Korisni programi za rad sa dokumentima. Katalogizatori Katalozator podataka datoteka na ruskom

Rad sa dokumentima oduzima dosta vremena korisnicima, posebno uredskim radnicima. Ali postoji mnogo programa koji mogu značajno optimizirati ručni rad pri radu s dokumentima automatizacijom nekih procesa. Mnoga od ovih rješenja su laka za korištenje, vrlo zgodna i jeftina, te stoga dostupna širokom krugu korisnika. O takvim programima bit će riječi u ovom članku.

Organizacija dokumenata

Korisnici koji moraju da rade sa velikim brojem elektronskih dokumenata dobro su svjesni situacije kada je, i pored strogog sistema kataloga i poddirektorija, potrebno dosta vremena da se pronađe pravi dokument. Jedna od opcija za rješavanje ovog problema je korištenje posebnog programa za katalogizaciju, čiji je glavni zadatak organiziranje i sortiranje podataka, što u konačnici osigurava brzu pretragu potrebnih informacija. Na tržištu postoji veliki izbor ovakvih katalogizatora, a svi su fokusirani na katalogizaciju diskova, fascikli i datoteka ili nekih visoko specijaliziranih informacija (filmovi, novčići, marke, itd.). Svaki univerzalni katalogator koji vam omogućava da katalogizirate fascikle i datoteke različitih tipova prikladan je za katalogiziranje dokumenata. Najbolje među takvim rešenjima je paket WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), ali je prilično skup, a njegove mogućnosti su očigledno suvišne za mnoge korisnike. Za većinu ljudi, korištenje WinCatalog Standard paketa će biti dovoljno.

Drugi način je kombinovanje povezanih dokumenata u složene hijerarhijski strukturirane dokumente pohranjene unutar datoteka podataka koji odgovaraju ovim strukturama. U takvim strukturiranim dokumentima mnogo je praktičnije navigirati i pronaći informacije koje su vam potrebne zahvaljujući strukturiranju i naprednim mogućnostima pretraživanja unutar dokumenta. Osim toga, takvo strukturiranje vam omogućava da izvršite eksterna pretraživanja i tražite dokumente na osnovu fragmenata teksta koji su u njima. Na primjer, paket Maple je dizajniran za kreiranje hijerarhijski strukturiranih dokumenata.

WinCatalog Standard

Developer: WinCatalog.com

Veličina distribucije: 1.62 MB

Rad pod kontrolom: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP

Način distribucije: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cijena: 200 rub.

WinCatalog Standard je multifunkcionalni katalogizator lak za upotrebu sa jasnim interfejsom na ruskom jeziku (slika 1). Paket vam omogućava da katalogizirate podatke sa bilo kojeg medija za pohranu koji se može povezati s računalom: flopi diskova, tvrdih i mrežnih diskova, običnih CD-ova i audio diskova, Zip diskova itd. Uz njegovu pomoć možete sortirati i organizirati sve mape i datoteke, bez obzira na njihovu lokaciju. Podatke u katalog možete unijeti bilo ručno (direktno u virtuelne mape) ili skeniranjem diskova (uključujući Zip arhive koje se tamo nalaze) - u ovom slučaju, radi lakše orijentacije, mape i datoteke izvađene s diskova bolje je nego sortirati u virtualne mape, što zahvaljujući podršci drag & drop operacije neće oduzeti mnogo vremena.

Rice. 1. WinCatalog Standardni interfejs

Opšte upravljanje katalogom je jednostavno i praktično. Podjela podataka u tematske mape uvelike pojednostavljuje orijentaciju, a smještaj mapa i njihovih ugniježđenih elemenata može se lako promijeniti jednostavnim povlačenjem i ispuštanjem. Napredno pretraživanje (po imenu, komentaru, veličini i datumu izmjene; ​​slika 2), podržava Booleove operacije i mogućnost odabira određene mape za pretragu, a također uzimajući u obzir ključne riječi (mogu se pažljivo dodati pojedinačnim elementima direktorija), omogućava vam da brzo pronađete željeni dokument i pronađete duplikate - uklonite duple elemente iz kolekcije. Izvoz cijelog ili dijela kataloga dokumentacije u CVS datoteku omogućava obradu podataka u drugoj aplikaciji (na primjer, MS Excel), a izvoz u HTML datoteku je pogodan za štampanje kataloga.

Rice. 2. Pretražite dokumente u WinCatalog Standardu

Javor 6.25

Developer: Crystal Office Systems

Veličina distribucije: Javor - 5,3 MB, Maple Professional - 5,89 MB

Rad pod kontrolom: Windows (sve verzije)

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo verzija: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cijena: Javor - 21,95 USD, Maple Professional - 30,95 USD

Maple je upravitelj dokumenata jednostavan za korištenje koji vam omogućava da kombinujete različite materijale u hijerarhijske strukture i na kraju dobijete strukturirane dokumente: poslovne planove, izvještaje, analitičke bilješke, brošure itd. U takvim hijerarhijskim stablima dokumenata različite informacije su predstavljene jasnije, a pronalaženje bilo kojeg dokumenta je mnogo lakše nego kod standardne katalogizacije. Za pregled dokumenata kreiranih u Maple-u potreban vam je poseban preglednik, Maple Reader, koji se može besplatno preuzeti na: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Paket ima korisničko sučelje (slika 3) i toliko ga je lako naučiti da čak ni nedostatak ruske lokalizacije programa neće biti prepreka za većinu korisnika, te se stoga ovo rješenje može preporučiti najširoj publici.

