل اجرا بر اساس مجریان، وضعیت اجرا، مهلت‌ها و غیره تقسیم می‌شوند. هر سند در سیستم یک رکورد در پایگاه داده است که با مجموعه ای از مقادیر ویژگی کارت مشخص می شود. علاوه بر حسابداری و جستجوی اسناد در پایگاه داده، سیستم باید گزارش هایی را ارائه دهد که به شما امکان می دهد بیانیه ای از اجرای اسناد و سایر اطلاعات خلاصه را دریافت کنید.

بایگانی اسناد آرشیو اسناد خود را ذخیره می کند و بنابراین سیستم باید تمایز حقوق دسترسی به اسناد را فراهم کند. کاربر را می توان با نام شبکه و یا با نام کاربری و رمز عبور خاصی که در سیستم مدیریت آرشیو تعریف شده است شناسایی کرد. علاوه بر جداسازی حقوق دسترسی در سطح کاربر، سیستم باید از تخصیص گروه ها یا نقش های کاربری اطمینان حاصل کند. عملکرد بعدی بایگانی اسناد، ارائه امکان کار گروهی با اسنادی است که در مرحله ایجاد هستند - این عملکرد قفل اسناد یا چک است. کنترل ورود / خروج. اگر یکی از کاربران سیستم شروع به ویرایش سندی کند، تا زمانی که کار با آن تمام شود، برای دسترسی سایر کاربران مسدود می شود. یکی دیگر از ویژگی های آرشیو پشتیبانی از کنترل نسخه است. نسخه های سند را می توان به صورت خودکار یا به ابتکار کاربر بررسی کرد. در صورت لزوم، کاربر می تواند به یکی از نسخه های قبلی سند بازگردد. عملکردهای خدماتی بایگانی اسناد شامل امکان ایجاد نسخه های پشتیبان از اسناد بدون ایجاد وقفه در عملکرد سیستم، یکپارچه سازی با سیستم ها برای اطمینان از هزینه بهینه ذخیره سازی داده ها و غیره است.

سیستم های ورودی اسناد و سیستم های پردازش تصویر سند یکی از وظایف مستقل سیستم های گردش اسناد، ورود اسناد به بایگانی است. این به عنوان ترجمه اسناد از کاغذ به الکترونیک درک می شود. در ساده ترین حالت، این روش به یک اسکن ساده کاهش می یابد. یک عملکرد پیچیده تر، تشخیص خودکار محتوای تصویر سند و تشکیل یک سند حاوی متن است. برای این کار برنامه های متعلق به کلاس نرم افزارهای تشخیص متن در نظر گرفته شده است. یکی از ویژگی های پیچیده تر، تشخیص محتوای فرم است. در همان زمان، برنامه وجود سوابق، از جمله موارد دست نویس، را در فیلدهای خاصی از فرم سند تشخیص می دهد، محتوای آن را تشخیص می دهد و به طور خودکار مقادیر ویژگی های این سند را در سیستم پر می کند. در صورت لزوم، مقادیر فیلدهای خاص فرم را می توان از دایرکتوری تعریف شده در سیستم انتخاب کرد.

سیستم های مسیریابی اسناد به طور مستقیم در ارسال اسناد به محل کار مجریان، جمع آوری اطلاعات در مورد وضعیت فعلی اسناد، ادغام اسناد پس از اتمام کار با آنها در مراحل خاص، و همچنین ابزاری برای دسترسی به اطلاعات در مورد وضعیت فعلی کار با آنها دخیل هستند. اسناد. سیستم های مسیریابی، به عنوان یک قاعده، حاوی ابزاری برای توصیف مسیرهای معمولی عبور اسناد در یک سازمان هستند. بر اساس طرح‌های مسیریابی توسعه‌یافته، نمونه‌هایی از فرآیندهای تجاری برای کار با اسناد قابل تولید است. در این مورد، می توانیم در مورد مسیریابی تنگ صحبت کنیم. یک جایگزین به اصطلاح مسیریابی آزاد است که در آن مسیر به صورت "خود به خود" شکل می گیرد. هر کاربر سیستم با حقوق مناسب می تواند مجریان بعدی یا بعدی سند را تعیین کند. هنگام مسیریابی اسناد، دو طرح ممکن است، بیایید آنها را Off-Line و On-Line بنامیم. در حالت اول، زمانی که سندی به محل کار کاربر ارسال می شود، به صورت فیزیکی از آرشیو اسناد استخراج شده و (مثلاً از طریق ایمیل) به محل کار مشتری تحویل داده می شود. پس از اتمام کار، سند دوباره در بایگانی غوطه ور می شود. در این حالت سیستم مسیریابی خود مشتری بایگانی اسناد است و اطلاعات مربوطه را وارد پایگاه حسابداری می کند. طرح دوم شامل حرکت فیزیکی سند نیست. سیستم مسیریابی اسناد، رابطی را برای دسترسی به کارهای پردازش اسناد در اختیار مشتری قرار می دهد.

سیستم های اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری کار توسعه سیستم های مسیریابی اسناد است. سیستم های جریان یا سیستم هایی برای اتوماسیون پیچیده فرآیندهای تجاری. بر خلاف سیستم های مسیریابی اسناد، شی مسیریابی در آنها مجموعه ای از داده های مورد استفاده در یک فرآیند تجاری خاص است. کاربر در محل کار اطلاعاتی در مورد کارهایی که باید انجام دهد و تمام داده های لازم برای این کار را دریافت می کند. کار کنید. برنامه Flow تعیین می کند که کدام برنامه باید برای اجرای عملکردها در یک محل کار معین راه اندازی شود و داده های لازم را در آن بارگذاری می کند. کار پارادایم. جریان سیستم فرض می کند که کاربر باید فقط عملکردهای لازم را انجام دهد، تمام کارهای معمول - تعیین توالی اقدامات، ارائه اطلاعات لازم، نظارت بر به موقع بودن کار و غیره توسط سیستم کار انجام می شود. جریان.

انتخاب نرم افزار برای اتوماسیون هیچ نرم افزار ایده آلی وجود ندارد، بنابراین لازم است الزامات خود را به وضوح فرموله کنید و نرم افزار را بر اساس مجموعه ای از معیارها تجزیه و تحلیل کنید. لیست احتمالی معیارها: ابزارهای ناوبری - سهولت دسترسی کاربر به برنامه های کاربردی مختلف، ناوبری داده ها، ارائه داده ها. فایل / حسابداری - توابع حسابداری اسناد، اسناد، ایجاد کارت های اسناد و غیره. آرشیو / پردازش تصویر - ذخیره سازی اسناد، کنترل نسخه، ضبط اسناد برای ویرایش، اسکن تصویر، تشخیص متن. مسیریابی / کنترل - عملکردهایی برای تحویل اسناد به ایستگاه های کاری کاربر، جمع آوری اطلاعات در مورد اقدامات کاربر، نظارت بر وضعیت فعلی اسناد. اتوماسیون فرآیندهای تجاری - ابزارهایی برای مدل سازی فرآیندها، محیطی برای پیاده سازی و نظارت بر فرآیندها، ابزارهایی برای جمع آوری آمار در مورد اجرای فرآیندها. کار گروهی - ابزارهایی برای سازماندهی کنفرانس های تلفنی، بحث های گروهی و تهیه پیش نویس اسناد. جستجو / مدیریت دانش - ابزار جستجوی اطلاعات (متن کامل، اسنادی و غیره)، طبقه بندی و فهرست نویسی اسناد، ایجاد پایگاه های دانش بر اساس حوزه موضوعی. باز بودن - فرصت هایی برای گسترش عملکرد. هنگام انتخاب نرم افزار برای اتوماسیون، لازم است تا حد امکان به وضوح طیف وظایفی را که می خواهید حل کنید، ترسیم کنید. این امر باعث کاهش هزینه های اکتساب و همچنین به حداقل رساندن زمان و هزینه اجرا می شود.

شرح ارائه برای اسلایدهای جداگانه:

1 اسلاید

توضیحات اسلاید:

2 اسلاید

توضیحات اسلاید:

سازماندهی کار اداری و گردش کار با استفاده از ارتباطات الکترونیکی. اصطلاحات و مفاهیم اساسی پشتیبانی اسناد مدیریت (DOU) مسائل مربوط به مستندسازی، سازماندهی کار با اسناد در فرآیند مدیریت و سیستم‌بندی ذخیره‌سازی آرشیوی آنها را پوشش می‌دهد. مستندسازی عبارت است از ایجاد اسناد، یعنی تهیه، اجرا، تایید و تولید آنها. کار اداری: مجموعه ای از اقدامات برای اطمینان از موسسه آموزشی پیش دبستانی یک شرکت یا سازمان. گاهی گفته می شود که مؤسسه آموزشی پیش دبستانی کارکرد اصلی کار اداری است. سازماندهی کار با اسناد - اطمینان از جابجایی، جستجو، ذخیره و استفاده از اسناد. سیستم سازی ذخیره سازی آرشیوی اسناد - تعیین قوانین برای ذخیره سازی اطلاعات ایجاد شده در یک سازمان، جستجو و استفاده از آن برای حمایت از تصمیم گیری مدیریتی. گردش اسناد - حرکت اسناد در چارچوب موسسه آموزشی پیش دبستانی. رویه کسب و کار - دنباله ای از عملیات خاص که توسط کارکنان سازمان ها برای حل یک مشکل یا هدف در چارچوب یک شرکت یا سازمان انجام می شود. آرشیو الکترونیکی مشکل سیستم سازی ذخیره آرشیوی اسناد الکترونیکی را در چارچوب یک موسسه آموزشی پیش دبستانی حل می کند.