Rice. 3. Programski interfejs Maple

Menadžer je dostupan u dvije verzije: osnovni Maple i prošireni Maple Professional. Među temeljnim razlikama proširene verzije je prisutnost takvih dodatnih funkcija kao što su pretraživanje dokumenata, provjera gramatike, šifriranje datoteka i sigurnosna kopija hijerarhijskih struktura.

Osnova svakog dokumenta u Mapleu je hijerarhijsko stablo čvorova, nivo ugniježđenja podčvorova u kojem je, kao i njihov broj, neograničen. Svaki čvor je zaseban dokument koji sadrži ne samo tekst (ukucan direktno, zalijepljen iz međuspremnika ili uvezen iz dokumenata u RTF, DOC, WRI i HTML formatima), već i tabelarni materijal, grafikone, veze do osnovnih fragmenata konačnog dokumenta ili datoteka , i sl. Prilikom pripreme dokumenata moguće je koristiti standardni skup funkcija za rad s tekstom: mijenjanje vrste i veličine fonta, kreiranje lista, formatiranje pasusa, korištenje stilova itd. Integracija sa MS Wordom omogućava korištenje ugrađene provjere pravopisa. MS Word za provjeru gramatike i traženje sinonima ne samo na engleskom, već i na ruskom. Ugrađeni sistem rezervnih kopija pruža mogućnost kreiranja komprimovanih rezervnih kopija hijerarhijskih dokumenata (u ZIP i CAB formatima). Ugrađeni čarobnjak za šifriranje pomaže vam da šifrirate osjetljive dokumente koristeći Blowfish kriptografski algoritam. A modul za pretragu Finder vam omogućava da brzo pronađete potrebne dokumente po fragmentu imena, autoru, komentarima, sadržaju (slika 4) itd.

Rice. 4. Pretražite dokumente po sadržaju
u njima tekst na Javoru

Brz pristup dokumentima

Tehnologija kompjuterske pripreme dokumenata pretpostavlja da se kreirani dokumenti naknadno više puta koriste. Na primjer, kada razvijate novi dokument, možda će vam trebati jedan ili dva paragrafa iz jučerašnjeg dokumenta, ili je novi dokument općenito kopija starog, ali sa promijenjenim promjenjivim informacijama itd.

Nažalost, korisnik ne može uvijek zapamtiti naziv važnog dokumenta kreiranog prekjučer, a ponekad nema ni najmanju ideju gdje ga potražiti. Naravno, dokumentima je potrebno dati smislena imena i sačuvati ih, pridržavajući se jasne katalogizacije, ali, nažalost, to se dešava drugačije, zbog žurbe, ometajućih poziva itd. Kao rezultat toga, traženje traženog dokumenta može potrajati mnogo dragocjenog vremena - uostalom, uopće nije činjenica da ćete ga moći otvoriti putem Windows liste veza do najnovijih dokumenata dostupnih preko Start menija . Činjenica je da ova lista:

• ograničeno na 15 dokumenata - to znači da je vjerovatnoća uključivanja dokumenata, na primjer, prije tjedan dana praktički nula;
• ne dozvoljava vam da locirate dokument ako se sjetite dijela teksta, ali ste zaboravili naziv datoteke;
• ne uključuje dokumente istog imena (ali istovremeno i različite) sačuvane pod istim imenom, već u različitim folderima, što je važno, na primjer, kada radite zajedno na dokumentu sa formiranjem nekoliko njegovih verzija.

Postoji još jedan problem - lista nedavnih dokumenata koja se daje u Windows-u jedan je od kanala za curenje povjerljivih podataka, budući da svaki korisnik (uključujući i napadača) može pomoću njega saznati o prirodi aktivnosti na računaru vlasnika. Stoga se preporučuje da redovno čistite ovu listu, na primjer, koristeći uslužne programe za uklanjanje "smeće" podataka s diska. Kao rezultat toga, dolazi do naizgled paradoksalne situacije: ako korisnik redovito uništava informacije o nedavno korištenim dokumentima iz sigurnosnih razloga, tada mu je uskraćen brz pristup njima, a u suprotnom rizikuje da postane žrtva napadača. Međutim, postoji izlaz - možete koristiti specijalizirani uslužni program ActualDoc, koji proširuje mogućnosti Windowsa u smislu rada s najnovijim dokumentima.

Ako je traženi dokument napravljen davno i stoga se ne može pojaviti na listi nedavno otvorenih dokumenata (kako ugrađenih u Windows tako i na listi ActualDoc), tada ćete morati pribjeći traženju. Tu nastaje još jedan problem - korisnik po pravilu ne pamti naziv dokumenta (kao ni datum njegovog nastanka), ali zna koje se ključne riječi pojavljuju u tekstu. To znači da morate tražiti dokument po fragmentima teksta koji su u njemu - nažalost, iako se ovaj zadatak može riješiti pomoću ugrađenih alata Windowsa ili, na primjer, Worda, vrlo je osrednji. I poenta nije samo u tome da takva pretraga nije sasvim očigledna i da se izvodi sporo - ponekad se s tim može živjeti. Ono što je još važnije je da neće biti pronađeni svi fajlovi - morfološke karakteristike ruskog jezika neće biti uzete u obzir prilikom pretrage, pa će fajlovi u kojima tražene reči imaju drugačiji padežni završetak ostati nepronađene. Istovremeno, specijalizovani alati za pretragu kao što su “Snoop” (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), “Archivarius 3000” i Phoenix Search (http ://indexlab.net/), mogu brzo pronaći potrebne dokumente bez obzira na njihovu lokaciju. Najatraktivnijim među navedenim rešenjima u odnosu cena/kvalitet čini nam se Archivarius 3000 paket.

ActualDoc 3.5

Developer: Flexigen softver

Veličina distribucije: Standardno - 4,1 MB, Profesionalno - 3,6 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: Standard - besplatni (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-dnevna demo verzija - http://www.flexigensoft.com/files/download/aktualdoc .exe)

Cijena: Standardno - besplatno, profesionalno - 19,95 USD

ActualDoc je noviji upravitelj dokumenata koji pamti korištene dokumente i pruža im brz i siguran pristup. Program je jednostavan i intuitivan, ima korisničko sučelje s podrškom za ruski jezik (slika 5) i praktično ne zahtijeva vrijeme za savladavanje, pogotovo jer ga prati sveobuhvatan sistem pomoći, pa stoga može postati nezamjenjiv alat kako za profesionalce tako i za kućne korisnike.

Rice. 5. Programski interfejs ActualDoc

ActualDoc prati preuzimanje neograničenog broja dokumenata u periodu koji odredi korisnik (60 dana prema zadanim postavkama), podržava više od 40 formata datoteka (tekstualne i grafičke datoteke, MS Office dokumenti i HTML dokumenti, PDF datoteke, itd.) i omogućava vam da brzo preuzmete bilo koji od njih. Pronalaženje potrebnog dokumenta u programskom okruženju nije problem. Ako je spisak dokumenata koje je zapamtila relativno mali, onda možete odabrati dokument direktno sa liste. Inače bi bilo mudrije prvo ograničiti listu mogućih kandidata filtriranjem (moguće je filtriranje po vremenu). O intervalu, prema proširenju i kategoriji) ili pretraživanju po imenu dokumenta (općenito) ili po fragmentu teksta koji je u njemu (međutim, pretraživanje na ruskom tekstu nije uvijek uspješno). Postoji još jedan način da brzo otvorite željeni dokument - putem ugrađenih obeleživača (isto kao u Internet Explorer-u; slika 6), koji se mogu dodeliti pojedinačnim često korišćenim dokumentima i značajno ubrzati pristup njima, jer nema treba tražiti. Odabrani dokument dostupan je u ugrađenom pregledniku - za pregled, pretraživanje i kopiranje, kao i u vanjskoj aplikaciji - za uređivanje i može se koristiti za kompletnu obradu, selektivno kopiranje informacija iz njega ili za slanje dokumenta putem e-mail. Istovremeno, sama lista dokumenata može se sakriti od znatiželjnih očiju i zaštititi lozinkom - u ovom slučaju, nedavno korištene datoteke neće biti prikazane u meniju Start -> Dokumenti.

Rice. 6. Otvaranje dokumenta putem markera
u ActualDoc

Paket dolazi u dvije verzije: besplatni osnovni Standard i plaćeni Professional. Besplatna verzija vam ne dozvoljava da pregledate dokumente u ugrađenim preglednicima, koristite funkciju pretraživanja (kao rezultat toga, dokumente možete pretraživati ​​samo vizualno, gledajući cijelu ili filtriranu listu), kreirati prilagođene kategorije i uređivati ​​oznake.

Arhivista 3000 (3.82)

Programer: Likasoft

Veličina distribucije: 3 MB

Rad pod kontrolom: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (30-dnevna demo verzija - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cijena: studentska licenca - 195 rubalja, lična licenca - 295 rubalja, komercijalna licenca - 900 rubalja.

« Archivist 3000 je optimalno rješenje za brzo pretraživanje dokumenata na 18 različitih jezika (uključujući ruski, engleski, njemački i francuski), namijenjeno širokom krugu korisnika. Program omogućava trenutni pristup dokumentima koji se nalaze na vašem tvrdom disku, mreži i prenosivim diskovima (CD, DVD, ZIP, itd.), a može raditi sa svim popularnim tipovima dokumenata (PDF fajlovi, MS Office dokumenti, tekstualni fajlovi itd.). ). Može pretraživati ​​u arhivama (ZIP, RAR, itd.), u porukama e-pošte (Outlook, Outlook Express, The Bat!, itd.) i datotekama priloženim uz njih. Osim toga, podržano je pretraživanje u bazama podataka Lotus Notes i Lotus Domino iu bazama podataka ICQ, Odigo IM i Miranda IM poruka.

Uz redovno pretraživanje po ključnoj riječi ili skupu ključnih riječi, program podržava napredni način pretraživanja koristeći logičke funkcije i može pretraživati ​​dokumente ne samo po sadržaju, već i po nazivu datoteke, datumu izmjene, veličini, vrsti dokumenta, kodiranju itd. ( Slika 7). Zahvaljujući punoj podršci za Unicode, pretraživanja se obavljaju ispravno ne samo u dokumentima na jednom jeziku, već i na višejezičnim (na primjer, s tekstom na ruskom i njemačkom istovremeno). Moguće je daljinski pretraživati ​​dokumente putem Interneta uz naknadni pristup pronađenim dokumentima putem bilo kojeg internet pretraživača, na primjer Internet Explorer. Rezultati pretrage se mogu prikazati u režimu izvoda, kada se prikazuju najznačajniji (relevantni) fragmenti odabranih dokumenata sa isticanjem pronađenih reči, i u tabelarnom režimu, kada se prikazuju kratke informacije o dokumentima (slika 8), pomoću kojih mogu se sortirati.