3 اسلاید

توضیحات اسلاید:

کار الکترونیکی دفتر و گردش کار در یک شرکت گردش کار الکترونیکی و گردش کار در یک سازمان یک سیستم خودکار چند کاربره است که فرآیند مدیریت کار یک سازمان سلسله مراتبی را همراهی می کند. مکانیزم کار با اسناد ارائه شده به صورت الکترونیکی، با اجرای مفهوم "کار اداری بدون کاغذ". سند الکترونیکی (ED) سندی است که با کمک ابزار پردازش کامپیوتری ایجاد می‌شود و می‌توان آن را با امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) امضا کرد و در قالب یک فایل با فرمت مناسب روی یک رسانه ماشینی ذخیره کرد. امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) آنالوگ امضای دست نویس است که وسیله ای برای محافظت از اطلاعات است که توانایی کنترل یکپارچگی و تأیید صحت اسناد الکترونیکی را فراهم می کند. مدیریت اسناد الکترونیکی مزایای اصلی اجرا: کاهش هزینه های مالی و زمانی برای ایجاد و پردازش اسناد. سازماندهی کارآمد جریان اسناد، کارایی بخش ها و خدمات شرکت را بهبود می بخشد. ادغام اطلاعات حاوی داده ها در اسناد مختلف برای مدیریت تصمیمات مدیریت عملیاتی و آگاهانه. ایجاد شرایط برای انتقال از گردش کار معمول کاغذ به فناوری نویدبخش بدون کاغذ (الکترونیک). بهینه سازی فرآیندهای تجاری مرتبط با کار اداری و جریان اسناد در شرکت؛

4 اسلاید

توضیحات اسلاید:

ایجاد اسناد بر اساس الگوها روش های ایجاد الگو: از یک برگه خالی بر اساس یک سند تمام شده الگو یک فرم خالی یا خالی است که در آن کاربر مطابق با وظایف خود، ستون های لازم را با اطلاعات خود پر می کند. مراحل ایجاد قالب: 1. فایل - ایجاد (انتخاب نوع سند - الگو) 2. ویرایش الگو به عنوان یک سند معمولی 3. درج ماکروها و فیلدهای اطلاعات (درج فیلد فرمان منو) 4. فایل - ذخیره به عنوان - سند را تایپ کرده و نام آن را وارد کنید ...

5 اسلاید

توضیحات اسلاید:

ایجاد الگوهای سند بر اساس فرم‌ها عناصر فرم: فیلد متنی چک باکس ترکیبی کادر جدول سایه‌زنی فیلدها هر عنصر فرم پارامترهای خاص خود را دارد مشاهده منو - نوار ابزار - فرم‌ها پس از ایجاد یک الگو و مرتب کردن فیلدهای فرم، حفاظت برای تغییر EXAMPLE یک الگو با استفاده از آن تنظیم می‌شود. تشکیل می دهد

6 اسلاید

توضیحات اسلاید:

امضای دیجیتال الکترونیکی هدف و کاربرد امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) - لازمه یک سند الکترونیکی طراحی شده برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل. سند، امضا نامعتبر می شود، سند محافظت در برابر تغییرات (جعل): تضمین تشخیص جعل در هنگام کنترل یکپارچگی، جعل را غیرعملی می کند. عدم امکان امتناع از تألیف. از آنجایی که تنها با دانستن کلید خصوصی امکان ایجاد امضای صحیح وجود دارد، مالک نمی تواند امضای خود را رد کند. اثبات تألیف سند: از آنجایی که تنها با دانستن کلید خصوصی امکان ایجاد امضای صحیح وجود دارد، صاحب جفت کلید می تواند نویسندگی خود را بر امضای سند ثابت کند. همه این ویژگی های EDS اجازه می دهد تا از آن برای اهداف زیر: اظهار کالا و خدمات (اظهارنامه گمرکی) ثبت معاملات بر اساس اشیاء املاک استفاده در سیستم های بانکی تجارت الکترونیک و سفارشات دولتی نظارت بر اجرای بودجه دولتی در سیستم های تماس با مقامات برای گزارش اجباری به نهادهای دولتی سازماندهی گردش اسناد الکترونیکی دارای اهمیت قانونی در سیستم های تسویه حساب و معاملات

7 اسلاید

توضیحات اسلاید:

امضای دیجیتال الکترونیکی ابزارها و برنامه‌های کاربردی برای ساخت امضای دیجیتال طرح‌های مختلفی برای ساخت امضای دیجیتال وجود دارد: بر اساس الگوریتم‌های رمزگذاری متقارن. این طرح حضور شخص ثالث را در سیستم فراهم می کند - داوری که مورد اعتماد هر دو طرف است. مجوز سند همان حقیقت رمزگذاری آن با یک کلید مخفی و انتقال آن به داور است. بر اساس الگوریتم های رمزگذاری نامتقارن. در حال حاضر، چنین طرح های EDS رایج ترین هستند و به طور گسترده مورد استفاده قرار می گیرند. طرح امضای دیجیتال به خوبی تثبیت شده سه فرآیند را پوشش می دهد: تولید یک جفت کلید. با استفاده از الگوریتم تولید کلید، یک کلید خصوصی به روشی مشابه از مجموعه کلیدهای خصوصی ممکن انتخاب شده و کلید عمومی مربوطه محاسبه می شود. تشکیل امضا. یک امضا برای یک سند الکترونیکی با استفاده از کلید خصوصی محاسبه می شود. تأیید (تأیید) امضا. برای داده های سند و امضا، اعتبار امضا با استفاده از کلید عمومی تعیین می شود. شرایط استفاده از EDS: تأیید امضا باید با یک کلید عمومی مطابق با کلید خصوصی که برای امضا استفاده شده است انجام شود. بدون داشتن کلید خصوصی، ایجاد یک امضای دیجیتال قانونی باید از نظر محاسباتی دشوار باشد.

8 اسلاید

توضیحات اسلاید:

Microsoft Outlook - ابزار اتوماسیون فضای کاری Microsoft Outlook امکان تبادل پیام های ایمیل، مدیریت تقویم، وظایف و لیست مخاطبین رابط Microsoft Outlook را فراهم می کند.

درجه 1 درجه 2 درجه 3 درجه 4 درجه 5

فناوری اطلاعات برای پشتیبانی مستند از فعالیت های مدیریتی.

سخنرانیسیستم های مدیریت اسناد

1. مدل جریان اسناد سازمانی.

2. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی.

3. اتوماسیون جریان اسناد.

1. مدل جریان اسناد سازمانی

انتقال اطلاعات در تمامی سطوح سلسله مراتبی با ارسال و تحویل مدارک بر روی کاغذ یا فلاپی دیسک انجام می شود که در این صورت پرسنل اضافی درگیر هستند. جنبه کمی اطلاعات نیز متفاوت است، و همانطور که تجزیه و تحلیل نشان می دهد، بیشترین حجم داده ها به بخش تولید و فناوری و مدیریت جریان دارد.

ارزیابی کیفیت تبادل اطلاعات را می توان با استفاده از مدل گردش کار زیر انجام داد.

زمینه های اصلی اتوماسیون گردش کار عبارتند از: پشتیبانی از اطلاعات واقعی، توانایی کار با اسناد تمام متن، پشتیبانی از جریان اسناد - که سه بعدی را تعیین می کند.فضای خصوصیات (شکل 1)، که در آن هر محصول نرم افزاری از یک کلاس معین در امتداد یک مسیر مشخص حرکت می کند و از مراحل مختلف توسعه خود عبور می کند.

برنج. یکی

محور اول (F) سطح سازماندهی ذخیره اطلاعات واقعی را مشخص می کند که با ویژگی های نوع خاصی از فعالیت یک شرکت یا سازمان مرتبط است.به عنوان مثال: هنگام خرید دارایی های مادی، اسناد همراه (فاکتورها، گواهی پذیرش، رسیدهای سفارش انبار و ...) به عنوان اسناد عملیاتی ثبت می شود که ویژگی های آنها برای تصمیم گیری مدیریت بسیار مهم است. اطلاعات اسناد عملیاتی برای پردازش های پیچیده تحلیلی و ترکیبی استفاده می شود و در یک مورد خاص می تواند توسط کاربر از طریق سیستم گزارش دهی به دست آید.

اف* = افجمع / افخودکار.

محور دوم (D) - اسناد متن کامل، نیاز به سازماندهی تعامل را منعکس می کند: شکل گیری و انتقال کالاها، خدمات یا اطلاعات هم در داخل شرکت و هم در خارج از آن.همراه با اطلاعات واقعی، این اسناد حاوی اطلاعات نیمه ساختاریافته ای هستند که تحت پردازش تحلیلی خودکار نیستند، مانند عوامل فورس ماژور و نحوه طرح ادعا در صورت تخلف از شرایط قرارداد.

دی* = دیجمع / دیخودکار.

محور سوم (R) بعد سوم را به فضای گردش کار معرفی می کند - تنظیم فرآیندهای انتقال اسناد،یعنی: توضیحی در مورد اینکه چه رویه‌هایی، چه زمانی و چگونه باید انجام شوند. مبنای موقعیت یابی حول یک محور معین مجموعه ای از علائم رسمی (ویژگی ها) و فهرستی از عملیات است.

آر* = آرجمع / آرخودکار.

یک نقطه در فضا (F, D, R) وضعیت سیستم گردش کار را تعیین می کند. موقعیت این نقطه به سطح توسعه و مرحله پیاده سازی سیستم مدیریت اسناد در شرکت و همچنین به ویژگی های آن و مقیاس تجاری بستگی دارد.

پس از ارائه مدل گردش کار به این ترتیب، می توان، به عنوان مثال، با دانستن وضعیت فعلی امور مربوط به سازماندهی کار اداری در هر شرکت خاص، به وضوح تصور کرد که در کدام جهت باید بیشتر حرکت کرد، چه چیزی در آن وجود ندارد. لحظه و نحوه استفاده ارگانیک از سیستم های اتوماسیون موجود.به عنوان مثال، در یکی از بانک های مسکو مجموعه بزرگی از داده های واقعی جمع آوری شد که برای پردازش آنها از یک DBMS مدرن استفاده شده است که در سرورهای قدرتمند و مقاوم به خطا مستقر شده است - به نظر می رسد همه چیز باید خوب باشد. با این حال ، هنگام کار با اسناد داخلی ، اطلاعات تکراری وجود داشت: موقعیت هایی به وجود آمد که "به نظر نمی رسید کسی مقصر باشد" و بانک هر از گاهی مشتریان سودآور را از دست می دهد. دلیل آن این است که نقطه نشان دهنده موقعیت سیستم گردش کار برای این سازمان دارای مختصات نسبتاً بزرگی در محور "F" و احتمالاً در محور "D" بود، اما مقدار مختصات در محور "R" بود. نزدیک به صفر یک راه حل مشخص در این مورد ممکن است در نظر گرفتن اجرای یک سیستم مدیریت مقررات باشد. در عین حال، لازم نیست نگران DBMS (محور "F") یا بایگانی الکترونیکی (محور "D") باشید - ما فقط در مورد تغییر مقدار مختصات در امتداد محور "R" صحبت می کنیم.

در حالت کلی، همانطور که قبلا ذکر شد، فرآیند اتوماسیون اداری در یک شرکت را می توان به عنوان یک منحنی در فضای سه بعدی مختصات F، D، R نشان داد. علاوه بر این، هرچه این منحنی تندتر باشد، فرآیند مدرن‌سازی سریع‌تر پیش می‌رود و هرچه مقادیر هر سه مختصات بالاتر باشد، سطح اتوماسیون در شرکت بالاتر می‌رود و در نتیجه، مشکلات کمتری در سازمان‌دهی خود دارد. فعالیت ها.

محورهای "F" و "D" ویژگی های فعالیت های سازمان را تعیین می کنند که با موقعیت مختصات سوم (R) فضای مدل جریان اسناد تنظیم می شود. در عین حال، این مدل به فناوری پردازش اسناد اتخاذ شده در شرکت بستگی ندارد - همه چیز فقط با هدف فعالیت تعیین می شود، خواه یک سازمان دولتی، یک شرکت تجاری یا یک شرکت صنعتی باشد.

به طور کلی سه نوع سازمان را می توان تشخیص داد:

شرکت تجاری: خرید، نشانه گذاری، فروش، سود - هدف اصلی فعالیت.

سازمان بودجه: فعالیت اصلی تشکیل اسناد است.

بنگاه صنعتی: خرید مواد اولیه، فرآوری، ایجاد محصول جدید، فروش، کسب سود. هدف از فعالیت، عملیات است.

اگر وظیفه یک سازمان تشکیل اسناد، به عنوان مثال، دفتر شهردار، دادگاه یا وزارتخانه باشد، موقعیت آن در مدل نسبت به محورهای "F" و "D" جایگاه نسبتاً بالایی را اشغال خواهد کرد. به هر حال، امروزه محبوب ترین برنامه ها آنهایی هستند که بر خودکارسازی فعالیت های ساختارهای اداری دولتی و دولتی متمرکز هستند - هدف اصلی آنها تهیه اسناد است.

با این حال، اگر فعالیت های یک شرکت تجاری را در نظر بگیریم که وظیفه آن تولید ارزش های مادی است (پذیرش مواد خام، تبدیل، ایجاد یک محصول جدید، فروش آن، دریافت درآمد)، پس در اینجا هر سه مختصات باید داشته باشند. ارزش های متعادل

2. سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی

EDMS فرآیند ایجاد، کنترل دسترسی و توزیع حجم زیادی از اسناد در شبکه های کامپیوتری و همچنین کنترل جریان اسناد در سازمان را فراهم می کند.

جریان اسناد الکترونیکی شامل: ایجاد اسناد، پردازش آنها، انتقال، ذخیره سازی، خروجی اطلاعات در حال گردش در یک سازمان یا شرکت بر اساس استفاده از شبکه های کامپیوتری است. به طور کلی، مرسوم است که مدیریت جریان اسناد الکترونیکی را به عنوان سازماندهی حرکت اسناد بین بخش های یک شرکت یا سازمان، گروه هایی از کاربران یا کاربران فردی درک کنیم.در عین حال، جابجایی اسناد به معنای جابجایی فیزیکی آنها نیست، بلکه انتقال حقوق استفاده از آنها با اطلاع کاربران خاص و کنترل بر اجرای آنها است.

یک سند واحد اصلی اطلاعات است و تمام وجود یک سیستم مدیریت اسناد به ذخیره یک سند، خواص و تاریخچه عمر آن و همچنین تضمین واقعی عمر آن اختصاص دارد.

هدف اصلی EDMS سازماندهی ذخیره سازی اسناد الکترونیکی و همچنین کار با آنها است.(به ویژه جستجوی آنها هم بر اساس ویژگی ها و هم بر اساس محتوا). EDMS باید به طور خودکار تغییرات اسناد، مهلت های اجرای اسناد، جابجایی اسناد و همچنین تمامی نسخه ها و خرابی های آنها را کنترل کند. یک EDMS یکپارچه باید کل چرخه تجاری یک شرکت یا سازمان را پوشش دهد - از تعیین یک کار برای ایجاد یک سند تا نوشتن آن تا بایگانی، ذخیره سازی متمرکز اسناد را در هر قالبی، از جمله اسناد ترکیبی پیچیده، فراهم می کند. EDMS باید جریان‌های اسناد نامتجانس شرکت‌های از نظر جغرافیایی از راه دور را در یک سیستم واحد ترکیب کند. آنها باید مدیریت اسناد منعطف را هم با تعریف دقیق مسیرهای ترافیکی و هم با مسیریابی آزادانه اسناد ارائه کنند. در EDMS، بسته به صلاحیت، موقعیت و اختیاراتی که به آنها اختصاص داده شده است، باید محدودیت دقیقی برای دسترسی کاربران به اسناد مختلف اعمال شود. علاوه بر این، EDMS باید با ساختار سازمانی و کارکنان موجود و سیستم کار اداری شرکت تنظیم شود و همچنین با سیستم های شرکتی موجود یکپارچه شود.

موضوع طبقه بندی EDMS به دلیل توسعه سریع بازار این سیستم ها بسیار پیچیده است. علاوه بر این، از سال 2001، مفهوم "مدیریت محتوای سازمانی (ECM)"به جای مدیریت اسناد الکترونیکی مفهوم ECM مزایای تجاری بسیاری را ارائه می دهد. یک سیستم ECM که تمام فناوری‌های محتوا و فرآیند گرا را در یک شرکت ادغام می‌کند، زیرساخت مشترکی را برای مدیریت گردش کار آن فراهم می‌کند و نیاز به استقرار و پشتیبانی از چندین فناوری را برای اجرای عملکردهای مختلف تجاری به حداقل می‌رساند.ماهیت این رویکرد (که زیرساختی نیز نامیده می شود) این است که لازم نیست محتوای شرکتی فقط متعلق به یک برنامه یا سیستم باشد. باید برای بسیاری از برنامه ها در دسترس باشد و آزادانه بین آنها توزیع شود.یکی از ویژگی های مهم زیرساخت ECM (از جمله برنامه های کاربردی مربوط به اکثر فروشندگان در صنعت) آن است. استقلال از یک فروشگاه محتوای جهانی واحد... زیرساخت ECM بسیاری از مخازن داده های تخصصی (یا قدیمی) (حتی از فروشندگان رقیب)، از جمله اما نه محدود به مخازن اسناد الکترونیکی محصول، پست الکترونیکی، مخازن محتوای وب، سیستم های فایل، و حتی سیستم های مدیریت پایگاه داده را یکپارچه می کند. به این ترتیب، زیرساخت ECM یک لایه یکپارچه سازی (یا مجازی سازی) مشترک برای هر مخزن داده فراهم می کند(به شما این امکان را می دهد که آنها را از هر کجای شرکت جستجو کنید)، در نتیجه نیاز به یکپارچه سازی سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی و سیستم های مدیریت محتوا از چندین فروشنده را به حداقل می رساند. علاوه بر این، با کمک زیرساخت ECM، چنین خدمات مدیریت محتوای شرکتی مانند شخصی سازی، کنترل دسترسی، مدیریت حقوق کاربر و غیره (که مدیریت و نگهداری سیستم ECM را ساده می کند) پیاده سازی می شود.