Rice. 7. Potražite dokumente u okruženju Archivist 3000

Rice. 8. Opcije za prikaz rezultata pretrage
u "Archivarius 3000"

Popunjavanje standardnih dokumenata

Izrada standardne dokumentacije zauzima značajan dio vremena onih korisnika koji se u okviru svojih dužnosti bave izradom različite dokumentacije u osiguravajućim društvima, bankama, notarskim kancelarijama, kompanijama koje pružaju razne vrste usluga itd. Takvi dokumenti se po pravilu kreiraju u Word uređivaču teksta na osnovu prvobitno razvijenih osnovnih dokumenata, u kojima se neke varijabilne informacije jednostavno zamjenjuju. U tome nema ništa komplikovano, ali uz velike količine dokumentacije greške su neizbježne - možete, na primjer, slučajno uneti podatke na pogrešno mjesto gdje bi trebali biti, ili obrisati nekoliko riječi dokumenta itd. Stoga je poželjno da za unos budu otvorena samo ona polja u koja se moraju unijeti, a da je sav ostali tekst blokiran. Programeri su omogućili kreiranje takvih dokumenata u Wordu. Dovoljno je razviti niz šablona za sve standardne dokumente koji se koriste u organizaciji, za svaki predložak zabraniti promjenu trajnih podataka (naredba Alati -> Postavi zaštitu -> Zabraniti bilo kakve promjene osim unosa podataka u polja obrasca) i obučite korisnike da kreiraju dokumente pomoću šablona. Za standardne dokumente, gdje postoji relativno malo varijabilnih informacija, takvi šabloni će biti sasvim dovoljni da značajno ubrzaju proces pripreme dokumenata i smanje rizik od grešaka.

Međutim, u praksi se koriste mnogi standardni dokumenti u kojima varijabilne informacije zauzimaju do polovine volumena, a neki od varijabilnih podataka se ponavljaju nekoliko puta u ovom ili onom obliku (slika 9) - na primjer, puno ime. u različitim slučajevima, riječi za unesene datume ili iznose, itd. U ovom slučaju, korištenje Word predložaka ne pomaže puno, jer će popunjavanje dokumenata čak i pomoću predložaka oduzeti dosta vremena, jer će se svi varijabilni podaci morati unositi ručno.

Rice. 9. Primjer dokumenta velikog obima
varijabilne informacije

Postoji još jedna karakteristika pripreme standardnih dokumenata - često je potrebno pripremiti ne jedan dokument, već nekoliko odjednom (na primjer, za sastavljanje bankovnog ugovora o otvaranju depozitara, potrebne su tri ili četiri vrste ugovora za potpis). Dakle, iste informacije moraju da se unose u različite dokumente, što takođe oduzima dosta vremena, a time se povećava i verovatnoća greške. Takve dokumente možete pripremiti mnogo brže koristeći specijalizirane aplikacije dizajnirane za automatizaciju procesa pripreme standardnih dokumenata, kao što su AutoDoc ili Blitz Document. Ove aplikacije se također zasnivaju na korištenju šablona, ​​koji, za razliku od običnih Word šablona, ​​ne samo da vam omogućavaju da unesete podatke u za to predviđena polja (za što korisnik treba da popuni set obrazaca sa podacima), već su također može programirano transformirati unesene podatke, na primjer može zamijeniti brojeve u riječima, deklinaciju riječi i fraza prema gramatičkim padežima itd. Kao rezultat toga, potrebni dokumenti se brzo popunjavaju, a broj grešaka koje se mogu napraviti je za red veličine manji nego kada se tradicionalno pripremaju u Wordu. Osim toga, izrada standardnih dokumenata kroz specijalizirana rješenja je također atraktivna jer se svi kreirani dokumenti automatski katalogiziraju i pronalaženje bilo kojeg od njih u budućnosti nije problem, a korisnik nije dužan poznavati zamršenosti pripreme dokumenata, jer su sve pravne nijanse su već uzeti u obzir u predlošcima.

AutoDoc 1.2

Programer: EleWise

Veličina distribucije: 6 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000/XP/2003

Način distribucije: shareware (funkcionalno ograničena demo verzija - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cijena:"AvtoDoc-Personal" - 1980 rubalja, "AvtoDoc-Server" - 2980 rubalja, "AvtoDoc-Client" - 1490 rubalja.

„AutoDoc“ je program koji vam omogućava da automatizujete i ubrzate proces popunjavanja standardnih dokumenata korišćenjem šablona kreiranih pomoću MS Word-a i održavanje arhive dokumenata i zapisa napravljenih pomoću ovih šablona. Proces generisanja novih dokumenata u njemu je izuzetno automatizovan - samo izaberite željeni poslovni scenario sa opšte liste scenarija (poslovni scenario podrazumeva prilagođeni šablon) i popunite formular za unos sa potrebnim podacima (Sl. 10). Kreirani dokument se može pregledati, sačuvati, odštampati ili otvoriti u Word-u radi daljeg uređivanja.