به گفته تحلیلگران IDC، در حال حاضر انواع اصلی EDMS زیر وجود دارد (در حالی که برخی از EDMS ها می توانند به طور همزمان به چندین نوع تعلق داشته باشند، زیرا عملکردهای مربوط به آنها را دارند):

EDM بر فرآیندهای تجاری (EDM فرآیند تجاری) متمرکز بود.آنها در قلب مفهوم ECM قرار دارند. سیستم هایی از این نوع (EDMS) برای کاربردهای خاص عمودی و افقی طراحی شده اند (گاهی اوقات کاربردهای صنعتی نیز دارند). سیستم های EDMS چرخه کامل کار با اسناد را فراهم می کند، از جمله کار با تصاویر، مدیریت سوابق و گردش کار، مدیریت محتوا و غیره. سیستم های EDMS ذخیره سازی و بازیابی اسناد دو بعدی را در قالب های اصلی (تصاویر، فایل های CAD، صفحات گسترده و موارد دیگر) فراهم می کنند. ) با قابلیت گروه بندی آنها در پوشه ها. از معروف ترین توسعه دهندگان سیستم های EDMS می توان به Documentum (سیستم Documentum)، FileNet (سیستم های Panagon و Watermark)، مرغ مگس خوار (سیستم PC DOCS) و غیره اشاره کرد. انتشار محتوای وب لازم به ذکر است که در حالی که تقریباً تمام سیستم‌های EDMS سطح خوبی از پیاده‌سازی مخازن و خدمات کتابخانه‌ای را برای مدیریت محتوای الکترونیکی (مانند تصاویر و اسناد اداری) ارائه می‌کنند، اما هر یک از آنها در حوزه خود قوی‌ترین هستند. به عنوان مثال، در سیستم های شرکت های Open Text و iManage، مدیریت اسناد اداری به خوبی توسعه یافته است. به نوبه خود، سیستم‌های Tower Technology، FileNet، IBM و Identitech در مدیریت تصاویر محصولات با حجم بالا بسیار قوی هستند.

EDM شرکتی (EDM سازمانی). سیستم هایی از این نوع، زیرساخت شرکتی (در دسترس همه کاربران شرکتی) را برای ایجاد اسناد، همکاری بر روی آنها و انتشار آنها فراهم می کنند. عملکردهای اساسی EDMS شرکتی مشابه عملکردهای EDMS متمرکز بر فرآیندهای تجاری است. به عنوان یک قاعده، EDMS شرکتی تنها بر استفاده در هر صنعت خاص یا حل یک مشکل محدود متمرکز نیست. آنها به عنوان فناوری های سراسری شرکت معرفی می شوند. توسعه و ترویج EDMS شرکتی توسط Lotus (سیستم Domino.Doc)، Novell (Novell GroupWise)، متن باز (سیستم LiveLink)، Keyfile، Oracle (سیستم Context)، iManage و غیره انجام می شود.

سیستم های مدیریت محتواسیستم هایی از این نوع ایجاد محتوا، دسترسی و مدیریت محتوا، تحویل محتوا (تا سطح بخش هایی از اسناد و اشیاء برای استفاده مجدد و گردآوری بعدی آنها) را فراهم می کنند. در دسترس بودن اطلاعات نه به صورت اسناد، بلکه در قالب اشیاء کوچکتر، تبادل اطلاعات بین برنامه ها را آسان تر می کند. مدیریت محتوای وب به توانایی مدیریت اشیاء محتوای مختلف نیاز دارد که می توانند در یک ارائه وب گنجانده شوند (به عنوان مثال، صفحات HTML و گرافیک های وب). علاوه بر این، مدیریت محتوای وب نیاز به توانایی ایجاد الگوهای ارائه دارد که امکان ارائه و شخصی سازی محتوای پویا (بر اساس ترجیحات کاربر، نمایه های کاربر و غیره) را فراهم می کند. سیستم های مدیریت محتوا از شرکت های Adobe، Excalibur، BroadVision، Documentum، Stellent، Microsoft، Divine، Vignette و ... در بازار جهانی شناخته شده اند.

سیستم های مدیریت اطلاعات - پورتال ها.چنین سیستم هایی تجمیع اطلاعات، مدیریت اطلاعات و تحویل را از طریق اینترنت / اینترانت / اکسترانت فراهم می کنند. با کمک آنها، امکان جمع آوری (و اعمال) تجربه در یک محیط شرکتی توزیع شده بر اساس استفاده از قوانین تجاری، زمینه و ابرداده وجود دارد. پورتال ها همچنین دسترسی استاندارد مرورگر وب را به طیف وسیعی از برنامه های کاربردی تجارت الکترونیک (معمولاً از طریق یک رابط سیستم ERP) فراهم می کنند. نمونه هایی از پورتال ها Excalibur، Oracle Context، PC DOCS / Fulcrum، Verity، Lotus (Domino / Notes، K-Station) هستند.

سیستم های تصویربرداریبا کمک آنها، اطلاعات اسکن شده از حامل های کاغذ به شکل الکترونیکی (معمولا در قالب TIFF) تبدیل می شود. این فناوری در قلب ترجمه به شکل الکترونیکی اطلاعات از تمام اسناد کاغذی و میکروفیلم های قدیمی قرار دارد. عملکردهای اساسی یک سیستم پردازش تصویر استاندارد عبارتند از: اسکن، ذخیره سازی، تعدادی قابلیت جستجوی تصویر و موارد دیگر.

سیستم های مدیریت گردش کارسیستم‌هایی از این نوع طراحی شده‌اند تا مسیریابی گردش‌های کاری از هر نوع (تعریف مسیرهای مسیریابی فایل) را در فرآیندهای تجاری ساختاریافته و بدون ساختار سازمانی ارائه دهند. آنها برای بهبود کارایی و کنترل پذیری فرآیندهای تجاری شرکت استفاده می شوند. سیستم های مدیریت گردش کار معمولاً به عنوان بخشی از یک راه حل خریداری می شوند (به عنوان مثال، سیستم های EDMS یا سیستم های PDM). در اینجا می توان به توسعه دهندگانی مانند Lotus (Domino / Notes and Domino Workflow system)، Jetform، FileNet، Action Technologies، Staffware اشاره کرد.

اجزای EDMS

تمام EDMS شامل اجزای استاندارد اجباری است: ذخیره سازی کارت ها (ویژگی ها) اسناد. ذخیره سازی اسناد؛ اجزایی که منطق تجاری سیستم را پیاده سازی می کنند.

فروشگاه ویژگی سند

ذخیره ویژگی سند برای ذخیره یک "کارت" در نظر گرفته شده است - مجموعه ای از فیلدهایی که یک سند را مشخص می کند. معمولا در EDMS مفهومی از نوع اسناد (مثلا قرارداد، مشخصات، نامه و ...) وجود دارد و هر نوع کارت مخصوص به خود را دارد. کارت های انواع مختلف دارای فیلدهای اجباری مشترک برای همه اسناد و فیلدهای خاص مربوط به اسناد از این نوع هستند.

علاوه بر مفهوم نوع سند، امکان اختصاص دسته بندی به اسناد وجود دارد و یک سند می تواند به طور همزمان به چندین دسته تعلق داشته باشد. دسته ها را می توان در درخت دسته بندی مرتب کرد.

برای سازماندهی ذخیره سازی کارت ها، سه راه حل ممکن وجود دارد: استفاده از فضای ذخیره سازی خود، یک DBMS استاندارد، یا ابزارهای محیطی که DBMS بر اساس آن ساخته شده است.

ذخیره سازی اسناد

برای پیاده سازی ذخیره سازی اسناد، دوباره، دو رویکرد وجود دارد: ذخیره سازی در سیستم فایل یا در یک ذخیره سازی تخصصی EDMS. از دیدگاه کاربر عملگرا، اگر به طور کلی آنها را ارزیابی کنیم، تفاوت چندانی بین این رویکردها وجود ندارد. اما هنوز برخی از ویژگی ها وجود دارد.

ذخیره سازی در سیستم فایل درجه امنیت را هنگام تفکیک دسترسی کاهش می دهد، زیرا سیستم فایل ممکن است از مدل امنیتی که در خود EDMS پیاده سازی شده است پشتیبانی نکند. بنابراین لازم است که EDMS دارای حقوق دسترسی خاص خود باشد تا فایل های ذخیره شده توسط آن مستقیماً برای هیچ یک از کاربران غیر قابل دسترسی باشد. و EDMS لیست خود را از کاربران با حقوق دسترسی حفظ می کند و دسترسی به فایل ها را از طریق این حقوق سازماندهی می کند. در عین حال، سیستم دسترسی برای نگهداری پیچیده می شود و از نظر امنیت اطلاعات کاملاً بی عیب و نقص نیست. رمزگذاری فایل در حین ذخیره سازی اغلب برای تامین امنیت بیشتر استفاده می شود. علاوه بر این، تقریباً تمام EDMS ها از نام گذاری تصادفی فایل استفاده می کنند که در هنگام تلاش برای دور زدن سیستم، جستجوی فایل مورد نظر را بسیار پیچیده می کند. باید بگویم که اکثر EDMS فایل ها را در سیستم فایل ذخیره می کنند.

سطح کسب و کار

در سطح منطق تجاری، تفاوت های قابل توجهی بین EDMS های مختلف یافت می شود. در واقع، تمام اجزای توصیف شده، اگرچه می توانند به روش های مختلف مرتب شوند، اما در درجه پیچیدگی متفاوت هستند، اما در عین حال از نظر عملکرد مشابه هستند. منطق تجاری سیستم های مختلف می تواند به طور چشمگیری متفاوت باشد و این دقیقاً همان چیزی است که هنگام آشنایی با سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید مورد توجه قرار گیرد. تعدادی از اجزای اساسی را می توان متمایز کرد که از آنها، مانند مکعب ها، عملکرد هر SED شکل می گیرد:

مدیریت اسناد در مخزنشامل رویه هایی برای افزودن و حذف اسناد، ذخیره نسخه ها، انتقال آنها به بایگانی، نگهداری بایگانی و غیره است.

جستجو برای اسناداین شامل جستجوی ویژگی ها، جستجوی بصری در درختان مختلف است که اسناد در آن قرار می گیرند، جستجو در متن کامل، جستجوی معنایی و غیره.

مسیریابی و کنترل اجراتحویل مدارک را در چارچوب رویه های تجاری در سازمان ارائه می دهد. مسیرهای سند می توانند انعطاف پذیر و صلب باشند. در مورد مسیریابی انعطاف پذیر، گیرنده بعدی سند توسط کارمندی که در حال حاضر مسئول سند است تعیین می شود. در مورد مسیریابی صلب، مسیر اسناد از قبل بر اساس منطقی مشخص می شود. تابع مسیریابی در همه ERMS وجود ندارد. معمولاً برای جلوگیری از سردرگمی، سیستم های بدون امکانات مسیریابی را آرشیو الکترونیکی می نامند. کنترل اجرا بخشی جدایی ناپذیر از مسیریابی است. در واقع مسیر بر اساس مسیر سفر و فواصل زمانی برای اجرای سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در فرآیند سفر تعریف می شود. اجرای سند به معنای انجام عمل مربوط به سند توسط هر یک از شرکت کنندگان در چارچوب اختیارات رسمی خود است.

گزارش ها. به عنوان آنالوگ مجلات اداری اسناد خدمت کنید. با استفاده از گزارش های مختلف، می توانید به عنوان مثال کل زمان صرف شده توسط کارمندان در حال کار بر روی یک سند خاص، سرعت عبور اسناد توسط بخش ها و غیره را مشاهده کنید.

مدیریت.پشتیبانی از عملکرد خود سیستم، تنظیم پارامترهای آن و غیره.

جایگاه EDMS در سیستم اطلاعاتی شرکت

وظایف اصلی EDMS: اطمینان از کنترل پذیری و شفافیت شرکت و همچنین انباشت دانش و مدیریت دانش. در دنیای امروز، این دو وظیفه هر روز بحرانی تر می شوند. به عنوان مثال در قیمت تمام شده خودرو مرسدس، تنها 30 درصد هزینه تولید مستقیم است و مابقی جبران هزینه توسعه خودرو، یعنی هزینه فعالیت مهندسان و مدیران است، بنابراین، عمده منبع کاهش هزینه ها در بهینه سازی فعالیت های آنها نهفته است.

میزان کارایی استفاده از EDMS با میزانی که اسناد (اطلاعات بدون ساختار) محتوای اطلاعاتی فعالیت های یک شرکت را تعیین می کند، تعیین می شود. برای مثال، بدیهی است که برای یک سازمان صرفاً تجاری، محتوای اصلی داده های ساختار یافته موجود در پایگاه های داده است. شاید چنین سازمانی نیاز به حفظ قراردادها داشته باشد، اما بعید است که به اجرای EDMS برسد. با این حال، اگر یک سازمان تجاری با فروشگاه های زنجیره ای در ده ها شهر و لجستیک پیچیده، تولید محصولات نیمه تمام خودش به یک هیولا تجاری تبدیل شود، دیر یا زود باید به پیاده سازی یک سیستم ERP فکر کنید. در مرحله بعد، تعداد خریداران عمده و مشتریان بزرگ ممکن است به حدی افزایش یابد که مجبور شوید به فکر پیاده سازی CRM باشید. و تنها در صورتی که همزمان دستگاه مدیریت به صد نفر افزایش یابد ، پروژه های غیر اصلی موازی ظاهر می شوند ، وظایف متنوع سازی بوجود می آیند و وظیفه معرفی EDMS مطرح می شود. در عین حال، ممکن است برخی از سیستم‌ها باید یکپارچه شوند تا سیستم CRM پیوندهایی به نامه‌ها، قراردادها و کپی‌هایی از سفارش‌های دریافتی داشته باشد که در EDMS ذخیره می‌شوند.

در برخی موارد، ادغام این سیستم‌ها حتی نزدیک‌تر است - EDMS می‌تواند به عنوان یک حمل‌ونقل یکپارچه برای انتقال اسناد بین سیستم‌هایی که آنها را تولید می‌کنند و سیستم‌هایی که آنها را مصرف می‌کنند، عمل کند، در صورت اتصال مستقیم در سطح داده‌های ساخت‌یافته. بین این سیستم ها نیازی نیست. فرض کنید یک شرکت دارای سیستم‌های CRM و ERP است و لازم است که CRM گزارش‌های فصلی از ERP در مورد تحویل کالاها به یک مشتری خاص را ثبت کند که احتمالاً با نظرات کارشناسان تکمیل شده است. واضح است که چنین گزارش هایی به راحتی در EDMS ذخیره می شوند. به لطف ادغام ERP و EDMS، سند به طور خودکار ایجاد و ذخیره می شود. به لطف ادغام EDMS و CRM، امکان پیوست خودکار یک سند به کارت یک مشتری خاص وجود دارد. و تمام این عملیات می تواند به طور خودکار انجام شود. (ما تأکید می کنیم که مثال ارائه شده صرفاً حدس و گمان است و در واقع ممکن است معنای عملی نداشته باشد؛ ادغام هر سیستم اطلاعاتی تنها زمانی معنا پیدا می کند که هدف آن به وضوح درک شود.)

الزامات معمول برای EDMS

اگر از نامه استاندارد برای تنظیم یک تکلیف فنی پیروی کنید، الزاماتی که یک کاربر معمولی می تواند بر روی یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی معمولی اعمال کند را می توان به شرح زیر توصیف کرد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی باید:

§ اطمینان از ذخیره قابل اعتماد اسناد و توضیحات آنها؛

§ اطمینان از چرخه عمر سند (ایجاد آن، ذخیره نسخه ها، انتشار، مسدود کردن دسترسی به سند ضبط شده، انتقال سند برای ذخیره سازی در بایگانی).

§ به کاربر اجازه می دهد تا انواع مختلفی از اسناد را اختصاص دهد، برای آنها کارت ایجاد و ویرایش کند.

§ برای جستجوی کارآمد اسناد، سلسله مراتبی از دسته ها را حفظ کنید.

§ جستجوی اسناد بر اساس اطلاعات کارت و همچنین متن کامل؛

§ اطمینان از تفکیک دسترسی به اسناد در سطح تک تک کاربران، بر اساس اصل نقش، و بر اساس ساختار سلسله مراتبی سازمان.

§ پشتیبانی از فناوری HSM؛

§ ثبت تمام رویدادهای مربوط به کار کاربران و خود سیستم؛

§ ابزار مدیریت پیشرفته مورد نیاز است.

§ پشتیبانی از دسترسی از راه دور به اطلاعات

سیستم های پیشرفته باید پشتیبانی کنند:

§ فن آوری های خوشه ای برای اطمینان از عملکرد صاف؛

§ سازمان های پراکنده جغرافیایی؛

§ الگوریتم های رمزگذاری برای ذخیره و انتقال داده ها؛

§ امضای دیجیتالی.