Rice. 10. Kreiranje dokumenta pomoću “AutoDoc” skripte

Broj ugrađenih skripti je mali (Sl. 11), ali se može proširiti prilagođenim skriptama, čiji je proces kreiranja detaljno i jasno predstavljen u pomoći i u potpunosti je kontroliran od strane čarobnjaka, te je stoga dostupan većina korisnika. Razvoj nove skripte uključuje izvođenje pet koraka: unos naziva skripte, kreiranje šablona, ​​definisanje varijabli, postavljanje i testiranje skripte i čuvanje za dalje uređivanje (slika 12). Na prvi pogled, priprema predloška može izazvati određene poteškoće, jer se mora kreirati ručno u Wordu, a za to je potrebno poznavanje jezika za skriptiranje. Ali u praksi je sve mnogo jednostavnije - dovoljno je razumjeti da se varijable unose u vitičaste zagrade, a ispred njih se stavlja znak $, a sav ostali tekst se ispisuje na uobičajen način (slika 13). Novi predlošci se mogu kreirati ne samo od nule, već i na osnovu postojećih šablona ili gotovih dokumenata - u prvom slučaju potrebno je samo promijeniti postavke skripte i testirati je sa promijenjenim postavkama, a u drugom otvoriti gotov dokument, zamijenite promjenjive informacije varijablama i navedite ga programski kao predložak. Varijable mogu biti nekoliko tipova, uključujući i one koje dozvoljavaju:

• unesite podatke u nekoliko polja odjednom: puno ime, podaci o pasošu, podaci o organizaciji itd.;
• odaberite vrijednost varijable iz skupa vrijednosti;
• izvršiti razne operacije i transformacije: izračunati procenat broja ili PDV iznosa, pretvoriti broj u niz, uneti trenutni datum itd.;
• označiti riječ ili frazu u određenom padežu itd.

Dokumenti kreirani prema AutoDoc poslovnim scenarijima čuvaju se u obliku jasno strukturiranih zapisa, te stoga u svakom trenutku možete pronaći željeni dokument filtriranjem ili pretraživanjem, pregledati ga, odštampati, regenerirati ili izbrisati.

Rice. 11. Prozor “AutoDoc” sa listom ugrađenih grupa
poslovni scenariji

Rice. 12. Razvoj nove skripte u AutoDocu

Rice. 13. Primjer teksta predloška u “AutoDoc”,
u kojoj se pojavljuju četiri varijable: "broj",
“mjesec”, “organizacija” i “puno ime”

Program se isporučuje u dvije verzije: jednokorisničkoj - "AvtoDoc-Personal" i višekorisničkoj (mrežni), koju predstavljaju dva modula - "AvtoDoc-Server" i "AvtoDoc-Client". U jednokorisničkoj verziji sve komponente sistema se nalaze na lokalnom računaru, au višekorisničkoj verziji baza skripti, šablona i zapisa je instalirana na serveru, a na korisničkim računarima je samo klijentski deo. instaliran, što omogućava korištenje svih AutoDoc materijala pohranjenih na serveru.

Blitz dokument 3.4.1

Programer: BlitzSoft

Veličina distribucije: 991 KB

Rad pod kontrolom: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Način distribucije: shareware (funkcionalno ograničena demo verzija - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cijena: 500 rub.

Blitz Document je kompaktan program za automatsko kreiranje standardnih dokumenata koristeći šablone skripte. Omogućava vam da brzo generišete dokumente na osnovu ugrađenih šablona, ​​čiji je broj veći od 30 (slika 14), ili prilagođenih skripti koje se mogu razviti na osnovu ugrađenih šablona ili praznih izgleda. Kreiranje dokumenta pomoću gotove skripte je izuzetno jednostavno – samo odaberite vrstu skripte i pratite uputstva čarobnjaka, koji će savesno voditi korisnika kroz sve faze pripreme dokumenta (Sl. 15). Gotovi dokument se može pregledati, ispisati, uređivati ​​u ugrađenom uređivaču teksta (mogu se korigirati i varijabilni i konstantni podaci) ili otvoriti za uređivanje u Wordu.

Rice. 14. Lista ugrađenih skripti Blitz dokumenta

Rice. 15. Kreiranje skriptiranog dokumenta
Blitz Document

Razvoj kreiranih šablona je nešto komplikovaniji, ali će takođe biti u mogućnostima većine korisnika. Istina, savladavanje ove funkcije će potrajati, jer su, nažalost, referentne informacije uključene u program namijenjene dovoljno obučenim korisnicima (vrlo su rijetke i ne sadrže nikakve ilustracije ili primjere). Tehnički, kreiranje novog predloška se sastoji od dvije faze: odabira ugrađenog predloška ili izgleda na osnovu kojeg će se novi predložak razvijati i sekvencijalnog prilagođavanja konstantnih i varijabilnih podataka uključenih u njega (slika 16). Konstantni podaci se unose u stvarnom obliku, ali ne direktno u tekst, već kroz dijaloške okvire. Informacije o promenljivim se takođe prilagođavaju tokom dijaloga i više se ne unose direktno, već se zamenjuju varijablama sa džoker oznakama, dizajniranim uzimajući u obzir skriptni jezik koji se koristi u programu. Skripte ne mogu samo da prikažu tekst unet tokom generisanja dokumenta, već ga i menjaju korišćenjem sistema naredbi za zamenu ili transformaciju podataka. Na primjer, predviđeno je:

Rice. 16. Izrada novog šablona na osnovu izgleda
u Blitz dokumentu

• Deklinacija riječi i izraza prema gramatičkim padežima;
• pretvaranje brojeva u nizove;
• pretvaranje kalendarskih datuma u nizove;
• izvođenje svih kalkulacija korištenih u pravnim i poslovnim dokumentima;
• mijenjanje teksta u zavisnosti od vrijednosti unesenih podataka itd.

Dokumenti kreirani pomoću Blitz Documenta pohranjuju se u strukturiranim računovodstvenim časopisima - to vam omogućava da se brzo krećete kroz dokumentaciju i gotovo trenutno dobijete pristup potrebnim materijalima, na primjer, kako biste ih ispisali. Osim toga, dokumenti se mogu grupirati u virtuelne datoteke, što je pogodno za brzi pristup materijalima koji se odnose na određeni predmet ili objekt koji se pojavljuje u bazi podataka.