الزامات معماری:

§ وجود یک سرور برنامه اختصاصی؛

§ حضور یک مشتری نازک؛

§ پشتیبانی از دسترسی به اسناد با استفاده از مرورگر

§ چند پلت فرم برای مقیاس پذیری؛

الزامات باز بودن و ادغام با سایر سیستم ها:

§ ادغام با ابزارهای جریان ورودی سند؛

§ ادغام با برنامه های اداری؛

§ ادغام با ایمیل؛

§ در دسترس بودن یک رابط برنامه نویسی توسعه یافته (API)؛

§ ادغام با خدمات دایرکتوری استاندارد (به عنوان مثال، LDAP) برای حفظ و همگام سازی لیست کاربران سیستم.

§ توانایی تطبیق رابط کاربری برای وظایف خاص؛

§ توانایی تکمیل سیستم با اجزای تخصصی خود؛

§ در مورد استفاده از یک پایگاه داده خارجی برای ذخیره ویژگی های سند، لازم است توضیح دقیقی از ساختار داده و ابزار کار با DBMS های مختلف داشته باشید.

3. اتوماسیون جریان اسناد

سیستم مدیریت اسناد RS Doc بر اساس Oracle Collaboration Suite

وظایفی که باید حل شوند:

ترکیب اسناد در بلوک های منطقی،

فراهم کردن ذخیره آرشیوی و بازیابی اسناد.

مصرف کنندگان:

● کسب و کار کوچک و متوسط.

● سازمان های دولتی؛

● خدمات پشتیبانی؛

● شرکت های فناوری اطلاعات.

پلت فرم سخت افزاری х86، Itanium، AMD.

پلت فرم نرم افزاری ویندوز، سولاریس، لینوکس.

عملکرد سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc:

● کار کارآمد با حجم زیاد داده و امکان گسترش نامحدود حجم اطلاعات ذخیره شده و پردازش شده.

● درجه بالای حفاظت از اطلاعات ذخیره شده و ارسال شده.

● مقیاس پذیری و قابلیت حمل به هر پلت فرم.

● سادگی پیکربندی و مدیریت نرم افزار.

● سازماندهی مسیرهای دلخواه برای عبور اسناد.

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc بر اساس Oracle Collaboration Suite 10g با استفاده از فناوری BPEL (زبان اجرای فرآیند کسب و کار) پیاده سازی شده است که امکان یکپارچه سازی در مقیاس بزرگ با برنامه های تجاری را فراهم می کند.

Oracle Content Services راه حل جامع و یکپارچه مدیریت چرخه عمر سند را به هر کارمند یک سازمان ارائه می دهد. Oracle Content Services بر اساس یک زیرساخت سرور قوی Oracle ساخته شده است که از Content Management SDK، یک جعبه ابزار اثبات شده با بیش از 2000 کاربر، استفاده می کند. Oracle Collaboration Suite 10g عملکرد بسیار آسانی را در رابط های وب آشنای ویندوز، پورتال، برنامه های E-Business Suite و سایر محیط ها ارائه می دهد.

ورودی سند

سیستم RS-Doc به شما این امکان را می دهد که ورودی اسناد جریانی را با استفاده از اسکنرهای پرسرعت و یک سیستم تشخیص سازماندهی کنید. در این حالت، سند به طور خودکار در DBMS 10g Oracle قرار می گیرد.

جستجوی سند

مشکل بازیابی اطلاعات انتها به انتها در زمینه استفاده از فرمت های ناهمگن و افزایش حجم داده های بدون ساختار بسیار مرتبط است. اطلاعات لازم برای تصمیم گیری را می توان در هر جایی یافت: در پایگاه داده های شرکتی (به شکل ساختاریافته)، در وب سایت ها، در اسناد پراکنده در بسیاری از سرورهای فایل، در پیام های پستی. جستجوی اسناد در سیستم RS-Doc مکانیزم یکپارچه برای جستجو و استخراج داده ها از تمام منابع اطلاعاتی یک شرکت و تمام اجزای گردش کار است. سیستم جستجو که در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc سازماندهی شده است، به شما امکان می دهد جستجو را نه تنها بر اساس پارامترهای کلیدی، بلکه در یک سند نیز سازماندهی کنید. در همان زمان، بیش از 250 فرمت داده پشتیبانی می شود.

ذخیره سازی اسناد

فناوری‌های اینترنتی و فناوری‌های پورتال داخلی، ادغام سیستم مدیریت اسناد با پورتال شرکتی را آسان می‌کند. معماری سه لایه سیستم به شما اجازه می دهد تا به طور موثر از یک ذخیره سازی سند در یک سازمان توزیع شده جغرافیایی استفاده کنید.

تمام اسناد و فایل های آپلود شده در سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc در پایگاه داده Oracle 10g ذخیره می شود. این به شما امکان می دهد روزانه از کل حجم اسناد نسخه پشتیبان تهیه کنید و همچنین اطلاعات از دست رفته را در یک بازه زمانی مشخص بازیابی کنید. مدیران می‌توانند Oracle Collaboration Suite 10g را برای مطابقت با خط‌مشی‌های حفظ اسناد سازمانی با ذخیره یا حذف خودکار اسناد پیکربندی کنند. به عنوان مثال، مسئول یک شرکت ممکن است خط مشی مدیریت محتوای یک شرکت را به صورت الکترونیکی تجویز کند. اسناد با ویژگی های خاص را می توان به طور نامحدود ذخیره کرد، در حالی که اسناد با ویژگی های دیگر را می توان به طور دوره ای از بین برد.

نگهداری سوابق تجاری :

● طرح فایل: کنترل محدودیت های عملیاتی روی رکوردها و ایجاد و مدیریت سلسله مراتبی آنها

● سرویس‌های وب که برای ادغام با برنامه‌های مالی یا Oracle E-Business Suite پشتیبانی می‌شوند

● پشتیبانی از اشیاء رجیستری، از جمله مدیریت اسناد ساده و نسخه شده

● امکان جستجوی سوابق ثبت نام

● رابط وب بصری برای کاربرانی که ثبت نام ها را مدیریت می کنند

● ادغام با محصولات مدیریت ذخیره سازی فایل که قابلیت های WORM را برای سوابق ثبت ارائه می دهند

مقیاس بندی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc به شما این امکان را می دهد که یک راه حل مقاوم در برابر خطا و مقیاس پذیر را بر اساس فناوری Oracle RAC و Oracle GRID سازماندهی کنید.

ادغام با پورتال شرکتی

سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی RS-Doc مبتنی بر فناوری پورتال شرکتی است و همچنین شامل عملکرد ابزارهای کار جمعی کاربران مانند:

● ایمیل

● تقویم شرکتی و شخصی

● پورتال شرکتی

● سیستم تنظیم وظایف و نظارت بر اجرای آنها

امکان ایجاد چندین سایت

Oracle Collaboration Suite 10g امکان ایجاد چندین سایت امن را در یک نمونه واحد از محصول فراهم می کند. هر یک از این سایت‌ها مجموعه‌ای از «ابزار» (یعنی فرآیندهای تجاری، دسته‌ها، و غیره) خود را خواهند داشت و اساساً از سایت‌های دیگر جدا می‌شوند. برای مثال، CIO اکنون می‌تواند سیستم‌های مدیریت فایل‌های مختلف را برای دفاتر منطقه‌ای مختلف، همه بر روی یک مجموعه سخت‌افزار و نرم‌افزار ایجاد کند، در نتیجه هزینه‌های زیرساخت را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهد.

امضای دیجیتال الکترونیکی

امضای دیجیتال الکترونیکی (EDS) لازمه یک سند الکترونیکی است که برای محافظت از این سند الکترونیکی در برابر جعل طراحی شده است. EDS در نتیجه تبدیل اطلاعات با استفاده از امنیت اطلاعات رمزنگاری شده (CIP) شکل می گیرد و به شما امکان می دهد صاحب گواهی کلید امضا را شناسایی کنید و همچنین عدم تحریف اطلاعات را در یک سند الکترونیکی مشخص کنید.

وجود امضای دیجیتال الکترونیکی در سیستم RS-Doc به شما این امکان را می دهد که مهر و امضای سنتی را جایگزین کنید و نویسندگی و تغییر ناپذیر بودن سند را پس از امضای آن تضمین می کند. مکانیزم امضای دیجیتال الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که هر نسخه ای از یک سند الکترونیکی را امضا کنید و اطلاعات مربوط به چه کسی و چه زمانی امضا شده را ضبط و ذخیره کنید. فهرست کاربرانی که مجاز به امضای اسناد از این نوع هستند برای هر نوع اسناد الکترونیکی به طور جداگانه تنظیم می شود.