OCR tekst u skeniranim dokumentima

Korisnici koji često moraju da konvertuju papirnate dokumente (stranice knjige, novine, časopisa ili faksa) u elektronski format koji se može uređivati, ne mogu bez sistema za prepoznavanje znakova, ili OCR (Optical Character Recognition) sistema, dizajniranog za automatski unos teksta iz papirnih dokumenata. u kompjuter. Teoretski, možete koristiti program FineReader iz ABBYY-a ili CuneiForm iz Cognitive Technologies - oba su pouzdana u radu i imaju visoku preciznost prepoznavanja. Ali paket FineReader ima pojednostavljenu i pristupačnu verziju za kućne korisnike, ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, što ga čini privlačnijim za širu publiku.

ABBYY FineReader 8.0

Developer: ABBYY softver

Veličina distribucije: 40,5 MB

Rad pod kontrolom: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP

Način distribucije: shareware (ne postoji demo verzija FineReader Home Edition, funkcionalno ograničena demo verzija FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cijena: FineReader Home Edition - 990 RUR, FineReader Professional Edition - 3750 RUR.

ABBYY FineReader je idealno rešenje za prepoznavanje dokumenata u kojima se ne prepoznaje samo tekst, već i dizajn, što obezbeđuje precizan prenos tabela, slika i podele teksta u kolone (Sl. 17). Program je jednostavan za korištenje, prepoznaje višejezične (podržano je 179 jezika) i dokumente na više stranica. Moguće je prepoznati cijeli dokument ili njegove pojedinačne stranice. Rezultat se može sačuvati u jednom od uobičajenih formata: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT ili PDF. Moguće je sačuvati rezultate prepoznavanja korak po korak kako bi se eliminisale greške. Implementiran je izvoz rezultata prepoznavanja direktno u Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect i Adobe Acrobat. Ugrađena provjera pravopisa (za 36 jezika) pomoći će da se ubrza provjera rezultata, a integracija s Microsoft Wordom omogućava vam da pozovete program direktno iz Worda, bez ometanja rada s tekstom.

Rice. 17. Rezultat prepoznavanja dokumenta
u ABBYY FineReader Home Edition

Program je predstavljen u dvije verzije: FineReader Home Edition, dizajniran za početnike, i FineReader Professional Edition, namijenjen profesionalcima. Profesionalna verzija vam omogućava upravljanje parametrima prepoznavanja (promjena načina rada, obavljanje prepoznavanja uz obuku) i ima bogatiji skup funkcija prepoznavanja (prepoznavanje PDF datoteka, tekstova snimljenih digitalnom kamerom, itd.). Osim toga, Professional Edition nudi više različitih formata za čuvanje, dodala je mogućnost prepoznavanja bar kodova i brzog prepoznavanja snimaka ekrana pomoću uslužnog programa Screenshot Reader.

Pretvaranje dokumenata iz PDF formata

Sva tehnička dokumentacija danas se isporučuje u PDF formatu, u kojem se za pregled dokumenata koristi besplatni uslužni program Adobe Acrobat Reader. Ali vrlo često postoji potreba za korištenjem fragmenata PDF datoteka prilikom pripreme vlastitih dokumenata ili uređivanja materijala u PDF formatu (na primjer, članak, ugovor, izvještaj itd.). U prvom slučaju, morat ćete izdvojiti fragmente teksta i/ili slike iz PDF datoteka (teoretski, to se može učiniti pomoću ugrađenih alata Acrobat Reader-a, ali s vrlo osrednjim rezultatima). U drugom slučaju, morat ćete pretvoriti PDF dokumente u format koji se može uređivati ​​(na primjer, u Word format) uz zadržavanje dizajna originalnog dokumenta, što čak nije predviđeno u Acrobat Readeru. U takvim slučajevima će u pomoć priskočiti specijalni uslužni programi, od kojih su najatraktivniji paketi ABBYY PDF Transformer i PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Pogledat ćemo prvi od njih - iako je skuplji, ima sučelje na ruskom jeziku i omogućava vam pretvaranje PDF datoteka u nekoliko formata koji se mogu uređivati, te može ispravno prepoznati ne samo engleski, već i ruski tekst.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Programer: ABBYY softver

Veličina distribucije: 52 MB

Rad pod kontrolom: Windows 2000 (SP2 ili noviji)/XP/Server 2003

Način distribucije: shareware (15-dnevna demo verzija - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cijena: 1490 rub.

ABBYY PDF Transformer je uslužni program za pretvaranje PDF dokumenata u formate Microsoft Word dokumenata (slika 18), Excel, kao i HTML i TXT datoteke. Paket ima intuitivno sučelje i vrlo je jednostavan za korištenje, tako da će ga i početnici moći savladati.

ABBYY PDF Transformer može konvertirati sve PDF datoteke, uključujući datoteke bez tekstualnog sloja (takve datoteke se najčešće dobivaju iz skeniranih dokumenata i predstavljaju sliku teksta), te ispravno obrađuje PDF datoteke koje sadrže bilo koju kombinaciju podržanih jezika (uključujući ruski i engleski). Uslužni program precizno čuva dizajn izvornog dokumenta (slike, tabele, izgled kolone, veze) i omogućava vam da upravljate opcijama konverzije i spremanja. Na primjer, možete jasno definirati područja koja bi program trebao percipirati kao tekst ili kao sliku (što je važno za PDF datoteke sa složenim dizajnom), spremite gotov dokument s istim dizajnom kao u originalu ili kao stupac teksta (sa ili bez slika - opciono) itd. Ako je potrebno, moguće je selektivno konvertirati pojedinačne stranice ili čak njihove fragmente. Osim toga, ABBYY PDF Transformer također može izvršiti obrnutu konverziju, omogućavajući vam da kreirate PDF datoteke iz Microsoft Word dokumenata, Excel tabela, PowerPoint prezentacija, Visio dijagrama i HTML datoteka, kao i iz gotovo svake aplikacije koja podržava štampanje dokumenta (ovo je implementirano putem virtualnog štampača PDF-XChange za ABBYY PDF Transformer 2.0).

WinCatalog je univerzalni program za katalogizaciju cijelih diskova, pojedinačnih mapa i datoteka, uklj. muziku, filmove i knjige, kao i sve druge elemente na računaru.

Automatski kreira jedinstveni direktorij od svih korisničkih diskova i pruža direktan pristup pohranjenim datotekama u bilo koje vrijeme bez prisustva samog medija.

WinCatalog, koristeći efikasne metode sortiranja, pomoći će korisniku da uspostavi potpuni red među akumuliranim podacima. A zahvaljujući korištenju naprednog algoritma pretraživanja, pronalaženje potrebnih informacija među desetinama kopiranih medija traje nekoliko sekundi.

WinCatalog funkcionalnost

Glavni zadatak programa je organiziranje kataloga koristeći virtualne mape, oznake (kategorije) i korisničke bilješke. WinCatalog će učiniti:

• skeniranje i kopiranje informacija;
• automatsko izdvajanje oznaka i metapodataka;
• kreiranje kataloga i upravljanje lokacijama za skladištenje;
• distribucija dijelova kolekcije korištenjem Drag’n’Drop;
• pojedinačni komentari za svaki element;
• brza pretraga sa naprednim filtriranjem;
• ugrađeni pregled grafičkih sličica;
• vođenje liste kontakata osoba kojima je disk dat;
• generisanje i izvoz izveštaja, kontakata, kao i Unicode podrška.

Program podržava nekoliko tipova kopiranja elemenata datoteke, kao i dodavanje elemenata koji nisu fajlovi u obliku korisničkih unosa. Nakon kopiranja informacija, njihova struktura će postati dostupna u lijevom panelu glavnog prozora, a sadržaj će biti dostupan u sredini. Kada kliknete na određeni dokument, kratke informacije o njemu, atributi i moguće sličice će se pojaviti na desnoj strani interfejsa.

Karakteristike WinCataloga

Za razliku od drugih katalogizatora pruža:

1. Dodajte neograničen broj datoteka bez žrtvovanja performansi.
2. Potpuno prilagodljive opcije obrade informacija, uklj. skeniranje sistemskih fascikli.
3. Dobro osmišljen sistem pretraživanja koji podržava paralelno pokretanje bilo kojeg broja upita.
4. Brzo ažurirajte podatke kada se sadržaj promijeni bez uključivanja nepromijenjenih datoteka.
5. Posebno kontakt računovodstvo sa evidencijom poznanika koji privremeno koriste diskove.

Katalozi

Svi ljudi nešto skupljaju: audio i video diskove, knjige, časopise, programe itd. Nije iznenađujuće da u nekom trenutku žele organizirati svoju kolekciju, na primjer, shvatiti šta je poklonjeno prijateljima, a šta, naprotiv, je uzeto na temu od interesa. Danas na Internetu možete pronaći mnoge uspješne programe za sistematizaciju zbirki. Neki od njih su razmatrani u ovom odeljku.

Danas gotovo svaki korisnik kod kuće ima nekoliko desetina CD-a. Vjerovatno ste se više puta iznenadili koliko je često teško brzo pronaći program ili MP3 datoteku koju je prijatelj tražio. Uslužni program MyLib je vrlo jednostavan, ali zgodan alat za kreiranje liste informacija pohranjenih na CD-ovima.

Program skenira odabrani medij i kreira njegovu sliku, koja uključuje potpune informacije o datotekama i mapama prisutnim na disku. Veličina datoteke slike ne prelazi 200 KB, možete joj dodati svoje komentare, što će vam pomoći da brzo pronađete željenu datoteku među masom kreiranih slika. Pomoćni program vam omogućava da grupišete slike u zasebne fascikle (programi, muzika u MP3 formatu, itd.) zahvaljujući praktičnom sistemu stabla.

Uslužni program CD Collector pogodan je za korisnike koji cijene jednostavnost i lakoću korištenja softvera.

Kada prvi put pokrenete uslužni program, morate dodati tipove kolekcije (programi, muzika, itd.) i odabrati jednu od njih. Glavni prozor programa sadrži tri kartice: Tamo, Evo I Kolekcija. Prije svega morate popuniti karticu Kolekcija spisak svih dostupnih diskova ovog tipa, bez podjele u kategorije, već samo dodavanja naziva diska i njegovog kratkog opisa. Ako želite, možete sortirati diskove po abecednom redu. Kada vas prijatelj zatraži disk, idite na karticu Tamo, unesite naziv diska, ime drugara i očekivani datum povratka za disk. Kada vaš prijatelj vrati disk, označite ga na listi vraćenih i kliknite na dugme Disk vraćen. I vi biste trebali učiniti isto ako od nekoga uzmete disk.

Upravitelj kolekcije vam omogućava da brzo promijenite vrstu kolekcije bez napuštanja programa. Uslužni program je nepretenciozan i stabilan u radu. Sigurno će za određeni dio korisnika njegove mogućnosti biti sasvim dovoljne.