ارائه دسترسی ایمن به اسناد

بهبودهای امنیتی در Oracle Collaboration Suite 10g عبارتند از:

● امنیت سطح پوشهو اسناد: Oracle Collaboration Suite 10g مکانیزم امنیتی در سطح پوشه مشترک را در فایل‌های Oracle توسعه می‌دهد و حفاظت دسترسی را در سطح پوشه و سند اضافه می‌کند، بنابراین مدیر اکنون می‌تواند به‌طور دقیق کاربرانی را که مجاز به دسترسی به پوشه‌ها و اسناد خاص هستند و دسترسی آنها را تعیین کند. مرحله

● کنترل دسترسی بر اساس گروه و نقش: کنترل دسترسی را می توان برای تمام اشیاء محتوا و سطوح امنیتی اعمال کرد، ویژگی های مجوز دسترسی اضافی نیز برای سفارشی سازی بیشتر در دسترس هستند، به عنوان مثال، مدیر پروژه اکنون می تواند گروهی از کاربران درگیر در کار پروژه خاص ایجاد کند. ، و دسترسی به پوشه ها و اسناد هدف را برای این گروه اختصاص می دهد

● اسکن و اسکن ویروس: Oracle Collaboration Suite 10g را می توان با اسکنرهای ویروس خارجی برای اسکن خودکار و دستی ویروس ها ترکیب کرد - عملکرد اسکن ویروس را می توان پیکربندی کرد تا پس از ورود موفقیت آمیز به بایگانی سند (از طریق آپلود، ثبت، ذخیره) به طور خودکار شروع شود. یا انتقال پروتکل)؛ اسکن ویروس را می توان به صورت دستی برای مشاهده اشیاء موجود در بایگانی فراخوانی کرد، بنابراین یک شرکت اکنون می تواند موتور نمایشگر Symantec را با خدمات محتوای Oracle مجوز و ادغام کند تا اسناد ارسال شده به Oracle Content Services به طور خودکار اسکن شوند.

Oracle BPEL Process Manager

Oracle Business Process Execution Language Process Manager (BPEL PM) استانداردی برای ایجاد فرآیندهای تجاری از مجموعه ای از خدمات ناهمگن است که پیچیدگی و هزینه پروژه های یکپارچه سازی را به شدت کاهش می دهد. Oracle BPEL Process Manager محیطی با کاربری آسان و در عین حال غنی از ویژگی ها را برای طراحی بصری، پیاده سازی و کنترل فرآیندهای تجاری ارائه می دهد. عملکرد سیستم های موجود به نوعی سازنده تبدیل می شود، مجموعه ای از قطعات که وقتی به ترتیب صحیح به هم متصل می شوند، یک محیط واحد را تشکیل می دهند که وضعیت آن را می توان به طور کامل کنترل و تجسم کرد.

اثر پیاده سازی

● مسئولیت هر کارمند برای انجام و تکمیل هر کاری که به او داده می‌شود افزایش می‌یابد، چون می‌داند کار فراموش نمی‌شود، حتماً پذیرفته و بررسی می‌شود.

● مدیریت می تواند حجم کار و کارایی کار کارکنان را ارزیابی کند، زیرا اطلاعات مربوط به تمام وظایف در سیستم ثبت می شود و در هر زمان می توانید ببینید چه کسی دائماً وظایف را به تاخیر می اندازد، چه کسی بیشترین کارها را انجام می دهد و غیره.

● جریان اسناد تسریع می شود که در سرعت و کیفیت خدمات به مشتریان منعکس می شود و این راهی مستقیم برای افزایش رقابت پذیری شرکت است.

● قابلیت تعویض کارمندان تضمین می شود، زیرا تمام وظایف و اسناد حل نشده در سیستم ثبت می شود.

● بالا بردن سطح فرهنگ شرکتی که هر کارمند را برای دستیابی به اهداف کلی شرکت هدایت می کند

● بهبود کارایی همکاری با اطلاعات

● افزایش سطح خدمات به مشتریان

● کاهش هزینه های مالکیت مجتمع نرم افزاری و سخت افزاری

ویژگی های خاص

معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی برای آن دسته از شرکت هایی که دارای:

● دستگاه مدیریت و گردش کار بسیار بزرگ و پیچیده است (برای یک کسب و کار کوچک، گردش کار الکترونیکی حتی می تواند فرآیندها را کند کند، نه اینکه به اثربخشی سرمایه گذاری اشاره کنیم)

● مدیریت شرکت آماده بازسازی فرآیندهای کسب و کار با هدف بهینه سازی و تنظیم شفاف آنها است، زیرا بدون این کار، معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی غیرممکن است.

● هدف مدیریت معرفی مدیریت اسناد الکترونیکی برای بهبود کارایی مدیریت شرکت است و نه تسهیل کار بخش‌های جداگانه (مثلاً دفتر).

طراحی، توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت جریان اسناد و منابع سازمانی بر اساس پلتفرم Lotus Domino

وظایفی که باید حل شوند

جریان اسناد و سیستم های مدیریت منابع سازمانی، که کار جمعی کارکنان کل شرکت را در یک فضای اطلاعاتی واحد تضمین می کند، وظایف اصلی زیر را حل می کند:

● افزایش سرعت و کیفیت تصمیم گیری

● افزایش مدیریت پذیری سازمان

● افزایش میزان انتشار دانش در داخل سازمان

● بهبود امنیت ذخیره سازی و انتقال اطلاعات

● کاهش سهم هزینه های سربار

● ارائه جریان اسناد خارجی

مدیریت اسناد و سیستم های مدیریت منابع سازمانی:

● از همکاری پشتیبانی کنید

● افزایش کارایی و بهره وری پرسنل

● اطمینان از دسترسی مداوم اطلاعات به تصمیم گیرندگان شرکت

● اجازه کاهش هزینه های بودجه برای نیازهای غیر تولیدی را می دهد

● کار شرکت های پراکنده جغرافیایی را ساده و کارآمد کنید

● کارکنان را قادر می سازد تا وظایف عملکردی خود را انجام دهند و فقط به اسناد لازم برای کار مطابق با نقش های موجود در سیستم دسترسی داشته باشند.

● از امنیت اطلاعات ذخیره شده اطمینان حاصل کنید

● بهبود کیفیت کار با شرکا و مشتریان

● افزایش میزان انتشار دانش در داخل شرکت

مصرف کنندگان

شرکت هایی با پرسنل بزرگ که نیاز به اتوماسیون گردش کار دارند.

پلت فرم سخت افزاری

پلتفرم های پشتیبانی شده توسط محصولات نرم افزاری IBM.

پلت فرم نرم افزاری

Lotus Domino 5.xx، 6.xx، 7.xx.

عملکرد

قابلیت های اصلی سیستم مدیریت اسناد سازمانی و مدیریت منابع را می توان به صورت فهرستی فرموله کرد:

● ثبت مکاتبات ورودی، خروجی

● چرخه کامل تایید اسناد

● تشکیل و اجرای دستورات

● جریان اسناد داخلی سازمان

● ذخیره و به روز رسانی داده های مربوط به ساختار، کارکنان و پیمانکاران سازمان
● کار با قراردادها و تماس های خارجی سازمان

● مدیریت پروژه های در دست اجرا در سازمان

● اجرای ساده و سریع سفارشات و برنامه های مختلف

● آماده سازی رویدادهای مختلف

● نگهداری از پایه مادی سازمان

● ذخیره سازی یکپارچه اسناد شرکت

● زیر سیستم پرسنل

هنگام اجرای سیستم های مدیریت اسناد و مدیریت منابع سازمانی، شرکت R-Style بر اساس طرح زیر کار می کند:

● بررسی ساختار سازمانی شرکت، شناسایی فرآیندهای تجاری اصلی، گردش کار و شرح رسمی جریان اسناد

● تنظیم نامگذاری اسناد، تشکیل کتاب های مرجع و طبقه بندی، تنظیم دستورالعمل ها

● تطبیق یا بازنگری سیستم بر اساس اطلاعات به دست آمده در مرحله بررسی

● نصب و پیکربندی نرم افزار، عملیات آزمایشی

● پیکربندی نهایی سیستم با در نظر گرفتن کاستی های شناسایی شده در طول عملیات آزمایشی

● آموزش پرسنل سازمان

اثر پیاده سازی

بهینه سازی جریان اسناد شرکت و کاهش هزینه های غیر اصلی.

ویژگی های خاص

این راه حل توسعه یک سیستم مدیریت اسناد و مدیریت منابع سازمانی "از ابتدا" و بازنگری سیستم های موجود برای نیازهای یک مشتری خاص را نشان می دهد.

پروژه های یکپارچه سازی در Lotus Notes / Domino

رویکرد KSK برای ایجاد اطلاعات شرکتی پروژه های مبتنی بر فناوری Lotus Notes / Domino

Lotus Notes / دومینو در یک شرکت کار می کند

Lotus Notes / Domino 4 عملکرد اصلی را در یک شرکت انجام می دهد:

ایمیل شرکتی

2. اتوماسیون وظایف سند گرا.

3. سیستم اطلاعات حمل و نقل.

4. وب - راه حل.

زیرساخت یکپارچه Lotus Notes / Domino در سازمان

یک). ایمیل شرکتی

پیاده سازی Lotus Notes / فناوری دومینو حتی زمانی که به عنوان یک سیستم پست الکترونیکی شرکتی استفاده می شود، قابل توجیه است.

این سیستم را می توان به عنوان قابل اعتماد، مقیاس پذیر، امن و قابل مدیریت توصیف کرد. سازمان هایی وجود دارند که در آنها بیش از 100 و حتی 200 هزار کارمند توسط سیستم پیام رسانی Lotus Domino متحد شده اند. این بدان معنی است که با گسترش سازمان شما، زیرساخت Lotus Domino نیز می تواند بدون مواجهه با محدودیت های فنی گسترش یابد. وقتی صحبت از امنیت به میان می آید، دومینو قدرتمندترین سیستم امنیتی پست الکترونیکی امروزی را در اینترنت ارائه می دهد.

علاوه بر ایمیل، Lotus Domino شامل سیستم‌های تقویم و زمان‌بندی گروهی کاملاً یکپارچه است.

بسیاری از شرکت ها ساخت زیرساخت ایمیل خود را با پیاده سازی MS Exchange آغاز می کنند. با این حال، با افزایش استقرار و شناسایی نیاز به خودکارسازی وظایف کار گروهی، برخی از این شرکت‌ها شروع به مهاجرت به Lotus Domino کرده‌اند. برای این منظور رویه های خاصی برای مهاجرت از MS Exchange به Lotus Domino ایجاد شده است. KSK تجربه گسترده ای در انجام مهاجرت در شرکت های بزرگ انباشته کرده است.

طرح مهاجرت را می توان به صورت زیر نشان داد

2). اتوماسیون وظایف سند محور

در قلب Lotus Notes / Domino، ذخیره‌سازی اشیا به نام Notes Storage Facility (NSF) شناخته می‌شود. واحد اصلی ذخیره سازی داده ها یک سند جداگانه است و ساختار آن توسط یک فرم حاوی مجموعه ای از فیلدها از انواع مختلف تعیین می شود. به عنوان مثال، یک سند مربوط به خدمات مشتری ممکن است شامل تاریخ، نام مشتری، شماره شناسایی مشتری، نام اپراتور، یک فیلد متنی برای توصیف درخواست مشتری و یک فیلد وضعیت برای درخواست باشد. Notes از نماهای نمایه‌سازی شده برای نمایش فهرستی از اسناد، ناوبرها و نمایه‌های متن کامل برای یافتن اسناد و عواملی برای خودکارسازی فرآیندهای تجاری استفاده می‌کند.

یکی دیگر از مکانیسم های اساسی Lotus Notes / Domino مکانیسم تکرار است که 2 کار اصلی را حل می کند:

پشتیبانی از کارهای توزیع شده جغرافیایی (همگام سازی داده ها و برنامه ها)؛

پشتیبانی از کاربران تلفن همراه (همگام سازی نامه، داده ها و برنامه ها).

تکرار در یادداشت های لوتوس/ دومینو از نظر عملکرد و جزئیات منحصر به فرد است: در سطح فیلدهای جداگانه اجرا می شود و بسیار قابل تنظیم است. با ویژگی های زیر مشخص می شود: دو طرفه; گزینش پذیری تکرار بین سرورها و بین سرورها و کلاینت ها. تکثیر داده ها و طراحی اپلیکیشن علاوه بر این، تکرار را می توان از طریق کانال های ارتباطی مختلف انجام داد: از خطوط تلفن معمولی شهری تا شبکه های محلی (جهانی) پرسرعت.
موتور تکثیر و ایمیل Notes با هم یک سیستم پیام رسانی Lotus Notes/Domino یکپارچه را تشکیل می دهند که به عنوان پایه ای برای ساخت جریان کار و برنامه های اتوماسیون گردش کار عمل می کند.
با یک سیستم پیام رسانی یکپارچه، پایگاه های داده اسناد و ابزارهای توسعه تعبیه شده، مشتریان و توسعه دهندگان برنامه یک پلت فرم قدرتمند برای توسعه سیستم های مبتنی بر سند به دست می آورند.

شرکت KCK سیستم مدیریت اسناد KCK DocLogic را توسعه داده و در بازار ارائه کرده است. DocLogic ماژولار است. توضیحات بیشتر در مورد DocLogic در زیر آورده شده است.

با وجود تعداد زیاد برنامه های آماده برای Lotus Notes / Domino، اکثر برنامه های کاربردی در حال اجرا برای مشتریان در سراسر جهان به سفارش توسعه داده شده اند. این به دلیل ویژگی های کسب و کار هر یک از مشتریان و همچنین استفاده از فناوری ها و راه حل های مختلف است. تقریباً هر پروژه شرکتی مبتنی بر Lotus Notes / Domino استفاده از راه حل های آماده و توسعه سفارشی را فرض می کند.

KSK یک شرکت روسی پیشرو در زمینه پروژه های شرکتی مبتنی بر Lotus Notes / Domino و توسعه برنامه های کاربردی سفارشی است. این شرکت تعداد زیادی پروژه را برای مشتریان خارجی و روسی انجام داده است.

3). سیستم اطلاعات حمل و نقل

Lotus Notes/Domino قابلیت تبادل داده با سایر سیستم های اطلاعاتی را دارد. برای این منظور، لوتوس طیف وسیعی از فناوری‌های یکپارچه‌سازی را توسعه داده است که برخی از آن‌ها در Lotus Notes/Domino تعبیه شده‌اند و برخی به عنوان محصولات مستقل پیاده‌سازی شده‌اند. محصولات و فناوری های یکپارچه سازی عبارتند از:

LotusScript Data Object Library مجموعه‌ای از کلاس‌ها، روش‌ها، ویژگی‌ها و رویدادهای LotusScript است که با استفاده از ODBC دسترسی به پایگاه‌های داده رابطه‌ای و سنتی را فراهم می‌کند.

فناوری داخلی Domino Enterprise Connector Services (DECS) که به شما امکان می‌دهد برنامه‌هایی ایجاد کنید که داده‌های Domino و DBMS را بدون برنامه‌نویسی ترکیب می‌کنند.

Lotus Enterprise Integrator (LEI) - یک سرور جداگانه که به مدیران اجازه می دهد تا به طور متمرکز تبادل داده های انبوه را در حالت هماهنگ سازی دوره ای یا تراکنش بین Lotus Domino و DBMS، از جمله خانواده IBM DB2، Oracle، Sybase، Microsoft SQL و سایر سازگار با ODBC، برنامه ریزی و انجام دهند. پایگاه های داده؛

اتصال دهنده های دومینو، که ارتباط بین برنامه های کاربردی دومینو و سیستم های مدیریت منابع سازمانی (ERP)، مانیتورهای تراکنش و خدمات دایرکتوری را امکان پذیر می کند.

قابلیت‌های یکپارچه‌سازی فوق، همراه با یک موتور تکثیر قدرتمند (مخصوصاً در شبکه‌های کم‌سرعت)، به دومینو دلیل خوبی برای استفاده از دومینو به‌عنوان یک میان‌افزار یا سیستم حمل‌ونقل درجه یک می‌دهد.

4). راه حل های وب

Lotus Domino یک وب سرور است که از استانداردهای HTTP و HTTPS پشتیبانی می کند. Lotus Domino علاوه بر انجام عملکردهای یک وب سرور استاندارد، می‌تواند اسناد Notes را به سرعت به HTML تبدیل کرده و به کاربر اینترنت ارائه دهد. به این ترتیب، اطلاعات وب سایت شما به عنوان فایل های HTML در سیستم فایل ذخیره نمی شود، بلکه به عنوان اسناد در پایگاه داده Domino ذخیره می شود.

این بدان معناست که شما می توانید از تمام ابزارهای قدرتمند توسعه Lotus Notes / Domino استفاده کنید و برنامه ها و داده های Domino خود را بدون هزینه اضافی در دسترس کاربران اینترنت / اینترانت قرار دهید. در این حالت، تمام خدمات دومینو، مانند نمایه سازی اسناد، دسته بندی، جستجوی متن کامل، تکرار، عوامل برنامه ریزی شده و راه اندازی شده به طور خودکار در اختیار سازنده وب سرور شما قرار می گیرد.

با انجام این کار، می توانید فرآیند محتوای وب سایت خود را تقریباً مستقل کنید. مدیر وب سایت مجبور نیست دائماً محتوای سایت را به صورت دستی به روز کند و دیگر گلوگاه این فرآیند نخواهد بود. از آنجایی که منبع داده برای وب سایت یک پایگاه داده Lotus Notes / Domino است، نویسندگان اسناد خود این امکان را دارند که آنها را در وب سایت منتشر کنند. در عین حال، با توجه به ابزارهای هماهنگی و اتوماسیون گردش کار (گردش کاری)، فرآیند تأیید اسناد برای انتشار در وب به طور خودکار پشتیبانی می شود و نویسندگان و مسئولین را در مورد نیاز به ایجاد تغییرات، به روز رسانی یا حذف مطلع می کند.