Dobar izbor za sistematizaciju podataka bio bi Collmate collection manager, razvijen uzimajući u obzir sve potrebne kriterijume i stoga tvrdi da je univerzalan.

Procijenite sami: za rad s programom nisu potrebni upravljački programi baze podataka ili dodatne biblioteke, dok uslužni program podržava metodu Drag-and-Drop i omogućava vam da odaberete jezik sučelja. Informacije koje program pohranjuje predstavljene su u obliku strukture stabla (slika 3.9). Uslužni program vam omogućava da kreirate neograničen broj kolekcija, kontakata i stavki sačuvanih u jednoj datoteci.

Rice. 3.9. Programski interfejs Collmate

Svaka stavka dodana u novostvorenu kolekciju, kao što su video diskovi. može sadržavati do 32 atributa koji se mogu uređivati, detaljan tekstualni opis i detaljne informacije o svom trenutnom stanju ( Na mjestu, Given away, Izgubljena I Očekivano).

Program pruža obilje mogućnosti. Proces stvaranja novih kolekcija kontrolira poseban majstor. Dodatno, uslužni program pruža predloške zbirke koji se mogu koristiti kao osnova prilikom kreiranja nove kolekcije, a mogu se lako nadograditi u skladu sa specifičnom vrstom stavki unesenih u opštu bazu podataka. Program vam omogućava da duplicirate istu stavku u različitim zbirkama, organizirate stavke prema bilo kojem od atributa, održavate „istoriju života“ stavke u kolekciji, izvezete listu stavki u HTML i CSV formatima i pošaljete listu putem email.

Ugrađeni pretraživač će vam pomoći da brzo pronađete potrebnu stavku, a kontekstualni sistem pomoći će vam reći o svim mogućnostima programa.

Možete šifrirati i zaštititi lozinkom sve unesene podatke. Uslužni program vam također omogućava da instalirate Collmate Report Designer - besplatni modul koji pruža mogućnost kreiranja vlastitih izvještaja i kataloga. Neregistrovana verzija programa radi 30 dana.

Još jedan zgodan alat za organiziranje postojeće kolekcije diskova je uslužni program Golden CD Base. Intuitivni interfejs programa i mnoge karakteristike čine Golden CD Base odličnim pomoćnikom za sve vlasnike velikog broja CD-ova.

Uslužni program vam omogućava da kreirate kolekcije u obliku baza podataka (može ih biti koliko god želite). Dakle, možete organizirati diskove po tematskim područjima: uključiti video diskove u jednu bazu podataka, a muziku u drugu. Prilikom dodavanja novog diska u bazu podataka možete odrediti njegov naziv i vrstu, žanr, publiku kojoj je disk namijenjen, proizvođača, režisera, glumce, trajanje filma, kao i dodati kratak opis. Naslovi 12 kolona mogu se proizvoljno mijenjati ovisno o temi trenutne baze podataka. Nakon toga (ako postoji veliki broj zapisa u bazi podataka), to će vam pomoći da brzo pronađete željeni disk.

Možete kontrolisati uslužni program koristeći komande menija. Osim toga, mnoge stavke odgovaraju ikonama na alatnoj traci u glavnom prozoru programa.

Uslužni program može pratiti duplicirane podatke i upozoriti korisnika na to. Sve glavne operacije (dodavanje, promjena, brisanje diska, itd.) se bilježe u dnevniku događaja.

Možete kreirati rezervnu kopiju postojeće baze podataka i izvesti je u Microsoft Excel. Uslužni program vam također omogućava da učinite suprotno: ako su prethodno svi podaci bili u XLC formatu, tada, ako je potrebno, možete uvesti datoteku, postaviti lozinku za pristup bazi podataka i ispisati sav sadržaj.

"CD katalog"

“CD Catalog” je veoma dobar program koji pruža veliki broj korisnih mogućnosti za korisnike koji žele da organizuju postojeće kolekcije video diskova i DVD-ova, muzičkih albuma, softvera i raznih diskova sa podacima (igrice, enciklopedije itd.), kao i kao knjige. Svaka kolekcija ima svoju bazu podataka, koja se može šifrirati ako je potrebno. Prilikom unosa informacija o sljedećem disku, možete dodati njegov puni opis.

Program vam omogućava da sačuvate sve informacije o disku, uključujući naslovnu sliku i opis, a za audio diskove - listu numera. Ako su vaše muzičke datoteke u MP3 formatu, možete pregledavati, pa čak i uređivati ​​MP3 oznake. Prilikom dodavanja diskova sa podacima, program skenira, generiše i pohranjuje kompletnu strukturu diska (sve direktorije i datoteke). Ako disk nije kod vas, poseban znak vas podsjeća da ste ga posudili.

Osim toga, program pruža sistem pretraživanja za željeni disk. "CD Directory" može održavati statistiku i prikazati izvještaje o različitim kriterijima u svakoj bazi podataka. Posebni uslužni programi uključeni u program pomoći će vam da brzo kreirate kolekciju svih muzičkih albuma ili automatski start meni za disk računara.

Program CD Catalog 3.0.2 postoji u dvije verzije: besplatnoj (sa ograničenjima) i plaćenoj, u kojoj su dostupne sve funkcije. Osim toga, ako ste instalirali verziju 2.0.1 aplikacije, možete je besplatno ažurirati s web stranice na verziju 3.0.2

Osim toga, da bi program radio, na računaru moraju biti instalirani pretraživač Internet Explorer, najmanje verzije 5.01, i paket Microsoft.NET Framework 1.0.